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MODULO DE ACTIVOS FIJOS

Ubicacin men: Componentes Activos fijos

Los activos fijos son parte fundamental de cada empresa, gracias a estos la empresa logra desarrollar todas sus metas con estas buenas herramientas, sin embargo se debe llevar control de cuales activos existen as como tambin generar las depreciaciones que mensualmente requiere la contabilidad de la empresa. Las opciones del mdulo son las siguientes:

Activos

Ubicaciones
Ventana para la definicin de las ubicaciones en las que se definir cada activo fijo, aqu puede definir ubicaciones tales como gerencia, planta, contabilidad, etc. Tema en Pgina 3.

Grupos
Ventana en la que se pueden definir las agrupaciones para los activos fijos, grupos de activos pueden ser tales como mobiliario, vehculos, computadoras, edificios, etc. Tema en Pgina 4.

Activos
En esta ventana se da mantenimiento a cada activo fijo que utilizar, cada uno debe de llevar toda la informacin de ubicacin y grupo as como otra que se le solicita. Tema en Pgina 5.

Movimientos

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Traslado
Un traslado es cuando se cambia de ubicacin a un activo, suponga que tiene una computadora en contabilidad y necesita llevarla al departamento de ventas, as entonces realice el traslado y asgnele la nueva ubicacin. Tema en Pgina 9.

Mantenimiento
Cada vez que solicite una reparacin o mantenimiento a cierto activo de la empresa antelo aqu y podr tener un historial de todos los servicios realizados. Tema en Pgina 10.

Venta
Excluya un activo fijo por concepto de venta. Tema en Pgina 11.

Depreciacin
Iniciar Acumulados
Aqu se escriben los valores iniciales de acumulado de depreciacin que tienen todos los activos, siempre debe llenar estos valores antes de poder efectuar la primer depreciacin. Tema en Pgina12.

Depreciar
Realice las depreciaciones mensuales para cada activo fijo. Tema en Pgina 13.

Reportes
Con esta opcin podr sacar reportes relacionados con los activos fijos. Los podr ver por pantalla o enviarlos a la impresora. Tema en Pgina 14.

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Ubicaciones
Ubicacin men: Componentes Activos fijos Activos

Las ubicaciones son lugares fsicos donde estn los activos, estos pueden ser tales como una oficina, cierta sucursal de la empresa, un piso especfico, etc.

Partes del presente artculo

1. 2. Imgenes y explicacin de los campos Operaciones y observaciones especiales

Imgenes y explicacin de los campos

La siguiente imagen muestra la ventana de ubicaciones:

Observe a continuacin como llenar los datos:

Id Ubicacin Descripcin SCAD asigna automticamente un nmero consecutivo a cada ubicacin. Este numero no lo puede cambiar el usuario. Escriba el detalle de la ubicacin.

Operaciones y observaciones especiales

Nunca elimine una ubicacin si ya la asigno a activos.

Si necesita ms informacin sobre los comandos para utilizar esta ventana, observe el artculo Herramientas del usuario en el software SCAD bajo el tema de la barra de herramientas.
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Grupos de activos
Ubicacin men: Componentes Activos fijos Activos

Los grupos de activos le permiten obtener informes solo de ciertos grupos de activos, por ejemplo si desea saber cuales son los vehculos que tiene la empresa entonces defina un grupo vehculos y asgnelo a todos lo activos que concuerden con ese grupo.

Partes del presente artculo

1. 2. Imgenes y explicacin de los campos Operaciones y observaciones especiales

Imgenes y explicacin de los campos

Ventana de Grupos de activos:

Observe a continuacin como llenar los datos:

Id Grupo Descripcin SCAD asigna automticamente un nmero consecutivo a cada ubicacin. Este numero no lo puede cambiar el usuario. Escriba el detalle de la ubicacin.

Operaciones y observaciones especiales

Nunca elimine un grupo si ya la asigno a activos.

Si necesita ms informacin sobre los comandos para utilizar esta ventana, observe el artculo Herramientas del usuario en el software SCAD bajo el tema de la barra de herramientas.
Ultima revisin el 25-5-2006 por Alonso Salazar.

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Activos fijos
Ubicacin men: Componentes Activos fijos Activos

Cada herramienta que se utiliza para desempear una operacin en su empresa es un activo de la misma, al ser algo tan importante es de gran ayuda mantener un inventario de que activos tiene la empresa y as mismo la contabilidad requiere que esos activos se genere una depreciacin mensual ya que todos los das estos tienen un valor menor. Esta ventana tiene las siguientes sub-ventanas o etiquetas:

Como observa en la parte inferior de la imagen hay 5 etiquetas (Datos, Depreciacin, Movimientos, Mantenimiento, Cuentas Contables)

Partes del presente artculo

1. 2. Imgenes y explicacin de los campos Operaciones y observaciones especiales

Imgenes y explicacin de los campos

La siguiente imagen muestra la etiqueta de

Datos:

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Observe a continuacin como llenar los datos:

ID ACTIVO NOMBRE GRUPO UBICACION ESTADO MODELO SERIE CODIGO INTERNO COMPROBANTE FECHA COMPRA PRECIO COMPRA FACTURA COMPRA PROVEEDOR Cdigo interno para el Activo. Es un numero automtico que no se puede modificar. Descripcin para el Activo. (letras de A-Z, nmeros de 0-9). Seleccione una opcin, segn lo definido en Grupos de Activos. Elija la ubicacin, segn lo que se ajust en Ubicacin de Activos. Elija uno de los disponibles: Activo, InActivo o Vendido. Anote el modelo. (letras de A-Z, nmeros de 0-9). Nmero de serie. (s lo tiene). (letras de A-Z, nmeros de 0-9). Nmero interno de la empresa (si lo tiene). (letras de A-Z, nmeros de 0-9). Comprobante de compra del activo, puede anotar el numero de la factura cuando compro el mismo. (letras de A-Z, nmeros de 0-9). Indique la fecha de compra. Especifique el valor de compra. (Escriba solo cifras). Nmero del documento de compra. Seleccione el proveedor al que se le compro el activo.

La siguiente imagen muestra la etiqueta de Depreciacin:

Observe a continuacin como llenar los datos:

Tipo Depreciacin Aos Dep. Val. Rescate LISTA Seleccione un tipo de la lista que aparece. Debe escribir la cantidad de aos en que se deprecia el activo. Especifique el valor rescate que tendr el activo, si no lo conoce consulte con el contador de la empresa. En la lista que se muestra aparecern todo el historial de depreciaciones que ha tenido el activo, se muestra en la primer columna el identificador de la transaccin, despus la fecha de depreciacin, a continuacin el valor anterior, el monto depreciado y el valor actual.

La siguiente imagen muestra la etiqueta de Movimientos:

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Observe a continuacin los datos:

LISTA En la lista se mostraran todas las transacciones de movimiento que se han realizado, los movimientos son cualquier cosa que afecte al activo fijo como por ejemplo un traslado de ubicacin, esto quedara registrado y se lo podr ver aqu.

La siguiente imagen muestra la etiqueta de Mantenimiento:

Observe a continuacin los datos:

LISTA En la lista se mostraran todas las transacciones de mantenimiento que ha recibido el activo fijo y podr tambin llevar un dato de cuando se requiere de nuevo otro mantenimiento.

La siguiente imagen muestra la etiqueta de Cuentas Contables:

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Observe a continuacin como llenar los datos:

Depreciacin Gastos Por medio del botn con los binculos seleccione la cuenta contable correspondiente a la depreciacin de este activo. Por medio del botn con los binculos seleccione la cuenta contable correspondiente al gasto del activo.

Operaciones y observaciones especiales

Si el activo tiene el estado como VENDIDO entonces los campos de fecha y precio corresponden con la fecha de venta y el precio de venta. Cada vez que se modifique algn dato al activo se incluir un movimiento indicando que se cambiaron. Para la imagen del activo es preferible utilizar formatos como el JPG que son mas pequeos.

Si necesita ms informacin sobre los comandos para utilizar esta ventana, observe el artculo Herramientas del usuario en el software SCAD bajo el tema de la barra de herramientas.
Ultima revisin el 27-10-2006 por Felipe Carvajal

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Traslado
Ubicacin men: Componentes Activos fijos Movimientos

Cuando se mueve un activo desde un sitio fsico a otro debe ingresar aqu y cambiarlo. Pantalla de Traslado de activos:

Activo Destino

Seleccione el activo que se va a mover SCAD le mostrar la ubicacin actual y posteriormente usted debe cambiar esta por la destino.

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Mantenimiento
Ubicacin men: Componentes Activos fijos Movimientos

Los mantenimientos a los activos aseguran el correcto funcionamiento de estos durante mucho tiempo, por ello es normal que esto sea continuo, cada vez que suceda asegrese de incluir un registro de datos por medio de esta ventana y as tendr el correcto historial. Pantalla de mantenimiento de activos:

Activo Fecha Valor Factura Hecho Por Prximo mantenimiento

Seleccione el activo al cual se le realizo el mantenimiento. Seleccione la fecha del mantenimiento Escriba el costo total por el servicio brindado. Escriba el nmero de factura que le dio su proveedor de mantenimiento. Seleccione o Anote la persona o empresa que realizo el servicio de manteniemiento. Seleccione la fecha para cuando se le debera dar el prximo mantenimiento.

Ultima revisin el 25-5-2006 por Alonso Salazar Jimnez.

Venta
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Si un activo fijo ha sido vendido, debe realizar esta accin para excluir el activo de futuras depreciaciones. Pantalla de Venta de Activos:

Activo Fecha Precio

Seleccione el activo que se vendi. Seleccione la fecha de venta. Escriba el precio total de la venta.

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Acumulados de depreciaciones
Ubicacin men: Componentes Activos fijos Depreciacin

Esta pantalla le permite realizar el ingreso de los acumulados que tendr cada Activo fijo para iniciar las correspondientes depreciaciones. Pantalla de Acumulados de depreciaciones:

REJILLA

Aqu se mostraran todos los activos que se han incluido mostrando el valor del activo y sugiriendo el acumulado de depreciacin.

Ult. Seleccione la fecha de la ultima depreciacin si es que no coincide con la que esta. Depreciacin Generar un valor acumulado estimado basado en los datos para cada Activo fijo, como el valor actual, la vida til, el valor de rescate o residual, el tipo de depreciacin y la fecha en que se realiza esta accin. Sin embargo, si estos clculos no coinciden con el valor que usted desea, escrbalo en la columna Acumulado.
Ultima revisin el 25-5-2006 por Alonso Salazar Jimnez.

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Depreciaciones
Ubicacin men: Componentes Activos fijos Depreciacin

Esta ventana realiza el clculo de la depreciacin Activo basado en sus datos, tales como el valor actual, la vida til, el valor de rescate o residual, el tipo de depreciacin y la fecha en que se realiza la accin. Pantalla de Depreciar Activos:

LISTA

Muestra todos los activos que existen e indica: Mtodo de depreciacin, Ultima depreciacin, Vida del activo, % de vida til que tiene el activo, Valor actual del activo y Monto a depreciar. Si no desea depreciar cierto activo quite la marca al inicio de la lnea.

Fecha de Escoja la fecha de corte de cuando se depreciara. depreciacin Si cambia la fecha de depreciacin debe presionar este botn para que se recalculen todos los valores de la LISTA de depreciacin, revise bien que las fechas de ultima depreciacin y valores a depreciar sean correctos.
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Reportes de Activos fijos

Ubicacin men: Componentes Activos fijos

Usted tiene la posibilidad de listar los reportes requeridos visualizados en pantalla o impresos. Por cada reporte debe ajustar los parmetros solicitados segn sus requerimientos.

Partes del presente artculo

1. 2. 3. Imgenes y explicacin de los campos Operaciones y observaciones especiales Restricciones para usuarios

Imgenes y explicacin de los campos

La siguiente imagen muestra la ventana de reportes de activos fijos :

En la parte inferior de cada reporte (Parmetros de reporte) se solicitan datos o parmetros que le permitirn realizar el reporte que desea de forma especfica y personalizada. Haga los ajustes respectivos y genere el reporte. Cuando enve reportes por PAPEL, asegrese de que su impresora est lista para imprimir. Observe abajo la descripcin del funcionamiento de cada reporte.

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Detalle de reportes
Saca una lista con todos los activos existentes con los datos bsicos de cada activo. Tambin puede filtrar solo una ubicacin o un grupo de activos. Activos por fecha de Saca la lista de los activos que fueron comprados en un rango compra de fechas indicado. Emite un informe por activo de los mantenimientos que se le Historial de mantenimiento han efectuado en el rango de fechas que se indique, suma los valores de costo de servicio de mantenimiento. Este es el informe que utilizan normalmente los contadores mensualmente para obtener las depreciaciones y valores de Valor en libros los activos. El mismo muestra el valor de compra, el monto despreciado, el valor de rescate, la depreciacin del mes, y el valor en libros. Activos

Operaciones y observaciones especiales

En caso de enviar el reporte por pantalla SCAD utilizara el visualizador escogido en la ventana de parmetros de impresin. No envi un reporte a pantalla y luego a imprimir desde ah, si desea imprimir un reporte seleccione desde un inicio PAPEL he imprmalo, de lo contrario obtendr descuadre en la impresin.

Restricciones para usuarios

Estas restricciones evitan que se tenga acceso a los reportes a los cuales se le pone la restriccin.
RESTRICCIONES RepAFActivos; RepAFActivosXFechaCompra; RepAFHistorialMantenimiento; RepAFValorEnLibros;

Estas claves deben ser escritas exactamente como aparecen arriba y si se desea restringir ms de una debe escribirlas de seguido sin ningn espacio en blanco en las restricciones del usuario.
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