Actividad semana cuatro

Nombre: Ana Mara Delgado Cuadrado Fecha: 6 de abril de 2012 Actividad: actividad cuarta semana Tema: ciclo vital del documento 1. Consulta y precisa cada funcin archivstica para que amples tu marco terico sobre el tema. Funciones archivistas Es el conjunto de procesos y procedimientos necesarios para adelantar la gestin de los documentos, su archivo y el manejo de correspondencia, en cada una de las entidades y sus dependencias que comprende desde la elaboracin del documento hasta su disposicin final. Son funciones muy amplias que no se limitan a la materialidad de la recogida y el almacenamiento, si no que exigen un control y canalizacin de la produccin documental, una conservacin no solo fsica si no que mira a la perdurabilidad y el servicio que con llevara a la difusin, orientacin, ofrecimiento de datos concretos, facilidad de acceso. Los procesos que abarcan estas funciones archivsticas son las siguientes: Momento de gestin: Denominado tambin pre archivo, el documento va desde su creacin o gestacin hasta cumplir la totalidad del tramite que lo origino. Este a su vez comprende los siguientes momentos: Planeacin: nace de un estudio integral que va llevando los tipos documentales a la normalizacin y estudia tres elementos: la informacin, el soporte y el recorrido. Elaboracin: es la edicin del documento. Tramitacin: tiene como fin acumular los antecedentes que se necesitan para poner en vigencia el documento, el trmino de la tramitacin da paso a la vigencia. Dentro del momento de gestin tenemos las siguientes funciones archivsticas:

Edicin: es la fase de la elaboracin del documento mediante la aplicacin de la normalizacin que requiera segn el tipo documental. El acopio: o reunin de documentos, los hechos econmicos deben documentarse mediante soportes de origen interno o externo. La organizacin: proceso archivstico orientado a la clasificacin (se realiza mediante la utilizacin de secciones documentales luego se archivara en subsecciones segn la clase y tipo documental), la ordenacin ( Una vez separado el material en secciones, subsecciones y series documentales, de acuerdo al tipo que presenta, se procede a numerar o signar cada unidad archivable o expediente) y la descripcin (identificar y analizar los documentos para su

localizacin en el espacio fsico, a travs de instrumentos descriptivos tales como listas de remisin, inventarios, guas e ndices de los documentos de una institucin.
La preservacin: prevenir el deterioro prevenir el deterioro mediante las normas tcnicas, generando adems la cultura del cuidado en la manipulacin de los empleados. Momento intermedio: Llamado tambin archivstico, es aquel donde intervienen propiamente el control y la administracin de los documentos mediante un sistema organizado de archivo. En este momento el documento cumple con el objetivo para el cual fue creado, puede decirse que el documento: informa, testimonia o dispone es el momento de la vigencia y del plazo Precaucional. La vigencia es el momento central en la vida de un documento, concluye la vigencia porque se vence el plazo establecido en el mismo documento, por disposicin legal, porque se produce un nuevo documento que modifica o anula el primero, porque desaparece el objeto fsico que da razn de ser al documento, por enterarse del documento como en el caso de los documentos de carcter informativo. El plazo Precaucional, una vez agotada la vigencia se da un lapso durante el cual es menester retener el documento (por precaucin) antes de decidir su destino final, Persigue responder a eventuales reclamaciones administrativas o jurdicas sobre aspectos referidos a lo que dice el texto, a defectos en la tramitacin o a errores en el cumplimiento de la vigencia, servir de antecedente directo o soporte jurdico a un documento que lo requiere para estar vigente. Termina cuando hay prescripcin legal o de derecho, cuando lo establece la tabla

de retencin documental, o sea, cuando se vence el tiempo establecido por la entidad productora para su conservacin o destino final. Dentro de este momento intermedio encontramos las siguientes funciones archivsticas: Conservacin: conjunto de medidas preventivas conjunto de medidas preventivas, estrategias de orden tcnico, poltico y administrativo orientadas a evitar o reducir el riesgo de deterioro de los documentos de archivo, preservando su integridad y estabilidad, dentro de las unidades de conservacin tenemos: libros, tomos, carpetas, cajas. Se deben realizar labores pertinentes como: velar porque el aire acondicionado mantenga los niveles de temperatura y humedad relativa de acuerdo a las recomendaciones, vigilar que la estructura fsica, instalaciones elctricas, tuberas que se encuentren dentro del archivo estn en perfecto estado, aspirar diariamente el archivo para as evitar el polvo y con ello el desarrollo de hongos o cualquier otro animal que deteriore la documentacin. Control y prstamo: cuando algn usuario requiere de la consulta de un documento, se desplaza al archivo, es necesaria la firma en la tarjeta de prstamo, en ella se asienta: la fecha, el nombre de la dependencia, el nombre del usuario y la firma del usuario al final queda libre un campo el cual se diligencia al momento de la devolucin. Se revisa puede ser semanalmente la tarjeta de prstamo con el fin de llevar el control sobre los documentos prestados. Difusin: todo centro de documentacin recoge y procesa informacin con el propsito de difundirla y darla a conocer, por tanto, la difusin de informacin se puede definir como el proceso por el cual se transmite al usuario la informacin que necesita o en darle la posibilidad de obtenerla, se trata de una operacin documental de salida. Dentro de las vas de difusin tenemos: papel impreso, soporte magntico, medio audiovisuales, etc. Seleccin: disposicin final sealada en las tablas de retencin o de valoracin documental y realizada en el archivo central con el fin de escoger una muestra de documentos para su conservacin permanente. Momento permanente: Es el momento de la conservacin permanente de los documentos con fines histricos de carcter administrativo, poltico, econmico, investigativo, o cultural que impiden su destruccin. Los documentos que atraviesan este momento definen la memoria institucional de la entidad productora y deben conservarse para siempre en un sitio privilegiado, independiente de otras series documentales de la misma institucin. Llamado tambin histrico-institucional, porque evidencia

el surgir de la entidad productora, su desarrollo, su crecimiento, el esfuerzo gigante por alcanzar la excelencia, cosas que han hecho de la entidad una empresa con trayectoria y con un equipo humano motivado da a da por el logro de su visin. 2. Elige un tipo documental que se genere en la entidad donde laboras, defnelo, establece su ciclo vital, y especifica: Cada una de las etapas que cumple Cada uno de sus momentos Las funciones archivsticas que se llevan acabo en cada momento Destino final

Recibo de caja
Soy un comprobante de contablidad porque genero los ingresos a la empresa, fui producido por el departamento de tesorera de la entidad a la cual pertenezco, en razn de sus funciones, por lo tanto soy un documento de archivo. En mi primera edad, contemplamos el momento de gestin, la cual comprende tres fases: planeacin, elaboracin y tramitacin. En la fase de planeacin en mi entidad productora cumplo con los requisitos establecidos en el cdigo de comercio para los comprobantes de contabilidad, el soporte elegido es el papel, y hago mi recorrido por la oficina que ejerce el control sobre mi, que es el departamento de contabilidad, esta es la fase de planeacin. La fase de elaboracin se lleva a cabo mediante la normalizacin y normatizacin, por mi condicin de documento de archivo se rige la normatividad archivstica jurdica que se contempla en el cdigo de comercio para los recibos de caja con sus campos (fecha, origen, descripcin, cuanta de la operacin, numeracin consecutiva, las cuentas contables, quien lo elaboro, a cada recibo se le anexan los documentos que lo justifiquen como son las consignaciones etc.), utilizo un papel con efectos de durabilidad archivstica, las tintas de impresin deben poseer estabilidad qumica, no presentar modificacin de color, as se previene mi deterioro. En la fase de tramitacin este formato lo genera directamente el paquete contable, el departamento de tesorera con las respectivas consignaciones elabora el recibo de caja de acuerdo a los datos que le solicita el sistema, luego imprime los documentos uno a uno pues contiene todo lo referente de cada cliente o de quien se obtuvo un ingreso, se le anexan las consignaciones y las facturas de venta, luego el departamento de contabilidad revisa o hace un control con la

cartera y con la conciliacin del banco, y es este departamento el encargado

de ordenarlos en orden consecutivo.

Este momento de gestin maneja las funciones archivsticas de preservacin, acopio, organizacin y conservacin, es decir desde la fase de elaboracin se comienza a prevenir el deterioro del documento mediante las normas tcnicas y generando una cultura al empleado para que sean cuidadosos en lo que respecta a la manipulacin de ellos; el acopio se da en el momento que se ordenan los documentos en orden numrico y revisando que contengan todos los documentos soporte; la organizacin se lleva a cabo solo por numeracin consecutiva en mi entidad no se clasifican por banco; en la conservacin el departamento de tesorera los almacena en carpetas y cada mes los entrega al departamento de contabilidad. En mi segunda edad contemplamos, el momento intermedio, comprende 2 fases: vigencia y plazo Precaucional. En la fase de vigencia, En la fase de vigencia, es all donde se verifican las operaciones realizadas y se comprueban de donde salieron los ingresos y quien elaboro el documento, adems se comprueba y se respalda las partidas asentadas, por tanto este documento hace parte integrante de la contabilidad y por ende, la vigencia es establecida por la ley. En la fase de plazo Precaucional, el departamento de contabilidad, no requiere de este plazo ya que estos documentos son almacenados en medios magnticos y en la memoria del computador. Este momento intermedio maneja las funciones archivsticas de: conservacin, control, prstamo, difusin y seleccin. Se toman medidas preventivas y correctivas para asegurar la integridad fsica y funcional de estos documentos, inicialmente son guardados en cajas y cada dos meses son enviados para que sean empastados, luego son almacenados en el archivo, para su prstamo y control se utiliza una planilla donde se consignan los datos a quien fue prestado (cartera, auditoria etc.), los usuarios saben en donde pueden encontrar los documentos (recibos de caja), en cualquier momento que deseen consultarlos, es as como se difunde la informacin en la empresa, para la seleccin de estos documentos se elige a un auxiliar contable, capacitado para poder realizar bien la tarea ya sea para una consulta o para manejar el archivo una sola persona. En mi tercera edad contemplamos el momento permanente, es as como se define la memoria institucional de nuestra empresa, permanecern los documentos y las muestras en la entidad durante el tiempo de su existencia,

conservndose en un lugar privilegiado y adecuado, vigilando y velando por su integridad fsica y funcional. Como destino final en los momentos, puedo decir que el departamento de contabilidad es el encargado de enviar a empastar los documentos, se har una seleccin de documentos dentro de diez aos ya que como estos estn almacenados en los backups que se realizan mensualmente, no es necesario escanearlos, cumplido el tiempo los documentos sean destruidos. Es as como termina mi ciclo vital, de acuerdo a mi entidad productora.