CONTROL Y CONTABILIZACION DE LAS MATERIAS PRIMAS Se sujeta la contabilizacin de las materias primas a diversos trmites que hacen necesaria

la utilizacin de varias formas que en cada caso se explicara y se ejemplificara mas adelante. A) SOLICITUD DE COMPRA El almacenista formulara la solicitud de compra al departamento respectivo, con la autorizacin del Superintendente, indicado con la mayor precisin posible que los materiales que se necesitan, en cantidad, calidad, precio y plazo. (Ver lamina iv-1). La aprobacin del superintendente es importante ya que dicha persona quien controla la produccin, y as, Almacenista, cuando vea que su existencia ha llegado al mnimo o le falta poco para ello, procurara recabar la aprobacin para que surta con toda la oportunidad la mercanca, porque de lo contrario podra sobrevenir la paralizacin de la produccin. La solicitud de compra deber hacerse cuando menos a en tres tantos: a) El origen para el Departamento de Compras. b) Duplicado para el Departamento de Contabilidad. c) El triplicado para el propio Almacenista.

B) PEDIDO Al recibir el Departamento de compras la solicitud, proceder desde luego a formular el pedido correspondiente, presentando mayor atencin a las solicitudes que vengan de carcter de urgente. El pedido se har al proveedor que mejores precios y condiciones otorgue, considerando el factor puntualidad. El pedido puede formularse en los siguientes tantos: a) b) c) d) Original al Proveedor. Duplicado al Almacenista. Triplicado para Contabilidad. Cuadruplicado para el propio Departamento de Compras.

No terminara la funcin del Departamento de Compras hasta que el pedido haya sido surtido; esto quiere decir que despus de formulado y remitido, deber insistir el jefe del Departamento de Compras hasta que el proveedor lo haya surtido. (Ver lamina IV.2) C) RECEPCION Esta funcin corresponde al almacenista, quien deber cerciorarse de que los materiales que recibe del proveedor estn de acuerdo con lo solicitado, segn el procedimiento siguiente: 1. Confrontando las notas de remisin del proveedor con la copia del pedido y la solicitud de compra, a efecto de percatarse de que la remesa se ajusta a lo solicitado. 2. Deber revisar fsicamente que los materiales que se reciben correspondan a lo especificado en el pedido, en cuanto a calidad y cantidad. De encontrarse a satisfaccin de la remesa del proveedor, al almacenista pondr un sello con los siguientes datos: Fecha de recepcin_________________________ No. de entrada _____________________________ Calidad ___________________________________ Observaciones _____________________________ Firma del almacenista _______________________

D) GUARDA Una vez recibida la mercanca a satisfaccin, el almacenista deber a proceder a su guarda, de acuerdo con el tipo y naturaleza, en anaqueles o armarios, o estibndola, de tal manera que sea fcil su manejo y recuento El control de los materiales en existencia, segn se dijo, podr llevarse en la propia bodega a base de unidades en tarjetas u hojas sueltas, o tambin por etiquetas; y en contabilidad por medio de tarjetas u hojas sueltas, en unidades y valores. (Ver lamina IV-3). E) DEVOLUCIONES A PROVEEDORES Estas se operan en diferente forma, segn la poca en que se hizo la devolucin: a) Devoluciones Inmediatas Cuando al estarce recibiendo las materias primas, el almacenista rechaza desde luego aquellas que no renen las condiciones requeridas, en este caso, el almacenista har la anotacin en el original y copia de remisin del proveedor, haciendo que firme el representante de este recibo de la devolucin en las propias remisiones. b) Devoluciones Posteriores Cuando despus de haber considerado como buena la entrada de materiales, por diversas circunstancias y previa comunicacin al proveedor, se acuerda la devolucin de materiales, es conveniente formular una nota de devolucin en cuatro tantos: Original al proveedor. Duplicado para el Departamento de Compras. Triplicado para el Departamento de Contabilidad. Cuadriplicado para el mismo Almacn.

Al hacer la devolucin, firmara, a la hora de entrega, de recibido, el representante del proveedor y, de entregado, el almacenista. (Ver lamina IV-4) F) VALUACION DE ENTRADAS DE MATERIALES AL ALMACEN El almacenista formulara diariamente un Resumen de Entradas al Almacn de Materiales, con los siguientes tantos:

a) Original a Contabilidad, anexando las remisiones (copias) de los proveedores. b) Duplicado al Departamento de Compras para su consentimiento. c) Triplicado que quedara en poder del Almacenista, con el cual dar movimiento al auxiliar respectivo. La forma en cuestin ser llenada por el Almacenista en lo relativo a unidades, dejando que Contabilidad llene las columnas correspondientes a valoresEjemplo de resumen de entradas de almacn de materiales: (Ver lmina IV-5 y 6). ASIENTO DE CONCENTRACION ALMACEN PROVEEDORES La Mexicana La Favorita $ 150,040.00 $ 150,040.00 $ 150,000.00 $ 40.00

Resumen de Entradas de Almacn, correspondiente al _________________________

G) SUMINISTRO DE MATERIALES Este se efectuara contra valores o requisitos formulados por el jefe del departamento respectivo, y autorizados por el Superintendente o Jefe de Produccin. Lo anterior quiere decir que toda salida de materiales deber estar amparada por un vale o requisicin, siendo responsabilidad del almacenista el entregar cualquier material sin este requisito. La requisicin por lo menos se formulara por triplicado, para los usos siguientes: a) Original para Contabilidad. b) Duplicado para el Jefe de Produccin o jefe de Departamento solicitante. c) Triplicado para el propio almacn, para hacer el movimiento en las tarjetas a base de unidades. El original del vale llega a Contabilidad sin los datos relativos a valores, y es en este departamento donde se hace la valuacin, de acuerdo con la tcnica que se tenga establecida. (Ver lamina IV-7). Como resumen de lo anterior, para objetivar, se presenta la lamina IV-8.

H) VALUACION DE SALIDAS DE ALMACEN Las tcnicas ms conocidas o adecuadas a nuestro medio para la Valuacin de Salidas de Almacn, son: Precio Promedio Ultimas Entradas, Primeras Salidas. (UEPS) Primeras Entradas, Primeras Salidas. (PEPS) Precio Fijo o Estndar. Precio de Reposicin o de Mercado.

a) Precio Promedio Consiste en dividir el valor final de la existencia entre la suma de unidades habidas, con que se obtiene un costo unitario promedio, o tambin se puede obtener sumando a la existencia anterior las entradas menos las salidas, y el resultado entre la suma de sus valores correspondientes. Ejemplo: ESPECIE PRECIO UNITARIO VALORES Entradas Salidas Existencia Adquisicin Promedio Deber Haber Saldo 100 100 10.00 1000.00 1000.00 50 150 12.00 10.66 600.00 1600.00 20 130 10.66 231.20 1386.80 200 330 11.00 10.87 2200.00 3586.80 100 230 10.87 1087.00 2499.80 100 330 10.00 10.60 1000.00 3499.80 100 230 10.60 1060.00 2439.80 Los precios promedio pueden ser constantes o peridicos. Son peridicos cuando el precio promedio se obtiene de tiempo en tiempo; y puede ser semanal, decenal, quincenal, etc. Son constantes cuando cada entrada origina la obtencin inmediata del precio promedio. En el primero caso el objetivo que se persigue es lograr cierta rigidez de precio promedio para determinados periodos, estimndose que las fluctuaciones son de poca cuanta. Esta tcnica no es recomendable en poca de inflacin.

b) Ultimas Entradas, Primeras Salidas. (UEPS) Esta tcnica cosiste en valuar las salidas de almacn utilizando los precios de las ltimas entradas, hasta agotar la existencia cuya entrada es mas reciente. Solo se refiere al registro, no al movimiento fsico. Ejemplo: Entradas 1000 500 200 ESPECIE Salidas Existencia 1000 1500 1700 1500 1000 850 900 850 700 PRECIO DE ADQUISICION 10.00 12.00 15.00 15.00 12.00 10.00 20.00 20.00 10.00 Debe 10000.00 6000.00 3000.00 VALORES Haber Saldo 10000.00 16000.00 19000.00 16000.00 10000.00 8500.00 9500.00 8500.00 7000.00

850 200 500 150 50 200 50 150

3000.00 6000.00 1500.00 1000.00 1000.00 1500.00

De acuerdo con lo anterior las existencias quedan valuadas a los precios mas antiguos y concordando con el pensamiento conservador. Se recomienda esta tcnica cuando los precios van hacia la alza, en el ciclo de prosperidad, inflacin.

c) Primeras Entradas, Primeras Salidas. (PEPS) Esta tcnica es el reverso de la anterior, valuandose de las salidas de materiales a los precios de las primeras entradas hasta agotarlas, siguiendo con los precios de las entradas inmediatas que continan, y as sucesivamente. Esta tcnica se cita por lo conocida que es, mas no resulta aplicable al ciclo econmico de inflacin.

Entradas 200 500 1000

900

ESPECIE PRECIO DE Salidas Existencia ADQUISICION 200 15.00 700 12.00 1700 10.00 850 200 1500 15.00 500 1000 12.00 150 850 10.00 1750 9.00 800 950 10.00

Debe 3000.00 6000.00 10000.00

VALORES Haber

Saldo 3000.00 9000.00 19000.00 16000.00 10000.00 8500.00 16600.00 8600.00

3000.00 6000.00 1500.00 8100.00 80000.00

700 50 650

900 250

10.00 9.00

500.00 5850.00

8100.00 2250.00

d) Precio Fijo o Estndar. Cuando las fluctuaciones en los precios de adquisicin son mnimas, ya sea hacia arriba o hacia abajo, o bien que hay continuas diferencias, pero pequeas, es recomendable utilizar para valuar las salidas del almacn de materiales, la tcnica de precio fijo o estndar, para la cual se investiga el precio mas apegado a la realidad, a fin de aplicarlo. Esta operacin tiene como ventaja la facilidad de su operacin, y como desventaja, que obliga a efectuar un asiento al final del periodo, por la diferencia que resulta de ajustar la existencia final al precio fijo establecido, o que se vaya a establecer. Dicho ajuste origina un asiento a cargo o abono a una cuenta que se podra llamar Ajuste de Existencia al Almacn, a Precio Fijo, con cargo o abono al Almacn de Materiales. La cuenta de ajustes se saldara contra el Costo de Produccin, Costo de Produccin de lo vendido, o por Prdidas y Ganancias. Ejemplo: Se supone un precio fijo de $ 2.00 ENTRADAS 1. 100 unidades a $ 2.00 c/u 2. 150 unidades a $2.15 c/u 3. 200 unidades a $1.90 c/u Sumas SALIDAS 1. 400 unidades a $ 2.00 c/u SALDOS 50 unidades 800.00 $ 102.50 450 unidades $ 200.00 322.50 380.00 $ 902.50

Ajustando la existencia a precio fijo se tiene: 50 unidades a $ 2 .00 c/u De donde el ajuste es igual a 100.00 $ 2.50

-1AJUSTE DE EXISTENCIAS DE ALMACEN, A PRECIO FIJO ALMACEN DE MATERIALES Ajuste al almacn de materias primas, por la Valuacin de Inventario Final de Materias Primas, a Precio Fijo. Otro ejemplo Precio Fijo $ 5.20 ALMACEN DE MATERIAS PRIMAS UNIDADES UNIDADES 100 300 500 50 200 180 800 530 $ 2.50 (2.50)

VALORES 1) 500.00 2) 2750.00 3) 1060.00 4310.00

VALORES 1560.00 (4 260.00 (5 936.00 (6 2756.00 150.00 (7 Ajuste*

PROVEEDORES 500.00 (1 2750.00 (2 1060.00 (3

PRODUCCION EN PROCESO 4) 1560.00 5) 260.00 6) 936.00 8) 150.00

AJUSTE DE EXISTENCIA DE ALMACEN, A PRECIO FIJO *4) 150.00 150.00 (8

*El ajuste al almacn por el precio fijo se obtiene de la siguiente forma: 800 Us. 530 Us. = 270 Us. 270 Us. X $5.20 = $ 1404.00 $ 4310.00 - $ 2756.00 = $ 1554.00 $ 1554.00 - $ 1404.00 = $ 150.00 Aj. *

e) Precio de Reposicin o de Mercado (Aplicable en poca de inflacin) Esta tcnica consiste en valuar los cargos al coste de produccin, por las salidas de almacn, a los precios de reposicin de dichos materiales; lo cual lo obliga naturalmente a utilizar una cuenta que podra llamarse Reserva para Reposicin de Inventarios, siendo de Obligaciones con los Accionistas (Capital Contable); por lo tanto, se presentara en el Estado de Posicin Financiera (Balance) dentro de ese grupo; la diferencia entre la valuacin de los abonos a la cuenta Almacn de Materias Primas y el cargo a los costos, se registra en la reserva mencionada. Esta tcnica satisface los problemas de valuacin de inventarios cuando los precios van en constante alza, porque permite la produccin absorba costos actuales que son altos y, por lo mismo, dicha tcnica va de acuerdo con la siguiente premisa de Principio del Periodo Contable: Aplicar los ingresos actuales sus costos Correspondientes, y lo que es mas importante, va de acuerdo tambin con la premisa del Pensamiento Conservador: Valuar los inventarios a precio de lo costo o de mercado, el que sea inferior. Fiscalmente esta tcnica no es permitida, y por lo mismo, en las declaraciones se restara el importa de la reserva, al costo de Produccin de lo Vendido. Ya que como es sabido, solo son aceptables para efectos fiscales las siguientes tcnicas de valuacin de inventarios: Primeras entradas, primeras salidas. Ultimas entradas, primeras salidas. Precio promedio. Ejemplo: 1. 2. 3. 100 unidades a $ 10.00 c/u 200 unidades a $ 12.00 c/u 150 unidades a $ 15.00 c/u 450 SUMAS $ 1000.00 2400.00 2250.00 $ 5650.00

Se utilizan 200 unidades, sabiendo que el precio de reposicin es de $18.00. Se pagaron sueldos directos por $ 6000.00 y se hicieron gastos indirectos por $3000.00, se termina la produccin y se vende toda en $ 17000.00 Se utilizaron 200 unidades a $ 18.00 c/u Valuacin a precio de promedio 200 unidades DIFERENCIA $ 12556 c/u $ 3600.00 2511.11 $ 1088.89

ALMACEN DE MATERIAS PRIMAS 1) 1000.00 2511.11 (4 2) 2400.00 3) 2250.00

PRODUCCION EN PROCESO 4) 3600.00 12600.00 (7 5) 6000.00 6) 3000.00

RESERVA PARA DEPOSICION DE INTERVALOS 1088.89 (4

PROVEEDORES 1000.00 (1 2400.00 (2 2250.00 (3

VARIAS CUENTAS 6000.00 (5 3000.00 (6

ALMACEN DE ARTICULOS TERMINADOS 7) 12600.00 12600.00 (8

COSTO DE PRODUCCION DE LO VENDIDO 8) 12600.00

CLIENTES 9) 17000.00

VENTAS 17000.00 (9

Al observar los Estados de Resultados Contable y Fiscal, se apreciara una gran diferencia: ESTADO DE RESULTADOS (Contable) VENTAS Menos: Costo de produccin de lo vendido Materia Prima Directa Labor Directa Gastos Indirectos UTILIDAD BRUTA $ 17000.00 $ 3600.00 6000.00 3000.00

12600.00 $ 4400.00

NOTA: Con esta tcnica se adquiere o se pueden reponer 200 unidades de materiales, que son las utilizadas en la produccin, a los precios actuales. VENTAS Menos: Costo de produccin de lo vendido Materia Prima Directa Labor Directa Gastos Indirectos UTILIDAD BRUTA NOTA: Con esta tcnica solo se pueden reponer 139.5 unidades de materiales; es decir, se esta disminuyendo el Capital de Trabajo, como se aprecia a continuacin. 139.5 unidades x $ 18.00 = $ 2511.00 $ 17000.00 $ 2511.11 6000.00 3000.00

11511.11 $ 5488.89

I)

INVENTARIOS

Se parte de la base de que se tienen implantado el Sistema de Inventarios Perpetuos o Constantes para el control de las mercancas, y por lo tanto, existen auxiliares en tarjetas, en donde se lleva la historia del movimiento de cada material, e incluso puede utilizarse control doble, o sea, que el Almacenista maneje un auxiliar a base de unidades y, Contabilidad otro con unidades y valores. En las condiciones anteriores, es recomendable efectuar verificaciones constantes, conformando las tarjetas contra las existencias fsicas de determinado grupo de materiales, hasta lograr que en el trascurso del ejercicio puedan comprobarse, por este procedimiento, un gran volumen de existencias, sino es que todas. Es conveniente que al finalizar el ejercicio se haga un recuento fsico (que puede traer como consecuencias la paralizacin de las actividades de la empresa); ese inventario deber compararse con la existencia que refleja al auxiliar respectivo, originando naturalmente diferencias que provocaran ajustes. Desde luego, esos ajustes sern mnimos si durante el ao se ha hecho la confrontacin o verificacin mencionada, incluso puede ser por pruebas selectivas.

a) Preparacin del Inventario Fsico Es conveniente, y en muchos casos indispensable, procurar ciertas medidas antes de dirigirse al recuento fsico de los inventarios; entre otras se sugieren las siguientes: 1. Planeacin de la Toma de Inventario Fsico 2. Que no existan entradas a almacn pendientes de registrarse. 3. Que no existan salidas de almacn pendientes de registrarse. 4. Se acomodaran las existencias de tal manera que los materiales de cierto tipo o clase estn en un solo lugar. 5. Si es posible se prepararan listas con los nombre de los materiales escritos a maquina, en original y dos copias, una de las copias servir para que por parejas se anoten los resultados fsicos, una persona contando, midiendo o pesando, y otra anotando. 6. Los borradores de inventario se pasaran a originales con la mayor claridad evitando tachaduras. 7. Se pondrn separados, y debern inventarse en igual forma los materiales a vistas, en deposito, comisin, etc., las existencias que no sean propiedad de la empresa 8. Se procurara no recibir en poca de inventario algn material de los proveedores, y si se recibiere no integrarlo al mismo. 9. No se despachara material en poca de inventario, y en caso de hacerlo controlar la salida. 10. Las hojas de inventarios contendrn bsicamente lo sig.: fecha, numero de articulo, nombre, unidades, cantidad cont., cantidad segn tarjetas, diferencia de mas y de menos segn inventario, precio valor, valor segn auxiliar, valor de inventario, diferencia de mas o de menos segn inventario. (Ver lamina IV-9).

ASIENTOS DE AJUSTE Analtico ALMACEN DE MATERIAS PRIMAS COSTO DE PRODUCCION COSTO DE PRODUCCION ALMACEN DE MATERIAS PRIMAS Simplificado COSTO DE PRODUCCION 750.00 ALMACEN DE MATERIAS PRIMAS $ 750.00 Redaccin: ajuste de las cuentas anteriores con motivo del inventario fsico, practicando en x fecha. El recuentro de existencias y comparacin con los auxiliares correspondientes, permite hacer una clasificacin del inventario respecto al grado de aprovechamiento o utilizacin en la produccin, clasificando dicho recuento en los grupos siguientes: a) Material de movimiento constante b) Material de movimiento lento c) Material inmovilizado La clasificacin es bsica para la evaluacin de los inventarios, ya que no pueden tener igual valor aquellas materias primas inmovilizadas en el ejercicio, que las de movimiento constante, puesto que las del tercer grupo. $ 300.00 $ (300.00) $ 1050.00 $ 1050.00

b) Rotacin de Inventarios Se suma el inventario inicial con el inventario inicial con el final de materias primas y se divide entre dos, con lo que se obtiene un inventario promedio, la cifra anterior sirve como denominador de la suma total de materiales empleados en el periodo, y el cociente representara las veces que el inventario promedio ha sido utilizado en ese lapso. Ejemplo: Inventario Inicial de Materia Prima Inventario final de Materia Prima Inventario Promedio = $50000.00 2 $ 20000.00 30000.00 = $ 50000.00 $ 25000.00