S 4 L thuyt: Tm hiu v h thng ERP (c im, m hnh, trin khai, kh nng ng dng ti Vit Nam, mt s h thng c th, ).

Bi tp: VN QUN L MUA BN HNG HA

Mt cng ty thng nghip c php kinh doanh mt s loi hng no . Cng ty c nhiu ca hng. Mi ca hng c mt tn, mt a ch v mt s in thoi. B phn qun l ca mi ca hng gm mt ngi ca hng trng, mt s nhn vin m nhn cc cng vic khc nh: bn hng, bo v, th kho. Mi mt loi hng m cng ty c php kinh doanh thng gm nhiu mt hng. Mi mt mt hng c nhn bit qua tn hng, n v tnh v c gn cho mt m s gi l m hng tin vic theo di. Phng kinh doanh ngoi vic nm bt th trng cn phi theo di tnh hnh mua bn ca cng ty kinh doanh hiu qu. Nhng mt hng no bn c nhiu, v vo thi im no trong nm. ng thi nhn cc bo co tn kho cc ca hng, tng hp li xem mt hng no tn di ngng cho php th xut vi ban gim c iu phi b phn cung ng mua hng v nhp kho ch ng trong kinh doanh; nhng mt hng no tn ng qu lu th xut phng n gii quyt, c th bn h gi nhm thu hi vn dnh kinh doanh mt hng khc. Khi cng ty mua hng v phi lm th tc nhp kho ti cc ca hng. Mi ln nhp kho mt phiu nhp c lp. Phiu nhp kho thng tng hp t nhng ha n m cng ty mua t mt n v khc trong mt chuyn hng no . Mi phiu nhp ch gii quyt cho vic nhp hng vo mt ca hng v do mt nhn vin lp v chu trch nhim kim tra v cht lng, s lng hng nhp v. Trn phiu nhp c ghi r h tn, a ch ca ngi bn hng cho cng ty sau ny tin theo di cng n; h tn nhn vin ca hng chu trch nhim nhp kho cng cc mt hng, s lng, n gi mua tng ng; cng tin hng, tin thu GTGT, v tng s tin m cng ty phi thanh ton cho ngi bn. Vic theo di chi ph cho mt ln nhp hng (vn chuyn, bc vc, thu kho bi,...)

c th c thc hin bng mt bt ton khc m cho n gin chng ta khng cp y. Cng vic nhp hng xy ra hng ngy khi c hng c mua v. Khi khch mua ti cc ca hng: Nu mua l, khch hng phi tr tin mt, nhn vin bn hng phi ghi nhn mt hng, s lng bn, n gi bn tng ng vi tng mt hng, xc nh thu sut GTGT v nhn tin ca khch hng. n gi bn ty theo thi im bn cng nh khch mua v thng do ca hng trng quy nh. Cui ca bn hng, nhn vin ny phi tng hp cc mt hng m mnh bn c lp ha n, trn xem nh ngi mua l chnh nhn vin bn hng ny, ng thi phi np ht s tin bn c cho th qu. Nu khch hng mun mua tr tin sau phi c php ca ca hng trng tha thun v thi hn thanh ton. iu ny cng c ghi nhn trn ha n cho khch hng ny tin vic theo di cng n ca ngi mua. Bt k ha n kiu no, ngoi s th t ca ha n, mi ha n ch thuc mt quyn ha n mang mt s seri no . Mi loi hng c mt t l thu thu khc nhau do ngnh thu quy nh. Trn mt ha n bn hng ch bn nhng mt hng c cng mt thu sut GTGT m thi. Cng vic bn hng xy ra hng ngy khi c khch mua. Cui thng, cng ty phi lp cc bo co thu gi tr gia tng hng bn, bo co thu gi tr gia tng hng mua cho chi cc thu, tnh hnh s dng ha n ca mi quyn ha n (mi quyn bn c bao nhiu ha n, t ha n no khng dng, tng tin thu t bn hng, tin thu GTGT tng ng l bao nhiu), hch ton gi vn hng bn, tnh hnh kinh doanh bn hng, bo co tn u - nhp - bn - tn cui tng mt hng, th kho tng mt hng ti mi ca hng. C nhiu phng php hch ton gi vn hng bn nh bnh qun gia quyn, nhp trc - xut trc, nhp sau - xut trc... Cng ty phi quyt nh chn mt cch v bo cho c quan qun l bit v phng thc hch ton ca mnh. cho n gin ta gi thit n v hch ton gi vn hng bn bng phng php bnh qun gia quyn. n gi vn ca mi mt hng ti mi ca hng trong thng bng tng ca s tin tn cui thng trc v s tin mua chia cho tng s lng tn cui thng trc v s lng nhp ca mt hng vo ca hng trong thng. T n gi vn ca mi mt hng ti mi ca hng ngi ta mi xc nh c tr gi vn ca hng bn ra trong bng bo co nhp xut - tn, cng nh trong bng kt qu kinh doanh bn hng v trn th kho ca tng mt hng trong thng.

Chi cc thu s cn c vo nhng bo co thu sut trn xc nh s tin thu m cng ty phi np hay c chi cc thu s hon li ca thng . Trong thc t vic qun l hng ha phc tp hn nhiu v c nhiu hot ng, mi hot ng u c cch thc hch ton ring m chng ta khng cp y. Chng hn nhp hng nhp khu, xut iu v nhp chuyn kho ni b, nhp hng tr li, xut tr hng mua, nhp hng y thc, bn hng cho cc i l, bn hng k gi,... Hay vic xc nh gi vn cn phi da vo vic phn b ph cho mi mt hng trong mi phiu nhp khi c s nhp kho,...

MC LC

PHN I: L THUYT V H THNG ERP 1. Khi nim 2. c im 3. Chc nng v tc dng 4. Cc bc trin khai 5. Kh nng ng dng ti Vit Nam 6. Mt s h thng ERP c th PHN II: BI TP V VN QUN L MUA BN HNG HA 2.1. Biu phn cp chc nng 2.2. Biu lung d liu ng cnh h thng 2.3. Biu lung dc liu mc nh 2.4. Biu lung d liu mc di nh 2.4.1. Chc nng qun l mua hng 2.4.2. Chc nng qun l bn hng 2.4.3. Chc nng qun l kho 2.4.4. Chc nng qun l ti chnh 2.4.5. Chc nng thng k bo co

PHN I: L THUYT Tm hiu v h thng ERP (c im, m hnh, trin khai, kh nng ng dng ti Vit Nam, mt s h thng c th, ).

1. Khi nim C rt nhiu cch hiu v h thng ERP, tuy nhin tng hp li chng ta c cch hiu nh sau: ERP l vit tt ca Enterprise Resource Planning ngha l Lp k hoch ngun lc doanh nghip. Tuy nhin theo Christopher Koch trong bi The ABCs of ERP ng trn tp ch CIO th ERP li hon ton khng c ngha nh vy. Mc ch ca ERP l kt hp tt c cc h thng ny trong mt phn mm tch hp duy nht s dng mt c s d liu duy nht cc b phn khc nhau c th d dng chia s thng tin v phi hp cng vic vi nhau. ERP t ng ho mi khu hot ng trong mt chu trnh kinh doanh v d nh vic thc hin n hng, t khu nhn n t hng ca khch n giao hng v i tin. Vi ERP, khi mt nhn vin phng kinh doanh nhn n hng ca khch, ngi c tt c thng tin cn thit hon thin n hng (cng n cn phi thu ca khch hng, hn mc tn dng, cc n t hng trc ca khch hng, mc tn kho ca cc mt hng) v c chia s trn h thng thng tin ca ton cng ty. Tng t, ERP cng c th qun l rt hiu qu cc hot ng quan trng khc trong doanh nghip nh qun l mua hng, qun l sn xut, qun l nhn s. ERP c nh ngha l mt h thng ng dng a phn h (Multi Module Software Application) gip t chc, doanh nghip qun l cc ngun lc v iu hnh tc nghip . Bn cht ERP l mt h thng tch hp cc phn mm ng dng a phn h nhm gip t chc, doanh nghip qun l cc ngun lc v tc nghip. Gii php ERP cung cp cho cc nh qun l doanh nghip kh nng qun l v iu hnh ti chnh k ton, qun l vt t, qun l sn xut, qun l kinh doanh v phn phi sn phm, qun l d n, qun l dch v, qun l khch hng, qun l nhn s, cc cng c d bo v lp k hoch, bo co, .v.v. Thm vo , nh mt c im rt quan trng m cc gii php ERP cung cp cho cc doanh nghip, l mt h thng qun l vi quy trnh hin i theo chun quc t, nhm nng cao kh nng qun l iu hnh doanh nghip cho lnh o cng nh tc nghip ca cc nhn vin.

1. c im ERP l mt h thng tch hp qun tr sn xut kinh doanh (Integrated Business Operating System). Tch hp c ngha l mi cng on, mi ngi, mi phng ban chc nng u c lin kt, cng tc vi nhau trong mt qu trnh hot ng sn xut kinh doanh thng nht. ERP l mt h thng do con ngi lm ch vi s h tr ca my tnh (People System Supported by the Computer). Nhng cn b chc nng, nghip v mi l chnh, cn phn mm v my tnh ch l h tr. Ngi s dng phi c o to cn thn, tnh tch cc ca tng nhn vin l cc yu t quyt nh. ERP l mt h thng hot ng theo quy tc (Formal System), c ngha l phi h thng hot ng theo cc quy tc v cc k hoch r rng. K hoch sn xut kinh doanh phi c lp ra theo nm, thng, tun; h thng s khng hot ng khi khng c k hoch; cc quy tc, quy trnh x l phi c quy nh trc. ERP l h thng vi cc trnh nhim c xc nh r (Defined Responsibilities). Ai lm vic g, trch nhim ra sao phi c xc nh r trc. ERP l h thng lin kt gia cc phng ban trong cng ty (Communication among Departments). Cc phng ban lm vic, trao i, cng tc vi nhau ch khng phi mi phng ban l mt b phn ring l .

M hnh tng qut

2. Chc nng v tc dng Chc nng Mt phn mm ERP cn phi th hin c tt c cc chu trnh kinh doanh. Vic tch hp mt cch xuyn sut v t b cc gii php c lp dn n mt h thng c trung tm ha tr li m qua cc ti nguyn c th c qun l bi ton b doanh nghip.Cc chc nng tiu biu ca mt phn mm hoch nh ti nguyn doanh nghip bao gm:

Lp k hoch, d ton Bn hng v qun l khch hng Sn xut Kim sot cht lng Kim sot nguyn vt liu, kho, ti sn c nh Mua hng v kim sot nh cung ng Ti chnh K ton Qun l nhn s Nghin cu v pht trin

Bn cnh , do tnh dy chuyn v phc tp ca h thng ERP, cc doanh nghip cung cp gii php ERP cn h tr khch hng thng qua dch v t vn, thit k theo c th ca doanh nghip. Tc dng Nng sut lao ng s tng do cc d liu u vo ch phi nhp mt ln cho mi giao dch c lin quan, ng thi cc bo co c thc hin vi tc nhanh hn, chnh xc hn. Doanh nghip (DN) c kh nng kim sot tt hn cc hn mc v tn kho, cng n, chi ph, doanh thu, li nhun ng thi c kh nng ti u ha cc ngun lc nh nguyn vt liu, nhn cng, my mc thi cng va sn xut, kinh doanh. Cc thng tin ca DN c tp trung, y , kp thi v c kh nng chia s cho mi i tng cn s dng thng tin nh khch hng, i tc, c ng. Khch hng s hi lng hn do vic giao hng s c thc hin chnh xc v ng hn. ng dng ERP cng ng ngha vi vic t chc li cc hot ng ca DN theo cc quy trnh chuyn nghip, ph hp vi cc tiu chun quc t,

do n nng cao cht lng sn phm, tit kim chi ph, tng li nhun, tng nng lc cnh tranh v pht trin thng hiu ca DN. ng dng ERP l cng c quan trng DN nng cao nng lc cnh tranh, ng thi n cng gip DN tip cn tt hn vi cc tiu chun quc t. Mt DN nu ng dng ngay t khi quy m cn nh s c thun li l d trin khai v DN sm i vo n np. DN no chm tr ng dng ERP, DN s t gy kh khn cho mnh v to li th cho i th. Tuy nhin, ng dng ERP khng phi d, cn hi t nhiu iu kin c th ng dng thnh cng nh: nhn thc v quyt tm cao ca ban lnh o DN; cn xc nh ng n mc tiu, phm vi v cc bc trin khai; la chn gii php ph hp; la chn i tc trin khai ng; phi hp tt vi i tc trin khai trong qu trnh thc hin d n; sn sng thay i cc quy trnh bt hp l hin hu trong DN (y l vic thng xuyn gp nhiu s chng i nht); ch trng cng tc o to cn b theo cc quy trnh mi; ch trng o to khai thc h thng cho cn b mi cp; c cn b chuyn trch tip thu qun tr h thng 3. Cc bc trin khai ERP Chu trnh trin khai ERP

THC HIN TIN NH GI (PRE-EVALUATION SCREENING) NH GI TRN GI (PACKAGE EVALUATION) LP K HOCH D N (PROJECT PLANNING PHN TCH S KHC BIT (GAP ANALYSIC) TI CU TRC (REENGINEERING) CU HNH H THNG (CONFIGURATION) O TO I TRIN KHAI (IMPLEMENTATION TEAM TRAINING) KIM TRA, TH NGHIM (TESTING) O TO NGI S DNG (END-USER TRAINING) CHY THT H THNG (GOING LIVE) HU TRIN KHAI (POST-IMPLIMENTATION)

1.1 THC HIN TIN NH GI (PRE-EVALUATION SCREENING) Khi mt cng ty quyt nh trin khai h thng ERP th vic nghin cu c c phn mm trn gi (package) hon ho bt u. Nhng c n hng trm nh cung cp ERP vi nhiu hnh dng v quy m khc nhau tt c nhng yu cu cn thit c c gii php l tng cho bn. Phn tch ton b cc package trc khi i n quyt nh khng phi l mt gii php d dng thc hin c. l qu trnh tn rt nhiu thi gian. V vy tt hn, bn gii hn bt con s ca package nh gi t hn 5. Tt nht l lun lun nh gi t m chi tit mt con s nh ca package hn l ch phn tch hng t cc package mt cch chung chung. V th cng ty nn tin hnh nh gi trc gii hn con s ca package vn phi c nh gi bi Ban nh gi. Khng phi tt c cc ERP package u nh nhau, mi package u c nhng im mnh v yu im ca n. Qu trnh tin nh gi s loi b cc ERP package khng ph hp hon ton vi quy trnh kinh doanh ca cng ty. C th xem xt mt vi packages tt nht bng cch c cc ti liu sn phm ca nhng nh cung cp, nh cc chuyn gia t vn bn ngoi v quan trng nht l tm ra c package m c s dng bi nhng cng ty c hot ng tng t nh cng ty ca bn. V tht s tt hn l tm ra cc package khc nh th no ang th hin trong mt mi trng hot ng tng t.

Nu nghin cu k ngun gc ca ERP package v bit c mi package pht trin nh th no, th chng my chc chng ta s thy r mi ERP package pht sinh ra t kinh nghim hay c hi ca mt nhm ngi lm vic trong mt ngnh kinh doanh c th, nhng ngi to ra h thng gii quyt mt phn cng vic no . iu c nhn nh chung rng hu ht ERP package s mnh hn cc lnh vc li th ca h hn l nhng lnh vc khc. V mi package c gng ht sc thm vo cc chc nng trong cc lnh vc m h cn khim khuyt. Chng hn, PeopleSoft mnh v qun tr nhn s, nhng li khng mnh trong qun tr sn xut, mt khc, Baan th mnh v qun l sn xut hn l ti chnh k ton, Cc cng ty pht trin, ln mnh hn theo thi gian v cc ERP package cng vy. Kinh nghim c c t vic trin khai, nhng phn hi t pha ngi s dng, nhu cu xm nhp vo cc th trng mi v p lc t cc i th cnh tranh buc hu ht cc nh cung cp ERP xc nh li v m rng phm vi hot ng v chc nng sn phm ca h. Cc khi nim c m rng trc, cc chc nng mi c gii thiu, cc tng hay c sao chp ln nhau, Nhng hn na, mi ERP package c ngun gc c th xc nh c ngnh ngh kinh doanh no ph hp nht vi n. Trong khi phn tch, s l mt kin hay nu iu tra nghin cu cc cn nguyn (ngun gc) ca cc package khc nhau. By gi, hu ht cc package phc v cho cc ngnh ngh kinh doanh v cc lnh vc dch v. S sai lm khi cho rng l mt h thng, ban u, c pht trin ch p dng cho sn xut, gi y s khng kh nng phc v cc nhu cu trong cc lnh vc kinh doanh khc, chng hn nh pht trin phn mm. H thng s c s cha v thit k li mt cch t m phc v cho cc nhu cu trong cc lnh vc kinh doanh a dng m n s phc v. Nhng nn nh rng rt nhiu ERP package vn chy tt trong mt vi lnh vc khc thm ch vn c kh nng phc v nhu cu ca cc lnh vc khc. 2.1 NH GI TRN GI (PACKAGE EVALUATION) Qu trnh chn/nh gi l mt trong nhng giai on quan trng nht khi thc thi ERP v package m c chn s quyt nh thnh cng hay tht bi ca d n. Trong khi cc h thng ERP i hi s u t ln, th mt khi package c mua, s tht khng phi l chuyn d chuyn ngay qua mt package khc. V th n l li tuyn b hy lm ng ngay t u! Nhn t quan trng nht nn nh trong u khi phn tch cc package khc nhau l khng c package no hon ho. ngh cn thit phi c

mi ngi trong nhm a ra quyt nh chn la thu hiu. Mc tiu ca qu trnh la chn khng phi l xc nh c package no p ng mi yu cu. Mc tiu l tm c mt package linh ng p ng cc nhu cu ca cng ty hay ni cch khc, mt phn mm c th tu bin ph hp tt. Khi xc nh c package no nh gi, cng ty cn phi xc lp cc tiu ch la chn cho php nh gi tt c cc package vi quy m nh nhau. chn c h thng tt nht, cng ty nn nhn dng c h thng no p ng vi nhu cu kinh doanh, ph hp vi tiu s cng ty v nhng nhn nh no vi thc t kinh doanh ca cng ty. Kh c th tm c h thng ph hp hon ton vi cch thc hot ng ca cng ty, nhng mc tiu hng ti lm tm mt h thng vi s khc bit t nht. Vi im mu cht quan trng nn lu khi nh gi phn mm ERP: Chc nng ph hp vi quy trnh kinh doanh ca cng ty

Mc tch hp gia cc thnh phn khc nhau ca h thng ERP

S linh ng v kh nng thch ng (scalability) S phc tp

S thn thin vi ngi s dng Trin khai nhanh chng

Kh nng h tr vic kim sot v hoch nh a chiu Kh nng k thut ch/khch, c s d liu c lp, bo mt Kh nng nng cp thng xuyn S lng sa cha theo yu cu

C s h tng h tr ni b

Kh nng ca cc a im tham kho Tng chi ph bao gm: license, o to, trin khai, bo tr, sa cha (customization) v cc yu cu v phn cng Nn thnh lp chnh thc mt Ban la chn hay nh gi thc hin qu trnh trn. Ban ny bao gm nhn s t cc phng ban khc nhau (chuyn gia chc nng), Ban gim c cp cao (CIO hay COO) v cc nh t vn (cc chuyn gia

trn gi). Ban tuyn chn s c tn nhim vi trng trch chn package cho cng ty. Khi tt c cc chc nng kinh doanh c trnh by vi s tham gia ca Ban gim c th package c chn ra s c c s chp thun rng ri. Cc chuyn gia hay cc nh t vn c th ng vai tr nh nhng nh trung gian hay ng vai tr gii thch nhng im mnh v yu ca mi package. 3.1 LP K HOCH D N (PROJECT PLANNING) y l giai on thit k qui trnh trin khai d n. Giai on ny s quyt nh chi tit trin khai nh th no v lch trnh, thi hn, K hoch d n c bt u. Xc nh vai tr v phn cng trch nhim cho tng ngi. Cc ngun lc s dng cho vic trin khai c quyt nh, nhng ngi ng u trin khai d n c ch nh. Cc thnh vin trong i trin khai c la chn v c phn cng nhim v. Giai on ny s quyt nh khi no bt u d n, thc hin nh th no v d nh khi no hon tt d n. y cng l giai on hoch nh phi lm g trong trng hp bt ng; lm sao gim st c tin trnh trin khai; cc phng thc kim sot no nn c thit lp v cn lm g khi s vic khng cn nm trong tm kim sot. K hoch d n thng c lp bi mt Ban gm cc i trng ca cc nhm trin khai. Ch o Ban d n ERP thng l CIO hay COO. Ban d n ERP hp nh k trong sut ton b chu trnh trin khai d n xem xt li tin trnh v lp biu cho nhng hnh ng din bin tng lai. 4.1 PHN TCH S KHC BIT (GAP ANALYSIC) C th cho rng giai on ny quyt nh thnh cng hay tht bi cho qu trnh trin khai d n ERP. Ni mt cch n gin, y l tin trnh qua xuyn sut ca m hnh hot ng hin tai v nh hng m hnh trong tng lai. Ci hay l thit k mt m hnh m n c th on trc v bao gm bt c chc nng thiu st no. Ngi ta nhn nh rng, thm ch mt phn mm ERP han ho nht cng ch p ng c 80% yu cu chc nng ca cng ty. 20% cn li ca nhng yu cu ny l vn ti cu trc qui trnh kinh doanh ca cng ty (business process reengneering Ti cu trc qui trnh kinh doanh). Mt trong nhng gii php thch ng nht cho d au n l i hi vic thay i kinh doanh ph hp vi ERP package. Tt nhin, mt cng ty c th d dng chp nhn hot ng m khng cn chc nng c th (gii php r nhng bt li). Cn cc gii php khc bao gm: Hy vng vo vic nng cp (chi ph thp nhng ri ro)

 Xc nh sn phm ca bn th ba c th lp c k h (vi hy vng n cng tch hp c vi package ERP) Thit k chng trnh theo s t hng Thay i m ngun ERP ( l s la chn t gi, thng dnh cho vic ci t s mng kh khn) 4.3CU HNH H THNG (CONFIGURATION) y l phn chc nng chnh ca vic trin khai ERP. y c mt cht b mt v qui trnh cu hnh h thng v cho l do tt p: Holy Grail hay quy tc bt thnh vn ca trin khai ERP l: vic lm ng b cc hot ng kinh doanh hin ti trong cng ty vi ERP package hn l thay i m ngun v chnh sa (customization) ph hp vi cng ty. lm c nh vy, cc qui trnh kinh doanh phi c thu hiu v sp t (nh x map) theo gii php ph hp vi mc tiu chung ca cng ty. Nhng cc cng ty khng th ngng hot ng khi din ra qu trnh nh x (mapping). V th mt nguyn mu mt s m phng cc qui trnh hot ng tht s ca cng ty - s c s dng. Nguyn mu cho php kim tra th nghim ton b mt m hnh mong i trong mt mi trng c kim sot. V cc nh t vn ERP nh hnh v th nghim nguyn mu, h c gng gii quyt bt k vn v lgich vn c trong BPR trc khi chy h thng tht. Cu hnh th h thng cng ty khng nhng biu l im mnh ca qui trnh kinh doanh m cn c im yu ca n. iu v cng c li cho hot ng ca cng ty cng nh thnh cng trong trin khai ERP. Vic cu hnh h thng c th gii thch v cho thy nhng g khng ph hp trong package v ni no xy ra nhng khc bit trong chc nng. V d, mt cng ty c th c mt hot ng k ton m khng th cu hnh trong h thng hoc mt vi qui trnh giao hng khng thch hp vi package. Cng ty r rng cn bit nhng qui trnh no cn phi thay i trong tin trnh trin khai ERP. Cng ty phi t nhn bit nhng g phi lm v nhng g khng yu cu trong qui trnh kinh doanh ca mnh, v mt kh nng l nhng nhn vin c k nng tt s c giao cng vic ny. Mt nguyn tc trong phn ln cc cuc trin khai ERP l cc chc nng cu hnh h thng c chia ra cho cc b phn khc nhau trong cng ty, v d mt vi s ch trong n HR, mt vi s lin quan n ti chnh, Cc nh cung cp ERP rt c gng trong vic gim thiu chi ph cu hnh h thng. Cc chin lc c theo ui hin nay l t ng ha v tin cu hnh.

Baan chng hn c pht trin Orgware mt cng c cu hnh t ng, trong khi SAP tin cu hnh bng s dng cng ngh c bit l cc khun mu (template) ci ny c th ty chnh cho mi cng ty ring bit (Accelerated SAP Solutions). Cng ngh ERP hin ti ang hng s pht trin vo th trng tm trung lm gim chi ph d n, khuyn khch nhu cu ln cc cng ty cm thy kh nng trin khai mt ERP package hng u. Bng cch to ra mt phn h tin cu hnh ERP ty chnh cho mt cng ngh c th - nh th l mt nguyn mu phn mm sn xut to cho nh sn xut nhu cu chnh sa s gim xung, v nh th gi c chi ph thp. Hy vng rng dng cu hi question & answer c th c s dng tm ra cc loi thng tin qui trnh kinh doanh cho n khi trin khai thng qua qui trnh cu hnh h thng. V mt l thuyt, nhng cng c tin cu hnh tit kim c thi gian v tin bc, nhng mi doanh nghip l c nht v t nht mt vi cu hnh h thng l c nht cho tng d n. 4. Kh nng ng dng ti Vit Nam Ti sao ng dng ERP Vit Nam cha ph bin? 80% khi lng cng vic trong qu trnh trin khai ERP l t vn, ch c 20% khi lng l lp trnh. Hu ht cc d n ERP khng thnh cng l do khu t vn cha tt. Vit Nam, chng ta cha c nhng chuyn gia t vn gii, c kinh nghim. V th, khi trin khai nhng ERP phc tp cho cc DN ln, chng ta cn thu t vn quc t, va m bo cho d n chc chn thnh cng, va to ra c hi hc hi tch ly kinh nghim cho Vit Nam. ERP khng n thun l cng ngh. Trn ht, n l ni tch ly kin thc v kinh nghim qun l, kinh nghim tc nghip. S dng ERP quc t l s dng kinh nghim qun l hng trm nm ca nhn loi. V th, vi nhng doanh nghip nn s dng nhng phn mm ERP quc t, s c hiu qu cao hn. thit k mt ERP chuyn nghip t tiu chun quc t, cn c rt nhiu chuyn gia qun l xut sc trong nhiu ngnh cng nghip khc nhau, ng thi cng cn nhiu nm tch ly kinh nghim trin khai hon thin. Vo thi im hin ti, cha c cng ty phn mm Vit Nam tha mn tiu chun ny. Cc ERP ni a hu ht cha c module sn xut; s lin kt gia cc module cha tht tt; tc gi ca cc ERP ni a phn ln u l nhng k s tin hc, trong khi thc cht ERP l quy trnh, l qun tr, v th h khng lng ht cc tnh hung qun l c th xy ra.

Phn ln cc cng ty Vit Nam quan tm n trin khai ERP hin nay u l nhng cng ty ln vi doanh s t vi trm t ng tr ln. Chnh v th h quan tm n cc gii php hng u th gii nh SAP v Oracle. y l hai gii php c th phn ln nht th gii. Trc y, SAP v Oracle ch ch n nhng khch hng ln. Hin nay, h quan tm c n nhng DN nh vi cc gii php ph hp c gi cnh tranh. C nhiu nguyn nhn khin cho vic ng dng ERP Vit Nam cha ph bin. Cng tc gii thiu, tuyn truyn s cn thit ca vic ng dng ERP trong DN cha su rng, khin cho nhiu lnh o khng c iu kin tip xc vi cc gii php mi ny. Kinh ph u t trin khai ERP tng i ln, khin cho nhiu DN thn trng. Mt s DN i u trong vic trin khai ERP, nhng hiu qu cha t nh mong mun, nn to ra tm l hoi nghi nhng DN khc. Ngoi ra cn c nguyn nhn thuc v nng lc yu km ca cc cng ty trin khai ERP ti Vit Nam. ng dng ERP l xu th tt yu, l cng c quan trng DN nng cao nng lc cnh tranh. Mt DN nu ng dng ngay t khi quy m cn nh s c thun li l d trin khai v DN sm i vo n np. Tuy nhin, ng dng ERP khng phi d, cn hi t nhiu iu kin c th ng dng thnh cng nh: nhn thc v quyt tm cao ca ban lnh o DN; cn xc nh ng n mc tiu, phm vi v cc bc trin khai; la chn gii php ph hp... 5. Mt s h thng ERP c th Sau y l 1 v d v h thng c th v m hnh qun l ti 1 trng i hc. M hnh phn cp c s:

T ta c th xc nh cc phn h m ERP cn trin khai trong cc trng i hc nh sau: PH qun l h s: Sinh vin, cn b, vn bng, tn ch PH qun l hc tp:qu trnh hc ca sinh vin v ging dy ca gio vin

PH qun l ti chnh: Ti chnh sinh vin (hc ph, hc bng, ch ), ti chnh cn b (lng, tin ging, thu, ch ) PH qun l nhn s: Tuyn dng, pht trin v o to nhn lc, hu tr,h thng phng ban PH qun l c s vt cht:Qun l phng hc,thit b phc v o to. PH h tr khch hng: T vn vic lm, nghin cu khai thc th trng, qung b thng hiu T phn tch trn ta thy gii php ERP cho cc trng i hc theo qui trnh sau: Xy dng cc phn h qun l cc b (Phn h qun l h s, Phn hqun l hc tp, Phn h qun l ti chnh, Phn h qun l c s vt cht): Cc phn h cc b ny c th s dng cc d liu c nh dng khng ging nhau. Hoch nh chin lc khai thc thng tin ca ton h thng: Xc nh yu cu s dng, chia s d liu gia cc phn h, phn tch d liu, vn qun tr, an ton d liu. Xy dng h thng tch hp cc phn h: ng truyn (mng), thu thp v chuyn i d liu, d phng h thng.

PHN II: BI TP 2.1. BIU PHN CP CHC NNG

H thng qun l mua, bn hng ha

Qun l mua hng

Qun l bn hng

Qun l kho hng

Qun l ti chnh

Thng k bo co

Lp n t hng Lm hp ng Lp ha n

Lp n t hng Lp ha n Cp nhp thng tin khch hng Ghi chp s lng, n gi, thu

Lp phiu nhp kho Lp th kho Kim tra hng nhp

Nhn ha n Thanh ton ha n Np thu

Bo co thu hng mua, bn Bo co kinh doanh Bo co xutnhp-tn Hch ton gi vn Bo co tnh hnh ha n

Ghi chp s lng n gi, thu

Lp phiu xut kho

Qun l thu, chi v cng n

Thng k xutnhp-tn kho

2.2. BIU LUNG D LIU NG CNH H THNG

Phng kinh doanh

TT th tr n g+ TT mu a b n xu t cc ph ng n gi i qu yt

Nh cung cp
P hi u ch i

ki n ch o

Gi bo co

Ban gim c

n t hn g

Ki m tra h ng

Xc nh s thu v y/c np thu

Chi cc thu

Bo co thu Np thu

H ng+ ha n TT

Y u cu bo co

ki n ch o

H thng qun l mua, bn hng ha

Th ng tin khc h hng

n t hng

Theo di n Hng + ha n TT

Khch hng

2.3. BIU LUNG DC LIU MC NH

iu phi

Nh cung cp H n g+ h a n TT

Nhp-xut-tn

Phng kinh doanh

P hi u ch i

Qun l kho hng

TT hng ha cn mua Phiu nhp kho

n t h ng

Ki m tra h ng

Qun l mua hng B o c o

xu t

Thng tin khch hng

Ban gim c

B o c o th u

TT mu a bn + TT th tr n g

Th kho

Bo co Yu cu

Thng k bo co

Hc h to n gi vn Ha n

B o c o Qun l ti chnh

H H Qun l bn Phi hng o u n n xu g T tr t + T n T th kh h he kh u o o t c d a d h h i h ng Qun n l kho ng n hng T Khch hng 2.4. BIU LUNGT LIU MC DI NH D

Y u c u n p th u

N p thu

N p b/ c th u

Chi cc thu

Gi tin hng

2.4.1. CHC NNG QUN L MUA HNG

Lm hp ng

Nh cung cp

Ca hng trng

Nhn vin nhp hng

Lp n t hng Ghi chp s lng, n gi, thu Danh sch mt hng

2.4.2. CHC NNG QUN L BN HNG

Lp ha n

Thng tin khch hng Ha n TT h a n

Ha n

Nhn vi bn hng

Giao hng

Khch hng
L p n

Thng tin

Y u c u

Cp nhp thng tin khch hng

Ghi chp s lng n gi ,thu

Lp n t hng

2.4.3. CHC NNG QUN L KHO HNG

Nhn vin bn hng

Lp th kho
Th kho

Y u cu

Lp phi u xut kho

Th kho

Kim tra hng nhp

Thng tin hng nhp

Phiu xut kho T h n g tin p hi u i chiu xu t

Lp phiu nhp kho

Yu cu P hi u n h p kh o

Nhn vin nhp hng

Thng tin phiu nhp nhpnhpoj

Thng k xut-nhpNhp-xut-tn tn

2.4.4. CHC NNG QUN L TI CHNH

Yu cu

Chi cc thu

Tin thu

Np thu
Thu d hon tr Th n g tin thu Ti n thu , thu d

B phn ti chnh
Ha n Ha n Ti n tha nh to n

Khch hng
Ti n tha nh to n Tha nh to n ha n , tha nh to n Qun n l

Nhn ha n
H a n

Nh cung cp

Tha nh to Thanh n ton ha ha n n , tha nh to n n

thuchicng

2.5.5. CHC NNG THNG K BO CO

Th kho

T T m ua b n+ th tr ng xut

Phng kinh doanh