Presidncia da Repblica Secretaria - Geral Secretaria Nacional de Juventude Coordenao Nacional do ProJovem

Arco Ocupacional

Administrao
Coleo ProJovem
Guia de Estudo

Programa Nacional de Incluso de Jovens

2006

PROGRAMA NACIONAL DE INCLUSO DE JOVENS (ProJovem) Administrao: guia de estudo / coordenao, Laboratrio Trabalho & Formao / COPPE - UFRJ / elaborao, Servio Nacional de Aprendizagem Comercial Departamento Nacional Braslia : Ministrio do Trabalho e Emprego, 2006. 136p.:il. (Coleo ProJovem Arco Ocupacional) ISBN 85-285-0088-8 1. Ensino de tecnologia. 2. Reconverso do trabalho. 3. Capacitao para o trabalho. I. Ministrio do Trabalho e Emprego. II . Srie. CDD - 607 T675 Ficha Catalogrfica

Presidncia da Repblica

Luiz Incio Lula da Silva

Secretaria Geral da Presidncia da Repblica Ministro Chefe - Luiz Soares Dulci Ministro de Desenvolvimento Social e Combate Fome

Patrus Ananias
Ministro da Educao Fernando Haddad Ministro do Trabalho e Emprego

Luiz Marinho

Secretaria-Geral da Presidncia da Repblica

Ministro Chefe - Luiz Soares Dulci Secretaria Executiva Secretria Executiva - Iraneth Monteiro Secretaria Nacional da Juventude Secretrio - Luiz Roberto de Souza Cury Secretaria Nacional Adjunta

Regina Clia Reyes Novaes

Coordenao Nacional do Programa Nacional de Incluso de Jovens - ProJovem

Coordenadora Nacional

Maria Jos Vieira Fres

Assessoria do ProJovem
Articulao com os Municpios

Gilva Alves Guimares

Administrao e Planejamento

Maurcio Dutra Garcia

Gesto da Informao

Rosngela Rita Guimares Dias Vieira

Gesto Oramentria Financeira

Srgio Jamal Gotti

Gesto Pedaggica

Renata Maria Braga Santos Mrcia Seroa Motta Brando

Superviso e Avaliao

Tereza Cristina Silva Cotta

Comit Gestor do ProJovem

Coordenadora

Comisso Tcnica Interministerial

Coordenadora

Iraneth Monteiro
Integrantes

Maria Jos Vieira Fres

Integrantes

Luiz Roberto de Souza Cury SNJ Maria Jos Vieira Fres CNProJovem Jairo Jorge da Silva MEC Ricardo Manuel dos Santos Henriques MEC Mrcia Helena Carvalho Lopes MDS Osvaldo Russo de Azevedo MDS Marco Antonio Oliveira MTE Antnio Almerico Biondi Lima MTE

Renata Maria Braga Santos CNProJovem Aid Canado Almeida MDS Jos Eduardo de Andrade MDS Timothy Ireland MEC Ivone Maria Elias Moreyra MEC Antonio Almerico Biondi Lima MTE Ricardo Andr Cifuentes Silva MTE

ESPECIALISTAS DO PROJOVEM Juventude Regina Clia Reyes Novaes Educao Bsica Vera Maria Massago Ribeiro Ao Comunitria Renata Junqueira Ayres Villas-Bas Coordenadora Pedaggica Maria Umbelina Caiafa Salgado Equipe Pedaggica Ana Lcia Amaral Maria Regina Dures de Godoy Almeida Equipe do Ministrio do Trabalho e Emprego Antnio Almerico Biondi Lima Misael Goyos de Oliveira Francisco de Assis Pvoas Pereira Marcelo Silva Leite Revisores de Contedo / Pedagogia Leila Cristini Ribeiro Cavalcanti (Coppetec) Marilene Xavier dos Santos (Coppetec) Arco Ocupacional Universidade Federal do Rio de Janeiro - UFRJ Coordenao dos Programas de Ps-Graduao de Engenharia - COPPE Programa de Engenharia de Produo - PEP Laboratrio Trabalho & Formao - LT&F Servio Nacional de Aprendizagem Comercial - Departamento Nacional Coordenao dos Arcos Ocupacionais Fabio Luiz Zamberlan Sandro Rogrio do Nascimento

AUTORES Elaborao Servio Nacional de Aprendizagem Comercial - Departamento Nacional Pesquisa de Contedo e Redao
Cludio Ulysses F. Coelho Maria Valria Martins Stycer Marlia Pessoa

Projeto Grfico de Referncia (miolo/capa)

Lcia Lopes

Projeto Grfico e Editorao Eletrnica

Christiane Abbade

Reviso
Jane Muniz e Luclia Soares

Fotos
Zeca Guimares e Rodrigo Lopes

Ilustraes
Mrcio Levyman

Montagem Foto Capa

Eduardo Ribeiro Lopes

Caros participantes do ProJovem! Chegamos ao fim da primeira etapa deste processo de Qualificao para o Trabalho. Nos meses passados, vocs tomaram conhecimento e debateram aspectos do trabalho que esto presentes em quase todas as ocupaes, dentro da Formao Tcnica Geral (FTG). Estudaram conceitos, contedos e tcnicas relacionadas aos temas: Mobilidade e Trabalho; Atividades Econmicas na Cidade; Organizao do Trabalho, Comunicao, Tecnologia e Trabalho; Gesto e Planejamento; Organizao da Produo; Outras Possibilidades de Trabalho. Enfatizamos sua participao em muitas atividades, na escola e fora dela. Vocs no s resolveram as coisas no papel, mas tambm exercitaram os conhecimentos, movimentaram-se na cidade, buscaram informaes, fizeram contatos e conversaram sobre o que estudaram. Teoria e prtica andaram juntas. Parabns pelos estudos que concluram! Aps terem feito essa travessia, chegada a hora de acrescentarmos conhecimentos que os fortaleam na formao para o mundo do trabalho. Agora tem incio uma nova fase da Qualificao para o Trabalho, na qual sero tratados os temas especficos dos Arcos Ocupacionais. Cada Arco Ocupacional composto por quatro ocupaes e foi construdo com contedos que possibilitaro a vocs diversificada iniciao profissional, abrindo espao de atuao nessas ocupaes. Esta formao no os tornaro um especialista em cada uma delas, mas vocs conhecero muito mais amplamente o trabalho desenvolvido no conjunto das ocupaes. Por exemplo, voc escolheu Administrao, vai iniciar-se em Arquivador, Almoxarife, Contnuo (office-boy / oficce-girl) e Auxiliar Administrativo. Essa variedade de ocupaes certamente aumentar as possibilidades de obteno de trabalho e emprego. Desejamos a vocs bom trabalho nesta fase de seus estudos. Abraos e boa sorte a todos! Anita

Sumrio
1 O mundo do trabalho
O funcionrio curinga Quais as perspectivas profissionais? O que faz cada um Os aspectos emocionais O que e como funciona uma empresa? Onde esto o arquivador, o almoxarife, o auxiliar administrativo e o contnuo (office-boy/office-girl)?

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10 11 12 15 17 26

2 Arquivador
Para que serve o arquivo? O perfil do arquivador O local e o material de trabalho O futuro do arquivo Classificao dos arquivos Classificao dos documentos Regras de classificao de documentos Tcnicas de trabalho

28
30 31 33 35 37 38 40 41

3 Almoxarife
Como isso acontece? O local de trabalho O futuro do almoxarifado O que voc deve saber A organizao do estoque Planejamento de estoques Controle de estoques Para no esquecer

54
56 58 63 64 64 65 70 72

4 Contnuo (office-boy / office-girl)

Apresentao pessoal e comportamento no trabalho O que voc deve saber A importncia da comunicao A rotina de trabalho Como se preparar para tantas responsabilidades

74
78 82 84 85 90

5 Auxiliar administrativo
Apresentao pessoal e comportamento no trabalho O que voc deve saber A atuao do auxiliar Uma palavra final

92
94 96 97 118

6 Guia de consulta rpida

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ADMINISTRAO

O mundo do trabalho
ILUSTRAO MARCIO LEVYMAN

Para quem jovem e quer entrar no mundo de trabalho, um bom caminho candidatar-se a uma vaga como auxiliar ou assistente de apoio administrativo em uma empresa. Em geral, as tarefas administrativas so desempenhadas por funcionrios contratados. Mas quem tem o seu prprio negcio, tambm precisa saber administr-lo. Por isso, seja qual for a relao de trabalho que voc pretenda estabelecer ou que j tenha, as informaes e as tcnicas que voc vai aprender neste material devem ser bastante teis para a sua vida profissional. Este livro traz informaes sobre quatro ocupaes ligadas ao apoio administrativo: arquivador, que trabalha organizando e guardando documentos; almoxarife, que trabalha no almoxarifado ou estoque; contnuo (office-boy / office-girl ou ), um verdadeiro quebra-galhos em qualquer equipe; auxiliar administrativo, termo que designa mais o cargo do que a funo, uma espcie de faz-tudo na empresa. Mas afinal, o que apoio administrativo? Como o nome diz, a rea de trabalho que d suporte, ou apia os demais setores da empresa. Essa rea engloba todas as tarefas necessrias atividade-fim de um escritrio, uma indstria ou uma empresa de servios. Auxiliar ou assistente administrativo o nome dado aos funcionrios que desempenham essas funes.

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O MUNDO DO TRABALHO
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Um exemplo
Em um escritrio de advocacia, a atividade-fim defender os direitos dos clientes. Os advogados cuidam disso, mas a empresa precisa do trabalho de muitas outras pessoas para funcionar bem. O auxiliar administrativo ajuda a secretria a separar os documentos e a atender os clientes. O almoxarife cuida para que no falte papel para as impressoras, nem material de limpeza no estoque. O arquivador se encarrega de organizar e guardar os processos e recibos nos arquivos. O contnuo vai ao banco pagar contas, vai ao correio, leva e traz mensagens o tempo todo.
Assim, tal qual numa partida de futebol onde todos os jogadores de um mesmo time se unem para fazer gols o pessoal do apoio administrativo fundamental para que uma empresa possa ter sucesso na execuo da sua atividade ou servio.

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ADMINISTRAO

O funcionrio curinga
Nos dias de hoje, a tendncia que as empresas tenham equipes cada vez mais enxutas. Isso significa ter poucas pessoas trabalhando, mas todos capazes de realizar vrias tarefas com eficincia. Assim, todo funcionrio precisa ser um pouco como o curinga do baralho, aquela carta que, dependendo da situao, faz o papel de outras e quase sempre ajuda a vencer o jogo. Portanto, mesmo que voc se sinta mais identificado com uma das ocupaes descritas no livro, importante conhecer tambm as outras para ter uma viso mais completa do trabalho em uma empresa e ser capaz de desempenhar diferentes funes como: Receber, separar e distribuir documentos internos. Cuidar da correspondncia e at mesmo redigir cartas e e-mails. Operar o microcomputador, digitando textos, trabalhando com tabelas e planilhas, recebendo e encaminhando e-mails, consultando a internet. Atender o cliente com gentileza e eficincia, por telefone ou pessoalmente. Preparar e fazer depsitos e outras transaes bancrias. Despachar encomendas por malote ou por correio. Organizar a compra e venda do material a ser usado pela empresa e controlar o estoque. Tirar cpias de documentos. Cuidar do equipamento e do mobilirio da empresa, providenciando consertos. Classificar, arquivar e saber recuperar de modo rpido e eficiente os mais diversos documentos.

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FOTO ZECA GUIMARES

Muita coisa, no mesmo? Mas se primeira vista parece um pouco difcil dar conta de tantas atribuies, tudo se torna fcil quando aprendemos como fazer. Nas prximas pginas, voc receber as principais informaes sobre cada um desses servios. Mas ateno: aqui esto s algumas ferramentas e cabe a voc aprender a us-las. Para isso, preciso ter vontade de aprender; ser perseverante, qualidade fundamental para prosseguir em qualquer aprendizado; empenho e esforo para acertar. Ah! Muito importante: no ser resistente ao que novo e ainda no conhecido. Lembre-se Se voc souber cultivar e desenvolver essas qualidades, j ser muito bom. Se juntar a isso o bom desempenho nas suas tarefas, o sucesso ser uma possibilidade real e prxima, e no um sonho distante atribudo apenas queles que tm sorte.

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O MUNDO DO TRABALHO
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Quais as perspectivas profissionais?

O mercado de trabalho atual altamente competitivo e exigente. Por isso, antes mesmo de pensar em uma carreira, necessrio fazer a si mesmo trs perguntas bsicas: Qual minha maior habilidade? O que eu mais gosto de fazer? O que desejo para minha vida? Conhecer suas habilidades e o que voc gosta de fazer vai ajud-lo a se orientar no caminho profissional. Por exemplo, se voc uma pessoa que gosta de conversar e de lidar com o pblico, provavelmente vai gostar das funes de um office-boy ou office-girl, que tem a vida movimentada, anda para todo canto e faz contato com todo tipo de pessoa. Depois de reconhecer o estilo de trabalho ou as atividades que mais combinam com seu jeito de ser, hora de procurar identificar o que deseja para sua vida. Quais so seus planos? Seus projetos? Seus sonhos? Seu futuro depende da sua capacidade de sonhar e de tentar transformar seu sonho em realidade. Lembre-se Se voc quer crescer profissionalmente e conquistar um futuro legal, preciso se conhecer, batalhar a sua vida e no interromper os estudos.

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ADMINISTRAO

Alm do que voc vai aprender, para exercer cada uma das ocupaes tratadas neste livro, para trabalhar na rea administrativa, preciso conhecer um pouco de informtica, especialmente recursos como a internet e programas de texto e de planilhas. Saber alguma coisa de ingls ou de espanhol tambm ajuda bastante. Parece muito...? No no. De modo geral, o mercado de trabalho exige muito do trabalhador. Por isso, alm da formao, ele precisa ser comprometido com a empresa e o trabalho, interessado e dedicado. Tomara que voc esteja com disposio para vencer esses desafios e construir uma slida carreira profissional.

O que faz cada um

Arquivador
Enquanto houver papel, recibos e pagamentos, ele ter trabalho. Hoje, a maioria das informaes circula de modo informatizado, mas certos documentos, como os boletos de pagamento e guias de recolhimento de impostos, por exemplo, precisam ser guardados. Sem falar nos contratos, nas escrituras e nas certides. Todas as empresas lidam com esses documentos e precisam guard-los de forma organizada e segura. Ou seja, precisam de pessoas habilitadas a cuidar do arquivo. Dependendo do tipo de trabalho da empresa, equipes inteiras trabalham exclusivamente nas funes de arquivo. Voc sabia que existe at um curso de nvel superior para formar esses profissionais chamados arquivistas?

FOTOS ZECA GUIMARES

Almoxarife
O mercado de trabalho para essa ocupao tambm amplo. Alm da guarda de materiais de consumo, as empresas das reas de indstria e de comrcio trabalham com grandes almoxarifados de matrias-primas, peas e produtos. Quem trabalha em um almoxarifado de produtos faz parte de um esquema muito valorizado no mundo empresarial, a
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Contnuo (office-boy/office-girl)
Essa ocupao pode ser uma boa porta de entrada no mercado de trabalho. Muitos profissionais que comeam na atividade de officeboy/office-girl ou contnuo , depois de algum tempo, muita dedicao e tambm outros estudos, conseguem ocupar cargos mais altos dentro da empresa ou sair em busca de novas oportunidades profissionais, levando a experincia de lidar com situaes inesperadas e a capacidade de tomar decises rapidamente.

Auxiliar administrativo
Como j foi dito, o funcionrio que ocupa esse cargo pode atuar em vrias reas da empresa, e sempre consegue ter uma viso geral do trabalho. O caminho profissional na rea administrativa oferece muitas possibilidades e diversas especializaes, como divulgao e propaganda, recursos humanos, contabilidade entre outras.
logstica2. [Do fr. logistique.] S. f. 1. Parte da arte da guerra que trata do planejamento e da realizao de: a) projeto e desenvolvimento, obteno, armazenamento, transporte, distribuio, reparao, manuteno e evacuao de material (para fins operativos ou administrativos). (...) In Novo Dicionrio da Lngua Portuguesa, de Aurlio Buarque de Holanda Ferreira. Existem muitos outros usos para este termo. Se voc quiser conhec-los, procure a palavra logstica no dicionrio.

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O MUNDO DO TRABALHO

chamada logstica. Hoje, as grandes redes de supermercados, restaurantes, lanchonetes e lojas de departamento tm servios de entrega. Para isso, contratam empresas especializadas em logstica, que trabalham tambm com remessas de grandes cargas e distribuio de livros, jornais e revistas. Nessas empresas, os almoxarifes tm lugar de destaque. Uma curiosidade: como voc viu na definio acima, a palavra logstica tem uma origem militar. O termo foi usado pela primeira vez numa situao de guerra para designar o trabalho de receber, armazenar, conservar, transportar e distribuir munio, comida e tudo o que era necessrio para os soldados vencerem no campo de batalha. Atualmente, essa palavra muito usada nas empresas para as atividades de receber, armazenar, conservar, transportar e distribuir os materiais e produtos.

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ADMINISTRAO

Atividade 1
Leia as descries abaixo. Depois, localize no desenho cada um dos personagens, identificando seu nome e a sua ocupao: Joo trabalha em uma loja de roupas. Mas ele no vendedor. Todos os dias vai ao banco pagar as contas, d uma passada no Correio para postar as correspondncias e, s vezes, leva mercadorias casa de clientes que merecem tratamento especial. No fim do dia, ajuda a arrumar as roupas nas prateleiras. Qual a sua ocupao?............................................................ Mrcia trabalha em um banco. No no saguo de atendimento, mas no escritrio. Ela recebe muitos documentos por dia. Classifica-os, separando-os por tipo, e depois guarda muito bem cada um deles para futuras consultas. A sala onde ela trabalha tem muitos mveis cheios de gavetas. Ela uma............................................................................... Manoela trabalha em um mercadinho. Adora o movimento da loja, que ela v pelo vidro. Suas atividades principais so separar documentos, redigir cartas e criar tabelas no computador para organizar as informaes. Alm disso, ela atende o telefone que toca sem parar. Seu trabalho ajuda muito os responsveis pela contabilidade da empresa. Seu cargo ........................................................................ Marcos trabalha em uma grfica. Ele o encarregado de comprar o papel e a tinta usados na produo de livros e calendrios. Recebe o material, guarda-o de forma organizada, fica de olho para no faltar nada e ainda embala a mercadoria que ir para os clientes. Qual a sua ocupao?............................................................
ILUSTRAO MARCIO LEVYMAN

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Os aspectos emocionais
Estudar o caminho para crescer profissionalmente. Conhecer bem a empresa em que trabalha, suas regras, os concorrentes e os clientes, ajuda muito. Mas existem os aspectos emocionais, que tambm so importantes para a carreira. Por exemplo: um bom profissional deve ser honesto, aceitar crticas, comunicar dvidas e buscar aprender com seus erros. Para desenvolver essas habilidades, preciso conhecer bem a si mesmo. Voc acha que se conhece bem? Reflita sobre estas perguntas: Existe alguma coisa que o faz perder a cabea? Alguma vez, num momento de raiva, voc disse coisas que magoaram uma pessoa querida e depois se arrependeu? Alguma vez, voc se sentiu como um bobo numa determinada situao? Como voc reage quando algum lhe faz uma pergunta que no sabe responder? Essas so situaes difceis que a vida nos apresenta. Quem se conhece bem sabe escapar dessas armadilhas como um jogador de futebol que dribla os adversrios. O primeiro passo para se conhecer melhor refletir sobre o seu comportamento em casa, com a famlia e com os amigos. A vo algumas dicas e prticas para atingir esse autoconhecimento: Pensar antes de agir. No julgar os outros. No procurar desculpas se for repreendido, mas tentar enxergar o que poderia ter feito melhor. O autoconhecimento nos ajuda a perceber melhor o outro. Essas mesmas prticas devem continuar sendo feitas quando voc estiver trabalhando em uma empresa. Alm de muitas outras que o convvio profissional exige.

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O MUNDO DO TRABALHO

autoconhecimento. [De aut(o)-1 + conhecimento.] S. m. Psic. 1. Conhecimento de si mesmo. In Novo Dicionrio da Lngua Portuguesa, de Aurlio Buarque de Holanda Ferreira.

FOTO ZECA GUIMARES

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ADMINISTRAO

Um exemplo
Esteja sempre atento e observe o que o seu chefe ou colega podem estar expressando, mesmo sem palavras. Eles parecem ocupados? Esto irritados? Precisam de ajuda? Ento anote: a capacidade de entender as necessidades dos outros uma competncia muito valiosa.

Outras competncias emocionais importantes so: Motivao. Procure fazer o seu trabalho de forma prazerosa. Algumas atividades so mais agradveis que outras, mas todas fazem parte do seu trabalho e devem ser realizadas com a mesma dedicao. Compreenso. Devemos cultivar a capacidade de compreender o outro. Podemos at no concordar com o que uma pessoa diz ou faz, mas sempre bom tentar enxergar o ponto de vista da outra pessoa. Isso facilita a comunicao. Sociabilidade. A capacidade de convivncia nos ajuda a trabalhar em harmonia com os outros. O trabalho em equipe muito valorizado nas empresas, e essa competncia uma das mais importantes. Discrio. Ser discreto significa no alimentar fofocas e no passar adiante informaes que no sirvam para a empresa. Gentileza. Todos devem ser tratados de forma adequada. Se for necessrio, use senhor e senhora. Outro aspecto importante a voz, considerada um indicador de temperamento. No se pode falar to baixo a ponto de no ser bem ouvido, nem to alto a ponto de atrapalhar o servio dos que esto por perto. Sem o controle deste recurso, podemos passar um tom mais agressivo, o que no nada recomendvel. Se nos excedemos no tom da voz mesmo quando temos razo , podemos prejudicar o dilogo e transformar uma simples conversa em discusso.
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Organizao. Deixar as tarefas se acumularem e tentar resolvlas na ltima hora um erro grave. Quem faz isso em casa geralmente age do mesmo modo no trabalho. Comece a treinar em casa. Organize sua agenda, suas tarefas e seus papis. Lembre-se Criar um mtodo para desenvolver bem o seu trabalho ajuda bastante. Comece perguntando a si mesmo: o que mais importante e deve ser feito primeiro? Se tiver dvidas, pergunte ao seu chefe. Iniciativa. Quem tem essa capacidade, em geral, consegue enfrentar bem os problemas e as dificuldades do cotidiano. Ateno. Saber ouvir uma qualidade que nos leva a prestar ateno ao que esto dizendo com interesse verdadeiro. Muitas vezes, estamos ocupados ou com o pensamento em outra coisa. Quando isso acontece, demonstramos desinteresse pelo que os outros dizem. Agindo assim, passamos a idia de distrao, arrogncia e impacincia. Boa vontade. H situaes em que vale a pena demonstrar que voc uma pessoa prestativa, interessada em ajudar, principalmente quando surgem tarefas de ltima hora ou quando os colegas esto mais atarefados. Informao. Ler jornais e manter-se atualizado quanto aos acontecimentos do pas e do mundo so indicadores de que voc est preparado para novos desafios.

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O MUNDO DO TRABALHO
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O que e como funciona uma empresa?

Antes de explicar o que uma empresa, devemos falar sobre organizao. As empresas surgem quando um grupo de pessoas se organiza e trabalha para atingir um objetivo comum. Uma organizao pode ser uma fbrica, um hospital, uma loja, um escritrio, uma igreja, um clube ou uma associao de bairro ou de profissionais.
FOTO ZECA GUIMARES

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ADMINISTRAO

Um exemplo
No caso de um clube, o dinheiro das mensalidades usado para pagar os salrios dos funcionrios, comprar material de limpeza, consertar equipamentos, fazer obras de manuteno. O dinheiro que sobra aplicado em melhorias na estrutura de lazer do prprio clube. Por isso, apesar de funcionar como uma empresa, ele considerado uma entidade sem fins lucrativos. No caso de uma loja, o dinheiro das vendas usado para pagar os vendedores, comprar novas mercadorias etc. Porm, o dinheiro que sobra distribudo entre os scios, para seu uso particular. A diferena que a loja tem como objetivo o lucro.
Lembre-se Empresa toda organizao que produz ou oferece bens e servios, visando, em geral, obteno de lucro.

Tipos de empresa
Existem vrios tipos de empresa. Elas podem variar de acordo com: a atividade especfica que desenvolvem; o porte (tamanho); a organizao jurdica (maneira pela qual o governo as reconhece); os objetivos; a estrutura de seu capital (como se organizam os bens, o dinheiro e as aes de uma empresa). importante saber reconhecer uma empresa, pois isso tornar mais claro o trabalho que voc vai realizar dentro dela. A seguir, voc ter informaes que o ajudaro nessa tarefa. O ramo de atividade tambm uma forma de classificar as empresas. Elas podem pertencer ao ramo industrial, comercial ou de prestao de servios. Industrial. So as fbricas ou indstrias que produzem peas e artigos variados a partir da transformao de matrias-primas em mercadorias. Exemplo: uma fbrica que transforma o algodo colhido nos campos em fios e tecidos para a confeco de roupas. Comercial. So as lojas, distribuidoras ou representantes comerciais que vendem mercadorias. As vendas podem ser por atacado (grandes quantidades para serem revendidas depois) ou a

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FOTOS ZECA GUIMARES

varejo (vendas direto ao pblico consumidor). Exemplo: um supermercado (varejo), uma loja de eletrodomsticos (varejo), uma distribuidora de bebidas (atacado). Prestadora de servios. Empresas que oferecem algum tipo de servio ao consumidor. Exemplo: salo de beleza, curso de ingls, correio. Embora as empresas prestadoras de servio no tenham como finalidade principal a venda de produtos, isso pode acontecer. o caso, por exemplo, de um salo de beleza. Sua atividade principal oferecer aos clientes servios de embelezamento de cabelos, de unhas, maquiagem, depilao. Mas nada impede que o salo venda alguns produtos como, por exemplo, a linha de xampus e cremes de cabelo que usa em seus servios. Do mesmo modo, um estabelecimento comercial que tem como finalidade principal a venda de produtos, pode oferecer servios aos seus clientes. o caso, por exemplo, de uma loja de roupas que oferece aos clientes o servio de conserto (faz bainhas, alarga ou aperta as roupas etc.). Continuando ento... Quanto ao porte, uma empresa pode ser classificada como micro, pequena, mdia ou grande. Essa classificao depende de quanto ela lucra por ano (faturamento anual bruto). Assim, temos: Microempresa fatura at R$ 120 mil por ms. Pequena empresa fatura entre R$ 120.001,00 e R$ 720 mil por ms. Mdia ou grande empresa faturam a partir de R$ 720 mil por ms.

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O MUNDO DO TRABALHO
capital. [Do lat. capitale.] Adj. 2 g. 1. P. us. Relativo cabea. 2. Principal, essencial, fundamental, primrio. (...) S. f. 4. Cidade que aloja a alta administrao de um pas ou de um estado, provncia, departamento, etc. (...) S. m. 8. Riqueza ou valores disponveis. 9. Econ. Conjunto de bens produzidos pelo homem que participam da produo de outros bens (basicamente, mquinas e equipamentos). 10. Econ. Recursos monetrios investidos ou disponveis para investimento. 11. Econ. Fundo de dinheiro ou patrimnio de uma empresa; cabedal. In Novo Dicionrio da Lngua Portuguesa, de Aurlio Buarque de Holanda Ferreira. Existem muitos outros usos para este termo. Se voc quiser conhec-los, procure a palavra capital no dicionrio.

Voc sabia?
As micro e pequenas empresas tm vantagens fiscais. Elas respeitam uma legislao especial que est no artigo 179 da Constituio Federal. A Lei 9.317, de 05/12/1996, que trata do tributo federal SIMPLES, as classifica de acordo com seu faturamento anual bruto. Na prtica, isso significa que pagam menos impostos que as mdias e grandes empresas.

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ADMINISTRAO

acionista. [De ao + -ista, seg. o padro erudito.] (...) S. 2 g. 2. Econ. Scio de empresa constituda sob forma de sociedade por aes (q. v.); acionrio. Existe outro uso para este termo. Se voc quiser conhec-lo, procure a palavra acionista no dicionrio. patrimnio. [Do lat. patrimoniu.] S. m. (...) 4. Bem, ou conjunto de bens culturais ou naturais, de valor reconhecido para determinada localidade, regio, pas, ou para a humanidade, e que, ao se tornar(em) protegido(s), como, p. ex., pelo tombamento, deve(m) ser preservado(s) para o usufruto de todos os cidados. (...) Existem muitos outros usos para este termo. Se voc quiser conhec-los, procure a palavra patrimnio no dicionrio. patrimnio lquido. 1. Cont. Conjunto dos recursos dos scios ou acionistas aplicados numa empresa, abrangendo o capital inicial, reservas e lucros retidos; passivo no exigvel. In Novo Dicionrio da Lngua Portuguesa, de Aurlio Buarque de Holanda Ferreira.

Quanto organizao jurdica, uma empresa pode ser: Privada. a empresa que pertence a uma pessoa ou a um grupo, e trabalha para produzir riqueza e gerar lucro. Esse lucro distribudo entre os scios, para seu uso particular. Exemplo: a padaria perto da sua casa uma empresa privada. Uma parte do lucro investido novamente no negcio e a outra vai para o bolso do dono do estabelecimento e dos seus scios. Pblica. A funo da empresa pblica prestar servios comunidade, preparando e executando aes e projetos do governo. Elas podem ser municipais, quando pertencem prefeitura, que o governo do municpio; estaduais, ligadas ao governo do estado; ou federais, que pertecem e trabalham para o governo do pas. As empresas pblicas so mantidas com os impostos pagos pela populao. Essas empresas no tm por objetivo o lucro (isso com as empresas privadas). Existem vrios tipos de empresas pblicas, mas todas tm por finalidade cumprir aquilo que estabelecido pelo poder municipal, estadual ou federal. Exemplo: o governo de cada estado tem secretarias de Cultura, de Meio Ambiente, de Educao, entre outras. Cada secretaria deve criar projetos dentro de sua rea de atuao e trabalhar para que eles sejam realizados. Em alguns casos, a forma de organizao pode ocorrer de maneira muito especial. As autarquias, por exemplo, so entidades independentes, subordinadas ao governo federal, e sua funo prestar servios populao. Exemplos: o INSS (Instituto Nacional de Seguridade Social), as universidades federais, o Banco Central do Brasil. De economia mista. Nesse tipo de empresa, participam o governo (sempre com o poder de deciso) e acionistas ou empresas do setor privado. Por lei, as empresas de economia mista no podem ter o lucro como finalidade. Elas foram criadas para permitir que o governo federal explorasse atividades econmicas importantes para o pas.

Um exemplo
Voc j ouviu falar na Petrobras, no mesmo? Pois bem, a Petrobras uma empresa de energia e atua em vrias reas desse setor. Ela explora, refina e distribui petrleo. A Petrobras a maior empresa brasileira de economia mista. Uma parte dela pblica e a outra pertence aos acionistas.

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Voc pensa que acabou? Ainda no. Existem outros tipos de organizao como as fundaes; as organizaes no governamentais, conhecidas como ONGs; as cooperativas e as associaes. As fundaes podem ser privadas ou pblicas, isto , subordinadas ao governo. Em ambos os casos, as caractersticas so as mesmas: so organizaes sem fins lucrativos que tm a funo de administrar e cuidar de determinado patrimnio, pblico ou privado.

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O MUNDO DO TRABALHO
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FOTO ZECA GUIMARES

Um exemplo
A Fundao Nacional do ndio, a Fundao Casa de Rui Barbosa e a Fundao Instituto Brasileiro de Geografia e Estatstica (IBGE) so rgos pblicos que se organizaram como fundaes por questes fiscais e jurdicas. J as fundaes privadas sem fins lucrativos, chamadas FASFIL, so legalmente constitudas e auto-administradas. Elas atuam, em geral, nas reas de habitao, sade, cultura, pesquisa, religio e meio ambiente.

E as Organizaes No Governamentais, as ONGs? Voc j deve ter ouvido falar delas, no ? As ONGs e as Ocipes (Organizaes da Sociedade Civil de Interesse Pblico) no tm fins lucrativos e formam o chamado Terceiro Setor. S para saber, o Estado considerado o Primeiro Setor e a iniciativa privada (as empresas privadas) esto no Segundo Setor. Essas organizaes foram criadas para oferecer, de forma coletiva ou comunitria, servios bsicos como sade, educao, defesa dos direitos humanos, entre outros. No incio, essas organizaes eram mantidas por doaes feitas pelas empresas, pelo governo, por organizaes internacionais ou por pessoas fsicas. A mo-de-obra era principalmente composta por voluntrios, isto , pessoas que trabalham sem remunerao, pelo simples prazer de ajudar. Com o tempo, algumas dessas organizaes cresceram, se profissionalizaram e hoje do emprego a muita gente.

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ADMINISTRAO

Atividade 2
Conhea um pouco das atividades de cada empresa apresentada abaixo. A seguir, responda qual o seu ramo de atividade: C&A uma cadeia internacional que vende roupas femininas, masculinas e infantis, e que est presente nos grandes shoppings de vrios estados do pas. Para desenvolver sua atividade de varejo, a rede tem um servio de crdito, com cartes prprios, e trabalha com produtos diversificados para atender sua faixa de pblico. Recentemente fez uma grande campanha na televiso cuja estrela foi a famosa modelo Gisele Bndchen. O objetivo era valorizar a sua clientela, mostrando uma top model que desfila na Europa vestida com as roupas que qualquer um de ns pode encontrar na loja. Esta uma empresa do ramo.......................................................................

A Votorantim Cimentos, do Grupo Votorantim, uma das maiores empresas fornecedoras de material para a construo civil. Foi fundada em 1936, no interior de So Paulo. Hoje, lder do mercado de cimento e cal. Desde 2001, passou a atuar tambm no exterior, depois de comprar a St. Marys Cement do Canad. Em 2002, assumiu a liderana no mercado de concreto com a compra da Engemix. A partir de 2003, passou a atuar tambm nos Estados Unidos. Essa empresa atua no ramo.................................................. O Hospital Municipal o nico que existe na cidade. Nele so atendidos desde casos simples e rotineiros como mal-estar, gripe e pequenos acidentes domsticos at pacientes graves. Realiza, em mdia, 50 cirurgias por ms. L trabalham mdicos de diversas especialidades, uma grande equipe de enfermagem e funcionrios administrativos. Um hospital uma empresa do ramo.............................................. Mas voc j viu que, alm do ramo de atividade e do faturamento, existem outros critrios para classificar uma empresa, como a sua organizao jurdica: empresa pblica, privada ou de economia mista. Marque nos crculos a classificao de cada uma dessas empresas ou instituies, usando 1 para empresas pblicas, 2 para empresas privadas e 3 para empresas de economia mista.
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Universidade Federal do Cear. Indstria de laticnios.
O MUNDO DO TRABALHO
ILUSTRAO MARCIO LEVYMAN

Rede de lanchonetes. Secretaria Estadual de Sade. Petrobras. Ministrio da Educao. Banco. Armarinho.

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ADMINISTRAO

As cooperativas. So associaes de pessoas ou grupos profissionais que se renem para trabalhar numa mesma atividade. Essas pessoas dividem os custos da administrao do negcio e os seus resultados.

Um exemplo
Os vinhos da Cooperativa Vincola Aurora so vendidos em supermercados de todo o Brasil. Essa cooperativa foi fundada por 16 famlias de imigrantes vindos do norte da Itlia. Isso aconteceu em 1931, na regio de Bento Gonalves, no Rio Grande do Sul. Hoje, 1.200 famlias trabalham juntas na plantao, na colheita de uvas e na produo de vinhos, que so consumidos at no exterior. Uma parte dos lucros do negcio dividida entre as famlias e a outra usada para modernizar o parque industrial e tambm para adquirir novas tecnologias. Outro exemplo o da CopaRoca Cooperativa de Costureiras da Rocinha, no Rio de Janeiro, formada pelas moradoras da favela. Vrios estilistas e designers tm trabalhado em parceria com essas costureiras nas suas colees.

J as Associaes so entidades formadas por um grupo de pessoas que se renem para tratar de objetivos comuns. As associaes em geral no tm carter empresarial e nem visam lucros. Um exemplo so as associaes de moradores de um bairro, que se juntam para prestar servios e cuidar dos interesses da comunidade, buscando melhorar as condies de vida de quem mora nesse bairro.

Estrutura organizacional da empresa

Imagine uma festa de famlia. Ser um almoo para 20 pessoas, entre primos, tios etc. A dona da casa, sozinha, no conseguir dar conta de fazer as compras, preparar a comida, encomendar a bebida, cuidar da sobremesa. Ento, ela chama trs parentes para ajud-la e divide as tarefas: um ir ao supermercado comprar os ingredientes e as bebidas; outro arrumar a casa e far uma decorao especial; e o terceiro ajudar na cozinha. Todos trabalharo juntos, executando tarefas diferentes para que a festa seja um sucesso. Da mesma forma, uma empresa tem diferentes departamentos que trabalham juntos. Eles formam a estrutura organizacional da empresa, que inclui a diviso de tarefas e o trabalho de cada grupo de pessoas. Essa diviso d origem aos departamentos.

tecnologia. [Do gr. technologa, tratado sobre uma arte.] S. f. 1. Conjunto de conhecimentos, especialmente princpios cientficos, que se aplicam a um determinado ramo de atividade: tecnologia mecnica. 2. A totalidade desses conhecimentos. In Novo Dicionrio da Lngua Portuguesa, de Aurlio Buarque de Holanda Ferreira.

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J aconteceu com voc?

Enquanto fazia compras em um supermercado, alguma pessoa veio lhe oferecer uma nova marca de suco ou de queijo para provar? Pois essa pessoa um promotor de vendas e isso que ela fez foi uma estratgia de marketing. As lojas costumam usar esse recurso para apresentar um novo produto ao cliente e fazer com que ele o compre.

J a rea ou departamento de vendas costuma reunir, alm da atividade comercial especfica da empresa, as aes de promoo, propaganda e marketing. A rea financeira costuma reunir a contabilidade, que registra todas as transaes da empresa, envolvam elas dinheiro ou no; a tesouraria, que controla o dinheiro e onde fica o Caixa; e tambm os setores de contas a pagar e cobrana. O setor de recursos humanos o encarregado de administrar as relaes entre a empresa e os funcionrios.
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FOTO RODRIGO LOPES

O MUNDO DO TRABALHO

O tamanho da empresa e a natureza de suas operaes determinam o nmero de departamentos e orientam a distribuio de tarefas. Por exemplo, em uma pequena empresa comum haver departamentos com uma s pessoa executando diferentes tarefas (o tal funcionrio curinga de que falamos antes). Nas empresas maiores, as pessoas executam tarefas mais especializadas. De modo geral, o funcionamento de qualquer organizao pequena, mdia ou grande apia-se em quatro servios fundamentais: produo ou operao, marketing e vendas, finanas e recursos humanos. O setor ou departamento de produo ou operao se encarrega da atividade-fim de uma empresa. Ou seja, se for uma indstria o setor que transforma as matrias-primas no produto final. Se for uma empresa de prestao de servios, como um escritrio de arquitetura, por exemplo, a parte operacional a que responde pelas plantas, pelos projetos de construo e reforma etc.

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ADMINISTRAO
ILUSTRAES MARCIO LEVYMAN

Onde esto o arquivador, o almoxarife, o auxiliar administrativo e o contnuo?

De um modo geral, as ocupaes de arquivador, almoxarife, auxiliar administrativo e contnuo atendem a todos os setores de uma empresa privada. Mas cada uma delas pode ser especialmente til a um ou mais departamentos. Veja: O auxiliar de arquivo ser mais necessrio em setores que lidam com muita papelada, como o de finanas (contas, recibos etc.) e o de recursos humanos (fichas de funcionrios, cpias de carteiras de identidade etc.). O almoxarife est mais ligado ao setor de produo, pois ele recebe, guarda e distribui tanto os materiais necessrios operao da empresa, quanto as mercadorias que ainda sero postas venda. O auxiliar administrativo atua em todos os setores, atendendo especialmente os departamentos que cuidam do marketing, das finanas e dos recursos humanos. O contnuo o funcionrio que transita entre todos os setores e tambm cuida do trabalho externo.

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E o que acontece em uma empresa pblica? Nesse tipo de empresa, os cargos e a diviso de trabalho se organizam de forma diferente. Para comear, a entrada na empresa se d por meio de um concurso pblico. Quando h necessidade de novos funcionrios, anncios em jornais avisam que sero abertas inscries para um concurso a fim de preencher certas vagas. Para participar, os candidatos pagam uma taxa de inscrio e precisam estudar muito, j que a concorrncia grande. Quem aprovado ganha um emprego vitalcio, ou seja, para toda a vida. Vale lembrar que as empresas pblicas tm seu prprio plano de carreira e que os seus cargos so divididos de acordo com nveis hierrquicos (diferentes nveis de autoridade). Para avanar, muitas vezes necessrio participar de novos concursos, uma exigncia legal para a contratao em empresas pblicas. Nos prximos captulos voc vai conhecer melhor as atividades e as responsabilidades de cada uma dessas ocupaes. Bom estudo.

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O MUNDO DO TRABALHO
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ADMINISTRAO

Arquivador
ILUSTRAO MRCIO LEVYMAN

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Arquivar quer dizer guardar, conservar na memria ou em um lugar seguro as informaes e os documentos. Essa a primeira caracterstica de um arquivo: as coisas que so guardadas ali so importantes, seja porque vamos precisar delas, seja porque tm um valor histrico ou mesmo afetivo. Ningum arquiva um papel sem utilidade, um folheto desses que recebemos na rua ou um bilhete do colega de trabalho avisando que foi ao banco. Os arquivos so necessrios vida de qualquer organizao, seja ela do tamanho que for. Mas nem s as empresas precisam de arquivos. Na nossa vida fora do trabalho tambm temos de guardar papis, documentos e comprovantes. Ou seja, tambm devemos ter um arquivo pessoal, mesmo que ele seja uma simples pasta ou at uma gaveta... A palavra arquivo tem vrios empregos e significados. o termo usado para nomear o conjunto de correspondncias e documentos que devem permanecer guardados e tambm o nome do mvel, geralmente de metal e com gavetas, usado para guardar os documentos. E mais: costumamos chamar de arquivo o lugar ou a sala onde ficam esses mveis.
ARQUIVADOR
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Um exemplo
Quem prudente e organizado costuma guardar a nota de compra e o certificado de garantia dos eletrodomsticos que comprou. s vezes o aparelho apresenta defeito antes do trmino do prazo de garantia, mas se temos a nota fiscal e o certificado de garantia, basta entrar em contato com a loja onde foi comprada a mercadoria e pedir o conserto ou a substituio do aparelho. Agora, se a nota foi para o lixo e o certificado de garantia sumiu...

Esse um exemplo bastante comum e certamente voc conhece essa situao.

Procure lembrar de alguma vez em que voc precisou muito de um documento e no conseguiu achar. Reflita sobre como e onde so guardados seus documentos pessoais e os de sua famlia.
ADMINISTRAO

Agora, escreva algumas linhas sobre esses dois assuntos: ........................................................................................................................ ........................................................................................................................ ........................................................................................................................ ........................................................................................................................ ........................................................................................................................ ........................................................................................................................ ........................................................................................................................ ........................................................................................................................ ........................................................................................................................ ........................................................................................................................

Para que serve o arquivo?

No ambiente de uma empresa, o arquivo definido como: um conjunto de documentos produzidos e recebidos por uma organizao ao longo de sua existncia, e que so organizados e conservados para consultas e comprovaes. Isso quer dizer que a finalidade do arquivo preservar a situao fiscal, a memria e a histria da instituio que o mantm. Outra funo importante do arquivo de uma empresa ajudar na comprovao de tempo de servio de antigos funcionrios que querem se aposentar e no tm todos os documentos necessrios. Os documentos podem ser guardados segundo diversos critrios de arquivamento: data, numerao, assunto etc. Esses critrios formam o que chamamos de mtodo de arquivamento. importante conhecer a lgica usada em cada arquivo. Se voc no
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ILUSTRAO CV DESIGN

Atividade 3
Aconteceu comigo

sabe qual foi o critrio utilizado para classificar e guardar os documentos, certamente ter dificuldade de encontrar aquele que estiver procurando. Mtodos de arquivamento so as formas encontradas para separar e classificar os documentos. Normalmente utiliza-se mais de um mtodo de arquivamento, pois difcil que um nico mtodo d conta do servio. Enquanto alguns documentos so melhor ordenados por assunto, outros so por nome, local, data ou nmero. Voc ver mais adiante cada um desses mtodos. Lembre-se Nem todo papel documento. Nem todo documento precisa ser guardado. Por isso preciso tambm ter critrios para diferenciar os documentos que merecem ser arquivados daqueles que no tero valor no futuro.

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ARQUIVADOR
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FOTOS ZECA GUIMARES

claro que comprovantes de pagamento, contas e certides, por exemplo, so papis ou documentos que devem ser arquivados. Ainda neste captulo vamos falar de alguns deles. Depois, se voc precisar relembrar o nome e a funo de algum documento, procure uma ajuda no captulo final deste livro. Agora, vamos ver algumas caractersticas e habilidades que o profissional deve ter para desempenhar bem as funes de arquivador.

O perfil do arquivador
Esprito de equipe, gentileza e boa vontade so qualidades que no podem faltar. Quem trabalha com arquivo precisa ter habilidade para lidar com o pblico. Achou estranho? Pensou que o trabalho do arquivador fosse s ficar com a cara enfiada numa gaveta de arquivo? Nada disso. Esse setor pode ser bem movimentado e atender a diversos outros departamentos ou funcionrios da empresa. Afinal, como voc j viu, um arquivo guarda o registro da vida de uma empresa e de seus empregados. O arquivo no propriedade do arquivador ele serve a todos os departamentos e, em alguns casos, aos colegas de trabalho tambm.

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ADMINISTRAO

Um exemplo
O computador do setor de design da Agncia XPTO apresentou um problema. um defeito grave, mas, por sorte, o equipamento ainda est na garantia. Quem ir salvar o setor? O arquivo, onde certamente estar o certificado de garantia e a nota fiscal de compra. Por isso, dizemos que o setor de arquivo presta servios para toda a empresa.
O profissional de arquivo tambm precisa de uma boa capacidade de concentrao e ateno. Essas caractersticas sero muito valiosas na hora de classificar um documento que chega para ser arquivado. Classificar significa definir em que pasta dever ser guardado. Afinal, no adianta ter mtodos de arquivamento sofisticados se o arquivador se distrai e o papel vai parar na gaveta errada. Lembre-se Papis no se desmancham no ar. Quando algum some porque foi colocado no lugar errado. E por falar em lembre-se, outra coisa importante a memria. Ela vai ajudar muito na hora de recuperar informaes e localizar documentos. Voc jovem e certamente tem boa memria. Em geral, quando os jovens no conseguem se lembrar bem de alguma coisa porque faltou ateno. Ento, a dica esta: prestar ateno e trabalhar com interesse para registrar e fixar o que est fazendo.
FOTO ZECA GUIMARES

discernimento s. m. (...) 2. Faculdade de julgar as coisas clara e sensatamente; critrio, tino, juzo. 3. Apreciao, anlise. (...) Existem muitos outros usos para estes termos. Se voc quiser conheclos, procure a palavra discernimento no dicionrio.

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Outra qualidade do arquivador a pacincia. Muitas vezes, mesmo em um arquivo organizado difcil localizar um documento, sobretudo aqueles mais antigos ou que no so usados com freqncia. Ento no adianta se afobar. No deixe a impacincia tomar conta da sua emoo. Para procurar alguma coisa bom ter cabea fria, determinao, ateno e... pacincia. S isso? No. Outro atributo a ser desenvolvido a capacidade de avaliao, que tambm chamamos de discernimento. O velho bom senso. Mas no se assuste. Todos esses atributos ou qualidades podem ser cultivados, treinados e aperfeioados com o tempo. No incio melhor no arriscar muito. Na dvida, pergunte. Por ltimo, uma recomendao til: muitas vezes o arquivador lida com informaes sigilosas ou confidenciais como, por exemplo, aspectos da vida pessoal de algum funcionrio, questes legais ou fiscais que no devem ser divulgadas. Como arquivador, voc provavelmente ter acesso a essas informaes e no pode sair contando quanto ganha o fulano, nem que a empresa est sendo processada. Por isso deve ter cuidado, responsabilidade e tica. Quando falamos de tica estamos falando de valores e de virtudes. Estamos falando de comportamento humano e das regras de convivncia na sociedade, no grupo familiar e no trabalho.

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ARQUIVADOR
sigiloso. (). Adj. Que contm ou envolve sigilo; secreto, sigilado. confidencial. Adj. 2 g. 1. Dito ou escrito em confidncia; secreto. S. f. 2. Comunicao ou ordem sob sigilo. In Novo Dicionrio da Lngua Portuguesa, de Aurlio Buarque de Holanda Ferreira.

O local e o material de trabalho

O bom funcionamento de um arquivo depende no s dos profissionais que trabalham nele, mas tambm do local e dos equipamentos escolhidos para sua montagem. A rea onde ficam os arquivos deve ser fcil de limpar, pois a poeira e o mofo so inimigos mortais dos documentos. Outro aspecto a ser observado a ventilao, j que o calor excessivo, por exemplo, torna os papis amarelados. O recurso do ventilador pode representar um perigo, j que o vento pode fazer os papis voarem e se perderem. Nem sempre possvel reunir as condies ideais, mas uma coisa imprescindvel: segurana. Por isso, ateno ao prazo de validade dos extintores de incndio. Lembre-se A tica refere-se conduta humana do ponto de vista do bem e do mal. Essa palavra, que vem da Grcia, tambm est ligada capacidade interna que o indivduo tem de reagir ao certo e ao errado de acordo com a sua cultura.
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ADMINISTRAO

Os mveis devem ser adequados ao tipo e ao tamanho dos documentos que sero arquivados. Existem arquivos especiais para guardar mapas e plantas de arquitetura as mapotecas , revistas, jornais e muitos outros documentos e publicaes de formatos variados. Os arquivos de documentos e correspondncias costumam ser de ao, com gavetas deslizantes, nas dimenses das pastas que ficam apoiadas nos trilhos. Por isso so chamadas de pastas suspensas. Existem ainda os arquivos de fichas que so colocados em cima de mesas. Alm de lpis, papel, caneta e envelopes, o arquivador trabalha com alguns materiais especficos. Conhea alguns deles: Ficha retngulo de cartolina, pequeno ou grande, com linhas (pauta) ou liso, onde registrada a informao. Pode ser branca ou colorida. Guia divisria retngulo de carto resistente que serve para separar as sees do arquivo. Sua funo marcar a diviso dos grupos de documentos, facilitando a busca e volta da ficha ou documento para o arquivo. A guia divisria tem uma salincia na parte superior para anotar o assunto, as letras em ordem alfabtica ou os nmeros. Pasta Folha de papelo resistente, dobrada ao meio, que serve para guardar e proteger os documentos.

Lembre-se muito importante fazer sempre uma cpia dos arquivos eletrnicos. Essa cpia de segurana chamada de back-up.

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O futuro do arquivo
Apesar da tendncia de informatizar o trabalho e digitalizar os documentos por questes de agilidade e de espao, o arquivo fsico, com papis e gavetas, mantm seu lugar e os arquivos de papis continuam importantes. preciso no esquecer que determinados documentos tm valor legal e fiscal como os relativos ao Imposto de Renda, por exemplo. Por isso precisam ser guardados pelo prazo estabelecido pelo rgo competente. Os documentos relativos vida funcional dos empregados no podem ser descartados nunca. Mesmo que o empregado saia da empresa preciso manter a sua pasta. Para outros tipos de documentos como correspondncias e informaes, muitas empresas j adotam apenas o arquivo eletrnico. Mas mesmo esse arquivo eletrnico precisa ser organizado. As informaes e os documentos devem ser classificados e so guardados em pastas que ficam nos diferentes diretrios do computador. Na linguagem da informtica, guardar salvar. Sugestivo, no? Um arquivo digital tem vrias vantagens. Se as pastas e subpastas estiverem bem nomeadas e organizadas, ele ter a vantagem da rapidez e da agilidade na localizao dos documentos. Em geral, os softwares tm instrumentos de busca para facilitar o trabalho. Para achar um documento, basta escrever uma palavra-chave que tenha a ver com o assunto e a mquina far a busca automaticamente. Lembre-se Apesar de toda tecnologia, a necessidade de organizao da informao e a profisso de arquivista ou auxiliar de arquivo vo permanecer. S que as rotinas e mtodos de trabalho vo mudar e se atualizar de acordo com a evoluo dos mtodos de arquivamento. A economia de espao outra vantagem. Ao contrrio dos arquivos eletrnicos, papis e documentos exigem um grande espao fsico para serem guardados. At mesmo alguns documentos contbeis podem ser gerados e armazenados em computador, sem necessidade de impresso.

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ARQUIVADOR
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ADMINISTRAO

Atividade 4
Onde esto os erros? A cena abaixo se passa no setor de arquivo de uma empresa. Mas existem algumas coisas fora de ordem. Aponte trs erros e diga como se deve corrigi-los.
ILUSTRAO MRCIO LEVYMAN

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Guardar para no pagar duas vezes

Com a troca dos papis por arquivos digitais, muitos documentos no so arquivados fisicamente. Entretanto, existem alguns que devem ser arquivados em papel, como os comprovantes de pagamento de impostos. O documento impresso e autenticado a prova de que o tributo foi realmente pago. Por isso preciso cuidado ao arquiv-lo. Imagine a empresa ser obrigada a pagar novamente o imposto, com multa de at 20% sobre o valor devido, mais juros, porque no conseguiu comprovar o pagamento. Por isso, esteja muito atento ao manusear documentos. O captulo final deste livro traz uma tabela com os prazos de guarda dos documentos mais importantes para uma empresa. Em caso de dvida, consulte-a.

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ARQUIVADOR
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FOTOS ZECA GUIMARES

Classificao dos arquivos

Pare um minuto e pense nos variados tipos de arquivo que podem ter alguma relao com a sua vida: O arquivo de fotos da sua famlia. O arquivo da escola em que estudou, onde h uma ficha com informaes sobre voc, mesmo que j tenha sado da escola. O arquivo do clube ou da academia de ginstica, com as fichas dos freqentadores. Carteira de vacinao. Alm dos arquivos pessoais, existem outros que dizem respeito s instituies, s cidades, ao pas, s empresas etc. Assim, os arquivos podem ser: Pblicos arquivos de instituies do governo federal, estadual ou municipal. Exemplo: o arquivo da prefeitura da sua cidade. Institucionais arquivos de escolas, igrejas, associaes, Organizaes No Governamentais (ONGs) e de quaisquer organizaes sem fins lucrativos. Exemplo: o arquivo de um sindicato de trabalhadores. Empresariais arquivos de firmas, corporaes e companhias. Exemplo: o arquivo de uma loja ou de um banco. Existem arquivos histricos, arquivos de memrias, correspondncias e documentos de vida, como os de alguns polticos, escritores, intelectuais, jornalistas, pesquisadores, personalidades etc. Esses arquivos so to importantes que costumam ser doados a alguma instituio ou mesmo vendidos para bibliotecas.

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ADMINISTRAO

Os arquivos, de acordo com a sua evoluo ou tempo de vida podem ser classificados como: Arquivo corrente guarda a documentao mais atual, que consultada com mais freqncia. Deve ser mantido em local de fcil acesso, para facilitar a consulta. Tambm conhecido como arquivo de movimento. Exemplo: arquivo de uma escola, com documentos referentes ao ano letivo atual. Arquivo intermedirio inclui documentos que vieram do arquivo corrente porque deixaram de ser usados com freqncia. Sua permanncia no arquivo temporria, pois esto aguardando para serem jogados fora ou mandados ao arquivo permanente. Exemplo: arquivo com os documentos reunidos ao longo dos ltimos 10 anos de uma empresa. Arquivo morto guarda documentos que perderam o valor e cujo uso deixou de ser freqente. So conservados somente por causa de seu valor histrico, com fins de pesquisa. Exemplo: arquivo de um hospital pblico, com as fichas de pacientes que foram atendidos h mais de 30 anos.

Atividade 5
Marque P para arquivo Pblico, I para Institucional, E para Empresarial e F para Familiar ou Pessoal: A imobiliria MJ Imveis possui um arquivo com mais de 500 apartamentos de diferentes tamanhos e preos. Maria guardava num bauzinho bem trancado os bilhetes de amor e fotos que recebeu. No s do atual namorado, como dos antigos paqueras e ficantes. D. Vnia, bibliotecria da biblioteca estadual, tem muito orgulho de seu variado acervo. Ela costuma dizer que s sai de l sem um livro quem no sabe ler. Os boletins de ocorrncia ficam arquivados na delegacia da cidade ou do bairro.

Classificao dos documentos

Em toda empresa circula muita papelada. So notas fiscais, cartas, formulrios, listas. Todos, sem exceo, devem ser considerados importantes, pois podem servir para promover mudanas, tomar decises, participar novidades, dar ordens, comprovar transaes envolvendo dinheiro. Se a empresa for grande, maior ainda ser a quantidade desses papis.
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Todos os dias chegam diversas correspondncias, contas e documentos empresa. Em geral, alm das contas, so cartas trocadas entre as empresas ou entre a empresa e os clientes, assim como folhetos de propaganda. Essa a chamada correspondncia externa, ou seja, circula fora da empresa. Mas existe tambm a correspondncia interna, que so as circulares, os comunicados e os memorandos. Alguns documentos so fundamentais para o funcionamento de uma empresa. So eles muitas vezes que permitem que a empresa execute suas operaes. Os mais comuns, mas nem por isso menos importantes, so os recibos, as notas fiscais, as guias de recolhimento de impostos ou de contribuies, as requisies de materiais e pedidos de compras. Recibo o comprovante que a pessoa assina quando recebe alguma encomenda, um documento importante ou algum pagamento. Nota fiscal um documento que acompanha a remessa de mercadorias expedidas pelo fornecedor do material. Nela esto relacionados os produtos com a descrio das quantidades e dos preos, alm da data da operao. Na nota fiscal tambm esto discriminados os impostos, os eventuais descontos e o valor do frete.

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ARQUIVADOR
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Um exemplo
Uma empresa compra vrios mveis de escritrio de uma grande loja de departamentos. A quantidade de mesas e cadeiras, os modelos adquiridos, alm do valor pago por elas esto detalhados na nota fiscal. Uma semana aps a compra, porm, uma das cadeiras quebrou. Para conseguir uma troca necessrio ter a nota fiscal. Ela a prova de que a cadeira foi comprada naquela data, naquela empresa, e pelo preo descrito.
As guias de recolhimento so uma espcie de boleto bancrio usado para o pagamento de impostos. Para cada imposto, h uma guia diferente. As requisies de materiais ou pedidos de compra so formulrios usados nas empresas para solicitar materiais de consumo ou produtos ao almoxarifado, ou ainda, para solicitar a compra de materiais que no esto no estoque.

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ADMINISTRAO

Existem ainda muitos outros documentos, atas, relatrios, cadastros etc. Alguns deles esto descritos no ltimo captulo. Os que voc conheceu agora so os mais importantes e comuns a todas as empresas.

Regras de classificao de documentos

Voc j sabe que existem vrios tipos de arquivo e diferentes documentos. A seguir, vamos ver algumas regras usadas para classificar os documentos e guard-los com segurana. Essas regras facilitam a organizao do arquivo. Documento escrito contratos, certides, tabelas, questionrios etc. Em geral so arquivados em pastas e guardados em arquivos de ao. Documento iconogrfico iconografia, de acordo com o dicionrio, a arte de representar algo atravs de imagens. Documentos iconogrficos so, portanto, fotos, quadros etc. Esses documentos so guardados em mveis maiores, de gavetas largas e rasas, chamados de mapotecas. Documento cartogrfico cartografia, de acordo com o dicionrio, a arte ou a cincia de compor mapas. Os documentos cartogrficos so os prprios mapas, que tambm so guardados em mapotecas. Quanto natureza, os documentos podem ser ostensivos, como, por exemplo, a escala de planto de porteiros em um edifcio residencial, comunicados pblicos, avisos a scios ou condminos etc. Outros documentos, entretanto, tm circulao restrita. Isto , so enviados apenas s pessoas interessadas no assunto. Dentre estes existem ainda os confidenciais e os secretos. Confidencial seu assunto, embora no exija alto grau de segurana, s deve ser do conhecimento de pessoas autorizadas. Exemplo: propostas entregues pelas empresas durante um processo de licitao, documentos do setor de pessoal etc. Secreto seu assunto exige alto grau de segurana, mas pessoas autorizadas podem ter acesso a ele. Exemplo: informaes de interesse poltico, planos de expanso da empresa, pesquisas de desenvolvimento de produtos etc.

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Atividade 6
Complete as lacunas de acordo com a natureza do assunto: 1) O relatrio de pesquisas de um novo medicamento feito por um laboratrio farmacutico um documento .............................. 2) O resultado da avaliao de desempenho de um funcionrio feita pelo setor de Recursos Humanos um documento ............................................. 3) As provas feitas pelos alunos de uma turma de ensino mdio so consideradas documentos .................................. 4) A lista de classificao de um exame de seleo ou vestibular um documento ........................................... 5) O depoimento prestado por uma testemunha confirmando a participao de uma pessoa em um crime um documento ...........................................................

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ARQUIVADOR
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Tcnicas de trabalho
Desde o momento em que um documento chega empresa, deve haver uma preocupao com seu possvel arquivamento. Veja esses trs tipos de documento e imagine que chegaram de manh cedo na empresa: Uma carta para um empregado do departamento financeiro, com etiqueta indicando que pessoal. Vrios exemplares de um jornal do sindicato da classe, para os funcionrios. Dois envelopes endereados ao departamento jurdico, que foram entregues por um mensageiro de outra empresa. Que tipo de encaminhamento a pessoa responsvel deveria dar a cada um deles? Anote seu pensamento numa folha de papel e depois compare com a resposta abaixo. Carta com etiqueta pessoal no preciso abrir, nem registrar a carta, pois se trata de uma correspondncia particular. Basta encaminh-la a quem se destina. No necessrio arquiv-la. Jornais do sindicato no preciso registr-los, pois no so documentos oficiais. Devem ser distribudos aos funcionrios.

ostensivo. [Do lat. Ostensu, part. pass. de ostendere, mostrar+ -ivo.] Adj. 1. Que pode mostrar ou ostentar; ostensvel, ostensrio. (...) In Novo Dicionrio da Lngua Portuguesa, de Aurlio Buarque de Holanda Ferreira. Existem muitos outros usos para este termo. Se voc quiser conhec-los, procure a palavra ostensivo no dicionrio.

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Lembre-se
ADMINISTRAO

Envelopes endereados ao departamento jurdico esses, sim, so documentos oficiais. Precisam ser abertos, registrados e encaminhados. O andamento desses documentos dentro da empresa dever ser acompanhado e, aps cumprir sua finalidade, devero ser arquivados.

O recebimento, o registro e a expedio da correspondncia so chamados servios de protocolo. Eles devem estar ligados ao arquivo, emprstimo ou consulta de documentos, ou aos servios de arquivo. Em muitas empresas, o setor de arquivo e protocolo rene esses dois servios.

Servios de protocolo
As regras de protocolo so criadas pela prpria empresa, de acordo com suas necessidades. Mas, de modo geral, o trabalho funciona assim: A correspondncia chega pelo correio ou entregue em mos. preciso separar a correspondncia oficial da particular. A correspondncia particular distribuda. A correspondncia da empresa separada por destinatrios. A correspondncia registrada (se a empresa adotar um registro geral de correspondncias) e, depois, distribuda ou expedida. Quando a empresa adota um registro de entrada de correspondncia, o funcionrio encarregado dessa atividade deve preencher a ficha de protocolo em duas vias, indicando a data e o departamento para onde a correspondncia ser encaminhada. Essas anotaes tambm podem ser feitas num livro. Assim, cada vez que precisarmos saber onde est o documento, bastar olhar a ficha de protocolo ou consultar o livro. Depois que o documento circula nos departamentos da empresa e cumpre sua finalidade, ele arquivado. Esse arquivo pode ser do prprio setor ou um arquivo central. Nesse caso, ele pode ser recuperado a qualquer momento para consultas, por meio de emprstimo.
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Lembre-se Os servios de arquivo englobam a atividade de arquivar documentos e tambm de emprest-los para consulta, sempre que necessrio.

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ARQUIVADOR

Mtodos de arquivamento
No importa onde a informao esteja armazenada pode ser na memria de um computador, em disquetes, CDs, numa biblioteca, em microfilme ou num arquivo , para as pessoas que usam o arquivo, o importante encontrar o que esto procurando. Para tornar isso possvel, existem vrios mtodos de classificao de documentos:

Alfabtico Geogrfico Numrico Por assunto

Como escolher um desses mtodos? Imagine uma empresa prestadora de servios. Um dos documentos mais comuns nela a nota fiscal. Sabemos que ela possui um nmero, o nome do comprador, a data da compra, a descrio das mercadorias, o valor pago etc. Mas pelo nmero que identificada. J um relatrio, embora tenha uma data e nome do autor, ser mais procurado pelo assunto. Um pronturio mdico, por sua vez, ainda que apresente um nmero e a data de internao, tem como elemento mais importante o nome do paciente. Por isso: A nota fiscal dever ser arquivada pelo nmero. O projeto dever ser arquivado pelo assunto. O pronturio mdico dever ser arquivado pelo nome do paciente. Vamos examinar agora os principais mtodos de arquivamento.

destinatrio. S.m. (...)1. Aquele a quem se destina ou se remete alguma coisa. (...) pronturio. [Do lat. Promptuariu.] S. m. (...) 3. Bras. Ficha (mdica, policial, etc.) com os dados referentes a uma pessoa. (...) In Novo Dicionrio da Lngua Portuguesa, de Aurlio Buarque de Holanda Ferreira. Existem muitos outros usos para estes termos. Se voc quiser conhec-los, procure essas palavras no dicionrio.

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ADMINISTRAO

Mtodo alfabtico
Antes de explicar o mtodo, uma pergunta: voc sabe o que ordem alfabtica? Significa arrumar as palavras ou nomes prestando ateno sua primeira, segunda e terceira letras, lembrando da ordem em que aparecem no alfabeto. Veja a srie de palavras abaixo: Banco Xcara rvore Idia Ao serem arrumadas em ordem alfabtica, ficariam assim: rvore Banco Idia Xcara Por qu? Porque, no alfabeto, a letra A vem em primeiro lugar, o B vem em seguida e assim por diante. Agora, vamos complicar um pouco. Imagine diversas palavras comeando com a letra A. Almanaque Abelha Avano Amor Nesse caso, prestamos ateno segunda letra da palavra, logo aps o A. Esta arrumao em ordem alfabtica ficaria assim: Abelha Almanaque Amor Avano Por qu? Porque B vem antes de L, que vem antes de M, que vem antes de V. Para ter uma idia melhor ainda, pegue um dicionrio e veja como as palavras esto arrumadas. A ordem alfabtica que nos permite encontrar rapidamente o que estamos procurando. Agora sim, vamos ao mtodo. O mtodo alfabtico o mais simples de todos e usado sempre que se quer fazer algum agrupamento de palavras ou ordenao de nomes. Um dicionrio, por exemplo, organizado em ordem alfabtica, como se fosse um arquivo de palavras. Em geral, esse tipo de arquivo formado por fichas ou pastas individuais, arrumadas no arquivo na seqncia das letras do alfabeto, separadas por guias divisrias marcadas com as letras: A, B, C etc. Porm, se o volume de pastas for muito grande, preciso detalhar mais a ordem alfabtica nas guias divisrias. Exemplo: Aa, Ab, Ac, Ad etc. Ou Da - Dh, Di - Dp, Dq - Dz etc.

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Deu para perceber a regra? Essa organizao chamada indexao, ou seja, ordenao em forma de ndice. Agora, vamos rearrumar os nomes considerando sua indexao: Gomes, Jos Francisco Martins, Roberta Pedroso, Mrio Pereira, Gabriela Santos, Vitria Maria dos Observe que Pereira e Pedroso tm as duas primeiras letras iguais. Ento, prestamos ateno terceira letra: d vem antes de r. Por isso, o nome Pedroso vem antes de Pereira no arquivo.

d fgcAge A e c hd b b f

ndice. s.m. (...) 2. O conjunto de indicaes impressas, especialmente de letras, feitas num livro ou num caderno para facilitar-lhe o manuseio, permitindo a localizao ou o registro do assunto desejado. 3. O conjunto dos cartes divisrios dum fichrio, dotados de orelhas com letras, palavras ou nmeros indicativos. 4. Tabela, relao, lista.(...) In Novo Dicionrio da Lngua Portuguesa, de Aurlio Buarque de Holanda Ferreira. Existem muitos outros usos para este termo. Se voc quiser conheclos, procure a palavra ndice no dicionrio.

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ARQUIVADOR

Imagine uma academia de ginstica onde as fichas com o programa de musculao de cada aluno esto organizadas em ordem alfabtica: Gabriela Pereira Jos Francisco Gomes Mrio Pedroso Roberta Martins Vitria Maria dos Santos Nesse caso, a referncia de arquivamento foi o primeiro nome, mas em arquivos com muitos nomes, o mais comum e prtico organizar pelo sobrenome. Assim, ocorre uma inverso: Roberta Martins Martins, Roberta Jos Francisco Gomes Gomes, Jos Francisco Gabriela Pereira Pereira, Gabriela Mrio Pedroso Pedroso, Mrio Vitria Maria dos Santos Santos, Vitria Maria dos

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ADMINISTRAO

Atividade 7
1) Prepare uma lista com as palavras abaixo, organizando-as em ordem alfabtica: recibo, arquivo, documento, contrato, ata, listagem, lista, relatrio, documentos, gaveta, pasta, caixa, fatura, duplicata, arquivamento, assunto, pronturio, registro, caixas. ........................................................................................................................ ........................................................................................................................ ........................................................................................................................ ........................................................................................................................ 2) Neste exerccio, voc dever preparar duas listas. Primeiro organize os nomes abaixo em ordem alfabtica, considerando o primeiro nome. Depois, faa uma outra, indexando pelo sobrenome.
Pedro Luiz Alvarenga Jos Antnio Veiga Jos Antnio da Silva Marcondes Lucia Pereira Lima Anita S Clarice Peixoto
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3) Agora chegou a vez de vocs organizarem os prprios nomes. Faam uma lista com todos os nomes, sem qualquer ordenao. Depois estabeleam o critrio de indexao se pelo primeiro nome ou pelo ltimo. A partir da, s numerar na seqncia, de acordo com a ordem alfabtica e o critrio escolhido. No se esqueam da borracha.
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Mtodo geogrfico
o mais indicado nos casos em que consideramos a procedncia ou o local como elemento principal de um documento, como, por exemplo, nos departamentos de venda, importao e exportao de empresas. Existem duas maneiras de arrumar o arquivo de acordo com este mtodo. 1) O estado de origem considerado o elemento mais importante do documento. Nesse caso, os nomes dos estados so arrumados em ordem alfabtica. Dentro deles, em primeiro lugar, vem o nome da capital. Depois dela, vm os nomes das cidades em ordem alfabtica e, por fim, dentro das cidades, vm os nomes dos clientes tambm em ordem alfabtica. Veja um exemplo de um arquivo arrumado dessa forma:
Amazonas Manaus Almeida, Jos; Neves, Cludio; Sobreira, Luza Bahia Salvador Macedo, Francisco Jr. Pereira, Maria; Vidal, Antnia Bahia Salvador Andrade, Ulisses; Parreira, Luiz; Santos, Ronaldo Mato Grosso do Sul Campo Grande Flix, Cristiane; Mendes, Fernando; Ribeiro, Antnia; Minas Gerais Belo Horizonte Leal, Alberto; Leal, Jos; Leito, Pedro Minas Gerais Governador Valadares Patrocnio, Jos do.

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ARQUIVADOR
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2) A cidade de origem considerada o elemento mais importante do documento. Nesse caso, os nomes das cidades so ordenados alfabeticamente, sem destaque para as capitais. Em seguida vem o nome do Estado, porque h cidades com mesmo nome em diferentes estados do Brasil. Por fim, vm os nomes dos clientes em ordem alfabtica. Exemplo:
Belo Horizonte Minas Gerais Leal, Alberto Jr. Campo Grande Mato Grosso do Sul Ribeiro, Antnia Governador Valadares Minas Gerais Patrocnio, Jos do Manaus Amazonas Sobreira, Lusa Salvador Bahia Macedo, Francisco Salvador Bahia Santos, Ronaldo

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ADMINISTRAO

Atividade 8
Observe a lista com nomes de pessoas, cidades e estados onde moram. Faa a arrumao de acordo com o mtodo geogrfico, organizando duas novas listas. Primeiro considere que o nome do estado o elemento mais importante. Depois, o nome da cidade deve ser o mais importante. Lembre-se de indexar os nomes das pessoas.
Altamira Marinho, Cruz Alta, Rio Grande do Sul Xnia da Silva, Recife, Pernambuco Lucia Maria Pinhais, Brotas, So Paulo Rigoberto de Azevedo, So Tom das Letras, Minas Gerais Luiz Altino, Campo Grande, Mato Grosso do Sul Macedo, Alberto, Campo Grande, Rio de Janeiro Maurcio Jos Ribeiro, Porto Alegre, Rio Grande do Sul Daniel da Costa, Santarm, Par
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24 7 9 8 61 53 1
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Mtodo numrico
o mtodo utilizado para o arquivo de documentos cuja identificao feita pelo nmero. Por exemplo: notas fiscais, contratos etc. Outra possibilidade para a utilizao desse mtodo atribuir um nmero ao nome de um cliente, de um fornecedor, de um empregado. Pode ser o nmero de registro, a matrcula do funcionrio ou outro qualquer. Em geral, esse nmero chamado de cadastro. Porm, nesses casos, para localizarmos o documento

pelo nmero de cadastro, precisamos recorrer a um ndice alfabtico que fornecer o nmero sob o qual o documento foi arquivado. Veja abaixo: Accio Filho, Josmar 00723 Alves, Humberto Costa 01800 Alves, Marilda dos Santos 01252 Barretos, Antnio 00019 Barros, Maria Clia 01362 O mtodo numrico tambm usado no arquivo de controle de todas as correspondncias emitidas no ano. o que se chama de cronolgico ou de follow-up (expresso da lngua inglesa que significa acompanhamento), j que as correspondncias so arquivadas na seqncia em que foram expedidas.

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ARQUIVADOR
emitente. [Do lat. emittente] Adj. 2 g. 1. Emissor. emissor. [Do lat. emissore] S.m. 1. Aquele que emite ou envia algum ou algo; emitente (...) In Novo Dicionrio da Lngua Portuguesa, de Aurlio Buarque de Holanda Ferreira. Existem muitos outros usos para esses termos. Se voc quiser conhec-los, procure as palavras emissor e emitente no dicionrio.

Um exemplo
Voc j deve ter visto que os documentos formais das empresas tm um nmero de identificao que, em geral, composto pela sigla da empresa ou do setor (no caso de grandes empresas) que emitiu o documento, mais um nmero seqencial e o ano. Veja o exemplo:

Tudo certo
Advocacia & Contabilidade

Palmas, 22 de dezembro de 2005 TC 42/05 Pousada dos Girassis Av. NS 1, 103 Sul, conj. 03, lote 44 CEP 77163-070 Palmas - TO. Assunto: Imposto de Renda, Exerccio 2005 Prezados Senhores,

Esta carta mostra o nome da empresa emitente, a data, a numerao (as letras TC Tudo Certo e o nmero seqencial), o destinatrio, o assunto e a saudao: Prezados Senhores. Cada mtodo de arquivamento vai considerar um desses campos.

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ADMINISTRAO

Mtodo por assunto

Quase toda empresa guarda alguns de seus documentos organizando-os por assunto. So papis referentes administrao interna como, por exemplo, pesquisas, publicidade, pagamentos, relatrios, frias etc. Cada uma tem seu jeito prprio de dividir os documentos por assunto, mas, de modo geral, eles so agrupados sob ttulos principais arrumados em ordem alfabtica.

Um exemplo
A JM Moda uma confeco de mdio porte, que trabalha com vrios fornecedores de materiais e prestadores de servio. Todos esses nomes e tambm os dos clientes so organizados num arquivo de fichas. Assim, nunca preciso perder tempo procurando endereos ou telefones. Pelo arquivo, as scias sabem quem cumpre os prazos, quem tem o melhor preo, quem compra o qu. O arquivo est organizado assim: uma gaveta s para fornecedores. Os mais importantes e exclusivos ganharam pasta prpria, os outros esto arquivados em pastas organizadas por tipo de material. A correspondncia emitida numerada e uma cpia vai para o arquivo cronolgico. As notas fiscais de sada so arquivadas pelo nmero, e as de compra, pela data. Todos os documentos fiscais esto sempre disposio do contador e at mesmo de algum fiscal que aparea por l. Existem ainda dois importantes fichrios: um de fornecedores, organizado em ordem alfabtica, e outro de clientes, agrupados por regio, j que a empresa vende para o Brasil todo e utiliza estratgias diferenciadas em suas campanhas de lanamento. Nesse exemplo voc pde ver para que servem os mtodos e como eles podem ser usados. E tambm, a qualidade do trabalho do arquivador.

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Lembre-se Cada um dos mtodos estudados tem subdivises com detalhes que permitem classificar, arquivar e recuperar os documentos rapidamente. Ao longo do seu trabalho, voc vai conhec-los e, com a prtica, ficar mais fcil lidar com essas informaes, reconhecendo a funo, o uso e a importncia de cada mtodo. O trabalho do arquivador importante e pode ser muito criativo. Quanto melhor o funcionrio conhecer a realidade e a dinmica de trabalho da empresa, e quanto mais ele prestar ateno necessidade de informao dos setores, melhor ser o seu arquivo.

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ARQUIVADOR
FOTOS ZECA GUIMARES

Atividade 9
Agora que voc j conhece alguns mtodos de arquivamento, analise cada uma das situaes abaixo e proponha o mtodo de arquivo mais adequado para cada caso. Discuta com os seus colegas antes de completar o exerccio. A troca de idias costuma ser proveitosa.
Situao 1

A Ajax Distribuidora de Livros opera em todo o pas. Para controlar melhor suas operaes, as livrarias atendidas pela empresa foram dividas em regies. Cada uma delas tem um gerente que cuida das vendas e supervisiona o atendimento dos pedidos. Na sede da distribuidora, cada gerncia regional considerada uma filial. Os relatrios de venda e de desempenho so feitos a partir dos avisos de remessa. Como esses avisos devem ser arquivados? Em um arquivo geral indexado pelo nmero seqencial do pedido. Em pastas organizadas por regio ou filial. Em arquivos separados por filial, contendo pastas para cada livraria. Por cliente em ordem alfabtica.

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Em uma clnica mdica, as fichas dos clientes estavam arquivadas por ordem alfabtica, mas surgiu a necessidade de criar pastas por convnios. Como atender a exigncia sem perder a indexao de todos os clientes? Marque a alternativa que lhe parecer mais correta: Separar as fichas por convnio e arquivar cada conjunto de fichas em ordem alfabtica.

ADMINISTRAO

Fazer uma cpia de cada ficha para ter dois arquivos, um por plano de sade e outro por nome do cliente. Criar um arquivo com fichas onde seriam arquivados os principais dados do cliente, mantendo a ficha original na pasta do convnio. Providenciar uma listagem de clientes de cada convnio organizando os nomes por ordem alfabtica e manter o arquivo de fichas como estava.
FOTO RODRIGO LOPES

Situao 3

O arquivo de notas fiscais de um depsito de bebidas continha em uma nica pasta as notas fiscais de entrada de mercadoria, arquivadas pela data. Sempre que precisava pesquisar as remessas de algum fornecedor, o arquivador levava muito tempo para encontrar a informao que buscava. Qual das sugestes abaixo voc adotaria para melhorar esse arquivo. Criar uma pasta para cada ms e arquivar as notas na seqncia de data dentro do ms. Arquivar separadamente as notas referentes a cada tipo de bebida. Criar uma pasta para cada fornecedor e arquivar as notas pela data de entrada. Criar uma ficha para cada fornecedor e anotar a data da nota de compra. Criar um registro geral de entrada de mercadoria, anotando o tipo de bebida, o fornecedor e a data.
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FOTO ZECA GUIMARES

Situao 2

Situao 4

Em um escritrio de engenharia, as plantas das obras e das reformas so guardadas junto com as informaes gerais da obra (oramentos, notas fiscais, descrio de materiais etc). Com o tempo e o manuseio, as plantas acabam muito amassadas e at mesmo rasgadas. Qual seria a forma mais indicada para guardar as plantas e as informaes: Comprar uma mapoteca, arquivar as plantas abertas sem dobrar e guardar junto a pasta com as informaes do cliente. Reunir as plantas em uma mapoteca, identificando-as por cliente e manter os documentos em pastas suspensas (uma para cada cliente). Reunir as plantas em uma mapoteca, identificando-as por cliente e criar pastas diferentes para oramentos, notas fiscais e materiais de todos os clientes.

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ARQUIVADOR
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Agora que voc j conhece alguns aspectos do trabalho do arquivador, vamos continuar os estudos para conhecer as demais ocupaes deste Arco Ocupacional Administrao. Mas para no esquecer do que acabou de estudar, que tal organizar seu arquivo pessoal? Comece pelas fotos. Talvez para elas o melhor mtodo seja o cronolgico. Ou quem sabe o geogrfico?

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ADMINISTRAO

Almoxarife
ILUSTRAO MARCIO LEVYMAN

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Almoxarife... que palavra essa? De onde ela veio? Qual o significado desse termo? As palavras, assim como as pessoas, tm origem, tm histria. Nossa lngua portuguesa veio do latim, mas ao longo da histria foi incorporando termos de outras lnguas: grego, rabe, francs, ingls. O termo almoxarife, nome da ocupao que voc vai comear a estudar, tem origem rabe. Em tempos antigos, no reino rabe, almoxarife era o nome dado ao administrador de propriedades da Casa Real, ou seja, o almoxarife administrava os bens do rei ou sulto, um cargo de grande prestgio. E hoje? O que faz o almoxarife? Nas empresas atuais, esse profissional trabalha no almoxarifado, lugar onde so guardadas as matrias-primas usadas na produo de uma fbrica, por exemplo: os materiais de consumo usados pelos demais empregados da empresa lpis, caneta, papel, pilhas, peas de reposio de equipamentos etc ; ou ainda as mercadorias que uma loja ou um fabricante vendem. Ento, podemos dizer que o termo ainda conserva alguma coisa da palavra rabe que foi incorporada pela nossa lngua: o almoxarife responsvel pela guarda de parte do patrimnio, isto , dos bens da empresa onde ele trabalha. Por tudo isso, o almoxarifado ainda funciona como uma espcie de tesouro da Casa Real para as empresas. E como todo lugar onde se guardam bens e coisas importantes, esse tambm deve ser protegido, ter o acesso restrito e um controle de todos os que entram e saem dali. Trata-se de um espao fechado, em geral, com poucas portas e janelas que devem estar sempre fechadas para impedir sumios de materiais e, por que no dizer, para impedir roubos. Lembre-se A funo do almoxarife cuidar de todas as etapas da movimentao e guarda dos materiais necessrios ao funcionamento da empresa: objetos, matrias-primas, produtos, equipamentos, instrumentos, peas de reposio e outros. Essa atividade tambm chamada de controle ou administrao de material.
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almoxarifado. S. m. (...) 3. Depsito de objetos, materiais e matrias-primas. In Novo Dicionrio da Lngua Portuguesa, de Aurlio Buarque de Holanda Ferreira. Existem muitos outros usos para este termo. Se voc quiser conhec-los, procure a palavra almoxarifado no dicionrio.

ALMOXARIFE

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Como isso acontece?
ADMINISTRAO

Quem fica com a chave desse lugar o almoxarife, e suas atividades principais so: receber, conferir, guardar com cuidado, entregar o material na quantidade certa e controlar as entradas e sadas.

Dependendo da empresa e do tipo de almoxarifado em que voc for trabalhar, seu cotidiano pode ser bem movimentado. Vejamos a seguir, as principais etapas desse trabalho: Recebimento das mercadorias Essa atividade muito importante e o almoxarife deve ter todo o cuidado e ateno ao realiz-la. Quando a mercadoria chega, preciso desfazer os pacotes e conferir se o que estava no pacote corresponde ao que est descrito na fatura, tambm chamada de nota fiscal, que o documento que vem junto com a mercadoria e onde esto descritos quantidades, marcas, pesos, preos e importncias. Se os itens relacionados na nota estiverem diferentes (em tipo ou em quantidade) do que chegou nas embalagens, preciso tomar algumas providncias. Caso isso acontea com voc no seu trabalho, comunique o fato ao chefe ou responsvel. De preferncia, antes de assinar o recibo que vem na nota fiscal. Alm do controle das quantidades e do tipo de mercadoria recebida, preciso checar tambm a qualidade dos produtos. Verificar se no esto danificados ou quebrados, se esto na validade correta etc.

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FOTOS ZECA GUIMARES

Guarda das mercadorias No basta simplesmente guardar os produtos. preciso que eles estejam em lugares adequados para preservar as suas caractersticas. Se um produto necessita de refrigerao e est num local abafado, bem provvel que estrague. Produtos sensveis ou que se quebram com facilidade no podem ficar embaixo de outros mais pesados. Esses cuidados so essenciais para a manuteno das boas condies dos produtos. Procure conhecer bem a realidade e as necessidades do almoxarifado de sua empresa. Controle da movimentao Para um controle eficiente, no basta registrar as entradas. fundamental anotar qualquer sada de mercadoria do estoque ou almoxarifado. Lembre-se Os produtos guardados no almoxarifado representam investimentos feitos pela empresa para manter seu negcio funcionando e, portanto, custam dinheiro. preciso mant-los em condies de gerar lucro. Diariamente, muitos produtos entram e saem do estoque. Para garantir a eficincia dos controles, preciso registrar cada movimento. Nunca deixe um produto sair do almoxarifado sem fazer a anotao no lugar apropriado. Essa uma tarefa que no deve ser deixada para depois, j que voc pode esquecer e isso vai ocasionar diferena entre o que est registrado e o que est estocado. Bilhetes e anotaes em pedaos de papel tambm so procedimentos arriscados.

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ALMOXARIFE

Controle de qualidade claro que no d para ver tudo isso assim que chegam as mercadorias, ainda mais se forem muitas caixas. Chamamos essa verificao de controle de qualidade, que pode ser feito ao longo do dia ou da semana, ou na hora de arrumar os produtos nas prateleiras. Quando encontra itens com algum problema, o encarregado do trabalho os separa e identifica, para avisar ao chefe ou responsvel que dever tomar as providncias junto ao fornecedor.

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ADMINISTRAO

Reposio de mercadorias Para que nada falte no estoque de produtos ou no almoxarifado da empresa, sempre que uma mercadoria estiver acabando preciso fazer o pedido de reposio ao setor de compras ou ao fornecedor do material. Um bom servio de almoxarifado aquele que sempre tem condies de atender aos demais departamentos ou setores da empresa no que lhe solicitado. Se um setor faz uma solicitao de um produto ao almoxarifado e este no possui o produto estocado, isso pode prejudicar o trabalho daquele setor, trazendo prejuzos empresa. importante que tal fato nunca acontea.

O local de trabalho
No existe uma nica organizao possvel para o almoxarifado. Cada empresa, dependendo do seu ramo de atividade e do seu tamanho, define a organizao mais adequada. O importante que o ambiente seja fcil de limpar, para evitar o acmulo de poeira. Alguns produtos, principalmente os eletrnicos, como aparelhos de som, televiso, rdio etc., podem ter seu funcionamento prejudicado em funo do acmulo de poeira em seus componentes. A iluminao outro fator fundamental. Alm disso, o ambiente deve ter uma circulao de ar ou refrigerao, para evitar que o mofo ou o calor estraguem os materiais. Como j vimos, o almoxarifado deve ser um lugar de acesso restrito a pessoas que trabalham no setor. Esse detalhe importante, pois se qualquer funcionrio da empresa, ou mesmo gente de fora dela puder circular pelo almoxarifado, fica difcil atribuir responsabilidades quando algum produto desaparece ou identificar a causa de algum dano aos materiais. Para evitar o acesso de pessoas estranhas, as portas devem ter chaves, e poucas pessoas devem ter cpias. A entrada de pessoas de outros setores no local deve ser reservada somente queles que tm autorizao de algum responsvel pelo almoxarifado. A questo da segurana compreende, ainda, a existncia de equipamentos de segurana contra incndio, como, por exemplo, extintores, alm da manuteno permanente para evitar goteiras e outros vazamentos. O ideal que o almoxarifado fique prximo garagem ou ao estacionamento da empresa. Isso facilita a descarga dos materiais que chegam para abastecer a empresa e tambm a carga das mercadorias que saem de l para serem entregues aos clientes. Para voc, isso significa economizar seus msculos.

FOTO ZECA GUIMARES

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Em cada uma das cenas, h um problema que voc deve identificar e apontar a soluo para corrigi-lo.

Atividade 10

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ALMOXARIFE
ILUSTRAO MARCIO LEVYMAN

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ADMINISTRAO

Estoque ou almoxarifado?
Na teoria, existe uma diferena entre o significado das palavras estoque e almoxarifado. O estoque gerador de riquezas, pois guarda mercadorias que sero vendidas. O almoxarifado no gerador de riquezas, pois guarda materiais que sero usados pela prpria empresa: artigos de limpeza, peas de reposio para mquinas e outros. Na prtica no h diferenas significativas entre um e outro.

Material de trabalho
No importa o tamanho do almoxarifado, todos eles devem possuir alguns mveis, equipamentos e material de consumo que facilitem o trabalho. Geralmente num almoxarifado h muitas estantes. Elas precisam ter tamanho e altura adequados para armazenar os produtos de forma organizada e sem perigo de perda por m conservao. Um balco facilita o trabalho de separao e embalagem de produtos, alm de criar uma separao entre as estantes e a parte da expedio. Dentre os equipamentos bsicos, destacamos as escadas, que facilitam o trabalho de subir e descer as mercadorias, e a balana, que serve para pesar os materiais que sero despachados, j que o custo do frete muito importante na hora da venda e varia em funo do peso. A balana deve estar sempre em boas condies de uso para evitar prejuzos e outros problemas. Os equipamentos de pesagem podem ser fiscalizados por rgos do governo. Quando a empresa trabalha com produtos pesados ou tem um movimento muito grande de entrada e sada de mercadorias, recomendvel o uso de uma empilhadeira, que serve para levantar os materiais mais pesados ou em grandes quantidades e guard-los no alto das estantes. Outro material comum nos almoxarifados so as plataformas de estoque. Os pallets, como so conhecidas essas plataformas, permitem que a empilhadeira coloque ou tire as caixas das estantes com mais facilidade.

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FOTO ZECA GUIMARES

Material de consumo
O almoxarife usa uma ficha, conhecida como ficha de controle ou de prateleira, onde ele anota as caractersticas, prazo de validade e outras informaes sobre cada material que entra e sai da empresa. Algumas empresas, ao se informatizarem, deixam de us-las, enquanto outras mantm as fichas como uma forma mais segura e imediata de controlar as informaes. Essas fichas ficam na prpria estante e isso ajuda os funcionrios a fazer as anotaes no momento em que o material retirado ou colocado na prateleira. A ficha de prateleira contm as seguintes informaes: Lote em qual lote, nas estantes, o material ser armazenado? Unidade qual a unidade contida nesse lote: folhas de papel (fl), peas de reposio (p) etc.? Localizao em qual prateleira e em qual corredor o material ser guardado? Data de recebimento. Referncia qual departamento da empresa fez a solicitao? Entrada (Quantas unidades entraram no almoxarifado?) Sada (Quantas unidades saram para o departamento solicitante?) Saldo (Quantas ficaram aps o atendimento do pedido?). Aps ser preenchida, a ficha fica junto do material na estante. No computador, o sistema funciona da mesma forma. Outros materiais de consumo usados no almoxarifado para embalar as mercadorias que saem do depsito so o papel de embrulho em geral papel craft, que mais resistente , plstico bolha para proteger os produtos mais frgeis, caneta, tesoura, e fita gomada. Nem sempre a mercadoria embalada no almoxarifado, mas bom ter esses materiais disposio.

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ALMOXARIFE
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ADMINISTRAO

1) O almoxarifado de um bazar possui muitos objetos pequenos. So caixas de brinquedos, roupas e artigos do vesturio, calendrios e outros enfeites. O espao disponvel para o armazenamento no muito grande, mas as estantes so bastante altas. Um mvel ou equipamento fundamental para esse almoxarifado .................................................. Um mvel ou equipamento que no necessrio a esse almoxarifado ........................................... 2) A SJ Materiais de Construo uma empresa tradicional do ramo. Atende vrios clientes, inclusive de municpios vizinhos. Em funo do volume de produtos em estoque e do tamanho de alguns produtos, o armazenamento feito em um galpo separado da loja. um espao muito grande e no poderia ser diferente, j que muitos produtos, por serem grandes, somente podem ser transportados em caminhes. Um mvel ou equipamento fundamental para esse almoxarifado ................................................... Um mvel ou equipamento que no necessrio a esse almoxarifado .......................................... 3) A principal loja de raes de um bairro armazena em seu estoque alimentos para diversos tipos de animais: ces, gatos, pssaros etc. So gros, sementes de cereais, algumas pequenas plantas, enfim, toda espcie de alimentos para animais. a nica loja do bairro e, portanto, estoca grande quantidade de materiais, realizando suas vendas tanto no atacado quanto no varejo. Um mvel ou equipamento fundamental para esse almoxarifado ................................................... Um mvel ou equipamento que no necessrio a esse almoxarifado ..........................................................

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ILUSTRAES MARCIO LEVYMAN

Atividade 11
Identifique, nos exemplos abaixo, os mveis ou equipamentos que so fundamentais e aqueles que no so necessrios ao tipo de almoxarifado apresentado.

O futuro do almoxarifado
As empresas, hoje em dia, evitam ter grandes quantidades de materiais no almoxarifado, pois isso o mesmo que deixar dinheiro parado e dinheiro parado no rende. As indstrias (fbricas) ainda mantm estoque e almoxarifado, mas tm o cuidado de guardar l somente o que essencial para a produo. As empresas, cada vez mais, usam estoques terceirizados. Isso significa manter um contrato com outra empresa que tem o trabalho de armazenar os materiais. medida que surge a necessidade, os pedidos so realizados. Isso evita que, num perodo, uma empresa compre R$ 1 mil em papel e gaste somente o equivalente a R$ 50, por exemplo.

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ALMOXARIFE
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Um exemplo
Recentemente, a creche-escola Cu Azul teve um grande prejuzo. Numa noite de muita chuva, algumas telhas saram do lugar e a sala onde funciona o almoxarifado inundou. Caixas e caixas de papel A4, carbono, cartolinas, durex e muitos outros materiais ficaram totalmente danificados. Como no adianta chorar pelo leite derramado, os donos da escola tomaram uma deciso radical. A partir daquele dia, o material de consumo passaria a ser guardado num armrio bem protegido. Mas para isso, foi preciso inovar. Fecharam um convnio com uma grande papelaria da cidade e, toda semana, os professores e o pessoal da secretaria encaminhavam ao responsvel pelo antigo almoxarifado, a lista dos materiais que seriam utilizados nas atividades em sala de aula e no escritrio. Se surgia alguma emergncia, bastava um telefonema para o fornecedor e o material extra aparecia no mesmo dia. Tudo rpido e prtico. O encarregado do almoxarifado, alm do controle de pedidos e da distribuio, passou a ajudar na secretaria e tornou-se um verdadeiro funcionrio curinga.

Mas mesmo que a empresa opte por terceirizar o estoque de material de consumo, sempre haver necessidade de ter algum que junte os pedidos feitos pelos setores, faa a encomenda empresa, receba a mercadoria e a distribua entre os solicitantes. Ou seja, sempre haver trabalho para um auxiliar de almoxarifado. Sem falar nas grandes empresas de armazenagem e logstica que prestam esse tipo de servio e contam com muitos funcionrios especializados.

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ADMINISTRAO

O que voc deve saber

Ter uma reserva de materiais no estoque fundamental para a sobrevivncia da empresa, pois ela vive da venda de seu produto ou servio. Seja na indstria, no comrcio ou em empresas prestadoras de servios, os estoques so necessrios para garantir o ritmo da produo. Uma fbrica mantm estoques para entreg-los aos comerciantes atacadistas to logo eles solicitem. Estes, por sua vez, mantm estoques de produtos para entregar ao cliente assim que houver o pedido. Por exemplo: A falta de medicamentos em estoque muitas vezes provoca a interrupo do atendimento a doentes nos hospitais pblicos. Em uma fbrica onde a principal pea de uma mquina se quebra sem que haja outra no almoxarifado para reposio, a empresa pode ser obrigada a parar a sua produo. Lembre-se A falta de materiais causa grandes prejuzos, o que pode ser evitado pela boa administrao de um estoque.

A organizao do estoque
O tipo de material que a empresa mantm no estoque determinado pelo ramo de atividade da empresa. Esses materiais so tambm chamados de insumos. Cada atividade tem um tipo de insumo especfico, como voc ver a seguir. Na indstria, por exemplo, os itens mais comuns do estoque so as matrias-primas para fabricao dos produtos e as peas de manuteno das mquinas. Assim, numa fbrica de mveis, vamos encontrar no estoque: pranchas e toras de madeira, tubos e chapas de ferro, pregos, parafusos, cola; madeiras cortadas e torneadas, assim como peas de ferro j trabalhadas para compor os mveis que sero fabricados; mveis prontos (que so a mercadoria a ser vendida). Alm desses itens, no estoque da empresa deve haver tambm as ferramentas e os utenslios utilizados na produo, tais como lixas, serras de arco, serras planas, furadeiras, pincis, tintas, pistola para aplicao de verniz etc. J no comrcio, os tipos de estoque mais comuns so os de produtos e embalagens.
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Em um supermercado, por exemplo, o estoque contm todas as mercadorias que so vendidas na loja, alm dos sacos plsticos para embalar as compras e do material de consumo para o funcionamento do negcio. No caso de estoques de alimentos, existem muitas regras prprias para o correto armazenamento dos produtos perecveis, como os alimentos que devem ser mantidos sob refrigerao e que se tiverem problemas de armazenagem podem se deteriorar e colocar em risco a sade do consumidor. Para esse tipo de estoque, existe uma srie de exigncias da Vigilncia Sanitria. Procure conhec-las, caso voc v trabalhar com esse tipo de produto. Nas empresas de servios, o estoque guarda os materiais utilizados no atendimento ao cliente e na execuo do servio. O estoque de um salo de cabeleireiros, por exemplo, composto de xampus, tintas, lixas de unha, acetona e demais produtos necessrios realizao do servio. J um hotel mantm no almoxarifado produtos de limpeza, roupas de cama, toalhas, artigos de higiene, bebidas e itens do frigobar. Alm disso, mantm um estoque de alimentos para o caf da manh servido aos hspedes e para o almoo, caso o hotel oferea esse tipo de servio.

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ALMOXARIFE
deteriorar. V. t. d. 1. Danificar; estragar. 2. Tornar degenerado; alterar, adulterar; estragar, corromper, danificar, arruinar. (...) In Novo Dicionrio da Lngua Portuguesa, de Aurlio Buarque de Holanda Ferreira. Existem muitos outros usos para este termo. Se voc quiser conheclos, procure a palavra deteriorar no dicionrio.

Planejamento de estoques
Quanto menos tempo a mercadoria ficar no estoque, melhor. Alm de gastar menos para conserv-lo, essa rapidez indica que os bens so vendidos ou usados na prestao de servios, o que representa faturamento para a empresa. Lembre-se O estoque tanto pode ser uma fonte de lucro quanto de prejuzo. Por isso ele precisa ser bem administrado.

A movimentao do estoque conhecida como giro de estoque. Esse giro representa o nmero de vezes em que o estoque foi renovado (comprado, estocado e vendido) em um perodo. Quanto mais alto o giro, ou seja, quanto menor o perodo de estocagem, mais chances de um bom resultado financeiro, j que o capital empregado para formar o estoque no fica parado muito tempo. Para garantir o giro do estoque, o encarregado do almoxarifado deve tomar alguns cuidados e zelar para que o planejamento e o controle do estoque sejam eficientes. Vamos ver como conseguir isso.

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Manter os nveis ideais de estoque muito importante. Mas nem sempre fcil calcular esses nveis para atender os clientes e, ao mesmo tempo, conseguir o retorno de investimento num prazo curto. Para alcanar o equilbrio entre as vendas e a produo, preciso considerar os seguintes aspectos: Os produtos no devem ficar estocados por um perodo muito longo. O estoque deve ajudar a empresa a cumprir seu objetivo, seja ele a produo, a venda ou a prestao de servios. Quanto maior o estoque, maiores so os custos para conserv-lo. A falta de material no estoque pode significar um grande prejuzo para a operao da empresa. Para calcular os nveis de estoque, tambm preciso estabelecer algumas regras bsicas, como por exemplo: Saber quais so os prazos de entrega de produtos aos clientes e tambm conhecer os prazos de entrega por parte dos fornecedores.

Um exemplo
No estoque de uma confeitaria, o chocolate amargo acabou antes do esperado. O encarregado, ento, solicita ao fornecedor 40 caixas do chocolate. O fornecedor promete entregar em 7 dias. Durante esse tempo, o confeiteiro vai ter de suspender a produo de vrias tortas que usam esse ingrediente e, at que o produto chegue, a confeitaria perder muitas vendas.

Definir os materiais que sero estocados. Quando se trata de uma loja, por exemplo, preciso calcular a quantidade de produtos que dever ser mantida no estoque para revenda. Esse clculo feito a partir de alguns dados como o histrico de vendas, a poca (perodos de maior movimento como Dias das Mes, Natal etc.). Esses fatores compem o que chamamos de demanda. Conhecer ou saber dimensionar essa demanda permite melhor giro do estoque e evita encalhes desnecessrios.
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Janeiro 45 unidades Fevereiro 42 unidades Maro 50 unidades Abril 70 unidades Maio 37 unidades Junho 56 unidades O prazo dado pelo fornecedor para a entrega desse produto, ou seja, o perodo necessrio entre a compra e a entrega do material, de 15 dias. Qual o estoque de segurana desse caderno? O primeiro passo calcular o consumo mdio mensal da empresa. Isso feito dividindo-se o total de unidades da mercadoria vendida nos meses pelo nmero de meses dessa venda: Consumo mdio mensal: (45+42+50+70+37+56) 6 = 50 O estoque de segurana o resultado de uma outra operao matemtica. Agora que voc conhece o consumo mdio, preciso multiplicar esse nmero pelo tempo de reposio do produto, que, no caso dos cadernos, de 15 dias. Tomando como base o ms (30 dias), o tempo de reposio representa a metade do ms, ou seja, uma frao do ms: 1/2. Assim, o estoque de segurana ser: 50 x 1/2 = 25. Isso significa que o ponto de reposio de 25 unidades da mercadoria. Sendo assim, toda vez que o estoque alcanar a quantidade de 25 unidades, deve-se solicitar a compra de mais produtos.

demanda. s.f. (...) 6. Disposio de comprar determinada mercadoria ou servio, por parte dos consumidores; procura: 7. Quantidade de mercadoria ou servio que um consumidor ou conjunto de consumidores est disposto a comprar, a determinado preo. In Novo Dicionrio da Lngua Portuguesa, de Aurlio Buarque de Holanda Ferreira. Existem muitos outros usos para este termo. Se voc quiser conheclos, procure a palavra demanda no dicionrio.

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ALMOXARIFE

Definir o estoque de segurana significa manter uma quantidade mnima de materiais no estoque da empresa para evitar interromper a produo e a venda de produtos. Sobre esse ponto, vale dar uma explicao ainda mais completa. medida que os materiais so vendidos ou encaminhados a outros setores da empresa, o nvel do estoque vai baixando at chegar ao limite mnimo considerado como de segurana. A esse limite, chamamos ponto de reposio. O ponto de reposio indica a necessidade de emisso de uma nova ordem de compras. Calcular o ponto de reposio no difcil, mas preciso um pouco de matemtica. Acompanhe abaixo um exemplo desse clculo. Nos seis primeiros meses do ano, uma papelaria vendeu um tipo de caderno nas seguintes quantidades:

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ADMINISTRAO
FOTO RODRIGO LOPES

E no caso das indstrias? Como calcular os estoques de segurana? A frmula a mesma, ou seja, a quantidade mdia do insumo utilizada na produo multiplicada pelo prazo de entrega da matria-prima. A emisso de pedidos deve ocorrer sempre que surgir o risco de faltar material para produo. Lembre-se da confeitaria que ficou sem chocolate para produzir seus doces e tortas. Voltando ao comrcio, para as empresas que trabalham com produtos ou servios de demanda sazonal ou seja, cuja venda aumenta em certas pocas do ano , interessante montar estoques com antecipao. Por exemplo: as papelarias reforam seu estoque de material escolar no incio do ano, a fim de se preparar para a demanda gerada pela volta das crianas s aulas, em maro, assim como as lojas de brinquedo se preparam para o dia das crianas, e todo o comrcio faz estoques maiores para o Natal.

Atividade 12
A seguir, trs problemas para treinar o clculo do estoque de segurana. Se precisar releia a explicao dada acima. 1) Desde seu lanamento, o ventilador de teto SKA vem apresentando vendas acima da expectativa. No ms de lanamento, maro, a loja vendeu 50 unidades. Em abril foram 38 e no ms seguinte 62. O gerente da loja, apesar de feliz, anda preocupado, pois hoje, dia 02 de junho, s restam 40 unidades no estoque e o fornecedor leva 30 dias corridos para entregar a nova remessa do pedido. Qual deve ser o estoque de segurana desse produto? ...................................................................................................................... ...................................................................................................................... ...................................................................................................................... ...................................................................................................................... ...................................................................................................................... ...................................................................................................................... ......................................................................................................................
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2) A oficina do Programa Artesanato Solidrio criou um novo modelo de porta-retrato que vem tendo muita aceitao. Os artesos preparam a pea com uma pintura especial e depois colam conchas e outros materiais para decor-la. Para sua produo, costumam comprar os porta-retratos de uma pequena indstria local, que demora 10 dias para entregar um lote de 50 peas. Acompanhe o volume de pedidos que a oficina recebeu nos ltimos seis meses e calcule o estoque de segurana desse insumo:
Fevereiro 120 unidades Maro 120 unidades Abril 100 unidades Maio 130 unidades Junho 80 unidades Julho 80 unidades Total: 630 porta-retratos

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...................................................................................................................... ...................................................................................................................... ...................................................................................................................... ...................................................................................................................... ...................................................................................................................... 3) A cidade de Campos, no Rio de Janeiro, famosa por sua produo de docinhos. Sr. Ari, muito inteligente e esperto para os negcios, abriu uma revendedora de embalagens plsticas para que os consumidores possam levar os docinhos sem amass-los. Sr. Ari tem vendido para quase todas as lojas e carrocinhas de doces da cidade. Como bem gil, ele consegue entregar os pedidos no mesmo dia e seu negcio prosperou muito. Mas, claro, o segredo no faltar embalagens. Qual seria o estoque de segurana da empresa do Sr. Ari, considerando os dados abaixo: Prazo de entrega do fabricante: at 20 mil embalagens, 15 dias. Acima dessa quantidade, 30 dias. Giro de estoque da revendedora: mdia mensal de 15 mil embalagens, considerando os ltimos seis meses. ...................................................................................................................... ...................................................................................................................... ...................................................................................................................... ...................................................................................................................... ......................................................................................................................

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ADMINISTRAO

Controle de estoques
To importante quanto o planejamento o controle de estoques, que vai garantir que no falte material. No existe um nico mtodo de controle de estoques. Cada organizao, de acordo com suas necessidades, tem o seu mtodo prprio. Porm, seja qual for o mtodo escolhido, as responsabilidades de quem controla o almoxarifado ou o estoque de produtos bem grande. Algumas empresas com um nvel de informatizao mais alto usam recursos tecnolgicos avanados para fazer o controle do estoque. Dependendo do sistema de informtica da empresa, o leitor tico da caixa registradora pode estar integrado ao controle do estoque. Assim, cada produto vendido e registrado pelo caixa automaticamente subtrado do estoque. uma espcie de baixa automtica. O prprio sistema avisa quando o produto est acabando. a tecnologia tomando conta de nossa vida e interferindo tambm na ocupao de almoxarife. Voc precisa estar atento a isso.

O cdigo de barras
Atualmente, em funo da grande variedade de produtos, marcas e modelos que apresentam preos, volume e tamanhos diferentes, o controle de estoques utiliza recursos tecnolgicos e sistemas de computador. o caso do cdigo de barras, aquele conjunto de barras com diferentes espessuras e nmeros que a maior parte dos produtos traz na embalagem, no rtulo ou na capa. Essas barras e nmeros formam um cdigo que identifica a origem, o fabricante, o tipo e o preo do produto. Para decodific-lo, preciso usar um equipamento de leitura tica. Esse equipamento, que pode ser manual ou um terminal fixo, est sempre associado a um computador no qual ficam armazenadas as informaes referentes ao produto. Pode ser usado s para consulta de preos, como aqueles visores que existem nos supermercados e grandes lojas de departamento, ou para registro no cupom de venda pela caixa registradora.

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Mas no importa qual seja o mtodo de controle de estoques, periodicamente preciso conferir tudo. Essa conferncia chamada de inventrio, uma espcie de reviso geral feita para avaliar as quantidades e o estado dos materiais estocados.

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FOTO RODRIGO LOPES

Como se faz um inventrio

Periodicamente - em geral no ltimo dia til do ano, ou de cada semestre acontece o inventrio anual da empresa. Nesse dia, todos os funcionrios do almoxarifado trabalham na contagem dos materiais estocados. O resultado precisa estar de acordo com as informaes arquivadas nas fichas de controle ou no computador, ou seja, o saldo do ltimo inventrio, mais o material que entrou, menos o material que saiu, deve corresponder ao material contado no dia do inventrio. Se a contagem de algum item no bater, o setor deve verificar, em primeiro lugar, se o erro de registro. preciso saber se houve uma baixa sem que o material fosse entregue ou, ao contrrio, se saiu do almoxarifado algum material sem a devida baixa. Essa conferncia pode ser feita a partir dos registros e dos protocolos de recebimento de material que o solicitante assina. Se realmente estiver faltando alguma mercadoria, preciso providenciar uma baixa contbil. Esse um procedimento que envolve aspectos financeiros e que, em geral, feito pelo gerente ou pelo diretor.

Registro de perda
Em geral, o inventrio serve tambm para detectar problemas com a qualidade dos materiais. Nos casos de prazo de validade vencido, papis que amarelaram, canetas cuja tinta secou etc., preciso pedir baixa no estoque. A maneira de fazer isso varia de uma empresa para outra. Mas, de modo geral, o almoxarife comunica, por escrito, ao chefe ou ao diretor que o material estragou e explica por que isso aconteceu. O chefe d autorizao e o material jogado fora ou queimado.
inventrio. [Do lat. inventariu] S. m. (...) 3.Lista discriminada, registro, relao, rol de mercadorias, bens, etc. (...) In Novo Dicionrio da Lngua Portuguesa, de Aurlio Buarque de Holanda Ferreira. Existem outros usos para este termo. Se voc quiser conhec-los, procure a palavra inventrio no dicionrio.

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Lembre-se
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Para no esquecer
Como voc pde ver, o trabalho no almoxarifado exige muita ateno e controle. Antes de terminar o captulo, vamos relembrar o que preciso fazer para tudo dar certo: Atender prontamente os pedidos de materiais feitos por outros setores da empresa. Receber os materiais e conferir se esto na quantidade pedida. Checar se as marcas ou modelos esto corretos. Armazenar os produtos adequadamente.

Ao armazenar os produtos nas estantes, no se esquea de que os materiais que forem mais utilizados devem ficar na frente, enquanto os menos utilizados devem ficar atrs. Sempre que chegar material novo, ele deve ser guardado embaixo na pilha de uso. Seno, o que est no fim nunca ser usado e acabar estragando.

Controlar as quantidades e o valor dos estoques. Identificar e retirar do estoque os itens com data de validade vencida ou que estejam danificados. Controlar o tempo de reposio de material e encaminhar pedidos de compra de materiais para reposio sempre que necessrio. Lembre-se Os pedidos devem ser atendidos o mais rapidamente possvel. De um estoque eficiente pode depender o sucesso de uma produo.

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Atividade 13
Neste exerccio vamos relembrar algumas coisas que voc aprendeu sobre o trabalho no almoxarifado. Leia atentamente as situaes apresentadas e marque a opo que lhe parecer mais adequada: 1) Uma drogaria de pequeno porte vende, em mdia, 50 unidades por ms de um produto para hidratar cabelos secos. No estoque, h 150 unidades cujo prazo de validade encerra-se em dois meses. Ao identificar o fato, o que o Almoxarife deve fazer? Comunicar o fato ao setor de vendas. Apresentar a situao ao chefe do setor de Almoxarifado. Alterar a data de validade dos produtos. Solicitar ao setor de compras que faa a substituio dos produtos. 2) O encarregado do almoxarifado de uma empresa de engenharia recebeu do fornecedor o material de consumo do escritrio. Ao desfazer os pacotes, ele verificou que a quantidade de cartuchos para impressoras coloridas era maior do que o que estava descrito e cobrado na nota fiscal. O que ele deve fazer? No aceitar a nota e devolver o material ao entregador da transportadora. Comunicar o fato ao seu chefe e ao fornecedor, para posterior acerto. Dar entrada na quantidade efetivamente pedida e guardar em outro lugar os cartuxos excedentes. Registrar a quantidade exata da mercadoria recebida sem comunicar a diferena, j que no haver prejuzo para sua empresa. 3) O funcionrio de um restaurante recebeu a compra feita pelo proprietrio no mercado atacadista da cidade. Ao conferir os pacotes de caf, ele verificou que as embalagens tinham datas de validade diferentes. Qual o modo mais acertado de guard-las? Manter os pacotes cuidadosamente empilhados na prateleira. Separar os pacotes de prazo mais longo e deix-los na caixa para depois arrum-los. Colocar todos os pacotes na prateleira deixando os de prazo mais curto na frente e outros ao fundo. Arrumar os pacotes pelo prazo de validade - do mais longo para o mais curto - e comunicar o fato aos outros funcionrios que trabalham no local.

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Contnuo

(office-boy/office-girl)
ILUSTRAO MRCIO LEVYMAN

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Office-boy, office-girl, mensageiro, contnuo... so muitos os termos usados para designar esse profissional. No importa o nome, o que conta que essa ocupao uma excelente porta de entrada para o mercado de trabalho. Se for interessado e bemintencionado, ele tem a chance de crescer na organizao, assumindo novas responsabilidades e funes na medida de seu talento e de sua dedicao. Neste livro, vamos adotar o termo office-boy por ser a designao mais usada no mercado de trabalho. Apesar de ser uma palavra estrangeira, um nome largamente empregado. O termo est, inclusive, registrado no dicionrio Aurlio. Meninas, por favor, no se aborream e aprendam tudo para se tornarem timas office-girls. O office-boy apia diversos setores da empresa e costuma ser visto com muita simpatia, pois seu trabalho facilita a vida de todos. Como vimos no dicionrio, ele aquele profissional que se relaciona com quase todos na empresa e com muita gente fora dela. Mesmo com as facilidades de comunicao, transmisso de dados e at operaes bancrias on-line, os escritrios e empresas costumam manter funcionrios responsveis por entregar documentos e encomendas aos clientes. Entretanto, nos grandes centros ou nas empresas de estrutura mais enxuta, a tendncia do mercado terceirizar esse servio, entre outros. Atualmente j possvel recorrer terceirizao de servios como: Limpeza Segurana Logstica (estoque) Entregas de documentos, servios externos diversos, distribuio de convites, impressos etc. Entrega de artigos comprados pela internet Courier (remessa de cargas expressas areas)
CONTNUO (OFFICE-BOY / OFFICE-GIRL)
office-boy. (Ingl.) S. m.1. Empregado que tem a seu cargo pequenos servios de um escritrio, como distribuir correspondncia, etc. In Novo Dicionrio da Lngua Portuguesa, de Aurlio Buarque de Holanda Ferreira.

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Todos os servios que exigem deslocamento e trabalho externo, em geral, so realizados pelo office-boy. O office-boy de empresas terceirizadas normalmente, trabalha motorizado. So os conhecidos e polmicos motoboys, que j foram inclusive tema de filmes. Eles tm prazos curtos para fazer suas entregas e trabalham sempre sob forte tenso.

O que terceirizao?
Terceirizar significa transferir a outras pessoas ou empresas, atividades que no fazem parte da atuao principal de uma organizao. Em geral so transferidos os servios de limpeza, de cobranas, de segurana, mas outras atividades que contribuem para as operaes da empresa tambm podem ser terceirizadas, como os servios de propaganda, programao visual e assessoria de imprensa. At mesmo a contabilidade ou a administrao de pessoal podem ser executadas por um escritrio que preste esses servios. Essa uma tendncia no mundo contemporneo e atinge todas as reas e ocupaes. Portanto, o melhor a fazer estar preparado para esse novo tempo. E se isso pode reduzir a oferta de trabalho na prpria empresa, por outro lado, pode ampliar as chances de um jovem conseguir o seu primeiro emprego, j que essas prestadoras de servio contratam muitas pessoas para dar conta do trabalho.

Muitas vezes colocam suas vidas em risco, dirigindo perigosamente e desafiando todas as recomendaes de prudncia e responsabilidade. Por todos esses motivos, so profissionais que necessitam de treinamento adequado e requerem o desenvolvimento de outras habilidades que no sero tratadas neste livro. Dentro do Arco Ocupacional Administrao, vamos enfocar apenas os aspectos requeridos para o desempenho da funo office-boy como funcionrio de uma empresa. Mas, se algum dia voc ficar tentado a encarar o desafio de ser um motoboy, lembre-se de tudo o que aprendeu durante a sua formao no Projovem. Desde as aulas iniciais at a formao especfica para o trabalho. Valorize a tica, a qualidade na prestao de servios e, acima de tudo, a responsabilidade. No se esquea de que a responsabilidade comea com voc prprio.

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FOTO ZECA GUIMARES

A palavra de quem contrata

Alexandre Barros, presidente da empresa Boy Service, criada h 25 anos, no Rio de Janeiro, uma das primeiras a terceirizar os servios de office-boy. H 24 anos, abri uma empresa de terceirizao de servios de limpeza e conservao. Na poca isso era algo novo. No fim de cada ms, era preciso entregar os contra-cheques aos funcionrios e, para isso, eu contava com uma equipe enorme de office-boys contratados. O problema que eles trabalhavam muito num curto perodo e ficavam parados no restante do ms. Vendo isso, meus vizinhos empresrios, a toda hora, me pediam para que um dos rapazes fizesse algum servio para eles. Ento resolvi profissionalizar esse servio. Coloquei anncio no jornal e distribu folhetos nas ruas, cobrando um valor fixo pela diria. Ao fim de um ano, eu tinha 35 office-boys contratados, com uma agenda lotada de servios. Depois adotamos a demanda pela meia-diria e o servio ponto a ponto. Hoje fazemos 500 atendimentos por dia nesse esquema de contrao por tarefa. Para ser um bom profissional, o office-boy precisa gostar do que faz. A diferena o capricho com que se faz as coisas, e isso vale para qualquer profisso. O office-boy tambm precisa ter disposio fsica para o servio s vezes preciso trabalhar debaixo de chuva e frio , controle emocional para o trnsito, percepo rpida e habilidade para relacionamentos, a fim de atender bem o cliente. fundamental que ele seja esperto e gil, o que nem sempre significa ser o mais rpido. Por exemplo, deve ter atitude para chegar recepo de um local e procurar ser logo atendido, caso leve uma encomenda urgente. Se ficar muito tmido ou devagar, todos passaro sua frente.

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CONTNUO (OFFICE-BOY / OFFICE-GIRL)

Como voc viu, rapidez, responsabilidade e capacidade de tomar decises so requisitos muito valorizados em um officeboy. Afinal, essas so caractersticas fundamentais para desempenhar bem suas tarefas. Conhea algumas delas: Buscar e entregar encomendas. Controlar os itinerrios e os endereos das entregas. Efetuar pagamentos e fazer pequenas compras. Dar entrada em requerimentos, autorizaes, peties e processos. Executar todo o servio externo em bancos, empresas e reparties. Fazer a distribuio interna de documentos e encomendas entre os diferentes setores da empresa.
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Desempenhar, eventualmente, algumas funes especficas de apoio aos diferentes departamentos da empresa. Para um bom desempenho dessas atividades, o office-boy deve ainda: Ser cordial e educado com os clientes. Procurar desenvolver um bom senso de direo. Ser atento com sua segurana pessoal. Cuidar bem dos valores e das encomendas que leva. Ter especial ateno com as atitudes diante de clientes e funcionrios de outras empresas. Afinal, quando est realizando um servio externo, o office-boy representa a empresa que o contratou. Lembre-se Em geral, o office-boy trabalha em grandes centros urbanos, onde os perigos e as surpresas costumam ser constantes. Ande sempre atento e concentrado no que est fazendo para no ser surpreendido.

FOTOS ZECA GUIMARES

Apresentao pessoal e comportamento no trabalho

Alm dos cuidados com a segurana pessoal e do servio que realiza, o office-boy precisar cuidar de um outro item muito importante: sua aparncia pessoal. Voc at pode ser competente, mas se aparecer para trabalhar todos os dias com uma aparncia desleixada, cabelos desalinhados, barba por fazer, roupas apertadas ou mal cuidadas, mochila suja ou rasgada passar uma impresso de falta de cuidado que pode prejudicar sua avaliao como profissional. Para evitar problemas desse tipo, capriche na aparncia, pois no mundo de hoje ela tem um peso extraordinrio. Seguem, ento, algumas dicas que servem tanto para os homens quanto para as mulheres, as office-girls: Os cabelos devem estar sempre limpos e bem cuidados. Evite perfumes e desodorantes fortes. Cuide sempre de seus dentes, j que eles so vitais para a manuteno da sade.

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E agora, um item muito importante: a alimentao. Procure se alimentar bem. Esse um trabalho que exige bom condicionamento fsico e ningum tem sade e resistncia se no cuidar da alimentao. A rua oferece muitas tentaes, portanto, tente resistir aos sanduches exagerados, aos pastis e outras delcias vendidas nas ruas. As comidas pesadas e muito gordurosas fazem o organismo consumir muita energia para digeri-las e tornam o trabalho mais penoso. No depoimento dado para este livro, o empresrio Alexandre Barros diz que o office-boy deve ter atitude. O que significa isso? Ser agressivo, furar fila, procurar se impor? No. Atitude firmeza, sim, mas tambm educao, responsabilidade e cidadania. Uma boa imagem pessoal no se faz s com penteados e roupas. O comportamento fundamental e, como em toda convivncia social, existem regras a serem observadas. A essa altura dos seus estudos, voc j ouviu e leu muitos conselhos. Aqui vo mais alguns, especiais para o tipo de atividade que voc desempenha: Quando estiver no banco ou em alguma repartio, procure falar baixo e com clareza. O caixa ou o atendente devem ouvi-lo perfeitamente, j as pessoas da fila no precisam saber do que voc est tratando. Fique atento s orientaes que lhe so transmitidas.

CONTNUO (OFFICE-BOY / OFFICE-GIRL)

Para as mulheres que gostam de maquiagem, um conselho importante: a maquiagem para o dia, e sobretudo para o trabalho, deve ser suave. Deixe as sombras coloridas e o batom vermelho para usar nas festas e baladas. Use acessrios discretos. Nada de brincos, pregadores de cabelo ou pulseiras grandes ou chamativos. Opte pela simplicidade. Unhas sempre limpas e aparadas. Se usar esmalte, d preferncia s cores claras. Se a empresa onde voc trabalha no exige o uso de uniforme, tenha no armrio algumas peas para trabalhar. Devem ser roupas de cores discretas e, claro, sempre limpas. Evite saltos e sapatos apertados. Um office-boy sempre anda muito. Se for permitido, um tnis a melhor opo. Alm de confortvel, diminui o impacto na coluna vertebral.

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Quando pedir informaes a algum, seja gentil e lembrese de agradecer. Oferea ajuda aos colegas de trabalho, sempre que houver necessidade. Tente manter a calma mesmo em situaes de urgncia ou de excesso de trabalho. Procure demonstrar boa vontade para realizar tarefas surgidas na ltima hora. importante manter-se atualizado quanto aos acontecimentos polticos e sociais do pas. Nos momentos de folga, procure ler o jornal ou uma revista. Seja discreto, no faa comentrios sobre questes de trabalho ou problemas da empresa com pessoas estranhas. O mesmo conselho vale para os assuntos de sua vida pessoal. E assim como os outros no precisam saber detalhes da sua vida ou do seu trabalho, voc tambm no deve dar ouvidos a fofocas sobre seus colegas de trabalho. Cuide de suas finanas, procure manter uma vida equilibrada. As vitrines tm muitos apelos e s vezes difcil resistir. As facilidades oferecidas para o pagamento de coisas suprfluas costumam se tornar verdadeiras armadilhas. Procure viver dentro do seu oramento e, como j foi dito, a responsabilidade comea com voc mesmo.

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FOTO ZECA GUIMARES

Atividade 14
A partir do que voc estudou, procure identificar, nos quadros abaixo, os erros e acertos em relao ao trabalho e aparncia do office-boy:
ILUSTRAES MRCIO LEVYMAN

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CONTNUO (OFFICE-BOY / OFFICE-GIRL)

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O que voc deve saber

O office-boy, em geral, trabalha na rua. No que fique o tempo todo andando de l para c. Pode ser que, em alguns dias, as entregas terminem mais cedo e voc volte logo para a empresa. Nessas situaes, recomendvel no ficar de papo furado, mas aproveitar para aprender alguma coisa. Pergunte aos que esto em volta: como posso ajudar? Essa a senha para se inteirar do que acontece na organizao, conhec-la melhor e ser realmente til. E o fato de passar a maior parte do tempo na rua um dos atrativos da profisso. Quem imagina que no se sentir bem trabalhando o dia todo num escritrio, vendo o mundo pelo vidro das janelas, vai gostar da rotina de andar para l e para c, visitando vrios bairros, entrando em empresas e conhecendo pessoas que, de outra forma, jamais conheceria. Mas a rua ... a rua. Com todos os seus perigos e sedues. Os perigos, voc pode imaginar: assaltos, atropelamentos, acidentes. As sedues so as lojas, os bares, as casas de jogos eletrnicos etc. Lembre-se Um office-boy considerado um mau profissional quando gosta de enrolar. No jargo empresarial significa ficar fazendo hora na rua para o tempo passar e no voltar cedo para empresa, onde certamente lhe passaro mais trabalho. Procure no agir assim. Entre uma tarefa e outra, evite perder tempo olhando vitrines, batendo papo em bares ou assistindo a jogos pela televiso das lojas de eletrodomsticos. Faa rigorosamente o que lhe deram para fazer e volte o mais rpido possvel. Assim, voc ser valorizado como profissional.

Os problemas do dia-a-dia
Mesmo com a possibilidade de depsitos e transferncias de valores pela internet, inevitvel que o office-boy lide com dinheiro. Nessa hora, o risco sempre grande e, contra ele, o melhor remdio a ateno. Mas nem sempre s ateno resolve. Por isso, para reduzir os riscos de assalto ou outros prejuzos com a perda do dinheiro, algumas empresas costumam limitar o valor de pagamentos ou remessas em espcie que o office-boy carrega. Outra forma de preveno no circular muito com o dinheiro, procurando deposit-lo na agncia bancria mais prxima.
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Voc sabe o que estresse?

Em condies desfavorveis como tenso emocional, excesso de rudo, ansiedade e cansao fsico, nosso corpo reage com sintomas variados que vo da irritao depresso, alm de outras manifestaes do organismo, como nuseas, gripes constantes, dores de cabea, insnia etc. O estresse pode provocar at mesmo doenas graves. O risco de assaltos, o barulho, o trnsito, o calor ou o frio excessivos, alm do movimento incessante das pessoas, costumam causar muito estresse. Para lidar melhor com essas situaes e evitar o estresse, a vo algumas dicas:

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CONTNUO (OFFICE-BOY / OFFICE-GIRL)

O trnsito
Se voc est dentro de um nibus, preso num engarrafamento, no adianta esquentar a cabea. Procure pensar em coisas agradveis, estudar um pouco ou ler um livro. Se estiver prximo ao local de destino, desa e v a p. Exerccio faz bem e desestressa. Se vir que no vai dar tempo de fazer o servio por conta do engarrafamento, use o celular ou um orelho para comunicar o fato ao seu superior e pedir orientao sobre como proceder.

Os msculos
O estresse aumenta a tenso em todos os msculos, inclusive os das costas. Por isso, uma pessoa tensa costuma sentir dores musculares. Para diminuir o problema, procure manter o peso ideal. Excesso de peso vai minando as costas aos poucos, sem que a gente perceba como isso nos afeta. Alguns exerccios de aquecimento e alongamento podem prevenir leses enquanto estiver em atividades rotineiras, como andar em longos percursos, levar uma mochila pesada ou carregar peso. Proteja suas costas ao fazer fora. Levante objetos de maneira apropriada: fique perto do objeto, com os ps separados para ter base. Abaixe e alinhe seu corpo com o objeto. Contraia a barriga e levante o peso usando as pernas. Treine os msculos das pernas: eles ajudam a manter uma boa postura. Lembre-se O exerccio fsico um grande aliado contra o estresse.
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ADMINISTRAO

A alimentao
Escolha alimentos saudveis, evite fumo, drogas, excesso de bebida e comida. Reduza a ingesto de caf e procure beber pelo menos oito copos de gua por dia, para no ter problemas de estmago ou de intestino.

A mente
Escolha bem o que voc l e v. Reduza o hbito de ver televiso, evite filmes de muita violncia, procure ler um livro ou ouvir uma boa msica. Faa coisas que nunca fez e quebre um pouco a rotina.

A importncia da comunicao
No seu dia-a-dia profissional, voc certamente vai precisar de muita capacidade de comunicao. No toa que um dos nomes dessa ocupao mensageiro. Voc j parou para pensar nisso? O mensageiro (nosso officeboy) aquele que leva e traz as informaes, que faz a comunicao entre a empresa e o ambiente externo e vice-versa. Portanto, fundamental que ele saiba se expressar e saiba ouvir. Alm disso, ele precisa ter os recursos necessrios para se comunicar distncia. Com a tecnologia dos dias de hoje isso ficou mais fcil. O ideal que o office-boy carregue sempre um telefone celular ou um rdio para se comunicar com a empresa e com os clientes. Atualmente, algumas empresas fornecem os aparelhos aos funcionrios ou autorizam ligaes a cobrar. As empresas especializadas em entregas de mercadoria, por sua vez, oferecem sempre o rdio como instrumento de trabalho. Como durante o dia podem surgir alteraes no roteiro ou emergncias e preciso que a empresa consiga se comunicar com o funcionrio que est na rua. O funcionrio encarregado da entrega, por sua vez, pode precisar confirmar algum endereo, comunicar imprevistos etc. Ou seja, rdio e telefone so instrumentos de trabalho do office-boy.

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J que a maior parte do seu trabalho ser em outras empresas, reparties pblicas, agncias bancrias e dos correios, preciso saber como funcionam esses lugares, para que voc se sinta seguro quando entrar num deles. A seguir, vamos aprender um pouco mais sobre os lugares que voc vai freqentar e as tarefas a realizar. Todos sabem que enfrentar fila em banco tarefa das mais desagradveis. No futuro, quem sabe, todas as pessoas movimentaro suas contas bancrias fazendo saques, depsitos, pagamentos e demais operaes atravs do computador. Mas hoje, o office-boy ainda sai do escritrio carregado de contas, boletos de cobrana, carns, guias de depsito etc. Portanto, pacincia e ateno. Os bancos tm horrios de funcionamento bastante rgidos, mas que no so iguais em todas as cidades. Nas capitais, os bancos funcionam de 10h s 16h. Nas outras cidades, esse horrio costuma ser mais reduzido. J os cartrios funcionam em horrios muito variados e, em geral, bastante restritos. Procure se informar dos horrios de funcionamento das reparties, cartrios e bancos para no ter surpresas desagradveis.

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A rotina de trabalho

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CONTNUO (OFFICE-BOY / OFFICE-GIRL)

Lembre-se Antes de entrar no banco, preciso retirar tudo o que for metlico da sua bolsa chaveiro, celular e maquiagem e depositar em uma caixa transparente, vigiada por um guarda. S ento voc poder atravessar a porta rotativa e pegar seus pertences de volta. Caso contrrio, a porta trava. chato!... Mas esse mecanismo tem um porqu. Foi inventado para dificultar a entrada de armas e a fuga de ladres, em casos de assalto.
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Transporte e guarda dos documentos

Para se resguardar de eventuais problemas, o office-boy precisa tomar muito cuidado com os documentos ou encomendas que ele leva e com os comprovantes de entrega e de pagamento. Para atestar o recebimento de documentos ou mercadorias, as empresas costumam ter um formulrio-padro que deve ser preenchido pelo destinatrio quando ele recebe a encomenda ou fica com o documento da empresa. Quando se trata de uma carta importante, um comunicado interno, ou ainda de uma outra situao em que seja necessrio comprovar que a pessoa tomou conhecimento do que estava escrito, comum que o portador leve uma cpia ou uma segunda via da carta ou da circular, que dever retornar empresa com uma rubrica do destinatrio ou da pessoa autorizada a receber o documento. Nos caso dos pagamentos, o comprovante a via autenticada pelo banco, portanto, muito cuidado com ela. No recibo, no formulrio, no canhoto de talo de protocolo ou no prprio livro, devem constar: nome escrito com letra de forma, data, hora da entrega e assinatura. No fim do dia, o officeboy volta para a empresa e entrega os comprovantes, ou o livro, ao seu superior. Para fazer entregas de modo eficiente e seguro, importante estar atento ao roteiro. Em geral, esse roteiro organizado pelo responsvel pelo servio dos office-boys na empresa. As entregas costumam ser divididas por bairro para economizar tempo e dinheiro de passagem. Esse roteiro muito til nos casos de distribuio de convites, brindes, folhetos etc. As empresas, claro, sempre pagam o transporte dos officeboys. Empresas que prestam servio de entregas costumam usar carro ou motos. Nesses casos, o office-boy deve cumprir as exigncias legais de habilitao para dirigir. O abastecimento dos veculos tambm pago pela empresa, seja por reembolso ou por adiantamento. Em todos os casos preciso ateno com o registro das despesas, pois quase sempre necessrio prestar contas do que foi gasto.

rubrica. S. F (...) 6. Firma ou assinatura abreviada, reconhecida como autntica. In Novo Dicionrio da Lngua Portuguesa, de Aurlio Buarque de Holanda Ferreira. Existem muitos outros usos para este termo. Se voc quiser conhec-los, procure a palavra rubrica no dicionrio.

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Lembre-se Quando o servio englobar diferentes tarefas como pagamentos, saques bancrios e documentos de cartrios, o roteiro deve privilegiar a segurana e o horrio de funcionamento das reparties.

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CONTNUO (OFFICE-BOY / OFFICE-GIRL)

Alm dos bancos e das atividades de pagamento, em geral, o office-boy no tem uma rotina fixa. Porm, seu trabalho tem uma grande particularidade: o imprevisto. Diferentemente de outros funcionrios cujas tarefas so sempre desempenhadas dentro da empresa e com a possibilidade de consultar o chefe, usar o telefone ou trocar uma idia com o colega, o office-boy trabalha a maior parte do tempo sozinho e fora do escritrio. Isso significa que ele, mais do que ningum, precisa ter capacidade de resolver problemas, lidar com situaes inesperadas, administrar conflitos e buscar sempre a melhor soluo para a empresa.

Planejamento e roteiro
O office-boy deve planejar seu trabalho e distribuir suas tarefas considerando diferentes aspectos: Horrios de funcionamento bancos e cartrios em primeiro lugar, j que fecham mais cedo. Medidas de segurana e preveno evitar os longos percursos se estiver carregando dinheiro ou cheques. Cuidados com a sade e o fsico fazer primeiramente as entregas de encomendas de maior volume, ou traar itinerrios mais curtos quando estiver carregando muito peso, a fim de no causar problemas na coluna. Conhecimento dos roteiros para tornar o trabalho mais rpido e eficiente. Sentido de orientao para no se perder ou gastar muito tempo em condues.

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ADMINISTRAO

Atividade 15
A elaborao do roteiro de entregas ou de servios um item importante no trabalho do office-boy. Analise as situaes abaixo e procure traar o roteiro de trabalho mais adequado: 1) Ajude o Arnaldo a montar o melhor roteiro: So 15h. O chefe de Arnaldo s liberou agora o servio de rua. Vrios pagamentos. Um deles s pode ser feito no Banco do Brasil. Os outros, em qualquer banco. H ainda um carn que deve ser pago na loja do shopping. Alm disso, preciso comprar 10 resmas de papel para a mquina xerox porque o fornecedor no entregou o pedido. Para completar o servio da tarde, o chefe ainda pediu a Arnaldo para pegar uma certido no cartrio que fecha s 17h. Hoje Arnaldo tem prova na escola e no que se atrasar. Como ele deve organizar seu roteiro? Fazendo primeiro o que mais perto? Ir direto ao cartrio que fecha s 17h? Pagar de uma vez as contas no banco que fica ao lado do escritrio? ..................................................................................................................... ..................................................................................................................... ..................................................................................................................... ..................................................................................................................... ..................................................................................................................... ..................................................................................................................... ..................................................................................................................... ..................................................................................................................... ..................................................................................................................... ..................................................................................................................... ..................................................................................................................... ..................................................................................................................... ..................................................................................................................... ..................................................................................................................... ..................................................................................................................... .....................................................................................................................

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CONTNUO (OFFICE-BOY / OFFICE-GIRL)

2) O dia de hoje est confuso. Uma encomenda para entregar (bem pesada, por sinal) no outro extremo da cidade, contas a pagar (felizmente podem ser pagas em qualquer banco), alguns convites para entregar no centro da cidade. Oito empresas que funcionam no prdio do escritrio tambm vo receber os convites. Como organizar esse dia? Por onde comear?

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ADMINISTRAO

Em muitas empresas o office-boy conta com um supervisor que orienta o seu trabalho e o ajuda a traar os roteiros. Mas, quando se vai para a rua, freqentemente os imprevistos acontecem e preciso mudar os planos. J vimos que nessas situaes, o melhor tentar se comunicar com o chefe para prevenir problemas. Alm disso, cada setor considera o seu servio o mais importante de todos e, s vezes, difcil estabelecer as prioridades. Bom senso e responsabilidade costumam ajudar nessa hora. Outro cuidado a tomar com o relacionamento com os colegas de trabalho, j que no podemos deixar que simpatias pessoais interfiram no bom funcionamento da empresa. natural que voc tente quebrar o galho de pessoas que lhe tratam bem, que so gentis e educadas, mas nem sempre o trabalho delas o mais importante naquele momento e, nesses casos, preciso ter juzo. Os imprevistos podem ser de vrios tipos: um pagamento cujo valor no tenha sido corretamente calculado; a falta de um documento necessrio execuo do servio; a ausncia da pessoa que voc foi procurar; restrio no horrio de funcionamento de alguma empresa ou repartio.... enfim: muita coisa pode acontecer.

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Como se preparar para tantas responsabilidades?

Depois de tantas informaes e recomendaes, voc pode chegar concluso que trabalhar como office-boy dar um salto no escuro. Nem tanto. Na prtica, as coisas costumam dar mais certo do que na imaginao. A confiana ajuda e a experincia mais ainda. Realmente, para esse trabalho no h tcnicas detalhadas ou regras fixas. Por isso, seria intil tentar prever o que pode acontecer ou querer ensinar algum a lidar com os imprevistos. Neste captulo, procuramos enfatizar alguns aspectos gerais do trabalho do office-boy e dar dicas sobre o melhor jeito de se preparar para o seu cotidiano de trabalho, esperando que voc possa, com a continuidade do servio, adquirir a experincia e o conhecimento necessrios para o bom desempenho de suas funes. Os desafios que essa atividade oferece costumam ser grandes mestres e, certamente, sero teis ao longo de toda a sua vida profissional. No raro ouvir histrias de officeboys que se tornaram gerentes eficientes, ou at mesmo diretores de empresas. Afinal, desde muito cedo eles aprenderam a sair de situaes difceis, a lidar com todo o tipo de pessoas e a circular em diferentes ambientes. A vida acaba sendo uma grande escola. Aproveite bem a chance de se tornar um profissional competente.

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CONTNUO (OFFICE-BOY / OFFICE-GIRL)

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ADMINISTRAO

Auxiliar administrativo
ILUSTRAO MRCIO LEVYMAN

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Agora que voc conheceu as outras trs ocupaes deste Arco Ocupacional, vamos tratar do Auxiliar Administrativo. Mais do que uma ocupao, o termo auxiliar administrativo serve para designar um cargo ou uma funo dentro do quadro de funcionrios das organizaes. De um modo geral, isso ocorre nas grandes e mdias empresas, cujo organograma estabelece diversos setores com responsabilidades distintas e um plano de cargos e salrios que classifica o quadro de funcionrios em diferentes nveis. Assim, numa dessas empresas, a pessoa que trabalha no almoxarifado, desempenhando aquelas atividades que voc conheceu no captulo Almoxarife, poder ter o cargo ou a funo de auxiliar administrativo. O mesmo pode acontecer com o arquivador e at com o office-boy. Em outras empresas, entretanto, principalmente nas menores, onde o quadro de funcionrios no to grande e no existem tantos departamentos e setores, o auxiliar administrativo o prprio funcionrio curinga de quem falamos no incio deste livro, pois realiza diversas atividades, auxiliando diretamente os gerentes ou o proprietrio. Nessas empresas de menor porte e poucos funcionrios, comum que o auxiliar administrativo desempenhe atividades ligadas a todas as reas da empresa, incluindo alguns servios externos. Suas atribuies podem abranger atividades como receber, separar, classificar, distribuir documentos, preparar recibos e guias, atender fornecedores, acompanhar a agenda de pagamentos, entre outras responsabilidades. Em geral, ele tambm quem atende o telefone, transfere as ligaes ou anota os recados, encaminhando depois os assuntos para os responsveis. Muito trabalho...
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
organograma. s. m. 1. Representao grfica de uma organizao ou de um servio, e que indica os arranjos e as inter-relaes de suas unidades constitutivas, o limite das atribuies de cada uma delas, etc. In Novo Dicionrio da Lngua Portuguesa, de Aurlio Buarque de Holanda Ferreira.

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ADMINISTRAO

FOTO ZECA GUIMARES

Alm da abrangncia de tarefas, o auxiliar administrativo lida com vrias equipes dentro da empresa e pode trabalhar em diferentes lugares. Assim, os aspectos de apresentao pessoal ganham ainda mais peso na formao desse profissional. Por isso, ateno redobrada com sua aparncia, suas roupas e tambm com sua mesa de trabalho.

Apresentao pessoal e comportamento no trabalho

Esse um tipo de cargo ou funo que lida com muitos imprevistos. Imagine voc chegar empresa e ficar sabendo que naquele dia haver uma reunio com vrios clientes importantes que voc ir recepcionar. Ou ter de passar num evento que a empresa esteja promovendo para pegar a assinatura do diretor? Se voc estiver mal-arrumado, certamente ir se sentir constrangido. claro que no precisa trabalhar como se fosse a uma festa, e isso vale sobretudo para as mulheres. E para elas, uma outra recomendao: cuidado com a maquiagem. Nada de sombras coloridas, olhos muito delineados ou batons exagerados. O ambiente profissional requer uma atitude mais discreta. A mesa de trabalho outro indicador do cuidado que a pessoa tem com o local de trabalho. Procure manter sua mesa sempre organizada e limpa, sem pilhas de papis e coisas jogadas. Um detalhe importante evitar enfeites demais ou objetos que nada tenham a ver com a empresa. Claro que voc pode ter alguns objetos pessoais, mas cuidado para no deixar o seu cantinho parecendo um quarto de adolescente. Mantenha sobre a mesa, alm da agenda, um bloco de anotaes, lpis, borracha e caneta. E lembre-se: a agenda de trabalho no deve ser confundida com um dirio ntimo. Se voc gosta de escrever sobre o que aconteceu ou como voc est se sentindo, o melhor ter duas agendas. Evite comer em sua mesa de trabalho. Quando parar para fazer um lanche ou mesmo almoar, se for possvel, procure um local mais reservado. Em geral, as empresas tm refeitrios ou copas para essa finalidade.

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Linguagem e comunicao
A comunicao clara e a linguagem correta so requisitos indispensveis para o auxiliar administrativo. Ainda que nem sempre esse profissional precise redigir, a prpria comunicao verbal deve ser objeto de ateno e de preocupao para que ele no cometa erros gramaticais ou use expresses pouco adequadas ao ambiente de trabalho. Lembre-se Uma linguagem clara e bem articulada j meio caminho andado para o bom entendimento entre as pessoas.

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AUXILIAR ADMINISTRATIVO
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Ento, tome cuidado, pois a nossa maneira de falar expe a nossa personalidade. A linguagem falada deve ser simples, atualizada e, principalmente, correta. A gria fica melhor em ambientes informais ou entre amigos. Palavres, nem preciso dizer, so terminantemente vetados em locais de trabalho.

Atividade 16
Redija um bilhete aos colegas do setor de vendas avisando que haver uma reunio na prxima quarta-feira com o representante comercial. No se esquea de dar todas as informaes necessrias. Pense no que voc gostaria de saber se fosse chamado para participar da reunio. Crie o seu texto da melhor forma possvel. Cuidado com a linguagem. .................................................................................................................... .................................................................................................................... .................................................................................................................... .................................................................................................................... .................................................................................................................... .................................................................................................................... .................................................................................................................... .................................................................................................................... ........................................................................................ ........................................................................................ ..........................................................................................

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ADMINISTRAO

O que voc deve saber

As grandes empresas, como j vimos, costumam ter muitos departamentos e setores, com atribuies bem definidas e servios especficos. Tambm nas empresas pblicas, existe a figura do auxiliar administrativo, que poder trabalhar em diferentes setores. Neste livro, vamos tratar das estruturas menores e menos rgidas nas quais os auxiliares administrativos atuam realizando diferentes tarefas, com conhecimentos mais abrangentes e um desempenho mais verstil. Veja algumas das atribuies que, em geral, cabem ao auxiliar administrativo: Recepo: atendimento ao pblico, cadastramento de visitantes, fornecimento de crachs, recebimento de correspondncias e encaminhamento aos destinatrios ou ao setor de protocolo. Setor de finanas e contabilidade: conferncia de documentos, arquivo, acompanhamento do contas a pagar guias de pagamento, faturas e pagamentos a fornecedores, recolhimento de impostos etc. e do contas a receber relatrios de cobrana, depsitos e pagamentos de clientes etc. Almoxarifado: entrega de materiais nos setores, arquivo das solicitaes de material e dos recibos de entrega, conferncia e organizao do material no depsito. rea comercial: atendimento ao cliente, recebimento de faxes e pedidos de compra, apoio aos vendedores, arrumao da loja, reposio de peas e embalagem. Administrao de pessoal e recursos humanos: recebimento, separao e arquivo da documentao, atualizao de registros.

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A palavra de quem faz

Cinthia Cristina da Silva, 23 anos, auxiliar administrativa jnior de uma grande rede de drogarias.

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No segundo semestre de 2004, enquanto terminava a faculdade de administrao, comecei a procurar emprego. Enviei meu currculo para tantos lugares que at perdi a conta: agncias de emprego, anncios em jornais etc. Um belo dia me ligaram perguntando se eu estava disposta a participar de um processo seletivo. Eu disse que sim! Passei por uma dinmica de grupo, fiz uma prova escrita e tive uma entrevista com um gerente. Fui aprovada! Entrei na empresa em outubro de 2004 e estou at hoje. Trabalho no setor de manuteno respondendo e-mails, fazendo ordens de servio para executar consertos nas lojas, como trocar lmpada, retocar a pintura, fazer dedetizao e outros reparos. Ao mesmo tempo, organizo essas ordens em planilhas no computador para dar baixa no fim do ms. Aos que esto comeando na profisso, eu recomendo que invistam em um bom curso de informtica e que procurem aprender sobre o trabalho rapidamente.

A atuao do auxiliar
Algumas informaes importantes para o auxiliar administrativo j foram dadas nos captulos anteriores: os diversos tipos de empresa, como funcionam seus departamentos, como reconhecer os documentos que circulam no escritrio, servios de protocolo e arquivo, almoxarifado. Portanto, nesta parte, vamos tratar de assuntos novos, como os recursos tecnolgicos que o auxiliar precisa conhecer e usar, alm da comunicao administrativa.

Recursos tecnolgicos
Hoje, quase todas as empresas esto informatizadas. Por isso, necessrio conhecer os principais programas de computao usados nos escritrios. Se voc ainda no recebeu um treinamento especfico, importante procurar algum curso de introduo aos aplicativos de informtica. Alm do computador, um auxiliar administrativo deve saber lidar com aparelhos de fax, sistemas de telefonia, mquinas de reproduo de documentos e outros equipamentos, como mquinas digitais, agendas eletrnicas, mquinas de calcular etc. Voc vai aprender a us-los naturalmente, medida que for conhecendo as rotinas da empresa. De qualquer modo, segue uma pequena descrio das funes, do uso e dos cuidados que esses aparelhos exigem:

verstil. adj. 2 g. (...) 2. Que tem qualidades variadas e numerosas em um determinado gnero de atividades, ou mesmo de modo geral: escritor verstil, artista verstil. (...) In Novo Dicionrio da Lngua Portuguesa, de Aurlio Buarque de Holanda Ferreira. Existem outros usos para este termo. Se voc quiser conhec-los, procure a palavra verstil no dicionrio.

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Aparelho de fax o fax transmite a cpia de um documento por telefone, por isso, precisa estar acoplado a uma linha telefnica. Hoje, j existem mquinas que atuam como telefone, copiadora e fax. Nas empresas maiores, geralmente, h uma linha destinada exclusivamente para o fax. Caso voc precise arquivar documentos ou correspondncias que chegam por fax, preciso fazer uma cpia para o arquivo, j que a tinta do fax no durvel e descora com facilidade. Copiadora como o nome j diz, faz a cpia de documentos. Costuma ser de fcil manuseio, mas preciso tomar alguns cuidados para no gastar papel toa. Procure posicionar o papel exatamente na marcao indicada para a cpia no sair torta. Copie somente documentos necessrios ao trabalho e, se precisar tirar cpia de alguma documentao pessoal, pea autorizao ao seu superior. Sistemas de telefonia quase todas as empresas possuem um sistema de ramal em seus telefones. Existe um nmero geral, que normalmente o da telefonista ou da recepo, e um ramal para cada departamento. Logo que voc comear a trabalhar na empresa, pea uma lista com todos os ramais. Assim, voc poder se comunicar com vrios setores, sempre de acordo com a sua necessidade. Tambm importante saber transferir as ligaes de um ramal para outro. Mquinas digitais, agendas eletrnicas, mquinas de calcular essas mquinas esto cada vez mais presentes na rotina das empresas. Normalmente, as empresas do preferncia s mquinas digitais, cujas fotos so transferidas para o computador e guardadas como arquivo eletrnico. O auxiliar administrativo, em certas situaes, pode precisar acrescentar compromissos ou nmeros de telefone agenda particular do chefe para ajud-lo a organizar o seu dia. Quem trabalhar no setor de contabilidade, com certeza ter uma mquina calculadora como sua principal aliada. Para todos esses aparelhos, vale a mesma regra: so fceis de usar, mas so delicados. Todo cuidado pouco na hora de manuse-los, para no deixar que caiam no cho ou que um de seus controles se estrague. Na dvida, pea a orientao de algum colega mais experiente. Evite acionar botes ou comandos cuja funo voc desconhece.

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Cuidado com os vrus!

Computadores tambm esto sujeitos a contrair vrus que provocam doenas, em ltimo caso, fatais. Abrir e-mails de origem suspeita, com mensagens e piadas anexados, pode causar desde sintomas suaves como o aparecimento freqente do irritante aviso este programa cometeu uma operao ilegal e ser fechado, at catstrofes como a inutilizao da mquina. Existem alguns gnios que entendem tudo de informtica e nada de tica. So chamados hackers, que investem sua inteligncia na inveno de programas capazes de entrar nos computadores e violar os programas instalados. Para evitar problemas, preciso passar o antivrus no computador pelo menos uma vez por semana. Trata-se de um programa capaz de procurar intrusos sejam vrus ou hackers atuando no sistema e de desarm-los. Ao receber um arquivo vindo de um computador de fora da empresa, no facilite: passe o antivrus antes de abri-lo.

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Atendimento ao cliente
Esta uma das atividades mais importantes da empresa. Pode dar a impresso de que atender os clientes tarefa fcil, e que no envolve muitas tcnicas. Basta um sorriso, um mnimo de educao e pronto. Engano! O atendimento o carto de visitas da empresa. No seria exagero afirmar que pode desencadear seu sucesso ou fracasso. Afinal, quem vai querer voltar a um lugar onde foi maltratado ou teve alguma experincia desagradvel? Portanto, de nada servir que um estabelecimento tenha instalaes bonitas e preos baixos, se as pessoas que chegarem no forem recebidas com: Ateno Cordialidade Rapidez Eficincia Respeito Parece difcil cumprir todos esses requisitos? Existe uma regra que pode facilitar o servio: trate todas as pessoas como voc gostaria de ser tratado. Para comear, importante adquirir o hbito de ouvir o cliente. Ouvir as pessoas uma questo de respeito, mesmo que voc pense que j sabe o que elas vo dizer. claro que um bom conhecimento dos produtos que a empresa vende ou fornece tambm ajuda bastante na qualidade do atendimento, pois todo mundo se sente mais seguro quando fala sobre aquilo que conhece bem. O cliente sente essa segurana.

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Lembre-se
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Alm disso, no atendimento aos fornecedores e clientes voc deve evitar os vcios de linguagem, como, por exemplo, repetir entende, sabe e n ao final das frases, ou utilizar linguagem tcnica demais, pois a pessoa pode ficar confusa. As siglas que costumam nomear setores e procedimentos das empresas so para uso interno. Ao encaminhar o cliente a algum setor, no adianta usar a sigla, pois ele no vai saber do que se trata

Se tiver alguma dvida durante um atendimento, seja sincero: pea desculpas, dizendo que no tem certeza sobre a informao solicitada e consulte imediatamente algum que possa esclarecer.

O telefone atenda logo. Um setor onde o telefone toca vrias vezes sem que algum o atenda, passa a impresso de abandono. Pronuncie de modo claro o nome da empresa e faa a saudao adequada bom dia, boa tarde , falando com um tom de voz moderado e com o fone distante alguns centmetros da boca. Se a pessoa quiser falar com um determinado setor e a linha estiver ocupada, avise-a logo, perguntando se deseja aguardar, ou pea seu nmero para que, to logo seja possvel, a pessoa retorne a ligao. Atendimento aos superiores o chefe do setor aparece para lhe pedir algum trabalho, fala um bocado de coisas e no final pergunta: entendeu?. Voc, para ser sincero, no entendeu muito bem o que ele queria. Mas, para no passar por desatento ou porque tmido, responde: Entendi. A partir da, bem capaz que deixe de fazer algo que lhe foi recomendado, ou que no faa da maneira como deveria. Portanto, a lio : fale, comunique-se. Tenha coragem de dizer no entendi ou poderia repetir para eu anotar? Isso ser uma prova do seu interesse em cumprir bem suas tarefas. Pessoas portadoras de deficincia ou com necessidades especiais elas precisam de respeito e ateno. O atendimento a idosos, deficientes fsicos ou mentais, mulheres grvidas, analfabetos e crianas deve ser mais cuidadoso. De modo geral, a primeira coisa a fazer providenciar um lugar para a pessoa se sentar, oferecer gua e caf, se houver essa possibilidade. Se tiver que encaminh-lo a outro setor da empresa, procure o caminho mais curto e, se for necessrio, oferea seu brao como apoio. Tenha pacincia para explicar algum procedimento complicado e para esperar, se for preciso preencher algum formulrio.

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No caso dos analfabetos, ser preciso ler para ele todo o contedo de quaisquer documentos. Na hora de assinar, procure saber se tem algum representante ou oferea a almofada de carimbo para colher sua impresso digital. No caso de um estrangeiro, improvise uma linguagem de sinais para se comunicar e pea que aguarde at encontrar algum que fale o seu idioma ou, pelo menos, ingls. J o portador de deficincia mental requer uma ateno especial. preciso saber ouvi-lo para descobrir qual a sua limitao e qual a melhor forma de ajud-lo. Lembre-se A regra geral : trate as pessoas especiais como trataria seus avs ou um parente querido. Atendimento em lugares especiais Pelo tipo de trabalho e de formao de um auxiliar administrativo, ele pode trabalhar em qualquer lugar, inclusive em hospitais, bancos, museus, ou seja, em lugares diferentes de uma empresa convencional. O importante conhecer bem as regras do local onde voc trabalha para poder atender bem o pblico. Em um hospital, por exemplo, as pessoas costumam estar sob forte tenso emocional. Ento, faa um esforo para manter-se distante dos dramas pessoais. J pensou, chorar cada vez que voc tiver que atender uma pessoa com problemas de sade ou algum que tenha perdido um ente querido? Em um banco, a ao principal encaminhar quem chega ao setor correto para evitar que entre em filas desnecessariamente. Em um shopping, necessrio saber a localizao exata das lojas nos andares. Em um museu ou numa instituio cultural, voc deve se inteirar da programao e do contedo das exposies e dos eventos que esto acontecendo, para dar informaes precisas. Problemas com os clientes Muitas vezes o cliente j chega ao local irritado. Ele pode estar enfrentando diversos problemas relacionados ou no empresa onde voc trabalha. Mas, na hora da raiva, isso no costuma fazer muita diferena. Portanto, respire! Procure manter a calma e dar um sorriso para o cliente que chega reclamando, gritando, dando bronca... Alm de manter a calma, tente agir com naturalidade. Espere o fim da exploso, aproveitando para pensar em uma soluo rpida e eficiente. Tente fazer a pessoa sentir que, apesar dos maus modos, voc est realmente interessado em ajud-la. Isso, provavelmente, ir desarm-la. Se nada adiantar e o cliente estiver muito descontrolado ou agressivo, pea a ajuda de seu superior.

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ADMINISTRAO

Atividade 17
Analise as situaes abaixo e responda qual a melhor atitude em cada caso: 1) Um cliente chega ao balco da loja de assistncia tcnica na hora do almoo do responsvel pelo atendimento. Ele est visivelmente apressado e um tanto irritado. Passou para pegar o forno de microondas que estava no conserto, mas no levou o comprovante do servio. Voc explica que sem o comprovante no pode entregar a mercadoria. Ele reclama, aponta o aparelho, diz que aquele o forno que ele foi buscar e que o dono da loja seu amigo. O que voc faz? Pede ao cliente para aguardar o retorno do responsvel que no deve demorar. Como ele est com pressa e diz que conhece o dono da loja, voc entrega a mercadoria para no se prejudicar. Diz que sem o comprovante nada feito e vai atender o telefone. Pede desculpas por no poder entregar o aparelho sem o comprovante e se oferece para levar o forno casa do cliente, assim que o dono da loja autorizar.
ILUSTRAES MRCIO LEVYMAN

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2) Um portador de deficincia fsica, em uma cadeira de rodas, dirige-se recepo de uma repartio pblica onde voc est trabalhando. Ele precisa tirar a segunda via de um documento. Para isso, necessrio preencher um formulrio, apresentar cpia da carteira de identidade, levar o formulrio ao setor de protocolo para carimbar o pedido e finalmente entreg-lo no setor encarregado do atendimento, que fica no segundo andar. Como voc atende essa pessoa? D todas as instrues para que ele possa obter o documento, sempre falando de modo muito gentil, com voz clara e pausada. Entrega a ele uma folha impressa com todas as instrues de procedimento. Chama o seu superior para atender a pessoa, j que voc sabe que ela precisa de um atendimento especial. Pede ao colega que o substitua na recepo e se oferece para buscar o formulrio, providenciar o carimbo no setor de protocolo e levar o pedido ao setor responsvel.

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AUXILIAR ADMINISTRATIVO
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3) Em uma loja de materiais de construo, voc encarregado da expedio de materiais para a casa dos clientes. O telefone toca e, ao atender, voc comea a escutar os gritos de seu colega vendedor. Ele est falando na outra linha com um cliente furioso porque a mercadoria no foi entregue. Como voc lida com esta situao? Respira fundo, no responde e larga o telefone sobre a mesa para checar os controles de sada. Grita tambm com o seu colega e bate o telefone.

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ADMINISTRAO

Diz que vai checar o que aconteceu e vai imediatamente reclamar da conduta do colega com o chefe da seo. Procura se controlar e diz ao vendedor que ir verificar o que aconteceu e depois dar o retorno sobre o assunto.

4) A cena se passa em um hospital. Voc est de planto no apoio ao setor administrativo. Uma senhora dirige-se a voc chorando muito e pede informaes sobre como tirar a certido de bito de seu marido que acabou de falecer: Voc se comove com a cena e solidariamente escuta toda a histria da longa enfermidade do marido daquela senhora. Voc tenta se acalmar, pede senhora que aguarde sentada no banco da sala ao lado, e vai se informar sobre o que preciso ser feito, para atend-la depois. Com um ar bem srio e um silncio respeitoso, entrega a lista de providncias que ela deve tomar. Comea a chorar tambm e pede a um colega que atenda a senhora, pois voc no suporta tais cenas.
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A redao administrativa
J vimos que a comunicao fundamental no desempenho profissional. No que se refere linguagem oral, enfatizamos a questo do tom de voz, da clareza e da fala correta e sem grias. Mas existe ainda a linguagem escrita que exige um pouco mais de cuidado e conhecimento das regras de portugus. Alm disso, quem ocupa um cargo na administrao deve conhecer os diferentes tipos de comunicao administrativa, suas funes e as regras bsicas de apresentao dos textos, mesmo que no seja quem os redija. No captulo final, voc encontrar a descrio dos principais tipos de documentos e textos, para guardar como modelo.

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Correspondncia eletrnica
O computador est presente em quase todas as formas de comunicao. Na elaborao de textos, na produo de livros e revistas, nos convites eletrnicos, na publicidade, no atendimento de concessionrias de servios pblicos, enfim... a lista poderia ficar enorme. Mas, com certeza, um dos recursos da intenet mais utilizados nos ambientes profissionais e tambm na vida pessoal o e-mail. E-mail a abreviao da expresso em ingls eletronic mail, ou seja, correspondncia eletrnica. Mas se a tecnologia tornou a comunicao mais gil, nem por isso escrever ficou mais fcil. Hoje, com os recursos eletrnicos, quase todos os profissionais, no importa o cargo ou a posio que ocupam na empresa, se vem obrigados a enviar e a responder e-mails e, claro, precisam redigir os textos das mensagens. Tudo muito rpido: recebeu, respondeu. E nesse ponto que as coisas se complicam. A rapidez no envio de mensagens no deve ser confundida com falta de cuidado ou de reflexo. Os textos enviados pelo computador tambm precisam ser claros, coerentes e objetivos ou no sero compreendidos e podem levar a mal-entendidos e a outros contratempos.

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Lembre-se
ADMINISTRAO

Os e-mails geralmente tem textos curtos e linguagem informal. No cabem no e-mail pronomes de tratamento ou formas rebuscadas de agradecimento. Texto mais longos devem ser produzidos em programas de edio de texto e enviados como anexo nas mensagens. As mensagens de propaganda e venda de produtos, tambm conhecidas como spam, devem ser apagadas para evitar perda de tempo e para no entupir a caixa de entrada do computador.

Verificar a chegada de novos e-mails deve ser uma das primeiras tarefas do dia para quem tem um endereo eletrnico prprio. Essa checagem deve ser seletiva, pois uma boa parte do que chega costuma ser publicidade ou avisos que nada tm a ver com os assuntos da firma.

O que spam?
Spams so mensagens eletrnicas que no solicitamos, mas que recebemos diariamente: informaes sobre produtos, propagandas de sites novos, correntes da sorte, boatos diversos etc. Essas mensagens ficam acumuladas nas caixas postais, comprometendo o desempenho dos servidores de correio eletrnico e da rede de computadores, alm de fazer com que percamos tempo apagando-as. As grandes empresas j possuem sistemas que barram a entrada de spams. Mas, se o local onde voc trabalha no possui esse recurso, veja algumas maneiras de diminuir o dano causado pelos spams: Nunca repasse correntes, boatos ou informaes que no sejam do interesse de seus colegas. No responda ao spam, simplesmente apague a mensagem. Evite se cadastrar em sites que prometem no divulgar seus dados. Alguns spams vm com a seguinte frase: caso no tenha interesse em continuar recebendo este tipo de mensagem, por favor solicite sua retirada de nossa lista de distribuio, enviando e-mail para... No responda! Se fizer isso, voc estar confirmando seu e-mail e ele possivelmente ser inserido em malas diretas para o envio de outros spams.
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Atividade 18
1) Voc recebeu um e-mail de um cliente perguntando se a mercadoria que ele comprou j foi enviada. Redija uma resposta informando a data de sada, o nome da transportadora, o prazo de entrega e o valor do frete. No se esquea de agradecer. Talvez voc pudesse tambm pedir a confirmao do recebimento.
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2) O escritrio onde voc trabalha recebeu uma carta de uma operadora de telefone celular oferecendo um plano empresa com desconto de 25% na assinatura e franquia mensal de 100 minutos para os funcionrios. O seu chefe pediu que voc transformasse a carta em um e-mail para o grupo de funcionrios divulgando a promoo e reunindo os pedidos dos interessados.
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A atuao do auxiliar
A partir de agora, voc vai conhecer algumas tarefas que o auxiliar administrativo pode cumprir nos diferentes setores da empresa. Pela descrio do trabalho voc certamente consiguir perceber com qual setor ou atividade se identifica mais. claro que nem sempre o funcionrio pode escolher em qual departamento ir trabalhar, mas, se lhe perguntarem, voc saber dizer. De qualquer modo, leia todas as informaes e fique preparado para qualquer oportunidade.

Recursos humanos e administrao de pessoal

A rea de recursos humanos cuida dos funcionrios. Esse setor ou rea encarregado de definir e providenciar os benefcios, servios mdicos, programas de treinamento ou de educao corporativa, treinamento e desenvolvimento de pessoal, avaliao de desempenho, remunerao e plano de cargos e salrios, aes de valorizao do empregado, assistncia familiar etc. Nas empresas de mdio e pequeno porte, a rea de recursos humanos est integrada aos servios de administrao de pessoal. Alm do acompanhamento da vida do funcionrio, o setor realiza tambm as tarefas de controle e organizao das rotinas fiscais, previdencirias e de pagamento de pessoal. O auxiliar administrativo pode desempenhar vrias tarefas nesse setor, por exemplo, reunir a documentao necessria para a contratao de um novo empregado, entregar formulrios para preenchimento, cobrar dados e informaes necessrios ao setor, acompanhar os procedimentos para a sada ou demisso de funcionrios. No Brasil, a situao do trabalhador regulada por diversas leis e controles. Alm da aposentadoria por tempo de servio ou por invalidez, existem alguns benefcios que so garantidos por lei, como o auxlio-natalidade, a licena-maternidade, o auxliodoena e o seguro-desemprego. Outro desses benefcios o vale-transporte, institudo por lei em dezembro de 1985.
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Vale-transporte
O vale-transporte um grande negcio para o trabalhador que ganha pouco, mora longe e gasta uma grana com as passagens de ida e volta para o emprego. Trata-se de um benefcio que o empregador antecipa ao funcionrio para ajud-lo com essa despesa. Na prtica, funciona assim: o empregado custeia um valor at 6% do seu salrio para a compra dos vales-transporte. A diferena entre o valor do desconto e o gasto com as passagens assumida pela empresa, que obrigada por lei a cumprir esse dever. O vale-transporte, entretanto, opcional. Se o empregado quiser esse benefcio, o desconto feito na folha de pagamento. Vale dizer que nas grandes capitais, o vale-transporte comea a ser substitudo por um carto eletrnico com os mesmos padres de funcionamento do vale-transporte convencional.

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Todos os procedimentos relativos administrao de pessoal tm prazos internos, estabelecidos pela empresa, ou externos, previstos por lei. Os prazos externos esto descritos na CLT Consolidao das Leis do Trabalho. Trata-se de um livro venda nas livrarias, que atualizado de tempos em tempos. Ele contm leis trabalhistas como a Lei do Fundo de Garantia, a Lei do Estagirio e vrias outras. Nas grandes empresas h tambm os documentos especficos que dizem respeito a regulamentos internos e benefcios. Por exemplo: formulrios relativos a dependentes no imposto de renda, autorizaes para desconto em folha de pagamento de benefcios como plano sade, plano odontolgico, emprstimos etc. O auxiliar administrativo pode ser encarregado de distribuir esses documentos aos funcionrios e pedir que assinem um recibo, confirmando que receberam e que esto a par das informaes. Nas empresas menores, em geral, os funcionrios do setor de pessoal so encarregados de orientar os outros empregados. Procure compreender bem todas as regras, obrigaes e benefcios para saber orientar outro colega caso seja necessrio. No captulo 6, voc encontrar uma descrio resumida das principais rotinas desse setor, bem como informaes sobre os benefcios e obrigaes trabalhistas.

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Setor de patrimnio
Voc j sabe o que patrimnio, mas no custa nada lembrar: o conjunto de bens mveis e imveis de uma empresa. Todos os bens da empresa devem ter sua vida controlada. O setor de patrimnio cuida de registrar sua data de aquisio, seu histrico de movimentao e a data de baixa, ou seja, quando deixa de existir para a empresa (porque foi vendido ou porque estragou etc).

Bens patrimoniais
Bens mveis so aqueles que, como o nome diz, podem ser transferidos de um lugar para outro: mquinas, equipamentos, moblia, veculos, obras de arte e os mais variados materiais necessrios ao funcionamento de uma organizao. J os imveis, so as salas comerciais, sedes, lojas, terrenos, instalaes da empresa. H ainda os bens intangveis, que no podem ser tocados, mas que tambm so de propriedade da empresa: linhas telefnicas, marcas e descobertas ou criaes registradas como propriedade intelectual ou cientfica, tambm chamadas de patentes. Por exemplo: a marca Coca-Cola de propriedade da empresa fabricante do refrigerante. Somente ela pode usar esse nome.

O auxiliar administrativo pode ajudar esse setor de vrias formas. Nas pequenas e mdias empresas, onde almoxarifado e patrimnio geralmente funcionam juntos, ele vai atuar como auxiliar de almoxarife. No captulo dedicado ocupao de almoxarife, voc viu as principais atividades, rotinas e controles realizados nesse setor. Nas indstrias ou grandes empresas, o setor de patrimnio costuma ser independente do almoxarifado. Nesse caso, o auxiliar administrativo que for trabalhar no setor de bens patrimoniais ter, basicamente, as seguintes funes: Emplacamento dos bens Consiste em fixar uma plaquinha de metal em cada mvel, com o nmero do registro desse bem na relao de patrimnio da empresa. Esse nmero de registro indica o tipo de mvel, onde est localizado, quando foi adquirido e outras informaes. Isso ajuda a empresa a ter o controle dos

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seus bens. Cabe tambm ao auxiliar cuidar da transferncia de mveis ou equipamentos de um setor para o outro dentro da empresa. Manuteno e conserto Sempre que houver algum equipamento ou mobilirio precisando de manuteno ou reparo, o departamento que o utiliza dever encaminhar um documento solicitando o conserto. O auxiliar administrativo quem, em geral, providencia os oramentos e o prprio conserto. Muitas empresas tm contratos de manuteno com firmas especializadas. Se o conserto precisar ser feito fora da empresa, preciso preparar uma autorizao de sada de bem ou um recibo, caso no haja um formulrio especfico. Cabe ainda a ele observar se o prazo para o conserto est sendo cumprido. Quando o bem retornar empresa, preciso test-lo para ver se est funcionando mesmo e depois encaminh-lo de volta ao setor. Inventrio Como voc viu no captulo do almoxarife, o inventrio feito uma vez por ano. Na poca, o auxiliar do setor de bens patrimoniais pode ajudar a fazer a contagem e a descrio dos bens existentes em cada departamento da empresa, alm de emitir o documento chamado termo de responsabilidade, em geral assinado pelo chefe do departamento. Para trabalhar nesse setor, o profissional deve ter disciplina, organizao e disposio fsica, pois algumas vezes ter que carregar peso. As rotinas variam muito de empresa para empresa. Antes de comear a desempenhar suas funes, procure conhecer bem como dever ser feito o seu trabalho. Lembre-se de que esse setor cuida dos bens da empresa.

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A palavra de quem faz

Andr Luiz Neves, 36 anos, agente administrativo do Senac Nacional.

Entrei na empresa h cinco anos, trabalhando como auxiliar do setor de bens patrimoniais. Eu fazia o emplacamento dos bens e, nas horas vagas, em vez de ficar toa, procurava ajudar a moa que trabalhava como auxiliar do setor de compras, cuidando do arquivo e do contas a pagar. Ao ajudar, eu aproveitava para aprender. Alm disso, sempre que surgia uma oportunidade, eu cobria frias no setor de almoxarifado. H cerca de trs anos, a tal moa foi promovida a compradora. Por tudo o que havia aprendido, fiquei no lugar dela. Um ano depois, infelizmente, ela saiu da empresa. Ento, foi a minha vez de ser promovido. Virei comprador, um cargo que exige maior responsabilidade, mas que tambm oferece mais oportunidades de aprender e de crescer.

Finanas e contabilidade
O trabalho na rea financeira e contbil exige alguma habilidade para a matemtica, alm de raciocnio lgico e tambm concentrao. Afinal, esse um setor que lida com registro e movimentao de valores, pagamentos, clculos variados e, no preciso dizer, qualquer erro pode representar um prejuzo para a empresa. Imagine um funcionrio que se distrai com facilidade trabalhando numa sala com vrias outras pessoas. Um colega ao lado comenta o resultado do campeonato de futebol e o cheque previsto para ser depositado no 1 dia de maro acaba sendo descontado no dia 15 de fevereiro. Concentrao e disciplina so requisitos importantes para qualquer trabalho administrativo, mas no setor financeiro, a dose de ateno e responsabilidade deve ser ainda maior. Veja algumas tarefas que cabem a um auxiliar administrativo nessa rea: Identificao de documentos todos os dias, diversos documentos chegam ao setor financeiro. So contas para pagar, duplicatas pagas, guias de recolhi112

mento etc. Em geral, o auxiliar encarregado de separ-los e fazer o encaminhamento ao responsvel pelo assunto ou arquivlos. As contas a pagar, por exemplo, costumam ser arrumadas em uma pasta com divises por dia de vencimento, ou ento so encaminhadas Tesouraria. Administrar os setores de contas a receber e contas a pagar da empresa uma das atribuies dirias do setor financeiro e, certamente, o auxiliar administrativo participa dessa atividade.

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tesouraria. S. f. (...) 3. Escritrio de companhia ou de banco, onde se efetuam transaes monetrias. In Novo Dicionrio da Lngua Portuguesa, de Aurlio Buarque de Holanda Ferreira. Existem outros usos para este termo. Se voc quiser conhec-los, procure a palavra tesouraria no dicionrio.

Contas a receber e a pagar

O setor financeiro responde por tudo o que preciso pagar e receber. Numa empresa pequena, em geral, uma s pessoa cuida de tudo. De preferncia, com a ajuda de um auxiliar administrativo. No contas a receber o trabalho do auxiliar consiste em verificar as datas de vencimento dos ttulos e conferir o recebimento dos mesmos medida em que vo vencendo. Quem informa a entrada do dinheiro o banco ou a tesouraria da empresa. Quando ocorrem atrasos ou diferenas no pagamento, preciso encaminhar o caso ao setor de cobrana que deve entrar em contato com o cliente. J o contas a pagar exige do auxiliar o controle do vencimento das despesas e dos compromissos financeiros da empresa. Em geral, quem processa o pagamento a tesouraria. Se o auxiliar o encarregado de classific-las pela data, preciso muita ateno para evitar atrasos e multas. Erros acontecem, mas preciso estar disposto a evit-los.

Na tesouraria, as sadas e as entradas de dinheiro na empresa so controladas e registradas diariamente. Esse registro chamado de movimento dirio de caixa.

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Veja abaixo um exemplo de controle de caixa de uma tinturaria:

Tinturaria
Movimento Dirio de Caixa
Data: 10/01/05 Histrico Saldo inicial do dia Nota de servios n. 45 Compra de produtos Nota de servios n. 39 Nota de servios n. 47 Serv. de Manuteno Conta de luz Nota de servios n. 42 Nota de servios n. 35 Nota de servios n. 33 Nota de servios n. 41 Faxineira Nota de servios n. 49 Total Saldo final (a transportar) Assinatura do caixa: Visto do supervisor: Observaes: 45,00 3.420,00 2.940,00 480,00 125,00 80,00 30,00 60,00 60,00 70,00 50,00 80,00 220,00 Entradas 2.930,00 30,00 120,00 Sadas

Flor de Lis Flor de Lis

Alm desse trabalho de classificao de contas e registro de movimento da tesouraria, a rea financeira de uma empresa executa vrias outras tarefas. A seguir, vamos conhecer os principais procedimentos realizados na contabilidade. Se a tesouraria responsvel pelo caixa, o setor de contabilidade responde pelo controle do patrimnio da empresa, isto , todos os bens, direitos e obrigaes, que so organizados em ativo e passivo. Ativo so todos os bens e direitos da empresa. Passivo so as obrigaes e deveres. Vejamos com mais detalhes cada um dos componentes do patrimnio: Bens, como voc j viu, so os valores materiais pertencentes empresa e que esto em seu poder. Ao adquirir mveis, mercadorias e equipamentos, a empresa est adquirindo bens para o seu patrimnio e eles so registrados no balano anual da empresa, que feito pela contabilidade.
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J os direitos so valores materiais pertencentes empresa, mas que esto em poder de terceiros. Por exemplo, o dinheiro da empresa depositado no banco, os valores que tem a receber por servios prestados ou pela venda de mercadorias, ou ainda por contratos de locao de seus bens imveis. As obrigaes, por sua vez, so os valores materiais pertencentes a terceiros, mas que esto em poder da empresa. Emprstimos por ela contrados e valores que tem a pagar por compras efetuadas a prazo so alguns exemplos de obrigao. A contabilizao do patrimnio obedece a uma equao bastante simples, expressando que o total do ativo deve ser sempre igual ao total do passivo. Qualquer diferena existente entre o ativo e o passivo corresponder ao lucro ou ao prejuzo da empresa. Por meio dessa contabilizao que se verifica a situao lquida (ou financeira) da empresa, que pode ser nula, quando o total do ativo (bens + direitos) igual ao total do passivo (obrigaes); positiva, quando o total do ativo (bens + direitos) maior que o total do passivo (obrigaes) ou negativa, quando o total do ativo (bens + direitos) menor que o total do passivo (obrigaes). O controle do ativo e do passivo comea com a escriturao, que o registro de todas as ocorrncias econmico-financeiras da empresa. Esse registro chamado de lanamento. Os registros, ou lanamentos, so feitos em livros contbeis ou fiscais, ou em formulrios eletrnicos do sistema de informtica adotado pela empresa. Os livros comuns a todas as empresas so: o Dirio, onde so feitos os lanamentos do dia, e o Razo, que identifica o saldo de cada conta. As contas so reunidas em dois grandes grupos: contas patrimoniais, que representam os bens, direitos e obrigaes da empresa, e contas de resultado, que representam as despesas e receitas da empresa. Qualquer registro contbil tem necessariamente um valor e deve ser sempre feito pela data do evento, em rigorosa ordem cronolgica.

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Lembre-se O controle do movimento dirio de caixa no substitui o lanamento contbil desses pagamentos e recebimentos. Tesouraria uma coisa, contabilidade outra.

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Venda de mercadorias e servios

De nada adianta ter um timo ponto, bem montado e decorado, se o atendimento e o nvel geral dos servios forem deficientes. Uma loja deve se esforar sempre para satisfazer a necessidade de seu pblico, atender suas e expectativas e tornar o consumidor um cliente fiel. Isso no vale s para lojas. Essas questes devem ser consideradas at com maior intensidade pelas atividades comerciais que no operam com lojas. Nesses casos, o atendimento e os servios oferecidos sero decisivos na hora de o cliente optar por uma empresa ou buscar outras alternativas. Mas que empresas so essas que vendem produtos e servios mas no tm varejo ou vendas de balco? So, por exemplo, tinturarias, oficinas mecnicas, empresas de assistncia tcnica, empresas de consultoria, firmas de decorao, escritrios de arquitetura, advocacia e tantos outros. Num mercado to competitivo, atingir e manter um bom padro de atendimento e de servios so tarefas de longo prazo e que exigem trabalho, disciplina e foco. Esse objetivo s alcanado se for de toda a empresa da direo aos funcionrios de todos os nveis da hierarquia , e se estiver permanentemente entre as prioridades da equipe. Lembre-se O auxiliar administrativo faz parte dessa equipe.

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Muitas vezes, pequenos cuidados podem fazer a diferena. Todo comerciante deve estar atento a servios bsicos e oportunidades que possam melhorar o atendimento ou significar uma delicadeza, sem que isso represente um custo adicional alto. Veja alguns exemplos: Servios bsicos atendimento corts, arrumao das mercadorias, msica ambiente, limpeza impecvel, servios de ajustes e consertos de roupa, embalagens para presentes, disponibilidade dos funcionrios para prestar informaes, indicar a localizao de produtos ou tirar dvidas. Pequenos servios adicionais gua e cafezinho, poltronas e sofs em lojas maiores, cursos e palestras para clientes, servios de entrega em domiclio, brindes e promoes. A presena de um auxiliar administrativo atento e comprometido com o seu trabalho pode viabilizar alguns desses atrativos. Por exemplo, ele apia o vendedor buscando mercadorias no estoque, arrumando as prateleiras, preenchendo notas e pedidos de conserto de roupas, encaminhado o cliente ao caixa, entregando a mercadoria etc.

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ILUSTRAO MRCIO LEVYMAN

Lembre-se Deixar o cliente esperando por muito tempo na loja ou no telefone, enquanto procura a mercadoria no estoque, a receita para deix-lo malhumorado. Por isso, preciso saber o que e onde procurar, sempre!

Ele pode ainda acompanhar e controlar as entregas. Pode tambm se encarregar da mala direta e do envio de cartes com mensagens de aniversrio ou de natal. Para que tudo d certo na rea de vendas, o auxiliar administrativo precisa gostar de lidar com pessoas. No apenas aquelas bem-educadas e bem-humoradas, mas tambm o cliente indeciso, o mal-humorado, o impaciente. Isso, porque ele vai ajudar os vendedores, especialmente nas pocas de maior movimento. Para desempenhar bem esse papel fundamental conhecer os produtos que a empresa vende. Saber com que tipo de mercadoria trabalha, como os produtos so arrumados no estoque etc.
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Atividade 19
Nos enunciados abaixo, identifique e sublinhe as atividades que no so prprias dos setores indicados: 1) A contabilidade o setor encarregado de preparar os balanos e balancetes da empresa, de registrar os ativos e os passivos, e tambm de providenciar o pagamento e a cobrana dos ttulos que a empresa tem para pagar. 2) O setor de pessoal faz o registro dos funcionrios, atualiza os lanamentos nas carteiras profissionais, calcula mensalmente salrios, benefcios e contribuies e recolhe os impostos sobre as vendas da empresa. 3) O setor de patrimnio encarregado de adquirir bens e materiais de consumo, controlar e catalogar os bens da empresa, realizar o inventrio e fechar o balano anual. 4) O departamento de vendas comercializa os produtos fabricados pela empresa, atende os clientes e controla o recebimento das faturas. 5) A rea financeira rene os setores de contabilidade e tesouraria, alm de administrar o contas a receber e o contas a pagar da empresa. Tambm de responsabilidade do financeiro gerenciar os recursos da empresa e as aplicaes financeiras. Uma outra atividade desse setor controlar os estoques de produtos.

Embalagens, um servio a mais Hoje em dia quase todas as lojas tm equipes que apiam as vendas no setor de embalagem e entrega de mercadoria. Quem trabalha nesse setor precisa ter alguma habilidade manual para embrulhar objetos de variadas formas e tamanhos. O embrulho caprichado valoriza a mercadoria, mas leva tempo para ser feito. Algum que mostre talento para isso, certamente ser muito bem recebido pela equipe de vendas. O segredo muito treino.

Uma palavra final

Quando comeamos a trabalhar, nem sempre sabemos ao certo o que queremos. Mas conseguir um emprego j algo muito importante! Por outro lado, nem sempre as condies do trabalho que temos so as que desejamos ou imaginamos. s vezes o
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salrio baixo, o servio pesado, o colega no ajuda etc. Mas, dificilmente, em qualquer etapa da vida, as condies sero ideais. A questo : o que voc est fazendo ali? Como voc pode trabalhar cada vez melhor? O que pode fazer para que este emprego lhe d prazer? As dicas a seguir podem lhe inspirar. Exercite a capacidade de lidar com as situaes do jeito que elas so. Por exemplo: seu chefe no um modelo de educao, nem de gentileza ou de clareza. Mas voc pode lembrar que: 1) isso no pessoal; um problema dele com o mundo; 2) voc pode ser uma pessoa que busca a clareza e vai encontrar uma maneira de se comunicar com ele. Tenha sempre a certeza de ter feito um trabalho impecvel. Isso significa ir alm do melhor que se pode fazer. Significa fazer o trabalho inteiro e completo. Crie uma possibilidade para o seu futuro. A expresso dessa possibilidade hoje o seu trabalho. A satisfao pode no vir tanto do que voc faz, mas do que voc e do seu jeito de trabalhar. uma maneira produtiva de relacionar-se com o que se tem nas mos. Isso deve ser construdo a cada dia: uma possibilidade futura faz com que o seu presente possa ser diferente. Conta-se que um dia, um jovem, conversando com um velho ndio, descreveu seus conflitos internos: Dentro de mim existem dois cachorros: um deles cruel e mau, o outro muito bom e dcil. Eles esto sempre a brigar. Fico preocupado, imaginando, qual deles ganhar essa briga. O sbio parou, refletiu e respondeu: Aquele que voc alimentar. Agora, reflita sobre essas questes que voc viu at aqui e responda a si mesmo: qual possibilidade futura desperta seu entusiasmo pela vida e pelo seu trabalho hoje? Procure alimentar o seu lado mais positivo e descubra a resposta. Ento, mos obra, literalmente. Ns lhe desejamos muito mais que boa sorte. Ns lhe desejamos sucesso na histria que voc est comeando a escrever: a da sua carreira e da sua vida!

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Guia de consulta rpida

Ao longo dos cinco captulos deste livro voc conheceu a rotina de cada uma das ocupaes do Arco Ocupacional Administrao. Como voc deve ter percebido, os profissionais dessas reas lidam com inmeros termos, documentos, guias, formulrios etc. Cada um deles com suas caractersticas e suas funes. Tudo isso, porm, muito importante para o funcionamento da empresa. O que vem a seguir funciona como um guia de consulta rpida. A finalidade no que voc decore os termos e suas definies, apenas que tenha isso perto de voc no trabalho. Quem sabe pode servir de fonte de consulta na hora de organizar e processar tantas informaes...

Tipos de documentos
Aqui so apresentados os principais documentos usados pelos funcionrios que lidam direta ou indiretamente com as rotinas administrativas de uma empresa. Cada um deles tem um funo e um formato. Vale a pena conhec-los.

Correspondncias
Em uma empresa existem vrios tipos de correspondncias cartas, circulares, memorandos, ofcios e at bilhetes. Cada um deles tem uma forma e uma funo. Veja algumas delas:
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Ata: Registro detalhado de fatos e resolues determinados pelas pessoas convocadas a participar de uma assemblia ou reunio.

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Bilhete: Meio rpido e simples de transmitir uma mensagem. Normalmente dirigido a um colega de trabalho ou uma pessoa prxima, ntima e, por isso mesmo, costuma ser redigido em linguagem informal.
Lus, Estamos a duas semanas da festa de encerramento do curso e at agora o gerente no recebeu os oramentos do salo de festas e do coquetel. O combinado foi que esses preos estariam aqui no dia 06 de dezembro, mas at agora no temos nenhuma informao. Por favor, veja o que est acontecendo e apresse os fornecedores. Quando voc tiver alguma notcia ligue ou passe aqui. Obrigado Joo Carlos 06/12/05

Carta: Geralmente uma comunicao formal e empresarial, sempre destinada a algum de fora da empresa, aos clientes ou fornecedores, por exemplo.

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Circular: usada para comunicar alguma coisa a muitas pessoas ao mesmo tempo. Em geral, para transmitir avisos, ordens ou instrues.

Mala direta: Sistema de divulgao de produtos e servios por meio de distribuio seletiva, via postal ou por correio eletrnico, de impressos (carta-circular, folhetos, catlogo etc.).

Salvacar Mecnica Ltda.

Memorando n 17/05 Data:10/11/2005 De: Lilian Brito Setor de Pessoal Para: Gilberto Passos Servios Gerais Encaminhamos os livros de registro para serem levados ao escritrio do contador. Solicitamos que o recibo de entrega seja assinado por algum funcionrio do escritrio e encaminhado a este setor para o devido controle e arquivamento.

Memorando: Termo que vem do latim (memorandum) e significa que deve ser lembrado. um tipo de correspondncia usada na comunicao interna. Segue uma forma padro que traz o nome do emitente e do destinatrio, alm de um campo prprio para o assunto.

Lilian Brito Setor de Pessoal

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Ofcio: Comunicao adotada para se dirigir a autoridades. Por se tratar de comunicao de carter pblico e formal preciso observar as formas de tratamento requeridas pelo cargo ocupado pela pessoa a quem se dirige.

Prefeitura Municipal de Barra do Jabaquari Secretaria de Turismo e Cultura

Ofcio n 14/05 Barra do Jabaquari, 22 de janeiro de 2005 Sr. Prefeito Fernando Lopes Neste ano, Carlos Cintra de Miranda completaria cem anos. inteno desta Secretaria comemorar esse centenrio com eventos que valorizem a msica, o teatro, a poesia e a fotografia do nosso artista maior. Para concretizao do projeto, solicitamos o emprstimo do Salo Oval da Cmara Municipal no perodo entre os dias dezessete de fevereiro e trinta de agosto para os ensaios, a montagem de uma exposio e a promoo de atividades culturais de integrao com a comunidade. Contamos tambm com a liberao da verba, no valor j referido e discriminado em ofcio a esta Prefeitura (n 09/05), para o dia dez de fevereiro prximo, data do pagamento da primeira parcela referente ao trabalho de marcenaria que acompanhar todo o nosso trabalho. Certos do seu apoio, firmamo-nos Atenciosamente _______________________________ Marcos Jos Secretrio de Turismo e Cultura In: Comunicao escrita, Raquel Bahiense, Senac Nacional, 2005

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Procurao: Documento pelo qual uma pessoa d a outra poderes para tratar de seus interesses ou negcios. A procurao pode ser pblica quando feita em cartrio para fins de compra e venda de imveis e outras transaes oficiais ou particular, feita sem registro no cartrio para representaes que no envolvam transferncia de bens ou compromissos pblicos.

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ADMINISTRAO

Requerimento: Documento dirigido a uma autoridade para fazer um pedido para o qual necessita-se do amparo da lei. Sua estrutura rgida, aceitando-se poucas variaes. Alguns rgos pblicos e instituies dispem de um modelo pronto a ser copiado ou somente preenchido pelo interessado.

Contratos
Em uma empresa ou na Administrao Pblica, existem vrios tipos de contrato. Afinal, qualquer acordo formal entre duas ou mais pessoas que transferem entre si algum direito ou combinam alguma obrigao tem como resultado um contrato. Assim que existem contratos de locao ou aluguel, de prestao de servios, contratos de trabalho e muitos outros. Mas talvez o mais importante para uma empresa seja o contrato social, documento que d origem a toda organizao. Pode-se dizer que o contrato social a certido de nascimento da empresa. Ele rene as suas principais informaes: o nome, sua atividade-fim, o endereo completo, os nomes dos scios, qual a participao de cada um, seus direitos e deveres. Alm disso, apresenta o objetivo da empresa e detalha as atividades que ir realizar enquanto estiver em funcionamento.

Cadastros
Os cadastros so registros que contm informaes sobre bens imveis (nesse caso so pblicos) ou sobre clientes, que podem ser pessoas fsicas ou jurdicas. Toda empresa (pessoa jurdica)
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deve ser registrada pela Receita Federal e recebe um nmero que a identifica em todo o territrio nacional. Esse registro, feito logo aps o Contrato Social, o Cadastro Nacional de Pessoa Jurdica (CNPJ). Alm do CNPJ, a empresa deve obter, ainda, a Inscrio estadual e a Inscrio municipal, nmeros que a identificam no estado e no municpio em que atua.

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Declaraes
As pessoas fsicas que anualmente tm rendimentos acima de determinado valor devem preencher um formulrio e envi-lo Receita Federal: a declarao de imposto de renda. No caso das empresas, todas so obrigadas a declarar tambm os dados, nmeros e informaes sobre as operaes que realizaram no ano. Essa declarao chamada Imposto de Renda de Pessoa Jurdica.

Documentos de compra e venda

Toda vez que uma empresa compra um produto, ela precisa receber um documento comprovando que a compra foi efetuada. Da mesma forma, quando houver uma venda, a empresa tambm precisa emitir um documento. atravs desses registros que o governo fiscaliza os negcios das empresas, a fim de apurar se os impostos foram recolhidos corretamente. Veja os principais documentos de compra e venda:

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ADMINISTRAO

Nota fiscal: Documento impresso numerado, com data de validade determinada, no qual constam os dados principais da empresa (nome, endereo, CNPJ, Inscrio estadual e/ou municipal) e onde se descrevem os produtos vendidos ou os servios prestados ao cliente. Fatura: Documento utilizado em vendas a prazo. Deve ser preenchida a partir da nota fiscal, apresentando a relao das mercadorias compradas, com suas marcas e modelos, a quantidade, o peso e o valor de cada produto, assim como as informaes sobre quem pagar pela dvida. O valor da fatura corresponde ao total da compra, independentemente do nmero de parcelas em que foi dividido. Duplicata: Documento que comprova a realizao de uma venda a prazo e que permite empresa reclamar na Justia caso a dvida no seja quitada pelo cliente.

Requisies
Requisies so pedidos, solicitaes. Os documentos listados aqui se referem ao setor de compras e almoxarifado de uma empresa. Requisio de compras: Formulrio no qual se faz a lista do material que precisa ser comprado desde mquinas e mveis at papel higinico e garrafes de gua mineral. Pedido ou ordem de compra: Formulrio onde se listam os produtos que sero comprados pela empresa, com a descrio do prazo para entrega e condies de pagamento. Requisio de almoxarifado: Formulrio preenchido e enviado ao estoque sempre que for necessrio repor alguma mercadoria na loja ou nas dependncias da empresa.
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Documentos do setor de pessoal

O setor de pessoal das empresas lida diariamente com vrios documentos. So fichas, cadastros, recibos, guias, formulrios, entre tantos outros. Conhea os principais. Folha de pagamento: Relao dos salrios pagos a cada funcionrio e tambm dos descontos efetuados (plano de sade, imposto de renda e outros benefcios que so abatidos do salrio bruto). Serve para a empresa calcular seus gastos com os empregados. Recibo de pagamento de salrio: Mais conhecido como contracheque, um comprovante de que o salrio foi pago ao empregado. feito em duas vias: uma fica com o funcionrio e a outra, com o empregador. Guias de recolhimento de encargos sociais: Servem para a empresa pagar os encargos ou obrigaes que tem com o governo e com os funcionrios. Isso garante ao trabalhador o direito aposentadoria e a receber fundo de garantia no caso de ser despedido sem justa causa. As guias mais comuns so para o recolhimento do FGTS (Fundo de Garantia por Tempo de Servio) e para contribuio ao Instituto Nacional de Seguridade Social (INSS). Folha de ponto: Empresas com mais de 10 empregados so obrigadas, por lei, a ter folha de ponto, para verificar a freqncia e a pontualidade de cada um. Esse relatrio influencia diretamente a folha de pagamento, pois a empresa pode descontar de quem faltou ao trabalho ou se atrasou. Escala de frias: Toda empresa precisa planejar anualmente as frias dos empregados. Na escala, registra-se o perodo em que cada um ir desfrut-las, evitando que vrias pessoas de um mesmo setor saiam juntas e o trabalho fique prejudicado. Aviso prvio: Documento do empregador ao empregado (ou viceversa) comunicando a resciso do contrato de trabalho dentro de determinado perodo.

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Prazos de guarda dos documentos

Os formulrios, recibos, declaraes, guias e requisies apresentados so documentos importantes para a empresa. Alm de servirem como memria, permitem que ela comprove pagamentos, confirme entregas, enfim, defendem a empresa em situaes de difcil soluo. Por essas razes, apresentamos a seguir um quadro-resumo com os prazos obrigatrios de guarda de documentos.

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Prazos obrigatrios de guarda de documentos

Tipos de Documentos
Balancete Cofins Aviso prvio, pedido de demisso, termo de resciso de contrato. Cadastro geral de empregados e de desempregados, a contar da data de postagem. Conta de gua, Luz e Telefone ICMS (Imposto de Circulao de Mercadorias) Imposto de Renda Autnomo Imposto de Renda de Pessoa Fsica IPI (Imposto de Produtos Industrializados) IPTU (Imposto Predial Urbano) IPVA (Imposto sobre Propriedade de Veculos Automotores) IRPJ (Imposto de Renda de Pessoa Jurdica) Livro Balano Patrimonial/Geral Livro de Apurao de Lucro Real (Lalur) Livro de Razo Livro de Registro de ICMS Livro de Registro de Inventrio Livro de Registro de Sadas Livro Dirio Livro Registro de Entradas Movimento Contbil ou Movimento de Caixa Nota Fiscal de Fornecedor Nota Fiscal de Imobilizado Nota Fiscal de Sada Ordem de Servio PIS (Programa de Integrao Social) Recolhimento Recibo de Depsito Bancrio Reembolso de Despesas/ Despesas Viagens RPA (Recibo de Pagamento de Autnomo) Taxa de Fiscalizao para Funcionamento VAF (Verificao de Apurao Fiscal) Os documentos relativos ao FGTS

Prazo
5 anos 10 anos 2 anos 3 anos

5 anos 5 anos 10 anos aps a entrega da Declarao na Receita Federal 5 anos aps a entrega da Declarao na Receita Federal 5 anos 5 anos 5 anos 10 anos aps a entrega da Declarao na Receita Federal Indeterminado (deve ser guardado sempre) 10 anos aps o ltimo lanamento 5 anos 5 anos aps o ltimo lanamento 31 anos aps o ltimo lanamento 10 anos aps o ltimo lanamento Indeterminado (deve ser guardado sempre) 5 anos aps o ltimo lanamento 5 anos 5 anos 5 anos aps a depreciao do bem 10 anos 5 anos 10 anos 5 anos 5 anos 30 anos 5 anos 5 anos 30 anos

ITBI (Imposto de Transmisso de Bens Imveis) 5 anos

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Encargos sociais
Os encargos sociais so taxas e contribuies pagas pelo empregador para o financiamento de polticas pblicas que, de forma indireta, beneficiam o trabalhador. So eles: Contribuio sindical: Todo ano, no ms de maro, o empregado tem um dia de trabalho descontado do seu salrio. Esse valor vai para o sindicato representativo da classe, que cuida dos direitos do trabalhador naquela profisso. Imposto de renda: um tributo devido tanto pela empresa quanto pelos funcionrios que ganham acima de um limite mnimo estabelecido pela Receita Federal. A contribuio dos empregados descontada na folha de pagamento e recolhida pela empresa ao rgo que arrecada os bancos credenciados ou a prpria Receita. FGTS (Fundo de Garantia por Tempo de Servio): Valor depositado mensalmente pela empresa na Caixa Econmica Federal, em uma conta em nome do funcionrio. Esse valor equivale a 8% de seu salrio bruto, inclusive do 130 salrio. Para o recolhimento do FGTS, a Caixa Econmica Federal disponibiliza um sistema de computador chamado Conectividade Social que pode ser obtido na internet. PIS/PASEP (Programa de Integrao Social): Benefcio pago pelo governo ao trabalhador. Quem ganhar at dois salrios mnimos, estiver cadastrado no programa h cinco anos e houver trabalhado pelo menos um ms com carteira assinada no ano anterior, tem direito a receber um salrio mnimo por ano.

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Encargos trabalhistas
Os encargos trabalhistas so valores pagos pela empresa ao empregado mensalmente ou no final de seu contrato de trabalho. So eles: 13 salrio: Salrio adicional que o empregado recebe no fim do ano. Sobre ele, incidem os tributos normais, como nos outros salrios do ano. Frias: Aps trabalhar 12 meses na empresa, o funcionrio tem direito a 30 dias de frias. Ao tir-las, ele recebe seu salrio normal e mais 1/3 do valor bruto de seu rendimento, a ttulo de remunerao de frias. Existe a opo de vender 10 dias e gozar apenas 20 dias. o que se chama abono pecunirio. Nesse caso, o

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trabalhador recebe o abono alm do salrio normal e da remunerao das frias.

Benefcios da Previdncia Social

Aposentadoria, penso e auxlio so os benefcios que a Previdncia Social oferece aos segurados e seus familiares, como proteo da renda salarial em caso de doena, acidente de trabalho, velhice, maternidade, morte ou recluso. Aposentadoria: Pagamento mensal vitalcio, efetuado ao segurado por motivo de idade, por tempo de contribuio ou pelo exerccio de atividade sujeita a agentes nocivos sade. A aposentadoria por invalidez pode ser cessada aps a recuperao da capacidade de trabalho. Penso: S existe uma modalidade de penso, que a penso por morte, concedida aos dependentes do segurado por motivo de falecimento do titular. Auxlios: Os benefcios incluem ainda auxlio financeiro em caso de doena, acidente ou recluso, bem como o salrio-maternidade e o salrio-famlia. Para mais informaes sobre esses benefcios, consulte o site do INSS (www.inss.gov.br) e a cartilha O que voc precisa saber sobre a Previdncia Social ( http://www.senac.br/cartilha_previdencia/ index.asp).

Procedimentos para a admisso de empregados

Quando um empregado contratado, uma das primeiras coisas a fazer preencher e assinar sua Carteira de Trabalho e Previdncia Social (CTPS). preciso fazer registro inicial, bem como cuidar de outros formulrios que a empresa exigir, escrevendo os dados da empresa (nome, endereo, CNPJ etc.), reunindo os dados do novo contratado. Estes so alguns dos documentos exigidos do funcionrio por ocasio de sua admisso: certides de nascimento e casamento; fotos 3X4; cpia do certificado de reservista (comprova que serviu o Exrcito); cpia do certificado de escolaridade; carteira de identidade e CPF (devem ser devolvidos ao empregado assim que os dados tenham sido anotados); cpia do PIS; cpia do ttulo de eleitor; cpia da certido de nascimento dos filhos at 14 anos; cpia da carteira de vacinao dos filhos de at 5 anos; declarao de dependentes para fins de desconto.
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Vocabulrio de termos bancrios

muito importante que o funcionrio de apoio administrativo tenha uma idia de quais so os principais documentos bancrios, para que servem e como se lida com eles. Conhea tambm os principais termos usados em transaes bancrias. Saque: Ato de retirar (sacar) dinheiro de uma conta corrente ou poupana. Extrato: Documento que mostra a movimentao da conta corrente ou da poupana, contendo todas as sadas e as entradas, ou seja, os dbitos e os crditos. CPMF (Contribuio Provisria de Movimentao Financeira): Percentual cobrado pelo governo sobre qualquer dbito, transferncia ou aplicao em fundos de investimento. A tarifa atual de 0,38%. Cheque: Funciona como uma ordem de pagamento vista. Para que a quantia seja retirada em dinheiro indispensvel que o saque seja feito na agncia onde quem emitiu o cheque tem conta. Para depsito em outra conta corrente serve qualquer agncia, porm, o cheque demora alguns dias para ficar disponvel em dinheiro. Esse perodo de carncia se chama compensao e varia em funo do valor e da cidade (praa) de emisso do cheque. Cheques mais altos (R$ 300,00 ou mais) so compensados com rapidez. Os de valor igual ou inferior a R$ 299,99 demoram mais tempo para entrar na conta do depositante. O cheque tem um prazo de apresentao de 30 dias, a contar da data de emisso, se for da mesma praa (cidade) do banco; e de 60 dias se for de outra praa. Aps seis meses corridos do trmino do prazo de apresentao, o cheque perde sua validade, ou seja, prescreve. Cheque devolvido: o cheque que no pde ser compensado, ou seja, que no entrou na conta da empresa. Os motivos so vrios: prescrio (fora do prazo de validade para apresentao), falta de fundos (no h dinheiro suficiente na conta para pagar o cheque), problemas na assinatura etc. Esses cheques so devolvidos pelo banco e levados de volta para a empresa, que ir decidir se vale a pena reapresent-los (tentar fazer o depsito novamente) ou procurar outros meios de fazer a cobrana, como, por exemplo, atravs de processo judicial. Cheque pr-datado: Segundo as regras do Banco Central do Brasil, o cheque uma ordem de pagamento vista, vlida para o dia de sua apresentao ao banco, mesmo que nele esteja indicada

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Saldo: Quantia disponvel na conta corrente ou na poupana.

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uma data futura. Ou seja, no existe cheque pr-datado. Se houver fundos, o cheque pr-datado pago; se no houver, devolvido. Entretanto, uma prtica comum no comrcio aceitar cheques preenchidos com data futura. A empresas se responsabilizam por guardar esse cheque e s apresent-lo na data indicada. Cheque administrativo: o cheque emitido pelo prprio banco, como uma garantia de fundos. O cliente pode adquiri-lo para fazer pagamentos que requerem maior confiabilidade. Os servios de cartrio, por exemplo, s podem ser pagos com cheque administrativo. Quem recebe o cheque pode descont-lo em qualquer agncia do banco que o emitiu. Depsito: Representa a transferncia de uma quantia para uma conta corrente, poupana ou investimento. Pode ser feito na boca do caixa ou seja, diretamente com o funcionrio do banco que atende os clientes ou no caixa eletrnico. Transferncia: Representa os valores que so transferidos de uma conta corrente ou poupana para outra. Assim como o depsito, pode ser feito na boca do caixa ou no caixa eletrnico. Doc (Documento de crdito): Serve para transferir quantias diretamente de um banco para outro, sem necessidade de usar cheque ou fazer depsito. O Doc pode ser emitido por telefone, internet ou indo ao prprio banco. Em qualquer uma dessas situaes, o banco ir cobrar uma taxa pelo servio. O Doc tem a vantagem da rapidez, porque os valores transferidos so creditados no mesmo dia na conta corrente do favorecido, mas o dinheiro s se torna disponvel no dia seguinte. Ted (Transferncia eletrnica disponvel): semelhante ao Doc, porm no exige tempo de compensao, j que feito on line e somente sobre saldo disponvel. Serve para a transferncia de recursos de um banco para outro e o valor creditado na conta do favorecido torna-se disponvel imediatamente (assim que o banco destinatrio recebe a mensagem da transferncia). S permitido usar Ted para transferir quantias acima de cinco mil reais (abaixo desse valor, obrigatrio usar Doc). No entanto, a tendncia o Doc deixar de existir e o valor mnimo da Ted ir baixando. Cobrana: a lista dos recebimentos de uma empresa. Por exemplo, uma administradora de imveis pede ao banco que emita boletos de cobrana para os inquilinos pagarem o aluguel no prazo combinado. Os pagamentos so feitos e a quantia total entra em dinheiro na conta da empresa. Ao fim do perodo, o banco

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mandar uma relao desses pagamentos: quem pagou, quanto e quando. Contas de consumo, boletos de cobrana e carns: So as contas emitidas pelas concessionrias de gua, luz, gs, telefone.

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Instituies e rgos pblicos

So vrias as instituies e os rgos pblicos com os quais uma empresa deve se relacionar. Veja os principais. Caixa Econmica Federal: A Caixa um banco pblico que cuida de diversos benefcios do trabalhador. L feito o registro no PIS, por exemplo. Desde que o funcionrio no esteja inscrito no programa obrigao da empresa registr-lo quando assina sua carteira. Caso a empresa tenha alguma dvida quanto ao fato de um novo empregado j ter sido cadastrado ou no anteriormente, as empresas podem pedir uma certido negativa, que conhecida como nada consta ao banco). Uma outra situao em que a empresa precisa usar os servios da Caixa Econmica Federal quando um funcionrio demitido. Nesse caso, ser necessrio saber quanto de FGTS ele tem a receber. Receita Federal: O rgo do governo que controla e recebe o pagamento de impostos a Receita Federal. PIS, Cofins, imposto de renda so alguns exemplos. importante que o pagamento desses tributos seja feito dentro do prazo, para evitar que a empresa tenha problemas legais ou precise pagar multas. Mas alm de receber impostos e contribuies, a Receita Federal pode emitir, caso a empresa solicite, uma certido de regularidade fiscal, que um documento que mostra o histrico de pagamentos da empresa, acusando se em determinado ms algum tributo ficou pendente ou no. Qualquer funcionrio pode pedir essa certido, mas, para fazer isso, preciso uma procurao da empresa. Parece complicado, mas no . A empresa prepara um documento nomeando o funcionrio como seu representante para resolver aquele assunto. Esse documento reconhecido em cartrio. Governo estadual: Como voc viu, o governo federal tem seus impostos. E claro que o governo do estado tambm recolhe seus tributos. Nesse caso, o principal imposto o ICMS (Imposto sobre Circulao de Mercadorias e Prestao de Servios), cobrado cada vez que algum compra ou vende alguma coisa, no

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atacado ou no varejo. Esse imposto administrado e controlado pela Receita Estadual da Fazenda. Prefeitura: Cabe Prefeitura, que o governo municipal, controlar os tributos municipais. Os principais so o ISS ou ISQN (Imposto sobre Servios de Qualquer Natureza), que, como o prprio ttulo sugere, recolhido pelas empresas prestadoras de servios. H tambm o IPTU (Imposto sobre Propriedade Territorial Urbana), recolhido anualmente pelos proprietrios de bens imveis (casas, apartamentos, terrenos etc.). Cartrios: So locais onde se registram documentos pblicos, reconhecidos perante a lei. Os contratos sociais, por exemplo, devem ser registrados em cartrio.

Correio
Diariamente, uma grande quantidade de correspondncia entra e sai da empresa. So cartas, pacotes, impressos. bom saber como se faz a remessa de cada um desses itens. Por isso, aqui vai um breve vocabulrio com os principais documentos utilizados nos correios. Carta simples: Qualquer carta escrita e postada pela tarifa bsica do correio. Deve ter o tamanho mnimo de 9X14cm e mximo de 11,4 X 23,9cm (essas dimenses valem para as cartas simples e registradas). Carta registrada: Toda carta registrada recebe um nmero ao ser postada. Se for extraviada, possvel investigar o seu percurso. Carta registrada com AR (aviso de recebimento): A carta s pode ser entregue se algum no endereo do destinatrio preencher um documento com seu nome e a data do recebimento, assinando-o. Carta mo prpria: Somente o destinatrio pode receb-la. Para isso, deve preencher um documento com seu nome, nmero da identidade e a data do recebimento, assinando-o. Carta via internet: Quem no tiver papel mo nem tempo para ir ao correio pode escrever e enviar uma carta atravs do site dos Correios & Telgrafos (www.correios.com.br). A instituio se encarrega de imprimir e envelopar automaticamente o documento (garantindo o sigilo da mensagem), fazendo a postagem pelas tarifas normais. Porm, o provedor do usurio precisa ter um contrato com os Correios a fim de tornar possvel esse servio (a maioria dos grandes provedores de internet tm).

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Sedex (Servio de encomenda expressa): Na prtica, um servio de entregas mais rpido do que a correspondncia comum. O Sedex 10, por exemplo, oferece a garantia de que o documento ser entregue at 10h do dia seguinte postagem. O Sedex Hoje entrega no mesmo dia, no municpio onde foi feita a postagem. O Sedex Vip faz a entrega no mesmo dia dentro do horrio comercial nas cidades de Belo Horizonte, So Paulo e Braslia. Encomenda normal: Toda correspondncia em forma de pacote definida como encomenda e o prazo de entrega de at 30 dias. O destinatrio deve retir-la na agncia dos Correios mais prxima. Toda encomenda nacional ou internacional deve ter o tamanho mnimo de 9X14cm e mximo de 1,50m (altura + largura + espessura). Impresso: a forma ideal para a remessa de itens em grandes quantidades, como, por exemplo, convites, propagandas impressas etc. O preo de postagem mais barato que a carta, mas o prazo de entrega maior. Tambm so aceitos como impressos: livros, revistas, jornais, apostilas, catlogos, guias, boletins, cartaresposta, carto-resposta e envelope-resposta no preenchidos, entre outros. Malote: o servio de coleta, transporte e entrega de documentos, cartas etc. oferecido pelos Correios para atender as empresas. Recomendado para a troca de correspondncias entre filiais localizadas em diferentes pontos do territrio nacional. Telegrama: Forma ideal para enviar mensagens urgentes. O texto deve ser bastante objetivo e curto. Telegrama via internet: Basta entrar no site dos Correios & Telgrafos e digitar o telegrama, determinando a data e a hora da entrega (modalidade Telegrama Data-hora). Se a urgncia for muito grande, pode-se optar pela entrega em at duas horas (modalidade Telegrama Duas Horas). Nesse caso tambm o provedor de internet precisa ter contrato com os Correios. Telegrama fonado: Basta telefonar e ditar o contedo da mensagem. O valor ser cobrado na conta de telefone. O nmero para todo territrio nacional 0800-5700100. Alm desses servios bsicos, os Correios oferecem uma srie de outras modalidades de entrega. Para conhec-las, visite o site da instituio ou entre em contato com o Servio de Atendimento ao Cliente (0800-5700100).

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Referncias
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Sites consultados:
CAIXA ECONMICA FEDERAL. http://www.caixa.gov.br CONTNUO. http://www.boyservice.com.br INSS. http://www.previdencia.gov.br 136