Cu 1:

Khi nim v vai tr ca kim sot trong qun tr kinh doanh.

1. Khi nim

Kim sot l vic da vo cc nh mc, cc chun mc, cc k hoch nh nh gi hiu qu cng tc qun tr ca cp di v ra cc bin php qun tr thch hp nhm t c nhng mc tiu ca doanh nghip.

2. Vai tr ca kim sot

S cn thit ca kim sot xut pht t mun ca nhng ngi ra quyt nh, mun bit kt qu nhng hnh ng ca mnh hoc nhng ngi di thm quyn, mun xem t chc hot ng c ph hp vi mc tiu t ra hay khng. Kim sot c ngha to ln trong vic phi hp cc hot ng qun tr, t xc nh mc tiu, xy dng chin lc, xc nh c cu, i mi v kch thch ng c ca ngi lao ng trong doanh nghip.

Cu 2:

Bn cht ca kim sot? Nhng yu cu, nguyn tc c bn ca kim sot?

1. Bn cht ca kim sot

* Kim sot l vic da vo cc nh mc, cc chun mc, cc k hoch nh nh gi hiu qu cng tc qun tr ca cp di v ra cc bin php qun tr thch hp nhm t nhng mc tiu ca doanh nghip.
* Bn cht ca kim sot - Xt v ni dung v mc ch ca kim sot th bn cht ca kim sot l mt h thng phn hi v kt qu ca cc hot ng v h thng phn hi d bo.

+ H thng phn hi v kt qu ca cc hot ng:

Thng thng, c ch kim sot trong qun tr c xy dng theo nguyn tc ca h thng phn hi. theo h thng ny, cc nh qun tr tin hnh o lng kt qu thc t, so snh cc kt qu ny vi cc tiu chun, xc nh v phn tch cc sai lch. Sau thc hin nhng iu chnh cn thit, h phi a ra mt chng trnh cho hot ng cho hot ng iu chnh v thc hin chng trnh nhm i ti kt qu mong mun.

Mc tiu mong mun

o lng kt qu thc t

So snh thc t vi mc tiu

Thc hin iu chnh

ra bin php iu chnh

Tm l do chnh lch

Xc nh chnh lch

S : Vng lin h ngc ca kim sot

+ Kim sot l h thng phn hi d bo: Ngc li vi h thng phn hi v kt qu ca cc hot ng, h thng kim sot d bo s gim st ngay u vo ca h thng v qu trnh thc hin khng nh xem nhng u vo v c qu trnh c m bo cho h thng thc hin k hoch ny hay khng. Nu khng th nhng u vo hoc qu trnh trong h thng s c thay i thu c kt qu mong mun. => Trong thc t, h thng kim sot c hiu qu phi l s kt hp ca kim sot kt qu cui cng v kim sot d bo.

u vo

Qu trnh thc hin

u ra

H thng kim sot

S : H thng kim sot d bo

2. Yu cu, nguyn tc c bn ca kim sot

- Phi c ngn sch dnh ring cho cng vic thc hin kim sot. - Nhng biu mu bo co, nhng nhn nh v kt lun rt ra qua kim sot phi chnh xc, ph hp gia ni dung vi mc ch kim sot v phi c s tham gia ng gp ca qun tr vin cp di v tp th cn b cng nhn vin trong doanh nghip. - T chc tt cng tc thng k ghi chp ban u, thu thp thong tin y cc lnh vc phc v cho hot ng kim sot. - Xc nh c th cc mc tiu di hn v ngn hn, coi l chun mc cho hot ng kim sot. - Kim sot phi uyn chuyn, linh hot. - Phi c i ng cn b c trnh , nng lc. - Phi trang b cc phng tin lm vic, dng c kim sot theo hng ngy cng hin i ha.

Kt lun:

Kim sot l chc nng cui cng ca qun l, song khng phi l cng on cui cng, n c thc hin trong sut qu trn kinh doanh. y l khu then cht ca qu trnh t chc thc hin cc quyt nh qun l v l c s nh gi kt qu, hiu qu kinh doanh. ng thi cng gip nh qun l nm bt kp thi nhng kh khn cng nh c hi cho doanh nghip nhm hon thnh nhim v, s mnh c t ra. Chnh v vai tr quan trng nh th nn qu trnh kim sot phi c nh qun tr hiu r bn cht v tun th nhng nguyn tc nht nh nhm pht huy tc dng ca kim sot.

Cu 3:

1. Qu trnh kim sot? 2. Hy nu mt tp hp tiu chun kim sot cho mt lnh vc m bn quan tm.

1.Qu trnh kim sot

1 2

Xc nh h thng tiu chun kim sot

o lng v nh gi hot ng

3 4

S thc hin hot ng, ph hp vi cc tiu chun?

Tin hnh iu chnh nu cn thit

Bc 1: Thit lp cc tiu chun kim sot

- Tiu chun kim sot l nhng cn c m t ngi ta c th o lng thnh qu t c. Bao gm: + Tiu chun nh lng + Tiu chun nh tnh - Vic xc nh dnh gi cc tiu chun c thc hin qua cc bc: + Xc nh cc mc ch, kt qu cui cng bng s + Sp xp cc yu t quan trng theo th bc + Xc nh cc tiu chun kim sot bng cc n v tnh ton c th: tin, n v sn phm.. + Tp hp cc yu t v din t mi quan h gia chng bng biu hay s . +Nghin cu, phn tch ch ra thnh tch hay tn ti + Xc nh xu hng pht trin mi, d kin ri ro. + Xc nh phng php, cng c kim sot cn dng. + Kim tra li bo co, s , biu xem c phn nh c ni dung bin php kim sot t ra khng.

Bc 2: So snh kt qu t c vi tiu chun ra.

1. o lng s thc hin: - Phi cn c vo tiu chun t ra - Vic o lng c tin hnh ti cc khu vc hot ng thit yu - Phi m bo tnh khch quan trong o lng - m bo va c li cho DN, va c li cho c nhn, b phn. 2. nh gi s thc hin: Nu s thc hin ph hp vi cc tiu chun, nh qun tr c th kt lun mi vic din ra theo ng k hoch v khng cn s iu chnh. Nu khng ph hp th cn phn tch nguyn nhn ca s sai lch i ti kt lun c cn iu chnh hay khng.

Bc 3: iu chnh cc sai lch

- iu chnh l nhng tc ng b sung trong qu trnh qun tr khc phc nhng sai lch gia vic thc hin hot ng trn thc t so vi mc tiu, k hoch ra nhm khng ngng ci tin cht lng hot ng. - Vic iu chnh cc sai lch trong thc t c th tin hnh theo cc hng: iu chnh k hoch, thay i mc tiu, sa i cng tc t chc, tng cng nhn vin, b tr li nhn s, nh ch, cch chc
Yu cu: - Ch iu chnh khi thc s cn. - iu chnh ng mc , trnh gy tc dng xu. - Phi tnh ti hu qu sau khi iu chnh - Trnh l thi c, trnh bo th. - Ty iu kin m s dng phng php iu chnh cho hp l.

Trong qu trnh kim sot, cn ch cc vn :

- y quyn trong kim sot: trong trng hp ngi qun tr khng th trc tip thc hin vic kim sot, cn y quyn cho ngi khc trn nguyn tc m bo tnh tng xng gia trch nhim vi quyn hn c giao. - Thi hn v thi im kim sot: Chn thi im kim sot thch hp s pht hin kp thi sai lch , gim tn tht, xc nh thi hn kim sot hp l s to mi trng n nh , trnh lm s si hoc qu ko di. - Quy nh ngi c trch nhim kim sot v ngi c trch nhim x l cc kt qu kim sot.

2.Tp hp tiu chun kim sot TSC trong doanh nghip

TSC trong cc doanh nghip l cc ti sn di hn m doanh nghip c quyn kim sot v s dng vo hot ng SXKD nhm em li li ch kinh t lu di trong tng lai cho doanhnghip. Doanh nghip cn thit k cc th tc kim sot cht ch i vi khon mc TSC ngn nga v pht hin x l nhng gian ln,sai st c th xy ra nh vy h thng kim sot ca n v mi pht huy ht tc dng ca n.

Cc th tc kim sot c xy dng theo nguyn tc,tiu chun sau:

a.Lp k hoch v d ton cho TSC
Cn thit lp k hoch cho cc ni dng : mua sm, thanh l nhng bn,ngun vn ti tr cho k hoch v d ton ngn sch cho TSC nh vy doanh nghip s phi r sot ton b tnh trng TSC hin c v mc s dng chung.

b. p dng nguyn tc phn chia trch nhim gia cc chc nng:

Bo qun,ghi s,ph chun v vic thc hin vic mua,thanh l,nhng bn TSC cn c s phn chia trch nhim rrng.Vic ph chun cc nghip v kinh t lin quan n u t xy dng hay mua sm mi,iu chuyn qua n vi khc,thanh l,nhng bn,sa cha ln TSC cng cn quy nh r thm quyn ca tng cp qun l.

c. H thng s chi tit ca TSC

n v cn m s chi tit cho tng loi TSC,bao gm s chi tit,th chi tit,h s chi tit (Bin bn giao nhn TSC,hp ng,ha n mua v cc chng t lin quan khc).TSC cn c phn loi thngk ,nh s v c th ring.Mt h thng s chi tit y s gip phn tch,qun l d dng cc TSC tng,gim trong nm,t gip bo v hu hiu ti sn,pht hin kp thi nhng mt mt,thiu ht i vi ti sn s dng ti sn c hiu qu.

d. Quy nh nhng th tc cn thit khi mua sm TSC v u t xy dng c bn

Mi doanh nghip cn thit lp m qui trnh ring cc th tc cn thit khi mua sm, u t mi TSC m bo vic u t t hiu qu cao

e. Quy nh th tc v thanh l,nhng bn TSC:

Cc th tc ny cn phi c mi doanh nghip qui nh bi bn v thc hin nht qun nhm trnh tht thot.

f. Ch kim k ti sn.
nh k n v nn tin hnh kim k TSC kim tra v s hin hu,a im t ti sn,iu kin s dng cng nh pht hin cc ti sn nm ngoi s sch, hoc b thiu ht mt mt...Ngoi ra,nn c mt h thng cp nht bn ng k TSC c kp thi thng qua s phi hp gia cc b phn ny vi phng k ton.

Cu 4:

Hy nu nhng phng php cn phi s dng kim sot s thng tin ca bn trong qu trnh cng tc ca mnh?

Cc phng php kim sot: 1-phng php c truyn. 2-phng php nh gi v kim sot theo chng trnh(Program Evaluation and Rewiew Technique- PERT)

1. Phng php c truyn.

Kim ton da vo cc s liu thng k: l nhng s liu phn nh kt qu t c c th l nhng s liu phn nh d on tng lai. Nh qun tr nhn vo nm bt tnh hnh v a ra quyt nh. Kim sot thng tin qua cc bn bo co v phn tch: thng thng cc bn bo co, phn tch c tp trung vo vic pht hin ra nhng khu, nhng b phn xung yu. Nh cc bo co v kt qu phn tch m c th pht hin c nguyn nhn su xa ca tn ti, thm ch c th pht hin nhng vn bt thng, t bin xy ra.

 Kim sot da vo phn tch im ha vn : thng qua phn tch s im ha vn c th thy r tng quan ca hai yu t thu v chi. Vi phng php ny c th d on c mc li ca cc phng n la chn phng n ti u.

Kim sot bng hnh thc kim tra cc ngun lc: vic kim tra c thc hin do mt nhm nhn vin tin hnh u n trong cc lnh vc: k ton, ti chnh, sn xut, k thut, lao ng. Vic kim sot phi nh gi mt cch tng qut v so snh kt qu thc t t c vi d kin, ng thi xem xt tnh hnh thc hin cc chnh sch, s dng quyn hnh, phm cht ca qun tr vin, hiu qu ca cc bin php s dng

2. Phng php nh gi v kim sot theo chng trnh.

hay cn gi l phng php kim sot bng biu Gantt Phng php PERT xut pht t phng php biu Gantt do Henry Ganh sng to u th k XX. Biu Gantt phn nh mi tng quan v thi gian gia cc bin c ca mt chng trnh sn xut, thc cht biu ny c xy dng trn quan im nhng mc tiu ca mt chng trnh hnh ng phi c xem nh mt chui cc k hoch vi cc bin c ca n m ta c th hiu v theo di.

PERT c p dng chnh thc vo nm 1958 trong vic hoch nh v kim sot h thng kh gii ca hi qun M. Sau p dng rng cho cc cng ty xy dng v cc loi cng ty khc. Cc bc lm biu Gantt l: bc 1: xc nh nhim v v cc bc tin hnh bc 2: d on v phn b thi gian cho cc bc cng vic bc 3: lp biu lit k nhim v v thi gian hon thnh bc 4: s dng ng thng hoc cc en minh ha bc 5: kim tra li nhim v v thi gian trn s

*Biu GNTT biu din thi gian d tnh hon thnh cc cng vic.

A B C D E 1 2 3 4 5

Mua hng Sn xut trc

Sn xut bnh rng

Sn xut thn my Sn xut hp s 6 7 8 9 10

V d: Cng vic A: Mua hng Cng vic B: Sn xut trc Cng vic C: Sn xut thn my Cng vic D: Sn xut hp s

*GANTT v Mc: biu din cc mc xc nh hon thnh mt cng vic.

1 5 9

2 6 10

3 7 11

4 8 12

B
C D E

13
15

14
16 17

18

19

S xc nh mc hon thnh cng vic.

V d :A-1: Xc nh xong nhng iu kin mua hng(loi hng, gi, vn, thi trng) A-2: xc nh phng tin, ngi mua hng, th tc thanh ton A-3: mua v vn chuyn hng A-4: hon tt mua hng

* GANTT vi cc mc v h thng mc:

A
B C D E

1 5 9 13 15

2 6 10 14 16

3 7 11

4 8 12

17

18

19

S biu din mi tng quan gia cc mc trong mt cng vic v gia cc mc ca cc cng vic Trn c s biu GANTT hnh thnh biu PERT: Cch lp rp nhng b phn chnh ca 1 chic my bay

Biu PERT
Ch thch: 1-Xc tin chng trnh 2- bt u mua my mc 3-Hon tt k hoch 5- Trnh by nhng iu kin trang b cho my bay do chnh ph cp(GFAE) 6- Thu rp ui pha trc 7-Thu sn xut cnh trc 8- Lp rp hon chnh h thng my trong thn my bay 9-Nhn cnh thu ngoi SX. 10-Nhn vic rp ui thu ngoi 11-Nhn GFAE 12-Hon tt my bay

8
4

10

13

11

12

 u im: + i hi cc nh qun tr phi lp k hoch hot ng, nh cc k hoch mi c cc thi gian v cc bin c lp biu PERT v phn tch s kt hp gia chng nhm thc hin c mc tiu ra + to iu kin cho qun tr gia pht hin v tp trung vo cc khu yu cn phi tc ng + thng qua biu PERT ngi ta c th d dng xc nh nhng yu t ph cn tc ng nhng thi im thch hp hon thnh mc tiu + theo di d dng cc bin c iu hnh, xc nh c con ng thc hin nhim v mt cch hiu qu nht... Nhc im: Biu PERT mi ch phn nh c v mt thi gian ch cha phn nh c cc chi ph cn thit thc hin mc tiu, do phng php ny thch hp vi nhng chng trnh hnh ng cn nhn mnh yu t thi gian cn hon thnh. khc phc ngi ta pht trin t biu PERT thi gian sang biu PERT chi ph.

Cu 5:

Cc cng c kim sot c bn trong qun tr kinh doanh.

I. Khi nim

Kim sot l vic da vo cc nh mc, cc chun mc, cc k hoch nh nh gi hiu qu cng tc qun tr ca cp di v ra cc bin php qun tr thch hp nhm t c nhng mc tiu ca doanh nghip.

Cng c kim sot l nhng cng c h tr cho kim sot vin kim tra, gim st c hot ng ca cc b phn nhm gip cho doanh nghip t c cc mc tiu c xc nh.

II. Cc cng c kim sot c bn

1. Phng php c truyn: - Kim sot da vo cc s liu thng k: L nhng s liu phn nh kt qu t c v c th l nhng s liu phn nh d on trong tng lai. Cc s liu ny c th c trnh by di dng cc biu, bng lit k hay s . - Kim sot thng tin qua cc bn bo co v phn tch: Thng thng, cc bn bo co v phn tch tp trung vo vic pht hin ra nhng khu, nhng b phn xung yu. Nh cc bo co v kt qun phn tch m c th pht hin c nguyn nhn su xa ca tn ti, thm ch c th pht hin nhng vn bt thng, t bin xy ra.

- Kim sot da vo phn tch im ha vn: Thng qua phn tch s im ha vn c th thy r tng quan ca hai yu t thu v chi. Vi phng php ny c th d on c mc li ca cc phng n la chn phng n ti u. - Kim sot bng hnh thc kim tra cc ngun lc: Vic kim tra c thc hin do mt nhm nhn vin tin hnh u n trong cc lnh vc: K ton, ti chnh, sn xut k thut, lao ng. Vic kim sot phi nh gi mt cch tng qut v so snh kt qu thc t t c vi d kin, ng thi xem xt tnh hnh thc hin cc chnh sch, s dng quyn hnh, phm cht ca qun tr vin, hiu qu ca cc bin php s dng.

2. Phng php nh gi v kim sot theo chng trnh PERT: L cng c chnh trong vic lp k hoch v kim tra trong mi h thng t cc doanh nghip n cc c quan qun l nh nc. Theo phng php ny, mi cng vic cn mt nt v c trnh by di dng mt biu th hin tnh lin tc cc mi lin h ca nhng cng vic v nhng iu kin hon thnh mt cng vic .

- u im: i hi cc nh qun tr phi lp k hoch hot ng, nh cc k hoch mi c cc thi gian v bin c lp biu PERT v phn tch s kt hp gia chng nhm thc hin c mc tiu ra, to iu kin cho qun tr gia pht hin v tp trung vo cc khu cn phi tc ng, d dng xc nh nhng yu t ph cn tc ng nhng thi im thch hp hon thnh muc tiu, theo di d dng cc bin c iu hnh; xc nh c con ng thc hin nhim v mt cch hiu qu nht - Nhc im: Ch phn nh c v mt thi gian ch cha phn nh c cc chi ph cn thit thc hin mc tiu Phng php ny thch hp vi nhng chng trnh hnh ng cn nhn mnh yu t thi gian cn hon thnh.

Cu 6: Ti sao li c nhiu ch th thc hin kim sot hot ng ca DN? iu c th gy kh khn cho DN hay khng?

1, Khi nim ca kim sot.

Kim sot l vic da vo cc nh mc, cc chun mc, cc k hoch nh nh gi hiu qu cng tc qun tr ca cp di v ra cc bin php qun tr thch hp nhm t c cc mc tiu ca doanh nghip. Kim sot l nng cui cng ca qun l, xong khng phi cng l cng on cui cng, n c thc hin trong sut qu trnh kinh doanh. y l khu then cht ca qu trnh t chc thc hin cc quyt nh qun l v c s nh gi kt qu, hiu qu kinh doanh.L c s nhn nhn li, tng kt kinh nghim, hon thin cng vic thuc cc chc nng qun tr.

 Kim sot gip ngi qun l bit c tin thc hin cng vic ca cc nhn vin di quyn, ng thi nm bt c kp thi nhng kh khn, vng mc ny sinh trong qu trnh thc hin k hoch t c nhng iu chnh bt hp l gp phn hon thnh xut sc k hoch sn xut kinh doanh ra.

 Kim sot gm cc ni dung chnh l: Kim sot ti chnh: Li, l, doanh thu, chi ph, li nhun... Kim sot nhn s: ngun nhn s, tuyn dng, la chn, b tr, s dng, nh gi, bi dng, o to. thng tin... Kim sot tnh trng th trng: La chn th trng thch hp, kh nng cnh tranh, th trng tim nng... Nng sut : o lng kh nng ca doanh nghip trong vic s dng cc ngun lc... Tnh hnh sn sut : Kh nng ch to sn phm mi, s lng, cht lng hng ha , dch v ...

Thi lm vic, trch nhim ca qun tr vin: c thc hon thnh trch nhim c giao hay khng , c quan h tt trong DN hay khng ... Kim sot vic thc hin cc d n u t, pht trin DN.

 C nhiu phng php kim sot khc nhau : ty theo iu kin c th m doanh nghip c th s dng phng php kim sot ny hay phng php kim sot khc: kim sot bng cc thng tin thng k, kim sot bng vic phn tch,bng vic nghin cu im ha vn... C cc dng kim sot l: kim sot u vo, kim sot trong qu trnh hot ng, kim sot kt qu u ra ; kim sot ch ng , kim sot ton b cng vic hoc ton b l sn phm sn xut v kim sot xc sut, kim sot v ti chnh, kim sot thng xuyn nh k theo k hoch va kim sot t xut, kim sot phng php v kim sot kt qu , kim sot trc tip.

H thng kim sot trong doanh nghip bao gm cc cp v cc c quan kim sot. Cc cp kim sot: t cp doanh nghip (ngi lnh o cao nht) n cp c s ( ngi lao ng trong doanh nghip). Cc c quan kim sot bao gm: Hi ng qun tr , Ban kim sot , Tng gim c hoc Gim c (trong cc doanh nghip c Hi ng qun tr). Hi ng thnh vin , Ch tch hi ng thnh vin , ch s hu cng ty (trong cng ty trch nhim hu hn ) Hi vin , ngi lao ng

Kim sot c ngha to ln trong vic phi hp cc hot ng qun tr, t xc nh mc tiu, xy dng chin lc , xc nh c cu , i mi v kch thch ng c ca ngi lao ng trong doanh nghip. Mi doanh nghip c nhiu lnh vc cn phi kim sot, ni dung kim sot v phng php kim sot khc nhau nn cn c nhiu ch th thc hin kim sot hot ng ca doanh nghip.

Nhiu ch th thc hin kim sot s gip cho vic kim sot tr nn nhanh chng v chnh xc hn m khng h gy kh khn cho doanh nghip.