CNG N TP QUN TR VN PHNG

A LOI CU HI 1IM

Cu hi 1.1: trnh by khi nim vn phng? Khi nim qun tr hnh chnh vn phng
a. Khi nim vn phng -Ngha rng: Vn phng l b my lm vic tng hp v trc tip tr gip cho vic iu hnh ca ban lnh o mt c quan, n v. Theo quan nim ny th cc c quan thm quyn chung, c quan n v c quy m ln th thnh lp vn phng (v d Vn phng Quc hi, Vn phng Chnh ph, Vn phng Tng cng ty) cn cc c quan, n v c quy m nh th vn phng l phng hnh chnh tng hp. -Ngha hp: Vn phng l tr s lm vic ca mt c quan, n v, l a im giao tip i ni v i ngoi ca c quan n v -Ngoi ra vn phng cn c hiu l phng lm vic ca th trng c tm c cao nh: Ngh s, kin trc s trng. b . khi nim qun tr hnh chnh vn phng Qun tr hnh chnh vn phng l vic hoch nh, t chc phi hp tiu chun ha v kim sot cc hot ng x l thng tin

Cu hi 1.2: trnh by xu hng hin i ha cng tc vn phng hin nay

Hot ng ca vn phng rt a dng, phong ph v phc tp. T chc khoa hc cng tc vn phng c ngha thit thc to iu kin cho c quan, doanh nghip hon thnh tt mc tiu tn ti v pht trin. Hin i ha cng tc vn phng l mt i hi bc xc ca thi i. Theo hng: - Vn phng in t - Vn phng khng giy - Vn phng t ng ha - Vn phng ca th k 21

Cu hi 1.3: khi nim qun tr thi gian? Nu nhng nguyn nhn lm mt thi gian
Khi nim qun tr thi gian: Qun tr thi gian l mt tin trnh hoch nh, t chc v kim sot vic s dng qu thi gian v gi ca mnh mt cch c hiu qu. Nguyn nhn lm mt thi gian : Trong qu trnh lm vic, mt thi gian do cc nguyn nhn sau: + Cc cuc gi in thoi. + Cc cuc thm ving x giao, tip khch + Cc cu hi ca nhn vin.

+ c v tr li th tn. + Cc cuc hp ko di. + Bn giy ngn ngang, ba bn. + c ti liu qu chm, khng bit phng php c nhanh. + Khung cnh vn phng lm vic gy s chia tr lo ra. + Tnh theo hiu qu th: 1 gi ca thi gian lm vic khng b gin on c gi tr bng 3 gi ca thi gian lm vic b gin on.

Cu hi 1.4: hy cho bit khi nim l tn v vai tr ca cng tc l tn? Ly v d minh ha?
Khi nim l tn: L tn c hiu mt cch cung nht l tng hp cc hot ng c din ra trong qu trnh tip xc, trao i, lm vic gia cc i tc, t chc, c nhn trong ni b mt nc hoc gia cc nc. L tn l hot ng din ra mi lnh vc ca i sng x hi ca cc quc gia nh chnh tr, kinh t, quc phng, vn ha x hi Vai tr ca l tn L tn l cng vic khng th thiu c trong cng tc lnh o, iu hnh hot ng ca c quan, giao dch vi khch hng. T chc tt cng tc l tn s to ra n tng tt p, gy cm tnh vi khch. L tn l cng c rt quan trng cn thit khng th thiu c trong bt k mt hot ng i ngoi no. Cng tc l tn tt hay xu nh hng trc tip ti hiu qu ca hot ng i ngoi, thm ch nh hng ti quan h gia cc quc gia. Hot ng l tn, nht l l tn ngoi giao va l cng c chnh tr ca hot ng i ngoi ca mt nh nc, va l phng tin thc hin v c th ha cc nguyn tc c bn ca lut php quc t ca tng quc gia. Thng qua hot ng l tn, cc quyn t do bnh ng ca cc quc gia, cc i tc c bo m khng phn bit k mnh hay yu, nc ln hay nc nh

Cu hi 1.5: trnh by khi nim vn bn v phn loi vn bn

Khi nim vn bn - Theo ngha rng: vn bn c hiu l mt phng tin ghi tin v truyn t cc thng tin t ch th ny n ch th khc bng mt k hiu hoc ngn ng nht nh. Theo cch nh ngha ny t cc loi giy t, ti liu sch v n cc loi bia, honh phi, cu i, khu hiu, p phch, bng ghi m, bn vu c coi l vn bn. - Theo ngha hp vn bn c hiu l cc ti liu, giy t c s dng trong hot ng ca cc c quan, cc on th, cc t chc x hi. Trn thc t vn bn c hiu theo ngha ny l ph bin. Tm li vn bn ni chung l mt phng tin ghi tin v truyn t thng tin bng mt ngn ng (hay k hiu) nht nh. Tuy theo tng lnh vc c th ca i sng x hi v qun l nh nc m vn bn c nhng hnh thc v ni dung khc nhau phn loi vn bn : Vn bn c cc loi ph bin nh sau:

- Vn bn qun l: - Vn bn php lut. Cn c vo ni dung, phm vi tc ng v tnh cht php l vn bn php lut c chia thnh hai loi : Vn bn quy phm php lut v Vn bn p dng quy phm php lut - Vn bn hnh chnh thng thng:

Cu hi 1.6: khi nim bo co v trnh by phng php vit bo co?

Khi nim bo co:
Bo co l mt hnh thc vn bn nhm phn nh hot ng qun l trn cc lnh vc c th theo chc nng, nhim v ca c quan, t chc, doanh nghip, dng nh gi kt qu hot ng ca mt phong tro, mt vn , v vic t d rt ra nhng bi hc kinh nghim, vn cn kin ngh, b sung cho mt ch trng, chnh sch no . Phng php vit bo co Ngoi cc phn nh tiu , tn c quan, tn bo cophn ni dung ca bo co thng gm.: + Phn m u: C th nu ra nhim v chc nng ca c quan n v. ng thi nu nhng diu kin, hon cnh c nh hng ln n vic thc hin cc nhim v . + Phn ni dung thng gm: nh gi tnh hnh hoc m t s vic hin tng xy ra. + Phn kt lun: nu nhng phng hng, nhim v chnh tip tc gii quyt, cc bin php t chc thc hin, kin ngh vi cp trn v cc vn c lin quan.

Cu hi 1.7: khi nim cng vn v trinh by phng php son tho cng vn
Khi nim cng vn: Cng vn l hnh thc vn bn hnh chnh c dng ph bin trong cc c quan, t chc, doanh nghip. y l phng tin giao tip chnh thc ca c quan nh nc vi cp trn, cp di v vi cng dn. Phng php vit cng vn : kt cu gm 3 phn Phn I . Vin dn vn Phn ny cn nu r l do ti sao vit cng vn, c th gii thiu tng qut ni dung, lm r mc ch, yu cu ca vn nu ra Phn II. Ni dung chnh ca cng vn Phn ny nhm gii quyt vn nu. Ty theo tng loi cng vn m la chn cch vit. Vn phong phi ph hp vi tng th loi cng vn, c lp lun cht ch cho cc quan im da ra theo nguyn tc: + Cng vn ngh th phi nu l do xc ng, li vn cht ch, cu th. + Cng vn t chi th cn phi s dng t ng lch s, c s ng vin an i. + Cng vn n c th phi dng li l nghim khc, nu l do kch thch s nhit tnh, c th nu kh nng xy ra hu qu nu cng vic khng hon thnh kp thi. + Cng vn tip thu kin ph bnh d ng sai cng phi mm do, kim tn, nu cn thanh minh phi c dn chng vng s kin tht khch quan c s ngh xc minh kim tra Phn III. Kt thc:

Phn ny ch yu nhn mnh ch , xc nh trch nhim thc hin cc yu cu (nu c). Nu l cng vn ngh th cn vit thm li cm n chn thnh t r lch s.

Cu hi 1.8: hy trnh by khi nim hp ng kinh t? khj trnh by hp ng kinh t cn ch nhng g?

Khi nim hp ng kinh t:
Hp ng kinh t l s tha thun bng vn bn, ti liu giao dch gia cc bn k kt v vic thc hin cng vic sn xut, trao i hng ha, dch v, nghin cu, ng dng tin b khoa hc k thut v cc tha thun khc c mc ch kinh doanh vi s qui nh r rng quyn v ngha v ca mi bn xy dng v thc hin k hach ca mnh.

Nhng ch khi trnh by hp ng kinh t - Hnh thc ca hp ng kinh t: c k kt bng vn bn v ti liu giao dch - Ngn ng dng trong hp ng:
+ Trong vn bn hp ng khng c ty tin ghp ch, ghp ting, khng ty tin thay i t ng, php l. +Trong vn bn hp ng khng dng tha t, khng ty tin dng ch: v.v... hoc du... + Vn phm trong vn bn hp ng phi nghim tc, dt khat. + Vn phm trong hp ng phi r rng, ngn gn v . + Chn ngn ng ca hp ng mua bn hng ha quc t. + nh ngha cc khi nim trong hp ng

B LOI CU HI 2 IM

Cu hi 2.1: hy cho bit cc chc nng ca qun tr vn phng? Ly v d minh ha?

Cc chc nng ca qun tr vn phng: a.Chc nng tham mu tng hp Tham mu l mt hot ng cn thit cho cng tc qun l nhm gp phn tm kim nhng quyt nh ti u cho qu trnh qun l t kt qu cao nht. b.Chc nng gip vic iu hnh Vn phng l n v trc tip gip cho vic iu hnh qun l ca ban lnh o c quan n v thng qua cc cng vic c th nh: Xy dng chng trnh k hoch cng tc qu, thng, tun, ngy v t chc trin khai thc hin cc k hoch . c.Chc nng hu cn Quy m v c im ca cc phng tin vt cht nu trn s ph thuc vo c im v quy m hot ng ca cc c quan, n v. chi ph thp nht vi hiu qu cao nht l phng chm hot ng ca cng tc vn phng. V d minh ha :

Cu hi 2.2: trnh by nhim v ca vn phng?

T nhng chc nng trn, vn phng phi thc hin nhng nhim v c th sau: -Tng hp chng trnh k hoch cng tc ca c quan n v, xy dng chng trnh k hoch cng tc hng qu, thng, tun ca lnh o. -Thu thp x l, qun l s dng thng tin : Hot ng ca bt k c quan n v no cng cn phi c thng tin. Thng tin l cn c lnh o a ra quyt nh kp thi, chnh xc. Thng tin bao gm nhiu loi v t nhiu ngun khc nhau. -Truyn t cc quyt nh qun l ca lnh o, theo di vic trin khai thc hin cc quyt nh, tng hp tnh hnh hot ng ca cc n v bo co lnh o, xut cc bin php phc v s ch o iu hnh ca lnh o. -Thc hin cng tc vn th, lu tr h s ti liu theo cc quy nh hin hnh. Theo di, n c vic gii quyt cc vn bn cc b phn. -T vn v vn bn cho th trng, tr gip th trng v k thut son tho vn bn m bo cc vn bn c ni dung y , ng thm quyn, ng quy nh ca nh nc -T chc cng tc l tn: n tip khch, b tr ni n chn , lch lm vic vi khch, t chc cc cuc hp, l nghi khnh tit ca c quan. -T chc cc chuyn i cng tc ca lnh o, gip lnh o duy tr, pht trin mi quan h vi c quan ngnh v a phng. -Bo m cc yu t vt cht cho hot ng ca c quan thng qua cng vic: Lp k hoch nhu cu, d tr kinh ph, t chc mua sm, cp pht, theo di s dng nhm qun l cht ch cc chi ph vn phng. -Lp k hoch d ton kinh ph hot ng hng nm, qu (nu c quan khng c b phn ti chnh chuyn trch). D kin phn phi hn mc kinh ph nm, qu theo ch nh nc v theo quyt nh ca th trng c quan. -T chc cng tc bo v trt t an ton trong c quan. Phi hp vi cng on, t chc cng tc chm lo sc khe i sng vt cht, vn ha tinh thn cho cn b nhn vin c quan. Trn y l nhng nhim v ch yu ca vn phng trong mt c quan, n v ni chung. Ty tng iu kin c th v c im, tnh cht hot ng ca tng c quan, n v m vn phng c th thm, bt mt s nhim v cho ph hp.

Cu hi 2.3: hnh chnh vn phng tp trung theo a bn, theo chc nng l g? Hy trnh by u nhc im ca mi hnh thc trn? - Vn phng tp trung theo a bn: Cc hot ng h s, vn th u phi tp trung vo mt
a im duy nht l phng hnh chnh, di quyn qun l ca nh qun tr hnh chnh. u im: D b tr v sp xp nhn s, d kim tra, d trung trang thit b v n gin th tc. Nhc im: Kh chuyn mn ho, cng vic thiu chnh xc do thiu quan tm n tm quan trng ca tng loi cng vic. Tr tr do chuyn giao cng vic.

- Vn phng tp trung theo chc nng: Cc hot ng hnh chnh vn t ti a im ca cc b phn chuyn mn ca n nhng phi c t di quyn phi hp, tiu chun ho v gim st ca nh qun tr hnh chnh. u im: Thu ht c nhiu chuyn vin vo cng tc qun l. Cc chuyn vin ny s tham mu ( c vn) cho nh qun tr hnh chnh v cc hot ng hnh chnh vn phng cho tng b phn chuyn mn. Nhc im: D vi phm ch mt th trng ngha l ln quyn cc cp qun tr chuyn mn.

Cu hi 2.4: s cn thit phi qun tr thi gian? Cho biets nguyn nhn lm mt thi gian? Nu cc bin php qun tr thi gian?
S cn thit phi qun tr thi gian: Qun tr thi gian l mt tin trnh hoch nh, t chc v kim sot vic s dng qu thi gian v gi ca mnh mt cch c hiu qu. Phn ln nhng nh qun tr coi thi gian l mt th ti sn. Hn na, l th ti sn c mt khng hai. Ngi ta khng th tch ly n nh tch tr nhin liu. D mun hay khng th chng ta vn c phi tiu dng n, vi tc su mi giy trong mt pht. Ngi ta khng bt n chy hay bt n ngh nh mt ci my c, cng khng th thay th n nh thay th con ngi. V ngi ta cng khng th thu hi n li c. Chaphin Tyler c ni: Thi gian l nhn t khng suy suyn v khng co gin nht trong cuc sng chng ta. Nhng chnh chng ta li c th quyt nh phng thc s dng n. Cng nh mi ti sn, thi gian c th c kim sot c hiu qu hoc khng c kim sot g c. Cc Mc nhn nhn vn ny nh sau: Tt c mi vn suy ra cho cng l vn tit kim thi gian:, v L Nin cng ni: Tranh th c thi gian l tranh th c tt c. Theo Peter Drucker, mt tc gi v qun tr v mt c vn v kinh doanh nhn xt: Thi gian l th him c nht trong cc loi ti sn v nu khng kim sot c n th chng ta s khng kim sot c g c. Cn theo tp ch Tun kinh doanh ( M) th cho rng: Chnh l thi gian ch khng phi l tin bc mi l ti sn qu nht ca mt x nghip. X nghip no bit giao cho nhn vin ca mnh trch nhim gip cc gim c th l x nghip bit s dng thi gian mt cch tt nht. nguyn nhn lm mt thi gian Trong qu trnh lm vic, mt thi gian do cc nguyn nhn sau: - Cc cuc gi in thoi. - Cc cuc thm ving x giao, tip khch - Cc cu hi ca nhn vin. - c v tr li th tn. - Cc cuc hp ko di. - Bn giy ngn ngang, ba bn. - c ti liu qu chm, khng bit phng php c nhanh. - Khung cnh vn phng lm vic gy s chia tr lo ra. Tnh theo hiu qu th: 1 gi ca thi gian lm vic khng b gin on c gi tr bng 3 gi ca thi gian lm vic b gin on.

 Cc bin php qun tr thi gian - Cc cng c hoch nh thi gian biu. - Tit kim thi gian trong th tn. - Tit kim thi gian bng cch s dng my c hay my ghi m. - Tit kim thi gian bng phng php c nhanh. - Tit kim thi gian tip khch. - Tit kim thi gian gi v tr li in thoi. - Tit kim thi gian hi hp. - Sp xp ch lm vic khoa hc.

Cu hi 2.5: cho bit cc cng c hoch nh thi gian biu? cho bit bin php tit kim thi gian
a. Cc cng c hoch nh thi gian biu - Lch thi gian biu cng tc hng ngy: Lch thi gian biu cng tc (time schedule) l nhng phng tin lp k hoch v do gip cho vic qun tr thi gian mt cch c hiu qu. - S tay, nht k v lch bn :S tay, nht k v lch bn l cng c gip ch cho chng ta ghi nh cc cng vic phi lm. C 4 li khuyn: - Phi cp nht ha k hoch lm vic ca mnh. - Xp nhng vn quan trng nht ln hng u v nh s n khng phi theo th t quan trng hay u tin m theo lc no thc hin n tt nht. - ng lc no b li cun theo mun gii quyt nhng vic nh trc, l con ng dn sn i n tht vng. - Loi khi k hoch ca bn tt c mi vic c th phn cng cho ngi khc - Ba h s v th h s nht k: l cc cng c rt hu ch cho cc nh qun tr v th k ghi chp nhng vic cn phi lm tng ngy trong thng. Nhng vic ny c ghi chp mt cch vn tt trn mt phiu nh Phng php tit kim thi gian

Cu hi 2.6: hy cho bit yu cu v quy trnh t chc cng tc thng tin trong nghip v vn phng?
a. yu cu: - Thng tin phi ph hp: m bo s ph hp vi yu cu thu thp, phc v cho cng tc qun l tng t chc. - Thng tin phi chnh xc: s gip nh qun l ra quyt nh c li cho t chc - Thng tin phi y : mi m t trn vn s vt, hin tng, qu trnh - Thng tin phi kp thi: nu thong tin hok kp thi s hok c gi tr

- Thng tin phi c tnh h thng v tng hp: gip cho nhn vin vn phng tit kim thi gian v chi ph. - Thng tin n gin, d hiu: - Thng tin m bo yu cu b mt: i vi nhng ti liu theo quy nh ca Nh nc - Thng tin m bo hiu qu b. Quy trnh t chc cng tc thng tin Cng tc thng tin trong nghip v vn phng c thc hin thng qua cc bc sau y: Bc 1: Xc nh nhu cu thng tin trong c quan doanh nghip. : Bc 2: Xy dng v t chc ngun thng tin. Bc 3: Thu thp thng tin Bc 4: Phn tch, x l thng tin Bc 5: Lu tr, bo qun thng tin

Cu hi 2.7: trnh by ni dung cng vic sp xp chun b cho cc chuyn i cng tc?
K hach chuyn i bao gm cc hat ng sau y: Xy dng chng trnh cho chuyn i cng tc: x mc ch chuyn i; ni dung chuyn i; s lng ngi tham gia, cc a im n; phng tin i li; lch trnh cng tc; gp g trao i ta m... Gii quyt cc th tc giy t: cc giy t cn thit l giy gii thiu cng tc, giy i ng, giy php xut cnh, CMTND, cc giy t khc v chc danh khoa hc, chnh tr. Chun b phng tin i li cho an : ty theo a im v thi gian cng tc m la chn phng tin cho ph hp v tit kim Lin h vi cc ni an n chun b iu kin n ngh v lm vic cho an: th k phi thng bo cho on n cng tc thng bo ni dung, hn ngy lm vic v ng k ni n . Chun b ti liu chuyn mn v phng tin nghe nhn: cc ti liu lin quan n lnh vc chuyn mn Chun b kinh ph: d tr tin n , tu xe, my bay Ln k hach m nhn trch nhim nh : ln lch li cc cuc hn cho ph hp vi thi gian i cng tc Kim tra chuyn i pht cht: v my bay, tu thy; xc nhn k khch sn v cc bn t ch; visa, ngn qu du lch, th tn dng....

Cu hi 2.8: th no l hot ng l tn? Cc cch phn loi l tn? Vai tr cua hot ng l tn

1 Khi nim l tn L tn c hiu mt cch cung nht l tng hp cc hot ng c din ra trong qu trnh tip xc, trao i, lm vic gia cc i tc, t chc, c nhn trong ni b mt nc hoc gia cc nc. L tn l hot ng din ra mi lnh vc ca i sng x hi ca cc quc gia nh chnh tr, kinh t, quc phng, vn ha x hi 2 Phn loi l tn L tn ngoi giao: L mt b phn ca l tn nh nc, l cc hot ng i ngoi gia cc quc gia c thc hin trn c s tn trng cc tp qun ca tng quc gia v nhng quy nh thng l quc t. L tn ni b t nc: L tng hp cc hot ng din ra trong qu trnh tip xc, trao i gia cc t chc, c nhn trrong ni b tng quc gia. L tn kinh doanh: L nhng hot ng din rap trong qu trnh tip xc trao i gia cc t chc, n v kinh doanh trong v ngoi nc. 3 Vai tr ca l tn L tn l cng vic khng th thiu c trong cng tc lnh o, iu hnh hot ng ca c quan, giao dch vi khch hng. T chc tt cng tc l tn s to ra n tng tt p, gy cm tnh vi khch. L tn l cng c rt quan trng cn thit khng th thiu c trong bt k mt hot ng i ngoi no. Cng tc l tn tt hay xu nh hng trc tip ti hiu qu ca hot ng i ngoi, thm ch nh hng ti quan h gia cc quc gia. Hot ng l tn, nht l l tn ngoi giao va l cng c chnh tr ca hot ng i ngoi ca mt nh nc, va l phng tin thc hin v c th ha cc nguyn tc c bn ca lut php quc t ca tng quc gia. Thng qua hot ng l tn, cc quyn t do bnh ng ca cc quc gia, cc i tc c bo m khng phn bit k mnh hay yu, nc ln hay nc nh C LOI CU HI 3 IM

Cu hi 3.1 :
a. Trnh by trnh t cng vic n khch ti c quan, doanh nghip b. Cho hi khch By t s quan tm Phi bit tn, ni lm vic, mc ch n thm ca khch Khng nn ngt qung hay kt thc sm cuc m thoi ca cp trn Phng i Thng trc ti ni lm vic Ghi bin bn cc bui bn bc

Trnh by ni dung cng vic t chc tip khch ti c quan, doanh nghip

 t chng trnh cho cc bui xin hn Khi khch hng xin tip kin hoc xin cuc hn, chng ta phi sp cp mt cch khoa hc. mt vi doanh nghip, gim c khng tip khch nu khng xin hn trc. Nh vy, th k v gim c phi thng nht qu thi gian dnh cho vic tip khch. Thu xp cc bui hn Khch dng nhiu phng tin khc nhau xin hn. C ngi n tn ni xin hn, c ngi xin hn qua in thoi v c ngi gi th xin hn Nu khch n tn vn phng xin hn, bn s ghi vo s tip khch ngy v gi ca bui tip kin khch an tm. Nu khch xin hn bng in thoi, e.mail khch phi cho bn bit y chi tip v bui hn. Nhim v ca bn l thu xp cc cuc hn v tr li th xin hn, bn phi trnh by u cc thng tin ca bui hn. Cch thc ghi cc bui xin hn Phi ghi chp y h, tn, a ch, s in thoi, chc v, ngy gi cho bui hn, tn ngi m khch cn gp. Hu b cc cuc hn Trong mt s trng hp, v l do c bit, th trng c quan khng th (hoc khng kp) thc hin bui tip khch nh hn th ngi th k phi gip th trng hu b cc cuc hn . V nguyn tc, ngi th k phi bo sm cho khch bit, trnh gy kh khn, phin h cho khch. Trng hp n pht cht khi khch n c quan ri mi bit l phi hu b cuc hn, ngi th k phi kho lo, t nh xin li khch, trnh by khch hiu v thng cm l do cuc hn b hu b. Trng hp khch nht nh xin gp th trng th ngi th k phi thu xp bui hn khc. Phng cch t chi cc cuc xin hn Khi cn phi t chi, bn nn kho lo, t nh v trnh by mt cachs ngn gn l do t chi cuc hn nhn c s thng cm. Trng hp khch nht nh xin hn, bn ngh khch vit li th xin hn v nu l do c th. Th k phi tu tng hon cnh m ng x kho lo, tuyt i trnh gy khng khi cng thng hay hiu lm ca khch Tit kim thi gian ca c quan, n v L th k, hay tip tn, hoc tr l, bn phi tip kim thi gian cho cp trn bng cch cung cp thng tin cho khch trong phm vi quyn hn ca mnh, ng cho cp trn phi tip khch ch cung cp thng tin m bn, hoc cc b phn phng ban khc c th gii quyt c.

Cu hi 3.2
a. Trnh by cch thc lp giy mi v lp danh sch khch mi trong hot ng l tn hi ngh Cch thc lp giy mi

Giy mi l cng c khin nhng khch c trch nhim c mt s ti d, n phn bit gia ngi dudocj mi v khng c mi. Vic son thao giy mi l mt giai on c tnh cht quyt nh trong vic lp k hoch t chc hi ngh. Vic son tho giy mi xoay quanh mt s ch tr li cho cc cu hi m ngi mi c nu ra nh: ai mi, theo th thc ntn? Ai c mi? l do mi l g? D kin t chc hot ng vo thi gian no? a im u ? tr li bng cch no? Trang phc ra sao? i ti bng cch no? Ai mi: Chc danh ca ngi mi l cn c khng nh tnh chnh thc ca giy mi, chng t vic thc thi quyn hnh v l cng c th hin quyn hnh . Giy mi c th ghi chc danh ca ngi mi hoc c chc danh v tn ca ngi mi. Giy mi c th do nhiu ngi ng tn. Vic ghi thm tn ca mi ngi vo di chc danh l khng bt buc m tu theo tp qun ring ca tng a phng. L do mi: Ni dung chnh cn thng bo l g, v sao li gi giy mi, mi ti lm g? nhn dp g?... Thng tin ny c tnh cht quyt nh cho vic t chc hot ng v cho vic khch c nhn li ti d hay khng. Cc mu cu thng c s dng l: Cho mng; Nhn dp; Ti d Thi gian ghi trn giy mi: Khi xc nh thi gian t chc phi tnh n thi gian cc thnh vin c n d c khng? a im t chc c g tr ngi khng? Cc cng vic chun b sn sng cha? Cch ghi thi gian trn giy mi: Trc ht ghi gi ri n ngy thng nm. Cng c th xc nh gii hn thi gian trong giy mi. Cc ch dn khc: gc tri di ca giy mi, tu theo cch trnh by c th cho cc ch dn khc to iu kin thun li cho khch ti d nh: Cch n mc, phng tin i li, bi xe

Lu gi giy mi sm th hin s quan tm ti khch. Vic gi giy mi mun vo gi cht lm cho mi ngi khng c thi gian chun b hoc c trng hp quan khch cn c mt rt c th khng n d v b tr lch lm vic khc. Chuyn giy mi mun s lm cho ngi mi mt uy tn v khng c l do c bit no bin h cho cch x s nh vy. Lp danh sch khch mi trong hot ng l tn hi ngh Trong cuc sng i t, vic la chn khch mi rt d dng v ch da vo mi quan h thn thit, c nhn. Tuy nhin trong cuc sng x hi, y l vn rt t nh. Ngi ta cm thy rt vinh d khi c mi ti d mt ba tic chnh thc nhng li rt d cm thy mnh b xc phm khi thy tn mnh b gt ra khi danh sch khch mi. trnh phin phc cch tt nht l xc nh r cc loi khch mi v da vo m lp danh sch. Cc tiu ch xp loi khch mi c th rt a dng. Tiu ch bo m nht l la chn khch mi tng hi ngh theo c cu t chc c tha nhn. b. Hy cho bt trong cng tc l tn vic b tr ngi th v xp ch khch c thc hin nh th no. B tr ch ngi thch hp cho mi ngi theo ngi th v cp bc l nhng vic t nh nht trong cng tc l tn Ngi th

Bt k ch chnh tr no (chuyn ch hay dn ch), mi trng no (n gin hay phc tp), chnh chc hay khng chnh thc; cng hay t th bao gi ngi c cng nhn l quan trng nht cng c xp vo v tr c coi l hng u. Cc quy tc v ngi th khng phi l bt bin v ng nht. Sau y s xem xt n mt s yut chnh khi xc nh ngi th: Th t chnh thc ca ngi th S bnh ng gia cc Nh nc Nguyn tc tn ti trt t: Ngi trn ngi trc ngi di. Ngi th khng u quyn Nguyn tc "nhng ch" Dn biu Tui tc v thm nin Khch nc ngoi Lch s vi ph n Cc cp v chng Cc nhn vt tn gio Nhng ngi c hun huy chng v cc nhn vt khc * V tr khch ngi Theo thng l ngi ta xp ngi quan trng nht bn phi ch nhn ri ngi quan trng th hai bn tri v c nh th xen k tip theo. Tuy nhin nu ch v khch v l do th cht no (v d thun tay tri hay nng tai) th ngi ta c th b tr ngi i din nhau hoc thay i v tr v kn o thng bo cho cc v khch kkhc. * B tr ch ngi ti hi ngh Sp xp mt phng hi ngh s c nh hng n tin trnh hi ngh. Phng hp phi rng c c ly thun tin cho cc i biu v nhng ngi thp tng i li d dng. Tn v chc danh ca cc khch mi i biu c ghi c hai mt ca tm cc t trn bn mi i biu tm c ch ca mnh v mi ngi bit i biu l ai

Cch xp ch

Cu hi 3.3
a. Khi nim ca cng tc thu thp, b sung ti liu lu tr. Thu thp, b sung ti liu lu tr l vic su tm, lm phong ph thm ti liu cho cc kho lu tr c quan, lu tr nh nc Trung ng v a phng theo nhng nguyn tc v phng php thng nht. Cng tc thu thp b sung ti liu lu tr bao gm: - Thu thp nhng ti liu lu tr cho lu tr c quan, lu tr nh nc theo ch np lu tr ca Nh nc. - Su tm nhng ti liu cn thiu b sung cho cc phng lu tr ang bo qun trong cc lu tr c quan hoc lu tr nh nc.

b. Trnh by ni dung cng tc thu thp b sung ti liu lu tr c quan? Ni dung cng tc thu thp, b sung tu liu lu tr nh nc.

1. Ni dung cng tc thu thp b sung ti liu lu tr ti c quan Cc ti liu vn th hin hnh c gii quyt xong Cc ti liu ny sau mt nm gi li cc n v tip tc gii quyt theo di cng vic phi np vo lu tr c quan. Lu tr c quan phi cn c vo danh mc h s nm tnh hnh ti liu cc n v, t chc, b phn vn th ng thi hng dn, n c kim tra vic lp h s, la chn ti liu v tip nhn ti liu h s lu tr. Cc ti liu c cn li cc n v, t chc, c nhn, cn b Cc ti liu ny c thu thp bng 2 cch: - Cch 1: Lu tr c quan hng dn cho cc n v, c nhn trong c quan cch lp h s, h thng ho h s v lp mc lc h s, np h s vo lu tr c quan. - Cch 2: Lu tr c quan trc tip nhn ti liu t cc n v, t chc, c nhn v tin hnh chnh l c s phi hp vi nhng cn b ca cc n v, t chc. Tip nhn ti liu do cc c nhn, gia nh dng h np vo lu tr y l cc ti liu lu tr quc gia m c nhn, gia nh dng h tp th phi giao li cho lu tr c quan hay lu tr nh nc theo ch quy nh Su tm, b sung nhng ti liu cn thit theo yu cu ca c quan hay ca lu tr nh nc Cc lu tr c quan phi cn c vo ch np lu chuyn ca Nh nc v k hoch, yu cu c th ca lu tr nh nc chun b ti liu np lu chuyn. 2. Ni dung cng tc thu thp ti liu, lu tr ti cc lu tr nh nc. Ti liu do cc lu tr c quan np theo ch np lu tr nh nc Theo quy nh ca Nh nc, cc h s ti liu c gi tr bo qun vnh vin, sau 10 nm lu tr ti c quan phi em np vo lu tr nh nc. y l ngun ti liu quan trng nht c b sung thng xuyn vo cc lu tr nh nc. Ti liu ca cc c quan gii th, ngng hot ng : Nhng ti liu ny phi tin hnh nh gi phn loi la chn c th tng trng hp trnh tnh trng lu tr c nhng ti liu khng cn thit. Ti liu ca cc c nhn, gia nh, dng h, tp th k gi, biu tng hoc nhng li cho lu tr Nh nc. T chc su tm, b sung ti liu cn thiu qua cc thi k lch s Cc lu tr nh nc phi thng k nm tnh hnh ti liu bo qun trong kho xc nh nhng phng, ti liu cn thiu, thu thp thng tin xc nh cc ti liu ang c c quan no nm gi, trn c s lp k hoch su tm..

Cu hi 3.4

a. Trnh by c cu t chc vn phng? Cng tc t chc vn phng cn phi m bo nhng yu cu no?

C cu t chc vn phng: C cu t chc vn phng l tng hp cc b phn khc nhau ca vn phng c b tr m nhn nhng nhim v ca cng tc vn phng. Ty theo lnh vc hot ng, c im c th ca tng c quan m c cu t chc vn phng s khc nhau. Tuy nhin, cc b phn ch yu trong c cu t chc vn phng ca mt c quan thng bao gm: B phn hnh chnh vn th: B phn tng hp: B phn qun tr: B phn lu tr: B phn ti v: B phn t chc nhn s B phn bo v: Ph trch vn phng l Chnh vn phng. Chnh vn phng chu trch nhim trc th trng c quan v iu hnh v kt qu hot ng ca vn phng. Gip vic cho chnh vn phng l ph vn phng chu trch nhim trc Chnh vn phng v nhng vic c phn cng v gii quyt mt s cng vic khi c s y nhim ca Chnh vn phng. Mi b phn ca vn phng s c mt ngi ph trch ( Trng phng hoc t trng) chu trch nhim trc Chnh vn phng v iu hnh v kt qu thc hin cc hot ng ca b phn . Cc yu cu ca t chc vn phng: phi m bo tnh khoa hc. Ty theo ni dung, tnh cht cng vic v hon cnh c th ca mi c quan, n v m cch b tr cc b phn vn phng c th khc nhau song phi qun trit y cc yu cu sau y: -Tn dng ti u mt bng, tit kim v s dng c ng din tch vn phng. -Gim thiu thi gian v chi ph cho vic di chuyn gia cc b phn ca vn phng. -To mi trng thch hp cho cng vic ca nhn vin vn phng nhm gip nhn vin hon thnh cng vic vi nng sut lao ng cao nht. -To iu kin thun li nht ca cng tc thu thp, x l thng tin. -Tit kim chi ph lp t. -Tun th cc quy tc v an ton k thut v an ton lao ng.

b. Cho bit cc phng php b tr vn phng. *Cn c vo s lin kt v khng gian gia cc b phn: - Vn phng b tr kn (Vn phng chia nh): y l cch b tr truyn thng theo kiu tch bch tng phng, b phn vi tng xy ngn cch c ca ra vo c th ng kn, kha khi cn thit.

u im l bo m s c lp gia cc b phn, khng gy n o, mt trt t, p ng c yu cu b mt thng tin khi cn thit. Nhc im l tn din tch s dng mt bng, thiu nng ng, chi ph lp t ln, tn thi gian di chuyn gia cc b phn vn phng.mt khc, ngi ph trch rt kh kim sot c hot ng ca nhn vin. -Vn phng m: Ton vn phng l mt khong khng gian rng ln c ngn thnh tng , tng khoang bng cc vt liu, dng c thch hp. u im nh: Tn dng c din tch mt bng ti a v khng c tng ngn, din tch c iu chnh theo s lng ngi nhm to iu kin lm vic thun li nht. Nhc im nh gy n o nh hng n xung quanh, gim s tp trung cho cng vic, kh bo m b mt thng tin khi cn thit. *Cn c vo trnh tp trung ha cng tc vn phng: - B tr vn phng theo hng: hng phn tn v hng tp trung Vn phng b tr theo hng phn tn: Tt c cc b phn ca vn phng u b tr nhn vin, trang thit b thc hin cc dch v nh: nh my, ph t ti liu, x l vn bn, lu tr vn bn. Vn phng b tr theo hng tp trung: C hai hnh thc tp trung: + Vn phng tp trung theo a bn: Cc hot ng h s, vn th u phi tp trung vo mt a im duy nht l phng hnh chnh, di quyn qun l ca nh qun tr hnh chnh. + Vn phng tp trung theo chc nng: Cc hot ng hnh chnh vn t ti a im ca cc b phn chuyn mn ca n nhng phi c t di quyn phi hp, tiu chun ho v gim st ca nh qun tr hnh chnh.

Cu 3.5 : hy cho bit trong qu trnh t chc hi ngh:

a. Trnh by tm quan trng ca cc bi pht biu s c din gi trnh by Trong cc hot ng chnh thc, pht biu c v tr quan trng mang tnh cht trng th thu ht s ch ca cc i biu. Cn c vo li pht biu h s phn ng cng cc khch mi khc, hiu c quan h ca ngi khc v iu chnh chnh sch ca c quan hay doanh nghip m h i din. Pht biu khi cn bao hm ngha tn trng hay vinh d, cam kt tham gia hoc tng kt mt hot ng nh nhn dp trao hun chng, ct bng khnh thnh Nh vy s tn thm phn quan trng ca s kin. V vy trong cc hi ngh cc bui chiu i ai s pht biu, pht biu vn g, vo lc no, theo trnh t ra sao, ngi ch tr v ban t chc phi quyt nh ton b cc vn c khi din ra hot ng.

b. Nu cch thc yu cu khj chn ngi pht biu v trnh t sp xp cc bi pht biu. C nhng hi ngh din gi v bi thuyt trnh c xc nh trong chng trnh t trc khi mi cng vic phi c tp trung cho s kin .

Pht biu v ni dung ca bi pht biu th hin quyn lc. Do la chn ai pht biu v pht biu nh th no phi bo m qun trit t tng . V vy ban t chc phi nh hng ch pht biu nh th no? C 4 nguyn tc ch o sau y: - Nguyn tc 1: Ngi c coi l nm gi v tr t quan trng hn c trong quan h th bc s pht biu u tin trong khi phn kt thc s do ngi gi trng trch cao nht m nhn. - Nguyn tc 2: V ch l l ngi tip n nn s l ngi pht biu u tin, tip theo l li p l ca v khch mi. - Nguyn tc 3: Mi c quan, t chc ch cn mt ngi i din ng ln pht biu. Vic c ti hai ba ngi pht biu nhn dn mt c quan cho thy du hiu phn tn quyn lc hoc li lng vic thc thi quyn lc. Cn nu v l do ni b no m c ti hai v i din mt c quan pht biu th ngi gi chc v thp hn m nhn vai tr ch l hoc gii thiu khch ch v khng th nh ng vi vai tr ca din gi chnh. - Nguyn tc th 4: Vic sp xp trnh t pht biu trong mt bui l cng nh to dng mt cuc i thoi trong mi bi pht biu l mt phn ca tng th, lin kt cht ch vi nhau v cng phc v cho ni dung chnh ca bui l.

Cu hi 3.6: cho bit nhng quy nh chung son tho vn bn v quy nh v th thc vn bn? ly v d minh ha.
1. Nhng quy inh son tho vn bn Ni dung vn bn phi hp hin, hp php Vn bn quy phm php lut c ban hnh phi c ni dung ph hp vi hin php v Lut php hin hnh. Vn bn ca c quan nh nc cp di ban hnh phi ph hp v khng tri vi quy nh trong vn bn ca cc c quan nh nc cp trn. Vn bn phi c son tho ng th thc Vn bn phi m bo ng th thc nh nc quy nh, nu vn bn khng ng th thc, vn bn s khng c gi tr php l.. Vn bn phi c son tho ng thm quyn quy nh i vi vn bn quy phm php lut, thm quyn son tho v bn hnh ca cc c quan qun l nh nc c phn nh r nhm trnh vic chng cho hay b st lnh vc cn qun l v chc nng ca tng c quan (lut ban hnh vn bn quy phm php lut nm 1997) Vn bn phi m bo tnh kh thi Nu l vn bn php lut th phi ph hp vi mt ni dung v vn m lnh vc vn bn iu chnh. Mt vn bn ch cp n nhng vn c lin quan vi nhau, cn nhng vn khc phi c son tho v trnh by mt vn bn khc. Vn bn phi c trnh bay bng phong cc ngn ng hnh chnh cng v y l phong cch ngn ng dng trong lnh vc lut php v qun l nh nc. Khi son tho vn bn hnh chnh ni chung cn m bo cc yu cu ca phong cch ny mi to ra cc vn bn hnh chnh hon chnh 2. Hnh thc ca vn bn

Nhng yu cu chung ca vic son tho vn bn qun l: th thc vn bn (c cu hnh thc vn bn) l b cc cc phn, cc , cc cu lin kt vi nhau theo ch nht inh nhm to nn vn bn l mt chnh th thng nht. Mu trnh by vn bn qun l Nh nc bao gm 14 yu t sau: 1.Quc hiu Cng vn s 1053/VP ngy 12/8/1976 Thng v hi ng Chnh ph quy nh v quc hiu s dng trn cc vn bn ca nc ta nh sau: (dng trn vit) ( Dng di vit ) CNG HA X HI CH NGHA VIT NAM c lp - T do - Hnh phc

( Vit bng ch thng c gch ni gia, pha di c gch ngang) 2.a danh, ngy thng a danh l im t tr s ca c quan ban hnh vn bn, gip cho c quan nhn vn bn theo di c a im c quan bn hnh lin h giao dch cng tc thun li Ngy thng: ghi ngy thng nm ban hn (k) vn bn, nhng s ch ngy di 10, thng di 3 phi vit thm s 0 ng trc 3.Tn c quan ban hnh vn bn Tn c quan ban hnh vn bn cho bit v tr ca c quan ban hnh trong h thng t chc b my nh nc. Tn c quan c vit gc tri, ngang hng vi quc hiu c trnh by m nt r rng chnh cc nh trong quyt nh thnh lp c quan, khng vit tt, sai chnh t. 4.S v k hiu vn bn S v k hiu ghi di tn c quan ban hnh vn bn iu 6 Lut ban hnh vn bn quy phm php lut c nh s th t cng vi nm ban hnh v k hiu cho tng loi vn bn. 5.Tn loi vn bn Tr cng vn, cn tt c cc vn bn qun l u c tn loi. Khng dng tn loi vn bn m php lut khng quy nh.Tn loi vn bn qun l hin nay c quy nh trong iu l cng tc cng vn giy t v h s lu tr ban hnh km theo Ngh nh 142/08 ngy 28/91963 v Thng t 33/BT hng dn v hnh thc vn bn v vic ban hnh vn bn ca c quan hnh chnh nh nc. Tn loi vn bn c vit in to m di a danh ngy thng, gia trang giy. 6. Trch yu vn bn Trch yu ni dung l phn ghi tm tt chnh xc ni dung vn bn. Trch yu th hin tng qut ni dung ca vn bn, gip xc nh nhanh chng ni dung ch yu ca vn bn, thun tin cho vic vo s v theo di s dng. Trch yu ni dung c ghi di tn loi vn bn, i vi cng vn th ghi di s, k hiu. 7. Cc cn c bn hnh y l yu t bt buc i vi vn bn quy phm php lut v vn bn c bit nhm ch ra c s ban hnh chung. Cc cn c ny trc tip lin quan n ni dung ca vn bn,

khng cn nu cn c gin tip. Cn c ban hnh c th c trnh by theo li vn iu khon hoc vn xui php lut 8. Ni dung ca vn bn y l phn ch yu ca bt c loi vn bn no. Ty theo vn , mc ch, hnh thc vn bn khc nhau m la chn cch kt cu ni dung, hnh thc, vn phong cho ph hp. Ni dung vn bn phi c trnh by gn, , khng trng lp, cn nhc tng tng cu, m bo cc yu cu v s dng t ng chnh t. 9. iu khon thi hnh iu khon thi hnh thng p dng i vi vn bn quy phm php lut v vn bn c bit. Phn iu khon thi hnh bao gm: hiu lc ca vn bn, ch th thi hnh, x l vn bn c 10. Thm quyn k Thm quyn k bao gm: chc v, ch k v h tn y ca ngi c thm quyn k. 11. Con du Du ca c quan ban hnh vn bn mu c (quc k) ng trm ln trn 1/3 n 1/4 ch k v pha tri, khng c ng du khng ch. 12. Ni nhn Ni nhn l tn c quan t chc, c nhn c trch nhim thi hnh cng vic ni trong vn bn. Ni nhn gip cho vn th xc nh s lng bn cn in, nh my, gi ng i tng. 13. Du ch mc mt, khn Trong trng hp vn bn c du ch mt (mt, ti mt, tuyt mt) hoc du ch khn (khn, thng khn, ha tc) th du ch mt v khn c ng bng mc vo pha tri t u di s v k hiu. Mc mt v khn ca vn bn do ngi k c thm quyn quyt nh. 14. Tn vit tt ngi nh my v s lng bn nh my hoc sao chp Trong trng hp vn bn quan trng cn qun l cht ch s lng vn bn th cn ghi tn ngi nh my v s lng vn bn nh my hoc sao chp vo v tr gia tiu quc hiu v a danh ngy thng. Tm li c cu ca mt vn bn c th bao gm y 14 yu t ni trn. Cc yu t c trnh by theo mt th thc nht nh nhm m bo cho vn bn c hiu lc php l v s dng c thun tin.

Cu hi 3.7 : Trnh by cc khi nim ca cc loi vn bn php lut? ly v d minh ha

1. Vn bn ca cc c quan quyn lc nh nc a. Vn bn ca Quc hi - Hin php: l o lut gc do Quc hi ban hnh, l c s php l ca vic ban hnh mi vn bn quy phm php lut. Hin php nhm iu chnh nhng quan h x hi c bn nht ca mt quc gia v nhng nguyn tc quy nh s tn ti ca mt quc gia. - Lut: iu chnh cc quan h x hi c bn, quan trng v tng i n nh nhm c th ha mt s quy nh ca hin php. Lut quy nh cc vn c bn quan trng trong cc lnh vc v i ni, i ngoi nhim v kinh t x hi, quc phng an ninh ca t nc,

nhng nguyn tc ch yu v t chc v hot ng ca b my nh nc, v quyn v ngha v c bn ca cng dn - Ngh quyt: c ban hnh quyt nh cc k hoch pht trin kinh t - x hi ca t nc, quyt nh chnh sch ti chnh, ngn sch quc gia, quyt nh cc chnh sch c bn v i ngoi, an ninh v quc phng ph chun iu c quc t b. Vn bn ca U ban thng v quc hi - Php lnh: l vn bn t ra cc quy phm nhm iu chnh cc quan h x hi quan trng c bn nhng cha n nh hoc cc quan h x hi cha c lut iu chnh. Sau mt thi gian thc hin trnh Quc hi xem xt quyt nh ban hnh thnh lut. - Ngh quyt: c ban hnh gii thch Hin php, lut, php lnh; gim st vic thi hnh hin php, vn bn quy phm php lut ca Quc hi v U ban thng v quc hi; gim st hot ng ca Chnh ph v Ta n nhn dn ti cao, gim st v hng dn hot ng ca Hi ng nhn dn v quyt nh nhng vn thuc thm quyn ca U van thng v quc hi. c. Vn bn ca Ch tch nc - Lnh: dng cng b Hin php, php lut, php lnh tng ng vin hoc ng vin cc b, ban b trnh trng khn cp trong c nc hoc tng a phng. - Quyt nh: dng gii quyt nhng cng vic c th thuc thm quyn ca mnh nh : b nhim, min nhim, cch chc Ph th tng Chnh ph, B trng v cc thnh vin khc ca Chnh ph: Ph Chnh n ta n nhn dn ti cao, Ph Vin trng Vin kim st nhn dn ti cao, phong hm phong cp s quan cp cao trong cc lc lng v trang nhn dn,.. d. Vn bn ca Hi ng nhn dn cc cp - Ngh quyt ca Hi ng nhn dn: nhm a ra ch trng, bin php thc hin vn bn quy phm php lut ca cc c quan nh nc cp trn a phng theo s hng dn ca Chnh ph; trong mt s trng hp Hi ng nhn dn c quyt nh nhng vn d cp bch ca a phng khi vn bn cp trn cha quy nh nh; quy nh v nhng hnh vi vi phm hnh chnh v cc c quan nh nc; gii quyt nhng cng vic c th thuc thm quyn ca Hi ng nhn dn nh hy b nhng quyt nh sai tri ca Hi ng nhn dn cp di, ph chun k hoch hot ng ca UBND cp mnh. 2. Vn bn ca cc c quan qun l hnh chnh nh nc a. Vn bn ca Chnh ph - Ngh quyt: nhm ra cc ch trng chnh sch ln nh xy dng v kin ton b my hnh chnh nh nc t trung ng n c s; bo m thc hin Hin php v php lut trong cc c quan nh nc, t chc x hi, n v v trang nhn dn v cng dn; thc hin chnh sch x hi dn tc tn gio, cng c v tng cng quc phng an ninh; ph duyt cc iu c quc t thuc thm quyn ca Chnh ph. - Nghi nh: quy nh chi tit thi hnh lut, ngh quyt ca Quc hi, php lnh ngh quyt ca U ban thng v quc hi; lnh, quyt nh ca Ch tch nc; quy nh nhim v quyn hn, t chc b my c cc B, c quan ngang B v cc c quan thuc Chnh ph b. Vn bn ca Th tng chnh ph - Quyt nh: c ban hnh quyt nh cc ch trng, bin php lnh o iu hnh hot ng ca Chnh ph v h thng hnh chnh ca nh nc t trung ng n c s.

Quy nh ch lm vic ca cc thnh vin Chnh ph, Ch tch UBND tnh - thnh ph trc thuc T v cc vn khc thuc thm quyn ca Th tng chnh ph. - Ch th quy nh cc bin php ch o, phi hp hot ng ca cc thnh vin chnh ph, n c v kim tra hot ng ca cc B, c quan ngang B, c quan thuc Chnh ph, UNBD cc cp trong vic thc hin cc ch trng chnh sch php lut caa nh nc, cc quyt nh ca Chnh ph c. Vn bn ca B trng, Th trng cc c quan ngang B v Th trng cc c quan thuc Chnh ph - Quyt nh: quy inh v t chc v hot ng ca cc c quan, n v trc thuc; quy nh cc tiu chun, quy trnh, quy phm v cc nh mc kinh t k thut ca ngnh, lnh vc do mnh ph trch v nhng vn thuc Chnh ph giao. - Ch th: quy nh cc bin php ch o, n c, phi hp v kim tra hot ng ca cc c quan, n v thuc ngnh, lnh vc mnh ph trch trong vic th hin vn bn quy phm php lut ca cc c quan nh nc cp trn v ca c quan mnh. - Thng t: c ban hnh d hng dn thc hin nhng quy nh c lut, ngh quyt ca Quc hi; php lnh ngh quyt ca y ban thng v quc hi; lnh, quyt nh ca Ch tch nc; ngh quyt, ngh nh ca Chnh ph; quyt nh; ch th ca th tng chnh ph giao thuc phm vi qun l ngnh, lnh vc do mnh th trch. d. Vn bn ca U ban nhn dn cc cp - Quyt nh ca UBND : dng quy inh nhng ch trng, bin ph c th thc hin vn bn cu cc c quan nh nc cp trn v ngh quyt ca Hi ng nhn dn cp mnh; gii quyt nhng cng vic c th thuc thm quyn ca UBND nh : t chc thc hin v kim tra i vi cc c quan, cng dn trong vic chp hnh php lut; b nhim, min nhim cn b vin chc gi cc chc v thuc thm quyn ca UBND - Ch th ca UBND: dng truyn t v ch o thc hin cc ch trong, chnh sch ca cp trn, ngh quyt ca Hi ng nhn dn v quyt n vca UBND cp mnh - Ch tch UBND c quyn ra cc loi vn bn : Quyt nh, Ch th

B CU HI LOI 4 IM Cu hi 4.1 a. Vn bn hnh chnh gm nhng loi no Cng vn : Cng vn hnh chnh c ban hnh gii quyt cng vic gia cc c quan nh nc vi nhau, gia c quan nh nc vi t chc x hi v cng dn: Cng in : Cng in l hnh thc c bit ca cng vn dng truyn t mnh lnh hoc thng tin trong trng hp khn cp

- K hoch : L vn vn trnh by mt s kin, mt k hoch thc hin mt nhim v cng tc ca c quan, n v trong mt thi gian nht nh. - T trnh : La vn bn xut vi cp trn v mt vn mi xin cp trn ph duyt mt phng n cng tc, mt chnh sch, mt ch hoc mt ngh thay i, b sung, bi b mt vn bn khng cn ph hp. T trnh phi c tnh thuyt phc cao - Thng bo : La vn bn thng tin, cng b vi mt i tng v mt vn no

- Thng co :La vn bn dng cng b vi nhn dn, vi cc i tng qun l ca nh nc nhng quyt nh, nhng s kin quan trng trong cc lnh vc i ni, i ngoi. - Bo co : La vn bn dng tng thut, k li, thng tin li v mt s vic, mt vn hoc mt ngi. bo co c cc loi nh bo co nh k, bo co t xut, bo co s kt, tng kt - Bin bn :La vn bn dng d ghi chp ti ch cc thng tin v mt s vic ang xy ra - Hp ng :La vn bn s tha thun, giao c gia hai hay nhiu bn quy nh cc quyn, ngha v ca cc bn tham gia thng c vit thnh vn bn. n cng tc : L vn bn dng trnh by nhng k hoch, d kin nhm thc hin mt nhim v c giao trong mt thi gian nht nh. Din vn ;L mt loi vn bn c dng trong cc trng hp nh khai mc, b mc mt hi ngh (1cuc hp), din thuyt trc mt cuc mt tinh, khnh thnh mt cng trnh xy dng. Cc loi n t : L mt loi th ring m ngi vit thng dng trnh by kin ca mnh gi n cc c quan nh nc, t chc x hi ngh, xem xt v gii quyt mt cng vic hoc mt yu cu no Quy ch : La vn bn p dng php lut do c quan c thm quyn ban hnh gm nhng iu quy nh thnh ch cc ch th thc hin trong nhng hot ng nht nh no .

Ngoi cc vn bn k trn trong hot ng qun l hnh chnh cc c quan cn s dng mt s loi vn bn khc nh giy gii thiu, giy i ng, s sch cc loi b. Trnh by quy trnh son tho vn bn php quy? Cho v d minh ha. Ty theo tng loi hnh vn bn, thm quyn ca c quan ban hnh, k hoch xy dng vn bn, quy trnh son tho vn bn s c trin khai vi cc giai on v ni dung c th, song u tun theo trnh t chung: Bc 1: Cng tc chun b Cn c vo chng trnh, k hoch son tho vn bn, ban son tho tin hnh cc cng tc chun b gm nhng cng vic ch yu sau: + nh hnh khi qut ni dung vn bn: xc nh nhng ni dung ch yu ca vn nh vit lm c s cho vic thu thp ti liu, thng tin cn thit vit vn bn. + Nghin cu cc ch trng chnh sch ca ng cc cp nh hng cho chun xc + Tng kt nh gi cc vn bn c, vn bn c lin quan, nht l tm ra cc nhc im ca vn bn c khc phc. + Chn la phng n hp l nht: xc nh mc ch, yu cu, gii hn gii quyt, t ngi vit mi c c s cn nhc cch vit, gii hn khun kh vn bn, chn cch trnh by hp l. + i vi nhng vn c lin quan n quyn li ca qun chng c s, n thm quyn v trch nhim ca cc ban ngnh khc, cn t chc ly kin cc ban ngnh, ly kin qun chng vn bn phn nh c su st li ch v nguyn vng ca h.

+ Xc nh i tng tc ng ca vn bn tc l: xem xt vn bn ca c quan no, tng lp no, ai phi thc hin?...T ch xc nh r i tng tc ng ca vn bn : chn th thc (loi hnh) vn bn cho ph hp, la chn cch trnh by cho ph hp, dng ngn ng, cch vit, a s kin, s liu, lp lun c sc thuyt phc, chn thi im ban hnh cho hiu qu nht. Bc 2 : Son cng v vit bn tho vn bn Cn c vo phm vi iu chnh, th thc ca vn bn, thm quyn ra vn bn, phng thc qun l theo ch tp th hay ch mt th trng xy dng dn bi, son cng cho ph hp. + Xy dng dn bi ca vn bn: Cch trnh by phi ph hp vi tn vn bn, c th trnh by theo chng, mc di dng vn xui, hoc trnh by di dng iu khon. + Son cng vn bn: Ghi tm tt ton b nhng tng, mnh lnh nh vit nhm phc v ch vn bn ri sp xp vo cc phn, cc mc, iu c xy dng trong dn bi + Vit thnh bn tho vn bn: Vit bn tho chnh l lm cho nhng chnh trong cng c th hin trong cc on vn, cu vn v c nhng mi lin kt lgic vi nhau cht ch. Bc 3: T chc ly kin tham gia xy dng d tho vn bn Trong qu trnh xy dng vn bn php quy, cn c vo tnh cht, ni dung ca vn bn m c quan ban hnh vn bn to iu kin cc c quan nh nc, t chc kinh t, t chc x hi, n v v trang v cng dn tham gia gp kin xy dng vn bn Bc 4: Thm nh d tho C quan thm nh tin hnh thm nh theo lut nh v gi bin bn thm nh cho c quan ch tr san tho vn bn. Nhn c bin bn thm nh ca c quan ch tr son tho chnh l d tho v chun b h s trnh k. Bc 5: Xt duyn v k vn bn. D tho vn bn sau khi chnh l s trnh ln cp trn (tp th hay c nhn) xem xt, thng qua v k ban hnh theo thm quyn, th tc. Trong trng hp vn bn khng c thng qua th c quan son tho vn bn phi chnh l v trnh li. Bc 6: Ban hnh v t chc thc hn Vn bn php quy c ban hnh trc thi hn c hiu lc ca vn bn mt khong thi gian ph hp c th tuyn truyn ph bin, hng dn cho cc ch th cch thc hin. Cc c quan c chc nng ban hnh v t chc thc hin cn trin khai t chc thc hin vn bn bng nhiu hnh thc thch hp nh: gi vn bn n c quan c trch nhim thc hin, vit bi gii thch, hng dn ng vin, khuyn khch kt hp vi nu ngha v tm quan trng ca vic ban hnh vn bn. Bn gc ca vn bn php quy phi clu tr theo quy nh ca php lut v lu tr.

Cu hi 4.2
a. Hy cho bit nhng yu cu khi son tho vn bn php quy? vn bn qun l ni chung v vn bn php quy ni ring pht huy y cc chng nng ca n th khi son tho cn phi bo m cc yu cu sau y:

- Vn bn php quy phi bo m tnh mc ch. - Vn bn php quy phi bo m tnh khoa hc - y l yu cu tng qut c v ni dung v hnh thc . + V ni dung : Vn bn php quy phi c lng thng tin quy phm v thng tin thc t cn thit. Cc s kin v s liu phi chnh xc v c gi tr hin thi, khng c s dng thng tin c. Ni dung vn bn cp phi ph hp vi s vn ng cc quy lut khch quan v xu th ca thi i. Cc mnh lnh, cc vn phi r rng khng cho ngi c hiu theo nhiu cch khc nhau + V hnh thc: Phi cn c vo hnh thc vn bn la chn cch trnh by cho thch hp, bo m b cc lgic khoa hc t t vn , gii quyt vn v kt thc vn . - Vn bn php quy phi m bo tnh quy phm + Nhng iu kin, hon cnh v ch th m Nh nc cn tc ng. + Trong hon cnh , Nh nc mun ch th phi s s nh th no (quy nh) + Nu khng thc hin ng v y mnh lnh ca nh nc th nh nc s s l nh th no (ch ti). -Vn bn php quy phi c tnh i chng: i tng th hnh vn bn php quy l qung i qun chng vi nhng trnh hc vn khc nhau, do vn bn phi c ni dung thit thc, r rng d hiu, d nh, ph hp vi trnh dn tr, bo m n mc ti a tnh ph cp. Ngn ng phi bo m s trong sng v tnh i chng - Vn bn phi c tnh kh thi Vn bn quy phm php lut khi ban hnh phi c kh nng thc hin trn thc t. Mun vy ni dung vn bn phi phn nh v ph hp vi iu kin kinh t x hi, a ra nhng yu cu v trch nhim thi hnh hp l ph hp vi trnh nng lc kh nng vt cht ca ch th thi hnh.

b. Trnh by quy trnh son tho vn bn hnh chnh? Cho v d minh ha Vn bn hnh chnh l cc vn bn qun l mang tnh cht thng tin iu hnh nhm thc thi cc vn bn quy phm php lut hoc gii quyt cc cng vic c th, phn nh tnh hnh giao dch trao i cng tc, ghi chp cng vic ca c quan nh nc. Khi son tho vn bn qun l hnh chnh v c bn cng phi m bo cc yu cu nh i vi vn bn php quy song cc vn bn ny khng c tnh cht php l. Qu trnh son tho cc vn bn qun l hnh chnh gm cc bc sau y:

Bc 1: Xc nh mc ch, tnh cht ca vn cn vn bn ha thng thng

xut pht t tng ch o ca lnh o c quan, t cc vn th hin trong chng trnh cng tc ca c quan : Tin hnh thu thp, phn tch, la chn cc thng tin cn thit c lin quan n ni dung ca vn cn ra vn bn, c bit l cc thng tin quan trng nh: thng tin php lut, thng tin thc tin, yu cu v thi gian ca cp c thm quyn.

Bc 2: B phn hoc c nhn c giao nhim v son tho tin hnh vit d
tho vn bn ph hp vi ni dung, hnh thc, th thc vn bn theo quy nh ca nh nc.

 Bc 3: Lnh o ph trch trc tip (Tng hoc ph) cc phng ban, hoc vn
phng duyt vn bn trc khi trnh ln lnh o c quan ( Th trng hoc ph th trng ph trch chuyn mn) k Bc 4: Hon chnh d tho ln cui, dnh my (hoc in) sot li vn bn, trnh k

Bc 5: nh my (hoc in) nhn vn bn theo s lng ni nhn v lm cc

th tc vn th pht hnh v lu gi vn bn (cho s, ghi k hiu, ng du, gi vn bn, bo qun vn bn lu) theo ng quy nh hin hnh. V d minh ha:

Cu hi 4.3
a. Trnh by khi nim vn bn? Vn bn l i tng nghin cu ca nhiu ngnh khoa hc, nhiu lnh vc khc nhau. V vy ty theo gc nghin cu v mc ch tip cn, ngi ta c nhiu cc nh ngha v vn bn Theo ngha rng vn bn c hiu l mt phng tin ghi tin v truyn t cc thng tin t ch th ny n ch th khc bng mt k hiu hoc ngn ng nht nh. Theo cch nh ngha ny t cc loi giy t, ti liu sch v n cc loi bia, honh phi, cu i, khu hiu, p phch, bng ghi m, bn vu c coi l vn bn. Theo ngha hp vn bn c hiu l cc ti liu, giy t c s dng trong hot ng ca cc c quan, cc on th, cc t chc x hi. Trn thc t vn bn c hiu theo ngha ny l ph bin. Tm li vn bn ni chung l mt phng tin ghi tin v truyn t thng tin bng mt ngn ng (hay k hiu) nht nh. Tuy theo tng lnh vc c th ca i sng x hi v qun l nh nc m vn bn c nhng hnh thc v ni dung khc nhau b. Hy cho bit chc nng ca vn bn? ly v d minh ha Chc nng thng tin y l chc nng tng qut ph bin nht ca tt c cc loi vn bn c bit l vn bn qun l. Cc hnh thc ghi tin v truyn t thng tin hin nay rt phong ph tuy vy trong hot ng qun l vn bn vn l phng tin ch yu. Truyn t thng tin qun l qua vn bn c xem l hnh thc thun li v ng tin cy nht. Chc nng php l Xt theo chc nng ny c th ni vn bn l phng tin tc ng ring r ca php lut n cc quan h x hi th hin ch n gip cc c quan ghi li v ph bin cc quy phm php lut, iu chnh cc quan h php lut trong x hi. Vn bn cng chnh l c s php l cho hot ng ca cc c quan, on th, x nghip. Vn bn cng phn nh kt qu vn dng cc quy phm php lut vo thc tin qun l nh nc, qun l x hi Chc nng qun l Chc nng ny xut hin khi vn bn c s dng thu thp thng tin, ban hnh v t chc thc hin cc quyt nh qun l v cc thng tin trong vn bn chnh l nhng cn c cc c quan ra cc quyt nh qun l.

 Chc nng vn ha Xem xt vn bn di quan im vn ha cho thy chng cng l sn phm sng to ca con ngi c hnh thnh trong qu trnh lao ng v ci to th gii. Vn bn gp phn quan trng ghi li v truyn b cho mi tng lp cho cc th h mai sau nhng truyn thng vn ha qu bu ca t nc. Thng qua vn bn ngi ta c th thy dc cc hot ng vn ha x hi truyn thng v bn sc vn ha ca mi dn tc, mi quc gia qua cc giai on lch s. Qua vn bn ngi ta cng c th nhn bit trnh vn ha, trnh qun l, trnh giao tip ca cc c quan, ca ngi son tho ra vn bn. Chc nng x hi Vn bn ni chung u c hnh thnh do cc nhu cu ca x hi v vy ni dung ca vn bn bao gi cng phn nh cc mt khc nhau ca i sng x hi. Cc vn bn c kh nng gp phn thc y hoc km hm s pht trin cc quan h x hi khc nhau. Ngoi nhng chc nng tn vn bn cn c mt s chc nng khc nh chc nng giao tip, chc nng d liu

Cu hi 4.4
a. Trnh by nguyn tc gii quyt v qun l vn bn? Nguyn tc gii quyt v qun l vn bn : qun l tp trung thng nht cng vic trong c quan, tt c mi vn bn i -n c quan bng cc con ng khc nhau u phi chuyn qua vn th ng k vo s v lm cc th tc cn thit. - Vic gi vn bn gia cc cp, ngnh trong b my Nh nc phi theo ng h thng t chc. Vn bn ca c quan cp trn gi xung cp di trc tip v vn bn ca c quan cp di gi cho c quan cp trn trc tip, khng c gi vn bn vt cp (tr trng hp c bit). - Vic tip nhn, gi vn bn c nhng vn thuc phm vi b mt ca c quan ca nh nc th phi thc hin ng ch gi gn b mt nh nc c quy nh trong Php lnh Bo v b mt Nh nc

b. Cho bit trnh t cng vic thc hin t chc gii quyt vn bn n v giaiar quyt qun l vn bn mt?

Quy trnh qun l vn bn n Bc 1. Kim tra v phn loi Km tra vn bn nu khng thuc doanh nghip mnh th phi gi tr li ni gi. Nu phong b b rch, b bc hoc v mt b th phi lp bin bn vi s chng kin ca ngi a cng vn Phn loi s b vn bn: + Loi phi vo s ng k: l nhng cng vn, giy t gi c quan, th trng hoc nhng ngi c chc v lnh o trong c quan.

+ Loi khng phi vo s ng k: th ring, sch bo, bn tin. + Loi bc b: cc vn bn ngoi b tn c quan chc danh th trng c quan, khng c du mt + Loi khng c bc b: Ch vo s nhng khng c bc b v chuyn c b gm nhng cng vn gi ng y, cc on th v cng vn ngoi b ghi r tn ngi nhn. Bc 2: M phong b vn bn Vn bn c du ha tc, thng khn. khn cn c bc b trc. i vi vn bn n t cc c quan ng, on cn lu : phng hnh chnh khng m nhng ti liu ghi r tn ngi nhn v c du Ring ngi c tn m b , m ch vo s theo b v chuyn ngay vn bn n ngi c tn. Nhng b ti liu c du Tuyn mt do Chnh vn phng hoc ngi c y quyn trc tip m b. Khi bc khng c lm rch vn bn, khng lm mt a ch ni gi v du bu in. Cn sot li b xem ly ht vn bn ra cha trnh trng hp b st i chiu s, k hiu, s lng vn bn ghi ngoi b vi cc thnh phn tng ng ca vn bn ct trong b ra nu im no sai th phi ghi li hi c quan gi. Nu c phiu gi km theo cng vn, sau khi nhn ti liu, phi k xc nhn, ng du vo phiu gi ri tr li phiu cho c quan gi vn bn. i vi nhng th t khiu ni, t co, th nc danh hoc vn bn cn kim tra xc minh im g th cn gi li c phong b, nh km vi vn bn lu h s gii quyt sau ny.

i vi cng vn c du MT Khng c bc b v chuyn ngay cho ngi c trch nhim gii quyt. Mi ti liu mt bt c t ngun no gi n u phi qua vn th vo s Ti liu mt n ring theo di. Trng hp ti liu mt n m b trong c du Ch ngi c tn mi c bc b, ch vo s ghi ngoi b v chuyn ngay n ngi c tn nhn. Ti liu mt gi dn khng ng th tc theo quy nh, chuyn ngay n ngi nhn, ng thi nhanh chng tm cch hi li ni gi Thu hi ti liu mt : Theo di thu hi hoc tr li ni gi ng k hn nhng ti liu mt c ng du thu hi. Khi nhn cng nh khi tr phi kim tra, i chiu v xa s. Bc 3: ng du n, ghi s n v ny n Du n c mc ch xc nhn vn bn qua vn th, ghi nhn ngy, thng, s vn bn n. Bc 4: Trnh xem Sau khi thc hin cc bc trn, trnh vn bn cho chnh vn phng (hoc trng phng hnh chnh) xem xt cho kin phn phi. Sau vn th nhn li vn bn vo s cng vn n, nm ni dung cng vn v kin lnh o chuyn cho cc n v, ngi c trch nhim gii quyt.

Khi trnh cng vn cho ngi ph trch, nn phn loi trc mc quan trng, khn ca cng vn, b trong ba h s c ghi nhn : CNG VN N TRNH XIN KIN . Vn bn cn c vo s ngay trong ngy n

Bc 5 : Vo s cng vn n Bc 6: Chuyn giao vn bn Vn bn n phi c giao trong ngy, n ng v trc tip cho i tng chu trch nhim gii quyt v i tng phi k xc nhn vo phn k nhn Nu cng vn c du khn phi c u tin chuyn ngay, tt nht l trong vng 30 pht trong gi hnh chnh v 1 gi ngoi gi hnh chnh. Khng ngi khngc trch nhim xem cng vn, ti liu ca ngi khc Cn b vn th cn theo di v bo co thng xuyn vic gii quyt cng vn ca cc b phn cho ngi ph trch vn phng trnh lnh o c quan bit v n c gii quyt khn trng cng vic. Nhng cng vn c thi hn hon thnh cn ghi r ct ghi ch.

Bc 7: Theo di vic gii quyt cng vn

T chc gii quyt qun l vn bn mt Cc vn bn n , i , ni b c th c cc mc mt theo quy nh ca php lut. Nh nc c cc vn bn mt theo quy inh c php lut. Nh nc c cc vn bn quy nh vic gii quyt, qun l vn bn mt, cc vn bn. Cn c vo cc vn bn ni trn vic gii quyt, qun l vn bn mt dc thc hin theo nhng ni dung sau y: Xc nh ng n mc mt ca ti liu : Vn vn c 3 mc mt: Tuyt mt, ti mt, v mt. ( iu 6,7,8 php lnh Bo v b mt Nh nc Thc hin ng cc quy nh v ph bin, lu hnh tm hiu v s dng, vn chuyn, giao nhn v tiu hy vn bn mt Ch c ph bin vn bn mt trong phm vi i tng cn bit hoc c trch nhim thi hnh. i vi vn bn ti mt, tuyt mt ch c th trng c quan hoc ngi c y quyn bc v qun l. Ch c ngi c giao qun l vn bn mt mi trc tip lm cc nhim v ng k vn bn ny. Vn th c th c tr trng giao cho nhim v qun l vn bnmt hoc khng S ghi vn bn mt n v i tng t nh s ghi vn bn thng, ch khc nhau ct trch yu ni dung vn bn c thm ct mc mt. ng du ch mc mt vo vn bn, khng ng ra ngoi b. ngi chu trch nhim lm b trong phi ghi y : s, k hiu ni nhn v ng du mt ln b trong sau chuyn cho vn th lm phiu gi v lm b ngoi nh i vi vn bn thng. Du ch mt ghi trn bao b trong c ghi bng cc k hiu: A (tuyt mt), B (ti mt), C ( mt). Vn bn mt phi c chuyn n tn tay ngi nhn. Khng c mang vn bn mt v nh ring. Khi i cng tc xa khng em theo vn bn mt khng c lin quan n cng tc c giao.

Trong khi cha gii quyt cng vic khng c ghi chp nhng iu b mt vo giy hoc s tay khi cha c c quan qun l vo s, nh s. S tay trong c ghi nhng iu b mt cng c xem nh vn bn, giy t mt v c bo qun nh ti liu mt Phi c y cc phng tin bo mt bo qun cc ti liu mt.

Cu hi 4.5
a. Khi nim h s v cng tc lp h s? Cho bit vai tr ca cng tc lp h s?

Khi nim h s, lp h s - H s l mt vn bn, mt tp hp cc vn bn ti liu c lin quan vi nhau v mt s vic, mt vn , mt i tng c th hoc c cng mt c im v th loi hoc v tc gi c hnh thnh trong qa trnh gii quyt cng vic thuc phm vi chc nng nhim v c th ca mt c quan, mt c nhn. - Cng tc lp h s l qu trnh tp hp, sp xp vn bn ti liu thnh tng vn , tng v vic hoc thnh tng tp vn kin phc v cho cng vic trc mt v nghin cu sau ny. - lp h s ngi ta phi cn c vo mt s c im ging nhau ca vn bn nh: c trng v vn , v tn gi, tc gi, a ch, thi gianCc c im l cn c hnh thnh cc loi h s. C th chia thnh cc loi h s ch yu: H s cng vic: L ton b cc vn bn c ni dung lin quan vi nhau v vic gii quyt mt vn , mt cng vic H s nguyn tc: L tp hp cc vn bn php quy c lin quan v mt cng tc nghip v nht nh dng lm cn c tra cu gii quyt cng vic hng ngy. H s nhn s: Ton b cc ti liu c lin quan n mt ngi no . H s trnh duyt k Vai tr lp h s : - Lp h s l khu cui cng ca cng tc gii quyt qun l vn bn (Cng tc vn th) v l khu then cht ca cng tc lu tr. y l cng vic cn thit v:

Gip cho mi cn b, nhn vin sp xp vn bn khoa hc, thun tin cho vic nghin cu, xut kin v gii quyt cng vic, nng cao hiu qu cng vic. Qun l cht ch, gi gn cng vn giy t (trnh lp h s trng lp, trnh b st vn bn hoc lu gi vn bn giy t khng cn thit). Gp phn gi gn b mt ca ng, Nh nc v ca c quan. To iu kin thun li cho cng tc lu tr ti liu.

b.

Trnh by ni dung ca cng tc lp h s? Hy cho bit cc yu cu m bo khi lp h s.

 Cc yu cu cn bo m
Cng tc lp h s phi bo m cc yu cu sau y: - Phn nh ng chc nng nhim v ch yu ca n v c quan v nhng cng tc trng tm ca c quan . - Cc vn bn ti liu trong h s phi l vn bn chnh, c y th thc v l bng chng xc thc v nhng s vic trong h s. - Cc vn bn trong tng loi h s phi c mi lin h lgic vi nhau v mt vn d, mt s vic hoc v mt ngi. - H s phi c bin mc y , chnh xc thun li cho vic s dng v bo qun.

Ni dung cng tc lp h s
Cng tc lp h s ca c quan, n v gm cc cng vic ch yu sau: Lp danh mc h s : Danh mc h s l bn lit k tn gi cc h s m c quan cn phi lp trong nm c km theo ch dn thi gian v c duyt theo mt ch nht nh. C hai loi danh mc h s: Danh mc h s tng hp, l danh mc h s dng chung cho c c quan v danh mc h s theo n v, th chc dng ring cho tng n v t chc. Lp h s c tin hnh quan cc bc: Bc 1: Xc nh loi danh mc h s (tng hp hoc theo n v t chc) Bc 2: Xy dng cng phn loi h s : theo vn v theo n v t chc Bc 3: D kin tiu h s. Tiu h s phi r rng, ngn gn v phn nh khi qut ni dung h s lm c s cho vic chn la ti liu a vo h s. Bc 4: Quy nh k hiu h s :Cc mc ln nh ca tng h s trong danh mc u phi c s, k hiu xc nh v tr ca chng nhm thun tin cho vic tra cu, s dng. K hiu h s thng c hai phn: phn ch v phn h s Bc 5: Phn cng ngi lp h s Bc 6: Xc inh thi hn bo qun h s : nm bo qun, thi hn bo qun Cng tc lp h s Ni dung cng vic lp h s ty thuc vo tng loi h s. Trong hot ng ca c quan, n v thng thng phi lp cc loi h s sau: * H s cng vic : H s nguyn tc l tp bn sao cc vn bn qun l v mt cng tc nghip v nht nh dng lm cn c tra cu, gii quyt cng vic hng ny * H s nhn s : H s nhn s l tp hp cc vn bn phn nh qu trnh trng thnh v cng tc ca mi cn b, cng chc ca c quan. Bao gm cc ti liu sau : bn l lich t thut, quyt nh tuyn dng, bn kim im, nhn xt, cc n th khiu ni, cc giy t khc lin quan. * H s trnh duyt : H s trnh duyt l tp cc vn bn d tho v cc vn bn c lin quan dng trnh lnh o nghin cu, xem xt v duyt, ph chun. H s ny thng c hai phn: Phn I: Nhng vn bn nguyn tc lm c s cho vic d tho vn bn cn duyt Phn II: D tho vn bn cn duyt v cc vn bn c lin quan (Bn thuyt minh, cc ph lc)

Cu hi 4.6:
a. Th no l xc nh gi tr ti liu lu tr? Cho bit cc cng c thng k ti liu lu tr Khi nim: Xc nh gi tr ti liu l da trn nhng nguyn tc, phng php v tiu chun nht nh nghin cu v quy nh thi gian bo qun cho tng loi ti liu hnh thnh trong qu trnh hot ng ca cc c quan theo gi tr v mt chnh tr, kinh t, vn ho, khoa hc v cc gi tr khc ca ti liu t la chn b sung nhng ti liu c gi tr cho lu tr nh nc. Xc nh gi tr ti liu nhm mc ch la chn cc ti liu c gi tr bo qun. y l mc ch ch yu, xc nh nhng ti liu ht gi tr bo qun tiu hu.

Cc cng c thng k ti liu lu tr

b. Trnh by nhng nguyn tc v tiu chun x gi tr ti liu.

Cc nguyn tc xc nh gi tr ti liu :
- Nguyn tc lch s: Vic xc dnh gi tr ti liu lu tr phi t trong hon cnh lch s sn sinh ra ti liu , phi gi c nhng ti liu phn nh s kin lch s quan trng ca t nc. - Nguyn tc chnh tr: Nguyn tc ny i hi khi nh gi phi xc nh c bn cht giai cp ca ti liu, nht l ti liu ca k ch cn xc nh c gi tr ca cc ti liu v s dng chng phc v cho ng li chnh sch ca ng, Nh nc. - Nguyn tc tng hp v ton din: Nguyn tc ny i hi: + Xc nh gi tr ti liu trn cc mt: ni dung, hnh thc, gi tr ngn ng. + Phi cn c vo nhu cu ca cc lnh vc: chnh tr, qun s, y t, vn ho, gio dc, x hi, khoa hc - k thut. + Phi da trn li ch ca nhiu ngi, nhiu c quan, nhiu a phng, nhiu ngnh.

Cc tiu chun xc nh gi tr ti liu lu tr

Tiu chun ni dung : Ni dung l ton b nhng vn , s kin, hin tng, s vt hoc c nha c ghi trong ti liu. Ti liu ca cc c quan thng bao gm cc loi: - Loi th nht: Phn nh chc nng, nhim v hot ng ch yu ca c quan (ti liu v vic thnh lp, chc nng, nhim v, c cu t chc, k hoch, bo co thc hin k hoch) loi ny bo qun vnh vin. - Loi th hai: Cc ti liu c tnh cht giao dch thng thng, cc ti liu v qun tr. Thi hn bo qun ca ti liu ny khng u, c loi lu, c loi nhanh. - Loi th ba: Ti liu v nhn s: c gi tr tra cu, cc ti liu nhn s c bo qun ch yu lu tr c quan. Tiu chun n v hnh thnh phng n v hnh thnh phng l nhng c quan hoc c nhn m trong hot ng ca n, ti liu c hnh thnh cn c vo tiu chun ny nhm:

- Xc nh xem c quan y c phi l ngun thu ca lu tr hay khng? - L cn c lp bng k danh sch nhng c quan c ti liu quan trng cn phi thu thp np lu tr nh nc. Tiu chun tc gi Tc gi l tn c quan, n v lm ra ti liu. Trong phng ca c quan c ti liu ca nhiu tc gi khc nhau. Da vo tiu chun ny c th nm c danh sch c quan c ngha lch s quan trng, phi thu thp ti liu vo lu tr nh nc. Tiu chun lp li ca thng tin Tnh lp li ca thng tin th hin s lp li ni dung ca ti liu ny trong ti liu khc ( cc mc khc nhau). Ti liu c thng tin lp li c th c mt c quan hoc tt c cc c quan thuc mt ngnh hoc mt h thng ch qun. Cc tiu chun khc: Ngoi cc tiu chun trn cn cn c vo cc tiu chun khc nh: S kin, thi gian, a im hnh thnh ti liu, mc hon chnh ti liu ca phng lu tr, tnh trng vt l, hiu lc php l, c im v ch vit, ngn ng, ngh thut

Cu hi 4.7 :
a. Cho bit cc phn loi hi ngh? Ly v d minh ha

b. Trnh by cc bc cng vic hoch nh cc cuc hp trang trng theo nghi thc? 1. Giai an chun b

Trch nhim ca lnh o: tr li 5 cu hi sau:

- Xc nh mc tiu ca cuc hp (tr li cu hi Why?) - Xc nh nhng ni dung cn phi gii quyt (What?) - Xc nh thnh phn tham d (Who?) - Xc nh ngy thng v thi gian tin hnh cuc hp (When?) - Xc nh a im cuc hp (Where?) Ngoai ra cn phi xem xt cc vn cn phi gii quyt khc nh: chng trnh ngh s, xt duyt ngi ghi bin bn, kim tra phng hp v trang thit b...

Trch nhim ca th k v ban t chc

Tham mu v gip lnh o lp k hoch v ni dung cuc hp Lch trnh k hoch l mt cng c gip hoch nh v phi hp cuc hp. N l bn danh sch kim tra nhng iu phi lm bao gm: a im, thng bo mi hp ( s lng thanh vin tham gia, lch trnh ngh s, ti liu, ch n ch cho khch, trang thit b, phng vtieenj i li....) c ch tch on v th k on

Chun b chng trnh ngh s : Lch trnh ngh s l mt bng danh sch cc mc ngh s theo th t. Thng thng chng trnh ngh s ca cc cng ty kinh doanh theo th t sau y: + Thng bo v gii thiu thnh vin mi v quan khch + -c v ph chun bin bn cc cuc hp trc + -Cc bn bo co tng trnh + -Tho lun v tnh hnh kinh doanh qua + -Tho lun v tnh hnh kinh doanh sp ti.

C th gi bn lch trnh ngh s chnh thc bng th hoc phn phi lch trnh ngh s cng cc ti liu khc ngay bt u cuc hp. Chun b cc vn kin, ti liu + Chun b cc vn kin, ti liu c lin quan ti hi ngh, hi tho. + Chun b ba h s ng th t giao dch, cc bn tng trnh, cc hp ng, danh sch v cc ti liu lin quan n cuc hp. + Sp xp cc ti liu cn thit bng cch ng hay ghim cc t ri theo th t chng trnh. Tt c ti liu c ng trong mt ba h s hoc cp h s bao gm: + Phiu tn ngi tham d hi ngh + Giy vit. Chun b nghe nhn Chun b dng c nghe nhn: Phng tin h tr nghe nhn c s dng ngy cng nhiu cc cuc hp, cc bui trnh by v hi ngh ln nhn mnh cc im cn tho lun, nh mang li hiu qu cao hn. Cc dng c cn c chun b trc nh: My chiu Overhead projector, MyVideo, Bng vit, Cc s ... Chun b kinh ph, cc iu kin vt cht khc nh: qa tng, tic chiu i ( n v b tr khch. Theo di hi ngh.

Trch nhim ca ngi tham d : P hn hi v kh nng tham gia; nghin cu chng trnh ngh s; nghin cu cc ti liu; chun b cu hi, kin tho lun.
2. Giai on tin hnh n tip i biu: m bo cc nguyn tc x giao Phn pht vn kin, ti liu Quyt nh ch tch on v th k on Khai mc cuc hp + Tin hnh cc nghi thc nh nc ( nu cn) + Gii thiu ch cuc hp. + Gii thiu thnh phn tham d v cc i biu. + Din vn ngn ca ch ta. Tin hnh hi ngh

Nhng th php tin hnh cuc hp. Kt lun Thng qua cc ngh quyt Din vn tng kt ca ch ta: Kt lun vn , Ku gi mi ngi cng thc hin ngh quyt B mc. Thc hin cc nghi thc nh nc ( nu cn ). Hon thin cc vn bn Tng qu, chiu i v tin khch Thanh quyt ton cc chi ph T chc thc hin cc ngh quyt. Rt kinh nghim hi ngh: Thnh tu t c; Tn ng v nguyn nhn; Nhng bi hc cho tng lai.

3. Giai on kt thc hi ngh

Sau cuc hp