Universitatea Politehnica din Timisoara Departamentul pentru Programe si Relatii Internationale- Biroul Programe Comunitare

MOBILITI ERASMUS PENTRU STUDENI (OUTGOING) STUDII I PLASAMENTE Regulament-cadru de desfurare

1. Principalele activiti de care depinde i/sau care depind de activitatea reglementat sunt: a) existena unui acord bilateral valabil ntre UPT i instituia de nvmnt superior gazd n cazul mobilitilor de studii, respectiv ncheierea unui acord cu ntreprinderea gazd n cazul plasamentelor; b) acceptarea studentului de ctre instituia gazd; c) completarea integral, corect i la timp de ctre student a documentelor necesare pentru realizarea mobilitii; d) completarea i aprobarea de ctre persoanele abilitate a documentului Learning Agreement iniiat de cadrul didactic coordonator i studentul nsui; e) ndeplinirea de ctre student i de instituia gazd a obligaiilor specifice; 2. Activitatea reglemetat se afl coordonatorului instituional Erasmus. sub directa ndrumare a

2.1. n cadrul DPRI este numit o persoan responsabil cu implementarea eficient a programului Erasmus, avnd funcia de coordonator instituional Erasmus. Funcia face parte din nomenclatorul de funcii specific programului Erasmus la nivel european. La buna desfurare a activitii contribuie un mare numr de persoane i/sau entiti: Rectorul, Prorectorul responsabil cu problemele de nvmnt, decanatele facultilor, conducerea departamentelor independente, coordonatorii de acorduri bilaterale, Direcia Financiar-Contabil, Serviciul Social, CICS, ligile studeneti, studenii. 3. Documentele utilizate n cadrul acestei reglementri instruciunile de completare a acestora sunt urmtoarele: 3.0. Informare a) Lista acordurilor bilaterale Erasmus valabile n anul universitar urmtor este publicat pe site-ul UPT, seciunea DPRI BPC. b) Materiale informative, tiprite sau n format electronic, distribuite n perioada premergtoare seleciei. Un exemplar al acestora se pstreaz la dosar n form tiprit. Materialele informative (afie, pliante, prezentri PowerPoint, etc.) sunt publicate de asemenea pe site-ul DPRI-BPC. c) Proces Verbal ntocmit dup prezentri, n timpul campaniei de promovare, la care se ataeaz listele cuprinznd persoanele care au beneficiat de acestea. 3.1. Dosarul de candidatur standard a) Formularul de candidatur pentru o mobilitate de studii sau plasamente. Documentul se completeaz n format electronic de candidat, se listeaz, se semneaz i se depune n original la DPRI i la cadrul didactic coordonator de acord. i

1/6

Universitatea Politehnica din Timisoara Departamentul pentru Programe si Relatii Internationale- Biroul Programe Comunitare

b) Foaia matricol parial. Se solicit de la secretariatul facultii/departamentului de care aparine candidatul. Aceasta trebuie s conin urmtoarele semnturi: Secretar ef Facultate, Decan, Secretar ef Universitate, Rector i tampila UPT. Candidaii din primul an de studiu licen trebuie s fie integraliti pe primul semestru. c) Scrisoare de intenie redactat n limba n care se vor efectua studiile (plasamentul). d) CV format european cu fotografie inserat, redactat n limba n care se vor efectua studiile (plasamentul). Formularul este disponibil online: www.europass-ro.ro (seciunea formulare i exemple). e) Paaport lingvistic redactat n limba n care se vor efectua studiile (plasamentul). Formularul este disponibil online: www.europass-ro.ro (seciunea formulare i exemple). f) Certificat care atest competenele lingvistice n viitoarea limb de studiu (plasament). n cazul n care studentul nu deine un astfel de certificat, acesta poate fi prezentat ulterior, respectnd termenul limit menionat pe site. 3.1.1. Dosarul de candidatur este prezentat n original cadrului didactic care coordoneaz acordul bilateral pentru care opteaz studentul. 3.1.2. n cazul n care studentul dorete s i depun candidatura pentru mai multe acorduri, acesta va depune cte un dosar complet la coordonatorii acordurilor respective. 3.1.3. Un student poate candida pe maxim 5 acorduri bilaterale. 3.1.4. Studentul transmite DPRI formularul de candidatur dup care depune dosarul de candidatur la cadrul didactic coordonator. 3.1.5. Studentul poate fi rmne titular pe un singur acord bilateral. 3.1.6. Studentul care este selectat pe mai multe acorduri trebuie s i prezinte opiunea n scris la DPRI-BPC i s i anune decizia tuturor coordonatorilor acordurilor pentru care a fost selectat. 3.2 Selecia

a) Proces verbal de selecie. Din Comisia de Selecie trebuie s fac parte

minim trei cadre didactice de la trei faculti diferite. Pe procesul verbal trebuie s fie menionai toi candidaii care i-au depus dosarul cu rezultatul final al candidaturii: titular, rezerv, respins. Se completeaz n trei exemplare originale i se transmite coordonatorului instituional Erasmus. Numrul studenilor selectai i durata pentru care au fost nominalizai nu va depi prevederile acordului bilateral n cauz. b) Lista punctajelor obinute de candidai n procesul de selecie. Procesului Verbal i se anexeaz lista cu notele obinute de candidai, semnat de asemenea de toi membrii Comisiei de Selecie. Sistemul de evaluare este decis de comisie, n funcie de specificul domeniului. Se transmite coordonatorului instituional Erasmus. c) Declaraia membrilor comisiei privind evitarea confictului de interese. Se transmite coordonatorului instituional Erasmus.

2/6

Universitatea Politehnica din Timisoara Departamentul pentru Programe si Relatii Internationale- Biroul Programe Comunitare

d) Un reprezentant al Comisiei de Selecie transmite dosarele tuturor

studenilor titulari, rezerve, respini i neprezentai ctre DPRI-BPC. e) Toate candidaturile/dosarele sunt trecute ntr-un registru de nregistrare i ntr-o baz de date centralizat care va cuprinde i alte date ulterioare seleciei. f) Nominalizarea studenilor se face de ctre DPRI-BPC dup centralizarea datelor din procesele verbale de selecie i primirea opiunilor finale ale studenilor selectai pe mai mult acorduri. 3.3 Dosarul studentului selectat se completeaz la DPRI-BPC a) Copie carte de identitate b) Declaraie din partea studentului privind propria contribuie la finanarea mobilitii/plasamentului. Aceasta trebuie semnat i datat. c) Learning/Training Agreement completat, datat i semnat de titular, coordonatorul acordului, decanul sau prodecanul cu probleme de nvmnt i coordonatorul instituional. Documentul poart tampila decanatului facultii sau conducerii departamentului de la care provine studentul i trebuie aprobat de instituia gazd. Se ntocmete n trei exemplare originale. Un exemplar rmne n dosarul studentului purtnd doar semnturile UPT, unul rmne la instituia gazd iar cel de al treilea este returnat de ctre universitatea partener cu semnturile de rigoare ctre UPT. Learning Agreement poart viza prodecanului pe probleme de nvmnt (pentru a asigura compatibilitate). d) Certificat de competen lingvistic pentru limba n care se vor efectua studiile. e) Scrisoare de acceptare de la universitatea gazd f) Extras de cont bancar. Contul bancar trebuie s fie un cont n euro pe numele studentului selectat. g) Solicitare de efectuare a stagiului h) Cerere pentru emiterea unui ordin de deplasare n strintate. Formularul este disponibil pe site-ul UPT, pagina DPRI - BPC. Cererea este completat electronic de ctre student. Dup tiprire, cererea este semnat n ordine de ctre student, directorul de department sau eful de catedr ce coordoneaz programul de studii la care este nscris studentul, decan sau prodecan cu probleme de nvmnt. i) Ordin de deplasare n strintate. Documentul se elibereaz n baza cererii pentru emiterea unui ordin de deplasare n strintate i a documentelor justificative ataate. Acesta este semnat de rector i de directorul financiar-contabil i conine tampila Rectoratului. Ordinul de deplasare se ntocmete n dou exemplare: unul se pred studentului, unul rmne la dosar. j) Contract financiar. ntocmit de DPRI, acesta este semnat de beneficiar, coordonatorul instituional Erasmus, directorul financiar-contabil i rectorul UPT. Documentul este datat i poart tampila rectoratului. Numrul contractului financiar este acelai cu numrul ordinului de deplasare. k) Ordonanare de plat. Semnat de coordonatorul instituional Erasmus, compartimentul Contabilitate, Controlul financiar-preventiv, Ordonatorul de credite i tampilat de DPRI. l) Dovad de plat. Documentul este semnat de coordonatorul instituional Erasmus i poart tampila UPT.

3/6

Universitatea Politehnica din Timisoara Departamentul pentru Programe si Relatii Internationale- Biroul Programe Comunitare

3.4. Monitorizarea studenilor

a) Atestat

de prezen. Se completeaz la sosirea n universitatea/ntreprinderea gazd i se transmite n cel mai scurt timp la DPRI prin fax. b) Modificri pe Learning Agreement. n cazul n care situaia de la faa locului difer fa de prevederile iniiale, se completeaz partea a doua a documentului cu modificrile solicitate i se transmite pentru reaprobare la UPT. Se pot face modificri doar n prima lun a mobilitii. c) Cerere pentru modificarea perioadei mobilitii (extindere, reducere). Cererea se transmite n scris ctre DPRI-BPC i trebuie s fie aprobat de autoritile competente. d) Studenii plecai pe ntregul an universitar care beneficiaz de o burs de studiu de la UPT, vor transmite o foaie matricol parial dup primul semestru pentru a putea beneficia de aceasta (dac au rmas eligibili) n continuare. 3.5. Documente de prezentat la ntoarcerea din mobilitate a) Atestat de prezen completat cu data finalizrii mobilitii de ctre universitatea/compania gazd. b) Foaie matricol coninnd rezultatele obinute la universitatea partener. c) Raport narativ de activitate d) Chestionar ANPCDEFP e) Dovezi de transport f) Dovezi de cazare 3.6. Documente post-mobilitate a) Diseminarea experienei b) Proces verbal de echivalare a rezultatelor. Procesul verbal este completat de ctre facultate/department i se transmite ctre DPRI-BPC prin registratur. c) Mobilitatea Erasmus va fi menionat n suplimentul de diplom. 3.7. Alte documente a) Declaraie prin care studentul selectat pe mai multe acorduri i comunic decizia final. b) Declaraie prin care studentul selectat renun la mobilitate. 4. Circuitul documentelor: 1. DPRI-BPC ntocmete evidena acordurilor bilaterale valabile pentru anul universitar urmtor. 2. Lista acordurilor bilaterale n vigoare este fcut public prin intermediul site-ului www.upt.ro. 3. Promovarea granturilor Erasmus se face n semestrul al II-lea al anului universitar anterior anului de mobilitate, prin intermediul unor ntlniri moderate de responsabilul DPRI cu mobilitile outgoing. La popularizarea acestui program contribuie materialele informative (afie, fluturai, informaii publicate pe Internet, etc.), dar i cadrele didactice coordonatoare de acorduri, decanatele facultilor, CICS i

4/6

Universitatea Politehnica din Timisoara Departamentul pentru Programe si Relatii Internationale- Biroul Programe Comunitare

4. 5.

6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13.

14.

15. 16. 17. 18. 19. 20. 21.

22.

ligile studeneti. Informaiile de interes pentru studeni procedura de selecie, condiiile de eligibilitate, drepturile, obligaiile, actele necesare, etc. sunt publicate pe site-ul www.upt.ro, n seciunea DPRI-BPC. Studenii interesai selecteaz dintre universitile partenere cu care au fost ncheiate acorduri, universitile care corespund cu curricula programului de studii pe care l urmeaz n UPT i cunotinele lor lingvistice. Studentul transmite prin e-mail formularul de candidatur ctre DPRI-BPC. Studentul nmneaz un dosar coninnd documentele menionate la punctul 3.1. cadrului didactic coordonator de acord. Cadrul didactic coordonator stabilete comisia de evaluare a candidailor i data seleciei. Comisia de selecie va avea minim trei membri, provenind de la trei faculti diferite. Data concursului se transmite la DPRI i se afieaz pe avizierul Erasmus i site-ul UPT-DPRI-BPC n timp util. La sfritul procesului de selecie, fiecare cadru didactic coordonator ntocmete un proces verbal de selecie, cu titulari i rezerve, n trei exemplare originale, semnat de toi membrii comisiei de evaluare. Comisia de Selecie completeaz de asemenea punctajele obinute de student. Membrii comisiei de selecie semneaz declaraia privind evitarea conflictului de interese. Cele trei exemplare ale procesului-verbal de selecie, punctajele i declaraiile privind evitarea conflictului de interese trebuie transmise coordonatorului instituional Erasmus pn la termenul limit publicat pe site. Toate dosarele depuse de studeni, indiferent dac acetia au fost declarai titulari, rezerve sau respini sunt transmise Departamentului pentru Programe i Relaii Internaionale Biroul Programe Comunitare. Toate candidaturile sunt trecute ntr-un registru de nregistrare de responsabilul DPRI-BPC. Responsabilul DPRI-BPC trece dosarele ntr-o baz de date electronic care va conine i date ulterioare seleciei pentru monitorizare. n baza proceselor verbale de selecie, DPRI transmite universitii partenere scrisoarea de nominalizare, pe fax i prin pot. Dup nominalizare responsabilul DPRI-BPC planific ntlnirile pentru pregtirea studenilor n vederea mobilitii de studii/plasament. Studentul titular se prezint la DPRI-BPC cu dosarul cuprinznd documentele menionate la punctul 3.3. Decizia privind compatibilitatea materiilor i aparine responsabilului CECTS cu consultarea boardurilor de domeniu i specialitate. Studentul selectat se informeaz privind documentele (formular de candidatur, cazare, etc.) i termenele limit ale partenerilor i transmite documentele solicitate ncadrndu-se n termenele limit stabilite de acetia. Responsabilul DPRI-BPC sprijin studentul n acest demers. mpreun cu profesorul coordonator, studentul completeaz n trei

5/6

Universitatea Politehnica din Timisoara Departamentul pentru Programe si Relatii Internationale- Biroul Programe Comunitare

23. 24. 25. 26. 27.

28.

29. 30. 31. 32. 33.

34. 35. 36. 37. 38.

exemplare originale documentul Learning Agreement. i obine semnturile necesare pe document. Dac n ara n care urmeaz a se efectua mobilitatea sunt oferite cursuri EILC n limba rii gazd i studentul dorete s urmeze aceste cursuri, studentul va contacta responsabilul DPRI-BPC. Ca urmare a ncheierii pregtirii pentru mobilitate, studentul semneaz contractul financiar n dou exemplare n original, conform prevederilor de la punctul. 3.3. Studenii au obligaia s i rezolve individual probleme precum transportul, cazarea i asigurarea medical. n cazul n care studentul beneficiaz de burs sau ajutor social n anul seleciei sau mobilitii, sau care depun acte n acest sens, acesta trebuie s anune DPRI-BPC. Dac, indiferent de motiv, studentul dorete s renune la mobilitate acesta este obligat s anune urgent DPRI-BPC i coordonatorul acordului pe care a fost selectat. Studentul va depune o declaraie scris n acest sens la DPRI-BPC. nainte de a pleca n mobilitate studentul va ridica de la DPRI contractul financiar i ordinul de deplasare. Contractul financiar i ordinul de deplasare au acelai numr de nregistrare. Contractul financiar nu se semneaz nainte de aprobarea documentului Learning Agreement. Valoarea grantului se stabilete de coordonatorul instituional Erasmus. n cazul suplimentelor de grant vor fi ataate documente justificative privind decizia luat. La sosirea n universitatea gazd studentul are obligaia de a se prezenta la biroul responsabilului Erasmus incoming i de a transmite ctre UPT DPRI atestatul de prezen. Modificrile pe L.A. pot fi fcute n termen de o lun de la sosirea la universitatea gazd cu aprobarea tuturor prilor implicate. Pe tot parcursul mobilitii studentul pstreaz legtura cu responsabilul Erasmus din UPT, pentru a gsi mpreun soluii la eventualele dificulti ntmpinate. La ntoarcerea din mobilitate studentul trebuie s prezinte documente care s adevereasc ndeplinirea obligaiilor asumate, printre care obinerea unui numr minim de credite, respectarea perioadei de mobilitate, raportul narativ i alte documente solicitate de DPRI. Decontul se face la DPRI - BPC prin depunerea documentelor conform contractului financiar. Recunoaterea i echivalarea studiilor din stagiul Erasmus se realizeaz la facultate, sub coordonarea prodecanului cu probleme de nvmnt. Coordonatorul instituional decide recunoaterea mobilitii. Stagiul Erasmus se introduce n suplimentul de diplom. Studenii care au beneficiat de o burs Erasmus au obligaia ca la solicitarea DPRI-BPC s participe la aciunile de promovare a programului Erasmus.

6/6