MINISTERUL FINANELOR PUBLICE

UNITATEA CENTRAL DE ARMONIZARE PENTRU AUDITUL PUBLIC INTERN

GHID PRACTIC MISIUNEA DE AUDIT INTERN "ADMINISTRAREA IMPOZITELOR I TAXELOR LOCALE"

ELABORAT

CROITORU ION Auditor superior

AVIZAT

TUDORAN TIBERIU Director General U.C.A.A.P.I.

Prezentul ghidul, elaborat n baza prevederilor art. 8 litera c) din Legea nr. 672/2002 privind auditul public intern i punctului 4, Partea I din Normele generale pentru exercitarea auditului public intern, aprobate prin OMFP nr. 38/2003, cu modificrile i completrile ulterioare, constituie un model practic care poate fi folosit de structurile de audit intern din cadrul administraiei publice locale. Sugestii care s fie avute n vedere la elaborarea unei variante mbuntite a acestui ghid pot fi transmise pe adresa UCAAPI sau pe e-mail: ion.croitoru@mfinante.ro

BUCURETI
2010

CUPRINS

Introducere Seciunea I 1.1. 1.1.1. 1.1.2. 1.1.3. 1.2. 1.2.1. 1.2.2. 1.3. 1.3.1. 1.3.2. 1.3.3. 1.3.4. 1.3.5. 1.3.6. 1.4. 1.4.1. 1.4.2. 1.5. 1.5.1. Seciunea II 2.1. 2.2. 2.3. 2.4. 2.5. 2.6. 2.7. 2.8. 2.9. 2.10. 2.11. 2.12. Seciunea III 3.1. 3.2.

Cuvnt nainte PREGTIREA MISIUNII DE AUDIT PUBLIC INTERN

INIIEREA AUDITULUI

3 5 5 7 13 15 16 19 31 31 47 79 121 155 183 201 201 205 239 239 243 243 331 355 381 439 461 491 545 581 613 615 621 625 625 667

Ordinul de serviciu Declaraia de independen Notificarea privind declanarea misiunii de audit intern
COLECTAREA I PRELUCRAREA INFORMAIILOR

Colectarea informaiilor Chestionar luare la cunotin

ANALIZA RISCURILOR

Lista centralizatoare a obiectelor auditabile Identificarea riscurilor Stabilirea nivelului riscului i a punctajului total al riscului Clasarea operaiilor n funcie de analiza riscului Tabelul Puncte tari i puncte slabe Tematica n detaliu a misiunii de audit
ELABORAREA PROGRAMELOR DE AUDIT PUBLIC INTERN

Programul de audit Programul interveniei la faa locului

DESCHIDEREA MISIUNII DE AUDIT INTERN

Minuta edinei de deschidere INTERVENIA LA FAA LOCULUI Obiectiv I Asigurarea cadrului organizatoric adecvat desfurrii activitii de administrare a impozitelor i taxelor locale Obiectiv II Organizarea i desfurarea activitii de asisten a contribuabilului Obiectiv III Organizarea evidenei pltitorilor de impozite i taxe locale Obiectiv IV Stabilirea impozitelor i taxelor locale Obiectiv V Verificarea legalitii i conformitii declaraiilor fiscale i a ndeplinirii obligaiilor de ctre contribuabili Obiectiv VI Colectarea impozitelor i taxelor locale Obiectiv VII Stingerea prin executare silit a creanelor fiscale aferente impozitelor i taxelor locale Obiectiv VIII Realitatea evidenelor contabile i a situaiilor financiare ale entitii publice locale privind veniturile din impozite i taxe locale Obiectiv IX Fiabilitatea sistemului informatic privind administrarea impozitelor i taxelor locale Constituirea dosarelor de audit intern Not centralizatoare a documentelor de lucru Minuta edinei de nchidere RAPORTAREA AUDITULUI INTERN Proiectul de raport de audit public intern Minuta edinei de conciliere 1

3.3. 3.4. Seciunea IV 4.1. 4.2. Seciunea V 5.1. 5.2.

Raportul de audit public intern Sinteza raportului de audit public intern URMRIREA RECOMANDRILOR Fia de urmrire a recomandrilor Plan de aciune i calendarul implementrii recomandrilor ASIGURAREA CALITII MISIUNII DE AUDIT INTERN Evaluarea extern Evaluarea intern

671 713 721 721 729 739 739 741

Not: n cadrul listelor de verificare sunt cuprinse: testrile realizate, fiele de identificare i analiza a problemelor, notele de relaii, interviurile, foi de lucru i formularele de constatare i raportare a iregularitilor i chestionarele de control intern.

CUVNT NAINTE

Ghidul practic al misiunii de audit intern,,Administrarea impozitelor i taxelor locale reprezint un model care poate fi utilizat de structurile de audit intern din entitile publice locale, respectiv constituie baza pentru elaborarea de ghiduri specifice de ctre diversele structuri de audit intern care funcioneaz n administraia public local. Acest ghid a fost elaborat n baza dispoziiilor art. 8 lit. c) din Legea nr. 672/2002 privind auditul public intern i punctului 4, Partea I din Normele generale de exercitare a auditului public intern, aprobate prin OMFP nr. 38/2003. El se nscrie n demersul constant al UCAAPI de a dezvolta i implementa metodologii i proceduri uniforme, bazate pe standarde internaionale. Obiectivul general al misiunii de audit intern, prevzut a se desfura prin utilizarea acestui ghid, este evaluarea sistemelor de management i control intern ale entitii publice locale, create pentru administrarea impozitelor i taxelor locale n condiii de transparen i conformitate cu reglementrile legale n domeniu. n cuprinsul ghidului au fost aduse adaptri unora dintre procedurile i modelele documentelor utilizate n derularea unei misiunii de audit intern, respectiv: - n etapa Pregtirea misiunii de audit intern au fost aduse clarificri i mbuntiri, n special, cu privire la modul concret de aplicare a procedurii Analiza riscurilor:succesiunea documentelor, structura acestora i modul de completare, nivelul de apreciere, clasificare i ierarhizare a riscurilor; pe baza creia se elaboreaz Programul preliminar al interveniei la faa locului care reprezint n mod detaliat activitile pe care auditorii interni i le planific. - n etapa Intervenia la faa locului s-a prevzut utilizarea diferitelor tehnici i instrumente de audit: sondaj, liste de verificare, teste, foi de lucru, interviuri sau note de relaii etc., cu scopul obinerii probelor de audit, care stau la baza ntocmirii FIAP-urilor i FCRIurilor i pe baza crora se elaboreaz Raportul de audit intern. - n etapa Elaborarea Raportului de audit intern s-a urmrit ca structura acestuia s se realizeze pe baza Tematicii n detaliu a misiunii de audit, rezultat la rndul ei din Analiza riscurilor, astfel nct s fie evideniate clar n cuprinsul raportului: obiectivele, perioada de timp supus auditului, aria de cuprindere, constatrile, concluziile, recomandrile formulate, opinia exprimat i nivelul de asigurare furnizat. Totodat, s-a avut n vedere ca disfunciile identificate s fie susinute de dovezi de audit suficiente, iar n problemele abordate s fie avute n vedre att aspecte de specifice auditului de conformitate cat i ale auditului performanei n activitatea de administrare a impozitelor i taxelor locale. - n etapa Urmrirea recomandrilor s-a avut n vedere crearea unui sistem pertinent de urmrire propunndu-se pe lng documentele prevzute de normele generale i unele modele de documente referitoare la evaluarea intern i extern a activitii de audit. n desfurarea misiunii de audit,,Administrarea impozitelor i taxelor locale ghidul prevede ca prin Planul anual de audit intern s fie stabilite urmtoarele obiective ale acestei 3

misiuni: Asigurarea cadrului organizatoric adecvat desfurrii activitii de administrare a impozitelor i taxelor locale; Organizarea i desfurarea activitii de asisten a contribuabilului; Organizarea evidenei pltitorilor de impozite i taxe locale; Stabilirea impozitelor i taxelor locale; Verificarea legalitii i conformitii declaraiilor fiscale i a ndeplinirii obligaiilor de ctre contribuabili; Colectarea impozitelor i taxelor locale; Stingerea prin executare silit a creanelor fiscale aferente impozitelor i taxelor locale; Realitatea evidenelor contabile i a situaiilor financiare ale entitii publice locale privind veniturile din impozite i taxe locale; Fiabilitatea sistemului informatic privind administrarea impozitelor i taxelor locale. n continuare, n cuprinsul ghidului este prezentat desfurarea misiunii de audit intern privind,,Administrarea impozitelor i taxelor locale.

Procedura - P01: ENTITATEA PUBLIC Serviciul Audit Intern Nr. 234632/12.04.2010

INIIEREA AUDITULUI

ORDIN DE SERVICIU n conformitate cu prevederile art. 8, litera c) din Legea nr. 672/2002 privind auditul public intern, a OMFP nr. 38/2003 de aprobare a normelor metodologice generale privind exercitarea activitii de audit intern, cu modificrile i completrile ulterioare i a Planului de audit intern pentru anul 2010, se va efectua o misiune de audit intern privind Administrarea impozitelor i taxelor locale, n perioada 03.05.2010 15.06.2010. Scopul misiunii de audit este de a da asigurare n ceea ce privete pertinene sistemelor de control intern instituite n activitatea de administrare a impozitelor i taxelor locale i de a contribui la mbuntirea acestei activiti. Obiectivele misiunii sunt: Asigurarea cadrului organizatoric adecvat desfurrii activitii de administrare a impozitelor i taxelor locale; Organizarea i desfurarea activitii de asisten a contribuabilului; Organizarea evidenei pltitorilor de impozite i taxe locale; Stabilirea impozitelor i taxelor locale; Verificarea legalitii i conformitii declaraiilor fiscale i a ndeplinirii obligaiilor de ctre contribuabili; Colectarea impozitelor i taxelor locale; Stingerea prin executare silit a creanelor fiscale aferente impozitelor i taxelor locale; Realitatea evidenelor contabile i a situaiilor financiare ale entitii publice locale privind veniturile din impozite i taxe locale; Fiabilitatea sistemului informatic privind administrarea impozitelor i taxelor locale. Menionm c se va efectua un audit de conformitate. Echipa de auditori interni este format din urmtorii auditori: - Ionescu Adrian, auditor superior, coordonator - Popescu Nicolae, auditor superior ef Serviciu Audit Intern, Georgescu Cristian

Not: Ordinul de serviciu se ntocmete de ctre conductorul structurii de audit intern pe baza Planului anual de audit intern, Are scopul de a repartiza sarcinile auditorilor nominalizai pentru efectuarea misiunii i stabilirea supervizorului acesteia. Reprezint mandatul de intervenie dat de ctre structura de audit intern auditorului/echipei de auditori care va efectua misiunea de audit Definete domeniului de intervenie al auditului i informeaz responsabilii de realizarea misiunii de audit intern asupra urmtoarelor: - cadrul juridic privind realizarea misiunii de audit intern; - domeniul auditului; - obiectivele generale ale misiunii de audit intern; - perioada efecturii misiunii de audit intern; - numele i prenumele auditorilor desemnai s realizeze misiunea de audit intern.

Procedura - P02:
ENTITATEA PUBLIC Serviciul Audit Intern

INIIEREA AUDITULUI

DECLARAIA DE INDEPENDEN

Nume i prenume: Popescu Nicolae Misiunea de audit: Administrarea impozitelor i taxelor locale

Data: 13.04.2010 DA X X X NU X X X X X X X X X X X X -

Incompatibiliti n legtur cu entitatea/structura auditat Ai avut/avei vreo relaie oficial, financiar sau personal cu cineva care ar putea s v limiteze msura n care putei s v interesai, s descoperii sau s constatai slbiciuni de audit n orice fel? Avei idei preconcepute fa de persoane, grupuri, organizaii sau obiective care ar putea s v influeneze n misiunea de audit? Ai avut/avei funcii sau ai fost/suntei implicat() n ultimii 3 ani ntr-un alt mod n activitatea entitii/structurii ce va fi auditat? Avei responsabiliti n derularea programelor i proiectelor finanate integral sau parial de Uniunea European? Ai fost implicat n elaborarea i implementarea sistemelor de control ale entitii/structurii ce urmeaz a fi auditat? Suntei so/soie, rud sau afin pn la gradul al patrulea inclusiv cu conductorul entitii/structurii ce va fi auditat sau cu membrii organului de conducere colectiv? Avei vreo legtur politic, social care ar rezulta dintr-o fost angajare sau primirea de redevene de la vreun grup anume, sau organizaie sau nivel guvernamental? Ai aprobat nainte facturi, ordine de plat i alte instrumente de plat pentru entitatea/structura ce va fi auditat? Ai inut anterior contabilitatea la entitatea/structura ce va fi auditat? Avei vreun interes direct sau unul de fond financiar indirect la entitatea/structura ce va fi auditat? Putei s selectai responsabilitile i problemele, s stabilii riscurile specifice activitilor supuse auditri i s construii proceduri specifice de identificare a disfunciilor i abaterilor? Stpnii tehnicile i metodele de colectare, analiz i interpretare a datelor i informaiilor specifice unui audit al conformitii? Avei cunotine suficiente privind problematica domeniului auditabil Putei s concepei sisteme de raportare, s comunicai ntr-o maniera corect i obiectiv rezultatele cercetrilor i s formulai puncte de vedere n urma analizelor efectuate? Dac n timpul misiunii de audit, apare orice incompatibilitate personal, extern sau organizaional care ar putea s v afecteze abilitatea dvs. de a lucra i a face rapoartele de audit impariale, notificai de urgen eful Serviciului de audit intern? Auditor, Popescu Nicolae 7

ef serviciu Georgescu Cristian

1. Incompatibiliti personale: a) am fost salariat, n urm cu 2 ani n cadrul Serviciului ncasare impozite i taxe locale, avnd ca sarcini de serviciu ncasarea la ghieu a impozitelor i taxelor locale i responsabiliti pe linia ntocmirii zilnice a registrului de cas privind intrrile i ieirile n numerar n cadrul ghieului n care activam. b) nu am cunotine solide privind managementul conducerii, astfel nct s pot face o analiz obiectiv a modului de identificare i stabilire a obiectivelor i activitilor asociate acestora. 2. Pot fi eliminate incompatibilitile: a) Da; b) Nu 3. Dac da, explicai cum anume: a) activitatea de eviden i ncasare a impozitelor i taxelor locale va fi repartizat n responsabilitatea celuilalt auditor intern membru al echipei de audit. b) avnd n vedere c i cellalt auditor intern, membru al echipei de audit nu deine cunotinele necesare analizei i evalurii obiectivelor structurii auditate, inclusiv a indicatorilor de performan stabilii n vederea realizrii acestora, pentru realizarea i evaluarea obiectivului unu al misiunii de audit intern, respectiv Asigurarea cadrului organizatoric adecvat desfurrii activitii de administrare a impozitelor i taxelor locale, echipa de audit va fi suplimentat cu un auditor, n persoana d-lui Vasilescu Adrian. Acesta va fi responsabil de realizarea acestui obiectiv al misiuni de audit intern, avnd obligaia de a stabili constatrile i concluziile de audit i de a formula recomandrile adecvate n vederea remedierii disfunciunilor constatate cu privire la funcionalitatea cadrului organizatoric privind stabilirea i colectarea impozitelor i taxelor locale. Totodat, acesta va fi responsabil de ntocmirea tuturor documentelor i procedurilor de audit aferente obiectivului stabilit i de colectarea probelor i dovezilor n susinerea constatrilor pe care le va efectua. Data: 13.04.2010 Semntura: Georgescu Cristian

Procedura - P02: ENTITATEA PUBLIC Serviciul Audit Intern

INIIEREA AUDITULUI

DECLARAIA DE INDEPENDEN Nume i prenume: Ionescu Adrian Misiunea de audit: Administrarea impozitelor i taxelor locale Incompatibiliti n legtur cu entitatea/structura auditat Ai avut/avei vreo relaie oficial, financiar sau personal cu cineva care ar putea s v limiteze msura n care putei s v interesai, s descoperii sau s constatai slbiciuni de audit n orice fel? Avei idei preconcepute fa de persoane, grupuri, organizaii sau obiective care ar putea s v influeneze n misiunea de audit? Ai avut/avei funcii sau ai fost/suntei implicat() n ultimii 3 ani ntr-un alt mod n activitatea entitii/structurii ce va fi auditat? Avei responsabiliti n derularea programelor i proiectelor finanate integral sau parial de Uniunea European? Ai fost implicat n elaborarea i implementarea sistemelor de control ale entitii/structurii ce urmeaz a fi auditat? Suntei so/soie, rud sau afin pn la gradul al patrulea inclusiv cu conductorul entitii/structurii ce va fi auditat sau cu membrii organului de conducere colectiv? Avei vreo legtur politic, social care ar rezulta dintr-o fost angajare sau primirea de redevene de la vreun grup anume, sau organizaie sau nivel guvernamental? Ai aprobat nainte facturi, ordine de plat i alte instrumente de plat pentru entitatea/structura ce va fi auditat? Ai inut anterior contabilitatea la entitatea/structura ce va fi auditat? Avei vreun interes direct sau unul de fond financiar indirect la entitatea/structura ce va fi auditat? Putei s selectai responsabilitile i problemele, s stabilii riscurile specifice activitilor supuse auditri i s construii proceduri specifice de identificare a disfunciilor i abaterilor? Stpnii tehnicile i metodele de colectare, analiz i interpretare a datelor i informaiilor specifice unui audit al conformitii? Avei cunotine suficiente privind problematica domeniului auditabil Putei s concepei sisteme de raportare, s comunicai ntr-o maniera corect i obiectiv rezultatele cercetrilor i s formulai puncte de vedere n urma analizelor efectuate? Dac n timpul misiunii de audit, apare orice incompatibilitate personal, extern sau organizaional care ar putea s v afecteze abilitatea dvs. de a lucra i a face rapoartele de audit impariale, notificai de urgen eful Serviciului de audit intern? Auditor, Ionescu Adrian 9

Data: 13.04.2010 DA X X NU X X X X X X X X X

X X -

Sef serviciu Georgescu Cristian

1. Incompatibiliti personale: a) au aproximativ 3 ani n urma am a lucrat n cadrul serviciului de executare silit unde m-am ocupat de executarea silit a debitelor restante aferente persoanelor fizice. b) nu am cunotine solide privind managementul conducerii, astfel nct s pot face o analiz obiectiv a modului de identificare i stabilire a obiectivelor i activitilor asociate acestora. 2. Pot fi eliminate incompatibilitile: Da 3. Dac da, explicai cum anume: a) din analiza datelor coninute de cartea de munc a rezultat c Popescu Nicolae deine funcia de auditor intern de 3 ani i o lun, ca atare nu mai poate fi n stare de incompatibilitate fa de activitatea repartizat a fi auditat b) avnd n vedere c nici cellalt auditor intern, membru al echipei de audit nu deine cunotinele necesare analizei i evalurii obiectivelor structurii auditate, inclusiv a indicatorilor de performan stabilii n vederea realizrii acestora, pentru realizarea i evaluarea obiectivului unu al misiunii de audit intern, respectiv Asigurarea cadrului organizatoric adecvat desfurrii activitii de administrare a impozitelor i taxelor locale, echipa de audit va fi suplimentat cu un auditor, n persoana d-lui Vasilescu Adrian. Acesta va fi responsabil de realizarea acestui obiectiv al misiuni de audit intern, avnd obligaia de a stabili constatrile i concluziile de audit i de a formula recomandrile adecvate n vederea remedierii disfunciunilor constatate cu privire la funcionalitatea cadrului organizatoric privind stabilirea i colectarea impozitelor i taxelor locale. Totodat acesta va fi responsabil de ntocmirea tuturor documentelor i procedurilor de audit aferente obiectivului stabilit i de colectarea probelor i dovezilor n susinerea constatrilor pe care le va efectua. Data: 13.04.2010 Semntura: Georgescu Cristian

10

Procedura - P02: ENTITATEA PUBLIC Serviciul Audit Intern

INIIEREA AUDITULUI

DECLARAIA DE INDEPENDEN

Nume i prenume: Vasilescu Adrian Misiunea de audit: Administrarea impozitelor i taxelor locale Incompatibiliti n legtur cu entitatea/structura auditat

Data: 13.04.2010 DA X X X X X NU X X X X X X X X X X -

Ai avut/avei vreo relaie oficial, financiar sau personal cu cineva care ar putea s v limiteze msura n care putei s v interesai, s descoperii sau s constatai slbiciuni de audit n orice fel? Avei idei preconcepute fa de persoane, grupuri, organizaii sau obiective care ar putea s v influeneze n misiunea de audit? Ai avut/avei funcii sau ai fost/suntei implicat() n ultimii 3 ani ntr-un alt mod n activitatea entitii/structurii ce va fi auditat? Avei responsabiliti n derularea programelor i proiectelor finanate integral sau parial de Uniunea European? Ai fost implicat n elaborarea i implementarea sistemelor de control ale entitii/structurii ce urmeaz a fi auditat? Suntei so/soie, rud sau afin pn la gradul al patrulea inclusiv cu conductorul entitii/structurii ce va fi auditat sau cu membrii organului de conducere colectiv? Avei vreo legtur politic, social care ar rezulta dintr-o fost angajare sau primirea de redevene de la vreun grup anume, sau organizaie sau nivel guvernamental? Ai aprobat nainte facturi, ordine de plat i alte instrumente de plat pentru entitatea/structura ce va fi auditat? Ai inut anterior contabilitatea la entitatea/structura ce va fi auditat? Avei vreun interes direct sau unul de fond financiar indirect la entitatea/structura ce va fi auditat? Putei s selectai responsabilitile i problemele, s stabilii riscurile specifice activitilor supuse auditri i s construii proceduri specifice de identificare a disfunciilor i abaterilor? Stpnii tehnicile i metodele de colectare, analiz i interpretare a datelor i informaiilor specifice unui audit al conformitii? Avei cunotine suficiente privind problematica domeniului auditabil Putei s concepei sisteme de raportare, s comunicai ntr-o maniera corect i obiectiv rezultatele cercetrilor i s formulai puncte de vedere n urma analizelor efectuate? Dac n timpul misiunii de audit, apare orice incompatibilitate personal, extern sau organizaional care ar putea s v afecteze abilitatea dvs. de a lucra i a face rapoartele de audit impariale, notificai de urgen eful Serviciului de audit intern? Auditor, Vasilescu Adrian 11

Sef serviciu Georgescu Cristian

1. Incompatibiliti personale: Nu 2. Pot fi eliminate incompatibilitile: 3. Dac da, explicai cum anume: Nu este cazul. Data: 13.04.2010 Semntura: Georgescu Cristian

Nota: Independena auditorilor interni nominalizai pentru realizarea unei misiuni trebuie declarat, motiv pentru care, fiecare membru al echipei de audit intern va ntocmi Declaraia de independen. Declaraia de independen trebuie s asigure: - eliminarea incompatibilitilor auditorului intern fa de conducerea structurii auditate i fa de salariaii ai cror activiti le supune auditrii, - asigurarea independenei fa de activitile pe care le supune auditrii, respectiv s nu fi fost implicat n realizarea acestora o perioad de cel puin trei ani n urm; - capacitatea profesional a auditorului intern, respectiv cunotine i abilitii adecvate, de a atinge obiectivele misiunii de audit intern i de a obine rezultatele ateptate. Conductorul serviciului de audit intern va urmri s nu desemneze un auditor, acolo unde exist incompatibiliti personale i nu poate fi demonstrat obiectivitatea pentru entitatea auditat. Dac n timpul efecturii misiunii de audit intern apare o incompatibilitate, real sau presupus, auditorii sunt obligai s informeze de urgen conductorul serviciului de audit intern. Declararea capacitii profesionale de a realiza misiunea de audit intern a devenit necesar avnd n vedere complexitatea misiunilor de audit, varietatea domeniilor auditabile, eficiena i eficacitatea obiectivelor de audit, precum i necesitatea atingerii obiectivelor de audit planificate i obinerii rezultatelor urmrite.

12

Procedura - P03: ENTITATEA PUBLIC Serviciul Audit Intern Nr. 252432 /15.04.2010

INIIEREA AUDITULUI

NOTIFICAREA PRIVIND DECLANAREA MISIUNII DE AUDIT INTERN Ctre: De la: Direcia Impozite i taxe locale eful Serviciului Audit Intern

Referitor la misiunea de audit intern Administrarea impozitelor i taxelor locale Stimate domnule director Minc Cristian

n conformitate cu Planul de audit intern pe anul 2010, urmeaz ca n perioada 03.05.2010 15.06.2010 s efectum o misiune de audit intern avnd ca tem modul de administrare a impozitelor i taxelor locale. Echipa de auditori va examina responsabilitile asumate de ctre Direcia de impozite i taxe cu privire la organizarea i realizarea activitilor i va determina dac aceasta i ndeplinete obligaiile n mod efectiv i eficient. Perioada supus evalurii este 01.07.2008 31.03.2010 Obiectivele misiuni de audit intern vor fi reprezentate de: Asigurarea cadrului organizatoric adecvat desfurrii activitii de administrare a impozitelor i taxelor locale; Organizarea i desfurarea activitii de asisten a contribuabilului; Organizarea evidenei pltitorilor de impozite i taxe locale; Stabilirea impozitelor i taxelor locale; Verificarea legalitii i conformitii declaraiilor fiscale i a ndeplinirii obligaiilor de ctre contribuabili; Colectarea impozitelor i taxelor locale; Stingerea prin executare silit a creanelor fiscale aferente impozitelor i taxelor locale; Realitatea evidenelor contabile i a situaiilor financiare ale entitii publice locale privind veniturile din impozite i taxe locale; Fiabilitatea sistemului informatic privind administrarea impozitelor i taxelor locale. V vom contacta ulterior pentru a stabili de comun acord edina de deschidere n vederea discutrii diverselor aspecte ale misiunii de audit, cuprinznd: - prezentarea auditorilor; - prezentarea i discutarea obiectivelor misiunii de audit intern; - scopul misiunii de audit intern; - programul interveniei la faa locului; - alte aspecte privind organizarea i desfurarea misiunii. Pentru o mai bun nelegere a activitii dumneavoastr, v rugm sa ne punei la dispoziie urmtoarea documentaie necesar: cadrul legal i de reglementare aplicabil entitii; 13

organigrama serviciului; Regulamentul de organizare i funcionare; fiele posturilor; procedurile scrise care descriu activitile ce se desfoar n cadrul serviciului; rapoartele de audit intern anterioare; alte rapoarte, note, dosarele anterioare care se refer la aceasta tem.

Dac avei unele ntrebri privind aceasta aciune, v rog s contactai pe domnul Popescu Nicolae auditor intern, coordonatorul misiunii sau pe eful structurii de audit intern. ef Serviciu Audit Intern, Georgescu Cristian Data: 15.04.2010

Nota:

Notificarea se comunic entitii auditate cu cel puin 15 zile calendaristice nainte de data prevzut n Planul anual de audit intern pentru declanarea misiunii. Scopul notificrii este de a anuna entitatea auditat de intenia serviciului de audit intern n legtur cu realizarea misiunii de audit intern, precum i de a da posibilitatea structurii auditate s aduc la zi evidenele i s pregteasc documentele necesare n vederea asigurrii desfurrii corespunztoare a misiunii de audit intern. Notificarea privind declanarea misiunii de audit intern trebuie s cuprind: - aria/domeniul entitii auditate; - informaii privind scopul misiunii de audit intern; - scopul misiunii de audit intern - obiectivele generale ce vor fi avute n vedere de auditori; - durata misiunii de audit intern; - informarea cu privire la interveniile la faa locului care vor avea loc pe parcursul misiunii de audit intern i al cror program va fi stabilit ulterior; - documentele pe care structura auditat trebuie s la pun la dispoziia auditorilor.

14

Procedura P04: COLECTAREA I PRELUCRAREA INFORMAIILOR ENTITATEA PUBLIC Serviciul Audit Public Intern

COLECTAREA INFORMAIILOR
Misiunea de audit: Administrarea impozitelor i taxelor locale Perioada auditat: 01.07.2008 31.03.2010 ntocmit: Popescu Nicolae/Ionescu Adrian Data: 04.05.2010 Avizat: Georgescu Cristian Data: 04.05.2010

Colectarea informaiilor
Nr. crt. 1. 2. 3. 4. 5. Documentul solicitat a fi pus la dispoziie Direcia Impozite i taxe locale Identificarea legilor i regulamentelor aplicabile structurii auditate; Obinerea organigramei direciei; Obinerea Regulamentului de organizare i funcionare; Obinerea fielor posturilor pentru personalul direciei; Obinerea procedurilor de lucru elaborate la nivelul direciei; Obinerea Raportului de audit intern anterior;
X

DA

NU

Observaii

X X X

X Procedurile de lucru sunt elaborate doar pentru o parte din activitile desfurate la nivelul serviciului. Anterior nu au fost realizate misiuni de audit intern privind activitatea de stabilire i colectare a taxelor i impozitelor locale Nu sunt politici elaborate. ROF-ul nu prezint atribuiile i responsabilitile la nivelul structurilor funcionale.

7.

8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17.

Obinerea politicilor de dezvoltare a direciei; Obinerea statului de funcii pentru personalul direciei; Obinerea rapoartelor de evaluare pentru personalul direciei; Obinerea listei privind obiectivele stabilite direciei Obinerea circuitului documentelor la nivelul direciei; Lista obiectivelor generale i specifice definite la nivelul direciei; Lista documentelor elaborate n cadrul direciei; Lista contribuabililor aflai n eviden ca pltitori de impozite i taxe locale Lista debitelor restante la data realizrii evalurii Lista arieratelor mai vechi de un an de zile 15

X X X X X X X X X X

Nu exist stabilit un circuit al documentelor.

Nu se poate extrage o asemenea list Programele nu permit listarea debitelor mai vechi de un an de zile

18. 19. 20. 21. 22. 23. 24. 25. 26. 27. 28. 29. 30. 31. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 1. 2. 3.

Lista dosarelor aflate n executare silit Lista dosarelor aflate n faza de somaii Lista dosarelor aflate n faza de nfiinare popriri Lista dosarelor n executare la care au fost identificate i sechestrate bunuri Lista dosarelor de executare aflate n faza de organizare i desfurare a licitaiilor Programele de control elaborate pentru perioada supus evalurii Lista contribuabililor controlai pe perioada supus evalurii Lista sumelor atrase suplimentar la bugetul local pe perioada supus evalurii Lista programelor informatice utilizate la nivelul direciei Instruciunile de utilizare a programelor informatice Raportul privind evaluarea posturilor Documentul privind constituirea i organizarea direciei Hotrrile privind acordarea de bonificaii, scutiri la plata impozitelor i taxelor locale Lista bunurilor scutite la plata impozitelor i taxelor locale i regimul acestora Serviciul asisten contribuabili Politicile i strategiile privind asistena contribuabililor Lista apariiilor sau publicaiilor n mass-media a informaiilor referitoare la impozitele i taxele locale Lista ntlnirilor organizate cu contribuabilii Lista privind materialele/pliantele editate coninnd informaii referitoare la impozitele i taxele locale Situaiile financiare raportate pentru perioada supus evalurii Rapoartele anuale de activitate pe servicii, servicii i direcie Programele de activitate ntocmite Serviciul gestiune dosare fiscale Lista dosarelor fiscale constituite Lista persoanelor cu drept de acces la dosarele fiscale Lista persoanelor care au consultat dosarele fiscale

X X X X X X X X X X X X X X Nu a existat o evaluare a posturilor pn n prezent Nu se poate extrage o list cu debitele atrase suplimentar

X X X X X X X X X X

16

Not:

Colectarea i prelucrarea reprezint etapa de procurare a informaiilor n vederea efecturii analizei de risc i pentru identificarea informaiilor necesare, fiabile, pertinente i utile pentru a atinge obiectivele misiunii de audit intern. Activitile realizate n aceast faz contribuie substanial la cunoaterea domeniului auditabil care l ajut pe auditor s se familiarizeze cu entitatea auditat. Colectarea informaiilor presupune colectarea informaiilor cu caracter general despre structura auditat, informaii care trebuie s se refere la activitile ce vor fi examinate i const n: - identificarea principalelor elemente ale contextului instituional i socio-economic n care entitatea auditat i desfoar activitatea; - cunoaterea organizrii entitii auditate, a tehnicilor sale de lucru i a diferitelor nivele de administrare, conform organigramei; - identificarea punctelor cheie ale funcionrii entitii auditate i ale activitilor sale de control, pentru o evaluare prealabil a punctelor tari i a punctelor slabe; - identificarea constatrilor semnificative i a recomandrilor din rapoartele de audit precedente care ar putea s afecteze stabilirea obiectivelor misiunii de audit public intern; - identificarea surselor poteniale de informaii care ar putea fi folosite ca dovezi ale auditului i aprecierea validitii i credibilitii acestor informaii; - identificarea informaiilor probante necesare pentru atingerea obiectivelor controlului intern i selecionrii tehnicilor de investigare adecvate. Sursele pentru colectarea informaiilor: organigrama, descrierea operaiilor, informaii despre personalul de conducere i execuie, legi, norme de aplicare a legilor, rapoarte; dosarele ale misiunilor de audit anterioare; registre de coresponden; interviuri cu managementul. Prelucrarea informaiilor presupune studiul preliminar pentru prelucrarea informaiilor i const n: - analiza cadrului normativ ce reglementeaz activitatea entitii/structurii auditate; - analiza entitii auditate i a activitilor sale (organigrama, regulament de organizare i funcionare, fie ale posturilor, proceduri scrise); - analiza factorilor susceptibili de a mpiedica buna desfurare a misiunii de audit intern; - identificarea i evaluarea riscurilor cu inciden semnificativ; - analiza rezultatelor controalelor precedente; - analiza informaiilor externe referitoare la entitatea auditat. Evaluarea preliminar a sistemului de control intern se realizeaz pe baza informaiilor rezultate din: norme; proceduri; chestionare de control intern; diagrame de circulaie; descrieri narative; discuii cu managementul i personalul de execuie, etc.

17

18

Procedura P04: Entitatea Public Serviciul de Audit Intern

ANALIZA RISCULUI

CHESTIONAR
pentru luarea la cunotin asupra principalelor activitii desfurate de entitate public Misiunea de audit: Administrarea impozitelor i taxelor locale Perioada auditat: 01.07.2008 31.03.2010 ntocmit: Ionescu Adrian/Popescu Nicolae Avizat: Georgescu Cristian Nr. crt. NTREBAREA DA
X X
Foaie de lucru Permite auditorului s defineasc mizele economice, se face o analiz pe o perioad de 3 ani, n mrime absolut i procentual Permite auditorului s defineasc mizele economice, se face o analiz pe o perioad de 3 ani, n mrime absolut i procentual Identificarea acestora pentru o perioad de 5 ani Foaie de lucru Foaie de lucru Foaie de lucru Foaie de lucru Se urmrete: - performana i coerena politicii bugetare a entitii, dac cheltuielile fixe sunt ridicate, resursele pentru investiii sunt reduse; - dac este asigurat un echilibru ntre ceea ce se colecteaz i ce se cheltuiete? Analiza se realizeaz pe o perioad de 3 ani i este recomandabil ca aceste informaii s fie concretizate ntr-un grafic. Se urmrete dac n

Data: 04.05.2010 Data: 04.05.2010 NU OBS.

A. Cunoaterea contextului socio-economic 1. Pot fi identificare localiti care deruleaz bugete asemntoare? 2. Pot fi identificate localiti care au un numr de contribuabili aproximativ egal? 3. Care este ponderea veniturilor proprii n total venituri? 4. Exist o analiz cu privire la modul de repartizare a veniturilor pe categorii de contribuabili, persoane fizice i persoane juridice?

5. Exist o analiz cu privire la modul de repartizare a veniturilor pe capitole i titluri, articole i alineate?

6. Care sunt Hotrrile Consiliului Local n domeniul colectrii impozitelor i taxelor locale? Care este numrul persoanelor asistate social din cadrul 7. localitii? 8. Care este venitul mediu pe cap de locuitor? 9. Care este rata omajului? 10. Care este interesul ntreprinztorilor de a investi n zon? 11. Care este raportul dintre cheltuielile fixe (cheltuieli cu personalul, cheltuielile administrative, cheltuieli cu datoria public, alte cheltuieli cu mentenana cldirilor) ale entitii i veniturile proprii?

12. Cum sunt elaboreaz previziunile bugetare?

19

Nr. crt.

NTREBAREA

DA

NU

OBS.
momentul realizrii proiectelor de bugete anuale se ine cont de gradul de colectare din anii anteriori

13. Care este gradul de colectare a veniturilor previzionate iniial (analiz pe o perioad de 3 ani)? 14. Exist o monitorizare a procesului bugetar? 15. Propunerile de rectificri bugetare au la baz un studiu cu privire la gradul de colectare a veniturilor?

Foaie de lucru

X
Sunt analizate notele de fundamentare care nsoesc proiectele de propunerile de rectificare a bugetelor; Auditorul face o analiz proprie pentru a stabili fiabilitatea informaiilor din notele de fundamentare care nsoesc propunerile de rectificare Foia de lucru Foaie de lucru

16. Care este numrul mediu de rectificri bugetare pe ultimii 3 ani? Care este numrul Hotrrilor de Consiliu Local care au primit 17. aviz negativ din punct de vedere legal de la Prefectur? B. Cunoaterea contextului organizaional B1. Organizarea general i structura direciei 18. Activitatea de administrare a impozitelor i taxelor locale este organizat n cadrul unei structuri distincte care are obiective clar definite? 19. Cum este organizat structura organizatoric cu atribuii n domeniul administrrii impozitelor i taxelor locale? 20. La nivelul entitii au fost puse n aplicare msuri de reorganizare a structurii care are atribuii n domeniul administrrii impozitelor i taxelor locale? Utilizarea spaiilor i dotrilor tehnice asigur o bun desfurare 21. a activitii? 22. Exist preocupri pentru mbuntirea condiiilor de lucru? La nivelul entitii au fost luate msurile necesare pentru 23. asigurarea integritii fizice a patrimoniului? Persoanele cu responsabiliti din cadrul structurii cu atribuii n 24. domeniul administrrii impozitelor i taxelor locale sunt consultate cu privire la stabilirea politicii bugetare? 25. Posturile de conducere sunt reduse? Care este experiena n domeniu a persoanelor care ocup posturi 26. de conducere? Care sunt obiectivele generale ale structurii care are atribuii n 27. domeniul administrrii impozitelor i taxelor locale? 28. Care sunt obiectivele specifice ale structurii care are atribuii n domeniul administrrii impozitelor i taxelor locale? 29. Cum sunt stabilite i comunicate aceste obiective?

X
Foaie de lucru

X X X X
Foaie de lucru

X
Foaie de lucru Foaie de lucru Foaie de lucru Se urmrete dac: - personalul structurii este cooptat pentru stabilirea obiectivelor? - dac nu sunt cooptai, obiectivele au fost aduse la cunotina personalului?

30. Este stimulat personalul pentru atingerea obiectivelor? Exist un ROF la nivelul structurii care are atribuii n domeniul 31. administrrii impozitelor i taxelor locale? 32. ROF-ul definete corect atribuiile structurii responsabile n

X X X

20

Nr. crt.

NTREBAREA

DA
X X

NU

OBS.

domeniul administrrii impozitelor i taxelor locale? 33. ROF-ul conine toate atribuiile stabilite structurii responsabile n domeniul administrrii impozitelor i taxelor locale? 34. ROF-ul conine informaii cu privire la delegarea de semntur? 35. Personalul din cadrul structurii cu atribuii n domeniul administrrii impozitelor i taxelor locale este informat cu privire la persoanele care au drept de semntur i specimenul acesteia? 36. ROF-ul conine informaii cu privire la dreptul de acces la aplicaiile informatice? 37. ROF-ul este adus la cunotin personalului care i desfoar activitatea n cadrul structurii care are atribuii n domeniul administrrii impozitelor i taxelor locale? 38. ROF-ul este actualizat n funcie de modificrile cadrului normativ i de modificarea instrumentelor informatice?

X X X
Se verific dac exist o coresponden ntre principiile care stau la baza organizrii structurii organizatorice i cadrul normativ n vigoare; Implementarea sau dezvoltarea unui sistem informatic poate conduce la noi atribuii, iar auditorul trebuie s verifice dac acestea au fost preluate n ROF. Foaie de lucru

39. Care sunt registrele de eviden conduse la nivelul structurii cu atribuii n domeniul administrrii impozitelor i taxelor locale? 40. Documentele primite la nivelul direciei se nregistreaz i se repartizeaz pentru soluionare? 41. Cum este realizat coordonarea i supervizarea activitilor desfurate la nivelul direciei? 42. Rezultatele sunt monitorizate pentru a asigura mbuntirea activitii? B2. Organigrama i relaiile de competen 43. Exist o organigram la nivelul structurii care are atribuii n domeniul administrrii impozitelor i taxelor locale? 44. Organigrama exprim relaiile funcionale? 45. Care sunt relaiile de subordonare ale structurii care are atribuii n domeniul administrrii impozitelor i taxelor locale? 46. Sunt stabilite relaiile de cooperare ntre structura cu atribuii n domeniul administrrii impozitelor i taxelor locale i celelalte structuri ale entitii? 47. Dac da, aceste relaii de colaborare funcioneaz? 48. Dac aceste relaii sunt funcionale, care este periodicitatea cu care se realizeaz schimbul de informaii? 49. Relaiile ierarhice asigur o bun colaborare ntre posturile de conducere i cele de execuie? 50. Exist un model formalizat al Fiei postului utilizat la nivelul structurii cu atribuii n domeniul administrrii impozitelor i taxelor locale? 51. Fiele posturilor definesc clar condiiile specifice posturilor? 52. Fiele posturilor stabilesc sarcinile posturilor? 53. Exist fie pentru toate posturile din cadrul structurii care are atribuii n domeniul administrrii impozitelor i taxelor locale?

X
Foaie de lucru

X
Se analizeaz dac organigrama furnizeaz informaii referitoare numrul de posturi.

X
Foaie de lucru

X X

Coopereaz cu serviciul Urbanism, Cadastru, Contabilitate Buget Foaie de lucru

X X X X X

21

Nr. crt.

NTREBAREA

DA

NU
X X X X

OBS.

54. Sarcinile din fiele de post acoper totalitatea atribuiilor direciei? (sarcinile din cadrul direciei asigur realizarea funciilor) 55 Sarcinile posturilor de conducere difer de sarcinile posturilor de execuie? 56. Fiele posturilor conin sarcini incompatibile? 57. Repartizarea sarcinilor implic un risc de neasigurare a continuitii serviciului pe perioada concediilor? (Se refer dac pentru o anumit activitate exist 2 persoane pentru un post, n caz c titularul postului este lips). 58. Exist un dispozitiv de gestionare a perioadelor de vrf

Se verific dac n perioadele de aglomeraie sunt luate msuri de suplimentare a personalului i prelungire a programului de lucru?

59. Sunt identificate posturile cheie care pot aduce valoare adugat? 60. Aceste posturi sunt ocupate de persoane cu pregtire profesional corespunztoare? 61. Persoanele care nlocuiesc titularii acestor posturi pe perioada concediilor au o pregtire profesional corespunztoare cerinelor posturilor? 62. Exist o politic de rotaie a personalului n cadrul entitii? 63. Personalul este informat n mod corespunztor cu privire la sarcinile de serviciu? 64. Exist o adecvare ntre gradul profesional i treapta de salarizare aferent postului i sarcinile stabilite prin fia postului? 65. Cum se asigur managementul c repartizarea sarcinilor este corect realizat? 66. Cum se asigur managementul c personalul i ndeplinete n mod corespunztor sarcinile posturilor ocupate? 67. Exist o adecvare ntre atribuiile postului ocupat i autorizarea accesului la sistemul informatic? 68. Este asigurat stabilitatea personalului? 69. Care este efectivul de persoane care are atribuii n domeniul administrrii impozitelor i taxelor locale? 70. Care este evoluia personalului n ultimii 3 ani? 71. Cum a evoluat numrul de personal comparativ cu evoluia numrului de contribuabili? 72. Cum a evoluat numrul de personal comparativ cu evoluia debitelor restante? 73. Care este rata absenteismului (concedii medicale, atribuirea altor sarcini, mutarea n alte posturi etc. i care au ca efect nerealizarea sarcinilor de serviciu) pentru personalul care are ca sarcini de serviciu asisten a contribuabililor? 74. Exist un plan de formare profesional a personalului? 75. Exist o adecvare ntre cursurile de formare profesional i nevoia de formare profesional? 76. Cum este asigurat prin intermediul programului de pregtire profesional continuitatea activitilor (se asigur personal de calitate)? 77. Persoanele sunt ncurajate s i dezvolte abilitile prin pregtire profesional adecvat? 78. Planul de pregtire profesional a personalului asigur

X X X X X X
Foaie de lucru Foaie de lucru

X X
Foaie de lucru Foaie de lucru Se face o analiz pe 3 ani Foaie de lucru

Foaie de lucru

X X
Foaie de lucru

X X

22

Nr. crt.

NTREBAREA

DA

NU

OBS.
Se urmrete dac persoana care nlocuiete titularul postului are competena necesar pentru a realiza aceast activitate temporar.

dezvoltarea abilitilor de comunicare i de lucru n echip? 79. Competenele personalului sunt evaluate periodic?

80. Cunotinele, abilitile i valorile necesare pe care trebuie s le dein personalul sunt identificate? 81. Conducerea asigur un feedback regulat cu personalul?

X
Pentru a obine rspunsul la aceast ntrebare se analizeaz corespondena dintre management i structurile subordonate, corespondena electronic, analiza notelor interne, analiza fielor tehnice.

82. Exist un sistem de motivare i promovare a personalului?

C. Cunoaterea funcionrii entitii/structurii auditate C1. Metode i proceduri

83. Organizarea i desfurarea activitii din cadrul structurii care are atribuii n domeniul administrrii impozitelor i taxelor locale respect metodologia i legislaia n vigoare? 84. n cadrul structurii cu atribuii n domeniul administrrii impozitelor i taxelor locale au fost elaborate proceduri operaionale? 85. Procedurile de lucru acoper toate activitile? 86. Procedurile de lucru definesc corect responsabilitile? Procedurile de lucru sunt cunoscute i aplicate de salariaii din 87. cadrul structurii care are atribuii n domeniul administrrii impozitelor i taxelor locale? Derularea activitilor asigur conformitatea cu procedurile 88. elaborate? Exist un dispozitiv de control care a fost aplicat pentru 89. mbuntirea performanei serviciului de asisten a contribuabililor? Care sunt cile de comunicare care asigur asistena 90. contribuabilului (telefon, on-line, pot)? Strategiile de comunicare sunt adaptate la cerinele impuse de 91. nevoile actuale? Cum este msurat performana acestor dispozitive? 92.

X X X X X X X
Foaie de lucru

X
Auditorul urmrete dac: - sunt stabilite termene de rspuns? - se urmrete reducerea acestor termene? - se urmrete respectarea acestor termene?

Programul cu publicul asigur o asisten corespunztoare contribuabilului? Exist preocupri pentru a mbunti activitatea de asisten a 94. contribuabililor? 93. Site-ul entitii furnizeaz informaii complete referitoare la colectarea impozitelor i taxelor? 96. Cum sunt actualizate informaiile publicate pe site-ul entitii? 97. Exist demersuri cu privire la depunere on-line a declaraiilor? 95.

X
Obinerea formularelor de declarare a impozitelor i taxelor on-line, publicarea HCL pe site

X
Foaie de lucru

23

Nr. crt.

NTREBAREA

DA
X

NU

OBS.
Foaie de lucru

98. Care este frecvena de actualizare a acestor informaii? Exist demersuri n scopul mbuntirii calitii i lizibilitii 99. site-ului? 100. Cum sunt informai contribuabilii cu privire la utilizarea mijloacelor moderne de plat?( folosirea de flyere, afie, alte aciuni de promovare) 101. Utilizarea mijloacelor electronice de plat contribuie la mbuntirea colectrii impozitelor i taxelor)?

Foaie de lucru Auditorul realizeaz o analiz comparativ a veniturilor ncasate defalcat pe tipuri instrumente de ncasare i tipuri de contribuabili pe ultimii trei ani. Sunt analizate urmtoarele aspecte: - exist un sistem computerizat de alocare a numerelor de ateptare; - sunt analizate graficele cu orele de vrf n scopul suplimentrii numrului de personal de la ghieu; sunt analizate perioadele de ateptare n scopul reducerii acestora.

102. Exist un sistem de gestionare a timpului de ateptare a contribuabilului?

103. n perioadele de vrf sunt deschise temporar i alte puncte de lucru? 104. Care sunt msurile luate cu privire la colectarea informaiilor (numr de telefon, adres de domiciliu n caz de modificare, adres de email, numr de cont i unitate bancar) de identificare a contribuabililor? 105. A crescut gradul de colectare a veniturilor ca urmare a implementrii msurilor de colectare a informaiilor cu privire la contribuabili?

X
Foaie de lucru Auditorul realizeaz o analiz comparativ a veniturilor ncasate defalcat pe tipuri de contribuabili pe ultimii trei ani.

106. Exist un circuit al documentelor n cadrul structurii care are atribuii n domeniul administrrii impozitelor i taxelor locale? 107. Toate documentele elaborate la nivelul care are atribuii n domeniul administrrii impozitelor i taxelor locale sunt cuprinse n circuitul documentelor? C2. Sistemul informatic 108. Care este instrumentul informatic utilizat (softul)? 109. Exist un manual de utilizare a softului? 110. Sistemul informatic asigur managementului informaiile necesare pentru luarea deciziilor? 111. Documentele n format electronic sunt standardizate astfel nct s faciliteze accesul persoanelor interesate? 112. Personalul direciei are acces la internet, intranet? 113. Exist o interfa ntre softul informatic utilizat pentru colectarea impozitelor i taxelor locale i aplicaia informatic utilizat n cadrul serviciului financiar-contabilitate? 114. Exist soft-uri implementate pentru activitile care se desfoar n cadrul structurii care are atribuii n domeniul administrrii impozitelor i taxelor locale?

X X
Foaie de lucru

X X X X X
Se analizeaz dac toate activitile care n trecut utilizau suportul de hrtie au fost informatizate.

24

Nr. crt.

NTREBAREA

DA

NU
X X X

OBS.

115. Au fost luate msurile necesare pentru asigurarea integritii registrelor pe suport de hrtie i n format electronic? 116. Elementele care erau supuse controlului manual au fost preluate n sistemul informatic? 117. Toate informaiile centralizate pe suport de hrtie au fost preluate n sistemul electronic n momentul implementrii aplicaiei informatice? 118. Dac da, avem garania c informaiile din evidena electronic corespund cu cele de pe suportul de hrtie?

119. Dac nu, care sunt msurile luate de entitate pentru a colecta aceste debite?

Se analizeaz dac n momentul prelurii datelor n sistemul informatic s-a realizat un inventar al creanelor, care a fost introdus n sistemul electronic, care exist i poate fi vizualizat. Se analizeaz dac: - exist o monitorizare a acestora? - au fost luate msurile de executare silit cu prioritate a debitelor din evidena arhivat pe suport de hrtie?

120. Este asigurat asistena tehnic a utilizatorilor aplicaiei informatice? (help-desk) 121. Exist un sistem de monitorizare a incidentelor? 122. Exist un responsabil cu mentenana aplicaiei informatice (se refer la combaterea anomaliilor de program)? 123. Exist o monitorizare a corectrii erorilor de program?

X X X
Se analizeaz dac sunt stimulate activitile de mbuntire a softului i dac personalul este stimulat s evalueze performanele soft. Se analizeaz dac: - au fost consultai utilizatorii cu privire la problemele aprute; - au fost identificate nevoile utilizatorilor cu privire la actualizarea programelor; - actualizarea a inut cont de aceste aspecte; - actualizarea a inut cont de cadrul normativ i n ce termen de la modificarea cadrului normativ s-a fcut actualizarea programului. Se analizeaz: - dac se asigur securitatea sistem informatic dpdv al hard; - exist un sistem de backup pentru asigurarea continuitii activitii; - sistemul de protecie: exist o procedur de securitate a sistemului informatic, exist o

124. Exist preocupri din partea managementului pentru actualizarea softului n funcie de necesitile utilizatorilor?

125. Este asigurat integritatea datelor?

25

Nr. crt.

NTREBAREA

DA

NU

OBS.
persoan responsabil, accesul la sistemul informatic se face pe baz de parol, exist procedur de schimbare periodic a parolelor, echipamentele informatice sunt protejate cu programe antivirus, antispyware, firewall care sunt actualizate periodic; Modalitatea de asigurare a integritii fizice a sistemului (att mpotriva unor evenimente voluntare ct i mpotriva celor involuntare). Se analizeaz dac: - sunt date instruciuni cu privire la perioadele la care trebuie salvate datele i suportul fizic unde se salveaz; - sunt asigurate condiiile necesare pentru arhivare documentelor n conformitate cu prevederile cadrului normativ).

126. Care este perioada la care se realizeaz salvarea datelor?

127. Exist un document prin care sunt stabilite drepturile de acces ale personalului la sistemul informatic? 128. Accesul la informaii este stabilit pe nivele ierarhice? 129. Cine decide i cine stabilete drepturile de acces la sistemul informatic? 130. Exist o coresponden dintre fiele de post i nivelele de acces? 131. Cu ce frecven i n ce mod sunt coroborate datele ntre serviciul cadastru, urbanism, impozite i taxe locale i contabilitate (prezentarea circuitului ideal, dac sistemul asigur transferul datelor cu privire la contribuabili ex: construcia unei case) 132. Exist preocupri din partea managementului pentru implementarea unor tehnologii i echipamente noi? C3. Probleme i reforme 133. Au fost efectuate studii la iniiativa managementului entitii cu privire la mbuntirea activitii de administrare a impozitelor i taxelor locale?

X X
Foaie de lucru

Foaie de lucru

X
Se urmrete: - dac putem intra n posesia studiilor; - analiza acestor studii; - au fost puse n practic soluiile din studii. Se urmrete: - dac aceast problematic a fost dezbtut n Consiliul local? - dac sunt analizate i dezbtute punctele slabe ale activitii de colectare a impozitelor i taxelor locale? - dac sunt identificate i analizate oportunitile de mbuntire a activitii de colectare a impozitelor i

134. mbuntirea activitii de administrare a impozitelor i taxelor locale reprezint o direcie strategic pentru entitate?

26

Nr. crt.

NTREBAREA

DA

NU

OBS.
taxelor locale? Se urmrete dac sunt identificate i implementate msuri corespunztoare. Se urmrete: - care sunt indicatorii utilizai pentru a msura efectele i dac evoluia acestora arat o mbuntire? - dac evoluia nu arat o mbuntire, care au fost msurile implementate? - Msurile au adus efectele scontate? Se urmrete care sunt msurile din cadrul strategiei care au ca efect mbuntirea activitii de asisten a contribuabililor. Dac nu exist astfel de msuri, auditorul poate considera ca este o zon n care se pot manifesta eventuale riscuri. Se verific dac la nivelul entitii se realizeaz: - o analiz a volumului de munc; - repartizarea sarcinilor pe baza acestei analize; - planificarea activitii; - analiza erorilor semnificative pentru realocarea resurselor umane. Se urmrete dac: - sunt luate n calcul schimbrile politice; - sunt luate n calcul schimbrile tehnologice; - sunt luate n calcul schimbrile sociale; - sunt luate n calcul schimbrile juridice. Se analizeaz: - problemele identificate de structura cu atribuii n domeniul administrrii impozitelor i taxelor locale; - analiza reclamaiilor, plngerilor; - analiza titlurilor de executare i a actelor de control contestate; - analiza titlurilor de executare i actelor de control contestate i pierdute n instan;

135. Dac da, atunci care sunt msurile luate de management pentru punerea n aplicare a strategiilor? 136. Dac da, aplicarea acestora a avut efecte msurabile i benefice?

137. n cadrul strategiei de mbuntire a administrrii impozitelor i taxelor locale, care este importana acordat aciunilor de mbuntire a asistenei contribuabililor?

138. Cum se asigur entitatea c resursele umane alocate corespund obiectivelor din strategie?

139. Schimbrile din mediul extern sunt luate n calcul?

140. Care sunt principalele probleme la nivelul structurii care are atribuii n domeniul administrrii impozitelor i taxelor locale?

27

Nr. crt.

NTREBAREA

DA

NU

OBS.
- analiza debitelor prescrise; - numrul de rectificri din contabilitate; - valoarea i numrul operaiunilor referitoare la debite majorate anulate;

Alte informaii D 141 Relaiile de autoritate sunt definite i aplicate la nivelul direciei? 142 Relaiile ierarhice asigur o bun colaborare ntre posturile de conducere i cele de execuie? 143 Delegarea activitilor este folosit pentru asigurarea continuitii activitilor? 144 Sarcinile sunt astfel definite nct s asigure o bun cooperare ntre posturile de acelai nivel? 145 Atribuiile generale sunt acoperite n totalitate de sarcinile stabilite posturilor? 146 Personalul este evaluat cel puin anual? 147 Complexitatea obiectivelor individuale este mbuntit anual, n funcie de cunotinele acumulate? 148 Aprecierea realizrii obiectivelor este realizat n funcie de gradul de ndeplinire a criteriilor de performan? 149 Posturile existente asigur realizarea activitilor? 150 Care sunt reformele la nivelul direciei? 151 Motivarea moral a salariailor exist n cadrul serviciului? 152 Exist un plan de carier definit? 153 Exist un sistem informatic fiabil la nivelul serviciului? 154 Exist o politic elaborat la nivelul domeniului de activitate? 155 Structura organizatoric este capabil s rspund cerinelor organizaiei sau a mediului n care acioneaz? 156 Relaiile de control stabilite personalului de conducere conduc la o evaluare adecvat a modului de realizare a atribuiilor de ctre personalul din subordine? 157 Relaiile de reprezentare asigur o imagine bun a serviciului att n cadrul organizaiei ct i n afara acesteia? 158 Capacitatea managerial a personalului asigur realizarea funciilor managementului la nivelul serviciului? 159 Structura organizatoric este capabil s rspund cerinelor organizaiei sau a mediului n care acioneaz? 160 Este asigurat continuitatea activitilor n cadrul serviciului? 161 Exist o diagram funcional la nivelul serviciului? 162 Nivelul de conducere are putere decizional? 163 Este stabilit un circuit informaional la nivel de serviciu? 164 Circuitul informaional permite urmrirea documentelor pe fluxul realizrii? 165 Structura organizatoric rspunde necesitilor activitilor derulate? 166 Exist un sistem de promovare a salariailor? 167 Posturile de lucru asigur flexibilitate n realizarea activitilor alocate? 168 Exist o situaie a raportrilor de efectuat? 169 Pentru fiecare raportare exist o metodologie de colectare, prelucrare i transmitere a datelor? 170 Structura organizatoric corespunde scopurilor i obiectivelor generale ale organizaiei?

X X X X X X X X X
Foaie de lucru

X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X

28

Nr. crt.

NTREBAREA

DA

NU
X

OBS.

171 Exist un sistem de transmitere a debitelor pentru colectare sau executare silit? 172 Funciile serviciului sunt definite clar i concis? 173 Funciile managementului se regsesc n atribuiile personalului de conducere?

X X

Auditor intern, Not:

Supervizor,

Chestionarul de luare la cunotin (CLC) conine ntrebri ale cror rspunsuri, obinute n urma colectrii i prelucrrii informaiilor de ctre auditor, faciliteaz cunoaterea contextului socio-economic al entitii i domeniului auditat, precum i definirea corect a organizrii i importanei activitilor care fac obiectul misiunii de audit intern. n condiiile n care obinerea unor rspunsuri implic efectuarea unor analize referitoare la evoluia n timp a unor indicatori, este recomandat ca aceste analize s fie realizate prin utilizarea unor foi de lucru, care se vor anexa la CLC. Prin acest chestionar elaborat n funcie de experiena proprie, sunt clarificate aspecte cu privire la: A. Situaia economico-social: A.1. Mrimea entitii: nivelul impozitelor i taxelor locale (veniturile proprii) n mrime absolut; nivelul bugetului n mrime absolut; tendinele de evoluie n timp a bugetului; mrimea entitii (informaii obinute prin compararea bugetului entitii cu bugetul altor entiti publice de acelai profil). A.2. Situaia bugetar: evoluia rezultatului bugetar (excedent/deficit); evoluia cheltuielilor fixe (cheltuieli cu personalul, cheltuieli cu utilitile, cheltuieli cu amortizarea etc.); evoluia cheltuielilor cu investiiile; evoluia nivelului impozitelor i taxelor locale (nivelul procentual al acestora aprobat prin HCL); evoluia datoriei publice; statistici naionale care pot fi baz de comparaie pentru evoluiile menionate anterior (permit analiza tendinelor specifice entitii); B. Contextul organizaional: cunoaterea entitii/structurii auditate; cunoaterea modului de organizare a entitii i de cunoatere a structurii auditate (pe baza analizei organigramei); numrul de personal; vechimea pe post; rotaia personalului; pregtirea profesional a personalului; atribuiile structurilor organizatorice; modul de stabilire a sarcinilor personalului; identificarea perioadelor de vrf; gestionarea perioadelor de vrf; rata absenteismului; asigurarea permanenei; motivarea i promovarea personalului; planificarea i urmrirea realizrii activitilor; aplicarea deciziilor luate de conducere; cunoaterea volumului de munc. C. Funcionarea entitii/structurii auditate: C.1 . Metode i proceduri: existena procedurilor scrise i formalizate pentru toate activitile din entitate; procedurile aplicate de entitate; informarea personalului cu privire la proceduri; corespondena dintre obiectivele stabilite i organizarea entitii/structurii auditate; instrumentele de control intern proiectate pentru atingerea obiectivelor; modalitatea de realizare a activitii de supervizare; modalitatea punere n aplicare a msurilor de control intern; suportul informaional cu privire la cadrul normativ i modalitatea prin care este asigurat; corespondena dintre programul informatic i procedurile aplicate n cadrul entitii/structurii auditate. C.2. Probleme i reforme: strategiile utilizate de managementul entitii pentru mbuntirea activitii de administrare a impozitelor i taxelor locale; preocuprile managementului pentru punerea n practic a strategiilor; preocuprile manifestate de conducere pentru identificarea problemelor precum i a soluiilor aferente acestora; cunoaterea factorilor externi care pot influena activitatea entitii; msurile luate pentru combaterea efectelor factorilor externi.

29

30

Procedura P05:

ANALIZA RISCURILOR

Entitatea Public Serviciul de Audit Intern LISTA CENTRALIZATOARE A OBIECTELOR AUDITABILE

Misiunea de audit: Administrarea impozitelor i taxelor locale Perioada auditat: 01.07.2008 31.03.2010 ntocmit: Ionescu Adrian/Popescu Nicolae Avizat: Georgescu Cristian
Nr. crt. 1. Domeniul Activiti/ obiective 1.1. Adecvarea strategiei structurii la obiectivele i direciile de dezvoltare ale entitii

Data: 04.05.2010 Data: 04.05.2010

Observaii

Obiecte auditabile 1.1.1. Definirea strategiei privind administrarea veniturilor din taxe i impozite locale 1.1.2. Definirea obiectivelor strategice n concordan cu direciile de dezvoltare ale entitii 1.1.3. Dezvoltarea planurilor de aciune privind implementarea strategiei 1.1.4. Fundamentarea strategiei n concordan cu resursele actuale i viitoare ale entitii 1.1.5. Fundamentarea elementelor de planificare strategic 1.2.1. Definirea obiectivelor generale n termeni de impact 1.2.2. Dac obiectivele generale acoper direciile strategice de dezvoltare a entitii n privina administrrii veniturilor din impozite i taxe locale 1.2.3. Obiectivele generale sunt realiste i mobilizatoare 1.2.4. Definirea obiectivelor specifice n cadrul Direciei de impozite i taxe locale 1.2.5. Definirea obiectivelor specifice n termeni de rezultate 1.2.6. Dac obiectivele specifice sunt acoperite de activitile repartizate i realizate n cadrul departamentului 1.2.7. Dac stabilirea obiectivelor s-a realizat cu respectarea caracteristicilor SMART 1.3.1. Dac stabilirea atribuiilor s-a realizat n concordan cu atribuiilor n concordan cu activitile repartizate direciei 1.3.2. Dac atribuiile au fost stabilite omogen pe servicii, cu respectarea competenelor atribuite acestor servicii 1.3.3. Dac atribuiile acoper aria de competen necesar realizrii activitilor

Asigurarea cadrului organizatoric adecvat desfurrii activitii de administrare a impozitelor i taxelor locale 1.2. Definirea i
stabilirea obiectivelor

1.3. Definirea i stabilirea atribuiilor

31

Nr. crt.

Domeniul

Activiti/ obiective

Obiecte auditabile 1.3.4. Dac sunt stabilite responsabilitile n realizarea atribuiilor 1.3.5. dac atribuiile repartizate serviciului se regsesc n totalitate n sarcinile stabilite n fiele posturilor 1.3.6. Dac sarcinile stabilite n fiele posturilor in cont de cerinele posturilor 1.3.7. Dac pentru fiecare atribuie stabilit exist un set de sarcini de serviciu omogene 1.3.8. Dac este reglementat n cadrul ROF-ului delegarea de atribuii 1.4.1. Dac exist o grupare omogen a activitilor pe serviciile funcionale ale direciei 1.4.2. Dac activitile pe posturi au fost repartizate n funcie de nivelul acestora 1.4.3. Dac activitile i aciunile sunt ataate n totalitate obiectivelor direciei 1.4.4. Dac activitile i aciunile contribuie la realizarea obiectivelor n condiii de eficien 1.4.5. Realizarea activitilor n conformitate cu regulamentele i politicile interne 1.4.6. Dac atribuiile repartizate pe servicii asigur realizarea n totalitate a activitilor stabilite 1.5.1. Dac structura direciei asigur funcionarea acesteia n condiii de performan 1.5.2. Dac serviciile sunt organizate n funcie de natura i omogenitatea activitilor desfurate 1.5.3. Modul de reglementare al relaiilor organizatorice la nivelul serviciului 1.5.4. Managementul Direciei de impozite i taxe locale 1.5.5. Comunicarea activitilor i sarcinilor de realizat ctre salariai 1.5.6. Structura direciei asigur o delimitare clar a atribuiilor pe servicii i n cadrul acestora a sarcinilor de serviciu pe posturi 1.5.7. Dac structura direciei asigur evitarea dublei subordonrii 1.5.8. Dac la asigurarea resurselor umane n cadrul unui serviciu se au n vedere volumul i complexitatea activitilor i competenele necesare realizrii acestora 1.5.9. Dac structura direciei este stabilit n raport cu obiectivele i activitile care se desfoar n cadrul acesteia 1.6.1. Dac posturile unui serviciu sunt stabilite n funcie de natura i complexitatea activitilor 1.6.2. Dac posturile au definit autoritatea i responsabilitatea necesar

Observaii

1.4. Identificarea i gruparea activitilor

1.5. Stabilirea structurii organizatorice

1.6. Definirea posturilor i nivelurilor ierarhice

32

Nr. crt.

Domeniul

Activiti/ obiective

Obiecte auditabile 1.6.3. Dac nivelul postului este stabilit n funcie de complexitatea activitilor i de ierarhie 1.6.4. Dac deciziile sunt adoptarea deciziilor de ctre personalul responsabilizat 1.6.5. Dac exist program de pregtire i dac acesta este realizat 1.7.1. Organizarea primirii documentelor 1.7.2. Modul de analiza i prelucrare a documentelor i informaiilor 1.7.3. Repartizarea documentelor i informaiilor pe utilizatori 1.7.4. Monitorizarea calitii informaiilor de raportat 1.7.5. Definirea circuitelor informaionale i stabilirea mijloacelor de tratare a acestora 1.7.6. Modul de stabilirea circuitului documentelor n cadrul direciei 1.7.7. Modul de avizare i prelucrare a documentelor i informaiilor utilizate 1.8.1. Structura i forma de prezentare a ROF-ului direciei 1.8.2. Cuprinderea n ROF a atribuiilor serviciilor din componena direciei 1.8.3. Corespondena ntre atribuiile direciei din ROF i sarcinile din fiele posturilor 1.8.4. Corespondena dintre atribuiile generale ale entitii i atribuiile specifice ale Direciei de impozite i taxe locale 1.8.5. Definirea misiunii direciei n cadrul ROFului 1.8.6. Definirea omogen a atribuiilor pe servicii n cadrul direciei 1.8.7. Delimitarea atribuiilor de responsabiliti i competene n cadrul ROF-ului 1.8.8. Prezentarea funciilor de conducere ale direciei n cadrul n cadrul ROF-ului 1.8.9. Diagrama de relaii ntre serviciile din componena direciei 1.9.1. Definirea scopului postului 1.9.2. Stabilirea condiiilor specifice de ocupare a posturilor 1.9.3. Stabilirea sarcinilor n cadrul postului n funcie de activitile repartizate postului 1.9.4. Stabilirea sarcinilor postului este realizat n funcie de cerinele de pregtire necesare postului 1.9.5. Dac gradul de complexitate a sarcinilor este stabilit n funcie de nivelul postului 1.9.6. Dac cuprinsul fiei postului individualizeaz postul i evideniaz necesitatea crerii acestuia

Observaii

1.7. Reglementarea i perfecionarea sistemului informaional n cadrul Direciei de impozite i taxe locale

1.8. Calitatea ROF-ului Direciei de impozite i taxe locale

1.9. Calitatea fielor posturilor din cadrul Direciei de impozite i taxe locale

33

Nr. crt.

Domeniul

Activiti/ obiective

Obiecte auditabile 1.9.7. Delimitarea ntre sarcinile de execuie i cele de conducere 1.9.8. Stabilirea responsabilitilor i competenelor postului 1.9.9. Modul de reglementare a relaiilor funcionale n cadrul posturilor 1.9.10. Dac la stabilirea sarcinilor n cadrul posturilor se are n vedere dezvoltarea carierei profesionale a salariatului 1.9.11. Dac fia postului reflect i este construit n conformitate cu atribuiile din ROF 1.9.12. Modul de reglementare a asigurrii continuitii activitilor n cazurile de vacantare a posturilor 1.10.1. Vizualizarea a structurii de ansamblu a direciei n organigram 1.10.2. Modul de stabilire i evideniere a fluxurilor decizionale i informaionale n organigram 1.10.3. Evidenierea nivelurile ierarhice n cadrul organigramei 1.10.4. Modul de reflectare a relaiilor de subordonare n organigram 1.10.5. Dac organigrama permite o nelegere a raporturilor de serviciu precum i evitarea suprapunerii de competene 1.11.1. Dac obiectivele stabilite personalului au caracter individual 1.11.2. Dac complexitatea obiectivelor este stabilit n concordan cu funcia i pregtirea profesional a titularilor posturilor 1.11.3. Dac complexitatea obiectivelor este stabilit n funcie de nivelul postului 1.11.4. Dac rezultatele deosebite sunt identificate i prezentate n rapoartele de evaluare 1.11.5. Dac n etapa de valorificare a rapoartelor de evaluare sunt stabilite msuri n cazul obiectivelor individule nerealizate de persoanele evaluate 1.11.6. Modul de asigurarea concordanei dintre aprecierea obiectivelor i aprecierea criteriilor de performan cu ocazia evalurii performanelor personalului 1.11.7. Organizarea i realizarea interviului cu persoanele evaluate 1.11.8. Dac n rapoartele de evaluare sunt menionate nevoile de perfecionare a pregtirii profesionale pentru perioada urmtoare

Observaii

1.10. Fezabilitatea organigramei direciei

1.11. Pertinena informaiilor cuprinse n rapoartele de evaluare a performanelor profesionale individuale

34

Nr. crt.

Domeniul

Activiti/ obiective 1.12. Realitatea datelor cuprinse n tatul de funcii al direciei

Obiecte auditabile 1.12.1. Dac n tatul de funcii sunt cuprinse toate funciile i posturile direciei, grupate pe categorii i niveluri de salarizare 1.12.2. Modul de previzionare a resurselor financiare necesare finanrii cheltuielilor de personal la nivelul direciei 1.12.3. Dac tatul de funcii st la baza ntocmirii statului de personal 2.1.1. Modul de difuzare a informaiilor referitoare la impozitele i taxele locale, n vederea creterii gradului de conformare 2.1.2. Elaborarea de strategii de promovare a serviciilor oferite contribuabililor referitoare la impozitele i taxele locale 2.1.3. Organizarea de ntlniri i stabilirea de contacte periodice ntre entitate i contribuabili 2.1.4. Dac programul de lucru cu publicul este accesibil 2.1.5. Gradul de adecvarea materialelor informative puse la dispoziia contribuabilului 2.1.6. Eficacitatea ntlnirilor cu asociaiile de locatari cu scopul ndrumrii i contientizrii asupra plii voluntare a impozitelor i taxelor locale datorate 2.2.1. Categoriilor de informaii privind impozitele i taxele la care au acces contribuabilii 2.2.2. Promovarea facilitilor acordate la plata impozitelor i taxelor locale ca form de contientizare la plata voluntar 2.2.3. Fiabilitatea informaiilor electronice puse la dispoziia contribuabililor 2.2.4. Dac exist creat o interfa a site-ului entitii care s se refere numai la impozitele i taxele locale 2.2.5. Modul de soluionarea i informarea operativ a cetenilor cu privire la solicitrile sau petiiile depuse 2.3.1. Fiabilitatea aciunilor promovate prin massmedia privind informarea contribuabililor n legtur cu impozitele i taxele locale 2.3.2. Instruirea personalului responsabil cu oferirea de relaii contribuabilului 2.3.3. Dac exist un sistem integrat al informaiilor furnizate contribuabililor referitoare la impozitele i taxele locale care s fie puse la dispoziia contribuabililor n mod operativ i complet 3.1.1. Conducerea registrului de eviden a dosarelor fiscale

Observaii

2.

Organizarea i desfurarea activitii de asisten a contribuabil ului

2.1. Implementarea de programe de mbuntire a imaginii entitii pe linia administrrii impozitelor i taxelor locale

2.2. ncrederea contribuabililor n activitatea entitii cu privire la administrarea impozitelor i taxelor locale

2.3. Dezvoltarea culturii comunicaionale n privina impozitelor i taxelor locale

3.

Organizarea

3.1. Conducerea evidenei

35

Nr. crt.

Domeniul

evidenei pltitorilor de impozite i taxe locale

Activiti/ obiective dosarelor fiscale ale pltitorilor

Obiecte auditabile 3.1.2. Constituirea i nregistrarea tuturor dosarelor fiscale 3.1.3. Constituirea dreptului de acces la dosarele fiscale 3.1.4. Reglementarea dreptului de acces la dosarele fiscale 3.1.5. Constituirea dosarului electronic al contribuabilului 3.1.6. Organizarea activitii de consultare a dosarelor fiscale 3.1.7. Modalitile de scoatere a dosarului fiscal din gestiunea proprie 3.1.8. Scoaterea dosarului fiscal informatic din gestiunea operativ 3.1.9. Conducerea registrului (listei) cu persoanele care au consultat dosarul fiscal 3.1.10. Responsabilizarea activitilor de gestionare a dosarelor fiscale 3.2.1. Ataarea actului de identitate al contribuabilului 3.2.2. Ataarea declaraiilor de luare n eviden a obligaiilor de plat 3.2.3. Ataarea actelor de control fiscal 3.2.4. Ataarea deciziei de impunere 3.2.5. Ataarea tuturor celorlalte documente care privesc contribuabilul i relaia cu entitatea 3.2.6. Ataare dosar de executare silit 3.3.1. Ataarea actului de constituire al contribuabilului 3.3.2. Ataarea declaraiei de nregistrare fiscal 3.3.3. Ataarea copiei certificatului de nregistrare fiscal 3.3.4. Ataarea declaraiilor de luare n eviden ca pltitori de impozite i taxe locale 3.3.5. Ataarea declaraiilor de impunere privind obligaiile de plat 3.3.6. Ataarea actelor de control fiscal 3.3.7. Ataarea dosarului de executare silit 3.3.8. Ataarea tuturor celorlalte documente care privesc agentul economic i relaia acestuia cu entitatea 3.3.9. Ataarea documentelor primite de la contribuabil 3.4.1. Depunerea n ordine cronologica a documentelor la dosarul fiscal 3.4.2. Constituirea bazei de date computerizat a dosarelor fiscale 3.4.3. Constituirea pe ani a dosarelor fiscale 3.4.4. Constituirea pe ani a dosarului fiscal

Observaii

3.2. Constituirea dosarelor fiscale pentru persoanele fizice

3.3. Constituirea dosarelor persoane juridice

3.4. Gestionarea dosarelor fiscale ale pltitorilor de impozite i taxe locale

36

Nr. crt.

Domeniul

Activiti/ obiective

Obiecte auditabile 3.4.5. Numerotarea i opisarea dosarelor fiscale 3.4.6. Pstrarea n condiii de securitate a dosarelor fiscale 3.4.7. Arhivarea dosarelor fiscale, stabilirea duratelor de pstrare 4.1.1. Stabilirea tuturor persoanelor care dein n proprietate cldiri 4.1.2. Identificarea concesionarilor, locatarilor, titularilor drepturilor de administrare sau folosin a locuinei pentru cldirile proprietate public sau privat a statului date n concesiune, administrare sau nchiriere 4.1.3. Stabilirea conformitii n cazul cldirilor pentru care nu se datoreaz impozit pe cldiri 4.1.4. Aplicarea adecvat a cotelor de impozitare 4.1.5. Stabilirea suprafeelor reale construite i aplicarea corespunztoare a valorilor de calcul a impozitului 4.1.6. Conformitatea ajustrilor valorii impozabile a cldirii 4.1.7. Conformitatea aplicrii reducerilor sau coeficientului de corecie asupra valorilor de impozitare 4.1.8. Aplicarea cotelor majorate pentru persoanele care dein n proprietate mai multe cldiri 4.1.9. Depunerea declaraiilor fiscale 4.1.10. Emiterea deciziilor de impunere 4.2.1. Stabilirea tuturor persoanelor juridice care dein n proprietate cldiri 4.2.2. Identificarea concesionarilor, locatarilor, titularilor drepturilor de administrare sau folosin a locuinei pentru cldirile proprietate public sau privat a statului date n concesiune, administrare sau nchiriere 4.2.3. Conformitatea valorii de inventar a cldirii i calculul impozitului pe cldire 4.2.4. Stabilirea i calculul impozitului pe cldiri n cazul amortizrii integrale a cldirii 4.2.5. Stabilirea i calculul impozitului pe cldiri n cazul reevalurii cldirii 4.2.6. Stabilirea i calculul impozitului pe cldiri n cazul n care nu a fost reevaluat pentru o perioad mai mare de 3 ani 4.2.7. Depunerea declaraiilor de impunere 4.2.8. Impozitarea cldirilor n cazul dobndirii, nstrinrii sau modificrii 4.2.9. Stabilirea termenelor de plat 4.2.10. Evidenierea impozitelor ncasate pe cldiri

Observaii

4.

4.1. Stabilirea Stabilirea impozitelor i impozitului pe taxelor locale cldiri pentru

persoane fizice

4.2. Stabilirea impozitului pe cldiri pentru persoane juridice

37

Nr. crt.

Domeniul

Activiti/ obiective

Obiecte auditabile 4.2.11. Acordarea bonificaiilor pentru plata n avans 4.2.12. Stabilirea corect a bazelor de impozitare 4.3.1. Stabilirea tuturor persoanelor deintoare de terenuri 4.3.2. Identificarea concesionarilor, locatarilor, titularilor drepturilor de administrare sau folosin pentru terenurile proprietate public sau privat a statului date n concesiune, administrare sau nchiriate 4.3.3. Realitatea scutirilor de impozit acordate contribuabililor 4.3.4. Stabilirea i calculul impozitului pentru terenurile intravilane ncadrate n categoria construcii 4.3.5. Stabilirea i calculul impozitului pentru terenurile intravilane ncadrate n alt categorie de folosin 4.3.6. Stabilirea i calculul impozitului pentru terenurile extravilane 4.3.7. Depunerea declaraiilor privind achiziia terenurilor, precum i a celor privind modificarea folosinei terenului 4.3.8. Stabilirea plii impozitelor i evidenierea impozitelor ncasate 4.3.9. Acordarea bonificaiilor pentru plile anticipate 4.4.1. Stabilirea contribuabililor care dein n posesie un mijloc auto 4.4.2. Scutiri acordate la plata impozitului asupra mijloacelor auto 4.4.3. Calculul impozitului asupra mijloacelor auto n funcie de tipul, capacitatea cilindric i masa total a mijlocului auto 4.4.4. Depunerea declaraiilor cu privire la mijloacele auto 4.4.5. Plata impozitului asupra mijloacelor auto 4.4.6. Acordarea bonificaiilor pentru plata n avans 4.5.1. Evidenierea contribuabililor crora le sunt eliberate autorizaii 4.5.2. Stabilirea i ncasarea taxei pentru eliberarea certificatului de urbanism 4.5.3. Stabilirea i ncasarea taxei pentru eliberarea autorizaiei de construire locuin 4.5.4. Stabilirea i ncasarea taxei pentru eliberarea autorizaiei de efectuarea de foraje i excavri 4.5.5. Stabilirea i ncasarea taxei pentru eliberarea autorizaiei necesar pentru lucrrile de organizare antier

Observaii

4.3. Stabilirea impozitului pe teren

4.4. Stabilirea impozitului asupra mijloacelor de transport

4.5. Stabilirea taxelor pentru eliberarea certificatelor, avizelor i autorizaiilor

38

Nr. crt.

Domeniul

Activiti/ obiective

Obiecte auditabile 4.5.6. Stabilirea i ncasarea taxei pentru eliberarea autorizaiei de construire pentru chiocuri, tonete, panouri de afiaj etc. 4.5.7. Stabilirea i ncasarea taxei pentru eliberarea autorizaiei de construire cldiri altele dect cele folosite ca locuine 4.5.8. Stabilirea i ncasarea taxei pentru eliberarea autorizaiei de desfiinare a unei construcii 4.5.9. Stabilirea i ncasarea taxei pentru prelungirea autorizaiilor de orice fel 4.5.10. Stabilirea i ncasarea taxei pentru eliberarea autorizaiilor pentru desfurarea de activiti economice 4.5.11. Stabilirea i ncasarea taxei pentru eliberarea autorizaiilor sanitare 4.5.12. Stabilirea i ncasarea taxei pentru eliberarea certificatului de productor 4.5.13. Scutiri acordate pentru eliberarea certificatelor, avizelor i autorizaiilor 4.6.1. Depunerea declaraiei de impunere privind taxa pentru afiaj n scop de reclam i publicitate 4.6.2. Emiterea titlului de crean privind individualizarea creanei privind taxa pentru afiaj n scop de reclam i publicitate 4.6.3. Stabilirea din oficiu a taxei pentru afiaj n scop de reclam i publicitate 4.6.4. Depunerea declaraiei de impunere privind taxa pentru servicii de reclam i publicitate 4.6.5. Emiterea deciziei de impunere privind stabilirea taxei pentru servicii de reclam i publicitate 4.6.6. Calculul nivelului taxelor pentru afiaj sau servicii de reclam i publicitate 4.6.7. Evidenierea taxelor pentru afiaj sau servicii de reclam i publicitate 4.7.1. Depunerea declaraiilor de impunere privind spectacolele organizate i nregistrarea acestora 4.7.2. Anunarea tarifelor pe spectacole 4.7.3. Calculul impozitului pe spectacole 4.7.4. Conformitatea declaraiilor decont privind veniturile ncasate din spectacolele organizate 4.7.5. Evidenierea impozitului pe spectacole 4.7.6. nregistrarea biletelor i abonamentelor privind spectacolele organizate 4.7.7. Aplicarea sanciunilor pentru declararea neconform sau nedeclararea obligaiilor de plat rezultate n urma organizrii de spectacole

Observaii

4.6. Stabilirea taxei pentru folosirea mijloacelor de reclam i publicitate

4.7. Stabilirea impozitului pe spectacole

39

Nr. crt.

Domeniul

Activiti/ obiective 4.8. Stabilirea taxei hoteliere

Obiecte auditabile 4.8.1. Stabilirea contribuabililor pltitori de tax hotelier 4.8.2. Calculul i ncasarea taxei hoteliere 4.8.3. Depunerea declaraiilor privind taxele hoteliere 4.8.4 Scutiri acordate la plata taxei hoteliere 4.9.1. Identificarea contribuabililor pltitori de taxe speciale 4.9.2. Stabilirea i ncasarea taxelor speciale 4.10.1. Identificarea contribuabililor pltitori de alte taxe speciale 4.10.2. Stabilirea i ncasarea altor taxe 4.10.3. ncasarea i evidenierea taxelor de timbru 4.10.4. ncasarea i evidenierea amenzilor

Observaii

4.9. Stabilirea taxelor speciale 4.10. Stabilirea altor taxe locale

5. Verificarea

legalitii i conformitii declaraiilor fiscale i a ndeplinirii obligaiilor de ctre contribuabili

5.1. Elaborarea programelor de control

5.2. Pregtirea controlului

5.3. Efectuarea controlului

5.1.1. Identificarea contribuabililor pltitori de impozite i taxe locale 5.1.2. Stabilirea contribuabililor care nu-i declar impozitele i taxele locale, inclusiv a celor pe care le declar necorespunztor 5.1.3. Stabilirea contribuabililor ce vor fi cuprini n control pe tipuri de impozite i taxe datorate 5.1.4. Stabilirea tematicilor de control 5.1.5. Stabilirea perioadei de efectuare a controlului 5.1.6. Elaborarea programelor de control 5.2.1. Analiza dosarului fiscal al contribuabilului 5.2.2. Consultarea serviciilor care dein informaii despre contribuabilul supus controlului 5.2.3. Verificarea declaraiilor de impunere depuse i a plilor efectuate 5.2.4. Analiza ultimului control efectuat 5.3.1. ntiinarea contribuabilului 5.3.2. Prezentarea la contribuabil i respectarea perioadei de control 5.3.3. Examinarea nscrisurilor i formularea constatrilor 5.3.4. Verificarea realitii bazei asupra creia se calculeaz i se determin impozitele i taxele locale 5.3.5. Analiza tuturor impozitelor i taxelor locale datorate de contribuabil 5.3.6. Stabilirea diferenelor de impozite i taxe datorate de contribuabil 5.3.7. ntocmirea proceselor verbale de control 5.3.8. Aplicarea sanciunilor pentru abaterile constatate i sancionate de lege 5.3.9. Constituirea probelor n susinerea constatrilor

40

Nr. crt.

Domeniul

Activiti/ obiective

Obiecte auditabile 5.3.10. Semnarea actelor de control, nregistrarea acestora i menionarea c acestea constituie titluri de crean 5.3.11. Efectuarea de controale inopinate privind urmrirea declarrii corecte i n totalitate a impozitelor i taxelor locale 5.4.1. Avizarea actelor de control de ctre administraia fiscal 5.4.2. nregistrarea actelor de control 5.4.3. nregistrarea impozitelor i taxelor stabilite i menionate n actele de control 5.4.4. Transmiterea actelor de control la dosarul fiscal al contribuabilului 6.1.1. Realitatea debitelor aflate n eviden 6.1.2. Contientizarea contribuabililor privind plata acestora 6.1.3. Pstrarea permanent a legturii cu debitorii n vederea conformrii la plata debitelor 6.1.4. Stabilirea de faciliti la plata debitelor reprezentnd impozite i taxe locale 6.1.5. ntiinarea de plat a contribuabililor la scadena debitelor 6.1.6. Contientizarea contribuabililor asupra plii voluntare a impozitelor i taxelor locale 6.2.1. Scutiri acordate persoanelor fizice pentru fiecare impozit sau tax local datorat 6.2.2. Scutiri acordate persoanelor juridice pentru fiecare impozit sau tax local datorat 6.3.1. Realizarea compensrilor la solicitarea debitorului, cu sume virate n plus sau de restituit de la bugetul local 6.3.2. Conformitatea sumelor de compensat 6.3.3. Elaborarea procesului verbal de compensare, a notei de compensare, a referatului de compensare i a centralizatorului compensrilor 6.3.4. Efectuarea nregistrrilor n baza de date privind sumele compensate i actualizarea situaiei contribuabilului 6.4.1. Corectitudinea penalitilor i majorrilor de ntrziere calculate pentru neplata la termen a impozitelor i taxelor locale 6.5.1. Regularitatea msurilor de majorare a impozitelor i taxelor locale dispuse la nivel local 6.5.2. Comunicarea contribuabililor a impozitelor i taxelor majorate 7.1.1. Identificarea debitelor restante 7.1.2. Conformitatea exigibilitii debitelor restante

Observaii

5.4. Valorificarea rezultatelor controlului

6.

6.1. Evidena Colectarea impozitelor i creanelor taxelor locale aferente

impozitelor i taxelor locale

6.2. Scutiri acordate la plata impozitelor i taxelor locale 6.3. Efectuarea compensrilor n stingerea debitelor

6.4. Calculul de penaliti i majorri de ntrziere 6.5. Majorarea impozitelor i taxelor locale 7. Stingerea 7.1. Evidena debitelor

prin

41

Nr. crt.

Domeniul

executare silit a 7.2. ntocmirea creanelor titlului fiscale executoriu aferente impozitelor i taxelor locale

Activiti/ obiective restante

Obiecte auditabile 7.1.3. Identificarea n termen a debitelor restante i dispunerea msurilor de executare silit 7.2.1. nfiinarea titlurilor executorii i comunicarea acestora ctre debitori 7.2.2. ntocmirea i comunicarea ntiinrilor de plat 7.2.3. Realitatea debitelor menionate n titlurile executorii 7.2.4. Formalizarea de ctre responsabili a titlurilor executorii 7.3.1. Constituirea dosarului de executare silit 7.3.2. Existena dovezilor privind titlul de crean i comunicarea acestuia contribuabilului 7.3.3. Constituirea n termenul de prescripie a dosarului de executare silit 7.4.1. ntocmirea n termen a somaie de la constituirea dosarului de executare silit 7.4.2. ntocmirea somaiei pentru ntregul debit restant 7.4.3. Cuprinderea ntregului debit n somaie, a naturii acestuia i a titlului executoriu 7.4.4. Comunicarea somaiei i confirmarea primirii acesteia de ctre debitor 7.5.1. Identificarea tuturor conturilor bancare ale debitorului 7.5.2. nfiinarea de popriri pentru ntregul debit restant 7.5.3. nfiinarea de popriri asupra tuturor conturilor bancare ale debitorului 7.5.4. Confirmarea bncii privind nfiinarea popririi 7.5.5. ntiinarea debitorului asupra nfiinrii popririlor 7.5.6. nfiinarea n termen de la comunicarea somaiei a popririlor 7.5.7. Identificarea terilor poprii, nfiinarea de popriri asupra acestora i confirmarea nfiinrii popririi 7.5.8. Reinerea de ctre banc a debitelor i plata acestora ctre unitatea administrativ teritorial 7.6.1. Stabilirea debitelor restante, n urma comunicrii somaiilor i nfiinrii popririlor 7.6.2. Identificarea bunurilor urmribile ale debitorului 7.6.3. nfiinarea sechestrelor asupra bunurilor urmribile 7.6.4. nfiinarea de sechestre pn la nivelul debitelor restante

Observaii

7.3. Constituirea dosarului de executare silit

7.4. ntocmirea i comunicarea somaiei

7.5. nfiinarea popririlor

7.6. nfiinarea sechestrelor asupra bunurilor mobile

42

Nr. crt.

Domeniul

Activiti/ obiective

Obiecte auditabile 7.6.5. Ridicarea sau lsarea n custodie a bunurilor sechestrate 7.6.6. Semnarea, comunicarea i nregistrarea procesului verbal de sechestru 7.6.7. Descrierea complet a debitului restant i a bunului sechestrat 7.6.8. nregistrarea sechestrului la arhiva electronica de garanii mobiliare 7.7.1. Identificarea bunurilor imobile ale debitorului 7.7.2. Sechestrarea bunurilor imobile ale debitorului 7.7.3. Semnarea, comunicarea i nregistrarea procesului verbal de sechestru 7.7.4. Intabularea sechestrului la Oficiul de carte funciar 7.7.5. Descrierea complet a debitului restant, a bunului imobil sechestrat i a obligaiei de a achita debitul n termen de 15 zile 7.8.1. Evaluarea bunurilor sechestrate 7.8.2. Stabilirea i organizarea licitaiilor n termen 7.8.3. Efectuarea publicitii bunurilor scoase la vnzare 7.8.4. ntiinarea debitorului, custodelui i a celorlalte persoane despre locul, data i ora licitaiei 7.8.5. Numirea comisiei de licitaie 7.8.6. Organizarea i desfurarea licitaiilor 7.8.7. Reluarea n termen a licitaiilor n cazul neajudecrii bunurilor 7.8.8. Stabilirea preurilor de pornire a licitaiilor 7.8.9. ntocmirea procesului verbal de licitaie i de adjudecare a bunurilor 7.8.10. Stabilirea i recuperarea cheltuielilor cu executarea silit 7.9.1. ncasarea n termen a preului de adjudecare a bunurilor valorificate prin licitaie 7.9.2. Respectarea prioritilor i a ordinii n distribuire a sumelor 7.9.3 Respectarea termenelor de distribuire a sumelor ncasate prin licitaie 7.10.1. Operarea n eviden a ncasrilor din executare 7.10.2. Contabilizarea corect a stingerii debitelor 7.10.3. Urmrirea lichidrii ntregului debit 7.10.4. nchiderea dosarului de executare silit 8.1.1. ntocmirea procesului verbal de distribuire a sumelor

Observaii

7.7. nfiinarea sechestrelor asupra bunurilor imobile

7.8. Organizarea licitaiilor i valorificarea bunurilor

7.9. Distribuirea sumelor ncasate n urma licitaiilor

7.10. nchiderea dosarului i stingerea creanei

8.

Realitatea

8.1. Organizarea i conducerea

43

Nr. crt.

Domeniul

evidenelor contabile i a situaiilor financiare ale entitii publice locale privind veniturile din impozite i taxe locale

Activiti/ obiective evidenei veniturilor din impozite i taxe locale

Obiecte auditabile 8.1.2. Conformitatea nregistrrii debitelor declarate de contribuabili n evidenele primare, respectiv n baza de date 8.1.3. Evidena creanelor bugetare 8.1.4. Impunerea din oficiu n cazurile n care contribuabilii nu-i declar impozitele i taxele locale i conformitatea operrii acestora n contul debitorului 8.1.5. Stingerea creanelor bugetare 8.1.6. Conformitatea scutirii la plata impozitelor i taxelor locale 8.1.7. Conformitatea operrii bonificaiilor acordate la plata impozitelor i taxelor locale 8.1.8. Conformitatea operrii majorrilor i penalitilor de ntrziere 8.1.9. Prelucrarea, centralizarea i reflectarea n contabilitate n contabilitate a operaiunilor consemnate n documentele justificative 8.1.10. Respectarea principiilor de nregistrare cronologic i sistematic a operaiunilor privind ncasarea impozitelor i taxelor locale 8.1.11. ntocmirea documentelor justificative privind ncasarea i stingerea creanelor bugetare 8.2.1. Realitatea contabilizrii lunare a obligaiilor de plat ale debitorilor, reprezentnd impozitele i taxele locale 8.2.2. Realitatea contabilizrii lunare a sumelor ncasate sub form de impozite i taxe locale 8.2.3. Realitatea informaiilor furnizate de evidena financiar contabil 8.2.4. Realitatea evidenierii distincte a impozitelor i taxelor locale restante 8.2.5. Realitatea evidenei impozitelor i taxelor locale n situaiile financiare semestriale i anuale 8.2.6. Conformitatea datelor din registrul inventar cu cele din evidentele sintetice privind impozitele i taxele locale 8.2.7. Reflectarea n contabilitate a operaiunilor cu ajutorul conturilor contabile 9.1.1. Instalarea i configurarea calculatoarelor 9.1.2. ntreinerea i utilizarea calculatoarelor 9.1.3. Asigurarea calificrii personalului n utilizarea programelor informatice 9.1.4. Asigurarea securitii echipamentelor 9.1.5. Realizarea prelucrrilor informatice 9.1.6. Dezvoltarea aplicaiilor i programelor 9.1.7. Monitorizarea prelucrrii datelor 9.1.8. Eficiena configurri n reea a echipamentelor

Observaii

8.2. Organizarea contabilitii veniturilor din impozite i taxe locale

9. Fiabilitatea

sistemului informatic privind administrare a impozitelor i taxelor locale

9.1. Utilizarea echipamentelor

44

Nr. crt.

Domeniul

Activiti/ obiective 9.2. Administrarea eficient a programelor

Obiecte auditabile 9.2.1. Implementarea i funcionarea programelor informatice ale departamentului 9.2.2. Asigurarea responsabilitii n utilizarea programelor 9.2.3. Programele existente n cadrul departamentului asigur integrarea informaiilor 9.2.4. Gestionarea eficient a rapoartelor rezultate n urma prelucrrii datelor i informaiilor 9.2.5. Adecvarea programelor la necesitile departamentului 9.2.6. Asigurarea securitii aplicaiilor 9.2.7. Asigurarea continuitii activitilor 9.2.8. Gestionarea eficient a programelor informatice utilizate n cadrul departamentului 9.2.9. Asigurarea mentenanei programelor 9.2.10. Asigurarea bunei funcionri a programelor 9.2.11. Eficiena programelor implementate 9.2.12. Evaluarea problemelor informatice i soluionarea acestora 9.3.1. Preluarea i introducerea corect a datelor n program 9.3.2. Asigurarea corectitudinii introducerii datelor n programele utilizate 9.3.3. Conformitatea prelucrrii datelor 9.3.4. Asigurarea supervizrii introducerii i prelucrrii datelor 9.3.5. Datele introduse n program sunt disponibile i pot fi preluate n alte aplicaii ale organizaiei 9.3.6. Stabilirea responsabilitilor privind corectitudinea i utilitatea datelor prelucrate 9.4.1. Asigurarea securitii aplicaiilor prin utilizarea programelor antivirus 9.4.2. Existena licenelor pentru programele utilizate n cadrul direciei 9.4.3. Asigurarea controlului intern n administrarea i utilizarea programelor informatice n cadrul direciei 9.4.4. Adecvarea controalelor interne n cadrul programelor utilizate 9.4.5. Implementarea de instrumente de control adecvate 9.4.6. Asigurarea caracterului secret al datelor 9.5.1. Organizarea securitii informaiilor 9.5.2. Asigurarea securitii informaiilor introduse i prelucrate n cadrul programelor 9.5.3. Stabilirea responsabilitilor n asigurarea securitii informaiilor 9.5.4. Monitorizarea securitii programelor

Observaii

9.3. Adecvarea datelor introduse i prelucrate

9.4. Implementarea de controale adecvate n utilizarea programelor

9.5. Organizarea securitii informaiilor prelucrate

45

Nr. crt.

Domeniul

Activiti/ obiective 9.6. Asigurarea accesului la programele direciei

Obiecte auditabile 9.6.1. Asigurarea nivelurilor de autorizare n utilizarea programelor 9.6.2. Asigurarea accesului la program 9.6.3. Realizarea accesului la program n funcie de necesiti 9.6.4. Asigurarea caracterului secret al datelor 9.6.5. Dac accesul la programe este permis doar pentru utilizatorii autorizai 9.6.6. Fiabilitatea parolelor 9.6.7. Gestionarea eficient a parolelor 9.6.8. Schimbarea periodic a parolelor 9.6.9. Utilizatorii dein parole de autorizare individuale

Observaii

Data: 04.05.2010

Auditori,

Not: Lista centralizatoare a obiectelor auditabile reprezint primul document care se elaboreaz n cadrul procedurii Analiza riscurilor, i cuprinde pentru acest studiu de caz, 7 arii de activitate definite pentru domeniul auditabil, n cadrul crora au fost stabilite un numr de 27 obiective, care vor fi analizate pe parcursul derulrii misiunii de audit intern. Stabilirea obiectelor auditabile, n practica se realizeaz prin analiza cadrului legislativ, respectiv: organigrama, ROF-ul, normele metodologice de aplicare a cadrului normativ care reglementeaz activitatea, fiele posturilor, procedurile, circuitul documentelor, pistele de audit, diagrama de circulaie, decizii, circulare, instruciuni .a., n vederea identificrii tuturor operaiilor structurale componente ale activitilor auditare.

46

Procedura P05: Entitatea Public Serviciul de Audit Intern

ANALIZA RISCURILOR

IDENTIFICAREA RISCURILOR Misiunea de audit: Administrarea impozitelor i taxelor locale Perioada auditat: 01.07.2008 31.03.2010 ntocmit: Ionescu Adrian/Popescu Nicolae Avizat: Georgescu Cristian
Nr. crt. 1. Domeniul Activiti/ obiective 1.1. Adecvarea strategiei structurii la obiectivele i direciile de dezvoltare ale entitii Obiecte auditabile 1.1.1. Dac este elaborat o strategie privind administrarea veniturilor din taxe i impozite locale 1.1.2. Dac obiectivele strategice sunt definite n concordan cu direciile de dezvoltare ale entitii 1.1.3. Dac sunt dezvoltate planuri de aciune privind implementarea strategiei 1.1.4. Dac fundamentarea strategiei s-a realizat n concordan cu resursele actuale i viitoare ale entitii 1.1.5. Fundamentarea elementelor de planificare strategic 1.2.1. Dac obiectivele generale sunt definite n termeni de impact 1.2.2. Dac obiectivele generale acoper direciile strategice de dezvoltare a entitii n privina administrrii veniturilor din impozite i taxe locale

Data: 04.05.2010 Data: 04.05.2010

Riscuri identificate Lipsa strategiei privind administrarea impozitelor i taxelor locale Implementarea obiectivelor nu asigur creterea gradului de colectare a taxelor i impozitelor locale Aciunile stabilite pentru implementarea strategiei nu conduc la realizarea obiectivelor strategice Insuficiena resurselor financiare necesare implementrii aciunilor strategice Implementarea elementelor strategice nu asigur performana activitilor Obiectivele strategice nu acoper toate domeniile de activitate Direciile de aciune pentru implementarea obiectivelor generale sunt definite neclar, i nu asigur atingerea obiectivelor Observaii

Asigurarea cadrului organizatoric adecvat desfurrii activitii de administrare a impozitelor i taxelor locale

1.2. Definirea i stabilirea obiectivelor

47

Nr. crt.

Domeniul

Activiti/ obiective

Obiecte auditabile 1.2.3. Dac obiectivele generale sunt realiste i mobilizatoare 1.2.4. Dac sunt definite obiective specifice n cadrul Direciei de impozite i taxe locale 1.2.5. Dac obiectivele specifice sunt definite n termeni de rezultate 1.2.6. Dac obiectivele specifice sunt acoperite de activitile repartizate i realizate n cadrul departamentului 1.2.7. Dac stabilirea obiectivelor s-a realizat cu respectarea caracteristicilor SMART 1.3.1. Dac stabilirea atribuiilor s-a realizat n concordan cu activitile repartizate direciei 1.3.2. Dac atribuiile au fost stabilite omogen pe servicii, cu respectarea competenelor atribuite acestor servicii 1.3.3. Dac atribuiile acoper aria de competen necesar realizrii activitilor 1.3.4. Dac responsabilitile stabilite contribuie la realizarea sarcinilor 1.3.5. Dac atribuiile repartizate serviciului se regsesc n totalitate n sarcinile stabilite n fiele posturilor 1.3.6. Dac complexitatea sarcinilor stabilite posturilor in cont de nivelul postului

Riscuri identificate Impactul implementrii obiectivelor nu este neles de responsabili Activitile nu asigur atingerea obiectivelor specifice Implementarea obiectivelor nu asigur performana activitilor realizate Aciunile ntreprinse pentru implementarea obiectivelor nu conduc la realizarea activitilor direciei Obiectivele nu conduc la un rezultat ateptat Activitile repartizate direciei nu sunt asigurate cu atribuii suficiente Atribuiile nu sunt stabilite i repartizate pe serviciile funcionale ale direciei n funcie de activitile alocate acestora Activiti realizate fr a exista stabilit i atribuit competena necesar Pentru exercitarea unor sarcini nu sunt stabilite responsabiliti Sarcinile stabilite n fiele posturilor nu concord cu atribuiile serviciului Alocarea de sarcini complexe pentru posturi de niveluri inferioare sau alocarea de sarcini mai puin complexe pentru posturi de niveluri superioare Atribuiile nu-i gsesc o coresponden fireasc n setul de sarcini stabilite posturilor

Observaii

1.3. Definirea i stabilirea atribuiilor

1.3.7. Dac atribuiile sunt definite sub forma unui set de sarcini omogene care asigur realizarea activitilor

48

Nr. crt.

Domeniul

Activiti/ obiective

Obiecte auditabile 1.3.8. Dac este reglementat n cadrul ROF-ului delegarea de atribuii 1.4.1. Dac exist o grupare omogen a activitilor pe serviciile funcionale ale direciei 1.4.2. Dac activitile stabilite posturilor au fost repartizate n funcie de nivelul acestora 1.4.3. Dac activitile i aciunile sunt ataate n totalitate obiectivelor direciei 1.4.4. Dac activitile i aciunile contribuie la realizarea obiectivelor n condiii de eficien 1.4.5. Realizarea activitilor n conformitate cu regulamentele i politicile interne 1.4.6. Dac atribuiile repartizate pe servicii asigur realizarea n totalitate a activitilor stabilite 1.5.1. Dac modul de concepere a structurii direciei asigur funcionarea acesteia n condiii de performan 1.5.2. Dac serviciile sunt organizate n funcie de natura i omogenitatea activitilor desfurate 1.5.3. Dac relaiile organizatorice sunt reglementate la nivelul serviciului

Riscuri identificate Utilizarea delegrii de sarcini fr formalizarea acesteia i fr stabilirea de rspunderi Supradimensionarea sau subdimensionarea activitilor pe serviciile funcionale ale direciei Complexitatea activitilor repartizate posturilor nu ine seama de nivelurile acestora Lipsa asigurrii echilibrului ntre activitile necesare realizrii obiectivului i activitile efectiv repartizate acestuia Lipsa de transparenta n stabilirea i atribuirea activitilor i definirea sarcinilor pentru fiecare post Decizii necorelate cu rezultatele ateptate urmarea realizrii obiectivelor Activiti desfurate de un serviciu se regsesc n aria de competen a altui serviciu Structura funcional nu corespunde cerinelor privind realizarea activitilor i ndeplinirea obiectivelor Stabilirea de activiti care nu au legtur cu scopul serviciului respectiv i fr a asigura separarea sarcinilor Relaiile definite la nivelul serviciilor nu asigur o colaborare eficient cu celelalte servicii; nu stabilesc un nivel pn la care serviciul respectiv poate reprezenta direcia sau instituia n interiorul sau n afara acesteia Existena mai multor nivele de conducere care ngreuneaz adoptarea i aplicarea deciziilor

Observaii

1.4. Identificarea i gruparea activitilor

1.5. Stabilirea structurii organizatorice

1.5.4. Managementul Direciei de impozite i taxe locale

49

Nr. crt.

Domeniul

Activiti/ obiective

Obiecte auditabile 1.5.5. Dac activitile i sarcinilor de realizat sunt comunicate ctre salariai 1.5.6. Dac structura direciei asigur o delimitare clar a atribuiilor pe servicii i n cadrul acestora a sarcinilor de serviciu pe posturi 1.5.7. Dac structura direciei asigur evitarea dublei subordonri 1.5.8. Dac la asigurarea resurselor umane n cadrul unui serviciu se au n vedere volumul i complexitatea activitilor i competenele necesare realizrii acestora 1.5.9. Dac structura direciei asigur realizarea obiectivelor i activitilor care se desfoar n cadrul acesteia 1.6.1. Dac posturile din cadrul unui serviciu sunt stabilite n funcie de natura i complexitatea activitilor 1.6.2. Dac posturile au definit autoritatea i responsabilitatea necesar 1.6.3. Dac nivelul postului este stabilit n funcie de complexitatea activitilor i de ierarhie 1.6.4. Dac deciziile sunt luate de ctre personalul responsabilizat 1.6.5. Dac exist un program de pregtire profesional continu a personalului i dac acesta este realizat 1.7.1. Organizarea primirii documentelor

Riscuri identificate Lipsa monitorizrii modului de realizare a sarcinilor de ctre management Exist posturi care nu se regsesc individualizate n cadrul serviciului i crora nu le este asigurat o anumit independen cu privire la sarcinile repartizate Dispoziii primite de la cel puin dou niveluri ierarhice Resursele umane nu sunt alocate n funcie de complexitatea activitilor de execut i de competenele necesare Structur organizatoric creat n funcie de posibiliti i nu n baza unei fundamentri n raport cu obiectivele i activitile stabilite Stabilirea posturilor n mod arbitrar i nu n funcie de necesiti, activiti i competene Lipsa autoritii decizionale la nivelul posturilor de execuie Nivelul postului este stabilit nu n funcie de cerinele acestuia ci n funcie de condiiile ndeplinite de ocupantul acestuia Decizii adoptate de niveluri necorespunztoare de management Necesitile de instruire a personalului nu sunt identificate n corelaie cu natura activitilor de executat Documentele sunt primite direct la nivelul serviciilor i nu la nivelul direciei

Observaii

1.6. Definirea posturilor i nivelurilor ierarhice

1.7. Reglementarea i perfecionarea

50

Nr. crt.

Domeniul

Activiti/ obiective sistemului informaional n cadrul Direciei de impozite i taxe locale

Obiecte auditabile 1.7.2. Modul de analiz i prelucrare a documentelor i informaiilor 1.7.3. Dac documentele i informaiile sunt repartizate personalului specializat n vederea soluionrii 1.7.4. Dac rspunsurile formulate sau informaiile sunt monitorizate nainte de transmitere 1.7.5. Definirea circuitelor informaionale i stabilirea mijloacelor de tratare 1.7.6. Modul de stabilire a circuitului documentelor n cadrul direciei 1.7.7. Modul de prelucrare i avizare a documentelor i informaiilor utilizate

Riscuri identificate Analiza i soluionarea informaiilor i adreselor primite nu este monitorizat i urmrit Repartizarea documentelor i informaiilor n vederea soluionrii nu este utilizat ca practic n cadrul direciei Rspunsurile formulate nu sunt analizate i avizate Circuitele informaionale nu sunt definite i stabilite n cadrul direciei Circulaia unui document emis sau primit n cadrul direciei nu este clar cunoscut; nu este stabilit un circuit de soluionare a acestora Evaluarea i avizarea rezultatelor prelucrrii informaiilor primite nu constituie o practic n cadrul direciei Prezentarea informaiilor n cadrul ROF-ului nu este unitar pentru toate serviciile direciei Lipsa definirii i prezentrii unor servicii ale direciei n cadrul ROF-ului Anumite sarcini existente n fiele posturilor nu se regsesc n atribuiile definite la nivelul direciei Atribuiile generale ale entitii, cu privire la stabilirea i colectarea impozitelor i taxelor locale, nu se regsesc n totalitate n atribuiile stabilite la nivelul direciei Scopul i misiunea direciei nu se regsete clar definit n cadrul ROF-ului Atribuii specifice definite la nivel de direcie i nu la nivel de servicii

Observaii

1.8. Calitatea ROFului Direciei de impozite i taxe locale

1.8.1. Structura i forma de prezentare a ROF-ului direciei 1.8.2. Dac atribuiile serviciilor din componena direciei sunt cuprinse n ROF 1.8.3. Dac exist coresponden ntre atribuiile direciei stabilite prin ROF i sarcinile din fiele posturilor 1.8.4. Dac exist coresponden ntre atribuiile generale ale entitii i atribuiile specifice ale Direciei de impozite i taxe locale 1.8.5. Definirea misiunii direciei n cadrul ROF-ului 1.8.6. Dac atribuiile pe servicii n cadrul direciei sunt definite omogen

51

Nr. crt.

Domeniul

Activiti/ obiective

Obiecte auditabile 1.8.7. Dac atribuiile sunt delimitate de responsabiliti i competene n cadrul ROF-ului 1.8.8. Prezentarea funciilor de conducere ale direciei n cadrul ROF-ului 1.8.9. Diagrama de relaii ntre serviciile din componena direciei 1.9.1. Definirea scopului postului 1.9.2. Dac condiiilor specifice de ocupare a posturilor sunt stabilite n cadrul fielor posturilor

Riscuri identificate Definirea unora dintre atribuii sub form de responsabiliti sau competene, sau invers Nivelurile de management ale direciei nu sunt definite corect n cadrul ROF-ului Lipsa diagramelor de relaii din cadrul ROFului Postul nu este individualizat corect n cadrul fiei postului Stabilirea condiiilor de studii, limb strin, pregtire suplimentar n funcie de studiile ocupantul postului i nu de cerinele postului i de complexitatea activitilor Sarcinile definite postului nu conduc la realizarea efectiv a activitilor Stabilirea de sarcini n cadrul unui post fr a ine cont de cerinele de studii stabilite postului respectiv Complexitatea sarcinilor atribuite unui post nu concord cu nivelul postului Cerinele, condiiile i sarcinile stabilite pentru un post nu l individualizeaz Sarcini identice pentru posturi de conducere i de execuie Competenele i responsabilitile nu sunt definite n fiele postului Relaiile postului cu alte posturi nu sunt reglementate clar n fia postului Pstrarea acelorai sarcini n condiiile schimbrii nivelului de pregtire i n condiiile obinerii de calificative apropiate de limita superioar maxim

Observaii

1.9. Calitatea fielor posturilor din cadrul Direciei de impozite i taxe locale

1.9.3. Dac stabilirea sarcinilor n cadrul postului se face n funcie de activitile repartizate postului 1.9.4. Dac stabilirea sarcinilor postului se face n funcie de cerinele specifice de pregtire solicitate postului 1.9.5. Dac gradul de complexitate a sarcinilor este stabilit n funcie de nivelul postului 1.9.6. Dac cuprinsul fiei postului individualizeaz postul i evideniaz necesitatea crerii acestuia 1.9.7. Dac exist delimitarea ntre sarcinile de execuie i cele de conducere 1.9.8. Dac sunt stabilite responsabiliti i competene postului 1.9.9. Modul de reglementare a relaiilor funcionale n cadrul posturilor 1.9.10. Dac la stabilirea sarcinilor n cadrul posturilor se are n vedere dezvoltarea carierei profesionale a salariatului

52

Nr. crt.

Domeniul

Activiti/ obiective

Obiecte auditabile 1.9.11. Dac fia postului reflect i este construit n conformitate cu atribuiile din ROF 1.9.12. Modul de reglementare a asigurrii continuitii activitilor n cadrul posturilor 1.10.1. Vizualizarea n ansamblu a structurii de ansamblu a direciei n cadrul organigramei 1.10.2. Modul de stabilire i evideniere a fluxurilor decizionale i informaionale n organigram 1.10.3. Dac nivelurile ierarhice sunt evideniate n cadrul organigramei 1.10.4. Modul de reflectare a relaiilor de subordonare n organigram 1.10.5. Dac organigrama permite nelegerea raporturilor de serviciu i evitarea suprapunerii de competene 1.11.1. Dac obiectivele stabilite personalului au caracter individual 1.11.2. Dac complexitatea obiectivelor este stabilit n concordan cu funcia i pregtirea profesional a titularilor posturilor 1.11.3. Dac complexitatea obiectivelor este stabilit n funcie de nivelul postului 1.11.4. Dac rezultatele deosebite sunt identificate i prezentate n rapoartele de evaluare

Riscuri identificate Sarcinile stabilite posturilor nu asigur exercitarea n totalitate a atribuiilor stabilite prin ROF Delegarea de activiti nu este reglementat prin fia postului Organigram nefuncional Lipsa definirii fluxurilor decizionale n cadrul organigramei Nivelurile ierarhice nu sunt stabilite clar n cadrul organigramei Subordonarea serviciilor nu este clar reprezentat n cadrul organigramei Organigrama nu reflect cu claritate raporturile de serviciu Obiectivele individuale au caracter general Complexitatea obiectivelor nu ine seama de cerinele privind pregtirea profesional a titularilor posturilor Complexitatea obiectivelor nu ine seama de nivelul postului Obiectivele individuale pentru perioada urmtoare nu sunt stabilite plecndu-se de la rezultatele obinute n perioada evaluat i prezentate n rapoartele de evaluare n etapa de valorificare a rapoartelor de evaluare nu sunt stabilite msuri pentru persoanele care nu i-au ndeplinit n totalitate obiectivele individuale, din vina lor

Observaii

1.10. Fezabilitatea organigramei direciei

1.11. Pertinena informaiilor cuprinse n rapoartele de evaluare a performanelor profesionale individuale

1.11.5. Dac n etapa de valorificare a rapoartelor de evaluare sunt stabilite msuri n cazul obiectivelor individuale nerealizate de persoanele evaluate

53

Nr. crt.

Domeniul

Activiti/ obiective

Obiecte auditabile 1.11.6. Modul de asigurare a concordanei dintre aprecierea obiectivelor i aprecierea criteriilor de performan cu ocazia evalurii performanelor personalului 1.11.7. Dac interviurile sunt organizate i realizate n procesul de evaluare 1.11.8. Dac n rapoartele de evaluare sunt menionate nevoile de perfecionare a pregtirii profesionale pentru perioada urmtoare 1.12.1. Dac n tatul de funcii sunt cuprinse toate funciile i posturile direciei, grupate pe categorii i niveluri de salarizare 1.12.2. Modul de previzionare a resurselor financiare necesare finanrii cheltuielilor de personal la nivelul direciei 1.12.3. Dac tatul de funcii st la baza ntocmirii statului de personal

Riscuri identificate Neconcordan ntre gradul de realizare a obiectivelor individuale i aprecierea criteriilor de performan pentru titularul postului n timpul interviurilor de evaluare nu sunt analizate i soluionate obieciunile persoanelor evaluate Evaluarea performanelor individuale nu asigur identificarea nevoilor de instruire a personalului Statul de funcii nu definete corect i n totalitate funciile din cadrul direciei

Observaii

1.12. Realitatea datelor cuprinse n tatul de funcii al direciei

2.

Organizarea i desfurarea activitii de asisten a contribuabilului

2.1. Implementarea de programe de mbuntire a imaginii entitii pe linia administrrii impozitelor i taxelor locale

Nu exist o estimare a resurselor financiare necesare finanrii cheltuielilor de personal pentru perioada urmtoare Preluarea incorect a datelor din tatul de funcii n vederea ntocmirii statului de personal 2.1.1. Modul de difuzare a informaiilor referitoare la Impozitele i taxele locale, termenele i impozitele i taxele locale, n vederea creterii nivelurile de plat nu sunt cunoscute de ctre gradului de conformare contribuabili 2.1.2. Elaborarea de strategii de promovare a Promovarea serviciilor ctre contribuabili serviciilor oferite contribuabililor, referitoare la referitoare la impozitele i taxele locale nu se impozitele i taxele locale realizeaz n baza unei strategii 2.1.3. Dac sunt organizate ntlniri i stabilite Lipsa stabilirii de msuri de aplicat de ctre contacte periodice ntre entitate i contribuabili salariai n vederea apropiere contribuabililor 2.1.4. Dac programul de lucru cu publicul este Programele de lucru nu sunt adaptate accesibil posibilitilor contribuabililor

54

Nr. crt.

Domeniul

Activiti/ obiective

Obiecte auditabile 2.1.5. Gradul de adecvare a materialelor informative puse la dispoziia contribuabilului 2.1.6. Eficacitatea ntlnirilor cu asociaiile de locatari n scopul ndrumrii i contientizrii acestora asupra plii voluntare a impozitelor i taxelor locale datorate

Riscuri identificate Materiale informative insuficiente sau care nu ofer informaii complete referitoare la impozitele i taxele locale ntlnirile cu asociaiile de locatari au caracter sporadic i nu asigur o contientizare adecvat a contribuabililor n ceea ce privete conformarea voluntar la plata impozitelor i taxelor locale Categoriile de informaii privind impozitele i taxele locale la care are acces contribuabilul nu sunt suficient delimitate Grad redus de conformare voluntar la plata impozitelor i taxelor locale, datorit necunoaterii facilitilor acordate Categoriile de informaii puse la dispoziia contribuabilului nu sunt fiabile Nu sunt disponibile pe internet toate informaiile referitoare la impozitele i taxele locale Cererile formulate nu sunt soluionate n mod adecvat i n termen Prezentare slab n mass-media a informaiilor referitoare la impozitele i taxele locale Calitatea informaiilor oferite de personalul entitii este neadecvat i insuficient

Observaii

2.2. ncrederea contribuabililor n activitatea entitii cu privire la administrarea impozitelor i taxelor locale

2.3. Dezvoltarea culturii comunicaionale n privina impozitelor i taxelor locale

2.2.1. Dac sunt stabilite categoriile de informaii privind impozitele i taxele la care au acces contribuabilii 2.2.2. Dac facilitilor acordate la plata impozitelor i taxelor locale sunt promovate ca form de contientizare la plata voluntar 2.2.3. Fiabilitatea informaiilor electronice puse la dispoziia contribuabililor 2.2.4. Dac exist o interfa a site-ului entitii care s conin informaii complete referitoare la impozitele i taxele locale 2.2.5. Modul de soluionare i informare operativ a cetenilor cu privire la solicitrile sau petiiile depuse 2.3.1. Fiabilitatea aciunilor de prezentare prin massmedia privind informarea contribuabililor n legtur cu impozitele i taxele locale 2.3.2. Dac personalul responsabil cu asistena contribuabililor este instruit adecvat

55

Nr. crt.

Domeniul

Activiti/ obiective

Obiecte auditabile 2.3.3. Dac exist un sistem integrat de furnizare a informaiilor ctre contribuabili referitoare la impozitele i taxele locale care s fie pus la dispoziia contribuabililor n mod operativ i complet 3.1.1. Dac se conduce registrul de eviden a dosarelor fiscale 3.1.2. Constituirea i nregistrarea tuturor dosarelor fiscale 3.1.3. Dac este constituit dreptul de acces la dosarele fiscale 3.1.4. Reglementarea dreptului de acces la dosarele fiscale 3.1.5. Dac este constituit dosarul electronic al contribuabilului 3.1.6. Dac este organizat activitatea de consultare a dosarelor fiscale 3.1.7. Modalitile de scoatere a dosarului fiscal din gestiunea proprie 3.1.8. Scoaterea dosarului fiscal informatic din gestiunea operativ 3.1.9. Dac este condus registrul (lista) cu persoanele care au consultat dosarul fiscal 3.1.10. Dac personalul care gestioneaz dosarele fiscale este responsabilizat 3.2.1. Ataarea actului de identitate al contribuabilului 3.2.2. Ataarea declaraiilor de luare n eviden a obligaiilor de plat 3.2.3. Ataarea actelor de control fiscal

Riscuri identificate Lipsa unui sistem de integrare a informaiilor referitoare la impozite i taxe locale, astfel nct acestea s fie oferite contribuabilului la o singur solicitare Lipsa registrului de eviden a dosarelor fiscale Dosarele fiscale nu sunt constituite pentru toi contribuabilii Accesul tuturor ntregului personal la dosarele fiscale Lipsa cerinelor n baza crora o persoan s poat consulta un dosar fiscal Dosarul electronic al contribuabilului nu este constituit Condiiile i programele de consultare a unui dosar fiscal nu sunt cunoscute Sustragerea dosarelor fiscale Folosirea informaiilor existente la dosarul fiscal n alte scopuri Persoanele care au consultat dosarul fiscal nu pot fi identificate Gestiunea dosarelor fiscale nu este stabilit n sarcina unui responsabil Imposibilitatea de contactare a contribuabilului Necunoaterea condiiilor de calcul a impozitelor i taxelor locale Situaia fiscal real a contribuabilului nu este cunoscut

Observaii

3.

Organizarea evidenei pltitorilor de impozite i taxe locale

3.1. Conducerea evidenei dosarelor fiscale ale pltitorilor

3.2. Constituirea dosarelor fiscale pentru persoanele fizice

56

Nr. crt.

Domeniul

Activiti/ obiective

Obiecte auditabile 3.2.4. Ataarea deciziei de impunere 3.2.5. Ataarea tuturor celorlalte documente care privesc contribuabilul i relaia cu entitatea 3.2.6. Ataare dosar de executare silit 3.3.1. Ataarea actului de constituire a contribuabilului 3.3.2. Ataarea declaraiei de nregistrare fiscal 3.3.3. Ataarea copiei certificatului de nregistrare fiscal 3.3.4. Ataarea declaraiilor de luare n eviden ca pltitor de impozite i taxe locale 3.3.5. Ataarea declaraiilor de impunere privind obligaiile de plat 3.3.6. Ataarea actelor de control fiscal 3.3.7. Ataarea dosarului de executare silit 3.3.8. Ataarea tuturor celorlalte documente care privesc agentul economic i relaia acestuia cu entitatea 3.3.9. Ataarea documentelor primite de la contribuabil 3.4.1. Depunerea n ordine cronologic a documentelor la dosarul fiscal 3.4.2. Constituirea bazei de date computerizat a dosarelor fiscale 3.4.3. Constituirea pe ani a dosarelor fiscale

Riscuri identificate Lipsa informaiilor privind comunicarea creanelor de plat ctre contribuabil Lipsa de la dosarul fiscal a corespondenei dintre administraie i contribuabil Stadiul executrii silite nu este cunoscut Imposibilitatea de contactare a contribuabilului Lipsa declaraiei de nregistrare fiscal Necunoaterea datelor de identificare a contribuabilului Necunoaterea condiiilor de calcul a impozitelor i taxelor locale Lipsa informaiilor privind comunicarea creanelor de plat ctre contribuabil Situaia fiscal real a contribuabilului nu este cunoscut Stadiul ncasrii debitelor restante nu este cunoscut integral Corespondena ntre administraie i contribuabil nu este cunoscut n totalitate Lipsa documentelor de la dosarul fiscal primite de la contribuabil Pierderea unor documente ale dosarului fiscal Imposibilitatea reconstituirii dosarului fiscal n cazul pierderii informaiei Parcurgerea dificil a dosarului fiscal cu ocazia analizei i verificrii

Observaii

3.3. Constituirea dosarelor persoane juridice

3.4. Gestionarea dosarelor fiscale ale pltitorilor de impozite i taxe locale

57

Nr. crt.

Domeniul

Activiti/ obiective

Obiecte auditabile 3.4.4. Pstrarea n condiii de securitate i adecvate a dosarelor fiscale 3.4.5. Numerotarea i opisarea dosarelor fiscale 3.4.6. Pstrarea n condiii de securitate a dosarelor fiscale 3.4.7. Dac dosarelor fiscale sunt arhivate

Riscuri identificate Degradarea dosarelor urmare condiiilor improprii de pstrare Rtcirea unor documente ale dosarului fiscal Furtul sau dispariia dosarului fiscal Imposibilitatea consultrii ulterioare a dosarului fiscal Evidene incomplete privind pltitorii de impozite i taxe locale Cldiri aparinnd proprietii publice sau private a statului, date n concesionare, administrare sau nchiriere i pentru care nu se pltesc impozite Acordarea incorect de scutiri la plata impozitului pe cdiri ca urmare a declaraiilor neconforme Baze de impozitare subdimensionate Declararea incorect a suprafeelor reale construite Aplicarea eronat a ajustrilor Coeficieni de corecie aplicai eronat asupra valorilor de impozitare Neimpozitarea corect a tuturor cldirilor pe care le deine n proprietate un contribuabil Declaraii incorecte cu privire la datele construciei

Observaii

4.

Stabilirea impozitelor i taxelor locale

4.1. Stabilirea 4.1.1. Dac sunt identificate toate persoanelor fizice impozitului pe cldiri care dein n proprietate cldiri pentru persoane fizice 4.1.2. Identificarea concesionarilor, locatarilor, titularilor drepturilor de administrare sau folosin a locuinei pentru cldirile proprietate public sau privat a statului, date n concesiune, administrare sau nchiriere 4.1.3. Dac cldirile pentru care nu se datoreaz impozit sunt corect ncadrate n aceast categorie 4.1.4. Dac cotele de impozitare sunt aplicate corect 4.1.5. Dac suprafeele reale construite sunt stabilite corect n vederea impozitrii i dac sunt aplicate corespunztor coeficienii de calcul a impozitului 4.1.6. Conformitatea ajustrilor valorii impozabile a cldirii 4.1.7. Conformitatea aplicrii reducerilor sau coeficientului de corecie asupra valorilor de impozitare 4.1.8. Dac sunt aplicate cotele majorate pentru persoanele care dein n proprietate mai multe cldiri 4.1.9. Depunerea declaraiilor fiscale

58

Nr. crt.

Domeniul

Activiti/ obiective

Obiecte auditabile 4.1.10. Emiterea deciziilor de impunere

Riscuri identificate Impozite stabilite n neconcordan cu suprafeele construite Existena unor persoane juridice care dein n patrimoniu cldiri pe care nu le declar Cldiri aparinnd proprietii publice sau private a statului, date n concesionare, administrare sau nchiriere i pentru care nu se pltesc impozite Aplicarea cotelor de impozitare asupra altor valori Impozite stabilite incorect n sarcina contribuabilului Subdimensionarea cotelor de impozit ca urmare a unor reevaluri subdimensionate Aplicarea cotelor de impozitare asupra unor baze de impozitare mai mici datorit nerealizrii reevalurilor Declaraii eronate Neimpozitarea cldirilor ca urmare a schimbrii proprietarilor, sau a modificrilor/ modernizrilor efectuate Depirea termenelor scadente Operarea eronat, n alte conturi, a impozitului ncasat Deduceri eronate la impozitul pe cldiri Baze de impozitare stabilite sau declarate eronat Deinerea de terenuri n proprietate i nedeclararea lor

Observaii

4.2. Stabilirea impozitului pe cldiri pentru persoane juridice

4.2.1. Dac sunt identificate toate persoanele juridice care dein n proprietate cldiri 4.2.2. Identificarea concesionarilor, locatarilor, titularilor drepturilor de administrare sau folosin a locuinei pentru cldirile proprietate public sau privat a statului date n concesiune, administrare sau nchiriere 4.2.3. Conformitatea valorii de inventar a cldirii i calculul impozitului pe cldire 4.2.4. Stabilirea i calculul impozitului pe cldiri n cazul amortizrii integrale a cldirii 4.2.5. Stabilirea i calculul impozitului pe cldiri n cazul reevalurii cldirii 4.2.6. Stabilirea i calculul impozitului pe cldiri n cazul n care nu a fost reevaluat pentru o perioad mai mare de 3 ani 4.2.7. Depunerea declaraiilor de impunere 4.2.8. Impozitarea cldirilor n cazul dobndirii, nstrinrii sau modificrii 4.2.9. Stabilirea termenelor de plat 4.2.10. Evidenierea impozitelor ncasate pe cldiri 4.2.11. Dac bonificaiile pentru plata n avans sunt acordate corect 4.2.12. Dac bazele de impozitare sunt stabilite corect 4.3.1. Dac sunt identificate toate persoanele deintoare de terenuri

4.3. Stabilirea impozitului pe teren

59

Nr. crt.

Domeniul

Activiti/ obiective

Obiecte auditabile 4.3.2. Identificarea concesionarilor, locatarilor, titularilor drepturilor de administrare sau folosin pentru terenurile proprietate public sau privat a statului date n concesiune, administrare sau nchiriere 4.3.3. Dac scutirilor de impozit sunt acordate corect contribuabililor 4.3.4. Dac stabilirea i calculul impozitului pentru terenurile intravilane ncadrate n categoria construcii este realizat corect 4.3.5. Dac stabilirea i calculul impozitului pentru terenurile intravilane ncadrate n alt categorie de folosin este realizat corect 4.3.6. Dac stabilirea i calculul impozitului pentru terenurile extravilane este realizat corect 4.3.7. Depunerea declaraiilor privind achiziia terenurilor, precum i a celor privind modificarea folosinei terenului 4.3.8. Dac stabilirea plii impozitelor i evidenierea impozitelor ncasate se face corect 4.3.9. Acordarea bonificaiilor pentru plile anticipate 4.4.1. Dac sunt identificai contribuabilii care dein n posesie mijloace auto 4.4.2. Dac sunt acordate scutiri la plata impozitului asupra mijloacelor auto 4.4.3. Dac calculul impozitului asupra mijloacelor auto se face n funcie de tipul, capacitatea cilindric i masa total a mijlocului auto 4.4.4. Depunerea declaraiilor cu privire la mijloacele auto

Riscuri identificate Terenuri aparinnd proprietii publice sau private a statului date n concesiune, administrare sau nchiriere i pentru care nu se pltesc impozite Scutiri eronate la plata impozitului pe teren Neaplicarea cotelor de impozitare asupra ntregii suprafee nregistrat ca fiind n categoria construcii ncadrarea pentru impozitare a terenului n alt categorie de folosin, pentru care impozitul este mult mai mic Neimpozitarea terenurilor ncadrate ca fiind agricole Neimpozitarea terenurilor ca urmare a nedeclarrii lor sau impozitarea n vechea categorie de folosin Impozite calculate sau evideniate eronat Bonificaii acordate eronat sau peste termenele limit Nenregistrarea tuturor posesorilor de mijloace auto Acordarea eronat de scutiri de la plata impozitului asupra mijloacelor auto Determinarea eronat a impozitului fa de tipul, capacitatea sau masa real a mijlocului auto Nencasarea n totalitate a impozitelor datorate

Observaii

4.4. Stabilirea impozitului asupra mijloacelor de transport

60

Nr. crt.

Domeniul

Activiti/ obiective

Obiecte auditabile 4.4.5. Plata impozitului asupra mijloacelor auto

Riscuri identificate Nencasarea impozitului sau nregistrarea eronat a acestuia n evidene n raport cu titularul real al plii efectuate Bonificaii acordate eronat sau n afara termenelor stabilite Date incomplete cu privire la contribuabilii crora le-au fost eliberate autorizaii Determinarea i ncasarea eronat a taxei pentru eliberarea certificatului de urbanism Determinarea i ncasarea eronat a taxei n raport cu caracteristicile constructive ale cldirii Determinarea i ncasarea eronat a taxei n raport activitile declarate Realizarea de lucrri de organizare antier cu ocazia realizrii de construcii i neimpozitarea acestora Determinarea i ncasarea eronat a taxei n raport cu dimensiunile i caracteristicile construciilor Determinarea i ncasarea eronat a taxei n raport cu tipul construciei i caracteristicile acesteia Determinarea i ncasarea eronat a taxei n raport cu construcia desfiinat Desfurarea n continuare a activitilor fr a se solicita prelungirea autorizaiilor i ca atare fr plata taxelor datorate Determinarea i ncasarea eronat a taxelor ca urmare a aprobrii desfurrii de activiti economice.

Observaii

4.4.6. Acordarea bonificaiilor pentru plata n avans 4.5. Stabilirea taxelor pentru eliberarea certificatelor, avizelor i autorizaiilor 4.5.1. Dac exist o evideniere a contribuabililor crora le sunt eliberate autorizaii 4.5.2. Stabilirea i ncasarea taxei pentru eliberarea certificatului de urbanism 4.5.3. Stabilirea i ncasarea taxei pentru eliberarea autorizaiei de construire locuin 4.5.4. Stabilirea i ncasarea taxei pentru eliberarea autorizaiei pentru efectuarea de foraje i excavri 4.5.5. Stabilirea i ncasarea taxei pentru eliberarea autorizaiei necesar pentru lucrrile de organizare antier 4.5.6. Stabilirea i ncasarea taxei pentru eliberarea autorizaiei de construire pentru chiocuri, tonete, panouri de afiaj etc. 4.5.7. Stabilirea i ncasarea taxei pentru eliberarea autorizaiei de construire cldiri altele dect cele folosite ca locuine 4.5.8. Stabilirea i ncasarea taxei pentru eliberarea autorizaiei de desfiinare a unei construcii 4.5.9. Stabilirea i ncasarea taxei pentru prelungirea autorizaiilor de orice fel 4.5.10. Stabilirea i ncasarea taxei pentru eliberarea autorizaiilor pentru desfurarea de activiti economice

61

Nr. crt.

Domeniul

Activiti/ obiective

Obiecte auditabile 4.5.11. Stabilirea i ncasarea taxei pentru eliberarea autorizaiilor sanitare 4.5.12. Stabilirea i ncasarea taxei pentru eliberarea certificatului de productor 4.5.13. Scutiri acordate pentru eliberarea certificatelor, avizelor i autorizaiilor 4.6.1. Depunerea declaraiei de impunere privind taxa pentru afiaj n scop de reclam i publicitate 4.6.2. Dac este emis titlul de crean privind individualizarea creanei privind taxa pentru afiaj n scop de reclam i publicitate 4.6.3. Dac se stabilete din oficiu taxa pentru afiaj n scop de reclam i publicitate n cazul n care nu este declarat 4.6.4. Depunerea declaraiei de impunere privind taxa pentru servicii de reclam i publicitate 4.6.5. Emiterea deciziei de impunere privind stabilirea taxei pentru servicii de reclam i publicitate 4.6.6. Calculul nivelului taxelor pentru afiaj sau servicii de reclam i publicitate 4.6.7. Evidenierea taxelor pentru afiaj sau servicii de reclam i publicitate 4.7.1. Depunerea declaraiilor de impunere privind spectacolele organizate i nregistrarea acestora 4.7.2. Dac tarifele pe spectacole sunt anunate 4.7.3. Calculul impozitului pe spectacole 4.7.4. Conformitatea declaraiilor decont privind veniturile ncasate din spectacolele organizate

Riscuri identificate Determinarea i ncasarea eronat a taxei pentru eliberarea autorizaiilor sanitare Determinarea i ncasarea eronat a taxei n raport cu activitile menionate n certificat Aplicarea eronat a scutirilor pentru eliberarea de certificate, autorizaii sau avize Necunoaterea pltitorilor Crean determinat i stabilit eronat

Observaii

4.6. Stabilirea taxei pentru folosirea mijloacelor de reclam i publicitate

Necalcularea taxei pentru afiaj n cazul n care nu este declarat Necunoaterea pltitorilor taxei de reclam i publicitate Determinarea i stabilirea eronat a taxei pentru reclam i publicitate Aplicarea cotelor de impozitare la baze de calcul incorecte nregistrarea eronat a taxei n alte conturi dect cel al contribuabilului Necunoatere spectacolelor organizate i pentru care se datoreaz impozit Practicarea altor tarife Aplicarea cotelor de impozitare asupra unor baze de impozitare eronate Declararea unor venituri mai mici ncasate din organizarea de spectacole

4.7. Stabilirea impozitului pe spectacole

62

Nr. crt.

Domeniul

Activiti/ obiective

Obiecte auditabile 4.7.5. Evidenierea impozitului pe spectacole 4.7.6. Dac biletele i abonamentele privind spectacolele organizate sunt declarate 4.7.7. Aplicarea sanciunilor pentru declararea neconform sau nedeclararea obligaiilor de plat rezultate n urma organizrii de spectacole 4.8.1. Dac sunt identificai contribuabilii pltitori de tax hotelier 4.8.2. Calculul i ncasarea taxei hoteliere 4.8.3. Depunerea declaraiilor privind taxele hoteliere 4.8.4 Scutiri acordate la plata taxei hoteliere 4.9.1. Dac sunt identificai contribuabilii pltitori de taxe speciale 4.9.2. Stabilirea i ncasarea taxelor speciale

Riscuri identificate nregistrarea eronat n alte conturi dect cel al contribuabilului Bilete utilizate i nenregistrate la administraia fiscal Neaplicarea de sanciuni

Observaii

4.8. Stabilirea taxei hoteliere

4.9. Stabilirea taxelor speciale

4.10. Stabilirea altor taxe locale

4.10.1. Dac sunt identificai contribuabilii pltitori de alte taxe speciale 4.10.2. Stabilirea i ncasarea altor taxe 4.10.3. ncasarea i evidenierea taxelor de timbru 4.10.4. ncasarea i evidenierea amenzilor

Baze de date incomplete privind contribuabilii care desfoar activiti turistice Baze de impozitare incorecte Necunoaterea modului de determinare a taxelor hoteliere Acordarea eronat de scutiri la plata taxelor hoteliere Realizarea de activiti pentru care sunt solicitate taxe speciale i care nu sunt declarate n vederea impozitrii Determinarea i ncasarea eronat a acestor taxe Contribuabili care exercit anumite activiti supuse unor taxe datorate administraiei locale nu sunt identificai i impozitai Determinarea i ncasarea eronat a acestor taxe Evidenierea eronat a taxelor de timbru ncasate Neaplicarea n totalitate a amenzilor pentru svrirea de nereguli n declararea calculul, evidenierea i plata impozitelor i taxelor locale

63

Nr. crt. 5.

Domeniul

Activiti/ obiective 5.1. Elaborarea programelor de control

Obiecte auditabile 5.1.1. Dac la elaborarea programelor de control se are n vedere toi contribuabilii pltitori de impozite i taxe locale 5.1.2. Dac la elaborarea programelor de control se are n vedere contribuabili care nu-i declar impozitele i taxele locale 5.1.3. Dac la elaborarea programelor de control se are n vedere cuprinderea contribuabililor n funcie de tipurile de impozite i taxe pe care le datoreaz 5.1.4. Stabilirea tematicilor de control 5.1.5. Stabilirea perioadei de efectuare a controlului 5.1.6. Elaborarea programelor de control 5.2.1. Dac se realizeaz analiza dosarului fiscal al contribuabilului 5.2.2. Dac se realizeaz consultarea serviciilor care dein informaii despre contribuabilul supus controlului 5.2.3. Dac se verific declaraiile de impunere depuse i a plilor efectuate 5.2.4. Dac se analizeaz ultimul control efectuat

Riscuri identificate Contribuabili pltitori de impozite i taxe neidentificai Surse insuficiente de informaii pentru identificarea tuturor impozitelor i taxelor locale pe car ele datoreaz contribuabilii Prioritizarea incorect a contribuabililor supui controlului Realizarea de controale fr a exista o tematic clar de control Realizarea de controale n alte perioade dect cele planificate Programe de control neadaptate necesitilor Realizarea de controale fr a fi analizat n prealabil dosarul fiscal al contribuabilului respectiv Obinerea de informaii insuficiente privind contribuabilul i obligaiile sale de plat Necunoaterea obligaiilor declarate i a plilor efectuate Necunoaterea msurilor dispuse la ultimul control Contribuabilul nu are cunotin de controlul ce se va efectua Lipsa disponibilitii responsabililor sau contribuabilului ca urmare a exercitrii controlului n alte perioade Constatri nesusinute de dovezi

Observaii

Verificarea legalitii i conformitii declaraiilor fiscale i a ndeplinirii obligaiilor de ctre contribuabili

5.2. Pregtirea controlului

5.3. Efectuarea controlului

5.3.1. ntiinarea contribuabilului 5.3.2. Prezentarea la contribuabil i respectarea perioadei de control 5.3.3. Examinarea nscrisurilor i formularea constatrilor

64

Nr. crt.

Domeniul

Activiti/ obiective

Obiecte auditabile 5.3.4. Verificarea realitii bazei asupra creia se calculeaz i se determin impozitele i taxele locale 5.3.5. Dac se analizeaz toate impozitele i taxele locale datorate de contribuabil 5.3.6. Dac sunt stabilite diferene de impozite i taxe 5.3.7. ntocmirea proceselor verbale de control

Riscuri identificate Erori n determinarea bazelor de impozitare la care sunt aplicate cotele de impozit Necuprinderea n control a tuturor taxelor i impozitelor locale datorate Lipsa informaiilor pentru a determina i stabili corect impozitele i taxele locale datorate Prezentarea i descrierea incomplet a constatrilor privind impozitele i taxele locale verificate Neaplicarea sanciunilor pentru abaterile constatate Necolectarea probelor necesare n susinerea constatrilor efectuate Refuzul de a semna actul de control, lipsa meniunii referitoare c respectivul act constituie titlu de crean Planificarea sumar a activitilor privind depistarea contribuabililor care nu-i declar impozitele i taxele locale sau care le declar incomplet nregistrarea de acte de control neavizate de ctre conducere ntocmirea de acte de control i nenregistrarea lor la organul fiscal nregistrri eronate sau duble de impozite i taxe datorate de contribuabili ca urmare att a declarrii ct i a controlului Actul de control nu se comunic la dosarul fiscal Evidene incomplete, debite pentru care nu exist confirmri

Observaii

5.3.8. Aplicarea sanciunilor pentru abaterile constatate i sancionate de lege 5.3.9. Dac probele constituite sunt suficiente pentru susinerea constatrilor 5.3.10. Semnarea actelor de control, nregistrarea acestora i menionarea c acestea constituie titluri de crean 5.3.11. Dac sunt programate i realizate controale inopinate privind urmrirea declarrii corecte i n totalitate a impozitelor i taxelor locale 5.4. Valorificarea rezultatelor controlului 5.4.1. Avizarea actelor de control de ctre administraia fiscal 5.4.2. nregistrarea actelor de control 5.4.3. Dac impozitele i taxele stabilite prin actele de control sunt nregistrate corect 5.4.4. Transmiterea actelor de control la dosarul fiscal al contribuabilului 6.1.1. Realitatea debitelor aflate n eviden

6.

Colectarea

6.1. Evidena creanelor aferente

65

Nr. crt.

Domeniul

Activiti/ obiective impozitelor i taxelor locale

Obiecte auditabile 6.1.2. Contientizarea contribuabililor privind plata acestora 6.1.3. Dac este pstrat o legtur permanent cu debitorii n vederea conformrii la plata debitelor 6.1.4. Modul de acordare a facilitilor la plata impozitelor i taxelor locale 6.1.5. ntiinarea de plat a contribuabililor la scadena debitelor 6.1.6. Contientizarea contribuabililor asupra plii voluntare a impozitelor i taxelor locale 6.2.1. Scutiri acordate persoanelor fizice pentru fiecare impozit sau tax local datorat 6.2.2. Scutiri acordate persoanelor juridice pentru fiecare impozit sau tax local datorat 6.3.1. Realizarea compensrilor la solicitarea debitorului, cu sume virate n plus sau de restituit de la bugetul local 6.3.2. Conformitatea sumelor de compensat 6.3.3. Elaborarea procesului verbal de compensare, a notei de compensare, a referatului de compensare i a centralizatorului compensrilor 6.3.4. Dac sunt efectuate nregistrrile n baza de date privind sumele compensate i este actualizat situaia contribuabilului 6.4.1. Corectitudinea penalitilor i majorrilor de ntrziere calculate pentru neplata la termen a impozitelor i taxelor locale 6.5.1. Regularitatea msurilor de majorare a impozitelor i taxelor locale

Riscuri identificate Lipsa de informare a contribuabililor cu privire la termenele i obligaiile de plat Grad sczut de conformare a contribuabililor la plata impozitelor i taxelor locale datorate Lipsa de comunicare cu privire la facilitile acordate pentru plata n avans a debitelor Lipsa ntiinri contribuabililor cu privire la scadena debitelor Lipsa mijloacelor de contientizare a contribuabililor Acordarea eronat a scutirilor la plata impozitelor i taxelor locale Acordarea scutirilor la plata impozitelor i taxelor locale fr a avea o baz legal Incertitudinea privind sumelor virate n plus de ctre contribuabil Sumele de compensat nu sunt justificate i confirmate ca urmare a unor controale ntocmirea incomplet a documentelor de compensare, inclusiv a aprobrilor responsabililor n drept nregistrri eronate n baza de date a contribuabilului privind compensrile efectuate Aplicarea incorect a cotelor de majorri sau penaliti asupra bazelor de calcul, nerealizarea calculului pentru ntreaga perioada pentru care se datoreaz Dispunerea de majorri de impozite i taxe locale peste limitele legale

Observaii

impozitelor i taxelor locale

6.2. Scutiri acordate la plata impozitelor i taxelor locale 6.3. Efectuarea compensrilor n stingerea debitelor

6.4. Calculul de penaliti i majorri de ntrziere 6.5. Majorarea impozitelor i taxelor

66

Nr. crt.

Domeniul

Activiti/ obiective locale

Obiecte auditabile 6.5.2. Dac sunt comunicate ctre contribuabili impozitele i taxele majorate 7.1.1. Identificarea debitelor restante 7.1.2. Conformitatea exigibilitii debitelor restante 7.1.3. Identificarea n termen a debitelor restante i dispunerea msurilor de executare silit 7.2.1. nfiinarea titlurilor executorii i comunicarea acestora ctre debitori 7.2.2. ntocmirea i comunicarea ntiinrilor de plat 7.2.3. Realitatea debitelor menionate n titlurile executorii 7.2.4. Formalizarea de ctre responsabili a titlurilor executorii 7.3.1. Constituirea dosarului de executare silit 7.3.2. Existena dovezilor privind titlul de crean i comunicarea acestuia contribuabilului 7.3.3. Constituirea n termenul de prescripie a dosarului de executare silit 7.4.1. ntocmirea n termen a somaie de la constituirea dosarului de executare silit 7.4.2. ntocmirea somaiei pentru ntregul debit restant 7.4.3. Cuprinderea ntregului debit n somaie, a naturii acestuia i a titlului executoriu

Riscuri identificate Neinformarea contribuabililor n legtur cu impozitele i taxele datorate suplimentar Debitele restante nu sunt evideniate distinct i nu sunt cunoscute n termen Debitele restante nu sunt puse de acord cu debitorul Prescrierea debitelor Contestarea titlurilor executorii pe motiv c nu are cunotin de acestea Debitul datorat de contribuabil nu constituie o crean exigibil Debitele restante menionate n titlurile executorii difer de cele din eviden i nu conin majorrile i penalitile calculate Semnarea titlurilor executorii nu este realizat de ctre persoanele mputernicite Dosarul de executare silit nu este constituit n termen de la exigibilitatea debitului restant Titlul de crean nu are la baz o declaraie a contribuabilului, o declaraie de impunere sau un act de control Prescrierea debitelor ntocmirea cu ntrzierea a somaiei Necuprinderea tuturor debitelor restante n somaie Menionarea debitului restant n somaie fr defalcarea pe componente i accesorii

Observaii

7. Stingerea prin

executare silit a creanelor fiscale aferente impozitelor i taxelor locale

7.1. Evidena debitelor restante

7.2. ntocmirea titlului executoriu

7.3. Constituirea dosarului de executare silit

7.4. ntocmirea i comunicarea somaiei

67

Nr. crt.

Domeniul

Activiti/ obiective

Obiecte auditabile 7.4.4. Comunicarea somaiei i confirmarea primirii acesteia de ctre debitor 7.5.1. Identificarea tuturor conturilor bancare ale debitorului 7.5.2. nfiinarea de popriri pentru ntregul debit restant 7.5.3. nfiinarea de popriri asupra tuturor conturilor bancare ale debitorului 7.5.4. Confirmarea bncii privind nfiinarea popririi 7.5.5. ntiinarea debitorului asupra nfiinrii popririlor 7.5.6. nfiinarea popririlor n termen de la comunicarea somaiei 7.5.7. Identificarea terilor poprii, nfiinarea de popriri asupra acestora i confirmarea nfiinrii popririi 7.5.8. Reinerea de ctre banc a debitelor i plata acestora ctre unitatea administrativ teritorial

Riscuri identificate Suspendarea procedurii de executare silit ca urmare a lipsei confirmrilor de primire Conturile bancare utilizate de contribuabil nu sunt cunoscute n totalitate nfiinarea de popriri pentru debite mai mici nfiinarea de popriri doar pentru anumite conturi deschise de contribuabil la bnci Lipsa confirmrilor privind nfiinarea de ctre banc a popririi Suspendarea popririlor de ctre contribuabilul pe motiv c nu a fost informat asupra popririi nfiinate nfiinarea cu ntrziere a popririlor Neaplicarea procedurilor de executare silit asupra terilor poprii Urmrirea ndeplinirii de ctre banc a obligaiei de a nfiina popririle pe conturile bancare ale contribuabilului Debite stabilite eronat Bunurile mobile urmribile ale debitorului nu sunt identificate Aplicarea sechestrelor asupra bunurilor mobile ale debitorului nu este realizat Sechestrele nu sunt nfiinate pn la nivelul debitelor restante Lsarea n custodie a bunurilor fr ntocmirea procesului verbal

Observaii

7.5. nfiinarea popririlor

7.6. nfiinarea sechestrelor asupra bunurilor mobile

7.6.1. Stabilirea debitelor restante, n urma comunicrii somaiilor i nfiinrii popririlor 7.6.2. Identificarea bunurilor urmribile ale debitorului 7.6.3. nfiinarea sechestrelor asupra bunurilor urmribile 7.6.4. nfiinarea de sechestre pn la nivelul debitelor restante 7.6.5. Ridicarea sau lsarea n custodie a bunurilor sechestrate

68

Nr. crt.

Domeniul

Activiti/ obiective

Obiecte auditabile 7.6.6. Semnarea, comunicarea i nregistrarea procesului verbal de sechestru 7.6.7. Descrierea complet a debitului restant i a bunului sechestrat 7.6.8. nregistrarea sechestrului la arhiva electronica de garanii mobiliare 7.7.1. Identificarea bunurilor imobile ale debitorului 7.7.2. Sechestrarea bunurilor imobile ale debitorului 7.7.3. Semnarea, comunicarea i nregistrarea procesului verbal de sechestru 7.7.4. Intabularea sechestrului la Oficiul de carte funciar 7.7.5. Descrierea complet a debitului restant, a bunului imobil sechestrat i a obligaiei de a achita debitul n termen de 15 zile 7.8.1. Evaluarea bunurilor sechestrate 7.8.2. Stabilirea i organizarea licitaiilor n termen 7.8.3. Efectuarea publicitii bunurilor scoase la vnzare 7.8.4. ntiinarea debitorului, custodelui i a celorlalte persoane despre locul, data i ora licitaiei 7.8.5. Numirea comisiei de licitaie 7.8.6. Organizarea i desfurarea licitaiilor

Riscuri identificate Suspendarea procedurii de executare silit datorit nelurii la cunotin de ctre debitor asupra sechestrului Bunurile sechestrate nu sunt identificate complet Bunurile mobile sechestrate nu sunt nregistrate n arhiva electronic Bunurile imobile ale debitorului nu sunt sechestrate Bunurile imobile ale debitorului nu sunt supuse procedurii de sechestrare Suspendarea procedurii de executare silit datorit nelurii la cunotin de ctre debitor asupra nfiinrii sechestrului nstrinarea bunului urmare neintabulrii n cartea funciar Bunul imobil sechestrat nu este descris complet Supraevaluarea bunului sechestrat Nencasarea debitelor urmare neorganizrii n termen de la sechestrarea bunurilor Anularea procedurii de licitaie ca urmare a neefecturii publicitii bunurilor Posibilitatea de contestare a procedurii Comisia de licitaie nu respect procedura i nu este stabilit n termen Organizarea licitaiilor nu se realizeaz la data i la locul stabilit

Observaii

7.7. nfiinarea sechestrelor asupra bunurilor imobile

7.8. Organizarea licitaiilor i valorificarea bunurilor

69

Nr. crt.

Domeniul

Activiti/ obiective

Obiecte auditabile 7.8.7. Reluarea n termen a licitaiilor n cazul neajudecrii bunurilor 7.8.8. Stabilirea preurilor de pornire a licitaiilor 7.8.9. ntocmirea procesului verbal de licitaie i de adjudecare a bunurilor 7.8.10. Stabilirea i recuperarea cheltuielilor cu executarea silit 7.9.1. ncasarea n termen a preului de adjudecare a bunurilor valorificate prin licitaie 7.9.2. Respectarea prioritilor i a ordinii n distribuirea sumelor 7.9.3. Respectarea termenelor de distribuire a sumelor ncasate prin licitaie 7.9.4. ntocmirea procesului verbal de distribuire a sumelor 7.10.1. Operarea n eviden a ncasrilor din executare 7.10.2. Contabilizarea corect a stingerii debitelor 7.10.3. Urmrirea lichidrii ntregului debit 7.10.4. nchiderea dosarului de executare silit 8.1.1. Primirea i nregistrarea declaraiilor de impozite i taxe locale 8.1.2. Conformitatea nregistrrii debitelor declarate de contribuabili n evidenele primare 8.1.3. Evidena creanelor bugetare

Riscuri identificate Recuperarea cu ntrziere a debitelor urmare neorganizrii n termen a licitaiilor Preul de pornire al licitaiei nu corespunde preului de evaluare Procesul verbal de adjudecare nu respect condiiile procedurale Cheltuielile cu executarea silit nu sunt supuse recuperrii Preul obinut la licitaie nu este achitat n termen Distribuirea sumelor nu respect prioritile Contestarea licitaiei urmare distribuirii sumelor nainte de termenul limit de ateptare Proces verbal de distribuire a sumelor ntocmit necorespunztor ncasarea debitelor fr a se opera n evidenele pe pltitor Operaiuni contabile efectuate eronat Debite rmase nerecuperate Debite lichidate, ns dosarele sunt pstrate n continuare n eviden fr a fi arhivate Nenregistrarea declaraiilor depuse de contribuabili Diferene ntre declaraii i baza de date electronic Declararea peste termen a impozitelor i taxelor locale i neaplicarea sanciunilor contravenionale prevzute de lege

Observaii

7.9. Distribuirea sumelor ncasate n urma licitaiilor

7.10. nchiderea dosarului i stingerea creanei

8. Realitatea

evidenelor contabile i a situaiilor financiare ale entitii publice

8.1. Organizarea i conducerea evidenei veniturilor din impozite i taxe locale

70

Nr. crt.

Domeniul

Activiti/ obiective

Obiecte auditabile 8.1.4. Impunerea din oficiu n cazurile n care contribuabilii nu-i declar impozitele i taxele locale i conformitatea operrii acestora n contul debitorului 8.1.5. Stingerea creanelor bugetare

Riscuri identificate Nerealizarea impunerilor din oficiu n cazul nedeclarrii sau declarrii eronate a impozitelor i taxelor locale Descrcarea debitului n contul altor obligaii de plat, fa de cea pentru care contribuabilul a pltit Scutirile aplicate nu sunt operate corect n evidene Bonificaiile acordate nu sunt operate corect n evidene Majorrile i penalitile calculate nu sunt operate n contul debitorului Neconcordane dintre datele nregistrate n registrele de contabilitate i cele din documentele declarative sau de impunere nregistrarea aleatorie a documentelor privind impozitele i taxele locale ntocmirea incomplet a documentelor de ncasare a impozitelor i taxelor locale Datele contabilizate lunar privind obligaiile de plat referitoare la impozitele i taxele locale difer de declaraii i impuneri Datele contabilizate lunar privind impozitele i taxele ncasate difer de documentele primare de ncasare Soldurile obligaiilor de plat stabilite lunar nu concord cu evidenele pe fiecare pltitor Debitele restante nu sunt contabilizate distinct

Observaii

locale privind veniturile din impozite i taxe locale

8.2. Organizarea contabilitii veniturilor din impozite i taxe locale

8.1.6. Conformitatea acordrii de scutirii la plata impozitelor i taxelor locale 8.1.7. Conformitatea operrii bonificaiilor acordate la plata impozitelor i taxelor locale 8.1.8. Conformitatea operrii majorrilor i penalitilor de ntrziere 8.1.9. Prelucrarea, centralizarea i reflectarea n contabilitate a operaiunilor consemnate n documentele justificative 8.1.10. Respectarea principiilor de nregistrare cronologic i sistematic a operaiunilor privind ncasarea impozitelor i taxelor locale 8.1.11. ntocmirea documentelor justificative privind ncasarea i stingerea creanelor bugetare 8.2.1. Realitatea contabilizrii lunare a obligaiilor de plat ale debitorilor, reprezentnd impozitele i taxele locale 8.2.2. Realitatea contabilizrii lunare a sumelor ncasate sub form de impozite i taxe locale 8.2.3. Realitatea informaiilor furnizate de evidena financiar contabil 8.2.4. Realitatea evidenierii distincte a impozitelor i taxelor locale restante

71

Nr. crt.

Domeniul

Activiti/ obiective

Obiecte auditabile 8.2.5. Realitatea evidenei impozitelor i taxelor locale n situaiile financiare semestriale i anuale 8.2.6. Conformitatea datelor din registrul inventar cu cele din evidenele sintetice privind impozitele i taxele locale 8.2.7. Reflectarea n contabilitate a operaiunilor cu ajutorul conturilor contabile 9.1.1. Instalarea i configurarea calculatoarelor 9.1.2. ntreinerea i utilizarea calculatoarelor

Riscuri identificate Situaiile financiare nu concord cu evidenele sintetice i analitice Informaiile obinute faptic ca urmare a confirmrii soldurilor nu sunt puse de acord cu evidenele analitice i sintetice Folosirea incorect a conturilor Configuraie neadecvat a calculatorului Disfunciile identificate nu sunt analizate i nlturate n conformitate cu instruciunile din manualele de ntreinere Programe neutilizate la potenial maxim Accesul la computere se realizeaz direct, fr a exista o parol de acces Controlul intern asupra datelor de intrare nu este asigurat corespunztor Soluiile privind mbuntirea programelor i aplicaiilor nu in cont de punctele slabe i critice i nici de evoluiile tehnologice Supravegherea proceselor aflate n execuie i a performanelor aplicaiilor, sistemelor sau programelor nu respect procedurile i instruciunile Alocarea excedentar sau deficitar a echipamentelor n cadrul reelei Prelucrrile nu respect specificaiile i nu se ncadreaz n standarde Responsabilitile n utilizarea programelor nu sunt difereniate pe utilizatori

Observaii

9.

Fiabilitatea sistemului informatic privind administrarea impozitelor i taxelor locale

9.1. Utilizarea echipamentelor

9.1.3. Dac este asigurat calificarea personalului n utilizarea programelor informatice 9.1.4. Asigurarea securitii echipamentelor 9.1.5. Realizarea prelucrrilor informatice 9.1.6. Dac exist preocupare pentru dezvoltarea aplicaiilor i programelor 9.1.7. Monitorizarea prelucrrii datelor

9.2. Administrarea eficient a programelor

9.1.8. Eficiena configurrii n reea a echipamentelor 9.2.1. Implementarea i funcionarea programelor informatice ale departamentului 9.2.2. Dac este asigurat responsabilitatea n utilizarea programelor

72

Nr. crt.

Domeniul

Activiti/ obiective

Obiecte auditabile 9.2.3. Dac programele existente n cadrul departamentului asigur integrarea informaiilor 9.2.4. Gestionarea eficient a rapoartelor generate n urma prelucrrii datelor i informaiilor

Riscuri identificate Incompatibiliti ntre diferitele aplicaii utilizate la nivelul direciei Opiunile i parametrii de lucru ai programului referitoare la generarea de rapoarte n urma prelucrrilor nu sunt stabilite conform specificaiilor din documentaii Dependena de tere pri n centralizarea informaiei i obinerea rapoartelor Sistemele de aplicaii nu sunt prevzute cu funcii de siguran sau control Pierderea datelor n cazul cderii sistemelor Frecven mare a defeciunilor Lipsa anumitor cunotine de administrare a aplicaiilor Disfunciile identificate nu sunt analizate i nlturate n conformitate cu instruciunile din manualele de ntreinere n proiectarea programului, fluxul de date nu este identificat adecvat rezultatelor ateptate Tratarea individual a efectelor incidentelor informatice, fr a lua n analiz i nltura cauzele care le-au generat Responsabilitile utilizatorilor nu sunt delimitate i stabilite n funcie de specializarea fiecruia i tipurile de date i informaii la care au acces n vederea introducerii n programele utilizate Introducerea incorect a datelor i informaiilor n cadrul programelor i aplicaiilor

Observaii

9.2.5. Dac programele sunt adecvate la necesitile departamentului 9.2.6. Asigurarea securitii aplicaiilor 9.2.7. Dac este asigurat continuitatea activitilor 9.2.8. Dac programele informatice utilizate n cadrul departamentului sunt gestionate eficient 9.2.9. Asigurarea mentenanei programelor 9.2.10. Asigurarea bunei funcionri a programelor

9.2.11. Eficiena programelor implementate 9.2.12. Dac incidentelor informatice sunt evaluate i soluionate n termen 9.3. Adecvarea datelor introduse i prelucrate 9.3.1. Dac datele sunt preluate i introduse corect n program

9.3.2. Asigurarea corectitudinii introducerii datelor n programele utilizate

73

Nr. crt.

Domeniul

Activiti/ obiective

Obiecte auditabile 9.3.3. Conformitatea prelucrrii datelor 9.3.4. Dac este asigurat supervizarea datelor introduse i prelucrate 9.3.5. Dac datele introduse n program sunt disponibile i pot fi preluate n alte aplicaii ale organizaiei 9.3.6. Dac sunt stabilite responsabiliti privind corectitudinea i utilitatea datelor prelucrate 9.4.1. Asigurarea securitii aplicaiilor prin utilizarea programelor antivirus 9.4.2. Dac exist licene pentru programele utilizate n cadrul direciei 9.4.3. Dac este asigurat controlul intern n administrarea i utilizarea programelor informatice n cadrul direciei 9.4.4. Adecvarea controalelor interne n cadrul programelor utilizate 9.4.5. Implementarea de instrumente de control adecvate 9.4.6. Asigurarea caracterului secret al datelor

Riscuri identificate Rapoartele obinute nu ofer informaii suficiente pentru luarea deciziilor Lipsa cheilor de control n utilizarea programelor i aplicaiilor Incompatibiliti ntre aplicaii n preluarea i stocarea datelor Lipsa controalelor privind urmrirea corectitudinii datelor introduse i prelucrate Neactualizarea programelor antivirus Plata unor despgubiri ca urmare a utilizrii unor programe fr licen Lipsa controalelor sau controale slabe ale accesului la programe Controalele interne nu asigur protecia informaiei Lipsa evalurilor asupra disfuncionalitilor programelor i instrumentelor de control adecvate de implementat Accesul i utilizarea datelor i informaiilor prelucrate i stocate nu respect reglementrile interne Datele i informaiile prelucrate i stocate nu sunt asigurate n condiii de confidenialitate, integritate i disponibilitate Acces nerestricionat la informaii

Observaii

9.4. Implementarea de controale adecvate n utilizarea programelor

9.5. Organizarea securitii informaiilor prelucrate

9.5.1. Organizarea securitii informaiilor

9.5.2. Asigurarea securitii informaiilor introduse i prelucrate n cadrul programelor

74

Nr. crt.

Domeniul

Activiti/ obiective

Obiecte auditabile 9.5.3. Stabilirea responsabilitilor n asigurarea securitii informaiilor 9.5.4. Monitorizarea securitii programelor

Riscuri identificate Responsabilitile privind securitatea programelor nu sunt delimitate ntre utilizatorii din cadrul direciei i personalul de specialitate Mecanismele de securitate configurate i implementate nu asigur securitatea informaiilor prelucrate Informaiile prelucrate nu sunt clasificate pe niveluri astfel nct accesul s fie restricionat Accesul la aplicaiile direciei este permis oricrui salariat Accesul la programe fr o supraveghere permanent Nivelele de secretizare a informaiilor nu iau n considerare impactul pierderii confidenialitii, integritii sau disponibilitilor informaiei Accesul la datele i informaiile stocate nu este restricionat i autorizat pe niveluri ierarhice Meninerea parolei generice iniiale Lipsa unui sistem de gestionare a parolelor Schimbarea parolelor nu este realizat periodic i nu respect regulile de complexitate impuse Parole nealocate n mod individual

Observaii

9.6. Asigurarea accesului la programele direciei

9.6.1. Dac sunt asigurate niveluri de autorizare n utilizarea programelor 9.6.2. Asigurarea accesului la program 9.6.3. Dac accesul la program se face n funcie de necesiti 9.6.4. Asigurarea caracterului secret al datelor

9.6.5. Dac accesul la programe este permis doar pentru utilizatorii autorizai 9.6.6. Fiabilitatea parolelor 9.6.7. Gestionarea eficient a parolelor 9.6.8. Schimbarea periodic a parolelor 9.6.9. Dac utilizatorii dein parole de autorizare individuale Data: 04.05.2010

Auditori,

75

Not: Identificarea riscurilor asociate obiectelor auditabile presupune ataarea riscurilor semnificative la operaiile stabilite n Lista centralizatoare a obiectelor auditabile, n prima faz a procedurii Analiza riscurilor. Lista privind identificarea riscurilor reprezint documentul prin care, pe baza obiectelor auditabile identificate, a funcionalitii controalelor interne stabilite i implementate de entitate, sunt identificate i stabilite riscurile aferente pentru fiecare obiect auditabil. La un obiect auditabil se pot asocia unul sau mai multe riscuri posibile, determinate de auditorii interni pe baza informaiilor colectate, dar i din propria experien. n situaia n care la operaiile auditabile se ataeaz mai multe riscuri, analiza acestora se va putea realiza pentru fiecare risc n parte, pe grupe de riscuri sau pe total operaie/obiect auditabil. Tehnicile cele mai utilizate pentru identificarea riscurilor: intervievarea responsabililor; eantionarea i efectuarea sondajelor; chestionarea nivelurilor de management; realizarea de brainstorming-uri pe activiti/servicii; workshop-uri, ateliere de lucru pentru analiza riscurilor; organizarea grupurilor focus grupuri de dezbatere coordonate de un moderator specializat pentru atingerea unor obiective stabilite anticipat.

n acest studiu de caz, au fost identificate obiecte auditabile, prezentate n Lista centralizatoare a obiectelor auditabile, crora le-a fost asociat cte un risc semnificativ pentru fiecare obiect auditabil.

76

Procedura P05: Entitatea Public Serviciul de Audit Intern

ANALIZA RISCURILOR

STABILIREA FACTORILOR DE RISC, A PONDERILOR ACESTORA I APRECIEREA NIVELURILOR RISCURILOR

Misiunea de audit: Administrarea impozitelor i taxelor locale Perioada auditat: 01.07.2008 31.03.2010 ntocmit: Ionescu Adrian/Popescu Nicolae Avizat: Georgescu Cristian Ponderea factorilor de risc (Pi) P1 50%

Data: 05.05.2010 Data: 05.05.2010

Nivelul de apreciere al riscului (Ni) N1 N2 Exist proceduri, sunt cunoscute, dar nu se aplic Impact financiar mediu N3

Factori de risc (Fi) Aprecierea controlului intern F1 Aprecierea cantitativ F2 Aprecierea calitativ F3 Data: 05.05.2010

Exist proceduri i se aplic

Nu exist proceduri Impact financiar ridicat Vulnerabilitate mare

P2 30%

Impact financiar sczut

P3 20%

Vulnerabilitate mic

Vulnerabilitate medie

Auditori,

Not: Prin acest document se stabilesc, n funcie de importana i greutatea factorilor de risc, ponderile i nivelurile de apreciere ale riscurilor. Cei trei factori de risc sunt stabilii prin normele generale i sunt acoperitori pentru entitate, ns dac se dorete evidenierea i a altor factori de risc, cu nivelurile de apreciere corespunztoare, trebuie s se aib n vedere ca suma ponderilor factorilor de risc s rmn 100%.

77

78

Procedura P05:

ANALIZA RISCURILOR

Entitatea Public Serviciul de Audit Intern

STABILIREA NIVELULUI RISCULUI I A PUNCTAJULUI TOTAL AL RISCULUI

Misiunea de audit: Administrarea impozitelor i taxelor locale Perioada auditat: 01.07.2008 31.03.2010 ntocmit: Ionescu Adrian/Popescu Nicolae Avizat: Georgescu Cristian

Data: 05.05.2010 Data: 05.05.2010

Criterii de analiz a riscurilor

Nr
crt

Domeniul

Activiti/ obiective 1.1. Adecvarea strategiei structurii la obiectivele i direciile de dezvoltare ale entitii

Obiecte auditabile

Riscuri identificate

Aprecierea controlului intern

Aprecierea cantitativ

Aprecierea calitativ

Punctaj total

P1
50%

N1

P2
30%

N2

P3
20%

N3

1.

Asigurarea cadrului organizatoric adecvat desfurrii activitii de administrare a impozitelor i taxelor locale

1.1.1. Dac este elaborat o strategie privind administrarea veniturilor din taxe i impozite locale 1.1.2. Dac obiectivele strategice sunt definite n concordan cu direciile de dezvoltare ale entitii 1.1.3. Dac sunt dezvoltate planuri de aciune privind implementarea strategiei 1.1.4. Dac fundamentarea strategiei s-a realizat n concordan cu resursele actuale i viitoare ale entitii

Lipsa strategiei privind administrarea impozitelor i taxelor locale Implementarea obiectivelor nu asigur creterea gradului de colectare a taxelor i impozitelor locale Aciunile stabilite pentru implementarea strategiei nu conduc la realizarea obiectivelor strategice Insuficiena resurselor financiare necesare implementrii aciunilor strategice

0,5

0,3

0,2

1,7

0,5

0,3

0,2

2,4

0,5

0,3

0,2

2,0

0,5

0,3

0,2

1,0

79

Criterii de analiz a riscurilor Nr

crt

Domeniul

Activiti/ obiective

Obiecte auditabile

Riscuri identificate

Aprecierea controlului intern

Aprecierea cantitativ

Aprecierea calitativ

Punctaj total

P1
50%

N1

P2
30%

N2

P3
20%

N3

1.2. Definirea i stabilirea obiectivelor

1.3. Definirea i stabilirea atribuiilor

1.1.5. Fundamentarea elementelor de planificare strategic 1.2.1. Dac obiectivele generale sunt definite n termeni de impact 1.2.2. Dac obiectivele generale acoper direciile strategice de dezvoltare a entitii n privina administrrii veniturilor din impozite i taxe locale 1.2.3. Dac obiectivele generale sunt realiste i mobilizatoare 1.2.4. Dac sunt definite obiective specifice n cadrul Direciei de impozite i taxe locale 1.2.5. Dac obiectivele specifice sunt definite n termeni de rezultate 1.2.6. Dac obiectivele specifice sunt acoperite de activitile repartizate i realizate n cadrul departamentului 1.2.7. Dac stabilirea obiectivelor s-a realizat cu respectarea caracteristicilor SMART 1.3.1. Dac stabilirea atribuiilor s-a realizat n concordan cu activitile repartizate direciei

Implementarea elementelor strategice nu asigur performana activitilor Obiectivele strategice nu acoper toate domeniile de activitate Direciile de aciune pentru implementarea obiectivelor generale sunt definite neclar, i nu asigur atingerea obiectivelor

0,5 0,5

2 3

0,3 0,3

2 2

0,2 0,2

2 2

2,0 2,5

0,5

0,3

0,2

2,6

Impactul implementrii obiectivelor nu este neles de responsabili Activitile nu asigur atingerea obiectivelor specifice Implementarea obiectivelor nu asigur performana activitilor realizate Aciunile ntreprinse pentru implementarea obiectivelor nu conduc la realizarea activitilor direciei Obiectivele nu conduc la un rezultat ateptat Activitile repartizate direciei nu sunt asigurate cu atribuii suficiente

0,5 0,5 0,5 0,5

3 2 1 2

0,3 0,3 0,3 0,3

1 1 2 2

0,2 0,2 0,2 0,2

1 2 2 3

2,0 1,7 1,5 2,2

0,5

0,3

0,2

2,5

0,5

0,3

0,2

2,2

80

Criterii de analiz a riscurilor Nr

crt

Domeniul

Activiti/ obiective

Obiecte auditabile

Riscuri identificate

Aprecierea controlului intern

Aprecierea cantitativ

Aprecierea calitativ

Punctaj total

P1
50%

N1

P2
30%

N2

P3
20%

N3

1.3.2. Dac atribuiile au fost stabilite omogen pe servicii, cu respectarea competenelor atribuite acestor servicii 1.3.3. Dac atribuiile acoper aria de competen necesar realizrii activitilor 1.3.4. Dac responsabilitile stabilite contribuie la realizarea sarcinilor 1.3.5. Dac atribuiile repartizate serviciului se regsesc n totalitate n sarcinile stabilite n fiele posturilor 1.3.6. Dac complexitatea sarcinilor stabilite posturilor in cont de nivelul postului 1.3.7. Dac atribuiile sunt definite sub forma unui set de sarcini omogene care asigur realizarea activitilor 1.3.8. Dac este reglementat n cadrul ROF-ului delegarea de atribuii 1.4. Identificarea i gruparea activitilor 1.4.1. Dac exist o grupare omogen a activitilor pe serviciile funcionale ale direciei 1.4.2. Dac activitile stabilite posturilor au fost repartizate n funcie de nivelul acestora

Atribuiile nu sunt stabilite i repartizate pe serviciile funcionale ale direciei n funcie de activitile alocate acestora Activiti realizate fr a exista stabilit i atribuit competena necesar Pentru exercitarea unor sarcini nu sunt stabilite responsabiliti Sarcinile stabilite n fiele posturilor nu concord cu atribuiile serviciului Alocarea de sarcini complexe pentru posturi de niveluri inferioare sau alocarea de sarcini mai puin complexe pentru posturi de niveluri superioare Atribuiile nu-i gsesc o coresponden fireasc n setul de sarcini stabilite posturilor Utilizarea delegrii de sarcini fr formalizarea acesteia i fr stabilirea de rspunderi Supradimensionarea sau subdimensionarea activitilor pe serviciile funcionale ale direciei Complexitatea activitilor repartizate posturilor nu ine seama de nivelurile acestora

0,5

0,3

0,2

1,7

0,5 0,5 0,5

2 2 2

0,3 0,3 0,3

3 3 1

0,2 0,2 0,2

3 3 1

2,5 2,5 1,5

0,5

0,3

0,2

2,4

0,5

0,2

1,5

0,5

0,3

0,2

1,8

0,5

0,3

0,2

1,8

0,5

0,3

0,2

1,5

81

Criterii de analiz a riscurilor Nr

crt

Domeniul

Activiti/ obiective

Obiecte auditabile

Riscuri identificate

Aprecierea controlului intern

Aprecierea cantitativ

Aprecierea calitativ

Punctaj total

P1
50%

N1

P2
30%

N2

P3
20%

N3

1.5. Stabilirea structurii organizatorice

1.4.3. Dac activitile i aciunile sunt ataate n totalitate obiectivelor direciei 1.4.4. Dac activitile i aciunile contribuie la realizarea obiectivelor n condiii de eficien 1.4.5. Realizarea activitilor n conformitate cu regulamentele i politicile interne 1.4.6. Dac atribuiile repartizate pe servicii asigur realizarea n totalitate a activitilor stabilite 1.5.1. Dac modul de concepere a structurii direciei asigur funcionarea acesteia n condiii de performan 1.5.2. Dac serviciile sunt organizate n funcie de natura i omogenitatea activitilor desfurate 1.5.3. Dac relaiile organizatorice sunt reglementate la nivelul serviciului

Lipsa asigurrii echilibrului ntre activitile necesare realizrii obiectivului i activitile efectiv repartizate acestuia Lipsa de transparenta n stabilirea i atribuirea activitilor i definirea sarcinilor pentru fiecare post Decizii necorelate cu rezultatele ateptate urmarea realizrii obiectivelor Activiti desfurate de un serviciu se regsesc n aria de competen a altui serviciu Structura funcional nu corespunde cerinelor privind realizarea activitilor i ndeplinirea obiectivelor Stabilirea de activiti care nu au legtur cu scopul serviciului respectiv i fr a asigura separarea sarcinilor Relaiile definite la nivelul serviciilor nu asigur o colaborare eficient cu celelalte servicii; nu stabilesc un nivel pn la care serviciul respectiv poate reprezenta direcia sau instituia n interiorul sau n afara acesteia Existena mai multor nivele de conducere care ngreuneaz adoptarea i aplicarea deciziilor

0,5

0,3

0,2

2,4

0,5

0,3

0,2

1,9

0,5

0,3

0,2

1,5

0,5

0,3

0,2

2,5

0,5

0,3

0,2

1,9

0,5

0,3

0,2

1,6

0,5

0,3

0,2

1,8

1.5.4. Managementul Direciei de impozite i taxe locale

0,5

0,3

0,2

2,5

82

Criterii de analiz a riscurilor Nr

crt

Domeniul

Activiti/ obiective

Obiecte auditabile

Riscuri identificate

Aprecierea controlului intern

Aprecierea cantitativ

Aprecierea calitativ

Punctaj total

P1
50%

N1

P2
30%

N2

P3
20%

N3

1.5.5. Dac activitile i sarcinilor de realizat sunt comunicate ctre salariai 1.5.6. Dac structura direciei asigur o delimitare clar a atribuiilor pe servicii i n cadrul acestora a sarcinilor de serviciu pe posturi 1.5.7. Dac structura direciei asigur evitarea dublei subordonri 1.5.8. Dac la asigurarea resurselor umane n cadrul unui serviciu se au n vedere volumul i complexitatea activitilor i competenele necesare realizrii acestora 1.5.9. Dac structura direciei asigur realizarea obiectivelor i activitilor care se desfoar n cadrul acesteia 1.6. Definirea posturilor i nivelurilor ierarhice

Lipsa monitorizrii modului de realizare a sarcinilor de ctre management Exist posturi care nu se regsesc individualizate n cadrul serviciului i crora nu le este asigurat o anumit independen cu privire la sarcinile repartizate Dispoziii primite de la cel puin dou niveluri ierarhice Resursele umane nu sunt alocate n funcie de complexitatea activitilor de execut i de competenele necesare

0,5

0,3

0,2

1,5

0,5

0,3

0,2

2,2

0,5

0,3

0,2

2,5

0,5

0,3

0,2

2,2

Structur organizatoric creat n funcie de posibiliti i nu n baza unei fundamentri n raport cu obiectivele i activitile stabilite 1.6.1. Dac posturile din cadrul unui Stabilirea posturilor n mod arbitrar i nu serviciu sunt stabilite n funcie de n funcie de necesiti, activiti i natura i complexitatea activitilor competene 1.6.2. Dac posturile au definit Lipsa autoritii decizionale la nivelul autoritatea i responsabilitatea posturilor de execuie necesar 1.6.3. Dac nivelul postului este Nivelul postului este stabilit nu n funcie stabilit n funcie de complexitatea de cerinele acestuia ci n funcie de activitilor i de ierarhie condiiile ndeplinite de ocupantul acestuia

0,5

0,3

0,2

1,0

0,5

0,3

0,2

2,5

0,5

0,3

0,2

1,4

0,5

0,3

0,2

2,2

83

Criterii de analiz a riscurilor Nr

crt

Domeniul

Activiti/ obiective

Obiecte auditabile

Riscuri identificate

Aprecierea controlului intern

Aprecierea cantitativ

Aprecierea calitativ

Punctaj total

P1
50%

N1

P2
30%

N2

P3
20%

N3

1.7. Reglementarea i perfecionarea sistemului informaional n cadrul Direciei de impozite i taxe locale

1.6.4. Dac deciziile sunt luate de ctre personalul responsabilizat 1.6.5. Dac exist un program de pregtire profesional continu a personalului i dac acesta este realizat 1.7.1. Organizarea primirii documentelor 1.7.2. Modul de analiz i prelucrare a documentelor i informaiilor 1.7.3. Dac documentele i informaiile sunt repartizate personalului specializat n vederea soluionrii 1.7.4. Dac rspunsurile formulate sau informaiile sunt monitorizate nainte de transmitere 1.7.5. Definirea circuitelor informaionale i stabilirea mijloacelor de tratare 1.7.6. Modul de stabilire a circuitului documentelor n cadrul direciei

Decizii adoptate de niveluri necorespunztoare de management Necesitile de instruire a personalului nu sunt identificate n corelaie cu natura activitilor de executat Documentele sunt primite direct la nivelul serviciilor i nu la nivelul direciei Analiza i soluionarea informaiilor i adreselor primite nu este monitorizat i urmrit Repartizarea documentelor i informaiilor n vederea soluionrii nu este utilizat ca practic n cadrul direciei Rspunsurile formulate nu sunt analizate i avizate Circuitele informaionale nu sunt definite i stabilite n cadrul direciei Circulaia unui document emis sau primit n cadrul direciei nu este clar cunoscut; nu este stabilit un circuit de soluionare a acestora

0,5

0,3

0,2

1,8

0,5

0,3

0,2

1,5

0,5 0,5

3 1

0,3 0,3

2 1

0,2 0,2

2 3

2,5 1,4

0,5

0,3

0,2

1,7

0,5

0,3

0,2

1,8

0,5

0,3

0,2

2,3

0,5

0,3

0,2

1,5

84

Criterii de analiz a riscurilor Nr

crt

Domeniul

Activiti/ obiective

Obiecte auditabile

Riscuri identificate

Aprecierea controlului intern

Aprecierea cantitativ

Aprecierea calitativ

Punctaj total

P1
50%

N1

P2
30%

N2

P3
20%

N3

1.7.7. Modul de prelucrare i avizare a documentelor i informaiilor utilizate 1.8. Calitatea ROF-ului Direciei de impozite i taxe locale

Evaluarea i avizarea rezultatelor prelucrrii informaiilor primite nu constituie o practic n cadrul direciei 1.8.1. Structura i forma de prezentare Prezentarea informaiilor n cadrul ROFa ROF-ului direciei ului nu este unitar pentru toate serviciile direciei 1.8.2. Dac atribuiile serviciilor din Lipsa definirii i prezentrii unor servicii componena direciei sunt cuprinse n ale direciei n cadrul ROF-ului ROF 1.8.3. Dac exist coresponden ntre Anumite sarcini existente n fiele atribuiile direciei stabilite prin ROF posturilor nu se regsesc n atribuiile i sarcinile din fiele posturilor definite la nivelul direciei 1.8.4. Dac exist coresponden ntre Atribuiile generale ale entitii, cu privire atribuiile generale ale entitii i la stabilirea i colectarea impozitelor i atribuiile specifice ale Direciei de taxelor locale, nu se regsesc n totalitate impozite i taxe locale n atribuiile stabilite la nivelul direciei 1.8.5. Definirea misiunii direciei n Scopul i misiunea direciei nu se regsete cadrul ROF-ului clar definit n cadrul ROF-ului 1.8.6. Dac atribuiile pe servicii n Atribuii specifice definite la nivel de cadrul direciei sunt definite omogen direcie i nu la nivel de servicii 1.8.7. Dac atribuiile sunt delimitate Definirea unora dintre atribuii sub form de responsabiliti i competene n de responsabiliti sau competene, sau cadrul ROF-ului invers 1.8.8. Prezentarea funciilor de Nivelurile de management ale direciei nu conducere ale direciei n cadrul ROF- sunt definite corect n cadrul ROF-ului ului

0,5

0,3

0,2

2,0

0,5

0,3

0,2

2,2

0,5

0,3

0,2

2,8

0,5

0,3

0,2

1,2

0,5

0,3

0,2

2,3

0,5 0,5 0,5

1 3 2

0,3 0,3 0,3

1 2 1

0,2 0,2 0,2

3 3 3

1,4 2,7 1,9

0,5

0,3

0,2

1,4

85

Criterii de analiz a riscurilor Nr

crt

Domeniul

Activiti/ obiective

Obiecte auditabile

Riscuri identificate

Aprecierea controlului intern

Aprecierea cantitativ

Aprecierea calitativ

Punctaj total

P1
50%

N1

P2
30%

N2

P3
20%

N3

1.9. Calitatea fielor posturilor din cadrul Direciei de impozite i taxe locale

1.8.9. Diagrama de relaii ntre serviciile din componena direciei 1.9.1. Definirea scopului postului 1.9.2. Dac condiiilor specifice de ocupare a posturilor sunt stabilite n cadrul fielor posturilor

1.9.3. Dac stabilirea sarcinilor n cadrul postului se face n funcie de activitile repartizate postului 1.9.4. Dac stabilirea sarcinilor postului se face n funcie de cerinele specifice de pregtire solicitate postului 1.9.5. Dac gradul de complexitate a sarcinilor este stabilit n funcie de nivelul postului 1.9.6. Dac cuprinsul fiei postului individualizeaz postul i evideniaz necesitatea crerii acestuia 1.9.7. Dac exist delimitarea ntre sarcinile de execuie i cele de conducere 1.9.8. Dac sunt stabilite responsabiliti i competene postului

Lipsa diagramelor de relaii din cadrul ROF-ului Postul nu este individualizat corect n cadrul fiei postului Stabilirea condiiilor de studii, limb strin, pregtire suplimentar n funcie de studiile ocupantul postului i nu de cerinele postului i de complexitatea activitilor Sarcinile definite postului nu conduc la realizarea efectiv a activitilor Stabilirea de sarcini n cadrul unui post fr a ine cont de cerinele de studii stabilite postului respectiv Complexitatea sarcinilor atribuite unui post nu concord cu nivelul postului Cerinele, condiiile i sarcinile stabilite pentru un post nu l individualizeaz Sarcini identice pentru posturi de conducere i de execuie Competenele i responsabilitile nu sunt definite n fiele postului

0,5 0,5

2 3

0,3 0,3

1 2

0,2 0,2

1 2

1,6 2,5

0,5

0,3

0,2

1,5

0,5

0,3

0,2

2,5

0,5

0,3

0,2

2,0

0,5

0,3

0,2

1,5

0,5

0,3

0,2

2,5

0,5 0,5

2 3

0,3 0,3

2 2

0,2 0,2

1 3

1,8 2,7

86

Criterii de analiz a riscurilor Nr

crt

Domeniul

Activiti/ obiective

Obiecte auditabile

Riscuri identificate

Aprecierea controlului intern

Aprecierea cantitativ

Aprecierea calitativ

Punctaj total

P1
50%

N1

P2
30%

N2

P3
20%

N3

1.10. Fezabilitatea organigramei direciei

1.9.9. Modul de reglementare a relaiilor funcionale n cadrul posturilor 1.9.10. Dac la stabilirea sarcinilor n cadrul posturilor se are n vedere dezvoltarea carierei profesionale a salariatului 1.9.11. Dac fia postului reflect i este construit n conformitate cu atribuiile din ROF 1.9.12. Modul de reglementare a asigurrii continuitii activitilor n cadrul posturilor 1.10.1. Vizualizarea n ansamblu a structurii de ansamblu a direciei n cadrul organigramei 1.10.2. Modul de stabilire i evideniere a fluxurilor decizionale i informaionale n organigram 1.10.3. Dac nivelurile ierarhice sunt evideniate n cadrul organigramei 1.10.4. Modul de reflectare a relaiilor de subordonare n organigram 1.10.5. Dac organigrama permite nelegerea raporturilor de serviciu i evitarea suprapunerii de competene

Relaiile postului cu alte posturi nu sunt reglementate clar n fia postului Pstrarea acelorai sarcini n condiiile schimbrii nivelului de pregtire i n condiiile obinerii de calificative apropiate de limita superioar maxim Sarcinile stabilite posturilor nu asigur exercitarea n totalitate a atribuiilor stabilite prin ROF Delegarea de activiti nu este reglementat prin fia postului Organigram nefuncional

0,5

0,3

0,2

1,5

0,5

0,3

0,2

2,5

0,5

0,3

0,2

1,7

0,5

0,3

0,2

2,3

0,5 Lipsa definirii fluxurilor decizionale n cadrul organigramei Nivelurile ierarhice nu sunt stabilite clar n cadrul organigramei Subordonarea serviciilor nu este clar reprezentat n cadrul organigramei Organigrama nu reflect cu claritate raporturile de serviciu

0,3

0,2

1,5

0,5 0,5 0,5 0,5

3 2 3 2

0,3 0,3 0,3 0,3

2 2 1 1

0,2 0,2 0,2 0,2

2 2 3 1

2,5 2,0 2,4 1,5

87

Criterii de analiz a riscurilor Nr

crt

Domeniul

Activiti/ obiective 1.11. Pertinena informaiilor cuprinse n rapoartele de evaluare a performanelor profesionale individuale

Obiecte auditabile

Riscuri identificate

Aprecierea controlului intern

Aprecierea cantitativ

Aprecierea calitativ

Punctaj total

P1
50%

N1

P2
30%

N2

P3
20%

N3

1.11.1. Dac obiectivele stabilite personalului au caracter individual 1.11.2. Dac complexitatea obiectivelor este stabilit n concordan cu funcia i pregtirea profesional a titularilor posturilor 1.11.3. Dac complexitatea obiectivelor este stabilit n funcie de nivelul postului 1.11.4. Dac rezultatele deosebite sunt identificate i prezentate n rapoartele de evaluare

Obiectivele individuale au caracter general Complexitatea obiectivelor nu ine seama de cerinele privind pregtirea profesional a titularilor posturilor Complexitatea obiectivelor nu ine seama de nivelul postului Obiectivele individuale pentru perioada urmtoare nu sunt stabilite plecndu-se de la rezultatele obinute n perioada evaluat i prezentate n rapoartele de evaluare n etapa de valorificare a rapoartelor de evaluare nu sunt stabilite msuri pentru persoanele care nu i-au ndeplinit n totalitate obiectivele individuale, din vina lor Neconcordan ntre gradul de realizare a obiectivelor individuale i aprecierea criteriilor de performan pentru titularul postului

0,5

0,3

0,2

2,5

0,5

0,3

0,2

1,8

0,5

0,3

0,2

1,5

0,5

0,3

0,2

1,8

1.11.5. Dac n etapa de valorificare a rapoartelor de evaluare sunt stabilite msuri n cazul obiectivelor individuale nerealizate de persoanele evaluate 1.11.6. Modul de asigurare a concordanei dintre aprecierea obiectivelor i aprecierea criteriilor de performan cu ocazia evalurii performanelor personalului 1.11.7. Dac interviurile sunt n timpul interviurilor de evaluare nu sunt organizate i realizate n procesul de analizate i soluionate obieciunile evaluare persoanelor evaluate

0,5

0,3

0,2

2,0

0,5

0,3

0,2

2,1

0,5

0,3

0,2

1,5

88

Criterii de analiz a riscurilor Nr

crt

Domeniul

Activiti/ obiective

Obiecte auditabile

Riscuri identificate

Aprecierea controlului intern

Aprecierea cantitativ

Aprecierea calitativ

Punctaj total

P1
50%

N1

P2
30%

N2

P3
20%

N3

1.12. Realitatea datelor cuprinse n tatul de funcii al direciei

1.11.8. Dac n rapoartele de evaluare sunt menionate nevoile de perfecionare a pregtirii profesionale pentru perioada urmtoare 1.12.1. Dac n tatul de funcii sunt cuprinse toate funciile i posturile direciei, grupate pe categorii i niveluri de salarizare 1.12.2. Modul de previzionare a resurselor financiare necesare finanrii cheltuielilor de personal la nivelul direciei 1.12.3. Dac tatul de funcii st la baza ntocmirii statului de personal 2.1.1. Modul de difuzare a informaiilor referitoare la impozitele i taxele locale, n vederea creterii gradului de conformare 2.1.2. Elaborarea de strategii de promovare a serviciilor oferite contribuabililor, referitoare la impozitele i taxele locale 2.1.3. Dac sunt organizate ntlniri i stabilite contacte periodice ntre entitate i contribuabili

Evaluarea performanelor individuale nu asigur identificarea nevoilor de instruire a personalului Statul de funcii nu definete corect i n totalitate funciile din cadrul direciei

0,5

0,3

0,2

2,3

0,5

0,3

0,2

2,5

Nu exist o estimare a resurselor financiare necesare finanrii cheltuielilor de personal pentru perioada urmtoare Preluarea incorect a datelor din tatul de funcii n vederea ntocmirii statului de personal Impozitele i taxele locale, termenele i nivelurile de plat nu sunt cunoscute de ctre contribuabili Promovarea serviciilor ctre contribuabili referitoare la impozitele i taxele locale nu se realizeaz n baza unei strategii Lipsa stabilirii de msuri de aplicat de ctre salariai n vederea apropiere contribuabililor

0,5

0,3

0,2

2,5

0,5

0,3

0,2

1,5

2.

Organizarea i desfurarea activitii de asisten a contribuabil u-lui

2.1. Implementarea de programe de mbuntire a imaginii entitii pe linia administrrii impozitelor i taxelor locale

0,5

0,3

0,2

1,8

0,5

0,3

0,2

2,0

0,5

0,3

0,2

2,5

89

Criterii de analiz a riscurilor Nr

crt

Domeniul

Activiti/ obiective

Obiecte auditabile

Riscuri identificate

Aprecierea controlului intern

Aprecierea cantitativ

Aprecierea calitativ

Punctaj total

P1
50%

N1

P2
30%

N2

P3
20%

N3

2.2. ncrederea contribuabililor n activitatea entitii cu privire la administrarea impozitelor i taxelor locale

2.1.4. Dac programul de lucru cu publicul este accesibil 2.1.5. Gradul de adecvare a materialelor informative puse la dispoziia contribuabilului 2.1.6. Eficacitatea ntlnirilor cu asociaiile de locatari n scopul ndrumrii i contientizrii acestora asupra plii voluntare a impozitelor i taxelor locale datorate 2.2.1. Dac sunt stabilite categoriile de informaii privind impozitele i taxele la care au acces contribuabilii 2.2.2. Dac facilitilor acordate la plata impozitelor i taxelor locale sunt promovate ca form de contientizare la plata voluntar 2.2.3. Fiabilitatea informaiilor electronice puse la dispoziia contribuabililor 2.2.4. Dac exist o interfa a siteului entitii care s conin informaii complete referitoare la impozitele i taxele locale

Programele de lucru nu sunt adaptate posibilitilor contribuabililor Materiale informative insuficiente sau care nu ofer informaii complete referitoare la impozitele i taxele locale ntlnirile cu asociaiile de locatari au caracter sporadic i nu asigur o contientizare adecvat a contribuabililor n ceea ce privete conformarea voluntar la plata impozitelor i taxelor locale Categoriile de informaii privind impozitele i taxele locale la care are acces contribuabilul nu sunt suficient delimitate Grad redus de conformare voluntar la plata impozitelor i taxelor locale, datorit necunoaterii facilitilor acordate Categoriile de informaii puse la dispoziia contribuabilului nu sunt fiabile Nu sunt disponibile pe internet toate informaiile referitoare la impozitele i taxele locale

0,5 0,5

2 2

0,3 0,3

2 2

0,2 0,2

1 2

1,8 2,0

0,5

0,3

0,2

1,4

0,5

0,3

0,2

2,5

0,5

0,3

0,2

2,0

0,5

0,3

0,2

2,2

0,5

0,3

0,2

1,5

90

Criterii de analiz a riscurilor Nr

crt

Domeniul

Activiti/ obiective

Obiecte auditabile

Riscuri identificate

Aprecierea controlului intern

Aprecierea cantitativ

Aprecierea calitativ

Punctaj total

P1
50%

N1

P2
30%

N2

P3
20%

N3

2.3. Dezvoltarea culturii comunicaional e n privina impozitelor i taxelor locale

3.

Organizarea evidenei pltitorilor de impozite i taxe locale

3.1. Conducerea evidenei dosarelor fiscale ale pltitorilor

2.2.5. Modul de soluionare i informare operativ a cetenilor cu privire la solicitrile sau petiiile depuse 2.3.1. Fiabilitatea aciunilor de prezentare prin mass-media privind informarea contribuabililor n legtur cu impozitele i taxele locale 2.3.2. Dac personalul responsabil cu asistena contribuabililor este instruit adecvat 2.3.3. Dac exist un sistem integrat de furnizare a informaiilor ctre contribuabili referitoare la impozitele i taxele locale care s fie pus la dispoziia contribuabililor n mod operativ i complet 3.1.1. Dac se conduce registrul de eviden a dosarelor fiscale 3.1.2. Constituirea i nregistrarea tuturor dosarelor fiscale 3.1.3. Dac este constituit dreptul de acces la dosarele fiscale 3.1.4. Reglementarea dreptului de acces la dosarele fiscale 3.1.5. Dac este constituit dosarul electronic al contribuabilului

Cererile formulate nu sunt soluionate n mod adecvat i n termen

0,5

0,3

0,2

1,5

Prezentare slab n mass-media a informaiilor referitoare la impozitele i taxele locale Calitatea informaiilor oferite de personalul entitii este neadecvat i insuficient Lipsa unui sistem de integrare a informaiilor referitoare la impozite i taxe locale, astfel nct acestea s fie oferite contribuabilului la o singur solicitare

0,5

0,3

0,2

2,5

0,5

0,3

0,2

2,5

0,5

0,3

0,2

2,0

Lipsa registrului de eviden a dosarelor fiscale Dosarele fiscale nu sunt constituite pentru toi contribuabilii Accesul tuturor ntregului personal la dosarele fiscale Lipsa cerinelor n baza crora o persoan s poat consulta un dosar fiscal Dosarul electronic al contribuabilului nu este constituit

0,5 0,5 0,5 0,5 0,5

2 3 3 1 2

0,3 0,3 0,3 0,3 0,3

1 2 2 2 2

0,2 0,2 0,2 0,2 0,2

2 2 2 2 2

1,7 2,5 2,5 1,5 2,0

91

Criterii de analiz a riscurilor Nr

crt

Domeniul

Activiti/ obiective

Obiecte auditabile

Riscuri identificate

Aprecierea controlului intern

Aprecierea cantitativ

Aprecierea calitativ

Punctaj total

P1
50%

N1

P2
30%

N2

P3
20%

N3

3.2. Constituirea dosarelor fiscale pentru persoanele fizice

3.1.6. Dac este organizat activitatea de consultare a dosarelor fiscale 3.1.7. Modalitile de scoatere a dosarului fiscal din gestiunea proprie 3.1.8. Scoaterea dosarului fiscal informatic din gestiunea operativ 3.1.9. Dac este condus registrul (lista) cu persoanele care au consultat dosarul fiscal 3.1.10. Dac personalul care gestioneaz dosarele fiscale este responsabilizat 3.2.1. Ataarea actului de identitate al contribuabilului 3.2.2. Ataarea declaraiilor de luare n eviden a obligaiilor de plat 3.2.3. Ataarea actelor de control fiscal 3.2.4. Ataarea deciziei de impunere 3.2.5. Ataarea tuturor celorlalte documente care privesc contribuabilul i relaia cu entitatea 3.2.6. Ataare dosar de executare silit 3.3.1. Ataarea actului de constituire a contribuabilului

Condiiile i programele de consultare a unui dosar fiscal nu sunt cunoscute Sustragerea dosarelor fiscale Folosirea informaiilor existente la dosarul fiscal n alte scopuri Persoanele care au consultat dosarul fiscal nu pot fi identificate Gestiunea dosarelor fiscale nu este stabilit n sarcina unui responsabil Imposibilitatea de contactare a contribuabilului Necunoaterea condiiilor de calcul a impozitelor i taxelor locale Situaia fiscal real a contribuabilului nu este cunoscut Lipsa informaiilor privind comunicarea creanelor de plat ctre contribuabil Lipsa de la dosarul fiscal a corespondenei dintre administraie i contribuabil Stadiul executrii silite nu este cunoscut Imposibilitatea de contactare a contribuabilului

0,5 0,5 0,5 0,5

2 3 2 2

0,3 0,3 0,3 0,3

1 1 2 1

0,2 0,2 0,2 0,2

1 3 2 2

1,5 2,4 2,0 1,7

0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5

2 3 3 1 2 3 3 3

0,3 0,3 0,3 0,3 0,3 0,3 0,3 0,3

1 1 1 1 2 2 3 1

0,2 0,2 0,2 0,2 0,2 0,2 0,2 0,2

2 3 1 1 2 2 1 1

1,7 2,4 2,0 1,0 2,0 2,5 2,6 2,0

3.3. Constituirea

92

Criterii de analiz a riscurilor Nr

crt

Domeniul

Activiti/ obiective dosarelor persoane juridice

Obiecte auditabile

Riscuri identificate

Aprecierea controlului intern

Aprecierea cantitativ

Aprecierea calitativ

Punctaj total

P1
50%

N1

P2
30%

N2

P3
20%

N3

3.4. Gestionarea dosarelor fiscale ale pltitorilor de impozite i taxe locale

3.3.2. Ataarea declaraiei de nregistrare fiscal 3.3.3. Ataarea copiei certificatului de nregistrare fiscal 3.3.4. Ataarea declaraiilor de luare n eviden ca pltitor de impozite i taxe locale 3.3.5. Ataarea declaraiilor de impunere privind obligaiile de plat 3.3.6. Ataarea actelor de control fiscal 3.3.7. Ataarea dosarului de executare silit 3.3.8. Ataarea tuturor celorlalte documente care privesc agentul economic i relaia acestuia cu entitatea 3.3.9. Ataarea documentelor primite de la contribuabil 3.4.1. Depunerea n ordine cronologic a documentelor la dosarul fiscal 3.4.2. Constituirea bazei de date computerizat a dosarelor fiscale 3.4.3. Constituirea pe ani a dosarelor fiscale

Lipsa declaraiei de nregistrare fiscal Necunoaterea datelor de identificare a contribuabilului Necunoaterea condiiilor de calcul a impozitelor i taxelor locale Lipsa informaiilor privind comunicarea creanelor de plat ctre contribuabil Situaia fiscal real a contribuabilului nu este cunoscut Stadiul ncasrii debitelor restante nu este cunoscut integral Corespondena ntre administraie i contribuabil nu este cunoscut n totalitate 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 2 1 2 2 2 0,3 0,3 0,3 0,3 0,3 1 2 2 3 1 0,2 0,2 0,2 0,2 0,2 2 2 3 3 3 1,7 1,5 2,2 2,5 1,9

0,5

0,3

0,2

1,7

Lipsa documentelor de la dosarul fiscal primite de la contribuabil Pierderea unor documente ale dosarului fiscal Imposibilitatea reconstituirii dosarului fiscal n cazul pierderii informaiei Parcurgerea dificil a dosarului fiscal cu ocazia analizei i verificrii

0,5 0,5 0,5

2 2 2

0,3 0,3 0,3

3 3 1

0,2 0,2 0,2

3 3 1

2,5 2,5 1,5

93

Criterii de analiz a riscurilor Nr

crt

Domeniul

Activiti/ obiective

Obiecte auditabile

Riscuri identificate

Aprecierea controlului intern

Aprecierea cantitativ

Aprecierea calitativ

Punctaj total

P1
50%

N1

P2
30%

N2

P3
20%

N3

4.

4.1. Stabilirea Stabilirea impozitelor i impozitului pe taxelor locale cldiri pentru

persoane fizice

3.4.4. Pstrarea n condiii de securitate i adecvate a dosarelor fiscale 3.4.5. Numerotarea i opisarea dosarelor fiscale 3.4.6. Pstrarea n condiii de securitate a dosarelor fiscale 3.4.7. Dac dosarelor fiscale sunt arhivate 4.1.1. Dac sunt identificate toate persoanelor fizice care dein n proprietate cldiri 4.1.2. Identificarea concesionarilor, locatarilor, titularilor drepturilor de administrare sau folosin a locuinei pentru cldirile proprietate public sau privat a statului, date n concesiune, administrare sau nchiriere 4.1.3. Dac cldirile pentru care nu se datoreaz impozit sunt corect ncadrate n aceast categorie 4.1.4. Dac cotele de impozitare sunt aplicate corect

Degradarea dosarelor urmare condiiilor improprii de pstrare Rtcirea unor documente ale dosarului fiscal Furtul sau dispariia dosarului fiscal Imposibilitatea consultrii ulterioare a dosarului fiscal Evidene incomplete privind pltitorii de impozite i taxe locale Cldiri aparinnd proprietii publice sau private a statului, date n concesionare, administrare sau nchiriere i pentru care nu se pltesc impozite 0,5 0,5 0,5 0,5 2 2 2 2 0,3 3 0,3 0,3 2 1 2 2 0,2 0,2 0,2 0,2 1 1 1 1 1,8 1,5 1,8 1,8

0,5

0,3

0,2

1,5

Acordarea incorect de scutiri la plata impozitului pe cdiri ca urmare a declaraiilor neconforme Baze de impozitare subdimensionate

0,5

0,3

0,2

2,4

0,5

0,3

0,2

1,9

94

Criterii de analiz a riscurilor Nr

crt

Domeniul

Activiti/ obiective

Obiecte auditabile

Riscuri identificate

Aprecierea controlului intern

Aprecierea cantitativ

Aprecierea calitativ

Punctaj total

P1
50%

N1

P2
30%

N2

P3
20%

N3

4.1.5. Dac suprafeele reale construite sunt stabilite corect n vederea impozitrii i dac sunt aplicate corespunztor coeficienii de calcul a impozitului 4.1.6. Conformitatea ajustrilor valorii impozabile a cldirii 4.1.7. Conformitatea aplicrii reducerilor sau coeficientului de corecie asupra valorilor de impozitare 4.1.8. Dac sunt aplicate cotele majorate pentru persoanele care dein n proprietate mai multe cldiri 4.1.9. Depunerea declaraiilor fiscale 4.1.10. Emiterea deciziilor de impunere 4.2.1. Dac sunt identificate toate persoanele juridice care dein n proprietate cldiri 4.2.2. Identificarea concesionarilor, locatarilor, titularilor drepturilor de administrare sau folosin a locuinei pentru cldirile proprietate public sau privat a statului date n concesiune, administrare sau nchiriere

Declararea incorect a suprafeelor reale construite 0,5 2 0,3 1 0,2 1 1,5

Aplicarea eronat a ajustrilor Coeficieni de corecie aplicai eronat asupra valorilor de impozitare Neimpozitarea corect a tuturor cldirilor pe care le deine n proprietate un contribuabil Declaraii incorecte cu privire la datele construciei Impozite stabilite n neconcordan cu suprafeele construite Existena unor persoane juridice care dein n patrimoniu cldiri pe care nu le declar Cldiri aparinnd proprietii publice sau private a statului, date n concesionare, administrare sau nchiriere i pentru care nu se pltesc impozite

0,5 0,5

2 2

0,3 0,3

3 1

0,2 0,2

3 3

2,5 1,9

0,5 0,5 0,5 0,5

1 1 2 2

0,3 0,3 0,3 0,3

3 3 3 1

0,2 0,2 0,2 0,2

1 2 3 1

1,6 1,8 2,5 1,5

4.2. Stabilirea impozitului pe cldiri pentru persoane juridice

0,5

0,3

0,2

2,2

95

Criterii de analiz a riscurilor Nr

crt

Domeniul

Activiti/ obiective

Obiecte auditabile

Riscuri identificate

Aprecierea controlului intern

Aprecierea cantitativ

Aprecierea calitativ

Punctaj total

P1
50%

N1

P2
30%

N2

P3
20%

N3

4.2.3. Conformitatea valorii de inventar a cldirii i calculul impozitului pe cldire 4.2.4. Stabilirea i calculul impozitului pe cldiri n cazul amortizrii integrale a cldirii 4.2.5. Stabilirea i calculul impozitului pe cldiri n cazul reevalurii cldirii 4.2.6. Stabilirea i calculul impozitului pe cldiri n cazul n care nu a fost reevaluat pentru o perioad mai mare de 3 ani 4.2.7. Depunerea declaraiilor de impunere 4.2.8. Impozitarea cldirilor n cazul dobndirii, nstrinrii sau modificrii 4.2.9. Stabilirea termenelor de plat 4.2.10. Evidenierea impozitelor ncasate pe cldiri 4.2.11. Dac bonificaiile pentru plata n avans sunt acordate corect 4.2.12. Dac bazele de impozitare sunt stabilite corect 4.3.1. Dac sunt identificate toate persoanele deintoare de terenuri

Aplicarea cotelor de impozitare asupra altor valori Impozite stabilite incorect n sarcina contribuabilului Subdimensionarea cotelor de impozit ca urmare a unor reevaluri subdimensionate Aplicarea cotelor de impozitare asupra unor baze de impozitare mai mici datorit nerealizrii reevalurilor Declaraii eronate Neimpozitarea cldirilor ca urmare a schimbrii proprietarilor, sau a modificrilor/ modernizrilor efectuate Depirea termenelor scadente Operarea eronat, n alte conturi, a impozitului ncasat Deduceri eronate la impozitul pe cldiri Baze de impozitare stabilite sau declarate eronat Deinerea de terenuri n proprietate i nedeclararea lor

0,5

0,3

0,2

2,5

0,5 0,5

2 1

0,3 0,3

2 1

0,2 0,2

3 1

2,2 1,0

0,5

0,3

0,2

2,5

0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5

1 3 1 1 3 1 2

0,3 0,3 0,3 0,3 0,3 0,3 0,3

1 1 3 2 2 1 1

0,2 0,2 0,2 0,2 0,2 0,2 0,2

3 2 2 2 2 3 2

1,4 2,2 1,8 1,5 2,5 1,4 1,7

4.3. Stabilirea impozitului pe

96

Criterii de analiz a riscurilor Nr

crt

Domeniul

Activiti/ obiective teren

Obiecte auditabile

Riscuri identificate

Aprecierea controlului intern

Aprecierea cantitativ

Aprecierea calitativ

Punctaj total

P1
50%

N1

P2
30%

N2

P3
20%

N3

4.3.2. Identificarea concesionarilor, locatarilor, titularilor drepturilor de administrare sau folosin pentru terenurile proprietate public sau privat a statului date n concesiune, administrare sau nchiriere 4.3.3. Dac scutirilor de impozit sunt acordate corect contribuabililor 4.3.4. Dac stabilirea i calculul impozitului pentru terenurile intravilane ncadrate n categoria construcii este realizat corect 4.3.5. Dac stabilirea i calculul impozitului pentru terenurile intravilane ncadrate n alt categorie de folosin este realizat corect 4.3.6. Dac stabilirea i calculul impozitului pentru terenurile extravilane este realizat corect 4.3.7. Depunerea declaraiilor privind achiziia terenurilor, precum i a celor privind modificarea folosinei terenului 4.3.8. Dac stabilirea plii impozitelor i evidenierea impozitelor ncasate se face corect

Terenuri aparinnd proprietii publice sau private a statului date n concesiune, administrare sau nchiriere i pentru care nu se pltesc impozite

0,5

0,3

0,2

1,8

Scutiri eronate la plata impozitului pe teren Neaplicarea cotelor de impozitare asupra ntregii suprafee nregistrat ca fiind n categoria construcii ncadrarea pentru impozitare a terenului n alt categorie de folosin, pentru care impozitul este mult mai mic Neimpozitarea terenurilor ncadrate ca fiind agricole Neimpozitarea terenurilor ca urmare a nedeclarrii lor sau impozitarea n vechea categorie de folosin Impozite calculate sau evideniate eronat

0,5

0,3

0,2

2,3

0,5

0,3

0,2

1,5

0,5

0,3

0,2

2,0

0,5

0,3

0,2

2,2

0,5

0,3

0,2

2,8

0,5

0,3

0,2

1,2

97

Criterii de analiz a riscurilor Nr

crt

Domeniul

Activiti/ obiective

Obiecte auditabile

Riscuri identificate

Aprecierea controlului intern

Aprecierea cantitativ

Aprecierea calitativ

Punctaj total

P1
50%

N1

P2
30%

N2

P3
20%

N3

4.4. Stabilirea impozitului asupra mijloacelor de transport

4.3.9. Acordarea bonificaiilor pentru plile anticipate 4.4.1. Dac sunt identificai contribuabilii care dein n posesie mijloace auto 4.4.2. Dac sunt acordate scutiri la plata impozitului asupra mijloacelor auto 4.4.3. Dac calculul impozitului asupra mijloacelor auto se face n funcie de tipul, capacitatea cilindric i masa total a mijlocului auto 4.4.4. Depunerea declaraiilor cu privire la mijloacele auto 4.4.5. Plata impozitului asupra mijloacelor auto

Bonificaii acordate eronat sau peste termenele limit Nenregistrarea tuturor posesorilor de mijloace auto Acordarea eronat de scutiri de la plata impozitului asupra mijloacelor auto Determinarea eronat a impozitului fa de tipul, capacitatea sau masa real a mijlocului auto

0,5 0,5

2 1

0,3 0,3

3 1

0,2 0,2

2 3

2,3 1,4

0,5

0,3

0,2

2,7

0,5

0,3

0,2

1,9

4.5. Stabilirea taxelor pentru eliberarea certificatelor, avizelor i autorizaiilor

Nencasarea n totalitate a impozitelor datorate Nencasarea impozitului sau nregistrarea eronat a acestuia n evidene n raport cu titularul real al plii efectuate 4.4.6. Acordarea bonificaiilor pentru Bonificaii acordate eronat sau n afara plata n avans termenelor stabilite 4.5.1. Dac exist o evideniere a Date incomplete cu privire la contribuabilii contribuabililor crora le sunt eliberate crora le-au fost eliberate autorizaii autorizaii 4.5.2. Stabilirea i ncasarea taxei Determinarea i ncasarea eronat a taxei pentru eliberarea certificatului de pentru eliberarea certificatului de urbanism urbanism

0,5 0,5 0,5 0,5

1 2 3 1

0,3 0,3 0,3 0,3

1 1 2 2

0,2 0,2 0,2 0,2

3 1 2 2

1,4 1,6 2,5 1,5

0,5

0,3

0,2

2,5

98

Criterii de analiz a riscurilor Nr

crt

Domeniul

Activiti/ obiective

Obiecte auditabile

Riscuri identificate

Aprecierea controlului intern

Aprecierea cantitativ

Aprecierea calitativ

Punctaj total

P1
50%

N1

P2
30%

N2

P3
20%

N3

4.5.3. Stabilirea i ncasarea taxei pentru eliberarea autorizaiei de construire locuin 4.5.4. Stabilirea i ncasarea taxei pentru eliberarea autorizaiei pentru efectuarea de foraje i excavri 4.5.5. Stabilirea i ncasarea taxei pentru eliberarea autorizaiei necesar pentru lucrrile de organizare antier 4.5.6. Stabilirea i ncasarea taxei pentru eliberarea autorizaiei de construire pentru chiocuri, tonete, panouri de afiaj etc. 4.5.7. Stabilirea i ncasarea taxei pentru eliberarea autorizaiei de construire cldiri altele dect cele folosite ca locuine 4.5.8. Stabilirea i ncasarea taxei pentru eliberarea autorizaiei de desfiinare a unei construcii 4.5.9. Stabilirea i ncasarea taxei pentru prelungirea autorizaiilor de orice fel 4.5.10. Stabilirea i ncasarea taxei pentru eliberarea autorizaiilor pentru desfurarea de activiti economice

Determinarea i ncasarea eronat a taxei n raport cu caracteristicile constructive ale cldirii Determinarea i ncasarea eronat a taxei n raport activitile declarate Realizarea de lucrri de organizare antier cu ocazia realizrii de construcii i neimpozitarea acestora Determinarea i ncasarea eronat a taxei n raport cu dimensiunile i caracteristicile construciilor Determinarea i ncasarea eronat a taxei n raport cu tipul construciei i caracteristicile acesteia Determinarea i ncasarea eronat a taxei n raport cu construcia desfiinat Desfurarea n continuare a activitilor fr a se solicita prelungirea autorizaiilor i ca atare fr plata taxelor datorate Determinarea i ncasarea eronat a taxelor ca urmare a aprobrii desfurrii de activiti economice.

0,5

0,3

0,2

2,0

0,5

0,3

0,2

1,5

0,5

0,3

0,2

2,5

0,5

0,3

0,2

1,8

0,5

0,3

0,2

2,7

0,5

0,3

0,2

1,5

0,5

0,3

0,2

2,5

0,5

0,3

0,2

1,7

99

Criterii de analiz a riscurilor Nr

crt

Domeniul

Activiti/ obiective

Obiecte auditabile

Riscuri identificate

Aprecierea controlului intern

Aprecierea cantitativ

Aprecierea calitativ

Punctaj total

P1
50%

N1

P2
30%

N2

P3
20%

N3

4.6. Stabilirea taxei pentru folosirea mijloacelor de reclam i publicitate

4.5.11. Stabilirea i ncasarea taxei pentru eliberarea autorizaiilor sanitare 4.5.12. Stabilirea i ncasarea taxei pentru eliberarea certificatului de productor 4.5.13. Scutiri acordate pentru eliberarea certificatelor, avizelor i autorizaiilor 4.6.1. Depunerea declaraiei de impunere privind taxa pentru afiaj n scop de reclam i publicitate 4.6.2. Dac este emis titlul de crean privind individualizarea creanei privind taxa pentru afiaj n scop de reclam i publicitate 4.6.3. Dac se stabilete din oficiu taxa pentru afiaj n scop de reclam i publicitate n cazul n care nu este declarat 4.6.4. Depunerea declaraiei de impunere privind taxa pentru servicii de reclam i publicitate 4.6.5. Emiterea deciziei de impunere privind stabilirea taxei pentru servicii de reclam i publicitate

Determinarea i ncasarea eronat a taxei pentru eliberarea autorizaiilor sanitare Determinarea i ncasarea eronat a taxei n raport cu activitile menionate n certificat Aplicarea eronat a scutirilor pentru eliberarea de certificate, autorizaii sau avize Necunoaterea pltitorilor

0,5 0,5

3 2

0,3 0,3

2 1

0,2 0,2

1 1

2,3 1,5

0,5

0,3

0,2

2,5

0,5 Crean determinat i stabilit eronat 0,5 Necalcularea taxei pentru afiaj n cazul n care nu este declarat

0,3

0,2

2,0

0,3

0,2

2,4

0,5

0,3

0,2

1,5

Necunoaterea pltitorilor taxei de reclam i publicitate Determinarea i stabilirea eronat a taxei pentru reclam i publicitate

0,5

0,3

0,2

2,5

0,5

0,3

0,2

1,8

100

Criterii de analiz a riscurilor Nr

crt

Domeniul

Activiti/ obiective

Obiecte auditabile

Riscuri identificate

Aprecierea controlului intern

Aprecierea cantitativ

Aprecierea calitativ

Punctaj total

P1
50%

N1

P2
30%

N2

P3
20%

N3

4.7. Stabilirea impozitului pe spectacole

4.6.6. Calculul nivelului taxelor pentru afiaj sau servicii de reclam i publicitate 4.6.7. Evidenierea taxelor pentru afiaj sau servicii de reclam i publicitate 4.7.1. Depunerea declaraiilor de impunere privind spectacolele organizate i nregistrarea acestora 4.7.2. Dac tarifele pe spectacole sunt anunate 4.7.3. Calculul impozitului pe spectacole 4.7.4. Conformitatea declaraiilor decont privind veniturile ncasate din spectacolele organizate 4.7.5. Evidenierea impozitului pe spectacole 4.7.6. Dac biletele i abonamentele privind spectacolele organizate sunt declarate 4.7.7. Aplicarea sanciunilor pentru declararea neconform sau nedeclararea obligaiilor de plat din organizarea de spectacole

Aplicarea cotelor de impozitare la baze de calcul incorecte nregistrarea eronat a taxei n alte conturi dect cel al contribuabilului Necunoatere spectacolelor organizate i pentru care se datoreaz impozit Practicarea altor tarife Aplicarea cotelor de impozitare asupra unor baze de impozitare eronate Declararea unor venituri mai mici ncasate din organizarea de spectacole nregistrarea eronat n alte conturi dect cel al contribuabilului Bilete utilizate i nenregistrate la administraia fiscal Neaplicarea de sanciuni

0,5

0,3

0,2

1,5

0,5

0,3

0,2

1,8

0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5

2 2 1 3 3 3

0,3 0,3 0,3 0,3 0,3 0,3

2 3 2 2 2 2

0,2 0,2 0,2 0,2 0,2 0,2

2 1 2 1 2 2

2,0 2,1 1,5 2,3 2,5 2,5

0,5

0,3

0,2

1,5

101

Criterii de analiz a riscurilor Nr

crt

Domeniul

Activiti/ obiective 4.8. Stabilirea taxei hoteliere

Obiecte auditabile

Riscuri identificate

Aprecierea controlului intern

Aprecierea cantitativ

Aprecierea calitativ

Punctaj total

P1
50%

N1

P2
30%

N2

P3
20%

N3

4.9. Stabilirea taxelor speciale

4.8.1. Dac sunt identificai contribuabilii pltitori de tax hotelier 4.8.2. Calculul i ncasarea taxei hoteliere 4.8.3. Depunerea declaraiilor privind taxele hoteliere 4.8.4 Scutiri acordate la plata taxei hoteliere 4.9.1. Dac sunt identificai contribuabilii pltitori de taxe speciale 4.9.2. Stabilirea i ncasarea taxelor speciale 4.10.1. Dac sunt identificai contribuabilii pltitori de alte taxe speciale 4.10.2. Stabilirea i ncasarea altor taxe 4.10.3. ncasarea i evidenierea taxelor de timbru 4.10.4. ncasarea i evidenierea amenzilor

Baze de date incomplete privind contribuabilii care desfoar activiti turistice Baze de impozitare incorecte Necunoaterea modului de determinare a taxelor hoteliere Acordarea eronat de scutiri la plata taxelor hoteliere Realizarea de activiti pentru care sunt solicitate taxe speciale i care nu sunt declarate n vederea impozitrii Determinarea i ncasarea eronat a acestor taxe Contribuabili care exercit anumite activiti supuse unor taxe datorate administraiei locale nu sunt identificai i impozitai Determinarea i ncasarea eronat a acestor taxe Evidenierea eronat a taxelor de timbru ncasate Neaplicarea n totalitate a amenzilor pentru svrirea de nereguli n declararea calculul, evidenierea i plata impozitelor i taxelor locale

0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5

2 2 3 2 2 1

0,3 0,3 0,3 0,3 0,3 0,3

2 2 2 2 2 1

0,2 0,2 0,2 0,2 0,2 0,2

1 2 2 1 2 3

1,8 2,0 2,5 1,8 2,0 1,4

4.10. Stabilirea altor taxe locale

0,5

0,3

0,2

2,5

0,5 0,5

2 3

0,3 0,3

2 1

0,2 0,2

2 2

2,0 2,2

0,5

0,3

0,2

1,5

102

Criterii de analiz a riscurilor Nr

crt

Domeniul

Activiti/ obiective 5.1. Elaborarea programelor de control

Obiecte auditabile

Riscuri identificate

Aprecierea controlului intern

Aprecierea cantitativ

Aprecierea calitativ

Punctaj total

P1
50%

N1

P2
30%

N2

P3
20%

N3

Verificarea legalitii i conformitii declaraiilor fiscale i a ndeplinirii obligaiilor de ctre contribuabili

5.1.1. Dac la elaborarea programelor de control se are n vedere toi contribuabilii pltitori de impozite i taxe locale 5.1.2. Dac la elaborarea programelor de control se are n vedere contribuabili care nu-i declar impozitele i taxele locale 5.1.3. Dac la elaborarea programelor de control se are n vedere cuprinderea contribuabililor n funcie de tipurile de impozite i taxe pe care le datoreaz 5.1.4. Stabilirea tematicilor de control 5.1.5. Stabilirea perioadei de efectuare a controlului 5.1.6. Elaborarea programelor de control 5.2.1. Dac se realizeaz analiza dosarului fiscal al contribuabilului 5.2.2. Dac se realizeaz consultarea serviciilor care dein informaii despre contribuabilul supus controlului 5.2.3. Dac se verific declaraiile de impunere depuse i a plilor efectuate

Contribuabili pltitori de impozite i taxe neidentificai

0,5

0,3

0,2

1,5

Surse insuficiente de informaii pentru identificarea tuturor impozitelor i taxelor locale pe car ele datoreaz contribuabilii Prioritizarea incorect a contribuabililor supui controlului

0,5

0,3

0,2

2,5

0,5

0,3

0,2

2,5

5.2. Pregtirea controlului

Realizarea de controale fr a exista o tematic clar de control Realizarea de controale n alte perioade dect cele planificate Programe de control neadaptate necesitilor Realizarea de controale fr a fi analizat n prealabil dosarul fiscal al contribuabilului respectiv Obinerea de informaii insuficiente privind contribuabilul i obligaiile sale de plat Necunoaterea obligaiilor declarate i a plilor efectuate

0,5 0,5 0,5 0,5

2 2 3 3

0,3 0,3 0,3 0,3

2 1 2 2

0,2 0,2 0,2 0,2

2 2 2 2

2,0 1,7 2,5 2,5

0,5 0,5

1 2

0,3 0,3

2 2

0,2 0,2

2 2

1,5 2,0

103

Criterii de analiz a riscurilor Nr

crt

Domeniul

Activiti/ obiective

Obiecte auditabile

Riscuri identificate

Aprecierea controlului intern

Aprecierea cantitativ

Aprecierea calitativ

Punctaj total

P1
50%

N1

P2
30%

N2

P3
20%

N3

5.3. Efectuarea controlului

5.2.4. Dac se analizeaz ultimul control efectuat 5.3.1. ntiinarea contribuabilului 5.3.2. Prezentarea la contribuabil i respectarea perioadei de control 5.3.3. Examinarea nscrisurilor i formularea constatrilor 5.3.4. Verificarea realitii bazei asupra creia se calculeaz i se determin impozitele i taxele locale 5.3.5. Dac se analizeaz toate impozitele i taxele locale datorate de contribuabil 5.3.6. Dac sunt stabilite diferene de impozite i taxe 5.3.7. ntocmirea proceselor verbale de control 5.3.8. Aplicarea sanciunilor pentru abaterile constatate i sancionate de lege 5.3.9. Dac probele constituite sunt suficiente pentru susinerea constatrilor

Necunoaterea msurilor dispuse la ultimul control Contribuabilul nu are cunotin de controlul ce se va efectua Lipsa disponibilitii responsabililor sau contribuabilului ca urmare a exercitrii controlului n alte perioade Constatri nesusinute de dovezi Erori n determinarea bazelor de impozitare la care sunt aplicate cotele de impozit Necuprinderea n control a tuturor taxelor i impozitelor locale datorate Lipsa informaiilor pentru a determina i stabili corect impozitele i taxele locale datorate Prezentarea i descrierea incomplet a constatrilor privind impozitele i taxele locale verificate Neaplicarea sanciunilor pentru abaterile constatate Necolectarea probelor necesare n susinerea constatrilor efectuate

0,5 0,5 0,5 0,5 0,5

2 3 2 2 2

0,3 0,3 0,3 0,3 0,3

1 1 2 1 1

0,2 0,2 0,2 0,2 0,2

1 3 2 2 2

1,5 2,4 2,0 1,7 1,7

0,5

0,3

0,2

2,4

0,5

0,3

0,2

2,0

0,5

0,3

0,2

1,0

0,5

0,3

0,2

2,0

0,5

0,3

0,2

2,5

104

Criterii de analiz a riscurilor Nr

crt

Domeniul

Activiti/ obiective

Obiecte auditabile

Riscuri identificate

Aprecierea controlului intern

Aprecierea cantitativ

Aprecierea calitativ

Punctaj total

P1
50%

N1

P2
30%

N2

P3
20%

N3

5.4. Valorificarea rezultatelor controlului

5.3.10. Semnarea actelor de control, nregistrarea acestora i menionarea c acestea constituie titluri de crean 5.3.11. Dac sunt programate i realizate controale inopinate privind urmrirea declarrii corecte i n totalitate a impozitelor i taxelor locale 5.4.1. Avizarea actelor de control de ctre administraia fiscal 5.4.2. nregistrarea actelor de control 5.4.3. Dac impozitele i taxele stabilite prin actele de control sunt nregistrate corect 5.4.4. Transmiterea actelor de control la dosarul fiscal al contribuabilului 6.1.1. Realitatea debitelor aflate n eviden 6.1.2. Contientizarea contribuabililor privind plata acestora 6.1.3. Dac este pstrat o legtur permanent cu debitorii n vederea conformrii la plata debitelor 6.1.4. Modul de acordare a facilitilor la plata impozitelor i taxelor locale

Refuzul de a semna actul de control, lipsa meniunii referitoare c respectivul act constituie titlu de crean Planificarea sumar a activitilor privind depistarea contribuabililor care nu-i declar impozitele i taxele locale sau care le declar incomplet nregistrarea de acte de control neavizate de ctre conducere ntocmirea de acte de control i nenregistrarea lor la organul fiscal nregistrri eronate sau duble de impozite i taxe datorate de contribuabili ca urmare att a declarrii ct i a controlului Actul de control nu se comunic la dosarul fiscal Evidene incomplete, debite pentru care nu exist confirmri Lipsa de informare a contribuabililor cu privire la termenele i obligaiile de plat Grad sczut de conformare a contribuabililor la plata impozitelor i taxelor locale datorate Lipsa de comunicare cu privire la facilitile acordate pentru plata n avans a debitelor

0,5

0,3

0,2

2,6

0,5

0,3

0,2

2,0

0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5

2 1 2 2 2 2 2

0,3 0,3 0,3 0,3 0,3 0,3 0,3

1 2 2 3 2 1 3

0,2 0,2 0,2 0,2 0,2 0,2 0,2

2 2 3 3 2 2 3

1,7 1,5 2,2 2,5 2,2 1,7 2,5

6.

6.1. Evidena Colectarea impozitelor i creanelor taxelor locale aferente

impozitelor i taxelor locale

0,5

0,3

0,2

2,5

105

Criterii de analiz a riscurilor Nr

crt

Domeniul

Activiti/ obiective

Obiecte auditabile

Riscuri identificate

Aprecierea controlului intern

Aprecierea cantitativ

Aprecierea calitativ

Punctaj total

P1
50%

N1

P2
30%

N2

P3
20%

N3

6.2. Scutiri acordate la plata impozitelor i taxelor locale 6.3. Efectuarea compensrilor n stingerea debitelor

6.1.5. ntiinarea de plat a contribuabililor la scadena debitelor 6.1.6. Contientizarea contribuabililor asupra plii voluntare a impozitelor i taxelor locale 6.2.1. Scutiri acordate persoanelor fizice pentru fiecare impozit sau tax local datorat 6.2.2. Scutiri acordate persoanelor juridice pentru fiecare impozit sau tax local datorat 6.3.1. Realizarea compensrilor la solicitarea debitorului, cu sume virate n plus sau de restituit de la bugetul local 6.3.2. Conformitatea sumelor de compensat 6.3.3. Elaborarea procesului verbal de compensare, a notei de compensare, a referatului de compensare i a centralizatorului compensrilor 6.3.4. Dac sunt efectuate nregistrrile n baza de date privind sumele compensate i este actualizat situaia contribuabilului

Lipsa ntiinri contribuabililor cu privire la scadena debitelor Lipsa mijloacelor de contientizare a contribuabililor Acordarea eronat a scutirilor la plata impozitelor i taxelor locale Acordarea scutirilor la plata impozitelor i taxelor locale fr a avea o baz legal Incertitudinea privind sumelor virate n plus de ctre contribuabil

0,5 0,5

2 3

0,3 0,3

1 1

0,2 0,2

1 3

1,5 2,4

0,5

0,2

1,5

0,5

0,3

0,2

1,8

0,5

0,3

0,2

1,8

Sumele de compensat nu sunt justificate i confirmate ca urmare a unor controale ntocmirea incomplet a documentelor de compensare, inclusiv a aprobrilor responsabililor n drept nregistrri eronate n baza de date a contribuabilului privind compensrile efectuate

0,5

0,3

0,2

1,5

0,5

0,3

0,2

2,4

0,5

0,3

0,2

1,9

106

Criterii de analiz a riscurilor Nr

crt

Domeniul

Activiti/ obiective 6.4. Calculul de penaliti i majorri de ntrziere 6.5. Majorarea impozitelor i taxelor locale

Obiecte auditabile

Riscuri identificate

Aprecierea controlului intern

Aprecierea cantitativ

Aprecierea calitativ

Punctaj total

P1
50%

N1

P2
30%

N2

P3
20%

N3

7.

Stingerea prin executare silit a creanelor fiscale aferente impozitelor i taxelor locale

7.1. Evidena debitelor restante

6.4.1. Corectitudinea penalitilor i majorrilor de ntrziere calculate pentru neplata la termen a impozitelor i taxelor locale 6.5.1. Regularitatea msurilor de majorare a impozitelor i taxelor locale 6.5.2. Dac sunt comunicate ctre contribuabili impozitele i taxele majorate 7.1.1. Identificarea debitelor restante 7.1.2. Conformitatea exigibilitii debitelor restante 7.1.3. Identificarea n termen a debitelor restante i dispunerea msurilor de executare silit 7.2.1. nfiinarea titlurilor executorii i comunicarea acestora ctre debitori 7.2.2. ntocmirea i comunicarea ntiinrilor de plat 7.2.3. Realitatea debitelor menionate n titlurile executorii 7.2.4. Formalizarea de ctre responsabili a titlurilor executorii

Aplicarea incorect a cotelor de majorri sau penaliti asupra bazelor de calcul, nerealizarea calculului pentru ntreaga perioada pentru care se datoreaz Dispunerea de majorri de impozite i taxe locale peste limitele legale Neinformarea contribuabililor n legtur cu impozitele i taxele datorate suplimentar Debitele restante nu sunt evideniate distinct i nu sunt cunoscute n termen Debitele restante nu sunt puse de acord cu debitorul Prescrierea debitelor

0,5

0,3

0,2

1,5

0,5

0,3

0,2

2,5

0,5 0,5 0,5 0,5

2 2 2 2 3 1 2 1

0,3 0,3 0,3 0,3 0,3 0,3 0,3 0,3

1 1 2 2 3 1 3 1

0,2 0,2 0,2 0,2 0,2 0,2 0,2 0,2

3 1 2 3 2 2 2 3

1,9 1,5 2,0 2,2 2,8 1,2 2,3 1,4

7.2. ntocmirea titlului executoriu

Contestarea titlurilor executorii pe motiv c nu are cunotin de acestea Debitul datorat de contribuabil nu constituie o crean exigibil Debitele restante menionate n titlurile executorii difer de cele din eviden i nu conin majorrile i penalitile calculate Semnarea titlurilor executorii nu este realizat de ctre persoanele mputernicite

0,5 0,5 0,5 0,5

107

Criterii de analiz a riscurilor Nr

crt

Domeniul

Activiti/ obiective 7.3. Constituirea dosarului de executare silit

Obiecte auditabile

Riscuri identificate

Aprecierea controlului intern

Aprecierea cantitativ

Aprecierea calitativ

Punctaj total

P1
50%

N1

P2
30%

N2

P3
20%

N3

7.3.1. Constituirea dosarului de executare silit 7.3.2. Existena dovezilor privind titlul de crean i comunicarea acestuia contribuabilului 7.3.3. Constituirea n termenul de prescripie a dosarului de executare silit 7.4.1. ntocmirea n termen a somaie de la constituirea dosarului de executare silit 7.4.2. ntocmirea somaiei pentru ntregul debit restant 7.4.3. Cuprinderea ntregului debit n somaie, a naturii acestuia i a titlului executoriu 7.4.4. Comunicarea somaiei i confirmarea primirii acesteia de ctre debitor 7.5.1. Identificarea tuturor conturilor bancare ale debitorului 7.5.2. nfiinarea de popriri pentru ntregul debit restant 7.5.3. nfiinarea de popriri asupra tuturor conturilor bancare ale debitorului

Dosarul de executare silit nu este constituit n termen de la exigibilitatea debitului restant Titlul de crean nu are la baz o declaraie a contribuabilului, o declaraie de impunere sau un act de control Prescrierea debitelor

0,5

0,3

0,2

2,7

0,5

0,3

0,2

1,9

0,5 ntocmirea cu ntrzierea a somaiei 0,5 Necuprinderea tuturor debitelor restante n somaie Menionarea debitului restant n somaie fr defalcarea pe componente i accesorii Suspendarea procedurii de executare silit ca urmare a lipsei confirmrilor de primire Conturile bancare utilizate de contribuabil nu sunt cunoscute n totalitate nfiinarea de popriri pentru debite mai mici nfiinarea de popriri doar pentru anumite conturi deschise de contribuabil la bnci 0,5 0,5

0,3

0,2

1,4

7.4. ntocmirea i comunicarea somaiei

2 3 1

0,3 0,3 0,3

1 2 2

0,2 0,2 0,2

1 2 2

1,6 2,5 1,5

0,5 0,5 0,5 0,5

3 2 2 3

0,3 0,3 0,3 0,3

2 2 1 2

0,2 0,2 0,2 0,2

2 2 1 2

2,5 2,0 1,5 2,5

7.5. nfiinarea popririlor

108

Criterii de analiz a riscurilor Nr

crt

Domeniul

Activiti/ obiective

Obiecte auditabile

Riscuri identificate

Aprecierea controlului intern

Aprecierea cantitativ

Aprecierea calitativ

Punctaj total

P1
50%

N1

P2
30%

N2

P3
20%

N3

7.5.4. Confirmarea bncii privind nfiinarea popririi 7.5.5. ntiinarea debitorului asupra nfiinrii popririlor 7.5.6. nfiinarea popririlor n termen de la comunicarea somaiei 7.5.7. Identificarea terilor poprii, nfiinarea de popriri asupra acestora i confirmarea nfiinrii popririi 7.5.8. Reinerea de ctre banc a debitelor i plata acestora ctre unitatea administrativ teritorial 7.6.1. Stabilirea debitelor restante, n urma comunicrii somaiilor i nfiinrii popririlor 7.6.2. Identificarea bunurilor urmribile ale debitorului 7.6.3. nfiinarea sechestrelor asupra bunurilor urmribile 7.6.4. nfiinarea de sechestre pn la nivelul debitelor restante 7.6.5. Ridicarea sau lsarea n custodie a bunurilor sechestrate 7.6.6. Semnarea, comunicarea i nregistrarea procesului verbal de sechestru

Lipsa confirmrilor privind nfiinarea de ctre banc a popririi Suspendarea popririlor de ctre contribuabilul pe motiv c nu a fost informat asupra popririi nfiinate nfiinarea cu ntrziere a popririlor Neaplicarea procedurilor de executare silit asupra terilor poprii Urmrirea ndeplinirii de ctre banc a obligaiei de a nfiina popririle pe conturile bancare ale contribuabilului Debite stabilite eronat

0,5 0,5 0,5 0,5

2 3 1 3

0,3 0,3 0,3 0,3

2 2 2 2

0,2 0,2 0,2 0,2

1 3 2 2

1,8 2,7 1,5 2,5

0,5

0,3

0,2

1,7

7.6. nfiinarea sechestrelor asupra bunurilor mobile

Bunurile mobile urmribile ale debitorului nu sunt identificate Aplicarea sechestrelor asupra bunurilor mobile ale debitorului nu este realizat Sechestrele nu sunt nfiinate pn la nivelul debitelor restante Lsarea n custodie a bunurilor fr ntocmirea procesului verbal Suspendarea procedurii de executare silit datorit nelurii la cunotin de ctre debitor asupra sechestrului

0,5 0,5 0,5 0,5 0,5

3 2 3 2 3

0,3 0,3 0,3 0,3 0,3

2 1 2 2 1

0,2 0,2 0,2 0,2 0,2

1 1 2 2 3

2,3 1,5 2,5 2,0 2,4

109

Criterii de analiz a riscurilor Nr

crt

Domeniul

Activiti/ obiective

Obiecte auditabile

Riscuri identificate

Aprecierea controlului intern

Aprecierea cantitativ

Aprecierea calitativ

Punctaj total

P1
50%

N1

P2
30%

N2

P3
20%

N3

7.7. nfiinarea sechestrelor asupra bunurilor imobile

7.8. Organizarea licitaiilor i valorificarea bunurilor

7.6.7. Descrierea complet a debitului restant i a bunului sechestrat 7.6.8. nregistrarea sechestrului la arhiva electronica de garanii mobiliare 7.7.1. Identificarea bunurilor imobile ale debitorului 7.7.2. Sechestrarea bunurilor imobile ale debitorului 7.7.3. Semnarea, comunicarea i nregistrarea procesului verbal de sechestru 7.7.4. Intabularea sechestrului la Oficiul de carte funciar 7.7.5. Descrierea complet a debitului restant, a bunului imobil sechestrat i a obligaiei de a achita debitul n termen de 15 zile 7.8.1. Evaluarea bunurilor sechestrate 7.8.2. Stabilirea i organizarea licitaiilor n termen 7.8.3. Efectuarea publicitii bunurilor scoase la vnzare 7.8.4. ntiinarea debitorului, custodelui i a celorlalte persoane despre locul, data i ora licitaiei

Bunurile sechestrate nu sunt identificate complet Bunurile mobile sechestrate nu sunt nregistrate n arhiva electronic Bunurile imobile ale debitorului nu sunt sechestrate Bunurile imobile ale debitorului nu sunt supuse procedurii de sechestrare Suspendarea procedurii de executare silit datorit nelurii la cunotin de ctre debitor asupra nfiinrii sechestrului nstrinarea bunului urmare neintabulrii n cartea funciar Bunul imobil sechestrat nu este descris complet

0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5

2 3 1 2 2 2

0,3 0,3 0,3 0,3 0,3 0,3

1 2 3 1 2 2

0,2 0,2 0,2 0,2 0,2 0,2

1 2 2 1 1 2

1,5 2,5 1,8 1,5 1,8 2,0

0,5 0,5 0,5 0,5 0,5

2 1 3 3 3

0,3 0,3 0,3 0,3 0,3

3 2 2 2 2

0,2 0,2 0,2 0,2 0,2

1 2 1 2 2

2,1 1,5 2,3 2,5 2,5

Supraevaluarea bunului sechestrat Nencasarea debitelor urmare neorganizrii n termen de la sechestrarea bunurilor Anularea procedurii de licitaie ca urmare a neefecturii publicitii bunurilor Posibilitatea de contestare a procedurii

110

Criterii de analiz a riscurilor Nr

crt

Domeniul

Activiti/ obiective

Obiecte auditabile

Riscuri identificate

Aprecierea controlului intern

Aprecierea cantitativ

Aprecierea calitativ

Punctaj total

P1
50%

N1

P2
30%

N2

P3
20%

N3

7.8.5. Numirea comisiei de licitaie 7.8.6. Organizarea i desfurarea licitaiilor 7.8.7. Reluarea n termen a licitaiilor n cazul neajudecrii bunurilor 7.8.8. Stabilirea preurilor de pornire a licitaiilor 7.8.9. ntocmirea procesului verbal de licitaie i de adjudecare a bunurilor 7.8.10. Stabilirea i recuperarea cheltuielilor cu executarea silit 7.9.1. ncasarea n termen a preului de adjudecare a bunurilor valorificate prin licitaie 7.9.2. Respectarea prioritilor i a ordinii n distribuirea sumelor 7.9.3. Respectarea termenelor de distribuire a sumelor ncasate prin licitaie 7.9.4. ntocmirea procesului verbal de distribuire a sumelor 7.10.1. Operarea n eviden a ncasrilor din executare 7.10.2. Contabilizarea corect a stingerii debitelor

7.9. Distribuirea sumelor ncasate n urma licitaiilor

Comisia de licitaie nu respect procedura i nu este stabilit n termen Organizarea licitaiilor nu se realizeaz la data i la locul stabilit Recuperarea cu ntrziere a debitelor urmare neorganizrii n termen a licitaiilor Preul de pornire al licitaiei nu corespunde preului de evaluare Procesul verbal de adjudecare nu respect condiiile procedurale Cheltuielile cu executarea silit nu sunt supuse recuperrii Preul obinut la licitaie nu este achitat n termen Distribuirea sumelor nu respect prioritile Contestarea licitaiei urmare distribuirii sumelor nainte de termenul limit de ateptare Proces verbal de distribuire a sumelor ntocmit necorespunztor ncasarea debitelor fr a se opera n evidenele pe pltitor Operaiuni contabile efectuate eronat

0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5

2 2 2 3 2 2 1 3 2 3 2 1

0,3 0,3 0,3 0,3 0,3 0,3 0,3 0,3 0,3 0,3 0,3 0,3

1 2 2 2 2 2 1 2 2 1 1 2

0,2 0,2 0,2 0,2 0,2 0,2 0,2 0,2 0,2 0,2 0,2 0,2

1 1 2 2 1 2 3 2 2 2 1 2

1,5 1,8 2,0 2,5 1,8 2,0 1,4 2,5 2,0 2,2 1,5 1,5

7.10. nchiderea dosarului i stingerea

111

Criterii de analiz a riscurilor Nr

crt

Domeniul

Activiti/ obiective creanei

Obiecte auditabile

Riscuri identificate

Aprecierea controlului intern

Aprecierea cantitativ

Aprecierea calitativ

Punctaj total

P1
50%

N1

P2
30%

N2

P3
20%

N3

8.

Realitatea evidenelor contabile i a situaiilor financiare ale entitii publice locale privind veniturile din impozite i taxe locale

8.1. Organizarea i conducerea evidenei veniturilor din impozite i taxe locale

7.10.3. Urmrirea lichidrii ntregului debit 7.10.4. nchiderea dosarului de executare silit 8.1.1. Primirea i nregistrarea declaraiilor de impozite i taxe locale 8.1.2. Conformitatea nregistrrii debitelor declarate de contribuabili n evidenele primare 8.1.3. Evidena creanelor bugetare

Debite rmase nerecuperate Debite lichidate, ns dosarele sunt pstrate n continuare n eviden fr a fi arhivate Nenregistrarea declaraiilor depuse de contribuabili Diferene ntre declaraii i baza de date electronic Declararea peste termen a impozitelor i taxelor locale i neaplicarea sanciunilor contravenionale prevzute de lege Nerealizarea impunerilor din oficiu n cazul nedeclarrii sau declarrii eronate a impozitelor i taxelor locale

0,5 0,5 0,5 0,5

3 3 3 1

0,3 0,3 0,3 0,3

2 2 2 3

0,2 0,2 0,2 0,2

2 2 2 2

2,5 2,5 2,5 1,8

0,5

0,3

0,2

2,5

8.1.4. Impunerea din oficiu n cazurile n care contribuabilii nu-i declar impozitele i taxele locale i conformitatea operrii acestora n contul debitorului 8.1.5. Stingerea creanelor bugetare

0,5

0,3

0,2

1,5

8.1.6. Conformitatea acordrii de scutirii la plata impozitelor i taxelor locale 8.1.7. Conformitatea operrii bonificaiilor acordate la plata impozitelor i taxelor locale

Descrcarea debitului n contul altor obligaii de plat, fa de cea pentru care contribuabilul a pltit Scutirile aplicate nu sunt operate corect n evidene Bonificaiile acordate nu sunt operate corect n evidene

0,5

0,3

0,2

2,2

0,5

0,3

0,2

2,5

0,5

0,3

0,2

2,2

112

Criterii de analiz a riscurilor Nr

crt

Domeniul

Activiti/ obiective

Obiecte auditabile

Riscuri identificate

Aprecierea controlului intern

Aprecierea cantitativ

Aprecierea calitativ

Punctaj total

P1
50%

N1

P2
30%

N2

P3
20%

N3

8.2. Organizarea contabilitii veniturilor din impozite i taxe locale

8.1.8. Conformitatea operrii majorrilor i penalitilor de ntrziere 8.1.9. Prelucrarea, centralizarea i reflectarea n contabilitate a operaiunilor consemnate n documentele justificative 8.1.10. Respectarea principiilor de nregistrare cronologic i sistematic a operaiunilor privind ncasarea impozitelor i taxelor locale 8.1.11. ntocmirea documentelor justificative privind ncasarea i stingerea creanelor bugetare 8.2.1. Realitatea contabilizrii lunare a obligaiilor de plat ale debitorilor, reprezentnd impozitele i taxele locale 8.2.2. Realitatea contabilizrii lunare a sumelor ncasate sub form de impozite i taxe locale 8.2.3. Realitatea informaiilor furnizate de evidena financiar contabil 8.2.4. Realitatea evidenierii distincte a impozitelor i taxelor locale restante

Majorrile i penalitile calculate nu sunt operate n contul debitorului Neconcordane dintre datele nregistrate n registrele de contabilitate i cele din documentele declarative sau de impunere nregistrarea aleatorie a documentelor privind impozitele i taxele locale

0,5

0,3

0,2

1,0

0,5

0,3

0,2

2,5

0,5

0,3

0,2

1,4

ntocmirea incomplet a documentelor de ncasare a impozitelor i taxelor locale Datele contabilizate lunar privind obligaiile de plat referitoare la impozitele i taxele locale difer de declaraii i impuneri Datele contabilizate lunar privind impozitele i taxele ncasate difer de documentele primare de ncasare Soldurile obligaiilor de plat stabilite lunar nu concord cu evidenele pe fiecare pltitor Debitele restante nu sunt contabilizate distinct

0,5

0,3

0,2

2,2

0,5

0,3

0,2

1,8

0,5

0,3

0,2

1,5

0,5 0,5

3 1

0,3 0,3

2 1

0,2 0,2

2 3

2,5 1,4

113

Criterii de analiz a riscurilor Nr

crt

Domeniul

Activiti/ obiective

Obiecte auditabile

Riscuri identificate

Aprecierea controlului intern

Aprecierea cantitativ

Aprecierea calitativ

Punctaj total

P1
50%

N1

P2
30%

N2

P3
20%

N3

9.

Fiabilitatea sistemului informatic privind administrare a impozitelor i taxelor locale

9.1. Utilizarea echipamentelor

8.2.5. Realitatea evidenei impozitelor i taxelor locale n situaiile financiare semestriale i anuale 8.2.6. Conformitatea datelor din registrul inventar cu cele din evidenele sintetice privind impozitele i taxele locale 8.2.7. Reflectarea n contabilitate a operaiunilor cu ajutorul conturilor contabile 9.1.1. Instalarea i configurarea calculatoarelor 9.1.2. ntreinerea i utilizarea calculatoarelor 9.1.3. Dac este asigurat calificarea personalului n utilizarea programelor informatice 9.1.4. Asigurarea securitii echipamentelor 9.1.5. Realizarea prelucrrilor informatice 9.1.6. Dac exist preocupare pentru dezvoltarea aplicaiilor i programelor

Situaiile financiare nu concord cu evidenele sintetice i analitice Informaiile obinute faptic ca urmare a confirmrii soldurilor nu sunt puse de acord cu evidenele analitice i sintetice Folosirea incorect a conturilor

0,5

0,3

0,2

1,7

0,5

0,3

0,2

1,8

0,5 Configuraie neadecvat a calculatorului Disfunciile identificate nu sunt analizate i nlturate n conformitate cu instruciunile din manualele de ntreinere Programe neutilizate la potenial maxim 0,5 0,5

3 1 3

0,3 0,3 0,3

2 2 1

0,2 0,2 0,2

1 3 2

2,3 1,7 2,2

0,5 Accesul la computere se realizeaz direct, fr a exista o parol de acces Controlul intern asupra datelor de intrare nu este asigurat corespunztor Soluiile privind mbuntirea programelor i aplicaiilor nu in cont de punctele slabe i critice i nici de evoluiile tehnologice 0,5 0,5

2 2 2

0,3 0,3 0,3

1 2 2

0,2 0,2 0,2

1 1 2

1,5 1,8 2,0

0,5

0,3

0,2

1,4

114

Criterii de analiz a riscurilor Nr

crt

Domeniul

Activiti/ obiective

Obiecte auditabile

Riscuri identificate

Aprecierea controlului intern

Aprecierea cantitativ

Aprecierea calitativ

Punctaj total

P1
50%

N1

P2
30%

N2

P3
20%

N3

9.1.7. Monitorizarea prelucrrii datelor

9.2. Administrarea eficient a programelor

9.1.8. Eficiena configurrii n reea a echipamentelor 9.2.1. Implementarea i funcionarea programelor informatice ale departamentului 9.2.2. Dac este asigurat responsabilitatea n utilizarea programelor 9.2.3. Dac programele existente n cadrul departamentului asigur integrarea informaiilor 9.2.4. Gestionarea eficient a rapoartelor generate n urma prelucrrii datelor i informaiilor

Supravegherea proceselor aflate n execuie i a performanelor aplicaiilor, sistemelor sau programelor nu respect procedurile i instruciunile Alocarea excedentar sau deficitar a echipamentelor n cadrul reelei Prelucrrile nu respect specificaiile i nu se ncadreaz n standarde Responsabilitile n utilizarea programelor nu sunt difereniate pe utilizatori Incompatibiliti ntre diferitele aplicaii utilizate la nivelul direciei Opiunile i parametrii de lucru ai programului referitoare la generarea de rapoarte n urma prelucrrilor nu sunt stabilite conform specificaiilor din documentaii Dependena de tere pri n centralizarea informaiei i obinerea rapoartelor Sistemele de aplicaii nu sunt prevzute cu funcii de siguran sau control Pierderea datelor n cazul cderii sistemelor

0,5

0,3

0,2

1,0

0,5 0,5

1 2

0,3 0,3

2 2

0,2 0,2

3 1

1,7 1,8

0,5

0,3

0,2

2,2

0,5

0,3

0,2

1,5

0,5

0,3

0,2

1,8

9.2.5. Dac programele sunt adecvate la necesitile departamentului 9.2.6. Asigurarea securitii aplicaiilor 9.2.7. Dac este asigurat continuitatea activitilor

0,5 0,5 0,5

2 1 1

0,3 0,3 0,3

2 1 2

0,2 0,2 0,2

2 3 3

2,0 1,4 1,7

115

Criterii de analiz a riscurilor Nr

crt

Domeniul

Activiti/ obiective

Obiecte auditabile

Riscuri identificate

Aprecierea controlului intern

Aprecierea cantitativ

Aprecierea calitativ

Punctaj total

P1
50%

N1

P2
30%

N2

P3
20%

N3

9.2.8. Dac programele informatice utilizate n cadrul departamentului sunt gestionate eficient 9.2.9. Asigurarea mentenanei programelor 9.2.10. Asigurarea bunei funcionri a programelor 9.2.11. Eficiena programelor implementate 9.2.12. Dac incidentelor informatice sunt evaluate i soluionate n termen

Frecven mare a defeciunilor 0,5 Lipsa anumitor cunotine de administrare a aplicaiilor Disfunciile identificate nu sunt analizate i nlturate n conformitate cu instruciunile din manualele de ntreinere n proiectarea programului, fluxul de date nu este identificat adecvat rezultatelor ateptate Tratarea individual a efectelor incidentelor informatice, fr a lua n analiz i nltura cauzele care le-au generat Responsabilitile utilizatorilor nu sunt delimitate i stabilite n funcie de specializarea fiecruia i tipurile de date i informaii la care au acces n vederea introducerii n programele utilizate Introducerea incorect a datelor i informaiilor n cadrul programelor i aplicaiilor Rapoartele obinute nu ofer informaii suficiente pentru luarea deciziilor Lipsa cheilor de control n utilizarea programelor i aplicaiilor 0,5 0,5 3 1 3 0,3 0,3 0,3 2 1 1 0,2 0,2 0,2 2 1 2 2,5 1,0 2,2

0,5

0,3

0,2

1,6

0,5

0,3

0,2

1,4

9.3. Adecvarea datelor introduse i prelucrate

9.3.1. Dac datele sunt preluate i introduse corect n program

0,5

0,3

0,2

1,7

9.3.2. Asigurarea corectitudinii introducerii datelor n programele utilizate 9.3.3. Conformitatea prelucrrii datelor 9.3.4. Dac este asigurat supervizarea datelor introduse i prelucrate

0,5 0,5 0,5

3 3 2

0,3 0,3 0,3

2 1 1

0,2 0,2 0,2

2 2 1

2,5 2,2 1,5

116

Criterii de analiz a riscurilor Nr

crt

Domeniul

Activiti/ obiective

Obiecte auditabile

Riscuri identificate

Aprecierea controlului intern

Aprecierea cantitativ

Aprecierea calitativ

Punctaj total

P1
50%

N1

P2
30%

N2

P3
20%

N3

9.4. Implementarea de controale adecvate n utilizarea programelor

9.3.5. Dac datele introduse n program sunt disponibile i pot fi preluate n alte aplicaii ale organizaiei 9.3.6. Dac sunt stabilite responsabiliti privind corectitudinea i utilitatea datelor prelucrate 9.4.1. Asigurarea securitii aplicaiilor prin utilizarea programelor antivirus 9.4.2. Dac exist licene pentru programele utilizate n cadrul direciei 9.4.3. Dac este asigurat controlul intern n administrarea i utilizarea programelor informatice 9.4.4. Adecvarea controalelor interne n cadrul programelor utilizate 9.4.5. Implementarea de instrumente de control adecvate

Incompatibiliti ntre aplicaii n preluarea i stocarea datelor

0,5

0,3

0,2

1,8

Lipsa controalelor privind urmrirea corectitudinii datelor introduse i prelucrate Neactualizarea programelor antivirus

0,5

0,3

0,2

1,6

0,5 Plata unor despgubiri ca urmare a utilizrii unor programe fr licen Lipsa controalelor sau controale slabe ale accesului la programe Controalele interne nu asigur protecia informaiei Lipsa evalurilor asupra disfuncionalitilor programelor i instrumentelor de control adecvate de implementat Accesul i utilizarea datelor i informaiilor prelucrate i stocate nu respect reglementrile interne 0,5 0,5 0,5

2 2 1 3

0,3 0,3 0,3 0,3

2 1 2 2

0,2 0,2 0,2 0,2

2 1 3 2

2,0 1,5 1,7 2,5

0,5

0,3

0,2

1,6

9.4.6. Asigurarea caracterului secret al datelor

0,5

0,3

0,2

2,0

117

Criterii de analiz a riscurilor Nr

crt

Domeniul

Activiti/ obiective 9.5. Organizarea securitii informaiilor prelucrate

Obiecte auditabile

Riscuri identificate

Aprecierea controlului intern

Aprecierea cantitativ

Aprecierea calitativ

Punctaj total

P1
50%

N1

P2
30%

N2

P3
20%

N3

9.5.1. Organizarea securitii informaiilor

9.5.2. Asigurarea securitii informaiilor introduse i prelucrate n cadrul programelor 9.5.3. Stabilirea responsabilitilor n asigurarea securitii informaiilor

Datele i informaiile prelucrate i stocate nu sunt asigurate n condiii de confidenialitate, integritate i disponibilitate Acces nerestricionat la informaii

0,5

0,3

0,2

1,4

0,5 Responsabilitile privind securitatea programelor nu sunt delimitate ntre utilizatorii din cadrul direciei i personalul de specialitate Mecanismele de securitate configurate i implementate nu asigur securitatea informaiilor prelucrate Informaiile prelucrate nu sunt clasificate pe niveluri astfel nct accesul s fie restricionat Accesul la aplicaiile direciei este permis oricrui salariat Accesul la programe fr o supraveghere permanent Nivelele de secretizare a informaiilor nu iau n considerare impactul pierderii confidenialitii, integritii sau disponibilitilor informaiei

0,3

0,2

2,2

0,5

0,3

0,2

1,6

9.5.4. Monitorizarea securitii programelor 9.6. Asigurarea accesului la programele direciei 9.6.1. Dac sunt asigurate niveluri de autorizare n utilizarea programelor 9.6.2. Asigurarea accesului la program 9.6.3. Dac accesul la program se face n funcie de necesiti 9.6.4. Asigurarea caracterului secret al datelor

0,5

0,3

0,2

1,8

0,5 0,5 0,5

2 3 1

0,3 0,3 0,3

1 2 1

0,2 0,2 0,2

1 2 3

1,5 2,5 1,4

0,5

0,3

0,2

1,7

118

Criterii de analiz a riscurilor Nr

crt

Domeniul

Activiti/ obiective

Obiecte auditabile

Riscuri identificate

Aprecierea controlului intern

Aprecierea cantitativ

Aprecierea calitativ

Punctaj total

P1
50%

N1

P2
30%

N2

P3
20%

N3

9.6.5. Dac accesul la programe este permis doar pentru utilizatorii autorizai 9.6.6. Fiabilitatea parolelor 9.6.7. Gestionarea eficient a parolelor 9.6.8. Schimbarea periodic a parolelor 9.6.9. Dac utilizatorii dein parole de autorizare individuale Data: 05.05.2010

Accesul la datele i informaiile stocate nu este restricionat i autorizat pe niveluri ierarhice Meninerea parolei generice iniiale Lipsa unui sistem de gestionare a parolelor Schimbarea parolelor nu este realizat periodic i nu respect regulile de complexitate impuse Parole nealocate n mod individual

0,5 0,5 0,5 0,5 0,5

2 3 1 1 1

0,3 0,3 0,3 0,3 0,3

1 2 1 2 1

0,2 0,2 0,2 0,2 0,2

1 2 1 3 3

1,6 2,5 1,0 1,7 1,4

Auditori,

119

Not: Stabilirea nivelului riscului i determinarea punctajului total al riscurilor este documentul din procedura Analiza riscurilor n care auditorii apreciaz nivelul riscului pe factorii de risc i determin punctajul total al riscurilor pe baza documentelor n posesia crora au intrat pn n acel moment, dar i pe baza expertizei personale n domeniu. Elaborarea documentului Stabilirea nivelului riscului i a punctajului total al riscului comport dou etape: n prima faz se realizeaz evaluarea nivelelor riscurilor asociate operaiilor auditabile, iar n a doua faz se determin punctajul total pe baza formulei din Normele metodologice privind auditul intern, respectiv:

T= Pi x Ni
i=1

unde: Pi = ponderea riscului pentru fiecare criteriu Ni = nivelul riscurilor pentru fiecare criteriu utilizat

Evaluarea riscurilor asociate operaiilor auditabile pe baza informaiilor n posesia crora a intrat auditorul intern, pn n acest moment, din documentele primite de la entitate i/sau din rapoarte anterioare, dar i din propria expertiza n domeniu are un oarecare grad de subiectivitate.

Pentru continuarea analizei, grupeaz riscurile n urmtoarele trei categorii: Riscuri mici 1,0 - 1,9 Riscuri medii 2,0 - 2,3 Riscuri mari 2,4 - 3,0 Elaborarea acestui document prezint un grad relativ mare de subiectivitate i din acest motiv auditorii interni aduc mbuntiri acestei lucrri, pe toat durata misiunii de audit, n special n etapa Intervenia la faa locului n funcie de informaiile pe care le colecteaz cu ocazia testrilor efectuate. Din experiena practic, recomandm ca ponderea riscurilor medii s fie sub 10%, deoarece aceasta denot o nehotrre din partea auditorilor interni, referitoare la categoria de riscuri n care s le includ, lund n considerare c n auditare vor intra, de regul, riscurile mari i medii, considerate riscuri semnificative 120

Procedura P05: Entitatea Public Serviciul de Audit Intern

ANALIZA RISCURILOR

CLASAREA OPERAIILOR N FUNCIE DE ANALIZA RISCULUI

Misiunea de audit: Administrarea impozitelor i taxelor locale Perioada auditat: 01.07.2008 31.03.2010 ntocmit: Ionescu Adrian/Popescu Nicolae Avizat: Georgescu Cristian
Nr crt 1. Domeniul Activiti/ obiective 1.1. Adecvarea strategiei structurii la obiectivele i direciile de dezvoltare ale entitii Obiecte auditabile 1.1.1. Dac este elaborat o strategie privind administrarea veniturilor din taxe i impozite locale 1.1.2. Dac obiectivele strategice sunt definite n concordan cu direciile de dezvoltare ale entitii 1.1.3. Dac sunt dezvoltate planuri de aciune privind implementarea strategiei

Data: 06.05.2010 Data: 06.05.2010

Riscuri identificate Lipsa strategiei privind administrarea impozitelor i taxelor locale Punctaj total 1,7 Clasare Obs.

Asigurarea cadrului organizatoric adecvat desfurrii activitii de administrare a impozitelor i taxelor locale

Mic

Implementarea obiectivelor nu asigur creterea gradului de colectare a taxelor i impozitelor locale Aciunile stabilite pentru implementarea strategiei nu conduc la realizarea obiectivelor strategice 1.1.4. Dac fundamentarea strategiei s-a Insuficiena resurselor financiare necesare realizat n concordan cu resursele actuale i implementrii aciunilor strategice viitoare ale entitii 1.1.5. Fundamentarea elementelor de Implementarea elementelor strategice nu planificare strategic asigur performana activitilor

2,4

Mare

2,0

Mediu

1,0 2,0

Mic Mediu

121

Nr crt

Domeniul

Activiti/ obiective 1.2. Definirea i stabilirea obiectivelor

Obiecte auditabile 1.2.1. Dac obiectivele generale sunt definite n termeni de impact 1.2.2. Dac obiectivele generale acoper direciile strategice de dezvoltare a entitii n privina administrrii veniturilor din impozite i taxe locale 1.2.3. Dac obiectivele generale sunt realiste i mobilizatoare 1.2.4. Dac sunt definite obiective specifice n cadrul Direciei de impozite i taxe locale 1.2.5. Dac obiectivele specifice sunt definite n termeni de rezultate 1.2.6. Dac obiectivele specifice sunt acoperite de activitile repartizate i realizate n cadrul departamentului 1.2.7. Dac stabilirea obiectivelor s-a realizat cu respectarea caracteristicilor SMART 1.3.1. Dac stabilirea atribuiilor s-a realizat n concordan cu activitile repartizate direciei 1.3.2. Dac atribuiile au fost stabilite omogen pe servicii, cu respectarea competenelor atribuite acestor servicii 1.3.3. Dac atribuiile acoper aria de competen necesar realizrii activitilor 1.3.4. Dac responsabilitile stabilite contribuie la realizarea sarcinilor

Riscuri identificate Obiectivele strategice nu acoper toate domeniile de activitate Direciile de aciune pentru implementarea obiectivelor generale sunt definite neclar, i nu asigur atingerea obiectivelor Impactul implementrii obiectivelor nu este neles de responsabili Activitile nu asigur atingerea obiectivelor specifice Implementarea obiectivelor nu asigur performana activitilor realizate Aciunile ntreprinse pentru implementarea obiectivelor nu conduc la realizarea activitilor direciei Obiectivele nu conduc la un rezultat ateptat Activitile repartizate direciei nu sunt asigurate cu atribuii suficiente Atribuiile nu sunt stabilite i repartizate pe serviciile funcionale ale direciei n funcie de activitile alocate acestora Activiti realizate fr a exista stabilit i atribuit competena necesar Pentru exercitarea unor sarcini nu sunt stabilite responsabiliti

Punctaj total 2,5

Clasare Mare

Obs.

2,6

Mare

2,0 1,7 1,5 2,2 2,5 2,2

Mediu Mic Mic Mediu Mare Mediu

1.3. Definirea i stabilirea atribuiilor

1,7 2,5 2,5

Mic Mare Mare

122

Nr crt

Domeniul

Activiti/ obiective

Obiecte auditabile 1.3.5. Dac atribuiile repartizate serviciului se regsesc n totalitate n sarcinile stabilite n fiele posturilor 1.3.6. Dac complexitatea sarcinilor stabilite posturilor in cont de nivelul postului

Riscuri identificate Sarcinile stabilite n fiele posturilor nu concord cu atribuiile serviciului Alocarea de sarcini complexe pentru posturi de niveluri inferioare sau alocarea de sarcini mai puin complexe pentru posturi de niveluri superioare Atribuiile nu-i gsesc o coresponden fireasc n setul de sarcini stabilite posturilor Utilizarea delegrii de sarcini fr formalizarea acesteia i fr stabilirea de rspunderi Supradimensionarea sau subdimensionarea activitilor pe serviciile funcionale ale direciei Complexitatea activitilor repartizate posturilor nu ine seama de nivelurile acestora Lipsa asigurrii echilibrului ntre activitile necesare realizrii obiectivului i activitile efectiv repartizate acestuia Lipsa de transparenta n stabilirea i atribuirea activitilor i definirea sarcinilor pentru fiecare post Decizii necorelate cu rezultatele ateptate urmarea realizrii obiectivelor Activiti desfurate de un serviciu se regsesc n aria de competen a altui serviciu

Punctaj total 1,5

Clasare

Obs.

Mic

2,4

Mare

1.3.7. Dac atribuiile sunt definite sub forma unui set de sarcini omogene care asigur realizarea activitilor 1.3.8. Dac este reglementat n cadrul ROFului delegarea de atribuii 1.4. Identificarea i gruparea activitilor 1.4.1. Dac exist o grupare omogen a activitilor pe serviciile funcionale ale direciei 1.4.2. Dac activitile stabilite posturilor au fost repartizate n funcie de nivelul acestora 1.4.3. Dac activitile i aciunile sunt ataate n totalitate obiectivelor direciei 1.4.4. Dac activitile i aciunile contribuie la realizarea obiectivelor n condiii de eficien 1.4.5. Realizarea activitilor n conformitate cu regulamentele i politicile interne 1.4.6. Dac atribuiile repartizate pe servicii asigur realizarea n totalitate a activitilor stabilite

1,5

Mic

1,8

Mic

1,8 1,5 2,4

Mic Mic Mare

1,9

Mediu

1,5

Mic

2,5

Mare

123

Nr crt

Domeniul

Activiti/ obiective 1.5. Stabilirea structurii organizatorice

Obiecte auditabile 1.5.1. Dac modul de concepere a structurii direciei asigur funcionarea acesteia n condiii de performan 1.5.2. Dac serviciile sunt organizate n funcie de natura i omogenitatea activitilor desfurate 1.5.3. Dac relaiile organizatorice sunt reglementate la nivelul serviciului

Riscuri identificate

Punctaj total 1,9

Clasare

Obs.

Structura funcional nu corespunde cerinelor privind realizarea activitilor i ndeplinirea obiectivelor Stabilirea de activiti care nu au legtur cu scopul serviciului respectiv i fr a asigura separarea sarcinilor Relaiile definite la nivelul serviciilor nu asigur o colaborare eficient cu celelalte servicii; nu stabilesc un nivel pn la care serviciul respectiv poate reprezenta direcia sau instituia n interiorul sau n afara acesteia 1.5.4. Managementul Direciei de impozite i Existena mai multor nivele de conducere taxe locale care ngreuneaz adoptarea i aplicarea deciziilor 1.5.5. Dac activitile i sarcinilor de Lipsa monitorizrii modului de realizare a realizat sunt comunicate ctre salariai sarcinilor de ctre management 1.5.6. Dac structura direciei asigur o Exist posturi care nu se regsesc delimitare clar a atribuiilor pe servicii i n individualizate n cadrul serviciului i crora cadrul acestora a sarcinilor de serviciu pe nu le este asigurat o anumit independen cu posturi privire la sarcinile repartizate 1.5.7. Dac structura direciei asigur Dispoziii primite de la cel puin dou niveluri evitarea dublei subordonri ierarhice 1.5.8. Dac la asigurarea resurselor umane n Resursele umane nu sunt alocate n funcie de cadrul unui serviciu se au n vedere volumul complexitatea activitilor de execut i de i complexitatea activitilor i competenele competenele necesare necesare realizrii acestora 1.5.9. Dac structura direciei asigur Structur organizatoric creat n funcie de realizarea obiectivelor i activitilor care se posibiliti i nu n baza unei fundamentri n desfoar n cadrul acesteia raport cu obiectivele i activitile stabilite

Mediu

1,6

Mic

1,8

Mic

2,5 1,5

Mare Mic

2,2

Mediu

2,5

Mare

2,2

Mediu

1,0

Mic

124

Nr crt

Domeniul

Activiti/ obiective 1.6. Definirea posturilor i nivelurilor ierarhice

Obiecte auditabile 1.6.1. Dac posturile din cadrul unui serviciu sunt stabilite n funcie de natura i complexitatea activitilor 1.6.2. Dac posturile au definit autoritatea i responsabilitatea necesar 1.6.3. Dac nivelul postului este stabilit n funcie de complexitatea activitilor i de ierarhie 1.6.4. Dac deciziile sunt luate de ctre personalul responsabilizat 1.6.5. Dac exist un program de pregtire profesional continu a personalului i dac acesta este realizat 1.7.1. Organizarea primirii documentelor 1.7.2. Modul de analiz i prelucrare a documentelor i informaiilor 1.7.3. Dac documentele i informaiile sunt repartizate personalului specializat n vederea soluionrii 1.7.4. Dac rspunsurile formulate sau informaiile sunt monitorizate nainte de transmitere 1.7.5. Definirea circuitelor informaionale i stabilirea mijloacelor de tratare 1.7.6. Modul de stabilire a circuitului documentelor n cadrul direciei

Riscuri identificate Stabilirea posturilor n mod arbitrar i nu n funcie de necesiti, activiti i competene Lipsa autoritii decizionale la nivelul posturilor de execuie Nivelul postului este stabilit nu n funcie de cerinele acestuia ci n funcie de condiiile ndeplinite de ocupantul acestuia Decizii adoptate de niveluri necorespunztoare de management Necesitile de instruire a personalului nu sunt identificate n corelaie cu natura activitilor de executat Documentele sunt primite direct la nivelul serviciilor i nu la nivelul direciei Analiza i soluionarea informaiilor i adreselor primite nu este monitorizat i urmrit Repartizarea documentelor i informaiilor n vederea soluionrii nu este utilizat ca practic n cadrul direciei Rspunsurile formulate nu sunt analizate i avizate Circuitele informaionale nu sunt definite i stabilite n cadrul direciei Circulaia unui document emis sau primit n cadrul direciei nu este clar cunoscut; nu este stabilit un circuit de soluionare a acestora

Punctaj total 2,5 1,4 2,2 1,8 1,5 2,5 1,4

Clasare

Obs.

Mare Mic Mediu Mic Mic Mediu Mic

1.7. Reglementarea i perfecionarea sistemului informaional n cadrul Direciei de impozite i taxe locale

1,7

Mic

1,8 2,3 1,5

Mic Mare Mic

125

Nr crt

Domeniul

Activiti/ obiective

Obiecte auditabile 1.7.7. Modul de prelucrare i avizare a documentelor i informaiilor utilizate

Riscuri identificate Evaluarea i avizarea rezultatelor prelucrrii informaiilor primite nu constituie o practic n cadrul direciei Prezentarea informaiilor n cadrul ROF-ului nu este unitar pentru toate serviciile direciei Lipsa definirii i prezentrii unor servicii ale direciei n cadrul ROF-ului Anumite sarcini existente n fiele posturilor nu se regsesc n atribuiile definite la nivelul direciei Atribuiile generale ale entitii, cu privire la stabilirea i colectarea impozitelor i taxelor locale, nu se regsesc n totalitate n atribuiile stabilite la nivelul direciei Scopul i misiunea direciei nu se regsete clar definit n cadrul ROF-ului Atribuii specifice definite la nivel de direcie i nu la nivel de servicii Definirea unora dintre atribuii sub form de responsabiliti sau competene, sau invers Nivelurile de management ale direciei nu sunt definite corect n cadrul ROF-ului Lipsa diagramelor de relaii din cadrul ROFului Postul nu este individualizat corect n cadrul fiei postului

Punctaj total 2,0 2,2 2,8 1,2

Clasare

Obs.

Mediu Mediu Mare Mic

1.8. Calitatea ROF-ului Direciei de impozite i taxe locale

1.9. Calitatea fielor

1.8.1. Structura i forma de prezentare a ROF-ului direciei 1.8.2. Dac atribuiile serviciilor din componena direciei sunt cuprinse n ROF 1.8.3. Dac exist coresponden ntre atribuiile direciei stabilite prin ROF i sarcinile din fiele posturilor 1.8.4. Dac exist coresponden ntre atribuiile generale ale entitii i atribuiile specifice ale Direciei de impozite i taxe locale 1.8.5. Definirea misiunii direciei n cadrul ROF-ului 1.8.6. Dac atribuiile pe servicii n cadrul direciei sunt definite omogen 1.8.7. Dac atribuiile sunt delimitate de responsabiliti i competene n cadrul ROF-ului 1.8.8. Prezentarea funciilor de conducere ale direciei n cadrul ROF-ului 1.8.9. Diagrama de relaii ntre serviciile din componena direciei 1.9.1. Definirea scopului postului

2,3

Mare

1,4 2,7 1,9 1,4 1,6 2,5

Mic Mare Mediu Mic

Mare

126

Nr crt

Domeniul

Activiti/ obiective posturilor din cadrul Direciei de impozite i taxe locale

Obiecte auditabile 1.9.2. Dac condiiilor specifice de ocupare a posturilor sunt stabilite n cadrul fielor posturilor 1.9.3. Dac stabilirea sarcinilor n cadrul postului se face n funcie de activitile repartizate postului 1.9.4. Dac stabilirea sarcinilor postului se face n funcie de cerinele specifice de pregtire solicitate postului 1.9.5. Dac gradul de complexitate a sarcinilor este stabilit n funcie de nivelul postului 1.9.6. Dac cuprinsul fiei postului individualizeaz postul i evideniaz necesitatea crerii acestuia 1.9.7. Dac exist delimitarea ntre sarcinile de execuie i cele de conducere 1.9.8. Dac sunt stabilite responsabiliti i competene postului 1.9.9. Modul de reglementare a relaiilor funcionale n cadrul posturilor 1.9.10. Dac la stabilirea sarcinilor n cadrul posturilor se are n vedere dezvoltarea carierei profesionale a salariatului 1.9.11. Dac fia postului reflect i este construit n conformitate cu atribuiile din ROF

Riscuri identificate Stabilirea condiiilor de studii, limb strin, pregtire suplimentar n funcie de studiile ocupantul postului i nu de cerinele postului i de complexitatea activitilor Sarcinile definite postului nu conduc la realizarea efectiv a activitilor Stabilirea de sarcini n cadrul unui post fr a ine cont de cerinele de studii stabilite postului respectiv Complexitatea sarcinilor atribuite unui post nu concord cu nivelul postului Cerinele, condiiile i sarcinile stabilite pentru un post nu l individualizeaz Sarcini identice pentru posturi de conducere i de execuie Competenele i responsabilitile nu sunt definite n fiele postului Relaiile postului cu alte posturi nu sunt reglementate clar n fia postului Pstrarea acelorai sarcini n condiiile schimbrii nivelului de pregtire i n condiiile obinerii de calificative apropiate de limita superioar maxim Sarcinile stabilite posturilor nu asigur exercitarea n totalitate a atribuiilor stabilite prin ROF

Punctaj total

Clasare

Obs.

1,5

Mic

2,5

Mare

2,0

Mediu

1,5

Mic

2,5 1,8 2,7 1,5

Mare Mic Mare Mic

2,5

Mare

1,7

Mic

127

Nr crt

Domeniul

Activiti/ obiective

Obiecte auditabile 1.9.12. Modul de reglementare a asigurrii continuitii activitilor n cadrul posturilor 1.10.1. Vizualizarea n ansamblu a structurii de ansamblu a direciei n cadrul organigramei 1.10.2. Modul de stabilire i evideniere a fluxurilor decizionale i informaionale n organigram 1.10.3. Dac nivelurile ierarhice sunt evideniate n cadrul organigramei 1.10.4. Modul de reflectare a relaiilor de subordonare n organigram 1.10.5. Dac organigrama permite nelegerea raporturilor de serviciu i evitarea suprapunerii de competene 1.11.1. Dac obiectivele stabilite personalului au caracter individual 1.11.2. Dac complexitatea obiectivelor este stabilit n concordan cu funcia i pregtirea profesional a titularilor posturilor 1.11.3. Dac complexitatea obiectivelor este stabilit n funcie de nivelul postului 1.11.4. Dac rezultatele deosebite sunt identificate i prezentate n rapoartele de evaluare

Riscuri identificate Delegarea de activiti nu este reglementat prin fia postului Organigram nefuncional

Punctaj total 2,3 1,5

Clasare Mare Mic

Obs.

1.10. Fezabilitatea organigramei direciei

Lipsa definirii fluxurilor decizionale n cadrul organigramei Nivelurile ierarhice nu sunt stabilite clar n cadrul organigramei Subordonarea serviciilor nu este clar reprezentat n cadrul organigramei Organigrama nu reflect cu claritate raporturile de serviciu Obiectivele individuale au caracter general Complexitatea obiectivelor nu ine seama de cerinele privind pregtirea profesional a titularilor posturilor Complexitatea obiectivelor nu ine seama de nivelul postului Obiectivele individuale pentru perioada urmtoare nu sunt stabilite plecndu-se de la rezultatele obinute n perioada evaluat i prezentate n rapoartele de evaluare

2,5 2,0 2,4 1,5 2,5

Mare Mediu Mare Mic Mare

1.11. Pertinena informaiilor cuprinse n rapoartele de evaluare a performanelor profesionale individuale

1,8

Mic

1,5

Mic

1,8

Mic

128

Nr crt

Domeniul

Activiti/ obiective

Obiecte auditabile 1.11.5. Dac n etapa de valorificare a rapoartelor de evaluare sunt stabilite msuri n cazul obiectivelor individuale nerealizate de persoanele evaluate 1.11.6. Modul de asigurare a concordanei dintre aprecierea obiectivelor i aprecierea criteriilor de performan cu ocazia evalurii performanelor personalului 1.11.7. Dac interviurile sunt organizate i realizate n procesul de evaluare 1.11.8. Dac n rapoartele de evaluare sunt menionate nevoile de perfecionare a pregtirii profesionale pentru perioada urmtoare 1.12.1. Dac n tatul de funcii sunt cuprinse toate funciile i posturile direciei, grupate pe categorii i niveluri de salarizare 1.12.2. Modul de previzionare a resurselor financiare necesare finanrii cheltuielilor de personal la nivelul direciei 1.12.3. Dac tatul de funcii st la baza ntocmirii statului de personal 2.1.1. Modul de difuzare a informaiilor referitoare la impozitele i taxele locale, n vederea creterii gradului de conformare 2.1.2. Elaborarea de strategii de promovare a serviciilor oferite contribuabililor, referitoare la impozitele i taxele locale

Riscuri identificate n etapa de valorificare a rapoartelor de evaluare nu sunt stabilite msuri pentru persoanele care nu i-au ndeplinit n totalitate obiectivele individuale, din vina lor Neconcordan ntre gradul de realizare a obiectivelor individuale i aprecierea criteriilor de performan pentru titularul postului n timpul interviurilor de evaluare nu sunt analizate i soluionate obieciunile persoanelor evaluate Evaluarea performanelor individuale nu asigur identificarea nevoilor de instruire a personalului Statul de funcii nu definete corect i n totalitate funciile din cadrul direciei Nu exist o estimare a resurselor financiare necesare finanrii cheltuielilor de personal pentru perioada urmtoare Preluarea incorect a datelor din tatul de funcii n vederea ntocmirii statului de personal Impozitele i taxele locale, termenele i nivelurile de plat nu sunt cunoscute de ctre contribuabili Promovarea serviciilor ctre contribuabili referitoare la impozitele i taxele locale nu se realizeaz n baza unei strategii

Punctaj total

Clasare

Obs.

2,0

Mediu

2,1

Mediu

1,5

Mic

2,3

Mare

1.12. Realitatea datelor cuprinse n tatul de funcii al direciei

2,5

Mare

2,5

Mare

1,5

Mic

2.

Organizarea i desfurarea activitii de asisten a contribuabilu-

2.1. Implementarea de programe de mbuntire a imaginii entitii pe linia

1,8

Mic

2,0

Mediu

129

Nr crt

Domeniul

Activiti/ obiective administrrii impozitelor i taxelor locale

Obiecte auditabile 2.1.3. Dac sunt organizate ntlniri i stabilite contacte periodice ntre entitate i contribuabili 2.1.4. Dac programul de lucru cu publicul este accesibil 2.1.5. Gradul de adecvare a materialelor informative puse la dispoziia contribuabilului 2.1.6. Eficacitatea ntlnirilor cu asociaiile de locatari n scopul ndrumrii i contientizrii acestora asupra plii voluntare a impozitelor i taxelor locale datorate 2.2.1. Dac sunt stabilite categoriile de informaii privind impozitele i taxele la care au acces contribuabilii 2.2.2. Dac facilitilor acordate la plata impozitelor i taxelor locale sunt promovate ca form de contientizare la plata voluntar 2.2.3. Fiabilitatea informaiilor electronice puse la dispoziia contribuabililor 2.2.4. Dac exist o interfa a site-ului entitii care s conin informaii complete referitoare la impozitele i taxele locale 2.2.5. Modul de soluionare i informare operativ a cetenilor cu privire la solicitrile sau petiiile depuse

Riscuri identificate Lipsa stabilirii de msuri de aplicat de ctre salariai n vederea apropiere contribuabililor Programele de lucru nu sunt adaptate posibilitilor contribuabililor Materiale informative insuficiente sau care nu ofer informaii complete referitoare la impozitele i taxele locale ntlnirile cu asociaiile de locatari au caracter sporadic i nu asigur o contientizare adecvat a contribuabililor n ceea ce privete conformarea voluntar la plata impozitelor i taxelor locale Categoriile de informaii privind impozitele i taxele locale la care are acces contribuabilul nu sunt suficient delimitate Grad redus de conformare voluntar la plata impozitelor i taxelor locale, datorit necunoaterii facilitilor acordate Categoriile de informaii puse la dispoziia contribuabilului nu sunt fiabile Nu sunt disponibile pe internet toate informaiile referitoare la impozitele i taxele locale Cererile formulate nu sunt soluionate n mod adecvat i n termen

Punctaj total 2,5 1,8 2,0

Clasare

Obs.

lui

Mare Mic Mediu

1,4

Mic

2.2. ncrederea contribuabililor n activitatea entitii cu privire la administrarea impozitelor i taxelor locale

2,5

Mare

2,0 2,2 1,5

Mediu Mediu Mic

1,5

Mic

130

Nr crt

Domeniul

Activiti/ obiective 2.3. Dezvoltarea culturii comunicaionale n privina impozitelor i taxelor locale

Obiecte auditabile 2.3.1. Fiabilitatea aciunilor de prezentare prin mass-media privind informarea contribuabililor n legtur cu impozitele i taxele locale 2.3.2. Dac personalul responsabil cu asistena contribuabililor este instruit adecvat 2.3.3. Dac exist un sistem integrat de furnizare a informaiilor ctre contribuabili referitoare la impozitele i taxele locale care s fie pus la dispoziia contribuabililor n mod operativ i complet 3.1.1. Dac se conduce registrul de eviden a dosarelor fiscale 3.1.2. Constituirea i nregistrarea tuturor dosarelor fiscale 3.1.3. Dac este constituit dreptul de acces la dosarele fiscale 3.1.4. Reglementarea dreptului de acces la dosarele fiscale 3.1.5. Dac este constituit dosarul electronic al contribuabilului 3.1.6. Dac este organizat activitatea de consultare a dosarelor fiscale 3.1.7. Modalitile de scoatere a dosarului fiscal din gestiunea proprie 3.1.8. Scoaterea dosarului fiscal informatic din gestiunea operativ 3.1.9. Dac este condus registrul (lista) cu persoanele care au consultat dosarul fiscal

Riscuri identificate Prezentare slab n mass-media a informaiilor referitoare la impozitele i taxele locale

Punctaj total

Clasare

Obs.

2,5

Mare

Calitatea informaiilor oferite de personalul entitii este neadecvat i insuficient Lipsa unui sistem de integrare a informaiilor referitoare la impozite i taxe locale, astfel nct acestea s fie oferite contribuabilului la o singur solicitare Lipsa registrului de eviden a dosarelor fiscale Dosarele fiscale nu sunt constituite pentru toi contribuabilii Accesul tuturor ntregului personal la dosarele fiscale Lipsa cerinelor n baza crora o persoan s poat consulta un dosar fiscal Dosarul electronic al contribuabilului nu este constituit Condiiile i programele de consultare a unui dosar fiscal nu sunt cunoscute Sustragerea dosarelor fiscale Folosirea informaiilor existente la dosarul fiscal n alte scopuri Persoanele care au consultat dosarul fiscal nu pot fi identificate

2,5

Mare

2,0

Mediu

3.

Organizarea evidenei pltitorilor de impozite i taxe locale

3.1. Conducerea evidenei dosarelor fiscale ale pltitorilor

1,7 2,5 2,5 1,5 2,0 1,5 2,4 2,0 1,7

Mic Mare Mare

Mediu Mic Mare Mediu Mic

131

Nr crt

Domeniul

Activiti/ obiective

Obiecte auditabile 3.1.10. Dac personalul care gestioneaz dosarele fiscale este responsabilizat 3.2.1. Ataarea actului de identitate al contribuabilului 3.2.2. Ataarea declaraiilor de luare n eviden a obligaiilor de plat 3.2.3. Ataarea actelor de control fiscal 3.2.4. Ataarea deciziei de impunere 3.2.5. Ataarea tuturor celorlalte documente care privesc contribuabilul i relaia cu entitatea 3.2.6. Ataare dosar de executare silit 3.3.1. Ataarea actului de constituire a contribuabilului 3.3.2. Ataarea declaraiei de nregistrare fiscal 3.3.3. Ataarea copiei certificatului de nregistrare fiscal 3.3.4. Ataarea declaraiilor de luare n eviden ca pltitor de impozite i taxe locale 3.3.5. Ataarea declaraiilor de impunere privind obligaiile de plat 3.3.6. Ataarea actelor de control fiscal 3.3.7. Ataarea dosarului de executare silit

Riscuri identificate Gestiunea dosarelor fiscale nu este stabilit n sarcina unui responsabil Imposibilitatea de contactare a contribuabilului Necunoaterea condiiilor de calcul a impozitelor i taxelor locale Situaia fiscal real a contribuabilului nu este cunoscut Lipsa informaiilor privind comunicarea creanelor de plat ctre contribuabil Lipsa de la dosarul fiscal a corespondenei dintre administraie i contribuabil Stadiul executrii silite nu este cunoscut Imposibilitatea de contactare a contribuabilului Lipsa declaraiei de nregistrare fiscal Necunoaterea datelor de identificare a contribuabilului Necunoaterea condiiilor de calcul a impozitelor i taxelor locale Lipsa informaiilor privind comunicarea creanelor de plat ctre contribuabil Situaia fiscal real a contribuabilului nu este cunoscut Stadiul ncasrii debitelor restante nu este cunoscut integral

Punctaj total 1,7 2,4 2,0 1,0 2,0 2,5 2,6 2,0

Clasare Mic Mare Mediu Mic Mediu Mare Mare Mediu

Obs.

3.2. Constituirea dosarelor fiscale pentru persoanele fizice

3.3. Constituirea dosarelor persoane juridice

1,7 1,5 2,2 2,5 1,9

Mic Mic Mediu Mare Mic

132

Nr crt

Domeniul

Activiti/ obiective

Obiecte auditabile 3.3.8. Ataarea tuturor celorlalte documente care privesc agentul economic i relaia acestuia cu entitatea 3.3.9. Ataarea documentelor primite de la contribuabil 3.4.1. Depunerea n ordine cronologic a documentelor la dosarul fiscal 3.4.2. Constituirea bazei de date computerizat a dosarelor fiscale 3.4.3. Constituirea pe ani a dosarelor fiscale 3.4.4. Pstrarea n condiii de securitate i adecvate a dosarelor fiscale 3.4.5. Numerotarea i opisarea dosarelor fiscale 3.4.6. Pstrarea n condiii de securitate a dosarelor fiscale 3.4.7. Dac dosarelor fiscale sunt arhivate

Riscuri identificate Corespondena ntre administraie i contribuabil nu este cunoscut n totalitate Lipsa documentelor de la dosarul fiscal primite de la contribuabil Pierderea unor documente ale dosarului fiscal Imposibilitatea reconstituirii dosarului fiscal n cazul pierderii informaiei Parcurgerea dificil a dosarului fiscal cu ocazia analizei i verificrii Degradarea dosarelor urmare condiiilor improprii de pstrare Rtcirea unor documente ale dosarului fiscal Furtul sau dispariia dosarului fiscal Imposibilitatea consultrii ulterioare a dosarului fiscal Evidene incomplete privind pltitorii de impozite i taxe locale Cldiri aparinnd proprietii publice sau private a statului, date n concesionare, administrare sau nchiriere i pentru care nu se pltesc impozite

Punctaj total 1,7

Clasare

Obs.

Mic

3.4. Gestionarea dosarelor fiscale ale pltitorilor de impozite i taxe locale

2,5 2,5 1,5

Mare Mare Mic

1,8 1,5 1,8 1,8

Mic Mic Mic Mic

4.

Stabilirea impozitelor i taxelor locale

4.1. Stabilirea impozitului pe cldiri pentru persoane fizice

4.1.1. Dac sunt identificate toate persoanelor fizice care dein n proprietate cldiri 4.1.2. Identificarea concesionarilor, locatarilor, titularilor drepturilor de administrare sau folosin a locuinei pentru cldirile proprietate public sau privat a statului, date n concesiune, administrare sau nchiriere

1,5

Mic

133

Nr crt

Domeniul

Activiti/ obiective

Obiecte auditabile 4.1.3. Dac cldirile pentru care nu se datoreaz impozit sunt corect ncadrate n aceast categorie 4.1.4. Dac cotele de impozitare sunt aplicate corect 4.1.5. Dac suprafeele reale construite sunt stabilite corect n vederea impozitrii i dac sunt aplicate corespunztor coeficienii de calcul a impozitului 4.1.6. Conformitatea ajustrilor valorii impozabile a cldirii 4.1.7. Conformitatea aplicrii reducerilor sau coeficientului de corecie asupra valorilor de impozitare 4.1.8. Dac sunt aplicate cotele majorate pentru persoanele care dein n proprietate mai multe cldiri 4.1.9. Depunerea declaraiilor fiscale 4.1.10. Emiterea deciziilor de impunere

Riscuri identificate Acordarea incorect de scutiri la plata impozitului pe cdiri ca urmare a declaraiilor neconforme Baze de impozitare subdimensionate Declararea incorect a suprafeelor reale construite

Punctaj total

Clasare

Obs.

2,4

Mare

1,9

Mediu

1,5

Mic

Aplicarea eronat a ajustrilor Coeficieni de corecie aplicai eronat asupra valorilor de impozitare Neimpozitarea corect a tuturor cldirilor pe care le deine n proprietate un contribuabil Declaraii incorecte cu privire la datele construciei Impozite stabilite n neconcordan cu suprafeele construite Existena unor persoane juridice care dein n patrimoniu cldiri pe care nu le declar Cldiri aparinnd proprietii publice sau private a statului, date n concesionare, administrare sau nchiriere i pentru care nu se pltesc impozite

2,5 1,9

Mare Mediu

1,6 1,8 2,5 1,5

Mic Mic Mare Mic

4.2. Stabilirea impozitului pe cldiri pentru persoane juridice

4.2.1. Dac sunt identificate toate persoanele juridice care dein n proprietate cldiri 4.2.2. Identificarea concesionarilor, locatarilor, titularilor drepturilor de administrare sau folosin a locuinei pentru cldirile proprietate public sau privat a statului date n concesiune, administrare sau nchiriere

2,2

Mediu

134

Nr crt

Domeniul

Activiti/ obiective

Obiecte auditabile 4.2.3. Conformitatea valorii de inventar a cldirii i calculul impozitului pe cldire 4.2.4. Stabilirea i calculul impozitului pe cldiri n cazul amortizrii integrale a cldirii 4.2.5. Stabilirea i calculul impozitului pe cldiri n cazul reevalurii cldirii 4.2.6. Stabilirea i calculul impozitului pe cldiri n cazul n care nu a fost reevaluat pentru o perioad mai mare de 3 ani 4.2.7. Depunerea declaraiilor de impunere 4.2.8. Impozitarea cldirilor n cazul dobndirii, nstrinrii sau modificrii 4.2.9. Stabilirea termenelor de plat 4.2.10. Evidenierea impozitelor ncasate pe cldiri 4.2.11. Dac bonificaiile pentru plata n avans sunt acordate corect 4.2.12. Dac bazele de impozitare sunt stabilite corect 4.3.1. Dac sunt identificate toate persoanele deintoare de terenuri 4.3.2. Identificarea concesionarilor, locatarilor, titularilor drepturilor de administrare sau folosin pentru terenurile proprietate public sau privat a statului date n concesiune, administrare sau nchiriere 4.3.3. Dac scutirilor de impozit sunt acordate corect contribuabililor

Riscuri identificate Aplicarea cotelor de impozitare asupra altor valori Impozite stabilite incorect n sarcina contribuabilului Subdimensionarea cotelor de impozit ca urmare a unor reevaluri subdimensionate Aplicarea cotelor de impozitare asupra unor baze de impozitare mai mici datorit nerealizrii reevalurilor Declaraii eronate Neimpozitarea cldirilor ca urmare a schimbrii proprietarilor, sau a modificrilor/ modernizrilor efectuate Depirea termenelor scadente Operarea eronat, n alte conturi, a impozitului ncasat Deduceri eronate la impozitul pe cldiri Baze de impozitare stabilite sau declarate eronat Deinerea de terenuri n proprietate i nedeclararea lor Terenuri aparinnd proprietii publice sau private a statului date n concesiune, administrare sau nchiriere i pentru care nu se pltesc impozite Scutiri eronate la plata impozitului pe teren

Punctaj total 2,5 2,2 1,0 2,5 1,4 2,2 1,8 1,5 2,5 1,4 1,7

Clasare Mare Mediu Mic Mediu Mic Mediu Mic Mic Mediu Mic Mic

Obs.

4.3. Stabilirea impozitului pe teren

1,8

Mic

2,3

Mediu

135

Nr crt

Domeniul

Activiti/ obiective

Obiecte auditabile 4.3.4. Dac stabilirea i calculul impozitului pentru terenurile intravilane ncadrate n categoria construcii este realizat corect 4.3.5. Dac stabilirea i calculul impozitului pentru terenurile intravilane ncadrate n alt categorie de folosin este realizat corect 4.3.6. Dac stabilirea i calculul impozitului pentru terenurile extravilane este realizat corect 4.3.7. Depunerea declaraiilor privind achiziia terenurilor, precum i a celor privind modificarea folosinei terenului 4.3.8. Dac stabilirea plii impozitelor i evidenierea impozitelor ncasate se face corect 4.3.9. Acordarea bonificaiilor pentru plile anticipate 4.4.1. Dac sunt identificai contribuabilii care dein n posesie mijloace auto 4.4.2. Dac sunt acordate scutiri la plata impozitului asupra mijloacelor auto 4.4.3. Dac calculul impozitului asupra mijloacelor auto se face n funcie de tipul, capacitatea cilindric i masa total a mijlocului auto 4.4.4. Depunerea declaraiilor cu privire la mijloacele auto 4.4.5. Plata impozitului asupra mijloacelor auto

Riscuri identificate Neaplicarea cotelor de impozitare asupra ntregii suprafee nregistrat ca fiind n categoria construcii ncadrarea pentru impozitare a terenului n alt categorie de folosin, pentru care impozitul este mult mai mic Neimpozitarea terenurilor ncadrate ca fiind agricole Neimpozitarea terenurilor ca urmare a nedeclarrii lor sau impozitarea n vechea categorie de folosin Impozite calculate sau evideniate eronat

Punctaj total 1,5

Clasare

Obs.

Mic

2,0

Mediu

2,2

Mediu

2,8

Mare

1,2 Bonificaii acordate eronat sau peste termenele limit Nenregistrarea tuturor posesorilor de mijloace auto Acordarea eronat de scutiri de la plata impozitului asupra mijloacelor auto Determinarea eronat a impozitului fa de tipul, capacitatea sau masa real a mijlocului auto Nencasarea n totalitate a impozitelor datorate Nencasarea impozitului sau nregistrarea eronat a acestuia n evidene n raport cu titularul real al plii efectuate 2,3 1,4 2,7

Mic Mare Mic Mare

4.4. Stabilirea impozitului asupra mijloacelor de transport

1,9

Mediu

1,4 1,6

Mic Mic

136

Nr crt

Domeniul

Activiti/ obiective

Obiecte auditabile 4.4.6. Acordarea bonificaiilor pentru plata n avans 4.5.1. Dac exist o evideniere a contribuabililor crora le sunt eliberate autorizaii 4.5.2. Stabilirea i ncasarea taxei pentru eliberarea certificatului de urbanism 4.5.3. Stabilirea i ncasarea taxei pentru eliberarea autorizaiei de construire locuin 4.5.4. Stabilirea i ncasarea taxei pentru eliberarea autorizaiei pentru efectuarea de foraje i excavri 4.5.5. Stabilirea i ncasarea taxei pentru eliberarea autorizaiei necesar pentru lucrrile de organizare antier 4.5.6. Stabilirea i ncasarea taxei pentru eliberarea autorizaiei de construire pentru chiocuri, tonete, panouri de afiaj etc. 4.5.7. Stabilirea i ncasarea taxei pentru eliberarea autorizaiei de construire cldiri altele dect cele folosite ca locuine 4.5.8. Stabilirea i ncasarea taxei pentru eliberarea autorizaiei de desfiinare a unei construcii 4.5.9. Stabilirea i ncasarea taxei pentru prelungirea autorizaiilor de orice fel

Riscuri identificate Bonificaii acordate eronat sau n afara termenelor stabilite Date incomplete cu privire la contribuabilii crora le-au fost eliberate autorizaii Determinarea i ncasarea eronat a taxei pentru eliberarea certificatului de urbanism Determinarea i ncasarea eronat a taxei n raport cu caracteristicile constructive ale cldirii Determinarea i ncasarea eronat a taxei n raport activitile declarate Realizarea de lucrri de organizare antier cu ocazia realizrii de construcii i neimpozitarea acestora Determinarea i ncasarea eronat a taxei n raport cu dimensiunile i caracteristicile construciilor Determinarea i ncasarea eronat a taxei n raport cu tipul construciei i caracteristicile acesteia Determinarea i ncasarea eronat a taxei n raport cu construcia desfiinat Desfurarea n continuare a activitilor fr a se solicita prelungirea autorizaiilor i ca atare fr plata taxelor datorate

Punctaj total 2,5 1,5 2,5 2,0

Clasare Mare Mic Mare Mediu

Obs.

4.5. Stabilirea taxelor pentru eliberarea certificatelor, avizelor i autorizaiilor

1,5

Mic

2,5

Mare

1,8

Mic

2,7

Mare

1,5

Mic

2,5

Mare

137

Nr crt

Domeniul

Activiti/ obiective

Obiecte auditabile 4.5.10. Stabilirea i ncasarea taxei pentru eliberarea autorizaiilor pentru desfurarea de activiti economice 4.5.11. Stabilirea i ncasarea taxei pentru eliberarea autorizaiilor sanitare 4.5.12. Stabilirea i ncasarea taxei pentru eliberarea certificatului de productor 4.5.13. Scutiri acordate pentru eliberarea certificatelor, avizelor i autorizaiilor 4.6.1. Depunerea declaraiei de impunere privind taxa pentru afiaj n scop de reclam i publicitate 4.6.2. Dac este emis titlul de crean privind individualizarea creanei privind taxa pentru afiaj n scop de reclam i publicitate 4.6.3. Dac se stabilete din oficiu taxa pentru afiaj n scop de reclam i publicitate n cazul n care nu este declarat 4.6.4. Depunerea declaraiei de impunere privind taxa pentru servicii de reclam i publicitate 4.6.5. Emiterea deciziei de impunere privind stabilirea taxei pentru servicii de reclam i publicitate 4.6.6. Calculul nivelului taxelor pentru afiaj sau servicii de reclam i publicitate 4.6.7. Evidenierea taxelor pentru afiaj sau servicii de reclam i publicitate

Riscuri identificate Determinarea i ncasarea eronat a taxelor ca urmare a aprobrii desfurrii de activiti economice. Determinarea i ncasarea eronat a taxei pentru eliberarea autorizaiilor sanitare Determinarea i ncasarea eronat a taxei n raport cu activitile menionate n certificat Aplicarea eronat a scutirilor pentru eliberarea de certificate, autorizaii sau avize Necunoaterea pltitorilor

Punctaj total 1,7 2,3 1,5 2,5 2,0

Clasare

Obs.

Mic Mare Mic Mare Mediu

4.6. Stabilirea taxei pentru folosirea mijloacelor de reclam i publicitate

Crean determinat i stabilit eronat 2,4 Necalcularea taxei pentru afiaj n cazul n care nu este declarat Necunoaterea pltitorilor taxei de reclam i publicitate Determinarea i stabilirea eronat a taxei pentru reclam i publicitate Aplicarea cotelor de impozitare la baze de calcul incorecte nregistrarea eronat a taxei n alte conturi dect cel al contribuabilului Mare

1,5

Mic

2,5

Mare

1,8 1,5 1,8

Mic Mic Mic

138

Nr crt

Domeniul

Activiti/ obiective 4.7. Stabilirea impozitului pe spectacole

Obiecte auditabile 4.7.1. Depunerea declaraiilor de impunere privind spectacolele organizate i nregistrarea acestora 4.7.2. Dac tarifele pe spectacole sunt anunate 4.7.3. Calculul impozitului pe spectacole 4.7.4. Conformitatea declaraiilor decont privind veniturile ncasate din spectacolele organizate 4.7.5. Evidenierea impozitului pe spectacole 4.7.6. Dac biletele i abonamentele privind spectacolele organizate sunt declarate 4.7.7. Aplicarea sanciunilor pentru declararea neconform sau nedeclararea obligaiilor de plat rezultate n urma organizrii de spectacole 4.8.1. Dac sunt identificai contribuabilii pltitori de tax hotelier 4.8.2. Calculul i ncasarea taxei hoteliere 4.8.3. Depunerea declaraiilor privind taxele hoteliere 4.8.4 Scutiri acordate la plata taxei hoteliere 4.9.1. Dac sunt identificai contribuabilii pltitori de taxe speciale 4.9.2. Stabilirea i ncasarea taxelor speciale

Riscuri identificate Necunoatere spectacolelor organizate i pentru care se datoreaz impozit Practicarea altor tarife Aplicarea cotelor de impozitare asupra unor baze de impozitare eronate Declararea unor venituri mai mici ncasate din organizarea de spectacole nregistrarea eronat n alte conturi dect cel al contribuabilului Bilete utilizate i nenregistrate la administraia fiscal Neaplicarea de sanciuni

Punctaj total 2,0 2,1 1,5 2,3 2,5 2,5

Clasare

Obs.

Mediu Mediu Mic Mare Mare Mare

1,5 Baze de date incomplete privind contribuabilii care desfoar activiti turistice Baze de impozitare incorecte Necunoaterea modului de determinare a taxelor hoteliere Acordarea eronat de scutiri la plata taxelor hoteliere Realizarea de activiti pentru care sunt solicitate taxe speciale i care nu sunt declarate n vederea impozitrii Determinarea i ncasarea eronat a acestor taxe

Mic

4.8. Stabilirea taxei hoteliere

1,8 2,0 2,5 1,8 2,0 1,4

Mic Mediu Mare Mic Mediu Mic

4.9. Stabilirea taxelor speciale

139

Nr crt

Domeniul

Activiti/ obiective 4.10. Stabilirea altor taxe locale

Obiecte auditabile 4.10.1. Dac sunt identificai contribuabilii pltitori de alte taxe speciale 4.10.2. Stabilirea i ncasarea altor taxe 4.10.3. ncasarea i evidenierea taxelor de timbru 4.10.4. ncasarea i evidenierea amenzilor

Riscuri identificate Contribuabili care exercit anumite activiti supuse unor taxe datorate administraiei locale nu sunt identificai i impozitai Determinarea i ncasarea eronat a acestor taxe Evidenierea eronat a taxelor de timbru ncasate Neaplicarea n totalitate a amenzilor pentru svrirea de nereguli n declararea calculul, evidenierea i plata impozitelor i taxelor locale Contribuabili pltitori de impozite i taxe neidentificai Surse insuficiente de informaii pentru identificarea tuturor impozitelor i taxelor locale pe car ele datoreaz contribuabilii Prioritizarea incorect a contribuabililor supui controlului

Punctaj total 2,5 2,0 2,2

Clasare

Obs.

Mare Mediu Mediu

1,5

Mic

5.

Verificarea legalitii i conformitii declaraiilor fiscale i a ndeplinirii obligaiilor de ctre contribuabili

5.1. Elaborarea programelor de control

5.1.1. Dac la elaborarea programelor de control se are n vedere toi contribuabilii pltitori de impozite i taxe locale 5.1.2. Dac la elaborarea programelor de control se are n vedere contribuabili care nu-i declar impozitele i taxele locale 5.1.3. Dac la elaborarea programelor de control se are n vedere cuprinderea contribuabililor n funcie de tipurile de impozite i taxe pe care le datoreaz 5.1.4. Stabilirea tematicilor de control 5.1.5. Stabilirea perioadei de efectuare a controlului 5.1.6. Elaborarea programelor de control 5.2.1. Dac se realizeaz analiza dosarului fiscal al contribuabilului

1,5

Mic

2,5

Mare

2,5

Mare

5.2. Pregtirea controlului

Realizarea de controale fr a exista o tematic clar de control Realizarea de controale n alte perioade dect cele planificate Programe de control neadaptate necesitilor Realizarea de controale fr a fi analizat n prealabil dosarul fiscal al contribuabilului respectiv

2,0 1,7 2,5 2,5

Mediu Mic Mare Mare

140

Nr crt

Domeniul

Activiti/ obiective

Obiecte auditabile 5.2.2. Dac se realizeaz consultarea serviciilor care dein informaii despre contribuabilul supus controlului 5.2.3. Dac se verific declaraiile de impunere depuse i a plilor efectuate 5.2.4. Dac se analizeaz ultimul control efectuat 5.3.1. ntiinarea contribuabilului 5.3.2. Prezentarea la contribuabil i respectarea perioadei de control 5.3.3. Examinarea nscrisurilor i formularea constatrilor 5.3.4. Verificarea realitii bazei asupra creia se calculeaz i se determin impozitele i taxele locale 5.3.5. Dac se analizeaz toate impozitele i taxele locale datorate de contribuabil 5.3.6. Dac sunt stabilite diferene de impozite i taxe 5.3.7. ntocmirea proceselor verbale de control 5.3.8. Aplicarea sanciunilor pentru abaterile constatate i sancionate de lege 5.3.9. Dac probele constituite sunt suficiente pentru susinerea constatrilor

Riscuri identificate Obinerea de informaii insuficiente privind contribuabilul i obligaiile sale de plat Necunoaterea obligaiilor declarate i a plilor efectuate Necunoaterea msurilor dispuse la ultimul control Contribuabilul nu are cunotin de controlul ce se va efectua Lipsa disponibilitii responsabililor sau contribuabilului ca urmare a exercitrii controlului n alte perioade Constatri nesusinute de dovezi Erori n determinarea bazelor de impozitare la care sunt aplicate cotele de impozit Necuprinderea n control a tuturor taxelor i impozitelor locale datorate Lipsa informaiilor pentru a determina i stabili corect impozitele i taxele locale datorate Prezentarea i descrierea incomplet a constatrilor privind impozitele i taxele locale verificate Neaplicarea sanciunilor pentru abaterile constatate Necolectarea probelor necesare n susinerea constatrilor efectuate

Punctaj total 1,5 2,0 1,5 2,4 2,0 1,7 1,7 2,4 2,0

Clasare

Obs.

Mic Mediu Mic Mare Mediu Mic Mic Mare Mediu

5.3. Efectuarea controlului

1,0 2,0 2,5

Mic Mediu Mare

141

Nr crt

Domeniul

Activiti/ obiective

Obiecte auditabile 5.3.10. Semnarea actelor de control, nregistrarea acestora i menionarea c acestea constituie titluri de crean 5.3.11. Dac sunt programate i realizate controale inopinate privind urmrirea declarrii corecte i n totalitate a impozitelor i taxelor locale 5.4.1. Avizarea actelor de control de ctre administraia fiscal 5.4.2. nregistrarea actelor de control 5.4.3. Dac impozitele i taxele stabilite prin actele de control sunt nregistrate corect 5.4.4. Transmiterea actelor de control la dosarul fiscal al contribuabilului 6.1.1. Realitatea debitelor aflate n eviden 6.1.2. Contientizarea contribuabililor privind plata acestora 6.1.3. Dac este pstrat o legtur permanent cu debitorii n vederea conformrii la plata debitelor 6.1.4. Modul de acordare a facilitilor la plata impozitelor i taxelor locale 6.1.5. ntiinarea de plat a contribuabililor la scadena debitelor 6.1.6. Contientizarea contribuabililor asupra plii voluntare a impozitelor i taxelor locale

Riscuri identificate Refuzul de a semna actul de control, lipsa meniunii referitoare c respectivul act constituie titlu de crean Planificarea sumar a activitilor privind depistarea contribuabililor care nu-i declar impozitele i taxele locale sau care le declar incomplet nregistrarea de acte de control neavizate de ctre conducere ntocmirea de acte de control i nenregistrarea lor la organul fiscal nregistrri eronate sau duble de impozite i taxe datorate de contribuabili ca urmare att a declarrii ct i a controlului Actul de control nu se comunic la dosarul fiscal Evidene incomplete, debite pentru care nu exist confirmri Lipsa de informare a contribuabililor cu privire la termenele i obligaiile de plat Grad sczut de conformare a contribuabililor la plata impozitelor i taxelor locale datorate Lipsa de comunicare cu privire la facilitile acordate pentru plata n avans a debitelor Lipsa ntiinri contribuabililor cu privire la scadena debitelor Lipsa mijloacelor de contientizare a contribuabililor

Punctaj total 2,6

Clasare

Obs.

Mare

2,0

Mediu

5.4. Valorificarea rezultatelor controlului

1,7 1,5 2,2 2,5 2,2 1,7 2,5 2,5 1,5 2,4

Mic Mic Mediu Mare Mediu Mic Mare Mare Mic Mare

6.

Colectarea impozitelor i taxelor locale

6.1. Evidena creanelor aferente impozitelor i taxelor locale

142

Nr crt

Domeniul

Activiti/ obiective 6.2. Scutiri acordate la plata impozitelor i taxelor locale

Obiecte auditabile 6.2.1. Scutiri acordate persoanelor fizice pentru fiecare impozit sau tax local datorat 6.2.2. Scutiri acordate persoanelor juridice pentru fiecare impozit sau tax local datorat 6.3.1. Realizarea compensrilor la solicitarea debitorului, cu sume virate n plus sau de restituit de la bugetul local 6.3.2. Conformitatea sumelor de compensat 6.3.3. Elaborarea procesului verbal de compensare, a notei de compensare, a referatului de compensare i a centralizatorului compensrilor 6.3.4. Dac sunt efectuate nregistrrile n baza de date privind sumele compensate i este actualizat situaia contribuabilului 6.4.1. Corectitudinea penalitilor i majorrilor de ntrziere calculate pentru neplata la termen a impozitelor i taxelor locale 6.5.1. Regularitatea msurilor de majorare a impozitelor i taxelor locale 6.5.2. Dac sunt comunicate ctre contribuabili impozitele i taxele majorate 7.1.1. Identificarea debitelor restante

Riscuri identificate Acordarea eronat a scutirilor la plata impozitelor i taxelor locale Acordarea scutirilor la plata impozitelor i taxelor locale fr a avea o baz legal Incertitudinea privind sumelor virate n plus de ctre contribuabil Sumele de compensat nu sunt justificate i confirmate ca urmare a unor controale ntocmirea incomplet a documentelor de compensare, inclusiv a aprobrilor responsabililor n drept nregistrri eronate n baza de date a contribuabilului privind compensrile efectuate Aplicarea incorect a cotelor de majorri sau penaliti asupra bazelor de calcul, nerealizarea calculului pentru ntreaga perioada pentru care se datoreaz Dispunerea de majorri de impozite i taxe locale peste limitele legale Neinformarea contribuabililor n legtur cu impozitele i taxele datorate suplimentar Debitele restante nu sunt evideniate distinct i nu sunt cunoscute n termen

Punctaj total 1,5

Clasare

Obs.

Mic

1,8

Mic

6.3. Efectuarea compensrilor n stingerea debitelor

1,8 1,5

Mic Mic

2,4

Mare

1,9

Mediu

6.4. Calculul de penaliti i majorri de ntrziere 6.5. Majorarea impozitelor i taxelor locale 7. Stingerea prin 7.1. Evidena debitelor

1,5

Mic

2,5 1,9 1,5

Mare Mediu Mic

143

Nr crt

Domeniul

Activiti/ obiective restante

Obiecte auditabile 7.1.2. Conformitatea exigibilitii debitelor restante 7.1.3. Identificarea n termen a debitelor restante i dispunerea msurilor de executare silit 7.2.1. nfiinarea titlurilor executorii i comunicarea acestora ctre debitori 7.2.2. ntocmirea i comunicarea ntiinrilor de plat 7.2.3. Realitatea debitelor menionate n titlurile executorii 7.2.4. Formalizarea de ctre responsabili a titlurilor executorii 7.3.1. Constituirea dosarului de executare silit 7.3.2. Existena dovezilor privind titlul de crean i comunicarea acestuia contribuabilului 7.3.3. Constituirea n termenul de prescripie a dosarului de executare silit 7.4.1. ntocmirea n termen a somaie de la constituirea dosarului de executare silit 7.4.2. ntocmirea somaiei pentru ntregul debit restant 7.4.3. Cuprinderea ntregului debit n somaie, a naturii acestuia i a titlului executoriu 7.4.4. Comunicarea somaiei i confirmarea primirii acesteia de ctre debitor

Riscuri identificate Debitele restante nu sunt puse de acord cu debitorul Prescrierea debitelor

Punctaj total 2,0 2,2

Clasare Mediu Mediu Mare Mic Mare Mic Mare Mediu Mic Mic Mare Mic Mare

Obs.

executare silit a creanelor fiscale aferente impozitelor i taxelor locale

7.2. ntocmirea titlului executoriu

7.3. Constituirea dosarului de executare silit

Contestarea titlurilor executorii pe motiv c nu are cunotin de acestea Debitul datorat de contribuabil nu constituie o crean exigibil Debitele restante menionate n titlurile executorii difer de cele din eviden i nu conin majorrile i penalitile calculate Semnarea titlurilor executorii nu este realizat de ctre persoanele mputernicite Dosarul de executare silit nu este constituit n termen de la exigibilitatea debitului restant Titlul de crean nu are la baz o declaraie a contribuabilului, o declaraie de impunere sau un act de control Prescrierea debitelor ntocmirea cu ntrzierea a somaiei Necuprinderea tuturor debitelor restante n somaie Menionarea debitului restant n somaie fr defalcarea pe componente i accesorii Suspendarea procedurii de executare silit ca urmare a lipsei confirmrilor de primire

2,8 1,2 2,3 1,4 2,7 1,9 1,4 1,6 2,5 1,5 2,5

7.4. ntocmirea i comunicarea somaiei

144

Nr crt

Domeniul

Activiti/ obiective 7.5. nfiinarea popririlor

Obiecte auditabile 7.5.1. Identificarea tuturor conturilor bancare ale debitorului 7.5.2. nfiinarea de popriri pentru ntregul debit restant 7.5.3. nfiinarea de popriri asupra tuturor conturilor bancare ale debitorului 7.5.4. Confirmarea bncii privind nfiinarea popririi 7.5.5. ntiinarea debitorului asupra nfiinrii popririlor 7.5.6. nfiinarea popririlor n termen de la comunicarea somaiei 7.5.7. Identificarea terilor poprii, nfiinarea de popriri asupra acestora i confirmarea nfiinrii popririi 7.5.8. Reinerea de ctre banc a debitelor i plata acestora ctre unitatea administrativ teritorial 7.6.1. Stabilirea debitelor restante, n urma comunicrii somaiilor i nfiinrii popririlor 7.6.2. Identificarea bunurilor urmribile ale debitorului 7.6.3. nfiinarea sechestrelor asupra bunurilor urmribile 7.6.4. nfiinarea de sechestre pn la nivelul debitelor restante 7.6.5. Ridicarea sau lsarea n custodie a bunurilor sechestrate

Riscuri identificate Conturile bancare utilizate de contribuabil nu sunt cunoscute n totalitate nfiinarea de popriri pentru debite mai mici nfiinarea de popriri doar pentru anumite conturi deschise de contribuabil la bnci Lipsa confirmrilor privind nfiinarea de ctre banc a popririi Suspendarea popririlor de ctre contribuabilul pe motiv c nu a fost informat asupra popririi nfiinate nfiinarea cu ntrziere a popririlor Neaplicarea procedurilor de executare silit asupra terilor poprii Urmrirea ndeplinirii de ctre banc a obligaiei de a nfiina popririle pe conturile bancare ale contribuabilului Debite stabilite eronat Bunurile mobile urmribile ale debitorului nu sunt identificate Aplicarea sechestrelor asupra bunurilor mobile ale debitorului nu este realizat Sechestrele nu sunt nfiinate pn la nivelul debitelor restante Lsarea n custodie a bunurilor fr ntocmirea procesului verbal

Punctaj total 2,0 1,5 2,5 1,8 2,7 1,5 2,5

Clasare Mediu Mic Mare Mic Mare Mic Mare

Obs.

1,7

Mic

7.6. nfiinarea sechestrelor asupra bunurilor mobile

2,3 1,5 2,5 2,0

Mare Mic Mare Mediu

145

Nr crt

Domeniul

Activiti/ obiective

Obiecte auditabile 7.6.6. Semnarea, comunicarea i nregistrarea procesului verbal de sechestru

Riscuri identificate

Punctaj total 2,4 1,5 2,5 1,8 1,5 1,8 2,0

Clasare

Obs.

7.7. nfiinarea sechestrelor asupra bunurilor imobile

7.8. Organizarea licitaiilor i valorificarea bunurilor

Suspendarea procedurii de executare silit datorit nelurii la cunotin de ctre debitor asupra sechestrului 7.6.7. Descrierea complet a debitului restant Bunurile sechestrate nu sunt identificate i a bunului sechestrat complet 7.6.8. nregistrarea sechestrului la arhiva Bunurile mobile sechestrate nu sunt electronica de garanii mobiliare nregistrate n arhiva electronic 7.7.1. Identificarea bunurilor imobile ale Bunurile imobile ale debitorului nu sunt debitorului sechestrate 7.7.2. Sechestrarea bunurilor imobile ale Bunurile imobile ale debitorului nu sunt debitorului supuse procedurii de sechestrare 7.7.3. Semnarea, comunicarea i Suspendarea procedurii de executare silit nregistrarea procesului verbal de sechestru datorit nelurii la cunotin de ctre debitor asupra nfiinrii sechestrului 7.7.4. Intabularea sechestrului la Oficiul de nstrinarea bunului urmare neintabulrii n carte funciar cartea funciar 7.7.5. Descrierea complet a debitului Bunul imobil sechestrat nu este descris restant, a bunului imobil sechestrat i a complet obligaiei de a achita debitul n termen de 15 zile 7.8.1. Evaluarea bunurilor sechestrate Supraevaluarea bunului sechestrat 7.8.2. Stabilirea i organizarea licitaiilor n termen 7.8.3. Efectuarea publicitii bunurilor scoase la vnzare 7.8.4. ntiinarea debitorului, custodelui i a celorlalte persoane despre locul, data i ora licitaiei 7.8.5. Numirea comisiei de licitaie Nencasarea debitelor urmare neorganizrii n termen de la sechestrarea bunurilor Anularea procedurii de licitaie ca urmare a neefecturii publicitii bunurilor Posibilitatea de contestare a procedurii

Mare Mic Mare Mic Mic Mic Mediu

2,1 1,5 2,3 2,5 2,5

Mediu Mic Mare Mare Mare Mic

Comisia de licitaie nu respect procedura i nu este stabilit n termen

1,5

146

Nr crt

Domeniul

Activiti/ obiective

Obiecte auditabile 7.8.6. Organizarea i desfurarea licitaiilor 7.8.7. Reluarea n termen a licitaiilor n cazul neajudecrii bunurilor 7.8.8. Stabilirea preurilor de pornire a licitaiilor 7.8.9. ntocmirea procesului verbal de licitaie i de adjudecare a bunurilor 7.8.10. Stabilirea i recuperarea cheltuielilor cu executarea silit 7.9.1. ncasarea n termen a preului de adjudecare a bunurilor valorificate prin licitaie 7.9.2. Respectarea prioritilor i a ordinii n distribuirea sumelor 7.9.3. Respectarea termenelor de distribuire a sumelor ncasate prin licitaie 7.9.4. ntocmirea procesului verbal de distribuire a sumelor 7.10.1. Operarea n eviden a ncasrilor din executare 7.10.2. Contabilizarea corect a stingerii debitelor 7.10.3. Urmrirea lichidrii ntregului debit 7.10.4. nchiderea dosarului de executare silit 8.1.1. Primirea i nregistrarea declaraiilor de impozite i taxe locale

Riscuri identificate Organizarea licitaiilor nu se realizeaz la data i la locul stabilit Recuperarea cu ntrziere a debitelor urmare neorganizrii n termen a licitaiilor Preul de pornire al licitaiei nu corespunde preului de evaluare Procesul verbal de adjudecare nu respect condiiile procedurale Cheltuielile cu executarea silit nu sunt supuse recuperrii Preul obinut la licitaie nu este achitat n termen Distribuirea sumelor nu respect prioritile Contestarea licitaiei urmare distribuirii sumelor nainte de termenul limit de ateptare Proces verbal de distribuire a sumelor ntocmit necorespunztor ncasarea debitelor fr a se opera n evidenele pe pltitor Operaiuni contabile efectuate eronat Debite rmase nerecuperate Debite lichidate, ns dosarele sunt pstrate n continuare n eviden fr a fi arhivate Nenregistrarea declaraiilor depuse de contribuabili

Punctaj total 1,8 2,0 2,5 1,8 2,0 1,4 2,5 2,0 2,2 1,5 1,5 2,5 2,5 1,6

Clasare Mic Mediu Mediu Mic Mediu Mic Mare Mediu Mediu Mic Mic Mare Mare Mic

Obs.

7.9. Distribuirea sumelor ncasate n urma licitaiilor

7.10. nchiderea dosarului i stingerea creanei

8. Realitatea

8.1. Organizarea i conducerea

147

Nr crt

Domeniul

Activiti/ obiective evidenei veniturilor din impozite i taxe locale

Obiecte auditabile 8.1.2. Conformitatea nregistrrii debitelor declarate de contribuabili n evidenele primare 8.1.3. Evidena creanelor bugetare

Riscuri identificate Diferene ntre declaraii i baza de date electronic Declararea peste termen a impozitelor i taxelor locale i neaplicarea sanciunilor contravenionale prevzute de lege Nerealizarea impunerilor din oficiu n cazul nedeclarrii sau declarrii eronate a impozitelor i taxelor locale Descrcarea debitului n contul altor obligaii de plat, fa de cea pentru care contribuabilul a pltit Scutirile aplicate nu sunt operate corect n evidene Bonificaiile acordate nu sunt operate corect n evidene Majorrile i penalitile calculate nu sunt operate n contul debitorului Neconcordane dintre datele nregistrate n registrele de contabilitate i cele din documentele declarative sau de impunere nregistrarea aleatorie a documentelor privind impozitele i taxele locale

Punctaj total 1,8

Clasare

Obs.

evidenelor contabile i a situaiilor financiare ale entitii publice locale privind veniturile din impozite i taxe locale

Mic

2,5

Mare

8.1.4. Impunerea din oficiu n cazurile n care contribuabilii nu-i declar impozitele i taxele locale i conformitatea operrii acestora n contul debitorului 8.1.5. Stingerea creanelor bugetare

1,5

Mic

2,2 2,5 2,2 1,0 2,5

Mediu Mediu Mediu Mic Mediu

8.1.6. Conformitatea acordrii de scutirii la plata impozitelor i taxelor locale 8.1.7. Conformitatea operrii bonificaiilor acordate la plata impozitelor i taxelor locale 8.1.8. Conformitatea operrii majorrilor i penalitilor de ntrziere 8.1.9. Prelucrarea, centralizarea i reflectarea n contabilitate a operaiunilor consemnate n documentele justificative 8.1.10. Respectarea principiilor de nregistrare cronologic i sistematic a operaiunilor privind ncasarea impozitelor i taxelor locale 8.1.11. ntocmirea documentelor justificative privind ncasarea i stingerea creanelor bugetare

1,4

Mic

ntocmirea incomplet a documentelor de ncasare a impozitelor i taxelor locale

2,2

Mediu

148

Nr crt

Domeniul

Activiti/ obiective 8.2. Organizarea contabilitii veniturilor din impozite i taxe locale

Obiecte auditabile 8.2.1. Realitatea contabilizrii lunare a obligaiilor de plat ale debitorilor, reprezentnd impozitele i taxele locale 8.2.2. Realitatea contabilizrii lunare a sumelor ncasate sub form de impozite i taxe locale 8.2.3. Realitatea informaiilor furnizate de evidena financiar contabil 8.2.4. Realitatea evidenierii distincte a impozitelor i taxelor locale restante 8.2.5. Realitatea evidenei impozitelor i taxelor locale n situaiile financiare semestriale i anuale 8.2.6. Conformitatea datelor din registrul inventar cu cele din evidenele sintetice privind impozitele i taxele locale 8.2.7. Reflectarea n contabilitate a operaiunilor cu ajutorul conturilor contabile 9.1.1. Instalarea i configurarea calculatoarelor 9.1.2. ntreinerea i utilizarea calculatoarelor 9.1.3. Dac este asigurat calificarea personalului n utilizarea programelor informatice 9.1.4. Asigurarea securitii echipamentelor 9.1.5. Realizarea prelucrrilor informatice

Riscuri identificate Datele contabilizate lunar privind obligaiile de plat referitoare la impozitele i taxele locale difer de declaraii i impuneri Datele contabilizate lunar privind impozitele i taxele ncasate difer de documentele primare de ncasare Soldurile obligaiilor de plat stabilite lunar nu concord cu evidenele pe fiecare pltitor Debitele restante nu sunt contabilizate distinct Situaiile financiare nu concord cu evidenele sintetice i analitice Informaiile obinute faptic ca urmare a confirmrii soldurilor nu sunt puse de acord cu evidenele analitice i sintetice Folosirea incorect a conturilor Configuraie neadecvat a calculatorului Disfunciile identificate nu sunt analizate i nlturate n conformitate cu instruciunile din manualele de ntreinere Programe neutilizate la potenial maxim

Punctaj total 1,8

Clasare

Obs.

Mic

1,5 2,5 1,4 1,7

Mic Mediu Mic Mic

1,8 2,3 1,7 2,2

Mic Mediu Mic Mediu

9.

Fiabilitatea sistemului informatic privind administrarea impozitelor i taxelor locale

9.1. Utilizarea echipamentelor

1,5 Accesul la computere se realizeaz direct, fr a exista o parol de acces Controlul intern asupra datelor de intrare nu este asigurat corespunztor 1,8 2,0

Mic Mic Mediu

149

Nr crt

Domeniul

Activiti/ obiective

Obiecte auditabile 9.1.6. Dac exist preocupare pentru dezvoltarea aplicaiilor i programelor 9.1.7. Monitorizarea prelucrrii datelor

Riscuri identificate Soluiile privind mbuntirea programelor i aplicaiilor nu in cont de punctele slabe i critice i nici de evoluiile tehnologice Supravegherea proceselor aflate n execuie i a performanelor aplicaiilor, sistemelor sau programelor nu respect procedurile i instruciunile Alocarea excedentar sau deficitar a echipamentelor n cadrul reelei Prelucrrile nu respect specificaiile i nu se ncadreaz n standarde Responsabilitile n utilizarea programelor nu sunt difereniate pe utilizatori Incompatibiliti ntre diferitele aplicaii utilizate la nivelul direciei Opiunile i parametrii de lucru ai programului referitoare la generarea de rapoarte n urma prelucrrilor nu sunt stabilite conform specificaiilor din documentaii Dependena de tere pri n centralizarea informaiei i obinerea rapoartelor Sistemele de aplicaii nu sunt prevzute cu funcii de siguran sau control Pierderea datelor n cazul cderii sistemelor Frecven mare a defeciunilor

Punctaj total 1,4

Clasare

Obs.

Mic

1,0

Mic

9.2. Administrarea eficient a programelor

9.1.8. Eficiena configurrii n reea a echipamentelor 9.2.1. Implementarea i funcionarea programelor informatice ale departamentului 9.2.2. Dac este asigurat responsabilitatea n utilizarea programelor 9.2.3. Dac programele existente n cadrul departamentului asigur integrarea informaiilor 9.2.4. Gestionarea eficient a rapoartelor generate n urma prelucrrii datelor i informaiilor 9.2.5. Dac programele sunt adecvate la necesitile departamentului 9.2.6. Asigurarea securitii aplicaiilor 9.2.7. Dac este asigurat continuitatea activitilor 9.2.8. Dac programele informatice utilizate n cadrul departamentului sunt gestionate eficient

1,7 1,8 2,2 1,5

Mic Mic Mediu Mic

1,8

Mic

2,0 1,4 1,7 2,5

Mediu Mic Mic Mare

150

Nr crt

Domeniul

Activiti/ obiective

Obiecte auditabile 9.2.9. Asigurarea mentenanei programelor 9.2.10. Asigurarea bunei funcionri a programelor 9.2.11. Eficiena programelor implementate 9.2.12. Dac incidentelor informatice sunt evaluate i soluionate n termen

Riscuri identificate Lipsa anumitor cunotine de administrare a aplicaiilor Disfunciile identificate nu sunt analizate i nlturate n conformitate cu instruciunile din manualele de ntreinere n proiectarea programului, fluxul de date nu este identificat adecvat rezultatelor ateptate Tratarea individual a efectelor incidentelor informatice, fr a lua n analiz i nltura cauzele care le-au generat Responsabilitile utilizatorilor nu sunt delimitate i stabilite n funcie de specializarea fiecruia i tipurile de date i informaii la care au acces n vederea introducerii n programele utilizate Introducerea incorect a datelor i informaiilor n cadrul programelor i aplicaiilor Rapoartele obinute nu ofer informaii suficiente pentru luarea deciziilor Lipsa cheilor de control n utilizarea programelor i aplicaiilor Incompatibiliti ntre aplicaii n preluarea i stocarea datelor Lipsa controalelor privind urmrirea corectitudinii datelor introduse i prelucrate Neactualizarea programelor antivirus

Punctaj total 1,0 2,2 1,6 1,4

Clasare Mic Mediu Mic Mic

Obs.

9.3. Adecvarea datelor introduse i prelucrate

9.3.1. Dac datele sunt preluate i introduse corect n program

1,7

Mic

9.3.2. Asigurarea corectitudinii introducerii datelor n programele utilizate 9.3.3. Conformitatea prelucrrii datelor 9.3.4. Dac este asigurat supervizarea datelor introduse i prelucrate 9.3.5. Dac datele introduse n program sunt disponibile i pot fi preluate n alte aplicaii ale organizaiei 9.3.6. Dac sunt stabilite responsabiliti privind corectitudinea i utilitatea datelor prelucrate 9.4.1. Asigurarea securitii aplicaiilor prin utilizarea programelor antivirus

2,5 2,2 1,5 1,8

Mare Mediu Mic Mic

1,6 2,0

Mic Mediu

9.4. Implementarea

151

Nr crt

Domeniul

Activiti/ obiective de controale adecvate n utilizarea programelor

Obiecte auditabile 9.4.2. Dac exist licene pentru programele utilizate n cadrul direciei 9.4.3. Dac este asigurat controlul intern n administrarea i utilizarea programelor informatice n cadrul direciei 9.4.4. Adecvarea controalelor interne n cadrul programelor utilizate 9.4.5. Implementarea de instrumente de control adecvate 9.4.6. Asigurarea caracterului secret al datelor

Riscuri identificate Plata unor despgubiri ca urmare a utilizrii unor programe fr licen Lipsa controalelor sau controale slabe ale accesului la programe Controalele interne nu asigur protecia informaiei Lipsa evalurilor asupra disfuncionalitilor programelor i instrumentelor de control adecvate de implementat Accesul i utilizarea datelor i informaiilor prelucrate i stocate nu respect reglementrile interne Datele i informaiile prelucrate i stocate nu sunt asigurate n condiii de confidenialitate, integritate i disponibilitate Acces nerestricionat la informaii Responsabilitile privind securitatea programelor nu sunt delimitate ntre utilizatorii din cadrul direciei i personalul de specialitate Mecanismele de securitate configurate i implementate nu asigur securitatea informaiilor prelucrate Informaiile prelucrate nu sunt clasificate pe niveluri astfel nct accesul s fie restricionat Accesul la aplicaiile direciei este permis oricrui salariat

Punctaj total 1,5 1,7 2,5 1,6

Clasare Mic Mic Mare Mic

Obs.

2,0

Mediu

9.5. Organizarea securitii informaiilor prelucrate

9.5.1. Organizarea securitii informaiilor

1,4 2,2

Mic Mediu

9.5.2. Asigurarea securitii informaiilor introduse i prelucrate n cadrul programelor 9.5.3. Stabilirea responsabilitilor n asigurarea securitii informaiilor

1,6

Mic

9.5.4. Monitorizarea securitii programelor

1,8 1,5 2,5

Mic Mic Mare

9.6. Asigurarea accesului la programele direciei

9.6.1. Dac sunt asigurate niveluri de autorizare n utilizarea programelor 9.6.2. Asigurarea accesului la program

152

Nr crt

Domeniul

Activiti/ obiective

Obiecte auditabile 9.6.3. Dac accesul la program se face n funcie de necesiti 9.6.4. Asigurarea caracterului secret al datelor

Riscuri identificate Accesul la programe fr o supraveghere permanent Nivelele de secretizare a informaiilor nu iau n considerare impactul pierderii confidenialitii, integritii sau disponibilitilor informaiei Accesul la datele i informaiile stocate nu este restricionat i autorizat pe niveluri ierarhice Meninerea parolei generice iniiale Lipsa unui sistem de gestionare a parolelor Schimbarea parolelor nu este realizat periodic i nu respect regulile de complexitate impuse Parole nealocate n mod individual

Punctaj total 1,4

Clasare Mic

Obs.

1,7

Mic

9.6.5. Dac accesul la programe este permis doar pentru utilizatorii autorizai 9.6.6. Fiabilitatea parolelor 9.6.7. Gestionarea eficient a parolelor 9.6.8. Schimbarea periodic a parolelor

1,6 2,5 1,0 1,7 1,4

Mic Mare Mic Mic Mic

9.6.9. Dac utilizatorii dein parole de autorizare individuale Data: 06.05.2010

Auditori,

153

Not: Documentul Clasarea riscurilor cuprinde 25 de activitii auditabile, structurate pe 6 domenii. Activitile au fost grupate pe obiecte auditabile i n cadrul fiecrui obiect auditabil a fost identificat i definit riscul, care a fost clasat pe cele trei categorii (mari, medii i mici). n continuarea analizei, riscurile semnificative (mari i medii) identificate n cadrul fiecrei activiti auditabile vor fi avute n vedere pentru auditare i vor fi preluate pentru ierarhizare n documentul Tabelul puncte tari i puncte slabe, n ordine cronologic. Ierarhizarea operaiunilor ce urmeaz a fi auditate, este al aselea pas al procedurii Analiza riscurilor i se concretizeaz n elaborarea documentului Tabelul puncte tari i puncte slabe, n care se prezint sintetic rezultatul evalurii fiecrei operaiuni/activiti analizate n scopul orientrii activitii de audit intern n vederea definitivrii procedurii Tematica n detaliu. Obiectele auditabile i riscurile asociate acestora intrate n aceast faz a Analizei riscurilor reprezint pentru auditorii interni "puncte slabe". Ierarhizarea operaiunilor const n stabilirea activitilor pentru care avem confirmarea funcionalitii controlului intern, ceea ce le transform din "puncte slabe" n "puncte tari" i care pot fi eliminate din auditare. Un punct tare sau un punct slab trebuie s fie exprimat n funcie de un obiectiv de control intern sau de o caracteristic a activitii/operaiei auditate care va asigura buna funcionare a entitii. Spre exemplu, existena unui document de predare/primire a documentelor de la gestiunile auditate ctre serviciul contabilitate, confirm funcionarea acelui control intern i dei aceast operaie reprezint un "punct slab" el poate fi considerat ca fiind "punct tare" n acea structur i poate s nu mai intre n activitatea de auditare, pentru moment.

154

Procedura P05: Entitatea Public Serviciul de Audit Intern

ANALIZA RISCURILOR

TABELUL PUNCTE TARI I PUNCTE SLABE

Misiunea de audit: Administrarea impozitelor i taxelor locale Perioada auditat: 01.07.2008 31.03.2010 ntocmit: Ionescu Adrian/Popescu Nicolae Avizat: Georgescu Cristian

Data: 08.05.2010 Data: 08.05.2010

Consecina funcionarii/ nefuncionrii controlului intern
Grad sczut de colectare a impozitelor i taxelor locale Neimplementarea obiectivelor Slab dezvoltare a entitii Impact sczut urmare implementrii obiectivelor strategice

Nr crt 1.

Domeniul

Activiti/ obiective 1.1. Adecvarea strategiei structurii la obiectivele i direciile de dezvoltare ale entitii

Obiecte auditabile 1.1.2. Dac obiectivele strategice sunt definite n concordan cu direciile de dezvoltare ale entitii 1.1.3. Dac sunt dezvoltate planuri de aciune privind implementarea strategiei 1.1.5. Fundamentarea elementelor de planificare strategic 1.2.1. Dac obiectivele generale sunt definite n termeni de impact

Riscuri identificate Implementarea obiectivelor nu asigur creterea gradului de colectare a taxelor i impozitelor locale Aciunile stabilite pentru implementarea strategiei nu conduc la realizarea obiectivelor strategice Implementarea elementelor strategice nu asigur performana activitilor Obiectivele strategice nu acoper toate domeniile de activitate

T/S S

Asigurarea cadrului organizatoric adecvat desfurrii activitii de administrare a impozitelor i taxelor locale

Grad de ncredere n controlul intern Sczut

Obs.

Sczut

Sczut

1.2. Definirea i stabilirea

Sczut

155

Nr crt

Domeniul

Activiti/ obiective obiectivelor

Obiecte auditabile 1.2.2. Dac obiectivele generale acoper direciile strategice de dezvoltare a entitii n privina administrrii veniturilor din impozite i taxe locale 1.2.3. Dac obiectivele generale sunt realiste i mobilizatoare 1.2.6. Dac obiectivele specifice sunt acoperite de activitile repartizate i realizate n cadrul departamentului 1.2.7. Dac stabilirea obiectivelor s-a realizat cu respectarea caracteristicilor SMART 1.3.1. Dac stabilirea atribuiilor s-a realizat n concordan cu activitile repartizate direciei 1.3.3. Dac atribuiile acoper aria de competen necesar realizrii activitilor 1.3.4. Dac responsabilitile stabilite contribuie la realizarea sarcinilor

Riscuri identificate Direciile de aciune pentru implementarea obiectivelor generale sunt definite neclar, i nu asigur atingerea obiectivelor Impactul implementrii obiectivelor nu este neles de responsabili Aciunile ntreprinse pentru implementarea obiectivelor nu conduc la realizarea activitilor direciei Obiectivele nu conduc la un rezultat ateptat Activitile repartizate direciei nu sunt asigurate cu atribuii suficiente Activiti realizate fr a exista stabilit i atribuit competena necesar Pentru exercitarea unor sarcini nu sunt stabilite responsabiliti

T/S S

Consecina funcionarii/ nefuncionrii controlului intern

Necunoaterea direciilor de cretere a gradului de colectare a impozitelor i taxelor locale Responsabili cunosc ns aciunile i activitile necesare realizrii obiectivelor Activiti nerealizate

Grad de ncredere n controlul intern Sczut

Obs.

Ridicat

Sczut

Performan sczut

Sczut

1.3. Definirea i stabilirea atribuiilor

Depirea ariei de competen n realizarea activitilor Imposibilitatea realizrii unor activiti sau aciuni repartizate Imposibilitatea atragerii rspunderii pentru realizarea defectuoas a unor sarcini

Sczut

Sczut

Sczut

156

Nr crt

Domeniul

Activiti/ obiective

Obiecte auditabile 1.3.6. Dac complexitatea sarcinilor stabilite posturilor in cont de nivelul postului

Riscuri identificate

T/S

Alocarea de sarcini complexe S pentru posturi de niveluri inferioare sau alocarea de sarcini mai puin complexe pentru posturi de niveluri superioare Lipsa asigurrii echilibrului ntre activitile necesare realizrii obiectivului i activitile efectiv repartizate acestuia Lipsa de transparenta n stabilirea i atribuirea activitilor i definirea sarcinilor pentru fiecare post S

Grad de ncredere n controlul intern Realizarea de activiti Sczut

n condiii de calitate sczut, nefolosirea capacitii profesionale a salariailor Risip de resurse n atingerea indicatorilor stabilii Obiectivele individuale stabilite n sarcina salariailor nu conduc la implementarea obiectivelor specifice direciei Lipsa responsabilitilor n exercitarea sarcinilor Structur funcional ineficient

Consecina funcionarii/ nefuncionrii controlului intern

Obs.

1.4. Identificarea i gruparea activitilor

1.4.3. Dac activitile i aciunile sunt ataate n totalitate obiectivelor direciei 1.4.4. Dac activitile i aciunile contribuie la realizarea obiectivelor n condiii de eficien

Sczut

Sczut

1.5. Stabilirea structurii organizatorice

1.4.6. Dac atribuiile repartizate pe servicii asigur realizarea n totalitate a activitilor stabilite 1.5.1. Dac modul de concepere a structurii direciei asigur funcionarea acesteia n condiii de performan 1.5.4. Managementul Direciei de impozite i taxe locale

Activiti desfurate de un serviciu se regsesc n aria de competen a altui serviciu Structura funcional nu corespunde cerinelor privind realizarea activitilor i ndeplinirea obiectivelor Existena mai multor nivele de conducere care ngreuneaz adoptarea i aplicarea deciziilor

Sczut

Sczut

ntrzieri n luarea i implementarea deciziei

Sczut

157

Nr crt

Domeniul

Activiti/ obiective

Obiecte auditabile 1.5.6. Dac structura direciei asigur o delimitare clar a atribuiilor pe servicii i n cadrul acestora a sarcinilor de serviciu pe posturi 1.5.7. Dac structura direciei asigur evitarea dublei subordonri 1.5.8. Dac la asigurarea resurselor umane n cadrul unui serviciu se au n vedere volumul i complexitatea activitilor i competenele necesare realizrii acestora 1.6.1. Dac posturile din cadrul unui serviciu sunt stabilite n funcie de natura i complexitatea activitilor 1.6.3. Dac nivelul postului este stabilit n funcie de complexitatea activitilor i de ierarhie 1.7.1. Organizarea primirii documentelor

Riscuri identificate Exist posturi care nu se regsesc individualizate n cadrul serviciului i crora nu le este asigurat o anumit independen cu privire la sarcinile repartizate Dispoziii primite de la cel puin dou niveluri ierarhice Resursele umane nu sunt alocate n funcie de complexitatea activitilor de execut i de competenele necesare Stabilirea posturilor n mod arbitrar i nu n funcie de necesiti, activiti i competene Nivelul postului este stabilit nu n funcie de cerinele acestuia ci n funcie de condiiile ndeplinite de ocupantul acestuia Documentele sunt primite direct la nivelul serviciilor i nu la nivelul direciei Circuitele informaionale nu sunt definite i stabilite n cadrul direciei

T/S S

Consecina funcionarii/ nefuncionrii controlului intern

Posturi neacoperite n totalitate de sarcini

Grad de ncredere n controlul intern Sczut

Obs.

T S

Toate deciziile conduc la implementarea obiectivelor Utilizarea ineficient a resurselor umane

Ridicat Sczut

1.6. Definirea posturilor i nivelurilor ierarhice

Necorelaie ntre resursa uman i activitile realizate Supradimensionarea sau subdimensionarea resurselor umane n raport cu activitile executabile Managementul direciei nu are cunotin de informaiile care intr sau ies din entitate Informaia care iese din entitate este de calitate inferioar

Sczut

Sczut

1.7. Reglementarea i perfecionarea sistemului informaional n cadrul Direciei de impozite i

Sczut

1.7.5. Definirea circuitelor informaionale i stabilirea mijloacelor de tratare

Sczut

158

Nr crt

Domeniul

Activiti/ obiective taxe locale

Obiecte auditabile 1.7.7. Modul de prelucrare i avizare a documentelor i informaiilor utilizate 1.8.1. Structura i forma de prezentare a ROF-ului direciei

Riscuri identificate Evaluarea i avizarea rezultatelor prelucrrii informaiilor primite nu constituie o practic n cadrul direciei Prezentarea informaiilor n cadrul ROF-ului nu este unitar pentru toate serviciile direciei

T/S S

Grad de ncredere n controlul intern Informaiile primite nu Sczut

pot fi urmrite cu privire la modul de soluionare

Consecina funcionarii/ nefuncionrii controlului intern

Obs.

1.8. Calitatea ROF-ului Direciei de impozite i taxe locale

1.8.2. Dac atribuiile Lipsa definirii i prezentrii unor serviciilor din componena direciei servicii ale direciei n cadrul ROFsunt cuprinse n ROF ului

1.8.4. Dac exist coresponden ntre atribuiile generale ale entitii i atribuiile specifice ale Direciei de impozite i taxe locale 1.8.6. Dac atribuiile pe servicii n cadrul direciei sunt definite omogen

Atribuiile generale ale entitii, cu privire la stabilirea i colectarea impozitelor i taxelor locale, nu se regsesc n totalitate n atribuiile stabilite la nivelul direciei Atribuii specifice definite la nivel de direcie i nu la nivel de servicii

Informaiile prezentate n ROF asigur c acesta reprezint un instrument util managementului Necunoaterea tuturor structurilor funcionale ale entitii, precum i scopul i rolul acestora Neexercitarea tuturor atribuiilor entitii

Ridicat

Sczut

Sczut

1.8.7. Dac atribuiile sunt delimitate de responsabiliti i competene n cadrul ROF-ului

Definirea unora dintre atribuii sub form de responsabiliti sau competene, sau invers

Necunoaterea la nivelul serviciului a tuturor competenelor definite pentru realizarea activitilor Delimitarea slab a responsabilitilor i competenelor atribuite

Sczut

Sczut

159

Nr crt

Domeniul

Activiti/ obiective 1.9. Calitatea fielor posturilor din cadrul Direciei de impozite i taxe locale

Obiecte auditabile 1.9.1. Definirea scopului postului 1.9.3. Dac stabilirea sarcinilor n cadrul postului se face n funcie de activitile repartizate postului 1.9.4. Dac stabilirea sarcinilor postului se face n funcie de cerinele specifice de pregtire solicitate postului 1.9.6. Dac cuprinsul fiei postului individualizeaz postul i evideniaz necesitatea crerii acestuia 1.9.8. Dac sunt stabilite responsabiliti i competene postului 1.9.10. Dac la stabilirea sarcinilor n cadrul posturilor se are n vedere dezvoltarea carierei profesionale a salariatului 1.9.12. Modul de reglementare a asigurrii continuitii activitilor n cadrul posturilor 1.10.2. Modul de stabilire i evideniere a fluxurilor decizionale i informaionale n organigram 1.10.3. Dac nivelurile ierarhice sunt evideniate n cadrul organigramei

Riscuri identificate Postul nu este individualizat corect n cadrul fiei postului Sarcinile definite postului nu conduc la realizarea efectiv a activitilor Stabilirea de sarcini n cadrul unui post fr a ine cont de cerinele de studii stabilite postului respectiv Cerinele, condiiile i sarcinile stabilite pentru un post nu l individualizeaz Competenele i responsabilitile nu sunt definite n fiele postului Pstrarea acelorai sarcini n condiiile schimbrii nivelului de pregtire i n condiiile obinerii de calificative apropiate de limita superioar maxim Delegarea de activiti nu este reglementat prin fia postului Lipsa definirii fluxurilor decizionale n cadrul organigramei

T/S S S

Consecina funcionarii/ nefuncionrii controlului intern

Scopul postului nu este cunoscut de titularul acestuia Sarcini insuficiente stabilite postului Sarcini nerealizabile

Grad de ncredere n controlul intern Sczut Sczut

Obs.

Sczut

Postul nu este justificat n structura serviciului Imposibilitatea realizrii sarcinilor Eficien slab n utilizarea resursei umane de calitate superioar Neasigurarea continuitii activitilor Organigrama nu constituie un document util Necunoaterea clar a nivelurilor decizionale

Sczut

S S

Sczut Sczut

Sczut

1.10. Fezabilitatea organigramei direciei

Sczut

Nivelurile ierarhice nu sunt S stabilite clar n cadrul organigramei

Sczut

160

Nr crt

Domeniul

Activiti/ obiective

Obiecte auditabile 1.10.4. Modul de reflectare a relaiilor de subordonare n organigram

Riscuri identificate Subordonarea serviciilor nu este clar reprezentat n cadrul organigramei Obiectivele individuale au caracter general

T/S S

Consecina funcionarii/ nefuncionrii controlului intern

Necunoaterea subordonrilor Indicatorii de performan stabilii obiectivelor sunt cunoscui, nelei i sunt realizabili Realizarea cu ntrziere a obiectivelor

Grad de ncredere n controlul intern Sczut

Obs.

1.11. Pertinena informaiilor cuprinse n rapoartele de evaluare a performanelor profesionale individuale

1.11.1. Dac obiectivele stabilite personalului au caracter individual

Ridicat

1.12. Realitatea datelor cuprinse n tatul de funcii al

1.11.5. Dac n etapa de valorificare a rapoartelor de evaluare sunt stabilite msuri n cazul obiectivelor individuale nerealizate de persoanele evaluate 1.11.6. Modul de asigurare a concordanei dintre aprecierea obiectivelor i aprecierea criteriilor de performan cu ocazia evalurii performanelor personalului 1.11.8. Dac n rapoartele de evaluare sunt menionate nevoile de perfecionare a pregtirii profesionale pentru perioada urmtoare 1.12.1. Dac n tatul de funcii sunt cuprinse toate funciile i posturile direciei, grupate pe categorii i niveluri de salarizare

n etapa de valorificare a rapoartelor de evaluare nu sunt stabilite msuri pentru persoanele care nu i-au ndeplinit n totalitate obiectivele individuale, din vina lor Neconcordan ntre gradul de realizare a obiectivelor individuale i aprecierea criteriilor de performan pentru titularul postului Evaluarea performanelor individuale nu asigur identificarea nevoilor de instruire a personalului Statul de funcii nu definete corect i n totalitate funciile din cadrul direciei

Sczut

Aprecieri slabe ale performanei personalului

Sczut

Slab dezvoltare a resurselor umane

Sczut

Necuprinderea tuturor funciilor existente la nivelul entitii

Sczut

161

Nr crt

Domeniul

Activiti/ obiective direciei

Obiecte auditabile 1.12.2. Modul de previzionare a resurselor financiare necesare finanrii cheltuielilor de personal la nivelul direciei 2.1.2. Elaborarea de strategii de promovare a serviciilor oferite contribuabililor, referitoare la impozitele i taxele locale 2.1.3. Dac sunt organizate ntlniri i stabilite contacte periodice ntre entitate i contribuabili 2.1.5. Gradul de adecvare a materialelor informative puse la dispoziia contribuabilului 2.2.1. Dac sunt stabilite categoriile de informaii privind impozitele i taxele la care au acces contribuabilii 2.2.2. Dac facilitilor acordate la plata impozitelor i taxelor locale sunt promovate ca form de contientizare la plata voluntar 2.2.3. Fiabilitatea informaiilor electronice puse la dispoziia contribuabililor

Riscuri identificate Nu exist o estimare a resurselor financiare necesare finanrii cheltuielilor de personal pentru perioada urmtoare Promovarea serviciilor ctre contribuabili referitoare la impozitele i taxele locale nu se realizeaz n baza unei strategii Lipsa stabilirii de msuri de aplicat de ctre salariai n vederea apropiere contribuabililor Materiale informative insuficiente sau care nu ofer informaii complete referitoare la impozitele i taxele locale Categoriile de informaii privind impozitele i taxele locale la care are acces contribuabilul nu sunt suficient delimitate

T/S S

Consecina funcionarii/ nefuncionrii controlului intern

Decizii slabe cu privire la necesitile viitoare de resurse umane Slab conformare voluntar la plata impozitelor i taxelor locale Meninerea unei anumite nencrederii a contribuabilului n administraie Slab informare a contribuabilului

Grad de ncredere n controlul intern Sczut

Obs.

Organizarea i desfurarea activitii de asisten a contribuabil u-lui

2.1. Implementarea de programe de mbuntire a imaginii entitii pe linia administrrii impozitelor i taxelor locale

Sczut

Sczut

Sczut

2.2. ncrederea contribuabililor n activitatea entitii cu privire la administrarea impozitelor i taxelor locale

Grad redus de conformare S voluntar la plata impozitelor i taxelor locale, datorit necunoaterii facilitilor acordate Categoriile de informaii puse la S dispoziia contribuabilului nu sunt fiabile

Necunoaterea categoriilor de informaii la care contribuabilul are acces Grad sczut n colectarea impozitelor i taxelor locale Contribuabilul nu poate obine informaii utile accesnd site-ul administraiei

Sczut

Sczut

Sczut

162

Nr crt

Domeniul

Activiti/ obiective 2.3. Dezvoltarea culturii comunicaionale n privina impozitelor i taxelor locale

Obiecte auditabile 2.3.1. Fiabilitatea aciunilor de prezentare prin mass-media privind informarea contribuabililor n legtur cu impozitele i taxele locale 2.3.2. Dac personalul responsabil cu asistena contribuabililor este instruit adecvat 2.3.3. Dac exist un sistem integrat de furnizare a informaiilor ctre contribuabili referitoare la impozitele i taxele locale care s fie pus la dispoziia contribuabililor n mod operativ i complet 3.1.2. Constituirea i nregistrarea tuturor dosarelor fiscale 3.1.3. Dac este constituit dreptul de acces la dosarele fiscale 3.1.5. Dac este constituit dosarul electronic al contribuabilului

Riscuri identificate Prezentare slab n mass-media a informaiilor referitoare la impozitele i taxele locale Calitatea informaiilor oferite de personalul entitii este neadecvat i insuficient Lipsa unui sistem de integrare a informaiilor referitoare la impozite i taxe locale, astfel nct acestea s fie oferite contribuabilului la o singur solicitare Dosarele fiscale nu sunt constituite pentru toi contribuabilii Accesul tuturor ntregului personal la dosarele fiscale Dosarul electronic al contribuabilului nu este constituit

T/S S

Consecina funcionarii/ nefuncionrii controlului intern

Comunicarea slab a inteniilor i deciziilor n privina impozitelor i taxelor locale de ctre administraie Informaii insuficiente oferite contribuabilului Timp pierdut de contribuabil urmare solicitrii i obinerii unei informaii de la nivelul mai multor servicii Necunoaterea strii fiscale a contribuabilului Accesul unor persoane neautorizate la informaii ce privesc un anumit contribuabil Spaiu, condiii de pstrare, personal angajat pentru gestionarea dosarelor fizice Folosirea informaiilor din dosarele fiscale n alte scopuri

Grad de ncredere n controlul intern Sczut

Obs.

Sczut

Sczut

3.

Organizarea evidenei pltitorilor de impozite i taxe locale

3.1. Conducerea evidenei dosarelor fiscale ale pltitorilor

S S

Sczut Sczut

Sczut

3.1.7. Modalitile de scoatere a dosarului fiscal din gestiunea proprie

Sustragerea dosarelor fiscale

Sczut

163

Nr crt

Domeniul

Activiti/ obiective

Obiecte auditabile 3.1.8. Scoaterea dosarului fiscal informatic din gestiunea operativ

Riscuri identificate Folosirea informaiilor existente la dosarul fiscal n alte scopuri Imposibilitatea de contactare a contribuabilului

T/S S S

Consecina funcionarii/ nefuncionrii controlului intern

Utilizarea informaiilor n alte scopuri Neimpunerea n termen a contribuabilului sau nencasarea n termen a obligaiei fiscale Stabilirea de impozite i taxe eronate Posibilitatea atacrii unor proceduri urmare executrii silite a debitelor Lipsa de informaii privind activitile i obligaiile fiscale declarate ale contribuabilului Are un rol pur informativ, la nivelul serviciului de executare silit debitele sunt urmrite n totalitate cu privire la recuperare ntrzieri n ncasarea debitelor

Grad de ncredere n controlul intern Sczut Sczut

Obs.

3.2. Constituirea dosarelor fiscale pentru persoanele fizice

3.2.1. Ataarea actului de identitate al contribuabilului

3.2.2. Ataarea declaraiilor de luare n eviden a obligaiilor de plat 3.2.4. Ataarea deciziei de impunere

Necunoaterea condiiilor de calcul a impozitelor i taxelor locale Lipsa informaiilor privind comunicarea creanelor de plat ctre contribuabil Lipsa de la dosarul fiscal a corespondenei dintre administraie i contribuabil Stadiul executrii silite nu este cunoscut

S S

Sczut Sczut

3.2.5. Ataarea tuturor celorlalte documente care privesc contribuabilul i relaia cu entitatea 3.2.6. Ataare dosar de executare silit

Sczut

Ridicat

3.3. Constituirea dosarelor

3.3.1. Ataarea actului de constituire a contribuabilului

Imposibilitatea de contactare a contribuabilului

Sczut

164

Nr crt

Domeniul

Activiti/ obiective persoane juridice

Obiecte auditabile 3.3.4. Ataarea declaraiilor de luare n eviden ca pltitor de impozite i taxe locale 3.3.5. Ataarea declaraiilor de impunere privind obligaiile de plat

Riscuri identificate Necunoaterea condiiilor de calcul a impozitelor i taxelor locale

T/S S

Consecina funcionarii/ nefuncionrii controlului intern

Lipsa informaiilor n cazul unor confruntri privind obligaiile de plat declarate i cele pltite Imposibilitatea urmriri ulterioare a modului de aducere la ndeplinire a msurilor dispuse de control Are un rol pur informativ, la nivelul serviciului de executare silit debitele sunt urmrite n totalitate cu privire la recuperare Imposibilitatea reconstituirii strii fiscale a contribuabilului Risip de resurse n gestionarea fizic a dosarelor Imposibilitatea cunoaterii documentelor depuse de contribuabil

Grad de ncredere n controlul intern Sczut

Obs.

Lipsa informaiilor privind comunicarea creanelor de plat ctre contribuabil Situaia fiscal real a contribuabilului nu este cunoscut

Sczut

3.3.6. Ataarea actelor de control fiscal

Ridicat

3.4. Gestionarea dosarelor fiscale ale pltitorilor de impozite i taxe locale

3.4.1. Depunerea n ordine cronologic a documentelor la dosarul fiscal 3.4.2. Constituirea bazei de date computerizat a dosarelor fiscale 3.4.4. Pstrarea n condiii de securitate i adecvate a dosarelor fiscale

Pierderea unor documente ale dosarului fiscal Imposibilitatea reconstituirii dosarului fiscal n cazul pierderii informaiei Degradarea dosarelor urmare condiiilor improprii de pstrare

Sczut

Sczut

Sczut

165

Nr crt 4.

Domeniul

Activiti/ obiective

Obiecte auditabile 4.1.3. Dac cldirile pentru care nu se datoreaz impozit sunt corect ncadrate n aceast categorie 4.1.4. Dac cotele de impozitare sunt aplicate corect 4.1.6. Conformitatea ajustrilor valorii impozabile a cldirii 4.1.7. Conformitatea aplicrii reducerilor sau coeficientului de corecie asupra valorilor de impozitare 4.1.10. Emiterea deciziilor de impunere

Riscuri identificate Acordarea incorect de scutiri la plata impozitului pe cdiri ca urmare a declaraiilor neconforme Baze de impozitare subdimensionate Aplicarea eronat a ajustrilor Coeficieni de corecie aplicai eronat asupra valorilor de impozitare Impozite stabilite n neconcordan cu suprafeele construite Cldiri aparinnd proprietii publice sau private a statului, date n concesionare, administrare sau nchiriere i pentru care nu se pltesc impozite

T/S S

Consecina funcionarii/ nefuncionrii controlului intern

Diminuarea nivelului impozitului legal de ncasat Impozit stabilit n cuantumuri mia mici Impozit calculat eronat Reduceri incorecte a impozitelor

4.1. Stabilirea Stabilirea impozitelor i impozitului pe taxelor locale cldiri pentru

Grad de ncredere n controlul intern Sczut

Obs.

persoane fizice S S S Sczut Sczut Sczut

S S

4.2. Stabilirea impozitului pe cldiri pentru persoane juridice

4.2.2. Identificarea concesionarilor, locatarilor, titularilor drepturilor de administrare sau folosin a locuinei pentru cldirile proprietate public sau privat a statului date n concesiune, administrare sau nchiriere 4.2.3. Conformitatea valorii de inventar a cldirii i calculul impozitului pe cldire 4.2.4. Stabilirea i calculul impozitului pe cldiri n cazul amortizrii integrale a cldirii

Baze de aplicare a valorilor de impozitate eronate Necalcularea i nencasarea impozitului

Sczut Sczut

Aplicarea cotelor de impozitare asupra altor valori Impozite stabilite incorect n sarcina contribuabilului

Impozit calculat eronat Impozit stabilit n plus

Sczut

Sczut

166

Nr crt

Domeniul

Activiti/ obiective

Obiecte auditabile 4.2.6. Stabilirea i calculul impozitului pe cldiri n cazul n care nu a fost reevaluat pentru o perioad mai mare de 3 ani 4.2.8. Impozitarea cldirilor n cazul dobndirii, nstrinrii sau modificrii

Riscuri identificate Aplicarea cotelor de impozitare asupra unor baze de impozitare mai mici datorit nerealizrii reevalurilor Neimpozitarea cldirilor ca urmare a schimbrii proprietarilor, sau a modificrilor/ modernizrilor efectuate Deduceri eronate la impozitul pe cldiri Scutiri eronate la plata impozitului pe teren ncadrarea pentru impozitare a terenului n alt categorie de folosin, pentru care impozitul este mult mai mic Neimpozitarea terenurilor ncadrate ca fiind agricole Neimpozitarea terenurilor ca urmare a nedeclarrii lor sau impozitarea n vechea categorie de folosin Bonificaii acordate eronat sau peste termenele limit

T/S S

Consecina funcionarii/ nefuncionrii controlului intern

Diminuarea impozitului datorat legal de contribuabil Impozite necalculate i nencasate

Grad de ncredere n controlul intern Sczut

Obs.

Sczut

4.2.11. Dac bonificaiile pentru plata n avans sunt acordate corect 4.3. Stabilirea impozitului pe teren 4.3.3. Dac scutirilor de impozit sunt acordate corect contribuabililor 4.3.5. Dac stabilirea i calculul impozitului pentru terenurile intravilane ncadrate n alt categorie de folosin este realizat corect 4.3.6. Dac stabilirea i calculul impozitului pentru terenurile extravilane este realizat corect 4.3.7. Depunerea declaraiilor privind achiziia terenurilor, precum i a celor privind modificarea folosinei terenului 4.3.9. Acordarea bonificaiilor pentru plile anticipate

S S S

Determinarea incorect a impozitului de plat Impozite datorate ns scutite nelegal la plat de ctre contribuabil Diminuarea masei impozabile

Sczut Sczut Sczut

n prezent i terenurile agricole sunt supuse impozitrii Neplata de impozite sau diminuarea masei impozabile Determinarea incorect a impozitului de plat

Ridicat

Sczut

Sczut

167

Nr crt

Domeniul

Activiti/ obiective 4.4. Stabilirea impozitului asupra mijloacelor de transport

Obiecte auditabile 4.4.2. Dac sunt acordate scutiri la plata impozitului asupra mijloacelor auto 4.4.3. Dac calculul impozitului asupra mijloacelor auto se face n funcie de tipul, capacitatea cilindric i masa total a mijlocului auto 4.4.6. Acordarea bonificaiilor pentru plata n avans 4.5.2. Stabilirea i ncasarea taxei pentru eliberarea certificatului de urbanism 4.5.3. Stabilirea i ncasarea taxei pentru eliberarea autorizaiei de construire locuin 4.5.5. Stabilirea i ncasarea taxei pentru eliberarea autorizaiei necesar pentru lucrrile de organizare antier 4.5.7. Stabilirea i ncasarea taxei pentru eliberarea autorizaiei de construire cldiri altele dect cele folosite ca locuine 4.5.9. Stabilirea i ncasarea taxei pentru prelungirea autorizaiilor de orice fel

Riscuri identificate Acordarea eronat de scutiri de la plata impozitului asupra mijloacelor auto Determinarea eronat a impozitului fa de tipul, capacitatea sau masa real a mijlocului auto Bonificaii acordate eronat sau n afara termenelor stabilite Determinarea i ncasarea eronat a taxei pentru eliberarea certificatului de urbanism Determinarea i ncasarea eronat a taxei n raport cu caracteristicile constructive ale cldirii Realizarea de lucrri de organizare antier cu ocazia realizrii de construcii i neimpozitarea acestora Determinarea i ncasarea eronat a taxei n raport cu tipul construciei i caracteristicile acesteia Desfurarea n continuare a activitilor fr a se solicita prelungirea autorizaiilor i ca atare fr plata taxelor datorate

T/S S

Consecina funcionarii/ nefuncionrii controlului intern

Impozite datorate ns scutite nelegal la plat de ctre contribuabil Stabilirea incorect a impozitului

Grad de ncredere n controlul intern Sczut

Obs.

Sczut

S S

4.5. Stabilirea taxelor pentru eliberarea certificatelor, avizelor i autorizaiilor

Determinarea incorect a impozitului de plat Taxe stabilite incorect

Sczut Sczut

Taxe stabilite incorect

Sczut

Nestabilirea i nencasarea de taxe

Sczut

Taxe ncasate eronat

Sczut

Taxe datorate i nencasate

Sczut

168

Nr crt

Domeniul

Activiti/ obiective

Obiecte auditabile 4.5.11. Stabilirea i ncasarea taxei pentru eliberarea autorizaiilor sanitare 4.5.13. Scutiri acordate pentru eliberarea certificatelor, avizelor i autorizaiilor 4.6.1. Depunerea declaraiei de impunere privind taxa pentru afiaj n scop de reclam i publicitate 4.6.2. Dac este emis titlul de crean privind individualizarea creanei privind taxa pentru afiaj n scop de reclam i publicitate 4.6.4. Depunerea declaraiei de impunere privind taxa pentru servicii de reclam i publicitate 4.6.5. Emiterea deciziei de impunere privind stabilirea taxei pentru servicii de reclam i publicitate 4.7.1. Depunerea declaraiilor de impunere privind spectacolele organizate i nregistrarea acestora 4.7.2. Dac tarifele pe spectacole sunt anunate 4.7.4. Conformitatea declaraiilor decont privind veniturile ncasate din spectacolele organizate 4.7.5. Evidenierea impozitului pe spectacole

Riscuri identificate Determinarea i ncasarea eronat a taxei pentru eliberarea autorizaiilor sanitare Aplicarea eronat a scutirilor pentru eliberarea de certificate, autorizaii sau avize Necunoaterea pltitorilor

T/S S

Consecina funcionarii/ nefuncionrii controlului intern

Taxe stabilite eronat

Grad de ncredere n controlul intern Sczut

Obs.

Diminuarea incorect a masei impozabile Nencasarea de taxe

Sczut

4.6. Stabilirea taxei pentru folosirea mijloacelor de reclam i publicitate

Sczut

Crean determinat i stabilit eronat

Taxe stabilite eronat

Sczut

Necunoaterea pltitorilor taxei de reclam i publicitate Determinarea i stabilirea eronat a taxei pentru reclam i publicitate Necunoatere spectacolelor organizate i pentru care se datoreaz impozit Practicarea altor tarife Declararea unor venituri mai mici ncasate din organizarea de spectacole nregistrarea eronat n alte conturi dect cel al contribuabilului

Taxe datorate i nencasate Taxe stabilite incorect

Sczut

Sczut

4.7. Stabilirea impozitului pe spectacole

Neimpozitarea spectacolelor organizate Baze eronate de calcul a impozitului Sustragerea de la plata impozitelor Contabilizri eronate

Sczut

S S

Sczut Sczut

Sczut

169

Nr crt

Domeniul

Activiti/ obiective

Obiecte auditabile 4.7.6. Dac biletele i abonamentele privind spectacolele organizate sunt declarate 4.8.2. Calculul i ncasarea taxei hoteliere 4.8.3. Depunerea declaraiilor privind taxele hoteliere 4.9.1. Dac sunt identificai contribuabilii pltitori de taxe speciale 4.10.1. Dac sunt identificai contribuabilii pltitori de alte taxe speciale 4.10.2. Stabilirea i ncasarea altor taxe 4.10.3. ncasarea i evidenierea taxelor de timbru 5.1.2. Dac la elaborarea programelor de control se are n vedere contribuabili care nu-i declar impozitele i taxele locale 5.1.3. Dac la elaborarea programelor de control se are n vedere cuprinderea contribuabililor n funcie de tipurile de impozite i taxe pe care le datoreaz

Riscuri identificate Bilete utilizate i nenregistrate la administraia fiscal Baze de impozitare incorecte Necunoaterea modului de determinare a taxelor hoteliere Realizarea de activiti pentru care sunt solicitate taxe speciale i care nu sunt declarate n vederea impozitrii Contribuabili care exercit anumite activiti supuse unor taxe datorate administraiei locale nu sunt identificai i impozitai Determinarea i ncasarea eronat a acestor taxe Evidenierea eronat a taxelor de timbru ncasate Surse insuficiente de informaii pentru identificarea tuturor impozitelor i taxelor locale pe car ele datoreaz contribuabilii Prioritizarea incorect a contribuabililor supui controlului

T/S S

Consecina funcionarii/ nefuncionrii controlului intern

Necunoaterea real a veniturilor ncasate Diminuarea nivelului taxei datorate legal Incertitudini asupra nivelului taxei datorate Taxe datorate i nedeclarate

Grad de ncredere n controlul intern Sczut

Obs.

4.8. Stabilirea taxei hoteliere

S S S

Sczut Sczut Sczut

4.9. Stabilirea taxelor speciale

4.10. Stabilirea altor taxe locale

Taxe datorate i necolectate

Sczut

S S S

Obligaii de plat stabilite incorect Operaii contabile eronate Neidentificarea i obligarea la plat a tuturor contribuabililor n cadrul perioadei pentru care este elaborat planul toi contribuabili menionai sunt cuprini n verificare

Sczut Sczut Sczut

Verificarea legalitii i conformitii declaraiilor fiscale i a ndeplinirii obligaiilor de ctre

5.1. Elaborarea programelor de control

Ridicat

170

Nr crt

Domeniul

Activiti/ obiective

Obiecte auditabile 5.1.4. Stabilirea tematicilor de control 5.1.6. Elaborarea programelor de control

Riscuri identificate Realizarea de controale fr a exista o tematic clar de control Programe de control neadaptate necesitilor Realizarea de controale fr a fi analizat n prealabil dosarul fiscal al contribuabilului respectiv Necunoaterea obligaiilor declarate i a plilor efectuate Contribuabilul nu are cunotin de controlul ce se va efectua

T/S S S S

Consecina funcionarii/ nefuncionrii controlului intern

Controale ineficiente Selectarea ineficient a contribuabililor n control Necunoaterea strii contribuabilului supus controlului Obligaii de plat stabilite incorect n sarcina contribuabililor Resurse utilizate ineficient, urmare deplasrilor fr a gsi contribuabilul sau fr a intra n posesia documentelor Utilizarea ineficient a timpului de munc

contribuabili

Grad de ncredere n controlul intern Sczut Sczut Sczut

Obs.

5.2. Pregtirea controlului

5.2.1. Dac se realizeaz analiza dosarului fiscal al contribuabilului 5.2.3. Dac se verific declaraiile de impunere depuse i a plilor efectuate

Sczut

5.3. Efectuarea controlului

5.3.1. ntiinarea contribuabilului

Sczut

5.3.2. Prezentarea la contribuabil i respectarea perioadei de control

5.3.5. Dac se analizeaz toate impozitele i taxele locale datorate de contribuabil 5.3.6. Dac sunt stabilite diferene de impozite i taxe

Lipsa disponibilitii responsabililor sau contribuabilului ca urmare a exercitrii controlului n alte perioade Necuprinderea n control a tuturor taxelor i impozitelor locale datorate Lipsa informaiilor pentru a determina i stabili corect impozitele i taxele locale datorate

Sczut

Impozite i taxe neverificate din punct de vedere al conformitii Impozite i taxe stabilite incorect

Sczut

Sczut

171

Nr crt

Domeniul

Activiti/ obiective

Obiecte auditabile 5.3.8. Aplicarea sanciunilor pentru abaterile constatate i sancionate de lege 5.3.9. Dac probele constituite sunt suficiente pentru susinerea constatrilor 5.3.10. Semnarea actelor de control, nregistrarea acestora i menionarea c acestea constituie titluri de crean

Riscuri identificate Neaplicarea sanciunilor pentru abaterile constatate Necolectarea probelor necesare n susinerea constatrilor efectuate Refuzul de a semna actul de control, lipsa meniunii referitoare c respectivul act constituie titlu de crean

T/S S

Consecina funcionarii/ nefuncionrii controlului intern

Neatragerea de venituri la bugetele locale urmare abaterilor constatate Contestarea actelor de control i pierderea n instan a proceselor Nulitatea actului de control urmare necomunicri, ntrzieri n recuperarea debitelor datorit ntiinrilor ulterioare Slab identificare a contribuabililor care nu-i declar impozitele i taxele locale Evidene pe pltitor incorecte

Grad de ncredere n controlul intern Sczut

Obs.

Sczut

Sczut

5.4. Valorificarea rezultatelor controlului

5.3.11. Dac sunt programate i realizate controale inopinate privind urmrirea declarrii corecte i n totalitate a impozitelor i taxelor locale 5.4.3. Dac impozitele i taxele stabilite prin actele de control sunt nregistrate corect 5.4.4. Transmiterea actelor de control la dosarul fiscal al contribuabilului 6.1.1. Realitatea debitelor aflate n eviden

6.

6.1. Evidena Colectarea impozitelor i creanelor

Planificarea sumar a activitilor privind depistarea contribuabililor care nu-i declar impozitele i taxele locale sau care le declar incomplet nregistrri eronate sau duble de impozite i taxe datorate de contribuabili ca urmare att a declarrii ct i a controlului Actul de control nu se comunic la dosarul fiscal Evidene incomplete, debite pentru care nu exist confirmri

Sczut

Sczut

S S

Dosar fiscal incomplet Necunoaterea real a obligaiilor de plat ale contribuabilului

Sczut Sczut

172

Nr crt

Domeniul

Activiti/ obiective

Obiecte auditabile 6.1.3. Dac este pstrat o legtur permanent cu debitorii n vederea conformrii la plata debitelor 6.1.4. Modul de acordare a facilitilor la plata impozitelor i taxelor locale 6.1.6. Contientizarea contribuabililor asupra plii voluntare a impozitelor i taxelor locale 6.2.2. Scutiri acordate persoanelor juridice pentru fiecare impozit sau tax local datorat 6.3.3. Elaborarea procesului verbal de compensare, a notei de compensare, a referatului de compensare i a centralizatorului compensrilor 6.3.4. Dac sunt efectuate nregistrrile n baza de date privind sumele compensate i este actualizat situaia contribuabilului 6.4.1. Corectitudinea penalitilor i majorrilor de ntrziere calculate pentru neplata la termen a impozitelor i taxelor locale

Riscuri identificate Grad sczut de conformare a contribuabililor la plata impozitelor i taxelor locale datorate Lipsa de comunicare cu privire la facilitile acordate pentru plata n avans a debitelor Lipsa mijloacelor de contientizare a contribuabililor Acordarea scutirilor la plata impozitelor i taxelor locale fr a avea o baz legal ntocmirea incomplet a documentelor de compensare, inclusiv a aprobrilor responsabililor n drept nregistrri eronate n baza de date a contribuabilului privind compensrile efectuate Aplicarea incorect a cotelor de majorri sau penaliti asupra bazelor de calcul, nerealizarea calculului pentru ntreaga perioada pentru care se datoreaz

T/S T

taxelor locale aferente

impozitelor i taxelor locale

Grad de ncredere n controlul intern Debitorii au cunotin Ridicat

de debitele datorate urmarea ntiinrilor transmise la scadena debitelor Conformare voluntar sczut Necunoaterea termenelor de plat Scutiri aplicate incorect

Consecina funcionarii/ nefuncionrii controlului intern

Obs.

Sczut

Sczut

6.2. Scutiri acordate la plata impozitelor i taxelor locale 6.3. Efectuarea compensrilor n stingerea debitelor

Sczut

Realizarea nelegal a compensrilor

Sczut

Evidena pe pltitor nu reflect realitatea

Sczut

6.4. Calculul de penaliti i majorri de ntrziere

Dobnzi i majorri de ntrziere stabilite eronat

Sczut

173

Nr crt

Domeniul

Activiti/ obiective 6.5. Majorarea impozitelor i taxelor locale

Obiecte auditabile 6.5.1. Regularitatea msurilor de majorare a impozitelor i taxelor locale 6.5.2. Dac sunt comunicate ctre contribuabili impozitele i taxele majorate 7.1.2. Conformitatea exigibilitii debitelor restante 7.1.3. Identificarea n termen a debitelor restante i dispunerea msurilor de executare silit 7.2.1. nfiinarea titlurilor executorii i comunicarea acestora ctre debitori 7.2.3. Realitatea debitelor menionate n titlurile executorii

Riscuri identificate Dispunerea de majorri de impozite i taxe locale peste limitele legale Neinformarea contribuabililor n legtur cu impozitele i taxele datorate suplimentar Debitele restante nu sunt puse de acord cu debitorul Prescrierea debitelor

T/S S

Consecina funcionarii/ nefuncionrii controlului intern

Impunerea la plat nelegal a contribuabilului ntrzieri n ncasarea impozitelor i taxelor, Suspendarea n cazul contestrii executrii silite Neconcordane ntre evidena administraiei i evidena contribuabilului ntrzieri n recuperarea debitelor restante Posibilitatea contestrii procedurii de executare silit Dosare de executare ntocmite incomplet

Grad de ncredere n controlul intern Sczut

Obs.

Sczut

7.

Stingerea prin executare silit a creanelor fiscale aferente impozitelor i taxelor locale

7.1. Evidena debitelor restante

Sczut

Sczut

7.2. ntocmirea titlului executoriu

7.3. Constituirea dosarului de executare silit

7.3.1. Constituirea dosarului de executare silit 7.3.2. Existena dovezilor privind titlul de crean i comunicarea acestuia contribuabilului

Contestarea titlurilor executorii pe motiv c nu are cunotin de acestea Debitele restante menionate n titlurile executorii difer de cele din eviden i nu conin majorrile i penalitile calculate Dosarul de executare silit nu este constituit n termen de la exigibilitatea debitului restant Titlul de crean nu are la baz o declaraie a contribuabilului, o declaraie de impunere sau un act de control

Sczut

Sczut

Riscul prescrierii unor debite Lipsa bazei de calcul a impozitului sau taxei supus executrii

Sczut

Sczut

174

Nr crt

Domeniul

Activiti/ obiective 7.4. ntocmirea i comunicarea somaiei

Obiecte auditabile 7.4.2. ntocmirea somaiei pentru ntregul debit restant

Riscuri identificate Necuprinderea tuturor debitelor restante n somaie

T/S S

Consecina funcionarii/ nefuncionrii controlului intern

Procedura de executare silit este declanat pentru debite restante mai mici Neexecutarea i ncasarea debitelor restante Lipsa informaiilor privind operaiile derulate de contribuabil prin bnci Nenfiinarea de popriri asupra tuturor sumelor disponibile ale debitorului Blocarea procedurii de recuperare a debitelor urmare popririlor nfiinate Nerecuperarea n termen i n totalitate a debitelor Nerecuperarea debitelor restante Nerecuperarea n totalitate a debitelor restante

Grad de ncredere n controlul intern Sczut

Obs.

7.5. nfiinarea popririlor

7.4.4. Comunicarea somaiei i confirmarea primirii acesteia de ctre debitor 7.5.1. Identificarea tuturor conturilor bancare ale debitorului 7.5.3. nfiinarea de popriri asupra tuturor conturilor bancare ale debitorului 7.5.5. ntiinarea debitorului asupra nfiinrii popririlor 7.5.7. Identificarea terilor poprii, nfiinarea de popriri asupra acestora i confirmarea nfiinrii popririi 7.6.1. Stabilirea debitelor restante, n urma comunicrii somaiilor i nfiinrii popririlor 7.6.3. nfiinarea sechestrelor asupra bunurilor urmribile

Suspendarea procedurii de executare silit ca urmare a lipsei confirmrilor de primire Conturile bancare utilizate de contribuabil nu sunt cunoscute n totalitate nfiinarea de popriri doar pentru anumite conturi deschise de contribuabil la bnci Suspendarea popririlor de ctre contribuabilul pe motiv c nu a fost informat asupra popririi nfiinate Neaplicarea procedurilor de executare silit asupra terilor poprii Debite stabilite eronat

Sczut

Sczut

Sczut

Sczut

Sczut

7.6. nfiinarea sechestrelor asupra bunurilor mobile

Sczut

Aplicarea sechestrelor asupra bunurilor mobile ale debitorului nu este realizat

Sczut

175

Nr crt

Domeniul

Activiti/ obiective

Obiecte auditabile 7.6.4. nfiinarea de sechestre pn la nivelul debitelor restante 7.6.5. Ridicarea sau lsarea n custodie a bunurilor sechestrate 7.6.7. Descrierea complet a debitului restant i a bunului sechestrat

Riscuri identificate Sechestrele nu sunt nfiinate pn la nivelul debitelor restante Lsarea n custodie a bunurilor fr ntocmirea procesului verbal Bunurile sechestrate nu sunt identificate complet nstrinarea bunului urmare neintabulrii n cartea funciar Bunul imobil sechestrat nu este descris complet

T/S S

Consecina funcionarii/ nefuncionrii controlului intern

Nerecunoaterea de ctre contribuabil c bunurile sechestrate se afl n gestiunea sa Reluarea procedurilor de comunicare a actelor procedurale Posibilitatea de nstrinare a bunurilor mobile sechestrate Posibilitatea de nstrinare a bunurilor imobile sechestrate Stabilirea eronat a valorii de licitaie, n cazurile n care acesta nu este evaluat de ctre o persoan independent ntrzieri n valorificarea bunurilor sechestrate Reluarea procedurii de licitaie Posibilitatea suspendrii procesului de licitaie

Grad de ncredere n controlul intern Sczut

Obs.

S S S S

Sczut Sczut Sczut Sczut

7.7. nfiinarea sechestrelor asupra bunurilor imobile

7.7.4. Intabularea sechestrului la Oficiul de carte funciar 7.7.5. Descrierea complet a debitului restant, a bunului imobil sechestrat i a obligaiei de a achita debitul n termen de 15 zile 7.8.2. Stabilirea i organizarea licitaiilor n termen 7.8.3. Efectuarea publicitii bunurilor scoase la vnzare 7.8.4. ntiinarea debitorului, custodelui i a celorlalte persoane despre locul, data i ora licitaiei

7.8. Organizarea licitaiilor i valorificarea bunurilor

Nencasarea debitelor urmare neorganizrii n termen de la sechestrarea bunurilor Anularea procedurii de licitaie ca urmare a neefecturii publicitii bunurilor Posibilitatea de contestare a procedurii

Sczut

Sczut

Sczut

176

Nr crt

Domeniul

Activiti/ obiective

Obiecte auditabile 7.8.7. Reluarea n termen a licitaiilor n cazul neajudecrii bunurilor 7.8.8. Stabilirea preurilor de pornire a licitaiilor 7.8.10. Stabilirea i recuperarea cheltuielilor cu executarea silit

Riscuri identificate Recuperarea cu ntrziere a debitelor urmare neorganizrii n termen a licitaiilor Preul de pornire al licitaiei nu corespunde preului de evaluare Cheltuielile cu executarea silit nu sunt supuse recuperrii Distribuirea sumelor nu respect prioritile Contestarea licitaiei urmare distribuirii sumelor nainte de termenul limit de ateptare Proces verbal de distribuire a sumelor ntocmit necorespunztor Debite rmase nerecuperate

T/S S

Consecina funcionarii/ nefuncionrii controlului intern

Nerecuperarea debitelor prin aplicarea procedurii de executare silit Licitaiile sunt pornite de la preul cel mai mare Nerecuperarea tuturor cheltuielilor cu executarea silit Posibilitatea de a nu ncasa debitele Posibilitatea suspendrii procedurii de ctre instan Posibilitatea contestrii modului de distribuire a sumelor Lipsa de responsabilitate n urmrirea prin executarea silit a recuperrii debitelor Nearhivarea documentelor Neatragerea la bugetul local a sumelor aferente sanciunilor neaplicate

Grad de ncredere n controlul intern Sczut

Obs.

T S S S

Ridicat Sczut Sczut Sczut

7.9. Distribuirea sumelor ncasate n urma licitaiilor

7.9.2. Respectarea prioritilor i a ordinii n distribuirea sumelor 7.9.3. Respectarea termenelor de distribuire a sumelor ncasate prin licitaie 7.9.4. ntocmirea procesului verbal de distribuire a sumelor 7.10.3. Urmrirea lichidrii ntregului debit

S S

Sczut Sczut

7.10. nchiderea dosarului i stingerea creanei

7.10.4. nchiderea dosarului de executare silit 8.

Realitatea evidenelor contabile i a

8.1. Organizarea i conducerea evidenei veniturilor din

8.1.3. Evidena creanelor bugetare

Debite lichidate, ns dosarele sunt pstrate n continuare n eviden fr a fi arhivate Declararea peste termen a impozitelor i taxelor locale i neaplicarea sanciunilor contravenionale prevzute de lege

Sczut

Sczut

177

Nr crt

Domeniul

Activiti/ obiective

Obiecte auditabile 8.1.5. Stingerea creanelor bugetare

Riscuri identificate Descrcarea debitului n contul altor obligaii de plat, fa de cea pentru care contribuabilul a pltit Scutirile aplicate nu sunt operate corect n evidene Bonificaiile acordate nu sunt operate corect n evidene

T/S S

Consecina funcionarii/ nefuncionrii controlului intern

Evidene eronate

impozite i taxe situaiilor locale financiare ale entitii publice locale privind veniturile din impozite i taxe locale

Grad de ncredere n controlul intern Sczut

Obs.

8.1.6. Conformitatea acordrii de scutirii la plata impozitelor i taxelor locale 8.1.7. Conformitatea operrii bonificaiilor acordate la plata impozitelor i taxelor locale

Evidene eronate

Sczut

8.1.9. Prelucrarea, centralizarea i reflectarea n contabilitate a operaiunilor consemnate n documentele justificative 8.1.11. ntocmirea documentelor justificative privind ncasarea i stingerea creanelor bugetare 8.2. Organizarea contabilitii veniturilor din impozite i taxe locale 8.2.3. Realitatea informaiilor furnizate de evidena financiar contabil 8.2.7. Reflectarea n contabilitate a operaiunilor cu ajutorul conturilor contabile

Neconcordane dintre datele nregistrate n registrele de contabilitate i cele din documentele declarative sau de impunere ntocmirea incomplet a documentelor de ncasare a impozitelor i taxelor locale Soldurile obligaiilor de plat stabilite lunar nu concord cu evidenele pe fiecare pltitor Folosirea incorect a conturilor

La o eventual obligare la plat a contribuabilului acesta va justifica i vor fi realizate punctajele necesare, inclusiv n evidena pe pltitor Operaii incomplete n contabilitate

Ridicat

Sczut

Documentele respective nu au calitatea de documente justificative Contabilizri eronate

Sczut

Sczut

Soldurile conturilor din situaiile financiare nu reflect realitatea

Sczut

178

Nr crt 9.

Domeniul

Activiti/ obiective 9.1. Utilizarea echipamentelor

Obiecte auditabile 9.1.2. ntreinerea i utilizarea calculatoarelor

Riscuri identificate Disfunciile identificate nu sunt analizate i nlturate n conformitate cu instruciunile din manualele de ntreinere Controlul intern asupra datelor de intrare nu este asigurat corespunztor Responsabilitile n utilizarea programelor nu sunt difereniate pe utilizatori Dependena de tere pri n centralizarea informaiei i obinerea rapoartelor Frecven mare a defeciunilor

T/S S

Consecina funcionarii/ nefuncionrii controlului intern

Nefuncionarea echipamentelor

Fiabilitatea sistemului informatic privind administrare a impozitelor i taxelor locale

Grad de ncredere n controlul intern Sczut

Obs.

9.1.5. Realizarea prelucrrilor informatice 9.2. Administrarea eficient a programelor 9.2.2. Dac este asigurat responsabilitatea n utilizarea programelor 9.2.5. Dac programele sunt adecvate la necesitile departamentului 9.2.8. Dac programele informatice utilizate n cadrul departamentului sunt gestionate eficient 9.2.10. Asigurarea bunei funcionri a programelor

Introducerea i prelucrarea de date eronate Neregulile n utilizarea programelor sau informaiilor nu pot fi stabilite n sarcina unui utilizator Programele nu funcioneaz integrat Costuri suplimentare privind ntreinerea echipamentelor Utilizare insuficient a programelor

Sczut

Sczut

Sczut

Sczut

9.3. Adecvarea datelor introduse i prelucrate

9.3.2. Asigurarea corectitudinii introducerii datelor n programele utilizate 9.3.3. Conformitatea prelucrrii datelor

Disfunciile identificate nu sunt analizate i nlturate n conformitate cu instruciunile din manualele de ntreinere Introducerea incorect a datelor i informaiilor n cadrul programelor i aplicaiilor Rapoartele obinute nu ofer informaii suficiente pentru luarea deciziilor

Sczut

Rapoarte ineficiente, rapoarte eronate Date primare insuficiente

Sczut

Sczut

179

Nr crt

Domeniul

Activiti/ obiective 9.4. Implementarea de controale adecvate n utilizarea programelor

Obiecte auditabile 9.4.1. Asigurarea securitii aplicaiilor prin utilizarea programelor antivirus 9.4.4. Adecvarea controalelor interne n cadrul programelor utilizate 9.4.6. Asigurarea caracterului secret al datelor

Riscuri identificate Neactualizarea programelor antivirus Controalele interne nu asigur protecia informaiei Accesul i utilizarea datelor i informaiilor prelucrate i stocate nu respect reglementrile interne Acces nerestricionat la informaii

T/S S

Consecina funcionarii/ nefuncionrii controlului intern

Blocarea utilizrii programelor Acces nerestricionat la datele i informaiile prelucrate n cadrul direciei Programele nu respect schemele de secretizare a datelor i informaiilor Personalul de niveluri inferioare are acces la decizii i strategii al entitii cu un anumit caracter secret Sustragerea informaiilor i folosirea lor n alte scopuri Posibilitatea de acces din afar la datele i informaiile entitii

Grad de ncredere n controlul intern Sczut

Obs.

Sczut

Sczut

9.5. Organizarea securitii informaiilor prelucrate 9.6. Asigurarea accesului la programele direciei

9.5.2. Asigurarea securitii informaiilor introduse i prelucrate n cadrul programelor 9.6.2. Asigurarea accesului la program 9.6.6. Fiabilitatea parolelor

Sczut

Accesul la aplicaiile direciei este permis oricrui salariat Meninerea parolei generice iniiale

Sczut

Sczut

Data: 08.05.2010

Auditori,

180

Not:
n auditare au fost cuprinse i dou obiecte auditabile ale cror riscuri au fost clasificate ca fiind mici. S-a procedat la cuprinderea n auditare a acestor riscuri clasificate ca fiind mici, deoarece la obiectele auditabile respective acestea au fost singurele riscuri identificate i pentru a nu exista anumite constrngeri cu privire la atingerea rezultatelor urmrite ale obiectivelor de audit stabilite. n faza de ierarhizare se elaboreaz documentul Tabelul puncte tari i puncte slabe, prin preluarea operaiilor auditabile cu riscuri semnificative (mari i medii) din documentul Clasarea operaiilor, respectiv un numr de 70 obiecte auditabile i 70 de riscuri asociate acestora. Ierarhizarea obiectelor auditabile const n evaluarea funcionalitii sistemelor de control intern care limiteaz efectele riscurilor i care dau posibilitatea auditorilor interni s aprecieze acele obiecte auditabile ca fiind puncte tari, celelalte riscuri pentru care nu exist activiti de control sau acestea sunt nefuncionale sunt n continuare considerate puncte slabe. Astfel, n urma analizei, au rezultat 6 riscuri asociate obiectelor auditabile care au fost evaluate ca fiind puncte tari i care vor fi eliminate din auditare. Pornind de la documentul Tabelul puncte tari i puncte slabe, se va elabora documentul Tematica n detaliu a misiunii de audit n care vor fi preluate numai operaiile considerate ca fiind puncte slabe, ocazie cu care vor fi renumerotate i va fi stabilit corespondenta cu paragrafele din Raportul de audit intern.. Un punct tare sau un punct slab trebuie s fie exprimat n funcie de un obiectiv de control intern sau de o caracteristica urmrit, pentru a asigura buna funcionare a structurii audiate. Documentul Tabelul puncte tari i puncte slabe conine att gradul de ncredere al auditorului intern n funcionarea controlului intern, ct i consecinele funcionrii/nefuncionrii acestuia, care va conduce la minimizarea riscului, atunci cnd gradul de ncredere este mare (punct tare) i la maximizarea apariiei riscului, atunci cnd gradul de ncredere este mic (punct slab).

181

182

Procedura P05: Entitatea Public Serviciul de Audit Intern

ANALIZA RISCURILOR

TEMATICA N DETALIU A MISIUNII DE AUDIT

Misiunea de audit: Administrarea impozitelor i taxelor locale Perioada auditat: 01.07.2008 31.03.2010 ntocmit: Ionescu Adrian/Popescu Nicolae Data: 08.05.2010 Avizat: Georgescu Cristian Data: 08.05.2010
Nr crt Activiti/ obiective 1.1. Adecvarea strategiei structurii la obiectivele i direciile de dezvoltare ale entitii

Domeniul

Obiecte auditabile 1.1.2. Dac obiectivele strategice sunt definite n concordan cu direciile de dezvoltare ale entitii 1.1.3. Dac sunt dezvoltate planuri de aciune privind implementarea strategiei 1.1.5. Fundamentarea elementelor de planificare strategic 1.2.1. Dac obiectivele generale sunt definite n termeni de impact 1.2.2. Dac obiectivele generale acoper direciile strategice de dezvoltare a entitii n privina administrrii veniturilor din impozite i taxe locale 1.2.6. Dac obiectivele specifice sunt acoperite de activitile repartizate i realizate n cadrul departamentului 1.2.7. Dac stabilirea obiectivelor s-a realizat cu respectarea caracteristicilor SMART 1.3.1. Dac stabilirea atribuiilor s-a realizat n concordan cu activitile repartizate direciei

Riscuri identificate Implementarea obiectivelor nu asigur creterea gradului de colectare a taxelor i impozitelor locale Aciunile stabilite pentru implementarea strategiei nu conduc la realizarea obiectivelor strategice Implementarea elementelor strategice nu asigur performana activitilor Obiectivele strategice nu acoper toate domeniile de activitate Direciile de aciune pentru implementarea obiectivelor generale sunt definite neclar, i nu asigur atingerea obiectivelor Aciunile ntreprinse pentru implementarea obiectivelor nu conduc la realizarea activitilor direciei Obiectivele nu conduc la un rezultat ateptat

Obs.

1. Asigurarea

cadrului organizatoric adecvat desfurrii activitii de administrare a impozitelor i taxelor locale

1.2. Definirea i stabilirea obiectivelor

1.3. Definirea i stabilirea atribuiilor

Activitile repartizate direciei nu sunt asigurate cu atribuii suficiente

183

Nr crt

Domeniul

Activiti/ obiective

Obiecte auditabile 1.3.6. Dac complexitatea sarcinilor stabilite posturilor in cont de nivelul postului

Riscuri identificate Alocarea de sarcini complexe pentru posturi de niveluri inferioare sau alocarea de sarcini mai puin complexe pentru posturi de niveluri superioare Activiti realizate fr a exista stabilit i atribuit competena necesar Pentru exercitarea unor sarcini nu sunt stabilite responsabiliti Lipsa asigurrii echilibrului ntre activitile necesare realizrii obiectivului i activitile efectiv repartizate acestuia Lipsa de transparenta n stabilirea i atribuirea activitilor i definirea sarcinilor pentru fiecare post Activiti desfurate de un serviciu se regsesc n aria de competen a altui serviciu

Obs.

1.3.3. Dac atribuiile acoper aria de competen necesar realizrii activitilor 1.3.4. Dac responsabilitile stabilite contribuie la realizarea sarcinilor 1.4. 1.4.3. Dac activitile i Identificarea aciunile sunt ataate n i gruparea totalitate obiectivelor activitilor direciei 1.4.4. Dac activitile i aciunile contribuie la realizarea obiectivelor n condiii de eficien 1.4.6. Dac atribuiile repartizate pe servicii asigur realizarea n totalitate a activitilor stabilite 1.5.1. Dac modul de concepere a structurii direciei asigur funcionarea acesteia n condiii de performan 1.5.4. Managementul Direciei de impozite i taxe locale

1.5. Stabilirea structurii organizatorice

Structura funcional nu corespunde cerinelor privind realizarea activitilor i ndeplinirea obiectivelor

Existena mai multor nivele de conducere care ngreuneaz adoptarea i aplicarea deciziilor 1.5.6. Dac structura Exist posturi care nu se direciei asigur o delimitare regsesc individualizate n clar a atribuiilor pe servicii cadrul serviciului i crora nu i n cadrul acestora a le este asigurat o anumit sarcinilor de serviciu pe independen cu privire la posturi sarcinile repartizate

184

Nr crt

Domeniul

Activiti/ obiective

Obiecte auditabile 1.5.8. Dac la asigurarea resurselor umane n cadrul unui serviciu se au n vedere volumul i complexitatea activitilor i competenele necesare realizrii acestora 1.6.1. Dac posturile din cadrul unui serviciu sunt stabilite n funcie de natura i complexitatea activitilor 1.6.3. Dac nivelul postului este stabilit n funcie de complexitatea activitilor i de ierarhie 1.7.1. Organizarea primirii documentelor 1.7.5. Definirea circuitelor informaionale i stabilirea mijloacelor de tratare 1.7.7. Modul de prelucrare i avizare a documentelor i informaiilor utilizate

Riscuri identificate Resursele umane nu sunt alocate n funcie de complexitatea activitilor de execut i de competenele necesare Stabilirea posturilor n mod arbitrar i nu n funcie de necesiti, activiti i competene Nivelul postului este stabilit nu n funcie de cerinele acestuia ci n funcie de condiiile ndeplinite de ocupantul acestuia Documentele sunt primite direct la nivelul serviciilor i nu la nivelul direciei Circuitele informaionale nu sunt definite i stabilite n cadrul direciei Evaluarea i avizarea rezultatelor prelucrrii informaiilor primite nu constituie o practic n cadrul direciei Lipsa definirii i prezentrii unor servicii ale direciei n cadrul ROF-ului Atribuiile generale ale entitii, cu privire la stabilirea i colectarea impozitelor i taxelor locale, nu se regsesc n totalitate n atribuiile stabilite la nivelul direciei Atribuii specifice definite la nivel de direcie i nu la nivel de servicii Definirea unora dintre atribuii sub form de responsabiliti sau competene, sau invers Postul nu este individualizat corect n cadrul fiei postului

Obs.

1.6. Definirea posturilor i nivelurilor ierarhice

1.7. Reglementare a i perfecionare a sistemului informaional n cadrul Direciei de impozite i taxe locale 1.8. Calitatea ROF-ului Direciei de impozite i taxe locale

1.9. Calitatea fielor

1.8.2. Dac atribuiile serviciilor din componena direciei sunt cuprinse n ROF 1.8.4. Dac exist coresponden ntre atribuiile generale ale entitii i atribuiile specifice ale Direciei de impozite i taxe locale 1.8.6. Dac atribuiile pe servicii n cadrul direciei sunt definite omogen 1.8.7. Dac atribuiile sunt delimitate de responsabiliti i competene n cadrul ROF-ului 1.9.1. Definirea scopului postului

185

Nr crt

Domeniul

Activiti/ obiective posturilor din cadrul Direciei de impozite i taxe locale

Obiecte auditabile 1.9.3. Dac stabilirea sarcinilor n cadrul postului se face n funcie de activitile repartizate postului 1.9.4. Dac stabilirea sarcinilor postului se face n funcie de cerinele specifice de pregtire solicitate postului 1.9.6. Dac cuprinsul fiei postului individualizeaz postul i evideniaz necesitatea crerii acestuia 1.9.8. Dac sunt stabilite responsabiliti i competene postului 1.9.10. Dac la stabilirea sarcinilor n cadrul posturilor se are n vedere dezvoltarea carierei profesionale a salariatului 1.9.12. Modul de reglementare a asigurrii continuitii activitilor n cadrul posturilor 1.10.2. Modul de stabilire i evideniere a fluxurilor decizionale i informaionale n organigram 1.10.3. Dac nivelurile ierarhice sunt evideniate n cadrul organigramei 1.10.4. Modul de reflectare a relaiilor de subordonare n organigram 1.11.5. Dac n etapa de valorificare a rapoartelor de evaluare sunt stabilite msuri n cazul obiectivelor individuale nerealizate de persoanele evaluate

Riscuri identificate Sarcinile definite postului nu conduc la realizarea efectiv a activitilor

Obs.

Stabilirea de sarcini n cadrul unui post fr a ine cont de cerinele de studii stabilite postului respectiv Cerinele, condiiile i sarcinile stabilite pentru un post nu l individualizeaz Competenele i responsabilitile nu sunt definite n fiele postului Pstrarea acelorai sarcini n condiiile schimbrii nivelului de pregtire i n condiiile obinerii de calificative apropiate de limita superioar maxim Delegarea de activiti nu este reglementat prin fia postului

1.10. Fezabilitatea organigramei direciei

Lipsa definirii fluxurilor decizionale n cadrul organigramei

1.11. Pertinena informaiilor cuprinse n rapoartele de evaluare a performanel

Nivelurile ierarhice nu sunt stabilite clar n cadrul organigramei Subordonarea serviciilor nu este clar reprezentat n cadrul organigramei n etapa de valorificare a rapoartelor de evaluare nu sunt stabilite msuri pentru persoanele care nu i-au ndeplinit n totalitate obiectivele individuale, din vina lor

186

Nr crt

Domeniul

Activiti/ obiective or profesionale individuale

Obiecte auditabile

Riscuri identificate Neconcordan ntre gradul de realizare a obiectivelor individuale i aprecierea criteriilor de performan pentru titularul postului

Obs.

2. Organizarea

i desfurarea activitii de asisten a contribuabil u-lui

1.11.6. Modul de asigurare a concordanei dintre aprecierea obiectivelor i aprecierea criteriilor de performan cu ocazia evalurii performanelor personalului 1.11.8. Dac n rapoartele de evaluare sunt menionate nevoile de perfecionare a pregtirii profesionale pentru perioada urmtoare 1.12. 1.12.1. Dac n tatul de Realitatea funcii sunt cuprinse toate datelor funciile i posturile cuprinse n direciei, grupate pe tatul de categorii i niveluri de funcii al salarizare direciei 1.12.2. Modul de previzionare a resurselor financiare necesare finanrii cheltuielilor de personal la nivelul direciei 2.1. 2.1.2. Elaborarea de strategii Implementare de promovare a serviciilor a de oferite contribuabililor, programe de referitoare la impozitele i mbuntire taxele locale a imaginii 2.1.3. Dac sunt organizate entitii pe ntlniri i stabilite contacte linia periodice ntre entitate i administrrii contribuabili impozitelor i 2.1.5. Gradul de adecvare a taxelor locale materialelor informative puse la dispoziia contribuabilului 2.2. 2.2.1. Dac sunt stabilite ncrederea categoriile de informaii contribuabilil privind impozitele i taxele or n la care au acces activitatea contribuabilii entitii cu 2.2.2. Dac facilitilor privire la acordate la plata impozitelor administrarea i taxelor locale sunt impozitelor i promovate ca form de taxelor locale contientizare la plata voluntar

Evaluarea performanelor individuale nu asigur identificarea nevoilor de instruire a personalului Statul de funcii nu definete corect i n totalitate funciile din cadrul direciei

Nu exist o estimare a resurselor financiare necesare finanrii cheltuielilor de personal pentru perioada urmtoare Promovarea serviciilor ctre contribuabili referitoare la impozitele i taxele locale nu se realizeaz n baza unei strategii Lipsa stabilirii de msuri de aplicat de ctre salariai n vederea apropiere contribuabililor Materiale informative insuficiente sau care nu ofer informaii complete referitoare la impozitele i taxele locale Categoriile de informaii privind impozitele i taxele locale la care are acces contribuabilul nu sunt suficient delimitate Grad redus de conformare voluntar la plata impozitelor i taxelor locale, datorit necunoaterii facilitilor acordate

187

Nr crt

Domeniul

Activiti/ obiective

Obiecte auditabile

Riscuri identificate Categoriile de informaii puse la dispoziia contribuabilului nu sunt fiabile Prezentare slab n mass-media a informaiilor referitoare la impozitele i taxele locale

Obs.

3. Organizarea

evidenei pltitorilor de impozite i taxe locale

2.2.3. Fiabilitatea informaiilor electronice puse la dispoziia contribuabililor 2.3. 2.3.1. Fiabilitatea aciunilor Dezvoltarea de prezentare prin massculturii media privind informarea comunicaion contribuabililor n legtur ale n privina cu impozitele i taxele impozitelor i locale taxelor locale 2.3.2. Dac personalul responsabil cu asistena contribuabililor este instruit adecvat 2.3.3. Dac exist un sistem integrat de furnizare a informaiilor ctre contribuabili referitoare la impozitele i taxele locale care s fie pus la dispoziia contribuabililor n mod operativ i complet 3.1. 3.1.2. Constituirea i Conducerea nregistrarea tuturor evidenei dosarelor fiscale dosarelor 3.1.3. Dac este constituit fiscale ale dreptul de acces la dosarele pltitorilor fiscale 3.1.5. Dac este constituit dosarul electronic al contribuabilului 3.1.8. Scoaterea dosarului fiscal informatic din gestiunea operativ 3.1.7. Modalitile de scoatere a dosarului fiscal din gestiunea proprie 3.2. 3.2.1. Ataarea actului de Constituirea identitate al contribuabilului dosarelor 3.2.2. Ataarea declaraiilor fiscale pentru de luare n eviden a persoanele obligaiilor de plat fizice 3.2.4. Ataarea deciziei de impunere

Calitatea informaiilor oferite de personalul entitii este neadecvat i insuficient Lipsa unui sistem de integrare a informaiilor referitoare la impozite i taxe locale, astfel nct acestea s fie oferite contribuabilului la o singur solicitare

Dosarele fiscale nu sunt constituite pentru toi contribuabilii Accesul tuturor ntregului personal la dosarele fiscale Dosarul electronic al contribuabilului nu este constituit Folosirea informaiilor existente la dosarul fiscal n alte scopuri Sustragerea dosarelor fiscale

Imposibilitatea de contactare a contribuabilului Necunoaterea condiiilor de calcul a impozitelor i taxelor locale Lipsa informaiilor privind comunicarea creanelor de plat ctre contribuabil

188

Nr crt

Domeniul

Activiti/ obiective

Obiecte auditabile 3.2.5. Ataarea tuturor celorlalte documente care privesc contribuabilul i relaia cu entitatea 3.3.1. Ataarea actului de constituire a contribuabilului 3.3.4. Ataarea declaraiilor de luare n eviden ca pltitor de impozite i taxe locale 3.3.5. Ataarea declaraiilor de impunere privind obligaiile de plat 3.4.1. Depunerea n ordine cronologic a documentelor la dosarul fiscal 3.4.4. Pstrarea n condiii de securitate i adecvate a dosarelor fiscale 3.4.2. Constituirea bazei de date computerizat a dosarelor fiscale 4.1.3. Dac cldirile pentru care nu se datoreaz impozit sunt corect ncadrate n aceast categorie 4.1.4. Dac cotele de impozitare sunt aplicate corect 4.1.6. Conformitatea ajustrilor valorii impozabile a cldirii 4.1.7. Conformitatea aplicrii reducerilor sau coeficientului de corecie asupra valorilor de impozitare 4.1.10. Emiterea deciziilor de impunere

Riscuri identificate Lipsa de la dosarul fiscal a corespondenei dintre administraie i contribuabil Imposibilitatea de contactare a contribuabilului Necunoaterea condiiilor de calcul a impozitelor i taxelor locale Lipsa informaiilor privind comunicarea creanelor de plat ctre contribuabil Pierderea unor documente ale dosarului fiscal Degradarea dosarelor urmare condiiilor improprii de pstrare Imposibilitatea reconstituirii dosarului fiscal n cazul pierderii informaiei Acordarea incorect de scutiri la plata impozitului pe cdiri ca urmare a declaraiilor neconforme Baze de impozitare subdimensionate Aplicarea eronat a ajustrilor

Obs.

3.3. Constituirea dosarelor persoane juridice

3.4. Gestionarea dosarelor fiscale ale pltitorilor de impozite i taxe locale

4. Stabilirea

4.1. impozitelor i Stabilirea taxelor locale impozitului pe cldiri pentru persoane fizice

Coeficieni de corecie aplicai eronat asupra valorilor de impozitare

Impozite stabilite n neconcordan cu suprafeele construite

189

Nr crt

Domeniul

Activiti/ obiective 4.2. Stabilirea impozitului pe cldiri pentru persoane juridice

Obiecte auditabile 4.2.2. Identificarea concesionarilor, locatarilor, titularilor drepturilor de administrare sau folosin a locuinei pentru cldirile proprietate public sau privat a statului date n concesiune, administrare sau nchiriere 4.2.3. Conformitatea valorii de inventar a cldirii i calculul impozitului pe cldire 4.2.4. Stabilirea i calculul impozitului pe cldiri n cazul amortizrii integrale a cldirii 4.2.6. Stabilirea i calculul impozitului pe cldiri n cazul n care nu a fost reevaluat pentru o perioad mai mare de 3 ani 4.2.8. Impozitarea cldirilor n cazul dobndirii, nstrinrii sau modificrii

Riscuri identificate Cldiri aparinnd proprietii publice sau private a statului, date n concesionare, administrare sau nchiriere i pentru care nu se pltesc impozite

Obs.

Aplicarea cotelor de impozitare asupra altor valori

Impozite stabilite incorect n sarcina contribuabilului

Aplicarea cotelor de impozitare asupra unor baze de impozitare mai mici datorit nerealizrii reevalurilor Neimpozitarea cldirilor ca urmare a schimbrii proprietarilor, sau a modificrilor/ modernizrilor efectuate Deduceri eronate la impozitul pe cldiri Scutiri eronate la plata impozitului pe teren ncadrarea pentru impozitare a terenului n alt categorie de folosin, pentru care impozitul este mult mai mic Neimpozitarea terenurilor ca urmare a nedeclarrii lor sau impozitarea n vechea categorie de folosin

4.3. Stabilirea impozitului pe teren

4.2.11. Dac bonificaiile pentru plata n avans sunt acordate corect 4.3.3. Dac scutirilor de impozit sunt acordate corect contribuabililor 4.3.5. Dac stabilirea i calculul impozitului pentru terenurile intravilane ncadrate n alt categorie de folosin este realizat corect 4.3.7. Depunerea declaraiilor privind achiziia terenurilor, precum i a celor privind modificarea folosinei terenului 4.3.9. Acordarea bonificaiilor pentru plile anticipate

Bonificaii acordate eronat sau peste termenele limit

190

Nr crt

Domeniul

Activiti/ obiective 4.4. Stabilirea impozitului asupra mijloacelor de transport

Obiecte auditabile 4.4.2. Dac sunt acordate scutiri la plata impozitului asupra mijloacelor auto 4.4.3. Dac calculul impozitului asupra mijloacelor auto se face n funcie de tipul, capacitatea cilindric i masa total a mijlocului auto 4.4.6. Acordarea bonificaiilor pentru plata n avans 4.5.2. Stabilirea i ncasarea taxei pentru eliberarea certificatului de urbanism 4.5.3. Stabilirea i ncasarea taxei pentru eliberarea autorizaiei de construire locuin 4.5.5. Stabilirea i ncasarea taxei pentru eliberarea autorizaiei necesar pentru lucrrile de organizare antier 4.5.7. Stabilirea i ncasarea taxei pentru eliberarea autorizaiei de construire cldiri altele dect cele folosite ca locuine 4.5.9. Stabilirea i ncasarea taxei pentru prelungirea autorizaiilor de orice fel 4.5.11. Stabilirea i ncasarea taxei pentru eliberarea autorizaiilor sanitare 4.5.13. Scutiri acordate pentru eliberarea certificatelor, avizelor i autorizaiilor 4.6.1. Depunerea declaraiei de impunere privind taxa pentru afiaj n scop de reclam i publicitate

Riscuri identificate Acordarea eronat de scutiri de la plata impozitului asupra mijloacelor auto Determinarea eronat a impozitului fa de tipul, capacitatea sau masa real a mijlocului auto

Obs.

Bonificaii acordate eronat sau n afara termenelor stabilite Determinarea i ncasarea eronat a taxei pentru eliberarea certificatului de urbanism Determinarea i ncasarea eronat a taxei n raport cu caracteristicile constructive ale cldirii Realizarea de lucrri de organizare antier cu ocazia realizrii de construcii i neimpozitarea acestora Determinarea i ncasarea eronat a taxei n raport cu tipul construciei i caracteristicile acesteia Desfurarea n continuare a activitilor fr a se solicita prelungirea autorizaiilor i ca atare fr plata taxelor datorate Determinarea i ncasarea eronat a taxei pentru eliberarea autorizaiilor sanitare Aplicarea eronat a scutirilor pentru eliberarea de certificate, autorizaii sau avize Necunoaterea pltitorilor

4.5. Stabilirea taxelor pentru eliberarea certificatelor, avizelor i autorizaiilor

4.6. Stabilirea taxei pentru folosirea

191

Nr crt

Domeniul

Activiti/ obiective mijloacelor de reclam i publicitate

Obiecte auditabile 4.6.2. Dac este emis titlul de crean privind individualizarea creanei privind taxa pentru afiaj n scop de reclam i publicitate 4.6.4. Depunerea declaraiei de impunere privind taxa pentru servicii de reclam i publicitate 4.6.5. Emiterea deciziei de impunere privind stabilirea taxei pentru servicii de reclam i publicitate 4.7.1. Depunerea declaraiilor de impunere privind spectacolele organizate i nregistrarea acestora 4.7.2. Dac tarifele pe spectacole sunt anunate 4.7.4. Conformitatea declaraiilor decont privind veniturile ncasate din spectacolele organizate 4.7.5. Evidenierea impozitului pe spectacole 4.7.6. Dac biletele i abonamentele privind spectacolele organizate sunt declarate 4.8.2. Calculul i ncasarea taxei hoteliere 4.8.3. Depunerea declaraiilor privind taxele hoteliere 4.9.1. Dac sunt identificai contribuabilii pltitori de taxe speciale 4.10.1. Dac sunt identificai contribuabilii pltitori de alte taxe speciale

Riscuri identificate Crean determinat i stabilit eronat

Obs.

Necunoaterea pltitorilor taxei de reclam i publicitate

Determinarea i stabilirea eronat a taxei pentru reclam i publicitate Necunoatere spectacolelor organizate i pentru care se datoreaz impozit

4.7. Stabilirea impozitului pe spectacole

Practicarea altor tarife Declararea unor venituri mai mici ncasate din organizarea de spectacole nregistrarea eronat n alte conturi dect cel al contribuabilului Bilete utilizate i nenregistrate la administraia fiscal

4.8. Stabilirea taxei hoteliere 4.9. Stabilirea taxelor speciale 4.10. Stabilirea altor taxe locale

Baze de impozitare incorecte Necunoaterea modului de determinare a taxelor hoteliere Realizarea de activiti pentru care sunt solicitate taxe speciale i care nu sunt declarate n vederea impozitrii Contribuabili care exercit anumite activiti supuse unor taxe datorate administraiei locale nu sunt identificai i impozitai Determinarea i ncasarea eronat a acestor taxe

4.10.2. Stabilirea i ncasarea altor taxe

192

Nr crt

Domeniul

Activiti/ obiective

Obiecte auditabile 4.10.3. ncasarea i evidenierea taxelor de timbru 5.1.2. Dac la elaborarea programelor de control se are n vedere contribuabili care nu-i declar impozitele i taxele locale 5.1.4. Stabilirea tematicilor de control 5.1.6. Elaborarea programelor de control 5.2.1. Dac se realizeaz analiza dosarului fiscal al contribuabilului 5.2.3. Dac se verific declaraiile de impunere depuse i a plilor efectuate 5.3.1. ntiinarea contribuabilului

Riscuri identificate Evidenierea eronat a taxelor de timbru ncasate Surse insuficiente de informaii pentru identificarea tuturor impozitelor i taxelor locale pe car ele datoreaz contribuabilii Realizarea de controale fr a exista o tematic clar de control Programe de control neadaptate necesitilor Realizarea de controale fr a fi analizat n prealabil dosarul fiscal al contribuabilului respectiv Necunoaterea obligaiilor declarate i a plilor efectuate

Obs.

5. Verificarea

legalitii i conformitii declaraiilor fiscale i a ndeplinirii obligaiilor de ctre contribuabili

5.1. Elaborarea programelor de control

5.2. Pregtirea controlului

5.3. Efectuarea controlului

Contribuabilul nu are cunotin de controlul ce se va efectua 5.3.2. Prezentarea la Lipsa disponibilitii contribuabil i respectarea responsabililor sau perioadei de control contribuabilului ca urmare a exercitrii controlului n alte perioade 5.3.5. Dac se analizeaz Necuprinderea n control a toate impozitele i taxele tuturor taxelor i impozitelor locale datorate de locale datorate contribuabil 5.3.6. Dac sunt stabilite Lipsa informaiilor pentru a diferene de impozite i taxe determina i stabili corect impozitele i taxele locale datorate 5.3.8. Aplicarea sanciunilor Neaplicarea sanciunilor pentru pentru abaterile constatate i abaterile constatate sancionate de lege 5.3.9. Dac probele Necolectarea probelor necesare constituite sunt suficiente n susinerea constatrilor pentru susinerea efectuate constatrilor 5.3.10. Semnarea actelor de Refuzul de a semna actul de control, nregistrarea control, lipsa meniunii acestora i menionarea c referitoare c respectivul act acestea constituie titluri de constituie titlu de crean crean

193

Nr crt

Domeniul

Activiti/ obiective

Obiecte auditabile 5.3.11. Dac sunt programate i realizate controale inopinate privind urmrirea declarrii corecte i n totalitate a impozitelor i taxelor locale 5.4.3. Dac impozitele i taxele stabilite prin actele de control sunt nregistrate corect 5.4.4. Transmiterea actelor de control la dosarul fiscal al contribuabilului 6.1.1. Realitatea debitelor aflate n eviden 6.1.4. Modul de acordare a facilitilor la plata impozitelor i taxelor locale 6.1.6. Contientizarea contribuabililor asupra plii voluntare a impozitelor i taxelor locale 6.2.2. Scutiri acordate persoanelor juridice pentru fiecare impozit sau tax local datorat 6.3.3. Elaborarea procesului verbal de compensare, a notei de compensare, a referatului de compensare i a centralizatorului compensrilor 6.3.4. Dac sunt efectuate nregistrrile n baza de date privind sumele compensate i este actualizat situaia contribuabilului 6.4.1. Corectitudinea penalitilor i majorrilor de ntrziere calculate pentru neplata la termen a impozitelor i taxelor locale 6.5.1. Regularitatea msurilor de majorare a impozitelor i taxelor locale

Riscuri identificate Planificarea sumar a activitilor privind depistarea contribuabililor care nu-i declar impozitele i taxele locale sau care le declar incomplet nregistrri eronate sau duble de impozite i taxe datorate de contribuabili ca urmare att a declarrii ct i a controlului Actul de control nu se comunic la dosarul fiscal Evidene incomplete, debite pentru care nu exist confirmri Lipsa de comunicare cu privire la facilitile acordate pentru plata n avans a debitelor Lipsa mijloacelor de contientizare a contribuabililor Acordarea scutirilor la plata impozitelor i taxelor locale fr a avea o baz legal

Obs.

5.4. Valorificarea rezultatelor controlului

6.

6.1. Evidena Colectarea impozitelor i creanelor taxelor locale aferente

impozitelor i taxelor locale

6.2. Scutiri acordate la plata impozitelor i taxelor locale 6.3. Efectuarea compensrilo r n stingerea debitelor

ntocmirea incomplet a documentelor de compensare, inclusiv a aprobrilor responsabililor n drept

nregistrri eronate n baza de date a contribuabilului privind compensrile efectuate

6.4. Calculul de penaliti i majorri de ntrziere

6.5. Majorarea impozitelor i

Aplicarea incorect a cotelor de majorri sau penaliti asupra bazelor de calcul, nerealizarea calculului pentru ntreaga perioada pentru care se datoreaz Dispunerea de majorri de impozite i taxe locale peste limitele legale

194

Nr crt

Domeniul

Activiti/ obiective taxelor locale

Obiecte auditabile 6.5.2. Dac sunt comunicate ctre contribuabili impozitele i taxele majorate 7.1.2. Conformitatea exigibilitii debitelor restante 7.1.3. Identificarea n termen a debitelor restante i dispunerea msurilor de executare silit 7.2.1. nfiinarea titlurilor executorii i comunicarea acestora ctre debitori 7.2.3. Realitatea debitelor menionate n titlurile executorii

Riscuri identificate Neinformarea contribuabililor n legtur cu impozitele i taxele datorate suplimentar Debitele restante nu sunt puse de acord cu debitorul Prescrierea debitelor

Obs.

7. Stingerea

prin executare silit a creanelor fiscale aferente 7.2. impozitelor i ntocmirea taxelor locale titlului

7.1. Evidena debitelor restante

Contestarea titlurilor executorii pe motiv c nu are cunotin de acestea executoriu Debitele restante menionate n titlurile executorii difer de cele din eviden i nu conin majorrile i penalitile calculate 7.3. 7.3.1. Constituirea dosarului Dosarul de executare silit nu Constituirea de executare silit este constituit n termen de la dosarului de exigibilitatea debitului restant executare 7.3.2. Existena dovezilor Titlul de crean nu are la baz silit privind titlul de crean i o declaraie a contribuabilului, comunicarea acestuia o declaraie de impunere sau contribuabilului un act de control 7.4. 7.4.2. ntocmirea somaiei Necuprinderea tuturor ntocmirea i pentru ntregul debit restant debitelor restante n somaie comunicarea 7.4.4. Comunicarea somaiei Suspendarea procedurii de somaiei i confirmarea primirii executare silit ca urmare a acesteia de ctre debitor lipsei confirmrilor de primire 7.5. 7.5.1. Identificarea tuturor Conturile bancare utilizate de nfiinarea conturilor bancare ale contribuabil nu sunt cunoscute popririlor debitorului n totalitate 7.5.3. nfiinarea de popriri nfiinarea de popriri doar asupra tuturor conturilor pentru anumite conturi bancare ale debitorului deschise de contribuabil la bnci 7.5.5. ntiinarea Suspendarea popririlor de ctre debitorului asupra nfiinrii contribuabilul pe motiv c nu a popririlor fost informat asupra popririi nfiinate 7.5.7. Identificarea terilor Neaplicarea procedurilor de poprii, nfiinarea de popriri executare silit asupra terilor asupra acestora i poprii confirmarea nfiinrii popririi

195

Nr crt

Domeniul

Activiti/ obiective 7.6. nfiinarea sechestrelor asupra bunurilor mobile

Obiecte auditabile

Riscuri identificate Debite stabilite eronat

Obs.

7.6.1. Stabilirea debitelor restante, n urma comunicrii somaiilor i nfiinrii popririlor 7.6.3. nfiinarea sechestrelor asupra bunurilor urmribile 7.6.4. nfiinarea de sechestre pn la nivelul debitelor restante 7.6.5. Ridicarea sau lsarea n custodie a bunurilor sechestrate 7.6.7. Descrierea complet a debitului restant i a bunului sechestrat 7.7. 7.7.4. Intabularea nfiinarea sechestrului la Oficiul de sechestrelor carte funciar asupra 7.7.5. Descrierea complet a bunurilor debitului restant, a bunului imobile imobil sechestrat i a obligaiei de a achita debitul n termen de 15 zile 7.8. 7.8.2. Stabilirea i Organizarea organizarea licitaiilor n licitaiilor i termen valorificarea 7.8.3. Efectuarea publicitii bunurilor bunurilor scoase la vnzare 7.8.4. ntiinarea debitorului, custodelui i a celorlalte persoane despre locul, data i ora licitaiei 7.8.7. Reluarea n termen a licitaiilor n cazul neajudecrii bunurilor 7.8.10. Stabilirea i recuperarea cheltuielilor cu executarea silit 7.9. 7.9.2. Respectarea Distribuirea prioritilor i a ordinii n sumelor distribuirea sumelor ncasate n 7.9.3. Respectarea urma termenelor de distribuire a licitaiilor sumelor ncasate prin licitaie

Aplicarea sechestrelor asupra bunurilor mobile ale debitorului nu este realizat Sechestrele nu sunt nfiinate pn la nivelul debitelor restante Lsarea n custodie a bunurilor fr ntocmirea procesului verbal Bunurile sechestrate nu sunt identificate complet nstrinarea bunului urmare neintabulrii n cartea funciar Bunul imobil sechestrat nu este descris complet

Nencasarea debitelor urmare neorganizrii n termen de la sechestrarea bunurilor Anularea procedurii de licitaie ca urmare a neefecturii publicitii bunurilor Posibilitatea de contestare a procedurii

Recuperarea cu ntrziere a debitelor urmare neorganizrii n termen a licitaiilor Cheltuielile cu executarea silit nu sunt supuse recuperrii Distribuirea sumelor nu respect prioritile Contestarea licitaiei urmare distribuirii sumelor nainte de termenul limit de ateptare

196

Nr crt

Domeniul

Activiti/ obiective

Obiecte auditabile

Riscuri identificate Proces verbal de distribuire a sumelor ntocmit necorespunztor Debite rmase nerecuperate Debite lichidate, ns dosarele sunt pstrate n continuare n eviden fr a fi arhivate Declararea peste termen a impozitelor i taxelor locale i neaplicarea sanciunilor contravenionale prevzute de lege Descrcarea debitului n contul altor obligaii de plat, fa de cea pentru care contribuabilul a pltit Scutirile aplicate nu sunt operate corect n evidene Neconcordane dintre datele nregistrate n registrele de contabilitate i cele din documentele declarative sau de impunere ntocmirea incomplet a documentelor de ncasare a impozitelor i taxelor locale Soldurile obligaiilor de plat stabilite lunar nu concord cu evidenele pe fiecare pltitor Folosirea incorect a conturilor

Obs.

8. Realitatea

evidenelor contabile i a situaiilor financiare ale entitii publice locale privind veniturile din impozite i taxe locale

7.9.4. ntocmirea procesului verbal de distribuire a sumelor 7.10. 7.10.3. Urmrirea lichidrii nchiderea ntregului debit dosarului i 7.10.4. nchiderea dosarului stingerea de executare silit creanei 8.1. 8.1.3. Evidena creanelor Organizarea bugetare i conducerea evidenei veniturilor din impozite 8.1.5. Stingerea creanelor i taxe locale bugetare

8.2. Organizarea contabilitii veniturilor din impozite i taxe locale 9.

Fiabilitatea sistemului informatic privind administrare a impozitelor i taxelor locale

9.1. Utilizarea echipamentel or

8.1.6. Conformitatea acordrii de scutirii la plata impozitelor i taxelor locale 8.1.9. Prelucrarea, centralizarea i reflectarea n contabilitate a operaiunilor consemnate n documentele justificative 8.1.11. ntocmirea documentelor justificative privind ncasarea i stingerea creanelor bugetare 8.2.3. Realitatea informaiilor furnizate de evidena financiar contabil 8.2.7. Reflectarea n contabilitate a operaiunilor cu ajutorul conturilor contabile 9.1.2. ntreinerea i utilizarea calculatoarelor

9.1.5. Realizarea prelucrrilor informatice 9.2. Administrare a eficient a 9.2.2. Dac este asigurat responsabilitatea n utilizarea programelor

Disfunciile identificate nu sunt analizate i nlturate n conformitate cu instruciunile din manualele de ntreinere Controlul intern asupra datelor de intrare nu este asigurat corespunztor Responsabilitile n utilizarea programelor nu sunt difereniate pe utilizatori

197

Nr crt

Domeniul

Activiti/ obiective programelor

Obiecte auditabile 9.2.5. Dac programele sunt adecvate la necesitile departamentului 9.2.8. Dac programele informatice utilizate n cadrul departamentului sunt gestionate eficient 9.2.10. Asigurarea bunei funcionri a programelor

Riscuri identificate Dependena de tere pri n centralizarea informaiei i obinerea rapoartelor Frecven mare a defeciunilor

Obs.

9.3. Adecvarea datelor introduse i prelucrate

9.3.2. Asigurarea corectitudinii introducerii datelor n programele utilizate 9.3.3. Conformitatea prelucrrii datelor 9.4.1. Asigurarea securitii aplicaiilor prin utilizarea programelor antivirus 9.4.4. Adecvarea controalelor interne n cadrul programelor utilizate 9.4.6. Asigurarea caracterului secret al datelor

9.4. Implementare a de controale adecvate n utilizarea programelor

Disfunciile identificate nu sunt analizate i nlturate n conformitate cu instruciunile din manualele de ntreinere Introducerea incorect a datelor i informaiilor n cadrul programelor i aplicaiilor Rapoartele obinute nu ofer informaii suficiente pentru luarea deciziilor Neactualizarea programelor antivirus Controalele interne nu asigur protecia informaiei Accesul i utilizarea datelor i informaiilor prelucrate i stocate nu respect reglementrile interne Acces nerestricionat la informaii

9.5. Organizarea securitii informaiilor prelucrate 9.6. Asigurarea accesului la programele direciei

9.5.2. Asigurarea securitii informaiilor introduse i prelucrate n cadrul programelor 9.6.2. Asigurarea accesului la program 9.6.6. Fiabilitatea parolelor

Accesul la aplicaiile direciei este permis oricrui salariat Meninerea parolei generice iniiale

Data:08.05.2010

Auditori,

198

Not: Procedura Analiza riscurilor a nceput cu elaborarea documentului Lista centralizatoare a obiectelor auditabile, care a cuprins 359 de operaii/obiecte auditabile i se finalizeaz cu Tematica n detaliu a misiunii de audit, n care au fost selectate numai 181 obiecte auditabile. Tematica n detaliu a misiunii de audit este acea faz din procedura Analizei riscurilor, care se realizeaz prin selectarea obiectelor auditabile, pornind de la documentul Tabelul puncte tari i puncte slabe, care au fost evaluate ca fiind puncte slabe i care vor fi avute n vedere, n continuare, pentru auditare. Documentul, semnat de echipa de auditori i de supervizorul misiunii, respectiv de eful serviciului de audit intern, va fi adus la cunotina principalilor responsabili ai entitii auditate n cadrul edinei de deschidere. n continuare, cele 181 operaii/obiecte auditabile, vor fi avute n vedere n activitatea de auditare, deoarece reprezint riscuri semnificative pentru domeniul auditat i vor fi supuse diferitelor testri, stabilite pe baza Programului interveniei la faa locului, care se vor materializa n FIAP-uri i FCRI-uri, acolo unde este cazul, i n final vor fi transferate i comentate n Raportul de audit intern, n ordinea din Tematica n detaliu a misiunii de audit. Menionm totui c procedura Analiza riscurilor trebuie sa rmn un document viu, care, n funcie de constatrile realizate n etapa de Intervenie la fata locului, s fie actualizat, ori de cte ori se impune. Tematica n detaliu a misiunii de audit intern se finalizeaz cu documentul cu acelai nume, care se obine n baza prelurii obiectelor auditate considerate ca fiind puncte slabe din documentul Tabelul puncte tari i puncte slabe. Precizm c n coloana Observaii a documentului Tematica n detaliu a misiunii de audit intern, se trece numrul paragrafului corespunztor din Raportul de audit intern, n care vor fi abordate respectivele obiecte auditabile selectate. n situaia n care se considera necesar, n Tematica n detaliu a misiunii de audit, la obiectele auditabile selectate se pot aduga i alte obiecte auditabile, care nu au fost auditate n ultimii 3 ani i/sau nu au fost supuse analizei riscurilor, iar aceasta completare va fi menionat n coloana Observaii. Documentul Tematica n detaliu a misiunii de audit intern conine un numr mai redus de obiecte auditabile, fa de cele coninute n Lista centralizatoare a obiectelor auditabile, deoarece n faza de clasare a obiectelor auditabile au fost eliminate operaiile la care au fost asociate riscuri mici i, de asemenea, n faza de ierarhizare a obiectelor auditabile au fost eliminate operaiile evaluate ca fiind puncte tari i, n consecin, nu au intrat, pentru moment, n preocuprile auditorilor interni.

199

200

Procedura P06: Entitatea Public Serviciul de Audit Intern

ELABORAREA PROGRAMULUI DE AUDIT PUBLIC INTERN

PROGRAMUL DE AUDIT Misiunea de audit: Administrarea impozitelor i taxelor locale Perioada auditat: 01.07.2008 31.03.2010 ntocmit: Ionescu Adrian/Popescu Nicolae Avizat: Georgescu Cristian
OBIECTIVELE ACTIVITILE PROGRAMATE AUDITULUI Tema general: Stabilirea i colectarea impozitelor i taxelor locale 1. Pregtirea misiunii de audit 1. Tiprirea i procesarea Ordinului de serviciu 2. Tiprirea i procesarea Declaraiei de independen 3. Pregtirea i transmiterea Notificrii privind declanarea misiunii de audit intern ctre prile interesate 4. Colectarea i prelucrarea informaiilor 5. ntocmirea Listei centralizatoare a obiectelor auditabile 6. Elaborarea Tabelului puncte tari i puncte slabe 7. Elaborarea tematicii n detaliu a obiectelor auditabile 8. ntocmirea Programului de audit intern 9. ntocmirea Programului interveniei la faa locului 10. Planificarea i organizarea edinei de deschidere cu persoanele implicate n misiunea de audit intern DURATA (H) 516 54 2 2 4 8 8 8 8 8 2 2

Data: 09.05.2010 Data: 09.05.2010

PERSOANELE IMPLICATE LOCUL DESFURRII

Georgescu Cristian Ionescu Adrian Popescu Nicolae Ionescu Adrian Popescu Nicolae Ionescu Adrian Popescu Nicolae Ionescu Adrian Popescu Nicolae Ionescu Adrian Popescu Nicolae Ionescu Adrian Popescu Nicolae Ionescu Adrian Popescu Nicolae Ionescu Adrian Popescu Nicolae Ionescu Adrian Popescu Nicolae

SAI SAI SAI SAI AUDITAT SAI SAI SAI SAI SAI SAI AUDITAT

201

OBIECTIVELE AUDITULUI

ACTIVITILE PROGRAMATE

DURATA (H) 2 400 23 5 7 3 2 23 5 7 3 2 23 5 7 3 2 43 10 7 3 4 27 7 7 3

PERSOANELE IMPLICATE Ionescu Adrian

LOCUL DESFURRII AUDITAT

1.1. Redactarea Minutei edinei de deschidere. Obinerea numelor persoanelor de contact i stabilirea unui loc pentru desfurarea activitii de audit. 2. Intervenia la faa locului 1.1. Efectuarea testrilor Obiectivul I. 1.2. Discutarea constatrilor cu eful de serviciu Asigurarea cadrului organizatoric adecvat 1.3. Elaborarea FIAP-urilor desfurrii activitii 1.4. Colectarea dovezilor de administrare a 1.5. Revizuirea documentelor de lucru din punct de vedere al impozitelor i taxelor coninutului i al formei i ntocmirea Notei centralizatoare a locale documentelor de lucru 2.1. Efectuarea testrilor 2.2. Discutarea constatrilor cu eful de serviciu Obiectivul II. 2.3. Elaborarea FIAP-urilor Organizarea i desfurarea activitii de 2.4. Colectarea dovezilor asisten a contribuabi- 2.5. Revizuirea documentelor de lucru din punct de vedere al lului coninutului i al formei i ntocmirea Notei centralizatoare a documentelor de lucru 3.1. Efectuarea testrilor Obiectivul III. 3.2. Discutarea constatrilor cu eful de serviciu Organizarea evidenei 3.3. Elaborarea FIAP-urilor pltitorilor de impozite 3.4. Colectarea dovezilor i taxe locale 3.5. Revizuirea documentelor de lucru din punct de vedere al coninutului i al formei i ntocmirea Notei centralizatoare a documentelor de lucru 4.1. Efectuarea testrilor 4.2. Discutarea constatrilor cu eful de serviciu Obiectivul IV. 4.3. Elaborarea FIAP-urilor Stabilirea impozitelor i 4.4. Colectarea dovezilor taxelor locale 4.5. Revizuirea documentelor de lucru din punct de vedere al coninutului i al formei i ntocmirea Notei centralizatoare a documentelor de lucru 5.1. Efectuarea testrilor Obiectivul V. 5.2. Discutarea constatrilor cu eful de serviciu Verificarea legalitii i 5.3. Elaborarea FIAP-urilor conformitii 5.4. Colectarea dovezilor

Ionescu Adrian Popescu Nicolae

AUDITAT SAI

Ionescu Adrian Popescu Nicolae

AUDITAT SAI

Ionescu Adrian Popescu Nicolae

AUDITAT SAI

Ionescu Adrian Popescu Nicolae

AUDITAT SAI

Ionescu Adrian Popescu Nicolae AUDITAT SAI

202

OBIECTIVELE AUDITULUI declaraiilor fiscale i a ndeplinirii obligaiilor de ctre contribuabili

ACTIVITILE PROGRAMATE 5.5. Revizuirea documentelor de lucru din punct de vedere coninutului i al formei i ntocmirea Notei centralizatoare documentelor de lucru 6.1. Efectuarea testrilor 6.2. Discutarea constatrilor cu eful de serviciu 6.3. Elaborarea FIAP-urilor 6.4. Colectarea dovezilor 6.5. Revizuirea documentelor de lucru din punct de vedere coninutului i al formei i ntocmirea Notei centralizatoare documentelor de lucru 7.1. Efectuarea testrilor 7.2. Discutarea constatrilor cu eful de serviciu 7.3. Elaborarea FIAP-urilor 7.4. Colectarea dovezilor 7.5. Revizuirea documentelor de lucru din punct de vedere coninutului i al formei i ntocmirea Notei centralizatoare documentelor de lucru 8.1. Efectuarea testrilor 8.2. Discutarea constatrilor cu eful de serviciu 8.3 Elaborarea FIAP-urilor 8.4. Colectarea dovezilor 8.5. Revizuirea documentelor de lucru din punct de vedere coninutului i al formei i ntocmirea Notei centralizatoare documentelor de lucru 9.1. Efectuarea testrilor 9.2. Discutarea constatrilor cu eful de serviciu 9.3. Elaborarea FIAP-urilor 9.4. Colectarea dovezilor 9.5. Revizuirea documentelor de lucru din punct de vedere coninutului i al formei i ntocmirea Notei centralizatoare documentelor de lucru 12. Planificarea i organizarea edinei de nchidere al a al a

DURATA (H) 2 15 5 7 3 al a 2 35 5 10 5 5 18 5 7 3 al a 2 23 5 7 3 al a 2

PERSOANELE IMPLICATE

LOCUL DESFURRII

Obiectivul VI. Colectarea impozitelor i taxelor locale

Ionescu Adrian Popescu Nicolae

AUDITAT SAI

Obiectivul VII. Stingerea prin executare silit a creanelor fiscale aferente impozitelor i taxelor locale Obiectivul VIII. Realitatea evidenelor contabile i a situaiilor financiare ale entitii publice locale privind veniturile din impozite i taxe locale Obiectivul IX. Fiabilitatea sistemului informatic privind administrarea impozitelor i taxelor locale

Ionescu Adrian Popescu Nicolae

AUDITAT SAI

Ionescu Adrian Popescu Nicolae

AUDITAT SAI

Ionescu Adrian Popescu Nicolae

AUDITAT SAI

Ionescu Adrian Popescu Nicolae

AUDITAT

203

OBIECTIVELE AUDITULUI

ACTIVITILE PROGRAMATE 13. Discutarea constatrilor cu Direcia de impozite i taxe, serviciul executare silit, Serviciul asisten contribuabili i Serviciul gestiune dosare fiscale 14. Concluzii 15. Redactarea proiectului de Raport de audit intern 16. Revizuirea Raportului de audit intern 17. Obinerea proiectului de Raport de audit intern aprobat de ctre conducere 18. Transmiterea proiectului de Raport de audit intern la auditat i solicitarea de rspuns n 15 zile 19. Planificarea i organizarea Reuniunii de conciliere, dac este cazul 20. Includerea n Raportul de audit intern a aspectelor reinute din punct de vedere al auditatului 21. Finalizarea Raportului de audit intern 22. Obinerea Raportului de audit intern aprobat de conducerea instituiei 23. Transmiterea recomandrilor aprobate ctre auditat

DURATA (H) 4 4 58 16 8 8 2 4 4 4 8 4 4

PERSOANELE IMPLICATE Ionescu Adrian Popescu Nicolae Ionescu Adrian Popescu Nicolae Ionescu Adrian Popescu Nicolae Ionescu Adrian Ionescu Adrian Popescu Nicolae Ionescu Adrian Ionescu Adrian Popescu Nicolae Ionescu Adrian Popescu Nicolae Ionescu Adrian Popescu Nicolae Ionescu Adrian Ionescu Adrian Popescu Nicolae Ionescu Adrian Popescu Nicolae

LOCUL DESFURRII AUDITAT SAI SAI SAI SAI SAI AUDITAT SAI SAI SAI SAI SAI

3. Raportul de audit intern

4. Urmrirea recomandrilor

24. ntocmirea Fiei de urmrire a recomandrilor

Data: 09.05.2010

Auditori,

ef serviciu audit intern,

204

Procedura P06: Entitatea Public Serviciul de Audit Intern

ELABORAREA PROGRAMULUI DE AUDIT PUBLIC INTERN

PROGRAMUL PRELIMINAR AL INTERVENIILOR LA FAA LOCULUI Misiunea de audit: Administrarea impozitelor i taxelor locale Perioada auditat: 01.07.2008 31.03.2010 ntocmit: Ionescu Adrian/Popescu Nicolae Avizat: Georgescu Cristian Nr. crt. Locul testrii

Data: 09.05.2010 Data: 09.05.2010

Durata Nr. list Nr. Obiecte auditabile Tipul testrii testrii de test Auditori (h) verificare OBIECTIVUL NT. 1 Asigurarea cadrului organizatoric adecvat desfurrii activitii de administrare a impozitelor i taxelor locale
A Adecvarea strategiei structurii la obiectivele i direciile de dezvoltare ale entitii

1. Dac obiectivele strategice sunt

definite n concordan cu direciile de dezvoltare ale entitii

2. Dac sunt dezvoltarea planuri de

aciune privind implementarea strategiei

3. Fundamentarea elementelor de
planificare strategic

Evaluarea dac obiectivele strategice sunt definite n termeni de impact Identificarea direciilor de dezvoltate ale entitii Compararea dac realizarea obiectivelor strategice conduc la atingerea scopului direciilor de aciune ale entitii Analiza strategiei privind colectarea veniturilor locale Analiza planurilor privind implementarea strategiei Identificarea punctelor slabe n atingerea scopurilor strategice Analiza eficacitii msurilor de mbuntire a strategiei n domeniul colectrii veniturilor locale Verificarea dac fundamentarea strategic este bazat pe analiza situaiei trecute, prezente i viitoare a domeniului Verificarea dac n fundamentarea strategic s-a inut

AUDITAT

LV.1.

T.1.

Ionescu A. Popescu M.

AUDITAT

T2

Ionescu A. Popescu M.

AUDITAT

T3

Ionescu A. Popescu M.

205

Nr. crt.

Obiecte auditabile

Tipul testrii
cont de resursele existente i de cele posibil viitoare Examinarea dac pentru fiecare obiectiv strategic definit sunt stabilite clar direciile de implementare i dac acestea asigur realizarea impactului obiectivelor

Locul testrii

Durata testrii (h)

Nr. list de verificare

Nr. test

Auditori

Definirea i stabilirea obiectivelor

1. Dac obiectivele generale sunt Verificarea dac obiectivele generale sunt rezultatul unui AUDITAT
definite n termeni de impact
proces de diagnosticare Verificarea dad obiectivele generale sunt formulate clar i sunt motivante Verificarea dac obiectivele generale ofer direcia i inta ce urmeaz a fi atins Stabilirea indicatorilor de performan definii cu privire la colectarea veniturilor din impozite i taxe locale Examinarea direciilor strategice cu privire la colectarea veniturilor din impozite i taxe locale Compararea dac obiectivele generale conduc la atingerea indicatorilor de performan i a direciilor strategice Verificarea dac obiectivele specifice sunt definite n termeni de rezultate Verificarea dac obiectivele specifice vizeaz activitile direciei Verificarea dac obiectivele specifice sunt definite n interiorul serviciului Verificarea dac obiectivele specifice au stabilii indicatori de rezultat Analiza dac obiectivele specifice sunt msurabile Analiza dac obiectivele specifice sunt accesibile Analiza dac obiectivele specifice sunt realiste Analiza dac obiectivele specifice sunt stabilite n timp Analiza dac obiectivele sunt specifice domeniului

LV1

T4

Ionescu A. Popescu M.

2. Dac

obiectivele generale acoper direciile strategice de dezvoltare a entitii n privina administrrii veniturilor din impozite i taxe locale acoperite de activitile repartizate i realizate n cadrul departamentului

AUDITAT

T5

Ionescu A. Popescu M.

3. Dac obiectivele specifice sunt

AUDITAT

T6

Ionescu A. Popescu M.

4. Dac stabilirea obiectivelor s-a

realizat cu respectarea caracteristicilor SMART C
Definirea i stabilirea atribuiilor

AUDITAT

LV1

T7

Ionescu A. Popescu M.

1. Dac stabilirea atribuiilor s-a Identificarea atribuiilor direciei

AUDITAT

LV1

T8

realizat n concordan cu Analiza i urmrirea dac atribuiile direciei se regsesc atribuiilor n concordan cu n totalitate n atribuiile stabilite serviciilor
Identificarea activitilor stabilite direciei

Ionescu A. Popescu M.

206

Nr. crt.

Obiecte auditabile
activitile repartizate direciei

Tipul testrii

Locul testrii

Durata testrii (h)

Nr. list de verificare

Nr. test

Auditori

2.

3.

4.

D 1

Urmrirea dac activitile stabilite direciei se regsesc omogen repartizate n cadrul serviciilor Examinarea dac atribuiile sunt stabilite serviciului n funcie de activitile repartizate Dac complexitatea sarcinilor Analiza activitilor stabilite stabilite posturilor in cont de Analiza gradului de procedurare a activitilor Analiza atribuiilor stabilite nivelul postului Compararea atribuiilor cu aria de competen necesar pentru realizarea activitilor Dac atribuiile acoper aria de Identificarea responsabilitilor stabilite serviciilor competen necesar realizrii funcionale ale direciei Analiza dac pentru atribuiile stabilite serviciului se activitilor regsesc i responsabiliti adecvate Dac responsabilitile stabilite Identificarea responsabilitilor stabilite unui post contribuie la realizarea sarcinilor Identificarea nivelului postului Examinarea dac pentru activitile i aciunile postului sunt definite responsabiliti adecvate Identificarea i gruparea activitilor Examinarea stabilirii omogene a activitilor n cadrul Dac activitile i aciunile serviciilor funcionale ale departamentului IT sunt ataate n totalitate Analiza aciunilor stabilite pentru realizarea activitilor obiectivelor direciei Examinarea repartizrii activitilor pe servicii n funcie de rolul acestora Identificarea obiectivelor stabilite serviciului Dac activitile i aciunile Identificarea rezultatelor ateptate ale obiectivelor contribuie la realizarea Stabilirea activitilor necesare a fi executate pentru obiectivelor n condiii de realizarea obiectivelor eficien Identificarea activitilor repartizate serviciului Urmrirea cum acestea au fost repartizate obiectivelor i n comparaie cu cele efectiv necesare se analizeaz dac contribuie la implementarea obiectivelor Stabilirea atribuiilor repartizate serviciului Dac atribuiile repartizate pe Stabilirea activitilor repartizate serviciului servicii asigur realizarea n Analiza i examinarea dac pentru fiecare aciune totalitate a activitilor stabilite executat n realizarea activitii exist definit o atribuie

AUDITAT

T9

Ionescu A. Popescu M.

AUDITAT

T10

Ionescu A. Popescu M. Ionescu A. Popescu M.

AUDITAT

T11

AUDITAT

LV1

T12

Ionescu A. Popescu M.

AUDITAT

T13

Ionescu A. Popescu M.

AUDITAT

T14

Ionescu A. Popescu M.

207

Nr. crt. E

Obiecte auditabile
Stabilirea structurii organizatorice

Tipul testrii
Analiza dac procesul de organizare a direciei a presupus analiza obiectivelor generale i specifice Analiza dac procesul de organizare a direciei a avut la baz activitile definite i repartizate Analiza dac la nivelul direciei autoritatea este bine definit i exercitat Analiza dac proiectarea posturilor are la baz a analize ale postului Analiza dac activitile repartizate direciei sunt de natur strategic, de consultan sau operaionale Analiza dac responsabilitatea managementului este asumat de conducerea direciei Analiza dac managementul transpune n practic politicile i strategiile Analiza dac managementul realizeaz o analiz riguroas a sarcinilor i responsabilitilor pe fiecare post Analiza dac structura organizaional acoper n totalitate funciile ce i sunt stabilite Analiza dac structura compartimental este corect stabilit n funcie de natura i omogenitatea activitilor Analiza dac gestiunea previzional a posturilor permite o adecvare n timp a nevoilor i resurselor Verificarea dac exist o analiz a posturilor n cadrul direciei Verificarea dac analiza posturilor a inut cont de obiectivele strategice i de resursele necesare pentru implementarea acesteia Verificarea dac analiza posturilor a inut cont de competenele necesare pentru realizarea activitilor prezente i viitoare Verificarea dac analiza posturilor a avut n vedere posturile existente i cele viitoare necesare realizrii obiectivelor Verificarea dac analiza posturilor a inut cont de pregtirea i performanele personalului

Locul testrii
AUDITAT 1

Durata testrii (h)

Nr. list de verificare

LV1

Nr. test
T15

Auditori
Ionescu A. Popescu M.

1. Dac modul de concepere a

structurii direciei asigur funcionarea acesteia n condiii de performan

2. Managementul Direciei de
Impozite i Taxe locale

AUDITAT

T16

Ionescu A. Popescu M.

3. Dac structura direciei asigur

o delimitare clar a atribuiilor pe servicii i n cadrul acestora a sarcinilor de serviciu pe posturi

AUDITAT

T17

Ionescu A. Popescu M.

4. Dac la asigurarea resurselor

umane n cadrul unui serviciu se au n vedere volumul i complexitatea activitilor i competenele necesare realizrii acestora

AUDITAT

T18

Ionescu A. Popescu M.

208

Nr. crt. F 1.

Obiecte auditabile

Tipul testrii

Locul testrii
AUDITAT 2

Durata testrii (h)

Nr. list de verificare

LV1

Nr. test
T19

Auditori
Ionescu A. Popescu M.

2.

Definirea posturilor i nivelurilor ierarhice Dac posturile unui serviciu sunt Analiza organigramei departamentului Analiza ROF-ului departamentului stabilite n funcie de natura i Analiza ocuprii posturilor complexitatea activitilor Analiza specializrii posturilor Analiza dotrii tehnice a posturilor Analiza limitelor decizionale la nivelul posturilor de conducere i execuie Analiza modului de proiectare a sistemului informaional Dac nivelul postului este Verificarea dac exist i se aplic standarde de evaluare stabilit n funcie de pentru evaluarea posturilor Verificarea dac exist concordan ntre nivelul postului complexitatea activitilor i de i complexitatea activitilor

AUDITAT

T20

Ionescu A. Popescu M.

ierarhie

G 1.

2.

3.

Reglementarea i perfecionarea sistemului informaional n cadrul Direciei de impozite i taxe locale Verificarea dac exist o registratur a direciei AUDITAT Organizarea primirii Verificarea dac toate informaiile primite n cadrul documentelor direciei sunt nregistrate Verificarea dac toate informaiile primite sunt repartizate n vederea soluionrii Verificarea dac informaiile necesare n cadrul utilizrii programelor sunt primite n totalitate i sunt controlabile Verificarea dac aceste informaii sunt primite informatic i integrat sunt prelucrate n cadrul programelor Definirea circuitelor Verificarea dac informaiile primite n cadrul direciei AUDITAT informaionale i stabilirea are stabilit un circuit de soluionare bine stabilit Verificarea dac informaiile electronice sunt preluate mijloacelor de tratare a acestora integrat n cadrul programelor Verificarea dac informaiile repartizate spre soluionare au stabilite i modalitile de soluionare Verificarea dac pentru soluionarea informaiilor exist mijloacele adecvate Modul de avizare i prelucrare a Verificarea dac sunt stabilite documentele create n AUDITAT documentelor i informaiilor cadrul direciei

LV1

T21

Ionescu A. Popescu M.

T22

Ionescu A. Popescu M.

T23

Ionescu A. Popescu M.

209

Nr. crt.

Obiecte auditabile
utilizate

Tipul testrii

Locul testrii

Durata testrii (h)

Nr. list de verificare

Nr. test

Auditori

1.

2.

3.

4.

1.

Verificarea dac pentru aceste documente exist un circuit Verificarea dac circuitul stabilit corespunde modului de soluionare i posturilor pe unde acestea circul Verificarea dac circuitul documentelor stabilete adecvat locul iniierii documentului, locurile pe unde circul i locul de depozitare Calitatea ROF-ului Direciei de impozite i taxe locale Analiza dac ROF-ul definete misiunea direciei Dac atribuiile serviciilor din Verificarea prezentrii tuturor serviciilor funcionale ale componena direciei sunt direciei cuprinse n ROF Verificarea dac posturile de conducere sunt prezentate n cadrul ROF-ului Verificarea dac ROF-ul corespunde unei configuraii cadru Dac exist coresponden ntre Verificarea dac atribuiile direciei sunt definite n atribuiile generale ale entitii i totalitate n cadrul ROF-ului Verificarea dac atribuiile direciei deriv din atribuiile atribuiile specifice ale Direciei generale ale entitii de impozite i taxe locale Verificarea dac atribuiile definite indic o arie de competen Verificarea dac responsabilitile sunt delimitate de Dac atribuiile pe servicii n atribuii i competene cadrul direciei sunt definite Analiza dac stabilirea atribuiilor ine cont de omogen obiectivele definite n sarcina direciei Verificarea dac atribuiile definesc un set omogen de sarcini Analiza dac atribuiile stabilesc competena necesar de Dac atribuiile sunt delimitate de responsabiliti i competene realizare a activitilor stabilite Verificarea dac atribuiile stabilite au la baz n cadrul ROF-ului reglementri legal aplicabile Verificarea definirea delegrilor de competen Verificarea dac responsabilitile i competenele sunt definite n cadrul ROF-ului Calitatea fielor posturilor aferente posturilor din cadrul Direciei de impozite i taxe locale Analiza dac modul de definire a postului corespunde Definirea scopului postului

AUDITAT

LV1

T24

Ionescu A. Popescu M.

AUDITAT

T25

Ionescu A. Popescu M.

AUDITAT

T26

Ionescu A. Popescu M.

AUDITAT

T27

Ionescu A. Popescu M.

AUDITAT

LV1

T28

Ionescu A.

210

Nr. crt.

Obiecte auditabile

Tipul testrii
rolului pentru care a fost nfiinat, atribuiilor stabilite i criteriilor de ncadrare definite Analiza elaborrii fiei postului n raport cu cerinele postului Analiza modului de delegare a activitilor Analiza capacitii titularului postului de a realiza atribuiile alocate Analiza stabilirii atribuiilor n raport cu nivelul postului Analiza i identificarea cerinelor specifice postului Delimitarea sarcinilor stabilite postului Examinarea echilibrului ntre cerinele de ocuparea postului i complexitatea sarcinilor alocate Examinarea atribuiilor i activitilor repartizate serviciului Examinarea sarcinilor stabilite postului Evaluarea atribuiilor i sarcinilor i determinarea dac sarcinile postului conduc la realizarea de aciuni clare i concrete n realizarea activitilor serviciului, asigur controale interne eficiente, asigur separarea sarcinilor n realizarea controalelor interne i dac celelalte posturi depind de acest post Delimitarea responsabilitilor necesare realizrii sarcinilor postului Delimitarea competenelor necesare realizrii activitilor sau aciunilor postului Verificarea dac aceste responsabiliti i competene se regsesc n fia postului Identificarea obiectivelor individuale stabilite titularului postului Examinarea modului de ndeplinire a acestora Analiza dac sarcinile stabilite postului au fost modificate, n sensul creterii complexitii acestora, n condiiile n care gradul de realizare a obiectivelor a fost de nivel superior, inclusiv aprecierea performanelor individuale

Locul testrii

Durata testrii (h)

1

Nr. list de verificare

Nr. test

Auditori
Popescu M.

2. Dac stabilirea sarcinilor n

cadrul postului n funcie de activitile repartizate postului

AUDITAT

T29

Ionescu A. Popescu M.

3. Dac stabilirea sarcinilor

postului este realizat n funcie de cerinele de pregtire necesare postului 4. Dac cuprinsul fiei postului individualizeaz postul i evideniaz necesitatea crerii acestuia

AUDITAT

T30

Ionescu A. Popescu M.

AUDITAT

T31

Ionescu A. Popescu M.

5. Dac sunt stabilite

responsabiliti i competene postului

AUDITAT

T32

Ionescu A. Popescu M.

6. Dac la stabilirea sarcinilor n

cadrul posturilor se are n vedere dezvoltarea carierei profesionale a salariatului

AUDITAT

T33

Ionescu A. Popescu M.

211

Nr. crt.

Obiecte auditabile
asigurrii continuitii activitilor n cazurile de vacantare a posturilor

Tipul testrii
Stabilirea activitilor care pot fi delegate Examinarea dac activitile ce pot fi delegate sunt menionate n fia postului Analiza posturilor care pot prelua activitile delegate de la un alt post

Locul testrii
AUDITAT 2

Durata testrii (h)

Nr. list de verificare

Nr. test
T34

Auditori
Ionescu A. Popescu M.

7. Modul de reglementare a

Fezabilitatea organigramei direciei

1. Modul de stabilire i evideniere

a fluxurilor decizionale i informaionale n organigram

2.

3.
K

1.

2.

Verificare dac structura funcional n cadrul AUDITAT organigramei este stabilit corect Analiza dac organigrama permite vizualizarea de ansamblu a direciei Analiza dac serviciile funcionale ale direciei sunt reprezentate n totalitate n cadrul organigramei Analiza dac organigrama corespunde actului normativ privind organizarea i funcionarea entitii Analiza dac organigrama pune n eviden funciile AUDITAT Dac nivelurile ierarhice sunt direciei i repartizarea lor pe structuri funcionale evideniate n cadrul Analiza dac organigrama stabilete autoritatea de care organigramei responsabilii rspund Examinare dac raporturile de subordonare sunt definite corect n cadrul organigramei Examinarea dac relaiile interne din cadrul direciei sunt AUDITAT Modul de reflectare a relaiilor de subordonare n organigram reprezentate corect n cadrul organigramei Analiza dac exist duble subordonri n cadrul direciei Pertinena informaiilor cuprinse n rapoartele de evaluare a performanelor profesionale individuale AUDITAT Dac n etapa de valorificare a Identificarea i analiza aciunilor nerealizate de un post Analiza gradului de ndeplinire a obiectivelor stabilite rapoartelor de evaluare sunt postului stabilite msuri n cazul Examinarea msurilor dispuse pentru completarea obiectivelor individule cunotinelor i aptitudinilor personalului, sau a nerealizate de persoanele msurilor dispuse pentru eliminarea disfunciilor Analiza gradului n care acestea au condus la evaluate mbuntirea performanelor titularului postului i la eliminarea nerealizrilor Modul de asigurarea Examinarea gradului de apreciere a realizrii AUDITAT concordanei dintre aprecierea obiectivelor Examinarea gradului de apreciere a performanelor

LV1

T35

Ionescu A. Popescu M.

T36

Ionescu A. Popescu M.

T37

Ionescu A. Popescu M.

LV1

T38

Ionescu A. Popescu M.

T39

Ionescu A. Popescu M.

212

Nr. crt.

Obiecte auditabile

Tipul testrii
personalului Compararea i determinarea legturii directe i corecte ntre ndeplinirea obiectivelor i aprecierea criteriilor de performan

Locul testrii

Durata testrii (h)

Nr. list de verificare

Nr. test

Auditori

Analiza rezultatelor evalurilor performanelor AUDITAT 2 individuale ale titularului unui post Identificarea necesitilor de instruire n raport cu activitile i aciunile repartizate postului, gradul de ndeplinire a obiectivelor i aprecierea performanelor individuale Examinarea dac propunerile de instruire a personalului concord cu punctele slabe identificate n analiza efectuat Realitatea datelor cuprinse n tatul de funcii al direciei L Identificarea tuturor funciilor din cadrul direciei AUDITAT 2 1. Dac n tatul de funcii sunt Compararea funciilor cu posturile existente n cadrul cuprinse toate funciile i fiecrui serviciu posturile direciei, grupate pe Examinarea dac tatul de funcii cuprinde toate funciile categorii i niveluri de salarizare direciei Examinarea dac sunt efectuate analize pe baza tatului AUDITAT 1 2. Modul de previzionare a de funcii, cu privire la dinamica, fluctuaia cariera, resurselor financiare necesare pregtirea i calificarea personalului finanrii cheltuielilor de Examinarea dac deciziile luate cu privire la personal in personal la nivelul direciei cont de aceste analize ale personalului Obiectivul nr. II Organizarea i desfurarea activitii de asisten a contribuabilului Implementarea de programe de mbuntire a imaginii entitii pe linia administrrii impozitelor i taxelor locale A 5 1. Elaborarea de strategii de Examinarea eficienei politicii practicate de direcie cu AUDITAT promovare a serviciilor oferite privire la asigurarea asistenei acordate contribuabililor Examinarea tipurilor de informaii oferite contribuabililor referitoare la contribuabililor impozitele i taxele locale Chestionarea contribuabililor asupra calitii serviciilor de asisten primite de la administraie referitoare la impozitele i taxele locale 5 2. Dac sunt organizate ntlniri i Examinarea ntlnirilor organizate ntre administraie i AUDITAT contribuabili cu teme privind impozitele i taxele locale stabilite contacte periodice ntre

obiectivelor i aprecierea criteriilor de performan cu ocazia evalurii performanelor personalului 3. Dac n rapoartele de evaluare sunt menionate nevoile de perfecionare a pregtirii profesionale pentru perioada urmtoare

T40

Ionescu A. Popescu M.

LV1

T41

Ionescu A. Popescu M.

T42

Ionescu A. Popescu M.

LV2

T43

Ionescu A. Popescu M.

T44

Ionescu A. Popescu M.

213

Nr. crt.

Obiecte auditabile
entitate i contribuabili

Tipul testrii
Analiza reaciilor contribuabililor la informaiile furnizate de administraie Analiza i examinarea dac deciziile luate de administraie pe linia impozitelor i taxelor locale au fost puse la dispoziie spre dezbatere contribuabililor Examinarea calitii materialelor puse la dispoziia contribuabililor pe linia impozitelor i taxelor locale

Locul testrii

Durata testrii (h)

Nr. list de verificare

Nr. test

Auditori

3. Gradul

de adecvarea materialelor informative puse la dispoziia contribuabilului

AUDITAT

T45

Ionescu A. Popescu M.

ncrederea contribuabililor n activitatea entitii cu privire la administrarea impozitelor i taxelor locale

1. Dac sunt stabilite categoriile de Examinarea categoriilor de informaii clasificate ca fiind AUDITAT
informaii privind impozitele i taxele la care au acces contribuabilii 2. Dac facilitile acordate la plata impozitelor i taxelor locale sunt promovate ca form de contientizare la plata voluntar
publice referitoare la impozitele i taxele locale Verificare dac contribuabilul a avut acces la toate aceste informaii

LV2

T46

Ionescu A. Popescu M.

3.

C 1.

2.

Examinarea dac facilitile acordate la plata impozitelor i taxelor locale sunt eficient promovate ctre contribuabil Verificarea dac aceste msuri au contribuit la creterea gradului de conformare a contribuabililor la plata impozitelor i taxelor locale Fiabilitatea informaiilor Examinarea organizrii sistemului informatic de electronice puse la dispoziia informare a contribuabililor Examinarea calitii informaiilor puse la dispoziia contribuabililor contribuabililor electronic Dezvoltarea culturii comunicaionale n privina impozitelor i taxelor locale Fiabilitatea aciunilor promovate Examinarea aciunilor promovate prin mass-media cu privire la impozitele i taxele prin mass-media privind Analiza calitii informaiilor oferite prin acest sistem informarea contribuabililor n Analiza eficienei costurilor utiliznd acest sistem de legtur cu impozitele i taxele informare n raport cu gradul de ncasare a impozitelor i locale taxelor locale Examinarea posturilor responsabilizate cu asistena Dac personalul responsabil cu contribuabililor asistena contribuabililor este Examinarea dac cerinele de ocupare a posturilor

AUDITAT

T47

Ionescu A. Popescu M.

AUDITAT

T48

Ionescu A. Popescu M.

AUDITAT

LV2

T49

Ionescu A. Popescu M.

AUDITAT

T50

Ionescu A. Popescu M.

214

Nr. crt.

Obiecte auditabile
instruit adecvat

Tipul testrii
respective asigur condiiile necesare comunicrii eficiente cu contribuabilul Examinarea dac ocupantul postului ntrunete condiiile i cerinele postului respectiv Chestionarea personalului implicat n activitile de asisten contribuabili asupra cunotinelor i aptitudinilor deinute Examinarea dac datele i informaiile oferite contribuabililor sunt integrate, contribuabilul intrnd n posesia tuturor informaiilor de care are nevoie cu privire la toate impozitele i taxele ce le datoreaz administraiei locale

Locul testrii

Durata testrii (h)

Nr. list de verificare

Nr. test

Auditori

3. Dac exist un sistem integrat al

informaiilor furnizate contribuabililor referitoare la impozitele i taxele locale care s fie puse la dispoziia contribuabililor n mod operativ i complet

AUDITAT

T51

Ionescu A. Popescu M.

Obiectivul nr. III Organizarea evidenei pltitorilor de impozite i taxe locale Conducerea evidenei dosarelor fiscale ale pltitorilor A 1. Constituirea i nregistrarea Examinarea conducerii registrului de eviden al dosarelor tuturor dosarelor fiscale Verificarea dac toate dosarele fiscale sunt cuprinse n registru Verificarea nregistrrii corecte a informaiilor n acest document 2. Dac este constituit dreptul de Examinarea listei cu persoanele care au acces la dosarele fiscale acces la dosarele fiscale Verificarea dac consultarea dosarelor fiscale ale contribuabililor s-a realizat numai de ctre persoanele autorizate 3. Dac este constituit dosarul Examinarea modului de constituire a dosarului electronic al contribuabilului electronic al contribuabilului Examinarea documentelor existente Examinarea nivelului de securitate a accesului la dosarul electronic 4. Scoaterea dosarului fiscal din Examinarea stabilirii nivelurilor de autorizare la dosarul electronic al contribuabilului gestiunea operativ

AUDITAT

LV3

T52

Ionescu A. Popescu M.

AUDITAT

T53

Ionescu A. Popescu M.

AUDITAT

T54

Ionescu A. Popescu M.

AUDITAT

T55

Ionescu A. Popescu M.

215

Nr. crt.

Obiecte auditabile

Tipul testrii
Analiza cazurilor n care informaii din dosarul fiscal au fost accesate fr drept de acces Examinarea condiiilor stabilite privind scoaterea unui dosar fiscal din gestiunea entitii Examinarea existenei dosarelor n cadrul gestiunii entitii Analiza cazurilor n care dosarele fiscale au fost scoase din gestiunea entitii

Locul testrii

Durata testrii (h)

2

Nr. list de verificare

Nr. test

Auditori

5. Modaliti

de scoatere a dosarului fiscal informatic din gestiunea proprie

AUDITAT

T56

Ionescu A. Popescu M.

Constituirea dosarelor fiscale pentru persoanele fizice

1. Ataarea actului de identitate al Examinarea existentei la dosarul fiscal a documentelor AUDITAT

contribuabilului eviden a obligaiilor de plat
de identificare a contribuabilului

2 3 2 3

LV3

T57 T58 T59 T60

Ionescu A. Popescu M. Ionescu A. Popescu M. Ionescu A. Popescu M. Ionescu A. Popescu M.

2. Ataarea declaraiilor de luare n Examinarea existentei tuturor declaraiilor obligatorii pe AUDITAT 3. Ataarea deciziei de impunere 4. Ataarea
tuturor celorlalte documente care privesc contribuabilul i relaia cu entitatea
care contribuabilul avea obligaia s le depun la dosarul fiscal Examinarea depunerii deciziilor de impunere la dosarul fiscal Examinarea tuturor documentelor reprezentnd corespondena cu contribuabilul, a documentelor emise de administraie i care au legtur cu contribuabilul, precum i a celor depuse de contribuabil AUDITAT AUDITAT

Constituirea dosarelor persoane juridice

1. Ataarea actului de constituire al Examinarea existenei documentelor privind constituirea AUDITAT

contribuabilului 2. Ataarea declaraiilor de luare n eviden ca pltitori de impozite i taxe locale declaraiilor de 3. Ataarea impunere privind obligaiile de plat
i a modificrilor efectuate n structura societii Identificarea tuturor declaraiilor de impunere emise Examinarea existenei declaraiilor de impunere la dosarul fiscal Identificarea tuturor actelor de control ncheiate Examinarea existenei actelor de control la dosarul fiscal AUDITAT

3 3

LV3

T61 T62

Ionescu A. Popescu M. Ionescu A. Popescu M. Ionescu A. Popescu M.

AUDITAT

T63

Gestionarea dosarelor fiscale ale pltitorilor de impozite i taxe locale

216

Nr. crt.

Obiecte auditabile
a documentelor la dosarul fiscal

Tipul testrii
urmrirea dac acestea au fost nregistrate cronologic n cadrul gestiunii i sunt ataate la dosarul fiscal n aceeai form Verificarea condiiilor de pstrare a dosarelor fiscale

Locul testrii
4

Durata testrii (h)

Nr. list de verificare

LV3

Nr. test
T64

Auditori
Ionescu A. Popescu M. Ionescu A. Popescu M. Ionescu A. Popescu M.

1. Depunerea n ordine cronologica Examinarea documentelor existente la dosarul fiscal i AUDITAT

cadrul fiecrui dosar Obiectivul nr. IV Stabilirea impozitelor i taxelor locale

AUDITAT n condiii de securitate i adecvate a dosarelor fiscale 3. Constituirea bazei de date Examinarea dac exist creat o baz de date coninnd AUDITAT computerizat a dosarelor fiscale dosarele fiscale constituite i documentele existente n

2. Pstrarea

T65

T66

Stabilirea impozitului pe cldiri pentru persoane fizice

1. Dac cldirile pentru care nu se Identificarea tuturor cldirilor pentru care nu este datorat AUDITAT
datoreaz impozit sunt corect ncadrate n aceast categorie
impozit pe cldiri Examinarea statutului juridic al acestor cldiri i observare dac se ncadreaz n categoria pentru care nu datoreaz impozit Examinarea, n cazul construciilor deinute de persoane fizice i pentru care nu se datoreaz impozit dac sunt dobndite n condiiile Legii nr. 114/1996 i OG nr. 19/1994. Verificarea dac scutirea de impozit n cazul acestora este acordat pentru o perioad de sub 10 ani de la dobndire i cldirea nu a fost nstrinat Examinarea aplicrii corecte a cotei de impozitare la valoarea impozabil a cldirii Examinarea dac stabilirea valorii impozabile ine cont de suprafaa construit i de valoarea reglementat prin lege Examinarea dac suprafaa desfurat a cldirii n vederea impozitrii este determinat prin nsumarea tuturor suprafeelor construite Examinarea dac valoarea impozabil este ajustat n funcie de amplasarea cldirii i de coeficientul de corecie corespunztor

LV4

T67

Ionescu A. Popescu M.

2. Dac cotele de impozitare sunt

aplicate corect

AUDITAT

T68

Ionescu A. Popescu M.

3. Conformitatea ajustrilor valorii

impozabile a cldirii

AUDITAT

T69

Ionescu A. Popescu M.

217

Nr. crt.

Obiecte auditabile

Tipul testrii

Locul testrii
AUDITAT 2

Durata testrii (h)

Nr. list de verificare

Nr. test

Auditori

4. Conformitatea

aplicrii reducerilor sau coeficientului de corecie asupra valorilor de impozitare 5. Emiterea deciziilor de impunere

Verificarea dac reducerile aplicate coeficientului de corecie sunt corecte i sunt aplicate numai pentru categoriile de cldiri prevzute de cadrul legislativ Verificarea dac sunt depuse declaraiile specifice de ctre contribuabili Verificarea dac datele declarate privind construcia corespund celor din autorizaia de construcie Examinarea dac sunt aplicate sanciunile corespunztoare pentru nedeclararea cldirilor n vederea impozitrii Identificarea tuturor cldirilor concesionate, date n administrare sau folosin persoanelor juridice i urmrirea dac acestea pltesc impozit aferent cldirilor primite n concesionare, administrare sau folosin

T70

Ionescu A. Popescu M.

AUDITAT

T71

Ionescu A. Popescu M.

Stabilirea impozitului pe cldiri pentru persoane juridice

1. Identificarea

concesionarilor, locatarilor, titularilor drepturilor de administrare sau folosin a locuinei pentru cldirile proprietate public sau privat a statului date n concesiune, administrare sau nchiriere valorii de 2. Conformitatea inventar a cldirii i calculul impozitului pe cldire

AUDITAT

LV4

T72

Ionescu A. Popescu M.

AUDITAT Stabilirea i calculul impozitului pe cldiri n cazul amortizrii integrale a cldirii 4. Stabilirea i calculul impozitului Examinarea cazurilor n care cldirea nu a fost AUDITAT pe cldiri n cazul n care nu a reevaluat n ultimii 3 ani

3.

Examinarea dac cota de impozitare este aplicat asupra valorii de impozitare a cldirii Examinare dac cota de impozitare este stabilit prin hotrre a consiliului local Verificarea dac valoarea de inventar a cldirii reprezint valoarea de intrare a cldirii n patrimoniu, nregistrat n contabilitate Examinarea dac n cazul unei cldiri a crei valoare este recuperat integral pe calea amortizrii, valoarea impozabil este redus cu 15%

AUDITAT

T73

Ionescu A. Popescu M.

T74

Ionescu A. Popescu M. Ionescu A. Popescu M.

T75

218

Nr. crt.

Obiecte auditabile

Tipul testrii

Locul testrii

Durata testrii (h)

Nr. list de verificare

Nr. test

Auditori

fost reevaluat pentru o perioad Verificarea dac valoarea impozitului este stabilit de consiliul local, n aceste cazuri, ntre 5% i 10% mai mare de 3 ani

5. Impozitarea cldirilor n cazul

dobndirii, modificrii nstrinrii sau

6. Dac bonificaiile pentru plata n

avans sunt acordate corect

Verificarea dac cota de impozitare stabilit este aplicat la valoarea de inventar a cldirii nregistrate n contabilitatea persoanei juridice. Examinarea regimului acordat cldirilor amortizate integral n aceste cazuri Examinare dac n cazul unei cldiri nou construit sau dobndit n cursul anului, impozitul este datorat din luna urmtoare celeia dobndirii Examinarea dac n cazul unei cldiri nstrinate, sau demolate impozitul este sistat ncepnd cu luna urmtoare cele nstrinrii sau demolrii Examinarea dac n cazul extinderii sau mbuntirii impozitul este recalculat la noua suprafa Examinare dac bonificaia este acordat corect n cazul n care impozitul pe cldiri este achitat cu anticipaie, prin respectarea cadrului metodologic Identificarea categoriilor de terenuri pentru care nu se datoreaz impozit Stabilirea regimului juridic al acestor terenuri Analiza dac scutirile de impozit sunt aplicate corect Stabilirea terenurilor intravilane ncadrate n alt categorie de folosin Examinarea ncadrrii n categoria respectiv a terenului Examinarea dac impozitul calculat pe terenuri ine seama de suprafaa total n mp a terenului, categoria de folosin i impozitul n lei pe mp stabilit prin cadrul legislativ Examinarea dac la suma stabilit este aplicat coeficientul de corecie corespunztor n funcie de rangul localitii Verificarea dac sunt depuse declaraiile specifice de ctre contribuabili Verificare dac datele declarate privind terenul

AUDITAT

T76

Ionescu A. Popescu M.

AUDITAT

T77

Ionescu A. Popescu M.

Stabilirea impozitului pe teren

1. Dac scutirile de impozit sunt

acordate contribuabililor

AUDITAT

LV4

T78

Ionescu A. Popescu M. Ionescu A. Popescu M.

2. Dac stabilirea i calculul

impozitului pentru terenurile intravilane ncadrate n alt categorie de folosin

AUDITAT

T79

3. Depunerea declaraiilor privind

achiziia terenurilor, precum i a

AUDITAT

T80

Ionescu A. Popescu M.

219

Nr. crt.

Obiecte auditabile
celor privind modificarea folosinei terenului

Tipul testrii

Locul testrii

Durata testrii (h)

Nr. list de verificare

Nr. test

Auditori

4. D 1.

2.

3. E 1.

2.

corespund celor din autorizaia de construcie Examinarea dac sunt aplicate sanciunile corespunztoare pentru nedeclararea terenurilor n vederea impozitrii Examinarea dac bonificaia este acordat corect n cazul Acordarea bonificaiilor pentru n care impozitul pe teren este achitat cu anticipaie, prin plile anticipate respectarea cadrului metodologic Stabilirea impozitului asupra mijloacelor de transport Dac sunt acordate scutiri la Identificarea scutirilor acordate contribuabililor la plata plata impozitului asupra taxei asupra mijloacelor de transport Examinarea dac scutirile sunt corect acordate i mijloacelor auto respect cadrul metodologic Dac calculul impozitului asupra Verificarea calculului taxei pentru autoturisme, mijloacelor auto n funcie de autobuze, autocare, microbuze, tractoare, motociclete, motorete, scutere, alte vehicule cu traciune mecanic i tipul, capacitatea cilindric i mas de pn la 12 t masa total a mijlocului auto Examinarea calculului taxei pentru vehicule cu masa peste 12 t Examinarea calculului taxei pentru alte tipuri de vehicule Acordarea bonificaiilor pentru Examinare dac bonificaia este acordat corect n cazul n care taxa asupra mijloacelor auto este achitat cu plata n avans anticipaie prin respectarea cadrului metodologic Stabilirea taxelor pentru eliberarea certificatelor, avizelor i autorizaiilor Stabilirea i ncasarea taxei Verificarea ncadrrii n limitele legale a taxei pentru pentru eliberarea certificatului eliberarea certificatelor de urbanism stabilit de consiliul local de urbanism Examinarea calculrii i ncasrii taxei de urbanism Examinarea reducerii taxei n zona rural Stabilirea i ncasarea taxei Identificarea autorizaiilor aprobate pentru construcii de pentru eliberarea autorizaiei de locuine Examinarea realitii valorii autorizate a lucrrilor de construire locuin construcie Analiza calculrii i ncasrii taxei pentru construcia de locuine Examinarea ncasrii taxei n cazul autorizaiilor de construire eliberate n mediul rural

AUDITAT

T81

Ionescu A. Popescu M.

AUDITAT

LV4

T82

Ionescu A. Popescu M. Ionescu A. Popescu M.

AUDITAT

T83

AUDITAT

T84

Ionescu A. Popescu M.

AUDITAT

LV4

T85

Ionescu A. Popescu M.

AUDITAT

T86

Ionescu A. Popescu M.

220

Nr. crt.

Obiecte auditabile

Tipul testrii

Locul testrii
2

Durata testrii (h)

Nr. list de verificare

Nr. test
T87

Auditori
Ionescu A. Popescu M.

3. Stabilirea i ncasarea taxei Identificarea autorizaiilor pentru lucrrile de organizare AUDITAT

pentru eliberarea autorizaiei antier Examinarea calculrii i ncasrii taxei n cazul necesar pentru lucrrile de autorizaiei eliberate pentru lucrrile de organizare organizare antier antier Stabilirea i ncasarea taxei Identificarea autorizaiilor de construire pentru alte pentru eliberarea autorizaiei de cldiri dect cele folosite ca locuin Examinarea calculrii i ncasrii taxei n cazul construire cldiri altele dect autorizaiei eliberate pentru construirea altor cldiri cele folosite ca locuine dect cele cu destinaie de locuine Stabilirea i ncasarea taxei Identificarea autorizaiilor de orice fel eliberate care au pentru prelungirea autorizaiilor expirat i pentru care nu este depus declaraia privind valoarea final a lucrrilor de construcie i nici nu s-a de orice fel solicitat prelungirea acesteia Examinarea modului de impozitare n aceste cazuri Examinarea cazurilor n care s-a solicitat prelungirea autorizaiei i modul cum au fost calculate taxele aferente prelungirii Identificarea i examinarea cazurilor n care valoarea lucrrilor de construcie este mai mic dect valoarea impozabil a cldirii Stabilirea i ncasarea taxei Identificarea autorizaiilor sanitare eliberate pentru eliberarea autorizaiilor Examinarea legalitii taxei pentru autorizaiile sanitare, stabilit de ctre consiliul local sanitare Examinarea ncasrii taxei pentru autorizaiile sanitare eliberate Scutiri acordate pentru Identificarea autorizaiilor eliberate i pentru care nu s-a eliberarea certificatelor, avizelor solicitat tax Analiza legalitii necalculrii i nesolicitrii taxei i autorizaiilor pentru eliberarea autorizaiilor i avizelor n aceste cazuri Stabilirea taxei pentru folosirea mijloacelor de reclam i publicitate Depunerea declaraiei de Verificarea dac sunt depuse declaraiile specifice de impunere privind taxa pentru ctre contribuabili Verificare dac datele declarate privind taxa pentru afiaj afiaj n scop de reclam i n scop de reclam i publicitate corespund suprafeei

4.

AUDITAT

T88

Ionescu A. Popescu M.

5.

AUDITAT

T89

Ionescu A. Popescu M.

6.

AUDITAT

T90

Ionescu A. Popescu M.

7.

AUDITAT

T91

Ionescu A. Popescu M.

F 1.

AUDITAT

LV4

T92

Ionescu A. Popescu M.

221

Nr. crt.

Obiecte auditabile
publicitate

Tipul testrii
afiajului i taxei stabilit pe unitate, respectiv pe mp stabilit de consiliul local Examinarea existenei titlului de crean privind taxele pentru afiaj n scop de reclam i publicitate Examinarea comunicrii titlului de crean Examinarea cazurilor de reclam i publicitate pentru care nu s-a perceput tax Verificarea dac sunt depuse declaraiile specifice de ctre contribuabili privind taxa pentru servicii de reclam i publicitate Verificarea dac datele declarate privind taxa pentru servicii de reclam i publicitate corespund nivelului stabilit de consiliile locale i valorii serviciilor de reclam i publicitate Examinarea realitii datelor coninute de decizia de impunere Analiza calculului i ncasrii taxei Examinarea contribuabililor care organizeaz spectacole Identificarea spectacolelor organizate de fiecare contribuabil Verificarea depunerii declaraiilor privind spectacolele programate pentru fiecare lun calendaristic Examinarea anunrii tarifelor pentru fiecare spectacol organizat Examinarea anunrii locului organizrii spectacolului Examinarea dac tarifele de intrare sunt precizate pe biletele de intrare Examinarea depunerii declaraiei decont pn la data stabilit pentru fiecare plat a impozitului pe spectacole Examinarea calculului impozitului n funcie de veniturile ncasate efectiv din spectacole

Locul testrii

Durata testrii (h)

2

Nr. list de verificare

Nr. test

Auditori

2. Dac este emis titlul de crean

privind individualizarea creanei privind taxa pentru afiaj n scop de reclam i publicitate declaraiei de 3. Depunerea impunere privind taxa pentru servicii de reclam i publicitate

AUDITAT

T93

Ionescu A. Popescu M.

AUDITAT

T94

Ionescu A. Popescu M.

4. Emiterea deciziei de impunere

privind stabilirea taxei pentru servicii de reclam i publicitate

AUDITAT

T95

Ionescu A. Popescu M.

G.

Stabilirea impozitului pe spectacole

1. Depunerea

declaraiilor de impunere privind spectacolele organizate i nregistrarea acestora 2. Dac tarifele pe spectacole sunt anunate

AUDITAT

LV4

T96

Ionescu A. Popescu M.

AUDITAT

T97

Ionescu A. Popescu M.

AUDITAT declaraiilor decont privind veniturile ncasate din spectacolele organizate 4. Evidenierea impozitului pe Analiza conformitii datelor din declaraiile depuse de AUDITAT contribuabil cu datele existente n evidena analitic a spectacole

3. Conformitatea

T98

Ionescu A. Popescu M.

T99

Ionescu A. Popescu M.

debitorului

222

Nr. crt.

Obiecte auditabile

Tipul testrii
Examinarea datelor coninute de actele de control cu privire la impozitele pe spectacole i compararea cu nregistrrile din evidena analitic pe pltitor Examinarea nregistrrii la unitatea administrativteritorial a biletelor de intrare de ctre fiecare contribuabil organizator de spectacole

Locul testrii

Durata testrii (h)

Nr. list de verificare

Nr. test

Auditori

5. Dac biletele i abonamentelor

privind spectacolele organizate sunt declarate

AUDITAT

T100

Ionescu A. Popescu M.

Stabilirea taxei hoteliere

1. Calculul
hoteliere

ncasarea

taxei Examinarea legalitii taxei hoteliere stabilit de AUDITAT

consiliul local Examinarea calculului i ncasrii taxei hoteliere Examinarea depunerii lunare de ctre unitile hoteliere a declaraiei privind taxa hotelier AUDITAT

1 2

LV4

T101 T102

Ionescu A. Popescu M. Ionescu A. Popescu M. Ionescu A. Popescu M.

2. Depunerea declaraiilor privind

taxele hoteliere

Stabilirea taxelor speciale

1. Dac

sunt identificai Examinarea i identificarea taxelor speciale instituite de AUDITAT contribuabilii pltitori de taxe consiliile locale pentru funcionarea unor servicii locale Analiza calculului i modului de ncasare a taxelor speciale
speciale Stabilirea altor taxe locale

LV4

T103

Identificarea altor taxe solicitate de administraia local AUDITAT 1 privind utilizarea locurilor publice, vizitarea muzeelor, contribuabilii pltitori de alte monumentelor istorice etc. taxe speciale Identificarea contribuabililor pltitori de astfel de taxe 2 2. Stabilirea i ncasarea altor taxe Analiza modului de stabilire i ncasare a taxelor AUDITAT speciale AUDITAT 1 3. ncasarea i evidenierea taxelor Stabilirea taxelor de timbru ncasate de administraie Examinarea modului de percepere i colectare a acestora de timbru Examinarea modului de nregistrare i eviden Obiectivul nr. V Verificarea legalitii i conformitii declaraiilor fiscale i a ndeplinirii obligaiilor de ctre contribuabili Elaborarea programelor de control A 3 1. Dac la elaborarea programelor Verificarea dac la stabilirea programelor de control s-au AUDITAT avut n vedere contribuabilii care datoreaz impozite i de control se are n vedere taxe i nu declar aceste obligaii contribuabili care nu-i declar Verificarea dac la stabilirea programelor de control se impozitele i taxele au n vedere contribuabilii la care exist suspiciuni c nu

1. Dac sunt identificai

LV4

T104

Ionescu A. Popescu M. Ionescu A. Popescu M. Ionescu A. Popescu M.

T105 T106

LV5

T107

Ionescu A. Popescu M.

223

Nr. crt.

Obiecte auditabile

Tipul testrii
declar corect proprietile, veniturile etc. n vederea impozitrii lor corect Verificarea dac la stabilirea programelor de control se colecteaz informaii de la celelalte servicii funcionale ale entitii, care gestioneaz sau dein informaii despre contribuabili Verificarea dac controalele care se efectueaz au la baz tematici de control Examinarea dac tematicile de control stabilite prezint corect i eficient aciunile de control de efectuat Analiza dac programele de control utilizeaz corect timpul de lucru al serviciului Examinarea dac programele de control cuprind aciuni a cror realizare conduce la atragerea de venituri suplimentare Examinarea dac programele de control cuprind aciuni la contribuabilii ru platnici, care nu-i declar obligaiile sau cei care se sustrag de la plat Examinarea dac fiecare aciune de control este precedat n prealabil de analiza dosarului fiscal al contribuabilului Examinarea dac la orice aciune de control se au n vedere impozitele i taxele locale declarate i cele pltite efectiv Verificarea dosarului fiscal i examinarea documentelor de identificare a contribuabilului, a documentelor privind declararea obligaiilor de plat, a controalelor efectuate i msurilor dispuse anterior Analiza declaraiilor de impunere Analiza plilor efectuate Compararea cu soldurile din evidena pe pltitor Identificarea impozitelor i taxelor datorate de un

Locul testrii

Durata testrii (h)

Nr. list de verificare

Nr. test

Auditori

2. Stabilirea tematicilor de control

AUDITAT

T108

Ionescu A. Popescu M. Ionescu A. Popescu M.

3. Elaborarea programelor de
control

AUDITAT

T109

B 1.

Pregtirea controlului

Dac se realizeaz analiza dosarului fiscal al contribuabilului 2. Dac se verific declaraiile de impunere depuse i a plilor efectuate

AUDITAT

LV5

T110

Ionescu A. Popescu M. Ionescu A. Popescu M.

AUDITAT

T111

Efectuarea controlului

1. ntiinarea contribuabilului

AUDITAT

LV5

T112

Ionescu A. Popescu M. Ionescu A. Popescu M. Ionescu A.

2. Prezentarea la contribuabil i
respectarea perioadei de control

AUDITAT AUDITAT

5 5

T113 T114

3. Dac

se

analizeaz

toate

224

Nr. crt.

Obiecte auditabile
impozitele i taxele datorate de contribuabil locale contribuabil

Tipul testrii
Examinarea controlului efectuat i urmrirea dac a cuprins toate impozitele i taxele datorate de contribuabil Examinarea concluziilor i constatrilor efectuate i a msurilor dispuse i compararea cu documentele justificative Examinarea corectitudinii calculrii diferenelor de impozite i taxe stabilite n sarcina contribuabilului

Locul testrii

Durata testrii (h)

Nr. list de verificare

Nr. test

Auditori
Popescu M.

4. Dac sunt stabilite diferene de

AUDITAT

5 3

T115 T116

impozite i taxe 5. Aplicarea sanciunilor pentru Identificarea constatrilor efectuate cu privire la fapte AUDITAT abaterile constatate i svrite de contribuabil i sancionate contravenional de lege i urmrirea modului de aplicare a amenzilor sancionate de lege
Urmrirea dac, n cazurile n care declaraiile privind obligaiile de plat au fost incorecte cu scopul diminurii masei impozabile, au fost sesizate organele de cercetare Delimitarea constatrilor efectuate pe timpul controlului i compararea cu probele i dovezile existente Aprecierea suficienei probelor i dovezilor

Ionescu A. Popescu M. Ionescu A. Popescu M.

6. Dac probele constituite sunt

suficiente pentru susinerea constatrilor 7. Semnarea actelor de control, nregistrarea acestora i menionarea c acestea constituie titluri de crean

AUDITAT

T117

Ionescu A. Popescu M. Ionescu A. Popescu M.

8. Dac

sunt programate i realizate controale inopinate privind urmrirea declarrii corecte i n totalitate a impozitelor i taxelor locale

Examinarea actelor de control ncheiate i urmrirea dac sunt semnate de organul de control care a efectuat controlul i de contribuabil Examinarea actului de control i urmrirea dac s-au fost fcute referine cu privire la obieciuni la actul de control Examinarea actului de control i observarea dac s-a fcut meniuni cu privire la faptul c acesta constituie titlu de crean Verificarea dac actele de control ntocmite sunt avizate de conducerea direciei i sunt nregistrate Analiza tipurilor de controale efectuate Delimitarea controalelor inopinate efectuate i analiza eficienei acestora Delimitarea condiiilor care au stat la baza controalelor inopinate i stabilirea eficienei acestora Urmrirea dac efectuarea controalelor inopinate au avut la baz declaraii incorecte sau nedeclararea obligaiilor de plat

AUDITAT

T118

AUDITAT

T119

Ionescu A. Popescu M.

225

Nr. crt. D 1.

Obiecte auditabile

Tipul testrii

Locul testrii
AUDITAT 3

Durata testrii (h)

Nr. list de verificare

LV5

Nr. test
T120

Auditori
Ionescu A. Popescu M.

2.

Valorificarea rezultatelor controlului Dac impozitele i taxele Delimitarea impozitelor i taxelor stabilite prin actele de stabilite i menionate n actele control Examinarea dac acestea au fost nregistrate n evidena de control sunt nregistrate analitic pe pltitor corect Examinarea dac aceste debite au fost nregistrate dublu, avnd n vedere i declaraiile contribuabilului Transmiterea actelor de control Verificarea actelor de control ntocmite la nivelul la dosarul fiscal al serviciului de control i urmrirea dac acestea au fost transmise la dosarul fiscal n cadrul termenului stabilit

AUDITAT

T121

Ionescu A. Popescu M.

contribuabilului

Obiectivul nr. VI Colectarea impozitelor i taxelor locale Evidena creanelor aferente impozitelor i taxelor locale A 1. Realitatea debitelor aflate n Identificarea debitelor restante pe contribuabil Compararea declaraiile depuse de contribuabil cu cele eviden de impunere Examinarea existenei titlurilor de crean i a comunicrii acestora 2. Modul de acordare a facilitilor Identificarea facilitilor acordate la plata impozitelor i la plata debitelor reprezentnd taxelor locale i a perioadelor pentru care acestea au funcionat impozite i taxe locale Examinarea modului n care aceste faciliti la plat au fost acordate pentru fiecare impozit sau tax i pentru fiecare contribuabil 3. Contientizarea contribuabililor Examinarea informaiilor difuzate ctre mass-media cu asupra plii voluntare a privire la plata contribuiilor locale Examinarea simpozioanelor i edinelor organizate de impozitelor i taxelor locale administraie cu contribuabilii Examinarea materialelor pliante difuzate ctre contribuabili cu privire la impozitele i taxele locale Examinarea eficienei activitilor de informare a contribuabililor la ghieul administraiei Scutiri acordate la plata impozitelor i taxelor locale B 1. Scutiri acordate persoanelor Stabilirea scutirilor pentru fiecare impozit i sau tax juridice pentru fiecare impozit acordate contribuabililor Stabilirea cuantumurilor scutirilor acordate i perioadele sau tax local datorat

AUDITAT

LV5

T122

Ionescu A. Popescu M.

AUDITAT

T123

Ionescu A. Popescu M.

AUDITAT

T124

Ionescu A. Popescu M.

AUDITAT

LV5

T125

Ionescu A. Popescu M.

226

Nr. crt.

Obiecte auditabile

Tipul testrii

Locul testrii

Durata testrii (h)

Nr. list de verificare

Nr. test

Auditori

C 1.

2.

pentru care au funcionat Examinarea bazelor asupra crora se aplic scutirile la plata impozitelor i taxelor locale Identificarea contribuabililor care au beneficiat de scutiri la plata impozitelor i taxelor Analiza documentelor ntocmite cu privire la scutirile acordate pentru fiecare contribuabil Examinarea corectitudinii scutirilor acordate Efectuarea compensrilor n stingerea debitelor Elaborarea procesului verbal de Examinarea debitelor restante ale contribuabilului Examinarea plilor efectuate n avans sau sumelor virate compensare, a notei de n plus compensare, a referatului de Examinarea modului n care a fost realizat compensarea compensare i a centralizatorului Examinarea corectitudinii documentelor de compensare compensrilor elaborate Examinarea formalizrii documentelor de compensare de ctre persoanele responsabile Dac sunt efectuate nregistrrile Examinarea nregistrrilor contabile efectuate privind n baza de date privind sumele compensarea realizat Compararea cu documentele primare elaborate privind compensate i actualizarea compensarea

AUDITAT

LV5

T126

Ionescu A. Popescu M.

AUDITAT

T127

Ionescu A. Popescu M.

situaiei contribuabilului

D 1.

E 1.

Calculul de penaliti i majorri de ntrziere Corectitudinea penalitilor i Delimitarea cotelor de majorri i penaliti aplicate pe majorrilor de ntrziere diferite perioade calculate pentru neplata la Analiza documentelor privind debitele restante i termen a impozitelor i taxelor stabilirea scadenei acestora verificarea calculelor locale Compararea cu evidenele analitice pe pltitor privind nregistrrile efectuate Majorarea impozitelor i taxelor locale Regularitatea msurilor de Delimitarea majorrilor de impozite i taxe aplicate de majorare a impozitelor i taxelor administraie Examinarea legalitii aplicrii majorrilor de impozite locale dispuse la nivel local i taxe

AUDITAT

LV5

T128

Ionescu A. Popescu M.

AUDITAT

LV5

T129

Ionescu A. Popescu M.

227

Nr. crt. 2. Dac

Obiecte auditabile

Tipul testrii

Locul testrii
4

Durata testrii (h)

Nr. list de verificare

Nr. test
T130

Auditori
Ionescu A. Popescu M.

pltitor Examinarea titlurilor de crean ntocmite i a comunicrii lor contribuabililor Obiectivul nr. VII Stingerea prin executare silit a creanelor fiscale aferente impozitelor i taxelor locale

sunt comunicate Examinarea calculelor efectuate privind majorrile de AUDITAT contribuabililor a impozitele i impozite i taxe aplicate contribuabililor Examinarea nregistrrilor n evidena analitic pe taxele majorate

Evidena debitelor restante

1. Conformitatea
debitelor restante

exigibilitii Observarea evidenelor pe pltitor

AUDITAT

LV7

T131

2. Identificarea

n termen a debitelor restante i dispunerea msurilor de executare silit

ntocmirea titlului executoriu

Examinarea scadenelor de plat pentru fiecare debit nepltit Examinarea titlurilor de crean i observarea dac sunt comunicate debitorului Examinarea scadenei fiecrui debit restant Examinarea dosarului de executare silit ntocmit Compararea scadenei debitului cu data ntocmirii dosarului de executare silit

Ionescu A. Popescu M.

AUDITAT

T132

Ionescu A. Popescu M.

1. nfiinarea titlurilor executorii i Examinarea debitelor i a titlurilor de crean

comunicarea debitori acestora ctre

AUDITAT

LV7

T133

2. Realitatea debitelor menionate

n titlurile executorii

Compararea cu dosarele de executare silit Examinarea debitelor i a titlurilor de crean Compararea cu dosarele de executare Analiza datelor comunicate Compararea debitelor restante existente n eviden cu titlurile executorii transmise

Ionescu A. Popescu M.

AUDITAT

T134

Ionescu A. Popescu M.

1. Constituirea

2.

Constituirea dosarului de executare silit dosarului de Observarea fizic a dosarelor Examinarea constituirii n termen a dosarelor de executare silit executare silit Examinarea existenei tuturor documentelor justificative Existena dovezilor privind titlul Examinarea debitelor restante existente n evidena de crean i comunicarea analitic Observarea existenei titlurilor de crean pentru debitele

AUDITAT

LV7

T135

Ionescu A. Popescu M. Ionescu A. Popescu M.

AUDITAT

T136

acestuia contribuabilului

228

Nr. crt.

Obiecte auditabile

Tipul testrii
restante Analiza constituirii titlului de crean pentru ntregul debit restant Examinarea confirmrilor de primire

Locul testrii

Durata testrii (h)

Nr. list de verificare

Nr. test

Auditori

ntocmirea i comunicarea somaiei

1. ntocmirea

somaiei ntregul debit restant

pentru Examinarea debitelor din evidenta, compararea debitelor AUDITAT

restante cu cele comunicate n somaie Examinarea completrii somaiei i compararea datelor coninute cu evidenele analitice i cu dosarul fiscal Urmrirea formalizrii somaiei i nregistrarea acesteia Observarea fizic a documentelor Examinarea existenei confirmrii de primire a somaiei de ctre debitor

LV7

T137

Ionescu A. Popescu M.

2. Comunicarea E

somaiei i confirmarea primirii acesteia de ctre debitor

nfiinarea popririlor

AUDITAT

T138

Ionescu A. Popescu M.

1. Identificarea tuturor Analiza existenei situaiilor comunicate de bnci cu AUDITAT conturilor bancare ale privire la conturile clienilor Identificarea tuturor conturilor bancare pentru fiecare debitorului contribuabil cu debite restante 2. nfiinarea de popriri asupra tuturor conturilor bancare ale debitorului
Urmrirea daca s-a comunicat iniial somaie Examinarea popririlor nfiinate la fiecare banc unde exist cont deschis al contribuabilului i observarea dac acestea sunt nfiinate pe toate conturile bancare ale contribuabilului Urmrirea debitelor din eviden, compararea cu datele menionate n popriri i observarea dac poprirea este nfiinat pentru ntregul debit restant Analiza comunicrilor ctre debitor Urmrirea datelor i compararea acestora Observarea dac contribuabilul a fost ntiinat asupra popririlor nfiinate Analiza situaiilor financiare depuse, urmrirea daca exista creditori i verificarea daca au fost nfiinate popriri ctre acetia AUDITAT

LV7

T139

Ionescu A. Popescu M. Ionescu A. Popescu M.

T140

3. ntiinarea debitorului asupra nfiinrii popririlor 4. Identificarea

terilor poprii, nfiinarea de popriri asupra acestora i confirmarea

AUDITAT

T141

Ionescu A. Popescu M. Ionescu A. Popescu M.

AUDITAT

T142

229

Nr. crt. F 1.

Obiecte auditabile
nfiinrii popririi

Tipul testrii

Locul testrii

Durata testrii (h)

Nr. list de verificare

Nr. test

Auditori

nfiinrii popririlor 2. nfiinarea sechestrelor asupra bunurilor urmribile 3. nfiinarea de sechestre pn la nivelul debitelor restante

nfiinarea sechestrelor asupra bunurilor mobile Stabilirea debitelor restante, n Examinarea situaiilor financiare ale debitorilor i urma comunicrii somaiilor i compararea cu dosarele de executare Urmrirea dac bunurile sechestrate aparin debitorului Examinarea debitului i compararea cu valoarea estimativa a bunurilor sechestrate Examinarea documentelor de executare ntocmite i stabilirea modului de gestionare a bunurilor sechestrate Observarea fizic i constatarea c acestea se regsesc n posesia celor menionai n procesul verbal de sechestru Urmrirea formalizrii documentelor Urmrirea daca debitorul a semnat procesul verbal i daca i s-a comunicat un exemplar Verificarea dac sechestrul nfiinat a fost nregistrat Verificarea documentului de nregistrare n arhiva de garanii imobiliare

AUDITAT

LV7

T143

Ionescu A. Popescu M. Ionescu A. Popescu M. Ionescu A. Popescu M. Ionescu A. Popescu M. Ionescu A. Popescu M. Ionescu A. Popescu M. Ionescu A. Popescu M.

AUDITAT AUDITAT

1 2

T144 T145

4. Ridicarea sau lsarea n custodie

a bunurilor sechestrate

AUDITAT

T146

5. Descrierea complet a debitului

restant i a bunului sechestrat

AUDITAT

T147

G 1

nfiinarea sechestrelor asupra bunurilor imobile Intabularea sechestrului la Verificarea dac sechestrul nfiinat a fost nregistrat n cartea funciar a imobilului Oficiul de carte funciar

AUDITAT

2 2

LV7

T148 T149

2 Descrierea complet a debitului Observarea fizica, verificarea procesului verbal de AUDITAT

restant, a bunului imobil sechestrat i a obligaiei de a achita debitul n termen de 15 zile
sechestru Verificarea documentelor privind proveniena bunului imobil Analiza daca bunurile se afl n patrimoniul debitorului; Compararea datelor nscrise pe documentele de sechestru i observarea dac acestea sunt corect descrise; Verificarea n documentele de sechestru se menioneaz termenul de plat a obligaiei restante

H 1.

Organizarea licitaiilor i valorificarea bunurilor Stabilirea i organizarea Verificarea termenelor de stabilire a licitaiilor Verificarea ntocmirii publicaiilor de vnzare licitaiilor n termen

AUDITAT

LV7

T150

Ionescu A. Popescu M.

230

Nr. crt.

Obiecte auditabile

Tipul testrii
Examinarea organizrii licitaiilor la termenele fixate i n locurile stabilite Examinarea documentelor de publicitate a licitaiilor Examinarea efecturii publicitii de vnzare cu cel puin 5 zile nainte de data fixat pentru licitaie Urmrirea afirii publicaiilor la locurile menionate de lege Examinarea documentelor de ntiinare a debitorului; Verificarea dac acestea menioneaz locul, data i ora organizrii licitaiei Verificarea dac i celelalte persoane implicate n licitaie au fost ntiinate Analiza datelor de reprogramare a licitaiilor Urmrirea dac acestea sunt organizate n termen Verificarea dac licitaiile reluate au fost organizate Verificarea dac au fost respectate procedurile de organizare a licitaiilor Verificarea dac preurile de pornire a licitaiilor au fost corect stabilite Compararea ofertelor cu oferta stabilit ctigtoare Identificarea cheltuielilor realizate cu licitaiile Urmrirea dac acestea au fost recuperate ca urmare a valorificrii bunurilor i distribuirii sumelor ncasate

Locul testrii

Durata testrii (h)

2

Nr. list de verificare

Nr. test

Auditori

2. Efectuarea publicitii bunurilor

scoase la vnzare

AUDITAT

T151

Ionescu A. Popescu M.

3. ntiinarea

debitorului, custodelui i a celorlalte persoane despre locul, data i ora licitaiei 4. Reluarea n termen a licitaiilor n cazul neajudecrii bunurilor

AUDITAT

T152

Ionescu A. Popescu M.

AUDITAT

T153

Ionescu A. Popescu M.

5. Stabilirea I 1.

i recuperarea cheltuielilor cu executarea silit

AUDITAT

T154

Ionescu A. Popescu M.

2.

Distribuirea sumelor ncasate n urma licitaiilor Respectarea prioritilor i a Examinarea creditorilor nscrii pentru distribuirea preului ordinii n distribuire a sumelor Verificarea ordinii prioritilor acestora Urmrirea dac ordinea de prioriti a fost respectat ca urmare a distribuirii preului Examinarea dac debitele au fost ncasate n totalitate Respectarea termenelor de Verificarea dac a fost respectat termenul de la distribuire a sumelor ncasate valorificarea bunurilor prin licitaie i pn la data distribuirii sumelor

AUDITAT

LV7

T155

Ionescu A. Popescu M.

AUDITAT

T156

Ionescu A. Popescu M. Ionescu A. Popescu M.

prin licitaie

3. ntocmirea procesului verbal de Analiza procesului verbal privind distribuirea sumelor

distribuire a sumelor

AUDITAT

T157

Verificarea dac sunt cuprinse toate datele i informaiile

231

Nr. crt.

Obiecte auditabile

Tipul testrii
prevzute de metodologie Observarea dac documentul persoanele responsabile este formalizat de

Locul testrii

Durata testrii (h)

Nr. list de verificare

Nr. test

Auditori

nchiderea dosarului i stingerea creanei AUDITAT 2 LV7 1. Urmrirea lichidrii ntregului Examinarea evidenei pe pltitor Identificarea sumelor ncasate prin licitaie debit Examinarea dac lichidarea debitelor a fost operat corect n eviden Examinarea dac ntregul debit a fost lichidat Analiza cheltuielilor, urmrirea debitrii n fia de eviden pe pltitor Urmrirea dac stingerea debitelor s-a realizat n ordinea prioritilor (debite, dobnzi, penaliti) i dac respect vechimea 2 dosarului de Verificarea dac dosarul de executare silit a fost nchis AUDITAT 2. nchiderea dup ce debitul a fost recuperat n totalitate executare silit Examinarea dac dosarul de executare silit nchis a fost transmis la arhiva entitii Obiectivul nr. VIII Realitatea evidenelor contabile i a situaiilor financiare ale entitii publice locale privind veniturile din impozite i taxe locale Organizarea i conducerea evidenei veniturilor din impozite i taxe locale A Examinarea declarrii n termen de ctre contribuabili a AUDITAT 5 LV8 1. Evidena creanelor bugetare impozitelor i taxelor locale Verificarea aplicrii sanciunilor contravenionale pentru nedeclararea impozitelor i taxelor Examinarea impunerilor din oficiu efectuate n cazul nedeclarrii impozitelor i taxelor de ctre contribuabili Examinarea documentului de ncasare a debitului AUDITAT 5 2. Stingerea creanelor bugetare Verificarea nregistrrii ncasrii debitului n evidena analitic pe debitor Verificarea nregistrrii corecte a stingerii creanei conform documentului emis i a sumelor ncasate n contul debitorului Examinarea documentului privind scutirea la plat AUDITAT 5 3. Conformitatea scutirii la plata acordat impozitelor i taxelor locale Verificarea calculrii corecte a scutirii acordate

T158

Ionescu A. Popescu M.

T159

Ionescu A. Popescu M.

T610

Ionescu A. Popescu M.

T161

Ionescu A. Popescu M.

T163

Ionescu A. Popescu M.

232

Nr. crt.

Obiecte auditabile

Tipul testrii
Verificarea operrii corecte a scutirii acordate Verificarea operrii scutirii la categoria de impozit sau tax corespunztoare Compararea nregistrrilor din registrul jurnal cu documentele justificative Compararea datelor din registrul jurnal cu evidena analitic pe pltitor

Locul testrii

Durata testrii (h)

Nr. list de verificare

Nr. test

Auditori

4. Prelucrarea, centralizarea i
reflectarea n contabilitate n contabilitate a operaiunilor consemnate n documentele justificative 5. ntocmirea documentelor justificative privind ncasarea i stingerea creanelor bugetare

AUDITAT

T163

Ionescu A. Popescu M.

B 1.

2.

Examinarea corectitudini documentelor de ncasare ntocmite Examinarea i delimitarea debitelor pltite n plus Examinarea documentelor de restituire a debitelor achitate n plus Examinarea aprobrilor i semnturilor persoanelor responsabile, privind restituirea debitelor pltite n plus Organizarea contabilitii veniturilor din impozite i taxe locale Realitatea informaiilor furnizate Delimitarea sumelor ncasate pe fiecare contribuabil Stabilirea sumelor totale ncasate lunar pe fiecare de evidena financiar contabil impozit i tax, inclusiv a accesoriilor aferente Verificarea nregistrrii n evidenele sintetice i cu balana de verificare lunar Reflectarea n contabilitate a Verificarea utilizrii corecte a conturilor contabile

AUDITAT

T164

Ionescu A. Popescu M.

AUDITAT

LV8

T165

Ionescu A. Popescu M.

AUDITAT

T166

operaiunilor cu conturilor contabile

ajutorul

Ionescu A. Popescu M.

Obiectivul nr. IX Fiabilitatea sistemului informatic privind administrarea impozitelor i taxelor locale Utilizarea echipamentelor A Examinarea unitilor de procesare existente i necesare AUDITAT ntreinerea i utilizarea 1 utilizrii programului calculatoarelor Examinarea unitilor de stocare necesare utilizrii programului Examinarea echipamentelor periferice necesare utilizrii programelor

LV9

T167

Ionescu A. Popescu M.

233

Nr. crt. 2

Obiecte auditabile
Realizarea informatice

Tipul testrii

Locul testrii
AUDITAT 3

Durata testrii (h)

Nr. list de verificare

Nr. test
T168

Auditori
Ionescu A. Popescu M.

B 1.

2. 3.

4. C

Examinarea sistemelor de operare utilizate Examinarea modului de interaciune a utilizatorului cu sistemul de operare Examinarea arhitecturii reelei n care funcioneaz programul Examinarea modului de transmitere a informaiilor n program i de prelucrare a acestora Administrarea eficient a programelor Examinarea modului de instruire a utilizatorilor Dac este asigurat Analiza dac sistemele i aplicaiile IT acoper responsabilitatea n utilizarea necesitile organizaiei programelor Examinarea adecvrii practicii IT la procesele din organizaie Examinarea suficienei procedurilor n domeniul IT Analiza existentei controlului asupra echipamentelor Dac programele sunt adecvate Examinarea realizrii achiziiilor n concordan cu la necesitile departamentului realizarea obiectivelor strategice Examinarea funcionrii programului potrivit manualelor Dac programele informatice sau instruciunilor utilizate n cadrul Examinarea dac programele susin procesele departamentului sunt gestionate organizaionale ale entitii eficient Examinarea introducerii celor mai bune practici de dezvoltare a programelor Examinarea asigurrii disponibilitii datelor i Asigurarea bunei funcionri a informaiilor prelucrate programelor Adecvarea datelor introduse i prelucrate Examinarea modului de preluare a datelor n vederea prelucrrii introducerii datelor n Examinarea aciunilor ntreprinse n vederea introducerii programele utilizate i prelucrrii datelor Examinarea eficienei controalelor interne instituite cu privire la introducerea datelor Examinarea jurnalelor furnizate de program i analiza necesitii informaiilor

prelucrrilor Examinarea mecanismelor de stocare a informaiilor

AUDITAT

LV9

T169

Ionescu A. Popescu M.

AUDITAT AUDITAT

3 3

T170 T171

Ionescu A. Popescu M. Ionescu A. Popescu M.

AUDITAT

T172

Ionescu A. Popescu M. Ionescu A. Popescu M.

1. Asigurarea corectitudinii

AUDITAT

LV9

T173

234

Nr. crt.

Obiecte auditabile
datelor

Tipul testrii
datele primite i introduse n program

Locul testrii
2

Durata testrii (h)

Nr. list de verificare

Nr. test
T174

Auditori
Ionescu A. Popescu M. Ionescu A. Popescu M.

2. Conformitatea D 1.

prelucrrii Analiza corectitudini datelor coninute de jurnale cu AUDITAT

2.

3.

E 1.

Implementarea de controale adecvate n utilizarea programelor Examinarea msurilor privind prevenirea atacurilor Asigurarea securitii asupra programelor utilizate aplicaiilor prin utilizarea Examinarea eficacitii programelor antivirus programelor antivirus Examinarea modalitilor de actualizare a programelor antivirus Examinarea conexiunii computerelor cu interiorul i exteriorul entitii Adecvarea controalelor interne Analiza funcionrii controalelor operaionale Examinarea controalelor manuale ataate programelor n cadrul programelor utilizate Analiza controalelor funcionale din cadrul aplicaiilor Examinarea controalelor de configurare a programului Examinarea controalelor de monitorizare implementate programului Examinarea controalelor de autorizare implementate programului Asigurarea caracterului secret al Examinarea modului de autentificare i autorizare privind programele utilizate datelor Examinarea modului de comunicare securizat, criptare cu privire la utilizarea programelor Examinarea modului de asigurare a managementului programelor i de raportare a incidentelor Examinarea modului de transmitere n vederea stocrii a informaiilor i datelor prelucrate Examinarea condiiilor stabilite privind accesul la informaia stocat Organizarea securitii informaiilor prelucrate Asigurarea securitii Examinarea modului de protejare a datelor mpotriva informaiilor introduse i atacurilor informatice prelucrate n cadrul programelor Examinarea actualizrii regulate a soft-urilor antivirus Examinarea modului de asigurare a confidenialitii datelor prelucrate Examinarea modului de asigurare a integritii datelor

AUDITAT

LV9

T175

AUDITAT

T176

Ionescu A. Popescu M.

AUDITAT

T177

Ionescu A. Popescu M.

AUDITAT

LV9

T178

Ionescu A. Popescu M.

235

Nr. crt.

Obiecte auditabile

Tipul testrii

Locul testrii

Durata testrii (h)

Nr. list de verificare

Nr. test

Auditori

F 1.

2.

prelucrate Examinarea modului de atribuire a responsabilitilor cu privire la asigurarea securitii informaiilor Asigurarea accesului la programele direciei Asigurarea accesului la program Examinarea dac o persoan neautorizat are sau poate primi acces la datele i informaiile programului Examinarea dac drepturile de acces sunt alocate corect pe baza nevoii utilizatorului de a executa sarcinile atribuite Examinarea dac drepturile de acces sunt schimbate, eliminate n cazul schimbrii responsabilitilor utilizatorilor Examinarea asigurrii integritii datelor i informaiilor prelucrate Examinarea dac utilizatorii cunosc procedurile i instruciunile privind securitatea informaiei Examinarea dac accesul la program este restricionat Examinarea dac utilizatorii au alocate parole de Fiabilitatea parolelor autorizare individuale Verificare daca parolele sunt adecvate Examinare dac parolele sunt schimbate regulat Examinarea modului de protejare a parolelor mpotriva accesului neautorizat Examinarea dac utilizarea parolelor este tratat cu discreia necesar. Procedurile asigur mascarea parolei

AUDITAT

LV9

TT17 9

Ionescu A. Popescu M.

AUDITAT

T180

Ionescu A. Popescu M.

Data: 09.05.2010

Auditori,

236

Not: Programul de intervenie la faa locului sau Programul preliminar se elaboreaz pe baza Programului de audit i prezint detaliat lucrrile pe care auditorii interni i propun s le efectueze, tipurile de teste i eantioanele pe baza crora se vor realiza acestea, locul i durata testrii. n practic, se recomand realizarea unui grad mai mare de detaliere a testrilor, care se vor efectua n etapa de Intervenie la faa locului, prin completarea Programului preliminar cu modalitile concrete de determinare a eantioanelor, n conformitate cu regulile statisticii, dar i prin diversificarea tipurilor testrilor ce se vor realiza de ctre auditorii interni.

237

238

Procedura PO7: Entitatea Public Serviciul de Audit Intern

DESCHIDEREA EDINEI

MINUTA EDINEI DE DESCHIDERE

Misiunea de audit: Administrarea impozitelor i taxelor locale Perioada auditat: 01.07.2008 31.03.2010 ntocmit: Popescu Nicolae/Ionescu Adrian Data: 09.05.2010 Avizat: Georgescu Cristian Data: 09.05.2010 A. Lista participanilor: Numele Georgescu Cristian Popescu Nicolae Ionescu Adrian Minc Cristian Negru Adrian Funcia Sef serviciu Auditor intern Auditor intern Director ef serviciu Direcia/ Serviciul SAI SAI SAI Direcia impozite i taxe locale Serviciul 1 colectare impozite i taxe locale Serviciul 2 colectare impozite i taxe locale Serviciul executarea silit a debitelor restante Serviciul 1 control contribuabili Serviciul 2 control contribuabili Asisten contribuabili Gestiune dosare fiscale Serviciul financiar contabilitate Serviciul IT Nr. telefon E-mail Semntura

Ciobanu Vasile

ef serviciu

Butnaru Lenua Vasilescu George Toma Eugen Stnescu Ioana Istrate Viorica Goran Eugen Dobroiu Alexandru

ef serviciu ef serviciu ef serviciu ef serviciu ef serviciu ef serviciu ef serviciu

B. Stenograma edinei 239

n cadrul edinei de deschidere s-a procedat la: - prezentarea echipei de auditori care urmeaz s efectueze misiunea de audit; - prezentarea funciei de audit intern de ctre eful Serviciului Audit Public Intern, n special a obiectivelor generale ale auditului intern i semnificaia auditului intern; - prezentarea Programului interveniei la faa locului, a obiectivelor auditabile care se intenioneaz a fi realizate, dup analizele de risc efectuate. A fost cerut prerea auditailor cu privire la aceste obiective, unde s-au fcut remarci c acestea n general reprezint zone cu risc, dar s-au fcut i unele comentarii cu privire la complexitatea activitilor desfurate n cadrul direciei i neatractivitatea nivelului salariului pentru atragerea unor specialiti; n urma discuiilor care au avut loc cu privire la obiectivele misiunii de audit, reprezentanii structurii auditate au prezentat o parte din problemele cu care se confrunt i anume: sistemul decizional n cadrul entitii reprezint o zon cu risc; fluctuaia mare a personalului n cadrul entitii; neacoperirea pe perioade mari de timp a posturilor, ceea ce a dus la suprancrcarea personalului existent; De asemenea, s-au stabilit: persoanele pe care auditorii le pot contacta n vederea colectrii informaiilor, modul de efectuare a testelor, chestionarelor i interviurilor, programul ntlnirilor i timpul necesar pentru realizarea acestor proceduri; condiiile minime pe care auditatul trebuie s le asigure n vederea realizrii misiunii de audit (spaiu de lucru, calculatoare, posibilitate de editare etc.) aspectele procedurale, respectiv eventualitatea unor edine intermediare n cursul misiunii, informarea sistematic asupra constatrilor; data edinei de nchidere, inclusiv a participanilor; stabilirea modalitii de redactare a Raportului de audit intern (cnd, cum i cui va fi distribuit). Recomandrile formulate, ca urmare a eventualelor disfuncionaliti constatate, vor fi discutate i analizate cu structura auditat, inclusiv calendarul implementrii i persoanele rspunztoare cu implementarea recomandrilor.

240

Not: edina de deschidere a interveniei la faa locului servete ca ntlnire de nceput a misiunii de audit, se planific i se deruleaz la entitatea/ structura auditat i la aceasta particip auditorii interni desemnai pentru efectuarea misiunii, eful serviciului de audit intern i personalul implicat n derularea activitilor auditate. Scopul principal al edinei de deschidere l reprezint discutarea, cu reprezentanii entitii, a obiectivelor stabilite pentru realizarea misiunii de audit intern, prezentarea Tematicii n detaliu a operaiilor auditabile i a modalitilor de lucru, precum i acceptarea Programului de intervenie la faa locului n vederea stabilirii calendarului ntlnirilor. edina de deschidere se finalizeaz prin elaborarea Minutei edinei de deschidere n care se consemneaz: perioada n care se va desfura misiunea; descrierea general i concis a naturii testelor ce vor trebui efectuate; participanii; alte aspecte importante discutate, printre care i eventualele ateptri din partea celor auditai, data edinei de nchidere. Regulile generale ce trebuie respectate n cadrul organizrii i desfurrii edinei de deschidere sunt: sublinierea rolului auditorilor i a cadrului interveniei lor, n special obiectul i perimetrul acesteia; prezentarea elementelor legate de organizarea misiunii programul de audit, aspectele metodologice, aspectele logistice, durata etapelor; respectarea principiului neutralitii de ctre auditor evitarea formulrii unor prediagnostice de ctre auditori precizarea sferei de cuprindere a auditului domeniul auditat, punctele specifice examinate; precizarea modalitii de lucru intervenia la faa locului, metodologia de auditare (interviuri, chestionare etc.), redactarea raportului, concilierea, lmurirea neclaritilor pe care auditatul le are.

241

242

Procedura P08 ENTITATEA PUBLICA Serviciul Audit Intern

COLECTAREA DOVEZILOR

LISTA DE VERIFICARE nr. 1 Misiunea de audit: Administrarea impozitelor i taxelor locale Perioada auditat: 01.07.2008 31.03.2010 ntocmit: Vasilescu Adrian Avizat: Georgescu Cristian

Data: 14.05.2010 Data: 14.05.2010

Obiectivul I. ASIGURAREA CADRULUI ORGANIZATORIC ADECVAT DESFURRII ACTIVITII DE STABILIRE I COLECTARE A IMPOZITELOR I TAXELOR LOCALE Nr. crt. A 1. 1.1 1.2. Activitatea de audit Da Nu Observaii

1.3. 1.4

1.5. 1.6. 1.7. 1.8. 1.9.

1.10.

Adecvarea strategiei structurii la obiectivele i direciile de dezvoltare ale entitii Dac obiectivele strategice sunt definite n concordan cu direciile de dezvoltare ale entitii Verificai dac exist strategie la nivelul direciei X Test nr. 1.1. Verificai dac strategia elaborat la nivelul direciei este bazat Not relaii nr. 1.1. pe definirea obiectivelor strategice n consens cu direciile de X FIAP nr. 1.1. aciune ale organizaiei Analizai dac la stabilirea obiectivelor strategice s-a inut cont X de mediul intern i de mediul extern Examinai dac obiectivele definite n cadrul strategiei asigur: a. realismul acestora; Test nr. 1.1. b. asigurarea factorului de mobilizare; Not relaii nr. 1.1. X c. nelegerea lor de ctre salariai; FIAP nr. 1.1. d. factorul stimulator al acestora; e. necesarul de resurse n vederea implementrii obiectivelor. Analizai dac obiectivele strategice sunt definite n termeni de X impact Analizai dac obiectivele strategice acoper direciile de X aciune definite n cadrul domeniului de activitate Examinai dac obiectivele sunt formulate de o manier precis, X riguroas i fr interpretri Analizai dac obiectivele definite reprezint o component X important n cadrul sistemului de management al organizaiei Verificai dac obiectivele strategice n domeniul stabilirii i colectrii impozitelor i taxelor locale sunt stabilite pe baza unei X analize a strii actuale Verificai dac termenul de implementare a obiectivelor este X definit n cadrul strategiei 243

1.11. 1.12. 1.13. 2 2.1. 2.2. 2.3. 2.4. 2.5. 2.6. 2.7.

2.8. 2.9. 2.10. 2.11. 2.12. 2.13. 2.14. 2.15. 3 3.1. 3.2. 3.3.

Verificai dac strategia definete misiunea entitii n domeniul X stabilirii i colectrii impozitelor i taxelor locale Verificai dac strategia stabilete modalitile de aciune n X vederea realizrii obiectivelor strategice Verificai dac strategia stabilete necesarul de resurse n X vederea atingerii obiectivelor strategice Dac sunt dezvoltate planuri de aciune privind implementarea strategiei Analizai dac planurile de aciune privind implementarea X strategiei definete clar obiectivele de realizat Verificai dac planurile de aciune conin activitile necesare X realizrii i atingerii obiectivelor Verificai dac planurile strategic fundamenteaz i dimensioneaz necesarul de resurse X Analizai dac planurile de aciune stabilesc responsabilitile i competenele n realizarea activitilor Analizai dac performanele i potenialul angajailor contribuie X la implementarea planului de aciune a direciei Analizai dac planurile de aciune in cont de bugetele anuale X de venituri i cheltuieli previzionate a fi realizate Analizai dac la fundamentarea planului de aciune s-a avut n vedere asigurarea echilibrului intre obiectivele individuale X stabilite personalului i obiectivele strategice definite pentru implementarea strategiei Analizai dac gradul de adecvare al prioritilor este raportat la X necesitile entitii Analizai dac managementul direciei acioneaz consecvent X pentru implementarea planurilor de aciune Analizai dac planurile de aciune anuale converg sau sunt X adaptate cu planul multianual Analizai dac resursele umane implicate n implementarea X planurilor de aciune cunosc cerinele acestora Analizai dac planurile de aciune sunt adaptate la condiiile X externe organizaiei Verificai dac resursele sunt delimitate pentru implementarea X planurilor de aciune; Analizai dac impactul planurilor de aciune este raportat la X performana organizaiei Analizai dac instrumentele de implementare a programelor X strategice sunt bine definite Fundamentarea elementelor de planificare strategic Verificai dac elaborarea strategiei a avut n vedere evaluarea X performanelor actuale ale activitilor desfurate Verificai dac elaborarea strategiei a avut n vedere analiza X sistemului actual de organizare i conducere a activitii Verificai dac elaborarea strategiei a avut n vedere evaluarea X mediului extern i a factorilor externi de influen 244

Test nr. 1.2. FIAP nr. 1.2.

Test nr. 1.2. FIAP nr. 1.2.

Test nr. 1.2. FIAP nr. 1.2. Test nr. 1.2. FIAP nr. 1.2.

3.4. 3.5. 3.6. 3.7. 3.8.

Verificai dac elaborarea strategiei a avut n vedere evaluarea mediului intern i a factorilor interni de influen Verificai dac strategia stabilete instrumentele i procedurile de implementare Verificai dac strategia determin volumul i structura resurselor necesare pentru realizarea obiectivelor Verificai dac strategia fundamenteaz instrumentele i procedurile de control Analizai dac n elaborarea strategiei s-au respectat, analizat i evaluat: a) situaia actual, pe baza analizei diagnostic; b) stabilirea rolului pe piaa; c) identificarea punctelor tari i a punctelor slabe ale entitii; d) formularea misiunii organizaiei; e) fundamentarea variantelor strategice; f) identificarea i proveniena resurselor. Verificai dac posturile care vor aprea sau se vor schimba sunt luate n calcul la definirea strategiei Analizai dac competenele necesare n viitor sunt definite n cadrul strategiei Examinai dac strategia acoper mandatul cu care a fost investit structura funcional Verificai dac exist o fundamentare detaliat a strategiei; Verificai dac exist persoan responsabil cu actualizarea strategiei Analizai dac strategia elaborat definete: a) misiunea structurii organizaionale b) stabilirea scopurilor fundamentale c) precizarea modalitilor de aciune d) fundamentarea necesarului de resurse e) ealonarea termenelor. Verificai dac posibilitatea reorientrii i recalificrii profesionale este luat n calcul la stabilirea resurselor necesare implementrii strategiei Verificai dac planul de aciune pentru implementarea strategiei este dezvoltat suficient Examinai dac definirea prioritilor strategice este realizat n concordan cu scopul entitii, n cadrul domeniului de activitate Definirea i stabilirea obiectivelor direciei Dac obiectivele generale sunt definite n termeni de impact Obiectivele generale deriv din obiectivele strategice Obiectivele generale acoper strategia definit n cadrul domeniului de activitate Obiectivele generale ofer direcia i inta final ce urmeaz a fi 245

X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X

3.9. 3.10. 3.11. 3.12. 3.13. 3.14.

3.15.

3.16. 3.17.

B. 1. 1.1. 1.2. 1.3.

X X X

1.4. 1.5. 1.6. 1.7.

2. 2.1.

2.2. 2.3. 2.4. 2.5. 3 3.1. 3.2.

atins Obiectivele generale definite reprezint o component X important n cadrul sistemului de management al organizaiei Obiectivele generale sunt acceptate n cadrul structurii X funcionale Obiectivele generale sunt provocatoare pentru salariai X Obiectivele generale ndeplinesc condiiile de fundamentare: X a) au la baz indicatori de implementare; X b) sunt definite n termeni de impact; X c) sunt rezultatul unui proces de diagnosticare intern i X extern; d) sunt compatibile intre ele; X e) sunt formulate precis i clar, fr interpretri; X f) sunt motivante pentru personal. X Dac obiectivele generale acoper direciile strategice de dezvoltare a entitii n privina administrrii veniturilor din impozite i taxe locale Analizai dac activitile stabilite obiectivelor strategice acoper direciile strategice de dezvoltare cu privire la X administrarea taxelor i impozitelor locale Analizai dac pentru activitile stabilite sunt definite n X totalitate aciunile de realizat Examinai dac aciunile stabilite n realizarea activitilor se X regsesc n totalitate n sarcinile postului Analizai dac s-a determinat volumul i structura resurselor X necesare pentru realizarea obiectivelor; Examinai dac sarcinile prevzute n fia postului sunt cele X efectiv realizate Dac obiectivele specifice sunt acoperite de activitile repartizate i realizate n cadrul departamentului Examinai dac obiectivele specifice sunt corelate cu atribuiile, X respectiv acestea asigur aria de realizare a obiectivelor Test nr. 1.3. Examinai dac obiectivele specifice sprijin realizarea List control nr. .1. obiectivelor generale i deriv din acestea X Interviu nr. 1.1.
FIAP nr. 1.3.

3.3. 3.4.

3.5. 3.6. 3.7.

Verificai dac implementarea obiectivelor specifice asigur aplicarea unitar a metodologilor i a cadrului normativ Verificai dac aciunile stabilite pentru realizarea obiectivelor specifice transpun unitar i coerent prioritile strategice ale domeniului analizat Verificai dac obiectivele specifice desemneaz scopul i direcia de analiz Verificai dac obiectivele specifice asigur motivarea personalului Analizai dac obiectivele specifice corespund criteriilor de prioriti n realizarea direciilor strategice 246

X X X X X
Test nr. 1.3. List control nr. 1.1.

Interviu nr. 1.1. FIAP nr. 1.3.

3.8. 3.9. 3.10. 3.11. 3.12. 3.13. 3.14. 4. 4.1. 4.2.

C. 1. 1.1. 1.2. 1.3. 2. 2.1. 2.2.

2.3. 2.4. 2.5. 2.6.

Analizai dac prin modul de definire, obiectivele specifice sunt X uor de neles, de implementat i de evaluat Verificai dac obiectivele specifice sunt definite n interiorul X serviciului Examinai dac pentru monitorizarea obiectivelor se utilizeaz X cele mai adecvate metode sau instrumente Analizai dac obiectivele specifice sunt definite n termeni de X rezultat Analizai dac activitile aferente obiectivelor contribuie la X implementarea n totalitate a acestora Examinai dac pentru fiecare obiectiv sunt stabilii indicatori de X rezultat Examinai dac indicatorii de rezultat definii obiectivelor X asigur performana obiectivelor Dac stabilirea obiectivelor s-a realizat cu respectarea caracteristicilor SMART Verificai dac obiectivele specifice deriv din obiectivele X generale i conduc la implementarea acestora Verificai dac obiectivele specifice respect caracteristicile Test nr. 1.3. SMART, respectiv: List control nr. a) sunt msurabile; 1.1. X b) sunt accesibile; Interviu nr. 1.1. FIAP nr. 1.3. c)sunt realiste; d) sunt stabilite n timp. Definirea i stabilirea atribuiilor Dac stabilirea atribuiilor s-a realizat n concordan cu activitile repartizate direciei Verificai dac atribuiile stabilite direciei se regsesc n X atribuiile generale ale entitii Examinai dac pentru activitile stabilite direciei exist X atribuiile necesare Verificai dac pentru toate aciunile necesare realizrii X activitilor exist atribuii Dac complexitatea sarcinilor stabilite posturilor in cont de nivelul postului Examinai dac atribuiile sunt repartizate n totalitate posturilor X Examinai dac atribuiile sunt repartizate posturilor n funcie de nivelul acestora, atribuii mai puin complexe posturilor X inferioare i invers Examinai dac repartizarea atribuiilor pe posturi are n vedere X cerinele de pregtire i studii ale postului Examinai dac repartizarea atribuiilor pe posturi are n vedere X separarea sarcinilor n realizarea activitilor Verificai dac atribuiile sunt definite n mod flexibil n cadrul X unui post Verificai dac atribuiile sunt definite n corelaie cu activitile X definite; 247

2.7. 2.8. 2.9. 2.10. 2.11. 2.12. 3. 3.1 3.2. 3.3. .4 3.5. 3.6. 3.7. 3.8. 3.9. 3.10. 4. 4.1. 4.2. 4.3. 4.4.

Verificai dac pentru funcii diferite i grade diferite sunt X stabilite aceleai atribuii Verificai dac pentru aceleai funcii sunt repartizate atribuii X diferite Verificai dac unui post de conducere ii sunt alocate sarcini de X execuie i invers Verificai dac pentru pregtiri diferite sunt stabilite aceleai X atribuii Verificai dac la stabilirea atribuiilor se face distincie intre X sarcini i responsabiliti Verificai dac limitele de competenta asigur o informare X corespunztoare asupra limitelor decizionale Dac atribuiile acoper aria de competen necesar realizrii activitilor Examinai dac sunt definite atribuii la nivelul direciei X Verificai dac la nivelul serviciilor funcionale ale direciei sunt X definite atribuii Verificai dac atribuiile definite la nivelul direciei sunt X acoperite n totalitate de atribuiile definite la nivelul serviciilor Verificai activitile definite serviciului X Identificai toate aciunile necesare realizrii activitilor X Examinai dac pentru toate aciunile exist definite i stabilite X atribuii Examinai dac aria de competen a atribuiilor definite asigur realizarea activitilor stabilite Verificai concordana atribuiilor stabilite direciei cu cele ale X organizaiei Verificai definirea clar a atribuiilor pe serviciile funcionale X ale direciei Verificai dac definirea atribuiilor ine cont de reglementrile X legale aplicabile; Dac responsabilitile stabilite contribuie la realizarea sarcinilor Analizai dac responsabilitile sunt stabilite clar i precis n X sarcina persoanelor Analizai dac competenele asigura realizarea activitilor X repartizate Examinai dac pentru toate atribuiile definite exist X responsabiliti stabilite Analizai dac la stabilirea obiectivelor i sarcinilor se are n vedere atribuiile definite structurii funcionale i ncadrarea n X acestea Analizai dac la definirea atribuiilor postului, sunt identificate X funciile sensibile Verificai dac aciunile realizate n baza sarcinilor postului X asigur realizarea activitilor Examinai dac la realizarea sarcinilor sunt definite relaiile de X colaborare ale postului cu alte posturi 248 X
Test nr. 1.4. Interviu nr. 1.2. FIAP nr. 1.4.

4.5. 4.6. 4.7.

4.8. 4.9. D 1. 1.1 1.2. 1.3. 1.4 1.5. 1.6. 1.7. 1.8. 1.9. 1.10. 1.11.

1.12. 1.13. 1.14. 1.15. 1.16.

1.17. 2

Verificai dac pentru realizarea sarcinilor postului sunt definite X relaiile de cooperare cu alte posturi Verificai dac atribuiile stabilite pentru realizarea activitii X asigur competena necesar pentru realizarea acesteia Identificarea i gruparea activitilor Dac activitile i aciunile sunt ataate n totalitate obiectivelor Verificai dac activitile sunt identificate la nivelul direciei X Verificai dac activitile sunt definite omogen n cadrul X direciei i pe serviciile funcionale Verificai dac greutile ce se vor ivi n realizarea sarcinilor X sunt identificate i evaluate Verificai dac sunt stabilite criteriile de realizare a activitilor X zilnice Verificai dac sunt resursele umane necesare realizrii X activitilor Verificai dac este stabilite resursele materiale i financiare X necesare realizrii activitilor Verificai dac sarcinile zilnice sunt repartizate pe salariai n X funcie de pregtirea i cunotinele fiecrui salariat Verificai dac este asigurat accesul la datele i informaiile X necesare realizrii activitilor i sarcinilor Examinai dac activitile sunt coordonate n vederea realizrii X lor Verificai dac sunt meninute i dezvoltate legturi cu celelalte X servicii funcionale n realizarea activitilor i sarcinilor Verificai dac este meninut i dezvoltat legtura cu persoane fizice sau juridice din afara entitii n realizarea activitilor i X sarcinilor Examinai dac este susinut orice iniiativ n realizarea X activitilor i sarcinilor Analizai dac structurile funcionale din cadrul direciei si-au X definit clar propriile activiti Examinai dac procedurile elaborate acoper toate activitile X derulate Verificai dac activitile de control intern sunt nglobate n X punctele cheie de realizare a activitilor Test nr. 1.5. Verificai dac activitile asigur realizarea obiectivelor, Not relaii nr. 1.2. respectiv: FIAP nr. 1.5. a) activitatea este exprimat prin aciuni concrete i msurabile; X b) aciunile sunt formulate i descrise corect; c) aciunile sunt identificate n totalitate; d) activitile i aciunile sunt corect ataate obiectivelor. Verificai existena limitelor decizionale stabilite n derularea i X realizarea activitilor Dac activitile i aciunile contribuie la realizarea n condiii de eficien a obiectivelor 249

2.1. 2.2. 2.3.

2.4. 2.5. 2.6. 2.7. 2.8. 2.9. 2.10. 2.11. 2.12. 2.13. 2.14. 3 3.1. 3.2. 3.3. 3.4. 3.5. 3.6. 3.7. 3.8. 3.9.

Verificai dac activitile identificate i alocate obiectivelor asigur realizarea acestora i obinerea rezultatelor ateptate Verificai dac activitile ce trebuie realizate n cadrul direciei sunt clar definite Verificai dac activitile repartizate n cadrul serviciilor respect criteriile avute n vedere la nfiinarea acestora, respectiv exist atribuii definite pentru realizarea lor Analizai dac aciunile efectuate pentru realizarea activitilor se regsesc n sarcinile definite la nivelul posturilor Verificai dac pentru fiecare activitate sunt stabilite aciunile necesare Verificai dac pentru fiecare aciune stabilit exist sarcin definit n fia postului Analizai dac gruparea activitilor pe servicii respect criteriile de identitate, de complementaritate i de convergen Examinai dac sunt stabilite metode i proceduri de organizare i coordonare a activitilor Examinai dac sunt stabilite metodele de monitorizare i evaluare a activitilor Examinai dac sunt verificate modul i calitatea ndeplinirii activitilor Examinai dac exist o monitorizare a modului n care se realizeaz autocontrolul de ctre fiecare salariat Examinai dac sunt realizate controale ierarhice Examinai dac se realizeaz identificarea, evaluarea i controlul riscurilor care afecteaz realizarea sarcinilor stabilite Examinai dac sunt furnizate informaii, analize, raportri cu privire la rezultatele obinute urmare realizrii activitilor Dac atribuiile repartizate pe servicii asigur realizarea stabilite Verificai dac responsabilitile sunt stabilite clar i precis n sarcina titularilor posturilor Verificai dac competenele asigur realizarea activitilor; Verificai dac la realizarea unei activiti contribuie un singur serviciu Verificai dac la repartizarea activitilor pe servicii se ine seama de rolul acestora Analizai criteriile avute n vedere la crearea serviciilor funcionale ale direciei; Analizai dac activitile executate n cadrul serviciului sunt responsabilizate acelui serviciu Analizai dac responsabilitile au fost stabilite pe nivele de execuie Analizai modul de delegare a atribuiilor n realizarea activitilor Verificai limitele decizionale stabilite n derularea i realizarea 250

X X X X X X X X X X

X X X n totalitate a activitilor X X X X X X X X X

3.10. 3.11. 3.12. 3.13. 3.14. E. 1. 1.1 1.2. 1.3.

1.4 1.5.

1.6. 1.7.

1.8.

2. 2.1. 2.2. 2.3. 2.4.

activitilor Examinai modul de analiza a posturilor i de definire a X sarcinilor pe posturi Analizai modul de specializare a posturilor n corelaie cu tipul X de activiti de realizat Examinai dac numrul de posturi atribuite serviciilor asigur X realizarea activitilor Verificai dac activitile i sarcinile de realizat sunt X comunicate salariailor periodic Verificai dac activitile i sarcinile sunt prioritizate n funcie X de efectul asupra organizaiei Stabilirea structurii organizatorice Dac modul de concepere a structurii direciei asigur funcionarea acesteia n condiii de performan Analizai dac constituirea serviciilor a avut n vedere natura X activitilor Verificai dac entitatea ofer condiiile necesare pentru X desfurarea activitilor i atingerea obiectivelor Analizai dac structura pe servicii a direciei permite luarea n considerare att n prezent ct i n viitor a nevoilor organizaiei, X a cerinelor exprimate de salariai i a posibilitilor individuale Verificai dac mediul i factorii externi de influen sunt X examinai i analizai la stabilirea proceselor organizaionale; Analizai dac la stabilirea activitilor n cadrul direciei s-a X avut n vedere delimitarea activitilor n: a) activiti strategice; X b) activiti operaionale; X c) activiti metodologice i de sintez; X d) activiti de asigurare i consultan; X Analizai dac exist o viziune comun cu privire la locul, rolul X i performana direciei Verificai dac structura organizatoric este construit n Test nr. 1.6. concordan cu activitile necesare pentru atingerea i X FIAP nr. 1.6. ndeplinirii obiectivelor Verificai dac procesul decizional este implementat i la nivelurile inferioare i a crescut gradul de asumare a X responsabilitilor de ctre salariai Managementului direciei de impozite i taxe locale Verificai dac nivelul managementului direciei asigur X corespunztor luarea deciziei eficiente Verificai dac la proiectarea serviciilor funcionale n cadrul X direciei a avut n vedere analiza obiectivelor i activitilor Analizai dac modul de organizare a structurii organizatorice X evideniaz cadrul de repartizare a activitilor omogene acesteia Verificai dac este realizat analiza sistemului actual de X organizare i conducere a activitii; 251

2.5. 2.6. 2.7. 2.8. 2.9. 3. 3.1. 3.2. 3.3. 3.4. 3.5. 4. 4.1.

4.2. 4.3. 4.4. 4.5. 4.6. 4.7. 4.8. 4.9.

4.10.

Managementul prin atitudinile i aciunile lor i fac cunoscut X poziia Verificai dac structura pe servicii a direciei asigur autoritatea X necesar administrrii i realizrii obiectivelor Analizai dac managementul direciei asigur responsabilitatea X general asupra realizrii obiectivelor i organizrii proceselor Analizai dac managementul direciei asigur punerea n X practic a politicilor i strategiilor entitii Verificai dac atribuiile stabilite managementului respect X funciile acestuia Dac structura direciei asigur o delimitare clar a atribuiilor pe servicii i n cadrul acestora a sarcinilor pe posturi Analizai dac exist un echilibru ntre atribuiile serviciului i X competenele titularilor posturilor Analizai dac structura pe servicii clarific integral repartizarea X sarcinilor n cadrul posturilor Analizai dac structura pe servicii are stabilite corect canalele X de comunicare interne i externe acestora Analizai dac structura pe servicii este corect stabilit n funcie X de natura i omogenitatea activitilor Analizai dac formalizarea structurii organizatorice asigur X cadrul de funcionare i al legturilor acesteia n cadrul entitii Dac la asigurarea resurselor umane n cadrul unui serviciu se au n vedere volumul i complexitatea activitilor i competenele necesare realizrii acestora Analizai dac exist un echilibru ntre strategie i necesarul de resurse umane n cadrul direciei i pe servicii n vederea X implementrii acesteia Analizai dac exist stabilite competenele de care este nevoie X n realizarea atribuiilor repartizate direciei Verificai dac aceste competene sunt deinute n totalitate de X titularii posturilor Analizai dac exist o previziune a posturilor viitoare n X corelaie cu direciile strategice de realizare a obiectivele Analizai dac este evaluat i stabilit nivelul performanelor X salariailor Analizai dac personalul este influenat de structura i practica X organizaional i de management Analizai dac exist salariai care pot decide pentru realizarea X propriilor activiti n anumite limite Analizai existena i eficiena politicii de meninere a X salariailor Analizai mobilitatea personalului att cu privire la migraia n interiorul entitii, ct i din punct de vedere al ieirilor i X intrrilor (plecri/angajri) Analizai dac selectarea, ndrumarea i susinerea angajailor X competeni se realizeaz n concordan cu atingerea 252

4.11. 4.12. F 1. 1.1 1.2.

1.3. 1.4 1.5. 1.6.

1.7. 1.8. 1.9. 1.10. 1.11. 1.12. 1.13. 1.14. 1.15. 2 2.1. 2.2.

obiectivelor Analizai dac politica de meninere a salariailor este adecvat X i ine cont de vechimea i aspiraiile acestora Analizai existena i eficiena sistemului de motivare a X personalului din cadrul direciei Definirea posturilor i nivelurilor ierarhice Dac posturile din cadrul unui serviciu sunt stabilite n funcie de natura i complexitatea activitilor Analizai dac posturile sunt definite n mod flexibil i asigur X independena acestora n cadrul serviciului Analizai dac gestiunea previzional a posturilor permite o bun aproximare n timp a nevoilor i resurselor umane necesare X realizrii activitilor Examinai dac posturile sunt definite dup criterii de X omogenitate i ierarhie Verificai dac posturile atribuite serviciilor asigur realizarea X activitilor repartizate; Analizai dac libertatea de aciune a postului este limitat n X realizarea propriilor activiti Analizai dac necesitatea de punere n practic a propriilor decizii luate n cadrul exercitrii activitilor postului sunt X supuse aprobrii nivelurilor superioare Analizai dac natura i complexitatea muncii desfurate n X cadrul postului sunt n concordan cu nivelul postului Analizai dac nivelurile ierarhice limiteaz autoritatea de X decizie la nivelul postului Verificai dac s-a realizat o analiz a repartizrii sarcinilor i X responsabilitilor pentru fiecare post Analizai dac poziia postului n cadrul serviciului este bine X definit Analizai dac gruparea posturilor n cadrul unui serviciu s-a X realizat pe principiul specializrii Examinai dac au fost identificate, n cadrul posturilor, X domeniile critice n raport cu cerinele reale Analizai dac pentru fiecare post sunt stabilite atribuii i X competene Verificai dac ntre posturile stabilite unui serviciu exist un X ansamblu de relaii ntre ele Verificai dac fiecare post dispune de autoritatea i X responsabilitatea necesar Dac nivelul postului este stabilit n funcie de complexitatea activitilor i ierarhie Test nr. 1.7. Examinai dac nivelul postului este stabilit n funcie de X FIAP nr. 1.7. complexitatea activitilor repartizate acestuia Examinai dac repartizarea posturilor n cadrul serviciului are n vedere o ierarhie a acestora astfel nct s fie realizate toate X activitile 253

2.3. 2.4. 2.5. 2.6. 2.7. 2.8. 2.9. G 1. 1.1 1.2. 1.3. 1.4 1.5.

1.6. 1.7.

1.8. 1.9. 1.10. 1.11. 1.12. 2 2.1.

Analizai dac specializarea posturilor este n corelaie cu tipul X de activiti ce vor fi realizate Verificai dac la evaluarea postului s-a avut n vedere i nivelul X decizional al postului pentru atingerea rezultatelor proprii Examinarea modului de analiz a posturilor i de definire a X sarcinilor pe posturi; Test nr. 1.7. Analizai dac este pstrat echilibrul dintre posturile de acelai X FIAP nr. 1.7. nivel Analizai dac nevoile de instruire ale personalului asigur X realizarea activitilor i obiectivelor Analizai dac pregtirea personalului este orientat spre X domeniile de activitate ale entitii Analizai dac specializarea postului indic gradul de divizare i X omogenitate a muncii serviciului din care face parte postul Reglementarea i perfecionarea sistemului informaional n cadrul Direciei de impozite i taxe Organizarea primirii informaiilor Test nr. 1.8. Verificai dac documentele intrate n cadrul direciei sunt List control nr. nregistrate X 1.2. Verificai dac exist un program de nregistrare electronic a FIAP nr. 1.8. documentelor Verificai dac documentele primite sunt clasificate pe tipuri i X categorii n vederea soluionrii lor Test nr. 1.8. Verificai dac documentele sunt repartizate n vederea List control nr. soluionrii 1.2. X Verificai dac repartizarea documentelor n vederea soluionrii FIAP nr. 1.8. menioneaz i modalitatea de aciune i urmrire n vederea soluionrii Verificai dac sistemul de nregistrare a documentelor ofer i X posibilitatea de urmrire a stadiului de soluionare Verificai dac sistemul de nregistrare a documentelor ofer posibilitatea identificrii persoanei care acioneaz asupra X acestuia n orice moment Verificai dac accesul la sistemul de nregistrare a X documentelor este restricionat Verificai dac pentru fiecare document este urmrit traseul de X soluionare al acestuia Verificai dac orice document nregistrat are alocat un numr X unic de nregistrare Verificai dac exist un control al documentelor intrate i ieite X din cadrul direciei Verificai dac descrcarea documentului urmare soluionrii X permite i identificarea locului unde acesta este arhivat Definirea circuitelor informaionale i stabilirea mijloacelor de tratare Verificai dac este stabilit n cadrul direciei un circuit al X informaiilor i documentelor 254

2.2. 2.3.

2.4. 2.5. 2.6. 2.7. 2.8.

2.9.

2.10. 2.11.

2.12. 2.13. 2.14. 2.15. 2.16. 2.17. 2.18. 2.19. 2.20. 2.21. 2.22. 2.23.

Verificai dac circuitul informaional asigur eficien activitilor desfurate; Verificai dac circuitul informaional este stabilit att pentru documentele create n cadrul direciei ct i pentru cele primite din afara direciei Verificai dac circuitul informaional este proiectat n conformitate cu strategia entitii Verificai dac documentele primite n cadrul direciei sunt soluionate n termenul legal Analizai dac mijloacele de realizare a circuitelor informaionale sunt definite i cunoscute Verificai dac sistemul informaional este operaional i este folosit eficient i eficace Verificai dac circuitul documentelor asigur identificarea aciunilor exercitate asupra acestuia de ctre fiecare post interpus n soluionare lui Verificai dac sistemul stabilit privind circuitul documentelor permite extragerea de rapoarte specifice privind aciunile exercitate i rezultatele obinute Verificai dac circuitul informaional asigur un traseu scurt al modului de soluionare i al celui de rspuns la document Verificai dac exist responsabiliti stabilite n vederea soluionrii tuturor informaiilor primite la nivelul unui post de lucru Verificai dac modul de soluionare a documentului este urmrit la nivel de management Verificai dac managementul stabilete modalitile sau direciile de aciune pentru soluionarea adreselor Verificai dac documentele primite sunt soluionate n termen Analizai dac mijloacele de tratare a informaiilor n vederea soluionrii sunt adecvate Analizai dac exist consecine ca urmare a nesoluionrii n termen a documentelor Analizai dac rezultatele verificrii informaiilor sunt consemnate i formalizate Analizai dac rezultatele verificrii informaiilor sunt nsuite de ctre management Verificai dac rspunsurile sunt formulate ctre peteni n toate cazurile Verificai dac rspunsurile sunt nregistrate la ieire i avizate de ctre conducere Verificai dac informaiile primite,ct i modalitile de soluionare sunt stocate Verificai dac stocarea informaiilor se realizeaz prin asigurarea unei securiti adecvate a acestora Verificai dac nivelurile de acces la informaiile stocate sunt 255

X X X X X X X

X X X X X X X X X X X X X X X

3 3.1. 3.2. 3.3. 3.4. 3.5. 3.6. 3.7. 3.8. 3.9. 3.10. 3.11. 3.12. 3.13. 3.14. 3.15. 3.16. 3.17.

H 1. 1.1 1.2. 1.3. 1.4. 1.5.

corect stabilite n funcie de nivelul postului i necesitate Modul de prelucrare i avizare a documentelor i informaiilor utilizate Verificai dac documentele create n cadrul direciei sunt X identificate i este stabilit un flux al acestora Verificai dac documentele primite n cadrul direciei sunt X identificate i stabilit un flux al acestora Verificai dac fluxul unui document urmrete tot traseul su, X respectiv de la elaborare i pn la arhivare Verificai dac fluxul stabilit asigur cel mai scurt traseu de X circulaie al documentului Verificai dac orice document creat sau primit are o finalitate X Verificai dac orice document emis sau primit este util i X folosete n realizarea activitilor sau aciunilor direciei Verificai dac finalitatea documentului este necesar postul sau X posturile respective Verificai dac un document care circul n mai multe X direcii/servicii este util pentru toate acele servicii Verificai dac oportunitatea, calitatea i cantitatea informaiilor X este bine precizat; Verificai dac pentru informaiile electronice este stabilit un X traseu bine definit Verificai dac informaiile n sistem electronic se pot prelua de X la o aplicaie la alta Verificai dac informaiile electronice prelucrate sunt utile X direciei sau entitii Verificai dac sistemul electronic de primire i prelucrare a X informaiilor asigur o integrare optim a acestora Verificai dac n urma prelucrrii informaiilor electronic sunt X generate rapoarte Verificai dac rapoartele generate asigur realitatea X informaiilor Verificai dac sistemul electronic de prelucrare asigur stocarea X informaiilor prelucrate Verificai daca prin modul de stabilire a fluxului documentelor este asigurat o reducere a costurilor legate de organizarea i X realizarea activitilor Calitatea ROF-ului Direciei de impozite i taxe Dac atribuiile serviciilor din componena direciei sunt cuprinse n ROF Verificai dac ROF-ul definete misiunea organizaiei X Verificai dac forma elaborrii ROF corespunde unei structuri X cadru Verificai dac posturile de conducere ale direciei sunt X prezentate n cadrul ROF-ului Verificai dac statutul juridic al direciei este prezentat n X cadrul ROF-ului Verificai dac obiectul de activitate al direciei este definit n X 256

1.6. 1.7. 1.8. 1.9. 1.10. 1.11. 1.12. 1.13. 2 2.1.

cadrul ROF-ului Verificai dac sunt prezentate obiectivele specifice ale direciei X Verificai dac ROF-ul prezint structura organizatorica a X direciei Verificai dac ROF-ul definete relaiile dintre structurile X funcionale ale direciei Verificai dac structura organizatoric este definita pentru X fiecare serviciu funcional al direciei Verificai dac organigrama la nivelul organizaiei face parte din X ROF Verificai dac diagrama de relaii a direciei este prezentat n X ROF Verificai dac responsabilitile i competenele personalului de X conducere sunt precizate n cadrul ROF-ului Verificai dac atribuiile specifice serviciilor sunt prezentate i X definite clar n ROF-ului Dac exist coresponden ntre atribuiile generale ale entitii i atribuiile specifice ale direciei de impozite i taxe locale Verificai dac atribuiilor generale ale direciei sunt delimitate n cadrul ROF-ului X Verificai dac exist legtur ntre atribuiile generale i X atribuiile specifice Verificai modul de preluare a unei atribuii generale n cadrul X mai multor structuri funcionale Verificai dac atribuiilor specifice sunt definite n totalitate i X acoper atribuiile generale Dac atribuiile pe serviciile din cadrul direciei sunt definite omogen Verificai dac atribuiile definesc un set omogen de sarcini X Verificai dac o atribuie ncorporeaz mai multe sarcini X Verificai dac sarcinile stabilite unei atribuii conduc la X realizarea acesteia Analizai dac atribuiile sunt definite omogen pe servicii n X cadrul ROF-ului Examinai dac atribuiile stabilite pe servicii asigur realizarea X activitilor repartizate serviciului respectiv Dac atribuiile sunt delimitate de responsabiliti i competene n cadrul ROF Verificai dac atribuiile sunt corect definite astfel nct s X indice o arie de competen Verificai dac atribuiile acoper competena de realizare a X activitilor stabilite la nivelul serviciului Verificai dac atribuiile definite la nivelul direciei sunt X preluate corect la nivelul serviciilor Verificai dac atribuiile sunt delimitate clar de sarcini X Verificai dac responsabilitile sunt delimitate clar de atribuii X i competene 257

2.2. 2.3. 2.4. 3 3.1. 3.2. 3.3. 3.4. 3.5. 4 4.1. 4.2. 4.3. 4.4. 4.5.

4.6. 4.7. 4.8. I 1 1.1 1.2. 1.3. 1.4 1.5. 1.6. 1.7.

1.8.

Verificai dac definirea atribuiilor are la baza acoperirea ariei X de realizare a activitilor necesare atingerii obiectivelor Verificai dac definirea atribuiilor are la baz reglementrile X legale aplicabile Verificai dac delegarea de atribuii este definit n cadrul ROF X Calitatea fielor posturilor aferente posturilor din cadrul Direciei de impozite i taxe Definirea scopului postului Analizai dac scopul postului este definit n cadrul fiei X postului Examinai dac scopul definit al postului asigur realizarea X sarcinilor repartizate Test nr. 1.9. Analizai dac cerinele specifice de ocupare a postului sunt List control nr. definite n cadrul fiei postului 1.3. Verificai dac condiiile de studii de specialitate sunt definite n FIAP nr. 1.9. funcie de natura activitilor X Verificai dac condiiile de perfecionri n ocuparea postului au n vederea complexitatea i nivelul sarcinilor atribuite Verificai dac nivelul cunotinelor de operare pe calculator ine cont de informatizarea activitilor repartizate postului Verificai dac abilitile, cunotinele i aptitudinile definite contribuie la selectarea de persoane corespunztoare cerinelor X postului Test nr. 1.9. Verificai dac competenele manageriale sunt definite n funcie List control nr. de cerinele postului X 1.3.
FIAP nr. 1.9.

1.9.

2 2.1. 2.2. 2.3. 2.4. 2.5.

Analizai respectarea formatului standard al fiei postului, inclusiv: a) luarea la cunotin de ctre titularul postului cu privire la cerinele postului pe care l ocup; X b) stabilirea vechimii necesare ocuprii postului; c) completarea tuturor rubricilor formatului standard al fiei postului; d) denumirea postului pentru care este elaborat fia postului. Dac stabilirea sarcinilor n cadrul postului se face n funcie de activitile repartizate postului Verificai dac definirea sarcinilor se face n conformitate cu X activitile derulate Urmrii dac alocarea sarcinilor n fia postului se face n X concordan cu competenele manageriale Analizai modul de definire a sarcinilor pentru funciile de X execuie Analizai modul de definire a sarcinilor pentru funciile de X conducere Analizai dac atribuiile definite n fia postului sunt n concordan cu activitile efectiv realizate n vederea X ndeplinirii obiectivelor 258

2.6. 2.7. 2.8. 2.9. 2.10. 2.11. 2.12. 2.13. 2.14. 2.15. 2.16. 3 3.1. 3.2. 3.3.

3.4.

3.5. 3.6. 3.7. 3.8. 3.9. 4

Analizai dac atribuiile definite n realizarea activitilor indic X un set de aciuni n exercitarea acestora; Analizai dac sarcinile definite precizeaz clar aciunile de X realizat i asigur competena necesar realizrii activitilor Comparai sarcinile cuprinse n fiele posturilor cu atribuiile X serviciului i evaluarea completitudinii prelurii acestora Verificai dac stabilirea obiectivelor individuale este realizat X n corelaie cu sarcinile Examinai dac sarcinile definite n fia postului se regsesc n X totalitate n atribuiile definite la nivelul serviciului Verificai dac la definirea obiectivelor i sarcinilor se urmrete X i dezvoltarea pregtirii profesionale a salariatului Verificai dac stabilirea obiectivelor individuale este realizat X n corelaie cu obiectivele departamentului Verificai dac persoana care ocup postul are capacitatea de a X asigura ndeplinirea atribuiilor i sarcinilor stabilite Verificai dac atribuiile definite n fia postului au caracter X individual Verificai dac stabilirea sarcinilor din fia postului este X realizat n concordan cu atribuiile din ROF Verificai dac atribuiile definite n realizarea activitilor X indic un set de aciuni Dac stabilirea sarcinilor postului se face n funcie de cerinele de pregtire solicitate postului Verificai definirea sarcinilor n conformitate cu activitile X derulate Examinai stabilirea sarcinilor n corelaie cu gradul profesional X pe care l definete postul Verificai dac atribuiile definite n fia postului sunt n concordan cu activitile efectiv realizate de ocupantul X postului Urmrii alocarea sarcinilor n fia postului n concordan cu X competenele manageriale, respectiv: a) modul de definire pentru funciile de execuie; X b) modul de definire pentru funciile de conducere. X Analizai cunotinele i abilitile definite pentru ocuparea X postului i urmrii dac corespund cerinelor postului Analizai dac atribuiile definite n fia postului au caracter X individual Analizai dac pentru funcii asemntoare este stabilit acelai X gen de sarcini Examinai dac stabilirea sarcinilor se face n corelaie cu gradul X profesional pe care l definete postul Verificai dac definirea sarcinilor are la baz funciile i X gradele profesionale Dac cuprinsul fiei postului individualizeaz postul i evideniaz necesitatea crerii 259

4.1. 4.2. 4.3. 4.4. 4.5. 4.6. 4.7. 4.8. 4.9. 5 5.1. 5.2. 5.3. 5.4. 5.5. 5.6. 5.7. 5.8. 6 6.1. 6.2. 6.3. 6.4.

acestuia Examinai dac sarcinile stabilite postului asigur realizarea X individual a activitilor Examinai dac de realizarea sarcinilor postului depinde X realizarea activitilor altor posturi Examinai dac sarcinile atribuite postului se regsesc n X atribuiile stabilite serviciului Examinai dac sarcinile individuale sunt definite n cadrul fisei X postului Examinai dac fia postului reflect i este construit n X conformitate cu atribuiile din ROF Analizai dac atribuiile din fia postului sunt inute la zi prin X actualizarea lor Analizai dac fia postului prezint, n detaliu, sarcinile impuse X unui salariat pentru a-i putea desfura activitatea Examinai dac postul necesit cunotine specifice fa de alte X posturi pentru realizarea sarcinilor Examinai dac postul asigur controalele necesare separrii X sarcinilor n realizarea activitilor Dac sunt stabilite responsabiliti i competene postului Verificai dac elaborarea fiei postului este realizat n corelaie X cu cerinele postului Verificai dac sunt definite responsabiliti n realizarea X sarcinilor din fia postului Verificai dac fia postului definete corect cunotinele X necesare ocuprii postului Verificai dac este asigurat continuitatea realizrii activitilor X la eliberarea postului Verificai dac fia postului definete responsabiliti necesare X realizrii activitilor i aciunilor repartizate postului Examinai dac responsabilitile postului asigur realizarea n X totalitate a sarcinilor postului Verificai dac sunt definite competene necesare pentru X realizarea atribuiilor Verificai dac responsabilitile i competenele stabilite X postului sunt independente de cele stabilite altor posturi Dac la stabilirea sarcinilor n cadrul posturilor se are n vedere dezvoltarea capaciti profesionale a salariatului Verificai dac exist o corelaie ntre atribuiile postului i X condiiile de studii solicitate postului Verificai dac ocupantul postului deine cunotinele i X aptitudinile solicitate de post Verificai dac complexitatea obiectivelor individuale stabilite X postului sunt n corelaie cu pregtirea titularului postului Verificai dac gradul de ndeplinire al obiectivelor este de nivel X superior 260

6.5. 6.6. 6.7.

6.8. 7 7.1. 7.2. 7.3. 7.4. 7.5. 7.6. J 1 1.1 1.2. 1.3. 1.4 1.5. 1.6. 1.7. 1.8. 1.9. 1.10 2 2.1. 2.2.

Verificai dac complexitatea obiectivelor crete urmare X realizrii acestora n condiii de eficien Verificai dac complexitatea stabilirii obiectivelor este X susinut i de o pregtire profesional corespunztoare Verificai dac sarcinile postului sunt modificate n funcie de modificarea obiectivelor i de dezvoltarea capacitii X profesionale a salariatului Analizai dac creterea complexitii obiectivelor i implicit a X realizrii lor conduce la dezvoltarea activitilor entitii Modul de reglementare a asigurrii continuitii activitilor n cadrul posturilor Examinai dac este asigurat continuitatea activitilor X Verificai dac n fia postului este definit delegarea n scopul X asigurrii continuitii activitii Analizai dac sunt definite posturile care pot prelua activiti X delegate Verificai dac personalul care poate prelua activiti delegate X deine capacitatea i cunotinele necesare Verificai dac sunt definite activitile care se pot delega X Verificai dac la delegarea de sarcini, responsabilitatea rmne X n continuare a titularului postului Fezabilitatea organigramei direciei Modul de stabilire i evideniere a fluxurilor decizionale i informaionale n cadrul organigramei Analizai dac structura funcional a direciei este stabilit X corect n cadrul organigramei Analizai dac organigrama permite vizualizarea de ansamblu a X direciei Analizai dac serviciile din cadrul direciei sunt reprezentate n X totalitate n cadrul organigramei Verificai dac exist organigram n cadrul direciei; X Verificai dac organigrama este elaborat n consens cu X structura organizatoric Verificai dac organigrama reflect fluxurile decizionale n X cadrul direciei Verificai dac organigrama reflect nivelurile de colaborare cu X alte structuri funcionale din cadrul entitii Verificai dac organigrama reflect nivelurile de colaborare cu X structuri din afara entitii Verificai dac organigrama reflect fluxurile informaionale n X cadrul direciei Analizai dac organigrama este parte component a ROF-ului X Dac nivelurile ierarhice sunt evideniate n cadrul organigramei Verificarea aprobrii organigramei de ctre persoanele X competente Verificai dac elaborarea organigramei este realizat n consens X cu structura organizatoric 261

2.3. 2.4. 2.5. 2.6. 2.7. 2.8.

2.9.

2.10. 3 3.1. 3.2. 3.3. 3.4.

3.5. K 1 1.1 1.2. 1.3. 1.4 1.5. 1.6.

Verificai dac organigrama stabilete posturile de conducere n X cadrul direciei Verificai dac organigrama stabilete nivelurile de conducere X ale direciei Verificai dac organigrama reflect nivelurile ierarhice n X cadrul direciei Analizai dac organigrama reflect autoritatea de care X responsabilii structurilor funcionale dispun Analizai dac serviciile care alctuiesc un nivel ierarhic sunt X puse pe acelai nivel Analizai dac datele i informaiile, inclusiv nivelurile ierarhice, definite n cadrul organigramei au la baza X corespondena n actul normativ emis pentru organizarea i funcionarea organizaiei. Analizai dac organigrama reprezint un instrument la Test nr. 1.10 ndemna conducerii, permite vizualizarea de ansamblu a X FIAP nr. 1.10 direciei i a serviciilor funcionale i relaiilor dintre acestea Analizai dac modificrile n structura organizaiei sunt X reflectate i n cadrul organigramei Modul de reflectare a relaiilor de subordonare n cadrul organigramei Verificai dac relaiile de subordonare n cadrul direciei sunt X clar definite n cadrul organigramei Analizai dac relaiile interne din cadrul organizaiei sunt X definite corect n cadrul organigramei Analizai dac exist duble subordonri ale diferitelor servicii X sau funcii din cadrul organizaiei Verificai dac relaiile de subordonare fa de alte direcii sau servicii funcionale din cadrul entitii sunt definite n cadrul X organigramei Verificai dac nivelurile de subordonare pentru funciile de X conducere n cadrul direciei sunt definite Pertinena informaiilor cuprinse n rapoartele de evaluare a performanei Dac n etapa de valorificare a rapoartelor de evaluare sunt stabilite msuri n cazul obiectivelor individuale nerealizate de persoanele evaluate Verificai dac raportul de evaluare are consemnate nerealizri X Analizai dac nerealizrile conduc la aprecierea negativ a X performanelor salariatului Analizai dac sunt identificate cauzele nerealizrilor titularului X postului evaluat Analizai dac nerealizrile au consecine nefavorabile asupra X performanei entitii Analizai dac nerealizrile conduc la neatingerea obiectivelor X individuale; Test nr. 1.11 Analizai dac n urma interviului sunt identificate problemele List control nr. cu care salariatul s-a confruntat i s-au propus msuri eficiente X 1.4. de corectare a acestora FIAP nr. 1.11. 262

176.

2 2.1. 2.2. 2.3.

2.4. 2.5.

2.6.

2.7.

2.8.

2.9. 2.10.

2.11. 2.12. 2.13. 2.14. 2.15. 2.16. 3 3.1.

Analizai dac sunt stabilite msuri operative pentru realizarea activitilor sau aciunilor pe care persoana titular nu a putut s X le ndeplineasc Modul de asigurare a concordanei dintre aprecierea obiectivelor i aprecierea criteriilor de performan cu ocazia evalurii performanelor personalului Analizai dac aprecierea realizrii obiectivelor are la baz X gradul de ndeplinire al acestora Analizai dac aprecierea rezultatelor se realizeaz pe X fundamentri ale modului de ndeplinire a obiectivelor Analizai dac evaluarea performanelor profesionale se realizeaz prin compararea gradului de ndeplinire a obiectivelor X individuale stabilite cu rezultatele obinute efectiv Analizai dac rezultatele evalurii profesionale contribuie la X creterea performanelor direciei Verificai dac informaiile oferite conducerii cu privire la rezultatele evalurii performanelor individuale sunt relevante i X complexe Analizai dac ntre modul de apreciere a performanelor personalului i rezultatele nregistrate la nivelul serviciului X exist un echilibru Analizai dac pentru aprecierea ndeplinirea criteriilor de performan sunt stabilite limite de ncadrare a nivelurilor X aprecierilor Analizai dac evaluarea performanelor profesionale individuale conine evaluarea gradului de ndeplinire a criteriilor X de performan; Analizai dac evaluarea performanelor profesionale ine cont X de gradul de atingere a obiectivelor individuale Analizai dac aprecierea final a evalurii performanelor profesionale respect cerinele de realizare a obiectivelor i a X criteriilor de performan Analizai dac nota acordat exprim ndeplinirea criteriului de X performan Analizai dac limitele de ncadrare pe nivele de apreciere a X criteriilor de performan sunt definite n procesul de evaluare Analizai dac exist comentariul modului de apreciere a X criteriilor de performan Analizai dac aprecierea rezultatelor individuale are la baza i X rezultatele deosebite realizate de salariai pe perioada evaluat Analizai dac criteriile de performan sunt utilizate corect i X conform cu cadrul legal Analizai dac aprecierea criteriilor de performan are la baz X capacitile i abilitile demonstrate de salariai Dac n rapoartele de evaluare sunt menionate nevoile de perfecionare a pregtirii profesionale pentru perioada urmtoare Analizai dac sunt identificate nerealizri ale ocupantului X 263

3.2. 3.3. 3.4. 3.5. 3.6.

3.7. 3.8.

L 1 1.1. 1.2. 1.3. 1.4.

2 2.1. 2.2. 2.3. 2.4. 2.5. 2.6.

postului Verificai dac n cazul n care gradul de realizare a obiectivelor X este inferior au fost formulate propuneri de instruire Analizai dac sunt identificate i stabilite cauzele nerealizrilor; X Analizai dac sunt recomandate programe de instruire n X vederea dobndirii sau dezvoltrii cunotinelor i aptitudinilor Examinai dac programele de instruire sunt realizate X Examinai dac programele de instruire recomandate asigur dobndirea cunotinelor necesare atingerii criteriilor de X performan stabilite Analizai dac, n cazul n care performantele sunt sczute, sunt X introduse programe de instruire a personalului; Analizai dac n urma procesului de evaluare a performanelor individuale se constat o mbuntire a calitii muncii n cadrul X organizaiei Realitatea datelor cuprinse n tatul de funcii Dac n statul de funcii sunt cuprinse toate funciile i posturile direciei, grupate pe categorii i niveluri de salarizare Verificai dac exist stat de funcii elaborat X Verificai dac statul de funcii cuprinde toate funciile stabilite X la nivelul direciei Verificai dac funciile direciei sunt grupate pe categorii i pe X niveluri de salarizare Verificai dac funciile existente n statul de funcii corespund cu deciziile emise de conducere cu privire la ncadrarea X titularului postului respectiv Modul de previzionare a resurselor financiare necesare finanrii cheltuielilor de personal la nivelul direciei Verificai dac resursele financiare pentru asigurarea funciilor X potrivit statului de funcii sunt corect stabilite Verificai dac exist o analiz a dinamicii personalului X Verificai dac exist o analiz a funciilor i a nivelurilor X acestora Verificai dac este asigurat continuitatea activitilor direciei X pe niveluri de pregtire Verificai dac este asigurat echilibrul necesar, n funcie de X complexitatea activitilor pe grupe de vechime Verificai dac este asigurat o stabilitate a personalului X

264

Procedura P08 ENTITATEA PUBLICA Serviciul Audit Intern

COLECTAREA DOVEZILOR

CHESTIONAR DE CONTROL INTERN Misiunea de audit: Administrarea impozitelor i taxelor locale Perioada auditat: 01.07.2008 31.03.2010 ntocmit: Ionescu Adrian/Popescu Nicolae Avizat: Georgescu Cristian

Data: 14.05.2010 Data: 14.05.2010

Obiectivul chestionarului: Asigurarea cadrului organizatoric adecvat desfurrii activitii de administrarea impozitelor i taxelor locale
NTREBAREA DA NU

OBSERVAII

I ADECVAREA STRATEGIEI STRUCTURII LA OBIECTIVELE I DIRECIILE DE DEZVOLTARE ALE ENTITII 1. Exist un document n care este formalizat strategia direciei? 2. Cum au fost definite liniile strategice? 3. n momentul elaborrii strategiei s-a inut seama de resursele disponibile astfel nct s se realizeze un echilibru ntre acestea i obiective? 4. Care au fost modalitile de informare a personalului i eventual a contribuabililor, dac unul dintre obiective se referea la asistena contribuabililor? II. DEFINIREA I STABILIREA OBIECTIVELOR 5. Obiectivele acoper toate activitile structurii cu atribuii n domeniul administrrii impozitelor i taxelor locale? 6. Obiectivele generale sunt astfel stabilite nct fiecrei structuri organizatorice i corespunde cel puin un obiectiv? 7. Cum se asigur entitatea c aceste obiective au un caracter realist? 8. Obiectivele generale sunt suficient de clare pentru ntregul personal? 9. La obiectivele stabilite a fost ataat i un calendar de realizare al acestora? 10. Cum sunt transpuse obiectivele generale n obiective specifice? 11. Cum ne asigurm c obiectivele specifice sunt adaptate necesitilor structurii cu atribuii 265

Auditorul urmrete dac personalul a fost consultat cu privire la definirea i stabilirea obiectivelor.

NTREBAREA

DA

NU

OBSERVAII

n domeniul colectrii impozitelor i taxelor locale? 12. Cum se realizeaz monitorizarea obiectivelor? 13 Aciunile ntreprinse n vederea realizrii obiectivelor sunt formalizate i transmise personalului? 14. Au fost identificai responsabilii pentru realizarea acestor aciuni? 15. Au fost definii indicatori de performan pentru fiecare obiectiv? 16. Dac da, exist un calendar de realizare al acestora ? 17. Rezultatele ndeplinirii acestor indicatori sunt comunicate responsabililor? 18. Dac da, care este periodicitatea acestor comunicri? 19. Ce msuri se iau dac rezultatele sunt nesatisfctoare? III DEFINIREA I STABILIREA ATRIBUIILOR 20. Atribuiile sunt stabilite clar i precis? 21. Care sunt msurile ntreprinse la nivelul entitii pentru a se asigura stabilirea omogen pe servicii a atribuiilor? 22. Cum se asigur managementul c pentru fiecare atribuie a fost desemnat un responsabil? 22. Ce instrumente sunt utilizate pentru stabilirea responsabilitilor n realizarea atribuiilor? 23. Procedura de elaborare a fielor posturilor asigur coerena ntre atribuiile unui serviciu i sarcinile posturilor stabilite prin fiele posturilor? 24. Delegarea de semntur este atribuit n mod corect? V - STABILIREA STRUCTURII ORGANIZATORICE 25. Care sunt propunerile avansate cu privire la organizarea structurii cu atribuii n domeniul colectrii impozitelor i taxelor locale? 26. Care a fost metodologia utilizat pentru realizarea acestor propuneri de organizare a structurii cu atribuii n domeniul colectrii impozitelor i taxelor locale? 27. Care au fost factorii care au stat la baza stabilirii formei actuale de organizare a structurii cu atribuii n domeniul colectrii impozitelor i taxelor locale? 266

NTREBAREA

DA

NU

OBSERVAII

28. Analiza cost-beneficiu a stat la baza stabilirii formei actuale de organizare a structurii cu atribuii n domeniul colectrii impozitelor i taxelor locale? 29. Care sunt instrumentele utilizate pentru realizarea comunicrii n cadrul serviciului i ntre servicii? 30. Exist o repartizare clar a responsabilitilor pentru persoanele cu funcii de conducere? 31. Care sunt instrumentele utilizate pentru a se evalua complexitatea activitilor i pentru identificarea competenelor necesare? 32. Alocarea resurselor umane s-a realizat avnd la baz o analiz a atribuiilor i a volumului de munc specific fiecrui serviciu?

Auditorul urmrete dac dou sau mai multe persoane cu funcii de conducere au acelai responsabiliti.

Auditorul urmrete dac fiecrui serviciu i-au fost repartizate resursele necesare att dpdv cantitativ cat i dpdv. calitativ.

VI - DEFINIREA POSTURILOR I NIVELURILOR IERARHICE Auditorul urmrete: 33. Metodologia utilizat pentru stabilirea - dac posturile sunt n posturilor unui serviciu asigur coerena concordan cu atribuiile posturilor?
-

serviciului; dac sunt stabilite legturi de subordonare clare i precise; dac se asigur evitarea suprapunerii sarcinilor.

34. Cum se asigur entitatea c persoanele care exercit funcii de conducere dein competenele necesare? 35. Comunicarea dintre management i personalul de execuie permite cunoaterea competenelor acestuia din urm? 36. Care sunt instrumentele utilizate la nivelul entitii pentru identificarea nevoilor de formare profesional a personalului?

Auditorul urmrete: - dac personalul este consultat n legtur cu nevoile proprii de formare profesional; - dac se realizeaz o analiz comparativ ntre solicitrile venite din partea personalului i cunotinele necesare pentru ocuparea posturilor.

37. Cum se asigur entitatea c stagiile de pregtire organizate acoper nevoile de pregtire ale personalului? VII REGLEMENTAREA I PERFECIONAREA SISTEMULUI INFORMAIONAL N CADRUL DIRECIEI DE IMPOZITE I TAXE 38. Exist o procedur operaional cu privire la organizarea circuitului informaional? 39. Dac da, aceast descrie n mod distinct att 267

NTREBAREA

DA

NU

OBSERVAII

fluxul informaional intern ct i fluxul informaional extern? 40. Care sunt instrumentele folosite pentru identificarea i stabilirea utilizatorilor de informaii? 41. Cum se asigur entitatea c toate adresele i petiiile au fost soluionate ?

42. Managementul este informat n mod operativ cu privire la rezultatele, dificultile i gradul de ndeplinire a indicatorilor de ctre servicii?

Auditorul urmrete: - dac la nivelul entitii a fost formalizat un circuit al documentelor; - care sunt instrumentele utilizate pentru a asigura soluionarea adreselor i petiiilor n termen; - cum se asigur supervizarea activitii. Auditorul urmrete: - dac sunt formalizate documente pentru realizarea raportrilor; - dac sunt stabilite termene pentru efectuarea unor raportri.

VIII CALITATEA ROF-ULUI DIRECIEI DE IMPOZITE I TAXE 43. Exist o procedur operaional la nivelul entitii cu privire la elaborarea ROF-ului? Auditorul urmrete dac aceste 44. Dac da, n cadrul acestei proceduri este model conine informaii cu privire formalizat un model general al ROF-ului?
la: - nivelurile de management; - diagrama de relaii.

45. Dac nu, cum se asigur entitatea c informaiile sunt prezentate n mod unitar de ctre toate structurile ? 46. Cum se asigur concordana dintre atribuiile generale ale entitii cu privire la stabilirea i colectarea impozitelor i taxelor locale i atribuiile structurii de specialitate? 47. Cum se asigur concordana dintre sarcinile existente n fiele posturilor i atribuiile definite la nivelul direciei ? IX CALITATEA FIELOR POSTURILOR DIN CADRUL DIRECIEI DE IMPOZITE I TAXE LOCALE 48. Fiele posturilor sunt elaborate pe baza unui model tip? 49. Exist fia postului pentru fiecare post din cadrul structurii cu atribuii n domeniul colectrii impozitelor i taxelor locale? 50. Se realizeaz o centralizare a fielor posturilor la nivelul structurii cu atribuii n domeniul colectrii impozitelor i taxelor locale? 268

NTREBAREA

DA

NU

OBSERVAII
Auditorul urmrete dac fia postului: - descrie cerinele, condiiile i sarcinile postului; - descrie competena postului.

51. Fia postului conine informaii complete?

52. Cum este asigurat concordana dintre cerinele, condiiile i sarcinile aferente postului i cele menionate n fia postului? 53. Cum este asigurat concordana dintre complexitatea sarcinilor postului i nivelul de pregtire profesional al ocupantului unui post? 54. Cum se asigur entitatea de faptul c sarcinile posturilor de conducere sunt diferite de cele ale posturilor de execuie? 55. Fiele posturilor asigur continuitatea activitilor?

Auditorul urmrete dac n fiele posturilor sunt specificate persoanele care nlocuiesc titularul postului n condiiile apariiei unor situaii neprevzute.

56. Exist o procedur de elaborare a fielor posturilor? 57. Dac da, aceasta face referire i la componenta de actualizare a fielor posturilor n funcie de modificrile care apar n mediul intern i extern al entitii? X FEZABILITATEA ORGANIGRAMEI DIRECIEI 58. Cum este elaborat i actualizat organigrama direciei? 59. Cum se asigur managementul c organigrama este elaborat corect? 60. Dup elaborare/actualizare organigrama este adus la cunotin tuturor persoanelor care i desfoar activitatea n cadrul structurii cu atribuii n domeniul colectrii impozitelor i taxelor locale? 61. Organigrama ne permite s identificm responsabilitile ierarhice? 62. Personalul responsabil cu elaborarea i actualizarea organigramei are competena necesar? XI PERTINENA INFORMAIILOR CUPRINSE N RAPOARTELE DE EVALUARE A PERFORMANEI PROFESIONALE INDIVIDUALE 63. Cum sunt stabilite obiectivele individuale? 64. Se realizeaz o analiz la nivelul managementului n scopul asigurrii concordanei dintre complexitatea obiectivelor i funcia, gradul i competena titularului postului? 65. Cum sunt comunicate obiectivele individuale personalului? 269

NTREBAREA

DA

NU

OBSERVAII

66. Cum este monitorizat realizarea obiectivelor? 67. Ce msuri au fost puse n practic pentru a ajuta personalul s i ndeplineasc obiectivele individuale? 68. Cum sunt stimulate persoanele care i ating obiectivele? 69. Care sunt msurile ntreprinse pentru organizarea corect a interviului de evaluare? 70. Cum se asigur centralizarea nevoilor de formare profesional a personalului identificate cu ocazia interviului de evaluare? 71. Care sunt msurile ntreprinse de entitate pentru a se asigura formarea profesional corespunztoare? XII REALITATEA DATELOR CUPRINSE N STATUL DE FUNCII AL DIRECIEI 72. Cum este elaborat Statul de funcii? 73. Cum este actualizat i cu ce frecven? 74. Cum se asigur entitatea c informaiile coninute de acesta sunt complete?
Auditorul intern urmrete care sunt instrumentele utilizate pentru obinerea unor informaii complete, care s permit previzionarea resurselor financiare necesare pentru finanarea cheltuielilor de personal.

75. Cum se asigur preluarea informaiilor din Statul de funcii?

Nota: Prezentul chestionar conine ntrebri referitoare la instrumentele de control intern, implementate n cadrul entitii, aferente obiectivelor analizate n cadrul listei de verificare la literele A, B, C, E, F, G, H, I, J,K,L.

270

Procedura P08
Entitatea public Serviciul de audit public intern

COLECTAREA DOVEZILOR

TEST Nr. 1.1.

Misiunea de audit: Administrarea impozitelor i taxelor locale Perioada auditat: 01.07.2008 31.03.2010 ntocmit: Vasilescu Adrian Avizat: Georgescu Cristian Obiectul testului Obiectivele testului Descrierea testului

Data: 14.05.2010 Data: 14.05.2010

Constatri

Definirea obiectivelor strategice n concordan cu direciile de dezvoltare ale entitii Analiza strategiei i urmrirea dac obiectivele strategice sunt definite astfel nct s asigure acoperirea domeniului de activitate al structurii funcionale i implementarea direciilor de aciune pe termen lung ale organizaiei. Populaia eantionat o reprezint: Obiectivele strategice, identificate i analizate, n domeniul stabilirii i colectrii impozitelor i taxelor locale, respectiv evaluarea condiiilor privind analiza contextului dezvoltrii entitii, a mediului intern i extern i definirea obiectivelor strategice astfel nct s asigure: a) definirea realist a acestora; b) factor de mobilizare; c) nelegerea lor de ctre salariai; d) definirea lor n form stimulatoare; e) necesarul de resurse n vederea implementrii lor Direciile de aciune ale entitii, identificate i analizate, cu privire la realizarea veniturilor reprezentnd impozite i taxe locale. Comparaia dac direciile de aciune sunt acoperite prin aciunile stabilite pentru implementarea obiectivelor strategice. Din analiza modului de definire i stabilire a obiectivelor strategice s-a constatat c acestea nu ntrunesc n totalitate caracteristicile definitorii, astfel nct prin implementarea lor s se asigure realizarea direciilor de aciune ale entitii, respectiv: 1) la definirea obiectivelor strategice nu au fost luate n calcul resursele i posibilitile efective de realizare de care dispune organizaia n condiiile actuale. 2) prin modul n care au fost definite nu implic eforturi de realizare sau autodepire din partea salariailor. 3) nu asigur o abordare sistemic pe termen mediu i lung a intereselor organizaiei i a componentelor sale organizatorice. 4) din analiza diagnostic efectuat a rezultat c arieratele reprezentnd impozite i taxe locale restante reprezint circa 45% din totalul veniturilor 271

preconizate a fi ncasate. Aceste restane provin de la un numr foarte mare de contribuabili. n cadrul direciilor de aciune ale entitii este prevzut aciunea de ncasare n totalitate a arieratelor ntr-o perioad de 3 ani. Aceast direcie de aciune a fost stabilit fr a ine cont de volumul activitilor necesare a fi derulate cu privire la aplicarea procedurilor de executare silit, n special identificarea bunurilor urmribile ale debitorilor, sechestrarea acestora, evaluarea i vnzarea prin licitaie public, precum i fr a ine cont de resursele umane existente n cadrul serviciului specializat i responsabil cu ncasarea debitelor restante prin executare silit, care este format doar din doi salariai i de condiiile actuale privind constrngerile angajrii de personal nou, urmare crizei financiare existente. Totodat la stabilirea acestei direcii de aciune nu s-a avut n vedere faptul c debitele provin de la un numr foarte mare de contribuabili, iar debitul restant al unui contribuabil nu are valori mari, ceea ce presupune c organele specializate n executarea silit trebuie s identifice n special bunurile mobile ale debitorului, s le sechestreze i s le scoat la licitaie. 5) Analiza fielor posturilor pentru salariaii direciei a pus n eviden c sarcinile acestora au rmas n continuare aceleai, nefiind actualizate cu noile activiti. Totodat, nu s-a urmrit utilizarea calitilor profesionale ale salariailor n dezvoltarea activitilor direciei. 6) Entitatea i-a planificat obiective strategice care conduc la dezvoltarea entitii, iar n domeniul stabilirii i colectrii impozitelor i taxelor locale creterea gradului de colectare pn aproape de 100%, inclusiv pentru arierate, ns nu a realizat i o analiz a posturilor, activitilor i atribuiilor alocate pe serviciile funcionale, astfel nct s existe un echilibru ntre obiectivele planificate, resursele disponibile i organizarea funcional. Analiza direciilor de aciune privind dezvoltarea entitii i a aciunilor stabilite n realizarea obiectivelor strategice a pus n eviden c exist un echilibru ntre acestea, respectiv aciunile planificate a fi realizate cu privire la stabilirea i colectarea impozitelor i taxelor locale acoper i conduc la realizarea direciilor de aciune strategice. Entitatea si-a stabilit n cadrul strategiei direcii de aciune care asigur dezvoltarea i performana n viitor, pentru care a definit obiective strategice ale cror aciuni asigur realizarea direciilor de aciune, ns nu a luat n calcul, pentru realizarea obiectivelor, resursele i posibilitile efective de realizare de care dispune entitatea

Concluzii

Auditor intern,

Supervizor,

272

Procedura P08
Entitatea public Serviciul de audit public intern

COLECTAREA DOVEZILOR

NOTA DE RELAII nr. 1.1. privind elaborarea strategiei pentru administrarea veniturilor din impozite i taxe locale adresat d-lui Minc Cristian, director Direcia impozite i taxe Misiunea de audit: Administrarea impozitelor i taxelor locale Perioada auditat: 01.07.2008 31.03.2010 Nr. NTREBRI crt 1 Avei o strategie de dezvoltare la nivelul structurii funcionale? 2 Exist un responsabil cu actualizarea strategiei n cadrul direciei? 3 Strategia de dezvoltare a direciei este n concordan cu strategia general a organizaiei? 4 Ai aprobat un plan de activitate multianual pentru implementarea direciilor strategice? 5 Ai dezvoltat politici n domeniul administrrii impozitelor i taxelor locale pentru asigurarea atingerii obiectivelor stabilite? 6 Obiectivele acoper toate activitile n domeniul administrrii impozitelor i taxelor locale? 7 Direcia dumneavoastr are definit cel puin un obiectiv general? 8 Obiectivele specifice deriv i acoper obiectivele generale? 9 La obiectivele stabilite sunt ataate i calendare de realizare a acestora? 10 Considerai c procedura operaional privind elaborarea propriei strategii este complet, funcional i asigur desfurarea corespunztoare a activitilor din cadrul direciei? 11. Mai avei ceva de adugat referitor la cele de mai sus? Dat n faa noastr, Auditori Vasilescu Adrian 273 DA X X X X Nu sunt elaborate politici la nivelul direciei NU OBSERVAII

X X X X X X

Intervievat, Funcia Director Direcia Impozite i taxe Minc Cristian

Data: 14.05.2010

Procedura P08
Entitatea public Serviciul de audit public intern

COLECTAREA DOVEZILOR

FISA DE IDENTIFICARE i ANALIZA A PROBLEMEI Nr. 1.1.

Misiunea de audit: Administrarea impozitelor i taxelor locale Perioada auditat: 01.07.2008 31.03.2010 ntocmit: Vasilescu Adrian Avizat: Georgescu Cristian Problema Constatri

Data: 14.05.2010 Data: 14.05.2010

La stabilirea i definirea obiectivelor strategice cu privire la administrarea veniturilor din impozite i taxe locale nu s-au luat n calcul resursele i posibilitile efective de realizare de care dispune entitatea. Din analiza modului de definire i stabilire a obiectivelor strategice, s-a constatat c acestea nu ntrunesc n totalitate caracteristicile definitorii astfel nct prin implementarea sau realizarea lor s se asigure realizarea direciilor de aciune ale entitii, respectiv: 1. La definirea obiectivelor strategice nu au fost luate n calcul resursele i posibilitile efective de realizare de care dispune organizaia n condiiile actuale; 2. Prin modul n care au fost definite, nu implic eforturi de realizare sau autodepire din partea salariailor, 3. Nu asigur o abordare sistemic pe termen mediu i lung a intereselor organizaiei i a componentelor sale organizatorice. Din analiza diagnostic efectuat a rezultat c arieratele reprezentnd impozite i taxe locale restante, reprezint circa 45% din totalul veniturilor preconizate a fi ncasate. Aceste restane provin de la un numr foarte mare de contribuabili. n cadrul direciilor strategice de aciune ale entitii este prevzut aciunea de ncasare n totalitate a arieratelor ntr-o perioad de 3 ani. Aceast direcie de aciune a fost stabilit fr a se ine cont de volumul activitilor necesare a fi derulate cu privire la aplicarea procedurilor de executare silit, n special identificarea bunurilor urmribile ale debitorilor, sechestrarea acestora, evaluarea i vnzarea prin licitaie public, precum i fr a ine cont de resursele umane existente n cadrul serviciului specializat i responsabil cu ncasarea debitelor restante prin executare silit, care este format doar din doi salariai i de condiiile actuale privind constrngerile angajrii de personal nou, urmare crizei financiare existente. Totodat, la stabilirea acestei direcii de aciune nu s-a avut n vedere faptul c debitele provin de la un numr foarte mare de contribuabili, iar debitul restant al unui contribuabil nu are valori mari, ceea ce presupune c organele 274

specializate n executarea silit trebuie s identifice n special bunurile mobile ale debitorului, s le sechestreze i s le scoat la licitaie. 4. Analiza fielor de posturi pentru salariaii direciei a pus n eviden c sarcinile acestora au rmas n continuare aceleai,nefiind actualizate cu noile activiti. Totodat, nu s-a urmrit utilizarea calitilor profesionale ale salariailor n dezvoltarea activitilor direciei. 5. Entitatea i-a planificat obiective strategice care conduc la dezvoltarea entitii, iar n domeniul stabilirii i colectrii impozitelor i taxelor locale creterea gradului de colectare pn aproape de 100%, inclusiv pentru arierate, ns nu a realizat i o analiz a posturilor, activitilor i atribuiilor alocate pe serviciile funcionale, astfel nct s existe un echilibru ntre obiectivele planificate, resursele disponibile i organizarea funcional. Analiza direciilor strategice de aciune privind dezvoltarea entitii i a aciunilor stabilite n realizarea obiectivelor strategice a pus n eviden c exist un echilibru ntre acestea, respectiv aciunile planificate a fi realizate cu privire la stabilirea i colectarea impozitelor i taxelor locale acoper i conduc la realizarea direciilor de aciune strategice. La elaborarea strategiei nu a fost implicat personal suficient i pregtit din cadrul structurii organizaionale. Nu s-a avut n vedere extinderea diagnosticului la analiza viitorului pentru a identifica problemele cu care se poate confrunta structura organizaional i cunoaterea cauzele producerii lor. Nu au fost bine fundamentate i stabilite punctele forte i punctele slabe ale structuri funcionale. n forma n care au fost stabilii i definii indicatorii de rezultat pentru obiectivele strategice acetia sunt nerealizabili. Realizarea obiectivelor individuale stabilite salariailor nu asigur i atingerea rezultatelor obiectivelor strategice. n aceste condiii, performana stabilit de conducerea entitii cu privire la colectarea impozitelor i taxelor locale nu poate fi atins, ceea ce presupune c anumite activiti sau programe planificate a fi realizate s nu poat fi susinute financiar. Realizarea unei analize diagnostic a resurselor existente i a celor necesare n viitor pentru atingerea obiectivelor strategice, stabilirea necesitilor i gsirea soluiilor de asigurare a acestora sau corelarea aciunilor de implementare a obiectivelor strategice n raport de resursele existente i obinerea performanei.

Cauze

Consecine

Recomandare

Auditor intern,

Supervizat,

Pentru conformitate

275

Procedura P08
Entitatea public Serviciul de audit public intern

COLECTAREA DOVEZILOR

TEST nr. 1.2.

Misiunea de audit: Administrarea impozitelor i taxelor locale Perioada auditat: 01.07.2008 31.03.2010 ntocmit: Vasilescu Adrian Avizat: Georgescu Cristian Obiectul testului Obiectivele testului Descrierea testului

Data: 14.05.2010 Data: 14.05.2010

Dezvoltarea planurilor de aciune privind implementarea strategiei Examinarea planului de aciune multianual i urmrirea dac activitile i aciunile stabilite i realizate au condus la implementarea obiectivelor strategice n domeniul realizrii veniturilor din impozite i taxe locale Populaia eantionat o reprezint activitile i aciunile, identificate i analizate, stabilite prin planul de activitate multianual privind realizarea obiectivelor strategice n domeniul administrrii impozitelor i taxelor locale, respectiv: a) cunoaterea de ctre toi salariaii a planului anual de activitate; b) asigurarea competenelor necesare pentru realizarea activitilor; c) corelarea aciunilor stabilite obiectivelor individuale cu activitile stabilite obiectivelor strategice; d) asigurarea resursele umane necesare realizrii activitilor planificate; e) compararea planului de activitate multianual cu planurile anuale i observarea dac acestea sunt convergente. Totodat se va urmri dac activitile stabilite n cadrul planurilor sunt repartizate i responsabilizate posturilor de lucru. Din analiza efectuat s-a constatat c direcia de impozite i taxe locale i-a elaborat un plan de aciune multianual, care a fost structurat pe direciile de aciune strategice, iar n cadrul fiecrei direcii de aciune au fost stabilite activiti i aciuni de implementat. Examinarea modului de realizare a activitilor considerate prioritare ale planului multianual a condus la concluzia c acestea nu au fost realizate sau implementate corespunztor n toate cazurile. Analiza a urmrit n special dou aspecte: n primul rnd au fost analizate activitile stabilite n cadrul planului multianual i au fost identificate aciunile planificate a fi implementate pentru realizarea acestora i apoi au fost comparate cu activitile definite n cadrul planurilor de activitate anuale elaborate pentru perioada de funcionare a planului multianual, constatndu-se c nu toate aciunile stabilite n planul multianual se regsesc n cadrul planurilor anuale. Exemplificm aici aciunile stabilite cu privire la acordarea asistenei contribuabililor i aciunile stabilite cu privire la stingerea 276

Constatri

Concluzii

arieratelor, n special a celor cu o vechime de peste un an, prin declanarea procedurilor de executare silit pentru toate debitele. n al doilea rnd au fost analizate activitile i aciunile stabilite prin planurile anuale de activitate i au fost comparate cu activitile i aciunile stabilite posturilor de lucru i ataate obiectivelor individuale. Examinarea a pus n eviden c aciuni stabilite activitilor definite n cadrul planurilor anuale nu se regsesc la nivelul posturilor, ceea ce conduce la faptul c acestea nu sunt realizate sau n cazurile n care sunt realizate nu exist nici o responsabilitate cu privire la realizarea lor. Lipsa definirii la nivelul posturilor a unor activiti sau aciuni stabilite prin planurile anuale conduce la nerealizarea sau realizarea n condiii de performan sczut a acestora i implicit i a planului multianual de implementare a direciilor strategice. Nevoia de mbuntire a performanei direciei n raport cu progresele tehnicoinformaionale i organizatorice, a creterii eficienei i reducerea costurilor, a presupus definirea, n cadrul planului multianual, de activiti n acest sens, ns pentru implementarea acestora nu s-a corelat necesarul de resurse cu necesitile de atingere a obiectivelor planului. Totodat, n cadrul planului, reducerea costurilor a fost urmrit i prin reducerea personalului, n condiiile n care entitatea i-a propus dezvoltarea de noi activiti, prin aceasta s-au pierdut o serie de competene pe care din lipsa banilor nu le-au putut nlocui prin dezvoltarea altor angajai, ceea ce a dus la nerealizarea activitilor n condiiile de performan stabilite. Capacitatea de a monitoriza eficient resursele utilizate n derularea obiectivelor planului multianual a fost de multe ori deficitar, ceea ce a condus i la costuri suplimentate fa de cele planificate. Planurile de activitate anuale nu sunt convergente cu planul multianual, ceea ce a condus la nestabilirea i neresponsabilizarea n sarcina salariailor a tuturor aciunilor necesare implementrii direciilor strategice.

Auditor intern,

Supervizor,

277

Procedura P08
Entitatea public Serviciul de audit public intern

COLECTAREA DOVEZILOR

FISA DE IDENTIFICARE i ANALIZA A PROBLEMEI Nr. 1.2.

Misiunea de audit: Administrarea impozitelor i taxelor locale Perioada auditat: 01.07.2008 31.03.2010 ntocmit: Vasilescu Adrian Avizat: Georgescu Cristian Problema Constatri

Data: 14.05.2010 Data: 14.05.2010

Planurile de activitate anuale nu sunt convergente cu planul multianual, ceea ce a condus la nestabilirea i neresponsabilizarea n sarcina salariailor a tuturor aciunilor necesare implementrii direciilor strategice. Examinarea modului de realizare a activitilor considerate prioritare ale planului multianual a condus la concluzia c acestea nu au fost realizate sau implementate corespunztor n toate cazurile. Analiza a urmrit n special dou aspecte: n primul rnd au fost analizate activitile stabilite n cadrul planului multianual i au fost identificate aciunile planificate a fi implementate pentru realizarea acestora i apoi au fost comparate cu activitile definite n cadrul planurilor de activitate anuale elaborate pentru perioada de funcionare a planului multianual, constatndu-se c nu toate aciunile stabilite n planul multianual se regsesc n cadrul planurilor anuale. Exemplificm aici aciunile stabilite cu privire la acordarea asistenei contribuabililor i aciunile stabilite cu privire la stingerea arieratelor, n special a celor cu o vechime de peste un an, prin declanarea procedurilor de executare silit pentru toate debitele. n al doilea rnd au fost analizate activitile i aciunile definite prin planurile anuale de activitate i au fost comparate cu activitile i aciunile stabilite posturilor de lucru i ataate obiectivelor individuale. Examinarea a pus n eviden c aciuni stabilite activitilor definite n cadrul planurilor anuale nu se regsesc la nivelul posturilor, ceea ce conduce la faptul c acestea nu sunt realizate sau n cazurile n care sunt realizate, nu exist nici o responsabilitate cu privire la realizarea lor. Lipsa definirii la nivelul posturilor, a unor activiti sau aciuni stabilite prin planurile anuale conduce la nerealizarea sau realizarea n condiii de performan sczut a acestora i implicit i a planului multianual de implementare a direciilor strategice. Nevoia de mbuntire a performanei direciei n raport cu progresele tehnicoinformaionale i organizatorice, a creterii eficienei i reducerea costurilor, a presupus definirea, n cadrul planului multianual, de activiti n acest sens, ns pentru implementarea acestora nu s-a corelat necesarul de resurse cu necesitile de atingere a obiectivelor planului. 278

Cauze

Consecine Recomandare

Totodat, n cadrul planului, reducerea costurilor a fost urmrit i prin reducerea personalului, ns condiiile n care direcia i-a propus dezvoltarea de noi activiti, prin aceasta s-au pierdut o serie de competene pe care din lipsa banilor nu le-a putut nlocui prin dezvoltarea altor angajai, ceea ce a dus la nerealizarea activitilor n condiiile de performan stabilite. Capacitatea de a monitoriza eficient resursele utilizate n derulare obiectivelor planului multianual a fost de multe ori deficitar, ceea ce a condus i la costuri suplimentate fa de cele planificate. Nu exist nc un sistem de reglementare i monitorizare a instruirii personalului la nivelul structurilor funcionale, prin care s se asigure comunicarea clar a sarcinilor de realizat, a instrumentelor de aplicat i urmrirea utilizrii acestora; Nu sunt stabilite programe de formare care s se bazeze pe dezvoltarea cunotinelor i aptitudinilor profesionale ale salariailor, pe cultivarea capacitii de a asuma responsabilitatea, de a decide i de a conduce activitatea unui grup. Planurile multianuale de activitate nu sunt ndeplinite n condiii de performan, indicatorii de impact sau de rezultat stabilii obiectivelor nu sunt realizai n condiii de eficien, economicitate i eficacitate. Dezvoltarea unui sistem de instruire i pregtire a salariailor astfel nct metodologia domeniului (legislativ i procedural) s fie transmis continuu acestora, n vederea dezvoltrii capacitilor manageriale cu privire la planificarea i implementarea unei activiti, proces sau program. Analiza direciilor de aciune strategice i elaborarea programelor de activitate astfel nct s acopere n totalitate activitile necesare implementrii strategiei. Evaluarea cuprinztoare a resurselor (financiare, instituionale, programe, personal) necesare implementrii planurilor multianuale de activitate, punerea n echilibru a acestora i monitorizarea implementrii eficiente pentru a se asigura ncadrarea n limitele stabilite.

Auditor intern,

Supervizat,

Pentru conformitate

279

Procedura P08
Entitatea public Serviciul de audit public intern

COLECTAREA DOVEZILOR

TEST nr. 1.3.

Misiunea de audit: Administrarea impozitelor i taxelor locale Perioada auditat: 01.07.2008 31.03.2010 ntocmit: Vasilescu Adrian Avizat: Georgescu Cristian Obiectul testului Obiectivele testului Descrierea testului

Data: 14.05.2010 Data: 14.05.2010

Asigurarea c obiectivele specifice acoper toate activitile repartizate i realizate n cadrul direciei Asigurarea c obiectivele specifice deriv din obiectivele generale, sunt definite n cadrul direciei, ncorporeaz toate activitile realizate la nivelul direciei i corespund caracteristicilor SMART. Eantionul analizat a fost reprezentat de obiectivele generale definite n cadrul politicilor i obiectivele specifice definite n cadrul direciei, respectiv n cadrul fiecrui serviciu funcional constituit n cadrul acesteia. Efectuarea testrilor a cuprins realizarea unei analize din care s rezulte dac: - obiectivele specifice deriv din obiectivele generale i le acoper n totalitate - obiectivele specifice contribuie la realizarea scopurilor direciei; - dac obiectivele specifice sunt realiste, stimulatoare i cunoscute de salariai; - obiectivele specifice respect caracteristicile SMART; - dac obiectivele specifice conduc la un rezultat ateptat, asigurnd realizarea activitilor. Potrivit Programului de control managerial elaborat la nivelul entitii, referitor la componenta privind realizarea veniturilor entitii, am identificat, legat de activitatea de colectare a impozitelor i taxelor locale, obiectivul general creterea gradului de colectare a impozitelor i taxelor locale de la contribuabili persoane fizice i juridice i indicatorul stabilit gradul de colectare a impozitelor i taxelor locale curente 100%, iar a arieratelor 90%, perioada de implementare a obiectivului general fiind de 3 ani, respectiv perioada de implementare a planului multianual. La nivelul serviciului Colectarea impozitelor i taxelor locale, n baza acestui obiectiv general au fost stabilite i formulate dou obiective specifice, respectiv: Obiectiv specific nr. 1 colectarea tuturor impozitelor i taxelor locale de la persoanele fizice. Obiectiv specific nr. 2 colectarea tuturor impozitelor i taxelor locale de la contribuabili persoane juridice. Pentru aceste obiective nu au fost stabilii i definii indicatori de rezultat. La nivelul serviciului Executarea silit a creanelor restante, au fost stabilite de asemenea dou obiective specifice, respectiv: Obiectiv specific nr. 1 nfiinarea sechestrelor asupra bunurilor urmribile ale 280

Constatri

debitorilor . Obiectiv specific nr. 2 nfiinarea popririlor asupra conturilor bancare ale debitorilor Pentru aceste obiective nu au fost definii i stabilii indicatori de rezultat Din comparaia obiectivului general definit la nivelul entitii cu obiectivele specifice definite la nivelul direciei se constat c acestea deriv din obiectivul general dar nu-l acoper n totalitate. Astfel, n timp ce obiectivul general este definit n condiii de performan, obiectivele specifice sunt definite n condiii de performan doar n cadrul serviciului de colectare. Totodat, obiectivele specifice definite la nivelul serviciilor nu asigur i nu cuprind toate activitile desfurate n cadrul acestora, astfel: la nivelul serviciului de colectare impozite i taxe locale, pentru activitile privind stabilirea impozitelor, conducerea evidenelor pe pltitor, nregistrarea obligaiilor de plat, operarea plilor etc. nu sunt definite i stabilite activiti. la nivelul serviciului executarea silit a creanelor restante, pentru activitile privind emiterea titlurilor executorii, emiterea somaiilor, planificarea i organizarea licitaiilor, ncasarea sumelor din executare silit, stingerea debitelor etc. nu sunt stabilite i definite obiective. Entitatea si-a stabilit ca indicator de rezultat n cadrul obiectivului general ca gradul de ncasare a debitelor curente s fie de 100%, iar al arieratelor de 90%. La nivelul serviciilor funcionale nu exist nici un indicator stabilit care s cuantifice realizarea total sau parial a indicatorului general. Aceasta presupune c, la nivelul serviciilor nu este stabilit nici o responsabilitate cu privire la nivelul impozitelor i taxelor locale ce trebuie colectate, nu exist nici o responsabilitate cu privire la realizarea veniturilor planificate de entitate a fi colectate din debitele curente i restante, mai mult nici mcar nu si-au stabilit obiectivele astfel nct s-i acopere toate activitile responsabilizate. Aceasta afecteaz capacitatea entitii de a-i atinge rezultatele i de a obine nivelurile de performan stabilite. Pornind de la obiectivele specifice definite de cele dou servicii se constat c acestea nu sunt specifice acestora, fiind definite la nivel general, nu sunt realiste i stimulatoare i nu conduc la un rezultat ateptat. Obiectivele specifice sunt definite la nivel general i nu asigur obinerea unui rezultat ateptat. Obiectivele specifice nu acoper obiectivele generale i nu respect caracteristicile SMART. Obiectivele specifice definite nu sunt acoperite de activitile repartizate i executate n cadrul serviciului.

Concluzii

Auditor intern,

Supervizor,

281

Procedura P08
Serviciul de audit public intern

COLECTAREA DOVEZILOR

LISTA DE CONTROL nr. 1.1. privind definirea obiectivelor specifice cu respectarea caracteristicilor SMART. Misiunea de audit: Administrarea impozitelor i taxelor locale Perioada auditat: 01.07.2008 31.03.2010 Sunt stabilii Elemente Este specific indicatori eantionate serviciului cantitativi i Elemente calitativi testate Obiectiv specific colectarea NU tuturor impozitelor i taxelor NU locale de la persoanele fizice. Obiectiv specific colectarea NU NU tuturor impozitelor i taxelor locale de la contribuabili persoane juridice. Obiectiv specific nfiinarea NU NU sechestrelor asupra bunurilor urmribile ale debitorilor . Obiectiv specific nfiinarea NU NU popririlor asupra conturilor bancare ale debitorilor Data: 14.05.2010 282

Este accesibil i poate fi atins

Asigur atingerea Definete perioada rezultatului n care trebuie ateptat realizat NU NU

Este specific serviciului

NU

NU

NU

NU

NU

NU

NU

NU

NU

NU

NU

NU

NU

NU

Auditor intern,

Procedura P08
Entitatea public Serviciul de audit public intern

COLECTAREA DOVEZILOR

INTERVIU nr. 1.1. privind modul de stabilire i definire al obiectivelor adresat d-lui Minc Cristian, director Direcia impozite i taxe Misiunea de audit: Administrarea impozitelor i taxelor locale Perioada auditat: 01.07.2008 31.03.2010 ntrebarea 1: Precizai care este forma de organizare actual a direciei i dac aceasta permite ndeplinirea funciilor entitii n stabilirea i colectarea impozitelor i taxelor locale? Rspuns 1: Organizarea i conducerea actual rspunde variantei pe obiective, respectiv structura i dimensiunea corespunde stadiului actual al reglementrilor i strategiilor existente, iar stabilirea activitilor s-a fcut n raport cu obiectivele definite, avnd n aceste condiii o autonomie sporit. ntrebare 2: Precizai modalitatea de definire a obiectivelor generale privind la nivelul direciei? Rspuns 2: Aceste obiective au fost definite de nivelurile de management ale entitii, respectiv n cadrul politicilor de dezvoltare, de ctre comisiile de lucru responsabilizate n acest sens. ntrebare 3: La nivelul direciei obiectivele generale au fost transpuse n obiective specifice i n rezultate ateptate pentru fiecare activitate i au fost comunicate personalului? Rspuns 3: Obiectivele specifice au fost definite astfel nct s fie acoperite de activitile realizate n cadrul direciei i acestea au fost grupate n dou categorii, respectiv activiti legate de colectarea impozitelor i taxelor locale i activiti legate de executarea silit a debitelor restante i neachitate, pe baza acestor grupri fiind definite n cadrul celor dou servicii cte dou obiective specifice. ntrebare 4: La definirea obiectivelor specifice s-a analizat i s-a urmrit ca acestea s respecte pachetul de cerine SMART? Rspuns 4: Nu, n general s-a urmrit ca acestea s corespund activitii serviciului, s includ activitile stabilite i s poat fi realizate. Precizez c, la data la care au fost definite n cadrul serviciului, nu exista experien necesar cu privire la analiza i definirea unui obiectiv. 283

ntrebare 5: Obiectivele specifice definite au prevzute rezultate ateptate? Rspuns 5: Nu. ntrebare 6: Cum este evaluat modul de ndeplinire a obiectivelor specifice la sfritul perioadei de implementare? Rspuns 6: Evaluarea este realizat zilnic prin evaluarea activitilor realizate de ctre fiecare salariat aa cum i-au fost repartizate i se urmrete dac acoper timpul de lucru. ntrebare 7: Exist i indicatori care exprim gradul de realizare a activitilor stabilii sau responsabilizai la nivelul direciei? Rspuns 7: Nu, pentru astfel de indicatori exista riscul s nu fie realizai, fapt pentru care nu i-am definit.

ntrebare 8: Dac nu exist astfel de indicatori stabilii, cum evaluai performana? Rspuns 8: Prin raportare la valoarea impozitelor colectate i aciunile de control ntreprinse n vederea identificrii i ncasrii corecte a debitelor. ntrebare 8: Mai avei ceva de adugat? Rspuns 8: Nu.

Dat n faa noastr, Auditori Vasilescu Adrian Data: 14.05.2010

Intervievat, Minc Cristian, Director Direcia impozite i taxe

284

Procedura P08
Entitatea public Serviciul de audit public intern

COLECTAREA DOVEZILOR

FISA DE IDENTIFICARE i ANALIZA A PROBLEMEI nr. 1.3.

Misiunea de audit: Administrarea impozitelor i taxelor locale Perioada auditat: 01.07.2008 31.03.2010 ntocmit: Vasilescu Adrian Avizat: Georgescu Cristian Problema Constatri

Data: 14.05.2010 Data: 14.05.2010

Obiectivele specifice nu acoper obiectivele generale, activitile repartizate serviciului nu respect caracteristicile SMART i nu conduc la un rezultat ateptat. Potrivit Programului de control managerial elaborat la nivelul entitii, referitor la componenta privind realizarea veniturilor entitii, am identificat, legat de activitatea de colectare a impozitelor i taxelor locale obiectivul general creterea gradului de colectare a impozitelor i taxelor locale de la contribuabili persoane fizice i persoane juridice i indicatorul stabilit gradul de colectare a impozitelor i taxelor locale curente 100%, iar a arieratelor 90%, perioada de implementare a obiectivului general fiind de 3 ani, respectiv perioada de implementare a planului multianual. La nivelul serviciului Colectarea impozitelor i taxelor locale, n baza acestui obiectiv general au fost stabilite i formulate dou obiective specifice, respectiv: Obiectiv specific nr. 1 colectarea tuturor impozitelor i taxelor locale de la persoanele fizice. Obiectiv specific nr. 2 colectarea tuturor impozitelor i taxelor locale de la contribuabili persoane fizice. Pentru aceste obiective nu au fost stabilii i definii indicatori de rezultat La nivelul serviciului Executarea silit a creanelor restante, au fost stabilite de asemenea dou obiective specifice, respectiv: Obiectiv specific nr. 1 nfiinarea sechestrelor asupra bunurilor urmribile ale debitorilor . Obiectiv specific nr. 2 nfiinarea popririlor asupra conturilor bancare ale debitorilor Pentru aceste obiective nu au fost definii i stabilii indicatori de rezultat Din comparaia obiectivului general definit la nivelul entitii cu obiectivele specifice definite la nivelul direciei se constat c acestea deriv din obiectivul general, dar nu-l acoper n totalitate. Astfel, n timp ce obiectivul general este definit n condiii de performan, obiectivele specifice sunt definite n condiii de performan doar n cadrul serviciului de colectare. Totodat, obiectivele specifice definite la nivelul serviciilor nu asigur i nu 285

Cauze

Consecine

Recomandare

cuprind toate activitile desfurate n cadrul acestora, astfel: la nivelul serviciului de colectare impozite i taxe locale, pentru activitile privind stabilirea impozitelor, conducerea evidenelor pe pltitor, nregistrarea obligaiilor de plat, operarea plilor etc. nu sunt definite i stabilite activiti. la nivelul serviciului executarea silit a creanelor restante, pentru activitile privind emiterea titlurilor executorii, emiterea somaiilor, planificarea i organizarea licitaiilor, ncasarea sumelor din executare silit, stingerea debitelor etc. nu sunt stabilite i definite obiective. Entitatea si-a stabilit ca indicator de rezultat n cadrul obiectivului general s ating un grad de ncasare a debitelor curente de 100% i al arieratelor de 90%. La nivelul serviciilor funcionale nu exist nici un indicator stabilit care s cuantifice realizarea total sau parial a indicatorului general. Aceasta presupune c, la nivelul serviciilor, nu este stabilit nici o responsabilitate cu privire la nivelul impozitelor i taxelor locale ce trebuie colectate, nu exist nici o responsabilitate cu privire la realizarea veniturilor planificate de entitate a fi colectate din debitele curente i restante, mai mult nici mcar nu si-au stabilit obiectivele astfel nct si acopere toate activitile responsabilizate. Aceasta afecteaz capacitatea entitii de a-i atinge rezultatele i de a obine nivelurile de performan stabilite. Pornind de la obiectivele specifice definite de cele dou servicii, se constat c acestea nu sunt specifice acestora, fiind definite la nivel general, nu sunt realiste i stimulatoare i nu conduc la un rezultat ateptat. La stabilirea obiectivelor specifice nu a fost implicat personal din cadrul serviciilor funcionale care s i cunoasc bine atribuiile i activitile de realizat, acestea fiind stabilite de management i comunicate serviciilor. La stabilirea obiectivelor specifice nu a fost realizat o identificare a activitilor realizate la nivelul fiecrui serviciu i gruparea omogen a acestora n vederea definirii lor corecte. Totodat, nu a fost realizat o evaluare a direciilor generale de aciune ale entitii i a indicatorilor stabilii de realizat de ctre acetia cu privire la realizarea veniturilor din impozite i taxe locale i o echilibrare cu obiectivele specifice definite. Direciile de aciune ale entitii n domeniul colectrii impozitelor i taxelor locale i realizrii veniturilor planificate nu vor fi realizate. n aceste condiii, programele de dezvoltare ale entitii nu vor fi ndeplinite din cauza lipsei resurselor financiare Analiza politicilor de dezvoltare ale entitii, a obiectivelor generale definite cu privire la colectarea impozitelor i taxelor locale i definirea obiectivelor specifice astfel nct s acopere obiectivele generale. Totodat vor fi identificate toate activitile responsabilizate unui serviciu, acestea vor fi grupate omogen i definite obiectivele specifice astfel nct toate activitile s fie ataate acestora, s conduc la un rezultat ateptat, exprimat n indicatori de performan. Supervizat, Pentru conformitate

Auditor intern,

286

Procedura P08
Entitatea public Serviciul de audit public intern

COLECTAREA DOVEZILOR

TEST Nr. 1.4.

Misiunea de audit: Administrarea impozitelor i taxelor locale Perioada auditat: 01.07.2008 31.03.2010 ntocmit: Vasilescu Adrian Avizat: Georgescu Cristian Obiectul testului Obiectivele testului Descrierea testului

Data: 14.05.2010 Data: 14.05.2010

Constatri

Analiza dac atribuiile stabilite serviciilor funcionale ale direciei asigur aria de competen necesar realizrii activitilor Examinarea atribuiilor stabilite serviciilor funcionale ale direciei i urmrirea dac acestea definesc aria de competen necesar realizrii activitilor i aciunilor responsabilizate serviciului respectiv. Eantionul s-a constituit prin selectarea aleatorie a serviciului Colectarea impozitelor i taxelor locale i a serviciului Executarea silit a creanelor restante. n cazul acestora au fost evaluate atribuiile definite i s-a urmrit dac acestea asigur aria de competen necesar realizrii activitilor responsabilizate Analiza atribuiilor definite fiecruia dintre serviciului selectate a pus n eviden faptul c acestea nu ntotdeauna sunt conforme i nu asigur competena de realizare a activitilor i aciunilor, acestea fiind definite n multe cazuri la modul general, nu indic, prin modul de formulare o aciune, nu asigura un coninut clar, fiind stabilite sub forma unei relaii funcionale sau avnd caracter de activitate sau sarcin, astfel: n cadrul serviciului Colectarea impozitelor i taxelor locale, activitile se pot grupa omogen n: activiti privind stabilirea impozitelor, conducerea evidenelor pe pltitor, colectarea impozitelor i taxelor, nregistrarea obligaiilor de plat, operarea plilor. Urmare analizei atribuiilor definite acestui serviciu, s-a constatat c att pentru grupele de activiti reprezentnd nregistrarea obligaiilor de plat ale contribuabililor, respectiv cele declarate, cele impuse din oficiu, cele stabilite n urma controalelor, ct i pentru cele pentru care sunt emise titluri de crean, nu sunt stabilite i alocate atribuii. Aceasta conduce la faptul c respectivele activiti sunt realizate fr a exista aria de competen necesar alocat. n cadrul serviciului Executarea silit a creanelor restante, activitile se pot grupa omogen n: ntocmirea dosarelor de executare silit, emiterea titlurilor executorii, emiterea somaiilor, nfiinarea popririlor, nfiinarea sechestrelor pentru bunuri mobile, nfiinarea sechestrelor pentru bunuri imobile, planificarea i organizarea licitaiilor, ncasarea sumelor din executare silit, susinerea intereselor entitii n cazul n care procedura de executare silit este contestat, stingerea debitelor. Urmare analizei atribuiilor definite acestui serviciu, s-a constatat c pentru grupele de activiti reprezentnd nfiinarea popririlor (identificarea conturilor bancare, nfiinarea popririlor pe toate conturile bancare, comunicarea 287

Concluzii

popririlor ctre bnci, urmrirea confirmrii de ctre banc a nfiinrii popririi, comunicarea debitorului asupra popririi nfiinate) i pentru cele privind organizarea licitaiilor i distribuirea preului nu sunt stabilite i alocate atribuii. Aceasta conduce la faptul c pentru respectivele activiti nu exist aria de competen necesar executrii lor i totodat, n cazul unei contestri, cu privire la faptul c persoanele care au nfiinat popririle sau au organizat licitaiile nu aveau competena necesar realizrii lor, procesele n cauz pot fi pierdute. Totodat, n ambele situaii, n cazurile n care aceste activiti nu sunt executate la nivelurile de calitate, n termen sau sunt executate cu neglijen, persoanele n cauz nu pot fi trase la rspundere deoarece nu au avut responsabilizate aceste activiti Atribuiile definite la nivelul serviciilor funcionale ale direciei nu asigur n toate cazurile competena necesar realizrii activitilor i aciunilor responsabilizate i executate n cadrul acestora.

Auditor intern,

Supervizor,

288

Procedura P08
Entitatea public Serviciul de audit public intern

COLECTAREA DOVEZILOR

INTERVIU nr. 1.2. privind modul de stabilire a atribuiilor la nivelul unui serviciu adresat d-lui Negru Adrian ef serviciu Colectare impozite i taxe locale Misiunea de audit: Administrarea impozitelor i taxelor locale Perioada auditat: 01.07.2008 31.03.2010 ntrebarea nr. 1: Cine rspunde de elaborarea ROF-ului direciei? Rspuns nr. 1: Este n sarcina Direciei de resurse umane.. ntrebarea nr. 1: Care este responsabilitatea dvs. cu privire la elaborarea ROF-ului? Rspuns nr. 1: Primesc propunerile de la serviciile funcionale, elaborez ROF-ul aferent direciei i-l comunic direciei de resurse umane.

ntrebarea nr. 2: Cine stabilete atribuiile, competenele i responsabilitile structurilor funcionale? Rspuns nr. 2: Sunt solicitate propuneri de la serviciile respective. ntrebarea nr. 3: Exist controale de evaluare asupra modului n care aceste servicii i definesc atribuiile i responsabilitile, sau relaiile funcionale? Rspuns nr. 3: Nu, este responsabilitatea acestora cum i le definesc. ntrebarea nr. 4: Se realizeaz comparaie ntre atribuiile definite n cadrul fiecrui serviciu i activitile responsabilizate acelui serviciu, urmrindu-se dac atribuiile asigur competena necesar realizrii activitilor? Rspuns nr. 4: Nu. ntrebarea nr. 5: n condiiile n care o activitate sau aciune este realizat la nivelul serviciului i aceasta nu se regsete responsabilizat la nici un post de lucru, cine rspunde n cazurile n care aceasta nu este realizat sau este realizat necorespunztor ? 289

Rspuns nr. 5: Chiar dac unele activiti pe care le realizeaz salariaii nu sunt trecute n fiele posturilor, din neglijen, acestea sunt executate de persoanele crora le sunt stabilite de ctre eful de serviciu i aceast persoan rspunde n faa conducerii direciei asupra modului cum le duce la ndeplinire. n cazul n care nu le realizeaz sunt analizate cauzele i dac se consider necesar se face un referat, care se aprob de conducere i se transmite apoi la comisia de disciplin ntrebarea nr. 6: Mai avei ceva de adugat? Rspuns nr. 6: Nu.

Dat n faa noastr, Auditori Vasilescu Adrian Data: 14.05.2010

Intervievat, Negru Adrian ef serviciu

290

Procedura P08
Entitatea public Serviciul de audit public intern

COLECTAREA DOVEZILOR

FISA DE IDENTIFICARE i ANALIZA A PROBLEMEI nr. 1.4.

Misiunea de audit: Administrarea impozitelor i taxelor locale Perioada auditat: 01.07.2008 31.03.2010 ntocmit: Vasilescu Adrian Avizat: Georgescu Cristian Problema Constatri

Data: 14.05.2010 Data: 14.05.2010

Atribuiile definite la nivelul serviciilor funcionale ale direciei nu asigur n toate cazurile competena necesar realizrii activitilor i aciunilor executate n cadrul acestora. Analiza atribuiilor definite fiecruia dintre serviciile selectate a pus n eviden faptul c, nu sunt ntotdeauna acestea sunt conforme i asigur competena de realizare a activitilor i aciunilor, acestea fiind stabilite n multe cazuri la modul general, nu indic, prin modul de formulare o aciune, nu asigura un coninut clar, fiind definite sub forma unei relaii funcionale sau avnd caracter de activitate sau sarcin, astfel: n cadrul serviciului Colectarea impozitelor i taxelor locale, activitile se pot grupa omogen n: activiti privind stabilirea impozitelor, conducerea evidenelor pe pltitor, colectarea impozitelor i taxelor, nregistrarea obligaiilor de plat, operarea plilor. Urmare analizei atribuiilor definite acestui serviciu, s-a constatat c att pentru grupele de activiti reprezentnd nregistrarea obligaiilor de plat ale contribuabililor, respectiv cele declarate, cele impuse din oficiu, cele stabilite n urma controalelor, ct i pentru cele pentru care sunt emise titluri de crean, nu sunt stabilite i alocate atribuii. Aceasta conduce la faptul c respectivele activiti sunt realizate fr a exista aria de competen necesar alocat. n cadrul serviciului Executarea silit a creanelor restante, activitile se pot grupa omogen n: ntocmirea dosarelor de executare silit, emiterea titlurilor executorii, emiterea somaiilor, nfiinarea popririlor, nfiinarea sechestrelor pentru bunuri mobile, nfiinarea sechestrelor pentru bunuri imobile, planificarea i organizarea licitaiilor, ncasarea sumelor din executare silit, susinerea intereselor entitii n cazul n care procedura de executare silit este contestat, stingerea debitelor. Urmare analizei atribuiilor definite acestui serviciu, s-a constatat c pentru grupele de activiti reprezentnd nfiinarea popririlor (identificarea conturilor bancare, nfiinarea popririlor pe toate conturile bancare, comunicarea popririlor ctre bnci, urmrirea confirmrii de ctre banc a nfiinrii popriri, comunicarea debitorului asupra popriri nfiinate) i pentru cele privind organizarea licitaiilor i distribuirea preului nu sunt stabilite i alocate atribuii. Aceasta conduce la faptul c pentru respectivele activiti 291

Cauze

Consecine

Recomandare

executate nu exist aria de competen necesar executrii lor i totodat, n cazul unei contestri cu privire la faptul c persoanele care au nfiinat popririle sau au organizat licitaiile nu aveau competena necesar realizrii lor, procesele n cauz pot fi pierdute. Totodat, n ambele situaii, n cazurile n care aceste activiti nu sunt executate la nivelurile de calitate, n termen sau sunt executate cu neglijen, persoanele n cauz nu pot fi trase la rspundere deoarece nu au avut responsabilizate aceste activiti Pentru definirea atribuiilor la nivelul direciei s-au primit propuneri de la fiecare serviciu n parte, cuprinderea lor n cadrul ROF-ului s-a realizat fr a mai fi examinate i comparate cu activitile executate. Persoanele din cadrul serviciilor funcionale ale direciei, care au stabilit i definit atribuiile, nu au dispus de cunotinele i abilitile necesare astfel nct s poat defini o atribuie ca un set de sarcini i s urmreasc, n acelai timp, ca acestea s asigure competenele necesare realizrii activitilor. Executarea unor activiti fr a exista competena necesar. Imposibilitatea tragerii la rspundere a persoanelor care nu execut i realizeaz activitile la nivelurile de performan stabilite, sau le execut cu neglijen, cu efecte negative asupra entitii. Definirea atribuiilor ntr-o structur semantic adecvat, care s indice un set omogen de sarcini. Examinarea tuturor atribuiilor definite la nivelul fiecrui serviciu funcional din cadrul direciei, n corelaie cu activitile responsabilizate i executate i urmrirea dac exist competena necesar executrii tuturor activitilor. n cazurile n care competena nu este asigurat, se va proceda la stabilirea i definirea de atribuii adecvate i cuprinderea lor n ROF-ul entitii.

Auditor intern,

Supervizat,

Pentru conformitate

292

Procedura P08
Entitatea public Serviciul de audit public intern

COLECTAREA DOVEZILOR

TEST nr. 1.5.

Misiunea de audit: Administrarea impozitelor i taxelor locale Perioada auditat: 01.07.2008 31.03.2010 ntocmit: Vasilescu Adrian Avizat: Georgescu Cristian Obiectul testului Obiectivele testului Descrierea testului

Data: 14.05.2010 Data: 14.05.2010

Identificarea i ataarea activitilor i aciunilor pe obiectivele specifice stabilite la nivelul direciei. Examinarea modului n care activitile desfurate la nivelul serviciului au fost identificate, grupate omogen i ataate obiectivelor astfel nct s conduc la implementarea acestora i la obinerea rezultatelor ateptate. Eantionul constituit n vederea examinrii a fost reprezentat de activitile i aciunile identificate de serviciul de executarea silit a debitelor restante i de obiectivele specifice stabilite i definite n cadrul acestuia. Analiza a constat n examinarea activitilor i aciunile stabilite pentru realizarea acestora, urmrindu-se dac acestea sunt corect i complet identificate asigurnd realizarea obiectivelor i dac aciunile stabilite contribuie la realizarea activitilor, respectiv: - activitatea este exprimat prin aciuni concrete materializate n rezultate msurabile; - aciunile proprii realizrii unei activiti sunt formulate i descrise corect; - aciunile necesare realizrii unei activiti sunt identificate n totalitate; - aciunile definite sunt ataate corect activitilor Avnd n vedere c perioada de implementare a obiectivelor specifice este scurt, de un an (unele obiective fiind planificate a fi realizate chiar ntr-o perioad mai mic), conducerea direciei, n funcie de scopul i rezultatul urmrit n implementarea obiectivelor, trebuie s identifice activitile de realizat/aciunile de ntreprins pentru atingerea obiectivelor i s le repartizeze posturilor din cadrul serviciului, n funcie de nivelul i cerinele de cunotine solicitate de postul respectiv. Din analiza activitilor necesare realizrii obiectivelor specifice stabilite pentru perioada supus evalurii, a rezultat c acestea, n general, asigur conformitatea cu regulamentele i politicile interne, pun n eviden principalele aciuni necesare realizrii obiectivelor, dar aa cum sunt formulate, nu au fost identificate n ntregime. Totodat sunt materializate n rezultate msurabile, ns sunt cazuri n care aciunile stabilite n realizarea lor nu sunt aferente activitii respective, astfel: activitatea de elaborare i nfiinare a popririlor - nu este identificat i nu se regsete n cadrul celor dou obiective definite la nivelul serviciului toate c 293

Constatri

Concluzii

aceasta se execut i este responsabilizat n cadrul a dou posturi de lucru; activitatea privind ntocmirea i comunicarea somaiilor - cu toate c a fost identificat i ataat la unul dintre cele dou obiective specifice stabilite serviciului se regsete responsabilizat la nivelul posturilor, respectiv din analiza fielor posturilor serviciului, nu s-au regsit n nici o fi sarcini stabilite cu privire ntocmirea i comunicarea somaiilor; activitatea de organizare i desfurare a licitaiilor - din analiza modului de definire i alocare n cadrul obiectivului, a rezultat c aceasta nu este concludent i nu se asigur finalizarea ei. Astfel, potrivit aciunilor identificate i repartizate obiectivului, a rezultat c acestea cuprind doar: planificarea licitaiilor, evaluarea bunurilor ce urmeaz a fi scoase la vnzare i stabilirea preului de licitaie. Nu au fost identificate i ataate obiectivelor aciuni ca: organizarea licitaiilor, finalizarea rezultatelor licitaiilor (ncheierea proceselor verbale), distribuirea preului, nregistrarea sumelor ncasate i lichidarea debitului, recuperarea cheltuielilor ocazionate de organizarea i desfurarea procedurii de executare silit. Totodat, din analiza posturilor, s-a constatat c unele sarcini stabilite acestora nu se regsesc printre activitile sau aciunile ataate obiectivelor, iar unele aciuni ataate obiectivelor nu se regsesc n cadrul sarcinilor stabilite posturilor. Astfel: aciuni privind ncasarea sumelor din licitaie, distribuirea preului, urmrirea i lichidarea debitului urmare executrii silite, recuperarea cheltuielilor cu executarea silit se regsesc n cadrul fielor postului ca atribuii responsabilizate, dar nu sunt regsite n cadrul activitilor stabilite obiectivelor. aciuni privind planificarea licitaiilor, realizarea publicaiilor i anunurilor de organizare a licitailor se regsesc ataate obiectivelor, dar nu sunt regsite n cadrul fielor posturilor ca atribuii responsabilizate. Activitile nu exprim concret aportul serviciului la realizarea obiectivului specific definit. Nu sunt identificate toate activitile i aciunile care contribuie la realizarea obiectivelor specifice.

Auditor intern,

Supervizor,

294

Procedura P08
Entitatea public Serviciul de audit public intern

COLECTAREA DOVEZILOR

NOTA DE RELAII nr. 1.2. privind identificarea i responsabilizarea activitilor adresat d-nei Butnaru Lenua ef serviciu Executare silit a debitelor restante Misiunea de audit: Administrarea impozitelor i taxelor locale Perioada auditat: 01.07.2008 31.03.2010 Nr. crt 1 2 NTREBRI Precizai dac s-a realizat o identificare a activitilor necesare realizrii obiectivelor? La definirea activitilor s-a urmrit ca aciunile componente s fie materializate n rezultate msurabile? DA X X La stabilirea activitilor nu s-a urmrit i identificarea aciunilor care conduc la realizarea lor i urmrirea dac se regsesc responsabilizate postului. NU OBSERVAII

3 4 5

La stabilirea aciunilor s-a urmrit ca acestea s corespund scopului activitii? Aciunile stabilite activitii conduc la realizarea acesteia n totalitate? Activitile realizate n cadrul serviciului sunt omogene i sunt ataate n mod corespunztor obiectivelor? Activitile i aciunile realizate n cadrul serviciului asigur conformitatea cu regulamentele i politicile interne? Activitile realizate n cadrul serviciului sunt repartizate n totalitate posturilor existente? Activitile sunt repartizate posturilor din cadrul serviciului n funcie de nivelul, cerinele i sarcinile responsabilizate postului?

X X X Sunt unele activiti realizate i care nu se regsesc ataate obiectivelor.

7 8

X X Activitile sunt repartizate unui post n funcie de necesiti i astfel nct s fie acoperite i executate n totalitate

Activitile individualizeaz i exprim concret X aportul serviciului la ndeplinirea mandatului direciei? 295

10 11. 12

Au fost identificate toate activitile i aciunile care sunt executate n cadrul serviciului? Aciunile au fost corect identificate i stabilite n cadrul activitilor Mai avei ceva de adugat? Dat n faa noastr, Auditori Vasilescu Adrian Data: 14.05.2010

X X X Intervievat, Butnaru Lenua Aciunile stabilite pentru unele activiti nu conduc la realizarea acestora

296

Procedura P08
Entitatea public Serviciul de audit public intern

COLECTAREA DOVEZILOR

FISA DE IDENTIFICARE i ANALIZA A PROBLEMEI nr. 1.5.

Misiunea de audit: Administrarea impozitelor i taxelor locale Perioada auditat: 01.07.2008 31.03.2010 ntocmit: Vasilescu Adrian Avizat: Georgescu Cristian Problema Constatri

Data: 14.05.2010 Data: 14.05.2010

Activitile i aciunile nu sunt identificate n totalitate i nu exprim concret aportul serviciului la realizarea obiectivului specific cruia i sunt alocate. Avnd n vedere c perioada de implementare a obiectivelor specifice este scurt, de un an (unele obiective fiind planificate a fi realizate chiar ntr-o perioad mai mic), conducerea direciei, n funcie de scopul i rezultatul urmrit n implementarea obiectivelor, trebuie s identifice activitile de realizat/aciunile de ntreprins pentru atingerea obiectivelor i s le repartizeze posturilor din cadrul serviciului, n funcie de nivelul i cerinele de cunotine solicitate de postul respectiv. Din analiza activitilor necesare realizrii obiectivelor specifice stabilite pentru perioada supus evalurii, a rezultat c acestea, n general, asigur conformitatea cu regulamentele i politicile interne, pun n eviden principalele aciuni necesare realizrii obiectivelor, dar aa cum sunt formulate, nu au fost identificate n ntregime. Totodat sunt materializate n rezultate msurabile, ns sunt cazuri n care aciunile stabilite n realizarea lor nu sunt aferente activitii respective, astfel: activitatea de elaborare i nfiinare a popririlor - nu este identificat i nu se regsete n cadrul celor dou obiective definite la nivelul serviciului, cu toate c aceasta se execut i este responsabilizat n cadrul a dou posturi de lucru; activitatea privind ntocmirea i comunicarea somaiilor - cu toate c a fost identificat i ataat la unul dintre cele dou obiective specifice stabilite serviciului nu se regsete responsabilizat la nivelul posturilor, respectiv din analiza fielor posturilor serviciului, nu s-au regsit n nici o fi sarcini stabilite cu privire ntocmirea i comunicarea somaiilor; activitatea de organizare i desfurare a licitaiilor - din analiza modului de definire i alocare n cadrul obiectivului, a rezultat c aceasta nu este concludent i nu se asigur finalizarea ei. Astfel, potrivit aciunilor identificate i repartizate obiectivului, a rezultat c acestea cuprind doar: planificarea licitaiilor, evaluarea bunurilor ce urmeaz a fi scoase la vnzare i stabilirea preului de licitaie. Nu au fost identificate i ataate obiectivelor aciuni ca: organizarea licitaiilor, finalizarea rezultatelor licitaiilor (ncheierea proceselor verbale), distribuirea preului, nregistrarea sumelor ncasate i lichidarea 297

Cauze

Consecine

Recomandare

debitului, recuperarea cheltuielilor ocazionate de organizarea i desfurarea procedurii de executare silit. Totodat, din analiza posturilor, s-a constatat c unele sarcini stabilite acestora nu se regsesc printre activitile sau aciunile ataate obiectivelor, iar unele aciuni ataate obiectivelor nu se regsesc n cadrul sarcinilor stabilite posturilor. Astfel: aciuni privind ncasarea sumelor din licitaie, distribuirea preului, urmrirea i lichidarea debitului urmare executrii silite, recuperarea cheltuielilor cu executarea silit se regsesc n cadrul fielor postului ca atribuii responsabilizate, dar nu sunt regsite n cadrul activitilor stabilite obiectivelor. aciuni privind planificarea licitaiilor, realizarea publicaiilor i anunurilor de organizare a licitailor se regsesc ataate obiectivelor, dar nu sunt regsite n cadrul fielor posturilor ca atribuii responsabilizate. Definirea incomplet a activitilor i aciunilor, dar i ataarea incorect a acestora obiectivelor, nu conduc la stabilirea unor sarcini clare i coerente, astfel nct rezultatele ateptate n urma implementrii obiectivelor nu sunt obinute. Persoanele nu pot fi stabilite ca responsabile pentru activiti sau aciuni care nu le-au fost responsabilizate ca sarcini n fia postului. Indicatorii de rezultat sau de performan ataai obiectivelor nu pot fi atini i n consecin i dezvoltarea entitii este limitat. Analiza tuturor activitilor desfurate la nivelul serviciului i redefinirea acestora astfel nct s exprime aciuni concrete materializate n rezultate msurabile. Analiza sarcinilor definite n cadrul fielor posturilor i urmrirea ca acestea s cuprind n totalitate activitile i aciunile realizate la nivelul serviciului. Analiza obiectivelor specifice serviciului i redefinirea acestora, astfel nct s cuprind toate activitile desfurate la nivelul serviciului.

Auditor intern,

Supervizat,

Pentru conformitate

298

Procedura P08
Entitatea public Serviciul de audit public intern

COLECTAREA DOVEZILOR

TEST Nr. 1.6.

Misiunea de audit: Administrarea impozitelor i taxelor locale Perioada auditat: 01.07.2008 31.03.2010 ntocmit: Vasilescu Adrian Avizat: Georgescu Cristian Obiectul testului Obiectivele testului Descrierea testului Proiectarea eficient a structurii organizatorice.

Data: 14.05.2010 Data: 14.05.2010

Construirea structurii organizatorice n concordan cu activitile necesare pentru atingerea i ndeplinirii obiectivelor. Eantionul este constituit din atribuiile i activitile stabilite la nivelul direciei, precum i din cele definite i stabilite la nivelul serviciilor funcionale. n acest sens, informaiile obinute sunt evaluate i s-a urmrit dac varianta de structur organizatoric actual este cea adecvat necesitilor, respectiv asigur eliminarea suprapunerilor de atribuii i activiti i asigur gruparea omogen a acestora pe serviciile funcionale. Testarea a constat n analiza funcionalitii structurii organizatorice, a modului cum aceasta rspunde cerinelor i a modului de organizare a activitilor din punct de vedere managerial, respectiv: - repartizarea omogen a activitilor pe servicii; - repartizarea omogen n funcie de atribuii a activitilor pe servicii; - eliminarea suprapunerilor de atribuii ntre servicii; - repartizarea omogen a sarcinilor n cadrul posturilor; - asigurarea competenelor n realizarea atribuiilor.

Constatri

Varianta de structur, determinat de modurile specifice de definire i manifestare a elementelor structurale a fost cea funcional, ns pentru asigurarea dezvoltrii organizaionale la conceperea i proiectarea structurii organizatorice nu s-a avut n vedere realizarea unei analize a eficienei activitii pe diviziuni structurale: mediul, serviciile, beneficiarii, zonele de aciune, respectiv analiza obiectivelor, definirea n funcie de obiectivele stabilite a activitilor necesare realizrii acestora, precum i atribuirea atribuiilor astfel nct s existe competena necesar realizrii activitilor. n ceea ce privete atribuiile principale, necesare ndeplinirii fiecrui obiectiv n parte, acestea nu sunt stabilite i definite unitar i centralizat, ci se regsesc, de regul, diseminate printre sarcinile diferitelor servicii. n acest sens, la crearea serviciilor din cadrul structurilor funcionale nu s-a respectat principiul potrivit cruia trebuie s se desfoare activiti relativ omogene, care 299

necesit cunotine de specialitate de un anumit tip i nu s-a urmrit diminuarea suprapunerilor de atribuii ntre servicii i nici simplificarea circuitelor de comunicare a informaiilor. Astfel, din analiza efectuat s-a constatat urmtoarele: serviciul executarea silit a debitelor restante a fost nfiinat cu scopul urmririi recuperrii debitelor restante pe calea executrii silite. n cadrul ROF acest serviciu are responsabilizate, pe lng atribuiile privind executarea silit i atribuii privind acordarea de asisten contribuabililor i chiar atribuii de control. Analiznd activitile desfurate efectiv la nivelul serviciului, s-a constatat c titularii posturilor execut aproape zilnic activiti de asisten contribuabili i activiti la ghieu, de colectare a creanelor curente de la contribuabili, care nu se regsesc ns responsabilizate n cadrul ROF-ului. serviciul control a fost nfiinat cu scopul de a planifica i realiza controale la contribuabilii pltitori de impozite i taxe locale. n cadrul ROF-ului acest serviciu are responsabilizate, pe lng atribuiile privind realizarea de controale la contribuabili i atribuii privind emiterea autorizaiilor de orice fel ctre solicitani (autorizaii de construire, certificate, avize, autorizaii sanitare etc.). Analiznd activitile desfurate efectiv la nivelul serviciului s-a constatat c titularii posturilor execut aproape zilnic activiti de control i activiti de emitere de autorizaii, certificate i avize. Totodat precizm c aceste activiti de emitere autorizaii, avize sau certificate nu se regsesc responsabilizate nici la nivelul direciei, acestea fiind responsabilizate unei alte direcii din cadrul entitii. Nu sunt elaborate la nivelul structurii funcionale reglementrile interne necesare implementrii standardelor de control intern stabilite i definite la nivelul organizaiei. Acestea reglementri nu sunt cunoscute sau, dac sunt, nu exist o contientizare a importanei i necesitii aplicrii lor n cadrul direciei. Concluzii Nu sunt asigurate, la nivelul structurii funcionale, condiiile necesare realizrii angajamentelor asumate, rezultate din funciile cu care a fost investit.

Auditor intern,

Supervizor,

300

Procedura P08
Entitatea public Serviciul de audit public intern

COLECTAREA DOVEZILOR

FISA DE IDENTIFICARE i ANALIZA A PROBLEMEI Nr. 1.6.

Misiunea de audit: Administrarea impozitelor i taxelor locale Perioada auditat: 01.07.2008 31.03.2010 ntocmit: Vasilescu Adrian Avizat: Georgescu Cristian Problema Constatri

Data: 14.05.2010 Data: 14.05.2010

Atribuiile nu sunt stabilite omogen pe servicii, exist suprapunerii de la un serviciu la altul, inclusiv cu privire la realizarea activitilor Varianta de structur, determinat de modurile specifice de definire i manifestare a elementelor structurale a fost cea funcional, ns pentru asigurarea dezvoltrii organizaionale la conceperea i proiectarea structurii organizatorice nu s-a avut n vedere realizarea unei analize a eficienei activitii pe diviziuni structurale: mediul, serviciile, beneficiarii, zonele de aciune, respectiv analiza obiectivelor, definirea n funcie de obiectivele stabilite a activitilor necesare realizrii acestora, precum i atribuirea atribuiilor astfel nct s existe competena necesar realizrii activitilor. n ceea ce privete atribuiile principale, necesare ndeplinirii fiecrui obiectiv n parte, acestea nu sunt stabilite i definite unitar i centralizat, ci se regsesc, de regul, diseminate printre sarcinile diferitelor servicii. n acest sens, la crearea serviciilor din cadrul structurilor funcionale nu s-a respectat principiul potrivit cruia trebuie s se desfoare activiti relativ omogene, care necesit cunotine de specialitate de un anumit tip i nu s-a urmrit diminuarea suprapunerilor de atribuii ntre servicii i nici simplificarea circuitelor de comunicare a informaiilor. Astfel, din analiza efectuat s-a constatat urmtoarele: serviciul executarea silit a debitelor restante a fost nfiinat cu scopul urmririi recuperrii debitelor restante pe calea executrii silite. n cadrul ROF acest serviciu are responsabilizate, pe lng atribuiile privind executarea silit i atribuii privind acordarea de asisten contribuabililor i chiar atribuii de control. Analiznd activitile desfurate efectiv la nivelul serviciului, s-a constatat c titularii posturilor execut aproape zilnic activiti de asisten contribuabili i activiti la ghieu, de colectare a creanelor curente de la contribuabili, care nu se regsesc ns responsabilizate n cadrul ROF-ului. serviciul control a fost nfiinat cu scopul de a planifica i realiza controale la contribuabilii pltitori de impozite i taxe locale. n cadrul ROF-ului acest 301

serviciu are responsabilizate, pe lng atribuiile privind realizarea de controale la contribuabili i atribuii privind emiterea autorizaiilor de orice fel ctre solicitani (autorizaii de construire, certificate, avize, autorizaii sanitare etc.). Analiznd activitile desfurate efectiv la nivelul serviciului s-a constatat c titularii posturilor execut aproape zilnic activiti de control i activiti de emitere de autorizaii, certificate i avize. Totodat precizm c aceste activiti de emitere autorizaii, avize sau certificate nu se regsesc responsabilizate nici la nivelul direciei, acestea fiind responsabilizate unei alte direcii din cadrul entitii. Nu sunt elaborate la nivelul structurii funcionale reglementrile interne necesare implementrii standardelor de control intern stabilite i definite la nivelul organizaiei. Acestea reglementri nu sunt cunoscute sau, dac sunt, nu exist o contientizare a importanei i necesitii aplicrii lor n cadrul direciei. Cauze Lipsa asumrii deciziilor la nivelul managementului direciei, precum i lipsa de preocupare a managementului superior pentru domeniul organizaional, pentru necesitatea reglementrii formale eficiente a organizrii serviciilor funcionale. Forma actual de organizare a direciei i modul de repartizare a atribuiilor i activitilor n cadrul serviciilor sale funcionale nu asigur condiiile necesare realizrii angajamentelor asumate n vederea ndeplinirii obiectivelor stabilite i atingerii indicatorilor de performan asumai. n cadrul procesului de elaborare a structurii organizatorice nu s-a procedat la o examinare critic a delimitrii activitilor existente i a coninutului acestora, pentru a se putea constata n ce msur acestea sunt adecvate realizrii funciunii, corelate cu obiectivele stabilite. Analiza funciunilor direciei, a mediului, zonelor de aciune, a naturii i dimensiunilor domeniului i alegerea variantei de structur organizatoric ierarhic-funcional adecvat particularitilor organizaiei, care s asigure repartizarea omogen a atribuiilor i activitilor n cadrul serviciilor funcionale i eliminarea suprapunerilor de activiti i sarcini ntre servicii i posturi.

Consecine

Recomandare

Auditor intern,

Supervizat,

Pentru conformitate

302

Procedura P08
Entitatea public Serviciul de audit public intern

COLECTAREA DOVEZILOR

TEST nr. 1.7.

Misiunea de audit: Administrarea impozitelor i taxelor locale Perioada auditat: 01.07.2008 31.03.2010 ntocmit: Vasilescu Adrian Avizat: Georgescu Cristian Obiectul testului Obiectivele testului Descrierea testului

Data: 14.05.2010 Data: 14.05.2010

Stabilirea nivelului unui post n funcie de complexitatea activitilor executate i a sarcinilor stabilite acestuia. Analiza complexitii activitilor atribuite unui serviciu i urmrirea dac nivelurile atribuite posturilor acoper toate activitile, inclusiv din punct de vedere al complexitii. Eantionul constituit n vederea examinrii a fost reprezentat de activitile i aciunile identificate n cadrul serviciului. Examinarea a constat n analiza sarcinilor atribuite la dou posturi de niveluri diferite din cadrul serviciului i urmrirea dac sarcinile sunt stabilite n mod diferit,precum i analiza a dou posturi, existente n cadrul serviciului, de pregtire diferit i urmrirea dac sarcinile sunt stabilite i atribuite n funcie de pregtire.

Constatri

Din analiza activitilor i aciunilor stabilite serviciului i a complexitii acestora a rezultat c circa 30-40% din activiti sunt activiti complexe de analiz i sintez, circa 50-60% sunt activiti de nivel mediu, ce necesit elaborarea de prelucrri i materiale, iar circa 10-20% sunt activiti de nivel inferior, ce necesit activiti de culegere de informaii i date, arhivare documente. Din analiza nivelului posturilor existente n cadrul serviciului a rezultat c peste 80% sunt ncadrate pe nivel superior, circa 15% sunt ncadrate pe nivel mediu i 5% din posturi ncadrate pe nivel inferior. Comparaia ntre cele dou constatri pune n eviden faptul c resursa uman nu este folosit corespunztor, respectiv capacitile personalului nu sunt exploatate i folosite eficient, n sensul c persoane cu experien, ncadrate pe funcii superioare, sunt folosite pentru exercitarea de activiti de niveluri medii sau inferioare. Pentru analiza modului n care sunt repartizate sarcinile n cadrul postului, au fost selectate dou posturi existente n cadrul serviciului executarea silit a debitelor restante, respectiv postul deinut de marca 3242, care este un post de nivel inferior, de asistent, i postul deinut de marca 1215, care este un post de nivel superior, de consilier superior. Din comparaia atribuiilor definite n cadrul celor dou posturi sa constatat c acestea sunt aproape identice, att ca mod de stabilire ct i ca grad de complexitate. Aceasta denot c postul de nivel superior nu este utilizat pentru activiti complexe, ceea ce ar conduce la performan n cadrul serviciului, iar 303

postului de nivel inferior i s-au stabilit sarcini complexe, ceea ce pune sub semnul ntrebrii capacitatea ocupantului postului de a le realiza i ca atare i pe cea a serviciului n atingerea performanelor stabilite. Pentru analiza modului de stabilire a sarcinilor n raport cu pregtirea solicitat unui ocupant al postului, au fost selectate, din cadrul aceluiai serviciu, un post care are prevzute studii juridice ca cerin i un post care are ca cerin de ocupare studii economice. Din analiza naturii atribuiilor repartizate s-a constatat existena, la postul cu studii economice, a unor atribuii privind nfiinarea sechestrelor asupra bunurilor mobile i imobile ale debitorului, iar la postul care are ca cerin studii juridice ncasarea i nregistrarea sumelor obinute n urma organizrii licitaiilor publice i valorificrii bunurilor. Se constat c atribuii de natur juridic au fost repartizate la posturi care au ca cerine studii economice i activiti de natur economic au fost repartizate la posturi care au ca cerin studii juridice. Repartizarea necorespunztoare a nivelului funciilor n cadrul serviciului n raport cu complexitatea activitilor executate. Utilizarea necorespunztoare a resursei umane n cadrul serviciului.

Concluzii

Auditor intern,

Supervizor,

304

Procedura P08
Entitatea public Serviciul de audit public intern

COLECTAREA DOVEZILOR

FISA DE IDENTIFICARE i ANALIZA A PROBLEMEI Nr. 1.7.

Misiunea de audit: Administrarea impozitelor i taxelor locale Perioada auditat: 01.07.2008 31.03.2010 ntocmit: Vasilescu Adrian Avizat: Georgescu Cristian Problema Constatri

Data: 14.05.2010 Data: 14.05.2010

Repartizarea necorespunztoare a funciilor n cadrul serviciului i utilizarea necorespunztoare a resursei umane n cadrul serviciului. Funciile n cadrul serviciului nu sunt stabilite i alocate eficient, astfel din analiza activitilor i aciunilor stabilite serviciului i a complexitii acestora a rezultat c circa 30-40% din activiti sunt activiti complexe de analiz i sintez, circa 50-60% sunt activiti de nivel mediu, ce necesit elaborarea de prelucrri i materiale, iar circa 10-20% sunt activiti de nivel inferior, ce necesit activiti de culegere de informaii i date, arhivare documente. Din analiza nivelului posturilor existente n cadrul serviciului a rezultat c peste 80% sunt ncadrate pe nivel superior, circa 15% sunt ncadrate pe nivel mediu i 5% din posturi ncadrate pe nivel inferior. Comparaia ntre cele dou constatri pune n eviden faptul c resursa uman nu este folosit corespunztor, respectiv capacitile personalului nu sunt exploatate i folosite eficient, n sensul c persoane cu experien, ncadrate pe funcii superioare, sunt folosite pentru exercitarea de activiti de niveluri medii sau inferioare. Repartizarea sarcinilor n cadrul postului nu asigur eficiena activitilor executate. Pentru analiza modului n care sunt repartizate sarcinile n cadrul postului, au fost selectate dou posturi existente n cadrul serviciului executarea silit a debitelor restante, respectiv postul deinut de marca 3242, care este un post de nivel inferior, de asistent, i postul deinut de marca 1215, care este un post de nivel superior, de consilier superior. Din comparaia atribuiilor definite n cadrul celor dou posturi s-a constatat c acestea sunt aproape identice, att ca mod de stabilire ct i ca grad de complexitate. Acesta denot c postul de nivel superior nu este utilizat pentru activiti complexe, ceea ce ar conduce la performan n cadrul serviciului, iar postului de nivel inferior i s-au stabilit sarcini complexe, ceea ce pune sub semnul ntrebrii capacitatea ocupantului postului de a le realiza i ca atare i pe cea a serviciului n atingerea performanelor stabilite. Stabilirea sarcinilor n cadrul posturilor nu respect cerinele de pregtire ale 305

postului. Pentru analiza modului de stabilire a sarcinilor n raport cu pregtirea solicitat unui ocupant al postului, au fost selectate din cadrul aceluiai serviciu un post care are prevzute studii juridice ca cerin i un post care are ca cerin de ocupare studii economice. Din analiza naturii atribuiilor repartizate s-a constatat existena, la postul cu studii economice, a unor atribuii privind nfiinarea sechestrelor asupra bunurilor mobile i imobile ale debitorului, iar la postul care are ca cerin studii juridice ncasarea i nregistrarea sumelor obinute n urma organizrii licitaiilor publice i valorificrii bunurilor. Se constat c atribuii de natur juridic au fost repartizate la posturi care au ca cerine studii economice i activiti de natur economic au fost repartizate la posturi care au ca cerin studii juridice. Cauze Nu a existat o evaluare a gradului de complexitate al activitilor n cadrul serviciului i nu s-a avut n vedere stabilirea nivelului funciilor n raport de aceast evaluare. Nu a existat o evaluare a posturilor n cadrul serviciului i o alocare a sarcinilor n cadrul acestora n raport cu nivelul postului i pregtirea solicitat de post. Activitile serviciului nu sunt realizate n condiii de eficien i eficacitate. Utilizarea resurselor umane n mod ineficient la nivelul serviciului. Realizarea unei analize a posturilor n cadrul direciei i asigurarea echilibrului ntre complexitatea activitilor executate i nivelul postului cruia i este responsabilizat o activitate de o anumit complexitate. Asigurarea repartizrii activitilor la nivelul posturilor n funcie de nivelul postului i pregtirea solicitat pentru postul respectiv.

Consecine Recomandare

Auditor intern,

Supervizat,

Pentru conformitate

306

Procedura P08
Entitatea public Serviciul de audit public intern

COLECTAREA DOVEZILOR

TEST nr. 1.8.

Misiunea de audit: Administrarea impozitelor i taxelor locale Perioada auditat: 01.07.2008 31.03.2010 ntocmit: Vasilescu Adrian Avizat: Georgescu Cristian Obiectul testului Obiectivele testului Descrierea testului

Data: 14.05.2010 Data: 14.05.2010

Reglementarea i perfecionarea sistemului informaional n cadrul direciei de impozite i taxe locale. Analiza modului de primire a documentelor n cadrul direciei i repartizarea acestora n vederea soluionrii Eantionul este constituit pe baza Registrului de intrri/ieiri condus la nivelul direciei n format electronic. n acest sens informaiile coninute n Registrul de intrri/ieiri au fost selecionate, reinndu-se doar informaiile venite din afara direciei i care reprezentau diverse solicitri a fi efectuate de direcie. Modul de stabilire a eantionului i a informaiilor care vor fi verificate este prezentat n foaia de lucru anexat la test. Testarea a constat n analiza modului de primire i nregistrare a documentelor, transmitere spre soluionare i urmrire a modului de valorificare. Din analiza modului de conducere a Registrului de intrri/ieiri a documentelor n cadrul direciei au rezultat urmtoarele: Analiza eantionului a pus n eviden c toate documentele selectate au fost nregistrate n registrul de intrri/ieiri organizat electronic, ns nregistrarea acestora nu a fost realizat n termen i n funcie de primirea documentelor. Au existat cazuri n care documentele primite au fost transmise nti spre soluionare i apoi dup ce au fost soluionate i s-a formulat proiectul de rspuns au fost nregistrate. Au existat cazuri n care documentele au fost transmise spre servicii fr a fi repartizate de conductorul direciei, consecina fiind faptul c, prin modul de soluionare, nu au fost atinse cerinele solicitanilor. n aceste cazuri rspunsurile au fost formulate direct de serviciul n cauz i comunicate solicitantului, contrar Regulamentului de ordine interioar, care precizeaz c orice document sau informaie poate iei n afara entitii doar pe baza semnturilor persoanelor autorizate, ori n aceste cazuri seful serviciului nu este responsabilizat. Analiza Registrului de intrri/ieiri n corelaie pentru documentele selectate a pus n eviden faptul c n unele cazuri documentul apare n registru ca fiind intrat dar nu i rspunsul formulat i transmis solicitantului. n urma extinderii examinrii la serviciile crora le-au fost transmise aceste documente a rezultat c n unele 307

Constatri

cazuri exist rspunsuri ctre solicitant, n alte cazuri nu. Constatrile efectuate pentru fiecare document selectat sunt prezentate n lista de control nr. 2, anexat. Totodat, analiza efectuat a pus n eviden faptul c la nivelul direciei nu sunt stabilite prin reglementri scrise, forma i tipurile de documentelor electronice primite sau transmise, precum i coninutul, calitatea i frecvena i sursele acestora, fluxul informaional i destinatarii, astfel nct managerii i salariaii s-i poat ndeplini sarcinile i s aib suficiente asigurri c informaiile sunt corecte, credibile, clare, oportune, utile, uor de neles i de receptat. Modalitile de structurare i de prezentare a informaiilor nu sunt reglementate astfel nct destinatarul s poat face diferenierea, cu uurin, ntre mai multe tipuri de informaii, de strict specialitate, de planificare i conducere. Procedurile interne privind componentele sistemului informaional sunt reglementate formal, spre exemplu: circuitul corespondenei pe vertical i pe orizontal, asigurarea i utilizarea serviciilor de telefon, fax, internet i intranet, accesul la informaii, arhivarea i accesul la arhiv, organizarea documentelor justificative. nregistrarea documentelor primite n cadrul direciei nu se realizeaz n termen i nu este realizat o urmrirea modului de soluionare i formulare a rspunsurilor.

Concluzii

Auditor intern,

Supervizor,

308

Procedura P08

COLECTAREA DOVEZILOR

Serviciul de audit public intern LISTA DE CONTROL nr. 1.2. privind informaii primite n cadrul direciei Misiunea de audit: Administrarea impozitelor i taxelor locale Perioada auditat: 01.07.2008 31.03.2010 Elemente analizate Elemente testate Document nr. 435 Document nr. 475 Document nr. 555 Document nr. 567 Document nr. 598 Document nr. 612 Document nr. 634 Document nr. 645 Document nr. 687 Document nr. 701 Document nr. 734 Document nr. 751 Document nr. 776 nregistrat n Registrul de intrri ieiri X X X X X X X X X X X X X Document repartizat de conductor FIAP X X X FIAP X FIAP X FIAP X X X X 309 Rspuns formulat solicitantului X FIAP X FIAP FIAP FIAP X X FIAP FIAP FIAP X FIAP Rspuns avizat i formalizat de conductor X FIAP X FIAP FIAP FIAP FIAP FIAP FIAP FIAP FIAP X FIAP Document descrcat n registrul de intrri ieiri FIAP FIAP X FIAP FIAP FIAP FIAP FIAP FIAP FIAP FIAP X FIAP

nregistrat n termen X X FIAP FIAP X X X X FIAP FIAP FIAP X X

Document soluionat X FIAP X X FIAP FIAP X X X FIAP FIAP X FIAP

Elemente analizate

Elemente testate Document nr. 779 X X FIAP X X Document nr. 792 X FIAP FIAP FIAP FIAP Document nr. 811 X X FIAP X X Document nr. 826 X X X X X Document nr. 842 X FIAP X X X Document nr. 857 X FIAP FIAP X FIAP Document nr. 877 X X X X FIAP Document nr. 889 X FIAP FIAP X X Document nr. 895 X X FIAP FIAP FIAP Document nr. 913 X FIAP X X X Document nr. 932 X X FIAP X X Document nr. 952 X FIAP X X X Precizm c, document nr. reprezint numrul de ordine al documentului existent n Registrul de intrri/ieiri Data: 14.05.2010

nregistrat n Registrul de intrri ieiri

nregistrat n termen

Document repartizat de conductor

Document soluionat

Rspuns formulat solicitantului

Rspuns avizat i formalizat de conductor FIAP FIAP X FIAP X FIAP FIAP FIAP FIAP FIAP FIAP FIAP

Document descrcat n registrul de intrri ieiri FIAP FIAP X FIAP X FIAP FIAP X FIAP X FIAP X

Auditor intern,

310

Procedura P08 COLECTAREA DOVEZILOR Entitatea public Serviciul de audit public intern

FOAIE DE LUCRU nr. 1.1.

Misiunea de audit: Administrarea impozitelor i taxelor locale Perioada auditat: 01.07.2008 31.03.2010

Obiectivul nr. 2: Reglementarea i perfecionarea sistemului informaional n cadrul Direciei de impozite i taxe

Testarea se va realiza pe un eantion care a fost constituit astfel: Documentul analizat Populaia Registrul de intrri/ieiri Populaia total este de 1572 documente intrate n cadrul direciei n perioada supus evaluri; Informaiile coninute de Registrul de intrri/ieiri au fost selecionate, reinndu-se doar informaiile venite din afara direciei i care reprezentau diverse solicitri ctre direcie, n acest sens fiind identificate 250 informaii sau documente primite Eantionul va fi de 10%, respectiv 250 x 10% = 25 solicitri din parte celorlalte direcii din cadrul entitii sau din afara acesteia. Pasul de selecie va fi 250: 25 = 10 Documentele vor fi ordonate n ordinea cronologic a nregistrrii lor n Registrul de intrri/ieiri, la care se va aplica pasul deselectare Eantionul constituit va fi verificat integral; n urma verificrii se va ntocmi un test cu privire la constatrile efectuate i concluziile stabilite.

Pasul de selectare Constituirea eantionului Observaii

Data: 14.05.2010 Auditor intern,

311

Procedura P08
Entitatea public Serviciul de audit public intern

COLECTAREA DOVEZILOR

FISA DE IDENTIFICARE i ANALIZA A PROBLEMEI Nr. 1.8.

Misiunea de audit: Administrarea impozitelor i taxelor locale Perioada auditat: 01.07.2008 31.03.2010 ntocmit: Vasilescu Adrian Avizat: Georgescu Cristian Problema Constatri

Data: 14.05.2010 Data: 14.05.2010

nregistrarea cu ntrziere a informaiilor primite n cadrul direciei i neurmrirea modului de soluionare i formulare a rspunsurilor. Din analiza modului de conducere a Registrului de intrri/ieiri a documentelor n cadrul direciei au rezultat urmtoarele: Analiza eantionului a pus n eviden c toate documentele selectate au fost nregistrate n registrul de intrri/ieiri organizat electronic, ns nregistrarea acestora nu a fost realizat n termen i n funcie de primirea documentelor. Au existat cazuri n care documentele primite au fost transmise nti spre soluionare i apoi dup ce au fost soluionate i s-a formulat proiectul de rspuns au fost nregistrate. Au existat cazuri n care documentele au fost transmise spre servicii fr a fi repartizate de conductorul direciei, consecina fiind faptul c, prin modul de soluionare, nu au fost atinse cerinele solicitanilor. n aceste cazuri rspunsurile au fost formulate direct de serviciul n cauz i comunicate solicitantului, contrar Regulamentului de ordine interioar, care precizeaz c orice document sau informaie poate iei n afara entitii doar pe baza semnturilor persoanelor autorizate, ori n aceste cazuri seful serviciului nu este responsabilizat. Analiza Registrului de intrri/ieiri n corelaie pentru documentele selectate a pus n eviden faptul c n unele cazuri documentul apare n registru ca fiind intrat dar nu i rspunsul formulat i transmis solicitantului. n urma extinderii examinrii la serviciile crora le-au fost transmise aceste documente a rezultat c n unele cazuri exist rspunsuri ctre solicitant, n alte cazuri nu. Constatrile efectuate pentru fiecare document selectat sunt prezentate n lista de control nr. 2, anexat. Totodat, analiza efectuat a pus n eviden faptul c la nivelul direciei nu sunt stabilite prin reglementri scrise, forma i tipurile de documentelor electronice primite sau transmise, precum i coninutul, calitatea i frecvena i sursele acestora, fluxul informaional i destinatarii, astfel nct managerii i salariaii si poat ndeplini sarcinile i s aib suficiente asigurri c informaiile sunt 312

corecte, credibile, clare, oportune, utile, uor de neles i de receptat. Modalitile de structurare i de prezentare a informaiilor nu sunt reglementate astfel nct destinatarul s poat face diferenierea, cu uurin, ntre mai multe tipuri de informaii, de strict specialitate, de planificare i conducere. Procedurile interne privind componentele sistemului informaional sunt reglementate formal, spre exemplu: circuitul corespondenei pe vertical i pe orizontal, asigurarea i utilizarea serviciilor de telefon, fax, internet i intranet, accesul la informaii, arhivarea i accesul la arhiv, organizarea documentelor justificative. n unele cazuri, documentele au fost primite direct la nivelul serviciului, fr a mai fi trecute pe la registratura direciei Lipsa responsabilitilor stabilite n sarcina postului care primete i repartizeaz informaiile i corespondena la nivelul direciei Sistemul informatic de nregistrare a documentelor i informaiilor nu este integrat, respectiv nu asigur urmrirea documentului pe traseul su de soluionare, nu ofer posibilitatea vizualizrii posturilor de lucru care intervin n soluionarea acestuia i nici stadiul soluionrii. Nesoluionarea unor solicitri ale persoanelor din afara entitii Diverse informaii care trebuiau aduse la cunotina salariailor nu au fost diseminate. Aspecte care priveau disfuncionaliti la nivelul direciei nu au fost analizate, evaluate i soluionate. Sistemul informaional existent la nivelul organizaiei nu rspunde cerinelor actuale i nu contribuie la stabilirea i realizarea obiectivelor organizaiei. n multe cazuri, informaia primit electronic se poate pierde n cadrul organizaiei, fr a se mai ti cum a fost valorificat sau soluionat, ns ceea ce este mult mai grav, aceasta poate iei cu foarte mare uurin din cadrul organizaiei, nefiind supravegheat. Integrarea sistemului de registratur la nivelul direciei, astfel nct s se ofere posibilitatea vizualizrii n orice moment a circuitului unui document, pe tot parcursul su de soluionare. Elaborarea unui sistem informaional care s respecte principiile de concepere, funcionare i modernizare a componentei informaionale, respectiv corelarea sistemului informaional cu sistemul decizional i organizatoric, subordonarea conceperii i funcionrii sistemului informaional cerinelor managementului organizaiei, flexibilitatea accesului la informai. Orice document sau informaie primit n cadrul direciei va fi evaluat i repartizat spre soluionare de ctre directorul direciei i orice document sau informaie care iese din cadrul direciei va fi avizat de directorul direciei

Cauze

Consecine

Recomandare

Auditor intern,

Supervizat,

Pentru conformitate

313

Procedura P08
Entitatea public Serviciul de audit public intern

COLECTAREA DOVEZILOR

TEST nr. 1.9.

Misiunea de audit: Administrarea impozitelor i taxelor locale Perioada auditat: 01.07.2008 31.03.2010 ntocmit: Vasilescu Adrian Avizat: Georgescu Cristian Obiectul testului Obiectivele testului Descrierea testului

Data: 14.05.2010 Data: 14.05.2010

Calitatea fielor posturilor aferente posturilor din cadrul direciei de impozite i taxe locale, respectiv stabilirea cerinelor specifice n raport cu nivelul i complexitatea activitilor Prin testrile ce se vor efectua se va urmri dac cerinele specifice necesare ocuprii unui post sunt definite corect n funcie de caracteristicile i nivelul postul respectiv; Eantionul este constituit pe baza fielor posturilor elaborate la nivelul direciei, pentru toate posturile ocupate sau vacante. n acest sens, informaiile coninute n fiele posturilor au fost selecionate, reinndu-se doar acele informaii care fceau referire la cerinele specifice de ocupare a posturilor respective. Modul de stabilire a eantionului i a informaiilor care vor fi verificate este prezentat n foaia de lucru anexat la test. Testarea a constat n analiza modului n care au fost stabilite i definite condiiile specifice de ocupare a posturilor n raport cu nivelul i complexitatea activitilor realizate de personalul de execuie, fiind analizate urmtoarele: a) condiiile de studii de specialitate; b) condiiile n care sunt necesare perfecionri; c) nivelul cunotinelor de operare pe calculator; d) nivelul cunotinelor de management necesare postului; Din analiza modului de definire a studiilor de specialitate n cadrul fiei postului sau constatat mai multe practici: n unele cazuri, studiile de specialitate aferente unui post sunt definite n cadrul fisei postului fr a se ine cont de scopul postului i de cunotinele i aptitudinile necesare pentru realizarea atribuiilor alocate postului, n alte cazuri se menioneaz ca cerin doar studii superioare de lung durat, ceea ce presupune ca ocuparea postului se poate face de orice persoan absolvent de studii superioare, iar n alte cazuri, n afara menionrii diplomei de licen i specialitii se menioneaz i universitatea care a eliberat diploma de licen. n cazul eantionului analizat, nu au fost prevzute, pentru nici un post, conform meniunilor din fiele posturilor, condiii de perfecionare sau de specializare a personalului. 314

Constatri

Referitor la cerinele de limb strin, s-a constatat c pentru dou posturi de acelai nivel i calificare, cu aceleai sarcini i atribuii, inclusiv obiective individuale stabilite, cerinele de limb strin sunt diferite, respectiv la un post sunt cerute cunotine de limb englez nivel mediu, iar la cellalt post sunt cerute cunotine de limb englez nivel avansat i cunotine de limb francez de nivel mediu. Menionm c, n unele cazuri, pentru realizarea atribuiilor definite n fiele posturilor, sunt necesare cunotine de management, activitile respective fiind realizate de titularii posturilor. Cunotinele de management necesare exercitrii sarcinilor postului nu au fost cuprinse i solicitate ca o cerin specific a postului. Cerinele specifice solicitate postului nu sunt ntotdeauna echilibrate cu nivelul i complexitatea sarcinilor stabilite postului respectiv. Supervizor,

Concluzii

Auditor intern,

315

Procedura P08
Serviciul de audit public intern

COLECTAREA DOVEZILOR

LISTA DE CONTROL nr. 1.3. privind definirea cerinelor specifice n cadrul fielor posturilor Misiunea de audit: Administrarea impozitelor i taxelor locale Perioada auditat: 01.07.2008 31.03.2010 Elemente Cunotine de Cunotine de Condiii de Cunotine de eantionate Condiii de operare pe privind limba studii perfecionri management calculator strin Elemente testate Fia postului 351 DA NU DA DA DA Fia postului 054 NU NU DA NU NU Fia postului 078 DA NU DA DA DA Fia postului 112 DA NU DA NU DA Fia postului 134 NU NU DA NU NU Fia postului 256 NU NU DA NU NU Fia postului 273 DA NU DA DA DA Fia postului 288 NU NU DA DA DA Fia postului 302 NU NU DA NU DA Fia postului 318 DA NU DA NU DA Fia postului 330 NU NU DA NU NU Fia postului 345 NU NU DA NU DA Fia postului 364 DA NU DA DA NU Fia postului 380 DA NU DA DA NU Fia postului 420 DA NU DA DA NU Fia postului 437 NU NU DA NU NU Fia postului 456 NU NU DA NU NU Fia postului 481 DA NU DA NU NU Fia postului 499 NU NU DA NU DA Fia postului 512 NU NU DA DA NU Precizm c, da presupune c cerina specific este definit corect n fia postului nu presupune c cerina specific nu este definit corect n fia postului fia postului nr.. reprezint numrul de marc al titularului postului menionat n fia postului Data: 14.05.2010 Auditor intern,

316

Procedura P08 COLECTAREA DOVEZILOR Entitatea public Serviciul de audit public intern

FOAIE DE LUCRU nr. 1.2.

Misiunea de audit: Administrarea impozitelor i taxelor locale Perioada auditat: 01.07.2008 31.03.2010

Obiectivul nr. 2: Calitatea fielor posturilor aferente posturilor din cadrul direciei de impozite i taxe, respectiv stabilirea cerinelor specifice n raport cu nivelul i complexitatea activitilor

Testarea se va realiza pe un eantion care a fost constituit astfel: Documentul analizat Populaia Fiele posturilor elaborate pentru personalul direciei Populaia total este de 76 fie ale posturilor ocupate sau vacante; Informaiile coninute de fiele posturilor au fost selecionate, reinndu-se doar informaiile referitoare la: - condiiile de studii de specialitate; - condiiile n care sunt necesare perfecionri; - nivelul cunotinelor de operare pe calculator; - nivelul cunotinelor de management necesare postului. Eantionul va fi de 26%, respectiv 76 x 26% = 20 fie ale posturilor care se vor analiza i evalua cu privire la cerinele menionate mai sus. Pasul de selecie va fi 76: 20 = 4. n vederea constituirii eantionului fiele posturile au fost ordonate n ordinea cronologic a numerelor de marc aferente fiecrui ocupant al postului, la care se va aplica pasul de selectare. Eantionul constituit va fi verificat integral. n urma verificrii se va ntocmi un test cu privire la constatrile efectuate i concluziile stabilite.

Pasul de selectare Constituirea eantionului Observaii

Data: 14.05.2010 Auditor intern,

317

Procedura P08
Entitatea public Serviciul de audit public intern

COLECTAREA DOVEZILOR

FISA DE IDENTIFICARE i ANALIZA A PROBLEMEI Nr. 1. 9.

Misiunea de audit: Administrarea impozitelor i taxelor locale Perioada auditat: 01.07.2008 31.03.2010 ntocmit: Vasilescu Adrian Avizat: Georgescu Cristian Problema Constatri

Data: 14.05.2010 Data: 14.05.2010

Cerinele specifice solicitate postului nu sunt corelate cu nivelul i complexitatea sarcinilor stabilite postului respectiv. Din analiza modului de definire a studiilor de specialitate n cadrul fiei postului s-au constatat mai multe practici: n unele cazuri, studiile de specialitate aferente unui post sunt definite n cadrul fisei postului fr a se ine cont de scopul postului i de cunotinele i aptitudinile necesare pentru realizarea atribuiilor alocate postului, n alte cazuri se menioneaz ca cerin doar studii superioare de lung durat, ceea ce presupune ca ocuparea postului se poate face de orice persoan absolvent de studii superioare, iar n alte cazuri, n afara menionrii diplomei de licen i a specialitii se menioneaz i universitatea care a eliberat diploma de licen. n cazul eantionului analizat, nu au fost prevzute, pentru nici un post, conform meniunilor din fiele posturilor, condiii de perfecionare sau de specializare a personalului. Referitor la cerinele de limb strin, s-a constatat c pentru dou posturi de acelai nivel i calificare, cu aceleai sarcini i atribuii, inclusiv obiective individuale stabilite, cerinele de limb strin sunt diferite, respectiv la un post sunt cerute cunotine de limb englez nivel mediu, iar la cellalt post sunt cerute cunotine de limb englez nivel avansat i cunotine de limb francez nivel de mediu. Menionm c, n unele cazuri, pentru realizarea atribuiilor definite n fiele posturilor, sunt necesare cunotine de management, activitile respective fiind realizate de titularii posturilor. Cunotinele de management necesare exercitrii sarcinilor postului nu au fost cuprinse i solicitate ca o cerin specific a postului. Lipsa de responsabilitate i superficialitatea cu care a fost tratat procesul de analiz a posturilor i stabilire a cerinelor necesare ocuprii postului respectiv. Fia postului nu asigur n toate cazurile comisiei de recrutare i selecie informaii suficiente necesare identificrii celor mai bune persoane pentru postul respectiv. Stabilirea incorect a cerinelor specifice de ocupare a postului, fa de nivelul i 318

Cauze Consecine

complexitatea atribuiilor i activitilor repartizate postului respectiv poate conduce la selecia unui personal necorespunztor care s nu dein cunotinele i aptitudinile necesare realizrii activitilor responsabilizate. Recomandare Analiza posturilor, determinarea corect a nivelului i complexitii atribuiilor stabilite postului respectiv i stabilirea cerinelor specifice n corelaie cu aceasta. Pentru posturile existente i ocupate n cazurile n care ocupantul postului nu deine cunotinele i aptitudinile necesare n raport cu complexitatea sarcinilor repartizate se va asigura pregtirea profesional corespunztoare a acestora. Invers, n cazul n care titularul postului deine cunotine superioare complexitii atribuiilor repartizate, complexitatea obiectivelor va crete n raport cu nivelul cunotinelor.

Auditor intern,

Supervizat,

Pentru conformitate

319

Procedura P08
Entitatea public Serviciul de audit public intern

COLECTAREA DOVEZILOR

TEST nr. 1.10.

Misiunea de audit: Administrarea impozitelor i taxelor locale Perioada auditat: 01.07.2008 31.03.2010 ntocmit: Vasilescu Adrian Avizat: Georgescu Cristian Obiectul testului Obiectivele testului

Data: 14.05.2010 Data: 14.05.2010

Organigrama definete nivelurile ierarhice n cadrul direciei Examinarea modului de elaborare a organigramei i urmrirea dac aceasta reprezint un instrument la ndemna conducerii, care permite vizualizarea de ansamblu a direciei, a serviciilor sale funcionale i a relaiilor existente ntre acestea. Analiza organigramei s-a realizat n conformitate cu actul normativ de organizare i funcionare al organizaiei i s-a concentrat n special pe organizarea i funcionarea serviciilor din cadrul direciei, punndu-se accent pe: - organigrama permite vizualizarea de ansamblu a organizaiei; - relaiile interne din cadrul direciei sunt definite corect n cadrul organigramei; - numrul de personal este menionat n cadrul organigramei; - organigrama stabilete nivelurile de management corespunztoare fiecrui nivel ierarhic al direciei; - structura funcional a direciei este stabilit corect pe baza organigramei. Din analiza efectuat a rezultat c organigrama elaborat nu corespunde n totalitate cerinelor specifice. Astfel relaiile organizatorice nu asigur o integrare corespunztoare a direciei n structura organizatoric a organizaiei, fiind reprezentate doar relaiile ierarhice, nu i cele funcionale. De asemenea, operativitatea fluxului de informaii i date ntre serviciile implicate n fluxul tehnologic al activitilor nu este asigurat, iar titularii posturilor nu tiu cu cine s intre n legtur. Relaiile organizatorice trebuie s fie formate din: relaiile ierarhice (ntre serviciile i posturile de conducere situate la nivele ierarhice diferite); relaiile funcionale (ntre serviciile ce au atribuii integrate n fluxul procesual al unor activiti sau ntre serviciile funcionale care au autoritatea de a transmite celorlalte servicii precizri, ndrumri metodologice, etc.); relaiile de cooperare (ntre servicii diferite, n vederea realizrii unor aciuni comune). Potrivit organigramei, Serviciul asisten contribuabili se afl n directa subordonare a unui alt serviciu, respectiv cel de colectare a impozitelor i taxelor locale. n realitate, aceast activitate organizat la nivelul serviciului se afl n directa 320

Descrierea testului

Constatri

subordonare a directorului direciei. n structura organizatoric, definit n cadrul organigramei, nu se precizeaz, n cadrul serviciilor, numrul de posturi i nivelul de management al acestor structuri funcionale i/sau cine coordoneaz aceste servicii, ceea ce nu permite identificarea nivelurilor i relaiilor ierarhice. Nu sunt prezentate diagramele de relaii ale serviciilor din structura direciei, astfel nct nu se pot identifica fluxurile existente intre acestea i nici relaiile dintre ele. Organigrama nu prezint n totalitate nivelurile ierarhice i relaiile interne existente ntre serviciile funcionale ale direciei.

Concluzii

Auditor intern,

Supervizor,

321

Procedura P08
Entitatea public Serviciul de audit public intern

COLECTAREA DOVEZILOR

FISA DE IDENTIFICARE i ANALIZA A PROBLEMEI nr. 1.10.

Misiunea de audit: Administrarea impozitelor i taxelor locale Perioada auditat: 01.07.2008 31.03.2010 ntocmit: Vasilescu Adrian Avizat: Georgescu Cristian Problema Constatri

Data: 14.05.2010 Data: 14.05.2010

Organigrama nu permite o vizualizare de ansamblu a direciei, a relaiilor existente ntre servicii, sau a nivelurilor ierarhice. Organigrama reprezint un document prin care se relev grafic structura organizaiei i substructurile acesteia i care pune n evidenta organizarea i funcionarea organizaiei i a structurilor sale funcionale. Din analiza efectuat a rezultat c organigrama elaborat nu corespunde n totalitate cerinelor specifice, astfel nct relaiile organizatorice nu asigur o integrare corespunztoare a direciei n structura organizatoric a organizaiei, fiind definite i stabilite doar relaiile de cooperare cu alte structuri funcionale din cadrul entitii. De asemenea, operativitatea fluxului de informaii i date ntre serviciile implicate n fluxul tehnologic al activitilor nu este asigurat, iar titularii posturilor nu tiu cu cine s intre n legtur. Relaiile organizatorice trebuie s fie formate din: relaiile ierarhice (ntre serviciile i posturile de conducere situate la nivele ierarhice diferite); relaiile funcionale (ntre serviciile ce au atribuii integrate n fluxul procesual al unor activiti sau ntre serviciile funcionale care au autoritatea de a transmite celorlalte servicii precizri, ndrumri metodologice, etc.); relaiile de cooperare (ntre servicii diferite, n vederea realizrii unor aciuni comune). Potrivit organigramei, Serviciul asisten contribuabili se afl n directa subordonare a unui alt serviciu, respectiv cel de colectare a impozitelor i taxelor locale, dar n realitate aceast activitate organizat la nivelul serviciului se afl n directa subordonare a directorului direciei. n structura organizatoric, definit n cadrul organigramei, nu se precizeaz, n cadrul serviciilor, numrul de posturi i nivelul de management al acestor structuri funcionale i/sau cine coordoneaz aceste servicii, ceea ce nu permite identificarea nivelurilor i relaiilor ierarhice. Nu sunt prezentate diagramele de relaii ale serviciilor din structura direciei, astfel nct nu se pot identifica fluxurile existente intre acestea i nici relaiile dintre ele. La nivelul direciei nu a existat un cadru procedural care s defineasc i s 322

Cauze

stabileasc o form cadru de elaborare a organigramei. n ultima perioad, n cadrul organizaiei au fost realizate mai multe modificri structurale, n sensul c activitile desfurate au fost reorganizate, ceea ce a presupus i modificri ale structurilor funcionale. Consecine Recomandare Nu se asigur o nelegere corespunztoare a modului de organizare i funcionare a direciei, a nivelurilor ierarhice i relaiilor existente ntre acestea. Analiza actului normativ de organizare i funcionare a organizaiei, analiza regulamentului de organizare i funcionare elaborat, urmrirea atribuiilor fiecrei structuri funcionale i stabilirea relaiilor i subordonrilor dintre servicii, iar pe baza acestora s se elaboreze cu elementele care s reflecte modul de organizare i funcionare corect al direciei.

Auditor intern,

Supervizat,

Pentru conformitate

323

Procedura P08
Entitatea public Serviciul de audit public intern

COLECTAREA DOVEZILOR

TEST nr. 1.11.

Misiunea de audit: Administrarea impozitelor i taxelor locale Perioada auditat: 01.07.2008 31.03.2010 ntocmit: Vasilescu Adrian Avizat: Georgescu Cristian Obiectul testului Obiectivele testului Descrierea testului

Data: 14.05.2010 Data: 14.05.2010

Nerealizrile titularului postului sunt identificate i sunt stabilite msuri de corectare. Examinarea dac, n urma interviului i a evalurii performanelor individuale ale salariatului, sunt identificate problemele cu care s-a confruntat acesta n realizarea obiectivelor i dac au fost luate msurile de corectare a acestora n viitor. Pentru ca rezultatele evalurii s produc efecte n viitor este nevoie s fie identificate i analizate comportamentele inadecvate, abilitile insuficiente sau alte competene care lipsesc sau trebuie dezvoltate salariatului. Aceste rezultate sunt definitivate i comunicate evaluatului pe timpul realizrii interviului. Totodat la schimbarea raporturilor de serviciu, salariatul trebuie s-i mbunteasc cunotinele pentru a face fa noilor condiii de munc. Eantionul a fost constituit prin selectarea a 3% din numrul fielor de evaluare i a rapoartelor de evaluare ntocmite pentru personalul din subordine. Testarea a constat n analiza modului n care a fost evaluat gradul de realizare a obiectivelor i precizarea greutilor ntmpinate.

Constatri

Nu se face dovada realizrii interviului n majoritatea rapoartelor de evaluare a performantelor individuale. n unele cazuri, n rapoartele de evaluare exist comentarii efectuate de ctre evaluat, ceea ce presupune c n aceste cazuri interviul a fost realizat. Totodat, din eantionul realizat, doar n 5% din cazuri se fac meniuni la rubrica referat, insa acestea se refera la modul de realizare a sarcinilor de serviciu, realizri deosebite sau greuti ntmpinate, nu i la organizarea interviului i rezultatele acestuia. In majoritatea rapoartelor de evaluare nu se menioneaz rezultatele deosebite obinute de salariai n perioada evaluata. Menionarea rezultatelor deosebite n raportul de evaluare era necesar n susinerea notelor mari acordate n procesul de evaluare. In majoritatea rapoartelor de evaluare nu se menioneaz dificultile ntmpinate de salariai n realizarea obiectivelor n perioada evaluata, aceasta fiind impus n special pentru justificarea nerealizrilor n cazurile n care aprecierile evalurii au fost de niveluri inferioare. 324

Fia de evaluare a performanelor individuale nu conine elementele principale ale formatului standard, sau n unele cazuri acestea nu sunt completate corespunztor In cazul unor rapoarte de evaluare nu s-au menionat formele de pregtire pe care trebuia s le urmeze evaluatul n perioada urmtoare. Aceasta se impunea n primul rnd n cazul n care notarea realizrii obiectivelor i ndeplinirii criteriilor de performan este inferioar, precum i n cazurile n care titularul postului nu i-a realizat n totalitate obiectivele individuale stabilite. Concluzii Nu s-a acordat o atenie deosebita procesului de evaluare a performanelor individuale ale salariailor.

Auditor intern,

Supervizor,

325

Procedura P08
Serviciul de audit public intern

COLECTAREA DOVEZILOR
LISTA DE CONTROL nr. 1.4. privind evaluarea performanelor individuale ale personalului.

Misiunea de audit: Administrarea impozitelor i taxelor locale Perioada auditat: 01.07.2008 31.03.2010 Elemente Obiective Definirea eantionate realizate rezultatelor deosebite Elem ente testat e Marca 112 Da Da Marca 124 Da Nu Marca 248 Da Da Marca 340 Nu Nu Marca 375 Da Nu Marca 396 Nu Nu Marca 419 Da Nu Marca 422 Nu Nu Marca 536 Nu Nu Marca 624 Da Da Marca 654 Da Nu Marca 690 Da Da Marca 771 Da Nu Marca 825 Nu Nu Marca 925 Nu Nu Marca 1140 Da Nu

Definirea greutilor ntmpinate

Realizarea interviului

Formulare comentarii evaluat

Stabilirea de msuri pentru eliminarea greutilor

Nu Nu Nu Nu Nu Nu Nu Nu Nu Nu Nu Nu Da Nu Nu Nu 326

Nu Da Nu Da Nu Nu Nu Da Da Nu Nu Nu Da Da Da Da

Nu Nu Nu Nu Nu Nu Nu Nu Nu Nu Nu Nu Nu Nu Nu Nu

Nu Nu Nu Nu Nu Nu Nu Nu Nu Nu Nu Nu Nu Nu Nu Nu

Elemente eantionate Elem ente testat e Marca 1371 Data: 14.05.2010

Obiective realizate

Definirea rezultatelor deosebite

Definirea greutilor ntmpinate

Realizarea interviului

Formulare comentarii evaluat

Stabilirea de msuri pentru eliminarea greutilor

Da

Da

Nu

Nu

Nu Auditor intern,

Nu

327

rocedura P08
Entitatea public Serviciul de audit public intern

COLECTAREA DOVEZILOR

FOAIE DE LUCRU nr. 1.3.

Misiunea de audit: Administrarea impozitelor i taxelor locale Perioada auditat: 01.07.2008 31.03.2010

Obiectivul nr. 2: Nerealizrile titularului postului sunt identificate i sunt stabilite msuri de soluionare urmare procesului de evaluare a performanelor individuale ale personalului

Testarea se va realiza pe un eantion care a fost constituit astfel: Documentul analizat Populaia Pasul de selectare Constituirea eantionului Observaii Rapoartele anuale de evaluare a performanelor salariailor Populaia total este de 76 rapoarte de evaluare; Eantionul va fi de 20%, respectiv 76 x 20% = 15 rapoarte de evaluare. Pasul de selecie va fi 76: 15 = 5 Documentele vor fi ordonate n ordinea alfabetic a salariailor, la care se va aplica pasul de eantionare Eantionul constituit va fi verificat integral; n urma verificrii se va ntocmi un test cu privire la constatrile efectuate i concluziile stabilite.

Data: 14.05.2010 Auditor intern,

328

Procedura P08
Entitatea public Serviciul de audit public intern

COLECTAREA DOVEZILOR

FISA DE IDENTIFICARE i ANALIZA A PROBLEMEI Nr. 1.11. Misiunea de audit: Administrarea impozitelor i taxelor locale Perioada auditat: 01.07.2008 31.03.2010 ntocmit: Vasilescu Adrian Avizat: Georgescu Cristian Problema Constatri

Data: 14.05.2010 Data: 14.05.2010

Raportul de evaluare nu ofer o imagine clar necesitilor care trebuie modificate sau completate n comportamentul sau pregtirea salariatului. Nu se face dovada realizrii interviului n majoritatea rapoartelor de evaluare a performantelor individuale. n unele cazuri, n rapoartele de evaluare exist comentarii efectuate de ctre evaluat, ceea ce presupune c n aceste cazuri interviul a fost realizat. Totodat, din eantionul realizat, doar n 5% din cazuri se fac meniuni la rubrica referat, insa acestea se refera la modul de realizare a sarcinilor de serviciu, realizri deosebite sau greuti ntmpinate, nu i la organizarea interviului i rezultatele acestuia. In majoritatea rapoartelor de evaluare nu se menioneaz rezultatele deosebite obinute de salariai n perioada evaluata. Menionarea rezultatelor deosebite n raportul de evaluare era necesar n susinerea notelor mari acordate n procesul de evaluare. In majoritatea rapoartelor de evaluare nu se menioneaz dificultile ntmpinate de salariai n realizarea obiectivelor n perioada evaluata, aceasta fiind impus n special pentru justificarea nerealizrilor n cazurile n care aprecierile evalurii au fost de niveluri inferioare. Fia de evaluare a performanelor individuale nu conine elementele principale ale formatului standard, sau n unele cazuri acestea nu sunt completate corespunztor In cazul unor rapoarte de evaluare nu s-au menionat formele de pregtire pe care trebuia s le urmeze evaluatul n perioada urmtoare. Aceasta se impunea n primul rnd n cazul n care notarea realizrii obiectivelor i ndeplinirii criteriilor de performan este inferioar, precum i n cazurile n care titularul postului nu i-a realizat n totalitate obiectivele individuale stabilite.

Cauze

In procesul de evaluare, atenia a fost acordat n special aprecierii realizrii obiectivelor i a criteriilor de performanta i mai puin identificrii rezultatelor deosebite i a dificultilor ntmpinate i consemnarea n raportul de evaluare a acestora. 329

Consecine

Rezultatul direct i imediat al evalurii nu contribuie la perfecionarea angajailor, nu se ofer un feedback la performana ateptat de la ei. Raportul de evaluare nu ofer datele necesare pentru a se asigura o informare complet pentru managementul superior al organizaiei i dispunerea de msuri la nivelul organizaiei pentru mbuntirea activitilor i creterea performanei sau msuri de implementare a unor instrumente necesare pentru a se asigura atingerea obiectivelor. Evaluarea performanelor s fie gndit n relaie direct cu ntreaga activitate a angajailor, ca un proces cunoscut i neles de ctre acetia i ca un factor motivator pentru performanele viitoare de care ei pot s dea dovad. Stabilirea unei metodologii unitare de realizare a evalurii performanelor individuale .

Recomandare

Auditor intern,

Supervizat,

Pentru conformitate

330

Procedura P08 ENTITATEA PUBLIC Serviciul Audit Intern

COLECTAREA DOVEZILOR

LISTA DE VERIFICARE NR. 2 Misiunea de audit: Administrarea impozitelor i taxelor locale Perioada auditat: 01.07.2008 31.03.2010 ntocmit: Ionescu Adrian/Popescu Nicolae Avizat: Georgescu Cristian Obiectivul II. ORGANIZAREA I DESFURAREA ACTIVITII DE ASISTEN A CONTRIBUABILULUI Nr. crt. A 1 1.1 1.2. 1.3 Activitatea de audit Da Nu Observaii

Data: 17.05.2010 Data: 17.05.2010

Implementarea de programe de mbuntire a imaginii administraiei pe linia ncasrii impozitelor i taxelor locale Elaborarea de strategii de promovare a serviciilor oferite contribuabililor referitoare la impozitele i taxele locale Verificai dac administraia are definit o strategie cu privire la X comunicarea informaiilor ctre contribuabili Verificai dac administraia are definit o strategie cu privire la X informaiile ce sunt necesare a fi comunicate contribuabililor Verificai dac sunt stabilite concret modaliti de contientizare a contribuabililor cu privire la declararea impozitelor i taxelor X locale i la plata acestora Verificai dac sunt stabilite concret modaliti de promovare a cerinelor i obligaiilor administraiei pe linia administrrii X impozitelor i taxelor locale Verificai dac exist un dialog permanent ntre administraie i X contribuabili Verificai dac contribuabilii sunt informai cu privire la modalitile n care pot primi asisten pe linia impozitelor i X taxelor locale Dac sunt organizate ntlniri i stabilite contacte periodice ntre entitate i contribuabili Verificai dac sunt stabilite ntlniri periodice ntre administraie i contribuabili pe tema impozitelor i taxelor X locale Verificai participarea contribuabililor la aceste ntlniri X periodice i problemele ridicate Verificai modul de informare a contribuabililor cu privire la X participarea la dezbaterile periodice 331

1.4

1.5 1.6

2 2.1

2.2 2.3.

2.4. 2.5.

2.6

3 3.1. 3.2.

3.3. 3.4.

3.5. 3.6. 3.7.

3.8. 3.9.

3.10.

3.11 B. 1. 1.1

Verificai dac administraia a analizat problemele ridicate de X contribuabili i a formulat concluzii asupra acestora Verificai dac exist n cadrul administraiei a politic privind asigurarea unei culturi adecvate contribuabilului referitoare la X contientizarea obligaiei ce-i revine cu privire la impozitele i taxele locale ce le datoreaz Verificai dac administraia are o bun colaborare cu administraiile de locatari, care poate constitui a form eficient X de comunicare a informaiilor cu privire la impozitele i taxele locale Gradul de adecvare a materialelor informative puse la dispoziia contribuabilului Verificai dac materialele puse la dispoziia contribuabililor X sunt n general sub form de pliante Verificai dac materialele informative sunt adecvate categoriei Test nr. 2.12. de contribuabili crora le sunt adresate i satisfac cerinele FIAP nr. 2.12. acestora X Verificai dac materialele informative conduc la creterea gradului de conformare la plata impozitelor i taxelor locale Verificai dac pliantele prezint integrat informaiile, respectiv cu privire la toate impozitele i taxele datorate de un X contribuabil, condiiile de impozitare i plat i nu doar la un anumit impozit sau tax Verificai dac materialele publicate n mass-media sunt clare i X concise Verificai dac materialele prezentate n mass-media sunt uor X de neles Verificai dac la dezbaterile publice particip persoane din cadrul entitii care cunosc foarte bine regimul stabilirii i X colectrii impozitelor i taxelor locale Verificai dac la dezbaterile publice particip persoane din X cadrul entitii care dein abiliti foarte bune de comunicare Verificai dac materialele puse electronic la dispoziia contribuabilului sunt foarte bine structurate i informaiile sunt X integrate Verificai dac informaiile sunt prezentate pe site astfel nct s atrag contribuabilul i s-i menin curiozitate pe tot timpul X citirii Verificai dac accesul la informaiile electronice este uor de X realizat ncrederea contribuabililor n activitatea entitii cu privire la impozitele i taxele locale Dac sunt stabilite categoriilor de informaii privind impozitele i taxele la care au acces contribuabili Verificai dac la nivelul direciei sunt clasificate informaiile ce au caracter public i pot fi comunicate mass-media i X informaiile ce au caracter secret 332

1.2.

1.3. 1.4

1.5.

1.6. 1.7. 2 2.1 2.2 2.3. 2.4. 2.5.

2.6

2.7.

3 3.1. 3.2. 3.3. 3.4.

Analizai dac informaiile clasificate ca fiind publice referitoare Test nr. 2.13. la impozitele i taxele locale i observai dac acestea contravin FIAP nr. 2.13. secretului fiscal i liberului acces la informaii X Analizai dac rspunsurile formulate contribuabililor sunt conforme solicitrilor efectuate Analizai informaiile clasificate ca fiind publice referitoare la impozitele i taxele locale i observai dac acestea sunt utile X contribuabililor Analizai informaiile clasificate ca fiind publice referitoare la impozitele i taxele locale i observai dac acestea X contientizeaz contribuabilul la plata impozitelor i taxelor locale Examinai dac informaiile clasificate de administraie ca fiind X publice sunt puse n totalitate la dispoziia contribuabilului Analizai i celelalte informaii privind impozitele i taxele X locale i concluzionai dac sunt utile contribuabililor Dac facilitile acordate la plata impozitelor i taxelor locale sunt promovate ca form de contientizare la plata voluntar Verificai dac administraia acord faciliti la plata impozitelor X i taxelor locale Verificai dac facilitile acordate pentru plata impozitelor i X taxelor locale sunt comunicate contribuabililor Verificai dac facilitile acordate la plata impozitelor i taxelor X locale respect cadrul legislativ Verificai dac limitele facilitilor la plata impozitelor i taxelor X locale sunt aprobate de consiliul local Verificai dac informarea contribuabililor cu privire la facilitile acordate la plata impozitelor i taxelor locale este X realizat prin toate mijloacele mass-media locale Verificai aplicarea modalitilor de informare a contribuabililor cu privire la facilitile acordate la plata impozitelor i taxelor X locale conduce la creterea gradului de conformare la plata acestora de ctre contribuabili Verificai dac costurile legate de informarea i asistena contribuabililor asigur un anumit raport de eficien fa de X gradul de plat a acestora Fiabilitatea informaiilor electronice puse la dispoziia contribuabililor Verificai dac informaiile puse electronic la dispoziia X contribuabililor sunt fiabile Verificai dac informaiile puse electronic la dispoziia X contribuabililor sunt actualizate Verificai dac informaiile puse electronic la dispoziia X contribuabililor sunt avizate i aprobate de conducere Verificai dac informaiile puse electronic la dispoziia contribuabililor fac referire la impozitele i taxele locale i la X condiiile de impozitare 333

3.5.

C. 1. 1.1

1.2. 1.3 1.4 1.5

1.6

1.7. 1.8.

1.9.

1.10

2 2.1 2.2

2.3. 2.4. 2.5. 2.6

Verificai dac informaiile puse electronic la dispoziia contribuabililor fac referire la obligaiile cu privire la declararea X i plata impozitelor i taxelor locale Dezvoltarea culturii comunicaionale n privina impozitelor i taxelor locale Fiabilitatea aciunilor de prezentare prin mass-media privind informarea contribuabililor n legtur cu impozitele i taxele locale Verificai dac la nivelul serviciului de asisten contribuabili sunt stabilite responsabiliti cu privire la asigurarea legturii X administraiei cu mass-media Verificai dac exist un contact permanent cu mass-media X Verificai dac exist o cultur n cadrul organizaiei de a avea o X prezen permanent cu mass-media Verificai dac deciziile luate de administraie cu referire la X impozitele i taxele locale sunt promovate prin mass-media Verificai dac apariia unui nou cadru legislativ, modificrile sau actualizrile cadrului legislativ actual referitor la impozitele X i taxele locale este adus la cunotina contribuabililor operativ, prin intermediul mass-mediei Verificai dac reprezentani ai administraiei particip constant la dezbateri n cadrul unor emisiuni tv locale cu privire la X impozitele i taxele locale Verificai dac orice informare greit sau dezinformare aprut X n mass-media este urmrit i este formulat un punct de vedere Verificai dac punctul de vedere este comunicat ctre acel furnizor de informaii n mass-media care a transmis sau X publicat informaia respectiv i apare ca un drept la replic Verificai dac toate informaiile aprute n mass-media cu privire la impozitele i taxele locale sunt avizate de conducerea X administraiei Verificai dac informaiile publicate de entitate n mass-media sunt de calitate i asigur o nelegere clar a acestora de ctre X contribuabili Dac personalul responsabil cu asistena contribuabililor este instruit adecvat Verificai dac exist un serviciu specializat n asigurarea X asistenei contribuabililor Verificai dac fiele posturilor acestui serviciu stabilesc corect nivelul de cunotine i aptitudini pe care trebuie s le dein X titularul postului pentru a exercita activitatea de asisten Verificai dac titularii posturilor dein cunotinele i X aptitudinile necesare realizrii asistenei contribuabililor Test nr. 2.14. Verificai dac personalul ncadrat la acest serviciu deine FIAP nr. 2.14. abiliti de comunicare X Verificai dac personalul serviciului deine n totalitate informaiile referitoare la impozitele i taxele locale Formalizai un chestionar i adresai-l personalului astfel nct X s putei fundamenta concluziile cu privire la cunotinele 334

2.7. 2.8. 2.9. 2.10. 3

3.1.

3.2. 3.3. 3.4. 3.5. 3.6.

3.7. 3.8. 3.9.

deinute de personal cu privire la impozitele i taxele locale Verificai dac personalul serviciului are contact permanent cu X contribuabilului Verificai dac personalul serviciului urmeaz programe de Test nr. 2.14. pregtire profesional X FIAP nr. 2.14. Observai comportamentul salariailor n lucrul cu contribuabili Verificai dac contactul cu contribuabilul este realizat n spaii X special amenajate Dac exist un sistem integrat de furnizare a informaiilor ctre contribuabili referitoare la impozitele i taxele locale care s fie pus la dispoziia contribuabililor n mod operativ i complet Verificai dac direcia utilizeaz programe informatice cu privire la stabilirea, evidena, colectarea i stingerea debitelor X contribuabililor, reprezentate de impozite i taxe locale Verificai dac sistemul informatic permit listarea unor jurnale X cu privire la impozitele i taxele locale Verificai dac programele asigur integrarea datelor din fiecare X program Verificai dac n urma integrrii datelor acestea pot fi X sintetizate i listate n jurnale centralizatoare Verificai dac jurnalele centralizatoare pot fi puse electronic la X dispoziia contribuabililor Verificai dac accesul la jurnalele care privesc informaiile personale ale unui contribuabil este restricionat n sensul c este X permis doar acelui contribuabil Verificai dac la celelalte informaii privind impozitele i taxele X locale pot avea acces toi contribuabilii Verificai dac aceste informaii pot fi centralizate i puse X informatic la dispoziia contribuabililor Verificai dac informaiile pot fi accesate de contribuabili X

335

Procedura P08 Entitatea Public Serviciul Audit Intern

COLECTAREA DOVEZILOR

CHESTIONAR DE CONTROL INTERN

Misiunea de audit: Stabilirea i colectarea impozitelor i taxelor locale Perioada auditat: 01.07.2008 31.03.2010 ntocmit: Ionescu Adrian/Popescu Nicolae Data: 17.05.2010 Avizat: Georgescu Cristian Data: 17.05.2010 Obiectivul chestionarului: Organizarea i desfurarea activitii de asisten a contribuabilului
NTREBAREA DA NU

OBSERVAII

I IMPLEMENTAREA DE PROGRAME DE MBUNTIRE A IMAGINII ADMINISTRAIEI PE LINIA NCASRII IMPOZITELOR I TAXELOR LOCALE 1. Exist elaborat i pus n aplicare o politic de stimulare la plat?
Auditorul intern urmrete s identifice dac n cadrul acestei politici trebuie prezentate msurile pe care entitatea dorete s le ntreprind n domeniul asistenei contribuabililor Auditorul intern urmrete dac sunt folosite panouri i afie publicitare, dac au fost transmise mesaje prin coresponden scris i electronic i dac pregtirea profesional a personalului n domeniul eticii i comunicrii a fost mbuntit.

2. Care este strategia de comunicare utilizat pentru promovarea acestei politici, att pe plan intern ct i pe plan extern?

3. Exist preocupri n domeniul promovrii politicii de asisten contribuabili? 4. A fost implementat un sistem de indicatori pentru msurarea performanelor activitii de asisten contribuabili ?

Auditorul intern urmrete dac entitatea a manifestat interes pentru reducerea perioadei de ateptare a contribuabilului, reducerea perioadei de rspuns la adrese i petiii, reducerea timpului de ateptare la ghieu, dac se asigur confidenialitatea informaiilor.

5. Dac da, care sunt aceti indicatori? 336

NTREBAREA

DA

NU

OBSERVAII
Auditorul intern urmrete modul de realizare a corespondenei scrise i electronice, asistena prin telefon, primirea fizic etc., precum i dac au fost stabilite adunri publice la care s participe contribuabilii Auditorul intern urmrete dac aceste msuri au fost centralizate i publicate ntr-un document de referin care s fie accesibil att contribuabilului cat i personalului din cadrul entitii Auditorul intern urmrete dac mesajele de promovare conin informaii cu privire la programul de lucru, numr de telefon, adres, pagin web, cadrul normativ aplicabil etc. Auditorul intern urmrete dac aceste reuniuni au fost organizate pentru a prezenta modificrile cadrului normativ, prezentarea HCL, contientizarea cetenilor cu privire la necesitatea plii impozitelor i taxelor locale sau pentru promovarea respectrii termenelor de plat Auditorul intern urmrete cum se realizeaz planificarea activitii de asisten contribuabil, respectiv dac programul de lucru este flexibil i accesibil pentru toi contribuabilii

6. Care sunt msurile adoptate n domeniul comunicrii cu contribuabilii?

7. Aceste msuri sunt formalizate?

8. Contribuabilii sunt informai n mod corespunztor?

9. Dac au fost organizate reuniuni publice, care este periodicitatea acestora?

10. Cum este stabilit programul de lucru cu publicul?

11. Exist ghiduri pentru asistena contribuabili care s prezinte demersurile care trebuie fcute de acesta pentru declararea i plata impozitelor i taxelor locale? 12. Care sunt msurile ntreprinse pentru stabilirea unor legturi cu asociaiile de locatari n scopul mbuntirii activitii de colectare a impozitelor i taxelor locale? 13. La nivelul entitii exist o eviden a asociaiilor de locatari din cadrul localitii? 14. Au fost stabilite contacte cu reprezentanii acestor asociaii? 15. A fost promovat populaiei prin 337

NTREBAREA

DA

NU

OBSERVAII

intermediul acestor asociaii politica entitii n domeniul colectrii impozitelor i taxelor locale? II. NCREDEREA CONTRIBUABILILOR N ACTIVITATEA ENTITII CU PRIVIRE LA ADMINISTRAREA IMPOZITELOR I TAXELOR LOCALE 16. Care au fost msurile ntreprinse pentru aducerea la cunotina contribuabililor a modului de utilizare a veniturilor proprii? 17. Care sunt msurile ntreprinse pentru promovarea facilitilor acordate la plata impozitelor i taxelor locale?
Auditorul intern urmrete modul de promovare a facilitilor acordate pentru plata anticipat a impozitelor i taxelor locale, a programului prelungit lucru, activitatea colectorilor care i desfoar activitatea pe teren, plata impozitelor i taxelor on-line, deschiderea unor centre de lucru noi pentru o anumit perioad etc.

18. Care sunt msurile ntreprinse de entitate pentru actualizarea informaiilor n format electronic puse la dispoziia contribuabililor? 19. Care este frecvena cu care sunt actualizate aceste informaii? 20. Care sunt msurile pentru a mbunti accesibilitatea paginii web a entitii? 21. Care sunt msurile luate pentru implementarea unui sistem de newsalert cu privire la colectarea impozitelor i taxelor locale (nivelul taxelor, modificri prevzute prin HCL, atenionare cu privire la zilele rmase pana la expirarea termenelor de plat etc. ) 22. Au fost ntreprinse msuri pentru a mbunti calitatea informaiilor publicate pe site?

Auditorul intern urmrete dac entitatea a realizat sondaje cu privire la nevoia de informaii a contribuabililor i dac informaiile publicate sunt conforme cu nevoile acestora Auditorul intern urmrete dac au fost ntreprinse msuri pentru gestionarea traficului astfel nct s permit accesul unui numr mare de utilizatori

23. Care sunt msurile ntreprinse pentru mbuntirea performanei de comunicare on-line? 338

NTREBAREA

DA

NU

OBSERVAII
concomitent, att pentru accesarea informaiilor de pe site ct i pentru efectuarea plilor on-line

24. Exist un dispozitiv telefonic de informare a contribuabililor n afara programului cu publicul?

Auditorul intern urmrete dac dispozitivul electronic ofer informaii suficiente, dac ncurajeaz plile online i informarea cetenilor prin intermediul paginii web. Auditorul intern urmrete dac mesajul trimis contribuabilului furnizeaz informaii prin care s-l asigure pe acesta cu privire la confidenialitatea discuiilor

25. Exist posibilitatea stabilirii unei audiene cu personalul entitii, utiliznd comunicarea telefonic sau prin intermediul internetului? 26. Au fost ntreprinse msuri pentru utilizarea mijloacelor electronice pentru comunicarea rspunsurilor la adrese i petiii? III DEZVOLTAREA CULTURII IMPOZITELOR I TAXELOR LOCALE 27. Sunt utilizate mijloacele massmedia pentru promovarea politicii entitii n domeniul colectrii impozitelor i taxelor locale? 28. Care sunt msurile ntreprinse de entitate pentru perfecionarea pregtirii profesional n domeniul comunicrii cu contribuabilul? 29. Exist o sintez a informaiilor care trebuie oferite contribuabililor?

COMUNICAIONALE

PRIVINA

Auditorul intern urmrete dac este implementat sistemul news-alert sau newsletter

339

Procedura P08 Entitatea public Serviciul de audit public intern

COLECTAREA DOVEZILOR

TEST nr. 2.12

Misiunea de audit: Administrarea impozitelor i taxelor locale Perioada auditat: 01.07.2008 31.03.2010 ntocmit: Ionescu Adrian/Popescu Nicolae Avizat: Georgescu Cristian Obiectul testului Obiectivele testului

Data: 17.05.2010 Data: 17.05.2010

Adecvarea materialelor puse la dispoziia contribuabililor Analiza materialelor informative puse la dispoziia contribuabililor i urmrirea dac acestea prezint integrat informaiile, respectiv cu privire la toate impozitele i taxele locale datorate de contribuabilii persoane fizice sau persoane juridice, condiiile de impozitare i de plat. Analiza informaiilor coninute de materialele publicate n vederea contientizrii contribuabililor cu privire la impozitele i taxele locale i urmrirea dac acestea satisfac solicitrile contribuabililor i conduc la creterea gradului de conformare la plata impozitelor i taxelor locale. Din analiza documentelor prezentate de direcie, a rezultat c informaiile puse la dispoziia contribuabililor cu privire la impozitele i taxele locale nu au ntotdeauna un coninut integrat. n unele cazuri se prezint un anumit impozit sau tax, n alte cazuri se face referire la obligaiile contribuabililor n raport cu acestea, precum i consecinele n cazul neplii. n nici un material nu se face referire la scopul colectrii acestor impozite i taxe locale, respectiv de realizare a programelor de dezvoltare a comunitii din care face parte unitatea administrativ-teritorial i contribuabilul respectiv i prin aceasta la asigurarea unor condiii de via mai bune cetenilor care fac parte din colectivitatea respectiv. n perioada actual, principala caracteristic a unitii administrativ teritoriale o constituie preocuparea permanent pentru creterea gradului de colectare a impozitelor i taxelor locale prin conformare voluntar, care poate fi realizat prin promovarea valorilor ce vizeaz dezvoltarea laturii calitative a activiti umane i cunoaterea condiiilor indispensabile desfurrii fenomenelor care se nasc i se dezvolt n cadrul unei colectiviti. Aceasta presupune dezvoltarea unor proceduri, a unor activiti specifice de ctre unitatea administrativ-teritorial n vederea creterii calitii serviciilor prestate, care trebuie s fie prompte i precise, pentru eliminarea posibilelor neclariti ale contribuabililor. Pentru atingerea obiectivelor propuse i aplicarea principiilor fundamentale ale entitii, salariatul care asigur interfaa cu contribuabilul trebuie s respecte obligaiile referitoare la perfecionarea permanent a pregtirii i dezvoltarea 340

Descrierea testului

Constatri

aptitudinilor de comunicare. De asemenea, este necesar depirea eventualelor obstacole care pot afecta informaia oferit contribuabililor, precum i respectarea normelor etice care trebuie s guverneze relaia cu acetia (obligaia declinrii datelor proprii de identificare, inut, disciplin, politee, respect, atitudine pozitiv, limbaj, confidenialitatea informaiilor, oferirea de rspunsuri complete i corecte). Una din prioritile acesteia n vederea mbuntirii serviciilor oferite contribuabililor este analiza detaliat la nivelul entitii a activitilor care implic contactul direct cu publicul. In acest context, considerm c este necesar a se acorda atenie cauzelor specifice care genereaz cereri suplimentare de informaii din partea contribuabilului n vederea eliberrii unor documente, mrind nejustificat timpul de rspuns la cerinele contribuabililor, precum i a cauzelor care determin ca un numr mare de contribuabili s se deplaseze la sediul unitii administrativ-teritoriale. Totodat, se recomand ca entitatea s urmreasc mbuntirea situaiei existente, prin uniformizarea modului de lucru pentru toi salariaii, respectiv: creterea consistenei informaiilor puse la dispoziia contribuabililor privind problematica fiscal; obinerea de informaii complete dintr-un singur loc, indiferent de problematica fiscal; acordarea asistenei ntr-un spaiu dedicat i amenajat exclusiv n acest scop; reducerea presiunii exercitate de contribuabili asupra structurilor de acordare a asistenei; reducerea deplasrilor repetate ale contribuabililor la administraiile finanelor publice; monitorizarea direct a relaiei cu contribuabilii; constituirea unui punct de distribuire a informaiilor oferite contribuabililor cuprinznd diferite materiale publicitare privitoare la obligaiile fiscale i la legislaia specific; faciliti privind personalizarea asistenei acordate diferitelor grupuri int de contribuabili. Concluzii Informaiile coninute de materiale publicate n vederea informrii contribuabililor cu privire la impozitele i taxele locale nu asigur ntotdeauna un coninut integrat

Auditor intern,

Supervizor,

341

Procedura P08 Entitatea public Serviciul de audit public intern

COLECTAREA DOVEZILOR

FISA DE IDENTIFICARE i ANALIZA A PROBLEMEI nr. 2.12.

Misiunea de audit: Administrarea impozitelor i taxelor locale Perioada auditat: 01.07.2008 31.03.2010 ntocmit: Ionescu Adrian/Popescu Nicolae Avizat: Georgescu Cristian Problema Constatri

Data: 17.05.2010 Data: 17.05.2010

Nu se asigur ntotdeauna un coninut integrat informaiilor referitoare la impozitele i taxele locale oferite contribuabililor. Din analiza documentelor prezentate de direcie a rezultat c informaiile puse la dispoziia contribuabililor cu privire la impozitele i taxele locale nu au ntotdeauna un coninut integrat. n unele cazuri se prezint un anumit impozit sau tax, n alte cazuri se face referire la obligaiile contribuabililor n raport cu acestea, precum i consecinele n cazul neplii. n nici un material nu se face referire la scopul colectrii acestor impozite i taxe locale, respectiv de realizare a programelor de dezvoltare a comunitii din care face parte unitatea administrativteritorial i contribuabilul respectiv i prin aceasta la asigurarea unor condiii de via mai bune cetenilor care fac parte din aceea colectivitate. n perioada actual principala sarcin a unitii administrativ teritoriale o constituie preocuparea permanent pentru creterea gradului de colectare a impozitelor i taxelor locale prin conformare voluntar, care poate fi realizat prin promovarea valorilor ce vizeaz dezvoltarea laturii calitative a activiti umane i cunoaterea condiiilor indispensabile desfurrii fenomenelor care se nasc i se dezvolt n cadrul unei colectiviti. Aceasta presupune dezvoltarea unor proceduri, a unor activiti specifice de ctre unitatea administrativ-teritorial n vederea creterii calitii serviciilor prestate, care trebuie s fie prompte i precise, pentru eliminarea posibilelor neclaritii ale contribuabililor. Pentru atingerea obiectivelor propuse i aplicarea principiilor fundamentale ale entitii, salariatul care asigur interfaa cu contribuabilul trebuie s respecte obligaiile referitoare la perfecionarea permanent a pregtirii i dezvoltarea aptitudinilor de comunicare. De asemenea, este necesar depirea eventualelor obstacole care pot afecta informaia oferit contribuabililor i respectarea normelor etice care trebuie s guverneze relaia cu acetia (obligaia declinrii datelor proprii de identificare, inut, disciplin, politee, respect, atitudine pozitiv, limbaj, confidenialitatea informaiilor, oferirea de rspunsuri complete i corecte). Una din prioritile acesteia n vederea mbuntirii serviciilor oferite 342

contribuabililor este analiza detaliat la nivelul entitii a activitilor care implic contactul direct cu publicul. In acest context, considerm c este necesar a se acorda atenie cauzelor specifice care genereaz cereri suplimentare de informaii din partea contribuabililor n vederea eliberrii unor documente, mrind nejustificat timpul de rspuns la cerinele contribuabililor, precum i a cauzelor care determin un numr mare de contribuabili s se deplaseze la sediul unitii administrativteritoriale. Cauze Personalul care s-a ocupat cu elaborarea materialelor informative ctre contribuabili nu a avut cunotinele i aptitudinile necesare n vederea asigurrii calitii acestora. Meninerea unui grad mediu de conformare voluntar din partea contribuabililor la plata impozitelor i taxelor locale. mbuntirea calitilor profesionale ale salariailor care asigur asistena pentru contribuabili i uniformizarea modului de lucru a acestora, prin: uniformizarea informaiilor puse la dispoziia contribuabililor privind problematica fiscal; obinerea de informaii de natur fiscal de ctre contribuabil dintr-un singur loc, indiferent de problematica fiscal; acordarea asistenei ntr-un spaiu amenajat exclusiv n acest scop; Reducerea deplasrilor repetate ale contribuabililor la sediul unitii administrativ-teritoriale; monitorizarea direct a relaiei cu contribuabilii; constituirea unui punct de distribuire a informaiilor oferite contribuabililor cuprinznd diferite materiale publicitare, privitoare la obligaiile fiscale i legislaiei specifice.

Consecine Recomandare

Auditor intern,

Supervizat,

Pentru conformitate

343

Procedura P08 Entitatea public Serviciul de audit public intern

COLECTAREA DOVEZILOR

TEST Nr. 2.13.

Misiunea de audit: Administrarea impozitelor i taxelor locale Perioada auditat: 01.07.2008 31.03.2010 ntocmit: Ionescu Adrian/Popescu Nicolae Avizat: Georgescu Cristian Obiectul testului Obiectivele testului

Data: 17.05.2010 Data: 17.05.2010

Descrierea testului

Stabilirea categoriilor de informaii privind impozitele i taxele la care au acces contribuabilii Analiza informaiilor solicitate de contribuabili, clasificate ca fiind publice referitoare la impozitele i taxele locale i observarea dac rspunsurile formulate respect cerinele instruciunilor interne i dac acestea sunt concludente pentru contribuabili Populaia constituit n vederea evalurii o constituie solicitrile formulate n anul 2010, pn la data controlului, n scris de contribuabili cu privire la informaii legate de impozitele i taxele locale. n acest sens a fost identificat un numr de 76 solicitri, din care au fost alese la ntmplare un numr de 10 solicitri nregistrate la numerele: 34213, 34354, 34412, 34534, 34635, 34654, 34689, 34823, 34921 i 34981. Testarea a constat n analiza conformitii rspunsului n raport cu solicitarea efectuat, furnizarea de informaii care privesc strict contribuabilul i care nu contravin secretului fiscal i liberului acces la informaiile de interes public.

Constatri

ndrumarea i asistena contribuabililor n domeniul colectrii impozitelor i taxelor locale se asigur prin serviciul de asisten contribuabili i presupune furnizarea de informaii cu caracter general, n legtur cu modul n care acetia trebuie s procedeze pentru a beneficia de un drept fiscal sau pentru a se conforma unei obligaii fiscale. Modaliti de ndrumare i acordare a asistenei: direct la sediul unitii administrativ-teritoriale, se realizeaz la ghieele special amenajate la sediul unitilor fiscale de ctre personalul cu atribuiuni n acest sens. n scris, prin rspunsuri la cereri formulate de contribuabili. Pentru a beneficia de asisten, contribuabilii se pot adresa cu cereri organelor specializate din cadrul instituiei, care vor analiza cererile, vor formula rspuns i l vor comunica contribuabililor cu respectarea termenelor prevzute de lege. Cererile formulate de contribuabili n vederea acordrii asistenei n scris vor cuprinde, n mod obligatoriu, datele de identificare ale contribuabilului: nume i prenume sau denumirea societii, domiciliul fiscal i codul de identificare fiscal i vor fi 344

semnate de acetia sau de reprezentaii legali ai acestora. prin e-mail. ndrumarea i asistena acordate prin aceast modalitate se realizeaz prin transmiterea solicitrilor pe adresele existente la unitile fiscale teritoriale ndrumarea i asistena oferit contribuabililor nu include furnizarea informaiilor: solicitate n perioada n care contribuabilul este supus controlului i n legtur cu aceasta; n legtur cu soluionarea unor problematici care fac obiectul unor contestaii formulate mpotriva actelor administrative fiscale; care contravin principiului secretului fiscal; de interes public, solicitate n baza Legii nr. 544/12.10.2001 privind liberul acces la informaiile de interes public a cror furnizare este interzis, conform legislaiei n vigoare. Urmare analizei efectuate, a rezultat c n unele cazuri asistena acordat contribuabililor contravine regulilor i instruciunilor existente n cadrul entitii, astfel: Prin adresa nregistrat la entitate sub nr. 34354/2010 contribuabilul solicit unele informaii legate de hotrrile consiliului local cu privire la modalitatea de calcul i nivelurile taxei pentru eliberarea autorizaiilor de construire. Adresa este preluat direct de un salariat din cadrul serviciului de control care cunotea contribuabilul respectiv i formuleaz direct rspuns acestuia. Adresa nu este nregistrat la unitatea fiscal, rspunsul nu este avizat de conducerea serviciului din care face parte salariatul. Totodat, salariatul nu avea dreptul s soluioneze personal o solicitare scris a unui contribuabil, fr ca aceasta s fie repartizat de seful ierarhic. Prin adresa nregistrat la entitate sub nr. 34213/2010 contribuabilul precizeaz c s-a aflat n control cu privire la impozitele i taxele locale pe care le datoreaz bugetului local i se afl n divergene cu organul de control cu privire la criteriile pe care trebuia s le fi avut n vedere cu privire la organizarea i desfurarea spectacolelor i calculul impozitului aferent. Adresa este repartizat serviciului colectare, care o analizeaz i formuleaz rspuns contribuabilului, n contradictoriu cu msurile stabilite de organul de control prin actul de control ntocmit. Acest rspuns este folosit de contribuabil pentru a contesta actul de control ncheiat. Nu au fost respectate procedurile interne care reglementeaz activitatea de acordare a asistenei contribuabililor. Nu n toate cazurile rspunsurile formulate contribuabililor se refer la solicitrile acestora, asigurndu-le astfel o informare corect, astfel: Prin adresa nr. 34981/2010 contribuabilul solicit lmuriri cu privire la o cerere depus n urm cu circa o lun de zile prin care a solicitat compensarea unor debite reprezentnd impozit pe mijloacele auto, cu sumele virate n plus n contul impozitului pe cldiri. n rspunsul formulat contribuabilului, serviciul colectarea impozitelor i taxelor precizeaz c ei au fost de acord cu compensarea, ns serviciul de control nu este de acord cu compensare, deoarece au unele informaii legate de activitile de organizare i desfurare de spectacole de ctre contribuabil i vor s fac un control. Prin adresa 34654/2010 contribuabilul solicit informaii cu privire la sumele 345

totale pe care de datoreaz unitii administrativ-teritoriale sub form de impozite i taxe pentru a le achita. Responsabilii din cadrul serviciului colectarea impozitelor i taxelor locale, n loc s comunice contribuabilului debitele de plat, ntocmesc o somaie de plat i o comunic acestuia. Concluzii Asistena acordat contribuabililor nu este ntotdeauna la obiect i conforma necesitilor acestuia

Auditor intern,

Supervizor,

346

Procedura P08 Entitatea public Serviciul de audit public intern

COLECTAREA DOVEZILOR

FISA DE IDENTIFICARE i ANALIZA A PROBLEMEI nr. 2.13. Misiunea de audit: Administrarea impozitelor i taxelor locale Perioada auditat: 01.07.2008 31.03.2010 ntocmit: Ionescu Adrian/Popescu Nicolae Avizat: Georgescu Cristian Problema Constatri

Data: 17.05.2010 Data: 17.05.2010

Asistena acordat contribuabililor nu respect ntotdeauna instruciunile interne de lucru i nu furnizeaz acestora informaii utile n urma analizei modului n care sunt furnizate informaii, urmare solicitrii scrise a contribuabililor, a rezultat c n unele cazuri asistena acordat contribuabililor contravine regulilor i instruciunilor existente n cadrul entitii, astfel: Prin adresa nregistrat la entitate sub nr. 34354/2010 contribuabilul solicit unele informaii legate de hotrrile consiliului local cu privire la modalitatea de calcul i nivelurile taxei pentru eliberarea autorizaiilor de construire. Adresa este preluat direct de un salariat din cadrul serviciului de control care cunotea contribuabilul respectiv i formuleaz direct rspuns acestuia. Adresa nu este nregistrat la unitatea fiscal, rspunsul nu este avizat de conducerea serviciului din care face parte salariatul. Totodat, salariatul nu avea dreptul s soluioneze personal o solicitare scris a unui contribuabil, fr ca aceasta s fie repartizat de seful ierarhic. Prin adresa nregistrat la entitate sub nr. 34213/2010 contribuabilul precizeaz c s-a aflat n control cu privire la impozitele i taxele locale pe care le datoreaz bugetului local i se afl n divergene cu organul de control cu privire la criteriile pe care trebuia s le fi avut n vedere cu privire la organizarea i desfurarea spectacolelor i calculul impozitului aferent. Adresa este repartizat serviciului colectare, care o analizeaz i formuleaz rspuns contribuabilului, n contradictoriu cu msurile stabilite de organul de control prin actul de control ntocmit. Acest rspuns este folosit de contribuabil pentru a contesta actul de control ncheiat. Nu au fost respectate procedurile interne care reglementeaz activitatea de acordare a asistenei contribuabililor. n alte cazuri, rspunsurile formulate contribuabililor nu se refer la solicitrile acestora, neasigurndu-le o informare corect, astfel: Prin adresa nr. 34981/2010 contribuabilul solicit lmuriri cu privire la o cerere depus n urm cu circa o lun de zile prin care a solicitat compensarea unor debite reprezentnd impozit pe mijloacele auto, cu sumele virate n plus n 347

contul impozitului pe cldiri. n rspunsul formulat contribuabilului, serviciul colectarea impozitelor i taxelor precizeaz c ei au fost de acord cu compensarea, ns serviciul de control nu este de acord cu compensarea, deoarece au unele informaii legate de activitile de organizare i desfurare de spectacole de ctre contribuabil i vor s fac un control. Prin adresa 34654/2010 contribuabilul solicit informaii cu privire la sumele totale pe care de datoreaz unitii administrativ-teritoriale sub form de impozite i taxe pentru a le achita. Responsabilii din cadrul serviciului colectarea impozitelor i taxelor locale, n loc s comunice contribuabilului debitele de plat, ntocmesc o somaie de plat i o comunic acestuia. Cauze Lipsa de pregtire a personalului responsabilizat cu acordarea asistenei contribuabililor Informaiile furnizate neadecvat pot fi folosite de contribuabil mpotriva unitii administrativ-teritoriale pe baza unor contestaii, sau acestea nu sunt utile contribuabilului i nu conduc la creterea gradului de colectare a impozitelor locale. Instruirea i pregtirea personalului care este responsabil cu acordarea de asisten contribuabilului. Formularea rspunsurilor la obiect i prin respectarea instruciunilor interne, precum i avizarea tuturor informaiilor oferite n scris contribuabililor.

Consecine

Recomandare

Auditor intern,

Supervizat,

Pentru conformitate

348

Procedura P08 Entitatea public Serviciul de audit public intern

COLECTAREA DOVEZILOR

TEST nr. 2.14.

Misiunea de audit: Administrarea impozitelor i taxelor locale Perioada auditat: 01.07.2008 31.03.2010 ntocmit: Ionescu Adrian/Popescu Nicolae Data: 17.05.2010 Avizat: Georgescu Cristian Data: 17.05.2010 Instruirea personalului responsabil cu oferirea de relaii contribuabilului Obiectul testului Obiectivele Examinarea personalului care acord asisten contribuabililor i verificarea dac deine abilitile de comunicare, cunotinele i aptitudinile necesare realizrii testului acestei activiti. Descrierea testului Populaia analizat este format din salariaii Serviciului asisten contribuabili i activitile pentru care acetia sunt responsabilizai. Testarea a constat n evaluarea pregtirii profesionale a salariailor din cadrul serviciului asisten contribuabili, a modului n care acetia urmeaz programe de pregtire profesional, precum i observarea comportamentului acestora n lucrul cu contribuabilul. Constatri Obiectivul general al activitii de asisten l constituie furnizarea de informaii de calitate ctre contribuabili, referitoare la prevederile legislaiei fiscale, obligaiile care le revin n materie fiscal, precum i promovarea conformrii fiscale voluntare, printr-o abordare orientat ctre contribuabil, n care acesta este privit ca partener egal al unitii administrativ teritoriale. Angajarea administraiei n slujba contribuabilului, orientarea acesteia ctre client contribuie la ndeplinirea obligaiilor fiscale i la creterea gradului de conformare voluntar a contribuabililor. n acelai timp aceast orientare l ajut pe contribuabil n ndeplinirea obligaiilor fiscale. Mesajele transmise de administraia fiscal trebuie s fie accesibile pentru toate categoriile de contribuabili, indiferent de nivelul de pregtire al acestora. Totodat, dac o anumit problem a fost cauzat contribuabilului din vina administraiei, aceasta va trebui s-i recunoasc eroarea i s ia msuri corespunztoare pentru soluionarea acesteia. Rspunsurile clar formulate n concordan cu prevederile legale i transmiterea acestora n timp util contribuabililor definesc de fapt calitatea activitii de asisten i informare a contribuabililor. Asistena i informarea contribuabililor trebuie s aib ca obiectiv formularea unor 349

rspunsuri complete, astfel nct s se diminueze nevoia unui contact suplimentar din partea contribuabilului pentru aceeai problem. Urmare analizei efectuate s-a constatat c la nivelul serviciului asisten contribuabili nu este elaborat un program de asisten n concordan cu nevoile exprimate de contribuabili sau programe specifice pentru acele categorii de contribuabili ale cror nevoi de informare n materie fiscal sunt necesare pentru contientizarea acestora la plata obligaiilor fiscale. Analiza programelor de instruire a personalului din cadrul serviciului asisten contribuabili nu pune n eviden faptul c acetia sunt interesai s depun toate eforturile n vederea realizrii unei autoinstruiri continue n ceea ce privete coninutul reglementrilor n materie de impozite i taxe locale. Cu toate c acesta este obligat s-i perfecioneze permanent pregtirea profesional pentru a putea rspunde tuturor ntrebrilor referitoare la sistemul de impozite i taxe locale reglementat de legislaia n vigoare, n perioada 2009-2010 acesta nu a participat la nici o form de instruire att n interiorul entiti, ct i n afara acesteia. Totodat, n activitatea de asisten contribuabili sunt folosii, de foarte multe ori, salariai din cadrul altor servicii din cadrul entitii, salariai care de obicei sunt ncadrai pe funcii de execuie de nivel inferior i chiar debutani, acetia nefiind n msur s ofere toate informaiile pe care contribuabilii le solicit, s i ajute s i soluioneze problemele, n concordan cu situaia fiscal particular a fiecruia i totodat s rspund ntrebrilor formulate de contribuabili n legtur cu impozitele i taxele locale. Faptul c unii contribuabili se adreseaz constant entitii pe linia impozitelor i taxelor locale, alii revenind chiar de mai multe ori pentru aceeai problem, pune n eviden c persoanele care acord asistena nu depun ntregul efort pentru a aprecia ct mai corect nivelul de nelegere i starea emoional a contribuabilului i totodat pentru a nelege ct mai corect ntrebarea sau problema ridicat de acesta, astfel nct s-i poat oferi rspunsul corect, ntr-un mod pe care contribuabilul sa-l neleag. Pe lng o foarte bun pregtire de specialitate n domeniul impozitelor i taxelor, funcionarul fiscal trebuie s dispun de aptitudini n domeniul comunicrii, astfel nct s fie n msur s prezinte contribuabilului, ntr-un limbaj accesibil acestuia, prevederile legislaiei fiscale. Astfel, s-a procedat, n cursul a dou zile la observarea la ghieu a comportamentului salariatului fa de solicitrile contribuabilului, constatndu-se urmtoarele: nu ntotdeauna fac cunoscute contribuabililor datele proprii de identificare (nume, prenume, funcia i locul de munc), prin afiare, la loc vizibil; nu dau n toate cazurile dau dovad de disciplin n relaia cu contribuabilul; nu rmn calmi, politicoi i respectuoi pe ntreaga durat de acordare a asistenei; nu manifest o atitudine pozitiv i rbdare n relaia cu contribuabilii; nu acord ntreaga sa atenie contribuabilului pe parcursul desfurrii asistenei fiscale; 350

 Concluzii

nu se asigur c rspunsurile oferite sunt nelese de ctre contribuabili;

Utilizarea n activitatea de asisten contribuabili i a personalului din cadrul altor servicii funcionale din cadrul entitii, care nu dispune de competenele necesare de comunicare i de cunotinele adecvate pe linia impozitelor i taxelor locale. Comportamentul persoanei care asigur lucrul cu contribuabilul nu este n toate cazurile adecvat.

Auditor intern,

Supervizor,

351

Procedura P08 Entitatea public Serviciul de audit public intern

COLECTAREA DOVEZILOR

FISA DE IDENTIFICARE i ANALIZA A PROBLEMEI Nr. 2.14. Misiunea de audit: Administrarea impozitelor i taxelor locale Perioada auditat: 01.07.2008 31.03.2010 ntocmit: Ionescu Adrian/Popescu Nicolae Avizat: Georgescu Cristian Problema Constatri

Data: 17.05.2010 Data: 17.05.2010

Utilizarea n activitatea de asisten contribuabili a personalului care nu dispune de competenele necesare de comunicare i de cunotinele adecvate pe linia impozitelor i taxelor locale. Obiectivul general al activitii de asisten l constituie furnizarea de informaii de calitate ctre contribuabili, referitoare la prevederile legislaiei fiscale, obligaiile care le revin n materie fiscal, precum i promovarea conformrii fiscale voluntare, printr-o abordare orientat ctre contribuabil, n care acesta este privit ca partener egal al unitii administrativ teritoriale. Urmare analizei efectuate s-a constatat c la nivelul serviciului asisten contribuabili nu este elaborat un program de asisten n concordan cu nevoile exprimate de contribuabili sau programe specifice pentru acele categorii de contribuabili ale cror nevoi de informare n materie fiscal sunt necesare pentru contientizarea acestora la plata obligaiilor fiscale. Analiza programelor de instruire a personalului din cadrul serviciului asisten contribuabili nu pune n eviden faptul c acetia sunt interesai s depun toate eforturile n vederea realizrii unei autoinstruiri continue n ceea ce privete coninutul reglementrilor n materie de impozite i taxe locale. Cu toate c acesta este obligat s-i perfecioneze permanent pregtirea profesional pentru a putea rspunde tuturor ntrebrilor referitoare la sistemul de impozite i taxe locale reglementat de legislaia n vigoare, n perioada 2009-2010 acesta nu a participat la nici o form de instruire att n interiorul entiti, ct i n afara acesteia. Totodat, n activitatea de asisten contribuabili sunt folosii, de foarte multe ori, salariai din cadrul altor servicii din cadrul entitii, salariai care de obicei sunt ncadrai pe funcii de execuie de nivel inferior i chiar debutani, acetia nefiind n msur s ofere toate informaiile pe care contribuabilii le solicit, s i ajute s i soluioneze problemele, n concordan cu situaia fiscal particular a fiecruia i totodat s rspund ntrebrilor formulate de contribuabili n legtur cu impozitele i taxele locale. Faptul c unii contribuabili se adreseaz constant entitii pe linia impozitelor i taxelor locale, alii revenind chiar de mai multe ori pentru aceeai problem, pune n eviden c persoanele care acord asistena nu depun ntregul efort pentru a aprecia ct mai corect nivelul de nelegere i starea emoional a contribuabilului 352

i totodat pentru a nelege ct mai corect ntrebarea sau problema ridicat de acesta, astfel nct s-i poat oferi rspunsul corect, ntr-un mod pe care contribuabilul sa-l neleag. Pe lng o foarte bun pregtire de specialitate n domeniul impozitelor i taxelor, funcionarul fiscal trebuie s dispun de aptitudini n domeniul comunicrii, astfel nct s fie n msur s prezinte contribuabilului, ntr-un limbaj accesibil acestuia, prevederile legislaiei fiscale. Astfel, s-a procedat, n cursul a dou zile, la observarea la ghieu a comportamentului salariatului fa de solicitrile contribuabilului constatndu-se urmtoarele: nu ntotdeauna fac cunoscute contribuabililor datele proprii de identificare (nume, prenume, funcia i locul de munc), prin afiare, la loc vizibil; nu dau n toate cazurile dau dovad de disciplin n relaia cu contribuabilul; nu rmn calmi, politicoi i respectuoi pe ntreaga durat de acordare a asistenei; nu manifest o atitudine pozitiv i rbdare n relaia cu contribuabilii; nu acord ntreaga sa atenie contribuabilului pe parcursul desfurrii asistenei fiscale; nu se asigur c rspunsurile oferite sunt nelese de ctre contribuabili. Cauze Utilizarea n activitatea de asisten contribuabili i a unor persoane care nu dein aptitudinile adecvate de comunicare i cunotinele specifice cu privire la impozitele i taxele locale. Atitudinea fa de contribuabilul care solicit anumite informaii cu privire la impozitele i taxele locale nu este una responsabil, astfel nct informaia comunicat s fie complet i s se urmreasc a fi neleas de solicitant. Mesajele transmise de administraia fiscal ctre contribuabil nu sunt accesibile tuturor toate categoriile de contribuabili. Munca de asisten a contribuabilului nu este n slujba contribuabilului, nu este orientat ctre client, astfel nct s contribuie la ndeplinirea obligaiilor fiscale i la creterea gradului de conformare voluntar a contribuabililor indiferent de nivelul de pregtire al acestora. Elaborarea de programe de asisten n concordan cu nevoile exprimate de contribuabili i a unor programe de instruire a personalului care s-i asigure dobndirea de abiliti de comunicare adecvate i de cunotine suficiente cu privire la impozitele i taxele locale. Supervizat, Pentru conformitate

Consecine

Recomandare

Auditor intern,

353

354

Procedura P08 Entitatea public Serviciul Audit Intern

COLECTAREA DOVEZILOR

LISTA DE VERIFICARE nr. 3 Misiunea de audit: Administrarea impozitelor i taxelor locale Perioada auditat: 01.07.2008 31.03.2010 ntocmit: Ionescu Adrian/Popescu Nicolae Avizat: Georgescu Cristian Obiectivul III. ORGANIZAREA EVIDENEI PLTITORILOR DE IMPOZITE I TAXE LOCALE Nr. crt. A 1. 1.1. 1.2. 1.3. 1.4. 1.5. 2 2.1. 2.2. 2.3. 2.4. 3 3.1. 3.2. 3.3. 3.4. 4 4.1. Activitatea de audit Conducerea evidenei dosarelor fiscale ale pltitorilor Constituirea i nregistrarea tuturor dosarelor fiscale Verificai dac exist Registrul de eviden a dosarelor fiscale Verificai dac registrul de eviden a dosarelor fiscale este condus Verificai dac dosarele fiscale constituite sunt nregistrate n totalitate n Registrul de eviden Verificai dac atribuirea numerelor de ordine a dosarelor se realizeaz cronologic Verificai dac dosarele fiscale sunt nregistrate n termen Dac este constituit dreptul de acces la dosarele fiscale Verificai dac accesul la dosarele fiscale este restricionat Verificai dac exist lista persoanelor cu drept de acces la dosarele fiscale Verificai dac exist lista cu persoanele care au consultat dosarul fiscal Comparai identitatea persoanelor care consult dosarul fiscal cu cele care au drept de acces la dosarul fiscal Dac este constituit dosarul electronic al contribuabilului Verificai dac este constituit dosarul fiscal computerizat al contribuabilului Verificai dac exist o list cu persoanele cu drept de acces la dosarele fiscale computerizate Verificai dac accesul la dosarele fiscale este securizat Verificai dac accesarea dosarelor fiscale computerizate se face pe baz de parol Scoaterea dosarului fiscal informatic din gestiunea operativ Verificai dac sunt stabilite condiiile n care un dosar fiscal 355 Da Nu Observaii

Data: 20.05.2010 Data: 20.05.2010

X X X X X X X
Test nr. 3.15. FIAP nr. 3.15. Interviu. 3.3.

X X X X X

4.2. 4.3. 4.4. 5 5.1.

5.2. 5.3. B. 1. 1.1. 2 2.1. 2.2. 3 3.1. 3.2. 4 4.1. 4.2.

4.3.

C. 1. 1.1. 1.2. 2

poate fi scos din gestiune entitii Verificai condiiile n care dosarele fiscale au fost scoase din X gestiunea entitii Verificai dac s-a pstrat o copie a dosarului fiscal n cazul n X care acesta a fost scos din gestiune Verificai dac dosarele scoase din gestiune au fost restituite, X inclusiv n termen Modalitile de scoatere a dosarului fiscal din gestiunea proprie Verificai dac sunt stabilite condiiile n care documentele existente la un dosar fiscal informatic pot fi listate sau preluate X informatic din gestiune entitii Verificai condiiile n care informaiile din dosarele fiscale X computerizate au fost folosite Verificai dac informaiile din dosarele informatice au fost X utilizate doar de ctre persoanele autorizate Constituirea dosarelor fiscale pentru persoanelor fizice Ataarea actului de identitate al contribuabilului Verificai dac actul de identitate al contribuabilului se afl la X dosarul fiscal Ataarea declaraiilor de luare n eviden a obligaiilor de plat Verificai dac declaraiile de luare n eviden a obligaiilor de X plat sunt depuse la dosarul fiscal al contribuabilului Verificai dac declaraiile sunt nregistrate n registrul de X eviden Ataarea deciziilor de impunere Verificai dac declaraiile de impunere privind obligaiile X fiscale sunt depuse la dosarul fiscal al contribuabilului Verificai dac declaraiile de impunere sunt nregistrate n X registrul de eviden al dosarelor fiscale Ataarea tuturor celorlalte documente care privesc contribuabilul i relaia cu entitatea Identificai toate documentele ntocmite cu privire la X contribuabil sau depuse de contribuabil la administraie Verificai dac toate documente care privesc contribuabilul i relaia administraiei cu contribuabilul sunt depuse la dosarul X fiscal al acestuia Verificai dac documentele care privesc contribuabilul i relaia administraiei cu contribuabilul sunt nregistrate n registrul de X eviden a dosarelor fiscale Constituirea dosarelor persoanelor juridice Ataarea actului de constituire al contribuabilului Verificai dac actul de constituire al contribuabilului se afl la X dosarul fiscal Verificai dac actul de constituire al contribuabilului este X nregistrat n registrul de eviden al dosarelor fiscale Ataarea declaraiilor de luare n eviden ca pltitor de impozite i taxe 356

2.1. 2.2.

2.3. 3 3.1. 3.2. 3.3.

Verificai dac declaraiile privind obligaiile fiscale sunt depuse la dosarul fiscal al contribuabilului Analizai dac la dosarul fiscal se regsesc depuse i alte documente primite n cadrul Gestiunii dosare fiscale i care privesc contribuabilul respectiv Verificai dac declaraiile de impunere sunt nregistrate n X registrul de eviden Ataarea declaraiilor de impunere privind obligaiile de plat Identificai actele de control ncheiate cu ocazia verificrilor efectuate la contribuabil Verificai dac actele de control privind obligaiile fiscale sunt depuse la dosarul fiscal al contribuabilului Verificai dac actele de control sunt nregistrate n registrul de eviden al dosarelor fiscale X

Test nr. 3.16 List control nr. 3.4 FIAP nr. 3.16

Test nr. 3.16 List control nr. 3.4. FIAP nr. 3.16.

D. 1. 1.1. 1.2. 1.3. 1.4. 1.5. 1.6. 1.7. 1.8. 1.9.

Gestionarea dosarelor fiscale ale pltitorilor de impozite i taxe locale Depunerea n ordine cronologic a documentelor la dosarul fiscal Verificai dac documentele din dosarul fiscal sunt depuse n X ordine cronologic Verificai dac documentele existente la dosarul fiscal sunt X nregistrate n totalitate n registrul de intrri Identificai toi contribuabilii pltitori de impozite i taxe locale X Verificai dac contribuabilii pltitori de impozite i taxe au X constituite dosare fiscale Verificai dac este responsabilizat o persoan cu gestionarea X dosarelor fiscale Verificai dac persoana desemnat are stabilite responsabiliti X n acest sens Verificai dac este stabilit durata de pstrare a documentelor la X dosarul fiscal Verificai cazurile n care dosarele fiscale au fost transmise la X arhiva general Verificai dac au fost constatate dosarele incomplete i au fost reconstituite documentele lips X Pstrarea n condiii de securitate i adecvate a dosarelor fiscale Verificai dac exist o component computerizat a dosarului X fiscal Analizai cauzele care au determinat neconstituirea electronic a dosarului fiscal X Constituirea bazei de date computerizat a dosarelor fiscale Verificai dac exist o baz de date computerizat a dosarelor fiscale Verificai dac baza de date computerizat conine dosarele fiscale pentru toi contribuabili 357

2 2.1. 2.2.

3.1. 3.2.

Verificai dac informaiile constituite la dosarul electronic sunt complete Verificai dac dosarele fiscale sunt numerotate Verificai dac dosarele fiscale sunt opisate X

Test nr. 3.17 List control nr. 3.5. FIAP nr. 3.17. Not relaii nr. 3.3.

Auditor intern,

358

Procedura P08 ENTITATEA PUBLICA Serviciul Audit Intern

COLECTAREA DOVEZILOR

CHESTIONAR DE CONTROL INTERN

Misiunea de audit: Administrarea impozitelor i taxelor locale Perioada auditat: 01.07.2008 31.03.2010 ntocmit: Ionescu Adrian/Popescu Nicolae Avizat: Georgescu Cristian

Data: 20.05.2010 Data: 20.05.2010

Obiectivul chestionarului: Organizarea evidenei pltitorilor de impozite i taxe locale

NTREBAREA DA NU

OBSERVAII

I CONDUCEREA EVIDENEI DOSARELOR FISCALE ALE PLTITORILOR 1. Cum este organizat activitatea de conducere a registrului de eviden fiscal? 2. Cum este organizat activitatea de actualizare a informaiilor din registrul de eviden fiscal? 3. Exist un responsabil cu actualizarea registrului de eviden fiscal? 4. Care este periodicitatea acestor actualizri? 5. Cum este organizat evidena dosarelor fiscale? 6. Aceast activitate este supervizat? Dac da, cum se asigur? 7. Exist o procedur pentru constituirea dosarelor electronice? 8. Cum este organizat accesul la dosarele electronice?
Auditorul urmrete s cunoasc dac aceast activitate este organizat cu ajutorul sistemului informatic sau manual.

Auditorul urmrete s cunoasc care sunt persoanele care au acces i modalitatea cum a fost acordat dreptul de acces. Auditorul urmrete s cunoasc cum se asigur protecia datelor

9. Exist o procedur prin care se sigur protecia datelor? 10. Exist implementat un sistem de urmrire a modificrilor efectuate n dosarele electronice? 359

NTREBAREA

DA

NU

OBSERVAII

10. Conducerea poate urmri modificrile care au loc n sistemul informatic? 11. Exist o politic adoptat pentru consultarea dosarelor fiscale? 11. Dac da, aceast politic este adus la cunotin persoanele interesate? 12. Care sunt modalitile de acces la dosarele fiscale?

Auditorul urmrete s cunoasc: - dac persoanele care consult dosarele fiscale sunt persoanele autorizate n acest scop; - dac este asigurat integritatea datelor (de exemplu n momentul cnd un contribuabil consultat un dosar n format de hrtie, acesta ar trebui s fie nsoi de un funcionar).

13. Este organizat activitatea de eviden a persoanelor care consult dosarele fiscale? 14. Exist o procedur cu privire la modalitatea de scoatere a dosarelor fiscale din gestiunea proprie? 15. Este realizat periodic un control pentru a identifica eventualele dosarele fiscale lips, precum i cu privire la integritatea dosarelor fiscale? 16. Exist un dispozitiv de control implementat pentru garantarea integritii datelor? 17. Aplicaia informatic permite modificarea datelor din baza de date de ctre persoana care consult dosarul electronic? 18. Dac da, cum gestioneaz sistemul informatic aceste modificri?

Auditorul urmrete s cunoasc cum se asigur protecia dosarelor fiscale

Auditorul urmrete dac sistemul informatic nregistreaz modificrile realizate de persoana care consult dosarul electronic i dac aceste modificri sunt aduse la cunotin persoanelor cu responsabiliti n acest domeniu.

19. Exist un responsabil cu gestionarea informaiilor referitoare la persoanele care au acces la dosarele fiscale? II - CONSTITUIREA DOSARELOR FISCALE PENTRU PERSOANE FIZICE 360

NTREBAREA

DA

NU

OBSERVAII

20. Exist o procedur operaional pentru constituirea dosarelor fiscale persoane fizice? 21. Dac da, n procedur sunt menionate documentele care trebuie coninute de un dosar fiscal? 22. Au fost ntreprinse aciuni de contientizare a personalului cu privire la importana existenei unor dosare complete? 23. Exist preocupri din partea managementului n domeniul perfecionrii pregtirii profesionale a personalului? 24. Dac da, cnd a fost efectuat ultima aciune de pregtire profesional a personalului cu atribuii n domeniul gestionrii dosarelor fiscale persoane fizice? 25. Pentru constituirea dosarelor fiscale persoane fizice este utilizat o situaie recapitulativ (check list)? 26. Exist organizat activitatea de supervizare cu privire la activitatea de constituire a dosarelor fiscale persoane fizice? 27. Sistemul informatic permite activarea dosarului fiscal n format electronic numai n condiiile n care sunt completate toate informaiile necesare despre contribuabil?

Auditorul urmrete dac dosarele fiscale sunt arhivate contribuabili numai dup ce au fost vizate de management Auditorul urmrete dac: - sunt stabilite informaiile minime despre contribuabil care trebuie introduse n sistem; - care sunt acestea; - dac programul informatic permite activarea dosarului n forma electronic fr ca aceste informaii minime s fie introduse; - cum se realizeaz activitatea de actualizare a dosarului fiscal - cum se supervizeaz activitatea de actualizare a dosarului fiscal.

III CONSTITUIREA DOSARELOR PERSOANE JURIDICE 28. Exist o procedur operaional pentru constituirea dosarelor fiscale persoane juridice? 361

NTREBAREA

DA

NU

OBSERVAII

29. Dac da, n procedur sunt menionate documentele care trebuie coninute de un dosar fiscal? 30. Au fost ntreprinse aciuni de contientizare a personalului cu privire la importana existenei unor dosare complete? 31. Exist preocupri din partea managementului n domeniul perfecionrii pregtirii profesionale a personalului? 32. Dac da, cnd a fost efectuat ultima aciune de pregtire profesional a personalului cu atribuii n domeniul gestionrii dosarelor fiscale persoane juridice? 33. Pentru constituirea dosarelor fiscale persoane juridice este utilizat o situaie recapitulativ (check list)? 34. Exist organizat activitatea de supervizare cu privire la activitatea de constituire a dosarelor fiscale persoane juridice? 35. Sistemul informatic permite activarea dosarului fiscal n format electronic numai n condiiile n care sunt completate informaiile necesare despre contribuabil? 36. Este realizat periodic o analiz a dosarelor fiscale pentru identificarea celor incomplete? 37. Dac da, cnd a fost realizat ultima analiz? 38. Care au fost msurile luate pentru completarea dosarelor incomplete?

39. Sunt efectuate periodic aciuni de informare a contribuabililor cu privire la informaiile minime obligatorii pe care trebuie s le furnizeze organului fiscal? 40. Care este eficiena aciunilor 362

Auditorul urmrete dac: au fost identificai contribuabilii care au dosare incomplete; care au fost msurile ntreprinse pentru completarea dosarelor Auditorul urmrete dac: contribuabili sunt informai periodic n funcie de modificrile legislative i care sunt cile de comunicare utilizate Auditorul urmrete: - numrul de ntiinri trimise i

NTREBAREA

DA

NU

OBSERVAII
numrul de amenzi contravenionale aplicate contribuabililor care nu au rspuns activ al ntiinrile primite; - cai contribuabili i-au actualizat dosarele fiscale.

ntreprinse pentru actualizarea dosarelor fiscale incomplete?

IV - GESTIONAREA DOSARELOR FISCALE ALE PLTITORILOR DE IMPOZITE I TAXE LOCALE 41. Gestionarea dosarelor fiscale face obiectul unei proceduri operaionale? 42. Au fost ntreprinse msuri de contientizare a personalului cu privire la necesitatea organizrii n ordine cronologic a documentelor n dosarul fiscal? 43. Procedura operaional prevede constituirea unui dosar anual pentru fiecare contribuabil? 44. Procedura operaional prevede modalitatea de numerotare i opisarea dosarelor fiscale? 45. Cum se realizeaz dosarelor fiscale? arhivarea
Auditorul urmrete cum se realizeaz arhivarea documentelor n format electronic sau de hrtie. Auditorul urmrete cum se asigur integritatea acestora mpotriva riscurilor de distrugere(incendii, inundaii, spargeri etc.) Auditorul urmrete dac exist un sistem de back-up care poate fi realizat la nivel intern (un server la nivelul entitii) sau extern prin intermediul unui furnizor de serviciu de stocare a datelor Auditorul urmrete dac s-au realizat simulri pentru a testa funcionalitatea sistemului de back-up.

46. Care sunt msurile ntreprinse pentru a se asigura integritatea dosarelor fiscale att n format electronic cat i n format de hrtie? 47. Cum este asigurat securitatea dosarelor n format electronic?

48. A fost testat procedura de recuperare a datelor n format electronic?

Auditor intern,

363

Procedura P08 Entitatea public Serviciul de audit public intern

COLECTAREA DOVEZILOR

TEST nr. 3.15.

Misiunea de audit: Administrarea impozitelor i taxelor locale Perioada auditat: 01.07.2008 31.03.2010 ntocmit: Ionescu Adrian/Popescu Nicolae Avizat: Georgescu Cristian Obiectul testului Obiectivele testului Descrierea testului Constituirea dreptului de acces la dosarele fiscale

Data: 20.05.2010 Data: 20.05.2010

Constatri

Examinarea listei personalelor cu drept de acces la dosarele fiscale i urmrirea dac consultarea dosarelor se realizeaz doar de ctre persoanele nominalizate Populaia constituit n vederea evalurii este constituit din persoanele care au dreptul s consulte dosarul fiscal. Testarea a constat n compararea listei persoanelor cu drept de acces la dosarele fiscale cu persoanele care au consultat efectiv dosarele fiscale. Nu s-a constituit i nu se conduce registrului de eviden a persoanelor care au consultat dosarul fiscal. Accesul la dosarele fiscale este permis tuturor salariailor unitii administrativ-teritoriale care doresc s consulte dosarul fiscal al unui anumit contribuabil. n urma analizei dosarelor fiscale selectate s-a constatat c dosarul fiscal nr. 1843 nu se afl n gestiune. Acest dosar a fost solicitat de un salariat din cadrul serviciului de control n vederea studierii, deoarece urmeaz s realizeze un control la acel contribuabil. Nu exist nici un document din care s rezulte cine a ridicat din gestiune dosarul respectiv. n unele cazuri s-a constatat c persoana care solicit ridicarea dosarului fiscal n vederea consultrii, este menionat pe coperta acestuia numele i prenumele acesteia, precum i semntura pe dosar. Nu este elaborat o list cu persoanele cu drept de a consulta dosarele fiscale Eliberarea din gestiune a dosarelor fiscale fr nici o justificare i fr a exista dovada cine a ridicat dosarul i ce conine acel dosar

Concluzii

Auditor intern,

Supervizor,

364

Procedura P08 Entitatea public Serviciul de audit public intern

COLECTAREA DOVEZILOR

INTERVIUL nr. 3.3. privind verificarea nregistrarea dosarelor fiscale adresat domnului Iliescu George, responsabil dosare fiscale

Misiunea de audit: Administrarea impozitelor i taxelor locale Perioada auditat: 01.07.2008 31.03.2010 ntrebarea 1: Activitatea de gestionare dosare fiscale este n totalitate n sarcina dvs.? Rspuns: Da, toate dosarele fiscale sunt primite i gestionate de mine. ntrebarea 2: Avei primita o list cu persoanele care au drept de consultare a dosarelor fiscale? Rspuns: Nu exist list cu persoanele care au drept s consulte dosarele fiscale; ntrebarea 3: Totui, persoanele care au consultat dosarele fiscale sunt menionate ntr-un anume document? Rspuns: Nu exist elaborat o list cu persoanele care au consultat dosarele fiscale. ntrebare 4: Exist proceduri scrise cu privire la modul de consultare a dosarelor fiscale i daca da, acestea v-au fost aduse la cunotin ? Rspuns: Da, exist o metodologie cu privire la modul de consultare a dosarelor fiscale, care mi-a fost prelucrat de conducere i am semnat procesul verbal de instruire i aducere la cunotin. ntrebare 5: Cum explicai faptul c au fost eliberate dosare fiscale din gestiune, care nu au fost nici opisate i nici numerotate, mrind riscul de sustragere de documente i/sau nlocuirea acestora, n condiiile n care procedura interzice cu desvrire aceasta? Rspuns: n cazul celor dou dosare fiscale eliberate din gestiune pe care le-ai constatat, am primit un telefon de la conductorul direciei de control fiscal i mi-a spus s le dau la inspectori care vor rspunde personal de integritatea acestora ntrebare 6: Potrivit metodologiei proprii de gestionare a dosarelor fiscale persoana care gestioneaz dosarele fiscale rspunde personal de bunurile date n pstrare. Cum explicai eliberarea dosarelor din gestiune ? 365

Rspuns: Am mers pe ncredere i sper s nu fie probleme cu restituirea acestora.

ntrebare 8: Mai avei ceva de adugat? Rspuns 8: Nu. Dat n faa noastr, Auditori Ionescu Adrian Popescu Nicolae Intervievat, Iliescu George

Data: 20.05.2010

366

Procedura P08 Entitatea public Serviciul de audit public intern

COLECTAREA DOVEZILOR

FIA DE IDENTIFICARE I ANALIZ A PROBLEMEI Nr. 3.15.

Misiunea de audit: Administrarea impozitelor i taxelor locale Perioada auditat: 01.07.2008 31.03.2010 ntocmit: Ionescu Adrian/Popescu Nicolae Avizat: Georgescu Cristian Problema Constatri

Data: 20.05.2010 Data: 20.05.2010

Dosarele fiscale sunt consultate i eliberate din gestiune fr a exista dovada asupra persoanei care a consultat un dosar fiscal sau cine a ridicat un dosar fiscal din gestiune Nu este constituit i nu se conduce registrului de evidenta a persoanelor care au consultat dosarul fiscal. Accesul la dosarele fiscale este permis tuturor salariailor unitii administrativ-teritoriale care doresc s consulte dosarul fiscal al unui anumit contribuabil. n urma analizei dosarelor fiscale selectate s-a constatat c dosarul fiscal nr. 1843 nu se afl n gestiune. Acest dosar a fost solicitat de un salariat din cadrul serviciului de control n vederea studierii, deoarece urmeaz s realizeze un control la acel contribuabil. Nu exist nici un document din care s rezulte cine a ridicat din gestiune dosarul respectiv. n unele cazuri s-a constatat c pentru o persoana care solicita ridicarea dosarului fiscal n vederea consultrii, pe coperta acestuia i s-a menionat numele i prenumele i a fost pus s semneze. S-a considerat ca fiind suficient menionarea pe coperta dosarului fiscal a persoanelor care consult sau ridic un dosar fiscal i nu mai este util i conducerea registrului. Posibilitatea pierderii sau sustragerii dosarului sau a unor documente din acesta fr a mai exista posibilitatea reconstituirii precum i folosirea acestora n contradicie cu interesele entitii sau ale contribuabilului. nfiinarea i conducerea registrul de evidenta a persoanelor cu drept de acces la dosarul fiscal i registrul cu persoanele care consulta dosarul fiscal.

Cauze

Consecine

Recomandare

Auditor intern,

Supervizat,

Pentru conformitate

367

Procedura P08

COLECTAREA DOVEZILOR

Entitatea public Serviciul de audit public intern TEST nr. 3.16.

Misiunea de audit: Administrarea impozitelor i taxelor locale Perioada auditat: 01.07.2008 31.03.2010 ntocmit: Ionescu Adrian/Popescu Nicolae Avizat: Georgescu Cristian Obiectul testului Obiectivele testului

Data: 20.05.2010 Data: 20.05.2010

Constituirea dosarelor fiscale pentru contribuabilii persoane juridice Analiza registrului de intrare i urmrirea dac toate documentele intrate se gsesc depuse la dosarele fiscale. Solicitarea de informaii de la alte servicii din cadrul entitii cu privire la documentele transmise spre arhivare la dosarul fiscal al contribuabilului i urmrirea dac acestea se regsesc ataate la acesta. Populaia constituit n vederea evalurii este format din documentele menionate n registrul de intrri i informaiile primite de la unele servicii din cadrul entitii cu privire la documentele transmise gestiunii dosare fiscale n vederea arhivrii lor la dosarul fiscal al contribuabilului. Testarea a constat n examinarea dosarelor fiscale i urmrirea urmtoarelor elemente: - depunerea la dosarul fiscal a declaraiilor de ctre contribuabilii persoane juridice cu privire la obligaiile de plat pe care le datoreaz unitii administrativteritoriale - depunerea la dosarul fiscal a actelor de control ncheiate la contribuabilii persoane juridice - identificarea altor documente primite n cadrul gestiunii dosare fiscale, care privesc contribuabilii persoane juridice i urmrirea dac acestea se regsesc la dosarele fiscale Din analiza eantionului selectat a rezultat c doar n circa 90% din cazuri declaraiile de impozite i taxe se gsesc depuse la dosarul fiscal al contribuabilului. Diferena de 10% din declaraiile primite n cadrul gestiunii nu se gsesc depuse la dosarele fiscale. Acestea erau aferente anului 2010 i se gseau depozitate n unele cutii. Urmare comparrii listei transmise de Serviciul eviden pe pltitor i care conine declaraiile depuse de contribuabili i prelucrate, cu operaiile realizate n registrul de intrri/ieiri, a rezultat c circa 20% din declaraiile depuse de contribuabili, prelucrate i transmise Serviciului gestiune dosare nu se regseau nregistrate n registru. Procednd la verificarea declaraiilor care nu erau depuse la dosarele fiscale 368

Descrierea testului

Constatri

s-au identificat printre acestea i declaraii primite i nenregistrate. Responsabilul gestiunii a susinut c exist documente primite care nu au fost nregistrate n registru n anul 2010, ns pn la sfritul anului acestea urmeaz a fi nregistrate. Urmare comparrii listei privind actele de control ncheiate la contribuabilii persoane juridice, transmis de serviciul de control, cu documentele existente la dosarul fiscal al contribuabilului respectiv s-a constat inexistena acestora la dosarele fiscale. Din examinarea registrului de ieiri condus n cadrul serviciului de control nu au fost identificate cazuri n care actele de control ncheiate i valorificate s fie transmise la dosarul fiscal. Conducerea serviciului a motivat c pn n prezent nu sa transmis nici un act de control la dosarul fiscal al contribuabilului, acestea fiind pstrate n cadrul serviciului. Potrivit procedurii de lucru privind gestionarea dosarelor fiscale, actele de executare silit, respectiv: copiile titlurilor executorii, copiile ntiinrilor de plat i copiile somaiilor se depun la dosarul fiscal. Celelalte documente privind procedura executrii silite a creanelor se pstreaz la serviciul de specialitate pn la finalizarea executrii silite i nchiderea dosarului, dup care vor fi transmise la dosarul fiscal. Urmare examinrii documentelor existente la dosarul fiscal, s-a constatat inexistena vreunui act de executare silit depus la acestea. Urmare analizei listei dosarelor de executare silit nfiinate n cadrul serviciului de specialitate a rezultat c circa 10% din contribuabilii selectai n evaluare aveau ntocmite dosare de executare silit aflate n diferite stadii de executare. Conducerea serviciului executare silit a motivat c pn n prezent nu s-a transmis nici un document de executare silit la dosarul fiscal al contribuabilului, acestea fiind pstrate n cadrul serviciului. Precizm c i dosarele de executare silit lichidate i nchise au fost pstrate n cadrul serviciului de colectare i executare i nu s-au transmis la dosarul fiscal. Concluzii Dosarul fiscal al contribuabilului persoan juridic nu ofer o imagine de ansamblu cu privire la relaia existent ntre acesta i entitate, n sensul c la acesta nu conin toate documentele care au fcut obiectul relaiei entitii cu acesta

Auditor intern,

Supervizor,

369

Procedura P08: Serviciul de audit public intern

COLECTAREA DOVEZILOR

LISTA DE CONTROL nr. 3.4. privind documentele depuse la dosar.

Misiunea de audit: Administrarea impozitelor i taxelor locale Perioada auditat: 01.07.2008 31.03.2010 Elemente verificate Elemente testate Dosar fiscal nr. 0234 Dosar fiscal nr. 0345 Dosar fiscal nr. 0433 Dosar fiscal nr. 0654 Dosar fiscal nr. 0987 Dosar fiscal nr. 1234 Dosar fiscal nr. 1343 Dosar fiscal nr. 1546 Dosar fiscal nr. 1789 Dosar fiscal nr. 1843 Dosar fiscal nr. 1955 Dosar fiscal nr. 2012 Dosar fiscal nr. 2343 Dosar fiscal nr. 2543 Existena declaraiilor depuse de contribuabili Nu Nu Nu Nu Nu Nu Nu Nu Existena actelor de control ncheiate Nu Nu Nu Copii ntiinri de plat Nu Nu Nu Nu Existena dosarului de executare nchis Nu Nu Nu Existena actului de constituire Da Da Da Da Da Da Da Da Da Da Da Da Da Da

Copii titluri executorii Nu Nu Nu Nu 370

Copii somaii Nu Nu Nu Nu -

Elemente verificate Elemente testate Dosar fiscal nr. 2890 Dosar fiscal nr. 2954 Dosar fiscal nr. 3243 Dosar fiscal nr. 3543 Dosar fiscal nr. 3875 Dosar fiscal nr. 4321 Dosar fiscal nr. 4453 Dosar fiscal nr. 4875 Dosar fiscal nr. 4932 Dosar fiscal nr. 5087 Dosar fiscal nr. 5431 Dosar fiscal nr. 5677 Dosar fiscal nr. 5743 Dosar fiscal nr. 5804 Dosar fiscal nr. 5932 Dosar fiscal nr. 6121 Data: 20.05.2010

Existena declaraiilor depuse de contribuabili Nu Nu Nu Nu -

Existena actelor de control ncheiate Nu Nu Nu Nu Nu Nu Nu Nu -

Copii titluri executorii Nu Nu Nu Nu Nu Nu

Copii ntiinri de plat Nu Nu Nu Nu Nu Nu

Copii somaii Nu Nu Nu Nu Nu Nu

Existena dosarului de executare nchis Nu -

Existena actului de constituire Da Da Da Da Da Da Da Da Da Da Da Da Da Da Da Da

Auditor intern,

371

Procedura P08 Entitatea public Serviciul de audit public intern

COLECTAREA DOVEZILOR

FOAIE DE LUCRU nr. 3.4.

Misiunea de audit: Administrarea impozitelor i taxelor locale Perioada auditat: 01.07.2008 31.03.2010

Obiectivul: Constituirea dosarelor fiscale pentru contribuabilii persoane juridice

Testarea se va realiza pe un eantion care a fost constituit astfel:

Documentul analizat

Eantionul Pasul de selecie Constituirea eantionului Observaii

Populaia eantionat n vederea evalurii o constituie dosarele fiscale ntocmite pentru contribuabilii persoane fizice i juridice aflai n evidenele entitii ca fiind pltitori de impozite i taxe locale, n numr de 7354 dosare fiscale. Eantionul total este de 30 dosare fiscale; Eantionul va fi de 0,4%, respectiv 7354 x 0,4% = 30 dosare fiscale Pasul de selecie va fi 7354: 30 = 245 Documentele vor fi ordonate n ordinea cronologic a eliberrii lor, la care se va aplica pasul de selecie Eantionul constituit va fi verificat integral; n urma verificrii se va ntocmi un test cu privire la constatrile efectuate i concluziile stabilite.

Data: 20.05.2010 Auditor intern,

372

Procedura P08 Entitatea public Serviciul de audit public intern

COLECTAREA DOVEZILOR

FIS DE IDENTIFICARE I ANALIZ A PROBLEMEI nr. 3.16.

Misiunea de audit: Administrarea impozitelor i taxelor locale Perioada auditat: 01.07.2008 31.03.2010 ntocmit: Ionescu Adrian/Popescu Nicolae Avizat: Georgescu Cristian Problema Constatri

Data: 20.05.2010 Data: 20.05.2010

Dosarul fiscal al contribuabilului persoan juridic nu conine toate documentele care au fcut obiectul relaiei entitii cu acesta. Din analiza eantionului selectat a rezultat c doar n circa 90% din cazuri declaraiile de impozite i taxe se gsesc depuse la dosarul fiscal al contribuabilului. Diferena de 10% din declaraiile primite n cadrul gestiunii nu se gsesc depuse la dosarele fiscale. Acestea erau aferente anului 2010 i se gseau depozitate n unele cutii. Urmare comparrii listei transmise de Serviciul eviden pe pltitor i care conine declaraiile depuse de contribuabili i prelucrate, cu operaiile realizate n registrul de intrri/ieiri, a rezultat c circa 20% din declaraiile depuse de contribuabili, prelucrate i transmise Serviciului gestiune dosare nu se regseau nregistrate n registru. Procednd la verificarea declaraiilor care nu erau depuse la dosarele fiscale s-au identificat printre acestea i declaraii primite i nenregistrate. Responsabilul gestiunii a susinut c exist documente primite care nu au fost nregistrate n registru n anul 2010, ns pn la sfritul anului, acestea urmeaz a fi nregistrate. Urmare comparrii listei privind actele de control ncheiate la contribuabilii persoane juridice, transmis de serviciul de control, cu documentele existente la dosarul fiscal al contribuabilului respectiv s-a constat inexistena acestora la dosarele fiscale. Din examinarea registrului de ieiri condus n cadrul serviciului de control nu au fost identificate cazuri n care actele de control ncheiate i valorificate s fie transmise la dosarul fiscal. Conducerea serviciului a motivat c pn n prezent nu s-a transmis nici un act de control la dosarul fiscal al contribuabilului, acestea fiind pstrate n cadrul serviciului. Potrivit procedurii de lucru privind gestionarea dosarelor fiscale, actele de executare silit, respectiv: copiile titlurilor executorii, copiile ntiinrilor de plat i copiile somaiilor se depun la dosarul fiscal. Celelalte documente privind procedura executrii silite a creanelor se pstreaz la serviciul de specialitate pn la finalizarea executrii silite i nchiderea dosarului, dup care vor fi transmise la dosarul fiscal. 373

Urmare examinrii documentelor existente la dosarul fiscal s-a constatat inexistena vreunui act de executare silit depus la acestea. Urmare analizei listei dosarelor de executare silit ntocmite n cadrul serviciului de specialitate a rezultat c circa 10% din contribuabilii selectai n evaluare aveau ntocmite dosare de executare silit aflate n diferite stadii de executare. Conducerea serviciului executare silit a motivat c pn n prezent nu s-a transmis nici un document de executare silit la dosarul fiscal al contribuabilului, acestea fiind pstrate n cadrul serviciului. Precizm c i dosarele de executare silit lichidate i nchise au fost pstrate n cadrul serviciului de colectare i executare i nu s-au transmis la dosarul fiscal. Cauze Nenregistrarea i depunerea la dosarul fiscal a documentelor primite n cadrul gestiunii dosare fiscale Netransmiterea documentelor de ctre serviciile de specialitate, unde sunt create sau primite acestea i care privesc relaia cu contribuabilul la dosarul fiscal al acestuia. S-a considerat ca aceste informaii sunt mai bine gestionate i furnizate de salariaii serviciilor de specialitate. Dosarul fiscal nu permite, la o eventual analiz, o cunoatere n totalitate a activitii desfurate de contribuabil, precum i a relaiei existent ntre acesta i unitatea administrativ-teritorial. Elaborarea unei proceduri de sistem, astfel nct toate serviciile de specialitate unde se ntocmesc sau primesc documente care privesc relaia cu un anumit contribuabil, dup analiza i prelucrarea acestora, s fie transmise la gestiunea dosarelor fiscale n vederea completrii dosarelor fiscale ale contribuabililor. Documentele primite n cadrul serviciului gestionare dosare fiscale sa fie nregistrate i depuse la dosar zilnic.

Consecine

Recomandare

Auditor intern,

Supervizat,

Pentru conformitate

374

Procedura P08 Entitatea public Serviciul de audit public intern

COLECTAREA DOVEZILOR

TEST nr. 3.17.

Misiunea de audit: Administrarea impozitelor i taxelor locale Perioada auditat: 01.07.2008 31.03.2010 ntocmit: Ionescu Adrian/Popescu Nicolae Avizat: Georgescu Cristian Obiectul testului Obiectivele testului Descrierea testului Numerotarea i opisarea dosarelor fiscale

Data: 20.05.2010 Data: 20.05.2010

Constatri

Analiza dosarelor fiscale constituite pentru contribuabilii persoane fizice i persoane juridice i urmrirea dac acestea sunt opisate i numerotate Populaia constituit n vederea evalurii este reprezentat de dosarele fiscale constituite pentru contribuabilii persoane fizice i persoane juridice aflai n evidenele entitii ca fiind pltitori de impozite i taxe locale. Eantionul este constituit prin aplicarea metodei de eantionare aleatorie la populaia identificat. Testarea a constat n examinarea dosarelor fiscale i urmrirea urmtoarelor elemente: - dosarele fiscale sunt numerotate - dosarele fiscale sunt opisate Potrivit Hotrrii consiliului local nr. 43536/2008 privind aprobarea procedurilor privind gestionarea dosarelor fiscale paginile din dosarul fiscal al contribuabilului se numeroteaz secvenial, n ordine cresctoare i cronologic a depunerii documentelor la dosar, fr pauz ntre numere. Fiecare dosar constituit trebuie s aib la nceput un opis al documentelor coninute, care se completeaz pe msura intrrii acestora. Analiza eantionului selectat a pus n eviden c nici unul dintre dosarele fiscale selectate nu a fost numerotat i opisat. Majoritatea dosarelor fiscale ntocmite au o vechime de cel puin 10 ani i n nici un caz nu au fost analizate documentele existente la acestea, nu s-a urmrit identificarea documentelor expirate i extragerea acestora de la dosarele fiscale i predarea la arhiva generala. Nu este constituit o comisie care s urmreasc selectarea anual a documentelor cu termen de pstrare expirat . Dosarele fiscale constituite pentru contribuabili persoane fizice i persoane juridice nu se numeroteaz i nu sunt opisate.

Concluzii

Auditor intern, 375

Supervizor,

Procedura P08 Serviciul de audit public intern

COLECTAREA DOVEZILOR

LISTA DE CONTROL nr. 3.5. privind opisarea i numerotarea dosarelor. Misiunea de audit: Administrarea impozitelor i taxelor locale Perioada auditat: 01.07.2008 31.03.2010 Elemente eantionate Elemente testate Dosar fiscal nr. 0234 Dosar fiscal nr. 0345 Dosar fiscal nr. 0433 Dosar fiscal nr. 0654 Dosar fiscal nr. 0987 Dosar fiscal nr. 1234 Dosar fiscal nr. 1343 Dosar fiscal nr. 1546 Dosar fiscal nr. 1789 Dosar fiscal nr. 1843 Dosar fiscal nr. 1955 Dosar fiscal nr. 2012 Dosar fiscal nr. 2343 Dosar fiscal nr. 2543 Dosar fiscal nr. 2890 Dosar fiscal nr. 2954 Dosar fiscal nr. 3243 Dosar fiscal nr. 3543 Dosar fiscal nr. 3875 Dosar fiscal nr. 4321 Dosar fiscal nr. 4453 Dosar fiscal nr. 4875 Dosar fiscal nr. 4932 Dosar fiscal nr. 5087 Dosar fiscal nr. 5431 Dosar fiscal nr. 5677 Dosar fiscal nr. 5743 Dosar fiscal nr. 5804 Dosar fiscal nr. 5932 Dosar fiscal nr. 6121 Data: 20.05.2010 376 Dosarul este opisat Nu Nu Nu Nu Nu Nu Nu Nu Nu Nu Nu Nu Nu Nu Nu Nu Nu Nu Nu Nu Nu Nu Nu Nu Nu Nu Nu Nu Nu Nu Auditor intern, Dosarul este numerotat Nu Nu Nu Nu Nu Nu Nu Nu Nu Nu Nu Nu Nu Nu Nu Nu Nu Nu Nu Nu Nu Nu Nu Nu Nu Nu Nu Nu Nu Nu

Procedura P08 Entitatea public Serviciul de audit public intern

COLECTAREA DOVEZILOR

FOAIE DE LUCRU nr. 3.5.

Misiunea de audit: Administrarea impozitelor i taxelor locale Perioada auditat: 01.07.2008 31.03.2010

Obiectiv: Numerotarea i opisarea dosarelor fiscale

Testarea se va realiza pe un eantion care a fost constituit astfel:

Documentul analizat

Eantionul Pasul de selecie Constituirea eantionului Observaii

Populaia eantionat n vederea evalurii o constituie dosarele fiscale ntocmite pentru contribuabili persoane fizice i persoane juridice aflai n evidenele entitii ca fiind pltitori de impozite i taxe locale, n numr de 7354 dosare fiscale. Eantionul total este de 30 dosare fiscale. Eantionul va fi de 0,4%, respectiv 7354 x 0,4% = 30 dosare fiscale. Pasul de selecie va fi 7354: 30 = 245 Documentele vor fi ordonate n ordinea cronologic a eliberrii lor, la care se va aplica pasul de eantionare. Eantionul constituit va fi verificat integral; n urma verificrii se va ntocmi un test cu privire la constatrile efectuate i concluziile stabilite.

Data: 20.05.2010 Auditor intern,

377

Procedura P08 Entitatea public Serviciul de audit public intern

COLECTAREA DOVEZILOR

NOT DE RELAII nr. 3.3. privind gestionarea dosarelor fiscale adresat domnului Iliescu George, gestionar dosare fiscale

Misiunea de audit: Administrarea impozitelor i taxelor locale Perioada auditat: 01.07.2008 31.03.2010 Nr. crt 1 2 3 4 5 6 7 NTREBRI Dosarul fiscal este nregistrat n registrul de evidenta? Cine face nregistrarea dosarului fiscal n registru? Prezentai cum sunt aezate dosarele fiscale pe rafturi, ce metodologie se aplica? Filele existente la dosarul fiscal sunt numerotate? Numerotarea cum este realizata? Dosarele fiscale sunt opisate? Cum sunt primite i depuse la dosar documentele aferente? DA X NU OBSERVAII

X X X X X X

Eu personal n ordinea alfabetic

Prin registratur, dup nregistrare n registrul de intrare ieire al serviciului se depun la dosar

8 9 12

Exista procedura de primire, nregistrare i depunere la dosar a documentelor? Exista procedura de consultare a dosarelor fiscale? Mai avei ceva de adugat?

X X X

Dat n faa noastr Auditori: Ionescu Adrian Popescu Nicolae Data: 20.05.2010

Intervievat Iliescu George,

378

Procedura P08 Entitatea public Serviciul de audit public intern

COLECTAREA DOVEZILOR

FISA DE IDENTIFICARE i ANALIZA A PROBLEMEI Nr. 3.17.

Misiunea de audit: Administrarea impozitelor i taxelor locale Perioada auditat: 01.07.2008 31.03.2010 ntocmit: Ionescu Adrian/Popescu Nicolae Avizat: Georgescu Cristian Problema Constatri

Data: 20.05.2010 Data: 20.05.2010

Dosarele fiscale constituite pentru contribuabilii persoane fizice i persoane juridice nu se numeroteaz i nu sunt opisate. Potrivit Hotrrii consiliului local nr. 43536/2008 privind aprobarea procedurilor privind gestionarea dosarelor fiscale paginile din dosarul fiscal al contribuabilului se numeroteaz secvenial, n ordine cresctoare i cronologic a depunerii documentelor la dosar, fr pauz ntre numere. Fiecare dosar constituit trebuie s aib la nceput un opis al documentelor coninute, care se completeaz pe msura intrrii acestora. Analiza eantionului selectat a pus n eviden c nici unul dintre dosarele fiscale selectate nu a fost numerotat i opisat. Majoritatea dosarelor fiscale ntocmite au o vechime de cel puin 10 ani i n nici un caz nu au fost analizate documentele existente la acestea, nu s-a urmrit identificarea documentelor expirate i extragerea acestora de la dosarele fiscale i predarea la arhiva generala. Nu este constituita o comisie care s urmreasc selecia anual a documentelor cu termen de pstrare expirat .

Cauze

Nu s-au numerotat i nu s-au opisat documentele i dosarele menionate deoarece acest aspect a fost tratat cu superficialitate de conducerea unitii administrativteritoriale, n sensul c, la Serviciul de gestionare dosare fiscale figureaz, potrivit organigramei, ca fiind angajate dou persoane, ns n realitate aici i desfoar activitate o singur persoan, cealalt persoan activnd n cadrul serviciului de colectare impozite i taxe locale. Precizm c, n cadrul acestei gestiuni, media zilnic a documentelor care intr este de circa 80-100 documente/zi, care trebuie nregistrate, identificate dosarele fiscale ale contribuabililor i ataate la acestea Nu se cunosc documentele existente la dosarul fiscal. Acest lucru poate fi realizat numai dac se parcurge ntregul dosar. 379

Consecine

In cazul pierderii sau sustragerii unor documente din dosarele fiscale, este dificil depistarea i reconstituirea lor. Recomandare Verificarea tuturor dosarelor fiscale constituite i realizarea opisrii i numerotrii acestora. Constituirea unei comisii care s fie responsabilizat cu atribuii n analiza documentelor existente la dosarele fiscale, identificarea celor expirate, selecionarea acestora i predarea la arhiva general.

Auditor intern,

Supervizat,

Pentru conformitate

380

Procedura P08 ENTITATEA PUBLICA Serviciul Audit Intern

COLECTAREA DOVEZILOR

LISTA DE VERIFICARE nr. 4

Misiunea de audit: Administrarea impozitelor i taxelor locale Perioada auditat: 01.07.2008 31.03.2010 ntocmit: Ionescu Adrian/Popescu Nicolae Avizat: Georgescu Cristian Obiectivul IV.

Data: 24.05.2010 Data: 24.05.2010

STABILIREA IMPOZITELOR I TAXELOR LOCALE Nr. crt. A 1. 1.1 Activitatea de audit Da Nu Observaii

1.2. 1.3.

1.4. 1.5.

1.6.

2 2.1. 2.2.

Stabilirea impozitului pe cldiri pentru persoanele fizice Dac cldirile pentru care nu se datoreaz impozit sunt corect ncadrate n aceast categorie Verificai dac exist o eviden privind cldirile proprietate a statului, a unitii administrativ-teritoriale sau a altor X contribuabili persoane fizice i persoane juridice pentru care nu se datoreaz impozit Analizai regimul juridic al acestor cldiri i urmrii dac X scutirea de la plata impozitului este corect aplicat Verificai dac n cazul cldirilor proprietate public sau privat ale unitii administrativ-teritoriale date n concesiune, X nchiriate, n administrare ori folosin impozitul este pltit de titularii dreptului de folosin Verificai dac impozitul pe cldiri, n cazurile de mai sus, este X datorat de titularii dreptului de folosin Verificai dac scutirea de impozit este aplicat pentru cldirile construite n baza Legii locuinei i ordonanei guvernului privind stimularea investiiilor pentru realizarea unor lucrri X publice i construcii de locuine, doar pe o perioad de maxim 10 ani Verificai dac construciile realizate n baza Legii locuinei i cea privind stimularea investiiilor pentru realizarea unor lucrri X publice i construcii de locuine i nstrinate sunt supuse impozitrii Dac cotele de impozitare sunt aplicate corect Verificai dac toi contribuabilii deintori de imobile au X Test nr. 4.18 declarat aceste bunuri i sunt impui List control Examinai dac impozitul pe cldiri este calculat prin aplicarea nr. 4.6. cotei de impozitare la valoarea impozabil a cldirii 381

FIAP nr. 4.18 2.3. Verificai dac cota de impozitare este corect aplicat n funcie de zona unde este situat cldirea (mediul urban sau rural) 2.4. Verificai dac valoarea impozabil a unei cldiri se determin prin nmulirea suprafeei construite desfurate a cldirii, X exprimate n mp, cu valoarea stabilit de cadrul legislativ 2.5. Verificai dac cldirea este ncadrat corect n valoarea pe mp X n vederea determinrii valorii impozabile 2.6. Verificai dac suprafaa construit desfurat este determinat X corect prin luarea n considerare a tuturor seciunilor construite 2.7. Verificai dac impozitul pe cldiri este majorat pentru a doua i X urmtoarele cldiri pe care le deine un contribuabil 2.8. Verificai dac impozitului pe cldiri aplicat pentru a doua sau urmtoarele cldiri aflate n proprietatea unui contribuabil este X calculat corect prin aplicarea corespunztoare a cotelor majorate 2.9. Examinai dac ordinea de calcul a impozitului majorat n cazul deinerii n proprietate de ctre un singur contribuabil a dou sau X mai multe cldiri respect ordinea n care proprietile au fost dobndite 2.10. Verificai dac termenele de plat a impozitelor i taxelor locale sunt stabilite corect i n funcie de acestea sunt calculate X majorri de ntrziere 2.11. Verificai dac impozitul pe cldiri constituie venit la bugetul X local al unitii administrativ-teritoriale 3 Conformitatea ajustrilor valorii impozabile a cldirii 3.1. Verificai dac valoarea impozabil este ajustat prin alegerea corespunztoare a coeficientului de corecie n funcie de X amplasamentul cldirii i rangul localitii 3.2. Verificai dac coeficientul de corecie este aplicat corect la X valoarea impozabil determinat 4 Conformitatea aplicrii reducerilor sau aplicrii coeficientului de corecie asupra valorilor de impozitare 4.1. Verificai cazurile n care coeficientul de corecie a fost redus i X modul cum a fost aplicat 4.2. Verificai cazurile n care valoarea impozabil a fost redus i X criteriile care au stat la baza reducerii 4.3. Verificai modul de determinare a valorii impozabile n cazul n X care dimensiunile exterioare ale cldirii nu pot fi msurate 5 Emiterea deciziilor de impunere 5.1. Examinai dac persoanele fizice au depus n termen declaraia X special n vederea efecturii impunerii B. Stabilirea impozitului pe cldiri pentru persoane juridice 1. Identificarea concesionarilor, locatarilor, titularilor drepturilor de administrare sau folosin a locuinei pentru cldirile proprietate public sau privat a statului date n concesiune, administrare sau nchiriate 1.1. Verificai dac n cazul cldirilor proprietate public sau privat X ale unitii administrativ-teritoriale date n concesiune,

382

1.2. 2 2.1.

2.2. 2.3. 2.4. 2.5. 2.6.

2.7.

3 3.1.

4 4.1.

4.2.

4.3.

5 5.1. 5.2. 6 6.1.

nchiriate, n administrare ori folosin impozitul este datorat impozit de titularii dreptului de folosin Verificai dac impozitul pe cldiri n cazurile de mai sus este X datorat de titularii dreptului de folosin Conformitatea valorii de inventar a cldirii i calculul impozitului pe cldire Verificai dac impozitul pe cldiri n cazul persoanelor juridice este calculat prin aplicarea cotei de impozitare asupra valorii de X inventar a cldirii Verificai dac cota de impozitare este stabilit de Consiliul X Local i se ncadreaz n limitele stabilite de cadrul legislativ Examinai dac valoarea de inventar a cldirii reprezint X valoarea de intrare n patrimoniu nregistrat n evidene Examinai dac impozitul pe cldiri se aplic pentru orice X cldire deinut de o persoan juridic Examinai dac persoanele juridice au depus n termen X declaraia de impunere n vederea efecturii impunerii Verificai dac toi contribuabilii au declarat corect valorile de Test nr. 4.19 impozitare att la data lurii n eviden ct i ulterior ca urmare FIAP nr. 4.19 a finalizrii lucrrilor Examinai dac persoanele juridice care extind, mbuntesc, demoleaz, distrug sau modific o cldire depun n termen o X declaraie n acest sens la administraia fiscal Stabilirea i calculul impozitului pe cldiri n cazul amortizrii integrale a cldirii Examinai dac impozitul pe cldire este redus cu 15% n cazul unei cldirii a crei valoare a fost recuperat integral pe calea X amortizrii Stabilirea i calculul impozitului pe cldiri n cazul n care nu a fost reevaluat pentru o perioad mai mare de 3 ani Examinai dac n cazul reevalurii unei cldiri valoarea de inventar a acesteia este valoarea nregistrat n contabilitate X dup reevaluare Examinai dac impozitul pe cldire este stabilit ntre 5-10% din valoarea de inventar n cazul unei cldiri care nu a fost X reevaluat n ultimi 3 ani anteriori anului fiscal de referin Examinai dac impozitul pe cldire n cazul unei cldiri care nu a fost reevaluat n ultimi 3 ani anteriori anului fiscal de X referin este stabilit de Consiliul Local al unitii administrativteritoriale Impozitarea cldirilor n cazul dobndirii, nstrinrii sau modificrii Examinai modul de calcul al impozitului n cazul extinderii, X mbuntirii sau altor modificri aduse unei cldiri Examinai modul de calcul al impozitului n cazul unei cldiri X nstrinate, demolate sau distruse Dac bonificaiile pentru plata n avans sunt acordate corect Verificai dac bonificaiile la plata impozitelor i taxelor locale X sunt aplicate corect n funcie de data plii acestora 383

6.2. Verificai dac bonificaia acordat este stabilit prin Hotrre a X Consiliului Local C. Stabilirea i evidena impozitului pe teren 1 Dac scutirile de impozit sunt acordate corect contribuabililor 1.1 Verificai dac toi contribuabilii deintori de terenuri au X declarat aceste bunuri 1.2 Verificai dac exist o eviden privind terenurile proprietate a statului, unitii administrativ-teritoriale i altor contribuabili X persoane fizice i persoane juridice pentru care nu se datoreaz impozit 1.3. Analizai regimul juridic al acestor terenuri i urmrii dac X scutirea la plata impozitului este corect aplicat 2 Dac stabilirea i calculul impozitului pentru terenurile intravilane ncadrate n alt categorie de folosin este realizat corect 2.1. Verificai dac impozitul pe terenurile intravilane ncadrate n alt categorie de folosin este calculat n funcie de numrul de X metri ptrai ai terenului deinut i suma n lei/mp stabilit de cadrul legislativ n funcie de categoria de folosin a terenului Test nr. 4. 20 2.2.. Verificai dac contribuabilii care dein n proprietate terenuri List de intravilane ncadrate n alt categorie de folosin pltesc corect X X control nr. 4.7 impozitul aferent FIAP nr. 4.20 2.3. Verificai dac valoarea stabilit conform calcului de mai sus este corectat cu coeficientul de corecie stabilit de cadrul X legislativ n funcie de rangul localitii 2.4. Verificai dac n cazurile n care s-a modificat ncadrarea terenului n funcie de poziie i categoria de folosin s-a X modificat corespunztor i impozitul datorat 2.5. Verificai dac n cazul n care s-a modificat rangul localitii sX a modificat corespunztor i nivelul impozitului pe teren datorat 3 Depunerea declaraiilor privind achiziia terenurilor, precum i a celor privind modificarea folosinei terenului 3.1. Examinai dac contribuabilii deintori de terenuri au depus n termen declaraia privind achiziia terenului n vederea efecturii X impunerii 3.2. Examinai dac persoanele care modific folosina terenului au X depus declaraia privind modificarea folosinei acestuia 4 Acordarea bonificaiilor pentru pli anticipate 4.1. Verificai dac bonificaiile la plata impozitelor i taxelor locale X sunt stabilite corect n funcie de data plii acestora 4.2. Verificai dac bonificaia acordat este stabilit prin Hotrre a X Consiliului Local D. Stabilirea impozitului asupra mijloacelor de transport 1. Dac sunt acordate scutiri la plata impozitului asupra mijloacelor auto 1.1. Verificai dac toi contribuabilii care au n proprietate un mijloc X de transport au declarat aceste bunuri 1.2. Verificai dac exist o eviden privind mijlocele de transport i X 384

1.3.

2 2.1. 2.2.

2.3.

2.4.

2.5.

2.6.

3 3.1. 3.2. E. 1 1.1. 1.2.

1.3.

persoanele fizice sau juridice deintoare care nu datoreaz impozitul Analizai regimul juridic al acestor mijloace de transport i deintorii lor i urmrii dac scutirea la plata impozitului este X corect aplicat Dac calculul impozitului asupra mijloacelor auto se face n funcie de tipul, capacitatea cilindric i masa total a mijlocului auto Verificai dac impozitul asupra mijloacelor de transport se X calculeaz n funcie de tipul mijlocului de transport Verificai dac impozitul asupra mijloacelor de transport n cazul autoturismelor, autobuzelor, autocarelor, microbuzelor, tractoarelor, motocicletelor i altor vehicule cu traciune X mecanic cu masa total pn la 12 t, se calculeaz n funcie de capacitatea cilindric prin nmulirea fiecrui 500 cmc cu suma corespunztoare stabilit de cadrul legislativ Verificai dac impozitul asupra mijloacelor de transport n cazul combinaiei de autovehicule de transport marf (autovehicul i tren rutier) cu masa de peste 12 t este perceput X n funcie de numrul axelor i masa total autorizat i este corespunztoare cu suma prevzut de cadrul legislativ Verificai dac impozitul asupra mijloacelor de transport n cazul mijloacelor de transport marf cu masa de peste 12 t este X perceput n funcie de numrul axelor i masa total autorizat i este corespunztoare cu suma prevzut de cadrul legislativ Verificai dac impozitul asupra mijloacelor de transport n cazul unei remorci sau rulote este perceput n funcie de masa X total autorizat i este corespunztoare cu suma prevzut de cadrul legislativ Verificai dac impozitul asupra mijloacelor de transport n cazul mijloacelor de transport pe ap este echivalent cu suma X corespunztoare cadrului legislativ n funcie de tipul mijlocului de transport pe ap Acordarea bonificaiilor pentru plata n avans Verificai dac bonificaiile la plata impozitelor i taxelor locale X sunt stabilite corect n funcie de data plii acestora Verificai dac bonificaia acordat este stabilit prin Hotrre a X Consiliului Local Stabilirea taxelor pentru eliberarea certificatelor, avizelor i autorizaiilor Stabilirea i ncasarea taxei pentru eliberarea certificatului X de urbanism Verificai dac taxa pentru eliberarea certificatului de urbanism X este stabilit de consiliul local Verificai dac taxa pentru eliberarea certificatului de urbanism este stabilit n limitele precizate de cadrul legislativ n funcie X de suprafaa pentru care se obine certificatul de urbanism Verificai dac taxa pentru eliberarea certificatului de urbanism X 385

1.4. 1.5. 2 2.1. 2.2.

2.3. 2.4. 2.5.

este redus cu 50% n cazul zonelor rurale Verificai dac taxa este calculat i perceput la momentul X eliberrii autorizaiei Verificai dac taxa este solicitat a fi ncasat la data eliberrii X autorizaiei Stabilirea i ncasarea taxei pentru eliberarea autorizaiei de construire Verificai dac procentul utilizat pentru eliberarea autorizaiei de X construire locuin este cel prevzut de cadrul legislativ Verificai dac coeficientul de tax utilizat pentru eliberarea autorizaiei de construire locuin este aplicat la valoarea X autorizat a lucrrilor de construcii declarate de contribuabil Verificai dac taxa este calculat i perceput la momentul X eliberrii autorizaiei Verificai dac taxa este solicitat a fi ncasat de la contribuabil X la data eliberrii autorizaiei Verificai dac contribuabilul a depus declaraia privind valoarea lucrrilor de construcie n termen de la finalizarea X lucrrilor Verificai dac contribuabili care au solicitat autorizaii de construire cldiri cu destinaie de locuin au pltit corect taxa pentru eliberarea autorizaiei X

2.6.

Test nr. 4.21 List de control nr. 4.8. FIAP nr. 4.21 FCRI nr. 4.1.

2.7. Verificai dac taxa privind eliberarea autorizaiei de construire X a fost recalculat pe baza valorii reale a lucrrilor de construcie 2.8. Verificai dac sumele suplimentare stabilite au fost solicitate i X ncasate de la contribuabil 3 Stabilirea i ncasarea taxei pentru eliberarea autorizaiei necesar pentru lucrrile de organizare antier 3.1. Verificai dac procentul de tax utilizat pentru eliberarea autorizaiei necesar lucrrilor de organizare antier n vederea X realizrii unei construcii este cel prevzut de cadrul legislativ 3.2. Verificai dac procentul de tax utilizat pentru eliberarea autorizaiei necesar lucrrilor de organizare antier n vederea X realizrii unei construcii este aplicat la valoarea autorizat a lucrrilor de organizare antier declarate de contribuabil 3.3. Verificai dac taxa este calculat i perceput la momentul X eliberrii autorizaiei 3.4. Verificai dac taxa este solicitat a fi ncasat de la contribuabil X la data eliberrii autorizaiei 3.5. Verificai dac contribuabilul a depus declaraia privind valoarea lucrrilor de construcie n termen de la finalizarea X lucrrilor 3.6. Verificai dac taxa privind eliberarea autorizaiei de construire X a fost recalculat pe baza valorii reale a lucrrilor de construcie 3.7. Verificai dac sumele suplimentare stabilite au fost solicitate i X ncasate de la contribuabil 386

4 4.1.

4.2.

4.3. 4.4. 4.5.

4.6. 4.7. 5

Stabilirea i ncasarea taxei pentru eliberarea autorizaiei de dect cele folosite ca locuine Verificai dac procentul utilizat privind taxa pentru eliberarea autorizaiei de construire pentru orice alt construcie fa de cea cu caracter de locuin este cel prevzut de cadrul legislativ Verificai dac procentul privind taxa pentru eliberarea autorizaiei de construire pentru orice alt construcie fa de cea cu caracter de locuin este aplicat la valoarea autorizat a lucrrilor de construcii declarate de contribuabil Verificai dac taxa este calculat i perceput la momentul eliberrii autorizaiei Verificai dac taxa este solicitat a fi ncasat de la contribuabil la data eliberrii autorizaiei Verificai dac contribuabilul a depus declaraia privind valoarea lucrrilor de construcie n termen de la finalizarea lucrrilor Verificai dac taxa privind eliberarea autorizaiei de construire a fost recalculat pe baza valorii reale a lucrrilor de construcie Verificai dac sumele suplimentare stabilite au fost solicitate i ncasate de la contribuabil

construire cldiri altele

X X X X X

Stabilirea i ncasarea taxei pentru prelungirea autorizaiilor de orice fel

5.1. Verificai dac taxa pentru prelungirea certificatului de X urbanism reprezint 30% din cuantumul eliberrii certificatului 5.2. Verificai dac taxa pentru prelungirea autorizaiei de construire X reprezint 30% din cuantumul eliberrii autorizaiei 6 Stabilirea i ncasarea taxei pentru eliberarea autorizaiilor sanitare 6.1. Verificai dac taxa pentru eliberarea autorizaiilor sanitare este X stabilit de Consiliul Local 6.2. Verificai dac taxa pentru eliberarea autorizaiei sanitare este stabilit n limita cuprins precizat n cadrul legislativ n X funcie de suprafaa pentru care se obine certificatul de urbanism 6.3. Verificai dac taxa este solicitat a fi ncasat de la contribuabil X la data eliberrii autorizaiei 7 Scutiri aplicate pentru eliberarea certificatelor, avizelor i autorizaiilor 7.1. Identificai autorizaiile, avizele sau certificatele eliberate de entitate i pentru care nu s-a calculat sau perceput taxa pentru X eliberare 7.2. Analizai regimul juridic al acestor certificate, autorizaii sau avize n raport cu beneficiarii lor i urmrii dac scutirea la X plata taxei este corect aplicat F Stabilirea i evidena taxei pentru folosirea mijloacelor de reclam i publicitate 1 Depunerea declaraiei de impunere privind taxa pentru afiaj n scop de reclam i publicitate 1.1. Verificai dac Consiliul Local a impus persoanelor care X datoreaz taxa pentru afiaj n scop de reclam i publicitate s 387

1.2. 2 2.1.

2.2.

2.3.

2.4. 3 3.1.

4 4.1.

4.2.

4.3. 4.4.

4.5. 4.6.

4.7. G 1

depun o declaraie anual privind aceast tax Test nr. 4.22 Verificai dac aceast declaraie este depus n cazul solicitrii X FIAP nr. 4.22 acesteia Dac este emis titlul de crean privind individualizarea creanei privind taxa pentru afiaj n scop de reclam i publicitate Verificai dac organul fiscal a identificat contribuabilii care Test nr. 4.22 realizeaz reclam i publicitate i nu declar i pltesc taxa FIAP nr. 4.22 aferent X Analizai dac n aceste cazuri a fost calculat taxa n funcie de numrul de metri ptrai ai suprafeei afiajului i suma stabilit de Consiliul Local Analizai dac n aceste cazuri exist un titlu de crean emis i comunicat ctre contribuabilul care a realizat reclama sau X publicitatea Verificai dac obligaia de plat a fost nregistrat n evidena X analitic pe pltitor n sarcina contribuabilului Depunerea declaraiei de impunere privind taxa pentru servicii de reclam i publicitate Verificai dac Consiliul Local a impus persoanelor care presteaz servicii de reclam i publicitate s depun o X declaraie privind aceast tax Emiterea deciziei de impunere privind stabilirea taxei pentru servicii de reclam i publicitate Verificai dac organul fiscal a identificat contribuabilii care realizeaz servicii de reclam i publicitate i nu declar i X pltesc taxa aferent Analizai dac n aceste cazuri a fost calculat taxa n funcie de valoarea serviciilor de reclam i publicitate executate i X cuantumul taxei stabilit de Consiliul Local Urmrii dac contribuabili care realizeaz servicii de reclam i publicitate evideniaz i achit taxa aferent Test nr. 4.23. Examinai dac contribuabili care realizeaz afiaj n scop de FIAP nr. 4.23. reclam i publicitate calculeaz corect taxa n funcie de tipul, amplasamentul i dimensiunea afiajelor Verificai dac sunt depuse declaraiile privind taxele de reclam i publicitate Analizai dac n aceste cazuri exist o decizie de impunere sau titlu de crean emis i comunicat ctre contribuabilul care a X realizat reclama sau publicitatea Verificai dac obligaia de plat a fost nregistrat n evidena X analitic pe pltitor n sarcina contribuabilului respectiv Stabilirea impozitului pe spectacole Depunerea declaraiilor de impunere privind spectacolele organizate i nregistrarea acestora
Test nr. 4.24. List control nr. 4.9

1.1. Verificai dac contribuabilii care organizeaz i realizeaz spectacole i datoreaz impozit pe spectacole depun declaraia 388

1.2.

2 2.1.

3 3.1.

3.2.

4 4.1. 4.2. 5 5.1.

5.2.

5.3.

H 1 1.1. 1.2.

1.3.

FIAP nr. 4.24. privind organizarea spectacolelor X Verificai dac declaraiile sunt depuse n termen n funcie de X data organizrii spectacolelor i dac sunt nregistrate la unitatea administrativ-teritorial Dac tarifele pe spectacole sunt anunate Test nr. 4.24 Verificai dac contribuabili care organizeaz i realizeaz List control spectacole i datoreaz impozit pe spectacole anun tarifele nr. 4.9 pentru spectacol i locurile unde se vnd biletele de X FIAP nr. 4.24 intrare/abonamentele Conformitatea declaraiilor decont privind veniturile ncasate din spectacolele organizate Verificai dac contribuabili care organizeaz i realizeaz X spectacole i datoreaz impozit pe spectacole depun Declaraia decont privind obligaiile de plat urmare organizrii spectacolelor Verificai dac impozitul pe spectacole este pltit lunar pn la X data de 15 a lunii urmtoare celei n care a fost organizat spectacolul i dac declaraia a fost depus pn la acest termen Evidenierea impozitului pe spectacole Verificai dac impozitul pe spectacole este nregistrat n X evidena analitic pe debitor Verificai dac operaiunile sunt nregistrate corect n conturile X analitice privind contribuabilul respectiv Dac biletele i abonamentelor privind spectacolele organizate sunt declarate Verificai dac contribuabilii care organizeaz i realizeaz spectacole i datoreaz impozit pe spectacole nregistreaz Test nr. 4.24. biletele/abonamentele la unitatea teritorial-administrativ List control Verificai dac contribuabilii care organizeaz i realizeaz nr. 4.9 X spectacole i datoreaz impozit pe spectacole precizeaz pe FIAP nr. 4.24 bilete/abonamente tarifele de intrare Verificai dac contribuabilii care organizeaz i realizeaz spectacole i datoreaz impozit pe spectacole se conformeaz tuturor cerinelor privind tiprirea, nregistrarea, avizarea, evidena i inventarul biletelor de intrare i abonamentelor Stabilirea taxei hoteliere Calculul i ncasarea taxei hoteliere Verificai dac Consiliul Local a instituit o tax pentru ederea X ntr-o unitate hotelier Verificai dac consiliul local a stabilit nivelul cotei taxei X hoteliere i dac acesta se ncadreaz n limitele stabilite de cadrul legislativ Verificai dac taxa hotelier este calculat prin aplicare cotei X stabilite de consiliul local la tarifele de cazare aplicate de contribuabil i este perceput pentru ntreaga perioad de edere a turistului n unitatea de cazare Depunerea declaraiilor privind taxele hoteliere

389

2.1. Verificai dac taxa hotelier este pltit de contribuabil lunar n X limita termenelor de plat stabilite 2.2. Verificai dac unitile de cazare depun declaraia privind X obligaiile de plat pentru fiecare plat a taxei hoteliere I Stabilirea taxelor speciale 1 Dac sunt identificai contribuabilii pltitori de taxe speciale 1.1. Verificai dac organul fiscal a identificat contribuabilii care utilizeaz domeniul public pentru realizarea unor activiti proprii 1.2. Verificai dac aceste taxe sunt stabilite de ctre Consiliile Locale pe baz de hotrre 1.3. Verificai dac Hotrrile Consiliului Local cuprind i condiiile de utilizare a domeniului public de ctre diveri contribuabili i modul de percepere i ncasare a acestor taxe 1.4. Analizai dac n aceste cazuri a fost calculate taxele aferente n funcie de natura i valoarea serviciilor - suprafaa ocupat, perioada i nivelul taxei stabilite de Consiliile Locale 1.5. Verificai dac organul fiscal a identificat contribuabilii care realizeaz servicii de interes public i au obligaia de a plti taxe cu privire la realizarea acestor servicii 1.6. Analizai dac n aceste cazuri a fost calculate taxele aferente n funcie de natura i valoarea serviciilor prestate i pltite unitii administrativ-teritoriale 1.7. Analizai dac n cazurile n care nu a fost pltit, taxa a fost X calculat din oficiu, a fost emis un titlu de crean i acesta a fost comunicat ctre contribuabilul care a realizat serviciul respectiv 1.8. Verificai dac obligaia de plat a fost nregistrat n evidena X analitic pe pltitor n sarcina contribuabilului respectiv J Stabilirea altor taxe locale 1 Dac sunt identificai contribuabilii pltitori de alte taxe speciale 1.1. Verificai dac organul fiscal a identificat contribuabilii care X realizeaz servicii de interes public i au obligaia de a plti taxe cu privire la realizarea acestor servicii 2 Stabilirea i ncasarea altor taxe 2.1. Verificai dac aceste taxe sunt stabilite de ctre consiliile locale X 2.2. Analizai dac n aceste cazuri au fost calculate taxele aferente X n funcie de natura i valoarea serviciilor prestate i pltite unitii administrativ-teritoriale 2.3. Analizai dac n cazurile n care nu a fost pltit, taxa a fost X calculat din oficiu, a fost i comunicat un titlu de crean ctre contribuabilul care a realizat serviciul respectiv 2.4. Verificai dac obligaia de plat a fost nregistrat n evidena X analitic pe pltitor n sarcina contribuabilului respectiv 3 ncasarea i evidena taxelor de timbru 3.1. Verificai dac unitatea teritorial-administrativ a ncasat taxele X 390

Test nr. 4.25 FIAP nr. 4.25.

de timbru care i sunt stabilite prin cadrul legislativ 3.2. Verificai dac taxele de timbru au fost corect evideniate n X conturile contabile n funcie de natura acestora 3.3. Verificai dac veniturile din aceste taxe de timbru au fost X constituite corect n funcie de prevederile cadrului legislativ Auditori

391

Procedura P08 Entitatea public Serviciul Audit Intern

COLECTAREA DOVEZILOR

CHESTIONAR DE CONTROL INTERN

Misiunea de audit: Administrarea impozitelor i taxelor locale Perioada auditat: 01.07.2008 31.03.2010 ntocmit: Ionescu Adrian/Popescu Nicolae Avizat: Georgescu Cristian Obiectivul chestionarului:

Data: 24.05.2010 Data: 24.05.2010

Stabilirea impozitelor i taxelor locale

NTREBAREA DA NU

OBSERVAII

I STABILIREA IMPOZITULUI PE CLDIRI PENTRU PERSOANE FIZICE 1. Exist o colaborare ntre entitate i Agenia Naional de Cadastru i Publicitate Imobiliar n scopul constituirii unei baze de date cu privire la cldirile deinute de persoanele fizice? 2. Dac da, care este frecvena schimburilor de informaii i care sunt mijloacele utilizate pentru comunicare? 3. Exist o baz de date cu persoanele fizice care dein n proprietate imobile? 4. Dac da, cum se asigur entitatea c sunt identificai toi proprietarii? 5. Exist o baz de date cu privire la cldirile aflate n proprietatea public sau privat a statului? 6. Exist o analiz la nivelul entitii privind exactitatea scutirilor acordate persoanelor fizice pentru plata impozitelor pe cldiri? 7. Dac da, exist o situaie cu privire la declaraiile ntocmite n mod eronat? 8. Care sunt msurile luate la nivelul entitii n scopul stabilirii corecte a bazei de impozitare? 392

NTREBAREA

DA

NU

OBSERVAII

9. Cum se asigur verificarea exactitii informaiilor din declaraiile depuse de contribuabili? 10. Cum este realizat activitatea de ajustare a valorii impozabile?

Auditorul urmrete dac este respectat principiul celor patru ochi

11. Care sunt msurile luate de entitate Auditorul verific dac exist un sistem pentru a se asigura de aplicarea corect de urmrire a aplicrii cotelor majorate. a cotelor majorate, pentru persoanele care dein n proprietate mai multe cldiri? 12. Se realizeaz periodic o analiz a concordanei ntre informaiile furnizate de Agenia Naional de Cadastru i Publicitate Imobiliar i cele coninute de declaraiile fiscale depuse de contribuabili ? 13. Dac da, rezultatele acestor analize sunt aduse la cunotin managementului? 14. Dac da, care sunt msurile ntreprinse de management II - STABILIREA IMPOZITULUI PE CLDIRI PENTRU PERSOANE JURIDICE 15. Exist o colaborarea ntre entitate i Agenia Naional de Cadastru i Publicitate Imobiliar n scopul constituirii unei baze de date cu privire la cldirile deinute de persoanele juridice? 16. Dac da, care este frecvena schimburilor de informaii i care sunt mijloacele utilizate pentru comunicare? 17. Exist o baz de date cu persoanele juridice care dein n proprietate imobile? 18. Dac da, cum sunt se asigur entitatea c sunt identificai toi proprietarii? Auditorul urmrete: 19. Care sunt msurile puse n practic - cum este asigurat pregtirea la nivelul entitii pentru a asigura profesional a persoanelor care verific stabilirea corect a impozitului pe ntocmirea declaraiilor; cldiri persoane juridice?

- este stabilit o list cu documentele care trebuie s nsoeasc declaraia depus de contribuabil i dac se utilizeaz un check-list n momentul

393

NTREBAREA

DA

NU

OBSERVAII
depunerii declaraiei cu scopul de a verifica dac aceste documente nsoesc declaraia; - cum se verific concordana dintre informaiile din declaraie, cele din evidena contribuabilului i cele furnizate de Agenia Naional de Cadastru i Publicitate Imobiliar.

20. Cum se asigur entitatea c sumele ncasate de la contribuabili sunt repartizate n mod corespunztor pentru fiecare tip de impozit i tax? 21. Exist o analiz efectuat cu privire la ncasarea n termen a impozitului pe cldiri persoane juridice ? 22. Care sunt msurile puse n aplicare pentru acordarea corect a bonificaiilor pentru plata n avans a impozitului pe cldiri persoane juridice? III STABILIREA IMPOZITULUI PE TEREN 15. Exist o colaborarea ntre entitate i Agenia Naional de Cadastru i Publicitate Imobiliar n scopul constituirii unei baze de date cu privire la terenurile deinute de contribuabil? 16. Dac da, care este frecvena schimburilor de informaii i care sunt mijloacele utilizate pentru comunicare? 17. Exist o baz de date cu persoanele care dein n proprietate terenuri? 18. Dac da, cum sunt identificai toi proprietarii? 19. Cum se asigur entitatea de aplicarea corect a cadrului normativ referitor la scutirilor de impozit? 20. Exist o situaie centralizatoare la nivelul entitii cu privire la scutirile de impozit pe teren acordate? 21. Care sunt instrumentele utilizate pentru stabilirea i calcului impozitului pe teren?

Auditorul urmrete care sunt instrumentele utilizate pentru: - ncadrarea corect a terenului n categoria corespunztoare; - aplicarea corect a cotelor; - supervizarea activitilor.

22. Cum se asigur entitatea c sumele ncasate de la contribuabili sunt 394

NTREBAREA

DA

NU

OBSERVAII

repartizate n mod corespunztor pentru fiecare tip de impozit i tax? 23. Exist o analiz efectuat cu privire la ncasarea n termen a impozitului pe teren ? 24. Care sunt msurile puse n aplicare pentru acordarea corect a bonificaiilor pentru plata n avans a impozitului pe teren? IV - STABILIREA IMPOZITULUI ASUPRA MIJLOACELOR DE TRANSPORT 25. Exist o colaborarea cu Serviciul nmatriculri Auto din cadrul Inspectoratul de Poliie Judeean? 26. Dac da, care sunt instrumentele utilizate i perioadele la care se realizeaz schimbul de informaii? 27. Care sunt msurile puse n practic la nivelul entitii pentru a asigura stabilirea corect a impozitului asupra mijloacelor de transport?

28. Care sunt instrumentele utilizate pentru stabilirea i calcului impozitului asupra mijloacelor de transport?

Auditorul urmrete: - cum este asigurat pregtirea profesional a persoanelor care verific ntocmirea declaraiilor; - este stabilit o list cu documentele care trebuie s nsoeasc declaraia depus de contribuabil i dac se utilizeaz un check-list n momentul depunerii declaraiei cu scopul de a verifica dac aceste documente nsoesc declaraia; - cum se verific concordana dintre informaiile din declaraie, cele din evidena contribuabilului i cele furnizate de Inspectoratul Judeean de Poliie. Auditorul urmrete care sunt instrumentele utilizate pentru: - ncadrarea corect a mijlocului de transport n categoria corespunztoare; - aplicarea corect a cotelor; - supervizarea activitilor.

29. Cum se asigur entitatea c sumele ncasate de la contribuabili sunt repartizate n mod corespunztor pentru fiecare tip de impozit? 30. Exist o analiz efectuat cu privire la ncasarea n termen a impozitului asupra mijloacelor de transport ? 31. Care sunt msurile puse n aplicare 395

NTREBAREA

DA

NU

OBSERVAII

pentru acordarea corect a bonificaiilor pentru plata n avans a impozitului asupra mijloacelor de transport? V - STABILIREA TAXELOR PENTRU ELIBERAREA CERTIFICATELOR, AVIZELOR I AUTORIZAIILOR Auditorul urmrete dac rubricile 32. n momentul eliberrii unei formularelor completate de contribuabil autorizaii, sunt colectate toate pentru eliberarea unei autorizaii, ofer informaiile necesare cu privire la posibilitatea colectrii unor informaii contribuabil pentru stabilirea taxei? 33. Care sunt instrumentele utilizate pentru stabilirea i calcului taxei pentru eliberarea autorizaiilor?
complete despre contribuabil. Auditorul urmrete care instrumentele utilizate pentru: - ncadrarea corect a taxei; - aplicarea corect a cotelor; - supervizarea activitilor. sunt

34. Cum se asigur entitatea c sumele ncasate de la contribuabili sunt repartizate n mod corespunztor pentru fiecare tip de tax? 35. Se realizeaz periodic o analiz comparativ ntre taxele ncasate i taxele previzionate a fi ncasate ca urmare a eliberrii autorizaiilor? 36. Dac da, rezultatele analizei sunt formalizate i aduse la cunotin persoanelor responsabile? VI - STABILIREA TAXEI PENTRU FOLOSIREA MIJLOACELOR DE RECLAM I PUBLICITATE 37. Exist o baz de date cu contribuabilii care folosesc mijloace reclam i publicitate? 38. Dac da, cum se realizeaz actualizarea acesteia? 39. Aceast baz de date permite identificarea contribuabililor care nu declar faptul c folosesc mijloace de reclam i publicitate? 40. Care sunt msurile adoptate pentru identificarea contribuabililor care nu au declarat c folosesc mijloace de reclam i publicitate? 41. Exist o situaie centralizatoare cu contribuabilii identificai c folosesc mijloace de reclam i publicitate, dar care nu au depus declaraiile? 396

NTREBAREA

DA

NU

OBSERVAII

42. Care sunt msurile aplicate ca urmare a constatrilor acestor nereguli? 43. Pentru stabilirea corect a taxei pentru folosirea mijloacelor de reclam i publicitate, se utilizeaz un check-list cu scopul de a se verifica completitudinea i corectitudinea informaiilor din declaraiile depuse de contribuabil? 44. Care sunt instrumentele utilizate n activitatea de stabilire a taxei pentru folosirea mijloacelor de reclam i publicitate? 45. Cum se asigur entitatea c sumele ncasate de la contribuabili sunt repartizate n mod corespunztor? Auditori

Auditorul urmrete care instrumentele utilizate pentru: - ncadrarea corect a taxei; - aplicarea corect a cotelor; - supervizarea activitilor.

sunt

Nota: Prezentul chestionar conine ntrebri referitoare la instrumentele de control intern, implementate n cadrul entitii, aferente obiectivelor analizate n cadrul listei de verificare la literele A-F.

397

Procedura P08 Entitatea public Serviciul de audit public intern

COLECTAREA DOVEZILOR

TEST Nr. 4.18.

Misiunea de audit: Administrarea impozitelor i taxelor locale Perioada auditat: 01.07.2008 31.03.2010 ntocmit: Ionescu Adrian/Popescu Nicolae Avizat: Georgescu Cristian Obiectul testului Obiectivele testului Descrierea testului

Data: 24.05.2010 Data: 24.05.2010

Constatri

Aplicarea adecvat a cotelor de impozitare - urmrirea dac toi contribuabilii deintori de imobile au declarat aceste bunuri n vederea impozitrii. Examinarea autorizaiilor de construcie eliberate i urmrirea dac contribuabilii au fost luai n eviden n termen n vederea impunerii i dac impunerea acestora este realizat corect Populaia constituit n vederea evalurii o constituie numrul de autorizaii eliberate n perioada supus evalurii, autorizaii care au avut ca obiect construcia de cldiri cu destinaie de locuin. Eantionul este constituit prin aplicarea metodei de eantionare aleatorie la populaia identificat. n acest sens informaiile obinute sunt comparate cu informaiile din evidena analitic pe pltitor, urmrindu-se conformitatea informaiilor Testarea a constat n urmrirea dac toi contribuabilii care au solicitat autorizaii de construire cu destinaia de locuine au: - declarat aceste bunuri ca urmare a finalizrii lor; - sunt impui cu privire la impozitul pe cldiri; - impozitul pe cldiri este stabilit corect. Din analiza informaiilor primite de la Departamentul eliberare autorizaii a rezultat c, n perioada 2007-2008 au fost eliberate un numr 325 autorizaii de construire cldiri cu destinaia de locuine, care au avut o valabilitate, n toate cazurile de 1 an de la data eliberrii. n urma examinrii eantionului i efecturii comparaiilor cu informaiile existente n evidena analitic pe pltitor a rezultat c nu sunt impuse i nu pltesc impozit pe cldiri 6 persoane fizice care nu au depus declaraii de impunere n termen de 30 zile de la data la care construciile au fost finalizate. n toate aceste cazuri autorizaiile de construire au expirat, iar posesorii lor nu au venit la prelungirea acestora sau la declararea lor n vederea impunerii Pe timpul realizrii misiunii de audit, responsabilii din cadrul Serviciului Urbanism au efectuat verificri la toi aceti contribuabili, unde au constatat c respectivii i-au construit locuinele n cadrul perioadei de valabilitate a autorizaiei de construire dar nu s-au prezentat pentru a declara faptul c au finalizat construciile i pentru a solicita luarea n eviden. Din compararea documentelor existente la dosarul contribuabilului privind 398

eliberarea autorizaiei de construire, respectiv proiectele de construcie, cu declaraiile efectuate de contribuabili i datele existente n evidena analitic a pltitorului, a rezultat c, n trei cazuri, suprafeele desfurate declarate, n baza crora s-a calculat impozitul pe cldire difer, astfel: autorizaie de construire nr. 145/2007, suprafaa total desfurat care rezult, format din subsol, parter i etaj este de 312 mp, suprafaa total desfurat pentru care este luat n calcul la impozitare este de 212 mp; autorizaie de construire nr. 254/2007, suprafaa total desfurat care rezult, format din parter i etaj este de 175 mp, suprafaa total desfurat pentru care este luat n calcul la impozitare este de 75 mp autorizaie de construire nr. 265/2007, suprafaa total desfurat care rezult, format din subsol, parter i etaj este de 289 mp, suprafaa total desfurat pentru care este luat n calcul la impozitare este de 189 mp. Pe timpul realizrii misiunii de audit, Serviciul Urbanism a realizat o verificare la contribuabilii respectivi, unde a constatat c acetia au respectat proiectele de construcii, suprafeele reale desfurate ale construciilor fiind cele menionate n proiectele de construcie. Se constat c bazele de impozitare n aceste cazuri au fost mult diminuate, ceea ce a condus la stabilirea i perceperea unor impozite reduse. n toate cazurile n care contribuabilii nu i-au declarat bunurile, aa cum am precizat mai sus, nu au fost constatate i aplicate sanciuni contravenionale, n prezent acestea fiind prescrise. Concluzii Contribuabilii nu sunt impui n totalitate pentru bunurile pe care le-au dobndit Calcularea i stabilirea unor impozite pe cldiri mai mici fr de cele reale pe care trebuiau s le datoreze contribuabilii.

Auditor intern,

Supervizor,

399

Procedura P08: Serviciul de audit public intern

COLECTAREA DOVEZILOR

LISTA DE CONTROL nr. 4.6. privind aplicarea adecvat a cotelor de impunere Misiunea de audit: Administrarea impozitelor i taxelor locale Perioada auditat: 01.07.2008 31.03.2010 Elemente eantionate Data eliberrii autorizaiei Elemente de construire testate Mocanu Aurelia 04.04.2007 Ghergu Nicolae 11.05.2007 Tudorache Dorin 12.05.2007 Bugyi Alexandru 31.05.2007 Florescu Gheorghe 17.06.2007 Niu Ionel 25.07.2007 Enache Constantin 25.07.2007 Sora Emilian 29.07.2007 Ciuc Ion 10.08.2007 Marica Constantin 22.08.2007 Diaconu N. Elena 23.12.2007 Calugarita Marin 23.05.2007 Stnescu Nicolae 12.05.2007 Tabr Cristian 16.05.2007 Vulpescu Simion 19.08.2007 Angelescu Ioana 24.08.2007 Data: 24.05.2010

Data expirrii autorizaie de construire 03.04.200 10.05.2008 11.05.2008 30.05.2008 16.06.2008 24.07.2008 24.07.2008 28.07.2008 09.08.2008 21.08.2008 22.12.2008 22.05.2008 11.05.2008 15.05.2008 18.08.2008 23.08.2008 400

Impus n vederea impozitrii Da Nu Nu Da Nu Da Nu Nu Da Nu Da Da Da Da Da Da

Calculul corect al impozitului Da Da Da Nu Da Da Da Da Da Nu Da Da Nu Da Da Da

Auditor intern,

Procedura P08 Entitatea public Serviciul de audit public intern

COLECTAREA DOVEZILOR

FOAIE DE LUCRU nr. 4.6

Misiunea de audit: Administrarea impozitelor i taxelor locale Perioada auditat: 01.07.2008 31.03.2010

Obiectivul: Aplicarea adecvat a cotelor de impozitare - urmrirea dac toi contribuabilii deintori de imobile au declarat aceste bunuri n vederea impozitrii.

Testarea se va realiza pe un eantion care a fost constituit astfel: Populaia Populaia constituit n vederea evalurii o constituie numrul de autorizaii eliberate n perioada supus evalurii, autorizaii care au avut ca obiect construcia de cldiri cu destinaie de locuin, n numr de 325 autorizaii. Populaia total este reprezentat de numrul total al autorizaiilor de construire eliberate n anul 2007. Eantionul total este de 16 autorizaii de construire eliberate. Eantionul va fi de 4.9%, respectiv 325 x 4.9% = 16 autorizaii de construire. Pasul de selecie va fi 325: 16 = 20 Documentele vor fi ordonate n ordinea cronologic a eliberrii lor, la care se va aplica pasul de eantionare Eantionul constituit va fi verificat integral. n urma verificrii se va ntocmi un test cu privire la constatrile efectuate i concluziile stabilite.

Eantionul

Pasul de selectare Constituirea eantionului Observaii

Data: 24.05.2010 Auditor intern,

401

Procedura P08 Entitatea public Serviciul de audit public intern

COLECTAREA DOVEZILOR

FISA DE IDENTIFICARE i ANALIZA A PROBLEMEI Nr. 4.18.

Misiunea de audit: Administrarea impozitelor i taxelor locale Perioada auditat: 01.07.2008 31.03.2010 ntocmit: Ionescu Adrian/Popescu Nicolae Avizat: Georgescu Cristian Problema Constatri

Data: 24.05.2010 Data: 24.05.2010

Nedeclararea n vederea impuneri a bunurilor dobndite sau declararea incorect a acestora cu scopul diminurii masei impozabile n urma examinrilor efectuate asupra informaiilor existente n evidena analitic pe pltitor a rezultat c nu sunt impuse i nu pltesc impozit pe cldiri 6 persoane fizice care nu au depus declaraii de impunere n termen de 30 zile de la data la care construciile au fost finalizate. n toate aceste cazuri autorizaiile de construire au expirat, iar posesorii lor nu au venit la prelungirea acestora sau la declararea lor n vederea impunerii. Pentru a se stabili corect dac construciile au fost finalizate, pe timpul realizrii misiunii de audit, responsabilii din cadrul Serviciului Urbanism au efectuat verificri la toi aceti contribuabili, unde au constatat c respectivii si-au construit locuinele n cadrul perioadei de valabilitate a autorizaiei de construire dar nu s-au prezentat pentru a declara faptul c construciile au fost finalizate i pentru a solicita luarea n eviden. Din compararea documentelor existente la dosarul contribuabilului privind eliberarea autorizaiei de construire, respectiv proiectele de construcie, cu declaraiile efectuate de contribuabili i datele existente n evidena analitic a pltitorului, a rezultat c n trei cazuri suprafeele desfurate declarate, n baza crora s-a calculat impozitul pe cldire, difer, astfel: autorizaie de construire nr. 345/2007, suprafaa total desfurat care rezult, format din subsol, parter i etaj este de 312 mp, suprafaa total desfurat pentru care este luat n calcul la impozitare este de 212 mp; autorizaie de construire nr. 854/2007, suprafaa total desfurat care rezult, format din parter i etaj este de 175 mp, suprafaa total desfurat pentru care este luat n calcul la impozitare este de 75 mp autorizaie de construire nr. 1653/2007, suprafaa total desfurat care rezult, format din subsol, parter i etaj este de 289 mp, suprafaa total desfurat pentru care este luat n calcul la impozitare este de 189 mp. Pe timpul realizrii misiunii de audit, Serviciul Urbanism a realizat o verificare la contribuabilii respectivi, unde au constatat c acetia au respectat proiectele de construcii, suprafeele reale desfurate ale construciilor fiind cele menionate n 402

proiectele de construcie. Se constat c bazele de impozitare n aceste cazuri au fost mult diminuate, ceea ce a condus la stabilirea i perceperea unor impozite mult diminuate. n toate cazurile n care contribuabilii nu i-au declarat bunurile, aa cum am precizat mai sus, nu au fost constatate i aplicate sanciuni contravenionale, n prezent acestea fiind prescrise. Cauze Serviciul Urbanism nu a comunicat Direciei Impozite i Taxe Locale modificrile intervenite n structura materiei impozabile ca urmare a eliberrii autorizaiilor de construire n vederea calculrii i nregistrrii n evidena fiscal a impozitului pe cldiri datorat. La calcularea impozitului i realizarea impunerii contribuabililor, nu s-a examinat concordana datelor declarate de contribuabili cu cele existente n documentele justificative. Neplata impozitului pe cldiri ncepnd cu data finalizrii lucrrilor i punerii n funciune a cldirii. Diminuarea bazei de impozitare cu scopul de a reduce impozitul pe cldire legal datorat. Realizarea unui sistem integrat de preluare a datelor i informaiilor ntre serviciul urbanism i serviciile cu atribuiile n domeniul evidenei pe pltitor, control i colectare a impozitelor i taxelor locale, n vederea eliminrii posibilitilor ca un contribuabil care obine sau dobndete un bun s nu mai fie supus impozitrii Realizarea unei evaluri a tuturor contribuabililor crora le-au fost eliberate autorizaii de construire n ultimi trei ani i urmrirea dac acetia sunt nregistrai ca pltitori de impozit pe cldiri i dac acest impozit este calculat n toate cazurile corect potrivit cadrul legislativ i Hotrrilor Consiliului Local.

Consecine

Recomandare

Auditor intern,

Supervizat,

Pentru conformitate

403

Procedura P08 Entitatea public Serviciul de audit public intern

COLECTAREA DOVEZILOR

TEST Nr. 4.19.

Misiunea de audit: Administrarea impozitelor i taxelor locale Perioada auditat: 01.07.2008 31.03.2010 ntocmit: Ionescu Adrian/Popescu Nicolae Avizat: Georgescu Cristian Obiectul testului Obiectivele testului Descrierea testului

Data: 24.05.2010 Data: 24.05.2010

Conformitatea impozitului pe cldire n raport cu valoarea de inventar a cldirii nregistrat n evidenele patrimoniale ale contribuabilului. Examinarea autorizaiilor de construire eliberate contribuabililor persoane juridice i urmrirea dac calculul impozitului are la baz valoarea de inventar a cldirii. Populaia pentru constituirea evalurii este constituit din numrul contribuabililor persoane juridice aflai n evidenele entitii ca fiind deintori de bunuri de natura cldirilor. Eantionul este constituit prin aplicarea metodei de eantionare aleatorie la populaia identificat. n acest sens informaiile obinute sunt comparate cu informaiile existente n cadrul altor servicii din cadrul entiti, precum i informaiile publicate de unele instituii publice cu privire la activitatea desfurat de contribuabilul n cauz. Testarea a constat n urmrirea dac toi contribuabilii selectai care dein n proprietate cldiri au declarat corect valorile de impozitare att la data lurii n eviden, ct i ulterior.

Constatri

Din analiza informaiilor primite de la Serviciul eviden pe pltitor a rezultat c n evidena analitic se afl 465 contribuabili persoane juridice care dein cldiri n patrimoniu, din care peste jumtate dein mai mult de dou cldiri. n urma realizrii eantionului i comparaiilor efectuate cu informaiile existente n cadrul altor servicii din cadrul entitii, precum i a celor publicate de Ministrul Finanelor Publice a rezultat c nu n toate cazurile acetia sunt impui i pltesc corect impozit pe cldiri, astfel: n dou cazuri s-a constatat c impozitul a fost calculat i este pltit n conformitate cu cel pltit de persoanele fizice, respectiv: SC ABC SRL a obinut autorizaie de construcie n anul 2005, n baza creia a finalizat i pus n funciune o construcie cu trei etaje i parter n suprafa construibil desfurat de 546 mp. Din analiza modului n care a fost determinat impozitul pe cldiri s-a constatat c s-a avut n vedere suprafaa construit desfurat, cota de impozit stabilit pentru persoanele fizice de cadrul legislativ, Hotrrea Consiliului Local i amplasamentul cldirii. La calculul i 404

stabilirea impozitului pe cldire nu s-a avut n vedere valoarea de inventar a cldirii nregistrate n evidena contribuabilului. SC MKD SRL n cursul anului 2008 a achiziionat de la o persoan fizic o cldire n suprafa construit desfurat de 425 mp. Din analiza modului n care a fost determinat impozitul pe cldire s-a constatat c s-a avut n vedere suprafaa construit desfurat, cota de impozit stabilit pentru persoanele fizice de cadrul legislativ, de Hotrrea Consiliului Local i amplasamentul cldirii, respectiv a fost pstrat acelai impozit care l pltea persoana fizic de la care a fost achiziionat cldirea. La calculul i stabilirea impozitului pe cldire nu s-a avut n vedere valoarea de inventar a cldirii nregistrate n evidena contribuabilului. Precizm c valoarea de achiziie a cldirii este de trei ori mai mare fa de valoarea impozabil pentru care pltea impozit persoana fizic. n dou cazuri valoarea de impozitare a rmas nemodificat de circa 8-9 ani, respectiv: SC TGG SRL a achiziionat n anul 2001 o cldire n valoare de 76.543 lei, conform actului de proprietate existent la dosarul contribuabilului, valoare reflectat n contabilitate i pentru care pltete impozit i n prezent. Din analiza balanelor sintetice existente la dosarul contribuabilului s-a constatat c din anul 2001 i pn n anul 2009 acesta a realizat dou reevaluri patrimoniale, valoarea bunurilor rezultat n urma acestor reevaluri fiind de circa dou ori mai mare fa de cele iniiale. Contribuabilul nu a declarat n nici unul din cazuri valorile noi ale cldirii, iar administraia a meninut permanent acelai nivel de impozitare, fr trece la un alt nivel de impozitare, potrivit cadrului legislativ i Hotrrii Consiliului Local. SC MMD SRL a realizat n anul 2003, n regie proprie o construcie, hal de producie, cu valoarea de inventar, nregistrat n evidenele societii la cea data de 89.755 lei, cldire pentru care a fost declarat i calculat corect impozitul la acea dat. Din anul 2003 i pn n prezent contribuabilul figureaz cu aceeai valoare de impozitare i acelai impozit pltit anual. Din analiza balanelor sintetice existente la dosarul contribuabilului s-a constatat c din anul 2003 i pn n anul 2009 acesta a realizat dou reevaluri patrimoniale, valoarea bunurilor rezultat n urma acestor reevaluri fiind de circa 1,5 ori mai mare fa de cele iniiale. Contribuabilul nu a declarat n nici unul din cazuri valorile noi ale cldirii, iar administraia a meninut permanent acelai nivel de impozitare, fr a trece la un alt nivel de impozitare, potrivit cadrului legislativ i Hotrrii Consiliului Local. Concluzii Calcularea i stabilirea n mod eronat a impozitului pe cldiri datorat de contribuabilii persoane juridice, precum i neaplicarea dispoziiilor Consiliului Local, n cazurile n care contribuabilii nu-i declar noile valori ale bunurilor urmare a reevalurilor n vederea recalculrii impozitelor. Supervizor,

Auditor intern,

405

Procedura P08 Entitatea public Serviciul de audit public intern

COLECTAREA DOVEZILOR

FOAIE DE LUCRU nr. 4.7

Misiunea de audit: Administrarea impozitelor i taxelor locale Perioada auditat: 01.07.2008 31.03.2010

Obiectivul: Conformitatea valorii de inventar a cldirii i calculul impozitului pe cldiri

Testarea se va realiza pe un eantion care a fost constituit astfel:

Populaia

Eantionul

Pasul de selecie Constituirea eantionului Observaii

Populaia constituit n vederea evalurii este reprezentat de numrul contribuabililor persoane juridice aflai n evidenele unitii administrativteritoriale, care dein n patrimoniu cldiri i pentru care datoreaz impozit pe cldiri, n numr de 465 contribuabili. Eantionul total este de 10 contribuabili pltitori de impozit pe cldiri. Eantionul va fi de 2,1%, respectiv 465 x 2,1% = 10 contribuabili pltitori de impozit pe cldiri. Pasul de selecie va fi 465: 10 = 47 Documentele vor fi ordonate n ordinea cronologic a eliberrii lor, la care se va aplica pasul de eantionare. Eantionul constituit va fi verificat integral. n urma verificrii se va ntocmi un test cu privire la constatrile efectuate i concluziile stabilite.

Data: 24.05.2010 Auditor intern,

406

Procedura P08 Entitatea public Serviciul de audit public intern

COLECTAREA DOVEZILOR

FISA DE IDENTIFICARE i ANALIZA A PROBLEMEI Nr. 4.19

Misiunea de audit: Administrarea impozitelor i taxelor locale Perioada auditat: 01.07.2008 31.03.2010 ntocmit: Ionescu Adrian/Popescu Nicolae Avizat: Georgescu Cristian Problema

Data: 24.05.2010 Data: 24.05.2010

Constatri

Calcularea i stabilirea eronat a impozitului pe cldiri datorat de contribuabilii persoane juridice, precum i neaplicarea dispoziiilor Consiliului Local, n cazurile n care contribuabilii nu-i declar noile valori ale bunurilor n baza reevalurilor realizate. n urma analizei eantionului i realizrii comparaiilor informaiilor existente n cadrul altor serviciilor din entitate cu cele publicate de alte instituii i care privesc activitatea contribuabilului n cauz, a rezultat c nu n toate cazurile acetia sunt impui i pltesc corect impozitul pe cldiri, astfel: Impozitul a fost calculat i pltit n conformitate cu cel pltit de persoanele fizice, exemplificm: 1) SC ABC SRL a obinut autorizaie de construire n anul 2005, n baza creia a finalizat i pus n funciune o construcie cu trei etaje i parter n suprafa construibil desfurat de 546 mp. Din analiza modului n care a fost determinat impozitul pe cldire s-a constatat c s-a avut n vedere suprafaa construit desfurat, cota de impozit stabilit pentru persoanele fizice, de cadrul legislativ, de Hotrrea Consiliului Local i amplasamentul cldirii. La calculul i stabilirea impozitului pe cldire nu s-a avut n vedere valoarea de inventar a cldirii nregistrate n evidena contribuabilului. 2) SC MKD SRL n cursul anului 2008 a achiziionat de la o persoan fizic o cldire n suprafa construit desfurat de 425 mp. Din analiza modului n care a fost determinat impozitul pe cldire s-a constatat c s-a avut n vedere suprafaa construit desfurat, cota de impozit stabilit pentru persoanele fizice de cadrul legislativ, de Hotrrea Consiliului Local i amplasamentul cldirii, respectiv a fost pstrat acelai impozit care l pltea persoana fizic de la care a fost achiziionat cldirea. La calculul i stabilirea impozitului pe cldire nu s-a avut n vedere valoarea de inventar a cldirii nregistrate n evidena contribuabilului. Precizm c valoarea de achiziie a cldirii este de trei ori mai mare fa de valoarea impozabil pentru care pltea impozit persoana fizic. Valoarea de impozitare a rmas nemodificat de circa 8-9 ani, n cazul cldirilor deinute n proprietate de persoanele juridice, cu toate c n evidenele acestora aceste valori s-au modificat, exemplificm: 1) SC TGG SRL a achiziionat n anul 2001 o cldire n valoare de 407

76.543 lei, conform actului de proprietate existent la dosarul contribuabilului, valoarea cu care s-a nscris n contabilitate i pentru care pltete impozit i n prezent. Din analiza balanelor sintetice i analitice depuse de contribuabil s-a constatat c din anul 2001 i pn n anul 2009 acesta a realizat dou reevaluri patrimoniale, valoarea bunurilor rezultat n urma acestor reevaluri fiind de circa dou ori mai mare fa de cea iniial. Contribuabilul nu a declarat n nici unul din cazuri valorile noi ale cldirii, iar administraia a meninut permanent acelai nivel de impozitare, fr a trece la un alt nivel de impozitare, potrivit cadrului legislativ i Hotrrii Consiliului Local. 2) SC MMD SRL a realizat n anul 2003, n regie proprie, o construcie, hal de producie, cu valoarea de inventar, nregistrat n evidenele societii la cea dat de 89.755 lei, cldire care a fost declarat i pentru care i-a calculat corect impozitul la acea dat. Din anul 2003 i pn n prezent contribuabilul figureaz cu aceeai valoare de impozitare i acelai impozit pltit anual. Din analiza balanelor de verificare existente la dosarul fiscal al contribuabilului s-a constatat c din anul 2003 i pn n anul 2009 acesta a realizat dou reevaluri patrimoniale, valoarea bunurilor rezultat n urma acestor reevaluri fiind de aproximativ 1,5 ori mai mare fa de cele iniiale. Contribuabilul nu a declarat n nici unul din cazuri valorile noi ale cldirii, iar administraia a meninut permanent acelai nivel de impozitare, fr trece la un alt nivel de impozitare, potrivit cadrului legislativ i Hotrrii Consiliului Local. Cauze Lipsa de responsabilitate a personalului cu atribuii n domeniul calculrii i stabilirii impozitului pe cldiri la persoanele juridice, precum i cu privire la urmrirea periodic a situaiei lor n vederea identificrii cazurilor n care acetia aveau obligaia s-i actualizeze declaraiile cu noile valori de impozitare. Calcularea unor impozite mai mici n raport cu cele reale datorate de contribuabili, potrivit cadrului legislativ i Hotrrilor Consiliului Local. Neactualizarea impozitelor la noile valori ale bunurilor pentru care se calculeaz i datoreaz acest impozit. n toate cazurile n care urmeaz a fi nregistrate n evidena analitic pe pltitor impozite pe cldiri n cazul contribuabililor persoane juridice, documentele vor fi supuse avizrii sefului serviciului. Analiza tuturor contribuabililor persoane juridice din eviden i urmrirea modului de stabilirea a bazei de impozitare i faptului dac cotele de impozitare sunt corecte n funcie de valoarea de impozitare a bunurilor nregistrate n evidenele patrimoniale ale contribuabilului, inclusiv cu privire la reevalurile pe care acetia trebuiau s le realizeze Supervizat, Pentru conformitate

Consecine

Recomandare

Auditor intern,

408

Procedura P08 Entitatea public Serviciul de audit public intern

COLECTAREA DOVEZILOR

TEST Nr. 4.20

Misiunea de audit: Administrarea impozitelor i taxelor locale Perioada auditat: 01.07.2008 31.03.2010 ntocmit: Ionescu Adrian/Popescu Nicolae Avizat: Georgescu Cristian Obiectul testului Obiectivele testului Descrierea testului

Data: 24.05.2010 Data: 24.05.2010

Dac stabilirea i calculul impozitului pentru terenurile intravilane ncadrate n alt categorie de folosin este realizat corect. Analiza modului de calcul i stabilire a impozitului pe teren n cazul terenurilor intravilane ncadrate n alt categorie de folosin i modul de aplicare a coeficienilor de corecie n funcie de rangul localitii. Populaia constituit n vederea evalurii o constituie contribuabilii persoane fizice aflai n evidenele entitii ca fiind deintori de terenuri. n vederea stabilirii eantionului din numrul total de contribuabili deintori de terenuri, respectiv de 4389 contribuabili, au fost identificai cei care dein terenuri intravilane ncadrate n alt categorie de folosin, care sunt n numr de 276 contribuabili. Informaiile obinute sunt comparate cu informaiile existente n cadrul altor servicii din cadrul entiti cu privire la contribuabilul n cauz i dosarul fiscal al acestuia. Testarea a constat n urmrirea dac toi contribuabilii selectai care dein n proprietate terenuri intravilane ncadrate n alt categorie de folosin pltesc corect impozitul aferent. n urma analizei i comparaiilor efectuate cu alte informaii existente n cadrul altor servicii din cadrul entitii, care privesc activitatea contribuabilului n cauz, a rezultat c nu n toate cazurile acetia sunt impui i pltesc corect impozitul pe teren, astfel impozitul teren a fost meninut i contribuabilul obligat s plteasc acelai nivel n condiiile n care s-a schimbat categoria de folosin a terenului, exemplificm: 1) Rol nr. 3425564 contribuabilul figureaz cu un teren achiziionat prin cumprare din anul 2005 n suprafa de 1250 mp situat n extravilanul unitii administrativ-teritoriale. n anul 2008 contribuabilul solicit trecerea acestuia n intravilanul localitii i din suprafaa total 250 s reprezinte curii i construcii. Documentaia este depus i, dup mai multe completri ale acesteia, este aprobat de organele competente ale unitii administrativ-teritoriale n anul 2009. Tot n acest an contribuabilul solicit i obine autorizaie de construcie, n baza creia a finalizat i pus n funciune o construcie cu parter i etaj n suprafa construibil desfurat de 240 mp. Construcia nu a fost finalizat pn n prezent, contribuabilul solicitnd prelungirea autorizaiei de construcie. Din analiza modului 409

Constatri

n care a fost determinat impozitul pe teren s-a constatat c acesta este perceput n continuare ca i n trecut, ca teren extravilan, n condiiile n care ncadrarea acestuia este alta, respectiv n totalitate teren intravilan, din care 250 mp curi i construcii. 2) Rol nr. 232451 contribuabilul figureaz cu un teren dobndit prin motenire n suprafa de 1100 mp, teren care este situat n extravilanul unitii administrativ-teritoriale. n anul 2007 contribuabilul solicit trecerea acestuia n intravilanul localitii i din suprafaa total a terenului 150 mp s reprezinte curii i construcii. Documentaia este depus i, dup mai multe completri ale acesteia este aprobat de organele competente ale unitii administrativ-teritoriale n acelai an. Imediat dup ce terenul este trecut n intravilanul unitii administrativ-teritoriale, contribuabilul nstrineaz prin vnzare terenul. Noul proprietar declar terenul, ns ca fiind extravilan i este luat n eviden n aceast categorie de folosin, n condiiile n care tot unitatea administrativ-teritorial a rencadrat terenul n alt categorie de folosin, respectiv teren intravilan din care 150 mp curi i construcii. n urma verificrilor efectuate a rezultat c impozitul pe teren n cazurile terenurilor intravilane ncadrate n alt categorie de folosin este calculat n funcie de numrul de metri ptrai ai terenului deinut i suma n lei/mp stabilit de cadrul legislativ n funcie de categoria de folosin a terenului. Valoarea obinut din calcul nu a mai fost actualizat cu coeficientul de corecie stabilit de cadrul legislativ n funcie de rangul localitii. Concluzii Evidena analitic pe pltitor nu este actualizat n condiiile n care categoria de folosin a terenului se schimb, impozitul pe teren fiind solicitat n continuare pentru vechile categorii de folosin. La stabilirea impozitului pe terenul intravilan ncadrat n alt categorie de folosin nu se aplic coeficieni de corecie n funcie de rangul localitii

Auditor intern,

Supervizor,

410

Procedura P08: Serviciul de audit public intern

COLECTAREA DOVEZILOR

LISTA DE CONTROL nr. 4.7. privind stabilirea i calculul pentru terenurile intravilane ncadrate n alt categorie de folosin Misiunea de audit: Administrarea impozitelor i taxelor locale Perioada auditat: 01.07.2008 31.03.2010 Elemente Depunere Luare n eviden ca Schimbare categorie de verificate declaraie de pltitor de impozit pe folosin a terenului Elemente impunere teren testate Rol nr. 346546 Da Da Nu Rol nr. 232673 Da Da Da Rol nr. 343466 Da Da Nu Rol nr. 346432 Da Da Nu Rol nr. 132277 Da Da Nu Rol nr. 247546 Da Da Nu Rol nr. 126554 Da Da Nu Rol nr. 386594 Da Da Da Rol nr. 272766 Da Da Nu Rol nr. 198446 Da Da Nu Rol nr. 286587 Da Da Nu Rol nr. 233765 Da Da Nu Rol nr. 346374 Da Da Nu Rol nr. 376654 Da Da Nu Rol nr. 238473 Da Da Nu Rol nr. 314586 Da Da Nu Data: 24.05.2010 411

Recalculare impozit ca urmare a schimbrii categorie de folosin Nu Nu Auditor intern,

Actualizare baz calcul cu coeficient de corecie Nu Nu Nu Nu Nu Nu Nu Nu Nu Nu Nu Nu Nu Nu Nu Nu

Procedura P08 Entitatea public Serviciul de audit public intern

COLECTAREA DOVEZILOR

FOAIE DE LUCRU nr. 4.8.

Misiunea de audit: Administrarea impozitelor i taxelor locale Perioada auditat: 01.07.2008 31.03.2010

Obiectivul: Dac stabilirea i calculul impozitului pentru terenurile intravilane ncadrate n alt categorie de folosin sunt realizate corect.

Testarea se va realiza pe un eantion care a fost constituit astfel: Populaia Populaia constituit n vederea evalurii o constituie contribuabilii persoane fizice aflai n evidenele unitii administrativ-teritoriale, care dein n patrimoniu terenuri, n numr de 4389. Dintre acetia au fost identificai i selectai c dein n patrimoniu terenuri intravilane ncadrate n alte categorii de folosin, un numr de 276 contribuabili. Eantionul total este de 16 contribuabili care dein n patrimoniu terenuri intravilane ncadrate n alte categorii de folosin. Eantionul va fi de 5,8%, respectiv 276 x 5,8% = 16 contribuabili pltitori de impozit pe cldiri. Pasul de selecie va fi 276: 16 = 17 Elementele vor fi ordonate n ordinea cronologic a atribuirii numerelor de rol, la care se va aplica pasul de eantionare. Eantionul constituit va fi verificat integral. n urma verificrii se va ntocmi un test cu privire la constatrile efectuate i concluziile stabilite.

Eantionul

Pasul de selecie Constituirea eantionului Observaii

Data: 24.05.2010 Auditor intern,

412

Procedura P08 Entitatea public Serviciul de audit public intern

COLECTAREA DOVEZILOR

FISA DE IDENTIFICARE i ANALIZA A PROBLEMEI Nr. 4.20.

Misiunea de audit: Administrarea impozitelor i taxelor locale Perioada auditat: 01.07.2008 31.03.2010 ntocmit: Ionescu Adrian/Popescu Nicolae Avizat: Georgescu Cristian Problema Constatri

Data: 24.05.2010 Data: 24.05.2010

Impozitul pe teren nu este calculat i stabilit corect n condiiile n care categoria de folosin a terenului se schimb i nu se aplic corect coeficienii de corecie n funcie de rangul localitii n urma verificrilor i comparaiilor efectuate cu alte informaii existente n cadrul altor servicii din cadrul entitii, care privesc activitatea contribuabilului n cauz, a rezultat c nu n toate cazurile acetia sunt impui i pltesc corect impozitul pe teren, astfel nu au fost modificate condiiile de impozitare a terenului n cazurile n care s-a modificat categoria de folosin a acestuia, exemplificm: 1) Rol nr. 3425564 contribuabilul figureaz cu un teren achiziionat prin cumprare din anul 2005 n suprafa de 1250 mp situat n extravilanul unitii administrativ-teritoriale. n anul 2008 contribuabilul solicit trecerea acestuia n intravilanul localitii i din suprafaa total de 250 mp s reprezinte curi i construcii. Documentaia este depus i dup mai multe completri ale acesteia este aprobat de organele competente ale unitii administrativ-teritoriale n anul 2009. Tot n acest an, contribuabilul solicit i obine autorizaie de construcie, n baza creia a finalizat i pus n funciune o construcie cu parter i etaj n suprafa construibil desfurat de 240 mp. Construcia nu a fost finalizat pn n prezent, contribuabilul solicitnd prelungirea autorizaiei de construcie. Din analiza modului n care a fost determinat impozitul pe teren, s-a constatat c acesta este perceput n continuare ca i n trecut ca teren extravilan, n condiiile n care ncadrarea acestuia este alta, respectiv n totalitate teren intravilan, din care 250 mp curi i construcii. 2) Rol nr. 232451 contribuabilul figureaz cu un teren dobndit prin motenire n suprafa de 1100 mp, teren care este situat n extravilanul unitii administrativ-teritoriale. n anul 2007 contribuabilul solicit trecerea acestuia n intravilanul localitii i din suprafaa total, 150 mp s reprezinte curi i construcii. Documentaia este depus i dup mai multe completri ale acesteia este aprobat de organele competente ale unitii administrativ-teritoriale n acelai an. Imediat dup ce terenul este trecut n intravilanul unitii administrativteritoriale, contribuabilul nstrineaz prin vnzare terenul. Noul proprietar declar terenul, ns ca fiind extravilan i este luat n eviden n aceast categorie 413

de folosin, n condiiile n care tot unitatea administrativ-teritorial a rencadrat terenul n alt categorie de folosin, respectiv teren intravilan din care 150 mp curi i construcii. n urma verificrilor efectuate a rezultat c impozitul pe teren n cazurile terenurilor intravilane ncadrate n alt categorie de folosin este calculat n funcie de numrul de metri ptrai ai terenului deinut i suma n lei/mp stabilit de cadrul legislativ n funcie de categoria de folosin a terenului. Valoarea obinut din calcul nu a mai fost actualizat cu coeficientul de corecie stabilit de cadrul legislativ n funcie de rangul localitii. Cauze Lipsa colaborrii ntre serviciile care au ca responsabiliti urmrirea asigurrii sistematizrii teritoriale a unitii administrativ teritoriale i serviciile de impunere i colectare a impozitelor i taxelor locale. Lipsa de instruire a personalului care realizeaz activitile de impunere a contribuabililor. Diminuarea impozitelor cuvenite unitii administrativ teritoriale. Realizarea unui sistem informaional integrat de informaii potrivit cruia o informaie legat de un contribuabil aflat n evidena unitii administrativ teritoriale s poat fi accesat i de serviciile responsabile de calcularea i stabilirea impozitelor i taxelor locale.

Consecine Recomandare

Auditor intern,

Supervizat,

Pentru conformitate

414

Procedura P08 Entitatea public Serviciul de audit public intern

COLECTAREA DOVEZILOR

TEST Nr. 4.21.

Misiunea de audit: Administrarea impozitelor i taxelor locale Perioada auditat: 01.07.2008 31.03.2010 ntocmit: Ionescu Adrian/Popescu Nicolae Avizat: Georgescu Cristian Obiectul testului Obiectivele testului Descrierea testului

Data: 24.05.2010 Data: 24.05.2010

Stabilirea i ncasarea taxei pentru eliberarea autorizaiei de construire locuin Examinarea autorizaiilor de construire locuin eliberate i urmrirea dac taxa a fost corect calculat i ncasat Populaia pentru efectuarea testului este constituit din autorizaiile de construire cldiri cu destinaia de case de locuit. n vederea stabilirii eantionului, din numrul total de autorizaii eliberate, respectiv de 2375 autorizaii, fost identificate autorizaiile eliberate pentru construirea de cldiri cu destinaia case de locuit n numr de 572 autorizaii. Testarea a constat n urmrirea dac toi contribuabilii care au solicitat autorizaii de construire case de locuit au pltit corect taxa pentru eliberarea autorizaiei.

Constatri

Referitor la perceperea taxei pentru eliberarea autorizaiei de construire case de locuit s-a constatat, din analiza eantionului constituit, c la un contribuabil care a solicitat eliberarea autorizaiei nu s-a calculat i perceput tax pentru eliberarea autorizaiei, respectiv autorizaia nr. 2341/2009. Motivul justificat prin faptul c acesta avea sume pltite n plus ctre unitatea administrativ-teritorial i a solicitat compensarea acestora cu sumele datorate pentru eliberarea autorizaiei. Aceast compensare nu s-a realizat, contribuabilul a primit autorizaia de construire i ulterior unitatea administrativ teritorial a compensat aceste creane cu alte datorii ale contribuabilului. Precizm c, solicitarea de compensare a fost incorect, deoarece, conform principiilor compensrii, aceasta se realizeaz pentru sume virate n plus i datorii ale contribuabilului existente la data solicitrii. Pn la data controlului nu erau calculate i nu se ncasase taxa pentru eliberarea autorizaiei respective. Referitor la calcularea taxei i ncasarea acesteia, din examinarea documentelor a rezultat c nu ntotdeauna aceasta este corect realizat, astfel: la autorizaia 325/2008 valoarea lucrrilor declarate de contribuabil este de 43.500 lei, iar taxa este calculat i perceput pentru a valoare a lucrrilor de 25.000 lei; 415

 la autorizaia 1253/2008 valoarea lucrrilor declarate de contribuabil este de 85.500 lei, iar taxa este calculat i perceput pentru a valoare a lucrrilor de 50.000 lei; la autorizaia 1322/2008 valoarea lucrrilor declarate de contribuabil este de 65.500 lei, iar taxa este calculat i perceput pentru a valoare a lucrrilor de 50.000 lei; la autorizaia 43/2009 valoarea lucrrilor declarate de contribuabil este de 85.500 lei, iar taxa este calculat i perceput pentru a valoare a lucrrilor de 60.000 lei; la autorizaia 2343/2008 valoarea lucrrilor declarate de contribuabil este de 150.000 lei, iar taxa este calculat i perceput pentru a valoare a lucrrilor de 100.000 lei; la autorizaia 2549/2008 valoarea lucrrilor declarate de contribuabil este de 125.000 lei, iar taxa este calculat i perceput pentru a valoare a lucrrilor de 100.000 lei; Referitor la recalcularea taxei pentru eliberarea autorizaiei de construire, din examinarea documentelor a rezultat c nu ntotdeauna aceasta este realizat, astfel: la autorizaia 765/2007, valabil un an de zile, contribuabilul se prezint n luna aprilie 2010 i solicit trecerea la impozitarea cldirii urmare punerii acesteia n funciune. Unitatea administrativ-teritorial ntocmete procesul verbal de recepie final i calculeaz impozitul i nregistreaz n evidena analitic pe pltitor obligaia de plat a contribuabilului de la data respectiv. Pentru perioada de la expirarea autorizaiei de construire i pn la data nregistrrii obligaiei de plat sub forma impozitului pe cldiri, 18 luni nu se ia nici o msur; la autorizaia 324/2007, valabil un an de zile, contribuabilul se prezint n luna noiembrie 2009 i solicit prelungirea autorizaiei. Unitatea administrativteritorial procedeaz la prelungirea autorizaiei, ns fr a calcula i solicita taxa pentru perioada ct a prelungit autorizaia; la autorizaia 1243/2007, valabil un an de zile, contribuabilul se prezint n luna octombrie 2009 i solicit trecerea la impozitarea cldirii ca urmare a punerii acesteia n funciune, declarnd c valoarea total a lucrrilor de construcie a fost de 250.000 lei, mai mari cu 95.000 fa de valoarea estimat la eliberarea autorizaie. Unitatea administrativ-teritorial ntocmete procesul verbal de recepie final i calculeaz impozitul i nregistreaz n evidena analitic pe pltitor obligaia de plat a contribuabilului de la data respectiv. Pentru perioada de la expirarea autorizaiei de construire i pn la data nregistrrii obligaiei de plat sub forma impozitului pe cldirii, respectiv peste un an i ase luni nu se ia nici o msur. Totodat, pentru diferena ntre valoarea iniial a lucrrilor de construcie i valoarea final unitatea administrativ-teritorial nu dispune nici o msur; la autorizaia 1385/2008, valabil un an de zile, contribuabilul se prezint n luna noiembrie 2008, n termen de la eliberarea autorizaiei i solicit trecerea la impozitarea cldirii urmare punerii acesteia n funciune i declar valoarea total real a lucrrilor de construcie de 125.000 lei, mai mari cu 35.000 lei, fa de valoarea declarat la eliberarea autorizaiei. Unitatea administrativ-teritorial ntocmete procesul verbal de recepie final, calculeaz impozitul i nregistreaz n 416

evidena analitic pe pltitor obligaia de plat a contribuabilului de la data respectiv. Pentru diferena ntre valoarea iniial a lucrrilor de construcie i valoarea final unitatea administrativ-teritorial nu dispune nici o msur. Concluzii Taxele privind eliberarea autorizailor de construire, prelungirea acestora, precum i cele privind recalcularea urmare existenei unei diferene valorice ntre valoarea declarat la eliberarea autorizaiei i valoarea real a lucrrilor de construcie nu sunt calculate i percepute corect de la contribuabili.

Auditor intern,

Supervizor,

417

Procedura P08: Serviciul de audit public intern

COLECTAREA DOVEZILOR

LISTA DE CONTROL nr. 4.8. privind stabilirea i ncasarea taxelor privind eliberarea autorizaiilor de construire locuin Misiunea de audit: Administrarea impozitelor i taxelor locale Perioada auditat: 01.07.2008 31.03.2010 Elemente eantionate Elemente testate Autorizaie nr. 2341/2009 Autorizaie nr. 562/2009 Autorizaie nr. 324/2007 Autorizaie nr. 324/2008 Autorizaie nr. 765/2008 Autorizaie nr. 1253/2008 Autorizaie nr. 2343/2008 Autorizaie nr. 765/2007 Autorizaie nr. 985/2008 Autorizaie nr. 1322/2008 Autorizaie nr. 1243/2007 Autorizaie nr. 1265/2008 Autorizaie nr. 2114/2008 Autorizaie nr. 2549/2008 Taxa perceput la eliberarea autorizaiei Nu Da Da Da Da Da Da Da Da Da Da Da Da Da Calcularea corect a taxei la eliberarea autorizaiei Nu Da Da Da Da Nu Nu Da Da Nu Da Da Da Nu Taxa perceput pentru prelungirea autorizaiei Nu Da Da Nu Da Nu Da Da 418 Calcularea corect a taxei pentru prelungirea autorizaiei Nu Da Da Nu Da Nu Da Da Recalcularea taxei ca urmare a declarrii valorii reale a lucrrilor Nu Da Da Nu Da Nu Da Da Recalcularea corect a taxei urmare declarrii valorii reale a lucrrilor Nu Da Da Nu Da Nu Da Da Calcularea taxei pentru perioada de la expirarea autorizaiei i pn la impozitare Nu Da Da Nu Da Nu Da Da -

Elemente eantionate Elemente testate Autorizaie nr. 935/2008 Autorizaie nr. 435/2008 Autorizaie nr. 654/2008 Autorizaie nr. 43/2009 Autorizaie nr. 1545/2009 Autorizaie nr. 1385/2008 Data: 24.05.2010

Taxa perceput la eliberarea autorizaiei Da Da Da Da Da Da

Calcularea corect a taxei la eliberarea autorizaiei Da Da Da Nu Da Da

Taxa perceput pentru prelungirea autorizaiei Da Da Da Da -

Calcularea corect a taxei pentru prelungirea autorizaiei Da Da Da Da -

Recalcularea taxei ca urmare a declarrii valorii reale a lucrrilor Da Da Da Da Nu

Recalcularea corect a taxei urmare declarrii valorii reale a lucrrilor Da Da Da Da Nu

Calcularea taxei pentru perioada de la expirarea autorizaiei i pn la impozitare Da Da Da Da -

Auditor intern,

419

Procedura P08 Entitatea public Serviciul de audit public intern

COLECTAREA DOVEZILOR

FOAIE DE LUCRU nr. 4.9.

Misiunea de audit: Administrarea impozitelor i taxelor locale Perioada auditat: 01.07.2008 31.03.2010

Obiectivul: Stabilirea i ncasarea taxei pentru eliberarea autorizaiei de construire locuin

Testarea se va realiza pe un eantion care a fost constituit astfel: Populaia Populaia constituit n vederea evalurii o constituie autorizaiile eliberate de unitatea administrativ-teritorial, n numr de 2375 autorizaii. Dintre acestea au fost identificate i selectate cele eliberate pentru construcia de case de locuit, n numr de 572 autorizaii, care vor constitui populaia ce va fi supus eantionrii Eantionul total este de 20 autorizaii eliberate pentru construcia de locuine cu destinaia case de locuit. Eantionul va fi de 3,5%, respectiv 572 x 3,5% = 20 autorizaii eliberate pentru construcia de cldiri cu destinaia case de locuit. Pasul de selecie va fi 572: 20 = 28 Documentele vor fi ordonate n ordinea cronologic a eliberrii lor, la care se va aplica pasul de eantionare. Eantionul constituit va fi verificat integral. n urma verificrii se va ntocmi un test cu privire la constatrile efectuate i concluziile stabilite.

Eantionul

Pasul de selecie Constituirea eantionului Observaii

Data: 24.05.2010 Auditor intern,

420

Procedura P08 Entitatea public Serviciul de audit public intern

COLECTAREA DOVEZILOR

FISA DE IDENTIFICARE i ANALIZA A PROBLEMEI Nr. 4.21 Misiunea de audit: Administrarea impozitelor i taxelor locale Perioada auditat: 01.07.2008 31.03.2010 ntocmit: Ionescu Adrian/Popescu Nicolae Avizat: Georgescu Cristian Problema Constatri

Data: 24.05.2010 Data: 24.05.2010

Taxele privind eliberarea autorizailor de construire, prelungirea acestora, precum i recalcularea acestora n urma finalizrii lucrrilor de construcie sunt calculate eronat Referitor la perceperea taxei pentru eliberarea Autorizaiei de construire case de locuit s-a constatat c din analiza eantionului constituit, la un contribuabil ce a solicitat eliberarea autorizaiei nu s-a calculat i perceput tax pentru eliberarea autorizaiei, respectiv autorizaia nr. 2341/2009. Acest aspect a fost justificat de persoanele responsabile din cadrul direciei prin faptul c acesta avea sume pltite n plus ctre unitatea administrativ-teritorial i a solicitat compensarea acestora cu sumele datorate pentru eliberarea autorizaiei. Aceast compensare nu s-a realizat, contribuabilul a primit autorizaia de construire i ulterior unitatea administrativ teritorial a compensat aceste creane cu alte datorii ale contribuabilului. Precizm c, solicitarea de compensare a fost incorect, deoarece, conform principiilor compensrii, aceasta se realizeaz pentru sume virate n plus i datorii ale contribuabilului existente la data solicitrii. Pn la data controlului nu se calculase i nu se ncasase taxa pentru eliberarea autorizaiei respective. Referitor la calcularea taxei i ncasarea acesteia din examinarea documentelor a rezultat c nu ntotdeauna aceasta este corect realizat, astfel: la autorizaia nr. 325/2008 valoarea lucrrilor declarate de contribuabil este de 43500 lei, iar taxa este calculat i perceput pentru a valoare a lucrrilor de 25000 lei; la autorizaia nr. 1253/2008 valoarea lucrrilor declarate de contribuabil este de 85500 lei, iar taxa este calculat i perceput pentru o valoare a lucrrilor de 50000 lei; la autorizaia nr. 1322/2008 valoarea lucrrilor declarate de contribuabil este de 65500 lei, iar taxa este calculat i perceput pentru o valoare a lucrrilor de 50000 lei; la autorizaia nr. 43/2009 valoarea lucrrilor declarate de contribuabil este de 85500 lei, iar taxa este calculat i perceput pentru o valoare a lucrrilor de 60000 lei; la autorizaia nr. 2343/2008 valoarea lucrrilor declarate de contribuabil este de 150000 lei, iar taxa este calculat i perceput pentru o valoare a lucrrilor de 421

100000 lei; la autorizaia nr. 2549/2008 valoarea lucrrilor declarate de contribuabil este de 125000 lei, iar taxa este calculat i perceput pentru o valoare a lucrrilor de 100000 lei; Referitor la recalcularea taxei pentru eliberarea autorizaiei de construire, din examinarea documentelor a rezultat c nu ntotdeauna aceasta este realizat, astfel: la autorizaia nr. 765/2007, valabil un an de zile, contribuabilul se prezint n luna aprilie 2010 i solicit trecerea la impozitarea cldirii urmare punerii acesteia n funciune. Unitatea administrativ-teritorial ntocmete procesul verbal de recepie final i calculeaz impozitul i nregistreaz n evidena analitic pe pltitor obligaia de plat a contribuabilului de la data respectiv. Pentru perioada de la expirarea autorizaiei de construire i pn la data nregistrrii obligaiei de plat sub forma impozitului pe cldirii, respectiv peste un an i ase luni nu se ia nici o msur la autorizaia nr. 324/2007, valabil un an de zile, contribuabilul se prezint n luna noiembrie 2009 i solicit prelungirea autorizaiei. Unitatea administrativteritorial procedeaz la prelungirea autorizaiei, ns fr a calcula i solicita taxa pentru perioada ct a prelungit autorizaia la autorizaia nr. 1243/2007, valabil un an de zile, contribuabilul se prezint n luna octombrie 2009 i solicit trecerea la impozitarea cldirii urmare punerii acesteia n funciune, declarnd c valoarea total a lucrrilor de construcie a fost de 250.000 lei, mai mari cu 95.000 fa de valoarea estimat la eliberarea autorizaie. Unitatea administrativ-teritorial ntocmete procesul verbal de recepie final i calculeaz impozitul i nregistreaz n evidena analitic pe pltitor obligaia de plat a contribuabilului de la data respectiv. Pentru perioada de la expirarea autorizaiei de construire i pn la data nregistrrii obligaiei de plat sub forma impozitului pe cldirii, respectiv peste un an i ase luni nu se ia nici o msur. Totodat, pentru diferena ntre valoarea iniial a lucrrilor de construcie i valoarea final unitatea administrativ-teritorial nu dispune nici o msur. la autorizaia nr. 1385/2008, valabil un an de zile, contribuabilul se prezint n luna noiembrie 2008, n termen de la eliberarea autorizaiei i solicit trecerea la impozitarea cldirii ca urmare a punerii acesteia n funciune i declar valoarea total real a lucrrilor de construcie de 125.000 lei, mai mari cu 35.000 lei, fa de valoarea declarat la eliberarea autorizaiei. Unitatea administrativ-teritorial ntocmete procesul verbal de recepie final, calculeaz impozitul i nregistreaz n evidena analitic pe pltitor obligaia de plat a contribuabilului de la data respectiv. Pentru diferena ntre valoarea iniial a lucrrilor de construcie i valoarea final unitatea administrativ-teritorial nu dispune nici o msur. Cauze Lipsa de responsabilitate a personalului care are ca atribuii de serviciu eliberarea autorizaiilor de construire solicitate de contribuabili. Diminuarea veniturilor unitii administrativ-teritoriale, urmare a calculrii i perceperii de la contribuabili a unor taxe mai mici fa de cele legal datorate pentru eliberarea autorizaiilor de construire, precum i necalcularea i perceperea acestora ca urmarea a prelungirii autorizaiilor sau ca urmare a recepiei finale a unor lucrri a cror valoare real este mai mare dect valoarea declarat la eliberarea autorizaiei 422

Consecine

de construire. Recomand are Stabilirea de responsabiliti clare persoanelor care au ca sarcini de serviciu eliberarea autorizaiilor de construire. Orice solicitare n acest sens, inclusiv prelungirea autorizaiei, privind recepia final a lucrrii, va fi urmrit de eful serviciului, accentul fiind pus n special pe calculele efectuate referitoare la stabilirea nivelului taxei. Documentaia va fi avizat de directorul direciei.

Auditor intern,

Supervizat,

Pentru conformitate

423

Procedura P08 Entitatea public Serviciul de audit public intern

COLECTAREA DOVEZILOR

TEST Nr. 4.22.

Misiunea de audit: Administrarea impozitelor i taxelor locale Perioada auditat: 01.07.2008 31.03.2010 ntocmit: Ionescu Adrian/Popescu Nicolae Avizat: Georgescu Cristian Obiectul testului Obiectivele testului Descrierea testului

Data: 24.05.2010 Data: 24.05.2010

Emiterea deciziei de impunere privind stabilirea taxei pentru servicii de reclam i publicitate. Examinarea i urmrirea dac structurile specializate din cadrul unitii administrativ-teritoriale identific i verific contribuabilii care realizeaz servicii de reclam i publicitate n scopul ncasrii corecte a taxei din aceste activiti. Populaia pentru efectuarea testului este constituit din lista contribuabililor care realizeaz servicii de reclam i publicitate i a celor care realizeaz afiaj n scop de reclam i publicitate. Analiza listei a pus n eviden existen unui numr de 4 contribuabili care realizeaz servicii de reclam i publicitate i 242 contribuabili care realizeaz afiaj n scop de reclam i publicitate. n vederea stabilirii eantionului, s-a procedat astfel: contribuabilii care realizeaz servicii de reclam i publicitate au fost cuprini n totalitate n analiz; pentru contribuabilii care realizeaz afiaj n scop de reclam i publicitate sa constituit un eantion reprezentativ. Testarea a constat n: urmrirea dac contribuabilii care realizeaz servicii de reclam i publicitate i evideniaz n totalitate i achit taxa.; contribuabilii care realizeaz afiaj n scop de reclam i publicitate calculeaz corect taxa n funcie de tipul, amplasamentul i dimensiunea afiajelor; - dac depun declaraiile de impunere privind taxele pe care le datoreaz.

Constatri

Din analiza listei contribuabililor care realizeaz servicii de reclam i publicitate s-a constatat c n evidenele unitii administrativ-teritoriale se regsete un numr de 4 asemenea contribuabili. Astfel, examinarea dosarelor fiscale ale contribuabililor a pus n eviden faptul c, SC RR SRL a emis dou facturi fiscale, reprezentnd contravaloarea unor servicii de reclam i publicitate constnd n amenajarea unor panouri publicitare, emise ctre dou societi comerciale. Extinderea controlului la dosarele fiscale ale acelor dou societi comerciale a 424

reliefat urmtoarele aspecte: la SC DDC SRL nu exist nici o declaraie depus privind plata taxei pentru afiaj n scop de reclam i publicitate. Analiznd evidena analitic pe pltitor a rezultat acelai lucru, societatea este nregistrat i pltete impozit pe cldiri, impozit pe teren i impozit asupra mijloacelor auto. A fost realizat o discuie cu conducerea direciei i s-a stabilit efectuarea de ctre serviciul 1 control a unei verificri la aceast societate. Potrivit raportului de control ncheiat de persoanele de specialitate din cadrul acestui serviciu a rezultat c societatea respectiv realiza afiaj n scop de reclam i publicitate dar fr a plti taxa aferent ctre unitatea administrativ-teritorial. n urma controlului societatea a fost impus i obligat la plata taxei, precum i sancionat contravenional. la SC NVD SRL, din analiza dosarului fiscal a rezultat c societatea realizeaz afiaj n scop de reclam i publicitate pe un panou de 2/1,5 mp n zona central a oraului, la dosarul fiscal al contribuabilului existnd i o not de constatare, ncheiat de responsabili din cadrul serviciului 2 control din care rezult c societatea realizeaz afiaj n scop de reclam i publicitate printr-un panou amplasat n zona central a oraului i o declaraie n acest sens a administratorului societii. Potrivit facturii existente la dosarul SC RR SRL rezult c aceast societate a realizat un numr de trei panouri publicitare pentru aceast societate la urmtoarele dimensiuni: 2/1,5 mp amplasat n zona central a oraului, 2/2 mp amplasat n partea de nord a oraului i 2/1,75 mp amplasat n partea de sud a oraului. Pentru a stabili cu claritate dac societatea realizeaz afiaj n scop de reclam i publicitate n toate aceste trei zone s-a procedat la realizarea unei observaii la faa locului constatndu-se existena panourilor de publicitate. Rezult astfel c responsabilii cu atribuii n acest sens nu au urmrit s identifice toate locurile n care societatea realizeaz reclam i publicitate, cu toate c au efectuat i un control la aceasta n acest sens. Concluzii Nu este realizat analiza eficient n vederea identificrii n totalitate a contribuabililor care realizeaz afiaj n scop de reclam i publicitate. Totodat, la cei care declar aceste activiti nu se urmrete realitatea datelor din declaraii.

Auditor intern,

Supervizor,

425

Procedura P08 Entitatea public Serviciul de audit public intern

COLECTAREA DOVEZILOR

FISA DE IDENTIFICARE i ANALIZA A PROBLEMEI Nr. 4.22.

Misiunea de audit: Administrarea impozitelor i taxelor locale Perioada auditat: 01.07.2008 31.03.2010 ntocmit: Ionescu Adrian/Popescu Nicolae Avizat: Georgescu Cristian Problema

Data: 24.05.2010 Data: 24.05.2010

Constatri

Contribuabilii care realizeaz afiaj n scop de reclam i publicitate nu sunt identificai i supui unui control astfel nct s se constate realitatea datelor declarate i obligaiile pe care le au ctre unitatea administrativ-teritorial ca urmare a realizrii acestor activiti. Din analiza listei contribuabililor care realizeaz servicii de reclam i publicitate s-a constatat c n evidenele unitii administrativ-teritoriale se regsesc un numr de 4 asemenea contribuabili. Astfel, examinarea dosarelor fiscale ale contribuabililor a pus n eviden faptul c, SC RR SRL, a emis facturi fiscale ctre doi contribuabili aflai n raza teritorial a uniti administrativ-teritoriale, reprezentnd contravaloarea unor servicii de reclam i publicitate. Extinderea controlului la dosarele fiscale ale celor dou societi comerciale a reliefat urmtoarele: la SC DDC SRL nu exist nici o declaraie depus privind plata taxei pentru afiaj n scop de reclam i publicitate. Analiznd evidena analitic pe pltitor a rezultat acelai lucru, societatea este nregistrat i pltete impozit pe cldiri, impozit pe teren i taxa asupra mijloacelor auto. A fost realizat o discuie cu conducerea direciei i s-a stabilit efectuarea de ctre serviciul control a unei verificri la aceast societate. Potrivit raportului de control ncheiat de persoanele de specialitate din cadrul acestui serviciu a rezultat c societatea respectiv realiza afiaj n scop de reclam i publicitate dar fr a plti taxa aferent ctre unitatea administrativ-teritorial. n urma controlului societatea a fost impus i obligat la plata taxei, dar i sancionat contravenional. - la SC NVD SRL, din analiza dosarului fiscal, a rezultat c societatea realizeaz afiaj n scop de reclam i publicitate pe un panou de 2/1,5 mp n zona central a oraului, la dosarul fiscal al contribuabilului existnd i o not de constatare, ncheiat de responsabili din cadrul serviciului 2 control din care rezult c societatea realizeaz afiaj n scop de reclam i publicitate printr-un panou amplasat n zona central a oraului i o declaraie n acest sens a administratorului societii. Potrivit facturii existente la dosarul SC RR SRL, 426

rezult c aceast societate a realizat un numr de trei panouri publicitare pentru aceast societate la urmtoarele dimensiuni: 2/1,5 mp amplasat n zona central a oraului, 2/2 mp amplasat n partea de nord a oraului i 2/1,75 mp amplasat n partea de sud a oraului. Pentru a stabili cu claritate dac societatea realizeaz afiaj n scop de reclam i publicitate n toate aceste trei zone, s-a procedat la realizarea unei observaii la faa locului constatndu-se existena panourilor de publicitate. Rezult astfel c responsabilii cu atribuii n acest sens nu au urmrit s identifice toate locurile n care societatea realizeaz reclam i publicitate, cu toate c au efectuat i un control la aceasta n acest sens. Cauze Analiza contribuabililor care urmeaz a fi cuprini n programele de control nu este bine fundamentat, prin identificarea acelor contribuabili care nu-i declar sau i declar incorect activitile desfurate cu scopul diminurii impozitelor i taxelor locale. Diminuarea impozitelor i taxelor locale sau neplata lor n totalitate ctre bugetul unitii administrativ teritoriale. Realizarea unei informri complete cu privire la toate afiajele de reclam i publicitate existente pe raza unitii administrativ-teritoriale i stabilirea unor programe de control la toi contribuabilii care realizeaz afiaj n scop de reclam i publicitate n vederea determinrii dac i-au declarat corect obligaiile de plat.

Consecine Recomandare

Auditor intern,

Supervizat,

Pentru conformitate

427

Procedura P08 Entitatea public Serviciul de audit public intern

COLECTAREA DOVEZILOR

TEST Nr. 4.23.

Misiunea de audit: Administrarea impozitelor i taxelor locale Perioada auditat: 01.07.2008 31.03.2010 ntocmit: Ionescu Adrian/Popescu Nicolae Avizat: Georgescu Cristian Obiectul testului Obiectivele testului

Data: 24.05.2010 Data: 24.05.2010

nregistrarea biletelor i abonamentelor privind spectacolele organizate Identificarea i analiza contribuabililor care organizeaz i realizeaz spectacole urmrindu-se dac nregistreaz biletele/abonamentele la unitatea teritorial administrativ i declar corect veniturile din aceste activiti n vederea stabilirii impozitul datorat Populaia pentru efectuarea testului este constituit din contribuabilii care organizeaz i realizeaz spectacole. Analiza listei cu aceti contribuabili a pus n eviden existena unui numr de 12 contribuabili care organizeaz i realizeaz spectacole i unul care organizeaz i desfoar activiti tip discotec. n vederea stabilirii eantionului s-a procedat la selectarea la ntmplare a unui numr de 4 contribuabili care organizeaz spectacole, astfel: SC AZA SRL; SC MMK SRL, SC GGD SRL i SC TTD SRL. Testarea a constat n: urmrirea dac contribuabilii i declar organizarea spectacolelor; dac i nregistreaz biletele i abonamentele la unitatea fiscal; dac precizeaz pe bilet tarifele practicate; dac se conformeaz cerinelor privind tiprirea, nregistrarea, avizarea, evidena i inventarul biletelor de intrare i abonamentelor; dac anun tarifele pentru spectacol; dac anun locurile unde se vnd biletele de intrare/abonamentele. Cu privire la organizarea spectacolelor, analiza a pus n eviden faptul c nu toi contribuabilii care organizeaz i realizeaz spectacole depun declaraiile privind spectacolele organizate, astfel: din analiza dosarului fiscal privind SC AZA SRL a rezultat c n lunile septembrie i noiembrie 2009 a depus Declaraia decont privind veniturile i impozitul aferent de plat pentru un numr de 4 spectacole organizate n lunile august i octombrie. La dosarul fiscal nu exist declaraia privind organizarea de spectacole n aceste cazuri. din analiza dosarului fiscal privind SC MMK SRL a rezultat c n luna iulie 2009 a depus Declaraia decont privind veniturile i impozitul aferent de plat 428

Descrierea testului

Constatri

pentru un numr de 2 spectacole organizate n luna iunie. La dosarul fiscal nu exist declaraia privind organizarea de spectacole n aceste cazuri. Cu privire la nregistrarea biletelor i abonamentelor la unitatea fiscal s-a constatat c nici unul din cei patru contribuabili nu a nregistrat bilete i abonamente n cursul anului 2009 i 2010 la unitatea fiscal cu toate c au organizat i desfurat spectacole. Reprezentanii unitii administrativ-teritoriale au susinut c aceste societi si-au nregistrat n cursul anului 2008 un numr mare de bilete i le-au utilizat pe acestea. Acest lucru nu poate fi nsuit deoarece dac examinm biletele nregistrate de cele dou societi menionate mai sus rezult c valoarea unui bilet nregistrat de SC AZA SRL a fost de 6 lei/bilet, iar tarifele pe care le-a practicat n cursul anului 2009 au fost de 10, respectiv 12 lei pe spectacol, iar n cazul SC MMK SRL valoarea biletelor nregistrate a fost de 8 lei, respectiv 9 lei/ bilet, iar tarifele pentru spectacolele organizate n anul 2009 au fost de 12, respectiv 15 lei pe spectacol. Din analiza actelor de control existente la dosarul fiscal, la dou din cele patru societi cuprinse n eantionare rezult c acestea au precizat pe biletele de intrare la spectacole tarifele practicate. La declaraiile privind veniturile realizate din spectacole i impozitul datorat sunt ataate i anunurile privind tarifele utilizate pentru fiecare spectacol precum i locurile unde se gsesc de vnzare biletele. Concluzii Nu n toate cazurile organizatorii de spectacole respect cerinele privind declararea acestora i obligaiile privind nregistrarea biletelor i abonamentelor la unitatea administrativ teritorial.

Auditor intern,

Supervizor,

429

Procedura P08 Serviciul de audit public intern

COLECTAREA DOVEZILOR

LISTA DE CONTROL nr. 4.9. privind nregistrarea biletelor i abonamentelor privind spectacolele organizate.

Misiunea de audit: Administrarea impozitelor i taxelor locale Perioada auditat: 01.07.2008 31.03.2010 Elemente eantionate Elemente testate SC AZA SRL; SC MMK SRL, SC GGD SR SC TTD SRL Data: 24.05.2010 Auditor intern, Respectarea cerinelor privind tiprirea, nregistrarea, avizarea, evidena i inventarul biletelor Nu Nu Nu Nu Anunarea locurilor unde se vnd biletele de intrare/abona mentele Da Da Da Da

Declararea organizrii spectacolelor

nregistrarea biletelor i abonamentele la unitatea fiscal

Precizeaz pe bilet a tarifelor practicate

Anunare a tarifelor pentru spectacol

Depunerea declaraiilor privind impozitul datorat Da Da Da Da

Nu Nu Da Da

Nu Nu Nu Nu

Da Da Da Da

Da Da Da Da

430

Procedura P08 Entitatea public Serviciul de audit public intern

COLECTAREA DOVEZILOR

FISA DE IDENTIFICARE i ANALIZA A PROBLEMEI Nr. 4.23.

Misiunea de audit: Administrarea impozitelor i taxelor locale Perioada auditat: 01.07.2008 31.03.2010 ntocmit: Ionescu Adrian/Popescu Nicolae Avizat: Georgescu Cristian Problema

Data: 24.05.2010 Data: 24.05.2010

Contribuabilii care nu-i respect cerinele privind declararea spectacolelor organizate sau obligaiile privind nregistrarea biletelor i abonamentelor nu sunt monitorizai n vederea urmririi dac i declar corect veniturile realizate i impozitele datorate. Cu privire la organizarea spectacolelor, analiza a pus n eviden faptul c nu toi contribuabilii care organizeaz i realizeaz spectacole depun declaraiile privind spectacolele organizate, astfel: din analiza dosarului fiscal privind SC AZA SRL a rezultat c n lunile septembrie i noiembrie 2009 a depus Declaraia decont privind veniturile i impozitul aferent de plat pentru un numr de 4 spectacole organizate n lunile august i octombrie. La dosarul fiscal nu exist declaraia privind organizarea de spectacole n aceste cazuri. din analiza dosarului fiscal privind SC MMK SRL a rezultat c n luna iulie 2009 a depus Declaraia decont privind veniturile i impozitul aferent de plat pentru un numr de 2 spectacole organizate n luna iunie. La dosarul fiscal nu exist declaraia privind organizarea de spectacole n aceste cazuri. Totodat, n cazul acestora, nu exist o verificare privind biletele puse n vnzare pentru fiecare spectacol, biletele vndute i cele rmase, n vederea determinrii exacte a veniturilor realizate i a impozitelor datorate. Cu privire la nregistrarea biletelor i abonamentelor la unitatea administrativteritorial, s-a constatat c nici unul din cei patru contribuabili nu a nregistrat bilete i abonamente n cursul anului 2009 i 2010 la unitatea fiscal cu toate c au organizat i desfurat spectacole. Reprezentanii unitii administrativteritoriale au susinut c aceste societi si-au nregistrat n cursul anului 2008 un numr mare de bilete i le-au utilizat pe acestea. Acest lucru nu poate fi nsuit deoarece dac examinm biletele nregistrate de cele dou societi menionate mai sus rezult c valoarea unui biletelor nregistrate de SC AZA SRL a fost de 6 lei/bilet, iar tarifele pe care le-a practicat n cursul anului 2009 au fost de 10, respectiv 12 lei pe spectacol, iar n cazul SC MMK SRL valoarea biletelor 431

Constatri

nregistrate a fost de 8 lei, respectiv 9 lei/ bilet, iar tarifele pentru spectacolele organizate n anul 2009 au fost de 12, respectiv 15 lei pe spectacol. Din analiza actelor de control existente la dosarul fiscal, la dou din cele patru societi cuprinse n eantionare rezult c acestea au precizat pe biletele de intrare la spectacole tarifele practicate. La declaraiile privind veniturile realizate din spectacole i impozitul datorat sunt ataate i anunurile privind tarifele utilizate. Cauze Neaplicarea sanciunilor contravenionale pentru nerespectarea cerinelor stabilite de cadrul legislativ i prin Hotrrile Consiliului Local cu privire obligaiile ce revin contribuabililor care organizeaz i realizeaz spectacole. Posibilitatea diminurii masei impozabile ca urmare a necunoaterii n totalitate a biletelor vndute i veniturilor realizate, precum i a declarrii organizrii spectacolelor n vederea realizrii unei monitorizri cu privire la organizarea i desfurarea acestora. Pentru toate cazurile n care contribuabilii care organizeaz i desfoar spectacole nu-i respect obligaiile i cerinele prevzute de cadrul legislativ se vor aplica sanciunile contravenionale aferente. Toi contribuabilii organizatori de astfel de spectacole vor fi identificai i obligai s-i nregistreze biletele de intrare i abonamentele, precum i s respecte cerinele privind tiprirea, nregistrarea, avizarea, evidena i inventarul biletelor de intrare i abonamentelor.

Consecine

Recomandare

Auditor intern,

Supervizat,

Pentru conformitate

432

Procedura P08 Entitatea public Serviciul de audit public intern

COLECTAREA DOVEZILOR

TEST Nr. 4.24.

Misiunea de audit: Administrarea impozitelor i taxelor locale Perioada auditat: 01.07.2008 31.03.2010 ntocmit: Ionescu Adrian/Popescu Nicolae Avizat: Georgescu Cristian Obiectul testului Obiectivele testului Descrierea testului

Data: 24.05.2010 Data: 24.05.2010

Stabilirea i ncasarea taxelor privind utilizarea domeniului public de ctre diveri contribuabili Identificarea taxelor privind utilizarea domeniului public i analiza modului cum acestea sunt percepute i ncasate de la contribuabili. Populaia pentru efectuarea testului este format din contribuabilii care solicit ocuparea domeniului public n mod temporar. Imposibilitate punerii la dispoziia auditorilor a unei situaii privind contribuabilii care au solicitat ocuparea domeniului public i taxele percepute pentru aceasta, a impus parcurgerea documentelor de ncasare i observarea cazurilor n care a fost ncasat taxa pentru ocuparea domeniului public i analiza criteriilor avute n vedere la ncasarea taxei. Testarea a constat n identificarea Hotrrilor Consiliului Local cu privire la condiiile de utilizare a domeniului public de ctre diveri contribuabili i modul cum sunt percepute i ncasate taxele aferente, precum i analiza dac n aceste cazuri au fost calculate taxele aferente n funcie de natura i valoarea serviciilor ce urmau a fi prestate pe domeniul public. Pentru ocuparea temporar sau permanent a domeniului public, instituia are stabilit tax pentru ocuparea domeniului public. Acest tip de tax a fost aprobat prin Hotrre a Consiliului Local pentru anul 2007, anul 2008 i anul 2009 dup cum urmeaz: HCL nr. 153/28.12.2007 pentru stabilirea taxei pentru ocuparea domeniului public pentru anul 2007; HCL nr. 114 din 11.10.2008 pentru stabilirea taxei pentru ocuparea domeniului public pentru anul 2008; HCL nr. 78 din 25.05.2009 modificat prin HCL nr. 124 din 17.08.2009 pentru stabilirea taxei pentru ocuparea domeniului public pentru anul 2009. Taxa pentru ocuparea domeniului public se ncaseaz conform tarifelor aprobate prin Hotrre a Consiliului Local, dar datorit faptului c nu sunt stabilite proceduri de 433

Constatri

lucru privind modul de plat, care s cuprind termenele de ncasare, plata acestui tip de tax se face de la data depunerii cererilor, de ctre contribuabili care datoreaz taxa i pn la sfritul anului . Taxa pentru ocuparea domeniului public este constatat i stabilit de ctre Serviciul Administrarea Patrimoniului Local i transmis spre ncasare Direciei Impozite i Taxe Locale . Evidena contribuabililor care datoreaz tax pentru ocuparea domeniului public este planificat a fi realizat n sistem informatic, ns acest program nu este utilizat. Pentru anul 2008 nu s-a putut prezenta o situaie a contribuabililor care datoreaz tax pentru ocuparea domeniului public . Pentru anul 2009 s-a solicitat prezentarea situaiei contribuabililor care datoreaz tax pentru ocuparea domeniului public, serviciul de specialitate fiind n imposibilitatea de a prezenta o asemenea situaie, motivnd c nu se cunosc n totalitate aceti contribuabili, deoarece un contribuabil solicit temporar un loc pentru ocuparea unui spaiu pe domeniul public, pltete, ocup spaiul pentru perioada respectiv, dup care nu mai exist nici o obligaie ntre pri. Verificarea privind modul de stabilire i ncasare a taxei pentru ocuparea spaiului public s-a realizat cu greutate, ntruct serviciul de specialitate nu deine documentele justificative, respectiv solicitarea ocuprii domeniului public din care s rezulte suprafaa i perioada pentru care se solicit ocuparea domeniului public, cadrul legal n baza creia se reine aceast tax, foaia de calcul a taxei, dovada achitrii taxei, un proces verbal ncheiat de serviciu pentru verificarea la faa locului a realitii datelor declarate de solicitant n cerere. Totodat, din analiza documentelor de ncasare a taxelor pentru ocuparea domeniului public, s-a constatat c acestea sunt difereniate de la un contribuabil la altul. Nu a fost identificat i nici nu s-a prezentat o Hotrre a Consiliului Local privind ncasarea difereniat a acestui tip de tax. Hotrrile Consiliului Local nu sunt aplicate n totalitate aa cum sunt emise.

Concluzii

Auditor intern,

Supervizor,

434

Procedura P08 Entitatea public Serviciul de audit public intern

COLECTAREA DOVEZILOR

FISA DE IDENTIFICARE i ANALIZA A PROBLEMEI nr. 4.24.

Misiunea de audit: Administrarea impozitelor i taxelor locale Perioada auditat: 01.07.2008 31.03.2010 ntocmit: Ionescu Adrian/Popescu Nicolae Avizat: Georgescu Cristian Problema Constatri

Data: 24.05.2010 Data: 24.05.2010

Hotrrile consiliului local cu privire la utilizare domeniului public de ctre diveri contribuabili nu sunt aplicate i respectate n totalitate Taxa pentru ocuparea domeniului public se ncaseaz conform tarifelor aprobate prin Hotrre a Consiliului Local, dar datorit faptului c nu sunt stabilite proceduri de lucru privind modul de plat, care s cuprind termenele de ncasare, plata acestui tip de tax se face de la data depunerii cererilor, de ctre contribuabilii care datoreaz taxa i pn la sfritul anului . Taxa pentru ocuparea domeniului public este constatat i stabilit de ctre Serviciul Administrarea Patrimoniului Local i transmis spre ncasare Direciei Impozite i Taxe Locale . Evidena contribuabililor care datoreaz tax pentru ocuparea domeniului public este planificat a se realiza n sistem informatic, ns datorit lipsei de experien a personalului n utilizarea programului, evidena i ncasarea se face n continuare manual. Pentru anul 2008 nu s-a putut prezenta o situaie privind evidena contribuabililor care datoreaz taxa pentru ocuparea domeniului public . Pentru anul 2009 s-a solicitat prezentarea situaiei contribuabililor care datoreaz taxa pentru ocuparea domeniului public, serviciul de specialitate fiind n imposibilitatea de a prezenta o asemenea situaie, motivnd c nu se cunosc n totalitate aceti contribuabili, deoarece un contribuabil solicit temporar un loc pentru ocuparea unui spaiu pe domeniul public, pltete, ocup spaiul pentru perioada respectiv, dup care nu mai exist nici o obligaie ntre pri. Verificarea privind modul de stabilire i ncasare a taxei pentru ocuparea spaiului public s-a realizat cu greutate, ntruct serviciul de specialitate nu deine documentele justificative, respectiv solicitarea ocuprii domeniului public din care s rezulte suprafaa i perioada pentru care se solicit ocuparea domeniului public, baza legal n baza creia se reine aceast tax, foaia de calcul a taxei, 435

dovada achitrii taxei, un proces verbal ncheiat de serviciu pentru verificarea la faa locului a realitii datelor declarate de solicitant n cerere. Analiza documentelor a pus n eviden doar identificarea contribuabilului i taxa ncasat, fr a se putea stabili suprafaa utilizat de contribuabil, perioada ct ocup spaiul public i modalitatea de calcul. Totodat, din analiza documentelor de ncasare a taxelor pentru ocuparea domeniului public, s-a constatat c acestea sunt difereniate de la un contribuabil la altul. Nu a fost identificat i nici nu s-a prezentat o Hotrre a Consiliului Local privind ncasarea difereniat a acestui tip de tax. Cauze Nu a fost stabilit responsabilitatea n sarcina Serviciului Administrarea Patrimoniului Local de a elabora procedurile privind modul de calcul i de plat a taxei datorate pentru ocuparea domeniului public . Utilizarea domeniul public de ctre diveri contribuabili fr a exista o practic unitar n calcularea taxei aferente n funcie de suprafaa ocupat, perioad, modalitatea de calcul a taxei. Elaborarea procedurilor privind modul de calcul i de plat a taxei datorate pentru ocuparea domeniului public i aprobarea lor prin hotrre a consiliului local Deschiderea evidenei contribuabililor care datoreaz taxa pentru ocuparea domeniului public pentru fiecare an n parte i arhivarea acestei evidene n format electronic. Evidena va cuprinde: denumirea contribuabilului care datoreaz taxa; numrul cererii de solicitare a ocuprii domeniului public; suprafaa ocupat; perioada; baza legal; dovada achitrii taxei; verificarea efectuat de serviciul de specialitate privind realitatea suprafeei nscrise n cerere.

Consecine

Recomandare

Auditor intern,

Supervizat,

Pentru conformitate

436

Procedura P08 Entitatea public Serviciul de audit public intern

COLECTAREA DOVEZILOR

FORMULAR DE CONSTATARE I RAPORTARE A IREGULARITILOR Nr. 4.1. Misiunea de audit: Administrarea impozitelor i taxelor locale Perioada auditat: 01.07.2008 31.03.2010 ntocmit: Ionescu Adrian/Popescu Nicolae Avizat: Georgescu Cristian

Data: 24.05.2010 Data: 24.05.2010

n urma misiunii de audit public intern privind Gestionarea obligaiilor fiscale s-au constatat urmtoarele: La eliberarea autorizailor de construire nu s-a calculat i perceput tax pentru Constatri: eliberarea autorizaiei, respectiv autorizaia nr. 2341/2009. Pn la data controlului nu se calculase i ncasase taxa pentru eliberarea autorizaiei respective. Taxa pentru eliberarea autorizaiilor de construire nu este calculat i perceput corect, astfel: la autorizaia nr. 325/2008 valoarea lucrrilor declarate de contribuabil este de 43.500 lei, iar taxa este calculat i perceput pentru o valoare a lucrrilor de 25.000 lei; la autorizaia nr. 1253/2008 valoarea lucrrilor declarate de contribuabil este de 85.500 lei, iar taxa este calculat i perceput pentru o valoare a lucrrilor de 50.000 lei; la autorizaia nr. 1322/2008 valoarea lucrrilor declarate de contribuabil este de 65.500 lei, iar taxa este calculat i perceput pentru o valoare a lucrrilor de 50.000 lei; la autorizaia nr. /2009 valoarea lucrrilor declarate de contribuabil este de 85.500 lei, iar taxa este calculat i perceput pentru o valoare a lucrrilor de 60.000 lei; la autorizaia nr. 2343/2008 valoarea lucrrilor declarate de contribuabil este de 150.000 lei, iar taxa este calculat i perceput pentru o valoare a lucrrilor de 100.000 lei; la autorizaia nr. 2549/2008 valoarea lucrrilor declarate de contribuabil este de 125.000 lei, iar taxa este calculat i perceput pentru o valoare a lucrrilor de 100.000 lei; 437

Recalcularea taxei pentru prelungirea autorizailor de construire sau urmare a finalizrii lucrrilor de construire i declarrii valorii finale reale a acestora nu se realizeaz ntotdeauna sau dac se realizeaz nu este calculat corect, astfel: Autorizaia nr. 765/2007 la solicitarea trecerii la impozitare a cldirii ca urmare a punerii acesteia n funciune. Unitatea administrativ-teritorial ntocmete procesul verbal de recepie final i calculeaz impozitul i nregistreaz n evidena analitic pe pltitor obligaia de plat a contribuabilului de la data respectiv. Pentru perioada de la expirarea autorizaiei de construire i pn la data nregistrrii obligaiei de plat sub forma impozitului pe cldiri, respectiv peste un an i ase luni nu se ia nici o msur Autorizaia nr. 324/2007 - unitatea administrativ-teritorial procedeaz la prelungirea autorizaiei, ns fr a calcula i solicita taxa pentru perioada ct a prelungit autorizaia Autorizaia nr. 1243/2007 - unitatea administrativ-teritorial ntocmete procesul verbal de recepie final i calculeaz impozitul i nregistreaz n evidena analitic pe pltitor obligaia de plat a contribuabilului de la data solicitrii recepiei finale. Pentru perioada de la expirarea autorizaiei de construire i pn la data solicitrii nregistrrii imobilului, respectiv peste un an i ase luni nu se ia nici o msur de recalculare. Totodat pentru diferena ntre valoarea iniial a lucrrilor de construcie i valoarea final unitatea administrativ-teritorial nu dispune nici o msur. Autorizaia nr. 1385/2008 - unitatea administrativ-teritorial ntocmete procesul verbal de recepie final i calculeaz impozitul i nregistreaz n evidena analitic pe pltitor obligaia de plat a contribuabilului de la data solicitrii recepiei finale. Pentru diferena ntre valoarea iniial a lucrrilor de construcie i valoarea final unitatea administrativ-teritorial nu dispune nici o msur. Actul sau actele O.G. nr. 92/2003 privind Codul de procedur fiscal Legea nr. 81/1991 legea contabiliti normative Hotrrile consiliului local. nclcate Recomandri: Efectuarea unei inspecii cu privire la toate autorizaiile de construire eliberate i analiza modului de calcul a taxei aferente, inclusiv la solicitarea de prelungire a acesteia sau la data solicitrii de recepie final a bunului imobil. Stabilirea msurilor de recuperare a diferenelor de tax nencasate i a persoanelor responsabile.

Auditor intern,

Supervizor,

438

-` Procedura P08 ENTITATEA PUBLICA Serviciul Audit Intern

COLECTAREA DOVEZILOR

LISTA DE VERIFICARE nr. 5 Misiunea de audit: Administrarea impozitelor i taxelor locale Perioada auditat: 01.07.2008 31.03.2010 ntocmit: Ionescu Adrian/Popescu Nicolae Avizat: Georgescu Cristian

Data: 27.05.2010 Data: 27.05.2010

Obiectivul V. VERIFICAREA LEGALITII I CONFORMITI DECLARAIILOR FISCALE I A NDEPLINIRII OBLIGAIILOR DE CTRE CONTRIBUABILI Nr. crt. A 1. 1.1. 1.2. Activitatea de audit Elaborarea programelor de control Dac la elaborarea programelor de control se au n vedere declar impozitele i taxele locale Examinai dac se realizeaz periodic o analiz a debitelor contribuabililor Examinai dac informaiile obinute sunt comparate cu alte informaii din cadrul sau din afara entitii cu privire la contribuabili i la obligaiile de plat ale acestora Examinai dac sunt identificai contribuabilii care nu se afl n evidena pe pltitor, ns figureaz ca urmare a informaiilor obinute despre bunuri impozabile n proprietate sau exercit alte activiti care nu au fost declarate i pentru care nu pltesc impozit Examinai declaraiile depuse de contribuabili cu privire la impozitele i taxele de plat, comparaiile cu informaiile obinute i observai realitatea datelor declarate Examinai dac sunt identificai contribuabilii care nu-i declar sau i declar incorect impozitele i taxele i dac acetia sunt cuprini n programele de control Verificai dac cuprinderea n control a contribuabililor se realizeaz att n cazul persoanelor fizice ct i n cazul persoanelor juridice Stabilirea tematicilor de control Analizai modul de stabilire a unui program de control Analizai informaiile care au stat la baza ntocmirii unei tematici de control i observai dac acestea sunt concludente Analizai dac controalele sunt planificate a fi realizate pentru 439 Da Nu Observaii

contribuabilii care nu-i X X

1.3.

1.4.

1.5.

1.6.

2 2.1. 2.2. 2.3.

X X X

2.4.

3 3.1. 3.2. 3.3. 3.4. 3.5. 3.6. 3.7. 3.8. 3.9.

3.10. 3.11.

3.12. B. 1. 1.1. 1.2. 2 2.1. 2.2. 2.3.

2.4. C. 1.

toate tipurile de impozite i taxe locale Examinai dac o tematica de control parcurge n totalitate obiectivele de control i modul de exercitare a controlului n X vederea obinerii rezultatelor ateptate Elaborarea programelor de control Verificai dac sunt elaborate programe de control X Verificai dac programele de control sunt anuale cu defalcare pe luni X Verificai dac programele de control sunt ntocmite pe baza unor criterii de selecie a contribuabililor Verificai dac programele stabilesc pentru fiecare contribuabil X perioada programat pentru control Verificai dac programele de control cuprind obiectivele X controlului Verificai dac sunt realizate i aciuni inopinate de control X Analizai modul de repartizare i realizare a controalelor de X ctre fiecare salariat cu atribuii n acest sens Analizai modul cum este stabilit fondul de timp pentru X realizarea unui control Analizai cazurile n care apar informaii noi cu privire la impozitele i taxele datorate de un contribuabil care a fost supus X unui control i observai procedurile urmate n acest sens Analizai dac programele de control planificate sunt realizate X Examinai dac controlul exercit i o activitate de asisten i ndrumare a contribuabilului i de contientizare la declararea i X plata impozitelor i taxelor locale Verificai dac cuprinderea n control a contribuabililor ine cont X i de termenele de prescripie a debitelor datorate de acetia Pregtirea controlului Dac se realizeaz analiza dosarului fiscal al contribuabilului Examinai dac nainte de prezentarea la contribuabil este X analizat dosarul fiscal al acestuia Examinai dac sunt consultate serviciile de specialitate care X dein date despre contribuabilul supus verificrii Dac se verific declaraiile de impunere depuse i a plilor efectuate Examinai dac nainte de prezentarea la contribuabil sunt X analizate declaraiile fiscale depuse de acesta Examinai dac declaraiile de impunere sunt analizate nainte X de prezentarea la contribuabil Examinai dac plile efectuate de contribuabil n contul impozitelor i taxelor locale datorate sunt analizate i puse de X acord cu declaraiile de impunere i soldurile neachitate Examinai dac ultimul act de control ntocmit la contribuabil X este analizat i sunt urmrite msurile dispuse Efectuarea controlului ntiinarea contribuabilului 440

Test nr. 5.25. Not relaii nr. 5.4. FIAP nr. 5.25

1.1. 2 2.1.

Analizai specificul controlului i urmrii modalitatea de X ntiinare a contribuabilului asupra efecturii controlului Prezentarea la contribuabil i respectarea perioadei de control Analizai dac prezentarea la contribuabil s-a realizat n baza X unei mputerniciri Examinai dac prezentarea la contribuabil s-a realizat n cadrul X perioadei planificate pentru realizarea controlului Verificai dac controalele sunt planificate i realizate n cadrul X programului normal de lucru Examinai dac controlul este realizat n perioada stabilit X
Test nr. 5.26. List de control nr. 5.10. FIAP nr. 5.26 Test nr. 5.26. List de control nr. 5.10. FIAP nr. 5.26

2.2. 2.3. 2.4.

3 3.1. 3.2. 3.3. 3.4. 4 4.1. 4.2.

4.3.

4.4. 4.5. 4.6.

4.7.

Dac se analizeaz toate impozitele i taxele locale datorate de contribuabil Examinai dac controlul urmrete obiectivele planificate X Examinai dac toate impozitele i taxele pe care contribuabilul X le datoreaz, declarate sau nedeclarate, sunt supuse controlului Analizai dac controlul respect cadrul metodologic i X legislativ cu privire la fiecare impozit i tax supus controlului Verificai dac constatrile controlului fac ntotdeauna trimitere X la cadrul normativ Dac sunt stabilite diferene de impozite i taxe Analizai dac diferenele de impozite i taxe sunt stabilite n X toate cazurile i dac acestea sunt corecte Analizai dac este menionat n actul de control i punctul de vedere al contribuabilului cu privire la nedeclararea sau X declararea incorect a impozitelor i taxelor pe care le datoreaz Examinai dac n cazurile n care sunt stabilite diferene de impozite i taxe se face precizarea de unde provin sau cum au X fost calculate i se face trimitere la actul normativ care reglementeaz impozitul sau taxa respectiv Examinai dac pentru neplata la termen a impozitelor i taxelor X sunt calculate majorri/penaliti de ntrziere Examinai dac calculul majorrilor/penalitilor de ntrziere X este corect, inclusiv stabilirea bazei de impozitare Analizai metoda de control aplicat (prin sondaj sau total) i observai dac este adaptat corect la contextul obiectului X controlului Examinai dac sunt ncheiate acte de control n toate cazurile n care sunt constatate i stabilite impozite i taxe, inclusiv X accesorii i dac acestea cuprind: a) date referitoare la unitatea fiscal b) date de identificare i generale despre contribuabil c) constatri efective, pe fiecare impozit i tax d) dispoziii nclcate, consecine fiscale ale acestora 441

5 5.1.

5.2. 5.3.

5.4.

5.5.

5.6. 5.7.

5.8.

5.9.

5.10. 6 6.1. 6.2. 6.3.

7 7.1.

e) impozite i taxe stabilite, majorri, penaliti f) explicaii, persoane rspunztoare, msuri dispuse g) sinteza constatrilor i anexele Aplicarea sanciunilor pentru abaterile constatate i sancionate de lege Examinai dac pentru abaterile de la lege i care sunt sancionate de aceasta, sunt aplicate sanciuni contravenionale X n sarcina contribuabilului care a svrit fapta respectiv Examinai dac ncadrarea faptelor contravenionale este X realizat corect n articolul de lege Examinai dac cuantumurile amenzilor aplicate sunt ncadrate corect n limitele stabilite de legea care sancioneaz fapta X constatat Verificai dac pentru fiecare sanciune contravenional aplicat este ntocmit proces verbal de constatare i sancionare X a contraveniilor Analizai dac procesul verbal de constatare i sancionare a contraveniilor este ntocmit corect cu privire la elementele care X atrag nulitatea absolut Examinai dac n urma aplicrii contraveniei a fost necesar i X luarea de msuri complementare i dac acestea au fost dispuse Verificai dac pentru abaterile de la lege constatate se respect: a) aplicarea sanciunilor contravenionale Test nr. 5.27. X b) s fie n competena direciei FIAP nr. 5.27. c) ntocmirea procesului verbal de constatare i sancionare a contraveniilor Examinai dac contravenientului i s-a dat posibilitatea s fac observaii asupra contraveniei aplicate i dac acest lucru este X menionat n procesul verbal Examinai dac procesul verbal de constatare i sancionare a contraveniilor este semnat de organul constatator i X contravenient Examinai dac exist dovada comunicrii procesului verbal de X constatare i sancionare a contraveniilor ctre contravenient Dac probele constituite sunt suficiente pentru susinerea constatrilor Analizai dac constatrile controlului sunt ntotdeauna susinute X de probe sau dovezi concludente Analizai dac documentele ridicate n copii, pentru susinerea X constatrilor, sunt semnate pentru conformitate cu originalul Analizai dac sunt solicitate informaii de la teri n cazurile n care controlul nu poate formula o constatare cert i concludent X cu privire la verificrile efectuate Semnarea actelor de control, nregistrarea acestora i menionarea c reprezint titluri de crean Verificai dac sunt ntocmite acte de control n cazul tuturor controalelor efectuate i unde se constat diferene de impozite X i taxe sau sunt calculate accesorii 442

7.2.

7.3. 7.4. 7.5. 7.6. 7.7. 8 8.1. 8.2. 8.3. 8.4.

8.5. 8.6. D. 1. 1.1. 1.2. 1.3. 1.4.

1.5. 2 2.1. 2.2.

Verificai dac n cazurile n care nu se constat diferene de impozite i taxe sau alte deficiene este ntocmit un raport sau X not privind rezultatele controlului Examinai dac actele de control ntocmite sunt semnate de ctre X organul de control i de ctre contribuabil Examinai dac actele de control sunt nregistrate la unitatea X administrativ din care face parte organul de control Verificai dac actele de control sunt nsuite i avizate de X conductorul organului de control Examinai dac n actul de control se face meniunea c acesta X constituie titlu de crean Examinai dac n actul de control se face meniune cu privire la X restituirea documentelor puse la dispoziie pe timpul controlului Dac sunt programate i realizate controale inopinate privind urmrirea declarrii corecte i n totalitate a impozitelor i taxelor locale Analizai dac sunt planificate i realizate controale inopinate X Analizai modul de stabilire i realizare a obiectivelor n cazul X unui control inopinat Analizai modul de selectare a contribuabililor n vederea X efecturii controalelor inopinate Examinai dac controalele inopinate sunt exercitate, n general, la contribuabili care nu-i declar impozitele i taxele sau le X declar n mod eronat cu scopul diminurii masei impozabile Examinai modul de avizare a efecturii unui control inopinat X Urmrii dac controalele inopinate sunt formalizate ca i un X control obinuit Valorificarea rezultatelor controlului Dac impozitele i taxele stabilite prin actele de control sunt nregistrate corect Examinai dac n cazul constatrii de disfunciuni n evidenele X contribuabilului sunt dispuse msuri de corectare a acestora Examinai dac actele de control sunt transmise n termen la X serviciul de eviden pe pltitor Examinai dac impozitele i taxele stabilite prin actele de X control sunt nregistrate n evidena analitic a contribuabilului Examinai dac la nregistrarea impozitelor i taxelor menionate n actele de control se ine seama i de declaraiile X contribuabilului nregistrate n evidene, pentru a evita dublrile de sume Verificai dac msurile dispuse prin actele de control sunt X urmrite n vederea ndeplinirii lor Transmiterea actelor de control la dosarul fiscal al contribuabilului Examinai daca actul de control este pstrat n cadrul serviciului X de control o perioad de 15 zile Analizai dac n perioada de pstrare a actului de control n cadrul serviciului de control se realizeaz o urmrire a debitelor X i o colectare a acestora 443

2.3.

Examinai dac actele de control ntocmite, nregistrate i X avizate sunt comunicate la serviciul de gestionare dosare fiscale

444

Procedura P08 ENTITATEA PUBLICA Serviciul Audit Intern

COLECTAREA DOVEZILOR

CHESTIONAR DE CONTROL INTERN

Misiunea de audit: Administrarea impozitelor i taxelor locale Perioada auditat: 01.07.2008 31.03.2010 ntocmit: Ionescu Adrian/Popescu Nicolae Avizat: Georgescu Cristian

Data: 27.05.2010 Data: 27.05.2010

Obiectivul chestionarului: Verificarea legalitii i conformitii declaraiilor fiscale i a ndeplinirii obligaiilor de ctre contribuabili
NTREBAREA DA NU

OBSERVAII

I ELABORAREA PROGRAMELOR DE CONTROL Auditorul urmrete dac persoanele 1. Activitatea de control este organizat care desfoar activiti de control sunt ntr-un serviciu distinct?
diferite de cele care au ca responsabiliti calculul, stabilirea i evidena obligaiilor contribuabililor.

2. Exist o procedur operaional cu privire la planificarea activitii de control a impozitelor i taxelor locale? 3. Care sunt instrumentele utilizate pentru elaborarea programelor de control?

Auditorul urmrete dac elaborarea programelor de control se bazeaz pe: - identificarea punctelor slabe ale activitii de colectare a impozitelor i taxelor locale; - o analiz a riscurilor poteniale aferente activitii de colectare a impozitelor i taxelor locale; - de cate ori pe an se realizeaz actualizarea programului de control.

4. Cine elaboreaz control? 5. Cine l aprob?

programul

de

6. Cine urmrete modul de realizare a programului de control aprobat? II - PREGTIREA CONTROLULUI 7. Exist o procedur operaional n care sunt descrise activitile pe care trebuie s le realizeze personalul n etapa de pregtire a misiunii de control? 445

NTREBAREA

DA

NU

OBSERVAII

8. Dac da, aceasta prevede relaiile de colaborare dintre structura cu atribuii de control i serviciile care dein informaii despre contribuabilul supus controlului? 9. Care sunt instrumente utilizate pentru a se asigura comunicarea dintre structura cu atribuii de control i serviciile care dein informaii despre contribuabilul supus controlului? 10. Procedura prevede consultarea prealabil a dosarului fiscal? 11. Dac da, procedura prevede centralizarea informaiilor obinute n aceast etap ntru-un document formalizat? 12. Dac nu, cum se asigur managementul c personalul cu atribuii de control cunoate situaia contribuabilului nainte de declanarea misiunii de control? III EFECTUAREA CONTROLULUI 13. Cum se asigur entitatea de faptul c persoanele care au atribuii de control respect prevederile cadrului normativ cu privire la efectuarea controlului?

Auditorul urmrete dac: - exist o procedur operaional; - exist elaborate un Cod etic al controlorului i o Carta a controlului; - se asigur supervizarea aciunilor de control; - dac da, cnd se efectueaz (pe parcursul misiunii de control sau numai la finalizarea acestei activiti); rezultatele supervizrii sunt formalizate.

14. Care sunt mijloacele utilizate pentru informarea contribuabilului cu privire la efectuarea controlului? 15. Cum se asigur entitatea c a fost informat efectiv contribuabilul? 16. Cum se asigur entitatea c sanciunile sunt aplicate n totalitate i corect? 17. Care sunt tehnicile i instrumentele utilizate de controlor pentru obinerea probelor? 446

Auditorul urmrete dac: - controlorului i s-a asigurat o pregtire profesional corespunztoare; - supervizarea activitii.

NTREBAREA

DA

NU

OBSERVAII
Auditorul urmrete dac: - exist o procedur cu privire la constituirea dosarelor de control; - exist un,,dosar tip, care prezint tipul de documente ce trebuie utilizate i modul de arhivare a acestora. Auditorul urmrete dac persoana care a efectuat controlul face referire n procesul verbal de control la toate impozitele i taxele locale luate n eviden de organul fiscal. Auditorul urmrete dac: - se asigur o pregtire profesional corespunztoare personalului cu atribuii de control; - dac procedura operaional conine un model al documentului proces verbal de control; - dac este asigurat supervizarea activitii de ntocmire a Procesului verbal de control Auditorul urmrete dac: - este asigurat supervizarea activitii; - au fost implementate recomandrile Curii de Conturi referitoare la neregulile constate cu privire la ntocmirea proceselor verbale de control; - activitatea desfurat de ctre structura de control este evaluat de alt structur din cadrul entitii; sunt analizate contestaiile contribuabililor i sunt luate msuri pentru eliminarea cauzelor care au condus la anularea proceselor verbale de control n instan.

18. Cum se constituie i cum se organizeaz dosarul de control?

19. Cum se asigur entitatea c n cadrul aciunii de control, controlorul a analizat toate impozitele i taxele datorate de contribuabil? 20. Cum se asigur entitatea c Procesul verbal de control conine elementele minime necesare?

21. Cum se asigur entitatea de acurateea informaiilor din procesul verbal de control?

22. Cum este planificat activitatea de depistare a contribuabililor care nu-i declar impozitele i taxele locale sau care le declar incomplet? IV - VALORIFICAREA REZULTATELOR CONTROLULUI 23. Cum este organizat activitatea de avizare a actelor de control? 24. Exist acte de control care au fost ntocmite dar neaprobate? 24. Dac da, exist o analiz a cauzelor care au stat la baza neaprobrii? 447

NTREBAREA

DA

NU

OBSERVAII

25. Care au fost msurile ntreprinse pentru combaterea acestor cauze ? 26. Cum se asigur entitatea c toate actele de control aprobate sunt nregistrate n mod sistematic i cronologic? 27. Cum se asigur nregistrarea impozitelor i taxelor locale stabilite i menionate n actele de control? 28. Cum se asigur colectarea impozitelor i taxelor locale stabilite i menionate n actele de control?

Auditorul urmrete: - mijloacele utilizate pentru transmiterea actelor de control la dosarul fiscal al contribuabilului; - modalitatea de actualizare a situaiei fiscale a contribuabilului din evidena organului fiscal (cu ajutorul mijloacelor electronice sau manual); - care sunt aciunile ntreprinse pentru colectarea impozitelor i taxelor.

448

Procedura P08 Entitatea public Serviciul de audit public intern

COLECTAREA DOVEZILOR

TEST Nr. 5.25

Misiunea de audit: Administrarea impozitelor i taxelor locale Perioada auditat: 01.07.2008 31.03.2010 ntocmit: Ionescu Adrian/Popescu Nicolae Avizat: Georgescu Cristian Obiectul testului Obiectivele testului Descrierea testului Elaborarea programelor de control.

Data: 27.05.2010 Data: 27.05.2010

Examinarea activitii de control i urmrirea dac aceasta este realizat n baza unor programe de control eficiente, care contribuie la creterea gradului de colectare a impozitelor i taxelor locale. Eantionul analizat a fost reprezentat de programele de control ntocmite pe perioada analizat, urmrindu-se modul n care contribuabili au fost selectai i prevzui n control. Efectuarea testrilor a urmrit realizarea unei analize din care s rezulte dac: - exist programe anuale cu defalcare pe luni - modul n care au fost selectai contribuabili n control.

Constatri

Programele de control se elaboreaz anual cu defalcare pe trimestre i pe inspectori i trebuie s cuprind contribuabilii ce urmeaz a fi supui controlului, perioada programat n control, durata i obiectivele controlului. Durata controlului este stabilit n funcie de complexitatea aciunii de control, de perioada controlat, de inspectorii disponibili, de experiena acestora i de gradul de risc. Din analiza documentelor prezentate a rezultat c, la nivelul serviciului de control, nu este elaborat un program anual de control. Exist numai unele programe lunare de control, ns acestea nu cuprind contribuabilii ce urmeaz a fi supui controlului, ci doar numrul de aciuni de control ce urmeaz a fi realizate n cursul lunii, pentru fiecare tip de impozit sau tax. Acesta form de planificare a controalelor nu asigur a folosire eficient a resurselor la nivelul serviciului i nici eficiena aciunilor de control care s conduc la creterea gradului de colectare a impozitelor i taxelor. Selectarea contribuabililor pentru control este la latitudinea fiecrui inspector, acesta i alege contribuabilul pe care vrea s-l verifice, raporteaz acest lucru sefului de serviciu, care i ntocmete delegaia i n baza acesteia se deplaseaz la contribuabil. La planificarea contribuabililor pentru control nu se au n vedere: criterii materiale indicii de nedeclarare a impozitelor i taxelor, constatrile controlului anterior; criterii fiscale depunerea declaraiei, plata obligaiilor fiscale; criterii privind egalitatea n faa legii stimularea conformrii voluntare; 449

criterii generale - deficiene la controlul anterior, informaii de la terii, nedepunerea declaraiilor fiscale, neconcordante n declaraii.

Scopul aciunilor de control trebuie s l constituie verificarea realitii, legalitii i sinceritii declaraiilor privind obligaiile de plat, precum i a corectitudinii ndeplinirii de ctre contribuabili a obligaiilor ce le revin pe linia impozitelor i taxelor locale. Concluzii Aciunile de control nu sunt planificate i nu sunt fundamentate pe o analiz a contribuabililor cuprini n control cu privire la corectitudinea acestora, la declararea i plata impozitelor i taxelor locale.

Auditor intern,

Supervizor,

450

Procedura P08 Entitatea public Serviciul de audit public intern

COLECTAREA DOVEZILOR

NOTA DE RELAII nr. 5.5. privind planificarea activitii de control adresat d-lui Vasilescu George, avnd funcia de ef serviciu control Misiunea de audit: Administrarea impozitelor i taxelor locale Perioada auditat: 01.07.2008 31.03.2010 ntrebarea 1: V rugm s precizai dac activitatea de control se desfoar pe baz de planuri? Rspuns 1: Nu ntrebare 2: Precizai cum sunt planificate i realizate controalele? Rspuns 2: Fiecare salariat i stabilete contribuabilii pe care i controleaz i solicit ordinul de serviciu ntrebare 3: V rugm s precizai care este eficiena acestor controale? Rspuns 3: i determin pe contribuabili s-i plteasc impozitele i taxele. ntrebare 4: V rugm s precizai care este ponderea impozitelor i taxelor atrase la buget de control? Rspuns 4: Nu ne-am stabilit un obiectiv n acest sens. ntrebare 5: Precizai cum contribuie serviciul de control la creterea gradului de recuperare a impozitelor i taxelor locale? Rspuns 5: n toate aciunile pe care le desfurm urmrim i realizm i aciuni de contientizare i ndrumare a contribuabililor la plata impozitelor i taxelor ntrebare 6: Avnd n vedere c nu se realizeaz o identificare a contribuabililor care nu-i declar impozitele i taxele sau le declar incorect, cum sunt recuperate aceste debite cuvenite instituiei? Rspuns 6: n cazul n care identificm astfel de situaii procedm la controlul i examinarea acestora. ntrebare 7: V rugm s precizai dac urmrii modul cum sunt realizate controalele?

451

Rspuns 7: Orice subordonat, cnd finalizeaz un control, mi prezint actul ntocmit pe care, dup ce l citesc, l avizez.

ntrebare 8: Precizai dac realizai anual un bilan al activitii desfurate i dac l supunei dezbaterii i aprobrii consiliului local? Rspuns 8: Nu

ntrebare 8: Mai avei ceva de adugat? Rspuns 8: Nu. Dat n faa noastr, Auditori Ionescu Adrian Popescu Nicolae Data: 27.05.2010 Intervievat, Vasilescu George

452

Procedura P08 Entitatea public Serviciul de audit public intern

COLECTAREA DOVEZILOR

FISA DE IDENTIFICARE i ANALIZA A PROBLEMEI Nr. 5.25.

Misiunea de audit: Administrarea impozitelor i taxelor locale Perioada auditat: 01.07.2008 31.03.2010 ntocmit: Ionescu Adrian/Popescu Nicolae Avizat: Georgescu Cristian Problema Constatri

Data: 27.05.2010 Data: 27.05.2010

Aciunile de control nu sunt planificate i fundamentate cu privire la modul de selecie al contribuabililor. Programele de control se elaboreaz anual cu defalcare pe trimestre i pe inspectori i trebuie s cuprind contribuabilii ce urmeaz a fi supui controlului, perioada programat pentru control, durata i obiectivele controlului. Durata controlului este stabilit n funcie de complexitatea aciunii de control,de perioada controlata, de inspectorii disponibili, de experiena acestora i de gradul de risc. Din analiza documentelor prezentate a rezultat c, la nivelul serviciului de control, nu este elaborat un program anual de control. Exist numai unele programe lunare de control, ns acestea nu cuprind contribuabilii ce urmeaz a fi supui controlului, ci doar numrul de aciuni de control ce urmeaz a fi realizate n cursul lunii, pentru fiecare tip de impozit sau tax. Acesta form de planificare a controalelor nu asigur a folosire eficient a resurselor la nivelul serviciului i nici eficiena aciunilor de control care s conduc la creterea gradului de colectare a impozitelor i taxelor. Selectarea contribuabililor pentru control este la latitudinea fiecrui inspector, acesta i alege contribuabilul pe care vrea s-l verifice, raporteaz acest lucru sefului de serviciu care i ntocmete delegaia i n baza acesteia se deplaseaz la contribuabil. La planificarea contribuabililor pentru control nu se au n vedere: criterii materiale indicii de nedeclarare a impozitelor i taxelor, constatrile controlului anterior; criterii fiscale depunerea declaraiei, plata obligaiilor fiscale; criterii privind egalitatea n faa legii stimularea conformrii voluntare; criterii generale - deficiente la controlul anterior, informaii de la terii, nedepunerea declaraiilor fiscale, neconcordante n declaraii. Scopul aciunilor de control trebuie s l constituie verificarea realitii, legalitii i sinceritii declaraiilor privind obligaiile de plat, precum i a corectitudinii 453

ndeplinirii de ctre contribuabili a obligaiilor ce le revin pe linia impozitelor i taxelor locale. Cauze Aciunile de planificare i organizare nu au funcionat ca funcii ale managementului la nivelul serviciului de control, iniiativa a fost transferat ctre inspectori, a cror sarcin era de a-i stabili contribuabili pe care vor s-i controleze, s obin ordinele de deplasare i s exercite controlul. Activitatea de control este ineficient, n ultimi doi ani ponderea surselor atrase de control n total venituri din impozite i taxe a fost sub 0,1%. Elaborarea de programe de control care s fie bazate pe o selecie riguroas a contribuabililor n control, n funcie de indiciile de nedeclarare, neconcordane n declaraii i al cror scop s l constituie stimularea conformrii voluntare la plata impozitelor i taxelor.

Consecine Recomandare

Auditor intern,

Supervizat,

Pentru conformitate

454

Procedura P08 Entitatea public Serviciul de audit public intern

COLECTAREA DOVEZILOR

TEST Nr. 5.26.

Misiunea de audit: Administrarea impozitelor i taxelor locale Perioada auditat: 01.07.2008 31.03.2010 ntocmit: Ionescu Adrian/Popescu Nicolae Avizat: Georgescu Cristian Obiectul testului Obiectivele testului Descrierea testului

Data: 27.05.2010 Data: 27.05.2010

Prezentarea la contribuabil i respectarea perioadei de control. Examinarea actelor de control i observarea dac controlul a fost realizat n perioada planificat i baza unei mputerniciri. Eantionul analizat a fost reprezentat de actele de control ntocmite pe perioada analizat, urmrindu-se modul de realizare a controlului. Efectuarea testrilor a presupus realizarea unei analize din care s rezulte dac: - controlul s-a realizat n perioada planificat; - dac controlul s-a realizat n baza unei mputerniciri. n urma examinrii actelor de control, a rezultat c prezentarea la contribuabil i realizarea controlului nu au la baz o mputernicire din partea instituiei. Astfel, n majoritatea cazurilor, n actele de control nu este menionat ordinul de serviciu sau de delegare privind efectuarea misiunii de control. eful serviciului control a motivat c nu exist ntotdeauna ordine de serviciu, deoarece controlul fiind exercitat n localitate, s-a considerat c nu mai este nevoie de ele, nefiind cheltuieli de decontat. n cazurile n care au existat ordine de serviciu, urmare comparrii perioadelor de control menionate n actul de control cu cele menionate n ordinele de serviciu a rezultat c acestea nu coincid, respectiv controlul nu a fost exercitat n perioada planificat.

Constatri

Concluzii

Planificarea i realizarea controalelor nu s-a realizat n toate cazurile n baza unei mputerniciri i n perioadele n care au fost planificate.

Auditor intern,

Supervizor,

455

Procedura P08: Serviciul de audit public intern

COLECTAREA DOVEZILOR

LISTA DE CONTROL nr. 5.10. privind realizarea controlului.

Misiunea de audit: Administrarea impozitelor i taxelor locale Perioada auditat: 01.07.2008 31.03.2010 Elemente eantionate Elemente testate Proces verbal de control nr. 234756/2009 Proces verbal de control nr. 234856/2009 Proces verbal de control nr. 238732/2009 Proces verbal de control nr. 234895/2009 Proces verbal de control nr. 234922/2009 Proces verbal de control nr. 234943/2009 Proces verbal de control nr. 234976/2009 Proces verbal de control nr. 234982/2009 Proces verbal de control nr. 235034/2009 Proces verbal de control nr. 235096/2009 Proces verbal de control nr. 235123/2009 Proces verbal de control nr. 235223/2009 Proces verbal de control nr. 235314/2009 Data: 27.05.2010 Controlul realizat perioada planificat Nu Da Nu Nu Nu Nu Da Da Nu Nu Da Nu Nu Auditori, s-a Controlul s-a n realizat n baza Obs. unei mputerniciri Da Nu Nu Nu Nu Da Da Nu Da Nu Nu Nu Nu

456

Procedura P08 Entitatea public Serviciul de audit public intern

COLECTAREA DOVEZILOR

FISA DE IDENTIFICARE i ANALIZA A PROBLEMEI Nr. 5.26

Misiunea de audit: Administrarea impozitelor i taxelor locale Perioada auditat: 01.07.2008 31.03.2010 ntocmit: Ionescu Adrian/Popescu Nicolae Avizat: Georgescu Cristian Problema Constatri

Data: 27.05.2010 Data: 27.05.2010

Nerealizarea controalelor n baza unor mputerniciri i n perioadele planificate n urma examinrii actelor de control, a rezultat c prezentarea la contribuabil i realizarea controlului nu au la baz o mputernicire din partea instituiei. Astfel, n majoritatea cazurilor, n actele de control nu este menionat ordinul de serviciu sau de delegare privind efectuarea misiunii de control. eful serviciului control a motivat c nu exist ntotdeauna ordine de serviciu, deoarece controlul fiind exercitat n localitate, s-a considerat c nu mai este nevoie de ele, nefiind cheltuieli de decontat. n cazurile n care au existat ordine de serviciu, urmare comparrii perioadelor de control menionate n actul de control cu cele menionate n ordinele de serviciu a rezultat c acestea nu coincid, respectiv controlul nu a fost exercitat n perioada planificat.

Cauze

Planificarea i realizarea controalelor nu constituie o responsabilitate a conducerii, acestea sunt la latitudinea personalului de execuie care are puterea de decizie n stabilirea controalelor i realizarea lor. Posibilitatea de contestare a aciunii de control pe motiv c acesta nu a avut competena necesar, mputernicirea de a-l executa. Efectuarea controalelor n perioada n care sunt planificate i pe baza unei mputerniciri a conducerii instituiei.

Consecine Recomandare

Auditor intern,

Supervizat,

Pentru conformitate

457

Procedura P08 Entitatea public Serviciul de audit public intern

COLECTAREA DOVEZILOR

TEST Nr. 5.27 Misiunea de audit: Administrarea impozitelor i taxelor locale Perioada auditat: 01.07.2008 31.03.2010 ntocmit: Ionescu Adrian/Popescu Nicolae Avizat: Georgescu Cristian Obiectul testului Obiectivele testului Descrierea testului

Data: 27.05.2010 Data: 27.05.2010

Aplicarea sanciunilor pentru abaterile constatate i sancionate de lege. Examinarea dac pentru faptele constatate sunt aplicate sanciunile prevzute de lege ntocmindu-se procese verbale de contravenie. Eantionul analizat a fost reprezentat de actele de control ntocmite n perioada analizat, urmrindu-se constatrile efectuate i modul de valorificare a lor. Efectuarea testrilor a cuprins realizarea unei analize din care s rezulte dac: - pentru abaterile de la lege sunt aplicate sanciuni contravenionale - dac faptele i sanciunile aplicate sunt n competena direciei - dac faptele i ncadrarea lor este corect menionat n raport cu legea; - dac pentru fiecare sanciune aplicat este ntocmit proces verbal de constatare i sancionare a contraveniilor Din examinarea proceselor verbale de control i a notelor de constatare a rezultat c nu n toate cazurile sunt aplicate sanciuni pentru contraveniile constatate, astfel: proces verbal 235096/2009 se precizeaz c nu au fost depuse declaraiile privind organizarea spectacolelor, ns nu este aplicat nici sanciune contravenional; proces verbal 235096/2009 se precizeaz c societatea desfura activitate comercial pe domeniul public, fr s fi solicitat calcularea i plata taxelor speciale aferente. Prin actul de control se stabilete obligaia de plat a taxei, ns nu este aplicat nici a sanciune contravenional; not de constatare 235096/2009 se precizeaz c societatea desfura activitate comercial fr a avea afiat programul de lucru i preurile pentru produsele comercializate. Nota de constatare nu a fost valorificat pn n prezent. Analiza modului de ncadrare a faptelor constatate n cazurile n care au fost aplicate sanciunile contravenionale a pus n eviden c acestea au fost realizate corect n raport cu prevederile legii i pentru fiecare contravenie aplicat exist ntocmit proces verbal de contravenie ncheiat. Nu sunt aplicate ntotdeauna sanciunile contravenionale pentru faptele constatate.

Constatri

Concluzii

Auditor intern, 458

Supervizor,

Procedura P08 Entitatea public Serviciul de audit public intern

COLECTAREA DOVEZILOR

FISA DE IDENTIFICARE i ANALIZA A PROBLEMEI Nr. 5.27

Misiunea de audit: Administrarea impozitelor i taxelor locale Perioada auditat: 01.07.2008 31.03.2010 ntocmit: Ionescu Adrian/Popescu Nicolae Avizat: Georgescu Cristian Problema

Data: 27.05.2010 Data: 27.05.2010

Pentru faptele constatate, care reprezint abateri de la cadrul legal i care intr n domeniul de competena al direciei, nu au fost aplicate sanciunile contravenionale. Din examinarea proceselor verbale de control i a notelor de constatare a rezultat c nu n toate cazurile sunt aplicate sanciuni pentru contraveniile constatate, astfel: proces verbal 235096/2009 se precizeaz c nu au fost depuse declaraiile privind organizarea spectacolelor, ns nu este aplicat nici o sanciune contravenional; proces verbal 235096/2009 se precizeaz c societatea desfura activitate comercial pe domeniul public, fr s fi solicitat calcularea i plata taxelor speciale aferente. Prin actul de control se stabilete obligaia de plat a taxei, ns nu este aplicat nici o sanciune contravenional; not de constatare 235096/2009 se precizeaz c societatea desfura activitate comercial fr a avea afiat programul de lucru i preurile pentru produsele comercializate. Nota de constatare nu a fost valorificat pn n prezent. Analiza modului de ncadrare a faptelor constatate n cazurile n care au fost aplicate sanciunile contravenionale a pus n eviden c acestea au fost realizate corect n raport cu prevederile legii i pentru fiecare contravenie aplicat exist ntocmit proces verbal de contravenie ncheiat. S-a considerat c sanciunea este prea aspr n raport cu fapta realizat i suma datorat sub form de impozite. Contribuabilul nu a fost responsabilizat cu privire la obligaiile fiscale cei revin i nu au fost atrase i stabilite ca venituri sumele provenite din amenzile contravenionale ce trebuiau aplicate. 459

Constatri

Cauze

Consecine

Recomandare

n toate cazurile n care sunt constatate fapte care atrag rspunderea contravenional pentru svrirea lor s se aplice sanciunile contravenionale corespunztoare. Supervizat, Pentru conformitate

Auditor intern,

460

Procedura P08 Entitatea publica Serviciul Audit Intern

COLECTAREA DOVEZILOR

LISTA DE VERIFICARE nr. 6 Misiunea de audit: Administrarea impozitelor i taxelor locale Perioada auditat: 01.07.2008 31.03.2010 ntocmit: Ionescu Adrian/Popescu Nicolae Avizat: Georgescu Cristian

Data: 31.05.2010 Data: 31.05.2010

Obiectivul VI. COLECTAREA IMPOZITELOR I TAXELOR LOCALE Nr. crt. A 1. 1.1. 1.2. 1.3. Activitatea de audit Evidena creanelor aferente impozitelor i taxelor locale Realitatea debitelor aflate n eviden Examinai dac colectarea impozitelor i taxelor locale se realizeaz n temeiul unui titlu de crean sau titlu executoriu Examinai dac colectarea creanelor fiscale este realizat dup expirarea termenelor de plat Verificai dac sunt transmise ntiinri de plat i dac acestea conin informaii cu privire la: a) transmiterea n termen de la crearea debitului b) existena debitului de plat c) suma de plat d) termenul de plat e) condiiile de plat n vederea obinerii de bonificaii f) mijloacele de plat Examinai dac certificatele de atestare fiscal eliberate conin creanele fiscale exigibile n sold n prima zi a lunii urmtoare depunerii cererii Verificai dac distribuirea sumelor ncasate de la contribuabili sub form de impozite i taxe respect metodologia impus de cadrul normativ n vigoare Examinai dac momentul plii a fost considerat ca fiind data nscris n documentul de plat eliberat de organul fiscal sau data la care banca a debitat contul pltitorului Examinai dac erorile din documentele de plat a impozitelor i taxelor sunt corectate la solicitarea contribuabilului Verificai dac stingerea datoriilor se face n ordinea vechimii pe principale i accesorii Examinai dac vechimea obligaiilor fiscale se stabilete n 461 Da Nu Observaii

X X
Test nr. 6.28 List control nr. 6.11 Not de relaii nr. 6.6 FIAP nr. 6.28

1.4.

1.5.

1.6.

X X X X

1.7. 1.8. 1.9.

1.10. 1.11. 2 2.1. 2.2. 3 3.1. 3.2.

3.3. 3.4.

B. 1. 1.1.

1.2.

1.3.

1.4.

1.5.

funcie de; a) data scadenei pentru obligaiile fiscale principale b) data comunicrii pentru diferenele de impozite i taxe c) data depunerii declaraiilor fiscale rectificative Verificai dac debitele restante aflate n eviden se afl n X interiorul termenului de scaden Identificai i analizai debitele restante al cror termen de X recuperare a fost prescris, inclusiv cauzele care au dus la aceasta Modul de acordare a facilitilor la plata impozitelor i taxelor locale Verificai dac sunt acordate nlesniri la plata obligaiilor fiscale X ale contribuabililor i condiiile n care au fost acordate Verificai dac mai sunt i alte faciliti la plata impozitelor i X taxelor locale Contientizarea contribuabililor asupra plii voluntare a impozitelor i taxelor locale Analizai gradul de colectare a obligaiilor fiscale n comparaie X cu nivelul indicatorilor stabilii de entitate n acest domeniu Analizai msurile luate de administraie n vederea contientizrii contribuabililor la plata voluntar a impozitelor i X taxelor locale Analizai gradul de conformare al contribuabililor ca urmare a X msurilor luate pentru contientizarea la plata voluntar Analizai dac contribuabilii persoane juridice care datoreaz impozit pe cldiri, pe teren i tax asupra mijloacelor de transport calculeaz impozitul i taxa i depun o declaraie la X organul fiscal pn la sfritul luni ianuarie a anului pentru care se calculeaz impozitul sau taxa respectiv Scutiri acordate la plata impozitelor i taxelor locale Scutiri acordate persoanelor juridice pentru fiecare impozit sau tax local datorat Analizai dac scutirile acordate la plata impozitul pe cldire, pe teren, taxa asupra mijloacelor de transport, taxe pentru eliberarea certificatelor, avizelor i autorizaiilor sunt aplicate X doar pentru categoriile de contribuabili persoane fizice prevzui de cadrul legislativ Analizai dac scutirea la plata impozitului pe cldiri pentru contribuabilii persoane fizice prevzui de cadrul legislativ se X aplic doar n cazul cldirilor cu destinaie de locuin Analizai dac scutirea de la plata impozitului pe teren pentru Test nr. 6.29 contribuabilii persoane fizice prevzui de cadrul legislativ se X FIAP nr. 6.29 aplic doar n cazul terenului aferent cldirii utilizate cu destinaie de locuin Verificai dac scutirile acordate n cazul reabilitrii sau modernizrii termice a cldirilor se acord doar pe perioada de X rambursare a creditului luat cu aceast destinaie Verificai dac celelalte scutiri la plata impozitelor i taxelor sunt acordate numai cu respectarea cadrului legislativ, inclusiv X cu privire la beneficiarii acestor faciliti 462

1.6.

1.7.

1.8.

1.9.

1.10.

1.11. 1.12.

C. 1. 1.1. 1.2. 1.3. 1.4. 1.5. 1.6. 1.7.

Analizai dac impozitul pe cldire, pe teren, taxa asupra mijloacelor de transport, taxele pentru eliberarea certificatelor, X avizelor i autorizaiilor nu este aplicat dect pentru categoriile de contribuabili persoane juridice prevzute de cadrul legislativ Analizai dac impozitul pe cldiri i terenuri se reduce cu 50% pentru acele cldiri utilizate de persoanele juridice pentru Test nr. 6.29 prestarea de servicii turistice i numai 5 luni n cadrul unui an X FIAP nr. 6.29 calendaristic, precum i pentru construciile noi deinute de cooperativele de consum sau meteugreti, dar numai n primii 5 ani Analizai scutirile i facilitile acordate de consiliile locale pentru cldirile utilizate de persoanele fizice ca domiciliu, X inclusiv terenul aferent acestora i urmrii dac respect cadrul legislativ Analizai alte categorii de scutiri acordate de entitate la plata impozitelor i taxelor locale i urmrii dac acestea respect X cadrul legislativ potrivit cruia sunt acordate Verificai dac sumele restituite contribuabililor sunt cele pltite fr existena unui titlu de crean, pltite n plus fa de obligaia fiscal, pltite ca urmare a unei erori de calcul sau interpretrii eronate a prevederilor legale, precum i cele X stabilite prin hotrri judectoreti sau rezultate din valorificarea bunurilor sechestrate i popririlor, prin care se dispune desfiinarea executrii silite etc. Verificai dac la data efecturii restituirilor contribuabilul X nregistra obligaii fiscale restante Verificai dac restituirile n aceste cazuri s-au realizat dup efectuarea compensrilor i lichidarea debitelor restante ctre X administraiei Efectuarea compensrilor n stingerea debitelor Elaborarea procesului verbal de compensare, notei de compensare, referatului de compensare i centralizatorului compensrii Test nr. 6.30 Verificai dac a existat concomitent calitatea de creditor, ct i X FIAP nr. 6.30 cea de debitor Test nr. 6.30 Verificai dac prin compensare s-au stins creanele administrate X FIAP nr. 6.30 de entitate cu creanele debitorului Verificai dac compensarea s-a realizat pn la concurena X sumei celei mai mici Verificai dac compensarea s-a realizat la cererea debitorului, X sau din oficiu dac exist creane reciproce Verificai dac este respectat ordinea stingerii datoriilor n mod X corespunztor Verificai dac s-a ntocmit proces verbal de compensare X ncheiat ntre pri Verificai dac procesul verbal de compensare stabilete: X a) creanele i natura acestora aferente debitorului 463

1.18. 1.19. 1.10.

1.11.

2 2.1. 2.2. 2.3. 2.4. 2.5. D. 1. 1.1.

b) creanele de ncasat ale administraiei c) sumele care se compenseaz d) denumirea i sediul debitorului e) denumirea i domiciliul contribuabilului Verificai dac procesul verbal de compensare este semnat de X responsabilii prilor implicate n compensare Verificai dac sumele implicate n compensare sunt supuse X controlului intern i controlului preventiv Verificai dac procesul verbal de compensare este nsoit de documentele justificative not de compensare, referat de X compensare, centralizator de compensare Examinai dac documentele justificative procesului verbal de compensare sunt ntocmite corespunztor i avizate sau aprobate X de persoanele responsabile Dac sunt efectuate nregistrrile n baza de date privind sumele compensate i este actualizat situaia contribuabilului Verificai dac procesele verbale de compensare sunt X nregistrate n evidena analitic a debitorului Verificai dac stingerea creanelor de ncasat ale debitorului s-a X realizat corect potrivit datelor din documentele de compensare Verificai dac stingerea debitelor de plat ale debitorului s-a X realizat corect potrivit datelor din documentele de compensare Analizai dac actualizarea evidenei analitice pe pltitor reflect X realitatea n urma realizrii procesului de compensare Verificai dac sumele aferente compensrii sunt nregistrate X corect n contabilitatea entitii Calculul de penaliti i majorri de ntrziere Corectitudinea penalitilor i majorrilor de ntrziere calculate pentru neplata n termen a impozitelor i taxelor locale Test nr. 6.31 Analizai dac calculul majorrilor de ntrziere se face pentru Interviu nr. neachitarea debitelor la termenele de scaden X 6.4.
FIAP nr. 6.31.

1..2.

1.3.

1.4. 1.5. 1.6. 1.7.

Examinai dac termenele de plat n cazul diferenelor de impozite i taxe stabilite prin actele de control sunt stabilite n funcie de data comunicrii acestora Examinai dac termenele de plat n cazul accesoriilor (majorri i dobnzi) stabilite prin actele de control sunt stabilite n funcie de data calculrii i comunicrii acestora Examinai dac creanele fiscale care nu au prevzute termene de plat sunt urmrite la scaden potrivit hotrrilor adoptate Verificai dac majorrile de ntrziere se fac venit la bugetul cruia i aparine creana principal Verificai dac majorrile de ntrziere sunt calculate pentru fiecare zi de ntrziere la plat a debitului Verificai natura debitelor pentru care s-au calculat majorri de ntrziere 464

X X X X X

1.8. 1.9.

Verificai dac cota de majorri este aplicat corect pentru X ntreaga perioad de calcul Verificai dac titlurile de crean privind calculul majorrilor de ntrziere i penalitilor sunt comunicate debitorilor Verificai dac pentru debitele aflate n executare silit se calculeaz majorri pn la data ntocmirii procesului verbal de X distribuire a sumelor Verificai dac sunt calculate majorri i n cazul debitelor pe care banca nu le-a decontat n termen de 3 zile de la data X debitrii contului pltitorului i dac sunt recuperate de la unitatea bancar Verificai dac majorrile de ntrziere sunt calculate n cazul X compensrii, inclusiv pn la data stingerii debitului Majorarea impozitelor i taxelor locale Legalitatea msurilor de majorare a impozitelor i taxelor locale Identificai i analizai propunerile de majorare a nivelurilor X impozitelor i taxelor locale Examinai dac propunerile de majorare a impozitelor i taxelor locale au la baz un cadru legislativ aprobat i dac se X ncadreaz n nivelurile stabilite de acesta Verificai dac majorrile de impozite i taxe sunt aprobate de X consiliul local Verificai dac majorrile de impozite i taxe sunt aduse la X cunotina contribuabililor Verificai dac majorarea impozitelor i taxelor locale este X aplicat unitar pentru toate categoriile de contribuabili Examinai dac impozitele i taxele locale sunt indexate anual n X funcie de rata inflaiei Verificai dac indexarea impozitelor i taxelor locale este X aprobat de consiliul local i este n limita a 5% Verificai dac indexarea impozitelor i taxelor locale este adus X la cunotina contribuabililor Dac sunt comunicate contribuabililor impozitele i taxele majorate Verificai dac sunt emise titluri de crean pentru debitele reprezentnd majorri de impozite i taxe aplicate i neachitate X la termenele scadente i dac acestea sunt aduse la cunotina debitorilor Verificai dac contribuabilii au acces gratuit la informaiile X privind impozitele i taxele locale Auditori,

Test nr. 6.31 Interviu nr. 6.4. FIAP nr. 6.31.

1.10.

1.11.

1.12. E. 1. 1.1. 1.2.

1.3. 1.4. 1.5. 1.6. 1.7. 1.8. 2 2.1.

2..2.

465

Procedura P08 Entitatea publica Serviciul Audit Intern

COLECTAREA DOVEZILOR

CHESTIONAR DE CONTROL INTERN

Misiunea de audit: Administrarea impozitelor i taxelor locale Perioada auditat: 01.07.2008 31.03.2010 ntocmit: Ionescu Adrian/Popescu Nicolae Avizat: Georgescu Cristian Obiectivul chestionarului:

Data: 31.05.2010 Data: 31.05.2010

Colectarea impozitelor i taxelor locale

NTREBAREA DA NU

OBSERVAII

I EVIDENA CREANELOR AFERENTE IMPOZITELOR I TAXELOR LOCALE 1. Exist o monitorizare a creanelor incerte? 2. Dac da, au fost puse n aplicare msuri pentru reducerea acestor creane incerte? 3. La nivelul entitii exist un sistem de indicatori care s msoare performana? 4. Care sunt msurile ntreprinse cu privire la informarea contribuabililor cu privire la creanele fiscale? 5. Au fost ntiinai toi contribuabilii cu privire la debitele anului curent? 6. ntiinrile de plat sunt redactate prin folosirea unui limbaj uor accesibil i uor de neles? 7. ntiinrile de plat conin informaii complete, care acoper toate nevoile contribuabilului?
Auditorul urmrete dac au fost reduse creanele incerte.

Auditorul urmrete dac ntiinrile conin informaii cu privire la: - transmiterea n termen de la crearea debitului - existena debitului de plat; - suma de plat; - termenul de plat; - suma acordat ca bonificaie;

466

NTREBAREA

DA

NU

OBSERVAII
- mijloacele de plat pe care poate s le utilizeze; - persoanele de contact; - telefon, adres de email, pagin web etc.

8. Exist o analiz cu privire la gradul de colectare a impozitelor i taxelor defalcate pe termenele scadente?

Auditorul urmrete s stabileasc dac legturile stabilite cu contribuabilii au avut ca efect plata impozitelor i taxelor locale n interiorul perioadei de scaden. Auditorul urmrete: - pregtirea profesional i experiena profesional a personalului responsabil; - existena unei metodologii complete care s acopere toate cazurile posibile i s exemplifice documentele justificative pe baza crora se acord scutirile; - dac aceste metodologii sunt cunoscute de personalul implicat n aceste activiti; - dac este organizat i funcioneaz activitatea de supervizare. Auditorul urmrete s stabileasc dac valoarea total a acestor scutiri a crescut comparativ cu ali ani, precum i impactul pe care aceste scutiri l au asupra bugetului. Dac valoarea total a acestor scutiri prezint o cretere semnificativ auditorul poate s i pun semne de ntrebare asupra modului de acordare a acestora. Auditorul urmrete dac contribuabilul a fost ntiinat cu privire la suma pltit n plus i dac acesta a fost ntiinat cu privire la posibilitatea utilizrii acestei sume pentru stingerea unei datorii viitoare. Auditorul urmrete dac procedura conine informaii cu privire la: documentele necesare pentru efectuarea compensrii; - modalitatea de realizare i supervizarea activitii.

II - SCUTIRI ACORDATE LA PLATA IMPOZITELOR I TAXELOR LOCALE 9. Cum este asigurat exactitatea acordrii scutirilor la plata impozitelor i taxelor?

10. La nivelul entitii se fac analize cu privire la totalul sumelor acordate ca scutiri?

III EFECTUAREA COMPENSRILOR N STINGEREA DEBITELOR 11. Au fost luate msuri de informare a contribuabilului cu privire la sumele pltite n plus de ctre acesta?

12. Exist o procedur operaional cu privire la compensarea datoriilor curente cu sumele achitate n plus de contribuabil?

467

NTREBAREA

DA

NU

OBSERVAII
Auditorul urmrete: - informarea contribuabilului cu privire la intenia entitii de a efectua compensarea; - dac exist coresponden ntre entitate i contribuabili pentru confirmarea sumelor pltite n plus precum i a datoriilor; - asigurarea unei pregtiri profesionale corespunztoare personalului responsabil cu ntocmirea documentaiei aferente compensrii; - stabilirea unor informaii minime pe care trebuie s le conin procesele verbale de compensare (categoria de impozit care este pltit n plus, tipul de obligaie care se stinge, datorii rmase de plat n sarcina contribuabilului dac este cazul). Auditorul urmrete: dac sistemul de eviden informatic/manual stabilete clar c datoria a fost stins n urma unei compensri i nu n urma efecturii unei pli; - dac sistemul de eviden permite identificarea persoanei care a realizat compensarea; - dac valorile compensate corespund cu cele din procesul verbal de compensare; - dac aplicaia informatic are anumite meniuri la care au acces numai persoanele mputernicite s fac compensarea; - dac sistemul de eviden furnizeaz informaii cu privire la toate compensrile efectuate ntr-o anumit perioad; - concordana dintre contabilitate i evidena analitic privind situaia contribuabilului. Auditorul intern urmrete: - dac personalul cu responsabiliti n domeniu are o pregtire profesional corespunztoare; - care sunt mijloacele utilizate (informatic/manuale); - periodicitatea cu care se calculeaz

13. Care sunt msurile luate la nivelul entitii pentru mbuntirea activitii de compensare a datoriilor curente cu sumele achitate n plus de contribuabil?

14. Cum se nregistreaz procesele verbale de compensare n baza de date i cum se actualizeaz situaia contribuabilului?

IV - CALCULUL DE PENALITI I MAJORRI DE NTRZIERE 15. Cum este organizat activitatea de calcul a majorrilor i penalitilor de ntrziere?

468

NTREBAREA

DA

NU

OBSERVAII
aceste majorri i penaliti. Auditorul intern urmrete: - care sunt msurile luate pentru a se garanta c aceste sume accesorii sunt calculate corect; - dac aceste sume sunt calculate n mod sistematic; - dac sunt calculate pentru toi contribuabilii care nu i-au achitat datoriile la termen; - n cazul n care aceste majorri i penaliti se calculeaz manual, se verific dac exist o procedur de identificarea a dosarelor care implic calculul sumelor accesorii; - dac exist o supervizare a acestei activiti Auditorul intern urmrete: - dac a fost asigurat o pregtire corespunztoare personalului care este responsabil cu identificarea i fundamentarea nevoilor de majorare a impozitelor i taxelor locale; - dac au existat HCL-uri care nu au fost avizate pentru legalitate de Prefectura judeului; - dac da, care au fost cauzele care au stat la baza acestui refuz de viz i care au fost msurile ntreprinse de entitate ca s se combat aceste cauze. Auditorul intern urmrete: - cnd au fost majorate n ultimii ani impozitele i taxele locale; - dac acestea s-au majorat de mai multe ori n ultimii ani. Dac da, atunci se verific modalitatea de fundamentare a acestor majorri i cauzele care l-au determinat.

16. Cum este verificat corectitudinea i exhaustivitatea acestor sume?

V - MAJORAREA IMPOZITELOR I TAXELOR LOCALE 17. Care au fost msurile ntreprinse la nivelul entitii pentru a asigura desfurarea n bune condiii a activitii de stabilire a impozitelor i taxelor locale?

18. Care este periodicitatea cu care sunt majorate impozitele i taxele locale?

Auditori,

469

Procedura P08

COLECTAREA DOVEZILOR

Entitatea public Serviciul de audit public intern TEST Nr. 6.28.

Misiunea de audit: Administrarea impozitelor i taxelor locale Perioada auditat: 01.07.2008 31.03.2010 ntocmit: Ionescu Adrian/Popescu Nicolae Avizat: Georgescu Cristian Obiectul testului Obiectivele testului Descrierea testului Realitatea debitelor aflate n eviden.

Data: 31.05.2010 Data: 31.05.2010

Analiza debitelor aflate n eviden i urmrirea dac au fost comunicate ntiinri de plat ctre contribuabili. Populaia a fost constituit din debitele curente nregistrate i aflate n eviden. Eantionul a fost constituit prin selectarea din lista debitelor curente a unui numr de 12 contribuabili crora le-au fost nregistrate obligaii de plat n eviden. Testarea a constat n analiza modului de constituire a debitelor i dac au fost ntocmite i comunicate ntiinri de plat, urmrindu-se n principal urmtoarele elemente: - transmiterea n termen de la crearea debitului; - existena debitului de plat; - realitatea sumei de plat; - termenul de plat; - suma acordat ca bonificaie; - mijloacele de plat pe care poate s le utilizeze. Pentru efectuarea testrii a fost elaborat Lista de control privind analiza modului de ntocmire a ntiinrilor de plat, prezentat n anex, care conine pe vertical elementele eantionului, iar pe orizontal elementele testate.

Constatri

Din analiza debitelor curente selectate i a documentelor existente la dosarul contribuabilului a rezultat c ntiinrile de plat nu au fost ntocmite i comunicate n toate cazurile i n termen acestuia, respectiv pn la data scadenei debitului, ceea ce ar da posibilitatea contribuabilului, n cazul n care achita debitul s beneficieze de o bonificaie la plat de 10% din suma datorat. ntocmirea i transmiterea ntiinrilor de plat dup data scadenei debitelor au obligat contribuabilii s achite n totalitate debitele datorate. Examinarea coninutului ntiinrilor de plat a pus n eviden faptul c sumele de plat menionate nu concord n toate cazurile cu debitele aflate n eviden. Astfel, 470

prin ntiinarea de plat nr. 34235/2010 se comunic debitorului c are un debit de plat n sum 543 lei i dac l pltete pn la date de 15.03.2010 beneficiaz de o bonificaie de 10% din suma de plat, iar acesta achit prin virament bancar suma specificat. n evidena analitic, debitorul mai figureaz i cu debit n sum de 234 lei, care nu a fost cuprins n ntiinarea de plat i care avea acelai regim, respectiv dac era achitat pn la data de 15.03.21010 beneficia de aceeai bonificaie. n prezent, trebuie luat din nou contactul cu contribuabilul pentru plata acestui debit. Astfel de cazuri se ntlnesc des, deoarece la ntocmirea ntiinrii nu sunt urmrite toate debitele contribuabilului. Referitor la termenele de plat i mijloacele de plat acestea au fost menionate n toate cazurile n ntiinrile ntocmite. Concluzii ntiinrile de plat nu sunt ntocmite n toate cazurile n termen i nu conin sumele reale de plat ale contribuabilului.

Auditor intern,

Supervizor,

471

Procedura P08: Serviciul de audit public intern

COLECTAREA DOVEZILOR

LISTA DE CONTROL nr. 6.11. privind ntocmirea ntiinrilor de plat. Misiunea de audit: Administrarea impozitelor i taxelor locale Perioada auditat: 01.07.2008 31.03.2010 Elemente Transmitere Existena Menionare Menionarea verificate a n termen debitului de a corect a termenului de de la crearea plat sumei de plat Elemente debitului plat testate ntiinarea de plat nr. 134/2009 Da Da Nu Da ntiinarea de plat nr. 156/2009 Nu Da Da Da ntiinarea de plat nr. 387/2009 Da Da Nu Da ntiinarea de plat nr. 614/2009 Nu Da Da Da ntiinarea de plat nr. 1122/2009 Nu Da Nu Da ntiinarea de plat nr. 1276/2009 Da Da Nu Da ntiinarea de plat nr. 1396/2009 Nu Da Nu Da ntiinarea de plat nr. 1421/2009 Nu Da Da Da ntiinarea de plat nr. 1452/2009 Nu Da Nu Da ntiinarea de plat nr. 1665/2009 Nu Da Nu Da ntiinarea de plat nr. 1887/2009 Nu Da Da Da ntiinarea de plat nr. 1997/2009 Nu Da Da Da Data: 31.05.2010 472

Menionarea sumei acordat ca bonificaie Da Da Da Da Da Da Da Da Da Da Da Da Auditor intern,

Menionarea mijloacele de plat pe care poate s le utilizeze Da Da Da Da Da Da Da Da Da Da Da Da

Procedura P08 COLECTAREA DOVEZILOR Entitatea public Serviciul de audit public intern FOAIE DE LUCRU nr. 6.10

Misiunea de audit: Administrarea impozitelor i taxelor locale Perioada auditat: 01.07.2008 31.03.2010

Obiectivul: Analiza debitelor aflate n eviden i urmrirea dac au fost comunicate ntiinri de plat contribuabililor

Testarea se va realiza pe un eantion care a fost constituit astfel: Documentul analizat Populaia Pasul de selecie Constituirea eantionului Observaii Populaia constituit n vederea evalurii o constituie ntiinrile de plat ntocmite n anul 2010, n numr de 2354 ntiinri. Eantionul total este de 12 ntiinri de plat; Eantionul va fi de 0,5%, respectiv 2354 x 0,5% = 12 ntiinri de plat Pasul de selecie va fi 2354: 12 = 196 Documentele vor fi ordonate n ordinea cronologic a eliberrii lor, la care se va aplica pasul de eantionare Eantionul constituit va fi verificat integral; n urma verificrii se va ntocmi un test cu privire la constatrile efectuate i concluziile stabilite.

Data: 31.05.2010 Auditor intern,

473

Procedura P08:

COLECTAREA DOVEZILOR

Entitatea public Serviciul de audit public intern

NOTA DE RELAII Nr. 6.6. privind emiterea ntiinrilor de plat adresat d-lui Ciobanu Vasile ef serviciu colectare impozite i taxe

Misiunea de audit: Administrarea impozitelor i taxelor locale Perioada auditat: 01.07.2008 31.03.2010 Nr. crt 1 NTREBRI Avei responsabilizate sarcini de urmrire a debitelor, de constituire i comunicare a ntiinrilor de plat Activitile pe care le desfurai sunt menionate n fia postului? Exist proceduri pentru ntocmirea i comunicarea ntiinrilor de plat? Dac da, v rugm s ne precizai dac le cunoatei. ntiinrile de plat se ntocmesc n termen de la crearea debitelor? ntiinrile de plat se ntocmesc pentru toate debitele create? ntiinrile de plat conin n toate cazurile sumele pe care contribuabilii trebuie s le plteasc? ntiinrile de plat conin eventualele bonificaii de care beneficiaz contribuabilii dac respect anumite cerine stabilite de entitate? ntiinrile de plat conin modalitile de plat a debitelor pe care le au la dispoziie contribuabilii? ntiinrile de plat sunt nregistrate la direcie i sunt semnate de conductor? Exist un control ierarhic asupra tuturor ntiinrilor de plat ntocmite i comunicate 474 DA X X X X X X Se ntocmesc doar pentru debitele mai mari de 100 lei NU OBSERVAII

2 3 4 5 6

X X X X Salariatul ntocmete ntiinarea de plat i

9 10 11.

debitorilor? 12 Mai avei ceva de adugat? X

tot el o debitorului

comunic

Dat n faa noastr, Auditori Ionescu Adrian Popescu Nicolae Data: 31.05.2010

Intervievat, Ciobanu Vasile

475

Procedura P08 Entitatea public Serviciul de audit public intern

COLECTAREA DOVEZILOR

FISA DE IDENTIFICARE i ANALIZA A PROBLEMEI Nr. 6.28

Misiunea de audit: Administrarea impozitelor i taxelor locale Perioada auditat: 01.07.2008 31.03.2010 ntocmit: Ionescu Adrian/Popescu Nicolae Avizat: Georgescu Cristian Problema Constatri

Data: 31.05.2010 Data: 31.05.2010

ntiinrile de plat nu menioneaz corect debitul de plat i nu sunt comunicate n termen. Din analiza debitelor curente selectate i a documentelor existente la dosarul contribuabilului a rezultat c ntiinrile de plat nu au fost ntocmite i comunicate n toate cazurile i n termen acestuia, respectiv pn la data scadenei debitului, ceea ce ar da posibilitatea contribuabilului, n cazul n care achita debitul s beneficieze de o bonificaie la plat de 10% din suma datorat. ntocmirea i transmiterea ntiinrilor de plat dup data scadenei debitelor au obligat pe contribuabilii s achite n totalitate debitele datorate. Examinarea coninutului ntiinrilor de plat a pus n eviden faptul c sumele de plat menionate nu concord n toate cazurile cu debitele aflate n eviden. Astfel, prin ntiinarea de plat nr. 34235/2010 se comunic debitorului c are un debit de plat n sum 543 lei i dac l pltete pn la date de 15.03.2010 beneficiaz de o bonificaie de 10% din suma de plat, iar acesta achit prin virament bancar suma specificat . n evidena analitic debitorul mai figureaz i cu debit n sum de 234 lei, care nu a fost cuprins n ntiinarea de plat i care avea acelai regim, respectiv dac era achitat pn la data de 15.03.21010 beneficia de aceeai bonificaie. n prezent trebuie luat din nou contactul cu contribuabilul pentru plata acestui debit. Astfel de cazuri se ntlnesc des, deoarece la ntocmirea ntiinrii nu sunt urmrite toate debitele contribuabilului. Referitor la termenele de plat i mijloacele de plat acestea au fost menionate n toate cazurile n ntiinrile ntocmite.

Cauze

Dup crearea i nregistrarea debitelor, acestea nu se urmresc n totalitate, nu se ntocmete un centralizator pentru fiecare debitor i nu este ntocmit ntiinarea de plat n funcie de aceste informaii. Personalul responsabilizat extrage o list care conine doar o parte din debite i n funcie de aceasta ntocmesc somaiile. ncasarea cu ntrziere a debitelor curente. n unele situaii contribuabilii nu mai pot beneficia de anumite bonificaii care se 476

Consecine

acord cu condiia respectrii unor cerine specifice legate n special de termenele de plat. Recomandare ntocmirea i comunicarea ntiinrilor de plat s se realizeze n termen, astfel nct acestea s fie colectate cu operativitate, iar contribuabilul s poat beneficia de eventualele bonificaii acordate i s cuprind toate debitele stabilite i datorate de contribuabil.

Auditor intern,

Supervizat,

Pentru conformitate

477

Procedura P08

COLECTAREA DOVEZILOR

Entitatea public Serviciul de audit public intern TEST Nr. 6.29.

Misiunea de audit: Administrarea impozitelor i taxelor locale Perioada auditat: 01.07.2008 31.03.2010 ntocmit: Ionescu Adrian/Popescu Nicolae Avizat: Georgescu Cristian Obiectul testului Obiectivele testului Descrierea testului

Data: 31.05.2010 Data: 31.05.2010

Scutiri acordate persoanelor fizice sau juridice pentru impozite sau taxe locale datorate. Examinarea scutirilor de impozite i taxe acordate contribuabililor i urmrirea dac acestea au fost corect acordate. Populaia a fost constituit din contribuabili care au primit scutiri la plata impozitelor i taxelor n cursul anului 2009. Lista privind contribuabilii care au beneficiat de scutiri la plata impozitelor i taxelor, extras i prezentat de direcie, conine un numr de 546 contribuabili care au beneficiat de scutiri la plata impozitelor i taxelor aferente anului 2009, din aceast list fiind selecionai un numr de 21 contribuabili. Selecia eantionului s-a realizat la ntmplare, ns acetia au fost ordonai pe literele alfabetice i din fiecare grup constituit a fost extras la ntmplare un contribuabil. Testarea a constat n analiza tipului de scutire de la plata impozitului, condiiilor acordrii i corectitudinii aplicrii scutirii n raport cu activitatea sau obiectul care a stat la baza stabilirii impozitului i apoi al scutirii acordate.

Constatri

n urma examinrii documentelor prezentate a rezultat c nu n toate cazurile interpretarea i aplicare scutirii a fost corect, exemplificm; SC MSM SRL presteaz servicii turistice, activitatea fiind desfurat n cadrul unui spaiu, respectiv cldire aflat n patrimoniul societii. Impozitul pe cldire i pe terenul aferent cldirii a fost redus cu 50%, aceast reducere fiind aplicat pe ntregul an calendaristic i nu doar pentru 5 luni din cadrul unui an calendaristic. Contribuabilul ce are deschis rolul cu nr. 324543 i-a construit dou imobile n anul 2007, declarate ca avnd destinaie de locuine i pentru care a beneficiat de scutire la plata impozitului n condiiile legii. n anul 2009 serviciul de control efectueaz un control la acest contribuabil cu privire la declararea eronat a dimensiunilor unor panouri publicitare, diminund astfel obligaia de plat datorat legal. Din coninutul actului de control, rezult c la adresa la care figureaz n evidenele unitii administrativ-teritoriale cu dou cldiri ca avnd destinaie de locuine, n realitate o cldire are destinaie de locuin, iar o cldire are destinaie de 478

spaiu de producie, n aceast cldire contribuabilul avea amenajat un atelier de confecionat nclminte i utiliza un numr de 20 de salariai. Cu toate c a fost realizat aceast constatare, contribuabilul beneficia n continuare de scutire la impozitul pe cldiri. Totodat beneficia de scutire i pentru terenul aferent celor dou cldiri. Concluzii Scutirile la impozitul pe cldiri i pe terenuri nu au fost n toate cazurile acordate corect, sau dac au fost acordate corect n baza declaraiilor contribuabililor, ulterior nu s-au realizat verificrii cu privire la corectitudinea scutirilor acordate.

Auditor intern,

Supervizor,

479

Procedura P08

COLECTAREA DOVEZILOR

Entitatea public Serviciul de audit public intern

FISA DE IDENTIFICARE i ANALIZA A PROBLEMEI Nr. 6.29

Misiunea de audit: Administrarea impozitelor i taxelor locale Perioada auditat: 01.07.2008 31.03.2010 ntocmit: Ionescu Adrian/Popescu Nicolae Avizat: Georgescu Cristian Problema Constatri

Data: 31.05.2010 Data: 31.05.2010

Scutirea la plata impozitelor i taxelor locale nu este acordat ntotdeauna n condiii de legalitate i de respectare a cerinelor legislative aplicabile. n urma examinrii documentelor prezentate a rezultat c nu n toate cazurile interpretarea i aplicare scutirii a fost corect, exemplificm: SC MSM SRL presteaz servicii turistice, activitatea fiind desfurat n cadrul unui spaiu, respectiv cldire aflat n patrimoniul societii. Impozitul pe cldire i pe terenul aferent cldirii a fost redus cu 50%, aceast reducere fiind aplicat pe ntregul an calendaristic i nu doar pentru 5 luni din cadrul unui an calendaristic; Contribuabilul ce are deschis rolul cu nr. 324543 i-a construit dou imobile n anul 2007, declarate ca avnd destinaie de locuine i pentru care a beneficiat de scutire la plata impozitului n condiiile legii. n anul 2009 serviciul de control efectueaz un control la acest contribuabil cu privire la declararea eronat a dimensiunilor unor panouri publicitare, diminund astfel obligaia de plat datorat legal. Din coninutul actului de control, rezult c la adresa la care figureaz n evidenele unitii administrativ-teritoriale cu dou cldiri ca avnd destinaie de locuine, n realitate o cldire are destinaie de locuin, iar o cldire are destinaie de spaiu de producie, n aceast cldire contribuabilul avea amenajat un atelier de confecionat nclminte i utiliza un numr de 20 de salariai. Cu toate c a fost realizat aceast constatare, contribuabilul beneficia n continuare de scutire la impozitul pe cldiri. Totodat beneficia de scutire i pentru terenul aferent celor dou cldiri. Aplicarea eronat a prevederilor legale n materie de scutiri la plata impozitelor i taxelor locale, precum i acordarea acestor scutiri pe baza declaraiilor contribuabililor, fr a fi realizate concomitent sau ulterior unele verificri cu privire la realitatea eliminrii acestora. Diminuarea veniturilor unitii administrativ-teritoriale. 480

Cauze

Consecine

Recomandare

Scutirile la plata impozitelor i taxelor locale se vor acorda numai dup o analiz i informare complet cu privire la fiecare caz n parte. Verificarea scutirilor acordate n cursul anului 2009 i urmrirea acolo unde exist suspiciuni, lipsa documentelor sau alte indicii, realizarea unei documentri complete asupra acelei scutiri. n cazul n care se constat c scutirea a fost acordat incorect se va proceda la evidenierea corect a obligaiilor datorate de contribuabil.

Auditor intern,

Supervizat,

Pentru conformitate

481

Procedura P08 Entitatea public Serviciul de audit public intern

COLECTAREA DOVEZILOR

TEST Nr. 6.30.

Misiunea de audit: Administrarea impozitelor i taxelor locale Perioada auditat: 01.07.2008 31.03.2010 ntocmit: Ionescu Adrian/Popescu Nicolae Avizat: Georgescu Cristian Obiectul testului Obiectivele testului

Data: 31.05.2010 Data: 31.05.2010

Descrierea testului

Restituirea sumelor virate n plus de contribuabili. Elaborarea procesului verbal de compensare, notei de compensare, referatului de compensare i centralizatorului compensrii. Examinarea sumelor restituite contribuabililor i urmrirea dac acestea sunt pltite fr existena unui titlu de crean, pltite n plus fa de obligaia fiscal, pltite ca urmare a unei erori de calcul sau interpretrii eronate a prevederilor legale. Examinarea proceselor verbale de compensare i urmrirea dac compensarea efectuat respect cadrul metodologic. Populaia a fost constituit din contribuabilii care au beneficiat de restituiri de sume de la bugetul instituiei ca urmare a unor pli efectuate n plus, precum i din contribuabilii care au beneficiat de compensri ale obligaiilor restante cu creanele care le aveau de ncasat de la instituie. Lista privind contribuabilii care au beneficiat de restituiri de sume de la bugetul instituiei urmare plilor efectuate n plus conine un numr de 142 contribuabili, dintre acetia au fost selecionai un numr de 10 contribuabili. Selecia eantionului s-a realizat la ntmplare. Referitor la contribuabilii care au beneficiat de compensri de debite n cursul anului, acetia au fost n numr de 5 i au fost supui evalurii n totalitate. Testarea a constat n analiza modului de efectuare a restituirilor i realitii sumelor virate n plus, precum i a respectrii metodologiei de compensare i existena debitelor de plat i creanelor de ncasat, respectiv dac sumele restituite contribuabililor sunt pltite fr existena unui titlu de crean, pltite n plus fa de obligaia fiscal, pltite ca urmare a unei erori de calcul sau eronate a prevederilor legale, precum i cele stabilite prin hotrri judectoreti sau rezultate din valorificarea bunurilor sechestrate i din popriri prin care se dispune desfiinarea executrii silite.

Constatri

Din examinarea realizat asupra documentelor prezentate a rezultat c restituirile de debite sau alte sume ctre contribuabili s-a efectuat n unele cazuri incorect, fr respectarea metodologiei, n sensul c unitatea administrativ-teritorial a restituit sume de bani ctre contribuabili n condiiile n care acetia aveau debite restante n sold. Exemplificm: 482

 la poziia de rol nr. 345876, n cursul anului 2009 contribuabilul face o cerere de restituire a sumei de 540 lei, pe care o virase n plus n contul unei autorizaii de construire. Cererea a fost aprobat de conducerea unitii administrativ-teritoriale, n baza referatului de justificare i suma a fost restituit, n condiiile n care contribuabil figura n sold cu un debit restant n sum de 354 lei, debit care se afl i n prezent n eviden ca fiind neachitat. la poziia de rol nr. 345215, n cursul anului 2009 contribuabilul face o cerere de restituire a sumei de 65 lei, pe care o virase n plus n sub form de impozit pe spectacole. Cererea a fost aprobat de conducerea unitii administrativ-teritoriale, n baza referatului de justificare, i suma a fost restituit, n condiiile n care respectivul contribuabil figura n sold cu un debit restant n sum de 13425 lei, reprezentnd impozit pe cldiri, debit care se afl i n prezent n eviden ca fiind neachitat. Referitor la compensrile de impozite i taxe, n cursul anilor 2009 i 2010 pn la data controlului s-a stabilit c au existat un numr de 5 compensri, care au fost realizate cu respectarea cadrului metodologic, cu excepia unui singur caz n care compensarea a fost realizat direct de salariatul care a primit cererea n vederea analizrii i formulrii propunerilor, fr a exista referate, procese verbale de compensare etc. aprobate i avizate de conducere. Operaiunile contabile au fost efectuate corect n acest caz, debitorului fiindu-i reinute i stinse prin compensare debitele, inclusiv accesoriile. Concluzii Restituirile de sume ctre contribuabili s-a realizat n condiiile n care acetia deineau n sold obligaii de plat restante. Procedurile de lucru nu sunt cunoscute n totalitate de salariai atunci cnd efectueaz un proces de compensare debite/creane.

Auditor intern,

Supervizor,

483

Procedura P08 Entitatea public Serviciul de audit public intern

COLECTAREA DOVEZILOR

FISA DE IDENTIFICARE i ANALIZA A PROBLEMEI Nr. 6.30

Misiunea de audit: Administrarea impozitelor i taxelor locale Perioada auditat: 01.07.2008 31.03.2010 ntocmit: Ionescu Adrian/Popescu Nicolae Avizat: Georgescu Cristian Problema Constatri

Data: 31.05.2010 Data: 31.05.2010

Restituirile i compensrile de debite ale contribuabililor nu au respectat cadrul metodologic, fiind efectuate n condiiile existenei de debite restante, respectiv fr avizarea i aprobarea conducerii. Restituirile de sume ctre contribuabili sunt cele pltite fr existena unui titlu de crean, pltite n plus fa de obligaia fiscal, pltite ca urmare a unei erori de calcul sau interpretrii eronate a prevederilor legale, precum i cele stabilite prin hotrri judectoreti sau rezultate din valorificarea bunurilor sechestrate i din popriri prin care se dispune desfiinarea executrii silite. Din examinarea realizat asupra documentelor prezentate a rezultat c restituirile de debite sau alte sume ctre contribuabili s-a efectuat n unele cazuri incorect, fr respectarea metodologiei, n sensul c unitatea administrativ-teritorial a restituit sume de bani ctre contribuabili n condiiile n care acetia aveau debite restante n sold, astfel: la poziia de rol nr. 345876, n cursul anului 2009 contribuabilul face o cerere de restituire a sumei de 540 lei, pe care o virase n plus n contul unei autorizaii de construire. Cererea a fost aprobat de conducerea unitii administrativ-teritoriale, n baza referatului de justificare i suma a fost restituit, n condiiile n care contribuabil figura n sold cu un debit restant n sum de 354 lei, debit care se afl i n prezent n eviden ca fiind neachitat. Un alt caz n care restituirea s-a realizat incorect l reprezint: la poziia de rol nr. 345 215, n cursul anului 2009 contribuabilul face o cerere de restituire a sumei de 65 lei, pe care o virase n plus n sub form de impozit pe spectacole. Cererea a fost aprobat de conducerea unitii administrativ-teritoriale, n baza referatului de justificare i suma a fost restituit, n condiiile n care contribuabil figura n sold cu un debit restant n sum de 13425 lei, reprezentnd impozit pe cldiri, debit care se afl i n prezent n eviden ca fiind neachitat. Referitor la compensrile de impozite i taxe, n cursul anilor 2009 i 2010 pn la data controlului s-a stabilit c au existat un numr de 5 compensri, care au fost realizate cu respectarea cadrului metodologic, cu excepia unui singur caz n care compensare a fost realizat direct de salariatul care a primit cererea n vederea analizrii i formulrii propunerilor, fr a exist referate, procese verbale de 484

compensare etc. aprobate i avizate de conducere. Operaiunile contabile au fost efectuate corect n acest caz, debitorului fiindu-i reinute i stinse prin compensare debitele, inclusiv accesoriile. Cauze Restituirile de sume s-au realizat fr se verifica n toate cazurile evidentele analitice ale debitorilor. Necunoaterea de ctre salariaii responsabili cu soluionarea cererilor de compensarea debitelor restante cu creanele de ncasat de la entitate, a cadrului procedural ce reglementeaz aceast activitate. Nerecuperarea debitelor restante de la debitori n termen i efectuarea de noi demersuri ctre acetia n vederea lichidrii obligaiilor de plat. Efectuarea unor compensri de creane sau de debite n mod incorect i de care conducerea nu are cunotin. Restituirile de sume solicitate de ctre contribuabili se vor realiza numai dup verificarea naturii sumei solicitate i avizarea documentelor de ctre eful de serviciu i conducerea direciei. Instruirea personalului cu privire la realizarea procesului de compensare a debitelor i urmrirea modului de soluionare a cererilor n acest sens de eful serviciului pe tot parcursul procesului.

Consecine

Recomandare

Auditor intern,

Supervizat,

Pentru conformitate

485

Procedura P08 Entitatea public Serviciul de audit public intern

COLECTAREA DOVEZILOR

TEST Nr. 6.31.

Misiunea de audit: Administrarea impozitelor i taxelor locale Perioada auditat: 01.07.2008 31.03.2010 ntocmit: Ionescu Adrian/Popescu Nicolae Avizat: Georgescu Cristian Obiectul testului Obiectivele testului Descrierea testului

Data: 31.05.2010 Data: 31.05.2010

Corectitudinea penalitilor i majorrilor de ntrziere calculate pentru neplata n termen a impozitelor i taxelor locale. ntocmirea i comunicarea titlurilor executorii i a proceselor verbale privind calculul majorrilor de ntrziere i penalitilor. Populaia este reprezentat de 543 contribuabili cu debite restante, care se regsesc n Lista debitorilor restani ntocmit la data de 31.12.2009. Eantionul a fost constituit n procent de 2%, prin selectarea din Lista debitorilor restani la 31.12.2009, respectiv un numr de 11 contribuabili cu debite neachitate la scaden, stabilii conform Foii de lucru anexat. Testarea a constat n analiza modului de calcul al majorrilor i ntrzierilor i urmrirea dac pentru toate debitele restante neachitate la scaden au fost calculate majorri de ntrziere i penaliti i dac s-au ntocmit i comunicat debitorilor titlurile de crean privind aceste accesorii.

Constatri

Din analiza modului de calcul al majorrilor i ntrzierilor s-a constatat c dobnzile i penalitile nu sunt calculate lunar, calculul acestora fcndu-se o singur dat pe an, respectiv nainte de nchiderea exerciiului financiar i nu sunt nregistrate n evidena unitii fiscale. Precizm c, pentru debitele ncasate prin procedura de executare silit au fost stabilite majorri de ntrziere i penaliti, acestea fiind calculate manual de salariaii care gestioneaz dosarele de executare silit i care recupereaz debitele, pn la data la care contribuabilul achit debitul. Toate plile efectuate de ctre contribuabili n cursul anului curent i care privesc debite ale anilor precedeni sunt ncasate la valoarea existent n sold la data de 31.12 a anului trecut. Rezult c pentru perioada de la nceputul anului i pn la data plii nu sunt calculate i percepute majorri de ntrziere i penaliti.

Concluzii

ncasarea debitelor restante n cursul anului fr a se calcula i ncasa de la contribuabili majorrile de ntrziere aferente anului n curs Auditor intern, 486 Supervizor,

Procedura P08 Entitatea public Serviciul de audit public intern

COLECTAREA DOVEZILOR

FOAIE DE LUCRU nr. 6.11

Misiunea de audit: Administrarea impozitelor i taxelor locale Perioada auditat: 01.07.2008 31.03.2010

Obiectivul: Corectitudinea penalitilor i majorrilor de ntrziere calculate pentru neplata n termen a impozitelor i taxelor locale Testarea se va realiza pe un eantion care a fost constituit astfel: Documentul analizat Populaia constituit n vederea evalurii o constituie 543 contribuabili cu debite restante, care se regsesc n Lista debitorilor restani ntocmit la data de 31.12.2009 Eantionul total este de 11 contribuabili cu debite restante; Eantionul va fi de 2%, respectiv 543 x 2% = 11 contribuabili cu debite restante Pasul de selecie va fi 543: 11 = 49 Documentele vor fi ordonate n ordinea cronologic a eliberrii lor, la care se va aplica pasul de eantionare Eantionul constituit va fi verificat integral; n urma verificrii se va ntocmi un test cu privire la constatrile efectuate i concluziile stabilite.

Populaia

Pasul de selectare Constituirea eantionului Observaii

Data: 31.05.2010 Auditor intern,

487

Procedura P08:

COLECTAREA DOVEZILOR

Entitatea public Serviciul de audit public intern

INTERVIU Nr. 6.4. privind calculul majorrilor de ntrziere i penalitilor aferente debitelor restante adresat doamnei Popescu Mihaela ef serviciu colectare impozite i taxe locale Misiunea de audit: Administrarea impozitelor i taxelor locale Perioada auditat: 01.07.2008 31.03.2010 ntrebarea 1: Activitatea de calcul a majorrilor de ntrziere i a penalitilor este n atribuia dvs.? Rspuns 1: Da, aceast activitate mi-a fost atribuit recent, dar nu mi-a fost nscris i n fia postului. ntrebarea 2: La nivelul serviciului de colectare a impozitelor i taxelor locale exist proceduri specifice, scrise i formalizate, privind calculul majorrilor de ntrziere i penalitilor? Rspuns 2: Nu, dar exist o fi general, care conine principalele elemente care trebuie respectate pentru realizarea acestei activiti. ntrebare 3: Precizai dac majorrile de ntrziere i penalitile sunt calculate lunar? Rspuns 3 Nu, acestea sunt calculate anual i sunt nregistrate n contul debitorului: ntrebarea 4: Precizai motivele pentru care actualizarea dobnzilor i penalitilor nu se face lunar. Rspuns nr. 4: Programul informatic nu permite calculul lunar. n cazul personalului, nu este responsabilizat nici o persoan care s execute aceast activitate, majorrile de ntrziere i penalitile fiind calculate de ctre inspectorii care au dosare de executare silit n posesie i numai pentru debitele pe care acetia le execut, deoarece aa au prevzut n procedura de lucru. ntrebare 5: n cazul n care un contribuabil pltete n cursul anului obligaiile restante, ce reprezint sumele pe care le pltete ? Rspuns 5: Debitele restante pe care le pltete sunt acelea pe care la are n eviden la data de 31.12. a anului trecut. ntrebare 6: Pentru perioada de la nceputul anului i pn la data pltii, vrei s spunei c nu sunt calculate majorri de ntrziere i nu le pltete? 488

Rspuns 6: Da ntrebare 7: Mai avei ceva de adugat? Rspuns 7: Nu. Dat n faa noastr, Ionescu Adrian Popescu Nicolae Intervievat, Popescu Mihaela

Data: 31.05.2010

489

Procedura P08

COLECTAREA DOVEZILOR

Entitatea public Serviciul de audit public intern FISA DE IDENTIFICARE i ANALIZA A PROBLEMEI Nr. 6.31 Misiunea de audit: Administrarea impozitelor i taxelor locale Perioada auditat: 01.07.2008 31.03.2010 ntocmit: Ionescu Adrian/Popescu Nicolae Avizat: Georgescu Cristian Problema Constatri

Data: 31.05.2010 Data: 31.05.2010

ncasarea debitelor restante de la contribuabili fr a se calcula i ncasa majorri de ntrziere pentru perioada din cursul anului pn la data plaii. Din analiza modului de calcul al majorrilor i ntrzierilor s-a constatat c dobnzile i penalitile nu sunt calculate lunar, calculul acestora fcndu-se o singur dat pe an, respectiv nainte de nchiderea exerciiului financiar i nu sunt nregistrate n evidena unitii fiscale. Precizm c, pentru debitele ncasate prin procedura de executare silit au fost stabilite majorri de ntrziere i penaliti, acestea fiind calculate manual de salariaii care gestioneaz dosarele de executare silit i care recupereaz debitele, pn la data la care contribuabilul achit debitul. Toate plile efectuate n cursul anului curent de ctre contribuabili i care reprezint impozite ale anilor trecui sunt ncasate la valoarea existent n sold la data de 31.12 a anului trecut. Rezult c pentru perioada de la nceputul anului i pn la data plii nu sunt calculate i percepute majorri de ntrziere i penaliti.

Cauze

Consecine Recomandare

Programul informatic utilizat nu permite calculul majorrilor de ntrziere n cursul anului n mod automat. Acestea pot fi nregistrate numai dac sunt calculate manual n cursul anului i introduse n program. La ncasarea debitelor, persoanele care realizeaz operaiunile respective nu urmresc i calculul i ncasarea majorrilor atunci cnd debitorii se prezint s-i achite debitele restante. Diminuarea veniturilor unitii administrativ-teritoriale ce i se cuvin din majorrile de ntrziere aferente ca urmare a plii cu ntrziere de ctre contribuabili a obligaiilor fiscale. Actualizarea programului informatic astfel nct majorrile de ntrziere i penalitile s fie calculate pentru orice zi de ntrziere la plata debitelor reprezentnd impozite i taxe locale. Pn la actualizarea programului informatic pentru orice debit restant ncasat vor fi calculate i majorrile sau penalitile de ntrziere aferente i vor fi ncasate odat cu debitul. Supervizat, 490 Pentru conformitate

Auditor intern,

Procedura P08 Entitatea public Serviciul Audit Intern

COLECTAREA DOVEZILOR

LISTA DE VERIFICARE nr. 7 Misiunea de audit: Administrarea impozitelor i taxelor locale Perioada auditat: 01.07.2008 31.03.2010 ntocmit: Ionescu Adrian/Popescu Nicolae Avizat: Georgescu Cristian Obiectivul VII.
STINGEREA PRIN EXECUTARE SILIT A CREANELOR FISCALE AFERENTE IMPOZITELOR I TAXELOR LOCALE

Data: 03.06.2010 Data: 03.06.2010

Nr. crt. A 1. 1.1. 1.2. 1.3. 1.4. 1.5.

Activitatea de audit

Da

Nu

Observaii

1.6. 2 2.1. 2.2. 2.3. 2.4. 2.5.

2.6.

Evidena debitelor restante Conformitatea exigibilitii debitului restant Verificai dac n evidena pe pltitor contribuabilul apare cu X debite restante Verificai dac debitul restant provine ca urmare a declaraiei X contribuabilului, nsuit de administraie Verificai dac debitul restant a fost stabilit din oficiu de ctre X administraie i a fost comunicat contribuabilului Verificai dac debitul este stabilit ca urmare a unui act de X control comunicat contribuabilului Verificai dac n toate cele trei cazuri de mai sus, pentru debitele restante titlurile de crean sunt certe, sunt comunicate X debitorului i sunt nsuite de ctre acesta Verificai dac debitele restante sunt exigibile ca urmare a X depirii termenului de plat Identificarea n termen a debitelor restante i dispunerea msurilor de executare silit Verificai dac debitele restante sunt urmrite la scaden i n X caz de neplat sunt transmise serviciului de executare silit Verificai dac dosarul de executare silit este ntocmit n X termen de la stabilirea debitului restant Verificai dac executarea silit este extins asupra veniturilor i X bunurilor proprietatea debitorului Verificai dac executarea silit a bunurilor urmribile se X realizeaz n limita a 150% din valoarea creanelor fiscale Verificai dac executarea silit se desfoar pn la stingerea creanelor fiscale nscrise n titlul executoriu, inclusiv a X accesoriilor i cheltuielilor de executare Verificai dac majorrile de ntrziere sunt calculate la zi de X ctre organul de executare 491

2.7.

2.8. 2.9.

2.10.

2.11. 2.12.

B. 1. 1.1. 1.2. 1.3.

1.4.

1.5.

1.6.

1.7. 1.8. 1.9.

Verificai dac majorrile de ntrziere calculate de organul de executare sunt consemnate ntr-un proces verbal care constituie X titlul executoriu Verificai dac executarea silit este suspendat ca urmare a X deciziilor instanelor de judecat Verificai dac executarea silit este suspendat n cazuri excepionale numai o singur dat i numai pentru o perioad de X 6 luni Verificai dac executarea silit nceteaz dac debitul nscris n titlul executoriu, inclusiv accesoriile i cheltuielile de judecat s- X au stins Verificai dac msurile de executare silit se suspend prin X decizie ntocmit de organul de executare Verificai dac creanele fiscale nscrise n titlurile executorii stinse prin plat sau poprire, se ridic prin decizie ntocmit de X ctre organul de executare ntocmirea titlului executoriu nfiinarea titlurilor executorii i comunicarea acestora ctre debitori Verificai dac exist titlu executoriu emis cu respectarea X prevederilor legale Verificai dac titlul executoriu este emis de organul de X executare competent Verificai dac titlul executoriu cuprinde creana fiscal neachitat la scaden reprezentnd impozite i taxe locale i X accesoriile acestora Analiza concordanei debitelor din declaraiile depuse de contribuabili cu cele din titlurile executorii: a) modificarea obligaiilor de plat din titlurile executorii ca urmare a neconcordantei cu declaraiile depuse de contribuabili; X b) ntocmirea de titluri executorii pentru obligaii de plat stabilite din oficiu ca urmare a nedepunerii unor declaraii de ctre contribuabili Verificai dac la data emiterii titlului executoriu creana fiscal era scadent prin expirarea termenului de plat sau a termenului X stabilit de organul competent Verificai dac titlul executoriu cuprinde: - toate debitele restante - semnturile i avizrile necesare - numrul de nregistrare - temeiul legal al puterii executorii a titlului executoriu Verificai dac titlul executoriu este transmis n termen de 30 de zile de la emitere X Verificarea existentei comunicrii titlurilor executorii Comparai debitele menionate n titlurile executorii cu cele din X eviden 492

Test nr. 7.32. List de control nr. 7.12 Not de relaii nr. 7.7. FIAP nr. 7.32.

1.10. 2 2.1. 2.2. 2.3. C. 1. 1.1. 1.2. 1.3. 1.4.

1.5. 1.6. 1.7.

1.8.

1.9.

1.10. 1.11. 1.12.

1.13. 1.14. 1.15.

Analiza modului de ntocmire i formalizare a titlurilor X executorii Realitatea debitelor menionate n titlurile executorii Verificai dac debitul menionat n titlul executoriu se regsete X n evidenele administraiei Verificai dac exist titlu de crean pentru debitul menionat n X titlul executoriu Verificai dac debitul aflat n eviden corespunde cu cel din X titlul de crean i cu plile efectuate de debitor Constituirea dosarului de executare silit Constituirea dosarului de executare silit Verificai dac debitele restante sunt identificate lunar la nivelul X serviciului de eviden pe pltitor Verificai dac debitele restante sunt comunicate n termen X serviciului executare silit Verificai dac serviciul executare silit constituie n termen X dosarul de executare silit Verificai dac la dosarul de executare silit se gsete titlul de crean i comunicarea privind debitul restant, ntocmit de X serviciul eviden pe pltitor Verificai dac la dosarul de executare silit se gsete titlul X executoriu i dovada comunicrii lui Verificai dac la dosarul de executare silit se gsete somaia X i dovada comunicrii i confirmrii de primire a acesteia Verificai dac la dosarul de executare silit se afl popririle nfiinate la bncile unde debitorul are deschise conturi, dovada X comunicrii acestora i confirmarea bncilor de nfiinare a popririlor Verificai dac la dosarul de executare silit se gsete procesul verbal de sechestru asupra bunurilor mobile i dovada X comunicrii acestuia debitorului Verificai dac la dosarul de executare silit se gsete procesul verbal de sechestru asupra bunurilor imobile i dovada X comunicrii acestuia debitorului Verificai dac la dosarul de executare silit se gsete raportul X de evaluare a bunurilor sechestrate Verificai dac la dosarul de executare silit se afl documentele X din care rezult c bunurile aparin debitorului Verificai dac la dosarul fiscal se afl documentele care au stat la baza organizrii licitaiilor (publicaii, anunuri, procesul X verbal de licitaie etc.) Verificai dac la dosarul fiscal se afl documentele privind X distribuirea preului rezultat n urma licitaiilor Verificai dac la dosarul fiscal se afl documentele de instan, X n cazurile n care procedura de executare silit a fost contestat Existena dovezilor privind titlul de crean i comunicarea acestuia contribuabilului 493

1.16. 1.17. D. 1. 1.1. 1.2.

1.3. 1.4. 1.5.

1.6. 1.7.

1.8. 2 2.1. 2.2. 2.3. E. 1. 1.1. 2 2.1.

2.2. 2.3.

2.4.

Verificai dac titlul de crean este cert i corect ntocmit X Verificai dac de titlul executoriu a luat la cunotin i X debitorul ntocmirea i comunicarea somaiei ntocmirea somaiei pentru ntregul debit restant Verificai dac este ntocmit somaie pentru fiecare titlu X executoriu nfiinat Verificai dac pentru debitele care nu au fost achitate n termen de 15 zile de la comunicare, a fost continuat procedura de X executare silit Verificai dac somaia cuprinde numrul dosarului de executare X silit Verificai dac somaia conine suma pentru care se ncepe X executarea silit Verificai dac somaiile de plat cuprind: a) numrul dosarului de executare silit b) numrul titlului executoriu X c) natura i cuantumul debitului d) termenele de plat Verificai dac somaia este ntocmit n termen de la constituirea dosarului de executare silit Verificai dac somaia menioneaz termenul n care cel somat trebuie s plteasc suma prevzut n titlul executoriu i X consecinele n cazul neplii Verificai dac somaia cuprinde titlul executoriu, natura i X cuantumul debitului care face obiectul executrii Comunicarea somaiei i confirmarea primirii acesteia de ctre debitor Verificai dac somaiile sunt comunicate debitorilor X Verificai dac exist confirmarea de primire a somaiei din X partea debitorului Verificai dac s-au respectat condiiile de comunicare a X somaiei n cazurile n care debitorul nu este gsit nfiinarea popririlor Identificarea tuturor conturilor bancare ale debitorului Verificai dac sunt identificate toate conturile bancare ale X debitorului nfiinarea de popriri asupra tuturor conturilor bancare ale debitorului Verificai dac popririle sunt nfiinate asupra oricror bunuri urmribile reprezentnd venituri i disponibiliti bneti, titluri X de valoare deinute de debitor Verificai dac poprirea cuprinde titlul executoriu, natura i X cuantumul debitului ce face obiectul executrii Verificai dac n cazurile n care popririle au fost suspendate n condiiile legii, au fost identificate i sechestrate bunuri X urmribile ale debitorului pn la nivelul debitului Verificai dac poprirea este comunicat terului poprit/bncii X 494

Test nr. 7.33. Not de control nr. 7.13 Not de relaii nr. 7.8. FIAP nr. 7.33

2.5. 2.6.

2.7.

2.8 2.9. 2.10. 2.11. 2.12. 2.13. 2.14. 3 3.1.

Verificai dac exist confirmarea de primire din partea terului Verificai dac terul poprit/banca a reinut sumele din conturile debitorului prezente i viitoare pn la nivelul debitului comunicat Verificai dac n cazurile n care terul poprit sau banca nu a respectat condiiile popririi, acetia rspund n mod solidar cu debitorul Verificai dac popririle sunt nfiinate n termen de la comunicarea somaiei Verificai dac popririle sunt nfiinate la bncile unde contribuabilul are conturile deschise Verificai dac exist comunicarea bncii cu privire la nfiinarea popririi Verificai dac poprirea cuprinde toate debitele aflate n executare silit Verificai dac popririle sunt nfiinate asupra tuturor conturilor bancare ale debitorului Analiza cazurilor n care popririle au fost retrase n condiiile neachitrii debitului Analiza cazurilor n care popririle au fost nfiinate pentru debite mai mici dect cele reale datorate de debitor ntiinarea debitorului asupra nfiinrii popririlor

X X

Test nr. 7.34 List de control nr. 7.14 Interviu nr. 7.5. FIAP nr. 7.34.

X X
Test nr. 7.34 List de control nr. 7.14 Interviu nr. 7.5. FIAP nr. 7.34.

Verificai dac debitorul a fost ntiinat asupra popririlor efectuate ctre teri sau ctre banc

3.2.

4 4.1. 4.2. 4.3. 4.4. F 1. 1.1. 1.2.

Verificai dac n cazurile n care debitorul a achitat voluntar debitele, terul poprit sau banca au fost ntiinate cu privire la X radierea popririlor Identificarea terilor poprii, nfiinarea popririlor la acetia i confirmarea nfiinrii popririi Verificai dac sunt identificai terii poprii n cazul n care X debitul nu este recuperat Verificai dac sunt nfiinate popriri asupra sumelor pe care X debitorul le are de ncasat de la terul poprit Verificai dac popririle nfiinate asupra terilor poprii sunt X comunicate i exist confirmarea de primire Verificai dac terii poprii au indisponibilizat sumele i le-au X virat n contul administraiei nfiinarea sechestrelor asupra bunurilor mobile Stabilirea debitelor restante, n urma comunicrii somaiilor i nfiinrii popririlor Verificai dac au fost supuse sechestrrii bunurile urmribile X ale debitorului, cu excepia celor necesare vieii i muncii Verificai dac sechestrul asupra bunurilor mobile este instituit X 495

1.3.

1.4.

pe baz de proces-verbal de sechestru Verificai dac au fost efectuate verificri de ctre organul de executare silit, ulterior sechestrrii i pn la organizarea X licitaiei, cu privire la pstrarea bunurilor la locul aplicrii sechestrului i dac au fost degradate Verificai dac n cazul degradrii din vina debitorului a bunurilor sechestrate s-a mai procedat la sechestrarea de alte X bunuri Verificai dac procesul verbal de sechestru cuprinde: a) denumirea executorului fiscal i a organului de executare b) locul, data, ora nfiinrii sechestrului c) numrul dosarului de executare, data i numrul somaiei i a titlului executoriu e) temeiul legal n baza cruia se face executarea silit f) sumele datorate de debitor, inclusiv accesoriile g) numele i adresa debitorului Verificai dac bunurile sechestrate sunt descrise corect i n totalitate Verificai dac n procesul verbal de sechestru se face o apreciere a uzurii bunului i eventual unele semne particulare Verificai dac n procesul verbal se face meniunea c bunurile sunt ridicate sau rmn n custodia debitorului Verificai dac este identificat un gaj sau privilegiu asupra bunului sechestrat aceast meniune este fcut n procesul verbal Verificai dac nfiinarea sechestrelor se face respectnd: a) s existe comunicat somaie i confirmarea de primire b) bunurile s fie identificate n termen de la nfiinarea somaiei c) sechestrele nfiinate sunt comunicate debitorului d) sechestrele sunt nfiinate pn la nivelul debitului Verificai dac procesul verbal menioneaz eventualele obiecii formulate de debitor Verificai dac procesul verbal de sechestru face meniunea achitrii debitului n termen de 15 zile de la data aplicrii sechestrului, n caz contrar procedndu-se la valorificarea bunurilor nfiinarea de sechestre asupra bunurilor urmribile Verificai dac bunurile urmribile sunt identificate pn la nivelul debitelor Verificai dac este menionat estimativ valoarea fiecrui bun sechestrat Verificai dac sechestrele sunt nfiinate pn la nivelul debitului Verificai dac bunurile mobile sunt evaluate de un expert 496

1.5.

1.6. 1.7. 1.8. 1.9.

X X X X
Test nr. 7.35. List de control nr. 7.15. Interviu nr. 7.6 FIAP nr. 7.35.

1.10.

1.11. 1.12.

2 2.1. 2.2. 2.3. 2.4.

X X X X

2.5. 2.6.

3 3.1. 3.2. 3.3. 3.4. 3.5.

3.6. 4 4.1. 4.2. 4.3. 5 5.1. 5.2.

G 1 1.1. 2 2.1. 2.2. 2.3.

evaluator Verificai dac organul de executare actualizeaz preul de X evaluare n funcie de rata inflaiei Verificai dac n cazurile n care valoarea bunurilor sechestrate scade sub valoarea debitului, inclusiv majorri i cheltuieli de X judecat, sunt identificate i sechestrate noi bunuri Ridicarea sau lsarea n custodie a bunurilor sechestrate Verificai dac bunurile sechestrate sunt ridicate de la X contribuabili Verificai dac bunurile sechestrate au fost lsate n custodia X debitorului i a fost desemnat un administrator Verificai dac pentru bunurile lsate n custodie s-a ntocmit un X procesul verbal de custodie Verificai dac n cazurile n care bunurile sechestrate sunt X lsate n custodia debitorului, se realizeaz o urmrire a acestora Verificai dac n cazurile n care bunurile sechestrate au disprut din vina debitorului sunt ntiinate organele de X cercetare Analiza cazurilor n care sechestrele nfiinate au fost contestate X Descrierea complet a debitului restant i a bunului sechestrat Verificai dac procesul verbal de sechestru menioneaz bunul X sechestrat Verificai dac bunul sechestrat este descris complet n cadrul X procesului verbal de sechestru Verificai dac exist documente justificative privind X proprietatea bunului sechestrat nregistrarea sechestrului la arhiva electronic de garanii imobiliare Verificai dac bunurile sechestrate sunt nregistrate la arhiva X electronic de garanii mobiliare Verificai dac bunurile sechestrate sunt scoase de la arhiva electronic de garanii mobiliare numai n cazul lichidrii X debitelor nfiinarea sechestrelor asupra bunurilor imobile Intabularea sechestrului la Oficiul de carte funciar Verificai dac bunurile imobile sechestrate sunt nregistrate la X oficiul de carte funciar inscripionate funciar Descrierea complet a debitului, a bunului imobil sechestrat i a obligaiei de a achita debitul n termen de 15 zile Verificai dac a fost instituit un administratorsechestru asupra X bunurile sechestrate Verificai dac sechestrul asupra bunurilor mobile este instituit X pe baz de proces verbal de sechestru Verificai dac procesul verbal de sechestru cuprinde: X a) denumirea executorului fiscal i a organului de executare b) locul, data, ora nfiinrii sechestrului c) numrul dosarului de executare, data i numrul somaiei 497

2.4. 2.5. 2.6. 2.7. 2.8.

2.9.

2.10.

2.11. 2.12. 2.13. H 1 1.1.

1.2. 1.3. 1.4. 1.5.

i a titlului executoriu e) temeiul legal n baza cruia se face executarea silit f) sumele datorate de debitor, inclusiv accesoriile g) numele i adresa debitorului Verificai dac bunurile sechestrate sunt descrise corect i n totalitate Verificai dac este menionat estimativ valoarea fiecrui bun sechestrat Verificai dac bunurile imobile sunt evaluate ulterior de un expert evaluator Verificai dac procesul verbal menioneaz eventualele obiecii formulate de debitor Verificai dac procesul verbal de sechestru face meniunea achitrii debitului n termen de 15 zile de la data aplicrii sechestrului, n caz contrar procedndu-se la valorificarea bunurilor Verificai dac procesul verbal de sechestru asupra bunurilor imobile este semnat de organul de executare i de toate persoanele de fa la aplicarea sechestrului Verificai dac nfiinarea sechestrelor pentru bunuri imobile se face respectnd: a) bunurile s fie identificate n termen de la nfiinarea somaiei b) sechestrele nfiinate sunt comunicate debitorului c) sechestrele sunt nfiinate pn la nivelul debitului d) procesele verbale de sechestru asupra bunurilor imobile conin denumirea debitorului, debitele restante, somaia i titlul executoriu Verificai dac procesul verbal de sechestru asupra bunurilor imobile este comunicat sub semntur debitorului Verificai dac procesul verbal de sechestru asupra bunurilor imobile este nregistrat la organul fiscal Verificai dac procesul verbal de sechestru asupra bunurilor imobile este avizat de conducerea organului de executare Organizarea licitaiilor i valorificarea bunurilor Stabilirea i organizarea licitaiilor n termen Verificai dac s-a procedat la valorificarea bunurilor sechestrate dac debitul nu a fost achitat n termen de 15 zile de la nfiinarea sechestrului Verificai dac bunurile scoase la licitaie au fost evaluate Verificai dac licitaia a pornit de la preul cel mai mare sau preul de evaluare Analizai modalitatea de stabilire i valorificare a bunurilor potrivit nelegerii prilor Analizai modalitatea de stabilire i valorificare a bunurilor prin vnzare direct 498

X X X X

Test nr. 7.36 Interviu nr. 7.7. FIAP nr. 7.36

X X X

Text nr. 7.37. Not relaii nr. 7.9.. FIAP nr. 7.37

X X

1.6. 1.7.

1.8.

1.9. 1.10. 1.11. 1.12.

1.13. 1.12. 1.14. 1.15.

2 2.1.

2.2. 3 3.1.

4 4.1.

Verificai dac anunul de vnzare cuprinde: a) denumirea organului emitent b) data emiterii c) numele i semntura organelor competente ale organului fiscal X d) numrul dosarului de executare silit e) bunurile oferite spre vnzare i descrierea acestora f) preul de pornire a licitaiei g) data i ora licitaiei Verificai dac anunul de licitaie precizeaz obligaia participanilor la licitaie de a depune taxa de participare la X licitaie Verificai dac licitaia a fost organizat la locul menionat n X publicaii Verificai dac preul de pornire al licitaiei este preul de X evaluare, iar la a doua licitaie este redus cu maxim 25% Verificai dac bunurile sunt adjudecate de ctre ofertantul cu x preul cel mai mare Verificai dac comisia de licitaie a fost stabilit prin decizie i X licitaia a fost organizat de o comisie de licitaie Analizai dac comisia de licitaie analizeaz, nainte de desfurarea licitaiei, documentele de participare la licitaie i X stabilete eligibilitatea participanilor Verificai dac dup fiecare licitaie organizat a fost ntocmit X proces verbal privind desfurarea licitaiei i rezultatul acesteia Verificai dac procesul verbal privind desfurarea licitaiei i rezultatul licitaiei cuprinde: a) numrul dosarului fiscal b) indicarea bunurilor adjudecate X c) denumirea i domiciliul cumprtorului d) preul de adjudecare a licitaiei e) celelalte persoane participante la licitaie i preurile oferite Efectuarea publicitii bunurilor scoase la vnzare Analizai dac valorificarea bunurilor prin vnzare la licitaie s-a fcut prin efectuarea publicitii de vnzare cu cel puin 10 zile X nainte de data fixat pentru licitaie Analizai dac publicitatea de vnzare s-a realizat n toate X locurile prevzute de cadrul legislativ ntiinarea debitorului, custodelui i a celorlalte persoane despre locul, data i ora licitaiei Verificai dac asupra orei, datei i locului licitaiei fixate a fost ntiinat i debitorul, administratorul sechestru i celelalte X persoane Reluarea n termen a licitaiilor n cazul neadjudecrii bunurilor Verificai dac reluarea licitaie, n caz de neadjudecare a X bunurilor, se realizeaz n termen de 30 zile, cu respectarea 499

4.2. 4.3. 5 5.1. 5.2.

5.3. I 1 1.1. 1.2. 1.3. 1.4. 1.5. 1.6.

1.7.

2 2.1.

3 3.1. 3.2.

3.3.

tuturor procedurilor de publicitate Verificai dac la reluarea licitaiei preul de pornire este X diminuat cu respectarea cadrului legislativ Verificai dac reluarea licitaiei se face cu respectarea tuturor X procedurilor de publicitate Stabilirea i recuperarea cheltuielilor cu executarea silit Analizai dac cheltuielile privind organizarea procedurii de X licitaie au fost stabilite corect Verificai dac cheltuielile privind organizarea procedurii de licitaie au fost recuperate de la debitor ca urmare a valorificrii X bunurilor sechestrate Verificai dac cheltuielile privind organizarea procedurii de X licitaie au fost nregistrate n evidena administraiei Distribuirea sumelor ncasate n urma licitaiilor Respectarea prioritilor i a ordinii n distribuirea sumelor Verificai dac adjudectorul a pltit ntregul pre al bunului X licitat, mai puin taxa de participare Verificai dac este stabilit o prioritate de distribuire a preului X ncasat prin licitaie i dac aceasta este corect Verificai dac distribuirea preului cuprinde i cheltuielile de X judecat Verificai dac distribuirea preului bunului valorificat se face cu X respectarea ordinii de prioritate Verificai dac exist proces verbal de adjudecare ncheiat n X termen Verificai dac exist proces verbal de adjudecare cuprinde: a) numrul dosarului fiscal b) numrul i data procesului verbal de desfurare a licitaiei X c) denumirea i domiciliul cumprtorului d) preul de adjudecare a licitaiei e) modalitatea de plat f) datele de identificare a bunului vndut la licitaie Verificai dac n procesul verbal de adjudecare exist meniuni cu privire la faptul c acesta constituie titlu de proprietate pentru X cumprtor Respectarea termenelor de distribuire a sumei ncasate prin licitaie Verificai dac este respectat termenul prevzut de cadrul legislativ, dintre data organizrii licitaiei i data distribuirii X preului ncasat ntocmirea procesului verbal de distribuire a sumelor Verificai dac exist proces verbal de distribuire a sumelor X rezultate din licitaie Verificai dac procesul verbal de distribuire a sumei rezultate din licitaie cuprinde toate persoanele ndreptite s participe la X distribuirea sumei Verificai dac procesul verbal de distribuire a sumei respect X 500

3.4. J 1 1.1. 1.2. 2 2.1. 2.2. 2.3.

ordinea de prioritate n distribuirea sumei Verificai dac procesul verbal de distribuire a sumei este semnat de toate persoanele ndreptite nchiderea dosarului i stingerea creanei Urmrirea lichidrii ntregului debit Verificai dac n procesul de executare este urmrit ntregul debit restant al debitorului Verificai dac este recuperat ntregul debit menionat n titlul executoriu nchiderea dosarului de executare silit Verificai dac pentru debitele lichidate exist decizie de stingere a acestora Verificai dac au fost nchise dosarele de executare pentru care exist decizie de stingere a debitului Verificai dac dosarele de executare nchise au fost transmise la arhiva entitii

X X

X X X

501

Procedura P08 Entitatea public Serviciul Audit Intern

COLECTAREA DOVEZILOR

CHESTIONAR DE CONTROL INTERN

Misiunea de audit: Administrarea impozitelor i taxelor locale Perioada auditat: 01.07.2008 31.03.2010 ntocmit: Ionescu Adrian/Popescu Nicolae Avizat: Georgescu Cristian

Data: 03.06.2010 Data: 03.06.2010

Obiectivul chestionarului: Stingerea prin executare silit a creanelor fiscale aferente impozitelor i taxelor locale NTREBAREA DA NU OBSERVAII

I EVIDENA DEBITELOR RESTANTE 1. Cum restante? putem identifica debitele

Auditorul urmrete: - dac evidena este organizat cu ajutorul sistemelor informatice sau manual; - care sunt listele sau suportul informatic care trebuie consultat pentru a putea identifica debitele restante; - dac procedura operaional descrie etap cu etap activitile desfurate, respectiv dac se poate identifica punctul de plecare al activitii de executare silit.

2. Cum este acestor debite?

asigurat

exactitatea
Auditorul urmrete dac procedura face referire la: - coninutul minim al informaiilor: suma de plat, termenele de plat, plile, compensrile; - perioada de actualizare a informaiilor astfel nct evidena contribuabilului s fie inut la zi. Auditorul intern urmrete: - dac procedura operaional conine toate etapele activitii de colectare; - care sunt instrumentele utilizate pentru informarea operativ a managementului cu privire la gradul de colectare a

3. Procedura operaional descrie mijloacele de asigurare a calitii informaiilor cu privire la debitele contribuabililor? Dac da, cum este asigurat supervizarea?

4. Procedura operaional permite o planificare a activitii de colectare a impozitelor i taxelor locale?

502

NTREBAREA

DA

NU
debitelor.

OBSERVAII

II - NTOCMIREA TITLULUI EXECUTORIU 5. Care sunt mijloacele utilizate pentru informarea debitorilor cu privire la restane?
Auditorul intern urmrete: - care sunt instrumentele de informare utilizate; - dac instrumentele de comunicare utilizate asigur informarea tuturor debitorilor cu privire la restane. Auditorul intern urmrete: - dac exist o analiz cu privire la situaiile n care contribuabilii au anunat entitatea c nu au primit titlurile executorii; - care sunt msurile puse n practic pentru combaterea acestor deficiene; - dac sistemul informatic permite identificarea contribuabililor restani care nu au fost notificai efectiv. Auditorul intern urmrete dac procedura de delegare a semnturii este respectat, respectiv dac aceste documente sunt semnate de persoanele care au competen s reprezinte entitatea, sau de ctre nlocuitorii acestora.

6. Cum se asigur entitatea c debitorii restani au fost notificai efectiv?

7. Cum este asigurat conformitatea titlului executoriu?

III CONSTITUIREA DOSARULUI DE EXECUTARE SILIT 8. Cnd este constituit dosarul de executare silit? 9. Exist indicatori stabilii i calculai care permit realizarea unei analize cu privire la ritmul de constituire a dosarelor de executare silit?

Auditorul intern urmrete: - dac n urma realizrii unei astfel de analize se nregistreaz progrese; - dac exist ntrzieri n desfurarea activitii de constituire a dosarelor de executare silit; - dac este asigurat supervizarea activitii de constituire a dosarelor de executare silit.

10. Pot fi identificate debitele restante pentru care exist riscul de a fi prescrise? IV - NTOCMIREA I COMUNICAREA SOMAIEI 11. Care sunt instrumentele utilizate pentru ntocmirea somaiei? 12. Mijloacele utilizate asigur ntocmirea somaiei n termen? 503

NTREBAREA 13. Care sunt msurile luate de entitate pentru a se asigura c somaia conine toate informaiile necesare? 14. Care sunt mijloacele utilizate pentru comunicarea somaiei debitorului? 15. Cum se asigur entitatea c somaia a fost comunicat efectiv contribuabilului restant? V - NFIINAREA POPRIRILOR 16. Exist o procedur operaional prin care sunt stabilite responsabiliti cu privire la identificarea conturilor bancare ale contribuabililor? 17. Care sunt instrumentele utilizate la nivelul entitii pentru identificarea conturilor bancare ale contribuabililor? 18. Exist preocupri din partea managementului cu privire la identificarea conturilor bancare ale contribuabililor?

DA

NU

OBSERVAII

Auditorul urmrete: - dac au fost stabilii indicatori de performan cu privire la acest aspect (de ex: numrul de contribuabili restani pentru care nu s-a putut identifica contul bancar/total debitori restani); - dac au efectuate analize cu privire la nivelul acestor indicatori; - dac au fost puse n practic msuri pentru mbuntirea acestor indicatori.

19. n condiiile n care se utilizeaz un sistem informatic, acesta permite identificarea n mod operativ a conturilor bancare pentru debitorii restani? 20. Care sunt msurile luate de ctre management pentru a se asigura c popririle sunt nfiinate pentru ntregul debit restant?

21. Cum se asigur entitatea c popririle se instituie asupra tuturor conturilor bancare ale unui debitor 504

Auditorul urmrete: - dac se utilizeaz un sistem informatic, aplicaia utilizat asigur identificarea debitului restant n ntregime i nfiinarea popririi pentru acestea; - dac nu, care sunt msurile luate pentru ca funcionarii s obin o asigurare cu privire la nfiinarea popririi pentru ntregul debit restant; - exist o supervizare a acestei activiti. Auditorul urmrete: - n condiiile n care este utilizat un sistem informatic, dac aplicaia

NTREBAREA restant?

DA

NU

OBSERVAII
genereaz adrese distincte pentru toate unitile bancare la care contribuabilul are un cont deschis; - n condiiile n care se utilizeaz un sistem de eviden manual, dac se utilizeaz un check-list pentru fiecare contribuabil (care cuprinde denumirea tuturor unitilor bancare la care acesta are conturi deschise), n momentul instituirii popririi. Auditorul urmrete: - dac exist astfel de protocoale; - dac da, sunt stipulate termenele la care banca trebuie s confirme conturile respective i persoanele de contact.

22. Exist protocoale ncheiate cu unitile bancare cu privire la existena unei colaborri n acest sens? 23. Care sunt msurile ntreprinse de entitate pentru a identifica cazurile n care nu au fost primite confirmri de la bnci? 24. Cum este asigurat procesul de reluare a comunicrii de nfiinare a popririlor ctre bnci?

25. Exist o procedur operaional cu privire la ntiinarea debitorului restant? 26. La nivelul entitii s-au efectuat analize cu privire la popririle suspendate de contribuabili pe motiv c nu au fost ntiinai? 27. Procedura operaional prevede un termen de nfiinare a popririi bancare? 28. Dac da, exist indicatori care s msoare performana acestui obiectiv (nfiinarea rapid a popririi bancare)? 29. Exist confruntri periodice ntre entitate i unitile bancare cu privire la sumele pentru care au fost nfiinate popriri? 30. Evidena dosarelor fiscale este astfel organizat nct s permit identificarea operativ a bunurilor 505

Auditorul urmrete: - dac exist o analiz a perioadei cuprinse ntre data la care s-a constatat inexistena confirmrii de la banc i perioada relurii procesului; - care sunt msurile puse n aplicare pentru reducerea acestei perioade. Auditorul urmrete: - dac exist o astfel de procedur; - dac procedura este respectat.

Eficiena colectrii este n corelaie cu termenele de stabilire a popririlor bancare.

VI NFIINAREA SECHESTRELOR ASUPRA BUNURILOR MOBILE

NTREBAREA mobile deinute de contribuabilii care sunt supui procedurii de executare silit i care sunt declarate de acetia? 31. Care sunt msurile ntreprinse pentru identificarea bunurilor aflate n patrimoniul debitorilor restani? 32. Procedura operaional cu privire la sechestrarea bunurilor urmribile a fost aplicat n cazul tuturor debitorilor?

DA

NU

OBSERVAII

Auditorul urmrete cum se efectueaz inventarierea faptic a bunurilor deinute de debitor. Auditorul efectueaz o analiz comparativ ntre numrul sechestrelor asiguratorii aplicate i numrul debitorilor aflai sub procedura de executare silit.

33. Personalul responsabil cu nfiinarea sechestrului asupra bunurilor urmribile deine cunotinele, valorile i abilitile necesare? 34. Care sunt msurile ntreprinse pentru ca entitatea s se asigure c bunurile sechestrate acoper ntreaga datorie? 35. Care sunt aciunile ntreprinse pentru asigurarea calitii activitii de gestionare a bunurilor sechestrate? 36. Exist o persoan responsabil cu nregistrarea la arhiva electronic a bunurilor sechestrate? 37. Au fost identificate cazuri cnd bunurile sechestrate nu au fost nregistrate la arhiva electronic? 38. Dac da, care au fost msurile ntreprinse?

Auditorul urmrete: - cum este asigurat evaluarea bunurilor sechestrate; - ce alte msuri sunt ntreprinse atunci cnd valoarea bunurilor sechestrate nu acoper ntregul debit restant.

VII NFIINAREA SECHESTRELOR ASUPRA BUNURILOR IMOBILE 39. Evidena dosarelor fiscale este astfel organizat nct s permit identificarea operativ a bunurilor imobile deinute de contribuabilii care sunt supui procedurii de executare silit i care sunt declarate de contribuabil? 40. Care sunt msurile ntreprinse pentru identificarea tuturor bunurilor imobile aflate n patrimoniul debitorilor restani? 506

NTREBAREA 41. Care sunt aciunile pe care le ntreprinde entitatea pentru sechestrarea bunurilor imobile ale debitorului? 42. Exist o persoan responsabil cu intabularea sechestrului la Oficiul de carte funciar? 43. Au fost identificate cazuri cnd bunurile sechestrate nu au fost nregistrate la arhiva electronic? 44. Dac da, care au fost msurile ntreprinse?

DA

NU

OBSERVAII

VIII ORGANIZAREA LICITAIILOR I VALORIFICAREA BUNURILOR 45. Cum gestioneaz entitatea activitatea de evaluare a bunurilor aflate sub sechestru? 46. Cum este gestionat activitatea de desfurare a licitaiilor?

Auditorul urmrete: - dac exist o procedur operaional; - dac da, procedura operaional ofer informaii cu privire la: evaluarea bunurilor, organizarea i desfurarea licitaiilor, efectuarea publicitii bunurilor scoase la vnzare, ntiinarea persoanelor implicate cu privire la data i ora licitaiei, reluarea licitaiilor, stabilirea preurilor de pornire; - dac personalul are pregtirea profesional corespunztoare; - dac personalul are la dispoziie un suport metodologic cu privire la desfurarea licitaiilor.

47. Cum este organizat evidena cheltuielilor efectuate cu executarea silit? 48. Exist preocupri pentru identificarea cheltuielilor cu executarea silit pe care le implic recuperarea debitelor de la fiecare contribuabil? 49. Dac da, sunt analizate aceste cheltuieli n etapa premergtoare activitii de executare silit? 50. Care este practica utilizat n entitate pentru recuperarea cheltuielilor cu executarea silit? IX - DISTRIBUIREA SUMELOR NCASATE N URMA LICITAIILOR 51. Cum se asigur ncasarea la 507

NTREBAREA termenele prevzute a sumelor rezultate n urma licitaiei? 52. Cum se asigur entitatea c sumele obinute n urma licitaiei au fost distribuite n mod corespunztor? 53. Care sunt dispozitivele utilizate de entitate pentru a se asigura c ncaseaz sumele cuvenite i la termenele stabilite?

DA

NU

OBSERVAII

X - NCHIDEREA DOSARULUI I STINGEREA CREANEI 54. Exist un control al sumei ncasate n urma aplicrii procedurii de executare silit?
Auditorul urmrete: - care sunt msurile ntreprinse de entitate pentru a se asigura c sumele ncasate sunt cele stipulate n procesele verbale de distribuire; - dac sumele ncasate au fost distribuite n mod corespunztor, respectiv dac au fost stinse toate tipurile de impozite i taxe datorate de un contribuabil.

55. nchiderea dosarului de executare silit face obiectul unei decizii din partea conducerii? 56. Cum sunt arhivate dosarele de executare silit nchise? 57. La nivelul entitii se utilizeaz un check-list, pentru fiecare debitor aflat n executare silit, care s permit identificarea n orice moment a etapei din cadrul procedurii de executare silit la care s-a ajuns? 58. Sunt cazuri de dosare de executare silit contestate i la care nu au fost recuperate debitele? 59. Dac da, care este ponderea acestora n totalul dosarelor de executare silit n ultimul an?

508

Procedura P08 Entitatea public Serviciul de audit public intern

COLECTAREA DOVEZILOR

TEST Nr. 7.32.

Misiunea de audit: Administrarea impozitelor i taxelor locale Perioada auditat: 01.07.2008 31.03.2010 ntocmit: Ionescu Adrian/Popescu Nicolae Avizat: Georgescu Cristian Obiectul testului Obiectivele testului Descrierea testului

Data: 03.06.2010 Data: 03.06.2010

nfiinarea titlurilor executorii i comunicarea acestora debitorilor. Analiza dosarelor de executare silit i urmrirea dac pentru debitele aflate n executare silit au fost ntocmite i comunicate titluri executorii. Eantionul a fost constituit prin selectarea din lista dosarelor de executare ntocmite i existente n sold la data evalurii a unui numr de 8 dosare cu debite restante aflate n executare silit. Selecia a fost realizat la ntmplare, ns s-a urmrit ca debitorii s se afle n diferite stadii de executare silit, fapt pentru care dosarele de executare silit au fost grupate n funcie de stadiul executrii silite n care se afla debitorul. Testarea a constat n identificarea existenei titlurilor executorii i urmrirea urmtoarelor elemente: - ntocmirea n termen a titlurilor executorii - cuprinderea tuturor debitelor restante n titlul executoriu - avizarea i semnarea titlurilor executorii - nregistrarea titlurilor executorii - comunicarea titlurilor executorii Pentru efectuarea testrii a fost elaborat Lista de control privind ntocmirea titlurilor executorii, prezentat n anex, care conine pe vertical elementele eantionului, iar pe orizontal elementele testate. Din analiza dosarelor de executare silit selectate a rezultat c titlurile executorii nu au fost ntocmite i comunicate n termen debitorilor, respectiv la data la care s-a constituit dosarul de executare silit, n unele cazuri de la constituirea dosarului de executare silit i pn la ntocmirea titlului executoriu a trecut chiar mai mult de un an, fr a se proceda la realizarea procedurii de executare silit. n unele cazuri, pentru titlurile executorii ntocmite nu s-a fcut dovada comunicrii lor ctre debitor. Declanarea cu ntrziere a procedurilor de executare silit, recuperarea cu ntrziere a debitelor restante.

Constatri

Concluzii

Auditor intern, 509

Supervizor,

Procedura P08: Entitatea public Serviciul de audit public intern

COLECTAREA DOVEZILOR

LISTA DE CONTROL nr. 7.12. privind ntocmirea titlurilor executorii Misiunea de audit: Administrarea impozitelor i taxelor locale Perioada auditat: 01.07.2008 31.03.2010 Elemente eantionate Elemente testate Dosar de executare nr. 34/2009 Dosar de executare nr. 56/2009 Dosar de executare nr. 87/2009 Dosar de executare nr. 114/2009 Dosar de executare nr. 122/2009 Dosar de executare nr. 176/2009 Dosar de executare nr. 196/2009 Dosar de executare nr. 221/2009 Dosar de executare nr. 2 2/2009 Dosar de executare nr. 265/2009 Dosar de executare nr. 287/2009 Dosar de executare nr. 297/2009 Data: 03.06.2010 510 ntocmirea titlurilor executorii Da Da Da Da Da Da Da Da Nu Nu Da Da Comunicarea titlurilor executorii debitorului Nu Da Nu Da Nu Nu Nu Nu Nu Nu Da Da Cuprinderea tuturor debitelor restante Nu Da Nu Da Nu Nu Nu Da Nu Nu Da Da ntocmirea n termen a titlurilor executorii Nu Da Nu Nu Nu Nu Nu Nu Nu Nu Nu Nu Auditor intern,

Formalizarea titlurilor executorii Da Da Da Da Da Da Da Da Da Da Da Da

nregistrarea titlurilor executorii Da Da Da Da Da Da Da Da Da Da Da Da

Procedura P08: Entitatea public Serviciul de audit public intern

COLECTAREA DOVEZILOR

NOTA DE RELAII nr. 7.7. privind emiterea titlurilor executorii adresat d-lui Apostol Nicolae responsabil cu urmrirea i constituirea dosarelor de executare silit Misiunea de audit: Administrarea impozitelor i taxelor locale Perioada auditat: 01.07.2008 31.03.2010 Nr. crt 1 NTREBRI Avei responsabilizate sarcini de urmrire a debitelor, constituire i comunicare a titlurilor executorii? Activitile pe care le desfurai sunt menionate n fia postului? Exist proceduri pentru ntocmirea titlului executoriu? Dac da, v rugm s ne precizai dac le cunoatei. Activitatea de ntocmire a titlurilor executorii este n atribuiile dvs.? Activitatea de ntocmire titlului executoriu este trecut n fia postului dvs.? Ai efectuat lunar actualizarea debitelor restante? Ai urmrit la toate debitele restante dac exist titluri executorii ntocmite i comunicate debitorului? Pentru toate dosarele de executare silit ntocmite exist titluri executorii? Titlurile executorii sunt ntocmite n termen? Exist un control ierarhic asupra dosarelor de executare silit? Mai avei ceva de adugat? DA X X X X X X X X X X X X Intervievat, Apostol Nicolae Data: 03.06.2010 511 NU OBSERVAII

2 3 4 5 6 7 8

9 10 11. 12

Dat n faa noastr, Auditori Ionescu Adrian Popescu Nicolae

Procedura P08 Entitatea public Serviciul de audit public intern

COLECTAREA DOVEZILOR

FISA DE IDENTIFICARE i ANALIZA A PROBLEMEI Nr. 7.32

Misiunea de audit: Administrarea impozitelor i taxelor locale Perioada auditat: 01.07.2008 31.03.2010 ntocmit: Ionescu Adrian/Popescu Nicolae Avizat: Georgescu Cristian Problema Constatri

Data: 03.06.2010 Data: 03.06.2010

ntocmirea cu ntrziere a titlurilor executorii fa de data la care debitele aflate n eviden au devenit scadente prin neplata lor la termen. Din analiza dosarelor de executare silit selectate a rezultat c titlurile executorii nu au fost ntocmite i comunicate n termen debitorilor, respectiv la data la care s-a constituit dosarul de executare silit, n unele cazuri de la constituirea dosarului de executare silit i pn la ntocmirea titlului executoriu a trecut chiar mai mult de un an, fr a se proceda la realizarea procedurii de executare silit. In unele cazuri pentru titlurile executorii ntocmite nu s-a fcut dovada comunicrii lor ctre debitor. Lipsa de responsabilitate a personalului cu atribuii n urmrirea debitelor restante pe calea executrii silite ncasarea cu ntrziere a debitelor restante neachitate la scaden. Analiza tuturor debitelor restante neachitate pn la termenul de plat scadent, identificarea debitelor pentru care nu exist titluri executorii comunicate debitorilor, ntocmirea acestora i comunicarea lor debitorilor, iar n caz de neplat n termenul scadent, s se procedeze la declanarea procedurii de executare silit.

Cauze

Consecine Recomandare

Auditor intern,

Supervizat,

Pentru conformitate

512

Procedura P08 Entitatea public Serviciul de audit public intern

COLECTAREA DOVEZILOR

TEST nr. 7.33.

Misiunea de audit: Administrarea impozitelor i taxelor locale Perioada auditat: 01.07.2008 31.03.2010 ntocmit: Ionescu Adrian/Popescu Nicolae Avizat: Georgescu Cristian Obiectul testului Obiectivele testului Descrierea testului ntocmirea i comunicarea somaiei.

Data: 03.06.2010 Data: 03.06.2010

Examinarea dosarelor de executare silit i urmrirea dac sunt ntocmite i comunicate somaii i dac datele coninute de aceasta sunt n concordan cu natura i volumul debitelor restante. Populaia a fost constituit din dosarele de executare silit ntocmite i aflate n gestiunea serviciului de executare silit. Eantionul a fost constituit prin selectarea din lista dosarelor de executare ntocmite i existente n sold la data evalurii a unui numr de 10 dosare. Testarea a constat n identificarea i analiza somaiilor de plat urmrindu-se urmtoarelor elemente: - ntocmirea n termen a somaiei fa de data constituirii dosarului de executare silit; - precizarea numrului dosarului de executare silit; - precizarea titlului executoriu; - precizarea corect a naturii i cuantumului debitului care face obiectul executrii; - menionarea termenelor de plat i a consecinelor neplii. Pentru efectuarea testrii a fost elaborat Lista de control privind ntocmirea i comunicarea somaiilor, prezentat n anex, care conine pe vertical elementele eantionului, iar pe orizontal elementele testate. Somaiile ntocmite pentru debitele restante la bugetul statului de ntocmesc de ctre serviciile de specialitate, se semneaz de persoana responsabil cu executarea silit i se avizeaz de eful serviciului. Dup semnare se nregistreaz la unitatea fiscala i apoi se comunic debitorului, prin nmnare sau transmitere prin posta debitorului, cu confirmare de primire. n cazul n care debitorul nu este gsit, comunicarea somaiei se face prin publicare n mass-media. Din analiza dosarelor de executare silit a rezultat c procedura de executare privind ntocmirea i comunicarea somaiilor nu respect ntotdeauna cadrul procedural, astfel: n circa 15% din dosarele de executare silit constituite nu se declanase 513

Constatri

procedura de executare silit prin emiterea somaiilor, cu toate c acestea erau constituite de circa 10-12 luni. sumele menionate n somaii nu corespund ntotdeauna cu debitele restante ale debitorului, astfel: dosar de executare 124/2009 debitul aflat n executare silit este de 23.543 lei, pentru care exist dou titluri executorii, emiterea somaiei s-a realizat doar pentru debitul cuprins ntr-un singur titlu executoriu; dosar de executare 253/2009 debitul aflat n executare silit este de 11.435 lei, pentru care exist un titlu executoriu, emiterea somaiei s-a realizat doar pentru suma de 9.500 lei, debit principal i nu s-au cuprins n somaie majorrile de ntrziere calculate. n circa 15% din dosare somaiile nu precizeaz corect numrul dosarului de executare silit constituit, i nici obligaia debitorului de plti debitul n termen de 15 zile de la data comunicrii somaiei, n caz contrar urmnd a-i fi sechestrate bunurile n vederea recuperrii acestuia. pentru circa 50% din somaiile emise nu exist la dosar dovada confirmrii de primire din partea debitorului i nici un alt document din care s rezulte realizarea acestei proceduri de executare silit. Concluzii Procedura de executare silit reprezentat de ntocmirea i comunicarea somaiilor nu respect n toate cazurile cadrul procedural. Aceasta a condus la nerecuperarea n termen a debitelor sau contestarea procedurii de executare silit ca urmare a neaplicrii ei corecte.

Auditor intern,

Supervizor,

514

Procedura P08: Entitatea public Serviciul de audit public intern

COLECTAREA DOVEZILOR

LISTA DE CONTROL nr. 7.13. privind ntocmirea i comunicarea somaiei. Misiunea de audit: Administrarea impozitelor i taxelor locale Perioada auditat: 01.07.2008 31.03.2010 Elemente eantionate Elemente testate Dosar de executare nr. 44/2009 Dosar de executare nr. 656/2009 Dosar de executare nr. 97/2009 Dosar de executare nr. 104/2009 Dosar de executare nr. 124/2009 Dosar de executare nr. 156/2009 Dosar de executare nr. 176/2009 Dosar de executare nr. 191/2009 Dosar de executare nr. 253/2009 Dosar de executare nr. 276/2009 Data: 03.06.2010 ntocmirea n termen a somaiei de la constituirea dosarului de executare silit Nu Da Nu Nu Nu Nu Nu Nu Nu Nu Precizarea numrului dosarului de executare silit Nu Da Nu Da Nu Nu Nu Nu Nu Nu Cuprinderea ntregului debit restant n executare Da Da Da Da Nu Da Da Da Nu Da Precizarea corect a naturi debitului ce face obiectul executrii Nu Da Nu Da Nu Nu Nu Da Nu Nu Menionarea termenelor de plat i a consecinelor neplii Nu Da Nu Da Nu Nu Nu Da Nu Nu

Precizarea titlului executoriu Nu Da Nu Da Nu Nu Nu Da Nu Nu

nregistrarea somaiei

Da Da Da Da Da Da Da Da Da Da Auditor intern,

515

Procedura P08 Entitatea public Serviciul de audit public intern

COLECTAREA DOVEZILOR

Foaie de lucru nr. 7.12.

Misiunea de audit: Administrarea impozitelor i taxelor locale Perioada auditat: 01.07.2008 31.03.2010

Obiectivul: ntocmirea i comunicarea somaiei Testarea se va realiza pe un eantion care a fost constituit astfel: Documentul analizat Populaia Dosarele de executare silit existente pe rol La nivelul entitii auditate exist un numr de 240 dosare de executare silita ntocmite, din care vom constitui un eantion de 5%, respectiv 10 dosare Populaia total este de 240 dosare de executare silit intrate n cadrul direciei n perioada supus evaluri i aflate pe rol; Eantionul va fi de 5%, respectiv 240 x 4% = 10 dosare de executare silit; Pasul de selecie va fi 240: 10 = 24 Dosarele vor fi ordonate n ordinea cronologic nregistrrii lor n registrul de intrri/ieiri, la care se va aplica pasul de eantionare Eantionul constituit va fi verificat integral; n urma verificrii se va ntocmi un test cu privire la constatrile efectuate i concluziile stabilite

Pasul de selecie

Constituirea eantionului Observaii

Data: 03.06.2010 Auditor intern,

516

Procedura P08 Entitatea public Serviciul de audit public intern

COLECTAREA DOVEZILOR

FISA DE IDENTIFICARE i ANALIZA A PROBLEMEI Nr. 7.33

Misiunea de audit: Administrarea impozitelor i taxelor locale Perioada auditat: 01.07.2008 31.03.2010 ntocmit: Ionescu Adrian/Popescu Nicolae Avizat: Georgescu Cristian Problema Constatri

Data: 03.06.2010 Data: 03.06.2010

Procedura de executare silit referitoare la ntocmirea i comunicarea somaiilor nu respect n toate cazurile cadrul procedural. Somaiile ntocmite pentru debitele restante la bugetul statului de ntocmesc de ctre serviciile de specialitate, se semneaz de persoana responsabil cu executarea silit i se avizeaz de eful serviciului. Dup semnare se nregistreaz la unitatea fiscala i apoi se comunic debitorului, prin nmnare sau transmitere prin posta debitorului cu confirmare de primire. n cazul n care debitorul nu este gsit, comunicarea somaiei se face prin publicare n massmedia. Din analiza dosarelor de executare silit a rezultat c procedura de executare privind ntocmirea i comunicarea somaiilor nu respect ntotdeauna cadrul procedural, astfel: n circa 15% din dosarele de executare silit constituite nu se declanase procedura de executare silit prin emiterea somaiilor, cu toate c acestea erau constituite de circa 10-12 luni. sumele menionate n somaii nu corespund ntotdeauna cu debitele restante ale debitorului, astfel: dosar de executare 124/2009 debitul aflat n executare silit este de 23.543 lei, pentru care exist dou titluri executorii, emiterea somaiei s-a realizat doar pentru debitul cuprins ntr-un singur titlu executoriu; dosar de executare 253/2009 debitul aflat n executare silit este de 11.435 lei, pentru care exist un titlu executoriu, emiterea somaiei s-a realizat doar pentru suma de 9.500 lei, debit principal i nu s-au cuprins n somaie majorrile de ntrziere calculate. n circa 15% din dosare somaiile nu precizeaz corect numrul dosarului de executare silit constituit i nici obligaia debitorului de plti debitul n termen de 15 zile de la data comunicrii somaiei, n caz contrar urmnd a-i fi sechestrate bunurile n vederea recuperrii acestuia. pentru circa 50% din somaiile emise nu exist la dosar dovada confirmrii de primire din partea debitorului i nici un alt document din care s rezulte realizarea acestei proceduri de executare silit.

Cauze

Lipsa de responsabilitate n urmrirea realizrii la termen a etapelor de executare 517

silit, precum i lipsa exercitrii controalelor ierarhice referitoare la urmrirea stadiului executrii pentru dosarele constituite. Consecine Nerecuperarea n termen a debitelor sau contestarea procedurii de executare silit ca urmare a neaplicrii ei corecte. Dosarele de executare silit n sold i cele ce se vor constitui vor fi repartizate persoanelor responsabilizate de eful serviciului, care va urmri zilnic stadiul realizrii etapelor de executare silit pentru dosarele aflate pe rol. Analiza dosarelor din sold i ntocmirea i comunicarea somaiilor n toate cazurile n care acestea nu au fost transmise.

Recomandare

Auditor intern,

Supervizat,

Pentru conformitate

518

Procedura P08 Entitatea public Serviciul de audit public intern

COLECTAREA DOVEZILOR

TEST Nr. 7.34.

Misiunea de audit: Administrarea impozitelor i taxelor locale Perioada auditat: 01.07.2008 31.03.2010 ntocmit: Ionescu Adrian/Popescu Nicolae Avizat: Georgescu Cristian Obiectul testului Obiectivele testului Descrierea testului nfiinarea popririlor.

Data: 03.06.2010 Data: 03.06.2010

Analiza procedurilor de executare silit realizate i urmrirea dac poprirea a fost utilizat ca etap a executrii silite n vederea recuperrii debitelor restante. Populaia a fost constituit din dosarele de executare silit ntocmite i aflate n gestiunea serviciului de executare silit. Eantionul a fost constituit prin selectarea la ntmplare a unui numr de 8 dosare de executare silit constituite aflate pe rol. Testarea a constat n analiza dosarelor de executare silit, respectiv realizarea procedurii de executare silit prin nfiinarea de popriri pe conturile bancare ale debitorului, urmrindu-se n principal urmtoarele: - ntocmirea n termen a popririlor; - comunicarea popririlor ctre unitile bancare la care debitorul are conturile deschise; - confirmarea bncii privind nfiinarea popririi; - cuprinderea tuturor debitelor aflate n executare silit; - nfiinarea de popriri asupra tuturor conturilor bancare ale debitorului; - ntiinarea debitorului asupra nfiinrii popririi. Pentru efectuarea testrii a fost elaborat Lista de control ntocmirea i nfiinarea popririlor, prezentat n anex, care conine pe vertical elementele eantionului, iar pe orizontal elementele testate.

Constatri

Popririle se nfiineaz asupra tuturor conturilor debitorilor deschise la bnci n termen de 15 zile de la comunicarea somaiei, dac debitul nu a fost achitat. Popririle ntocmite pentru debite restante la bugetul statului se ntocmesc de ctre serviciile de specialitate, se semneaz de persoana care le-a ntocmit i de eful serviciului i apoi se transmit conductorul unitii fiscale, n vederea semnrii. Dup semnare, se nregistreaz la unitatea fiscala i apoi se comunic bncii, urmrindu-se primirea confirmrii de nfiinare a popririi i procedarea la reinerea sumelor din contul debitorului. 519

Concluzii

Din analiza dosarelor de executare silit a rezultat c procedura de executare privind ntocmirea i nfiinarea popririlor nu respect ntotdeauna cadrul procedural, astfel: n circa 15% din dosarele de executare silit analizate nu se declanase procedura de executare silit prin ntocmirea, emiterea i nfiinarea popririlor, cu toate c debitele restante pentru care erau emise somaii i nu erau recuperate aveau o vechime de peste 6 luni. sumele menionate n popririle nfiinate nu corespund ntotdeauna cu debitele restante ale debitorului, menionate n somaiile emise i comunicate acestuia, astfel: dosar de executare nr. 67/2009, n somaie este menionat un debit n sum de 76.940 lei, din care nu s-a recuperat nici o sum, n poprirea nfiinat i comunicat la banc se menioneaz un debit n sum de 25.600 lei; dosar de executare nr. 154/2009 n somaie este menionat un debit n sum de 25.160 lei, n poprirea nfiinat la banc se menioneaz un debit aflat n executare silit n sum de 8.720 lei. n circa 20% din dosarele analizate, pentru popririle nfiinate nu exist confirmarea bncii privind nfiinarea blocarea conturilor debitorului i reinerea sumelor, n aceste cazuri banca nu a reinut i nu a virat nici o sum din contul debitorului. n majoritatea cazurilor unde au fost ntocmite i nfiinate popriri pe conturile bancare, debitorii nu au fost ntiinai asupra acestora, la dosare neexistnd nici o dovad n acest sens. ntrziere n recuperarea debitelor restante.

Auditor intern,

Supervizor,

520

Procedura P08: Entitatea public Serviciul de audit public intern

COLECTAREA DOVEZILOR

LISTA DE CONTROL nr. 7.14. privind ntocmirea i nfiinarea popririlor Misiunea de audit: Administrarea impozitelor i taxelor locale Perioada auditat: 01.07.2008 31.03.2010 Elemente eantionate Elemente testate Dosar de executare nr. 34/2009 Dosar de executare nr. 67/2009 Dosar de executare nr. 75/2009 Dosar de executare nr. 113/2009 Dosar de executare nr. 132/2009 Dosar de executare nr. 154/2009 Dosar de executare nr. 173/2009 Dosar de executare nr. 189/2009 Dosar de executare nr. 223/2009 Dosar de executare nr. 265/2009 Data: 03.06.2010 Auditor intern, 521 ntocmirea n termen a popririlor Comunicarea popririlor ctre unitile bancare Da Da Da Da Da Da Da Da Da Da Confirmarea Cuprinderea bncii privind tuturor debitelor nfiinarea aflate n popririi executare silit Nu Da Nu Da Nu Da Da Da Da Nu Da Nu Da Da Nu Nu Da Da Nu Da ntiinarea debitorului asupra nfiinrii popririi Nu Da Nu Da Nu Nu Nu Da Nu Nu Menionarea numrului dosarului de executare Da Da Da Da Da Da Da Da Da Da

nfiinarea popririi asupra tuturor conturilor bancare Nu Da Nu Da Nu Nu Nu Da Nu Nu

Nu Nu Nu Nu Nu Nu Nu Nu Nu Nu

Procedura P08:

COLECTAREA DOVEZILOR

Entitatea public Serviciul de audit public intern INTERVIU nr. 7.5. privind respectarea cadrului normativ referitor la ntocmirea i confirmarea popririlor, adresat doamnei Costin Aurelia expert n cadrul departamentului executare silit Misiunea de audit: Administrarea impozitelor i taxelor locale Perioada auditat: 01.07.2008 31.03.2010 ntrebarea nr. 1: Activitatea de ntocmire a popririlor este n atribuia dvs.? Rspuns nr. 1: Da, aceast activitate mi-a fost atribuit recent, dar a fost nscris n fia postului, n urma circa o lun de zile. ntrebarea nr. 2: La nivelul serviciului de executare silita exist proceduri specifice, scrise i formalizate, privind ntocmirea i comunicarea popririlor? Rspuns nr. 2: Nu, ntocmirea popririlor de face n baza unor instruciuni. ntrebarea nr. 3: Precizai motivele pentru care nu au fost nfiinate popriri pe toate conturile debitorilor deschise la bncii? Rspuns nr. 3: Nu a fost responsabilizat nici o persoan care s execute aceasta activitate, ntocmirea i comunicarea popririlor a fost luat din sarcina salariailor cu atribuiuni de executare silit i transmis mie, care am atribuiuni de referent. ntrebarea nr. 4 Cum explicai c, n general, au fost nfiinate popriri pe conturi ale debitorilor prin care nu mai ruleaz sume de bani, n condiiile, n care pe conturile pe care deruleaz operaiuni bancare nu sunt nfiinate poprii? Rspuns nr. 4 Aceasta activitate mi-a fost ncredinat fr nici o instruire, am nfiinat popriri pe conturile pe care au mai fost popriri, nu am avut cunotin i de celelalte conturi. ntrebarea nr. 5: Care considerai c a fost principala cauz care a generat aspectele negative privind nentocmirea n termen i pentru toate debitele a popririlor? Rspuns nr. 5: La nivelul serviciului colectare nu exist nici o eviden a debitorilor restani, periodic eu verific la evidena pe pltitori restani, i extrag de acolo pe cei cu debite mai mari, constitui dosarul de executare silit, emit somaia i apoi dac debitorul nu pltete nfiinez i poprirea.. ntrebare 6: Mai avei ceva de adugat? 522

Rspuns 6: Nu Dat n faa noastr, Auditori Ionescu Adrian Popescu Nicolae Intervievat, Costin Aurelia Data: 03.06.2010

523

Procedura P08 Entitatea public Serviciul de audit public intern

COLECTAREA DOVEZILOR

FIA DE IDENTIFICARE i ANALIZA A PROBLEMEI Nr. 7.34.

Misiunea de audit: Administrarea impozitelor i taxelor locale Perioada auditat: 01.07.2008 31.03.2010 ntocmit: Ionescu Adrian/Popescu Nicolae Avizat: Georgescu Cristian Problema Constatri

Data: 03.06.2010 Data: 03.06.2010

Popririle ntocmite i nfiinate asupra conturilor bancare ale debitorilor nu respect cerinele privind termenele de nfiinare i pe cele privind debitele aflate n executare silit Popririle se nfiineaz asupra tuturor conturilor debitorilor deschise la bnci n termen de 15 zile de la comunicarea somaiei, dac debitul nu a fost achitat. Popririle ntocmite pentru debite restante la bugetul statului se ntocmesc de ctre serviciile de specialitate, se semneaz de persoana care le-a ntocmit i de eful serviciului i apoi se transmit conductorul unitii fiscale, n vederea semnrii. Dup semnare se nregistreaz la unitatea fiscala i apoi se comunic bncii, urmrindu-se primirea confirmrii de nfiinare a popriri i procedarea la reinerea sumelor din contul debitorului. Din analiza dosarelor de executare silit a rezultat c procedura de executare privind ntocmirea i nfiinarea popririlor nu respect ntotdeauna cadrul procedural, astfel: n circa 15% din dosarele de executare silit analizate nu se declanase procedura de executare silit prin ntocmirea, emiterea i nfiinarea popririlor, cu toate c debitele restante pentru care erau emise somaii i nu erau recuperate aveau o vechime de peste 6 luni. sumele menionate n popririle nfiinate nu corespund ntotdeauna cu debitele restante ale debitorului, menionate n somaiile emise i comunicate acestuia, astfel: dosar de executare 67/2009, n somaie este menionat un debit n sum de 76.940 lei, din care nu s-a recuperat nici o sum, n poprirea nfiinat i comunicat la banc se menioneaz un debit n sum de 25.600 lei; dosar de executare 154/2009 n somaie este menionat un debit n sum de 25.160 lei, n poprirea nfiinat la banc se menioneaz un debit aflat n executare silit n sum de 8.720 lei. n circa 20% din dosarele analizate, pentru popririle nfiinate nu exist confirmarea bncii privind blocarea conturilor debitorului i reinerea sumelor, n aceste cazuri banca nu a reinut i nu a virat nici o sum din contul debitorului. n majoritatea cazurilor unde au fost ntocmite i nfiinate popriri pe conturile bancare, debitorii nu au fost ntiinai asupra acestora, la dosare 524

Cauze

neexistnd nici o dovad n acest sens. Poprirea a fost nfiinat pentru o sum mai mic dect cea aflat n executare silit, deoarece s-a considerat c dac poprirea este nfiinat la mai multe bnci i atunci sumele trebuie mprite proporional pe fiecare banc. ntrzierea n recuperarea debitelor restante. Imposibilitatea recuperrii unor debite prin procedura de poprire, respectiv cnd acestea sunt nfiinate pentru debite mai mici fa de cele aflate n executare silit. Analiza dosarelor din sold, identificarea tuturor conturilor bancare ale debitorilor i ntocmirea i comunicarea de popriri, pe aceste conturi, n toate cazurile n care acestea nu au fost nfiinate. Conductorul serviciului va analiza periodic dosarele aflate n executare silit i va urmri modul n care au fost ntocmite i nfiinate popririle.

Consecine

Recomandare

Auditor intern,

Supervizat,

Pentru conformitate

525

Procedura P08 Entitatea public Serviciul de audit public intern

COLECTAREA DOVEZILOR

TEST Nr. 7.35.

Misiunea de audit: Administrarea impozitelor i taxelor locale Perioada auditat: 01.07.2008 31.03.2010 ntocmit: Ionescu Adrian/Popescu Nicolae Avizat: Georgescu Cristian Obiectul testului Obiectivele testului Descrierea testului nfiinarea sechestrelor asupra bunurilor mobile

Data: 03.06.2010 Data: 03.06.2010

Analiza dosarelor de executare silit i urmrirea dac au fost identificate i sechestrate bunuri mobile ale debitorului n vederea recuperrii debitelor restante i dac procesele verbale de sechestru ntocmite respect cadrul procedural Populaia a fost constituit de dosarele de executare silit ntocmite i aflate n gestiunea serviciului de executare silit Eantionul a fost constituit prin selectarea la ntmplare a unui numr de 8 dosare de executare silit constituite aflate pe rol. Testarea a constat n analiza dosarelor de executare silit, respectiv realizarea procedurii de executare silit prin nfiinarea de sechestre asupra bunurilor mobile ale debitorului, urmrindu-se n principal urmtoarele: - existena somaiei comunicate debitorului - identificarea n termen a bunurilor mobile - comunicarea sechestrelor nfiinate asupra bunurilor debitorului - sechestrarea de bunuri pn la nivelul debitului Totodat s-a examinat dac procesele verbale de sechestru conin: denumirea debitorului, debitele restante, somaia i titlul executoriu n baza crora se face sechestrarea bunurilor. Pentru efectuarea testrii a fost elaborat Lista de control privind ntocmirea sechestrelor, prezentat n anex, care conine pe vertical elementele eantionului, iar pe orizontal elementele testate.

Constatri

Sechestrele se nfiineaz asupra tuturor bunurilor urmribile ale debitorului, valoarea bunurilor sechestrate nu trebuie s depeasc 150% din valoarea debitului restant. Procesul verbal de sechestru trebuie s conin n mod obligatoriu printre altele denumirea i adresa debitorului, valoarea debitului pentru care se nfiineaz sechestrul, numrul somaiei i al titlului executoriu n baza crora se face executarea, descrierea complet a bunurilor sechestrate i menionarea datelor de identificare a acestora, estimarea valorii bunurilor sechestrate.

526

Din analiza dosarelor de executare silit a rezultat c procedura de executare privind ntocmirea i nfiinarea sechestrelor asupra bunurilor mobile ale debitorilor nu respect ntotdeauna cadrul procedural, astfel: n circa 50% din dosarele de executare silit analizate nu se declanase procedura de executare silit prin identificarea i sechestrarea bunurilor mobile ale debitorilor, cu toate c somaiile emise i comunicate debitorilor aveau o vechime cuprinse ntre 3 luni i chiar peste 30 luni; valoarea bunurilor sechestrate nu acoper debitele restante menionate n somaiile de plat, ceea ce face imposibil recuperarea acestora pe calea executrii silite. Precizm c, n unele cazuri la dosare exist anumite liste cu bunuri urmribile identificate la debitor, ns n procesele verbale de sechestru se regsesc doar o parte din acestea, care nu acoper debitul restant; n general bunurile au fost sechestrate n prezena debitorilor care au semnat procesele verbale de sechestru, ns au existat i cazuri n care debitorul nu a fost de fa sau nu a vrut s semneze procesul verbal de sechestru. n aceste cazuri procesul verbal de sechestru a fost comunicat ulterior debitorului n cadrul termenului legal. Concluzii Identificarea i sechestrarea bunurilor mobile urmribile ale debitorului nu s-a realizat n toate cazurile, iar n cazurile n care s-a realizat, bunurile sechestrate nu acoper valoarea debitelor restante.

Auditor intern,

Supervizor,

527

Procedura P08: Entitatea public Serviciul de audit public intern

COLECTAREA DOVEZILOR

LISTA DE CONTROL nr. 7.15. privind ntocmirea sechestrelor Misiunea de audit: Administrarea impozitelor i taxelor locale Perioada auditat: 01.07.2008 31.03.2010 Identificarea n termen a bunurilor mobile Comunicarea sechestrelor nfiinate asupra bunurilor debitorului Da Da Da Da Da Da Da Da Da Da Sechestrarea de bunuri pn la nivelul debitului Nu Nu Nu Nu Nu Nu Da Nu Nu Nu Procesele verbale de sechestru precizeaz denumirea debitorului Da Da Da Da Da Da Da Da Da Da Auditor intern, 528 Procesele verbale de sechestru precizeaz somaia i titlul executoriu Da Da Da Da Da Da Da Da Da Da

Elemente testate

Elemente Comunicarea somaiei eantionate ctre debitor

Procesele verbale de sechestru menioneaz debitele restante Da Da Da Da Da Da Da Da Da Da

Dosar de executare nr. 34/2009 Dosar de executare nr. 67/2009 Dosar de executare nr. 75/2009 Dosar de executare nr. 113/2009 Dosar de executare nr. 132/2009 Dosar de executare nr. 154/2009 Dosar de executare nr. 173/2009 Dosar de executare nr. 189/2009 Dosar de executare nr. 223/2009 Dosar de executare nr. 265/2009 Data: 03.06.2010

Da Da Da Da Da Da Da Da Da Da

Nu Nu Nu Da Nu Nu Nu Nu Nu Nu

Procedura P08:

COLECTAREA DOVEZILOR

Entitatea public Serviciul de audit public intern

INTERVIU nr. 7.6. privind respectarea cadrului normativ referitor la ntocmirea i nfiinarea sechestrelor adresat doamnei Preda Ioana, avnd funcia de expert n cadrul departamentului executare silit Misiunea de audit: Administrarea impozitelor i taxelor locale Perioada auditat: 01.07.2008 31.03.2010 ntrebarea nr. 1: Activitatea de ntocmire, identificare i sechestrare de bunuri mobile este n atribuia dvs.? Rspuns nr. 1: Da, aceast activitate mi-a fost atribuit i a fost nscris n fia postului ntrebarea nr. 2: La nivelul serviciului executare silit exist proceduri specifice, scrise i formalizate, privind identificarea i sechestrarea de bunuri mobile ale debitorului? Rspuns nr. 2: Nu, ntrebarea nr. 3: Precizai motivele care au dus la identificarea de bunuri doar pentru o parte din dosarele de executare silit constituite? Rspuns nr. 3: Am considerat ca somaiile ntocmite i comunicate debitorului sunt suficiente, iar n cazurile n care se nfiineaz popriri pe conturi nu este obligatoriu s se procedeze i la sechestrarea de bunuri mobile ntrebarea nr. 4: Precizai motivele care au dus la identificarea i sechestrarea de bunuri care aparin altei persoane dect debitorului? Rspuns nr. 4: Am considerat ca daca bunurile pe care punem sechestrul aparin asociatului societii nu este nici o problem. ntrebare 5: Cum explicai faptul c la aproximativ jumtate din dosarele de executare silit constituite nu sunt identificate i nfiinate sechestre cu toate c debitele sunt mai vechi de 2 ani de zile? Rspuns 5: Am mers pe recuperare pe cale amiabil ntrebare 6: Cum explicai faptul c la unele dosare de executare silit exist liste cu bunuri identificabile la debitor, dar nu sunt nfiinate sechestre? 529

Rspuns 6: Bunurile sechestrate se aflau n stare avansat de degradare sau erau foarte vechi ntrebare 7: Mai avei ceva de adugat? Rspuns 7: Nu

Dat n faa noastr, Auditori Ionescu Adrian Popescu Nicolae

Intervievat, Preda Ioana Data: 03.06.2010

530

Procedura P08 Entitatea public Serviciul de audit public intern

COLECTAREA DOVEZILOR

FISA DE IDENTIFICARE i ANALIZA A PROBLEMEI Nr. 7.35.

Misiunea de audit: Administrarea impozitelor i taxelor locale Perioada auditat: 01.07.2008 31.03.2010 ntocmit: Ionescu Adrian/Popescu Nicolae Avizat: Georgescu Cristian Problema Constatri

Data: 03.06.2010 Data: 03.06.2010

Bunurile urmribile ale debitorilor nu au fost identificate i sechestrate n toate cazurile n care exist dosare de executare nfiinate astfel nct s acopere valoarea debitului restant Sechestrele se nfiineaz asupra tuturor bunurilor urmribile ale debitorului, valoarea bunurilor sechestrate nu trebuie s depeasc 150% din valoarea debitului restant. Procesul verbal de sechestru trebuie s conin n mod obligatoriu printre altele denumirea i adresa debitorului, valoarea debitului pentru care se nfiineaz sechestrul, numrul somaiei i al titlului executoriu n baza crora se face executarea, descrierea complet a bunurilor sechestrate i menionarea datelor de identificare a acestora, estimarea valorii bunurilor sechestrate. Din analiza dosarelor de executare silit a rezultat c procedura de executare privind ntocmirea i nfiinarea sechestrelor asupra bunurilor mobile ale debitorilor nu respect ntotdeauna cadrul procedural, astfel: n circa 50% din dosarele de executare silit analizate nu se declanase procedura de executare silit prin identificarea i sechestrarea bunurilor mobile ale debitorilor, cu toate c somaiile emise i comunicate debitorilor aveau o vechime cuprinse ntre 3 luni i chiar peste 30 luni; valoarea bunurilor sechestrate nu acoper debitele restante menionate n somaiile de plat, ceea ce face imposibil recuperarea acestora pe calea executrii silite. Precizm c, n unele cazuri la dosare exist anumite liste cu bunuri urmribile identificate la debitor, ns n procesele verbale de sechestru se regsesc doar o parte din acestea, care nu acoper debitul restant; n general bunurile au fost sechestrate n prezena debitorilor care au semnat procesele verbale de sechestru, ns au existat i cazuri n care debitorul nu a fost de fa sau nu a vrut s semneze procesul verbal de sechestru. n aceste cazuri procesul verbal de sechestru a fost comunicat ulterior debitorului n cadrul termenului legal.

Cauze

Serviciul de executare silit a procedat mai mult la recuperarea debitelor restante 531

pe calea amiabil, pe discuii cu debitorii i contientizarea acestora la plata debitelor restante, sechestrele fiind nfiinate n cazurile n care debitorii nu au dorit nici o colaborare cu instituia. Consecine ncasarea cu ntrziere a debitelor restante, n unele cazuri debitele crescnd n aa fel nct au fcut imposibil recuperarea lor, n special n cazul celor care nu au nici un venit i nici nu dein bunuri urmribile. Analiza dosarelor din sold i a stadiului lor de executare, identificarea bunurilor mobile urmribile ale debitorilor i aplicarea procedurilor de sechestrare i valorificare a acestor bunuri n vederea recuperrii debitelor. Conductorul serviciului va analiza periodic dosarele aflate n executare silit i va urmri modul n care au fost nfiinate sechestrele.

Recomandare

Auditor intern,

Supervizat,

Pentru conformitate

532

Procedura P08 Entitatea public Serviciul de audit public intern

COLECTAREA DOVEZILOR

TEST nr. 7.36.

Misiunea de audit: Administrarea impozitelor i taxelor locale Perioada auditat: 01.07.2008 31.03.2010 ntocmit: Ionescu Adrian/Popescu Nicolae Avizat: Georgescu Cristian Obiectul testului Obiectivele testului Descrierea testului nfiinarea sechestrelor asupra bunurilor imobile.

Data: 03.06.2010 Data: 03.06.2010

Analiza dosarelor de executare silit i urmrirea dac au fost identificate i sechestrate bunuri imobile ale debitorului n vederea recuperrii debitelor restante i dac procesele verbale de sechestru ntocmite respect cadrul procedural. Populaia a fost constituit din dosarele de executare silit ntocmite i aflate n gestiunea serviciului de executare silit. Eantionul a fost constituit prin selectarea la ntmplare a unui numr de 5 dosare de executare silit constituite aflate pe rol. Testarea a constat n analiza dosarelor de executare silit, respectiv realizarea procedurii de executare silit prin nfiinarea sechestrelor asupra bunurilor imobile ale debitorului, urmrindu-se n principal urmtoarele: - identificarea n termen a bunurilor imobile; - comunicarea sechestrelor nfiinate asupra bunurilor debitorului; - sechestrarea de bunuri imobile pn la nivelul debitului. Totodat s-a examinat dac procesele verbale de sechestru conin: denumirea debitorului, debitele restante, somaia i titlul executoriu n baza crora se face sechestrarea bunurilor. Sechestrele pentru bunuri imobile se nfiineaz asupra tuturor bunurilor urmribile ale debitorului. Procesul verbal de sechestru trebuie s conin n mod obligatoriu printre altele denumirea i adresa debitorului, menionarea debitului, menionarea somaiei i titlului executoriu n baza cruia se face executarea, descrierea complet a bunurilor sechestrate i menionarea datelor de identificare i a valorii bunurilor sechestrate. Din analiza dosarelor de executare silit cu privire la procedura referitoare la ntocmirea i nfiinarea sechestrelor asupra bunurilor imobile ale debitorilor, a rezultat faptul c, din peste 400 dosare de executare silit existente pe rolul serviciului, doar n 9 cazuri procedura de executare silit a fost continuat pn la identificarea i sechestrarea bunurilor urmribile imobile ale debitorului. n general bunurile au fost sechestrate n prezena debitorilor, care au semnat 533

Constatri

procesele verbale de sechestru, ns au existat i cazuri n care debitorul nu a fost de fa sau nu a vrut s semneze procesul verbal de sechestru. n aceste cazuri procesul verbal de sechestru a fost comunicat ulterior debitorului n cadrul termenului legal. Serviciul de executare silit a procedat mai mult la recuperarea debitelor restante pe calea amiabil, la discuii cu debitorii i contientizarea acestora pentru plata debitelor restante, sechestrele fiind nfiinate n cazurile n care debitorii nu au dorit nici o colaborare cu instituia. Concluzii Identificarea bunurilor imobile urmribile n cazul tuturor debitorilor aflai n executare silit i care nu i-au achitat debitele ca urmare a comunicrii somaiilor i la care nu au fost nfiinate sechestre pn la nivelul debitului, aplicarea procedurilor de sechestrare i valorificare a acestor bunuri n vederea recuperrii debitelor.

Auditor intern,

Supervizor,

534

Procedura P08: Entitatea public Serviciul de audit public intern

COLECTAREA DOVEZILOR

INTERVIU nr. 7.7. privind respectarea cadrului normativ referitor la ntocmirea i nfiinarea sechestrelor adresat domnului Moisescu Adrian, avnd funcia de expert n cadrul departamentului executare silit Misiunea de audit: Administrarea impozitelor i taxelor locale Perioada auditat: 01.07.2008 31.03.2010 ntrebarea nr. 1: Activitatea de ntocmire, identificare i sechestrare de bunuri imobile este n atribuia dvs.? Rspuns nr. 1: Da, aceast activitate mi-a fost atribuit i a fost nscris n fia postului ntrebarea nr. 2: La nivelul serviciului executare silit exist proceduri specifice, scrise i formalizate, privind identificarea i sechestrarea de bunuri imobile ale debitorului? Rspuns nr. 2: Nu. ntrebarea nr. 3: Precizai motivele pentru care nu au fost identificate i sechestrate bunuri imobile ale debitorilor n vederea recuperrii debitelor restante de la acetia? Rspuns nr. 3: Am considerat ca somaiile ntocmite i comunicate debitorului sunt suficiente, iar n cazurile n care se nfiineaz popriri pe conturi nu este obligatoriu i s se procedeze i la sechestrarea de bunuri mobile ntrebarea nr. 4: Precizai motivele care au dus la identificarea i sechestrarea de bunuri care aparin altei persoane dect debitorului? Rspuns nr. 4: Am considerat ca dac bunurile pe care punem sechestrul aparin asociatului societii nu este nici o problema. ntrebare 5: Cum explicai faptul c la aproximativ jumtate din dosarele de executare silit constituite nu sunt identificate i nfiinate sechestre cu toate c debitele sunt mai vechi de 2 ani? Rspuns 5: Am mers pe recuperare pe cale amiabil ntrebare 6: Cum explicai faptul c la unele dosare de executare silit exist liste cu bunuri identificabile la debitor, dar nu sunt nfiinate sechestre pe acestea?

535

Rspuns 6: Bunurile sechestrate se aflau n stare avansat de degradare sau erau foarte vechi ntrebare 7: Mai avei ceva de adugat? Rspuns 7: Nu Dat n faa noastr, Auditori Ionescu Adrian Popescu Nicolae Intervievat, Moisescu Adrian Data: 03.06.2010

536

Procedura P08 Entitatea public Serviciul de audit public intern

COLECTAREA DOVEZILOR

FISA DE IDENTIFICARE i ANALIZA A PROBLEMEI Nr. 7.36. Misiunea de audit: Administrarea impozitelor i taxelor locale Perioada auditat: 01.07.2008 31.03.2010 ntocmit: Ionescu Adrian/Popescu Nicolae Data: 03.06.2010 Avizat: Georgescu Cristian Data: 03.06.2010 Identificarea i sechestrarea de bunuri imobile urmribile n cazul debitorilor aflai Problema n executare silit i care nu au achitat debitele ca urmare a comunicrii somaiilor ca etap procedural de executare silit a fost ca i inexistent. Sechestrele pentru bunuri imobile se nfiineaz asupra tuturor bunurilor urmribile Constatri ale debitorului. Procesul verbal de sechestru trebuie s conin n mod obligatoriu printre altele denumirea i adresa debitorului, menionarea debitului, menionarea somaiei i titlului executoriu n baza cruia se face executarea, descrierea complet a bunurilor sechestrate i menionarea datelor de identificare i a valorii bunurilor sechestrate. Din analiza dosarelor de executare silit cu privire la procedura referitoare la ntocmirea i nfiinarea sechestrelor asupra bunurilor imobile ale debitorilor, a rezultat faptul c, din peste 400 dosare de executare silit existente pe rolul serviciului, doar n 9 cazuri procedura de executare silit a fost continuat pn la identificarea i sechestrarea bunurilor urmribile imobile ale debitorului. n general bunurile au fost sechestrate n prezena debitorilor care au semnat procesele verbale de sechestru, ns au existat i cazuri n care debitorul nu a fost de fa sau nu a vrut s semneze procesul verbal de sechestru. n aceste cazuri procesul verbal de sechestru a fost comunicat ulterior debitorului n cadrul termenului legal. Cauze Serviciul de executare silit a procedat mai mult la recuperarea debitelor restante pe calea amiabil, la discuii cu debitorii i contientizarea acestora pentru plata debitelor restante, sechestrele fiind nfiinate n cazurile n care debitorii nu au dorit nici o colaborare cu instituia. Debitele restante nu au fost recuperate, acestea au crescut continuu datorita dobnzilor i penalitilor calculate, n prezent fiind foarte greu s fie recuperate n totalitate. In cazul tuturor debitelor restante pentru care nu sunt identificate bunuri urmribile pn la nivelul debitului, se va proceda la identificarea de bunuri imobile ale debitorului i sechestrarea lor n vederea valorificrii i recuperrii debitului restant. Supervizat, Pentru conformitate 537

Consecine Recomandare

Auditor intern,

Procedura P08 Entitatea public Serviciul de audit public intern

COLECTAREA DOVEZILOR

TEST Nr. 7.37.

Misiunea de audit: Administrarea impozitelor i taxelor locale Perioada auditat: 01.07.2008 31.03.2010 ntocmit: Ionescu Adrian/Popescu Nicolae Avizat: Georgescu Cristian Obiectul testului Obiectivele testului Descrierea testului Organizarea licitaiilor i valorificarea bunurilor .

Data: 03.06.2010 Data: 03.06.2010

Analiza urmrirea dac bunurile sechestrate au fost scoase i valorificate prin licitaie. Populaia a fost constituit de dosarele de executare silit ntocmite i aflate n gestiunea serviciului de executare silit. Eantionul a fost constituit prin selectarea n totalitate a celor 9 dosare de executare silit la care au fost identificate i sechestrate bunuri imobile ale debitorilor, precum i din alegerea la ntmplare a unui numr de 7 dosare de executare silit din cele la care au fost identificate i sechestrate bunuri mobile ale debitorilor. Testarea a constat n urmrirea dac bunurile sechestrate au fost scoase la licitaie, dac organizarea licitaiilor s-a fcut n termen de la nfiinarea sechestrelor, dac bunurile scoase la licitaie au fost evaluate i dac licitaiile au pornit de la preul cel mai mare, sau preul de evaluare.

Constatri

Urmare analizei documentelor existente la cele 9 dosare de executare silit unde au fost sechestrate bunuri imobile, s-a constatat c nu a fost organizat i realizat nici o licitai public n vedere valorificrii bunurilor i recuperrii debitelor restante, cu toate c procesele verbale de sechestru erau ntocmite de circa 2-3 ani. Totodat bunurile imobile sechestrate nu erau nici evaluate. La nivelul serviciului executare silit nici nu se mai tia de procesele verbale de sechestru bunuri imobile nfiinate. Pana n prezent debitele nu au fost recuperate, n schimb acestea s-au majorat continuu ca urmare a dobnzilor i penalitilor calculate. Din analiza celor 7 dosare de executare silit selectate la care au fost identificate i sechestrate bunuri mobile ale debitorului s-a constatat c doar n dou cazuri au fost planificate i organizate licitaii. Licitaiile au fost organizate o sigur dat pentru cele dou dosare, la acestea nu s-au prezentat licitatori i nu au mai fost reluate. Precizm c vechimea sechestrelor de bunuri mobile nfiinate este cuprins ntre 2 i 5 ani. Pn n prezent debitele nu au fost recuperate, din contr acestea au crescut 538

ca urmare a majorrilor i penalitilor calculate. Din explicaiile date de eful serviciului executare silit a rezultat c, pn la data controlului la nici un dosar de executare silit care a fost constituit n cadrul serviciului nu s-a ajuns s fie valorificate bunuri ale debitorilor prin licitaie public. Toate ncasrile sau recuperrile de debite n realizate de serviciu au fost pe cale amiabil, prin discuii cu contribuabilii i convingerea acestora s plteasc debitele restante. Precizm c nivelul arieratelor existent la data controlului era de circa 1,2 ori mai mare fa de debitele curente planificate a fi ncasate n anul curent. Concluzii Bunurile sechestrate nu au fost valorificate prin licitaii publice.

Auditor intern,

Supervizor,

539

Procedura P08: Entitatea public Serviciul de audit public intern

COLECTAREA DOVEZILOR

Not de relaii nr. 7.9. privind organizarea licitaiilor adresat d-lui Stnescu Iulian, avnd funcia de director adjunct al departamentului executare silit Misiunea de audit: Administrarea impozitelor i taxelor locale Perioada auditat: 01.07.2008 31.03.2010 ntrebarea nr. 1: Activitatea de ntocmire, identificare, sechestrare i valorificare a bunurilor mobile i imobile ale debitorilor este n responsabilitate dvs.? Rspuns nr. 1: Da, eu coordonez activitatea de executare silit n cadrul entitii ntrebarea nr. 2: La nivelul serviciului de executare silit exist proceduri specifice, scrise i formalizate, privind identificarea, sechestrarea i valorificarea bunurilor mobile i imobile ale debitorilor? Rspuns nr. 2: Nu. ntrebare 3: V rugm s precizai dac au fost identificate i sechestrate bunuri imobile ale debitorilor ? Rspuns 3: Da ntrebare 4: Cum explicai faptul c din circa 400 dosare de executare silit aflate pe rol, au fost nfiinate sechestre pentru bunuri imobile doar n cazul a 9 dosare? Rspuns 4: Personalul a fost folosit de multe ori n alte activiti ale entitii ntrebare 5: V rugm s precizai dac au fost identificate i sechestrate bunuri mobile ale debitorilor ? Rspuns 5: Da ntrebare 6: Cum explicai faptul c n cazul sechestrelor pentru bunuri imobile nfiinate nu a fost organizat nici o licitaie pn n prezent? Rspuns 6: Nu au fost gsii cumprtori astfel nct s organizm licitaiile. ntrebare 7: Cum explicai faptul c, n cazul sechestrelor pentru bunuri mobile nfiinate, nu a 540

fost valorificat prin licitaie nici un bun sechestrat pn n prezent? Rspuns 7: Acelai lucru, nu au existat cumprtori

ntrebarea nr. 8: Precizai motivele care au dus la lipsa de struin n luarea msurilor de valorificare a bunurilor sechestrate pn n prezent. Rspuns nr. 8: Am considerat c debitele pot fi totui recuperate pe cale amiabil de la debitor

ntrebare 9: Mai avei ceva de adugat? Rspuns 9: Nu. Dat n faa noastr, Auditori Ionescu Adrian Popescu Nicolae Intervievat, Stnescu Iulian Data: 03.06.2010

541

Procedura P08 Entitatea public Serviciul de audit public intern

COLECTAREA DOVEZILOR

FISA DE IDENTIFICARE i ANALIZA A PROBLEMEI Nr. 7.37.

Misiunea de audit: Administrarea impozitelor i taxelor locale Perioada auditat: 01.07.2008 31.03.2010 ntocmit: Ionescu Adrian/Popescu Nicolae Avizat: Georgescu Cristian Problema Constatri

Data: 03.06.2010 Data: 03.06.2010

Gradul de valorificare prin licitaii publice a bunurilor sechestrate a fost de 0%. Urmare analizei documentelor existente la cele 9 dosare de executare silit unde au fost sechestrate bunuri imobile, s-a constatat c nu a fost organizat i realizat nici o licitai public n vedere valorificrii bunurilor i recuperrii debitelor restante, cu toate c procesele verbale de sechestru erau ntocmite de circa 2-3 ani. Totodat bunurile imobile sechestrate nu erau nici evaluate. La nivelul serviciului executare silit nici nu se mai tia de procesele verbale de sechestru bunuri imobile nfiinate. Pana n prezent debitele nu au fost recuperate, n schimb acestea s-au majorat continuu ca urmare a dobnzilor i penalitilor calculate. Din analiza celor 7 dosare de executare silit selectate la care au fost identificate i sechestrate bunuri mobile ale debitorului s-a constatat c doar n dou cazuri au fost planificate i organizate licitaii. Licitaiile au fost organizate o sigur dat pentru cele dou dosare, la acestea nu s-au prezentat licitatori i nu au mai fost reluate. Precizm c vechimea sechestrelor de bunuri mobile nfiinate este cuprins ntre 2 i 5 ani. Pn n prezent debitele nu au fost recuperate, din contr acestea au crescut ca urmare a majorrilor i penalitilor calculate. Din explicaiile date de eful serviciului executare silit a rezultat c, pn la data controlului, la nici un dosar de executare silit care a fost constituit n cadrul serviciului nu s-a ajuns s fie valorificate bunuri ale debitorilor prin licitaie public. Toate ncasrile sau recuperrile de debite n realizate de serviciu au fost pe cale amiabil, prin discuii cu contribuabilii i convingerea acestora s plteasc debitele restante. Precizm c nivelul arieratelor existent la data controlului era de circa 1,2 ori mai mare fa de debitele curente planificate a fi ncasate n anul curent.

Cauze

Nu s-a acordat nici un fel de importan procedurii de executare silit privind organizarea i realizarea de licitaii publice n vederea recuperrii debitelor restante. Sechestrarea de bunuri mobile i imobile ale debitorilor s-a realizat 542

numai n cazurile celor ru platnici i numai pentru a-i motiva pe acetia s-i plteasc debitele restante. Consecine Debitele restante nu au fost recuperate, arieratele au crescut atingnd un nivel de peste 1,2 ori mai mare fa de debitele curente planificate de entitate a fi ncasate ntr-un an financiar. Realizarea unei discuii cu debitorii, stabilirea unor termene maxime de 15 zile de plat, n caz de neplat se va proceda la planificarea i organizarea de licitaii n toate cazurile n care au fost sechestrate bunuri n vederea valorificrii lor.

Recomandare

Auditor intern,

Supervizat,

Pentru conformitate

543

544

Procedura P08 Entitatea public Serviciul de audit intern

COLECTAREA DOVEZILOR

LISTA DE VERIFICARE nr. 8 Misiunea de audit: Administrarea impozitelor i taxelor locale Perioada auditat: 01.07.2008 31.03.2010 ntocmit: Ionescu Adrian/Popescu Nicolae Avizat: Georgescu Cristian Obiectivul VII. REALITATEA EVIDENELOR CONTABILE I A SITUAIILOR FINANCIARE ALE ENTITII PUBLICE LOCALE PRIVIND VENITURILE DIN IMPOZITE I TAXE LOCALE Nr. Activitatea de audit Da Nu Observaii crt. A. Organizarea i conducerea evidenei veniturilor din impozite i taxe locale 1. Evidena creanelor bugetare 1.1. Analizai dac documentele justificative care stau la baza nregistrrii veniturilor n contabilitate, conin toate elementele de conformitate (date de identificare debitor, data ntocmirii X documentului, nume prenume persoan care a ntocmit documentul, tampila contribuabilului dac este cazul, numr de intrare organ fiscal etc.) Test nr. 8.38. 1.2. Verificai dac nregistrarea creanelor bugetare se face cu List de respectarea: control nr. a) existena documentului justificativ privind creana 8.17. b) realitatea debitului stabilit sau declarat Not de relaii nr. 8.11. c) nregistrarea debitului n evidena analitic a debitorului FIAP nr. 8.38 respectiv X d) concordana ntre debitul stabilit sau declarat i cel nregistrat e) exercitarea controlului de conformitate asupra operaiei efectuate f) nregistrarea n termen a creanelor datorate de contribuabili g) debite mai vechi de un an 1.3. Analizai modul de organizare a evidenei impozitelor i taxelor X locale declarate de contribuabili 1.4. Examinai evidena impozitelor i taxelor locale stabilite din X oficiu pentru contribuabilii care nu-i declar obligaiile 1.5. Analizai modul de organizare a evidenei veniturilor din amenzi X 545

Data: 05.06.2010 Data: 05.06.2010

Nr. crt. 1.6. 1.7. 1.8. 1.9. 1.10. 1.11.

Activitatea de audit contravenionale Analizai modul de organizare a evidenei pe pltitor Verificai dac exist o eviden a creanelor bugetare nencasate la termenele scadente Analizai modul de calcul i de eviden a sumelor accesorii aferente creanelor bugetare nencasate la termenele scadente Analizai modul de organizare a evidenei creanelor bugetare n funcie de termenul rmas pn la prescripie Analizai aciunile ntreprinse pentru ncasarea creanelor bugetare al cror termen scadent a fost depit Verificai dac debitele existente n evidenele unitii fiscale reprezentnd impozite i taxe locale se afl n interiorul perioadei de prescripie Stingerea creanelor bugetare Verificai dac exist documente justificative (format electronic/ hrtie) pentru sumele ncasate i circuitul acestora Verificai dac organizarea evidenei analitice pe pltitor permite stingerea obligaiilor fiscale n mod distinct pentru fiecare categorie n funcie de plile efectuate de debitor i documentele de ncasare Verificai concordana dintre sumele operate n evidena analitic i cele din registrul de cas Verificai concordana datelor din documente cu cele nregistrate n jurnale, respectiv: a) concordana sumelor din documentele de ncasare cu suma pltit de contribuabil b) concordana sumei din document cu suma nregistrat n registrul de cas c) menionarea corect a pltitorului d) depunerea n termen a sumelor ncasate e) realizarea periodic a controlului gestiunii celor doi ncasatori f) nregistrarea corect n evidena analitic a debitorului

Da X X X X X X

Nu

Observaii

2. 2.1. 2.2.

2.3. 2.4.

Test nr. 8.39. List de control nr. 8.18. Not de relaii nr. 8.11. Interviu nr. 8.9. FIAP nr. 8.39.

2.5. Verificai concordana dintre sumele operate n evidena analitic i cele din extrasele de cont (jurnale de banc, dac se in) 2.6. Examinai dac contribuabilii care au pltit prin virament bancar au fost corect identificai i au fost operate corespunztor plile n contul acestora 2.7. Examinai corectitudinea operaiunilor privind sumele ncasate prin alte modaliti de plat i realitatea evidenelor analitice pe pltitor 2.8. Verificai dac datoriile i creanele debitorului sunt operate corect potrivit deciziilor instanelor de judecat rmase 546

X X

Nr. crt.

Activitatea de audit

Da

Nu

Observaii

2.9. 2.10. 3. 3.1. 3.2.

3.3. 3.4. 3.5. 3.6. 3.7.

4. 4.1. 4.2. 4.3. 4.4. 4.5. 4.6.

4.7. 4.8.

4.9.

definitive i irevocabile, n cazurile n care acesta a contestat anumite debite calculate i stabilite de unitatea fiscal Examinarea nregistrrilor zilnice referitoare la ncasarea X creanelor bugetare, pe baza documentelor justificative Concordana sumei totale reprezentnd creane ncasate, din X evidena analitic, cu cea raportat ctre management Conformitatea acordrii scutirii la plata impozitelor i taxelor locale Verificai existena cadrului normativ privind scutirea la plata X impozitelor i taxelor locale Verificai existena documentelor necesare care i ofer contribuabilului dreptul de scutire la plat a impozitelor/taxelor X locale Verificai modalitatea de calcul i aplicare a scutirii la plat a X impozitelor i taxelor locale Verificai dac scutirea este aplicat numai pentru tipul de X impozit sau tax reglementat de cadrul normativ Verificai dac scutirea aplicat este aferent perioadei la care se X refer Verificai corectitudinea nregistrrii scutirii efectuat n X evidena analitic pe pltitor a scutirii aplicate Verificai dac scutirea la plat acordat este condiionat de plata n totalitate a debitului sau de alte condiii specificate de X cadrul legislativ Prelucrarea, centralizarea i reflectarea n contabilitate a operaiunilor consemnate n documentele justificative Verificai existena documentelor justificative aferente X operaiunilor privind impozitele i taxele ncasate Verificarea completrii n Registrul de cas distinct pentru X fiecare operaiune n parte Verificai dac operaiunile nregistrate n registrul de cas sunt X supuse controlului intern sau al contabilitii Verificai dac n registrul de cas sumele sunt centralizate i X este stabilit zilnic soldul privind ncasrile efectuate Urmrirea concordanei dintre soldul din registrul de cas, X monetar i contabilitate Verificai dac operaiunile economico-financiare aferente activitii de colectare a impozitelor i taxelor locale sunt X nregistrate cronologic i sistematic Verificai dac registrul jurnal este condus la zi X Verificai dac operaiunile economico-financiare aferente activitii de colectare a impozitelor i taxelor locale sunt X nregistrate n totalitate n registrul jurnal Verificai dac sumele nregistrate n contabilitate reflect n X mod corespunztor operaiunile financiar-contabile consemnate 547

Nr. crt. 4.10. 4.11. 4.12.

Activitatea de audit

Da

Nu

Observaii

4.15.

4.16. 4.17. 4.18. 4.19. 4.20.

5. 5.1.

5.2. 5.3. 5.4.

5.5.

5.6.

5.7. 5.8. 5.9.

n documentele justificative Comparai sumele din registrul de cas cu privire la ncasarea X impozitelor i taxelor locale cu cele existente n registrul jurnal Verificai existena documentelor justificative privind calculul X majorrilor sau penalitilor de ntrziere Verificai dac notele contabile privind nregistrarea majorrilor sau penalitile de ntrziere calculate sunt evideniate n X registrul jurnal Verificai dac conturile contabile sunt debitate sau creditate corect cu sumele provenind din ncasarea impozitelor i taxelor X locale Verificai corectitudinea rulajelor debitoare i creditoare la X sfritul zilei i a perioadei de raportare Verificai conformitatea prelurii sumelor din registrul jurnal n X balanele de verificare Analizai operaiunile economico-financiare semnificative din X punct de vedere valoric Analizai operaiunile prin care s-au efectuat stornri X Verificai dac veniturile provenite din taxa asupra mijloacelor de transport se constituie ca venituri n procent de 60% la X bugetul local i 40% la bugetul consiliului judeean ntocmirea documentelor justificative privind stingerea creanelor bugetare Analizai modul de gestionare a documentelor financiarcontabile care stau la baza nregistrrii veniturilor n X contabilitate Examinai modul de completare a documentelor justificative X privind stingerea creanelor bugetare Examinai dac sumele menionate n documentele justificative X sunt corecte, respectiv sunt cele efectiv ncasate Verificai dac denumirea contribuabilului din documentul justificativ este cea real i identific pltitorul efectiv al sumei X respective Verificai dac documentele justificative utilizate pentru stingerea creanelor bugetare sunt emise n ordinea cronologic X a ncasrii sumelor Verificai dac toate documentele justificative cu privire la stingerea creanelor bugetare sunt semnate de ctre persoanele X responsabile Verificai dac entitatea folosete pentru ncasarea debitelor i X ncasatori pe teren Verificai dac aceti ncasatori, care au i rolul de gestionari, X respect cadrul legislativ n vigoare Verificai dac chitanierele pe care le utilizeaz sunt X nregistrate, nseriate i evideniate 548

Nr. Activitatea de audit Da crt. 5.10. Verificai dac sumele menionate n chitanele emise sunt cele X efectiv ncasate de la contribuabili 5.11. Verificai dac toate sumele ncasate sunt depuse zilnic la X casieria entitii 5.12. Verificai dac predarea sumelor ncasate se realizeaz n urma realizrii unui punctaj ntre ncasrile efective i sumele predate X efectiv 5.13. Verificai dac sunt realizate periodic controale cu privire la sumele ncasate i depuse i chitanierele utilizate, inclusiv prin X confirmri ale sumelor ncasate de la contribuabili 5.14. Verificai dac nregistrarea operaiunilor zilnice n registrul de cas respect urmtoarele: a) registrul de cas este ntocmit zilnic n dou exemplare pe baza actelor justificative b) completarea distinct n registrul de cas a fiecrei operaii efectuate c) exercitarea autocontrolului de ctre casier d) exercitarea controlului ierarhic asupra operaiunilor efectuate e) examinarea completrii zilnice, n ordinea efecturii operaiilor f) urmrirea barri rndurilor neutilizate la sfritul zilei g) preluarea corect a soldului de cas al zilei precedente 5.15. Verificai dac operaiunile privind stingerea creanelor bugetare X sunt supuse controlului preventiv 5.16. Verificai dac documentele justificative ntocmite, cu privire la stingerea creanelor bugetare, stau la baza nregistrrii X operaiunilor n contabilitate 5.17. Examinai concordana dintre sumele menionate n X documentele justificative i cele din contabilitate B. Organizarea contabilitii veniturilor din impozite i taxe locale 1. Realitatea informaiilor furnizate de evidena financiar-contabil 1.1. Verificai dac toate operaiunile economico-financiare privind impozitele i taxele locale reflectate n declaraiile depuse de X contribuabili sunt nregistrate n cursul lunii 1.2. Verificai dac toate operaiunile economico-financiare privind impunerile din oficiu sunt efectuate la momentul oportun i sunt X reflectate n contabilitate 1.3. Verificai dac majorrile i penalitile aferente debitelor neachitate sunt calculate periodic i sunt reflectate n X contabilitate 1.4. Verificai dac toate veniturile din amenzi contravenionale sunt X reflectate n contabilitate 1.5. Verificai dac toate operaiunile economico-financiare cu X 549

Nu

Observaii

Test nr. 8.40. List de control nr. 8.19 FIAP nr. 8.40

Nr. crt.

Activitatea de audit

Da

Nu

Observaii

1.6. 1.7. 1.8. 1.9. 1.10. 1.11.

2. 2.1. 2.2. 2.3. 2.4. 2.5. 2.5.

2.6.

2.7..

privire la stingerea creanelor bugetare sunt reflectate corespunztor n contabilitate Verificai dac soldurile lunare din eviden corespund cu X titlurile de crean Examinai preluarea corect a operaiunilor lunare efectuate din X evidena analitic pe pltitor n conturile contabile Examinai corespondena dintre evidena sintetic i cea X analitic Verificai dac creanele nencasate sunt inventariate cu ocazia X inventarierii patrimoniale i dac sunt confirmate de debitor Verificai reflectarea n contabilitate a rezultatelor inventarierii X Verificai conformitatea informaiilor existente n situaiile financiare, cu cele din balana de verificare i cu cele din X registrul inventar Reflectarea n contabilitate a operaiunilor cu ajutorul conturilor contabile Verificai dac conturile contabile utilizate sunt cele prevzute X de planul de conturi Verificai utilizarea corect a conturilor contabile n X conformitate cu natura operaiunilor Verificai utilizarea corect a conturilor contabile n X conformitate cu funciunea acestora Verificai dac operaiunile reflectate n contabilitate cu ajutorul X conturilor au la baz documente justificative Verificai dac sumele operate n conturile contabile corespund X cu cele din documentele justificative Verificai dac debitele de plat ale contribuabilului, din evidena analitic pe pltitor, sunt corecte n raport cu X nregistrrile contabile efectuate Verificai dac sumele reprezentnd taxe pentru eliberarea avizelor, autorizaiilor i certificatelor sunt nregistrate n X contabilitate ca venituri proprii Verificai dac sumele reprezentnd impozite i taxe locale sunt reflectate n contabilitate ca fiind n totalitate venituri ale X entitii, cu excepiile prevzute de cadrul legislativ

550

Procedura P08 Entitatea public Serviciul Audit Intern

COLECTAREA DOVEZILOR

CHESTIONAR DE CONTROL INTERN Misiunea de audit: Administrarea impozitelor i taxelor locale Perioada auditat: 01.07.2008 31.03.2010 ntocmit: Ionescu Adrian/Popescu Nicolae Avizat: Georgescu Cristian

Data: 05.06.2010 Data: 05.06.2010

Obiectivul chestionarului: Realitatea evidenelor contabile i a situaiilor financiare ale entitii publice privind veniturile din impozitele i taxele locale
NTREBAREA DA NU

OBSERVAII

I ORGANIZAREA I CONDUCEREA EVIDENEI VENITURILOR DIN IMPOZITE I TAXE LOCALE 1. Cine este responsabil de organizarea i conducerea evidenei veniturilor din impozite i taxe locale? 2. La nivelul structurii responsabile cu organizarea i conducerea evidenei veniturilor din taxe i impozite exist o analiz a volumului de munc? 3. Care este modalitatea de organizare i de desfurare a activitii stabilit n vederea respectrii angajamentelor de serviciu?
Auditorul urmrete s identifice dac de aceasta activitate este responsabil o singura persoan sau mai multe. Auditorul urmrete s identifice modalitatea de organizare a activitii n perioadele de vrf. Auditorul urmrete s cunoasc: - dac procesele sunt descrise n mod clar: clare, coerente, accesibile, uor de neles, dac pot fi nelese uor de personal; - cunotinele pe care le are personalul despre procese (sunt urmrite aspecte n special cu privire la personalul nou angajat).

4. Care sunt controalele implementate n vederea asigurrii unei conformiti ntre informaiile din documentele justificative (declaraii, procese verbale de control etc.) i cele introduse n aplicaia informatic? 5. Exist controale realizate de ctre aplicaia informatic? Dac da, cum sunt generate rapoartele? 551

NTREBAREA

DA

NU

OBSERVAII

De ex: aplicaia ar putea s detecteze o dubl nregistrare a unei declaraii. 6. Cum se arhiveaz documentele justificative? Arhivarea documentele justificative (declaraii, procese verbale de control etc.) permite realizarea unui punctaj ntre acestea i datele din aplicaia informatic? 7. Introducerea datelor din documentele justificative n baza de date este supervizat? Dac da, cum se realizeaz aceast activitate? 8. Exist un responsabil care repartizeaz documentele justificative persoanelor din cadrul structurii pentru prelucrare i introducerea datelor n baza de date? 9. Sunt stabilite termene pentru prelucrarea documentelor justificative i pentru introducerea lor n baza de date? Dac da, cine monitorizeaz termenele? 10. Aplicaia informatic genereaz automat data introducerii datelor n sistem? 11. Dac nu, data introdus de funcionar corespunde cu data cnd au fost introduse i prelucrate informaiile? 12. Cum este organizat activitatea de impunere din oficiu? 13. Persoanele care au ca atribuii prelucrarea datelor din documentele justificative pot efectua i impuneri din oficiu? 14. Cum sunt identificai contribuabilii care nu i declar impozitele i taxele locale? 15. S-au emis impuneri din oficiu pentru toi contribuabilii identificai? 16. Cum este organizat activitatea de notificare a contribuabililor care nu i declar obligaiile de plat? 17. Exist o supervizare a acestei activiti? 552

NTREBAREA

DA

NU

OBSERVAII

18. Cum este organizat activitatea de colectare a impozitelor i taxelor locale? 19. n momentul ncasrii unei sume, exist posibilitatea realizrii unei concordane ntre suma ncasat i datoria nregistrat n eviden? 20. Exist un sistem de urmrire a coreciilor efectuate n sistemul informatic cnd au fost constatate erori de nregistrare cu privire la colectarea impozitelor i taxelor locale? 21. Ce msuri sunt puse n aplicare pentru respectarea normelor deontologice ? 22. Premergtor acordrii scutirilor, se realizeaz un control al documentelor pe baza crora se acord acestea? Dac da, aceast activitate este formalizat? 23. Este realizat o supervizare a acestei activiti? 24. Cum este organizat sistemul de acordare a bonificaiilor i cine supervizeaz aceast activitate? 25. Exist o procedur pentru gestionarea documentelor financiarcontabile care stau la baza nregistrrii veniturilor n contabilitate? 26. Sunt colectate zilnic n casieria central sumele ncasate reprezentnd impozite i taxe locale? 27. Dac da, se realizeaz colectarea integral a sumelor ncasate? 28. Documentele justificative utilizate pentru stingerea obligaiilor fiscale sunt completate cronologic? 29. Cum se realizeaz concordana dintre data nscris pe documentul justificativ utilizat pentru stingerea unei creane, data din registrul de casa/ extras de cont (dac este cazul) i data de nregistrare n contabilitate? 553

Auditorul urmrete s identifice acele situaii cnd o persoan este responsabil de ncasarea datoriilor proprii Auditorul urmrete dac sunt utilizate check-list-uri.

Auditorul urmrete dac aceast activitate se realizeaz cu ajutorul sistemelor informatice sau manual.

NTREBAREA

DA

NU

OBSERVAII
Auditorul urmrete dac aceast activitate se realizeaz cu ajutorul sistemelor informatice sau manual Auditorul urmrete: - dac pentru aceast activitate este stabilit un responsabil cu competen n domeniu; - dac algoritmul poate fi modificat de utilizatorii aplicaiei informatice.

30. Cum este organizat activitatea de calcul a accesoriilor pentru impozitele i taxele nencasate la scaden? 31. Dac este organizat cu ajutorul sistemelor informatice, cum este stabilit i actualizat algoritmul de calcul?

32. Sistemul informatic permite o gestionare eficient a accesoriilor n condiiile contestrii debitelor curente?

Auditorul urmrete dac: - pe perioada cnd exist un litigiu sistemul informatic stopeaz calculul accesoriilor; - n condiiile n care pe perioada litigiului sistemul a generat accesorii, permite realizarea unor corecii manuale.

33. Dac este organizat manual, cum este funcioneaz aceast activitate?

Auditorul urmrete: - dac persoana care efectueaz aceste calcule are pregtirea corespunztoare; - cum se realizeaz supervizarea activitii; - cum sunt formalizate coreciile n cazul cnd au fost constatate erori de calcul.

34. Cum este organizat activitatea de prelucrare, centralizare i reflectare n contabilitate a operaiunilor consemnate n documentele justificative? 35. Dac este organizat cu ajutorul sistemelor informatice, acestea asigur conformitatea procesului? 36. Cum sunt monitorizate neregulile? 37. Dac este organizat manual activitatea de prelucrare, cum este asigurat concordana dintre evidena primar i registrul jurnal ? 38. Cum este asigurat supervizarea acestei activiti?

Auditorul urmrete dac aceast activitate se realizeaz cu ajutorul sistemelor informatice sau manual

II ORGANIZAREA CONTABILITII VENITURILOR DIN IMPOZITE I TAXE LOCALE 39. Care este periodicitate nregistrrii n contabilitate a operaiunilor economice cu privire la administrarea 554

NTREBAREA

DA

NU

OBSERVAII

impozitelor i taxelor locale? 40. Putem asocia fiecrei operaiuni contabile un document justificativ? 41. Cum este asigurat respectarea cadrului normativ cu privire la reflectarea n contabilitate a operaiunilor de ncasare a impozitelor i taxelor? 42. Cum este asigurat concordana dintre informaiile din evidena primar i contabilitate? 43. Cum se realizeaz rectificarea operaiunilor nregistrate eronat n contabilitate? 44. Cum este asigurat nregistrarea cronologic i sistematic a stornrilor n contabilitate? 45. Se realizeaz o analiz a operaiunilor stornate n contabilitate? 46. Cum este formalizat controlul de concordan dintre evidena analitic i evidena sintetic? 47. Aceast activitate este supervizat? 48. Dac da, cine realizeaz aceast activitate i care este frecvena acesteia? 49. Este organizat un sistem de eviden a impozitelor i taxelor locale, care s permit generarea unor situaii cu privire la debitele restante, defalcate pe fiecare categorie de venit? 50. Dac da, aceste situaii cuprind informaii cu privire la veniturile bugetare defalcate pe categorii de venituri pentru fiecare contribuabil? 51. Care este termenul limit lunar de elaborarea balanelor de verificare analitice precum i a celei sintetice? 52. Cum este organizat activitatea de elaborare a balanelor de verificare analitice i sintetic? 555

NTREBAREA

DA

NU

OBSERVAII

53. Dac este organizat cu ajutorul unui sistem informatic, acesta asigur respectarea corelaiilor din balana de verificare? 54. Dac este organizat manual, cum este asigurat preluarea datelor din evidena primar? 55. Cum se asigur transferul datelor din balana de verificare sintetic n situaiile financiare? 56. Care este dispozitivul de control implementat pentru a asigura utilizarea conturilor contabile din planul de conturi n conformitate cu funciunea lor? 57. A fost efectuat o inventariere a creanelor bugetare? 58. Dac da, cine a fost responsabil cu organizarea acesteia? 59. Cnd a fost efectuat ultima inventariere? 60. n urma inventarierii au rezultat diferene? 61. A fost realizat o analiz cu privire la rezultatele inventarierii? 62. Dac da, care au fost deciziile luate n urma acestei analize i cum au fost puse n practic? 63. Au fost reflectate n contabilitate efectele acestor decizii? 64. Dac da, cnd?

556

Procedura P08 Entitatea public Serviciul de audit public intern

COLECTAREA DOVEZILOR

TEST Nr. 8.38

Misiunea de audit: Administrarea impozitelor i taxelor locale Perioada auditat: 01.07.2008 31.03.2010 ntocmit: Ionescu Adrian/Popescu Nicolae Avizat: Georgescu Cristian Obiectul testului Obiectivele testului Descrierea testului Evidena creanelor bugetare.

Data: 05.06.2010 Data: 05.06.2010

Analiza operaiunilor economico-financiare efectuate cu privire la creanele bugetare i urmrirea dac acestea sunt nregistrate cronologic n conformitate cu data elaborrii documentelor justificative. Populaia identificat pentru efectuarea testrii a fost alctuit din totalitatea proceselor verbale de control ntocmite i declaraiile de impunere depuse de contribuabili. Eantionul va fi constituit din procesele verbale de control i declaraiile de impunere depuse de organizatorii de spectacole. Astfel, pentru perioada cuprins n evaluare a fost identificat un numr de 121 procese verbale de control din care au fost selectate prin eantionare un numr de 12 procese verbale i a fost identificat un numr de 6 contribuabili care au organizat i realizat spectacole, din care au fost selectai la aleator 2 contribuabili ale cror declaraii au fost examinate n totalitate. Testarea a urmrit analiza modului de nregistrare n termen i corect a creanelor bugetare, urmrindu-se urmtoarele: a. existena documentului justificativ privind creana; b. realitatea debitului stabilit sau declarat; c. nregistrarea debitului n evidena analitic a debitorului respectiv; d. concordana dintre debitul stabilit sau declarat i cel nregistrat; e. exercitarea controlului de conformitate asupra operaiei efectuate; f. nregistrarea n termen a creanelor datorate de contribuabili; g. debite mai vechi de un an. Pentru efectuarea testrii a fost elaborat Lista de control privind analiza modului de nregistrare a creanelor bugetare, prezentat n anex, care conine pe vertical elementele eantionului, iar pe orizontal elementele testate. Din analiza modului de nregistrare a creanelor bugetare stabilite prin actele de control s-a constatat c acestea nu reflect realitatea n toate cazurile. n acest sens sa constatat nregistrarea cu ntrziere a titlurilor de crean emise, respectiv a proceselor verbale de control, ncheiate la contribuabili. Spre exemplu, prin procesul verbal de control nr. 234545/2010, s-a stabilit c autorizaia de construire a expirat, construcia a fost pus n funciune i nu a fost declarat. n funcie de declaraia contribuabilului privind finalizarea lucrrilor de construire i a valorii reale a 557

Constatri

acestora, s-a calculat att tax pentru prelungirea autorizaiei pn la data de 31.12.2008, ct i impozit pe cldire dup aceast dat i pn la data la care au efectuat controlul. Acest proces verbal de control a fost avizat de conductorul serviciului i transmis n vederea nregistrrii debitelor n sarcina contribuabilului. n urma examinrii efectuate a rezultat c n evidena analitic a debitorului aceste debite nu au fost nregistrate pn n prezent. Debitele provenite din amenzi nu au fost nregistrate n toate cazurile n evidena analitic, n condiiile n care unele dintre contravenii aveau o vechime de peste 1 an. Astfel, din verificarea efectuat a rezultat c responsabilii Direciei de Ordine Public au aplicat amenzi contravenionale i au transmis procesele verbale de contravenie n vederea nregistrrii debitelor n conturile contravenienilor. Potrivit listei de control, n cinci cazuri, aceste debite nu au fost nregistrate n evidena analitic a debitorilor i nici nu au fost ncasate amenzile respective. n dou cazuri, amenzile aplicate aveau o vechime de circa un an i patru luni, ceea ce presupune c ncasarea acestora pe calea executrii silite era prescris. Din analiza declaraiilor de impunere depuse de cei doi organizatori de spectacole selectai a rezultat c debitele declarate de acetia reprezentnd impozite pe spectacole nu erau nregistrate n evidena analitic. Explicaia oferit a fost aceea c debitele au fost ncasate odat cu depunerea declaraiei i s-a considerat c nu mai este necesar nregistrarea, dac debitele sunt ncasate, ca atare au fost nregistrate direct ca venituri. Evidena analitic pe pltitor nu reflect realitatea, unele debite stabilite n sarcina contribuabililor nu au fost nregistrate.

Concluzii

Auditor intern,

Supervizor,

558

Procedura P08 Serviciul de audit public intern

COLECTAREA DOVEZILOR

LISTA DE CONTROL nr. 8.17. privind nregistrarea creanelor bugetare ale contribuabililor Misiunea de audit: Administrarea impozitelor i taxelor locale Perioada auditat: 01.07.2008 31.03.2010
Existena documentului justificativ privind creana Realitatea debitului stabilit sau declarat nregistrarea debitului n evidena analitic a debitorului respectiv Concordana ntre debitul stabilit sau declarat i cel nregistrat Exercitarea controlului de conformitate asupra operaiei efectuate nregistrarea n termen a creanelor datorate de contribuabili

Elemente eantionate

Elemente testate
Proces verbal de control nr. 234545/2010 Proces verbal de control nr. 234375/2010 Proces verbal de control nr. 234643/2010 Proces verbal de control nr. 234732/2010 Proces verbal de control nr. 234821/2010 Proces verbal de control nr. 234934/2010 Proces verbal de control nr. 234323/2010 Proces verbal de control nr. 234213/2010 Proces verbal de control nr. 234432/2010 Proces verbal de control nr. 234439/2010 Proces verbal de control nr. 234654/2010 Proces verbal de control nr. 234874/2010 Proces verbal de contravenie nr. 123454/2010 Proces verbal de contravenie nr. 123465/2010 Proces verbal de contravenie nr. 123421/2010

Debite mai vechi de un an

Da Da Da Da Da Da Da Da Da Da Da Da Da Da Da

Da Da Da Da Da Da Da Da Da Da Da Da Da Da Da 559

Da Da Da Da Da Da Da Da Da Da Da Da Nu Nu Nu

Nu Da Nu Da Nu Da Nu Da Da Nu Nu Da Nu Nu Nu

Nu Nu Nu Nu Nu Nu Nu Nu Nu Nu Nu Nu Nu Nu Nu

Nu Nu Nu Nu Nu Nu Nu Nu Nu Nu Nu Nu Nu Nu Nu

Da Da Nu Da Da Nu Da Da Nu Da Da Nu Nu Da Da

Elemente eantionate

Elemente testate
Proces verbal de contravenie nr. 123643/2010 Proces verbal de contravenie nr. 123543/2010 Declaraie nr. 3342/2010 Declaraie nr. 3342/2010 Declaraie nr. 3342/2010 Declaraie nr. 3342/2010 Declaraie nr. 3342/2010

Existena documentului justificativ privind creana

Realitatea debitului stabilit sau declarat

nregistrarea debitului n evidena analitic a debitorului respectiv

Concordana ntre debitul stabilit sau declarat i cel nregistrat

Exercitarea controlului de conformitate asupra operaiei efectuate

nregistrarea n termen a creanelor datorate de contribuabili

Debite mai vechi de un an

Da Da Da Da Da Da Da

Da Da Da Da Da Da Da

Nu Nu Da Nu Nu Nu Nu

Nu Nu Da Da Da Da Da

Nu Nu Nu Nu Nu Nu Nu

Nu Nu Nu Nu Nu Nu Nu

Da Da Nu Nu Nu Nu Nu

Data: 05.06.2010 Auditor intern,

560

Procedura P08 Entitatea public Serviciul de audit public intern

COLECTAREA DOVEZILOR

FOAIE DE LUCRU nr. 8.14.

Misiunea de audit: Administrarea impozitelor i taxelor locale Perioada auditat: 01.07.2008 31.03.2010

Obiectivul: Evidena creanelor bugetare

Testarea se va realiza pe un eantion care a fost constituit astfel: Documentul analizat Populaia Procesele verbale de control privind ncasarea impozitelor i taxelor locale La nivelul entitii auditate exist un numr de 121 procese verbale de control, din care vom constitui un eantion de 10%, respectiv 12 procese verbale. Populaia total este de 121 procese verbale de control. Eantionul va fi de 10%, respectiv 121 x 10% = 12 dosare de executare silit. Pasul de selecie va fi 121: 12 = 10. Procesele verbale vor fi ordonate n ordinea cronologic nregistrrii lor n registrul de intrri/ieiri, la care se va aplica pasul de eantionare. Eantionul constituit va fi verificat integral. n urma verificrii se va ntocmi un test cu privire la constatrile efectuate i concluziile stabilite.

Pasul de selectare

Constituirea eantionului Observaii

Data: 05.06.2010 Auditor intern,

561

Procedura P08: Entitatea public Serviciul de audit public intern

COLECTAREA DOVEZILOR

NOT DE RELAII nr. 8.11. privind nregistrarea creanelor fiscale adresat d-lui Goran Eugen avnd funcia de ef serviciu Misiunea de audit: Administrarea impozitelor i taxelor locale Perioada auditat: 01.07.2008 31.03.2010 Nr. crt NTREBRI DA 1 Debitele contribuabililor sunt operate la zi? 2 Toate procesele verbale de control ntocmite sunt X operate n evidena analitic n contul contribuabililor? 3 Toate declaraiile depuse de contribuabili sunt X nregistrate i operate? 4 Toate procesele verbale de contravenie primite X sunt nregistrate n eviden? 5 Exist concordan ntre debitele stabilite i X debitele nregistrate i existente n evidena pltitorului respectiv? 6 Se realizeaz un punctaj cu debitorii asupra X debitelor stabilite i nregistrate n eviden? 7 Se realizeaz inventarierea anual a tuturor X debitelor? 8 Controlul asupra operaiunilor efectuate este X exercitat la nivel ierarhic? 9 Avei un sistem de proceduri privind activitatea X de casierie? 10 Exist coresponden ntre prevederile X procedurilor i responsabilitile stabilite prin fia postului? 11. Documentele primite n cadrul serviciului sunt X repartizate corespunztor i este urmrit modul de soluionare a acestora 12 Mai avei ceva de adugat? Dat n faa noastr, Auditori Ionescu Adrian Popescu Nicolae Data: 05.06.2010 562

NU

OBSERVAII

X Intervievat, Goran Eugen

Procedura P08: Entitatea public Serviciul de audit public intern

COLECTAREA DOCUMENTELOR

FISA DE IDENTIFICARE i ANALIZA A PROBLEMEI Nr. 8.38.

Misiunea de audit: Administrarea impozitelor i taxelor locale Perioada auditat: 01.07.2008 31.03.2010 ntocmit: Ionescu Adrian/Popescu Nicolae Avizat: Georgescu Cristian Problema Constatri

Data: 05.06.2010 Data: 05.06.2010

Debitele stabilite contribuabililor pe baz de acte de control sau declarate de acetia nu sunt nregistrate n totalitate n evidena analitic. Din analiza modului de nregistrare a creanelor bugetare stabilite prin actele de control s-a constatat c acestea nu reflect realitatea n toate cazurile. n acest sens s-a constatat nregistrarea cu ntrziere a titlurilor de crean emise, respectiv a proceselor verbale de control, ncheiate la contribuabili. Spre exemplu, prin procesul verbal de control nr. 234545/2010, s-a stabilit c autorizaia de construire a expirat, construcia a fost pus n funciune i nu a fost declarat. n funcie de declaraia contribuabilului privind finalizarea lucrrilor de construire i a valorii reale a acestora, s-a calculat att tax pentru prelungirea autorizaiei pn la data de 31.12.2008, ct i impozit pe cldire dup aceast dat i pn la data la care au efectuat controlul. Acest proces verbal de control a fost avizat de conductorul serviciului i transmis n vederea nregistrrii debitelor n sarcina contribuabilului. n urma examinrii efectuate a rezultat c n evidena analitic a debitorului aceste debite nu au fost nregistrate pn n prezent. Debitele provenite din amenzi nu au fost nregistrate n toate cazurile n evidena analitic, n condiiile n care unele dintre contravenii aveau o vechime de peste 1 an. Astfel, din verificarea efectuat a rezultat c responsabilii Direciei de Ordine Public au aplicat amenzi contravenionale i au transmis procesele verbale de contravenie n vederea nregistrrii debitelor n conturile contravenienilor. Potrivit listei de control, n cinci cazuri, aceste debite nu au fost nregistrate n evidena analitic a debitorilor i nici nu au fost ncasate amenzile respective. n dou cazuri, amenzile aplicate aveau o vechime de circa un an i patru luni, ceea ce presupune c ncasarea acestora pe calea executrii silite era prescris. Din analiza declaraiilor de impunere depuse de cei doi organizatori de spectacole selectai a rezultat c debitele declarate de acetia reprezentnd impozite pe spectacole nu erau nregistrate n evidena analitic. Explicaia oferit a fost aceea c debitele au fost ncasate odat cu depunerea declaraiei i s-a considerat c nu mai este necesar nregistrarea, dac debitele sunt ncasate, ca atare au fost nregistrate direct ca venituri. 563

Cauze

Procedurile de nregistrare n evidena analitic pe debitori nu sunt cunoscute sau aplicate n mod corespunztor. Debitele aflate n evidena analitic pe debitor nu reflect realitatea, ntocmirea i constituirea dosarelor de executare silit i declanarea procedurii s-a realizat pentru debite mai mici dect cele datorate de contribuabili. Unele debite care nu au fost ncasate n termen i pentru care nu s-au declanat procedura de executare silit n termen, datorit nenregistrrii lor, s-au prescris. Realizarea unei confruntri ntre a declaraiile depuse de contribuabili, procesele verbale de control i contravenie i deciziile de calcul de accesorii, cu nregistrrile efectuate n evidenele analitice i punerea acestora de acord, n sensul evidenierii reale a debitelor datorate de contribuabili.

Consecine

Recomandare

Auditor intern,

Supervizat,

Pentru conformitate

564

Procedura P08

COLECTAREA DOVEZILOR

Entitatea public Serviciul de audit public intern TEST Nr. 8.39

Misiunea de audit: Administrarea impozitelor i taxelor locale Perioada auditat: 01.07.2008 31.03.2010 ntocmit: Ionescu Adrian/Popescu Nicolae Avizat: Georgescu Cristian Obiectul testului Obiectivele testului Descrierea testului Stingerea creanelor bugetare.

Data: 05.06.2010 Data: 05.06.2010

Verificarea existenei documentelor justificative privind sumele ncasate manual i modul de nregistrare al acestora. Populaia identificat pentru efectuarea testrii a fost alctuit din chitanele emise manual de ctre cei doi ncasatori urmare deplasrilor n teren la contribuabili. Eantionul va fi constituit prin ordonarea chitanierele n ordinea cronologic a numerelor de nregistrare i selectarea celor care sunt eantionate. Astfel, pentru perioada cuprins n evaluare au fost identificate un numr de 52 chitaniere utilizate, din care a fost selectat un numr de 6 chitaniere, care au fost verificate n totalitate, respectiv toate cele 50 de chitane coninute de fiecare chitanier. Chitanierele au fost selectate n mod egal de la cei doi ncasatori. Testarea a urmrit analiza modului de ntocmire a documentelor i nregistrare a sumelor n jurnalele de ncasri, urmrindu-se urmtoarele: a. concordana sumelor din chitana emis i aflat la chitanier cu suma pltit de contribuabil; b. concordana sumei din chitana emis i aflat la chitanier cu suma nregistrat n registrul de cas; c. menionarea corect a pltitorului; d. depunerea n termen a sumelor ncasate; e. realizarea periodic a controlului gestiunii celor doi ncasatorii; f. nregistrarea corect n evidena analitic. Pentru efectuarea testrii a fost elaborat Lista de control privind analiza modului de nregistrare a sumelor n evidene i jurnalele. Din analiza efectuat a rezultat c ncasarea debitelor de la contribuabili se realizeaz prin dou modaliti, respectiv direct la ghieu, unde ncasarea se realizeaz electronic, precum i prin utilizarea a doi ncasatori de teren, care se deplaseaz zilnic la contribuabili i ncaseaz debitele. Potrivit metodologiei, acetia zilnic au obligaia s depun sumele ncasate la casieria unitii. Examinarea modului de ncasare a debitelor de la contribuabili, de ctre cei doi ncasatori, depunere i nregistrare a acestora a pus n eviden urmtoarele: 565

Constatri

 n circa 60% sumele ncasate de la contribuabili de ctre ncasatori sunt depuse cu ntrziere, care n unele cazuri ajunge i pn la 30 zile; n perioada evaluat nu a existat nici o verificare a gestiunii celor doi ncasatori, cu privire la modul cum justific chitanele de ncasare primite i cum le utilizeaz, modul cum depun sumele ncasate i justific chitanele neutilizate. Pe timpul evalurii au fost formulate un numr de 25 adrese ctre contribuabili, prin care s-a solicitat confirmarea de ctre acetia a debitelor achitate n cursul anului ctre ncasatori de teren. Urmare rspunsurilor primite de la contribuabili i confruntrii cu datele din chitanele existente asupra ncasatorilor s-a constatat c n cinci cazuri acestea nu corespund, motiv pentru care a fost solicitat efectuarea unui control de ctre organele specializate. Urmare controlului efectuat s-a stabilit c unul din ncasatori a ntocmit copiile chitanelor care se aflau la chitanier pentru debitul existent n evidena unitii administrativ-teritoriale, iar pe originalul chitanei, care l-a nmnat contribuabilului, a menionat o sum mai mare, pe care a i ncasat-o i pe care si-a nsuit-o fr justificare. Responsabilii cu atribuii specifice din cadrul serviciului colectare impozite i taxe nu au realizat nici o verificare gestionar asupra celor doi gestionari n ultimi doi ani, lipsa controalelor ierarhice a permis ncasatorilor s comit neregulile constatate. Din compararea datelor nregistrate n jurnalele de ncasri, cu datele menionate pe chitanele de ncasare aflate la chitanier a rezultat c sumele ncasate au fost depuse n totalitate, ns depunerea s-a realizat cu ntrziere. Urmare verificrii modului n care sumele ncasate i nregistrate n jurnalele de ncasri au fost operate n evidenele analitice pe pltitor, au fost identificate cazuri n care numele menionat pe chitana de ncasare nu corespunde cu numele contribuabilului n contul cruia au fost operate ca fiind ncasate sumele, ceea ce presupune c sumele respective au fost operate greit n evidena primar i contabil a entitii. Concluzii Depunerea cu ntrziere a sumelor ncasate de la contribuabili sub form de impozite i taxe locale. ncasarea unor sume mai mari de la contribuabili, fa de impozitele datorate legal; nregistrarea eronat a sumelor ncasate sub form de impozite i taxe de la contribuabili.

Auditor intern,

Supervizor,

566

Procedura P08: Serviciul de audit public intern

COLECTAREA DOVEZILOR

LISTA DE CONTROL nr. 8.18. privind analiza modului de nregistrare a sumelor n eviden i registrul de cas Misiunea de audit: Administrarea impozitelor i taxelor locale Perioada auditat: 01.07.2008 31.03.2010 Suma din Elemente Suma din chitan eantionate chitan concord cu concord cu suma din Elemente suma ncasat de registrul de testate la contribuabil cas Chitana nr. 435678/2009 Da Da Chitana nr. 435679/2009 Nu Da Chitana nr. 435680/2009 Da Da Chitana nr. 435678/2009 Da Da Chitana nr. 435704/2009 Nu Da Chitana nr. 435706/2009 Da Da Chitana nr. 435707/2009 Da Da Chitana nr. 435751/2009 Da Da Chitana nr. 435751/2009 Da Da Chitana nr. 435789/2009 Nu Da Chitana nr. 435790/2009 Da Da Chitana nr. 435791/2009 Da Da Chitana nr. 435823/2010 Da Da

Menionarea corect a pltitorului Da Da Da Da Da Da Da Nu Nu Da Da Da Da 567

Depunerea n termen a sumelor Da Da Da Da Da Da Da Da Da Da Da Da Da

Exercitarea controlului asupra documentelor de ncasare Nu Nu Nu Nu Nu Nu Nu Nu Nu Nu Nu Nu Nu

Depunerea n termen a sumelor

nregistrarea corect n evidena analitic a pltitorului Da Da Nu Da Nu Da Da Da Nu Da Da Da Nu

Nu Nu Nu Nu Nu Nu Nu Nu Nu Nu Da Nu Nu

Elemente eantionate Elemente testate Chitana nr. 435824/2010 Chitana nr. 435825/2010 Chitana nr. 435875/2010 Chitana nr. 435876/2010 Chitana nr. 435945/2010 Chitana nr. 435946/2010 Chitana nr. 435985/2010 Chitana nr. 435986/2010 Chitana nr. 435987/2010 Chitana nr. 436007/2010 Chitana nr. 436045/2010 Chitana nr. 436068/2010 Chitana nr. 436096/2010 Data: 05.06.2010

Suma din chitan concord cu suma ncasat de la contribuabil Da Da Nu Da Da Da Da Nu Da Da Da Da Da

Suma din chitan concord cu suma din registrul de cas Da Da Da Da Da Da Da Da Da Da Da Da Da

Menionarea corect a pltitorului Da Da Da Da Da Nu Nu Da Da Da Da Nu Da

Depunerea n termen a sumelor Da Da Da Da Da Da Da Da Da Da Da Da Da

Exercitarea controlului asupra documentelor de ncasare Nu Nu Nu Nu Nu Nu Nu Nu Nu Nu Nu Nu Nu

Depunerea n termen a sumelor

nregistrarea corect n evidena analitic a pltitorului Da Da Da Da Da Da Da Nu Da Da Da Da Da

Nu Nu Nu Da Da Nu Nu Nu Nu Nu Da Nu Nu

Auditor intern,

568

Procedura P08 Entitatea public Serviciul de audit public intern

COLECTAREA DOVEZILOR

FOAIE DE LUCRU nr. 815.

Misiunea de audit: Administrarea impozitelor i taxelor locale Perioada auditat: 01.07.2008 31.03.2010

Obiectivul: Stingerea creanelor bugetare

Testarea se va realiza pe un eantion care a fost constituit astfel: Documentul analizat Populaia Chitanele fiscale emise ctre contribuabili de ctre ncasatorii pe teren La nivelul entitii auditate exist un numr de 2 ncasatori de teren care au utilizat n perioada supus evalurii un numr de 52 chitaniere a cte 50 de chitane fiecare. n eantion vor fi cuprinse un numr de 6 chitaniere, respectiv 11,50%. Eantionul va fi de 11,50%, respectiv 52 chitaniere x 11,50% = 6 chitaniere; Pasul de selecie va fi 52: 6 = 9 Chitanierele vor fi ordonate n ordinea cronologic a numerelor coninute, la care se va aplica pasul de eantionare Eantionul constituit va fi verificat integral; n urma verificrii se va ntocmi un test cu privire la constatrile efectuate i concluziile stabilite

Pasul de selecie

Constituirea eantionului Observaii

Data: 05.06.2010 Auditor intern,

569

Procedura P08: Entitatea public Serviciul de audit public intern

COLECTAREA DOVEZILOR

INTERVIU nr. 8.9. privind ncasarea creanelor bugetare adresat d-lui Burcea Vasile, avnd funcia de ncasator Misiunea de audit: Administrarea impozitelor i taxelor locale Perioada auditat: 01.07.2008 31.03.2010 ntrebarea 1:V rugm s precizai care este funcia dumneavoastr? Rspuns 1: ncasator pe teren a debitelor de la contribuabili ntrebare 2: V rugm s precizai dac avei atribuii n acest sens? Rspuns 2: Atribuiile mi sunt stabilite prin fia postului. ntrebare 3: V rugm s precizai cum realizai ncasarea i depunerea sumelor de la contribuabili? Rspuns 3: Zilnic m deplasez la contribuabilii care mi sunt repartizai pe baz de list de eful serviciului, ncasez sumele, tai chitana iar banii trebuie s-i depun n aceeai zi la casierie. ntrebare 4: V rugm s precizai dac ai eliberat chitane n toate cazurile n care au fost ncasate sume de bani de la contribuabili? Rspuns 4: Da ntrebare 5: V rugm s precizai dac ai eliberat n toate cazurile, n care s-a ncasat sume de la contribuabili? Rspuns 5: Da ntrebare 6: V rugm s precizai dac sumele menionate pe chitanele eliberate contribuabililor au fost ntotdeauna cele pe care le-ai predat la casierie? Rspuns 6: Da ntrebare 7: V rugm s precizai dac sumele de bani ncasate de la contribuabili sub form de impozite i taxe au fost depuse n termen la casierie? Rspuns 7: Nu, au fost cazuri n care m-am ntors trziu de pe teren i la casierie era nchis, fapt 570

pentru care sumele au fost depuse a doua zi.

ntrebare 8: V rugm s precizai dac n ultimul an s-au efectuat controale asupra gestiunii dumneavoastr realizate de ctre eful ierarhic? Rspuns 8: Nu

ntrebare 8: Mai avei ceva de adugat? Rspuns 8: Nu. Dat n faa noastr, Auditori Ionescu Adrian Popescu Nicolae Data: 05.06.2010 Intervievat, Burcea Vasile

571

Procedura P08: Entitatea public Serviciul de audit public intern

COLECTAREA DOVEZILOR

NOT DE RELAII nr. 8.12. privind nregistrarea creanelor bugetare adresat d-nei Costea Emilia, avnd funcia de contabil

Misiunea de audit: Administrarea impozitelor i taxelor locale Perioada auditat: 01.07.2008 31.03.2010 Nr. crt 1 2 3 4 5 6 7 8 9 NTREBRI Precizai dac realizai operaiunile n evidena analitic pe pltitor? Precizai dac sunt nregistrate la zi toate documentele primite ? Precizai dac documentele sunt nregistrate cronologic n funcie de data primirii lor? Precizai dac operaiunile sunt nregistrate numai pe baz de documente justificative? Precizai dac operaiunile sunt nregistrate corect n conturile pltitorului ? Precizai dac operaiunile pe care le realizai le i verificai ulterior cu privire la conformitatea lor? Precizai dac controlul ierarhic este permanent exercitat asupra operaiunilor pe care le realizai? Precizai dac toate operaiunile pe care le realizai sunt operate informatic Precizai dac la sfritul zilei extragei un jurnal al operaiunilor i-l supunei verificrii cu documentele justificative? Precizai dac la postul dumneavoastr mai opereaz i alte persoane Mai avei ceva de adugat? DA X X X X X X X X X NU OBSERVAII

10 11.

X X Intervievat, Burgea Vasile

Dat n faa noastr, Auditori Ionescu Adrian Popescu Nicolae Data: 05.06.2010 572

Procedura P08

COLECTAREA DOVEZILOR

Entitatea public Serviciul de audit public intern

FISA DE IDENTIFICARE i ANALIZA A PROBLEMEI Nr. 8.39.

Misiunea de audit: Administrarea impozitelor i taxelor locale Perioada auditat: 01.07.2008 31.03.2010 ntocmit: Ionescu Adrian/Popescu Nicolae Avizat: Georgescu Cristian Problema

Data: 05.06.2010 Data: 05.06.2010

Constatri

ncasarea manual a impozitelor i taxelor locale i depunerea sumelor ncasate de ctre persoanele cu atribuii n acest sens nu respect cadrul procedural. Stingerea creanelor bugetare se realizeaz eronat, n conturilor altor contribuabili dect ale celor de la care efectiv s-au ncasat sumele. ncasarea debitelor de la contribuabili se realizeaz att direct la ghieul amplasat n incinta entitii, prin sistemul informatic, ct i prin utilizarea a doi ncasatori de teren, care se deplaseaz zilnic la contribuabili i ncaseaz debitele. Potrivit metodologiei, acetia zilnic au obligaia s depun sumele ncasate, la casieria unitii. Examinarea modului de ncasare a debitelor de la contribuabili, de ctre cei doi ncasatori, depunere i nregistrare a acestora a pus n eviden faptul c n circa 60% din cazuri sumele ncasate de la contribuabili de ctre ncasatori au fost depuse cu ntrziere, n unele cazuri depunerea realizndu-se chiar la 30 zile de la ncasare. Pe timpul evalurii au fost formulate un numr de 25 adrese ctre contribuabili, prin care s-a solicitat confirmarea de ctre acetia a debitelor achitate n cursul anului ctre ncasatorii de teren. Urmare rspunsurilor primite de la contribuabili i confruntrii cu datele din chitanele existente asupra ncasatorilor s-a constatat c n cinci cazuri acestea nu corespund. A fost solicitat efectuarea unui control de ctre organele specializate. Urmare controlului s-a stabilit c, unul din ncasatori a ntocmit copiile chitanelor care se aflau la chitanier pentru debitul existent n evidena unitii administrativ-teritoriale, iar pe originalul chitanei, pe care l-a nmnat contribuabilului a menionat o sum mai mare, care a ncasat-o i pe care si-a nsuit-o fr justificare. Responsabilii cu atribuii specifice din cadrul serviciului colectare impozite i taxe nu au realizat nici o verificare gestionar asupra celor doi gestionari n ultimi doi ani, lipsa controalelor ierarhice dnd posibilitatea ncasatorilor de a comite neregulile constatate. Din comparaia datelor nregistrate n jurnalele de ncasri, cu datele menionate pe chitanele de ncasare aflate la chitanier a rezultat c sumele ncasate au fost 573

depuse n totalitate, ns depunerea s-a realizat cu ntrziere. Urmare verificrii modului n care sumele ncasate i nregistrate n jurnalele de ncasri au fost operate n evidenele analitice pe pltitor, au fost identificate cazuri n care numele menionat pe chitana de ncasare nu corespunde cu numele contribuabilului n contul cruia au fost operate ca fiind ncasate sumele, ceea ce presupune c sumele respective au fost operate greit n evidena primar i contabil a entitii. Cauze n perioada evaluat nu a existat nici o verificare a gestiunii celor doi ncasatori, cu privire la modul cum justific chitanele de ncasare primite i cum le utilizeaz, la modul cum depun sumele ncasate i justific chitanele neutilizate. nsuirea n mod nelegal a unor sume de bani de ctre ncasatori de la contribuabili sub form de impozite i taxe. Evidenele analitice pe debitor nu reflect realitatea, unii contribuabili care au pltit impozitele i taxele datorate figureaz n continuare cu ele n sold, n timp ce ali contribuabili care nu au pltit n mod eronat le-au fost stinse aceste obligaii. Analiza tuturor ncasrilor efectuate de cei doi ncasatori i urmrirea n contabilitate, respectiv evidena analitic pe pltitor asupra corectitudini modului de stingere a obligaiilor fiscale ale contribuabililor.

Consecine

Recomandare

Auditor intern,

Supervizat,

Pentru conformitate

574

Procedura P08

COLECTAREA DOVEZILOR

Entitatea public Serviciul de audit public intern TEST Nr. 8.40

Misiunea de audit: Administrarea impozitelor i taxelor locale Perioada auditat: 01.07.2008 31.03.2010 ntocmit: Ionescu Adrian/Popescu Nicolae Avizat: Georgescu Cristian Obiectul testului Obiectivele testului Descrierea testului

Data: 05.06.2010 Data: 05.06.2010

Conformitatea datelor din Registrul de cas reprezentnd impozite i taxe locale cu datele din evidenele primare i justificative. Examinarea Registrului de cas i urmrirea dac operaiunile referitoare la impozite i taxe locale sunt evideniate distinct potrivit documentelor justificative i sunt cuprinse corect n soldurile zilnice. Populaia pentru efectuarea testului este format din filele Registrului de cas ntocmit la casieria entitii pentru perioada auditat, n numr de 264 file. Eantionul stabilit n vederea urmririi modului de nregistrare a ncasrilor din impozite i taxe, va fi constituit n procent de 5% din populaie, respectiv 13 file. Testarea a urmrit analiza modului de nregistrare n termen i corect a operaiunilor zilnice privind impozitele i taxele ncasate, urmrindu-se urmtoarele: a) ntocmirea zilnic n dou exemplare a registrului; b) completarea distinct n registrul de cas a fiecrei operaii efectuate; c) autocontrolul exercitat de ctre casier; d) exercitarea controlului ierarhic asupra operaiunilor efectuate; e) examinarea completrii zilnice, n ordinea efecturii operaiilor; f) urmrirea barrii rndurilor neutilizate la sfritul zilei; g) preluarea corect a soldului de cas al zilei precedente. Pentru efectuarea testrii a fost elaborat Lista de control privind nregistrarea corect n registrul de cas. La nivelul entitii sunt conduse dou registre de cas, un registru inut la nivelul casieriei centrale, n care sunt evideniate ncasrile efectuate zilnic la ghieu i unul inut de ncasatorii de teren. Acesta din urm este completat de cei doi ncasatori cu sumele ncasate, iar exemplarul nr. nsoit de documentele justificative (chitanele emise ctre contribuabili) este depus sptmnal la casieria central. La nivelul casieriei operaiunile zilnice sunt introduse n sistem informatic, chitanele de ncasare sunt i ele listate informatic i apoi nmnate contribuabililor. La sfritul zile este listat registrul de cas care este semnat de casier i depus mpreun cu documentele justificative ntr-un dosar. Casiera nu realizeaz nici o verificare sau punctaj asupra operaiunilor efectuate 575

Constatri

comparativ cu documentele justificative eliberate, urmrete doar ca soldul casei s corespund cu numerarul din casierie. Totodat, controlul ierarhic asupra operaiunilor de cas nu este realizat de nici o persoan din cadrul serviciului, cu toate c aceast activitate este responsabilizat la dou posturi din cadrul serviciului contabilitate. Pe baza testrii efectuate, s-a mai constatat necompletarea corespunztoare a Registrului de cas, n mod distinct pentru fiecare operaie n parte, n cazul n care o sum pltit se refer la dou sau mai multe impozite i taxe, respectiv: n data de 23 martie 2010 s-a ncasat de la Cojocaru Ion suma de 985 lei reprezentnd impozit pe cldiri i suma de 350 lei reprezentnd impozitul asupra mijloacelor auto. n registrul de cas s-a operat suma total de 1335 lei, cu meniune impozit. n evidena analitic pe debitor, a fost stins debitul n sum de 985 lei reprezentnd impozit pe cldiri, iar diferena de sum figureaz ca fiind virat n plus; n data de 03 aprilie 2010 s-a ncasat de la Spnu Adrian suma de 585 lei reprezentnd impozite pe cldiri i suma de 275 lei reprezentnd impozit teren. n registrul de cas s-a operat suma total de 860 lei, cu meniune impozit. n evidena analitic pe debitor, a fost stins debitul n sum de 585 lei reprezentnd impozit pe cldiri, iar diferena de sum figureaz ca fiind virat n plus. Precizm c toate operaiunile n evidena analitic sunt realizate pe baza nregistrrilor efectuate n registrul de cas i nu pe baza documentelor justificative. La sfritul zilei jurnalul operaiunilor n numerar, extras, este barat dup ultima operaiune, iar soldul este preluat corect n ziua urmtoare. Concluzii Operaiunile n registrul de cas nu sunt nregistrate individual, respectiv nregistrarea distinct a fiecrei operaiuni de ncasare a impozitelor i taxelor locale. Totodat,se conduc mai multe registre de cas la nivelul entitii.

Auditor intern,

Supervizor,

576

Procedura P08 Serviciul de audit public intern

COLECTAREA DOVEZILOR

LISTA DE CONTROL nr. 8.19 privind nregistrarea corect a operaiunilor n registrul de cas. Misiunea de audit: Administrarea impozitelor i taxelor locale Perioada auditat: 01.07.2008 31.03.2010
Elemente eantionate Elemente testate ntocmirea zilnic, n dou exemplare, a registrulului Completarea distinct n registrul de cas a fiecrei operaiuni Autocontrolul exercitat de casier Exercitarea controlului ierarhic Examinarea completrii zilnice, n ordine cronologic Urmrirea barrii rndurilor neutilizate la sfritul zilei Preluarea corect a soldului de cas al zilei precedente

Fil registru data de 03.02.2010 Fil registru data de 21.02.2010 Fil registru data de 27.02.2010 Fil registru data de 12.03.2010 Fil registru data de 18.03.2010 Fil registru data de 26.03.2010 Fil registru data de 04.04.2010 Fil registru data de 14.04.2010 Fil registru data de 18.04.2010 Fil registru data de 23.04.2010 Fil registru data de 23.04.2010 Fil registru data de 23.04.2010 Fil registru data de 23.04.2010 Data: 05.06.2010

Da Da Da Da Da Da Da Da Da Da Da Da Da

Da Nu Nu Nu Da Nu Nu Da Nu Da Nu Da Nu

Nu Nu Nu Nu Nu Nu Nu Nu Nu Nu Nu Nu Nu

Nu Nu Nu Nu Nu Nu Nu Nu Nu Nu Nu Nu Nu

Nu Nu Da Da Nu Nu Nu Nu Da Nu Da Nu Nu

Da Da Da Da Da Da Da Da Da Da Da Da Da Auditor intern,

Da Da Da Da Da Da Da Da Da Da Da Da Da

577

Procedura P08 COLECTAREA DOVEZILOR Entitatea public Serviciul de audit public intern

FOAIE DE LUCRU nr. 8.16.

Misiunea de audit: Administrarea impozitelor i taxelor locale Perioada auditat: 01.07.2008 31.03.2010

Obiectivul: Conformitatea datelor din Registrul de cas reprezentnd impozite i taxe locale cu datele din evidenele primare i justificative.

Testarea se va realiza pe un eantion care a fost constituit astfel: Documentul analizat Registrul de cas La nivelul entitii auditate se conduc dou registre de cas, unul condus Populaia la nivelul casieriei centrale i unul la nivelul ncasatorilor de teren. n eantionare au fost cuprinse doar operaiunile nregistrate n cadrul registrului de cas condus la nivelul casieriei centrale, respectiv un numr de 264 file. Eantionul va fi de 11,50%, respectiv 264 file x 5% = 13 file; Pasul de selecie Pasul de selecie va fi 264: 13 = 20 Filele registrului de cas vor fi ordonate n ordinea cronologic a Constituirea emiterii lor, la care se va aplica pasul de eantionare eantionului Eantionul rezultat din aplicarea pasului va ncepe de la registrul de cas ntocmit n data de 3 februarie 2010 i va cuprinde filele din registrul de cas ntocmit n urmtoarele zile: 21.02.2010, 27.02.2010, 12.03.2010, 18.03.2010, 26.03.2010, 04.04.2010, 14,04.2010, 18.04.2010, 23.04.2010, 25.04.2010, 26.04.2010, 27.04.2010 . Eantionul constituit va fi verificat integral; Observaii n urma verificrii se va ntocmi un test cu privire la constatrile efectuate i concluziile stabilite n situaia n care nu vor fi constatate disfuncionaliti n eantionul iniial, auditorii interni pot lua hotrrea s repete testul pe un alt eantion. Data: 05.06.2010 Auditor intern,

578

Procedura P08

COLECTAREA DOVEZILOR

Entitatea public Serviciul de audit public intern

FISA DE IDENTIFICARE i ANALIZA A PROBLEMEI Nr. 8.40. Misiunea de audit: Administrarea impozitelor i taxelor locale Perioada auditat: 01.07.2008 31.03.2010 ntocmit: Ionescu Adrian/Popescu Nicolae Avizat: Georgescu Cristian Problema Constatri

Data: 05.06.2010 Data: 05.06.2010

Operaiunile n registrul de cas nu sunt nregistrate cronologic i sistematic. La nivelul entitii sunt conduse dou registre de cas, un registru inut la nivelul casieriei, n care sunt evideniate ncasrile efectuate zilnic la ghieu i unul inut de ncasatorii de teren. Acesta din urm este completat de cei doi ncasatori cu sumele ncasate i iar exemplarul nr. 1 cu documentele justificative (chitanele emise ctre contribuabili) este depus sptmnal la casieria casierei. La nivelul casieriei operaiunile zilnice sunt introduse n sistem informatic, chitanele de ncasare sunt i ele listate informatic i apoi nmnate contribuabililor. La sfritul zile este listat registrul de cas care este semnat de casier i depus mpreun cu documentele justificative ntr-un dosar. Casiera nu realizeaz nici o verificare sau punctaj asupra operaiunilor efectuate comparativ cu documentele justificative eliberate, urmrete doar ca soldul din registrul de cas s corespund cu numerarul din casierie. Totodat, controlul ierarhic asupra operaiunilor de cas nu este realizat de nici o persoan din cadrul serviciului, cu toate c aceast activitate este responsabilizat la dou posturi din cadrul serviciului contabilitate. Pe baza testrii efectuate, s-a mai constatat necompletarea corespunztoare a Registrului de cas, n mod distinct pentru fiecare operaie n parte, n cazul n care o sum pltit se refer la dou sau mai multe impozite i taxe, respectiv: n data de 23 martie 2010 s-a ncasat de la Cojocaru Ion suma de 985 lei reprezentnd impozit pe cldiri i suma de 350 lei reprezentnd impozit asupra mijloacelor auto. n registrul de cas s-a operat suma total de 1335 lei, cu meniune impozit. n evidena analitic pe debitor, a fost stins debitul n sum de 985 lei reprezentnd impozit pe cldiri, iar diferena de sum figureaz ca fiind virat n plus; n data de 03 aprilie 2010 s-a ncasat de la Spnu Adrian suma de 585 lei reprezentnd impozite pe cldiri i suma de 275 lei reprezentnd impozit teren. n registrul de cas s-a operat suma total de 860 lei, cu meniune impozit. n evidena analitic pe debitor, a fost stins debitul n sum de 585 lei reprezentnd impozit pe cldiri, iar diferena de sum figureaz ca fiind virat n plus; Precizm c toate operaiunile n evidena analitic sunt realizate pe baza nregistrrilor efectuate n registrul de cas i nu pe baza documentelor 579

justificative. La sfritul zilei jurnalul operaiunilor n numerar, extras, este barat dup ultima operaiune, iar soldul este preluat corect n ziua urmtoare. Cauze Lipsa controalelor ierarhice asupra operaiunilor n numerar nregistrate n registrul de cas. Conducerea la nivelul entitii a mai multor registre de cas ceea ce nu permite o verificare corect a operaiunilor realizate n numerar. nregistrrile contabile efectuate i cele analitice pe contribuabili nu reflect realitatea operaiunilor efectuate. Conducerea unui singur registru la nivelul entitii. Toate operaiunile n numerar efectuate se vor evidenia distinct n registrul de cas .

Consecine

Recomandare

Auditor intern,

Supervizat,

Pentru conformitate

580

Procedura P08 Entitatea publica Serviciul Audit Intern

COLECTAREA DOVEZILOR

LISTA DE VERIFICARE nr. 9 Misiunea de audit: Administrarea impozitelor i taxelor locale Perioada auditat: 01.07.2008 31.03.2010 ntocmit: Ionescu Adrian/Popescu Nicolae Avizat: Georgescu Cristian

Data: 12.06.2010 Data: 12.06.2010

Obiectivul IX. FIABILITATEA SISTEMULUI INFORMATIC PRIVIND ADMINISTRAREA IMPOZITELOR I TAXELOR LOCALE Nr. crt. A 1. 1.1. Activitatea de audit Utilizarea echipamentelor ntreinerea i utilizarea calculatorului Analizai dac verificarea echipamentelor se efectueaz conform planificrii, folosindu-se procedurile standard de testare; Verificai dac disfunciile identificate sunt analizate i nlturate n conformitate cu instruciunile i manualele de ntreinere; Verificai dac programele sunt instalate i configurate conform documentaiilor i indicaiilor furnizorilor; Verificai dac sursele de alimentare sunt alese i verificate n conformitate cu cerinele tehnice; Verificai dac echipamentele periferice sunt instalate i conectate conform documentaiei; Verificai dac pornirea sau repornirea calculatorului/echipamentelor periferice se face potrivit procedurilor specifice; Verificai dac imprimantele i alte echipamente sunt corect instalate i configurate i permit accesul n reea; Verificai dac modul de funcionare a echipamentelor este monitorizat; Verificai dac erorile i incidentele aprute sunt remediate operativ; Verificai dac instalarea programelor respect condiiile de calitate i eficien din manuale i instruciuni; Verificai dac conectarea la reea respect standardele n 581 Da Nu Observaii

1.2.

X X X X X X X X X X

1.3. 1.4. 1.5. 1.6.

1.7. 1.10 1.11. 1.12. 1.13.

2. 2.1. 2.2. 2.3. 2.4. 2.5. 2.6. 2.9. 2.10.

2.11.

B. 1. 1.1. 1.2. 1.3. 1.4. 1.5. 1.6. 1.7. 1.8.

1.9. 2. 2.1.

vigoare, Realizarea prelucrrilor informatice Verificai dac este analizat impactul produs de funcionarea X incorect a unei operaii asupra ntregului program; Verificai dac operaiile IT sunt realizate ntr-o manier X eficient, n timp util i la intervale bine stabilite? Verificai dac operaiile IT se execut n timpul planificat; X Verificai dac operaiile sunt monitorizate din punct de X vedere al modului de introducere i timpului de execuie; Verificai dac se asigur generarea rapoartelor detaliate X privind procesele derulate n cadrul programelor; Verificai dac n cazul apariiei unor erori de funcionare, X utilizatorul programului localizeaz precis disfuncia; Verificai dac datele obinute sunt stocate sau distribuite n X siguran i n timp util; Verificai dac procedurile de mentenan a echipamentelor sunt realizate corect i la intervale de timp stabilite n funcie X de specificul fiecrei componente; Verificai dac problemele de ordin tehnic aprute n cadrul proceselor sunt raportate i documentate corespunztor, astfel X nct s se poat elabora soluiile corespunztoare de remediere; Administrarea eficient a programelor Dac este asigurat responsabilitatea n utilizarea programelor Verificai dac utilizatorii sunt instruii pentru nsuirea X modului de lucru cu aplicaia; Verificai dac modificrile aprute n aplicaie sunt X comunicate utilizatorilor n timp adecvat; Verificai dac instruirea se realizeaz n conformitate cu X documentaia aplicaiei; Verificai dac utilizatorii primesc asisten de specialitate n X rularea aplicaiilor ori de cte ori au nevoie; Verificai dac asistena tehnic este acordat n conformitate X cu manualele de utilizare Verificai dac responsabilitatea funcionarii fiecrui program X este n sarcina unui administrator Verificai dac identificarea disfuncionalitilor se face X conform manualelor de operare Verificai dac mesajele de eroare generate sunt analizate i interpretate operativ, pentru identificarea cauzelor care au X condus la apariia disfuncionalitilor; Verificai dac mesajele de eroare generate sunt abordate n X conformitate cu manualul de operare; Dac programele sunt adecvate la necesitile departamentului Verificai dac n utilizarea unui program fluxul de date este corect i complet n funcie de specificul activitilor i X periodicitatea acestora; 582

2.2.

2.3. 2.4. 2.5. 2.6. 2.7. 2.8. 2.9. 2.10. 2.11. 2.12. 2.13. 2.14. 2.15.

2.16. 2.17. 2.18. 2.19.

2. 2.1. 2.2.

2.3. 2.4.

2.5.

Verificai dac organizarea, accesarea, prelucrarea i arhivarea datelor sunt realizate prin respectarea procedurilor X specifice Verificai dac aplicaia funcioneaz conform regulilor X impuse de filtre, protecii, verificri asigurate prin program Verificai dac limbajul de programare corespunde cerinelor X Verificai dac neconformitile sau erorile constatate n X cursul utilizrii programului tratate corespunztor Verificai dac programul este instalat conform procedurii X specifice Verificai dac aplicaia corespunde cerinelor reale X Verificai dac aplicaia ruleaz conform manualului de X utilizare Verificai dac filtrele, proteciile i verificrile asigurate de X program sunt cunoscute de ctre utilizator Verificai dac erorile cauzate de algoritmii de calcul sunt X corectate n mod operativ Test nr. 9.41 Analizai dac msurile privind sigurana accesului FIAP nr. 9.41 utilizatorilor n reea se face conform procedurilor Verificai dac sunt luate msuri privind recuperarea datelor la cderea sistemului X Verificai existena programelor antivirus Verificai dac exist desemnai responsabili cu arhivarea datelor Verificai dac opiunile i parametrii de lucru ai programului/aplicaiei sunt stabilii conform specificaiilor din X documentaii Verificai dac condiiile de funcionare a programului sunt X stabilite n concordan cu necesitile Verificai dac programul este instalat conform procedurii X specifice Verificai dac opiunile i parametrii de lucru ai programului X sunt setai conform specificaiilor din documentaii Verificai dac utilizatorii sunt instruii pentru nsuirea modului de operare cu programul n conformitate cu X instruciunile de lucru Dac programele informatice utilizate n cadrul direciei sunt gestionate eficient Verificai dac se realizeaz validarea datelor de intrare Examinai dac se realizeaz verificarea datelor introduse n program din punct de vedere al tipurilor de date i al X dimensiunii acestora Examinai dac se utilizeaz proceduri automate de verificare X a datelor de intrare Examinai dac se utilizeaz proceduri de verificare a modului n care datele sunt introduse sau importate dintr-o alt X aplicaie Verificai dac este avut n vedere riscul ca anumite date s fie X 583

2.6. 2.7. 2.8.

2.9. 2.10. 2.11. 3. 3.1. 3.2.

3.3. 3.4.

3.5. 3.6. 3.7.

3.8. 3.9. 3.10. 3.11. 3.12.

3.13. 3.15. C. 1.

pierdute, modificate, cu ocazia prelurii dintr-o alt aplicaie Verificai dac utilizatorii finali pot obine rapoarte diverse X fr a afecta funcionarea curent a echipamentelor Verificai dac aplicaiile pot fi utilizate uor X Verificai dac exist suport tehnic prin documente, sisteme de instruire, manuale, servicii puse la dispoziie de ctre X productorii aplicaiilor Verificai dac este utilizat controlul preventiv pentru X reducerea probabilitii ca erorile soluionate s mai apar Verificai dac prelucrrile respect parametrii de referin ale X programelor Verificai dac exist propuneri de mbuntire a aplicaiilor X din partea utilizatorilor Asigurarea bunei funcionri a programelor Verificai dac pentru un echipament exist un responsabil X Verificai dac regulile stabilite asigur accesul controlat al utilizatorilor numai la acele resurse de care au nevoie pentru X ndeplinirea sarcinilor de serviciu Verificai dac programele sunt instalate i configurate X conform specificaiei productorilor Verificai dac permisiunea de administrare a unui program este acordat numai personalului calificat i cu respectarea X politicii de securitate a reelei Verificai dac aplicaiile sunt configurate astfel nct s X aplice automat procedurile de securitate Verificai dac punctele slabe, critice i vulnerabilitile X programelor sunt identificate Verificai dac programele implementate au avut la baz necesitile referitoare la evidena i colectarea impozitelor i X taxelor locale Verificai dac actualizrile aduse programelor au condus la X mbuntirea intelor propuse Verificai dac riscurile legate de securitatea programelor sunt X identificate i evaluate corect i complet Verificai dac msurile privind utilizarea programelor X minimizeaz riscurile Verificai dac efectuarea controalelor fizice se realizeaz X conform procedurilor Verificai dac exist restricionare a accesului la programe, avnd n vedere datele critice procesate sau accesul este X permis numai persoanelor autorizate Verificai dac sunt realizate copii de siguran pe suporturi X de stocare Verificai dac documentele primare i cele rezultate n urma X prelucrrii sunt pstrate n condiii de securitate Adecvarea datelor introduse i prelucrate Asigurarea corectitudinii datelor introduse n programele utilizate 584

1.1.

1.2. 1.3. 1.5.

1.6. 1.8. 1.9. 1.10. 1.11. 1.12. 1.13. 1.14. 1.16. 1.17. 1.18. 2. 2.1. 2.2. 2.3. 2.5.

2.6.

2.7. 2.8. 2.9.

Verificai dac documentele primare sunt analizate pentru identificarea tipurilor de date care trebuie introduse sau modificate; Verificai dac datele sunt pregtite i verificate pentru a fi introduse n sistemul informatic n vederea prelucrrii; Verificai dac se verific i se testeaz toate procedurile de introducere a datelor; Verificai dac se urmresc rapoartele de erori generate de sistemul informatic i dac se efectueaz teste pentru identificarea cauzelor apariiei acestora; Verificai modul de urmrire a rezultatelor prelucrrilor i modul de distribuire ctre utilizatori; Verificai dac aplicaiile informatice sunt utilizate n conformitate cu instruciunile de exploatare; Verificai dac introducerea datelor se realizeaz cu respectarea specificaiilor programului utilizat; Verificai dac se urmrete permanent conformitatea datelor introduse cu documentele primare; Verificai dac datele introduse sunt salvate pe suport de stocare n formatul de fiier adecvat; Verificai dac datele introduse sunt salvate corect i complet; Verificai dac datele sunt salvate la intervale de timp prestabilite; Verificai dac datele salvate sunt organizate adecvat, pentru a fi regsite cu uurin; Verificai dac datele neconforme cu documentele primare sunt corectate; Analizai dac datele introduse sunt verificate prin modaliti adecvate, n scopul identificrii operative a erorilor; Verificai dac datele corectate sunt salvate. Conformitatea prelucrrii datelor Verificai dac algoritmul de prelucrare a datelor este adecvat; Verificai modul de sesizare i corectare a erorilor aprute n timpul rulrilor aplicaiilor informatice; Verificai dac prelucrrile efectuate asupra datelor introduse sunt corecte; Verificai dac prelucrarea datelor cu ajutorul aplicaiilor informatice se realizeaz n conformitate cu instruciunile de exploatare; Verificai dac prelucrrile efectuate pot fi vizualizate n scopul verificrii i sunt prezentate pe suportul de ieire specificat; Verificai dac alegerea suportului de redare se realizeaz innd cont de destinaia datelor; Verificai dac mrimea suportului de redare se asigur n conformitate cu cerinele; Verificai dac documentul este pregtit pentru redare prin 585

X X X X X X X X X X X X X X X X X X X

X X X X

D. 1. 1.1. 1.2.

1.3.

1.4. 1.5. 1.6. 1.7. 1.8. 1.9. 1.10. 1.11. 1.12. 1.13.

1.14. 2. 2.1. 2.2. 2.3. 2.4.

setarea caracteristicilor specifice; Implementarea de controale adecvate n utilizarea programelor Asigurarea securitii aplicaiilor prin utilizarea programelor antivirus Verificai dac programele sunt protejate n faa atacurilor X prin virusare; Verificai dac exist proceduri pentru protecia mpotriva viruilor, care s specifice modul de configurare al X programului antivirus Verificai dac exist proceduri pentru protecia mpotriva viruilor care s specifice modul de actualizare al programului X antivirus Verificai dac sunt detectai i nlturai prin utilizarea de X produse software specializate performante Verificai dac riscurile reprezentate de virui sunt limitate ca X urmare a alegerii celor mai potrivite soluii antivirus Verificai dac riscul de virusare este limitat urmare X actualizrii constante a programelor antivirus Verificai dac programul antivirus protejeaz n permanen X traficul de date Verificai dac programul antivirus emite alerte atunci cnd X detecteaz un virus Verificai dac sunt efectuate verificri regulate pentru a se X asigura c programul antivirus nu a fost dezactivat Verificai dac sunt efectuate controale regulate pentru a se X asigura c programul este configurat corect Verificai dac utilizatorii cunosc pericolul reprezentant de X virui Verificai dac procedurile de scanare i eliminare a viruilor X sunt lansate periodic Text nr. 9.42. Verificai dac utilizarea programelor antivirus asigur: FIAP nr. 9.42. a) instalarea unui program antivirus adecvat necesitilor b) verificarea computerelor la pornirea acestora X c) monitorizarea tuturor programelor i aplicaiilor active, a mesajelor primite d) verificarea automat a actualizrilor la intervale regulate. Verificai dac sistemul de actualizare a programelor antiX virus este adecvat necesitilor Adecvarea controalelor interne n cadrul programelor utilizate Verificai dac sunt implementate controale menite s X analizeze datele introduse n aplicaii Analizai dac controlul datelor rezultate n urma procesrii X asigur c aceste date sunt complete Analizai dac datele transferate din alte aplicaii sunt supuse X unui proces standard de validare Verificai modul de autorizare electronic i/sau manual a X 586

2.5. 2.6.

2.7. 2.9. 2.10. 2.11. 2.12. 2.13.

3. 3.1. 3.2.

3.3.

3.4.

3.5. 3.6. 3.7. 3.8

E. 1. 1.2. 1.3. 1.4.

utilizatorilor Verificai dac operaiile critice se realizeaz numai de la X anumite computere prestabilite Examinai dac arhivarea nregistrrilor se face astfel nct s permit urmrirea operaiunilor efectuate din faza de iniiere X pn la finalizarea lor; Verificai modul de raportare a modificrilor operate la X nivelul datelor salvate i stocate Analizai dac manualele de utilizare sunt comprehensive i X corespund nevoilor utilizatorilor Verificai existena programelor de instruire a utilizatorilor X programelor Verificai existena controalelor asupra datelor introduse n X aplicaii Verificai existena controalelor pe parcursul procesrii X datelor i generarea rapoartelor privind erorile Verificai existena controalelor asupra datelor rezultate n urma procesrii, astfel nct s se asigure c acestea sunt X complete Asigurarea caracterului secret al datelor Verificai dac programele respect schemele privind nivele X de secretizare n conformitate cu standardele organizaiei Verificai dac schema de secretizare a datelor este utilizat pentru determinarea de nivele diferite de importan a X informaiilor; Verificai dac schema de secretizare a datelor este utilizat pentru determinarea nivelelor diferite de sensibilitate a X informaiilor Verificai dac secretizarea informaiilor ia n considerare impactul pierderii confidenialitii, integritii sau X disponibilitilor informaiei Verificai dac secretizarea informaiei include identitatea X persoanelor cu responsabiliti primare Verificai dac performana programelor este monitorizat X comparativ cu intele stabilite Verificai dac monitorizarea programelor se concentreaz pe X punctele vulnerabile Verificai dac rapoartele obinute n urma procesrilor sunt verificate pentru a descoperi orice utilizare neconform a X programelor Organizarea securitii informaiilor prelucrate Asigurarea securitii informaiilor introduse i prelucrate n cadrul programelor Verificai dac sunt definite responsabiliti ce trebuie X respectate de personal n utilizarea programelor; Verificai dac informaiile utilizate sunt supuse unei analize X de risc n mod regulat Verificai dac licenele deinute sunt pentru sistemul de X 587

1.5 1.6. 1.7. 1.8. 1.9. 1.10. 1.11. 1.12. 1.13. 1.14.

1.15. F 1. 1.1. 1.2. 13.

1.4.

1.5.

1.9. 1.10. 1.11. 1.12. 1.13.

operare Windows Verificai dac exist licene deinute pentru pachetul de programe Microsoft Office Verificai dac exist soft-uri neliceniate instalate de utilizatori Verificai dac utilizarea abuziv a aplicaiilor este raportat Verificai dac este asigurat confidenialitatea, integritatea i disponibilitatea informaiilor introduse i prelucrate Verificai dac sustragerea informaiei sau echipamentelor din cadrul organizaiei fr autorizare este urmrit i sancionat Verificai dac politica de securitatea oblig utilizatorii s deconecteze programele sau aplicaiile cnd nu le utilizeaz Verificai dac regulile de securitate privind accesul la echipamente i la date sunt respectate cu strictee Verificai dac abaterile de la regulile impuse sunt imediat semnalate persoanelor responsabile Verificai dac arhivarea datelor este realizat cu frecvena impus de reglementrile de operare Verificai dac drepturile de acces ale utilizatorilor sunt verificate periodic, n conformitate cu sarcinile alocate acestora Verificai dac arhivarea datelor este realizat adecvat importanei acestora Asigurarea accesului la programele direciei Asigurarea accesului la program Verificai dac drepturile de acces sunt acordate n concordan cu realizarea sarcinilor de serviciu Verificai dac drepturile de acces sunt respectate de ctre utilizatori Verificai dac doar utilizatorii autorizai pot avea acces la programe i dac exist proceduri pentru verificarea accesului neautorizat Verificai dac instrumentele de control stabilite asigur informaiile mpotriva pierderii, deteriorrii, coruperii deliberate sau accidentale Verificai dac conceperea programelor a inut cont de cerinele activitii utilizatorilor i acestea sunt compatibile cu alte sisteme utilizate n cadrul organizaiei Verificai dac calculatoarele i componentele lor sunt protejate mpotriva furtului Verificai dac vizitatorii sistemului sunt supravegheai permanent Verificai dac autorizaiile pentru acces la echipamente sunt emise n conformitate cu procedurile documentate Verificai dac sunt luate msuri pentru restricionarea accesului la calculatoare i la informaiile pstrate de acestea Verificai dac msurile de control in seama de politica de 588

Test nr. 9.43. FIAP nr. 9.43.

X X X X X X X X X

X X X

X X X X X X

1.14. 1.15. 2. 2.1. 2.2. 2.4. 2.5. 2.6. 2.7. 2.8. 2.9.

2.10. 2.11.

2.12. 2.13.

securitate a informaiilor Verificai dac msurile de control in seama de necesitatea de a pune n practic rspunderea personal Verificai dac msurile de control asigur separarea sarcinilor ntre utilizatori Fiabilitatea parolelor Verificai dac fiecare calculator este parolat Verificai dac parola alocat este individual; Verificai dac parola este cunoscut doar de utilizator Verificai dac programele i aplicaiile au nivele de acces n funcie de nivelul postului Verificai dac parolele sunt schimbate periodic, respectnd regulile de complexitate impuse Verificai dac alocarea conturilor i parolelor respect caracterul de confidenialitate Verificai dac tratarea directoarelor i fiierelor cu caracter secret se face corespunztor reglementrilor interne Verificai dac parolele asigur urmtoarele reguli: a) numr minim de opt caractere b) conin caractere alfa numerice c) sunt mascate pe ecran, pentru a nu fi vzute Verificai dac parolele generice iniiale sunt schimbate de ctre fiecare utilizator n parte Verificai dac accesul n cadrul programului se realizeaz numai pe baza parolei de utilizatori, pe niveluri, n funcie de atribuiile specifice fiecrui angajat Verificai alocarea numelui de utilizator i parolei aferente pentru accesul la reea Verificai dac utilizatorii sunt instruii s respecte regulile privind securitatea programului pe care l utilizeaz.

X X
Test nr. 9.44. FIAP nr. 9.44. Test nr. 9.44. FIAP nr. 9.44.

X X X X X X

X X X X

589

Procedura P08 Entitatea public Serviciul Audit Intern

COLECTAREA DOVEZILOR

CHESTIONAR DE CONTROL INTERN

Misiunea de audit: Administrarea impozitelor i taxelor locale Perioada auditat: 01.07.2008 31.03.2010 ntocmit: Ionescu Adrian/Popescu Nicolae Avizat: Georgescu Cristian

Data: 12.06.2010 Data: 12.06.2010

Obiectivul chestionarului: FIABILITATEA SISTEMULUI INFORMATIC PRIVIND ADMINISTRAREA IMPOZITELOR I TAXELOR LOCALE ntrebarea DA I UTILIZAREA ECHIPAMENTELOR 1. Exist un inventar al tuturor aplicaiilor informatice utilizate n cadrul direciei? Dac da, l putei furniza? Dac nu, v rugm s centralizai toate aplicaiile informatice utilizate n cadrul entitii i s ne furnizai o situaie cu aceasta (conform tabelului anexat). NU OBSERVAII
Cu ajutorul acestei ntrebri auditorul intern urmrete: - s identifice dac aplicaiile acoper toate activitile din direcie; - dac exist un inventar al aplicaiilor informatice i dac acest inventar asigur o bun gestionare a aplicaiilor. Inexistena unui astfel de inventar poate genera probleme n gestionarea aplicaiilor; - dac exist o aplicaie integrat. n condiiile n care nu exist o astfel de aplicaie, exist riscul unui scurtcircuit al sistemului informaional sau pot aprea distorsiuni ale informaiei

2. Care sunt principalele aplicaii specifice serviciilor de specialitate?

Cu ajutorul acestei ntrebri auditorul intern urmrete dac exist o redundan a informaiilor (dac dou aplicaii gestioneaz aceleai informaii). Cu ajutorul acestei ntrebri auditorul urmrete s neleag mediul n care i desfoar activitatea structura auditat. Totodat va urmri: - pentru ce sunt utile aplicaiile; - ce activiti se gestioneaz cu ajutorul lor. De ex: folosesc la evidena contribuabililor, la generarea titlurilor

3. Indicai principalele funcionaliti/ funcii (la ce folosesc) ale aplicaiilor informatice specifice serviciilor de specialitate.

590

ntrebarea 4. Ce aplicaie informatic utilizeaz direcia dumneavoastr pentru stabilirea, evidena, colectarea i reflectarea n contabilitate a veniturilor din impozite i taxe locale? Precizai data crerii/achiziiei acestei aplicaii, precum i data actualizrii i implementrii diferitelor module ale aplicaiei?

DA

NU

OBSERVAII
executorii etc. Prin rspunsul la aceast ntrebare auditorul urmrete: - s identifice de cnd este utilizat aplicaia informatic; - dac este o versiune nou sau veche, pentru c dac este veche exist riscuri: cu privire la posibilitatea de actualizare a cadrului de reglementare, a tehnologiei utilizate etc.; - dac aplicaia mai este performant. De exemplu: de ce vrem s dezvoltm ncasarea on-line a impozitelor i taxelor locale, trebuie sa vedem dac aplicaia informatic poate suporta acest lucru; - dac este actualizat. Se analizeaz modul n care s-a realizat actualizarea (se face o comparaie ntre data versiunii i data ultimei reglementri); - dac exist schimbri recente ale cadrului normativ, auditorul va ntmpina dificulti n desfurarea activitii pentru c i activitatea entitii va fi perturbat de aceste schimbri (va petrece mai mult timp n cadrul acestei entiti, poate c informaiile obinute nu vor fi relevante)

II ADMINISTRAREA EFICIENT A PROGRAMELOR 5. Utilizatorii aplicaiilor au beneficiat de o pregtire iniial specific? Dac este posibil facei aceast precizare pentru fiecare utilizator. 6. Cnd ? 7. Ct a durat aceast formare? 8. De ct timp utilizatorii folosesc Anul aplicaiile? 9. Utilizatorii i-au exprimat anumite nevoi cu privire la o pregtire suplimentar?
Cu ajutorul acestei ntrebri auditorul intern urmrete s identifice dac pregtirea de care au beneficiat utilizatorii aplicaiilor informatice permite o utilizare eficient a acestora. Pentru a-i realiza scopul propus auditorul trebuie s aib o dubl abordare: - s identifice care este pregtirea de Anul Cu ajutorul acestei ntrebri auditorul intern urmrete: - s cunoasc utilizatorii; - s identifice nivelul cunotinelor informatice ale utilizatorilor.

591

ntrebarea

DA

NU

OBSERVAII
care a beneficiat personalul; - s identifice care sunt necesitile personalului

10. Utilizatorii dispun de manuale de utilizare? Precizai pentru care aplicaie.

Cu ajutorul acestei ntrebri auditorul intern urmrete dac manualele au fost transmise i dac au fost respectate. Auditorul poate s analizeze manualele dac consider c este cazul. Se va urmri - dac sunt pe suport de hrtie se verific cum pot fi puse la dispoziie; - dac este n format electronic dac sunt accesibile i dac pot fi accesate de utilizatori. Cu ajutorul acestor ntrebri auditorul intern urmrete dac documentaia (ghidul) este complet respectiv: - este explicat procedura de obinere a situaiilor de ieire; - situaiile obinute corespund nevoilor utilizatorilor: dac sunt prezentate n manual documentele de ieire (situaiile) i dac sunt oferite explicaii cu privire la coninutul acestor situaii; - se descriu controalele automate pe care le face sistemul informatic i care ofer certitudinea utilizatorului c situaiile finale nu conin erori de calcul; - este precizat modalitatea de acces la bazele de date

11. Dac da, pe ce suport sunt acestea furnizate (pe hrtie sau n format electronic). Se face precizarea pentru fiecare aplicaie n parte. 12. Documentaia tehnic conine: - descrierea aplicaiei? - procedurile de utilizare a meniului programului? - condiiile i procedurile de introducere i actualizare a datelor ? - procedurile privind ieirile ? - descrierea listelor de ieire? - descrierea rapoartelor de control? - procedurile de acces la bazele de date?

13. Documentaia tehnic (ghidurile) a fost furnizat? 14. Cine este responsabil cu furnizarea documentaiei tehnice?

Cu ajutorul acestor ntrebri auditorul intern urmrete dac exist un responsabil cu furnizarea documentaiei tehnice, deoarece lipsa unui responsabil poate avea ca efect neasigurarea unei informri corespunztoare a utilizatorilor cu privire la aplicaii

15. Documentaia i/sau manualul de proceduri sunt accesibile i pot fi exploatate uor? 16. Acestea acoper toate aspectele legate de utilizarea programului? 17. Exist proceduri de actualizare a ghidurilor tehnice i ghidurilor utilizatorilor atunci cnd se efectueaz modificri ale modului de operare?

Cu ajutorul acestor ntrebri auditorul intern urmrete dac sunt asigurate condiiile necesare activitii de actualizare.

III ADECVAREA DATELOR INTRODUSE I PRELUCRATE

592

ntrebarea 18. A fost efectuat o analiz a riscurilor cu privire la implementarea sistemului informatic la nivelul direciei? 19. n urma acestei analize, ai elaborat o politic de gestiune a riscurilor legate de utilizarea sistemului informatic? 20. Aceast politic de gestiune a riscurilor legate de sistemul informatic a ajutat managementul direciei s decid implementarea de mecanisme referitoare la: - protecia patrimoniului i a activelor informaionale la nivelul direciei; - prevenirea i detectarea fraudelor. Detaliai rspunsul dvs. 21. Exist o politic de securitate formalizat care s permit implementarea unor reguli de securitate comune i omogene pentru utilizatorii sistemului informatic al entitii? 22. Dac da, acest document a fost transmis tuturor utilizatorilor sistemului informatic? 23. Entitatea face o evaluare periodic a securitii sistemului informatic utilizat la nivelul direciei? 24. Dac da, care e periodicitatea i cine este responsabil de aceast evaluare? 25. Exist un sistem de autentificare a fiecrui utilizator: - pentru accesul la reeaua local a entitii; - pentru accesul la reeaua de internet; - pentru accesul la aplicaiile, datele i programele stocate; - pentru accesul la sistemul de operare i parametrii critici ai sistemului Detaliai rspunsul dvs. 26. Cine atribuie i definete criteriile de acces: - eful de serviciu sau adjunctul su? - un angajat din cadrul serviciului informatic? - persoana vizat?

DA

NU

OBSERVAII

593

ntrebarea 27. Exist o corelare ntre drepturile utilizatorului i atribuiile exercitate? 28. Numrul persoanelor crora li s-au atribuit drepturi de utilizare este suficient la nivelul direciei pentru realizarea activitilor? 29. Exist persoane care au atribuite mai multe drepturi de acces? 30. Dac da, care sunt acestea? 31. Exist persoane care dei ar trebui s aib doar dreptul de a consulta anumite seciuni au primit i dreptul de a le modifica? 32. Care este periodicitatea cu care se realizeaz un control al drepturilor de acces la sistemul informatic acordate? 33. Cine se ocup de aceast sarcin? 34. Cnd se face controlul drepturilor de acces se ine cont, n acelai timp, de lista drepturilor de acces i de drepturile efectiv acordate n cadrul sistemului informatic? 35. Detaliai rspunsul dvs. 36. Exist n cadrul aplicaiilor informatice un sistem de autentificare specific pentru validarea operaiunilor sensibile (ex. cod de validare/care d drept de validare, diferit de codul de nregistrare/care d dreptul la realizarea de nregistrri? 37. Ce criterii sunt respectate cnd se face alegerea parolei (numrul i tipul caracterelor, cuvinte scrise diferit de cuvintele precedente, etc.)? 38. Parolele sunt vizibile n momentul nregistrrii lor n anumite aplicaii folosite de ctre entitate? 39. Parolele sunt rennoite periodic? 40. Dac da, care este periodicitatea: - sptmnal? - lunar? - trimestrial? - semestrial? - alta? (precizai) 41. Cine cunoate aceste parole?

DA

NU

OBSERVAII

594

ntrebarea 42. Au fost elaborate i puse n aplicare instruciuni conform crora este interzis programarea tastaturii, astfel nct parolele s nu poat fi recuperate? 43. Utilizatorul este deconectat automat de la aplicaie dup o anumit perioad de inactivitate n cursul aceleiai sesiuni de lucru? 44. Dac da, dup ce perioad de neutilizare? 45. Cum se asigur protecia mpotriva viruilor? 46. Cum se asigur monitorizarea pentru ntreinerea: - echipamentelor electrice? - dispozitivului anti-incendiu? - securitatea anti-intruziune? - altele? 47. Cine se ocup de aceast monitorizare? 48. Cum este formalizat ? 49 Care este frecvena cu care entitatea face revizia mecanismelor de securitate fizic a sistemului informatic? 50. Cine este nsrcinat cu acest lucru? 51. Angajaii direciei au fost informai cu privire la securitatea fizic a sistemului informatic? 52. Cine s-a ocupat de informarea angajailor cu privire la securitatea fizic a sistemului informatic? 53. Care sunt mijloace de informare utilizate?

DA

NU

OBSERVAII

IV IMPLEMENTAREA DE CONTROALE ADECVATE N UTILIZAREA PROGRAMELOR 54. Care este rolul structurii cu atribuii n domeniul IT n utilizarea aplicaiei privind evidena impozitelor i taxelor locale? 55. Exist posibilitatea de a modifica parametrii programelor aplicaiei privind evidena impozitelor i taxelor locale? 56. Dac da, exist vreo procedur care s restricioneze accesul la parametrii 595

ntrebarea aplicaiei? 57. Exist posibilitatea vizualizrii i urmririi acestor modificri? 58. S-au identificat disfuncionaliti/erori ale aplicaiei privind evidena impozitelor i taxelor locale? 59. Dac da, care a fost procedura implementat de structura cu atribuii n domeniul IT pentru a le rezolva?

DA

NU

OBSERVAII

V ORGANIZAREA SECURITII INFORMAIILOR PRELUCRATE 60. Cine asigur mentenana softwareului? 61. Ce procedur de mentenana s-a definit: - corectiv? - evolutiv? - cu privire la modificrile urgente? Detaliai rspunsul dvs. cu privire la condiiile de testare a programelor i metodelor utilizate pentru acestea. 62. Structura cu atribuii n domeniul IT este solicitat la intervale regulate pentru teste de mentenana efectuate asupra aplicaiei generale privind evidena impozitelor i taxelor locale? Dac da, descriei procedura implementat. VI ASIGURAREA ACCESULUI LA PROGRAMELE DIRECIEI 63. Care sunt regulile de salvare a datelor n aplicaia general privind evidena impozitelor i taxelor locale? 64. Dar n aplicaiile auxiliare? 65. La ce nivel s-au definit modalitile de salvare a datelor (frecvena de salvare, procedurile tehnice implementate): - managementul entitii? - serviciul informatic? - altele? 66. Procedurile de salvare au fost formalizate ntr-un document de referin pus la dispoziia persoanelor vizate? (Punei acest document la 596

ntrebarea dispoziia auditorilor ) 67. Cine se ocup de implementarea lor? 68. Care sunt suporturile pe care se salveaz? 69. n ce condiii sunt pstrate aceste suporturi? 70. Exist msuri de control intern sau extern cu privire la implementarea corect a instruciunilor? 71. Care este frecvena cu care se salveaz? 72. Unde sunt pstrate documentele salvate? 73. Ct timp sunt pstrate documentele? 74. Salvrile fac obiectul unor teste de recuperare a documentelor? 75. Ct de frecvent? 76. Rezultatele sunt formalizate? 77. Exist o monitorizare a acestor teste?

DA

NU

OBSERVAII

597

Procedura P08 Entitatea public Serviciul de audit public intern

COLECTAREA DOVEZILOR

TEST Nr. 9.41.

Misiunea de audit: Administrarea impozitelor i taxelor locale Perioada auditat: 01.07.2008 31.03.2010 ntocmit: Ionescu Adrian/Popescu Nicolae Avizat: Georgescu Cristian Obiectul testului Obiectivele testului Descrierea testului

Data: 12.06.2010 Data: 12.06.2010

Adecvarea programelor la necesitile departamentului Examinarea i urmrirea modului n care se realizeaz nelegerea datelor coninute de program i de transmitere a lor, inclusiv informaiile prelucrate n reea Eantionul asupra cruia urmeaz a fi realizate testrile este reprezentat de securitatea informaiilor i datelor introduse i prelucrate n cadrul aplicaiei ATLAS. Testrile efectuate au urmrit implementarea msurilor privind sigurana accesului utilizatorilor n reea conform procedurilor, lurii msurilor necesare privind recuperarea datelor n caz de cdere a sistemului, existena de programe antivirus, desemnarea responsabilitilor privind arhivarea datelor.

Constatri

La nivelul direciei este implementat aplicaia ATLAS, care este integrat la sistemul informatic al entitii, potrivit creia activitatea de colectare a impozitelor i taxelor este integrat cu activitile specifice de eviden contabil, cu informaiile despre proprieti i terenuri, cuprinse i gestionate n fiele cadastrale i cu informaiile despre proprietari, deinute i actualizate n registrele de stare civil. Programul de impozite i taxe funcioneaz conform manualului de lucru, baza de date este stocat i gestionat de Microsoft SQL Server, securitatea i operaiile specifice fiind asigurate de sistemul mai sus amintit. Operaiile de validare i prelucrrile sunt n cea mai mare msur asigurate prin proceduri asignate bazei de date, care se execut pe serverul de baze de date. Administratorul aplicaiei este eful serviciului colectarea impozitelor i taxelor locale care stabilete utilizatorii mpreun cu parolele asociate. Utilizatori sunt responsabili pentru modificrile din baza de date cu atribuii stabilite prin fia postului fiecare utilizator al aplicaiei deine un nume utilizator i o parol cu care poate accesa programul. Toate operaiunile care se efectueaz sunt nregistrate n baza de date sub numele celui care a realizat conectarea; acest lucru ofer suportul pentru ca, n orice moment, s se poat reconstitui pe baza istoricului, toate operaiile care au fost efectuate n sistem de ctre fiecare utilizator. 598

Urmare examinrii privind primirea i transmiterea datelor i informaiilor s-a constatat c acest program, cu toate c este integrat n sistemul informatic al entitii, nu funcioneaz n acest sens. Astfel, toate informaiile privind impozitele i taxele operate n contul contribuabililor sunt introduse manual, la fel ca i plile fcute de ctre acetia n contul impozitelor datorate. Pentru nregistrarea n contabilitate a tuturor operaiunilor efectuate acestea sunt preluate pe dischet (sau alt dispozitiv specific) i introduse n cadrul programelor ce funcioneaz la nivelul acestor servicii. Concluzii Preluarea datelor i transmiterea informaiilor de la un program la altul n cadrul entitii nu se realizeaz pe baza unui sistem informatic integrat

Auditor intern,

Supervizor,

599

Procedura P08 Entitatea public Serviciul de audit public intern

COLECTAREA DOVEZILOR

FISA DE IDENTIFICARE i ANALIZA A PROBLEMEI Nr. 9.41.

Misiunea de audit: Administrarea impozitelor i taxelor locale Perioada auditat: 01.07.2008 31.03.2010 ntocmit: Ionescu Adrian/Popescu Nicolae Avizat: Georgescu Cristian Problema Constatri

Data: 12.06.2010 Data: 12.06.2010

Datele i informaiile nu sunt asigurate printr-un sistem informatic integrat, potrivit cruia informaia s fie preluat informatic, prelucrat i apoi transmis mai departe n vederea valorificrii tot informatic. La nivelul direciei este implementat aplicaia ATLAS, care este integrat la sistemul informatic al entitii, potrivit creia activitatea de colectare a impozitelor i taxelor este integrat cu activitile specifice de eviden contabil, cu informaiile despre proprieti i terenuri, cuprinse i gestionate n fiele cadastrale i cu informaiile despre proprietari, deinute i actualizate n registrele de stare civil. Programul de impozite i taxe funcioneaz conform manualului de lucru, baza de date este stocat i gestionat de Microsoft SQL Server, securitatea i operaiile specifice fiind asigurate de sistemul mai sus amintit. Operaiile de validare i prelucrrile sunt n cea mai mare msur asigurate prin proceduri asignate bazei de date, care se execut pe serverul de baze de date. Administratorul aplicaiei este eful serviciului colectarea impozitelor i taxelor locale care stabilete utilizatorii mpreun cu parolele asociate. Utilizatori sunt responsabili pentru modificrile din baza de date cu atribuii stabilite prin fia postului fiecare utilizator al aplicaiei deine un nume utilizator i o parol cu care poate accesa programul. Toate operaiunile care se efectueaz sunt nregistrate n baza de date sub numele celui care a realizat conectarea; acest lucru ofer suportul pentru ca, n orice moment, s se poat reconstitui pe baza istoricului, toate operaiile care au fost efectuate n sistem de ctre fiecare utilizator. Urmare examinrii privind primirea i transmiterea datelor i informaiilor s-a constatat c acest program, cu toate c este integrat n sistemul informatic al entitii, nu funcioneaz n acest sens. Astfel, toate informaiile privind impozitele i taxele operate n contul contribuabililor sunt introduse manual, la fel ca i plile fcute de ctre acetia n contul impozitelor datorate. Pentru nregistrarea n contabilitate a tuturor operaiunilor efectuate acestea sunt preluate pe dischet (sau alt dispozitiv specific) i introduse n cadrul programelor ce funcioneaz la nivelul acestor servicii. 600

Cauze

Cu toate c la nivelul entitii sistemul informatic utilizat este unul ce permite integrarea datelor i programelor, exist anumite programe i aplicaii care nu au fost adaptate acestui sistem i care funcioneaz independent, ceea ce face ca informaia s fie preluat pe alte dispozitive i introdus n program. Prin preluarea pe alte dispozitive a informaiei i introducerea acestei n program, pot exista erori ca urmarea operaiilor executate, a introducerii eronate a datelor n program, precum i pierderea sau utilizarea acesteia n alte scopuri. Crearea unor sisteme, aplicaii care s contribuie la integrarea tuturor informaiilor prelucrate n cadrul programelor i aplicaiilor utilizate de entitate, eliminnd riscul erorilor, pierderii sau utilizrii n alte scopuri a acestora.

Consecine

Recomandare

Auditor intern,

Supervizat,

Pentru conformitate

601

Procedura P08 Entitatea public Serviciul de audit public intern

COLECTAREA DOVEZILOR

TEST nr. 9.42.

Misiunea de audit: Administrarea impozitelor i taxelor locale Perioada auditat: 01.07.2008 31.03.2010 ntocmit: Ionescu Adrian/Popescu Nicolae Avizat: Georgescu Cristian Obiectul testului Obiectivele testului

Data: 12.06.2010 Data: 12.06.2010

Asigurarea securitii aplicaiilor prin utilizarea programelor antivirus. Examinarea politicii de securitate i urmrirea utilizrii programelor antivirus i a modului de configurare a acestora pentru a asigura protecia datelor i informaiilor. Verificarea pe staiile de lucru dac programele antivirus sunt instalate, configurate n mod corect i dac sunt actualizate cu regularitate. Eantionul pentru realizarea testrii modului de utilizare a programelor antivirus a fost stabilit pe baza unui procent de 10%, din totalul populaiei de 76 de calculatoare, respectiv un eantion reprezentativ de 8 calculatoare personale, existente n dotarea direciei de impozite i taxe. Testarea a constat n verificarea staiilor de lucru selectate i urmrirea implementrii programelor antivirus conform procedurilor, avnd n vedere urmtoarele: - instalarea unui program antivirus adecvat necesitilor; - programul antivirus s verifice staia de lucru la pornire; - monitorizarea de ctre programul antivirus a programelor i aplicaiilor active, mesajelor primite i a traficului de date. Totodat s-a urmrit dac programul anti-virus se actualizeaz n reea, astfel nct s protejeze eficient datele electronice mpotriva viruilor nou-aprui. Din analiza politicii de securitate a rezultat c toate staiile de lucru trebuie s aib instalate programe antivirus, care s verifice staia de lucru la pornire, s monitorizeze toate programele i aplicaiile active, mesajele primite i traficul de date i totodat s verifice automat la intervale regulate actualizrile disponibile. Analiza staiilor de lucru selectate a pus n eviden c, n unele cazuri, configuraia programului antivirus a fost modificat pentru a ntrerupe monitorizarea ntregii activiti i verificarea e-mail-ului i, n special, a fiierelor ataate. Configuraia antivirusului a fost modificat deoarece s-a considerat c programul antivirus are un efect negativ asupra performanei sistemului. Examinarea programelor utilizate pe staiile de lucru la care a fost schimbat configuraia antiviruilor a pus n eviden c acestea erau infectate cu diveri virui. 602

Descrierea testului

Constatri

Concluzii

Schimbarea configuraiei programelor antivirus, ceea ce a condus la apariia problemelor de siguran ale programelor, precum i la infectarea staiilor de lucru cu spyware, compromind astfel datele i informaiile prelucrate n cadrul programelor utilizate pe acele staii de lucru.

Auditor intern,

Supervizor,

603

Procedura P08 Entitatea public Serviciul de audit public intern

COLECTAREA DOVEZILOR

FOAIE DE LUCRU nr. 9.16.

Misiunea de audit: Administrarea impozitelor i taxelor locale Perioada auditat: 01.07.2008 31.03.2010

Obiectivul: Asigurarea securitii aplicaiilor prin utilizarea programelor antivirus

Testarea se va realiza pe un eantion care a fost constituit astfel: Documentul analizat Populaia constituit n vederea evalurii o constituie staiile de lucru (calculatoarele) instalate n cadrul direciei impozite i taxe locale, n numr de 76 staii de lucru. Eantionul total este de 8 staii de lucru; Eantionul va fi de 10%, respectiv 76 x 10% = 8 staii de lucru Pasul de selecie va fi 76: 8 = 9 n vederea eantionrii staiile de lucru au fost ordonate n funcie de ordinea alfabetic a titularilor, respectiv utilizatorilor respectivelor staii de lucru Eantionul constituit va fi verificat integral; n urma verificrii se vor stabili constatri i concluzii.

Populaia Pasul de selectare Constituirea eantionului Observaii

Data: 12.06.2010 Auditor intern,

604

Procedura P08 Entitatea public Serviciul de audit public intern

COLECTAREA DOVEZILOR

FISA DE IDENTIFICARE i ANALIZA A PROBLEMEI Nr. 9.42. Misiunea de audit: Administrarea impozitelor i taxelor locale Perioada auditat: 01.07.2008 31.03.2010 ntocmit: Ionescu Adrian/Popescu Nicolae Data: 12.06.2010 Avizat: Georgescu Cristian Data: 12.06.2010 Schimbarea configuraiei programelor antivirus, ceea ce a condus la apariia Problema problemelor de siguran ale programelor, precum i la infectarea staiilor de lucru cu diveri virui. Din analiza politicii de securitate a rezultat c toate staiile de lucru trebuie s aib Constatri instalate programe antivirus, care s verifice staia de lucru la pornire, s monitorizeze toate programele i aplicaiile active, mesajele primite i traficul de date i totodat s verifice automat la intervale regulate actualizrile disponibile. Analiza staiilor de lucru selectate a pus n eviden c, n unele cazuri, configuraia programului antivirus a fost modificat pentru a ntrerupe monitorizarea ntregii activiti i verificarea e-mail-ului i, n special, a fiierelor ataate. Configuraia antivirusului a fost modificat deoarece s-a considerat c programul antivirus are un efect negativ asupra performanei sistemului. Examinarea programelor utilizate pe staiile de lucru la care a fost schimbat configuraia antiviruilor a pus n eviden c acestea erau infectate cu diveri virui. Lipsa monitorizrii permanente a staiilor de lucru cu privire la funcionarea programelor antivirus, precum i responsabilizarea utilizatorilor n cazul n care dezactiveaz un program antivirus. Prezena viruilor i a altor programe duntoare pe staiile de lucru afecteaz n mod negativ activitatea staiilor de lucru putnd duce la blocarea acestora sau chiar a ntregului sistem program, aplicaie sau sistem informatic. Aplicarea cu rigurozitate a standardele i procedurile anti-virus implementate pe staia de lucru. Constituirea unor echipe pentru efectuarea de verificri la nivelul tuturor staiilor de lucru din cadrul direciei, privind configurarea corecta n cazurile n care aceste programe au fost dezactivate, stabilirea de responsabiliti n cazul n care acestea sunt dezactivate i produc disfunciuni n cadrul organizaiei. Supervizat, Pentru conformitate

Cauze

Consecine Recomandare

Auditor intern,

605

Procedura P08 Entitatea public Serviciul de audit public intern

COLECTAREA DOVEZILOR

TEST Nr. 9.43. Misiunea de audit: Administrarea impozitelor i taxelor locale Perioada auditat: 01.07.2008 31.03.2010 ntocmit: Ionescu Adrian/Popescu Nicolae Avizat: Georgescu Cristian Obiectul testului Obiectivele testului

Data: 12.06.2010 Data: 12.06.2010

Descrierea testului

Asigurarea securitii informaiilor introduse i prelucrate prin achiziionarea de licene de exploatare. Examinarea programelor utilizate n cadrul direciei de impozite i taxe i urmrirea dac exist licene pentru acestea, inclusiv pentru aplicaiile implementate i necesare pentru utilizarea programelor de eviden analitic a impozitelor i taxelor pe fiecare contribuabil n parte. Eantionul pentru realizarea testrii situaiei licenelor pentru programele de calculator utilizate a fost stabilit pe baza unui procent de 10%, din totalul populaiei de 76 de calculatoare, respectiv un eantion reprezentativ de 8 calculatoare personale, existente n dotarea direciei de impozite i taxe. La nivelul calculatoarelor cuprinse n eantion a fost verificat situaia licenelor deinute att pentru sistemul de operare Windows, ct i pentru pachetul de programe Microsoft Office. Testarea a constat n examinarea urmtoarelor elemente: - verificarea situaiei licenelor deinute pentru sistemul de operare Windows; - verificarea situaiei licenelor deinute pentru pachetul de programe Microsoft Office; - verificarea existenei soft-urilor neliceniate instalate de utilizatori. Din verificrile efectuate a rezultat c entitatea a achiziionat i utilizeaz n realizarea activitilor Pachetul de programe LOTUS, ns din examinarea programelor instalate pe staiile de lucru selectate s-a constatat c pe dou staii de lucru utilizatorii care le deserveau folosesc programe aferente pachetului Microsoft Office fr ca pentru acestea s existe achiziionate licene. Aceste programe au fost instalate folosind coduri piratate. Sistemul IT al entitii publice nu a fost prevzut cu controale care s permit alertarea administratorului de sistem n cazul utilizrii unor programe fr licen. Utilizarea pe staiile de lucru de programe aferente pachetului Microsoft Office fr a exista licene de utilizare a acestora. Supervizor,

Constatri

Concluzii

Auditor intern,

606

Procedura P08 Entitatea public Serviciul de audit public intern

COLECTAREA DOVEZILOR

FOAIE DE LUCRU nr. 9.17.

Misiunea de audit: Administrarea impozitelor i taxelor locale Perioada auditat: 01.07.2008 31.03.2010

Obiectivul: Asigurarea securitii informaiilor introduse i prelucrate prin achiziionarea de licene de exploatare

Testarea se va realiza pe un eantion care a fost constituit astfel:

Documentul analizat

Populaia Pasul de selectare Constituirea eantionului Observaii

Populaia constituit n vederea evalurii o constituie staiile de lucru (calculatoarele) instalate n cadrul direciei impozite i taxe locale, n numr de 76 staii de lucru. Eantionul total este de 8 staii de lucru; Eantionul va fi de 10%, respectiv 76 x 10% = 8 staii de lucru Pasul de selecie va fi 76: 8 = 9 n vederea eantionrii staiile de lucru au fost ordonate n funcie de ordinea alfabetic a titularilor, respectiv utilizatorilor respectivelor staii de lucru Eantionul constituit va fi verificat integral; n urma verificrii se va ntocmi un test cu privire la constatrile efectuate i concluziile stabilite.

Data: 12.06.2010 Auditor intern,

607

Procedura P08 Entitatea public Serviciul de audit public intern

COLECTAREA DOVEZILOR

FISA DE IDENTIFICARE i ANALIZA A PROBLEMEI Nr. 9.43. Misiunea de audit: Administrarea impozitelor i taxelor locale Perioada auditat: 01.07.2008 31.03.2010 ntocmit: Ionescu Adrian/Popescu Nicolae Avizat: Georgescu Cristian Problema Constatri

Data: 12.06.2010 Data: 12.06.2010

Utilizarea pe staiile de lucru instalate n cadrul direciei de impozite i taxe de programe aferente pachetului Microsoft Office fr a exista licene de utilizare a acestora. Din verificrile efectuate a rezultat c entitatea a achiziionat i utilizeaz n realizarea activitilor pachetul de programe LOTUS, ns din examinarea programelor instalate pe staiile de lucru selectate s-a constatat c pe dou staii de lucru utilizatorii care le deserveau folosesc programe aferente pachetului Microsoft Office fr ca pentru acestea s existe achiziionate licene. Aceste programe au fost instalate folosind coduri piratate. Salariaii entitii publice au observat c dei programele Lotus permit realizarea sarcinilor de serviciu, totui programele din pachetul Microsoft Office sunt mai fiabile, mai flexibile i permit realizarea unui numr mai mare de operaiuni, cu care sunt deja familiarizai. Sistemul IT al entitii publice nu a fost prevzut cu controale care s permit alertarea administratorului de sistem n cazul utilizrii unor programe fr licen. Situaia a fost generat de faptul c la nivelul celor dou staii de lucru se primesc din afara entitii diverse informaii cu privire la identitatea contribuabililor, domiciliul/sediul acestora, date privind raportrile economico-financiare ale acestora, a cror fiiere electronice sunt scrise n alte programe i nu pot fi prelucrate i deschise cu ajutorul programelor existente.

Cauze

Entitatea public este pasibil de sanciuni din partea ORDA (Oficiul Romn pentru Drepturi de Autor), pentru utilizarea unor programe fr licen; Soft-urile neliceniate instalate de utilizatori pot conine virui, troieni sau alte programe ce ar putea afecta n mod grav subsistemele IT la care au acces aceti utilizatori, sau chiar sistemul IT n ansamblul su. Recomandare Inventarierea tuturor staiilor de lucru pentru a stabili situaia real privind programele fr licen i luarea msurilor de dezinstalare a tuturor programelor neliceniate. Realizarea unei analize complexe n urma creia managementul entitii publice s decid asupra oportunitii achiziionrii unui numr adecvat de licene Microsoft Office. Auditor intern, Supervizat, Pentru conformitate Consecine

608

Procedura P08 Entitatea public Serviciul de audit public intern

COLECTAREA DOVEZILOR

TEST Nr. 9.44.

Misiunea de audit: Administrarea impozitelor i taxelor locale Perioada auditat: 01.07.2008 31.03.2010 ntocmit: Ionescu Adrian/Popescu Nicolae Avizat: Georgescu Cristian Obiectul testului Obiectivele testului Descrierea testului Fiabilitatea parolelor.

Data: 12.06.2010 Data: 12.06.2010

Examinarea dac fiecare calculator este parolat i dac programele i aplicaiile au nivele de acces n funcie de nivelul postului. Eantionul pentru realizarea testrii modului de implementare i utilizare a parolelor a fost stabilit pe baza unui procent de 10%, din totalul populaiei de 76 de calculatoare, respectiv un eantion reprezentativ de 8 calculatoare personale, existente n dotarea direciei de impozite i taxe. Testarea a constat n verificarea modului de implementare a parolelor pe staiilor de lucru i accesul la programele i aplicaiile utilizate, urmrindu-se: - dac fiecare calculator este parolat; - dac parola alocat este individual; - dac accesul la programe i aplicaii este acordat n funcie de nivelul postului de lucru; Totodat s-a urmrit dac parolele sunt schimbate periodic i asigur caracterul de confidenialitate impus. Din analiza eantionului selectat a rezultat c n toate cazurile staiile de lucru solicit la pornire introducerea parolei, care este individual i cunoscut doar de titularul postului respectiv. Examinarea sistemului a condus la constatarea c parola de acces este schimbat lunar de titularul postului respectiv i asigur o complexitate destul de ridicat, care nu permite o identificare uoar a acesteia. Cu privire la accesul la programele i aplicaiile utilizate n cadrul staiilor de lucru respective, din examinarea realizat s-a constatat c majoritatea salariailor din cadrul entitii publice, prin natura sarcinilor de serviciu, trebuie s acceseze mai multe subsisteme IT pentru care folosesc nume de utilizator i parole diferite. Programele i aplicaiile sunt concepute astfel nct pentru accesul la fiecare dintre acestea trebuie folosit un nume de utilizator i o parol diferite, n loc s se foloseasc acelai nume de utilizator i parol indiferent de programul din cadrul direciei la care se conecteaz angajatul, cu condiia ca acesta s fie pe acelai nivel de acces. Aceste parole sunt comune, respectiv o parol poate fi folosit de mai muli 609

Constatri

utilizatori, acestea sunt comunicate des ntre utilizatorii crora le-au fost acordate, ceea ce face s fie auzite sau obinute i de ali utilizatori. n aceste condiii, sistemul de parole nu mai are funciile principale de restricionare a sistemelor putnd fi accesate i de persoane neautorizate, iar n situaia apariiei unor incidente nu se pot stabili responsabilitile aferente. n cadrul direciei exist o problem deosebit, referitoare la programul informatic privind Evidena analitic pe pltitor, program la care nu exist nici o restricie, acesta fiind accesat de toi salariaii direciei, dar nu numai c poate fi accesat, ci acetia pot face i anumite operaii n program. Acesta reprezint o problem grav, deoarece prin acest program se gestioneaz evidena tuturor impozitelor i taxelor pe care le datoreaz un contribuabil, precum i stingerea acestora n cazul plii. Accesul tuturor salariailor din cadrul direciei i posibilitatea acestora de a efectua diverse operaiuni n cadrul programului poate conduce la apariia de neconformiti, de operaii nereale n debitele contribuabililor. Concluzii Sistemul de parole este stabilit i utilizat n mod neadecvat

Auditor intern,

Supervizor,

610

Procedura P08 Entitatea public Serviciul de audit public intern

COLECTAREA DOVEZILOR

FISA DE IDENTIFICARE i ANALIZA A PROBLEMEI Nr. 9.44.

Misiunea de audit: Administrarea impozitelor i taxelor locale Perioada auditat: 01.07.2008 31.03.2010 ntocmit: Ionescu Adrian/Popescu Nicolae Avizat: Georgescu Cristian Problema Constatri

Data: 12.06.2010 Data: 12.06.2010

n cadrul unor programe i aplicaii accesul este permis cu parole individuale pe program i nu pe utilizator, iar n cadrul altor programe accesul este nerestricionat pentru personal, ceea ce poate duce la disfunciuni majore. Din analiza eantionului selectat a rezultat c n toate cazurile staiile de lucru solicit la pornire introducerea parolei, care este individual i cunoscut doar de titularul postului respectiv. Examinarea sistemului a condus la constatarea c parola de acces este schimbat lunar de titularul postului respectiv i asigur o complexitate destul de ridicat, care nu permite o identificare uoar a acesteia. Cu privire la accesul la programele i aplicaiile utilizate n cadrul staiilor de lucru respective, din examinarea realizat s-a constatat c majoritatea salariailor din cadrul entitii publice, prin natura sarcinilor de serviciu, trebuie s acceseze mai multe subsisteme IT pentru care folosesc nume de utilizator i parole diferite. Programele i aplicaiile sunt concepute astfel nct pentru accesul la fiecare dintre acestea trebuie folosit un nume de utilizator i o parol diferite, n loc s se foloseasc acelai nume de utilizator i parol indiferent de programul din cadrul direciei la care se conecteaz angajatul, cu condiia ca acesta s fie pe acelai nivel de acces. Aceste parole sunt comune, respectiv o parol poate fi folosit de mai muli utilizatori, acestea sunt comunicate des ntre utilizatorii crora le-au fost acordate, ceea ce face s fie auzite sau obinute i de ali utilizatori. n aceste condiii, sistemul de parole nu mai are funciile principale de restricionare a sistemelor putnd fi accesate i de persoane neautorizate, iar n situaia apariiei unor incidente nu se pot stabili responsabilitile aferente. n cadrul direciei exist o problem deosebit, referitoare la programul informatic privind Evidena analitic pe pltitor, program la care nu exist nici o restricie, acesta fiind accesat de toi salariaii direciei, dar nu numai c poate fi accesat, ci acetia pot face i anumite operaii n program. Acesta reprezint o problem grav, deoarece prin acest program se gestioneaz evidena tuturor impozitelor i taxelor pe care le datoreaz un contribuabil, precum i stingerea acestora n cazul plii. Accesul tuturor salariailor din cadrul direciei i posibilitatea acestora de a efectua diverse operaiuni n cadrul programului poate conduce la apariia de 611

neconformiti, de operaii nereale n debitele contribuabililor. Cauze Inexistena unor proceduri de lucru adecvate potrivit crora sa fie reglementat modul de conectare la echipamente, programe i aplicaii n cadrul direciei. n cazurile n care parolele sunt individuale pe program acestea sunt cunoscute de toi salariaii, ceea ce face ca programul s nu mai fie accesat n funcie de nivelurile de acces stabilite. n cazurile n care programul nu este parolat i limitat doar la vizualizare accesul este nelimitat i permite salariailor neautorizai s realizeze anumite operaii n acesta, ceea ce poate conduce de disfuncii majore i apariia incidentelor. Realizarea unui proces de reenginering astfel nct salariaii din cadrul direciei s poat accesa numai la programele i aplicaiile de care au nevoie, att n vizualizare, ct i cu privire la realizarea de operaii sau prelucrrii n cadrul acestora.

Consecine

Recomandare

Auditor intern,

Supervizat,

Pentru conformitate

612

Procedura P10: Entitatea Public Serviciul de Audit Intern

REVIZUIREA DOCUMENTELOR DE LUCRU

CONSTITUIREA DOSARELOR DE AUDIT INTERN Misiunea de audit: Administrarea impozitelor i taxelor locale Perioada auditat: 01.07.2008 31.03.2010 ntocmit: Ionescu Adrian/Popescu Nicolae Avizat: Georgescu Cristian

Data: 14.06.2010 Data: 14.06.2010

Dup finalizarea interveniei la faa locului, se constituie Dosarele de audit intern n vederea asigurrii unei legturi ntre obiectivele stabilite prin programul de audit, intervenia la faa locului i raportul de audit public intern. Documentele culese i/sau ntocmite pe timpul misiunii de audit se constituie n urmtoarele dosare: A. Dosarul permanent, care cuprinde: a) Seciunea A Raportul de audit intern i anexele acestuia: - Ordinul de serviciu; - Declaraia de independen; - Rapoartele de audit intern (intermediar, final, sinteza Raportului de audit intern); - teste; - Fiele de identificare i analiz a problemelor; - Formularele de constatare a iregularitilor; - Programul interveniei la faa locului. b) Seciunea B administrativ: - Notificarea privind declanarea misiunii de audit; - Minuta edinei de deschidere; - Minuta reuniunii de conciliere; - Minuta edinei de nchidere; - Corespondena cu entitatea structurii auditate; c) Seciunea C - documentaia misiunii de audit public intern: - strategii interne; - reguli, regulamente i legi aplicabile; - proceduri de lucru; - materiale despre entitatea/structura auditat; - rapoarte de audit public intern anterioare; - informaii privind fluxul de informaii; - documentaia analizei riscului; - documentaia privind sistemul de control (aprobri, autorizri, separarea sarcinilor, supervizarea, reconcilierea, rapoarte etc.); d) Seciunea D - supervizarea i revizuirea desfurrii misiunii i a rezultatelor acesteia i cuprinde Lista de supervizare a documentelor; B. Dosarul documentelor de lucru cuprinde copii xerox a documentelor justificative, care confirm i sprijin concluziile. Dosarul se indexeaz prin atribuirea de litere i cifre pentru fiecare seciune/obiectiv din cadrul programului. 613

Dosarele de audit public intern sunt proprietatea entitii publice i sunt confideniale i se pstreaz pn la ndeplinirea recomandrilor din raportul de audit intern, dup care se arhiveaz potrivit reglementarilor legale privind arhivarea. Not: Constituirea dosarelor de audit intern se realizeaz n finalul interveniei la faa locului i are ca scop de a asigura o legtur ntre obiectivele misiunii de audit stabilite prin programul de audit, constatrile efectuate n etapa de intervenie la faa locului i raportul de audit public intern. Documentele de lucru trebuie organizate astfel nct s faciliteze trecerea n revist a dosarului i s permit o comparaie rapid ntre constatrile i probele de audit. Este necesar clasificarea tuturor documentelor de lucru, n funcie de etapa de activitate creia i corespund. Sursa de informaie trebuie indicat clar i precis, pentru a pstra i a verifica ulterior fiabilitatea ei.

614

Procedura P10: Entitatea public[ Serviciul Audit Intern

REVIZUIREA DOCUMENTELOR DE LUCRU

NOTA CENTRALIZATOARE A DOCUMENTELOR DE LUCRU Misiunea de audit: Administrarea impozitelor i taxelor locale Perioada auditat: 01.07.2008 31.03.2010 ntocmit: Ionescu Adrian/Popescu Nicolae Avizat: Georgescu Cristian
Constatarea Document justificativ

Data: 14.06.2010 Data: 14.06.2010

Exist Auditori Da Nu Seciunea E Asigurarea cadrului organizatoric adecvat desfurrii activitii de administrare a impozitelor i taxelor locale Planurile de activitate Plan de activitate anual de activitate X Ionescu anuale nu sunt convergente Planul multianual de activitate Adrian cu planul multianual, ceea Popescu ce a condus la nestabilirea Nicolae i neresponsabilizarea n sarcina salariailor a tuturor aciunilor necesare implementrii direciilor strategice. Obiectivele specifice nu List obiective specifice X Ionescu acoper obiectivele List obiective generale Adrian generale, activitile Popescu repartizate serviciului, nu Nicolae respect caracteristicile SMART i nu conduc la un rezultat ateptat. Cerinele specifice Fiele posturilor pentru serviciul colectarea X Ionescu solicitate postului nu sunt impozitelor i taxelor locale i serviciul Adrian corelate cu nivelul i executare silit Popescu complexitatea sarcinilor Lista obiectivelor individuale Nicolae stabilite postului respectiv. Organigrama nu permite o Organigrama direciei X Ionescu vizualizare de ansamblu a ROF-ul direciei Adrian direciei, a relaiilor Popescu existente ntre servicii, Nicolae precum i a nivelurilor ierarhice. Raportul de evaluare Rapoartele de evaluare pentru personalul X Ionescu nu ofer o imagine serviciului colectarea impozitelor i taxelor Adrian clar necesitilor care locale i serviciului executare silit Popescu trebuie modificate sau Lista obiectivelor individuale Nicolae completate n comportamentul sau pregtirea salariatului.

615

.. Seciunea F- Organizarea i desfurarea activitii de asisten a contribuabilului Adecvarea Pliante privind impozite i taxe locale X Ionescu materialelor puse la elaborate n anul 2009 Adrian dispoziia Materiale informative publicate n cursul Popescu contribuabililor anului 2009 Nicolae Stabilirea categoriilor Adresa nr. 34981/2010 X Ionescu de informaii privind Adresa 34654/2010 Adrian impozite i taxe la Adresa nr. 34354/2010 Popescu care au acces Adresa nr. 34213/2010 Nicolae contribuabili Seciunea G - Organizarea evidenei pltitorilor de impozite i taxe Dosarul fiscal al Fila nr. 45 registru intrri ieiri 2009 X Ionescu contribuabilului persoan Declaraie impunere nr. 23543/2009 Adrian juridic nu conine toate Declaraie impunere nr. 23654/2009 Popescu documentele care au fcut Declaraie impunere nr. 23765/2009 Nicolae obiectul relaiei entitii cu Declaraie impunere nr. 23823/2009 acesta. Declaraie impunere nr. 23982/2009 . Seciunea H- Stabilirea impozitelor i taxelor locale Nedeclararea n vederea autorizaie de construcie nr. 145/2007 X Ionescu impuneri a bunurilor autorizaie de construcie nr. 265/2007 Adrian dobndite sau declararea List contribuabili care nu au prelungit Popescu incorect a acestora cu autorizaiile Nicolae scopul diminurii masei impozabile Impozitul pe teren nu este Rol nr. 3425564 X Ionescu calculat i stabilit corect n Rol nr. 232451 Adrian condiiile n care categoria Popescu de folosin a terenului se Nicolae schimb i nu se aplic corect coeficieni de corecie n funcie de rangul localitii Taxele privind eliberarea Autorizaia construire nr. 325/2008 autorizailor de construire, Autorizaia construire nr. 1253/2008 prelungirea acestora, Autorizaia construire nr. 1322/2008 precum i cele privind Autorizaia construire nr. 43/2009 recalcularea n urma Autorizaia construire nr. 2343/2008 finalizrii lucrrilor de Autorizaia construire nr. 2549/2008 construciei sunt calculate Autorizaia construire nr. 765/2007 eronat Autorizaia construire nr. 1243/2007 Seciunea H Verificarea legalitii i conformitii declaraiilor fiscale i a ndeplinirii obligaiilor de ctre contribuabili Aciunile de control nu Plan de activitate anul 2009 X Ionescu sunt planificate i Adrian fundamentate cu privire la Popescu modul de selecie al Nicolae contribuabililor.

616

Pentru faptele constatate, Proces verbal de control nr. 342543/&2009 care reprezint abateri de Proces verbal de control nr. 342765/2009 la cadrul legal i care intr Proces verbal de control nr. 342854/2009 n domeniul de competena Not de constatare nr. 342885/2009 al direciei, nu au fost Not de constatare nr. 342994/2009 aplicate sanciunile contravenionale. . Seciunea I - Colectarea impozitelor i taxelor locale ntiinrile de plat nu ntiinare de plat nr. 234254/2009 se menioneaz corect ntiinare de plat nr. 234443/2009 debitul de plat i nu ntiinare de plat nr. 234543/2009 sunt comunicate n ntiinare de plat nr. 234765/2009

Ionescu Adrian Popescu Nicolae

Ionescu Adrian Popescu Nicolae Ionescu Adrian Popescu Nicolae

termen. Scutirea la plata Referat nr. 342567/2009 impozitelor i taxelor Referat nr. 343532/2009 locale nu este acordat Proces verbal de control nr. 342765/2009 ntotdeauna n condiii de legalitate i de respectare a cerinelor legislative aplicabile.

. Seciunea K Stingerea prin executare silit a creanelor fiscale aferente impozitelor i taxelor locale ntocmirea cu ntrziere a Titlul executoriu nr. 23/2009 X Ionescu titlurilor executorii fa de Titlul executoriu nr. 124/2009 Adrian data la care debitele aflate Titlul executoriu nr. 213/2009 Popescu n eviden au devenit Titlul executoriu nr. 265/2009 Nicolae scadente prin neplata lor la Titlul executoriu nr. 342/2009 termen Procedura de executare Somaia nr. 43/2006 X Ionescu silit reprezentat de Somaia nr. 231/2006 Adrian ntocmirea i comunicarea Somaia nr. 325/2007 Popescu somaiilor nu respect n Somaia nr. 435/2006 Nicolae toate cazurile cadrul Somaia nr. 654/2006 procedural. Identificarea i Proces verbal sechestru bunuri imobile nr. X Ionescu sechestrarea de bunuri 234/2007 Adrian imobile urmribile n cazul Proces verbal sechestru bunuri imobile nr. Popescu debitorilor aflai n 432/2007 Nicolae executare silit i care nu Proces verbal sechestru bunuri imobile nr. au achitat debitele urmare 536/2007 comunicrii somaiilor ca Proces verbal sechestru bunuri imobile nr. etap procedural de 764/2007 executare silit a fost ca i inexistent. . Seciunea J - Realitatea evidenelor contabile i a situaiilor financiare ale entitii publice privind veniturile din impozite i taxe locale Debitele stabilite Proces verbal de control nr. 342564/2009 X Ionescu

617

contribuabililor pe baz de acte de control sau declarate de acetia nu sunt nregistrate n totalitate n evidena analitic pe debitorul respectiv Operaiunile n registrul de cas nu sunt nregistrate distinct, iar acesta nu este condus i completat cronologic i zilnic.

Proces verbal de control nr. 342872/2009 Declaraie impunere nr. 3254/2009 Declaraie impunere nr. 4234/2009 Fi analitic contribuabilul X Fi analitic contribuabilul Y

Adrian Popescu Nicolae

Fil registru data de 26.03.2010 Fil registru data de 04.04.2010 Fil registru data de 14,04.2010 Fil registru data de 18.04.2010 Fil registru data de 23.04.2010

Ionescu Adrian Popescu Nicolae

. Seciunea K - Fiabilitatea sistemului informatic privind administrarea impozitelor i taxelor locale Asigurarea securitii Licena de utilizare a programului X Ionescu informaiilor introduse i Adrian prelucrate n cadrul Popescu programelor Nicolae . Auditori, Ionescu Adrian Popescu Nicolae Not: Revizuirea documentelor asigur c documentele de lucru sunt pregtite n mod corespunztor i c acestea furnizeaz un sprijin adecvat pentru munca efectuat i pentru dovezile adunate n timpul misiunii de audit intern. Auditorii revd documentele procedurale i documentele de lucru din punct de vedere al formei i al coninutului, se asigur c dovezile de audit prezentate n susinerea constatrilor sunt justificative, respectiv sunt suficiente, concludente i relevante.

618

Procedura P11: Entitatea Public Serviciul de Audit Intern

EDINA DE NCHIDERE

MINUTA EDINEI DE NCHIDERE

Misiunea de audit: Administrarea impozitelor i taxelor locale Perioada auditat: 01.07.2008 31.03.2010 ntocmit: Popescu Nicolae/Ionescu Adrian Data: 15.06.2010 Avizat: Georgescu Cristian Data: 15.06.2010 Lista participanilor:

Numele Georgescu Cristian Popescu Nicolae Ionescu Adrian Minc Cristian Negru Adrian Ciobanu Vasile Butnaru Lenua Vasilescu George Toma Eugen Stnescu Ioana Istrate Viorica Goran Eugen Dobroiu Alexandru

Funcia Sef serviciu Auditor intern Auditor intern Director Sef serviciu ef serviciu ef serviciu ef serviciu ef serviciu ef serviciu Sef serviciu ef serviciu ef serviciu

Direcia/ Serviciul SAI SAI SAI Direcia impozite i taxe locale Serviciul 1 colectare impozite i taxe locale Serviciul 2 colectare impozite i taxe locale Serviciul executarea silit a debitelor restante Serviciul 1 control contribuabili Serviciul 2 control contribuabili Asisten contribuabili Gestiune dosare fiscale Serviciul financiar contabilitate Serviciul IT

Nr. telefon

E-mail

Semntura

619

B. Concluzii: n cadrul edinei au fost prezentate obiectivele auditate i constatrile pentru fiecare obiect auditat. De asemenea, au fost discutate constatrile, au fost analizate cauzele care au contribuit la realizarea disfuncionalitilor i au fost comentate recomandrile care urmeaz a fi implementate pentru eliminarea deficienelor constatate. In cadrul edinei de nchidere, structura auditat si-a nsuit n totalitate constatrile i recomandrile formulate de echipa de auditori si, n acest sens, au prezentat Planul de aciune i Calendarul de implementare al recomandrilor, cu termenele de realizare i persoanele responsabile, vor fi urmrite de echipa de auditori, pana la implementarea acestora. In consecint, proiectul Raportului de audit intern devine Raport de audit intern final care va fi pregtit pentru aprobare i transmitere structurii auditate. Raportul de audit intern va fi nsoit de o SINTEZA care va conine concluziile echipei de auditori interni cu prezentarea principalelor recomandri i opinia generala a acesteia. Structura auditat se angajeaz sa completeze Planul de aciune i calendarul implementrii recomandrilor, cu termenele de realizare i persoanele responsabile cu implementare acestora, pe care l vor discuta cu echipa de auditori.

Not: edina de nchidere a interveniei la faa locului are ca scop prezentarea opiniei auditorilor interni, a constatrilor i recomandrilor finale, precum i discutarea unui plan de aciune nsoit de un calendar de implementare a recomandrilor. n cadrul acestei edine se urmrete ca att constatrile, ct i recomandrile, s fie uor de neles, s nu permit interpretri i s nu fie prtinitoare. Constatrile trebuie s aib la baz documente doveditoare, iar recomandrile trebuie s ajute managementul entitii auditate n luarea deciziilor manageriale n vederea eliminrii deficienelor constatate. Regulile generale ce trebuie respectate n cadrul organizrii i desfurrii edinei de deschidere sunt: s nu ascund nimic cu privire la constatrile efectuate s informeze n mod prioritar pe auditat i s obin validarea din partea lor s ncurajeze structura auditat s dispun msurile de remediere a disfunciunilor constatate s se asigure c problemele, constatrile i concluziile formulate sunt cunoscute de toi cei prezeni Prezentarea rezultatelor auditului prezentarea trebuie s abordeze constatrile i disfunciunile n ordinea importanei i s fie obiectiv prezentarea trebuie s reflecte coninutul raportului scopul prezentrii trebuie s fie acela de a explica consecinele disfuncionalitilor trebuie amintit procedura de lucru cu privire la trimiterea proiectului de raport, punctul de vedere al auditatului, edina de conciliere, transmiterea raportului final

620

Procedura P16: Entitatea Public Serviciul de Audit Intern

SUPERVIZAREA MISIUNII DE AUDIT INTERN

LISTA DE SUPERVIZARE A DOCUMENTELOR

Misiunea de audit: Administrarea impozitelor i taxelor locale Perioada auditat: 01.07.2008 31.03.2010 ntocmit: Ionescu Adrian/Popescu Nicolae Avizat: Georgescu Cristian Propunerea efului structurii de audit/ Rspunsul supervizorului misiunii, auditorilor ca urmare a revizuirii documentului
de Nu exist incompatibilitate Nu exista un centralizator al documentelor colectate i prelucrate

Data: 14.06.2010 Data: 14.06.2010 Revizuirea rspunsurilor auditorilor de ctre eful structurii de audit/supervizor
De acord

Nr. crt.
1. 2

Lucrarea

Declaraia independen Colectarea informaiilor

3 Nu exista definit modul n care au fost ierarhizate riscurile n riscuri mari, medii i mici

Analiza riscurilor

4.

Programul audit intern

de In programul de audit nu apare obiectivul cu privire la definirea structurilor organizatorice

5.

Fisa de Nu conine i nu definete identificare i problema analizata analiza a problemei nr. 3 Constatarea i Nu s-a ntocmit i elaborat raportarea fisa de constatare i iregularitilor raportare a iregularitilor pentru constatarea cu privire la necalcularea taxei pentru eliberarea autorizaiilor de

Se va ntocmi i elabora documentul procedura de lucru privind documentele colectate i prelucrate Pe baza analizei riscurilor n documentul de ierarhizare a riscurilor se va defini i justifica modul de ierarhizare a riscurilor Programul de audit a fost refcut, obiectivul privind definirea structurilor organizatorice a fost cuprins n program Fisa de identificare i analiza a problemei respectiva va fi refcuta i definita i problema Se va ntocmi i elabora FCRI n acest caz

De acord

De acord

De acord

De acord

De acord

621

Nr. crt.

Lucrarea

Propunerea efului structurii de audit/ Rspunsul supervizorului misiunii, auditorilor ca urmare a revizuirii documentului

Revizuirea rspunsurilor auditorilor de ctre eful structurii de audit/supervizor

construire Nota Nu s-a ntocmit i elaborat Se va elabora i centralizatoare a nota centralizatoare a ntocmi i elabora documentelor de documentelor de lucru nota centralizatoare a lucru documentelor de lucru Fia de Nu exist nici o dovad din S-au ataat la dosar identificare i care s rezulte iregularitile copii de pe analiz a constatate autorizaiile de problemei nr. construire, 4.22 documentele de calcul i cele de plat Fia de Nu exist la dosar dovada identificare i din care s rezulte c S-au depus la dosar analiz a popririle au fost nfiinate toate copiile de pe problemei nr. pentru debite mai mici dect documentele care 8.35 cele aflate n eviden i susin constatarea executare silit .. Raportul de audit Raportul de audit nu prezint cauzele i consecinele constatrilor efectuate . Raportul de audit va fi completat cu precizarea cauzelor i consecinelor aferente constatrilor efectuate

De acord

De acord

De acord

. . . n

..

De acord

Supervizor, Georgescu Cristian

622

Not: Supervizarea reprezint activitatea de ndrumare, consiliere, supraveghere i verificare efectuat de ctre supervizor asupra activitii echipei de audit, se realizat pe tot parcursul derulrii misiunii de audit intern prin semnarea documentelor ntocmite. Scopul activitii de supervizare este asigurarea c obiectivele misiunii de audit intern au fost atinse n condiii de calitate. eful serviciului de audit, responsabil de toate deciziile profesionale semnificative formulate pe parcursul planificrii, verificrilor, evalurilor, raportrilor i monitorizrii misiunii, are toat responsabilitatea supervizrii misiunilor, dar poate desemna o alt persoan competent i cu experiena necesar pentru a face supervizarea. Obiectivele activitii de supervizare sunt: monitorizeaz executarea programului de lucru stabilit:ofer indicaii pertinente n perioada planificrii misiunii i se aprob programul misiunii, verific dac programul aprobat se execut corect, cu rezerva modificrilor justificate i autorizate; d asigurare cu privire la calitatea verificrilor realizate de ctre membri echipei: controleaz dac documentele de lucru conin elementele probante de justific constatrile, concluziile i recomandrile misiunii; se asigur c obiectivele de audit au fost atinse; monitorizeaz elaborarea n condiii de calitate a documentelor de transmitere a rezultatelor misiunii de audit: se asigur c raportul de audit este exact, obiectiv, clar, concis. Constructiv i redactat n termenele fixate; supravegheaz dezvoltarea competenelor auditorilor: se asigur c auditorii selectai posed cunotinele i competenele necesare pentru realizarea misiunii de audit i exploateaz toate ocaziile pentru dezvoltarea cunotinelor i competenelor auditorilor interni Documentele de audit elaborate (procedurale sau ntocmite de auditor cu privire la constatri efectuate) trebuie supervizate pentru a se asigura c acestea vin n sprijinul raportului de audit i c toate procedurile de audit necesare au fost efectuate.

623

624

Procedura P12:

ELABORAREA PROIECTULUI DE RAPORT DE AUDIT

Entitatea publica Serviciul de audit public intern

PROIECT DE RAPORT DE AUDIT INTERN

MISIUNEA DE AUDIT INTERN

ADMINISTRAREA IMPOZITELOR I TAXELOR LOCALE

BUCURETI 2010

625

CAPITOLUL I

DATE DE IDENTIFICARE A MISIUNII DE AUDIT INTERN

Echipa de auditare - a fost format din: Ionescu Adrian, auditor superior, coordonator Popescu Nicolae, auditor superior Vasilescu Adrian, auditor superior Ordinul de efectuare a misiunii de audit - auditarea activitilor cuprinse n Planul de audit intern pe anul 2010, s-a fcut n baza Ordinului de serviciu nr. 234632/12.04.2010. Baza legal a aciunii de auditare: Planul de audit intern pe anul 2010, aprobat de conducerea entitii publice; Legea nr. 672/2002 privind auditul public intern; OMFP nr. 38/15.01.2003 pentru aprobarea Normelor generale de privind exercitarea activitii de audit public intern. Normele proprii de audit public intern ale entitii, avizate i aprobate de conducere, privind exercitarea activitii de audit intern n cadrul entitii Durata misiunii de audit: 03.05.2010 15.06.2010. Perioada auditat: 01.01.2009 - 31.03.2010 Scopul aciunii de auditare const n: asigurarea conducerii c obiectivele stabilite n domeniul colectrii impozitelor i taxelor locale sunt n concordan cu direciile de dezvoltare ale entitii; asigurarea conducerii asupra eficienei msurilor luate privind creterea gradului de colectarea impozitelor i taxelor locale; asigurarea aplicrii corecte a msurilor de executare silit n cazul contribuabililor care nu-i pltesc impozitele i taxele datorate bugetului local; asigurarea reflectrii corecte n contabilitate a veniturilor din impozitele i taxele locale. Obiectivele aciunii de auditare au urmrit: Asigurarea cadrului organizatoric adecvat desfurrii activitii de administrare a impozitelor i taxelor locale; Organizarea i desfurarea activitii de asisten a contribuabilului; Organizarea evidenei pltitorilor de impozite i taxe locale; Stabilirea impozitelor i taxelor locale; Verificarea legalitii i conformitii declaraiilor fiscale i a ndeplinirii obligaiilor de ctre contribuabili; 626

 Colectarea impozitelor i taxelor locale; Stingerea prin executare silit a creanelor fiscale aferente impozitelor i taxelor locale; Realitatea evidenelor contabile i a situaiilor financiare ale entitii publice locale privind veniturile din impozite i taxe locale; Fiabilitatea sistemului informatic privind administrarea impozitelor i taxelor locale. Tipul de auditare - audit de conformitate/regularitate.

Tehnici de audit intern utilizate: verificarea se realizeaz n vederea asigurrii validitii, realitii i acurateei nregistrrilor n contabilitate a documentelor i a concordanei cu legile i regulamentele n vigoare, precum i a eficacitii controlului intern prin cu ajutorul urmtoarele tehnici de verificare: comparaia: pentru confirmarea identitii unor informaii, dup obinerea lor din dou sau mai multe surse diferite; examinarea: pentru detectarea erorilor i/sau iregularitilor; recalcularea: verificarea algoritmilor de calcul i a calculelor matematice; punerea de acord: pentru realizarea procesului de potrivire a doua categorii diferite de nregistrri; confirmarea: pentru solicitarea informaiilor din mai multe surse independente cu scopul validrii acestora; garantarea: pentru verificarea realitii tranzaciilor nregistrate pornind de la examinarea nregistrrilor spre documentele justificative; urmrirea: pentru verificarea modului n care au fost elaborate procedurile, pentru verificarea documentelor justificative spre articolul contabil n vederea verificrii dac toate operaiunile au fost nregistrate. observarea fizic: const n urmrirea unui proces sau a unei proceduri, prin care auditorul i formeaz o imagine de ansamblu asupra structurii auditate; interviul, notele de relaii: se realizeaz de ctre auditorii interni prin intervievarea persoanelor auditate, implicate i interesate i informaiile primite, care trebuie s fie susinute de documente. Pentru eventualele explicaii suplimentare se solicit note de relaii; analiza: const n descompunerea unei entiti n elemente, care pot fi izolate, identificate, cuantificate i msurate distinct. Instrumentele de audit intern utilizate: Chestionarul de luare la cunotin - CLC: pentru obinerea unor informaii referitoare la contextul socio-economic, organizare intern, funcionarea entitii/structurii auditate; Chestionarul de control intern - CCI: orienteaz auditorii interni n activitatea de identificare obiectiv a disfunciunilor i cauzelor reale ale acestora. Acesta a fost utilizat pentru evaluarea instrumentelor de control existente, mpreun cu alte informaii relevante pentru audit, pe parcursul desfurrii misiunii de audit intern; List de verificare - LV: pentru stabilirea condiiilor de regularitate pe care trebuie s le ndeplineasc fiecare domeniu auditabil. Cuprinde un set de operaii ce trebuie parcurse de auditor pentru a analiza activitile de control intern ncorporate n proceduri, existena responsabilitilor pentru efectuarea acestora i permite stabilirea testelor de conformitate atunci cnd sunt semnalate diferite disfuncionaliti; 627

Fia de identificare i analiz a problemelor FIAP: ntocmit pentru fiecare disfuncionalitate constatat; Formularul de constatare i raportare a iregularitilor FCRI: ntocmit cu scopul de a informa conducerea direciei cu privire la iregularitatea constat. Documente i materiale examinate n cadrul Direciei de Impozite i Taxe locale - verificarea la faa locului a vizat documentaia aferent perioadei auditate, respectiv 03.05. 15.06.2010, care a cuprins urmtoarele: legi i regulamente aplicabile structurii auditate; organigrama Direciei de impozite i taxe locale; Regulamentul de Organizare i Funcionare; Fiele posturilor; Proceduri de lucru; Rapoarte de evaluare; Evidenele analitice pe pltitor; Evidenele privind debitele restante; Dosarele aflate n executare silit; Popririle nfiinate; Programele de control; Hotrrile Consiliului local; Autorizaii, avize, certificate eliberate i notele de fundamentare ale hotrrilor Strategia n domeniul impozitelor i taxelor locale; Evidene analitice i sintetice etc.

Documente i materiale ntocmite pe timpul auditrii: documentaia aferent analizei riscurilor; tabelul puncte tari i puncte slabe; tematica n detaliu a misiunii de audit intern; programul de audit intern; programul interveniei la faa locului; liste de verificare structurate pe obiective; foi de lucru pentru stabilirea eantioanelor; chestionare de control intern; teste; liste de control; fie de identificare i analiz a problemelor constatate - FIAP-uri; formulare de constatare i raportare a iregularitilor - FCRI-uri; proiectul raportul de audit intern; minutele edinelor de deschidere, de nchidere i de conciliere; Raportul de audit intern; planul de aciune i calendarul de implementare a recomandrilor; fia de urmrire a implementrilor recomandrilor. foi de lucru privind descrierea activitilor auditate; documente de lucru; note de relaii interviuri. 628

Organizarea Direciei de Impozite i Taxe locale Direcia de impozite i taxe locale a funcionat n perioada supus auditrii cu un numr de 76 salariai, din care un 7 posturi de conducere un director, un director adjunct i 5 efi de serviciu. Organizarea i funcionarea direciei se desfoar conform organigramei i Regulamentului de organizare i funcionare. Pentru toi salariaii au fost ntocmite fie ale posturilor prin care s-au stabilit relaiile ierarhice de subordonare i de colaborare, precum i sarcinile de serviciu.

II. CONSTATRI

II. CONSTATRI I RECOMANDRI Prezentam principalele constatri, consecinele care s-au produs sau care ar putea sa apar n perioada imediat urmtoare, precum i recomandrile formulate n vederea corectrii disfuncionalitilor semnalate sau ale celor care pot s survin, diminurii riscurilor existente i mbuntirii sistemelor de management i control intern al activitilor auditate cu scopul facilitrii atingerii obiectivelor prestabilite.

1. Asigurarea cadrului organizatoric adecvat desfurrii activitii de administrare a impozitelor i taxelor locale; 1.1. Adecvarea strategiei structurii la obiectivele i direciile de dezvoltare ale entitii 1.1.1. Dac obiectivele strategice sunt definite n concordan cu direciile de dezvoltare ale entitii La stabilirea i definirea obiectivelor strategice cu privire la colectarea veniturilor din impozite i taxe locale nu s-a luat n calcul resursele i posibilitile efective de realizare de care dispune entitatea. Din analiza modului de definire i stabilire a obiectivelor strategice s-a constatat c acestea nu ntrunesc n totalitate caracteristicile definitorii astfel nct prin implementarea sau realizarea lor s asigure realizarea direciilor de aciune ale entitii, respectiv: 1) Arieratele entitii, reprezentnd impozite i taxe locale restante reprezint circa 45% din totalul veniturilor preconizate a fi ncasate i provin de la un numr foarte mare de contribuabili. n cadrul direciilor strategice de aciune ale entitii este prevzut aciunea de ncasare n totalitate a arieratelor ntr-o perioad de 3 ani. Aceast direcie de aciune a fost stabilit fr a ine cont de volumul activitilor necesare a fi derulate cu privire la aplicarea procedurilor de executare silit, n special identificarea bunurilor urmribile ale debitorilor, sechestrarea acestora, evaluarea i vnzarea prin licitaie public, precum i fr a se ine cont de resursele umane existente n cadrul serviciului specializat i responsabil cu ncasarea debitelor restante prin executare silit, care este 629

format doar din doi salariai i de condiiile actuale privind constrngerile angajrii de personal nou, urmare crizei actuale. 2) Analiza fielor posturilor pentru salariaii direciei a pus n eviden c sarcinile acestora au rmas n continuare aceleai, nu au fost actualizate cu noile activiti. Totodat, nu s-a urmrit utilizarea calitilor profesionale ale salariailor n dezvoltarea activitilor direciei. 3) Entitatea i-a planificat obiective strategice care conduc la dezvoltare, iar n domeniul stabilirii i colectrii impozitelor i taxelor locale creterea gradului de colectare pn aproape de 100%, inclusiv pentru arierate, ns nu a realizat i a analiz a posturilor i a activitilor i atribuiilor alocate pe serviciile funcionale, astfel nct s existe un echilibru ntre obiectivele planificate, resursele disponibile i organizarea funcional. Analiza direciilor de aciune privind dezvoltare entitii i a aciunilor stabilite n realizarea obiectivelor strategice a pus n eviden c exist un echilibru ntre acestea, respectiv aciunile planificate a fi realizate cu privire la stabilirea i colectarea impozitelor i taxelor locale acoper i conduc la realizarea direciilor de aciune strategice. Realizarea obiectivele individuale stabilite salariailor nu asigur i atingerea rezultatelor obiectivelor strategice. Se recomand realizarea unei analize diagnostic a resurselor existente i a celor necesare n viitor pentru atingerea obiectivelor strategice, stabilirea necesitilor i gsirea soluiilor de asigurare a acestora sau corelarea aciunilor de implementare a obiectivelor strategice n raport de resursele existente i atingerea performanei. Dac sunt dezvoltate planuri de aciune privind implementarea strategiei Planurile de activitate anuale nu sunt convergente cu planul multianual, ceea ce a condus la nestabilirea i neresponsabilizarea n sarcina salariailor a tuturor aciunilor necesare implementrii direciilor strategice. Analiza activitilor stabilite n cadrul planului multianual a pus n eviden c nu toate aciunile stabilite n planul multianual se regsesc n cadrul planurilor anuale. Exemplificm aici aciunile stabilite cu privire la acordarea asistenei contribuabililor i aciunile stabilite cu privire la stingerea arieratelor, n special a celor cu o vechime de peste un an de zile, prin declanarea procedurilor de executare silit pentru toate debitele. Totodat, analiza a mai pus n eviden c aciuni stabilite activitilor definite n cadrul planurilor anuale nu se regsesc stabilite la nivelul posturilor, ceea ce conduce la faptul c acestea nu sunt realizate sau n cazurile n care sunt realizate nu exist nici o responsabilitate cu privire la realizarea lor. Nevoia de mbuntire a performanei direciei n raport cu progresele tehnico-informaionale i organizatorice, a creterii eficienei i reducerea costurilor, a presupus definirea n cadrul planului multianual de activiti n acest sens, ns pentru implementarea acestora nu s-a corelat necesarul de resurse cu necesitile de atingere a obiectivelor planului. Totodat, n cadrul planului reducerea costurilor a fost definit i prin reducerea personalului, n condiiile n care direcia i-a propus dezvoltarea de noi activiti, prin aceasta s-au pierdut o serie de competene pe care din lipsa banilor nu le-au putut nlocui prin dezvoltarea altor angajai, ceea ce a dus la nerealizarea activitilor n condiiile de performan stabilite. Capacitatea de a monitoriza eficient resursele financiare utilizate n derularea obiectivelor planului multianual a fost de multe ori deficitar, ceea ce a dus i la costuri suplimentate fa de cele planificate. Nu exist nc un sistem de reglementare i monitorizare a instruirii personalului la nivelul structurilor funcionale, prin care s se asigure comunicarea clar a sarcinilor de realizat, a instrumentelor de aplicat i urmrirea utilizrii acestora, precum i programe de formare care se 630 1.1.2

bazeaz pe dezvoltarea cunotinelor i aptitudinilor profesionale ale salariailor, pe cultivarea capacitii de a asuma responsabilitatea, de a decide i de a conduce activitatea unui grup. Se recomand dezvoltarea unui sistem de pregtire profesional a salariailor care s asigure diseminarea metodologiei din domeniu (legislativ i procedural), ntr-o manier care s dezvolte capacitile manageriale cu privire la planificarea i implementarea unei activiti, proces sau program; analiza direciilor de aciune strategice i elaborarea unor programe de activitate care s acopere n totalitate activitile necesare implementrii strategiei; precum i evaluarea resurselor (financiare, instituionale, programe, personal) necesare implementrii planurilor multianuale de activitate, punerea n echilibru a acestora i monitorizarea utilizrii eficiente a acestora pentru a se asigura ncadrarea n limitele stabilite. 1.1.3. Fundamentarea elementelor de planificare strategic .. 1.2. Definirea i stabilirea obiectivelor 1.2.1. Dac obiectivele generale sunt definite n termeni de impact .. 1.2.2. Dac obiectivele generale acoper direciile strategice de dezvoltare a entitii n privina administrrii veniturilor din impozite i taxe locale .. 1.2.3 Dac obiectivele specifice sunt acoperite de activitile repartizate i realizate n cadrul departamentului Potrivit Programului de control managerial elaborat la nivelul entitii, referitor la componenta,,realizarea veniturilor entitii, am identificat, legat de activitatea de colectare a impozitelor i taxelor locale obiectivul general creterea gradului de colectare a impozitelor i taxelor locale de la contribuabili persoane fizice i juridice i indicatorii stabilii gradul de colectare a impozitelor i taxelor locale curente - 100% ,,gradul de colectare a arieratelor 90%, perioada de implementare a obiectivului general fiind de 3 ani, respectiv perioada de implementare a planului multianual. La nivelul Serviciului Colectarea impozitelor i taxelor locale, n baza acestui obiectiv general au fost stabilite i formulate dou obiective specifice. Pentru aceste obiective nu au fost stabilii i definii indicatori de rezultat. Totodat i la nivelul serviciului Executarea silit a creanelor restante, au fost stabilite dou obiective specifice, pentru care nu au fost definii i stabilii indicatori de rezultat. Din comparaia obiectivului general definit la nivelul entitii i obiectivele specifice definite la nivelul direciei se constat c acestea deriv din obiectivul general, dar nu-l acoper n totalitate. Astfel, n timp ce obiectivul general este definit n condiii de performan, obiectivele specifice sunt definite n condiii de performan doar n cadrul serviciului de colectare. Entitatea si-a stabilit ca indicatori de rezultat doar pentru obiectivul general. La nivelul serviciilor funcionale nu exist nici un indicator stabilit care s asigure realizarea total sau parial a indicatorului general. Aceasta presupune c, la nivelul serviciilor nu exist stabilit nici o responsabilitate cu privire la nivelul impozitelor i taxelor locale ce trebuie colectate, nu exist nici o responsabilitate cu privire la realizarea veniturilor planificate de entitate a fi colectate din debitele curente i restante, mai mult nici mcar nu si-au stabilit obiectivele astfel nct s-i acopere toate activitile responsabilizate. Aceasta afecteaz capacitatea entitii de a-i atinge rezultatele i obine nivelurile de performan stabilite. 631

La stabilirea obiectivelor specifice nu a fost realizat o identificare a activitilor realizate la nivelul fiecrui serviciu i gruparea omogen a acestora n vederea definirii i stabilirii obiectivelor. n acelai timp, nu a fost realizat o evaluare a direciilor generale de aciune ale entitii i indicatorilor stabilii de ctre aceasta cu privire la realizarea veniturilor din impozite i taxe locale i echilibrare cu obiectivele specifice definite. Se recomand analiza politicilor de dezvoltare ale entitii, a obiectivelor generale definite cu privire la colectarea impozitelor i taxelor locale i realizarea veniturilor i stabilirea i definirea obiectivelor specifice astfel nct s le acopere. Totodat s se identifice toate activitile responsabilizate unui serviciu, s fie grupate omogen i s se defineasc obiectivele specifice astfel nct toate activitile ataate acestora, s conduc la un rezultat ateptat, exprimat n indicatori de performan. 1.2.4. Dac stabilirea obiectivelor s-a realizat cu respectarea caracteristicilor SMART 1.3. Definirea i stabilirea atribuiilor 1.3.1. Dac stabilirea atribuiilor s-a realizat n concordan activitile repartizate direciei 1.3.2. Dac complexitatea sarcinilor stabilite posturilor in cont de nivelul postului 1.3.3. Dac atribuiile acoper aria de competen necesar realizrii activitilor Analiza atribuiilor definite fiecruia din serviciile selectate a pus n eviden faptul c, nu ntotdeauna sunt conforme i asigur competena de realizare a activitilor i aciunilor, acestea sunt definite n multe cazuri la modul general, nu indic, prin modul de formulare o aciune, nu asigura un coninut clar, fiind definite sub forma unei relaii funcionale sau avnd caracter de activitate sau sarcin. Spre exemplu, n cadrul serviciului Colectarea impozitelor i taxelor locale, activitile se pot grupa omogen n: activitii privind stabilirea impozitelor, conducerea evidenelor pe pltitor, colectarea impozitelor i taxelor, nregistrarea obligaiilor de plat, operarea plilor. Urmare a analizei efectuate cu privire la definirea atribuiilor acestui serviciu s-a constatat c pentru grupele de activiti reprezentnd nregistrarea obligaiilor de plat ale contribuabililor, respectiv cele declarate, cele impuse din oficiu, cele stabilite n urma controalelor, ct i pentru cele pentru care sunt emise titluri de crean nu sunt stabilite i alocate atribuii. Acest aspect conduce la concluzia c respectivele activiti sunt realizate fr a exista aria de competen necesar alocat. n cadrul serviciului Executarea silit a creanelor restante, activitile se pot grupa omogen n: ntocmirea dosarelor de executare silit, emiterea titlurilor executorii, emiterea somaiilor, nfiinarea popririlor, nfiinarea sechestrelor pentru bunuri mobile, nfiinarea sechestrelor pentru bunuri imobile, planificarea i organizarea licitaiilor, ncasarea sumelor din executare silit, susinerea intereselor entitii n cazul n care procedura de executare silit este contestat, stingerea debitelor. Urmare analizei atribuiilor definite acestui serviciu s-a constatat c pentru grupele de activiti reprezentnd nfiinarea popririlor (identificarea conturilor bancare, elaborarea popririlor pe toate conturile bancare, comunicarea popririlor ctre bnci, urmrirea confirmrii de ctre banc a nfiinrii popririi, comunicarea debitorului asupra popririi nfiinate) i 632

pentru cele privind organizarea licitaiilor i distribuirea sumelor ncasate nu sunt stabilite i alocate atribuii. Aceasta are ca efect inexistena ariei de competen necesar executrii activitii i totodat n cazul unor contestaii cu privire la competena persoanelor care au nfiinat popririle sau organizat licitaiile nu aveau competena necesar realizrii lor, acestea pot fi ctigate ca urmare a unor procese.. Se recomand examinarea tuturor atribuiilor definite la nivelul fiecrui serviciu funcional din cadrul direciei n corelaie cu activitile responsabilizate i executate i urmrirea dac exist competena necesar executrii tuturor activitilor. n cazurile n care competena nu este asigurat se va proceda la stabilirea i definirea de atribuii adecvate i cuprinderea lor n ROF-ul entitii. 1.3.4. Dac responsabilitile stabilite contribuie la realizarea sarcinilor . 1.4. Identificarea i gruparea activitilor 1.4.1. Dac activitile i aciunile sunt ataate n totalitate obiectivelor direciei . 1.4.2. Dac activitile i aciunile contribuie la realizarea obiectivelor n condiii de eficien Din analiza activitilor necesare realizrii obiectivelor specifice stabilite pentru perioada supus evalurii, a rezultat c acestea, n general, asigur conformitatea cu regulamentele i politicile interne, pun n eviden principalele aciuni necesare realizrii obiectivelor, dar aa cum sunt formulate nu au fost identificate n ntregime. Totodat chiar dac sunt materializate n rezultate msurabile, sunt cazuri n care aciunile stabilite n realizarea lor nu sunt aferente activitii respective, astfel: - activitatea de elaborare i nfiinare a popririlor nu este identificat i nu se regsete n cadrul celor dou obiective definite la nivelul serviciului, cu toate c aceasta se execut i este responsabilizat n cadrul a dou posturi de lucru; - activitatea privind ntocmirea i comunicarea somaiilor, cu toate c a fost identificat i ataat la unul din cele dou obiective specifice stabilite serviciului, aceasta nu se regsete responsabilizat la nivelul posturilor, respectiv din analiza fielor posturilor serviciului, nu exist n nici o fi sarcini cu privire la ntocmirea i comunicarea somaiilor; - activitatea de organizare i desfurare a licitaiilor, din analiza modului de definire i alocare n cadrul obiectivului a rezultat c aceasta nu este concludent i nu asigur finalizarea. Astfel, potrivit aciunilor identificate i repartizate obiectivului a rezultat c acestea cuprind doar: planificarea licitaiilor, evaluarea bunurilor ce urmeaz a fi scoase la vnzare i stabilirea preului de licitaie. Nu au fost identificate i ataate obiectivelor aciuni ca: organizarea licitaiilor, finalizarea rezultatelor licitaiilor (ncheierea proceselor verbale), distribuirea preului, nregistrarea sumelor ncasate i lichidarea debitului, recuperarea cheltuielilor ocazionate de organizarea i desfurarea procedurii de executare silit. Totodat, din analiza posturilor s-a constatat c unele sarcini stabilite posturilor nu se regsesc printre activitile sau aciunile ataate obiectivelor, precum i unele aciuni ataate obiectivelor nu se regsesc n cadrul sarcinilor stabilite posturilor. Astfel, aciunile privind ncasarea sumelor din licitaie, distribuirea acestora, urmrirea i lichidarea debitului urmare executrii silite, recuperarea cheltuielilor cu executarea silit se regsesc n cadrul fielor postului 633

ca atribuii responsabilizate, dar nu sunt regsite n cadrul activitilor stabilite obiectivelor. Aciuni privind planificarea licitaiilor, realizarea publicaiilor i anunurilor de organizare a licitaie se regsesc ataate obiectivelor, dar nu sunt exist n cadrul fielor posturilor ca atribuii responsabilizate. Definirea incomplet a activitilor i aciunilor, ct i ataarea incorect a acestora obiectivelor nu conduc la stabilirea unor sarcini clare i coerente, iar indicatorii de rezultat sau de performan stabilii obiectivelor nu pot fi atini i n consecin i dezvoltarea entitii este limitat. Se recomand analiza tuturor activitilor desfurate la nivelul direciei i redefinirea acestora astfel nct s exprime aciuni concrete materializate n rezultate msurabile, analiza sarcinilor definite n cadrul fielor posturilor i urmrirea ca acestea s cuprind n totalitate activitile i aciunile realizate la nivelul serviciilor, precum i analiza obiectivelor specifice i redefinirea acestora astfel nct s cuprind toate activitile desfurate la nivelul serviciilor. 1.4.3. Dac atribuiile repartizate pe servicii asigur realizarea n totalitate a activitilor stabilite . 1.5. Stabilirea structurii organizatorice 1.5.1. Dac modul de concepere a structurii direciei asigur funcionarea acesteia n condiii de performan La crearea serviciilor din cadrul structurilor funcionale nu s-a respectat principiul potrivit cruia trebuie s se desfoare activiti relativ omogene, care necesit cunotine de specialitate de un anumit tip i nu s-a urmrit diminuarea suprapunerilor de atribuii ntre servicii, ct i simplificarea circuitelor de comunicare a informaiilor. Spre exemplu, Serviciul executarea silit a debitelor restante a fost nfiinat cu scopul de urmri recuperarea debitelor restante pe calea executrii silite. n cadrul ROF - ului acest serviciu are responsabilizate pe lng atribuiile referitoare la executarea silit i atribuii privind acordarea de asisten a contribuabililor i chiar atribuii de control. Analiznd activitile desfurate efectiv la nivelul serviciului s-a constatat c titularii posturilor execut aproape zilnic activiti de asisten a contribuabililor i activiti de casierie, respectiv de colectare a creanelor curente de la contribuabili, care nu se regsesc ns responsabilizate n cadrul ROF ului . Forma actual de organizare a direciei i modul de repartizare a atribuiilor i activitilor n cadrul serviciilor sale funcionale nu asigur condiiile necesare realizrii angajamentelor asumate n vederea ndeplinirii obiectivelor stabilite i atingerii indicatorilor de performan asumai. n cadrul procesului de elaborare a structurii organizatorice nu s-a procedat la o examinare critic a delimitrii activitilor existente i a coninutului acestora, pentru a se putea constata n ce msur acestea sunt adecvate realizrii funciunii, corelate cu obiectivele stabilite. Se recomand analiza funciunilor direciei, a mediului, zonelor de aciune, a naturii i dimensiunilor domeniului i alegerea variantei de structur organizatoric ierarhic-funcional adecvat particularitilor organizaiei, care s asigure repartizarea omogen a atribuiilor i activitilor n cadrul serviciilor funcionale i eliminarea suprapunerilor de activiti i sarcini ntre servicii i posturi.

634

1.5.2. Managementul Direciei de Impozite i Taxe locale . 1.5.3. Dac structura direciei asigur o delimitare clar a atribuiilor pe servicii i n cadrul acestora pe posturi .. 1.5.4. Dac la asigurarea resurselor umane n cadrul unui serviciu se au n vedere volumul i complexitatea activitilor i competenele necesare realizrii acestora . 1.6. Definirea posturilor i nivelurilor ierarhice 1.6.1. Dac posturile din cadrul unui serviciu sunt stabilite n funcie de natura i complexitatea activitilor 1.6.2. Dac nivelul postului este stabilit n funcie de complexitatea activitilor i de ierarhie Funciile n cadrul serviciului nu sunt stabilite i alocate eficient. Astfel, din analiza activitilor i aciunilor stabilite serviciului i a complexitii acestora a rezultat c aproximativ 3040% din activiti sunt activiti complexe de analiz i sintez, 50-60% sunt activiti de nivel mediu, care necesit elaborarea de prelucrri i materiale, iar 10-20% sunt activiti de nivel inferior, care necesit activiti de culegere de informaii i date, arhivare documente. Din analiza nivelului posturilor existente n cadrul serviciului a rezultat c peste 80% din personal este ncadrat pe funcii superiore, 15% pe funcii de nivel mediu i 5% din personal este ncadrat pe funcii inferiore. Comparaia ntre cele dou constatri pune n eviden faptul c resursele umane nu sunt folosite corespunztor, respectiv capacitile performanelor personalului nu sunt exploatate i folosite eficient, n sensul c persoane cu experien, ncadrate pe funcii superioare, sunt folosite pentru exercitarea de activiti de niveluri medii sau inferioare. Repartizarea sarcinilor n cadrul postului nu asigur eficiena activitilor executate. Pentru analiza modului n care sunt repartizate sarcinile n cadrul postului au fost selectate dou posturi existente n cadrul serviciului executarea silit a debitelor restante, respectiv postul deinut de marca 3242, care este un post de nivel inferior, de expert asistent, i postul deinut de marca 1215, care este un post de nivel superior, de consilier superior. Din comparaia atribuiilor definite n cadrul celor dou posturi s-a constatat c acestea sunt aproape identice, att ca mod de stabilire ct i ca mod de complexitate. Aceasta denot c postul de nivel superior nu este utilizat pentru activiti complexe, ceea ce ar conduce la performan n cadrul serviciului, iar postului de nivel inferior i s-au stabilit sarcini complexe, ceea ce pune sub semnul ntrebrii capacitatea ocupantului postului de a le realiza i ca atare i pe cea a serviciului n atingerea performanelor stabilite. Nu a existat o evaluare a nivelului de complexitate al activitilor n cadrul serviciului i stabilirea nivelului funciilor n funcie de acestea, precum i o evaluare a posturilor n cadrul serviciului i o alocare a sarcinilor n cadrul acestora n raport cu nivelul postului i pregtirea solicitat de post. Pentru analiza modului de stabilire a sarcinilor n raport cu pregtirea solicitat unui ocupant al postului, au fost selectate din cadrul aceluiai serviciu un post care are prevzute studii juridice 635

ca cerin i un post care are ca cerin de ocupare studii economice. Din analiza naturii atribuiilor repartizate s-a constatat existena la postul cu studii economice de atribuii privind nfiinarea sechestrelor asupra bunurilor mobile i imobile ale debitorului, iar la postul care are ca cerin studii juridice ncasarea i nregistrarea sumelor obinute n urma organizrii licitaiilor publice i valorificrii bunurilor. Se constat c atribuii de natur juridic au fost repartizate la posturi care au ca cerine studii economice i activiti de natur economic au fost repartizate la posturi care au ca cerin studii juridice. Se recomand realizarea unei analize a posturilor n cadrul direciei i asigurarea echilibrului ntre complexitatea activitilor executate i nivelul postului cruia i este responsabilizat o activitate de o anumit complexitate. Asigurarea repartizrii activitilor la nivelul posturilor n funcie de nivelul postului i pregtirea solicitat de postul respectiv. 1.7. Reglementarea i perfecionarea sistemului informaional n cadrul Direciei de impozite i Taxe locale 1.7.1. Organizarea primirii documentelor Analiza eantionului a pus n eviden c toate documentele selectate au fost nregistrate n Registrul de intrri/ieiri organizat electronic, ns nregistrarea acestora nu a fost realizat n termen i n funcie de primirea documentelor. Au existat cazuri n care documentele primite au fost transmise nti spre soluionare i numai dup soluionare i elaborarea proiectului de rspuns au fost nregistrate. n unele cazuri n care documentele au fost transmise spre servicii fr a fi repartizate de conductorul direciei, consecina fiind faptul c, prin modul de soluionare nu au fost atinse cerinele solicitanilor. n aceste cazuri rspunsurile au fost formulate direct de serviciul n cauz i comunicate solicitantului, contrar Regulamentului de ordine interioar, care precizeaz c, orice document sau informaie poate iei n afara entitii doar pe baza semnturilor persoanelor autorizate, ori n aceste cazuri seful serviciului nu este responsabilizat n acest sens. Analiza Registrului de intrri/ieiri, n corelaie pentru documentele selectate a pus n eviden faptul c, n unele cazuri documentul apare n registru ca fiind intrat nu i rspunsul formulat i transmis solicitantului. n urma extinderii examinrii la serviciile crora le-au fost transmise aceste documente a rezultat c n unele cazuri exist rspunsuri ctre solicitant, n alte cazuri nu exist rspunsuri formulate. La nivelul direciei nu sunt stabilite prin reglementri scrise, forma i tipurile de informaii electronice primite sau transmise, precum i coninutul, calitatea i frecvena i sursele acestora, fluxul informaional i destinatarii, astfel nct managerii i salariaii s-i poat ndeplini sarcinile i s aib suficiente asigurri c informaiile sunt corecte, credibile, clare, oportune, utile, uor de neles i de receptat. Modalitile de structurare i de prezentare a informaiilor nu sunt reglementate astfel nct destinatarul s poat face diferenierea, cu uurin, ntre mai multe tipuri de informaii, de strict specialitate, de planificare i conducere Sistemul informaional existent la nivelul organizaiei nu rspunde cerinelor actuale i nu contribuie la stabilirea i realizarea obiectivelor organizaiei. n multe cazuri informaia primit electronic se poate pierde n cadrul organizaiei, fr a se mai ti cum a fost valorificat sau soluionat, ns ceea ce este mult mai grav, aceasta poate iei cu foarte mare uurin din cadrul organizaiei, nefiind supravegheat, ceea ce poate produce astfel consecine negative. Se recomand integrarea softului utilizat la registratur la aplicaia informatic a direciei, astfel nct s existe posibilitatea vizualizrii n orice moment a unui document, pe tot parcursul su de soluionare, precum i elaborarea unui sistem informaional care s respecte principiile de concepere, funcionare i modernizare a componentei informaionale, respectiv corelarea sistemului informaional cu sistemul decizional i organizatoric, subordonarea conceperii i 636

funcionrii sistemului informaional cerinelor managementului organizaiei, flexibilitatea informaiei. Orice document sau informaie primit n cadrul direciei va fi evaluat i repartizat spre soluionare de ctre directorul direciei i orice document sau informaie care iese din cadrul direciei va fi avizat de directorul direciei. 1.7.2. Definirea circuitelor informaionale i stabilirea mijloacelor de tratare a acestora .. 1.7.3 Modul de prelucrare i avizare a documentelor i informaiilor utilizate .. 1.8. Calitatea ROF-ului Direciei de Impozite i Taxe locale 1.8.1. Dac atribuiile serviciilor din componena direciei sunt cuprinse n ROF .. 1.8.2. Dac exist coresponden ntre atribuiile generale ale entitii i atribuiile
specifice ale Direciei de Impozite i Taxe locale

1.8.3. Dac atribuiile pe servicii n cadrul direciei sunt definite omogen 1.8.4. Dac atribuiile sunt delimitate de responsabiliti i competene n cadrul ROF-ului .. 1.9. Calitatea fielor posturilor din cadrul Direciei de Impozite i Taxe locale 1.9.1. Definirea scopului postului Din analiza modului de definire a studiilor de specialitate n cadrul fiei postului s-au constatat mai multe practici: n unele cazuri studiile de specialitate aferente unui post sunt definite n cadrul fisei postului fr a se ine cont de scopul postului, cunotinele i aptitudinile necesare pentru realizarea atribuiilor alocate postului; n alte cazuri se specific ca cerin doar studii superioare de lung durat, ceea ce presupune ca ocuparea postului se poate face de orice persoan absolvent de studii superioare; iar n alteori n afara menionrii diplomei de licen i specialitii se menioneaz i universitatea care a eliberat diploma de licen. Referitor la cerinele de limb strin, s-a constatat c pentru dou posturi de acelai nivel i calificare, cu aceleai sarcini i atribuii, inclusiv obiective individuale stabilite, cerinele de limb strin sunt diferite, respectiv la un post sunt cerute cunotine de limb englez nivel mediu, iar la cellalt post sunt cerute cunotine de limb englez nivel avansat i cunotine de limb francez nivel mediu. Stabilirea incorect a cerinelor specifice de ocupare a postului, fa de nivelul i complexitatea atribuiilor i activitilor repartizate postului respectiv poate conduce la selecia unui personal necorespunztor care s nu dein cunotinele i aptitudinile necesare realizrii 637

activitilor responsabilizate. Se recomand analiza posturilor, determinarea corect a nivelului i complexitii atribuiilor stabilite postului respectiv i stabilirea cerinelor specifice n corelaie cu aceasta. Pentru posturile existente i ocupate n cazurile n care ocupantul postului nu deine cunotinele i aptitudinile necesare n raport cu complexitatea sarcinilor repartizate se va asigura pregtirea profesional corespunztoare a acestora. Invers, n cazul n care titularul postului deine cunotine superioare complexitii atribuiilor repartizate, complexitatea obiectivelor va crete n raport cu nivelul cunotinelor. 1.9.2. Dac stabilirea sarcinilor n cadrul postului se face n funcie de activitile repartizate postului . 1.9.3. Dac stabilirea sarcinilor postului se face n funcie de cerinele specifice de pregtire solicitate postului ..
1.9.4. Dac cuprinsul fiei postului individualizeaz postul i evideniaz necesitatea crerii acestuia

. 1.9.5. Dac sunt stabilite responsabilitile i competenele postului 1.9.6. Dac la stabilirea sarcinilor n cadrul posturilor se are n vedere dezvoltarea carierei profesionale a salariatului . 1.9.7. Modul de reglementare a asigurrii continuitii activitilor n cazurile de vacantare a posturilor . 1.10. Fezabilitatea organigramei direciei 1.10.1. Modul de stabilire i evideniere a fluxurilor decizionale i informaionale n organigram .. 1.10.2. Dac nivelurile ierarhice sunt evideniate n cadrul organigramei Organigrama elaborat nu corespunde n totalitate cerinelor specifice, astfel relaiile organizatorice nu asigur o integrare corespunztoare a direciei n structura organizatoric a organizaiei, fiind definite i stabilite doar relaiile de cooperare cu alte structuri funcionale din cadrul entitii. De asemenea, operativitatea fluxului de informaii i date ntre serviciile implicate n fluxul activitilor nu este asigurat, iar titularii posturilor nu tiu cu cine s intre n legtur. n structura organizatoric, definit n cadrul organigramei, nu se precizeaz n cadrul serviciilor numrul de posturi i nivelul de management al acestor structuri funcionale i/sau cine coordoneaz aceste servicii, ceea ce nu permite identificarea nivelurilor i relaiilor ierarhice. Nu sunt prezentate diagramele de relaii ale serviciilor din structura direciei, astfel nu se pot identifica fluxurile existente ntre acestea i nici relaiile dintre ele. 638

La nivelul direciei nu a existat un cadru procedural care s defineasc i s stabileasc o form cadru de elaborarea a organigramei. n ultima perioad n cadrul organizaiei au fost realizate mai multe modificri structurale, n sensul c activitile desfurate au fost reorganizate ceea ce a presupus i modificri ale structurilor funcionale. Se recomand analiza actului normativ de organizare i funcionare al entitii, analiza regulamentului de organizare i funcionare elaborat, urmrirea atribuiilor fiecrei structuri funcionale i stabilirea relaiilor i subordonrilor dintre servicii i pe baza acestora elaborarea organigramei care s reflecte modul de organizare i funcionare corect al direciei. 1.10.3. Modul de reflectare a relaiilor de subordonare n organigram 1.11. Pertinena informaiilor cuprinse n rapoartele de evaluare a performanelor profesionale individuale 1.11.1. Dac n etapa de valorificare a rapoartelor de evaluare sunt stabilite msuri n cazul obiectivelor individule nerealizate de persoanele evaluate Analiza rapoartelor de evaluare a pus n eviden faptul c nu exist dovada realizrii interviului n toate cazurile. n majoritatea rapoartelor de evaluare nu se menioneaz rezultatele deosebite obinute de salariai i nici dificultile ntmpinate de salariai n realizarea obiectivelor n perioada evaluat, aceasta se impunea n special pentru justificarea nerealizrilor, n cazul n care aprecierile evalurii au fost de niveluri inferioare. Menionarea rezultatelor deosebite n raportul de evaluare era necesar n susinerea notelor mari acordate n procesul de evaluare. n cazul unor rapoarte de evaluare nu s-a menionat formele de pregtire pe care trebuia s le urmeze evaluatul n perioada urmtoare. Aceasta se impunea n primul rnd n cazul n care notarea realizrii obiectivelor i ndeplinirii criteriilor de performan este inferioar, precum i n cazurile n care titularul postului nu i-a realizat n totalitate obiectivele individuale stabilite Rezultatul direct i imediat al evalurii nu contribuie la perfecionarea angajailor, nu se ofer un feedback la performana ateptat de la ei. Totodat, raportul de evaluare nu ofer datele necesare pentru a se asigura o informare complet pentru managementul superior al organizaiei i dispunerea astfel de msuri la nivelul organizaiei pentru mbuntirea activitilor i creterea performantei sau msuri de implementare a unor instrumente necesare pentru a se asigura atingerea obiectivelor. Se recomand ca evaluarea performanelor s fie gndit n relaie direct cu ntreaga activitate a angajailor, ca un proces cunoscut i neles de ctre acetia i ca un motivator pentru performanele viitoare de care ei pot s dea dovad. Stabilirea unei metodologii unitare de realizare a evalurii performanelor individuale . 1.11.2. Modul de asigurare a concordanei dintre aprecierea obiectivelor i aprecierea
criteriilor de performan cu ocazia evalurii performanelor personalului

.. 1.11.3. Dac n rapoartele de evaluare sunt menionate nevoile de perfecionare a

pregtirii profesionale pentru perioada urmtoare

1.12. Realitatea datelor cuprinse n tatul de funcii al direciei 1.12.1. Dac n tatul de funcii sunt cuprinse toate funciile i posturile 639

direciei, grupate pe categorii i niveluri de salarizare .. 1.12.2. Modul de previzionare a resurselor financiare necesare finanrii cheltuielilor
de personal la nivelul direciei

2. Organizarea i desfurarea activitii de asisten a contribuabilului 2.1. Implementarea de programe de mbuntire a imaginii entitii pe linia administrrii impozitelor i taxelor locale 2.1.1. Elaborarea de strategii de promovare a serviciilor oferite contribuabililor, referitoare la impozitele i taxele locale 2.1.2. Dac sunt organizate i stabilite contacte periodice ntre entitate i contribuabili 2.1.3. Gradul de adecvarea materialelor informative puse la dispoziia contribuabilului Din analiza documentelor prezentate de direcie a rezultat c informaiile puse la dispoziia contribuabililor cu privire la impozitele i taxele locale nu au ntotdeauna un coninut integrat. n unele cazuri se prezint un anumit impozit sau tax, n alte cazuri se face referire la obligaiile contribuabililor n raport cu acestea, precum i consecinele n cazul neplii. n nici un material nu se face referire la scopul colectrii acestor impozite i taxe locale, respectiv de realizare a programelor de dezvoltare a comunitii i prin aceasta la asigurarea unor condiii de via mai bune cetenilor care fac parte din aceea colectivitate. Pentru atingerea obiectivelor propuse i aplicarea principiilor fundamentale ale entitii, salariatul care asigur interfaa cu contribuabilul trebuie s respecte obligaiile referitoare la perfecionarea continu a pregtirii i dezvoltarea aptitudinilor de comunicare. De asemenea, este necesar depirea eventualelor obstacole care pot afecta informaia oferit contribuabililor i respectarea normelor etice care trebuie s guverneze relaia cu acetia (obligaia declinrii datelor proprii de identificare, inut, disciplin, politee, respect, atitudine pozitiv, limbaj, confidenialitatea informaiilor, oferirea de rspunsuri complete i corecte). Se recomand mbuntirea calitilor profesionale ale salariailor care asigur asistena pentru contribuabili i uniformizarea modului de lucru al acestora, prin: uniformizarea informaiilor puse la dispoziia contribuabililor referitoare la problematica fiscal; obinerea de informaii de natur fiscal de ctre contribuabil dintr-un singur loc, indiferent de problematica fiscal; acordarea asistenei ntr-un spaiu amenajat exclusiv n acest scop; reducerea deplasrilor repetate ale contribuabililor la sediul unitii administrativ-teritoriale; monitorizarea direct a relaiei cu contribuabilii; constituirea unui punct de distribuire a informaiilor oferite contribuabililor cuprinznd diferite materiale publicitare, privitoare la obligaiile fiscale i legislaiei specifice. 2.2. ncrederea contribuabililor n activitatea entitii cu privire la administrarea impozitelor i taxelor locale 2.2.1. Dac sunt stabilite categoriile de informaii privind impozitele i taxele la care au acces contribuabilii Analiza modului n care au fost furnizate informaiile, urmare solicitrii scrise a contribuabililor, a pus n eviden faptul c n unele cazuri asistena acordat contribuabililor contravine regulilor i instruciunilor existente n cadrul entitii, astfel: adresele sunt primite i 640

soluionate direct de ctre angajai fr a fi repartizate de conducere, sau formularea de rspuns contribuabilului, n contradictoriu cu msurile stabilite de organul de control prin actul de control ntocmit. n alte cazuri, rspunsurile formulate contribuabililor nu se refer la solicitrile acestora. Spre exemplu, contribuabilul solicit lmuriri cu privire la o cerere depus n urm cu o lun de zile prin care a solicitat compensarea unor debite reprezentnd tax asupra mijloacele de transport, cu sumele virate n plus n contul impozitului pe cldiri. n rspunsul formulat contribuabilului, serviciul colectarea impozitelor i taxelor precizeaz c aceast structur i-a dat acordul, dar structura cu atribuii legate de compensare nu este de acord, deoarece au unele informaii referitoare la activitile de organizare i desfurare de spectacole desfurate de ctre contribuabil i vor s fac un control. Se recomand instruirea i pregtirea personalului care este responsabil cu acordarea de asisten contribuabilului, formularea rspunsurilor la obiect i prin respectarea instruciunilor interne, precum i avizarea tuturor rspunsurilor oferite n scris contribuabililor. 2.2.2. Dac facilitile acordate la plata impozitelor i taxelor locale sunt promovate ca form de contientizare la plata voluntar . 2.2.3. Fiabilitatea informaiilor electronice puse la dispoziia contribuabililor . 2.3. Dezvoltarea culturii comunicaionale n privina impozitelor i taxelor locale
2.3.1. Fiabilitatea aciunilor de prezentare prin mass-media privind informarea contribuabililor n legtur cu impozitele i taxele locale

.. 2.3.2. Dac personalul responsabil cu asistena contribuabililor este instruit adecvat La nivelul Serviciului,,Asistena contribuabili nu este elaborat un program de asisten n concordan cu nevoile contribuabililor, respectiv cu nevoile de informare sau cu nevoile de contientizarea. Analiza programelor de instruire a personalului evideniaz faptul c acesta nu este interesat s depun toate eforturile n vederea realizrii unei autoinstruiri continue n ceea ce privete coninutul reglementrilor n materie de impozite i taxe locale. Totodat, n activitatea de asisten a contribuabililor sunt folosii, de foarte multe ori, salariai din cadrul altor servicii, salariai care sunt ncadrai pe funcii de execuie de nivel inferior i chiar debutani, acetia nefiind n msur s ofere toate informaiile pe care contribuabilii le solicit, s i ajute la soluionarea problemelor, n concordan cu situaia fiscal individual a fiecruia i s rspund ntrebrilor formulate de contribuabili n legtur cu impozitele i taxele locale. Pe lng o foarte bun pregtire de specialitate n domeniul impozitelor i taxelor, personalul trebuie s dispun de aptitudini n domeniul comunicrii, astfel nct s fie n msur s prezinte contribuabilului, ntr-un limbaj accesibil acestuia, prevederile legislaiei fiscale. n acest scop, echipa de audit a procedat, n cursul a dou zile, la observarea comportamentului personalului, care i desfoar activitatea la ghieu, fa de solicitrile contribuabililor, constatnd: nu ntotdeauna sunt aduse la cunotin datele de identificare ale personalului (nume, prenume, funcia i locul de munc), prin afiare; personalul nu d dovad n toate cazurile de disciplin n relaia cu contribuabilul, nefiind calm, politicos i respectuos pe ntreaga durat de acordare a asistenei; nu manifest o atitudine pozitiv i rbdare n relaia cu contribuabilii, nu acord ntreaga sa atenie contribuabilului pe parcursul desfurrii asistenei fiscale, nu se asigur 641

c rspunsurile oferite sunt nelese de ctre contribuabili. Atitudinea fa de contribuabilul care solicit anumite informaii cu privire la impozitele i taxele locale nu este una responsabil, astfel nct informaia comunicat s fie complet i s se urmreasc a fi neleas de solicitant. Se recomand elaborarea de programe de asisten n concordan cu nevoile exprimate de contribuabili i participarea personalului la programe de pregtire profesional care s-i asigure dobndirea de abiliti de comunicare adecvate i cunotine suficiente cu privire la impozitele i taxele locale. 2.3.3. Dac exist un sistem integrat al informaiilor furnizate contribuabililor referitoare la impozitele i taxele locale care s fie puse la dispoziia contribuabililor n mod operativ i complet

3. Organizarea evidenei pltitorilor de impozite i taxe locale 3.1. Conducerea evidenei dosarelor fiscale ale pltitorilor 3.1.1. Constituirea i nregistrarea tuturor dosarelor fiscale 3.1.2. Dac este constituit dreptul de acces la dosarele fiscale La nivelul Serviciului,,Gestionare dosare fiscale nu exista constituit i nu se conduce un registru de eviden a persoanelor care au consultat dosarul fiscal. Accesul la dosarele fiscale este permis tuturor salariailor unitii administrativ-teritoriale care doresc s consulte dosarul fiscal al unui anumit contribuabil. Totodat, dosarele fiscale sunt scoase din gestiune fr a exista o dovad n acest sens, respectiv fr a exista documente din care s rezulte cine a ridicat din gestiune dosarul respectiv. Se recomand nfiinarea i conducerea registrul de evidenta al peroanelor cu drept de acces la dosarul fiscal i registrul cu persoanele care consult dosarul fiscal. .. 3.1.3. Dac este constituit dosarul electronic al contribuabilului .. 3.1.4. Scoaterea dosarului fiscal informatic din gestiunea operativ . 3.1.5. Modalitile de scoatere a dosarului fiscal din gestiunea proprie . 3.2. Constituirea dosarelor fiscale pentru persoanele fizice 3.2.1. Ataarea actului de identitate al contribuabilului . 3.2.2. Ataarea declaraiilor de luare n eviden a obligaiilor de plat 3.2.3. Ataare decizii de impunere . 3.2.4. Ataarea tuturor celorlalte documente care privesc contribuabilul i relaia cu entitatea 642

.. 3.3. Constituirea dosarelor persoane juridice 3.3.1. Ataarea actului de constituire al contribuabilului . 3.3.2. Ataarea declaraiilor de luare n eviden ca pltitor de impozite i taxe locale . 3.3.3. Ataarea declaraiilor de impunere privind obligaiile de plat Din analiza listei transmise de Serviciul,,Eviden pe pltitor i care conine declaraiile depuse de contribuabili i prelucrate, cu operaiile realizate n registrul de intrri ieiri, a rezultat c circa 20% din declaraiile depuse de contribuabili, prelucrate i transmise serviciului gestiune dosare nu se regseau nregistrate n registru de intrri/ieiri. Procednd la verificarea declaraiilor care nu erau depuse la dosarele fiscale s-a identificat printre acestea i declaraii primite i nenregistrate. Din compararea listei privind actele de control ncheiate la contribuabili persoane juridice, transmis de Serviciul de control, cu documentele existente la dosarele fiscale ale contribuabililor s-a constat inexistena acestora la dosarele fiscale. Totodat, din examinarea registrului de intrri/ieiri condus n cadrul Serviciului 1 de control contribuabili, nu au fost identificate cazuri n care actele de control ncheiate i valorificate s fie transmise la dosarul fiscal. Conducerea serviciului a motivat c pn n prezent nu s-a transmis nici un act de control la dosarul fiscal al contribuabilului, acestea fiind pstrate n cadrul serviciului. Potrivit analizei documentelor existente la dosarul fiscal s-a constatat inexistena actelor de executare silit. Conducerea Serviciului executarea silit a debitelor restante a motivat c pn n prezent nu s-a transmis nici un document aferent procedurii de executare silit la dosarele fiscale ale contribuabililor, acestea fiind pstrate n cadrul serviciului. Precizm c i dosarele de executare silita lichidate i nchise au fost pstrate de asemenea n cadrul Serviciului executarea silit a debitelor restante, nefiind transmise la dosarul fiscal. Astfel, analiza unui dosar fiscal nu permite cunoaterea n totalitate a activitii desfurate de contribuabil, precum i relaia existen ntre acesta i unitatea administrativ-teritorial. Se recomand, elaborarea unei proceduri de sistem, astfel nct toate serviciile de specialitate unde se creeaz sau primesc documente care privesc relaia cu un anumit contribuabil, dup analiz i prelucrare s fie transmise Serviciului Gestiune dosare fiscale n vederea completrii dosarelor. De asemenea documentele primite n cadrul acestui serviciu s fie nregistrate i depuse la dosar zilnic.
3.4. Gestionarea dosarelor fiscale ale pltitorilor de impozite i taxe locale

3.4.1. Depunerea n ordine cronologica a documentelor la dosarul fiscal 3.4.2. Pstrarea n condiii de securitate i adecvate a dosarelor fiscale Potrivit Hotrrii Consiliului local nr. 43536/2008 privind aprobarea procedurilor privind gestionarea dosarelor fiscale paginile din dosarul fiscal al contribuabilului se numeroteaz secvenial, n ordine cresctoare i cronologic a depunerii documentelor la dosar. Fiecare dosar constituit trebuie s aib la nceput un opis al documentelor coninute, care se completeaz pe msura intrrii acestora. Analiza eantionului selectat a pus n eviden faptul c niciunul din dosarele fiscale nu a fost numerotat i opisat. 643

Majoritatea dosarelor fiscale nfiinate au o vechime de cel puin 10 ani i n nici un caz nu au fost analizate documentele existente la dosarele fiscale, nu s-a urmrit identificarea documentelor expirate i extragerea acestora de la dosarele fiscale i predarea la arhiva general. Nu este constituit o comisie care s selecioneze anual documentele cu termen de pstrare expirat . Se recomand verificarea tuturor dosarelor fiscale constituite i procedarea la opisarea i numerotarea acestora. Constituirea unei comisii care s fie responsabilizat prin stabilirea de atribuii cu privire la analiza documentelor existente la dosarele fiscale, identificarea celor expirate, selecionarea acestora i predare la arhiva general. 3.4.3. Constituirea bazei de date computerizat a dosarelor fiscale .. 4. Stabilirea impozitelor i taxelor locale 4.1. Stabilirea impozitului pe cldiri pentru persoane fizice 4.1.1. Dac cldirile pentru care nu se datoreaz impozit sunt corect ncadrate n aceast categorie .. 4.1.2. Dac cotele de impozitare sunt aplicate corect n urma examinrilor efectuate asupra informaiilor existente n evidena analitic pe pltitor a rezultat c nu sunt impui i nu pltesc impozit pe cldiri contribuabili care nu au depus declaraii de impunere n termen de 30 zile de la data la care construciile au fost finalizate. n toate aceste cazuri autorizaiile de construire au expirat, iar posesorii lor nu au venit la prelungirea acestora sau la declararea cldirilor n vederea impunerii. Pentru a se stabili corect dac construciile au fost sau nu finalizate pe timpul realizrii misiunii de audit responsabilii din cadrul Serviciului Urbanism au efectuat verificrii la toi aceti contribuabili, unde au constatat c, respectivii si-au construit locuinele n cadrul perioadei de valabilitate a autorizaiei de construire dar nu s-au prezentat s solicite luarea n eviden. Din analiza documentelor existente la dosarul contribuabilului privind eliberarea autorizaiei de construire, respectiv proiectele de construcie, cu declaraiile efectuate de contribuabili i datele existente n evidena analitic a pltitorului, a rezultat c suprafeele desfurate declarate, n baza crora s-a calculat impozitul pe cldire difer, spre exemplu: - autorizaie de construire nr. 345/2007, suprafaa total desfurat care rezult din proiectul cldirii, format din subsol, parter i etaj este de 312 mp, suprafaa total desfurat pentru care este luat n calcul la impozitare este de 212 mp; - autorizaie de construire nr. 854/2007, suprafaa total desfurat care rezult din proiectul cldirii, format din parter i etaj este de 175 mp, suprafaa total desfurat pentru care este luat n calcul la impozitare este de 75 mp - autorizaie de construire nr. 1653/2007, suprafaa total desfurat care rezult din proiectul cldirii, format din subsol, parter i etaj este de 289 mp, suprafaa total desfurat pentru care este luat n calculat la impozitul este de 189 mp. Pe timpul realizrii misiunii de audit persoane din cadrul Serviciul Urbanism a realizat o verificare la contribuabili respectivi, unde au constatat c acetia au respectat proiectele de construcii, suprafeele reale desfurate ale construciilor fiind cele menionate n proiectele de construcie. Se constat c bazele de impozitare n aceste cazuri a fost mult diminuat, ceea ce a condus la stabilire ai perceperea unor impozite mult diminuate. 644

n toate cazurile n care contribuabili nu i-au declarat bunurile, aa cum am precizat mai sus, nu au fost constatate i aplicate sanciuni contravenionale. n prezent acestea fiind prescrise Se recomand proiectarea i implementarea unui sistem informatic care s permit transferul automat al datelor i informaiilor de la Serviciul Urbanism i la serviciile de eviden pe pltitor, control i colectarea a impozitelor i taxelor locale, n vederea eliminrii posibilitilor ca un contribuabil care obine sau dobndete un bun s nu mai fie supus impozitrii i realizarea unei evalurii a tuturor contribuabililor crora le-au fost eliberate autorizaii de construire n ultimi trei ani i urmrirea dac acetia sunt nregistrai ca pltitori de impozit pe cldiri i impozit este calculat n toate cazurile corect potrivit cadrul legislativ i hotrrilor consiliului local. 4.1.3. Conformitatea ajustrilor valorii impozabile a cldirii .. 4.1.4. Conformitatea aplicrii reducerilor sau coeficientului de corecie asupra valorilor de impozitare .. 4.1.5. Emiterea deciziilor de impunere 4.2. Stabilirea impozitului pe cldiri pentru persoane juridice 4.2.1. Identificarea concesionarilor, locatarilor, titularilor drepturilor de administrare sau folosin a locuinei pentru cldirile proprietate public sau privat a statului date n concesiune, administrare sau nchiriate .. 4.2.2. Conformitatea valorii de inventar a cldirii i calculul impozitului pe cldire n examinrii documentelor i comparaiilor informaiile cu cele existente n cadrul altor servicii din cadrul entitii a rezultat c, nu n toate cazurile contribuabili sunt impui i pltesc corect impozitul pe cldiri, exemplificm: - SC ABC SRL a obinut autorizaie de construcie n anul 2005, n baza creia a finalizat i pus n funciune o construcie cu trei etaj i parter n suprafa construibil desfurat de 546 mp. Din analiza modului n care a fost determinat impozitul pe cldire s-a constatat c s-a avut n vedere suprafaa construit desfurat, cota de impozit pentru persoanele fizice prevzut de cadrul legislativ i de Hotrrea Consiliului local i de amplasamentul cldirii. La calculul i stabilirea impozitului pe cldire nu s-a avut n vedere valoarea de inventar a cldirii nregistrate n evidena contribuabilului. - SC MKD SRL n cursul anului 2008 a achiziionat de la o persoan fizic o cldire n suprafa construit desfurat de 425 mp. Din analiza modului n care a fost determinat impozitul pe cldire s-a constatat c s-a avut n vedere suprafaa construit desfurat, cota de impozit stabilit pentru persoanele fizice de cadrul legislativ i de hotrrea consiliului locale i de amplasamentul cldirii, respectiv a fost pstrat acelai impozit care l pltea persoana fizica de la care a fost achiziionat cldirea. La calculul i stabilirea impozitului pe cldire nu s-a avut n vedere valoarea de inventar a cldirii nregistrate n evidena contribuabilului. Precizm c valoarea de achiziie a cldirii este de trei ori mai mare fa de valoarea impozabil pentru care pltea impozit persoana fizic. - SC TGG SRL a achiziionat n anul 2001 o cldire n valoare de 76.543 lei, conform actului de proprietate existent la dosarul contribuabilului, valoarea cu care este reflectat i n contabilitatea 645

contribuabilului i pentru care pltete impozit i n prezent. Din analiza balanelor de verificare, sintetic i analitic ntocmite la data de 31.1.22009, s-a constatat c din anul 2001 i pn n anul 2009 acesta a realizat dou reevaluri patrimoniale, valoarea bunurilor rezultat n urma acestor reevaluri fiind de circa dou ori mai mare fa de cea iniial. Contribuabilul nu a declarat n nici unul din cazuri valorile noi ale cldirii, iar administraia a meninut permanent acelai nivel de impozitare, fr trece la un alt nivel de impozitare. - SC MMD SRL a realizat n anul 2003, n regie proprie o construcie, hal de producie, n valoare de inventar, nregistrat n evidenele societii la cea data de 89.755 lei, cldire declarat i pentru care a fost calculat corect impozitul la acea dat. Din anul 2003 i pn n prezent contribuabilul figureaz cu aceeai valoare de impozitare i acelai impozit pltit anual. Din analiza balanelor de verificare existente la dosarul contribuabilului s-a constatat c din anul 2003 i pn n anul 2009 acesta a realizat dou reevaluri patrimoniale, valoarea bunurilor rezultat n urma acestor reevaluri fiind de circa 1,5 ori mai mare fa de cele iniiale. Contribuabilul nu a declarat n niciunul din cazuri valorile noi ale cldirii, iar administraia a meninut permanent acelai nivel de impozitare, fr trece la un alt nivel de impozitare, potrivit cadrului legislativ i Hotrrii Consiliului local. Cauza o constituie lipsa de responsabilitate a personalului cu atribuii n domeniul calculrii i stabilirii impozitului pe cldiri la persoanele fizice, precum i cu privire la urmrirea periodic a situaiei acestora n vederea identificrii cazurilor n care acetia aveau obligaia s-i actualizeze declaraiile cu noile valori de impozitare. Se recomand ca n toate cazurile n care urmeaz a fi nregistrate n evidena analitic pe pltitor impozite pe cldiri n cazul contribuabililor persoane juridice, documentele vor fi supuse avizrii sefului serviciului. Analiza tuturor contribuabililor persoane fizice din eviden i urmrirea modului de stabilirea a bazei de impozitare i faptului dac cotele de impozitare sunt corecte n funcie de valoarea de impozitare a bunurilor nregistrate n evidenele patrimoniale ale contribuabilului, inclusiv cu privire la reevalurile pe care acetia trebuiau s le realizeze 4.2.3. Stabilirea i calculul impozitului pe cldirii n cazul amortizrii integrale a cldirii 4.2.4. Stabilirea i calculul impozitului pe cldirii n cazul n care nu a fost reevaluat pentru o perioad mai mare de 3 ani . 4.2.5. Impozitarea cldirilor n cazul dobndirii, nstrinrii sau modificrii . 4.2.6. Dac bonificaiile pentru plata n avans sunt acordate corect 4.3. Stabilirea impozitului pe teren 4.3.1. Dac scutirile de impozit sunt acordate corect contribuabililor . 4.3.2. Dac stabilirea i calculul impozitului pentru terenurile intravilane ncadrate n alt categorie de folosin sunt realizate corect n urma verificrilor efectuate i comparaiilor efectuate cu alte informaii existente n cadrul 646

altor servicii din cadrul entitii care privesc activitatea contribuabilului n cauz a rezultat c, nu n toate cazurile acetia sunt impui i pltesc corect impozitul pe teren, astfel: - rol nr. 3425564 contribuabilul figureaz cu un teren achiziionat prin cumprare din anul 2005 n suprafa de 1250 mp situat n extravilanul unitii administrativ-teritoriale. n anul 2008 contribuabilul solicit trecerea acestuia n intravilanul localitii i din suprafaa total 250 s reprezinte curii i construcii. Documentaia este depus i dup mai multe completri a acesteia este aprobat de organele competente ale unitii administrativ-teritoriale n anul 2009. Tot n acest an contribuabilul solicit i obine autorizaie de construcie, n baza creia a finalizat i pus n funciune o construcie cu parter i etaj n suprafa construibil desfurat de 240 mp, construcia nu a fost finalizat pn n prezent, contribuabilul solicitnd prelungirea autorizaiei de construcie. Din analiza modului n care a fost determinat impozitul pe teren s-a constatat c acesta este perceput n continuare ca i n trecut ca teren extravilan, n condiiile n care ncadrarea acestuia este alta, respectiv n totalitate teren intravilan, din care 250 mp curii i construcii. - rol nr. 232451 contribuabilul figureaz cu un teren dobndit prin motenire n suprafa de 1100 mp, teren care este situat n extravilanul unitii administrativ-teritoriale. n anul 2007 contribuabilul solicit trecerea acestuia n intravilanul localitii i din suprafaa total 150 s reprezinte curii i construcii. Documentaia este depus i dup mai multe completri a acesteia este aprobat de organele competente ale unitii administrativ-teritoriale n acelai an. Imediat dup ce terenul este trecut n intravilanul unitii administrativ-teritoriale, contribuabilul nstrineaz prin vnzare terenul. Noul proprietar declar terenul, ns ca fiind extravilan i este luat n eviden n aceast categorie de folosin, n condiiile n care tot unitatea administrativteritorial a rencadrat terenul n alt categorie de folosin, respectiv teren intravilan din care 150 mp curi i construcii. Impozitul pe teren n cazurile terenurilor intravilane ncadrate n alt categorie de folosin este calculat n funcie de numrul de metri ptrai ai terenului deinut i suma n lei/mp stabilit de cadrul legislativ n funcie de categoria de folosin a terenului. Valoarea obinut din calcul nu a mai fost corectat cu coeficientul de corecie stabilit de cadrul legislativ n funcie de rangul localitii. Cauza o reprezint lipsa colaborrii ntre serviciile care au atribuii n domeniul urmririi i asigurrii sistematizrii teritoriale serviciile de impunere i colectare a impozitelor i taxelor locale. Se recomand realizarea unui sistem integrat de informaii potrivit cruia o informaie legat de un contribuabil aflat n evidena unitii administrativ teritoriale s poat fi accesat i de serviciile responsabile de calcularea i stabilirea impozitelor i taxelor locale. 4.3.3. Depunerea declaraiilor privind achiziia terenurilor, precum i a celor privind modificarea folosinei terenului 4.3.4. Acordarea bonificaiilor pentru pli anticipate 4.4. Stabilirea impozitului asupra mijloacelor de transport 4.4.1. Dac sunt acordate scutiri la plata impozitului asupra mijloacelor auto 4.4.2. Dac calculul impozitului asupra mijloacelor auto se face n funcie de tipul, capacitatea cilindric i masa total a mijlocului auto . 647

4.4.3. Acordarea bonificaiilor pentru plata n avans . 4.5. Stabilirea i evidena taxelor pentru eliberarea certificatelor, avizelor i autorizaiilor 4.5.1. Stabilirea i ncasarea taxei pentru eliberarea certificatului de urbanism .. 4.5.2. Stabilirea i ncasarea taxei pentru eliberarea autorizaiei de construire locuin Taxa pentru eliberarea autorizaiei de construire case de locuit nu s-a calculat i perceput n toate cazurile. Motivul justificat a fost, contribuabilul avea sume rambursate n plus ctre unitatea administrativ-teritorial i a solicitat compensarea acestora cu sumele datorate pentru eliberarea autorizaiei. Aceast compensare nu s-a realizat, contribuabilul a primit autorizaia de construire i ulterior unitatea administrativ teritorial a compensat aceste creane cu alte datorii ale contribuabilului. Precizm c, solicitarea de compensare a fost incorect, deoarece conform principiilor compensrii aceasta se realizeaz pentru sume virate n plus i datorii ale contribuabilului existente la data solicitrii. Consecina o reprezint diminuarea veniturilor unitii administrativ-teritoriale, prin calcularea i perceperea de la contribuabili a unor taxe mai mici fa de cele legal datorate pentru eliberarea autorizaiilor de construire, precum i prin necalcularea i perceperea acestora urmare prelungirii autorizaiilor sau urmare recepiei finale a lucrrilor unde valoarea real a lucrrilor este mai mare fa de valoarea declarat la eliberarea autorizaiei de construire. Se recomand stabilirea de responsabiliti clare persoanelor care au ca sarcini de serviciu eliberarea autorizaiilor de construire. Orice solicitare venit n acest sens, inclusiv prelungirea autorizaiei, recepia final a lucrri va fi urmrit de eful serviciului, n special cu privire la calculele efectuate referitoare la stabilirea nivelului taxei, documentaia va fi avizat de directorul direciei. 4.5.3. Stabilirea i ncasarea taxei pentru eliberarea autorizaiei necesar pentru lucrrile de organizare antier .. 4.5.4. Stabilirea i ncasarea taxei pentru eliberarea autorizaiei de construire cldiri altele dect cele folosite ca locuine .. 4.5.5. Stabilirea i ncasarea taxei pentru prelungirea autorizaiilor de orice fel .. 4.5.6. Stabilirea i ncasarea taxei pentru eliberarea autorizaiilor sanitare . 4.5.7. Scutiri acordate pentru eliberarea certificatelor, avizelor i autorizaiilor .. 4.6. Stabilirea taxei pentru folosirea mijloacelor de reclam i publicitate 4.6.1. Depunerea declaraiei de impunere privind taxa pentru afiaj n scop de reclam i publicitate 648

.. 4.6.2. Dac este emis titlul de crean privind individualizarea creanei privind taxa pentru afiaj n scop de reclam i publicitate .. 4.6.3. Depunerea declaraiei de impunere privind taxa pentru servicii de reclam i publicitate .. 4.6.4. Emiterea deciziei de impunere privind stabilirea taxei pentru servicii de reclam i publicitate Taxa pentru servicii de reclam i publicitate nu este evideniat i pltit de ctre contribuabili, sau acetia calculeaz i vireaz a tax mai mic dect cea datorat legal. Spre exemplu SC DDC SRL nu a depus nici o declaraie depus privind plata taxei pentru afiaj n scop de reclam i publicitate. Analiznd evidena analitic pe pltitor a rezultat acelai lucru, societate este nregistrat i pltete impozit pe cldiri, impozit pe teren i taxa asupra mijloacelor auto. A fost realizat o discuie cu conducerea direciei i s-a stabilit efectuarea de ctre serviciul de control a unei verificri la aceast societate. Potrivit raportului de control ncheiat de persoanele de specialitate din cadrul serviciului de control a rezultat c societatea respectiv realiza afiaj n scop de reclam i publicitate dar fr a plti taxa aferent ctre unitatea administrativ-teritorial. n urma controlului a societatea a fost impus i obligat la plata taxei, precum i sancionat contravenional. Aceeai fapt s-a constatat i n cazul SC NVD SRL unde din analiza dosarului fiscal a rezultat c societatea realizeaz afiaj n scop de reclam i publicitate pe un panou de 2/1,5 mp n zona central a oraului, dosarul fiscal al contribuabilului existnd i o not de constatare, ncheiat de responsabili din cadrul Serviciului 1 de control din care rezult c societatea realizeaz afiaj n scop de reclam i publicitate printr-un panou amplasat n zona central a oraului i o declaraie n acest sens a administratorului societii. Potrivit facturii existente la dosarul SC RR SRL rezult c aceast societate a realizat un numr de trei panouri publicitare pentru aceast societate la urmtoarele dimensiuni: 2/1,5 mp amplasat n zona central a oraului, 2/2 mp amplasat n partea de nord a oraului i 2/1,75 mp amplasat n partea de sud a oraului. Pentru a stabili cu claritate dac societatea realizeaz afiaj n scop de reclam i publicitate n toate aceste trei zone s-a procedat la realizarea unei observaii la faa locului constndu-se existena panourilor de publicitate. Rezult astfel c responsabili cu atribuii n acest sens nu au urmrit s identifice toate locurile n care societatea realizeaz reclam i publicitate, cu toate c au efectuat i un control la aceasta n acest sens. Se recomand realizarea unei identificrii n totalitate a afiajelor de reclam i publicitate existente pe raza unitii administrativ-teritoriale i stabilirea unor programe de control la toi contribuabili care realizeaz afiaj n scop de reclam i publicitate n vederea determinrii dac i-au declarat corect obligaiile de plat. 4.7.Stabilirea impozitului pe spectacole 4.7.1. Depunerea declaraiilor de impunere privind spectacolele organizate i nregistrarea acestora 4.7.2. Dac tarifele pe spectacole sunt anunate . 4.7.3. Conformitatea declaraiilor decont privind veniturile ncasate din 649

spectacolele organizate 4.7.4. Evidenierea impozitului pe spectacole 4.7.5. Dac biletele i abonamentele privind spectacolele organizate sunt declarate Contribuabilii care organizeaz i realizeaz spectacole nu depun declaraiile privind spectacolele organizate ceea ce conduce la faptul c, unitatea administrativ-teritorial nu are un control asupra spectacolelor organizate de ctre acetia i asupra veniturilor realizate. Totodat, n cazul acestora nu exist o verificare privind biletele puse n vnzare pentru fiecare spectacol, biletele vndute i cele rmase, n vederea determinrii exacte a veniturilor realizate i a impozitelor datorate Cu privire la nregistrarea biletelor i abonamentelor la unitatea fiscal s-a constatat c nici unul din cei patru contribuabili selectai nu a nregistrat bilete i abonamente n cursul anului 2009 i 2010 la unitatea fiscal cu toate c au organizat i desfurat spectacole. Reprezentani unitii administrativ-teritoriale au susinut c aceste societi si-au nregistrat n cursul anului 2008 un numr mare de bilete i le-au utilizat pe acestea, aspect care nu a fost nsuit de ctre auditori. Responsabili cu atribuii de control din cadrul direciei nu au aplicat sanciunile contravenionale pentru nerespectarea cerinelor stabilite de cadrul legislativ i prin hotrrile consiliului local cu privire obligaiile ce revin contribuabililor care organizeaz i realizeaz spectacole. Se recomand n toate cazurile n care contribuabili care organizeaz i desfoar spectacole nu-i respect obligaiile i cerinele prevzute de cadrul legislativ se vor aplica sanciunile contravenionale aferente. Toi contribuabili organizatori de astfel de spectacole vor fi identificai i obligai s-i nregistreze biletele de intrare i abonamentele, precum i s respecte cerinele privind tiprirea, nregistrarea, avizarea, evidena i inventarul biletelor de intrare i abonamentelor. 4.8. Stabilirea taxei hoteliere 4.8.1. Calculul i ncasarea taxei hoteliere .. 4.8.2. Depunerea declaraiilor privind taxele hoteliere 4.9. Stabilirea taxelor speciale 4.9.1. Dac sunt identificai contribuabilii pltitori de taxe speciale Taxa pentru ocuparea domeniului public se ncaseaz conform tarifelor aprobate prin Hotrre a Consiliului Local, dar datorit faptului c nu sunt stabilite proceduri de lucru privind modul de plat, care s cuprind termenele de ncasare, plata acestui tip de tax se face de la data depunerii cererilor, de ctre contribuabili care datoreaz taxa i pn la sfritul anului . Evidena contribuabililor care datoreaz tax pentru ocuparea domeniului public este planificat a se face n sistem informatic, ns datorit lipsei de experiene a personalului n utilizarea programului evidena i ncasarea se face n continuare manual. Pentru anul 2008 nu s-a putut prezenta o situaie privind evidena contribuabililor care datoreaz tax pentru ocuparea domeniului public . 650

Pentru anul 2009 s-a solicitat prezentarea situaiei contribuabililor care datoreaz tax pentru ocuparea domeniului public, serviciul de specialitate fiind n imposibilitatea de a prezenta o asemenea situaie, motivnd c nu se cunosc n totalitate aceti contribuabili, deoarece un contribuabil solicit temporar un loc pentru ocuparea unui spaiu pe domeniul public, pltete, ocup spaiul pentru perioada respectiv, dup care nu mai exist nici o obligaie ntre pri. Verificarea privind modul de stabilire i ncasare a taxei pentru ocuparea spaiului public s-a realizat cu greutate, ntruct serviciul nu deine documentele justificative, respectiv solicitarea ocuprii domeniului public din care s rezulte suprafaa i perioada pentru care se solicit ocuparea domeniului public, baza legal n baza creia se reine aceast tax, foaia de calcul a taxei, dovada achitrii taxei, un proces verbal ncheiat de serviciu pentru verificarea la faa locului a realitii datelor declarate de solicitant n cerere. Analiza documentelor a pus n eviden doar identificarea contribuabilului i taxa ncasat, fr a se putea stabili suprafaa utilizat de contribuabil, perioada ct ocup spaiul public, modalitatea de calcul. Totodat din analiza documentelor de ncasare a taxelor pentru ocuparea domeniului public s-a constatat c acestea sunt difereniate de la un contribuabil la altul. Nu a fost identificat i nici nu sa prezentat o hotrre a consiliului local privind ncasarea difereniat a acestui tip de tax Se recomand elaborarea procedurilor privind modul de calcul i de plat al taxei datorate pentru ocuparea domeniului public i aprobarea lor hotrre a consiliului local. Deschiderea evidenei contribuabililor care datoreaz taxa pentru ocuparea domeniului public pentru fiecare an n parte i pstrarea acestei evidene n calculator. Evidena va cuprinde: denumirea contribuabilului care datoreaz taxa; numrul. cererii de solicitare a ocuprii domeniului public; suprafaa ocupat; perioada; baza legal; dovada achitrii taxei; verificarea efectuat de serviciul de specialitate privind realitatea suprafeei nscrise n cerere. 4.10. Stabilirea altor taxe locale 4.10.1. Dac sunt identificai contribuabilii pltitori de alte taxe speciale .. 4.10.2. Stabilirea i ncasarea altor taxe . 4.10.3. ncasarea i evidenierea taxelor de timbru . 5. Verificarea legalitii i conformitii declaraiilor fiscale i a ndeplinirii obligaiilor de ctre contribuabili 5.1. Elaborarea programelor de control 5.1.1. Dac la elaborarea programelor de control se au n vedere contribuabilii care nu-i declar impozitele i taxele locale . 5.1.2. Stabilirea tematicilor de control .. 5.1.3. Elaborarea programelor de control La nivelul serviciului de control nu este elaborat un program anual de control. Exist numai unele programe lunare de control, ns acestea nu cuprind contribuabili ce urmeaz a fi controlului, ci doar numrul de aciuni de control ce urmeaz a fi realizate n cursul luni, pentru fiecare tip de 651

impozit sau tax. Acesta form de planificare a controalelor nu asigur a folosire eficient a resurselor la nivelul serviciului i nici eficiena aciunilor de control care s conduc la creterea gradului de colectare a impozitelor i taxelor. Selectarea contribuabililor n control este la latitudinea fiecrui inspector, acesta i alege contribuabilul pe care vrea s-l verifice, raporteaz acest lucru sefului de serviciu care i ntocmete declaraia i n baza acesteia se deplaseaz la contribuabil. La planificarea contribuabililor n control nu se are n vedere: criteriile materiale indicii de nedeclarare a impozitelor i taxelor, constatrile controlului anterior; criteriile fiscale depunerea declaraiei, plata obligaiilor fiscale; criteriile privind egalitatea n faa legii stimularea conformrii voluntare; criteriile generale - deficiente la controlul anterior, informaii de la teri, nedepunerea declaraiilor fiscale, neconcordante n declaraii Aciunile de planificare i organizare nu au funcionat ca funcii ale managementului la nivelul serviciului de control, iniiativa a fost transferat ctre inspectori, a cror sarcin era de a-i stabili contribuabili pe care vor s-i controleze, s obin ordinele de deplasare i s exercite controlul. Se recomand elaborarea de programe de control care s fie bazate pe o selecie judicioas a contribuabililor n control, n funcie de indiciile de nedeclarare sau neconcordane n declaraii i al cror scop s l constituie stimularea conformrii voluntare la plata impozitelor i taxelor. 5.2. Pregtirea controlului 5.2.1. Dac se realizeaz analiza dosarului fiscal al contribuabilului .. 5.2.2. Dac se verific declaraiile de impunere depuse i plile efectuate . 5.3. Efectuarea controlului 5.3.1. ntiinarea contribuabilului . 5.3.2. Prezentarea la contribuabil i respectarea perioadei de control Examinarea actelor de control ncheiate a scos n eviden c prezentarea la contribuabil i realizarea controlului nu au la baz o mputernicire din partea instituiei. Astfel, n majoritatea cazurilor n actele de control nu este menionat ordinul de serviciu sau de delegare privind efectuarea misiunii de control. eful serviciului control a motivat c, nu exist ntotdeauna ordine de serviciu, deoarece controlul fiind exercitat n localitate s-a considerat c nu mai este nevoie de ele, deoarece nu sunt cheltuieli de decontat. Din compararea perioadelor de control menionate n actul de control cu cele menionate n ordinele de serviciu a rezultat c acestea nu coincid, respectiv controlul nefiind exercitat n perioada planificat. Planificarea i realizarea controalelor nu a constituit o responsabilitate a conducerii, acestea au fost la latitudinea personalului de execuie care au avut puterea de decizie n stabilirea controalelor i realizarea lor. Se recomand efectuarea controalelor n perioada n care sunt planificate i n baza unei mputernicirii a conducerii instituiei.

652

5.3.3. Dac se analizeaz toate impozitele i taxele locale datorate de contribuabil 5.3.4. Dac sunt stabilite diferenele de impozite i taxe . 5.3.5. Aplicarea sanciunilor pentru abaterile constatate i sancionate de lege Din examinarea proceselor verbale de control i a notelor de constatare a rezultat c nu n toate cazurile sunt aplicate sanciuni pentru faptele contravenionale constatate. n cazurile n care au fost aplicate acestea au fost ncadrate corect n raport cu prevederile legii i pentru fiecare contravenie aplicat a fost ntocmit proces verbal de contravenie ncheiat. Se recomand ca n toate cazurile n care sunt constatate fapte care atrag rspunderea contravenional pentru svrirea lor s se aplice sanciunile corespunztoare. 5.3.6. Dac probele constitute sunt suficiente pentru susinerea constatrilor 5.3.7. Semnarea actelor de control, nregistrarea acestora i menionarea c acestea constituie titluri de crean . 5.3.8. Dac sunt programate i realizate controale inopinate privind urmrirea declarrii corecte i n totalitate a impozitelor i taxelor locale .. 5.4. Valorificarea rezultatelor controlului 5.4.1. Dac impozitele i taxele stabilite prin actele de control sunt nregistrate corect . 5.4.2. Transmiterea actelor de control la dosarul fiscal al contribuabilului 6. Colectarea impozitelor i taxelor locale 6.1.Evidena creanelor aferente impozitelor i taxelor locale 6.1.1. Realitatea debitelor aflate n eviden ntiinrile de plat nu au fost ntocmite i comunicate n toate cazurile i n termen contribuabililor, respectiv pn la data scadenei debitului, ceea ce d posibilitatea contribuabilului, n cazul n care achit debitul s beneficieze de o bonificaie la plat de 10% din suma datorat. ntocmirea i transmiterea ntiinrilor de plat dup data scadenei debitelor au obligat pe contribuabili s achite n totalitate debitele datorate Examinarea coninutului ntiinrilor de plat a pus n eviden faptul c sumele de plat menionate nu concord n toate cazurile cu debitele aflate n eviden. Se recomand ca ntocmirea i comunicarea ntiinrii de plat s se realizeze n termen, astfel nct impozitele i taxele locale s fie colectate cu operativitate, iar contribuabilul s poat beneficia de bonificaiile acordate, precum i complet, respectiv aceasta s cuprind toate informaiile referitoare la debitele stabilite i datorate de un contribuabil.

653

6.1.2. Modul de acordare a facilitilor la plata impozitelor i taxelor locale 6.1.3. Contientizarea contribuabililor asupra plii voluntare a impozitelor i taxelor locale . 6.2.Scutiri acordate la plata impozitelor i taxelor locale 6.2.1. Scutiri acordate persoanelor juridice pentru fiecare impozit sau tax local datorat Aplicarea scutirilor la plata impozitelor i taxelor locale nu a fost realizat ntotdeauna cu respectarea cadrului metodologic, astfel impozitul pe cldire i pe terenul eferent cldirii a fost redus n cazul desfurrii de servicii turistice cu 50%, pe ntregul an calendaristic i nu doar 5 luni din cadrul unui an calendaristic sau au fost acordate scutiri la plata impozitului pe cldiri construite i declarate ca avnd destinaie de locuin, n condiiile n care structurile cu atribuii de control efectueaz control la contribuabil i constat prin actul de control c respectiva cldire are destinaie de spaiu de producie. Se recomand ca scutirile care se vor acorda n continuare la plata impozitelor i taxelor locale s se fac numai dup o analiz i informare complet cu privire la fiecare caz n parte. Realizarea unei evalurii a scutirilor aplicate n cursul anului 2009 i urmrirea acolo unde exist suspiciuni a realizrii unei documentrii complete asupra acelei scutiri;, n cazurile n care se constat c scutirea a fost acordat incorect se va proceda la evidenierea corect a obligaiilor datorate de contribuabil. 6.3. Efectuarea compensrilor n stingerea debitelor 6.3.1. Elaborarea procesului verbal de compensare, a notei de compensare, a referatului de compensare i a centralizatorului compensrilor Restituirile se debite sau alte sume ctre contribuabili s-a efectuat n unele cazuri incorect, fr respectarea metodologiei, n sensul c unitatea administrativ-teritorial a restituit sume de bani ctre contribuabili n condiiile n care acetia avea debite restante n sold. Referitor la compensrile de impozite i taxe, n cursul anului 2009 i 2010 pn la data controlului a rezultat c au existat un numr de 5 compensri, care au fost realizate prin respectarea cadrului metodologic, cu excepia unui singur caz n care compensare a fost realizat direct de salariatul care a primit cererea n vederea analizrii i formulrii propunerilor, fr a exista referat, proces verbal de compensare etc. aprobate i avizate de conducere. Operaiunile contabile au fost efectuate corect n acest caz, debitorului fiind reinute i stinse prin compensare inclusiv accesoriile. Cauza a constituit-o necunoatere de ctre salariaii responsabili cu soluionarea cererilor de compensare a debitelor restante cu creanele de ncasate de la entitate, a cadrului procedural ce reglementeaz aceast activitate Se recomand ca restituirile de sume solicitate de ctre contribuabili s se realizeze numai dup verificarea naturi sumei solicitate i avizarea documentelor de eful de serviciu i conducerea direciei, precum i instruirea personalului cu privire la realizarea procesului de compensare a debitelor i urmrirea modului de soluionare a cererilor de ctre eful serviciului pe tot parcursul procesului.

654

6.3.2. Dac sunt efectuate nregistrrile n baza de date privind sumele compensate i este actualizat situaia contribuabilului .. 6.4.Calculul de penaliti i majorri de ntrziere 6.4.1. Corectitudinea penalitilor i majorrilor de ntrziere calculate pentru neplata n termen a impozitelor i taxelor locale Majorrile de ntrziere i penalitile nu sunt calculate lunar, calculul acestora fcndu-se o singur dat pe an, respectiv nainte de nchiderea exerciiului financiar i nu sunt nregistrate n evidena unitii fiscale. La debitele ncasate prin procedura de executare silit au fost calculate majorri de ntrziere i penaliti manual de ctre salariaii care gestioneaz dosarele de executare silit i care recupereaz debitele, pn la data la care contribuabilul achit debitul. Toate plile efectuate n cursul anului curent de ctre contribuabili i care sunt aferente anului trecut au fost realizate la soldul existent la data de 31.12 ale anului precedent. Rezult c pentru perioada de la nceputul anului i pn la data plii nu au fost calculate i percepute majorrii de ntrziere i penaliti. Cauza a constituit-o programul informatic utilizat care nu a permis calculul majorrilor de ntrziere n cursul anului n mod automat, iar la ncasarea debitelor, persoanele care au realizat operaiunile respective nu au urmrit s realizeze i calculul i ncasarea sumelor accesorii odat cu plata debitelor de ctre contribuabili. Se recomand actualizarea programului informatic astfel nct majorrile de ntrziere i penalitile s fie calculate pentru orice zi de ntrziere la plata debitelor reprezentnd impozite i taxe locale. Pn la actualizarea programului informativ pentru orice debit restant ncasat s fie calculate i majorrile sau penalitile de ntrziere aferente i ncasate odat cu debitul. 6.5. Majorarea impozitelor i taxelor locale 6.5.1. Regularitatea msurilor de majorare a impozitelor i taxelor locale . 6.5.2. Dac sunt comunicate ctre contribuabili impozitele i taxele majorate 7. Stingerea prin executare silit a creanelor fiscale aferente impozitelor i taxelor locale 7.1. Evidena debitelor restante 7.1.1. Conformitatea exigibilitii debitelor restante . 7.1.2. Identificarea n termen a debitelor restante i dispunerea msurilor de executare silit . 7.2. ntocmirea titlului executoriu 7.2.1. nfiinarea titlurilor executorii i comunicarea acestora ctre debitori Din analiza dosarelor de executare silit selectate a rezultat c titlurile executorii nu au fost 655

ntocmite i comunicate n termen debitorilor, respectiv la data la care s-a constituit dosarul de executare silit, n unele cazuri de la constituirea dosarului de executare silit i pn la ntocmirea titlului executoriu a trecut chiar mai mult de un an, fr a se proceda la realizarea procedurii de executare silit. n unele cazuri pentru titlurile executorii ntocmite nu s-a fcut dovada comunicrii lor ctre debitor. Se recomand analiza tuturor debitelor restante neachitate pn la termenul de plat scadent, identificarea debitelor pentru care nu exist titluri executorii comunicate debitorilor, ntocmirea acestora i comunicarea lor debitorilor, n caz de neplat n termenul scadent s se procedeze la declanarea procedurii de executare silit. 7.2.2. Realitatea debitelor menionate n titlurile executorii .. 7.3. Constituirea dosarului de executare silit 7.3.1. Constituirea dosarului de executare silit .. 7.3.2. Existena dovezilor privind titlul de crean i comunicarea acestuia contribuabilului 7.4. ntocmirea i comunicarea somaiei 7.4.1. ntocmirea somaiei pentru ntregul debit restant . 7.4.2. Comunicarea somaiei i confirmarea primirii acestei de ctre debitor Din analiza dosarelor de executare silit a rezultat ca procedura de executare privind ntocmirea i comunicarea somaiilor nu respect ntotdeauna cadrul procedural, astfel: - n circa 15% din dosarele de executare silit constituite nu este declanat procedura de executare silit prin emiterea somaiilor, cu toate c acestea erau constituite de circa 10-12 luni; - sumele menionate n somaii nu corespund ntotdeauna cu debitele restante ale debitorului. Spre exemplu: dosar de executare nr. 124/2009 debitul aflat n executare silit este de 23.543 lei, pentru care exist dou titluri executorii, emiterea somaiei s-a realizat doar pentru debitul cuprins ntr-un singur titlu executoriu; dosar de executare nr. 253/2009 debitul aflat n executare silit este de 11.435 lei, pentru care exist un titlu executoriu, emiterea somaiei s-a realizat doar pentru suma de 9.500 lei, debit principal, nu s-a cuprins n somaie majorrile de ntrziere calculate. - n circa 15% din dosare somaiile nu precizeaz corect numrul dosarului de executare silit constituit, precum i obligaia debitorului de plti debitul n termen de 15 zile de la data comunicrii somaiei, n caz contrar urmnd ai fi sechestrate bunurile n vederea recuperrii acestuia. Pentru aproximativ 50% din somaiile emise nu exist la dosar dovada confirmrii de primire din partea debitorului i nici un alt document din care s rezulte realizarea acestei proceduri de executare silit. Cauza o reprezint lipsa de responsabilitate n urmrirea realizrii la termen a etapelor de executare silit, precum i lipsa exercitrii controalelor ierarhice referitoare la urmrirea stadiului executrii pentru dosarele constituite. Se recomand ca dosarele de executare silit existente i cele ce se vor constitui s fie repartizate persoanelor responsabilizate de eful structurii cu atribuii n domeniu, care va urmri 656

zilnic realizarea n termen a etapelor de executare silit pentru dosarele aflate pe rol. Analiza dosarelor din sold i ntocmirea i comunicarea somaiilor n toate cazurile n care acestea nu au fost transmise. 7.5. nfiinarea popririlor 7.5.1. Identificarea tuturor conturilor bancare ale debitorului . 7.5.2. nfiinarea de popriri asupra tuturor conturilor bancare ale debitorului Popririle se nfiineaz asupra tuturor conturilor debitorilor deschise la bnci n termen de 15 zile de la comunicarea somaiei daca debitul nu a fost achitat. Popririle ntocmite pentru debite restante la bugetul statului se ntocmesc de serviciile de specialitate, se semneaz de persoana care le-a ntocmit i de eful serviciului i apoi se transmit conductorul unitii fiscale, n vederea semnrii. Dup semnare se nregistreaz la unitatea fiscala i apoi se comunic ctre banc, urmrindu-se primirea confirmrii de nfiinare a popriri i procedarea la reinerea sumelor din contul debitorului. Din analiza dosarelor de executare silit a rezultat ca procedura de executare privind ntocmirea i nfiinarea popririlor nu respect ntotdeauna cadrul procedural, astfel: - n circa 15% din dosarele de executare silit analizate nu se declanase procedura de executare silit prin emiterea ntocmirea i nfiinarea popririlor, cu toate c debitele restante pentru care erau emise somaii i nu erau recuperate aveau o vechime de peste 6 luni; - sumele menionate n popririle nfiinate nu corespund ntotdeauna cu debitele restante ale debitorului menionate n somaiile emise i comunicate acestuia, astfel: dosar de executare 67/2009, n somaie este menionat un debit n sum de 76.940 lei, din care nu s-a recuperat nici o sum, n poprirea nfiinat i comunicat la banc se menioneaz un debit n sum de 25.600 lei; dosar de executare 154/2009 n somaie este menionat un debit n sum de 25160 lei, n poprirea nfiinat la banc se menioneaz un debit aflat n executare silit n sum de 8.720 lei. - n circa 20% din dosarele analizate, pentru popririle nfiinate nu exist confirmarea bncii privind nfiinarea blocarea conturilor debitorului i reinerea sumelor, n aceste cazuri banca nu a reinut i nu a virat nici o sum din contul debitorului. n majoritatea cazurilor unde au fost ntocmite i nfiinate popriri pe conturile bancare, debitorii nu au fost ntiinai asupra acestora, la dosare neexistnd nici o dovad n acest sens. Se recomand analiza dosarele de executare silit existente, identificarea tuturor conturilor bancare ale debitorilor i ntocmirea i comunicarea de popriri, pe aceste conturi, n toate cazurile n care acestea nu au fost nfiinate. Conductorul serviciului va analiza periodic dosarele aflate n executare silit i va urmri modul n care au fost ntocmite i nfiinate popririle. 7.5.3. ntiinarea debitorului asupra nfiinrii popririlor .. 7.5.4. Identificarea terilor poprii, nfiinarea de popriri asupra acestora i confirmarea nfiinrii popriri . 7.6. nfiinarea sechestrelor asupra bunurilor mobile 7.6.1. Stabilirea debitelor restante, n urma comunicrii somaiilor i nfiinrii popririlor . 657

7.6.2. nfiinarea sechestrelor asupra bunurilor urmribile 7.6.3. nfiinarea de sechestre pn la nivelul debitelor restante Sechestrele se nfiineaz asupra tuturor bunurilor urmribile ale debitorului, valoarea bunurilor sechestrate nu trebuie s depeasc 150% valoarea debitului restant.. Procesul verbal de sechestru trebuie s conin n mod obligatoriu printre altele denumirea i adresa debitorului, valoarea debitului pentru care se nfiineaz sechestrul, numrul somaiei i titlului executoriu n baza crora se face executarea, descrierea complet a bunurilor sechestrate i menionarea datelor de identificare a acestora, estimarea valorii bunurilor sechestrate. Din analiza dosarelor de executare silit a rezultat ca procedura de executare privind ntocmirea i nfiinarea sechestrelor asupra bunurilor mobile ale debitorilor nu respect ntotdeauna cadrul procedural, astfel: - n circa 50% din dosarele de executare silit analizate nu se declanase procedura de executare silit prin identificarea i sechestrarea bunurilor mobile ale debitorilor, cu toate c somaiile emise i comunicate debitorilor aveau o vechime cuprinse ntre 3 luni i chiar peste 30 luni; - valoarea bunurilor sechestrate nu acoper debitele restante menionate n somaiile de plat, ceea ce face imposibil recuperarea acestora pe calea executrii silite. Precizm c, n unele cazuri la dosare exist anumite liste cu bunuri urmribile identificate la debitor, ns n procesele verbale de sechestru se regsesc doar o parte din acestea, care nu acoper debitul restant n general bunurile au fost sechestrate n prezena debitorilor care au semnat procesele verbale de sechestru, ns au existat i cazuri n care debitorul nu a fost de fa sau nu a vrut s semneze procesul verbal de sechestru. n aceste cazuri procesul verbal de sechestru a fost comunicat ulterior debitorului n cadrul termenului legal. Serviciul de executare silit a mers mai mult n recuperarea debitelor restante pe calea amiabil, pe discuii cu debitorii i contientizarea acestora la plata debitelor restante, sechestrele fiind nfiinate n cazurile n care debitorii nu au dorit nici o colaborare cu instituia Se recomand analiza dosarele de executare silit existente i a stadiului lor de executare, procedarea la identificarea bunurilor mobile urmribile ale debitorilor i aplicarea procedurilor de sechestrare i valorificare a acestor bunuri n vederea recuperrii debitelor. Conductorul serviciului va analiza periodic dosarele aflate n executare silit i va urmri modul n care au fost nfiinate sechestrele. 7.6.4. Ridicarea sau lsare n custodie a bunurilor sechestrate . 7.6.5. Descrierea complet a debitului restant i a bunului sechestrat . 7.7. nfiinarea sechestrelor asupra bunurilor imobile 7.7.1 Intabularea sechestrului la Oficiul de carte funciar . 7.7.2. Descrierea complet a debitului restant i a bunului imobil sechestrat i a obligaie de a achita debitul n termen de 15 zile Sechestrele pentru bunuri imobile se nfiineaz asupra tuturor bunurilor urmribile ale debitorului. Procesul verbal de sechestru trebuie sa cantin n mod obligatoriu printre altele denumirea i adresa debitorului, menionarea debitului, menionarea somaiei i titlului executoriu n baza cruia se face executare, descrierea complet a bunurilor sechestrate i menionarea datelor de identificare i a valorii bunurilor sechestrate. Din analiza dosarelor de executare silit a rezultat ca procedura de executare privind ntocmirea i nfiinarea sechestrelor asupra bunurilor imobile ale 658

debitorilor a rezultat faptul c, din peste 400 dosare de executare silit existente pe rolul serviciului, doar n 9 cazuri procedura de executare silit a fost continuat pn la identificarea i sechestrarea bunurilor urmribile imobile ale debitorului. n general bunurile au fost sechestrate n prezena debitorilor care au semnat procesele verbale de sechestru, ns au existat i cazuri n care debitorul nu a fost de fa sau nu a vrut s semneze procesul verbal de sechestru. n aceste cazuri procesul verbal de sechestru a fost comunicat ulterior debitorului n cadrul termenului legal. Serviciul de executare silit a mers mai mult n recuperarea debitelor restante pe calea amiabil, pe discuii cu debitorii i contientizarea acestora la plata debitelor restante, sechestrele fiind nfiinate n cazurile n care debitorii nu au dorit nici o colaborare cu instituia. Se recomand n cazul tuturor debitelor restante pentru care nu exist identificate bunuri urmribile pn la nivelul debitului, se va proceda la identificarea de bunuri imobile ale debitorului i sechestrarea lor n vederea valorificrii i recuperrii debitului restant.

7.8. Organizarea licitaiilor i valorificarea bunurilor 7.8.1. Stabilirea i organizarea licitaiilor n termen . 7.8.2. Efectuarea publicitii bunurilor scoase la vnzare . 7.8.3. ntiinarea debitorului, custodelui i a celorlalte persoane despre locul, data i ora licitaiei 7.8.4. Reluarea n termen a licitaiilor n cazul neajudecrii bunurilor Din analiza documentelor existente la cele 9 dosare de executare silit unde au fost sechestrate bunuri imobile s-a constatat c nu a fost organizat i realizat nici o licitaie public n vedere valorificrii bunurilor i recuperrii debitelor restante, cu toate c procesele verbale de sechestru erau ntocmite de circa 2-3 ani. Totodat, bunurile imobile sechestrate nu erau nici evaluate. La nivelul Serviciului Executare silit a debitelor restante nici nu se mai tia de procesele verbale de sechestru bunuri imobile nfiinate. Pn n prezent debitele nu au fost recuperate, n schimb acestea s-au majorat continuu urmare a dobnzilor i penalitilor calculate De asemenea, analiza celor 7 dosare de executare silit selectate la care au fost identificate i sechestrate bunuri mobile ale debitorilor, a reliefat faptul c doar n dou cazuri au fost planificate i organizate licitaii. Licitaiile au fost organizate o sigur dat pentru cele dou dosare, la acestea nu s-au prezentat licitatori i nu au mai fost reluate. Precizm c vechimea sechestrelor de bunuri mobile nfiinate este cuprins ntre 2 i 5 ani. Pn n prezent debitele nu au fost recuperate, din contr acestea au crescut ca urmare a majorrilor i penalitilor calculate. Din explicaiile date de eful Serviciului Executare silit a debitelor restante a rezultat c, pn la data controlului la nici un dosar de executare silit care a fost constituit n cadrul serviciului nu s-a ajuns s fie valorificate bunuri ale debitorilor prin licitaie public. Toate ncasrile sau recuperrile de debite n realizate de serviciu au fost pe cale amiabil, prin discuii cu contribuabilii i convingerea acestora s plteasc debitele restante. Se recomand realizarea unei discuii cu debitorii stabilirea unor termene maxime de 15 zile de plat, iar n caz de neplat se va proceda la planificarea i organizarea de licitaii n toate cazurile n care au fost sechestrate bunuri n vederea valorificrii lor.

659

7.8.5

Stabilirea i recuperarea cheltuielilor cu executarea silit

7.9. Distribuirea sumelor ncasate n urma licitaiilor 7.9.1. Respectarea prioritilor i a ordinii n distribuirea sumelor . 7.9.2. Respectarea termenelor de distribuirea sumelor ncasate prin licitaie .. 7.9.3. ntocmirea procesului verbal de distribuire a sumelor .. 7.10. nchiderea dosarului i stingerea creanei 7.10.1. Urmrirea lichidrii ntregului debit .. 7.10.2. nchiderea dosarului de executare silit 8. Realitatea evidenelor contabile i a situaiilor ale entitii publice locale privind veniturile din impozite i taxe locale 8.1.Organizarea i conducerea evidenei veniturilor din impozite i taxe locale 8.1.1. Evidena creanelor bugetare nregistrarea creanelor bugetare stabilite prin actele de control sau declarate de contribuabili s-a realizat cu ntrzierea n evidena analitic pe debitor n unele cazuri, iar n altele nu au fost nregistrate. Debitele provenite din amenzi nu au fost nregistrate n toate cazurile n evidena analitic, n condiiile n care unele din contravenii aveau o vechime de peste 1 an de zile, ceea ce presupune c ncasarea acestora pe calea executrii silite era prescris. Consecina este c debitele aflate n evidena analitic pe debitor nu reflect realitatea, ntocmirea i constituirea dosarelor de executare silit i declanarea procedurii s-a realizat pentru debite mai mici fa de cele real datorate de contribuabili. Unele dintre debitele care nu au fost ncasate n termen i pentru care nu s-a declanat procedura de executare silit n termen, datorit nenregistrrii lor, s-au prescris. Se recomand realizarea unei confruntri a declaraiilor depuse de contribuabili, proceselor verbale de control i de contravenie, a deciziilor de calcul de accesorii, cu nregistrrile efectuate n evidenele analitice i punerea acestora de acord, n sensul evidenierii reale a debitelor datorate de contribuabili. 8.1.2. Stingerea creanelor bugetare ncasarea debitelor de la contribuabili se realizeaz direct la ghieul amplasat n incinta entitii, prin sistemul informatic, precum i prin utilizarea a doi ncasatori de teren, care se deplaseaz zilnic la contribuabili i ncaseaz debitele. Potrivit metodologiei, acetia zilnic au 660

obligaia s depun sumele ncasate la casieria unitii. Examinarea modului de ncasare a debitelor de la contribuabili, de ctre cei doi ncasatori, depunere i nregistrare a acestora a pus n eviden faptul c pentru aproximativ 60% din cazuri sumele ncasate de la contribuabili au fost depuse cu ntrziere, n unele cazuri depunerea s-a realizat chiar la 30 zile de la ncasare. Pe timpul evalurii au fost formulate un numr de 25 adrese ctre contribuabili, prin care sa solicitat confirmarea de ctre acetia a debitelor achitate n cursul anului ctre ncasatori de teren. Urmare rspunsurilor primite de la contribuabili i confruntrii cu datele din chitanele existente asupra ncasatorilor s-a constatat n cinci cazuri c acestea nu corespund. A fost solicitat efectuarea unui control de ctre organele specializate. Urmare controlului s-a stabilit c, unul din ncasatori a ntocmit copiile chitanelor care se aflau la chitanier pentru debitul existent n evidena unitii administrativ-teritoriale, iar pe originalul chitanei care l-a nmnat contribuabilului a menionat o sum mai mare, pe care si-a nsuit-o fr justificare. Responsabilii cu atribuii specifice din cadrul serviciilor de colectare impozite i taxe locale nu au realizat nici o verificare gestionar asupra celor doi gestionari n ultimi doi ani de zile, lipsa controalelor ierarhice a dat posibilitatea ncasatorilor de a realiza neregulile constatate. Analiza datelor nregistrate n jurnalele de ncasri, cu datele menionate pe chitanele de ncasare aflate la chitanier a rezultat c sumele ncasate au fost depuse n totalitate, ns depunerea s-a realizat cu ntrziere. Urmare verificrii modului n care sumele ncasate i nregistrate n jurnalele de ncasri au fost operate n evidenele analitice pe pltitor, au fost identificate cazuri n care numele menionat pe chitana de ncasare nu corespunde cu numele contribuabilului n contul cruia au fost operate ca fiind ncasate sumele, ceea ce presupune c sumele respective ncasate au fost operate greit n evidena primar i contabil a entitii. Se recomand analiza tuturor ncasrilor efectuate de cei doi ncasatori i urmrirea n contabilitate, respectiv evidena analitic pe pltitor asupra corectitudini modului de stingere a obligaiilor fiscale ale contribuabililor 8.1.3. Conformitatea acordrii de scutiri la plata impozitelor i taxelor locale 8.1.4. Prelucrarea, centralizarea i reflectarea n contabilitate a operaiunilor consemnate n documentele justificative La nivelul entitii sunt conduse dou registre de cas, un registru inut la nivelul casieriei centrale unde sunt evideniate ncasrile efectuate zilnic la ghieu i unul inut de ncasatorii de teren. Acesta din urm este completat de cei doi ncasatori cu sumele ncasate, iar exemplarul nr. 1 mpreun cu documentele justificative (chitanele emise ctre contribuabili) este depus la casieria central a entitii. La casierie este realizat o singur operaiune, respectiv cea privind soldul filei jurnalului de cas. La nivelul casierie operaiunile zilnice sunt introdu-se n sistem informatic, chitanele de ncasare sunt i ele listate informatic i apoi nmnate contribuabililor. La sfritul zile este listat registrul de cas care este semnat de casier i depus mpreun cu documentele justificative ntr-un dosar . Casiera nu realizeaz nici o verificare sau punctaj asupra operaiunilor efectuate comparativ cu documentele justificative eliberate, urmrete doar ca soldul din registrul de cas s corespund cu numerarul din casierie. Totodat controlul ierarhic asupra operaiunilor de cas nu este realizat de nici o persoan, cu toate c aceast activitate este responsabilizat la dou posturi din cadrul serviciului contabilitate. Totodat nregistrrile n Registrul de cas nu sunt realizate distinct pentru fiecare 661

operaie n parte. Conducerea la nivelul entitii a mai multor registre de cas nu permite o verificare corect a operaiunilor realizate n numerar, iar nregistrrile contabile efectuate n evidena analitic pe pltitor nu reflect realitatea. Se recomand conducerea unui singur registru la nivelul entitii,iar operaiunile n numerar efectuate s se evidenieze distinct n registrul de cas . 8.1.5. ntocmirea documentelor justificative privind ncasarea i stingerea creanelor bugetare 8.2.Organizarea contabilitii veniturilor din impozite i taxe locale 8.2.1. Realitatea informaiilor furnizate de evidena financiar-contabil .. 8.2.2. Reflectarea n contabilitate a operaiunilor cu ajutorul conturile contabile .. 9. Fiabilitatea sistemului informatic privind administrarea impozitelor i taxelor locale 9.1. Utilizarea echipamentelor 9.1.1. ntreinerea i utilizarea calculatoarelor . 9.1.2. Realizarea prelucrrii informatice . 9.2.Administrarea eficient a programelor 9.2.1. Dac este asigurat responsabilitatea n utilizarea programelor 9.2.2. Dac programele sunt adecvate programelor la necesitile departamentului La nivelul direciei este implementat aplicaia ATLAS, care este integrat la sistemul informatic al entitii, potrivit creia activitatea de colectare a impozitelor i taxelor este integrat cu activitile specifice de eviden contabil, cu informaiile despre proprieti i terenuri, cuprinse i gestionate n fiele cadastrale i cu informaiile despre proprietari, deinute i actualizate n registrele de stare civil. Urmare examinrii privind primirea i transmiterea datelor i informaiilor s-a constatat c, acest program cu toate c este integrat sistemului informatic al entitii, el nu funcioneaz n acest sens. Astfel toate informaiile privind impozitele i taxele operate n contul contribuabililor sunt introduse manual, precum i plile fcute de ctre acetia n contul impozitelor datorate. Pentru nregistrarea n contabilitate a tuturor operaiunilor efectuate acestea sunt preluate pe dischet (sau alt dispozitiv specific) i introduse n cadrul programelor ce funcioneaz la nivelul acestor servicii. Cu toate c la nivelul entitii sistemul informatic utilizat este unul ce permite integrarea datelor i programelor, exist anumite programe i aplicaii care nu au fost adaptate acestui sistem i care funcioneaz independent, ceea ce face ca informaia s fie preluat pe alte dispozitive i introdus n program. 662

Se recomand crearea unor sisteme, aplicaii care s contribuie la integrarea tuturor programelor i aplicaiilor utilizate de entitate astfel nct preluarea i transmiterea informaiilor prelucrate s se fac electronic, eliminnd riscul erorilor, pierderii sau utilizrii n alte scopuri a acestora. 9.2.3. Dac programele informatice utilizate n cadrul departamentului sunt gestionate eficient 9.2.4. Asigurarea bunei funcionri a programelor . 9.3. Adecvarea datelor introduse i prelucrate 9.3.1. Asigurarea corectitudinii datelor introduse n programele utilizate . 9.3.2. Conformitatea prelucrrii datelor 9.4. Implementarea de controale adecvate n utilizarea programelor 9.4.1. Asigurarea securitii aplicaiilor prin utilizarea programelor antivirus Potrivit politicii de securitate toate staiile de lucru trebuie s aib instalate programe antivirus, care s verifice staia de lucru la pornire, s monitorizeze toate programele i aplicaiile active, mesajele primite i totodat s verifice automat la intervale regulate actualizrile i prelucrrile din program. n unele cazuri configuraia programului antivirus a fost modificat pentru a ntrerupe monitorizarea ntregii activiti i verificarea e-mail-ului i, n special, a fiierelor anexate. Configuraia antivirusului a fost modificat deoarece s-a considerat c programul antivirus are un efect negativ asupra performanei sistemului. Examinarea programelor utilizate pe staiile de lucru la care a fost schimbat configuraia antiviruilor a pus n eviden c acestea erau infectate cu virui. Cauza o constituie lipsa monitorizrii permanente a staiilor de lucru cu privire la funcionarea programelor antivirus, precum i responsabilizarea utilizatorilor n cazul n care dezactiveaz un program antivirus. Se recomand aplicarea cu rigurozitate a standardele i procedurile ant-virus implementate pe staia de lucru, precum i constituirea unor echipe pentru efectuarea de verificri antivirus la nivelul tuturor staiilor de lucru din cadrul direciei, configurarea corect n cazurile n care aceste programe au fost dezactivate, stabilirea de responsabiliti n cazul n care acestea sunt dezactivate i produc disfunciuni n cadrul organizaiei. 9.4.2. Adecvarea controalelor interne n cadrul programelor utilizate 9.4.3. Asigurarea caracterului secret al datelor . 9.5. Organizarea securitii informaiilor prelucrate 9.5.1. Asigurarea securitii informaiilor introduse i prelucrate n cadrul 663

programelor Entitatea a achiziionat i utilizeaz n realizarea activitilor Pachetul de programe LOTUS, ns din examinarea programelor instalate pe staiile de lucru selectate s-a constatat c pe dou staii de lucru utilizatorii care le deserveau folosesc programe aferente pachetului Microsoft Office fr ca pentru acestea existe achiziionate licene. Aceste programe au fost instalate folosind coduri piratate. Sistemul IT al entitii publice nu este configurat astfel nct s permit alertarea administratorului de sistem n cazul utilizrii unor astfel de programe, fr licen. Situaia a fost generat de faptul c la nivelul celor dou staii de lucru sunt primirea din afara entitii diverse informaii cu privire la identitatea contribuabililor, domiciliul/sediul acestora, date privind raportrile economico-financiare ale acestora, a cror fiiere electronice sunt scrise n alte programe i nu pot fi preluate i deschise cu programele existente. Se recomand inventarierea tuturor staiilor de lucru pentru a stabili situaia real cu privire la utilizarea programelor fr licen i luarea msurilor de dezinstalare a acestora. Realizarea unei analize complexe n urma creia managementul entitii publice s decid asupra oportunitii achiziionrii unui numr adecvat de licene Microsoft Office. 9.6. Asigurarea accesului la programele direciei 9.6.1. Asigurarea accesului la program 9.6.2. Fiabilitatea parolelor Majoritatea salariailor din cadrul entitii publice, prin natura sarcinilor de serviciu, trebuie s acceseze mai multe subsisteme IT care folosesc nume de utilizator i parole diferite. Programele i aplicaiile sunt concepute astfel nct pentru accesul la fiecare dintre acestea trebuie folosit nume de utilizator i parol diferite, n loc s se foloseasc acelai nume de utilizator i parol indiferent de programul din cadrul direcie la care se conecteaz angajatul, cu condiia ca acesta s fie pe acelai nivel de acces. Parolele utilizate sunt comune, respectiv a parol poate fi folosit de mai muli utilizatori, acestea sunt comunicate des ntre utilizatorii crora le-au fost acordate. n aceste condiii sistemul de parole nu mai are funcii principale de restricionare putnd fi accesat i de persoane neautorizate, iar n situaia apariiei unor incidente nu se pot stabili responsabilitile aferente. n cadrul direciei exist o problem deosebit, referitoare la programul informatic privind Evidena analitic pe pltitor, program la care nu exist nici o restricie, acesta fiind accesat de toi salariaii direciei, dar nu numai c poate fi accesat acetia pot face i anumite operaii n acest program. Reprezint a problem grav deoarece prin acest program se gestioneaz evidena tuturor impozitelor i taxelor pe fiecare contribuabil care le datoreaz, precum i stingerea acestora n cazul plii, ori permiterea accesului tuturor salariailor din cadrul direciei, precum i posibilitatea acestora de a efectua diverse operaiuni n cadrul programului poate duce la apariia de neconformiti, de operaii nereale n debitele contribuabililor. Se recomand realizarea unui proces de reenginering astfel nct salariaii din cadrul direciei s poat accesa numai programele i aplicaiile de care au nevoie att n vizualizare, ct i cu privire la realizarea de operaii sau prelucrrii n cadrul acestuia.

* * 664

Precizm faptul c, constatrile prezentate au la baz probe de audit, obinute pe baza testelor efectuate, consemnate n documentele de lucru ntocmite de ctre echipa de auditori i nsuite de ctre factorii de management ai entitii. Aceste evaluri au fost discutate i recomandrile auditorilor au fost acceptate n edina de nchidere a misiunii i au fost apreciate de ctre participani ca fiind realiste i fezabile. Considerm c rezultatele evalurii auditorilor interni privind Administrarea impozitelor i taxelor locale se nscriu n parametri normali pentru aceast perioad de consolidare a implementrii activitii de audit intern n cadrul entitilor. De asemenea, prin implementarea recomandrilor echipei de auditori activitatea Direciei de Impozite i Taxe locale va cunoate o ameliorare semnificativ. Structura auditat are obligaia s respecte Programul de aciune i Calendarul implementrii recomandrilor i s raporteze periodic echipei de auditori interni stadiul implementrii acestora. Prezentul proiect de Raport de audit intern a fost ntocmit n baza tematicii n detaliu a obiectelor auditabile selectate, a Programului de audit i a Programului de intervenie la faa locului, a constatrilor efectuate n procedurile de colectare a dovezilor, din timpul interveniei pe teren, i s-au materializat n elaborarea de FIAP-uri i FCRI-uri care au fost preluate n Raportul de audit intern. Data: 20.06.2010 Auditori interni, Ionescu Adrian Popescu Nicolae Vasilescu Adrian Supervizor, Georgescu Cristian Pentru conformitate, Director Direcia Impozite i Taxe Locale ..

Not: Proiectul de raport de audit intern concretizeaz activitatea auditorilor interni prin prezentarea cadrului general de desfurare a activitii entitii, obiectivelor, constatrilor, concluziilor i recomandrilor obinute n urma misiunii realizate, ct i aria i metodologia de audit, tehnicile de colectare i de analiz a dovezilor de audit utilizate. La elaborarea Proiectului de raportul de audit intern, auditorul folosete dovezile de audit raportate n Fiele de Identificare i Analiza a Problemelor i n Formularul de Constatare i Raportare a Iregularitilor i n celelalte documente de lucru.

665

666

Procedura P14:

REUNIUNEA DE CONCILIERE

Entitatea Public Serviciul de audit public intern

MINUTA EDINEI DE CONCILIERE

Misiunea de audit: Stabilirea i colectarea taxelor i impozitelor locale Perioada auditat: 01.07.2008 31.03.2010 ntocmit: Popescu Nicolae/Ionescu Adrian Data: 30.06.2010 Avizat: Georgescu Cristian Data: 30.06.2010 A. Lista participanilor:

Numele Georgescu Cristian Popescu Nicolae Ionescu Adrian Minc Cristian Negru Adrian Ciobanu Vasile Butnaru Lenua Vasilescu George Toma Eugen Stnescu Ioana Istrate Viorica Goran Eugen Dobroiu Alexandru

Funcia Sef serviciu Auditor intern Auditor intern Director Sef serviciu ef serviciu ef serviciu ef serviciu ef serviciu ef serviciu Sef serviciu ef serviciu ef serviciu

Direcia/ Serviciul SAI SAI SAI Direcia impozite i taxe locale Serviciul 1 colectare impozite i taxe locale Serviciul 2 colectare impozite i taxe locale Serviciul executarea silit a debitelor restante Serviciul 1 control contribuabili Serviciul 2 control contribuabili Asisten contribuabili Gestiune dosare fiscale Serviciul financiar contabilitate Serviciul IT

Nr. telefon

E-mail

Semntura

667

B. Stenograma edinei n cadrul edinei de conciliere s-a discutat asupra constatrilor i recomandrilor cuprinse n proiectul Raportului de audit, iar reprezentanii structurii auditate au reiterat o parte din problemele cu care se confrunt i anume: - activitatea privind colectarea impozitelor i taxelor locale reprezint o problem dificil datorit gradului de nenelegere al contribuabililor cu privire la aceast obligaie de plat; - complexitatea activitilor executate n cadrul direciei i neatractivitatea nivelului salariului pentru atragerea personalului specializat, precum i lipsa unui sistem motivaional; - fluctuaia mare a personalului implicat n activitatea de colectare a obligaiilor bugetului local, precum i n activitatea de control exercitat la contribuabili cu privire la declararea, evidenierea i plata impozitelor i taxelor locale; - neacoperirea pe perioade mari de timp a posturilor, ceea ce a dus la suprancrcarea personalului existent; Cu privire la constatrile i recomandrile formulate, conducerea entitii a formulat dou puncte de vedere, respectiv: - cu privire la cadrul procedural s-a specificat c, n prezent se afl n proces de elaborare i implementare procedurile de lucru pentru toate activitile desfurate n cadrul entitii i pn la sfritul anului acesta va fi implementat. Auditori interni au reinut acest aspect i-l vor avea n vedere la definitivarea formei de elaborare a recomandrilor, iar termenele de implementare vor ine seama de aciunile planificate de entitate pentru implementarea acestui program. - cu privire la executarea silit s-a susinut c n unele cazuri aceasta este imposibil de realizat, deoarece debitele sunt n general mici i nu poi s pui sechestru pe un bun imobil i s-l vinzi prin licitaie public, n vederea recuperrii unui debite de cteva sute de lei sau mii de lei. Auditori interni i-au nsuit parial punctul de vedere susinut de structura auditat, deoarece sunt i debite de ordinul zecilor de mii de lei, unde nu s-a procedat n nici un fel la aplicarea procedurilor de executare silit. Totodat, s-a precizat c executarea silit trebuie adaptat la necesiti, respectiv n aceste cazuri n care debitele restante sunt de ordinul a sute de lei sau mii de lei, nu trebuie nfiinate sechestre pe bunuri imobile, trebuie identificate conturile bancare, locurile de munc i nfiinate popriri, inclusiv asupra terilor poprii (spre exemplu angajatorul). - n unele situaii colectarea n termen a obligaiilor fiscale curente de la contribuabili se face foarte greu datorit nenelegerii acestora de a le plti i ca atare recomandrile care privesc creterea gradului de colectare ar trebui revizuite n sensul meninerii condiiilor actuale, ns s fie intensificate msurile de informare. Auditori interni nu i-au nsuit acest punct de vedere deoarece, din analiza aciunilor de contientizare a contribuabililor la plata acestora a rezultat c acestea au fost aproape inexistente, din contr personalul care realizeaz aceste activiti pe lng faptul c nu au o pregtire corespunztoare i cunotinele i abilitile necesare aceste activiti, nu au nici nu comportament adecvat n lucrul cu ceteanul. Totodat materialele publicitare i cele publicate n mass-media nu ofer o imagine integrat asupra impozitelor i taxelor locale. n urma concilierii, structura auditat a hotrt inventarierea tuturor dosarelor de executare silit aflate pe rol, urmrirea etapelor procedurale parcurse i luarea msurilor de continuare a 668

acestora, inclusiv cu valorificarea bunurilor sechestrate acolo unde contribuabili refuz s-i achite debitele restante. n acelai timp, eful direciei impozite i taxe locale a pus n eviden importana i necesitatea procedurilor scrise i formalizate pentru toate activitile, ct i actualizarea fielor posturilor i a stabilirii responsabililor pentru toate activitile specifice direciei. Aciune care va fi finalizat n circa 3-4 luni de zile i care va contribui la responsabilizarea ntr-o msur foarte mare personalul din cadrul direciei. Pentru implementarea recomandrilor i remedierea problemelor constatate structura auditat a ntocmit i ne-a prezentat un plan de aciune i calendar de implementare, prin care s-au stabilit persoanele responsabile pentru implementare, etapele i termenele de realizare. Acesta va fi analizat de auditori i dup aprobarea raportului de audit vor fi comunicate recomandrile aprobate i punctul de vedere cu privire la aciunile de implementare stabilite n vederea implementrii acestora. Pentru toate celelalte constatri, structura auditat nu a formulat obiecii fiind de acord cu acestea, recunoscnd deficienele din activitatea specific.

Not: Scopul edinei de conciliere este de a analiza constatrile i concluziile i de a valida definitiv recomandrile i planul de aciune elaborat pentru implementarea acestora, modalitile de punere n practic, responsabilii i calendarul de implementare. Participani vor fi persoanele prezente la edina de nchidere, conductorul structurii auditate i persoanele responsabile cu punerea n practic a aciunilor stabilite. edina de conciliere trebuie organizat n termen de 10 zile de la data primirii punctului de vedere al auditatului.

669

670

Procedura P15:

RAPORTAREA MISIUNI DE AUDIT INTERN

ENTITATEA PUBLICA DIRECIA DE AUDIT INTERN

RAPORT DE AUDIT INTERN

MISIUNEA DE AUDIT INTERN

STABILIREA I COLECTAREA IMPOZITELOR I TAXELOR LOCALE

BUCURETI 2010

671

CAPITOLUL I

DATE DE IDENTIFICARE A MISIUNII DE AUDIT INTERN

Echipa de auditare - a fost format din: Ionescu Adrian, auditor superior, coordonator Popescu Nicolae, auditor superior Vasilescu Adrian, auditor superior Ordinul de efectuare a misiunii de audit - auditarea activitilor cuprinse n Planul de audit intern pe anul 2010, s-a fcut n baza Ordinului de serviciu nr. 234632/12.04.2010. Baza legal a aciunii de auditare: Planul de audit intern pe anul 2010, aprobat de conducerea entitii publice; Legea nr. 672/2002 privind auditul public intern; OMFP nr. 38/15.01.2003 pentru aprobarea Normelor generale de privind exercitarea activitii de audit public intern. Normele proprii de audit public intern ale entitii, avizate i aprobate de conducere, privind exercitarea activitii de audit intern n cadrul entitii Durata misiunii de audit: 03.05.2010 15.06.2010. Perioada auditat: 01.01.2009 - 31.03.2010 Scopul aciunii de auditare const n: asigurarea conducerii c obiectivele stabilite n domeniul colectrii impozitelor i taxelor locale sunt n concordan cu direciile de dezvoltare ale entitii; asigurarea conducerii asupra eficienei msurilor luate privind creterea gradului de colectarea impozitelor i taxelor locale; asigurarea aplicrii corecte a msurilor de executare silit n cazul contribuabililor care nu-i pltesc impozitele i taxele datorate bugetului local; asigurarea reflectrii corecte n contabilitate a veniturilor din impozitele i taxele locale. Obiectivele aciunii de auditare au urmrit: Asigurarea cadrului organizatoric adecvat desfurrii activitii de administrare a impozitelor i taxelor locale; Organizarea i desfurarea activitii de asisten a contribuabilului; Organizarea evidenei pltitorilor de impozite i taxe locale; Stabilirea impozitelor i taxelor locale; Verificarea legalitii i conformitii declaraiilor fiscale i a ndeplinirii obligaiilor de 672

ctre contribuabili; Colectarea impozitelor i taxelor locale; Stingerea prin executare silit a creanelor fiscale aferente impozitelor i taxelor locale; Realitatea evidenelor contabile i a situaiilor financiare ale entitii publice locale privind veniturile din impozite i taxe locale; Fiabilitatea sistemului informatic privind administrarea impozitelor i taxelor locale. Tipul de auditare - audit de conformitate/regularitate.

Tehnici de audit intern utilizate: verificarea se realizeaz n vederea asigurrii validitii, realitii i acurateei nregistrrilor n contabilitate a documentelor i a concordanei cu legile i regulamentele n vigoare, precum i a eficacitii controlului intern prin cu ajutorul urmtoarele tehnici de verificare: comparaia: pentru confirmarea identitii unor informaii, dup obinerea lor din dou sau mai multe surse diferite; examinarea: pentru detectarea erorilor i/sau iregularitilor; recalcularea: verificarea algoritmilor de calcul i a calculelor matematice; punerea de acord: pentru realizarea procesului de potrivire a doua categorii diferite de nregistrri; confirmarea: pentru solicitarea informaiilor din mai multe surse independente cu scopul validrii acestora; garantarea: pentru verificarea realitii tranzaciilor nregistrate pornind de la examinarea nregistrrilor spre documentele justificative; urmrirea: pentru verificarea modului n care au fost elaborate procedurile, pentru verificarea documentelor justificative spre articolul contabil n vederea verificrii dac toate operaiunile au fost nregistrate. observarea fizic: const n urmrirea unui proces sau a unei proceduri, prin care auditorul i formeaz o imagine de ansamblu asupra structurii auditate; interviul, notele de relaii: se realizeaz de ctre auditorii interni prin intervievarea persoanelor auditate, implicate i interesate i informaiile primite, care trebuie s fie susinute de documente. Pentru eventualele explicaii suplimentare se solicit note de relaii; analiza: const n descompunerea unei entiti n elemente, care pot fi izolate, identificate, cuantificate i msurate distinct. Instrumentele de audit intern utilizate: Chestionarul de luare la cunotin - CLC: pentru obinerea unor informaii referitoare la contextul socio-economic, organizare intern, funcionarea entitii/structurii auditate; Chestionarul de control intern - CCI: orienteaz auditorii interni n activitatea de identificare obiectiv a disfunciunilor i cauzelor reale ale acestora. Acesta a fost utilizat pentru evaluarea instrumentelor de control existente, mpreun cu alte informaii relevante pentru audit, pe parcursul desfurrii misiunii de audit intern; List de verificare - LV: pentru stabilirea condiiilor de regularitate pe care trebuie s le ndeplineasc fiecare domeniu auditabil. Cuprinde un set de operaii ce trebuie parcurse de auditor pentru a analiza activitile de control intern ncorporate n proceduri, existena responsabilitilor pentru efectuarea acestora i permite stabilirea testelor de conformitate atunci 673

cnd sunt semnalate diferite disfuncionaliti; Fia de identificare i analiz a problemelor FIAP: ntocmit pentru fiecare disfuncionalitate constatat; Formularul de constatare i raportare a iregularitilor FCRI: ntocmit cu scopul de a informa conducerea direciei cu privire la iregularitatea constat. Documente i materiale examinate n cadrul Direciei de Impozite i Taxe locale - verificarea la faa locului a vizat documentaia aferent perioadei auditate, respectiv 03.05. 15.06.2010, care a cuprins urmtoarele: legi i regulamente aplicabile structurii auditate; organigrama Direciei de impozite i taxe locale; Regulamentul de Organizare i Funcionare; Fiele posturilor; Proceduri de lucru; Rapoarte de evaluare; Evidenele analitice pe pltitor; Evidenele privind debitele restante; Dosarele aflate n executare silit; Popririle nfiinate; Programele de control; Hotrrile Consiliului local; Autorizaii, avize, certificate eliberate i notele de fundamentare ale hotrrilor Strategia n domeniul impozitelor i taxelor locale; Evidene analitice i sintetice etc.

Documente i materiale ntocmite pe timpul auditrii: documentaia aferent analizei riscurilor; tabelul puncte tari i puncte slabe; tematica n detaliu a misiunii de audit intern; programul de audit intern; programul interveniei la faa locului; liste de verificare structurate pe obiective; foi de lucru pentru stabilirea eantioanelor; chestionare de control intern; teste; liste de control; fie de identificare i analiz a problemelor constatate - FIAP-uri; formulare de constatare i raportare a iregularitilor - FCRI-uri; proiectul raportul de audit intern; minutele edinelor de deschidere, de nchidere i de conciliere; Raportul de audit intern; planul de aciune i calendarul de implementare a recomandrilor; fia de urmrire a implementrilor recomandrilor. foi de lucru privind descrierea activitilor auditate; documente de lucru; note de relaii 674

interviuri.

Organizarea Direciei de Impozite i Taxe locale Direcia de impozite i taxe locale a funcionat n perioada supus auditrii cu un numr de 76 salariai, din care un 7 posturi de conducere un director, un director adjunct i 5 efi de serviciu. Organizarea i funcionarea direciei se desfoar conform organigramei i Regulamentului de organizare i funcionare. Pentru toi salariaii au fost ntocmite fie ale posturilor prin care s-au stabilit relaiile ierarhice de subordonare i de colaborare, precum i sarcinile de serviciu.

II. CONSTATRI

II. CONSTATRI I RECOMANDRI Prezentam principalele constatri, consecinele care s-au produs sau care ar putea sa apar n perioada imediat urmtoare, precum i recomandrile formulate n vederea corectrii disfuncionalitilor semnalate sau ale celor care pot s survin, diminurii riscurilor existente i mbuntirii sistemelor de management i control intern al activitilor auditate cu scopul facilitrii atingerii obiectivelor prestabilite.

2. Asigurarea cadrului organizatoric adecvat desfurrii activitii de administrare a impozitelor i taxelor locale; 1.2. Adecvarea strategiei structurii la obiectivele i direciile de dezvoltare ale entitii 1.1.1. Dac obiectivele strategice sunt definite n concordan cu direciile de dezvoltare ale entitii La stabilirea i definirea obiectivelor strategice cu privire la colectarea veniturilor din impozite i taxe locale nu s-a luat n calcul resursele i posibilitile efective de realizare de care dispune entitatea. Din analiza modului de definire i stabilire a obiectivelor strategice s-a constatat c acestea nu ntrunesc n totalitate caracteristicile definitorii astfel nct prin implementarea sau realizarea lor s asigure realizarea direciilor de aciune ale entitii, respectiv: 1) Arieratele entitii, reprezentnd impozite i taxe locale restante reprezint circa 45% din totalul veniturilor preconizate a fi ncasate i provin de la un numr foarte mare de contribuabili. n cadrul direciilor strategice de aciune ale entitii este prevzut aciunea de ncasare n totalitate a arieratelor ntr-o perioad de 3 ani. Aceast direcie de aciune a fost stabilit fr a ine cont de volumul activitilor necesare a fi derulate cu privire la aplicarea procedurilor de executare silit, n special identificarea bunurilor urmribile ale debitorilor, sechestrarea acestora, evaluarea i vnzarea prin licitaie public, precum i fr a se ine cont de resursele umane existente n cadrul 675

serviciului specializat i responsabil cu ncasarea debitelor restante prin executare silit, care este format doar din doi salariai i de condiiile actuale privind constrngerile angajrii de personal nou, urmare crizei actuale. 2) Analiza fielor posturilor pentru salariaii direciei a pus n eviden c sarcinile acestora au rmas n continuare aceleai, nu au fost actualizate cu noile activiti. Totodat, nu s-a urmrit utilizarea calitilor profesionale ale salariailor n dezvoltarea activitilor direciei. 3) Entitatea i-a planificat obiective strategice care conduc la dezvoltare, iar n domeniul stabilirii i colectrii impozitelor i taxelor locale creterea gradului de colectare pn aproape de 100%, inclusiv pentru arierate, ns nu a realizat i a analiz a posturilor i a activitilor i atribuiilor alocate pe serviciile funcionale, astfel nct s existe un echilibru ntre obiectivele planificate, resursele disponibile i organizarea funcional. Analiza direciilor de aciune privind dezvoltare entitii i a aciunilor stabilite n realizarea obiectivelor strategice a pus n eviden c exist un echilibru ntre acestea, respectiv aciunile planificate a fi realizate cu privire la stabilirea i colectarea impozitelor i taxelor locale acoper i conduc la realizarea direciilor de aciune strategice. Realizarea obiectivele individuale stabilite salariailor nu asigur i atingerea rezultatelor obiectivelor strategice. Se recomand realizarea unei analize diagnostic a resurselor existente i a celor necesare n viitor pentru atingerea obiectivelor strategice, stabilirea necesitilor i gsirea soluiilor de asigurare a acestora sau corelarea aciunilor de implementare a obiectivelor strategice n raport de resursele existente i atingerea performanei. Dac sunt dezvoltate planuri de aciune privind implementarea strategiei Planurile de activitate anuale nu sunt convergente cu planul multianual, ceea ce a condus la nestabilirea i neresponsabilizarea n sarcina salariailor a tuturor aciunilor necesare implementrii direciilor strategice. Analiza activitilor stabilite n cadrul planului multianual a pus n eviden c nu toate aciunile stabilite n planul multianual se regsesc n cadrul planurilor anuale. Exemplificm aici aciunile stabilite cu privire la acordarea asistenei contribuabililor i aciunile stabilite cu privire la stingerea arieratelor, n special a celor cu o vechime de peste un an de zile, prin declanarea procedurilor de executare silit pentru toate debitele. Totodat, analiza a mai pus n eviden c aciuni stabilite activitilor definite n cadrul planurilor anuale nu se regsesc stabilite la nivelul posturilor, ceea ce conduce la faptul c acestea nu sunt realizate sau n cazurile n care sunt realizate nu exist nici o responsabilitate cu privire la realizarea lor. Nevoia de mbuntire a performanei direciei n raport cu progresele tehnico-informaionale i organizatorice, a creterii eficienei i reducerea costurilor, a presupus definirea n cadrul planului multianual de activiti n acest sens, ns pentru implementarea acestora nu s-a corelat necesarul de resurse cu necesitile de atingere a obiectivelor planului. Totodat, n cadrul planului reducerea costurilor a fost definit i prin reducerea personalului, n condiiile n care direcia i-a propus dezvoltarea de noi activiti, prin aceasta s-au pierdut o serie de competene pe care din lipsa banilor nu le-au putut nlocui prin dezvoltarea altor angajai, ceea ce a dus la nerealizarea activitilor n condiiile de performan stabilite. Capacitatea de a monitoriza eficient resursele financiare utilizate n derularea obiectivelor planului multianual a fost de multe ori deficitar, ceea ce a dus i la costuri suplimentate fa de cele planificate. Nu exist nc un sistem de reglementare i monitorizare a instruirii personalului la nivelul structurilor funcionale, prin care s se asigure comunicarea clar a sarcinilor de realizat, a 676 1.1.3

instrumentelor de aplicat i urmrirea utilizrii acestora, precum i programe de formare care se bazeaz pe dezvoltarea cunotinelor i aptitudinilor profesionale ale salariailor, pe cultivarea capacitii de a asuma responsabilitatea, de a decide i de a conduce activitatea unui grup. Se recomand dezvoltarea unui sistem de pregtire profesional a salariailor care s asigure diseminarea metodologiei din domeniu (legislativ i procedural), ntr-o manier care s dezvolte capacitile manageriale cu privire la planificarea i implementarea unei activiti, proces sau program; analiza direciilor de aciune strategice i elaborarea unor programe de activitate care s acopere n totalitate activitile necesare implementrii strategiei; precum i evaluarea resurselor (financiare, instituionale, programe, personal) necesare implementrii planurilor multianuale de activitate, punerea n echilibru a acestora i monitorizarea utilizrii eficiente a acestora pentru a se asigura ncadrarea n limitele stabilite. 1.1.4. Fundamentarea elementelor de planificare strategic .. 1.2. Definirea i stabilirea obiectivelor 1.2.1. Dac obiectivele generale sunt definite n termeni de impact .. 1.2.2. Dac obiectivele generale acoper direciile strategice de dezvoltare a entitii n privina administrrii veniturilor din impozite i taxe locale .. 1.2.3 Dac obiectivele specifice sunt acoperite de activitile repartizate i realizate n cadrul departamentului Potrivit Programului de control managerial elaborat la nivelul entitii, referitor la componenta,,realizarea veniturilor entitii, am identificat, legat de activitatea de colectare a impozitelor i taxelor locale obiectivul general creterea gradului de colectare a impozitelor i taxelor locale de la contribuabili persoane fizice i juridice i indicatorii stabilii gradul de colectare a impozitelor i taxelor locale curente - 100% ,,gradul de colectare a arieratelor 90%, perioada de implementare a obiectivului general fiind de 3 ani, respectiv perioada de implementare a planului multianual. La nivelul Serviciului Colectarea impozitelor i taxelor locale, n baza acestui obiectiv general au fost stabilite i formulate dou obiective specifice. Pentru aceste obiective nu au fost stabilii i definii indicatori de rezultat. Totodat i la nivelul serviciului Executarea silit a creanelor restante, au fost stabilite dou obiective specifice, pentru care nu au fost definii i stabilii indicatori de rezultat. Din comparaia obiectivului general definit la nivelul entitii i obiectivele specifice definite la nivelul direciei se constat c acestea deriv din obiectivul general, dar nu-l acoper n totalitate. Astfel, n timp ce obiectivul general este definit n condiii de performan, obiectivele specifice sunt definite n condiii de performan doar n cadrul serviciului de colectare. Entitatea si-a stabilit ca indicatori de rezultat doar pentru obiectivul general. La nivelul serviciilor funcionale nu exist nici un indicator stabilit care s asigure realizarea total sau parial a indicatorului general. Aceasta presupune c, la nivelul serviciilor nu exist stabilit nici o responsabilitate cu privire la nivelul impozitelor i taxelor locale ce trebuie colectate, nu exist nici o responsabilitate cu privire la realizarea veniturilor planificate de entitate a fi colectate din debitele curente i restante, mai mult nici mcar nu si-au stabilit obiectivele astfel nct s-i acopere toate activitile responsabilizate. Aceasta afecteaz capacitatea entitii de a-i atinge rezultatele i 677

obine nivelurile de performan stabilite. La stabilirea obiectivelor specifice nu a fost realizat o identificare a activitilor realizate la nivelul fiecrui serviciu i gruparea omogen a acestora n vederea definirii i stabilirii obiectivelor. n acelai timp, nu a fost realizat o evaluare a direciilor generale de aciune ale entitii i indicatorilor stabilii de ctre aceasta cu privire la realizarea veniturilor din impozite i taxe locale i echilibrare cu obiectivele specifice definite. Se recomand analiza politicilor de dezvoltare ale entitii, a obiectivelor generale definite cu privire la colectarea impozitelor i taxelor locale i realizarea veniturilor i stabilirea i definirea obiectivelor specifice astfel nct s le acopere. Totodat s se identifice toate activitile responsabilizate unui serviciu, s fie grupate omogen i s se defineasc obiectivele specifice astfel nct toate activitile ataate acestora, s conduc la un rezultat ateptat, exprimat n indicatori de performan. 1.2.4. Dac stabilirea obiectivelor s-a realizat cu respectarea caracteristicilor SMART 1.3. Definirea i stabilirea atribuiilor 1.3.1. Dac stabilirea atribuiilor s-a realizat n concordan activitile repartizate direciei 1.3.2. Dac complexitatea sarcinilor stabilite posturilor in cont de nivelul postului 1.3.3. Dac atribuiile acoper aria de competen necesar realizrii activitilor Analiza atribuiilor definite fiecruia din serviciile selectate a pus n eviden faptul c, nu ntotdeauna sunt conforme i asigur competena de realizare a activitilor i aciunilor, acestea sunt definite n multe cazuri la modul general, nu indic, prin modul de formulare o aciune, nu asigura un coninut clar, fiind definite sub forma unei relaii funcionale sau avnd caracter de activitate sau sarcin. Spre exemplu, n cadrul serviciului Colectarea impozitelor i taxelor locale, activitile se pot grupa omogen n: activitii privind stabilirea impozitelor, conducerea evidenelor pe pltitor, colectarea impozitelor i taxelor, nregistrarea obligaiilor de plat, operarea plilor. Urmare a analizei efectuate cu privire la definirea atribuiilor acestui serviciu s-a constatat c pentru grupele de activiti reprezentnd nregistrarea obligaiilor de plat ale contribuabililor, respectiv cele declarate, cele impuse din oficiu, cele stabilite n urma controalelor, ct i pentru cele pentru care sunt emise titluri de crean nu sunt stabilite i alocate atribuii. Acest aspect conduce la concluzia c respectivele activiti sunt realizate fr a exista aria de competen necesar alocat. n cadrul serviciului Executarea silit a creanelor restante, activitile se pot grupa omogen n: ntocmirea dosarelor de executare silit, emiterea titlurilor executorii, emiterea somaiilor, nfiinarea popririlor, nfiinarea sechestrelor pentru bunuri mobile, nfiinarea sechestrelor pentru bunuri imobile, planificarea i organizarea licitaiilor, ncasarea sumelor din executare silit, susinerea intereselor entitii n cazul n care procedura de executare silit este contestat, stingerea debitelor. Urmare analizei atribuiilor definite acestui serviciu s-a constatat c pentru grupele de activiti reprezentnd nfiinarea popririlor (identificarea conturilor bancare, elaborarea popririlor pe toate conturile bancare, comunicarea popririlor ctre bnci, urmrirea 678

confirmrii de ctre banc a nfiinrii popririi, comunicarea debitorului asupra popririi nfiinate) i pentru cele privind organizarea licitaiilor i distribuirea sumelor ncasate nu sunt stabilite i alocate atribuii. Aceasta are ca efect inexistena ariei de competen necesar executrii activitii i totodat n cazul unor contestaii cu privire la competena persoanelor care au nfiinat popririle sau organizat licitaiile nu aveau competena necesar realizrii lor, acestea pot fi ctigate ca urmare a unor procese.. Se recomand examinarea tuturor atribuiilor definite la nivelul fiecrui serviciu funcional din cadrul direciei n corelaie cu activitile responsabilizate i executate i urmrirea dac exist competena necesar executrii tuturor activitilor. n cazurile n care competena nu este asigurat se va proceda la stabilirea i definirea de atribuii adecvate i cuprinderea lor n ROF-ul entitii. 1.3.4. Dac responsabilitile stabilite contribuie la realizarea sarcinilor . 1.4. Identificarea i gruparea activitilor 1.4.1. Dac activitile i aciunile sunt ataate n totalitate obiectivelor direciei . 1.4.2. Dac activitile i aciunile contribuie la realizarea obiectivelor n condiii de eficien Din analiza activitilor necesare realizrii obiectivelor specifice stabilite pentru perioada supus evalurii, a rezultat c acestea, n general, asigur conformitatea cu regulamentele i politicile interne, pun n eviden principalele aciuni necesare realizrii obiectivelor, dar aa cum sunt formulate nu au fost identificate n ntregime. Totodat chiar dac sunt materializate n rezultate msurabile, sunt cazuri n care aciunile stabilite n realizarea lor nu sunt aferente activitii respective, astfel: - activitatea de elaborare i nfiinare a popririlor nu este identificat i nu se regsete n cadrul celor dou obiective definite la nivelul serviciului, cu toate c aceasta se execut i este responsabilizat n cadrul a dou posturi de lucru; - activitatea privind ntocmirea i comunicarea somaiilor, cu toate c a fost identificat i ataat la unul din cele dou obiective specifice stabilite serviciului, aceasta nu se regsete responsabilizat la nivelul posturilor, respectiv din analiza fielor posturilor serviciului, nu exist n nici o fi sarcini cu privire la ntocmirea i comunicarea somaiilor; - activitatea de organizare i desfurare a licitaiilor, din analiza modului de definire i alocare n cadrul obiectivului a rezultat c aceasta nu este concludent i nu asigur finalizarea. Astfel, potrivit aciunilor identificate i repartizate obiectivului a rezultat c acestea cuprind doar: planificarea licitaiilor, evaluarea bunurilor ce urmeaz a fi scoase la vnzare i stabilirea preului de licitaie. Nu au fost identificate i ataate obiectivelor aciuni ca: organizarea licitaiilor, finalizarea rezultatelor licitaiilor (ncheierea proceselor verbale), distribuirea preului, nregistrarea sumelor ncasate i lichidarea debitului, recuperarea cheltuielilor ocazionate de organizarea i desfurarea procedurii de executare silit. Totodat, din analiza posturilor s-a constatat c unele sarcini stabilite posturilor nu se regsesc printre activitile sau aciunile ataate obiectivelor, precum i unele aciuni ataate obiectivelor nu se regsesc n cadrul sarcinilor stabilite posturilor. Astfel, aciunile privind ncasarea sumelor din licitaie, distribuirea acestora, urmrirea i lichidarea debitului urmare 679

executrii silite, recuperarea cheltuielilor cu executarea silit se regsesc n cadrul fielor postului ca atribuii responsabilizate, dar nu sunt regsite n cadrul activitilor stabilite obiectivelor. Aciuni privind planificarea licitaiilor, realizarea publicaiilor i anunurilor de organizare a licitaie se regsesc ataate obiectivelor, dar nu sunt exist n cadrul fielor posturilor ca atribuii responsabilizate. Se recomand analiza tuturor activitilor desfurate la nivelul direciei i redefinirea acestora astfel nct s exprime aciuni concrete materializate n rezultate msurabile, analiza sarcinilor definite n cadrul fielor posturilor i urmrirea ca acestea s cuprind n totalitate activitile i aciunile realizate la nivelul serviciilor, precum i analiza obiectivelor specifice i redefinirea acestora astfel nct s cuprind toate activitile desfurate la nivelul serviciilor. 1.4.3. Dac atribuiile repartizate pe servicii asigur realizarea n totalitate a activitilor stabilite . 1.5. Stabilirea structurii organizatorice 1.5.1. Dac modul de concepere a structurii direciei asigur funcionarea acesteia n condiii de performan La crearea serviciilor din cadrul structurilor funcionale nu s-a respectat principiul potrivit cruia trebuie s se desfoare activiti relativ omogene, care necesit cunotine de specialitate de un anumit tip i nu s-a urmrit diminuarea suprapunerilor de atribuii ntre servicii, ct i simplificarea circuitelor de comunicare a informaiilor. Spre exemplu, Serviciul executarea silit a debitelor restante a fost nfiinat cu scopul de urmri recuperarea debitelor restante pe calea executrii silite. n cadrul ROF - ului acest serviciu are responsabilizate pe lng atribuiile referitoare la executarea silit i atribuii privind acordarea de asisten a contribuabililor i chiar atribuii de control. Analiznd activitile desfurate efectiv la nivelul serviciului s-a constatat c titularii posturilor execut aproape zilnic activiti de asisten a contribuabililor i activiti de casierie, respectiv de colectare a creanelor curente de la contribuabili, care nu se regsesc ns responsabilizate n cadrul ROF ului . Forma actual de organizare a direciei i modul de repartizare a atribuiilor i activitilor n cadrul serviciilor sale funcionale nu asigur condiiile necesare realizrii angajamentelor asumate n vederea ndeplinirii obiectivelor stabilite i atingerii indicatorilor de performan asumai. n cadrul procesului de elaborare a structurii organizatorice nu s-a procedat la o examinare critic a delimitrii activitilor existente i a coninutului acestora, pentru a se putea constata n ce msur acestea sunt adecvate realizrii funciunii, corelate cu obiectivele stabilite. Se recomand analiza funciunilor direciei, a mediului, zonelor de aciune, a naturii i dimensiunilor domeniului i alegerea variantei de structur organizatoric ierarhic-funcional adecvat particularitilor organizaiei, care s asigure repartizarea omogen a atribuiilor i activitilor n cadrul serviciilor funcionale i eliminarea suprapunerilor de activiti i sarcini ntre servicii i posturi. 1.5.2. Managementul Direciei de Impozite i Taxe locale . 1.5.3. Dac structura direciei asigur o delimitare clar a atribuiilor pe 680

servicii i n cadrul acestora pe posturi .. 1.5.4. Dac la asigurarea resurselor umane n cadrul unui serviciu se au n vedere volumul i complexitatea activitilor i competenele necesare realizrii acestora . 1.6. Definirea posturilor i nivelurilor ierarhice 1.6.1. Dac posturile din cadrul unui serviciu sunt stabilite n funcie de natura i complexitatea activitilor 1.6.2. Dac nivelul postului este stabilit n funcie de complexitatea activitilor i de ierarhie Funciile n cadrul serviciului nu sunt stabilite i alocate eficient. Astfel, din analiza activitilor i aciunilor stabilite serviciului i a complexitii acestora a rezultat c aproximativ 3040% din activiti sunt activiti complexe de analiz i sintez, 50-60% sunt activiti de nivel mediu, care necesit elaborarea de prelucrri i materiale, iar 10-20% sunt activiti de nivel inferior, care necesit activiti de culegere de informaii i date, arhivare documente. Din analiza nivelului posturilor existente n cadrul serviciului a rezultat c peste 80% din personal este ncadrat pe funcii superiore, 15% pe funcii de nivel mediu i 5% din personal este ncadrat pe funcii inferiore. Comparaia ntre cele dou constatri pune n eviden faptul c resursele umane nu sunt folosite corespunztor, respectiv capacitile performanelor personalului nu sunt exploatate i folosite eficient, n sensul c persoane cu experien, ncadrate pe funcii superioare, sunt folosite pentru exercitarea de activiti de niveluri medii sau inferioare. Repartizarea sarcinilor n cadrul postului nu asigur eficiena activitilor executate. Pentru analiza modului n care sunt repartizate sarcinile n cadrul postului au fost selectate dou posturi existente n cadrul serviciului executarea silit a debitelor restante, respectiv postul deinut de marca 3242, care este un post de nivel inferior, de expert asistent, i postul deinut de marca 1215, care este un post de nivel superior, de consilier superior. Din comparaia atribuiilor definite n cadrul celor dou posturi s-a constatat c acestea sunt aproape identice, att ca mod de stabilire ct i ca mod de complexitate. Aceasta denot c postul de nivel superior nu este utilizat pentru activiti complexe, ceea ce ar conduce la performan n cadrul serviciului, iar postului de nivel inferior i s-au stabilit sarcini complexe, ceea ce pune sub semnul ntrebrii capacitatea ocupantului postului de a le realiza i ca atare i pe cea a serviciului n atingerea performanelor stabilite. Nu a existat o evaluare a nivelului de complexitate al activitilor n cadrul serviciului i stabilirea nivelului funciilor n funcie de acestea, precum i o evaluare a posturilor n cadrul serviciului i o alocare a sarcinilor n cadrul acestora n raport cu nivelul postului i pregtirea solicitat de post. Pentru analiza modului de stabilire a sarcinilor n raport cu pregtirea solicitat unui ocupant al postului, au fost selectate din cadrul aceluiai serviciu un post care are prevzute studii juridice ca cerin i un post care are ca cerin de ocupare studii economice. Din analiza naturii atribuiilor repartizate s-a constatat existena la postul cu studii economice de atribuii privind nfiinarea sechestrelor asupra bunurilor mobile i imobile ale debitorului, iar la postul care are ca cerin studii juridice ncasarea i nregistrarea sumelor obinute n urma organizrii licitaiilor publice i 681

valorificrii bunurilor. Se constat c atribuii de natur juridic au fost repartizate la posturi care au ca cerine studii economice i activiti de natur economic au fost repartizate la posturi care au ca cerin studii juridice. Se recomand realizarea unei analize a posturilor n cadrul direciei i asigurarea echilibrului ntre complexitatea activitilor executate i nivelul postului cruia i este responsabilizat o activitate de o anumit complexitate. Asigurarea repartizrii activitilor la nivelul posturilor n funcie de nivelul postului i pregtirea solicitat de postul respectiv. 1.7. Reglementarea i perfecionarea sistemului informaional n cadrul Direciei de impozite i Taxe locale 1.7.1. Organizarea primirii documentelor Analiza eantionului a pus n eviden c toate documentele selectate au fost nregistrate n Registrul de intrri/ieiri organizat electronic, ns nregistrarea acestora nu a fost realizat n termen i n funcie de primirea documentelor. Au existat cazuri n care documentele primite au fost transmise nti spre soluionare i numai dup soluionare i elaborarea proiectului de rspuns au fost nregistrate. n unele cazuri n care documentele au fost transmise spre servicii fr a fi repartizate de conductorul direciei, consecina fiind faptul c, prin modul de soluionare nu au fost atinse cerinele solicitanilor. n aceste cazuri rspunsurile au fost formulate direct de serviciul n cauz i comunicate solicitantului, contrar Regulamentului de ordine interioar, care precizeaz c, orice document sau informaie poate iei n afara entitii doar pe baza semnturilor persoanelor autorizate, ori n aceste cazuri seful serviciului nu este responsabilizat n acest sens. Analiza Registrului de intrri/ieiri, n corelaie pentru documentele selectate a pus n eviden faptul c, n unele cazuri documentul apare n registru ca fiind intrat nu i rspunsul formulat i transmis solicitantului. n urma extinderii examinrii la serviciile crora le-au fost transmise aceste documente a rezultat c n unele cazuri exist rspunsuri ctre solicitant, n alte cazuri nu exist rspunsuri formulate. La nivelul direciei nu sunt stabilite prin reglementri scrise, forma i tipurile de informaii electronice primite sau transmise, precum i coninutul, calitatea i frecvena i sursele acestora, fluxul informaional i destinatarii, astfel nct managerii i salariaii s-i poat ndeplini sarcinile i s aib suficiente asigurri c informaiile sunt corecte, credibile, clare, oportune, utile, uor de neles i de receptat. Modalitile de structurare i de prezentare a informaiilor nu sunt reglementate astfel nct destinatarul s poat face diferenierea, cu uurin, ntre mai multe tipuri de informaii, de strict specialitate, de planificare i conducere Sistemul informaional existent la nivelul organizaiei nu rspunde cerinelor actuale i nu contribuie la stabilirea i realizarea obiectivelor organizaiei. n multe cazuri informaia primit electronic se poate pierde n cadrul organizaiei, fr a se mai ti cum a fost valorificat sau soluionat, ns ceea ce este mult mai grav, aceasta poate iei cu foarte mare uurin din cadrul organizaiei, nefiind supravegheat, ceea ce poate produce astfel consecine negative. Se recomand integrarea softului utilizat la registratur la aplicaia informatic a direciei, astfel nct s existe posibilitatea vizualizrii n orice moment a unui document, pe tot parcursul su de soluionare, precum i elaborarea unui sistem informaional care s respecte principiile de concepere, funcionare i modernizare a componentei informaionale, respectiv corelarea sistemului informaional cu sistemul decizional i organizatoric, subordonarea conceperii i funcionrii sistemului informaional cerinelor managementului organizaiei, flexibilitatea informaiei. Orice document sau informaie primit n cadrul direciei va fi evaluat i repartizat spre soluionare de ctre directorul direciei i orice document sau informaie care iese din cadrul 682

direciei va fi avizat de directorul direciei. 1.7.2. Definirea circuitelor informaionale i stabilirea mijloacelor de tratare a acestora .. 1.7.3 Modul de prelucrare i avizare a documentelor i informaiilor utilizate .. 1.8. Calitatea ROF-ului Direciei de Impozite i Taxe locale 1.8.1. Dac atribuiile serviciilor din componena direciei sunt cuprinse n ROF .. 1.8.2. Dac exist coresponden ntre atribuiile generale ale entitii i atribuiile
specifice ale Direciei de Impozite i Taxe locale

1.8.3. Dac atribuiile pe servicii n cadrul direciei sunt definite omogen 1.8.4. Dac atribuiile sunt delimitate de responsabiliti i competene n cadrul ROF-ului .. 1.9. Calitatea fielor posturilor din cadrul Direciei de Impozite i Taxe locale 1.9.1. Definirea scopului postului Din analiza modului de definire a studiilor de specialitate n cadrul fiei postului s-au constatat mai multe practici: n unele cazuri studiile de specialitate aferente unui post sunt definite n cadrul fisei postului fr a se ine cont de scopul postului, cunotinele i aptitudinile necesare pentru realizarea atribuiilor alocate postului; n alte cazuri se specific ca cerin doar studii superioare de lung durat, ceea ce presupune ca ocuparea postului se poate face de orice persoan absolvent de studii superioare; iar n alteori n afara menionrii diplomei de licen i specialitii se menioneaz i universitatea care a eliberat diploma de licen. Referitor la cerinele de limb strin, s-a constatat c pentru dou posturi de acelai nivel i calificare, cu aceleai sarcini i atribuii, inclusiv obiective individuale stabilite, cerinele de limb strin sunt diferite, respectiv la un post sunt cerute cunotine de limb englez nivel mediu, iar la cellalt post sunt cerute cunotine de limb englez nivel avansat i cunotine de limb francez nivel mediu. Stabilirea incorect a cerinelor specifice de ocupare a postului, fa de nivelul i complexitatea atribuiilor i activitilor repartizate postului respectiv poate conduce la selecia unui personal necorespunztor care s nu dein cunotinele i aptitudinile necesare realizrii activitilor responsabilizate. Se recomand analiza posturilor, determinarea corect a nivelului i complexitii atribuiilor stabilite postului respectiv i stabilirea cerinelor specifice n corelaie cu aceasta. Pentru posturile existente i ocupate n cazurile n care ocupantul postului nu deine cunotinele i 683

aptitudinile necesare n raport cu complexitatea sarcinilor repartizate se va asigura pregtirea profesional corespunztoare a acestora. Invers, n cazul n care titularul postului deine cunotine superioare complexitii atribuiilor repartizate, complexitatea obiectivelor va crete n raport cu nivelul cunotinelor. 1.9.2. Dac stabilirea sarcinilor n cadrul postului se face n funcie de activitile repartizate postului . 1.9.4. Dac stabilirea sarcinilor postului se face n funcie de cerinele specifice de pregtire solicitate postului ..
1.9.4. Dac cuprinsul fiei postului individualizeaz postul i evideniaz necesitatea crerii acestuia

. 1.9.5. Dac sunt stabilite responsabilitile i competenelor postului 1.9.6. Dac la stabilirea sarcinilor n cadrul posturilor se are n vedere dezvoltarea carierei profesionale a salariatului . 1.9.7. Modul de reglementare a asigurrii continuitii activitilor n cazurile de vacantare a posturilor . 1.10. Fezabilitatea organigramei direciei 1.10.1. Modul de stabilire i evideniere a fluxurilor decizionale i informaionale n organigram .. 1.10.2. Dac nivelurile ierarhice sunt evideniate n cadrul organigramei Organigrama elaborat nu corespunde n totalitate cerinelor specifice, astfel relaiile organizatorice nu asigur o integrare corespunztoare a direciei n structura organizatoric a organizaiei, fiind definite i stabilite doar relaiile de cooperare cu alte structuri funcionale din cadrul entitii. De asemenea, operativitatea fluxului de informaii i date ntre serviciile implicate n fluxul activitilor nu este asigurat, iar titularii posturilor nu tiu cu cine s intre n legtur. n structura organizatoric, definit n cadrul organigramei, nu se precizeaz n cadrul serviciilor numrul de posturi i nivelul de management al acestor structuri funcionale i/sau cine coordoneaz aceste servicii, ceea ce nu permite identificarea nivelurilor i relaiilor ierarhice. Nu sunt prezentate diagramele de relaii ale serviciilor din structura direciei, astfel nu se pot identifica fluxurile existente ntre acestea i nici relaiile dintre ele. La nivelul direciei nu a existat un cadru procedural care s defineasc i s stabileasc o form cadru de elaborarea a organigramei. n ultima perioad n cadrul organizaiei au fost realizate mai multe modificri structurale, n sensul c activitile desfurate au fost reorganizate ceea ce a presupus i modificri ale structurilor funcionale. 684

Se recomand analiza actului normativ de organizare i funcionare al entitii, analiza regulamentului de organizare i funcionare elaborat, urmrirea atribuiilor fiecrei structuri funcionale i stabilirea relaiilor i subordonrilor dintre servicii i pe baza acestora elaborarea organigramei care s reflecte modul de organizare i funcionare corect al direciei. 1.10.3. Modul de reflectare a relaiilor de subordonare n organigram 1.11. Pertinena informaiilor cuprinse n rapoartele de evaluare a performanelor profesionale individuale 1.11.1. Dac n etapa de valorificare a rapoartelor de evaluare sunt stabilite msuri n cazul obiectivelor individule nerealizate de persoanele evaluate Analiza rapoartelor de evaluare a pus n eviden faptul c nu exist dovada realizrii interviului n toate cazurile. n majoritatea rapoartelor de evaluare nu se menioneaz rezultatele deosebite obinute de salariai i nici dificultile ntmpinate de salariai n realizarea obiectivelor n perioada evaluat, aceasta se impunea n special pentru justificarea nerealizrilor, n cazul n care aprecierile evalurii au fost de niveluri inferioare. Menionarea rezultatelor deosebite n raportul de evaluare era necesar n susinerea notelor mari acordate n procesul de evaluare. n cazul unor rapoarte de evaluare nu s-a menionat formele de pregtire pe care trebuia s le urmeze evaluatul n perioada urmtoare. Aceasta se impunea n primul rnd n cazul n care notarea realizrii obiectivelor i ndeplinirii criteriilor de performan este inferioar, precum i n cazurile n care titularul postului nu i-a realizat n totalitate obiectivele individuale stabilite Rezultatul direct i imediat al evalurii nu contribuie la perfecionarea angajailor, nu se ofer un feedback la performana ateptat de la ei. Totodat, raportul de evaluare nu ofer datele necesare pentru a se asigura o informare complet pentru managementul superior al organizaiei i dispunerea astfel de msuri la nivelul organizaiei pentru mbuntirea activitilor i creterea performantei sau msuri de implementare a unor instrumente necesare pentru a se asigura atingerea obiectivelor. Se recomand ca evaluarea performanelor s fie gndit n relaie direct cu ntreaga activitate a angajailor, ca un proces cunoscut i neles de ctre acetia i ca un motivator pentru performanele viitoare de care ei pot s dea dovad. Stabilirea unei metodologii unitare de realizare a evalurii performanelor individuale . 1.11.2. Modul de asigurare a concordanei dintre aprecierea obiectivelor i aprecierea
criteriilor de performan cu ocazia evalurii performanelor personalului

.. 1.11.3. Dac n rapoartele de evaluare sunt menionate nevoile de perfecionare a

pregtirii profesionale pentru perioada urmtoare

1.12. Realitatea datelor cuprinse n tatul de funcii al direciei 1.12.1. Dac n tatul de funcii sunt cuprinse toate funciile i posturile direciei, grupate pe categorii i niveluri de salarizare .. 1.12.2. Modul de previzionare a resurselor financiare necesare finanrii cheltuielilor 685

de personal la nivelul direciei

2. Organizarea i desfurarea activitii de asisten a contribuabilului 2.1. Implementarea de programe de mbuntire a imaginii entitii pe linia administrrii impozitelor i taxelor locale 2.1.1. Elaborarea de strategii de promovare a serviciilor oferite contribuabililor, referitoare la impozitele i taxele locale 2.1.2. Dac sunt organizate i stabilite contacte periodice ntre entitate i contribuabili 2.1.3. Gradul de adecvarea materialelor informative puse la dispoziia contribuabilului Din analiza documentelor prezentate de direcie a rezultat c informaiile puse la dispoziia contribuabililor cu privire la impozitele i taxele locale nu au ntotdeauna un coninut integrat. n unele cazuri se prezint un anumit impozit sau tax, n alte cazuri se face referire la obligaiile contribuabililor n raport cu acestea, precum i consecinele n cazul neplii. n nici un material nu se face referire la scopul colectrii acestor impozite i taxe locale, respectiv de realizare a programelor de dezvoltare a comunitii i prin aceasta la asigurarea unor condiii de via mai bune cetenilor care fac parte din aceea colectivitate. Pentru atingerea obiectivelor propuse i aplicarea principiilor fundamentale ale entitii, salariatul care asigur interfaa cu contribuabilul trebuie s respecte obligaiile referitoare la perfecionarea continu a pregtirii i dezvoltarea aptitudinilor de comunicare. De asemenea, este necesar depirea eventualelor obstacole care pot afecta informaia oferit contribuabililor i respectarea normelor etice care trebuie s guverneze relaia cu acetia (obligaia declinrii datelor proprii de identificare, inut, disciplin, politee, respect, atitudine pozitiv, limbaj, confidenialitatea informaiilor, oferirea de rspunsuri complete i corecte). Se recomand mbuntirea calitilor profesionale ale salariailor care asigur asistena pentru contribuabili i uniformizarea modului de lucru al acestora, prin: uniformizarea informaiilor puse la dispoziia contribuabililor referitoare la problematica fiscal; obinerea de informaii de natur fiscal de ctre contribuabil dintr-un singur loc, indiferent de problematica fiscal; acordarea asistenei ntr-un spaiu amenajat exclusiv n acest scop; reducerea deplasrilor repetate ale contribuabililor la sediul unitii administrativ-teritoriale; monitorizarea direct a relaiei cu contribuabilii; constituirea unui punct de distribuire a informaiilor oferite contribuabililor cuprinznd diferite materiale publicitare, privitoare la obligaiile fiscale i legislaiei specifice. 2.2. ncrederea contribuabililor n activitatea entitii cu privire la administrarea impozitelor i taxelor locale 2.2.1. Dac sunt stabilite categoriile de informaii privind impozitele i taxele la care au acces contribuabilii Analiza modului n care au fost furnizate informaiile, urmare solicitrii scrise a contribuabililor, a pus n eviden faptul c n unele cazuri asistena acordat contribuabililor contravine regulilor i instruciunilor existente n cadrul entitii, astfel: adresele sunt primite i soluionate direct de ctre angajai fr a fi repartizate de conducere, sau formularea de rspuns contribuabilului, n contradictoriu cu msurile stabilite de organul de control prin actul de control ntocmit. n alte cazuri, rspunsurile formulate contribuabililor nu se refer la solicitrile acestora. 686

Spre exemplu, contribuabilul solicit lmuriri cu privire la o cerere depus n urm cu o lun de zile prin care a solicitat compensarea unor debite reprezentnd tax asupra mijloacele de transport, cu sumele virate n plus n contul impozitului pe cldiri. n rspunsul formulat contribuabilului, serviciul colectarea impozitelor i taxelor precizeaz c aceast structur i-a dat acordul, dar structura cu atribuii legate de compensare nu este de acord, deoarece au unele informaii referitoare la activitile de organizare i desfurare de spectacole desfurate de ctre contribuabil i vor s fac un control. Se recomand instruirea i pregtirea personalului care este responsabil cu acordarea de asisten contribuabilului, formularea rspunsurilor la obiect i prin respectarea instruciunilor interne, precum i avizarea tuturor rspunsurilor oferite n scris contribuabililor. 2.2.4. Dac facilitile acordate la plata impozitelor i taxelor locale sunt promovate ca form de contientizare la plata voluntar . 2.2.5. Fiabilitatea informaiilor electronice puse la dispoziia contribuabililor . 2.3. Dezvoltarea culturii comunicaionale n privina impozitelor i taxelor locale
2.3.1. Fiabilitatea aciunilor de prezentare prin mass-media privind informarea contribuabililor n legtur cu impozitele i taxele locale

.. 2.3.2. Dac personalul responsabil cu asistena contribuabililor este instruit adecvat La nivelul Serviciului,,Asistena contribuabili nu este elaborat un program de asisten n concordan cu nevoile contribuabililor, respectiv cu nevoile de informare sau cu nevoile de contientizarea. Analiza programelor de instruire a personalului evideniaz faptul c acesta nu este interesat s depun toate eforturile n vederea realizrii unei autoinstruiri continue n ceea ce privete coninutul reglementrilor n materie de impozite i taxe locale. Totodat, n activitatea de asisten a contribuabililor sunt folosii, de foarte multe ori, salariai din cadrul altor servicii, salariai care sunt ncadrai pe funcii de execuie de nivel inferior i chiar debutani, acetia nefiind n msur s ofere toate informaiile pe care contribuabilii le solicit, s i ajute la soluionarea problemelor, n concordan cu situaia fiscal individual a fiecruia i s rspund ntrebrilor formulate de contribuabili n legtur cu impozitele i taxele locale. Pe lng o foarte bun pregtire de specialitate n domeniul impozitelor i taxelor, personalul trebuie s dispun de aptitudini n domeniul comunicrii, astfel nct s fie n msur s prezinte contribuabilului, ntr-un limbaj accesibil acestuia, prevederile legislaiei fiscale. n acest scop, echipa de audit a procedat, n cursul a dou zile, la observarea comportamentului personalului, care i desfoar activitatea la ghieu, fa de solicitrile contribuabililor, constatnd: nu ntotdeauna sunt aduse la cunotin datele de identificare ale personalului (nume, prenume, funcia i locul de munc), prin afiare; personalul nu d dovad n toate cazurile de disciplin n relaia cu contribuabilul, nefiind calm, politicos i respectuos pe ntreaga durat de acordare a asistenei; nu manifest o atitudine pozitiv i rbdare n relaia cu contribuabilii, nu acord ntreaga sa atenie contribuabilului pe parcursul desfurrii asistenei fiscale, nu se asigur c rspunsurile oferite sunt nelese de ctre contribuabili. Atitudinea fa de contribuabilul care solicit anumite informaii cu privire la impozitele i taxele locale nu este una responsabil, astfel nct informaia comunicat s fie complet i s se urmreasc a fi neleas de solicitant. 687

Se recomand elaborarea de programe de asisten n concordan cu nevoile exprimate de contribuabili i participarea personalului la programe de pregtire profesional care s-i asigure dobndirea de abiliti de comunicare adecvate i cunotine suficiente cu privire la impozitele i taxele locale. 2.3.3. Dac exist un sistem integrat al informaiilor furnizate contribuabililor referitoare la impozitele i taxele locale care s fie puse la dispoziia contribuabililor n mod operativ i complet

3. Organizarea evidenei pltitorilor de impozite i taxe locale 3.1. Conducerea evidenei dosarelor fiscale ale pltitorilor 3.1.1. Constituirea i nregistrarea tuturor dosarelor fiscale 3.1.2. Dac este constituit dreptul de acces la dosarele fiscale La nivelul Serviciului,,Gestionare dosare fiscale nu exista constituit i nu se conduce un registru de eviden a persoanelor care au consultat dosarul fiscal. Accesul la dosarele fiscale este permis tuturor salariailor unitii administrativ-teritoriale care doresc s consulte dosarul fiscal al unui anumit contribuabil. Totodat, dosarele fiscale sunt scoase din gestiune fr a exista o dovad n acest sens, respectiv fr a exista documente din care s rezulte cine a ridicat din gestiune dosarul respectiv. Se recomand nfiinarea i conducerea registrul de evidenta al peroanelor cu drept de acces la dosarul fiscal i registrul cu persoanele care consult dosarul fiscal. .. 3.1.3. Dac este constituit dosarul electronic al contribuabilului .. 3.1.4. Scoaterea dosarului fiscal informatic din gestiunea operativ . 3.1.5. Modalitile de scoatere a dosarului fiscal din gestiunea proprie . 3.2. Constituirea dosarelor fiscale pentru persoanele fizice 3.3.4. Ataarea actului de identitate al contribuabilului . 3.3.5. Ataarea declaraiilor de luare n eviden a obligaiilor de plat 3.3.6. Ataare decizii de impunere . 3.3.7. Ataarea tuturor celorlalte documente care privesc contribuabilul i relaia cu entitatea .. 3.4. Constituirea dosarelor persoane juridice

688

3.4.1. Ataarea actului de constituire al contribuabilului . 3.4.2. Ataarea declaraiilor de luare n eviden ca pltitor de impozite i taxe locale . 3.4.3. Ataarea declaraiilor de impunere privind obligaiile de plat Din analiza listei transmise de Serviciul,,Eviden pe pltitor i care conine declaraiile depuse de contribuabili i prelucrate, cu operaiile realizate n registrul de intrri ieiri, a rezultat c circa 20% din declaraiile depuse de contribuabili, prelucrate i transmise serviciului gestiune dosare nu se regseau nregistrate n registru de intrri/ieiri. Procednd la verificarea declaraiilor care nu erau depuse la dosarele fiscale s-a identificat printre acestea i declaraii primite i nenregistrate. Din compararea listei privind actele de control ncheiate la contribuabili persoane juridice, transmis de Serviciul de control, cu documentele existente la dosarele fiscale ale contribuabililor s-a constat inexistena acestora la dosarele fiscale. Totodat, din examinarea registrului de intrri/ieiri condus n cadrul Serviciului 1 de control contribuabili, nu au fost identificate cazuri n care actele de control ncheiate i valorificate s fie transmise la dosarul fiscal. Conducerea serviciului a motivat c pn n prezent nu s-a transmis nici un act de control la dosarul fiscal al contribuabilului, acestea fiind pstrate n cadrul serviciului. Potrivit analizei documentelor existente la dosarul fiscal s-a constatat inexistena actelor de executare silit. Conducerea Serviciului executarea silit a debitelor restante a motivat c pn n prezent nu s-a transmis nici un document aferent procedurii de executare silit la dosarele fiscale ale contribuabililor, acestea fiind pstrate n cadrul serviciului. Precizm c i dosarele de executare silita lichidate i nchise au fost pstrate de asemenea n cadrul Serviciului executarea silit a debitelor restante, nefiind transmise la dosarul fiscal. Astfel, analiza unui dosar fiscal nu permite cunoaterea n totalitate a activitii desfurate de contribuabil, precum i relaia existen ntre acesta i unitatea administrativ-teritorial. Se recomand, elaborarea unei proceduri de sistem, astfel nct toate serviciile de specialitate unde se creeaz sau primesc documente care privesc relaia cu un anumit contribuabil, dup analiz i prelucrare s fie transmise Serviciului Gestiune dosare fiscale n vederea completrii dosarelor. De asemenea documentele primite n cadrul acestui serviciu s fie nregistrate i depuse la dosar zilnic.
3.4. Gestionarea dosarelor fiscale ale pltitorilor de impozite i taxe locale

3.4.1. Depunerea n ordine cronologica a documentelor la dosarul fiscal 3.4.4. Pstrarea n condiii de securitate i adecvate a dosarelor fiscale Potrivit Hotrrii Consiliului local nr. 43536/2008 privind aprobarea procedurilor privind gestionarea dosarelor fiscale paginile din dosarul fiscal al contribuabilului se numeroteaz secvenial, n ordine cresctoare i cronologic a depunerii documentelor la dosar. Fiecare dosar constituit trebuie s aib la nceput un opis al documentelor coninute, care se completeaz pe msura intrrii acestora. Analiza eantionului selectat a pus n eviden faptul c niciunul din dosarele fiscale nu a fost numerotat i opisat. Majoritatea dosarelor fiscale nfiinate au o vechime de cel puin 10 ani i n nici un caz nu au fost analizate documentele existente la dosarele fiscale, nu s-a urmrit identificarea documentelor expirate i extragerea acestora de la dosarele fiscale i predarea la arhiva general. Nu este constituit o comisie care s selecioneze anual documentele cu termen de pstrare 689

expirat . Se recomand verificarea tuturor dosarelor fiscale constituite i procedarea la opisarea i numerotarea acestora. Constituirea unei comisii care s fie responsabilizat prin stabilirea de atribuii cu privire la analiza documentelor existente la dosarele fiscale, identificarea celor expirate, selecionarea acestora i predare la arhiva general. 3.4.5. Constituirea bazei de date computerizat a dosarelor fiscale .. 4. Stabilirea impozitelor i taxelor locale 4.1. Stabilirea impozitului pe cldiri pentru persoane fizice 4.1.1. Dac cldirile pentru care nu se datoreaz impozit sunt corect ncadrate n aceast categorie .. 4.1.2. Dac cotele de impozitare sunt aplicate corect n urma examinrilor efectuate asupra informaiilor existente n evidena analitic pe pltitor a rezultat c nu sunt impui i nu pltesc impozit pe cldiri contribuabili care nu au depus declaraii de impunere n termen de 30 zile de la data la care construciile au fost finalizate. n toate aceste cazuri autorizaiile de construire au expirat, iar posesorii lor nu au venit la prelungirea acestora sau la declararea cldirilor n vederea impunerii. Pentru a se stabili corect dac construciile au fost sau nu finalizate pe timpul realizrii misiunii de audit responsabilii din cadrul Serviciului Urbanism au efectuat verificrii la toi aceti contribuabili, unde au constatat c, respectivii si-au construit locuinele n cadrul perioadei de valabilitate a autorizaiei de construire dar nu s-au prezentat s solicite luarea n eviden. Din analiza documentelor existente la dosarul contribuabilului privind eliberarea autorizaiei de construire, respectiv proiectele de construcie, cu declaraiile efectuate de contribuabili i datele existente n evidena analitic a pltitorului, a rezultat c suprafeele desfurate declarate, n baza crora s-a calculat impozitul pe cldire difer, spre exemplu: - autorizaie de construire nr. 345/2007, suprafaa total desfurat care rezult din proiectul cldirii, format din subsol, parter i etaj este de 312 mp, suprafaa total desfurat pentru care este luat n calcul la impozitare este de 212 mp; - autorizaie de construire nr. 854/2007, suprafaa total desfurat care rezult din proiectul cldirii, format din parter i etaj este de 175 mp, suprafaa total desfurat pentru care este luat n calcul la impozitare este de 75 mp - autorizaie de construire nr. 1653/2007, suprafaa total desfurat care rezult din proiectul cldirii, format din subsol, parter i etaj este de 289 mp, suprafaa total desfurat pentru care este luat n calculat la impozitul este de 189 mp. Pe timpul realizrii misiunii de audit persoane din cadrul Serviciul Urbanism a realizat o verificare la contribuabili respectivi, unde au constatat c acetia au respectat proiectele de construcii, suprafeele reale desfurate ale construciilor fiind cele menionate n proiectele de construcie. Se constat c bazele de impozitare n aceste cazuri a fost mult diminuat, ceea ce a condus la stabilire ai perceperea unor impozite mult diminuate. n toate cazurile n care contribuabili nu i-au declarat bunurile, aa cum am precizat mai sus, nu au fost constatate i aplicate sanciuni contravenionale. n prezent acestea fiind prescrise Se recomand proiectarea i implementarea unui sistem informatic care s permit transferul automat al datelor i informaiilor de la Serviciul Urbanism i la serviciile de eviden 690

pe pltitor, control i colectare a impozitelor i taxelor locale, n vederea eliminrii posibilitilor ca un contribuabil care obine sau dobndete un bun s nu mai fie supus impozitrii i realizarea unei evalurii a tuturor contribuabililor crora le-au fost eliberate autorizaii de construire n ultimi trei ani i urmrirea dac acetia sunt nregistrai ca pltitori de impozit pe cldiri i impozit este calculat n toate cazurile corect potrivit cadrul legislativ i hotrrilor consiliului local. 4.1.3. Conformitatea ajustrilor valorii impozabile a cldirii .. 4.1.4. Conformitatea aplicrii reducerilor sau coeficientului de corecie asupra valorilor de impozitare .. 4.1.5. Emiterea deciziilor de impunere 4.2. Stabilirea impozitului pe cldiri pentru persoane juridice 4.2.1. Identificarea concesionarilor, locatarilor, titularilor drepturilor de administrare sau folosin a locuinei pentru cldirile proprietate public sau privat a statului date n concesiune, administrare sau nchiriate .. 4.2.2. Conformitatea valorii de inventar a cldirii i calculul impozitului pe cldire n examinrii documentelor i comparaiilor informaiile cu cele existente n cadrul altor servicii din cadrul entitii a rezultat c, nu n toate cazurile contribuabili sunt impui i pltesc corect impozitul pe cldiri, exemplificm: - SC ABC SRL a obinut autorizaie de construcie n anul 2005, n baza creia a finalizat i pus n funciune o construcie cu trei etaj i parter n suprafa construibil desfurat de 546 mp. Din analiza modului n care a fost determinat impozitul pe cldire s-a constatat c s-a avut n vedere suprafaa construit desfurat, cota de impozit pentru persoanele fizice prevzut de cadrul legislativ i de Hotrrea Consiliului local i de amplasamentul cldirii. La calculul i stabilirea impozitului pe cldire nu s-a avut n vedere valoarea de inventar a cldirii nregistrate n evidena contribuabilului. - SC MKD SRL n cursul anului 2008 a achiziionat de la o persoan fizic o cldire n suprafa construit desfurat de 425 mp. Din analiza modului n care a fost determinat impozitul pe cldire s-a constatat c s-a avut n vedere suprafaa construit desfurat, cota de impozit stabilit pentru persoanele fizice de cadrul legislativ i de hotrrea consiliului locale i de amplasamentul cldirii, respectiv a fost pstrat acelai impozit care l pltea persoana fizica de la care a fost achiziionat cldirea. La calculul i stabilirea impozitului pe cldire nu s-a avut n vedere valoarea de inventar a cldirii nregistrate n evidena contribuabilului. Precizm c valoarea de achiziie a cldirii este de trei ori mai mare fa de valoarea impozabil pentru care pltea impozit persoana fizic. - SC TGG SRL a achiziionat n anul 2001 o cldire n valoare de 76.543 lei, conform actului de proprietate existent la dosarul contribuabilului, valoarea cu care este reflectat i n contabilitatea contribuabilului i pentru care pltete impozit i n prezent. Din analiza balanelor de verificare, sintetic i analitic ntocmite la data de 31.1.22009, s-a constatat c din anul 2001 i pn n anul 2009 acesta a realizat dou reevaluri patrimoniale, valoarea bunurilor rezultat n urma acestor 691

reevaluri fiind de circa dou ori mai mare fa de cea iniial. Contribuabilul nu a declarat n nici unul din cazuri valorile noi ale cldirii, iar administraia a meninut permanent acelai nivel de impozitare, fr trece la un alt nivel de impozitare. - SC MMD SRL a realizat n anul 2003, n regie proprie o construcie, hal de producie, n valoare de inventar, nregistrat n evidenele societii la cea data de 89.755 lei, cldire declarat i pentru care a fost calculat corect impozitul la acea dat. Din anul 2003 i pn n prezent contribuabilul figureaz cu aceeai valoare de impozitare i acelai impozit pltit anual. Din analiza balanelor de verificare existente la dosarul contribuabilului s-a constatat c din anul 2003 i pn n anul 2009 acesta a realizat dou reevaluri patrimoniale, valoarea bunurilor rezultat n urma acestor reevaluri fiind de circa 1,5 ori mai mare fa de cele iniiale. Contribuabilul nu a declarat n niciunul din cazuri valorile noi ale cldirii, iar administraia a meninut permanent acelai nivel de impozitare, fr trece la un alt nivel de impozitare, potrivit cadrului legislativ i Hotrrii Consiliului local. Cauza o constituie lipsa de responsabilitate a personalului cu atribuii n domeniul calculrii i stabilirii impozitului pe cldiri la persoanele fizice, precum i cu privire la urmrirea periodic a situaiei acestora n vederea identificrii cazurilor n care acetia aveau obligaia s-i actualizeze declaraiile cu noile valori de impozitare. Se recomand ca n toate cazurile n care urmeaz a fi nregistrate n evidena analitic pe pltitor impozite pe cldiri n cazul contribuabililor persoane juridice, documentele vor fi supuse avizrii sefului serviciului. Analiza tuturor contribuabililor persoane fizice din eviden i urmrirea modului de stabilirea a bazei de impozitare i faptului dac cotele de impozitare sunt corecte n funcie de valoarea de impozitare a bunurilor nregistrate n evidenele patrimoniale ale contribuabilului, inclusiv cu privire la reevalurile pe care acetia trebuiau s le realizeze 4.2.3. Stabilirea i calculul impozitului pe cldirii n cazul amortizrii integrale a cldirii 4.2.4. Stabilirea i calculul impozitului pe cldirii n cazul n care nu a fost reevaluat pentru o perioad mai mare de 3 ani . 4.2.5. Impozitarea cldirilor n cazul dobndirii, nstrinrii sau modificrii . 4.2.6. Dac bonificaiile pentru plata n avans sunt acordate corect 4.3. Stabilirea impozitului pe teren 4.3.1. Dac scutirile de impozit sunt acordate corect contribuabililor . 4.3.2. Dac stabilirea i calculul impozitului pentru terenurile intravilane ncadrate n alt categorie de folosin sunt realizate corect n urma verificrilor efectuate i comparaiilor efectuate cu alte informaii existente n cadrul altor servicii din cadrul entitii care privesc activitatea contribuabilului n cauz a rezultat c, nu n toate cazurile acetia sunt impui i pltesc corect impozitul pe teren, astfel: - rol nr. 3425564 contribuabilul figureaz cu un teren achiziionat prin cumprare din anul 2005 n 692

suprafa de 1250 mp situat n extravilanul unitii administrativ-teritoriale. n anul 2008 contribuabilul solicit trecerea acestuia n intravilanul localitii i din suprafaa total 250 s reprezinte curii i construcii. Documentaia este depus i dup mai multe completri a acesteia este aprobat de organele competente ale unitii administrativ-teritoriale n anul 2009. Tot n acest an contribuabilul solicit i obine autorizaie de construcie, n baza creia a finalizat i pus n funciune o construcie cu parter i etaj n suprafa construibil desfurat de 240 mp, construcia nu a fost finalizat pn n prezent, contribuabilul solicitnd prelungirea autorizaiei de construcie. Din analiza modului n care a fost determinat impozitul pe teren s-a constatat c acesta este perceput n continuare ca i n trecut ca teren extravilan, n condiiile n care ncadrarea acestuia este alta, respectiv n totalitate teren intravilan, din care 250 mp curii i construcii. - rol nr. 232451 contribuabilul figureaz cu un teren dobndit prin motenire n suprafa de 1100 mp, teren care este situat n extravilanul unitii administrativ-teritoriale. n anul 2007 contribuabilul solicit trecerea acestuia n intravilanul localitii i din suprafaa total 150 s reprezinte curii i construcii. Documentaia este depus i dup mai multe completri a acesteia este aprobat de organele competente ale unitii administrativ-teritoriale n acelai an. Imediat dup ce terenul este trecut n intravilanul unitii administrativ-teritoriale, contribuabilul nstrineaz prin vnzare terenul. Noul proprietar declar terenul, ns ca fiind extravilan i este luat n eviden n aceast categorie de folosin, n condiiile n care tot unitatea administrativteritorial a rencadrat terenul n alt categorie de folosin, respectiv teren intravilan din care 150 mp curi i construcii. Impozitul pe teren n cazurile terenurilor intravilane ncadrate n alt categorie de folosin este calculat n funcie de numrul de metri ptrai ai terenului deinut i suma n lei/mp stabilit de cadrul legislativ n funcie de categoria de folosin a terenului. Valoarea obinut din calcul nu a mai fost corectat cu coeficientul de corecie stabilit de cadrul legislativ n funcie de rangul localitii. Se recomand realizarea unui sistem integrat de informaii potrivit cruia o informaie legat de un contribuabil aflat n evidena unitii administrativ teritoriale s poat fi accesat i de serviciile responsabile de calcularea i stabilirea impozitelor i taxelor locale. 4.3.3. Depunerea declaraiilor privind achiziia terenurilor, precum i a celor privind modificarea folosinei terenului 4.3.4. Acordarea bonificaiilor pentru pli anticipate 4.4. Stabilirea impozitului asupra mijloacelor de transport 4.4.1. Dac sunt acordate scutiri la plata impozitului asupra mijloacelor auto 4.4.2. Dac calculul impozitului asupra mijloacelor auto se face n funcie de tipul, capacitatea cilindric i masa total a mijlocului auto . 4.4.3. Acordarea bonificaiilor pentru plata n avans . 4.5. Stabilirea i evidena taxelor pentru eliberarea certificatelor, avizelor i autorizaiilor 693

4.5.1. Stabilirea i ncasarea taxei pentru eliberarea certificatului de urbanism .. 4.5.2. Stabilirea i ncasarea taxei pentru eliberarea autorizaiei de construire locuin Taxa pentru eliberarea autorizaiei de construire case de locuit nu s-a calculat i perceput n toate cazurile. Motivul justificat a fost, contribuabilul avea sume rambursate n plus ctre unitatea administrativ-teritorial i a solicitat compensarea acestora cu sumele datorate pentru eliberarea autorizaiei. Aceast compensare nu s-a realizat, contribuabilul a primit autorizaia de construire i ulterior unitatea administrativ teritorial a compensat aceste creane cu alte datorii ale contribuabilului. Precizm c, solicitarea de compensare a fost incorect, deoarece conform principiilor compensrii aceasta se realizeaz pentru sume virate n plus i datorii ale contribuabilului existente la data solicitrii. Consecina o reprezint diminuarea veniturilor unitii administrativ-teritoriale, prin calcularea i perceperea de la contribuabili a unor taxe mai mici fa de cele legal datorate pentru eliberarea autorizaiilor de construire, precum i prin necalcularea i perceperea acestora urmare prelungirii autorizaiilor sau urmare recepiei finale a lucrrilor unde valoarea real a lucrrilor este mai mare fa de valoarea declarat la eliberarea autorizaiei de construire. Se recomand stabilirea de responsabiliti clare persoanelor care au ca sarcini de serviciu eliberarea autorizaiilor de construire. Orice solicitare venit n acest sens, inclusiv prelungirea autorizaiei, recepia final a lucrri va fi urmrit de eful serviciului, n special cu privire la calculele efectuate referitoare la stabilirea nivelului taxei, documentaia va fi avizat de directorul direciei. 4.5.3. Stabilirea i ncasarea taxei pentru eliberarea autorizaiei necesar pentru lucrrile de organizare antier .. 4.5.4. Stabilirea i ncasarea taxei pentru eliberarea autorizaiei de construire cldiri altele dect cele folosite ca locuine .. 4.5.5. Stabilirea i ncasarea taxei pentru prelungirea autorizaiilor de orice fel .. 4.5.6. Stabilirea i ncasarea taxei pentru eliberarea autorizaiilor sanitare . 4.5.7. Scutiri acordate pentru eliberarea certificatelor, avizelor i autorizaiilor .. 4.6. Stabilirea taxei pentru folosirea mijloacelor de reclam i publicitate 4.6.1. Depunerea declaraiei de impunere privind taxa pentru afiaj n scop de reclam i publicitate .. 4.6.2. Dac este emis titlul de crean privind individualizarea creanei privind taxa pentru afiaj n scop de reclam i publicitate .. 4.6.3. Depunerea declaraiei de impunere privind taxa pentru servicii de 694

reclam i publicitate .. 4.6.4. Emiterea deciziei de impunere privind stabilirea taxei pentru servicii de reclam i publicitate Taxa pentru servicii de reclam i publicitate nu este evideniat i pltit de ctre contribuabili, sau acetia calculeaz i vireaz a tax mai mic dect cea datorat legal. Spre exemplu SC DDC SRL nu a depus nici o declaraie depus privind plata taxei pentru afiaj n scop de reclam i publicitate. Analiznd evidena analitic pe pltitor a rezultat acelai lucru, societate este nregistrat i pltete impozit pe cldiri, impozit pe teren i taxa asupra mijloacelor auto. A fost realizat o discuie cu conducerea direciei i s-a stabilit efectuarea de ctre serviciul de control a unei verificri la aceast societate. Potrivit raportului de control ncheiat de persoanele de specialitate din cadrul serviciului de control a rezultat c societatea respectiv realiza afiaj n scop de reclam i publicitate dar fr a plti taxa aferent ctre unitatea administrativ-teritorial. n urma controlului a societatea a fost impus i obligat la plata taxei, precum i sancionat contravenional. Aceeai fapt s-a constatat i n cazul SC NVD SRL unde din analiza dosarului fiscal a rezultat c societatea realizeaz afiaj n scop de reclam i publicitate pe un panou de 2/1,5 mp n zona central a oraului, dosarul fiscal al contribuabilului existnd i o not de constatare, ncheiat de responsabili din cadrul Serviciului 1 de control din care rezult c societatea realizeaz afiaj n scop de reclam i publicitate printr-un panou amplasat n zona central a oraului i o declaraie n acest sens a administratorului societii. Potrivit facturii existente la dosarul SC RR SRL rezult c aceast societate a realizat un numr de trei panouri publicitare pentru aceast societate la urmtoarele dimensiuni: 2/1,5 mp amplasat n zona central a oraului, 2/2 mp amplasat n partea de nord a oraului i 2/1,75 mp amplasat n partea de sud a oraului. Pentru a stabili cu claritate dac societatea realizeaz afiaj n scop de reclam i publicitate n toate aceste trei zone s-a procedat la realizarea unei observaii la faa locului constndu-se existena panourilor de publicitate. Rezult astfel c responsabili cu atribuii n acest sens nu au urmrit s identifice toate locurile n care societatea realizeaz reclam i publicitate, cu toate c au efectuat i un control la aceasta n acest sens. Se recomand realizarea unei identificrii n totalitate a afiajelor de reclam i publicitate existente pe raza unitii administrativ-teritoriale i stabilirea unor programe de control la toi contribuabili care realizeaz afiaj n scop de reclam i publicitate n vederea determinrii dac i-au declarat corect obligaiile de plat. 4.7. Stabilirea impozitului pe spectacole 4.7.1. Depunerea declaraiilor de impunere privind spectacolele organizate i nregistrarea acestora 4.7.2. Dac tarifele pe spectacole sunt anunate . 4.7.3. Conformitatea declaraiilor decont privind veniturile ncasate din spectacolele organizate 4.7.4. Evidenierea impozitului pe spectacole 4.7.5. Dac biletele i abonamentele privind spectacolele organizate sunt 695

declarate Contribuabilii care organizeaz i realizeaz spectacole nu depun declaraiile privind spectacolele organizate ceea ce conduce la faptul c, unitatea administrativ-teritorial nu are un control asupra spectacolelor organizate de ctre acetia i asupra veniturilor realizate. Totodat, n cazul acestora nu exist o verificare privind biletele puse n vnzare pentru fiecare spectacol, biletele vndute i cele rmase, n vederea determinrii exacte a veniturilor realizate i a impozitelor datorate Cu privire la nregistrarea biletelor i abonamentelor la unitatea fiscal s-a constatat c nici unul din cei patru contribuabili selectai nu a nregistrat bilete i abonamente n cursul anului 2009 i 2010 la unitatea fiscal cu toate c au organizat i desfurat spectacole. Reprezentani unitii administrativ-teritoriale au susinut c aceste societi si-au nregistrat n cursul anului 2008 un numr mare de bilete i le-au utilizat pe acestea, aspect care nu a fost nsuit de ctre auditori. Responsabili cu atribuii de control din cadrul direciei nu au aplicat sanciunile contravenionale pentru nerespectarea cerinelor stabilite de cadrul legislativ i prin hotrrile consiliului local cu privire obligaiile ce revin contribuabililor care organizeaz i realizeaz spectacole. Se recomand n toate cazurile n care contribuabili care organizeaz i desfoar spectacole nu-i respect obligaiile i cerinele prevzute de cadrul legislativ se vor aplica sanciunile contravenionale aferente. Toi contribuabili organizatori de astfel de spectacole vor fi identificai i obligai s-i nregistreze biletele de intrare i abonamentele, precum i s respecte cerinele privind tiprirea, nregistrarea, avizarea, evidena i inventarul biletelor de intrare i abonamentelor. 4.8. Stabilirea taxei hoteliere 4.8.1. Calculul i ncasarea taxei hoteliere .. 4.8.2. Depunerea declaraiilor privind taxele hoteliere 4.9. Stabilirea taxelor speciale 4.9.1. Dac sunt identificai contribuabilii pltitori de taxe speciale Taxa pentru ocuparea domeniului public se ncaseaz conform tarifelor aprobate prin Hotrre a Consiliului Local, dar datorit faptului c nu sunt stabilite proceduri de lucru privind modul de plat, care s cuprind termenele de ncasare, plata acestui tip de tax se face de la data depunerii cererilor, de ctre contribuabili care datoreaz taxa i pn la sfritul anului . Evidena contribuabililor care datoreaz tax pentru ocuparea domeniului public este planificat a se face n sistem informatic, ns datorit lipsei de experiene a personalului n utilizarea programului evidena i ncasarea se face n continuare manual. Pentru anul 2008 nu s-a putut prezenta o situaie privind evidena contribuabililor care datoreaz tax pentru ocuparea domeniului public . Pentru anul 2009 s-a solicitat prezentarea situaiei contribuabililor care datoreaz tax pentru ocuparea domeniului public, serviciul de specialitate fiind n imposibilitatea de a prezenta o asemenea situaie, motivnd c nu se cunosc n totalitate aceti contribuabili, deoarece un contribuabil solicit temporar un loc pentru ocuparea unui spaiu pe domeniul public, pltete, ocup spaiul pentru perioada respectiv, dup care nu mai exist nici o obligaie ntre pri. 696

Verificarea privind modul de stabilire i ncasare a taxei pentru ocuparea spaiului public s-a realizat cu greutate, ntruct serviciul nu deine documentele justificative, respectiv solicitarea ocuprii domeniului public din care s rezulte suprafaa i perioada pentru care se solicit ocuparea domeniului public, baza legal n baza creia se reine aceast tax, foaia de calcul a taxei, dovada achitrii taxei, un proces verbal ncheiat de serviciu pentru verificarea la faa locului a realitii datelor declarate de solicitant n cerere. Analiza documentelor a pus n eviden doar identificarea contribuabilului i taxa ncasat, fr a se putea stabili suprafaa utilizat de contribuabil, perioada ct ocup spaiul public, modalitatea de calcul. Totodat din analiza documentelor de ncasare a taxelor pentru ocuparea domeniului public s-a constatat c acestea sunt difereniate de la un contribuabil la altul. Nu a fost identificat i nici nu sa prezentat o hotrre a consiliului local privind ncasarea difereniat a acestui tip de tax Se recomand elaborarea procedurilor privind modul de calcul i de plat al taxei datorate pentru ocuparea domeniului public i aprobarea lor hotrre a consiliului local. Deschiderea evidenei contribuabililor care datoreaz taxa pentru ocuparea domeniului public pentru fiecare an n parte i pstrarea acestei evidene n calculator. Evidena va cuprinde: denumirea contribuabilului care datoreaz taxa; numrul. cererii de solicitare a ocuprii domeniului public; suprafaa ocupat; perioada; baza legal; dovada achitrii taxei; verificarea efectuat de serviciul de specialitate privind realitatea suprafeei nscrise n cerere. 4.10. Stabilirea altor taxe locale 4.10.1. Dac sunt identificai contribuabilii pltitori de alte taxe speciale .. 4.10.2. Stabilirea i ncasarea altor taxe . 4.10.3. ncasarea i evidenierea taxelor de timbru . 5. Verificarea legalitii i conformitii declaraiilor fiscale i a ndeplinirii obligaiilor de ctre contribuabili 5.1. Elaborarea programelor de control 5.1.1. Dac la elaborarea programelor de control se au n vedere contribuabilii care nu-i declar impozitele i taxele locale . 5.1.2. Stabilirea tematicilor de control .. 5.1.3. Elaborarea programelor de control La nivelul serviciului de control nu este elaborat un program anual de control. Exist numai unele programe lunare de control, ns acestea nu cuprind contribuabili ce urmeaz a fi controlului, ci doar numrul de aciuni de control ce urmeaz a fi realizate n cursul luni, pentru fiecare tip de impozit sau tax. Acesta form de planificare a controalelor nu asigur a folosire eficient a resurselor la nivelul serviciului i nici eficiena aciunilor de control care s conduc la creterea gradului de colectare a impozitelor i taxelor. Selectarea contribuabililor n control este la latitudinea fiecrui inspector, acesta i alege contribuabilul pe care vrea s-l verifice, raporteaz acest lucru sefului de serviciu care i ntocmete 697

declaraia i n baza acesteia se deplaseaz la contribuabil. La planificarea contribuabililor n control nu se are n vedere: criteriile materiale indicii de nedeclarare a impozitelor i taxelor, constatrile controlului anterior; criteriile fiscale depunerea declaraiei, plata obligaiilor fiscale; criteriile privind egalitatea n faa legii stimularea conformrii voluntare; criteriile generale - deficiente la controlul anterior, informaii de la teri, nedepunerea declaraiilor fiscale, neconcordante n declaraii Aciunile de planificare i organizare nu au funcionat ca funcii ale managementului la nivelul serviciului de control, iniiativa a fost transferat ctre inspectori, a cror sarcin era de a-i stabili contribuabili pe care vor s-i controleze, s obin ordinele de deplasare i s exercite controlul. Se recomand elaborarea de programe de control care s fie bazate pe o selecie judicioas a contribuabililor n control, n funcie de indiciile de nedeclarare sau neconcordane n declaraii i al cror scop s l constituie stimularea conformrii voluntare la plata impozitelor i taxelor. 5.2.Pregtirea controlului 5.2.1. Dac se realizeaz analiza dosarului fiscal al contribuabilului .. 5.2.2. Dac se verific declaraiile de impunere depuse i plile efectuate . 5.3. Efectuarea controlului 5.3.1. ntiinarea contribuabilului . 5.3.2. Prezentarea la contribuabil i respectarea perioadei de control Examinarea actelor de control ncheiate a scos n eviden c prezentarea la contribuabil i realizarea controlului nu au la baz o mputernicire din partea instituiei. Astfel, n majoritatea cazurilor n actele de control nu este menionat ordinul de serviciu sau de delegare privind efectuarea misiunii de control. eful serviciului control a motivat c, nu exist ntotdeauna ordine de serviciu, deoarece controlul fiind exercitat n localitate s-a considerat c nu mai este nevoie de ele, deoarece nu sunt cheltuieli de decontat. Din compararea perioadelor de control menionate n actul de control cu cele menionate n ordinele de serviciu a rezultat c acestea nu coincid, respectiv controlul nefiind exercitat n perioada planificat. Planificarea i realizarea controalelor nu a constituit o responsabilitate a conducerii, acestea au fost la latitudinea personalului de execuie care au avut puterea de decizie n stabilirea controalelor i realizarea lor. Se recomand efectuarea controalelor n perioada n care sunt planificate i n baza unei mputernicirii a conducerii instituiei. 5.3.3. Dac se analizeaz toate impozitele i taxele locale datorate de contribuabil 5.3.4. Dac sunt stabilite diferenele de impozite i taxe . 5.3.5. Aplicarea sanciunilor pentru abaterile constatate i sancionate de lege Din examinarea proceselor verbale de control i a notelor de constatare a rezultat c nu n toate cazurile sunt aplicate sanciuni pentru faptele contravenionale constatate. n cazurile n care 698

au fost aplicate acestea au fost ncadrate corect n raport cu prevederile legii i pentru fiecare contravenie aplicat a fost ntocmit proces verbal de contravenie ncheiat. Se recomand ca n toate cazurile n care sunt constatate fapte care atrag rspunderea contravenional pentru svrirea lor s se aplice sanciunile corespunztoare. 5.3.6. Dac probele constitute sunt suficiente pentru susinerea constatrilor 5.3.7. Semnarea actelor de control, nregistrarea acestora i menionarea c acestea constituie titluri de crean . 5.3.8. Dac sunt programate i realizate controale inopinate privind urmrirea declarrii corecte i n totalitate a impozitelor i taxelor locale .. 5.4. Valorificarea rezultatelor controlului 5.4.1. Dac impozitele i taxele stabilite prin actele de control sunt nregistrate corect . 5.4.2. Transmiterea actelor de control la dosarul fiscal al contribuabilului 6. Colectarea impozitelor i taxelor locale 6.1. Evidena creanelor aferente impozitelor i taxelor locale 6.1.1. Realitatea debitelor aflate n eviden ntiinrile de plat nu au fost ntocmite i comunicate n toate cazurile i n termen contribuabililor, respectiv pn la data scadenei debitului, ceea ce d posibilitatea contribuabilului, n cazul n care achit debitul s beneficieze de o bonificaie la plat de 10% din suma datorat. ntocmirea i transmiterea ntiinrilor de plat dup data scadenei debitelor au obligat pe contribuabili s achite n totalitate debitele datorate Examinarea coninutului ntiinrilor de plat a pus n eviden faptul c sumele de plat menionate nu concord n toate cazurile cu debitele aflate n eviden. Se recomand ca ntocmirea i comunicarea ntiinrii de plat s se realizeze n termen, astfel nct impozitele i taxele locale s fie colectate cu operativitate, iar contribuabilul s poat beneficia de bonificaiile acordate, precum i complet, respectiv aceasta s cuprind toate informaiile referitoare la debitele stabilite i datorate de un contribuabil. 6.1.2. Modul de acordare a facilitilor la plata impozitelor i taxelor locale 6.1.3. Contientizarea contribuabililor asupra plii voluntare a impozitelor i taxelor locale . 6.2. Scutiri acordate la plata impozitelor i taxelor locale

699

6.2.1. Scutiri acordate persoanelor juridice pentru fiecare impozit sau tax local datorat Aplicarea scutirilor la plata impozitelor i taxelor locale nu a fost realizat ntotdeauna cu respectarea cadrului metodologic, astfel impozitul pe cldire i pe terenul eferent cldirii a fost redus n cazul desfurrii de servicii turistice cu 50%, pe ntregul an calendaristic i nu doar 5 luni din cadrul unui an calendaristic sau au fost acordate scutiri la plata impozitului pe cldiri construite i declarate ca avnd destinaie de locuin, n condiiile n care structurile cu atribuii de control efectueaz control la contribuabil i constat prin actul de control c respectiva cldire are destinaie de spaiu de producie. Se recomand ca scutirile care se vor acorda n continuare la plata impozitelor i taxelor locale s se fac numai dup o analiz i informare complet cu privire la fiecare caz n parte. Realizarea unei evalurii a scutirilor aplicate n cursul anului 2009 i urmrirea acolo unde exist suspiciuni a realizrii unei documentrii complete asupra acelei scutiri;, n cazurile n care se constat c scutirea a fost acordat incorect se va proceda la evidenierea corect a obligaiilor datorate de contribuabil. 6.3. Efectuarea compensrilor n stingerea debitelor 6.3.1. Elaborarea procesului verbal de compensare, a notei de compensare, a referatului de compensare i a centralizatorului compensrilor Restituirile se debite sau alte sume ctre contribuabili s-a efectuat n unele cazuri incorect, fr respectarea metodologiei, n sensul c unitatea administrativ-teritorial a restituit sume de bani ctre contribuabili n condiiile n care acetia avea debite restante n sold. Referitor la compensrile de impozite i taxe, n cursul anului 2009 i 2010 pn la data controlului a rezultat c au existat un numr de 5 compensri, care au fost realizate prin respectarea cadrului metodologic, cu excepia unui singur caz n care compensare a fost realizat direct de salariatul care a primit cererea n vederea analizrii i formulrii propunerilor, fr a exista referat, proces verbal de compensare etc. aprobate i avizate de conducere. Operaiunile contabile au fost efectuate corect n acest caz, debitorului fiind reinute i stinse prin compensare inclusiv accesoriile. Cauza a constituit-o necunoatere de ctre salariaii responsabili cu soluionarea cererilor de compensare a debitelor restante cu creanele de ncasate de la entitate, a cadrului procedural ce reglementeaz aceast activitate Se recomand ca restituirile de sume solicitate de ctre contribuabili s se realizeze numai dup verificarea naturi sumei solicitate i avizarea documentelor de eful de serviciu i conducerea direciei, precum i instruirea personalului cu privire la realizarea procesului de compensare a debitelor i urmrirea modului de soluionare a cererilor de ctre eful serviciului pe tot parcursul procesului. 6.3.2. Dac sunt efectuate nregistrrile n baza de date privind sumele compensate i este actualizat situaia contribuabilului .. 6.4. Calculul de penaliti i majorri de ntrziere 6.4.1. Corectitudinea penalitilor i majorrilor de ntrziere calculate pentru neplata n termen a impozitelor i taxelor locale 700

Majorrile de ntrziere i penalitile nu sunt calculate lunar, calculul acestora fcndu-se o singur dat pe an, respectiv nainte de nchiderea exerciiului financiar i nu sunt nregistrate n evidena unitii fiscale. La debitele ncasate prin procedura de executare silit au fost calculate majorri de ntrziere i penaliti manual de ctre salariaii care gestioneaz dosarele de executare silit i care recupereaz debitele, pn la data la care contribuabilul achit debitul. Toate plile efectuate n cursul anului curent de ctre contribuabili i care sunt aferente anului trecut au fost realizate la soldul existent la data de 31.12 ale anului precedent. Rezult c pentru perioada de la nceputul anului i pn la data plii nu au fost calculate i percepute majorrii de ntrziere i penaliti. Cauza a constituit-o programul informatic utilizat care nu a permis calculul majorrilor de ntrziere n cursul anului n mod automat, iar la ncasarea debitelor, persoanele care au realizat operaiunile respective nu au urmrit s realizeze i calculul i ncasarea sumelor accesorii odat cu plata debitelor de ctre contribuabili. Se recomand actualizarea programului informatic astfel nct majorrile de ntrziere i penalitile s fie calculate pentru orice zi de ntrziere la plata debitelor reprezentnd impozite i taxe locale. Pn la actualizarea programului informativ pentru orice debit restant ncasat s fie calculate i majorrile sau penalitile de ntrziere aferente i ncasate odat cu debitul. 6.5. Majorarea impozitelor i taxelor locale 6.5.1. Regularitatea msurilor de majorare a impozitelor i taxelor locale . 6.5.2. Dac sunt comunicate ctre contribuabili impozitele i taxele majorate 7. Stingerea prin executare silit a creanelor fiscale aferente impozitelor i taxelor locale 7.1. Evidena debitelor restante 7.1.1. Conformitatea exigibilitii debitelor restante . 7.1.2. Identificarea n termen a debitelor restante i dispunerea msurilor de executare silit . 7.2. ntocmirea titlului executoriu

7.2.1. nfiinarea titlurilor executorii i comunicarea acestora ctre debitori Din analiza dosarelor de executare silit selectate a rezultat c titlurile executorii nu au fost ntocmite i comunicate n termen debitorilor, respectiv la data la care s-a constituit dosarul de executare silit, n unele cazuri de la constituirea dosarului de executare silit i pn la ntocmirea titlului executoriu a trecut chiar mai mult de un an, fr a se proceda la realizarea procedurii de executare silit. n unele cazuri pentru titlurile executorii ntocmite nu s-a fcut dovada comunicrii lor ctre debitor. Se recomand analiza tuturor debitelor restante neachitate pn la termenul de plat scadent, identificarea debitelor pentru care nu exist titluri executorii comunicate debitorilor, ntocmirea acestora i comunicarea lor debitorilor, n caz de neplat n termenul scadent s se 701

procedeze la declanarea procedurii de executare silit. 7.2.2. Realitatea debitelor menionate n titlurile executorii .. 7.3. Constituirea dosarului de executare silit 7.3.1. Constituirea dosarului de executare silit .. 7.3.2. Existena dovezilor privind titlul de crean i comunicarea acestuia contribuabilului 7.4. ntocmirea i comunicarea somaiei

7.4.1. ntocmirea somaiei pentru ntregul debit restant . 7.4.2. Comunicarea somaiei i confirmarea primirii acestei de ctre debitor Din analiza dosarelor de executare silit a rezultat ca procedura de executare privind ntocmirea i comunicarea somaiilor nu respect ntotdeauna cadrul procedural, astfel: - n circa 15% din dosarele de executare silit constituite nu este declanat procedura de executare silit prin emiterea somaiilor, cu toate c acestea erau constituite de circa 10-12 luni; - sumele menionate n somaii nu corespund ntotdeauna cu debitele restante ale debitorului. Spre exemplu: dosar de executare nr. 124/2009 debitul aflat n executare silit este de 23.543 lei, pentru care exist dou titluri executorii, emiterea somaiei s-a realizat doar pentru debitul cuprins ntr-un singur titlu executoriu; dosar de executare nr. 253/2009 debitul aflat n executare silit este de 11.435 lei, pentru care exist un titlu executoriu, emiterea somaiei s-a realizat doar pentru suma de 9.500 lei, debit principal, nu s-a cuprins n somaie majorrile de ntrziere calculate. - n circa 15% din dosare somaiile nu precizeaz corect numrul dosarului de executare silit constituit, precum i obligaia debitorului de plti debitul n termen de 15 zile de la data comunicrii somaiei, n caz contrar urmnd ai fi sechestrate bunurile n vederea recuperrii acestuia. Pentru aproximativ 50% din somaiile emise nu exist la dosar dovada confirmrii de primire din partea debitorului i nici un alt document din care s rezulte realizarea acestei proceduri de executare silit. Cauza o reprezint lipsa de responsabilitate n urmrirea realizrii la termen a etapelor de executare silit, precum i lipsa exercitrii controalelor ierarhice referitoare la urmrirea stadiului executrii pentru dosarele constituite. Se recomand ca dosarele de executare silit existente i cele ce se vor constitui s fie repartizate persoanelor responsabilizate de eful structurii cu atribuii n domeniu, care va urmri zilnic realizarea n termen a etapelor de executare silit pentru dosarele aflate pe rol. Analiza dosarelor din sold i ntocmirea i comunicarea somaiilor n toate cazurile n care acestea nu au fost transmise. 7.5. nfiinarea popririlor 7.5.1. Identificarea tuturor conturilor bancare ale debitorului . 702

7.5.2. nfiinarea de popriri asupra tuturor conturilor bancare ale debitorului Popririle se nfiineaz asupra tuturor conturilor debitorilor deschise la bnci n termen de 15 zile de la comunicarea somaiei daca debitul nu a fost achitat. Popririle ntocmite pentru debite restante la bugetul statului se ntocmesc de serviciile de specialitate, se semneaz de persoana care le-a ntocmit i de eful serviciului i apoi se transmit conductorul unitii fiscale, n vederea semnrii. Dup semnare se nregistreaz la unitatea fiscala i apoi se comunic ctre banc, urmrindu-se primirea confirmrii de nfiinare a popriri i procedarea la reinerea sumelor din contul debitorului. Din analiza dosarelor de executare silit a rezultat ca procedura de executare privind ntocmirea i nfiinarea popririlor nu respect ntotdeauna cadrul procedural, astfel: - n circa 15% din dosarele de executare silit analizate nu se declanase procedura de executare silit prin emiterea ntocmirea i nfiinarea popririlor, cu toate c debitele restante pentru care erau emise somaii i nu erau recuperate aveau o vechime de peste 6 luni; - sumele menionate n popririle nfiinate nu corespund ntotdeauna cu debitele restante ale debitorului menionate n somaiile emise i comunicate acestuia, astfel: dosar de executare 67/2009, n somaie este menionat un debit n sum de 76.940 lei, din care nu s-a recuperat nici o sum, n poprirea nfiinat i comunicat la banc se menioneaz un debit n sum de 25.600 lei; dosar de executare 154/2009 n somaie este menionat un debit n sum de 25160 lei, n poprirea nfiinat la banc se menioneaz un debit aflat n executare silit n sum de 8.720 lei. - n circa 20% din dosarele analizate, pentru popririle nfiinate nu exist confirmarea bncii privind nfiinarea blocarea conturilor debitorului i reinerea sumelor, n aceste cazuri banca nu a reinut i nu a virat nici o sum din contul debitorului. n majoritatea cazurilor unde au fost ntocmite i nfiinate popriri pe conturile bancare, debitorii nu au fost ntiinai asupra acestora, la dosare neexistnd nici o dovad n acest sens. Se recomand analiza dosarele de executare silit existente, identificarea tuturor conturilor bancare ale debitorilor i ntocmirea i comunicarea de popriri, pe aceste conturi, n toate cazurile n care acestea nu au fost nfiinate. Conductorul serviciului va analiza periodic dosarele aflate n executare silit i va urmri modul n care au fost ntocmite i nfiinate popririle. 7.5.3. ntiinarea debitorului asupra nfiinrii popririlor .. 7.5.4. Identificarea terilor poprii, nfiinarea de popriri asupra acestora i confirmarea nfiinrii popriri . 7.6. nfiinarea sechestrelor asupra bunurilor mobile

7.6.1. Stabilirea debitelor restante, n urma comunicrii somaiilor i nfiinrii popririlor . 7.6.2. nfiinarea sechestrelor asupra bunurilor urmribile 7.6.3. nfiinarea de sechestre pn la nivelul debitelor restante Sechestrele se nfiineaz asupra tuturor bunurilor urmribile ale debitorului, valoarea bunurilor sechestrate nu trebuie s depeasc 150% valoarea debitului restant.. Procesul verbal de 703

sechestru trebuie s conin n mod obligatoriu printre altele denumirea i adresa debitorului, valoarea debitului pentru care se nfiineaz sechestrul, numrul somaiei i titlului executoriu n baza crora se face executarea, descrierea complet a bunurilor sechestrate i menionarea datelor de identificare a acestora, estimarea valorii bunurilor sechestrate. Din analiza dosarelor de executare silit a rezultat ca procedura de executare privind ntocmirea i nfiinarea sechestrelor asupra bunurilor mobile ale debitorilor nu respect ntotdeauna cadrul procedural, astfel: - n circa 50% din dosarele de executare silit analizate nu se declanase procedura de executare silit prin identificarea i sechestrarea bunurilor mobile ale debitorilor, cu toate c somaiile emise i comunicate debitorilor aveau o vechime cuprinse ntre 3 luni i chiar peste 30 luni; - valoarea bunurilor sechestrate nu acoper debitele restante menionate n somaiile de plat, ceea ce face imposibil recuperarea acestora pe calea executrii silite. Precizm c, n unele cazuri la dosare exist anumite liste cu bunuri urmribile identificate la debitor, ns n procesele verbale de sechestru se regsesc doar o parte din acestea, care nu acoper debitul restant n general bunurile au fost sechestrate n prezena debitorilor care au semnat procesele verbale de sechestru, ns au existat i cazuri n care debitorul nu a fost de fa sau nu a vrut s semneze procesul verbal de sechestru. n aceste cazuri procesul verbal de sechestru a fost comunicat ulterior debitorului n cadrul termenului legal. Serviciul de executare silit a mers mai mult n recuperarea debitelor restante pe calea amiabil, pe discuii cu debitorii i contientizarea acestora la plata debitelor restante, sechestrele fiind nfiinate n cazurile n care debitorii nu au dorit nici o colaborare cu instituia Se recomand analiza dosarele de executare silit existente i a stadiului lor de executare, procedarea la identificarea bunurilor mobile urmribile ale debitorilor i aplicarea procedurilor de sechestrare i valorificare a acestor bunuri n vederea recuperrii debitelor. Conductorul serviciului va analiza periodic dosarele aflate n executare silit i va urmri modul n care au fost nfiinate sechestrele. 7.6.4. Ridicarea sau lsare n custodie a bunurilor sechestrate . 7.6.5. Descrierea complet a debitului restant i a bunului sechestrat . 7.7. nfiinarea sechestrelor asupra bunurilor imobile 7.7.1. Intabularea sechestrului la Oficiul de carte funciar . 7.7.2. Descrierea complet a debitului restant i a bunului imobil sechestrat i a obligaie de a achita debitul n termen de 15 zile Sechestrele pentru bunuri imobile se nfiineaz asupra tuturor bunurilor urmribile ale debitorului. Procesul verbal de sechestru trebuie sa cantin n mod obligatoriu printre altele denumirea i adresa debitorului, menionarea debitului, menionarea somaiei i titlului executoriu n baza cruia se face executare, descrierea complet a bunurilor sechestrate i menionarea datelor de identificare i a valorii bunurilor sechestrate. Din analiza dosarelor de executare silit a rezultat ca procedura de executare privind ntocmirea i nfiinarea sechestrelor asupra bunurilor imobile ale debitorilor a rezultat faptul c, din peste 400 dosare de executare silit existente pe rolul serviciului, doar n 9 cazuri procedura de executare silit a fost continuat pn la identificarea i sechestrarea bunurilor urmribile imobile ale debitorului. Se recomand n cazul tuturor debitelor restante s se fac o analiz a lor, n cazurile n care acestea sunt de niveluri mai ridicate se va identifica bunurile imobile i sechestra n vederea 704

valorificrii, dac nu exist o alt soluie de recuperare. 7.8. Organizarea licitaiilor i valorificarea bunurilor 7.8.1. Stabilirea i organizarea licitaiilor n termen . 7.8.2. Efectuarea publicitii bunurilor scoase la vnzare . 7.8.3. ntiinarea debitorului, custodelui i a celorlalte persoane despre locul, data i ora licitaiei 7.8.4. Reluarea n termen a licitaiilor n cazul neajudecrii bunurilor Din analiza documentelor existente la cele 9 dosare de executare silit unde au fost sechestrate bunuri imobile s-a constatat c nu a fost organizat i realizat nici o licitaie public n vedere valorificrii bunurilor i recuperrii debitelor restante, cu toate c procesele verbale de sechestru erau ntocmite de circa 2-3 ani. Totodat, bunurile imobile sechestrate nu erau nici evaluate. La nivelul Serviciului Executare silit a debitelor restante nici nu se mai tia de procesele verbale de sechestru bunuri imobile nfiinate. Pn n prezent debitele nu au fost recuperate, n schimb acestea s-au majorat continuu urmare a dobnzilor i penalitilor calculate De asemenea, analiza celor 7 dosare de executare silit selectate la care au fost identificate i sechestrate bunuri mobile ale debitorilor, a reliefat faptul c doar n dou cazuri au fost planificate i organizate licitaii. Licitaiile au fost organizate o sigur dat pentru cele dou dosare, la acestea nu s-au prezentat licitatori i nu au mai fost reluate. Precizm c vechimea sechestrelor de bunuri mobile nfiinate este cuprins ntre 2 i 5 ani. Pn n prezent debitele nu au fost recuperate, din contr acestea au crescut ca urmare a majorrilor i penalitilor calculate. Din explicaiile date de eful Serviciului Executare silit a debitelor restante a rezultat c, pn la data controlului la nici un dosar de executare silit care a fost constituit n cadrul serviciului nu s-a ajuns s fie valorificate bunuri ale debitorilor prin licitaie public. Toate ncasrile sau recuperrile de debite n realizate de serviciu au fost pe cale amiabil, prin discuii cu contribuabilii i convingerea acestora s plteasc debitele restante. Se recomand realizarea unei discuii cu debitorii stabilirea unor termene maxime de 15 zile de plat, iar n caz de neplat se va proceda la planificarea i organizarea de licitaii n toate cazurile n care au fost sechestrate bunuri n vederea valorificrii lor. 7.8.5. Stabilirea i recuperarea cheltuielilor cu executarea silit 7.9. Distribuirea sumelor ncasate n urma licitaiilor 7.9.1. Respectarea prioritilor i a ordinii n distribuirea sumelor . 7.9.2. Respectarea termenelor de distribuirea sumelor ncasate prin licitaie .. 7.9.3. ntocmirea procesului verbal de distribuire a sumelor ..

705

7.10. nchiderea dosarului i stingerea creanei 7.10.1. Urmrirea lichidrii ntregului debit .. 7.10.2. nchiderea dosarului de executare silit 8. Realitatea evidenelor contabile i a situaiilor ale entitii publice locale privind veniturile din impozite i taxe locale 8.1. Organizarea i conducerea evidenei veniturilor din impozite i taxe locale 8.1.1. Evidena creanelor bugetare nregistrarea creanelor bugetare stabilite prin actele de control sau declarate de contribuabili s-a realizat cu ntrzierea n evidena analitic pe debitor n unele cazuri, iar n altele nu au fost nregistrate. Debitele provenite din amenzi nu au fost nregistrate n toate cazurile n evidena analitic, n condiiile n care unele din contravenii aveau o vechime de peste 1 an de zile, ceea ce presupune c ncasarea acestora pe calea executrii silite era prescris. Consecina este c debitele aflate n evidena analitic pe debitor nu reflect realitatea, ntocmirea i constituirea dosarelor de executare silit i declanarea procedurii s-a realizat pentru debite mai mici fa de cele real datorate de contribuabili. Unele dintre debitele care nu au fost ncasate n termen i pentru care nu s-a declanat procedura de executare silit n termen, datorit nenregistrrii lor, s-au prescris. Se recomand realizarea unei confruntri a declaraiilor depuse de contribuabili, proceselor verbale de control i de contravenie, a deciziilor de calcul de accesorii, cu nregistrrile efectuate n evidenele analitice i punerea acestora de acord, n sensul evidenierii reale a debitelor datorate de contribuabili. 8.1.2. Stingerea creanelor bugetare ncasarea debitelor de la contribuabili se realizeaz direct la ghieul amplasat n incinta entitii, prin sistemul informatic, precum i prin utilizarea a doi ncasatori de teren, care se deplaseaz zilnic la contribuabili i ncaseaz debitele. Potrivit metodologiei, acetia zilnic au obligaia s depun sumele ncasate la casieria unitii. Examinarea modului de ncasare a debitelor de la contribuabili, de ctre cei doi ncasatori, depunere i nregistrare a acestora a pus n eviden faptul c pentru aproximativ 60% din cazuri sumele ncasate de la contribuabili au fost depuse cu ntrziere, n unele cazuri depunerea s-a realizat chiar la 30 zile de la ncasare. Pe timpul evalurii au fost formulate un numr de 25 adrese ctre contribuabili, prin care sa solicitat confirmarea de ctre acetia a debitelor achitate n cursul anului ctre ncasatori de teren. Urmare rspunsurilor primite de la contribuabili i confruntrii cu datele din chitanele existente asupra ncasatorilor s-a constatat n cinci cazuri c acestea nu corespund. A fost solicitat efectuarea unui control de ctre organele specializate. Urmare controlului s-a stabilit c, unul din ncasatori a ntocmit copiile chitanelor care se aflau la chitanier pentru debitul existent n evidena unitii administrativ-teritoriale, iar pe originalul chitanei care l-a nmnat contribuabilului a menionat o sum mai mare, pe care si-a nsuit-o fr justificare. Responsabilii cu atribuii specifice din cadrul serviciilor de colectare impozite i taxe locale nu au realizat nici o verificare gestionar asupra celor doi gestionari n ultimi doi ani de zile, lipsa controalelor ierarhice a dat posibilitatea 706

ncasatorilor de a realiza neregulile constatate. Analiza datelor nregistrate n jurnalele de ncasri, cu datele menionate pe chitanele de ncasare aflate la chitanier a rezultat c sumele ncasate au fost depuse n totalitate, ns depunerea s-a realizat cu ntrziere. Urmare verificrii modului n care sumele ncasate i nregistrate n jurnalele de ncasri au fost operate n evidenele analitice pe pltitor, au fost identificate cazuri n care numele menionat pe chitana de ncasare nu corespunde cu numele contribuabilului n contul cruia au fost operate ca fiind ncasate sumele, ceea ce presupune c sumele respective ncasate au fost operate greit n evidena primar i contabil a entitii. Se recomand analiza tuturor ncasrilor efectuate de cei doi ncasatori i urmrirea n contabilitate, respectiv evidena analitic pe pltitor asupra corectitudini modului de stingere a obligaiilor fiscale ale contribuabililor Conformitatea acordrii de scutiri la plata impozitelor i taxelor locale 8.1.4. Prelucrarea, centralizarea i reflectarea n contabilitate a operaiunilor consemnate n documentele justificative La nivelul entitii sunt conduse dou registre de cas, un registru inut la nivelul casieriei centrale unde sunt evideniate ncasrile efectuate zilnic la ghieu i unul inut de ncasatorii de teren. Acesta din urm este completat de cei doi ncasatori cu sumele ncasate, iar exemplarul nr. 1 mpreun cu documentele justificative (chitanele emise ctre contribuabili) este depus la casieria central a entitii. La casierie este realizat o singur operaiune, respectiv cea privind soldul filei jurnalului de cas. La nivelul casierie operaiunile zilnice sunt introdu-se n sistem informatic, chitanele de ncasare sunt i ele listate informatic i apoi nmnate contribuabililor. La sfritul zile este listat registrul de cas care este semnat de casier i depus mpreun cu documentele justificative ntr-un dosar . Casiera nu realizeaz nici o verificare sau punctaj asupra operaiunilor efectuate comparativ cu documentele justificative eliberate, urmrete doar ca soldul din registrul de cas s corespund cu numerarul din casierie. Totodat controlul ierarhic asupra operaiunilor de cas nu este realizat de nici o persoan, cu toate c aceast activitate este responsabilizat la dou posturi din cadrul serviciului contabilitate. Totodat nregistrrile n Registrul de cas nu sunt realizate distinct pentru fiecare operaie n parte. Conducerea la nivelul entitii a mai multor registre de cas nu permite o verificare corect a operaiunilor realizate n numerar, iar nregistrrile contabile efectuate n evidena analitic pe pltitor nu reflect realitatea. Se recomand conducerea unui singur registru la nivelul entitii,iar operaiunile n numerar efectuate s se evidenieze distinct n registrul de cas . 8.1.5. ntocmirea documentelor justificative privind ncasarea i stingerea creanelor bugetare 8.2.Organizarea contabilitii veniturilor din impozite i taxe locale 8.2.1. Realitatea informaiilor furnizate de evidena financiar-contabil .. 8.2.2. Reflectarea n contabilitate a operaiunilor cu ajutorul conturile 707 8.1.3.

contabile .. 9. Fiabilitatea sistemului informatic privind administrarea impozitelor i taxelor locale 9.1. Utilizarea echipamentelor 9.1.1. ntreinerea i utilizarea calculatoarelor . 9.1.2. Realizarea prelucrrii informatice . 9.2.Administrarea eficient a programelor 9.2.1. Dac este asigurat responsabilitatea n utilizarea programelor 9.2.2. Dac programele sunt adecvate programelor la necesitile departamentului La nivelul direciei este implementat aplicaia ATLAS, care este integrat la sistemul informatic al entitii, potrivit creia activitatea de colectare a impozitelor i taxelor este integrat cu activitile specifice de eviden contabil, cu informaiile despre proprieti i terenuri, cuprinse i gestionate n fiele cadastrale i cu informaiile despre proprietari, deinute i actualizate n registrele de stare civil. Urmare examinrii privind primirea i transmiterea datelor i informaiilor s-a constatat c, acest program cu toate c este integrat sistemului informatic al entitii, el nu funcioneaz n acest sens. Astfel toate informaiile privind impozitele i taxele operate n contul contribuabililor sunt introduse manual, precum i plile fcute de ctre acetia n contul impozitelor datorate. Pentru nregistrarea n contabilitate a tuturor operaiunilor efectuate acestea sunt preluate pe dischet (sau alt dispozitiv specific) i introduse n cadrul programelor ce funcioneaz la nivelul acestor servicii. Cu toate c la nivelul entitii sistemul informatic utilizat este unul ce permite integrarea datelor i programelor, exist anumite programe i aplicaii care nu au fost adaptate acestui sistem i care funcioneaz independent, ceea ce face ca informaia s fie preluat pe alte dispozitive i introdus n program. Se recomand crearea unor sisteme, aplicaii care s contribuie la integrarea tuturor programelor i aplicaiilor utilizate de entitate astfel nct preluarea i transmiterea informaiilor prelucrate s se fac electronic, eliminnd riscul erorilor, pierderii sau utilizrii n alte scopuri a acestora. 9.2.3. Dac programele informatice utilizate n cadrul departamentului sunt gestionate eficient 9.2.4. Asigurarea bunei funcionri a programelor . 9.3. Adecvarea datelor introduse i prelucrate 9.3.1. Asigurarea corectitudinii datelor introduse n programele utilizate 708

. 9.3.2. Conformitatea prelucrrii datelor 9.4. Implementarea de controale adecvate n utilizarea programelor 9.4.1. Asigurarea securitii aplicaiilor prin utilizarea programelor antivirus Potrivit politicii de securitate toate staiile de lucru trebuie s aib instalate programe antivirus, care s verifice staia de lucru la pornire, s monitorizeze toate programele i aplicaiile active, mesajele primite i totodat s verifice automat la intervale regulate actualizrile i prelucrrile din program. n unele cazuri configuraia programului antivirus a fost modificat pentru a ntrerupe monitorizarea ntregii activiti i verificarea e-mail-ului i, n special, a fiierelor anexate. Configuraia antivirusului a fost modificat deoarece s-a considerat c programul antivirus are un efect negativ asupra performanei sistemului. Examinarea programelor utilizate pe staiile de lucru la care a fost schimbat configuraia antiviruilor a pus n eviden c acestea erau infectate cu virui. Cauza o constituie lipsa monitorizrii permanente a staiilor de lucru cu privire la funcionarea programelor antivirus, precum i responsabilizarea utilizatorilor n cazul n care dezactiveaz un program antivirus. Se recomand aplicarea cu rigurozitate a standardele i procedurile ant-virus implementate pe staia de lucru, precum i constituirea unor echipe pentru efectuarea de verificri antivirus la nivelul tuturor staiilor de lucru din cadrul direciei, configurarea corect n cazurile n care aceste programe au fost dezactivate, stabilirea de responsabiliti n cazul n care acestea sunt dezactivate i produc disfunciuni n cadrul organizaiei. 9.4.2. Adecvarea controalelor interne n cadrul programelor utilizate 9.4.3. Asigurarea caracterului secret al datelor . 9.5. Organizarea securitii informaiilor prelucrate 9.5.1. Asigurarea securitii informaiilor introduse i prelucrate n cadrul programelor Entitatea a achiziionat i utilizeaz n realizarea activitilor Pachetul de programe LOTUS, ns din examinarea programelor instalate pe staiile de lucru selectate s-a constatat c pe dou staii de lucru utilizatorii care le deserveau folosesc programe aferente pachetului Microsoft Office fr ca pentru acestea existe achiziionate licene. Aceste programe au fost instalate folosind coduri piratate. Sistemul IT al entitii publice nu este configurat astfel nct s permit alertarea administratorului de sistem n cazul utilizrii unor astfel de programe, fr licen. Situaia a fost generat de faptul c la nivelul celor dou staii de lucru sunt primirea din afara entitii diverse informaii cu privire la identitatea contribuabililor, domiciliul/sediul acestora, date privind raportrile economico-financiare ale acestora, a cror fiiere electronice sunt scrise n alte programe i nu pot fi preluate i deschise cu programele existente. Se recomand inventarierea tuturor staiilor de lucru pentru a stabili situaia real cu privire la utilizarea programelor fr licen i luarea msurilor de dezinstalare a acestora. Realizarea unei analize complexe n urma creia managementul entitii publice s decid asupra 709

oportunitii achiziionrii unui numr adecvat de licene Microsoft Office. 9.6. Asigurarea accesului la programele direciei 9.6.1. Asigurarea accesului la program 9.6.2. Fiabilitatea parolelor Majoritatea salariailor din cadrul entitii publice, prin natura sarcinilor de serviciu, trebuie s acceseze mai multe subsisteme IT care folosesc nume de utilizator i parole diferite. Programele i aplicaiile sunt concepute astfel nct pentru accesul la fiecare dintre acestea trebuie folosit nume de utilizator i parol diferite, n loc s se foloseasc acelai nume de utilizator i parol indiferent de programul din cadrul direcie la care se conecteaz angajatul, cu condiia ca acesta s fie pe acelai nivel de acces. Parolele utilizate sunt comune, respectiv a parol poate fi folosit de mai muli utilizatori, acestea sunt comunicate des ntre utilizatorii crora le-au fost acordate. n aceste condiii sistemul de parole nu mai are funcii principale de restricionare putnd fi accesat i de persoane neautorizate, iar n situaia apariiei unor incidente nu se pot stabili responsabilitile aferente. n cadrul direciei exist o problem deosebit, referitoare la programul informatic privind Evidena analitic pe pltitor, program la care nu exist nici o restricie, acesta fiind accesat de toi salariaii direciei, dar nu numai c poate fi accesat acetia pot face i anumite operaii n acest program. Reprezint a problem grav deoarece prin acest program se gestioneaz evidena tuturor impozitelor i taxelor pe fiecare contribuabil care le datoreaz, precum i stingerea acestora n cazul plii, ori permiterea accesului tuturor salariailor din cadrul direciei, precum i posibilitatea acestora de a efectua diverse operaiuni n cadrul programului poate duce la apariia de neconformiti, de operaii nereale n debitele contribuabililor. Se recomand realizarea unui proces de reenginering astfel nct salariaii din cadrul direciei s poat accesa numai programele i aplicaiile de care au nevoie att n vizualizare, ct i cu privire la realizarea de operaii sau prelucrrii n cadrul acestuia.

III. CONCLUZII Echipa de auditori pe baza testrilor i analizelor efectuate evalueaz Activitatea de stabilire i colectare a impozitelor i taxelor locale din entitatea auditat conform grilei:
Nr.. Crt. 1. APRECIERE DE FUNCIONAL MBUNTIT

OBIECTIVUL Asigurarea cadrului organizatoric adecvat desfurrii activitii de stabilire i colectare a impozitelor i taxelor locale Organizarea i desfurarea activitii de asisten a contribuabililor Organizarea evidenei pltitorilor de impozite i taxe locale Stabilirea impozitelor i taxelor locale Verificarea legalitii i conformitii declaraiilor fiscale i a ndeplinirii

CRITIC X

2. 3. 4. 5.

X X X X

710

6. 7. 8.

9.

obligaiilor de ctre contribuabili Colectarea impozitelor i taxelor locale Stingerea prin executare silit a creanelor fiscale aferente impozitelor i taxelor locale Realitatea evidenelor contabile i a situaiilor financiare ale entitii publice privind veniturile din impozite i taxe locale Fiabilitatea sistemului informatic privind administrarea impozitelor i taxelor locale

X X X

Precizm, faptul c constatrile prezentate au la baz probe de audit obinute pe baza testelor efectuate consemnate n documentele de lucru ntocmite de ctre echipa de auditori i nsuite de ctre factorii de management ai entitii. Aceste evaluri au la baz discuiile care au avut loc cu privire la recomandrile auditorilor n edinele de nchidere i conciliere ale misiunii, apreciate de ctre participanii la aceste edine, ca fiind realiste i fezabile, i materializate n minutele edinelor de nchidere i conciliere. Considerm c rezultatele evalurii auditorilor interni privind Activitatea de stabilire i colectare a impozitelor i taxelor locale se nscrie n parametri normali pentru aceast perioad de introducere a auditului intern n entiti. De asemenea, prin implementarea recomandrilor echipei de auditori activitatea de stabilire i colectare a impozitelor i taxelor locale va cunoate o ameliorare semnificativ. Structura auditat are obligaia s ntocmeasc Programul de aciune i Calendarul implementrii recomandrilor i s raporteze periodic echipei de auditori stadiul implementrii acestora. Prezentul Raport de audit intern a fost ntocmit n baza Tematicii n detaliu a obiectelor auditabile selectate, a Programului de audit i a Programului de intervenie la faa locului, a constatrilor efectuate n timpul etapei de colectrii i prelucrrii informaiilor i n timpul Intervenie la fata locului. Toate constatrile efectuate au la baz probe de audit realizate prin teste, interviuri, liste de control, note de relaii i n urma analizei i interpretrii acestora s-au elaborat FIAP-uri i FCRI-uri care au condus la concluziile cuprinse n Raportul de audit intern.

Data: 14.07.2010 Auditorii, Ionescu Adrian, auditor superior, coordonator Popescu Nicolae, auditor superior Vasilescu Cristian, auditor auperior Supervizor, Georgescu Cristian

711

Not: Proiectul de raport de audit intern concretizeaz activitatea auditorilor interni prin prezentarea cadrului general de desfurare a activitii entitii, obiectivelor, constatrilor, concluziilor i recomandrilor obinute n urma misiunii realizate, ct i aria i metodologia de audit, tehnicile de colectare i de analiz a dovezilor de audit utilizate. La elaborarea Proiectului de raportul de audit intern, auditorul folosete dovezile de audit raportate n Fiele de Identificare i Analiza a Problemelor i n Formularul de Constatare i Raportare a Iregularitilor i n celelalte documente de lucru.

712

Procedura P15:

ELABORAREA RAPORTULUI DE AUDIT INTERN

SINTEZA

RAPORTULUI DE AUDIT INTERN

I. INTRODUCERE Misiunea de audit intern privind Administrarea impozitelor i taxelor locale din cadrul entitii publice s-a desfurat conform prevederilor Legii nr. 672/2002 privind auditul public intern, cu modificrile i completrile ulterioare, OMFP nr. 38/2003 de aprobare a Normelor generale privind exercitarea activitii de audit intern, a Normelor specifice proprii de audit intern aprobate de conducere i a Planului de audit intern pe anul 2009, i a fost realizata de: Ionescu Adrian, auditor superior, coordonator echip Popescu Nicolae, auditor superior Vasilescu Adrian, auditor superior Georgescu Cristian, supervizor. II. CONCLUZII Nr. crt. 1. 2. 3. 4. 5. 6. Obiective Funcional
Asigurarea cadrului organizatoric adecvat desfurrii activitii de stabilire i colectare a impozitelor i taxelor locale Organizarea i desfurarea activitii de asisten a contribuabililor Organizarea evidenei pltitorilor de impozite i taxe locale Stabilirea impozitelor i taxelor locale Verificarea legalitii i conformitii declaraiilor fiscale i a ndeplinirii obligaiilor de ctre contribuabili Colectarea impozitelor i taxelor locale

Apreciere De mbuntit

Critic X X

X X X X

713

7. 8. 9.

Stingerea prin executare silit a creanelor fiscale aferente impozitelor i taxelor locale Realitatea evidenelor contabile i a situaiilor financiare ale entitii publice privind veniturile din impozite i taxe locale Fiabilitatea sistemului informatic privind administrarea impozitelor i taxelor locale

X X X

III. CONSTATRI i RECOMANDRI Principalele constatri i recomandri rezultate n urma evalurii: 1. Constatare: La stabilirea i definirea obiectivelor strategice cu privire la colectarea veniturilor din impozite i taxe locale nu au fost avute n vedere resursele i posibilitile efective de realizare de care dispune entitatea. Recomandri: Realizarea unei analize diagnostic a resurselor existente i a celor necesare n viitor pentru atingerea obiectivelor strategice, stabilirea necesitilor i gsirea soluiilor de asigurare a acestora sau corelarea aciunilor de implementare a obiectivelor strategice n raport de resursele existente i reducerea performanei. 2 .Constatare: Planurile de activitate anuale nu sunt convergente cu planul multianual, ceea ce a condus la nestabilirea i neresponsabilizarea n sarcina salariailor a tuturor aciunilor necesare implementrii direciilor strategice. Recomandri: Dezvoltarea unui sistem de instruire i pregtire a salariailor astfel nct metodologia domeniului (legislativ i procedural) s fie transmis continuu acestora, astfel nct s le dezvolte capacitile manageriale cu privire la planificarea i implementarea unei activiti, proces sau program. 3 .Constatare: Obiectivele specifice nu acoper obiectivele generale, activitile repartizate serviciului, nu respect caracteristicile SMART i nu conduc la un rezultat ateptat. Recomandri: Analiza politicilor de dezvoltare ale entitii, a obiectivelor generale definite cu privire la colectarea impozitelor i taxelor locale i realizarea veniturilor i stabilirea i definirea obiectivelor specifice astfel nct s le acopere. Totodat, vor fi identificate toate activitile responsabilizate unui serviciu, acestea vor fi grupate omogen i definite obiectivele specifice astfel nct toate activitile s fie ataate acestora, s conduc la un rezultat ateptat, exprimat n indicatori de performan. 4. Constatare: Atribuiile definite la nivelul serviciilor funcionale ale direciei nu asigur n toate cazurile competena necesar realizrii activitilor i aciunilor executate n cadrul acestora Recomandri: Definirea atribuiilor ntr-o structur semantic adecvat, care s indice un set omogen de sarcini. Examinarea tuturor atribuiilor definite la nivelul fiecrui serviciu funcional din cadrul direciei n corelaie cu activitile responsabilizate i executate i urmrirea dac exist competena necesar executrii tuturor activitilor. n cazurile n care competena nu este asigurat se va proceda la stabilirea i definirea de atribuii adecvate i cuprinderea lor n ROF-ul entitii. 5. Constatare: Activitile nu sunt identificate n totalitate i nu exprim concret aportul serviciului la realizarea obiectivului specific crora le sunt alocate. Recomandri: Analiza tuturor activitilor desfurate la nivelul serviciului i redefinirea acestora 714

astfel nct s exprime aciuni concrete materializate n rezultate msurabile. 6. Constatare: Repartizarea necorespunztoare a funciilor n cadrul serviciului i utilizarea necorespunztoare a resursei umane n cadrul serviciului. Recomandri: Realizarea unei analiza a posturilor n cadrul direciei i asigurarea echilibrului ntre complexitatea activitilor executate i nivelul postului cruia i este responsabilizat o activitate de o anumit complexitate. Asigurarea repartizrii activitilor la nivelul posturilor n funcie de nivelul postului i pregtirea solicitat de postul respectiv 7. Constatare: nregistrarea cu ntrziere a informaiilor primite n cadrul direciei i neurmrirea modului de soluionare i formulare a rspunsurilor Recomandri: Integrarea sistemului de registratur al informaiilor la nivelul direciei, astfel nct s se ofere posibilitatea vizualizrii n orice moment a circuitului unui document, pe tot parcursul su de soluionare. 8. Constatare: Cerinele specifice solicitate postului nu sunt corelate cu nivelul i complexitatea sarcinilor stabilite postului respectiv. Recomandri: Analiza posturilor, determinarea corect a nivelului i complexitii atribuiilor stabilite postului respectiv i stabilirea cerinelor specifice n corelaie cu aceasta. 9. Constatare: Atribuiile nu sunt stabilite omogen pe servicii, exist suprapunerii de la un serviciu la altul, inclusiv cu privire la realizarea activitilor Recomandri: Analiza funciunilor direciei, a mediului, zonelor de aciune, a naturii i dimensiunilor domeniului i alegerea variantei de structur organizatoric ierarhic-funcional adecvat particularitilor organizaiei, care s asigur repartizarea omogen a atribuiilor i activitilor n cadrul serviciilor funcionale i eliminarea suprapunerilor de activiti i sarcini ntre servicii i posturi. 10. Constatare: Organigrama nu permite o vizualizare de ansamblu a direciei, a relaiilor existente ntre servicii, precum i a nivelurilor ierarhice. Recomandri: Analiza actului normativ de organizare i funcionare al entitii, analiza regulamentului de organizare i funcionare elaborat, urmrirea atribuiilor fiecrei structuri funcionale i stabilirea relaiilor i subordonrilor dintre servicii i pe baza acestora elaborarea organigramei care s reflecte modul de organizare i funcionare al corect al direciei. 11. Constatare: Raportul de evaluare nu ofer o imagine clar cu privire la necesitile care trebuie modificate sau completate n comportamentul sau pregtirea salariatului. Recomandri: Evaluarea performanelor s fie realizate n relaie direct cu ntreaga activitate a angajailor, ca un proces cunoscut i neles de ctre acetia i ca un motivator pentru performanele viitoare de care ei pot s dea dovad. Stabilirea unei metodologii unitare de realizare a evalurii performanelor individuale . 12. Constatare: Nu se asigur ntotdeauna un coninut integrat informaiilor referitoare la impozitele i taxele locale oferite contribuabililor. Recomandri: mbuntirea calitilor profesionale ale salariailor care asigur asistena pentru contribuabili i uniformizarea modului de lucru ala acestora, prin: uniformizarea informaiilor puse la dispoziia contribuabililor privind problematica fiscal; obinerea de informaii de natur fiscal 715

de ctre contribuabil dintr-un singur loc, indiferent de problematica fiscal; acordarea asistenei ntr-un spaiu amenajat exclusiv n acest scop; reducerea deplasrilor repetate ale contribuabililor la sediul unitii administrativ-teritoriale; monitorizarea direct a relaiei cu contribuabilii; constituirea unui punct de distribuire a informaiilor oferite contribuabililor cuprinznd diferite materiale publicitare, privitoare la obligaiile fiscale i legislaiei specifice. 13. Constatare: Asistena acordat contribuabililor nu respect ntotdeauna instruciunile interne de lucru i nu furnizeaz acestora informaii utile Recomandri: Instruirea i pregtirea personalului care este responsabil cu acordarea de asisten contribuabililor. Formularea rspunsurilor la obiect i prin respectarea instruciunilor interne, precum i avizarea tuturor informaiilor oferite n scris contribuabililor. 14. Constatare: Utilizarea n activitatea de asisten contribuabililor de personal care nu dispune de competenele necesare de comunicare i de cunotinele adecvate pe linia impozitelor i taxelor locale. Recomandri: Elaborarea de programe de asisten n concordan cu nevoile exprimate de contribuabili i a unor programe de instruire a personalului care s-i asigure dobndirea de abiliti de comunicare adecvate i cunotine suficiente cu privire la impozitele i taxele locale. 15. Constatare: Dosarele fiscale sunt consultate i eliberate din gestiune fr a exista dovada cine a consultat un dosar fiscal sau cine a ridicat un dosar fiscal din gestiune. Recomandri: nfiinarea i conducerea registrul de evidenta al peroanelor cu drept de acces la dosarul fiscal i registrul cu persoanele care consulta dosarul fiscal. 16. Constatare: Dosarul fiscal al contribuabilului persoan juridic nu conine toate documentele care au fcut obiectul relaiei entitii cu acesta. Recomandri: Elaborarea unei proceduri de sistem astfel nct toate serviciile de specialitate, unde se creeaz sau primesc documente care privesc relaia cu un anumit contribuabil, dup analiza i prelucrarea acestora, s le transmit Serviciului gestiune dosare fiscale n vederea completrii dosarelor fiscale. 17. Constatare: Dosarele fiscale constituite pentru contribuabili persoane fizice i juridice nu se numeroteaz i nu sunt opisate. Recomandri: Verificarea tuturor dosarelor fiscale constituite i procedarea la opisarea i numerotarea acestora. Constituirea unei comisii care s fie responsabilizat cu atribuii n analiza documentelor existente la dosarele fiscale, identificarea celor expirate, selecionarea acestora i predare la arhiva general. 18. Constatare: Nedeclararea n vederea impuneri a bunurilor dobndite sau declararea incorect a acestora. Recomandri: Realizarea unui sistem integrat de preluare a datelor i informaiilor ntre Serviciul urbanism i serviciile cu atribuii n domeniul evidenei pe pltitor, control i colectarea a impozitelor i taxelor locale, n vederea eliminrii posibilitilor ca un contribuabil care obine sau dobndete un bun s nu mai fie supus impozitrii. 19. Constatare: Calculul i stabilirea eronat a impozitului pe cldiri datorat de contribuabili persoane juridice, precum i neaplicarea dispoziiilor Consiliului Local, n cazurile n care 716

contribuabili nu-i declar noile valori ale bunurilor n baza reevalurilor realizate. Recomandri: n toate cazurile n care urmeaz a fi nregistrate n evidena analitic pe pltitor impozite pe cldiri n cazul contribuabililor persoane juridice, documentele vor fi supuse avizrii sefului serviciului. 20. Constatare: Impozitul pe teren nu este calculat i stabilit corect n condiiile n care categoria de folosin a terenului se schimb i nu se aplic corect coeficieni de corecie n funcie de rangul localitii recomandri: Realizarea unui sistem integrat de informaii potrivit cruia o informaie legat de un contribuabil aflat n evidena unitii administrativ teritoriale s poat fi accesat i de serviciile cu atribuii n domeniul administrrii impozitelor i taxelor locale. 21. Constatare: Taxele privind eliberarea autorizailor de construire, prelungirea acestora, precum i cele privind recalcularea n urma finalizrii lucrrilor de construciei sunt calculate eronat Recomandri: Stabilirea de responsabiliti clare persoanelor care au ca sarcini de serviciu eliberarea autorizaiilor de construire. Orice solicitare venit n acest sens, inclusiv prelungirea autorizaiei, recepia final a lucrrii va fi urmrit de eful serviciului, n special cu privire la calculele efectuate referitoare la stabilirea nivelului taxei, documentaia va fi avizat de directorul direciei. 22. Constatare: Contribuabilii care realizeaz afiaj n scop de reclam i publicitate nu sunt identificai i supui unui control astfel nct s se constate realitatea datelor declarate i obligaiile pe care le au ctre unitatea administrativ-teritorial urmare realizrii acestor activiti Recomandri: Realizarea unei informrii cu privire la toate afiajele de reclam i publicitate amplasate pe raza unitii administrativ-teritoriale i stabilirea unor programe de control la toi contribuabili care realizeaz afiaj n scop de reclam i publicitate n vederea determinrii dac iau declarat corect obligaiile de plat. 23. Constatare: Contribuabilii care nu-i respect obligaiile cu privire la declararea spectacolelor organizate sau obligaiile privind nregistrarea biletelor i abonamentelor nu sunt monitorizai n vederea urmriri dac i declar corect veniturile realizate i impozitele datorate . Recomandri: Pentru toate cazurile n care contribuabili care organizeaz i desfoar spectacole nu-i respect obligaiile i cerinele prevzute de cadrul legislativ se vor aplica sanciunile contravenionale aferente. 24. Constatare: Hotrrile Consiliului Local cu privire la utilizare domeniului public de ctre diveri contribuabili nu sunt aplicate i respectate n totalitate. Recomandri: Elaborarea procedurilor privind modul de calcul i de plat al taxei datorate pentru ocuparea domeniului public i aprobarea lor prin Hotrre de Consiliu Local. 25. Constatare: Aciunile de control nu sunt planificate i fundamentate cu privire la modul de selecie al contribuabililor. Recomandri: Elaborarea de programe de control care s fie bazate pe o selecie judicioas a contribuabililor n control, n funcie de indiciile de nedeclarare, neconcordane n declaraii i al cror scop s l constituie stimularea conformrii voluntare la plata impozitelor i taxelor. 26. Constatare: Realizarea controalelor n perioada planificat i n baza unei mputerniciri nu sunt 717

utilizate ca responsabiliti n cadrul serviciului de control. Recomandri: Efectuarea controalelor n perioada n care sunt planificate i pe baza unei mputerniciri a conducerii instituiei. 27. Constatare: Pentru faptele constatate, care reprezint abateri de la cadrul legal i care intr n domeniul de competen a direciei nu au fost aplicate sanciunile contravenionale. Recomandri: n toate cazurile n care sunt constatate fapte care atrag rspunderea contravenional pentru svrirea lor, s se aplice sanciunile contravenionale corespunztoare. 28. Constatare: ntiinrile de plat nu se menioneaz corect debitul de plat i nu sunt comunicate n termen. Recomandri: ntocmirea i comunicarea ntiinrilor de plat s se realizeze n termen astfel nct impozitele i taxele s fie colectate cu operativitate, iar contribuabilul s poat beneficia de eventualele bonificaii acordate, precum i aceasta s cuprind toate debitele stabilite i datorate de contribuabilul. 29. Constatare: Scutirea la plata impozitelor i taxelor locale nu este acordat ntotdeauna n condiii de legalitate i de respectare a cerinelor legislative aplicabile. Recomandri: Scutirile care se vor acorda n continuare la plata impozitelor i taxelor locale se va face numai dup o analiz i informare complet cu privire la fiecare caz n parte. Realizarea unei evalurii a scutirilor aplicate n cursul anului 2009 i urmrirea acolo unde exist suspiciuni, lipsa documentelor sau alte indicii, realizrii unei documentrii complete asupra acelei scutiri, n cazurile n care se constat c scutirea a fost acordat incorect se va proceda la evidenierea corect a obligaiilor datorate de contribuabil. 30. Constatare: Restituirile i compensrile de debite ale contribuabililor nu au respectat cadrul metodologic fiind efectuate n condiiile existenei de debite restante, respectiv fr avizarea i aprobarea conducerii. Recomandri: Restituirile de sume solicitate de ctre contribuabili se vor realiza numai dup verificarea naturi sumei solicitate i avizarea documentelor de eful de serviciu i conducerea direciei. 31. Constatare: ncasarea debitelor restante de la contribuabili fr a se calcula i ncasa majorri de ntrziere pentru perioada din cursul anului pn la data plaii. Recomandri: Actualizarea programului informatic astfel nct majorrile de ntrziere i penalitile s fie calculate pentru orice zi de ntrziere la plata debitelor reprezentnd impozite i taxe locale. Pn la actualizarea programului informativ pentru orice debit restant ncasat vor fi calculate i majorrile sau penalitile de ntrziere aferente i vor fi ncasate odat cu debitul. 32. Constatare: Debitele stabilite contribuabililor pe baz de acte de control sau declarate de acetia nu sunt nregistrate n totalitate n evidena analitic pe debitorul respectiv. Recomandri: Realizarea unei confruntri a declaraiilor depuse de contribuabili, proceselor verbale de control i contravenie, a deciziilor de calcul de accesorii, cu nregistrrile efectuate n evidenele analitice i punerea acestora de acord, n sensul evidenierii reale a debitelor datorate de contribuabili. 33. Constatare: Operaiunile n registrul de cas nu sunt nregistrate distinct, iar acesta nu este 718

condus i completat cronologic i zilnic. Recomandri: Analiza tuturor ncasrilor efectuate de cei doi ncasatori i urmrirea n contabilitate, respectiv evidena analitic pe pltitor cu privire la corectitudinea modului de stingere a obligaiilor fiscale ale contribuabililor. 34. Constatare: ncasarea manual a impozitelor i taxelor locale i depunerea sumelor ncasate de ctre persoanele cu atribuii n acest sens nu respect cadrul procedural. Recomandri: Conducerea unui singur registru la nivelul entitii. Toate operaiunile n numerar efectuate se vor evidenia distinct n registrul de cas. 35. Constatare: ntocmirea cu ntrziere a titlurilor executorii fa de data la care debitele aflate n eviden au devenit scadente prin neplata lor la termen Recomandri: Analiza tuturor debitelor restante neachitate pn la termenul de plat scadent, identificarea debitelor pentru care nu exist titluri executorii comunicate debitorilor, ntocmirea acestora i comunicarea lor debitorilor, iar n caz de neplat n termenul scadent s se procedeze la declanarea procedurii de executare silit. 36. Constatare: Procedura de executare silit reprezentat de ntocmirea i comunicarea somaiilor nu respect n toate cazurile cadrul procedural. Recomandri: Dosarele de executare silit n sold i cele ce se vor constitui vor fi repartizate persoanelor responsabilizate de eful serviciului care va urmri zilnic realizarea n termen a etapelor de executare silit pentru dosarele aflate pe rol. Analiza dosarelor de executare silit din sold i ntocmirea i comunicarea somaiilor n toate cazurile n care acestea nu au fost transmise. 37. Constatare: Popririle ntocmite i nfiinate asupra conturilor bancare ale debitorilor nu respect cerinele privind termenele de nfiinare i pe cele privind debitele aflate n executare silit Recomandri: Analiza dosarelor din sold, identificarea tuturor conturilor bancare ale debitorilor, ntocmirea i comunicarea de popriri, pe aceste conturi, n toate cazurile n care acestea nu au fost nfiinate. Conductorul serviciului va analiza periodic dosarele aflate n executare silit i va urmri modul n care au fost ntocmite i nfiinate popririle. 38. Constatare: Bunurile urmribile ale debitorilor nu au fost identificate i sechestrate n toate cazurile n care exist dosare de executare nfiinate, astfel nct s acopere valoarea debitului restant. Recomandri: Analiza dosarelor de executare silit din sold i a stadiului lor de executare, procedarea la identificarea bunurilor mobile urmribile ale debitorilor i aplicarea procedurilor de sechestrare i valorificare a acestor bunuri n vederea recuperrii debitelor. 39. Constatare: Identificarea i sechestrarea de bunuri imobile urmribile n cazul debitorilor aflai n executare silit i care nu au achitat debitele urmare comunicrii somaiilor ca etap procedural de executare silit a fost ca i inexistent. Recomandri: n cazul tuturor debitelor restante pentru care nu exist identificate bunuri urmribile pn la nivelul debitului, se va proceda la identificarea de bunuri imobile ale debitorului i sechestrarea lor n vederea valorificrii i recuperrii debitului restant. 40. Constatare: Gradul de valorificare al bunurilor sechestrate prin licitaii publice a fost de 0%. Recomandri: Realizarea unei discuii cu debitorii stabilirea unor termene maxime de 15 zile de 719

plat, n caz de neplat se va proceda la planificarea i organizarea de licitaii n toate cazurile n care au fost sechestrate bunuri n vederea valorificrii lor. 41. Constatare: Securitatea datelor i informaiilor nu este asigurat prin cu ajutorul unui sistem informatic integrat, potrivit cruia informaia s fie preluat informatic, prelucrat i apoi transmis mai departe n vederea valorificrii tot informatic. Recomandri: Crearea unor sisteme, aplicaii care s contribuie la integrarea tuturor programelor i aplicaiilor utilizate de entitate astfel nct preluarea i transmiterea informaiilor prelucrate s se realizeze electronic, eliminnd riscul erorilor, pierderii sau utilizrii n alte scopuri a acestora. 42. Constatare: Schimbarea configuraiei programelor antivirus, ceea ce a condus la apariia problemelor de siguran ale programelor, precum i infectarea staiilor de lucru cu diveri virui. Recomandri: Aplicarea cu rigurozitate a standardele i procedurile antivirus implementate pe staia de lucru. 43. Constatare: n cadrul unor programe i aplicaii accesul este permis cu parole individuale pe program i nu pe utilizator, iar n cadrul altor programe accesul este nelimitat pentru personal ceea ce poate duce la disfunciuni majore. Recomandri: Inventarierea tuturor staiilor de lucru pentru a stabili situaia real privind utilizarea programelor fr licen i luarea msurilor de dezinstalare a acestora. Realizarea unei analize complexe n urma creia managementul entitii s decid asupra oportunitii achiziionrii unui numr adecvat de licene Microsoft Office. 44. Constatare: Utilizarea pe staiile de lucru instalate n cadrul Direciei de Impozite i Taxe Locale de programe aferente pachetului Microsoft Office fr a exista licene de utilizare a acestora. Recomandri: Realizarea unui proces de reenginering astfel nct salariaii din cadrul direciei s poat accesa numai programele i aplicaiile de care au nevoie att n vizualizare, ct i cu privire la realizarea de operaii sau prelucrrii cu ajutorul acestora.

In ncheiere, consideram necesara implicarea colectivului n analiza i implementarea recomandrilor propuse i a aciunilor discutate i informarea sistematica asupra evoluiei acestora, att a managementului general, cat i a echipei de auditori interni.

Data: 14.07.2010

Echipa de auditori interni: Ionescu Adrian, auditor superior, coordonator Popescu Nicolae, auditor superior Vasilescu Adrian, auditor superior Supervizor: Georgescu Cristian

720

Procedura P18:

URMRIREA RECOMANDRILOR

Entitatea Public Serviciul de Audit Intern FIA DE URMRIRE A RECOMANDRILOR

Misiunea de audit: Administrarea impozitelor i taxelor locale Perioada auditat: 01.07.2008 31.03.2010 ntocmit: Ionescu Adrian/Popescu Nicolae Avizat: Georgescu Cristian

Data: 14.06.2010 Data: 14.06.2010

Serviciul de Audit Intern RECOMANDAREA Misiunea de audit intern: Stabilirea i colectarea impozitelor i taxelor locale Implement at Parial implement at Neimplem entat

Sfrit de lun Raport de audit intern nr. 234532/ 14.07.2010 Data planificat/ Data implementrii

Nr. crt. 1

Recomandarea
Realizarea unei analize diagnostic a resurselor existente i a celor necesare n viitor pentru atingerea obiectivelor strategice, stabilirea necesitilor i gsirea soluiilor de asigurare a acestora sau corelarea aciunilor de implementare a obiectivelor strategice n raport de resursele existente i reducerea performanei. Dezvoltarea unui sistem de instruire i pregtire a salariailor astfel nct metodologia domeniului (legislativ i procedural) s fie transmis continuu acestora, astfel nct s le dezvolte capacitile manageriale cu privire la planificarea i implementarea unei activiti, proces sau program. Analiza direciilor de aciune strategice i elaborarea programelor de activitate astfel nct s acopere n totalitate activitile necesare implementrii strategiei. Evaluarea cuprinztoare a resurselor (financiare, instituionale, programe, personal) necesare implementrii planurilor multianuale de activitate i punerea n echilibru a acestora i monitorizarea implementrii eficiente pentru a se asigura ncadrarea n limitele stabilite. Analiza politicilor de dezvoltare ale entitii, a obiectivelor generale definite cu privire la colectarea impozitelor i taxelor locale i realizarea veniturilor i stabilirea i definirea obiectivelor specifice astfel nct s le acopere. Totodat, vor fi identificate toate activitile responsabilizate unui serviciu, acestea vor fi grupate omogen i definite obiectivele specifice astfel nct toate activitile s fie ataate acestora, s conduc la un rezultat ateptat, exprimat n indicatori de performan.

30.09.2010/30.06.2010

31.08.2010/30.06.2010

30.09.2010/30.06.2010

721

Definirea atribuiilor ntr-o structur semantic adecvat, care s indice un set omogen de sarcini. Examinarea tuturor atribuiilor definite la nivelul fiecrui serviciu funcional din cadrul direciei n corelaie cu activitile responsabilizate i executate i urmrirea dac exist competena necesar executrii tuturor activitilor. n cazurile n care competena nu este asigurat se va proceda la stabilirea i definirea de atribuii adecvate i cuprinderea lor n ROF-ul entitii. Analiza tuturor activitilor desfurate la nivelul serviciului i redefinirea acestora astfel nct s exprime aciuni concrete materializate n rezultate msurabile. Analiza sarcinilor definite n cadrul fielor posturilor i urmrirea ca acestea s cuprind n totalitate activitile i aciunile realizate la nivelul serviciului. Analiza obiectivelor specifice serviciului i redefinirea acestora astfel nct s cuprind toate activitile desfurate la nivelul serviciului. Realizarea unei analiza a posturilor n cadrul direciei i asigurarea echilibrului ntre complexitatea activitilor executate i nivelul postului cruia i este responsabilizat o activitate de o anumit complexitate. Asigurarea repartizrii activitilor la nivelul posturilor n funcie de nivelul postului i pregtirea solicitat de postul respectiv Integrarea sistemului de registratur al informaiilor la nivelul direciei, astfel nct s se ofere posibilitatea vizualizrii n orice moment a circuitului unui document, pe tot parcursul su de soluionare. Elaborarea unui sistem informaional care s respecte principiile de concepere, funcionare i modernizare a componentei informaionale, respectiv corelarea sistemului informaional cu sistemul decizional i organizatoric, subordonarea conceperii i funcionrii sistemului informaional cerinelor managementului organizaiei, flexibilitatea informaiei. Orice document sau informaie primit n cadrul direciei va fi evaluat i repartizat spre soluionare de ctre directorul direciei i orice document sau informaie care iese din cadrul direciei va fi avizat de directorul direciei Analiza posturilor, determinarea corect a nivelului i complexitii atribuiilor stabilite postului respectiv i stabilirea cerinelor specifice n corelaie cu aceasta. Pentru posturile existente i ocupate n cazurile n care ocupantul postului nu deine cunotinele i aptitudinile necesare n raport cu complexitatea sarcinilor repartizate se va asigura pregtirea profesional corespunztoare a acestora. Invers, n cazul n care titularul postului deine cunotine superioare complexitii atribuiilor repartizate, complexitatea obiectivelor va crete n raport cu nivelul cunotinelor. Analiza funciunilor direciei, a mediului, zonelor de aciune, a naturii i dimensiunilor domeniului i alegerea variantei de structur organizatoric ierarhic-funcional adecvat particularitilor organizaiei, care s asigure repartizarea omogen a atribuiilor i activitilor n cadrul serviciilor funcionale i eliminarea suprapunerilor de activiti i sarcini

31.08.2010

31.08.2010

30.09.2010

30.09.2010/30.06.2010

31.08.2010

31.08.2010/30.06.2010

722

10

11

12

13

14

15 16

17

18

ntre servicii i posturi. Analiza actului normativ de organizare i funcionare al entitii, analiza regulamentului de organizare i funcionare elaborat, urmrirea atribuiilor fiecrei structuri funcionale i stabilirea relaiilor i subordonrilor dintre servicii i pe baza acestora elaborarea organigramei care s reflecte modul de organizare i funcionare al corect al direciei. Evaluarea performanelor s fie gndit n relaie direct cu ntreaga activitate a angajailor, ca un proces cunoscut i neles de ctre acetia i ca un motivator pentru performanele viitoare de care ei pot s dea dovad. Stabilirea unei metodologii unitare de realizare a evalurii performanelor individuale . mbuntirea calitilor profesionale ale salariailor care asigur asistena pentru contribuabili i uniformizarea modului de lucru ala acestora, prin: uniformizarea informaiilor puse la dispoziia contribuabililor privind problematica fiscal; obinerea de informaii de natur fiscal de ctre contribuabil dintr-un singur loc, indiferent de problematica fiscal; acordarea asistenei ntr-un spaiu amenajat exclusiv n acest scop; reducerea deplasrilor repetate ale contribuabililor la sediul unitii administrativ-teritoriale; monitorizarea direct a relaiei cu contribuabilii; constituirea unui punct de distribuire a informaiilor oferite contribuabililor cuprinznd diferite materiale publicitare, privitoare la obligaiile fiscale i legislaiei specifice. Instruirea i pregtirea personalului care este responsabil cu acordarea de asisten contribuabililor. Formularea rspunsurilor la obiect i prin respectarea instruciunilor interne, precum i avizarea tuturor informaiilor oferite n scris contribuabililor. Elaborarea de programe de asisten n concordan cu nevoile exprimate de contribuabili i a unor programe de instruire a personalului care s-i asigure dobndirea de abiliti de comunicare adecvate i cunotine suficiente cu privire la impozitele i taxele locale. nfiinarea i conducerea registrul de evidenta al persoanelor cu drept de acces la dosarul fiscal i registrul cu persoanele care consulta dosarul fiscal Elaborarea unei proceduri de sistem astfel nct toate serviciile de specialitate, unde se creeaz sau primesc documente care privesc relaia cu un anumit contribuabil, dup analiza i prelucrarea acestora, s le transmit la Serviciul gestiunea dosarelor fiscale n vederea completrii dosarelor fiscale. Documentele primite n cadrul serviciului gestionare dosare fiscale sa fie nregistrate i depuse la dosar zilnic. Verificarea tuturor dosarelor fiscale constituite i procedarea la opisarea i numerotarea acestora. Constituirea unei comisii care s fie responsabilizat cu atribuii n analiza documentelor existente la dosarele fiscale, identificarea celor expirate, selecionarea acestora i predare la arhiva general. Realizarea unui sistem integrat de preluare a datelor i informaiilor ntre Serviciul urbanism i serviciile cu atribuii n domeniul evidenei pe pltitor, control i colectarea a impozitelor i taxelor locale, n vederea eliminrii posibilitilor ca un contribuabil care obine sau dobndete un

30.09.2010

30.09.2010

30.09.2010

31.08.2010

31.08.2010

30.09.2010/30.06.2010

30.09.2010/30.06.2010

30.09.2010

31.12.2010

723

19

20

21

22

23

24

25

bun s nu mai fie supus impozitrii. Realizarea unei evalurii a tuturor contribuabililor crora le-au fost eliberate autorizaii de construire n ultimi trei ani i urmrirea dac acetia sunt nregistrai ca pltitori de impozit pe cldiri i dac acest impozit este calculat n toate cazurile corect potrivit cadrul legislativ i hotrrilor consiliului local. n toate cazurile n care urmeaz a fi nregistrate n evidena analitic pe pltitor impozite pe cldiri n cazul contribuabililor persoane juridice, documentele vor fi supuse avizrii sefului serviciului. Analiza tuturor contribuabililor persoane fizice din eviden i urmrirea modului de stabilirea a bazei de impozitare i faptului dac cotele de impozitare sunt corecte n funcie de valoarea de impozitare a bunurilor nregistrate n evidenele patrimoniale ale contribuabilului, inclusiv cu privire la reevalurile pe care acetia trebuiau s le realizeze. Realizarea unui sistem integrat de informaii potrivit cruia o informaie legat de un contribuabil aflat n evidena unitii administrativ teritoriale s poat fi accesat i de serviciile cu atribuii n domeniul administrrii impozitelor i taxelor locale. Stabilirea de responsabiliti clare persoanelor care au ca sarcini de serviciu eliberarea autorizaiilor de construire. Orice solicitare venit n acest sens, inclusiv prelungirea autorizaiei, recepia final a lucrrii va fi urmrit de eful serviciului, n special cu privire la calculele efectuate referitoare la stabilirea nivelului taxei, documentaia va fi avizat de directorul direciei. Realizarea unei informrii cu privire la toate afiajele de reclam i publicitate amplasate pe raza unitii administrativteritoriale i stabilirea unor programe de control la toi contribuabili care realizeaz afiaj n scop de reclam i publicitate n vederea determinrii dac i-au declarat corect obligaiile de plat. Pentru toate cazurile n care contribuabili care organizeaz i desfoar spectacole nu-i respect obligaiile i cerinele prevzute de cadrul legislativ se vor aplica sanciunile contravenionale aferente. Toi contribuabili organizatori de astfel de spectacole vor fi identificai i obligai s-i nregistreze biletele de intrare i abonamentele, precum i s respecte cerinele privind tiprirea, nregistrarea, avizarea, evidena i inventarul biletelor de intrare i abonamentelor. Elaborarea procedurilor privind modul de calcul i de plat al taxei datorate pentru ocuparea domeniului public i aprobarea lor prin Hotrre de Consiliul Local. Deschiderea evidenei contribuabililor care datoreaz taxa pentru ocuparea domeniului public pentru fiecare an n parte i pstrarea acestei evidene n calculator. Evidena va cuprinde: denumirea contribuabilului care datoreaz taxa; numrul. cererii de solicitare a ocuprii domeniului public; suprafaa ocupat; perioada; baza legal; dovada achitrii taxei; verificarea efectuat de serviciul de specialitate privind realitatea suprafeei nscrise n cerere. Elaborarea de programe de control care s fie bazate pe o selecie judicioas a contribuabililor n control, n funcie de indiciile de nedeclarare, neconcordane n declaraii i al cror

31.08.2010

30.09.2010/30.06.2010

31.08.2010

31.10.2010

31.08.2010/30.06.2010

31.12.2010

31.08.2010

724

26 27 28

29

30

31

32

33

34 35

36

scop s l constituie stimularea conformrii voluntare la plata impozitelor i taxelor. Efectuarea controalelor n perioada n care sunt planificate i pe baza unei mputernicirii a conducerii instituiei n toate cazurile n care sunt constatate fapte care atrag rspunderea contravenional pentru svrirea lor, s se aplice sanciunile contravenionale corespunztoare. ntocmirea i comunicarea ntiinrilor de plat s se realizeze n termen astfel nct impozitele i taxele locale s fie colectate cu operativitate, iar contribuabilul s poat beneficia de eventualele bonificaii acordate, precum i aceasta s cuprind toate debitele stabilite i datorate de contribuabilul. Scutirile care se vor acorda n continuare la plata impozitelor i taxelor locale se va face numai dup o analiz i informare complet cu privire la fiecare caz n parte. Realizarea unei evalurii a scutirilor aplicate n cursul anului 2009 i urmrirea acolo unde exist suspiciuni, lipsa documentelor sau alte indicii, realizrii unei documentrii complete asupra acelei scutiri, n cazurile n care se constat c scutirea a fost acordat incorect se va proceda la evidenierea corect a obligaiilor datorate de contribuabil. Restituirile de sume solicitate de ctre contribuabili se vor realiza numai dup verificarea naturi sumei solicitate i avizarea documentelor de eful de serviciu i conducerea direciei. Instruirea personalului cu privire la realizarea procesului de compensare a debitelor i urmrirea modului de soluionare a cererilor n acest sens de eful serviciului pe tot parcursul procesului. Actualizarea programului informatic astfel nct majorrile de ntrziere i penalitile s fie calculate pentru orice zi de ntrziere la plata debitelor reprezentnd impozite i taxe locale. Pn la actualizarea programului informativ pentru orice debit restant ncasat vor fi calculate i majorrile sau penalitile de ntrziere aferente i vor fi ncasate odat cu debitul. Realizarea unei confruntri a declaraiilor depuse de contribuabili, proceselor verbale de control i contravenie, a deciziilor de calcul de accesorii, cu nregistrrile efectuate n evidenele analitice i punerea acestora de acord, n sensul evidenierii reale a debitelor datorate de contribuabili. Analiza tuturor ncasrilor efectuate de cei doi ncasatori i urmrirea n contabilitate, respectiv evidena analitic pe pltitor cu privire la corectitudinea modului de stingere a obligaiilor fiscale ale contribuabililor. Conducerea unui singur registru la nivelul entitii. Toate operaiunile n numerar efectuate se vor evidenia distinct n registrul de cas . Analiza tuturor debitelor restante neachitate pn la termenul de plat scadent, identificarea debitelor pentru care nu exist titluri executorii comunicate debitorilor, ntocmirea acestora i comunicarea lor debitorilor, iar n caz de neplat n termenul scadent s se procedeze la declanarea procedurii de executare silit. Dosarele de executare silit n sold i cele ce se vor constitui

X X

31.12.2010 31.12.2010

31.12.2010

31.12.2010

31.12.2010

30.09.3010

31.08.2010

31.10.2010

31.08.2010

31.08.2010

31.08.2010

725

37

38

39

40

41

42

43

44

vor fi repartizate persoanelor responsabilizate de eful serviciului care va urmri zilnic realizarea n termen a etapelor de executare silit pentru dosarele aflate pe rol. Analiza dosarelor de executare din sold i ntocmirea i comunicarea somaiilor n toate cazurile n care acestea nu au fost transmise. Analiza dosarelor din sold, identificarea tuturor conturilor bancare ale debitorilor, ntocmirea i comunicarea de popriri, pe aceste conturi, n toate cazurile n care acestea nu au fost nfiinate. Conductorul serviciului va analiza periodic dosarele aflate n executare silit i va urmri modul n care au fost ntocmite i nfiinate popririle Analiza dosarelor de executare din sold i a stadiului lor de executare, procedarea la identificarea bunurilor mobile urmribile ale debitorilor i aplicarea procedurilor de sechestrare i valorificare a acestor bunuri n vederea recuperrii debitelor. Conductorul serviciului va analiza periodic dosarele aflate n executare silit i va urmri modul n care au fost nfiinate sechestrele. In cazul tuturor debitelor restante pentru care nu exist identificate bunuri urmribile pn la nivelul debitului, se va proceda la identificarea de bunuri imobile ale debitorului i sechestrarea lor n vederea valorificrii i recuperrii debitului restant. Realizarea unei discuii cu debitorii stabilirea unor termene maxime de 15 zile de plat, n caz de neplat se va proceda la planificarea i organizarea de licitaii n toate cazurile n care au fost sechestrate bunuri n vederea valorificrii lor. Crearea unor sisteme, aplicaii care s contribuie la integrarea tuturor programelor i aplicaiilor utilizate de entitate astfel nct preluarea i transmiterea informaiilor prelucrate s se fac electronic, eliminnd riscul erorilor, pierderii sau utilizrii n alte scopuri a acestora. Aplicarea cu rigurozitate a standardele i procedurile antivirus implementate pe staia de lucru. Constituirea unor echipe pentru efectuarea de verificri antivirus la nivelul tuturor staiilor de lucru din cadrul direciei, configurarea corecta n cazurile n care aceste programe au fost dezactivate, stabilirea de responsabiliti n cazul n care acestea sunt dezactivate i produc disfunciuni n cadrul organizaiei. Inventarierea tuturor staiilor de lucru pentru a stabili situaia real privind utilizarea programelor fr licen i luarea msurilor de dezinstalare a acestora. Realizarea unei analize complexe n urma creia managementul entitii s decid asupra oportunitii achiziionrii unui numr adecvat de licene Microsoft Office. Realizarea unui proces de reenginering astfel nct salariaii din cadrul direciei s poat accesa numai programele i aplicaiile de care au nevoie att n vizualizare, ct i cu privire la realizarea de operaii sau prelucrrii.

31.08.2010

30.09.2010

30.09.2010

31.08.2010

31.12.2010

31.08.2010

31.08.2010

31.12.2010

726

Instruciuni 1. Introducei recomandrile de audit dup cum sunt prezentate n Raportul de audit intern. 2. Verificai coloana corespunztoare: implementat, parial implementat, neimplementat 3. Introducei data planificat pentru implementare n Raportul de audit intern i data implementrii

Structura auditat: Direcia Impozite i Taxe Data: 14.06.2010 Semntura conductorului . Auditori: Ionescu Adrian/Popescu Nicolae Data i semntura

Not: Aceast etap a misiunii de audit presupune asigurarea c recomandrile din raportul de audit intern sunt implementate ntocmai la termenele stabilite i n mod eficace, iar conducerea a evaluat riscul de neaplicare a acestor recomandri. Structura de audit intern va evalua eficacitatea i oportunitatea aciunilor stabilite i ntreprinse n vederea implementrii recomandrilor, respectarea termenelor i va determina progresele nregistrate de structura auditat i modul de mbuntire a activitilor stabilind valoarea nou creat de auditul intern. Responsabilul entitii auditate asigur monitorizarea implementrii planului de aciune i l informeaz periodic pe auditor. Responsabilul din cadrul structurii de audit intern cu urmrirea recomandrilor trebuie s implementeze i s actualizeze un proces de urmrire a implementrii recomandrilor care s permit supravegherea i s garanteze c msurile au fost efectiv implementate de ctre management

727

728

Procedura P18: Entitatea public Serviciul audit intern

URMRIREA RECOMANDRILOR

PLANUL DE ACIUNE I CALENDARUL IMPLEMENTRII RECOMANDRILOR

Nr. crt. 1.

Recomandarea
Realizarea unei analize diagnostic a resurselor existente i a celor necesare n viitor pentru atingerea obiectivelor strategice, stabilirea necesitilor i gsirea soluiilor de asigurare a acestora sau corelarea aciunilor de implementare a obiectivelor strategice n raport de resursele existente i reducerea performanei. Dezvoltarea unui sistem de instruire i pregtire a salariailor astfel nct metodologia domeniului (legislativ i procedural) s fie transmis continuu acestora, astfel nct s le dezvolte capacitile manageriale cu privire la planificarea i implementarea unei activiti, proces sau program. Analiza direciilor de aciune strategice i elaborarea programelor de activitate astfel nct s acopere n totalitate activitile necesare implementrii strategiei. Evaluarea cuprinztoare a resurselor (financiare, instituionale, programe, personal) necesare implementrii planurilor multianuale de activitate i punerea n echilibru a acestora i monitorizarea implementrii eficiente pentru a se asigura ncadrarea n limitele stabilite. Analiza politicilor de dezvoltare ale entitii, a obiectivelor generale definite cu privire la colectarea impozitelor i taxelor locale i realizarea veniturilor i stabilirea i definirea obiectivelor specifice astfel nct s le acopere. Totodat, vor fi identificate toate activitile responsabilizate unui serviciu, acestea vor fi grupate omogen i definite obiectivele specifice astfel nct toate activitile s fie ataate acestora, s conduc la un rezultat ateptat, exprimat n indicatori de

Plan de aciune
Stabilirea resurselor existente Identificarea resurselor necesare pentru implementarea strategiei Stabilirea modalitilor de acoperire a resurselor lips Reproiectarea rezultatelor obiectivelor n funcie de resurse

Calendar implementa re

Responsabil cu implementar ea

30.09.2010

Seful de serviciu

2.

Stabilirea unor planuri de instruirea a personalului adecvate Elaborarea programelor de activitate n corelaie du direciile strategice Asigurarea unui echilibru ntre resurse i planurile multianuale Elaborarea unui sistem de indicatori pentru monitorizarea implementrii planurilor multianuale

31.08.2010

Seful de serviciu

3.

Evaluarea politicilor Analiza obiectivelor generale Redefinirea obiectivelor Identificarea activitilor direciei Gruparea lor omogen Repartizarea pe servicii Definirea obiectivelor specifice fiecrui serviciu Urmrirea ca obiectivele s conin toate activitile Stabilirea rezultatelor ateptate n urma realizrii obiectivelor

30.09.2010

Seful de serviciu

729

performan.

4.

Definirea atribuiilor ntr-o structur semantic adecvat, care s indice un set omogen de sarcini. Examinarea tuturor atribuiilor definite la nivelul fiecrui serviciu funcional din cadrul direciei n corelaie cu activitile responsabilizate i executate i urmrirea dac exist competena necesar executrii tuturor activitilor. n cazurile n care competena nu este asigurat se va proceda la stabilirea i definirea de atribuii adecvate i cuprinderea lor n ROF-ul entitii. Analiza tuturor activitilor desfurate la nivelul serviciului i redefinirea acestora astfel nct s exprime aciuni concrete materializate n rezultate msurabile. Analiza sarcinilor definite n cadrul fielor posturilor i urmrirea ca acestea s cuprind n totalitate activitile i aciunile realizate la nivelul serviciului. Analiza obiectivelor specifice serviciului i redefinirea acestora astfel nct s cuprind toate activitile desfurate la nivelul serviciului. Realizarea unei analiza a posturilor n cadrul direciei i asigurarea echilibrului ntre complexitatea activitilor executate i nivelul postului cruia i este responsabilizat o activitate de o anumit complexitate. Asigurarea repartizrii activitilor la nivelul posturilor n funcie de nivelul postului i pregtirea solicitat de postul respectiv Integrarea sistemului de registratur al informaiilor la nivelul direciei, astfel nct s se ofere posibilitatea vizualizrii n orice moment a circuitului unui document, pe tot parcursul su de soluionare. Elaborarea unui sistem informaional care s respecte principiile de concepere, funcionare i modernizare a componentei informaionale, respectiv corelarea sistemului informaional cu sistemul decizional i organizatoric, subordonarea conceperii i funcionrii sistemului informaional cerinelor managementului organizaiei, flexibilitatea informaiei. Orice document sau informaie primit n cadrul direciei va fi evaluat i repartizat spre soluionare de ctre directorul direciei i orice document sau informaie

Stabilirea indicatorilor de performan Analiza atribuiilor Definirea lor sub forma unui set de aciuni Repartizarea echilibrat pe servicii n funcie de activitile existente Urmrirea asigurrii competenei de realizare a activitilor Actualizarea adecvat a ROF-ului

31.08.2010

Seful de serviciu

5.

Analiza activitilor Redefinirea activitilor sub forma unui set de aciuni Analiza sarcinilor posturilor Urmrirea ca sarcinile s cuprind toate activitile alocate serviciului Analiza obiectivelor specifice Redefinirea acestora astfel nct s cuprind toate activitile

31.08.2010

Seful de serviciu

6.

7.

Analiza posturilor Asigurarea echilibrului ntre complexitatea sarcinilor postului i nivelul postului Repartizarea sarcinilor n cadrul postului n funcie de nivelul postului Repartizarea sarcinilor n cadrul postului n funcie de nivelul pregtirea solicitat postului Definitivarea sistemului informatic de registratur Alocarea resurselor necesare Crearea bazei de date integrat Reproiectarea sistemului informaional astfel nct s fie corelat sistemul organizatoric Crearea unei proceduri de lucru cu privire la primirea, repartizarea i soluionarea adreselor i altor documente primite n cadrul direciei Avizarea oricrui document care iese din direcie de ctre director

30.09.2010

Seful de serviciu

30.09.2010

Seful de serviciu

730

8.

9.

care iese din cadrul direciei va fi avizat de directorul direciei Analiza posturilor, determinarea corect a nivelului i complexitii atribuiilor stabilite postului respectiv i stabilirea cerinelor specifice n corelaie cu aceasta. Pentru posturile existente i ocupate n cazurile n care ocupantul postului nu deine cunotinele i aptitudinile necesare n raport cu complexitatea sarcinilor repartizate se va asigura pregtirea profesional corespunztoare a acestora. Invers, n cazul n care titularul postului deine cunotine superioare complexitii atribuiilor repartizate, complexitatea obiectivelor va crete n raport cu nivelul cunotinelor. Analiza funciunilor direciei, a mediului, zonelor de aciune, a naturii i dimensiunilor domeniului i alegerea variantei de structur organizatoric ierarhic-funcional adecvat particularitilor organizaiei, care s asigure repartizarea omogen a atribuiilor i activitilor n cadrul serviciilor funcionale i eliminarea suprapunerilor de activiti i sarcini ntre servicii i posturi.

Analiza poturilor Stabilirea nivelului i complexitii atribuiilor pentru fiecare post Actualizarea sarcinilor n cadrul fiecrui post Asigurarea dobndirii cunotinelor i aptitudinilor necesare fiecrui salariat n corelaie de complexitatea atribuiilor stabilite

31.08.2010

Seful de serviciu

10.

11.

12.

Analiza actului normativ de organizare i funcionare al entitii, analiza regulamentului de organizare i funcionare elaborat, urmrirea atribuiilor fiecrei structuri funcionale i stabilirea relaiilor i subordonrilor dintre servicii i pe baza acestora elaborarea organigramei care s reflecte modul de organizare i funcionare al corect al direciei. Evaluarea performanelor s fie gndit n relaie direct cu ntreaga activitate a angajailor, ca un proces cunoscut i neles de ctre acetia i ca un motivator pentru performanele viitoare de care ei pot s dea dovad. Stabilirea unei metodologii unitare de realizare a evalurii performanelor individuale . mbuntirea calitilor profesionale ale salariailor care asigur asistena pentru contribuabili i uniformizarea modului de lucru ala acestora, prin: uniformizarea informaiilor puse la dispoziia contribuabililor privind problematica fiscal; obinerea de informaii de natur fiscal de ctre contribuabil dintr-un singur loc, indiferent de problematica

Analiza funciilor direciei Analiza mediului n care se desfoar activitatea Analiza dimensiunii domeniului de activitate Stabilirea structurii organizatorice adecvate Repartizarea omogen a activitilor n cadrul serviciilor Eliminarea suprapunerilor de activiti Eliminarea suprapunerilor de sarcini n cadrul posturilor Analiza hotrrii de nfiinare a direciei Analiza ROF-ului Urmrirea atribuiilor pe structuri Stabilirea relaiilor n cadrul serviciului i n afara lui Stabilirea subordonrii serviciului i a posturilor din cadrul lui

31.08.2010

Seful de serviciu

30.09.2010

Seful de serviciu

Elaborarea de indicatori de performan adecvai i realizabili de ctre salariai Elaborarea unei metodologii privind evaluarea performanei la nivelul direciei,serviciului i postului Crearea unor programe speciale de pregtire n vederea mbuntirii calitilor profesionale ale personalului Uniformizarea modului de lucru pentru toi salariai care asigur asisten contribuabililor

30.09.2010

Seful de serviciu

30.09.2010

Seful de serviciu

731

13.

14.

15.

fiscal; acordarea asistenei ntr-un spaiu amenajat exclusiv n acest scop; reducerea deplasrilor repetate ale contribuabililor la sediul unitii administrativ-teritoriale; monitorizarea direct a relaiei cu contribuabilii; constituirea unui punct de distribuire a informaiilor oferite contribuabililor cuprinznd diferite materiale publicitare, privitoare la obligaiile fiscale i legislaiei specifice. Instruirea i pregtirea personalului care este responsabil cu acordarea de asisten contribuabililor. Formularea rspunsurilor la obiect i prin respectarea instruciunilor interne, precum i avizarea tuturor informaiilor oferite n scris contribuabililor. Elaborarea de programe de asisten n concordan cu nevoile exprimate de contribuabili i a unor programe de instruire a personalului care s-i asigure dobndirea de abiliti de comunicare adecvate i cunotine suficiente cu privire la impozitele i taxele locale. nfiinarea i conducerea registrul de evidenta al persoanelor cu drept de acces la dosarul fiscal i registrul cu persoanele care consulta dosarul fiscal Elaborarea unei proceduri de sistem astfel nct toate serviciile de specialitate, unde se creeaz sau primesc documente care privesc relaia cu un anumit contribuabil, dup analiza i prelucrarea acestora, s le transmit la Serviciul gestiunea dosarelor fiscale n vederea completrii dosarelor fiscale. Documentele primite n cadrul serviciului gestionare dosare fiscale sa fie nregistrate i depuse la dosar zilnic. Verificarea tuturor dosarelor fiscale constituite i procedarea la opisarea i numerotarea acestora. Constituirea unei comisii care s fie responsabilizat cu atribuii n analiza documentelor existente la dosarele fiscale, identificarea celor expirate, selecionarea acestora i predare la arhiva general. Realizarea unui sistem integrat de preluare a datelor i informaiilor ntre Serviciul urbanism i serviciile cu atribuii n domeniul evidenei pe pltitor, control i colectarea a impozitelor i taxelor locale, n vederea eliminrii posibilitilor ca un contribuabil care obine sau dobndete un bun s nu mai fie supus impozitrii.

Pregtirea i instruirea adecvata a personalului care asigur asistena contribuabililor Elaborarea unui proceduri de lucru cu privire la modul de formulare a rspunsurilor ctre solicitani Redimensionarea programelor de asisten contribuabili

31.08.2010

Seful de serviciu

31.08.2010

Seful de serviciu

16.

nfiinarea registrului de eviden a persoanelor cu drept de acces la dosarele fiscale nfiinarea registrului cu persoanele care pot consulta dosarele fiscale Elaborarea procedurii se sistem nregistrarea zilnic a documentelor primite n gestiunea dosarelor fiscale Depunerea zilnic la dosar a acestora

30.09.2010

Seful de serviciu

30.09.2010

Seful de serviciu

17.

18.

Verificarea dosarelor fiscale Opisarea dosarelor fiscale Numerotarea documentelor aflate la dosarele fiscale Constituirea comisiei de analiz a documentelor expirate de la dosarele fiscale Selecionarea documentelor expirate i predarea lor Crearea unui program de preluare automat a datelor i informaiilor Analiza contribuabililor crora leau fost eliberate autorizaii de construire i urmrirea dac au declarat imobilele n vederea impozitrii Verificarea dac impozitul este

30.09.2010

Seful de serviciu

31.12.2010

Seful de serviciu

732

19

20

21

22

Realizarea unei evalurii a tuturor contribuabililor crora le-au fost eliberate autorizaii de construire n ultimi trei ani i urmrirea dac acetia sunt nregistrai ca pltitori de impozit pe cldiri i dac acest impozit este calculat n toate cazurile corect potrivit cadrul legislativ i hotrrilor consiliului local. n toate cazurile n care urmeaz a fi nregistrate n evidena analitic pe pltitor impozite pe cldiri n cazul contribuabililor persoane juridice, documentele vor fi supuse avizrii sefului serviciului. Analiza tuturor contribuabililor persoane fizice din eviden i urmrirea modului de stabilirea a bazei de impozitare i faptului dac cotele de impozitare sunt corecte n funcie de valoarea de impozitare a bunurilor nregistrate n evidenele patrimoniale ale contribuabilului, inclusiv cu privire la reevalurile pe care acetia trebuiau s le realizeze. Realizarea unui sistem integrat de informaii potrivit cruia o informaie legat de un contribuabil aflat n evidena unitii administrativ teritoriale s poat fi accesat i de serviciile cu atribuii n domeniul administrrii impozitelor i taxelor locale. Stabilirea de responsabiliti clare persoanelor care au ca sarcini de serviciu eliberarea autorizaiilor de construire. Orice solicitare venit n acest sens, inclusiv prelungirea autorizaiei, recepia final a lucrrii va fi urmrit de eful serviciului, n special cu privire la calculele efectuate referitoare la stabilirea nivelului taxei, documentaia va fi avizat de directorul direciei. Realizarea unei informrii cu privire la toate afiajele de reclam i publicitate amplasate pe raza unitii administrativteritoriale i stabilirea unor programe de control la toi contribuabili care realizeaz afiaj n scop de reclam i publicitate n vederea determinrii dac i-au declarat corect obligaiile de plat.

calculat corect

Emiterea unui dispoziii prin care se stabilete obligaia sefului de serviciu de a aviza toate documentele Verificarea pentru fiecare contribuabil a modului n care a fost stabilit baza de impozitare Verificarea la fiecare contribuabil a modului de aplicare a cotelor de impozitare Analiza dac bunurile sunt supuse reevalurii i calculul impozitului se realizeaz la aceast valoare

31.08.2010

Seful de serviciu

Crearea unui sistem integrat de preluare a datelor de la un serviciu la altul n funcie de nivelele de autorizare

30.09.2010

Seful de serviciu

Reactualizarea fielor posturilor Stabilirea de atribuii sefului de serviciu n vederea avizrii dosarelor de autorizare Avizarea dosarelor de autorizare de directorul direciei

31.08.2010

Seful de serviciu

23

Pentru toate cazurile n care contribuabili care organizeaz i desfoar spectacole nu-i respect obligaiile i cerinele prevzute de cadrul legislativ se vor aplica sanciunile contravenionale aferente. Toi contribuabili organizatori de astfel de

Identificarea tuturor contribuabililor care realizeaz reclam i publicitate Verificarea la fiecare dintre acetia dac i-au calculat i pltit corect obligaiile Identificarea contribuabililor care realizeaz servicii de reclam i publicitate Verificarea la acetia dac au calculat i virat corect taxa Aplicarea de sanciuni n toate cazurile n care nu sunt respectate cerinele de organizare i realizare a spectacolelor Identificarea organizatorilor de spectacole i urmrirea ca aceti s-

31.10.2010

Seful de serviciu

31.08.2010

Seful de serviciu

733

spectacole vor fi identificai i obligai si nregistreze biletele de intrare i abonamentele, precum i s respecte cerinele privind tiprirea, nregistrarea, avizarea, evidena i inventarul biletelor de intrare i abonamentelor.

24

25

26 27

28

29

Elaborarea procedurilor privind modul de calcul i de plat al taxei datorate pentru ocuparea domeniului public i aprobarea lor prin Hotrre de Consiliul Local. Deschiderea evidenei contribuabililor care datoreaz taxa pentru ocuparea domeniului public pentru fiecare an n parte i pstrarea acestei evidene n calculator. Evidena va cuprinde: denumirea contribuabilului care datoreaz taxa; numrul. cererii de solicitare a ocuprii domeniului public; suprafaa ocupat; perioada; baza legal; dovada achitrii taxei; verificarea efectuat de serviciul de specialitate privind realitatea suprafeei nscrise n cerere. Elaborarea de programe de control care s fie bazate pe o selecie judicioas a contribuabililor n control, n funcie de indiciile de nedeclarare, neconcordane n declaraii i al cror scop s l constituie stimularea conformrii voluntare la plata impozitelor i taxelor. Efectuarea controalelor n perioada n care sunt planificate i pe baza unei mputernicirii a conducerii instituiei n toate cazurile n care sunt constatate fapte care atrag rspunderea contravenional pentru svrirea lor, s se aplice sanciunile contravenionale corespunztoare. ntocmirea i comunicarea ntiinrilor de plat s se realizeze n termen astfel nct impozitele i taxele locale s fie colectate cu operativitate, iar contribuabilul s poat beneficia de eventualele bonificaii acordate, precum i aceasta s cuprind toate debitele stabilite i datorate de contribuabilul. Scutirile care se vor acorda n continuare la plata impozitelor i taxelor locale se va face numai dup o analiz i informare complet cu privire la fiecare caz n parte. Realizarea unei evalurii a scutirilor aplicate n cursul anului 2009 i urmrirea acolo unde exist suspiciuni, lipsa documentelor sau alte indicii, realizrii unei documentrii complete asupra acelei scutiri, n cazurile n care se constat c scutirea a fost acordat incorect se va

i nregistreze biletele i abonamentele Urmrirea la fiecare organizator de spectacole s respecte regulilor de eviden, tiprire, nregistrare, avizare i inventariere a biletelor de intrare la spectacole Elaborarea procedurilor Avizarea procedurilor Comunicarea procedurilor Implementarea procedurilor ntocmirea unei evidene cu contribuabili care utilizeaz domeniul public i au obligaia achitrii de taxe Realizarea de controale la acetia pentru respectarea condiiilor impuse

31.12.2010

Seful de serviciu

Aplicarea criteriilor de selecie a contribuabililor Elaborarea programului anual de control Elaborarea de programe lunare de control Programarea controalelor Respectarea perioadei planificate de efectuare a controlului Aplicare sanciunilor contravenionale pentru toate abaterile de la lege

31.08.2010

Seful de serviciu

31.12.2010

Seful de serviciu Seful de serviciu

31.12.2010

ntocmirea n termen a ntiinrilor de plat Respectarea condiiilor i cerinelor de ntocmire Comunicarea n termen a ntiinrilor de plat

31.12.2010

Seful de serviciu

Analiza cererilor privind acordarea scutiri la plata impozitelor i taxelor Avizarea i aprobarea tuturor propunerilor de scutiri la plata impozitelor i taxelor

31.12.2010

Seful de serviciu

734

30

31

32

33

34

proceda la evidenierea corect a obligaiilor datorate de contribuabil. Restituirile de sume solicitate de ctre contribuabili se vor realiza numai dup verificarea naturi sumei solicitate i avizarea documentelor de eful de serviciu i conducerea direciei. Instruirea personalului cu privire la realizarea procesului de compensare a debitelor i urmrirea modului de soluionare a cererilor n acest sens de eful serviciului pe tot parcursul procesului. Actualizarea programului informatic astfel nct majorrile de ntrziere i penalitile s fie calculate pentru orice zi de ntrziere la plata debitelor reprezentnd impozite i taxe locale. Pn la actualizarea programului informativ pentru orice debit restant ncasat vor fi calculate i majorrile sau penalitile de ntrziere aferente i vor fi ncasate odat cu debitul. Realizarea unei confruntri a declaraiilor depuse de contribuabili, proceselor verbale de control i contravenie, a deciziilor de calcul de accesorii, cu nregistrrile efectuate n evidenele analitice i punerea acestora de acord, n sensul evidenierii reale a debitelor datorate de contribuabili. Analiza tuturor ncasrilor efectuate de cei doi ncasatori i urmrirea n contabilitate, respectiv evidena analitic pe pltitor cu privire la corectitudinea modului de stingere a obligaiilor fiscale ale contribuabililor. Conducerea unui singur registru la nivelul entitii. Toate operaiunile n numerar efectuate se vor evidenia distinct n registrul de cas .

Verificarea naturi sumei solicitat de restituit Avizarea propunerii de eful serviciului Aprobarea propunerii de restituire de directorul direciei Asigurarea de programe de instruire a personalului care este responsabilizat pentru aceast activitate Realizarea lunar a calcului majorrilor de ntrziere Adaptarea programului informatic n acest sens Stabilirea de responsabiliti prin fia postului pentru calculul la zi a majorrilor de ntrziere odat cu ncasarea debitelor Actualizarea evidenelor analitice pe pltitor

31.12.2010

Seful de serviciu

30.09.3010

Seful de serviciu

31.08.2010

Seful de serviciu

Realizarea de verificri gestionare lunare la ncasatori de teren Verificarea lunar a sumelor ncasate i depuse de ctre ncasatori de teren ntocmirea i conducerea unui singur registru de cas la nivelul entitii. Operaiunile realizate de ncasatori vor fi operate individual n registrul de cas Analiza debitelor restante Stabilirea debitelor pentru care nu exist titluri executorii ntocmirea titlurilor executorii Comunicarea acestora debitorilor ntocmirea de dosare de executare n caz de neplat n termenul stabilit Repartizarea pe salariai a dosarelor Urmrirea zilnic a msurilor de executare silit aplicate Analiza dosarelor i identificarea celor n care nu au fost ntocmite somaii

31.10.2010

Seful de serviciu

31.08.2010

Seful de serviciu

35

36

Analiza tuturor debitelor restante neachitate pn la termenul de plat scadent, identificarea debitelor pentru care nu exist titluri executorii comunicate debitorilor, ntocmirea acestora i comunicarea lor debitorilor, iar n caz de neplat n termenul scadent s se procedeze la declanarea procedurii de executare silit. Dosarele de executare silit n sold i cele ce se vor constitui vor fi repartizate persoanelor responsabilizate de eful serviciului care va urmri zilnic realizarea n termen a etapelor de executare silit pentru dosarele aflate pe rol.

31.08.2010

Seful de serviciu

31.08.2010

Seful de serviciu

735

37

Analiza dosarelor de executare din sold i ntocmirea i comunicarea somaiilor n toate cazurile n care acestea nu au fost transmise. Analiza dosarelor din sold, identificarea tuturor conturilor bancare ale debitorilor, ntocmirea i comunicarea de popriri, pe aceste conturi, n toate cazurile n care acestea nu au fost nfiinate. Conductorul serviciului va analiza periodic dosarele aflate n executare silit i va urmri modul n care au fost ntocmite i nfiinate popririle

ntocmirea somaiilor

comunicarea

38

39

40

Analiza dosarelor de executare din sold i a stadiului lor de executare, procedarea la identificarea bunurilor mobile urmribile ale debitorilor i aplicarea procedurilor de sechestrare i valorificare a acestor bunuri n vederea recuperrii debitelor. Conductorul serviciului va analiza periodic dosarele aflate n executare silit i va urmri modul n care au fost nfiinate sechestrele. In cazul tuturor debitelor restante pentru care nu exist identificate bunuri urmribile pn la nivelul debitului, se va proceda la identificarea de bunuri imobile ale debitorului i sechestrarea lor n vederea valorificrii i recuperrii debitului restant. Realizarea unei discuii cu debitorii stabilirea unor termene maxime de 15 zile de plat, n caz de neplat se va proceda la planificarea i organizarea de licitaii n toate cazurile n care au fost sechestrate bunuri n vederea valorificrii lor.

Analiza dosarelor de executare silit Identificarea celor n care nu sunt nfiinate popriri Identificarea conturilor bancare nfiinarea popririlor Transmiterea acestora la banc Urmrirea nfiinrii popriri de banc Comunicare ctre contribuabil a nfiinrii poprii Analiza dosarelor de executare silit Identificarea celor n care nu sunt nfiinate sechestre asupra bunurilor mobile Identificarea bunurilor mobile ale contribuabililor nfiinarea sechestrelor Comunicare sechestrelor ctre contribuabil Identificarea dosarelor de executare la care bunurile sechestrate nu acoper nivelul debitului Identificarea i sechestrarea de noi bunuri pn la nivelul debitului

31.08.2010

Seful de serviciu

30.09.2010

Seful de serviciu

30.09.2010

Seful de serviciu

41

42

Crearea unor sisteme, aplicaii care s contribuie la integrarea tuturor programelor i aplicaiilor utilizate de entitate astfel nct preluarea i transmiterea informaiilor prelucrate s se fac electronic, eliminnd riscul erorilor, pierderii sau utilizrii n alte scopuri a acestora. Aplicarea cu rigurozitate a standardele i procedurile antivirus implementate pe staia de lucru. Constituirea unor echipe pentru efectuarea de verificri antivirus la nivelul tuturor staiilor de lucru din cadrul direciei, configurarea corecta n cazurile n care aceste programe au fost dezactivate, stabilirea de responsabiliti n

Stabilirea de contacte cu contribuabili restanieri n vederea determinrii la plata voluntar a restanelor Organizarea licitaiilor Desfurarea licitaiilor Valorificarea bunurilor scoase la licitaie ncasarea i stingerea debitelor Elaborarea unui program care s asigure preluarea automat a informaiilor n vederea prelucrrii lor

31.08.2010

Seful de serviciu

31.12.2010

Seful de serviciu

Stabilirea echipei de specialiti n vederea verificrii staiilor de lucru Verificarea tuturor staiilor de lucru i urmrirea dac au instalate programe antivirus, dac acestea respect cerinele din manuale, dac sunt funcionabile, dac sunt actualizate periodic.

31.08.2010

Seful de serviciu

736

cazul n care acestea sunt dezactivate i produc disfunciuni n cadrul organizaiei.

43

44

Inventarierea tuturor staiilor de lucru pentru a stabili situaia real privind utilizarea programelor fr licen i luarea msurilor de dezinstalare a acestora. Realizarea unei analize complexe n urma creia managementul entitii s decid asupra oportunitii achiziionrii unui numr adecvat de licene Microsoft Office. Realizarea unui proces de reenginering astfel nct salariaii din cadrul direciei s poat accesa numai programele i aplicaiile de care au nevoie att n vizualizare, ct i cu privire la realizarea de operaii sau prelucrrii.

Crearea unui sistem astfel nct orice modificare, dezactivare a programului antivirus s poat fi identificat Verificarea programelor utilizate pe fiecare staie de lucru Urmrirea dac pentru acestea exist licene de exploatare Achiziionarea de licene acolo unde nu exist

31.08.2010

Seful de serviciu

Stabilirea nevoilor de informaii pentru fiecare post de lucru Crearea unui sistem privind stabilirea de nivele de acces la informaii pentru fiecare post n funcie de necesiti

31.12.2010

Seful de serviciu

737

738

PROGRAMUL DE ASIGURARE I MBUNTIRE A CALITII

eful structurii de audit intern trebuie s elaboreze un Program de asigurare i mbuntire a calitii activitii de audit, adic respectarea normelor metodologice, a Codului privind conduita etica a auditorului intern, a Standardelor i a bunei practici internaionale de ctre toi auditorii interni. Prin Programul de asigurare i mbuntire a calitii se realizeaz o evaluare prin adoptarea unui proces permanent de supraveghere a eficacitii globale a programului de calitate. Evaluarea const n supervizarea realizrii misiunii de audit intern, prin efectuarea de controale permanente de ctre eful structurii de audit intern, prin care acesta examineaz eficacitatea normelor de audit intern i dac procedurile de asigurare a calitii misiunii de audit sunt aplicate n mod corespunztor garantnd calitatea Raportului de audit intern. Supervizarea va permite depistarea deficienelor n anumite etape din derularea misiunii i va permite iniierea de activiti de mbuntire a viitoarelor misiuni de audit intern i asigurarea perfecionrii profesionale a auditorilor. Evaluarea se realizeaz dup fiecare misiune de audit intern. Este formalizat prin ntocmirea Fiei de evaluare a misiunii de audit intern.

EVALUAREA INTERN

Procedura P19:

PROGRAMUL DE ASIGURARE A CALITII

Entitatea Public Serviciul de Audit Intern

FIA DE EVALUARE A MISIUNII DE AUDIT INTERN

Misiunea de audit: Administrarea impozitelor i taxelor locale Perioada auditat: 01.07.2008 31.03.2010 ntocmit: Ionescu Adrian/Popescu Nicolae Avizat: Georgescu Cristian Bugetul de timp efectiv: 264 ore n etapa de pregtire a misiunii, auditorul a identificat riscurile i controalele prevzute pentru procesele legate de obiectivele de audit i a estimat corespunztor riscurile activitii Programele de audit au fost elaborate n vederea ndeplinirii 739

Luat la cunotin: Data: 30.06.2010 Bugetul de timp planificat: 260 2 3 4 5 Observaii X X A fost

Bugetul de timp efectiv: 264 ore obiectivelor misiunii n cadrul bugetului de timp alocat

Bugetul de timp planificat: 260 2 3 4 5 Observaii necesar s se lucreze peste orele de program X X X X X X X X X X X X X X

Obiectivul auditului, scopul, procedurile i bugetul au fost reanalizate n mod constant pentru a asigura o eficient folosire a resurselor de audit A existat o bun comunicare ntre auditor i auditat i ntre auditor i conducerea structurii de audit intern; A existat o bun comunicare ntre auditor i conducerea structurii de audit intern Au fost luate n considerare perspectivele i nevoile auditailor n procesul de audit Au fost atinse obiectivele de audit ntr-o manier eficient i la timp Auditaii au avut posibilitatea s revad constatrile i recomandrile cnd au fost identificate problemele Normele de audit intern, au fost respectate Constatrile de audit demonstreaz analize profunde i concluzii, respectiv sunt formulate recomandri practice pentru probleme identificate Comunicrile scrise au fost clare, concise, obiective i corecte Exist probe de audit care s susin concluziile auditorului Procedurile de audit utilizate au avut ca rezultat dovezi suficiente, competente, relevante i folositoare Documentele au fost completate n mod corespunztor i n conformitate cu normele de audit intern Bugetul de timp a fost respectat Nivel de productivitate personal al auditorului intern.

740

EVALUAREA EXTERN Evaluarea misiunii de audit intern mai poate fi realizat i de conducerea structurii auditate creia i se nainteaz un chestionar de evaluare prin care i se solicit s prezinte o apreciere asupra desfurrii misiunii de audit i a modului de implicare al auditorilor interni pe parcursul misiunii. Evaluarea misiunii de audit intern de ctre structura auditat este formalizat prin Fia de evaluare a misiunii de audit intern ntocmit de ctre structura auditat.

Procedura P19: Entitatea public Serviciul Audit Intern

PROGRAMUL DE ASIGURARE A CALITII

FIA DE EVALUARE A MISIUNII DE AUDIT INTERN DE CTRE STRUCTURA AUDITAT Misiunea de audit: Administrarea impozitelor i taxelor locale Perioada auditat: 01.07.2008 31.03.2010 ntocmit: Ionescu Adrian/Popescu Nicolae Avizat: Georgescu Cristian Nr. Obiectiv auditat crt. 1. Obiectivele de audit au fost comunicate clar la nceputul misiunii 2. Au fost furnizate suficiente informaii privind misiunea de efectuat 3. Misiunea a contribuit la obinerea de rezultate sau la mbuntirea unora deja existente 4. Misiunea a beneficiat de direcii clare i precise privind modul de desfurare 5. Obiectivele de audit stabilite au fost n concordanta cu activitile desfurate 6. Constatrile au fost prezentate ntr-o maniera logic, structurat, dinamic i interesant 7. S-a rspuns n toate cazurile la ntrebrile legate de misiunea de audit, iar rspunsurile au condus la obinerea de concluzii relevante 8. Misiunea a fost desfurat adecvat, intervenia la fata locului a privit doar obiectivele stabilite i comunicate 9. A existat un feed-back pe tot parcursul misiunii, iar acesta a fost util n gsirea de soluii la probleme 741

Luat la cunotin: Data: 30.06.2010 Note 2 3 Obs.

4 X

X X X X X

10. 11. 12.

13. 14. 15.

16.

17. 18. 19.

Cum evaluai n general misiunea de audit X Considerai ca obiectivele de audit stabilite au privit X activitile cu riscuri majore In desfurarea misiunii de audit au fost prezentate constatrile i recomandrile cnd au fost identificate X probleme A existat o buna comunicare intre auditor i auditat X Auditorii au avut un comportament adecvat i X profesional Ce v-a plcut cel mai mult pe timpul misiunii de audit descriei cel puin 3 aspecte care vau plcut cel mai mult - claritatea recomandrilor - conduita auditorilor interni - calitatea discuiilor Ce v-a plcut cel mai puin pe timpul misiunii de audit descriei cel puin 3 aspecte care vau plcut cel mai puin ntlnirile pe parcursul misiunii au fost limitate, nu ntotdeauna din vina auditatului. Ce obiective de audit considerai c nu au fost atinse n totalitate din cele comunicate Nu sunt comentarii. Ce obiective de audit considerai c ar fi necesar a fi cuprinse n programul viitor de audit Calitatea procedurilor privind achiziiile publice elaborate n urma recomandrilor. Alte comentarii

Tabelele de mai sus vor fi completate innd cont de urmtorul sistem de punctaj: 1 pentru nesatisfctor; 2 pentru slab; 3 pentru satisfctor; 4 pentru bine; 5 pentru foarte bine. Not: n practic se va urmri ca pentru orice notare sub 3 s se solicite explicaii scrise.

Evaluarea extern a funcionalitii activitii de audit intern se realizeaz i de U.C.A.A.P.I. i organul ierarhic superior pentru structurile din subordine prin verificarea respectrii normelor metodologice generale i specifice, a Standardelor de audit intern, a bunei practici recunoscute n domeniu i a Codului etic al profesiei. Activitatea de evaluare extern a activitii de audit intern, n Romnia, conform cadrului normativ general, se realizeaz o dat la 5 ani, ocazie cu care, n funcie de necesiti, se iniiaz msuri corective n colaborare cu conductorul entitii evaluate n cauz. Documentele de evaluare intern i extern se arhiveaz n Dosarul permanent, Seciunea Supervizarea. 742

n sperana c prezentul ghid practic va constitui pentru cei interesai un suport pentru realizarea misiunilor de audit intern la un nivel corespunztor bunei practici recunoscut n domeniu, ateptm aprecierile i eventual sugestiile dumneavoastr, de care vom ncerca s inem cont cu ocazia elaborrii viitoarelor lucrri.

743