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Archivo General de la Nacin

GENERAL
DE LA NACIN

ARCHIVO

contestar cite este #: 26 [Fecha: 02/01/201211:39:12 a.m. Asunto: Concepto Tcnico Actividad: envio Anexos: Remite:
311 Grupo de Normatividad

Folios:

"

COLOMBIA m

y Desarrollo

de la Poli ica A.

311-Rad.4210/11 Bogot D.C. Seora: IVONNE PAOLA HINCAPI ZRATE Profesional de Apoyo Escuela de Estudios Industriales y Empresariales UNIVERSIDAD INDUSTRIAL DE SANTANDER extensin. ind ustria I@uis.edu.co

Asunto: 'Concepto tcnico sobre normatividad para la organizacin de archivos judiciales.

Respetada seora Ivonne:

En respuesta a su comunicacin de 08 de noviembre de 2011, radicada en nuestra entidad, el 09 de noviembre de este mismo ao, bajo el nmero 4210, mediante la cual solicita la normatividad existente en cuanto a gestin documental o de archivo para los juzgados de Bucaramanga pertenecientes al Sistema Penal Acusatorio, de manera atenta le remito el concepto tcnico emitido sobre el particular, por el Grupo de Normatividad y Desarrollo de la Poltica Archivstica.

Cordialmente,

'- ~. rrr.~ Z--rCARLOS A. ZA ~ T

A CARjiAs

Oirector"Gener, I

Anexos: Dos (2) folios Copia: N/A Proyect: Diana Corts-Contratista Grupo Normatividad y Desarrollo de la Poltica Archivstica Revis: Clara Ins Casilimas Rojas, Coordinadora Grupo de Normatividad y Desarrollo de la Poltica Archivstica Archivado en: Grupo de Normatividad y Desarrollo de la Poltica Archivstica, Conceptos tcnicos 311.02.02 ~

ESTABLECIMIENTO

PBLICO

ADSCRITO

AL

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DE CULTURA

w"Y~.archi\l.Qgeneral.g9v.co Link: Informacin al ciudadano, sistema de peticiones, quejas y reclamos; contacto@archivo~g"IJ.gr.hEv.CO Cra.6 NQ6-91 Tel: 328 2888 Fax: 337 2019 Bogot, Colombia. NIT: 800128835-6 Fecha: 2011-11-22 V: 5 GD-302-FR-003

Archivo General de la Nacin ARCHIVO

GENERAL
llE l.A NAcrN

COLOMBIA

Al contestar cite este #: 26 Fecha: 0210112012 11 :39:12 a.m. Asunto: Concepto Tcnico Actividad: envio Anexos: Remite:
311 Grupo de Normalividad

Folios:

y Desarrollo de la Poli ica A.

311-Rad.4210/11 Bogot D.C. Seora: IVONNE PAOLA HINCAPI ZRATE Profesional de Apoyo Escuela de Estudios Industriales y Empresariales UNIVERSIDAD INDUSTRIAL DE SANTANDER extensin. industrial@uis.edu.co

Asunto: Concepto tcnico sobre normatividad para la organizacin de archivos judiciales .._ Respetada seora Ivonne: En respuesta a su comunicacin de 08 de noviembre de 2011, radicada en nuestra entidad, el 09 de noviembre de este mismo ao, bajo el nmero 4210, mediante la cual solicita la normatividad existente en cuanto a gestin documental o de archivo para los juzgados de Bucaramanga pertenecientes al Sistema Penal Acusatorio, el Archivo General de la Nacin, le informa lo siguiente: La Ley 594 de 2000, en su artculo 24, dispone que todas las entidades del Estado tienen la obligacin de organizar sus archivos mediante la elaboracin y aplicacin de las Tablas de Retencin Documental (TRD). Un buen comienzo para la organizacin de archivos es consultar, siguientes Acuerdos promulgados por el Archivo General de la Nacin: Acuerdo 42 de 2002 sobre organizacin de los archivos de gestin. Acuerdo 39 de 2002 sobre elaboracin Documental. y aplicacin de las Tablas de Retencin como mnimo, los

Acuerdo 38 de 2002 sobre Formato nico de Inventario Documental .Resolucin 128 de 2010 sobre la actualizacin de la metodologa de evaluacin de las TRD y TVD.

En el evento de contar en sus archivos con soportes diferentes al papel debe tener en cuenta los siguientes acuerdos:

Acuerdo 049 de 2000 "Por el cual se desarrolla el artculo conservacin documentos el reglamento general de archivos edificios y locales destinados a archivos".

61 del captulo 70 de sobre "condiciones de

Acuerdo 37 de 2002 "Por el cual se establecen las especificaciones tcnicas y los requisitos para la contratacin de los servicios de depsito, custodia, organizacin, reprografa y conservacin de documentos de archivo en desarrollo de los artculos 13 y 14 Y sus Pargrafos 1 y 3 de la Ley General de Archivos 594 de 2000"

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www.arChivogeneral.gov.colink:lnformacinaICiudadano.sistemadepeticioneS.quejaSyreclamos;contacto@arChiVOgeneral.gov.co Cra. 6 NQ6-91 Tel: 328 2888 Fax: 337 2019 Bogot, Colombia. NIT: 800128835-6 Fecha: 2011-11-18 V: 5 GD-302-FR-003

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Tambin se deben consultar los siguientes libros publicados por el ente rector de la poltica archivstica en nuestro pas: Organizacin de Documentos de Archivo. Cartilla de Clasificacin Documental. Ordenacin Documental. Mini! Manual N 4. Tablas de Retencin y Transferencias bsicas e instructivos para su elaboracin. Edificios de Archivos. En clima tropical y bajos recursos. Documentales. Directrices

Si el archivo al que usted se refiere es un fondo acumulado debe consultar lo siguiente: Acuerdo 02 de 2004 Sobre organizacin de fondos acumulados. Manual de Organizacin de Fondos Acumulados.

En estos acuerdos y en estos libros usted podr encontrar recomendaciones para la organizacin de los archivos de los juzgados y sus respectivos centros de servicios. Cada entidad elabora sus propias Tablas de Retencin Documental y sus propias Tablas de Valoracin Documental (TVD). No existen TRD ni TVD preestablecidas. Por lo anterior es fundamental conocer muy bien la entidad y el alcance del contenido informativo de su documentacin para garantizar los derechos fundamentales de los ciudadanos, la transparencia administrativa y salvaguardar el patrimonio documental de la nacin. Las publicaciones del Archivo General de la Nacin se pueden consultar en nuestra biblioteca o se pueden adquirir en nuestra librera. Los acuerdos, los formatos vigentes de TRD, TVD y FUID, y varios libros de los arriba mencionados, se pueden consultar en nuestra pgina web: www.archivooeneral.oov.co En los anteriores trminos dejamos rendido nuestro concepto el cual debe considerarse dentro de los parmetros establecidos en el artculo 25 del Cdigo Contencioso Administrativo. Cordialmente,

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y Archivado en: Grupo de Normatividad y Desarrollo de la Poltica Archivistica, Conceptos tcnicos 311.02.02

CLARA /NS CAS/L1MAS ROJAS Coordinadora Grupo de Normatividad y Desarrollo de la Poltica Archivstica
Proyect: Carlos A. Gamboa Ruiz - G~ N~atividad Desarrollo de la Poltica Archivistica. fB"'~ Revis: Laura Snchez Alvarado - GNP .

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