Contabilidad Mercantil Todos los comerciantes estn obligados a mantener un sistema de contabilidad de acuerdo con las disposiciones del

propio Cdigo de Comercio. El comerciante esta obligado a llevar y mantener un sistema de contabilidad adecuado. Este sistema podr llevarse mediante los instrumentos, recurso y sistemas de registro y procesamiento que mejor se acomoden a las caractersticas particulares del negocio 1. Necesidad de la Contabilidad Mercantil La contabilidad mercantil es necesaria: a. Para que el comerciante conozca en cada instante la situacin activa y pasiva de su comercio. b. Para conocer e grado de exigibilidad de s pasivo y el grado de disponibilidad de su activo. c. Par conocer los resultados anuales de su explotacin (ganancias y perdidas) d. Para que sirva como medio de prueba. Segn lo previsto e el articulo 124 ordinal 5 del Cdigo de Comercio que establece que las obligaciones mercantiles y su liberacin pueden ser probadas con los libros mercantiles delas partes contratantes. e. La contabilidad interesa desde el aspecto fiscal. De acuerdo con las reglas del control fiscal, los contribuyentes estn obligados a llevar de forma ordenada os libros y registros que determinen las leyes pertinentes, de manera que constituyan medios integrados de control y comprobacin de todos sus bienes, relacionados o no con el enriquecimiento que el contribuyente declara. 2. Libros Obligatorios o necesarios De acuerdo con el art. 32 de Cdigo de Comercio, los comerciantes tienen la obligacin de llevar: a. Libro Diario: En este libro los comerciantes deben asentar da por da, sus operaciones mercantiles expresando claramente: acreedor y deudor de cada transaccin, pueden resumir mensualmente los totales de esas operaciones, siempre que conserven los documentos que permitan comprobarlas. Los comerciantes por menor, cumplirn con la obligacin con solo asentar diariamente un resumen de las compras y ventas hechas a contado, y detalladamente las que se hiciesen a crdito. b. Libro Mayor: agrupa de forma sistemtica los asientos que se realizan en el libro diario. c. Libro de Inventarios: al inicio y final de cada ao fiscal, en este libro el comerciante debe hacer una descripcin estimatoria de todos sus bienes,

tanto muebles como inmuebles y de todos sus crditos, estn o no vinculados al comercio. El inventario debe cerrarse con el balance de ganancias y prdidas, demostrndose tales con evidencia y verdad. Y se har mencin expresa de las fianzas otorgadas as como las obligaciones contradas bajo condicin suspensiva. Son obligatorios para las Sociedades annimas y sociedad de responsabilidad limitada: a. Libro de Accionistas b. Libro de Actas de Asambleas c. Libro de actas de la junta de administradores Por su parte las Bolsas de valores adems de los tres libros anteriormente mencionados debern llevar un Libro diario de Actas Los corredores en cumplimiento del art. 72 del Cdigo de Comercio debern llevar: 1 Un libro en el cual anotar, aun con lpiz, en el momento de su ajuste, todas las operaciones hechas por su mediacin, con breve indicacin del objeto y condiciones esenciales. 2 Un registro foliado, firmado y visado de la manera prescrita en el artculo 33, en el cual anotar con entera precisin, diariamente, sin abreviaciones, todas las condiciones de las ventas, compras, seguros y, en general, de todas las negociaciones y operaciones en que intervenga. Segn lo dispuesto en e art. 84 del Cdigo de Comercio los Venduteros debern por s parte llevar los siguientes libros: 1 Diario de entradas: asentarn, por orden riguroso de fechas, las mercancas u otros objetos que recibieren, sealando su cantidad, peso o medida, los bultos de que consten, sus marcas y seales, el nombre y apellido de la persona que los ha entregado y de aquella por cuya cuenta deben ser vendidas y su precio. 2 Diario de salidas: anotarn especficamente los objetos vendidos, por orden y cuenta de quien lo han sido, el nombre y apellido del comprador y el precio. 3 Libro de cuentas corrientes: llevarn la cuenta corriente con cada uno de sus comitentes, con referencia a los libros de entrada y salida.

3. Libros Auxiliares o Facultativos Son todos aquellos libros de contabilidad llevados por el comerciante si lo cree conveniente para el mayor orden y claridad de sus operaciones; pero para ser aprovechados en juicio, deben cumplir con las formalidades exigidas en el articulo 33 del Cdigo de Comercio, es decir, deben ser presentados al Tribunal o Registrador Mercantil, a fin de poner en el primer folio de cada libro nota de los que ste tuviere, fechada y firmada por el juez y su Secretario o por el Registrador Mercantil. 4. Requisitos de los Libros de Contabilidad a. Los comerciantes deben llevar s contabilidad e idioma castellano b. Los libros obligatorios no pueden ponerse en uso sin que hayan sido previamente legalizados, es decir, presentados ante el registrador mercantil de la jurisdiccin. En cuanto a los libros de contabilidad prescritos a las sociedades annimas y de responsabilidad limitada la ley no exige que estos sean registrad sin embargo l costumbre mercantil lo ha venido determinando de esa forma. c. El libro diario debe levarse con asientos da a da o por medio de resmenes mensuales, conservando los comprobantes. d. El libro mayor resea todas las operaciones realizadas repartidas en cuentas distintas y en orden metdico. e. El comerciante ha de abstenerse de realizar los siguientes actos: i. Alterar en los asientos el orden y fecha de las operaciones descritas ii. Dejar blancos en el cuerpo de los asientos o a continuacin de ellos iii. Poner asientos al margen y hacer interlineaciones, raspaduras o enmendaturas iv. Borrar los asientos o parte de ellos v. Arrancar hojas, alterar la encuadernacin o foliatura, mutilar alguna parte de los libros vi. Los errores u omisiones que se cometieron al formar un asiento se salvaran en otro distinto, en la fecha en que se notare la falta vii. Lleva dos o ms juegos de libros para una misma contabilidad, con asientos diferentes.

5. Valor Probatorio de los libros de Comercio Segn el art. 38 de Cdigo de Comercio, Los libros llevados con arreglo a los artculos anteriores podrn hacer prueba entre comerciantes. Respecto a otra persona que no fuere comerciante, los asientos de los libro solo harn fe contra su dueo; pero la otra parte no podr aceptar lo favorable sin admitir tambin lo adverso que ellos contengan (Principio de Indivisibilidad de la Prueba)

Del presente artculo vale destacar lo siguiente. a. El legislador concede a los libros de comercio una eficacia probatoria especial a favor del comerciante que los lleva b. Todos los libros de comerciantes hacen prueba contra quien los lleva. Se consideran una confesin extrajudicial escrita y as lo ratifica la doctrina nacional atribuyndole a los libros mercantiles naturaleza confesorio. c. La prueba que se deriva de los libros de comercio a favor de quien lo lleva es diversa segn el contendor sea o no comerciante

6. De la Exhibicin y de la Comunicacin de los libros de comercio Son medios de prueba especficos del derecho mercantil relacionados con la prueba de obligaciones mercantiles. Ambas figuras tienen en comn que constituyen formas de examen de los libros de comercio y se diferencian por la forma en que el examen se realiza y por las situaciones en que cada una de ellas procede. a. Caractersticas de la Comunicacin: o manifestacin y examen general de los libros de contabilidad es admisible en los juicios universales, de la siguiente manera: i. En el juicio de sucesin universal, la prueba la pueden pedir tanto los legatarios particulares como los herederos ii. En los juicios relativos a comunidades de bienes, sociedades legales, pueden pedirla el cnyuge, los herederos del comerciante y, tambin los concubinos, en el sentido del art. 767 del Cd. Civil (Presuncin de Comunidad) iii. En los juicios de liquidacin de sociedades, los socios con derecho a cuota de liquidacin iv. En los procedimientos de quiebra o atraso, el sindico y los acreedores del fallido

b. Caractersticas de la Exhibicin: se fundamenta en el art. 42 de Cdigo de Comercio que seala que en el curso de una causa el juez puede ordenar, aun de oficio, la presentacin de los libros de comercio, solo para el examen y compulsa de lo que tenga relacin en la cuestin que se ventila, lo cual deber designarse previa y determinadamente; per no podr obligarse a un comerciante a trasladar sus libros fuera de su oficina mercantil, pudiendo comisionarse el examen a un juez del lugar donde se llevaren los libros.

7. Medio Probatorio El nico medo probatorio conducente para lleva a cabo la exhibicin de los libros y hacer e examen y compulsa de los mismos, es la experticia. Que se har con la intervencin de peritos. Estos debern ser uno o tres expertos, los que procurarn la conciliacin, y si no la lograren darn su informe sobre los puntos que se les hayan sometido. 8. De la Exhibicin de la Contabilidad por parte de personas extraas a la causa A raz de una decisin dictada por la Sala Constitucional del TSJ se sealo lo siguiente: a. La legislacin mercantil no impide que la contabilidad de personas extraas a una causa pueda ser objeto de prueba. Esto con fundamento en el principio de la obtencin judicial coactiva de los medios de prueba, del cual no escapan los terceros que posean material probatorio. b. El art 42 de cdigo de comercio prev el preciso examen y compulsa en el curso de una causa sin restringir el mismo a las partes del proceso donde se somete, sean partes o terceros. Por otra parte el Cdigo de Procedimiento Civil se permite la solicitud a terceros de exhibicin de documentos y los libros lo son. c. El examen general de los libros de comercio, no se refiere a una inspeccin judicial, sino a un medio de prueba tpico del derecho mercantil, unico para consultar los libros de comercio. d. La parte que este interesada e traer como elemento de prueba un asiento que consta en algn libro de un comerciante sea parte o tercero, debe indicar con precisin lo que se pretende probar y e libro donde consta el hecho y materia de litigio e. E estos casos no es procedente la solicitud de una inspeccin judicial

9. Privacidad de la Contabilidad Mercantil y la Correspondencia (Excepciones) La privacidad de la contabilidad mercantil y de la correspondencia en general esta garantizados por el art. 40 del Cdigo de Comercio al sealar que no se podr hacer pesquisa de oficio por el Tribunal ni autoridad alguna, para inquirir si los comerciantes llevan o no libros o si estos estn o no arreglados a las prescripciones de dicho cdigo. Si embargo tal privacidad tiene ciertas excepciones, as tenemos: a. El Cdigo de Procedimiento civil e su art. 433 Autoriza al juez a requerir informes sobre hechos litigiosos que conste en documentos, libros, archivos u otros papeles que se hallen en oficinas publicas, bancos, asociaciones gremiales, sociedades civiles o mercantiles, aunque estas no sean partes e el juicio

b. El propio Cdigo de Procedimiento Civil en los art. 437 y 689, admite la exhibicin cuando se encuentren documentos relativos al juicio en poder de terceros. c. Como rganos de control de las sociedades mercantiles se permite a los comisarios de conocer los asientos contables. Estos tienen un ilimitado derecho de inspeccin y vigilancia sobre todas las operaciones de la sociedad. d. El inspector del trabajo puede exigir, a favor de los trabajadores, la presentacin de libros, registros u otros documentos requeridos por la ley e. La administracin tributaria dispone de amplias facultades de fiscalizacin y determinacin para comprobar y exigir el cumplimiento de las obligaciones tributarias, pudiendo exigir a los contribuyentes, responsables y terceros la exhibicin de su contabilidad y dems documentos relacionado con su actividad. f. El acreedor hipotecario tiene e derecho de inspeccionar y fiscalizar en cualquier momento los documentos y libros relativos a la actividad mercantil del establecimiento gravado