Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: Lư Thị Thanh Nhàn

PHẦN III:
THỰC TRẠNG KẾ TOÁN LƯU CHUYỂN HÀNG HÓA
TẠI CÔNG TY POSMASCO

I.KẾ TOÁN MUA HÀNG và NHẬP KHO HÀNG HÓA.

Công ty mua hàng từ nhiều nguồn khác nhau : mua vật tư hàng hóa từ các
doanh nghiệp trong nước, và phần lớn là nhập khẩu từ các bạn hàng nước ngoài.
1. Nhập kho hàng mua nội địa.
1.1 Đặc điểm hàng hóa và quá trình mua hàng tại Công ty :
 Vật tư thiết bị viễn thông là hàng hóa đặc biệt, mang tính chuyên ngành
cao. Các đặc điểm của các loại hàng hoá này mang tính đặc thù dẫn đến kén
thị trường (cả đầu vào và đầu ra) yêu cầu người tham gia thị trường phải có
trình độ chuyên môn và am hiểu về mạng lưới của VNPT. Mặt hàng chủ
yếu của công ty là các thiết bị viễn thông bao gồm các loại tổng đài cổng,
tổng đài chuyển mạch liên tỉnh, tổng đài nội hạt và tổng đài vệ tinh; các bộ
truy cập thuê bao, thiết bị truyền dẫn kênh; cáp quang, cáp treo, cáp chôn,
cáp đồng, tủ cáp, hộp cáp,…; thiết bị đầu cuối thuê bao của mạng thông tin
công cộng như máy điện thoại, máy fax, Intercom …
 Quá trình mua hàng của Công ty do phòng kinh doanh đảm nhận. Phòng
này có tổ chức các tổ : Tổ nghiệp vụ, tổ kinh doanh, tổ giao nhận. Mỗi tổ
đảm nhận một nghiệp vụ riêng.
•Tổ nghiệp vụ : phụ trách về mọi thủ tục, chứng từ cần thiết cho quá
trình mua bán.
•Tổ kinh doanh : phụ trách về việc giao dịch với khách hàng
•Tổ giao nhận : phụ trách về việc giao và nhận hàng.
 Ngoài ra, tại các tại các trung tâm kinh doanh cũng linh hoạt trong khâu tìm
kiếm nguồn hàng, có thể do các nhân viên, bộ phận cung tiêu của từng
trung tâm phụ trách trên cơ sở phương án kinh doanh.
 Căn cứ trên phương án kinh doanh, phòng kinh doanh hay các phòng ban
khác sẽ lấy giấy đề nghị mua hàng trình lên Tổng Giám Đốc để được duyệt
cấp vốn.
1.2 Các chứng từ, sổ sách; quy trình lập chứng từ và ghi sổ kế toán:
 Theo quyết định 1177/TC/QĐ/CĐKT ngày 23/12/1996 qui định: tất cả các
đơn vị, cá nhân thuộc các lĩnh vực, các thành phần kinh tế đều phải sử dụng

SVTH: Ngô Thị Thu Trang Trang 47

Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: Lư Thị Thanh Nhàn

các chứng từ kế toán. Vì đây là bằng chứng cho các nghiệp vụ kinh tế đã
phát sinh và thực sự hoàn thành.
 Các chứng từ sau được sử dụng trong công tác mua hàng trong nước:
•Dự án kinh doanh.
•Hợp đồng kinh tế
•Phiếu xuất kho (của bên bán)
•Hoá đơn bán hàng – Hóa đơn GTGT (Liên 2 do bên bán lập)
•Phiếu nhập kho …
•Các chứng từ khác như: Biên Bản Kiểm Nghiệm, Hoá Đơn Vận
Chuyển, …
 Kế toán mua hàng trong nước sử dụng các sổ chi tiết sau để theo dõi hàng
mua và nhập kho :
•Báo cáo nhập xuất tồn kho vật tư hàng hoá.
•Sổ chi tiết theo dõi từng mặt hàng
1.3 Thủ tục mua hàng và nhập kho:
Do công ty có nhiều trung tâm kinh doanh, mỗi trung tâm tự quản lý việc
mua và bán hàng riêng biệt. Để tiến hành mua một lô hàng về nhập kho thì phải
trải qua các thủ tục sau:
 Trung tâm kinh doanh có đầu ra (thông thường từ phương thức đấu thầu)
hay nhu cầu về dự trữ hàng hoá, sẽ lập “Dự án kinh doanh” của các lô hàng
sắp được nhập về. Dự án này phải có chữ ký phê duyệt của Tổng Giám
Đốc.
 Sau khi dự án kinh doanh đã được chấp thuận, nhân viên kinh doanh của
trung tâm kinh doanh sẽ cử đại diện đến gặp khách hàng để thoả thuận và
ký “Hợp đồng kinh tế”.
 Thông thường, khi trung tâm mua lô hàng có giá trị lớn vượt quá số vốn
kinh doanh của mình thì Công ty sẽ phải vay vốn ngân hàng để thanh toán.
Khi đó, kế toán ngân hàng sẽ lập giấy đề nghị vay vốn gởi cho ngân hàng
kèm theo các chứng từ cần thiết như : giấy phép thành lập doanh nghiệp, dự
án kinh doanh, hợp đồng kinh tế đã ký với khách hàng, hợp đồng đầu ra
(nếu có)…
 Sau khi chấp thuận phương án vay thì bộ phận tín dụng của ngân hàng sẽ
làm hợp đồng tín dụng và thông báo giấy nhận nợ cho Công ty về khoản nợ
vay.

SVTH: Ngô Thị Thu Trang Trang 48

Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: Lư Thị Thanh Nhàn

 Khi bên bán giao hàng gởi kèm hóa đơn (GTGT). Bộ phận giao nhận sẽ tiến
hành kiểm nhận hàng hoá và lập “Biên bản kiểm nhận hàng hóa” để làm
chứng từ kiểm tra hàng hóa trước khi nhập kho. Trên biên bản kiểm nhận
này phải có chữ ký xác nhận của đại diện bên giao hàng và nhận hàng.
 Sau khi hàng hóa kiểm nhận, đại diện giao nhận hai bên sẽ lập “Biên bản
bàn giao nghiệm thu hàng hóa” để xác nhận số thực nhận. Đồng thời kế
toán sẽ viết phiếu nhập kho và tiến hành đưa hàng hóa vào kho.
a.Trường hợp mua hàng tại kho bên bán:
Sơ đồ luân chuyển chứng từ:
Phòng kế toán
Trung tâm Hóa đơn GTGT
kinh doanh Phiếu nhập kho.
Lưu

 Nhân viên của Công ty đến nơi bán trình giấy tờ mà mình được ủy nhiệm
để nhận hàng, kiểm tra xem hàng có đúng với hợp đồng, hoá đơn bán hàng
hoặc hóa đơn kiêm phiếu xuất kho không… Nếu đúng, nhân viên sẽ ký vào
chứng nhận bên bán, cầm liên 2 của hóa đơn để làm chứng từ đi đường và
vận chuyển hàng về kho. Nếu hàng không đạt tiêu chuẩn và lập biên bản
kiểm nghiệm hàng hóa để báo cho bên bán biết.
 Trong lúc chuyển hàng, trung tâm kinh doanh sẽ liên hệ với thủ kho để biết
được kho mà hàng đã nhập. Khi hàng về, kế toán trung tâm sẽ lập “Phiếu
nhập kho” theo đúng số thực nhận. Phiếu này được lập thành 2 liên có sự ký
duyệt của Tổng giám đốc, Phòng KHKD, Giám đốc trung tâm : trên đó ghi
tên, qui cách hàng hóa, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền.
 Sau khi lập xong, một liên của phiếu nhập kho được chuyển lên phòng kế
toán để ghi sổ theo dõi chi tiết từng mặt hàng, kèm theo là hóa đơn xuất của
bên bán để theo dõi thanh toán tiền hàng cho bên bán. Một liên giao cho kế
toán trung tâm giữ làm căn cứ đối chiếu khi kiểm tra. Một liên do phòng
kinh doanh lưu lại.
 Khi bên bán không yêu cầu trả tiền trước, phòng kế toán sẽ tiến hành thủ
tục thanh toán tiền khi có đầy đủ chứng từ và đến hạn thanh toán.
b.Trường hợp mua hàng ngay tại kho công ty:
 Trường hợp này người cung cấp chở hàng đến tận kho công ty. Vì vậy khi
hàng đến kho, bộ phận mua hàng chỉ việc kiểm nhận hàng hóa xem có phù
hợp với qui định trong hợp đồng và hóa đơn không. Nếu đúng thì bộ phận
nhận hàng tiến hành nhập kho theo số lượng trên chứng từ nhập.

SVTH: Ngô Thị Thu Trang Trang 49

 Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: Lư Thị Thanh Nhàn

 Trường hợp có hàng kém phẩm chất thì bộ phận mua hàng phải lập “Biên
Bản Kiểm Nhận Hàng Hóa”. Tùy theo sự thoả thuận giữa hai bên mà hàng
kém phẩm chất có được nhập hay không, đồng thời là sự thoả thuận về giá
cả của chúng.
 Trường hợp thừa hàng, chỉ cho nhập theo đúng số lượng ghi trên hóa đơn,
số còn thừa phải lập “Biên bản kiểm nhận hàng hóa” và chờ sự thoả thuận
giữa hai bên để có hướng xử lý.
 Các chứng từ sử dụng cũng giống như trường hợp mua hàng tại kho bên
bán.
1.4 Hạch toán các nghiệp vụ mua hàng trong nước:
 Nếu trong kỳ mua hàng về nhập kho thẳng, căn cứ vào hóa đơn mua hàng,
phiếu nhập kho, kế toán ghi:
Nợ TK1561 :Trị giá lô hàng nhập
Nợ TK133 :Thuế GTGT đầu vào
Có TK331 :Trị giá hàng hóa trên hóa đơn
Phần chi phí mua hàng kế toán đưa vào tài khoản 1562-Chi phí mua hàng;
TK15621-Chi phí mua hàng trung tâm 1; TK15622-Chi phí mua hàng trung tâm 2;
…
Ví dụ: Căn cứ vào Hoá Đơn số 0082211 ngày 20/02/2006 về việc mua vật liệu
của Công ty Cổ Phần Vật Liệu Bưu Điện và Biên Bản Kiểm Nghiệm Vật Tư Kỹ
Thuật số 10KD2, Trung tâm kinh doanh 2 lập Phiếu Nhập Mua TTKD2 số 10/02
làm 2 liên, sau đó người phụ trách mua hàng cầm 1 liên đi nhập hàng vào kho. Sau
khi nhập vật tư, thủ kho lập thẻ kho chuyển lên kế toán trung tâm. Kế toán căn cứ
vào thẻ kho phản ánh vào Sổ Nhật Ký Mua Hàng
Nợ TK1561 : 384.800.000
Nợ TK133 : 38.480.000
Có TK33121 : 423.280.000
SỔ NHẬT KÝ MUA HÀNG
Năm 2006

Ngày Chứng từ TK ghi Nợ Phải trả

tháng Ngày DIỄN GIẢI Hàng Hoá Thuế cho Nbán
Số
ghi sổ tháng 1561 GTGT (Ghi Có)
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7)
Số trang trước chuyển sang
Nhập dây ĐT có gia cường
22.02 082211 20.02 384.800.000 38.480.000 423.280.000
[2x(0.2mm)]CU/(0.4mmx7)ST
SVTH: Ngô Thị Thu Trang Trang 50
 Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: Lư Thị Thanh Nhàn

Cuối tháng kế toán ghi vào sổ cái tài khoản 156

Ngày 2/2/2006 Cty Potmasco đã thanh toán tiền hàng cho Cty Cổ Phần Vật
Liệu Bưu Điện bằng chuyển khoản, căn cứ trên phiếu chi số 275/KD, kế toán ghi :

Nợ TK33121 SỔ CÁI
485.144.000
Năm 2006
Có TK1121 485.144.000
Tên tài khoản : Hàng hoá
Số hiệu : 156

Đã
Ngày Chứng từ Số Số phát sinh
ghi
tháng DIỄN GIẢI hiệu
Ngày Sổ
ghi sổ Số TK Nợ Có
tháng Cái
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8)
Số dư đầu kỳ 379.380.000
Nhập dây ĐT có gia cường
22.02 082211 20.02
[2x(0.2mm)]CU/(0.4mmx7)ST

CHỨNG TỪ
 Nếu phát sinh thiếu hàng do công ty chịu trách nhiệm do mua hàng theo
phương thức nhận hàng tại kho người bán, trả tiền trước. Trong trường hợp
này, kế toán sẽ ghi nhận hàng nhập kho theo số thực nhận, còn số hao hụt,
mất mát kế toán sẽ đưa vào khoản tài sản thiếu chờ xử lý.
Nợ TK156 :Trị giá lô hàng thực tế nhập kho

Nợ TK133 :Thuế GTGT trên hóa đơn

Nợ TK1381
SVTH: Ngô Thị Thu Trang : Số hao hụt ,mất mát Trang 51
Có TK111,112 :Tổng số tiền trên hóa đơn
Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: Lư Thị Thanh Nhàn

Khi có “Biên Bản Kiểm Nhận Hàng Hóa” thì :

Nếu lỗi do nhân viên của Công ty thì sẽ thu số tiền hao hụt hoặc trừ
ngay vào lương :
Nợ TK1111 :Số tiền bồi thường
Nợ TK334 : Trừ ngay vào lương của nhân
Nợ TK1388 : Theo dõi khoản phải thu của nhân
Có TK1381 :Tổng số tiền bồi thường
Nếu do bên vận chuyển thì sẽ bắt bồi thường .

Nợ TK1111 :Số tiền bồi thường

Nợ TK1388 : Theo dõi khoản phải thu bên vận chuyển
Có TK1381 :Tổng số tiền bồi thường

Nếu là do Công ty chịu thì vẫn đưa hết vào chi phí mua hàng
(không kể trong hay ngoài định mức).
Trường hợp này rất hiếm xảy ra, do đặc điểm hàng hoá kinh doanh yêu cầu
cao về tính chính xác.
 Nếu phát sinh thừa chưa rõ nguyên nhân, sau đó tìm nguyên nhân và Công
ty chấp nhận mua số hàng thừa này, kế toán ghi:
Tổng trị giá hàng thực nhận:

Nợ TK156 :Trị giá lô hàng nhập

Nợ TK133 :Thuế GTGT đầu vào
Có TK331 :Trị giá hàng hóa trên hóa đơn
Có TK3381 :Trị giá hàng thừa
Trị giá mua hàng thừa:

Nợ TK3381 :Trị giá hàng thừa

Nợ TK1331 :Thuế GTGT đầu vào
Có TK331 :Tổng trị giá hàng thừa

SVTH: Ngô Thị Thu Trang Trang 52

Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: Lư Thị Thanh Nhàn

 Nếu phát sinh thừa nhưng Công ty không chấp nhận mua mà chỉ giữ hộ, kế
toán ghi trên tài khoàn ngoài bản: Nợ TK002-Hàng hóa nhận giữ hộ, nhận
gia công.
 Trường hợp trả lại hàng mua:
Các chứng từ có liên quan:
•Hóa đơn (do công ty xuất lại cho người bán)
•Giấy đề nghị trả lại hàng.
•Biên bản bàn giao hàng
•Phiếu xuất kho (của kế toán vật tư hàng hóa lập)
•Phiếu nhập kho (của khách hàng)
 Hạch toán : Thông thường, nghiệp vụ xuất kho trả lại hàng rất hiếm xảy ra
tại Công ty, giá trị hàng trả lại thường chiếm tỷ trọng thấp. Nếu nghiệp vụ
xảy ra, kế toán ghi:
Nợ TK331 :Giảm khoản phải trả cho người bán
Có TK1331 :Thuế GTGT đầu vào
Có TK156 :Trị giá hàng trả lại
1.5. Sơ đồ hạch toán tổng hợp nghiệp vụ mua hàng tại Công ty:
TK111,112 TK331 TK156 TK632 TK911

(2) (1) (5) (6.1)

TK1331

TK141
(3.1)

TK138(8) TK111,138…
(3.2)
(4)

(3.3)
(6.2)

Chú thích:
(1) :Mua hàng nhập kho

SVTH: Ngô Thị Thu Trang Trang 53

Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: Lư Thị Thanh Nhàn

(2) :Thanh toán tiền mua hàng cho người bán hàng
(3) :Tạm ứng tiền cho nhân viên đi mua hàng (chi phí vận chuyển, bốc
xếp, hao hụt…)
(4) :Trị giá hàng thiếu được bồi thường
(5) :Trị giá hàng xuất bán
(6) : Kết chuyển để xác định kết quả kinh doanh.
2.Nhập khẩu hàng hóa:
2.1 Đặc điểm nhập khẩu hàng hóa tại Công ty:
Để đáp ứng nhu cầu mua hàng của đơn vị kinh doanh trong nước đòi hỏi
Công ty không thể chỉ dựa vào thị trường nội địa mà tiến hành nhập khẩu hàng
hóa. Hoạt động này sẽ do phòng xuất nhập khẩu đảm nhận.
Đối với thiết bị chuyển mạch mở rộng hệ thống tổng đài, thiết bị truyền dẫn
kênh, tổng đài cổng, tổng đài chuyển mạch liên tỉnh, tổng đài nội hạt và tổng đài
vệ tinh, các bộ truy cập thuê bao… (trong nước chưa sản xuất được), công ty
thường nhập theo giá CFR/CPT cảng Hồ Chí Minh, bảo hiểm hàng hóa được mua
trong nước (công ty Bảo Hiểm Bưu Điện PTI) với tỷ lệ phí bảo hiểm R = 0.175%
và mức bảo hiểm cao nhất 110%. Các thiết bị trong nước chưa sản xuất được sẽ
được miễn thuế GTGT theo thông tư 120/2003/TT-BTC. Vì phải bảo đảm tính
đồng bộ và tương thích với mạng lưới nên các thiết bị mua về phải sản xuất theo
tiêu chuẩn của Châu Au thì việc đấu nối phối hợp giữa các hệ thống khác nhau giữ
được tính thống nhất của toàn bộ mạng lưới. Do đó thiết bị nhập về phải có chứng
nhận hợp chuẩn của Ngành Bưu Chính Viễn Thông.
Với những đối tác thường xuyên và tin tưởng lẫn nhau thì phương thức
thanh toán của công ty thường là T/T (chuyển tiền bằng điện). Còn đối tác mới có
quan hệ hay chưa có sự tin tưởng thường dùng phương thức L/C (thư tín dụng) để
bảo đảm về khả năng lập chứng từ, khả năng giao hàng thực hiện nghĩa vụ giao
hàng. Tùy theo trường hợp cụ thể mà công ty lựa chọn phương thức thanh toán
hợp lý. Sử dụng phương thức nào cần ghi rõ trong hợp đồng mua bán ngoại
thương.
a.Tổ chức tìm kiếm nguồn hàng và kiểm nhận hàng hóa:
Khi công ty hay các trung tâm có nhu cầu nhập hàng thì sẽ phòng Kế
Hoạch Kinh Doanh lập dự án kinh doanh trình tổng giám đốc ký duyệt. Sau khi dự
án được chấp thuận, phòng KHKD tìm kiếm nguồn hàng phù hợp về giá cả và chất
lượng để đàm phán ký hợp đồng với phía nước ngoài.
Phòng KHKD là nơi tổ chức giao dịch với nhà xuất khẩu. Mỗi khi có
nghiệp vụ nhập khẩu thì việc giao dịch thoả thuận, ký kết hợp đồng đều do tổ kinh
doanh của phòng thực hiện.

SVTH: Ngô Thị Thu Trang Trang 54

Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: Lư Thị Thanh Nhàn

Phòng XNK là nơi thực hiện việc kiểm nhận hàng hóa. Khi hàng về đến
cảng, nhân viên XNK phụ trách lô hàng này sẽ thực hiện việc kiểm nhận (nếu
được hải quan cho phép), nhân viên này có nhiệm vụ hoàn tất mọi thủ tục, chứng
từ để được nhận hàng cũng như thanh toán tiền cho bên xuất khẩu.
b. Hình thức T/T :
Dùng hình thức này, công ty lập ủy nhiệm chi gửi cho ngân hàng để ngân
hàng thanh toán với nhà xuất khẩu, chi phí chuyển tiền bằng điện cao, nhanh
chóng kịp thời nên ít chịu ảnh hưởng của tỷ giá. Quy trình diễn biến như sau :

NHÀ NHẬP (1) NHÀ XUẤT

KHẨU KHẨU

(2) (4)

NGÂN HÀNG (3) NGÂN HÀNG

NGƯỜI MUA T/T NGƯỜI BÁN

Chú thích :
(1). Nhà xuất khẩu giao hàng hay cung ứng dịch vụ cho công ty dựa trên
hợp đồng mua bán ngoại thương và kèm theo chứng từ hàng hóa gửi cho nhà nhập
khẩu để nhận hàng.
(2). Sau khi nhận được bộ chứng từ và đã nhận hàng, nếu đồng ý thanh toán
cho nhà xuất khẩu, công ty lập đơn xin chuyển tiền gửi đến ngân hàng, yêu cầu
ngân hàng thực hiện nghiệp vụ chuyển tiền cho nhà xuất khẩu ở nước ngoài.
(3). Sau khi kiểm tra chứng từ thấy hợp lệ thì ngân hàng tiến hành trích
chuyển tiền trên tài khoản của công ty trả cho nhà xuất khẩu thông qua ngân hàng
đại lý ở nước ngoài.
(4). Ngân hàng đại lý nhận được lệnh chuyển tiền ghi Có vào tài khoản của
nhà xuất khẩu.
c.Hình thức L/C:
(2)
Công
NGÂNty thường
HÀNG sử dụng loại(5)L/C trả chậm để giao
NGÂN HÀNG dịch với nhà xuất khẩu.
Đối với L/C
THÔNGloạiBÁO
này, thời gian thanh toán thỏaMỞthuận
L/C cụ thể trong hợp đồng,
(6)
thường là 7 ngày kể từ khi bên nhập khẩu nhận bộ chứng từ thanh toán. Qui trình
thanh toán như sau:
(3) (5) (6) (8) (7) (1)
SVTH: Ngô Thị Thu Trang Trang 55

NGƯỜI BÁN (4) NGƯỜI MUA

Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: Lư Thị Thanh Nhàn

Chú thích:
(1) : Người mua làm đơn xin mở L/C và gởi cho ngân hàng mở L/C yêu
cầu ngân hàng mở L/C cho bên bán.
(2) : Căn cứ vào L/C, ngân hàng mở L/C tiến hành mở L/C tiến hành
mở L/C và thông báo nội dung L/C này cho người bán biết và gởi
bản chính của L/C cho người bán thông qua ngân hàng thông báo.
(3) : Ngân hàng thông báo tiến hành thông báo nội dung L/C cho người
bán và chuyển bản chính của L/C cho người bán.
(4) : Người bán giao hàng cho người mua, nếu chấp nhận L/C, nếu
không chấp nhận L/C thì yêu cầu người mua và ngân hàng mở L/C
sửa đổi L/C theo yêu cầu của mình, đến khi chấp nhận mới tiến hành
giao hàng.
(5) : Người bán lập bộ chứng từ thanh toán và xuất trình cho ngân hàng
mở L/C thông báo ngân hàng thông báo để đòi tiền.
(6) : Ngân hàng mở L/C kiểm tra bộ chứng từ thanh toán nếu thấy phù
hợp với L/C thì tiến hành trả tiền cho người bán. Nếu thấy không
phù hợp, ngân hàng từ chối thanh toán và gởi trả lại bộ chứng từ cho
người bán.
(7) : Ngân hàng mở L/C đòi tiền người mua và chuyển bộ chứng từ
hàng hóa cho người mua.
(8) : Người mua kiểm tra chứng từ, nếu thấy phù hợp với L/C thì hoàn
trả tiền lại cho ngân hàng mở L/C, nếu thấy không phù hợp thì có
quyền không trả tiền.
c. Chứng từ, thủ tục:
Các chứng từ được sử dụng trong công tác nhập khẩu hàng hóa theo hình
thức T/T :

SVTH: Ngô Thị Thu Trang Trang 56

Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: Lư Thị Thanh Nhàn

•Đơn xin chuyển tiền, giấy đề nghị chuyển tiền

•Giấy phép xuất nhập khẩu
•Bộ chứng từ hàng nhập khẩu
•Tờ khai hải quan hàng nhập khẩu (bản gốc)
•Hợp đồng ủy thác (nếu là nhập ủy thác)
•Hợp đồng mua bán ngoại thương
Các chứng từ được sử dụng trong công tác nhập khẩu hàng hóa theo hình
thức L/C :
•Đơn xin mở thư tín dụng (2 bản)
•Hợp đồng tín dụng
•Tín dụng thư (L/C)
•Giấy phép nhập khẩu
•Tờ khai hải quan hàng nhập khẩu (bản gốc)
•Bộ chứng từ hàng nhập
•Hợp đồng ủy thác (nếu là nhập ủy thác)
•Hợp đồng mua bán ngoại thương
 Thủ tục nhập khẩu : để nhập một lô hàng thì các công việc sau đây cần được
tiến hành:
Khi phòng KHKD, trung tâm xuất nhập khẩu hoặc các trung tâm kinh
doanh có nhu cầu nhập hàng, trung tâm sẽ làm đơn yêu cầu nhập hàng.
Phòng kinh doanh sẽ lập dự án kinh doanh và ký hợp đồng đầu ra của
hàng hóa sẽ nhập về (Trường hợp nhập khẩu ủy thác sẽ có hợp đồng ủy
thác, trung tâm xuất nhập khẩu lo mọi thủ tục cho lô hàng ủy thác, do
trung tâm XNK là nơi duy nhất có chức năng này).
Sau khi thủ tục trên được tiến hành thì phòng KHKD sẽ tìm nhà cung
cấp, thoả thuận và ký hợp đồng ngoại thương với họ. Trên đó qui định về
: tên, số lượng, chủng loại, qui cách, đơn giá, hình thức thanh toán, thời
gian và địa điểm giao nhận… và được sự ký duyệt của giám đốc hai bên.
Bên A là Công ty POTMASCO, bên B là phía công ty nước ngoài.
Căn cứ vào hợp đồng ngoại thương, hình thức thanh toán, Tổng giám
đốc ký duyệt cho kế toán ngân hàng mang các chứng từ trên cùng với
giấy phép xuất nhập khẩu đến ngân hàng làm Đơn xin mở thư tín dụng.

SVTH: Ngô Thị Thu Trang Trang 57

Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: Lư Thị Thanh Nhàn

Nếu đồng ý, Phòng tín dụng của ngân hàng sẽ ký xác nhận vào đơn
này và yêu cầu Công ty ký quỹ theo mức qui định của ngân hàng. Sau
khi ký quỹ xong, ngân hàng sẽ gởi Giấy báo nợ cho Công ty.
Căn cứ vào Hợp đồng thương mại đã được phòng tín dụng duyệt, các
chứng từ này được chuyển qua Phòng thanh toán quốc tế để họ thông báo
L/C cho phía ngân hàng nước xuất khẩu. Ngân hàng nước xuất khẩu sẽ
kiểm tra L/C và trao cho nhà xuất khẩu. Nhà xuất khẩu căn cứ vào đó để
gửi hàng theo đúng qui định và lập bộ chứng từ thanh toán gởi cho Công
ty qua hai ngân hàng trên.
Sau khi nhận được vận đơn, nhân viên XNK tổ chức phương tiện vận
tải ra cảng nhận hàng. Cơ sở để nhận hàng là vận đơn (Bill of Lading
hoặc Airway Bill), đây là chứng từ do chủ tàu lập có chữ ký xác nhận của
thuyền trưởng. Theo phương thức L/C, người chủ hàng là Ngân Hàng mở
L/C, do đó kế toán ngân hàng phải làm đơn yêu cầu ngân hàng ký hậu
vận đơn và đồng ý thanh toán, ngân hàng ký hậu vận đơn và giao bộ
chứng từ để nhận hàng. Sau khi đã xuất trình chứng từ đầy đủ cho hải
quan, bộ phận cảng sẽ lập lệnh giao hàng đưa cho tàu để nhận Container
hàng tại bãi. Nhân viên XNK làm tờ khai hàng hóa nhập khẩu với hải
quan, xuất trình hàng hóa để cơ quan này kiểm tra và đóng thuế nhập
khẩu, sau đó áp tải lô hàng về kho và tiến hành thủ tục nhập hàng vào
kho như khi mua hàng trong nước.
Tiếp theo, bộ chứng từ thanh toán được chuyển về phòng kế toán để
tiến hành hạch toán và thanh toán vơi ngân hàng. Khi nhận bộ chứng từ
thanh toán từ ngân hàng về thì Công ty phải thanh toán số vay còn lại cho
ngân hàng trong thời hạn thanh toán theo hợp đồng.
2.2. Hạch toán nghiệp vụ nhập khẩu hàng hóa tại Công ty
Potmasco:
2.2.1 Nhập khẩu trực tiếp:
 Khi nhận được giấy báo nợ của ngân hàng về khoản ký quỹ mở L/C, kế
toán ghi :

Nợ TK144
Ký quỹ ngắn hạn mở L/C
Có TK112

Đồng thời kế toán ghi đơn bên có tài khoản 007: Giảm ngoại tệ.
 Khi ngân hàng gởi giấy báo có thông báo về khoản vay tín chấp 90% trị giá
lô hàng của Công ty để thanh toán tiền cho nhà cung cấp, kế toán ghi:

Nợ TK1122
Vay ngoại tệ tín chấp ngân hàng
SVTH: Ngô Thị Thu Trang Có TK3112 Trang 58
Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: Lư Thị Thanh Nhàn

Đồng thời kế toán ghi đơn bên Nợ tài khoản 007: Tăng ngoại tệ.
 Khi ngân hàng gởi giấy báo Nợ thông báo đã thanh toán hết tiền cho nhà
cung cấp, kế toán ghi:
Nợ TK331
Thanh toán tiền lô hàng
Có TK1122
Đồng thời kế toán ghi đơn bên Có tài khoản 007: Giảm ngoại tệ.
Khi nhận hàng về nhập kho, kế toán ghi:
Nợ TK156 Trị giá hàng nhập
Có TK331 Giá CFR hoặc giá CIF
Có TK3333 Thuế nhập khẩu
Khi nộp thuế nhập khẩu, kế toán ghi:
Nợ TK3333
Nộp thuế nhập khẩu
Có TK111,112

Thuế GTGT hàng nhập khẩu:

Nợ TK133
Thuế GTGT phải nộp
Có TK3331
 Khoản chênh lệch tỷ giá : Trong kỳ kế toán, nếu có phát sinh khoản chênh
lệch tỷ giá thì Công ty sẽ theo dõi khoản chênh lệch này trên một cuốn sổ
riêng mà không đưa ngay vào tài khoản 413-Chênh lệch tỷ giá. Đồng thời
được sự cho phép của cơ quan thuế : Số chênh lệch tỷ giá phát sinh thuộc lô
hàng nào Công ty được hạch toán vào “Thủ tục phí ngân hàng” của lô hàng
đó. Nếu tỷ giá cuối kỳ tăng thì kế toán ghi tăng thủ tục phí. Ngược lại, nếu
tỷ giá cuối kỳ giảm thì kế toán ghi giảm thủ tục phí, tức là Công ty chỉ quan
tâm đến khoản tăng tỷ giá thanh toán bằng ngoại tệ làm tăng chi phí hoạt
động.
Nhưng đến cuối kỳ kế toán, kế toán phải kết chuyển số dư chênh lệch tỷ giá
từ tài khoản chi phí vào bên nợ tài khoản 413 để có cơ sở lập báo cáo tài chính.
Sơ đồ hạch toán:
TK311 TK331 TK156
TK112
(4) (2)
(1)

TK3333
(3)
SVTH: Ngô Thị Thu Trang Trang 59
TK6426 TK413
(5.1) (6)

(5.2)
Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: Lư Thị Thanh Nhàn

Chú thích :
(1) : Vay tín chấp ngân hàng để thanh toán.
(2) : Trị giá hàng nhập khẩu chưa thuế
(3) : Thuế nhập khẩu phải nộp
(4) : Thanh toán tiền cho nhà xuất khẩu
(5.1): Số dư chênh lệch tỷ giá tăng
(5.2): Số dư chênh lệch tỷ giá giảm
(6) : Kết chuyển số dư cuối kỳ
Ví dụ: Công ty nhập khẩu thiết bị truyền dẫn theo hợp đồng 01/PTMS-
SIEMENS/03KHHH với hãng Siemens AG (Đức), trị giá thiết bị 12.780 USD.
Công ty chuyển khoản mở L/C, thuế nhập khẩu 2%, VAT 5%. Ngân hàng đồng ý
và thông báo cho phía nhập khẩu. Công ty ký quỹ 10% trị giá lô hàng, 90% còn lại
Công ty sẽ được vay tín chấp khi hàng về cảng. Mọi thủ tục cần thiết được tiến
hành và hàng đã nhập về kho.
Tỷ giá tại các thời điểm như sau:
•Lúc ký quỹ mở L/C : 15.543 VNĐ /USD
•Lúc nhập hàng về : 15.532 VNĐ /USD
•Lúc vay tín chấp : 15.535 VNĐ /USD
Khi nhận giấy báo Nợ của ngân hàng về khoản ký quỹ mở L/C, giá xuất
ngoại tệ theo phương pháp nhập sau xuất trước, tỷ giá xuất 15.350, kế toán ghi:
Nợ TK 144 19.863.954
Có TK1122 19.617.300
Có TK515 246.654
Đồng thời kế toán ghi đơn bên Có tài khoản 007NH : 1.278 USD
Khi nhận hàng về nhập kho, căn cứ trên phiếu nhập kho 2/12NT ngày
19/12/05, tờ khai hải quan kèm Invoice số 75103590020148 ngày 12/08/05, kế
toán hàng hóa ghi nhận :
Nợ TK 1561 202.468.939,2
Có TK331 198.498.960

SVTH: Ngô Thị Thu Trang Trang 60

Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: Lư Thị Thanh Nhàn

Có TK3333 3.969.979,2
Ghi nhận thuế GTGT hàng nhập khẩu
Nợ TK 1561 10.123.446,96
Có TK33312 10.123.446,96
Khi ngân hàng gởi giấy báo Có thông báo về khoản vay tín chấp, kế toán
ngân hàng ghi :
Nợ TK 1122 178.683.570
Có TK311 178.683.570
Đồng thời ghi đơn bên Nợ tài khoản 007NH : 11.502 USD
Khi ngân hàng gởi giấy báo Nợ thông báo đã thanh toán hết tiền cho nhà
cung cấp, tỷ giá giao dịch 15.670 kế toán ngân hàng ghi:
Nợ TK331 200.262.600
Có TK1122 180.236.340
Có TK144 19.863.954
Có TK515 162.306
Đồng thời kế toán ghi đơn bên Có tài khoản 007 :11.502
2.2.2 Nhập khẩu ủy thác:
Theo hợp đồng ủy thác số 3804/XNK-BT/0605 ngày 18/06/2005, Công ty
nhận ủy thác nhập “Thiết bị mở rộng hệ thống tổng đài EWSD thêm 24.320 số”
cho Bưu Điện Tỉnh Bến Tre trị giá 425.534,58 (USD, CFR/CPT-HCMC), thuế suất
thuế nhập khẩu là 3%, thuế GTGT 5%. Theo như thỏa thuận, phí ủy thác là 0.8%
tính trên cơ sở giá CIF/CIP (đã có bảo hiểm, phí bảo hiểm là 418,58 USD). Bến
Tre đã ủy quyền cho công ty đảm nhận việc tiếp nhận, vận chuyển thiết bị nhập
khẩu giao tại kho Bưu Điện Bến Tre theo HĐ số 4490/XNK-VC/BT0605. Bến Tre
đã ứng trước 100% phí bảo hiểm hàng hóa vận chuyển nội địa 236,84USD, tỷ giá
BQLNH 15.556 VND/USD; Chi phí tiếp nhận, lưu kho lao vụ (dự kiến)
8.000.000VNĐ; Chi phí vận chuyển thiết bị (dự kiến) 10.200.000VNĐ. Căn cứ
giấy báo Có của ngân hàng BC2 65135 ngày 22/9/05, kế toán ghi nhận :
Nợ TK 1121 21.884.283,04
Có TK131BT 21.884.283,04
Ngày 10/2/2006 hàng về đến cảng, trường hợp này Siemens là khách hàng
lâu năm của công ty nên 2 bên đã chọn thanh toán theo T/T, như vậy tên chủ hàng
trên B/L là công ty và B/L không cần ký hậu của ngân hàng.
Nhân viên phòng XNK cầm vận đơn ra cảng nhận hàng, lập tờ khai hàng
hóa nhập khẩu, xác định thuế nhập khẩu và thuế GTGT phải nộp.

SVTH: Ngô Thị Thu Trang Trang 61

Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: Lư Thị Thanh Nhàn

Vì hàng hóa nhập ủy thác do phòng XNK trực tiếp phụ trách, kế toán XNK
căn cứ vào tờ khai hải quan ghi nhận thuế nhập khẩu và thuế GTGT hàng nhập
khẩu với tỷ giá GD là 15.750VND/USD:
Nợ TK 331BT 546.226.825,3
Có TK3333 201.065.089,1
Có TK33312 345.161.736,2
Sau khi hải quan ký xác nhận tờ khai hải quan, theo hóa đơn số 16027 ngày
14/9/2005 nhân viên XNK tổ chức phương tiện vận tải chuyển hàng cho BĐ Bến
Tre đến kho Bưu Điện như quy định của hợp đồng ủy thác vận chuyển. Chi phí
vận chuyển phát sinh là 5.400.000, phí bảo hiểm hàng hóa vận chuyển nội địa, lưu
kho, lao vụ 20.669.638. Tất cả chi bằng tiền mặt. Kế toán ghi :
Nợ TK 131BT 26.069.638
Có TK111 26.069.638
Theo biên bản bàn giao thiết bị số 3683B/XNK ngày 18/7/2005 và
5488/XNK ngày 02/11/2005, kế toán phòng XNK định khoản việc giao hàng:
Nợ TK 331BT 6.702.169.635
Có TK331NN 6.702.169.635
Nhân viên XNK phụ trách lô hàng này sẽ lập bộ chứng từ thanh tóan gồm
có Giấy đề nghị thanh toán, Hợp Đồng ủy thác, Hóa Đơn mua hàng nhập khẩu,
Biên bản giao nhận, Biên bản nghiệm thu chính thức, Tờ khai hàng nhập khẩu,
Chứng thư bảo hiểm vận chuyển quốc tế, chứng thư bảo hiểm vận chuyển nội địa,
vận tải đơn, chứng nhận xuất xứ, Packing list, chứng nhận xuất xứ, chứng nhận số
lượng, chất lượng, … gửi cho Bến Tre yêu cầu chuyển khoản số tiền còn lại để
công ty thanh toán với phía nước ngoài.
Khi nhận được giấy báo Có của ngân hàng, kế toán ghi nhận
Nợ TK 112 6.702.169.635
Có TK131BT 6.702.169.635
Đồng thời ghi đơn Nợ 007NH : 425.534,58 USD
Sau khi chuyển khoản thanh toán cho phía xuất khẩu, căn cứ giấy báo Nợ
của ngân hàng, tỷ giá bây giờ là 15.740, kế toán ghi:
Nợ TK 331NN 6.698.914.288,8
Có TK112 6.702.169.635
Có TK515 4.255.346,8
Đồng thời ghi đơn Nợ 007NH : 425.534,58 USD

SVTH: Ngô Thị Thu Trang Trang 62

 Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: Lư Thị Thanh Nhàn

Bến Tre trả bằng tiền mặt chi phí vận chuyển, lưu kho, lao vụ sau khi trừ đi
khoản ứng trước:
Nợ TK 111 4.185.354,96
Có TK131BT 4.185.354,96
Công ty thu lại tiền thuế nhập khẩu và thuế GTGT hàng nhập khẩu:
Nợ TK 112 546.226.825,3
Có TK331BT 546.226.825,3
Kế tóan XNK xuất hóa đơn , phòng XNK gửi chứng từ chi phí (gồm Hợp
đồng ngoại, vận tải đơn, chứng nhận xuất xứ, chứng nhận số lượng, chất lượng,
chứng nhận hợp chuẩn tổng đài EWSD) và hóa đơn phí ủy thác cho Bến Tre, tỷ
giá BQLNH 15.755 :
Nợ TK131BT 59.055.849,92
Có TK511 53.687.136,29
Có TK3331 5.368.713,629
Bến Tre trả tiền phí nhập khẩu còn lại, nhận giấy báo Có về khoản phí ủy
thác, kế toán ghi:
Nợ TK112 59.055.849,92
Có TK131BT
3.Kế toán chi phí mua hàng: 53.687.136,29
3.1 Chứng từ:
Để có cơ sở hạch toán chi phí mua hàng, kế toán sử dụng các chứng từ sau:
•Phiếu đề nghị thanh toán
•Các chứng từ có liên quan hợp lý, hợp lệ : hóa đơn, phiếu chi…
•Phiếu kế toán tập hợp chi phí mua hàng.
•Giấy báo Nợ của các ngân hàng.
Khi phát sinh chi phí mua hàng, kế toán căn cứ vào các chứng từ trên để tập
hợp chi phí mua hàng vào sổ chi phí mua hàng cho từng lô hàng cụ thể (chỉ theo
dõi trên sổ riêng để tiện cho việc tính giá thành cho một lô hàng mua vào)
Sơ đồ lưu chuyển chứng từ:
Lưu
-Hóa đơn Kế toán thanh
-Giấy đề ghị toán Phiếu chi Người cung cấp
tạm ứng (TM,TGNH)
Thủ quỹ

-Sổ theo dõi các

khoản tạm ứng. KT thanh Chi phí
-SổTrang
SVTH: Ngô Thị Thu theo dõi chi toán Hạch toán mua63hàng
Trang
phí mua hàng.
 Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: Lư Thị Thanh Nhàn

3.2.Hạch toán chi phí mua hàng:

Kế toán hạch toán vào TK1562-chi phí mua hàng. Kế toán sử dụng những tài
khoản cấp II, III để theo dõi chi phí mua hàng theo từng trung tâm kinh doanh:
•TK1562 Chi phí thu mua
•TK15622 Chi phí thu mua TTKD2
•TK156222 Chi phí thu mua TTKD2: Tbị
•TK15623 Chi phí thu mua TTKD3
•TK156231 Chi phí thu mua TTKD3: Cáp
•TK15625 Chi phí thu mua TTKTVT
•TK15626 Chi phí thu mua CTY
•TK156261 Chi phí thu mua CTY: Cáp
•TK156262 Chi phí thu mua CTY: Tbị
•TK15627 Chi phí thu mua P.XNK
•TK156272 Chi phí thu mua P.XNK: Tbị
•…
Ví dụ:
Ngày 11/12/2005 Kế toán thanh toán lập phiếu chi số 442/12 thanh toán chi
phí vận chuyển cáp quang của trung tâm 2 là 1.809.524 đ, kế toán ghi:

Nợ TK 15622 1.809.524
Có TK1111 1.809.524
Ngày 19/12/2005 kế toán thanh toán lập phiếu chi số 621/12 thanh tóan tiền
phí tiếp nhận vận chuyển cáp của trung tâm 3 là 670.000, kế toán ghi:
Nợ TK 156231 670.000
Có TK1121K 670.000

Ngày 14/03/2003 Kế toán thanh toán chi cho nhân viên 3.600.000đ theo
giấy đề nghị thanh toán kèm theo các Hóa Đơn về chi phí vận chuyển UMC1000
của TTKD2, sàn tổng đài của TT Kỹ Thuật, cáp điện thoại của TTKD3. Kế toán
ghi:
Nợ TK 156222 1.200.000
NợTrang
SVTH: Ngô Thị Thu TK 156252 950.000 Trang 64
Nợ TK 156231 1.550.000
Có TK1121K 3.600.000
Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: Lư Thị Thanh Nhàn

3.3.Sơ đồ kế toán:

TK 15621,
TK1111,112 TK141 15622,15623… TK632
1

TK1422

II.KẾ TOÁN XUẤT BÁN VÀ GHI NHẬN GIÁ VỐN.

Thị trường tiêu thụ chính của công ty là thị trường trong nước. Đối với thị
trường ngoài nước, Công ty chỉ xuất khẩu những lô hàng tạm nhập tái xuất. Vì
vậy, xuất khẩu không phải là nhiệm vụ chính của Công ty.
1.Bán buôn qua kho.
Công ty giao hàng cho khách hàng tại kho của mình, đại diện người mua
đến nhận hàng tại kho, ký vào hóa đơn bán hàng và nhận hàng tại kho, hàng đi
trên đường lúc này thuộc trách nhiệm của người mua. Thời điểm ghi nhận doanh
thu là sau khi giao hàng.
1.1.Chứng từ,sổ sách:
Các chứng từ sổ sách có liên quan:
•Hóa đơn kiêm phiếu xuất kho.
•Hóa đơn GTGT
•Báo cáo bán hàng
•Báo cáo nhập xuất tồn vật tư.
•Bảng kê hóa đơn bán hàng
•Biên bản giao hàng
•Hợp đồng mua bán
•Phiếu xuất điều chuyển

SVTH: Ngô Thị Thu Trang Trang 65

Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: Lư Thị Thanh Nhàn

Sơ đồ luân chuyển chứng từ trường hợp bán hàng thanh toán sau:
1 liên
Lưu
Kế toán Hóa đơn GTGT
trung tâm Lệnh xuất kho Khách hàng
2 liên

Kế toán doanh thu

Sơ đồ luân chuyển chứng từ trường hợp thanh toán ngay:
1 liên
Lưu
Kế toán Hóa đơn GTGT
trung tâm Lệnh xuất kho Khách hàng
2 liên
Thủ quỹ
xác nhận Kế toán doanh thu
1.2.Hạch toán nghiệp vụ kinh tế phát sinh:
a. Trường hợp khách hàng trả tiền trước:
Khi khách hàng nộp tiền trước khi nhận hàng, kế toán ghi:
Nợ TK111, 112
Nhận tiền của khách hàng
Có TK131
Khi giao hàng cho khách hàng, kế toán ghi nhận doanh thu, giá vốn:
Nợ TK131 :Khoản phải thu khách hàng
Có TK511 :Doanh thu bán hàng
Nợ TK632
Có TK33311 :Thuế GTGT
Giá vốnđầu ra bán
hàng
Có TK156
Ví dụ : Ngày 08/04/2005, xuất bán cho Công ty Điện Lực 3 150.000m cáp
quang, đơn giá 1.480 đ/m, giá xuất kho 1.446,22 đ/m, thuế VAT 5%. Khách hàng
đã thanh toán tiền trước cho Công ty bằng tiền gửi ngân hàng. Kế toán ghi :
Khi khách hàng ứng tiền trước:

Nợ TK1121N 233.100.000
Có TK131 233.100.000

Khi giao hàng cho khách, căn cứ trên hóa đơn số 011198 ngày 01/12/2005,
kế toán ghi nhận doanh thu, giá vốn :

Nợ TK131 233.100.000
Có TK511 222.000.000
Có TK3331 11.100.000

SVTH: Ngô Thị Thu Trang Trang 66

Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: Lư Thị Thanh Nhàn

Nợ TK632 216.933.563
Có TK156 216.933.563

b.Trường hợp khách hàng trả tiền sau:

Khi giao hàng và ghi nhận doanh thu, giá vốn :
Nợ TK131 :Khoản phải thu khách hàng
Có TK511 :Doanh thu bán hàng
Có TK33311 :Thuế GTGT đầu ra
Nợ TK632
Giá vốn hàng bán
Có TK156
Khi khách hàng thanh toán tiền :
Nợ TK111,112
Khoản phải thu khách hàng
Có TK131
Ví dụ : Ngày 15/12/2005 Công ty bán cho Bưu Điện Hải Phòng 20.000m
cáp ngầm, giá bán 3.761,90 đ/m, giá xuất kho 3.204 đ/m, VAT 5%, khách hàng
chưa thanh toán.
Khi xuất hoá đơn GTGT số 011130 kèm theo phiếu xuất kho, kế toán ghi :
Nợ TK632 64.080.000
Nợ TK131 78.999.900
Có TK156 64.080.000
Có TK511 75.238.000
Có TK33311 3.761.900
Khi khách hàng thanh toán tiền, kế toán căn cứ trên phiếu thu ghi :
Nợ TK111 78.999.900
Có TK131 78.999.900
2.Bán hàng vận chuyển thẳng :
Doanh thu bán hàng vận chuyển thẳng chiếm phần lớn trong tổng doanh thu
bán hàng của Công ty. Thông thường, Công ty nhập một lô hàng với khối lượng
lớn. Khi hàng về đến cảng Công ty sẽ bán thẳng nguyên lô cho một khách hàng
hoặc nhiều khách hàng đã có hợp đồng mua bán trước đó mà không cần nhập kho.
Và thời điểm ghi nhận doanh thu là sau khi giao hàng.
Bán hàng vận chuyển thẳng, kế toán vẫn ghi nhận như là hàng bán qua kho.
Thực tế là:

SVTH: Ngô Thị Thu Trang Trang 67

Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: Lư Thị Thanh Nhàn

 Kế toán căn cứ trên hoá đơn thương mại để ghi nhận hàng mua
vào, kèm theo phiếu nhập kho được lưu ở phòng kế toán để theo
dõi hàng mua vào.
 Khi bán hàng tại cảng, kế toán hàng hóa sẽ viết hóa đơn GTGT
kèm theo phiếu xuất kho có đóng dấu của Potmasco. Phiếu này
cũng được lưu ở phòng kế toán mà không đưa xuống cho thủ
kho.
 Khi nhập hàng vế đến cảng, bộ phận giao hàng của Công ty sẽ
giao hàng trực tiếp cho khách hàng tại cảng.
2.1.Chứng từ :
Đối với hàng bán vận chuyển thẳng, các chứng từ sau được sử dụng :
 Dự án kinh doanh
 Hợp đồng kinh tế
 Hóa đơn GTGT do kế toán vật tư hàng hóa lập 3 liên :
•Liên 1(Liên lưu) lưu
•Liên 2 (Liên cho khách hàng) gởi cho khách hàng
•Liên 3 (Liên thanh toán) gởi lên phòng kế toán
 Phiếu nhập kho
 Phiếu xuất kho
 Thẻ kho

Sơ đồ luân chuyển chứng từ : 2 liên

Lưu
Hóa đơn GTGT
Kế toán Lệnh xuất kho
1 liên
Khách hàng

2.2. Hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh:

Đối với bán hàng vận chuyển thẳng, kế toán chia làm hai trường hợp:
Trường hợp người mua nộp tiền trước, kế toán sẽ ghi nhận nghiệp vụ như
sau:
Nợ TK111
Số tiền khách hàng ứng trước
Có TK131
Khi giao hàng :

SVTH: Ngô Thị Thu Trang Trang 68

Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: Lư Thị Thanh Nhàn

Kế toán ghi nhận Giá vốn hàng bán:

Nợ TK632 Giá vốn hàng bán trên hóa
Có TK156 đơn thương mại
Ghi nhận doanh thu:
Nợ TK131
Có TK5111 Giá bán trên hóa đơn
Có TK3331
Trường hợp người mua thanh toán sau khi nhận hàng, kế toán vẫn hạch
toán giống như bán hàng qua kho :
Giá vốn hàng bán:
Nợ TK632 Giá vốn hàng bán trên hóa
Có TK156 đơn thương mại
Ghi nhận doanh thu:
Nợ TK131
Có TK5111 Giá bán trên hóa đơn
Có TK3331
Khi khách hàng thanh toán tiền, kế toán ghi:
Nợ TK111,112 Số tiền khách hàng thanh toan
Có TK131
Ví du :Ngày 21/12/2005 theo HĐ số 666/HĐKT-BD0ĐT Công ty đã bán
cho Bưu Điện Đồng Tháp các mặt hàng sau:
1.Cáp chống cháy 18.000m, đơn giá 7.972 đ/m, giá vốn 7.482 đ /m
2.Măng xông cáp 400 x 2, 2.470,71m, đơn giá 3.506.664,05 đ/m, giá
vốn 3.204.550 đ/m.
Khách hàng chưa thanh toán, thuế GTGT 5%. Kế toán ghi:
Cáp chống cháy:
Nợ TK632 134.676.000
Có TK156 134.676.000
Nợ TK131 150.670.800
Có TK5111 143.496.000
Có TK3331 7.174.800
Măng xông cáp:
Nợ TK131 9.097.147.432
SVTH: Ngô Thị Thu Trang Trang 69
Có TK5111 8.663.949.935
Có TK3331 433.197.497
Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: Lư Thị Thanh Nhàn

Nợ TK632 7.917.513.731
Có TK156 7.917.513.731

3. Hàng bán bị trả lại :

Trong trường hợp Công ty bán hàng nhưng không đảm bảo những cam kết
trong hợp đồng mua bán như : chất lượng hàng hóa, số lượng… Khách hàng sẽ
xuất trả lại hàng cho Công ty, kèm theo các chứng từ :
•Hợp đồng mua bán (nếu có)
•Giấy đề nghị trả hàng (do bên mua lập )
•Hóa đơn GTGT (Khách hàng xuất lại)
•Biên bản giao hàng
•Phiếu nhập kho hàng bán bị trả lại (do công ty lập)
Kế toán căn cứ trên các chứng từ trên và hạch toán :
Khi nhập hàng vào, kế toán ghi:
Nợ TK156
Giá vốn hàng bán
Có TK632
Đồng thời kế toán ghi nhận hàng bán bị trả lại:
Nợ TK531
Ví dụ : Nợ
Ngày 13/12/2005 Công Ty TNHH Trị
TK3331 Việtgiá
Anhàng bán trên
đã xuất HĐ
trả lại hàng cho
Công ty theo HĐ số 094480 ngày 25/10/2005 là 10.000m dây nhảy 0.5mm (mã vật
Có TK131,111,112
tư V1516), giá bán 500đ/m, giá vốn 270,5đ/m. Hàng về nhập tại kho Công ty. Kế
toán căn cứ trên phiếu nhập kho VN4 kèm theo hóa đơn GTGT, ghi:
Nhập lại hàng bán:
Nợ TK156 2.705.000
Có TK632 2.705.000
Hàng bán bị trả lại:

Nợ TK531 5.000.000
Nợ TK3331 500.000
Có TK131 5.500.000
SVTH: Ngô Thị Thu Trang Trang 70
 Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: Lư Thị Thanh Nhàn

4.Phương pháp tính giá vốn hàng bán và phân bổ chi phí mua hàng.
4.1.Phương pháp tính giá vốn tại công ty:
Hiện nay Công ty tính giá vốn hàng xuất kho theo phương pháp bình quân
gia quyền.
Ưu điểm của phương pháp này là việc quản lý giá xuất kho chặt chẽ. Với
phần mềm kế toán FAST, có trang bị danh mục hàng tồn kho cho phép cập nhật
thường xuyên để quản lý chi tiết từng mặt hàng một, nên việc quản lý hàng tồn
kho khó bị nhầm lẫn.
Nhược điểm của phương pháp này phản ảnh không chính xác giá hàng xuất
bán theo giá thị trường.
4.2.Phương pháp phân bổ chi phí mua hàng:
Chi phí mua hàng, kế toán không theo dõi trên một tài khoản riêng. Khi
nghiệp vụ mua hàng phát sinh, chi phí mua hàng được hạch toán hết vào chi phí
bán hàng (chi tiết cho từng loại chi phí). Cuối kỳ kế toán sẽ kết chuyển hết vào tài
khoản – Xác định kết quả kinh doanh.
Chi phí mua hàng chỉ được kế toán theo dõi trên một sổ riêng để tính giá
vốn của hàng mua vào cho từng lô hàng. Qua đó ước tính giá hàng bán ra.
Cụ thể là : Công ty nhập một .Sau đó Công ty bán nguyên lô cho Công ty
TNHHTM DV Vĩnh Thuyền. Kế toán giá thành tập hợp tất cả chi phí phát sinh
mua hàng để xác định giá bán như sau:

Cty Cổ Phần Vật Tư Bưu Điện POTMASCO

BẢNG TÍNH GIÁ THÀNH LÔ HÀNG 5.364.200M CÁP ĐỒNG
LC 20905=31,957.13 USD.
CT NỘI DUNG CHI PHÍ GHI CHÚ
695 6/01/03 –ký quĩ 3,287.50USD x 15331 đ 50.400.663
Phí mở L/C =47.88USD x 15331 đ 734.048
Phí dịch vụ mua ngoại tệ 25.567 51.160.278
Phí bảo hiểm của Cty BH Bưu Điện PTI 1.948.000
1360 5/09/05 Thanh toán tiếp= 28,669.63USD x 15368 đ 440.594.874

SVTH: Ngô Thị Thu Trang Trang 71

 Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: Lư Thị Thanh Nhàn

397 11/03/05 Phí đảm bảo =50USD x 15376 đ 768.800

543 11/03/05 Phí thanh toán= 68.91USD x 15376 đ 1.059.560
Phí dịch vụ mua ngoại tệ 221.212
Thuế Nhập khẩu TK3333 36.888.729
Phí giao nhận +vận chuyển 3.837.275
Lãi trả ngân hàng từ 6/01/05 đến 5/03/05 =59 ngày 754.614 LS 0,75%
Trả lãi ngân hàng 5tháng từ 11/11/04 đến 11/04/05 21.137.635 VAT =
26.436.922
TỔNG CHI PHÍ 558.370.977
Thực nhập : m 5.364.200
Giá thành chưa VAT : đ/m 104,092
Lãi định mức : đ/m 75
Thuế GTGT 5% 116,60
Giá bán có VAT :đ/m 2.449,30

SVTH: Ngô Thị Thu Trang Trang 72