Archivo Historico

ARCHIVO HISTRICO
GUA DE AUTOAPRENDIZAJE
BEATRIZ SANTOYO BASTIDA
Gua de autoaprendizaje

Archivo Histrico
Modalidad de Educacin Abierta y a Distancia
Beatriz Santoyo Bastida

Secretara de Educacin Pblica Subsecretara de Educacin Superior e Investigacin Cientfica Direccin General de Educacin Superior Escuela Nacional de Biblioteconoma y Archivonoma
Mxico 2000
Secretara de Educacin Pblica Subsecretara de Educacin Superior e Investigacin Cientfica Direccin General de Educacin Superior Escuela Nacional de Biblioteconoma y Archivonoma Archivo Histrico (Serie guas de autoaprendizaje) Modalidad de Educacin Abierta y a Distancia Primera edicin 2000 Impreso en Mxico Copyright MM Revisin de contenido: Asesor Pedaggico: Ramn Mondragn Snchez Correccin de estilo: Miguel ngel Garca Cueto Diseo editorial: Ivonne Bautista Carmona Martha Patricia Rivera Hernndez Israel Montes Hermosillo
CONTENIDO PRESENTACIN...................................................................................................................7 INTRODUCCIN.................................................................................................................8 UNIDAD 1: PRINCIPIOS GENERALES...............................................................................9 1.1 Concepto de archivo histrico........................................................................................10 Actividad de aprendizaje 1...................................................................................................12 1.2 Estructura orgnica y funcional del archivo histrico.......................................................13 Actividad de aprendizaje 2.................................................................................................. 15 1.3 Importancia del archivo histrico .................................................................................. 16 1.4 Funcin del archivo histrico.........................................................................................16 Actividad de aprendizaje 3.................................................................................................. 17 Actividad de aprendizaje 4.................................................................................................. 19 1.5 Base Legal.................................................................................................................... 20 Actividad de aprendizaje 5.................................................................................................. 21 1.5.1 Polticas de servicio....................................................................................................22 1.5.2 Polticas de control.....................................................................................................22 1.5.3 Polticas de Integracin ............................................................................................. 22 Actividad de aprendizaje 6.................................................................................................. 23 1.6 Etapas del proceso de archivacin................................................................................23 1.6.1 Recepcin de la documentacin histrica...................................................................23 1.6.2 Organizacin de la documentacin histrica...............................................................24 1.6.3 Ubicacin Topogrfica de las series documentales, acervos documentales.................28 Actividad de aprendizaje 7.................................................................................................. 28 Actividad de aprendizaje 8.................................................................................................. 29 UNIDAD II: ARCHIVACIN DE DOCUMENTOS HISTRICOS..........................................31 2.1 Recepcin de la documentacin histrica......................................................................32 2.2 Conservacin permanente de la documentacin histrica.............................................32
2.3 Consulta de la documentacin histrica.........................................................................36 Actividad de aprendizaje 9...................................................................................................37 UNIDAD III: PRINCIPIOS E INSTRUMENTOS BSICOS DEL ARCHIVO HISTRICO.........................................................................................................................39 3.1 Principios generales de la archivacin histrica ........................................................... 40 3.1.1 Principio de procedencia.............................................................................................40 3.1.2 Principio de orden original.......................................................................................... 40 Actividad de aprendizaje 10.................................................................................................40 3.2 Instrumentos y medios de consulta................................................................................41 3.2.1 Gua............................................................................................................................41 3.2.2 Inventario....................................................................................................................43 Actividad de aprendizaje 11..................................................................................................44 3.2.3 Catlogo......................................................................................................................44 3.2.4 ndice..........................................................................................................................45 Actividad de aprendizaje 12.................................................................................................45 3.3 Difusin en el archivo.....................................................................................................46 Actividad de aprendizaje 13..................................................................................................46 Actividad de aprendizaje 14.................................................................................................51 BIBLIOGRAFA....................................................................................................................52 LECTURAS...........................................................................................................................53 S
PRESENTACIN
La Escuela Nacional de Biblioteconoma y Archivonoma (ENBA), como institucin educativa y formadora de profesionales especializados en el manejo de informacin en bibliotecas y archivos, ha contemplado entre sus programas ms novedosos de los ltimos aos, impartir ambas licenciaturas a travs de la modalidad abierta y a distancia, Esto permite ampliar la oportunidad educativa de ambas especialidades a nivel nacional, y disminuir con el rezago que existe de personal profesional en los archivos y bibliotecas del pas. La modalidad abierta y a distancia es una nueva alternativa para mucha gente con deseos de estudiar en el interior de la Repblica. La gua de autoaprendizaje es por lo tanto una parte esencial de la misma ya que es el apoyo didctico que estos estudiantes necesitan para su formacin, adems de un vnculo con su asesor. Su contenido se estructura de acuerdo a los programas de estudio ms actualizados de la escuela y est pensado para facilitar este tipo de enseanza. La presente gua, Archivo Histrico, se elabor con base en las necesidades acadmicas de los estudiantes de la Modalidad Abierta y a Distancia. Es un apoyo para conducirlos en el estudio de una de las asignaturas que forman parte de un gran programa de estudios para la formacin de grandes profesionales.
Archivo Histrico
INTRODUCCIN
Las instituciones y los hombres, desde su origen, generan testimonios de sus actividades en forma de documentos. Conocer stos significa un retorno por el tiempo; por lo que podemos concebir que los documentos son partes de cada uno de ellos y que, unidos y estructurados sistemticamente, forma la historia. Los archivos histricos son los depositarios de estos documentos y tienen como finalidad conservarlos adecuadamente para la sociedad que tiene inters en usarlos culturalmente o para la investigacin. La gua de aprendizaje Archivo Histrico, que hoy tienes en tus manos, describe la formacin, desarrollo, tcnicas, funciones y servicios que se realizan en el archivo, que es el custodio de la documentacin histrica. La gua contiene tres unidades. En la primera, se establecen los principios bsicos y generales de los archivos histricos, tales como conceptos, estructura orgnica y funcional, su base legal, las polticas de servicio, control e integracin que los rigen; as como los procesos tcnicos de archivacin y procesos de organizacin documental que en ellos se realizan. La segunda unidad trata sobre los procesos de recepcin documental, as como una parte fundamental que permite la disposicin documental: la conservacin y la consulta. La tercera y ltima se refiere a los principios bsicos de archivacin de documentos histricos y cmo se realiza el fin ltimo de esta documentacin a travs de la difusin. Esta gua se complementa esta con un listado de lecturas o bibliografa recomendada para reforzar los nuevos conocimientos que obtendrs. Bienvenido, que la travesa por los archivos histricos te sea grata y los conocimientos que obtengas enriquezcan tu carrera. Sigue adelante.
UNIDAD 1 PRINCIPIOS GENERALES

Objetivo de la unidad
Identificar qu es un archivo histrico, cul es su estructura, funciones y los procesos tcnicos que se realizan en el. Temas y subtemas: 1.1 Concepto de Archivo Histrico 1.2 Estructura Orgnica y Funcional del Archivo Histrico 1.3 Importancia del Archivo Histrico 1.4 Funcin del Archivo Histrico - Descripcin - Conservacin - Difusin - Prstamo 1.5 Base Legal 1.5.1 Polticas de Servicio 1.5.2 Polticas de Control 1.5.3 Polticas de Integracin 1.6 Etapas del Proceso de Archivacin Documental 1.6.1 Recepcin de la Documentacin Histrica 1.6.2 Organizacin de la Documentacin Histrica 1.6.3 Ubicacin Topogrfica de las Series Documentales - Acervos Documentales: - Fondo - Seccin - Serie
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Bienvenido. Anteriormente aprendiste que los documentos tienen un ciclo vital y que en las tres etapas que lo forman se generan tres tipos de archivos: archivo de trmite, archivo de concentracin y archivo histrico. En esta gua que hoy inicias conocers ms ampliamente el archivo histrico.
1.1 Concepto de archivo histrico
Patio del Claustro Franciscano de la iglesia de Santiago, en Tlatelolco. Sede del Acervo Histrico Diplomtico
En el transcurso del tiempo, las instituciones y personas generan documentos, algunos de ellos de vital importancia tanto para el desempeo de su gestin administrativa y funciones personales como para la memoria histrica de las mismas, es con estos documentos que se forma los archivos histricos, que conoceremos inicialmente de manera conceptual:
El archivo histrico es una unidad de informacin que contiene documentos que deben conservarse permanentemente y se genera como resultado de la ltima fase del ciclo vital del documento en la que la documentacin ha adquirido valores secundarios (informativos, testimoniales y evidnciales) que establecen que sta debe conservarse como testimonio til a la sociedad. El valor informativo de los documentos aporta datos nicos y sustanciales para la investigacin. El valor testimonial de los documentos es el que refleja la evolucin del organismo administrativo que los cre. El valor evidencial se relaciona con los orgenes y derechos imprescriptibles de las personas fsicas o morales. Estos valores son tan importantes que sern tratados de manera especial en tu gua de valoracin documental.
ADMINISTRATIVO
ARCHIVOS DE TRAMITE Y CONCENTRACIN
V A L O R E S
PRIMARIOS
FISCAL LEGAL
EVIDENCIAL
ARCHIVO HISTRICO
SECUNDARIOS
TESTIMONIAL INFORMATIVO
Algunos autores manejan el concepto de archivo histrico de la siguiente manera: Dentro del ciclo vital de documentos es aquel al que se ha de transferir desde el archivo de concentracin la documentacin que deba conservarse permanentemente.1 Los archivos, en suma, son y sern siempre un producto de la actividad social; son y sern siempre, memoria para el presente. 2 Si analizamos detenidamente ambos ejemplos podemos ver que existen varias coincidencias, por lo tanto podemos afirmar que el archivo histrico se genera de la ltima fase del ciclo vital de documentos y por lo tanto es la unidad de informacin que contiene documentos histricos que sern la memoria documental de una institucin y/ o individuo. Veamos ahora el diagrama y en el que encontraremos que el archivo histrico corresponde a la tercera y ltima fase del ciclo.
Este viene refuerza lo que se ha dicho anteriormente: que el archivo histrico es la ltima fase del ciclo vital, donde los documentos adquieren valores secundarios y se convierten en la memoria documental de quien los gener y su uso es con fines culturales y de investigacin. Ahora bien encontraremos archivos histricos de instituciones de la administracin pblica (Secretaria de Salud, Secretaria de Educacin Pblica), privados (Banamex, Colegio de las Vizcanas), eclesisticos (Baslica de Guadalupe, del Arzobispado de Mxico), de personajes relevantes (Vito Alessio Robles, Plutarco Elas Calles), municipales, estatales, universitarios y entre stos, muchos ms. Esto nos brinda una visin general de la importancia que tienen y de la enorme riqueza cultural que se tiene en ellos.
1 Ministerio de Cultura; Diccionario de Terminologa Archivstica, pg. 40 2 Juan Manuel Herrera, La Formacin de los Archivos Histricos, pgs. 17 - 21
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Actividad de aprendizaje 1
a) De acuerdo con lo estudiado, escribe tu propio concepto de archivo histrico. b) Visita dos archivos histricos y elabora una gua de observaciones en la que incluyas: * Objetivos del archivo. * Servicios del archivo. * Procesos tcnicos. Compara la informacin que obtengas con los conceptos estudiados en la unidad. c) Elabora un breve reporte final.
RECOMENDACIN: Hoy que inicias tus actividades de aprendizaje, lo ms conveniente es que elijas un archivo histrico, donde realices todas tus tareas para que no tengas problemas; ya que cada archivo trabaja de forma diferente.
Enva a tu asesor.
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1.2 Estructura orgnica y funcional del archivo histrico
Cuando hablamos de estructura orgnica y funcional, nos referimos a conocer de forma detallada la estructura organizacional formal de un archivo a travs de: - sus funciones y - los distintos puestos que tiene y - la responsabilidad de cada uno de ellos Nos referimos desde luego a un organigrama y ste entiende como la representacin grfica de cada uno de los departamentos u oficinas que tiene una institucin y las funciones que cada una de estas reas desempea. Durante los aos setenta surge en Mxico el Sistema Red de Archivos que propone lo siguiente: De acuerdo con esquema establecido por el Sistema Red de Archivos (SIRA), del Gobierno Federal, en su Manual de organizacin de los Sistemas Red de Archivos, en 1986, la estructura orgnica para el archivo histrico es la siguiente:
JEFATURA
SUBUNIDAD DE RECEPCIN, ORDENACIN Y DESCRIPCIN DOCUMENTAL
SUBUNIDAD DE CONSERVACIN, DIFUSIN Y SERVICIO AL PBLICO
Esta organizacin no es la nica; ya que de acuerdo a las necesidades o recursos (humanos, financieros y tcnicos), con que cuente el archivo, sta variar. Hoy en da se puede requerir de una unidad de digitizacin o quizs una unidad de microfilmacin. Otro ejemplo es la estructura establecida por el Fideicomiso de Archivos Plutarco Elas Calles y Fernando Torreblanca (archivo privado ubicado en la ciudad de Mxico) y es la siguiente:
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Estructura funcional.- El gobierno federal ha establecido que la estructura se compone de funciones especficas y operativas y son las siguientes: Funciones especficas para el archivo histrico La estructura esquematizada anteriormente permite al Archivo Histrico realizar las siguientes funciones: * Recibir y conservar adecuadamente la documentacin histrica que haya sido generada por la dependencia en el desarrollo de sus funciones y mantenerla debidamente organizada para facilitar su localizacin y consulta. Brindar al pblico interesado los servicios que le sean solicitados para la consulta de la documentacin histrica de la Dependencia; velar por la correcta conservacin de los materiales bajo su custodia y promover la constante difusin del acervo y los servicios del archivo histrico hacia la comunidad.3
Funciones operativas del archivo histrico * Recibir del archivo de concentracin la documentacin histrica producida por la institucin y establecer los registros correspondientes del material ingresado y del proceso al que fue sometido antes de su entrega. Empacar, identificar e integrar los expedientes que ingresen al archivo y mantener en los documentos del acervo el orden establecido. Facilitar al pblico interesado los instrumentos de consulta del archivo y brindar toda orientacin necesaria para el acceso a la informacin depositada dentro del acervo. Facilitar al pblico interesado los expedientes requeridos en consulta y establecer las reas de servicio y lectura necesarias, as como los mecanismos de vigilancia necesarios para garantizar la adecuada utilizacin y preservacin de los materiales del acervo. Establecer, de acuerdo a las posibilidades del archivo, los servicios reprogrficos que sean necesarios y operarlos de acuerdo a las polticas y controles diseados para tal fin. Definir e instrumentar las medidas preventivas que sean necesarias para la conservacin adecuada del archivo, e instalar y operar, de requerirse, el taller de restauracin para reparar los documentos del acervo que as lo ameriten. Disear un programa de difusin para promover las publicaciones y eventos necesarios para proyectar el acervo histrico de la institucin hacia la comunidad, y preparar y desarrollar acciones de difusin en coordinacin con las instancias pertinentes.
Al igual que en el caso de la estructura orgnica, stas no son las nicas funciones y de acuerdo al archivo que se trate van a cambiar.
3 Archivo General de la Nacin, Manual de organizacin de los Sistemas Red Archivos No. 2, pgs. 8, 44 - 46
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Elabora la estructura orgnica y funcional de un archivo histrico. Puedes incluir las reas o departamentos que creas convenientes. Si lo consideras necesario, antes de realizar tu tarea, visita un archivo histrico.
Enva a tu asesor.
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1.3 Importancia del archivo histrico
sta radica en que, siendo el depositario del acervo documental histrico generado por una institucin y/o un individuo, se convierte en una fuente de informacin primaria til para la investigacin, a travs de la que se conocern situaciones, ideas, circunstancias etc. que han formado parte de la historia de una institucin, individuo o pas. De ah que tenga una gran importancia histrica y cultural.
1.4 Funcin del archivo histrico
Describir, conservar, difundir y administrar el prstamo de documentos histricos a los usuarios y/ o investigadores que tengan inters en conocer y/o realizar un proyecto sobre la informacin que el archivo tiene. Para que entiendas mejor estos procesos, hablaremos ms ampliamente de cada uno de ellos: Descripcin Es una funcin indispensable en los archivos histricos, para poder brindar acceso al usuario y, por lo tanto, difundirlos. As diremos que la descripcin es: Una funcin sustancial de los archivos histricos, ya que de ella va ha depender la eficiencia en el servicio y recuperacin de la informacin. Por lo tanto resulta necesario conocer qu dicen de ella algunos autores. Antonia Heredia la determina como el proceso de anlisis de los documentos de archivo o de sus agrupaciones materializado en representaciones que permitan su identificacin, localizacin y la recuperacin de su informacin para la gestin y la investigacin.4 En tanto, para el Ministerio de Cultura de Madrid, dicho proceso es slo la fase del tratamiento archivstico destinada a la elaboracin de los instrumentos de consulta para facilitar el conocimiento y consulta de los fondos documentales y colecciones de archivos.5 Notars que mientras para Heredia significa un proceso, para el otro autor es slo una fase del proceso archivstico. Nosotros llamaremos descripcin archivstica a la elaboracin de registros a partir de la documentacin que hay en el archivo. stos adems de servir como instrumentos de consulta y de permitir la difusin, nos permiten controlar la existencia documental y por lo tanto facilitan su localizacin. De la descripcin depende la eficiencia del servicio que de el archivo. Existen tres instrumentos descriptivos fundamentales: guas, inventarios y catlogos. Estos instrumentos los estudiaremos ms detenidamente en la unidad tres.
4 Antonia Heredia, La Norma ISAD (G) y su Terminologa, pg. 49 5 Ministerio de Cultura, Diccionario de Terminologa Archivstica, pg. 40
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Con base en la lectura Problemas de la ordenacin y la descripcin archivstica, de Mendoza Gunnar, que se encuentra en tu gua de lecturas, desarrolla el tema: Cul es la importancia de la descripcin? Incluye tu opinin personal.
Enva a tu asesor.
Conservacin Los documentos, por efectos de fabricacin, contaminacin, ataques de insectos devoradores de papel, microorganismos y accidentes naturales o provocados por la mano del hombre como inundaciones, incendios y terremotos, suelen deteriorarse o destruirse dejando rupturas en la historia; por ello el archivo histrico entre sus funciones esenciales contempla la conservacin, entendida esta como conjunto de procedimientos y medidas destinadas a asegurar, por una parte, la preservacin o prevencin de alteraciones fsicas en los documentos, y, por otra, la restauracin de stos cuando la alteracin se ha producido. 6 La conservacin permite preservar adecuadamente y prolongar la vida de los acervos documentales que se encuentran dentro del archivo; as tambin, evitar su deterioro para recurrir a la restauracin slo en caso extremo. Adems, la conservacin permitir a futuras generaciones conocer documentos importantes para la historia de un pas, institucin y/o individuo. Difusin Una de las actividades que se realizan dentro del archivo histrico, que no se desarrolla en ningn de los otros archivos, es la difusin y sta resulta sumamente importante para crear conciencia entre los ciudadanos de la existencia de los archivos; la labor de investigacin y cultural que desempean dentro de la sociedad y para entender mejor en que consiste, acudimos al Diccionario del Ministerio de Cultura de Madrid:
Funcin archivstica fundamental cuya finalidad es, por una parte, promover y generalizar la utilizacin de los fondos documentales de los archivos, y por otra parte, hacer participe a la sociedad del papel que desempean los archivos en ella. Actividades propias de esa funcin son: exposiciones, conferencias y actos culturales etc.7
Tambin podemos decir que es el conjunto de recursos y acciones encaminados a relacionar al sujeto cognocente (usuario) con el objeto de conocimiento (archivo). Dentro de los archivos histricos, es muy importante difundir su contenido. ste es su objeto final.
6 Ministerio de Cultura; Op. cit. 7 Idem
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Prstamo Durante las dos primeras fases del ciclo vital, slo la entidad que produce los documentos puede consultar stos y su prstamo esta restringido; pero, a partir de la tercera fase, los documentos adquieren una serie de valores (secundarios) que son la razn de que ms usuarios los consulten. Un servicio muy importante que brinda el archivo histrico es el prstamo de expedientes y la relevancia de esta actividad radica en que gracias a ello los usuarios pueden acceder a las fuentes primarias para obtener informacin. Como en el caso de las funciones anteriores, conoceremos cmo lo conceptualiza el Diccionario: Accin que implica la salida temporal de documentos de un archivo con fines administrativos o de difusin cultural. La devolucin suele quedar consignada en un documento denominado acta de devolucin.8 El prstamo es la operacin con lo que los encargados de la documentacin proporcionan expedientes o documentos sueltos a las personas autorizadas e interesadas en la consulta. El prstamo se debe realizar a travs de un registro de control que llamaremos vale de prstamo. De esa manera se puede llevar un control preciso de la entrada y salida de los documentos y se evitan prdidas. A continuacin te presento dos ejemplos de un vale de prstamo:
ARCHIVO CENTRAL DE SEGOB. VALE
VALE POR EL EXPEDIENTE No. _______________________________ DEL C. ______________________________________________________ AREA SOLICITANTE__________________________________________ FECHA______________________________________________________ NOMBRE Y FIRMA AUTORIZADA ___________________ NOMBRE Y FIRMA DE QUIEN RECIBE _____________________
FOTOTECA CARTA INFORMATIVA ENBA VALE DE PRSTAMO*
Clasificacin __________________ Fotografa _______________________________________________ ____________________________________________________________________ Posit. ( ) Color ( ) Tamao: 3x ( ) Neg. ( ) B/N ( ) _____________________________________________________________________ Fecha de Prstamo: Fecha de Devolucin: _____________________________________________________________________ Autoriz: Entreg: Recibi: _____________________________________________________________________ Observaciones:
4x ( ) 6x ( )
otro:___________
8 Idem *Propuesta del Profesor Gumaro Damin Cervantes
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Ejercicio: Observa el siguiente vale de prstamo y realiza en l el ejercicio que se te marca:
VALE DE PRSTAMO ___________ Fecha del exp.__________ _____________
Oficina solicitante____________________________ Fecha de devolucin__________________________ Firma del solicitante __________________________ _____________________________________ _____________________________________ _____________________________________
El formato anterior es un vale de prstamo al que le faltan algunos elementos. Compltalo agregando los datos que consideres convenientes para llevar el control. Elabora tres formatos ms para el archivo histrico donde ests realizando tu investigacin. Todos los formatos deben ser diferentes.
Envalos a tu asesor. 18
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1.5 Base Legal
Consiste en el conjunto de leyes, normas y acuerdos que sustentan las actividades que se realizan en la prctica archivstica y son de orden federal, estatal y municipal: - Constitucin poltica de los Estados Unidos Mexicanos, artculo 6: [...] el derecho a la informacin ser garantizado por el Estado. - Ley Orgnica de la Administracin Pblica Federal - Ley General de los Bienes Nacionales:
Artculo 2 Son bienes del dominio pblico: [...] Fraccin VI. Los monumentos histricos o artsticos, muebles e inmuebles de propiedad federal [...] Fraccin XI. Los muebles de propiedad federal que por su naturaleza no sean normalmente sustituibles, como los documentos y expedientes de las oficinas, los manuscritos, incunables, ediciones, libros, documentos, publicaciones peridicas, mapas planos, folletos y grabados importantes o raros, as como las colecciones de estos bienes, las piezas etnolgicas y paleontolgicas, las colecciones cientficas o tcnicas, de armas, numismticas, filatlicas, los archivos, las fonograbaciones, pelculas, archivos fotogrficos, cintas magnetofnicas y cualquier otro objeto que contenga imgenes y sonidos y las piezas artsticas e histricas de los museos.9
Ley Federal sobre monumentos y Zonas Arqueolgicas, Artsticos e Histricos, Art. 36:
Fraccin II - Los documentos y expedientes que pertenecen o hayan pertenecido a las oficinas y archivos de la Federacin de los Estados o de los Municipios y de las casas curiales. Fraccin III- Los documentos originales manuscritos relacionados con la historia de Mxico y los libros, folletos y otros impresos en Mxico o en el extranjero durante los siglos XVI al XIX que por su rareza e importancia para la historia mexicana, merezcan ser conservados en el pas. Fraccin IV- Las colecciones cientficas y tcnicas podrn llevarse a esta categora, mediante la declaratoria correspondiente.10
- Ley Federal de Responsabilidades de los Servidores Pblicos, Artculo 47:

Fraccin IV. Custodiar y cuidar la documentacin e informacin que por razn de su empleo, cargo o comisin, conserve bajo su cuidado o a la cual tenga acceso, impidiendo o evitando el uso, la sustraccin indebida de aqullas.11
- Cdigo penal para el Distrito Federal en materia de fuero comn y para toda la Repblica en materia de fuero federal:
Artculo 214. Comete el delito de ejercicio indebido del servicio pblico, el servidor pblico que: Fraccin IV. Por si o por interpsita persona, sustraiga, destruya, oculte, utilice ilcitamente la informacin o documentacin que se encuentre bajo su custodia o a la cual tenga acceso, o de la que tenga conocimiento en virtud de su empleo, cargo o comisin.
9 Diario Oficial de la Federacin, 8-1-1982 10 Ibd., 6-5-1972 11 Ibd., 31-12-1982
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Acuerdo por el que se dispone que el Archivo General de la Nacin, ser la entidad central y de consulta del Ejecutivo Federal en el manejo de los archivos administrativos e histricos de la Administracin Pblica Federal.12
Otras legislaciones en la materia son: - Decreto que prohibe la exportacin de documentos originales relacionados con la historia de Mxico y de libros que por su rareza no sean fcilmente sustituibles.13 - Reglamento del Archivo General de la Nacin14 - Acuerdo Presidencial sobre Archivos Contables15 En Mxico no se ha logrado legislar adecuadamente el quehacer archivstico: por lo que en el Distrito Federal todava no existe una ley de archivos. Algunos estados ya cuentan con ella; por ejemplo, el Estado de Mxico.
a) Conocida la base legal que sustenta el quehacer archivstico, es importante que la jerarquices por orden de importancia y justifiques por qu les diste ese orden. b) Investiga si en el lugar que vives existen otras leyes locales para los archivos histricos.
Enva a tu asesor.
Para comprender mejor el siguiente tema, realiza la siguiente bsqueda de conceptos. Puedes recurrir a libros que te hablen de fundamentos de administracin, derecho o archivonoma.
Definicin de poltica _________________________________________________ ___________________________________________________________________ Definicin de Control__________________________________________________ Definicin de integracin_______________________________________________ Las polticas en los archivos se elaboran para regular el uso, manejo y flujo documental que demandan los usuarios; por esta razn se requiere establecer un estatuto claro y explcito para los usuarios. Ello permitir que el archivista proporcione un servicio eficiente. Adems, cuando se
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Ibd., Ibd., Ibd., Ibd.,
14-8-1980 6-3-1944 13-4-1946 12-11-1982
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establezcan, no se debe perder de vista la base legal que regula al pas al que pertenece el archivo, para estar dentro de los parmetros jurdicos que establece la ley. As, dentro del archivo histrico, las polticas ms comunes son las siguientes:
1.5.1 Polticas de servicio
Los archivos histricos deben observare las siguientes polticas de servicio: * Desarrollar sus actividades con eficiencia y oportunidad; adems de aplicar profesionalmente los procesos tcnicos y utilizar los instrumentos necesarios que garanticen el adecuado manejo de la documentacin. Garantizar la recuperacin gil y oportuna de la informacin documental, mediante la correcta recepcin, organizacin, conservacin, prstamo y control de los documentos. Procurar, en lo posible, contar con un mostrador para ofrecer eficientemente el servicio de prstamo. Procurar que los usuarios cubran los requisitos establecidos por el archivo para obtener el servicio.
1.5.2 Polticas de control
Controlar adecuadamente la documentacin histrica ser responsabilidad del archivo histrico y de los empleados que laboren en l. Brindar a la institucin a la que pertenece el oportuno apoyo informativo que requiera, controlando adecuadamente sus documentos. Controlar los materiales documentales del archivo mediante instrumentos de control, tales como vales de prstamo e inventarios.
1.5.3 Polticas de Integracin
Garantizar y responsabilizarse de la integracin de los expedientes, ya que stos se prestan completos y no se dividen. Aplicar el principio de procedencia en el archivo histrico, que permite tener expedientes completos. Responsabilizarse de que toda hoja que se extraiga de un expediente se integre nuevamente a su lugar.
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Elabora 15 polticas de servicio para el archivo histrico en el que ests trabajando. Procura que tus polticas complementen las de los puntos 1.5.1, 1.5.2 y 1.5.3 de tu gua.
Enva a tu asesor. 1.6 Etapas del proceso de archivacin
Se entiende como archivacin la operacin de guardar los documentos o expedientes en el lugar correspondiente dentro del archivo, diremos que los pasos para realizar la archivacin son los siguientes: Pasos que se realizan en el archivo de concentracin para envo al archivo histrico: * Los expedientes se ponen en las cajas correspondientes y/o en carpetas y se envan al rea de archivo histrico Se identifica el lugar correspondiente a la caja Se coloca el nmero o clave que le corresponde
* *
Una vez que los documentos llegan al archivo histrico, se procede de la siguiente manera: * * Se revisan y se registran los expedientes o documentos Se coloca en la pestaa de la carpeta el nmero o clave de acuerdo al sistema de clasificacin y/o Cuadro de Clasificacin que exista en el archivo Se coloca el expediente o documento en su localizacin fsica definitiva
Los documentos, adems de ser instrumentos para el correcto desarrollo de las actividades pblicas, constituyen testimonios fundamentales de la gestin de las instituciones o del desarrollo de las personas y, por lo tanto, se convierten en recursos informativos tiles no slo para la administracin; sino para la sociedad en su conjunto. Por ello, la importancia de archivarlos adecuadamente; ya que para el archivo histrico significa un compromiso y una obligacin ante la institucin o instituciones que los generaron y ante los ciudadanos que los requieren.
1.6.1 Recepcin de la documentacin histrica
La recepcin de la documentacin se har de acuerdo con los siguientes pasos: * Revisin de las relaciones que enva el Archivo de concentracin contra el contenido de las cajas
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* * *
Revisin de ordenacin de expedientes al interior de las cajas Revisin de firmas de los responsables de la valoracin documental Firma de recepcin de la documentacin
1.6.2 Organizacin de la documentacin histrica
Organizacin es el proceso mediante que se evidencia o se reconstruye la estructura orgnica de un archivo, fondo o grupo documental, mediante la asignacin de un lugar definitivo a cada uno de los subgrupos o piezas que lo componen, de tal manera que se represente la naturaleza del organismo productor. Objetivos de la organizacin * Dar a cada grupo, serie y unidades archivsticas, su lugar correspondiente mediante la aplicacin del principio de procedencia y orden original. Establecer la organicidad de los grupos documentales, a partir de la formacin de series que son el resultado de un ente productor en el desarrollo de actividades administrativas. Poner en servicio la informacin contenida en los documentos.
Los pasos para organizar un archivo histrico no siempre son los mismos. Esto depende de la situacin en que se encuentre. Aqu te mencionaremos todos los que son necesarios para realizar esta funcin para que los conozcas; pero, si en tu experiencia profesional encontraras un archivo que ya tuvo una organizacin anterior, slo debes retomar los pasos que te sean tiles para realizar una reorganizacin. Para organizar un archivo histrico es conveniente considerar las siguientes fases o procedimientos. Elaboracin de diagnstico Pasos para elaborar un diagnstico: *conocer la historia institucional *conocer la estructura orgnica (organigramas) * conocer los reglamentos y polticas institucionales Con los pasos anteriores, se tiene una visin general de la institucin y una vez que se conoce el diagnstico, puede realizarse un anlisis de las actividades que se realizan en el archivo y de la problemtica que ah sucede: recursos humanos, materiales, tcnicos y archivsticos; para as poder determinar estrategias archivsticas que le brinden una solucin. Clasificacin Clasificar significa agrupar. Es la actividad mediante la cual los documentos se separan para establecer categoras de acuerdo con la estructura orgnica y/o funcional de la entidad productora.
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Importancia de la Clasificacin La clasificacin tiene una funcin muy importante y a travs de ella es posible estructurar la organicidad, la funcionalidad o la actividad de la institucin y/o persona que produjo los documentos. Adems, por medio de una clave, a la que llamaremos clave clasificadora, se podr determinar el lugar correspondiente para cada uno de los expedientes que integren el archivo histrico. Se distinguen dos tipos de actividad en el proceso de clasificacin: * * una intelectual, que tiene como producto el cuadro de clasificacin una fsica, que consiste en la colocacin de los documentos en su lugar correspondiente, acorde con los grupos o subgrupos establecidos en el cuadro de clasificacin.
Del binomio Principio de Procedencia - clasificacin, Schellenberg establece los principios de clasificacin de los que se desprenden tres sistemas de clasificacin 1. Por asunto (se refiere a clasificar por materia, lo que no es adecuado para el archivo) 2. Orgnica (por la estructura orgnica de la institucin organigrama) 3. Funcional (por las acciones o funciones que desempea la institucin) Definicin de Cuadro de Clasificacin Mundet define el cuadro de estructuracin como una estructuracin jerrquica y lgica de los fondos, los divide en grupos evidenciados por ser el reflejo de una accin, funcin o actividad.16 Roberge define al cuadro de clasificacin como una estructura jerrquica y lgica que refleja las funciones y las actividades de una organizacin, funciones que generan la creacin o recepcin de documentos. Se trata en suma, de un sistema que organiza intelectualmente la informacin y que permite situar los documentos de sus relaciones los unos con los otros para constituir expedientes.17 El cuadro de clasificacin se puede realizar slo hasta que se tiene conocimiento del total del conjunto documental. ste se realiza para un fondo concreto. De modo que si en un archivo tenemos diversos fondos, elaboraremos un cuadro especfico para cada uno de ellos, de acuerdo al principio de procedencia. Para elaborar un cuadro de clasificacin, se establecen niveles bsicos y se desarrollan. Estos niveles son: * * * Seccin.- divisin primera del fondo Subseccin.- divisin de la seccin Serie.- conjunto de documentos generados como resultado de una misma actividad
16 Jos R. Cruz Mundet, Manual de Archivstica, pg. 229 - 253 17 Ibd., pg. 244
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Principios que inspiran un cuadro de clasificacin: * * * * Delimitacin Unicidad Estabilidad Simplificacin
Delimitacin.- El objeto del cuadro es el fondo, as se delimitan los documentos que se consideran dentro del cuadro. Unicidad.- Todos los documentos se clasifican de igual manera, independientemente de su cronologa. Estabilidad.- El cuadro debe basarse en las funciones de la institucin, para lograr una clasificacin ms segura y estable. Simplificacin.- Debe tener esta caracterstica ya que no debe caer en subdivisiones excesivas. El Cuadro de Clasificacin, al igual que los sistemas de los que habla Schellenberg pueden ser orgnicos, funcionales o mixtos (una combinacin de los dos anteriores). A continuacin te presento un fragmento de un cuadro de clasificacin slo para que lo recuerdes; ya que esto lo viste con ms amplitud en tu gua de Clasificacin: CUADRO DE CLASIFICACIN DEL FONDO COLEGIO DE SAN ILDEFONSO DEL ARCHIVO HISTRICO DE LA UNIVERSIDAD NACIONAL AUTNOMA DE MXICO. SECCIONES 1. RECTORA 2. ASUNTOS DE ALUMNOS 3.-BECAS SECCIONES Y SERIES 1 RECTORA 1.1 Decretos de Gobierno 1.3 Edictos, bandas y proclamas 1.4 rdenes de la Iglesia 1.5 rdenes dirigidas al Colegio de San Ildefonso 2. ASUNTOS DE ALUMNOS 2.1 Matrculas 2.2 Licencias de alumnos 2.3 Certificados expedidos por el Colegio 2.4 Salidas de alumnos
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3 BECAS 3.1 Noticias y Fundacin 3.2 Becas Ordinarias 3.3 Becas Reales 3.4 Becas Nacionales 3.5 Becas de Oposicin 3.6 Becas de Gracia o Limosna 3.7 Becas de Diezmo 3.8 Becas de Capilla 3.9 Becas de Biblioteca Ordenacin Es la accin de unir secuencialmente los documentos que conforman las series mediante la aplicacin de criterios alfabticos y/o cronolgicos. En esta operacin se distinguen dos tipos de actividades: a) una intelectual que consiste en la eleccin de la unidad de orden surgida de la natural relacin entre los documentos b) una fsica que consiste en la aplicacin de los criterios de orden y en la guarda de los documentos en sus contenedores apropiados. Esta ltima es una actividad mecnica de asignacin de claves a las unidades archivsticas y de colocacin definitiva de los documentos dentro de los acervos correspondientes. La ordenacin se aplica con independencia a cada serie documental y ser la misma documentacin la que dar la pauta para determinar el orden que se le aplicar. As se podr ordenar de manera alfabtica, cronolgica, geogrfica, numrica, alfanumrica, entre otras. En la ordenacin cronolgica la fecha del documento es la clave para establecer el criterio ordenador. En la ordenacin alfabtica, las letras del alfabeto son las que van a guiar la ordenacin. Si se trata de nombres de personas, ser ordenacin onomstica y si se considerarn nombres de lugar, ser geogrfica. Otros mtodos de ordenacin son por asuntos, numricos y alfanumricos. Describir Es la culminacin de los trabajos archivsticos y que consiste en la elaboracin de instrumentos que permiten el control, localizacin y acceso. stos pueden ser inventarios, guas y catlogos. Para Jos Enrique Ampudia Melo, 18 el mtodo es el siguiente: 1 etapa, Identificacin General. Esta primera etapa comprende las siguientes acciones: 1. Ordenacin 2. Clasificacin
18 Jos E. Ampudia, Modelo tcnico para la organizacin de archivos histricos, pg. 26 - 32
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2 etapa, Descripcin. En esta etapa considera la siguiente actividad: 1. Catalogacin. Ambas formas coinciden en muchos puntos; aunque la segunda slo engloba la descripcin en dos etapas.
1.6.3 Ubicacin Topogrfica de las series documentales, acervos documentales
Es el proceso de establecimiento de una clave constituida por varios elementos (nmeros y letras), que permite conocer la ubicacin fsica de los documentos dentro del archivo y de esta manera facilitan su localizacin. Ejemplo: Sala 2, batera 5, estante 6, caja 1, expediente 27 Clave: S 2,5,6,1, exp. 27
Anaquel 3, charola 1, caja 30, expediente 13 Clave: 3,1,30,13
Este sistema va de lo general a lo particular.
Con base en lo anterior, elabora algunos ejemplos de claves topogrficas que estableceras en los archivos histricos
envaselos a tu asesor.
En la organizacin documental se aplica el establecimiento de la estructura Fondo Seccin y Serie para manejar mejor la documentacin y no perderse al llevar a cabo algunos procesos tcnicos como clasificacin y ordenacin. Entenderemos su definicin de la siguiente manera: * Fondo es el conjunto de documentos generados por cada uno de los sujetos productores que conforman la estructura de un organismo en el desarrollo de sus funciones. Es una unidad archivstica establecida con respecto al principio de procedencia. Ejemplo: El total de la documentacin producida por la Secretaria de Gobernacin ser un fondo documental: Fondo: Secretaria de Gobernacin. * Seccin divisin primera del fondo establecida en virtud de las lneas de accin de la entidad (Cruz Mundet). Es la subdivisin orgnico/funcional del fondo que se refiere a una o varias series que corresponden a subdivisiones administrativas en las oficinas que los generaron.19
19 Vid. Diccionario de terminologa archivstica.
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Ejemplo: Fondo: Secretaria de Gobernacin. Seccin: Departamento de Migracin. * Serie conjunto de documentos generados por un sujeto productor en el desarrollo de una misma actividad administrativa y regulado por la norma de procedimiento - Antonia Heredia dice que cada serie documental suele responder a una misma tipologa documental e incluso a asuntos o materias similares. Ejemplo: Fondo: Secretaria de Gobernacin. Seccin: Departamento de Migracin. Serie: Pasaportes
* *
Aplica la estructura: fondo, seccin y serie en tus documentos personales. Elige una institucin y repite el ejercicio.
Enva a tu asesor.
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UNIDAD II ARCHIVACIN DE DOCUMENTOS HISTRICOS
Objetivo de la unidad
Comprender cmo se realizan algunos de los procesos de archivacin de documentos histricos. TEMAS Y SUBTEMAS 2.1 Recepcin de la documentacin histrica 2.2 Conservacin permanente de la documentacin histrica 2.3 Consulta de la documentacin histrica
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La documentacin que se encuentra en el archivo de concentracin y que ha cumplido con los plazos de vigencia establecidos por el gobierno federal o por la institucin misma que los produjo, pasa por un proceso de valoracin y seleccin en donde se establece su fin ltimo, que puede ser: conservacin permanente o baja documental. Si la determinacin es la primera, la documentacin se transfiere (transferencia secundaria) al archivo histrico, en donde recibe el siguiente tratamiento:
2.1 Recepcin de la documentacin histrica
Los documentos que se transfieren al archivo histrico han adquirido valores secundarios (testimoniales, informativos o evidnciales); por lo que poseen un carcter social. Se deben revisar cuidadosamente al llegar al archivo. Deben venir acompaados de una relacin que coincida con el contenido de las cajas. De igual manera, la documentacin al interior de los contenedores (cajas) debe tener una correcta ordenacin de los expedientes y una vez que esto se constate, el archivo histrico lo puede validar a travs de la firma y sello de recibido.
2.2 Conservacin permanente de la documentacin histrica
Para lograr la adecuada conservacin de los documentos dentro del archivo histrico, es conveniente brindarles las condiciones ptimas desde que llegan. Para ello se tienen que establecer ciertas medidas de seguridad que regulan los agentes de deterioro que afectan los soportes en los que se encuentran. Agentes fsicos *Los efectos de la luz, la humedad y la temperatura a) la luz produce radiaciones luminosas que generan en los componentes bsicos de los documentos como el papel, las tintas, pieles y materiales fotogrficos daos severos. b) la humedad y temperatura causan alteraciones severas en los documentos, sobre todo los que se encuentran en soporte papel, porque estos materiales son higroscpicos. La humedad provoca el desarrollo de microorganismos e insectos responsables del deterioro biolgico de los documentos. Por otra parte, el ambiente muy seco hace que el papel se vuelva quebradizo. Para una buena conservacin del papel, se aconseja mantener la temperatura entre 18 y 22 C; y una humedad de 50 a 60%. Agentes qumicos Estos son el aire, la contaminacin, el polvo y los materiales que se usan en el papel (tintas, clips, grapas).
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Contaminantes atmosfricos Los principales componentes del aire son oxgeno, nitrgeno, dixido de carbono y hidrgeno, que permiten la combustin, fermentacin u oxidacin de los materiales. El aire de los centros urbanos e industriales contiene una serie de partculas y gases como polvo, holln, esporas de microorganismos, dixido de azufre, sulfato de hidrgeno y ozono, que afectan los materiales documentales. Otros materiales que deterioran a los documentos son las tintas cidas, que se fabrican con compuestos metlicos oxidantes y las grapas y clips metlicos, que producen efectos corrosivos. De igual manera, los materiales de las carpetas de papel que se usan para la guarda de los documentos y los adhesivos que se usan para encuadernar son agentes degradantes o destructivos del papel. Es conveniente que prevenir y solucionar lo anterior por medio de las siguientes acciones, que ayudan a la conservacin adecuada del acervo documental en el archivo histrico: 1. Establecer un programa de fumigacin (mnimo una vez al ao). 2. Quitar, grapas, clips y broches metlicos a la documentacin que llegue al archivo. 3. Limpiar los documentos (con brocha o aspiradora). 4. Usar carpetas de papel descodificado para la guarda de los documentos. 5. Instalar extractores de aire e higrmetros en el archivo. 6. Trabajar con el equipo necesario (guantes, cubrebocas y bata) Agentes biolgicos Microorganismos, hongos, bacterias, insectos, roedores Los agentes biolgicos, al igual que los anteriores, contribuyen a provocar el deterioro o la destruccin total de los documentos.
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Microorganismos Son seres microscpicos que se encuentran en el aire, agua, animales, vegetales. Se trasmiten a travs de la contaminacin y el aire. Se clasifican en hongos, bacterias, algas y protozoarios. Se desarrollan preferentemente en ambientes hmedos, oscuros y calientes. El papel es vulnerable a los ataques de microorganismos y este se manifiesta cuando aparecen manchas de diversos colores. Los microorganismos tambin le dan al papel un aspecto poroso y fragmentado. Hongos Los hongos tienen formas y tamaos variados. En el papel, el principal alimento de los hongos es la glucosa, que se obtiene por la alteracin de la molcula de la celulosa. Una condicin que favorece el crecimiento de los hongos es una temperatura de 22 a 30 C. Cuando hay hongos en el papel, stos se manifiestan primero por manchas de color amarillo oscuro y si se descuidan, se tornaran en diversos colores, adems de expandirse rpidamente en los documentos. Bacterias Las bacterias se componen de una clula y suelen unirse para formar colonias. Se clasifican en cocos (estreptococos o estafilococos) y en bacilos. Las bacterias se manifiestan en el papel como manchas y se diferencian de las que ocasionan los hongos por ser ms compactas. Provocan la descomposicin del papel, que toma un color castao oscuro. Insectos La accin destructiva de los insectos es comn en los climas tropicales por el calor y la humedad elevados, que favorecen el desarrollo de estos. Los grandes depredadores de documentos son las trazas, cucarachas, polillas, pececillos de plata y pequeos escarabajos que se introducen a cualquier lugar por pequeas hendiduras o por documentos previamente infestados.
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Roedores Los roedores suelen ser grandes destructores de los documentos; ya que poseen dientes afilados. Su labor de destruccin es rpida y se reproducen tan prolficamente que, de no detectarse a tiempo, acabarn con grandes cantidades de documentos. Adems, a travs de ellos, el archivista corre el riesgo de enfermedades fatales como la peste bubnica, la fiebre tifoidea y la hidrofobia.20 Ante el panorama que acabamos de plantear es necesario que en cualquier archivo pero preferentemente en el histrico dado el valor de los documentos se establezca un programa permanente de conservacin que permita que acervos muy importantes para la historia logren permanecer durante largo tiempo.
20 Ingrid Beck, Manual de conservacin y restauracin de documentos
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2.3 Consulta de la documentacin histrica
La consulta de la documentacin histrica es uno de los fines ltimos del archivo histrico y se debe de brindar a los usuarios que acudan a el. Para brindar la consulta, se deben de establecer polticas o un reglamento que debe encontrarse en la sala de consulta a la vista de los usuarios. Slo se debe permitir la consulta a quien cubra los requisitos establecidos por el archivo y que se comprometa a respetar el reglamento. El usuario deber conocer el contenido del archivo a travs de instrumentos de consulta tales como guas, inventarios, catlogos e ndices, para evitar que manipulen directamente la documentacin y ello provoque el deterioro del acervo. La consulta debe brindar dentro de un horario establecido y dentro de la sala, ya que la documentacin histrica slo debe salir a otros lugares (difusin, exposiciones etc.) en casos extraordinarios. An cuando existe una base legal que manifiesta que el usuario tiene derecho a la informacin y a la consulta dentro de los archivos histricos, no se debe de olvidar que hay documentacin que su consulta se debe restringir para evitar daos a terceras personas o a instituciones; por ejemplo, expedientes clnicos, de seguridad nacional, de movimientos sindicales, movimientos estudiantiles, etc. As la ley ha establecido normas que marcan por cunto tiempo debe permanecer guardada esta documentacin y cul podr ponerse al servicio del investigador. Ejemplo de reglamento para brindar servicio al pblico: 1. El horario de consulta es de 9:00 a 18:00 horas. 2. El usuario depositara en el guardarropa: portafolios, mochilas y slo podr ingresar a la sala de consulta con materiales de escritura (cuadernos, hojas, lpices, bolgrafos). 3. El usuario llenar los formatos necesarios para solicitar los materiales documentales que requiere para su investigacin. 4. Al recibir el (los) expediente (s) deber entregar al encargado una identificacin vigente. 5. No se prestarn ms de tres expedientes. En caso de documentos grficos, no se prestarn ms de seis por solicitud. 6. La consulta se har exclusivamente dentro del archivo, ante el personal encargado. 7. Ningn documento saldr del archivo, salvo excepciones extraordinarias. 8. En caso de utilizar computadora porttil, el usuario deber llenar otro formato especial para este tipo de situacin.
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9. Queda prohibido hacer anotaciones sobre los documentos. 10. Se prohibe fumar e introducir alimentos al archivo. 11. Los documentos que as lo requieran, debern ser manipulados con guantes. 12. El archivo establecer qu documentos no se deben reproducir, como parte del programa de conservacin. 13. El usuario otorgara crditos al archivo por el uso de sus documentos. 14. El usuario pagar los costos de reproduccin de materiales documentales que necesite. 15. Se suspender el servicio en forma definitiva a cualquier persona que haga mal uso de los documentos o no respete el presente reglamento.
* Elabora un reglamento de servicio y consulta para el archivo histrico con el que ests trabajando.
Enva a tu asesor.
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UNIDAD III PRINCIPIOS E INSTRUMENTOS BSICOS DEL ARCHIVO HISTRICO
Objetivo
Identificar los principios fundamentales para la organizacin en los archivos histricos y los instrumentos que se elaboran. Temas y Subtemas 3.1 Principios generales de la archivacin histrica 3.1.1 Principio de procedencia 3.1.2 Principio de orden original 3.2 Instrumentos y medios de consulta 3.2.1 Gua 3.2.2 Inventario 3.2.3 Catlogo 3.2.4 ndice 3.3 Difusin del archivo histrico
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3.1 Principios generales de la archivacin histrica
Ahora recordaremos los principios generales y fundamentales de la archivonoma: principio de procedencia y de orden original que conociste en los primeros semestres de la carrera
3.1.1 Principio de procedencia
El archivero e historiador francs Natalis de Wailly, redact el 24 de abril de 1841 la circular titulada Instructions pour la mise en ordre et le classement des archives dpartamentales el communales [...]21 En dicho texto se anunciaba la nocin de fondo de archivero consiste en reunir los documentos por fondos; es decir, reunir todos los documentos que provienen de un cuerpo, de un establecimiento de una familia o de un individuo y arreglar estos fondos con sujecin a un orden determinado. Aclarara ms tarde el autor que la clasificacin general por fondo es La nica verdaderamente apropiada para asegurar el pronto cumplimiento de un orden regular y uniforme. De este modo naca el principio de procedencia o respect des fonds, el primer fundamento terico de la Archivstica Este principio es bsico en la organizacin de archivos, y enuncia que cada documento debe permanecer dentro del fondo del que proceden. Este principio le da a la archivonoma la posibilidad de mantener un orden a travs de la organizacin
3.1.2 Principio de orden original
En Prusia, Hi von Seybel director de los archivos del Estado, enunci un nuevo principio: registraturprinzip, que dispona que los documentos de cada fondo deban mantenerse en el orden que les hubiera dado la oficina de origen. De este modo nace el denominado principio de respeto al orden original, que establece que los documentos deben mantenerse en el orden original que se les asign dentro de la oficina que los gener y/o recibi.
Elabora un ensayo de 3 cuartillas sobre la importancia que tiene utilizar los principios citados al realizar la organizacin en el archivo histrico.
Enva a tu asesor.
21 Jos R. Cruz Mundet, Op. cit.
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3.2 Instrumentos y medios de consulta
La importancia de estos instrumentos radica en que son esenciales tanto para la recuperacin de la informacin (control) como para permitir el acceso al investigador y/o usuario. Los principales instrumentos son la gua, el inventario y el catlogo; aunque se auxilian de otros como el ndice. Los instrumentos de descripcin, a decir de Ramn Cruz Mundet, son los que establecen vnculos y median entre los consultantes y el acervo documental. La elaboracin de instrumentos permite controlar y manejar de una manera eficiente el acervo documental, adems de facilitar su localizacin y difusin. Los instrumentos bsicos de descripcin son: la gua, el inventario y los catlogos. A cada uno de ellos correspondiendo un nivel de descripcin.
ARCHIVO HISTORICO
FONDO
FONDO FONDO
GUIA
SECCIN SECCIN
SECCIN
SERIE
SERIE
SERIE
INVENTARIO
DOCUMENTO
EXPEDIENTE
DOCUMENTO
CATLOGO
3.2.1 Gua
Es un instrumento de descripcin que, como su nombre lo indica, tiene como objetivo orientar a los usuarios de un archivo acerca de su contenido informativo. Sin descender a particularidades, habla de las caractersticas y de las funciones de los organismos productores de los documentos, tambin aborda datos sobre el volumen del acervo, sus aos extremos, su conservacin y los servicios que el archivo presta. As podemos decir que la Gua es un instrumento descriptivo que da una visin general de todos los fondos contenidos en un archivo, los servicios que brinda, al archivo como institucin, cantidad de fondos y bibliografa
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Los objetivos de la gua son proporcionar informacin general de un archivo. Para Schellenberg, los objetivos de las guas son dos: 1. Proporcionar informacin general de todo el fondo documental de uno o ms depsitos. 2. Proporcionar informacin especfica sobre cada uno de los grupos documentales (secciones y series). De aqu que para Schellenberg, al igual que para Antonia Heredia y otros autores, existen dos tipos de guas: generales y especiales. Gua General Proporciona una visin panormica y genrica de los fondos y grupos documentales, del edificio, servicios que presta, sobre la historia de la institucin, los fondos, sus secciones y bibliografa. Gua Especial Se refiere de manera especial a la historia de la institucin productora de los documentos e insiste en sus funciones y actividades. No es tan general y tiende a particularizar sobre la creacin de los documentos y su organizacin, precisa muchos detalles para facilitar al historiador el camino de la investigacin. Elementos de la gua: - Presentacin - Introduccin - Biografa del personaje o marco histrico de la institucin - Fondos que componen el archivo - Entidad productora (empresa pblica, privada, persona) - Lugar de produccin - Tipologa Documental - Fechas - Volumen (metros lineales o cbicos) - Procedencia - Series que lo integran - Asuntos que tratan - Adquisicin (transferencia, donacin, compra etc.). - Datos bibliogrficos
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3.2.2 Inventario
A partir del esquema general de fondos y secciones, el inventario es un instrumento que tiene como objetivo describir las series documentales. El inventario es bsicamente un instrumento de control documental para el archivista, aunque en ocasiones se utiliza como un instrumento de consulta. Elementos del inventario Signatura (nmero o clave) Entrada descriptiva (Tipologa documental, tradicin documental, autor, destinatario, asunto (s) de que trata el documento) Aos extremos Observaciones
Ejemplo de inventario de acuerdo con la autora Antonia Heredia:
FONDO: Secretara de Salud SECCIN: Hospitales SERIE: Beneficencia Signatura Entrada Descriptiva caja 2 Documentos originales del Hospital de Beneficencia (expedientes de pacientes, anlisis clnicos, recetas). Aos Observacin
1895-1900 buen estado
ste es otro ejemplo:
FONDO: Enrique Flores Magn SECCIN: Organizaciones Polticas y Culturales. SERIE: Logas. Vol./caja 15 Expedientes 32 Fechas 1921-35 Asuntos Cartas Observaciones Estado Regular
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Elabora un inventario de 10 registros con tres diferentes formatos. En cada uno de ellos, establecers los elementos que creas necesarios para que un archivista lleve el control de su acervo y logre la gil recuperacin de la informacin. cada ejemplo debe tener una justificacin de la eleccin de los elementos.
Enva a tu asesor.
3.2.3 Catlogo
Es un instrumento mucho ms detallado que el inventario, al describir ya no las series documentales, sino cada uno de los expedientes o documentos. La catalogacin en un archivo debe hacerse de forma sistemtica y continua. Elementos del catlogo: Estructura (fondo, seccin y serie) Localizacin: unidad de instalacin, expediente, fojas Contenido: tipologa documental, autor o emisor, lugar donde se gener, fecha (mes, da, ao). Elementos externos: idioma, particularidad paleogrfica, sellos, tradicin documental (original o copia).
ste es un ejemplo:
Fondo: Archivo de la Hacienda de San Antonio Xala Seccin: Administracin Serie: Caja 1860, 1 de enero al 23 de noviembre de 1879. Cuentas de los gastos en obras de herrera de la hacienda de San Antonio Xala. Manuscritos Deteriorado / manchado Caja 1, leg.1, exp.4, 51 fojas.
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3.2.4 ndice
Es el registro que permite localizar la informacin a travs de temas muy precisos. Los ndices pueden ser alfabticos, onomsticos o geogrficos. Suelen ser parte de los inventarios y catlogos. Ejemplo de ndices: Indice Temtico Abonos Alambique Albailes Artesanos Carne Cebada Deudores Pulque Indice Onomstico Altamirano, Jos pg. 81 Baranda, Joaqun pag.25, 107 Caso, Antonio pg. 154,155 Coln, Cristbal pg. 83 Cruz, Sor Juana Ins de la pg. 69,70 Dvalos, Balbino pg. 65, 66 Gante, Fray Pedro de pg. 148, 149 Macedo, Miguel pg. 64 Masarik pg. 84 Noriega, Eduardo pg. 18 Caja 1, leg.2, Caja 3, leg.6, exp.14 exp.44
Caja 8, leg.19, exp.126 Caja 14, leg.39, exp.271 Caja 14, leg.8, exp.63
Caja 18, leg.50, exp.373 Caja 15, leg.40, exp.278 Caja 4, leg.8, exp.577
Lee el Manual de instrumentos de descripcin documental, de Antonia Heredia (que est al final de esta gua) y encontraras los ejemplos que la autora nos ofrece para elaborar inventarios y catlogos realiza dos ejercicios de estos con los elementos que marca la autora y otros dos con los elementos que tu consideres necesarios.
Envalos a tu asesor. 44
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3.3 Difusin en el archivo
La difusin es un conjunto de recursos y acciones encaminados a relacionar el archivo con los usuarios. Es una de las funciones que se realizan en el archivo histrico y que no se lleva a cabo en ninguno de los otros. Est encaminada a dar a conocer el archivo, su acervo y la informacin contenida en el con fines culturales y de investigacin. El archivo tiene dos tipos de usuarios: 1. usuarios internos (empleados y funcionarios del archivo) 2. usuarios externos (estudiantes, investigadores) Por todo lo anterior, es importante que sepas que existen diferentes tipos de difusin: * Difusin a travs de un Centro de Referencias: ste consiste en un centro de acopio de todos los instrumentos de consulta (guas, inventarios, catlogos, ndices etc.) y dems informacin indispensable o necesaria en relacin con el o los acervos del archivo cualquiera que sea su soporte. * Difusin Acadmica: * Conferencias * Congresos * Seminarios * Mesas Redondas * Cursos * Talleres * Difusin Social: * Visitas Guiadas * Exposiciones
Describe brevemente en que consiste cada una de las formas de difusin antes citadas.
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Medios de Comunicacin en el archivo histrico Los medios de comunicacin como el radio, televisin, peridicos y revistas pueden ser una alternativa muy atractiva para lograr la difusin de los archivos histricos; aunque para ello es necesario establecer convenios entre instituciones. La actividad editorial es otra alternativa de difusin: catlogos, colecciones de mapas, planos y fotografas, tambin podemos recurrir a trpticos, dpticos, carteles etc. En la actualidad, con los avances tecnolgicos para la difusin, tambin se pueden utilizar bases de datos y la Internet. La difusin es un vehculo para llegar a un mayor nmero de usuarios; de all lo productivo de tratar de utilizar todas las alternativas posibles para lograrlo. A travs de esta gua haz conocido el Archivo histrico, su estructura y las funciones que se realizan en l. En tus ejercicios y visitas has constatado la aplicacin de la teora en la prctica. Para que realices tu trabajo final con el que cerraras esta etapa de tu formacin profesional, te presentaremos un estudio de caso que se realiz en el Archivo Histrico Municipal, en el estado de Veracruz. Antecedentes Durante ms de diez aos, el Archivo General de la Nacin (AGN) mantuvo un Programa Nacional al que llamo Rescate y Organizacin de Archivos Municipales. que tena por objeto lograr una organizacin homognea de los archivos municipales que significan una fuente de informacin muy importante para la historia; ya que stos son depositarios de una gran parte del patrimonio documental de la poca virreinal e independiente. En este programa, el AGN brindaba apoyo operativo a travs de alumnos del CONALEP y asesora tcnica. sta en ocasiones se apoyaba en el Manual de procedimientos para el rescate y organizacin de archivos municipales y en otras publicaciones que surgieron de la experiencia. Las actividades se realizaban en jornadas de 15 das. En 1993, un grupo de la Licenciatura en Archivonoma de la ENBA es invitado a colaborar en el programa y el resultado de esta labor es el ejemplo que te mostramos.
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ORGANIZACIN DEL ARCHIVO HISTRICO MUNICIPAL DE TLAPACOYAN VERACRUZ. Diagnstico * Primero se detect la problemtica * Se investig la historia institucional del municipio de Tlapacoyan * Se localizaron reglamentos y polticas institucionales * Se planeo el proyecto * Se solicito un local para establecer el archivo (los archivos municipales se instalan en la Casa de Cultura del lugar) * Se solicitaron los recursos materiales para realizar los trabajos
Localizacin y traslado del archivo
ste se localizo dentro del palacio municipal a un lado de los tambos de basura que generaba el palacio. Estaba dentro de costales.
Como el lugar resultaba poco conveniente para realizar los trabajos de organizacin, la documentacin se sac de los costales y se traslad en cajas a la Casa de Cultura.
Una vez que el archivo se traslad a la Casa de Cultura, iniciamos los siguientes trabajos:
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Clasificacin En los archivos municipales la documentacin se separa en grupos documentales * Periodo virreinal, 1519-1823 * Periodo independiente, 1824 en adelante * Periodo contemporneo, siglo XX
El archivo se agrupa en las siguientes secciones: * Seccin Presidencia * Seccin Tesorera * Seccin Justicia * Seccin Registro Civil Posteriormente, el Lic. Arturo Hernndez Rojas present una propuesta de cuadro de clasificacin para archivos municipales en una publicacin del AGN. El ordenamiento fsico de los documentos se realizo de la siguiente manera: se hicieron hileras verticales y horizontales en el piso. Se colocaron rtulos a la cabeza de cada hilera y se sealaron las secciones y cronologa. Los documentos quedaron divididos en: expedientes, legajos, volmenes encuadernados y hojas sueltas.
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Toda la documentacin sin valores o que presentaba daos irreversibles imposibles de restaurar se depur. Esto se le indico a las autoridades convenientes, para que procedieran a recogerla e incinerarla; pues slo ellas estn autorizadas para hacerlo. Al final de esta accin, se levanto el acta correspondiente.
Una vez ordenada la documentacin se puso en carpetas y se le anotaron los datos: seccin, ao y asunto. Ya formados los expedientes, se procedi a levantar un inventario a mano que despus se captur y se entreg a la Secretara de la Presidencia de Tlapacoyan. Los expedientes se archivaron en cajas de archivo histrico, que despus se rotularon y se colocaron en estantes.
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Como trabajo final elabora un proyecto de propuesta de organizacin de un archivo histrico. Toma en consideracin todo lo que aprendiste en esta gua. Los elementos a considerar son: * * * * Cartula Introduccin Justificacin Desarrollo (Dentro de esta parte, realiza una propuesta de organizacin, clasificacin ordenacin. Indica qu instrumento de descripcin utilizaras, adems de las formas de difusin que estableceras). Conclusiones
Aqu finaliza tu gua. Espero que tu travesa por los archivos histricos haya sido grata te deseamos mucho xito.
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Archivo Histrico
BIBLIOGRAFA
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LECTURAS
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Problemas de la ordenacin y descripcin de los archivos histricos en Amrica Latina. Gunnar Mendoza. Archivo General de Bolivia
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Problemas de la ordenacin y descripcin de archivos histricos en Amrica Latina Gunnar Mendoza Archivo General de Bolivia
Si acepta que los archivos no deben ser cementerios de documentos sino centros de servicio colectivo por medio de los documentos, la ordenacin la descripcin se constituyen en los instrumentos especficos para que el archivo cumpla ese propsito de servicio. Por muy divergentes que sean los puntos de vista sobre cmo se ha de ordenar y describir, no puede haber disconformidad sobre la importancia de ambas operaciones para el cumplimiento de los propsitos del archivo. En realidad, si un archivo no est ordenado ni catalogado es como si no existiera, pues no servira para nada. Un archivo es en la medida en que est ordenado y descrito. En este estudio intentaremos hacer una aproximacin provisional al tema de lo que se ha hecho hasta ahora en materia de ordenacin y descripcin en Amrica Latina, y lo que se supone se debe hacer en vista de las nuevas circunstancias archivsticas. Para ello definiremos los conceptos generales sobre los que a nuestro entender debe discutirse el tema; trazaremos un esbozo de la documentacin latinoamericana, esbozaremos tambin lo que se ha pensado y se ha hecho en materia de ordenacin y descripcin; haremos una revista de los problemas generales que hoy se presentan a nuestros repositorios en este campo; presentaremos el caso prctico de uno de esos repositorios en particular, y estableceremos algunas conclusiones.
I. Supuestos generales de la cuestin
1. Los requisitos de la ordenacin y la descripcin Un archivo no puede estar ordenado ni descrito de cualquier manera. No puede estar ordenado ni descrito, desde luego, de la manera que se le ocurra subjetivamente al archivista, de ah se seguira el peligro de cambiar una y otra vez de sistemas, pues los putnos de vista son por esencia variables si son subjetivos, y un archivo en esas condiciones nunca estar realmente organizado. La ordenacin y la descripcin bsicas deben obedecer a normas objetivas y tener una estructura estable y consistente. No puede haber estabilidad, consistencia ni objetiviidad en la ordenacin y descripcin si para hacerlas no se toman en cuenta la identidad archvstica de un documento es una calidad objetiva que puede definirse en el documento mismo: cuando decimos, por ejemplo, que un documento es del Ministerio de Relaciones Exteriores, que se refiere a lmietes internacionales y que es un tratado, estamos identificando archivsticamente ese documento: fondo de origen, actividades especficas, tipo documental, son datos objetivos de identificacin. Despus de esto hay que considerar que el archivo no tiene un propsito esttico de conservacin sino que es digno de conservacin en la medida en que es necesario, de suerte que ciertas disposiciones de ordenacin han estar inspiradas tambin en el propsito de hacer ms expedito y productivo el servicio del archivo. La ordenacin y la descripcin no son un fin sino un medio y, como tales, no pueden ser
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idealmente perfectas. Cuando el archivista pierde la nocin de las limitaciones propias de ambas operaciones y se embarca en la aventura de la perfeccin est perdido. La ordenacin y la descripcion deben ser inminentemente prcticas. Han de facilitar el cumplimiento de la misin del archivo en toda su amplitud; a los investigadores, al pblico, al personal del archivo. Las ordenaciones y las descripciones que suscitan problemas en vez de resolverlos son suicidas. Las ordenaciones y descrpciones caprichosas e inconsistentes suscitan problemas en vez de resolverlos. Esto no significa que el archivo ha de tener un sistema absolutamente hermtico para ordenar y describir. Hay que distinguir entre la ordenacin y la descripcin pnmarias y las secundarias. 1) Las primarias distribuyen los materiales, y deben tener una estructura esencial. 2) La ordenacin secundaria es la que se da a los documentos sueltos dentro de esa estructura esencial. Esta ordenacin, y la descripcin correlativa, pueden variar segn la ndole de los documentos o las necesidades del servicio. Desde el punto de vista de la ordenacin, un documento no puede estar materialmente sino en un slo punto en el espacio. Para que una ordenacin fuese idealmente perfecta, cada documento deberia poder estar en muchos puntos a la vez: tantos como los puntos de vista de archivistas, investigadores y otros interesados. Esto no es posible en la realidad. En cambio, desde el punto de vista de la descripcin un documento se vuelve ubicuo y gracias a esto la descripcin compensa las limitaciones de la ordenacin, abriendo muchos caminos para llegar hasta un documento, pues no hay obstculos esenciales (aparte de los de dinero, tiempo y personal) para que el mismo figure al mismo tiempo en catlogos onomsticos, cronolgicos, toponimicos, por materias, etc. Este hecho tan simple suele ser olvidado en la prctica y su olvido ha ocasionado daos irremediables a la integridad de los archivos, pues no faltan quienes pretenden hacer con la ordenacin lo que se podra hacer ms ventajosamente con la descripcin. Una adecuada ordenacin es el requisito indispensable para una buena descripcin, pero sta a su vez puede ayudar a descubrir fallas en la ordenacin y subsanarlas.
2. La ordenacin natural Una documentacin no nace caprichosamente y las ms de las veces ni siquiera como fruto de un acto deliberado directo sino obedeciendo a factores preexistentes. Estos factores son las estructuras y actividades de las instituciones, y las actividades de las personas. Ni stas ni aqullas se proponen expresamente producir una documentacin sino que sta resulta formndose natural y forzosamente dentro de una estructura dada y como medio o condicion para el ejerciclo de una actividad. Segun esto, los documentos que se encuentran en el archivo de una entidad pblica o privada como consecuencia y condicin del funcionamiento de esa entidad estn en su lugar natural corno las hojas estn en su rbol; e igualmente, una documentacin que se encuentra en el archivo de un ciudadano particular como producto especfico de la actividad propia de ste, est en su lugar natural. Las actividades de las instituciones y de las personas no son simples sino variadas, y las instituciones no tienen estructuras simples sino complejas. Las documentaciones que resultan de esas estructuras y de esas actividades no se acumulan de cualquier manera sino que desde que nacen van siguiendo las lneas variadas de las actividades y estructuras de suerte que stas van
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estableciendo naturalmente el orden en que dentro del archivo de la institucin y dentro del archivo del ciudadano se van acumulando los documentos, hasta que el orden queda establecido en una forma determinada. El orden de una documentacin segn la estructura y la actividad que la produjeron es su orden natural. Como los documentos no son ubicados, slo pueden tener un orden natural: el impuesto por la actividad y estructura de donde emanaron. Toda ordenacin que se impone a la documentacin, aparte y contra la impuesta por factores que determinaron su nacimiento y su disposicin natural, es antinatural, artificial. La ordenacin natural est expresada en los dos principios clsicos Ilamados: principio de procedencia y principio de orden natural En su formulacin actual el principio de procedencia establece que los documentos deben agruparse, en el archivo, de acuerdo con las entidades de procedencia- Esta formulacin no es suficientemente clara en espaol, porque la palabra procedencia aplicada a los documentos acaba adquinendo una condicin equvoca. As, una nota enviada por el presidente de la Repblica al Ministerio de Relaciones Exteriores debera agruparse entre los documentos de Presidencia de la Repblica, pues de all procede literalmente; pero lo que el principio establece no es la procedencia literal sino archivstica. En todo caso hay dos procedencias y el peligro de confusin en la prctica siempre existe. Una formulacin ms clara en espaol sera: los documentos deben conservarse inviolablemente en el archivo administrativo o privado al que naturalmente pertenecen. En la prctica diaria, nosotros hemos comprobado repetidamente el riesgo de interferencias entre la procedencia literal y la archivstica, sobre todo cuando se trata de ordenar papeles, caso tpico de muchos archivos latinoamericanos. El otro principio clsico de la ordenacin natural es el principio del orden original. Segn l la documentacin debe conservarse en el orden que recibi durante su funcin administrativa. Una formulacin ms clara y rns completa, pues el principio es aplicable no slo a los archivos administrativos sino tambin a los privados, sera sta: la documentacin debe mantenerse, en el archivo administrativo o privado a que pertenece, en el orden natural que tuvo al producirse. Las dos frmulas pueden reducirse a una sola que se expresara as: los documentos deben conservarse inviolablemente en el archivo administrativo o privado al que naturalmente pertenecen y en el orden que tenan cuando se produjeron. La ordenacin natural es la garanta ms segura para conservar intacto valor informativo total de una documentacin, sea como testimonio de la estructura y actividad de la institucin o de la actividad de la persona, pues son un reflejo de esa actividad y estructura, o sea sobre cualesquiera otras circunstancias de personas, tiempo, lugar, cosas y acontecimientos de que trate esa documentacin. La ordenacin natural es econmica. Representa un ahorro en tiempo, funcionarios y trabajo. Si la documentacin se ha mantenido en su orden propio, no hay necesidad de reordenarla sino en casos muy excepcionales; y si se trata de documentacin desordenada, reordenacin procede sobre bases objetivas y seguras, pues no se trata sino de reproducir una estructura y un sistema de actividades preexistentes, en vez de engolfarse en inteminables empresa de ordenacin por materias, personas, lugares, fechas, etctera. La destruccin de la ordenacin natural es, pues, un riesgo que se debe temer tanto como la destruccin material, Cuando un fondo documental se desmembra, padece una destruccin
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estructura. Un fondo documental confundido es como un libro cuyas pginas se han entremezclado: all no hay destruccin material, pero ni el libro ni el fondo son lo que eran, no tiene el valor que tenan para el conocimiento. De ah tambin por qu la ordenacin de los documentos en las oficinas de origen es tan importante, pues va a determinar la ordenacin del archivo; de ah por qu debemos tender a que el archivista tenga un control continuo de la documentacin desde las fuentes en que comienza a formarse hasta desembocar en el archivo, pues as ser ms fcil establecer una coordinacin eficaz entre las diferentes etapas de la vida del documento. La ordenacin natural est incorporada en lo ms antiguo de la radicin archivstica latinoaericana (vase la seccin 3 de este estudio, prrafos 1 y 2). Es creciente la tendencia a consagrar los principios de la ordenacin natural. En los pases ms desarrollados prcticamente no hay cuestin al respecto. Por lo que hace a Espaa, aprciense los conceptos del archivlogo Filemn Arribas Arranz: La clasificacin metdica de los archivos histricos debe hacerse exclusivamente sobre la base de la organizacin administrativa que produjo la documentacin Cuando se deduzcan errores en la ordenacin actual del archivo, debe corregirse sta colocando los documentos en el lugar que por su origen les correspondiera En el mbito de las reuniones internacionales, en el Segundo Congreso Internacional sobre Arcnivos (Scheveningen, Suiza, 1953) hubo uniforrnidad de opinin sobre la definicin de fondo o unidad archivstica, y la mayor parte de los archivistas opinaron que los documentos extraviados que pertenecen a un fondo, deben ser reintegrados a l, y que los documentos que no pertenecen al fondo, deben ser sacados de l. En la Cuarta Conferencia Internacional de la Mesa Redonda de Archivos (Wiesbaden, Alemania- 1958) se recomend que se asegure la conservacin de los fondos de historia literaria y llos reciban un tratamiento conforme a los principios archivsticos universalmente reconocidos: principio de respeto de los fondos, mantenimiento de su unidad, respeto de los legajos, etc.; y con referencia a los archivos geogrficos, la conferencia consider indispensable la aplicacin estricta del respeto de los fondos en la clasificacin de mapas y planos.
3. El plan descriptivo El objeto de la descripcin archivstica es proporcionar un medio expedito para que el investigador y el pblico sepan lo que pueden encontrar en el arcnivo, y que el personal pueda controlar los fondos ms eficazmente para los fines de servicio del archivo. La catalogacin ms aproximada a un ideal de perfeccin sera aquella que abra los carninos imaginables que conduzcan a todos los documentos existentes en el archivo. Esto supondra en la prctica la existencia, por lo menos, de los siguientes catlogos: cronolgico, onomstico y toponmico que comprendan todos y cada uno de los documentos del archivo, y uno temtico que agote todas las materias a que alude el corrtexto de los documentos del archivo. Huelgo decir que instrumento tan monstruoso de descripcin nunca ha sido ni ser logrado, aunque muchas empresas archivsticas de descripcin, en muchos pases, se han abordado con este criterio perfeccionista utpico, con los resultados que son de imaginar. En una fase de produccin acelerada de documentos a la que se est incorporando Amrica Latina, y ante la necesidad ineludible de describir, el archivista no tiene ms alternativa que sta: quedarse cada vez ms atrs si persiste en describir una documentacin como un rbol hoja por
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hoja, u optar por un plan realista escalonado de lo general a lo particular segn un criterio de urgencia. El primer elemento descriptivo inexcusable dentro de un plan sistemtico es la gua general de la documentacin del archivo. La gua genenral ha de ser a la vez completa y sinptica. Completa en el sentido de que describe todos y cada uno de los fondos del archivo. Sinptica, en el sentido de que esa descripcin pone de manifiesto las caractersticas especficas de cada fondo, pero no describe el rbol hojo por hoja. La gua general proporciona a los investigadores y al pblico un conocimiento a la vez exhaustivo y breve de la documentaicn, para que en cada caso se pueda decidir idneamente la necesidad de posteriores y ms detalladas indagaciones; proporciona tambin al personal un instrumento inmediato de control sobre toda la documentacin, y de conocimientos sobre cada uno de los fondos, lo cual pone en camino un mejor servicio y una evaluacin inicial para decidir el orden de importancia de posteriores operaciones descriptivas. Adems, la gua general permite extender el conocimiento de la documentacin tan lejos como sea posible, en un tiempo como el nuestro en que por la facilidad de las comunicaciones, la creciente interdependencia de los pueblos y la coordinacin de informaciones internacionales, los fondos de un repositorio no son nicamente para el pas de origen. Para que la gua general sea posible, el archivo debe estar ordenado de tal suerte que no, sea indispensable hacer descripciones hoja por hoja. Una gua no puede aplicarse a materiales heterogneos y entremezclados sino a los conjuntos homogneos propios de la ordenacin natural. La gua general no es lo nico ni lo suficiente en la descripcin del archivo, que puede extenderse a cada una de las divisiones y subdivisiones de cada fondo, y tambin a los documentos sueltos que componen las ltimas subdivisiones. Cmo se decidir el orden de urgencia de la obra descriptiva? La razn de ser del archivo es el servicio a la colectividad a la que pertenece por medio de los documentos. Este imperativo de servicio determinar el orden de las cuestiones ms vitales para la colectividad y, en consecuencia, el orden del plan de la obra descriptiva. Este debe ser fruto de una evaluacin consistente de la documentacin del archivo: as como se evalan documentos para decidir cules han de conservarse y eliminarse, as tambin deben ser evaluados para decidir en que orden de urgencia han de ser descritos. Aplicando este criterio de urgencia se irn describiendo sucesivamente los dems miembros documentales del archivo, y se llegar, cuando se considere necesario, a describir documentos sueltos, y aun podrn formarse series descriptivas con documentos, relativas a temas de inters colectivo vital, que se encuentran en fondos o en series diferentes; estas series sern exclusivamente descriptivas, pues los documentos mismos permanecern en los lugares correspondientes a su ordenacin natural. Esto destaca nuevamente el valor tco de la descripcin, que hace posible toda clase de agrupaciones sin que el orden natural padezca.
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II. La documentacin latinoamericana Determinadas caractersticas de los fondos documentales latinamericanos suscitan cuestiones relacionadas con su ordenacin.
1. Los restos documentales prehispnicos Aunque en algunos pases latinonoamericanos hubo en tiempos prehispnicos civilizaciones adelantadas, como las de los incas, mayas y aztecas, slo, se conservan escasos documentos archivsticos procedentes de ellas. Que debieron poseer un sistema documental queda fuera de duda por el solo hecho de la existencia de las civilizaciones mismas, ya que sin algn principio de organizacin documental habra sido imposible la transmisin y continuidad de las instituciones y actividades que las mantuvieran vivas. Los quips, o atadijos de cuerdecilllas que, mediante la combinacin de nudos y colores, componan un sistema de notacin con el cual se llevaba la cuenta cronolgica y estadstica del imperio incaico, deben considerarse como documentos airchivsticos, sin que su condicin fsica sea un impedimento para que se los admita como tales. Y lo que se dice de los quips incacos se entiende para los cdices de las civilizaciones maya y azteca. Los indios escondieron en lugares incgnitos sus docurnentos y los espaoles destruyeron muchos otros, pero no es imposible que futuras bsquedas pongan de manifiesto nuevos materiales. No hay documentos antiguos del todo muertos, y menos en este caso, pues aunque por lo pronto parece haberse perdido la clave para.la interpreracin de los quips y otros sistemas de anotacin documental prehispnicos, es aleccionador el ejempo de los jeroglficos egipcios que, al reconstruirse la clave, hicieron accesible su contenido informativo. En todo caso queda en pie el hecho de que los quips y otros restos considerados hoy da como meras reliquias arqueolgicas, son verdaderos documentos archivsticos, y que se podra plantear un primer problema de ordenacin y descripcin a los archivistas de los pases respectivos.
2. La documentacin colonial La produccin de documentos dentro de condiciones fsicas que esenclalmente subsisten en nuestro tiempo comenz en Amrica Latina con la llegada de los espaol.es, y varios pases latinamericanos conservaron documentos desde el siglo XVI La primera caracterstica de la documentacion colonial es que la corresponde exclusivamente a clase de la documentacin escrita con frecuencia ita, aunque inclua, en calidad de anexos, materiales cartogrficos y, ms raramente, pinturas, y hasta objetos extraos, como prendas de vestir, etc., cosa por lo dems usual en todas las documentaciones escritas. La documentacin colonial corresponde casi exclusivamente a instituciones de derecho pblico (real o cannico) y no existen en los archivos, por lo menos para construir un elemento caracterstico, documentos privados de esa poca. Las instituciones productoras de la documentacin colonial fueron virreinatos, audiencias, capitanas generales, presidencias, gobernaciones, corregimientos, intendenciencias, cajas reales, casas de monedas, cabildos seculares, consulados, protomedicatos, arzobispados, obispados, cabildos eclesisticos, tribunales de la inquisicin, universidades, iglesias
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mayores, parroquias o doctrinas, rdenes monsticas, escribanas, etc.; y habra que agregar algunas instituciones sui generis, como el gremio de Azogueros de Potos, Bolivia. y la Compaa Guipuzcoana de Venezuela, que desempenaron un importante papel en sus respectivos pases. Cada una de aquellas entidades tena, desde !uego, una escritura ms o menos compleja, y en una audiencia, por ejemplo, habra que distinguir el real acuerdo, de censos indios, el alguacilazgo mayor, la relatoria, las fiscalas, la Secretara de Cmara, etc. Mas nuestro propsito no es presentar los esquemas de la institucionalidad colonial, sino sugerir las lneas maestras de ella, como punto de partida de la ordenacin y descripcin. La documentacin colonial se caracteriza por la presencia de tipos documentales muy definidos. Categoras especialmente personalizadas son las cdulas, provisiones y rdenes reales, las provisiones virreinales y audienciales, la correspondencia y las relaciones, los libros de acuerdos audienciales y capitulares, los de cajas reales, de fbrica, parroquiales de bautizos, matrimonios y bitos, y los registros de escrituras pblicas. Estas son categoras matrices y a muchas de ellas corresponden subcategoras a veces profusas, como en los libros de cajas reales, donde pueden sealarse las series de libros de temas de razn, correspondencia, cargo y data, diarios generales, aduanas, alcabalas, bienes de difuntos, censos de indios, entregas de plata, remates, revistas, tabacos y naipes, etctera. La mayor parte de la documentacin colonial corresponde a la era del papel de trapo, papel de consistencia excelente. Las tintas eran tambin de la mejor calidad, indelebles, y su nitidez se conserva admirablemente hasta hoy da aun en los documentos ms antiguos, aunque a veces eran tan cidas que extensas lneas documentales han quedado totalmente inhabilitadas por la destruccin que la tinta ha ocasionado en el papel. Gran parte de la documentacin colonial se cosa y encuadernaba reglamentariamente. El tipo documental caracterstico del libro iba siempre encuadernado en cuero o pergamino y, a veces, en lugar de cartn para refuerzo de las encuadernaciones se empleaban tablas. Estos rasgos sugieren una intencin de perdurabilidad y, en efecto, exceptuando factores destructivos de climas demasiado adversos, exposicin prolongada a la intemperie y destruccin violenta, la documentacin colonial tiene bastante capacidad fsica de perdurar indefinidamente. De los tipos fsicos de la documentacin colonial, uno de los ms importantes, por la amplitud cuantitativa y cualitativa que alcanz en toda la trama administrativa de la poca, fue el expediente: expresin documental de un trmite gubernativo, judicial, eclesistico, militar, hacendario, inquisitorial, etc.; cuenta con dos fojas o miles de ellas, poda comenzar y concluir en una misma oficina o pasar por muchas oficinas en un mismo lugar o en varios lugares, a veces a centenares de miles de killmetros; su duracin va de un da a decenas de aos; consta de una estructura sencilla o compleja, e incluye muchos otros tipos de documentos -cdulas reales, cartas, provisiones, escrituras pblicas, papeles privados-, y lleg a constituir por s solo una especie de archivo en pequeno, dotado de una ordenacin propia y muchas veces hasta de un ndice. A medida que progresa el trmite y se acumulan fojas, los antiguos las iban cosiendo en el orden impuesto por el trmite mismo, se formaba un cuaderno de un volumen (y quiz ms de uno), y gracias a esta compactacin el expediente resisti mejor los azares del tiempo, y hoy se lo encuentra victoriosamente profuso en todos los archivos coloniales hispanoamericanos. Normas cuidadosas presidieron tanto la produccin como el manejo y la conservacin de documentos en la Colonia. Ellas estn contenidas en las Leyes de Indias, otros cdigos indianos y en disposiciones legislativas sueltas. Constituyen un importante material auxiliar para la ordenacin y descripcin de los fondos coloniales. La preocupacin gubernativa de Amrica fue
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tan temprana como reiterada, y a ella se debe en mucho la conservacion de aquellos documentos hasta nuestros das. Las escribanas anexas a las principales entidades administrativas eran otros tantos archivos administrativos donde se desarrollaron las prcticas coloniales del control y manejo documental. Para el conocimiento cabal del tema de la documentacin latinoamencana es preciso estudiar el rgimen de las diversas escribanas: gobierno, cmara, cabildo, hacienda, provincia, nmero, notarias eciesiasticas, etctera. Las disposiciones indianas no contemplaron el establecimiento de archivos centrales, y menos de archivos pblicos, y el episodio frustrante del Archivo General de la Nueva Espaa, en 1792, no hace sino confirmar este extremo. La falta de archivos centrales tuvo consecuencias desastrosas. Cantidades cada vez mayores de documentos inactivos se acumularon en las escribanas, las que frecuentemente no contaban con las condiciones adecuadas y cambiaban de sitio, por lo que determinaban traslados en que los documentos sufran daos inevitables. La responsabilidad de la custodia pasaba de mano en mano con el tiempo y se haca poco efectiva. El inters de las autoridades por los documentos se refera, sobre todo, a los papeles necesarios para los trmites actuales, y as los papeles ms antiguos acababan por ser un estorbo. Las luchas por la emancipacin latinoamericana, como es de suponer, agudizaron los factores destructivos, fortuitos o deliberados. Ambos bandos tenan a veces inters en la desaparecin de papeles pblicos. Luego cundi el odio contra un rgimen al que se reputaba como smbolo funesto de la crueldad y la opresin, y cuyos atributos, entre ellos los documentos, deban ser cuando menos echados en el inmerso mar del olvido. La situacin no cambi favorablemente con el advenimiento de los regmenes republicanos. Antes bien, nuevos factores de destruccin material y estructural se agregaron a los antiguos, como las frecuentes alteraciones polticas y las guerras internacionales. Por otra parte, los gobiernos republicanos se vieron abocados al problema del crecimiento de sus propios tondos documentales. Pronto falt espacio en las oficinas pblicas y los fondos coloniales no tardaron en ser trasladados una y otra vez a depsitos cada vez peores. J. Ignacio Rubio Ma y Mario Mariscal hacen un inventario de las calamidades que castigaron a los papeles del Mxico Colonial: calladamente, como en la venta de esos papeles a bizcocheros, coheteros, boticarios y tenderos, o violentamente, en incendios fortuitos o provocados, o en los conflictos polticos, como el de 1840, en que los preciossimos papeles del Archivo General fueron puestos en trincheras de las ventanas para batir detrs de ellos a la tropa que atacaba por los bajos. Estas calamidades, como es obvio, no fueron exclusivas de Mxico, en mayor o menor grado se generalizaron a los pases latinoamericanos y del mundo en alguna poca de su historia. Nos hemos detenido en ellas no para lamentarlas desde el punto de vista histrico sino desde un estricto punto de vista archivstico. En consecuencia, una caracterstica capital de los fondos coloniales latirioamericanos es que ellos son, en buena parte, restos de fondos desmembrados y desordenados. Esto es muy importante, pues, para los fines de ordenacin y descripcin, no es lo mismo tratar con papeles que han experimentado los golpes repetidos de la destruccin material y estructura
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3. La documentacin nacional El establecimiento de los regmenes independientes modific en forma profunda y ms o menos inmediata la estructura y actividad de nuestras sociedades, y esa modificacin suscit, a su vez, cambios en el campo documental. Haremos una revista sumaria de estos cambios, a manera de ejemplo de un fenmeno general, al establecerse los tres poderes del Estado, Legislativo, Ejecutivo y Judicial. El Poder Legislativo represent una fuente de produccin de documentos enteramente nueva en Amrica Latina. Categoras y subcategoras de papeles antes totalmente desconocidos comienzan a acumularse en los parlamentos. Entre algunos tipos documentales legislativos de nuestros pases pueden sealarse actas de las discusiones parlamentarias, proyectos de ley, colecciones.de leyes autgralas, minutas, colecciones de credenciales, actas de elecciones populares, etc. Es verdad que la permanencia y continuidad del Poder Legislativo ha sido desigual en nuestros pases, unos polticamente ms estables que otros, pero esto no oscurece el hecho bsico de que el Poder Legislativo es una de las ms grandes y generosas fbricas documentales del perodo nacional. Como estructura sustantiva -Presidencia de la Repblica y ministerios o secretaras de Estado, con sus respectivas divisiones- el Poder Ejecutivo representa otra fuente nueva, la mayor, sin duda, de produccin documental en Amrica Latina. Inicialmente el Poder Ejecutivo se redujo, en su categora superior, a la Presidencia de la Repblica y a no ms de cuatro secretaras o ministerios de Estado, generalmente del Interior o Gobierno, de Relaciones Exteriores (que a veces estaba incluida en la primera), de Hacienda y de Guerra. El aumento en le volumen de las actividades pblicas suscitado por la transicin de un rgimen poltico de introversin, como era el colonial, a otro de extroversin, como es el nacional, ocasion el aumento del nmero de secretaras de Estado, y la estructura particular de cada una de ellas se ensanch y prolifer en divisiones y subdivisiones, departamentos, negociados, direcciones generales, etc. El tipo documental caracterstico de la maquinaria ejecutiva es la correspondencia, seguida de los libros copiadores, y otras formas propias de cada secretara, de conformidad con su peculiar funcionamiento. El expediente dej de tener en este mbito de la produccin documental la importancia que tuvo en la colonia, pero todava es un elemento importante en los trmites de gobierno. El hecho capital de este perodo en el plano del Poder Ejecutivo, desde el punto de vista documental es el establecimeinto de los archivos especialmente nacionales, en Amrica Latina. Los aos de fundacin de nuestros archivos nacionales (segn datos oficiales) son: Mxico, 1823; Brasil 1838; Cuba, 1840; Hait, 1860; Per, 1861; Colombia, 1868; Paraguay, 1870; Honduras, 1880; Chile, 1887; Panam, 1912; Venezuela, 1912; Uruguay, 1926; Guatemala, 1937; Ecuador, 1938; y Puerto Rico, 1955. El Salvador tiene su archivo nacional proceso de organizacin. Se observa adems una definida tendencia a la organizacin de nuevos repositorios, estatales, provinciales, departamentales y municipales. Tambin en el Poder Judicial es patente el acrecentamiento documental. Las cortes supremas de justicia reemplazaron, en mayor nmero, a las antiguas audiencias; se crearon nuevos tribunales o cortes distritales en las secciones territoriales de cada uno de los pases, y aumentaron los juzgados inferiores. La multiplicacin alcanz al Ministerio Pblico: fiscales con jurisdiccin nacional, distrital o local, se establecieron en todos los pases. Formas judiciales antes desconocidas, como la del trabajo, se agregaron a las antiguas. El tipo documental caracterstico del mecanismo
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judicial sigui siendo el expediente, que all conserva toda su anterior signifcacin; otros tipos documentales son los libros de acuerdos, autos, dictmenes, libros de conocimientos, etctera. En los pases de organizacin federal el fenmeno del crecimiento documental es an ms extenso que en los pases de organizacin unitaria y centralizada, en correspondencia con la mayor diversificacin de la estructura de los tres poderes del Estado. La maquinaria administrativa republicana no ha concluido su ciclo histrico, y nuevas formas se agregan a las antiguas. La aparicin de las entidades autoridades autnomas, autrquicas y semiautrticas viene a ampliar y complicar el cuadro siempre creciente de la produccin documental en Amrica Latina. Este es el hecho ms notable de los aos recientes y su curso sugiere que habr un desarrollo cada vez ms acelerado de nuestras instituciones, con sus consecuencias en el plano archivstco. Debe sealarse otra serie de aspectos que tambin influyen en la produccin de documentos. Si la introduccin de la taquigrafa y de las mquinas de escribir y calcular aument esa produccin en trminos que antes no se sospechaba, la incorporacin de nuevos medios mecnicos de copia y eficiencia documental en los trmites administrativos es constante. El mimegrafo y otros medios de impresin rpida, el dictfono. La cinta magntica, que ya forman parte rutinaria del equipo de las oficinas pblicas y privadas, son indicios de lo que nos reserva el porvenir. La tendencia a admitir documentos privados en los archivos pblicos latinoamericanos es cada vez ms definida. Los archivos nacionales de Argentina, Brasil. Cuba y Chile contienen importantes colecciones de esos papeles, y las leyes orgnicas de los archivos nacionales de Argentina. Cuba y Panam contienen disposiciones que deben considerarse como ejemplos de lo que va a ocurrir. Asimismo, nuevas clases de documentos, como los fotogrficos y fonogrficos, ingresan en los archivos pblicos de Amrica Latina. En 1960 se ntegra en el Archivo General de la Nacin de Argentina el Archivo Grfico de la Nacin con todos sus fondos audiovisuales y sus equipos para la produccin de esta clase de documentos. El nuevo reglamento orgnico del Archivo Nacional de Brasil contempla la creacin de un Servicio de Documentacin Cartogrfica y Fonofotogrfica, adems que de la seccin de mapas cuenta con secciones de fotografa, pelculas mviles, mcropelculas y grabaciones sonoras. Cuba cuenta con equipos para la produccin de documentos por procesos fotogrficos. Otros archivos latinoamericanos han comenzado tambin a incorporar secciones para la conservacin y organizacin de esta clase de documentos. Junto a estos hechos que podemos denominar positivos, debemos sealar otros de signo contrario. El primero y ms obvio de ellos es la disminucin en la calidad del papel con respecto a la Colonia; particularmente para la produccin de copias en la maquina de escribir se usan papeles delgados que tienen escasas posibilidades de buena conservacin. El papel carbn empleado en el proceso de produccin de documentos impone el uso de papel de condicin precaria y produce copias con tendencia a borrarse. El abandono creciente del sistema del libro encuadernado como mtodo usual de conservacin, en beneficio de otras formas menos consistentes, como la carpeta ligera tipo folder, entraa peligros evidentes para la conservacin de los documentos.
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El establecimiento del sistema archivstico pblico de Amnca Latina no ha sido suficiente para impedir la destruccin material y estructural de documentos. Desde luego, en varios paises los archivos pblicos se fundan muchos aos despus del establecimiento de los regmenes nacionales, y en el intermedio ya se habian destruido algunos fondos nacionales por causas semejantes a las analizadas en nuestro tratamiento de los fondos coloniales. Adems, segn revelan datos proporcionados por los archivos latinoamericanos, la transferencia de documentos pblicos a los archivos es deficiente, y esto significa que importantes conjuntos documentales continan sometidos a condiciones nocivas en depsitos inadecuados. Finalmente, la obra de ordenacin, aunque inspirada en los mejores propsitos, ha sido a veces aplicada en condiciones tales que acrecienta la destruccin estructural debida a razones extraarchivsticas. Estos hechos deben ser debidamente evaluados para los efectos de ordenacin y descripcin Por grandes que sean las destrucciones, queda en pie la caracterstica capital de la documentacin atinoamericana de este perodo: expansin en cantidad y complejidad. Desde el establecimiento de los regmenes nacionales hasta el presente, la documentacin de nuestros paises ha crecido ininterrumpidamente y con ritmo cada vez mayor. La falta de estadsticas est compensada en este caso por los datos institucionales: es un hecho que nuestras instituciones son ms grandes y complicadas cada da, y es una ley que a mayor volumen de actividades administrativas corresponde una produccin documental ms grande y ms compleja. En el futuro inmediato el fenmeno va a ser mayor, como resultado de los programas de desarrollo econmico que estan en curso en todos los pases latinoamericanos. Amrica Latna se encuentra en vas de ingresar en la fase de la produccin masiva de documentos. Este fenmeno plantea problemas de toda ndole en el plano de los archivos y, entre ellos, los especficos de ordenacin y descripcin.
III. Teora y prctica de la ordenacin y descripcin archivsticas en Amrica Latina
1. La colonia Los antecedentes ms lejanos de la teora y prctica de la ordenacin y descripcin archivsticas en Amrca Latina se encuentran en las disposiciones adoptadas para el rgimen en del archivo anexo al Consejo de Indias en Madrid, desde el siglo XVI. No nos referimos al Archivo General de Indias, establecido en 1790 en Sevilla. (Debemos hacer una observacin en relacin con Brasil y Hait, cuyos antecedentes archivsticos habr que buscarlos en Portugal y Francia respectivamente. No hemos contado con materiales bsicos para formular ninguna proposicin a dichos pases en este perodo histrico.) La ordenanza 64 del Archivo del Consejo de Indias dispona que en el dicho Consejo y en parte cmoda de l haya un archivo cerrado y guardado, donde estn los papeles que le tocaren y mandaren guardar [...) y pueda haber otro nuestro oficial que sea archivero o bibliotecario. La ordenanza 65 establece un principio clasificatorio de papeles que el archivo conservara, al expresar que all se guarden las cartas de navegar, derroteros, mapas, descubrimientos y relaciones tocantes a la tierra y mar de las Indias, y todo de forma que se pueda hallar con facilidad cualquier cosa que sea necesaria, y que se procure que en el dicho archivo haya y se guarden todos los libros que hubieren salido, salieren y se pudieren hallar que traten de las materias de Indias, morales, polticas y naturales, de historias, geografa, relaciones, discursos, arbitrios pareceres,
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advertencias y otros cualesquiera papeles que toquen o puedan tocar a las Indias [ ... ] as impresos como manuscritos. La ordenanza 15 del Consejo, y 26 de 1636, dispona que haya inventarios de los papeles del Consejo de Indias, y la ordenanza 27 del Consejo, y 27 de 1636. estableca la norma a de la descripcin detallista al ordenar que las cartas escritas al Consejo por virreyes, audiencias otras personas pblicas y particulares de las Indias y de la Casa de Contratacin de Sevilla y otras partes, los nuestros secretarios saquen en relacin la substancia de ellas por la importancia que tienen y la ordenanza 90 del Consejo, y 66 de 1636. reitera que en el Archivo del Consejo haya un libro donde se ponga y asiente en la forma que pareciere ms conveniente la memoria de los libros, cartas, relaciones, consultas y otros papeles y despachos que estuvieren en l, y otro libro particular con memoria y relacin de todos los papeles y cosas tocantes al dicho archivo que estuvieren fuera de l. La relacin que media entre la ordenacin y la descripcin est destacada en la ordenanza 87 del Consejo, y 162: Los secretarios tengan inventario y lo vayan haciendo de todos los papeles que estuvieren a su cargo y vinieren a su poder, con designacin de ellos, ponindolos en sus legajos por tal orden y concierto cue estando a buen recaudo fcilmente se pueda hallar lo que fuera necesario verse,particularmente tengan siempre inventarios de consultas y decretos nuestros, de cartas de gobierno que nos escnben los virreyes, audiencias, gobernadores y oficiales reales, prelados y cabildos eclesisticos libros y seglares, y de todos los libros reales que hay y se fueren haciendo de cdulas, provisiones y otros despachos nuestros, y de las bulas y breves apostlicos tocantes a las Indias, y de cualesquiera escrituras y asientos que en el dicho nuestro Consejo se hicieren o a l se trajeren, y adems papeles importantes para el gobierno de las Indias. En estas disposiciones hay que sealar algunos puntos importantes: a) se establece una coincidencia de funciones entre el archivero y el bibliotecario, y una contigidad de fondos archivisticos y bibliotecarios; b) se encarece el valor prctico de la ordenacin, para que las cosas se puedan hallar con facilidad; c) se hace una enumeracin clasificatoria de los papeles segn su procedencia institucional, y d) la unidad de descripcin era el documento suelto. La primera experiencia archivstica hispanoamericana es el frustrado Archivo General de la Nueva Espaa de 1792, cuyas ordenanzas fueron calcadas, con ligeras modificaciones, de las del Archivo General de Indias de 1790. El prembulo de aquellas ordenanzas asienta que son imponderables las ventajas de un archivo general bien ordenado, asistido y manejado por personas inteligentes, y que el archivo es el centro comn de los documentos [ ... ] donde con el buen orden que debe establecerse y con los puntales ndices que de formarse hallar fcilmente cada uno lo que necesite. La ordenanza 4 dice que la funcin del archivero es recibir los papeles, ordenar y dirigir este archivo, y la condicin prctica de la ordenacion queda expresada en la ordenanza 6: Por ahora ha de ser el principal cuidado coordinar y colocar los papeles con tal mtodo y distincin que cualquiera de ellos pueda hallarse con prontitud y faciliciad. La ordenanza 7 dice que la primera divisin de papeles ha de ser en tantas coleccion es cuantos sean los tribunales y oficinas de donde se hayan remtido y se remitieren en lo sucesivo. Dentro de estas primeras divisiones, el orden y arreglo de papeles debe ser segn lo exija la naturaleza, y as no puede por ahora darse regla general. La ordenanza 12 reitera que siendo muy comun en papeles enlegajados de antiguo andar mezclando muchos de distintas especies, se reconocern todos los legajos que se fueren remitiendo al archivo, a fin de separar cualquiera expediente o papel ajeno de sus ttulos, y reducir cada uno a su lugar propio La ordenanza 13
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seala la necesidad de crear una serie miscelnea con los papeles que no puedan comprenderse en ningn lugar de los ya establecidos, y series de asuntos con los papeles que pertenezcan a series establecidas pero puedan reducirse a un asunto en particular. La ordenanza 9 enuncia que los papeles se colocarn en los estantes, segn los ndices con que se entreguen por las oficinas. Segn la ordenanza 34, para que los empleados puedan mejor hacer la coordinacin y el buen uso de los papeles debern tener un conocimiento preciso de la organizacin administrativa del reino, conocimiento que se expresar en una tabla geogrfica del distrito del virreinato, con indicaciones de las instrucciones y sus lugares respectivos. La ordenanza 37 establece que los expedientes debern llevar indicaciones escritas claras para que no se confunda su orden. La ordenanza 20 determina que no podr trastornarse el orden establecido ni transferirse papel aguno de un lugar a otro sin expresa orden del virrey. En cuanto a la descripcin, la ordenanza 3 dice que todos los tribunales y oficinas remitirn a su tiempo sus respectivos papeles con un ndice individual y expresivo de lo que contenga cada legajo. Si no fuere posible har por mayor pero siempre del modo que d bastante a conocer la naturaleza de los papeles que se envan Segn la ordenanza 9, si los ndices con que se entreguen los papeles estuvieren puntuales y arreglados, no se har ms que copiarlos en los libros del archivo, y la ordenanza 10 agrega que si los dichos ndices no estuvieren puntuales con la debida distincin y claridad, se formarn nuevos en cuadernos separados. La ordenanza 11 establece que de haber un inventario general en que se expresen los asuntos de los papeles por orden alfabtico, con referencia numerada de los inventarios partculares a que corresponden. La ordenanza 17 dice que los papeles sueltos e irreductibles a conjuntos ya establecidos sern objeto tambin de inventario, formando extractos. Segn la ordenanza 19, se harn extractos breves de cada inventario para facilitar la consulta, y una clave general abreviada que presente a la vista el sistema de la coordinacin de los papeles y la disposicin de los inventarios. La ordenanza 23 agrega que al fin del inventario general se dispondrn varios ndices que faciliten su manejo y el conocimiento y uso de los papeles: un ndice de ttulos por orden de colocacin, y el otro por los mismos ttulos alfabticos, todo con sus remisiones a las pginas del inventano. En cuanto a la tcnica de la descripcin, la ordenanza 26 declara que se proceder con la mira de excusar toda superfluidad, reduciendo los artculos a los menos que fuere posible, sin perjuicio de la distincin conducente a declarar el contenido. Tal vez podr en pocos renglones exponerse un expediente voluminoso de asuntos comunes y de poco monto, o un legajo entero de documentos que no difieran unos de otros sino en los tiempos, lugares o personas; y tal vez la importancia o singularidad de un documento breve exigir una declaracin ms extensa. En estas ordenanzas hay que destacar los siguientes aspectos sobre la ordenacin: a) se enuncian con toda nitidez (cerca de medio siglo antes que en Francia v casi medio siglo antes que en Prusia) los princpios del orden natural, el principio de procedencia archivistica y el pincipio del orden original, y se declara el rigor con que se han observar esos principios, y b) con los documentos irreductibles a esa ordenacin, se han de hacer series miscelneas y de asuntos. En cuanto a la descripcin: a) se establece un plan descriptivo en que papeles sern tratados de conformidad con su importancia, b) el archivo tendr un inventario general e inventarios parciales, y c) la unidad bsica para la descripcin es el documento suelto pero tambin se harn inventarios sumarios de series de documentos homogneos.
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2. Antecedentes nacionales La Intruccin para el arreglo de la Secretaria del Interior, de Colombia, del 25 de marzo de 1826 nos permite apreciar el criterio que animaba, respecto a la ordenacin y descripcin, en un archivo administrativo latinoamericano al iniciarse el perodo nacional. El archivo de la Secretara se dividia en tres secciones: Negocios pendientes, Negocios secretos, Negocios concluidos. En cada una de estas secciones los documentos se separaban en grupos correpondientes a las oficinas con que la Secretaria mantena relaciones. Los libros copiadores de correspondencia deban tener ndices al fin de cada ao, con expresin del contenido, nmero y pgina del despacho correspondiente. Los papeles del archivo de Negocios concluidos, que era el archivo principal deban clasificarse por orden cronolgico de aos y meses, y si alguna carpeta o legajo resultaba muy copiosa se dividir por materias del modo que juzgue ms conveniente el archero. Para los expedientes deba hacerse el ndice en un libro a propsito y, finalmente, luego que se halle arreglado el archivo y formados los ndices de materias, el secretario prevendr el mtodo con que se ha de formar un ndice alfabtico que facilite el hallar cualquier documento o expediente que se busque. Cada ao se aadir al ndice de materias y al alfabtico lo que corresponda al ao anterior. En orden cronolgico se pondrn en los armarios y estantes, asi como en los ndices, los documentos. Segn este reglamento se establecen separaciones administrativas dentro de las secciones, se establece un control individual sobre cada documento por medio de los ndices, y se franquea al archivero la atribucin de decidir ordenaciones en ciertos casos. El Archivo Pblico del Imperio del Brasil es cronolgicamente el segundo archivo nacional que se estableci en Amrica Latina. Su reglamento orgnico, del 2 de enero de 1838, contiene antecedentes dignos de destacarse. Los documentos se distribuan en tres secciones: Legislativa, Administrativa e Histrica. La primera deba contener los documentos parlamentarios; la segunda los del rgimen ejecutivo, y la tercera una miscelnea que inclua matrimonios de la familia imperial, mapas, estadsticas de las provincias, descubrimientos tiles, acontecimientos importantes, patentes industriales y memorias histricas. La ordenacin detallada de estos papeles se dejaba a cargo del director del Archivo segn el plan que adoptase con aprobacin del Ministro Secretario General de los Negocios del Imperio. Ms tardamente, en 1870, se estableci que los documentos seran clasificados por matenas, siguindose en cada materia el orden cronolgico, y que este mismo sistema ser adoptado en la organizacin de los respectivos catlogos, y entre tanto habr ndices alfabticos y cronolgicos. Es obvia en estas disposiciones la tendencia a adoptar el documento suelto como unidad de ordenacin y descripcin. En el reglamento de 1838 es terminante la facultad del archivero para disponer, segn su arbitrio, de la ordenacin. Aparece la seccin histrica. El minucioso y elaboradsimo articulado del Reglamento del Archivo General y Pblico de la Nacin de Mxico, del 27 de noviembre de 1846, es otro texto que contiene elementos de gran inters. Se define la ordenacin, a la que el reglamento llama coordinacin, como la colocacin de los papeles con tal mtodo y disposicin que cualquiera de ellos pueda hallarse con prontitud y facilidad.
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La divisin principal de los papeles es histrica: poca anterior y poca posterior a la indepenciencia. Cada una de ellas se divide en cuatro ttulos capitales, correspondientes a las cuatro secretaras de estado: Relaciones, Justicia, Hacienda y Guerra. Cada uno de los ttulos se divide en dos departamentos; cada departamento en secciones (tantas como fueren necesarias); cada seccin en ramos, y cada ramo en clases. El principio segn el cual se hacan estas divisiones era un orden de materias, yendo de lo general a lo particular. Si las clases contenan materias adversas, se impona al director y empleados del archivo seguir haciendo otras divisiones con exactitud y prudencia necesarias, para conseguir hasta en sus ms pequeas partes la perfecta organizacin de los papeles. Fuera de los cuatro ttulos capitales se establecan otros cuatro: Archivos antiguos, Historia, Impresos y Asuntos secretos, los cuales se subdividan tambin en departamentos, secciones, ramos y clases. Es de particular significacion hacer notar que el departamento general del ttulo de Historia comprenda todos los documentos relativos a la htstoria de la Nacin, sus pocas, acontecimientos notables, hroes benemritos y dems varones ilustres, las biograflas de ellos, etctera. Los documentos de la ltima divisin deban, disponerse en libros o legajos, Numerados del 1 en adelante: cada legajo tendr unas 200 fojas y deber seguir rigurosamente el orden cronolgico. Cuando surja un conflicto en quen un documentos, segn su asunto, deba ir a dos o ms clases, se resolver su colocacin con respecto al punto que trate con preferencia o ms extensin, y de los otros se harn extractos que se colocarn donde corresponda. En cuanto a la descripcin, al fin de cada legajo ir un ndice alfabtico, con la mayor exactitud, de los puntos y personas notables que contenga, y otro cronolgico, refirindose ambos a la foliatura. Con los ndices de las clases mediante extractos deban hacerse los ndices de los ramos; de los ramos, los de las secciones: de las secciones, los de los departamentos, y de los departamentos los de los ttulos, siempre siguiencio una lnea doble, alfabtica y cronolgica. De los inventarios de los ttulos se haran dos extractos correspondientes a las dos pocas. Este reglamento constituye una muestra tpica del afan perfeccionista y utpico que ha caractereizado la obra de la ordenacin y descripcin en todas partes, incluso Amrica Latina, en cierto momento del desarrollo archivstico. Claramente se establecen las tendencias siguientes, que luego se encontrarn en todos los archivos latinoamericanos: a) se introduce como divisin principal la historia, por pocas, para efectos de la ordenacin, b) se introducen divisiones artificiales dentro de los fondos, c) se introduce una coleccin artificial histrica, con biografas de prceres, acontecimientos importantes, etc., d) se consagra el documento suelto como unidad de ordenacin y descripcin, y e) se establece la descripcin mltiple y detallada para los mismos materiales, con los ndices alfabticos y cronolgicos. Es de hacer notar, finalmente, que, segn el mismo reglamento, el conjunto de papeles que hoy forma la existencia del archivo es en su mayor parte una confusa miscelnea de todas clases y materias. Se trataba, pues de una documentacin catica y desmembrada, en la que se iba a proceder a una reordenacin. En el decreto del 17 de enero de 1868, por el que se crearon los Archivos Nacionales de Colombia, se estableca que los archivos se reunirn en un solo local, conservndolos con la debida separacin. Adems de las divisiones parciales se observarn tres grandes divisiones correspondientes a las pocas de la Colonia, la antigua Colombia, la poca posterior a sta. Con una frmula de sorprendente parecido a la enunciacin posterior del principio de procedencia
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institucional, se manda que los expedientes se dividan por las oficinas de donde proceden. La siguiente divisin deba ser por ramos, y estos por orden cronolgico. Respecto a la descripcin, concluido el arreglo de un archivo especial se formar el correspondiente ndice, que ser parte del principal, sobreentendindose que el ndice era cronolgico, segn el orden interno de los ramos. Se definen iguales caractersticas que en antecedentes anteriores: divisin histrica, divisin por fondos, clasificacion intema artificial de stos, ndice de documentos sueltos.
3. Desenvolvimiento posterior y situacin actual En 1920 se presentaron en Amrica Latina. al parecer por primera vez, las ideas de Muller, Freith y Fruin, que ya haban influido decisivamente en la teora y prctica de la ordenacin y descripcin en Europa, e influiran luego no menos decisivamente en Estados Unidos de Norteamrica. El penetrante archivlogo mexicano, Ezequiel A. Chvez, al formular un plan de aplicacin descriptiva del sistema decimal universal en los documentos administrativos de la Secretara de Industria, Comercio y Trabajo de Mxico, citaba, como el ABC de la archivologa, el clsico manual de la traduccin francesa de 1910, y conclua que si se es fiel a la idea cardinal que gua la labor de todos los organizadores de archivos, se necesitar no intentar rehacer, conforme a nuevos planes, organizaciones que aun cuando sean defectuosas hayan sido aprovechadas de algn modo para lo pasado. Todo el mecanismo de las ideas modernas en materia de organizacin archivstica tiene como punto de partida la verdad evidente de que se necesita respetar las divisiones administrativas contemponneas de los papeles, y que las clasificaciones de documentos no tienen ms fin que revelar la organizacin natural de los asuntos, ya que son (. . . ] anlogos a las estructuras arquitectnicas, que cuando estn bien hechas revelan exteriormente las divisiones interiores de los edificlos. Sirvi la obra de Chvez para difundir el conocimiento de las ideas de los archivistas holandeses en Amrica Latina? El reglamento del Archivo General de la Nacin de la Repblica Dominicana, del 30 de mayo de 1936, debe mencionarse como uno de los ms recientes desenvolmientos latinoamericanos en materia de ordenacin y descripcin. Sus preceptos establecen ante todo una divisin de tipo histrico en diez secciones, correspondientes a los perodos de la historia dominicana. Enseguida se estipula que el documento debe ir a dar al fondo administrativo que le corresponda segn su naturaleza, y se encarece que es indispensable no deshacer los fondos a que pertenece un documento, para ordenarlo alfabtica o cronolgicamente, sino que el archivero tratar por todos los medios de conservar el fondo primitivo e imprimirle la ordenacin racional que su experiencia le indique. La descripcin debe constar de constar de dos diligencias, inventariado y catalogacin propiamente dicha: el inventariado es la catalogacin de los legajos de cada fondo de cada una de las secciones, y la catalogacin es la descripcin sumaria pero esencialmente completa de cada uno de los documentos de cada legajo. Las papeletas descriptivas deben incluir la mencin del archivo y ubicacin del documento, su signarura, su contenido, el remitente y el destinatario, su materia, lugar y fecha, si es original o copia, formato en milmetros, si est publicado, y el estado de conservacin. Los inventarios se deben asentar en libros, y debe haber un sistema de fichas correspondientes a cada inventario y a cada documento de cada fondo.
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Hay que sealar en este reglamento las siguientes caractersticas: a) divisin histrica, b) respeto a los fondos, c) franquicia al archivero para adoptar ordenaciones internas dentro de los fondos segn su propia iniciativa, y d) descripcin detallada de piezas suetas. El reglamento orgnico del Archivo Nacional de Cuba, del 30 de agosto de 1944, dispone que en la ordenacin el mtodo que se seguir es la clasificacin sistemtica, basada en la organizacin primitiva de los fondos de los archivos que han venido o vengan a formar parte del Archivo Nacional, procurando que en sus lneas generales responda a la organizacin de la administracin de que proviene cada fondo. Con la documentacin no clasificada se seguir el procedimiento de reunir los documentos por fondos [ ... ] que procedan del mismo cuerpo, centro, establecimiento, administracin u oficina, sin mezclar unos con otros. Luego, internamente, cada fondo sera cuidadosamente clasificado por materias y otros asuntos. Todas las partes de un fondo documental se irn ordenando segn lo exija su procedencia. Esta es la que ha de determinar sus divisiones o ttulos. El orden promitivo de un fondo de archivos puede ser modificado para corregir los errores de la antigua organizacin. Las piezas sueltas se restituirn, si es posible, a su primitivo lugar. En este estatuto, de contenido en cierto modo contradictorio, se establece una pugna entre dos tendencias de la organizacin archivstica: la ordenacin natural y la ordenacin artificial que establece separaciones inspiradas no en las relaciones estructurales y funcionales de las instituciones sino en procedimientos clasificatorios ulterioes. En cuanto a la descripicin, la unidad archivstica que sirve como punto de partida es el documento suelto, mediante fichas ordenadas en diversa forma: alfabtica de autores, cronolgica, por materias, etc. El Prmer Congreso Internacional de Archiveros, Bibliotecarios y conservadores de Museos del Caribe, reunido en 1942, recomend a los repositorios respectivos la adopcin de un plan de clasificacin y catalogacin basado en estos principios. Los prrafos del siguiente apartado se tomaron de informaciones oficiales procedentes de la mayora de los repositorios nacionales de Amrica Latina.
Panorama actual Es casi una norma constante en los archivos latinoamencanos establecer ante todo una visin de periodos histricos para distribuir los documentos. El anteproyecto de ley orgnica del Archivo General de la Nacin de Argentina, aprobado por las Jornadas de Archiveros de Argentina, de 1959, expresa que una de las funciones de ese repositorio ser mantener y organizar con criterio histrico la documentacin pblica. Existe tambin una tendencia definida a agrupar los documentos por fondos institucionales y, simultneamente, a introducir en ellos ordenaciones detallistas de tipo alfabtico, cronolgico, toponmico y por materias. Tambin es frecuente la prctica de constituir colecciones artificiales llamadas histricas con documentos separados a veces de los fondos. En el campo de la descripcin, resulta ntida la tendencia a elaborar catlogos minuciosos de documentos sueltos. En resumen: si bien se han consagrado los principios de la ordenacin natural en los fundamentos tradicionales y en el curso de la evolucin archivstica latinoamericana, frecuentemente han sido contradichos en la prctica y estn amenazados por desviaciones hacia la adopcin de sistemas
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artificiales, lo que aumenta el peligro de producir serias alteraciones estructurales en las documentaciones. El estado a menudo catico en que los fondos documentales se transferan a los archivos, la excesiva franquicia reconocida a la iniciativa del archivista, y el predominio de un concepto historigrfico, han sido los factores principales de esa desviacin. En consecuencia, se ha hecho rutinaria la descripcin individual y detallista de piezas sueltas.
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Manual de instrumentos de descripcin documental. Antonia Heredia Herrera. Biblioteca Archivo General de la Nacin, Biblioteca ENBA, Sevilla, 1982. .
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MANUAL DE INSTRUMENTOS DE DESCRIPCION DOCUMENTAL Antonia Heredia Herrera Prlogo No hay, en toda la Archivstica, ninguna parte ms importante y fundamental que la que atae a la concepcin y a la realizaci6n de los instrumentos de descripcin Sin una descripcin adecuada, los archivos son como una ciudad desconocida sin plano o. como cofre de un tesoro sin llave. An peor; lo mismo que un viajero con un mapa inexacto com el riesgo de extraviarse, as un instrumento de descripcin errneo o imperfecto puede engaar gravemente al investigador, sea por omisin de unos datos que le interesan, sea por falsa interpretacin de otros datos, sea por la falta de informaciones referentes al orgen y a historia de los documentos. Por supuesto, la realizacin de los instrumentos de descripcin est estrechamente relacionada con otro aspecto de la Archivstica, es decir, clasificacin y ordenacin de los documentos. Pero se puede decir verdaderamente que el trabajo de descripcin es el coronamiento de todo el trabajo archivistico, la piedra angular de todo el edificio: porque la mejor ordenacin resulta completamente intil si no se materializa en un instrumento de descripcin de igual calidad. Un instrumento de descripcin mediocre esteriliza una buena ordenacin; al contrario, un instrumento de descripcin a punto puede remediar una ordenacin imperfecta. Clasifcacin y ordenacin son dos conceptos bsicos, pero ambos tienen un carcter terico que a veces puede conducir a peligrosos refinamientos de abstraccin. En la enumeracion de los criterios de ordenacin, alfabtica, numrica, ideolgica, orgnica, etc., siempre hay el riesgo de que al pretender una ordenacin demasiado meticulosa, se consiga en realidad una confusin inextricable. No todos los paises han resuelto el problema de la descripcin de archivos de la misma forma. La terminologa de los instrumentos de descripcin no es la misma en todas partes. Tampoco la reglamentacin es idntica. Pero, en todo el mundo, los objetivos son parecidos; se trata de dar a todos aqullos que lo deseen la posibilidad de tener acceso a la documentacin de cualquier clase contenida en los archivos, con tal que las leyes lo permiso. La dificultad principal es que no todos los investigadores buscan en los instrumentos de descripcin la misma especie de infomacn. El bigrafo, buscar solamente datos sobre el personaje de quien est estudiando la vida en un registro de bautismos o en una lista de un censo slo le interesar el nombre de su hroe. Al historiador de la demografa, le preocupar poseer series completas de cifras de poblacin, sin que te importen los nombres y apellidos de individuales. Un estudio que tiene por objeto la estructura de la admiristracin necesitar que el instrumento de descnpcin de los archivos refleje exactamente la ordenacin de los documentos en su oficina de origen. Al contrario, el investigador que busca un documento privado por su utilidad prctica poco le preocupar la ordenacin, con tal que pueda encontrar el documento. A esas diversas formas de investigacin -o mejor, a esos diversos niveles de investigacin-, corresponden diversos niveles de descripcin. La Dra. Antonia Heredia Herrera los expone, en su excelente libro, con la mxima expresin y exactitud.
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Al nivel ms sumario, la gua describe, de modo sinttico, el contenido de un depsito completo de archivos, o incluso de todos los depsitos de una provincia de o un pas. De la gua nacional, es ejemjplo la Guide to the Archives of Hungary (Budapest, 1.967); como guas de un depsito, se pueden mencionar la Guide to the National Archives of the United States (Washington, 1.974), y el Etat gnral des fonds des Archives nationales (Pars, 4 vol., 1.978 - 1.980). Evidentemente tales guas, la descripcin de los documentos se hace de forma global y no particular; sirven sobre toda para dar a los investigadores una visin general de los archivos, ms que una informacin detallada sobre su contenido. Otra categora de guas, concebidas en la misma manera pero con diferente objetivo, son las guas temticas, que describen sumariamente los fondos o los documentos de inters para un partcular campo de investigacin: por ejemplo, las Guas de la Historia de las Naciones, publicadas por el Consejo Internacional de Archivos, que procuran una informacin sinttica sobre los documentos conservados en cada pas de Europa y de Norteamrica, relativos la a historia de los pases de Africa, Asia, Amrica Latina y Oceana. A los niveles superiores, se encuentran sucesivamente los inventarios, ms o menos sumarios (iniciados por el inventario preliminar, que es una especie de primera etapa en el trabajo de descripcin de un fondo documental, y los catlogos, ms o menos detallados, donde todos los documentos son descritos individualmente. Cuando se llega a un anlisis pormenorizado de cada acta registrada en los documentos, se corona el trabaio de descripcin con el regesto, una forma de instrumento que goz del favor de los archiveros del pasado (hay centenares de ellos en los grandes depsitos histricos de Europa), pero que, actualmente resultan, desgraciadamente, imposibles de realizar por razones de economa y de excesivo volmen. Sea como sea, los instrumentos de descripcin de archivos, del ms sumario al ms detallado, a su vez necesitan un modo de empleo o, mejor, una llave: es decir, los ndices alfabticos y temticos y, las tablas metdicas de materias. Slo el ndice onomstico permite al bigrafo encontrar en el inventario o catlogo el apellido particular que le interesa. Slo el indice temtico y la tabla metdica facilitan al investigador en cualquier campo de la historia la indicacin precisa de todos los grupos documentales que correspondan a su investigacin. Un instrumento de descripcin de archivos desprovistos de ndices, o provistos de ndices imperfectos, pierde la mayor parte de su utilidad. La Dra. Antonia Heredia Herrera tiene razn al insistir con especial atencin sobre este aspecto del trabajo de descripcin. No se debe olvidar tampoco la importancia de las introducciones metodolgicas e histricas de los mapas otros muchos anexos de los instrumentos de descripcin que ayudan al investigador en su trabajo. Finalmente, el papel del archivero, en el mundo de hoy es fundamentalmente de intermediario: intermediario, se entiende, entre la documentacin y el pblico que la necesita. Es un papel de suma importancia, porque sin l la documentacin que est conservada en los archivos queda muerta. El solo le da la vida, y lo hace por medio de los instrumentos de descripcin. Los instrumentos de descripcin son el ssamo de los tesoros desconocidos que duermen en los dpositos de archivos. Se deben dar las gracias a la Dra. Antonia Heredia Herrera por su trabajo, muy claro, metdico y completo. Las diversas clases de instrumentos de descripcin son definidas y explicadas, con buenos ejemplos y modelos. Los problemas de terminologa y de metodologa son tratados con franqueza y agudeza.La discusin de los conceptos abstractos no se hace, como sucede a menudo, en detrimento de la prctica concreta.
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El Manual de Instrumentos de Descripcin Documental bien merece ocupar un puesto entre los instrumentos de trabajo habituales de todos los archiveros de idioma castellano. Michael Duchein Inspector- General de Archivos de Francia 1. PROBLEMAS TERMINOLOGICOS Ha sido Schellenberg (1) quien ha designado con el trmino descripcin, la parte de la tarea archivstica que engloba las diversas y variadas actividades desplegadas por el archivero para elaborar los instrumentos que facilitan el acceso a los fondos. La descripcin comprende no slo el anlisis del origen de los documentos, de sus tipos, tanto diplomticos tanto jurdicos, del lugar y fecha de su redaccin y de sus cara cteres internos externos, sino tambin los datos necesarios su localizacin. La totalidad de las funciones de nuestra labor han quedado sintentizadas enlas tres etapas sealadas por Ciecenta Corts (2) de: recoger, custodiar y servir, y es en relacin con esta ltima sobre la que ha de desarrollarse un programa descriptivo (3). En los archivos histricos la primera de esas etapas no tiene la importancia que en los administrativos; por lo que respecta a la segunda, la de conservar, la clasificacin y la ordenacin van a jugar un papel decisivo, tanto en unos depsitos como en otros, y en cuanto a la tercera, la de divulgar y servir, su realizacin va a quedar plasmada en los instrumentos de informacin: las guas, los inventarios -tras la organizacin de los fondos- y los catlogos -tras haber llevado a cabo la ordenacin de las series-. El primer problema que se nos plantea a loa archiveros es la falta de precisin incluso en la terminologa inicial y primaria (4). Los trminos descripcin e "instrumentos de informacin no estn totalmente aceptados. La "descripcin" es homloga de la "catatalogacin en bibliotecas y aunque con ella se ha pretendido designar gran parte de la labor en los archivos, hay actividades como la de instalacin que no puede decirse que sea tarea descriptiva. En cuanto a los instrumentos, cuyo fin es la descripcin, reciben variadas denominaciones genricas: de catlogos por Schellenberg; de "auxiliares descriptivos" por la Escuela de archiveros de Crdoba (Argentina); de "instrumentos de localizacin" o "de informacin" en Francia; de "instrumentos de trabajo" o "de informacin".en Espaa; no faltando otras designaciones como las de "instrumentos archivsticos" o "instrumentos de divulgacin del material de archivo", propuesto por nuestra compaera Carmen Crespo (5). Me atrevo a manifestar mi opinin ante tal variedad nominativa. El trmino catlogos queda, segn mi criterio, totalmente descartado, al poder ser precisado y delimitado frente al inventario y a la gua; las variantes de "instrumentos de trabajo e instrumentos archivsticos" resultan, tambin, muy amplios al poder incluir, por ejemplo, la lmpara de cuarzo o la lectora de microfilm; la denominacin de "instrumentos de recherche" aceptada por los franceses (6) con el significado de bsqueda o localizacin de los documentos tras haberlos identificado y enumerado sus caracteres externos e internos. La problemtica particular de la terminologa por lo que respecta a los instrumentos quem expuesta, despus del V Congreso Internacional de Archivos, celebrado en Bruselas, cuando C. Crespo (7) apuntaba su sorpresa al constatar que no exista un criterio fijo para precisar lo que era una gua, un inventario o un catlogo. La falta de fijeza de conceptos, llevaba a nuestra colega
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a enumerar los intrumentos archivsticos en este rden: catlogos, guas, ndices e inventarios, siguiendo un criterio de prioridad en cuanto a lo que ella estimaba importancia. Criterio de prioridad que an persiste, cuando lgicamente haban de enumerarse por orden de elaboracin en el tiempo, siguiendo un orden inverso. Han pasado los aos y soy yo, ahora, la que vuelve a tomar a tomar una nueva y repetida actitud de asombro despus del Simposio sobre archivos y documentacin de la Colonizacin espaola, celebrado el pasado ao de dichos instrumentos sigue sobre el tapete de las discusiones (8). Quiero partir de la eliminacin de conceptos tan generales como los de "catlogos" utilizados por los norteamericanos o los de "inventarios" preferidos por los franceses, para tratar de precisar los diferentes instrumentos de descripcin. Insisto en que los norteamericanos partiendo de Schellenberg emplean el trmino "catlogo" como el instrumento de informacin del archivero que engloba tanto los inventarios, como los catlogos; los franceses se inclinana por la palabra inventario (concebido por nosotros), como el catlogo (donde las piezas son descritas una por una) llamando al primero "inventario sumario" y al segundo "inventario analtico" (9).
2. PARALELISMO ENTRE LOS INSTRUMENTOS Y LAS AGRUPACIONES DOCUMENTALES Antes de pasar a puntualizar lo que es una gua, un inventario, un catlogo (10), un ndice un registro hay que dejar bien precisadas las diferentes agrupaciones documentales como son la Seccin, la serie documental y la pieza documental o la unidad archivstica. Y para ello no puedo dejar de remitirme a Vicenta Corts que trat de fijar los lmites de unas y otras, despus de analizar la diversidad terminolgica y conceptual existente (11). Escalonadamente y de mayor a menor, las primeras agrupaciones reunidas en atencin a su origen, son las Secciones, integradas por los papeles procedentes de una institucin o divisin administrativa importante, que tena una organizacin, funciones y fines conocidos, y cuya historia, a su vez, determina naturalmente la segunda categora de las divisiones, la Serie". Cada una de stas quedar constituida por los documentos producidos por cada una de las oficinas diversas de la institucin mayor que constituyan la Seccin, encargadas de las diversas actividades que dicha institucin desarrolla para la consecucin del fin o fines que le estn encomendados. Las Series a su vez, estn integradas por otras unidades menores, los documentos? entendiendo como tales no slo el papel singular y concreto, es decir, la pieza simple/pieza documental/ sino tambin la compuesta, que constituye un todo que no debe ser separado, porque las partes que lo integran nacieron, y tienen sentido en cuanto que estn unidas al conjunto, como sucede con el expediente /unidad archivstica/ (12). Los fondos de las Audiencias indianas responden claramente l concepto de Secciones (13); los expedientes de confirmacin de oficios vendibles y renunciables, los expedientes de oposiciones y concursos de personal, o las copias de las Reales Provisiones de nombramientos pueden servir como ilustracin de "series documentales", mientras que cada uno de aquellos expedientes o de los documentos especficos y singulares que las integran son claramente unidades archivsticas o piezas documentales, respctivamente. En general en los trabajos que han tocado el tema de los instrumentos de informacin, se ha tratado de describir los existentes, sin analizar; si stos respondan a una normativa adecuada,
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de ah el gran nmero de variantes que los autores sealaban (analticos, esquemticos, sumarios, de resmenes, etc.). Pero no podremos en adelante limitarnos a ofrecer las caractersticas de unos inventarios o de unos catlogos existentes que no son tales. A veces incluso se denominan inventarios obras que son claramente catlogos y viceversa, o se mezclan en su elaboracin los criterios de los primeros con los de los segundos, en un instrumento denominado arbitrariamente con una u otra designacin. Habr, pues, que delimitar cada instrumento de descripcin, fijar sus fines, sealar sus estructuras, las normas para su elaboracin; en segundo lugar precisar de los que se dicen de una manera u otra viendo cules responden al concepto que pretenden, haciendo una crtica archivstica seria, y por ltimo cuando se inicie la redaccin de un inventario o de un catlogo, hacerlo con las exigencias requeridas para cada caso. Precisados los conceptos expuestos y con referencia a ellos, puede hablarse ya con propiedad de lo que es cada uno de los instrumentos archivsticos, partiendo de la base de que lo que los une es la Descripcin documental. Las guas describen las Secciones con una amplitud de datos variable no slo relativos a los documentos en s, sino a la organizacin del archivo de donde proceden y a la gnesis documental. Los inventarios describen brevemente las series documentales existentes, tras su organizacin, haciendo referencia a las unidades de instalacin. Los catlogos lo hacen de las piezas documentales o de las unidades archivsticas individualizadas, seleccionadas por su tipologa o por su temtica, previamente ordenadas, y limitadas a un perodo cronolgico. Estableciendo un orden de prioridades en el tiempo, la Gua precede al Inventario, siendo prcticamente coetneos en su elaboracin. El Catlogo, por el contrario, ha de situarse - la ltima fase de la tarea descriptiva, mientras el, inventario est en la base de dicha tarea. En cuanto al orden de importancia, como tendremos ocasin, de ver, no hay diferencia entre ellos, lo que s de preferencia jerrquica del primero respecto del segundo, en cuanto a la elaboracin y establecimiento de toprograrna descriptivo. Sin embargo la mayora de los archiveros -me incluyo entre ellos- hemos iniciado nuestras tareas tcnicas por los Catlogos o en todo caso hemos visto en ellos nuestra culminacin profesional. Pocos han empezado por los Inventarios, por considerarlos quiz tarea de menor categora. De hecho hemos contado con los existentes, sin detenernos siquiera a considerar si stos gozaban de la calidad de tales. No nos hemos parado a analizar su fuein primordial como instrumentos primeros y prinoipalesdel quehacer del archivero. La razn de ser de estas tendencias ha estado por una parte en la ausencia de precisin, incluso conceptual, de nuestros principios, en el confusionismo terminolgico y en la falta de delimitacin de nuestros instrumentos bsicos, y ha estado por otra parte en una carencia de planificacin jjerrquica que estableciera prioridades de tareas a realizar y que, no hay duda que de existir, no empezaramos por confeccionar catlogos, cuento estn por redactar correctamente los inventarios (14). Fijadas las lneas generales de lo que son cada uno de los instrumentos citados (guas, inventarios, catlogos) y establecido su paralelismo con las unidades documentales (Seccin, Serie, pieza documental), quiero volver sobre ellos con alguna ms extensin, para detenerme quiz con especial incidencia en los inventarios, por ser los menos estudiados.
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Hemos hablado de agrupaciones documentales (Seccin, Serie, pieza documental, unidad archivstica (expediente y en adelante utilizaremos con frecuencia el trmino unidad de instalacin. Para un mejor entendimiento diremos qu sta responde al paquete, a la carpeta, al legajo o al libro que llevar siempre un nmero de orden que fijar la signatura para su localizacin. 3. LA GUA La gua, como su propio nombre lo indica, tiene la misin especfica de orientar, haciendo valoraciones globales y destacando lo ms importante (15). No desciento a particularizaciones, sino que de una manera general seala caractersticas, establece relaciones, aporta bibliografa, puntualiza la historia de los organismos productores, seala la gnesis documental y las interrelaciones entre las series y las seccines. Puede hacerse una gia de un fondo completo que englobe sus diversas secciones (16), o bien puede redactarse del conjunto de archivos de una nacin o de una Seccin -dentro de un fondo- y de sus series documentales (17), pero no podr hacerse una gua de las piezas documentales, s estudios diplomticos sobre las mismas, pero esto ya ser otra cosa. De aqu los dos objetivos que Schellenberg atribuye a las guas: 1. Proporcionar informacin general de todo el fondo de uno o ms depsitos. 2. Proporcionar informacin especfica sobre cada uno de los grupos documentales (secciones, series). De aqu las dos clases de guas que Schellenberg seala: generales y especiales. Insisto en que la gua es una obra cuya finalidad primordial es informar sobre el conjunto; en la gua se hace historia de la institucin que produce la documentacin, de las vicisitudes por qu sta ha pasado hasta formar el fondo o depsito que hoy integra la Seccin, el Archivo o el conjunto de archivos bajo un denominador comn. La gua ofrece la primera visin panormica a cualquier investigador: el volumen de unidades y los campos de accin en los que puede desarrollarse su consulta. La gua como instrumento primario de informacin "jerarquiza el valor de los documentos entre s" (18). Sita los fondos estableciendo su sistemtica dentro del conjunto de un archivo en particular, o valora cada uno de los archivos dentro de un conjunto ms amplio como puede ser el mbito nacional. Una gua ser ms o menos completa, dependiendo de los datos informativos ms o menos extensos que ofrezca, pero no considero que haya de descenderse a hacer clasificaciones conceptuales y terminolgicas basadas en esa mayor o menor amplitud de datos. La clasificacin propuesta por Schellenberg, en cuanto que toma como punto diferencial el objeto de la gua, s puede sernos vlida. Podemos quedarnos con la definicin de gua como "visin panormica y genrica de los fondos y grupos documentales de un conjunto de archivos bajo un denominador comn, o bien de un archivo, o de una seccin, o de una serie, acompaada de todo lo que pueda iluminar su valor y su sentido". 3.1. Gua general y gua especial En una gua general (19) ser imprescindible centrar la informacin sobre el archivo o archivos en cuestin, creacin, vicisitudes, edificio, dependencias, personal, servicios que presta sobre la
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historia de la institucin o instituciones cuyos fondos se albergan en esos depsitos; ehumeracin ordenada de los fondos en general, de sus secciones, con indicacin de volumen de unidades y fechas lmite; modificacin en los fondos por cesiones o compras; relacin completa de los instrumentos de descripcin sobre dichos fondos. El ndice general en este tipo de obra no es esencial. Como ejemplos de guas generales tenemos las citadas en la nota 16. En una gua especial los datos sobre el archivo se reducen: se presta ms tencin a la historia de la institucin productora de los documentos integrantes de una seccin especfica y de sus series insistiendo en las funciones y actividades de aqulla que van a dar origen a las series documentales. Se desciende hasta particularizar la gnesis de los documentos, a su organizacin y las notas peculiares de cada serie que informan al investigador sobre las noticias generales que pueda encontrar en ellas; se trata de fijar las relaciones de unas series con otras, tras una tarea de reclasificacin, precisa en muchas ocasiones, tratando de facilitar al historiador el camino de la investigacin. La bibliografa y sobre todo un ndice general s se hace ms preciso. Como ejemplos de estas guas especiales, podemos citar entre otras: "La Gua de los fondos del Consulado de cargadores a Indias", la "Gua de las series documentales de la Audiencia de Quito" (20). 4. INVENTARIOS 4. 1. Inventarlos y Catlogos. Diferencias (21) El confusionismo, a la hora de precisar los instrumentos de descripcin, donde se hace ms evidente es entre los inventarios y los catlogos. Cuando se cataloga, se describe pormenorizando documento por documento, cuando se inventaria se describe globalmente una serie documental sin descender a la particularizacin. De aqu que la cualidad de analtico sea intrnseca al concepto de catlogo, y la de "somero" en cuanto cualidad esencial, convenga al inventario. Por lo tanto al hablar de uno y otro no ser necesario precisar en ninguno de los casos tales circunstancias especficas ya que caeramos en la redundancia. Ha de quedar claro que son dos instrumentos de descripcin totalmente diferentes que responden a criterios y tcnicas distintas. Casanova, uno de los tericos tradicionales de la Archivstica, ha quedado muy lejos despus de habernos hablado Schellenberg. Cuando el profesor italiano (22) habla de la confeccin de un inventario de lo que nmalidad est hablando es de una tarea descriptiva mucho ms amplia que inventariar. Al dar las reglas para hacer un inventario est,hablando de, ordenacin, de inventariacin, de catalogacin y de confeccin de guas y de ndices. Inventariar, vuelvo a decir, es una labor precisa y delimitada totalmente, dentro de la tarea general de descripcin. No podemos mezclarla o confundirla con otras actividades archivsticas, anteriores o posteriores, por ejemplo el registro o la catalogacin.
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El concepto de inventario va unido en general a la idea de relacin o lista indiscriminada (por ejemplo, inventario de bienes en un testamento; inventario de libros, etc.). Pero no podemos identificar, este concepto vulgar o genrico con el "inventario" como instrumento primordial de la profesin archivstica. Refirindonos al catlogo dobemos aclarar que puede tener muchsimas escalas en cuanto, a la especificacin de datos, Los hay que describen el documento principal y mencionan la existencia de anejos, o los particularizan sin describirlos (por ejemplo, el Catlogo de las consultas del Consejo de Indias) (23), pero los hay que detallan con igual pormenorizacin el documento principal y los anejos (por ejemplo, el Catlogo de la Seccin IX del AGI) (24). Soy partidaria de no multplicar ni descender sobremanera a la particularizacin. Ha y que partir de la base de que el catlogo nunca podr sustituir a la informacin total que facilita el documento o su transcripcin. Conviene pues medir las fuerzas y no malgastarlas. 4.2. Revalorizacion del Inventario Podemos decir, pues, que entre las cualidades del inventario estn la sumariedad y la brevedad. Ha de describir con los trminos precisos indispensables la serie documental de que se trate que, ya sabemos, ni es algo individualizado sino una agrupacin documental cuya unidad la da el ser reflejo de una activiad concreta, de una misma tipologa o de una misma materia Aunque parezca obvio sealarlo ser condicin indispensable su elaboracin por un tcnico de archivos. No hay duda que la palabra inventario tiene un significado muy amplio, pero en trminos archivsticos responde a un instrumento descriptivo primero y primordial realizado por el archivero. Y desde luego no podr llamarse inventario a una relacin sumaria indiscriminada de datos sobre documentos o sobre unidades de instalacin. Habr que describir de acuerdo a unos criterios establecidos por la Archivstica, teniendo en cuenta, previamente, la clasificacin u organizacin adecuada adoptada por el tcnico. Los elementos indispensables que un inventario ha de recoger son los siguientes: signatura de la unidad de instalacin en el depsito (legajo, libro, carpeta); entrada descriptiva (en la que se especifiquen, por este orden, tipologa y tradicin documentales, autor, destinatario y materias, si es posible) y por ltimo fechas lmites. Al estar agrupadas las unidades de instalacn (legajos,o libros) de una misma serie, la entrada descriptiva no variar, slo cambiarn los datos para la signatura y las fechas lmites. Veamos un ejemplo de descripcin de una serie en un inventario:
Signatura 8 Entrada descriptiva Cartas y expedientes del Presidente y oidores de la Audiencia de Quito, "vistos" o resueltos en el Consejo de Indias " " " Fechas lmites
1564-1597 1598-1613 1614-1626 1627-1633 etc., etc.
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La finalidad del inventario,es doble: de un lado facilita el control de existencias de la documentacin al archivero (funcin localizadora y de control) y de otro puede considerarse como indispensable elemento pretendo poner de manifiesto la finalidad to de orientacin para el investigador (funcin orientadora). No estoy de acuerdo en absoluto con aqullos que atribuyen al inventario slo la primera finafidad y me atrevo a afirmar incluso que su funcin orienladora es superior a la localizadora y de control, sobre todo cuando estos instrumentos han sido completados con cuadros generales de clasificacin del fondo de que se trate (25). Doble es tambin el origen de los inventarios. En el caso de archivos en formacin (archivos administrativos) (26) el inventario est abierto, se confecciona a base de las hojas de remisin de fondos enviados al Archivo central por los diferentes negociados. Estas hojas o listas de remisin de fondos es lo que algunos denominan inventario topo grfico en cuanto que su orden es el numrico de ingreso en el depsito y que en realidad es slo el registro para control de los fondos que van entrando. El verdadero inventario se confeccionar a base de esas fichas pero agrupadas por series. En el caso de archivos histricos, cuando las series estn cerradas, el inventario se hace de nuevo, definitivamente, en caso de no existir ningn inventario y de estar desorganizada la documentacin (27) o bien se rehacen, en caso de existir inventarios que no responden a criterios archivsticos actuales (28). Tanto en un caso como en otro los ele,mentos indispensables para la descripcin de las series son los mismos, los ya apuntados. El, soporte material en cambio es diferente. En el caso de inventarios abiertos de archivos administrativos la redaccin de datos se hace sobre fichas o sobre hojas sueltas; en el segundo caso, de inventarios cerrados de archivos histricos la redaccin se hace en hojas manuscritas o mecano hasta su edicin. A pesar de lo expuesto, la falta de precisin en las entradas descriptivas, la falta de rigor en la indicacin de las fechas lmites, la ausencia de organizacin, han hecho hasta hoy de los inventarios unas obras fruto de la prisa y de la imprecisi4n que no pueden ser de ningn modo, objeto de publicacin por su falta de garanta, dndose por supuestos muchos errores, visibles a simple vista. Pero el archivero actual no puede delininguna manera aceptar tales evidencias, tiene qu hacer fruto de la minuciosidad, del rigor y de la precisin el instrumento primero y primordial de la tarea archivstica que es el inventario. Y ste, partiendo de esos que podemos llamar pseudo-inventarios que no son, en muchos casos, ms que etapas preparatorias del verdadero inventario, ha de gozar, gracias a la nada fcil tarea de inventariacin o de reinventariacin, de todas las notas de garanta y precisin que lo hagan acreedor de su difusin y publicacin, cumpliendo su doble finalidad localizadora y orientadora, elevndolo a su verdadera categora archivstica. 4.3. Crtica sobre la diversidad terminolgica aplicada a los inventarios El hecho, repito, de que hasta ahora no nos hayamos detenido a especificar qu es un verdadero inventario y cules de los actuales merecen el apelativo de tales, sino slo a describir las variantes existentes, dndoles un nombre que los particulariza, sin someterlos a una crtica seria, ha derivado en esa multiplicidad de clases de inventarios: analticos, sumarios, topogrficos, preliminares, etc.
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Entre las subdivisiones que circulan para diferenciar esa pluralidad de obras est la de analticos a los que intentan incluso ejemplificar. Pero los ejemplos expuestos (carta, de poder de Fulano para -";carta de venta ) nos estn claramente diciendo que lo que estn describiendo no son series, sino piezas documentales y entramos de lleno en el confusionismo existente entre inventario y catlogo. Reitero mi criterio dp que la cualidad de analtico no conviene al inventario, sino que es propia de los catlogos. No hay duda que en determinados casos al hacer un inventario, es preciso descender a la particularizacin, determinada por la pluralidad de series existentes en una misma unidad de instalacin. Veamos un ejemplo. Existe en todas las Audiencias indianas, dentro de la documentacin del Consejo de Indias, una serie comn: copias de Reales Cdulas y copias de informes de la Contadura General (29). Es una serie que ofrece, como vemos, una dualidad en cuanto a la tipologa documental, cuya vinculacin est slo en el hecho de tratar unas y otros de asuntos econmicos sobre una misma cuestin (rentas, hospitales, seminarios, etc.). Y adems, a veces, no existe coincidencia de fechas lmites entre unas y otras. Es evidente que al hacer el inventario no podr hacerse la descripcin a base de una nica tipologa documental y de unas mismas fechas para unas y otros. La precisin, el anlisis, en estos casos, han sido impuestos por las mismas series en s, pero sin descender al detalle de la pieza documental. En realidad permanecen los mismos criterios de descripcin, lo que ocurre es que puede darse la circunstancia de que en una misma unidad de instalacin (legajo) existen series documentales, o en algunos casos tres, y hay que describir cada una de ellas. Incluso algunas veces la descripcin en el Inventario implicar una entrada descriptiva general y un prrafo descriptivo en particular. Veamos el siguiente caso:
Filipinas, leg. 895: Copias de Reales Cdulas y de informes de la Contadura y cuentas, de alcabalas y almojarifazgos (1710-1781): 1710. Copias de Rs. Cs. de libranzas en este ramo. 1760-1791. Copias de Rs. Cs. sobre alcabalas y almojarifazgos. 1726-1781. Copias de informes de la Contadura sobre alc. y alm. 1758-1759. Relacin del importe de alcabalas. 1779-1781. Cuentas de alcabalas.
Pero en definitiva seguimos describiendo series documentales y haciendo inventarios. El denominado esquemtico realmente no puede gozar de la categora de inventario, ya que en la entrada descriptiva no recoge los elementos precisos mnimos (30). En cuanto a la especificacin de sumario no soy de la opinin que comporte una nueva clase de inventario. Ya he dicho que tal cualidad es esencial al propio instrumento y no hay pues que manifestarla expresadamente. La ejemplifcacin de este tipo presentada por sus defensores nos hace identificarlos con la nica clase de inventarios existente, segn nuestro criterio. En el caso de los archiveros franceses que no distinguen entre Inventario y Catlogo, y que emplean como trmino genrico de los instrumentos de descripcin, el inventario, la adjetivacin de sumario y analtico es precisa para determinar en el caso de inventario sumario, lo que para nosotros es un inventario simplemente, y en el caso de inventario analtico lo que nosotros traduciramos por catlogo.
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Lo que el doctor Aurelio Tanodi y don Manuel Vzquez, partiendo de don Antonio Matilla denominan inventarios del archivo administrativo (31), son a mi parecer slo hojas o listas de rernisin de fondos de la dependencia de un negociado a un Archivo Central. Estoy totalmente de acuerdo con ambos en todas las etapas, circunstancias y problemtica que sealan en ingreso de fondos administrativos, como ya tendremos ocasin de ver al hablar de Archivos Administrativos, pero no en denominar al reflejo escrito de estas etapas: inventario que slo lo ser cuando, partiendo de los datos ofrecidos en las citadas listas que forman el registro de ingreso de fondos, sea elaborado por el archivero. Otra variante denominativa la hemos encontrado entre los brasileos (32): Un inventario preliminar tiene carcter preliminar. Est preparado primordialmente para uso interno, a fin de servir como elemento inicial de bsqueda y tambin de control. Estos nventarios preliminares que no pueden ser designados como tales instrumentos, son en realidad las etapas precisas y previas para la preparacin del inventario definitivo que son necesarias en los Archivos Administrativos, es decir en formacin. Yo me inclino por llamarlos registros generales de entrada de las unidades de instalacin que van ingresando en un depsito o Archivo Central. Son los equivalentes a los ficheros topogrficos de las bibliotecas. Estos ficheros abarcan todo el fondo documental remitido desde las distintas dependencias al Archivo Central y que luego, agrupados sisternticamente, constituirn las Secciones o Subsecciones de dicho archivo (Beneficencia, Obras Pblicas, Personal, etc., dentro de una Corporacin municipal por ejemplo). Su carcter de preparatorio y preliminar lo hace susceptible de muchas modificaciones, entre otras las derivadas de los expurgos y las de aumento por las continuas remesas de documentos. Este, pues, como digo, no es un inventario ya que parte de la unidad de instalacin individualizada y no de la serie documental, pero s, a partir de l se har el verdadero inventario, una vez agrupadas las diferentes unidades de instalacin correspondientes a cada serie dentro de cada Seccin o negociado. Cada ficha en el fichero topogrfico o registro general, corresponder a un legajo o a un libro, pero junto a los que traten de expedientes de personal, estarn los expedientes de repoblacin forestal, pongo por caso, ya que el orden en este fichero vendr determinado por el ingreso, por la entrada en el depsito. Cuando agrupemos ordenadamente las diferentes fchas de unidades de instalacin (legajos, libros) relativas a expedientes personales, por ejemplo, o las referentes a expedientes de repoblacin forestal, y describamos estas series adecuadamente con los datos precisos que hemos sealado al principio, s estaremos ya haciendo un inventario. En el caso de depsitos histricos, el inventario abarca una Seccin, no la totalidad del fondo y no sufre variaciones ni modificaciones de volumen, en cuanto que al haber finalizado la actividad de la entidad productora, sus series documentales estn cerradas, a excepcin de algn ingreso posterior, procedente de donacin o compra, que puede engrosar algunas series. Llegamos a nuestros das y. contuionismo permanece. Se insiste en que el "instrumento tpico tradicional del archivo es el, inventario descriptivo" que se contrapone al "catlogo que quiere una descripcin exhaustiva (33). Se deduce que siendo el objetivo de los dos instrumentos la descripcin, la diferencia estriba en la exhaustividad. Volvemos a caer en la insistencia de los dos caracteres: sumario y analtico, que siendo dos notas intrnsecas a. la descripcin, aplicada, respectivarriente al inventario y al catlogo, no son suficientes para marcar las diferencias entre uno y otro. 4.4. Importancia del Inventario como Instrumento de descripcin Despus de todo lo expuesto me inclino a formular que slo hay un INVENTARIO, con unas caractersticas especficas y determinadas. Ni la finalidad de control para el archivero, ni la de orientacin para el investigador; ni el origen, ni la elaboracin, sea en casos de archivos
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administrativos o vigentes y en formacin, sea en casos de archivos histricos con series cerradas; ni el soporte fsico del inventario: fichas, hojas, cuadernos impresos, ataen a la esencia del inventario que no es otra que la descripcin de series documentales frente a la descripcin de piezas documentales que lleva a cabo el catlogo. Ha sido hasta ahora creencia general designar al catlogo como obra maestra del archivero. Sin apearlo de su categora, me atrevo a decir que ha de compartirla con el inventario. La diferencia de valoracin entre uno y otro no creo ni por un momento que resida en la mayor o menor importancia, sino en la escala que ocupan cada uno a lo largo del tiempo de la labor archivstica. Al principio estar el inventario, despus, al final, el catlogo. Y quiero insistir en borrar las diferencias de preeminencia entre ambos, porque incluso me atrevera a sealar quelos conocimientos archivsticos requeridos para la confeccin de un Inventario, con mayscula, han de ser mayores y ms completos. Delimitadas y ordenadas las piezas documentales a catalogar, por tipologas o materias, y fijados los criterios de catalogacin, la descripcin puede ser susceptible de mecanizacin, y por el contrario, la tarea de inventariar requiere conocimientos histricos ms amplios y generales para llevar a cabo una organizacin sistemtica de las series de un fondo completo que quede plasmada en el Inventario, para cumplir unos fines orientativos, y difcilmente sera susceptible de un proceso mecanizado. En una planificacin archivstica adecuada, a nivel nacional y a nivel de centros, ante la creciente demanda de investigadores, es claro que hayan de jerarquizarse los trabajos a realizar. La urgencia, a todos los niveles, reclama la confeccin de guas y de inventarios correctos y no podr emprenderse la catalogacin de parcelas de documentos sin estar concluidos aqullos. La conservacin, que tanto nos preocupa ante el manejo de los fondos (34) podra en parte solucionarse con la existencia de suficientes y adecuados instrumentos de descripcin. La finalidad claramente orientadora de los inventarios cumple unos servicios generales que no pueden ser equiparados el fruto particular que puedan proporcionar los catlogos en unadetorminada rea para un concreto sector de investigadores. Se quejan los archiveros franceses de que en muchos depsitos, los inventarios, los ficheros, los ndices alfabticos, permanecen manuscritos y no estn puestos al servicio del pblico y rrianifiestan la necesidad de su publicacin y difusin (35). Por lo que respecta, en concreto, a los inventarios, reuniendo las exigencias debidas, sera de desear su publicacin e incluso opino que, en una planificacin correcta, las tareas no slo de realizacin, sino tambin de publicacin de inventarios han de ser prioritarias. 4.5. La "organizacin" como tarea previa a la redaccin del Inventario Con la palabra organizacin pretendo sustituir el trmino clasificacin, por la tendencia actual de eliminar este segundo de la terminologa archivstica (36). Haciendo un inciso, tengo que reiterar una vez ms los problemas terminolgicos que tenemos planteados y a los que sera urgente hacer frente para poder homogeneizar criterios y cimentar nuestros estudios archivisticos, partiendo de unas nomenclaturas precisas y con vigencias generales. La dispersin de esfuerzos en esta pria.iaria tarea de nuestro quehacer deba asustarnos un poco. La organizacin de los fondos ha de correr paralela, en su elaboracin, a la inventariacin o reinventariacin. Al final, a la hora de plasmar los resultados, los cuadros que nos reflejen tal organizacin han de preceder, sin duda, al inventario.
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Cuando la documentacin est por inventariar, los cuadros adoptados por el archivero, tras el estudio profundo del organismo productor, de sus funciones, de sus actividades, podrn inclinarse por una clasificacin orgnica o por una funcional o por materias: puede partir de cero. Pero cuando la documentacin est ya inventariada y numerada y hay que mantener un respeto por lo realizado, el archivero que se plantea la reinventariacin, podr rectificar y corregir de acuerdo con criterios archivsticos actuales pero no podr nunca organizar los fondos partiendo de cero. Dos opciones tendr en su manos. En primer lugar, explicar, justificar y comentar los criterios seguidos para conservar la documentacin por la institucin de donde procedan y los criterios tenidos en cuenta por el archivero que hizo los inventarios. En segundo lugar, podr sin alterar el orden numrico, realizar un cuadro de organizatin a posteriori, independiente del inventario aunque en ntima conexin con l pero auxiliar y complementario para el investigador y que tanto ms que los ndices, ser elemento primordial para la infrmacin, y orientacin del estudioso. Es claro que la clasificacin depender del criterio adoptado por el archivero, as podr. ser orgnica, funcional o por materias (37). Despus de mi experiencia en la organizacin total y global de varias Secciones en el Archivo General de Indias (Consulados, Audiencia de Quito y Audiencia de Filipinas) pienso que, con preferencia, debe adoptarse la segunda, es decir la funcional, sin dejar de hacer siempre que sea posible referencia a los organismos productores. Quiero justificar esta preferencia. Una clasificacin funcional es mucho ms consistente y vlida que la orgnic para un perodo cronolgico amplio y adems permitir mantener la unidad de las series documentales completas, Veamos el caso de las Audiencias indianas, cuyos fondos se conservaron en el Consejo de Indias y hoy estn depositados en el A.G.I. A lo largo de un perodo de tres siglos han perdurado las funciones, en general, y las series documentales derivadas de ellas, pero han variado, como es fcil comprobarlo los organismos o dependencias encargados de dichas funciones. Un caso prctico ayudar a clarificar la cuestin. Existe una serie comn, dentro de la documentacin de todas y cada una de las Audiencias, de Expedientes de provisin de empleos. La tramitacin de estos expedientes se hizo en el XVI y XVII a travs del Consejo de Indias. Cuando se instituye la Va reservada, con la creacin por los Borbones de las Secretaras de Despacho, y bien entrado el XVIII la tramitacin de la provisin de puestos en Indias se hace prcticamente a travs de aquella Va. Y digo, prcticamente, ya que no totalmente, porque en muchos casos comprobados, se cuenta en dicha tramitacin con la consulta de la Cmara de Indias y es sta quien despacha los ttulos por encargo de S.M. Si adoptamos una clasificacin basada en los organismos productores, tramitadores (Consejo, Va reservada), al hacer la subdivisin en series documentales, habr algunas corno las del ejemplo expuesto, que habrn de partirse. Otro caso similar se nos plante al organizar los fondos de los Consulados (Seccin XII, del A.G.I.). Si hubiramos tenido en cuenta la divisin de Consulado de Sevilla (1543-1717) y de Consulado de Cdiz 1717-1759), hubiramos inevitablemente partido las series documentales reflejo de las actividades similares de uno y otro. Para dichos fondos es el ao 1717, fecha del traslado del Consulado de cargadores a Indias, de Sevilla a Cdiz, el que establece la separacin y competencia de cada uno de los Consulados, ya que las funciones siguen siendo las mismas. Las series documentales de esta forma permanecen ntegras para utilidad del investigador.
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La elaboracin de cuadros de organizacin lo que no ha de estar es supeditada a los intereses particulares de los investigadores, que en muchos casos, pueden preferir una clasificacin por materias (38). Insisto en que ha de respetarse la que tuvieron al producirse los fondos, sin olvdar por supuesto que los instrumentos que elaboramos tienen como principal fin el acceso a los documentos, facilitando la tarea del historiador. Los principios arvchivsticos han de prevalecer aunque puestos al servicio de los dems. Si la inventariacin o reinvetitariacin queda completada, como deba ser preceptivo, con un estudio de organizacin y con los cuadros de clasificacin que la reflejen, a los datos necesarios para la redaccin del inventario (signatura, entrada descriptiva y fechas lmites) habran de aadirse los dgitos de dicha clasificacin (39). La indicacin expresa en los inventaros, sobre todo en los rehechos, de los dgitos de la clasificacin adoptada en una columna aparte, junto a los elementos de la descripcin de cada serie, conlleva necesariamente unas ventajas de tipo orientativo que hay que valorar. En un momento determinado cualquier unidad de instalacin aislada, con la referencia de tales dgitos, podr situarse en su serie y el investigador podr conocer los otros legajos con que est relacionada y saber las interrrelaciones con otras series y con otras unidades. El encuadre ser inmediato, dentro del conjunto general de los fondos, junto con la informacin que tal ubcacin le reporte. Tomemos un legajo cualquiera de una Seccin (leg. 34, de la,Audiencia de Filipinas) que figura con los dgitos 1.1.1.6. Si nos trasladamos con esos dgitos al cuadro general de clasificacin nos encontraremos que tal legajo pertenece a la serie de Cartas, peticiones y expedien tes de personas seculares resueltos en el Consejo y que la totalidad de legajos que pertenecen a dicha serie son los siguientes con las fechas lmites que se expresan: legs. 34-44 (aos 1565-1699) legs. 193-199 (aos 1700-1761) legs. 668-676 (aos 1760-1799) legs. 677-696 (aos 1719-1849) En casos en que el contenido de determinadas unidades de instalacin no responda a una serie nica, sino a varias, la especificacin de los correspondientes dgitos empezar a hablarnos inmediatamente de su diversidad y cada una de ellas podr situarse en cada caso en las series respectivas: Veamos un caso particular: leg. 223 de la Audiencia de Quito, cuya descripcin es la siguiente: Quito, 223: Cartas de autoridades delegadas seculares del distrito de la audiencia de Quito a las Secretaras del Despacho; informes sueltos de la contadura general del Consejo; copias de descripciones geogrficas, propuestas de mejoras de comercio (1754-1819). Los dgitos que obran en la columna al margen en son triples: 1.1.1.3. 2.1.2.2.
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1.1.1.11. y es que el contenido de dicho legajo bien pudiera distribuirse en las tres series a que corresponden tales dgitos. La consulta de tales cifras en el cuadro de clasificacin nos relacionar la documentacin variada de este legajo con las series respectivas. Esta informacin facilitada, en columna aparte, en nada interferir la descripcin del inventario y en cambio enriquecer la informacion, haciendo una labor de complemento con el cuadro de clasificacin que preceda al instrumento descriptivo. No recomendamos, en cambio, las referencias o la indicacin de interrelaciones en la misma entrada descriptiva, que s interferira el contenido del inventario y en ningn modo facilitara una informacin de conjunto. 4.6. Etapas en la confeccin de Inventarlos Al plantearnos . la redaccin de un inventario, el problema tendr distinto enfoque y diferentes etapas de elaboracin segn se trate de series de Secciones de un Archivo Histrico o de un Archivo "Administrativo". 4.6. 1. Archivos Histricos En el caso de depsitos de fondos histricos, con series cerradas, pueden darse a su vez dos alternativas: que los fondos de una Seccin estn totalmente desorganizados y los inventarios sobre ellos sean incompletos o no existan, o bien que de la organizada de antiguo se conserve un inventario que refleje esta organizacin pero que no responda a unos criterios archivsticos precisos mnimos. 4.6. 1. 1. Seccin desorganizada, sin inventarios El archivero, de entrada, no tendr la traba del respecto a ninguna sistematizacin anterior. La organizacin ser obra a realizar desde el principio, tras el estudio de los organismos productores y de sus funciones y actividades. La responsabilidad obviamente ser mayor, pero los resultados pueden entraar mayores satisfacciones. El estudio de la institucin productora (organizacin, competencias), el anlisis del contenido de cada una de las unidades de instalacin, la descripcin de cada una de estas unidades, la numeracin seguida provisional, la unificacin y delimitacin de las series documentales, la adopcin de un criterio uniforme de redaccin en la descripcin de cada serie, la elaboracin de un cuadro de clasificacin en el que queden agrupadas y encuadradas cada una de las series, la ordenacin numrica definitiva, sern las etapas obligadas hasta llegar a la redaccin de inventario definitivo que presentar en el orden numrico establecido, las series completas. La labor realizada en la Seccin XII del A.G.I., con los fondos de los Consulados mercantiles sevillanos, que llegaron hasta nosotros mezclados y desorganizados y de los cuales ni el inventarlo incompleto que exista, ni la lista de remisin con que fueron enviados desde su lugar de depsito, en Cdiz, al Archivo sevillano, pudieron ser aprovechables a la hora de inventariar, puede de alguna manera servir de ejemplo para este caso. Hagamos un anlisis ms detenido de la labor que comporta cada una de las etapas antes enunciadas.
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El estudio de la institucin cuyo depsito es objeto de la inventariacin, ha de sor ms amplio y ms profundo posible para poder conocer los organismos en que aqulla est subdividida, las actividades y las competencias que a cada uno corresponden, el personal, las relaciones con instituciones afines superiores o dependientes. Es obvio que este conocimiento se obtendr no slo de la bibliografa existente, directa o indirecta, sino que se ennquecer con el manejo directo de los fondos que se traten de inventariar. La profundizacin estar abierta y se enriquecer a medida que se vaya avanzando en el trabajo. Paralelo a este estudio se iniciar el anlisis individualizado de cada una de lay unidades de instalacin (legajos, paquetes, carpetas o libros) en el orden en que se encuentren, cuya descripcin se volcar en una ficha que recoger los datos precisos mnimos: negociado dentro del organismo productor (contadura, secretara, etc.), fechas lmites, tipos documentales, autores, destinatarios, materias, se especificar la unidad de instalacin y se le ir dando correlativamente, un nmero de orden provisional. Es conveniente precisar en estas fichas todas las anomalas y circunstancias que puedan darnos pistas para el conocimiento y unificacin posterior de las series. Es preferible extenderse en datos que, en todo caso, podrn suprimirse a la hora de homogeneizar y redactar las entradas en el inventario. Esto en el caso de que las unidades de instalacin tengan un contenido uniforme, en cuanto a la tipologa o a la materia. Pero habr ocasiones en que en la unidad de instalacin habr pluralidad de contenido de series o subseries. Habr entonces que detallar siguiendo siempre la descripcin de las series, no de las piezas documentales. As:
Consulado de Cdiz a) 1786-1799 Cartas desde distintos puntos de Espaa y Amrica a don Antonio de Artechea. b) 1859, enero-junio Correspondencia de la Real Junta de Comercio de Cdiz. leg. 130
Es evidente que ambos grupos de documentacinpertenecen a una serie general denominada Correspondencia pero que a su vez est subdividida por sus autores o por sus destinatarios. El primer grupo en su da pas a engrosar la subserie correspondiente, a las "cartas de A. Artechea" y el segundo a completar, por sus meses, la correspondencia de la Junta de Comercio de Cdiz del XIX. Este legajo con numeracin provisional, 130, desapareci al incorporarse cada grupo a las subseries cortespondientes. Y apurando ms, hay ocasiones en que el contenido de un legajo es totalmente miscelneo, integrado por un nmero mayor o menorbde documentos sueltos que no forman serie. En este caso hay que hacer una relacin o lista de cada documento para poder luego incorporar pacientemente, uno por uno, a sus series correspondientes, como veremos cuando ms adelante hablemos de la etapa de la agregacin. Realizado el anlisis y fichado de todas las unidades de instalacin, ser preciso ir agrupando en primer lugar las fichas de unidades de instalacin de contenido miscelneo y en segundo lugar las
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de contenido uniforme, y a partir de stas hacer tantos grupos como descripciones homogneas, para ir delimitando las series y su descripcin precisa, suprimiendo elementos accesorios que se han ido acumulando. Fijadas las series, y con el conocimiento que el estudio de la institucin nos ha dado, podremos confeccionar el cuadro de clasificacin que mejor se adapte a los elementos de que disponemos, adoptando un criterio de clasificacin orgnica o funcional, o una sntesis de ambas, o bien por materias. Encuadradas y ordenadas las series en la clasificacin elegida, podremos iniciar la redaccin definitiva del inventario, con un orden numrico definitivo, previa sustitucin en las unidades de instalacin del nmero de orden provisional por el definitivo. Podremos optar por un nmero correlativo para todas las unidades de instalacin o bien una doble numeracin, independiente, una para legajos y otra para libros, en el caso de que estos abunden y su tamao aconseje una instalacin aparte. El inventario ya no se har en fichas sino en hojas mecanografiadas, para poder pasar a la imprenta a la hora de su publicacin. Se indicarn los epgrafes de la clasificacin y en la entrada descriptiva de cada serie se especificarn nmero de orden o signatura de cada unidad de instalacin, tipologa, tradicin documental, autor, destinatario y materias y por ltimo fechas lmites. En el caso de haber decidido una doble numeracin, una para legajos y otra para libros, se detallar a doble columna, claramente. En cuanto a la tipologa nos referimos a la diplomtica, mejor que a la jurdica (Reales Cdulas, Reales Provisiones, cartas, consultas, expedientes, etc.). No se encabezar la descripcin, por ejemplo, por nombramientos, cuando pueda especificarse que se trata de Reales Provisiones. Habr series cuya descripcin podr abreviarse como en el caso de: Cuentas de las que slo ser preciso especificar el ramo (alcabalas, azogues, averas, etc.). A la hora de la tipologa ser conveniente precisar en el caso de cartas o de correspondencia. Es habitual el uso indiscriminado de unas y otras a la hora de describir, pero el rigor aconseja para el primer caso los testimonios escritos que respondan a esta tipologa diplomtica, pero cuando junto a ellos se conserven los borradores de las contestaciones a dichas cartas, la serie habr de denominirse correspondencia. Esto en cuanto las series respondan a tipos diplomticos especficos. Pero se nos presentar el caso de otras integradas por unidades archivsticas: expedientes, testimonios de autos, documentos sueltos. Conviene puntualizar para los tres casos que entendemos por tales. Entendemos por expediente el conjunto de testimonios escritos reflejo de un proceso administrativo iniciado por un autor que ha seguido su gnesis al recibirse por el organismo de destino. Habr expedientes que no tengan la resolucin final, pero el hecho de que conserven algunas de las etapas del proceso administrativo, en destino, los har acreedores del calificativo de expedientes, aunque incompletos. Testimonio de autos es aquella pieza, normalmente cosida, que recoge la copia seguida de todos los documentos (autos) de un proceso administrativo- judicial que refleja slo la gestin realizada
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por la institucin iniciadora en el lugar de origen y que suele remitirse con una carta a un organismo o institucin superior para su simple conocimiento o para su resolucin posterior. A veces se han reunido, para su conservacin documentos sueltos, que no responden a un nico proceso administrativo, sobre un mismo tema o asunto. No puede decirse que sean ni un expediente, ni un testimonio de autos. Lo que les da unidad es la materia de la que tratan y las fechas lmites suelen abarcar un perodo cronolgico bastante amplio. Unidad a la precisin de la tipologa habr que expresar la tradicin documental: originales, duplicados, copias simples, traslados, etc. Como regla general puede optarse por suprimir la indicacin expresa de la calidad de original, en el caso de serio, salvo en el caso de originales mltiples, y s manifestar la calidad de las copias en sus diferentes acepciones. La indicacin del autor y del destinatario no deben faltar, salvo en los casos que expresamente vengan implcitos en la tipologa. Eludiremos el autor expreso en el caso de Reales Cdulas y en cuanto a los destinatarios ser suficiente en bastantes casos la institucin y no la persona. As: cartas de gobernadores a la va reservada. Las materias se puntualizarn slo cuando sea posible globalmente. As, en el caso de un expediente voluminoso concreto que totalice el contenido de uno o varios legajos:
AUDIENCIA DE FILIPINAS Legajos Fechas lmites Expediente sobre el espolio del arzobispo don Manuel Antonio Rojo y demandas introducidas contra l. " 1777-1778 1777 1.2.3 "
Clasific.
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pero no podrn enumerarse en series de contenido tan amplio y diverso como pueden ser las de Consultas del Consejo de Indias, las de cartas de virreyes, o las de Cedularios. En cuanto a las fechas lmites hay que referirlas a las primeras y ltimas de los documentos principales de las series y no de los anejos. En el caso de periodos cronolgicos muy amplios con abundantes lagunas documentales se llamar la atencin sobre esta circunstancia con algn signo convencional (1756=1825). Puede daese el caso de un todo documental referido a un ncleo cronolgico claro pero que se remonte a fechas muy lejanas o descienda a fechas muy tempranas, tambin convendr apuntar tal hecho de esta forma: 7150271740-1750 " 1636-1653717577
Creo que a efectos orientativos siempre ser oportuno completar estos datos precisos, con los dgitos de la clasificacin que correspondan a la serie. La pgina de un inventario puede ser ilustrativa:
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AUDIENCIA DE FILIPINAS Signatura Aos no Clasific
79
80 81 82 83 84
85 86 87
88 89 90 91 92
Cartas, peticiones y expedientes de las Ordenes religiosas en Filipinas "vistos o resueltos en el Consejo " " " " Cartas y expedientes de personas eclesisticas "vistos" o resueltos en el Consejo " " Testimonios de autos y documentos sobre la expulsin y prisin del arzobispo don Fray Felipe Pardo, arzobispo de Manila, e incidentes con las rdenes de Santo Domingo y Compaa de Jess " (2) " " " "
1569-1618 1616-1642 1643-1667 1668-1682 161071645-
1.2.1.4. " " " "
1570-1608 1609-1644 1632-1697
1.2.1.3. " "
1681-1692 1682-1689 1681-1682 1682-1692 1692 1673-1692
1.2.3. " " " " "
(2) Aunque relacionado con el tema central, este legajo slo contene un testimonio de autos de la causa seguida contra el Bachiller Diego de Espinosa Maran, cura beneficiado de la Iglesia parroquial del pueblo de Bigan.
Complemento del inventado habr de ser un ndice general, geogrfico, onomstico y de materias que recoja las voces del inventario. Creo que es sumamente til aadir a este ndice las voces referidas al contenido de las unidades de instalacin, en el caso de haber sido preciso ahondar sobre las materias, al hacer las descripciones delas series. No tienen po qu ser estas referencias totales a cada una de las unidades, slo en los casos de haber detectado dicho contenido. Sern indicaciones circunstanciales pero que pueden ser tiles al investigador, hacindole saber que la audsencia de una referencia a un asunto no ha de indicar necesariamente carencia de noticias sobre l, pero en el caso de haber localizado unos datos, aunque islados, po qu no hacerlos llegar a quienes los necesitan? Tales indicaciones irn precedidas de V. (En la voz: "relaciones de mritos y servicios" del ndice del inventario de la Audiencia de Quito, la indicacin: V.275, nos llama la atencin sobre las relacines de mritos y servicios existentes entre la documentacin del legajo de ese nmero, cuya entrada descriptiva en cambio solo reza: 275: Expedientes sobre sublevacin y desrdenes en la provinicia de Quito 1815-1821 Agregacin: La experiencia nos demustra que en muchos casos las unidades de instalacin (legajo) que nos han sido legadas de un fondo desorganizado, no conservan unidades archivsticas que puedan agruparse y formar una serie especfica. Es frecuente no slo en los depsitos desorganizados, sino en los que se presupone que reflejan una organizacin, la existencia de un nmero, mayor en los primeros, y menor en los segundos, de legajos de "varios" que habr de
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"eliminar" en el senhtido de agregar o incorporar unidad por unidad a las series que les corresponda, siempre que sea posible. En el caso de Secciones desorganizadas, esta agregacin no debe hacerse hasta estar totalmente clasificado e inventariado el fondo. El conocimiento en profundidad de las seires, despus de esta organizacin definitiva, sern garantas suficientes para hacer una "agregacin" correcta. En el caso de ser muy numerosos los legajos a agregar /ms de 200 fueron los agregados en la Seccin de Consulados del A.G.I. / hay que correr el riesgo de la duplicacin de las numeraciones establecidas en algunos casos. Esta duplicacin es consecuencia de una agregacin de documentacin masiva que determina la formacin de una nueva unidad de instalacin que queda intercalada. Tendremos duplicaciones por A y B o por bis. Emplearemos el primer criterio en el caso de que la agregacin haya dado lugar a una unidad voluminosa que haya sido preciso subdividir en dos: 63 A y 63 B. La indicacin de este tipo de duplicacin nos hablar de una uniformidad de contenido en los dos legajos. Cuando empleemos la duplicacin por bis, nos estaremos refiriendo a una intercalacin obligada que nos d una nueva unidad de instalacin independiente, respecto de la unidad anterior y de la unidad posterior, por lo que respecta al contenido, pero sobre todo por lo que respecta a las fechas lmites. Como ejemplos de una y otra, tenemos, en la Seccin de Consultados: legs. 52 A: Ordenanzas, reglamentos diversos (1556-1837) legs. 52 b Ordenanzas, reglamentos diversos 81556-1837) leg. 1592: Correspondencia y oficios de la Direccin General de rentas, de Ayuntameintos, de la Junta de Fortificaciones, del Intendente de la provincia con el Consulafdo sobre el Fanal de Tarifa. (1844-1854) leg. 1592 bis: Documentos sobre el derecho de lanas nacionales que se extraen al extranjero (1811-1815) 4.6.1.2 Secciones organizadas de antiguo, con inventarios Los fondos depositados en muchos archivos, como es el caso de los Generales, reflejan una organizacin traducida en sus inventaros que puede no adecuarse a unas normas archivsticas actuales, pero que hay que respetar. Es frecuente que estos instrumentos respondan al criterio de conservacin observado por el organismo productor, pero que adoptan para la descripcin de las series, reglas inaceptables hoy da (variabilidad de criterios enla descripcin de series semejantes, terminologa ambigua, falta de elementos precisos mnimos, datos equivocados en cuanto a fechas y nombres de personas y de lugares, documentales no estn reunidas en un todo, sino en frecuentes ocasiones dispersas. El archivero ante estos instrumentos y ante la necesidad de su renovacin tiene que adoptar una actitud de respeto y de cautela que no es preceptiva en el caso de Secciones desorganizadas, que hemos considerado antes. El tcnico de archivos se mueve entre la necesidad de renovar adecuadamente los inventarios existentes y el respeto a lo existente, sobre todo por lo que respecta a la ordenacin numrica de las series establecidas en cada Seccin.
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Al archivero le urge en estos casos reinventariar, con descripciones correctas, sin alterar este orden numrico. Pero no puede precipitarse describiendo tericamente sobre el inventario una serie documental mal expuesta. Hay que revisar el contenido, desender a la documentacin de cada unidad de instalacin, para poder hacer una descripcin firme y estable. Y al descender se topar con muchos ms problemas que no nos muestra el inventarib a simple vista: ni el contenido de muchas unidades de instalacin, ni de muchas series es qumicamente puro. Detectar una abundante interrelacin en unas y otras con otras unidades y con otras series. Entra dentro de lo posible que en una serie de "cartas de personas seculares" sobre asuntos de gracia y merced, se localice una carta de un gobernador o de un virrey con asuntos de gobierno. Es claro qu esta ltima no pertenece a la serie susodicha y que habr que "agregar", incorporndola a la serie que le corresponda. Es freucente tambin que las ltimas unidades de instalacin de muhcas Secciones sean de contenido "vario", ingresadas ya en su da desde su lugar de origen con tal caracterstica. Hay que eliminar de las Secciones estos legajos miscelneos e incorporar sus documentos, uno a uno, a las series que les corresponda. No basta con hacer una relacin de contenido y dejarlos tal cual. La incorporacin de estas unidades, que nunca suelen ser tan numerosas como en el caso de Secciones desorganizadas, ha de hacerse tambin al finalizar la reinventariacin efinitiva, tras haber adquirido un slido conocimiento de las series, que nos permita agregarlos a donde les correponda con el menor riesgo de error. 4.6.1.2..1 Reglas prcticas para la reinventariacin 4.6.1.2.1.1 Rectificaciones y precisiones bsicas En los inventarios actuales son frecuentes las imprecisiones al hablar de autores o destinatarios, co slo por lo que se refiere a las expresiones nomsticas, sino tambin en cuanto a las precisiones de cargos. En el caso de personas e instituciones religiosas no siempre se precisa la Orden religiosa a que pertenecen y esto es necesario hacerlo, siempre que sea posible, despus de revisar la documentacin y reinventariarla. Hay que corregir y completar en cada caso. 4.6.1.2.1.2. Homogeneizacin de las descripciones de series Se impone la reinventariacin, respetando a la hora de la redaccin el orden numrico establecido, del primero al ltimo, describindolas con igual criterio que en el caso de Secciones desorganizadas (signatura, tipologa, tradicin documental, autor, destinatario, materias y fechas lmites), teniendo buen cuidado de homogeneizar las descripciones semejantes, aunque no estn localizadas en una misma rea del inventario, ya que repito el orden numrico respetar a rajatabla el del inventario antiguo. 441.2.1.3. Supresin y rectificacin de descripciones equvocas Como aqullas que dicen: confirmaciones de oficios vendibles y renunciables o Provisiones de empleos polticos y militares. As ledas podamos pensar que estamos ante los documentos dispositivos reales que confirmaban un oficio vendible y renunciable o ante los ttulos despachados por la autoridad regia nombrando para algn cargo y que en general adoptaban la forma diplomtica, tanto en un caso como en otro, de una Real Provisin. Pero comprobado su contenido vemos que se trata de: expedientes de confirmacin de oficios vendibles y renunciables resueltos en el Consejo o expedientes de provisin de empleos vacantes polticos y militares resueltos en el Consejo.
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La cosa cambia totalmente, porque en estas series, lo que encontramos son los expedientes iniciados en Indias a peticin de un interesado o bien en solicitud de la confirmacin de un ttulo cocnedido por el virrey o por un gobernador, que era preceptivo en un plazo determinado confirmar por el rey, o vien en salicitud de un cargo vacante, acmopaados en ambos casos de todos los documentos justifgicativos al efecto y que al llegar a la pennsula eran tramitados por el Consejo hasta la expedicin del documentos de Real Provisin de confirmacin o nombramiento. Pero los expedientes tal y como se conservan slo llegan al decreto del Consejo ordenando la confirmacin o el despacho del ttulo. Las Reales provisiones dadas a uno u otro fin no estn. Las descripciones aparte de equvocas son incompletas. En estos casos, sern corregidas y completadas, como hemos visto, por indicacin expresa del organismo a travs delcual se tramitaba el expediente, en este caso el Consejo. 4.6.1.2.1.4 Unificacin de criterios en la aceptacin de fechas lmites Hay series que en los inventarios actuales aparecen partidas, en razn de sus remesas sucesivas en diferentes (40). La serie de consultas, por referirme slo a una, aparece al principio, las que corresponden al XVI y XVII, vuelve a aparecer otros grupo, para el XVII localizadas hacia el centro del inventario y vuelve a aparecer un tercer grupo para fines del XVIII y principios del XIX, al final de dicho inventario actual. Al investigador le interresara tener reunida la serie completa, pero en el caso de reinventariaciones la reconstruccin de la serie, agrupada, en un todo, slo ser posibleen el cuadro de clasificacin que precede al inventario. Pero no es ste el problema que queremos plantear ahora. Las series que abarcan un perodo cronolgico amplio, pueden presentar variacin de criterios de ordenacin en un momento determinado. Vayamos a un ejemplo concreto: "cartas y expedientes de gobernadores de Filipinas vistos o resueltos en el consejo" (1567-1849). Hasta entrado el XVIII las cartas y expedientes fueron archivados en el Consejo por las fechas de las cartas, origen del expediente, y as queda ordenada la serie en el inventario antiguo para ese momento, pero apartir de dicha centuria el Consejo modific su criterio archivndolas por la fecha de su recepcin o de su resolucin enla pennsula. De aqu lo frecuente que es econtrarnos repartidas las cartas escritas en un mismo ao por un gobernador, pongo por caso, entre varias unidades de instalacin al haberse tramitado o resuelto en aos diferentes. Los inventarios existentes han mantenido como fechas lmites, para esta poca, las de las resoluciones. Al replantearnos hoy la reorganizacin de los inventarios con la uniformidad de criterios de descripcin de las series hemos de tener en cuenta al investigador, principal beneficiario de nuestra labor, y no perder de vista nuestro propsito de lograr el fcil acceso a la documentacin, siempre que quede a salvo el respeto al principio de procedencia. No debemos innovar por lo que respecta la agrupacin de unidades de instalacin, pero s tenemos que plantearnos a la hora de la odenacin la conveniencia de hacerla siempre por las fechas de las cartas y no por las de sus resoluciones. El inventario mantendr prues como las fechas lmites las resultantes del criterio cronolgico de ordenacin adoptado por nosotros, es decir habra que rectificar, a partir del cambio de criterio iniciado por el Consejo, indicando las fechas de las cartas como documentos principales, aunque de un mismo ao haya cartas de gobernadores en varias unidades de instalacin, pero que el investgador podr localizar a travs de la informacin del intentario. 4.6.1.2.1.5 Agrupacin de series dispersas La dispersin de las series y la conveniencia de tenerlas reunidas en su totalidad, a la vista del investigador, habr de solcucionarse mediante el cuadro de clasificacin de la seccin que habr de preceder en su da al nuevo inventario, en donde queden englobadas todas y cada una de las
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series con la totalidad de las unidades de instalacin que las componen. Veamos por ejemplo, para la Audiencia de Filipinas, una serie cualquiera, dentro de dicho cuadro. 2.1.1.4. Consultas elevadas por el Consejo, Cmara y juntas especiales sobre asuntos de Filipinas legs. 1-3 (1586-1700) legs. 94-98 (1682-1759) legs. 355-368 (1724-1850) 4.6.1.2.1.6. La reorganizacin como etapa previa An no siendo propsito nuestro entrar la atencin en la clasificacin como actividad archivstica, si cierta consideracin sobre ella por cuanto incide en la revalorizacin que con ella puede adquirir este inventario que nos ocupa ahora. Debe ser preceptivo, en estas secciones, hacer preceder, como he hicho, el nuevo instrumento, de un cuadro de clasificacin, para la cual, acriterio del archivero que realice la inventariacin y segn los fondos, se adoptar una clasificacn orgnica, funcional o mixta, o por materias. El cuadro de clasificacin ser el toque de gracia del nuevos inventario que en primer lugar ofrecer las series agrupadas cronolgicamente, desde la primera fecha a la ltima, con clara visin de las lagunas existentes; en segundo lugar facilitar no slo una relacin numrica de series sino que las integrar en un conjunto organizado sistemticamente con claro propsito orientador sobretodo el fondo. Para obtener de la relacin entre el cuadro de clasificacin y el inventario un mejor fruto, ser conveniente que junto a los datos esenciales de la descripcin de cada serie en el inventario, se aadan los dgitos de la clasificacin. Ya indicamos se conveniencia al hablar de la invetnariacn de seacciones desorganizadas. La adscripcin a un tipo u otro de clasificacin no ha de ser rgida. En cualquier caso la utilidad orientativa puede cumplirse, en tanto en cuanto que el inventario mantenga elmismo orden existente y a que aqulla slo va a ser el caamazo, el armazn para que el investigador site todas las series y cada una de las unidades de instalacin y pueda establecer las relaciones de una con otras. 4.6.1.2.1.7. Tratamiento de algunas series miscelneas Quiero llamar la atencin, con el nimo de plantear souciones, sobre algunas series que originana problemas especficos y que pueden ser tenidos como experiencias generales. Me estoy refieriendo alas series miscelneas, que nos han conservado y transmitido con este carcter, cuya agregacin no es aconsejable y que como veremos son diferentes de esos legajos de contenido vario que figuran al fnal de las secciones y sobre los que existi siempre la conciencia de la necesidad de incorporar a sus series definitivas. Dos casos vamos a exponer. Existen unidades de instalacin con contenido miscelneo en cuanto ala tipologa documental, aunque mantienen una unidad temtica pero que es difcil unificar alhacer la descripcin y al fijar las fechas lmites. Se impone entonces, sin romper la unidad de descripcin que se viene siguiendo
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en el inventario, hacer una pequea modificacin para dichas unidades: aadir a una entrada descriptiva temtica sucinta, con fechas lmites completas, un prrafo descriptivo que particularice aquellas diferentes tipologas documentales. Un caso prctico noas ayudar: Audiencia de Filipinas: Legajo 725: Entrada descriptiva: Juzgado de bienes de difuntos (1751-1833): P4rrafo descriptivo: a) Cartas y expedientes y testimonios de autos de bienes de difuntos, remitidos desde Filipinas (1768-1833). b) Copias y borradores de informes de la Contadura sobre bienes de difuntos (1765-1824) c) Copias de Reales Cdulas sjobre bienes de difuntos (1766-1816). d) Copias de Reales Provisiones de nombramientos de escribanos del Juzgado de bienes de difuntos (1751-1789). El segundo caso a que me he referido es el de las series que desde antiguo nos han sido conservadas con denominaciones ambiguas derivadas de su carcter miscelneo. La dificultad de incorporacin a susexpedientes o a sus series entraa muchos riesgos. Es conveniente mantenerlas> precisando desde luego una entrada descriptiva que las englobe, abarcndolas con la mayor precisin. Veamos algn ejemplo: /Consulados/ leg. 93 Impresos y documentos curiosos y varios (1592-1809) /Filipinas/ leg. 371 Varios: estados, informes, certificaciones, relacin de viaje, etc. (1615-1837) En e stos casos puede optarse por dos soluciones: en primer lugar, despus de la entrada descriptiva, entre parntesis y en lnea aparte, hacer una relacin de las materias o de los autores sobre los que traten, segn los casos, y en segundo lugar, aparte de esta descripcin que ya de por s nos avisa sobre el carcter de esta documentacin y con indepenencia del inventario propieamente dicho, hacer in ndice de personas, lugares y materias quehagan referencia a los documentos contendios, incorporando dicho ndice al general delinventario, haciendo una advertencia sobre su existencia con una nota a pie de pgina. El manejo y la consulta casi obligada de estos legajos para todos los investigadores se eliminar de esta forma. Tambin para estos casos y con carcter complementario se puede sacar una relaqcin de contenido que podr colocarse alprincipio, dentro del legajo. 4.6.1.2.1.8. Indice general. Complemento de este Inventario ser tambin obligado un ndice general con las mismas caractersticas sealadas para el caso de Secciones desorganizadas. Al terminar este apartado quiero remitirme, con miras ilustrativas, a las tareas de reinventariacin que se estn llevando a cabo en las Secciones de la Audiencias indianas en el Archivo General de Indias (41).
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4.6.2. Archivos Administrativos Distinta es la situacin en el caso de archivos de instituciones vigentes que siguen produciendo enla actualidad documentacin. En primer lugar las series estn abiertas y continuamente se enriquecen y aumenta el nmero de sus unidaes de instalacin, y en segunda lugar muchas de ellas son suceptibles de expurgo. Analicemos las diferentes etapas desde la remisin de fondos por los distintos negociados de una institucin, pasando por el ingreso, instalacin, hasta la inventariacin. Como premisas fundamentales debe existir una estrecha colaboracin entre cada una de las dependencias productoras y remisoras de documentos al Archivo central y el archivero,. Aqullas deben ser conscientes de que el valor del documento que producen no termina con su vigencia administrativa, sino que existe un valor histrico que ha de determinar el tcnico de archivos. De esta mentalizacn quiz te quepa una gran parte a este ltimo. La colaboracin entre las dependencias y el archivon central debe plasmarse en la adopcin de una terminologa nica, tras la aceptacin bilateral de unos criterios unnimes por parte de aqullas y de ste. Tambin puede considerarse como previa la elaboracin por parte del archivero de un cuadro de clasificacin orgnico-funcional que refleje el organigrama de la institucin, sus actividades y las series documentales que son reflejo de cada una de stas ltimas. De este cuadro deber existir una copia en cada dependencia. En el caso de creacin de una nueva actividad con la aparcin consecuente de una nueva serie documental , la dependencia debe comunicarlo al archivero, para que ste la incorpore al cuadro de clasificacin. A efectos orientativos, tanto para unos y otros, sern datos importantes a consignar endicho cuadro y junto a cada una de las series, comprobado y estudiado por el archivero su valor histrico, la indicacin mediante un signo convencional de si son susceptibles de expurgo (42). Para los fondos de la Diputacin Provincial de Sevilla henos adoptado el asterisco como signo convencional. Al archivero corresponde la eleccin del tipo de ordenacin (materias p. e. para exptes. de oposiciones y concursos, onomstica, para exptes. personales, geogrfica, para expedientes forestales, cronolgicagica para presupuestos, etc.) para cada serie, que indicar, tambin mediante siglas convencionales junto a la indicacin de expurgo, (M 0.G.T.)
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Cuadro de clasificacin de fondos del Negociado de PUBLICACIONES de la Diputacin Provincial 0. SERVICIOS o UNIDADES CENTRALES 0.6. PUBLICACIONES 0.6.1. Concurso Archivo Hispalense 0.6.1.1. Expediente concurso anual Archivo Hispalense 0.6.1.2. Libro de Actas. 0.6.2. Ediciones 0.6.2.1. Expedie0.6.3.8. Libro de cajantes concursos ediciones 0.6.2.2. Informes sobre public. 0.6.2.3. Propuestas y presupuestos de gastos 0.6.2.4 Justificantes de mandamientos de pago 0.6.2.5. Justificantes de gastos 0.6.3. Distribucin 0.6.3.1. Correspondencia 0.6.3.2. Renovaciones y apertura de suscripciones 0.6.3.3. Indices de suscriptores 0.6.3.4. Indices de canjes y donativos 0.6.3.5. Copias de facturas venta publicaciones 0.6.3.6. Relaciones y justificantes de envos de certificados 0.6.3.7. Libro diario 0.6.3.8. Libro de caja (T) (0) (0) (0) (T) (T) (T, M) (M) (T) (T) (T) (T)
Sera de inters que dentro de la dependencia administrativa exista siempre un funcionario encargado de la conservacin documental y de su remisin al archivo Central. La colaboracin y el entendimiento entre aqullas y ste, se canalizar a travs de dicho funcionario. El negociado debe conservar la documentacin que produce, durante cinco aos, ordenndola en unidades archivsticas y de instalacin, que al cabo de este trmino remitir al archivo central. Pasado el plazo de los cinco aos se enviarn al archivo los fondos (paquetes, carpetas o libros) adjuntando con ellos una hora de remisin, por triplicado, firmada por el encargado del servicio remitente, enlas que adempas de la fecha del envo y del negociado a que correspondan, se relacionarn, por orden cronolgico, las unidades archivsticas, su contenido somero y sus fechas lmites, amn de las indicacin de la fecha de la caducidad administrativa, en cada caso.
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Correponde al archivero la recepcin del fondo remitido y la comprobacin del contenido con las hojas de remisisn, adjuntas. Confrontados uno y otras, y corregidas las hojas de remisin de ser necesario, se instalarn por orden de llegada, separadamente los libros de los legajos a los que se darn una numracin correlativa, en cada caso. Tras haber indicado en cada uno de los ejemplares de las hojas de remisin el nmero de orden de ingreso y de instalacin dentro del archivo (signatura) para cada ibro o para cada legajo, junto con la referencia de la indicacin de los dgitos de la clasificacin a que pertenezcan cada serie o series de cada unidad, se devolver firmado un ejemplar al negociado correspondiente, quedando los otros dos en el archivo (lmina 3), uno para unir a la totalidad de las hojas de remisin recibidas, por orden cronolgico de ingreso, y el otro cronolgico. En todo momento tendremos as controlados tanto los fondos pertenecientes a cada negociado en especial, como los totales de la institucin en general. A partir de la informacin facilitada por estas hojas de remisin, confeccionaremos los siguientes instrumentos de trabajo: a) un doble fichero o registro topogrfico de unidades de instalacin (uno para legajos y otro para libros). Cada ficha correponder a una unidad de instalacin, legajo o libro con su nmro de orden y los datos precisos mnimos de la serie o series correspondientes que contenga: Libro, 5465 INTERVENCION Registro y Archivo a. 1970. Libro registro de mandamientos de ingreso Legajo, 5826 PERSONAL Personal a. 1971-74. Actas Comisin de Personal a. 1971-76 Expedientes de concuso-oposicin b) Un fichero-inventario de series documentales cuya estructura, mediante fichas de difeentes colores que respondan: al organismo o dependencia productora, a las funciones o actividades y a las series documentales, refleje el cuadro de clasificacin que responda al organigrama de la institucin (Ministerio, Diputacin, Ayuntamiento, etc.) (43). Siempre que haya una nueva remesa de fondos de una dependencia, despus de hacer la ficha del registro topogrfico habr de redactarse otra, consultando directamente el contenido de cada unidad de instalacin, correspondiente a la informacin precisa segn vimos: en el caso de expedientes personales, por rden alfabtico de apellidos, CONTRERAS GARCIA, Juan. Auxiliar administrativo. leg. 52, 0.3.1.1.
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en el caso de expedientes de oposiciones o concursos, por orden alfabtico de materias: aparejadores, asesores jurdicos, archiveros, etc., seguidas del ao correspondiente. Secretario General. 1955 Expedientes de oposicin-concurso Leg. 540, 0.3.1.2. en el caso de presupuestos, por drden cronolgico: 1963. Presupuesto Ordinario Cuenta general Leg. 6121,5.1.1.2 De esta forma la documentacin que vaya ingresando en el Archivo central, automticamente tendr su sitio dentro de los sistemas de organizacin y ordenacin adoptados. Como vemos, si el soporte fsico de un nventario de una Seccin histrica son los folios manuscritos, mecnografiados o impresos, el inventario de una Seccin Administrativa ha de hacerse en fchas, dado la condicin de series abiertas. Slo en el caso de fijas unas fechas topes y cerrar el perodo "administrativo" para pasar al "histrico" podremos volcarlas en folios e incluso imprimirlas. Como complemento de estos instrumentos, deber existir un ndice general (onomstico, geogrfico y de materias) que remita con la indicacin de los dgitos de la clasificacin al fichero-inventario de la serie documental correspondiente: CONTRERAS GARCIA, Juan. 0.3.1.1 El inventario despus de pasar por las distintas etapas indicadas, en cada caso, cumple no slo las finalidades de control y de localizacin, sino tambin la finalidad orientativa e informadora para el archivero y para el investigador, quedando encuadrado en una clasificacin, sea la que fuere la elegida, y completado con los ndices. Cualquier tipo de documentacin histrica o administrativa tiene as su lugar en el sitio que le corresponde. No debe quedar despus de esto ningn lugar a duda, acerca de la importancia del inventario como primordial instrumento archivstico. En el caso de Archivos administrativos, concebidos as los inventarios, el catlogo huelga. La gua nicamente completar la informacin de los inventarios. Ojala que con este trabajo consiga de alguna manera revalorizar al Inventario que hasta ahora era el hermano pobre del Catlogo. Y me arriesgo a afirmar que si puede existir un archivo sin guas y sin catlogos no puede haberio sin inventarios. 5 .CATALOGOS 5.1. Concepto y elementos esenciales Ya indicamos al principio que la nota especfica de este instrumento es hacer objeto de la descripcin a la pieza documental, entendiendo por tal, tanto al documento suelto, considerado como
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documento principal (Real Cdula, Real Provisin, carta, consulta, escritura de poder, testamento, escritura de venta, etc.), como a la unidad archivstica (expediente) Lamayor o menor extensin dada a la descripcin, al particularizar, por ejemplo, junto al documento principal los anejos que van con l o al detallar cada uno e los documentos integrants del expediente, no afectaran desde luefo a la esencia del catlogo, dando por descontado que ste ofrezca los elementos necesarios. Theodoro Shellenberg en su obra: "Tcnicas descriptivas de Archivos" se detiene en analizar, en general, los elementos indispensables de esa descripcin aplicada a las piezas documentales, pero siempre desde el punto de vista de la documentacin moderna. Yo voy a exponer mi criterio, de acuerdo con mi experiencia en unos campos documentales concretos, que podr ser tenido en cuenta, junto a otros, a la hora de preparar esas normar que tan necesarias son. Los elementos indispenables referidos a las piezas documentales para que un catlogo tenga el carcter de tal, son los siguientes: fecha completa (ao, mes, das, lugar) tipologa documental (diplomtica y jurdica) y tradicin documental autor destinatario asunto datos externos (folio, medidas, materia escritoria, conservacin) seigantura (depsito, unidad de instalacin, nmero de orden). Estos son los datos precisos mnimos. Pero hay que sealar que si la catalogacin en bibliotecas, es decir la individualizacin de la pieza bibliogrfica est perfectamente reglamentada por lo que respecta a los elementos esenciales, a su colocacin e incluso al tamao de las fichas, no,existen reglas adoptadas con un criterio general por lo que respecta a los documentos. Es cierto que la casustica en los segundos quiz sea mayor que en las obras impresas, sobre todo teniendo en cuenta que muchas tipologas estn por estudiar y que los documentos no son piezas aisladas como los libros. Pero a pesar de esto, creo que la.aceptacin de estos elementos precisos mnimos, la fijacin de determinadas normas en cuanto a su uso y de reglas incluso en cuanto a colocacin (derecha, izquierda) de datos (fecha, signatura), podran llevar al establecimiento de una normativa homloga, salvando las distancias, a las de las bibliotecas. Hasta la fecha una ficha descriptiva de un mismo documento, en muchos casos de los mismos elementos, puede parecer distinta al ser redactada por diferentes personas. Es un hecho innegable la diversidad de modelos -me refiero a los datos esenciales,.no a los particulares de cada tipolojga- que ofrecen los catlogos publicados. Cualquiera puede llevar a cabo la experiencia y comprobarlo por s mismo, amn de que muchos de los que se dicen Catlogos no renen los requisitos necesarios o en todo caso se trata de inventarios con denominacin de catlogos o bien no son ni unos ni otros. Como norma general puede decirse que un Catlogo no podr relizarse teniendo como base la ordenacin de las unidaes de nstalacin.
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Habr que, partiendo del sistema de ordenacin de la serie (cronolgia o alfabtica) adoptar ese orden para el catlogo. Tendremos entonces el catlogo conoltico, que es el ms frecuente, y el alfabtico. Me explico. Si nos proponemos hacer un catlogo de cartas de un virrey indiano, a lo largo de la elaboracin es cierto que describiremos una por una, cada carte del virrey dentro de cada legajo, y terminado ste iniciaremos la del segundo legajo. Pero concluida la descripcin total de cada uo de los legajos de esa serie, las fechas habrn de ser ordenadas totalmente y no parcialmente, por legajos. Hay bastantes catlogos publicados con este criterio errneo, desdem punto de vista, que no cumplen con su fnalidad primordial de facilitar el acceso ala documentacin. Es frecuente en estos casos que los aos se repitan en varios legajos y el investigador ha de ir saltando de un legajo aotro para poder competar los documentos relativos a un ao determinado, cuando respetando el orden cronolgico de los documentso la localizacin ser inmediata y total para todos los de unas mismas fechas. La incorporacin de documentos de iguales caracterstcas, dispersos enotras series, podrn ser aadidos fcilmente al Catlogo. La indicacin de la signatura correspondiente facilitar su localizacin. La finalidad orientativa se cumple as mejor y no tomando como base la ordenacin numrica de las unidades de instalacin que ms parece tender a controlar la documentacin que a orientar. 5.1.1. La fecha En cada ficha ha de destacarse, para individualizar a cada documento, la fecha completa del mismo: ao, mes, da, lugar situndola en la parte superior izquierda, en el orden indicado, es decir en orden inverso al que figura en el documento, en una misma lnea. Hay quien sin embargo, prefiere colocar el da antes que el mes, teniendo en cuenta que el ao va a quedar indicado con carcter general al principio de cada pgina del catlogo impreso (44). Estamos a punto de decidir de una vez para siempre, tambin en estas cuestiones accesorias, el establecimiento de una norma. Pero cul? La expresin del ao y del da ha de ser en cifras arbigas, aunque en el documento aparezcan en letras. En el caso de dataciones por otros sistemas han de reducirse a la cristiana. En cuanto al mes ha de expresarse, en cambio, en letras, sin abreviar. El lugar debe escribirse con ortografa moderna y completado con cualquier indicacin particular con que venga acompaado (as: Sevilla, en la casa de la Contratacin). Hay documentos que especifican varias fechas, reflejo de diferentes etapas la actio o de la conscriptio. Como ejemplo tenemos las consultas elevadas al rey por los diferentes Consejos creados por la dinasta austriaca que, en determinados momentos, indican hasta 4 fechas (la del acuerdo, la de la pusta por escrito, la de la lectura, la de su publicacin (45). Hay que preferir la de la puesta por escrito (conscriptio) que figura al final del texto. En el caso de faltar la indicacin del ao como es frecuente en las peticiones del XVI, XVII, y XVIII, puede indicarse la fecha del ao de referencia ms cercana (en este caso especfico, la de su presentacin en el Consejo que no suele faltar) o bien el ao aproximado que por el contexto o por las personas a que van dirigidad o las que firman pueda deducrise. En un caso o en otro habr de escribirse entre corchetes (data archivstica).
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Cuando cataloguemos expediente habrn de indicarse las fechas lmites del mismo, aos primero, de la indiciacin (no de los antecedentes) y ltimo, de la resolucin. Cuando se trate de una cuenta de una renta, por ejemplo, se destacar el ao o aos a que se efieran los datos de la cuenta, no a la fecha de la puesta por escrito de la misma que suele ser bastante posterior, incluso de bastantes aos despus. Al describir un testimonio de autos, podremos optar segn los casos por la fecha de la copia, si lo que nos interesa destacar es el carcter de copia o bien las fechas lmites de los documentos que integran el testimonio, como en el caso de un expediente. Lo que s es claro es que, adoptado un criterio y otro para un mismo grupo de documentos, no podemos alterarlo y cambiar. Junto a la fecha no debe indicarse ningn otro tado, como puede ser el nmero de orden dentro dela unidad de instalacin. Este dato ha de figurar sin duda como el elemento complementario de la signatura. 5.1.2. Tipologa documental La descripcin del tipo documental es neesaria aunque slo interese el contenido, el asunto, ya que al tratar de localizar e identificar el documento a que se refiere la ficha de catalogacin es imprescindible conocer su factura, la forma material en que queda materiaizado por escrito el contenido. De un mismo tema pueden tratar varios documentos. Los datos obtenidos de una consulta del Consejo de Indias tendr unas perspectivas diferentes de los vertidos en la Real Provisin despachada como consecuencia de aquella consulta. La primera nos darpa una visin ms fra, ms oficial, ms gestora, la segunda una visin ms fra, ms oficial, de un mismo asunto. La tipologa documental tiene dos acepciones, la diplomtica y la jurdica. Una Real Provisin (tipologa diplomtica) puede ser vehculo de expresin de un nombramiento, de una ejecutoria, de una naturaleza (tipologa jurdica) (46). El formulario, las clusulas diplomticas de la Real Provisin sern semejantes en todos estos documentos citados, pero junto a ellas la forma de testimoniar el asunto, segn se trate de un ttulo, de la relacin de una ejecutora de un pleito, o de una ejecutorial de un obispo, o de la concesin de una naturaleza, adoptarn unas frmulas determinadas que indicarn unos datos condicionados por el asunto jurdico de que se trate. As en el caso de una Ejecutoria: la relacin pormenorizada del pleito en la motivacin (clusula diplomtica) de la Real Provisin ser preceptiva. Y a la inversa, una libranza (tipologa jurdica) puede venir en forma de Real Cdula o de carta acordada. Como archiveros hemos de preferir la aceptacin deiplomtica, no dejando de expresar tambin la jurdica, ya que con la indicacin expresa de ambas habremos fijado la mayor parte de los datos que delimitan al documento. La designacin del tipo documental ha de basarse en la fijacin determinad por los estudios realizados por los diplomatistas o por la legislacin que ha establecido sus caractersticas y no por la denominacin equivocad, en algunos, de la poca. Me estoy refiriendo al hecho frecuente en el XVIII de confusin al designar determinados documentos perfectamente estudiados en su formulario desde la Edad Media. As las Reales Provisiones, nombradas frecuentemente Reales Cdulas.
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A ttulo de ejemplo quiero traer aqu lo siguiente: La confirmacin de todos los privilegios concedidos por la corona a los corredores de Lonja sevillanos est fechada por una Real Provisin de Felipe IV, dada en San Lorenzo el 27 de octubre de 1637. Los ejemplares impresos que circularon en la poca llevan una cubierta en la que designan al documento como Real Cdula. (47) Tampoco hay que hacerse eco, al indicar la tipologa, de esas designaciones genricas, frecuentes en determinados momentos, de: privilegios, despachos, rdenes, disposiciones. Hay que precisar diplomtica y jurdicamente qu son. As, pues, al catalogar cualquier documento habremos de indicar la tipologa diplomtica en primer lugar, seguida de la jurdica: escritura de poder escritura de venta A veces la jurdica para una mejor redaccin queda embebida en la descripcin, despus del destinatario /Real Cdula-instruccin/: Real Cdula a Fulano dndole instrucci6n para el desempeo de su oficio. o bien /Real Provisin-nombramiento/: Real Provisin a Fulano nombrndolo virrey de Nueva Espaa. pero no: Ttulo de virrey de Nueva Espaa a Fulano. Hay documentos, en general para los considerados "lato sensu", para los que no hay duplicidad de aceptacin tipolgica. El mismo trmino suele englobar a los dos. Por ejemplo las cartas, las peticiones, las consultas. Cuando estemos realizando catlogos de estas series especficas no ser preciso repetir en cada asiento su tipologa. El ttulo genrico del Catlogo: catlogo de cartas, por ejemplo, suplir tal indicacin expresa, y en estos casos las fichas de cada uno de los documentos iniciarn la descripcin por la indicacin del autor. En el caso de documentos notariales cuando el nombre genrico de escritura o carta acompaa a cualquier negocio jurdico, puede suprimirse adoptado como nica denominacin de la tipologa, el determinativo: venta, testamento, poder (en lugar de escrituras de venta, de testamento, de poder, respectivamente). En el caso de unidad archivstica no existe variacin notable: Expediente de confirmacin de una encomienda (tip. diplomtica) (tip. jurdica)
Como dato complementario de la tipologa documental ha de precisarse la tradicin documental. Pero slo ser precisa la indicacin expresa en el caso de copias, en sus diferentes acepciones, o minutas, tenindose por originales los que no lleven ninguna indicacin en contra.
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Tampoco existe criterio establecido para colocar tal indicacin en el caso de ser necesaria. Al principio, precediendo a la tipologa diplomtica, o al final del prrafo descriptivo y entre parntesis?: Copia Real Cdula a los oficiales de la Casa de la Contratacin para que den licencia a Francisco Betanzos para pasar a Nueva Espaa. O Real Cdula a los oficiales de la Casa de la Contratacin para que den licencia a Francisco Betanzos para pasar a Nueva Espaa (copia) La forma es indiferente pero puede tambin adoptarse una normativa que definitivamente se incline por uno u otro criterio. 5.1.3. Autor y destinatario Los datos inmediatos y siguientes al de la tipologa han de ser los del autor y destinatario del documento. Han de constar los nombres y apellidos, seguidos del cargo, oficio o vecindad, si vienen expresos en el documento. En cuanto a la preferencia por el nombre o el cargo, vuelve como en.otras ocasiones a plantearse la falta de adopcin de criterios uniformes. Yo me inclino por indicar en primer lugar el nombre y a continuacin el cargo, por el hecho de ser este el orden normal de expresin en la documentacin. Lo que no puede sin embargo de ninguna manera es optarse por un criterio y variarlo a mitad del trabajo o continuamente. No siempre estos dos datos vienen expresados y a veces se encuentran incompletos. Lo ptimo ser indicar ambos y en caso de no constar, averiguar con datos bibliogrficos (ndices, repertorios) de uso frecuente, siempre que no haya que excederse en una investigacin profunda. Claro que siempre que los datos seanproducto de esa averiguacin posterior han de indicarse entre corchetes. La expresin del nombre del autor en el caso de documentos reales, es preceptivo si se trata de documentos medievales, no lo es en muchos tipos documentales, a partir de los Reyes Catlicos, cuando la denominacin del documentos implica la autora dela persona regia, sobre todo en perodos en que no existe dificultad de averiguacin de tal persona. As no es preciso especificar que se trata de una Real Cdula de Carlos III o una Real Provisin de Felipe V, pongo por caso. Hay que escribir los nombres como norma general tanto de autores cmomo de destinatarios con ortografa moderna. En los documentos notariales podr aadirse, segn criterio, tras la indicacin de la materia o asunto la persona del escribano ante quien se hizo la escritura. En cuanto al destinatario, una observacin. Existen documentos dispositivos tramitados a instanca o peticin de parte, generaqlmente los que tratan de cuestiones de gracia y merced (48) o generados de oficio. La distincin aparte de otras circunstacias, radica en que los de parte implican una doble direccin expresa en el documento: una al beneficiario de la disposicin y otra, a la autoridad encargada de su cumplimiento. Qu direccin habra que indicar, este caso en la ficha de catalogacin? Ser preciso expresar, salvo excepciones, la persona del beneficiario.
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5.1.4. Asunto o materia Es en este punto donde precisar reglas es mucho ms difcil que en los otros. Pero s se pueden consignar unas normas de carcter general a efectos de orientacin. Hay que partir de la base, como ya dije al principio de que el catlogo nunca sustituir al documento, por lo tanto la relacin o resumen del asunto no debe ser nunca extensa, tanto que en algunos casos llegue a la transcripcin. Hay que resumir con precisin, claridad y concisin, indicando el tema central sin detenerse en circunstancias laterales o anecdticas, eludiendo adjetivos intiles como por ejemplo la real persona de S.M., o bien, expresiones como carta firmada de. Los nombres de lugares o de personas deben expresarse con ortografa moderna. Conviene no utilizar abreviaturas. Se adoptarn unos criterios similares de redaccin para cada asunto de los q ue se repitan con frecuencia (libranzas, peticiones, consultas de proposiciones de cargos, etc.). As por ejemplo: Real Cdula a Juan Prez dndole licencia para pasar a Indias. En casos parecidos repetir la frma de expresin, cambiando nicamente los nombres del destinatario y del destino; pero no, cuando haya que catalogar otro documento semejante, poner: Real Cdula a Fulano concedindole permiso para que pueda pasar a Indias. No se intercalar el asunto entre la tipologa y el destinatario. No ser correcto pues. Real Cdula concedindole una ayuda de costa a Fulano. -mejor ser-: Real Cdula a Fulano conedindole una ayuda de costa. En el caso de expedientes, a pesar de su volumen, hay que resumir danto el asunto clave o central sobre el que verse la unidad archivstica, sin extenderse en exceso. Pueden adoptarse dos criteros, resumir utilizando un slo prrafo descriptivo, por ejemplo: Expediente de confirmacin de una encomienda en Popayn a Fulana o bien indicar este prrafo descriptivo y a continuacin pormenorizar cada una de las piezas de que conste el expediente, muy brevemente, y siguiendo el orden de la tramitacin reflejada en dicho expediente. Ejemplo de este segundo tpo de catlogos de expedientes es el: Catlogo de Estado, seccin IX del A.G.I. Siendo este instrumento modelo de descripcin de expedientes, sin embargo, omite el prrafo descriptivo incial que debe ser preceptivo para una mejor clarificacin para uso del investigador, que puede perderse en unos asentos de fichas pormenorizados que, por extensos y por falta de una ms clara composicin tipogrfica, lo obligan a una lectura larga que poda ahorrarse si al principio de cada siento existiera un prrafo descriptivo, resumen del asunto, aunque luego se relacionaran cada una de las piezas integrantes. Claro es que en el caso de expedientes uniformes, que pudiramos considerar tipos, como pueden ser los expedientes de provisin de empleos o los expedientes de confirmacin de nombramientos, la explicacin inicial sobre el tipo de dicho expediente, eludira la pormenorizacin en cada uno de ellos.
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5.1.5. Datos externos Se refieren a circunstancias materiales, externas del documento que pueden ser el nmero de folios o pginas, las medidas, la materia escriptoria o la conservacin. El que no debe faltar es el primero y cuando va solo, suele aadirse a rengln seguido del texto que resume el asunto. En general es el nico que suele indicarse en la documentacin moderna. Las medidas son preceptivas en documentos cuya antigedad as lo requiere, escritos en materia que no sea papel, y tambin en series como la de Mapas y Planos, grabados o estampas. La materia escriptoria se especificar siempre que no sea papel (pergamino, tela). En cuanto a la conservacin, para cuya indicacin suelen adoptarse siglas (B, R. M.) es frecuente en documentos medievales o en documentos modernos en los que sea conveniente resaltar deterioros notables. 1. 6 Signatura El ltimo dato a consignar al hacer la descripcin de una pieza documental es su ubicacin en el depstio y a ser posible dentro de la unidad de instalacin. Sern pues datos imprescindibles las siglas pertenecientes al Depstivo (A.G.S.; A.G.I.; A.H.N. A.M.S., etc.) el nombre de la Seccin (Guatemala, Clero, Consejo Suprimidos, etc.), el tipo y nmero de la unidad de instalacin (libro, 5; legajo, 408) y finalmente, si es posible,el nmero de orden dentro de dicha unidad si sta est ordenada (nmero, en caso de legajo, y folios o pginas en caso de libros). As tendramos por ejemplo: A.G.I. Consulados, leg. 92, 3 A.G.I. Indiferente General, leg. 418,1.o 2, fol. 3v. 5.1.7. Otros datos: Los Anejos Muchos catlogos suelen hacerse eco de la documentacin que acompaa al documento principal objeto de la descripcin a la que nos hemos venido refirendo. En efecto estos documentos principales, en bastantes casos, vienen unidos a documentos que acompaa el autor como justificante a lo dicho en el principal y a documentos que incorpora el destinatario y que corren unidos al principal para una mejor resolucin. La relacin de estos documentos puede incorporarse a la descripcin del principal realizada de acuerdo con las normas que hemos venido exponiendo. Generalmete estas relaciones suelen venir ordenadas cronolgicamente y limitarse al mero enunciado del documento, su fecha y nmero de folios, sin indicar contenido. No faltan los catlogos que abundan en relacionar estos documentos indicando incluso el contenido. Y los hay que al hacer la relacin de estos anejos los introducen con la designacin de Acompaa o de corre unido de acuerdo con el criterio expuesto. En esto, que son datos accesorios, como en otras cuestiones falta uniformidad de criterios. Soy partidaria, no de suprimir estas relaciones, pero s de limitar al mximo su descripcin y la informacin sobre ellas. Los Catlogos que se detienen en describir cada uno de los anejos con un pormenor semejante al principal suelen ser farragosos, mermndoles su finalidad primordial que es la de facilitar el acceso a la documentacin.
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5.2 Catlogo cronolgico y Catlogo alfabtico En todo lo que llevo expuesto me he estado remitiendo a la catalogacin de piezas documentales cuya ordenacin requiere el sistema cronolgico que sin duda ser el ms frecuente, como dijimos al principio. Sin embargo, existen series que para una mejor utilizacin requieren un orden alTabtico, as las de "Pruebas de ingreso en rdenes militares", Expedientes de limpieza de sangre, Relaciones de mritos y servicios, Expedientes personales, etc., en cuya descripcin lo que interesa destacar es el nombre de la persona a quien van referidos. En estos cacos el dato onomstico encabezar la ficha, en lugar de la data, y se eludir la indicacin genrica de la tipologa documental (relacin de mritos yservicios, expediente de ingreso en tal Orden, etc.) Lo homogeneidad de estas series, a la hora de la descripcin de cada una de las piezaa, hace posible una simplificacin general casi reducida a listas alfabticas de nomres de personas (49). El resto de los datos informativos puede someterse a un proceso mecanizado fcil. En cuanto a los datos diplomticos pueden suplirse con una introduccn que haga el esudio en este sentido de las unidades archivsticas especficas de que se trate. 5.3 Catalogacin de series facticias Consideracin aparte merece el caso de series facticias cuya catalogacn requiere otros datos o mejor otros trminos de expresin y ciertas variantes, como pueden ser las de "Mapas y Planos", las de "Sellos", "bulas", etc. En general stas series suelen tener una catalogacin ms normalizada. Son piezad que han sido desglosadas de piezad documentales o de unidades archivsticas que pueden pertenecer a varias series documenmentales de secciones diferentes, cuya separacin ha sido impuesta por razones de conservacin. Como regla general en estos casos hay que describir individualizadamente las caractersticas especiales de cada unidad, en la que juegan un papel importante los aspectos externos (tamao, tintas, materia, etc.) junto con la indicacin expresa en cada caso de la documentacin a la que estuvieron unidos. La normativa para su descripcin no se ajusta a las de los testimonios escritos que hemos venido considerando. Y frente a la carencia de reglas impresas para stos, como hemos visto, s suele haberlas para estas series. Los datos especficos que no deben faltar en la ficha catalogrfica de una pieza de una serie de Mapas y planos son (50): fecha; Tipologa de la documentacin grfica: mapa,plano, croquis, dibujo, etc.; tradicin documental; ttulo o resumen del contenido; autor de la pieza; aspectos materiales
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a) internos (toponimia, escalas, coordenadas, etc.); b) externos (materia, medidas, etc); documentacin de procedencia; signatura. La normativa particular para la catalogacin de sellos es la siguiente para cada ficha (51). Agrupados por el titular, han de indicarse: Ao; materia, forma, tamao; estado de conservacin, impronta; descripcin del sello con transcripcin de la leyenda (anverso y reverso); extracto del documento de donde procedan y su fecha completa; signatura. En estos casos es preceptiva la inclusin de "testigos" enlas unidades de instalacin de procedencia (hojas testimoniales de la salido de la pieza, con la indicacin de la signatura en la serie facticia a donde se ha llevado). 5.4 La mecanizacin aplicada a los catlogos La realizacin de catlogos lleva aparejada el consumo de muchas horas de trabajo y no puede correr paralela a la fuerte demanda actual de instrumentos de descripcin ni satisfacer las necesidades crecientes de la investigacin. La aplicacin de las computadoras a nuestros fondos quiz sera el remedio para salvar este problema, multiplicando los catlogos y ahorrando horas de esfuerzo. Series tan importantes como las de consultas, las de cartas, las de cedularios, las de Registro M sello, sometidas a un proceso mecanizado, tras un anlisis profundo para estudiar las facetas de normalizacin, podran ser puestas al pblico rpidamente. Es evidente que a cada serie habr de aplicarse, segn sus caractersticas, un programa, elegido tras el estudio de las tipologas diplomticas y jurdicas de la misma, de su gnesis documental y de las instituciones que las produjeron y sometido por ltimo a una serie de aspectos formales fijados por los tcnicos en Informtica. Es obvio que de esta forma los trabajos sobre diplomtica moderna, que precederan siempre al Catlogo, seran los primeros beneficiados de la aplicacin de este tratamiento a los fondos. Hasta ahora en Espaa, los intentos realizados en este sentido (Protocolos notariales, Catastro del marqus de la Ensenada) no llegan a la particularizacin documental: no se apuntan tipologas ni se desciende al contenido. Creo que hay que llegar a ms para lograr un catlogo mecanizado que cumpla las finalidades informativas y orientadoras. Se me ocurren los datos que podran vaciarse de determinadas series: en las de Expedientes de confirmacin de encorniendas aparte de las fechas, los datos de los beneficiarios y de los lugares
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de la encomienda; en la de cuentas aparte de los aos, el ramo determinado de la Hacienda (alcabalas, almojarifazgo, azogues, tributos) y el lugar geogrfico a que correspondan; en la de "relaciones de mritos y servicios", los nombres de los interesados; enla de "copias de erecciones de iglesias, de ejecutoriales de obispos y de presentaciones eclesisticas" slo los nombres de las iglesias en los primeros y de nombres de interesados enl os segundos; en la "Expedientes sobre concesin de emleios polticos y militares" la relacin de los designados y la enumeracin de los oficios y enla de "Expedientes de confirmaciones de oficios vendibles y renunciables" la lista de los solicitantes y la relacin de oficios, etc. Estudio ms detenido han de merecer series como las de consultas o las de cartas y expedientes por la gran diversidad temtica que ofrecen. Sobre la aplicacin de la mecanizacin a la serie de cedularios hay un reciente estudio (52). 6. INSTRUMENTOS AUXILIARES DE DESCRIPCIN Junto a los instrumentos de descripcin, propiamente dichos, guas, inventarios, catlogos, otros intrumentos auxliars: los ndices y el registro. Mientra el primero no puede concebirse solo, sino cuya existencia presupone cualquiera de los instrumentos de descripcin y a su vez completa la eficacia de aqullos hasta el punto de que un catlogo pierde su eficacia si carece de ndice, el registro es un instrumento auxiliar que no presupone la existencia de otro instrumento, pero cuyos datos sern la base del inventario. 6. 1. ndices No voy a entrar a explicar las reglas para la formacin de ndices alfabtcos: onomsticos, geogrficos o por materias (53), pero s insistir en que el valor de cualquier Instrumento de descripcin queda multiplicado cuando est completado con un ndice general. Como regla comn hay que huir de los ndices particulares (uno para materias, otro para lugares, otro para personas). Los tipos tipogrficos pueden marcar la distincin de unos y de otros (negrita, cursiva, redonda). Los ndices informan sobre nombres de personas, lugaros o materias ordenados alfabticamente para su inmediata localizacin enla gua, en el inventario, en el catlogo. La indizacin es tarea comn con respecto a cualquiera de los instrumentos mencionados. El ndice de una gua o de un catlogo ha de remitir necesariamente a las voces del texto por lo que respecta a los nombres de personas o de lugares, en cuanto a las materias de interpretacin, el juicio y la sntess juegan unpapel importante para expresar conceptos precisos que lleven al investigador a una informacin correcta. Al referirnos ala elaboracin del ndice general de un inventario podemos decir que es el resultado de diferentes procesos de recogida de informacin, en primer lugar el ndice remitir a las voces de personas, lugares y materias del texto del inventario, en segundo lugar se recogern las voces del contenido resultante de la revisin que nos haya sido precisa realizar al inventariar o reinventariar determinados legajos por su carcter no genrico de una serie; en tercer lugar se indicarn las voces informativas de carcter general del contenido de legajos miscelneos (54). En estos dos ltimos caso las voces han de ir precedidas de un Vid que puede abreviarse V (55).
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6.2 Registro Quiero llamar la atencin sobre el otro instrumento auxiiar, que no alcanza la categora de instrumento de descripcin, pero que es de un gran valor, ms para el archiveroque para elinvestigador. Se trata del registro que es una relacin topogrfica que enumera las unidades de instalacin por orden de ingreso. Insisto en que se refiere a los legajos, a los libros, a las carpetas, no a las unidades o agrupaciones documentales (Seccin, serie, pieza). Su finalidad es fundamentalmente de control, de aqu la ayuda que pueda prestar al tcnico de archivos en este sentido y no al historiador al que no compete el control. Estos registros son ms frecuentes en los depsitos de documentacin administrativa vigente que en los histricos, ya que ordenadamente recogen segn el nmero de ingreso en el archivo las unidades de instalacin. Puede existir un registro de libros y otro de legajos, o uno solo cuando no existe separacin en la instalacin de unos y de otros. El soporte fsico podr ser un libro o bien un fichero. Yo quiero manifestar mi preferencia en el caso de archivos administrativos, por las fichas, ya que su movilidad permite la sustitucin de fichas en el caso de expurgos, Son muy frecuentes las ocasiones en que se confunde un registro con un inventario. Los denominados, equivocadamente inventarios topogrficos no son ms que registros. Los datos del asiento individualizado de cada unidad de instalacin habrn de constatar en primer lugar el nmero de orden, la calidad fsica de la unidad (libro o legajo), a continuacin la indicacin de la procedencia (negociado, oficina, etc.) y la descripcin del contenido de una manera breve con expresin de las fechas lmites. Estos registros ofrecen la cuantificacin de unidades de instalacin en un momento determinado, pero no son reflejo de unos fondos organizados. 7. CENSOS (56) No puedo dejar de ludir por ltimo otro instrumento de la tarea archivstica que requiere una consideracin. aparte por sus caractersticas especiales. Se trata de los censos de archivos. Para delimitarlos hemos de considerar su primordial finalidad de control. En cuanto a su objeto no son los documentos en s, sino los depsitos documentales. Son particularmente amplios y sobrepasan los lmites de los fijados para una gua. Si sta puede referirse a un conjunto de afrchivos con determinadas caractersticas especficas como pueden ser las de su calidad (eclesisticos, nobiliarios, privados), a un archivo en particular (gua de la Seccin de Clero del A.H.N.) el censo abarca dentro de los lmites geogrficos muy amplios ( una nacin, unareligin, una provincia) toda la diversidad cualitativa de sus archivos. Los censos nos permiten conocer el nmero total de archivos (padrn o lista), el estado de conservacin de las fuentes histricas en ellos conservadas, su accesibilidad (direccin, horario), presentndolos en una panormica total y sencilla. La descripcin slo desciende a las fechas lmites del conjunto. En los censos se noshace patente la existencia de fuentes y su dispersin, alejados muchos de los grandes depsitos conocidos pero que no por eso deben ser ignorados. Con los censos, siguiendo a Vicenta Corts (57) se evitar la prdida de documentos al ignorar su existencia y se tratar de aprovechar su informacin.
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(1) THEODORO SCHELLENSERO: Tcnicas descriptivas de archivos. Crdoba, 1961. (2) VICENTA CORTS ALONSO: Archivos de Espaa Amrica. Materiales y para un manual. Universidad Complutense, Madrid, 1979. Pg. 13. (3) SCHELLENBERG, la en obra citada, seal los objetivos y la finalidad de un programa descriptivo. Por mi parte en un breve trabajo, en prensa.,en el Boletfn de Archivos de Crdoba (Argentina) tambin me he pronunciado sobre la Planificacin de los instrumentos de descripcin. (4) El problema terrninolgico planteado en las primeras dcadas de la centuria por W. G. Leland y Vctor H. Paisits, continuado por H. JENKINSON en su trabajo: The problems of nomenclature in Archives (Journal o the Society of archivista, 1, 1959), sigue denunciado por Schellenberg (ob. cit. pg. 3 y ss.) y permanece en la actualidad sobre el tapete. En el VII Congreso Internacional de Archivos celebrado en 1972 en Mosc qued patente la cuestin: vid. M. FRANCO BILJAN: Les Instruments de recherche des archives au service de la science. Archivum, no XXIV, 1976, pg. 153 y ss. (5) C. CRESPO NOGUEIRA: Terminologa de archivos: Instrumentos de trabajo, Homenaje a Federico Navarro, Boletn ANABA, 1973, pg. 89. (6) Ministre des affaires culturelles: Manuel d'Archivstique, Pars, 1970, pg, 243. (7) C. CRESPO NOGUEIRA. Ob. cit. (8) Han transcurrido tres aos ms y la situacin no ha cambiado, por lo que mi planteamiento sigue estando en pie en 1982. (9) Manuel d'Archivistique. Ob. cit Pg. 243. (10) Checoslovaquia tiene tambin establecidos estos tres instrumentos: gua, inventario y catlogo. Dr. MICHAEL KUSIK: La reglamentation des intruments de recherch darchives en Tchcoslocaquie. Archivum, XXIV, Pg. 182. (11) V. CORTS ALONSO, Ob. cit. Cfr. "Observaciones sobre los alchivos", Pg. 51. (12) ANTONIO M.a ARAG CABAAS y M.a JOSEFA LOZANO RINCN: Unidad documental y unidad archivstica. Boletn ANABA, no. 55, julio-diciembre, 1969. (13) Una clasificacin no demasiado consistente de los fondos, pero tradicional, del A.G.I. las hace aparecer actualmente como subsecciones. (15) Vid. MANUEL VZQUEZ: Auxiliares descriptivos (Inventario y Gua) C.I.D.A. (mecanografiado) Crdoba, Argentina, 1978, cap. IV: "Cmo hacer una gua". (16) Sirvan como ejemplo las Guas de nuestros Archivos Generales (A.H.N., Simancas, A.G.I., Corona de Aragn). (17) A. HEREDIA HERRERA: Gua de los fondos del Consulado de cargadores a Indias, Archivo Hispalense, Sevilla, no., 183, 1977, pgs. 87-111 y Gua de los fondos de la Audiencia de Quito: descripcin de sus series. en Organizacin y descripcin de los fondos de la Audiencia de Quito del A. General de Indias, Historiografa y Bibliografa americamistas", vol. XXI, Sevilla, 1977, gs. 139-165.
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(18) V. CORTS ALONSO. Ob. cit., en "Congreso de Archivos, celebrado en 1960 en Estocolmo". (19) El Profesor MANUEL VZQUEZ en su trabajo ya citado Auxiliares descriptivos I (Inventario y Gua), publicado por el centro interamencano de archivos, Crdoba, 1978, trata de establecer la normativa para hacer tanto una gua general como una gua especial. (20) Vid. nota 17. (21) Cfr. ANTONIA HEREDIA HERRERA: Archivstica, Inventarios y Catlogos. Boletn ANABAN, no. 2, Madrid, 1980. (22) EUGENIO CASANOVA: Archivstica, Siena, 1928. (23) A. HEREDIA HERRERA: Catlogo de las consultas del Consejo de Indias. Direccin General de Archivos y Bibliotecas, Madrid, 1972. (24) Catlogo de documentos de la Seccin noveno del Archivo General de Indias. Vol. 1, Sevilla, 1949. (25) Vid. Cuadro de clasificacin que precede al Inventario de los fondos del Consulado del Archivo General de Indias. Ministerio de Cultura, Madrid, 1979, pgs. 17-21. (26) Quiero insistir en que cuando utilice las denominaciones convencionales de Archivo Histrico y Archivo Administrativo, primordial con que los documentos son utilizados en uno y otro, no perdiendo nunca de vista que ambos depsitos participan del carcter administrativo e histrico de su documentacin. (27) Pongo por caso la idocumentacin de los Consulados de comercio, el de cargadores a Indias, creado en 1543, y el consulado Nuevo de Sevilla, creado en 1874 que hoy forman la Seccin XII del A.G.I., hoy ya definitivamente organizada. (28) Es el criterio de reinventariacin que se est siguiendo en la actualidad con algunas Audiencias indianas, en el A.G.I. (29) Cfr A. HEREDIA HERRERA: Organizacin y descripcin de los fondos de la Audiencia...Ob. cit. pg. 27. (30) Cfr. A. MATILLA TASCN: Cartilla de organizacin de Archivos. Boletn Direccin General de Archivos, Madrid, y Aurelio Tanodi: Inventarios, Catlogos, Indices, CIDA, Crdoba, 1978, folios 9-10. (31) A. TANODI y MANUEL VZQUEZ: Ob. cit., pgs. 11-12, (32) Ministerio de Justica e negocios interiores: O preparo de inventarios preliminares. Ro de Janeiro, 1959. (33) EDUARDO SIERRA VALENTI: El expediente administrativo. Esbozo de tipologa documental. Boletn ANABAD, n.- 2, abril-junio, 1979, pg. 70. Cfr. tb. Introduccin del: Inventario de la Seccin de Diversos del A.G.1. Madrid, 1980. (34) ANTONIA HEREDIA HERRERA: Un problema para la conservacin: el acceso masivo a los fondos. Boletn de Archivos no. 4, Madrid, 1980. Con anterioridad se haba dejado sentir este problema en el Congreso Internacional de Archivos celebrado en Mosc en 1972: aujourdhui
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comme demain, le chercheur doit obligatoirement posseder un minimum de connaissances pour lexploitation des fonds, son palabras de M. Franjo Biljan en dicha reunin. Cfr. Archivum, XXIV, pg. 166. (35) Manuel dArchivistique, Ob. cit. pg. 243. (36) ANTONJA HEREDIA HERRERA: Clasificacin y ordenacin, principios y tcnicas. En Archivstica: estudios bsicos, Diputacin Provincia, Sevilla, 1981. (37) THEODORO SCHELLIENBERG: Archivos Modernos, Traduccin de M. Carrera Starnpa, Mxico, Cfr, cap. Principios de clasificacin. (38) Cfr. M. FRANJO BUJAN. Archivum, XXIV, pg, 156. (39) Cfr. ANTONIA HEREDIA HERRERA: Inventario de los fondos de Consulados del Archivo General de Indias, Madrid, 1979. (40) Me estoy refiriendo en estas normas de reinventariacin al caso de las Audiencias indianas, pero la situacin puede repetirse en otras Secciones y las reglas ser aplicables a casos similares. (41) Actualmente pueden servir de ejemplo la reinventariacin de los fondos de la Audiencia de Panam que est llevando a cabo Manuel Romero Tallafigo y la realizada en las Audiencias de Quito y Filipinas por la autora de este trabajo. Ambos archiveros presentaron comunicaciones sobre sus proyectos en el Simposio sobre: Documentacin y Archivos de la colonizacin espaola, celebrado en la Rbida, en octubre de 1979, cuyas actas han sido publicadas por el Ministerio de Cultura en 1980. (42) Cfr. ANTONIA HEREDIA HERRERA: Manual de organizacin de archivos de corporaciones locales. El Archivo de la Diputacin de Sevilla. Subdireccin General de Archivos y Bibliotecas, Madrid, 1980. (43) Ibdem. (44) Como ejemplos del primer caso tenemos la obra: Documentos relativos a la Independencia norteamericana, existentes en los Archivos espaoles, vol. 2, Madrid, 1976 y del segundo el Catlogo de las consultas del Consejo de Indias, ya citado. (45) JOS J. REAL DIAZ: Estudio diplomtico del documento indiano, Sevilla, 1970, pgs. 99 y ss. (46) ANTONJA HEREDIA HERRERA: Los cedularios de oficio y de partes del Consejo de Indias: sus tipos documentales (siglo XVII) A.E.A., tomo XXIX, Sevilla, 1972, pg. 3. (47) ANTONIA HEREDIA HERRFRA: Los corredores de Lonja en Sevilla y en Cdiz Archivo Hispalense tomo LII-LIII, n.o 159-164, enero-diciembre, 1970, pgs. 187. (48) ANTONIA HEREDIA HERRERA: Los cedularios Ob. cit., pgs. 5-6. (49) Cfr. M.* ANGELES PREZ CASTAEDA y M.a DOLORES COUTO DE LEN: Pruebas para ingreso de religiosas en las rdenes de Santiago, Calatrava y Alcntara, Ministerio de Cultura, Subdireccin General de Archivos, Madrid, 1980.
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(50) Me remito a las normas de catalogacin para la serie de Mapas y Planos de] A.G.I., fijadas por nuestra compaera M.a ANTONIA COLOMAR ALHAJAR en su trabajo: Introduccin al Estudio de la Seccin de Mapas y Planos, en Documentacin y Archivos de la Colonizacin espaola, Subdireccin General de Archivos, Madrid, 1980, tomo I. (51) ARACEU OUGUERI NAVARRO. Catlogo de Sellos de la Seccin de Sigilografa del A. H. N., Direccn General de Archivos y Bibliotecas, 1974, que sigue en definitiva las mismas normas que las del Catlogo de los sellos espaoles de la Edad Media, editado en 1921, de don Juan Menridez Pidal. (52) ANTONIA HERED:A HERRERA: La mecanizacin de series documentales: los cedularios indilanos, Boletin de Archivos, n.o 7, Madrid, 1981. (53) Direccin General de Archivos y Bibliotecas: Instrucciones para la redaccIn del Catlogo alfabtico de autores y obras annimas en las Bibliolecas del Estado, Madrid 1964. (54) A ttulo de ejemplo voy a referirme a la serie de Impresos curiosos de la Seccin XII o Consulados del A.G.I. o a la serie de Testimonios de autos, sin carta de remisin,sobre alsuntos diversos, de la Audiencia de Filipinas, tambin del A.G.I.. (55) Este criterio lo hemos aplicado en el ndice del Inventario de los fondos de Consulados del A.G.I., Madrid, 1979. (56) Actualmente la Subdireccin General de Archivos est llevando a cabo un proyecto de censo en varias provincias espaolas. Cfr. MANUEL ROMERO TALLAFIGO: El Censo-Gua de los archivos de la provincia de Sevilla. "Archivo Hispalense", Tomo LXII, n.o, 191, Sevilla, 1979, pgs. 9.45, (57) VICENTA CORTS ALONSO: Panorama de las fuentes documentales de Andaluca, Actas del I Congreso de Historia de Andaluca, Fuentes y Metodologa, Crdoba, 1978, pgs. 3-34.
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ARCHIVO HISTRICO

Beatriz Santoyo Bastida

UNIDAD 1 PRINCIPIOS GENERALES

1.1 Concepto de archivo histrico

ARCHIVOS DE TRAMITE Y CONCENTRACIN

1.2 Estructura orgnica y funcional del archivo histrico

SUBUNIDAD DE RECEPCIN, ORDENACIN Y DESCRIPCIN DOCUMENTAL

SUBUNIDAD DE CONSERVACIN, DIFUSIN Y SERVICIO AL PBLICO

1.3 Importancia del archivo histrico

1.4 Funcin del archivo histrico

6 Ministerio de Cultura; Op. cit. 7 Idem

ARCHIVO CENTRAL DE SEGOB. VALE

FOTOTECA CARTA INFORMATIVA ENBA VALE DE PRSTAMO*

8 Idem *Propuesta del Profesor Gumaro Damin Cervantes

Ejercicio: Observa el siguiente vale de prstamo y realiza en l el ejercicio que se te marca:

VALE DE PRSTAMO ___________ Fecha del exp.__________ _____________

1.5 Base Legal

- Ley Federal de Responsabilidades de los Servidores Pblicos, Artculo 47:

Ibd., Ibd., Ibd., Ibd.,

14-8-1980 6-3-1944 13-4-1946 12-11-1982

1.5.2 Polticas de control

1.5.3 Polticas de Integracin

Enva a tu asesor. 1.6 Etapas del proceso de archivacin

1.6.1 Recepcin de la documentacin histrica

1.6.2 Organizacin de la documentacin histrica

Principios que inspiran un cuadro de clasificacin: * * * * Delimitacin Unicidad Estabilidad Simplificacin

1.6.3 Ubicacin Topogrfica de las series documentales, acervos documentales

Anaquel 3, charola 1, caja 30, expediente 13 Clave: 3,1,30,13

Este sistema va de lo general a lo particular.

UNIDAD II ARCHIVACIN DE DOCUMENTOS HISTRICOS

2.1 Recepcin de la documentacin histrica

2.2 Conservacin permanente de la documentacin histrica

20 Ingrid Beck, Manual de conservacin y restauracin de documentos

2.3 Consulta de la documentacin histrica

UNIDAD III PRINCIPIOS E INSTRUMENTOS BSICOS DEL ARCHIVO HISTRICO

3.1 Principios generales de la archivacin histrica

3.1.1 Principio de procedencia

3.1.2 Principio de orden original

3.2 Instrumentos y medios de consulta

Ejemplo de inventario de acuerdo con la autora Antonia Heredia:

1895-1900 buen estado

ste es otro ejemplo:

3.3 Difusin en el archivo

Localizacin y traslado del archivo

I. Supuestos generales de la cuestin

III. Teora y prctica de la ordenacin y descripcin archivsticas en Amrica Latina

1564-1597 1598-1613 1614-1626 1627-1633 etc., etc.

AUDIENCIA DE FILIPINAS Signatura Aos no Clasific

1569-1618 1616-1642 1643-1667 1668-1682 161071645-

1.2.1.4. " " " "

1570-1608 1609-1644 1632-1697

1.2.1.3. " "

1681-1692 1682-1689 1681-1682 1682-1692 1692 1673-1692

1.2.3. " " " " "

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VALE DE PRSTAMO _ Fecha del exp. _____