PTCI Traitement de lappel doffres

PTCI
Sance 1 : Traitement de lappel doffres (A/O) A- Quest-ce quun appel doffres ? 1- Dfinition Lexpression AO exprime 2 choses en une : - procdure de conclusion de march - document mis par un acheteur potentiel dans lequel il exprime ses besoins tant sur le plan technique, financier que commercial Ce sont les administrations publiques, les organisations internationales, les grandes entreprises, qui ralisent une partie de leurs achats en utilisant la procdure de lappel doffre. Cette procdure concerne surtout les grands projets industriels, les achats d quipements, les travaux dinfrastructures, mais galement lachat de produits de base (matires premires...), de produits de consommation courante (denres alimentaires...). Ce sont des achats qui sortent du processus classique par leur complexit, leur montant, leur dure, ou les 3 la fois. Cette procdure permet { lacheteur dobtenir plusieurs offres pour un achat futur et donc de choisir celle qui correspond le mieux ses besoins. Elle permet au fournisseur de se faire connatre et dlargir son horizon de dveloppement. 2- Structure Lappel doffres est constitu de : - Cahier des charges : dcrit la totalit du projet et ses contraintes (ou rglement de la consultation ou projet commercial) - Acte dengagement 3- Les types dappel doffres 3 principaux : - Appel doffres international ouvert : sadresse { tout le monde - Appel doffres restreint : sadresse { certains pays seulement ou certains exportateurs potentiels qui ont les comptences et les capacits ncessaires (problmes politiques entre pays ou capacits insuffisantes) - Appel doffres pass de gr { gr : restriction pousse { lextrme puisque lacheteur slectionne un fournisseur pour ngocier et signer. 4- Mcanismes dA/O - Adjudicateur : organisme publique ou priv qui dfinit le projet, recherche le financement, rdige le cahier des charges et choisit le fournisseur aprs la remise des offres. (= acheteur) - Soumissionnaires : les entreprises intresses dsireuses de rpondre tout ou une partie de lappel doffres en remettant leur offre. (= fournisseurs) - Adjudicataire : entreprise retenue pour excuter le march 5- Dossier de prqualification a- Rle et but A/O restreint : Prslection : lacheteur choisi plusieurs fournisseurs avant que ceux-ci ne lui envoient le dossier de prqualification.

PTCI Traitement de lappel doffres Seules les entreprises prslectionnes peuvent envoyer un dossier de prqualification. Prqualification : ce dossier existe mais nest pas systmatique. Se fait dans le cas dun appel doffre restreint sur comptences techniques. La prslection des fournisseurs est prcise dans lavis dappel doffres. Compte tenu des cas suivants, marchs complexes techniquement, lourds financirement, requrants des comptences spcifiques et des capacits de production importante par exemple, le dossier de prqualification est une sorte de filtre permettant { lacheteur de se voir soumettre des offres futures optimales. (Le dossier de prqual peut aussi servir homologuer un fournisseur, le faire enregistrer comme fournisseur agr auprs des autorits de certains pays). A/O Intl ouvert : Lacheteur lance lavis. Les fournisseurs intresss par le projet demandent le cahier des charges. Ils deviennent donc des soumissionnaires et envoient ensuite le dossier de prqualification { lacheteur. b- Structure Ce dossier a un but marketing de mise en valeur de lentreprise : - Prsentation gnrale de lentreprise (produits, organigramme...) - Prsentation financire de lentreprise (bilan des 3 dernires annes, recommandation bancaire...) - Prsentation juridique de lentreprise (statut, numros...) - Prsentation de la position de lentreprise face au march, aux projets futurs c- Procdure

B- Le traitement de lappel doffres 1- Comment retirer un appel doffres ? Avis dappel doffres : Publi dans certains organismes publiques, revues spcialises.. Les annonces dappel doffres publiques sont consultables au Journal Officiel et plus prcisment dans le Bulletin Officiel des Annonces de March Publiques (BOAMP) Le document complet de lappel doffre sur les marchs publics est gratuit. Celui des marchs privs est payants (prix variables en fonction des acheteurs). Cela permet damortir les frais dtude et dviter la diffusion des informations auprs de fournisseurs non intresss par le projet. 2- Les cautions ou garanties bancaires Une caution est un engagement bancaire qui garantie au bnficiaire (acheteur) la bonne excution dune prestation de lmetteur (vendeur) qui la met en place. Une caution nest pas un versement ou un dpt dargent. Ce nest quun engagement bancaire, cd un engagement payer en cas de dfaillance. Une fois arrive son terme, et si les obligations contractuelles ont t remplies, on dit que la caution est leve et non pas rembourse. Les cautions sont au nombre de 5 : (on parle de caution directe ou indirecte) Caution directe : banque de lacheteur intervient Caution indirecte : les 2 banques interviennent double garantie Engagement bancaire : garantie { lacheteur la bonne excution dune prestation Ces cautions sont utilises tout au long de la procdure dA/O et sont devenues indispensables pour scuriser les transactions.

PTCI Traitement de lappel doffres Les 5 cautions : - Caution (ou garantie) de soumission Son objet est de garantir que le soumissionnaire, sil est dclar adjudicataire, signera le contrat conforme { sa soumission et fournira les garanties dexcution demandes. Emetteur : vendeur Bnficiaire : acheteur Montant : 1 5% du montant estim du contrat Dure de vie : de la soumission la signature du contrat - Caution de bonne fin (ou de bonne excution) Donne lors de la signature du contrat et garantie { lacheteur que la livraison ou le montage sera men terme dans de bonnes conditions Emetteur : vendeur Bnficiaire : acheteur Montant : 5 15% de la valeur du contrat Dure de vie : de la signature du contrat la rception provisoire Rception provisoire : produit livr, valable jusqu' fin de la garantie Rception dfinitive : garantie termine - Caution de restitution dacompte Donne lors de la signature du contrat ou conjointement au versement de lacompte, elle garantie lacheteur le reversement de lacompte en cas de dfaillance du fournisseur. Emetteur : vendeur Bnficiaire : acheteur Montant : montant de lacompte Dure de vie : jusquau paiement du solde (garantie provisoire) - Caution de dispense de retenue de garantie Donne au moment de la livraison des marchandises (= rception provisoire de lquipement), elle offre { lacheteur une assurance au cas ou le matriel apparaitrait { lusage soit de mauvaise qualit soit dfectueux. Emetteur : vendeur Bnficiaire : acheteur Montant : environ 5% du contrat Dure de vie : de la rception provisoire la rception dfinitive. - Caution de dcouvert local La varit des cautions est large pour permettre de rpondre la multiplicit des situations et scuriser les transactions. Procdure de garantie directe et indirecte - Caution directe : Une seule banque intervenante. En cas de litige, cest le droit du pays du vendeur qui sapplique

PTCI Traitement de lappel doffres

Contrat avc dde de garantie Vendeur Emetteur Demande de garantie du vendeur sa banque au profit de lacheteur Acheteur Bnficiaire

Banque Vendeur

Garantie accorde de manire inconditionnelle lacheteur sous forme de lettre de garantie

-Caution indirecte : Deux banques intervenantes. En cas de litige, cest le droit du pays de lacheteur qui sapplique. Caution plus chre car il y a une double commission { payer (banque du vendeur + de lacheteur). En gnral, ce sont les autorits du pays acheteur qui imposent cette forme de garantie. 3- La mthode de traitement Comprhension de lappel doffre et de ses enjeux A rception de ce document, il faudra en faire une lecture trs attentive afin den extraire les lments importants. Le travail en quipe sera primordial (sparation des tches full comprehension) Etablir une fiche de synthse Le but est d tablir un document reprenant tous les points importants de lappel doffres sans les interprter. On passe ensuite { lanalyse de la fiche de synthse en relevant les points qui sont contradictoires, ceux qui paraissent anormaux et ceux qui sont inacceptables. Mesures / Ractions immdiates 3 possibilits : - Appel doffres acceptable tel quel - Appel doffres globalement inacceptable (trop de divergences, on sait quon ny rpondra pas) dcliner loffre par crit - Appel doffres est acceptable si on peut apporter quelques modifications au cahier des charges. Dans le dernier cas, toutes les demandes de modifications doivent se faire par crit. Toute modification demande par lacheteur est valable pour lensemble des concurrents. On fait donc une demande de drogation. Celle-ci se fait par crit et avant la date de remise des offres. Planning en interne Il va falloir planifier et ordonner les actions et les tches entre le moment o on dcide de rpondre { lappel doffres et la date de remise des offres. Demande de prorogation lorsque tout est planifi.

PTCI Traitement de lappel doffres Rdaction de loffre Tout est prt, cest la rdaction de loffre. Faire un clause by clause comment. Reprendre au maximum le style de lacheteur. Cela permettra de faciliter la ngociation. Remise de loffre Comme pour le dossier de prqualification. Sil ny a pas dinstruction donne dans le cahier des charges, aller sur place et rendre loffre en main propre. C- Cas pratique : lappel doffres AGRITU D- Gnralit sur la technique de rdaction dune offre commerciale 1- Avant loffre Le contexte de loffre Avant de rdiger une offre, le vendeur doit sattacher { dcouvrir les besoins explicites et implicites de son client. Explicites : besoins techniques Implicites : nature de la relation que le client attend et les formes quelle va revtir (varie en fonction des cultures) Lissue de loffre pourra tre positive si on trouve les bonnes rponses techniques et culturelles. Environnement de la remise de loffre Environnement financier qui va jouer un rle essentiel : - calcul du prix de vente { lexport (cf TCI 1A) - prfinancement : profite toujours au vendeur et doit anticiper le cot de largent quil devra emprunter pour raliser son contrat et ngocier avec sa banque. Ces crdits interviennent durant toute la dure entre la commande et la livraison du contrat. - financement : il profite { lacheteur. Le vendeur doit anticiper les difficults de paiement de lacheteur et donc trouver une ligne de crdit qui permettra { lacheteur de passer sa commande et surtout de la payer 2- Types doffres les plus couramment utilises - Facture pro-forma: Pour une consultation rduite - Le projet de contrat : pour une offre qui rpond une affaire importante en valeur, en technicit (ex : appel doffres) 3- Construction de loffre Quelle que soit la forme retenue (pro forma ou projet de contrat), il y a des conditions commerciales de bases incontournables : - Dsignation des parties - Date - Dlai doption : dure de validit de loffre - Dsignation du matriel (libell, rfrence, poids, taille...) - Conditions de paiement (monnaie, outil de paiement, dlai...) - Conditions de livraison (date butoir, nature du prix ferme ou rvisable, incoterm...) - Tampon et signature Prix ferme et prix rvisable Prix ferme : cest un prix qui ne variera pas entre le moment o lon fait loffre et le moment o fini le dlai doption

PTCI Traitement de lappel doffres Le prix ferme est gal { un prix dorigine et une provision pour prix ferme anticiper linflation et prvoir sa marge de ngociation. PF = PO + PPF Si la PPF est bien estime : tout va bien. Si elle est sous-estime : perte de marge Si elle est sur estime : profit mais perte de marge Le PF sutilise { court terme. Sa ngociation est trs simple car un seul lment peut tre attaqu. Prix rvisable : il sagit dun prix soumis { variation, { la hausse comme { la baisse, entre le moment o lon met loffre et le moment o lon applique la rvision. Le prix rvisable est valable pendant le dlai doption. Un prix rvisable est toujours donn avec 3 paramtres : - Prix dorigine (prix du produit au moment o on tablit loffre) - Formule de rvision de prix (reprend les indices matires et salaires qui constituent le produit il nexiste pas de formule de rvision type. Cest une formule mathmatique propose par lexportateur et ngociable avec lacheteur. la valeur des indices est donne par le bulletin officiel de la concurrence et de la consommation (BOCC) dit par lINSEE - Systme de lecture de la valeur des indices { larrive Un prix rvisable est ngoci au dpart