PIMP YOUR BUSINESS ENGLISH

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How to CommUniCAtE AnD CorrESPonD SUCCESSfULLy in EngLiSH

1. Dont Panic: Englische Geschftskorrespondenz leicht gemacht 2. Step by Step: Aufbau des Business Letter 3. Useful Vocabulary: Von der Anrede bis zum Schluss 4. Sample Business Letter: Ein Beispiel 5. Email Etiquette: Augen auf im Mailverkehr! 6. ASAP & Co.: Common Business Abbreviations

1 Dont Panic: Englische Geschftskorrespondenz leicht gemacht

Einen guten Geschftsbrief auf Englisch zu verfassen, ist kein Hexenwerk. Wichtig ist es, sich an bestimmte im englischen Sprachraum gngige Regeln zu halten und feste Redewendungen zu kennen, die fr den geschftlichen Schriftverkehr typisch sind, wenngleich sie im alltglichen Sprachgebrauch oft nicht vorkommen. Zudem folgen geschftliche Dokumente wie Memos, E-Mails und Berichte in der Regel einem festen Stil. Wer einen Geschftsbrief in englischer Sprache verfassen muss, steht oft vor zahlreichen Fragestellungen, was Anrede und Abschiedsformeln, Struktur, Brieflayout und Sprachgebrauch betrifft. In den folgenden Kapiteln findest Du zahlreiche ntzliche Tipps, Anleitungen, hufig gebrauchte Phrasen und Beispiele, die Deinen geschftlichen Briefen und E-Mails einen professionellen Schliff verleihen.

2 Step by Step: Aufbau des Business Letter

Die Grundlagen fr das korrekte Verfassen von englischen Geschftsbriefen sind nicht schwer zu erlernen. Im Folgenden fhren wir Dich Schritt fr Schritt durch den Aufbau eines so genannten business letter. Im nchsten Kapitel findest Du anschlieend ntzliche Satzbausteine, um Deinen Brief dem entsprechenden Anlass anzupassen. Beginnen wir zunchst mit etwas theorie. Die wichtigsten regeln: Gestalte den Brief im Blockstil. Die Abstze nicht einrcken. Setze die Adresse des Empfngers an den Anfang des Briefs, gleich unter die Adresse Deiner Firma. Hinter die Adresse setzt Du jetzt zwei Leerzeilen und anschlieend das Datum. Setze hinter das Datum erneut zwei Leerzeilen (alternativ so viele wie ntig, um den Briefteil in die Mitte der Seite zu bringen). Es folgt die Anrede: grundstzlich Mr fr Herren und Ms fr Damen - es sei denn, der Adressat besitzt einen Titel wie Dr oder Prof. Als Erstes schreibst Du, worauf sich Dein Brief bezieht, zum Beispiel eine Annonce, ein Schreiben oder ein Telefonat (z.B. With reference to ). Nenne anschlieend den Anlass Deines Schreibens, zum Beispiel eine Antwort, Besttigung, Bestellung etc. (z.B. I am writing to you to ). An nchster Stelle stehen eventuelle Anfragen (z.B. I would be grateful if ). Anschlieend kannst Du Dich gegebenenfalls auf einen zuknftigen Kontakt beziehen (z.B. I look forward to meeting you next week.) Beende Deinen Brief mit Dankesworten (z.B. Thank you for ).

Jetzt fehlt nur noch die Gruformel (z.B. Yours sincerely, oder Yours faithfully,). Vor Deinen vollen Namen inklusive eventueller Titel setzt Du jetzt vier Leerzeilen. Deine Unterschrift gehrt zwischen die Schlussformel und Deinen Namen in gedruckter Form.

noch ein paar tipps am rande: ! Halte Deinen Brief mglichst kurz und schreib nicht lange um den heien Brei herum. Geschftskorrespondenz ist am effizientesten, wenn sie ein Anliegen direkt auf den Punkt bringt. ! Apostrophierte Verbformen sind in schriftlicher Korrespondenz nicht gebruchlich. Benutze deshalb z.B. cannot anstelle von cant und do not statt dont. ! Behalte stets eine Kopie Deiner Schreiben fr zuknftige Rckfragen und Referenzen. Thats it, basically...

3 Von der Anrede bis zum Schluss: Useful Vocabulary

Soviel zur Theorie. Bisher alles ganz einfach, stimmts? Keine Angst, das bleibt auch so. Nehmen wir jetzt die typischen Bestandteile des Geschftsbriefes und passen Sie an Dein Anliegen (Nachfrage, Bestellung, Beschwerde etc.) an. Zu jedem Teil des Schreibens findest Du auf den folgenden Seiten einige ntzliche Satzbausteine. Mit diesen Beispielstzen, die Du selbstverstndlich kombinieren und Deinem Anliegen anpassen kannst, verleihst Du deinem Schreiben garantiert eine professionelle Note. Wenn Du erst einmal ber einen Grundstock solcher gngiger Stze verfgst, kannst Du diese anschlieend problemlos auf jeden beliebigen Sachverhalt anwenden.

Anrede: - Dear Sir or Madam (Sehr geehrte Damen und Herren; wenn Ihr den Namen der Ansprechperson nicht kennt) - Dear Dr, Mr, Mrs oder Ms Miller (Sehr geehrte/r; wichtig: bei weiblichen Adressaten im Zweifelsfall immer Ms) - Dear John (Liebe/r; nur bei Freunden oder nahe stehenden Kollegen) - To whom it may concern (Sehr geehrte Damen und Herren / An die zustndige Abteilung; frmlich bei unbekanntem Empfnger)

Bezug: With reference to / Regarding (In Bezug auf / Bezglich) your advertisement in xy, (Ihrer Anzeige in xz) your letter of 10th May, (Ihres Schreibens vom) your phone call, (Ihres Anrufs) our telefone conversation, (unseres Telefonats) Thank you for (Vielen Dank fr) your request of 23rd April, (Ihre Anfrage vom) your letter (Ihr Schreiben). In reply to your request, (Bezglich Ihrer Anfrage) It was a pleasure meeting you in Berlin last week. (Es hat mich sehr gefreut, Sie letzte Woche in Berlin zu treffen.)

Anlass des Schreibens: I am writing to (Ich schreibe Ihnen, um) enquire about (mich nach ... zu erkundigen) apologise for (mich fr ... zu entschuldigen) confirm ... ( ... zu besttigen) inform you that ... (Ihnen mitzuteilen, dass ...)

Anfrage: Could you possibly ...? (Wre es mglich, dass Sie ... / Knnten Sie ...) I would be grateful if you could ... (Ich wre Ihnen dankbar, wenn Sie ...) Could you please send me (Knnten Sie mir bitte ... zuschicken?) I would (also) like to know (Zudem wrde mich interessieren, ...) I would be interested in (Ich wre interessiert an ...)

Angebot: We would be pleased to (Gerne mchten wir ...) Our company would be happy to (Unser Unternehmen wrde gerne ...)

Postive / negative mitteilung: I would be delighted to (Es wre mir ein Vergngen ...) I am pleased / I regret to inform you (Ich kann Ihnen / muss Ihnen leider / mitteilen,) Unfortunately / I am afraid that (Leider / Unglcklicherweise ...) After careful consideration we have decided (not) to (Nach eingehender Errterung haben wir uns entschieden, /nicht ...) Unfortunately it is not possible to (Leider ist es nicht mglich, ...)

Beschwerde: I am writing to complain about (Ich mchte mich ber ... beschweren) Please note that the product I ordered on 10th May has not arrived yet. (Ich mchte Sie darauf hinweisen, dass die von mir am 10. Mai bestellte Ware noch nicht eingetroffen ist.)

Entschuldigung: I am sorry for the delay in replying. (Bitte entschuldigen Sie die versptete Antwort.) We would like to apologise for any inconvenience caused. (Wir mchten uns fr alle Ihnen entstandenen Unannehmlichkeiten entschuldigen.)

Anlagen: I am enclosing Please find enclosed Enclosed you will find (Anbei / beigefgt / in der Anlage)

Schlusssatz: Thank you for your help. (Vielen Dank fr Ihre Hilfe) Please contact us again if (Bitte kontaktieren Sie uns erneut, falls) we can help in any way (wir Ihnen behilflich sein knnen). there are any problems (Probleme auftreten). you have any questions (Sie Fragen haben). For further details (Fr weitere Details) If I can be of any further assistance, (Falls ich Ihnen behilflich sein kann) please let me know (geben Sie mir Bescheid) please do not hesitate to contact me (kontaktieren Sie mich gerne jederzeit) Thank you for (Vielen Dank fr /, dass) your help (Ihre Hilfe). taking this into consideration (Sie dies bercksichtigen)

Bezug auf zuknftigen Kontakt: I look forward to Ich freue mich,)

hearing from you soon (bald von Ihnen zu hren). meeting you next Monday (Sie am Montag zu treffen).

We would be pleased to do business with your company. (Wir mchten gerne auch zuknftig mit Ihrer Firma zusammenarbeiten). Looking forward to hearing from you. (Ich freue mich darauf, von Ihnen zu hren). I would appreciate a reply at your earliest convenience. (Fr eine schnellstmgliche Antwort wre ich Ihnen dankbar).

Gruformel (Mit freundlichen Gren): Yours faithfully, (wenn Name des Empfngers unbekannt, in britischem Englisch) Yours sincerely, (wenn Name des Empfngers bekannt, in britischem Englisch immer) Best wishes, / Best regards, (bei Freunden oder nahe stehenden Kollegen)

4 Sample Business Letter: Ein Beispiel

The Letter Writers Agency 27 English Avenue London SE1 9PH Tel/Fax: John Smith The Invented Company 123 Fantasy Road London SE14 5UL

23rd September, 2011 Dear Mr Smith: In reply to your request of 19th September, we are writing to apologise for any inconvenience caused. Your order will be processed immediately and shipped within three days. In compensation for the delay, our company would be pleased to offer you a 10 % discount for your next order. Enclosed you will find your discount voucher. Thank you for ordering with The Letter Writers Agency. If we can be of any further assistance, please do not hesitate to contact us. Yours sincerely, Joe Average

5 Email Etiquette
Das Schreiben eines Geschftsbriefs sollte nun kein Problem mehr darstellen. Kommen wir also zur schnelleren und heutzutage meist genutzten Form der geschftlichen Kommunikation: der E-Mail. Der E-Mail-Verkehr im Allgemeinen und insbesondere im geschftlichen Kontext birgt jede Menge Fallen und Fettnpfchen. Deshalb ist es wichtig, sich auch hier an gewisse Regeln zu halten. Im Folgenden findest Du eine Auswahl der wichtigsten.

1. Fasse Dich kurz. Denk beim Schreiben immer daran, dass eine E-Mail weniger bequem zu lesen ist als ein gedruckter Text. Konzentriere Dich auf die wichtigen Fakten und vermeide lange Stze. Idealerweise beinhalten die ersten drei Stze folgende Informationen: Wer Du bist, worauf Du dich beziehst und was Dein Anliegen ist. 2.Gib einen przisen Betreff (Subject) an. Durch eine kurze, przise Betreffzeile knnen E-Mails schnell eingeordnet werden und gehen nicht in der tglichen Mail-Flut unter. Beispiele: confirmation of ... (Besttigung von ...) request for ... (Anfrage / Bitte) your delivery (Ihre Lieferung) your order (Ihre Bestellung) our phone conversation of ... (Unser Telefonat vom ...) your enquiry (Ihre Anfrage) reservation for ... (Reservierung fr ...)

3. Benutze die Priorittsfunktion nicht inflationr. Bezeichnest Du Deine Mails grundtzlich als besonders wichtig, riskierst Du, in echten Notfallsituationen nicht mehr ernst genommen zu werden. In wirklich eiligen Fllen kannst Du in die Betreffzeile vor den Betreff den Zusatz URGENT: (eilt) setzen. 4. Zitiere bei Antworten auf eine Frage immer die entsprechende Textpassage. Hierbei musst Du nicht zwingend ellenlange Mails und Threads kopieren. Achte einfach darauf, dass der Empfnger auch in der Masse der tglich empfangenen Mails Deine Antwort problemlos zuordnen kann und nicht zu einem einfachen Yes erst stundenlang die richtige Frage suchen muss. Beantworte immer alle gestellten Fragen und versuche, eventuelle zuknftige Fragen gleich mit zu beantworten. 5. Antworte zeitnah. Wer eine E-Mail schreibt, hofft meist auf eine schnelle Antwort. Bearbeite jede Mail daher mglichst innerhalb von 24 Stunden. Solltest Du fr eine Antwort mehr Zeit bentigen, weise den Empfnger in einer kurzen Mail hierauf hin. 6. Vorsicht bei Dateianhngen. Hnge keine groen oder unntigen Dateianhnge an Deine Mail. Versende Attachments nur, wenn sie absolut erforderlich sind und versuche, sie bestmglich zu komprimieren. Bei Attachments ist auerdem dringend auf Virenfreiheit und Kompatibilitt zu achten. Eventuelle Fragen zur Kompatibilit knnen zum Beispiel folgende sein: Can your computer handle xy files? (Kann Ihr Computer xy-Dateien ffnen?) Unfortunately I was not able to open the attachment. Could you please let me know what type of file it is? (Leider konnte ich den Anhang nicht ffnen. Knnten Sie mir bitte mitteilen, um welchen Dateityp es sich handelt?) 7. Personalisiere Deine Mails. Jede Mail sollte genau auf ihren Empfnger zugeschnitten sein. Vorgefertigte Antworten sind selten effizient, eignen sich aber als (personalisierbare) Vorlagen wiederum gut fr hufige Anfragen.

8. Achte auf korrekte Schreibweise, Zeichensetzung und Grammatik. Fehler in einer geschftlichen Mail werfen kein gutes Licht auf Deine Firma. Fehlende Zeichensetzung kann das Lesen zudem extrem erschweren. 9. Vermeide Kapitlchen. DU WILLST DEINE GESCHFTSPARTNER DOCH NICHT ANSCHREIEN! Wenn mglich, sollte die Groschreibung ganzer Worte vermieden werden. 10. Whle die Empfnger sorgfltig aus. Benutze den Reply to All- oder Allen antworten-Button nur dann, wenn die Antwort wirklich an alle Empfnger gerichtet ist. 11. Benutze bei mehreren Empfngern das Bcc:-Feld. Wenn Du alle Empfngeradressen in die To:- oder An:-Zeile setzt, verffentlichst Du ohne Einverstndnis die E-Mail-Adressen aller Empfnger. 12. Vermeide Sonderzeichen. Umlaute, Symbole sowie fette oder kursive Schrift werden auf anderen Computern oft unterschiedlich dargestellt. Benutze deshalb bei Korrespondenz nach Grobritannien oder in die USA anstelle von Umlauten und Sonderzeichen lieber ae, oe, ue, ss und so weiter. 13. Vorsicht mit Ironie und Emoticons. Da Ironie in einer Mail fr den Empfnger (insbesondere in einer Fremdsprache) meist nur schwer erkennbar ist, solltest Du auf diese mglichst verzichten. Auch Smileys und Emoticons sind in geschftlichen E-Mails grundstzlich nicht angebracht. 14. Benutze eine geschlechtsneutrale Schreibweise. Neben he/she kannst Du die Stze zum Beispiel in unpersnlicher, neutraler Form formulieren. 15. Benutze auf Englisch Aktiv statt Passiv. Im Englischen ist der Gebrauch der aktiven Verbformen weit gebruchlicher als der Passiv. We will process your enquiry today (Wir werden Ihre Anfrage heute bearbeiten) klingt zudem persnlicher als das passive Your enquiry will be processed today (Ihre Anfrage wird heute bearbeitet).

6 ASAP & Co.: Common Business Abbreviations

a/c account (Konto / Kto.)

Agm annual general meeting (Jahreshauptversammlung) ASAP as soon as possible (baldmglichst, so bald als mglich) attn for the attention of (zu Hnden / z. Hd.) cc CEo c/o copy to (Kopie an) chief executive officer (Geschftsfhrer, Firmenchef) care of (sinngem: wohnhaft bei)

dept department (Abteilung) e.g. EtA gDP gnP i.e. K mo. nB no. p.a. pls exempli gratia (zum Beispiel / z.B.) estimated time of arrvial (voraussichtliche Ankunftszeit) gross domestic product (Bruttoinlandsprodukt / BIP) gross national product (Bruttosozialprodukt / BSP) id est (das heit / d.h.) thousand (Eintausend) month (Monat) Nota Bene (Beachte, wohlgemerkt) number (Nummer / Nr.) per annum (pro Jahr, jhrlich) please (bitte)

p.p. pto p.w. qty re roi

per pro (im Auftrag, in Vertretung / i.A., i.V.) please turn over (bitte wenden / b.w.) per week (pro Woche) quantity (Menge, Anzahl) with reference to (bezglich / bzgl.) return on investment (Kapitalrendite)

rSVP repondez sil vous plait (Um Antwort wird gebeten / u. A. w. g.) VAt value added tax (Mehrwertsteuer / MwSt.)

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