Introduccin.

En la actualidad el conocimiento sobre sistemas de informacin es esencial porque la mayora de las organizaciones necesita informacin para sobrevivir y prosperar. Un sistema de informacin se puede definir como un conjunto de componentes interrelacionados que recolectan, procesan, almacenan y distribuyen informacin para apoyar la toma de decisiones y el control en una organizacin. Adems de que pueden ayudar a los gerentes y trabajadores a analizar problemas, visualizar asuntos complejos y crear productos nuevos. Existen cuatro principales tipos de sistemas de informacin que dan servicio a los diferentes niveles de la organizacin: sistemas a nivel operativo, sistemas a nivel del conocimiento, sistemas a nivel administrativo y sistemas a nivel estratgico. Cualquier organizacin puede contar con uno o mas de los siguientes sistemas de informacin: sistemas de apoyo a ejecutivos en el nivel estratgico, sistemas de informacin gerencial y sistemas de apoyo a la toma de decisiones en el nivel administrativo, sistemas de trabajo del conocimiento y sistemas de oficina en el nivel del conocimiento y sistemas de procesamiento de transacciones en el nivel operativo. A su vez, los sistemas de cada nivel se especializan en apoyar a cada una de las principales reas funcionales: ventas y marketing, manufactura, finanzas, contabilidad y recursos hu manos. Sabemos que es necesario disear diversos sistemas que den servicio a diferentes niveles y funciones en la empresa, sin embargo, ms y ms empresas estn encontrando las ventajas de integrar sus sistemas a travs de Sistemas Empresariales. Enterprise Resource Planning es una herramienta de estrategia, que equipa a la empresa con las capacidades y recursos necesarios para integrar y sincronizar las funciones asiladas en un proceso continuo de negocios en miras de ganar una competitividad en el turbulento ambiente de los negocios

ERP Qu es el ERP? Son las siglas en ingls de Enterprise Resource Planning, que quiere decir Planificacin de los Recursos de la Empresa. ERP: es un trmino generalizado en el mundo del software bajo el que se engloban una gran variedad de paquetes software, generalmente multimodulares, que ofrecen soluciones integradas diseadas para dar soporte a mltiples procesos de negocio. Una ERP puede contener software para gestin de produccin, gestin de clientes, compras, cuentas a pagar, cuentas a cobrar, contabilidad general, facturacin, gestin de inventario, recursos humanos, nominas o cualquier otra funcin que se tenga que desarrollar dentro de la empresa. Las ERP se consideran software empaquetado (packaged software) en contraposicin con el software a medida diseado para un cliente en particular. Esto no quiere decir ni ms ni menos, que cuando una empresa compra una ERP la compra tal y como es. El fabricante no la adapta a sus necesidades. Generalmente una ERP se compra junto con herramientas de desarrollo especficas que pueden ser usadas por el cliente para alterar ese software empaquetado y adaptarlo a cada necesidad particular. Algunas incluso permiten el uso de lenguajes de programacin estndar para realizar estas alteraciones. Igualmente, los distintos mdulos que componen la ERP generalmente pueden interactuar con el resto del software usado por la empresa (el esfuerzo requerido para que esto sea verdad, varia segn la ERP, el software existente en el entorno de la empresa y la habilidad del implementador). Lo ms importante de entender cuando se plantea la adquisicin de una ERP es que no se pueden usar simplemente sacando el CD de la caja e instalndolo en la empresa, requieren parametrizaciones y modificaciones previas a su uso. Esto hace que normalmente cuando una empresa decide comprar una ERP tambin debe contratar a un implementador (generalmente una consultora) que la ponga en funcionamiento. El tiempo requerido para esta implementacin varia mucho segn la ERP, los mdulos implementados y el tamao de la empresa. Pero si la empresa es grande y las necesidades de proceso complejas, implementar una ERP ser, por lo general, menos costoso que desarrollar una aplicacin a medida.

Hoy se ha extendido de manera notable la implantacin y uso de software ERP, no solo entre las empresas multinacionales necesitadas de un sistema complejo y homogneo para los diversos pases, sino tambin entre las empresas de mbito nacional sin necesidad de consolidacin informativa y operativa. Pero como suele ocurrir en tantos otros mbitos, tambin aqu pude decirse que no existe (o al menos an no se ha encontrado), una solucin nica que al mismo tiempo sea la ptima para todo tipo de empresas (multinacionales y nacionales, grandes y pequeas, simples y complejas, etc.), pues por ejemplo, las ventajas aludidas de la homogeneizacin internacional, se tornan inconvenientes por su complejidad de instalacin y su coste para empresas no necesitadas de dicha integracin multinacional. Estas empresas, por el contrario, necesitan un software ERP que sea mucho ms gil, de implantacin ms rpida y de coste ms moderado, sin perder por ello ninguna de las funcionalidades operativas e informativas necesarias para su buena marcha. Para ayudar a efectuar un anlisis afectivo de la solucin idnea, segn el tipo de empresa que vaya a utilizar el ERP, se definen tres modelos de sistemas, atendiendo al grado de definicin funcional del mismo: 1) Herramienta. Se entiende por herramienta un sistema que no es el producto terminado pero que permite producirlo mediante su uso, lo que en general implica el desarrollo de programacin especfica. La herramienta ms simple es `lpiz y papel', ya que en teora, con ella se puede comenzar desde cero una programacin que en su momento ser convertida en un producto capaz de funcionar totalmente de acuerdo con las necesidades del usuario, es decir, en una aplicacin a la medida. Naturalmente eso es impracticable y por tanto al hablar de herramientas, nos referimos a sistemas muy sofisticados que permiten utilizar rutinas ya confeccionadas y que proporcionan un lenguaje de programacin de alto nivel para aadir cdigo (programacin) de manera muy eficiente y rpida con vistas a cumplir con los requisitos buscados. 2) Aplicacin Parametrizable. Se llama as a un desarrollo que incluye las funcionalidades empresariales totalmente terminadas y listas para trabajar, con capacidad de ajuste a necesidades mediante la definicin de parmetros. En teora ste es el sistema ideal, ya que supuestamente contiene todas las posibilidades de uso ya programadas requiriendo simplemente la indicacin de los procedimientos y datos se quieren usar o no mediante una tabla de parmetros que recorre toda la aplicacin. Una vez determinada la parametrizacin, el sistema queda listo para trabajar de manera ajustada a las necesidades del usuario sin necesidad de programacin adicional. Pero desgraciadamente la realidad no es tan lisonjera. Es imposible contemplar y programar de antemano todos los posibles procedimientos que cualquier empresa pueda necesitar, y aunque fuese posible, la cantidad de programacin de base que habra que instalar en cada caso sera demasiado grande e inoperativa. Por eso, las Aplicaciones Parametrizables, llegan hasta un cierto punto que se considera suficiente para evitar la programacin adicional, pero en general, sin cubrir todo el espectro de necesidades.

3) Aplicacin Fija. Es la que lleva ya la programacin terminada con los procedimientos preconcebidos e inmutables. Es la ms econmica, si se tiene en cuenta el nulo coste de adaptacin, pero tambin es la ms rgida, al no permitir variaciones sobre el diseo original.

Todos los sistemas ERP tienen algo de los tres modelos. As, algunos sistemas son fundamentalmente Herramientas que requieren programacin adicional aunque tambin tienen partes ya totalmente definidas (Aplicacin Fija), y otras parametrizables (Aplicacin Parametrizable). Otros sistemas son bsicamente Aplicaciones Parametrizables, aunque con algunas partes fijas y la posibilidad de aadir procedimientos (Herramienta), pero en general, no de modificar los existentes. Por ltimo hay sistemas que son Aplicaciones Fijas, si bien, en general se permiten algunas parametrizaciones, y ocasionalmente, por va externa, cierta posibilidad de aadir programacin (Herramienta). En la Figura se muestran los tres modelos de ERP definidos aqu en donde puede verse que cada modelo es ms idneo para ciertas demandas y menos para otras. En concreto se analizan 6 aspectos analticos.

Son los siguientes: Adaptabilidad. Mide la capacidad de adaptacin del software a las necesidades del usuario. Es probablemente el aspecto ms importante ya que una buena adaptacin a las necesidades empresariales es requisito indispensable para su eficacia. Seguridad. Mide el nivel de funcionamiento correcto de la aplicacin a lo largo de todas sus funcionalidades. Es tan importante como la Adaptabilidad, pues por muy buena que sea sta, si no se ha conseguido una seguridad de funcionamiento, todo queda perdido. Economicidad. Se define como el inverso del coste, (E=1/C), llamando coste al conjunto de desembolsos necesarios para que la aplicacin quede terminada y operativa. Incluye por tanto, no solo el coste del software bsico o estndar, sino tambin el de consultora, implantacin, puesta en marcha y formacin. Rapidez de Implantacin. Se define como el inverso del tiempo de implantacin, (R=1/T), llamando tiempo de implantacin al que media entre la fecha de adquisicin del software y la de puesta en marcha ya ajustado al usuario. Este aspecto est directamente relacionada con el de Economicidad, ya que una aplicacin que se implanta rpidamente, resulta ms econmica al disminuir el coste de consultora e implantacin, y adems, el software de las aplicaciones con implementacin rpida, suele ser tambin significativamente ms barato. Facilidad de Actualizacin. Mide la facilidad y seguridad con que el usuario podr disponer de las nuevas y actualizadas versiones del fabricante del software, y est muy ligado con el grado de estandarizacin de la aplicacin. Por ejemplo, si la casa de software suministra un lenguaje de la programacin con el que el usuario o su consultor confecciona programacin adicional, sta no podr ser actualizada por la casa de software, que naturalmente no conoce el contenido de dicha programacin. Por el contrario, si la casa de software ha preparado la aplicacin con `Componentes Reutilizables', que son conjuntos de funciones ya preparadas que el usuario elige y combina entre s para aadir programacin, pero sin escribir cdigo mediante lenguajes, las actualizaciones futuras de la casa de software son automticas, pues al suministrar la actualizacin de los componentes, actualiza inmediatamente todo lo que se ha confeccionado con ellos. Este aspecto de la Facilidad de Actualizacin no suele valorarse en su verdadera importancia, que es mucha. En efecto, cuando ya se lleva un tiempo trabajando correctamente con una aplicacin, no es aceptable ver que no van a poder incorporarse los nuevos adelantos tecnolgicos, porque no pueden ser integrados en la aplicacin, al haber perdido estandarizacin por tener programacin adicional a la medida. Este fenmeno ha sido puesto de manifiesto a un alto coste con la llegada del Euro, que al obligar a revisar gran parte de la programacin de los ERP, ha descubierto la imposibilidad de actualizar al Euro los programas que contenan programacin propia del usuario, como ha sucedido con conocidas casas internacionales de software (del tipo Herramienta) y que estn teniendo grandes problemas con su parque de clientes hasta el punto de arriesgar su propia supervivencia.

 Internacionalizacin. Mide la capacidad de utilizar el mismo sistema, aunque con las necesarias adaptaciones, a otros pases con diferentes idiomas, legislacin y costumbres operativas. Este aspecto no es importante para empresas que no necesitan la consolidacin internacional de informacin y operaciones, pero puede ser muy importante en corporaciones multinacionales que otorgan preminencia a este aspecto. Se trata pues de una caracterstica de aplicacin discrecional, y no general. CARACTERSTICAS GENERALES Un sistema ERP no es solamente una integracin de varios procesos organizacionales. Cualquier sistema debe poseer un mnima cantidad de caractersticas para ser calificado como una verdadera solucin para el tema ERP. Estos aspectos bsicos son:

Flexibilidad: Un sistema ERP debe ser flexible para responder a las necesidades cambiantes de las organizaciones. La tecnologa cliente servidor permite que ERP corra entre varias bases de datos a travs del ODBC (Open Data Base Connectivity). Modular y abierto: ERP debe tener una arquitectura de sistema abierto. Esto significa que cualquier modulo pude ser separado o interceptado en cualquier momento que sea necesario, sin afectar a los dems mdulos. Debe soportar plataformas de mltiple hardware al igual que la implantacin de Third Party . Comprensivo: Debe ser capaz de soportar una variedad de funciones organizacionales y debe ser adecuado para un amplio rango de empresas. Ms all de la compaa: No debe estar amarrado slo a los lmites de la compaa, sino que tendr permitir conectare a otras entidades del negocio de la organizacin. Los mejores procesos de negocios: Debe contener una coleccin de los mejores procesos para negocios aplicables mundialmente. Simular la realidad: Debe simular la realidad del proceso, del negocio, en el computador. Por ningn motivo debe tener el control ms all del negocio y debe asignar responsabilidad a los usuarios detrs del sistema. Caractersticas Tcnicas Lenguaje. De una manera muy simplificada, podemos decir que las aplicaciones ERP han de haber sido construidas con lenguajes de programacin modernos y potentes. Entre ellos destacan: C, Visual C++, Visual Basic, Java, Delphi, y las herramientas de programacin visual como Power Builder, Visual Age, y otros similares. En cuanto a los lenguajes propietarios desarrollados por las propias casas de ERP para facilitar las adiciones o modificaciones de programacin a los usuarios, son un arma de doble filo, pues aunque inicialmente son interesantes por abrir una puerta a los ajustes a medida, implican una vinculacin con un lenguaje no

universal que se aparta de los estndares lo que en el mundo de la informtica es un juego muy arriesgado. Como ya se ha indicado, lo mejor es que el proveedor de software suministre una serie de potentes Componentes Reutilizables (Active X, Java Beans o otros) y Procedimientos Almacenados en la base de datos. Estos pueden ser utilizados por el usuario o su consultor para aadir programacin sin afectar a la estructura de la programacin y por tanto permitiendo las actualizaciones futuras por parte del proveedor sin ningn problema. Arquitectura Al margen de las arquitecturas propietarias que son especficas de cada fabricante de hardware, al da de hoy, la arquitectura Cliente-Servidor en tres capas es la ms recomendable por sus altas prestaciones, seguridad y flexibilidad. Sistemas O. Windows NT, Novell Netware, OS/2, Unix y Linux son las opciones que quedan en el mercado, estando Netware, OS/2 y Unix estables o en declive y Windows NT y Linux en crecimiento, sobre todo este ltimo. BD. Las ms recomendables son las que se han convertido en universales y tienen detrs una empresa de software de garanta. Citamos: SQL Server de Microsoft, Oracle, Btrieve de Pervasive, Informix, y DB2 de IBM. REAS EN QUE SE LOCALIZA AL INTERIOR DE LA EMPRESA Hoy en da los sistemas ERP estn siendo implantados en casi todos los tipos de organizaciones debido a sus cualidades. Un listado tpico de industrias donde los sistemas ERP estn consolidados son: Aeronutica y Defensa Industria Automovilstica Bancos y Financieras Qumicas y Farmacuticas Bienes y Servicios Medicina Alta Tecnologa y Electrnica Telecomunicaciones Ingeniera Mecnica Construccin Combustibles Orientacin Proyectos y Evaluacin de

Administracin Pblica Educacin Retail Utilidades

Las reas de la empresa en que ERP est implantado son varias. En la siguiente tabla se agrupan la mayora de ellas. Ventas y Distribucin Proveedores Produccin Control de Calidad Control de Mantencin Lnea de Trabajo Soluciones Industriales Recursos Humanos Proyectos Gerencia y Administracin Finanzas Contabilidad

Conclusin. Los sistemas ERP son una herramienta absolutamente necesaria para las grandes y medianas organizaciones. Sealo slo estos dos tipos, ya que sabiendo el costo que tiene implantar sistemas como estos, es una buena inversin en empresas que mueven una utilidad anual con cifras razonables. Adems, es aplicable de mejor manera en compaas que poseen varias plantas, sucursales, etc., repartidas geogrficamente, y que cuidan y mantienen una importante relacin Proveedor-Cliente.

Bibliografa. http://html.rincondelvago.com/sistemas-erp.html
Laudon, Kenneth C. y Laudon, Jane P. Management Information Systems. Ed. Pearson Prentice Hall. New Jersey U.S.A., 2004.

http://docente.ucol.mx/jabm/public_html/Tar01/2sem/tar14.pdf http://e-ngenium.blogspot.mx/2009/06/para-que-sirve-un-erp.html