QUY ĐỊNH

VỀ THỂ THỨC TRÌNH BÀY VĂN BẢN

(Ban hành kèm theo Quyết định số 367/2005/QĐ-HĐQT ngày 05/10/2005 của Hội đồng quản trị Ngân
hàng TMCP Sài Gòn Thương Tín)

CHƯƠNG I
QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh

Quy định này quy định về các thành phần cấu thành văn bản, tiêu chuẩn trình bày cho các loại
văn bản của Ngân hàng thương mại cổ phần Sài Gòn Thương Tín được soạn thảo trên máy vi
tính và in ra giấy, bao gồm văn bản lập quy và các văn bản thông thường được soạn thảo trên
máy vi tính.

Trường hợp văn bản được in thành sách, đăng trên báo chí hoặc các loại ấn phẩm khác thì có thể
không tuân theo các tiêu chuẩn trong Quy định này. Thể thức trình bày văn bản để trình chiếu
bằng các phương tiện kỹ thuật được áp dụng theo quy định riêng của Tổng giám đốc.

Điều 2. Giải thích từ ngữ

Trong Quy định này, một số từ ngữ được hiểu như sau:
1. Ngân hàng là Ngân hàng thương mại cổ phần Sài Gòn Thương Tín.

2. Cơ quan ban hành văn bản là các cơ quan, đơn vị trong hệ thống Ngân hàng thực hiện việc soạn
thảo và ban hành văn bản theo chức năng, nhiệm vụ được giao.

3. Văn bản thông thường là hệ thống các văn bản bao gồm:
a) Công văn để chỉ đạo thực hiện hoặc giải quyết công việc giữa các đơn vị cùng cấp, giữa đơn
vị cấp trên với đơn vị cấp dưới trong hệ thống Ngân hàng; giữa Ngân hàng với các tổ chức, cá
nhân bên ngoài;
b) Thông cáo dùng để công bố sự kiện quan trọng về đối nội, đối ngoại của Ngân hàng;
c) Thông báo để thông tin về hoạt động của Ngân hàng và các tin tức mà các đơn vị trực thuộc
Ngân hàng cần biết;
d) Đề án (phương án, kế hoạch) để trình bày một dự kiến, một kế hoạch thực hiện, một nhiệm
vụ công tác trong một thời gian nhất định;
e) Tờ trình để đề xuất với cấp trên về một vấn đề mới, xin cấp trên phê duyệt chủ trương, chính
sách, chế độ, tiêu chuẩn, định mức hoặc một đề nghị thay đổi, bổ sung, bãi bỏ một văn bản,
một quy định không còn phù hợp;
f) Báo cáo dùng để tường thuật, thông tin lại về các sự việc, vấn đề;
g) Biên bản để ghi lại các sự việc xảy ra, các ý kiến kết luận tại các hội nghị, cuộc họp; ghi chép
các việc đã xử lý hoặc bàn giao công việc, chức trách;
h) Hợp đồng các loại theo quy định của pháp luật;

1/20
 i) Đơn từ các loại để đề đạt nguyện vọng, nêu ý kiến đóng góp về các hoạt động hàng ngày của
Ngân hàng;
j) Các loại văn bản khác của các đơn vị trong hệ thống Ngân hàng phù hợp với chức năng,
nhiệm vụ được giao.

Điều 3. Thông số kích thước văn bản

1. Khổ giấy:
Các văn bản thông thường phải được trình bày trong trang A4.

2. Phông (Font) và cỡ (Size) chữ:

a) Phông chữ được dùng để trình bày văn bản phải là phông Arial Unicode MS với bảng mã
Unicode. Họ tên người ký văn bản thì có thể sử dụng phông chữ khác;
b) Cỡ (Size) chữ được quy định trong văn bản được quy định tại Phụ lục 2 của Quy định này. Cỡ
chữ sử dụng thực tế trong văn bản có thể khác so với Quy định này nhưng phải đảm bảo tính
thẩm mỹ, tính phổ biến của văn bản.

3. Vùng trình bày văn bản:

Vùng trình bày văn bản cách mép trái trang giấy khoảng 3cm đến 3,5cm, cách mép phải khoảng
1,5cm đến 2cm, cách mép trên khoảng 1,5cm đến 2cm, cách mép dưới khoảng 2cm đến 2,5cm.

CHƯƠNG II
THỂ THỨC TRÌNH BÀY VĂN BẢN

Mục 1. Mẫu trình bày các thành phần trong văn bản

Điều 4. Quốc hiệu

Quốc hiệu được trình bày ở phía trên cùng, bên phải trang đầu của văn bản (có thể đặt ở phía
trên cùng, giữa văn bản đối với các văn bản mang tính chất cá nhân và không ghi tên cơ quan
ban hành văn bản).

Dòng trên: CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM trình bày bằng chữ in hoa, kiểu chữ
đứng đậm.

Dòng dưới: Độc lập – Tự do – Hạnh phúc trình bày bằng kiểu chữ đứng đậm, chữ đầu tiên của
mỗi cụm từ được viết hoa và cách nhau bởi dấu gạch nối, phía dưới là đường gạch ngang, nét liền
kéo dài bằng với chiều dài của dòng chữ và đặt cân đối ở giữa.

Điều 5. Tên cơ quan ban hành văn bản

1. Đối với văn bản do Hội sở ban hành:
Tên gọi Ngân hàng được ghi ở góc trái, trang đầu của văn bản, ngang hàng với Quốc hiệu. Dòng
trên viết NGÂN HÀNG THƯƠNG MẠI CỔ PHẦN, dòng dưới viết SÀI GÒN THƯƠNG TÍN bằng
chữ in hoa, kiểu chữ đứng đậm, phía dưới là đường gạch ngang, nét liền kéo dài khoảng 1/2 so
với dòng chữ “NGÂN HÀNG THƯƠNG MẠI CỔ PHẦN” và đặt cân đối ở giữa.

2/20
2. Đối với văn bản do các đơn vị trực thuộc Ngân hàng ban hành:
Tên gọi Ngân hàng và tên của đơn vị ban hành văn bản được ghi ở góc trái, trang đầu của văn
bản, ngang hàng với Quốc hiệu. Dòng trên viết NGÂN HÀNG SÀI GÒN THƯƠNG TÍN, dòng dưới
viết tên đơn vị ban hành văn bản bằng chữ in hoa, kiểu chữ đứng đậm, phía dưới là đường gạch
ngang, nét liền kéo dài khoảng 1/2 so với dòng chữ “NGÂN HÀNG SÀI GÒN THƯƠNG TÍN” và
đặt cân đối ở giữa.

3. Đối với các văn bản thông thường, tên cơ quan ban hành văn bản theo quy định tại khoản 1 và 2
Điều này có thể được trình bày theo mẫu nêu tại phụ lục 4 của Quy chế này.

Điều 6. Số, ký hiệu văn bản

1. Số của văn bản là số thứ tự đăng ký văn bản do Ngân hàng và các đơn vị trực thuộc Ngân hàng
ban hành trong một năm. Việc phân loại văn bản để đánh số sẽ được quy định riêng tùy theo tổng
số văn bản và số lượng mỗi loại văn bản được ban hành.

2. Số, ký hiệu văn bản được ghi ở bên dưới tên cơ quan ban hành văn bản, bằng kiểu chữ đứng, có
cơ cấu như sau:
“Số: …/năm ban hành/chữ viết tắt tên loại văn bản–chữ viết tắt tên đơn vị ban hành văn bản”.
Giữa số, năm ban hành văn bản và ký hiệu văn bản là các dấu gạch chéo, gạch nối được viết liền
không có khoảng cách. Số văn bản được đánh số theo chữ số ả-rập, bắt đầu từ số 01 vào ngày
đầu năm và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm. Các số dưới 10 phải viết thêm số 0 ở đằng
trước. Năm ban hành văn bản phải được ghi ngay phía sau số của văn bản và ghi đầy đủ các con
số.

3. Đối với các văn bản thông thường thì vẫn phải ghi số, ký hiệu như quy định tại khoản 1 Điều này
nhưng không được ghi năm ban hành.

Điều 7. Địa danh và ngày tháng năm ban hành văn bản
1. Địa danh ghi trên văn bản là tên gọi chính thức của đơn vị hành chính (tên riêng của tỉnh, thành
phố trực thuộc Trung ương) nơi đơn vị ban hành văn bản đặt trụ sở.

2. Địa danh và ngày tháng năm ban hành văn bản được ghi ở bên dưới Quốc hiệu, ghi bằng chữ
thường, kiểu chữ nghiêng. Ngày tháng năm ban hành văn bản là ngày văn bản được ký, vào sổ,
lấy số trước khi ban hành.

3. Địa danh ban hành văn bản đặt trước thời gian ban hành văn bản, chữ cái đầu tiên của các âm
tiết tạo thành tên riêng chỉ địa danh được viết hoa, sau địa danh là dấu phẩy (,).

4. Ngày tháng năm ban hành văn bản phải được viết đầy đủ bằng các từ “..., ngày ... tháng ... năm
...”. Số ngày tháng năm ban hành văn bản viết bằng chữ số ả-rập, những số chỉ ngày nhỏ hơn 10
và số chỉ tháng 1, tháng 2 phải viết số 0 ở trước.

3/20
Điều 8. Tên loại văn bản và trích yếu nội dung văn bản
1. Đối với văn bản có tên loại (Nghị quyết, Quyết định, Chỉ thị, Tờ trình…):
Tên loại văn bản được viết bằng chữ in hoa, kiểu chữ đứng đậm, được trình bày ở giữa trang văn
bản, dưới địa danh và ngày tháng năm ban hành văn bản. Phía dưới tên loại văn bản là trích yếu
nội dung văn bản theo quy định tại Điều 9 Quy định này.

Dưới trích yếu nội dung văn bản đối với một số loại văn bản (Tờ trình…) có thể có cụm từ “Kính
gửi” để xác định đối tượng nhận văn bản. Cụm từ này viết bằng kiểu chữ đứng, gạch dưới, có dấu
hai chấm (:) ở phía sau. Tên cơ quan, tổ chức, cá nhân nhận văn bản được trình bày bằng kiểu
chữ đứng đậm.

2. Đối với văn bản không có tên loại (Công văn):

Chỉ được ghi cụm từ “Kính gửi”, viết bằng kiểu chữ đứng, gạch dưới, sau cụm từ “Kính gửi” là dấu
hai chấm (:), được trình bày tại vị trí của tên loại văn bản (đối với văn bản có tên loại). Tên cơ
quan, tổ chức, cá nhân nhận văn bản được trình bày bằng kiểu chữ đứng đậm. Chi tiết trình bày
của Công văn áp dụng theo phụ lục 3 của Quy định này.

Điều 9. Trích yếu nội dung văn bản

Trích yếu nội dung văn bản là một câu văn ngắn gọn hoặc một cụm từ thể hiện khái quát nội
dung chủ yếu của văn bản. Trích yếu nội dung văn bản được ghi dưới tên loại văn bản, bằng kiểu
chữ đứng, bắt đầu bằng ký hiệu V/v.

Trích yếu nội dung văn bản được ghi dưới phần số, ký hiệu văn bản đối với văn bản không có tên
loại (Công văn).

Điều 10. Căn cứ ban hành văn bản

1. Đối với văn bản đưa ra quyết định quản lý, điều hành (Quyết định ban hành Quy định, Quy chế…)
thì chỉ nêu những căn cứ trực tiếp liên quan đến nội dung của văn bản, được trình bày theo dạng
văn “điều khoản”. Trong trường hợp này, những căn cứ ban hành văn bản được sắp xếp theo thứ
tự sau:
a) Căn cứ pháp lý (sắp xếp thứ tự căn cứ theo cấp độ hiệu lực pháp lý);
b) Căn cứ thẩm quyền (chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của đơn vị ban hành văn bản);
c) Lý do ban hành (nhằm giải quyết vấn đề gì, theo đề nghị của cấp nào, đơn vị nào…).

Căn cứ ban hành văn bản trên được trình bày thành từng dòng riêng biệt, viết bằng kiểu chữ
nghiêng, đầu mỗi căn cứ là dấu gạch nối, sau mỗi căn cứ là dấu chấm phẩy (;), hết căn cứ cuối
cùng là dấu phẩy (,).

2. Đối với các loại văn bản khác thì căn cứ ban hành được ưu tiên viết liền mạch vào phần nội dung
của văn bản, trong trường hợp khi văn bản có nhiều căn cứ trở lên thì phần căn cứ ban hành có
thể được viết tương tự như quy định tại Khoản 1 Điều này.

4/20
Điều 11. Trình bày nội dung văn bản
1. Nội dung văn bản:
Nội dung văn bản là thành phần chủ yếu của một văn bản, trong đó, các quy định (đối với văn
bản lập quy), các quy định được đặt ra; các vấn đề, sự việc được trình bày. Nội dung văn bản
phải bảo đảm những yêu cầu cơ bản sau:
a) Phù hợp với hình thức văn bản được sử dụng;
b) Phù hợp với đường lối, chủ trương, chính sách của Ngân hàng; phù hợp với quy định của
pháp luật;
c) Các quy định hay các vấn đề, sự việc phải được trình bày ngắn gọn, rõ ràng, chính xác;
d) Sử dụng ngôn ngữ viết, cách diễn đạt đơn giản, dễ hiểu;
e) Dùng từ ngữ phổ thông; không dùng từ ngữ địa phương và từ ngữ nước ngoài nếu không thực
sự cần thiết. Đối với thuật ngữ chuyên môn cần xác định rõ nội dung thì phải được giải thích
trong văn bản;
f) Không viết tắt những từ, cụm từ không thông dụng. Đối với những từ, cụm từ được sử dụng
nhiều lần trong văn bản thì có thể viết tắt nhưng các chữ viết tắt lần đầu của từ, cụm từ phải
được đặt trong ngoặc đơn ngay sau từ, cụm từ đó;
g) Việc viết hoa được thực hiện theo Quy định này và theo quy tắc chính tả tiếng Việt;
h) Khi viện dẫn lần đầu văn bản có liên quan, phải ghi đầy đủ tên loại, trích yếu nội dung văn
bản; số, ký hiệu văn bản; ngày, tháng, năm ban hành văn bản và tên cơ quan, tổ chức ban
hành văn bản (trừ trường hợp đối với luật, pháp lệnh hay chính sách của Ngân hàng); trong
các lần viện dẫn tiếp theo, có thể ghi tên loại và số, ký hiệu của văn bản đó.

2. Nội dung văn bản được trình bày ở vị trí theo nêu tại Phụ lục 1 Quy định này, khoảng cách giữa
các dòng trong cùng một đoạn văn được định dạng “Single”; khoảng cách giữa các “Chương”,
“Mục”, “Điều”, “Khoản” hoặc đoạn văn (paragraph) là một phím “Enter”. Khi xuống dòng trong một
đoạn văn hoặc giữa hai đoạn văn thì chữ đầu dòng lùi vào một “Tab” (khoảng 1.0 cm).

3. Đối với văn bản đưa ra quyết định quản lý, điều hành (Quy chế, Quy định…): nội dung văn bản
phải được trình bày dưới dạng văn “điều khoản”, có thể bao gồm một hoặc toàn bộ các nội dung
sau:
a) Phần: Chữ “Phần” và số thứ tự phần được trình bày thành một dòng riêng. Chữ “Phần” được
trình bày bằng chữ in hoa, kiểu chữ đứng đậm, số thự tự phần ghi bằng chữ số La Mã. Tên
phần được trình bày thành một dòng riêng, bằng chữ in hoa, kiểu chữ đứng đậm;
b) Chương: Chữ “Chương” và số thứ tự chương được trình bày thành một dòng riêng. Chữ
“Chương” được trình bày bằng chữ in hoa, kiểu chữ đứng đậm, số thứ tự chương ghi bằng
chữ số La Mã. Tên chương được trình bày thành một dòng riêng, bằng chữ in hoa, kiểu chữ
đứng đậm;
c) Mục: Chữ “Mục”, số thứ tự mục và tên mục được trình bày thành một dòng, kiểu chữ nghiêng
đậm. Số thứ tự của mục được ghi bằng số tự nhiên; giữa số và tên mục cách nhau bởi dấu
chấm (.);
d) Điều: Chữ “Điều”, số thứ tự điều và tên điều được trình bày thành một dòng, kiểu chữ đứng
đậm. Số thứ tự của điều được ghi bằng số tự nhiên, giữa số điều và tên điều cách nhau bởi
dấu chấm (.);
5/20
 e) Khoản: Số thứ tự khoản được ghi bằng số tự nhiên, sau đó là dấu chấm (.);
f) Điểm (hay còn gọi là tiết): số thứ tự của điểm được ghi bằng thứ tự chữ cái thường tiếng Việt,
sau đó là dấu ngoặc đơn ( ) ).

Vị trí trình bày của chương, mục, điều, khoản, điểm được áp dụng theo hình thức quy chuẩn
thông dụng hiện nay trong văn bản lập quy của Ngân hàng cũng như trong văn bản pháp luật của
Nhà nước.

Điều 12. Điều khoản thi hành của văn bản

Điều khoản thi hành của các văn bản bao gồm toàn bộ hoặc một phần các nội dung sau:
1. Hiệu lực của văn bản: nêu thời điểm bắt đầu hoặc giới hạn thời gian văn bản có hiệu lực thi hành
và chế tài (nếu có).

2. Xử lý văn bản cũ: phải nêu rõ, cụ thể những văn bản hoặc quy định nào bị hủy bỏ, thay thế toàn
bộ hay một phần; trong trường hợp cần thiết có thể ban hành kèm theo danh mục các văn bản
hay điều khoản bị hủy bỏ, thay thế.

3. Chủ thể (đối tượng) thi hành: nêu những đối tượng chịu trách nhiệm chính trong việc triển khai,
thực hiện, phối hợp… đối với văn bản được ban hành.

Điều 13. Thẩm quyền ký

1. Thẩm quyền ký bao gồm thể thức để ký, chức vụ, chữ ký và họ tên đầy đủ của người có thẩm
quyền ký và mẫu dấu (nếu có).

Thẩm quyền ký được trình bày ở dưới cùng bên phải vùng trình bày của văn bản đối với văn bản
một chữ ký; hoặc được dàn đều sang cả hai góc và phía dưới vùng trình bày của văn bản đối với
văn bản nhiều chữ ký, trong trường hợp này, vị trí của đơn vị chủ trì soạn thảo, ban hành văn bản
nằm ở góc trên bên phải văn bản. Nếu văn bản có nhiều trang thì thẩm quyền ký được trình bày
tại trang cuối cùng.

2. Thể thức đề ký:

a) TM: là thay mặt, nghĩa là ký văn bản dưới danh nghĩa thay mặt tập thể; được ghi vào trước tên
tập thể lãnh đạo;
b) KT: là ký thay, trong trường hợp được phân công hoặc người cấp trưởng vắng mặt thì người
cấp phó được quyền ký thay và chịu trách nhiệm về những văn bản mà mình ký thay;
c) TUN: là thừa ủy nhiệm, đây là trường hợp người có thẩm quyền sử dụng Quyết định ủy quyền
để ủy quyền cho cán bộ cấp dưới trực thuộc thực hiện một số công việc thuộc thẩm quyền
của mình;
d) TUQ: là thừa ủy quyền, đây là trường hợp người có thẩm quyền sử dụng Giấy ủy quyền để ủy
quyền cho cán bộ, nhân viên trực thuộc thực hiện từng vụ việc cụ thể.

3. Chức vụ, chữ ký và họ tên đầy đủ của người có thẩm quyền ký:
a) Chức vụ của người có thẩm quyền ký cùng với thể thức đề ký đi kèm được ghi bằng chữ in
hoa, kiểu chữ đứng đậm; không ghi lại tên đơn vị ban hành văn bản;
6/20
 b) Không được dùng bút chì, mực đỏ, mực đen hay mực dễ phai để ký;
c) Họ tên đầy đủ của người có thẩm quyền ký được ghi bằng kiểu chữ nghiêng đậm, chữ cái đầu
tiên của các âm tiết được viết hoa.

4. Mẫu dấu:
Dấu mộc của đơn vị ban hành văn bản phải được đóng ngay ngắn, rõ ràng, trùm lên 1/3 về bên
trái chữ ký. Dấu mộc được đóng bằng màu đỏ tươi. Văn bản gồm nhiều trang sau khi được ký,
đóng dấu để phát hành phải được đóng dấu giáp lai. Các phụ lục kèm theo văn bản chính được
đóng dấu lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan hoặc tên của phụ lục.

Điều 14. Nơi nhận văn bản

1. Nơi nhận xác định những cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân nhận văn bản với mục đích và trách
nhiệm cụ thể như để kiểm tra, giám sát; để xem xét, giải quyết; để thi hành; để trao đổi công việc;
để biết và để lưu …

2. Nơi nhận văn bản phải được xác định cụ thể trong văn bản, được trình bày ở bên trái, cuối văn
bản, dưới hoặc ngang với phần thẩm quyền ký văn bản, bao gồm mục “Nơi nhận” và mục “Sao
kính gửi”.

3. Đối tượng nhận văn bản được trình bày theo thứ tự như sau:
a) Các nhóm thuộc mục “Nơi nhận”:
- Nhóm có trách nhiệm thi hành văn bản: bao gồm các đơn vị, tổ chức, cá nhân là đối tượng
quản lý trực tiếp có trách nhiệm thi hành văn bản;
- Nhóm để phối hợp thực hiện: các đối tượng cần nhận văn bản để có sự phối hợp thực hiện;
- Đối với văn bản thông thường còn có thêm cụm từ “Như trên” ở dòng trên cùng.
b) Nhóm thuộc mục “Sao kính gửi”:
- Nhóm để báo cáo, kính tường: là các đơn vị có quyền giám sát hoạt động của đơn vị ban
hành văn bản mà đơn vị này phải gửi tới để báo cáo, kính tường. Đối với những đối tượng
khác nhận văn bản để biết cũng phải được ghi vào trong nhóm này;

Dòng cuối cùng của đối tượng nhận văn bản là nơi tên viết tắt của đơn vị/bộ phận có trách nhiệm
lưu văn bản.

3. Cụm từ “Nơi nhận”, “Sao kính gửi” áp dụng cho tất cả các loại văn bản, được trình bày bằng kiểu
chữ đứng đậm. Sau cụm từ “Nơi nhận”, “’Sao kính gửi” có dấu hai chấm (:).
Tên cơ quan, tổ chức, cá nhân nhận văn bản được trình bày thành từng dòng riêng, ghi bằng kiểu
chữ đứng, đầu dòng có gạch nối, cuối dòng có dấu chấm phẩy (;); dòng cuối cùng ghi tên đơn
vị/bộ phận lưu văn bản và kết thúc bằng dấu chấm (.).

Điều 15. Những thành phần thể thức khác

1. Trường hợp cần thiết, có thể ghi tên người đánh máy và số lượng bản phát hành trên văn bản.
Trong trường hợp này, chữ viết tắt của người đánh máy được trình bày bằng kiểu chữ đứng và số
lượng bản phát hành được trình bày bằng số tự nhiên ở dòng cuối cùng của “Nơi nhận”. Các phần
7/20
 này được ngăn cách bởi các dấu “/” và có cơ cấu như sau: Số lượng bản phát hành/Tên viết tắt
của người đánh máy.

2. Nếu văn bản có đính kèm tài liệu thì cụm từ “Đính kèm” được trình bày ngay bên dưới cụm từ “Nơi
nhận” và “Sao kính gửi”, được trình bày bằng kiểu chữ đứng đậm, sau cụm từ “Đính kèm” có dấu
hai chấm (:). Phía dưới trình bày tên các văn bản đính kèm bằng kiểu chữ đứng; tên các văn bản
đính kèm được trình bày thành từng dòng riêng, đầu dòng có gạch nối, cuối dòng có dấu chấm
phẩy (;); dòng cuối cùng kết thúc bằng dấu chấm (.).

3. Nếu văn bản có nhiều trang thì các trang văn bản chính, trang văn bản phụ và phụ lục (nếu có)
đều được đánh chung số thứ tự theo hướng tăng dần và được ghi ở giữa, phía dưới cùng của
trang văn bản (footer).

4. Các dấu thu hồi văn bản hoặc hạn chế phát hành văn bản như “thu hồi”, “xem xong xin trả lại”,
“không phổ biến”, “lưu hành nội bộ”, “không đăng tin trên báo, đài”, “dự thảo”, ”mật”, ... có thể
được trình bày tại chính giữa lề trên của trang nhất hoặc ở phía dưới, chính giữa trang cuối cùng
của văn bản, bằng kiểu chữ in hoa.

5. Địa chỉ giao dịch (nếu cần) như địa chỉ cơ quan, địa chỉ email, số điện thoại, số telex, số fax…
được trình bày bằng kiểu chữ đứng vào phía dưới cùng của trang giấy (chỉ áp dụng đối với văn
bản thông thường).

Mục 2. Cách thức viết hoa trong văn bản

Điều 16. Các yêu cầu về viết hoa trong văn bản
Viết hoa trong văn bản phải đảm bảo đúng với ngữ pháp và chính tả tiếng Việt phổ thông.

Điều 17. Quy định về viết hoa trong văn bản

1. Viết hoa các chữ cái đầu của các âm tiết:
a) Đầu câu: tiêu đề, lời nói đầu, các chương, mục, điều,… của văn bản;
b) Sau dấu chấm hỏi (?), dấu chấm than (!);
c) Sau dấu chấm (.), dấu chấm phẩy (;) trong trường hợp xuống dòng.

2. Viết hoa tất cả chữ cái đầu của các âm tiết tạo thành tên riêng chỉ người, chỉ địa danh. Đối với
danh từ chỉ phương hướng mang ý nghĩa định danh thì viết hoa chữ cái đầu của âm tiết chỉ
phương hướng và của âm tiết chỉ địa danh, giữa các âm tiết không có gạch nối (ví dụ: phía Bắc,
phía Nam, các tỉnh, thành phố phía Nam Việt Nam…).

3. Tên riêng của các cơ quan quản trị, điều hành, kiểm soát và tên riêng của các chức danh trong
Ngân hàng được viết hoa chữ cái đầu của các từ tạo thành tên riêng (ví dụ: Hội đồng quản trị,
Ban kiểm soát, Ban điều hành, Chủ tịch, Phó Chủ tịch, Giám đốc, Tổng giám đốc, Phó Tổng giám
đốc, Phòng Tài chính kế toán, Phòng Chính sách và pháp chế…). Quy định này được áp dụng
tương tự khi viết hoa các tên riêng và chức danh khác của Ngân hàng.

8/20
 Phụ lục 2: Phông (font) chữ, cỡ (size) chữ, kiểu chữ sử dụng trong văn bản

Phông Cỡ Trình
Stt Thành phần thể thức Ví dụ trình bày
(Font) Chữ Bày
1 Quốc hiệu 10 Đậm CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Tiêu ngữ Thường Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

2 Tên gọi Ngân hàng 10 Đậm NGÂN HÀNG THƯƠNG MẠI CỔ PHẦN
trong văn bản Đậm SÀI GÒN THƯƠNG TÍN

3 Số, năm, ký hiệu 10 Thường Số: 09/2004/QĐ-CNHN

4 Địa danh, ngày tháng 10 Nghiêng Hà Nội, ngày 31 tháng 12 năm 2005
năm
5 Trích yếu 10 Thường V/v xin trang bị máy vi tính
6 Tên loại 16 Đậm TỜ TRÌNH
7 Tên đối tượng nhận 10 Đậm Thường trực Hội đồng quản trị
văn bản Ban Tổng giám đốc
8 Nội dung văn bản 10
9 Thẩm quyền ký: 10
a Thể thức đề ký Đậm TUN. GIÁM ĐỐC CHI NHÁNH

b Chức vụ người ký Đậm PHÓ GIÁM ĐỐC

c Họ tên người ký Đậm Nguyễn Văn A

10 Nơi nhận văn bản:

a Nơi nhận 09 Đậm Nơi nhận:
b Đối tượng nhận: 09 Thường - Như Điều 3 “để thi hành”.
Sao kính gửi:
c Số lượng bản chính 09 Thường - TT/HĐQT, BKS “để kính tường”.
phát hành/Tên tắt Lưu P. HCQT.
người đánh máy 02/PNV

11 Đính kèm: 09 Đậm

Tên văn bản đính kèm 09 Thường Đính kèm:
- Hồ sơ pháp lý Sacombank;
-…

11/20
Phụ lục 3: Tên viết tắt loại văn bản và Đơn vị ban hành văn bản
1. Tên viết tắt loại văn bản:

Stt Tên loại văn bản Viết tắt Ví dụ trình bày

01 Nghị quyết NQ Số: ……/2005/NQ-HĐQT
02 Quyết định QĐ Số: ……/2005/QĐ-HĐQT
03 Hướng dẫn HD Số: ……/2005/HD-TCKT
04 Chỉ thị CT Số: ……/2005/CT-QTNNL
05 Công văn CV Số: ……/CV-CSPC
06 Thông báo TB Số: ……/TB-CNTT
07 Thông cáo TC Số: ……/TC-TGĐ
08 Tờ trình TT Số: ……/TT-KHĐT
09 Báo cáo BC Số: ……/BC-CNHN
10 Biên bản BB Số: ……/BB-CNTB
11 Hợp đồng HĐ Số: ……/HĐ-SGD

2. Tên viết tắt cơ quan ban hành văn bản:

Stt Tên cơ quan ban hành văn bản Viết tắt Ví dụ trình bày
01 Hội đồng quản trị HĐQT Số: ……/20…./……-HĐQT
02 Ban Kiểm soát BKS Số: ……/20…./……-BKS
03 Tổng giám đốc TGĐ Số: ……/20…./……-TGĐ
04 Phòng Chính sách và Pháp chế CS&PC Số: ……/20…./……-CSPC
05 Phòng Tín dụng TD Số: ……/…….-TD
06 Phòng Quản trị nguồn nhân lực QTNNL Số: ……/…….-QTNNL
07 Phòng Kế hoạch – Đầu tư KHĐT Số: ……/…….-KHĐT
08 Phòng Marketing Không viết tắt Số: ……/…….-Marketing
09 Phòng Tài chánh – Kế toán TCKT Số: ……/…….-TCKT
10 Phòng Kiểm tra Kiểm toán KTKT Số: ……/…….-KTKT
11 Phòng Hành chánh quản trị HĐ Số: ……/…….-HCQT
12 Trung tâm Công nghệ thông tin TT.CNTT Số: ……/…….- TT.CNTT
13 Trung tâm Thẻ TTT Số: ……/…….- TTT
14 Phòng Thanh toán nội địa & Quỹ TTNĐ&Q Số: ……/…….- TTNĐ&Q
15 Phòng Thanh toán quốc tế TTQT Số: ……/…….- TTQT
17 Chi nhánh/Sở giao dịch ………… CN/SGD + các chữ cái + Chi nhánh Sài Gòn:
đầu của tên CN Số: ……/…….- CNSG
+ Sở giao dịch Tp. HCM:
Số: ……/…….- SGDTP.HCM
……….
18 Phòng giao dịch PGD Số: ……/…….- PGD
19 Tổ Tín dụng TTD Số: ……/…….- TTD
20 Văn phòng đại diện VPĐD Số: ……/…….- VPĐD

12/20
Phụ lục 4: Mẫu quốc hiệu và tên cơ quan ban hành văn bản

13/20
Phụ lục 5: Mẫu công văn của Chi nhánh (trường hợp sử dụng logo)

CHI NHÁNH ………………

Số: …/CV-CN…… ………, ngày ….. tháng …… năm ……
V/v …………………

Kính gửi: …………………………………………….

.....................................................................................................................................................
..................................................................................................................................................................
..................................................................................................................................................................
..................................................................................................................................................................
..................................................................................................................................................................
..................................................................................................................................................................
..................................................................................................................................................................
..................................................................................................................................................................

GIÁM ĐỐC

Nơi nhận:
-
-
-
-

14/20
Phụ lục 6: Mẫu công văn của Ban điều hành (trường hợp sử dụng logo)

Số: …/CV-… ………, ngày ….. tháng …… năm ……

V/v …………………

Kính gửi: …………………………………………….

.....................................................................................................................................................
..................................................................................................................................................................
..................................................................................................................................................................
..................................................................................................................................................................
..................................................................................................................................................................
..................................................................................................................................................................
..................................................................................................................................................................
..................................................................................................................................................................

TỔNG GIÁM ĐỐC

Nơi nhận:
-
-
-
-

15/20
Phụ lục 7: Mẫu thông báo
NGÂN HÀNG SÀI GÒN THƯƠNG TÍN CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
CHI NHÁNH …………. Độc lập – Tự do - Hạnh phúc

Số: …/TB-CN…… ………, ngày ….. tháng …… năm ……

THÔNG BÁO
V/v ………………………………

.....................................................................................................................................................
..................................................................................................................................................................
..................................................................................................................................................................
..................................................................................................................................................................
..................................................................................................................................................................
..................................................................................................................................................................
..................................................................................................................................................................
..................................................................................................................................................................

GIÁM ĐỐC

Nơi nhận:
-
-
-
-

16/20
Phụ lục 8: Mẫu tờ trình
NGÂN HÀNG SÀI GÒN THƯƠNG TÍN CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
CHI NHÁNH …………. Độc lập – Tự do - Hạnh phúc

Số: …/TT-CN…… ………, ngày ….. tháng …… năm ……

TỜ TRÌNH
V/v ………………………………

Kính gửi: .....................................................................................

.....................................................................................................................................................
..................................................................................................................................................................
..................................................................................................................................................................
..................................................................................................................................................................
..................................................................................................................................................................
..................................................................................................................................................................
..................................................................................................................................................................
..................................................................................................................................................................

GIÁM ĐỐC

Nơi nhận:
-
-
-
-

17/20
Phụ lục 9: Mẫu báo cáo
NGÂN HÀNG SÀI GÒN THƯƠNG TÍN CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
CHI NHÁNH …………. Độc lập – Tự do - Hạnh phúc

Số: …/BC-CN…… ………, ngày ….. tháng …… năm ……

BÁO CÁO
V/v ……………………………

Kính gửi: ........................................................................................

.....................................................................................................................................................
..................................................................................................................................................................
..................................................................................................................................................................
..................................................................................................................................................................
..................................................................................................................................................................
..................................................................................................................................................................
..................................................................................................................................................................
..................................................................................................................................................................

GIÁM ĐỐC

Nơi nhận:
-
-
-
-

18/20
Phụ lục 10: Mẫu Quyết định
NGÂN HÀNG THƯƠNG MẠI CỔ PHẦN CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
SÀI GÒN THƯƠNG TÍN Độc lập – Tự do - Hạnh phúc

Số: …/200…/QĐ-HĐQT ………, ngày ….. tháng …… năm ……

QUYẾT ĐỊNH
V/v ………………………………

HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ NGÂN HÀNG TMCP SÀI GÒN THƯƠNG TÍN

- Căn cứ .......................................................................................................................................... ;
- Xét đề nghị của ............................................................................................................................ ,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1.

Điều 2.

Điều 3.

TM. HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ

Chủ tịch

Nơi nhận:
- Như Điều 3 “để thi hành.
Sao kính gửi:
- TT/HĐQT, Trưởng BKS “để kính tường”;
Löu Vp. HÑQT.

19/20
Phụ lục 11: Mẫu biên bản
NGÂN HÀNG SÀI GÒN THƯƠNG TÍN CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
CHI NHÁNH …………. Độc lập – Tự do - Hạnh phúc

Số: …/BB-CN…… ………, ngày ….. tháng …… năm ……

BIÊN BẢN HỌP

V/v ……………………………………..

1. Thời gian họp:

Hôm này vào lúc:………giờ ngày………tháng………
Tại:......................................................................................................................................................

2. Thành phần tham dự:

− Ông Nguyễn Văn A Chức danh Chủ tọa
− Bà Nguyễn Thị B Chức danh Thành viên 1
− Ông Nguyễn Văn C Chức danh Thành viên 2
− Bà Nguyễn Thị D Chức danh Thư ký
Tổng số:……………………..

Cùng tham dự với nội dung sau:

..................................................................................................................................................................
..................................................................................................................................................................
..................................................................................................................................................................
..................................................................................................................................................................
..................................................................................................................................................................
..................................................................................................................................................................

Biên bản kết thúc vào lúc ……… giờ, ngày …….. tháng …….. năm ………..

Các thành viên tham dự cuộc họp thống nhất nội dung biên bản và cùng ký tên dưới đây.

Thư ký Thành viên 2 Thành viên 1 Chủ tọa

Nguyễn Thị D Nguyễn Văn C Nguyễn Thị B Nguyễn Văn A

20/20