SISTEMA DE CONTROL INTERNO La Direccin muestra inters de apoyar al establecimiento y mantenimiento del control interno en la entidad a travs de polticas,

documentos, reuniones, charlas y otros medios. Tambin reconoce y promueve los aportes del personal que mejoran el desarrollo de las actividades laborales, incentivando el desarrollo transparente de las actividades de la entidad. La Direccin proporciona el apoyo logstico y de personal para un adecuado desarrollo de las labores de control. Aspectos fundamentales del control interno en la Empresa. 1) La empresa desarrollar un Plan de actividades de identificacin, anlisis o valoracin, manejo o respuesta y monitoreo y documentacin de los riesgos, este planeamiento es especifico en algunas reas, como en la asignacin de responsabilidades y monitoreo de los mismos. 2) La estructura organizacional se desarrollar sobre la base de la misin, objetivos y actividades de la entidad y se ajusta a la realidad. El Manual de Organizacin y Funciones (MOF) reflejar todas las actividades que se realizan en la entidad y estarn debidamente delimitadas. La Direccin se asegurar de que los trabajadores conozcan los documentos normativos (MOF y dems manuales) que regulan las actividades de la entidad. 3) En el desarrollo de sus actividades se determinar y cuantificar la posibilidad de que ocurran los riesgos identificados, sus probabilidades de ocurrencia, impacto y cuantificacin han sido registrados por escrito. 4) Se establecer las acciones necesarias (controles) para afrontar los riesgos evaluados. Definindose lineamientos para efectuar el seguimiento peridico a los controles desarrollados con respecto a los riesgos. 5) Los procedimientos de autorizacin y aprobacin para los procesos, actividades y tareas estarn claramente definidos en manuales o directivas. Los procedimientos de autorizacin y aprobacin para los procesos, actividades y tareas han sido adecuadamente comunicados a los responsables. 6) La entidad contar con indicadores de desempeo para los procesos, actividades y tareas. La evaluacin de desempeo se hace con base en los planes organizacionales y disposiciones normativas vigentes.

7) Es restringido el acceso a la sala de cmputo, procesamiento de datos, a las redes instaladas, as como al respaldo de la informacin. 8) La entidad contar con un archivo institucional que se encarga de administrar la documentacin e informacin generada por la entidad. La administracin de los documentos e informacin se realiza de acuerdo con las polticas y procedimientos establecidos para la preservacin y su conservacin (archivos electrnicos, magnticos y fsicos). 9) Se implementar alguna poltica que estandarice una comunicacin interna y externa, considerndose diversos tipos de comunicacin: memorando, circulares, manuales, paneles informativos, boletines, revistas. Estos canales de comunicacin permiten que la informacin fluya de manera clara, ordenada y oportuna. Aspectos fundamentales del control interno en el rea de Recursos Humanos. * Existencia de criterios claros y escritos en relacin a la contratacin del personal, la fijacin de los salarios, y la confeccin de los recibos salariales y su pago; teniendo que estar todo ello debidamente autorizado. * La entidad contar con mecanismos, polticas y procedimientos apropiados para la seleccin, formacin, capacitacin, compensacin, bienestar social, y evaluacin de personal. * Contaremos con expedientes de personal, los cuales tienen que tener un carcter de estricta confidencialidad, debiendo contener para cada trabajador de la empresa tanto datos de carcter general (nombre, direccin, lugar de residencia y nacimiento, n de afiliacin a la Seguridad Social, nmero de familiares a su cargo a efectos de IRPF) como todos aquellos datos de su perfil profesional (referencias, experiencia laborales), personal (tipo de contratacin con la compaa, fecha de comienzo en la empresa, departamento, categora profesional, sueldo inicial, autorizacin de domiciliacin de la nmina, cambios y movilidad dentro de la entidad) y acadmico (expediente acadmico, certificados de cursos e idiomas) . * Llevaremos a cabo Conciliaciones de forma peridica entre las cuentas bancarias y los pagos de nminas, as como entre las horas pagadas con las que aparecen en las tarjetas de control. * Asignaremos supervisores para cada rea, todo el sistema merece ser supervisado para observar si est funcionando en forma ordenada o si se necesitan cambios.

* Existencia de organigramas actualizados para que el personal conozca sus responsabilidades, La responsabilidad significa seguir las acciones en forma meticulosa. La repercusin psicolgica de fijar responsabilidades tiende a fomentar el cuidado y la eficiencia. Los empleados se desempean mejor cuando tienen que explicar las desviaciones de los procedimientos establecidos. * Segregacin de funciones. * La empresa contar con un rea de vigilancia que permita la Proteccin fsica. Es obvio que las prdidas de efectivo, existencias y registros se minimizan mediante el uso de cajas de seguridad y restriccin del acceso. Esta partida tambin incluye la proteccin de documentos que proporcionen acceso a los activos (como es el caso de los cheques en blanco). * Verificacin independiente. Todas las fases del sistema debern estar sujetas a revisiones peridicas por personal externo (por ejemplo, auditores externos) y por los auditores internos que por lo general no tienen contacto con las operaciones bajo revisin. Uno de los principales trabajos de los auditores internos y externos ser evaluar la efectividad de control interno; esa evaluacin afecta la amplitud del muestreo de las operaciones que se necesita para verificar la validez de los saldos de las cuentas. Aspectos fundamentales del control interno en el rea de Contabilidad 1) Separacin de tareas dentro de la funcin contable. No debe permitirse que un empleado registre una operacin desde su origen hasta su fase final. El desempeo independiente de las diversas fases ayudar a asegurar el control sobre los errores y el fraude. 2) Separacin de la responsabilidad operacional de la responsabilidad de mantener registros. Toda la funcin contable debe de estar separada de los departamentos operativos, en forma tal que se puedan mantener registros objetivos. Esta prctica reduce la tentacin y el fraude. En un sistema computarizado una persona que tiene a su cargo la custodia de los activos, no debe tener acceso a la programacin o cualquier registro de informacin de entrada. 3) Al momento del registro se tiene que tener en cuenta el manejo de Documentos apropiados. La meta es el registro inmediato, completo y a prueba de manipulaciones. Esto se conseguir a base de la determinacin de documentos fuentes con datos correctos y previamente numeradas.

4) Se establecer conciliaciones de saldos, con el propsito de asegurar la concordancia de la informacin financiera preparada por el rea Contable, con la situacin real. Aspectos fundamentales del control interno en el rea de Crditos y cobranzas * Existencia de documentos sustentatorios como formatos (notas de cargo y crdito, facturas, letras de cambio, pagares e informes de cobradores); Archivos (antecedentes de los clientes, de cobranza en trmite, de cobranza en poder de abogados y agencias de cobro); e Informes (Relacin de saldos de clientes, su antigedad, informes de cobranza, consumos de clientes, estadsticas que muestren tendencias). * El rea de cobranza se encargar de emitir reportes de deuda para hacer de conocimiento al cliente el monto de su deuda y para que sirva al rea de contabilidad en la identificacin de deudas calificadas como incobrables y hagan la estimacin correspondiente. * La empresa deber cumplir con las Polticas de ventas y de crdito establecidas, as como respetar los Procedimientos de trabajo autorizados, Respaldos de informacin administrativa y legal, cuentas bancarias autorizadas por el directorio y Recursos con los que trabajar el rea. * Se llevar a cabo el Contraste de la informacin suministrada por esta rea con la de Registro de ingresos y aplicaciones contables sea Ingresos por banco, caja, traspasos, cuenta clientes. * Se ejecutar una revisin de reportes al final de mes con Estados de cuenta de clientes. Aspectos fundamentales del control interno en el rea de Logstica * Con respecto a las adquisiciones de suministros y repuestos, es el rea de compras la encargada de recibir conforme la factura adems de dejar evidencia de su recepcin. * Contaremos con un sistema a efectos de controlar las entradas y salidas de: repuestos; combustibles, lubricantes o cualquier otro suministro. Para ello se manejarn formularios pre- numerados. Cualquier ingreso o salida de Almacn debe estar justificado, no pueden ser consumidos los inventarios sin previa comunicacin. * Existir un sistema de inventario permanente que garantice la correcta valoracin de los repuestos y suministros de esta rea.

Aspectos fundamentales del control interno en el rea de Ventas * Se deber tener en cuenta en todo momento las polticas de precio y entrega de encomiendas establecidas.