Archivo General de la Nacin Al contestar cite este #: 5128 Fecha: 28/12/201105:00:01 p.m.

Asunto: Concepto Tcnico ,Actividad: envio Anexos: o Fofios:

Remite: 311

Grupo de Normatividad y Desarrollo de la Poltica A.

311-Rad.3710/11 Bogot, D.C.

Seora LEYLA BEATRIZ ALARCON MARTINEZ Tcnico especializado en gestin documental ailto:leyla2011alarconmartinez@vahoo.com

Asunto: Concepto tcnico sobre conservacin total y microtilmacin.

Respetada Seora Leyla Beatriz:

En atencin a su comunicacin de 29 de septiembre de 2011 recibida en nuestra entidad el 30 del mismo mes y ao, bajo el nmero de radicado 3710, en la que solicita aclaracin sobre la aplicacin de los procedimientos sealados en las Tablas de Retencin Documental, remito el concepto tcnico en dos (2) tolios emitido por el Grupo de Normatividad y Desarrollo de la Poltica Archivistica.

Cordialmente,

~~~ CARLOS A. ATA CARDE~S Director Gene a/

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Anexos: Dos (2) folios Proyect: Andrea L. Garzn Zuluaga, Abogado, Contratista- Grupo Normatividad y Desarrollo de la Poltica Archivstica Revis: Clara Ins Casilimas Rojas - Coordinadora Grupo de Normatividad y Desarrollo de la Politica Archjvstica. Archivado en: Grupo Normatividad y Desarrollo de la Poltica Archivstica, Conceptos tcnicos 311.02.02.

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AL MINISTERIO

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DE CULTURA

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www.archivogeneral.gov.co

Link: Informacin al ciudadano, sistema de peticiones, quejas y reclamos; contacto@archivogeneral.gov.coera,

6 N' 691 Tel: 328 2888 Fax: 337 2019 Bogot, Colombia.
Fecha: 2011-11-22 V: S

NIT: 8001288356

GD-302-FR-003

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ARCHIVO GENERAL

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Prosp~l;ldad

311-Rad.3710/11 Bogot, D.C.

Seora LEYLA BEATRIZ ALARCON MARTINEZ leyla2011 alarconmartinez@vahoo.com Asunto: Concepto tcnico sobre conservacin total y microfilmacin. Respetada Seora Leyla Beatriz: En atencin a su comunicacin de 29 de septiembre de 2011 y radicada en nuestra entidad el 30 del mismo mes y ao, bajo el nmero 3710, en la que solicita aclaracin sobre la aplicacin de los procedimientos sealados en las Tablas de Retencin Documental (conservacin total y microfilmacin), el Archivo General de la Nacin le informa lo siguiente: Con el fin de reglamentar el Articulo 24 de la Ley General de archivos 594 de 2000, que establece la obligatoriedad, para todas las entidades del Estado, de elaborar y adoptar las Tablas de Retencin Documental, el Archivo General de la Nacin expidi el Acuerdo 039 de 2002, por medio del cual se regula el procedimiento que deben seguir las entidades pblicas, para la elaboracin y aplicacin de las Tablas de Retencin Documental. El Acuerdo define las Tablas de Retencin Documental como "el listado de series con sus correspondientes tipos documentales, producidos o recibidos por las unidades administrativas de una entidad, en cumplimiento de sus funciones, a las cuales se les asigna el tiempo de permanencia en cada fase de archivo". La Resolucin 128 de 2010 "Por la cual se actualiza la metodologa de evaluacin de Tablas de Retencin Documental y de Tablas de Valoracin Documental, que deroga la Resolucin 00047 del 13 de marzo de 2000 y se conforma el Pre-Comt Evaluador de Documentos" en su Artculo sexto seala: "La propuesta de Tablas de Retencin Documental debe estar acompaada de una introduccin y de los anexos que sustenten el proceso de elaboracin y aseguren su comprensin y aplicacin." As mismo establece que al momento de la presentacin de las Tablas de Retencin Documental (TRD) ante el rgano competente para su aprobacin, es necesario tener claro el procedimiento que se va a aplicar a cada una de las series documentales registradas en este instrumento, una vez cumplido su tiempo de retencin en el archivo de gestin y/o en el archivo central, que puede ser el muestreo, la microfilmacin, o la eliminacin. Ahora bien, las series que tienen como disposicin final la conservaclon total o permanente (CT), en consideracin a su valor histrico desde la perspectiva de la investigacin, la ciencia y la cultura, constituyen patrimonio documental de la Nacin y no pueden ser eliminadas o destruidas bajo ninguna circunstancia. El Artculo 19 de la Ley General de Archivos, Pargrafo 2, seala: "Los documentos originales que poseen valores histricos, no podrn ser destruidos, aun cuando hayan sido reproducidos y/o

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49 reitera el anterior sealamiento en de la Ley 80 de 1989 quedar as: En podrn ser destruidos, aunque hayan la microfilmacin.

almacenados mediante cualquier medio"; el Articulo los siguientes trminos: "El pargrafo del artculo 2 ningn caso los documentos de carcter histrico sido reproducidos por cualquier medio", Esto incluye

Teniendo en cuenta estos sealamientos, una vez cumplido su tiempo de retencin en el archivo central, los documentos sealados como de conservacin total deben ser transferidos al archivo histrico designado para su conservacin. Si se trata de entidades del Orden Nacional Central tales como Ministerios, Departamentos Administrativos, Superintendencias y Unidades Administrativas especiales sin personera jurdica, la transferencia de los mismos debe realizarse al Archivo General de la Nacin; si se trata de entidades nacionales del nivel descentralizado por servicios la transferencia debe hacerse al archivo histrico del Ministerio al cual se encuentre adscrita o vinculada la respectiva entidad, o a sus propios archivos histricos. Para las entidades del nivel territorial la transferencia de documentos debe realizarse al respectivo Archivo General Territorial (Departamental, Municipal). Para estas series de conservacin permanente tambin se seala en las TRD ylo TVD, en forma paralela, un proceso de microfilmacin que debe adelantarse como medida de conservacin de los documentos histricos o de valor permanente al limitar la manipulacin de los originales durante el proceso de consulta, y como medida de seguridad para la proteccin de la informacin en caso de desastres naturales o cualquier otro tipo de contingencia. En los anteriores trmnos dejamos rendido nuestro concepto el cual debe considerarse dentro de los parmetros establecidos en el articulo 25 del Cdigo Contencioso Administrativo. Cordialmente,

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CLARA /NS CAS/LlMAS ROJAS Coordinadora Grupo de Normatividad y Desarrollo de la Poltica Archivstica

Proyect: Martha Lucia Sanchez Villa lobos - Contratista Grupo de NorllJSl:tividad y Desarrollo de la Poltica

Revis: Clara Ins Casilimas Rojas-Coordinadora Grupo de

Archivfstica. )//1 Revis: Laura Snchez Alvarado - GNP

Normatividad y Desarrollo de la Poltica Archivstica Archivado en: Grupo de Normatividad y Desarrollo de la Poltica Archivstica, Conceptos tcnicos 311.02.02

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