006.edocman V2 - SRS - V2.0

CHI NHÁNH CÔNG TY CỔ PHẦN GIẢI PHÁP PHẦM MỀM CMC
TÀI LIỆU ĐẶC TẢ YÊU CẦU PHẦN MỀM

QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ HỒ SƠ CÔNG VIỆC
Đặc tả giải phần mêm Quản lý văn bản và hồ sơ công việc eDocman
Mục lục
1. Giới thiệu ......................................................................................................................4

Mục đích của tài liệu ...............................................................................................................4
Cơ cấu của tài liệu...................................................................................................................4
Đối tượng đọc tài liệu..............................................................................................................4
Thuật ngữ, các từ viết tắt.........................................................................................................5
Các tài liệu Tham khảo............................................................................................................8
2. Mô tả tổng thể hệ thống...............................................................................................8

Mục đích sử dụng phần mềm..................................................................................................8
Mô hình chức năng hệ thống...................................................................................................8
2.1.1. Mô tả mô hình các chức năng hệ thống.................................................................8
2.1.2. Đối tượng phục vụ của phần mềm.......................................................................10
Mô hình cài đặt hệ thống.......................................................................................................10
2.1.3. Mô hình ...............................................................................................................10
2.1.4. Mô tả giải pháp....................................................................................................11
2.1.5. Yêu cầu về môi trường vận hành hệ thống..........................................................12
3. Yêu cầu phần mềm.....................................................................................................14

Các quy trình xử lý công văn tài liệu được áp dụng tin học hóa cho Công ty Cổ phần Dịch vụ
Bưu chính Viễn thông Sài Gòn:.............................................................................................14
3.1.1. Quy trình luân chuyển xử lý Văn bản đến............................................................14
3.1.2. Quy trình soạn thảo, phê duyệt Văn bản đi..........................................................18
3.1.3. Quy trình lập và giao việc....................................................................................22
3.1.4. Quy trình soạn thảo, phê duyệt Văn bản nội bộ..................................................25
Mô hình làm việc của các ứng dụng......................................................................................28
3.1.5. Mô hình làm việc của Phân hệ Quản lý văn bản đến...........................................28
3.1.6. Mô hình làm việc của Phân hệ Quản lý văn bản đi..............................................28
3.1.7. Mô hình làm việc của Phân hệ Quản lý văn bản nội bộ.......................................29
3.1.8. Mô hình làm việc của Phân hệ Quản lý giao việc................................................30
3.1.9. Mô hình làm việc của Phân hệ Quản lý Hồ sơ công việc.....................................30
3.1.10. Mô hình làm việc của phân hệ quản lý lịch làm việc..........................................31
3.1.11. Mô hình làm việc của Phân hệ Quản trị danh mục............................................31
3.1.12. Mô hình làm việc của Phân hệ Quản trị người dùng..........................................32
Các chức năng của phần mềm..............................................................................................32
3.1.13. UC MVB01. Nhập văn bản đến..........................................................................32
3.1.14. UC MVB02. Phân phối văn bản, tài liệu.............................................................37
3.1.15. UC MVB03. Nhận và xử lý văn bản, tài liệu.......................................................45
3.1.16. UC MVB04. Hiển thị thông tin phúc đáp ...........................................................59
3.1.17. UC MVB05. Thu hồi văn bản chuyển nhầm.......................................................60
3.1.18. UC MVB06. Tạo văn bản tài liệu........................................................................64
3.1.19. UCMVB 07.Cấp số phát hành văn bản đi..........................................................90
3.1.20. UC HSC01. Tạo mới Hồ sơ công việc...............................................................95
3.1.21. UC HSC02. Chỉnh sửa, xóa, phân quyền HSCV...............................................99
3.1.22. UC HSC03. Xử lý Hồ sơ công việc..................................................................109
3.1.23. UC LLV01. Tạo mới lịch làm việc.....................................................................113
3.1.24. UC LLV02. Chỉnh sửa, xóa, phân quyền lịch làm việc....................................114
3.1.25. UC QUQ01. Tạo mới, liệt kê, chỉnh sửa, xoá uỷ quyền...................................118
06/01QT/PM Trang 2/225

3.1.26. UC QUQ02. Báo cáo lịch sử ủy quyền............................................................123

3.1.27. UC MTC01. Tra cứu tài liệu.............................................................................126
3.1.28. UC MTC02. Tra cứu công việc (Tra cứu tài liệu theo tình trạng xử lý).............133
3.1.29. UC MTC04. Tùy chỉnh thông tin hiển thị..........................................................144
3.1.30. UC MTK01. Tìm kiếm......................................................................................148
3.1.31. UC MTM01. Tạo mới, chỉnh sửa, xoá và phân quyền thư mục........................151
3.1.32. UC MTH01. Quét văn bản...............................................................................157
3.1.33. UC MTH04. Gửi thông báo bằng email/ popup................................................159
3.1.34. UC MDM01. Tạo mới, liệt kê, chỉnh sửa, xoá danh mục..................................161
3.1.35. UC MND01. Quản trị nhóm (phòng ban) .........................................................168
3.1.36. UC MND02. Quản trị vai trò ............................................................................173
3.1.37. UC MND04. Thay đổi mật khẩu.......................................................................189
3.1.38. UC MBC01. Xem và in báo cáo.......................................................................190
3. Báo cáo thống kê tình trạng xử lý phiếu giao việc..........................................................218
3.1.39. UC MPB01. Quản lý phiên bản........................................................................220
Yêu cầu phi chức năng........................................................................................................224
Các yêu cầu khác................................................................................................................224
3.1.40. Chuẩn thiết kế..................................................................................................224
3.1.41. Thuộc tính hệ thống phần mềm.......................................................................225
Yêu cầu về cơ sở dữ liệu.....................................................................................................225

1. Giới thiệu
Mục đích của tài liệu

• Tài liệu này dùng để mô tả các chức năng của phần mềm Quản lý văn bản và hồ sơ
công việc eDocman mà Công ty Cổ phần giải pháp phần mềm CMC xây dựng
• Tài liệu này dùng để mô tả các yêu cầu đối với các Tổ chức sử dụng khi triển khai phần
mềm Quản lý văn bản và Hồ sơ công việc eDocman của công ty Cổ phần giải pháp phần
mềm CMC
• Tài liệu này dùng để mô tả các phần có thể thay đổi của phần mềm Quản lý văn bản và
hồ sơ công việc eDocman để phù hợp với yêu cầu thực tế trong Quản lý hành chính của
Công ty, tổ chức sử dụng.
Cơ cấu của tài liệu

Tài liệu này gồm 3 phần:
• Phần 1: Giới thiệu tổng quan về tài liệu
• Phần 2: Mô tả tổng thể về sản phẩm:
o Mục đích của sản phẩm: Mô tả mục đích sử dụng sản phầm của tổ chức mua
sắm
o Chức năng của sản phẩm: Mô tả các chức năng của sản phẩm phần mềm Quản
lý văn bản và Hồ sơ công việc eDocman
o Mô hình cài đặt hệ thống: Mô tả mô hình cài đặt hệ thống và các các yêu cầu đối
với hạ tầng của Công ty để vận hành hệ thống.
• Phần 3: Các yêu cầu chi tiết về sản phẩm:
o Các chức năng của sản phẩm: Mô tả chi tiết chức năng của sản phẩm, các
thành phần có trong sản phẩm.
o Các yêu cầu phi chức năng: Mô tả các yêu cầu phi chức năng của sản phẩm
o Các yêu cầu về giao diện sử dụng của sản phẩm:
o Các ràng buộc về thiết kế:
o Các yêu cầu đối với cơ sở dữ liệu:
Đối tượng đọc tài liệu

• Công ty Cổ phần Dịch vụ Bưu Chính Viễn Thông Sài Gòn
 Lãnh đạo Công ty
 Các cán bộ nghiệp vụ
 Các cán bộ tin học

• Công ty CMC
 Cán bộ xác định yêu cầu, triển khai
 Cán bộ thiết kế, lập trình
 Cán bộ kiểm tra phần mềm
Thuật ngữ, các từ viết tắt

Từ viết tắt Định nghĩa, mô tả

Các từ viết tắt
VP Văn phòng
VB Văn bản
BLĐ CQ Ban Lãnh đạo Công ty
Người phân văn bản (Có thể là Trường phòng Hành chính/ Chánh văn
NPVB
phòng)
Lãnh đạo đơn vị trong Công ty (VD: Chủ tịch Hôi đồng Quản trị, Ủy viên
LĐĐV
Hội đồng Quản trị, Tổng Giám Đốc; Phó tổng Giám Đốc,…)
LĐP Lãnh đạo phòng(Trưởng ban, Phó ban, Trưởng phòng, Phó phòng)
CB/CV Cán bộ/ Chuyên viên
Các thuật ngữ chung
NSD Người sử dụng

Là giải pháp tổng thể dựa trên phần lõi eDOCman và tích hợp với một hệ
thống phần cứng khác liên quan như Fax, Scanner, …
eDOCman Phần lõi eDOCman cung cấp các dịch vụ về quản lý tài liệu (DMS), quản
lý qui trình công việc (WFS) và các dịch vụ tích hợp khác (email, fax,
scaner, orc, …)
WorkFlow System. Hệ thống quản lý qui trình công việc do CMC phát
WFS
triển tuân theo chuẩn WFMC
The WorkFlow Management Coalition. Chuẩn định nghĩa và quản lý qui
WFMC
trình công việc
Document Management System. Hệ thống quản lý tài liệu do CMC phát
DMS
triển, tuân theo chuẩn DMA và ODMA
Open Document Management API. Chuẩn giao tiếp giữa các ứng dụng
ODMA
với nhau thông qua hệ thống quản lý tài liệu
Document Management Alliance Architecture and API. Chuẩn quản lý tài
DMA
liệu do hiệp hội các nhà phát triển sản phẩm quản lý tài liệu phát triển
Giao thức dùng để gửi file qua trình duyệt hay qua giao thức khác thông
HTTP
qua mạng
Message Digest algorithm 5. Thuật toán mã hóa 128 bit, mã hóa các dữ
MD5
liệu có độ dài bất kỳ thành dữ liệu có độ dài cố định.
Portable Document Format. Định dạng văn bản điện tử của hãng Adobe,
PDF
được tạo và đọc bởi phần mềm Adobe Acrobat.
Hypertext Markup Language. Là ngôn ngữ dùng được sử dụng trên
HTML
Internet. HTML được dùng để tạo ra các trang Web.
Extensible Markup Language. Ngôn ngữ cho phép các thông tin được mã
XML
hóa theo cấu trúc có thể để máy tính và con người đều hiểu được.
Rich Text Format. Một định dạng văn bản điện tử theo định dạng ASCII,
RTF
cho phép nhiều ứng dụng có thể đọc được.
Các tình huống sử dụng: tạo mới, liệt kê, cập nhật thông tin (sửa), xóa đối
CRUD
với ứng dụng (C: Create, R: Retrieve, U: Update, D: Delete).
Các ứng dụng của chương trình

VDE Quản lý Văn bản đến
VDI Quản lý Văn bản đi
VGV Quản lý Phiếu giao việc
VNB Quản lý Văn bản nội bộ
VTT Quản lý Tờ trình
HSC Quản lý Hồ sơ công việc

LLVLĐ Quản lý lịch làm việc
MUQ Ủy quyền
MTC Tra cứu
MTK Tìm kiếm
MTM Quản lý thư mục
MTH Tích hợp
MBM Bảo mật
MDM Quản trị danh mục
MND Quản trị người dùng
MBC Báo cáo
MPB Phiên bản

Các tài liệu Tham khảo

• Chuẩn WFMC: http://www.wfmc.org/
• Chuẩn ODMA: http://www.infonuovo.com/odma/
• Chuẩn DMA: http://www.aiim.org/
2. Mô tả tổng thể hệ thống
Mục đích sử dụng phần mềm

Phần mềm Quản lý văn bản và Hồ sơ công việc eDocman dùng để Quản lý các văn bản tài liệu
điện tử và Quy trình luân chuyển xử lý văn bản, tài liệu điện tử; Quản lý việc xử lý văn bản tài liệu
bằng Hồ sơ công việc.
Mô hình chức năng hệ thống
2.1.1. Mô tả mô hình các chức năng hệ thống
2.1.1.1 Quản lý văn bản đến:

• Quản lý thông tin và nội dung văn bản đến cũng như quy trình luân chuyển xử lý văn bản
đến của Công ty
• Cung cấp các chức năng tra cứu, tìm kiếm, báo cáo văn bản đến
• Cung cấp các chức năng khai thác, tổng hợp thông tin văn bản đến và thông tin xử lý
văn bản đến
2.1.1.2 Quản lý văn bản đi:
• Quản lý thông tin và nội dung văn bản đi cũng như quy trình lập, phê duyệt và phát hành
văn bản đi của Công ty
• Cung cấp các chức năng tra cứu, tìm kiếm, báo cáo văn bản đi
• Cung cấp các chức năng khai thác, tổng hợp thông tin văn bản đi
2.1.1.3 Quản lý giao việc
• Quản lý thông tin và nội dung phiếu giao việc cũng như quy trình lập, giao việc và xử lý,
báo cáo kết quả công việc của Công ty
• Cung cấp các chức năng tra cứu, tìm kiếm Phiếu giao việc
• Cung cấp các chức năng khai thác, tổng hợp thông tin Phiếu giao việc và thông tin xử lý
Phiếu giao việc
2.1.1.4 Quản lý văn bản nội bộ
• Quản lý thông tin và nội dung Văn bản nội bộ cũng như quy trình lập, chuyển xử lý và
phản hồi thông tin của Công ty
• Cung cấp các chức năng tra cứu, tìm kiếm,báo cáo Văn bản nội bộ
• Cung cấp các chức năng khai thác, tổng hợp thông tin Văn bản nội bộ
2.1.1.5 Quản lý tờ trình
• Quản lý thông tin và nội dung Tờ trình cũng như quy trình lập, trình duyệt Tờ trình của
Công ty
• Cung cấp các chức năng tra cứu, tìm kiếm Tờ trình
• Cung cấp các chức năng khai thác, tổng hợp thông tin Tờ trình
2.1.1.6 Quản lý lịch làm việc của lãnh đạo:
• Quản lý thông tin và nội dung lịch làm việc của lãnh đạo(Tổng giám đốc)
• Thông tin lịch họp của Lãnh đạo (Tổng giám đốc) được công bố cho toàn bộ nhân viên
trong Công ty xem và tra cứu: bộ phận thư ký lập, hoặc tự Tổng giám đốc lập

2.1.1.7 Quản lý Hồ sơ công việc:
• Quản lý các thông tin hồ sơ công việc và các tài liệu được lưu trữ trong Hồ sơ công việc
• Quản lý việc giải quyết công việc thông qua Hồ sơ công việc
2.1.1.8 Quản trị danh mục
• Quản trị các nhóm thông tin danh mục phục vụ việc nhập liệu, tra cứu và tìm kiếm
2.1.1.9 Quản trị người sử dụng
• Quản trị người sử dụng
• Quản trị vai trò
• Quản trị phòng ban
2.1.2. Đối tượng phục vụ của phần mềm
2.1.2.1 Người sử dụng
• Văn thư Công ty (là bộ phận văn thư thuộc phòng Hành chính hoặc Văn phòng của
Công ty) thực hiện các thủ tục tiếp nhận, đăng ký và chuyển giao VB đến, in và gửi VB
đi, vào sổ VB
• Người phân VB (là Trưởng phòng Hành chính, Chánh văn phòng) chịu trách nhiệm
thực hiện phân phối VB đến tới các địa chỉ để giải quyết.
• Ban Tổng Giám đốc (là Tổng Giám đốc và Phó tổng giám đốc) có vai trò chỉ đạo giải
quyết công việc, duyệt và ký VB ban hành.
• Các Phòng ban là các Đơn vị chức năng của Công ty (Các Phòng, ban chuyên môn)
• Lãnh đạo Phòng ban (là Trưởng phòng, phó trưởng phòng, trưởng ban, phó ban,…) có
vai trò chỉ đạo, giải quyết công việc tại các phòng ban, duyệt và ký thừa lệnh các VB ban
hành
• Văn thư phòng là chuyên viên được giao kiêm nhiệm văn thư của phòng ban.
• Chuyên viên thụ lý (là chuyên viên của Các phòng ban) được Lãnh đạo phòng phân
công xử lý công văn hoặc công việc cụ thể
• Quản trị hệ thống: Thực hiện nhiệm vụ quản trị và duy trì hệ thống hoạt động
Mô hình cài đặt hệ thống
2.1.3. Mô hình
06/01QT/PM Trang 10/225

Chú thích Hệ thống máy chủ

Chi tiết
Hình S.lượng Mô tả
1 Máy chủ Email
1 Máy chủ CSDL
1 Máy chủ Web
Máy chủ ứng
1
dụng
1 Máy quét
5 Máy trạm
1 Máy in
Máy chủ quản
1
lý in ấn
Các máy trạm tham gia trong hệ thống Các thiết bị dùng chung
` `
` ` `
2.1.4. Mô tả giải pháp

• Mô hình cài đặt này được áp dụng cho hệ thống có số lượng người dùng tham gia vào
hệ thống là lớn (trên 200 người) và có số lượng dữ liệu phát sinh hàng tháng lớn (hàng
nghìn văn bản) và mức độ tăng trưởng số lượng văn bản hàng năm vào khoảng 15% -
20%. Hệ thống này có thể đáp ứng cho việc lưu trữ dữ liệu trong khoảng 5 năm. Sau 5
năm, có thể phải sao lưu ra băng từ hoặc máy chủ backup khác. Ở đây không mô tả
máy chủ này vì tùy theo sự lựa chọn của khách hàng.
• Hệ thống bao gồm:
o 01 máy chủ Cơ sở dữ liệu (Database Server): Cài đặt hệ quản trị CSDL và lưu
trữ dữ liệu của hệ thống
o 01 máy chủ email (eMail Server): Cài đặt hệ quản trị email cho toàn đơn vị
o 01 máy chủ ứng dụng (Application Server): Cài đặt ứng dụng và các phần mềm
hệ thống để có thể vận hành và quản lý ứng dụng
o 01 máy chủ Web (Web Server): Cài đặt máy chủ Web, dùng để public và quản lý
các ứng dụng vận hành trên môi trường Web
o 01 máy chủ dùng Printer Server: Cài đặt và quản lý các thiết bị dùng chung trong
toàn bộ hệ thống mạng như máy in
o Các thiết bị dùng chung: Máy in mạng (nếu có) hoặc máy in bình thường dùng
để in các văn bản, máy scaner dùng để quét văn bản, chuyển các văn bản giấy
thành các văn bản điện tử
o Các máy trạm dùng để tham gia vận hành ứng dụng. Số lượng máy trạm tùy
thuộc vào số lượng người tham gia vận hành hệ thống.
06/01QT/PM Trang 11/225

• Trong mô hình này, máy chủ ứng dụng (Application Server) được kết nối đến máy chủ
CSDL (Database Server) để thao tác, cập nhật và truy xuất dữ liệu bởi người dùng thông
qua ứng dụng và kết nối đến máy chủ eMail (eMail Server) để sử dụng các dịch vụ về
eMail do máy chủ eMail cung cấp.
• Ứng dụng chứa trên máy chủ ứng dụng sẽ được phân phối và cung cấp các chức năng,
dịch vụ của ứng dụng cho người dùng tham gia vận hành hệ thống thông qua máy chủ
Web (Web Server). Nó được kết nối đến máy chủ ứng dụng và được kết nối trực tiếp
vào hệ thống mạng của đơn vị.
• Máy chủ quản lý thiết bị (nếu có), dùng để cài đặt các thành phần, thiết bị dùng chung
trong hệ thống như máy in mạng. Nếu không có máy in mạng thì có thể cài đặt trực tiếp
và kết nối máy in vào một máy tính cá nhân là đầu mối của hệ thống mạng. Máy tính cá
nhân này chịu trách nhiệm là thiết bị đầu cuối để cập nhật và phân phối các văn bản
trong toàn hệ thống.
• Các thiết bị dùng chung như máy in mạng (máy in thường) được kết nối và quản lý bởi
máy chủ Printer Server để cung cấp các dịch vụ về in ấn cho người dùng tham gia vận
hành hệ thống. Máy chủ này được kết nối trực tiếp vào hệ thống mạng.
• Máy scaner và máy in thường (nếu có) được cài đặt trực tiếp vào một máy tính cá nhân
chịu trách nhiệm là máy tính cung cấp và phân phối các văn bản cho toàn hệ thống.
• Các máy tính cá nhân khác kết nối và tham gia hệ thống với vai trò là các máy trạm,
được cung cấp cho từng người dùng để có thể tham gia xử lý công việc, các văn bản
điện tử trong hệ thống.
• Tùy theo nhu cầu sử dụng, mức độ tăng trưởng dữ liệu của hệ thống và kinh phí cho dự
án mà có thể thiết lập cụm máy chủ bao gồm một hoặc nhiều máy chủ. Nếu chỉ có một
máy chủ thì toàn bộ các thành phần như: CSDL, eMail, Application Server và Web
Server được cài đặt trên cùng một máy chủ đó.
2.1.5. Yêu cầu về môi trường vận hành hệ thống
2.1.5.1 Yêu cầu về phần cứng
Để có thể vận hành được hệ thống, phải có các hệ thống phần cứng sau:
• Máy trạm có cấu hình tối thiểu sau:
o Tốc độ: PII 400Mhz
o Bộ nhớ: 128MB RAM; 200MB HDD trống
• Máy chủ (Server) có cấu hình tối thiểu sau:

o Bộ xử lý: tương đương Intel Xeon 2,4 MHz trở lên
o Bộ nhớ: 3GB
o Ổ cứng: 120GB
• 20 GB trống để chạy chương trình
• Dung lượng ổ cứng để lưu trữ dữ liệu sẽ tùy thuộc vào khảo sát nhu
cầu sử dụng thật của chương trình, gợi ý tối thiểu 80GB
06/01QT/PM Trang 12/225

o Card mạng: tốc độ 100 Mbps
o Ổ CD
• Các thiết bị hỗ trợ khác:

o Máy Quét (Scanner): Thiết bị quét ảnh, tài liệu dạng văn bản (hard copy), dùng
để chuyển đổi các văn bản, tài liệu, ảnh, … thành tài liệu dạng số hóa để có thể
lưu trữ trong hệ thống.
o Máy in (Printer): Thiết bị dùng để in các văn bản dạng số hóa thành các văn bản,
tài liệu dạng hard copy (không bắt buộc).
o Fax Server: Thiết bị dùng để nhận công văn đến qua đường fax
2.1.5.2 Yêu cầu về phần mềm
Để có thể vận hành được hệ thống, phải có các phần mềm sau đây:
• Máy trạm:
o Hệ điều hành Microsoft Windows 98 hoặc cao hơn.
o Trình duyệt IE 5.5 hoặc cao hơn, dùng để các máy trạm có thể làm việc, thao tác
với dữ liệu thông qua mạng LAN, Internet, Leased Phone Line.
o Các ứng dụng văn phòng khác như Microsoft Office 97 hoặc cao hơn (không bắt
buộc) dùng để thao tác với các dữ liệu dạng văn bản đã được số hóa.
• Máy chủ:
o Hệ điều hành Microsoft Windows 2000 hoặc cao hơn (Microsoft Windows 2000
Advance Server, Microsoft Windows 2003 Advance Server).
o Hệ quản trị cơ sở dữ liệu (DBMS) Microsoft SQL Server 2000 hoặc Microsoft
SQL Server 2005 dùng để lưu trữ, quản trị các thông tin dữ liệu của toàn hệ
thống.
o Web Server là Microsoft Internet Information Server (IIS) hoặc Microsoft
Personal Web Server dùng để vận hành các ứng dụng Web, trao đổi các trang
web, các scripts, các file, … với các máy trạm thông qua HTTP.
o Tường lửa (FireWall), có thể dùng bất kỳ ứng dụng FireWall nào, dùng để bảo
vệ mạng nội bộ hay máy tính cá nhân khỏi sự xâm nhập trái phép khi gia nhập
Internet.
o Trình quét virus (Anti Virus), có thể dùng bất kỳ các ứng dụng Anti virus nào
đang có, khuyến nghị nên dùng Norton Anti Virus Corporate 7.6 hoặc cao hơn.
2.1.5.3 Yêu cầu về truyền thông
• Mạng (Network):
o Local Area Network (LAN): Là hệ thống được thiết kế để có thể liên kết các máy
trạm với nhau hoặc các máy trạm với máy chủ.
06/01QT/PM Trang 13/225

3. Yêu cầu phần mềm
Các quy trình xử lý công văn tài liệu được áp dụng tin học hóa cho Công ty Cổ phần Dịch vụ
Bưu chính Viễn thông Sài Gòn:
3.1.1. Quy trình luân chuyển xử lý Văn bản đến
3.1.1.1 Các thông tin văn bản đến cần quản lý
Các trường thông tin Mô tả yêu cầu
Thông tin chung
Loại sổ Danh mục các sổ văn bản đến, là trường bắt buộc phải nhập,
người dùng chỉ được chọn.
Số đến Là số thứ tự của văn bản đến.
Tự động tăng theo từng sổ văn bản đến, hết ngày 31/12 năm
dương lịch đánh lại một lần.
Số ký hiệu Là số ký hiệu trên Văn bản đến, văn thư tự nhập vào
Ngày đến Là ngày nhận được Văn bản đến
Ngày văn bản Là ngày của Văn bản đến
Nơi gửi Là tên của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản hoặc tên người
gửi văn bản đến
Là danh mục các đơn vị/ người gửi. Người dùng vừa có thể chọn
vừa có thể nhập từ bàn phím
Trích yếu Là trích yếu của Văn bản đến
Ghi chú Là thông tin ghi chú của Văn bản đến
Loại văn bản Là thông tin thể loại Văn bản đến (CV,QĐ,TB,CT,….)
Là danh mục các loại văn bản. Người dùng chỉ có thể chọn
Nội dung Là nội dung toàn văn của Văn bản đến, được quét qua máy scan
hoặc được đính kèm file
Thông tin xử lý văn bản
Thời hạn giải quyết Là thông tin thời hạn giải quyết văn bản đến - mức chung của cơ
quan (Thời hạn để mở, có thể nhập sau)
Thời hạn giải quyết của cá Là thông tin thời hạn giải quyết văn bản đến - mức riêng của từng
06/01QT/PM Trang 14/225

nhân đơn vị/ cá nhân được giao xử lý văn bản đến
Thông tin xử lý Là ý kiến phân phối, chỉ đạo giải quyết mức chung cơ quan và
mức riêng của từng đơn vị, hoặc ý kiến đề xuất giải quyết văn bản
đến gồm: Ý kiến chỉ đạo/ hoặc đề xuất, Người nhập ý kiến, Ngày
giờ nhập ý kiến
• Thông tin về sổ văn bản: có 03 sổ văn bản đến.
1.1. Văn bản đến từ bên ngoài: tiếp nhận các văn bản từ cơ quan ban/ngành, đối tác gửi
đến
1.2. Văn bản đến nội bộ: tiếp nhận các văn bản do các đơn vị trực thuộc công ty gửi đến
3.4 Văn bản đến HĐQT: tiếp nhận các văn bản do Hội đồng quản trị gửi cho Ban Tổng
Giám đốc
06/01QT/PM Trang 15/225

3.1.1.2 Sơ đồ quy trình luân chuyển xử lý văn bản đến
Các vai trò tham gia vào qui trình:

STT Các vai trò trong mô tả Tương ứng với các vai trò có
quy trình trong SPT
1 Văn thư Văn thư Công ty
2 Chánh/Phó chánh văn Chánh văn phòng
phòng Phó Chánh văn phòng
3 Thư ký Ban TGĐ Thư ký Ban TGĐ
4 Ban TGĐ Tổng Giám Đốc
Phó Tổng Giám đốc
5 Lãnh đạo Phòng/Ban Trưởng phòng
Trưởng ban
Phó phòng
Phó ban
7 Trưởng nhóm/Tổ trưởng Trưởng nhóm
Tổ trưởng
06/01QT/PM Trang 16/225

8 Chuyên viên Chuyên viên

9 Trung tâm, Chi nhánh, Các trung tâm, chi nhánh và đơn vị
Đơn vị trực thuộc trực thuộc
3.1.1.3 Mô tả sơ đồ quy trình

Mô tả quy trình:
• Bước 1: Tất cả văn bản đến đều được văn thư công ty tiếp nhận và vào sổ, đóng dấu
Văn bản đến của công ty. Sau đó Văn thư thực hiện phân loại sổ văn bản, nhập văn bản đến
vào hệ thống:
o Chuyển cho Chánh/Phó chánh văn phòng xử lý.
• Bước 2: Chánh/Phó chánh văn phòng nhận văn bản, xác định thẩm quyền giải quyết
văn bản, phê chuyển và chuyển lại Văn thư xử lý (xem bước 3).
• Bước 3: Văn thư nhận được văn bản từ Chánh/Phó chánh văn phòng, thực hiện
chuyển xử lý văn bản theo bút phê. Sẽ có 3 trường hợp xảy ra:
o Chuyển TK Ban TGĐ: trường hợp văn bản cần có ý kiến chỉ đạo của Ban TGĐ (xem
tiếp bước 4)
o Chuyển Lãnh đạo Phòng/Ban: Lãnh đạo Phòng/Ban nhận xử lý văn bản (xem tiếp
bước 5)
o Chuyển Các đơn vị: các đơn vị nhận xử lý văn bản (xem tiếp bước 6)
• Bước 4: Thư ký Ban TGĐ nhận văn bản từ Văn thư, thực hiện kiểm tra văn bản và
chuyển trình văn bản lên Ban TGĐ xin ý kiến chỉ đạo xử lý (xem bước 7).
• Bước 5: Lãnh đạo Phòng/Ban nhận văn bản từ Văn thư, thực hiện đọc nội dung văn
bản và ý kiến chỉ đạo của Cấp trên nếu có và thực hiện các bước sau:
o Tự xử lý công việc theo văn bản và kết thúc qui trình xử lý văn bản đến
o Chuyển Trưởng nhóm/Tổ trưởng xử lý (xem bước 8)
o Chuyển Chuyên viên xử lý (xem bước 9)
• Bước 6: Các Trung tâm, đơn vị trực thuộc nhận Văn bản đến, tiến hành xử lý văn bản
tại đơn vị.
• Bước 7: Ban TGĐ nhận văn bản từ Thư ký, thực hiện đọc nội dung văn bản và cho ý
kiến chỉ đạo xử lý, sau đó sẽ thực hiện 1 trong các trường hợp sau:
o Chuyển trả lại Thư ký để Thư ký chuyển theo chỉ đạo của mình.
o Tự phân chuyển cho các Lãnh đạo Phòng/Ban (xem bước 5), các đơn vị xử lý (xem
bước 6)
• Bước 8: Trưởng nhóm/Tổ trưởng nhận văn bản từ Lãnh đạo Phòng/Ban, thực hiện
đọc nội dung văn bản và ý kiến chỉ đạo của cấp trên và thực hiện các bước sau:
o Tự xử lý công việc theo văn bản và kết thúc qui trình xử lý văn bản đến
o Chuyển cho Chuyên viên thụ lý (xem bước 9)
06/01QT/PM Trang 17/225

• Bước 9: Chuyên viên nhận được văn bản đến từ Lãnh đạo Phòng/Ban hoặc Trưởng
nhóm/Tổ trưởng, tiến hành đọc nội dung văn bản và ý kiến chỉ đạo của cấp trên, thực hiện giải
quyết công việc theo văn bản, báo cáo lại cấp trên và kết thúc qui trình xử lý văn bản đến
• Ghi chú: Đối với những công văn chuyển trực tiếp đến phòng ban sẽ không đưa vào
hệ thống, khi nào Phòng/Ban cần xin ý kiến thì sẽ lập tờ trình và đính kèm văn bản đó vào hệ
thống. Đối với các văn bản cá nhân thì cá nhân tự quản lý. Đối với những văn bản mật, tuyệt
mật cũng không đưa vào hệ thống.
3.1.2. Quy trình soạn thảo, phê duyệt Văn bản đi
3.1.2.1 Thông tin văn bản đi cần quản lý
Thông tin chung

Ngày văn bản Là ngày ký Văn bản đi
Ngày phát hành Là ngày lấy số, phát hành văn bản đi
Đơn vị soạn thảo Là tên đầy đủ của Đơn vị soạn thảo văn bản, tự động điền tên
Đơn vị của người soạn thảo
Trích yếu Là thông tin trích yếu của Văn bản đi
Nơi nhận bên ngoài Là thông tin các đơn vị bên ngoài cơ quan cần chuyển Văn
bản đi
Là danh mục các đơn vị bên ngoài cơ quan, vừa có thể chọn
trong danh mục, vừa có thể nhập mới bằng cách gõ.
Nơi nhận bên trong Là thông tin các đơn vị trong Nội bộ cơ quan cần chuyển văn
bản đi để lưu trữ, để thực hiện, để phối hợp xử lý.
Là danh mục các đơn vị bên trong cơ quan, chỉ có thể chọn.
Ghi chú Là thông tin ghi chú của Văn bản đi

Loại sổ Là danh mục các loại sổ văn bản đi, chỉ được chọn không
được nhập
Loại văn bản Công văn, Quyết định, Thông báo , Nghị quyết, Hợp đồng,
Giấy mời, Báo cáo, Tờ trình, Công điện, Chỉ thị, Thư công tác,
Thư ngỏ.
Số đi Là số thứ tự của Văn bản đi do Văn thư cấp khi văn bản đi đã
được phê duyệt
Tự động tăng theo loại sổ Văn bản đi, hết ngày 31/12 năm
dương lịch đánh lại 1 lần
Người ký văn bản Là tên người ký Văn bản đi
Được chọn trong danh sách tên các lãnh đạo có thẩm quyền
ký Văn bản đi
Thời hạn giải quyết Là thông tin thời hạn giải quyết dự thảo Văn bản đi - mức
chung của cơ quan
06/01QT/PM Trang 18/225

Thông tin xử lý Là ý kiến đề xuất giải quyết văn bản của cá nhân/ đơn vị soạn
thảo hoặc ý kiến chỉ đạo giải quyết của Lãnh đạo phê duyệt
văn bản gồm: Ý kiến chỉ đạo/ hoặc đề xuất, Người nhập ý kiến,
Ngày giờ nhập ý kiến
• Thông tin về sổ văn bản đi: có 09 sổ văn bản đi.

o Công văn đi: Công văn của SPT gửi đến các cơ quan bên ngoài
o Tờ trình: Văn bản của TGĐ trình HĐQT
o Thông báo: Thông báo của SPT đến các cơ quan bên ngoài hoặc các đơn vị trong
công ty
o Báo cáo: Báo cáo của SPT đến các Bộ, Sở
o Quyết định: Quyết định của Tổng Giám đốc
o Ủy quyền: TGĐ ủy quyền cho các Phó TGĐ hoặc các Giám đốc trung tâm
o Thu mời: mời hợp
o Biên bản
o Hợp đồng/Phụ lục hợp đồng
06/01QT/PM Trang 19/225

3.1.2.2 Sơ đồ quy trình
Các vai trò tham gia quy trình được hiểu như sau:
STT Các vai trò trong mô tả quy Tương ứng với các vai trò có trong
trình SPT
1 Văn thư Văn thư Công ty

2 Thư ký Ban TGĐ Thư ký Ban TGĐ
3 Ban TGĐ Tổng Giám Đốc
Phó Tổng Giám đốc
Trưởng ban
Phó phòng
Phó ban
06/01QT/PM Trang 20/225

Tổ trưởng

• Bước 1: Nhận được yêu cầu soạn thảo văn bản đi, Người soạn thảo tiến hành thu thập
thông tin và soạn thảo văn bản đi, chuyên viên trình duyệt lên Trưởng nhóm/Tổ trưởng hoặc
Lãnh đạo Phòng ban.
• Bước 2: Trưởng nhóm/Tổ trưởng kiểm tra, phê duyệt nội dung văn bản, trả lại chuyên
viên sửa nếu có sai sót về nội dung, hình thức, lặp lại bước 1. Trưởng nhóm/Tổ trưởng cũng
có thể tự chỉnh sửa văn bản. Khi văn bản đã hoàn chỉnh:
o Chuyển tiếp lên Lãnh đạo Phòng/Ban xem xét, phê duyệt (xem bước 3).
• Bước 3: Lãnh đạo Phòng/Ban phê duyệt nội dung văn bản, trả lại người soạn thảo yêu
cầu chỉnh sửa nếu có sai sót về nội dung, hình thức, lặp lại bước 1. Lãnh đạo Phòng/Ban cũng
có thể tự chỉnh sửa văn bản. Khi văn bản đã hoàn chỉnh:
o Trường hợp ký thừa lệnh thì Lãnh đạo phòng sẽ chuyển thẳng ra Văn thư công ty
để đóng dấu, vào sổ và ban hành (xem tiếp bước 6).
o Chuyển Thư ký Ban TGĐ để trình Ban TGĐ xem xét, phê duyệt (xem bước 4)
• Bước 4: Thư ký Ban TGĐ nhận văn bản từ Lãnh đạo Phòng/Ban thực hiện kiểm tra
văn bản và thực hiện các bước sau:
o Trả lại văn bản cho Lãnh đạo Phòng/Ban trường hợp chỉnh sửa (lặp lại bước 3)
o Chuyển trình lên Ban TGĐ xem xét, phê duyệt văn bản (xem bước 5)
• Bước 5: Ban TGĐ nhận văn bản từ Thư ký, thực hiện đọc nội dung văn bản và thực
hiện các bước sau:
o Không duyệt: Trả lại Thư ký trường hợp cần chỉnh sửa hoặc không phê duyệt (trở
lại bước 4)
o Duyệt: Chuyển ra Văn thư công ty ban hành (xem bước 6)
• Bước 6: Văn thư nhận được văn bản đã được phê duyệt của Ban TGĐ và bản giấy đã
có chữ ký, thực hiện đóng dấu, vào sổ văn bản đi, quét bản giấy đã đóng dấu vào hệ thống và
phát hành văn bản đi.
o Phát hành đến các đơn vị bên ngoài: kết thúc quy trình văn bản đi trong công ty.
o Phát hành đến các phòng ban trong công ty: các lãnh đạo phòng ban nhận văn
bản, tiến hành xử lý văn bản đi tương tự như xử lý văn bản đến.
Ghi chú: Người soạn thảo có trách nhiệm theo dõi và in bản mềm đã được phê duyệt của Ban
TGĐ hoặc của Lãnh đạo Phòng/Ban để trình ký sống, sau đó chuyển bản giấy đã có chữ ký ra Văn
thư để ban hành.
06/01QT/PM Trang 21/225

3.1.3. Quy trình lập và giao việc
3.1.3.1 Thông tin phiếu giao việc cần quản lý
Thông tin chung
Mã tài liệu Là mã của Phiếu giao việc. Có cấu trúc: số thứ tự/mã
đơn vị của người soạn thảo, tự động tăng theo đơn vị
soạn thảo.
Người giao việc Là tên đầy đủ của Người giao việc, Tự động điền tên
người dùng hiện tại
Ngày giao Là ngày lập phiếu giao việc
Độ quan trọng Là thông tin độ quan trọng của công việc

Là danh mục các mức độ quan trọng (Rất quan trọng,
Quan trọng, Bình thường). Người dùng chỉ có thể chọn
Nội dung công việc Là thông tin ngắn gọn về nội dung công việc
Thông tin xử lý
Thời hạn giải quyết Là thông tin thời hạn giải quyết Phiếu giao việc - mức
chung của cơ quan
Thời hạn giải quyết của cá Là thông tin thời hạn giải quyết Phiếu giao việc - mức
nhân riêng của từng đơn vị/ cá nhân được giao xử lý công việc
Thông tin xử lý Là ý kiến phân phối, chỉ đạo giải quyết mức chung cơ
quan và mức riêng của từng đơn vị, hoặc ý kiến đề xuất
giải quyết công việc của cá nhân được giao việc gồm: Ý
kiến chỉ đạo/ hoặc đề xuất, Người nhập ý kiến, Ngày giờ
nhập ý kiến
Kết quả xử lý Là thông tin về kết quả xử lý công việc do người được
giao việc nhập thông tin
Đơn vị/Cá nhân chủ trì Là thông tin của đơn vị/cá nhân được giao chủ trì giải
quyết công việc
Đơn vị/Cá nhân phối hợp Là thông tin của đơn vị/cá nhân phối hợp giải quyết công
việc
Đánh giá kết quả
Kết quả xử lý Là thông tin kết quả xử lý phiếu giao việc
Người dùng chỉ được chọn trong danh sách (Xuất sắc|
Tốt|Khá|Kém)
06/01QT/PM Trang 22/225

3.1.3.2 Sơ đồ quy trình
STT Các vai trò trong mô tả Tương ứng với các vai trò có trong BIDV
quy trình
1 Tổng giám đốc Tổng giám đốc
2 Thư ký BGĐ Thư ký Ban TGĐ
06/01QT/PM Trang 23/225

3 Phó TGĐ Phó TGĐ

Trưởng ban
Phó phòng
Phó ban
Tổ trưởng

Mô tả quy trình: Trong quy trình Giao việc của Công ty các vai trò sau được quyền giao việc xuống
cấp dưới
• Tổng giám đốc

• Thư ký BGĐ
• Phó TGĐ
• LĐ Phòng ban
• Trưởng nhóm/Tổ trưởng

Vì vậy trong quy trình Giao việc có 05 nút khởi tạo quy trình tương ứng với 05 vai trò ở trên.
• Bước 1: Tổng giám đốc tạo phiếu Giao việc cho ý kiến chỉ đạo giải quyết, ý kiến phân
phối công việc, giao xuống cho các trường hợp sau:
o Giao việc Thư ký Ban TGĐ (xem bước 2)
o Giao việc Phó TGĐ (xem bước 3)

o Giao việc Lãnh đạo Phòng/Ban (xem bước 4)
• Bước 2: Thư ký Ban TGĐ nhận phiếu Giao việc từ TGĐ

o Tự giải quyết công việc, báo cáo và kết thúc qui trình xử lý giao việc.
o Chuyển Lãnh đạo phòng ban xử lý công việc theo chỉ đạo của TGĐ (xem bước 4).
o Chuyển Phó TGĐ xử lý công việc theo chỉ đạo của TGĐ (xem bước 3).
• Bước 3: Phó TGĐ nhận phiếu giao việc từ TGĐ hoặc Thư ký TGĐ sẽ cho ý kiến chỉ
đạo xuống cấp dưới là Lãnh đạo phòng ban để xử lý, hoặc trực tiếp tạo công việc, hoặc trực
tiếp giải quyết công việc.
• Bước 4: LĐ Phòng ban tiếp nhận việc từ TGĐ, Thư ký TGĐ, Phó TGĐ tự xử lý phiếu
giao việc hoặc chỉ đạo cho Trưởng nhóm/Tổ trưởng, Chuyên viên xử lý:
o Giao việc cho cấp Trưởng nhóm/Tổ trưởng xử lý (xem bước 5)
o Giao việc trực tiếp cho Chuyên viên (xem bước 6)
o Trực tiếp giải quyết công việc, kết thúc quy trình giao việc và báo cáo kết quả xử lý
công việc lên cấp giao việc trực tiếp.
06/01QT/PM Trang 24/225

• Bước 5: Trưởng nhóm/Tổ trưởng tiếp nhận việc từ LĐ Phòng ban hoặc trực tiếp tạo
công việc cho ý kiến chỉ đạo giải quyết và giao việc cho các Chuyên viên thuộc đơn vị mình
hoặc trực tiếp giải quyết công việc.
o Giao việc cho chuyên viên (xem bước 6)
o Trực tiếp giải quyết công việc, kết thúc quy trình giao việc và báo cáo kết quả xử lý
công việc lên cấp giao việc trực tiếp.
• Bước 6: Chuyên viên nhận việc từ Lãnh đạo cấp phòng, thực hiện giải quyết công
việc, lập hồ sơ giải quyết công việc (nếu cần). Kết thúc quy trình giao việc và báo cáo kết quả
xử lý công việc lên cấp giao việc trực tiếp.
3.1.4. Quy trình soạn thảo, phê duyệt Văn bản nội bộ
3.1.4.1 Các thông tin văn bản nội bộ cần quản lý
Thông tin chung

Ngày văn bản Là ngày của Văn bản nội bộ
Trích yếu Là thông tin trích yếu của Văn bản nội bộ
Nơi nhận Là thông tin các đơn vị cần chuyển văn bản nội bộ
Là danh mục các đơn vị trong nội bộ cơ quan
Ghi chú Là thông tin ghi chú của Văn bản nội bộ
Nội dung Là file nội dung của văn bản nội bộ do người soạn thảo đính
kèm vào
Giấy mời, Báo cáo, Tờ trình, Công điện, Chỉ thị, Thư công
tác, Thư ngỏ.
Số nội bộ Là số thứ tự của văn bản nội bộ do Văn thư đơn vị cấp
Tự động tăng theo loại sổ Văn bản nội bộ, hết ngày 31/12
năm dương lịch đánh lại 1 lần
Người ký văn bản Là tên người ký văn bản nội bộ
Là danh sách tên các lãnh đạo có thẩm quyền ký văn bản
nội bộ
Thông tin xử lý
Thời hạn giải quyết Là thông tin thời hạn giải quyết văn bản nội bộ - mức chung
của cơ quan
Thời hạn giải quyết của cá nhân Là thông tin thời hạn giải quyết văn bản nội bộ - mức riêng
của từng đơn vị/ cá nhân được giao xử lý văn bản nội bộ
Thông tin xử lý Là ý kiến phân phối, chỉ đạo giải quyết mức chung cơ quan
và mức riêng của từng đơn vị, hoặc ý kiến đề xuất giải quyết
văn bản nội bộ gồm: Ý kiến chỉ đạo/ hoặc đề xuất, Người
nhập ý kiến, Ngày giờ nhập ý kiến
Đơn vị/ cá nhân chủ trì Là thông tin về Đơn vi/ cá nhân được giao chủ trì xử lý văn
06/01QT/PM Trang 25/225

bản
Đơn vị/ cá nhân phối hợp Là thông tin về Đơn vi/ cá nhân được giao phối hợp xử lý
văn bản
3.1.4.2 Sơ đồ quy trình văn bản đi nội bộ phòng:
STT Các vai trò trong mô tả Tương ứng với các vai trò có trong BIDV
quy trình
Phó phòng
Trưởng ban
Phó ban
06/01QT/PM Trang 26/225

3 Văn thư phòng Văn thư phòng

Tổ trưởng
• Các sổ văn bản nội bộ: 01 sổ văn bản nội bộ

o Sổ văn bản nội bộ (trong đó có các loại văn bản như: quyết định, nghị quyết, chỉ thị,
thông báo, tờ trình, báo cáo,…)
• Bước 1: Chuyên viên nhận yêu cầu soạn thảo văn bản nội bộ, tiến hành thu thập thông
tin và lập dự thảo văn bản nội bộ. Sau đó chuyển lên trình Trưởng nhóm/Tổ trưởng hoặc Lãnh
đạo Phòng/Ban.
• Bước 2: Trưởng nhóm/Tổ trưởng kiểm tra, phê duyệt nội dung văn bản, trả lại chuyên
viên sửa nếu có sai sót về nội dung, hình thức, lặp lại bước 1. Trưởng nhóm/Tổ trưởng cũng
có thể tự chỉnh sửa văn bản. Khi văn bản đã hoàn chỉnh
o Chuyển tiếp lên Lãnh đạo Phòng/Ban xem xét, phê duyệt (xem bước 3).
• Bước 3: Lãnh đạo Phòng/Ban phê duyệt nội dung văn bản, trả lại người soạn thảo yêu
cầu chỉnh sửa nếu có sai sót về nội dung, hình thức, lặp lại bước 2. Lãnh đạo Phòng/Ban cũng
có thể tự chỉnh sửa văn bản. Khi văn bản đã hoàn chỉnh.
o Chuyển ra Văn thư phòng để lấy số văn bản nội bộ của phòng và ban hành (xem
bước 4)
• Bước 4: Văn thư phòng ban tiếp nhận VB nội bộ bằng bản mềm và bản giấy đã có chữ
ký, tiến hành vào sổ văn bản nội bộ của phòng và ban hành.
• Ghi chú: Người soạn thảo có trách nhiệm theo dõi và in bản mềm đã được phê duyệt
của Lãnh đạo Phòng/Ban để ký sống (nếu cần) và chuyển cho Văn thư phòng.
06/01QT/PM Trang 27/225

Mô hình làm việc của các ứng dụng
3.1.5. Mô hình làm việc của Phân hệ Quản lý văn bản đến
<<include>>
MTH01. Quyet van ban

MVB01.Nhap van ban den (from Tich hop (MTH))
<<include>>
V¨n th <<extend>>
(from Quan tri nguoi

...) dung (MND))
MTH02. Nhan/ gui van ban LVP

MP B01. Quan ly phien ban (from Tich hop (MTH))
(from Q uan ly phien ban (MP B))
MVB 02 P han phoi van ban, tai

lieu <<include>>
(from X u ly van ban (MX L ))
Ng êi dï ng hÖ
thèng
(from Quan tri nguoi
...) dung (MND))
MTH04. Gui thong bao bang email
(from Tich hop (MTH))
MBC01. Xem va in bao cao

MVB 03 Nhan, xu ly van ban, tai
(from Bao cao (MBC ))
lieu
(from Xu ly van ban (MX L ))
MTK01. Tim kiem

(from Tim kiem (MTK ))
MTC01. Tra cuu tai lieu MVB 05 Thu hoi van ban, tai lieu
chuyen nham
(from Tra cuu (MTC))
(from Xu ly van ban (MXL ))
MTC02. Tra cuu cong viec

(from Tra cuu (MTC ))
3.1.6. Mô hình làm việc của Phân hệ Quản lý văn bản đi
06/01QT/PM Trang 28/225

<<include>>
MVB07. Capso phat hanh van MTH02. Nhan/ gui vanbanLVP

V¨nth bandi
(fromTich hop (MTH))
(fromQuan tri nguoi dung...(M
)ND))
<<extend>>
MVB06Tao vanban tai lieu MPB01. Quan ly phienban

(fromQuan ly phien ban (MPB))
<<include>>
MVB 02Phanphoi vanban, tai

lieu MTH04. Gui thongbao bangemail
(fromXu ly van ban (MXL))
Ngêi dï ng hÖ
thèng
(fromQuan tri nguoi dung
...(M
)ND))
MVB 03Nhan, xu ly vanban, tai

lieu
MTK01. Timkiem
(fromTimkiem(MTK))
MTC02. Tracuucongviec
MBC01. Xemva inbao cao MTC01. Tra cuutai lieu (fromTra cuu (MTC))
(fromBao cao (MBC)) (fromTra cuu (MTC))
3.1.7. Mô hình làm việc của Phân hệ Quản lý văn bản nội bộ
MVB08 Cap so phat hanh van ban

noi bo
V¨n th
(from Quan tri nguoi...)
dung (MND))
<<extend>>
MVB06 Tao van ban tai lieu MP B01. Quan ly phien ban
(from Quan ly van ban di (VBD)) (from Quan ly phien ban (MP B))
MVB 02 Phan phoi van ban, taiMTH04. Gui thong bao bang email
Ng êi dï ng hÖ
lieu
thèng (from Xu ly van ban (MXL))
(from Tich hop (MTH))
dung (MND))

lieu
(from Xu ly van ban (MXL))
MTK01. Tim kiem

(from Tim kiem (MTK))
MVB 04 Hien thi thong tin phuc

dap
(from Xu ly van ban (MXL))
MBC01. Xem va in bao cao

(from Bao cao (MBC))
MTC01. Tra cuu tai lieu

06/01QT/PM Trang 29/225

3.1.8. Mô hình làm việc của Phân hệ Quản lý giao việc
<<extend>>
MVB06 Tao van ban tai lieu MPB01. Quan ly phien ban
(fromQuan ly van ban di (VBD)) (fromQuan ly phien ban (MPB))
<<include>>
MVB 02 Phan phoi van ban, tai MTH04. Gui thong bao bang email
lieu

lieu
Ngêi dï ng hÖ
thèng
(fromQuan tri nguoi dun...)
g (MND))
MVB 04 Hien thi thong tin phuc

dap
MTK01. Timkiem
(fromTimkiem(MTK))

(fromTra cuu (MTC))
MBC01. Xemva in bao cao (fromTra cuu (MTC))

MVB 05 Thu hoi van ban, tai lieu
(fromBao cao (MBC)) chuyen nham
3.1.9. Mô hình làm việc của Phân hệ Quản lý Hồ sơ công việc
MTM01. Tao moi, liet ke, chinh

sua, xoa, phan quyen thu muc
(from Quan ly thu muc (MTM))
HSC01. Tao moi Ho so cong viec
HSC02. Chinh sua, xoa, phan

quyen Ho so cong viec
Ng êi dï ng hÖ
thèng
dung (MND))
HSC03. Xu ly Ho so cong viec
MTK01. Tim kiem

(from Tim kiem (MTK))
06/01QT/PM Trang 30/225

3.1.10. Mô hình làm việc của phân hệ quản lý lịch làm việc
3.1.11. Mô hình làm việc của Phân hệ Quản trị danh mục
MDM01. Tao moi, liet ke, chinh

sua, xoa ban ghi trong DM
Ng êi dï ng hÖ
thèng
dung (MND))

06/01QT/PM Trang 31/225

3.1.12. Mô hình làm việc của Phân hệ Quản trị người dùng
MND04. Thay®
æimËtkhÈu
Ngêi dï nghÖthèng
MND01. Qu¶ntrÞnhãm(phßng
ban)
Qu¶ntrÞhÖthèng
MND03. Qu¶ntrÞngêi dï ng
MND02. Qu¶ntrÞvai trß
Các chức năng của phần mềm
3.1.13. UC MVB01. Nhập văn bản đến
3.1.13.1 Mục đích
 Nhập một văn bản đến vào hệ thống. Văn bản đến có thể đến theo các đường: Bưu điện
(bản giấy), Chuyển tay, Chuyển phát nhanh, Email, Fax.
 Chỉnh sửa văn bản đến đã được nhập vào hệ thống
 Xoá một văn bản đến đã được nhập vào hệ thống

3.1.13.2 Định danh
 Mã: MVB 01
 Vị trí: Ứng dụng quản lý văn bản và hồ sơ công việc

3.1.13.3 Vai trò
 Văn thư
3.1.13.4 Tần suất
 Hàng ngày
3.1.13.5 Điều kiện bắt đầu
• Điều kiện bắt đầu của tình huống nhập VB đến là: Người dùng đã đăng
nhập vào hệ thống; Đã có văn bản đến một trong các đường: Bưu điện
(bản giấy), Chuyển tay, Chuyển phát nhanh, Email, Fax…
06/01QT/PM Trang 32/225

• Điều kiện bắt đầu của tình huống Sửa/ xoá VB đến là: Người dùng đã
đăng nhập vào hệ thống; Đã có văn bản đến được nhập vào hệ thống;
Đã thực hiện chức năng Tra cứu (Tham khảo chi tiết tình huống sử dụng
MTC01: Tra cứu / Tra cứu văn bản đến hoặc tính huống sử dụng
MTC01: Tra cứu / Tra cứu công việc hiện tại).
3.1.13.6 Điều kiện kết thúc
 Điều kiện kết thúc của tình huống nhập VB đến là: Văn bản mới được lưu vào hệ thống, hệ
thống làm mới lại (refresh) màn hình nhập văn bản đến để cho người dùng có thể tiếp tục
nhập mới văn bản đến khác.
 Điều kiện kết thúc của tình huống Sửa/ xoá VB đến là: Lưu được các thông tin chỉnh sửa
văn bản đến vào CSDL của hệ thống; Hoặc hệ thống xóa văn bản đến khỏi CSDL
3.1.13.7 Hoạt động/công việc chính
1. Chọn chức năng Văn bản đến trong nhóm công việc Tạo mới
2. Hệ thống hiển thị màn hình nhập văn bản đến
3. Nhập các thông tin của văn bản đến.
4. Chọn nút <Quét> để quét văn bản đến bằng giấy vào hệ thống (Tham khảo chi tiết tình
huống sử dụng MTH01: Quét văn bản). Hoặc người dùng chọn nút <Browse> bên cạnh
trường Tệp đính kèm để gắn một (hoặc nhiều) file văn bản đã được quét từ trước trên máy
trạm.
5. Chọn nút <Ghi lại>
6. Hệ thống upload các file đính kèm lên máy chủ; lưu các thông tin của văn bản đến và
refresh màn hình nhập mới để người dùng tiếp tục nhập mới văn bản đến.
3.1.13.8 Hoạt động/ công việc thay thế
3.1.13.8.1 Sửa văn bản đến
1. Hiển thị màn hình thông tin chi tiết văn bản đến
2. Trực tiếp chỉnh sửa các thông tin của văn bản đến. Người dùng chỉ sửa được các thông tin
ở trạng thái cho phép chỉnh sửa.
3. Chọn nút <Quét VB> (Tham khảo chi tiết tình huống sử dụng MTH01: Quét văn bản) để
quét văn bản giấy có bút phê của lãnh đạo)
4. Chọn nút <Ghi lại>, hệ thống ghi lại các thông tin chỉnh sửa và upload file văn bản đã được
quét thành phiên bản 2
3.1.13.8.2 Xoá văn bản đến
1. Hiển thị màn hình thông tin chi tiết văn bản đến
2. Chọn nút <Xóa>
3. Hệ thống xóa văn bản đến khỏi CSDL
3.1.13.9 Các yêu cầu phi chức năng và các vấn đề cần nghiên cứu, làm rõ thêm
3.1.13.9.1 Màn hình nhập mới Văn bản đến
06/01QT/PM Trang 33/225

3.1.13.9.2 Màn hình thông tin văn bản đến
1. Thông tin
06/01QT/PM Trang 34/225

S Tên Yêu cầu
Các trường thông tin: Tương tự màn hình tạo mới văn bản đến
Tab thông tin
Thông tin chung Tab này bao gồm các thông tin như trong
màn hình tạo mới văn bản, các thông tin
được hiển thị giá trị.
Thông tin giải quyết Tab này hiển thị danh sách người dùng tham
gia xử lý văn bản và ý kiến giải quyết của
từng người
Lịch sử sửa đổi Tab hiển thị danh sách các phiên bản của file nội
dung văn bản.
Hồ sơ công việc Tab cho phép liên kết văn bản với hồ sơ công việc,
hiển thị hồ sơ công việc theo danh sách.
Nút lệnh
1 Quét VB Hiển thị màn hình Quét VB để người dùng quét bản
giấy qua máy scan đưa vào hệ thông
2 Ghi lại Lưu thông tin đã được chỉnh sửa, cập nhật của văn
bản đến vào CSDL của hệ thống
3 Bỏ qua Chương trình hủy bỏ việc chỉnh sửa, cập nhật thông
tin văn bản đến (trong trường hợp chưa bấm nút Ghi
lại) và đóng màn hình văn bản đến, quay về tra cứu
văn bản
4 Chuyển Lưu thông tin văn bản đến vào CSDL và hiển thị màn
hình Chọn người để chuyển văn bản
5 Nội dung Bấm vào nút lệnh để xem file nội dung văn bản
Thông báo Chương trình gửi thông báo “Văn bản đến …<Số
đến> được cập nhật nội dung” cho toàn bộ người
sử dụng đang tham gia xử lý văn bản
06/01QT/PM Trang 35/225

6 Xóa - Bấm nút lệnh để xóa văn bản khỏi CSDL

- Hệ thống phải có thông báo xác nhận lệnh xóa
- Chỉ NSD tạo văn bản mới có quyền xóa (Thể hiện:
Nút <Xóa> của NSD không có quyền bị mờ đi)
- Nếu văn bản được liên kết với một Hồ sơ công việc
hay tài liệu khác thì phải có thông báo “Tài liệu này
đang được liên kết với tài liệu khác, Cần loại bỏ
liên kết trước khi xóa”
06/01QT/PM Trang 36/225

2. Màn hình hiển thị
3.1.13.10 Các tài liệu kèm theo
1. Danh mục sổ văn bản đến của Công ty gồm:
 Sổ Công văn đến bên ngoài
 Sổ Công văn đến nội bộ
 Sổ Công văn đến HĐQT.
3.1.14. UC MVB02. Phân phối văn bản, tài liệu
 Luân chuyển văn bản, tài liệu đến các đối tượng cần xử lý theo một quy trình đã được định
nghĩa sẵn trong hệ thống
 Mã: MVB02

3.1.14.3 Vai trò
 Tất cả người sử dụng

 Hàng ngày
06/01QT/PM Trang 37/225

• Người dùng đã đăng nhập vào hệ thống
• Đã có văn bản, tài liệu được nhập vào hệ thống
• Người sử dụng có quyền chuyển văn bản, tài liệu theo quy trình đã được
định nghĩa sẵn trong hệ thống
• Đã thực hiện chức năng Tra cứu (Tham khảo chi tiết tình huống sử dụng
MTC01: Tra cứu / Tra cứu văn bản đến hoặc tính huống sử dụng
 Văn bản, tài liệu được được chuyển đến đối tượng được chọn chuyển
 Văn bản, tài liệu được chuyển sang trạng thái cần được theo dõi đối với NSD
3.1.14.7 Hoạt động/ công việc chính
1. Người dùng hiển thị thông tin văn bản, tài liệu
2. Hệ thống hiển thị thông tin văn bản
3. Chọn chức năng “Chuyển” rồi lựa chọn đến các đối tượng cần xử lý đã được định nghĩa ra
ví dụ như chuyển Phòng, chuyển Thư ký
4. Hệ thống hiển thị màn hình lựa chọn danh sách đối tượng trong nhóm người đã được định
nghĩa
5. Người dùng bấm chuột vào tên đối tượng chủ trì rồi bấm vào nút chức năng <Chủ trì xử
lý>
6. Hệ thống hiển thị danh sách chủ trì lên cột thông tin chủ trì
7. Người dùng bấm chuột vào danh sách đối tượng phối hợp chọn nút chức năng <Phối hợp
xử lý>
8. Hệ thống hiển thị danh sách phối hợp lên trên cột thông tin phối hợp
9. Người dùng chọn nút <Nhập thông tin>
10. Hệ thống hiển thị màn hình nhập hạn giải quyết, ý kiến chỉ đạo riêng cho từng đối tượng có
trên danh sách đã lựa chọn từ trước đó
11. Người dùng đặt hạn giải quyết, Nhập thông tin xử lý vào ô thông tin giải quyết
12. Chọn nút <Chấp nhận>
13. Hệ thống sẽ chuyển văn bản với các thông tin xử lý đến các đối tượng xử lý có tên trong
danh sách mà người dùng lựa chọn
3.1.14.8.1 Người dùng chuyển không nhập hạn giải quyết và thông tin xử lý
riêng
1. Tại bước 9 trong luồng xử lý chính người dùng chọn nút <Chuyển >
2. Hệ thống chuyển ngay đến người xử lý trên danh sách mà không nhập hạn xử lý và thông
tin xử lý
3.1.14.8.2 Dừng lại việc chuyển đến đối tượng xử lý tiếp theo
06/01QT/PM Trang 38/225

1. Tại bước thứ 5 trong luồng xử lý chính người dùng chọn nút <Đóng> hoặc đóng màn hình
bằng chức năng của Internet Explorer (trình duyệt web của nhà Microsoft)
2. Hệ thống đóng cửa sổ chuyển và quay về màn hình thông tin văn bản
3. Hoặc bước thứ 11 người dùng chọn nút <Quay lại> hoặc đóng màn hình bằng chức năng
của Internet Explorer (trình duyệt web của nhà Microsoft)
4. Hệ thống quay lại màn hình lựa chọn người chủ trì và người phối hợp
3.1.14.9.1 Màn hình lựa chọn danh sách đối tượng trong nhóm người đã được
định nghĩa
1. Thông tin
06/01QT/PM Trang 39/225

S Tên Yêu cầu
1 Cây danh sách người Nhóm người dùng theo Đơn vị

dùng để chọn chuyển xử Tiếp theo nhóm người dùng theo vai trò
lý văn bản, tài liệu Khi tích chọn vào Lớp ngoài cùng (Lớp Đơn vị)
thì hệ thống tự động tích chọn vào các lớp bên
trong (Lớp vai trò, Lớp NSD) để NSD không
phải tích chọn nhiều lần
Các nút lệnh
1 Chủ trì xử lý Để chọn người chủ trì xử lý văn bản.
2 Phối hợp xử lý Để chọn người phối hơp xử lý văn bản
3 Nhập thông tin Để chuyển sang bước nhập ý kiến xử lý và
hạn xử lý
4 Chuyển Để chuyển văn bản đến người dùng được
chọn
06/01QT/PM Trang 40/225

5 Đóng Đóng màn hình chuyển xử lý và quay về màn

hình trước đó.
06/01QT/PM Trang 41/225

2. Màn hình thể hiện
3. Các yêu cầu đặc biệt

a. Khi chọn nút <Chuyển> và chọn <Đối tượng chuyển> tương ứng, nếu đối tượng
chuyển được lựa chọn chỉ có duy nhất 1 NSD thì chương trình tự động chuyển văn
bản cho NSD đó mà không cần hiển thị Màn hình lựa chọn danh sách đối tượng
trong nhóm người đã được định nghĩa
b. Khi đã xác định rõ đối tượng chủ trì hoặc phối hợp của công việc thì hệ thống phải
có dấu hiệu để giúp cho người được phân công xử lý công việc biết rõ tránh nhiệm
của mình (Dấu hiệu này được hiển thị rõ trên văn bản, tài liệu đó và hiển thị trên
màn hình Theo dõi vết đường luân chuyển văn bản, tài liệu đó)
c. Quy trình xử lý một văn bản, tài liệu chỉ được kết thúc khi đơn vị chủ trì xử lý công
việc, tài liệu đã kết thúc việc xử lý đó
d. Một bước xử lý chỉ được hiểu là xong khi người chủ trì xử lý của bước xử đó xử lý
xong công việc
e. Đối với các quy trình luân chuyển phê duyệt Văn bản nội bộ: Các vài trò được xác
định rõ là Phối hợp xử lý thì hệ thống chỉ cấp quyền đọc và cho ý kiến xử lý, không
cấp quyền chuyển xử lý
3.1.14.9.2 Màn hình nhập thông tin cho người được chọn chuyển
1. Thông tin
06/01QT/PM Trang 42/225

S Tên Yêu cầu
Trường thuộc tính

Người xử lý Mô tả thông tin theo cấu trúc sau:
Tên phòng ban/chức danh/Tên đầy đủ
cửa người dùng
Hạn xử lý Datetime – cho phép đặt hạn xử lý riêng cho
người được phân giải quyết. Giá trị mặc định
là Hạn xử lý của cả văn bản.
NSD có thể thay đổi giá trị bằng cách chọn
trong bảng lịch, Hệ thống hiển thị thông báo
nếu nhập Hạn xử lý riêng của người dùng đảm
nhiệm 1 bước xử lý trong quy trình xử lý văn
bản > Hạn xử lý của cả văn bản
Thông tin giải quyết Textbox – nhập thông tin giải quyết riêng cho
người được phân giải quyết. Thông tin này chỉ
hiện thị cho Người nhập thông tin và người
được chọn hiển thị thông tin biết
Loại xử lý Combobox – cho chọn loại xử lý trong danh
sách, bao gồm: Chủ trì xl và Phối hợp xl.
Thông tin này được hiển thị tương ứng khi
người dùng được xác định chủ trì hoặc phối
hợp trên màn hình Lựa chọn danh sách đối
tượng trong nhóm người đã được định
nghĩa
Nhận TB Checkbox – cho phép người được phân giải
quyết sẽ nhận được (hoặc không nhận được)
thông báo bằng email.
Các nút lệnh
Áp dụng chung Trong trường hợp chuyển văn bản cho nhiều
người sử dụng với hạn xl và ý kiến xl cho từng
người trùng nhau, người dùng có thể điền
thông tin cho 1 người sau đó bấm nút lệnh này
để áp dụng chung cho tất cả mọi người dùng
có trong danh sách.
Chấp nhận Nút lệnh thực hiện việc chuyển tới người được
phân xử lý.
06/01QT/PM Trang 43/225

Quay về Nút lệnh hủy bỏ việc phân xử lý
06/01QT/PM Trang 44/225

Không có
3.1.15. UC MVB03. Nhận và xử lý văn bản, tài liệu
 Nhận các văn bản, tài liệu được chuyển đến và thực hiện việc nhập các thông tin xử lý vào
văn bản được chuyển tới
 Mã: MVB 03

3.1.15.3 Vai trò
 Tất cả mọi người dùng

 Hằng ngày
• Người dùng đã đăng nhập vào hệ thống.
• Người sử dụng có quyền xử lý văn bản tài liệu

• Hệ thống lưu lại các thông tin của văn bản

06/01QT/PM Trang 45/225

3. Hiển thị màn hình thông tin văn bản cần xử lý, hệ thống mặc định hiển thị Trang Thông tin
chung của văn bản cần xử lý bao gồm các thông tin văn bản do NSD có quyền tạo văn bản
nhập, và một số thông tin tự sinh ra trong quá trình luân chuyển xử lý văn bản.
4. NDS chọn nút <Nội dung> hệ thống hiển thị màn hình chưa nội dung văn bản là nội dung
phiên bản mới nhất của văn bản. Trưởng hợp văn bản có nhiều hơn 1 tệp nội dung đính
kèm, hệ thống hiển thị danh sách các tệp nội dung để người dùng chọn xem tệp nội dung
nào.
5. NSD chọn Tab “Lịch sử sửa đổi”, hệ thống hiển thị danh sách các phiên bản nội dung của
văn bản, NSD có thể xem các phiên bản nội dung của văn bản (xem chi tiết tình huống sử
dụng MPB 01. Quản lý phiên bản)
3.1.15.8 Hoạt động công việc thay thế
3.1.15.8.1 Thêm file nội dung
1. Tại bước 2 của hoạt động chính, hệ thống hiển thị màn hình danh sách các file nội dung
2. Chọn nút <Thêm file>
3. Hệ thống hiển thị màn hình chọn đường dẫn đến file cần thêm, NSD gắn file cần thêm
4. Tên file vừa thêm hiển thị trong màn hình danh sách các file nội dung của văn bản
3.1.15.8.2 Xoá file nội dung
1. Tại bước 2 của hoạt động chính, hệ thống hiển thị màn hình danh sách các file nội dung
2. Tích chọn file cần xoá, chọn nút <Xoá file>
3. Hệ thống xoá file nội dung khỏi danh sách các file nội dung của văn bản
3.1.15.8.3 Theo dõi quá trình luân chuyển xử lý văn bản
1. Tại bước 2 của hoạt động chính NSD chọn nút <Theo dõi>
2. Hệ thống sẽ hiển thị màn hình đồ họa theo dõi đường luân chuyển của văn bản đã đi qua
những ai, những người nào đã xử lý và người nào chưa xử lý tại bước hiện tại
3.1.15.8.4 Theo dõi lịch sử quá trình luân chuyển xử lý văn bản
1. Tại bước 2 của hoạt động chính NSD chọn nút <Lịch sử>
2. Hệ thống sẽ hiển thị màn hình thông tin ghi nhận các thông tin luân chuyển của văn bản đã
đi qua những ai và thời gian chuyển văn bản
3.1.15.8.5 Nhập ý kiến chỉ đạo
1. Tại bước 2 của hoạt động chính NSD nhập thông tin trong vùng nhập thông tin của Trường
“Thông tin xử lý”
2. Nhấn nút <Ghi lại> hệ thống ghi và hiển thị: thông tin, người nhập thông tin và ngày giờ
nhập thông tin trong vùng hiển thị của trường “Thông tin xử lý”
3. NSD chonTab “ Thông tin trao đổi”
4. Hệ thống hiển thị màn hình danh sách người sử dụng tham gia vào quy trình xử lý văn bản,
tài liệu
5. NSD tích chọn vào tên người muốn trao đổi thông tin
6. Nhập thông tin vào ô Nhập Thông tin trao đổi
7. Nhấn nút <Ghi lại> hệ thống ghi và hiển thị: thông tin, người nhập thông tin và ngày giờ
nhập thông tin trong vùn hiển thị “Thông tin trao đổi”
3.1.15.8.6 Đưa văn bản vào Hồ sơ có sẵn
06/01QT/PM Trang 46/225

1. Tại bước 2 của hoạt động chính NSD chọn nút <Đưa vào HS>, hệ thống hiển thị danh
sách các Hồ sơ mà NSD có quyền đưa tài liệu vào
2. Tích chọn Hồ sơ, hệ thống chuyển văn bản vào Hồ sơ và hiển thị trong nhóm tài liệu tương
ứng của Hồ sơ
3.1.15.8.7 Mở Hồ sơ để gắn các kết quả xử lý văn bản
1. Tại bước 2 của hoạt động chính NSD chọn Tab “Hồ sơ công việc”
2. Hệ thống hiển thị màn hình các chức năng với hồ sơ công việc
3. NSD chọn chức năng <Tạo mới> để tạo mới một Hồ sơ công việc (Xem chi tiết tình huống
sử dụng MHS01. Quản lý Hồ sơ công việc) và liên kết Hồ sơ công việc chứa các kết quả
liên quan đến việc xử lý văn bản hiện tại
4. NSD chọn chức năng <Liên kết> để liên kết Hồ sơ công việc chứa các kết quả liên quan
đến việc xử lý văn bản hiện tại
5. NSD chọn chức năng <Bỏ liên kết> để huỷ việc liên kết Hồ sơ công việc chứa các kết quả
liên quan đến việc xử lý văn bản hiện tại
3.1.15.9.1 Màn hình hiển thị Danh sách các tệp nội dung của văn bản
1. Thông tin
06/01QT/PM Trang 47/225

S Tên Yêu cầu
Cột thông tin

1 Chọn Các tệp nội dung được hiển thị với ô chọn checkbox
để NSD có thể chọn nhiều tệp một lúc
2 Tên tệp Hiển thị tên của tệp nội dung
3 Mở Chức năng mở tệp
Chỉ có tác dụng với tệp tương ứng
4 Xoá Chức năng xoá
Chỉ có tác dụng với tệp tương ứng
Nút lệnh
2 Xoá file NSD chọn 1 hoặc nhiều tệp cần xoá, chon nút Xoá
file để xoá tệp nội dung
3 Nội dung NSD chọn 1 hoặc nhiều tệp cần xem nội dung, chon
nút Nội dung, hệ thống đồng thời mở nhiều cửa sổ
môi trường tương ứng của tệp nội dung
06/01QT/PM Trang 48/225

4 Đóng Đóng màn hình Danh sách các tệp nội dung
06/01QT/PM Trang 49/225


3.
4. Yêu cầu
a. Trên màn hình thông tin văn bản: NSD vẫn có thể thêm file nội dung văn bản bằng
cách tích chọn vào nút <Browse> để hiển thị đường dẫn đến file cần thêm
3.1.15.9.2 Màn hình Lịch sử xử lý văn bản

1. Thông tin
06/01QT/PM Trang 50/225

S Tên Yêu cầu
Thông tin
1 Tên công việc Hiển thị thông tin của trường
EdocmanProcessName
2 Trích yếu Hiển thị thông tin của trường
EdocmanProcessDescription
3 Thời gian chuyển Hiển thị thông tin Ngày, giờ chuyển văn bản, tài liệu
5 Người chuyển Hiển thị tên đăng nhập của người chuyển văn bản tài
liệu
6 - Vai trò của người Hiển thị vài trò của người chuyển văn bản
chuyển -
7 Kính chuyển Hiển thị thông tin “Kính chuyển”
8 Người nhận Hiển thị tên đăng nhập của người được chuyển văn
bản, tài liệu
06/01QT/PM Trang 51/225

- Vai trò của người Hiển thị vai trò của người nhận văn bản, tài liệu
nhận -
06/01QT/PM Trang 52/225

3. Yêu cầu về thông tin hiển thị

a. Thứ tự hiển thị thông tin tuân theo thời gian chuyển văn bản, tài liệu trên chương
trình: Hoạt động nào chuyển trước hiển thị trước
b. Phạm vi xem thông tin của từng vài trò:
i. Văn thư, Thư ký: xem thông tin lịch sử xử lý văn bản của toàn bộ quy trình
ii. Lãnh đạo phòng: Xem thông tin lịch sử xử lý văn bản của các bước trước
đó + thông tin của phòng mình (Không hiển thị thông tin của phòng khác)
iii. Lãnh đạo nhóm + chuyên viên: Xem thông tin lịch sử xử lý văn bản của
phòng mình
3.1.15.9.3 Màn hình Tab thông tin trao đổi
1. Thông tin
06/01QT/PM Trang 53/225

S Tên Yêu cầu
1 Trường thuộc tính

1 Tên Người xử lý Hiển thị tên truy cập của người xử lý công việc
Danh sách được sắp xếp theo trật tự trong quy
trình luân chuyển văn bản, người khởi tạo quy
trình hiển thị đầu tiên
1 Tên phòng Hiển thị tên phòng mà người xử lý công việc
trực thuộc
1 Hạn xử lý Hiển thị hạn xử lý công việc tương ứng của
mỗi người dùng
Lấy thông tin từ trường hạn xử lý trên màn
hình Nhập thông tin chuyển xử lý
1 Tình trạng Hiển thị tình trạng xử lý công việc của người
dùng
Đã xử lý: người dùng đã kết thúc công việc
Chưa xem: Người dùng chưa đọc văn bản tài
liệu
Đang xử lý: người dùng đã đọc văn bản tài liệu
1 Thông tin trao đổi riêng Dạng textarea
Vùng nhập liệu: để nhập liệu thông tin
Vùng hiển thị: để hiển thị thông tin đã nhập
Hệ thống mặc định hiển thị tất cả các thông tin
trao đổi riêng với NSD đăng nhập hệ thống để
NSD không phải tích chọn vào từng tên người
dùng.
2 Các nút lệnh
06/01QT/PM Trang 54/225

2 Ghi Để lưu lại các thông tin trao đổi giữa người
dùng tham gia xử lý công việc
06/01QT/PM Trang 55/225

5. Các yêu cầu đặc biệt đối với các Thông tin giải quyết và Thông tin trao đổi
a. Trường Thông tin giải quyết:
i. Hiển thị các thông tin theo thứ tự thời gian nhập (Thông tin nào nhập sau
cùng thì hiển thị lên trên đầu danh sách)
ii. Các thông tin được nhập bởi NSD khác nhau hoặc cùng NSD nhưng thời
gian khác nhau được ngăn cách bởi một đường kẻ đứt nét cho dễ nhìm
iii. Văn thư, thư ký: được xem thông tin của tất cả NDS đã nhập thông tin
iv. NSD trong một phòng được xem thông tin của Văn thư, thư ký, NSD trong
phòng mình mà không được xem thông tin của phòng khác
b. Tab Thông tin trao đổi
i. Chỉ hiển thị các thông tin trao đổi mà NSD có quyền xem tức là các thông
tin được nhập trong màn hình Nhập thông tin cho người được chọn
chuyển hoặc Tab Thông tin trao đổi
ii. Khi chọn Tab Thông tin trao đổi, hệ thống mặc định hiển thị trong vùng hiển
thị thông tin trao đổi tất cả các thông tin mà NSD khác trao đổi với NSD
đăng nhập hệ thống và thông tin mà NSD đăng nhập hệ thống đã trao đổi
với NSD khác
iii. Thứ tự hiện thị các thông tin: Thông tin mới nhất được đưa lên đầu danh
sách; Các thông ting được nhập bởi NSD khác nhau hoặc cùng NSD
nhưng thời gian khác nhau được ngăn cách bởi một đường kẻ đứt nét cho
dễ nhìn
3.1.15.9.4 Màn hình tab Hồ sơ công việc
1. Thông tin
06/01QT/PM Trang 56/225

S Tên Yêu cầu

1 Tên hồ sơ Hiển thị tên hồ sơ được gắn kèm
2 Số hiệu hồ sơ Hiển thị số hiệu hồ sơ được gắn kèm
3 Tình trạng hồ sơ Hiển thị trạng thái hồ sơ
Các nút lệnh
1 Liên kết Để gắn hồ sơ công việc vào văn bản
2 Bỏ liên kết Để hủy bỏ việc liên kết Hồ sơ công việc với
văn bản
06/01QT/PM Trang 57/225

3 Tạo mới Tạo Hồ sơ công việc
06/01QT/PM Trang 58/225

Không có
3.1.16. UC MVB04. Hiển thị thông tin phúc đáp
 Đối với văn bản nội bộ: Hiển thị thông tin Văn bản phúc đáp cho Phòng soạn thảo văn bản
nội bộ xem và sử dụng thông tin phúc đáp
 Đối với Phiếu giao việc: Hiển thị thông tin Báo cáo cho Lãnh đạo giao việc xem kết quả xử
lý của đơn vị/ cá nhân được giao công việc
 Mã: MVB 04

3.1.16.3 Vai trò

 Hằng ngày
• Người sử dụng có quyền hiển thị thông tin phúc đáp

• Hệ thống lưu lại các thông tin của văn bản
06/01QT/PM Trang 59/225

1. Hiển thị màn hình thông tin văn bản cần xử lý

2. Chọn Tab “ Hồ sơ công việc”
3. Hệ thống hiển thị màn hình các chức năng của Hồ sơ công việc được gắn kèm của văn
bản, tài liệu
4. Nhấp chuột vào Hồ sơ công việc
5. Hệ thông hiển thị màn hình thông tin Hồ sơ công việc được đính kèm với văn bản, tài liệu
6. Chọn Tab “Văn bản phúc đáp” – Trường hợp đang xử lý Văn bản nội bộ; Hoặc Tab” Báo
cáo công việc” - Trường hợp đang xử lý Phiếu giao việc
7. Hệ thống hiển thị màn hình danh sách các văn bản cần hiền thì thông tin cho các Phòng
khác, vai trò khác biết
8. Tích chọn văn bản cần hiển thị thông tin
9. Chọn chức năng <Hiển thị>
10. Hệ thống hiển thị thông tin các văn bản, tài liệu được chọn trên màn hình Theo dõi công
việc của đối tượng đã chuyển văn bản tài liệu cần phúc đáp thông tin tới đơn vị xử lý
3.1.16.8 Hoạt động công việc thay thế
Không có
Không có
Không có
3.1.17. UC MVB05. Thu hồi văn bản chuyển nhầm
 Thu hồi một văn bản đến đã chuyển xử lý do chuyển nhầm

 Mã: MVB 05
 Vị trí: Ứng dụng quản lý văn bản và hồ sơ công việc  Văn bản đến
3.1.17.3 Vai trò
 Văn thư
 Thư ký ban giám đốc
 Lãnh đạo phòng/ Phụ trách phòng
 Trưởng nhóm
 Khác: khi có nhu cầu thu hồi văn bản đến.

06/01QT/PM Trang 60/225

• Người dùng đã đăng nhập vào hệ thống
• NSD đã chuyển VB đến cho các đối tượng khác

• Văn bản đến bị xóa khỏi thư mục Tra cứu/ Văn bản đến của đối tượng bị
thu hồi
• Văn bản đến hiển thị tại phần công việc hiện tại của NSD thực hiện thu
hồi (điều kiện kết thúc này chỉ đúng đối với trường hợp thu hồi văn bản
đến của tất cả các đối tượng được chuyển văn bản đến)
1. Chọn chức năng <Thu hồi> trong nhóm chức năng Quản lý văn bản
2. Hệ thống hiển thị màn hình danh sách các văn bản đến có thể thu hồi
3. Tích chọn văn bản đến cần thu hồi
7. Chọn nút <Thu hồi>, hệ thống thu hồi văn bản đến của đối tượng bị thu hồi.
3.1.17.9.1 Điều kiện để thu hồi văn bản đến
1. Văn thư có thể thu hồi văn bản từ Thư ký và Phòng (mà không cần quan tâm trong Phòng :
Lãnh đạo Phòng đã phân văn bản cho nhóm nào/ chuyên viên nào)
2. Thư ký có thể thu hồi văn bản từ Phòng (mà không cần quan tâm trong phòng : Lãnh đạo
Phòng đã phân văn bản cho nhóm nào/ chuyên viên nào)
3. Lãnh đạo Phòng có thể thu hồi văn bản từ Trưởng nhóm (mà không cần quan tâm trong
Nhóm đã chuyển văn bản cho chuyên viên nào)
4. Lãnh đạo Nhóm có thể thu hồi văn bản từ chuyên viên của nhóm mình
3.1.17.9.2 Điều kiện không thể thu hồi
1. Không thể thu hồi được văn bản khi đã kết thúc quy trình xử lý
3.1.17.9.3 Các yêu cầu khi thực hiện chức năng thu hồi
1. Khi người dùng thực hiện thao tác thu hồi, chương trình sẽ xóa VB được thu hồi tại đối
tượng bị thu hồi văn bản (nghĩa là không còn nhìn thấy văn bản trong thư mục Văn bản đến
của đối tượng đó nữa)
2. Khi thu hồi tại VB tại một bước A thì thu hồi luôn VB đó tại các bước khác đã được vai trò
của bước A chuyển VB
3. Khi thu hồi văn bản tại toàn bộ các đối tượng được chuyển văn bản, chương trình sẽ xóa
văn bản từ tất cả các đối tượng bị thu hồi và hiển thị lại văn bản thu hồi tại vai trò văn thư
để Văn thư tự kết thúc văn bản
3.1.17.9.4 Màn hình thu hồi văn bản đến
1. Thông tin
06/01QT/PM Trang 61/225

S Tên Yêu cầu
Cột thông tin

1 Chọn Hiển thị ô chọn checkbox để người sử dụng có thể
chọn nhiều văn bản
2 STT Số thứ tự văn bản
3 Số đến - Số ký hiệu Hiển thị số ký hiệu của văn bản
4 Trích yếu Hiển thị trích yếu văn bản
5 Đã gửi tới Hiển thị tên đầy đủ của người đã nhận văn bản
Nút chức năng
1 Tìm Tìm theo số đến của văn bản (tìm kiếm chính xác)
06/01QT/PM Trang 62/225

2 Thu hồi Hệ thống thu hồi văn bản
06/01QT/PM Trang 63/225

Không có
3.1.18. UC MVB06. Tạo văn bản tài liệu
 Khi có yếu cầu giao việc, lãnh đạo tạo Phiếu giao việc
 Khi có một văn bản đến cần xử lý, khi có một vụ việc phát sinh, theo sự phân công của lãnh
đạo mà cần có văn bản đi phúc đáp cần phải tạo mới một dự thảo văn bản đi để trình duyệt
và ký ban hành làm văn bản đi; hoặc văn bản nội bộ để xin thông tin, ý kiến của các phòng
trong Công ty; hoặc tờ trình xin ý kiến của Lãnh đạo Công ty thông qua phương án xử lý
công việc.
 Khi phải xử lý phiếu giao việc, tạo Báo cáo để báo cáo công việc được giao
 Chỉnh sửa, xóa văn bản tài liệu đã tạo.

 Mã: MVB 04

3.1.18.3 Vai trò
 Lãnh đạo phòng/ phụ trách phòng
 Thư ký ban giám đốc
 Trưởng nhóm
 Người sử dụng cuối (chuyên viên)

• Hàng ngày
06/01QT/PM Trang 64/225

• Điều kiện bắt đầu của tình huống tạo mới văn bản, tài liệu: Người dùng
đã đăng nhập vào hệ thống.
• Điều kiện bắt đầu của tình huống chỉnh sửa, xóa văn bản tài liệu: Đã có
văn bản tài liệu trong hệ thống, người dùng thực hiện trức năng tra cứu
văn bản – xem chi tiết tình huống sử dụng MTC01. Tra cứu tài liệu/
MTC02. Tra cứu công việc
• Điều kiện kết thúc của tình huống tạo mới văn bản, tài liệu: Văn bản, tài
liệu được tạo và được lưu vào CSDL của hệ thống.
• Điều kiện kết thúc của tình huống chính sửa, xóa văn bản, tài liệu: Hệ
thống lưu các thông tin chỉnh sửa văn bản, tài liệu vào CSDL hoặc hệ
thống xóa văn bản, tài liệu khỏi CSDL của hệ thống.
1. Người dùng chọn Loại tài liệu cần tạo trong nhóm công việc Tạo mới
9. Hệ thống hiển thị màn hình tạo văn bản, tài liệu
10. Nhập các thông tin văn bản, tài liệu
11. Chọn nút <Browse> để gắn file nội dung của văn bản, tài liệu.
12. Chọn chức năng <Ghi lại>, để hoàn thành việc tạo văn bản, tài liệu.
13. Hệ thống upload các file đính kèm lên máy chủ; lưu các thông tin của văn bản tài liệu. Hệ
thống hiển thị màn hình Thông tin văn bản, tài liệu với các chức năng để người dùng xử lý
văn bản, tài liệu (Tham chiếu tình huống sử dụng MVB03. Nhận và xử lý văn bản, tài
liệu).
3.1.18.8 Hoạt động/công việc thay thế:
3.1.18.8.1 Tạo Phiếu giao việc
1. Chọn chức năng Phiếu giao việc trong nhóm công việc Tạo mới
2. Hệ thống hiển thị màn hình Tạo Phiếu giao việc
3. NSD tiếp tục thực hiện bước 3 của hoạt động công việc chính cho đến hết
3.1.18.8.2 Tạo dự thảo Văn bản nội bộ
1. Người dùng chọn chức năng Văn bản nội bộ trong nhóm công việc Tạo mới
14. Hệ thống hiển thị màn hình nhập dự thảo văn bản nội bộ:
3.1.18.8.3 Tạo Báo cáo cho Phiếu giao việc
1. Người dùng chọn chức năng Báo cáo công việc trong nhóm công việc Tạo mới
16. Hệ thống hiển thị màn hình tạo Báo cáo công việc
3.1.18.8.4 Tạo văn bản tài liệu và chuyển xử lý luôn
1. Tại bước 5 của hoạt đông chính người dùng chọn nút <Chuyển>.
06/01QT/PM Trang 65/225

18. Hệ thống upload các file đính kèm lên máy chủ và lưu các thông tin của dự thảo văn bản đi.
Hệ thống chuyển sang trang Chọn người để chuyển để chuyển dự thảo văn bản đi cho
các đơn vị trong nội bộ tổ chức nếu có nhiều người trong bước xử lý tiếp theo (Tham khảo
chi tiết tình huống sử dụng MVB02. Phân phối văn bản, tài liệu ) hoặc tự động chuyển tiếp
công việc nếu như trong bước xử lý tiếp theo có duy nhất một người thực hiện.
3.1.18.8.5 Chỉnh sửa văn bản, tài liệu
1. Hiển thị thông tin văn bản tài liệu

19. NSD sửa đổi thông tin văn bản, tài liệu
20. Nhấn nút <Ghi lại>, hệ thống lưu lại các sửa đổi vào CSDL.
21. NSD chọn Tab Lịch sử sửa đổi và tiến hành sửa nội dung văn bản, tài liệu, xem chi tiết
tình huống sử dụng MPB01. Quản lý phiên bản nội dung
22. Hệ thống lưu lại các thông tin chỉnh sửa và sinh ra một phiên bản nội dung mới của văn
bản, tài liệu
3.1.18.8.6 Xoá văn bản, tài liệu

1. Hiển thị thông tin văn bản tài liệu
23. NSD chọn nút <Xoá>
24. Hệ thống xoá dự thảo văn bản đi ra khỏi CSDL của hệ thống
3.1.18.9.1 Phiếu giao việc: Màn hình tạo mới
1. Thông tin
06/01QT/PM Trang 66/225

S Tên Yêu cầu

Thông tin chung Thanh tiêu đề
1 Số thứ tự Có cấu trúc: số thứ tự/mã đơn vị soạn thảo, tự
động tăng theo đơn vị soạn thảo
3 Người giao việc Kiểu textbox
Tự động điền tên người dùng hiện tại, người dùng
có thể chỉnh sửa
4 Ngày giao Kiểu datetime
Mặc định là ngày hiện tại, người dùng có thể thay
đổi bằng cách chọn lại ngày trong bảng lịch hoặc
nhập vào bằng tay
5 Hạn giải quyết Kiểu datetime
Có định dạng dd/mm/yyyy
Hệ thống hiển thị thông báo nếu người dùng không
nhập thông tin Hạn giải quyết
6 Độ khẩn Dạng combo box
Lấy từ danh mục Độ mật, mặc định là “Thường”,
người dùng chỉ được chọn
7 Nội dung công việc Dạng Textarea
Hệ thống hiển thị thông báo khi người dùng không
nhập thông tin Nội dung công việc
8 Tệp đính kèm Hiển thị đường dẫn đến tệp nội dung của Phiếu
giao việc
NSD có thể gắn nhiều tệp nội dung
Hệ thống hiển thị thông báo nếu NSD gắn tệp nội
dung có tên tiếng việt hoặc dung lượng tệp bằng 0
Thông tin xử lý Thanh tiêu đề
Tên công việc Dạng text box, mặc định = số thứ tự của Phiếu giao
việc
Hạn xử lý riêng Dạng Datetime, mặc định bằng ngày hiện tại khi tạo
Phiếu giao việc. Hiển thị thông tin hạn xử lý khi
người chuyển Phiếu giao việc cho NSD đăng nhập
chương trình nhập thông tin hạn xử lý trong màn
hình Nhập thông tin cho Người được chọn chuyển
Thông tin xử lý Dạng …..
Vùng nhập thông tin: Để nhập thông tin xử lý
Vùng hiển thị thông tin: Hiển thị thông tin xử lý +
ngày giờ nhập thông tin; Người nhập thông tin;
Các nút lệnh
1 Ghi lại Lưu thông tin Phiếu giao việc vào CSDL của hệ
thống
Hiển thị màn hình thông tin Phiếu giao việc để NSD
thực hiện thao tác chuyển Phiếu giao việc cho đối
tượng xử lý.
06/01QT/PM Trang 67/225

2 Bỏ qua Hệ thống làm mới (Refresh) màn hình tạo mới

Phiếu giao việc để NSD có thể nhập lại các thông
tin
3 Kết thúc Kết thúc quá trình chuyển văn bản
4 Chuyển Lưu thông tin Phiếu giao việc vào CSDL của hệ
thống
Hiển thị màn hình Chọn người để chuyển
06/01QT/PM Trang 68/225

3.1.18.9.2 Phiếu giao việc: Màn hình thông tin
1. Thông tin
06/01QT/PM Trang 69/225

S Tên Yêu cầu
Các trường thông tin: giống màn hình tạo mới Phiếu giao việc
Tab thông tin
màn hình tạo mới Phiếu giao việc, các thông
tin đã được hiển thị giá trị.
Thông tin trao đổi Tab này hiển thị danh sách người dùng tham
gia xử lý Phiếu giao việc và ý kiến giải quyết
của từng người
dung Phiếu giao việc.
Hồ sơ công việc Tab cho phép liên kết Phiếu giao việc với hồ sơ công
việc, hiển thị hồ sơ công việc theo danh sách.
Kết quả xử lý Tab này cho phép người dùng nhập báo cáo kết quả
xử lý phiếu giao việc
Nút lệnh
1 Ghi lại Lưu thông tin đã được chỉnh sửa, cập nhật của
Phiếu giao việc vào CSDL của hệ thống
tin Phiếu giao việc (trong trường hợp chưa bấm nút
Ghi lại) và đóng màn hình Phiếu giao việc, quay về
tra cứu Phiếu giao việc
3 Chuyển Lưu thông tin Phiếu giao việc vào CSDL và hiển thị
màn hình Chọn người để chuyển Phiếu giao việc
4 Xóa - Bấm nút lệnh để xóa Phiếu giao việc khỏi CSDL
- Chỉ NSD tạo Phiếu giao việc mới có quyền xóa
(Thể hiện: Nút <Xóa> của NSD không có quyền bị
mờ đi)
5 Lịch sử Hiển thị màn hình thông tin lịch sử luân chuyển xử lý
phiếu giao việc
06/01QT/PM Trang 70/225

6 Kết thúc Kết thúc xử lý phiếu giao việc
3.1.18.9.3 Dự thảo văn bản đi: Màn hình tạo mới
1. Thông tin

Thông tin chung
Mã tài liệu Là mã của Văn bản đi trong quá trình dự thảo. Có cấu trúc: số
thứ tự/mã đơn vị của người soạn thảo, tự động tăng theo đơn
vị soạn thảo.
Ngày soạn thảo Là ngày soạn thảo Văn bản đi
Ngày văn bản Là ngày ký Văn bản đi
Ngày phát hành Là ngày lấy số, phát hành văn bản đi
Người soạn Là tên đầy đủ của Người soạn thảo văn bản, tự động điền tên
người dùng hiện tại
Đơn vị soạn thảo Là tên đầy đủ của Đơn vị soạn thảo văn bản, tự động điền tên
Đơn vị của người soạn thảo
Trích yếu Là thông tin trích yếu của Văn bản đi
Nơi nhận bên ngoài Là thông tin các đơn vị bên ngoài Công ty cần chuyển Văn bản
đi
Là danh mục các đơn vị bên ngoài Công ty, vừa có thể chọn
trong danh mục, vừa có thể nhập mới bằng cách gõ.
Nơi nhận bên trong Là thông tin các đơn vị trong Nội bộ Công ty cần chuyển văn
bản đi để lưu trữ, để thực hiện, để phối hợp xử lý.
Là danh mục các đơn vị bên trong Công ty, chỉ có thể chọn.
Nơi nhận Liên văn phòng Là thông tin danh sách các Trung tâm, Đơn vị trực thuộc bên
ngoài trụ sở chính
Người dùng chỉ có thể được chọn trong danh sách
06/01QT/PM Trang 71/225

Ghi chú Là thông tin ghi chú của Văn bản đi

Loại sổ Là danh mục các loại sổ văn bản đi, chỉ được chọn không
được nhập
Giấy mời, Báo cáo, Tờ trình, Công điện, Chỉ thị, Thư công tác,
Thư ngỏ.
Số đi Là số thứ tự của Văn bản đi do Văn thư cấp khi văn bản đi đã
được phê duyệt
Tự động tăng theo loại sổ Văn bản đi, hết ngày 31/12 năm
dương lịch đánh lại 1 lần
Ký hiệu của văn bản đi Số đi/<Tên viết tắt của loại văn bản> - <SPT>
Độ mật Là thông tin độ mật của Văn bản đến
Là danh mục các mức độ mật. Người dùng chỉ có thể chọn
Người ký văn bản Là tên người ký Văn bản đi
Được chọn trong danh sách tên các lãnh đạo có thẩm quyền
ký Văn bản đi
Số lượng bản Là số lượng bản chính Văn bản đi được phát hành
Thời hạn giải quyết Là thông tin thời hạn giải quyết dự thảo Văn bản đi - mức
chung của Công ty
Thời hạn giải quyết của cá Là thông tin thời hạn giải quyết dự thảo Văn bản đi - mức
nhân riêng của từng cá nhân được trình duyệt dự thảo Văn bản đi
Thông tin xử lý Là ý kiến đề xuất giải quyết văn bản của cá nhân/ đơn vị soạn
thảo hoặc ý kiến chỉ đạo giải quyết của Lãnh đạo phê duyệt
văn bản gồm: Ý kiến chỉ đạo/ hoặc đề xuất, Người nhập ý kiến,
Ngày giờ nhập ý kiến
Người chủ trì Là thông tin về người được giao chủ trì xử lý văn bản
Người phối hợp Là thông tin về người được giao phối hợp xử lý văn bản
06/01QT/PM Trang 72/225

3.1.18.9.4 Dự thảo văn bản đi: Màn hình thông tin
1. Thông tin
06/01QT/PM Trang 73/225

S Tên Yêu cầu
Các trường thông tin: giống màn hình tạo mới dự thảo văn bản đi
Tab thông tin
màn hình tạo mới văn bản, các thông tin đã
Thông tin trao đổi Tab này hiển thị danh sách người dùng tham
gia xử lý văn bản và ý kiến giải quyết của
từng người
dung văn bản.
Hồ sơ công việc Tab cho phép liên kết văn bản với hồ sơ công việc,
Nút lệnh
1 Ghi lại Lưu thông tin đã được chỉnh sửa, cập nhật của văn
bản vào CSDL của hệ thống
tin văn bản đến (trong trường hợp chưa bấm nút Ghi
lại) và đóng màn hình văn bản, quay về tra cứu văn
bản
3 Chuyển Lưu thông tin văn bản đến vào CSDL và hiển thị màn
hình Chọn người để chuyển văn bản
06/01QT/PM Trang 74/225

dự thảo văn bản đi
3.1.18.9.5 Văn bản nội bộ: Màn hình tạo mới
1. Thông tin

Thông tin chung
Mã tài liệu Là mã của Văn bản nội bộ trong quá trình dự thảo. Có cấu
trúc: số thứ tự/mã đơn vị của người soạn thảo, tự động tăng
theo đơn vị soạn thảo.
Ngày soạn thảo Là ngày soạn thảo Văn bản nội bộ
Người soạn Là tên đầy đủ của Người soạn thảo văn bản, tự động điền
tên người dùng hiện tại
Là danh mục các đơn vị trong nội bộ Công ty
Tên công trình Là tên công trình liên quan tới văn bản nội bộ, người dùng
chỉ được chọn trong danh mục tên công trình.
kèm vào
Loại sổ Là danh mục các sổ văn bản nội bộ
Người dùng chỉ được chọn, không được nhập
06/01QT/PM Trang 75/225

tác, Thư ngỏ.
nội bộ
Thông tin xử lý
của Công ty
Thời hạn giải quyết của cá Là thông tin thời hạn giải quyết văn bản nội bộ - mức riêng
nhân của từng đơn vị/ cá nhân được giao xử lý văn bản nội bộ
Thông tin xử lý Là ý kiến phân phối, chỉ đạo giải quyết mức chung Công ty
Đơn vị/ cá nhân chủ trì Là thông tin về Đơn vị/ cá nhân được giao chủ trì xử lý văn
bản
Đơn vị/ cá nhân phối hợp Là thông tin về Đơn vị/ cá nhân được giao phối hợp xử lý
văn bản
Văn bản phúc đáp Là thông tin về người phúc đáp, file nội dung văn bản phúc
đáp cho Văn bản nội bộ xin ý kiến
06/01QT/PM Trang 76/225

29. Màn hình hiển thị.
Hình VNB01- Màn hình tạo văn bản nội bộ
3.1.18.9.6 Văn bản nội bộ: Màn hình thông tin
1. Thông tin
06/01QT/PM Trang 77/225

S Tên Yêu cầu
Tab thông tin

1 Thông tin chung Tab này bao gồm các thông tin như trong
Người dùng không thể chỉnh sửa các thông
tin của trường Thông tin xử lý
2 Thông tin trao đổi Tab này hiển thị danh sách người dùng tham
gia xử lý Văn bản nội bộ việc và ý kiến giải
quyết của từng người
3 Lịch sử sửa đổi Tab hiển thị danh sách các phiên bản của file nội
dung Văn bản nội bộ
Chỉ NSD của phòng soạn thảo văn bản nội bộ mới
có quyền sửa nội dung văn bản nội bộ
4 Hồ sơ công việc Tab cho phép liên kết Văn bản nội bộ với Hồ sơ công
việc và hiển thị hồ sơ công việc theo danh sách.
Nút lệnh
1 Ghi lại Lưu thông tin đã được chỉnh sửa, cập nhật của Văn
bản vào CSDL của hệ thống
tin Văn bản (trong trường hợp chưa bấm nút Ghi lại)
và đóng màn hình Văn bản, quay về tra cứu Văn bản
3 Chuyển Lưu thông tin Văn bản vào CSDL và hiển thị màn
hình Chọn người để chuyển Văn bản
4 Nội dung Bấm vào nút lệnh để xem file nội dung Văn bản
- Nếu văn bản được liên kết với một Hồ sơ công việc
đang được liên kết với tài liệu khác, Cần loại bỏ
liên kết trước khi xóa”
6 Theo dõi Bấm nút lệnh này, chương trình cho hiển thị màn
hình theo dõi các bước xử lý văn bản dưới dạng đồ
họa.
06/01QT/PM Trang 78/225

văn bản
3.1.18.9.7 Tờ trình: Màn hình tạo mới
1. Thông tin

Thông tin chung
Mã tài liệu Là mã của Văn bản nội bộ trong quá trình dự thảo. Có cấu
trúc: số thứ tự/mã đơn vị của người soạn thảo, tự động tăng
theo đơn vị soạn thảo.
Ngày soạn thảo Là ngày soạn thảo Văn bản nội bộ
Người soạn Là tên đầy đủ của Người soạn thảo văn bản, tự động điền
tên người dùng hiện tại
Là danh mục các đơn vị trong nội bộ Công ty
Tên công trình Là tên công trình liên quan tới văn bản nội bộ, người dùng
chỉ được chọn trong danh mục tên công trình.
kèm vào
Loại sổ Là danh mục các sổ văn bản nội bộ
06/01QT/PM Trang 79/225

Người dùng chỉ được chọn, không được nhập

tác, Thư ngỏ.
nội bộ
Thông tin xử lý
của Công ty
Thời hạn giải quyết của cá Là thông tin thời hạn giải quyết văn bản nội bộ - mức riêng
nhân của từng đơn vị/ cá nhân được giao xử lý văn bản nội bộ
Thông tin xử lý Là ý kiến phân phối, chỉ đạo giải quyết mức chung Công ty
Đơn vị/ cá nhân chủ trì Là thông tin về Đơn vị/ cá nhân được giao chủ trì xử lý văn
bản
Đơn vị/ cá nhân phối hợp Là thông tin về Đơn vị/ cá nhân được giao phối hợp xử lý
văn bản
Văn bản phúc đáp Là thông tin về người phúc đáp, file nội dung văn bản phúc
đáp cho Văn bản nội bộ xin ý kiến
06/01QT/PM Trang 80/225

3.1.18.9.8 Tờ trình: Màn hình thông tin
1. Thông tin
06/01QT/PM Trang 81/225

S Tên Yêu cầu
Tab thông tin

Người dùng không thể chỉnh sửa các thông
tin của trường Thông tin xử lý
Thông tin giải quyết Tab này hiển thị danh sách người dùng tham
gia xử lý tờ trình và ý kiến giải quyết của
từng người
dung tờ trình.
Hồ sơ công việc Tab cho phép liên kết tờ trình với hồ sơ công việc,
Nút lệnh
1 Ghi lại Lưu thông tin đã được chỉnh sửa, cập nhật của tờ
trình vào CSDL của hệ thống
tin tờ trình (trong trường hợp chưa bấm nút Ghi lại)
và đóng màn hình tờ trình quay về tra cứu tờ trình
3 Chuyển Lưu thông tin tờ trình đến vào CSDL và hiển thị màn
hình Chọn người để chuyển tờ trình
4 Nội dung Bấm vào nút lệnh để xem file nội dung tờ trình
5 Xóa - Bấm nút lệnh để xóa tờ trình khỏi CSDL
- Chỉ NSD tạo tờ trình mới có quyền xóa (Thể hiện:
- Nếu tờ trình được liên kết với một Hồ sơ công việc
đang được liên kết với tài liệu khác, Cần loại bỏ liên
kết trước khi xóa”
tờ trình
06/01QT/PM Trang 82/225

7 Kết thúc Kết thúc xử lý tờ trình
06/01QT/PM Trang 83/225

3.1.18.9.9 Văn bản phúc đáp: Màn hình tạo mới
1. Thông tin
06/01QT/PM Trang 84/225

S Tên Yêu cầu
Trường thông tin

Đơn vị phúc đáp Mặc định hiển thị tên của Đơn vị phúc đáp
Nội dung phúc đáp Dạng Textarea
Hệ thống hiển thị thông báo khi người dùng
không nhập thông tin Nội dung phúc đáp
Tệp đính kèm eDOCmanFileBrowser – cho phép người
dùng gắn kèm file nội dung văn bản. Trường
hợp gắn nhiều file văn bản, chương trình sẽ
tự động hiển thị các nút <Browse> để người
dùng có thể chọn các file nội dung khác.
Nút lệnh
Ghi lại Ghi các thông tin Văn bản phúc đáp vào
CSDL của hệ thống
Hệ thống tự động phân quyền đọc và chỉnh
sửa file nội dung văn bản phúc đáp cho toàn
bộ NSD tham gia quy trình xử lý văn bản nội
bộ của Phòng được gửi văn bản nội bộ xin ý
kiến
06/01QT/PM Trang 85/225

Bỏ qua Hệ thống làm mới lại màn hình Tạo mới văn
bản phúc đáp để người dùng nhập lại các
thông tin Văn bản phúc đáp
06/01QT/PM Trang 86/225

3.1.18.9.10Văn bản phúc đáp: màn hình thông tin
1. Thông tin
06/01QT/PM Trang 87/225

S Tên Yêu cầu
Các Tab thông tin

màn hình tạo mới Văn bản, các thông tin đã
Lịch sử sửa đổi Tab hiển thị danh sách các phiên bản của
file nội dung Văn bản.
Nút lệnh
Ghi lại Ghi các thông tin chỉnh sửa Văn bản phúc
đáp vào CSDL của hệ thống
Xoá Xoá Văn bản phúc đáp khỏi CSDL của hệ
thống
Hệ thống hiển thị thông báo xác nhận xoá
trước khi xoá văn bản
Nội dung Hiển thị màn hình đọc nội dung Văn bản
phúc đáp
06/01QT/PM Trang 88/225

Bỏ qua Huỷ bỏ lệnh sửa nếu người dùng đang thực

hiện lệnh sửa và quay trở về màn hình Tra
cứu công việc
06/01QT/PM Trang 89/225

3.1.18.9.11Các yêu cầu
 Chỉ NSD tạo ra dự thảo văn bản, tài liệu mới có quyền xoá văn bản, tài liệu do mình tạo
 Chỉ xoá được văn bản, tài liệu khi văn bản tài liệu đó đang ở phần công việc hiện tại của
NSD
Không có
3.1.19. UCMVB 07.Cấp số phát hành văn bản đi
 Cấp số phát hành văn bản đi khi đã được Lãnh đạo công ty phê duyệt.
 Mã: VDI 05
 Vị trí: Ứng dụng quản lý văn bản và hồ sơ công việc  Quản lý văn bản đi
3.1.19.3 Vai trò
 Văn thư
 Hằng ngày
MTC01: Tra cứu / Tra cứu văn bản đi chưa phát hành hoặc tình huống
sử dụng MTC01: Tra cứu / Công việc hiện tại).
• Văn bản đi được cấp số và lưu được lưu tại thư mục Văn bản đi đã phát
hành trong CSDL của hệ thống.
06/01QT/PM Trang 90/225

34. Hiển thị thông tin dự thảo văn bản đi đã được phê duyệt, một số thông tin đã được điền sẵn
cho các trường thông tin trên màn hình vào sổ văn bản đi
35. NSD bổ sung các thông tin về văn bản.
36. Chọn nút <Quét VB> để quét văn bản đi bằng giấy vào hệ thống (Tham khảo chi tiết tình
huống sử dụng MTH01: Quét văn bản). Người dùng cũng có thể chọn một (hoặc nhiều)
file văn bản đã được quét từ trước trên máy trạm.
37. Chọn nút <Phát hành> để phát hành văn bản. Hệ thống upload các file đính kèm lên máy
chủ; lưu các thông tin của văn bản đi và quay về màn hình làm việc với các loại văn bản.
3.1.19.8 Hoạt động/công việc thay thế
3.1.19.8.1 Nhập mới văn bản đi từ bản giấy
1. Chọn chức năng Văn bản đi trong nhóm công việc Tạo mới
38. Hệ thống hiển thị màn hình nhập mới văn bản đi như sau:
39. Nhập các thông tin của văn bản đi và tiến hành từ bước thứ 3 của hoạt động chính để phát
hành văn bản đi
3.1.19.8.2 Phàt hành văn bản đi bằng hệ thống liên văn phòng (qua hệ thống
email)
1. Ngay sau bước 3 của hoạt động chính, NSD tích chọn vào ô <Liên văn phòng>
40. Chọn nút <Phát hành> hệ thống sẽ chuyển văn bản tới địa chỉ của các đơn vị nhận mà đã
được khai báo địa chỉ email từ trước
3.1.19.9 Các yêu cầu phi chức năng và các vấn đề cần nghiên cứu, làm rõ thêm:
3.1.19.9.1 Màn hình tạo mới văn bản đi
41. Các thông tin
06/01QT/PM Trang 91/225

S Tên Yêu cầu

1 Sổ văn bản đi Chọn sổ văn bản đi trong danh sách, người dùng chỉ
được chọn
2 Số đi Kiểu textbox
Tự động tăng theo loại sổ văn bản
Số đi trong 1 sổ không được trùng nhau
Là trường bắt buộc phải nhập
3 Số ký hiệu Kiểu textbox, tự động nhận giá trị theo Số đi + Loại
văn bản + đơn vị soạn thảo. Xem chi tiết yêu cầu ở
dưới
4 Ngày văn bản Kiểu datetime
Có định dạng dd/mm/yyyy
Mặc định là ngày hiện tại, người dùng có thể thay đổi
bằng cách chọn lại ngày trong bảng lịch hoặc nhập
vào bằng tay
5 Ngày phát Kiểu datetime
hành Có định dạng dd/mm/yyyy
Mặc định là ngày hiện tại, người dùng có thể thay đổi
bằng cách chọn lại ngày trong bảng lịch hoặc nhập
vào bằng tay
6 Người ký Dạng combo box
Lấy từ danh mục Người ký, người dùng có thể chọn
hoặc nhập bằng tay
7 Đơn vị soạn Dạng combo box
thảo Lấy từ danh mục Đơn vị tại Công ty, người dùng chỉ
được chọn trong danh mục
8 Loại văn bản Dạng combo box
Lấy từ danh mục Loại văn bản, người dùng có thể
chọn hoặc nhập bằng tay
9 Nơi nhận bên trong Dạng combo box, lấy từ danh mục Các đơn vị tại
Công ty
1 Nơi nhận bên ngoài Dạng combo box, lấy từ danh mục Nơi nhận bên
ngoài
Có thể chọn nhiều trong danh sách
Ngoài việc chọn trong danh sách, người dùng có thể
tự nhập bằng tay
1 Trích yếu Dạng text area
1 Ghi chú Dạng text area
06/01QT/PM Trang 92/225

1 Độ mật Dạng combo box

Lấy từ danh mục Độ khẩn, mặc định là “Thường”,
1 Độ khẩn Dạng combo box
Lấy từ danh mục Độ mật, mặc định là “Thường”,
1 Số bản Dạng textbox
1 Số tờ Dạng textbox
1 Nơi lưu Dạng combo box

Lấy từ danh mục Nơi lưu
Người dùng có thể chọn hoặc nhập bằng tay
1 Các VB kèm theo Dạng textbox
1 Tệp đính kèm Hiển thị đường dẫn đến tệp nội dung
NSD có thể gắn nhiều tệp nội dung
Các nút lệnh
1 Phát hành Hệ thống lưu thông tin VB đi vào cơ sở dữ liệu của
hệ thống
Hệ thống chuyển văn bản đi cho các đơn vị trong
Công ty theo danh sách của trường Nơi nhận bên
trong
Hệ thống chuyên văn bản đi đến địa chỉ email theo
thông tin của trường Liên văn phòng
2 Quét VB Hiển thị màn hình Quét văn bản để NSD quét văn
bản giấy vào hệ thống thôngqua máy scan
3 Bỏ qua Hệ thống làm mới (refresh) màn hình Nhập văn bản
đi để NSD có thể nhập lại văn bản đi
06/01QT/PM Trang 93/225

3.1.19.9.2 Các yêu cầu
43. Khi văn thư phát hành văn bản đi, nếu trong trường Nơi nhận có các phòng ban của công
ty thì hệ thống sẽ tự động chuyển văn bản đi đó cho các phòng ban trong công ty mà văn
thư không cần phải làm thêm thao tác chọn đích danh tên Lãnh đạo các phòng ban trên
màn hình chọn Người xử lý
44. Văn bản đi được văn thư phát hành cho các phòng ban trong công ty sẽ hiện thị trong thư
mục Văn bản đến của phòng và có thể luân chuyển theo quy trình xử lý văn bản đến
phòng.
45. Thông tin của Văn bản đến được thừa hưởng từ Văn bản đi đó gồm các thông tin
a. Số ký hiệu
b. Ngày văn bản
c. Ngày phát hành
d. Người ký
e. Đơn vị soạn thảo
f. Loại văn bản
g. Nới gửi bên ngoài
h. Nơi gửi bên trong
i. Trích yếu
j. Độ mật
k. Độ khẩn
l. Các VB kèm theo
06/01QT/PM Trang 94/225

46. Văn bản có tên loại (tờ trình, báo cáo…): tự động đánh số ký hiệu theo định danh: số
VB/năm/loại văn bản-Ký hiệu đơn vị soạn thảo (Căn cứ bảng chữ viết tắt tên loại văn bản
và bản sao kèm theo Thông tư liên tịch số 22/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng 05
năm 2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ)
 Danh mục các sổ văn bản đi của Công ty :

o Quyết định
o Văn bản đi
3.1.20. UC HSC01. Tạo mới Hồ sơ công việc
 Tạo hồ sơ công việc để tập hợp các văn bản trong quá trình xử lý công việc và quản lý các
văn bản, tài liệu theo chủ đề.
 Mã: HSC01.
 Vị trí: Ứng dụng quản lý văn bản và hồ sơ công việc  Hồ sơ công việc
3.1.20.3 Vai trò
 Khác : khi có nhu cầu làm việc với HSCV.

• Người dùng vào ứng dụng Quản lý Hồ sơ công việc
• Nếu NSD tạo hồ sơ công việc gắn với việc xử lý một văn bản thì điều
kiện bắt đầu là đang hiển thị màn hình thông tin văn bản
• Nếu NSD tạo

• Đối với tình huống tạo mới HSCV: HSCV được lưu vào hệ thống, hệ
thống hiển thị màn hình thông tin hồ sơ vừa tạo để người dùng thao tác
với Hồ sơ
kiện kết thúc là gắn thành công Hồ sơ công việc với văn bản cần xử lý
06/01QT/PM Trang 95/225

1. Chọn chức năng HSCV trong nhóm chức năng Tạo mới trên màn hình làm việc với HSCV.
47. Hệ thống hiển thị màn hình tạo mới HSCV
48. Nhập các thông tin về HSCV.
49. Nhấn nút <Ghi> hệ thống hiển thị màn hình cây thư mục HSCV của người dùng có quyền
được thêm mới Hồ sơ công việc
a. Trường hợp thư mục HSCV đã được tạo, chọn đến thư mục đích và nhấn nút
<Chấp nhận> để gắn HSCV vừa tạo vào thư mục đó, hệ thống quay lại màn hình
Thông tin Hồ sơ vừa tạo để NSD thao tác luôn với HS.
b. Trường hợp chưa có thư mục HSCV, người dùng sẽ tiến hành tạo mới một thư
mục HSCV ngay trên màn hình cây thư mục HSCV vừa hiển thị. (Tham khảo chi
tiết tình huống sử dụng MTM01: Thư mục / Tạo mới thư mục); tiếp tục thực hiện
bước 4a
Không có
1. Các trường thông tin của Hồ sơ công việc gồm
06/01QT/PM Trang 96/225

STT Tên Yêu Cầu
1 Trường Thuộc Tính:
1.1 Số hiệu hồ sơ Số nguyên – số tự động tăng theo khuôn dạng: Mã

hồ sơ - Số thứ tự của Hồ sơ công việc
1.2 Tiêu đề hồ sơ Textbox – người dùng tự điền tiêu đề cho hồ sơ
1.3 Người mở hồ sơ Textbox – chương trình tự cho giá trị mặc định là
người đăng nhập hệ thống
1.4 Ngày mở hồ sơ Datetime – cho phép người dùng chọn giá trị ngày
tháng, giá trị mặc định là ngày hiện tại
1.5 Mức độ quan trọng Combobox – Chỉ được chọn một trong các giá trị
của danh sách mức độ quan trọng. Chương trình
mặc định giá trị là Bình thường
1.6 Lĩnh vực hồ sơ Combobox - người dùng tự chọn một trong các giá
trị của danh sách lĩnh vực hồ sơ hoặc nhập từ bàn
phím.
1.7 Nội dung công việc TextArea – người dùng tự điền nội dung hồ sơ
công việc .
1.8 Lãnh đạo giao việc Multicheck – chỉ được chọn một (hoặc nhiều)
người dùng trong danh sách người dùng của hệ
thống.
1.9 Lãnh đạo phụ trách Multicheck – chỉ được chọn một (hoặc nhiều)
thống
1.10 Xử lý chính Multicheck – chỉ được chọn một (hoặc nhiều)

thống
1.11 Phối hợp xử lý Multicheck – chỉ được chọn một (hoặc nhiều)
thống
1.12 Thời hạn xử lý Datetime – chỉ được chọn trong bảng lịch.
1.14 Ngày kết thúc Datetime – chỉ được chọn trong bảng lịch
1.15 Tình trạng hồ sơ Combobox – chỉ được chọn một trong các giá trị
của danh sách tình trạng hồ sơ. Chương trình cho
giá trị mặc định là Mở
Danh sách tình trạng hồ sơ:Mở, Đóng và Mở lại
1.16 Tóm tắt quá trình và kết quả TextArea – người dùng tự điền nội dung tóm tắt
quá trình và kết quả xử lý hồ sơ công việc.
2 Nút Lệnh:
06/01QT/PM Trang 97/225

2.1 Ghi Hệ thống ghi lại HSCV vào hệ thống đồng thời hiển
thị màn hình cây thư mục HSCV cá nhân của
người dùng
2.2 Bỏ qua Hủy bỏ việc tạo mới HSCV.
06/01QT/PM Trang 98/225

50. Màn hình tạo mới hồ sơ công việc
3.1.20.9.1 Yêu cầu đặc biệt
1. Nếu người sử dụng tạo Hồ sơ công việc có gắn với văn bản thì: Chương trình tự động
phân quyền Thêm/bỏ TL cho tất cả người sử dụng tham gia vào quy trình xử lý văn bản đó
51. Danh sách lựa chọn Lãnh đạo giao việc, lãnh đạo phụ trách, xử lý chính và phối hợp xử lý
được sắp xếp nhóm theo phòng, sau đó theo vai trò để thuận tiện khi lựa chọn.
Không có
3.1.21. UC HSC02. Chỉnh sửa, xóa, phân quyền HSCV
 Phân quyền cho những người cũng tham gia xử lý Hồ sơ công việc được thao tác với Hồ
sơ công việc.
 Chỉnh sửa thông tin Hồ sơ công việc đã tạo
 Xóa Hồ sơ đã tạo khỏi CSDL của hệ thống

 Mã: HSC03
3.1.21.3 Vai trò
 Tất cả mọi người dùng (Ghi chú: NSD phải có quyền tương ứng với HSCV, riêng chức
năng phân quyền thì người sử dụng có Toàn quyền với hồ sơ công việc thì mới được phân
quyền cho người sử dụng khác)
06/01QT/PM Trang 99/225

 Khác: khi có nhu cầu

• HSCV đã được tạo.
MTC01: Tra cứu / Tra cứu HSCV)
 Với tình huống sử dụng sửa Hồ sơ công việc: Hệ thống ghi nhận các thông tin chỉnh sửa
vào CSDL của hệ thống
 Với tình huống sử dụng xóa Hồ sơ công việc: Hệ thống xóa HSCV khỏi CSDL của hệ thống
 Với tình huông sử dụng phân quyền Hồ sơ công việc: Tên và quyền tương tứng của người
dùng được phân quyền hiển thị trong bảng danh sách những người có quyền với HSCV
1. Hiển thị màn hình thông tin chi tiết Hồ sơ công việc
2. Chọn nút <Phân quyền>, hệ thống hiển thị màn hình quyền trên HS.
52. Nhấn nút <Gán quyền>, hệ thống hiển thị màn hình Danh sách người dùng trong hệ thống
53. Chọn phòng ban/vai trò/người dùng muốn phân quyền cho
54. Hệ thống thêm danh sách người dùng đã chọn vào màn hình Quyền trên hồ sơ với quyền
mặc định là Chỉ đọc.
55. Muốn phân thêm quyền các quyền khác, NSD tích chọn vào các quyền khác
56. Nhấn nút <Chấp nhận> để kết thúc thao tác phân quyền.
3.1.21.8.1 Sửa thông tin Hồ sơ công việc
57. Chỉnh sửa thông tin hồ sơ
58. Nhấn nút <Ghi lại> để lưu lại những thay đổi.
3.1.21.8.2 Xóa Hồ sơ công việc
59. Nhấn nút <Xóa>
60. Hệ thống xoá HSCV khỏi CSDL của hệ thống
3.1.21.9.1 Màn hình hiển thị thông tin Hồ sơ công việc
1. Thông tin
06/01QT/PM Trang 100/225

STT Tên Yêu Cầu
Trường Thuộc Tính:
Tương tự màn hình tạo mới hồ

sơ công việc
Nút Lệnh:
Ghi lại Hệ thống ghi lại những thay đổi của HSCV
(những thay đổi như sửa thông tin hồ sơ hay
đưa các văn bản, tài liệu vào hồ sơ)
Sau khi người dùng chỉnh sửa và bấm nút Ghi

lại, hệ thống refresh lại màn hình thông tin chi
tiết hồ sơ cho phép người dùng đọc lại thông tin
mình vừa chỉnh sửa.
Xóa - Bấm nút lệnh để xóa Hồ sơ khỏi CSDL

- Chỉ NSD tạo Hồ sơ công việc hoặc NSD có
quyền Toàn quyền trên HSCV mới có quyền
xóa (Thể hiện: Nút <Xóa> của NSD không có
quyền bị mờ đi)
Phân quyền Cho phép người sử dụng có thể phân quyền xử

lý hồ sơ cho người dùng khác trong hệ thống.
06/01QT/PM Trang 101/225

Bỏ qua Hủy bỏ việc ghi lại những thay đổi trong HSCV
nếu sau khi người dùng chỉnh sửa mà chưa
bấm nút <Ghi lại>.
Đóng màn hình thông tin chi tiết hồ sơ, quay về

màn hình danh sách hồ sơ.
06/01QT/PM Trang 102/225

3.1.21.9.2 Màn hình phân quyền HSCV
1. Thông tin
06/01QT/PM Trang 103/225

STT Tên Yêu Cầu
Cột thông tin:
Người dùng Cột hiển thị danh sách tên truy cập của các
người dùng có quyền xử lý hồ sơ.
Họ tên Cột hiển thị danh sách họ tên đầy đủ của người
dùng trong hệ thống tương ứng với mỗi tên truy
cập trong cột Người dùng.
Đọc Dạng checkbox
Quyền Đọc: Người dùng chỉ được đọc thông tin

HSCV và các tài liệu được đính kèm; các nút
lệnh của HSCV bị mờ đi
Thêm/ bỏ LT Dạng checkbox

Quyền Thêm/bỏ TL:
− NSD được phần quyền Thêm/bỏ TL thì có
cả quyền Đọc
− Hệ thống hiển thị các nút chức năng với
tài liệu để NSD được phân quyền có thể
Liên kết; bỏ liên kết các tài liệu có trong
HSCV
− Hệ thống giới hạn quyền Bỏ TL: NSD
được phân quyền chỉ có thể bỏ tài liệu mà
mình thêm, không bỏ được tài liệu của
NSD khác.
− Các nút lệnh khác bị mờ đi
Sửa Dạng checkbox
Quyền Sửa:
− NSD được phần quyền Sửa thì có cả
quyền Thêm/bỏ TL; quyền Đọc
− Hệ thống hiển thị nút <Chấp nhận> của
HSCV để NSD sửa và ghi thông tin HSCV
− Hệ thống mở quyền Bỏ TL của NSD khác
cho NSD được phân quyền
06/01QT/PM Trang 104/225

Toàn quyền Dạng checkbox
Quyền Toàn quyền

− NSD được phần quyền Toàn quyền thì có
cả quyền Sửa; quyền Thêm/bỏ TL; quyền
Đọc
− Hệ thống hiển thị nút <Xóa> và nút <Phân
quyền> để NSD thao tác với HSCV
− Người tạo HSCV có quyền Toàn quyền
với HSCV
Nút Lệnh:
Gán quyền Nút lệnh mở danh sách người dùng trong hệ

thống, cho phép người dùng chọn để phân
quyền cho những người dùng khác trong hệ
thống.
Châp nhận Nút lệnh ghi lại những thông tin phân quyền.
Sau khi chọn nút lệnh này, chương trình refresh

màn hình danh sách người dùng được phân
quyền, cho phép người dùng xem lại những
thông tin mình vừa cập nhật
Quay về Nút lệnh cho phép người dùng quay trở về màn
hình thông tin chi tiết hồ sơ công việc.
06/01QT/PM Trang 105/225

3.1.21.9.3 Màn hình danh sách người dùng trong hệ thống
1. Thông tin
06/01QT/PM Trang 106/225

STT Tên Yêu Cầu
Cột thông tin:
Chọn Cột này thể hiện dưới dạng checkbox cho phép
người dùng tích chọn người dùng trong danh
sách.
người dùng có trong hệ thống.
Nút Lệnh:
Châp nhận Nút lệnh cho phép lấy danh sách những người
dùng đã được tích chọn.
Sau khi chọn nút lệnh này danh sách người
dùng trong hệ thống sẽ được đóng và danh
sách người dùng đã được chọn sẽ được hiển
thị ở màn hình phân quyền.
06/01QT/PM Trang 107/225

hình phân quyền HSCV.
06/01QT/PM Trang 108/225

Không có
3.1.22. UC HSC03. Xử lý Hồ sơ công việc
 Gắn văn bản, tài liệu liên quan vào Hồ sơ công việc, phân quyền cho những người cũng
tham gia xử lý Hồ sơ công việc được thao tác với Hồ sơ công việc,
 Mã: HSC03.
3.1.22.3 Vai trò
 Khác : khi có nhu cầu làm việc với HSCV.

06/01QT/PM Trang 109/225

• Đã thực hiện chức năng Tra cứu HSCV (Tham khảo chi tiết tình huống
sử dụng MTC01: Tra cứu / Tra cứu HSCV)
kiện bắt đầu là đang hiển thị màn hình thông tin văn bản
• Hệ thống lưu các thông tin NSD thao tác với HSCV
1. Trên màn hình thông tin chi tiết hồ sơ:

c. Chọn tab Văn bản đến nếu muốn làm việc với các văn bản đến có liên quan trong
HSCV;
d. Chọn tab Văn bản đi nếu muốn làm việc với các văn bản đi có liên quan
e. Chọn tab Văn bản khác nếu muốn làm việc với các văn bản, tài liệu có liên quan
khác.
64. Nhấn nút <Liên kết>, hệ thống hiển thị màn hình cây thư mục văn bản tương ứng của
người dùng
65. Tích vào ô chọn để chọn 1 văn bản hoặc một số văn bản cần gắn vào HSCV và nhấn nút
<Chấp nhận>, hệ thống sẽ gắn văn bản đó vào HSCV và quay về màn hình danh sách các
văn bản đã được liên kết vào HSCV.
3.1.22.8 Hoạt động/ công việc thay thế: Bỏ liên kết tài liệu khỏi HSCV
1. Tại bước 2 của hoạt động chính, người dùng tích chọn vào ô checkbox để chọn văn bản
cần bỏ liên kết ra khỏi HSCV
66. Nhấn nút <Bỏ liên kết>, hệ thống xóa văn bản khỏi HSCV
3.1.22.9.1 Màn hình hiển thị kho văn bản liên kết (Xem phần MTC01. Tra cứu
văn bản tài liệu)
3.1.22.9.2 Màn hình hiển thị danh sách các tài liệu trong HSCV
1. Thông tin
06/01QT/PM Trang 110/225

STT Tên Yêu Cầu
Các trang thông tin:
Thông tin chung Các thông tin chi tiết của HSCV (tham khảo màn
hình tạo mới HSCV)
Văn bản đến/Văn bản đi/Dự Cho phép làm việc với các Văn bản đến/Văn
thảo vănbản đi/ VB Nội bộ/Tờ bản đi/CV Nội bộ/Tờ trình/Văn bản khác có liên
trình/Phiếu giao việc/Văn bản quan trong Hồ sơ công việc
khác
Các chức năng
Liên kết Chức năng được liệt kê tùy theo quyền của
người sử dụng cho phép người dùng gắn các
văn bản trong kho văn bản vào hồ sơ công việc
Bỏ liên kết Chức năng được liệt kê tùy theo quyền của
người sử dụng, cho phép người dùng bỏ các
văn bản đã được gắn vào hồ sơ công việc và
hiển thị màn hình danh sách các văn liên quan
đã được cập nhật.
Tùy chỉnh Chỉ sử dụng cho người có quyền quản trị hệ

thống. Chức năng cho phép người dùng lựa
chọn, thay đổi các trường thông tin cần hiển thị
trong danh sách thông tin trên màn hình
Nút Lệnh:
Ghi Hệ thống ghi lại những chỉnh sửa, cập nhật

thông tin HSCV vào hệ thống
Xóa - Bấm nút lệnh để xóa Hồ sơ khỏi CSDL

- Chỉ NSD tạo Hồ sơ mới có quyền xóa (Thể
hiện: Nút <Xóa> của NSD không có quyền bị
mờ đi)
Phân quyền Cho phép người dùng phân quyền làm việc với
HSCV
Bỏ qua Hủy bỏ thao tác liên kết văn bản vào HSCV
Nhật ký HSCV Khi người dùng bấm chọn nút lệnh này, chương
trình mở ra màn hình hiển thị thông tin nhật ký
HSCV (tham khảo mục 4.7.4.9.3).
Cột thông tin danh sách văn bản được liên kết
06/01QT/PM Trang 111/225

Văn bản đến Cột checkbox cho phép chọn các văn bản
Cột số đến:
Cột nơi nhận:
Cột trích yếu
Cột xử lý: hiển thị với biểu tượng để người dùng

có thể mở nội dung đính kèm của tài liệu
Văn bản đi Cột checkbox cho phép chọn các văn bản
Cột Số KH
Cột Trích yếu
Cột Nơi nhận

Dự thảo văn bản đi Cột checkbox cho phép chọn các văn bản
Cột Số dự thảo
Cột Trích yếu
Cột Nơi nhận

Văn bản nội bộ Cột checkbox cho phép chọn các văn bản
Cột số KH
Cột trích yếu

Tờ trình Cột checkbox cho phép chọn các văn bản
Cột số KH
Cột trích yếu

Văn bản khác Cột checkbox cho phép chọn các văn bản
Cột số KH
Cột trích yếu

06/01QT/PM Trang 112/225

Không có
3.1.23. UC LLV01. Tạo mới lịch làm việc
3.1.23.1 Mục đích:

Tạo lịch làm việc cho Ban Tổng giám đốc( Tổng giám đốc, Phó tổng giám đốc), để mô tả
lịch làm việc của Tổng giám đốc theo các tiêu chí khác nhau
Mã : LLV01
Vị trí : Ứng dụng quản lý Lịch làm việc của lãnh đạo Lịch làm việc
3.1.23.3 Vài trò

Tất cả mọi người dùng
Khi có nhu cầu làm việc và cần tạo Lịch làm việc
 Người dùng đã đăng nhập vào hệ thống
 Người dùng vào ứng dụng Quản lý Lịch làm việc
 Hiển thị màn hình thông tin lịch làm việc
 Đối với tình huống tạo mới Lịch làm việc: Lịch làm việc được lưu vào trong hệ thống, màn
hình hiển thị thông tin về lịch làm việc để người dùng có thể thao tác với ứng dụng
 Nếu người sử dụng đã tạo mới xong lịch làm việc

1. Chọn chức năng Lịch làm việc trong nhóm chức năng Tạo mới trên màn hình làm
việc với ứng dụng Lịch làm việc
2. Nhập các thông tin về Lịch làm việc
06/01QT/PM Trang 113/225

3. Nhấn nút <chấp nhận> khi đó hệ thống sẽ lưu lại lịch làm việc của người dùng.
1. Các trường thông tin của Lịch làm việc
STT Tên Yêu cầu

1 Trường thuộc tính
1.1 Người tạo Textbox – chương trình tự cho
giá trị mặc định là người đăng
nhập hệ thống
1.2 Tháng Datetime - Chỉ được chọn
trong bản lịch
1.3 Năm Datetime - Chỉ được chọn
trong bản lịch
1.4 Tóm tắt nội dung TextArea – người dùng tự điền
nội dung tóm tắt quá trình và
kết quả xử lý hồ sơ công việc.
2 Nút lệnh
2.1 Chấp nhận Hệ thống ghi lại vào hệ thống
đồng thời hiển thị màn hình
cây thư mục lịch làm việc cá
nhân của người dùng
2.2 Bỏ quan Hủy bỏ việc tạo mới lịch làm
việc
2. Màn hình tạo mới lịch làm việc:
3.1.24. UC LLV02. Chỉnh sửa, xóa, phân quyền lịch làm việc

o Phân quyền cho những người cùng tham gia xử lý lịch làm việc
o Mã : LLV02
o Vị trí: Ứng dụng Quản lý lịch làm việc của lãnh đạo
06/01QT/PM Trang 114/225

3.1.24.3 Vai trò
 Tất cả mọi người dùng (Ghi chú: NSD phải có quyền tương ứng với Lịch làm việc, riêng
chức năng phân quyền thì người sử dụng có Toàn quyền với Lịch làm việc thì mới được
phân quyền cho người sử dụng khác)
Khi có nhu cầu
 Người dùng đã đăng nhập vào hệ thống
 Lịch làm việc đẵ được tạo
 Đã thực hiện chức năng tra cứu

 Với tình huống sử dụng sửa Lịch làm việc, hệ thống ghi nhận các thông tin chỉnh sửa vào
trong CSDL của hệ thống
3.1.24.7 Hoạt động công việc chính
 Hiển thị màn hình thông tin chi tiết của Lịch làm việc
 Chọn nút <phân quyền> hệ thống hiển thị màn hình quyền trên lịch làm việc
 Nhấn nút <Gán quyền> hệ thống sẽ hiển thị thông tin người dùng
 Chọn phòng ban/Vai trò/Người dùng muốn phân quyền
 Hệ thống thêm danh sách người dùng đã chọn vào màn hình Quyền trên Lịch làm việc với
quyền mặc định là <Chỉ đọc>
 Muốn phân quyền các quyền khác người dùng click chọn vào các quyền khác
 Nhấn nút <Chấp nhận> để kết thúc thao tác phân quyền
3.1.24.8 Hoạt động màn hình công việc thay thế
3.1.24.8.1 Chỉnh sửa thông tin Lịch làm việc

1. Hiển thị màn hình thông tin chi tiết
2. Chỉnh sửa thông tin lịch làn việc
3. Nhấn nút<Ghi lại > để lưu lại những thông tin thay đổi
3.1.24.8.2 Xóa Lịch làm việc

1.Hiển thị màn hình thông tin chi tiết Lịch làm việc
2.Nhấn nút<Xóa> Lịch làm việc
3.Hệ thống xóa lịch làm việc ra khỏi hệ thống
3.1.24.9 Các yêu cầu phi chức năng và các vấn đề cần nghiên cứu làm rõ thêm:
3.1.24.10 Màn hình hiển thị thông tin Lịch làm việc
1. Thông tin
06/01QT/PM Trang 115/225

STT Tên Yêu cầu

Tương tự màn hình tạo mới
Lịch làm việc
Nút lệnh
1 Ghi lại Hệ thống ghi lại những thay
đổi của Lịch làm việc (những
thay đổi như sửa thông tin
Lịch làm việc hay đưa các
thông tin khác vào trong lịch
làm việc)
Sau khi người dùng chỉnh sửa
và bấm nút Ghi lại, hệ thống
refresh lại màn hình thông tin
chi tiết hồ sơ cho phép người
dùng đọc lại thông tin mình
vừa chỉnh sửa.
2 Xóa Bấm nút lệnh để xóa Lịch làm
việc khỏi CSDL
- Hệ thống phải có thông báo
xác nhận lệnh xóa
- Chỉ NSD tạo Lịch làm việc
hoặc NSD có quyền Toàn
quyền trên Lịch làm việc mới
có quyền xóa (Thể hiện: Nút
<Xóa> của NSD không có
quyền bị mờ đi)
3 Phân quyền Cho phép người sử dụng có
thể phân quyền xử lý Lịch làm
việc cho người dùng khác
trong hệ thống.
4 Bỏ qua
 Hủy bỏ việc ghi lại
những thay đổi trong
LLV nếu sau khi người
dùng chỉnh sửa mà
chưa bấm nút <Ghi
lại>.
Đóng màn hình thông tin chi
tiết hồ sơ, quay về màn hình
danh sách hồ sơ.
06/01QT/PM Trang 116/225

06/01QT/PM Trang 117/225

3.1.25. UC QUQ01. Tạo mới, liệt kê, chỉnh sửa, xoá uỷ quyền
 Khi cần trao cho người sử dụng khác thay mình xử lý văn bản tài liệu thì người dùng thực
hiện việc tạo mới ủy quyền
 Liệt kê các ủy quyền đã tạo và được lưu trong hệ thống
 Chỉnh sửa thông tin ủy quyền đã tạo như gia hạn thời gian ủy quyền hay thực hiện việc thu
hồi một ủy quyền đã tạo
 Xóa một ủy quyền đã tạo
 In giấy ủy quyền
 Mã: QUQ 01
 Vị trí: Ứng dụng quản lý văn bản và hồ sơ công việc  Ủy quyền

3.1.25.3 Vai trò
 Trưởng phòng
 Giám đốc công ty
 Quản trị hệ thống (Tình huống sử dụng Xóa ủy quyền đã tạo do vai trò Quản trị hệ thống
thực hiện)
 Khác : khi có nhu cầu lập ủy quyền xử lý công việc thay mình trong thời gian đi vắng

• Đối với trường hợp tạo mới ủy quyền: Ủy quyền mới tạo được thêm vào
danh sách lịch sử ủy quyền của người dùng.
• Đối với trường hợp liệt kê các ủy quyền đã tạo: Hệ thống hiển thị màn
hình danh sách các ủy quyền đã được tạo.
• Đối với trường hợp cập nhật thông tin ủy quyền: Các thông tin sửa đổi
trên ủy quyền được lưu vào hệ thống, hệ thống quay về màn hình Lịch
sử ủy quyền với các thông tin chỉnh sửa đã được cập nhật.
06/01QT/PM Trang 118/225

• Đối với trường hợp xóa ủy quyền: Ủy quyền được xóa khỏi hệ thống, hệ
thống quay về màn hình Lịch sử ủy quyền với các thông tin đã được
cập nhật.
1. Chọn chức năng Ủy quyền trong nhóm chức năng Thông tin cá nhân
68. Hệ thống hiển thị màn hình Lịch sử ủy quyền
69. Chọn nút <Thêm>, hệ thống hiển thị màn hình thêm mới ủy quyền
70. Nhập các thông tin về ủy quyền, tích vào ô checkbox “Có hiệu lực” để xác định tính có
hiệu lực của ủy quyền.
71. Nhấn nút <Ghi lại>
72. Hệ thống lưu các thông tin của ủy quyền vừa tạo và quay lại màn hình Lịch sử ủy quyền.
3.1.25.8.1 Liệt kê ủy quyền:

1. Sau bước 2 của hoạt động chính, hệ thống liệt kê các ủy quyền của người dùng hiện tại.
a. Các ủy quyền được liệt kê với các ô chọn (checkbox) phía trước để người dùng có
thể chọn một hoặc nhiều Lịch sử ủy quyền đã tạo
b. Các ủy quyền được liệt kê theo các cột thông tin gồm: Ủy quyền cho, Từ ngày, Đến
ngày, Tình trạng.
c. Các nút chức năng được liệt kê bao gồm: <Thêm>, <Sửa>, <Báo cáo>, <In>,
<Xóa>, <Đóng>,
3.1.25.8.2 Cập nhật thông tin (sửa) ủy quyền:
1. Sau bước 2 của hoạt động chính, tích chọn ủy quyền cần sửa, nhấn nút <Sửa>, hệ thống
hiển thị màn hình thông tin chi tiết của ủy quyền
73. Chỉnh sửa, cập nhật các thông tin về ủy quyền. Nếu người sử dụng bỏ tích chọn trong ô
checkbox “Hợp lệ” thì hệ thống hiểu là thực hiện thu hồi ủy quyền đã tạo trước đó.
74. Nhấn nút <Ghi lại>, hệ thống ghi lại các thông tin vừa chỉnh sửa và quay về màn hình Lịch
sử ủy quyền với các thông tin chỉnh sửa đã được cập nhật.
3.1.25.8.3 Xóa ủy quyền:
1. Sau bước 2 của hoạt động chính, tích chọn ủy quyền cần xóa
2. Nhấn nút <Xóa>, hệ thống xóa ủy quyền đã tạo ra khỏi CSDL của hệ thống
3.1.25.8.4 In giấy ủy quyền:
1. Sau bước 2 của hoạt động chính, tích chọn ủy quyền muốn in giấy ủy quyền
2. Nhấn nút <In>, hệ thống hiển thị màn hình Print Preview (Xem và in) giấy ủy quyền.
75. Chọn vào biểu tượng máy in để in Giấy ủy quyền
3.1.25.9.1 Màn hình lịch sử ủy quyền
1. Thông tin
06/01QT/PM Trang 119/225

STT Tên Yêu Cầu
Cột thông tin:
Chọn Checkbox, cho chọn nhiều ủy quyền một lúc để

thực hiện chung một thao tác
Ủy quyền cho Hiển thị tên người được ủy quyền
Từ ngày Hiển thị ngày tháng bắt đầu ủy quyền
Đến ngày Hiển thị ngày tháng kết thúc ủy quyền
Trạng thái Trạng thái của ủy quyền
- Có hiệu lực (so sánh thời gian kết thúc ủy

quyền với ngày hiện tại và ô Có hiệu lực vẫn
được tích chọn)
- Hết hiệu lực (so sánh thời gian kết thúc ủy

quyền với ngày hiện tại)
- Hủy bỏ ủy quyền (so sánh thời gian kết thúc ủy

quyền với ngày hiện tại, trường hợp còn thời
gian ủy quyền nhưng người ủy quyền bỏ tích
chọn ở ô Có hiệu lực)
Nút Lệnh:
Thêm Cho phép tạo mới ủy quyền
Sửa Sửa thông tin của ủy quyền đã tạo với điều kiện
phải tích chọn vào ô checkbox để chọn ủy
quyền cần sửa thông tin.
Báo cáo In báo cáo lịch sử ủy quyền
In In giấy ủy quyền
Xóa Xóa ủy quyền với điều kiện phải tích chọn vào ô
checkbox để chọn ủy quyền cần xóa
Hệ thống phải có thông báo xác nhận xóa
06/01QT/PM Trang 120/225

Đóng Đóng màn hình Lịch sử ủy quyền
3.1.25.9.2 Màn hình thêm mới ủy quyền
1. Thông tin
STT Tên Yêu Cầu
Trường thông tin :
Từ Chương trình cho mặc định tên người đăng

nhập vào hệ thống, người dùng không thể thay
đổi thuộc tính này.
Tuy nhiên trong trường hợp người tạo ủy

quyền là Quản trị hệ thống thì người quản trị
sẽ chọn người ủy quyền trong danh sách
người dùng của hệ thống
Cho Là danh sách người dùng trong đơn vị của

người được ủy quyền.
Người dùng nhấn vào biểu tượng hình người

để hiển thị và chọn người muốn ủy quyền trong
danh sách này.
Có hiệu lực Checkbox – người dùng tích chọn vào

checkbox để xác nhận việc ủy quyền có hiệu
lực
Từ ngày Datetime – cho chọn ngày bắt đầu ủy quyền.

Chương trình sẽ để giá trị mặc định là ngày
hiện tại
Đến ngày Datetime – cho chọn ngày kết thúc ủy quyền.

Chương trình sẽ để giá trị mặc định là ngày
hiện tại.
Nội dung ủy quyền Text area. Mô tả nội dung ủy quyền
Nút Lệnh:
Ghi lại Lưu thông tin về ủy quyền được tạo vào hệ

thống.
06/01QT/PM Trang 121/225

Đóng Hủy bỏ và đóng màn hình Tạo mới ủy quyền
78. Các thông báo

a. Hệ thống hiển thị thông báo khi Thời gian ủy quyền của hai ủy quyền trùng nhau
(hệ thống không cho phép ủy quyền cho hai người trong cùng một thời điểm).
b. Hệ thống hiển thị thông báo khi Thời gian ủy quyền chưa hợp lý.
3.1.25.9.3 Các yêu cầu chi tiết
1. Trong thời gian ủy quyền các công việc được chuyển đến người ủy quyền sẽ được hệ
thống tự động chuyển sang phần Công việc hiện tại của người được ủy quyền, đồng thời
cũng gửi Cc cho người ủy quyền một bản (hiển thị trong phần Tra cứu văn bản của người
ủy quyền)
2. Khi tạo mới ủy quyền hệ thống phải có thông báo cho người được ủy quyền về Người ủy
quyền, thời gian ủy quyền
79. Nguyên tắc ủy quyền của Công ty:
a. Chỉ có cấp trưởng ủy quyền cho cấp phó.
b. Người được ủy quyền không được phép ủy quyền lại cho người thứ ba
c. Trong thời gian ủy quyền có hiệu lực người ủy quyền không được phép thêm mới
một ủy quyền khác
80. Những văn bản nhận được do ủy quyền cần có biểu tượng để thông báo cho người dùng
biết.
81. Khi ủy quyền hết hiệu lực các công việc mới được hệ thống tự động chuyển về cho người
ủy quyền
82. Quản trị hệ thống có thể ủy quyền giúp lãnh đạo trong trường hợp lãnh đạo đi vắng mà
muốn gia hạn thêm thời gian cho ủy quyền đã tạo.
Không có
06/01QT/PM Trang 122/225

3.1.26. UC QUQ02. Báo cáo lịch sử ủy quyền
 In báo cáo lịch sử ủy quyền của cá nhân hoặc Công ty tùy theo vai trò của người dùng hiện
tại.
 Mã: QUQ02
 Vị trí: Ứng dụng quản lý văn bản và hồ sơ công việc  Ủy quyền

3.1.26.3 Vai trò
 Trưởng phòng
 Giám đốc công ty

 Quản trị hệ thống
• Khác : khi có nhu cầu in báo cáo lịch sử ủy quyền.

• Đã có ủy quyền được tạo.

• Người dùng hiển thị được màn hình kết quả in báo cáo với các tiêu chí
đã chọn in.
1. Chọn chức năng Ủy quyền trong nhóm chức năng Thông tin cá nhân
83. Hệ thống hiển thị màn hình Lịch sử ủy quyền như sau:
84. Chọn nút <Báo cáo>, hệ thống hiển thị màn hình báo cáo lịch sử ủy quyền
85. Nhập các thông tin về báo cáo ủy quyền cần in và nhấn nút <Xem và in>, hệ thống kiểm
tra và hiển thị màn hình kết quả báo cáo thỏa mãn các tiêu chí chọn in.
Không có
3.1.26.9.1 Màn hình chọn tiêu chí báo cáo Lịch sử ủy quyền
1. Thông tin
06/01QT/PM Trang 123/225

STT Tên Yêu Cầu
Trường thông tin :
Loại báo cáo Option – cho chọn in báo cáo theo cá nhân hay
in báo cáo ủy quyền cả Công ty.
Từ ngày Datetime – cho chọn ngày bắt đầu của khoảng

thời gian cần in báo cáo. Chương trình sẽ để
giá trị mặc định là ngày hiện tại
Đến ngày Datetime – cho chọn ngày kết thúc của khoảng
thời gian cần in báo cáo. Chương trình sẽ để
giá trị mặc định là ngày hiện tại.
Nút Lệnh:
Xem và in Nút lệnh cho người dùng xem danh sách báo
cáo ủy quyền (và in - nếu có nhu cầu.)
Trường hợp không có bản ghi nào thỏa mãn
các tiêu chí đã chọn hệ thống sẽ hiển thị thông
báo “Không có bản ghi nào ”, , từ thông báo
đó phải có chức năng quay trở lại màn hình
nhập thông tin in báo cáo để người dùng thao
tác lại
06/01QT/PM Trang 124/225

Đóng Hủy bỏ việc in báo cáo và đóng màn hình chọn

tiêu chí in báo cáo.
06/01QT/PM Trang 125/225

Không có
3.1.27. UC MTC01. Tra cứu tài liệu
 Tra cứu các loại tài liệu có trong hệ thống

 Mã: MTC01
 Vị trí: Quản lý văn bản và hồ sơ công việc -> Tra cứu

3.1.27.3 Vai trò
• Hằng ngày
• Người dùng đăng nhập vào hệ thống
• Đã có loại văn bản, tài liệu mà người dùng muốn tra cứu
• Người dùng có quyền xem các loại văn bản, tài liệu mà người dùng muốn
tra cứu.
• Hệ thống hiển thị màn hình thông tin chi tiết của văn bản, tài liệu mà
người dùng muốn tra cứu
1. Người dùng chọn loại văn bản, tài liệu cần tra cứu trong nhóm chức năng Tra cứu tài liệu.
Hệ thống sẽ hiển thị màn hình tra cứu tương ứng với loại văn bản đã chọn theo cấu trúc
thư mục hình cây
06/01QT/PM Trang 126/225

86. NSD mở rộng thư mục đó bằng cách chọn vào dấu cộng (+) bên trái thư mục, hoặc kích
vào tên thư mục
87. Người dùng bấm chọn đến lớp thư mục cuối cùng, danh sách Văn bản, tài liệu mà người
dùng có quyền nhìn thấy sẽ xuất hiện ở phần màn hình hiển thị thông tin tra cứu gồm
f. Các cột được hiển thị theo tùy chỉnh từ trước, xem chi tiết tình huống sử dụng
MTM03. Tùy chỉnh khung nhìn
g. Các tài liệu được liệt kê với các ô chọn (checkbox) phía trước để người dùng có
thể chọn một hoặc nhiều tài liệu
h. Các nút chức năng được liệt kê tùy theo quyền của người sử dụng và tùy vào loại
tài liệu được tra cứu
88. Người dùng chọn các tính năng để tùy biến phần liệt kê:
i. Sắp xếp theo các cột hiển thị bằng cách click chuột vào các ô trong dòng tiêu đề
j. Chọn vào số thứ tự của các trang để chuyển trang hiển thị danh sách tài liệu
89. Bấm chọn để mở Văn bản, tài liệu cần tra cứu, hệ thống sẽ hiển thị thông tin chi tiết của
Văn bản
3.1.27.9.1 Màn hình tra cứu văn bản theo thời gian
1. Thông tin
06/01QT/PM Trang 127/225

STT Tên Yêu Cầu
Cột thông tin: thông tin của văn bản được hiển thị đặc trưng theo từng loại văn bản và các
thông tin này có thể được người dùng tùy chỉnh (vai trò Quản trị hệ thống). Dưới đây mô tả
chung cho các thông tin của các loại văn bản:
Số đến/Số KH/Số hiệu HS/Số Hiển thị số (hoặc ký hiệu) của loại văn bản
dự thảo tương ứng.
Nơi nhận Hiển thị tên nơi nhận
Trích yếu/Mô tả Hiển thị trích yếu (hoặc mô tả) của văn bản
Người soạn/Người tạo Hiển thị tên đầy đủ của người tạo ra văn bản.
Ngày soạn/Ngày tạo Hiển thị ngày tháng được tạo ra văn bản
Phòng ban giải quyết Hiển thị các phòng ban được phân xử lý văn
bản
Chọn Thể hiện dưới dạng checkbox cho phép người

sử dụng chọn một (hay nhiều) văn bản để thực
hiện cùng một thao tác
06/01QT/PM Trang 128/225

Xử lý Thể hiện dưới dạng biểu tượng, biểu tượng

dùng chung cho từng văn bản có trong danh
sách. Cho phép người dùng kích chọn biểu
tượng để xem file nội dung văn bản.
06/01QT/PM Trang 129/225


a. Màn hình tra cứu Văn bản đến
b. Màn hình tra cứu Văn bản đi
c. Màn hình tra cứu Tờ trình
d. Màn hình tra cứu Văn bản nội bộ
e. Màn hình tra cứu Phiếu Giao việc
06/01QT/PM Trang 130/225

f. Màn hình tra cứu Hồ sơ công việc
g. Màn hình tra cứu văn bản tài liệu khác
3.1.27.9.2 Màn hình tra cứu văn bản theo điều kiện lọc
1. Thông tin tra cứu văn bản đến theo Nơi gửi
STT Tên Yêu Cầu
Thông tin
Địa chỉ nơi gửi Thông tin được nhóm theo từng địa chỉ, bao
gồm các thông tin sau:
- Số văn bản được gửi đến từ
một địa chỉ trên tổng số văn
bản : chiếm %.
- Thanh mô tả số lượng văn
bản tương ứng với số %.
06/01QT/PM Trang 131/225

Tích vào biểu tượng ... để hiện thị danh sách

các văn bản
06/01QT/PM Trang 132/225


a. Màn hình tra cứu văn bản đến
i. Theo Nơi gửi
i. Theo Nghiệp vụ
ii. Loại văn bản
b. Màn hình tra cứu văn bản đi
i. Theo Đơn vị soạn thảo
ii. Theo Người ký
iii. Theo Loại văn bản
c. Màn hình tra cứu dự thảo văn bản đi
ii. Theo Loại văn bản
d. Màn hình tra cứu Văn bản nội bộ
e. Màn hình tra cứu Hồ sơ công việc
i. Theo Lĩnh vực
ii. Theo Tình trạng
Không có
3.1.28. UC MTC02. Tra cứu công việc (Tra cứu tài liệu theo tình trạng xử lý)
 Tra cứu các loại tài liệu trong hệ thống có quy trình xử lý theo tình trạng xử lý của NSD hiện
tại
 Mã: MTC02
 Vị trí: Quản lý văn bản và hồ sơ công việc --> Tra cứu

3.1.28.3 Vai trò
06/01QT/PM Trang 133/225

• Hằng ngày
• Đã có loại công việc mà người dùng muốn tra cứu
• Người dùng có quyền xem các loại công việc mà người dùng muốn tra
cứu.
• Hệ thống hiển thị màn hình thông tin chi tiết của công việc mà người
dùng muốn tra cứu
1. NDS hiển thị ứng dụng Quản lý văn bản

2. Người dùng chọn loại công việc cần tra cứu trong nhóm tính năng Luồng công việc
3. Hệ thống sẽ hiển thị danh sách các công việc tương ứng gồm
f. Các tài liệu được liệt kê theo nhóm tài liệu tương ứng với các ô chọn (checkbox)
phía trước để người dùng có thể chọn một hoặc nhiều tài liệu
g. Các nút chức năng được liệt kê tùy theo quyền của người sử dụng và tùy vào loại
tài liệu được tra cứu
h. Danh sách tài liệu được hiển thị theo các trang, cho phép người dùng di chuyển
qua lại giữa các trang.
i. Số lượng tài liệu ở trang chính là 5 tài liệu, ở mỗi trang khác là 10 tài liệu và quản
trị chương trình có thể tùy chỉnh số lượng hiển thị tài liệu này.
92. Người dùng chọn các tính năng để tùy biến phần liệt kê:
a. Sắp xếp theo các cột hiển thị bằng cách click chuột vào các ô trong dòng tiêu đề
b. Chọn vào số thứ tự của các trang để chuyển trang hiển thị danh sách tài liệu
93. Bấm chọn để mở Văn bản, tài liệu cần tra cứu, hệ thống sẽ hiển thị thông tin chi tiết của
Văn bản
3.1.28.8.1 Tra cứu công việc hiện tại trong hạn xử lý
1. Tại bước 2 hoạt động chính người sử dụng chọn chức năng Công việc hiện tại
2. Hệ thống hiển thị danh sách các công việc đang được người dùng hiện tại (người đăng
nhập hệ thống) giải quyết trong hạn xử lý của NSD hiện tại
3. NDS tiếp tục thực hiện bước 4 của hoạt động chính
3.1.28.8.2 Tra cứu công việc hiện tại quá hạn xử lý
1. Tại bước 2 hoạt động chính người sử dụng chọn chức năng Công việc quá hạn
4. Hệ thống hiển thị danh sách các công việc đang được người dùng hiện tại (người đăng
nhập hệ thống) giải quyết nhưng vượt quá hạn xử lý của NSD hiện tại
06/01QT/PM Trang 134/225

3.1.28.8.3 Tra cứu công việc cần theo dõi
1. Tại bước 2 hoạt động chính người sử dụng chọn chức năng Theo dõi công việc
5. Hệ thống hiển thị danh sách các công việc đã được người dùng hiện tại giải quyết xong và
được lưu chuyển tới một bước xử lý khác.
3.1.28.8.4 Tra cứu Thông tin phúc đáp
1. Tại bước 2 hoạt động chính người sử dụng chọn chức năng Thông tin phúc đáp
6. Hệ thống hiển thị màn hình tra cứu các công việc mà người sử dụng đã tích chọn điều kiện
“Theo dõi xử lý”
96. Chọn công việc cần xem Thông tin phúc đáp
97. Hệ thống hiển thị các thông tin phúc đáp
98. Người sử dụng tiếp tục thực hiện bước 4 của hoạt động chính
3.1.28.8.5 Tra cứu công việc hoàn thành

1. Tại bước 2 hoạt động chính người sử dụng chọn chức năng Công việc hoàn thành
7. Hệ thống hiển thị màn hình tra cứu công việc hoàn thành theo cấu trúc hình cây
8. NSD chọn thư mục Năm cần tra cứu, chọn thư mục Tháng cần tra cứu
9. Hệ thống hiển thị danh sách các công việc đã đã hoàn thành của NSD với kết thúc xử lý
trong khoảng thời gian của Thư mục tháng mà NSD tra cứu
a. Đối với NSD tham gia bước xử lý của Quy trình con lồng trong quy trình to (VD:
Quy trình xử lý văn bản đến Phòng lồng trong quy trình xử lý văn bản đến Công ty)
thì khi kết thúc bước xử lý của mình được tính là hoàn thành công việc
b. Đối với NSD đại diện cho một quy trình con thì được tính hoàn thành công việc khi
tất cả các bước xử lý của quy trinh kết thúc
c. Đối với NSD đại diện cho một quy trình to thì được tính hoàn thành công việc khi
tất cả các quy trình con kết thúc
99. NSD tiếp tục thực hiện bước 4 của hoạt động chính
3.1.28.9.1 Màn hình tra cứu công việc hiện tại trong hạn xử lý
1. Thông tin
06/01QT/PM Trang 135/225

STT Tên Yêu Cầu

Cột thông tin
1 Tên công việc Lấy thông tin của trường eDocmanProcessName
.
2 Mô tả Mô tả (hay trích yêu) công việc

.
3 Thời gian nhận Thời gian nhập văn bản vào hệ thống
.
4 Hạn xử lý riêng Hạn xử lý của cá nhân người sử dụng khi nhận

. được công việc (hạn của một bước xử lý)
5 Hạn xử lý VB Hạn xử lý của cả một quá trình xử lý văn bản

. (tổng cộng hạn xử lý của các bước xử lý)
6 Xử lý Cho phép người dùng

. - hiển thị màn hình Thông tin trao đổi
của văn bản
- hiển thị màn hình danh sách file nội
dung của văn bản
Thể hiện thông tin
7 Công việc chưa được đọc Thông tin của những công việc này được bôi
. đậm khi chưa được đọc. Khi đã được đọc thông
tin của công việc sẽ thể hiện dưới dạng chữ
mảnh, không đậm.
8 Công việc khẩn theo thông tin Hoả tốc: Thể hiển màu đỏ
. về mức độ khẩn của văn bản Khẩn: Thể hiện màu cam
Bình thường: Thể hiện màu đen
06/01QT/PM Trang 136/225

9 Công việc được trả lại Thể hiện bởi biểu tượng mũi tên quay trở lại
.
06/01QT/PM Trang 137/225

3.1.28.9.2 Màn hình tra cứu công việc hiện tại quá hạn xử lý
1. Thông tin
a. Hiển thị các thông tin tương tự trong màn hình Tra cứu công việc hiện tại
b. Hiển thị các công việc đã bị quá hạn xử lý so với trường Hạn xử lý chung của cả
văn bản và Hạn xử lý riêng của từng bước xử lý
3.1.28.9.3 Màn hình tra cứu công việc cần theo dõi
1. Thông tin:
06/01QT/PM Trang 138/225

STT Tên Yêu Cầu

Trường thuộc tính (mà người dùng không thể tuỳ chỉnh hiển thị được
1 Đơn vị/Cá nhân xử lý Danh sách tên đơn vị hoặc cá nhân được nhận
0 xử lý công việc. danh sách này được hiển thị như
. sau:
- Trường hợp Lãnh đạo, Văn
thư, thư ký chỉ theo dõi đến
mức đại diện cấp dưới (Mức
phòng)
- Lãnh đạo cấp dưới có thể
theo dõi công việc đến cụ thể
từng người dùng trong cấp
của mình.
1 Chưa XL Công việc đang trong hạn xử lý nhưng chưa

1 được người dùng mở ra xem(Khi tích vào ô số
. lượng tương ứng, hiển thị danh sách chi tiết các
công việc)
1 Đã XL Công việc đang trong hạn xử lý, người dùng đã

2 mở ra xem và xử lý công việc này (Tự xử lý hoặc
. phân cho NSD khác xử lý) (Khi tích vào ô số
lượng tương ứng, hiển thị danh sách chi tiết các
công việc)
1 QH chưa XL Công việc của người dùng đã quá hạn xử lý mà
3 vẫn chưa mở ra xem (Khi tích vào ô số lượng
. tương ứng, hiển thị danh sách chi tiết các công
việc)
06/01QT/PM Trang 139/225

1 QH đã XL Công việc của người dùng đã quá hạn xử lý

4 người dùng đã mở ra xem và xử lý công việc này
. (Tự xử lý hoặc phân cho NSD khác xử lý).(Khi
tích vào ô số lượng tương ứng, hiển thị danh
sách chi tiết các công việc)
06/01QT/PM Trang 140/225

Phạm vi áp dụng:
- Chỉ áp dụng cho các loại văn bản: văn bản đến, dự thảo văn bản đi, văn bản nội
bộ, giao việc
3.1.28.9.4 Màn hình Tra cứu Thông tin phúc đáp
1. Thông tin
06/01QT/PM Trang 141/225

STT Tên Yêu Cầu

Cột thông tin chung của công việc
1 Tên công việc Lấy thông tin của Trường
5 eDocmanProcessName
.
1 Mô tả Lấy thông tin của Trường

6 eDocmanProcessDeadline
.
1 Thời gian nhận Thời gian nhận văn bản của đơn vị xử lý
7
.
1 Hạn xử lý riêng Hạn xử lý của cá nhân người sử dụng khi nhận

8 được công việc (hạn của một bước xử lý)
.
1 Hạn xử lý VB Hạn xử lý của cả một quá trình xử lý văn bản

9 (tổng cộng hạn xử lý của các bước xử lý)
.
2 Xử lý Cho phép người dùng

0 - hiển thị màn hình Thông tin trao đổi
. của văn bản
- hiển thị màn hình danh sách file nội
dung của văn bản
Cột thông tin phúc đáp của công việc
2 Tên phòng Hiển thị tên của các phòng nhận được công việc
1
.
2 Tình trạng xử lý Hiển thị tình trạng xử lý của phòng theo quy trình
2 xử lý gồm:
. - Chưa xử lý
- Đang xử lý
- Hoàn thành
2 Người phúc đáp Hiển thị tên người công bố Văn bản phúc đáp/
3 hoặc Báo cáo kết quả công việc
.
06/01QT/PM Trang 142/225

2 Nội dung phúc đáp Hiển thị thông tin của Trường Nội dung phúc đáp
4 của màn hình Tạo mới Văn bản phúc đáp/ hoặc
. màn hình Tạo mới Báo cáo kết quả công việc
2 Tên file phúc đáp Hiển thị tên tệp phúc đáp của Văn bản phúc đáp/
5 hoặc Báo cáo kết quả công việc
. NSD chỉ cần tích vào tên file, hệ thống hiển thị
ngày file phúc đáp
104. Yêu cầu đặc biệt

b. Chương trình phải có chức năng Loại bỏ các công việc cần theo dõi kết quả trong
thư mục Tra cứu Thông tin phúc đáp (Có thể cùng một lúc loại bỏ nhiều công việc
được tích chọn)
c. Điều kiện loại bỏ: Bỏ tích chọn trong trường “Theo dõi xử lý”
d. Đối với văn bản nội bộ thì quyền theo dõi thông tin phúc đáp như sau:
i. Những người tham gia xử lý văn bản nội bộ của Phòng được gửi xin ý kiến
có thể theo dõi thông tin phúc đáp của phòng mình ngay khi cán bộ thụ lý
văn bản gắn văn bản phúc đáp lên văn bản nội bộ
ii. Những người tham gia lập dự thảo và phê duyệt văn bản nội bộ của phòng
soạn thảo có thể theo dõi thông tin phúc đáp của phòng được xin ý kiến
ngay khi Trưởng phòng của phòng Phòng này thực hiện việc công bố các
văn bản phúc đáp cho văn bản nội bộ xin ý kiến.
3.1.28.9.5 Màn hình tra cứu công việc hoàn thành
1. Thông tin
06/01QT/PM Trang 143/225

Tương tự tra cứu công việc hiện tại trong hạn xử lý, tham khảo mục 4.9.3.9.1
Không có
3.1.29. UC MTC04. Tùy chỉnh thông tin hiển thị
 Thay đổi các thông tin hiển thị của văn bản tùy thuộc nhu cầu sử dụng của từng người
dùng trong danh sách kết quả các văn bản được tra cứu, tìm kiếm.
 Mã: MTC03
 Vị trí: Ứng dụng quản lý văn bản và hồ sơ công việc  Tra cứu
3.1.29.3 Vai trò

 Khác: khi có tùy chỉnh thông tin hiển thị.

MTC01: Tra cứu) hoặc chức năng Tìm kiếm (Tham khảo chi tiết tình
huống sử dụng MTK01: Tìm kiếm).
 Các thông tin thay đổi được lưu vào hệ thống.

106. Trên màn hình danh sách kết quả văn bản đã tra cứu/tìm kiếm, người dùng nhấn
nút <Tùy chỉnh>
107. Hệ thống hiển thị màn hình Tùy chỉnh
06/01QT/PM Trang 144/225

108. Tích chọn các thuộc tính của văn bản muốn hiển thị, nhấn nút <Chấp nhận>, hệ
thống quay về màn hình danh sách văn bản đã được tùy chỉnh.
Không có
3.1.29.9.1 Màn hình Tuỳ chỉnh
1. Thông tin
06/01QT/PM Trang 145/225

STT Tên Yêu Cầu

Cột thông tin
2 Tên trường Danh sách các trường thông tin có trong loại văn
6 bản.
.
2 Thứ tự Người dùng có thể sắp xếp thứ tự các thông tin
7 hiển thị bằng cách đánh số thứ tự cho các thông
. tin được chọn tại cột Thứ tự
2 Độ rộng Người dùng có thể tùy chỉnh độ rộng hiển thị của
8 các thông tin bằng cách đánh độ rộng cho các
. thông tin được chọn tại cột Độ rộng
2 Chọn Thể hiện dưới dạng checkbox, cho phép người

9 dùng tích chọn các trường thông tin cần hiển thị
.
Các lựa chọn

3 Chỉ áp dụng đối với thư mục
0 này
.
3 Bạn có muốn áp dụng cho loại

1 văn bản này không
.
3 Bạn có muốn áp dụng cho loại

2 văn bản cha không
.
3 Bạn có muốn áp dụng cho cả

3 kho văn bản này không
.
Các nút lệnh

3 Chấp nhận Nút lệnh này cho người dùng ghi lại những tùy
4 chỉnh.
.
06/01QT/PM Trang 146/225

3 Quay lại Để hủy bỏ thao tác tùy chỉnh, người dùng chọn
5 nút lệnh này.
.
06/01QT/PM Trang 147/225

3. Yêu cầu
Không có
3.1.30. UC MTK01. Tìm kiếm
 Tìm kiếm các công việc hay các loại tài liệu có trong hệ thống.
 Mã: MTK01
06/01QT/PM Trang 148/225

 Vị trí: Ứng dụng quản lý văn bản và hồ sơ công việc --> Tìm kiếm
3.1.30.3 Vai trò
 Khác (Mô tả nếu có: ) Khi phát sinh nhu cầu tìm kiếm
• Người dùng có quyền xem tài liệu mình cần tìm kiếm
• Người dùng tìm kiếm tài liệu thành công.

1. Chọn nhóm chức năng Quản lý văn bản để tìm kiếm các loại văn bản (văn bản đến, văn
bản đi, dự thảo văn bản đi); chọn nhóm chức năng Hồ sơ công việc để tìm kiếm các HSCV;
109. Chọn loại tài liệu cần tìm kiếm trong chức năng Tìm kiếm. Hệ thống sẽ hiển thị màn
hình tìm kiếm tương ứng với loại tài liệu đã chọn.
110. Nhập các thông tin về văn bản đến cần tìm kiếm.
111. Nhấn nút <Tìm kiếm> để thực hiện việc tìm kiếm. Kết quả tìm kiếm sẽ được hiển
thị danh sách ngay phía dưới màn hình nhập thông tin tìm kiếm như hình 2 dưới đây:
112. Nhấp chuột vào văn bản cần xem trong màn hình kết quả tìm kiếm để mở xem
thông tin chi tiết của tài liệu. Kết thúc việc tìm kiếm.
1. Tại bước 3 của hoạt động chính, nếu muốn thiết lập lại thông tin tìm kiếm, người dùng bấm
chọn nút <Đặt lại> hệ thống làm mới (refresh) lại màn hình tìm kiếm để người dùng thực
hiện lại từ bước 2 của hoạt động chính để tìm kiếm tài liệu.
3.1.30.9.1 Màn hình tìm kiếm
1. Thông tin
STT Tên Yêu Cầu
Trường thông tin: tương ứng với mỗi loại văn bản là một màn hình nhập thông tin tìm kiếm.
Các trường thông tin này bao gồm các thông tin cơ bản của màn hình nhập mới văn bản.
Ngoài ra chương trình còn cho phép tìm kiếm theo file nội dung văn bản (fulltextsearch).
Các nút lệnh
3 Tìm kiếm Nút lệnh cho phép thực hiện việc tìm kiếm.
6 Trường hợp không tìm thấy bản ghi nào thỏa mãn
. điều kiện tìm kiếm thì hệ thống hiển thị thông báo
“Không tìm thấy tài liệu thỏa mãn điều kiện”.
06/01QT/PM Trang 149/225

3 Đặt lại Nút lệnh cho phép màn hình nhập tiêu chí tìm
7 kiếm quay về tình trạng ban đầu, khi chưa nhập
. thông tin tìm kiếm nào.
06/01QT/PM Trang 150/225

3.1.30.9.2 Màn hình hiển thị kết quả tìm kiếm
1. Thông tin
115. Yêu cầu
a. Sau khi view một văn bản tìm kiếm được và quay lại, chương trình quay về màn
hình kết quả tìm kiếm để người dùng có thể view các văn bản khác trong danh
sách văn bản tìm kiếm được.
Không có
3.1.31. UC MTM01. Tạo mới, chỉnh sửa, xoá và phân quyền thư mục
 Tạo mới TM, Liệt kê TM, Cập nhật thông tin (sửa) TM, Xóa TM và Phân quyền Thư mục
chứa các loại văn bản tài liệu không có quy trình xử lý
 Mã: MTM01
 Vị trí: Quản lý văn bản và hồ sơ công việc  Quản lý thư mục

3.1.31.3 Vai trò
 Khác (Mô tả nếu có: ) Khi phát sinh nhu cầu.

 Người dùng đăng nhập vào hệ thống
06/01QT/PM Trang 151/225

 NSD thực hiện tình huống sử dụng MTC01. Tra cứu tài liệu
• Đối với tình huống tạo mới TM: TM được lưu vào hệ thống, hệ thống
refresh (làm tươi) màn hình tạo mới thư mục cho phép người dùng nhập
mới một thư mục khác.
• Đối với tình huống cập nhật thông tin TM: Các thông tin sửa đổi trên TM
được lưu vào hệ thống, hệ thống hiển thị màn hình thông tin chi tiết TM
với các thông tin chỉnh sửa đã được cập nhật.
 Đối với tình huống xóa TM: TM được xóa khỏi hệ thống, hệ thống hiển thị màn hình cây thư
mục TM của người dùng.
 Đối với tình huống phân quyền TM: Tên và quyền tương ứng của người dùng được phân
quyền hiển thị trong bảng danh sách những người có quyền với thư mục.
1. Chọn loại tài liệu cần tạo mới thư mục trong chức năng Tra cứu
2. Nhấp chuột vào tên loại tài liệu để hiển thị các nút chức năng làm việc với thư mục tùy theo
quyền sử dụng của người dùng, gồm: Thêm thư mục, Thông tin thư mục, Phân quyền.
116. Nhấn nút <Thêm thư mục>, hệ thống hiển thị màn hình tạo mới thư mục như sau:
117. Nhập các thông tin về thư mục, nhấn nút <Chấp nhận>, hệ thống lưu thông tin về
thư mục vào CSDL và refresh màn hình nhập thông tin thư mục cho phép người dùng tạo
mới một thư mục khác.
3.1.31.8.1 Cập nhật thông tin/sửa thư mục
1. Tại bước 3 của hoạt động chính, nhấp chuột vào thư mục cần sửa thông tin, nhấn nút
<Thông tin thư mục>, hệ thống hiển thị màn hình thông tin chi tiết thư mục
118. Sửa các thông tin của thư mục, nhấn nút <Chấp nhận> để ghi lại các sửa đổi và
hiển thị màn hình thông tin chi tiết thư mục với các thông tin đã được chỉnh sửa.
3.1.31.8.2 Xóa thư mục
1. Tại bước 3 của hoạt động chính, nhấp chuột vào thư mục cần sửa thông tin, nhấn nút
<Thông tin thư mục>, hệ thống hiển thị màn hình thông tin chi tiết thư mục.
119. Nhấn nút <Xóa>, hệ thống xóa thư mục ra khỏi CSDL của hệ thống.
3.1.31.8.3 Phân quyền thư mục
1. Trên màn hình thông tin chi tiết thư mục nhấn nút <Phân quyền>, hệ thống hiển thị màn
hình quyền trên thư mục
120. Nhấn nút <Gán quyền>, hệ thống hiển thị màn hình Danh sách người dùng trong
hệ thống
121. Chọn phòng ban/vai trò/người dùng muốn phân quyền cho.
122. Hệ thống thêm danh sách người dùng đã chọn vào màn hình Quyền trên thư mục
với quyền mặc định là Chỉ đọc.
123. Muốn phân thêm quyền sửa đổi cho người dùng, tích chọn quyền: Sửa đổi.
124. Nhấn nút <Chấp nhận> để kết thúc thao tác phân quyền.
06/01QT/PM Trang 152/225

3.1.31.9.1 Màn hình các chức năng của thư mục
3.1.31.9.2 Màn hình tạo mới thư mục
1. Thông tin
126. Yêu cầu

a. Không thêm mới được thư mục đã có tên trong Thư mục gốc
b. Khi thêm mới thư mục mà không ghi tên thư mục hệ thống hiển thị thông báo.
3.1.31.9.3 Màn hình hiển thị thông tin thư mục (Ghi chú: bỏ một chức năng
phân quyền đi)
1. Thông tin
128. Yêu cầu

a. Không xoá được thư mục có chứa tài liệu
b. Khi xoá thư mục hệ thống hiển thị thông báo xác nhận xoá
3.1.31.9.4 Màn hình phân quyền
1. Thông tin (Xem chi tiết màn hình của tình huống sử dụng Phân quyền HSCV)
06/01QT/PM Trang 153/225

STT Tên Yêu Cầu
Cột thông tin:
người dùng có quyền xử lý hồ sơ.
Đọc TM Dạng checkbox
Quyền Đọc TM:

− NSD được phân quyền đọc thư mục có
quyền liệt kê các thư mục có trong thư
mục được phân quyền; (Nếu khi phân
quyền chọn chức năng thừa kế quyền của
thư mục được phân quyền cho các thư
mục con của nó)
− NSD có quyền xem thông tin của thư mục
được phân quyền; và thông tin các thư
mục con trong thư mục được phân quyền
(Nếu khi phân quyền chọn chức năng thừa
kế quyền của thư mục được phân quyền
cho các thư mục con của nó)
Tạo mới TM Dạng checkbox

− Quyền Tạo mới TM: NSD được phân
quyền tạo mới thư mục có quyền Tạo thư
mục, hệ thống hiển thị chức năng <Thêm
thư mục>; Các chức năng khác bị mờ đi
Sửa TM Dạng checkbox

− Quyền Sửa TM: bao gồm quyền đọc thư
mục; hệ thống hiển thị nút <Chấp nhận>
để NSD có thể ghi các thông tin chỉnh sửa
thư mục vào CSDL; Các chức năng khác
bị mờ đi
Xóa TM Dạng checkbox

− Quyền Xóa TM: hệ thống hiển thị nút
<Xóa> để NSD có thể xóa thư mục khỏi
CSDL; Các chức năng khác bị mờ đi
− Điều kiện xóa (xem ở trên)
06/01QT/PM Trang 154/225

Đọc TL Dạng checkbox
Quyền Đọc TL:

− NSD được phân quyền đọc tài liệu có
quyền liệt kê các tài liệu được quản lý
trong thư mục; các tài liệu bên trong các
các thư mục có trong thư mục được phân
quyền; (Nếu khi phân quyền chọn chức
năng thừa kế quyền của thư mục được
phân quyền cho các thư mục con của nó)
− NSD có quyền xem thông tin của tài liệu
được quản lý trong thư mục được phân
quyền; và thông tin của tài liệu được quan
lý trong các thư mục con của thư mục
được phân quyền (Nếu khi phân quyền
chọn chức năng thừa kế quyền của thư
mục được phân quyền cho các thư mục
con của nó)
Tạo mới TL Dạng checkbox

− Quyền Tạo mới TL: NSD được phân
quyền tạo mới tài liệu có quyền Tạo tài
liệu, hệ thống hiển thị chức năng <Thêm
tài liệu>; Các chức năng khác bị mờ đi
Sửa TL Dạng checkbox

− Quyền Sửa TL: bao gồm quyền Đọc TL;
hệ thống hiển thị nút <Chấp nhận> để
NSD có thể ghi các thông tin chỉnh sửa tài
liệu vào CSDL; Các chức năng khác bị mờ
đi
Xóa TL Dạng checkbox

− Quyền Xóa TL: hệ thống hiển thị nút
<Xóa> để NSD có thể xóa tài liệu khỏi
CSDL; Các chức năng khác bị mờ đi
− Điều kiện xóa (xem ở trên)
Đọc Dạng checkbox
Quyền Đọc: Người dùng chỉ được đọc thông tin

HSCV và các tài liệu được đính kèm; các nút
lệnh của HSCV bị mờ đi
06/01QT/PM Trang 155/225

Thêm/ bỏ LT Dạng checkbox
Quyền Thêm/bỏ TL:

− NSD được phần quyền Thêm/bỏ TL thì có
cả quyền Đọc
− Hệ thống hiển thị các nút chức năng với
tài liệu để NSD được phân quyền có thể
Liên kết; bỏ liên kết các tài liệu có trong
HSCV
− Hệ thống giới hạn quyền Bỏ TL: NSD
được phân quyền chỉ có thể bỏ tài liệu mà
mình thêm, không bỏ được tài liệu của
NSD khác.
Toàn quyền Dạng checkbox
Quyền Toàn quyền

− NSD được phần quyền Toàn quyền thì
ngoài các quyền trên hệ thống hiển thị nút
nút <Phân quyền> để NSD thao tác với
Thư mục
Nút Lệnh:
Gán quyền Nút lệnh mở danh sách người dùng trong hệ

thống, cho phép người dùng chọn để phân
quyền cho những người dùng khác trong hệ
thống.
Châp nhận Nút lệnh ghi lại những thông tin phân quyền.
Sau khi chọn nút lệnh này, chương trình refresh

màn hình danh sách người dùng được phân
quyền, cho phép người dùng xem lại những
thông tin mình vừa cập nhật
hình thông tin chi tiết hồ sơ công việc.
06/01QT/PM Trang 156/225

2. Màn hình hiển thị (Xem chi tiết màn hình của tình huống sử dụng Phân quyền HSCV)
Không có
3.1.32. UC MTH01. Quét văn bản
 Sử dụng scanner để quét văn bản giấy trở thành văn bản điện tử và đưa vào lưu chuyển
trong hệ thống.
 Mã: MTH01
 Vị trí: Quản lý văn bản và hồ sơ công việc -> Tích hợp
3.1.32.3 Vai trò
 Văn thư
 Hằng ngày
• Người dùng có văn bản giấy cần quét vào hệ thống.
• Scanner đã kết nối với máy tính
• Máy scaner sẵn sàng hoạt động

• Văn bản giấy được quét thành văn bản điện tử và được tích hợp vào hệ
thống.
129. Trên màn hình thông tin văn bản tài liệu, NSD chọn chức năng <Quét VB>
130. Người dùng bấm chọn nút <Quét văn bản>, hệ thống mở cửa sổ quét văn bản
như hình 2 dưới đây:
06/01QT/PM Trang 157/225

131. Người dùng sắp xếp văn bản vào máy scan
132. Người dùng thiết lập thông tin đầu ra cho văn bản điện tử.
133. Bấm chọn nút <Scan> thực hiện việc quét văn bản
134. Người dùng quét văn bản xong, bấm chọn nút <Chấp nhận>
135. Người dùng bấm chọn nút <Ghi lại> trên màn hình khởi tạo tài liệu để lưu văn bản
điện từ vào hệ thống.
Không có
3.1.32.9.1 Các nút chức năng chính
 Người dùng chọn biểu tượng <quét mới một văn bản> trên thanh công cụ, tương
ứng hệ thống hiển thị nội dung trang văn bản giấy <trang số 1> được quét qua máy scan
trên màn hình scan.
 Người dùng chọn biểu tượng <thêm vào cuối một trang> trên thanh công cụ để quét
trang văn bản tiếp theo, tương ứng hệ thống hiển thị <trang số 1> là biểu tượng thu nhỏ
hiện ở bên trái màn hình scan và nội dung trang văn bản giấy <trang số 2> vừa được quét
qua máy scan ở bên phải màn hình scan.
 Người sử dụng chọn biểu tượng <quét lại trang hiện tại> trên thanh công cụ, tương
ứng hệ thống quét lại trang văn bản hiện tại
 Người sử dụng chọn biểu tượng <xóa trang hiện tại> trên thanh công cụ, tương ứng
hệ thống xóa trang văn bản được lựa chọn.
06/01QT/PM Trang 158/225

Không có
3.1.33. UC MTH04. Gửi thông báo bằng email/ popup
 Hệ thống gửi thông báo cho người sử dụng khi nhận được văn bản, tài liệu được phân
công xử lý theo quy trình điện tử đã được định nghĩa trong hệ thống
 Mã: MTH04
 Vị trí: Quản lý văn bản và hồ sơ công việc -> Tích hợp

3.1.33.3 Vai trò

 Hằng ngày
• Người gửi thực hiện việc phân phối văn bản, tài liệu theo quy trình xử lý
• Người nhận đăng nhập vào hệ thống (Trường hợp hệ thống gửi thông
báo bằng màn hình Popup)
• Phần mềm được tích hợp với hệ thống mail của Công ty
• Người nhận nhận được thông báo bằng email hoặc bằng popup trực tiếp
khi đăng nhập hệ thống
1. Người sử dụng chọn nút <Chuyển> để phân phối văn bản, tài liệu (Xem chi tiết tình huống
sử dụng UC MVB02. Phân phối văn bản, tài liệu)
2. Hệ thống gửi thông báo cho người được chuyển bẳng email hoặc bằng màn hình popup
3.1.33.8 Hoạt động/công việc thay thế:
3.1.33.8.1 Gửi email thông báo cho Đơn vị gửi văn bản đến tổ chức khi nhập
văn bản đến vào hệ thống
3. Người sử dụng thực hiện tình huống sử dụng nhập mới văn bản đến (Xem chi tiết tình
huống sử dụng UC MVB01. Nhập văn bản đến)
4. Hệ thống tự tìm thông tin địa chỉ email Đơn vị gửi được đăng ký khi khai báo Danh mục
Các Công ty bên ngoài (xem chi tiết tình huống sử dụng MDM01. Tạo mới, liệt kê, cập nhật
và xóa danh mục) đề gửi email thông báo cho Đơn vị gửi văn bản.
3.1.33.8.2 Gửi email thông báo cho Đơn vị gửi văn bản đến tổ chức khi phân
văn bản đến đơn vị xử lý
06/01QT/PM Trang 159/225

5. Thực hiện bước 1 của hoạt động chính, khi người dùng chọn nút <Chuyển> và chọn chứ
năng <chuyển phòng>
6. Hệ thống tự tìm địa chỉ email Đơn vị gửi được đăng ký khi khai báo Danh mục Các Công ty
bên ngoài (xem chi tiết tình huống sử dụng MDM01. Tạo mới, liệt kê, cập nhật và xóa danh
mục) đề gửi email thông báo cho Đơn vị gửi văn bản đến Công ty
3.1.33.9.1 Gửi thông báo trong nội bộ Công ty
 Gửi thông báo trong nội bộ Công ty khi có các sự kiện sau:
 Khi có công việc mới
 Khi thực hiện chức năng cập nhật, chỉnh sửa, xóa công việc
 Nội dung thông báo trong nội bộ Công ty: |”Bạn có công việc <Tên công việc> thuộc loại
<Doccument Type> cần phải xử lý trong hệ thống QLVB&HSCV”
 <Tên công việc>: Giá trị của trường thông tin Tên công việc trên màn hình
Tạo mới văn bản
 <Doccument Type>: Loại tài liệu: Văn bản đến/ Văn bản đi/ Phiếu giao
việc/ ….
 Thời gian gửi thông báo
 Ngay khi có các sự kiện trên
3.1.33.9.2 Gửi thông báo cho Công ty bên ngoài
 Sự kiện gửi
 Văn thư nhập văn bản đến vào hệ thống
 Người phần văn bản (Văn thư/ thư ký) chuyển văn bản đến cho các đơn vị
trong Công ty xử lý
 Nội dụng thông báo cho Công ty bên ngoài
 Văn phòng Công ty <Tên Công ty> đã nhận được văn bản đến số <Số ký
hiệu> của Quý có quan vào ngày <Ngày nhận>
 Văn phòng Công ty <Tên Công ty> đã nhận được văn bản đến số <Số ký
hiệu> của Quý có quan vào ngày <Ngày nhận>, hiện văn bản này do Phòng <Tên
phòng nhận> xử lý
• <Tên Công ty>: Lấy giá trị tên Công ty
• <Số ký hiệu>: Lấy giá trị số ký hiệu trên màn hình Nhập văn bản
đến
• <Ngày nhận>: Lấy giá trị ngày nhận trên màn hình Nhập văn bản
đến
• <Tên phòng nhận>: Lấy giá trị tên phòng chủ trì xử lý khi Người
phần văn bản (Văn thư/ thư ký) chuyển văn bản đến cho các đơn vị trong
Công ty xử lý
06/01QT/PM Trang 160/225

 Thời gian gửi
 Ngay khi có sự kiện trên
3.1.34. UC MDM01. Tạo mới, liệt kê, chỉnh sửa, xoá danh mục
 Tạo mới DM, Liệt kê DM, Cập nhật thông tin (sửa) DM, Xóa DM.
 Mã: MDM01
 Vị trí: Quản lý văn bản và hồ sơ công việc --> Danh mục

3.1.34.3 Vai trò
 Văn thư
 Khác (Mô tả nếu có: ) Khi phát sinh nhu cầu.

 Người dùng đăng nhập vào hệ thống
 Người dùng thực hiện Tra cứu (Xem chi tiết tình huống sử dụng MTC1. Tra cứu/ tra cứu
danh mục)
 Thông tin được tạo thành công và lưu trong hệ thống. Khi cần thông tin người dùng có thể
lấy thông tin đó từ danh mục đã tạo.
1. Người dùng chọn danh mục cần thêm thông tin, hệ thống liệt kê danh sách các mục (các
bản ghi) trong danh mục
136. Người dùng chọn chức năng Thêm danh mục, hệ thống hiển thị màn hình nhập
mới mục thông tin của danh mụcđược chọn
137. Người dùng nhập đầy đủ thông tin sau đó bấm chọn nút <Ghi lại>
138. Thông tin được lưu trữ vào hệ thống và hệ thống làm mới (refresh) màn hình nhập
mới mục thông tin của danh mục được chọn
3.1.34.8.1 Sửa thông tin của bản ghi trong danh mục
1. Tại bước 2 của hoạt động chính, người dùng nhấp chuột vào thông tin mục (bản ghi) cần
sửa
2. Hệ thống hiển thị màn hình thông tin chi tiết của bản ghi
139. Tiến hành sửa thông tin, sau đó bấm chọn nút <Ghi>
06/01QT/PM Trang 161/225

140. Thông tin vừa sửa đổi được lưu trữ. Hệ thống trở lại màn hình hiển thị danh sách
các thông tin của danh mục
3.1.34.8.2 Xóa một bản ghi trong danh mục
1. Tại bước 2 của hoạt động chính, người dùng nhấp đúp vào thông tin mục (bản ghi) cần sửa
2. Hệ thống hiển thị màn hình thông tin chi tiết của bản ghi
141. Nhấn nút <Xóa>.
142. Thông tin được xóa. Hệ thống trở lại màn hình hiển thị danh sách các thông tin của
danh mục.
3.1.34.9.1 Màn hình liệt kê các mục trong danh mục
1. Thông tin
06/01QT/PM Trang 162/225

S Tên Yêu cầu
Cột thông tin

Chọn Các bản ghi được liệt kê với các ô chọn
(checkbox) phía trước để người dùng có thể
chọn một hoặc nhiều danh mục
Các cột thông tin Các cột thông tin của danh mục được hiển thị
theo tùy chỉnh từ trước, tham khảo chi tiết
tình huống sử dụng MTM03. Tùy chỉnh
khung nhìn
Sắp xếp theo các cột hiển thị bằng cách click
chuột vào các ô trong dòng tiêu đề.
Nút chức năng
Thêm danh mục Hiển thị màn hình Tạo mới mục trong danh
mục được chọn
Xóa Xóa bản ghi trong danh mục được tích chọn
Hệ thống phải có thông báo xác nhận xóa
Thông tin thư mục Hiển thị màn hình thông tin thư mục (Tham
khảo chi tiết tình huống sử dụng MTM01. Tạo
mới, chỉnh sửa, xoá và phân quyền thư mục)
06/01QT/PM Trang 163/225

Phân quyền Phân quyền sử dụng thư mục (Tham khảo

chi tiết tình huống sử dụng MTM01. Tạo mới,
chỉnh sửa, xoá và phân quyền thư mục)
06/01QT/PM Trang 164/225

143. Màn hình hiện thị
3.1.34.9.2 Màn hình thông tin bản ghi của danh mục
1. Thông tin
06/01QT/PM Trang 165/225

S Tên Yêu cầu
1 Các trường thông Tùy thuộc vào các loại danh mục khác
tin nhau có các trường thông tin khác nhau
2 Nút lệnh
2 Ghi Lưu các thông tin chỉnh sửa bản ghi trong
danh mục vào CSDL của hệ thống
2 Xóa Xóa bản ghi trong danh mục khỏi CSDL của
hệ thống
Hiển thị thông báo xác nhận xóa
06/01QT/PM Trang 166/225

2 Quay lại Hủy bỏ thao tác sửa thông tin bản ghi trong
danh mục và quay trở về màn hình liệt kê các
bản ghi trong danh mục
06/01QT/PM Trang 167/225

3.1.34.10 Các tài liệu kèm theo: các danh mục cần có
 Công ty bên ngoài
 Nơi lưu
 Loại văn bản
 Mức độ mật
 Mức độ khẩn
 Đơn vị tại Công ty
 Hình thức chuyển
 Người ký văn bản đi
 Tình trạng hồ sơ
 Lĩnh vực
 Mức độ quan trọng
 Mức độ truy cập
3.1.35. UC MND01. Quản trị nhóm (phòng ban)
 Tạo mới một phòng ban trong hệ thống
 Liệt kê danh sách các phòng ban trong hệ thống
 Cập nhật, chỉnh sửa thông tin một phòng ban đã tồn tại trong hệ thống
 Ẩn/ Hiện (Disable/ Enable) phòng ban.
 Xóa một phòng ban đã tồn tại trong hệ thống

 Mã: MND.01
 Vị trí: Ứng dụng quản lý văn bản và hồ sơ công việc  Quản trị người dùng.
3.1.35.3 Vai trò
06/01QT/PM Trang 168/225

 Khác : khi có nhu cầu tạo mới, liệt kê, chỉnh sửa, ẩn/hiện hoặc xóa một phòng ban.
• Người dùng truy cập hệ thống với Tên và mật khẩu của Administrator.
 Hệ thống trong trạng thái chờ. Các thông tin thay đổi được lưu lại trong hệ thống và thay
đổi trên màn hình hiển thị.
145. Chọn chức năng Phòng ban trong nhóm chức năng Quản trị, hệ thống hiển thị
màn hình danh sách các phòng ban
146. Tích chọn thư mục gốc Quản trị phòng ban và chọn chức năng <Thêm>.
147. Hệ thống hiển thị màn hình nhập thông tin phòng ban:
148. Nhập các thông tin về phòng ban
149. Chọn nút <Chấp nhận> để lưu thông tin vào cơ sở dữ liệu của hệ thống.
3.1.35.8.1 Xem thông tin chi tiết phòng ban
1. Tại bước 2 của hoạt động chính, chọn phòng ban cần xem thông tin
2. Hệ thống hiển thị danh sách người dùng của phòng ban đó
3. Muốn xem thông tin chi tiết của người dùng nào thì NSD nhấn chuột vào tên người sử dụng
đó (Xem chi tiết tình huống sử dụng MQT03. Quản trị người dùng)
4. Chọn nút <Chi tiết>
150. Hệ thống hiển thị màn hình thông tin chi tiết về phòng ban.
3.1.35.8.2 Cập nhật thông tin về phòng ban
1. Tại bước 2 của hoạt động chính, chọn phòng ban cần xem, chọn nút <Sửa>
151. Hệ thống hiển thị màn hình thông tin chi tiết về phòng ban với nút <Sửa> được
hiển thị mờ thể hiện trạng thái đang được kích hoạt
152. Sửa các thông tin của phòng ban
153. Chọn nút <Chấp nhận> để lưu lại thông tin.
3.1.35.8.3 Xóa một phòng ban
1. Tại bước 2 của hoạt động chính, chọn phòng ban cần xóa, chọn nút <Chi tiết>
154. Hệ thống hiển thị thông tin chi tiết của phòng ban
155. Chọn nút <Xóa> để xóa phòng ban hệ thống xóa phòng ban khỏi CSDL của hệ
thống.
3.1.35.8.4 Disabled/ Enabled phòng ban
1. Tại bước 2 của hoạt động chính, chọn phòng ban cần xóa, chọn nút <Chi tiết>
156. Chọn phòng ban cần Disabled, chọn nút <Chi tiết>
157. Hệ thống hiển thị thông tin chi tiết của phòng ban
06/01QT/PM Trang 169/225

158. Chọn nút <Disabled> để ẩn phòng ban đi. Sau khi phòng ban được ẩn đi, trên màn
hình thông tin chi tiết phòng ban nút <Enabled> sẽ hiển thị thay cho nút <Disabled> cho
phép hiển thị lại phòng ban đó.
3.1.35.8.5 Tạo các nhóm của một phòng
1. Tại bước 2 của hoạt động chính, chọn phòng ban cần thêm nhóm
2. Chọn nút <Thêm>
3. Hệ thống hiển thị màn hình thêm Nhóm
159. NSD thực hiện lại từ bước 4 của hoạt động chính.
3.1.35.9.1 Màn hình hiển thị danh sách các phòng ban
160. Yêu cầu

a. Tên của phòng ban được sắp xếp mặc định theo thứ tự abc theo tên của phòng
ban, thứ tự này cũng có ý nghĩa khi hiển thị tên phòng ban trên màn hình Chọn
người để chuyển xử lý văn bản
b. Khi người dùng có yêu cầu có thể thay đổi thứ tự này bằng cách nhập thông tin về
số thứ tự của phòng ban, thứ tự này cũng có ý nghĩa khi hiển thị tên phòng ban
trên màn hình Chọn người để chuyển xử lý văn bản.
3.1.35.9.2 Màn hình thông tin chi tiết phòng ban
1. Thông tin
06/01QT/PM Trang 170/225

S Tên Yêu cầu
Các trường thông tin

Số thứ tự Dạng textbox
Số thứ tự của phòng ban trong màn hình
hiển thị danh sách phòng ban
Tên phòng ban Dạng textbox, bắt buộc nhập
Hệ thống hiển thị thông báo khi người sử
dụng nhập Không nhập tên phòng ban/
nhập tên phòng ban đã có trong hệ thống
Mô tả Dạng textarea
Mã phòng ban Dạng textbox, bắt buộc nhập
Hệ thống hiển thị thông báo khi người
dùng không nhập Mã phòng ban
Các nút lệnh
Thêm mới Hiển thị màn hình thêm mới phòng ban là
phòng con của phòng ban hiện tại
Sửa Hiển thị mờ các nút chức năng khác thể
hiện trạng thái đang sửa
Chấp nhận Lưu thông tin chỉnh sửa Phòng ban vào
CSDL của chương trình
Disable Ẩn phòng ban
Nếu phòng ban bị Disabled, khi chọn
chuyển sẽ không hiển thị người dùng thuộc
phòng ban đó.
Phòng ban bị Disable, tên phòng ban đó sẽ
có màu đỏ để phân biệt với các phòng ban
khác
Xóa Xóa phòng ban được chọn khỏi CSDL của
hệ thống
Hiển thị thông báo khi thực hiện xóa
Không xóa được một phòng ban đang tồn
tại người dùng
06/01QT/PM Trang 171/225

Quay lại Hủy bỏ lệnh sửa và quay trở lại màn hình
Liệt kê danh sách phòng ban
06/01QT/PM Trang 172/225

Không có
3.1.36. UC MND02. Quản trị vai trò
 Tạo mới một vai trò trong hệ thống
 Liệt kê danh sách các vai trò trong hệ thống
 Cập nhật, chỉnh sửa thông tin một vai trò đã tồn tại trong hệ thống
 Ẩn/ Hiện (Disable/ Enable) vai trò
 Xóa một vai trò đã tồn tại trong hệ thống.

 Mã: MND02
 Vị trí: Ứng dụng quản lý văn bản và hồ sơ công việc  Quản trị người dùng.
3.1.36.3 Vai trò

 Khác: khi có nhu cầu tạo mới, liệt kê, chỉnh sửa, ẩn/hiện hoặc xóa một vai trò.
• Người dùng truy cập hệ thống với tài khoản Administrator.

• Hệ thống trong trạng thái chờ. Các thông tin thay đổi được lưu lại trong
hệ thống và thay đổi trên màn hình hiển thị.
1. Chọn chức năng Vai trò trong nhóm chức năng Quản trị, hệ thống hiển thị màn hình danh
sách các vai trò:
06/01QT/PM Trang 173/225

161. Chọn vào thư mục gốc Quản trị vai trò
162. Chọn chức năng <Thêm>.
163. Hệ thống hiển thị màn hình nhập thông tin vai trò:
164. Nhập các thông tin về vai trò
3.1.36.8.1 Xem chi tiết thông tin về vai trò
1. Tại bước 2 của hoạt động chính chọn vai trò cần xem
2. Hệ thông hiển thị danh sách người dùng tương ứng của vai trò
3. Muốn xem chi tiết thông tin của người dùng nào, NSD nhấn chuột vào người sử dụng đó
(Xem chi tiết tình huống sử dụng MQT03. Quản trị người dùng)
5. Hệ thống hiển thị màn hình thông tin chi tiết vai trò
3.1.36.8.2 Cập nhật thông tin về vai trò (Sửa vai trò)
1. Tại bước 2 của hoạt động chính chọn vai trò cần sửa thông tin
2. Chọn nút <Sửa>
166. Hệ thống hiển thị màn hình thông tin chi tiết của vai trò với nút <Sửa> bị hiển thị
mờ thể hiện trạng thái chỉnh sửa
167. Sửa đổi thông tin và chọn nút <Chấp nhận> để lưu lại thông tin
3.1.36.8.3 Xóa một vai trò
1. Tại bước 2 của hoạt động chính chọn vai trò cần xóa
168. Hệ thống hiển thị thông tin chi tiết của vai trò
169. Chọn nút <Xóa> để xóa vai trò
170. Hệ thống xóa vai trò được tạo ra khỏi CSDL của hệ thống
3.1.36.8.4 Disabled/ Enabled vai trò
1. Tại bước 2 của hoạt động chính chọn vai trò cần Disabled
171. Hệ thống hiển thị thông tin chi tiết của vai trò
172. Chọn nút <Disabled> để ẩn vai trò đi. Sau khi vai trò được ẩn đi, trên màn hình
thông tin chi tiết vai trò nút <Enabled> sẽ hiển thị thay cho nút <Disabled> cho phép hiển
thị lại vai trò đó.
3.1.36.9.1 Màn hình danh sách các vai trò
06/01QT/PM Trang 174/225

2. Yêu cầu
a. Danh sách các vai trò được mặc định sắp xếp theo abc theo Tên của vai trò), thứ
tự này cũng có ý nghĩa khi hiển thị tên vai trò trên màn hình Chọn người để chuyển
xử lý văn bản
b. Khi người dùng có yêu cầu có thể thay đổi thứ tự này bằng cách nhập thông tin về
số thứ tự của vai trò, thứ tự này cũng có ý nghĩa khi hiển thị tên vai trò trên màn
hình Chọn người để chuyển xử lý văn bản.
3.1.36.9.2 Màn hình thông tin vai trò
1. Thông tin
06/01QT/PM Trang 175/225

S Tên Yêu cầu

T
T
Số thứ tự của vai trò trong màn hình hiển
thị danh sách vai trò
Tên vai trò Dạng textbox, bắt buộc nhập
dụng Không nhập tên vai trò/ nhập tên vai
trò đã có trong hệ thống
Mô tả Dạng textarea
Các nút lệnh
Thêm mới Hiển thị màn hình thêm mới vai trò
Sửa Hiển thị mờ các nút chức năng khác thể
hiện trạng thái đang sửa
Disable Ẩn vai trò
Nếu vai trò bị Disabled, khi chọn chuyển sẽ
không hiển thị người dùng thuộc vai trò đó.
Vai trò bị Disable, tên vai trò đó sẽ có màu
đỏ để phân biệt với các vai trò khác
Xóa Xóa vai trò được chọn khỏi CSDL của hệ
thống
Hiển thị thông báo khi thực hiện xóa
Không xóa được một vai trò đang tồn tại
người dùng
Không xóa được vai trò đã được khai báo
trong Quy trình luân chuyển xử lý văn bản
06/01QT/PM Trang 176/225

Quay lại Hủy bỏ lệnh sửa và quay trở lại màn hình
Liệt kê danh sách vai trò
06/01QT/PM Trang 177/225

Không có
3.1.36.11 Tình huống sử dụng MND03. Quản trị người dùng
3.1.36.12 Mục đích
 Tạo mới một người dùng trong hệ thống
 Liệt kê danh sách các người dùng trong hệ thống
 Cập nhật, chỉnh sửa thông tin một người dùng đã tồn tại trong hệ thống
 Ẩn/ Hiện (Disable/ Enable) người dùng
 Xóa một người dùng đã tồn tại trong hệ thống.

 Mã: MND03
 Vị trí: Ứng dụng quản lý văn bản và hồ sơ công việc  Quản trị người dùng
3.1.36.14 Vai trò

3.1.36.15 Tần suất
 Khác: khi có nhu cầu tạo mới, liệt kê, chỉnh sửa, ẩn/hiện hoặc xóa một người dùng.
• Người dùng truy cập hệ thống với tài khoản Administrator

• Hệ thống trong trạng thái chờ. Các thông tin thay đổi được lưu lại trong
hệ thống và thay đổi trên màn hình hiển thị.
06/01QT/PM Trang 178/225

1. Chọn chức năng Người dùng trong nhóm chức năng Quản trị, hệ thống hiển thị màn hình
danh sách các người dùng được nhóm theo vần abc theo tên tài khoản của người dùng
2. Chọn vào thư mục gốc Quản trị người dùng
173. Chọn chức năng <Thêm>
174. Hệ thống hiển thị màn hình nhập thông tin về người dùng:
175. Nhập các thông tin về người dùng
3.1.36.19.1Xem chi tiết thông tin về người dùng
1. Tại bước 2 của hoạt động chính chọn người dùng cần xem
2. Hệ thống hiển thị thông tin người dùng gồm Tên tài khoản, và Tên đầy đủ của người dùng,
Tên phòng ban, Tên vai trò của người dùng
177. Hệ thống hiển màn hình thông tin chi tiết về người dùng:
3.1.36.19.2Chỉnh sửa thông tin về người dùng
1. Tại bước 2 của hoạt động chính, chọn người dùng cần cập nhật/ sửa thông tin
178. Hệ thống hiển thị màn hình thông tin chi tiết của người dùng
179. Sửa đổi thông tin và chọn nút <Chấp nhận> để lưu lại thông tin.
3.1.36.19.3Xóa một người dùng
1. Tại bước 2 của hoạt động chính chọn người dùng cần xóa
180. Chọn nút <Xóa>
181. Hệ thống xóa người dùng ra khỏi CSDL của hệ thống
3.1.36.19.4 Gán người dùng vào vai trò và phòng ban
1. Tại bước 2 của hoạt động chính, chọn người dùng cần gán
182. Hệ thống hiển thị màn hình thông tin chi tiết của người dùng
183. Chọn nút <Thêm nhóm>
184. Hệ thống hiển thị màn hình gán người dùng vào vai trò và phòng ban:
185. Tích chọn vai trò trong Danh sách vai trò và chọn phòng ban trong Danh sách
phòng ban.
186. Nhấn nút <Chọn>, hệ thống gán người dùng vào vai trò và phòng ban đã chọn và
ở trong trạng thái chờ để người dùng thao tác tiếp
187. Chọn nút <Đóng> để quay về màn hình Thông tin chi tiết người dùng.
3.1.36.20.1Màn hình danh sách người dùng
06/01QT/PM Trang 179/225

3.1.36.20.2Màn hình thêm mới người dùng
1. Thông tin
06/01QT/PM Trang 180/225

S Tên Yêu cầu

T
T
Số thứ tự của người dùng trong màn hình
hiển thị danh sách người dùng
Tên Dạng textbox, bắt buộc nhập
dụng Không nhập tên người dùng/ nhập tên
người dùng đã có trong hệ thống
Tên đầy đủ Dạng textbox
Mật khẩu Dạng textbox
Mô tả Dạng text area
email Dạng textbox
Điện thoại Dạng textbox
Địa chỉ Dạng textbox
Các nút lệnh
Chấp nhận Ghi người sử dụng vừa tạo vào CSDL của
hệ thống
06/01QT/PM Trang 181/225

Quay lại Hủy bỏ lệnh thêm mới và quay trở lại màn
hình Liệt kê danh sách người dùng
06/01QT/PM Trang 182/225

3.1.36.20.3Màn hình hiển thị thông tin người dùng
1. Thông tin
06/01QT/PM Trang 183/225

S Tên Yêu cầu

T
T
1 Các trường thông tin Tương tự màn hình Tạo mới người dùng
2 Các cột thông tin
2 Chọn Hiển thị ô chọn checkbox tương ứng với
. từng vai trò của người sử dụng
1
2 Vai trò Hiển thị Tên vai trò khi được gán vào Vài
. trò
2
2 Phong ban Hiển thị Tên phòng ban khi được gán vào
. Phòng ban
3
3 Các nút lệnh
3 Chấp nhận Ghi các thông tin chỉnh sửa người sử dụng
. vào CSDL của hệ thống
1
3 Xóa Xóa người dùng khỏi CSDL của hệ thống
. Hiển thị thông báo khi xóa người sử dụng
2 Không xóa được người sử dụng có tham
gia quy trình xử lý văn bản tài liệu
3 Disable Ẩn người dùng
. Tên người dùng bị Disable sẽ hiển thị màu
3 đỏ để phân biệt với người dùng khác
Khi chọn chuyển, danh sách phân xử lý sẽ
không hiển thị tên người dùng được
Disabled
Người dùng được Disable sẽ không được
phép đăng nhập hệ thống.
3 Quay lại Hủy bỏ lệnh sửa và quay trở lại màn hình
. Liệt kê danh sách người dùng
4
3 Thêm nhóm Hiển thị màn hình Danh sách vai trò, Danh
. sách phòng ban để gán người dùng vào vai
5 trò và phòng ban
06/01QT/PM Trang 184/225

3 Hủy nhóm Bỏ nhóm và vai trò được gán cho người

. dùng
6
06/01QT/PM Trang 185/225

3.1.36.20.4Màn hình Danh sách vai trò, Danh sách phòng ban
1. Thông tin
06/01QT/PM Trang 186/225

S Tên Yêu cầu

T
T
Các cột thông tin
Danh sách phòng Hiển thị danh sách phòng ban với ô chọn
ban checkbox để NDS chọn
Các phòng ban có nhiều cấp thì hiển thị theo
dạng thư mục hình cây, NDS chọn cấp phòng
ban bên trong bằng cách tích vào dấu (+) để
mở rộng cây thư mục
Danh sách vai trò Hiển thị danh sách phòng ban với ô chọn
checkbox để NDS chọn
Nút lệnh
Chọn Ghi thông tin gán người dùng vào phòng ban
và vai trò vào CSDL của hệ thống
06/01QT/PM Trang 187/225

Đóng Đóng màn hình Danh sách vai trò, Danh sách
phòng ban để trở về màn hình Thông tin
người dùng
06/01QT/PM Trang 188/225

2. Màn hình
3. Yêu cầu
a. Thay đổi vai trò của người dùng (phòng ban không thay đổi): thì văn bản nhận
được với vai trò cũ vẫn sẽ được xử lý theo vai trò cũ, văn bản nhận được sau khi
thay đổi vai trò sẽ được xử lý với vai trò mới
b. Thay đổi phòng ban của người dùng (có thể thay đổi cả vai trò hoặc không): hệ
thống vẫn lưu trữ lại lịch sử xử lý văn bản mà có người dùng bị thay đổi tham gia
xử lý. Những văn bản xử lý tại phòng ban cũ sẽ được tính cho phòng ban cũ khi
thực hiện báo cáo. Những văn bản nhận được sau khi chuyển phòng ban sẽ được
tính cho phòng ban mới khi báo cáo.
Không có
3.1.37. UC MND04. Thay đổi mật khẩu
 Thay đổi mật khẩu người dùng

 Mã: MND.04
 Vị trí: Ứng dụng quản lý văn bản và hồ sơ công việc  Quản trị người dùng
3.1.37.3 Vai trò
06/01QT/PM Trang 189/225

 Quản trị hệ thống có quyền bỏ mật khẩu của người sử dụng

 Khác (Khi có nhu cầu đổi mật khẩu)

 Người dùng truy cập hệ thống

 Việc thay đổi mật khẩu thành công, từ lần truy nhập tiếp theo người dùng phải nhập mật
khẩu mới để đăng nhập vào chương trình.
1. Chọn chức năng Đổi mật khẩu trong mục Thông tin cá nhân, hệ thống hiển thị màn hình
đổi mật khẩu như sau:
188. Nhập các thông tin về mật khẩu
189. Chọn nút <Chấp nhận> để lưu mật khẩu mới vào CDSL của hệ thống.
3.1.37.8 Hoạt động/công việc thay thế: Bỏ mật khẩu của người sử dụng
1. Chọn chức năng Bỏ mật khẩu trong mục Thông tin cá nhân, hệ thống hiển thị màn hình
danh sách người sử dụng
2. Tích chọn tên người sử dụng cần bỏ mật khẩu
3. Chọn nút <Chấp nhận> để hủy bỏ mật khẩu của người sử dụng
3.1.37.9.1 Màn hình đổi mật khẩu
1. Thông tin
o Tên người sử dụng: hiển thị tên người đăng nhập vào hệ thống, người dùng không
thể thay đổi
o Mật khẩu cũ: gõ mật khẩu người dùng đang sử dụng, là thông tin bắt buộc phải
nhập.
o Mật khẩu mới : gõ mật khẩu mới (tối đa là 32 ký tự), là thông tin bắt buộc phải
nhập.
o Gõ lại : gõ lại mật khẩu mới, là thông tin bắt buộc phải nhập.
Không có
3.1.38. UC MBC01. Xem và in báo cáo
 Hiển thị các báo cáo thông kê văn bản tài liệu trong hệ thống
06/01QT/PM Trang 190/225

 Mã: MBC 01
 Vị trí: Ứng dụng Quản lý văn bản và hồ sơ công việc  Báo cáo
3.1.38.3 Vai trò
 Quản trị hệ thống (Chỉ có Quản trị hệ thống có quyền xem và in báo cáo hoạt động của
người dùng)
 Khác: khi có nhu cầu in báo cáo.

• Đã có văn bản, tài liệu cần xem báo cáo được nhập vào hệ thống
• Người dùng có quyền xem báo cáo

• Người dùng hiển thị được màn hình kết quả in báo cáo thỏa mãn các tiêu
chí đã chọn.
1. Chọn Menu Báo cáo trên thanh Menu lệnh của từng ứng dụng muốn xem báo cáo
191. Hệ thống hiển thị màn hình danh sách các loại báo cáo
192. Chọn loại báo cáo cần in, hệ thống hiển thị màn hình nhập các tiêu chí về báo cáo
đã chọn
193. Nhập các thông tin về báo cáo cần in và chọn nút <Xem và in>.
194. Hệ thống kiểm tra và hiển thị kết quả báo cáo thỏa mãn các tiêu chí đã chọn.
Không có
3.1.38.9.1 Màn hình danh sách các loại báo cáo
1. Thông tin
06/01QT/PM Trang 191/225

S Tên Mô tả chi tiết
1 Loại văn bản Tiêu đề của nhóm báo cáo thông kê theo Loại văn
bản tài liệu
1 Sổ văn bản đến Hiển thị màn hình nhập tiêu chí thống kê Văn bản
đến
1 Sổ văn bản đi Hiện thị màn hình nhập tiêu chí thống kế Văn bản
đi
1 Sổ văn bản nội Hiển thị màn hình nhập tiêu chí thống kê Văn bản
bộ nội bộ
1 Phiếu giao việc Hiển thị màn hình nhập tiêu chí thống kê phiếu
giao việc
2 Luồng công Tiêu đề của nhóm báo cáo thông kê theo tình
việc trạng xử lý văn bản tài liệu
2 Báo cáo tình Hiển thị màn hình nhập tiêu chí báo cáo tình trạng
trạng xử lý văn xử lý văn bản theo đơn vị
bản theo đơn vị
2 Báo cáo thống kê Hiển thị màn hình nhập tiêu chí báo cáo tình trạng
tình trạng xử lý xử lý văn bản theo đơn vị
văn bản theo
đơn vị
06/01QT/PM Trang 192/225

2 Báo cáo thống kê Hiển thị màn hình nhập tiêu chí báo cáo thống kê
chi tiết tình trạng chi tiết tình trạng xử lý văn bản quá hạn
xử lý văn bản
quá hạn
06/01QT/PM Trang 193/225

3.1.38.9.2 Màn hình nhập tiếu chí thống kê theo loại văn bản
1. Thông tin
1 Các Tab
1 Theo số Hiển thị các điều kiện chọn in báo cáo tương ứng
theo Số của văn bản
1 Theo ngày Hiển thị các điều kiện chọn in báo cáo tương ứng
theo ngày của văn bản
2 Các trường
thông tin
2 Loại sổ Danh sách các sổ văn bản đến: Tất cả/ các sổ
văn bản
Giá trị mặc định là số “Văn bản đến”
2 Đơn vị nhận Danh sách các phòng được phân văn bản đến:
Tất cả/ các phòng
Giá trị mặc định là “tất cả”
2 Từ ngày Dạng ngày tháng, người dùng chỉ được chọn
trong bảng lịch, Giá trị mặc định là “ngày hiện tại”
Ngày bắt đầu in báo cáo tính theo ngày nhập văn
bản
2 Đến ngày Dạng ngày tháng, người dùng chỉ được chọn
Ngày kết thúc in báo cáo tính theo ngày nhập văn
bản
2 Từ số Dạng text box, người dùng tự nhập bằng tay
Số bắt đầu in báo cáo tính theo Số đến/ Số đi của
văn bản
2 Đến số Dạng text box, người dùng tự nhập bằng tay
Số kết thúc in báo cáo tính theo Số đến/ Số đi của
văn bản
3 Các nút lệnh
06/01QT/PM Trang 194/225

Xem và Thực hiện việc hiển thị báo cáo sau đó người dùng có thể
in in ra
Trường hợp hệ thống không tìm thấy dữ liệu thỏa mãn
điều kiện in báo cáo sẽ bật ra thông báo cho người dùng.
Trên thông báo có chức năng quay lại Màn hình nhập
thông tin về báo cáo để người dùng nhập lại thông tin
06/01QT/PM Trang 195/225

3.1.38.9.3 Màn hình nhập tiêu chí báo cáo theo tình trạng xử lý
1. Thông tin
06/01QT/PM Trang 196/225

1 Các trường
thông tin
1 Vai trò Danh sách các vai trò của NDS đăng nhập
chương trình
Nếu NSD đăng nhập chương trình chỉ có duy nhất
một vai trò thì hệ thống mặc định hiển thị vai trò
của NSD
1 Thể loại văn bản Danh sách các Thể loại văn bản trong hệ thống
ứng với từng vai trò gồm: Sổ Văn bản đến/ Phiếu
giao việc
Giá trị mặc định là “Sổ Văn bản đến”
1 Đơn vị Danh sách các phòng được phân văn bản đến:
Tất cả/ các phòng
Giá trị mặc định là “tất cả”
1 Tình trạng xử lý Danh sách các tính trạng xử lý văn bản gồm: Tất
cả/ Đang xử lý trong hạn xử lý/ Đang xử lý quá
hạn xử lý/ Chưa xử lý trong hạn xử lý/ Chưa xử lý
quá hạn xử lý.
Ngày bắt đầu in báo cáo tính theo ngày mà văn
bản được chuyển đến phòng/ nhóm/ cá nhân
Ngày kết thúc in báo cáo tính theo ngày mà văn
bản được chuyển đến phòng/ nhóm/ cá nhân
3 Các nút lệnh
06/01QT/PM Trang 197/225

Xem và Thực hiện việc hiển thị báo cáo sau đó người dùng có thể
in in ra
3.1.38.9.4 Màn hình nhập tiêu chí báo cáo hoạt động của người dùng
1. Thông tin
1 Các trường thông

tin
1 Vai trò Mặc định là Administrator

Ngày bắt đầu in báo cáo tính theo ngày của hệ
thống
Ngày kết thúc in báo cáo tính theo ngày của hệ
thống
1 Đơn vị Danh sách các phòng ban trong công ty
1 Cán bộ Danh sách các cán bộ trong công ty
06/01QT/PM Trang 198/225

2 Các nút lệnh

Xem và in Thực hiện việc hiển thị báo cáo sau đó người dùng có
thể in ra
3.1.38.9.5 Các yêu cầu đặc biệt
1. Quyền xem thông tin báo cáo

a. Administrator
3.1.38.10.1 Danh mục sổ văn bản của Công ty gồm
1. Sổ văn bản đến
a. Văn bản đến từ bên ngoài
b. Văn bản đến nội bộ
c. Văn bản đến HĐQT
198. Sổ văn bản đi

o Sổ quyết định
o Sổ văn bản đi
3.1.38.10.2 Danh mục các mẫu báo cáo
1. Thống kê theo loại văn bản
a. Sổ văn bản đến
<Tên Công ty> Ngày ……tháng…….năm…. (1)
06/01QT/PM Trang 199/225

SỔ VĂN BẢN ĐẾN

Từ ngày …đến ngày…/ hoặc Từ số …. đến số (2)
Loại sổ:…………(3)
Tổng số văn bản…………(4)
Đơn vị hoặc cá nhân: ………(5)
06/01QT/PM Trang 200/225

Số Ngày Đơn
Đơn vị Số, ký Trích yếu Số Số
Ngày đến tháng vị/người Ghi chú
đến gửi đến hiệu VB nội dung bản tờ
VB nhận
06/01QT/PM Trang 201/225

(6) (7) (8) (9) (10) (11) (12) (13) (14) (15)
06/01QT/PM Trang 202/225

Giải thích
Phần tiêu đề
(1): Là ngày in báo cáo
(2) Lấy giá trị từ trường Từ ngày …. đến ngày/ hoặc trường Từ số …. đến số ….trên màn
hình Chọn điều kiện in báo cáo (Tùy thuộc loại báo cáo theo ngày hay theo số)
(3) Lấy giá trị từ trường Loại sổ trên màn hình Chọn điều kiện in báo cáo
(4) Hiển thị tổng số văn bản thỏa mãn điều kiện in báo cáo
(5) Lấy giá trị từ trường Đơn vị/ nhóm/ cá nhân trên màn hình Chọn điều kiện in báo cáo
Phần nội dung

(6): lấy giá trị của trường Ngày đến trên màn hình Tạo mới văn bản đến
(7): lấy giá trị của trường số đến trên màn hình Tạo mới văn bản đến, Thứ tự tăng dần theo
số đến.
(8): lấy từ trường Nơi gửi trên màn hình nhập văn bản đến.
(9): lấy từ trường số ký hiệu trên màn hình Nhập văn bản đến.
(10) lấy từ trường Ngày văn bản trên màn hình Nhập văn bản đến.
(11): lấy từ trường trích yếu trên màn hình Nhập văn bản đến.
(12): lấy từ trường Số bản trên màn hình Nhập văn bản đến
(13): lấy từ trường Số tờ trên màn hình Nhập văn bản đến
(14): được chương trình tự động đưa vào theo việc quy trình luân chuyển văn bản.
(15):lấy từ trường Ghi chú trên màn hình nhập văn bản đến
b. Sổ văn bản đi
06/01QT/PM Trang 203/225

06/01QT/PM Trang 204/225

SỔ VĂN BẢN ĐI
06/01QT/PM Trang 205/225

Đơn vị
Người
Số KHVB Ngày tháng Trích yếu Đơn vị dự Nơi nhận nhận bản Ghi chú
thảo ký
lưu
06/01QT/PM Trang 206/225

(6) (7) (8) (9) (10) (11) (12) (13)
06/01QT/PM Trang 207/225

Giải thích
Phần tiêu đề
(5) Lấy giá trị từ trường Đơn vị/ nhóm/ cá nhân trên màn hình Chọn điều kiện in báo cáo
Phần nội dung

(6): Lấy giá trị của trường Số và ký hiệu trên màn hình Nhập văn bản đi. Thứ tự tăng dần
theo số đi.
(7): Lấy giá trị của trường Ngày văn bản trên màn hình Nhập văn bản đi
(8): Lấy từ trường trích yếu trên màn hình Nhập văn bản đi.
(9): Lấy từ trường Đơn vị dự thảo
(10): Lấy từ trường Người ký trên màn hình Nhập văn bản đi
(11): Lấy từ trường Nơi nhận bên ngoài trên màn hình Nhập văn bản đi
(12): Lấy từ trường Nơi lưu trên màn hình Nhập văn bản đi.
(13): Lấy từ trường Ghi chú trên màn hình nhập văn bản đi
c. Sổ văn bản nội bộ
06/01QT/PM Trang 208/225

06/01QT/PM Trang 209/225

SỔ VĂN BẢN NỘI BỘ

06/01QT/PM Trang 210/225

Số KHCV Ngày tháng CV Trích yếu Nơi nhận Đơn vị nhận bản lưu Số bản Ghi chú
06/01QT/PM Trang 211/225

(6) (7) (8) (9) (10) (11) (12)
06/01QT/PM Trang 212/225

Giải thích
Phần tiêu đề
(5) Lấy giá trị từ trường Đơn vị/ Cá nhân trên màn hình Chọn điều kiện in báo cáo
Phần nội dung

(6): Lấy giá trị của trường Số KHCV trên màn hình Nhập văn bản nội bộ. Thứ tự tăng dần
theo số đi.
(7): Lấy giá trị của trường ngày văn bản trên màn hình Nhập văn bản nội bộ của văn thư
(8): Lấy từ trường trích yếu trên màn hình Nhập văn bản nội bộ của văn thư
(9): Lấy từ trường Nơi nhận trên màn hình Nhập văn bản nội bộ của văn thư
(11): Lấy từ trường Nơi lưu trên màn hình Nhập văn bản nội bộ của văn thư.
(12):Lấy từ trường số bản trên màn hình Nhập văn bản nội bộ của văn thư
(13): Lấy từ trường Ghi chú trên màn hình nhập văn bản nội bộ của văn thư
199. Báo cáo tình hình xử lý văn bản theo phòng (cá nhân) / theo số lượng
d. Văn bản đến
 Thống kê theo phòng: (dành cho vai trò: Văn thư, lãnh đạo Công ty)
06/01QT/PM Trang 213/225

<Tên công ty> Ngày ……tháng…….năm…. (1)
06/01QT/PM Trang 214/225

BÁO CÁO TỔNG HỢP TÌNH HÌNH XỬ LÝ VĂN BẢN ĐẾN

Từ ngày …đến ngày… (2)
Đơn vị/ Cá nhân: ………(3)
06/01QT/PM Trang 215/225

TT Đơn vị/ Cá Tổng số Hạn xử lý: TRONG HẠN Hạn xử lý: QUÁ HẠN
nhân văn bản Số chưa Số đang Số đã Số chưa Số đang Số
đến xử lý xử lý xử lý xử lý xử lý đang
xử lý
(4) (5) (6) (7) (8) (9) (10) (11) (12)
06/01QT/PM Trang 216/225

Tổng cộng
06/01QT/PM Trang 217/225

Giải thích
Phần tiêu đề
(2) Lấy giá trị từ trường Từ ngày …. đến ngày….trên màn hình Chọn điều kiện in báo cáo
(3) Lấy giá trị từ trường Đơn vị hoặc Cá nhân trên màn hình chọn điều kiện in báo cáo.
Phần nội dung

(4): đánh số thứ tự hiển thị các Đơn vị hoặc Cá nhân được báo cáo
(5): lấy giá trị của trường Đơn vị hoặc Cá nhân trên màn hình chọn in báo cáo
(6): hiển thị tổng số văn bản mà Đơn vị hoặc Cá nhân nhận được
(7): hiển thị tổng số văn bản chưa được Đơn vị hoăc Cá nhân mở ra xem, vẫn còn trong
hạn
(8): hiển thị tổng số văn bản đã được được Đơn vị hoăc Cá nhân mở ra xem, vẫn còn trong
hạn
(9): hiển thị tổng số văn bản đã được Đơn vị hoăc Cá nhân kết thúc xử lý , vẫn còn trong
hạn
(10): hiển thị tổng số văn bản chưa được Đơn vị hoăc Cá nhân mở ra xem, quá hạn xử lý
(11): hiển thị tổng số văn bản đã được được Đơn vị hoăc Cá nhân mở ra xem, quá hạn xử
lý
(12): hiển thị tổng số văn bản đã được Đơn vị hoăc Cá nhân kết thúc xử lý , quá hạn xử lý
(6) = (7) + (8) + (9) + (10) + (11) + (12)
3. Báo cáo thống kê tình trạng xử lý phiếu giao việc
06/01QT/PM Trang 218/225

Tên công ty Ngày ……tháng…….năm…. (1)
BÁO CÁO TỔNG HỢP TÌNH HÌNH XỬ LÝ PHIẾU GIAO VIỆC

Từ ngày …đến ngày… (2)
Đơn vị/ Cá nhân: ………(3)
TT Đơn vị/ Cá Tổng số Hạn xử lý: TRONG HẠN Hạn xử lý: QUÁ HẠN
nhân Phiếu Tổng số Tổng số Tổng Tổng số Tổng Tổng
giao việc chưa xử lý đang xử số đã chưa số số
lý xử lý xử lý đang đang
xử lý xử lý
(4) (5) (6) (7) (8) (9) (10) (11) (12)
Tổng cộng
Giải thích
Phần tiêu đề
(2) Lấy giá trị từ trường Từ ngày …. đến ngày….trên màn hình Chọn điều kiện in báo cáo
(3) Lấy giá trị từ trường Đơn vị hoặc Cá nhân trên màn hình chọn điều kiện in báo cáo.
Phần nội dung

(4): đánh số thứ tự hiển thị các Đơn vị hoặc Cá nhân được báo cáo
(5): lấy giá trị của trường Đơn vị hoặc Cá nhân trên màn hình chọn in báo cáo
(6): hiển thị tổng số Phiếu giao việc mà Đơn vị hoặc Cá nhân nhận được
(7): hiển thị tổng số Phiếu giao việc chưa được Đơn vị hoăc Cá nhân mở ra xem, vẫn còn
trong hạn
(8): hiển thị tổng số Phiếu giao việc đã được được Đơn vị hoăc Cá nhân mở ra xem, vẫn
còn trong hạn
(9): hiển thị tổng số Phiếu giao việc đã được Đơn vị hoăc Cá nhân kết thúc xử lý , vẫn còn
trong hạn
(10): hiển thị tổng số Phiếu giao việc chưa được Đơn vị hoăc Cá nhân mở ra xem, quá hạn
xử lý
(11): hiển thị tổng số Phiếu giao việc đã được được Đơn vị hoăc Cá nhân mở ra xem, quá
hạn xử lý
(12): hiển thị tổng số Phiếu giao việc đã được Đơn vị hoăc Cá nhân kết thúc xử lý , quá
hạn xử lý
06/01QT/PM Trang 219/225

3.1.39. UC MPB01. Quản lý phiên bản
 Liệt kê các phiên bản khác nhau của file nội dung toàn văn của văn bản điện tử
 Chỉnh sửa nội dung các file nội dung toàn văn của văn bản điện tử, ghi lại thành từng phiên
bản riêng biệt.
 Mã: MPB
 Vị trí: Ứng dụng Quản lý văn bản và hồ sơ công việc  Phiên bản
3.1.39.3 Vai trò

 Khác: Khi có nhu cầu chỉnh sửa nội dung file đính kèm.
• Tài liệu có đính kèm file nội dung, đã thực hiện chức năng Tra cứu (Xem
chi tiết tình huống sử dụng MTC01. Tra cứu tài liệu/ MTC02. Tra cứu
công việc)
• Người dùng có quyền sửa tài liệu

• Người dùng chỉnh sửa file nội dung thành công, file nội dung được ghi lại
thành một phiên bản riêng, có thông tin của người sửa và thời gian chỉnh
sửa.
• Tài liệu được update với file nội dung mới nhất.
1. Người dùng mở tài liệu cần sửa file nội dung đính kèm.
2. Người dùng chọn tab Lịch sử sửa đổi, màn hình Tra cứu phiên bản hiển thị
3. Hệ thống liệt kê các các phiên bản nội dung đang có của tài liệu
200. Người dùng bấm chọn phiên bản cần sửa
201. Chọn nút <Sửa>, hệ thống hiển thị môi trường chưa file nội dung. NếuTài liệu có
nhiều file nội dung thì chương trình hiển thị của sổ danh sách các file để NSD tùy chọn việc
sửa file nội dung nào.
202. Người dùng tiến hành chỉnh sửa, ghi trên môi trường đó và đóng file nội dung.
203. Người dùng bấm chọn nút <Ghi>, hệ thống ghi lại file nội dung vừa chỉnh sửa
thành một phiên bản mới
06/01QT/PM Trang 220/225

3.1.39.8.1 Xem nội dung phiên bản
1. Tại bước 5 của hoạt động chính người dùng chọn nút <Nội dung>
204. Chương trình mở file nội dung của phiên bản được chọn. Nếu Tài liệu có nhiều file
nội dung thì chương trình hiển thị của sổ danh sách các file để NSD tùy chọn việc xem file
nội dung nào như sau:
3.1.39.8.2 Khôi phục nội dung: Cho phép người dùng hủy bỏ việc chỉnh sửa file nội
dung của phiên bản.
1. Tại bước 7 của hoạt động chính, người dùng bấm chọn nút <Hủy>
2. Hệ thống hủy bỏ việc lưu nội dung mới chỉnh sửa thành phiên bản mới
3.1.39.9.1 Màn hình lich sử sửa đổi
1. Các thông tin
06/01QT/PM Trang 221/225

S Tên Mô tả
Các cột thông tin

Chọn Các phiên bản được liệt kê với các ô chọn
(checkbox) phía trước để người dùng có thể
chọn một hoặc nhiều phiên bản
Tên phiên bản Hiển thị số thứ tự của phiên bản được sinh ra
Người tạo Hiển thị tên đầy đủ của người dùng tạo ra
phiên bản đó
Ngày tạo Hiển thị thời gian phiên bản đó được tạo ra và
ghi vào CSDL của hệ thống, lấy theo ngày giờ
của hệ thống
Các nút lệnh
Sửa Mở nội dung tài liệu tương ứng với phiên bản
được chọn để NSD tiến hành chỉnh sửa
NSD khác dù có quyền sửa cũng không sửa
được phiên bản đó
Hiển thị thông báo khi người sử dụng chọn nút
sửa mà không chọn phiên bản
Ghi Hệ thống ghi lại các thông tin chỉnh sửa vào
CSDL và sinh ra một phiên bản mới
Nội dung Mở nội dung tài liệu tương ứng với phiên bản
được chọn
Người sử dụng khác có quyền sửa có thể sửa
được phiên bản đó
Hiển thị thông báo khi người sử dụng chọn nút
nội dung mà không chọn phiên bản
06/01QT/PM Trang 222/225

Khôi phục Hủy bỏ lệnh sửa (check in tài liệu lên server)
06/01QT/PM Trang 223/225

205. Màn hình hiện thị
206. Yêu cầu: Khi thực hiện lệnh Sửa phiên bản mà không thực hiện lệnh Ghi để sinh
ra một phiên bản mới, hệ thống phải có thông báo để nhắc nhờ người dùng thực hiện lệnh
Khôi phục để hủy bỏ lệnh sửa giúp người dùng khác có thể thao tác với phiên bản đó.
Không có
Yêu cầu phi chức năng

• Hỗ trợ tối thiểu 50 người dùng truy xuất đồng thời (concurrence) để làm việc với máy
chủ.
• Thời gian tạo mới một văn bản đến không quá 1 phút trong trường hợp chọn file có sẵn
trong hệ thống. Các trường hợp khác chọn file đính kèm thông qua Scanner, Fax thì phụ
thuộc vào thiết bị ngoại vi.
• Thời gian để tạo mới một văn bản đi không quá 1 phút.
• Thời gian để tạo mới một dự thảo văn bản đi không quá 1 phút.
• Thời gian để liên kết một văn bản vào hồ sơ không quá 30 giây
• Thời gian để chuyển văn bản đến cho toàn bộ các phòng ban trong hệ thống không quá
1.5 phút
• Khi thực hiện tra cứu, thời gian thực hiện của hệ thống không quá 1 phút.
• Khi thực hiện tìm kiếm, thời gian thực hiện của hệ thống không quá 2 phút dữ liệu ?
Các yêu cầu khác
3.1.40. Chuẩn thiết kế
• Chuẩn tiếng Việt: Hệ thống phải tuân theo chuẩn tiếng Việt TCVN 6909:2001.
• Các màn hình làm việc được thiết kế để có thể sử dụng ở độ phân giải 800x600.
• Giao diện người dùng: Hệ thống vận hành hoàn toàn trên môi trường Web
• Chuẩn mã hóa: Hệ thống phải được mã hóa theo thuật toán mã hóa MD5 hoặc các
thuật toán mã hóa tương đương.
06/01QT/PM Trang 224/225

• Chuẩn quản lý văn bản:
 Hệ thống tuân theo chuẩn DMA và ODMA;
 Hỗ trợ các định dạng văn bản như Microsoft Word, PDF, HTML, XML,
RTF, …
• Chuẩn quản lý qui trình: Hệ thống tuân theo chuẩn quản lý qui trình WFMC.
• Có khả năng tích hợp với các chuẩn, công nghệ
 Dịch vụ Email: POP3/SMTP
 Dịch vụ LDAP: Active Dirctory.
• Có khả năng kết hợp với các thiết bị ngoại vi
 Máy in (Printer)
 Máy quét (Scanner)
• Hệ thống có thể vận hành trên môi trường tối thiểu đã theo yêu cầu trong mục 3.5.5
3.1.41. Thuộc tính hệ thống phần mềm
3.1.41.1 Độ tin cậy
• Khoảng cách giữa hai lần hệ thống mắc lỗi phải lớn hơn 3 tháng. Lỗi ở đây là lỗi khiến
hệ thống ngưng hoạt động hoặc phải khởi động lại và phải có sự hỗ trợ của nhà cung
cấp mới có thể vận hành.
• Trong một năm, kể từ khi đưa vào vận hành, hệ thống không được vượt quá 5 lần lỗi.
3.1.41.2 Tính sẵn sàng
• Sẵn sàng vận hành trên hệ thống của Tổ chức sử dụng đáp ứng các yêu cầu đã đưa ra
trong mô hình cài đặt
3.1.41.3 Tính an toàn
• Mật khẩu của người dùng phải được mã hóa theo thuật toán mã hóa MD5
• Chỉ người dùng mới có thể thay đổi được mật khẩu của chính mình.
3.1.41.4 Khả năng bảo trì
3.1.41.5 Tính khả chuyển
• Dễ dàng chuyển đổi sang máy chủ khác
• Chuyển đổi sang máy chủ khác có cùng cấu hình phần mềm trong thời gian 1 ngày
• Chuyển đổi sang máy chủ vận hành trên Hệ điều hành dành cho máy chủ khác
(Microsoft 2000/2003 Advance Server) trong thời gian 1 ngày
Yêu cầu về cơ sở dữ liệu

• Hệ thống vận hành trên nền CSDL SQL Server 2000/2005
06/01QT/PM Trang 225/225

006.edocman V2 - SRS - V2.0

Uploaded by

Document Information

Original Title

Copyright

Available Formats

Share this document

Share or Embed Document

Sharing Options

Did you find this document useful?

Is this content inappropriate?

Copyright:

Available Formats

006.edocman V2 - SRS - V2.0

Uploaded by

Copyright:

Available Formats

CHI NHÁNH CÔNG TY CỔ PHẦN GIẢI PHÁP PHẦM MỀM CMC

TÀI LIỆU ĐẶC TẢ YÊU CẦU PHẦN MỀM

1. Giới thiệu ......................................................................................................................4

2. Mô tả tổng thể hệ thống...............................................................................................8

3. Yêu cầu phần mềm.....................................................................................................14

06/01QT/PM Trang 2/225

3.1.26. UC QUQ02. Báo cáo lịch sử ủy quyền............................................................123

06/01QT/PM Trang 3/225

Mục đích của tài liệu

Cơ cấu của tài liệu

o Các yêu cầu về giao diện sử dụng của sản phẩm:

o Các ràng buộc về thiết kế:

o Các yêu cầu đối với cơ sở dữ liệu:

Đối tượng đọc tài liệu

 Lãnh đạo Công ty

 Các cán bộ nghiệp vụ

 Các cán bộ tin học

 Cán bộ xác định yêu cầu, triển khai

 Cán bộ thiết kế, lập trình

 Cán bộ kiểm tra phần mềm

Thuật ngữ, các từ viết tắt

06/01QT/PM Trang 5/225

Từ viết tắt Định nghĩa, mô tả

Các thuật ngữ chung

NSD Người sử dụng

06/01QT/PM Trang 6/225

VDE Quản lý Văn bản đến

VDI Quản lý Văn bản đi

VGV Quản lý Phiếu giao việc

VNB Quản lý Văn bản nội bộ

VTT Quản lý Tờ trình

HSC Quản lý Hồ sơ công việc

MTK Tìm kiếm

MTM Quản lý thư mục

MTH Tích hợp

MBM Bảo mật

MDM Quản trị danh mục

MND Quản trị người dùng

MBC Báo cáo

MPB Phiên bản

06/01QT/PM Trang 7/225

Các tài liệu Tham khảo

• Chuẩn ODMA: http://www.infonuovo.com/odma/

• Chuẩn DMA: http://www.aiim.org/

2. Mô tả tổng thể hệ thống

Mục đích sử dụng phần mềm

Mô hình chức năng hệ thống

2.1.1. Mô tả mô hình các chức năng hệ thống

2.1.1.1 Quản lý văn bản đến:

06/01QT/PM Trang 8/225

2.1.1.2 Quản lý văn bản đi:

2.1.1.3 Quản lý giao việc

2.1.1.4 Quản lý văn bản nội bộ

2.1.1.5 Quản lý tờ trình

2.1.1.6 Quản lý lịch làm việc của lãnh đạo:

06/01QT/PM Trang 9/225

2.1.1.7 Quản lý Hồ sơ công việc:

2.1.1.8 Quản trị danh mục

2.1.1.9 Quản trị người sử dụng

• Quản trị người sử dụng

• Quản trị vai trò

• Quản trị phòng ban

2.1.2. Đối tượng phục vụ của phần mềm