ARHIVELE NATIONALE Normativ privind caracteristicile tehnico-funcionale ale spaiilor i echipamentelor de depozitare i conservare a arhivelor aflate n administrarea creatorilor

publici i privai de arhiv CAPITOLUL 1. DISPOZIII GENERALE 1.1. n conformitate cu prevederile art.12 alineatul 2 din Legea nr.16/1996, noile cldiri vor fi avizate de ctre Arhivele Naionale sau direciile judeene ale Arhivelor Naionale, numai dac au spaii prevzute pentru pstrarea documentelor. 1.2. Direciile judeene i Direcia Municipiului Bucureti ale Arhivelor Naionale avizeaz astfel de construcii pentru toi creatorii de arhiv din raza lor de aciune, cu excepia instituiilor centrale ale statului i a celor de interes naional. Condiiile ce trebuiesc ntrunite de spaiile destinate pstrrii i conservrii arhivei pentru unitile controlate i avizate de ctre direciile teritoriale ale Arhivelor Naionale, precum i formele ce sunt necesare, sunt enunate la capitolul 2 ncperi destinate pstrrii arhivei, din prezentul normativ. 1.3. Caracteristicile tehnico-funcionale ale spaiilor i echipamentelor de depozitare i conservare a arhivei n imobile distincte nou construite sau n seciuni din astfel de cldiri, realizate de marii creatori de arhiv sunt enunate la capitolul 3 Cldiri i compartimente de arhiv din prezentul normativ. Aceste construcii sunt avizate de ctre Comisia Tehnic de Avizare a Cldirilor, comisie ce funcioneaz n cadrul Direciei Generale a Arhivelor Naionale. Modul de desfurare a activitii acestei comisii, componena i atribuiile sale sunt enunate la capitolul 4 Comisia Tehnic de Avizare din prezentul normativ. CAPITOLUL 2. NCPERI DESTINATE PSTRRII ARHIVEI 2.1. ncperile destinate pstrrii arhivei la creatorii de arhiv specificai la art.1.2. din prezentul normativ, trebuiesc s ndeplineasc urmtoarele condiii: 2.1.1. Nu trebuiesc amplasate, deasupra, dedesubtul sau n vecintatea magaziilor de substane explozibile, inflamabile, corozive, de colorani, a ncperilor n care se lucreaz cu foc deschis, a ghenelor de reziduuri menajere. 2.1.2. Nu se amplaseaz n poduri, mansarde, subsoluri tehnice sau n ncperi inundabile. 2.1.3. Nu se amplaseaz n construcii provizorii. 2.1.4. Prin depozitele de arhiv se interzice trecerea conductelor de gaze combustibile, a courilor i canalelor de fum. 2.1.5. Rafturile, dulapurile, rastelele etc. trebuiesc confecionate din materiale incombustibile. Amplasarea acestora se face astfel nct s poat permite o evacuare rapid a materialului depozitat. 2.1.6. Instalaiile electrice din depozitele de arhiv trebuiesc executate, astfel nct, s poat fi deconectate din exteriorul ncperii. Corpurile de iluminat se amplaseaz pe axul culoarelor dintre rafturi, la o distan de minimum 50 cm de arhiv depozitat. Corpurile de iluminat electric cu incandescen trebuie prevzute cu globuri de protecie. 2.1.7. Microclimatul interior se va menine pe ct este posibil n limitele: temperatura +15C - +25C iar umiditatea relativ a aerului ntre 40-65% pentru arhiv pe suport hrtie. 2.1.8. Depozitele ce depesc o capacitate de 100 m.l. arhiv, trebuie prevzute cu o camer de lucru, dimensionat n funcie de numrul de oameni ce lucreaz n acest sector. 2.2. Avizarea construciilor noi ce cuprind i ncperi de arhiv se efectueaz de ctre direciile judeene i Direcia Municipal Bucureti a Arhivelor Naionale pe baza urmtoarelor documente: - cerere aviz, care s cuprind i elementele de identificare a imobilului i a spaiilor de arhiv; 1

plan al ncperii (ncperilor) de arhiv cu amplasarea mobilierului specific i destinaia ncperilor vecine (pe orizontal i pe vertical); - chitana de achitare a taxei (fixat pentru moment la nivelul taxei pentru orice petiie). Acest aviz se solicit dup ce beneficiarul a obinut avizele unitilor teritoriale ale Comandamentului Pompierilor i Proteciei Mediului care au asemenea atribuii (copii ale acestor avize se integreaz n dosarul lucrrii ce rmne la cel ce avizeaz). Avizul se elibereaz n termen de 30 de zile de la prezentarea documentaiei, indiferent de natura sa (pozitiv sau negativ). CAPITOLUL 3 . CLADIRI I COMPARTIMENTE DE ARHIV 3.1. Prin cldiri de arhiv se neleg obiecte distincte cu toate instalaiile aferente destinate a depozita materialul arhivat al instituiei respective indiferent de suportul material al acesteia, uniti funcionale n care se desfoar toate activitile ce intr n incidena Legii nr.16/1996. Prin compartimente de arhiv se neleg seciuni orizontale sau verticale din imobilul administrativ, n care se depoziteaz arhiva de orice fel i se desfoar operaiunile arhivistice fr a perturba sau a fi perturbat de celelalte activiti pentru care este destinat construcia. n cazul n care suportul material al arhivei create este diferit (hrtie, film, benzi sonore etc.), nu este obligatoriu ca aceste depozite s fie comasate ntr-o singur zon a imobilului ci pot fi dispersate, fiecare depozit avnd asigurat ns funcionalitatea i securitatea materialului depozitat. Principalele circuite funcionale a arhivei din depozit sunt: a) primire, pregtire (tehnic sau arhivistic), depozit; b) depozit, sal studiu, depozit; c) depozit, camer de lucru, laborator restaurare, depozit; d) depozit, camer lucru, copiere, depozit; e) depozit, camer lucru, camer evacuare. Este interzis ca materialul primit i netratat() n camerele de pregtire s se intersecteze cu fluxurile b, c i d. Prin redirecionare i restaurare se neleg operaiunile ce se desfoar ntr-un compartiment special ncadrat i dotat prin care se asigur materialelor cu o durat mare de pstrare precum i celor ce urmeaz a fi predate la Arhivele Naionale, rezistena n timp. Fondul de asigurare n conformitate cu prevederile art.5 paragraful e din lege, creatorii de arhiv ce se regsesc n articolele 13 i 14, asigur documentele de baz pe microfilme i alte forme de reproducere adecvate, acelai lucru este valabil i pentru creatorii a cror arhiv nu a putut fi preluat din lipsa spaiului i termenul de pstrare la creator a fost prelungit, conform prevederilor art.12, alineatul 3. Prin mijloace de protecie se neleg: dosare, mape, cutii, casete, role etc., adic mijloacele iniiale de pstrare i identificare prin mijloacele arhivistice a materialului depozitat. Prin mijloace de pstrare se neleg sistemele de depozitare n timp a arhivei de orice fel: rafturi, rastele, dulapuri etc. Prin mobilier i dotri specifice se neleg: mese depozit, mese lucru arhiv, mese sal studiu, scri, crucioare arhiv, mese citit microfilme, aparatura laboratoarelor de restaurare i recondiionare, copiatoarele de orice fel inclusiv aparatura necesar microfilmrii, camerele de clim, aparatele de filmat, derulatoare etc. Depozitele mai sunt dotate cu aparatur de msur i control microfilmat (termometre, higrometre, termohigrometre etc.), materiale pentru evacuare (saci, containere etc.), mijloace iniiale de stingere (stingtoare cu gaze inerte, CO2 i praf inert, zpad carbonic etc.), instalaiile de alarmare i antiincendiu i dup caz instalaii automate de stingere. Camerele tezaur sunt seciuni n construciile cu destinaie funcional depozit de arhiv, destinate a adposti n situaii de calamitate cele mai importante documente. Aceste compartimente se realizeaz de regul la nivelul cel mai de jos al construciei cu o rezisten la oc sporit fa de restul ansamblului lundu-se msurile necesare pentru a nu fi inundate n cazul prbuirii imobilului. Se doteaz cu instalaii de stingere automat a incendiului cu gaze inerte. 2

3.2. Amplasament Nu este recomandabil amplasarea acestor depozite ntr-o zon n care factorii de risc att cei permaneni, constnd n vecinti periculoase: surse de explozie sau incendii, degajri nocive att chimice ct i biologice, terenuri instabile, zone inundabile sau cu un nivel ridicat al apelor freatice etc., ct i a celor ocazionali: obiective strategice att n apropiere sau n amonte; s fie evitate pe ct posibil. Imobilul s fie uor accesibil celor interesai. S se asigure ci de evacuare n caz de necesitate. S se asigure nchiderea ntr-un perimetru propriu cu un sistem de paz de sine stttor. Compartimentele de arhiv nu se vor integra n imobile n care se desfoar procese tehnologice care implic factorii de risc enumerai. n situaia n care acest lucru nu e posibil vor fi amplasate n tronsoane separate prin ziduri antifoc i ventilare care s mpiedice aerarea cu substane toxice. Nu se accept amplasarea acestor compartimente acolo unde exist pericolul unor explozii, emanaii radioactive sau alte pericole similare. 3.3. Principalele elemente constructive i funcionale. 3.3.1. Structura. Proiectantul poate alege orice gen de structur o consider necesar cu condiia de a asigura: - rezistena la solicitrile dinamice n cazul unui cutremur n conformitate cu prescripiile tehnice n vigoare i cu ncrcturile mari aduse de materialul depozitat mai ales cnd suportul arhivei l constituie hrtia; - construcia se ncadreaz n gradul I rezisten la foc; - din cele dou considerente sus menionate ct i din considerente de evacuare nu se recomand a se realiza construcii care depesc S+P+3N; - cldirea va dispune de cel puin dou ci de evacuare pe vertical (scri). innd seama c principalul element de dimensionare la evacuare l constituie numrul de oameni (redus la arhiv) i c elementul ce trebuie evacuat l constituie arhiva, cile de evacuare se vor dimensiona innd seama de acesta din urm. 3.3.2. Pentru a evita consumurile mari de energie necesare meninerii microclimatului n depozite se va asigura o inerie termic ct mai ridicat a construciei, n acest scop se recomand: - diminuarea la maximum a punilor termice (calculul termic va evidenia imposibilitatea crerii punctului de rou, n condiii de exploatare normal, n zona n care ar ridica semnificativ umiditatea interioar; - alegerea adecvat a tmplriei exterioare i a unor elemente suplimentare de siguran (storuri, jaluzele etc.); - se recomand de asemenea ca acoperiul s fie gen arpant. n acest caz eliminndu-se i scurgerile interioare a apelor pluviale. n cazul n care din motive arhitectonice sau de alt gen, se vor lua msuri de suplimentare a izolaiei hidro i termo a teraselor, iar canalizarea apelor pluviale se va efectua pe trasee care vor evita spaiile de depozitare. 3.3.3. Protecia antisolar se va realiza prin unele elemente enunate la punctul anterior iar suplimentar se vor prevede ca elemente givrate (n zona depozitelor) s fie prevzute cu cel puin un rnd de geamuri termoabsorbante, n interior se vor prevedea draperii de doc la toate ferestrele. Rafturile vor fi orientate perpendicular fa de planul ferestrelor cu maxim nsorire (est i sud). Iluminatul artificial se va realiza cu lmpi antiex, va urmri axul culoarului dintre rafturi i nu va depi 50 luxi/mp. ntreruptoarele se vor monta la intrarea n depozit n exterior. 3.3.4. Ventilarea spaiilor se poate face natural ct i artificial. 3.3.4.1. Ventilarea natural se efectueaz n zilele n care temperatura i cantitatea de vapori din aerul exterior se ncadreaz n parametrii de microfilmat interior i n condiiile n care n zona depozitului nu exist degajri nocive. Viteza aerului se va ncadra ntre 0,1-0,3 m/s i se vor realiza 1-3 schimburi de aer/or. 3.3.4.2. Ventilarea artificial prin instalaii de ventilare sau cu ajutorul camerelor de clim va urmri meninerea permanent n limita parametrilor a temperaturii i umiditii relative. 3

Pentru arhiv aceti parametrii sunt: temperatura ntre +15 i +24C iar umiditatea relativ ntre 50-65%. Pentru microfilm negativ de asigurare 182C i umiditatea 505%. Pentru celelalte materiale, n special pentru suporturi moderne sau n curs de modernizare se respect condiiile specificate de fabricant n fiele tehnologice i n contractele de livrare. Aceste acte se vor specifica n documentaiile ce au stat la baza dimensionrii instalaiilor de clim. 3.3.5. Instalaiile de for, ap, canal, termice, de alarmare, telefonice etc., se vor dimensiona n funcie de cerinele beneficiarului i conform normelor tehnice n vigoare. 3.3.6. Este interzis traversarea depozitelor de arhiv de trasee de alimentare cu gaze naturale. 3.3.7. Depozitele de arhiv vor fi dotate cu instalaii automate de stingere a incendiilor. Acestea pot fi cu gaze inerte sau spinklere cu ap. Sunt obligatorii instalaiile de stingere automat a incendiilor cu gaze inerte n camerele tezaur. 3.3.8. Compartimentarea depozitelor de arhiv este urmtoarea: - Depozitele de arhiv principalul element funcional, vor cuprinde de regul arhiv cu acelai gen de suport material pstrate n materiale de protecie, depozitate n mijloace de pstrare n care vor fi dispuse dup criterii arhivistice. De regul depozitele nu vor depi o suprafa de 400 m.p. i vor fi gestionate de o singur persoan. Intervalul ntre mijloacele de pstrare (rafturi) se va ncadra ntre 65-80 cm pentru a permite o vitez normal de evacuare precum i circulaia scrilor, a crucioarelor i a altor elemente cu care se manevreaz arhiva n depozit. La capetele rafturilor se va menine o distan de circa 1,00 fa de elementele construciei (perei) dar nu mai mic de 80 cm fa de elementele ce ies n afara pereilor (radiatoare, evi etc.). La intrarea n depozite aceast distan se va mri la 1,20 m pentru a permite circulaia cu uile deschise. Mobilierul i dotrile specifice se amplaseaz fr a diminua aceste distane. Depozitul va avea cel puin dou ci de evacuare. - Camerele de lucru fiecare depozit va fi prevzut cu cca. o ncpere n care se desfoar operaiunile arhivistice curente. - Sala de studiu - va fi prevzut cu mobilierul i dotrile specifice fiecrui gen de arhiv ce se d n cercetare. - Laboratorul de reprografiere - idem funcie de specificul activitii. - Laboratorul de recondiionare i restaurare idem. - Birouri director, secretariat, arhiviti. - ncperi auxiliare: depozite de materiale i imprimate specifice, materiale ntreinere, punct control, camer instalaie alarmare, acumulatori, camer butelii instalaie de stingere etc. - grupuri sanitare, coridoare, scri. 3.3.9. Criterii de dimensionare. La dimensionarea suprafeei de depozitare necesare se va avea n vedere urmtoarele: A. Arhiva: 1.- Arhiva existent; 2.- Arhiva ce se creeaz n fiecare an; 3.- Arhiva ce se elimin anual prin operaiuni de selecionare n conformitate cu nomenclatorul arhivistic; 4.- Arhiva cu termen permanent de pstrare ce se creeaz anual, din care: a)- arhiva ce poate rmne n continuare la creator conform art.14 din Legea nr.16/1996; b) - arhiva ce urmeaz a fi predat la Arhivele Naionale conform art.13 din Legea nr.16/1996. B. Sistemul de depozitare preconizat cantitile de depozitare/mp suprafa depozit. C. Incompatibiliti ce determin depozite separate D. Perioada pentru care se construiete depozitul. Celelalte spaii se dimensioneaz funcie de: 4

- tehnologiile i implicit dotrile i ncadrarea cu personal a laboratoarelor; - numrul de cercettori estimai pentru slile de studiu; - numrul de oameni cu care va fi ncadrat depozitul; 3.3.10. Mijloacele de pstrare, mobilierul i dotrile specifice, trebuie s rspund la urmtoarele cerine: - s fie rezistente n timp; - s nu fie executate din materiale combustibile; - s nu produc n timp degajri chimice care pot duce la deteriorarea materialului depozitat. Deoarece puine sisteme de acest gen au fost sau s-a ncercat a fi standardizate n timp (cu excepia celor cuprinse n ultima serie de standarde), nu se impun restricii de utilizare a oricrui sistem de a rspunde cerinelor susmenionate. Eventualele propuneri de standardizare n viitor, de oriunde ar veni, va trebui s obin avizul Arhivelor Naionale prin Comisia Tehnic pentru a fi promovate. CAPITOLUL 4 . COMISIA TEHNIC DE AVIZARE 4.1. n conformitate cu prevederile Legii nr.16/1996, Legea Arhivelor Naionale, art.12 alineatul 2, se constituie la nivelul Direciei Generale a Arhivelor Naionale, Comisia Tehnic de Avizare a cldirilor n care se depoziteaz arhiva. 4.2. Comisia are urmtoarea componen: 1.- Director (Director Adjunct) - preedinte; 2.- Sef Serviciu A.T.M. - membru; 3.- ef Serviciu Restaurare - membru; 4.- ef Serviciu Informatic - membru; 5.- ef Serviciu A.T.M.A.R. - membru; 6.- ef birou Arhive Tehnice - membru; 7.- ef birou Tehnic - secretar. Comisia se completeaz cu experi i specialiti n funcie de domeniul i specificul arhivei pentru care se construiete obiectivul. 4.3. Comisia Tehnic de Avizare a cldirilor n care se depoziteaz arhiva are urmtoarele atribuii: - verific pe baza normelor privind caracteristicile tehnico-funcionale ale spaiilor i echipamentului de depozitare a arhivelor aflate n administrarea creatorilor publici i privai de arhiv i a referatelor ntocmite de ctre specialitii din Arhivele Naionale, documentaiile tehnice trimise spre avizare; - dispune dup caz avizarea acestora n forma propus; avizarea acestora cu respectarea unor recomandri sau respingerea lor; - transmite n termen de 30 de zile de la primirea documentaiei tehnice i achitarea taxei avizul sub una din cele trei forme susmenionate; - documentaiile avizate (1 exemplar) se transmit Direciilor judeene ale Arhivelor Naionale care vor verifica n momentul punerii n funciune a obiectivului modul n care au fost respectate la execuie (inclusiv recomandrile C.T.A.C.). Titularul de investiie, proiectantul i constructorul sunt dup caz rspunztori de eventualele abateri fa de documentaia pentru care sa obinut avizul; - n cazul revederii de ctre proiectant a documentaiei iniiale din diverse motive legale, avizul iniial i pierde valabilitatea i se va solicita avizarea documentaiei noi; Comisia nu rspunde de nerespectarea altor criterii pentru care prin lege sunt abilitate alte organe de avizare, dar n situaii n care se remarc o nclcare flagrant a unor norme, se specific aceasta n avizul C.T.A.C. 4.4. Solicitantul avizului va prezenta urmtoarele documente: A. Pentru construcii cu destinaie arhiv: 1. cerere de aviz ce va cuprinde: - titlul proiectului 5

- nr., cod - titular de investiie - sursa de finanare 2. chitana de achitare a taxei de avizare; 3. documentaia ce urmeaz a se aviza: a) memoriu tehnic care va cuprinde: - m titlul lucrrii, destinaia - nr.de niveluri, h nivel - amplasament localitatea, adresa, vecinti orientare - structur de rezisten - instalaii electrice, for, ap canal, termice, clim, alarmare, antifoc i - antiefracie, stingere automat - genul materialului ce se va depozita (suport) - dimensionarea spaiilor utile - compartimentri funcionale, auxiliare etc. - sistem de depozitare (rafturi, rastele, dulapuri etc.) - iluminare, ventilare (sisteme adoptate) - nr. persoane ce deservesc obiectivul i locul n care i desfoar activitatea - spaii igienico-sanitare - ci de acces i de evacuare - alte date pe care proiectantul le consider necesare b) piese desenate: - plan de situaie scara 1:500 - planurile orizontale de la toate nivelurile cu specificarea destinaiei - fiecrei ncperi i mobilarea depozitelor de arhiv - planuri i instalaii cu trasee pe vertical i orizontal B. Pentru construciile cu alte destinaii, dar care au ncorporate i spaii cu destinaie arhiv se vor nainta documentele de la punctele 1, 2 i 3a, piesele desenate vor cuprinde: - plan situaie scara 1:500 - plan al cldirilor cu localizarea zonei depozitului de arhiv - planuri ale nivelului superior i inferior zonei de arhiv - plan cu traseul instalaiilor ce trec prin depozitul de arhiv i n zona din imediata vecintate. 4.5. Documentaia se nainteaz n 3(trei) exemplare din care dup avizare: - 1 exemplar se restituie cu avizul C.T.A.C.; - 1 exemplar rmne n arhiva C.T.A.C.; - 1 exemplar se nainteaz unitii teritoriale a Arhivelor Naionale n raza creia i va desfura activitatea noul obiectiv. 4.6. Pentru obinerea avizului tehnic al Arhivelor Naionale se va plti o tax. Pn la aprobarea tarifelor difereniate funcie de complexitatea lucrrii ce urmeaz a fi avizat, cuantumul acestei taxe se fixeaz la nivelul unei cereri obinuite (vechime, copii sentine judectoreti, acte proprietate etc.). 4.7. Avizele pentru construcii noi (cu destinaia cldiri arhive sau cu compartimentri pentru arhive) se acord numai de ctre Comisia Tehnic de Avizare a Arhivelor Naionale ce funcioneaz la sediul central. CAPITOLUL 5. DISPOZIIUNI FINALE 5.1. Prezentul Normativ privind caracteristicile tehnico-funcionale ale spaiilor i echipamentului de depozitare i conservare a arhivelor aflate n administrarea creatorilor publici i privai de arhiv, intr n vigoare conform Legii 16/1996 la 3 luni de la apariia acesteia n Monitorul Oficial, adic la 09.07.1996.