GUIA DE AUDITORIA N 10

NOMINAS
GENERALIDADES Esta gua se refiere al examen del epgrafe A 3 de la Cuenta de Prdidas y Ganancias, segn el Plan General de Contabilidad y comprende las remuneraciones al personal, contractuales y legales, que se conoce tambin como examen de nminas. Este concepto genrico de nminas comprende entre otros: sueldos, salarios, seguros sociales, comisiones, indemnizaciones, vacaciones, premios, etc. Objetivo de la gua El objetivo de esta gua es establecer los procedimientos de auditora aplicables al examen de remuneraciones al personal y sealar las medidas de control interno que deben cumplirse en este epgrafe. Objetivos Los objetivos de los procedimientos de auditora en este epgrafe son los siguientes: a) Comprobar que los gastos por remuneraciones al personal correspondan a servicios efectivamente recibidos y se encuentren debidamente clasificados y registrados. Dado que las remuneraciones al personal representan una partida importante de los gastos de explotacin, el auditor debe obtener la evidencia de que los trabajadores o empleados que las perciban, efectivamente estn prestando sus servicios a la empresa. En ocasiones, estos gastos pueden ser capitalizables, por lo que ser necesario comprobar su correcta contabilizacin. b) Comprobar que todas las obligaciones contractuales y legales, relativas a remuneraciones y sus deducciones, se hayan registrado y valorado adecuadamente en el perodo correspondiente. Control interno La revisin, estudio y evaluacin de la efectividad del control interno deber dirigirse principalmente a los siguientes aspectos:

a) Autorizacin de la contratacin de personal y aprobacin de las remuneraciones por parte de la administracin de la empresa. Es responsabilidad de la administracin de la empresa, el designar los empleados autorizados para la contratacin de personal, aprobacin de sus remuneraciones y modificaciones de las mismas. Una buena medida de control interno en este aspecto, es la existencia de un departamento de personal, en el que se mantengan expedientes individuales que contengan por lo menos: solicitud de empleo, autorizacin de la contratacin, aviso de modificacin de salario, aviso de alta y baja ante los organismos oficiales correspondientes, en cumplimiento de las disposiciones legales, etc. b) Segregacin de funciones, con relacin a registro de tiempo, preparacin, aprobacin, revisin, pago y registro contable de remuneraciones al personal. Las medidas que adopte la empresa, debern estar encaminadas a lograr una adecuada separacin de funciones y asignacin de responsabilidades, en tal forma que se evite el que una sola persona lleve a cabo la autorizacin, registro y pago de la nmina. c)Adecuada proteccin a la entidad mediante contratos de seguros para cubrir posibles responsabilidades de aquellos empleados que intervienen en la preparacin y pago de remuneraciones al personal, as como medidas de seguridad y contratacin de seguros para el manejo del efectivo. d) Existencia de un sistema de informacin que permita conocer las bases para calcular las remuneraciones al personal y sus deducciones (Seguridad Social, I.R.P.F., etc). Es indispensable que se mantengan registros que permitan corroborar las bases de las remuneraciones en cuanto a: tiempo trabajado, destajo, tiempo extra, autorizacin de los cambios de salario, clculo de vacaciones, etc. Cuando se hacen deducciones para dar cumplimiento a disposiciones legales o contractuales, es necesario hacer una separacin por conceptos que permita conocer su correccin. e) Adecuada distribucin contable Debe existir un sistema que permita una correcta distribucin contable de las remuneraciones al personal con objeto de reflejar adecuadamente en las cuentas anuales, los costes y gastos de explotacin, as como las partidas capitalizadas. f) Existencia de controles en los sistemas mecanizados. Si se tienen sistemas mecanizados, deben existir controles que aseguren que la nformacin se proces correctamente.

Procedimientos recomendados 01 Obtencin de un resumen de los totales de las nminas clasificadas por perodos de pago. El resumen de sueldos y salarios clasificados por perodos de pago, permite apreciar las variaciones que ocurren durante el ejercicio, facilitando al auditor la seleccin de las partidas a revisar. 02 Comprobar la base para el pago de las nminas. El examen de la comprobacin de las bases debe dirigirse a lo siguiente: a) Examen de los registros de asistencia, tarjetas de control de tiempo, partes de produccin en el caso de pagos a destajo, comprobando las horas trabajadas por los empleados, cotejando las tarjetas de tiempo y documentacin que se utilice para este tipo de control, cerciorndose que estn debidamente aprobados por las personas autorizadas. b) Comprobar que el sueldo y otras prestaciones hayan sido aprobadas. Esta verificacin puede llevarse a cabo mediante la revisin de contrato de trabajo, partes o autorizacin correspondiente. c) Cerciorarse de que cualquier pago adicional al tiempo normal de trabajo, haya sido aprobado y que exista documentacin que lo respalde (tarjetas de tiempo, memorandum de autorizacin M tiempo extra, etc.). d) Verificar que los sueldos y compensaciones de los empleados sean aprobados por el consejo de administracin.

03 Comprobar la existencia de empleado o trabajador y asegurarse que efectivamente haya prestado su servicio a la empresa en el perodo correspondiente.
El auditor puede cerciorarse de la existencia fsica de los empleados y trabajadores y de que stos estn prestando sus servicios a la empresa, mediante su identificacin en sus visitas a las oficinas y plantas, inspeccin de sus credenciales o bien al presenciar el pago de una nmina.

04 Verificar la correccin remuneraciones devengadas.

de

las

deducciones

sobre

las

En la mayora de los casos, las deducciones sobre las remuneraciones consisten en aquellas de naturaleza legal o contractual y que generan responsabilidades para las empresas por lo que el auditor debe comprobar su clculo o determinacin.

05 Verificar la correcta distribucin contable de las nminas.

Mediante la aplicacin de las pruebas de cumplimiento tendentes a evaluar la efectividad de los sistemas de control, el auditor estar en condiciones de cerciorarse de la correcta distribucin contable a que dan lugar las nminas. 06 Verificar los clculos aritmticos y comprobar el registro contable 07 Comprobar la correcta determinacin de pasivos por remuneraciones al personal. Para que el auditor cumpla con el principio de revelacin suficiente, deber corroborar la correcta determinacin de los pasivos generados por las remuneraciones al personal y verificar que las prestaciones y obligaciones a cargo de la empresa estn correctamente determinadas y registradas.