BELLARO S. A.

CARTA DE RECOMENDACIONES DE CONTROL INTERNO Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES AL 31 DE AGOSTO DEL 2012

CONTENIDO A. RECOMENDACIONES DE CONTROL INTERNO AL 31 DE AGOSTO DE 2012. B. RECOMENDACIONES DE AOS ANTERIORES AN NO IMPLEMENTADAS.

Quito, 21 de septiembre del 2012

Arquitecto Gonzalo Luzuriaga A., Gerente General BELLARO S.A. Presente De nuestra consideracin: Como parte de nuestra auditora de los estados financieros de la compaa BELLARO S. A., al 31 de agosto del 2012, efectuamos un estudio y evaluacin del sistema de control interno de la Compaa, en la extensin que consideramos necesaria para evaluar dicho sistema como requieren las normas internacionales de auditora. El propsito de dicho estudio y evaluacin fue el determinar la naturaleza, extensin y oportunidad de los procedimientos de auditora necesarios para expresar una opinin sobre los estados financieros de la Compaa. La Direccin de la Compaa es responsable por el diseo y operacin del sistema de control interno contable. En cumplimiento de sta responsabilidad, la Gerencia realiza estimaciones y formula juicios para determinar los beneficios esperados de los procedimientos de control y los costos correspondientes. El objetivo del sistema de control interno contable es dar a la Gerencia una razonable (no absoluta) seguridad de que los activos estn salvaguardados contra prdidas por uso o disposicin no autorizados, y que las transacciones han sido efectuadas de acuerdo con las autorizaciones de la Gerencia y registradas adecuadamente para permitir la preparacin de los estados financieros de acuerdo con Normas Internacionales Informacin Financiera. Como resultado de nuestro estudio y evaluacin, hemos elaborado las recomendaciones que presentamos, adjunto a la presente, y que consideramos importantes para el mejoramiento de los procedimientos de control de la Compaa. Tendremos mucho gusto en ampliar el contenido de las recomendaciones en caso de que lo considere necesario o ayudarle a la implantacin de las mismas. Aprovechamos adems la oportunidad, para agradecerle, y por su intermedio al personal de la Compaa, por la colaboracin prestada a nuestro personal durante el curso de nuestro trabajo.

Cordialmente,

A. RECOMENDACIONES DE CONTROL INTERNO AL 30 DE SEPTIEMBRE DE 2011. I. ASPECTOS DE INTERS

INFORMACIN NO PROPORCIONADA POR LA COMPAA Como parte de nuestro trabajo de revisin hemos solicitado la siguiente informacin que no nos fue proporcionada, informacin que consideramos necesaria para verificar el registro adecuado de las transacciones: Actas de Junta General de Accionistas y de Directorio, celebradas durante el ao 2012, en las cuales se pueda observar las decisiones aprobadas y as poder evaluar su respectivo cumplimiento.

Comentarios de la Gerencia:

II.

CAJA - BANCOS

EFECTUAR ARQUEOS PERIDICOS Y SORPRESIVOS DE LOS FONDOS DE CAJA CHICA Y DOCUMENTARLOS Recomendamos a la compaa realizar arqueos de caja chica de manera sorpresiva al responsable del fondo de caja chica; de esta forma se tendr la certeza de que estos fondos son utilizados para los fines establecidos, as como el control adecuado de la integridad de fondos. Esta actividad deber ser realizada por funcionarios del Departamento Financiero, documentando dicho procedimiento de manera escrita; el cual deber contener al menos los siguientes aspectos: Informacin completa de los valores revisados, Anlisis de los documentos que respaldan los desembolsos efectuados y Firmas de responsabilidad tanto del custodio como de la persona que realiza el arqueo.

Durante nuestra revisin se encontr que no se realiza arqueos peridicos y sorpresivos de los fondos de caja chica a la Srta. Catalina Quinchuqui (Asistente Contable); slo se elabora las reposiciones, las mismas que son revisadas por Galo Valencia (Contador). Comentarios de la Gerencia:

ESTABLECER Y APLICAR UN MANUAL DE PROCEDIMIENTOS SOBRE

EL USO DE CAJAS CHICAS Recomendamos elaborar y aplicar un manual de procedimientos de uso de la caja chica, norma que permitir conocer al funcionario que administra y custodia la misma, cuales son sus responsabilidades y obligaciones adems de conocer las polticas que permitir asegurar e instruir al personal involucrado, en el adecuado manejo y utilizacin de los fondos de la compaa y evitar usos inadecuados y reposiciones continuas de estos fondos. En nuestra revisin se observ, que para el fondo de caja chica no se encuentran establecidas polticas por escrito, que nos permita conocer aspectos como: a. b. c. d. e. f. Custodio y responsable del fondo. Monto del fondo. Plazo de reposicin. Monto mximo por desembolso por Caja Chica. Desembolsos autorizados a realizarse por Caja Chica. Forma de la liquidacin y reposicin del fondo de Caja Chica.

Comentarios de la Gerencia:

REALIZAR Y ANALIZAR LAS CONCILIACIONES BANCARIAS EN FORMA ADECUADA Se recomienda a la compaa elaborar las conciliaciones bancarias de las cuentas corrientes en forma adecuada, esto es analizando las partidas conciliatorias resultantes y realizando los correctivos necesarios, complementando el procedimiento de control interno incluyendo fechas de elaboracin y firmas de responsabilidad, que evidencie que ests son revisadas y elaboradas oportunamente, lo que permitir mantener un control ptimo de las transacciones bancarias y presentar saldos razonables en los estados financieros. A la fecha de nuestra revisin, hemos observado los siguientes aspectos que llamaron nuestra atencin: a) Conciliaciones bancarias del Banco Internacional de los meses mayo y junio sin constancia de firmas de elaboracin, lo que permite definir el responsable del fondo. b) Conciliaciones bancarias de la cuenta corriente del Banco Internacional correspondientes al periodo de enero-agosto, sin firmas de revisin de Galo Valencia (Contador), que nos permita verificar que las mismas son revisadas luego de su elaboracin. c) Partidas conciliatorias pendientes de contabilizar como notas de dbito que se encuentran debidamente identificadas y no son registradas contablemente en

forma oportuna, generando diferencias todos los meses por el siguiente concepto:
INTERNATIONAL FINANCE BANK Mes
ENERO FEBRERO MARZO ABRIL MAYO JUNIO JULIO AGOSTO TOTAL

Valor
1.019 170 160 160 685 170 160 250 ---------$ 2.774

======

Comentarios de la Gerencia:

ADJUNTAR LOS ESTADOS DE CUENTA BANCARIOS ORIGINALES EN LAS CARPETAS DE LAS CONCILIACIONES BANCARIAS DE LA COMPAA. Se recomienda a la compaa adjuntar los estados de cuenta bancarios originales a las conciliaciones bancarias elaboradas por la compaa, con la finalidad de mantener un archivo ordenado que garantice el origen de los datos con los que se procedi a la elaboracin de la conciliacin bancaria. Durante nuestra revisin se observ que la compaa no dispone del estado de cuenta original de los movimientos bancarios efectuados en las cuentas corrientes.A continuacin el detalle: Banco Internacional (Meses febrero y julio) International Finance Bank (Meses febrero y agosto) Comentarios de la Gerencia:

III.

CUENTAS POR COBRAR

EFECTUAR GESTIONES DE COBRO QUE PERMITAN RECUPERAR LOS CRDITOS VENCIDOS Recomendamos efectuar las respectivas gestiones de cobranza tendientes a la recuperacin de los valores por crditos, concedidos a sus clientes; a fin de contar con los recursos econmicos necesarios que le permitan desarrollar sus actividades en forma adecuada.

En nuestra revisin observamos que la compaa mantiene cuentas por cobrar vencidas, considerando que el plazo de crdito mximo es de 75 das, sobre las cuales no se registran abonos hasta el 20 de septiembre del 2012, lo que evidencia una lenta recuperacin y un posible riesgo de incobrabilidad. A continuacin el detalle de los aspectos que llamaron nuestra atencin:
CARTERA SIN GESTIN DE COBRO CLIENTE Cartera Corriente
2.416 1.670 9.061 327 2.519 68.633 164 2.086 568 4.236 9.906 1.050 2.319 21.373 126.325

Cartera Vencida 1 a 15 das

255 875 1.399 398 2.926

16 a 30 das
605 4.120 576 84 138 268 342 1.433 274 20 25 1.823 9.706

TOTAL

ADEL CORP. ALBA'SFLOWERS BELLFLOR CUTFLOWERWHOLESALE ECUAFLORIMPEXSRL. F.LLIBARILESRL FLORES PARAISO FLOWER ME ECUADOR GARCIA-GREENS GUSTAVO JAVIER FRASCAROLI NISTRU TRADING OSCAR HORACIO DECUNTO PROTEANFARMS INC. PROTEANFARMS INC. CANADA ROSES LAND ZIG - ZAGGROUP TOTAL

2.670 2.275 13.180 903 3.394 68.717 138 432 2.427 1.433 841 5.635 9.926 1.075 2.717 23.196 138.957

CLIENTES EN QUIEBRA Cartera Vencida 61 +

SNHFLOWERMARKETWHOLESALE UNIQUEWHOLESALEFLOWERS VIVIANA CAPELO TOTAL 16.348 17.989 1.169 35.506

CLIENTE

CLIENTES QUE SLO SE ENVI LOS ESTADOS DE CUENTA Cartera Corriente

879 16.346 12.728 5.951 5.261 662 4.478 510 648 47.461

Cartera Vencida 16 a 30 das

1.435 14.705 3.601 2.831 384 5.970 290 530 29.745

CLIENTE
ACTION FLORAL BROKERS INC CAMELLIA CHOICEFLOWERS DBEC FLOWER EXPRESS SERVICE GRAFE STUDIO KOEHLER&DRAMM OF MISSOURI M&MFLOWERMARKET SOLOROSAS VICTORIA FLORIS TOTAL

31 a 60 das
-

61 +
5.362 2.350 80 7.792

TOTAL
2.314 31.051 18.089 9.552 10.442 1.046 80 10.448 800 1.178 84.999

CLIENTE DESAPARECIDOS Cartera Vencida CLIENTE

ECUAROSES EMERALDFARMS, INC. ENIGMATIC TRADING HELSINGING IMEXSAFLOWERS INDIGOMAGICUG. J.M. FLOWERS IMP e EXPLTDA PARADISE SEED PRETTYFLOWERS ROSAS UNLIMITEDFL. ROSENETLLC. SUNFLORA TOTAL

16 a 30 das
105 105

61 +
1.683 7.515 217 337 3.064 1.883 337 1.162 769 7.723 324 15.815

TOTAL
1.683 7.515 217 337 105 3.064 1.883 337 1.162 769 7.723 324 15.920

Comentarios de la Gerencia:

EFECTUAR UN ANLISIS ADECUADO DEL VENCIMIENTO DE LOS CLIENTES ANTES DE CONCEDER NUEVOS CRDITOS. Recomendamos a la compaa efectuar un anlisis adecuado del vencimiento de los clientes antes de conceder crditos, el mismo que deber estar de acuerdo a la capacidad de pago que poseen sus clientes y verificar si tienen cuentas vencidas y as

poder determinar la conveniencia de concederles nuevos crditos. Esto permitir a la compaa evitar el riesgo de que estas cuentas puedan convertirse en cuentas de difcil recuperacin o cuentas incobrables. Durante nuestra revisin pudimos observar que la compaa a pesar de que algunos clientes tienen cuentas vencidas, se les sigue otorgando nuevos crditos, sin que para esto se solicite las respectivas garantas. A continuacin el detalle:
Cartera Vencida 1 a 15 das
6.708 6.708

CLIENTE
CHOICEFLOWERS FLOWER EXPRESS SERVICE FRESH&FROSTPRODUCTS OMNIFLORAGMBH. TOTAL

Cartera Corriente
12.728 5.261 2.839 8.325 29.152

16 a 30 das
2.831 3.352 6.183

31 a 60 das
79 79

61 +
5.362 2.350 1.791 9.503

TOTAL
18.089 10.442 7.981 15.112 51.625

Comentarios de la Gerencia:

IV.

ACTIVO FIJO

EFECTUAR PERIDICAMENTE TOMAS FSICAS DE LOS ACTIVOS FIJOS PROPIEDAD DE LA COMPAA Recomendamos a la compaa efectuar peridicamente tomas fsicas de los bienes que conforman el rubro de activos fijos propiedad de la compaa, de tal manera que se pueda determinar su existencia, ubicacin y estado;as como establecer a los funcionarios responsables de su uso. A travs de este procedimiento se depurar los cuadros de activos fijos y se determinar su obsolescencia as como la necesidad de bajas de activos; lo cual garantiza un adecuado manejo, control contable y adecuada presentacin en los Estados Financieros. De nuestra visita observamos que la compaa no ha cumplido con el procedimiento de la toma fsica de activos fijos correspondiente al ao 2012, con el fin de identificar su estado, control adecuado y salvaguarda de los mismos. Cabe indicar que los activos fijos al 31 de agosto del 2012 ascienden a US$ 3.590.772 que corresponde al 46% del total de sus activos. Comentarios de la Gerencia: IDENTIFICAR ADECUADAMENTE LOS ACTIVOS FIJOS, MEDIANTE EL USO DE ETIQUETAS ADHESIVAS CODIFICADAS Sugerimos a la compaa identificar a travs de etiquetas adhesivas los activos fijos, las mismas que deben contener el cdigo del activo, caractersticas, fechas de

mantenimiento con lo que se obtendr una adecuada identificacin, rpida ubicacin de los bienes as como mantener un control detallado, que permita evitar usos inadecuados. Durante nuestra revisin se pudo observar que la compaa no mantiene sus bienes debidamente identificadosde alguna manera que permita establecer un control confiable de los mismos. Comentarios de la Gerencia:

V.

CUENTAS POR PAGAR

EFECTUAR UN ANLISIS DE LA CUENTA POR PAGAR PROVEEDORES LOCALES Recomendamos a la compaa efectuar un anlisis de las cuentas por pagar que se mantienen dentro de la cuenta Proveedores Locales, esto permitir que los saldos presentados en los estados financieros sean reales y adecuados y adems se podr conocer claramente cules son las obligaciones que mantiene la compaa actualmente y el plan a seguir para su oportuna liquidacin. En nuestra visita al efectuar una revisin de la conformacin de la cuenta por pagar Proveedores Locales, observamos que se mantiene pendiente de analizar y liquidar las siguientes obligaciones:
Proveedor Factura Fecha factura
21/07/2011 15/02/2012 13/08/2012

Vencido 16 a 30 121 das das o +

653 80 641 -

TOTAL
80 641 653 (a) (b) (b)

MARTINEZYACELGA EVA NIRP ECUADOR C. LTDA. PLANTEC S.A.

328 767 8583

TOTAL

653

721

1.374

(a) Trmite de legalizacin de variedad de rosas que no finaliza. (b) Diferencia pendiente de analizar por la ca.

Comentarios de la Gerencia:

VI.

VENTAS

SEGREGAR LAS FUNCIONES DEL PERSONAL DE COMERCIALIZACIN EN EL PROCEDIMIENTO DE EMISIN Y ENVO DE ESTADOS DE CUENTA DE CLIENTES DEL EXTERIOR Y RECUPERACIN OPORTUNA DE LA CARTERA Se recomienda a la compaa segregar las funciones del personal de comercializacin en el procedimiento de emisin y envi de estados de estados cuenta de clientes del

exterior y recuperacin oportuna de la cartera, de esta manera evitar un posible incremento en la incobrabilidad de la cartera, que genere iliquidez en un determinado tiempo. Esta recomendacin la hacemos en virtud de que durante nuestra revisin se verific que la Sra. Vernica Andrade ya no se encuentra trabajando en la compaa la misma que era encargada de las funciones antes mencionadas, y hasta la fecha de revisin no se ha designado una persona para realizar estas funciones. Comentarios de la Gerencia:

CUMPLIR CON LOS REQUERIMIENTOS NECESARIOS PARA EL USO DE LAS NOTAS DE CRDITO Recomendamos a la compaa que para el uso de las Notas de Crdito se cumpla con los requerimientos establecidos en el art. 14 del Reglamento de Comprobantes de venta y Retencin que al respecto dice las notas de crdito deber consignar la serie y numero de los comprobantes de venta a los cuales se refieren. El comprador o a quien su nombre reciba la nota de crdito deber comisionar en ella su nombre, numero de registro nico de contribuyente o cedula de ciudadana o pasaporte, fecha de recepcin y de ser el caso el sello de la empresa Durante nuestra revisin se pudo evidenciar que existen notas de crdito emitidas por la compaa que no incluyen el nmero de registro nico de contribuyente o cedula de ciudadana o pasaporte y el sello o firma de recibido. Cabe indicar que las notas de crdito al 31 de agosto del 2012 ascienden a US$ 39.572; se tomo como muestra 21 Notas de Crdito. A continuacin el detalle de los casos analizados:
NOTAS DE CRDITO SIN R.U.C. Y FIRMA DE RECIBIDO DEL COMPRADOR N Nota de Crdito
1765 1774 1783 1792 1801 1810 1819 1828 1837 1846 1855 1863 1872 1881

N Factura Afectada
149124 149331 149620 150331 150419 151561 151790 148812 152603 152757 152021 153211 154242 153812

Cliente
GOCHA KUKAVA F.LLIBARILESRL F.LLIBARILESRL F.LLIBARILESRL F.LLIBARILESRL F.LLIBARILESRL F.LLIBARILESRL ALBASFLOWERS F.LLIBARILESRL F.LLIBARILESRL CENTER FLOWERS S.A. F.LLIBARILESRL OMNIFLORAGMBH BEAUTYWHOLESALEFLOWERS

Valor
216 88 75 82 67 168 32 20 111 90 199 111 85,00 230

1890 1899 1908 1917 1926 1935 1946

154794 154737 152381 155736 156319 156272 156841

SECORE FLORAL EXPORT, LLC RED MOUNTAIN EHOLESALE BELLFLOR F.LLIBARILESRL PROTEANFARMS INC. F.LLIBARILESRL TRAMBLUMEN TOTAL

126 47 30 386 118 235 95 2.610

NOTAS DE CRDITO CON NMERO FACTURA INCORRECTO N Nota de Crdito

1810

N Factura Afectada
151561

Cliente
F.LLIBARILESRL

Valor
168

Adems se pudo evidenciar que la compaa no mantiene impresas las Notas de Crdito de los meses de Julio y Agosto del 2012.

Comentarios de la Gerencia:

VII.
CALCULAR ADECUADAMENTE CUMPLIMIENTO DE OBJETIVOS

NMINA
LAS BONIFICACIONES POR

Se recomienda a la compaa mejorar el control en el clculo de las bonificaciones por cumplimiento de objetivos en los roles de pagos, con la finalidad de evitar errores en los ingresos de cada empleado. Durante nuestra revisin se pudo observar que los datos tomados para el clculo de las bonificaciones por cumplimiento de objetivos del Sr. Juan Chvez (Jefe de Produccin), presentaban diferencias entre los datos de Produccin y los datos de Subgerencia; lo que genera una diferencia de USD $ 24, valor que debi ser acreditado al trabajador. Si bien el efecto es mnimo se pueden seguir cometiendo errores con otros empleados y con valores ms significativos.

B. RECOMENDACIONES DE AOS ANTERIORES AN NO IMPLEMENTADAS.

ACTUALIZAR EL CONTRATO CON LA COMERCIALIZADORA B&L ROSES CONECTION LTDA. Se recomienda a la compaa actualizar el contrato con la comercializadora B&L Roses Conection Ltda., lo que le permitir definir en forma clara lo siguiente: Las ordenes fijas de pedido Precios Condiciones de embarque Plazos de crdito En nuestra revisin se observo que la compaa no ha realizado la actualizacin del contrato de comercializacin con la compaa B&L RosesConection Ltda., por el ao 2012, con la cual se ha realizado ventas de exportacin por US$ 2.330.322 al 31 de agosto del 2012 que representa el 51% de las exportaciones totales. Cabe indicar que el ltimo contrato suscrito fue en el ao 2007, con un plazo de duracin de un ao, sobre el cual no se ha realizado ningn adendum modificatorio. Adicionalmente la compaa esta obligado a presentar el anexo de precios de transferencia que an no lo ha realizado. Comentarios de la Gerencia: