4.1.

Soạn thảo công văn
4.1.1. Khái niệm về công văn
Công văn hành chính là loại văn bản được sử dụng để trao đổi
thông tin giữa các cơ quan, tổ chức, cá nhân theo yêu cầu của công việc.
Công văn là hình thức văn bản được sử dụng phổ biến trong hoạt động
của các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp để thực hiện các hoạt động trao đổi
thông tin, giao dịch hoặc liên hệ công tác...
4.1.2. Bố cục của công văn
* Yêu cầu chung khi soạn thảo công văn
- Mỗi công văn chỉ chứa đựng một chủ đề;
- Văn phong ngắn gọn, rõ ràng; ngôn ngữ nghiêm túc, lịch sự thể hiện đúng
mối quan hệ giữa các chủ thể ban hành với chủ thể tiếp nhận công văn;
- Đúng thể thức quy định.
* Phương pháp soạn thảo soạn thảo công văn
Công văn có kết cấu khá đa dạng tuỳ thuộc vào nội dung và mục đích. Nhìn
chung, công văn thường gồm 3 phần:
- Phần viện dẫn vấn đề (Mở đầu)
- Phần phát triển vấn đề (Giải quyết vấn đề, nội dung)
- Phần kết thúc vấn đề (Kết thúc văn bản)
+ Phần mở đầu (phần viện dẫn vấn đề): dùng để trình bày mục đích, lý
do ban hành và cơ sở để trình bày nội dung công văn.
+ Phần phát triển vấn đề: Trình bày nội dung và các yêu cầu cần giải
quyết.
+ Phần kết luận: Khẳng định những nội dung được nêu trong công văn
hoặc làm sáng tỏ thêm yêu cầu thực hiện, nhấn mạnh trách nhiệm giải quyết
văn bản khi cần thiết.

.............. Họ và tên đầy đủ .(6)…................. Công văn trả lời (công văn phúc đáp)............. (7)... lời yêu cầu hoặc đề nghị các đại biểu đến dự đúng giờ............... Mẫu công văn TÊN CƠ QUAN (1) CỘNG HOÀ Xà HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT Số: ................... n¨m......................... có kèm theo viết tắt tên đơn vị soạn thảo 3... th¸ng. nhắc nhở... Phương pháp soạn thảo một số công văn thông dụng ....................... ..... địa điểm........H¹nh phóc . đóng dấu) . §éc lËp.... .......... Công văn đôn đốc....(2) NAM Về việc....như trên......... kiến nghị.......... ngµy... Tên cơ quan ban hành công văn 2.... yêu cầu..................... đúng thành phần.(3)........1....... Viết tắt tên cơ quan.........Công văn mời họp: + Phần mở đầu: Lý do.... ......... (Ký tên.. mục đích của cuộc họp + Phần nội dung: Nội dung chính của cuộc họp../................................... thành phần tham dự....... Địa danh 4......... đề nghị....... Một số loại công văn khá như: Công văn chất vấn............(4)...4.... . Kính gửi: ......................(5) ... thời gian.... Trích yếu nội dung của công văn .... + Phần kết thúc: Lời mong đợi sự có mặt của đại biểu......... Nơi nhận: .... Công văn hướng dẫn. Chú thích: 1.....Lưu VT........ hội nghị.........Tù do... giải thích..3...........

Không ghi những cơ quan.5. quan hệ phối hợp. cá nhân thuộc quyền hoặc để phối hợp hoạt động với các cơ quan. thông báo cũng được sử dụng giống như công văn trao đổi. .2. tổ chức có liên quan được biết hoặc để định hướng công việc của các cơ quan. cá nhân có trách nhiệm giải quyết chính. Các chủ thể đó được ghi ở mục “Nơi nhận” 6. Bố cục của thông báo Phần nội dung thông báo không cần có phần trình bày lý do hoặc tình hình mà giới thiệu thẳng nội dung cần thông báo ở phần mở đầu. một tình hình hay một sự việc cho các cá nhân. Tên các cơ quan. báo cáo. một chế độ đã được phê chuẩn cho các cơ quan liên quan. tổ chức. Thẩm quyền ký 4. Khái niệm về thông báo Thông báo là văn bản để truyền đạt nội dung của một quy định.Văn phong của thông báo gọn. tổ chức. tổ chức. cảm ơn hoặc phần giao nhiệm vụ như công văn. Nội dung công văn 7. lưu.2. một tin tức. cụ thể. cá nhân để biết. cá nhân khác có liên quan. Trong một số trường hợp. Sự khác biệt thể hiện ở phạm vi phổ biến. Soạn thảo thông báo 4. tổ chức.2.Thông báo một văn bản mới ban hành hoặc 1 quy định.Thông báo một sự việc.Thông báo về các quan hệ mới trong hoạt động của bộ máy quản lý và lãnh đạo. nội dung của văn bản và tên gọi rõ ràng của thông báo. * Các trường hợp có thể sử dụng thông báo .2. không yêu . 4. cơ quan. . Thông báo không cần có phần kết thúc có tính chất xã giao.1.

.. Phương pháp soạn thảo phần nội dung của thông báo Mẫu thông báo: TÊN CƠ QUAN (1) CỘNG HOÀ Xà HỘI CHỦ NGHĨA SỐ: ............2............................Thẩm quyền ký: Thông báo không bắt buộc phải do thủ trưởng cơ quan ký... .... ngµy...... Trích yếu.(3)........ Thông thường........ (6)... N¬i nhËn: ..... .... theo thể thức thừa lệnh. Tên cơ quan ban hành thông báo 2.............................../TB... lý lẽ tác động đến tình cảm người đọc như một số văn bản khác...... (5).. tóm tắt nội dung của thông báo ..................................... bộ phận Văn phòng hoặc Hành chính được giao soạn thông báo và người phụ trách đơn vị này ký theo chức danh của mình.............................. ....... Viết tắt tên cơ quan ban hành... VIỆT NAM §éc lËp.... (ký tªn. 4..... n¨m.............. .............3.....(4)....H¹nh phóc .... ®ãng dÊu) ........................ có thể kèm theo viết tắt tên đơn vị soạn thảo 3...(2)...................Tù do................. Địa danh 4......... THÔNG BÁO VÒ..Lu VT Chú thích 1.... ................. Hä vµ tªn ®Çy ®ñ ................cầu lập luận hay dùng luận cứ.... th¸ng.....

Nội dung thông báo 6. Yêu cầu khi soạn thảo báo cáo Yêu cầu chung của báo cáo: . trung thực. . có nhiều loại báo cáo: báo cáo định kỳ.. Trong hoạt động quản lý... Thẩm quyền ký 4... một vấn đề hay một vụ việc cụ thể. báo cáo sơ kết..v.Báo cáo phải kịp thời.Phản ánh một sự việc bất thường xảy ra (bệnh dịch.1.2. năm.Tự do. ngày.Văn phong ngắn gọn.v.Báo cáo phải chính xác.Hạnh phúc . CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập. có trọng tâm... bão lụt v.Đánh giá kết quả hoạt động của một phong trào..3.. 4..3. đầy đủ và khoa học. trọng điểm. phục vụ hiệu quả cho hoạt động quản lý. TÊN CƠ QUAN (1) Số: .. tổng kết.(2). báo cáo trước hội nghị./BC . báo cáo chuyên đề khoa học.. số liệu và dẫn chứng khoa học và chính xác. . rõ ràng.3. .Phản ánh hoạt động quản lý trên các lĩnh vực cụ thể theo chức năng. tai nạn giao thông.(3).. . . Soạn thảo báo cáo 4....5. báo cáo nhanh v.. hoả hoạn. đơn vị... Khái niệm về báo cáo Báo cáo loại hình văn bản nhằm: .... nhiệm vụ của cơ quan. tháng... báo cáo bất thường.Nội dung báo cáo phải cụ thể.) để xin ý kiến giải quyết hoặc phương hướng xử lý của cấp quản lý có thẩm quyền. .

.................................. ... ..................Phần thứ ba................. đóng dấu) . ngoài phần tiêu đề thông thường có 03 phần: ................................ (6)...............BÁO CÁO Về ........... ......Phần thứ hai.. Viết tắt tên cơ quan ban hành 3...Phần thứ nhất.............................. Thẩm quyền ký 4.. Một bản báo cáo.................... Tên cơ quan ban hành báo cáo 2.... dự định sẽ tiến hành trong thời gian sắp tới hoặc dự kiến các diễn biến tiếp tục của sự việc đã xảy ra và dự kiến biện pháp giải quyết...... kế hoạch.............. Trích yếu.......................(5)........ phân tích kết quả. xấu của sự việc đã xảy ra.....3.......... nêu các phương hướng.............. Họ và tên đầy đủ .. . .. đề cập đến tình hình công việc đã làm hoặc mô tả sự việc đã xảy ra trong thực tế............... Nội dung báo cáo 6.. (Ký tên. Nơi nhận: ......................... Địa danh 4....... ........... ..................... kinh nghiệm đạt được................(4).............................. tóm tắt nội dung của báo cáo 5............ Phương pháp soạn thảo một bản báo cáo Phương pháp viết báo cáo: Tuỳ theo mỗi loại báo cáo mà người soạn thảo có thể xây dựng một bố cục thích hợp...........3...........Lưu Chú thích: 1............................. hoặc đánh giá các khía cạnh tốt.

tình hình nơi vấn đề.4. kế hoạch được giao . nhiệm vụ đã được giao. Khái niệm về tờ trình Tờ trình là loại văn bản mang tính chất trình bày được sử dụng để đề xuất với cơ quan quản lý cấp trên phê chuẩn hay xét duyệt một chủ trương hoạt động.Đánh giá kết quả thực hiện: + So sánh kết quả với kế hoạch. đánh giá về những tác động thuận lợi và khó khăn đối với hoạt động của tổ chức. yêu cầu của báo cáo.Mục đích.) 4. một phương án công tác.Khái quát đặc điểm. + Liệt kê những vấn đề tồn tại hoặc nảy sinh trong kỳ báo cáo. kiến nghị cấp quản lý có thẩm quyền những vấn đề liên quan đến việc thực hiện nhiệm vụ . + Phân tích những nguyên nhân và ảnh hưởng chính đối với kết quả thực hiện.1.phản ánh bằng số liệu cụ thể các kết quả đạt được trong kỳ báo cáo). * Phần thứ ba: + Đánh giá chung về kết quả thực hiện nhiệm vụ trong kỳ báo cáo. . Bố cục của tờ trình .2. * Phần thứ hai: .Kiểm điểm việc thực hiện nhiệm vụ: + Thống kê những công việc đã thực hiện (dựa theo chức năng. sự việc diễn ra. 4. một công trình xây dựng hay một giải pháp nào khác mà cơ quan viết tờ trình không thể tự quyết định được. nhiệm vụ.4.4. . Soạn thảo tờ trình 4.* Phần thứ nhất: . + Đề xuất giải pháp.

. + Phần kết luận: Nêu tóm tắt nội dung................... tháng./TT ... ........ ngày.. Họ và tên đầy đủ . Tất cả phải mang tính khách quan và toàn diện...................(tên cơ quan tiếp nhận tờ trình) ........Về kết cấu và nội dung (gồm 3 phần): + Phần mở đầu: Lý do đưa ra tờ trình và lý do này phải phù hợp..................................... năm........... (7)......3......(2)..... kiến nghị với cấp trên.................. đánh giá và phân tích những lợi ích.................Lưu Chú thích: .... ............................ NAM Độc lập.................... đóng dấu) . tác dụng và hiệu quả mọi mặt của các đề xuất đó.......(6)...................... Phương pháp soạn thảo một tờ trình TÊN CƠ QUAN(1) CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT SỐ: .............. ........................................ Nơi nhận: ................................................................................. thể hiện tính khách quan và tính thực tiễn............ Kính gửi:...Tự do. (ký tên.(5) .........Về thể thức: Giống với thể thức của các văn bản chung nhưng chỉ khác là ngay dưới phần trích yếu nội dung tờ trình là dòng chữ: Kính gửi...................................................................4.................(4)..... Đề nghị phê chuẩn 4...... ................. TỜ TRÌNH Về ..... + Nội dung chính: Nội dung cần đề xuất......(3).................Hạnh phúc ................

. biên bản họp v. Có nhiều loại biên bản: + Biên bản ghi chép những sự việc xảy ra như: biên bản kiểm kê tài sản. thông tin đưa vào biên bản phải cụ thể và chính xác.Việc ghi biên bản phải đảm bảo tính trung thực. tránh ghi chép dài dòng.2. vụn vặt. biên bản một vụ vi phạm pháp luật.. giao nhận (công việc hoặc tài sản giữa các bên có liên quan). Thẩm quyền ký 4. biên bản về một sự cố.Các số liệu. Viết tắt tên cơ quan lập tờ trình 3. Khái niệm về biên bản Biên bản là hình thức văn bản ghi lại những sự việc đã xảy ra hoặc đang xảy ra trong hoạt động của cơ quan. 4.5.Phản ánh đúng trọng tâm.5. Soạn thảo biên bản 4. tóm tắt nội dung của tờ trình 5.1. + Biên bản hội nghị. + Biên bản bàn giao.. . a. tổ chức hay doanh nghiệp. trọng điểm của sự việc. Tên cơ quan nhận tờ trình 6.1.v. Trích yếu. Nội dung báo cáo 7. Địa danh 4.. Bố cục của biên bản * Yêu cầu chung của việc ghi biên bản . Trường hợp cần thiết có thể sử dụng các phụ lục hoặc các tài liệu có liên quan đính kèm theo biên bản chính.5. Tên cơ quan lập tờ trình 2.. . khách quan của thông tin của thông tin được ánh. Biên bản hội nghị: Nội dung biên bản hội nghị gồm có: .

b) Biên bản một sự việc cụ thể Khi ghi chép biên bản. phản ánh các thông tin về: .Bầu cử hoặc biểu quyết về các nội dung có liên quan. .Kết luận của hội nghị.Chương trình làm việc (Lý do. tuỳ thuộc vào sự việc cụ thể được phản ánh trong biên bản. . mục đích hội nghị.Chủ tọa & thư ký ký xác nhận vào biên bản. nội dung những công việc cơ bản được tiến hành trong hội nghị).Các nội dung trao đổi hoặc thảo luận và các ý kiến tại hội nghị. . phải phản ánh được các thông tin cơ bản: . . địa điểm ghi biên bản.Những tình tiết. Trong thực tế. .Thời gian.Thông qua biên bản hội nghị.Ghi tóm tắt báo cáo hoặc ý kiến trình bày tại hội nghị (có thể đính kèm tài liệu có liên quan). chứng cứ hay ý kiến của những người có liên quan đến sự việc việc. .Chủ tọa (hoặc đoàn chủ tịch) và thư ký (hoặc đoàn thư ký). thời gian làm việc.Thành phần tham gia lập biên bản. có thể có thể những nội dung khác có liên quan. . . +Phần ghi diễn biến hội nghị . +Phần kết thúc hội nghị . . .+Phần mở đầu. địa điểm. tài liệu.Kết luận ban đầu của những người tham gia lập biên bản và những đề xuất biện pháp xử lý hay giải quyết. thành phần tham dự hội nghị.Thời gian kết thúc hội nghị. .Thời gian.

4.......... ngµy...... th¸ng..(3)./BB.. n¨m.. .. . Phương pháp soạn thảo một số loại biên bản thông dụng TÊN CƠ QUAN (1) CỘNG HOÀ Xà HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT Số: .(2).Tù do.5. NAM §éc lËp.H¹nh phóc ...3..

............................................ .................DiÔn biÕn sù viÖc x¶y ra: ................. .........) 6.. Tên cơ quan lập biên bản 2. . ..........................(5)................ Soạn thảo diễn văn ............................. Địa danh 4........................6.... .. Viết tắt tên cơ quan lập biên bản 3......... (Ký tên...... (6).............................. Thẩm quyền ký (thủ trưởng cơ quan lập biên bản hoặc người có thẩm quyền lập biên bản).................... tóm tắt nội dung của vấn đề phải lập biên bản 5...............(4)............. người bàn giao................... .. hội nghị) hoặc các bên tham gia khác (người vi phạm.. ................... ..... Nơi ký xác nhận của thư ký kỳ họp (biên bản họp...................................................................................................... - Thµnh phÇn tham gia lËp biªn b¶n: .............................................. Trích yếu............... 4.............. - Thêi gian vµ ®Þa ®iÓm tiÕn hµnh lËp biªn b¶n:..... đóng dấu) Họ và tên đầy đủ Chú thích: 1..........BIÊN BẢN VÒ viÖc ............

6.1. biểu diễn văn nghệ. rõ ràng.2. thành công. khẳng định lại một lần nữa về tầm quan trọng. khánh thành các công trình quan trọng.Phần thứ ba: Tóm tắt lại sự kiện. Khái niệm về diễn văn Diễn văn là một loại văn bản dùng để diễn thuyết nhằm thông tin trước đông đảo quần chúng trong các cuộc mít tinh. 4. Nói tóm lại nội dung của diễn văn chứa dựng sự vui mừng. trong việc đón các đoàn khách quý. lý do của buổi lễ.1. Lưu ý: Diễn văn không nên viết dài mà cần cô đọng.7.7.. thắng lợi.. tuỳ thuộc vào nội dung và mục đích được nêu trong đơn..7..4.lời cảm ơn.6. để tiễn đưa khách nước ngoài quan trọng về nước..2. khai mạc các cuộc thi thể thao. đề nghị giải quyết về một hay một số vấn đề theo quy định.. 4. trước các hội nghị trọng đại. Mẫu đơn từ .Phần thứ hai: Nêu các nội dung trọng tâm . . Khái niệm về đơn từ Đơn là loại văn bản do cơ quan. Bố cục và cách viết diễn văn Diễn văn được viết không theo một khuôn mẫu bắt buộc nào nhưng theo kinh nghiệm thực tế thì nội dung diễn văn được chia thành: . triển lãm. tổ chức hoặc người có thẩm quyền để yêu cầu. khai mạc các hội trợ. kỷ niệm các ngày lễ lớn. Bố cục và cách viết đơn từ Việc soạn thảo đơn từ rất đa dạng. tổ chức hoặc cá nhân gửi tới cơ quan. Soạn thảo đơn từ 4. chào đón những điều tốt đẹp dùng để ghi tâm lý hưng phấn trong đông đảo quần chúng.Phần mở đầu: Lời chào. 4. hành văn ngắn gọn.

... Kính gửi: ............. năm sinh........... tổ chức và cá nhân có thẩm quyền giải quyết................ của người viết đơn....... quê quán....................(1)........... ngày............... nguyện vọng (hoặc yêu cầu.Tự do .............................................năm................................. (4): Kết luận: cam kết sẽ thực hiện đúng các yêu cầu nếu được giải quyết nguyện vọng.............(3).................................. (3): Nội dung chính: nêu rõ họ tên...............tháng....... trình bày lý do (nếu có).....CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập ..................(2)......... (2): Tên cơ quan...................... .... ........) và các chi tiết khác có liên quan tới việc giải quyết nguyện vọng.............................. làm việc... trú quán hoặc nơi học tập......................... ...........(4)...... đề nghị.... Kính đơn/Người viết đơn Chữ ký và họ tên người viết đơn (1): Nội dung chính cần yêu cầu hoặc đề nghị............................ ...Hạnh phúc ĐƠN XIN/ĐỀ NGHỊ/ YÊU CẦU........... ........