4.1.

Soạn thảo công văn
4.1.1. Khái niệm về công văn
Công văn hành chính là loại văn bản được sử dụng để trao đổi
thông tin giữa các cơ quan, tổ chức, cá nhân theo yêu cầu của công việc.
Công văn là hình thức văn bản được sử dụng phổ biến trong hoạt động
của các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp để thực hiện các hoạt động trao đổi
thông tin, giao dịch hoặc liên hệ công tác...
4.1.2. Bố cục của công văn
* Yêu cầu chung khi soạn thảo công văn
- Mỗi công văn chỉ chứa đựng một chủ đề;
- Văn phong ngắn gọn, rõ ràng; ngôn ngữ nghiêm túc, lịch sự thể hiện đúng
mối quan hệ giữa các chủ thể ban hành với chủ thể tiếp nhận công văn;
- Đúng thể thức quy định.
* Phương pháp soạn thảo soạn thảo công văn
Công văn có kết cấu khá đa dạng tuỳ thuộc vào nội dung và mục đích. Nhìn
chung, công văn thường gồm 3 phần:
- Phần viện dẫn vấn đề (Mở đầu)
- Phần phát triển vấn đề (Giải quyết vấn đề, nội dung)
- Phần kết thúc vấn đề (Kết thúc văn bản)
+ Phần mở đầu (phần viện dẫn vấn đề): dùng để trình bày mục đích, lý
do ban hành và cơ sở để trình bày nội dung công văn.
+ Phần phát triển vấn đề: Trình bày nội dung và các yêu cầu cần giải
quyết.
+ Phần kết luận: Khẳng định những nội dung được nêu trong công văn
hoặc làm sáng tỏ thêm yêu cầu thực hiện, nhấn mạnh trách nhiệm giải quyết
văn bản khi cần thiết.

...........như trên........ n¨m. đóng dấu) ..... (7)..... ................. Công văn đôn đốc.........(4)......... Họ và tên đầy đủ ....Công văn mời họp: + Phần mở đầu: Lý do.....(2) NAM Về việc... Trích yếu nội dung của công văn ..................... Tên cơ quan ban hành công văn 2.... yêu cầu...4..... Nơi nhận: . Phương pháp soạn thảo một số công văn thông dụng ................. hội nghị............. mục đích của cuộc họp + Phần nội dung: Nội dung chính của cuộc họp............ ngµy.(5) . .. Mẫu công văn TÊN CƠ QUAN (1) CỘNG HOÀ Xà HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT Số: ..... (Ký tên............H¹nh phóc .............. đúng thành phần.... có kèm theo viết tắt tên đơn vị soạn thảo 3............1. ... Viết tắt tên cơ quan.............(6)….. Kính gửi: .............. Một số loại công văn khá như: Công văn chất vấn...3... Chú thích: 1.................(3).. đề nghị................ kiến nghị.................... địa điểm.......... nhắc nhở.......... Địa danh 4........ giải thích....... th¸ng............../. thành phần tham dự......................... Công văn hướng dẫn. lời yêu cầu hoặc đề nghị các đại biểu đến dự đúng giờ. + Phần kết thúc: Lời mong đợi sự có mặt của đại biểu........ Công văn trả lời (công văn phúc đáp).... §éc lËp.... ................Tù do........... thời gian...Lưu VT.....

. một tin tức. tổ chức.2. * Các trường hợp có thể sử dụng thông báo . tổ chức. không yêu .1. Sự khác biệt thể hiện ở phạm vi phổ biến. tổ chức. thông báo cũng được sử dụng giống như công văn trao đổi. Nội dung công văn 7. Thẩm quyền ký 4. cá nhân có trách nhiệm giải quyết chính. 4. Các chủ thể đó được ghi ở mục “Nơi nhận” 6. Bố cục của thông báo Phần nội dung thông báo không cần có phần trình bày lý do hoặc tình hình mà giới thiệu thẳng nội dung cần thông báo ở phần mở đầu. .Thông báo một văn bản mới ban hành hoặc 1 quy định. Trong một số trường hợp. cảm ơn hoặc phần giao nhiệm vụ như công văn. cụ thể. Không ghi những cơ quan. Thông báo không cần có phần kết thúc có tính chất xã giao.2. cá nhân khác có liên quan. nội dung của văn bản và tên gọi rõ ràng của thông báo. Soạn thảo thông báo 4. cơ quan. một chế độ đã được phê chuẩn cho các cơ quan liên quan. cá nhân để biết. tổ chức có liên quan được biết hoặc để định hướng công việc của các cơ quan.5. Khái niệm về thông báo Thông báo là văn bản để truyền đạt nội dung của một quy định. một tình hình hay một sự việc cho các cá nhân. báo cáo.Văn phong của thông báo gọn.2.Thông báo một sự việc.Thông báo về các quan hệ mới trong hoạt động của bộ máy quản lý và lãnh đạo.2. quan hệ phối hợp. cá nhân thuộc quyền hoặc để phối hợp hoạt động với các cơ quan. tổ chức. lưu. Tên các cơ quan.

........ 4........................../TB..................... ............... THÔNG BÁO VÒ.. Trích yếu.(3).................. Hä vµ tªn ®Çy ®ñ ... ®ãng dÊu) .. (ký tªn.. bộ phận Văn phòng hoặc Hành chính được giao soạn thông báo và người phụ trách đơn vị này ký theo chức danh của mình.....Lu VT Chú thích 1............... Thông thường..... VIỆT NAM §éc lËp....Thẩm quyền ký: Thông báo không bắt buộc phải do thủ trưởng cơ quan ký........................ Địa danh 4. ..................cầu lập luận hay dùng luận cứ.........................................H¹nh phóc ........... Phương pháp soạn thảo phần nội dung của thông báo Mẫu thông báo: TÊN CƠ QUAN (1) CỘNG HOÀ Xà HỘI CHỦ NGHĨA SỐ: ... ngµy.Tù do.... ......... tóm tắt nội dung của thông báo ...............(2).. theo thể thức thừa lệnh........2.... Viết tắt tên cơ quan ban hành. ... (6)..... .... Tên cơ quan ban hành thông báo 2....... (5).. N¬i nhËn: ..3.. lý lẽ tác động đến tình cảm người đọc như một số văn bản khác................... có thể kèm theo viết tắt tên đơn vị soạn thảo 3...........(4)....................... th¸ng.................. n¨m.........

.2. Khái niệm về báo cáo Báo cáo loại hình văn bản nhằm: . tổng kết. CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập. tai nạn giao thông. .v.Hạnh phúc ..5.Văn phong ngắn gọn. . đơn vị..3.Phản ánh hoạt động quản lý trên các lĩnh vực cụ thể theo chức năng. Yêu cầu khi soạn thảo báo cáo Yêu cầu chung của báo cáo: .. trung thực.Nội dung báo cáo phải cụ thể. báo cáo nhanh v.... Soạn thảo báo cáo 4. TÊN CƠ QUAN (1) Số: .. .1.....3. một vấn đề hay một vụ việc cụ thể. số liệu và dẫn chứng khoa học và chính xác. trọng điểm..... có trọng tâm. báo cáo sơ kết.. tháng. báo cáo chuyên đề khoa học.. nhiệm vụ của cơ quan. rõ ràng. phục vụ hiệu quả cho hoạt động quản lý... ngày. Nội dung thông báo 6.. Trong hoạt động quản lý.Phản ánh một sự việc bất thường xảy ra (bệnh dịch. 4..Đánh giá kết quả hoạt động của một phong trào..v.Báo cáo phải kịp thời. . hoả hoạn. . báo cáo trước hội nghị.Tự do. bão lụt v.) để xin ý kiến giải quyết hoặc phương hướng xử lý của cấp quản lý có thẩm quyền. đầy đủ và khoa học. .(2). có nhiều loại báo cáo: báo cáo định kỳ.(3). Thẩm quyền ký 4.. năm..Báo cáo phải chính xác./BC .3. báo cáo bất thường.

............... xấu của sự việc đã xảy ra...... Phương pháp soạn thảo một bản báo cáo Phương pháp viết báo cáo: Tuỳ theo mỗi loại báo cáo mà người soạn thảo có thể xây dựng một bố cục thích hợp.. Nơi nhận: .......... ...................................... ................ Trích yếu... Viết tắt tên cơ quan ban hành 3......3.......................Phần thứ nhất... dự định sẽ tiến hành trong thời gian sắp tới hoặc dự kiến các diễn biến tiếp tục của sự việc đã xảy ra và dự kiến biện pháp giải quyết...... tóm tắt nội dung của báo cáo 5.........BÁO CÁO Về . đóng dấu) .. Nội dung báo cáo 6.(5)........................ (Ký tên.... ................3....................... .................. ....................................................... ......... Tên cơ quan ban hành báo cáo 2.. kế hoạch.......Phần thứ hai................ (6).. đề cập đến tình hình công việc đã làm hoặc mô tả sự việc đã xảy ra trong thực tế...........Phần thứ ba...... nêu các phương hướng............ kinh nghiệm đạt được... hoặc đánh giá các khía cạnh tốt..................(4)....... Họ và tên đầy đủ ........................ Thẩm quyền ký 4.............. Một bản báo cáo....... phân tích kết quả...Lưu Chú thích: 1..................................... . ngoài phần tiêu đề thông thường có 03 phần: .. Địa danh 4..............

Khái quát đặc điểm. một phương án công tác. 4.1.4. .4. yêu cầu của báo cáo. + Đề xuất giải pháp. Soạn thảo tờ trình 4. đánh giá về những tác động thuận lợi và khó khăn đối với hoạt động của tổ chức.Kiểm điểm việc thực hiện nhiệm vụ: + Thống kê những công việc đã thực hiện (dựa theo chức năng. Bố cục của tờ trình .4.* Phần thứ nhất: .) 4.Mục đích.2.Đánh giá kết quả thực hiện: + So sánh kết quả với kế hoạch. kiến nghị cấp quản lý có thẩm quyền những vấn đề liên quan đến việc thực hiện nhiệm vụ . nhiệm vụ. một công trình xây dựng hay một giải pháp nào khác mà cơ quan viết tờ trình không thể tự quyết định được. * Phần thứ hai: . tình hình nơi vấn đề.phản ánh bằng số liệu cụ thể các kết quả đạt được trong kỳ báo cáo). . nhiệm vụ đã được giao. + Liệt kê những vấn đề tồn tại hoặc nảy sinh trong kỳ báo cáo. kế hoạch được giao . + Phân tích những nguyên nhân và ảnh hưởng chính đối với kết quả thực hiện. Khái niệm về tờ trình Tờ trình là loại văn bản mang tính chất trình bày được sử dụng để đề xuất với cơ quan quản lý cấp trên phê chuẩn hay xét duyệt một chủ trương hoạt động. sự việc diễn ra. * Phần thứ ba: + Đánh giá chung về kết quả thực hiện nhiệm vụ trong kỳ báo cáo.

.. ............................(tên cơ quan tiếp nhận tờ trình) ..........................(2)......... Phương pháp soạn thảo một tờ trình TÊN CƠ QUAN(1) CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT SỐ: ........... năm................................ Nơi nhận: .............Về kết cấu và nội dung (gồm 3 phần): + Phần mở đầu: Lý do đưa ra tờ trình và lý do này phải phù hợp........(6)........ ................................................. ..Lưu Chú thích: ... + Phần kết luận: Nêu tóm tắt nội dung............... (7)........... + Nội dung chính: Nội dung cần đề xuất........................................3..............Về thể thức: Giống với thể thức của các văn bản chung nhưng chỉ khác là ngay dưới phần trích yếu nội dung tờ trình là dòng chữ: Kính gửi..Tự do......... tháng.. ngày........................4......................... Kính gửi:............................. Đề nghị phê chuẩn 4..... Tất cả phải mang tính khách quan và toàn diện...... tác dụng và hiệu quả mọi mặt của các đề xuất đó......... thể hiện tính khách quan và tính thực tiễn...............Hạnh phúc .......(5) .................................. NAM Độc lập......... (ký tên... TỜ TRÌNH Về .......... Họ và tên đầy đủ ......(3).............(4)... đánh giá và phân tích những lợi ích........................... đóng dấu) . ............................. kiến nghị với cấp trên................../TT ....

Khái niệm về biên bản Biên bản là hình thức văn bản ghi lại những sự việc đã xảy ra hoặc đang xảy ra trong hoạt động của cơ quan. . tránh ghi chép dài dòng. . thông tin đưa vào biên bản phải cụ thể và chính xác. tổ chức hay doanh nghiệp. biên bản về một sự cố.2. Trích yếu.Việc ghi biên bản phải đảm bảo tính trung thực.5.5. Viết tắt tên cơ quan lập tờ trình 3. Thẩm quyền ký 4. 4. biên bản một vụ vi phạm pháp luật.. Biên bản hội nghị: Nội dung biên bản hội nghị gồm có: .Phản ánh đúng trọng tâm. + Biên bản hội nghị.1.1. + Biên bản bàn giao. tóm tắt nội dung của tờ trình 5. a.Các số liệu. vụn vặt. Có nhiều loại biên bản: + Biên bản ghi chép những sự việc xảy ra như: biên bản kiểm kê tài sản. giao nhận (công việc hoặc tài sản giữa các bên có liên quan)..v. Tên cơ quan lập tờ trình 2... trọng điểm của sự việc. Địa danh 4. khách quan của thông tin của thông tin được ánh. Trường hợp cần thiết có thể sử dụng các phụ lục hoặc các tài liệu có liên quan đính kèm theo biên bản chính.5. biên bản họp v. Tên cơ quan nhận tờ trình 6. Soạn thảo biên bản 4. Nội dung báo cáo 7.. Bố cục của biên bản * Yêu cầu chung của việc ghi biên bản .

thời gian làm việc.Chương trình làm việc (Lý do.Chủ tọa (hoặc đoàn chủ tịch) và thư ký (hoặc đoàn thư ký). .+Phần mở đầu. . +Phần kết thúc hội nghị . . +Phần ghi diễn biến hội nghị .Thời gian kết thúc hội nghị.Chủ tọa & thư ký ký xác nhận vào biên bản. . chứng cứ hay ý kiến của những người có liên quan đến sự việc việc. có thể có thể những nội dung khác có liên quan. . nội dung những công việc cơ bản được tiến hành trong hội nghị). . . Trong thực tế.Những tình tiết.Bầu cử hoặc biểu quyết về các nội dung có liên quan.Thành phần tham gia lập biên bản. . b) Biên bản một sự việc cụ thể Khi ghi chép biên bản.Kết luận ban đầu của những người tham gia lập biên bản và những đề xuất biện pháp xử lý hay giải quyết. mục đích hội nghị.Kết luận của hội nghị.Thời gian. địa điểm. . .Các nội dung trao đổi hoặc thảo luận và các ý kiến tại hội nghị. tài liệu.Thời gian. . phản ánh các thông tin về: .Ghi tóm tắt báo cáo hoặc ý kiến trình bày tại hội nghị (có thể đính kèm tài liệu có liên quan). tuỳ thuộc vào sự việc cụ thể được phản ánh trong biên bản. phải phản ánh được các thông tin cơ bản: . địa điểm ghi biên bản. thành phần tham dự hội nghị.Thông qua biên bản hội nghị.

ngµy.H¹nh phóc . n¨m../BB....... th¸ng..Tù do....(2)...3..(3). Phương pháp soạn thảo một số loại biên bản thông dụng TÊN CƠ QUAN (1) CỘNG HOÀ Xà HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT Số: ....... NAM §éc lËp.. .5.4. .

............... - Thµnh phÇn tham gia lËp biªn b¶n: ................................. (6)........................ Nơi ký xác nhận của thư ký kỳ họp (biên bản họp. - Thêi gian vµ ®Þa ®iÓm tiÕn hµnh lËp biªn b¶n:..... ......................BIÊN BẢN VÒ viÖc . 4.................................... hội nghị) hoặc các bên tham gia khác (người vi phạm................) 6.................. đóng dấu) Họ và tên đầy đủ Chú thích: 1.........(4)........... Soạn thảo diễn văn ..........6.............. .............. Trích yếu.....(5)................... .......................... ........................ Viết tắt tên cơ quan lập biên bản 3.. .... người bàn giao.. ................... (Ký tên............................................ tóm tắt nội dung của vấn đề phải lập biên bản 5............. Địa danh 4.. ..........................................DiÔn biÕn sù viÖc x¶y ra: ............................................ Tên cơ quan lập biên bản 2...... .................. Thẩm quyền ký (thủ trưởng cơ quan lập biên bản hoặc người có thẩm quyền lập biên bản).....................................

4.Phần mở đầu: Lời chào.. Khái niệm về đơn từ Đơn là loại văn bản do cơ quan. Bố cục và cách viết diễn văn Diễn văn được viết không theo một khuôn mẫu bắt buộc nào nhưng theo kinh nghiệm thực tế thì nội dung diễn văn được chia thành: . trước các hội nghị trọng đại.Phần thứ hai: Nêu các nội dung trọng tâm . trong việc đón các đoàn khách quý.6. Lưu ý: Diễn văn không nên viết dài mà cần cô đọng.7.7. tuỳ thuộc vào nội dung và mục đích được nêu trong đơn. Mẫu đơn từ . thắng lợi.. để tiễn đưa khách nước ngoài quan trọng về nước.6. Soạn thảo đơn từ 4. đề nghị giải quyết về một hay một số vấn đề theo quy định. rõ ràng. khai mạc các hội trợ. khánh thành các công trình quan trọng.lời cảm ơn..2..Phần thứ ba: Tóm tắt lại sự kiện. thành công.1. kỷ niệm các ngày lễ lớn. 4. tổ chức hoặc cá nhân gửi tới cơ quan. triển lãm. 4. biểu diễn văn nghệ.7. chào đón những điều tốt đẹp dùng để ghi tâm lý hưng phấn trong đông đảo quần chúng.1. khai mạc các cuộc thi thể thao..2. tổ chức hoặc người có thẩm quyền để yêu cầu..4. hành văn ngắn gọn. Nói tóm lại nội dung của diễn văn chứa dựng sự vui mừng. khẳng định lại một lần nữa về tầm quan trọng. Khái niệm về diễn văn Diễn văn là một loại văn bản dùng để diễn thuyết nhằm thông tin trước đông đảo quần chúng trong các cuộc mít tinh. Bố cục và cách viết đơn từ Việc soạn thảo đơn từ rất đa dạng. . lý do của buổi lễ.

........................................................................... trình bày lý do (nếu có)..........................CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập .......... ...................................................... Kính gửi: .tháng............... .....(3).................................. ngày.. .năm............... (4): Kết luận: cam kết sẽ thực hiện đúng các yêu cầu nếu được giải quyết nguyện vọng...........Tự do .......... tổ chức và cá nhân có thẩm quyền giải quyết................................. ........................... ............... nguyện vọng (hoặc yêu cầu........ (2): Tên cơ quan........ trú quán hoặc nơi học tập....................... đề nghị..(2)... (3): Nội dung chính: nêu rõ họ tên.............Hạnh phúc ĐƠN XIN/ĐỀ NGHỊ/ YÊU CẦU.......) và các chi tiết khác có liên quan tới việc giải quyết nguyện vọng.... quê quán............ làm việc. của người viết đơn....... Kính đơn/Người viết đơn Chữ ký và họ tên người viết đơn (1): Nội dung chính cần yêu cầu hoặc đề nghị....... năm sinh..(4)......(1)..

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful