Chương trình hợp tác Việt Nam – Thuỵ Điển

Tăng cường Năng lực Quản lý Đất đai và Môi trường (SEMLA)

Tài liệu đào tạo

ĐĂNG KÝ ĐẤT ĐAI

Quy Nhơn, tháng 5 năm 2007

1
 BỘ TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
VỤ ĐĂNG KÝ VÀ THỐNG KÊ ĐẤT ĐAI Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
CHƯƠNG TRÌNH SEM LA

NỘI DUNG, TRÌNH TỰ ĐĂNG KÝ ĐẤT ĐAI,

LẬP HỒ SƠ ĐỊA CHÍNH

Để phục vụ cho việc xây dựng dự án VLAP trong quá trình thực hiện nhiệm
vụ về đăng ký đất đai, lập hồ sơ địa chính, Vụ Đăng ký và Thống kê đất đai đã
hệ thống hoá các quy định về đăng ký đất đai theo quy phạm pháp luật đất đai
hiện hành đối với nhóm đối tượng sử dụng đất là các hộ gia đình, cá nhân và
cộng đồng dân cư theo các nhóm vấn đề chính:
- Đối tượng đăng ký quyền sử dụng đất;
- Nội dung đăng ký quyền sử dụng đất;
- Thủ tục đăng ký quyền sử dụng đất;
- Lập, chỉnh lý, quản lý hồ sơ địa chính và cung cấp thông tin đất đai.
Do yêu cầu về thời gian, báo cáo này mới được trình bày dưới dạng tóm tắt
các quy định trong các văn bản quy phạm pháp luật, không bao hàm việc lý giải
về cơ sở lý luận.

I - KHÁI NIỆM ĐĂNG KÝ QUYỀN SỬ DỤNG ĐẤT

1. Đăng ký quyền sử dụng đất

1.1. Thuật ngữ đăng ký QSDĐ: Là việc ghi nhận về quyền sử dụng đất đối với
một thửa đất xác định vào hồ sơ địa chính và cấp GCN nhằm chính thức xác lập
quyền và nghĩa vụ của người sử dụng đất.
1.2. Đặc điểm của đăng ký quyền sử dụng đất
- Mang đặc điểm của đăng ký nói chung;
- Là thủ tục hành chính
+ Do Nhà nước quy định và thực hiện;
+ Bắt buộc mọi đối tượng sử dụng đất phải thực hiện;
- Thực hiện đối với đất đai là loại tài sản đặc biệt:
+ Có giá trị đặc biệt:
Về giá trị sử dụng:
Không thể thiếu và có ý nghĩa sống còn với mọi tổ chức, cá nhân;
Nhu cầu ngày càng tăng, trong khi diện tích chỉ có giới hạn;
2
 Về giá đất: giá đặc biệt cao, thường xuyên thay đổi, luôn có xu hướng tăng
lên.
+ Không đồng nhất về quyền sử dụng đất giữa các nhóm người sử dụng,
giữa các mục đích sử dụng, giữa hình thức giao đất và thuê đất trả tiền 1 lần,
thuê đất trả tiền hàng năm;
+ Thường có các tài sản gắn liền (gồm: nhà, công trình xây dựng, cây rừng,
cây lâu năm); ảnh hưởng trực tiếp đến quyền của người sử dụng đất vì:
* Quyền sở hữu tài sản đôi khi không thuộc về người sử dụng đất;
* Các tài sản nếu phải di dời thì suy giảm hoặc không còn giá trị;
- Mục tiêu của đăng ký quyền sử dụng đất phải thực hiện đồng thời:
+ Ghi nhận vào hồ sơ địa chính làm cơ sở để Nhà nước quản lý đất theo
quy hoạch và theo pháp luật;
+ Cấp GCN cho người sử dụng đất để họ yên tâm đầu tư; có điều kiện thực
hiện các quyền;

II - ĐỐI TƯỢNG ĐĂNG KÝ QUYỀN SỬ DỤNG ĐẤT

1. Đối tượng đăng ký QSDĐ

- Nguyên tắc xác định người sử dụng đất phải đăng ký quyền sử dụng đất:
+ Là người đang sử dụng đất;
+ Là người có quan hệ trực tiếp với Nhà nước trong việc thực hiện quyền
và nghĩa vụ sử dụng đất theo pháp luật.
- Người sử dụng đất phải thực hiện ĐK (theo Điều 9 và 107/LĐĐ) gồm có:
+ Các tổ chức trong nước;
+ Hộ gia đình, cá nhân trong nước;
+ Cộng đồng dân cư đang sử dụng đất (đối với đất NN và công trình tín
ngưỡng)
+ Cơ sở tôn giáo được Nhà nước cho phép hoạt động;
+ Tổ chức nước ngoài có chức năng ngoại giao
+ Người Việt Nam định cư ở nước ngoài được mua nhà ở gắn liền với
QSDĐ đất ở
+ Người Việt Nam định cư ở nước ngoài, tổ chức và cá nhân nước ngoài
đầu tư vào VN (ĐK theo tổ chức kinh tế là pháp nhân VN);

2. Người chịu trách nhiệm thực hiện việc đăng ký

- Nguyên tắc chung: Người chịu trách nhiệm thực hiện việc đăng ký QSDĐ
là cá nhân mà pháp luật quy định phải chịu trách nhiệm trước Nhà nước đối với
việc sử dụng đất của người sử dụng đất;
- Người chịu trách nhiệm thực hiện việc đăng ký gồm có:
+ Người đứng đầu của tổ chức trong nước, tổ chức nước ngoài sử dụng
đất;

3
 + Thủ trưởng đơn vị đơn vị quốc phòng, an ninh (tại khoản 3 Điều
81/NĐ);
+ Chủ tịch Uỷ ban nhân dân cấp xã đối với đất do UBND cấp xã sử dụng;
+ Chủ hộ gia đình sử dụng đất;
+ Cá nhân, người VNam định cư ở nước ngoài, cá nhân nước ngoài SDĐ;
+ Người đại diện của cộng đồng dân cư SDĐ được UBND cấp xã chứng
thực;
+ Người đứng đầu cơ sở tôn giáo sử dụng đất;
+ Người đại diện cho những người có quyền sử dụng chung thửa đất.
- Lưu ý: trên hồ sơ ĐC và GCN phải ghi tên người sử dụng đất

III. NỘI DUNG ĐĂNG KÝ QUYỀN SỬ DỤNG ĐẤT

1. Yêu cầu nội dung đăng ký quyền sử dụng đất
Nội dung đăng ký quyền sử dụng đất gồm các thông tin về thửa đất liên quan
đến quyền và nghĩa vụ của người sử dụng đất được xác định và thể hiện trên
GCN, hồ sơ địa chính phục vụ cho yêu cầu quản lý nhà nước về đất đai. Nội
dung thể hiện trên GCN và hồ sơ địa chính gồm:
1.1. Vị trí thửa đất gồm các thông tin:
- Mã thửa đất là duy nhất trong cả nước gồm có các thông tin: MX.SB.ST
• MX là mã đơn vị hành chính cấp xã (chỉ ghi trên hồ sơ địa chính theo
Quyết định số 124/2004/QĐ-TTg ngày 08/7/2004 của Thủ tướng
Chính phủ);
• SB là số thứ tự tờ bản đồ địa chính trong phạm vi mỗi xã; trường hợp
trích đo địa chính thửa đất thì (SB) được xác định là “00”
• ST là số thứ tự thửa đất trên tờ bản đồ, hoặc số thứ tự tờ trích đo.
- Địa chỉ thửa đất gồm: tên khu vực(thôn, ấp, xử đồng…), tên đơn vị hành
chính các cấp có thửa đất.
1.2. Ranh giới thửa đất gồm các thông tin: Hình thể đường ranh giới, kích
thước cạnh, toạ độ đỉnh thửa.
Yêu cầu thể hiện: Đơn vị thể hiện là (m), được làm tròn đến hai chữ số thập
phân; Kích thước cạnh và toạ độ đỉnh thửa thể hiện trên Sơ đồ (hồ sơ kỹ thuật)
kèm theo bản đồ, riêng sơ đồ trên GCN chỉ thể hiện kích thước cạnh;
1.3. Diện tích thửa đất
Yêu cầu thể hiện:
+ Đơn vị thể hiện là (m2); làm tròn số đến một chữ số thập phân;
+ Xác định rõ: * Diện tích sử dụng “riêng” hay “chung”
* Diện tích theo từng mục đích (thửa đất ở có vườn, ao)
1.4. Người sử dụng đất:
Phải xác định và thể hiện các thông tin đối với từng loại đối tượng như sau:
4
 • Cá nhân: họ và tên, năm sinh, số và ngày, nơi cấp CMND, địa chỉ ĐK
hộ khẩu.
• Người VN định cư ở nước ngoài được mua nhà ở gắn liền với QSDĐ ở:
họ và tên, năm sinh, quốc tịch, số và ngày, nơi cấp hộ chiếu, địa chỉ
tạm trú tại Việt Nam .
• Đối với hộ gia đình: ghi chữ “Hộ” và họ, tên, năm sinh, số và ngày,
nơi cấp CMND của chủ hộ (hoặc người đại diện khác cùng có QSDĐ
chung của hộ), địa chỉ thường trú của hộ;
Trường hợp người đại diện cho hộ gia đình có vợ, chồng cùng có QSDĐ
chung của hộ thì ghi thông tin của cả hai vợ chồng (chú ý ghi quan hệ
giữa 2 người đó).
Trường hợp hộ gia đình có giấy tờ về QSDĐ mà trong giấy tờ đó ghi
tên từng thành viên trong hộ thì phải ghi các thông tin về tất cả những
thành viên đó
• Trường hợp QSDĐ là tài sản chung hai vợ, chồng thì thể hiện các thông tin
về cả hai vợ, chồng và quan hệ giữa 2 người đó;
Trường hợp hai vợ, chồng hoặc một trong hai người là người nước
ngoài hoặc người Việt Nam định cư ở nước ngoài thì chỉ ghi thông tin
đối với người được nhận quyền sử dụng đất tại Việt Nam theo quy
định tại Điều 99 của Nghị định 181/NĐ-CP đối với đất đó.
• Tổ chức trong nước: tên tổ chức, số và ngày ký QĐ thành lập; địa chỉ
trụ sở;
• Người Việt Nam định cư ở nước ngoài, tổ chức nước ngoài, cá nhân
nước ngoài đầu tư vào VN: ghi tên của tổ chức là pháp nhân VN, số
và ngày ký giấy phép đầu tư, địa chỉ trụ sở;
• Tổ chức nước ngoài có chức năng ngoại giao: tên tổ chức, địa chỉ trụ
sở;
• Cơ sở tôn giáo: tên cơ sở tôn giáo, địa chỉ đơn vị hành chính có cơ sở
đó;
• Cộng đồng dân cư: tên cộng đồng, địa chỉ đơn vị hành chính nơi cộng
đồng cư trú;
• Trường hợp có nhiều người sử dụng đất (nhiều tổ chức, hộ gia đình, cá
nhân, cộng đồng dân cư, tổ chức nước ngoài, cá nhân nước ngoài)
cùng sử dụng thửa đất thì phải thể hiện các thông tin về từng người
sử dụng đất đó.

1.5. Nguồn gốc sử dụng đất

Yêu cầu thể hiện thông tin nguồn gốc sử dụng đất trong từng trường hợp như sau:
+ Trường hợp được Nhà nước giao đất (đã có QĐ) thì thể hiện: Nhà nước
giao đất không (hoặc có) thu tiền sử dụng đất
Chú ý: Hình thức Nhà nước giao đất có thu tiền bao gồm cả các trường hợp:
* Được BQL Khu công nghệ cao, khu kinh tế giao lại đất;
* Người VN định cư ở nước ngoài được mua nhà ở (trừ nhà
chung cư)
5
 * Thuộc hình thức giao đất có thu tiền SDĐ nhưng được miễn,
giảm (phải ghi chú rõ trên GCN và hồ sơ địa chính về việc miễn, giảm đó);
+ Trường hợp được Nhà nước cho thuê đất (gồm các trường hợp đã có QĐ
hoặc hợp đồng thuê, hoặc trường hợp phải chuyển sang thuê đất theo quy định
của pháp luật) thì thể hiện: Nhà nước cho thuê trả tiền một lần (hoặc hàng năm)
Chú ý: trường hợp được miễn, giảm tiền thuê phải ghi chú rõ trên GCN
và hồ sơ địa chính về việc miễn, giảm đó);
+ Trường hợp đang sử dụng đất được Nhà nước công nhận QSDĐ (không
có QĐ (giao, cho thuê), hợp đồng thuê đất và không thuộc trường hợp phải
chuyển sang thuê đất theo quy định của pháp luật) thì thể hiện: Nhà nước công
nhận QSDĐ,
+ Trường hợp cấp mới GCN do tách thửa, hợp thửa, nhận chuyển quyền,
cấp đổi, cấp lại GCN thì ghi như trên GCN đã cấp lần đầu
+ Trường hợp chuyển mục đích sử dụng đất mà phải cấp GCN mới thì trên
GCN mới thể hiện nguồn gốc như trên GCN đã cấp trước khi chuyển mục đích
và thể hiện thêm việc chuyển sang mục đích mới
+ Trường hợp thuê đất, thuê lại đất của DN đầu tư hạ tầng trong khu công
nghiệp thì thể hiện: Thuê đất của Doanh nghiệp đầu tư hạ tầng khu công nghiệp.
+ Trường mua nhà chung cư thì thể hiện: Sở hữu căn hộ chung cư

1.6. Mục đích sử dụng đất

Yêu cầu thể hiện:
+ Thống nhất trên GCN với sổ địa chính, sổ mục kê; giữa sổ mục kê và bản
đồ;
+ Thửa sử dụng vào nhiều mục đích thể hiện cả mục đích chính và mục đích
phụ
Trường hợp thửa đất gồm đất ở, vườn, ao thì thể hiện từng mục đích và diện
tích của từng mục đích đó.
Chú ý: hình thức thể hiện: trên GCN phải thể hiện tên gọi đầy đủ của mục đích
sử dụng; trên hồ sơ địa chính phải thể hiện bằng ký hiệu .

1.7. Thời hạn sử dụng đất (điểm 3.g Điều 3 Quyết định 24 và mẫu sổ ĐC Thông tư
29)
Yêu cầu thể hiện:
+ Trường hợp sử dụng đất có thời hạn cần thể hiện rõ thời điểm "ngày-tháng-
năm" hết hạn sử dụng
+ Trường hợp sử dụng đất ổn định lâu dài thì thể hiện "Lâu dài";

1.8. Tài sản gắn liền với đất (Điều 48/LĐĐvà Điều 44/NĐ; khoản 4 Điều 3 Quyết
định 08 và mẫu sổ ĐC theo Thông tư 29)
Yêu cầu nội dung thông tin về tài sản thể hiện trong các trường hợp như sau:

6
 + Đối với cây lâu năm, cây rừng thì thể hiện: loại cây, diện tích có cây;
+ Đối với nhà ở hoặc nhà khác thì thể hiện: loại nhà (Nhà ở, Nhà xưởng,
nhà kho…), số tầng, diện tích xây dựng (diện tích chiếm đất), kết cấu (lực loại
vật liệu làm khung chịu lực, tường, mái, sàn như: nhà gạch ngói, nhà gỗ, nhà bê
tông chịu).
+ Đối với nhà chung cư thuộc quyền sở hữu của chủ đầu tư thì thể hiện: tên
nhà (Nhà chung cư), số tầng, diện tích XD, tổng số căn hộ, kết cấu (loại vật liệu
làm khung chịu lực, tường, mái, sàn như: nhà bê tông lắp ghép, bê tông chịu
lực).
+ Đối với căn hộ nhà chung cư đã bán thì thể hiện: Số của căn hộ và tên
nhà chung cư, vị trí tầng, diện tích sử dụng của căn hộ;
+ Đối với công trình hạ tầng kỹ thuật , công trình kiến trúc khác thì ghi:
Tên công trình (hạ tầng khu công nghiệp, giao thông, …), tên từng hạng mục
công trình cụ thể và diện tích chiếm đất từng hạng mục.
Chú ý: Trường hợp chủ sở hữu tài sản gắn liền với đất đã được xác định
thì phải thể hiện tên chủ sở hữu tài sản đó

1.9- Nghĩa vụ tài chính về đất đai chưa thực hiện (được ghi nợ)
- Các khoản nghĩa vụ có thể được ghi nợ gồm: tiền sử dụng đất, tiền thuê đất,
thuế chuyển quyền, lệ phí trước bạ;
- Yêu cầu nội dung thông tin thể hiện: loại nghĩa vụ tài chính được ghi nợ, số
tiền được nợ bằng số và bằng chữ.
Khi hoàn thành nghĩa vụ tài chính đối với khoản tiền chưa thực hiện thì phải
gạch bỏ thông tin ghi nợ, đồng thời thể hiện rõ: khoản tiền nghĩa vụ tài chính đã
nộp và chứng từ về việc nộp khoản tiền còn nợ.

1.10. Những hạn chế về quyền sử dụng đất

- Những trường hợp có hạn chế phải thể hiện gồm:
+ Thuộc QH sử dụng vào mục đích khác;
+ Thuộc hành lang bảo vệ an toàn công trình;
+ Có hạn chế diện tích xây dựng;
+ Hạn chế khác
- Yêu cầu thông tin phải thể hiện gồm:
+ Phạm vi hạn chế: toàn bộ thửa đất hoặc ranh giới (vị trí, hình thể, kích
thước trên sơ đồ, bản đồ), diện tích phần đất có hạn chế quyền sử dụng đất;
+ Nội dung hạn chế: thuộc quy hoạch sử dụng đất phải thu hồi, hoặc thuộc
hành lang bảo vệ an toàn công trình, hoặc không được xây dựng, hoặc tường
(lối đi) chung.
- Khi có thay đổi về nội dung hạn chế: phải thể hiện về sự thay đổi đó.

7
2. Xác định nội dung đăng ký quyền sử dụng đất
Nội dung đăng ký được xác định trong quá trình thực hiện thủ tục đăng ký
như sau:
2.1. Người sử dụng đất có nghĩa vụ kê khai các nội dung:
- Người sử dụng thửa đất;
- Vị trí sử dụng đất: địa chỉ thửa, số thứ tự thửa và số thứ tự tờ bản đồ (số hiệu thửa
do VPĐK xác định và cung cấp)
- Diện tích thửa: (theo bản đồ hoặc trích đo thửa đất do VPĐK cung cấp);
- Nguồn gốc sử dụng đất:
+ Có giấy tờ về QSDĐ (có QĐ giao, cho thuê): khai theo giấy tờ;
+ Không có giấy tờ: khai rõ nguồn gốc có đất và thời điểm sử dụng đất
- Mục đích sử dụng đất:
+ Có giấy tờ về QSDĐ (có QĐ giao, thuê, chuyển mục đích): khai theo
giấy tờ;
Trường hợp hiện trạng đã thay đổi thì khai theo hiện trạng
+ Không có giấy tờ: kê khai theo hiện trạng đang sử dụng đất.
- Thời hạn sử dụng đất: Có giấy tờ về QSDĐ thì kê khai theo giấy tờ đó;
- Tài sản gắn liền với đất (chỉ kê khai nếu có nhu cầu):
+ Tài sản chưa đăng ký sở hữu thì kê khai theo hiện trạng thực tế sử dụng,
Chú ý: Trường hợp có gạch chân thường có sai sót được phát hiện khi
kiểm tra
2.2. Việc xác định nội dung đăng ký QSDĐ khi giải quyết thủ tục ĐK như sau:
- Về Ranh giới thửa đất được xác định trong các trường hợp như sau:
+ Trường hợp có giấy tờ quy định tại khoản 1, 2, 5 Điều 50/LĐĐ mà trong
đó ghi rõ tình trạng ranh giới của thửa đất thì cơ quan TNMT có trách nhiệm xác
định ranh giới thửa đất đúng như trong giấy tờ và trích sao hồ sơ gửi cho những
người sử dụng đất liền kề biết. Sau 10 ngày nhận trích sao mà không có đơn
tranh chấp thì ranh giới thửa đất được xác định theo giấy tờ hiện có.
+ Trường hợp không có giấy tờ quy định tại khoản 1, 2, 5 Điều 50/LĐĐ
hoặc có giấy tờ đó nhưng không ghi rõ tình trạng ranh giới của thửa đất thì khi
đo vẽ bản đồ địa chính, đơn vị đo đạc dựa vào tình hình sử dụng đất cụ thể, ý
kiến của những người liền kề để xác định ranh giới thửa đất, lập bản mô tả về
ranh giới thửa đất và gửi cho những người có chung ranh giới thửa đất. Sau 10
ngày nhận được bản mô tả mà không có đơn tranh chấp thì ranh giới thửa đất
xác định theo bản mô tả đó.
+ Trường hợp người sử dụng đất liền kề vắng mặt dài ngày thì cơ quan
TNMT có trách nhiệm thông báo ba lần trong thời gian không quá mười ngày

8
trên phương tiện thông tin đại chúng của TW và địa phương về việc xác định
ranh giới chung của các thửa đất khi cấp GCN. Sau một tháng kể từ ngày thông
báo cuối cùng, nếu không có đơn tranh chấp của người liền kề thì thì ranh giới
thửa đất xác định theo trích sao hồ sơ hoặc bản mô tả ranh giới đã lập.
- Về vị trí, diện tích, người sử dụng đất được xác định trong quá trình thực
hiện thủ tục đăng ký quyền sử dụng đất
Chú ý: việc xác định diện tích đất ở trong trường hợp thửa có vườn, ao gắn
liền với nhà ở trong cùng thửa đất thuộc khu dân cư thực hiện theo Điều
87/LĐĐ, Điều 45 và 80/NĐ-181 như sau:
+ Trường hợp sử dụng đất có giấy tờ (theo khoản 1, 2, 5 Điều 50/LĐĐ) mà
trong giấy tờ đã xác định rõ ranh giới, diện tích đất ở (hoặc thổ cư) thì diện tích
đất ở được xác định theo giấy tờ đó ;
+ Trường hợp sử dụng đất có giấy tờ (theo khoản 1, 2, 5 Điều 50/LĐĐ) mà
trong giấy tờ chưa xác định rõ ranh giới, diện tích đất ở thì xác định diện tích
đất ở như sau:
• Thửa đất hình thành trước ngày 18/12/1980: thì diện tích đất ở được
xác định bằng không quá 5 lần hạn mức giao đất ở của UBND tỉnh
quy định.
• Thửa đất hình thành từ ngày 18/12/1980 đến trước ngày 01/7/2004:
thì diện tích đất ở được xác định theo hạn mức công nhận đất ở của
UBND cấp tỉnh
+ Trường hợp sử dụng đất không có giấy tờ (theo khoản 1, 2, 5 Điều
50/LĐĐ) thì diện tích đất ở xác định bằng hạn mức giao đất ở mới của UBND
tỉnh quy định.
+ Trường hợp diện tích thực tế đã làm nhà ở vượt hạn mức quy định của
tỉnh thì xác định diện tích đất ở theo hiện trạng nhưng người sử dụng đất phải
nộp tiền sử dụng đất đối với phần diện tích vượt hạn mức;
+ Đối với thửa đất đã cấp GCN trước ngày 01/10/2004 thì xác định theo
Điều 45/NĐ:
• Diện tích đất ở là diện tích đã ghi trên GCN;
• Khi chuyển mục đích sử dụng đất vườn, ao sang làm nhà ở hoặc khi
Nhà nước thu hồi đất thì diện tích đất ở được xác định lại theo
khoản 2, 3, 4 Điều 87 của /LĐĐ, Điều 80/NĐ.
• Phần diện tích đất ở mới được xác định thêm không phải nộp tiền sử
dụng đất;
- Về nguồn gốc sử dụng đất
• Trường hợp có giấy tờ về QSDĐ (có QĐ giao, cho thuê) thì xác định
theo giấy tờ đó.
• Trường hợp đang sử dụng không có các giấy tờ về QSDĐ thì xác định
là Nhà nước công nhận quyền sử dụng đất
- Về mục đích sử dụng đất được xác định như sau:
9
 + Trường hợp có QĐ giao, cho thuê đất, chuyển mục đích sử dụng đất thì xác
định theo giấy tờ đó.
Trường hợp hiện trạng đã thay đổi so với giấy tờ thì xem xét để cấp GCN
cho mục đích hiện trạng theo các điều kiện như đối với trường hợp không có
giấy tờ.
+ Trường hợp không có QĐ giao, cho thuê đất, chuyển mục đích sử dụng đất
thì xác định theo hiện trạng đang sử dụng đất;
- Về thời hạn sử dụng đất được xác định như sau:
+ Trường hợp có giấy tờ về QSDĐ mà trong giấy tờ đó đã xác định rõ thời hạn
sử dụng đất theo quy định của pháp luật đất đai thì xác định theo giấy tờ đó
+ Trường hợp không có giấy tờ về QSDĐ hoặc có giấy tờ về QSDĐ nhưng
trong giấy tờ đó không xác định rõ thời hạn hoặc đã xác định thời hạn nhưng không
đúng quy định của pháp luật đất đai thì xác định như sau:
• Thời hạn sử dụng đất vào từng mục đích được xác định theo quy định
tại các Điều 66, 67/LĐĐ; các Điều 33, 68, 71, 78/NĐ-181.
• Thời điểm tính thời hạn thực hiện theo Điểm 3.2 Mục I Thông tư
01/2005
* Nêu sử dụng trước 15/10/1993 thì thời điểm tính từ ngày
15/10/1993;
* Nếu sử dụng từ ngày 15/10/1993 thì được tính như sau:
. Tính từ ngày có QĐ giao, cho thuê đất (nếu có).
. Tính từ ngày cấp GCN (nếu không có QĐ giao, cho thuê đất)
• Đất nông nghiệp của hộ gia đình, cá nhân được giao vượt hạn mức trước
1/1/1999 thì được tiếp tục sử dụng theo thời hạn bằng 1/2 thời hạn giao
đất quy định tại khoản 1 Điều 67 của Luật Đất đai,
• Trường hợp chuyển quyền sử dụng đất thì xác định theo thời hạn của
bên chuyển quyền.
Trường hợp đã nhận chuyển nhượng từ đất nông nghiệp để thực hiện DA
sản xuất, kinh doanh phi nông nghiệp mà chưa xác định thời hạn thì thời hạn là
50 năm kể từ ngày QĐ cho chuyển mục đích (theo Điều 100/NĐ);
+ Trường hợp thửa đất sử dụng vào nhiều mục đích mà không phân biệt
ranh giới, diện tích của tong mục đích thì thời hạn sử dụng xác định theo mục
đích sử dụng chính.
Trường hợp thửa đất xây nhà cao tầng, trong đó có một số tầng để làm nhà
ở thì thời hạn sử dụng đất là “Lâu dài”
Trường hợp thửa đất bao gồm một phần là đất ở và một phần là đất nông
nghiệp (vườn, ao) thì thời hạn sử dụng được xác định cho riêng tong mục đích
sử dụng theo hiện trạng.
+ Trường hợp chuyển mục đích SDĐ thì thời hạn xác định như sau:
• Tổ chức kinh tế, người VN định cư ở nước ngoài, tổ chức và cá nhân
nước ngoài thực hiện dự án đầu tư (trừ khu CN, khu công nghệ cao)

10
 khi chuyển mục đích SDĐ thì thời hạn xác định lại theo dự án đầu
tư quy định tại khoản 3 Điều 67/LĐĐ;
• Tổ chức kinh tế (trong nước) chuyển mục đích từ đất phi nông nghiệp
sử dụng ổn định lâu dài sang đất phi nông nghiệp sử dụng có thời
hạn hoặc ngược lại thì thời hạn sử dụng là ổn định lâu dài;
• Hộ gia đình, cá nhân chuyển mục đích SDĐ thì thời hạn xác định như
sau:
* Theo thời hạn đã giao trước khi chuyển mục đích đối với trường
hợp chuyển mục đích giữa các loại đất nông nghiệp: trồng cây
hàng năm, lâu năm, trồng rừng SX, thuỷ sản, làm muối thì xác
định;
* Thời hạn là ổn định lâu dài đối với trường hợp chuyển mục đích từ đất
phi NN sử dụng ổn định lâu dài sang đất phi NN sử dụng có thời hạn
hoặc ngược lại;
* Xác định lại thời hạn theo quy định đối với mục đích sử dụng đất sau
khi chuyển và thời điểm tính từ ngày được chuyển mục đích trong các
trường hợp:
• Chuyển đất rừng phòng hộ, rừng đặc dụng sang mục đích
khác,
• Chuyển các loại đất nông nghiệp khác sang đất trồng rừng
phòng hộ, trồng rừng đặc dụng,
• Chuyển đất nông nghiệp sang mục đích phi nông nghiệp
- Về Nghĩa vụ tài chính về đất đai chưa thực hiện
Thông tin về Nghĩa vụ tài chính về đất đai được ghi nợ do Văn phòng đăng
ký QSDĐ xác định theo đề nghị của người sử dụng đất phù hợp với quy định
của pháp luật
- Về Những hạn chế về quyền sử dụng đất
+ Trường hợp có QĐ giao, cho thuê đất, chuyển mục đích sử dụng đất hoặc
giấy tờ khác về QSDĐ thì xác định theo giấy tờ đó (nếu có)
+ Trường hợp không có QĐ giao, cho thuê đất, chuyển mục đích sử dụng đất thì
xác định như sau:
• Đối với ràng buộc về QH sử dụng đất thì căn cứ vào QH, KH sử dụng
đất đã được cơ quan nhà nước có thẩm quyền xét duyệt để xác định .
• Đối với thửa đất nằm sát với các loại công trình có quy định lành lang
bảo vệ thì căn cứ ranh giới, mốc giới phạm vi bảo vệ công trình đã
xác định hoặc công bố theo quy định của Nhà nước để xác định.

11
IV - THỦ TỤC ĐĂNG KÝ QUYỀN SỬ DỤNG ĐẤT

A- MỘT SỐ ĐIỂM QUY ĐỊNH CHUNG

1. Thực hiện cơ chế “một cửa” trong thủ tục đăng ký QSDĐ
- Thống nhất nguyên tắc: người sử dụng đất nộp hồ sơ tại đâu thì nhận mẫu
hồ sơ để kê khai và nhận kết quả tại đó;
- Thực hiện nguyên tắc của cơ chế một cửa (theo QĐ 181/QĐ-TTg ngày
04/9/2003):
+ Niêm yết công khai tại cơ quan tiếp nhận hồ sơ về các nội dung:
• Lịch tiếp nhận hồ sơ;
• Loại đối tượng và loại thủ tục thuộc thẩm quyền tiếp nhận hồ sơ;
• Hướng dẫn lập hồ sơ xin đăng ký;
• Thời hạn nhận kết quả;
• Các khoản phí, lệ phí phải nộp;
• Danh mục thông tin đất đai có thể cung cấp:
+ Khi tiếp nhận hồ sơ đăng ký, người tiếp nhận phải có trách nhiệm:
• Xem xét tính đầy đủ của hồ sơ, chỉ tiếp nhận nếu đã hợp lệ và thuộc
thẩm quyền giải quyết.
• Ghi thời điểm nhận hồ sơ, viết giấy biên nhận hồ sơ;
Trường hợp hồ sơ chưa hợp lệ thì trả lại và thông báorõ lý do;

2. Cơ quan có trách nhiệm tiếp nhận và trả hồ sơ đăng ký:

2.1. UBND xã, thị trấn: đối với hồ sơ của hộ gia đình, cá nhân, cộng đồng dân
cư sử dụng đất tại xã, thị trấn trong các trường hợp:
- Cấp GCN lần đầu đối với đất đang sử dụng;
- Chuyển từ thuê đất sang giao đất có thu tiền sử dụng đất
- Chuyển mục đích sử dụng đất không phải xin phép,
- Thực hiện các quyền (chuyển đổi, chuyển nhượng, thừa kế, tặng cho, cho
thuê, cho thuê lại, thế chấp, bảo lãnh, góp vốn bằng QSDĐ) mà không tách thửa đất;
- Nhận QSDĐ toàn bộ thửa đất (do hòa giải thành về tranh chấp đất đai; xử
lý nợ theo hợp đồng thế chấp, bảo lãnh; giải quyết khiếu nại, tố cáo về đất đai;
theo QĐ của toà án nhân dân, của cơ quan thi hành án; theo kết quả đấu giá
quyền sử dụng đất của người đang sử dụng đã có GCN; do chia tách quyền sử
dụng đất của hộ gia đình hoặc nhóm người sử dụng đất chung);
- Người sử dụng đất đổi tên, giảm diện tích do thiên tai, thay đổi hạn chế về
quyền, thay đổi nghĩa vụ tài chính;
- Cấp đổi, cấp lại GCN;

12
2.2. VPĐK thuộc Phòng TNMT: hồ sơ của hộ gia đình, cá nhân, cộng đồng
dân cư sử dụng đất tại phường trong những trường hợp như đối với UBND xã,
thị trấn.
2.3. Phòng TNMT : hồ sơ của hộ gia đình, cá nhân trong trường hợp:
- Chuyển mục đích đối với trường hợp phải xin phép,
- Xin gia hạn sử dụng đất (trừ đất nông nghiệp được nhà nước giao);
- Tách thửa, hợp thửa đất (khi thu hồi đất hoặc người SDĐ thực hiện các
quyền)
- Thu hồi đất trong trường hợp quy định tại khoản 8 Điều 38/LĐĐ
2.4. Ban Quản lý khu công nghệ cao, khu kinh tế : đối với tổ chức, hộ gia đình,
cá nhân, trong nước và nước ngoài xin gia hạn sử dụng đất thuộc khu công nghệ
cao, khu kinh tế.

3. Việc trao GCN và trả hồ sơ ĐK không đủ điều kiện

3.1. GCN đã ký hoặc chỉnh lý và hồ sơ đăng ký không đủ điều kiện phải được
gửi về cơ quan tiếp nhận hồ sơ để trao cho người sử dụng đất;
3.2. Trong thời hạn 03 ngày làm việc; cơ quan nơi đã tiếp nhận hồ sơ có trách
nhiệm:
- Thông báo cho người được cấp GCN thực hiện nghĩa vụ tài chính (nếu
có);
- Trả hồ sơ xin cấp GCN không đủ điều kiện;
- Trao GCN cho những người không phải thực hiện hoặc đã thực hiện nghĩa
vụ tài chính theo quy định;
- Thu phí, lệ phí địa chính theo quy định.

4. Việc thực hiện nghĩa vụ tài chính của người SDĐ (quy định tại Điều
120/NĐ)
4.1. Đối với tiền sử dụng đất, tiền thuê đất, thuế chuyển quyền, lệ pí trước bạ:
- VPĐK cung cấp số liệu địa chính cho cơ quan Thuế: (Phiếu cung cấp thông
tin theo mẫu Thông tư liên tịch số 30/2005/TTLT/BTC-BTNMT)
Lưu ý: + Xem xét có đủ điều kiện thì mới gửi phiếu chuyển thông tin;
+ Chỉ gửi đối với trường hợp phải thực hiện nghĩa vụ tài chính;
- Trong thời hạn 03 ngày làm việc, cơ quan thuế có trách nhiệm:
+ Xác định loại nghĩa vụ, mức tiền phải nộp;
+ Gửi kết quả xác định cho VPĐK;
- Trong thời hạn 03 ngày làm việc, VPĐK có trách nhiệm thông báo trực tiếp
hoặc gửi UBND xã, thị trấn thông báo cho người phải thực hiện nghĩa vụ tài
chính.
4.2. Trường hợp ghi nợ nghĩa vụ tài chính:
- Đối tượng ghi nợ là các hộ gia đình, cá nhân bao gồm:

13
 + Ghi nợ tiền sử dụng đất đối với hộ gia đình, cá nhân không có khả năng
nộp tiền khi thực hiện các thủ tục:
* Cấp GCN lần đầu cho người đang sử dụng
* Chuyển mục đích từ đất vườn, ao hoặc đất nông nghiệp sang đất đất ở
+ Ghi nợ tiền lệ phí trước bạ đối với hộ gia đình, cá nhân thuộc đối tượng
thực hiện các chương trình phát triển đối với các xã đặc biệt khó khăn, miền núi,
vùng xa, vùng sâu, biên giới, hải đảo, đồng bào dân tộc thiểu số ở Tây nguyên
(theo khoản 1 mục IV Phần I của Thông tư số 95/2005/TT-BTC)
- Thủ tục ghi nợ:
+ Người thuộc đối tượng được ghi nợ nộp đơn xin ghi nợ cùng với hồ sơ
xin cấp GCN hoặc hồ sơ xin chuyển mục đích và giấy tờ chứng minh thuộc đối
tượng ghi nợ lệ phí trước bạ;
+ VPĐK kiểm tra, xác định trường hợp được ghi nợ và ghi vào phiếu
chuyển thông tin cho cơ quan thuế;
+ Cơ quan thuế xác định số tiền được ghi nợ và gửi thông báo cho VPĐK
để thông báo cho dân, lập sổ theo dõi việc ghi nợ;
+ VPĐK thực hiện việc ghi nợ vào GCN (trên trang bổ sung) của giấy
chứng nhận trước khi trao cho người sử dụng đất;
4.3. Đối với các khoản phí, lệ phí khác: do VPĐK xác định thông báo, hướng
dẫn cho người sử dụng đất nộp theo quy định của pháp luật.

5. Thời gian thực hiện thủ tục đăng ký (Điều 120/NĐ)

5.1. Nguyên tắc chung:
- Thời gian thực hiện thủ tục đăng ký là thời gian làm việc hành chính,
- Thời hạn này là quy định tối đa cho mỗi cơ quan nhà nước phải hoàn thành;
- Thời hạn này không kể thời gian chuyển hồ sơ giữa các cơ quan, thời gian
thực hiện nghĩa vụ tài chính của người SDĐ.
- UBND các cấp tỉnh, huyện được quy định thời hạn ngắn hơn so với NĐ
Chính phủ.
5.2. Tăng thêm thời hạn thực hiện thủ tục trong các trường hợp sau:
- Các xã miền núi, hải đảo, vùng sâu, vùng xa: tăng thêm không quá 15 ngày.
- Trường hợp trích đo địa chính: được tăng thêm không quá 20 ngày làm.

14
B- THỦ TỤC ĐĂNG KÝ QUYỀN SỬ DỤNG ĐẤT LẦN ĐẦU
1. Các loại thủ tục đăng ký quyền sử dụng đất lần đầu của hộ gia đình, cá
nhân, cộng đồng dân cư
1.1. Thủ tục đăng ký QSDĐ đối với người đang sử dụng gồm:
- Thủ tục cấp GCN cho hộ gia đình, cá nhân sử dụng đất tại xã, thị trấn;
- Thủ tục cấp GCN cho hộ gia đình, cá nhân sử dụng đất tại phường;
1.2. Thủ tục đăng ký đối với người được Nhà nước giao, cho thuê đất
1.3. Thủ tục đăng ký đối với người được giao đất, cho thuê đất trong khu công
nghệ cao, khu kinh tế (quy định tại Điều 128/NĐ);
1.4. Thủ tục đăng ký đối với người trúng đấu giá đất, đấu thầu dự án có sử dụng
đất (quy định tại Điều 139/NĐ);

2. Một số thay đổi cơ bản về thủ tục cấp GCN lần đầu so với trước đây:
2.1. Về việc nộp hồ sơ xin cấp GCN
- Người sử dụng đất không phải nộp:
+ Trích lục bản đồ hoặc trích đo địa chính thửa đất;
+ Biên bản xác định ranh giới sử dụng đất với người kế cận.
- VPĐK chịu trách nhiệm: trích lục bản đồ, trích đo thửa đất (sau khi xem xét
xác định đủ ĐK cấp GCN).
- Việc xác định ranh giới sử dụng với hộ liền kề do cơ quan nhà nước xác định:
+ Trường hợp có giầy tờ về QSDĐ: do cơ quan TNMT xác định;
+ Trường hợp chưa có giầy tờ về QSDĐ: do đơn vị đo đạc xác định khi đo đạc
2.2. Thay đổi trách nhiệm của UBND cấp xã trong thực hiện thủ tục đăng ký:
- Các công việc nghiệp vụ do UBND cấp xã thực hiện trước đây được chuyển
giao cho VPĐK thực hiện gồm:
+ Chuẩn bị tài liệu, số liệu điều tra đo đạc;
+ Trong xét đơn: không chịu trách nhiệm xác định đủ hay không đủ ĐK cấp GCN;
+ Không phải chuẩn bị hồ sơ trình duyệt cấp GCN
+ Không lập hồ sơ địa chính;
- UBND xã, phường, thị trấn chịu trách nhiệm chính:
+ Trường hợp đăng ký lần đầu:
• Thẩm tra, xác nhận vào đơn xin cấp GCN về các nội dung:
* Về hiện trạng sử dụng và tình trạng tranh chấp sử dụng đất (kể cả có
hoặc không có giấy tờ về QSDĐ);
* Về nguồn gốc và thời điểm sử dụng, sự phù hợp với QH đã xét duyệt (đối
với trường hợp không có giấy tờ về QSDĐ tại khoản 1, 2, 5 Điều 50/LĐĐ);

15
 * Đối với trang trại phải rà soát hiện trạng, nguồn gốc sử dụng đất,
đối chiếu hồ sơ đất đai hiện có và QH báo cáo UBND cấp huyện;
• Công khai hô sơ đủ hay không đủ ĐK cấp GCN (đối với xã, thị trấn)
+ Trường hợp đăng ký biến động: phải thẩm tra, chứng nhận hợp đồng
thực hiện các quyền
Chú ý: việc thành lập Hội đồng ĐKĐĐ là không bắt buộcnhư trước đây,
nhưng nếu thấy cần thiết thì UBND cấp xã vẫn có thể thành lập Hội đồng
ĐKĐĐ hoặc tổ chức tư vấn khác.
2.3. Thay đổi trong nhiệm vụ của UBND cấp huyện:
- Không xác định nghĩa vụ tài chính của người sử dụng đất mà do cơ quan Thuế
thực hiện;
- Trước khi ký GCN không phải ký quyết định cấp GCN như trước đây nữa;

3. Thủ tục đăng ký quyền sử dụng đất cho người đang sử dụng đất
(Quy định tại các Điều 135, 136/NĐ)
3.1. Hồ sơ xin cấp GCNQSD đất gồm có:
- Đơn xin cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất;
- Một trong các loại giấy tờ quy định tại các khoản 1, 2 và 5 Điều 50/LĐĐ;
- Văn bản uỷ quyền xin cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất (nếu có);
- Đơn xin ghi nợ nghĩa vụ tài chính (đối với trường hợp thuộc đối tượng được
ghi nợ và nười sở dụng đất đó có nhu cầu)
3.2. Trình tự thủ tục đối với hộ gia đình, cá nhân tại xã, thị trấn (Điều 135/NĐ)
- Người sử dụng đất nộp hồ sơ xin cấp GCN tại UBND xã, thị trấn nơi có đất;
- UBND xã, thị trấn có trách nhiệm thực hiện các công việc:
+ Thẩm tra, xác nhận vào đơn xin cấp GCN
+ Công bố công khai danh sách đủ, không đủ điều kiện cấp GCN trong 15 ngày;
+ Gửi toàn bộ hồ sơ đến VPĐK thuộc Phòng Tài nguyên và Môi trường;
- VPĐK có trách nhiệm:
+ Kiểm tra (tính đầy đủ, rõ ràng, thống nhất của nội dung kê khai và việc
xác nhận của xã);
+ Xác định đủ hay không đủ điều kiện cấp GCN và ghi ý kiến vào đơn;
+ Xác định trường hợp được ghi nợ tiền sử dụng đất, tiền lệ phí trước bạ;
+ Nếu đủ điều kiện cấp GCN thì:
• Trích lục bản đồ hoặc trích đo địa chính, trích sao hồ sơ địa chính;
• Gửi số liệu địa chính đến cơ quan Thuế;
+ Gửi toàn bộ hồ sơ (kể cả đủ hay không đủ điều kiện) đến Phòng TNMT;
- Phòng Tài nguyên và Môi trường có trách nhiệm:
+ Kiểm tra hồ sơ (chú trọng kiểm tra ý kiến của VPĐK), trình UBND cùng
cấp ký cấp GCN;
+ Trong thời hạn 03 ngày làm việc từ khi UBND ký GCN phải thực hiện:
16
 • Ký hợp đồng thuê đất đối với trường hợp thuê đất;
• Ghi vào sổ cấp GCN;
• Gửi GCN đã ký và hồ sơ không đủ điều kiện cho UBND xã (Qua VPĐK);
• Gửi bản lưu GCN kèm theo hồ sơ đủ điều kiện cho VPĐK trực thuộc
để lưu và thực hiện chỉnh lý bản sao hồ sơ địa chính;
• Gửi thông báo về việc cấp GCN cho VPĐK thuộc Sở Tài nguyên và
Môi trường để lập hoặc chỉnh lý hồ sơ địa chính gốc.
- Trong thời hạn 03 ngày làm việc, UBND xã, thi trấn có trách nhiệm:
+ Thông báo cho người được cấp GCN thực hiện nghĩa vụ tài chính;
+ Trả hồ sơ xin cấp GCN cho những người không đủ điều kiện;
+ Trao GCN cho người không phải thực hiện hoặc đã thực hiện nghĩa vụ tài chính;
+ Thu phí, lệ phí địa chính theo uỷ quyền của VPĐK.
3.3. Trình tự, thủ tục đối với hộ gia đình, cá nhân đang sử dụng đất tại
phường (quy định tại Điều 136/NĐ) như sau:
- Người sử dụng đất nộp hồ sơ xin cấp GCN tại VPĐK thuộc Phòng TNMT
nơi có đất;
- VPĐK có trách nhiệm:
+ Thẩm tra hồ sơ:
• Kiểm tra tính đầy đủ, rõ ràng, chính xác của hồ sơ;
• Lấy ý kiến xác nhận của UBND phường về tình trạng tranh chấp, nguồn
gốc và thời điểm sử dụng, tình trạng tranh chấp, sự phù hợp với QH;
• Xác định đủ hay không đủ điều kiện cấp GCN và ghi ý kiến vào đơn;
• Xác định trường hợp được ghi nợ tiền sử dụng đất, tiền lệ phí trước bạ;
+ Lập và công khai danh sách đủ, không đủ điều kiện cấp GCN (tại VPĐK)
trong 15 ngày;
+ Nếu đủ điều kiện cấp GCN thì:
• Trích lục bản đồ hoặc trích đo địa chính, trích sao hồ sơ địa chính;
• Gửi số liệu địa chính đến cơ quan Thuế;
+ Gửi toàn bộ hồ sơ (kể cả trường hợp đủ hay không đủ điều kiện) đến
Phòng TNMT;
- Phòng Tài nguyên và Môi trường có trách nhiệm:
+ Kiểm tra hồ sơ, trình UBND cùng cấp ký cấp GCN;
+ Trong thời hạn 03 ngày làm việc từ khi UBND ký GCN phải thực hiện:
• Ký hợp đồng thuê đất đối với trường hợp thuê đất
• Ghi vào sổ cấp GCN
• Gửi GCN (2 bản) đã ký và toàn bộ hồ sơ cho VPĐK trực thuộc để lưu
và thực hiện chỉnh lý bản sao hồ sơ địa chính;
• Gửi thông báo về việc cấp GCN cho VPĐK thuộc Sở Tài nguyên và
Môi trường để lập hoặc chỉnh lý hồ sơ địa chính gốc.
- Trong thời hạn 03 ngày làm việc VPĐK có trách nhiệm:
+ Thông báo cho người được cấp GCN thực hiện nghĩa vụ tài chính;
17
 + Trả hồ sơ xin cấp GCN cho những người không đủ điều kiện;
+ Trao GCN cho người không phải thực hiện hoặc đã thực hiện nghĩa vụ tài
chính theo quy định;
+ Thu phí, lệ phí địa chính theo quy định.
4. Thủ tục đăng ký quyền sử dụng đất trong trường hợp giao đất, cho thuê
đất (quy định tại các Điều 123, 124/NĐ) như sau:
4.1. Phòng TNMT trình UBND cùng cấp ký GCN đồng thời với trình UBND ký QĐ
giao, cho thuê đất nếu đã xác định được các thông tin của thửa đất giao);
4.2. Trong thời hạn 03 ngày làm việc (từ ngày ký GCN), Phòng TNMT có trách nhiệm:
- Ký hợp đồng thuê đất (đối với trường hợp thuê đất);
- Trao GCN cho người đã hoàn thành nghĩa vụ tài chính, được giao đất thực địa
Hoặc gửi UBND cấp xã để trao (đối với hộ gia đình, cá nhân xin giao, thuê
đất nông nghiệp, đất ở);
Hoặc gửi BQL khu công nghệ cao, khu kinh tế để trao (đối với trường hợp
SDĐ trong khu công nghệ cao, khu kinh tế)
- Gửi bản lưu GCN và hồ sơ giao đất, thuê đất cho VPĐK trực thuộc để lưu
và và thực hiện chỉnh lý bản sao hồ sơ địa chính;
- Gửi Thông báo kèm theo trích lục hoăc trích đo cho VPĐK thuộc Sở để
cập nhật, chỉnh lý hồ sơ địa chính gốc.

5. Thủ tục cấp GCN cho hộ, cá nhân trúng đấu giá QSDĐ,
7.1. Tổ chức đã thực hiện việc đấu giá, đấu thầu nộp 01 bộ hồ sơ tại VPĐK
cấp huyện gồm:
- Văn bản về kết quả trúng đấu giá, đấu thầu đã được UBND cấp có thẩm quyền
xét duyệt;
- Trích lục bản đồ hoặc trích đo địa chính khu đất;
- Chứng từ nộp tiền sử dụng đất hoặc tiền thuê đất.
7.2. Trong thời hạn 05 ngày làm việc, VPĐK có trách nhiệm:
- Kiểm tra hồ sơ;
- Trích sao hồ sơ địa chính đối với thửa đất đấu giá (nếu có);
- Gửi toàn bộ hồ sơ đã giải quyết đến Phòng TNMT cùng cấp;
7.3. Trong thời hạn 10 ngày làm việc, cơ quan TNMT có trách nhiệm:
- Trình UBND cùng cấp ký cấp GCN;
- Gửi GCN và hồ sơ đấu giá, đấu thầu cho VPĐK trực thuộc và thực hiện
chỉnh lý bản sao hồ sơ địa chính;
- Gửi thông báo cho VPĐK thuộc Sở để cập nhật, chỉnh lý hồ sơ địa chính gốc.
7.4. Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được giấy tờ do cơ
quan TNMT gửi đến, VPĐK có trách nhiệm:
- Trao GCN cho người trúng đấu giá, đấu thầu;
- Thu phí, lệ phí địa chính theo quy định của pháp luật.
18
Sơ đồ 1: TRÌNH TỰ THỦ TỤC CẤP GIẤY CHỨNG NHẬN LẦN ĐẦU
Cho hộ gia đình, cá nhân tại xã, thị trấn

NGƯỜI SỬ
DỤNG ĐẤT

- TB nộp tiền
- Trao GCN Hồ sơ xin
- Hồ sơ không đủ ĐK cấp GCN

19
 UBND XÃ,
KHO BẠC - Thẩm tra, X.nhận
THỊ TRẤN - Công khai hồ sơ

Số liệu
ĐC VĂN PHÒNG - Kiểm tra hồ sơ
Cơ quan ĐĂNG KÝ - XĐ ĐK cấp GCN
Thuế CẤP HUYỆN - Trích lục, Trích đo

Loại, mức
nghĩa vụ

- GCN
- Hồ sơ ĐK)

PHÒNG - Kiểm tra hồ sơ

VĂN PHÒNG TÀI NGUYÊN VÀ
ĐĂNG KÝ - Trình ký
MÔI TRƯỜNG
CẤP TỈNH

Thông
báo lập
hô sơ

UBND
CẤP HUYỆN Ký GCN

Sơ đồ 2: TRÌNH TỰ THỦ TỤC CẤP GIẤY CHỨNG NHẬN LẦN ĐẦU

Cho hộ gia đình, cá nhân tại phường

KHO BẠC NGƯỜI SỬ

DỤNG ĐẤT

- TB nộp tiền
- Trao GCN Hồ sơ cấp GCN
- Hồ sơ không đủ ĐK
20
 Số liệu
ĐC
VĂN PHÒNG
ĐĂNG KÝ UBND
Cơ quan
CẤP HUYỆN PHƯỜNG
Thuế

Loại, Mức
nghĩa vụ - Thẩm tra,
X/định ĐK cấp GCN
- Công khai hồ sơ
- Trích lục, trích đo
Gửi: GCN
(Hồ sơ ĐK)

PHÒNG - Kiểm tra hồ sơ

VĂN PHÒNG TÀI NGUYÊN
ĐĂNG KÝ - Làm tờ trình
MÔI TRƯỜNG
CẤP TỈNH

Thông
báo lập
hô sơ

UBND Ký GCN
CẤP HUYỆN

VI - HỒ SƠ ĐỊA CHÍNH
1. Khái niệm hồ sơ địa chính
- Là các tài liệu thành quả của việc đo đạc địa chính và đăng ký đất đai,
- Thể hiện đầy đủ các thông tin về từng thửa đất phục vụ yêu cầu quản lý đất
đai.
2. Các tài liệu của hồ sơ địa chính (quy định tại Điều 47/LĐĐ) gồm có:
- Bản đồ địa chính hoặc các loại bản đồ khác, sơ đồ, trích đo địa chính thửa
đất được sử dụng để cấp giấy chướng nhận quyền sử dụng đất.
21
 - Sổ địa chính (Mẫu 01/ĐK);
- Sổ mục kê đất đai (Mẫu 02/ĐK);
- Sổ theo dõi biến động đất đai (Mẫu 03/ĐK);
3. Nguyên tắc lập hồ sơ địa chính
- Lập theo đơn vị hành chính xã, phường, thị trấn.
- Lập và chỉnh lý biến động cho từng thửa đất theo đúng trình tự thủ tục quy
định tại Nghị định 181.
- Hồ sơ địa chính phải bảo đảm tính chính xác, thống nhất giữa các tài liệu:
+ Giữa bản đồ, sổ địa chính, sổ mục kê, sổ theo dõi biến động;
+ Giữa bản gốc và các bản sao của hồ sơ địa chính;
+ Giữa hồ sơ địa chính với GCN và hiện trạng sử dụng đất.

4. Lập hồ sơ địa chính

4.1. Bản đồ địa chính (Điều 7/NĐ; Mục I.2,3,4 và Mục III.1/TT)
- Khái niệm: Là bản đồ thể hiện các yêu tố tự nhiên của thửa đất và các yếu tố
địa lý có liên quan đến sử dụng đất, được lập theo đơn vị hành chính xã, phường, thị
trấn.
- Đặc điểm:
+ Là loại bản đồ chuyên ngành phục vụ yêu cầu quản lý Nhà nước về đất
đai
+ Lập theo chuẩn kỹ thuật thống nhất do Bộ TNMT quy định, trên hệ tọa độ nhà
nước;
- Nội dung bản đồ địa chính thể hiện các loại thông tin:
+ Thông tin về thửa đất: vị trí, kích thước, hình thể, số thứ tự, diện tích, mục đích
SDĐ, Tài sản gắn liền với đất;
+ Thông tin về hệ thống thuỷ văn: sông, ngòi, kênh, rạch, suối; hệ thống
thủy lợi gồm công trình dẫn nước, đê, đập, cống;
+ Thông tin về đường giao thông: đường bộ, đường sắt, cầu;
+ Đất chưa sử dụng không có ranh giới khép kín trên bản đồ;
+ Mốc giới và đường địa giới hành chính các cấp, mốc giới và chỉ giới QH,
mốc giới hành lang an toàn công trình, điểm toạ độ ĐC, địa danh và các ghi chú
thuyết minh;
- Thửa đất (Mục I.3/TT và Điều 7/NĐ) được thể hiện trên bản đồ và hồ sơ ĐC
theo quy định sau:
+ Là phần diện tích đất được giới hạn bởi đường ranh giới được xác định
trên thực địa theo các yếu tố sau:
• Ranh giới giữa những người sử dụng đất khác nhau: thể hiện bằng
ranh giới tự nhiên, nhân tạo, hoặc đường nối giữa các mốc giới SDĐ liền
kề (cọc mốc hoặc dấu mốc, địa vật cố định được chọn làm mốc)

22
 • Ranh giới giữa các mục đích sử dụng đất hoặc loại, phân nhóm đất
thuộc lợp phân loại đất cuối cùng của hệ thống chỉ tiêu thống kê đất đai;
• Đường ranh giới tự nhiên ổn định trên thực địa như: bờ thửa, đường
phân chia địa hình, khe suối .v.v;
+ Ranh giới sử dụng đất được xác định theo nguyên tắc sau:
• Thửa đất đã được cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất thì ranh
giới và mục đích sử dụng của thửa đất được xác định theo ranh giới,
mục đích sử dụng đất đã được Nhà nước công nhận khi cấp giấy
chứng nhận quyền sử dụng đất; diện tích thửa đất được xác định theo
kết quả đo vẽ bản đồ địa chính theo đường ranh giới đó sau khi được
Sở Tài nguyên và Môi trường kiểm tra nghiệm thu xác nhận.
Trường hợp ranh giới, mục đích sử dụng của thửa đất tại thời điểm
đo vẽ bản đồ địa chính có thay đổi so với khi cấp giấy chứng nhận
quyền sử dụng đất nhưng chưa được cơ quan nhà nước có thẩm quyền
cho phép hoặc công nhận thì ranh giới và mục đích sử dụng của thửa
đất vẫn được xác định theo ranh giới, mục đích sử dụng đất đã được
Nhà nước công nhận khi cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất.
Ranh giới, mục đích sử dụng mới thay đổi được thể hiện bổ sung lên
sơ đồ thửa đất bằng mực đỏ; sau khi thực hiện thủ tục đăng ký biến
động về sử dụng đất và được cơ quan nhà nước có thẩm quyền thì
chỉnh lý bản đồ địa chính theo ranh giới, mục đích sử dụng đã được
cho phép hoặc công nhận thay đổi đó;
• Trường hợp thửa đất chưa cấp GCN thì ranh giới, diện tích và mục
đích sử dụng của thửa đất được xác định theo hiện trạng và được
chỉnh lý sau khi cấp GCN (nếu có thay đổi so với hiện trang khi đo vẽ
bản đồ)
Trường hợp thửa đất có giấy tờ về QSDĐ (theo khoản 1, 2, 5 Điều
50/LĐĐ) mà phù hợp với hiện trạng thì ranh giới, diện tích và mục
đích sử dụng của thửa đất được xác định theo hiện trạng phù hợp với
giấy tờ đó; Diện tích thửa đất được xác định lại theo bản đồ địa chính
đã được Sở Tài nguyên và Môi trường kiểm tra nghiệm thu xác nhận.
Trường hợp thửa đất có giấy tờ về QSDĐ (theo khoản 1, 2, 5 Điều
50/LĐĐ) mà ranh giới, mục đích sử dụng của thửa đất tại thời điểm đo
vẽ bản đồ địa chính đã có thay đổi so với khi có giấy tờ đó, nhưng sự
thay đổi đó chưa được cơ quan nhà nước có thẩm quyền cho phép
hoặc công nhận thì ranh giới và mục đích sử dụng của thửa đất xác
định theo hiện trạng đang sử dụng. Trên sơ đồ thửa đất phải thể hiện
thêm đường ranh giới và mục đích sử dụng đất theo giấy tờ về QSDĐ.
Sau khi cấp GCN mà ranh giới, mục đích sử dụng đất mới thay đổi
không được Nhà nước cho phép hoặc công nhận thì phải chỉnh lý lại
bản đồ địa chính theo GCN được cấp.
• Ranh giới sử dụng đất trùng với ranh giới tự nhiên (bờ thửa, tường
rào) phải xác định rõ: vị trí ranh giới sử dụng trên đường ranh tự
nhiên đó; ghi chú độ rộng đường ranh tự nhiên.

23
 + Đánh số thứ tự thửa đất:
• Từ số 1 đến hết trong mỗi tờ;
• Thứ tự từ trái sang phải, từ trên xuống dưới;
• Khi tách, hợp, tạo thửa mới thì số thứ tự thửa mới được ghi tiếp theo số thứ
tự thửa cuối cùng của tờ bản đồ.
- Các đối tượng chiếm đất không tạo thành thửa đất (Mục I.4/TT) thể hiện
ranh giới trên bản đồ địa chính theo quy định sau:
+ Công trình giao thông, thủy lợi: xác định theo chân mái đắp hoặc theo đỉnh mái
đào.
Trường hợp không đắp, không đào thì xác định theo chỉ giới xây dựng
công trình.
+ Đối tượng thủy văn: xác định theo đường mép nước trung bình và đường
mép bờ cao nhất.
+ Đối tượng không đủ để thể hiện hai nét trên bản đồ thì thể hiện một nét
liền và ghi độ rộng của đối tượng đó.
+ Ghi ký hiệu loại đối tượng và số thứ tự công trình trên bản đồ:
* Đường giao thông (ghi D1, D2,..);
* Hệ thống thủy lợi (ghi T1, T2, ...);
* Thủy văn: (ghi S1, S2, ...);
* Đất chưa sử dụng (ghi C1, C2, ...).
- Bản đồ địa chính được lập trước khi tổ chức đăng ký và hoàn thành sau khi
được Sở TNMT kiểm tra nghiệm thu và xác nhận.
+ Thông tin về thửa đất chưa cấp GCN là thông tin hiện trạng;
+ Thông tin về thửa đất đã cấp GCN là thông tin có giá trị pháp lý về
QSDĐ.
- Sơ đồ thửa đất kèm theo bản đồ lập trong trường hợp cần thiết gồm các nội
dung:
• Hình thể đường ranh giới thửa đất;
• Kích thước (chiều dài) từng cạnh thửa;
• Toạ độ từng đỉnh thửa;
• Ranh giới diện tích chiếm đất của tài sản gắn liền với đất
• Mốc giới, chỉ giới quy hoạch;
• Mốc giới, chỉ giới hành lang bảo vệ an toàn công trình;
• Tỷ lệ của sơ đồ;
- Quy định tiêu chuẩn kỹ thuật, hình thức thể hiện nội dung trên bản đồ theo
quy phạm và ký hiệu bản đồ do Bộ TNMT.
- Việc sử dụng, chỉnh lý bản đồ địa chính đã đo vẽ trước ngày 02/12/2004 như
sau:
• Trường hợp bản đồ địa chính đã được đo vẽ trước ngày 02/12/2004
mà chưa được sử dụng để cấp GCN thì phải kiểm tra, chỉnh lý biến động
và biên tập lại bản đồ theo quy định mới (tại Thông tư số 29/2004/TT-
BTNMT) trước khi sử dụng;
24
 • Trường hợp bản đồ địa chính đã được đo vẽ và đã được sử dụng để
cấp GCN trước ngày 02/12/2004 thì giữ nguyên bản đồ đã biên vẽ để sử
dụng trong quản lý đất đai.
Những thửa đất chưa cấp GCN hoặc đã được cấp GCN lần đầu
nhưng nay được cấp đổi, cấp lại hoặc được chỉnh lý về ranh giới, diện
tích và mục đích sử dụng đất trên GCN đã cấp khi đăng ký biến động về
đất đai thì phải chỉnh lý các thông tin của thửa đất đó trên bản đồ địa
chính theo quy định mới (tại Thông tư số 29/2004/TT-BTNMT)."
- Những nơi chưa có bản đồ địa chính thì sử dụng các giải pháp:
+ Sử dụng các loại bản đồ, sơ đồ hiện có và kiểm tra, chỉnh lý để sử dụng:
• Bản đồ giải thửa cũ (đo theo Chỉ thị 299/TTg);
• Bản đồ QH chi tiết;
• Bản đồ, sơ đồ đã dùng để giao đất;
Sở TNMT xem xét, quyết định việc sử dụng các loại bản đồ, sơ đồ để cấp
GCN.
+ Nơi không có loại bản đồ, sơ đồ thì trích đo địa chính thửa đất để cấp
GCN
+ Văn phòng ĐK chịu trách nhiệm chỉnh lý bản đồ, sơ đồ hoặc trích đo và
chịu trách nhiệm về chất lượng sử dụng.
4.2. Lập sổ mục kê đất đai (Mục I.2 và III.2/TT)
- Khái niệm: là sổ ghi các thửa đất và các đối tượng chiếm đất nhưng không
có ranh giới khép kín trên bản đồ
- Mục đích lập sổ: để quản lý thửa đất, tra cứu thông tin thửa đất, thống kê và
kiểm kê đất đai.
- Sổ lập trong quá trình đo vẽ bản đồ địa chính và được chỉnh lý trong các trường
hợp sau:
+ Khi cấp GCN có thay đổi mục đích sử dụng, diện tích thửa đất;
+ Khi đăng ký biến động đối với trường hợp biến động về mục đích sử dụng,
diện tích thửa đất;
+ Khi lập quy hoạch hoặc điều chỉnh quy hoạch sử dụng đất (chỉ được ghi
hoặc chỉnh lý mục đích sử dụng theo quy hoạch);
+ Khi kiểm kê đất đai phát hiện có biến động nhưng chưa làm thủ tục theo
quy định (chỉ được chỉnh lý mục đích sử dụng theo kiểm kê).
- Nguyên tắc lập sổ:
+ Lập chung cho các tờ bản đồ địa chính thuộc từng xã,
+ Thứ tự vào sổ theo thứ tự số hiệu của tờ bản đồ đã đo vẽ;
+ Mỗi tờ bản đồ vào theo thứ tự số hiệu thửa đất; ghi hết các thửa đất thì để
cách số trang =1/3 số trang đã ghi cho tờ đó, tiếp theo ghi các đối tượng theo
tuyến; sau đó mới vào sổ cho tờ bản đồ địa chính tiếp theo;
- Cách ghi cụ thể và ký hiệu loại đất được hướng dẫn sau trang bìa của mỗi
quyển sổ.
25
 - Lập sổ mục kê đất đai đối với trường hợp sử dụng sơ đồ, bản đồ khác, trích
đo ĐC:
+ Lập sổ riêng cho từng loại tài liệu sử dụng: sơ đồ, bản đồ, trích đo địa
chính;
+ Thứ tự, nội dung ghi vào sổ như đối với trường hợp có bản đồ địa chính.
Trường hợp trích đo thì dòng “Số thứ tự tờ bản đồ” ghi "00", cột "Số thứ
tự thửa đất" số hiệu tờ trích đo.
- Đối với sổ mục kê đất đai đã lập theo mẫu cũ (mẫu Thông tư 1990) được xử
lý như sau:
+ Nơi đã lập sổ mục kê và cấp GCN theo bản đồ địa chính thì tiếp tục sử dụng sổ
đã lập; Khuyến khích các địa phương có điều kiện chuyển đổi sang mẫu sổ mới
(mẫu Thông tư số 29)
+ Nơi lập sổ mục kê đất đai theo bản đồ địa chính nhưng chưa cấp GCN thì
lập lại sổ mục kê mới;
+ Nơi đã lập sổ mục kê và cấp GCN theo sơ đồ hoặc bản đồ khác thì tiếp
tục sử dụng sổ cho đến khi đo vẽ bản đồ địa chính thay thế;
+ Nơi đã lập sổ mục kê và cấp GCN theo sơ đồ hoặc bản đồ khác mà nay
đo vẽ bản đồ địa chính thì lập sổ mục kê đất đai mới.
4.3. Lập sổ địa chính (Mục I.2 và III.3/TT)
- Khái niệm: là sổ ghi về người sử dụng đất và thông tin về thửa đất đã được
cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất của người đó;
- Mục đích lập sổ: để cung cấp thông tin phục vụ yêu cầu quản lý nhà nước về đất
đai.
- Nguyên tắc lập sổ:
+ Sổ được lập, chỉnh lý theo thủ tục đăng ký đất
+ Thứ tự ghi vào sổ địa chính theo thứ tự cấp GCN.
+ Sổ được lập thành các quyển riêng cho các loại đối tượng:
• Tổ chức, CS tôn giáo, người VN ở nước ngoài đầu tư SDĐ, tổ chức, cá
nhân nước ngoài: quyển A-1, 2...;
• Hộ, cá nhân (hộ khẩu xã khác), người VN ở nước ngoài mua nhà ở: quyển
B-1, 2,...;
• Người mua căn hộ chung cư: quyển C-1, 2,...;
• Hộ, cá nhân (hộ khẩu tại xã), cộng đồng dân cư: quyển D-1, Đ-1,...
(mỗi điểm dân cư một quyển).
+ Mỗi người sử dụng đất ghi 01 trang gồm tất cả các thửa, không hết thì mở
trang mới và ghi thông tin liên kết các trang của người đó;
+ Đối với thửa đất sử dụng chung ghi vào trang của từng người (toàn bộ
diện tích SD chung).
+ Nội dung thông tin ghi theo nội dung thông tin đã ghi trên GCN.
Trong đó ghi bằng ký hiệu đối với: Mục đích SD, nguồn gốc SD

26
 - Cách ghi cụ thể và ký hiệu được hướng dẫn sau trang bìa của mỗi quyển sổ
(có phụ lục kèm theo).
- Sổ địa chính theo mẫu Thông tư số 29 được lập mới trong các trường hợp
sau:
• Trường hợp đăng ký quyền sử dụng đất để cấp giấy GCN lần đầu và
trường hợp đăng ký biến động về sử dụng đất mà phải cấp mới GCN.
Những địa phương đã lập sổ địa chính theo Mẫu Thông tư số 1990 từ
trước ngày 02/12/2004 thì khi lập sổ địa chính mới cho các thửa đất cấp
mới hoặc cấp lại, cấp đổi GCN có thể lập chung 1 quyển cho tất cả các
hộ gia đình, cá nhân có hộ khẩu thường trú tại địa phương được cấp bổ
sung hoặc cấp đổi, cấp lại GCN mà không lập sổ riêng cho từng điểm
hoặc cụm điểm dân cư như đã quy định tại điểm 3.3 của khoản này."
• Trường hợp đã cấp GCN từ trước ngày 02/12/2004 mà chưa lập sổ địa
chính. Trong trường hợp này hông tin về người sử dụng đất và thông tin
về thửa đất (gồm số thứ tự thửa đất, số thứ tự tờ bản đồ, diện tích, thời
hạn sử dụng đất, tài sản gắn liền với đất, những hạn chế về quyền sử
dụng đất và ghi nợ nghĩa vụ tài chính, số phát hành và số vào sổ cấp giấy
chứng nhận) được ghi vào sổ địa chính mới phải thống nhất với GCN đã
cấp; thông tin về mục đích sử dụng đất được ghi theo mục đích trên giấy
chứng nhận đã cấp và được thể hiện bằng ký hiệu theo quy định đối với
loại sổ mới; trường hợp cần thiết thì phải thẩm tra trong hồ sơ giao đất,
cho thuê đất, cấp giấy chứng nhận để xác định đúng mục đích sử dụng đất
theo hệ thống phân loại mới; thông tin về nguồn gốc sử dụng đất được
xác định căn cứ vào hồ sơ hồ sơ giao đất, cho thuê đất, cấp giấy chứng
nhận để thể hiện theo quy định đối với loại sổ mới.
- Đối với nơi đã lập sổ địa chính theo Thông tư 1990 được xử lý như sau:
+ Sổ địa chỉnh đã lập được tiếp tục sử dụng trong quản lý đất đai;
+ Thửa đất đã cấp GCN có biến động không tạo thửa mới thì chỉnh lý vào
sổ cũ;
+ Thửa đất đăng ký lần đầu, hoặc đăng ký biến động mà tạo thửa mới thì
ghi vào sổ địa chính mới.
4.4. Sổ theo dõi biến động đất đai (Mục I.2 và III.4/TT)
- Khái niệm: là sổ ghi những trường hợp đăng ký biến động đất đai đã được
chỉnh lý trên sổ địa chính;
- Mục đích lập: để theo dõi tình hình ĐK biến động về sử dụng đất, làm cơ sở
để thực hiện thống kê diện tích đất đai hàng năm.
- Nguyên tắc lập sổ:
+ Sổ ghi đối với tất cả các trường hợp đã được chỉnh lý trên sổ địa chính.
+ Thứ tự ghi vào sổ theo thứ tự thời gian thực hiện việc đăng ký biến động.
+ Nội dung thông tin vào sổ được ghi theo nội dung đã chỉnh lý trên sổ địa
chính.

27
 - Sổ theo dõi biến động đất đai đã được lập trước đây được tiếp tục lưu giữ để
tra cứu thông tin.
4.5. Trách nhiệm trong việc lập hồ sơ địa chính
- Sở Tài nguyên và Môi trường chịu trách nhiệm tổ chức chỉ đạo lập và
nghiệm thu xác nhận hồ sơ địa chính ở địa phương.
- VPĐK cấp tỉnh chịu trách nhiệm :
+ Lập bản đồ, sổ địa chính, sổ mục kê gốc và sao 2 bản cho VPĐK cấp huyện và
UB xã.
+ Lập sổ theo dõi biến động đất đai;
- VPĐK được phép thuê tổ chức tư vấn thực hiện lập bản đồ địa chính, sổ mục kê
đất đai;
- Trường hợp trích đo thì VPĐK chịu trách nhiệm kiểm tra chất lượng trước
khi sử dụng;

5. Chỉnh lý hồ sơ địa chính

5.1. Những trường hợp chỉnh lý hồ sơ địa chính
- Bản đồ địa chính được chỉnh lý trong các trường hợp sau:
+ Có thay đổi số hiệu thửa đất;
+ Tạo thửa đất mới hoặc do sạt lở tự nhiên làm thay đổi ranh giới thửa đất;
+ Thay đổi mục đích sử dụng đất (theo chỉ tiêu kiểm kê);
+ Đường giao thông; hệ thống thuỷ thủy văn tạo mới hoặc thay đổi ranh
giới;
+ Thay đổi mốc giới và đường địa giới hành chính các cấp, địa danh và các
ghi chú thuyết minh trên bản đồ;
+ Thay đổi về mốc giới hành lang an toàn công trình;
- Sổ mục kê đất đai được chỉnh lý trong các trường hợp sau:
+ Có Chỉnh lý bản đồ địa chính;
+ Người sử dụng đất chuyển quyền, hoặc đổi tên;
+ Thay đổi mục đích sử dụng đất (theo GCN hoăc theo QH, theo hiện
trạng);
- Sổ địa chính được chỉnh lý trong các trường hợp sau:
+ Mọi trường hợp phải làm thủ tục biến động theo quy định tại Nghị định
181;
+ Có thay đổi số hiệu, địa chỉ, diện tích thửa đất, tên đơn vị hành chính nơi
có đất;
+ Thay đổi về giá đất theo quy định của Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh;
- Việc cập nhật vào sổ theo dõi biến động đất đai được thực hiện đối với tất cả
các trường hợp chỉnh lý sổ địa chính và GCN .
5.2. Nguyên tắc chỉnh lý, cập nhật hồ sơ địa chính

28
 - Chỉnh lý theo đúng thủ tục quy định tại Nghị định 181 (chỉ được chỉnh lý
sau khi cấp hoặc chỉnh lý, thu hồi GCN); trừ các trường hợp:
* Chỉnh lý sổ Mục kê về mục đích SD theo hiện trạng khi kiểm kê đất;
* Chỉnh lý Sổ Địa chính khi điều chỉnh giá đất, đổi tên đơn vị hành chính.
- VPĐK thuộc Sở chỉnh lý hồ sơ địa chính gốc; VPĐK thuộc Phòng và cán bộ
địa chính cấp xã chỉnh lý bản sao hồ sơ địa chính.
- Cấp nào có thẩm quyền cấp GCN hoặc chỉnh lý biến động vào GCN thì thực
hiện chỉnh lý hồ sơ địa chính lưu tại cấp đó ngay sau khi GCN được ký cấp hoặc
được chỉnh lý và trước khi trao GCN cho người sử dụng đất ; đồng thời phải có
trách nhiệm gửi Thông báo về việc cấp mới hoặc chỉnh lý GCN cho VPĐK của
cấn trên (hoặc cấp dưới còn lại để tiếp tục chỉnh lý hồ sơ địa chính.
VPĐK cấp tỉnh có trách nhiệm trích sao hồ sơ địa chính đã chỉnh lý gửi cho
UBND cấp xã để chỉnh lý hồ sơ địa chính lưu tại xã;
5.3. Căn cứ để chỉnh lý, cập nhật hồ sơ địa chính.
- Chỉnh lý hồ sơ địa chính gốc tại VPĐK cấp tỉnh căn cứ vào:
• Hồ sơ cấp GCN bổ sung hoặc hồ sơ đăng ký biến động lưu giữ tại VPĐK
cấp tỉnh đã được giải quyết phù hợp với pháp luật;
• Thông báo của Phòng TNMT hoặc VPĐK cấp huyện đối với trường hợp
cấp GCN bổ sung hoặc biến động đã giải quyết của hộ gia đình, cá nhân;
- Việc chỉnh lý, cập nhật bản sao hồ sơ địa chính lưu tại VPĐK thuộc Phòng
TNMT được thực hiện dựa trên các căn cứ sau:
• Hồ sơ giao đất, cho thuê đất, thu hồi đất, cấp GCN bổ sung hoặc đăng ký
biến động về quyền sử dụng đất của hộ gia đình, cá nhân, cộng đồng dân
cư đã được giải quyết và được lưu tại VPĐK thuộc Phòng TNMT;
• Bản trích sao nội dung hồ sơ địa chính đã chỉnh lý, cập nhật đối với các
trường hợp giao đất, cho thuê đất, thu hồi đất, cấp GCN bổ sung hoặc
đăng ký biến động của tổ chức, cơ sở tôn giáo, tổ chức nước ngoài, cá
nhân nước ngoài, người Việt Nam định cư ở nước ngoài đầu tư sử dụng
đất do VPĐK thuộc Sở TNMT gửi đến.
- Việc chỉnh lý, cập nhật bản sao hồ sơ địa chính lưu tại Uỷ ban nhân dân xã,
phường, thị trấn được thực hiện căn cứ vào nội dung Bản trích sao nội dung hồ
sơ địa chính đã chỉnh lý, cập nhật do VPĐK thuộc Sở TNMT gửi đến."

5.4. Thời hạn thực hiện chỉnh lý

- Trong vòng 10 ngày (kể từ ngày nhận được hồ sơ ĐK do Sở gửi đến hoặc
Thông báo do Phòng TNMT hoặc VPĐK cấp huyện gửi đến) VPĐK thuộc Sở
có trách nhiệm :
+ Chỉnh lý, cập nhật hồ sơ địa chính gốc;
+ Gửi Bản trích sao hồ sơ địa chính đã chỉnh lý cho VP cấp huyện và UB
xã
29
 - Trong vòng 7 ngày (kể từ ngày nhận được Bản trích sao chỉnh lý) VPĐK
cấp huyện và UB xã có chách nhiệm chỉnh lý bản sao hồ sơ địa chính.
5.5. Biên tập lại bản đồ địa chính: thực hiện khi có trên 40% số thửa đất của tờ
bản đồ đã được chỉnh lý.
5.6. Kiểm tra việc chỉnh lý, cập nhật hồ sơ địa chính:
- Sở Tài nguyên và Môi trường kiểm tra việc chỉnh lý hồ sơ địa chính gốc của
VPĐK trực thuộc.
- VPĐK thuộc Sở kiểm tra việc chỉnh lý bản sao của VPĐK cấp huyện
- VPĐK thuộc Phòng TNMT kiểm tra việc chỉnh lý bản sao của cấp xã.
- Kiểm tra theo định kỳ hàng năm, trường hợp cần thiết thì kiểm tra đột xuất.
5.7. Chỉnh lý hồ sơ địa chính do thành lập đơn vị hành chính mới hoặc điều
chỉnh địa giới hành chính các cấp
- Trường hợp thành lập đơn vị hành chính mới thì chỉnh lý hồ sơ địa chính
như sau:
+ Thành lập đơn vị hành chính tỉnh, huyện mà xã không thay đổi thì chỉnh
sửa tên và mã số đơn vị hành chính trong hồ sơ địa chính;
+ Trường hợp thành lập xã mới thì lập lại hồ sơ địa chính mới cho xã đó.
GCN đã cấp được tiếp tục sử dụng và được chỉnh lý khi đăng ký biến động;
- Trường hợp điều chỉnh địa giới hành chính các cấp thì chỉnh lý như sau:
+ Trường hợp điều chỉnh địa giới cấp tỉnh, huyện mà địa giới cấp xã không
thay đổi thì chỉnh sửa tên và mã số đơn vị hành chính trong hồ sơ địa chính;
+ Trường hợp điều chỉnh địa giới hành chính cấp xã thì :
• Hồ sơ địa chính của xã giảm diện tích: gạch bỏ các thửa đất đã chuyển đi
• Hồ sơ địa chính của xã tăng diện tích: ghi bổ sung các thửa đất đã chuyển
đến.
5.9. Chỉnh lý hồ sơ địa chính đối với trường hợp lập mới bản đồ địa chính:
- Lập mới sổ mục kê đất đai trong quá trình lập mới bản đồ địa chính;
- Chỉnh lý sổ địa chính theo số hiệu và diện tích của thửa đất theo bản đồ địa
chính mới;
- GCN đã cấp được tiếp tục sử dụng và được chỉnh lý số hiệu, diện tích của
thửa đất đất theo bản đồ địa chính mới khi thực hiện đăng ký biến động.
- Khuyến khích địa phương có điều kiện lập lại sổ địa chính và cấp đổi GCN.
5.10. Chỉnh lý hồ sơ địa chính nơi chuyển đổi đất nông nghiệp tránh manh
mún
- Về bản đồ :
+ Nơi đã có bản đồ địa chính thì chỉnh lý bản đồ địa chính để cấp lại GCN;
+ Nơi chưa có bản đồ địa chính hoặc nội dung thay đổi vượt quá 40% nội
dung của bản đồ địa chính thì lập mới bản đồ địa chính;
30
 - Lập mới sổ mục kê đất đai trong quá trình chỉnh lý hoặc lập mới bản đồ địa
chính;
- Lập mới sổ địa chính;
- Cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất theo thửa đất được hình thành trong
quá trình chuyển đổi quyền sử dụng đất.

6. Quản lý hồ sơ địa chính

6.1. Phân cấp quản lý hồ sơ địa chính
- Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất thuộc Sở quản lý các loại tài liệu:
+ Hồ sơ địa chính gốc
+ Tài liệu có liên quan của đối tượng thuộc thẩm quyền cấp GCN của cấp
tỉnh:
• Bản lưu GCN,
• Hồ sơ xin cấp GCN, hồ sơ xin đăng ký biến động;
• GCN thu hồi;
• Thông báo và các giấy tờ kèm (do Phòng TNMT hoặc VPĐK gửi đến để
chỉnh lý hồ sơ ĐC gốc).
- Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất thuộc Phòng TNMT quản lý các loại
tài liệu:
+ Hồ sơ địa chính (bản sao)
+ Tài liệu có liên quan của đối tượng thuộc thẩm quyền cấp GCN của cấp
huyện:
• Bản lưu GCN,
• Hồ sơ xin cấp GCN, hồ sơ xin đăng ký biến động;
• GCN thu hồi;
• Bản trích sao hồ sơ ĐC đã chỉnh lý (VP thuộc Sở gửi đến để chỉnh lý hồ sơ
ĐC).
- Uỷ ban nhân dân cấp xã quản lý các tài liệu gồm:
+ Bản sao hồ sơ địa chính;
+ Bản trích sao hồ sơ ĐC đã chỉnh lý (do VPĐK thuộc Sở gửi đến để
chỉnh lý hồ sơ ĐC).
6.2. Phân loại, sắp xếp hồ sơ địa chính tại cơ quan quản lý hồ sơ địa chính
- Thực hiện phân loại hồ sơ để quản lý như sau:
+ Bản đồ địa chính;
+ Sổ địa chính;
+ Sổ mục kê đất đai;
+ Sổ theo dõi biến động đất đai;
+ Thông báo chỉnh lý biến động hoặc bản Trích sao hồ sơ ĐC đã chỉnh lý
+ Hồ sơ xin cấp GCN, hồ sơ xin đăng ký biến động;
+ Bản lưu giấy chứng nhận quyền sử dụng đất;
31
 + Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất đã thu hồi đối với từng thửa đất;
+ Các tài liệu khác.
- Sắp xếp tài liệu đã phân loại để quản lý như sau:
+ Tất cả các loại tài liệu được sắp xếp theo từng xã, phường, thị trấn
Trong số hồ sơ đã phân loại theo xã được sắp xếp như sau:
• Sắp xếp theo thứ tự số hiệu đối với các tài liệu hồ sơ địa chính
• Sắp xếp theo thứ tự thời gian lập đối với: các giấy tờ thông báo để chỉnh lý
hồ sơ ĐC
• Sắp xếp theo số hiệu thửa đất đối với:
* Hồ sơ xin cấp GCN, hồ sơ xin đăng ký biến động,
* Bản lưu giấy chứng nhận quyền sử dụng đất,
* Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất đã thu hồi đối với từng thửa
đất.
6.3. Bảo quản hồ sơ địa chính
- Sở TNMT, Phòng TNMT, UBND cấp xã chịu trách nhiệm bảo đảm các ĐK
bảo quản: Nơi bảo quản, phương tiện bảo quản, thiết bị bảo vệ, chống cháy nổ,
thiên tai, độ ẩm, ánh sáng.
- Việc bảo quản hồ sơ địa chính và các tài liệu có liên quan được thực hiện
theo quy định của pháp luật về lưu trữ quốc gia (Điều 14/NĐ111/2004/NĐ-CP
ngày 8/4/2004)
- VPĐK và cán bộ địa chính cấp xã chịu trách nhiệm thực hiện việc bảo quản
hồ sơ theo đúng quy định của phát luật.
6.4. Thời hạn bảo quản hồ sơ địa chính
- Bảo quản vĩnh viễn đối với: Hồ sơ địa chính, bản lưu GCN, hồ sơ ĐK của
người SDĐ
- Bảo quản trong thời hạn 5 năm đối với: Giáy tờ thông báo công khai trong
thủ tục ĐK; giấy tờ thông báo để chỉnh lý hồ sơ địa chính.

7. Lập, chỉnh lý và quản lý hồ sơ địa chính dạng số

7.1. Hồ sơ địa chính dạng số
- Khái niệm: là hệ thống thông tin được lập trên máy vi tính chứa toàn bộ
thông tin về nội dung của hồ sơ địa chính (được gọi là hệ thống thông tin đất
đai).
- Hệ thống thông tin đất đai phải bảo đảm các điều kiện tối thiểu sau:
+ Chỉnh lý, cập nhật được nội dung thông tin của bản đồ, sổ mục kê, sổ địa
chính, sổ theo dõi biến động đất đai;
+ Từ hệ thống thông tin đất đai trên máy vi tính in ra được các tài liệu:
• Bản đồ địa chính, sổ mục kê, sổ địa chính, sổ theo dõi biến động;
• Trích lục hoặc trích đo, trích sao hồ sơ ĐC của thửa hoặc nhóm thửa liền
kề;

32
 • GCN theo Luật Đất đai năm 2003;
+ Tra cứu theo mã thửa đất, tên người SDĐ trong vùng dữ liệu sổ và tìm
được thửa đất trong vùng dữ liệu bản đồ địa chính;
Từ mã thửa đất trong vùng dữ liệu bản đồ địa chính tìm được thửa đất và
người SDĐ trong vùng dữ liệu sổ mục kê đất đai, sổ địa chính.
+ Tìm được đầy đủ các thông tin về thửa và người SDĐ;
+ Dữ liệu trong hệ thống thông tin đất đai được lập theo đúng chuẩn dữ liệu
đất đai do Bộ Tài nguyên và Môi trường quy định.
- Khuyến khích các địa phương chủ động đầu tư để chuyển hồ sơ địa chính
trên giấy sang dạng số.
7.2. Trách nhiệm lập, chỉnh lý, quản lý hồ sơ địa chính dạng số
VPĐK thuộc Sở chịu trách nhiệm:
- Lập, chỉnh lý và quản lý hồ sơ địa chính dạng số;
- Cung cấp hồ sơ địa chính dạng số thay thế bản sao hồ sơ địa chính trên giấy
cho Phòng TNMT, UBND cấp xã để thực hiện nhiệm vụ quản lý đất đai của địa
phương.
7.3. - Điều kiện lập, cung cấp hồ sơ địa chính dạng số thay thế cho trên giấy:
+ Có đủ máy vi tính (phần cứng và phần mềm), các thiết bị ngoại vi cần
thiết đáp ứng yêu cầu lập, quản lý, khai thác hệ thống thông tin đất đai;
+ Có cán bộ chuyên môn đủ năng lực để sử dụng thành thạo máy vi tính và
phần mềm về hệ thống thông tin đất đai.
7.4. Nội dung việc lập, quản lý và khai thác hệ thống thông tin đất đai
- Lập cơ sở dữ liệu (CSDL) từ hệ thống hồ sơ địa chính trên giấy gồm:
+ Lập bản đồ địa chính số hoặc số hoá bản đồ địa
chính Được kết nối bằng
+ Cập nhật thông tin thửa đất từ GCN hoặc sổ địa mã thửa đất
chính
- Tổ chức quản lý CSDL bằng phần mềm quản trị dữ liệu được lựa chọn phù
hợp với chức năng quản lý hệ thống thông tin đất đai;
- Lựa chọn các phần mềm ứng dụng phù hợp để xử lý, tìm kiếm, thống kê,
tổng hợp, phân tích thông tin đất đai phục vụ yêu cầu quản lý và cung cấp thông
tin đất đai;
- Tổ chức kết nối hệ thống thông tin đất đai của địa phương với:
+ Mạng thông tin quản lý hành chính của địa phương,
+ Mạng thông tin đất đai quốc gia,
+ Mạng thông tin chuyên ngành liên quan: về đầu tư, giá đất, bất động sản,
thuế, ngân hàng, v.v.
7.5. Yêu cầu đối với phần mềm quản trị cơ sở dữ liệu đất đai

33
 - Bảo đảm việc nhập liệu, quản lý, chỉnh lý, cập nhật đầy đủ thông tin đất đai
quy định;
- Bảo đảm yêu cầu bảo mật thông tin trong việc cập nhật, chỉnh lý CSDL đất
đai
(Chỉ được thực hiện tại VPĐK thuộc Sở và do người được phân công thực
hiện)
- Bảo đảm yêu cầu về an toàn dữ liệu (vì bất cứ lý do nào);
- Thể hiện thông tin đất đai theo hiện trạng, lưu giữ được thông tin lịch sử
thửa đất;
- Khai thác các thông tin đất đai thuận tiện, nhanh chóng dưới các hình thức:
+ Tra cứu trên mạng;
+Trích lục bản đồ địa chính và trích sao sổ sách đối với từng thửa, từng
chủ;
+ Tổng hợp thông tin đất đai;
+ Sao thông tin đất đai vào thiết bị nhớ của máy tính;
- Bảo đảm tính tương thích với các phần mềm quản trị CSDL khác.

7.6. Yêu cầu đối với việc nhập dữ liệu đất đai
- Nội dung, trình tự thủ tục lập, chính lý, cập nhật như đối với hồ sơ ĐC trên
giấy;
- Nhập dữ liệu đất đai đưa vào cơ sở dữ liệu từ các nguồn:
+ Số hoá bản đồ ĐC hoặc kết quả đo vẽ bản đồ bằng công nghệ số,
+ Nhập dữ liệu từ sổ địa chính, sổ mục kê đất đai (Trường hợp đã lập sổ)
+ Nhập dữ liệu từ GCN, hồ sơ đăng ký QSDĐ (đối với trường hơp mới
ĐK).
- Chỉnh lý, cập nhật dữ liệu vào CSDL:
+ Nhập dữ liệu kết quả đo đạc chỉnh lý trên giấy hoặc đo đạc bằng công
nghệ số,
+ Nhập dữ liệu từ GCN đã chỉnh lý, cấp mới hoặc hồ sơ đăng ký biến động
QSDĐ.

7.7. Trong quá trình XD hệ thống thông tin đất đai vẫn phải duy trì hệ thống
hồ sơ địa chính trên giấy.
Chú ý: Việc chuyển hệ thống hồ sơ địa chính trên giấy sang dạng số khi
Chính phủ có quyết định tính pháp lý của các văn bản điện tử trong hệ thống
hành chính nhà nước.

34
7.8. Việc lập hồ sơ địa chính dạng số đối với những trường hợp đã cấp GCN
từ trước ngày 02/12/2004 được thực hiện thống nhất theo yêu cầu đối với việc
lập hồ sơ địa chính mới quy định tại Thông tư số 29/2004/TT-BTNMT.
Các thông tin về người sử dụng đất, về thửa đất và những thay đổi trong
quá trình sử dụng đất của hồ sơ địa chính dạng số được lập căn cứ vào các thông
tin tương ứng trên giấy chứng nhận quyền sử dụng đất đã cấp và hồ sơ địa chính
hiện có. Riêng thông tin Số vào sổ cấp GCNQSDĐ được thể hiện thêm mã bằng
chữ "*C" tiếp sau số thứ tự vào sổ cấp giấy nhận đã ghi trên sổ địa chính và giấy
chứng nhận quyền sử dụng đất đã cấp.
Trường hợp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất đã cấp và hồ sơ địa chính
hiện có chưa có đủ thông tin về người sử dụng đất và về thửa đất theo quy định
đối với hồ sơ địa chính trên giấy ban hành kèm Thông tư số 29/2004/TT-
BTNMT thì những thông tin còn thiếu sẽ được cập nhật bổ sung khi thực hiện
đăng ký biến động về sử dụng đất.

8. Cung cấp thông tin đất đai từ hồ sơ địa chính

8.1. Hình thức, đối tượng được cung cấp dịch vụ thông tin đất đai
- Hình thức cung cấp dịch vụ thông tin đất đai gồm:
+ Tra cứu thông tin;
+ Trích lục bản đồ địa chính đối với từng thửa đất;
+ Trích sao sổ địa chính, sổ mục kê đất đai đối với từng thửa, từng chủ
SDĐ;
+ Tổng hợp thông tin đất đai;
+ Sao thông tin hồ sơ địa chính vào thiết bị nhớ.
- Đối tượng được cung cấp dịch vụ thông tin đất đai gồm:
+ Cá nhân được khai thác: tra cứu; trích lục bản đồ; trích sao sổ ĐC, sổ
MK; tổng hợp thông tin đất đai;
+ Tổ chức được khai thác thông tin dưới mọi hình thức.

8.2. Trách nhiệm cung cấp thông tin đất đai

- VPĐK thuộc Sở: cung cấp thông tin đất đai dưới mọi hình thức
- VPĐK thuộc Phòng: cung cấp thông tin đất đai dưới các hình thức (trừ sao
trên thiết bị nhớ).
- UBND cấp xã cung cấp thông tin dưới hình thức tra cứu.
- Cơ quan cung cấp thông tin phải chịu trách nhiệm:
+ Bảo đảm tính xác thực nội dung thông tin so với hồ sơ ĐC
+ Xác nhận bằng văn bản về độ tin cậy của nội dung thông tin khi có yêu
cầu.

8.3. Tiền trả cho việc cung cấp thông tin đất đai
- Tiền phải trả để được cung cấp thông tin đất đai bao gồm các khoản sau:
35
 + Tiền sử dụng thông tin;
+ Tiền dịch vụ cung cấp thông tin (gồm chi phí nhân công, vật tư, khấu hao
thiết bị)
- Việc trả tiền để được cung cấp thông tin đất đai được thực hiện theo quy
định sau:
+ Đối tượng không phải trả tiền sử dụng, tiền dịch vụ: Cơ quan TNMT,
UBND các cấp thực hiện nhiệm vụ thuộc phạm vi quản lý
+ Đối tượng không phải trả tiền sử dụng: Cơ quan nhà nước, tổ chức chính
trị, tổ chức chính trị - xã hội sử dụng thông tin để thực hiện các nhiệm vụ thuộc
chức năng của mình;
+ Các trường hợp còn lại phải trả tiền sử dụng thông tin và tiền dịch vụ
cung cấp thông tin;
- Việc quản lý, sử dụng tiền thu từ cung cấp thông tin đất đai:
+ Tiền sử dụng thông tin do VPĐK thu phải nộp vào ngân sách nhà nước;
+ Tiền dịch vụ cung cấp thông tin do VPĐK thu được quản lý, sử dụng theo
chế độ tài chính đối đơn vị sự nghiệp có thu;
+ Tiền thu từ cung cấp thông tin của cấp xã là nguồn thu ngân sách của xã
đó.
- Bộ TNMT quy định về giá tiền sử dụng và dịch vụ cung cấp thông tin đất
đai (sau khi có ý kiến thống nhất của Bộ Tài chính).

8.4. Thủ tục cung cấp thông tin đất đai

- Người có yêu cầu nộp giấy tờ tại cơ quan có thẩm quyền cung cấp thông tin:
+ Trường hợp tra cứu, trích lục bản đồ địa chính, trích sao hồ sơ địa chính:
phải viết Phiếu yêu cầu thông tin
+ Trường hợp cần thông tin tổng hợp thì:
• Đối với Cơ quan Nhà nước, Đảng, tổ chức chính trị - xã hội sử dụng thông
tin để thực hiện nhiệm vụ thì phải có văn bản đề nghị gửi Sở TNMT nơi có
thông tin.
• Đối với Tổ chức khác và cá nhân: phải ký hợp đồng với VPĐK
+ Trường hợp sao thông tin hồ sơ địa chính vào thiết bị nhớ của máy tính:
thì phải có văn bản đề nghị cung
Đối với các cơ quan nhà nước cần thông tin phục vụ yêu cầu quản lý nhà
nước thì có văn bản gửi Sở TNMT).
Đối với tổ chức sự nghiệp, kinh tế phải có văn bản gửi VPĐK thuộc Sở
- Cơ quan có trách nhiệm thực hiện việc cung cấp thông tin như sau:
+ Trường hợp tra cứu thông tin thì cung cấp ngay trong ngày nhận phiếu
yêu cầu;
+ Trường hợp trích lục, trích sao hồ sơ, sao thông tin vào thiết bị nhớ thì
cung cấp trong thời hạn không quá 2 ngày;

36
 + Trường hợp cung cấp thông tin dưới hình thức tổng hợp thì thời hạn xác
định theo thoả thuận giữa VPĐK và người yêu cầu thông tin.

8.5. Việc cung cấp thông tin dưới hình thức sao từ hồ sơ địa chính vào thiết bị
nhớ
- Cung cấp thông tin đất đai phục vụ yêu cầu quản lý nhà nước:
+ Đối với cơ quan của TW thì phải có văn bản gửi Sở TNMT nơi có thông
tin;
+ Đối với cơ quan trong cùng tỉnh, thành phố trực thuộc TW thì phải có văn
bản đề nghị của cơ quan chuyên môn thuộc UBND cấp tỉnh gửi Sở TNMT;
+ Đối với cơ quan ở tỉnh, thành phố khác thì phải có văn bản đề nghị của
UBND cấp tỉnh nơi có yêu cầu thông tin gửi Sở TNMT;
+ Bộ Tài nguyên và Môi trường có yêu cầu thông tin thì VPĐK thuộc Sở
TNMT có trách nhiệm cung cấp;
Chú ý: Văn bản đề nghị phải nêu rõ: đối tượng quản lý, sử dụng thông tin;
mục đích sử dụng thông tin cụ thể.
- Tổ chức sự nghiệp, tổ chức kinh tế cần thông tin phục vụ nghiên cứu khoa
học, đào tạo; quản lý sản xuất, kinh doanh thì phải có văn bản đề nghị của tổ
chức đó gửi VPĐK thuộc Sở TNMT
- Tổ chức được cung cấp thông tin chịu trách nhiệm:
+ Sử dụng đúng mục đích đã đề nghị;
+ Không được cho cá nhân, tổ chức khác sử dụng dưới bất cứ hình thức
nào.

x
x x

37