Quản lý ngân quỹ ngân hàng Hàng Hải

______________________________________________________________________________

Quản lý ngân quỹ

ngân hàng Hàng Hải

_______________________________________________________________________________
1
Quản lý ngân quỹ ngân hàng Hàng Hải
______________________________________________________________________________

I. Phần Tổng quan

a) Mô tả nội dung đề tài
™ Giới thiệu
Ngân hàng thương mại cổ phần Hàng Hải Việt Nam là một đơn vị kinh doanh trực thuộc
Ngân hàng nhà nước Việt Nam được thành lập năm 1992, có trụ sở chính đặt tại Hải Phòng và 7
chi nhánh con nằm tại các thành phố lớn: Hà Nội, Hải Phòng, Tp Hồ Chí Minh, Cần Thơ, Đà
Nẵng, Vũng Tàu và Quảng Ninh. Ngân hàng có những hoạt động đa dạng như: huy động tiền gởi
tiết kiệm, tiền gởi thanh toán, mở các đợt trái phiếu, cổ phiếu,… sử dụng vốn huy động có được
để cho vay hay đầu tư vào các dự án. Ngoài ra Hàng Hải Việt Nam còn có các dịch vụ: chuyển
tiền, chuyển đổi ngoại tệ, tư vấn tài chính... Ngân hàng làm việc theo nguyên tắc quản lý khách
hàng tập trung, khách hàng có thể gởi và rút tiền tại nhiều chi nhánh. Với quy mô hoạt động rộng
lớn như vậy, ngân hàng cần có một mạng lưới phục vụ nhanh chóng, chính xác và hiệu quả đáp
ứng mọi nhu cầu của khách hàng.
Bộ phận Ngân Quỹ thu nhận các chứng từ thu chi tiền mặt (thu nợ, nộp vào tài khoản, tiết
kiệm, bán ngoại tệ, cho vay, chi phí, đổi ngoại tệ, thanh toán thẻ…) từ các bộ phận khác và yêu
cầu các chứng từ phải đi kèm với bảng kê phân loại tiền thu chi.
Có 2 qui trình lớn như sau:

¾ Thu tiền mặt

Thủ quỹ nhận chứng từ thu từ kế toán và bảng kê các loại tiền từ khách hàng.
Khi nhận chứng từ nộp tiền thủ quỹ phải:
ƒ Kiểm tra tính chất hợp lệ, hợp pháp của chứng từ.
ƒ Việc chấp hành những qui định về ghi chép các yếu tố trên chứng từ như: Ghi đầy đủ họ
và tên người nộp, địa chỉ, nội dung khoản nộp, số tiền bằng số và bằng chữ trên chứng từ
thu có khớp đúng với nhau.
ƒ Sự khớp đúng giữa chứng từ và bảng kê các loại tiền nộp.
ƒ Nếu có gì nghi vấn phải kiểm tra lại, nếu chứng từ thu tiền do kế toán ngân hàng lập thì
phải đối chiếu với kế toán.
Căn cứ vào chứng từ và bảng kê nộp tiền để nhận toàn bộ số tiền khách hàng nộp.
Thủ quỹ xác nhận đã thu (ký tên và đóng dấu) lên bảng kê thu, chứng từ thu. Ghi các số
liệu vào sổ nhật quỹ tiền mặt, lưu bảng kê thu, chuyển chứng từ thu (bản chính) sang bộ phận kế
toán lưu trữ, trả lại cho khách hàng 1 liên bản sao.

¾ Chi tiền mặt

Nhận và kiểm soát chứng từ chi do kế toán chuyển sang, chú ý một số yếu tố sau :
ƒ Số chứng từ, ngày tháng năm, họ và tên. địa chỉ, CMND người lĩnh tiền.
ƒ Số tiền bằng số, bằng chữ trên chứng từ khớp đúng, viết đúng qui định.
ƒ Chữ ký và dấu của chủ tài khoản.
ƒ Chữ ký của kế toán và người phụ trách kế toán có trách nhiệm cho lĩnh tiền mặt.

_______________________________________________________________________________
2
Quản lý ngân quỹ ngân hàng Hàng Hải
______________________________________________________________________________
Lập bảng kê phân loại tiền chi trả, kiểm soát sự khớp đúng giữa chứng từ chi và bảng kê về
các nối dung ngày tháng năm chi tiền, họ tên , địa chỉ ngưới lĩnh tiền, tổng số tiền bằng số và bằng
chữ.
Chuẩn bị tiền mặt theo bảng kê đã lập và sau đó thủ quỹ ghi số liệu vào sổ quỹ tiền mặt.
Cho khách hàng ký tên nhận tiền trên bảng kê và chứng từ chi, lưu bảng kê chi và chuyển
chứng từ chi đã có xác nhận đã chi sang kế toán lưu trữ.

¾ Và một số các xử lý khác trong ngày như

Đầu ngày làm việc bộ phận Ngân Quỹ sẽ xuất một số tiền từ kho tiền ra quỹ nghiệp vụ để
hoạt động giao dịch chi trả tiền mặt cho khách hàng tùy theo dự kiến chi trả trong ngày và số tiền
tạm ứng tối đa không vượt quá số tiền đã mua bảo hiểm cho quỹ nghiệp vụ ngoài kho tiền.
Khi xuất kho thủ quỹ phải lập bảng kê các loại tiền xuất kho và ghi chép số liệu vào sổ nhập xuất
kho. Nếu trong ngày số tiền ngoài quỹ nghiệp vụ đã sử dụng hết hoặc không đủ chi thì thủ quỹ
báo cáo cho bộ phận quản lý kho xuất một khoảng tiền cho bộ phận Ngân Quỹ. Nếu số tiền lớn
và vướt quá mức đã mua bảo hiểm, thì phải làm thủ tục nhập kho trước rồi sau đó mới xuất cho bộ
phận Ngân Quỹ.
Cuối ngày làm việc, toàn bộ số tiền trong quỹ nghiệp vụ sẽ được mang hết vào kho, thủ
quỹ lập bảng kê nhập kho, dựa trên số liệu ghi chép để xác định tồn quỹ, kết sổ quỹ làm thủ tục
kết thúc các hoạt động giao dịch trong ngày.

™ Yêu cầu chức năng

ƒ Quản lý thông tin về tiền tệ, chứng từ, khách hàng
ƒ Lưu trữ thông tin về bảo hiểm cho kho quỹ, quỹ nghiệp vụ, nguồn nhập xuất
ƒ Hỗ trợ quản lý nghiệp vụ nhập xuất trong kho quỹ, quỹ nghiệp vụ
ƒ Hỗ trợ quản lý sổ nhật ký kho quỹ, sổ nhật ký quỹ nghiệp vụ
ƒ Tính số lượng tồn kho quỹ, quỹ nghiệp vụ
ƒ Hỗ trợ tra cứu về tiền tệ, chứng từ, khách hàng, phiếu thu chi, phiếu nhập xuất
ƒ Kết xuất báo cáo, in ấn các báo biểu liên quan đến tồn kho quỹ, tồn quỹ nghiệp vụ, thống
kê tình hình thu chi tiền mặt qua quỹ nghiệp vụ, tình hình nhập xuất tiền tệ qua kho quỹ
ƒ Các thông tin về nghiệp vụ xuất nhập trong kho, thu chi quỹ nghiệp vụ không cho phép
người khác truy cập, ngoại trừ các nhân viên quản lý các nghiệp vụ đó
ƒ Để đăng nhập vào cơ sở dữ liệu yêu cầu người dùng phải biết đúng mật khẩu
ƒ Thời gian xử lý, kết xuất báo cáo, truy xuất dữ liệu của hệ thống nằm trong khoảng chấp
nhận được
• Chương trình có giao diện thân thiện, dễ sử dụng, trực quan, sinh động.

b) Xác định phạm vi và ràng buộc cho hệ thống :

c) Thành viên tham gia và vai trò của từng thành viên :

d) Kế hoạch thực hiện :

_______________________________________________________________________________
3
Quản lý ngân quỹ ngân hàng Hàng Hải
______________________________________________________________________________

- Phân tích đề bài.

- Thiết kế ER.
- Thiết kế DFD.
- Thiết kế tựa Meries.
- Thiết kế giao diện.
- Làm báo cáo.

II. Phân tích :

a) Phân tích hiện trạng :
ƒ Sơ đồ tổ chức

ƒ Mô tả hoạt động hiện trạng bài toán tương ứng với từng vai trò.

ƒ Nhận xét đánh giá của nhóm về hiện trạng

b) Phân tích dữ liệu
Mô hình quan niệm dữ liệu ER:

_______________________________________________________________________________
4
Quản lý ngân quỹ ngân hàng Hàng Hải
______________________________________________________________________________

1..n
1..1
1..n
1..1

Thuyết minh cho mô hình dữ liệu:

™ Thuộc tính mô tả cho các thực thể

ƒ Thực thể nganquy:stt, ngay, tienthu, tienchi, sotienbaohiem
ƒ Thực thể khachhang: makh, ngay sinh, hoten, diachi, dienthoai.
ƒ Thực thể chungtu: machungtu, khoan, sotien, ngay.
ƒ Thực thể chungtuluu: sochungtu, luungay, loai.
ƒ Thực thể loaichungtu: maloaichungtu, tenloai chungtu.
™ Về cách qui định đặt thuộc tính tham gia làm khóa chính cho các thực thể
ƒ Thực thể nganquy có stt, ngay là khóa chính.
ƒ Thực thể khachhang có makh là khóa chính.
ƒ Thực thể chungtu có machungtu là khóa chính.
ƒ Thực thể chungtuluu có sochungtu, luungay là khóa chính.
ƒ Thực thể loaichungtu có maloaichungtu là khóa chính.

Biểu diễn mô hình quan niệm ER bằng Power Designer

_______________________________________________________________________________
5
Quản lý ngân quỹ ngân hàng Hàng Hải
______________________________________________________________________________
NGANQUY
STT
NGAY
TIENTHU
TIENCHI
SOTIENBAOHIEM

li en quan

KHACHHANG CHUNGTU
MAKH MACHUNGTU CHUNGTULUU
NGAYSINH KHOAN SOCHUNGTU
HOTEN SOTIEN LUUNGAY
DIACHI NGAY Lien quan
Co LOAI
DIENTHOAI
T HUOC

LOAICHUNGTU
MALOAICHUNGTU
TENLOAICHUNGTU

c) Phân tích yêu cầu hệ thống

Xác định các yêu cầu chức năng và phi chức năng

Mô hình xử lý bằng DFD:

Mô hình cấp 1:

_______________________________________________________________________________
6
Quản lý ngân quỹ ngân hàng Hàng Hải
______________________________________________________________________________

Mô hình cấp 2:

_______________________________________________________________________________
7
Quản lý ngân quỹ ngân hàng Hàng Hải
______________________________________________________________________________
Mô hình cấp 3 cho quy trình thu tiền mặt:

_______________________________________________________________________________
8
Quản lý ngân quỹ ngân hàng Hàng Hải
______________________________________________________________________________
Mô hình cấp 3 cho quy trình chi tiền mặt:

_______________________________________________________________________________
9
Quản lý ngân quỹ ngân hàng Hàng Hải
______________________________________________________________________________
Mô hình cấp 3 cho quy trình thống kê:

_______________________________________________________________________________
10
Quản lý ngân quỹ ngân hàng Hàng Hải
______________________________________________________________________________
Mô hình cấp 3 cho quy trình xử lý khác:

_______________________________________________________________________________
11
Quản lý ngân quỹ ngân hàng Hàng Hải
______________________________________________________________________________
Mô hình cấp 4 cho quy trình xử lý thu tiền mặt:

_______________________________________________________________________________
12
Quản lý ngân quỹ ngân hàng Hàng Hải
______________________________________________________________________________
Mô hình cấp 4 cho quy trình xử lý chi tiền mặt:

_______________________________________________________________________________
13
Quản lý ngân quỹ ngân hàng Hàng Hải
______________________________________________________________________________
Mô hình quan niệm xử lý bằng tựa Merise:
Xác định sơ đồ hệ thống con của qui trình

Thu tienmat 7 Thongke

2

10

1
5
8
11
3 9
Thuquy
Khachhang

4 Chitienmat 6 Xulykhac

He thong

Mô tả sơ đồ dòng dữ liệu cho sơ đồ hệ thống con của qui trình

Số Diễn giải Số Diễn giải

1 Thông tin khách hàng 7 Thông tin thu tiền
2 Chứng từ trả lại 8 Thông tin chi tiền
3 Thông tin khách hàng 9 Thông tin xử lý
4 Số tiền được rút 10 Yêu cầu thống kê
5 Thông tin chứng từ 11 Thông tin thống kê
6 Thông tin tiền chi

XÂY DỰNG MÔ HÌNH QUAN NIỆM XỬ LÝ CHO QUI TRÌNH THU TIỀN MẶT:

_______________________________________________________________________________
14
Quản lý ngân quỹ ngân hàng Hàng Hải
______________________________________________________________________________
Sơ đồ liên hoàn các biến cố:
Yêu cầu nộp tiền

Khách hàng có thể

nộp tiền

Yêu cầu nộp tiền còn chờ để

Chứng từ không kiểm tra bảng kê các loại
hợp lệ tiền

Yêu cầu nộp tiền có

thể được giải quyết

Yêu cầu nộp tiền đã

giải quyết xong

Mô tả quan niệm xử lý theo tựa Meries:

Mô tả các nguyên tắt biến cố vào và ra:

STT Nguyên tắc xử lý Biến cố vào Biến cố ra

Kiểm tra chứng từ Chứng tự không hợp lệ
Yêu cầu nộp tiền + Chứng
1 có hợp lệ hay
từ Chứng từ hợp lệ
không.
Yêu cầu nộp tiền + Chứng
Kiểm tra bảng kê Chứng từ và bảng kê các loại
2 từ + Bảng kê các loại tiền
các loại tiền tiền có đúng hay không.
nộp

_______________________________________________________________________________
15
Quản lý ngân quỹ ngân hàng Hàng Hải
______________________________________________________________________________
Mô hình quan niệm xử lý qui trình mượn sách theo Tựa Merise:

Kiểm tra chứng từ có hợp

Yêu cầu nộp tiền lệ hay không
Chứng từ
Chứng từ
Không hợp lệ Hợp lệ

Thông báo chứng từ không hợp lệ Chứng từ hợp lệ

Yêu cầu về bảng kê các loại tiền

Bảng kê các loại tiền
So khớp số liệu
Ghi nhận thông tin
số liệu
Khách hàng đến nộp tiền

Chứng từ
Khách hàng có thể
nộp tiền

So khớp chứng từ

Ghi nhận số tiền thu

Yêu cầu nộp tiền dã giải quyết Tiền thu

xong

_______________________________________________________________________________
16
Quản lý ngân quỹ ngân hàng Hàng Hải
______________________________________________________________________________
XÂY DỰNG MÔ HÌNH QUAN NIỆM XỬ LÝ CHO QUI TRÌNH CHI TIỀN MẶT:
Sơ đồ liên hoàn các biến cố

Yêu cầu chi tiền

Khách hàng có thể

nhận tiền

Yêu cầu chi tiền còn chờ để

Chứng từ không lập bảng kê các loại tiền chi
hợp lệ trả

Yêu cầu chi tiền có

thể được giải quyết

Yêu cầu chi tiền đã

giải quyết xong

Mô tả quan niệm xử lý theo tựa Meries:

Mô tả các nguyên tắt biến cố vào và ra:

STT Nguyên tắc xử lý Biến cố vào Biến cố ra

Kiểm tra chứng từ Chứng tự không hợp lệ
1 có hợp lệ hay Yêu cầu chi tiền + Chứng từ
không. Chứng từ hợp lệ

Lập bảng kê các

2 Yêu cầu chi tiền + Chứng từ Lưu lại các thông tin
loại tiền

_______________________________________________________________________________
17
Quản lý ngân quỹ ngân hàng Hàng Hải
______________________________________________________________________________
Mô hình quan niệm xử lý qui trình mượn sách theo Tựa Merise:

Kiểm tra chứng từ có hợp

Yêu cầu chi tiền lệ hay không
Chứng từ
Chứng từ
Không hợp lệ Hợp lệ

Thông báo chứng từ không hợp lệ Chứng từ hợp lệ

Lập bảng kê phân loại tiền

Bảng kê bảng loại tiền
So khớp số liệu
Ghi nhận thông tin
số liệu
Khách hàng đến nhận tiền

Chứng từ
Khách hàng có thể
nhận tiền

So khớp chứng từ

Ghi nhận số tiền chi

Yêu cầu chi tiền dã giải quyết Tiền chi

xong

_______________________________________________________________________________
18
Quản lý ngân quỹ ngân hàng Hàng Hải
______________________________________________________________________________

III. Thiết kế:

a) Thiết kế dữ liệu
• Thiết kế vật lý dữ liệu

ENT_6
STT Integer
NGAY DateTime
TIENTHU Integer
TIENCHI Integer
SOTIENBAOHIEM Integer
ENT_7
SOCHUNGTU Integer
ST T = ST T LUUNGAY DateTime
NGAY = NGAY
MACHUNGTU Byte
LOAICHUNGTU Text(20)
ENT_3
MACHUNGTU Byte MACHUNGT U = MACHUNGT U
MAKH Byte
STT Integer
ENT_2
NGAY DateTime
MAKH Byte SOCHUNGTU Integer
NGAYSINH DateTime LUUNGAY DateTime
HOTEN Text(50) MALOAICHUNGTU Byte
DIACHI Text(50) KHOAN Text(50)
DIENTHOAI Integer SOCHUNGT U = SOCHUNGT U
MAKH = MAKH SOTIEN Integer LUUNGAY = LUUNGAY
NGAY_T_C DateTime

MALOAICHUNGT U = MALOAICHUNGT U

ENT_147
MALOAICHUNGTU Byte
TENLOAICHUNGTU Text(10)

• Mô tả ràng buộc toàn vẹn

b) Thiết kế giao diện
• Thiết kế thực đơn, form,…

_______________________________________________________________________________
19
Quản lý ngân quỹ ngân hàng Hàng Hải
______________________________________________________________________________
Gom nhóm theo mục đích của giao diện:

Giao diện chính:

1
2 3

4 5

Đặc tả các đối tượng trên giao diện:

Stt Tên Ý nghĩa Loại Ghi chú

1 CmdThuTienMat Thu tiền mặt Cmdbutton Mở form
khách hàng FrmHoaDonThuTien
2 CmdChiTienMat Chi tiền mặt Cmdbutton Mở form
khách hàng FrmHoaDonChiTien
_______________________________________________________________________________
20
Quản lý ngân quỹ ngân hàng Hàng Hải
______________________________________________________________________________
3 CmdThoat Thoát khỏi màn Cmdbutton Thoat khỏi màn hình
hình chính chính
4 CmdXuatKho Xuất kho dự trữ Cmdbutton Mở form
thêm tiền mặt FrmXuatKho
5 CmdNhapKho Nhập kho tiền mặt Cmdbutton Mở form
FrmNhapKho

_______________________________________________________________________________
21
Quản lý ngân quỹ ngân hàng Hàng Hải
______________________________________________________________________________
Giao diện Thu tiền mặt:

1 3

2 4

8 9 10 11 12

Đặc tả các đối tượng trên giao diện:

Stt Tên Ý nghĩa Loại Ghi chú

1 TxtMaKh Lưu mã của Text box Chiều dài dữ liệu
khách hàng là 15 ký tự
2 TxtHoTen Lưu họ tên của Text box Chiều dài dữ liệu
khách hàng là 30 ký tự
3 TxtDiaChi Lưu địa chỉ của Text box Chiêu dài dữ liệu
khách hàng là 50 ký tự
4 TxtDienThoai Lưu số điện Text box Chièu dài dữ liệu
thoại của khách là 14 ký tự
hàng
5 TxtNdGui Lưu nội dung Text box Chiều dài dữ liệu
gửi tiền là 150 ký tự

_______________________________________________________________________________
22
Quản lý ngân quỹ ngân hàng Hàng Hải
______________________________________________________________________________
6 TxtTienSo Lưu số tiền Text box Chiều dài dữ liệu
bằng số của là 12 ký tự
khách hàng
7 TxtTienChu Lưu số tiền Text box Chiều dài dữ liệu
bằng chữ của là 50 ký tự
khách hàng
8 CmdLuu Lưu khách hàng Cmd Lưu và Kiểm tra
vào CSDL button dữ liệu nhập
9 CmdXoa Xóa một hóa Cmd Disable khi khách
đơn của khách button hàng trong form
hàng rỗng
10 CmdIn In hóa đơn cho Cmd Disable khi khách
khách hàng button hàng trong form
rỗng
11 CmdSua Sửa hóa đơn Cmd Cho phép sửa lại
không đạt yêu button hóa đơn sai
cầu
12 CmdThoat Thoát khỏi màn Cmd Trở về màn hình
hình thu tiền button chính

_______________________________________________________________________________
23
Quản lý ngân quỹ ngân hàng Hàng Hải
______________________________________________________________________________
Giao diện chi tiền mặt:

1 3

2 4

5 6

9 13
10 11 12

_______________________________________________________________________________
24
Quản lý ngân quỹ ngân hàng Hàng Hải
______________________________________________________________________________
Đặc tả các đối tượng trên giao diện:

Stt Tên Ý nghĩa Loại Ghi chú

1 TxtMaKh Lưu mã của Text box Chiều dài dữ liệu
khách hàng là 15 ký tự
2 TxtHoTen Lưu họ tên của Text box Chiều dài dữ liệu
khách hàng là 30 ký tự
3 TxtNgay Lưu ngày tháng Text box Chiều dài dữ liệu
giao dịch là 10 ký tự
4 TxtDiaChi Lưu địa chỉ của Text box Chiều dài dữ liệu
khách hàng là 50 ký tự
5 TxtCMND Lưu số CMND Text box Chiều dài dữ liệu
của khách hàng là 9 ký tự
6 TxtDienThoai Lưu số điện Text box Chiều dài dữ liệu
thoại của khách là 14 ký tự
hàng
7 TxtTienSo Lưu số tiền Text box Chiều dài dữ liệu
bằng số của là 12 ký tự
khách hàng
8 TxtTienChu Lưu số tiền Text box Chiều dài dữ liệu
bằng chữ của là 50 ký tự
khách hàng
9 CmdLuu Lưu khách hàng Cmd Lưu và Kiểm tra
vào CSDL button dữ liệu nhập
10 CmdXoa Xóa một hóa Cmd Disable khi khách
đơn của khách button hàng trong form
hàng rỗng
11 CmdIn In hóa đơn cho Cmd Disable khi khách
khách hàng button hàng trong form
rỗng
12 CmdSua Sửa hóa đơn Cmd Cho phép sửa lại
không đạt yêu button hóa đơn sai
cầu
13 CmdThoat Thoát khỏi màn Cmd Trở về màn hình
hình thu tiền button chính

_______________________________________________________________________________
25
Quản lý ngân quỹ ngân hàng Hàng Hải
______________________________________________________________________________

• Thiết kế báo biểu

c) Thiết kế hệ thống
• Mô tả các hệ thống con
• Cấu trúc phân cấp chức năng tự động hóa
• Thiết kế chức năng tự động hóa(phân chia thành các
module)

IV. Kết luận

_______________________________________________________________________________
26