Tipo:

Cdigo:

BGP International Of Venezuela S.A

Seccin: TITULO:

PROCEDIMIENTO
MANEJO DEL CAMBIO

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SIHO/A
Realizado:

20/01/2013

MANEJO DEL CAMBIO.

Elaborado por: Coordinador SI

Revisado por: Coord. SIHO/A

Aprobado por: Jefe de Grupo

Fecha de Aprobacin 21/01/2013

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BGP International Of Venezuela S.A

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1.- Objetivo: El objetivo del presente procedimiento es establecer los lineamientos homologados para Evaluar, aprobar, registrar y comunicar todos los cambios, temporales, permanentes o de emergencia que sean necesarios aplicar en la obra: Levantamientos de Datos Tridimensionales El Destino 11M 3D 3C orientados a prevenir y controlar los riesgos a la seguridad y salud de los trabajadores y trabajadoras, la integridad de las instalaciones, equipos, al ambiente y por ende cumplir a cabalidad con la LOPCYMAT, su Reglamento Parcial y las normas de Seguridad Industrial, Higiene Ocupacional y Ambiente, (COVENIN, PDVSA y otras leyes) 2.- Alcance: Este procedimiento aplica a los cambios que sean necesarios aplicar en la infraestructura, aspectos operacionales, procedimientos de trabajo, cambio de personal, procesos, instalaciones operacionales o administrativas de la Empresa BGP International Of Venezuela en la obra o servicio Levantamientos de Datos Tridimensionales El Destino 11M 3D 3C. Este procedimiento no aplica en el caso de los reemplazos de equipos y componentes que cumplen con las especificaciones de diseo existentes (sustitucin de un equipo por otro igual) ni en los casos de construccin de instalaciones nuevas. 3.- rea o lugar del trabajo. rea Junn - Bloque 4, ubicado en los llanos bajos al Sureste del Estado Gurico, Municipio Santa Mara de Ipire. 4.- Definiciones; Analista de Manejo del Cambio: Es la persona responsable de coordinar todas las etapas del Manejo del Cambio. Cambio: Es toda nueva condicin de servicio o funcionamiento de una instalacin, equipo, proceso u organizacin, requerida despus de su puesta en marcha y que afecte sus especificaciones o propsito de diseo, con impacto sobre la operacin, seguridad y salud de los trabajadores y las trabajadoras, la integridad de las instalaciones, equipos, al ambiente y el entorno social. Cambio Temporal: Son los cambios en infraestructura, equipos, sistemas y procesos, originados por una condicin transitoria, incluyendo sustituciones de personal que desempean una posicin clave para la operacin, mantenimiento o seguridad del proceso. Ejecutor del Cambio: Es la persona designada por la Jefatura de Grupo para la ejecucin fsica del cambio autorizado.
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Equipo de Manejo del Cambio: Es el equipo de trabajo multidisciplinario liderizado por el supervisor del departamento encargado del Cambio designado para la ejecucin de la evaluacin tcnica y econmica de un cambio o modificacin propuesto. Expediente del Cambio: Es el archivo que contiene el Formato de Manejo del Cambio y cualquier otro documento generado por el Equipo de Manejo del Cambio. Manejo del Cambio: Es un proceso documentado para evaluar, aprobar, registrar y comunicar todos los cambios en la infraestructura (equipos o su ubicacin, lneas, accesorios, entre otros), condiciones de operacin, tecnologa del proceso, mantenimiento; cambios en la organizacin, en la definicin de roles y responsabilidades y en los procedimientos operacionales, de inspeccin, mantenimiento y planes de respuesta y control de emergencias que puedan afectar la seguridad y salud de los trabajadores y las trabajadoras, la integridad fsica de las instalaciones o el ambiente. Solicitante del Cambio: Son los trabajadores y las trabajadoras, gerentes, supervisores de los Departamentos operativos o administrativos que identifiquen la necesidad de realizar cualquier cambio cubierto en el alcance de este procedimiento. 5.- Roles y responsabilidades del personal: EMPRESA CARGO RESPONSABILIDAD Recibir propuesta de cambio y decidir si la propuesta se acepta o rechaza. Asegurar que el personal supervisorio del rea est informado del cambio. Cerrar el proceso de cambio, una vez que el supervisor del departamento encargado del Cambio haya verificado la culminacin de todas las actividades y recomendaciones del caso. Asignar los recursos necesarios para llevar a cabo los cambios solicitados. Solicitar el Manejo del Cambio por escrito, apoyndose, si lo requiere, con su lnea supervisara con la finalidad de soportar su solicitud. Especificar la informacin que requiere ser actualizada y garantizar su actualizacin. Revisar la documentacin presentada como soporte de la propuesta de Cambio y requerir cualquiera otra que considere necesaria para determinar la factibilidad del Cambio. Designacin al personal para conformar el Equipo de Manejo del Cambio. Seleccionar conjuntamente con el Equipo de Manejo del Cambio, el mtodo de Anlisis de Riesgos a realizar.

BGP

Jefe de Grupo

BGP

Jefe de Departamento

BGP

Coordinador SIHO/A

Elaborado por: Coordinador SI

Revisado por: Coord. SIHO/A

Aprobado por: Jefe de Grupo

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BGP

Supervisor SI

Supervisar las actividades del grupo multidisciplinario que participa en el manejo del cambio asegurando el estricto cumplimiento del presente procedimiento. Solicitar el cierre del cambio, consolidar y archivar el Expediente del Cambio (Documentos soporte y el Formato de Manejo del Cambio). Participar en la Revisin PreArranque. Designar, al menos un representante, para participar en el Equipo de Manejo del Cambio. Revisar y considerar para su aprobacin la propuesta de cambio. Auditar la correcta aplicacin del procedimiento.

BGP

Comit de Seguridad y Salud Laboral

6.- Equipos, materiales y herramientas a utilizar. 1. Equipos, herramientas necesarias para ejecutar los cambios aprobados. 2. Computadora con todos sus accesorios. 3. Cmara fotogrfica con sus accesorios. 4. Formatos para el manejo del cambio. 5. Libretas de mano. 6. Lapiceros y lpiz de creyn. 5.- Secuencias de tareas. 5.1. Solicitud del cambio.
1. La solicitud del cambio puede ser iniciada por cualquier trabajador o trabajadora

que identifique la posibilidad de realizar un cambio o modificacin a travs de su jefe del departamento quien debe dirigir una carta escrita a la jefatura de grupo para que evalu y apruebe o no el cambio propuesto. 2. En la solicitud del cambio se debe plasmar el tipo de cambio que se requiere (permanente, menor, temporal, urgente etc.) y la clase de cambio (operacin, equipo, personal etc.). 3. Se debe realizar una descripcin del cambio propuesto para ser evaluado. 5.2.- Anlisis de la solicitud del cambio (evaluacin). 1. El jefe de grupo analiza la propuesta del cambio y determina si es necesario o no realizar una evaluacin tcnicaeconmica. 2. El jefe de grupo solicita la designacin de personal a los departamentos involucrados en el proceso de manejo del cambio, al Comit de Seguridad y Salud Laboral y al Servicio de Seguridad y Salud Laboral para integrar el equipo de trabajo que coordinar la evaluacin del cambio. 3. El equipo evaluador del cambio debe realizar la justificacin, consecuencias potenciales y las medidas de control y precauciones especiales del cambio
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propuesto; indicando adems si la capacitacin luego del cambio es requerida o no y si el cambio propuesto incrementa el riesgo. 5.3.- Aprobacin del cambio. 1. Una vez presentados los resultados de la evaluacin del cambio, se debe someter a la aprobacin al jefe de grupo, para la revisin del mismo. Si el cambio es rechazado se informa al solicitante y al equipo de manejo del cambio la decisin, la cual debe ser justificada y registrada. 2. Una vez aprobado por el jefe de grupo se debe someter para aprobacin del Comit de Seguridad y Salud Laboral y del Servicio de Seguridad y Salud en el Trabajo. Si el cambio es rechazado se informa al jefe de grupo y al Solicitante del Cambio la decisin, la cual debe ser justificada y registrada en el Expediente del Cambio. 5.4.- Ejecucin del cambio. 1. El jefe de grupo debe solicitar la ejecucin del cambio al departamento correspondiente. 2. Se debe realizar un anlisis de riesgos del cambio propuesto. 3. Se debe realizar una inspeccin, la cual debe incluir una revisin completa de los aspectos de seguridad industrial, ambiente e higiene ocupacional, con especial nfasis en comprobar que se han llevado a la prctica todas las recomendaciones generadas del anlisis de riesgo. 4. El responsable de ejecutar el cambio debe contar con todas las herramientas y equipos necesarios para llevar a cabo el cambio. 5.5.- Revisin pre-arranque y Autorizacin del arranque. 1. Se debe realizar una Revisin PreArranque para todo cambio. 2. En los casos que el cambio no requiera la aplicacin de Revisin Pre Arranque, por tratarse de cambios de tipo administrativos (Ej.: Procedimientos), se debe prever los mecanismos para verificar que todas las actividades de Manejo del Cambio se hayan completado. 5.6.- Cierre del cambio y registro. 1. El equipo ejecutor del Manejo del Cambio verifica que todas las actividades relacionadas al proceso del cambio se hayan cumplido y que toda la informacin est actualizada. 2. Una vez culminadas las actividades pendientes el equipo ejecutor del Manejo del Cambio solicita al jefe de grupo el cierre del mismo. 3. El jefe de grupo cierra el cambio.
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4. El Servicio de Seguridad y Salud en el Trabajo archiva el Formato del Manejo del Cambio (formato BGP-FORMA-097), el cual debe estar disponible en la oficina SIHO/A con copia en el Departamento quien solicito el cambio. 6. Consideraciones Generales de Seguridad Industrial, Ambiente e Higiene Ocupacional. 1. Todo cambio debe ser evaluado, a travs de un anlisis de riesgos, por un equipo multidisciplinario, con el fin de determinar su impacto en la seguridad y salud de los trabajadores y las trabajadoras, la integridad de las instalaciones, al ambiente y al entorno social 2. Todo cambio puede ser fsicamente ejecutado si y slo si ha cumplido con el proceso de manejo del cambio descrito en la presente procedimiento. 3. Todo cambio debe ser informado a los trabajadores y trabajadoras involucrados, de igual forma, estos deben ser notificados por escrito de los riesgos inherentes a los cambios ejecutados segn lo estipulado en la LOPCYMAT. 4. El manejo del cambio de personal debe estar alineado a los procesos llevados por Recursos Humanos, en caso de existir discrepancias de criterios, prevalecern los establecidos por Recursos Humanos. 5. Adicionalmente, los cambios o modificaciones deben cumplir con los todos los trmites de permisos que apliquen ante las instituciones gubernamentales para la ejecucin de los mismos. 7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA CODIGO LEY Reglamento PDVSA IR-S-06 8. REGISTRO DE REVISIONES FECHA REVISION 21/01/2013 DETALLE DE LA REVISION Primera edicin AUTORIDAD Jefe de Grupo FIRMA DESCRIPCIN Orgnica de Prevencin, Condiciones y Medio Ambiente de Trabajo. Parcial de la LOPCYMAT Manejo del Cambio

REVISI N No. 001

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