4.1.

Soạn thảo công văn
4.1.1. Khái niệm về công văn
Công văn hành chính là loại văn bản được sử dụng để trao đổi
thông tin giữa các cơ quan, tổ chức, cá nhân theo yêu cầu của công việc.
Công văn là hình thức văn bản được sử dụng phổ biến trong hoạt động
của các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp để thực hiện các hoạt động trao đổi
thông tin, giao dịch hoặc liên hệ công tác...
4.1.2. Bố cục của công văn
* Yêu cầu chung khi soạn thảo công văn
- Mỗi công văn chỉ chứa đựng một chủ đề;
- Văn phong ngắn gọn, rõ ràng; ngôn ngữ nghiêm túc, lịch sự thể hiện đúng
mối quan hệ giữa các chủ thể ban hành với chủ thể tiếp nhận công văn;
- Đúng thể thức quy định.
* Phương pháp soạn thảo soạn thảo công văn
Công văn có kết cấu khá đa dạng tuỳ thuộc vào nội dung và mục đích. Nhìn
chung, công văn thường gồm 3 phần:
- Phần viện dẫn vấn đề (Mở đầu)
- Phần phát triển vấn đề (Giải quyết vấn đề, nội dung)
- Phần kết thúc vấn đề (Kết thúc văn bản)
+ Phần mở đầu (phần viện dẫn vấn đề): dùng để trình bày mục đích, lý
do ban hành và cơ sở để trình bày nội dung công văn.
+ Phần phát triển vấn đề: Trình bày nội dung và các yêu cầu cần giải
quyết.
+ Phần kết luận: Khẳng định những nội dung được nêu trong công văn
hoặc làm sáng tỏ thêm yêu cầu thực hiện, nhấn mạnh trách nhiệm giải quyết
văn bản khi cần thiết.

./....................... Mẫu công văn TÊN CƠ QUAN (1) CỘNG HOÀ Xà HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT Số: ...... §éc lËp...... hội nghị. Địa danh 4..... đúng thành phần...............................như trên..(2) NAM Về việc... ngµy.. (Ký tên......................................... (7)..................4. ....... Kính gửi: ...... .(5) ..... Trích yếu nội dung của công văn .... Nơi nhận: ...1.........(4)...... n¨m.......H¹nh phóc ......... Công văn trả lời (công văn phúc đáp)............. đóng dấu) ............ nhắc nhở.......(3)....... có kèm theo viết tắt tên đơn vị soạn thảo 3... thời gian..........Lưu VT....... ....... Chú thích: 1.... th¸ng......................................... địa điểm......(6)…........ đề nghị..... Họ và tên đầy đủ . ..... Phương pháp soạn thảo một số công văn thông dụng ...........................Tù do. Công văn đôn đốc... Một số loại công văn khá như: Công văn chất vấn... thành phần tham dự.. yêu cầu...3.... kiến nghị..Công văn mời họp: + Phần mở đầu: Lý do.. Công văn hướng dẫn. Viết tắt tên cơ quan..... mục đích của cuộc họp + Phần nội dung: Nội dung chính của cuộc họp.................. giải thích...... + Phần kết thúc: Lời mong đợi sự có mặt của đại biểu.. Tên cơ quan ban hành công văn 2............. lời yêu cầu hoặc đề nghị các đại biểu đến dự đúng giờ.

Tên các cơ quan. tổ chức. cá nhân thuộc quyền hoặc để phối hợp hoạt động với các cơ quan. cơ quan. lưu. tổ chức. . Thông báo không cần có phần kết thúc có tính chất xã giao. . cụ thể. thông báo cũng được sử dụng giống như công văn trao đổi. * Các trường hợp có thể sử dụng thông báo . một tin tức. không yêu .Thông báo một văn bản mới ban hành hoặc 1 quy định.Thông báo về các quan hệ mới trong hoạt động của bộ máy quản lý và lãnh đạo.Văn phong của thông báo gọn. một tình hình hay một sự việc cho các cá nhân. Các chủ thể đó được ghi ở mục “Nơi nhận” 6. Không ghi những cơ quan.2. cá nhân có trách nhiệm giải quyết chính. cảm ơn hoặc phần giao nhiệm vụ như công văn.2. Trong một số trường hợp. Bố cục của thông báo Phần nội dung thông báo không cần có phần trình bày lý do hoặc tình hình mà giới thiệu thẳng nội dung cần thông báo ở phần mở đầu. Thẩm quyền ký 4.Thông báo một sự việc. một chế độ đã được phê chuẩn cho các cơ quan liên quan. Nội dung công văn 7. Khái niệm về thông báo Thông báo là văn bản để truyền đạt nội dung của một quy định. tổ chức. tổ chức. Soạn thảo thông báo 4. tổ chức có liên quan được biết hoặc để định hướng công việc của các cơ quan.1.5. cá nhân khác có liên quan.2.2. 4. cá nhân để biết. nội dung của văn bản và tên gọi rõ ràng của thông báo. báo cáo. quan hệ phối hợp. Sự khác biệt thể hiện ở phạm vi phổ biến.

............................... lý lẽ tác động đến tình cảm người đọc như một số văn bản khác............ (5)..... .......... bộ phận Văn phòng hoặc Hành chính được giao soạn thông báo và người phụ trách đơn vị này ký theo chức danh của mình................... Viết tắt tên cơ quan ban hành. theo thể thức thừa lệnh......(3).......... Tên cơ quan ban hành thông báo 2......H¹nh phóc ..... THÔNG BÁO VÒ......Lu VT Chú thích 1.................. ngµy.. (6)............ Địa danh 4................ ...... Trích yếu.................. Phương pháp soạn thảo phần nội dung của thông báo Mẫu thông báo: TÊN CƠ QUAN (1) CỘNG HOÀ Xà HỘI CHỦ NGHĨA SỐ: . Hä vµ tªn ®Çy ®ñ ......... ®ãng dÊu) .3........ Thông thường.......... N¬i nhËn: .......... tóm tắt nội dung của thông báo .cầu lập luận hay dùng luận cứ......... th¸ng.Tù do. ................................... n¨m.......... có thể kèm theo viết tắt tên đơn vị soạn thảo 3........... VIỆT NAM §éc lËp... 4.(4).............(2)........Thẩm quyền ký: Thông báo không bắt buộc phải do thủ trưởng cơ quan ký........2. . ... (ký tªn............/TB..................................

.Hạnh phúc . Khái niệm về báo cáo Báo cáo loại hình văn bản nhằm: . .3. Yêu cầu khi soạn thảo báo cáo Yêu cầu chung của báo cáo: . rõ ràng. tháng.5... ngày. CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập....... đơn vị.Văn phong ngắn gọn. tai nạn giao thông. báo cáo nhanh v..) để xin ý kiến giải quyết hoặc phương hướng xử lý của cấp quản lý có thẩm quyền. phục vụ hiệu quả cho hoạt động quản lý.(3). .Phản ánh một sự việc bất thường xảy ra (bệnh dịch.. Thẩm quyền ký 4.3..2.Phản ánh hoạt động quản lý trên các lĩnh vực cụ thể theo chức năng.. tổng kết. hoả hoạn..(2). bão lụt v. . . một vấn đề hay một vụ việc cụ thể. . báo cáo trước hội nghị..v.. trọng điểm. báo cáo chuyên đề khoa học. nhiệm vụ của cơ quan.v.Báo cáo phải chính xác. năm.1.. có trọng tâm./BC . Trong hoạt động quản lý. TÊN CƠ QUAN (1) Số: ...Đánh giá kết quả hoạt động của một phong trào... Nội dung thông báo 6.3. đầy đủ và khoa học.. số liệu và dẫn chứng khoa học và chính xác. 4..Tự do.Báo cáo phải kịp thời.Nội dung báo cáo phải cụ thể. báo cáo bất thường. Soạn thảo báo cáo 4. có nhiều loại báo cáo: báo cáo định kỳ... trung thực. báo cáo sơ kết. .

...........................3..................... ...... Nơi nhận: ..... Viết tắt tên cơ quan ban hành 3.................. (6)............................Phần thứ hai.. Địa danh 4......(4)....... đề cập đến tình hình công việc đã làm hoặc mô tả sự việc đã xảy ra trong thực tế..... Nội dung báo cáo 6............ ............. dự định sẽ tiến hành trong thời gian sắp tới hoặc dự kiến các diễn biến tiếp tục của sự việc đã xảy ra và dự kiến biện pháp giải quyết................................ Thẩm quyền ký 4.... Phương pháp soạn thảo một bản báo cáo Phương pháp viết báo cáo: Tuỳ theo mỗi loại báo cáo mà người soạn thảo có thể xây dựng một bố cục thích hợp........... ngoài phần tiêu đề thông thường có 03 phần: ....Phần thứ nhất...................................................................... kế hoạch... (Ký tên..... .......... kinh nghiệm đạt được....... Tên cơ quan ban hành báo cáo 2..Phần thứ ba............ ....... Một bản báo cáo............. xấu của sự việc đã xảy ra. phân tích kết quả........3...........BÁO CÁO Về ................. ..... tóm tắt nội dung của báo cáo 5... hoặc đánh giá các khía cạnh tốt...... ............... đóng dấu) ... Họ và tên đầy đủ .....Lưu Chú thích: 1......... .................. nêu các phương hướng... Trích yếu.........(5).................................

sự việc diễn ra.Kiểm điểm việc thực hiện nhiệm vụ: + Thống kê những công việc đã thực hiện (dựa theo chức năng. kế hoạch được giao . . + Phân tích những nguyên nhân và ảnh hưởng chính đối với kết quả thực hiện. Khái niệm về tờ trình Tờ trình là loại văn bản mang tính chất trình bày được sử dụng để đề xuất với cơ quan quản lý cấp trên phê chuẩn hay xét duyệt một chủ trương hoạt động. Bố cục của tờ trình .* Phần thứ nhất: . 4.Mục đích.2. nhiệm vụ đã được giao.) 4. kiến nghị cấp quản lý có thẩm quyền những vấn đề liên quan đến việc thực hiện nhiệm vụ . đánh giá về những tác động thuận lợi và khó khăn đối với hoạt động của tổ chức. Soạn thảo tờ trình 4.4. một công trình xây dựng hay một giải pháp nào khác mà cơ quan viết tờ trình không thể tự quyết định được.1.Đánh giá kết quả thực hiện: + So sánh kết quả với kế hoạch. + Đề xuất giải pháp. một phương án công tác. * Phần thứ ba: + Đánh giá chung về kết quả thực hiện nhiệm vụ trong kỳ báo cáo. . + Liệt kê những vấn đề tồn tại hoặc nảy sinh trong kỳ báo cáo. nhiệm vụ.Khái quát đặc điểm.4. yêu cầu của báo cáo. * Phần thứ hai: .4.phản ánh bằng số liệu cụ thể các kết quả đạt được trong kỳ báo cáo). tình hình nơi vấn đề.

............. Họ và tên đầy đủ ................Tự do.................................. đánh giá và phân tích những lợi ích.................. NAM Độc lập....... ......./TT ................(6)..... Đề nghị phê chuẩn 4.......(5) .................................... kiến nghị với cấp trên..... ...........Về thể thức: Giống với thể thức của các văn bản chung nhưng chỉ khác là ngay dưới phần trích yếu nội dung tờ trình là dòng chữ: Kính gửi........ TỜ TRÌNH Về ........(4).... ngày............ thể hiện tính khách quan và tính thực tiễn.............................(tên cơ quan tiếp nhận tờ trình) ................................................ + Nội dung chính: Nội dung cần đề xuất................. Phương pháp soạn thảo một tờ trình TÊN CƠ QUAN(1) CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT SỐ: ................. ........(2)....... (7)............. (ký tên.4.................................(3)........ tác dụng và hiệu quả mọi mặt của các đề xuất đó. đóng dấu) ....... ................. Tất cả phải mang tính khách quan và toàn diện................... Nơi nhận: ...............Hạnh phúc ........................ tháng.... + Phần kết luận: Nêu tóm tắt nội dung..................Về kết cấu và nội dung (gồm 3 phần): + Phần mở đầu: Lý do đưa ra tờ trình và lý do này phải phù hợp.........3................. năm.........Lưu Chú thích: ............................... Kính gửi:..

Trường hợp cần thiết có thể sử dụng các phụ lục hoặc các tài liệu có liên quan đính kèm theo biên bản chính.Các số liệu. Bố cục của biên bản * Yêu cầu chung của việc ghi biên bản .. tránh ghi chép dài dòng. Nội dung báo cáo 7... Tên cơ quan nhận tờ trình 6.5. + Biên bản hội nghị. khách quan của thông tin của thông tin được ánh. Trích yếu.Việc ghi biên bản phải đảm bảo tính trung thực.1. Địa danh 4. thông tin đưa vào biên bản phải cụ thể và chính xác. tổ chức hay doanh nghiệp. biên bản về một sự cố. Khái niệm về biên bản Biên bản là hình thức văn bản ghi lại những sự việc đã xảy ra hoặc đang xảy ra trong hoạt động của cơ quan. tóm tắt nội dung của tờ trình 5. . trọng điểm của sự việc. Viết tắt tên cơ quan lập tờ trình 3. Tên cơ quan lập tờ trình 2. + Biên bản bàn giao.Phản ánh đúng trọng tâm. giao nhận (công việc hoặc tài sản giữa các bên có liên quan).5. vụn vặt. Soạn thảo biên bản 4. Biên bản hội nghị: Nội dung biên bản hội nghị gồm có: .. Thẩm quyền ký 4. a.2.5.. Có nhiều loại biên bản: + Biên bản ghi chép những sự việc xảy ra như: biên bản kiểm kê tài sản.1. 4. . biên bản họp v.v. biên bản một vụ vi phạm pháp luật.

thành phần tham dự hội nghị. b) Biên bản một sự việc cụ thể Khi ghi chép biên bản. có thể có thể những nội dung khác có liên quan.Thành phần tham gia lập biên bản. thời gian làm việc. . chứng cứ hay ý kiến của những người có liên quan đến sự việc việc. . . .Các nội dung trao đổi hoặc thảo luận và các ý kiến tại hội nghị. . . . phản ánh các thông tin về: . +Phần ghi diễn biến hội nghị .Chủ tọa (hoặc đoàn chủ tịch) và thư ký (hoặc đoàn thư ký).Thời gian. địa điểm ghi biên bản.Kết luận ban đầu của những người tham gia lập biên bản và những đề xuất biện pháp xử lý hay giải quyết. .Thông qua biên bản hội nghị.Ghi tóm tắt báo cáo hoặc ý kiến trình bày tại hội nghị (có thể đính kèm tài liệu có liên quan). . tài liệu. tuỳ thuộc vào sự việc cụ thể được phản ánh trong biên bản. mục đích hội nghị.Kết luận của hội nghị.Bầu cử hoặc biểu quyết về các nội dung có liên quan.Chủ tọa & thư ký ký xác nhận vào biên bản. nội dung những công việc cơ bản được tiến hành trong hội nghị).Những tình tiết.Chương trình làm việc (Lý do.Thời gian kết thúc hội nghị. địa điểm. +Phần kết thúc hội nghị . phải phản ánh được các thông tin cơ bản: . . Trong thực tế. .+Phần mở đầu.Thời gian.

.(2). n¨m. . Phương pháp soạn thảo một số loại biên bản thông dụng TÊN CƠ QUAN (1) CỘNG HOÀ Xà HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT Số: ... ngµy..(3).. th¸ng..5. .4.../BB........3..H¹nh phóc ..Tù do... NAM §éc lËp...

... ...........................(4).......... (Ký tên................... hội nghị) hoặc các bên tham gia khác (người vi phạm. Thẩm quyền ký (thủ trưởng cơ quan lập biên bản hoặc người có thẩm quyền lập biên bản).............................. ....................... (6).............. người bàn giao......... ..... Trích yếu.......................... Viết tắt tên cơ quan lập biên bản 3...... ..... tóm tắt nội dung của vấn đề phải lập biên bản 5................... ............ đóng dấu) Họ và tên đầy đủ Chú thích: 1.................... Soạn thảo diễn văn ......................................................................BIÊN BẢN VÒ viÖc .. 4....... - Thêi gian vµ ®Þa ®iÓm tiÕn hµnh lËp biªn b¶n:.............) 6... - Thµnh phÇn tham gia lËp biªn b¶n: ................(5)....................................... .. Tên cơ quan lập biên bản 2...................................................DiÔn biÕn sù viÖc x¶y ra: ........................................ Nơi ký xác nhận của thư ký kỳ họp (biên bản họp.6............................... Địa danh 4...... ...................... ....

1.lời cảm ơn.Phần thứ hai: Nêu các nội dung trọng tâm ..1. trước các hội nghị trọng đại. để tiễn đưa khách nước ngoài quan trọng về nước.Phần thứ ba: Tóm tắt lại sự kiện. chào đón những điều tốt đẹp dùng để ghi tâm lý hưng phấn trong đông đảo quần chúng.2. biểu diễn văn nghệ. tuỳ thuộc vào nội dung và mục đích được nêu trong đơn. lý do của buổi lễ. .6.7. Khái niệm về đơn từ Đơn là loại văn bản do cơ quan. khai mạc các cuộc thi thể thao.. tổ chức hoặc cá nhân gửi tới cơ quan. 4. rõ ràng. triển lãm. kỷ niệm các ngày lễ lớn. trong việc đón các đoàn khách quý. 4. Nói tóm lại nội dung của diễn văn chứa dựng sự vui mừng.Phần mở đầu: Lời chào.. đề nghị giải quyết về một hay một số vấn đề theo quy định. thắng lợi.2.7. thành công... Bố cục và cách viết diễn văn Diễn văn được viết không theo một khuôn mẫu bắt buộc nào nhưng theo kinh nghiệm thực tế thì nội dung diễn văn được chia thành: . Bố cục và cách viết đơn từ Việc soạn thảo đơn từ rất đa dạng. 4. Mẫu đơn từ ..7. tổ chức hoặc người có thẩm quyền để yêu cầu.4. Soạn thảo đơn từ 4. Lưu ý: Diễn văn không nên viết dài mà cần cô đọng. khánh thành các công trình quan trọng. khẳng định lại một lần nữa về tầm quan trọng. Khái niệm về diễn văn Diễn văn là một loại văn bản dùng để diễn thuyết nhằm thông tin trước đông đảo quần chúng trong các cuộc mít tinh. khai mạc các hội trợ. hành văn ngắn gọn.6.

Kính đơn/Người viết đơn Chữ ký và họ tên người viết đơn (1): Nội dung chính cần yêu cầu hoặc đề nghị.................. Kính gửi: .. ...............(1)............) và các chi tiết khác có liên quan tới việc giải quyết nguyện vọng...........................Hạnh phúc ĐƠN XIN/ĐỀ NGHỊ/ YÊU CẦU.........................năm...................... (2): Tên cơ quan............. làm việc...... .......... trình bày lý do (nếu có).CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập ...... nguyện vọng (hoặc yêu cầu.......................................... quê quán........................(2)....... ngày...... ... ... năm sinh.............................................................tháng.......(4)...........................Tự do .................. (3): Nội dung chính: nêu rõ họ tên......... của người viết đơn........... ................ đề nghị...................... (4): Kết luận: cam kết sẽ thực hiện đúng các yêu cầu nếu được giải quyết nguyện vọng...... trú quán hoặc nơi học tập..... tổ chức và cá nhân có thẩm quyền giải quyết..(3).............

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful