Gi¸o tr×nh Microsoft Word n©ng cao

Bµi 1

Mét sè kü n¨ng khi so¹n th¶o v¨n b¶n

1. §æi tªn tµi liÖu

1. Vµo File chän Save As
2. Gâ tªn míi ë File Name
3. Chän Save
2. Sao chÐp tµi liÖu sang æ ®Üa kh¸c
1. Vµo File chän Save As
2. Chän æ ®Üa cÇn sao chÐp sang ë Save in
3. Chän Save
3. §Æt mËt khÈu cho tÖp tµi liÖu
Vµo File chän Save
1. §Æt tªn tµi liÖu ë File Name
2. BÊm chuét vµo Options.., sau ®ã gâ mËt khÈu vµo môc Password to
open, tiÕp ®ã chän OK
3. NhËp l¹i mËt khÈu vµo môc Reenter Password to open -> chän OK
4. BÊm chuét vµo Save
5. §ãng tµi liÖu vµ më l¹i ®Ó kiÓm tra kÕt qu¶
3. T×m kiÕm vµ thay thÕ v¨n b¶n
1. Vµo Edit chän Replace

2. Find What: §a vµo néi dung v¨n b¶n bÞ thay thÕ

3. Replace With: §a vµo néi dung v¨n b¶n míi ®îc thay thÕ
4. BÊm Replace: NÕu thay thÕ tõng v¨n b¶n mét
5. BÊm Replace All: NÕu thay thÕ trong toµn bé tµi liÖu tÊt c¶ nh÷ng v¨n
b¶n ®· ®îc x¸c ®Þnh.
6. Chän OK sau ®ã chän Close
3
Gi¸o tr×nh Microsoft Word n©ng cao

4. Gâ t¾t v¨n b¶n

a) Gâ t¾t b»ng AutoText
1. Chän ®o¹n v¨n b¶n cÇn ghi nhí
2. Vµo Insert chän Autotext
- §Æt tªn cho ®o¹n v¨n b¶n ®îc ghi nhí vµo hép Enter Autotext
entries here
- BÊm nót Add ®Ó ghi
3. Khi cÇn chÌn ®o¹n v¨n b¶n ®· ®îc ghi nhí trong Auto Text ta gâ tªn
®o¹n v¨n b¶n sau ®ã bÊm F3.
Ghi chó: Muèn xo¸ ®o¹n v¨n b¶n ®· lu trong AutoText th× bÊm chän tªn
®o¹n v¨n b¶n sau ®ã bÊm vµo nót Delete.
b) Gâ t¾t b»ng AutoCorrect
1. Vµo Tools chän AutoCorrect

2. Chän hép h×nh vu«ng Replace Text As You Type

3. Replace: Gâ vµo ch÷ ®¸nh t¾t
4. With: Ch÷ ®îc thay thÕ
BÊm vµo nót Add ®Ó ghi l¹i. BÊm OK ®Ó ra khái
Khi muèn gâ t¾t ta gâ ch÷ t¾t sau ®ã bÊm phÝm dÊu c¸ch
Ghi chó: Muèn xo¸ ®o¹n v¨n b¶n ®· lu trong AutoCorrect th× bÊm chän
tªn ®o¹n v¨n b¶n sau ®ã bÊm vµo nót Delete.

4
Gi¸o tr×nh Microsoft Word n©ng cao

Bµi 2

T¹o tab cã ký tù dÉn vµ nhËp c«ng thøc to¸n häc

1. ThiÕt lËp c¸c ®iÓm Tab víi kÝ tù dÉn

1. Vµo Format chän Tab

2. Trong môc Tab Stop Position gâ vµo ®iÓm dõng cña Tab
3. Trong môc Alignment , bÊm chän lo¹i Tab muèn thiÕt lËp
4. Trong môc Leader bÊm chän kiÓu kÝ tù dÉn
5. Chän Set ®Ó thiÕt lËp
Muèn thiÕt lËp Tab tiÕp theo lÆp l¹i tõ bíc 2
6. Chän OK ®Ó kÕt thóc viÖc thiÕt lËp Tab
* Xo¸ hay di chuyÓn c¸c ®iÓm Tab:
- Chän c¸c ®o¹n v¨n b¶n cÇn thao t¸c
- §Ó xo¸ Tab:
+ C¸ch 1: BÊm vµ rª trá chuét trªn ký hiÖu Tab ra khái thíc ®o n»m
ngang
+ C¸ch 2: Vµo Format chän Tab: - BÊm vµo Clear nÕu muèn xo¸ mét
Tab
- BÊm Clear All nÕu muèn xo¸ tÊt c¶ c¸c
Tab
- §Ó dÞch chuyÓn ®iÓm Tab, bÊm rª trá chuét trªn ký hiÖu Tab trªn
thíc ®o ngang vµ rêi ®Õn vÞ trÝ míi
2. T¹o ph¬ng tr×nh, c«ng thøc (Equation Editor).
1. §a ®iÓm trá nhËn v¨n b¶n ®Õn n¬i muèn chÌn c«ng thøc
2. Vµo Insert chän Object. Khi hép héi tho¹i Object xuÊt hiÖn, chän
Microsoft Equation, sau ®ã bÊm OK.
3. T¹o ph¬ng tr×nh b»ng c¸ch ®a vµo v¨n b¶n vµ bÊm chän c¸c kÝ
hiÖu, to¸n tö vµ c¸c khu«n mÉu tõ thanh c«ng cô Equation Editor.

5
Gi¸o tr×nh Microsoft Word n©ng cao

Bµi 3

b¶ng n©ng cao

1. Chän mÉu b¶ng cã s½n

1. §a ®iÓm trá nhËn v¨n b¶n vµo trong b¶ng
2. Vµo Table chän Table AutoFormat
3. Chän mét mÉu b¶ng cã s½n trong hép Formats
4. BÊm OK
2. LËp l¹i phÇn ®Çu b¶ng cho c¸c trang sau
- Chän phÇn ®Çu b¶ng cÇn lËp l¹i cho c¸c trang sau
- Vµo Table, chän headings
Khi ®ã toµn bé c¸c trang cña b¶ng sÏ cã phÇn tiªu ®Ò
3. §Æt ®é réng cho c¸c dßng cét
a. T¹o ®é réng b»ng nhau cho c¸c cét:
- Chän c¸c cét cÇn t¹o ®é réng
- Vµo Table chän Distribute Columns Evenly
b. T¹o ®é cao b»ng nhau cho c¸c dßng:
- Chän c¸c dßng cÇn t¹o ®é cao
- Vµo Table chän Distribute Rows Evenly
c. Thay ®æi kÝch thíc cña hµng, cét
- Chän dßng hoÆc cét cÇn thay ®æi kÝch thíc
- Vµo Table chän Cell Height and With

6
Gi¸o tr×nh Microsoft Word n©ng cao
* Chän Row: NÕu thay ®æi ®é cao cho dßng
- Gâ ®é cao dßng vµo At
- BÊm chän Next Row nÕu muèn ®Þnh d¹ng dßng tiÕp theo
- BÊm chän Previous Row nÕu muèn quay l¹i dßng tríc
* Chän Colums: NÕu thay ®æi ®é réng cho cét
- Gâ ®é réng cét vµo At
- BÊm chän Next Columns nÕu muèn ®Þnh d¹ng cét tiÕp theo
- BÊm chän Previous Columns nÕu muèn quay l¹i cét tríc
4. S¾p xÕp d÷ liÖu trong b¶ng
- Lùa chän b¶ng cÇn s¾p xÕp d÷ liÖu
- Vµo Table chän Sort
- XuÊt hiÖn hép tho¹i
+ Sort by: Cho phÐp ta chän cét cÇn s¾p xÕp
• Ascending: S¾p xÕp d÷ liÖu theo chiÒu t¨ng dÇn
• Descending: S¾p xÕp d÷ liÖu theo chiÒu gi¶m dÇn
+ Then by: Cho phÐp ta chän cét phô cÇn s¾p xÕp
+ Header Row: B¶ng ®îc chän cã dßng tiªu ®Ò
+ No header Row: B¶ng ®îc chän kh«ng cã phÇn tiªu ®Ò
+ Type: Chän kiÓu d÷ liÖu cña cét cÇn s¾p xÕp
5. Ng¾t b¶ng
- §Æt con trá vµo hµng cÇn ng¾t
- Vµo Table chän Split Table
6. T¹o c«ng thøc
- §Æt con trá vµo « cÇn chøa c«ng thøc
- Vµo Table chän Formula, khi ®ã xuÊt hiÖn hép tho¹i

T¹i hép Formula: Cho phÐp ta gâ trùc tiÕp c«ng thøc

VD: = SUM(Left) Céng c¸c sè cïng dßng phÝa bªn tr¸i « ®îc chän
= Sum(Above) Céng c¸c sè cïng cét phÝa bªn trªn « ®îc chän

7
Gi¸o tr×nh Microsoft Word n©ng cao
T¹i hép Number Format: Cho phÐp ta ®Þnh d¹ng d÷ liÖu
T¹i hép Paste Function: Cho phÐp ta lùa chän c«ng thøc
Chän xong ta bÊm OK ®Ó chÊp nhËn hoÆc nhÊn Cancel ®Ó huû bá lÖnh
Bµi 4

C¸c c«ng cô ®å ho¹ (drawing)

1. T¹o mét ®èi tîng ®å ho¹

§Ó bËt hoÆc t¾t thanh c«ng cô ®å ho¹, bÊm chuét vµo biÓu tîng Drawing
trªn thanh c«ng cô.

- VÏ ®o¹n: BÊm trá chuét vµo nót Line trªn thanh Drawing, con trá
biÕn thµnh dÊu + , sau ®ã ®a trá chuét ®Õn vÞ trÝ cÇn vÏ trong tµi liÖu vµ
rª chuét ®Ó vÏ (nÕu vÏ ®êng th¼ng th× Ên Shift trong lóc vÏ)
- VÏ h×nh ch÷ nhËt: BÊm trá chuét vµo nót Rectangle råi rª chuét ®Ó
vÏ (nÕu vÏ h×nh vu«ng th× Ên Shift trong lóc vÏ)
- VÏ h×nh Oval: BÊm trá chuét vµo nót Oval råi rª chuét ®Ó vÏ (nÕu
vÏ h×nh trßn th× Ên Shift trong lóc vÏ)
- BÊm vµo AutoShapes ®Ó chän c¸c h×nh cã mÉu s½n trong Winword97
- T¹o hép v¨n b¶n (Text Box): BÊm trá chuét vµo nót Text Box. Hép Text
Box nµy cho phÐp ta chøa v¨n b¶n, ®å ho¹, c«ng thøc ... ë bªn trong nã.
2. T« mµu ®å ho¹
* T« mµu nÒn: Chän ®å ho¹ cÇn t« sau ®ã bÊm vµo nót Fill Color.
Hép mµu xuÊt hiÖn trong ®ã.
- No Fill: Kh«ng cã nÒn
- More Fill Color: HiÖn b¶ng mµu tù chän
- Fill Effects: Trén mµu
* T« mµu ®êng vÏ: Chän ®å ho¹ cÇn t« sau ®ã bÊm vµo nót Line Color
- No Fill: Kh«ng cã ®êng viÒn
- More Fill Color: HiÖn b¶ng mµu tù chän
- Patterned Lines: Chän mÉu ®êng viÒn
3. ChØnh söa ®å ho¹
- Chän nhiÒu h×nh:
+ C¸ch 1: Ên gi÷ Shift sau ®ã bÊm chän c¸c ®èi tîng
+ C¸ch 2: BÊm trá chuét vµo nót Select Object (h×nh mòi tªn) råi vÏ
®êng bao quanh c¸c ®èi tîng muèn chän.

8
Gi¸o tr×nh Microsoft Word n©ng cao
- Chän kiÓu nÐt vÏ: BÊm trá chuét vµo nót Line Style sau ®ã chän kiÓu
®êng vÏ thÝch hîp.
- Thay ®æi h×nh ®· vÏ: bÊm chän h×nh cÇn thay ®æi sau ®ã bÊm
vµo Draw, chän Change AutoShape, chän h×nh mÉu.
- Thªm ch÷ vµo h×nh: BÊm chuét ph¶i trªn h×nh, chän Add Text
- Thay ®æi vÞ trÝ: BÊm chän h×nh, sau ®ã ®a trá chuét vµo mÐp
cña h×nh ®· vÏ, khi thÊy trá chuét ®æi thµnh h×nh mòi tªn cã mòi tªn 4
chiÒu th× bÊm gi÷ vµ rª chuét ®Õn vÞ trÝ cÇn chuyÓn tíi.
- Thay ®æi h×nh d¹ng, kÝch thíc: BÊm chän h×nh, ®a trá chuét
®Õn mét trong c¸c « vu«ng nhá , khi thÊy xuÊt hiÖn mòi tªn 2 chiÒu th×
bÊm gi÷ vµ rª trá chuét ®Ó thay ®æi kÝch thíc.
- Xoay h×nh:
+ BÊm chän h×nh cÇn xoay
+ BÊm vµo nót Free Rotate
+ §a con trá ®Õn ®iÓm mµu xanh trªn h×nh, bÊm gi÷ vµo xoay theo ý
* Sao chÐp, xo¸ ®èi tîng:
- Xo¸: Chän ®èi tîng, sau ®ã bÊm phÝm Delete
- Sao chÐp:
+ Chän ®èi tîng, sau ®ã bÊm nót Copy
+ BÊm chän nót Paste
4. Nhãm h×nh:
- Chän c¸c h×nh cÇn nhãm
- Vµo Draw chän Group
Muèn bá nhãm : Vµo Drow chän Ungroup

9
Gi¸o tr×nh Microsoft Word n©ng cao

Bµi 5.

t¹o mÉu stype vµ môc lôc

1. Tr×nh bµy mµn h×nh

a) BËt, t¾t c¸c thanh c«ng cô
- BËt c¸c thµnh c«ng cô trªn mµn h×nh: Vµo View chän Toolbars sau
®ã bÊm chän thanh c«ng cô cÇn bËt.
- T¾t thanh c«ng cô: Vµo View chän Toolbars sau ®ã bÊm chän thanh
c«ng cô cÇn t¾t.
b)- HiÓn thÞ thíc trªn mµn h×nh:
+ Vµo View chän Ruler
2. T¹o mÉu Stype
a. C¸ch t¹o Stype
- BÊm chuét vµo Format chän Stype

- BÊm chuét vµo New ®Ó t¹o mÉu Stype míi

+ BÊm chuét vµo Name: ®Æt tªn cho Stype
+ BÊm chuét vµo Format ®Ó ®Þnh d¹ng cho mÉu Stype
+ BÊm chuét vµo Shortcutkey ®Ó t¹o phÝm t¾t cho mÉu Stype
(nÕu cÇn)
+ BÊm OK ®Ó ghi l¹i mÉu Stype
- Muèn chØnh söa l¹i mÉu Stype ta bÊm chuét vµo Modify...
- Muèn xo¸ mÉu Stype ta bÊm chuét vµo Delete

10
Gi¸o tr×nh Microsoft Word n©ng cao
- NhÊn chuét vµo Apply ®Ó ¸p dông Stype cho tÖp v¨n b¶n hiÖn t¹i
- Muèn ¸p dông Stype cho tÊt c¶ c¸c File trong Word ta lµm nh sau:
+ NhÊn chuét vµo Organizer.....xuÊt hiÖn hép tho¹i

+ BÊm chän Stype cÇn sö dông cho tÊt c¶ c¸c File ë hép bªn tr¸i
sau ®ã nhÊn vµo nót Copy ®Ó sao chÐp sang hép bªn ph¶i.
+ Chän Close ®Ó ®ãng cöa sæ
b. C¸ch g¸n Style ®· thiÕt lËp cho tµi liÖu
- Chän ®o¹n v¨n b¶n cÇn g¸n Stype
- BÊm chuét vµo nót trªn thanh c«ng cô ®Þnh d¹ng
- Chän tªn Stype cÇn g¸n cho ®o¹n
3. T¹o thªm nót Stype trªn thanh c«ng cô ®Þnh d¹ng
- BÊm chuét vµo View/Toolbars/Customize...

- BÊm chän Commands.

- T¹i Categories ta chän Stype

11
Gi¸o tr×nh Microsoft Word n©ng cao
- BÊm Chän Stype cÇn t¹o nót lÖnh kÐo lªn thanh c«ng cô.
4. T¹o môc lôc tù ®éng
- ThiÕt lËp Stype cho c¸c ®o¹n cÇn ®a lªn môc lôc
- Më tµi liÖu cÇn t¹o b¶ng môc lôc
- Vµo insert chän Index and Table... xuÊt hiÖn hép tho¹i

- Chän Table and Contents

+ Formats: Cho phÐp lùa chän kiÓu d¸ng cña b¶ng môc lôc
+ Show page number: Èn hiÖn sè trang cña môc lôc
+ Right align page number: Muèn c¨n sè trang theo mÐp ph¶i
cña trang
+ Show levels: Èn hiÖn cÊp ®é cña môc lôc
+ Tab leader: §Æt ký tù dÉn
+ Options: §Æt cÊp ®é cña môc lôc theo thø tù t¨ng dÇn 1, 2,
3,....
- + BÊm chuét vµo OK
- BÊm chän Stype cÇn t¹o nót lÖnh vµ kÐo lªn thanh c«ng cô

12
Gi¸o tr×nh Microsoft Word n©ng cao

Bµi 6

mét sè chøc n¨ng ®Æc biÖt

1. Ghi chó thÝch cho tõ hoÆc ®o¹n

- §Æt con nh¸y vµo cuèi tõ hoÆc ®o¹n muèn ghi chó thÝch
- Vµo insert chän Footnote ... XuÊt hiÖn hép tho¹i

+ Chän Footnote: ®Æt chó thÝch ë cuèi trang

+ Chän Endnote: ®Æt chó thÝch ë cuèi tµi liÖu
+ Chän AutoNumber: M¸y tù ®éng ®¸nh sè thø tù cho chó thÝch
+ Chän Custom Mark: ®Æt ký tù bÊt kú cho chó thÝch
+ Chän xong bÊm OK
- §a con trá ®Õn cuèi trang hoÆc cuèi tµi liÖu ®Ó nhËp lêi gi¶i thÝch
cho ®o¹n
2. ChÌn c¸c ý kiÕn nhËn xÐt cho ®o¹n
- Chän ®o¹n v¨n b¶n cÇn chÌn ý kiÕn nhËn xÐt
- Vµo insert chän Comment
- XuÊt hiÖn cöa sæ so¹n th¶o ta nhËp ý kiÕn nhËn xÐt
- NhËp xong ta nhÊn môc Close
- Muèn xo¸ ý kiÕn nhËn xÐt ta nhÊn phÝm ph¶i chuét vµo ®o¹n v¨n b¶n
®· t¹o ý kiÕn nhËn xÐt vµ chän Delete Comment
3. T¹o chØ dÉn tham chiÕu
a. C¸ch t¹o
Bíc 1
- Lùa chän ®o¹n v¨n b¶n ®Ých cÇn tham chiÕu ®Õn
- Vµo insert chän Bookmark ...

13
Gi¸o tr×nh Microsoft Word n©ng cao
- XuÊt hiÖn hép tho¹i Bookmark ta ®Æt tªn cho ®o¹n v¨n b¶n vµo hép
Bookmark

Bíc 2
- Lùa chän ®o¹n v¨n b¶n cÇn ®Æt chØ sè tham chiÕu
- Vµo Insert chän Hyperlink (hoÆc bÊm chuét vµo biÓu tîng Insert
Hyperlink trªn thanh c«ng cô). XuÊt hiÖn hép tho¹i

- T¹i môc Named location in file(optional) ta bÊm chän môc

Browse
- XuÊt hiÖn hép tho¹i bÊm chän tªn ®o¹n v¨n b¶n cÇn tham chiÕu
®Õn. Chän OK
b. C¸ch dïng
- §a chuét vµo ®o¹n v¨n b¶n ®· ®Æt chØ sè tham chiÕu, khi xuÊt hiÖn
bµn tay chØ ta bÊm
chuét.

14
Gi¸o tr×nh Microsoft Word n©ng cao

4. T¹o nh·n tù ®éng

- Vµo trong Insert chän Caption

- BÊm chän môc New Label t¹o nh·n míi

- §Æt tªn xong ta nhÊn OK/OK
- Khi muèn xuÊt hiÖn nh·n, ta ®Æt con trá vµo vÞ trÝ cÇn chÌn nh·n
sau ®ã vµo Insert chän Caption chän nh·n ®· ®Æt sau ®ã nhÊn OK
5. ChÌn file
- Lùa chän ®o¹n v¨n b¶n
- Vµo Insert chän Hyperlink (hoÆc bÊm chuét vµo biÓu tîng insert
Hyperlink trªn thanh c«ng cô). XuÊt hiÖn hép tho¹i

- T¹i môc Link to file or URL ta bÊm chän môc Brow

- XuÊt hiÖn hép tho¹i bÊm chän File cÇn liªn kÕt chän OK

15
Gi¸o tr×nh Microsoft Word n©ng cao

Bµi 7

Kü thuËt trén tµi liÖu

Muèn in c¸c giÊy mêi, th tõ ... ®Ó göi ®i nhiÒu n¬i cho nhiÒu ngêi kh¸c
nhau. C¸c giÊy mêi, th tõ ... ®ã gièng hÖt nhau chØ kh¸c nhau mét vµi tõ nh
hä tªn, ®Þa chØ cña ngêi nhËn. Khi ®ã ta sö dông kü thuËt trén tµi liÖu nh
sau:
Bíc 1: T¹o tµi liÖu chÝnh (Main Document)
Tµi liÖu chÝnh ®îc ®¸nh b×nh thêng t¹i cöa sæ Word, trong ®ã cã thÓ
sö dông c¶ ®å ho¹. VÝ dô mét giÊy mêi cã d¹ng nh sau:

Trung t©m Tin häc CIC céng hoµ x· héi chñ nghÜa ViÖt Nam
87 thî nhu«m §éc lËp - Tù do - H¹nh
phóc

GiÊy mêi
KÝnh göi: Anh/ChÞ
§Þa chØ:

KÝnh mêi Anh/ChÞ ®Õn dù buæi khai gi¶ng líp Tin häc
n©ng cao
Thêi gian: 8 giê ngµy 5 - 11 - 1998
§Þa ®iÓm: Trung t©m tin häc CIC - 87 Thî Nhuém - Hµ
Néi
RÊt h©n h¹nh ®îc ®ãn tiÕp.

Bíc 2: T¹o nguån d÷ liÖu

T¹o nguån d÷ liÖu b»ng c¸ch khai b¸o trêng (field) ®Ó chÌn vµo v¨n b¶n
chÝnh. Trong vÝ dô trªn cã 2 trêng hoten, diachi,
1. Vµo Tool chän Mail Merge xuÊt hiÖn hép héi tho¹i sau:

16
Gi¸o tr×nh Microsoft Word n©ng cao

2. Chän Create, chän Form Letter, xuÊt hiÖn hép héi tho¹i sau:

3. Chän Active Window, chän Get Data, chän Create Data Sourse, hép héi
tho¹i xuÊt hiÖn.

17
Gi¸o tr×nh Microsoft Word n©ng cao

4. Mail Merge ®· cã s½n mét sè trêng, ta cã thÓ bá c¸c trêng nµy b»ng
c¸ch bÊm vµo Remove Field Name. Cßn ®Ó thªm trêng ta bÊm vµo hép Field
Name, sau ®ã bÊm vµo Add Field Name. Chän OK
5. Word sÏ hái tªn File d÷ liÖu, ta ®¸nh tªn råi gâ OK, chän tiÕp Edit
Data Source, xuÊt hiÖn hép héi tho¹i sau:

- NhËp vµo danh s¸ch tªn vµ ®Þa chØ, råi chän OK

6. NhËp d÷ liÖu chi tiÕt vµo c¸c trêng nh sau: §Æt con trá vµo vÞ trÝ
chÌn hä tªn (trong tµi liÖu chÝnh) råi chän trêng hoten trong I6. T¹o
môc lôc tù ®éng
- ThiÕt lËp Stype cho c¸c ®o¹n cÇn ®a lªn môc lôc
- Më tµi liÖu cÇn t¹o b¶ng môc lôc

18
Gi¸o tr×nh Microsoft Word n©ng cao
- Vµo insert chän Index and Table... xuÊt hiÖn hép tho¹i

- Chän Table and Contents

+ Formats: Cho phÐp lùa chän kiÓu d¸ng cña b¶ng môc lôc
+ Show page number: Èn hiÖn sè trang cña môc lôc
+ Right align page number: Muèn c¨n sè trang theo mÐp ph¶i
cña trang
+ Show levels: Èn hiÖn cÊp ®é cña môc lôc
+ Tab leader: §Æt ký tù dÉn
+ Options: §Æt cÊp ®é cña môc lôc theo thø tù t¨ng dÇn 1, 2,
3,....
+ BÊm chuét vµo OK Merge Field, lµm t¬ng tù víi trêng diachi.
Bíc 3: Trén d÷ liÖu vµo tµi liÖu

BÊm vµo biÓu tîng ®Ó trén d÷ liÖu vµo tµi liÖu chÝnh vµ t¹o ra mét
File míi
Word sÏ trén c¸c trêng d÷ liÖu trong mét b¶n ghi. Cã bao nhiªu b¶n ghi
d÷ liÖu (sè ngêi trong danh s¸ch) th× cã bÊy nhiªu giÊy mêi.

19
Gi¸o tr×nh Microsoft Word n©ng cao

Bµi 8

VÏ biÓu ®å

VÝ dô: Cho b¶ng thèng kª gi¸ trÞ xuÊt khÈu n¨m 1997 nh sau
Lo¹i QuÝ 1 QuÝ 2 QuÝ 3 QuÝ 4
Kho¸ng 180000 252000 155000 195000
s¶n
N«ng s¶n 165000 255455 165000 122000
Thuû s¶n 210000 241255 185000 164600

Yªu cÇu: H·y vÏ biÓu ®å biÓu diÔn t×nh h×nh xuÊt khÈu kho¸ng s¶n, n«ng
s¶n, thuû s¶n cña 4 quý trong n¨m 1998 (vÏ theo d¹ng cét).
§Ó t¹o mét ®å thÞ ta sö dông Graph:
1. BÊm chän b¶ng chøa d÷ liÖu cÇn biÓu diÔn trªn biÓu ®å
2. BÊm chän nót biÓu tîng Insert Chart trªn thanh c«ng cô (hoÆc vµo
Insert/Picture/char) . Cöa sè mµn h×nh Microsoft Graph xuÊt hiÖn.
3. BÊm vµo mòi tªn sæ xuèng cña nót Chart Style ®Ó chän kiÓu ®å thÞ
4. BÊm Chuét ph¶i trªn biÓu ®å Chän Char Option ®Ó chän c¸c thuéc tÝnh
chØnh söa biÓu ®å:
- Titles: Gâ tiªu ®Ò cña biÓu ®å
- Gridlines: Chän ®êng líi cho biÓu ®å
- Legen: Chän vÞ trÝ ®Æt hép chó gi¶i
- Data Labels: Chän nh·n chó thÝch cho biÓu ®å: nh hiÖn phÇn tr¨m
(Show Percent), hiÖn gi¸ trÞ (Show Value)
5. BÊm chuét ra ngoµi biÓu ®å, biÓu ®å sÏ ®îc chÌn vµo tµi liÖu (bªn díi
cña b¶ng d÷ liÖu).
Theo yªu cÇu cña vÝ dô trªn ta ®îc biÓu ®å nh sau
BiÓu ®å biÓu diÔn t×nh h×nh xuÊt khÈu n¨m 1998

300000
250000
200000 Kho¸ng s¶n
150000 N«ng s¶n
100000 Thuû s¶n
50000
0
QuÝ1 QuÝ2 QuÝ3 QuÝ4

20
Gi¸o tr×nh Microsoft Word n©ng cao

Môc lôc

Bµi 1.................................................................... ..........................3

Mét sè kü n¨ng khi so¹n th¶o v¨n b¶n......................................3
1. §æi tªn tµi liÖu.................................................. .................3
2. Sao chÐp tµi liÖu sang æ ®Üa kh¸c....................................3
3. §Æt mËt khÈu cho tÖp tµi liÖu.................................. ...........3
3. T×m kiÕm vµ thay thÕ v¨n b¶n......................... ..................3
4. Gâ t¾t v¨n b¶n..................................... ...............................4
Bµi 2.................................................................... ..........................5
T¹o tab cã ký tù dÉn vµ nhËp c«ng thøc to¸n häc....................5
1. ThiÕt lËp c¸c ®iÓm Tab víi kÝ tù dÉn..................................5
2. T¹o ph¬ng tr×nh, c«ng thøc (Equation Editor)....................5
Bµi 3.................................................................... ..........................6
b¶ng n©ng cao..................................................................... ...6
1. Chän mÉu b¶ng cã s½n.......................... .............................6
2. LËp l¹i phÇn ®Çu b¶ng cho c¸c trang sau............................6
3. §Æt ®é réng cho c¸c dßng cét .................................. ..........6
4. S¾p xÕp d÷ liÖu trong b¶ng...............................................7
5. Ng¾t b¶ng ............................................................ ..............7
6. T¹o c«ng thøc........................... ...........................................7
Bµi 4.................................................................... ..........................8
C¸c c«ng cô ®å ho¹ (drawing)............................ .....................8
1. T¹o mét ®èi tîng ®å ho¹............................ ........................8
2. T« mµu ®å ho¹................................... .................................8
3. ChØnh söa ®å ho¹....................... ........................................8
4. Nhãm h×nh:............................................... .........................9
Bµi 5................................................................ ............................10
t¹o mÉu stype vµ môc lôc....................................... ...............10
1. Tr×nh bµy mµn h×nh........................................................10
2. T¹o mÉu Stype............................................... ....................10
3. T¹o thªm nót Stype trªn thanh c«ng cô ®Þnh d¹ng........11
4. T¹o môc lôc tù ®éng....................................................... ...12
Bµi 6................................................................. ...........................13
mét sè chøc n¨ng ®Æc biÖt.................................. ................13
1. Ghi chó thÝch cho tõ hoÆc ®o¹n........................... ............13
2. ChÌn c¸c ý kiÕn nhËn xÐt cho ®o¹n...................................13
3. T¹o chØ dÉn tham chiÕu....................................................13
4. T¹o nh·n tù ®éng.................................................. .............15
5. ChÌn file ................................................ ............................15
21
Gi¸o tr×nh Microsoft Word n©ng cao
Bµi 7................................................................. ...........................16
Kü thuËt trén tµi liÖu......................................... ....................16
6. NhËp d÷ liÖu chi tiÕt vµo c¸c trêng nh sau: §Æt con trá vµo
vÞ trÝ chÌn hä tªn (trong tµi liÖu chÝnh) råi chän trêng hoten
trong I6. T¹o môc lôc tù ®éng...............................................18
Bµi 8................................................................. ...........................20
VÏ biÓu ®å......................................................... ..................20
Môc lôc................................................................. .................21

22
Gi¸o tr×nh Microsoft Word n©ng cao

23