Data Validation trong Excel

Tc gi: PhanTuHuong (tuhuongdcct36@gmailcom)

Table of Contents
1. t vn ..................................................................................................................... 2 1.1. Chc nng Settings .................................................................................................. 3 1.1.1. Whole number: .................................................................................................. 3 1.1.2. Decimal: ............................................................................................................ 6 1.1.3. List: .................................................................................................................. 7 1.1.4. Date:................................................................................................................. 9 1.1.5. Text length: ..................................................................................................... 10 1.2. Chc nng Input Message ....................................................................................... 10 1.3. Chc nng Error Alert ............................................................................................. 11 1.4. Cc v d v Data validation .................................................................................... 13 1.4.1. Nhp s thp phn tng dn theo 1 ct: ............................................................ 13 1.4.2. To danh sch tham chiu ph thuc:................................................................ 14 1.4.3. Gii hn tng gi tr nhp liu trong vng: ......................................................... 15 2. Kt lun ....................................................................................................................... 16

Bi vit mng sinh nht din n www.giaiphapexcel.com trn 4 tui (02/7/2010)

Trang 1

Data Validation trong Excel

Tc gi: PhanTuHuong (tuhuongdcct36@gmailcom)

S DNG CHC NNG DATA VALIDATION TRONG EXCEL Gii thiu: Khi xy dng bng tnh trong Excel, mt s trng hp yu cu nhp liu l
gi tr c th hoc trong danh sch sn c. Lm th no bn c th kim sot c d liu u vo theo ng yu cu? Lm th no Excel t thng bo li nhp khng ng? Chc nng Data validation (xc nhn tnh hp l ca d liu) s gip bn thc hin cng vic mt cch kh trn vn nhng i hi trn.

1. t vn
Khi xy dng bt c bng tnh no phc v cng vic mnh, chc chn bn s cn nhng vng nhp d liu theo yu cu nht nh no . D liu c th c gii hn trong mt phm vi no , c th l s nguyn, s thp phn, ngy, gi, trong danh sch sn c hoc chui c di nht nh. Khi chc nng Data validation s gip chng ta nhp liu mt cch chnh xc theo yu cu, hn ch sai st ti thiu. u tin trong ca s Excel (ti thc hin trong Excel 2007), chng ta cn chn vng d liu cn kim sot v vo menu Data, chn Data validation (hnh 1). Ca s Data validation hin ra nh hnh 2, ca s ny gm 3 phn Settings, Input Message v Error Alert. Sau y chng ta cp tng chc nng ca chng.

Hnh 1: Chn vng cn kim sot v thc hin chc nng Data validation
Bi vit mng sinh nht din n www.giaiphapexcel.com trn 4 tui (02/7/2010) Trang 2

Data Validation trong Excel

Tc gi: PhanTuHuong (tuhuongdcct36@gmailcom)

1.1. Chc nng Settings

Ca s Settings cho php thit lp ci t v iu kin nhp liu trong Validation criteria. Tu vo i tng kim sot m ta chn trong danh sch bn di Allow. Mc nh ban u cho php nhp bt c kiu d liu no trong (Any value). thay i theo mun, u tin ta chn vng d liu cn thit lp chc nng Validation.

Hnh 2: Ca s Data validation

Hnh 3: Cc chc nng v iu kin nhp liu

Trong danh sch th xung ca Validation criteria (hnh 3), c cc la chn Whole number, Decimal, List, Date, Time, Text lenght, Custom.

1.1.1. Whole number:

Chc nng ny ch cho php nhp liu l s nguyn. Nu nhp s thp phn, chui,... s b bo li. Chc nng ny hu ch khi d liu nhp l tui, s lng mt hng, s sn phm, im thi,... Khi chn Whole number, chc nng Data xut hin cho php khng ch phm vi gi tr nhp (hnh 5).

Bi vit mng sinh nht din n www.giaiphapexcel.com trn 4 tui (02/7/2010)

Trang 3

Data Validation trong Excel

Tc gi: PhanTuHuong (tuhuongdcct36@gmailcom)

Hnh 4: Chn kiu phm vi nhp liu

a. Between (not between): Ch cho php nhp gi tr trong mt vng xc nh (hoc ngoi mt vng xc nh). V d im thi phi nm trong phm vi t 0 n 10, ngy trong thng t 1 n 31, cc th trong tun,... - Minimum: gi tr gii hn nh nht khi nhp liu. - Maximum: gi tr gii hn ln nht khi nhp liu. - Ingnore blank: b qua trng, tc l khng xt iu kin nhp liu khi trng. - Clear All: hu b Gi tr gii hn c th c nh (khng thay i c) hoc khng c nh (c th thay i c) tu vo mc ch s dng.

Hnh 5: Phm vi nhp liu

- Gii hn c nh: l s khi nhp gi tr trong gii hn. Trong hnh 5, gi tr nhp nh nht bng 0 v ln nht l 100. Nu bn nhp gi tr ngoi khong, Excel s bo li nh hnh 6 (thng bo li mc nh ca Excel). Chng ta c th thay i ni dung thng bo theo mc ch s dng c th mc 1.3. Bi vit mng sinh nht din n www.giaiphapexcel.com trn 4 tui (02/7/2010) Trang 4

Data Validation trong Excel

Tc gi: PhanTuHuong (tuhuongdcct36@gmailcom)

Hnh 6: Thng bo li nhp liu mc nh trong Excel

Hnh 7: Chn gii hn ng trong nhp liu

Hnh 8: Gi tr xc nh khi nhp liu

- Gii hn khng c nh: gi tr trong gii hn ph thuc qu trnh tnh ton t a ch no . iu c ngha l gi tr gii hn c th thay i, ph thuc qu trnh tnh ton, cp nht ca cng thc. Trong hnh 7, gi tr nhp nh nht bng gi tr Q8 (bng 200) v ln nht bng Q9 (bng 1500). Nu bn nhp gi tr ngoi khong, Excel s bo li nh hnh 7 (thng bo li mc nh ca Excel). Phm vi ng dng ny ph thuc nhiu vo kh nng khai thc

Bi vit mng sinh nht din n www.giaiphapexcel.com trn 4 tui (02/7/2010)

Trang 5

Data Validation trong Excel

Tc gi: PhanTuHuong (tuhuongdcct36@gmailcom)

cng thc v s dng hm ca bn. Nu bn khai thc cng thc v s dng hm tt, kh nng kim sot s liu s tt hn, linh hot hn. iu th hin phn v d. b. Equal to (not equal to): Ch cho php nhp mt gi tr xc nh (hoc ngoi gi tr xc nh). Gi tr xc nh c khai bo trong Value. Gi tr xc nh c th c nh bng cch nhp trc tip hoc c th thay i c bng cch s dng hm hoc cng thc (cch thc hin tng t nh mc a trn). c. Greater than (Greater than or equal to): Ch cho php nhp gi tr ln hn (hoc ln hn hay bng) gi tr gii hn no . Gi tr gii hn c khai bo trong Minimum. Gi tr gii hn c th c nh bng cch nhp trc tip hoc c th thay i c bng cch s dng hm hoc cng thc (cch thc hin tng t nh mc a trn). Ngc vi trng hp ny l less than (less than or equal to).

Hnh 9: Gi tr gii hn nh nht khi nhp liu

d. Less than (less than or equal to): Ch cho php nhp gi tr nh hn (hoc nh hn hay bng) gi tr gii hn no . Trng hp ny ngc li mc c trn.

1.1.2. Decimal:
Chc nng ny ch cho php nhp liu l s nguyn hoc s thp phn (hnh 3). Cch thc hin tng t i vi Whole number. S dng kiu gi tr Decimal cho php trnh c nhng sai st do quy nh v s thp phn Quc t v Vit Nam (du chm v phy).

Bi vit mng sinh nht din n www.giaiphapexcel.com trn 4 tui (02/7/2010)

Trang 6

Data Validation trong Excel

Tc gi: PhanTuHuong (tuhuongdcct36@gmailcom)

Hnh 10: Gi tr gii hn ln nht khi nhp liu 1.1.3. List:

Chc nng ny ch cho php nhp liu t mt danh sch sn c (hnh 3). Danh sch ny c th c nhp trc tip, t mt vng trong sheet, t tn (Name) vng sn c hoc t file khc. Nn s dng chc nng ny khi bn cn nhp liu c ly t mt c s d liu (CSDL) sn c nm hn ch sai st, rt ngn thi gian. V d nh nhp 1 phn t (linh kin, mn hc, ngi,...) trong danh sch ph tng xe my, t, my tnh, mn hc, danh sch thnh vin,... c sn. iu ny cho php hn ch ti a do nhp liu khng ng dn n kt qu tnh ton sai, c bit l i tng nhp l chui.

Hnh 11: To danh sch d liu trc tip trong Source

a. Danh sch nhp trc tip: Bn g danh trc tip trong Source (hnh 11), mi phn t c ngn cch bi du phy. Vi danh sch c nh (khng sa i) nn s dng trng hp ny. Vi trng hp nhp trc tip, bn phi dng kiu g Unicode hin th ting Vit. Nu s dng kiu g TCVN th s b li hin th ch ting Vit, nhng ni dung hin th trn khng b sai (tc l ch kh nhn thi). Bi vit mng sinh nht din n www.giaiphapexcel.com trn 4 tui (02/7/2010) Trang 7

Data Validation trong Excel

Tc gi: PhanTuHuong (tuhuongdcct36@gmailcom)

Trong ca s Data validation (hnh 11), chc nng In-cell dropdown cho php khi chn vo s hin nt danh sch th xung la chn phn t trong (hnh 12).

Hnh 12: Danh sch c th xung chn khi bm vo nt dropdown

b. Danh sch nhp t mt vng trn bng tnh: Bn c th nhp danh t mt vng sn c trong bng tnh bng cch bm vo nt nh trng hp u tin. Trong kiu khai bo ny, vng danh sch phi cng nm trong cng mt sheet vi nhng cn th hin. iu l hn ch nu ta khai thc vng danh sch ny sheet khc. Vy cch khc phc hn ch ny nh th no? Bng cch to Name cho vng (K2:K15) l chng ta c th khc phc nhc im ny. Khi trong Source s th hin tn vng (hnh 14). (hnh

13). Sau chn vng danh sch, a ch danh sch s hin ra trong Source. Vic la chn

Hnh 13: Khai bo danh sch t vng trong bng tnh

Bi vit mng sinh nht din n www.giaiphapexcel.com trn 4 tui (02/7/2010) Trang 8

Data Validation trong Excel

Tc gi: PhanTuHuong (tuhuongdcct36@gmailcom)

Hnh 14: Khai bo danh sch t tn mt vng

Bn cnh nhng u im trn, hn ch ca chc nng List l khng t ng d n phn t cn tm trong danh sch khi g k t u tin. V vy, vi danh sch nhiu i tng vic d tm s mt nhiu thi gian.

1.1.4. Date:
Chc nng ny ch cho php nhp liu l ngy. Vic iu khin v khong ngy nhp ging nh i vi Whole number. iu c ngha l chn ngy trong 1 khong xc nh, ngy bt u, ngy kt thc,...

Hnh 15: Khai bo phm vi ngy nhp

V d nh trong hnh 15, ch cho php nhp ngy trong khong t ngy hm nay (Today) v cng thm 3 ngy na. Cn lu v nh dng ngy thng v cch nhp liu ngy thng cho ng, nu khng Excel lun bo li nhp liu. Bi vit mng sinh nht din n www.giaiphapexcel.com trn 4 tui (02/7/2010) Trang 9

Data Validation trong Excel 1.1.5. Text length:

Tc gi: PhanTuHuong (tuhuongdcct36@gmailcom)

Chc nng ny ch cho php nhp liu l chui c di xc nh (tnh bng s k t, k c khong trng, du,...). Vic iu khin v chiu di chui nhp ging nh i vi Whole number. iu c ngha l c th kim sot c chiu di chui nhp gii hn trong 1 khong xc nh, chiu di chui nhp nh nht, chiu di chui nhp ln nht,... V d nh trong hnh 16, ch cho php nhp m hng c chiu di 6 k t.

Hnh 16: Khai bo m hng c chiu di 6 k t

Hnh 17: Khai bo m hng c chiu di 6 k t

1.2. Chc nng Input Message

Chc nng Input Message cho php hin th thng tin nhp liu khi di chuyn chut vo , t nh hng cho cng vic nhp liu. Tt nhin khi thc hin chc nng ny th bn thit lp ch Settings cho cc . hin th thng tin nhp liu cho khi no , u tin ta bi en khi (C6:C15 trong hnh 17). Bc thc hin nh hnh 1, 2 v chuyn sang Input Message (hnh 17). Ca s Input Message gm cc ni dung sau: Bi vit mng sinh nht din n www.giaiphapexcel.com trn 4 tui (02/7/2010) Trang 10

Data Validation trong Excel

Tc gi: PhanTuHuong (tuhuongdcct36@gmailcom)

- Show input message when cell is selected: Bt (tt) ch hin th thng bo khi c chn. Trng hp ny chn Bt. - Title: Ni dung tiu hin th (hnh 18), dng kiu g Unicode. - Input message: Ni dung thng bo, dng kiu g Unicode.

Hnh 18: Thng bo khi chn khi dng Input message

1.3. Chc nng Error Alert

Nh chng ta bit, khi c t ch Data validation, nu nhp liu khng ng quy nh s b thng bo hnh 6. Ta c th thay i ni dung thng bo mc nh theo cc hon cnh khc nhau v hin th ni dung thng bo bng ting Vit cho d hiu v sa i. T hnh 2 chuyn sang Error Alert (hnh 19), ca s Error Alert gm cc ni dung sau: - Show error alert after invalid data is selected: Bt (tt) ch hin th cnh bo sau khi d liu c nhp vo . Trng hp ny chn Bt. - Style: Kiu cnh bo, gm Stop (dng li), Warrning (cnh bo), Information (thng tin). Tu mc cnh bo m c cch x l ph hp. + Stop : Thng bo li nhp liu nghim trng, Excel khng chp nhn gi tr nhp

liu ny v yu cu phi nhp ng mi c chp nhn (hnh 20). + Warning : Thng bo li nhp liu mang tnh cnh bo, ty trng hp c th chp

nhp hoc khng chp nhn gi tr nhp liu (hnh 21). + Stop : Thng bo li nhp liu mang tnh thng tin, bn c th b qua trng hp

nhp liu khng ng quy nh (hnh 22). - Title: Ni dung tiu thng bo, dng kiu g Unicode. - Input message: Ni dung thng bo (ch ni dung theo nhng hon cnh c th), dng kiu g Unicode.

Bi vit mng sinh nht din n www.giaiphapexcel.com trn 4 tui (02/7/2010)

Trang 11

Data Validation trong Excel

Tc gi: PhanTuHuong (tuhuongdcct36@gmailcom)

Hnh 19: Ca s Error Alert

Hnh 20: Thng bo Stop khi nhp liu khng ng

Hnh 21: Thng bo Warrning khi nhp liu khng ng

Nh vy, chng ta tm hiu mt cch kh tng qut v chc nng Data validation. Chc nng cho php kim sot tt nhng d liu nhp, c bit l khi thc hin vi CSDL. Chc nng ny gip Excel tr nn gn gi hn vi phn mm Access (chuyn v CSDL). hiu r hn kh nng p dng Data validation, chng ta s i vo cc v d c th mc tip theo. Bi vit mng sinh nht din n www.giaiphapexcel.com trn 4 tui (02/7/2010) Trang 12

Data Validation trong Excel

Tc gi: PhanTuHuong (tuhuongdcct36@gmailcom)

Hnh 22: Thng bo Information khi nhp liu khng ng

1.4. Cc v d v Data validation

1.4.1. Nhp s thp phn tng dn theo 1 ct:
Trong nhiu bi ton v k thut, yu cu nhp liu l s (s thp phn) theo 1 ct vi gi tr tng dn. Nu sai do khng kim sot tt (chng hn gi tr sau nh hn gi tr trc), qu trnh tnh ton s b sai lch. C th s dng cch lp trnh s kin i vi nhp (VBA) kim sot nhng s phc tp, nht l khi x l vi nhiu , nhiu khi . Khi s dng Data validation th cng vic tr nn kh n gin. Trong hnh 23, vng D7:D29 yu cu sp xp theo gi tr tng dn, gi tr nh nht ti D7. Ch khi khai bo cng thc trong Validation s dng a ch tuyt i.

Hnh 23: Thit lp nhp d liu l s tng dn

Bi vit mng sinh nht din n www.giaiphapexcel.com trn 4 tui (02/7/2010) Trang 13

Data Validation trong Excel

Tc gi: PhanTuHuong (tuhuongdcct36@gmailcom)

1.4.2. To danh sch tham chiu ph thuc:

C nhiu bi ton phi dng n 2 hay 3 danh sch c lin quan n nhau. V d nh trong hnh 24 c danh sch tnh (thnh ph), trong mi tnh (thnh ph) li c cc huyn (qun) khc nhau. Yu cu l khi lc d liu cho 1 tnh (thnh ph) no th danh sch cc huyn (qun) ca tnh phi hin ra. v d ny, danh sch tnh (thnh ph) c khai bo trong A2:A21, tng ng vi n l cc huyn (qun) khai bo trong B2:B21. n gin, chng ta lp thm danh sch C2:C4 cha tn cc tnh (thnh ph) bng cch th cng(c th dng VBA nhng ti khng cp trong ni dung ny). By gi chng ta xy dng vng nhp liu cho tnh (thnh ph) v huyn (qun) tng ng trong E2:F13. Vi trng hp danh sch l tnh (thnh ph) th qu n gin, cch thc hin nh hnh 24. Tuy nhin, lc c danh sch cc huyn (qun) tng ng vi tnh (thnh ph) th khng h n gin. gii quyt bi ton ny bt buc phi s dng cng thc v hm trong Source (hnh 25): =OFFSET($A$1,MATCH(E2,$A$2:$A$21,0),1,COUNTIF($A$2:$A$21,E2),1) Trong cng thc trn, hm Match xc nh u tin ca vng huyn (qun), Countif xc nh s cha huyn (qun) trong 1 tnh (thnh ph). Hm Offset s tham chiu n c vng cha huyn (qun) trong 1 tnh. Cn lu v cch s dng a ch tuyt i v tng i ca hm ny. Nh vy, mc khai thc chc nng Data validation cn ph thuc vo kh nng s dng hm v cng thc ca ngi s dng. Khi ng dng cn rng ri hn, mnh m hn.

Hnh 24: To danh sch tham chiu ph thuc

Bi vit mng sinh nht din n www.giaiphapexcel.com trn 4 tui (02/7/2010)

Trang 14

Data Validation trong Excel

Tc gi: PhanTuHuong (tuhuongdcct36@gmailcom)

Hnh 25: To danh sch cc huyn (qun) tng ng vi tnh (thnh ph)

Hnh 26: Danh sch nhp liu cc huyn (qun) tng ng vi tnh (thnh ph) 1.4.3. Gii hn tng gi tr nhp liu trong vng:
Trong mt s trng hp, yu cu tng gi tr nhp trong vng ch ti 1 gii hn no . Nu tng gi tr nhp vt vng gii hn th Excel s bo li. V d tng thu nhp ca 1 ngi l 15 triu/ thng. Khon tin s c chi tiu trong 1 thng vi nhiu loi chi ph (hnh 27). Ti trng hp ny, s dng Custom trong danh sch ca Allow, cng thc nhp di: =SUM($C$5:$C$12)<$C$2

Bi vit mng sinh nht din n www.giaiphapexcel.com trn 4 tui (02/7/2010)

Trang 15

Data Validation trong Excel

Tc gi: PhanTuHuong (tuhuongdcct36@gmailcom)

Hnh 27: S dng Custom qun l gii hn nhp liu

Sau thit lp thng bo li trong Error Alert, kiu Warning. Khi nhp qu gii hn trn, thng bo s hin ra v bn tu chn cch x l (hnh 28).

Hnh 28: Thng bo li khi chi tiu vt qu gii hn

2. Kt lun
- Data validation l chc nng rt hay v linh hot trong vic x l d liu nhp trong bng tnh. Kh nng kim sot d liu km theo thng bo h tr gip ngi s dng a ra bin php x l thch hp. - Kt hp s nh dng, trang tr bng tnh, thit k giao din, khai thc v s dng hm cng vi Data validation s gip chng ta c mt bng tnh hon chnh, p, kh nng ng dng cao. cng l xu hng tt yu vi nhng ai xy dng cc sn phm ng dng trong Excel. - Vi kh nng ny, Excel tr nn gn gi hn vi CSDL v c kh nng kim sot d liu nhp. Vic khai thc CSDL trong Excel bng hm, cng thc v cc chc nng nng cao khc gip nhiu ngi s dng Excel lm CSDL. Bi vit mng sinh nht din n www.giaiphapexcel.com trn 4 tui (02/7/2010) Trang 16

Data Validation trong Excel

Tc gi: PhanTuHuong (tuhuongdcct36@gmailcom)

Mi kin gp , b sung xin gi ti tuhuongdcct36@gmail.com Chc cc bn s dng tt ng dng ny trong cng vic chuyn mn ca mnh!

Ti liu tham kho chnh v mt s ni dung ly t: http://www.contextures.com

Bi vit mng sinh nht din n www.giaiphapexcel.com trn 4 tui (02/7/2010)

Trang 17