Archivistica : Profecional encargado del manejo documental desde su elaboracion hasta su eliminacion o conservacion permanente.

Publicado por gestion administrativa en 08:47 0 comentarios

Acervo documental: Archivo potencialmente historico que refleja la educacion desde el inicio de la republica. Publicado por gestion administrativa en 08:45 0 comentarios

Acceso a los archivos: Derecho de los ciudadanos a consultar la informacion que conservan los archivos publicos en los terminos consagrados en la ley. Publicado por gestion administrativa en 08:32 0 comentarios

Asistencia tecnica: servicio que presta el ministerio de educacion nacional para generar y fortalecer la capacitad institucional y desarrollo de competencias en las secretarias de educacion de las entidades territoriales certificadas e instituciones de educacion superior en terminos de politica. CARLOS AUGUSTO ZULETA Publicado por gestion administrativa en 08:27 0 comentarios

ARCHIVO PULICO: Conjunto de documentos pertinentes a entidades oficiales y aquellos que se derivan de la prestacion de un servicio publico por entidades privadas.

ARCHIVO TOTAL:

Concepto que hace referencia al proceso integral de los documentos en su ciclo vital.

ARCHIVO PRIVADO: conjunto de documentos profucidos o recibidos por personas naturales o juridicas de derecho privado en desarrollo de sus funciones o actividades.

ARCHIVO PRIVADO DE INTERES PUBLICO: aquel que por su valor para la historia, la investigacion, la ciencia o la cultura es de interes publico y declarado como tal por el legislador.

JUAN DAVID MONTOYA TORRES. Publicado por gestion administrativa en 08:22 0 comentarios

ACCESO A LOS DOCUMENTOS facultad de utlilizar el material de un fondo bajo determinadas normas y condiciones de uso. tcnica para procesar datos de acceso a la informacin de archivos y su difusin.

ARCHIVO DE GESTION tambien llamado como archivo de oficina, contiene los documentos que segun a edad dentro del ciclo vital corresponde a la primera etapa o edad donde son denominados documentos corrientes.

ARCHIVO DEPARTAMENTAL diseado para archivar documentos en la segunda fase de su ciclo vital, que requieren el acceso continuo po parte de uno o varios usuarios del mismo departamento.

ARCHIVO DE ORDEN DISTRITAL archivo integrado por fondos documentales procedentes de los organismos del orden distrital y por aquellls que recibe en custodia.

Jenny Andrea Gil Valencia Publicado por gestion administrativa en 08:15 0 comentarios

ARCHIVO Conjunto de documentos sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad publica o privada en el transcurso de su gestion, conservados, respetando su orden para servir como testimonio e informacion a la persona o institucion que los produce y a los ciudadanos o como fuentes de la historia.

ARCHIVO CENTRAL

Unidad administrativa que coordina y controla el funcionamiento de los archivos de gestion y reune los documentos transmitidos por los mismos una vez finalizado su tramite y cuando su consulta es constante. ALMACENAMIENTO DE DOCUMENTOS Accion de guardar sistematicamente documentos de archivo en

espacios mobiliario y unidades de conservacion apropiadas.

ADMINISTRACION DE ARCHIVOS Conjunto de estrategias organizacionales dirigidas a la planeacion direccion y control de los recursos fisicos, tecnicos tecnologicos y financieros del talento humano para el eficiente funcionamiento de los archivos INGRID TATIANA FONSECA Publicado por gestion administrativa en 08:12 0 comentarios

ARCHIVO DE ORDEN MUNICIPAL

Archivo integrado por fondos documentales procedentes de los organismos del orden mundial y por aquellos que reciben en custodia.

ARCHIVO DE ORDEN NACIONAL

Archivo integrado por los fondos documentales procedentes de los organismos del orden nacional y por aquellos que reciben en custodia.

ARCHIVO HISTORICO

Archivo al cual se transfiere del archivo central o del archivo de gestn, la documentacin que por decisin del correspondiente comit de archivo, debe conservarse permanentemente, dao el valor que asquiere para la investigacin, la ciencia y la cultura. Este tipo de archivo tambien puede conservar documentos historicos recibidos por donacin, depsito voluntario, adquisicin o expropiacin.

ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN Es un establecimiento pblico del gobierno nacional Colombiano que promueve la conservacin y consulta del legado documental nacional. Es la cabeza del Sistema Nacional de Archivo. JENNIFER SANCHEZ Publicado por gestion administrativa en 08:01 0 comentarios

AUTOMATIZACIN la automatizacin es un sistema donde se trasfieren tareas de produccin, realizadas habitualmente por operadores humanos a un conjunto de elementos tecnolgicos.

ARCHIVO HISTRICO ESPECIAL Son los que se consideran con ralacin a la naturalezadle material que los conforma, clasificndose de acuerdo al sistema qu se implante. pueden considerarse los de microfilm, fotogrfico entre otros.

AUTENTICACIN DE DOCUMENTOS (derecho). legitimar o legalizar; una firma o documento, es el procedimiento por el cual se valida un acto celebrado en otra jurisdiccion o en otro pais (legalizar)

CATALOGO listo en la que se registra, describe y ordena siguiendo determinadas normas, personas, cosas o sucesos que tienen algun punto en comun.

Jhonathan Andres Marulanda Ortiz Publicado por gestion administrativa en 07:56 0 comentarios CERTIFICACION DE DOCUMENTOS

Tramite mediante el cual se hace constar que la copia de un documento es fiel del original o que en este se asienta datos, verificados o fidedignos.

CLASIFICACION DE DOCUMENTOS

Es una labor intelectual donde se establecen esquemas materializados en herramientas entendibles de la produccion documental, estas deben ser flexibles y sencillas para su buena interpretacion. Esta clasificacion garantiza la adecuada gestion de los archivos en cuanto a la organizacion y normalizacion, contribuyendo con la confianza en el manejo de la informacion.

CLASIFICACION

Es la accion o el efecto de ordenar o disponer por clases, tales como: clasificacion biologica, clasificacion periodica, clasificacion para ordenar tesis doctorales y clasificacion universal en bibliotecas.

CICLO VITAL DEL DOCUMENTO

Son las distintas fases o etapas por las que va pasando el documento desde su creacion hasta su eliminacion o seleccion para su custodia permanente. CARLOS EDUARDO JARAMILLO Publicado por gestion administrativa en 07:50 0 comentarios CUSTODIA DE DOCUMENTOS Guarda o tenencia de documentos por parte de una institucin o una persona, que implica responsabilidad jurdica en la administracin y concervacin de los mismos, cualquiera que sea su titularidad.

COPIA Es la reproduccin exacta de un documento.

CONSULTA DE DOCUMENTOS Es bsicamente una forma de buscar, encontrar determinada informacin. La consulta de documentos en los archivos, por parte de otras dependencias o de los ciudadanos, deber efectuarse permitiendo el acceso a los documentos cualquiera que sea su soporte. Si el interesado desea que se le expidan copias o fotocopias, estas debern ser autorizadas por el jefe de la respectiva oficina o del funcionario en quien se haya delegado esa facultad y slo se permitir cuando la informacin no tenga carcter de reservado confofme a la Constitucin o a las leyes. En la correspondiente ofoicina se llevar el registro de prstamo y de forma opcional una estadstica de consulta.

CONSERVACIN DE DOCUMENTOS Con el objetivo de desarrollar una gua para la preservacin y conservacin de los documentos, se establecen una serie de lineamientos par

a el tratamiento de las diferentes clases de colecciones y documentos. Se tratan los factores externos-temperatura, humedad, luz polvo, agentes biolgicos y otros-, cuya accin ejerce una mayor influencia negativa sobre la conservacin de los documentos de una institucin, as como la seguridad de las colecciones ante el agua. el fuego, las guerras y los fenmenos naturales. Finalmente, se abordan las diferentes tcnicas para el rescate de colecciones daadas. SANDRA VIVIANA LOAIZA Publicado por gestion administrativa en 07:20 0 comentarios

DOCUMENTO DE ARCHIVO

Registra la informacin que es producida o recibida ya sea por una entidad publica o privada en razn de sus actividades o funciones. DOCUMENTO informacion registrada, cualquiera que sea su forma o el medio utilizado

DEPOSITO DE ARCHIVO local especialmente equipado y adecuado para el almacenamiento y la conservacion de los documentos de archivo

DEPURACION operacion, dado en la fase de organizacion de documentos, por la cual se retiran aquellos que no tienen valores primarios ni secundarios, para su posterior eliminacion. JUAN DAVID GIRALDO Publicado por gestion administrativa en 07:15 0 comentarios

DOCUMENTO HISTORICO documento unico que por su significado juridico, autografico o por sus rasgos externos y su valor permanente para la direccion del estado la soberania nacional las relaciones internacionales las actividades cientificas tecnologicas y culturales se combierte en parte del patrimonio historico y especialmente valioso para el pais.

DUPLICADO segundo ejemplar o vepetido tenor literal que el primero.Puede ser simple o autenticado.

DISPOSICION FINAL DE DOCUMENTOS desicion resultante de la valoracion hecha en cualquier etapa del ciclo vital de los documentos registrada en las tablas. de retencin o tablas de valoracin documental con miras asu cosevacion total, eliminacion,seleccion y/o reproducion.

DIPLOMATICA disiplina que estudia las catacteristicas internas y externas de los documentos conforme a las reglas formales que rigen su elaboracion, con el objeto de evidenciar la evolucion de los tipos documentales y determinar su valor como fuentes para la historia. JOSE MANUEL OSPINA Publicado por gestion administrativa en 07:00 0 comentarios

DESCRIPTOR

trmino normalizado que define el contenido de un documento y se utiliza como elemento de entrada para la bsqueda sistematizada de informacin.

DESCRIPTOR DOCUMENTAL

fase del proceso de organizacin documental que consiste en el anlisis de los documentos de archivo y de agrupacin, y cuyo resultado son los instrumentos de descripcin y consulta.

DOCUMENTO SEMIACTIVO documento de uso ocasional con valores; primario; es aquel cuyo uso administrativos.

DOCUMENTO PRIVADO se trata de todo aquello (papel, grabacin) susceptible de recoger una expresin del pensamiento humano o una manifestacin de voluntad. El documento privado se define por exclusin, considerado como tal todo documento no susceptible de ser calificado como publico.

PAULA ANDREA QUINTERO Publicado por gestion administrativa en 06:58 0 comentarios

DOCUMENTO INACTIVO:
Documento que ha dejado de emplearse al concluir sus valores primarios.

DOCUMENTO OFICIAL: Es aquel que expide cualquier funcionario de los tres niveles del gobierno: municipal estatal y federal; algunos ejemplos: actas de nacimiento, de funcin y matrimonio, etc.

EXPEDIENTE: Unidad documental compleja formada por un

conjunto de documentos generados orgnica y funcionales para una instantnea productora en la resolucin de un asunto.

ENCUADERNACIN:

Tcnica mediante la cual cosen uno o varios documentos de formato uniforme y se cubre con tapas y lomo para su

proteccin. La unidad producto de la encuadernacin se llama libro.

SHARON KATHERINE CAAVERAL G.

Publicado por gestion administrativa en 06:18 0 comentarios

ESTANTE
Una estantera, estante, librera o librero es un mueble con estantes horizontales que sirve para almacenar libros.

ELIMINACIN DE DOCUMENTOS Eliminacin de documentos: Este proceso archivstico consiste en la destruccin de los documentos considerados innecesarios, previa autorizacin del Archivo General de la Nacin o los Archivos Regionales en el mbito de su competencia. Para ello es necesario conformar un Comit Evaluador de Documentos.

FUNCIN ARCHIVSTICA Se entiende por funcin archivstica el conjunto de procesos y procedimientos necesarios para adelantar la gestin de los documentos, su archivo y el manejo de la correspondencia, en cada una de las entidades y sus dependencias, que comprende desde la elaboracin del documento hasta su disposicin final. FUENTE PRIMARIA DE INFORMACIN Una fuente primaria es la fuente documental que se considera material de primera mano relativo a un fenmeno que se desea investigar. En el caso de la histografa , lo que en su tiempo ha servido como instrumento para construir la historia. SINDY JOHANA SIERRA
Publicado por gestion administrativa en 04:36 0 comentarios mircoles 26 de mayo de 2010

FONDO
Se entiende por folio documental la agrupacin orgnica de documentos generados por una institucin o persona fsica o jurdica en el ejercicio de sus funciones que constituyen la expresin del conjunto de las actividades desarrolladas.

FOLIO
Folio es la numeracin individual de cada documento, cada documento tiene un nmero que lo identifica y diferencia de los dems documentos similares.

GUA
Instrumento que describe genricamente fondos documentales de uno o varios archivos indicando las caractersticas fundamentales de los mismos organismos que los originan, secciones y series que lo forman, fechas extremas y volumen de la documentacin.

GESTIN
YESSICA FERNANDA POSADA

DE

DOCUMENTOS

Es el conjunto de actividades relacionadas con la documentacin producida y recibida por las entidades desde su origen hasta su destino final.

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Herldica
tecnica que estudia los escudos de armas o blasones, analizando su origen, rasgos simblicos, evolucin y significados socio-jurdicos.

Indice
ndice en el libro o en la publicacin, este aparece como una lista ordenada que muestra los captulos, artculos, materias, voces, u otros elementos del

libro etc., indicando el lugar donde aparece, en el cual los trminos de indizacin son ordenados en orden alfabtico.

ndice
listado de sitios o

toponmico
lugares.

Inventario
el inventario es el instrumento de consulta que describe un fondo o una coleccin, mediante la resea de sus series, y que deacuerdo con la norma internacional general de descripcin ISAD debe consignar seis elementos obligatorios: 1. cdigo de referencia

2. ttulo 3. fechas extremas 4. nivel de descripcin 5. volumen y soporte 6. nombre delproductor el inventario informa acerca del documento y ayuda a localizarlo. Es tambin un instrumento de control de la documentacin

HACIA

QU

VA

DIRIGIDA

LA

PRESERVACIN?

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las condiciones micro climticas con el objeto de erradicar los agentes nocivos o los elementos que temporal o permanentemente pueden influir en la degradacin de los documentos.
A continuacin mostramos algunos consejos de cmo se deben conservar los documentos: MEDIDAS PREVENTIVAS PARA COMBATIR LOS FACTORES DEDEGRADACIN

QUMICAS: Mantener cerradas las ventanas o colocarle filtros para evitar la filtracin de partculas atmosfricas contaminantes

FISICAS: Cubrir las ventanas de depsitos para evitar la filtracin solar. Utilizar iluminacin fluorescente y no incandescente. Dotar las lmparas de filtros. Evitar la exposicin de documentos originales.

MECNICAS: Disponer los locales de depsito en la zona ms segura y slida del edificio. Evitar tuberas e instalaciones elctricas al descubierto cerca del rea de depsito. Utilizar estantera metlica, preferiblemente tipo mecano de acabado liso y pintada al horno a altas temperaturas y pintura en polvo. Con una altura superior a 2.20 metros y anclar la estantera al piso y la pared, o entre estantes.

BIOLGICAS: Asegurar la aireacin permanente del depsito, sea por la va natural o artificialmente. Mantener los niveles de temperatura y humedad relativa apropiados. Hacer visitas pre inspeccin a los depsitos para combatir a tiempo los agentes que provocan la degradacin de los documentos