Manejo eficaz de juntas y reuniones

II: Administracin Eficaz del Tiempo y de la Gestin

Reuniones y Juntas

Reuniones. Una reunin es el acto de juntar o congregar a un nmero determinado de personas para tratar un tema o varios temas sobre los ms diversos aspectos. Hay que definir de forma muy clara los temas a tratar, los objetivos de la reunin y hay que hacer una correcta preparacin de los temas..

Llevar la reunin.

Dirigir una reunin, no es tarea fcil. Sin apenas notarlo, en cualquier reunin se exteriorizan cualidades personales como educacin, conocimientos generales, la formacin de la persona, la experiencia y sus buenas maneras y cualidades.

1. Exposicin del tema principal. Esquematizar el asunto principal. 2. Aportacin de puntos de vista de los asistentes. 3. Establecimiento de turnos. 4. Puntos clave a discutir y posibles conclusiones finales.

Detalles:

Logstica, apoyos y locacin (check list)

Papelera
Personificadores Catering

Equipo
Mobiliario Servicios

Medios

de comunicacin imponderables

Juntas Efectivas

1. Para qu sirve? Una herramienta vital para la administracin de proyectos estriba en contar con un mtodo definido para efectuar juntas. Este mtodo estandarizar el proceso de llevar a cabo juntas, minimizar el desperdicio y promover la ejecucin efectiva de tareas crticas. Existen mltiples beneficios al llevar a cabo juntas efectivas tales como mantener al equipo en el camino adecuado y reducir tiempos y esfuerzos. Est comprobado que al llevar a cabo juntas efectivas se incrementa la probabilidad de xito de los proyectos. Esta herramienta provee de un registro histrico de la junta, las decisiones que en ella se tomaron, los resultados, las tareas asignadas, los responsables y los siguientes pasos a tomar.

2. Cmo se elabora?

A) Elabore una agenda. Se deber elaborar una agenda para cada junta. La agenda debe incluir los temas a discutir, el tiempo que se destinar a cada tema y la persona responsable de cada tema. B) Seleccione a un moderador. El moderador ser responsable de mantener la junta enfocada en los temas propuestos y que se avance en el desarrollo de los mismos. El lder del grupo puede ser el moderador o bien los miembros del equipo rotarn esta responsabilidad entre los miembros en cada sesin.

C) Establezca un compromiso para la participacin y la comunicacin. El moderador deber de tratar de motivar a los participantes a participar y facilitar la comunicacin resumiendo y/o sintetizando las ideas y presentando conclusiones, regulando las participaciones de todos en orden e interviniendo si la discusin se sale de tema. D) Tmese el tiempo para hacer notas. Se debern tomar notas de los temas principales y los puntos clave que sern discutidos en la junta.

E) Evale la junta. Siempre haga una revisin con los participantes para evaluar la junta, para considerar factores que puedan mejorar las prximas. F) Elabore un reporte de la junta Elabore un reporte de acuerdo al formato que se presenta en el numeral 3. Al terminar la junta distribuya el formato debidamente llenado a los participantes. De ser posible distribuya el reporte antes de que termine el da en que se llev a cabo la junta.

Recomendaciones:

Explique el propsito de la reunin. De ser necesario determine las normas del desarrollo de la reunin y posibles responsables. Asistencia. No se aceptan llegadas tarde ni interrupciones. Presentacin de cada punto del orden del da, asignando tiempos para ellos. Inicio. Invitacin a expresar opiniones; oportunidad de hablar a todas las personas.

Controlar la discusin. si piensa que se est desviando de su objetivo y se est perdiendo tiempo, hay que interrumpir. Mantenga siempre la cohesin del grupo. Muchas opiniones y se empieza a complicar, hay que hacer un resumen para aclarar lo que se ha entendido. Respetar las normas de tiempo. Despus de discutir, lo siguiente es hacer un resumen de las decisiones que se tomaron y sus conclusiones. Trabajo con agenda en mano, no se permiten las agendas ocultas. Separa y resuelve aparte y con los casos difciles. Fin de la reunin. Resumen de todo lo que se hizo. Asigna las responsabilidades correspondientes y fija una fecha lmite para su cumplimiento. Fija el objetivo y fecha de la siguiente reunin.

Quien dirige la reunin debe evitar:

Cambiar los comentarios de un participante. Decir a un participante que est mal. Decir a los dems lo que deben hacer. Hacer preguntas dirigidas, diga: Qu sucedera si... o Cul fue su experiencia...?, en vez de: No cree Ud. que...? Hablar rpido y enredado No se puede discutir, mucho menos ridiculizar a nadie. Tomar partido. Tratar de ser chistoso. Presentarse como el experto o la autoridad. Dejar que alguien monopolice la discusin, incluyndote.

Lluvia de ideas
ETAPA 1. Introduccin SECRETOS PARA LA CONDUCCION Promueva un clima tranquilo y agradable. Inicie la sesin explicando los objetivos, las Est seguro de que todos han entendido el preguntas o los problemas que van a ser tema que va a ser tratado. discutidos y las reglas de juego. Redefina el problema si fuera necesario. METODO D uno o dos minutos para que los No se olvide que todas las ideas son participantes piensen en el problema. importantes, evite enjuiciarlas. Solicite, en secuencia, una idea a cada Incentive al grupo a dar un mayor nmero participante. de ideas. 2. Generacin de ideas En caso de que algn participante no tenga Mantenga un ritmo rpido en la recoleccin nada para que contribuir, podr hacerlo ms y registro de las son Las etapas bsicas de una sesin de "Lluvia de ideas"ideas. adelante. Se pueden hacer varios turnos Coloque las fichas que registran las ideas las siguientes: todos tengan oportunidad de para que en el orden de aparicin. participar. Pregunte si alguien tiene alguna duda y, si 3. Revisin de las tarjetas El objetivo de esta etapa es tener claros fuera el caso, pida aclaracin a la persona expuestas en el panel todos los conceptos vertidos, sin juzgarlos. que la gener. Lleve al grupo a discutir las ideas y a Ideas semejantes deben ser agrupadas; escoger aqullas que vale la pena ideas sin importancia o impracticables considerar. deben eliminarse. 4. Anlisis y seleccin Utilice el consenso en esta seleccin Cuide para que no haya monopolio o preliminar del problema o solucin. imposicin por parte de algn participante. Solicite el anlisis de las tarjetas que permanecern en el panel. Promueva la priorizacin de las ideas, solicitando a cada participante que escoja

5. Ordenando las ideas

La votacin debe ser usada apenas cuando el consenso no sea posible.