Diez recomendaciones para la planificacin, organizacin y celebracin de un evento: 1. Innova, s creativo, piensa de forma diferente.

Puesto que la mayora de tu pblico ya habr asistido a docenas de conferencias y eventos, procura que el tuyo sea memorable. 2. Asegrate de que los participantes socialicen y participen en el networking, ya que uno de los principales objetivos es ayudarles a interactuar y conocerse. Y, puesto que siempre es difcil "romper el hielo" y conocer a nuevas personas, considera la posibilidad de organizar sesiones dinmicas y/o aprovecha el poder de la "gamification" (La integracin de la mecnica de juegos en una reunin o un evento, a fin de pasarlo realmente bien, puede aportarle fuerza, impacto y enfoque). 3. Conoce a tu pblico y adapta el mensaje y los contenidos del evento a l. Las personas que asisten a tu evento son tus clientes, as que debes esforzarte por conocerles bien a fin de poder ofrecerles una experiencia que satisfaga sus expectativas. Adems, siempre debes incluir un turno de preguntas despus de cada presentacin o sesin. 4. Si tienes poca o ninguna experiencia en la planificacin de eventos, asciate con un profesional cualificado con un largo historial de xitos en el sector; y si tienes experiencia pero no quieres gastar dinero en contratar a un profesional, hay literalmente miles de herramientas alojadas en la Web diseadas para ayudarte a planificar todos los aspectos de tu evento. 5. Establece metas y mtodos claros para medir el xito y el retorno sobre la inversin (ROI) . 6. A la hora de elegir un lugar de celebracin, comprueba su red Wi-Fi. Disponer de Wi-Fi no quiere decir que sea un red robusta y fiable. Y hablando de Internet, si no puedes ofrecerlo gratis a los asistentes, considera a posibilidad de proporcionarles sin coste un ancho de banda bsico y, para los que lo necesitan, un servicio "premium" de pago. 7. Incluye iniciativas sostenibles o de RSC en el programa del evento: a pesar del coste adicional, te sorprender lo importante que es para un creciente nmero de personas. 8. En cuanto haya una decisin en firme para celebrar el evento, asegrate de que se lance un sitio web atractivo e informativo sobre el evento en el menor tiempo posible (incluyendo versiones para PC, mviles y tabletas) y que se actualice a menudo; Internet es la herramienta de marketing ms poderosa que tienes a tu disposicin. 9. Aprovecha el poder de los medios sociales a fin de promocionar el evento antes de su celebracin y para prolongar su vida despus. 10. Graba vdeos de la zona de exposicin, con entrevistas a expositores y visitantes, que luego se podrn colgar en el sitio web oficial del evento, as como en sus perfiles en los medios sociales, a fin de ensear a aquellas personas que no pudieron asistir lo que se han perdido. Las 10 cosas que no se deben hacer a la hora de organizar un evento

Diez errores que no deben cometerse en la planificacin, organizacin y celebracin de un evento: 1. No cobres por el acceso a Internet, el parking o el almuerzo, ya que estas cargas adicionales son muy irritantes. Los participantes odian tener que pagar por separado por

tener acceso a Internet, paparcar su coche, tomarse un caf, etc., as que procura que la cuota de inscripcin lo cubra todo. 2. No slo hables de ti mismo y/o lo maravilloso que es tu evento, porque su xito depender en gran parte de los delegados/asistentes/invitados y, por lo tanto, debes hacer hincapi en ello. 3. No vayas demasiado lejos con la mxima de "hacer ms con menos". Si no hay presupuesto para organizar una evento presencial, organiza uno virtual; siempre es mejor que dar una mala impresin; y no siempre aceptes el presupuesto ms barato para el alquiler del espacio o la contratacin de servicios. Al igual que con los coches de segunda mano, lo ms barato casi nunca es lo mejor. 4. No olvides de informar a los participantes si decides implementar iniciativas sostenibles; su participacin activa es muy importante. 5. No olvides de preguntar a los participantes sobre sus necesidades alimentarias; en los grandes eventos internacionales habr seguramente vegetarianos, gente con restricciones alimenticias por motivos religiosos o de salud, etc. 6. No dependas slo de voluntarios para las necesidades de personal para tu evento. Aunque suelen estar muy dispuestos a ayudar, tambin necesitars un equipo de profesionales curtidos y de confianza. 7. No siempre elijas un espacio de moda pero ruidoso para tus eventos de networking; muchas personas quieren de veras hacerse or por encima del fragor; y no organices programas sociales sin opciones, porque no le gusta a todo el mundo el paintball o el yoga. 8. No improvises el da del evento; casi nadie te lo agradecer. 9. No lastres a los participantes con mucho material impreso. En la era de Internet, la informacin basada en el papel ya es obsoleta y, de todos modos, terminar seguramente en la papelera. 10. No olvides de realizar un seguimiento despus del eventos; la retroalimentacin es vital para poder subsanar errores y planificar futuros eventos. Por qu organizar el evento? Sea para 50 participantes o ms de 500, la planificacin, organizacin y celebracinde un congreso o unas jornadas puede ser una experiencia desalentadora, incluso para los ms sensatos. Huelga decir que un congreso o reunin mal organizado desacreditar a todos los implicados. Por esta razn, hay que formular varias preguntas importantes antes de emprender su planificacin, incluso si es realmente necesario celebrarlo. Antes que nada, has de preguntarte si lo que quieres organizar es la forma ms rpida, fcil y barata de transmitir al pblico objetivo tu mensaje de la manera ms eficiente y personal posible. Actualmente, existen formas mucho menos complicadas y caras de obtener los mismos resultados, tales como realizar una videoconferencia o un evento hbrido, combinando elementos tanto presenciales como virtuales. A pesar de la rpida consolidacin del fenmeno de los eventos virtuales, hay varios formatos en los que el contacto entre los participantes es esencial por razones profesionales, educacionales o de networking, tales como los viajes de incentivos, las actividades dirigidas a fomentar el espritu de equipo (conocidas internacionalmente como "team building"), o los eventos organizados por motivos puramente ldicos. Planificacin y organizacin del evento

Si has tomado la decisin de seguir adelante, el siguiente paso ser plantearte si lo vas organizar t mismo, sea en solitario o como coordinador de un comit de planificacin, o si sera mejor contratar a una agencia de organizacin o a un experto externo. Si tienes la experiencia y los recursos humanos y materiales para organizarlo t mismo, hay literalmente miles de herramientas alojadas en la Web y aplicaciones mvilesdisponibles actualmente y muchas ms en vas de desarrollo para facilitarte el trabajo. Por poner un ejemplo, eventilo.com es una herramienta de inscripcin online que te puede ahorrar horas de trabajo, puesto que te permite crear un sitio web personalizado para el evento, automatizar una amplia gama de tareas relacionadas con la inscripcin y organizacionales e incluso integrar los medios sociales, todo lo cual se puede integrar en tu propio sitio web. La herramienta tambin incluye funciones de marketing viral y de networking va Twitter, Facebook, y LinkedIn, entre otras plataforma de networking social. Si eliges la segunda opcin, puede que el experto en cuestin sea una persona con los conocimientos prcticos necesarios, "prestada" por una entidad ajena, o cualquiera de las muchas agencias, empresas o profesionales que trabajan en el sector organizadores profesionales de congresos, convenciones y/o exposiciones (OPC), empresas de gestin de destinos (DMC), agencias de eventos, organizadores de ferias y exposiciones, convenciones y reuniones, agencias de incentivos, agencias de viajes tradicionales, servicios tcnicos, servicios audiovisuales, servicios profesionales, etc.. Sea cual sea tu eleccin, es siempre una buena solucin si los empleados de la empresa "propietaria" del evento no estn familiarizados con la tarea; de lo contrario tendrs que asumir t mismo todas las tareas, lo que por muy econmico que parezca puede tener consecuencias drsticas. Lo que has de tener en cuenta cuando externalizas la organizacin de un evento es que sigue habiendo bastante intrusismo profesional en el sector. Por lo tanto, procura elegir bien. Las agencias y profesionales cualificados suelen ser socios de asociaciones profesionales, tales como MPI (Meeting Professionals International), SITE (Society of Incentive Travel Executives), SpainDMCs (Asociacin Espaola de Destination Management Companies), SIMA (Spanish Incentives and Meeting Association), OPC Andaluca, OPC Spain, UNAV (Unin Nacional de Agencias de Viajes) o la ICCA(Asociacin Internacionales de Congresos y Convenciones). Una forma de abordar este problema es restringir el proceso de seleccin a aquellos profesionales o empresas asociados que puedan proporcionarte cartas de recomendacin o que te hayan sido recomendados expresamente. Para evitar sorpresas desagradables, sobre todo cuando organizas el evento en el extranjero, es aconsejable usar proveedores muy recomendados, con un historial intachable. Con esta finalidad, los convention bureaus pueden proporcionarte informacin til sobre lugares de celebracin y proveedores, as como una serie de servicios de cortesa, como traslados y vistas tursticas guiadas. Tanto si confas en tus propios recursos (organizacin interna) como si prefieres contratar a una agencia o a un experto externo, debers constituir un comit. El perfil que buscas es de una persona fiable, responsable y flexible que est acostumbrada al trabajo en equipo y autorizada para tomar decisiones. Por lo tanto, es imprescindible que el coordinador est implicado en el proceso de seleccin, con el derecho de vetar el nombramiento de miembros improductivos, incompetentes o conflictivos. Adems, aunque no se debe dejar fuera a ninguna persona importante, es aconsejable limitar el nmero de integrantes del comit a lo estrictamente necesario.

Una de las primeras decisiones que debe tomar el comit de planificacin es si se va a organizar el evento con recursos propios o ajenos, parcial o totalmente. Si eliges la primera opcin, debes identificar a los miembros del equipo encargado de la organizacin (desde una sola persona hasta un grupo de personas, dependiendo del tamao del evento), incluyendo a los intermediarios, junto con las diferentes fases del proceso de planificacin en las que estar implicado cada uno de ellos. En caso de elegir la segunda opcin, se suele preparar una peticin de presupuesto (en ingls, Request for Proposal), que debe incluir tanta informacin como sea posible, como el pblico objetivo, la asistencia prevista, las necesidades de Internet/Wi-Fi, las estadsticas de experiencias anteriores, de ser posible, etc. Formato del evento Antes de empezar a organizar el evento, hay varias cuestiones, todas interrelacionadas, que han de estar muy claras para todos los implicados: por ejemplo, el formato. Los eventos empresariales, congresos de asociaciones, retiros profesionales,cursos, jornadas de formacin o talleres, viajes de incentivos, conferenciascientficas o mdicas, reuniones de golf, actividades de team building,lanzamientos de productos, campaas de publicidad, ferias de muestras: la lista es inagotable. Adems, no van en contra de las reglas los eventos multidisciplinarios ohbridos, mezcla de dos o ms actividades con la intencin de llegar a un pblico ms amplio, ahorrar dinero y/o generar ingresos adicionales. Al igual que en otros sectores, la sostenibilidad es una de las tendencias actuales ms importantes en el sector de congresos y reuniones. Aunque su adopcin est siendo lenta, cada vez ms empresas implementan iniciativas sostenibles en su gestin diaria y en sus reuniones y eventos a fin de intentar reducir su huella de carbono. Las iniciativas sostenibles y compensaciones de carbono tienen un precio, pero tambin son un factor de diferenciacin que ser muy aplaudido por un creciente nmero de asistentes/delegados. Puesto que existe una amplia gama de iniciativas que se pueden implementar el uso de fuentes de agua en lugar de agua embotellada, las aplicaciones mviles y las herramientas alojadas en la Web para ahorrar papel, los cordones y credenciales reciclables, el uso de productos locales en el servicio de catering, etc., por muy pequeo que sea, siempre hay algo que se puede hacer. Otra tendencias que se consolida en el sector MICE es la responsabilidad social corporativa (RSC), que es cmo las empresas gestionan sus procesos de negocio para tener un impacto global positivo en la sociedad, o el firme compromiso de la comunidad empresarial de comportarse de forma tica y de contribuir al desarrollo econmico y, al mismo tiempo, mejorar la calidad de vida de los empleados y sus familias, adems de la de la comunidad local y la sociedad de su conjunto, entre otra definiciones. Y al igual que con las iniciativas sostenibles, la RSC es ahora tambin un factor de diferenciacin muy importante con una gran aceptacin entre los asistentes/delegados, sobre todo de las generaciones ms jvenes. Como antes, la eleccin de iniciativa desde la donacin de un pequeo porcentaje de las cuotas de inscripcin a una organizacin benfica local hasta una tarde trabajando en proyectos varios (la reforestacin o la restauracin de edificios), pasando por un incentivo de cuatro o cinco das de duracin dedicado a un solo proyecto en casa o en el extranjero depender del presupuesto y del tiempo disponibles. Marcar la diferencia ya forma parte de la filosofa empresarial de un creciente nmero de empresas y, huelga decir, las iniciativas de RSC son excelentes para impulsar su visibilidad y reputacin. Pblico objetivo y asistencia prevista

Aunque muchas de las decisiones ms importantes sern tomadas por la direccin, debe estar muy claro para todos los implicados en la planificacin (el coordinador y el comit de planificacin) cules van a ser el formato y la duracin del evento. Adems, deben saber quines van a asistir y cul es el nmero previsto de asistentes. Si no ests completamente seguro de cul es exactamente tu pblico objetivo o del nmero de personas que van a asistir (lo que suele ser el caso cuando no hay estadsticas de experiencias anteriores), la planificacin (y la presupuestacin) puede ser de pesadilla. En el caso de las actividades ldicas, cursos/talleres, reuniones en el da, viajes de incentivos y actividades de team building, esta cuestin no suele plantear problema alguno. No obstante, los eventos de los que se espera un beneficio o al menos la recuperacin de lo invertido son bien distintos. Por ejemplo, si implican varias pernoctaciones y coinciden con un perodo vacacional, quiz sea necesario permitir laasistencia de cnyuges e hijos, con los problemas adicionales de organizacin y, en su caso, un gasto extra. A menudo es necesario contratar a conferenciantes o a lderes de taller (a veces con mucha antelacin), que quiz cobren honorarios adems de gastos de viaje y, si son extranjeros, requiran los servicios de un intrprete. Lo mismo se puede decir de los invitados especiales, tales como personalidades/celebridades o representantes de los medios de comunicacin. En el caso de eventos tales como ferias de muestra, congresos, conferencias, convenciones, conciertos o eventos deportivos anuales o bienales, cuando las cifras de asistencia pueden fluctuar de una edicin a otra segn el destino y el clima econmico, entre otros factores, es esencial aprovechar, con mucha antelacin, el enorme potencial para el marketing de las nuevas tecnologas y las redes sociales, con el desarrollo de un sitio web para el evento que se actualice con frecuencia y que sea fcil de usar y compatible con los entornos mvil y tableta, adems de crear perfiles en Facebook,Twitter, Google+, etc., e investigar la amplia gama de herramientas alojadas en la Web y aplicaciones mviles ya disponibles para los organizadores. Si se aprovecha el poder de los medios sociales, el organizador/propietario no slo podr llegar a un pblico ms amplio antes de la celebracin del evento, sino tambin prolongar su vida despus, adems de generar una retroalimentacin muy valiosa. Tambin hay que abordar la cuestin de la dotacin de personal para el evento, que depender de su envergadura. Puede que el personal trabaje para la empresa "propietaria" del evento, si es que dispone de una plantilla lo suficientemente amplia, o quiz sea ocasional, lo que es probablemente la alternativa ms barata cuando se organiza en el extranjero. En el caso de eventos deportivos o torneos, nunca se debe pasar por alto la posibilidad de utilizar a voluntarios. Asimismo, hay que tener en cuenta la seguridad, sobre todo si se trata de una feria de muestras o un congreso internacional o cuando se espera la asistencia de personalidades/celebridades. Por ltimo, hay que tomar las medidas adecuadas para los asistentes con minusvalas. Presupuesto

El siguiente asunto en el orden del da es el presupuesto, que no es solamente una hoja de clculo sino un documento que combina actividades de planificacin y de gestin, incluyendo una lista degastos previstos, fuentes de ingresos y el beneficio previsto. En muchos casos, los organizadores se vern obligados a trabajar con un presupuesto fijo. Por otro lado, es posible que se espere que el evento alcance el punto de equilibrio o que arroje un beneficio a travs de las cuotas de inscripcin, la venta de entradas, el alquiler de stands, el patrocinio, las subvenciones, la comercializacin, la venta de productos, etc. Si ests organizando un evento sin nimo de lucro, es esencial determinar desde el principio quines de los implicados van a asumir cada captulo de gastos. Hablando de gastos, a menudo se pasa por alto la necesidad de contar con un seguro. Aunque las primas son cada vez ms altas, debes considerar todos los riesgos potenciales antes de determinar qu tipo de cobertura requerirs, adems de responsabilidad civil, que es imprescindible. Puesto que es el "propietario" quien normalmente sufraga los gastos, es aconsejable hacerle partcipe en la planificacin del presupuesto durante todo el proceso; esto posee la ventaja aadida de mantener al coordinador y al comit de planificacin siempre al tanto de los acontecimientos. El coordinador debe tener la responsabilidad exclusiva del presupuesto y de autorizar los pagos, desde la planificacin preliminar hasta el cierre de cuentas; si hay demasiados implicados, ser difcil vigilar los gastos y pedir cuentas al coordinador por el gasto total. Por regla general, el coordinador o la persona responsable de la planificacin del presupuesto debe apartar un 20% para imprevistos. Una tendencia importante que ha llegado para quedarse, y que es intrnseco a la planificacin presupuestaria, es la medicin del retorno sobre la inversin (ROI). Actualmente se suele exigir a los organizadores, sean externos o internos, que justifiquen el presupuesto del evento hasta el ltimo euro. Y esto tambin implica que se han de alcanzar unas metas medibles y cuantificables; es decir, un aumento de las ventas, un mayor reconocimiento de la marca, la generacin de contactos, etc. Por lo tanto, se deben evitar a aquellos organizadores o agencias que no puedan garantizar una medicin efectiva del ROI. Programacin Por regla general, el xito depender de una buena programacin. Es imperioso establecer un plazo realista para la planificacin y organizacin. Por desgracia, esto no se respeta la mayora de las veces, sobre todo en el sector empresarial. En general, se necesita un ao de plazo para planificar y organizar un evento de envergadura. Cuando es necesario trabajar con un presupuesto fijo, resulta ventajoso tener unasfechas alternativas para obtener las mejores tarifas para el alojamiento, los servicios de restauracin, el lugar de celebracin y/o las actividades ldicas. La flexibilidad es, adems, una excelente herramienta de negociacin. Existen muchos factores adicionales que hay que tener en cuenta, como las obligaciones profesionales de todos los asistentes, sean participantes o conferenciantes, otros eventos de naturaleza similar que se organizan en las mismas fechas o justo antes o despus, das festivos, perodos vacacionales, condiciones meteorolgicas previstas, etc. En suma, no es

sencillo elegir unas fechas que agraden a 100 personas, y mucho menos a 500, sobre todo cuando trabajas con un presupuesto fijo. Destino y lugar de celebracin

Tanto para la planificacin presupuestaria como para otras consideraciones, debes tomar la decisin, al principio del proceso de planificacin, de dnde celebrar el evento. Es posible que sta la tome unilateralmente la direccin o el"propietario" del evento, que puede ser preciso (un hotel con encanto en la Sierra de Madrid, por ejemplo), o no tan conciso (cualquier lugar de celebracin dentro de un radio de 35km de Mlaga), o bastante impreciso: "Cualquier sitio sirve, siempre y cuando sea original y tenga buenos precios". A no ser que el evento requiera un lugar de celebracin ms aislado, ste debe ser fcilmente accesible: cerca de una autopista, una estacin de trenes o un aeropuerto internacional. Si vienen en vuelos intercontinentales, los participantes llegarn con jetlag y la ltima cosa que les apetecer hacer es emprender un largo viaje en coche, autocar o tren. Ha de ser razonable la distancia entre el aeropuerto y el lugar de celebracin, es decir, a no ms de dos horas en cualquier modo de transporte. Ni que decir tiene que el lugar de celebracin debe ser cmodo y adecuarse tanto al tipo de evento que se est organizando como al perfil medio de los participantes. Es crucial conocer los gustos del pblico objetivo antes de decidir dnde se va a organizar y qu tipo de lugar de celebracin se debe elegir. Debido a la actual tendencia hacialugares de celebracin ms innovadores, hay cada vez ms margen para la originalidad (sin exagerar). Incluso si a los organizadores se les ha impuesto un destino, esto no quiere decir que el lugar de celebracin tenga que ser poco imaginativo. Como lugares de celebracin alternativos, son cada vez ms populares los museos, edificios histricos, jardines botnicas, haciendas, teatros, yates o bodegas por enumerar slo unos pocos. Para ayudar a la direccin a tomar la decisin adecuada, resulta til hacer una seleccin de lugares de celebracin, incluyendo las ventajas y desventajas de cada uno de ellos. Con el auge del Internet, las visitas de inspeccin ya no son tan necesarias como antes; no obstante, es aconsejable hacer al menos una en el caso de eventos de envergadura o resonancia. Y hablando de Internet, la red inalmbrica de un lugar de celebracin puede significar el xito o el fracaso de un evento. Hoy en da, sea un evento de alta o baja tecnologa, es esencial que disponga de una red fiable. Hay una serie de preguntas clave que los organizadores deben hacer a la direccin del lugar de celebracin a fin de evitar cualquier sorpresa desagradable. Tambin debe haber un equipo de tcnicos disponible in situ durante todo el evento. Proveedores Eventos
Actividades Agencias de Organizacin Catering Comunicacin

Entretenimiento Escenarios y Decoracin Hoteles y Lugares de Celebracin Informacin Profesional Organizacin Tcnica Servicios Audiovisuales Servicios Profesionales Transporte Ver todas las categoras