Cac cong cu phan tch va lap ke hoach cua Giam oc ban hanh

Page 1 of 17

Siu th in my Vit Long - www.vietlongplaza.com.vn

CC CNG C PHN TCH V LP K HOCH CA GIM C BN HNG

Chng ny bt u bng v d v ngi gim c bn hng c th p dng nh th no mt qu trnh gii quyt mt vn qun tr bn hng thc s; sau l hng dn mt phng php lun lp k hoch tng qut trc tip c ch cho cp qun tr. Cc phn cn li ca chng tp trung vo cc qui trnh phn tch cn bn, m chng rt c ch cho phng php tp trung li nhun i vi qun tr bn hng. Trc tin bn n cc qui trnh phn tch c bn; sau cc hnh thi phn tch gin n bn hng v chi ph c xem xt trong mi lin h vi thc tin qun tr bn hng c trng. Cc qui trnh c nu ln y khng nhng c ch li i vi cng tc k hoch ca qun tr bn hng m cn i vi s nh gi thc hin ca nhn vin bn hng. Hai cng c ti chnh, doanh s trn ti sn c qun l c v phn tch hi qui thu nhp c nu ln trong phn tip theo. Hai cng c ny to ra cc tiu chun nh gi s thc hin bn hng trn phm vi qun, m n s l mt b phn quan trng trong hot ng qun tr bn hng hng ngy. 1. Gii quyt vn Cc gim c bn hng phi i mt vi cc vn c th xut hin t nhng nguyn nhn sau: - Cc nhn vin bn hng c th c vn c nhn hoc mt s khuyn khch h; h c th khng thc hin y cc cam kt vi cng ty v khch hng hoc cng vic s v y ; c l h trnh by km. - Cc khch hng c th khng nht tr vi cc chnh sch v th tc ca cng ty, c th h c vn ti chnh v qun tr ring mnh; c th lm sai trong s dng sn phm v c th khng c hiu qu sau . - Cc cng ty thay i cc chnh sch v chng trnh mi cn c gii thch cho cc nhn vin v khch hng quen thuc; cc bin php p dng v phn phi, bo qun v ch bin c th tc ng n bn hng; cc chin lc mi v sn phm mi c th nh hng ti phng php lin h vi bn hng v khch hng ca nhn vin bn hng. - i th cnh tranh thay i: h c th thay i chin lc v sn phm cho gi mi v tng lng mi hoc tr nn c tc ng mnh hn hoc km hn trong cnh tranh. Nhn vin

Cac cong cu phan tch va lap ke hoach cua Giam oc ban hanh

Page 2 of 17

bn hng v khch hng p ng cc hot ng cnh tranh ny l nguyn nhn lm cng thng v phi a ra cc bin php i vi h v gim c ca h. - Cc trng hp bn ngoi nh nh cng hoc thin tai c th ph v hoc lm tr tr sn xut v phn phi. Cc iu kin kinh t, a phng hoc chung c th nh hng nhiu ti ngi chung vn mua vi khch hng. Gim c bn hng c s thng rt t kim sot c cc iu kin hoc cc trng hp ny v cc vn khc m h gp phi. Anh (ch) ta cn phi thi hnh cc gii php c hiu qu c v mt lut php v ni qui nhng khng c to ra qu nhiu cc vn b sung. Cc bc gii quyt vn gii quyt nhng vn trn, trc tin gim c phi nhn bit s tn ti ca nhng vn . Ri anh (ch) ta phi phn tch, xc nh, v hiu chng. Trin khai nhng cch gii quyt, chn mt cch tt nht; thc hin n; v theo ui vic thc hin mt cch y .

Hnh 5-1. Tin trnh gii quyt vn Nhn ra v xc nh vn "Mt vn c xc nh tt l gii quyt c mt na". Cu ni ny ch ra rng bc quan trng nht trong gii quyt vn l xc nh mt cch chnh xc vn . Thng n

Cac cong cu phan tch va lap ke hoach cua Giam oc ban hanh

Page 3 of 17

cng l bc kh khn nht. Mt s vn xut hin mt cch nhanh chng, trong lc mt s vn khc th pht trin mt cch m thm hn. Bt chp tc ca s pht trin, ngi c li th l nhn ra v xc nhn vn , lun lun gim phc tp v nhng tc ng mnh l cch gii quyt cn thit. iu ny c ngha l c mt ch tiu ln trong vic n gin ha cch gii quyt vn cho ngi gim c duy tr mt cch cht ch nhng vic ang xy ra trong th phn v vi lc lng bn hng ca anh (ch) ta. Vic bit trc mt vn hoc nm bt n trc khi n thot khi tm kim sot l biu hin ca mt ngi gim c c hiu qu. Thu thp v t chc thng tin Trc khi vn c th c xc nh ng, thng tin phi c thu thp nhiu ln cho vic gii quyt. Ngi gim c i mt vi vic thc hin bn hng km trong mt khu vc c th c bt u bng cch kim tra nhng gi thuyt no l nguyn nhn ca vn . Nhng gi thit v nhng thng tin c thu thp c th bao gm di y: - Mt khch hng n l hoc sn phm trong khu vc l nguyn nhn st gim doanh s. Thu thp v phn tch thng tin v doanh s l do sn phm hay bi khch hng. - Mt i th ang lm th mt sn phm mi hoc cch qung co mi trong vng . Thu thp thng tin t nhn vin v khch hng v nhng hnh ng ca ch th. - Nhn vin bn hng lm li. Anh (ch) ta c yu cu ng khch hng khng? Thc hin vic trnh by c cht lng cao hay khng? C nhn mnh nhng sn phm ng hay khng? C nhng vn c nhn hay khng? C tht vng v nhng bo co cho hng ca nhn vin bn hng v kim tra nhng mu hng v s phn cng. - Cng ty lm li. Kim tra vic chp nhn nhn hiu v sn phm trong lch s ca vng . Gn y, s thay i chnh sch/ th tc ca cng ty c th nh hng trc tin n vng ny hay khng? C s phn hng yu km vng ny khng? Pht trin nhng cch gii quyt c th la chn Nghin cu cch gii quyt mt vn phi nhn ra rng tt c nhng cch gii quyt bt buc chu nhng hn ch c trng bi con ngi, thi gian v tin. C bn c su cch gii quyt c th la chn cho mt tnh hung c th:

Cac cong cu phan tch va lap ke hoach cua Giam oc ban hanh

Page 4 of 17

1. T mnh ni chuyn vi khch hng. Anh ta khng suy ngh iu ny mt cch nghim tc bi v anh ta khng c thi gian, bi v n lm sp lng t trng ca nhn vin, v bi v n t ra mt tin l xu vi nhng khch hng v nhng nhn vin khc. 2. Sa thi nhn vin. iu ny c th lm tha mn v tnh cm nhng s i mt vi nguyn nhn tai hi hn, gy ra nhiu vn hn, v vn khng gii quyt c ci gc ca vn . 3. Gi nhn vin i o to li mt cch chnh thc. iu ny c th l gii quyt tt trong mt thi gian lu nhng by gi th sao. 4. Hun luyn thm cho nhn vin ngay trong thc t cng vic. iu ny c thc hin trong nhng chuyn i cho hng i vi nhng khch hng chnh ca i din bn hng ni n h m rng kinh doanh thm. iu ny c th gii quyt vn ngay lp tc m khng c hi n lng t tin ca nhn vin mt cch lu di. 5. D tnh chin lc bn hng mi l s c mt cuc thnh cu c bit vi hai khch hng ny. iu ny c th gii quyt vn khch hng nhng s gy ra vn trong khu vc khc v vi nhng khch hng khc. 6. Kt hp phn tt nht ca nhng s la chn trc. Theo di sau khi gii quyt vn iu kh chu v mt s vn l chng khng c gii quyt hoc vic gii quyt gy ra nhng vn mi. Gim c phi theo ui sau khi cch gii quyt c thi hnh v ba l do tng qut sau: 1. chc chn rng tin trnh gii quyt c thc hin. Trong tnh hung ny, gim c chc chn rng nhn vin c nhng cuc gp g c cht lng vi s ln khch hng. 2. chc chn rng s la chn cch gii quyt vn l c hiu qu. Mt cch o lng hiu qu chc chn l vic tng doanh s bn hng cho nhng khch hng ln hn ny. 3. chc chn rng cch gii quyt khng gy thm nhng vn mi, nh l nhn vin x dch qu nhiu do nh hng ca s khch hng nh nhiu hn n gp hai ln khch hng ln. K hoch v gii quyt vn Mt vi vn khng c d kin trc v gim c bn hng phi i ph nhng s c cn s dng th tc gii quyt vn c ngh. Mt s vn c th c d kin nh l nhu cu phn chia khch hng khi mt khu vc ln ln vt qu kh nng ca i din bn hng. Tin trnh k hoch ha, trong d tr chin lc, chng trnh v th tc t n mc tiu, c gng bit trc nhng vn v gim thiu nh hng ca chng.

Cac cong cu phan tch va lap ke hoach cua Giam oc ban hanh

Page 5 of 17

2. K hoch ha i vi gim c bn hng Mt gim c bn hng chu trch nhim i vi k hoch pht trin mc khu vc vi chin lc bn hng c hiu qu v thc hin c doanh s cao nht. Th d nh, nu chin lc cng ty l tp trung nhng khch hng ln, gim c bn hng phi lm vic vi mi nhn vin khu vc xc nh nhng khch hng ln v lm theo nhng chin lc bn hng ca nhng khch hng . Tin trnh k hoch ha mc tiu trc tip ny khng ch chc chn thc hin ng chin lc m cn dy cho nhn vin cch lp k hoch nh th no ng thi tht cht cam kt gia nhn vin v gim c. Ti sao phi lp k hoch? Thng thng c nhng cuc tranh ci cho vic khng lp k hoch l, "Ti khng th lp k hoch. Nhng vic ny ang thay i qu nhanh!". Mt li bnh lun nh vy tht s ch bin minh cho nhng quyt nh qun l ca "Ngi ngi mi ng qun". Tin tng rng ch l mt chui nhng s vic tri qua nhanh mt cch cu th m khng c cc khun mu, hoc vi cc khun mu khng th bit trc. iu ny hin nhin l khng tht. C mi lin quan gia nhng kiu mu vi a s nhng trng hp v hnh vi ca con ngi. Nhng kiu mu khng th thng hiu v bit trc mt cch hon ho, nhng vic d bo l c s cho vic xy dng mt k hoch tt. V d nh, mt nhn vin bn hng gii s bit khi no mt ngi phn pht thng s t hng thm hoc l mua nhng sn phm mi hoc khi no mt khch hng thuc ngnh cng nghip cn nhng dng c mi. Kin thc v nhng iu ny cho php mt nhn vin d on trc v chng, pht trin cch trnh by v lm nhng cuc thm hi khch hng trong khi h ang hi lng v cng vic ca h. Nhn vin c th c mt ti nhng thi im quyt nh bo m th phn ca cng ty vi vic kinh doanh ca khch hng v thm mt t nu c th. C nhng cuc tranh ci khc v vn ny nh "Lp k hoch l trch nhim hng u ca ngi tha hnh. H bo ti lm ci g th ti y n qua cho nhn vin v chng ti thc hin n. Khng c g cho ti lm nhng phi thc hin lnh". Trch nhim hng u lm theo chin lc bn hng v k hoch pht trin, l iu m cc gim c phi chp hnh. Gim c bn hng c s c mong i thc hin chin lc v k hoch ca cng ty mt cch hiu qu nh h c th. Ch th qun tr hng u ny c th c thc hin mt cch ti t hoc tt p. K hoch ha do cc gim c bn hng thc hin trong phm vi trch nhim ca h bo m rng, ci l th hai, khng phi l ci u tin, gi li v tr ca h ti cng ty, nu h cn mong c. Mt tranh lun th ba chng li k hoch ha l "Ti khng c thi gian! Ti qu bn rn quan tm n vic nhn vin ca ti lp k hoch". c cung cp ti liu tt th k hoch

Cac cong cu phan tch va lap ke hoach cua Giam oc ban hanh

Page 6 of 17

ha c th yu cu thm thi gian lc ban u, nhng n t kt qu tt mt cch nhanh chng vi vic tng gi tr thi gian v sau. Tht ra khng c k hoch th lng ph thi gian hn l c k hoch. Trch nhim hng u l xy dng chin lc bn hng ca cng ty, pht trin nhng k hoch v chuyn chng n cho gim c bn hng c s v nhn vin bn hng thc hin. Vic y quyn ny khng tha cho gim c bn hng trong trch nhim k hoch ha. Ngi gim c phi tip tc lm vic vi nhn vin bn hng ph hp vi chin lc ca cng ty v lp k hoch cho qun v khu vc ring. Thm na, phng php lun ca chin lc v k hoch ha c th c p dng ti cp gim c v nhn vin phn b cc ngun lc mt cch hiu qu v kt qu. Luyn tp ng dng nhng nguyn tc k hoch ha ti cp qun v c s c th cng c thm vic chun b cho gim c bn hng thng chc ln nhng cp c quyn hn ch o k hoch chin lc. Qu trnh lp k hoch Mc d chin lc v k hoch ha mc cng ty c m t trong chng 2 nh l mt qu trnh nhiu chu k v nhiu mc . mc gim c bn hng chng c th c xem xt theo su bc tin trnh c m t trong hnh 5-2. Nhng mc tiu v nhim v ca cng ty Nhng mc tiu v nhim v ca t chc cung cp ci khung ngi gim c bn hng iu khin k hoch ha v d tho ngn qu. Nu cng ty c nhim v l ngi cung cp s mt trong ngnh cng nghip v mc tiu ca n l to 15% li t u t, th gim c bn hng bt u tin trnh ca anh (ch) ta trong vng nhng tham s . Hn na, nu cp qun tr bn trn tin tng rng cch sp xp thc hin nhim v ca cng ty ch yu bn cho nhng khch hng ln, th gim c bn hng phi gng sc tc ng trc tip hng v nhng khch hng ln nh gi rng nhng khch hng tn ti trong qun ca anh (ch) ta.

Cac cong cu phan tch va lap ke hoach cua Giam oc ban hanh

Page 7 of 17

Hnh 5-2. Tin trnh k hoch ha qun l bn hng Phn tch Phn tch khng ch l vic lm mt ln trong nm m phi thc hin trong sut tin trnh k hoch ha. Thc hin phn tch tht ra l m t tin trnh ca thu thp d kin v tc ng hng v pha thc hin cc mc tiu. V d nh, phn tch c th c s dng nh mt phn ca tin trnh k hoch ha xc nh v lm sng t nhng vn v gip gim c hiu c mi trng, nh mt phn ca tin trnh kim tra chc chn rng nhn vin ang gn cht vi k hoch ca h, v nh l mt cch sng to ra cc d kin cn thit gim c s dng trong vic thc hin nhng trch nhim thuc v qun l nh nh gi, khuyn rn, v ng vin nhn vin. Trin vng c chn trong bi hc ny l thng tin quan trng c th c do s dng mt cch thng minh tin hnh phn tch d liu c bn, ph bin d s dng v hiu bit. Nhng mc tiu Nhng mc tiu xc nh phng hng v nhng mc tiu chi tit. Hai phng php tiu chun: trn xung v di ln. Trong phng php trn xung, qun tr cp cao t ra mc tiu cng ty v ri truyn t chui cc mnh lnh xung cho tng cp qun ring l. Gim c bn hng khu vc c thng bo mc tiu bn hng trong giai on ti ti qun ca anh (ch) ta.

Cac cong cu phan tch va lap ke hoach cua Giam oc ban hanh

Page 8 of 17

Trch nhim ca gim c l thc hin nhng mc tiu hoc chun b gii thch cho ng ch ti sao khng thc hin c mc tiu. Trong phng php t di ln, ngi gim c gp g mi nhn vin v lm vic t ra nhng mc tiu cho mi khu vc. Trong bc u tin, mi nhn vin bn hng v gim c ng s nh gi cho mi khch hng. Nhng nh gi ny c tng kt qua tt c nhng sn phm v tt c nhng khch hng ang c v s c trong tng lai t mc tiu bn hng cho khu vc. Trong bc th hai, i din bn hng v gim c nh gi n lc cn c i vi mi khch hng thc hin mc tiu mi. N lc ny c th cha ng vic thc hin thm nhng cuc cho hng c nhn ni tng hiu qu s to ra doanh s mi, vic sa i cht lng nhng cuc cho hng nhm nhn mnh s khc nhau gia sn phm v dch v; gp g nhng ngi mua khc nhau, gia tng qui m n hng, v thay i bn cht cc cuc gp hn hp. Trong bc th ba, mc tiu doanh s tng xng vi cc n lc v nhng mc tiu gi li ca mi khch hng cng cc chi ph ca chng. Nhng mc tiu phi thch hp vi n lc c th c ca nhn vin bn hng. Nu nhn vin khng c thi gian, th nhng khch hng nh vi doanh s tim tng nh khng to ra hiu qu ln hn cc khch hng tim nng ang c. Khi kt qu khng t yu cu th mc tiu cng b gim st tng ng. Cui cng, mc tiu khu vc ph hp vi n lc c th c ca nhn vin cho hng s c thc hin. Suy on ca gim c cha ng nhng d liu ny t khu vc n tin trnh nh gi mc tiu ca qun v n lc c th c t c nhng mc tiu . Nhng nh gi v cp qun m rng to c s cho nhng bc cn li trong tin trnh thc hin. Chin lc Chin lc l cch thc hin mc tiu nh th no. Cp cng ty phi la chn cc chin lc tip th c th thu nhn c "nhng li tc chnh lch" t pha i th. Gim c bn hng phi i mt vi tnh hung kh x: a ra chin lc ca cng ty v mc tiu ca qun, phi lm g cho mi khu vc t c li nhun chnh lch t i th trong khu vc kia. Chin lc ca gim c da trn kh nng ca nhn vin trong mi khu vc ca h v sc mnh, im yu ca i th. V d trong mt khu vc ni c nhn vin nhiu kinh nghim v i th cnh tranh mnh, gim c v nhn vin phi nghin cu im yu v c trng sn phm hoc khch hng. Chin lc s t c kt qu c bit da trn im yu ny bng vic tp trung vo nhng khch hng v sn phm . Nhng chin thut

Cac cong cu phan tch va lap ke hoach cua Giam oc ban hanh

Page 9 of 17

Pht trin nhng chin lut thc hin chin lc yu cu nh r nhng bc hnh ng. Ti cp cng ty n c th yu cu nhng trang lit k v m t nhng bc hnh ng c th. Tuy nhin cp gim c bn hng, mt k hoch d tho chin thut l khng cn thit. V d, mt k hoch ng dng chin lc tp trung vo im yu sn phm v khch hng ca i th cnh tranh trong mt khu vc phi gm c mt trang ring. Trang ny s xc nhn loi sn phm v khch hng no ang tn ti yu km. Mi khch hng phi c m t trong mt on ring l v chng loi, cht lng, v s iu chnh cc n lc ca nhn vin bn hng trc tip lm vic vi khch hng. Nh l mt on vn c th c ging v d di y. Khi k hoch mc tiu c ra, th d bo c lp c lp trn c s chin thut v k hoch. Nu d bo ph hp vi nhng mc tiu th k hoch c thi hnh. Nu n khng ph hp th k hoch phi c sa i theo tim lc ca cng ty cho php. Thi hnh Vic thi hnh yu cu a k hoch vo s dng. Gim c bn hng s lp cho mi nhn vin bn hng mt thi kha biu xc nh nhng hnh ng r rng anh (ch) ta thc hnh k hoch. Nu n l mt k hoch ca khch hng trung tm, th s c nhng tip xc, khi qu trnh theo ui hon tt v nhng hnh ng no c chn vi nhng khch hng . Ngi gim c c th s dng chi ph tiu chun v nhng bo co bn hng theo di hot ng ca khu vc nh gi/ kim tra Mt chc nng ca nhng bo co cho hng c nhn vin bn hng trnh gim c nm c trong ngy l nhn vin ang lm g thc hin k hoch. Gim c s dng nhng phn hi c cung cp t bo co cho hng chc chn rng nhn vin duy tr hot ng theo k hoch. Nu nhn vin xa ri k hoch hoc s phn ng li ca khch hng i vi chin lc/ k hoch l khng mong i, th nhn vin v gim c phi tnh li v c th sa i chin lc gc/ k hoch ban u ca khu vc. 3. Phn tch: c s ca vic lp k hoch v gii quyt vn Gim c bn hng phi thng lm nhng quyt nh xut pht t vic phn tch nhng d liu. on ny s tho lun s lc cch trin khai v thu thp cc d liu thch hp v lm sn sng cho gim c bn hng nh th no. Yu cu d liu phn tch

Cac cong cu phan tch va lap ke hoach cua Giam oc ban hanh

Page 10 of 17

Gim c bn hng l ngi s dng cc d liu do t chc cung cp. Tuy nhin gim c khng nn l mt ngi s dng m khng bit g n cht lng v s lu hnh nhng d liu ny nh hng trc tip cht lng ca nhng quyt nh c lp ra trn c s nhng d liu y. Mt gim c bn hng nn c kin thc cn bn v thu thp d liu cho vic ra quyt nh. Trin khai d liu Phn mm my tnh v phn tch d liu c th gip gim c bn hng trong bin i d liu thnh nhng thng tin thch hp cho vic ra quyt nh. Tuy nhin, n s khng , nu ch n gin m t tin trnh phn tch m khng i km vic to ra cht lng d liu. V d, tin trnh phn tch hay, hoc c cht lng cao khng th b p cho cht lng d liu ti. T mt k thut t phc tp to ra d liu c cht lng cao hn thng sn xut ra nhng thng tin hu dng v ng tin cy hn, c s d liu cht lng phi c trin khai. Vy trin khai cc d liu cho phn tch yu cu u tin l d liu c chn ng, v iu th hai l d liu phi c sn s dng thch hp vi hnh thc, vi nhng cng c c sn phn tch. Thu thp d liu i vi gim c bn hng, bn loi d liu quan trng l doanh s, chi ph, nhng cuc cho hng v khch hng/ th trng. Cc d liu c sn cho phn tch nn n gin nht, a s dng ring l. Doanh s. Nhng nhn vin bn hng c vit trc tip n t hng hoc khch hng np mt n t hng m khng c nhn vin, khi bn hng tin trnh thu thp d liu doanh s c lin quan bt u. n hng bao gm thng tin ca khch hng v ngy t hng, sn phm c bn, kch thc bao hng v gi c, mu sc v tin chit khu, thi hn thanh ton, ngy v a phng giao hng, cng vi mt vi thng tin c bit khc ph hp vi vic bn hng ny. Khi n hng c vit ha n, cn ch ra nhng thng tin t hng cng vi mt vi thay i phi c thc hin bi v khch hng thay i hoc khng c kh nng ha hp in cc yu cu gc theo cch c ch r. Trong nhng trng hp cn kho, tr li n hng v nhng hy b hn mc l mt vi l do ca nhng thay i. Trong trng hp, khch hng hon li nn ghi ch mt cch cn thn chc chn rng d liu doanh s bn hng phn nh nhng s khu tr ny. Chi ph. D kin chi ph v chi tiu n t ba ngun: bo co ch tiu nhn vin bn hng, bao gm nhng chi ph bin i nh xe hi, in thoi v ch tiu gii tr, chi ph, bi hon, c cha lng, hoa hng v nhng tin thng, v chi ph ym tr bao gm chi tiu vn phng, o

Cac cong cu phan tch va lap ke hoach cua Giam oc ban hanh

Page 11 of 17

to v i li ca gim c. Cc d liu c bn v khch hng v ca ton th nhn vin phi c tp hp li mt cch c chn la kim c cc d liu trong mt dng c th s dng c. D liu chi ph nn c xc nh cho mi mt hnh vi hoc mt doanh s khu vc hoc nhn vin. iu ny kt hp n vi tng doanh s my tnh tnh ton li nhun ca khu vc mt cch d dng hn. Nhng cuc cho hng. Mc d hu ht cc cng ty u yu cu nhng nhn vin bn hng trnh cc bo co cho hng, nhng mt vi cng ty trong s dng nhng d liu ny trong hot ng qun l nhn vin bn hng. D liu nn c thu thp t cc nhn vin theo s nhng cuc cho hng, nhng kiu cho hng (dch v, s gii thiu (trnh din), hoc tin tc), v c tnh khch hng (khch hng hoc khch hng tng lai, ngi phn phi hoc ngi s dng). Thng tin khch hng/ th trng. Thng tin ny s c trin khai t c hai d kin bn trong v bn ngoi cng ty. D liu bn trong c th ly t s nh gi kh nng cnh tranh ca cng ty cng nh nghin cu th trng do cc nhn vin bn hng thc hin. Tuy nhin, dng nh l cng ty him khi yu cu nhiu thng tin t nhn vin bng vic quan tm n phn ng ca khch hng i vi vic thay i gi c. D liu v i th cnh tranh, khch hng sn phm v th trng c mua t nhng ngi bn hng lt vt ngoi. Nhng d kin ny c th dng kim tra thu nhp do cng ty to ra hoc lp y nhng ni m cng ty khng th thu thp d kin hoc duy tr n cho n nay. Lit k cc d kin c sn Gim c bn hng phi lm vic vi d kin thch hp vi cc nhn vin bn hng, khch hng, sn phm v i th cnh tranh ang hot ng trong quyn hn ca anh (ch). Chc chn rng nhng d liu ph hp v sn sng s dng cho vic phn tch ng lc (hp thi) l mt chc nng ca h thng ym tr quyt nh. S sng lp ca h thng ym tr quyt nh l mt sn phm t nhin ca vic pht trin cch s dng my tnh ca cng ty. Ba hot ng u tin trong pht trin cch s dng my tnh c tho lun di y. Giai on 1. H thng thc hin ch bin d kin. Trong giai on mt ny cch s dng u tin l nhng chc nng ca cc kiu k ton nh l Bng lng, Lp ha n khch hng v kim k. Hu nh n khng th dng cho nghin cu th trng v doanh s m ngi ta dng sng lp cc d liu c s. Giai on 2. H thng thng tin qun l. Khi cc cng ty tr nn tinh vi hn trong vic thc hin v thu thp cc d kin, h vn ti ng dng nhiu hn. H bt u hp nht cc d kin c bn ang tn ti bn trong v bn ngoi, la chn tin trnh ti chnh v thng k phn tch d kin. Nhng bo co c to ra trn c s thng xuyn v c thit lp cho nhng

Cac cong cu phan tch va lap ke hoach cua Giam oc ban hanh

Page 12 of 17

quyt nh qun l hng ngy mt cch d dng. Nhng gim c bn hng khng mong i c d hi h thng ny mt cch trc tip. Khi i mt vi nhng quyt nh yu cu thng tin khng thng xuyn, h c yu cu bo co v nhng d bo cn thit t mt trung tm my tnh thuc Trung ng. Giai on 3. Nhng h thng ym tr quyt nh. Nhng hot ng ca h thng ym tr quyt nh da trn mng vi tnh c th hot ng c lp hoc gii hn trong mt khung chnh. N ph thuc cht ch vo cc d kin ang c duy tr trong mt dng phn tn v phn mm c sn d dng s dng. Phn mm ny cho php phn tch trc tip cc d kin. i vi gim c v nhn vin, tt c nhng ci bao gm vic phn tch khch hng v sn phm, gii quyt k hoch cho hng v nhng vn qun tr khu vc, lm d bo, hng dn trnh by phn tch, v mt lot ci khc sinh ra. Hai iu tr ngi cho vic s dng c hiu qu ca chng l cn c d liu c cht lng cao v o to gim c s dng hng ngy cc ngun c sn mt cch ng n. Khi cc d kin c thu thp v dng c th s dng, chng s c phn tch. Mc tiu cn bn nht ca phn tch l doanh s, chi ph v mi lin h ca chng - li nhun hoc doanh thu trn vn u t. Tin trnh phn tch chia nh Khi nim c bn ca phn tch chia nh l cc d kin c ph ra nh hn v chi tit hn. Khi tin trnh ny c hiu r v ngun ca cc d kin c gii thch, th v d chi tit v doanh s v phn tch chi ph s c trnh by. Mc tiu ca vic phn tch chia nh n gin l xc nhn c s cho nhng v tr xa nht c chng minh trong d kin. 4. Phn tch doanh s v chi ph ca gim c bn hng Mt gim c bn hng cp c s nhn mt cch r nt cc d liu qu kh v hin ti v doanh s v chi ph ca qun. Mt cu hi quan trng cho mt gim c l, "Ti s lm ci g vi nhng d kin ny n l mt kiu ph hp vi quyt nh m ti s phi lm?". on ny thm d vi tin trnh dng php phn tch c bn m mt gim c phi dng bin i d kin doanh s v chi ph ca qun thnh nhng thng tin thch hp hu dng. Phn tch doanh s

Cac cong cu phan tch va lap ke hoach cua Giam oc ban hanh

Page 13 of 17

Phn tch doanh s l nghin cu d kin doanh s qu kh ca cng ty, vi mc tiu c gng xc nhn nhng kiu mu v nhng mi lin h c ch cho vic ra quyt nh qun l. Trc khi tin trnh phn chia c bn ca vic phn tch c th c gii thch, nhng cch nh ngha khc nhau b che y khi bn hng. Mt hng ha nh th no c coi l bn c? Cc cng ty khc nhau c nhng cch nh ngha khc nhau khi mt hng ha c bn. Mt hng ha bn c nh ngha mt cch khc nhau khi mt n hng l (1) vit v c xp t; (2) c giao hng; (3) khch hng nhn c v chp nhn; (4) tr tin y . Tng doanh s phi c iu chnh trc khi phn tch phn nh nhng n hng b hy b, tr gi ca hng ha b h hi v nhng khon tn dng, thay i kch c ng gi v gi c, v bt c thay i trong vic ghi ha n v nhng chnh sch thanh ton lm nh hng n doanh s bn c ghi chp. S phn tch nn c tin hnh trn c s iu chnh d kin. Tin trnh phn tch doanh s Trong phn tch doanh s, cch tip cn tng qut l chia nh (ph v) mt khi d kin ln thnh nhng b phn cu thnh c y ngha hn. Gim c bn hng tiu biu quan tm n vic kim tra d kin doanh s theo tiu chun nh khu vc, cc kiu nhn vin bn hng, cc kiu khch hng, cc ngnh kinh doanh, sn phm, kch thc ng gi, v khong thi gian. Mc tiu l xc nh ng vng thnh cng c th thuyn chuyn nhng nhn vin non km v c th loi b h trc khi h tr nn trm trng. Phn tch chi ph Trong bt c vic ct gim no vic ct gim chi ph c th c hiu qu ln trong thi gian ngn v li tc v bng tng kt ti sn, nhng s ph hy kh nng cnh tranh lu di ca i th ca cng ty. Mnh kho ca gim c l sp xp v kim sot chi ph qu ng nhng khng nh hng ti thnh cng ngn v di hn ca cng ty trn th trng. Hng dn phn tch chi ph Trong cch thc c bn nht ca n, "phn tch chi ph tip th c lin quan ti chi ph ca hot ng tip th n doanh s dng o lng li nhun". Hnh 5-3 lit k v nh ngha mt vi iu khon chung hn dng trong phn tch chi ph. C hai mc m ti gim c bn hng c s c th tin hnh phn tch chi ph. Mc u tin hay n gin nht l chi ph do hot ng ca nhn vin khu vc. Mc th hai l

Cac cong cu phan tch va lap ke hoach cua Giam oc ban hanh

Page 14 of 17

kim tra chi ph cp qun v khu vc ca cc nh qun tr cp trn xc nh s ng gp ca qun v khu vc vo li nhun ca cng ty. Phn tch chi ph n Phn tch chi ph n cha ng s thay i chi ph trc tip ngoi gi ca khu vc v so snh chi ph cc loi theo nhn vin bn hng. Phn tch chi ph v li nhun Vic phn tch mt cch phc tp hn i hi phi a ra doanh s bn hng v nhng quyt nh v s phn phi chi ph c nh. Chi ph/ ch tiu Chi ph l nhng ti sn (lun lun l ti sn c) v dch v c tnh do kinh doanh v th hin bng tin t. Ch tiu l s tin ca ti sn c tiu th hoc dch v s dng trong tin trnh kim thu thp. l nhng chi ph khng i trong mt thi gian ngn. N tip tc mc nh nhau bt chp doanh s tng. N c gi l chi ph chung. N bao gm cc khon nh l lng nhn vin v gim c, chi ph kho bi, chi ph dng c v chi ph qun l vn phng. L nhng chi ph thay i theo mc hot ng. V d nh nhim v bn hng s thay i vi tng doanh s v ch tiu xe hi s tng vi vic tng s lng cc cuc cho hng.

Chi ph c nh

Chi ph bin i

Chi ph kim sot c L nhng chi ph di s iu khin trc tip ca gim c thng mi v hoc ca nhn vin bn hng. Phn rt ln ca chi ph bin i l bt ngun t vic qun l qun hoc khu vc. Ch tiu du lch v gii tr, chi ph t, vn phng bn hng ngoi gi, lp lch t hng v tin trnh gim chi ph thuc loi t quyt nh hnh ng. Chi ph khng kim Ti cp khu vc, mt phn quan trng ca chi ph nhn vin l khng kim sot c sot. V d nh, lng v li nhun c c nh v s khuyn khch tr c nh trc bng k hoch n b. Chi ph trc tip L nhng chi ph c th c n nh cho tng loi ti khon hoc hnh ng c bit. V d nh, chi ph tin trnh t hng chc chn c th c n nh cho nhng khch hng c bit do cch h t hng, qui m t hng. L nhng chi ph khng th cho l loi c bit. Ti khon hoc hot ng. Chng cn thit ng h s thay i hot ng v c th bao gm nhng chi ph sn xut v phn phi.

Chi ph gin tip

Cac cong cu phan tch va lap ke hoach cua Giam oc ban hanh

Page 15 of 17

Hnh 5-4. Thut ng chi ph Tip cn gi thnh. Cch tip cn ny phn phi chi ph cho tng s chi ph ca mt khon chi ph chung hoc chi ph c nh v phn phi n ra hnh ng ph hp vi vi ch tiu c tha thun trc. Cch tip cn gi thnh l cn thit trong yu cu ca cng ty bit v hiu cch to ra li nhun. Tuy nhin cch tip cn gi thnh c th n giu ngun li nhun di s phn phi chi ph c nh. Cch khc, tip cn s d vn gp, xc nh ngun li nhun m khng quyt nh phn phi chi ph c nh v v vy d dng hoch nh vic phn phi cc ngun lc trong tng lai. Cch tip cn li gp. Trong cch tip cn ny, ch nhng chi ph v ch tiu c th qui mt cch trc tip cho mt n v ln hn c tr ra khi doanh s c to ra bi n v kia, l: Li gp = Doanh s - Chi ph bin i Doanh s l doanh s khu vc, v nhng chi ph s khng c nu khu vc khng cn. Nhng chi ph tip tc tn ti bt chp khu vc c tn ti hay khng. Cch tip cn li gp c chp nhn v hu dng hn cch tip cn gi thnh, c bit cho hoch nh qun tr v ra quyt nh. 5. Phn tch ti chnh Chng ta bit rng mc tiu ca cng ty thng c din t bng iu khon thu nhp do u t hoc thu nhp qun l ti sn hin ang s dng. U vin qun tr cng ty thy c kh khn trong vic lm cho nhng mc tiu ny y ngha i vi nhng nh qun tr ng u l ngi khng kim sot nhiu ti sn c nh thuc thm quyn qun l ca h. Tip cn tng chi ph v li gp th hu dng, nhng c hai u lng qun ti sn c hoc vn u t cn c to ra tng doanh s trong mt khu vc, qun hoc vng. T , cng ty yu cu tt c gim c tnh ton c thu nhp t ti sn c ang s dng (return - on - assets managed) (ROAM) v li tc cn li, anh ta c cm ngh tt hn v cc ngha ca nhng mc tiu ca cng ty v mi lin quan gia chng vi mc tiu ca anh ta. Bn cnh , chng khng theo my tnh mt khi anh ta c d liu v phn mm. Li nhun trn ti sn ang s dng ROAM c s dng ht sc thnh cng cp khu vc. N c tnh ton bi cng thc sau:

Cac cong cu phan tch va lap ke hoach cua Giam oc ban hanh

Page 16 of 17

Cng thc ROAM Phn tch li tc cn li Cch tip cn li tc cn li cho php qun tr cp trn khuyn khch tng trng doanh s ngay c khi c tiu chun chi ph hp nht an ton (DSE) nh l tiu chun vn lu ng (ARC, ICC). Cch tip cn li tc cn li xut hin s ph hp ng khm phc v d bo doanh s bn hng c nhn tng trng. Hn na, s tng trng doanh s ny c hp nht vo hot ng hng ngy m khng hy sinh s quan tm ca cp trn cho qun tr ti sn c v tiu chun chin lc trn c s ti sn c. 6. La chn phng php phn tch V th, tin trnh phn tch no nn c s dng? Cu tr li cho cu hi ny l "N ph thuc". Nu gim c bn hng quam tm n vic kim tra hot ng ca nhn vin bn hng ngy th phn tch chi ph v doanh s n c th y hn. Mt cng ty c th pht trin h thng thng tin bn hng (SIS) s qun l d liu c s doanh s v chi ph. Nh mt SIS c th, vi mt vi bc i n gin, cung cp cho gim c nhng nh gi ti chnh qua thng tin c trng khu vc, nh gi tr ca nhng trin vng c la chn hoc gi tr ca loi khch hng. Tnh hung tr nn phc tp hn khi mc tiu ca phn tch l s nh gi vic thc hin hoc xc nh s bi thng cho mi nhn vin hoc gim c bn hng. Trong nhng trng hp mc tiu phc tp c thu nhn in hnh. Nhng iu ny c th bao gm doanh s thc hin c lin quan n ch tiu hn mc v cc (quota) v o lng ti chnh khc. Ngi s dng nhng ch tiu v lm th no vic s dng ny c ngha hn, iu ph thuc vo doanh s, tip th v chin lc hp nht. Tnh hung: Cng ty Sobi Cng ty Sobi, mt cng ty con ca cng ty ln a quc gia ca ngi Nht va mi hp nht vi mt cng ty nh v thit b min Trung Ty. Mc d trc y cng ty s dng mt lc lng bn hng trc tip, ban qun tr Sobi cm thy rng mt lc lng bn hng hn hp c th l c li hn. Ph ch tch ph trch mi v ng v quyt nh iu tra. B ta yu cu tt c h s ca cc khu vc tiu biu. Cc thng tin b sung c to ra t bn cu hi ca ngi bn hng, h s cng ty, iu tra v ngnh kinh doanh, v nhng loi nh vy. Vi s gip ca nhng nh chuyn mn c s, b ta v nhn vin ca b ta xem xt chn la t cc d liu t c nhng thng tin trong trnh by 1. Khch tim hng S lng Nhng cuc cho S thm nhp S thm nhp nh gi mc li tng khch hng cho mi trung bnh (%) trung bnh (%) trung bnh nh l t

Cac cong cu phan tch va lap ke hoach cua Giam oc ban hanh

Page 17 of 17

(ngn USD) 300-500 200-300 100-200 75-100 50-75 25-50 15-25 10-15 5-10 0-5

hng 2 5 6 10 25 30 50 60 75 90

khch hng mi lc lng trc vi nhn vin l % vi doanh s nm tip 30 40 25 35 30 40 25 35 30 40 25 35 20 30 25 38 20 30 25 38 10 25 25 38 6 25 20 38 6 25 20 40 3 25 20 40 2 25 20 40 Bng 1. Khu vc tiu biu ca cng ty Sobi

Lu : Chi ph cho mi cuc trao i i vi khch hng ca mt nhn vin bn hng l 115USD, bao gm tin lng, qun l bn hng trc tip, chi ph i li, ph cp ngoi lng, v chi ph ca cc nh phn phi dch v. i din bn hng c trn hoa hng theo doanh s, thng l t 5% n 10%. Cu hi: 1. Tnh phn li gp s dng lc lng bn hng trc tip v s dng lc lng i din bn hng cc mc 5%, 7% v 10%. 2. Tnh phn li gp hot ng cho mi khch hng s dng cc loi lc lng bn hng khc nhau. Da vo kt lun ca bn, mi khch hng nn do ngi bn hng hay ngi i din bn hng qun l trc tip. 3. Cng ty nn thu lc lng bn hng hay ngi bn hng trc tip? Hy trnh by cu tr li trn ca bn