ĐỀ CƯƠNG ÔN TẬP QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

A – LOẠI CÂU HỎI 1ĐIỂM

Câu hỏi 1.1: trình bày khái niệm văn phòng? Khái niệm quản trị hành chính văn phòng
a. Khái niệm văn phòng -Nghĩa rộng: Văn phòng là bộ máy làm việc tổng hợp và trực tiếp trợ giúp cho việc điều hành của ban lãnh đạo một cơ quan, đơn vị. Theo quan niệm này thì ở các cơ quan thẩm quyền chung, cơ quan đơn vị có quy mô lớn thì thành lập văn phòng (ví dụ Văn phòng Quốc hội, Văn phòng Chính phủ, Văn phòng Tổng công ty…) còn ở các cơ quan, đơn vị có quy mô nhỏ thì văn phòng là phòng hành chính tổng hợp. -Nghĩa hẹp: Văn phòng là trụ sở làm việc của một cơ quan, đơn vị, là địa điểm giao tiếp đối nội và đối ngoại của cơ quan đơn vị đó -Ngoài ra văn phòng còn được hiểu là phòng làm việc của thủ trưởng có tầm cỡ cao như: Nghị sỹ, kiến trúc sư trưởng. b . khái niệm quản trị hành chính văn phòng Quản trị hành chính văn phòng là việc hoạch định, tổ chức phối hợp tiêu chuẩn hóa và kiểm soát các hoạt động xử lý thông tin

Câu hỏi 1.2: trình bày xu hướng hiện đại hóa công tác văn phòng hiện nay
Hoạt động của văn phòng rất đa dạng, phong phú và phức tạp. Tổ chức khoa học công tác văn phòng có ý nghĩa thiết thực tạo điều kiện cho cơ quan, doanh nghiệp hoàn thành tốt mục tiêu để tồn tại và phát triển. Hiện đại hóa công tác văn phòng là một đòi hỏi bức xúc của thời đại. Theo hướng: -“ Văn phòng điện tử” -“ Văn phòng không giấy” -“ Văn phòng tự động hóa” -“ Văn phòng của thế kỷ 21”

Câu hỏi 1.3: khái niệm quản trị thời gian? Nêu những nguyên nhân làm mất thời gian
 Khái niệm quản trị thời gian: Quản trị thời gian là một tiến trình hoạch định, tổ chức và kiểm soát việc sử dụng quỹ thời gian vô giá của mình một cách có hiệu quả.  Nguyên nhân làm mất thời gian : Trong quá trình làm việc, mất thời gian do các nguyên nhân sau: + Các cuộc gọi điện thoại. + Các cuộc thăm viếng xã giao, tiếp khách + Các câu hỏi của nhân viên.

+ Đọc và trả lời thư tín. + Các cuộc họp kéo dài. + Bàn giấy ngổn ngang, bừa bộn. + Đọc tài liệu quá chậm, không biết phương pháp đọc nhanh. + Khung cảnh văn phòng làm việc gây sự chia trí lo ra. + Tính theo hiệu quả thì: 1 giờ của thời gian làm việc không bị gián đoạn có giá trị bằng 3 giờ của thời gian làm việc bị gián đoạn.

Câu hỏi 1.4: hãy cho biết khái niệm lễ tân và vai trò của công tác lễ tân? Lấy ví dụ minh họa?
 Khái niệm lễ tân: Lễ tân được hiểu một cách cung nhất là tổng hợp các hoạt động được diễn ra trong quá trình tiếp xúc, trao đổi, làm việc giữa các đối tác, tổ chức, cá nhân trong nội bộ một nước hoặc giữa các nước. Lễ tân là hoạt động diễn ra ở mọi lĩnh vực của đời sống xã hội của các quốc gia như chính trị, kinh tế, quốc phòng, văn hóa xã hội…  Vai trò của lễ tân Lễ tân là công việc không thể thiếu được trong công tác lãnh đạo, điều hành hoạt động của cơ quan, giao dịch với khách hàng. Tổ chức tốt công tác lễ tân sẽ tạo ra ấn tượng tốt đẹp, gây cảm tình với khách. Lễ tân là công cụ rất quan trọng cần thiết không thể thiếu được trong bất kỳ một hoạt động đối ngoại nào. Công tác lễ tân tốt hay xấu ảnh hưởng trực tiếp tới hiệu quả của hoạt động đối ngoại, thậm chí ảnh hưởng tới quan hệ giữa các quốc gia. Hoạt động lễ tân, nhất là lễ tân ngoại giao vừa là công cụ chính trị của hoạt động đối ngoại của một nhà nước, vừa là phương tiện thực hiện và cụ thể hóa các nguyên tắc cơ bản của luật pháp quốc tế của từng quốc gia. Thông qua hoạt động lễ tân, các quyền tự do bình đẳng của các quốc gia, các đối tác được bảo đảm không phân biệt kẻ mạnh hay yếu, nước lớn hay nước nhỏ…

Câu hỏi 1.5: trình bày khái niệm văn bản và phân loại văn bản
 Khái niệm văn bản - Theo nghĩa rộng: văn bản được hiểu là một phương tiện để ghi tin và truyền đạt các thông tin từ chủ thể này đến chủ thể khác bằng một ký hiệu hoặc ngôn ngữ nhất định. Theo cách định nghĩa này từ các loại giấy tờ, tài liệu sách vở đến các loại bia, hoành phi, câu đối, khẩu hiệu, áp phích, băng ghi âm, bản vẽ…đều được coi là văn bản. - Theo nghĩa hẹp văn bản được hiểu là các tài liệu, giấy tờ được sử dụng trong hoạt động của các cơ quan, các đoàn thể, các tổ chức xã hội. Trên thực tế văn bản được hiểu theo nghĩa này là phổ biến. Tóm lại văn bản nói chung là một phương tiện ghi tin và truyền đạt thông tin bằng một ngôn ngữ (hay ký hiệu) nhất định. Tuy theo từng lĩnh vực cụ thể của đời sống xã hội và quản lý nhà nước mà văn bản có những hình thức và nội dung khác nhau  phân loại văn bản : Văn bản có các loại phổ biến như sau:

- Văn bản quản lý: - Văn bản pháp luật. Căn cứ vào nội dung, phạm vi tác động và tính chất pháp lý văn bản pháp luật được chia thành hai loại : Văn bản quy phạm pháp luật và Văn bản áp dụng quy phạm pháp luật - Văn bản hành chính thông thường:

Câu hỏi 1.6: khái niệm báo cáo và trình bày phương pháp viết báo cáo?
 Khái niệm báo cáo:
Báo cáo là một hình thức văn bản nhằm phản ánh hoạt động quản lý trên các lĩnh vực cụ thể theo chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp, dùng để đánh giá kết quả hoạt động của một phong trào, một vấn đề, vụ việc… từ dó rút ra những bài học kinh nghiệm, vấn đề cần kiến nghị, bổ sung cho một chủ trương, chính sách nào đó.  Phương pháp viết báo cáo Ngoài các phần như tiêu đề, tên cơ quan, tên báo cáo…phần nội dung của báo cáo thường gồm.: + Phần mở đầu: Có thể nêu ra nhiệm vụ chức năng của cơ quan đơn vị. Đồng thời nêu những diều kiện, hoàn cảnh có ảnh hưởng lớn đến việc thực hiện các nhiệm vụ đó. + Phần nội dung thường gồm: Đánh giá tình hình hoặc mô tả sự việc hiện tượng xảy ra. + Phần kết luận: nêu những phương hướng, nhiệm vụ chính để tiếp tục giải quyết, các biện pháp tổ chức thực hiện, kiến nghị với cấp trên về các vấn đề có liên quan.

Câu hỏi 1.7: khái niệm công văn và trinh bày phương pháp soạn thảo công văn
 Khái niệm công văn: Công văn là hình thức văn bản hành chính được dùng phổ biến trong các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp. Đây là phương tiện giao tiếp chính thức của cơ quan nhà nước với cấp trên, cấp dưới và với công dân.  Phương pháp viết công văn : kết cấu gồm 3 phần Phần I . Viện dẫn vấn đề Phần này cần nêu rõ lý do tại sao viết công văn, có thể giới thiệu tổng quát nội dung, làm rõ mục đích, yêu cầu của vấn đề nêu ra Phần II. Nội dung chính của công văn Phần này nhằm giải quyết vấn đề đã nêu. Tùy theo từng loại công văn mà lựa chọn cách viết. Văn phong phải phù hợp với từng thể loại công văn, có lập luận chặt chẽ cho các quan điểm dựa ra theo nguyên tắc: + Công văn đề nghị thì phải nêu lý do xác đáng, lời văn chặt chẽ, cầu thị. + Công văn từ chối thì cần phải sử dụng từ ngữ lịch sự, có sự động viên an ủi. + Công văn đôn đốc thì phải dùng lời lẽ nghiêm khắc, nêu lý do kích thích sự nhiệt tình, có thể nêu khả năng xảy ra hậu quả nếu công việc không hoàn thành kịp thời. + Công văn tiếp thu ý kiến phê bình dù đúng sai cũng phải mềm dẻo, kiêm tốn, nếu cần thanh minh phải có dẫn chứng vằng sự kiện thật khách quan có sự đề nghị xác minh kiểm tra… Phần III. Kết thúc:

không tùy tiện dùng chữ: v.Chức năng giúp việc điều hành Văn phòng là đơn vị trực tiếp giúp cho việc điều hành quản lý của ban lãnh đạo cơ quan đơn vị thông qua các công việc cụ thể như: Xây dựng chương trình kế hoạch công tác quý. hoặc dấu. nghiên cứu. dứt khóat.1: hãy cho biết các chức năng của quản trị văn phòng? Lấy ví dụ minh họa?  Các chức năng của quản trị văn phòng: a. b. +Trong văn bản hợp đồng không dùng thừa từ. pháp lý. tài liệu giao dịch giữa các bên ký kết về việc thực hiện công việc sản xuất. ứng dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật và các thỏa thuận khác có mục đích kinh doanh với sự qui định rõ ràng quyền và nghĩa vụ của mỗi bên để xây dựng và thực hiện kế họach của mình. ngày và tổ chức triển khai thực hiện các kế hoạch đó..Chức năng hậu cần Quy mô và đặc điểm của các phương tiện vật chất nêu trên sẽ phụ thuộc vào đặc điểm và quy mô hoạt động của các cơ quan.Phần này chủ yếu nhấn mạnh chủ đề. dịch vụ. không tùy tiện thay đổi từ ngữ.Chức năng tham mưu tổng hợp Tham mưu là một hoạt động cần thiết cho công tác quản lý nhằm góp phần tìm kiếm những quyết định tối ưu cho quá trình quản lý để đạt kết quả cao nhất.v. trao đổi hàng hóa. tháng. + Định nghĩa các khái niệm trong hợp đồng B – LOẠI CÂU HỎI 2 ĐIỂM Câu hỏi 2. c.8: hãy trình bày khái niệm hợp đồng kinh tế? khj trình bày hợp đồng kinh tế cần chú ý những gì?  Khái niệm hợp đồng kinh tế: Hợp đồng kinh tế là sự thỏa thuận bằng văn bản.  Ví dụ minh họa : . chi phí thấp nhất với hiệu quả cao nhất là phương châm hoạt động của công tác văn phòng.. ngắn gọn và đủ ý.  Những chú ý khi trình bày hợp đồng kinh tế .Ngôn ngữ dùng trong hợp đồng: + Trong văn bản hợp đồng không được tùy tiện ghép chữ. + Chọn ngôn ngữ của hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế. Câu hỏi 1. + Văn phạm trong hợp đồng phải rõ ràng. tuần. đơn vị. xác định trách nhiệm thực hiện các yêu cầu (nếu có).Hình thức của hợp đồng kinh tế: được ký kết bằng văn bản và tài liệu giao dịch . ghép tiếng.. Nếu là công văn đề nghị thì cần viết thêm lời cảm ơn chân thành để tỏ rõ lịch sự.. + Văn phạm trong văn bản hợp đồng phải nghiêm túc.

2: trình bày nhiệm vụ của văn phòng? Từ những chức năng trên. bớt một số nhiệm vụ cho phù hợp. đôn đốc việc giải quyết các văn bản ở các bộ phận. -Thực hiện công tác văn thư. đúng quy định của nhà nước -Tổ chức công tác lễ tân: đón tiếp khách. Theo dõi. theo dõi sử dụng nhằm quản lý chặt chẽ các chi phí văn phòng. -Bảo đảm các yếu tố vật chất cho hoạt động của cơ quan thông qua công việc: Lập kế hoạch nhu cầu. Ưu điểm: Dễ bố trí và sắp xếp nhân sự. cấp phát. Thông tin là căn cứ để lãnh đạo đưa ra quyết định kịp thời. theo chức năng là gì? Hãy trình bày ưu nhược điểm của mỗi hình thức trên? . Tùy từng điều kiện cụ thể về đặc điểm. công việc thiếu chính xác do thiếu quan tâm đến tầm quan trọng của từng loại công việc.3: hành chính văn phòng tập trung theo địa bàn. phát triển mối quan hệ với cơ quan ngành và địa phương. tháng. Phối hợp với công đoàn. tổ chức mua sắm. -Tổ chức công tác bảo vệ trật tự an toàn trong cơ quan. xây dựng chương trình kế hoạch công tác hàng quý. tổ chức công tác chăm lo sức khỏe đời sống vật chất. .Văn phòng tập trung theo địa bàn: Các hoạt động hồ sơ. đề xuất các biện pháp phục vụ sự chỉ đạo điều hành của lãnh đạo. lịch làm việc với khách. văn thư đều phải tập trung vào một địa điểm duy nhất đó là phòng hành chính. lễ nghi khánh tiết của cơ quan. quản lý sử dụng thông tin : Hoạt động của bất kỳ cơ quan đơn vị nào cũng cần phải có thông tin. Nhược điểm: Khó chuyên môn hoá. dự trù kinh phí. -Tổ chức các chuyến đi công tác của lãnh đạo. theo dõi việc triển khai thực hiện các quyết định. dễ kiểm tra. dễ trung trang thiết bị và đơn giản thủ tục. tuần của lãnh đạo. -Lập kế hoạch dự toán kinh phí hoạt động hàng năm.Câu hỏi 2. Dự kiến phân phối hạn mức kinh phí năm. -Truyền đạt các quyết định quản lý của lãnh đạo. Trì trệ do chuyển giao công việc. giúp lãnh đạo duy trì. đơn vị nói chung. tổng hợp tình hình hoạt động của các đơn vị để báo cáo lãnh đạo. văn hóa tinh thần cho cán bộ nhân viên cơ quan. đúng thẩm quyền. chính xác. Trên đây là những nhiệm vụ chủ yếu của văn phòng trong một cơ quan. văn phòng phải thực hiện những nhiệm vụ cụ thể sau: -Tổng hợp chương trình kế hoạch công tác của cơ quan đơn vị. Câu hỏi 2. tính chất hoạt động của từng cơ quan. lưu trữ hồ sơ tài liệu theo các quy định hiện hành. dưới quyền quản lý của nhà quản trị hành chính. trợ giúp thủ trưởng về kỹ thuật soạn thảo văn bản để đảm bảo các văn bản có nội dung đầy đủ. -Thu thập xử lý. quý (nếu cơ quan không có bộ phận tài chính chuyên trách). quý theo chế độ nhà nước và theo quyết định của thủ trưởng cơ quan. đơn vị mà văn phòng có thể thêm. tổ chức các cuộc họp. bố trí nơi ăn chốn ở. -Tư vấn về văn bản cho thủ trưởng. Thông tin bao gồm nhiều loại và từ nhiều nguồn khác nhau.

với tốc độ sáu mươi giây trong một phút. . bừa bộn. cũng không thể thay thế nó như thay thế con người. Người ta không bắt nó chạy hay bắt nó nghỉ như một cái máy được. Theo Peter Drucker.Các cuộc thăm viếng xã giao. Chaphin Tyler có nói: “Thời gian là nhân tố không suy suyển và không co giãn nhất trong cuộc sống chúng ta”. Cũng như mọi tài sản.Các cuộc họp kéo dài.Văn phòng tập trung theo chức năng: Các hoạt động hành chính vẫn đặt tại địa điểm của các bộ phận chuyên môn của nó nhưng phải được đặt dưới quyền phối hợp.. . tiếp khách . Người ta không thể tích lũy nó như tích trữ nhiên liệu.  nguyên nhân làm mất thời gian Trong quá trình làm việc. Câu hỏi 2.4: sự cần thiết phải quản trị thời gian? Cho biets nguyên nhân làm mất thời gian? Nêu các biện pháp quản trị thời gian?  Sự cần thiết phải quản trị thời gian: Quản trị thời gian là một tiến trình hoạch định. Xí nghiệp nào biết giao cho nhân viên của mình trách nhiệm giúp đỡ các giám đốc thì đó là xí nghiệp biết sử dụng thời gian một cách tốt nhất. tiêu chuẩn hoá và giám sát của nhà quản trị hành chính. Còn theo tạp chí Tuần kinh doanh ( Mỹ) thì cho rằng: “ Chính là thời gian chứ không phải là tiền bạc mới là tài sản quí nhất của một xí nghiệp. Tính theo hiệu quả thì: 1 giờ của thời gian làm việc không bị gián đoạn có giá trị bằng 3 giờ của thời gian làm việc bị gián đoạn. Các Mác nhìn nhận vấn đề này như sau: “ Tất cả mọi vấn đề suy ra cho cùng là vấn đề tiết kiệm thời gian:. . Các chuyên viên này sẽ tham mưu ( cố vấn) cho nhà quản trị hành chính về các hoạt động hành chính văn phòng cho từng bộ phận chuyên môn. và Lê Nin cũng nói: “ Tranh thủ được thời gian là tranh thủ được tất cả”. . Hơn nữa. Ưu điểm: Thu hút được nhiều chuyên viên vào công tác quản lý.Đọc tài liệu quá chậm.Bàn giấy ngổn ngang.Đọc và trả lời thư tín.Khung cảnh văn phòng làm việc gây sự chia trí lo ra. không biết phương pháp đọc nhanh. . mất thời gian do các nguyên nhân sau: . Phần lớn những nhà quản trị coi thời gian là một thứ tài sản. Nhược điểm: Dễ vi phạm chế độ một thủ trưởng nghĩa là lấn quyền các cấp quản trị chuyên môn.Các câu hỏi của nhân viên. đó là thứ tài sản có một không hai. thời gian có thể được kiểm soát có hiệu quả hoặc không được kiểm soát gì cả. Và người ta cũng không thể thu hồi nó lại được. Nhưng chính chúng ta lại có thể quyết định phương thức sử dụng nó.Các cuộc gọi điện thoại. Dù muốn hay không thì chúng ta vẫn cứ phải tiêu dùng nó. . tổ chức và kiểm soát việc sử dụng quỹ thời gian vô giá của mình một cách có hiệu quả. . một tác giả về quản trị và một cố vấn về kinh doanh đã nhận xét: “ Thời gian là thứ hiếm có nhất trong các loại tài sản và nếu không kiểm soát được nó thì chúng ta sẽ không kiểm soát được gì cả”.

yêu cầu: . Câu hỏi 2.Đừng lúc nào để bị lôi cuốn theo ý muốn giải quyết những việc nhỏ trước. .Thông tin phải đầy đủ: mới mô tỏ trọn vẹn sự vật.Phải cập nhật hóa kế hoạch làm việc của mình.Tiết kiệm thời gian bằng cách sử dụng máy đọc hay máy ghi âm. .Bìa hồ sơ và thẻ hồ sơ nhật ký: là các công cụ rất hữu ích cho các nhà quản trị và thư ký ghi chép những việc cần phải làm từng ngày trong tháng.Thông tin phải phù hợp: đảm bảo sự phù hợp với yêu cầu thu thập.Thông tin phải chính xác: sẽ giúp nhà quản lý ra quyết định có lợi cho tổ chức .Thông tin phải kịp thời: nếu thong tin hok kịp thời sẽ hok có giá trị . . đó là con đường đã dọn sẵn để đi đến thất vọng. .Xếp những vấn đề quan trọng nhất lên hàng đầu và đánh số nó không phải theo thứ tự quan trọng hay ưu tiên mà theo lúc nào thực hiện nó tốt nhất. . . . quá trình . Có 4 lời khuyên: .Tiết kiệm thời gian trong thư tín.Sổ tay. .Tiết kiệm thời gian hội họp.5: cho biết các công cụ hoạch định thời gian biểu? cho biết biện pháp tiết kiệm thời gian a. Những việc này được ghi chép một cách vắn tắt trên một phiếu nhỏ  Phương pháp tiết kiệm thời gian Câu hỏi 2. Các biện pháp quản trị thời gian .Tiết kiệm thời gian gọi và trả lời điện thoại.Tiết kiệm thời gian tiếp khách.Các công cụ hoạch định thời gian biểu. hiện tượng. . nhật ký và lịch để bàn là công cụ giúp ích cho chúng ta ghi nhớ các công việc phải làm.6: hãy cho biết yêu cầu và quy trình tổ chức công tác thông tin trong nghiệp vụ văn phòng? a. phục vụ cho công tác quản lý từng tổ chức.Loại khỏi kế hoạch của bạn tất cả mọi việc có thể phân công cho người khác .Lịch thời gian biểu công tác hàng ngày: Lịch thời gian biểu công tác (time schedule) là những phương tiện để lập kế hoạch và do đó giúp cho việc quản trị thời gian một cách có hiệu quả. Các công cụ hoạch định thời gian biểu . .Sắp xếp chỗ làm việc khoa học.Tiết kiệm thời gian bằng phương pháp đọc nhanh. . . nhật ký và lịch để bàn :Sổ tay.

 Giải quyết các thủ tục giấy tờ: các giấy tờ cần thiết là giấy giới thiệu công tác.  Chuẩn bị phương tiện đi lại cho đòan : tùy theo địa điểm và thời gian công tác mà lựa chọn phương tiện cho phù hợp và tiết kiệm  Liên hệ với các nơi đòan đến để chuẩn bị điều kiện ăn nghĩ và làm việc cho đòan: thứ ký phải thông báo cho đoàn đến công tác để thông báo nội dung.7: trình bày nội dung công việc sắp xếp chuẩn bị cho các chuyến đi công tác? Kế họach chuyến đi bao gồm các họat động sau đây:  Xây dựng chương trình cho chuyến đi công tác: xđ mục đích chuyến đi. bảo quản thông tin Câu hỏi 2. phương tiện đi lại. gặp gỡ trao đổi tọa đàm..  Chuẩn bị tài liệu chuyên môn và phương tiện nghe nhìn: các tài liệu liên quan đến lĩnh vực chuyên môn  Chuẩn bị kinh phí: dự trù tiền ăn ở. : Bước 2: Xây dựng và tổ chức nguồn thông tin.Thông tin đảm bảo hiệu quả b. chính trị.. lịch trình công tác. visa.8: thế nào là hoạt động lễ tân? Các cách phân loại lễ tân? Vai trò cua hoạt động lễ tân .Thông tin phải có tính hệ thống và tổng hợp: giúp cho nhân viên văn phòng tiết kiệm thời gian và chi phí. Bước 3: Thu thập thông tin Bước 4: Phân tích. các địa điểm đến. tàu thủy.. Quy trình tổ chức công tác thông tin Công tác thông tin trong nghiệp vụ văn phòng được thực hiện thông qua các bước sau đây: Bước 1: Xác định nhu cầu thông tin trong cơ quan doanh nghiệp. dễ hiểu: . xử lý thông tin Bước 5: Lưu trữ.Thông tin đơn giản. Câu hỏi 2. ngân quỹ du lịch. giấy đi đường.... các giấy tờ khác về chức danh khoa học. . hẹn ngày làm việc và đăng ký nơi ăn ở. CMTND. số lượng người tham gia. nội dung chuyến đi. máy bay  Lên kế họach đảm nhận trách nhiệm ở nhà : lên lịch lại các cuộc hẹn cho phù hợp với thời gian đi công tác  Kiểm tra chuyến đi phút chót: vé máy bay. giấy phép xuất cảnh. tàu xe.Thông tin đảm bảo yêu cầu bí mật: đối với những tài liệu theo quy định của Nhà nc . thẻ tín dụng. xác nhận đk khách sạn và các bên đặt chỗ.

kinh tế. Thông qua hoạt động lễ tân. trao đổi. là các hoạt động đối ngoại giữa các quốc gia được thực hiện trên cơ sở tôn trọng các tập quán của từng quốc gia và những quy định thông lệ quốc tế. các quyền tự do bình đẳng của các quốc gia. điều hành hoạt động của cơ quan. làm việc giữa các đối tác. nơi làm việc. Trình bày trình tự công việc đón khách tại cơ quan. Tổ chức tốt công tác lễ tân sẽ tạo ra ấn tượng tốt đẹp. doanh nghiệp • • • • • • • b.1 Khái niệm lễ tân Lễ tân được hiểu một cách cung nhất là tổng hợp các hoạt động được diễn ra trong quá trình tiếp xúc. Chào hỏi khách Bày tỏ sự quan tâm Phải biết tên. văn hóa xã hội 2 Phân loại lễ tân Lễ tân ngoại giao: Là một bộ phận của lễ tân nhà nước. mục đích đến thăm của khách Không nên ngắt quãng hay kết thúc sớm cuộc đàm thoại của cấp trên Phòng đợi Thường trực tại nơi làm việc Ghi biên bản các buổi bàn bạc Trình bày nội dung công việc tổ chức tiếp khách tại cơ quan. vừa là phương tiện thực hiện và cụ thể hóa các nguyên tắc cơ bản của luật pháp quốc tế của từng quốc gia. Hoạt động lễ tân. 3 Vai trò của lễ tân Lễ tân là công việc không thể thiếu được trong công tác lãnh đạo. Công tác lễ tân tốt hay xấu ảnh hưởng trực tiếp tới hiệu quả của hoạt động đối ngoại. đơn vị kinh doanh trong và ngoài nước. trao đổi giữa các tổ chức. quốc phòng. cá nhân trong nội bộ một nước hoặc giữa các nước. Lễ tân là công cụ rất quan trọng cần thiết không thể thiếu được trong bất kỳ một hoạt động đối ngoại nào. gây cảm tình với khách. cá nhân trrong nội bộ từng quốc gia. doanh nghiệp . giao dịch với khách hàng. Lễ tân kinh doanh: Là những hoạt động diễn rap trong quá trình tiếp xúc trao đổi giữa các tổ chức. Lễ tân nội bộ đất nước: Là tổng hợp các hoạt động diễn ra trong quá trình tiếp xúc. Lễ tân là hoạt động diễn ra ở mọi lĩnh vực của đời sống xã hội của các quốc gia như chính trị.1 : a. các đối tác được bảo đảm không phân biệt kẻ mạnh hay yếu. tổ chức. nước lớn hay nước nhỏ… C – LOẠI CÂU HỎI 3 ĐIỂM Câu hỏi 3. nhất là lễ tân ngoại giao vừa là công cụ chính trị của hoạt động đối ngoại của một nhà nước. thậm chí ảnh hưởng tới quan hệ giữa các quốc gia.

phiền hà cho khách. trình bày để khách hiểu và thông cảm lý do cuộc hẹn bị huỷ bỏ. số điện thoại. bạn đề nghị khách viết lại thư xin hẹn và nêu lý do cụ thể. đơn vị Là thư ký. giám đốc không tiếp khách nếu không xin hẹn trước. hay tiếp tân. Như vậy. Nhiệm vụ của bạn là thu xếp các cuộc hẹn và trả lời thư xin hẹn. Trình bày cách thức lập giấy mời và lập danh sách khách mời trong hoạt động lễ tân hội nghị  Cách thức lập giấy mời . ngày giờ cho buổi hẹn. vì lý do đặc biệt. tế nhị xin lỗi khách. tên. người thư ký phải báo sớm để cho khách biết. Có người đến tận nơi để xin hẹn. Ở một vài doanh nghiệp. Trường hợp đến phút chót khi khách đã đến cơ quan rồi mới biết là phải huỷ bỏ cuộc hẹn. chúng ta phải sắp cếp một cách khoa học. chức vụ. Nếu khách xin hẹn bằng điện thoại.  Huỷ bỏ các cuộc hẹn Trong một số trường hợp. địa chỉ.  Phương cách từ chối các cuộc xin hẹn Khi cần phải từ chối. bạn phải trình bày đều đủ các thông tin của buổi hẹn.mail… khách phải cho bạn biết đầy đủ chi tiếp về buổi hẹn. tên người mà khách cần gặp. bạn nên khéo léo. bạn sẽ ghi vào sổ tiếp khách ngày và giờ của buổi tiếp kiến để khách an tâm. Trường hợp khách nhất định xin hẹn.  Thu xếp các buổi hẹn Khách dùng nhiều phương tiện khác nhau để xin hẹn. Thư ký phải tuỳ từng hoàn cảnh mà ứng xử khéo léo. tránh gây khó khăn. tuyệt đối tránh gây không khi căng thẳng hay hiều lầm của khách Tiết kiệm thời gian của cơ quan. e. tế nhị và trình bày một cachs ngắn gọn lý do từ chối cuộc hẹn để nhận được sự thông cảm. Trường hợp khách nhất định xin gặp thủ trưởng thì người thư ký phải thu xếp buổi hẹn khác.  Cách thức ghi các buổi xin hẹn Phải ghi chép đầy đủ họ. bạn phải tiếp kiệm thời gian cho cấp trên bằng cách cung cấp thông tin cho khách trong phạm vi quyền hạn của mình. hoặc trợ lý. Đặt chương trình cho các buổi xin hẹn Khi khách hàng xin tiếp kiến hoặc xin cuộc hẹn. người thư ký phải khéo léo. đừng để cho cấp trên phải tiếp khách chỉ để cung cấp thông tin mà bạn.2 a. Câu hỏi 3. thư ký và giám đốc phải thông nhất quỹ thời gian dành cho việc tiếp khách. có người xin hẹn qua điện thoại và có người gửi thư xin hẹn… Nếu khách đến tận văn phòng xin hẹn. Về nguyên tắc. thủ trưởng cơ quan không thể (hoặc không kịp) thực hiện buổi tiếp khách như đã hẹn thì người thư ký phải giúp thủ trưởng huỷ bỏ các cuộc hẹn đó. hoặc các bộ phận phòng ban khác có thể giải quyết được.

Tuy nhiên trong cuộc sống xã hội. Cũng có thể xác định giới hạn thời gian trong giấy mời. vì sao lại gửi giấy mời. Các mẫu câu thường được sử dụng là: Chào mừng…. Lý do mời: Nội dung chính cần thông báo là gì. Giấy mời có thể do nhiều người đứng tên. b. nó phân biệt giữa người dudocj mời và không được mời. Việc soạn thao giấy mời là một giai đoạn có tính chất quyết định trong việc lập kế hoạch tổ chức hội nghị. Việc soạn thảo giấy mời xoay quanh một số chủ đề để trả lời cho các câu hỏi mà người mời được nêu ra như: ai mời. chứng tỏ việc thực thi quyền hành và là công cụ thể hiện quyền hành đó.. cá nhân. Tiêu chí bảo đảm nhất là lựa chọn khách mời ở từng hội nghị theo cơ cấu tổ chức đã được thừa nhận. Nhân dịp….Giấy mời là công cụ khiến những khách có trách nhiệm có mặt sẽ tới dự. • Các chỉ dẫn khác: Ở góc trái dưới của giấy mời.. tuỳ theo cách trình bày có thể cho các chỉ dẫn khác để tạo điều kiện thuận lợi cho khách tới dự như: Cách ăn mặc. Người ta cảm thấy rất vinh dự khi được mời tới dự một bữa tiệc chính thức nhưng lại rất dễ cảm thấy mình bị xúc phạm khi thấy tên mình bị gạt ra khỏi danh sách khách mời. Việc ghi thêm tên của mỗi người vào dưới chức danh là không bắt buộc mà tuỳ theo tập quán riêng của từng địa phương. Các tiêu chí để xếp loại khách mời có thể rất đa dạng. Tới dự… Thời gian ghi trên giấy mời: Khi xác định thời gian tổ chức phải tính đến thời gian các thành viên có đến dự được không? Địa điểm tổ chức có gì trở ngại không? Các công việc chuẩn bị đã sẵn sàng chưa? Cách ghi thời gian trên giấy mời: Trước hết ghi giờ rồi đến ngày tháng năm. mời tới để làm gì? nhân dịp gì?. Giấy mời có thể ghi chức danh của người mời hoặc cả chức danh và tên của người mời.  Lập danh sách khách mời trong hoạt động lễ tân hội nghị Trong cuộc sống đời tư. Thông tin này có tính chất quyết định cho việc tổ chức hoạt động và cho việc khách có nhận lời tới dự hay không. phương tiện đi lại. Việc gửi giấy mời muộn vào giờ chót làm cho mọi người không có thời gian chuẩn bị hoặc có trường hợp quan khách cần có mặt rất có thể không đến dự vì đã bố trí lịch làm việc khác. Chuyển giấy mời muộn sẽ làm cho người mời mất uy tín vì không có lý do đặc biệt nào biện hộ cho cách xử sự như vậy. việc lựa chọn khách mời rất dễ dàng vì chỉ dựa vào mối quan hệ thân thiết. Để tránh phiền phức cách tốt nhất là xác định rõ các loại khách mời và dựa vào đó mà lập danh sách. Hãy cho bết trong công tác lễ tân việc bố trí ngôi thứ và xếp chỗ khách được thực hiện như thế nào. Bố trí chỗ ngồi thích hợp cho mỗi người theo ngôi thứ và cấp bậc là những việc tế nhị nhất trong công tác lễ tân  Ngôi thứ . bãi đỗ xe… • • Lưu ý gửi giấy mời sớm thể hiện sự quan tâm tới khách. đây là vấn đề rất tế nhị. theo thể thức ntn? Ai được mời? lý do mời là gì? Dự kiến tổ chức hoạt động vào thời gian nào? Địa điểm ở đâu ? trả lời bằng cách nào? Trang phục ra sao? Đi tới bằng cách nào? • Ai mời: Chức danh của người mời là căn cứ khẳng định tính chính thức của giấy mời.

. Các quy tắc về ngôi thứ không phải là bất biến và đồng nhất. Sau đây sẽ xem xét đến một số yêếutố chính khi xác định ngôi thứ: • • • • • • • • • • • • Thứ tự chính thức của ngôi thứ Sự bình đẳng giữa các Nhà nước Nguyên tắc tôn ti trật tự: Người trên ngồi trước người dưới.Sưu tầm những tài liệu còn thiếu để bổ sung cho các phòng lưu trữ đang bảo quản trong các lưu trữ cơ quan hoặc lưu trữ nhà nước. Khái niệm của công tác thu thập. Tên và chức danh của các khách mời đại biểu được ghi ở cả hai mặt của tấm các đặt ở trên bàn để mỗi đại biểu tìm được chỗ của mình và mọi người biết đại biểu đó là ai  Cách xếp chỗ Câu hỏi 3. làm phong phú thêm tài liệu cho các kho lưu trữ cơ quan. Phòng họp phải đủ rộng để có cự ly thuận tiện cho các đại biểu và những người tháp tùng đi lại dễ dàng. lưu trữ nhà nước ở Trung ương và địa phương theo những nguyên tắc và phương pháp thống nhất. . Ngôi thứ không uỷ quyền Nguyên tắc "nhường chỗ" Dân biểu Tuổi tác và thâm niên Khách nước ngoài Lịch sự với phụ nữ Các cặp vợ chồng Các nhân vật tôn giáo Những người có huân huy chương và các nhân vật khác * Vị trí khách ngồi Theo thông lệ người ta xếp người quan trọng nhất ở bên phải chủ nhân rồi người quan trọng th ứ hai ở bên trái và cứ như thế xen kẽ tiếp theo. bổ sung tài liệu lưu trữ.Thu thập những tài liệu lưu trữ cho lưu trữ cơ quan.3 a. * Bố trí chỗ ngồi tại hội nghị Sắp xếp một phòng hội nghị sẽ có ảnh hưởng đến tiến trình hội nghị. lưu trữ nhà nước theo chế độ nộp lưu trữ của Nhà nước. Thu thập. Tuy nhiên nếu chủ và khách vì lý do thể chất nào đó (ví dụ thuận tay trái hay nặng tai…) thì người ta có thể bố trí ngồi đối diện nhau hoặc thay đổi vị trí và kín đáo thông báo cho các vị khách kkhác.Bất kể chế độ chính trị nào (chuyên chế hay dân chủ). Công tác thu thập bổ sung tài liệu lưu trữ bao gồm: . môi trường nào (đơn giản hay phức tạp). bổ sung tài liệu lưu trữ là việc sưu tầm. công hay tư thì bao giờ người được công nhận là quan trọng nhất cũng được xếp vào vị trí được coi là hàng đầu. chính chức hay không chính thức.

 Tổ chức sưu tầm. bổ sung tàu liệu lưu trữ nhà nước.  Tài liệu của các cá nhân. lựa chọn tài liệu và tiếp nhận tài liệu hồ sơ lưu trữ. bổ sung những tài liệu cần thiết theo yêu cầu của cơ quan hay của lưu trữ nhà nước Các lưu trữ cơ quan phải căn cứ vào chế độ nộp lưu chuyển của Nhà nước và kế hoạch. Trình bày nội dung công tác thu thập bổ sung tài liệu lưu trữ cơ quan? Nội dung công tác thu thập. trên cơ sở đó lập kế hoạch sưu tầm. Câu hỏi 3. dòng họ. nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan. tổ chức.b. Nội dung công tác thu thập bổ sung tài liệu lưu trữ tại cơ quan  Các tài liệu văn thư hiện hành đã được giải quyết xong Các tài liệu này sau một năm giữ lại ở các đơn vị để tiếp tục giải quyết theo dõi công việc phải nộp vào lưu trữ cơ quan.Cách 1: Lưu trữ cơ quan hướng dẫn cho các đơn vị. Nội dung công tác thu thập tài liệu. Đây là nguồn tài liệu quan trọng nhất được bổ sung thường xuyên vào các lưu trữ nhà nước. cán bộ Các tài liệu này được thu thập bằng 2 cách: . Lưu trữ cơ quan phải căn cứ vào danh mục hồ sơ để nắm tình hình tài liệu ở các đơn vị. gia đình dòng họ nộp vào lưu trữ Đây là các tài liệu lưu trữ quốc gia mà cá nhân. đôn đốc kiểm tra việc lập hồ sơ.  Tài liệu của các cơ quan giải thể. cá nhân về để tiến hành chỉnh lý có sự phối hợp với những cán bộ của các đơn vị.Cách 2: Lưu trữ cơ quan trực tiếp nhận tài liệu từ các đơn vị. tập thể ký gửi.  Tài liệu do các lưu trữ cơ quan nộp theo chế độ nộp lưu trữ nhà nước Theo quy định của Nhà nước. lưu trữ tại các lưu trữ nhà nước.4 . cá nhân. tài liệu còn thiếu.. các hồ sơ tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn. . tổ chức. bộ phận văn thư đồng thời hướng dẫn.  Tiếp nhận tài liệu do các cá nhân. 1. gia đình. sau 10 năm lưu trữ tại cơ quan phải đem nộp vào lưu trữ nhà nước. bổ sung tài liệu còn thiếu qua các thời kỳ lịch sử Các lưu trữ nhà nước phải thống kê nắm tình hình tài liệu bảo quản trong kho để xác định những phông. ngừng hoạt động : Những tài liệu này phải tiến hành đánh giá phân loại lựa chọn cụ thể từng trường hợp tránh tình trạng lưu trữ cả những tài liệu không cần thiết. gia đình dòng họ tập thể đó phải giao lại cho lưu trữ cơ quan hay lưu trữ nhà nước theo chế độ quy định  Sưu tầm. cá nhân trong cơ quan cách lập hồ sơ. biếu tặng hoặc nhượng lại cho lưu trữ Nhà nước.  Các tài liệu cũ còn để lại ở các đơn vị. hệ thống hoá hồ sơ và lập mục lục hồ sơ. thu thập thông tin để xác định các tài liệu đó đang được cơ quan nào nắm giữ. tổ chức. 2. tổ chức. yêu cầu cụ thể của lưu trữ nhà nước để chuẩn bị tài liệu nộp lưu chuyển.

-Tạo điều kiện thuận lợi nhất của công tác thu thập. Cho biết các phương pháp bố trí văn phòng. tính chất công việc và hoàn cảnh cụ thể của mỗi cơ quan.  Các yêu cầu của tổ chức văn phòng: phải đảm bảo tính khoa học. Trình bày cơ cấu tổ chức văn phòng? Công tác tổ chức văn phòng cần phải đảm bảo những yêu cầu nào?  Cơ cấu tổ chức văn phòng: Cơ cấu tổ chức văn phòng là tổng hợp các bộ phận khác nhau của văn phòng được bố trí để đảm nhận những nhiệm vụ của công tác văn phòng. -Tạo môi trường thích hợp cho công việc của nhân viên văn phòng nhằm giúp nhân viên hoàn thành công việc với năng suất lao động cao nhất. Tuy nhiên. Mỗi bộ phận của văn phòng sẽ có một người phụ trách ( Trưởng phòng hoặc tổ trưởng) chịu trách nhiệm trước Chánh văn phòng về điều hành và kết quả thực hiện các hoạt động của bộ phận đó. Tùy theo nội dung. -Giảm thiểu thời gian và chi phí cho việc di chuyển giữa các bộ phận của văn phòng.a. tiết kiệm và sử dụng cơ động diện tích văn phòng. xử lý thông tin. đơn vị mà cách bố trí các bộ phận văn phòng có thể khác nhau song phải quán triệt đầy đủ các yêu cầu sau đây: -Tận dụng tối ưu mặt bằng. . -Tuân thủ các quy tắc về an toàn kỹ thuật và an toàn lao động. các bộ phận chủ yếu trong cơ cấu tổ chức văn phòng của một cơ quan thường bao gồm:  Bộ phận hành chính văn thư:  Bộ phận tổng hợp:  Bộ phận quản trị:  Bộ phận lưu trữ:  Bộ phận tài vụ:  Bộ phận tổ chức nhân sự  Bộ phận bảo vệ: Phụ trách văn phòng là Chánh văn phòng. bộ phận với tường xây ngăn cách có cửa ra vào có thể đóng kín. khóa khi cần thiết. Tùy theo lĩnh vực hoạt động. -Tiết kiệm chi phí lắp đặt.Văn phòng bố trí kín (Văn phòng chia nhỏ): Đây là cách bố trí truyền thống theo kiểu tách bạch từng phòng. *Căn cứ vào sự liên kết về không gian giữa các bộ phận: . Chánh văn phòng chịu trách nhiệm trước thủ trưởng cơ quan về điều hành và kết quả hoạt động của văn phòng. Giúp việc cho chánh văn phòng là phó văn phòng chịu trách nhiệm trước Chánh văn phòng về những việc được phấn công và giải quyết một số công việc khi được sự ủy nhiệm của Chánh văn phòng. b. đặc điểm cụ thể của từng cơ quan mà cơ cấu tổ chức văn phòng sẽ khác nhau.

trang thiết bị để thực hiện các dịch vụ như: đánh máy. văn thư đều phải tập trung vào một địa điểm duy nhất đó là phòng hành chính. . tốn thời gian di chuyển giữa các bộ phận văn phòng. Nêu cách thức yêu cầu khj chọn người phát biểu và trình tự sắp xếp các bài phát biểu. tiêu chuẩn hoá và giám sát của nhà quản trị hành chính. mất trật tự. người chủ trì và ban tổ chức phải quyết định toàn bộ các vấn đề đó được khi diễn ra hoạt động. theo trình tự ra sao. Câu 3. lưu trữ văn bản.mặt khác. không gây ồn ào.  Văn phòng bố trí theo hướng tập trung: Có hai hình thức tập trung: + Văn phòng tập trung theo địa bàn: Các hoạt động hồ sơ. người phụ trách rất khó kiểm soát được hoạt động của nhân viên. Có những hội nghị diễn giả và bài thuyết trình đã được xác định trong chương trình từ trước khi mọi công việc phải được tập trung cho sự kiện đó. thiếu năng động. Phát biểu đô khi còn bao hàm ý nghĩa tôn trọng hay vinh dự. -Văn phòng mở: Toàn văn phòng là một khoảng không gian rộng lớn được ngăn thành từng ô. dụng cụ thích hợp. cam kết tham gia hoặc tổng kết một hoạt động như nhân dịp trao huân chương. chi phí lắp đặt lớn. Ưu điểm như: Tận dụng được diện tích mặt bằng tối đa vì không có tường ngăn. khó bảo đảm bí mật thông tin khi cần thiết. Căn cứ vào lời phát biểu đó họ sẽ phản ứng cùng các khách mời khác.5 : hãy cho biết trong quá trình tổ chức hội nghị: a. cắt băng khánh thành… Như vậy sẽ tôn thêm phần quan trọng của sự kiện. Nhược điểm là tốn diện tích sử dụng mặt bằng. đáp ứng được yêu cầu bí mật thông tin khi cần thiết.Bố trí văn phòng theo hướng: hướng phân tán và hướng tập trung  Văn phòng bố trí theo hướng phân tán: Tất cả các bộ phận của văn phòng đều bố trí nhân viên. diện tích được điều chỉnh theo số lượng người nhằm tạo điều kiện làm việc thuận lợi nhất. dưới quyền quản lý của nhà quản trị hành chính. b. giảm sự tập trung cho công việc. + Văn phòng tập trung theo chức năng: Các hoạt động hành chính vẫn đặt tại địa điểm của các bộ phận chuyên môn của nó nhưng phải được đặt dưới quyền phối hợp. Vì vậy trong các hội nghị các buổi chiêu đãi ai sẽ phát biểu. *Căn cứ vào trình độ tập trung hóa công tác văn phòng: . hiểu được quan hệ của người khác và điều chỉnh chính sách của cơ quan hay doanh nghiệp mà họ đại diện.Ưu điểm là bảo đảm sự độc lập giữa các bộ phận. Nhược điểm như gây ồn ào ảnh hưởng đến xung quanh. từng khoang bằng các vật liệu. phát biểu có vị trí quan trọng mang tính chất trọng thể thu hút sự chú ý của các đại biểu. phát biểu vấn đề gì. xử lý văn bản. Trình bày tầm quan trọng của các bài phát biểu sẽ được diễn giả trình bày Trong các hoạt động chính thức. phô tô tài liệu. vào lúc nào.

Do đó lựa chọn ai phát biểu và phát biểu như thế nào phải bảo đảm quán triệt tư tưởng đó. hợp pháp Văn bản quy phạm pháp luật được ban hành phải có nội dung phù hợp với hiến pháp và Luật pháp hiện hành. Những quy định soạn thảo văn bản  Nội dung văn bản phải hợp hiến. Khi soạn thảo văn bản hành chính nói chung cần đảm bảo các yêu cầu của phong cách này mới tạo ra các văn bản hành chính hoàn chỉnh 2.Phát biểu và nội dung của bài phát biểu thể hiện quyền lực. tiếp theo là lời đáp lễ của vị khách mời. Còn nếu vì lý do nội bộ nào đó mà có tới hai vị đại diện một cơ quan phát biểu thì người giữ chức vụ thấp hơn đảm nhận vai trò chủ lễ hoặc giới thiệu khách chủ và không thể đánh đồng với vai trò của diễn giả chính.  Văn bản phải được soạn thảo đúng thẩm quyền quy định Đối với văn bản quy phạm pháp luật. liên kết chặt chẽ với nhau và cùng phục vụ cho nội dung chính của buổi lễ. Hình thức của văn bản .Nguyên tắc thứ 4: Việc sắp xếp trình tự phát biểu trong một buổi lễ cũng như tạo dựng một cuộc đối thoại trong đó mỗi bài phát biểu là một phần của tổng thể. văn bản sẽ không có giá trị pháp lý. 1.Nguyên tắc 1: Người được coi là nắm giữ vị trí ít quan trọng hơn cả trong quan hệ thứ bậc sẽ phát biểu đầu tiên trong khi phần kết thúc sẽ do người giữ trọng trách cao nhất đảm nhận. . Vì vậy ban tổ chức phải định hướng chủ đề phát biểu như thế nào? Có 4 nguyên tắc chỉ đạo sau đây: . Câu hỏi 3.  Văn bản phải được trình bay bằng phong các ngôn ngữ hành chính công vụ Đây là phong cách ngôn ngữ dùng trong lĩnh vực luật pháp và quản lý nhà nước. Một văn bản chỉ đề cập đến những vấn đề có liên quan với nhau.6: cho biết những quy định chung soạn thảo văn bản và quy định về thể thức văn bản? lấy ví dụ minh họa. Văn bản của cơ quan nhà nước cấp dưới ban hành phải phù hợp và không trái với quy định trong văn bản của các cơ quan nhà nước cấp trên.  Văn bản phải được soạn thảo đúng thể thức Văn bản phải đảm bảo đúng thể thức nhà nước quy định. nếu văn bản không đúng thể thức. . còn những vấn đề khác phải được soạn thảo và trình bày ở một văn bản khác. thẩm quyền soạn thảo và bàn hành của các cơ quan quản lý nhà nước đã được phân định rõ nhằm tránh việc chồng chéo hay bỏ sót lĩnh vực cần quản lý và chức năng của từng cơ quan (luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật năm 1997)  Văn bản phải đảm bảo tính khả thi Nếu là văn bản pháp luật thì phải phù hợp với một nội dung và vấn đề mà lĩnh vực văn bản đó điều chỉnh.Nguyên tắc 2: Vị chủ lễ là người tiếp đón nên sẽ là người phát biểu đầu tiên. Việc có tới hai ba người phát biểu nhân dân một cơ quan cho thấy dấu hiệu phân tán quyền lực hoặc lơi lỏng việc thực thi quyền lực..Nguyên tắc 3: Mỗi cơ quan. . tổ chức chỉ cần một người đại diện đứng lên phát biểu.

Mẫu trình bày văn bản quản lý Nhà nước bao gồm 14 yếu tố sau: 1. 7. Không dùng tên loại văn bản mà pháp luật không quy định. Tên cơ quan được viết ở góc trái. 5. .Tên loại văn bản Trừ công văn. Tên loại văn bản được viết in to đậm dưới địa danh ngày tháng.Hạnh phúc ( Viết bằng chữ thường có gạch nối ở giữa. đối với công văn thì ghi dưới số. Các căn cứ này trực tiếp liên quan đến nội dung của văn bản. các ý. phía dưới có gạch ngang) 2. Trích yếu văn bản Trích yếu nội dung là phần ghi tóm tắt chính xác nội dung văn bản. ký hiệu. còn tất cả các văn bản quản lý đều có tên loại. không viết tắt. tháng dưới 3 phải viết thêm số 0 ở đằng trước 3. 6. thuận tiện cho việc vào sổ và theo dõi sử dụng. Trích yếu nội dung được ghi dưới tên loại văn bản. những số chỉ ngày dưới 10.Số và ký hiệu văn bản Số và ký hiệu ghi ở dưới tên cơ quan ban hành văn bản Điều 6 Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật được đánh sơ thứ tự cùng với năm ban hành và ký hiệu cho từng loại văn bản.Những yêu cầu chung của việc soạn thảo văn bản quản lý: thể thức văn bản (cơ cấu hình thức văn bản) là bố cục các phần.Địa danh.Tên cơ quan ban hành văn bản Tên cơ quan ban hành văn bản cho biết vị trí của cơ quan ban hành trong hệ thống tổ chức bộ máy nhà nước.Quốc hiệu Công văn số 1053/VP ngày 12/8/1976 Thường vụ hội đồng Chính phủ quy định về quốc hiệu sử dụng trên các văn bản của nước ta như sau: (dòng trên viết) ( Dòng dưới viết ) CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập . giúp xác định nhanh chóng nội dung chủ yếu của văn bản.Tự do . sai chính tả. Trích yếu thể hiện tổng quát nội dung của văn bản. các câu liên kết với nhau theo chủ đề nhất đinh nhằm tạo nên văn bản là một chỉnh thể thống nhất. Các căn cứ bản hành Đây là yếu tố bắt buộc đối với văn bản quy phạm pháp luật và văn bản cá biệt nhằm chỉ ra cơ sở để ban hành chung. ngang hàng với quốc hiệu được trình bày đậm nét rõ ràng chính các như trong quyết định thành lập cơ quan. giúp cho cơ quan nhận văn bản theo dõi được địa điểm cơ quan bản hành để liên hệ giao dịch công tác thuận lợi Ngày tháng: ghi ngày tháng năm ban hàn (ký) văn bản.Tên loại văn bản quản lý hiện nay được quy định trong điều lệ công tác công văn giấy tờ và hồ sơ lưu trữ ban hành kèm theo Nghị định 142/08 ngày 28/91963 và Thông tư 33/BT hướng dẫn về hình thức văn bản và việc ban hành văn bản của cơ quan hành chính nhà nước. 4. giữa trang giấy. ngày tháng Địa danh là điểm đặt trụ sở của cơ quan ban hành văn bản.

không trùng lặp. xử lý văn bản cũ 10. mục đích.7 : Trình bày các khái niệm của các loại văn bản pháp luật? lấy ví dụ minh họa 1. quốc phòng an ninh của đất nước. Nơi nhận Nơi nhận là tên cơ quan tổ chức. Nội dung văn bản phải được trình bày gọn. quan trọng và tương đối ổn định nhằm cụ thể hóa một số quy định của hiến pháp. Tùy theo vấn đề. . chữ ký và họ tên đầy đủ của người có thẩm quyền ký. Hiến pháp nhằm điều chỉnh những quan hệ xã hội cơ bản nhất của một quốc gia và những nguyên tắc quy định sự tồn tại của một quốc gia. Thẩm quyền ký Thẩm quyền ký bao gồm: chức vụ. cá nhân có trách nhiệm thi hành công việc nói trong văn bản. Mức độ “mật’ và “khẩn” của văn bản do người ký có thẩm quyền quyết định. độ “khẩn” Trong trường hợp văn bản có dấu chỉ độ “mật’ (mật. Các yếu tố được trình bày theo một thể thức nhất định nhằm đảm bảo cho văn bản có hiệu lực pháp lý và sử dụng được thuận tiện. Nội dung của văn bản Đây là phần chủ yếu của bất cứ loại văn bản nào. 13. 12. đủ ý. đảm bảo các yêu cầu về sử dụng từ ngữ chính tả. Tên viết tắt người đánh mày và số lượng bản đánh máy hoặc sao chụp Trong trường hợp văn bản quan trọng cần quản lý chặt chẽ số lượng văn bản thì cần ghi tên người đánh máy và số lượng văn bản đánh máy hoặc sao chụp vào vị trí giữa tiêu đề quốc hiệu và địa danh ngày tháng. Điều khoản thi hành Điều khoản thi hành thường áp dụng đối với văn bản quy phạm pháp luật và văn bản cá biệt. Văn bản của Quốc hội . thượng khẩn. là cơ sở pháp lý của việc ban hành mọi văn bản quy phạm pháp luật. 14. cân nhắc từng ý từng câu. không được đóng dấu khống chỉ.Luật: điều chỉnh các quan hệ xã hội cơ bản. . hình thức văn bản khác nhau mà lựa chọn cách kết cấu nội dung. Văn bản của các cơ quan quyền lực nhà nước a. hình thức. 11. Căn cứ ban hành có thể được trình bày theo lối “văn điều khoản” hoặc “văn xuôi pháp luật” 8. 9.không cần nêu căn cứ gián tiếp. Câu hỏi 3. tuyệt mật) hoặc dấu chỉ độ “khẩn” (khẩn. gửi đúng đối tượng.Hiến pháp: là đạo luật gốc do Quốc hội ban hành. tối mật. đối ngoại nhiệm vụ kinh tế xã hội. Luật quy định các vấn đề cơ bản quan trọng trong các lĩnh vực về đối nội. chủ thể thi hành. Con dấu Dấu của cơ quan ban hành văn bản màu đỏ cờ (quốc ký) đóng trùm lên trên 1/3 đến 1/4 chữ ký về phía trái. đánh máy. Dấu chỉ mức độ “mật”. hỏa tốc) thì dấu chỉ độ mật và độ khẩn được đóng bằng mực đỏ vào phía trái tờ đầu dưới số và ký hiệu. văn phong cho phù hợp. Nơi nhận giúp cho văn thư xác định đủ số lượng bản cần in. Phần điều khoản thi hành bao gồm: hiệu lực của văn bản. Tóm lại cơ cấu của một văn bản có thể bao gồm đầy đủ 14 yếu tố nói trên.

. để ban bố trình trạng khẩn cấp trong cả nước hoặc từng địa phương. giám sát việc thi hành hiến pháp. d.Nghi định: quy định chi tiết thi hành luật.những nguyên tắc chủ yếu về tổ chức và hoạt động của bộ máy nhà nước. 2. giám sát và hướng dẫn hoạt động của Hội đồng nhân dân và quyết định những vấn đề thuộc thẩm quyền của Uỷ van thường vụ quốc hội.Nghị quyết: nhằm đề ra các chủ trương chính sách lớn như xây dựng và kiện toàn bộ máy hành chính nhà nước từ trung ương đến cơ sở. an ninh và quốc phòng phê chuẩn điều ước quốc tế… b. pháp lệnh để tổng động viên hoặc động viên cục bộ.Nghị quyết của Hội đồng nhân dân: nhằm đưa ra chủ trương. Văn bản của Chính phủ . pháp lệnh.. Văn bản của Hội đồng nhân dân các cấp .Nghị quyết: được ban hành để quyết định các kế hoạch phát triển kinh tế . phong hàm phong cấp sỹ quan cấp cao trong các lực lượng vũ trang nhân dân. Bộ trưởng và các thành viên khác của Chính phủ: Phó Chánh án tòa án nhân dân tối cao. biện pháp thực hiện văn bản quy phạm pháp luật của các cơ quan nhà nước cấp trên ở địa phương theo sự hướng dẫn của Chính phủ. miễn nhiệm. giải quyết những công việc cụ thể thuộc thẩm quyền của Hội đồng nhân dân như hủy bỏ những quyết định sai trái của Hội đồng nhân dân cấp dưới. cơ quan ngang Bộ và các cơ quan thuộc Chính phủ b. quy định nhiệm vụ quyền hạn. Phó Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao. quyết định chính sách tài chính. quy định về những hành vi vi phạm hành chính và các cơ quan nhà nước. đơn vị vũ trang nhân dân và công dân. trong một sơ trường hợp Hội đồng nhân dân được quyết định những vấn dề cấp bách của địa phương khi văn bản cấp trên chưa quy định như. văn bản quy phạm pháp luật của Quốc hội và Uỷ ban thường vụ quốc hội.Quyết định: được ban hành để quyết định các chủ trương.Pháp lệnh: là văn bản đặt ra các quy phạm nhằm điều chỉnh các quan hệ xã hội quan trọng cơ bản nhưng chưa ổn định hoặc các quan hệ xã hội chưa được luật điều chỉnh.Nghị quyết: được ban hành để giải thích Hiến pháp.Quyết định: dùng để giải quyết những công việc cụ thể thuộc thẩm quyền của mình như : bổ nhiệm. biện pháp lãnh đạo điều hành hoạt động của Chính phủ và hệ thống hành chính của nhà nước từ trung ương đến cơ sở. Văn bản của Chủ tịch nước . phê chuẩn kế hoạch hoạt động của UBND cấp mình. pháp lệnh nghị quyết của Uỷ ban thường vụ quốc hội. Văn bản của các cơ quan quản lý hành chính nhà nước a.xã hội của đất nước. . tổ chức bộ máy cả các Bộ. . củng cố và tăng cường quốc phòng an ninh. . . lệnh. Văn bản của Uỷ ban thường vụ quốc hội . giám sát hoạt động của Chính phủ và Tòa án nhân dân tối cao. tổ chức xã hội. Sau một thời gian thực hiện trình Quốc hội xem xét quyết định ban hành thành luật. ngân sách quốc gia. quyết định của Chủ tịch nước. cách chức Phó thủ tướng Chính phủ. nghị quyết của Quốc hội. Văn bản của Thủ tướng chính phủ . c. pháp luật. thực hiện chính sách xã hội dân tộc tôn giáo.Lệnh: dùng để công bố Hiến pháp. quyết định các chính sách cơ bản về đối ngoại. bảo đảm thực hiện Hiến pháp và pháp luật trong các cơ quan nhà nước. luật. phê duyệt các điều ước quốc tế thuộc thẩm quyền của Chính phủ. về quyền và nghĩa vụ cơ bản của công dân… .

.Chỉ thị: quy định các biện pháp để chỉ đạo. nghị quyết của Quốc hội. Văn bản hành chính gồm những loại nào Công văn : Công văn hành chính được ban hành để giải quyết công việc giữa các cơ quan nhà nước với nhau. phối hợp và kiểm tra hoạt động của các cơ quan.Quyết định của UBND : dùng để quy đinh những chủ trương. phối hợp hoạt động của các thành viên chính phủ.Chủ tịch UBND có quyền ra các loại văn bản : Quyết định. lĩnh vực do mình phụ trách và những vấn đề thuộc Chính phủ giao. nghị định của Chính phủ.Quy định chế độ làm việc của các thành viên Chính phủ. cơ quan ngang Bộ. Chỉ thị B – CÂU HỎI LOẠI 4 ĐIỂM Câu hỏi 4. Tờ trình phải có tính thuyết phục cao .Tờ trình : Là văn bản đề xuất với cấp trên về một vấn đề mới xin cấp trên phê duyệt một phương án công tác. Thủ trưởng các cơ quan ngang Bộ và Thủ trưởng các cơ quan thuộc Chính phủ .Quyết định: quy đinh về tổ chức và hoạt động của các cơ quan. quyết định. lệnh. đơn vị thuộc ngành. giữa cơ quan nhà nước với tổ chức xã hội và công dân: Công điện : Công điện là hình thức đặc biệt của công văn dùng để truyền đạt mệnh lệnh hoặc thông tin trong trường hợp khẩn cấp . quy phạm và các định mức kinh tế kỹ thuật của ngành. lĩnh vực mình phụ trách trong việc thự hiện văn bản quy phạm pháp luật của các cơ quan nhà nước cấp trên và của cơ quan mình. lĩnh vực do mình thụ trách.Chỉ thị của UBND: dùng để truyền đạt và chỉ đạo thực hiện các chủ trưong. nghị quyết của Hội đồng nhân dân và quyết địn vcủa UBND cấp mình . đôn đốc và kiểm tra hoạt động của các Bộ. nghị quyết. Chủ tịch UBND tỉnh . biện phá cụ thể thực hiện văn bản cảu các cơ quan nhà nước cấp trên và nghị quyết của Hội đồng nhân dân cấp mình. công dân trong việc chấp hành pháp luật. các quyết định của Chỉnh phủ c. quyết định của Chủ tịch nước. một chính sách. cơ quan thuộc Chính phủ. . miễn nhiệm cán bộ viên chức giữ các chức vụ thuộc thẩm quyền của UBND .Thông tư: được ban hành dể hướng dẫn thực hiện những quy định được luật. Văn bản của Bộ trưởng. một kế hoạch thực hiện một nhiệm vụ công tác của cơ quan. . . bãi bỏ một văn bản không còn phù hợp. đơn vị trực thuộc.1 a. Văn bản của Uỷ ban nhân dân các cấp . d.thành phố trực thuộc TƯ và các vấn đề khác thuộc thẩm quyền của Thủ tướng chính phủ. một chế độ hoặc một đề nghị thay đổi. đơn vị trong một thời gian nhất định. giải quyết những công việc cụ thể thuộc thẩm quyền của UBND như : tổ chức thực hiện và kiểm tra đối với các cơ quan. bổ sung. quy định các tiêu chuẩn. pháp lệnh nghị quyết của ủy ban thường vụ quốc hội. công bố với một đối tượng về một vấn đề nào đó . quy trình.Chỉ thị quy định các biện pháp chỉ đạo. chính sách của cấp trên. UNBD các cấp trong việc thực hiện các chủ trương chính sách pháp luật caa nhà nước. bổ nhiệm. đôn đốc.Thông báo : Là văn bản để thông tin.Kế hoạch : Là văn vản trình bày một sự kiện. chỉ thị của thủ tướng chính phủ giao thuộc phạm vi quản lý ngành.

một vấn đề hoặc một người. Đề án công tác : Là văn bản dùng để trình bày những kế hoạch. diễn thuyết trước một cuộc mít tinh. thẩm quyền của cơ quan ban hành.. văn bản có liên quan. những sự kiện quan trọng trong các lĩnh vực đối nội. thông tin cần thiết để viết văn bản. Trình bày quy trình soạn thảo văn bản pháp quy? Cho ví dụ minh họa. .Là một loại văn bản được dùng trong các trường hợp như khai mạc. từ đó người viết mới có cơ sở để cân nhắc cách viết.Thông cáo :Là văn bản dùng để công bố với nhân dân. với các đối tượng quản lý của nhà nước những quyết định. đối ngoại. song đều tuân theo trình tự chung: Bước 1: Công tác chuẩn bị Căn cứ vào chương trình. giấy đi đường. - - Ngoài các văn bản kể trên trong hoạt động quản lý hành chính các cơ quan còn sử dụng một số loại văn bản khác như giấy giới thiệu. giới hạn giải quyết. đến thẩm quyền và trách nhiệm của các ban ngành khác. quy trình soạn thảo văn bản sẽ được triển khai với các giai đoạn và nội dung cụ thể. Các loại đơn từ : Là một loại thư riêng mà người viết thường dùng để trình bày ý kiến của mình gửi đến các cơ quan nhà nước. sổ sách các loại… b. báo cáo đột xuất. nhất là tìm ra các nhược điểm của văn bản cũ để khắc phục. . tổng kết… . bế mạc một hội nghị (1cuộc họp). kể lại. báo cáo có các loại như báo cáo định kỳ. kế hoạch soạn thảo văn bản. Tùy theo từng loại hình văn bản. yêu cầu. giao ước giữa hai hay nhiều bên quy định các quyền. cần tổ chức lấy ý kiến các ban ngành. kế hoạch xây dựng văn bản. thông tin lại về một sự việc.Biên bản :Là văn bản dùng dể ghi chép tại chỗ các thông tin về một sự việc đang xảy ra . + Nghiên cứu các chủ trương chính sách của Đảng ở các cấp định hướng cho chuẩn xác + Tổng kết đánh giá các văn bản cũ.Hợp đồng :Là văn bản sự thỏa thuận. xem xét và giải quyết một công việc hoặc một yêu cầu nào đó Quy chế : Là văn bản áp dụng pháp luật do cơ quan có thẩm quyền ban hành gồm những điều quy định thành chế độ để các chủ thể thực hiện trong những hoạt động nhất định nào đó. khánh thành một công trình xây dựng. ban soạn thảo tiến hành các công tác chuẩn bị gồm những công việc chủ yếu sau: + Định hình khái quát nội dung văn bản: xác định những nội dung chủ yếu của vấn đề định viết làm cơ sở cho việc thu thập tài liệu. dự kiến nhằm thực hiện một nhiệm vụ được giao trong một thời gian nhất định. tổ chức xã hội để đề nghị. báo cáo sơ kết. chọn cách trình bày hợp lý. nghĩa vụ của các bên tham gia thường được viết thành văn bản. giới hạn khuôn khổ văn bản.Báo cáo : Là văn bản dùng để tường thuật. Diễn văn . lấy ý kiến quần chúng để văn bản phản ánh được sâu sát lợi ích và nguyện vọng của họ. + Chọn lựa phương án hợp lý nhất: xác định mục đích. + Đối với nhưng vấn đề có liên quan đến quyền lợi của quần chúng cơ sở.

hoặc trình bày dưới dạng điều khoản. hướng dẫn động viên. thông qua và ký ban hành theo thẩm quyền. có thể trình bày theo chương. chọn thời điểm ban hành cho hiệu quả nhất. đưa sự kiện. phương thức quản lý theo chế độ tập thể hay chế độ một thủ trưởng để xây dựng dàn bài. số liệu. thẩm quyền ra văn bản. Bước 5: Xét duyện và ký văn bản. nội dung của văn bản mà cơ quan ban hành văn bản tạo điều kiện để các cơ quan nhà nước. + Xây dựng dàn bài của văn bản: Cách trình bày phải phù hợp với tên văn bản. căn cứ vào tính chất. cách viết. viết bài giải thích. Nhận được biên bản thẩm định của cơ quan chủ trì soạn thảo chỉnh lý dự thảo và chuẩn bị hồ sơ trình ký. Bước 6: Ban hành và tổ chức thực hịện Văn bản pháp quy được ban hành trước thời hạn có hiệu lực của văn bản một khoảng thời gian phù hợp để có thể tuyên truyền phổ biến.2 a. khuyến khích kết hợp với nêu ý nghĩa và tầm quan trọng của việc ban hành văn bản. tầng lớp nào. dùng ngôn ngữ. điều đã được xây dựng trong dàn bài + Viết thành bản thảo văn bản: Viết bản thảo chính là làm cho những ý chính trong đề cương được thể hiện trong các đoạn văn.+ Xác định đối tượng tác động của văn bản tức là: xem xét văn bản đó của cơ quan nào. câu văn và có những mối liên kết lôgic với nhau chặt chẽ. ai phải thực hiện?. mệnh lệnh định viết nhằm phục vụ chủ đề văn bản rồi sắp xếp vào các phần. đơn vị vũ trang và công dân tham gia góp ý kiến xây dựng văn bản Bước 4: Thẩm định dự thảo Cơ quan thẩm định tiến hành thẩm định theo luật định và gửi biên bản thẩm định cho cơ quan chủ trì sọan thảo văn bản. thủ tục. tổ chức xã hội.. các mục. Trong trường hợp văn bản không được thông qua thì cơ quan soạn thảo văn bản phải chỉnh lý và trình lại. Bước 2 : Soạn đề cương và viết bản thảo văn bản Căn cứ vào phạm vi điều chỉnh.. Bản gốc của văn bản pháp quy phải đượclưu trữ theo quy định của pháp luật về lưu trữ. soạn đề cương cho phù hợp. hướng dẫn cho các chủ thể cách thực hiện. lập luận để có sức thuyết phục.Từ chỗ xác định rõ đối tượng tác động của văn bản để: chọn thể thức (loại hình) văn bản cho phù hợp. + Soạn đề cương văn bản: Ghi tóm tắt toàn bộ những ý tưởng. Dự thảo văn bản sau khi đã chỉnh lý sẽ trình lên cấp trên (tập thể hay cá nhân) để xem xét. thể thức của văn bản. Bước 3: Tổ chức lấy ý kiến tham gia xây dựng dự thảo văn bản Trong quá trình xây dựng văn bản pháp quy. Câu hỏi 4. mục dưới dạng văn xuôi. Hãy cho biết những yêu cầu khi soạn thảo văn bản pháp quy? Để văn bản quản lý nói chung và văn bản pháp quy nói riêng phát huy đầy đủ các chứng năng của nó thì khi soạn thảo cần phải bảo đảm các yêu cầu sau đây: . lựa chọn cách trình bày cho phù hợp. Các cơ quan có chức năng ban hành và tổ chức thực hiện cần triển khai tổ chức thực hiện văn bản bằng nhiều hình thức thích hợp như: gửi văn bản đến cơ quan có trách nhiệm thực hiện. tổ chức kinh tế.

Muốn vậy nội dung văn bản phải phản ánh và phù hợp với điều kiện kinh tế xã hội. thể thức văn bản theo quy định của nhà nước. + Trong hoàn cảnh đó. Trình bày quy trình soạn thảo văn bản hành chính? Cho ví dụ minh họa Văn bản hành chính là các văn bản quản lý mang tính chất thông tin điều hành nhằm thực thi các văn bản quy phạm pháp luật hoặc để giải quyết các công việc cụ thể. do đó văn bản phải có nội dung thiết thực. bảo đảm đến mức tối đa tính phổ cập. lựa chọn các thông tin cần thiết có liên quan đến nội dung của vấn đề cần ra văn bản..Văn bản pháp quy phải đảm bảo tính quy phạm + Những điều kiện. Các sự kiện và số liệu phải chính xác và có giá trị hiện thời. phù hợp với trình độ dân trí. giải quyết vấn đề và kết thúc vấn đề. . không được sử dụng thông tin đã cũ. hình thức. b.  Bước 2: Bộ phận hoặc cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo tiến hành viết dự thảo văn bản phù hợp với nội dung. Quá trình soạn thảo các văn bản quản lý hành chính gồm các bước sau đây:  Bước 1: Xác định mục đích. Khi soạn thảo văn bản quản lý hành chính về cơ bản cũng phải đảm bảo các yêu cầu như đối với văn bản pháp quy song các văn bản này không có tính chất pháp lý. yêu cầu về thời gian của cấp có thẩm quyền. dễ nhớ. rõ ràng dễ hiểu. ghi chép công việc của cơ quan nhà nước. các vấn đề phải rõ ràng không để cho người đọc hiểu theo nhiều cách khác nhau + Về hình thức: Phải căn cứ vào hình thức văn bản để lựa chọn cách trình bày cho thích hợp. bảo đảm bố cục lôgic khoa học từ đặt vấn đề. .đây là yêu cầu tổng quát cả về nội dung và hình thức . đặc biệt là các thông tin quan trọng như: thông tin pháp luật. Nhà nước muốn chủ thể phải sử sự như thế nào (quy định) + Nếu không thực hiện đúng và đầy đủ mệnh lệnh của nhà nước thì nhà nước sẽ sử lý như thế nào (chế tài). Nội dung văn bản đề cập phải phù hợp với sự vận động các quy luật khách quan và xu thế của thời đại. Các mệnh lệnh. + Về nội dung : Văn bản pháp quy phải có đủ lượng thông tin quy phạm và thông tin thực tế cần thiết. phân tích.Văn bản pháp quy phải bảo đảm tính mục đích. từ các vấn đề thể hiện trong chương trình công tác của cơ quan : Tiến hành thu thập. -Văn bản pháp quy phải có tính đại chúng: Đối tượng thì hành văn bản pháp quy là quảng đại quần chúng với những trình độ học vấn khác nhau. hoàn cảnh và chủ thể mà Nhà nước cần tác động. tính chất của vấn đề cần văn bản hóa thông thường xuất phát từ ý tưởng chỉ đạo của lãnh đạo cơ quan. thông tin thực tiễn. phản ánh tình hình giao dịch trao đổi công tác.Văn bản phải có tính khả thi Văn bản quy phạm pháp luật khi ban hành phải có khả năng thực hiện trên thực tế. Ngôn ngữ phải bảo đảm sự trong sáng và tính đại chúng . đưa ra những yêu cầu về trách nhiệm thi hành hợp lý phù hợp với trình độ năng lực khả năng vật chất của chủ thể thi hành. .Văn bản pháp quy phải bảo đảm tính khoa học .

câu đối. hoành phi. tài liệu sách vở đến các loại bia. Theo cách định nghĩa này từ các loại giấy tờ. Truyền đạt thông tin quản lý qua văn bản được xem là hình thức thuận lợi và đáng tin cậy nhất. ghi ký hiệu. Trình bày khái niệm văn bản? Văn bản là đối tượng nghiên cứu của nhiều ngành khoa học. nhiều lĩnh vực khác nhau. bảo quản văn bản lưu) theo đúng quy định hiện hành. hoặc văn phòng duyệt văn bản trước khi trình lên lãnh đạo cơ quan ( Thủ trưởng hoặc phó thủ trưởng phụ trách chuyên môn) ký  Bước 4: Hoàn chỉnh dự thảo lần cuối. Ví dụ minh họa: Câu hỏi 4. Trên thực tế văn bản được hiểu theo nghĩa này là phổ biến. băng ghi âm. xí nghiệp. Hãy cho biết chức năng của văn bản? lấy ví dụ minh họa  Chức năng thông tin Đây là chức năng tổng quát phổ biến nhất của tất cả các loại văn bản đặc biệt là văn bản quản lý. gửi văn bản. giấy tờ được sử dụng trong hoạt động của các cơ quan. bản vẽ…đều được coi là văn bản. khẩu hiệu. Văn bản cũng chính là cơ sở pháp lý cho hoạt động của các cơ quan. Bước 3: Lãnh đạo phụ trách trực tiếp (Tưởng hoặc phó) các phòng ban. Văn bản cũng phản ánh kết quả vận dụng các quy phạm pháp luật vào thực tiễn quản lý nhà nước. các đoàn thể. điều chỉnh các quan hệ pháp luật trong xã hội. Tuy theo từng lĩnh vực cụ thể của đời sống xã hội và quản lý nhà nước mà văn bản có những hình thức và nội dung khác nhau b. . đoàn thể. quản lý xã hội  Chức năng quản lý Chức năng này xuất hiện khi văn bản được sử dụng để thu thập thông tin. áp phích. ban hành và tổ chức thực hiện các quyết định quản lý vì các thông tin trong văn bản chính là những căn cứ để các cơ quan đề ra các quyết định quản lý. trình ký  Bước 5: Đánh máy (hoặc in) nhân văn bản theo số lượng “ nơi nhận “ và làm các thủ tục văn thư phát hành và lưu giữ văn bản (cho số. các tổ chức xã hội. Theo nghĩa hẹp văn bản được hiểu là các tài liệu. Vì vậy tùy theo góc độ nghiên cứu và mục đích tiếp cận. dánh máy (hoặc in) soát lại văn bản. đóng dấu. Tóm lại văn bản nói chung là một phương tiện ghi tin và truyền đạt thông tin bằng một ngôn ngữ (hay ký hiệu) nhất định. Các hình thức ghi tin và truyền đạt thông tin hiện nay rất phong phú tuy vậy trong hoạt động quản lý văn bản vẫn là phương tiện chủ yếu.  Chức năng pháp lý Xét theo chức năng này có thể nói văn bản là phương tiện tác động riêng rẽ của pháp luật đến các quan hệ xã hội thể hiện ở chỗ nó giúp các cơ quan ghi lại và phổ biến các quy phạm pháp luật.3 a. người ta có nhiều các định nghĩa về văn bản Theo nghĩa rộng văn bản được hiểu là một phương tiện để ghi tin và truyền đạt các thông tin từ chủ thể này đến chủ thể khác bằng một ký hiệu hoặc ngôn ngữ nhất định.

trình độ quản lý. Qua văn bản người ta cũng có thể nhận biết trình độ văn hóa. Thông qua văn bản người ta có thể thấy dược các hoạt động văn hóa xã hội truyền thống và bản sắc văn hóa của mỗi dân tộc.  Nếu phong bì bị rách. Văn bản góp phần quan trọng ghi lại và truyền bá cho mọi tầng lớp cho các thế hệ mai sau những truyền thống văn hóa quý báu của đất nước. tất cả mọi văn bản đi -đến cơ quan bằng các con đường khác nhau đều phải chuyển qua văn thư đăng ký vào sổ và làm các thủ tục cần thiết.4 a. giấy tờ gửi cơ quan.Việc gửi văn bản giữa các cấp. trình độ giao tiếp của các cơ quan. . của người soạn thảo ra văn bản. gửi văn bản có những vấn đề thuộc phạm vi bí mật của cơ quan của nhà nước thì phải thực hiện đúng chế độ giữ gìn bí mật nhà nước được quy định trong Pháp lệnh Bảo vệ bí mật Nhà nước b.Việc tiếp nhận. thủ trưởng hoặc những người có chức vụ lãnh đạo trong cơ quan. mỗi quốc gia qua các giai đoạn lịch sử. . chức năng dữ liệu… Câu hỏi 4. Văn bản của cơ quan cấp trên gửi xuống cấp dưới trực tiếp và văn bản của cơ quan cấp dưới gửi cho cơ quan cấp trên trực tiếp.  Chức năng xã hội Văn bản nói chung đều được hình thành do các nhu cầu của xã hội vì vậy nội dung của văn bản bao giờ cũng phản ánh các mặt khác nhau của đời sống xã hội. ngành trong bộ máy Nhà nước phải theo đúng hệ thống tổ chức. Kiểm tra và phân loại  Kểm tra văn bản nếu không thuộc doanh nghiệp mình thì phải gửi trả lại nơi gửi. Chức năng văn hóa Xem xét văn bản dưới quan điểm văn hóa cho thấy chúng cũng là sản phẩm sáng tạo của con người được hình thành trong quá trình lao động và cải tạo thế giới. Cho biết trình tự công việc thực hiện tổ chức giải quyết văn bản đến và giaiar quyết quản lý văn bản mật?  Quy trình quản lý văn bản đến Bước 1. . Các văn bản có khả năng góp phần thúc đẩy hoặc kìm hãm sự phát triển các quan hệ xã hội khác nhau. bị bóc hoặc vị mất bì thì phải lập biên bản với sự chứng kiện của người đưa công văn  Phân loại sơ bộ văn bản: + Loại phải vào sổ đăng ký: là những công văn. không được gửi văn bản vượt cấp (trừ trường hợp đặc biệt). Trình bày nguyên tắc giải quyết và quản lý văn bản? Nguyên tắc giải quyết và quản lý văn bản : Để quản lý tập trung thống nhất công việc trong cơ quan. Ngoài những chức năng tên văn bản còn có một số chức năng khác như chức năng giao tiếp.

Bước 3: Đóng dấu đến. + Loại bóc bì: các văn bản ngoài bì đề tên cơ quan chức danh thủ trưởng cơ quan. tháng. số văn bản đến. sách báo. tố cáo. không làm mất địa chỉ nơi gửi và dấu bưu điện. . “ thượng khẩn”. chuyển ngay đến người nhận. chỉ vào sổ ghi ngoài bì và chuyển ngay đến người có tên nhận. đối chiếu và xóa sổ. thư nặc danh hoặc văn bản cần kiểm tra xác minh điểm gì đó thì cần giữ lại cả phong bì. các đoàn thể và công văn ngoài bì ghi rõ tên người nhận. đính kèm với văn bản để lưu hồ sơ giải quyết sau này. Mọi tài liệu mật bất cứ từ nguồn nào gửi đến đều phải qua văn thư vào sổ “Tài liệu mật đến” riêng để theo dõi. Cần soát lại bì xem đã lấy hết văn bản ra chưa để tránh trường hợp bị sót Đối chiếu số.+ Loại không phải vào sổ đăng ký: thư riêng. ghi số đến và này đến Dấu đến có mục đích xác nhận văn bản đã qua văn thư. số lượng văn bản ghi ngoài bì với các thành phần tương ứng của văn bản cất trong bì ra nếu điểm nào sai thì phải ghi lại để hỏi cơ quan gửi. ký hiệu. mà chỉ vào sổ theo bì và chuyển ngay văn bản đó đến người có tên. người có trách nhiệm giải quyết. ghi nhận ngày. đóng dấu vào phiếu gửi rồi trả lại phiếu đó cho cơ quan gửi văn bản. Nếu có phiếu gửi kèm theo công văn. Đối với những thư từ khiếu nại. Đoàn cần lưu ý: phòng hành chính không mở những tài liệu ghi rõ tên người nhận và có dấu “Riêng người có tên mở bì” . Sau đó văn thư nhận lại văn bản để vào sổ công văn đến. không có dấu mật + Loại không được bóc bì: Chỉ vào sổ nhưng không được bóc bì và chuyển cả bì gồm những công văn gửi Đảng ủy. phải ký xác nhận. • • • • Đối với công văn có dấu “MẬT”  Không được bóc bì và chuyển ngay cho người có trách nhiệm giải quyết. trình văn bản cho chánh văn phòng (hoặc trưởng phòng hành chính) xem xét cho ý kiến phân phối. Bước 4: Trình xem Sau khi thực hiện các bước trên. “ khẩn” cần được bóc bì trước. Khi bóc không được làm rách văn bản. Bước 2: Mở phong bì văn bản • • Văn bản có dấu “ hỏa tốc”.  Tài liệu mật gửi dến không đúng thủ tục theo quy định. Những bì tài liệu có dấu “Tuyện mật” do Chánh văn phòng hoặc người được ủy quyền trực tiếp mở bì. Khi nhận cũng như khi trả phải kiểm tra. Đối với văn bản đến từ các cơ quan Đảng. đồng thời nhanh chóng tìm cách hỏi lại nơi gửi  Thu hồi tài liệu mật : Theo dõi thu hồi hoặc trả lại nơi gửi đúng kỳ hạn những tài liệu mật có đóng dấu thu hồi.  Trường hợp tài liệu mật đến mà bị trong có dấu “Chỉ người có tên mới được bóc bì”. bản tin. sau khi nhận đủ tài liệu. nắm nội dung công văn và ý kiến lãnh đạo để chuyển cho các đơn vị.

- Khi trình công văn cho người phụ trách. Bước 7: Theo dõi việc giải quyết công văn  Tổ chức giải quyết quản lý văn bản mật Các văn bản “đến “. nên phân loại trước mức độ quan trọng. giao nhận và tiêu hủy văn bản mật Chỉ được phổ biến văn bản mật trong phạm vi đói tượng cần biết hoặc có trách nhiệm thi hành. tốt nhất là trong vòng 30 phút trong giờ hành chính và 1 giờ ngoài giờ hành chính. quản lý văn bản mật. Nhà nước đã có các văn bản mật theo quy đinh câ pháp luật. bỏ trong bìa hồ sơ có ghi nhãn : CÔNG VĂN ĐẾN – TRÌNH XIN Ý KIẾN . C ( mật). chỉ khác nhau cột “trích yếu nội dung văn bản” có thêm cột “mức độ mật”. Văn thư có thể được trủ trưởng giao cho nhiệm vụ quản lý văn bản”mật” hoặc không Sổ ghi văn bản mật “đến” và “đi” tương tự như sổ ghi văn bản thường. các văn bản. Văn bản mật phải được chuyển đến tận tay người nhận. Đối với văn bản “ tối mật”. đến đúng và trực tiếp cho đối tượng chịu trách nhiệm giải quyết và đối tượng đó phải ký xác nhận vào phần “ký nhận” Nếu công văn có dấu “ khẩn” phải được ưu tiên chuyển ngay. Đóng dấu chỉ mức độ mật vào văn bản. B (tối mật). Không được mang văn bản mật về nhà riêng. không đóng ra ngoài bì. “ tuyệt mật” chỉ có thủ trưởng cơ quan hoặc người được ủy quyền bóc và quản lý. tài liệu của người khác Cán bộ văn thư cần theo dõi và báo cáo thường xuyên việc giải quyết công văn của các bộ phận cho người phụ trách văn phòng để trình lãnh đạo cơ quan biết và đôn đốc giải quyết khẩn trương công việc. Khi đi công tác xa không đem theo văn bản mật không có liên quan đến công tác được giao. Căn cứ vào các văn bản nói trên việc giải quyết. vận chuyển. quản lý văn bản mật dược thực hiện theo những nội dung sau đây:  Xác định đúng đắn mức độ mật của tài liệu : Văn vản có 3 mức độ mật: Tuyệt mật. và mật. “đi” . lưu hành tìm hiểu và sử dụng.8 pháp lệnh Bảo vệ bí mật Nhà nước  Thực hiện đúng các quy định về phổ biến. Không để người khôngcó trách nhiệm xem công văn. - - . ký hiệu nơi nhận và đóng dấu độ mật lên bì trong sau đó chuyển cho văn thư làm phiếu gửi và làm bì ngoài như đối với văn bản thường. “nội bộ” có thể có các mức độ mật theo quy định của pháp luật. khẩn của công văn. Những công văn có thời hạn hoàn thành cần ghi rõ ở cột ghi chú.7. Chỉ có người được giao quản lý văn bản mật mới trực tiếp làm các nhiệm vụ đăng ký văn bản này. Dấu chỉ độ mật ghi trên bao bì trong được ghi bằng các ký hiệu: A (tuyệt mật). tối mật. người chịu trách nhiệm làm bì trong phải ghi đầy đủ: số. Nhà nước đã có các văn bản quy định việc giải quyết. ( Điều 6. Văn bản cần được vào sổ ngay trong ngày đến Bước 5 : Vào sổ công văn đến Bước 6: Chuyển giao văn bản Văn bản đến phải được giao trong ngày.

Có thể chia thành các loại hồ sơ chủ yếu: • Hồ sơ công việc: Là toàn bộ các văn bản có nội dung liên quan với nhau về việc giải quyết một vấn đề. đánh số. Góp phần giữ gìn bí mật của Đảng. thuận tiện cho việc nghiên cứu. b.- Trong khi chưa giải quyết công việc không được ghi chép những điều bí mật vào giấy hoặc sổ tay khi chưa được cơ quan quản lý vào sổ. một công việc… • Hồ sơ nguyên tắc: Là tập hợp các văn bản pháp quy có liên quan về một công tác nghiệp vụ nhất định dùng để làm căn cứ tra cứu giải quyết công việc hàng ngày. một tập hợp các văn bản tài liệu có liên quan với nhau về một sự việc. Sổ tay trong đó có ghi những điều bí mật cũng được xem như văn bản. . . sắp xếp văn bản tài liệu thành từng vấn đề. Nhà nước và của cơ quan. Khái niệm hồ sơ và công tác lập hồ sơ? Cho biết vai trò của công tác lập hồ sơ?  Khái niệm hồ sơ. Quản lý chặt chẽ. Đây là công việc cần thiết vì: • • • • Giúp cho mỗi cán bộ. một vấn đề. giữ gìn công văn giấy tờ (tránh lập hồ sơ trùng lặp. Trình bày nội dung của công tác lập hồ sơ? Hãy cho biết các yêu cầu đảm bảo khi lập hồ sơ. đề xuất ý kiến và giải quyết công việc. • Hồ sơ nhân sự: Toàn bộ các tài liệu có liên quan đến một người nào đó. từng vụ việc hoặc thành từng tập văn kiện để phục vụ cho công việc trước mắt và nghiên cứu sau này.Hồ sơ là một văn bản. • Hồ sơ trình duyệt ký  Vai trò lập hồ sơ : . về tên gọi. nhân viên sắp xếp văn bản khoa học.Lập hồ sơ là khâu cuối cùng của công tác giải quyết quản lý văn bản (Công tác văn thư) và là khâu then chốt của công tác lưu trữ. .Công tác lập hồ sơ là quá trình tập hợp. một cá nhân.Để lập hồ sơ người ta phải căn cứ vào một số đặc điểm giống nhau của văn bản như: đặc trưng về vấn đề. địa chỉ.5 a. Tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ tài liệu. tránh bỏ sót văn bản hoặc lưu giữ văn bản giấy tờ không cần thiết). giấy tờ mật và được bảo quản như tài liệu mật Phải có đầy đủ các phương tiện bảo mật để bảo quản các tài liệu mật. - Câu hỏi 4. một đối tượng cụ thể hoặc có cùng một đặc điểm về thể loại hoặc về tác giả được hình thành trong qúa trình giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng nhiệm vụ cụ thể của một cơ quan. tác giả. thời gian…Các đặc điểm đó là căn cứ để hình thành các loại hồ sơ. lập hồ sơ . nâng cao hiệu quả công việc.

thời hạn bảo quản  Công tác lập hồ sơ Nội dung công việc lập hồ sơ tùy thuộc vào từng loại hồ sơ. Trong hoạt động của cơ quan.Hồ sơ phải được biên mục đầy đủ. * Hồ sơ trình duyệt : Hồ sơ trình duyệt là tập các văn bản dự thảo và các văn bản có liên quan dùng để trình lãnh đạo nghiên cứu. bản kiểm điểm. quyết định tuyển dụng. Lập hồ sơ được tiến hành quan các bước: Bước 1: Xác định loại danh mục hồ sơ (tổng hợp hoặc theo đơn vị tổ chức) Bước 2: Xây dựng đề cương phân loại hồ sơ : theo vấn đề và theo đơn vị tổ chức Bước 3: Dự kiến tiêu đề hồ sơ. ký hiệu để xác định vụ trí của chúng nhằm thuận tiện cho việc tra cứu. thổ chức để dùng riêng cho từng đơn vị tổ chức. đơn vị thông thường phải lập các loại hồ sơ sau: * Hồ sơ công việc : Hồ sơ nguyên tắc là tập bản sao các văn bản quản lý về một công tác nghiệp vụ nhất định dùng để làm căn cứ tra cứu.Phản ánh đúng chức năng nhiệm vụ chủ yếu của đơn vị cơ quan và những công tác trọng tâm của cơ quan đó. Tiêu đề hồ sơ phải rõ ràng. Ký hiệu hồ sơ thường có hai phần: phần chữ và phần hồ sơ Bước 5: Phân công người lập hồ sơ Bước 6: Xác đinh thời hạn bảo quản hồ sơ : năm bảo quản. Các yêu cầu cần bảo đảm Công tác lập hồ sơ phải bảo đảm các yêu cầu sau đây: . là danh mục hồ sơ dùng chung cho cả cơ quan và danh mục hồ sơ theo đơn vị. sử dụng. phê chuẩn. có đầy đủ thể thức và là bằng chứng xác thực về những sự việc trong hồ sơ. ngắn gọn và phản ánh khái quát nội dung hồ sơ làm cơ sở cho việc chọn lựa tài liệu đưa vào hò sơ. Hồ sơ này thường có hai phần: Phần I: Những văn bản nguyên tắc làm cơ sở cho việc dự thảo văn bản cần duyệt Phần II: Dự thảo văn bản cần duyệt và các văn bản có liên quan (Bản thuyết minh. các giấy tờ khác liên quan. các phụ lục) . các đơn thư khiếu nại. . nhận xét. . Bao gồm các tài liệu sau : bản lý lich tự thuật. chính xác thuận lợi cho việc sử dụng và bảo quản. giải quyết công việc hàng này * Hồ sơ nhân sự : Hồ sơ nhân sự là tập hợp các văn bản phản ánh quá trình trưởng thành và công tác của mỗi cán bộ.  Nội dung công tác lập hồ sơ Công tác lập hồ sơ của cơ quan. Bước 4: Quy định ký hiệu hồ sơ :Các đề mục lớn nhỏ của từng hồ sơ trong danh mục đều phải có số. .Các văn bản tài liệu trong hồ sơ phải là văn bản chính. công chức của cơ quan. đơn vị gồm các công việc chủ yếu sau:  Lập danh mục hồ sơ : Danh mục hồ sơ là bản liệt kê tên gọi các hồ sơ mà cơ quan cần phải lập trong năm có kèm theo chỉ dẫn thời gian và được duyệt theo một chế độ nhất định. Có hai loại danh mục hồ sơ: Danh mục hồ sơ tổng hợp. xem xét và duyệt.Các văn bản trong từng loại hồ sơ phải có mối liên hệ lôgic với nhau về một vấn dề. một sự việc hoặc về một người.

khoa học . nhiều ngành. hình thức. Trình bày những nguyên tắc và tiêu chuẩn xđ giá trị tài liệu. các tài liệu về quản trị. báo cáo thực hiện kế hoạch…) loại này bảo quản vĩnh viễn. sự vật hoặc cá nhaâ được ghi trong tài liệu. Tài liệu của các cơ quan thường bao gồm các loại: . phải giữ được nhưng tài liệu phản ánh sự kiện lịch sử quan trọng của đất nước. Nhà nước.Loại thứ ba: Tài liệu về nhân sự: có giá trị tra cứu. .kỹ thuật. kinh tế. quân sự.Câu hỏi 4. xã hội. có loại nhanh. nhất là tài liệu của kẻ địch cần xác định được giá trị của các tài liệu đó và sử dụng chúng để phục vụ cho đường lối chính sách của Đảng. giá trị ngôn ngữ.Nguyên tắc chính trị: Nguyên tắc này đòi hỏi khi đánh giá phải xác định được bản chất giai cấp của tài liệu.  Các nguyên tắc xác định giá trị tài liệu : . có loại lâu.  Các tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu lưu trữ Tiêu chuẩn nội dung : Nội dung là toàn bộ những vấn đề. Đây là mục đích chủ yếu. kế hoạch.  Các công cụ thống kê tài liệu lưu trữ b. .Nguyên tắc lịch sử: Việc xác dịnh giá trị tài liệu lưu trữ phải đặt trong hoàn cảnh lịch sử sản sinh ra tài liệu đó. nhiều địa phương. giáo dục. phương pháp và tiêu chuẩn nhất định để nghiên cứu và quy định thời gian bảo quản cho từng loại tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan theo giá trị về mặt chính trị.Nguyên tắc tổng hợp và toàn diện: Nguyên tắc này đòi hỏi: + Xác định giá trị tài liệu trên các mặt: nội dung. Xác định giá trị tài liệu nhằm mục đích lựa chọn các tài liệu có giá trị để bảo quản. Thời hạn bảo quản của tài liệu này không đều. cơ cấu tổ chức. văn hoá. Tiêu chuẩn đơn vị hình thành phông Đơn vị hình thành phông là những cơ quan hoặc cá nhân mà trong hoạt động của nó. sự kiện. văn hoá. . y tế. nhiều cơ quan. khoa học và các giá trị khác của tài liệu từ đó lựa chọn để bổ sung những tài liệu có giá trị cho lưu trữ nhà nước. hiện tượng. xác định những tài liệu đã hết giá trị bảo quản để tiêu huỷ. chức năng. nhiệm vụ. . + Phải căn cứ vào nhu cầu của các lĩnh vực: chính trị. các tài liệu nhân sự được bảo quản chủ yếu lưu trữ cơ quan. nhiệm vụ hoạt động chủ yếu của cơ quan (tài liệu về việc thành lập.6: a. Thế nào là xác định giá trị tài liệu lưu trữ? Cho biết các công cụ thông kê tài liệu lưu trữ Khái niệm: Xác định giá trị tài liệu là dựa trên những nguyên tắc. + Phải dựa trên lợi ích của nhiều người. tài liệu được hình thành căn cứ vào tiêu chuẩn này nhằm: .Loại thứ nhất: Phản ánh chức năng.Loại thứ hai: Các tài liệu có tính chất giao dịch thông thường.

7 : a.. Nó là bàn danh sách kiểm tra những điều phải làm bao gồm: địa điểm. Trong phông của cơ quan có tài liệu của nhiều tác giả khác nhau.  Trách nhiệm của thư ký và ban tổ chức Tham mưu và giúp lãnh đạo lập kế hoạch và nội dung cuộc họp Lịch trình kế hoạch là một công cụ giúp hoạch định và phối hợp cuộc họp.Xác định ngày tháng và thời gian tiến hành cuộc họp (When?) .Xác định mục tiêu của cuộc họp (trả lời câu hỏi Why?) . đơn vị làm ra tài liệu. nghệ thuật… Câu hỏi 4. trang thiết bị.) Đề cử chủ tịch đoàn và thư ký đoàn .. Dựa vào tiêu chuẩn này có thể nắm được danh sách cơ quan có ý nghĩa lịch sử quan trọng.Xác định địa điểm cuộc họp (Where?) Ngoài ra cần phải xem xét các vấn đề cần phải giải quyết khác như: chương trình nghị sự.Xác định những nội dung cần phải giải quyết (What?) .Xác định xem cơ quan ấy có phải là nguồn thu của lưu trữ hay không? .Là căn cứ để lập bảng kê danh sách những cơ quan có tài liệu quan trọng cần phải thu thập để nộp lưu trữ nhà nước. ngôn ngữ. địa điểm hình thành tài liệu. Tài liệu có thông tin lặp lại có thể có ở một cơ quan hoặc tất cả các cơ quan thuộc một ngành hoặc một hệ thống chủ quản.Xác định thành phần tham dự (Who?) . Trình bày các bước công việc hoạch định các cuộc họp trang trọng theo nghi thức? 1. chỗ ăn chỗ ở cho khách. xét duyệt người ghi biên bản. đặc điểm về chữ viết.. hiệu lực pháp lý. tài liệu. phương vtieenj đi lại.. kiểm tra phòng họp và trang thiết bị. phải thu thập tài liệu vào lưu trữ nhà nước.. Tiêu chuẩn lặp lại của thông tin Tính lặp lại của thông tin thể hiện ở sự lặp lại nội dung của tài liệu này trong tài liệu khác (ở các mức độ khác nhau). Tiêu chuẩn tác giả Tác giả là tên cơ quan. mức độ hoàn chỉnh tài liệu của phông lưu trữ. Giai đọan chuẩn bị  Trách nhiệm của lãnh đạo: trả lời 5 câu hỏi sau: . thời gian.. thông báo mời họp ( số lượng thanh viên tham gia. Các tiêu chuẩn khác: Ngoài các tiêu chuẩn trên còn căn cứ vào các tiêu chuẩn khác như: Sự kiện. lịch trình nghị sự. tình trạng vật lý. Cho biết các phân loại hội nghị? Lấy ví dụ minh họa b.

Tất cả tài liệu được đựng trong một bìa hồ sơ hoặc cặp hồ sơ bao gồm: + Phiếu đề tên người tham dự hội nghị + Giấy viết. nghiên cứu chương trình nghị sự. Thông thường chương trình nghị sự của các công ty kinh doanh theo thứ tự sau đây: + Thông báo và giới thiệu thành viên mời và quan khách + -Đọc và phê chuẩn biên bản các cuộc họp trước + -Các bản báo cáo tường trình + -Thảo luận về tình hình kinh doanh đã qua + -Thảo luận về tình hình kinh doanh sắp tới. 2. chuẩn bị câu hỏi. Tiến hành hội nghị . Bảng viết. các bản tường trình. + Chuẩn bị bìa hồ sơ để đựng thư từ giao dịch..- Chuẩn bị chương trình nghị sự : Lịch trình nghị sự là một bảng danh sách các đề mục nghị sự theo thứ tự. Theo dõi hội nghị. các buổi trình bày và hội nghị lớn để nhấn mạnh các điểm cần thảo luận. Chuẩn bị kinh phí. hội thảo.  Trách nhiệm của người tham dự : P hản hồi về khả năng tham gia. nhờ đó mang lại hiệu quả cao hơn. tài liệu Quyết định chủ tịch đoàn và thư ký đoàn Khai mạc cuộc họp + Tiến hành các nghi thức nhà nước ( nếu cần) + Giới thiệu chủ đề cuộc họp. nghiên cứu các tài liệu. tài liệu + Chuẩn bị các văn kiện. các hợp đồng. + Diễn văn ngắn của chủ tọa. danh sách và các tài liệu liên quan đến cuộc họp. Các sơ đồ. Chuẩn bị các văn kiện. các điều kiện vật chất khác như: qùa tặng. tài liệu có liên quan tới hội nghị. tiệc chiêu đãi ( Đón và bố trí khách. Các dụng cụ cần được chuẩn bị trước như: Máy chiếu Overhead projector.. + Giới thiệu thành phần tham dự và các đại biểu. + Sắp xếp các tài liệu cần thiết bằng cách đóng hay ghim các tờ rời theo thứ tự chương trình. ý kiến thảo luận. Có thể gửi bản lịch trình nghị sự chính thức bằng thư hoặc phân phối lịch trình nghị sự cùng các tài liệu khác ngay bắt đầu cuộc họp. Chuẩn bị nghe nhìn Chuẩn bị dụng cụ nghe nhìn: Phương tiện hỗ trợ nghe nhìn được sử dụng ngày càng nhiều ở các cuộc họp. MáyVideo. Giai đoạn tiến hành Đón tiếp đại biểu: Đảm bảo các nguyên tắc xã giao Phân phát văn kiện.

chiêu đãi và tiễn khách Thanh quyết toàn các chi phí Tổ chức thực hiện các nghị quyết. Tồn đọng và nguyên nhân.- Những thủ pháp tiến hành cuộc họp. Kết luận • • • Thông qua các nghị quyết Diễn văn tổng kết của chủ tọa: Kết luận vấn đề. Những bài học cho tương lai. Thực hiện các nghi thức nhà nước ( nếu cần ). 3. Giai đoạn kết thúc hội nghị - Sau cuộc họp • • • • • . Kêu gọi mọi người cùng thực hiện nghị quyết Bế mạc. Rút kinh nghiệm hội nghị: Thành tựu đạt được. Hoàn thiện các văn bản Tặng quà.

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful