GESTION DE PROYECTOS AREAS DEL CONOCIMIENTO

GERENCIA DE PROYECTOS

reas de experiencia que necesita el equipo de direccin del proyecto

PROCESO Es un conjunto de acciones y actividades interrelacionadas que se llevan a cabo para alcanzar un conjunto previamente especificado de productos, resultados o servicios. El equipo del proyecto es quien est a cargo de ejecutar los procesos de direccin de proyectos, que por lo general pertenecen a una de estas dos categoras principales: Los procesos de la direccin de proyectos comunes a la mayora de los proyectos por lo general estn relacionados entre s por el hecho de que se llevan a cabo para un propsito integrado. Los procesos orientados al producto especifican y crean el producto del proyecto.

DIAGRAMA DE FLUJO

Un proceso individual puede definir y restringir la forma en que se usan las entradas para producir las salidas de ese Grupo de Procesos. Un Grupo de Procesos incluye los procesos de direccin de proyectos que estn vinculados por las respectivas entradas y salidas, es decir, el resultado o salida de un proceso se convierte en la entrada de otro.

GRUPOS DE PROCESOS Grupo de Procesos de Iniciacin. Define y autoriza el proyecto o una fase del mismo. G rupo de Procesos de Planificacin. Define y refina los objetivos, y planifica el curso de accin requerido para lograr los objetivos y el alcance pretendido del proyecto. G rupo de Procesos de Ejecucin. Integra a personas y otros recursos para llevar a cabo el plan de gestin del proyecto para el proyecto. G rupo de Procesos de Seguimiento y Control. Mide y supervisa regularmente el avance, a fin de identificar las variaciones respecto del plan de gestin del proyecto, de tal forma que se tomen medidas correctivas cuando sea necesario para cumplir con los objetivos del proyecto. G rupo de Procesos de Cierre. Formaliza la aceptacin del producto, servicio o resultado, y termina ordenadamente el proyecto o una fase del mismo.

GESTION DE LA INTEGRACION DEL PROYECTO

GESTION DE LA INTEGRACION

Describe los procesos y actividades que forman parte de los diversos elementos de la direccin de proyectos, que se identifican, definen, combinan, unen y coordinan dentro de los Grupos de Procesos de Direccin de Proyectos.
Incluye los procesos y actividades necesarios para identificar, definir, combinar, unificar y coordinar los diversos procesos y actividades de la direccin de proyectos.

GESTION DE LA INTEGRACION

Se compone de los procesos de direccin de proyectos Desarrollar el Acta de Constitucin del Proyecto, Desarrollar el Enunciado del Alcance del Proyecto Preliminar, Desarrollar el Plan de Gestin del Proyecto, Dirigir y Gestionar la Ejecucin del Proyecto, Supervisar y Controlar el Trabajo del Proyecto, Control Integrado de Cambios y Cerrar Proyecto.

Diagrama de Flujo de los Procesos de Gestin de la Integracin del Proyecto

GESTION DE LA INTEGRACION

EJEMPLO:
Una estimacin de costes necesaria para un plan para contingencias implica la integracin de los procesos de planificacin que se describen con ms detalle en los procesos de Gestin de los Costes del Proyecto, los procesos de Gestin del Tiempo del Proyecto y los procesos de Gestin de los Riesgos del Proyecto

Procesos de integracin de direccin de proyectos

4.1 Desarrollar el Acta de Constitucin del Proyecto: desarrollar el acta de constitucin del proyecto que autoriza formalmente un proyecto o una fase de un proyecto. 4.2 Desarrollar el Enunciado del Alcance del Proyecto Preliminar: desarrollar el enunciado del alcance del proyecto preliminar que ofrece una descripcin del alcance de alto nivel. 4.3 Desarrollar el Plan de Gestin del Proyecto: documentar las acciones necesarias para definir, preparar, integrar y coordinar todos los planes subsidiarios en un plan de gestin del proyecto.

Procesos de integracin de direccin de proyectos

4.4 Dirigir y Gestionar la Ejecucin del Proyecto: ejecutar el trabajo definido en el plan de gestin del proyecto para lograr los requisitos del proyecto definidos en el enunciado del alcance del proyecto.

4.5 Supervisar y Controlar el Trabajo del Proyecto: supervisar y controlar los procesos requeridos para iniciar, planificar, ejecutar y cerrar un proyecto, a fin de cumplir con los objetivos de rendimiento definidos en el plan de gestin del proyecto.

Descripcin General de la Gestin de la Integracin del Proyecto

1.DESARROLLAR EL ACTA DE CONSTITUCION DEL PROYECTO

Es el proceso que consiste en desarrollar un documento que autoriza formalmente un proyecto o una fase y documentar los requisitos iniciales que satisfacen las necesidades y expectativas de los interesados

2. ENUNCIADO DEL ALCANCE DEL PROYECTO

El enunciado del alcance del proyecto es la definicin del proyecto, los objetivos que deben cumplirse. El proceso Desarrollar el Enunciado del Alcance del Proyecto Preliminar aborda y documenta las caractersticas y los lmites del proyecto, y sus productos y servicios relacionados, as como los mtodos de aceptacin y el control del alcance. El enunciado del alcance del proyecto incluye:
Objetivos del proyecto y del producto Riesgos iniciales definidos Requisitos y caractersticas del producto Hitos del cronograma o servicio EDT inicial Criterios de aceptacin del producto Estimacin de costes de orden de Lmites del proyecto magnitud Requisitos y productos entregables del Requisitos de gestin proyecto configuracin del proyecto Restricciones del proyecto Asunciones del proyecto Organizacin inicial del proyecto Requisitos de aprobacin de la

3. PLAN PARA LA DIRECCION DE PROYECTOS

Es el proceso que consiste en documentar las acciones necesarias para definir, preparar, integrar y coordinar todos los planes subsidiarios. El plan para la direccin del proyecto define la manera en que el proyecto se ejecuta, se monitorea, se controla y se cierra. El contenido del plan para la direccin del proyecto variar en funcin del rea de aplicacin y de la complejidad del proyecto. El plan para la direccin del proyecto se desarrolla a travs de una serie de procesos integrados hasta llegar al cierre del proyecto.

PLAN PARA LA DIRRECCION DEL PROYECTO

Este plan integra y consolida todos los planes de gestin subsidiarios y las lneas de bases de los procesos de planificacin e incluyen en particular los siguientes aspectos:

El ciclo de vida seleccionado para el proyecto y los procesos que se aplicaran en cada fase. Los resultados de la adaptacin realizada por quien dirige el proyecto. El modo en que se ejecutara el trabajo para alcanzar los objetivos. Un plan de gestin de cambios. Un plan de gestin de la configuracin.

PLANES SUBSIDIARIOS

El plan de gestin de alcance del proyecto. El plan de gestin de requisitos. El plan de gestin del cronograma. El plan de gestin de costos. El plan de gestin de calidad. El plan de mejoras del proceso. El plan de recursos humanos. El plan de gestin de las comunicaciones. El plan de gestin de riesgos. El plan de gestin de adquisiciones.

4. DIRIGIR Y GESTIONAR LA EJECUCION DEL PROYECTO

Es el proceso que consiste en ejecutar el trabajo definido en el plan para la direccin del proyecto para cumplir con los objetivos del mismo. Estas actividades abarcan, entre otras: Realizar las actividades necesarias para cumplir con los requisitos del proyecto. Crear los entregables del proyecto. Reunir, capacitar y dirigir los miembros del equipo asignados al proyecto. Obtener, gestionar y utilizar los recursos. Implementar los mtodos y normas planificados.

DIRIGIR Y GESTIONAR LA EJECUCUIN DEL PROYECTO

Establecer y gestionar los canales de comunicacin. Generar los datos del proyecto. Emitir las solicitudes de cambio si existen. Gestionar los riesgos e implementar las actividades de respuesta a los mismos. Gestionar a los vendedores y proveedores. Recopilar y documentar las lecciones aprendidas e implementar las actividades aprobadas de mejora del proceso.

LA IMPLEMENTACION DE LOS CAMBIOS APROBADOS ABARCAN:

ACCION CORRECTIVA. Una directiva documentada para ejecutar el trabajo del proyecto y poder, de ese modo, alinear el desempeo futuro previsto del trabajo del proyecto con el plan para la direccin del proyecto.
ACCIN PREVENTIVA. Una directiva documentada para realizar una actividad que puede reducir la probabilidad de sufrir consecuencias negativas asociadas con los riesgos del proyecto. REPARACIN DE DEFECTOS. La identificacin formalmente documentada de un defecto en un componente de un proyecto, con una recomendacin de reparar dicho defecto o reemplazar completamente el componente.

4. Dirigir y Gestionar la Ejecucin del Proyecto: Salidas

1 Entregables Un entregable aprobado es cualquier producto, resultado o capacidad de prestar un servicio nico y verificable que debe producirse para terminar un proceso, una fase o un proyecto.
2 Informacin sobre el Desempeo del Trabajo Conforme el proyecto avanza, la informacin sobre las actividades del mismo se recopila de manera sistemtica. Esta informacin puede relacionarse con diversos resultados de desempeo, incluyendo, entre otros: El estado de los entregables El avance del cronograma Los costos incurridos

Solicitud de Cambio

Cuando se detectan problemas durante la ejecucin del trabajo del proyecto, se emiten solicitudes de cambio que pueden modificar las polticas o los procedimientos, el alcance, el costo o el presupuesto, el cronograma o la calidad del proyecto. Otras solicitudes de cambio incluyen acciones preventivas o correctivas para impedir un impacto negativo posterior en el proyecto. Las solicitudes de cambio pueden ser directas o indirectas, generadas interna o externamente, opcionales u obligatorias (ya sea por ley o por contrato), y pueden abarcar:

6. Monitorear y Controlar el Trabajo del Proyecto Es el proceso que consiste en monitorear, analizar y regular el avance a fin de cumplir con los objetivos de desempeo definidos en el plan para la direccin del proyecto. El seguimiento es un aspecto de la direccin del proyecto que se realiza a lo largo del proyecto. Consiste en recopilar, medir y distribuir la informacin relativa al desempeo, y en evaluar las mediciones y las tendencias que van a permitir efectuar mejoras al proceso. El seguimiento continuo proporciona al equipo de direccin del proyecto conocimientos sobre la salud del proyecto y permite identificar las reas susceptibles de requerir una atencin especial. El control consiste en determinar acciones preventivas o correctivas, o en modificar los planes de accin y hacer un seguimiento de los mismos a fin de determinar si las acciones emprendidas permitieron resolver el problema de desempeo.

El proceso Monitorear y Controlar el Trabajo del Proyecto consiste en:

Comparar el desempeo real del proyecto con respecto al plan para la direccin del proyecto.
Evaluar el desempeo para determinar la necesidad de una accin preventiva o correctiva y para recomendar aqullas que se consideran pertinentes.

Identificar nuevos riesgos y analizar, revisar y monitorear los riesgos existentes del proyecto, para asegurarse de que se identifiquen los riesgos, se informe sobre su estado y se implementen los planes apropiados de respuesta a los riesgos.

6. Monitorear y Controlar el Trabajo del Proyecto Consiste en.

Mantener, durante la ejecucin del proyecto, una base de informacin precisa y oportuna relativa al producto o a los productos del proyecto y su documentacin relacionada.
Proporcionar la informacin necesaria para sustentar el informe de estado, la medicin del avance y las proyecciones. Proporcionar proyecciones que permitan actualizar la informacin relativa al costo y al cronograma actuales. Monitorear la implementacin de aprobados cuando stos se produzcan. los cambios

6. Realizar el control integrado de cambios

Es el proceso que consiste en revisar todas las solicitudes de cambios, aprobar los mismos y gestionar los cambios a los entregables, a los activos de los procesos de la organizacin, a los documentos del proyecto y al plan para la direccin del proyecto.
Este proceso interviene desde el inicio del proyecto hasta su terminacin

Permite que los documentos de mayor importancia se mantengan actualizados por medio de una gestin rigurosa y continua de los cambios, asegurando que solo los cambios aprobados se incorporen a una lnea base revisada.

ACTIVIDADES DEL CONTROL INTEGRADO DE CAMBIOS

Influir en los factores que eluden el control integrado de cambios

Revisar, analizar y aprobar las solicitudes de cambio de forma rapida

Gestionar los cambios aporbados

Mantener la integridad de lineas base

Revisar, aprobar o rechazar todas las acciones recomendadas

Coordinar los cambios a traves de todo el proyecto

Documentar el impacto de todas las solicitudes

Se debe tener en cuenta

Cualquier interesado en el proyecto puede solicitar cambios, pero aunque pueden solicitarse verbalmente deben registrarse por escrito e ingresarse al sistema de gestin de cambios o de configuracin. Estas solicitudes estn sujetas a procesos especificados que pueden ser requerir informacin sobre impactos en el tiempo y costo estimado. Cada solicitud debe ser aprobada o rechazada por alguna autoridad del equipo de direccion o una organizacin externa, por lo general esta funcion se otorga al director del proyecto. De requerirse se incluir un Comit de Control de Cambios (CCB). Cuando el proyecto se ejecuta por medio de un contrato, algunos cambios deben ser aprobados por el cliente.

SISTEMA DE GESTION DE LA CONFIGURACION Y CONTROL DE CAMBIOS

CONTROL DE CONFIGURACION Se centra en la especificacin tanto de entregables como de los procesos

CONTROL DE CAMBIOS Esta orientado a identificar, documentar y controlar los cambios al proyecto y lneas base del producto.

Proporciona una manera normalizada, efectiva y eficiente de gestionar de forma centralizada los cambios y las lneas base aprobadas dentro de un proyecto.

SISTEMA DE GESTION DE LA CONFIGURACION Y CONTROL DE CAMBIOS

OBJETIVOS

Establecer un mtodo progresivo para identificar y solicitar cambios

Proporcionar oportunidades de mejora continua Proporcionar un mecanismo de comunicacin ACTIVIDADES DE GESTION DE LA CONFIGURACION Identificacin de la configuracin Informe del estado de la configuracin Verificacin y auditoria de la configuracin

7. Cerrar proyecto o fase

Es el proceso que consiste en finalizar todas las actividades a travs de todos los grupos de procesos de direccin de proyectos para completar formalmente el proyecto o una fase del mismo. Este proceso establece los procedimientos de anlisis y documentacin de las razones de las acciones emprendidas en caso de que un proyecto se d por terminado antes de su culminacin.

Actividades del cierre administrativo

Acciones y actividades para satisfacer los criterios de terminacin o salida de la fase o del proyecto

Acciones y actividades necesarias para transferir los productos, servicios o resultados a la siguiente fase o a la produccin y/u operaciones

Actividades necesarias para recopilar los registros del proyecto o fase, auditar el xito o fracaso del proyecto, reunir las lecciones aprendidas y archivar la informacin del proyecto para su uso futuro por parte de la organizacin

GESTION DEL ALCANCE DEL PROYECTO

GESTION DEL ALCANCE DEL PROYECTO

La Gestin del Alcance del Proyecto incluye los procesos necesarios para garantizar que el proyecto incluya todo (y nicamente todo) el trabajo requerido para completarlo con xito. Incluye:
Recopilar los Requisitos Definir el Alcance Crear la Estructura de Desglose del Trabajo (EDT) Verificar el Alcance Controlar el Alcance

GESTION DEL ALCANCE DEL PROYECTO

El objetivo principal de la Gestin del Alcance del Proyecto es definir y controlar qu se incluye y qu no se incluye en el proyecto.

GESTION DEL ALCANCE DEL PROYECTO

Recopilar RequisitosEs el proceso que consiste en definir y documentar las necesidades de los interesados a fin de cumplir con los objetivos del proyecto. Definir el AlcanceEs el proceso que consiste en desarrollar una descripcin detallada del proyecto y del producto. Crear la EDTEs el proceso que consiste en subdividir los entregables y el trabajo del proyecto en componentes ms pequeos y ms fciles de manejar.

GESTION DEL ALCANCE DEL PROYECTO

Verificar el AlcanceEs el proceso que consiste en formalizar la aceptacin de los entregables del proyecto que se han completado. Controlar el AlcanceEs el proceso que consiste en monitorear el estado del alcance del proyecto y del producto, y en gestionar cambios a la lnea base del alcance.

GESTION DEL ALCANCE DEL PROYECTO

Cualquier trabajo hecho fuera o mas all de los requerimientos originales es considerado scope creep o expansin del alcance.

GERENCIA DEL ALCANCE

SIGNIFICA: Chequear constantemente y estar seguros que se complete todo el trabajo Sin control de cambios estructurado, no permitir modificaciones al alcance.
Que todos los cambios deberan incluirse en el Project Charter Prevenir trabajo extra (Gold Plating)

PROPOSITO

Del Producto: conjunto de caractersticas y funciones que se incluyen en un producto o servicio.

Del Proyecto: el trabajo que debe ser realizado para que el producto del proyecto sea provisto con todas las caractersticas y funciones requeridas.

MARCO DE UN PROYECTO

XITO DE UN PROYECTO LA CALIDAD

DEL ALCANCE AL PLAN

PLANEACION DEL ALCANCE

DEFINICION DEL ALCANCE

DECLARACION DEL ALCANCE Debe incluir: La justificacin del Proyecto Razn de negocios Objetivo estratgico que el proyecto debe atender La descripcin del producto en forma resumida

La descripcin del producto en forma resumida

Los entregables del proyecto en forma resumida

ESTRUCTURA DE WBS

HERRAMIENTA PARA DEFINIR EL ALCANCE

Para desarrollar una definicin clara del alcance, el gerente de proyecto y su equipo necesitarn:
Una plantilla de WBS de un proyecto previo similar en naturaleza La descomposicin de los principales entregables del proyecto

WBS

WBS Y ALCANCE DEL PROYECTO

El trabajo que no est incluido en la WBS est por fuera del alcance del proyecto.
La declaracin del alcance y la WBS se usan para desarrollar y confirmar un entendimiento comn del propsito del proyecto.

CREACION DE WBS O EDT

ELEMENTOS PARA UNA BUENA WBS

Puede construirse a partir de plantillas (depende del rea de la industria) Utilizar Proyectos previos. Estudiar de nuevo los estimados de costos para ajustarlos a la realidad. Es una entrada para crear el presupuesto y las actividades Es un proceso de creacin en equipo Es una herramienta de integracin Ayuda a establecer responsabilidades del equipo

EJEMPLO WBS

DICCIONARIO DE WBS

Es un conjunto de los niveles ms bajos de la WBS. Los paquetes de trabajo se incluyen en el Diccionario de la WBS Incluye:

El identificador del Paquete de Trabajo El nombre del Paquete y la descripcin del Paquete La persona responsable y el departamento a cargo La fecha de asignacin y la fecha de entrega El costo estimado

DICCIONARIO DE WBS

VERIFICACION DEL ALCANCE

Es el proceso de formalizar la aceptacin del proyecto por parte de los stakeholders. Incluye: Revisar los productos y resultados para asegurar que todos estn han sido completados correcta y satisfactoriamente Conducir inspecciones, revisiones o auditorias Determinar si los resultados son conformes con los requerimientos Documentar la terminacin de los entregables Conseguir la aceptacin formal mediante firma

VERIFICACION DEL ALCANCE

VERIFICACION DEL ALCANCE

ENTREGABLES DEL PROYECTO

CONTROL DE CAMBIOS AL ALCANCE Establecer un Procedimiento para su manejo y Control.

Deben ser entregados al Gerente o Gerentes de Proyecto para su estudio. Se presentan al Comit Tcnico (Steering Committee) para su recomendacin de aceptacin o negacin, los costos adicionales y el impacto en el cronograma. Actualizar la WBS. Lecciones aprendidas. Crear un espacio para consignarlas y difundirlas.

CONTROL DE CAMBIOS DEL ALCANCE

CONTROLAR EL ALCANCE

a. Influenciar en los factores que generan cambios al alcance, para asegurar que los cambios son beneficiosos b. Determinar si un cambio al alcance ha Ocurrido c. Manejo de los cambios reales cuando ocurran

REQUERIMIENTOS DEL CAMBIO

LECCIONES APRENDIDAS

Se aconseja que los cambios al alcance se atiendan en una sesin sobre lecciones aprendidas (experiencias obtenidas) para entender las variaciones ocurridas y revisar las acciones que se llevaron a cabo.
Estos hallazgos deben documentarse y llegar a ser parte de los registros del proyecto para mejorar el desempeo futuro del proyecto

GESTION DEL TIEMPO DEL PROYECTO

GESTION DEL TIEMPO

Gestin del Tiempo del Proyecto, se centra en los procesos que se utilizan para garantizar la conclusin a tiempo del proyecto. Este captulo incluye: Definir las Actividades Secuenciar las Actividades Estimar los Recursos para las Actividades Estimar la Duracin de las Actividades Desarrollar el Cronograma Controlar el Cronograma

GESTION DEL TIEMPO DEL PROYECTO

GESTION DEL TIEMPO

DEFINIR LAS ACTIVIDADES Es el proceso que consiste en identificar las acciones especficas a ser realizadas para elaborar los entregables del proyecto. SECUENCIAR LAS ACTIVIDADES Es el proceso que consiste en identificar y documentar las interrelaciones entre las actividades del proyecto. ESTIMAR LOS RECURSOS DE LAS ACTIVIDADES Es el proceso que consiste en estimar el tipo y las cantidades de materiales, personas, equipos o suministros requeridos para ejecutar cada actividad.

GESTION DEL TIEMPO

4 ESTIMAR LA DURACIN DE LAS ACTIVIDADES Es el proceso que consiste en establecer aproximadamente la cantidad de perodos de trabajo necesarios para finalizar cada actividad con los recursos estimados.
5 DESARROLLAR EL CRONOGRAMA Es el proceso que consiste en analizar la secuencia de las actividades, su duracin, los requisitos de recursos y las restricciones del cronograma para crear el cronograma del proyecto. 6 CONTROLAR EL CRONOGRAMA Es el proceso por el que se da seguimiento al estado del proyecto para actualizar el avance del mismo y gestionar cambios a la lnea base del cronograma.

Descripcin General de Gestin del Tiempo del Proyecto

DEFINICION DEL ALCANCE

SECUENCIA DE ACTIVIDADES

SECUENCIA DE ACTIVIDADES

SECUENCIA DE ACTIVIDADES

SECUENCIA DE ACTIVIDADES

DIAGRAMAS DE RED (PERT Y CPM)

DIAGRAMAS DE RED (PERT Y CPM)

SECUENCIA DE ACTIVIDADES

METODO DE LA RUTA CRITICA

CPM (Critical Path Method) Mtodo de la ruta crtica.

Aunque esta tcnica utiliza las palabras ruta crtica, esta no se refiere a encontrar la ruta crtica. Se refiere a estimar basado en una sola duracin por actividad. Este mtodo: Tiene una sola duracin por actividad (deterministico) Hace nfasis en controlar costos dejando flexible programacin Puede ser dibujada nicamente en un diagrama AOA

la

TECNICA DE PROGRAMACION, EVALUACION Y REVISION DE PROYECTOS

Tcnica de programacin, evaluacin y revisin es un proceso mediante el cual se evala un resultado probable en funcin de tres situaciones: Una situacin mejor, una situacin esperada y una situacin peor. Este mtodo: Tiene tres estimados por actividad (probabilstico) Optimista Mas probable Pesimista Puede ser usado para estimar tiempo o costo Hace nfasis alcanzar la programacin dejando flexibles los costos Puede ser dibujada nicamente en un diagrama AOA

DIFERENCIA ENTRE PERT Y CPM CPM 1. Determinstico 2. Se basa en actividades 3. Orientado a quien ejecuta 4. Se puede usar para todo tipo de proyecto PERT 1. Probabilstico 2. Se basa en Eventos 3. Orientado a quien controla 4. Se puede usar en proyectos de investigacin

DIBUJO DE LA RED O DEL MODELO DEL PROYECTO

ESSTIMACION RECURSOS DE ACTIVIDADES

ESTIMACION DE DURACION DE ACTIVIDADES

ACTIVIDADES PARA DESARROLLAR UN CRONOGRAMA REALISTA

Reunirse con los gerentes para negociar la disponibilidad de los recursos Darle al equipo la oportunidad de aprobar la programacin final. Ellos pueden haber estimado las tareas, pero tambin deben ver su localizacin en el calendario para determinar si son coherentes Reuniones para ganar la aprobacin formal por parte de la gerencia y los stakeholders Mirar maneras alternativas de completar el trabajo Trabajar con las prioridades de los stakeholders Comprimir la programacin a travs de crashing, fast tracking y re-estimacin Nivelar recursos Mirar la interaccin con otros proyectos

ACTIVIDAD Vs HITO

DIAGRAMA DE HITOS

HERRAMIENTAS DE PROGRAMACION Y SUS BENEFICIOS

Diferencia entre un estimado de tiempo y una programacin es que la programacin esta basada en el calendario. Cuando usar cada uno:

CONTROL DEL CRONOGRAMA

GESTION DEL COSTOS DEL PROYECTO

GESTION DE COSTOS

Gestin de los Costos del Proyecto, describe los procesos involucrados en planificar, estimar, presupuestar y controlar los costos de modo que se complete el proyecto dentro del presupuesto aprobado. Incluye:
1. Estimar los Costos 2. Determinar el Presupuesto 3. Controlar los Costos

RELACION DE LOS PROCESOS HASTA EL PRESUPUESTO

ESTIMACION DE COSTOS
Debe estar basada en una WBS para mejorar la exactitud Debe ser realizada por la personas que desarrollan el trabajo La informacin histrica es clave para mejorar la estimacin La lnea de base de los costos (tiempo, alcance y recursos) debe ser mantenida y no cambiada excepto por cambios aprobados Los planes deben ser revalidados Tomar acciones correctivas cuando ocurren problemas de costos (o tiempo, alcance o recursos) Un Gerente de Proyecto nunca debe aceptar requerimientos de tiempo o costo definidos por la Gerencia, sino mas bien analizar las necesidades del proyecto, llegar a unas estimaciones propias y reconciliar cualquier diferencia.

PLANEACION DE RECURSOS

Involucra: Revisar la WBS Identificar recursos potencialmente disponibles Revisar informacin histrica sobre el uso de los recursos en proyectos similares anteriores Revisar las polticas organizacionales en el uso de los recursos Solicitar juicio experto en que recursos son requeridos Cuantificar requerimientos por tarea Desarrollar un plan donde se indique qu tipo de recursos se necesitan, en qu cantidad y cuando

ETAPAS DE LA GESTION DE COSTOS

ESTIMACION DE COSTOS

CLASES DE ESTIMACIONES ESTIMACION ANLOGA (ANALOGOUS ESTIMATING O TOP DOWN): Los grandes y medianos gerentes usan juicio experto o el tiempo y costo reales de proyectos similares previos como la base para estimar el proyecto actual. La estimacin anloga es una forma de juicio experto ESTIMACION ABAJO-ARRIBA (BOTTOM-UP ESTIMATING): Con esta tcnica, la gente que ejecuta los trabajos crea los estimados de costo y tiempo. Estimaciones, basadas en la EDT, son detalladas y se van consolidando hacia arriba para obtener el proyecto total

CLASES DE ESTIMACIONES ESTIMACIN PARAMTRICA (PARAMETRIC ESTIMATING): Utiliza un modelo matemtico para predecir los costos del proyecto. Por ejemplo, costo por lnea de cdigo, costo por metro lineal o costo por instalacin. Tambin es necesario memorizar los dos tipos de estimacin paramtrica: Anlisis de regresin (o diagrama de dispersin) Curva de aprendizaje la pintada de la habitacin nmero 100 costar menos que la primera debido al mejoramiento de la eficiencia HERRAMIENTAS DE ESTIMACION COMPUTARIZADAS (COMPUTARIZED ESTIMATING TOOLS): Estos son paquetes comercialmente disponibles que ayudan a estimar proyectos en muchas industrias

ESTIMACION DE COSTOS

Los Costos se Estiman para todos los recursos que se asignaran al proyecto.
Este incluye, entre otros, el trabajo, los materiales, el equipo, los servicios y las instalaciones. Una Estimacin de Costos es una evaluacin cuantitativa de los costos probables de los recursos necesarios para completar la actividad.

PRECISION DE ESTIMADOS 1.ORDEN DE MAGNITUD: Este tipo de estimacin es usualmente realizada durante la fase de iniciacin y est en el rango de -25% a +75% del real 2.ESTIMADO DE PRESUPUESTO: Este tipo de estimado es usualmente realizada durante la fase de planeacin y est en el rango de -10% a +25% del real 3.ESTIMADO DEFINITIVO Este tipo de estimado es tambin realizada durante la fase de planeacin y est en el rango de -5% a +10% del real. Los Gerentes de Proyectos deben vigilar estos tres valores. El Gerente de Proyecto debe crear los estimados de costo y tiempo del proyecto.

CONCEPTOS LEY DE LOS RENDIMIENTOS DECRECIENTES (LAW OF DIMINISHING RETURNS): Mientras ms pongas en algo, menos obtienes de este. Por ejemplo, adicionar el doble de los recursos a una tarea, no resulta en que esta sea realizada en la mitad del tiempo CAPITAL DE TRABAJO (WORKING CAPITAL) Activos corrientes menos pasivos corrientes, o la cantidad de dinero que la empresa tiene que invertir, incluyendo inversiones en el proyecto

CONCEPTOS MTODOS DE SELECCIN DE PROYECTOS (PROJECT SELECTION METHODS):

Los siguientes son considerados tcnicas que ayudan a seleccionar qu proyectos se van a desarrollar:
Valor presente Valor presente neto Tasa interna de retorno Periodo de recuperacin Relacin beneficio/costo

PRESUPUESTO DE COSTOS

TIPOS DE COSTOS EN PRESUPUESTO Un costo puede ser variable o fijo: COSTO VARIABLE: Cualquier costo que cambie con la cantidad de produccin o cantidad de trabajo: Los ejemplos incluyen los costos de materiales, suministros y salarios COSTO FIJO: Costos que no cambian con los cambios en la produccin. Ejemplos incluyen configuracin, arriendos, etc.

Un costo puede ser directo o indirecto COSTO DIRECTO: Costos que son directamente atribuibles al trabajo en el proyecto. Por ejemplo, Viales del equipo, salarios del equipo, bonificaciones y costos de materiales usados en el proyecto COSTO INDIRECTO: Costos incurridos por el beneficio de mas de un proyecto. Por ejemplo, impuestos, beneficios marginales y servicios de portera

PRESUPUESTO DE COSTOS

DEPRECIACION
Grandes activos (ej.; equipo) comprado por una compaa pierden valor en el tiempo. Los estndares contables llaman a esto depreciacin. Varios mtodos son usados para contabilizar la depreciacin. Existen dos formas de depreciacin: 1. DEPRECIACIN EN LNEA RECTA: La misma cantidad de depreciacin es descontada cada ao 2. DEPRECIACIN ACELERADA: Para el examen solo es necesario saber: Existen dos formas de depreciacin acelerada. No es necesario entender lo que estas dos formas significan o hacer algn clculo Saldo de doble declinacin Suma de dgitos del ao La depreciacin acelerada deprecia ms rpido que la depreciacin en lnea recta

COSTOS HUNDIDOS

Costos desembolsados. Ejemplo: Usted tiene un proyecto con un presupuesto inicial de US$1.000.000. Usted esta en la mitad del proyecto y ha gastado US$2.000.000. Usted considera el sobrecosto de US$1.000.000 cuando determina si continua con el proyecto?

La respuesta es no. Hay que estar enterado que los estndares contables dicen que los costos hundidos no deben ser considerados cuando se decide si se continua con un proyecto en problemas

ANALISIS DE VALOR

Se refiere a encontrar una manera menos costosa de realizar el mismo alcance. Requiere el uso sistemtico de tcnicas para identificar las funciones que necesita el proyecto, asignar valores a estas funciones y proveer funciones al costo global ms bajo sin perder desempeo. Si un equipo o alguien ms est buscando decrecer los costos del proyecto pero manteniendo el mismo alcance, est realizando anlisis de valor

CONTROL DE COSTOS

CONTROL DE COSTOS

CONTROL PRESUPUESTAL

CONTROL PRESUPUESTAL

ESTADO

PRESUPUESTO

INFORME DE AVANCE
Si un proyecto ha sido planeado usando la WBS y las tareas requieren alrededor de 80 horas de trabajo, existen alternativas para reportar el porcentaje completado usando las siguientes reglas: REGLA 50/50: Una tarea es considerada 50% completada cuando esta comienza y se reporta el otro 50% cuando es terminada REGLA 20/80: Una tarea es considerada 20% completada cuando esta comienza y se reporta el otro 80% cuando es terminada REGLA 0/100: Una tarea no se le acredita avance por ejecuciones parciales, solo por la total terminacin

Qu PASA SI MODIFICO EL CRONOGRAMA INICIALMENTE PLANTEADO?

Opciones: Adiciono o elimino actividades Aumento o disminuyo presupuesto Aumento o disminuyo recursos (materiales, fsicos) Prolongo o disminuyo el tiempo en el cronograma

LO QUE AFECTA

SITUACION DE HOY

Necesidad de un estado exacto de la informacin La complejidad de los proyectos se incrementa Proyectos con altas inversiones

QUE ES MAS IMPORTANTE SABER???? Saber donde va en el cronograma? Saber donde va en el presupuesto?

EL VALOR GANADO RESPONDE A AMBOS

Compara la cantidad planeada de trabajo con lo que realmente ha sido hecho, para determinar si el COSTO y la fecha de avance del CRONOGRAMA es como se plane.
El trabajo es Ganado o acreditado como este sea completado.

EXPLICACION ILUSTRATIVA

HEMOS HECHO LO QUE DIJIMOS QUE HARIAMOS? % completacin estimada % de presupuesto gastado % de trabajo hecho % de lapso de tiempo Informes subjetivos, incompletos Dibujos con falsas conclusiones

VALOR GANADO

ES IMPORTANTE PORQUE El avance de las tareas es medido diferentemente La necesidad de conocer el avance de muchas tareas en estado total del proyecto Unidad de medida uniforme en pesos u horas-hombre.

PREGUNTAS FRECUENTES EN SEGUIMIENTO DE PROYECTOS

Hay suficiente dinero restante en el Presupuesto para completar el proyecto ? Hay tiempo restante suficiente en el Cronograma para finalizar el proyecto a tiempo ? Valor Ganado (EV) Es una herramienta efectiva para medir el desempeo y tomar decisiones como por ej. acciones correctivas Integra: Alcance, Costo (o recursos) y medicin del cronograma para ayudar al equipo del proyecto a evaluar el rendimiento del proyecto. Qu indicador se utiliza hoy? % Completado de las tareas Este campo es calculado sobre la duracin actual de la tarea dividido por la duracin total

EV ENVUELVE EL CALCULO DE ESTOS VALORES PARA CADA ACTIVIDAD

TERMINOS

NOMBRE Y FORMULA

INTERPRETACION

INFORME TABULADO DEL DESEMPEO PROYECTO X

RECOMENDACIONES

GESTION DE LA CALIDAD DEL PROYECTO

GESTION DE LA CALIDAD

Gestin de la Calidad del Proyecto, describe los procesos involucrados en planificar, dar seguimiento, controlar y garantizar que se cumpla con los requisitos de calidad del proyecto. Este captulo incluye:
Planificar la Calidad Realizar el Aseguramiento de Calidad Realizar el Control de Calidad

GESTION DE LA CALIDAD 1.Planificar la Calidad. Es el proceso por el cual se identifican los requisitos de calidad y/o normas para el proyecto y el producto, documentando la manera en que el proyecto demostrar el cumplimiento con los mismos. 2. Realizar el Aseguramiento de Calidad. Es el proceso que consiste en auditar los requisitos de calidad y los resultados de las medidas de control de calidad, para asegurar que se utilicen las normas de calidad apropiadas y las definiciones operacionales. 3. Realizar el Control de Calidad. Es el proceso por el que se monitorean y registran los resultados de la ejecucin de actividades de control de calidad, a fin de evaluar el desempeo y recomendar cambios necesarios.

GESTION DE LA CALIDAD

PLANIFICACION DE LA CALIDAD

CALIDAD DEL PROYECTO

ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD

REALIZAR CONTROL DE CALIDAD

GESTION DE LA CALIDAD Planificar la Calidad Es el proceso por el cual se identifican los requisitos de calidad y/o normas para el proyecto y el producto, documentando la manera en que el proyecto demostrar el cumplimiento con los mismos. Realizar el Aseguramiento de Calidad Es el proceso que consiste en auditar los requisitos de calidad y los resultados de las medidas de control de calidad, para asegurar que se utilicen las normas de calidad apropiadas y las definiciones operacionales. Realizar el Control de Calidad Es el proceso por el que se monitorean y registran los resultados de la ejecucin de actividades de control de calidad, a fin de evaluar el desempeo y recomendar cambios necesarios.

CONCEPTOS La calidad es el grado en el que un conjunto de caractersticas inherentes cumple con los requisitos6 (American Society for Quality, 2000). El grado es una categora asignada a productos o servicios que tienen el mismo uso funcional pero diferentes caractersticas tcnicas. La baja calidad siempre es un problema; el grado bajo puede no serlo. Precisin es la consistencia con la que los valores de mediciones repetidas se agrupan y tienen poca dispersin. Exactitud es la medida en que el valor medido est cercano al valor verdadero. Las mediciones precisas no son necesariamente exactas. Una medicin muy exacta no es necesariamente precisa

CONCEPTOS La gestin moderna de la calidad complementa la direccin de proyectos. Ambas disciplinas reconocen la importancia de: La satisfaccin del cliente. Entender, evaluar, definir y gestionar las expectativas, de modo que se cumplan los requisitos del cliente. La prevencin antes que la inspeccin. Uno de los preceptos fundamentales de la gestin moderna de la calidad establece que la calidad se planifica, se disea y se integra (y no se inspecciona). La mejora continua. El ciclo planificar-hacer-revisar-actuar es la base para la mejora de la calidad, segn la definicin de Shewhart, modificada por Deming.

CONCEPTOS

La responsabilidad de la direccin. El xito requiere la participacin de todos los miembros del equipo del proyecto, pero proporcionar los recursos necesarios para lograr dicho xito sigue siendo responsabilidad de la direccin. El costo de la calidad. Se refiere al costo total de todos los esfuerzos relacionados con la calidad a lo largo del ciclo de vida del proyecto. Las decisiones del proyecto pueden causar un impacto en los costos operativos de calidad, como resultado de devoluciones de productos, reclamaciones de garanta y campaas para retirar productos del mercado.

GESTION DE LA CALIDAD
Entradas Factores ambientales de la empresa Activos de los procesos de la organizacin Enunciado del alcance del proyecto Plan de gestin del proyecto Herramientas y tecnicas Anlisis costes-beneficio Estudios comparativos Diseo de experimentos Costes de calidad (COQ) Herramientas adicionales de planificacin de calidad Salidas Plan de gestin de calidad Mtricas de calidad Listas de control de calidad Plan de mejoras del proceso Lnea base de calidad Plan de gestin del proyecto (actualizaciones)

PLANIFICACION DE LA CALIDAD

CALIDAD DEL PROYECTO

ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD

REALIZAR CONTROL DE CALIDAD

PLANIFICACION DE LA CALIDAD

Planificar la Calidad es el proceso por el cual se identifican los requisitos de calidad y/o normas para el proyecto y el producto, documentando la manera en que el proyecto demostrar el cumplimiento con los mismos.

La planificacin de la calidad debe realizarse en forma paralela a los dems procesos de planificacin del proyecto.

GESTION DE LA CALIDAD
Entradas Plan de gestin de calidad Mtricas de calidad Plan de mejoras del proceso Informacin sobre el rendimiento del trabajo Solicitudes de cambio aprobadas Medicin de control de calidad Solicitudes de cambio implementadas Acciones correctivas implementadas Reparacin de defectos implementadas Acciones preventivas implementadas Herramientas y tcnicas Herramientas y tcnicas para la planificacin de calidad Auditorias de calidad Anlisis del proceso Herramientas y tcnicas para el control de calidad Salidas Cambios solicitados Acciones correctivas recomendadas Listas de control de calidad Activos de los procesos de la organizacin (actualizaciones) Plan de gestin del proyecto (actualizaciones)

PLANIFICACION DE LA CALIDAD

CALIDAD DEL PROYECTO

ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD

REALIZAR CONTROL DE CALIDAD

ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD

Al realizar el aseguramiento de calidad se cubre la mejora continua del proceso, el cual es un medio interactivo para mejorar los procesos. La mejora continua reduce las actividades intiles y elimina aquellas que no agregan valor a el proyecto.

GESTION DE LA CALIDAD
Entradas Plan de gestin de calidad Mtricas de calidad Listas de control de calidad Activos de los procesos de la organizacin Informacin sobre el rendimiento de trabajo Solicitudes de cambio aprobadas Productos entregables Herramientas y tcnicas Diagrama causa y efecto Diagramas de control Diagramas de flujo Histograma Diagrama de pareto Diagramas de comportamiento Diagrama de dispersin Muestreo estadstico Inspeccin Revisin de reparacin de defectos Salidas Medicin de control de calidad Reparacin de defectos validada Lnea base de calidad (actualizaciones) Acciones correctivas recomendadas Acciones preventivas recomendadas Cambios solicitados Reparacin de defectos recomendada Activos de los procesos de la organizacin (actualizaciones) Productos entregables validados Plan de gestin del proyecto (actualizaciones)

PLANIFICACION DE LA CALIDAD

CALIDAD DEL PROYECTO

ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD

REALIZAR CONTROL DE CALIDAD

REALIZAR EL CONTROL DE CALIDAD

Es el proceso por el que se monitorean y registran los resultados de la ejecucin de actividades de calidad, a fin de evaluar el desempeo y recomendar cambios necesarios. El control de calidad se lleva a cabo durante todo el proyecto.
Con el control de calidad se identifican causas de una calidad deficiente en el proceso o producto, y recomiendan o implementan acciones para corregirlas.

REALIZAR EL CONTROL DE CALIDAD

El equipo encargado del control de calidad debe conocer la diferencia entre: Prevencin (evitar que haya errores en el proceso) e inspeccin (evitar que los errores lleguen a manos del cliente). Muestreo por atributos (el resultado cumple o no con los requisitos) y muestreo por variables (el resultado se clasifica segn una escala continua que mide el grado de conformidad). Tolerancias (rango especificado de resultados aceptables) y lmites de control (umbrales que pueden indicar si el proceso est fuera de control).

HERRAMIENTAS Y TECNICAS
Las primeras siete de las siguientes herramientas y tcnicas se conocen como las Siete Herramientas de Calidad Bsicas de Ishikawa. Diagramas de Causa y Efecto Diagramas de Control Diagramas de Flujo Histograma Diagrama de Pareto Diagrama de Comportamiento Diagrama de Dispersin TAMBIEN TENEMOS A Muestreo Estadstico Inspeccin Revisin de Solicitudes de Cambio Aprobadas Deben revisarse todas las solicitudes de cambio aprobadas para verificar que se implementaron tal como fueron aprobadas.

DIAGRAMA CAUSA EFECTO

GRACIAS!!!