REPBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL DE LOS LLANOS EZEQUIEL ZAMORA NCLEO SAN CARLOS- COJEDES

ANLISIS SOBRE EL CONTROL INTERNO

Asignatura: Auditoria Superior.

Participantes: Yassenia Timaure C.I 12.770.840

Emerson J. Garcia. P. C.I 12.253.937

Yurhuadith Sandoval. M C.I. 19.181.564 Helen Blanco. Hernndz. C.I 13.826.184 Yohana A. Mireles F. C.I. 15.486.609.

7tmo. Semestre Contadura Publica

San Carlos, febrero del 2011

Anlisis sobre el CONTROL INTERNO

El control interno es de vital importancia para la estructura administrativa y contable de una empresa , esto asegura que tanto son confiables sus estados financieros, con eficiencia y eficacia operativa adherente a las polticas prescritas por la administracin.

Descriptivamente es un

sistema, que comprende un plan de organizacin

mtodos y procedimientos que en forma coordinada y a travs de medidas se adoptan dentro de una empresa con el fin de salvaguardar sus activos y verificara la razonabilidad y confiabilidad de su informacin en los datos financieros.

Todo esto expresado es lo que llamamos tipos de controles internos (administrativos y contables) El control interno administrativo no est limitado a el plan de la organizacin y procedimientos que se relaciona con el proceso de decisin que lleva a la autorizacin de intercambios este control administrativo se relaciona con la eficiencia en las operaciones establecidas por el ente, mientras que. El control interno contable comprende el plan de la organizacin y

los registros que conciernen a la salvaguarda de los activos y a la confiabilidad de los registros contables, este sistema tiene que procurar que no se cometan errores , por lo tanto poder as responder fielmente a las aseveraciones, que pueden ser aplicadas a cualquier otro tipo de informacin que no sea los estados contables, emitido por la organizacin. LOS ESTADOS CONTABLES son un resumen de los efectos econmicos de intercambios generados por funcionarios y valuaciones modificatorias de dichos intercambios que Son las transacciones realizadas con el exterior de las organizaciones estas pueden ser:

Adquisicin o venta de servicios, bs de cambio, devoluciones por compra o venta; inversiones; cobros; pagos entre otros. Tales intercambios son tratados por el sistema contable teniendo en cuenta la: fecha, parte, descripcin , cantidad, precio . Para producir estados contables correctos, el proceso debe capturar la totalidad de los intercambios y su respectiva informacin; el control interno debe asegurarse de que tal registracin ocurra, tambin debemos tener en cuenta al sistema como un sujeto ms de la organizacin. Los sujetos reales, que representan a la organizacin, comprometen a la misma con sus actividades previamente encomendadas mediante los intercambios que realicen; Tales deben estar perfectamente registrados. Existen dos posibilidades de error en los registros de los intercambios:

Que no se deje evidencia del intercambio: Aqu no hay rastro por lo tanto su deteccin ser difcil.

Que habindose dejado evidencia, la informacin no sea procesada: ser posible su deteccin cuando exista evidencia primaria del intercambio producido

EN EL MARCO DE LA EMPRESA No obstante mayor y compleja sea, mayor ser la importancia de un adecuado sistema de control interno, entonces una empresa unipersonal no necesita de un sistema de control complejo. Pero cuando tenemos empresas que tienen ms de un dueo, muchos empleados, y muchas tareas delegadas, los dueos pierden control y es necesario un mecanismo de control interno. Este sistema deber ser sofisticado y complejo segn se requiera en funcin de la complejidad de la organizacin ya que cuanto ms se alejan los propietarios de las operaciones mas es necesario se hace la existencia del un sistema estructurado.

Entre las limitaciones del sistema de control interno, se puede decir que ningn sistema puede garantizar el cumplimiento de sus objetivos ampliamente, de acuerdo a esto, el control interno brinda una seguridad razonable en funcin de:

Costo beneficio: El control no puede superar el valor de lo que se quiere controlar.

La mayora de los controles hacia transacciones o tareas ordinarias: Debe establecerse bajo las operaciones repetitivas y en cuanto a las extraordinarias , existe la posibilidad que el sistema no sepa responder

El factor de error humano Posibilidad de conclusiones que pueda evadir los controles.

Flujo de fraude por acuerdo entre dos o ms personas. No hay sistema de control no vulnerable a estas circunstancias. Cuando hablamos del control interno en el RIESGO DE AUDITORIA el propsito es brindar seguridad razonable de la informacin en los estados contables y estn libres estos de errores sustnciales y aseveraciones errneas, tales como:

Que exista error sustancial y en el proceso de preparacin de los EECC. Que los controles internos fallen y no se detecte error. Que el proceso de auditora falle y no se detecte error

Tal riego no debe confundirse con el riesgo profesional, este ltimo se expresa a travs de: Litigios, Sanciones impuestas por organismos de CRTL. ; Afeccin de la reputacin profesional. La auditoria se realiza para obtener elementos de juicio de valor suficientes que permitan al contador emitir su opinin o abstenerse de ella sobre los EECC del ente en cuestin, tal juicio deben estar respaldados por elementos validos y suficientes, que permitan respaldar su informe.

Este debe determinar el ALCANSE , OPORTUNUDAD Y NATURALEZA de las pruebas de auditoria, en el que el auditor debe determinar mediante su anlisis que tan efectivos son los controles internos del ente y menos procedimientos sustantivos para asegurarse de la razonabilidad de las aseveraciones

TAREAS DEL AUDITOR INTERNO 1. La auditora interna debe efectuar el relevamiento y evaluacin del sistema de control interno a fin de evaluar la efectividad del mismo en distintos mbitos. a. Confiabilidad integridad y oportunidad de la informacin. b. Cumplimiento de las disposiciones legales vigentes. c. Proteccin de activos, revisando los mecanismos de control. d. Uso eficiente y econmico de los recursos. e. Logro de objetos y metas operacionales. Entre la clasificacin de los controles internos tenemos: GENERALES: No tienen un impacto sobre la calidad de las aseveraciones en los estados contables, dado que no se relacionan con la informacin Contable. TIPOS DE CONTROLES GENERALES Conciencia de control La gerencia es responsable del establecimiento de una conciencia favorable de control interno de la organizacin. Es importante que la gerencia no viole los controles establecidos porque el sistema es ineficaz. La Gerencia se podra motivar a violarlos por las siguientes causas:

Cuando el ente est experimentando numerosos fracasos. Cuando le falte capacidad de capital de trabajo o crdito. Cuando la remuneracin de los adm. este ligada al resultado. Cuando el ente se va a vender en base a sus ee.cc. Cuando se obtienen beneficios en exponer resultados ms bajos.

Cuando la gerencia se encuentra bajo presin en cumplir sus objetivos. Se debe tomar en cuenta los elementos fundamentales del control interno a travs de:

Estructura organizacional En cuanto al establecimiento de divisiones y departamentos funcionales, la

asignacin de responsabilidades y polticas de delegacin de autoridad, incluye a la existencia de un departamento de control interno que dependa del mximo nivel de la empresa. Personal Calidad e integridad ya que est encargado de ejecutar los mtodos y procedimientos prescriptos por la gerencia para el logro de los objetivos. Proteccin de los activos y registros Polticas adoptadas para prevenir la destruccin o acceso no autorizado a los activos, a los medios de procesamiento de los datos electrnicos y a los datos generados. Adems incluye medidas por el cual el sistema contable debe estar protegido ante la eventualidad de desastres (incendio, inundacin, y otro.) Separacin de funciones La segregacin de funciones incompatibles reduce el riesgo de que

una persona este en condiciones tanto de cometer o ocultar errores o fraudes en el transcurso normal de su trabajo. Lo que se debe evaluar para evitar la colusin de fraudes son: autorizacin, ejecucin, registro, custodia de los bienes, realizacin de conciliaciones. PROCESAMIENTO ELECTRNICO DE DATOS El funcionamiento de los controles generales dependa la eficacia del funcionamiento de los controles especficos. El mismo procedimiento debe ser

aplicado a la empresa con procesamiento computarizado que tiene que ver con los siguientes aspectos: ORGANIZACIN El personal de Procesamiento Electrnico de Datos (sistemas) no realice las siguientes tareas:

iniciar y autorizar intercambios que no sean para suministros y servicios propios del departamento.

Registro de los intercambios Custodia de activos que no sean los del propio departamento Correccin de errores que no provengan de los originados por el propio dpto.

En cuanto a la organizacin dentro del mismo departamento, las siguientes funciones deben estar segregadas:

programacin del sistema operativo anlisis , programacin y mantenimiento operacin ingreso de datos control de datos de entrada / salida archivos de programas y datos.

DESARROLLO Y MANTENIMIENTO DE SISTEMAS: Las tcnicas documentados. OPERACIN Y PROCEDIMIENTOS: Deben existir controles que aseguren el procesamiento exacto y oportuno de la informacin contable.

programacin

operativos

deben

estar

normalizados

instrucciones por escrito sobre procedimiento para para preparar datos para su ingreso y procesamiento

La funcin de control debe ser efectuada por un grupo especfico e independiente.

Instrucciones por escrito sobre la operacin de los equipos. Solamente operadores de computador deben procesar los SIST OP.

ESPECFICOS: Se relacionan con la informacin Contable y por lo tanto con las aseveraciones de los saldos de los estados contables. Este tipo de controles estn desde el origen de la informacin hasta los saldos finales. Tipos controles especficos LOS CICLOS DE INFORMACIN CONTABLE Constituido por el flujo de informacin que va desde la cuenta del mayor general por el tratamiento contable del intercambio hasta los soportes documentales que contienen los datos inherentes a dicho intercambio; Las cuentas del mayor general son solo objeto de validacin mediante procedimiento sustantivo. Para generar los datos contenidos en el mayor, el proceso contable debe capturar los datos de cantidad, precio, descripcin, al intercambio para luego tratar dichos datos de tal manera que luego de efectuar sucesivos tratamientos, dichos datos generen los saldos del mayor. Tal tratamiento consiste en llevar los datos del estado a que estn documentados o tambin en un medio magntico hasta llegar a generar los saldos del mayor. Ejemplo: Los datos del nombre del cliente , direccin , artculo y cantidad se encuentran contenidos en el pedido. El precio se encuentra en la lista de precio del computador. Aprobado el pedido LOS PUNTOS DE CONTROL Los intercambios de informacin estn sujeto a errores, estos pueden ser responder a la cantidad de intercambios y al tratamiento a cada uno de sus atributos, a tales efectos y con el objetivo de lograr estados contable exactos se deben introducir mecanismos de control que detecten tales errores que de seguro sern los procesos en donde se produce el intercambio de informacin .

CATEGORAS DE CONTROLES ESPECFICOS POBLACIN Y AXACTITUD: Son los que previenen o detectan, en la captura y proceso de informacin los errores de poblacin y exactitud. CONTROLES DE CAPTURA Y PROCESAMIENTO: La informacin se de los intercambios del ente con el exterior, se vuelcan en medios magnticos o documentales y constituyen los datos inherentes al intercambio. Dichos datos son procesados por el sistema contable y los resultados de dichos procesamientos se transforman en saldos contables. Entonces Tal control asegura que no se produzcan errores de poblacin o exactitud en cada una de las etapas. CONTROLES DE CUSTODIA: Tienen que ver con el mantenimiento de la custodia de los bienes recibidos como consecuencia de los intercambios o con los fabricantes. Tales controles abarcan bienes de cambio, dinero , valores. CONTROLES DE DETECIN: Son referidos en la oportunidad donde se aplica el control CONTROLES PREVENTIVOS: Son referidos a la oportunidad en donde se aplica mientras ocurre el control. CONTROLES DE AUTORIZACIN: Consisten en la revisin de los intercambios para asegurar que estos hayan sido autorizados apropiadamente. El sistema de autorizacin es un medio de control. METODO DE EVALUACIN Una vez entendido el flujo de informacin contable se identifiquen los posibles errores que pueden surgir cada vez que los datos se trasladan de un soporte a otro.

Si el auditor los ha detectado todos, entonces estar en condiciones de determinar si la empresa ha establecido controles efectivos para prevenirlos y detectarlos. A travs de los siguientes pasos El flujo de informacin contable. Identificar los departamentos involucrados y analizar la segregacin de funciones Explicitar los objetivos del control Listar los posibles errores de autorizacin, integridad y exactitud Identificar los controles existentes en el ciclo para prevenir o detectar errores de autorizacin integridad y exactitud. Analizar la efectividad de dichos controles , identificar los efectivos y efectuar la evaluacin general , que sern probados y disear las pruebas de cumplimiento de los controles a probar Analizar, de ser aplicable, los controles de custodia. efectuar su evaluacin. con un recuento fsico, aunque se logran ajustar las diferencias, no podrn informar sobre errores en la custodia de los bienes, ya que comprenden los controles de entrada, salida, mantenimiento en existencia. los controles son procedimientos de recuento y comparacin de existencia. Efectuar las pruebas de cumplimiento El informe de auditora mediante un control interno debe presentar la siguiente informacin bsica para la gerencia: La Introduccin debe contener:

Objetivos de la auditora y origen de la misma, alcance, esto es, espacio fsico, temtico y temporal que se audita, Metodologa, esto es, fuentes de informacin consultadas, personas entrevistadas, instrumentos utilizados y modelos y antecedentes, que hacen mencin a las ltimas auditoras o estudios realizados.

 El resumen debe contener:

Opinin de auditora, que es el juicio del auditor, Resumen de las observaciones principales, que comprende, conclusiones, recomendaciones y acciones propuestas. Cuerpo del informe caben dos alternativas:

temas analizando las situaciones de cada unidad funcional respecto del tema

funcionales y analizando los temas que afecten a cada unidad. Sntesis y desarrollo: como su nombre indica se procede a analizar e interpretar la informacin obtenida en las fases anteriores. En esta etapa se pretende poner en evidencia los puntos dbiles y fuertes del sistema, los riesgos eventuales, las posibles mejoras y las soluciones posibles a alcanzar (anlisis coste beneficio)

El cuerpo del informe debe contener:

detectados, anomalas o puntos dbiles, causas que generan las debilidades y por ltimo, recomendaciones que no se han aplicado y que se haban hecho en informes anteriores.

cumplimiento y sustantivas, importancia relativa ). Presentacin de las conclusiones: debe efectuarse mediante: Hechos constatados, esto es, las conclusiones deben estar argumentadas, probadas y documentadas evitando su posible refutacin. Proposiciones realistas y constructivas. Anlisis coste beneficio Redaccin del informe y formacin del plan de mejoras: en este sentido el informe final de auditora constituye el documento que expresa el juicio emitido por el auditor y la nica referencia oficial. El informe de auditora debe estar estructurado de la siguiente forma:

Carta de presentacin, esto es, resumen-conclusin del trabajo de auditora

observaciones realizadas y las deficiencias constatadas de acuerdo con los siguientes criterios: Descripcin exacta, convincente y no repetitiva de las deficiencias. Consecuencias y repercusiones predecibles y breve recomendacin del auditor -mejoras: el plan de mejoras normalmente se puede contemplar en 3 plazos: A corto plazo con mejoras que supongan pequea inversin en tiempo y dinero. A medio plazo: implantacin de aplicaciones que exigen una mayor inversin en tiempo y dinero y a largo plazo, consideraciones que afectan a polticas o reorganizaciones estructurales

 Anexos: Informacin complementaria y de soporte, que puede comprender el guin de las entrevistas, cuestionarios utilizados, desarrollo de datos, esto es, el detalle de las referencias hechos en las observaciones.

El auditor interno no es el encargado de aplicar las soluciones que indiquen sus recomendaciones. Por ello estas deberan contener:

por el equipo de auditora

organizacin.

AL CONCLUIR CON EL INFORME CABE DESTACAR LA EXISTENCIA Y la facilidad para las personas que trabajan en diferentes areas e instituciones, debido a la oportunidad que se les puede presentar cometer fraudes e

irregularidades que facilitan el artera las cuentas y que constantemente son efectuados por aquellos que no toman en cuenta las medidas de control establecidas en un manual de procedimiento de las empresas y que las funciones no se les pueden otorgar directamente a una sola persona, tambin se debe tomar en cuenta el mantener motivado al empleado y remunerado para que no se involucre ante estas irregularidades a cometer, poseer disciplina y tica moral y profesional.