4.1.

Soạn thảo công văn
4.1.1. Khái niệm về công văn
Công văn hành chính là loại văn bản được sử dụng để trao đổi
thông tin giữa các cơ quan, tổ chức, cá nhân theo yêu cầu của công việc.
Công văn là hình thức văn bản được sử dụng phổ biến trong hoạt động
của các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp để thực hiện các hoạt động trao đổi
thông tin, giao dịch hoặc liên hệ công tác...
4.1.2. Bố cục của công văn
* Yêu cầu chung khi soạn thảo công văn
- Mỗi công văn chỉ chứa đựng một chủ đề;
- Văn phong ngắn gọn, rõ ràng; ngôn ngữ nghiêm túc, lịch sự thể hiện đúng
mối quan hệ giữa các chủ thể ban hành với chủ thể tiếp nhận công văn;
- Đúng thể thức quy định.
* Phương pháp soạn thảo soạn thảo công văn
Công văn có kết cấu khá đa dạng tuỳ thuộc vào nội dung và mục đích. Nhìn
chung, công văn thường gồm 3 phần:
- Phần viện dẫn vấn đề (Mở đầu)
- Phần phát triển vấn đề (Giải quyết vấn đề, nội dung)
- Phần kết thúc vấn đề (Kết thúc văn bản)
+ Phần mở đầu (phần viện dẫn vấn đề): dùng để trình bày mục đích, lý
do ban hành và cơ sở để trình bày nội dung công văn.
+ Phần phát triển vấn đề: Trình bày nội dung và các yêu cầu cần giải
quyết.
+ Phần kết luận: Khẳng định những nội dung được nêu trong công văn
hoặc làm sáng tỏ thêm yêu cầu thực hiện, nhấn mạnh trách nhiệm giải quyết
văn bản khi cần thiết.

... địa điểm..H¹nh phóc ........... ....................... lời yêu cầu hoặc đề nghị các đại biểu đến dự đúng giờ...............(4)......... Viết tắt tên cơ quan.3..... (Ký tên........(3).............. đóng dấu) .. ...... + Phần kết thúc: Lời mong đợi sự có mặt của đại biểu...... Công văn trả lời (công văn phúc đáp)..............Lưu VT.............. §éc lËp....... thành phần tham dự.. n¨m... thời gian.................. Phương pháp soạn thảo một số công văn thông dụng . Trích yếu nội dung của công văn .. Kính gửi: ....... đề nghị.... Công văn hướng dẫn. ngµy. hội nghị.......... Công văn đôn đốc... Mẫu công văn TÊN CƠ QUAN (1) CỘNG HOÀ Xà HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT Số: . ..................Tù do...........(5) ... có kèm theo viết tắt tên đơn vị soạn thảo 3.......................4. nhắc nhở..... Địa danh 4....... ............như trên................. giải thích......................... mục đích của cuộc họp + Phần nội dung: Nội dung chính của cuộc họp... Chú thích: 1..... kiến nghị..................... Tên cơ quan ban hành công văn 2........(2) NAM Về việc../. đúng thành phần......... Họ và tên đầy đủ ......... Nơi nhận: ..1.. yêu cầu..Công văn mời họp: + Phần mở đầu: Lý do........ Một số loại công văn khá như: Công văn chất vấn....... th¸ng...........(6)…............ (7).........

cá nhân thuộc quyền hoặc để phối hợp hoạt động với các cơ quan.Thông báo một văn bản mới ban hành hoặc 1 quy định. cảm ơn hoặc phần giao nhiệm vụ như công văn.2. báo cáo. cơ quan.1.Thông báo về các quan hệ mới trong hoạt động của bộ máy quản lý và lãnh đạo. cụ thể. Khái niệm về thông báo Thông báo là văn bản để truyền đạt nội dung của một quy định. . không yêu . tổ chức. 4. thông báo cũng được sử dụng giống như công văn trao đổi. Trong một số trường hợp. quan hệ phối hợp. Thẩm quyền ký 4. một tin tức. cá nhân có trách nhiệm giải quyết chính. . cá nhân khác có liên quan. Nội dung công văn 7. tổ chức.Văn phong của thông báo gọn. tổ chức. Các chủ thể đó được ghi ở mục “Nơi nhận” 6. lưu.5. tổ chức. Soạn thảo thông báo 4. tổ chức có liên quan được biết hoặc để định hướng công việc của các cơ quan. Thông báo không cần có phần kết thúc có tính chất xã giao.2.Thông báo một sự việc.2. nội dung của văn bản và tên gọi rõ ràng của thông báo. * Các trường hợp có thể sử dụng thông báo . một tình hình hay một sự việc cho các cá nhân.2. Sự khác biệt thể hiện ở phạm vi phổ biến. Bố cục của thông báo Phần nội dung thông báo không cần có phần trình bày lý do hoặc tình hình mà giới thiệu thẳng nội dung cần thông báo ở phần mở đầu. một chế độ đã được phê chuẩn cho các cơ quan liên quan. Tên các cơ quan. cá nhân để biết. Không ghi những cơ quan.

... .....................cầu lập luận hay dùng luận cứ.......(2).............../TB.... (6).............. Địa danh 4............ Hä vµ tªn ®Çy ®ñ .H¹nh phóc .............................................................. (ký tªn..... ngµy. ............ Trích yếu............... N¬i nhËn: . .......... ®ãng dÊu) ...... (5)... Viết tắt tên cơ quan ban hành................Lu VT Chú thích 1.........2.......(3).....................................Tù do............. Tên cơ quan ban hành thông báo 2.......Thẩm quyền ký: Thông báo không bắt buộc phải do thủ trưởng cơ quan ký........(4)....... ....... th¸ng.... có thể kèm theo viết tắt tên đơn vị soạn thảo 3............. bộ phận Văn phòng hoặc Hành chính được giao soạn thông báo và người phụ trách đơn vị này ký theo chức danh của mình.... Thông thường. VIỆT NAM §éc lËp.. tóm tắt nội dung của thông báo ..... lý lẽ tác động đến tình cảm người đọc như một số văn bản khác.....3......... theo thể thức thừa lệnh......... n¨m...... Phương pháp soạn thảo phần nội dung của thông báo Mẫu thông báo: TÊN CƠ QUAN (1) CỘNG HOÀ Xà HỘI CHỦ NGHĨA SỐ: . ...... THÔNG BÁO VÒ. 4.....

có nhiều loại báo cáo: báo cáo định kỳ... một vấn đề hay một vụ việc cụ thể. trung thực. nhiệm vụ của cơ quan. phục vụ hiệu quả cho hoạt động quản lý.3.. rõ ràng. tai nạn giao thông. Yêu cầu khi soạn thảo báo cáo Yêu cầu chung của báo cáo: . Thẩm quyền ký 4.. ngày. 4. đơn vị. ...Phản ánh hoạt động quản lý trên các lĩnh vực cụ thể theo chức năng. TÊN CƠ QUAN (1) Số: . tháng.1. Khái niệm về báo cáo Báo cáo loại hình văn bản nhằm: ../BC .Hạnh phúc . Nội dung thông báo 6. báo cáo sơ kết...v.. báo cáo chuyên đề khoa học. CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập..Báo cáo phải chính xác. trọng điểm.. .) để xin ý kiến giải quyết hoặc phương hướng xử lý của cấp quản lý có thẩm quyền.Phản ánh một sự việc bất thường xảy ra (bệnh dịch.3.(3).Nội dung báo cáo phải cụ thể.Đánh giá kết quả hoạt động của một phong trào... có trọng tâm.Tự do.. . báo cáo trước hội nghị. . tổng kết.5. số liệu và dẫn chứng khoa học và chính xác.(2). đầy đủ và khoa học.3. năm. .. báo cáo nhanh v... Trong hoạt động quản lý.. báo cáo bất thường....v. Soạn thảo báo cáo 4. bão lụt v.Văn phong ngắn gọn. .Báo cáo phải kịp thời..2. hoả hoạn...

... kế hoạch............ ..Phần thứ hai... (6)........ xấu của sự việc đã xảy ra.(4)....... Họ và tên đầy đủ .................... Phương pháp soạn thảo một bản báo cáo Phương pháp viết báo cáo: Tuỳ theo mỗi loại báo cáo mà người soạn thảo có thể xây dựng một bố cục thích hợp... Tên cơ quan ban hành báo cáo 2................................(5)............. ngoài phần tiêu đề thông thường có 03 phần: ... hoặc đánh giá các khía cạnh tốt..............................BÁO CÁO Về .... Nơi nhận: ........ phân tích kết quả...... dự định sẽ tiến hành trong thời gian sắp tới hoặc dự kiến các diễn biến tiếp tục của sự việc đã xảy ra và dự kiến biện pháp giải quyết.............. Thẩm quyền ký 4............... . Địa danh 4...................... Một bản báo cáo................ đề cập đến tình hình công việc đã làm hoặc mô tả sự việc đã xảy ra trong thực tế. (Ký tên.............. Nội dung báo cáo 6.......... ... ................. tóm tắt nội dung của báo cáo 5......... ......Phần thứ ba....................... .....3........ Viết tắt tên cơ quan ban hành 3........ kinh nghiệm đạt được... Trích yếu............. đóng dấu) ....3......Phần thứ nhất..................................... nêu các phương hướng..................................................Lưu Chú thích: 1....................................

* Phần thứ hai: . + Phân tích những nguyên nhân và ảnh hưởng chính đối với kết quả thực hiện.) 4.Kiểm điểm việc thực hiện nhiệm vụ: + Thống kê những công việc đã thực hiện (dựa theo chức năng. * Phần thứ ba: + Đánh giá chung về kết quả thực hiện nhiệm vụ trong kỳ báo cáo.4. Soạn thảo tờ trình 4. đánh giá về những tác động thuận lợi và khó khăn đối với hoạt động của tổ chức. . kiến nghị cấp quản lý có thẩm quyền những vấn đề liên quan đến việc thực hiện nhiệm vụ . một phương án công tác. nhiệm vụ. Khái niệm về tờ trình Tờ trình là loại văn bản mang tính chất trình bày được sử dụng để đề xuất với cơ quan quản lý cấp trên phê chuẩn hay xét duyệt một chủ trương hoạt động. nhiệm vụ đã được giao. 4.Đánh giá kết quả thực hiện: + So sánh kết quả với kế hoạch. kế hoạch được giao . + Đề xuất giải pháp. Bố cục của tờ trình . một công trình xây dựng hay một giải pháp nào khác mà cơ quan viết tờ trình không thể tự quyết định được. sự việc diễn ra.2.1.phản ánh bằng số liệu cụ thể các kết quả đạt được trong kỳ báo cáo).Mục đích.* Phần thứ nhất: .4.Khái quát đặc điểm.4. . yêu cầu của báo cáo. tình hình nơi vấn đề. + Liệt kê những vấn đề tồn tại hoặc nảy sinh trong kỳ báo cáo.

...........................................................................................Tự do......(4). ...........Về kết cấu và nội dung (gồm 3 phần): + Phần mở đầu: Lý do đưa ra tờ trình và lý do này phải phù hợp.. Đề nghị phê chuẩn 4................4.. .......... đóng dấu) . (7)......................................./TT ...... ................... TỜ TRÌNH Về ......... kiến nghị với cấp trên..... (ký tên...... Tất cả phải mang tính khách quan và toàn diện. năm... ........ tác dụng và hiệu quả mọi mặt của các đề xuất đó.... thể hiện tính khách quan và tính thực tiễn............................................(3)..................................3..... tháng................Lưu Chú thích: ...Hạnh phúc ............Về thể thức: Giống với thể thức của các văn bản chung nhưng chỉ khác là ngay dưới phần trích yếu nội dung tờ trình là dòng chữ: Kính gửi.............. + Phần kết luận: Nêu tóm tắt nội dung................... Nơi nhận: .(6)............................... Họ và tên đầy đủ ... + Nội dung chính: Nội dung cần đề xuất..................... ngày............................. Phương pháp soạn thảo một tờ trình TÊN CƠ QUAN(1) CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT SỐ: ......................... NAM Độc lập...........(tên cơ quan tiếp nhận tờ trình) ............. Kính gửi:....................... đánh giá và phân tích những lợi ích.(2)............(5) ....

Các số liệu.5. Khái niệm về biên bản Biên bản là hình thức văn bản ghi lại những sự việc đã xảy ra hoặc đang xảy ra trong hoạt động của cơ quan. 4. thông tin đưa vào biên bản phải cụ thể và chính xác.1... Có nhiều loại biên bản: + Biên bản ghi chép những sự việc xảy ra như: biên bản kiểm kê tài sản. tóm tắt nội dung của tờ trình 5.Việc ghi biên bản phải đảm bảo tính trung thực. biên bản họp v. Tên cơ quan lập tờ trình 2. Tên cơ quan nhận tờ trình 6. + Biên bản hội nghị. Thẩm quyền ký 4... vụn vặt. a. giao nhận (công việc hoặc tài sản giữa các bên có liên quan). biên bản một vụ vi phạm pháp luật.1.5. Trường hợp cần thiết có thể sử dụng các phụ lục hoặc các tài liệu có liên quan đính kèm theo biên bản chính. Viết tắt tên cơ quan lập tờ trình 3. . Nội dung báo cáo 7. .. tổ chức hay doanh nghiệp. biên bản về một sự cố. tránh ghi chép dài dòng.Phản ánh đúng trọng tâm. trọng điểm của sự việc.v. Bố cục của biên bản * Yêu cầu chung của việc ghi biên bản .5. + Biên bản bàn giao. Trích yếu. Biên bản hội nghị: Nội dung biên bản hội nghị gồm có: . Soạn thảo biên bản 4.2. khách quan của thông tin của thông tin được ánh. Địa danh 4.

. tuỳ thuộc vào sự việc cụ thể được phản ánh trong biên bản.Chủ tọa (hoặc đoàn chủ tịch) và thư ký (hoặc đoàn thư ký). thời gian làm việc. chứng cứ hay ý kiến của những người có liên quan đến sự việc việc. . tài liệu. . thành phần tham dự hội nghị. địa điểm.Chương trình làm việc (Lý do.Thời gian. . phản ánh các thông tin về: .Thông qua biên bản hội nghị.Chủ tọa & thư ký ký xác nhận vào biên bản. có thể có thể những nội dung khác có liên quan. . +Phần ghi diễn biến hội nghị . . . . Trong thực tế. b) Biên bản một sự việc cụ thể Khi ghi chép biên bản. .Bầu cử hoặc biểu quyết về các nội dung có liên quan.Kết luận ban đầu của những người tham gia lập biên bản và những đề xuất biện pháp xử lý hay giải quyết.Các nội dung trao đổi hoặc thảo luận và các ý kiến tại hội nghị. địa điểm ghi biên bản. .Thành phần tham gia lập biên bản. mục đích hội nghị.Thời gian.Thời gian kết thúc hội nghị.Những tình tiết. phải phản ánh được các thông tin cơ bản: .Kết luận của hội nghị. +Phần kết thúc hội nghị . .Ghi tóm tắt báo cáo hoặc ý kiến trình bày tại hội nghị (có thể đính kèm tài liệu có liên quan). nội dung những công việc cơ bản được tiến hành trong hội nghị).+Phần mở đầu.

/BB...(2).(3).. NAM §éc lËp...4... . ngµy.Tù do... th¸ng... Phương pháp soạn thảo một số loại biên bản thông dụng TÊN CƠ QUAN (1) CỘNG HOÀ Xà HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT Số: . ....3.....H¹nh phóc .5. n¨m....

... Viết tắt tên cơ quan lập biên bản 3......................) 6.............. tóm tắt nội dung của vấn đề phải lập biên bản 5........................... 4........................... Thẩm quyền ký (thủ trưởng cơ quan lập biên bản hoặc người có thẩm quyền lập biên bản)....... người bàn giao............... hội nghị) hoặc các bên tham gia khác (người vi phạm....................................... Soạn thảo diễn văn ... Trích yếu. Địa danh 4...................................... Tên cơ quan lập biên bản 2........................DiÔn biÕn sù viÖc x¶y ra: .................. ... .......................................... đóng dấu) Họ và tên đầy đủ Chú thích: 1.......................................... ... ..................................................... (Ký tên..... ... ..................... - Thµnh phÇn tham gia lËp biªn b¶n: .................. Nơi ký xác nhận của thư ký kỳ họp (biên bản họp....BIÊN BẢN VÒ viÖc .............6. (6)............(5)............. ....... . - Thêi gian vµ ®Þa ®iÓm tiÕn hµnh lËp biªn b¶n:...................................................(4)......

lời cảm ơn.6. 4. khai mạc các cuộc thi thể thao. tổ chức hoặc người có thẩm quyền để yêu cầu. trước các hội nghị trọng đại.7. 4.2. Soạn thảo đơn từ 4..7.6.. rõ ràng. kỷ niệm các ngày lễ lớn. tuỳ thuộc vào nội dung và mục đích được nêu trong đơn. khai mạc các hội trợ..Phần mở đầu: Lời chào. đề nghị giải quyết về một hay một số vấn đề theo quy định. hành văn ngắn gọn. Bố cục và cách viết đơn từ Việc soạn thảo đơn từ rất đa dạng.2. tổ chức hoặc cá nhân gửi tới cơ quan.7.4. trong việc đón các đoàn khách quý. Khái niệm về diễn văn Diễn văn là một loại văn bản dùng để diễn thuyết nhằm thông tin trước đông đảo quần chúng trong các cuộc mít tinh.Phần thứ ba: Tóm tắt lại sự kiện.1.1.. . biểu diễn văn nghệ. 4. lý do của buổi lễ. Lưu ý: Diễn văn không nên viết dài mà cần cô đọng. khánh thành các công trình quan trọng. thắng lợi. triển lãm. Nói tóm lại nội dung của diễn văn chứa dựng sự vui mừng. Khái niệm về đơn từ Đơn là loại văn bản do cơ quan.Phần thứ hai: Nêu các nội dung trọng tâm .. thành công. khẳng định lại một lần nữa về tầm quan trọng. chào đón những điều tốt đẹp dùng để ghi tâm lý hưng phấn trong đông đảo quần chúng.. Mẫu đơn từ . để tiễn đưa khách nước ngoài quan trọng về nước. Bố cục và cách viết diễn văn Diễn văn được viết không theo một khuôn mẫu bắt buộc nào nhưng theo kinh nghiệm thực tế thì nội dung diễn văn được chia thành: .

.....................................năm..(2)...... của người viết đơn...tháng.. ngày......... Kính gửi: ... ............................................................................................. ...(4)...................... tổ chức và cá nhân có thẩm quyền giải quyết............ làm việc............................................. .............Hạnh phúc ĐƠN XIN/ĐỀ NGHỊ/ YÊU CẦU................. ......................................... trình bày lý do (nếu có)................(3)...Tự do ........... Kính đơn/Người viết đơn Chữ ký và họ tên người viết đơn (1): Nội dung chính cần yêu cầu hoặc đề nghị... quê quán.........) và các chi tiết khác có liên quan tới việc giải quyết nguyện vọng.... nguyện vọng (hoặc yêu cầu.... đề nghị. trú quán hoặc nơi học tập.......(1)........................... năm sinh......CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập ..... (2): Tên cơ quan. (4): Kết luận: cam kết sẽ thực hiện đúng các yêu cầu nếu được giải quyết nguyện vọng.......... .......... (3): Nội dung chính: nêu rõ họ tên..............

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful