SISTEMA DE ORGANIZACION ADMINISTRATIVA

NORMAS BASICAS

Este documento se ha diseado para informar al pblico en general sobre las disposiciones legales aplicadas en el Ministerio de Hacienda. Su validez es solamente informativa, el MINISTERIO DE HACIENDA no garantiza nada en este documento explcita o implcitamente.

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Contenido
Ttulo I

Disposiciones Generales
Ttulo II

Anlisis Organizacional
Ttulo III Diseo Organizacional Cap. I Cap. II Cap. III Cap. IV Ttulo IV Implantacin del Diseo Organizacional Glosario Administrativo Proceso del Diseo Organizacional ................................................................... Conformacin de Areas y Unidades Organizacionales ...................................... Comunicacin y Coordinacin Organizacional .................................................. Relaciones Interinstitucionales ...........................................................................

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TITULO I DISPOSICIONES GENERALES 1.- (Sistema de Organizacin Administrativa). El Sistema de Organizacin Administrativa en el conjunto ordenado de normas, criterios y metodologas, que a partir del marco jurdico administrativo del sector pblico, del Plan Estratgico Institucional. y del Programa de Operaciones Anual, regulan el proceso de estructuracin organizacional de las entidades pblicas, contribuyendo al logro de los objetivos institucionales. 2.- (Objetivos del Sistema de Organizacin Administrativa). El objetivo general del Sistema de Organizacin Administrativa, es optimizar la estructura organizacional del aparato estatal, reorientndolo para prestar un mejor servicio a los usuarios, de forma que acompae eficazmente los cambios que se producen en el plano econmico, poltico, social y tecnolgico. Los objetivos especficos son: Lograr la satisfaccin de las necesidades de los usuarios de los servicios pblicos. Evitar la duplicacin y dispersin de funciones. Determinar el mbito de competencia y autoridad de las reas y unidades organizacionales. Proporcionar a las entidades una estructura que optimice la comunicacin, la coordinacin y el logro de los objetivos. Simplificar y dinamizar su funcionamiento para lograr un mayor nivel de productividad y eficiencia econmica. 3. (Objetivos de las Normas Bsicas). Las Normas Bsicas del Sistema de Organizacin Administrativa tienen como objetivos: Proporcionar los elementos esenciales de organizacin, que deben ser considerados en el anlisis, diseo e implantacin de la estructura organizacional de la entidad. Lograr que 1a estructura organizacional de las entidades pblicas sea conformada bajo criterios de orden tcnico. 4.- (Ambito de aplicacin). Las presentes normas son de aplicacin obligatoria para todas las entidades del sector publico sealadas en el artculos 3o. y 4o. de la Ley No1178 de Administracin y Control Gubernamentales. 5.- (Atribuciones institucionales) a. El Ministerio de Hacienda es el rgano rector del Sistema de Organizacin Administrativa, sus atribuciones bsicas estn descritas en el artculo 20 de la Ley 1178 y son ejercidas a travs de su unidad tcnica especializada, la Direccin de Organizacin, Normas y Procedimientos Administrativos DONPA. b. Cada entidad del Sector Pblico elaborar en el marco de las presentes normas bsicas su Reglamento Especfico para la implantacin del Sistema de Organizacin Administrativa. El Reglamento Especfico aprobado mediante disposicin legal interna, deber ser compatibilizado por el rgano rector.

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6.-- (Principios del Sistema de Qrganizacin Administrativa). Los principios en los que se sustentan las Normas Bsicas del Sistema de Organizacin Administrativa son: a. Estructuracin tcnica.-La estructura organizacional de cada entidad se definir en funcin a su Plan Estratgico y Programa de Operaciones Anual, aplicndose criterios y metodologias tcnicas de organizacin administrativa. b. Flexibilidad.- La estructura organizacional de la entidad se adecuar a los cambios internos y del entorno. c. Formalizacin..- Las regulaciones en materia de organizacin administrativa debern estar establecidas por escrito.

d. Servicio a los usuarios.-La estructura organizacional de la entidad estar orientada a facilitar la satisfaccin de las necesidades de servicios pblicos de los usuarios, a travs de su prestacin en forma gil, eficiente y con equidad social. 7.- (Interrelacin con otros sistemas). En base a los procesos y funciones determinados por cada uno de los Sistemas de Administracin y Control Gubernamentales, el Sistema de Organizacin Administrativa establece la estructura organizacional necesaria para el funcionamiento de los mismos. El Sistema de Organizacin Administrativa interacta en mayor grado con los siguientes Sistemas.. a. El Sistema de Programacin de Operaciones considerando el Plan Estratgico Institucional, la misin y los objetivos institucionales, establece los objetivos de gestin, las operaciones y recursos de la entidad, en base a los cuales se identifican las necesidades de organizacin. El Sistema de Organizacin Administrativa a su vez, prev y establece la estructura organizacional para la elaboracin y ejecucin del Programa de Operaciones Anual. b. El Sistema de Administracin de Personal, define, en relacin con el Sistema de Organizacin Administrativa, las normas y procesos de programacin de puestos, contratacin y asignacin de funciones del personal necesario para desarrollar las funciones de las unidades organizacionales. El Sistema de Organizacin Administrativa a su vez, conforma las reas y unidades, establece medios e instancias de comunicacin y coordinacin interna y externa y procesos que sirven de base para la programacin de puestos, la contratacin y asignacin de funciones. c. El Sistema de Control Gubernamental, establece disposiciones y normas bsicas de control interno relativas al Sistema de Organizacin Administrativa, y ejerce el control sobre el funcionamiento del mismo. El Sistema de Organizacin Administrativa establece a su vez, los manuales y reglamento especfico de la entidad, que sirven de base para el control gubernamental.

8.- (Componentes de las Normas Bsicas). Las Normas Bsicas del Sistema de Organizacin Administrativa tienen como componentes los procesos de: Anlisis Organizacional. Diseo Organizacional. Implantacin del Diseo organizacional.
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9.- (Responsables de la aplicacin de las Normas Bsicas). El anlisis, diseo e implantacin de la estructura organizacional de la entidad es responsabilidad de la mxima autoridad ejecutiva y de los servidores pblicos en su mbito de competencia. 10.- (Revisin y actualizacin de las Normas Bsicas). El rgano rector del Sistema de Organizacin Administrativa revisar las presentes normas al menos una vez al ao, y de ser necesario las actualizar en base al anlisis de la experiencia derivada de su aplicacin, a la dinmica de la ciencia administrativa y a las observaciones y recomendaciones fundamentadas que formulen las entidades pblicas. 11.-(Adecuacin de la estructura organizacional). La estructura organizacional de la entidad se adecuar de forma inmediata a la aprobacin del Programa de Operaciones Anual y al Presupuesto, y cuando se presenten circunstancias internas y/o del entorno que lo justifiquen, en el marco de las presentes normas y de las disposiciones legales vigentes en materia de organizacin. TITULO II ANALISIS ORGANIZACIONAL 12.- (Anlisis de la estructura organizacional). Las disposiciones legales vigentes en materia de organizacin, el Plan Estratgico Institucional y el Programa de Operaciones Anual constituirn el marco de referencia para el anlisis organizacional de la entidad. Las entidades en funcionamiento analizarn si la estructura organizacional ha constituido un medio eficiente y eficaz para el logro de los objetivos propuestos en el Programa de Operaciones. Se evaluar, fundamentalmente: la calidad de los servicios y/o bienes proporcionados a los usuarios, la efectividad de los procesos la rapidez de respuesta de la estructura organizacional frente a los cambios internos y externos. Este proceso se realizar como parte del anlisis de situacin regulado en las Normas Bsicas del Sistema de Programacin de Operaciones y cuando las circunstancias as lo justifiquen. Asimismo, se deber realizar un anlisis prospectivo a fin de determinar la necesidad o no de ajustar la estructura organizacional para lograr los objetivos de gestin. 13.- (Resultados del anlisis organizacional). En base al resultado del anlisis organizacional se podrn tomar decisiones respecto a los siguientes aspectos: Adecuar, fusionar, suprimir y/o crear reas y unidades. Reubicar las diferentes unidades en la estructura. Redefinir canales y medios de comunicacin interna. Redefinir instancias de coordinacin interna y de relacin interinstitucional. Redisear procesos.

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Otros especficos de organizacin. TITULO III DISEO ORGANIZACIONAL CAPITULO I PROCESO DEL DISEO ORGANIZACIONAL 14.- (Etapas del diseo o rediseo organizacional). Las etapas que se contemplarn en este proceso, son: Identificacin de los usuarios de la entidad y las necesidades de servicio. Identificacin de los servicios y/o bienes que satisfacen estas necesidades. Diseo de los procesos para la produccin de los servicios y/o bienes, sus resultados e indicadores. Identificacin y conformacin de reas y unidades organizacionales que llevarn a cabo las operaciones especificando su mbito de competencia. Determinacin del tipo y grado de autoridad de las unidades, y su ubicacin en los niveles jerrquicos. Definicin de los canales y medios de comunicacin. Determinacin de las instancias de coordinacin interna. Definicin de los tipos e instancias de relacin interinstitucional. Elaboracin del Manual de Organizacin y Funciones y el Manual de Procesos. 15.- (Formalizacin del diseo organizacional). El diseo organizacional se formalizar en los siguientes documentos, aprobados mediante resolucin interna pertinente: a) Manual de Organizacin y Funciones que incluir: Las disposiciones legales que regulan la estructura. Los objetivos institucionales. El organigrama. -Para las unidades de nivel jerrquico superior: Los objetivos. El nivel jerrquico y relaciones de dependencia. Las funciones. Las relaciones de coordinacin interna y externa. -Para otras unidades:
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La relacin de dependencia. Las funciones. b) Manual de Procesos que incluir: La denominacin y objetivo del proceso. Las normas de operacin. La descripcin del proceso y sus procedimientos. Los diagramas de flujo. Los formularios y otras formas utilizadas. CAPITULO II CONFORMACION DE AREAS Y UNIDADES ORGANIZACIONALES 16.- (Identificacin de los usuarios y sus necesidades). Se identificarn los usuarios de la entidad y sus necesidades, de acuerdo con el mbito de competencia establecido en el instrumento jurdico de su creacin, las disposiciones legales relacionadas y los objetivos de gestin establecidos en su Programa de Operaciones Anual. 17.- (Identificacin de servicios y/O bienes). Se identificar los servicios y/o bienes que proporciona la entidad, priorizndolos segn criterios institucionales de acuerdo a su Plan Estratgico. 18.- (Diseo de los procesos, resultados e indicadores). Se identificarn y establecern los procesos de la entidad por los cuales se generan los servicios y/o bienes para los usuarios. El diseo de los procesos ser formalizado en el Manual de Procesos. Se proceder al diseo de los procesos en forma general o de procedimientos, de acuerdo con los requerimientos de la entidad: Los procesos descritos a nivel general, seguirn las etapas determinadas en el captulo de Determinacin de Operaciones de las Normas Bsicas del Sistema de Programacin de Operaciones. Los procesos seleccionados para ser descritos hasta el nivel de procedimientos, seguirn, al menos, las siguientes etapas: Ordenamiento lgico y secuencial de las tareas necesarias para llevar a cabo la operacin. Identificacin de los insumos que requieren los procedimientos y sus especificaciones. Identificacin de la unidad responsable de la ejecucin de cada tarea. Descripcin de los registros, formularios u otros impresos a utilizar. Identificacin de los resultados verificables.

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19.- (Identificacin y organizacin). Una vez definidos los usuarios, los servicios y/o bienes y los procesos de la entidad, se identificarn y conformarn en base a estos, las unidades organizacionales. Posteriormente, se conformarn las reas agrupando unidades que requieren estar relacionadas entre s, y se determinar su mbito de competencia. 20.- (Niveles jerrquicos). Se establecern los siguientes niveles jerrquicos: a. Nivel directivo en el cual se establecen los objetivos, polticas y las estrategias de la entidad. b. Nivel ejecutivo, en el cual se aplican las polticas y se toman las decisiones para el funcionamiento de la entidad de acuerdo con los lineamientos definidos en el nivel directivo. c. Nivel Operativo, donde se ejecutan las operaciones de la entidad.

21.- (Asignacin de autoridad y dependencia jerrquica). A las unidades organizacionales se les proporcionar la autoridad lineal y/o funcional necesaria para la ejecucin de las operaciones asignadas, en relacin a su jerarqua. Se definir la dependencia jerrquica de la unidad en funcin a la especializacin y desagregacin de las operaciones. 22.- (Clasificacin de unidades organizacionales). Las unidades organizacionales debern clasificarse en: a. Sustantivas, cuyas funciones contribuyen directamente al cumplimiento de los objetivos de la entidad. b. Administrativas, cuyas funciones contribuyen indirectamente al cumplimiento de los objetivos de la entidad y prestan servicios a las unidades sustantivas para su funcionamiento. c. De asesoramiento, cumplen funciones de carcter consultivo y no ejercen autoridad lineal sobre las dems unidades.

23.- (Alcance de Control). Con el fin de lograr un eficiente alcance de control, el nmero de unidades y equipos de trabajo dependientes de otras unidades organizacionales, deber tener una dimensin que no diluya la capacidad de direccin. 24.- (Desconcentracin). La mxima autoridad ejecutiva podr disponer la desconcentracin de una unidad organizacional mediante la emisin de una disposicin legal pertinente que autorice esta desconcentracin, y que contenga, al menos, lo siguiente: Justificacin tcnica y econmica. Objetivos. Ambito de su competencia. Funciones especficas. Grado de autoridad.

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25.- (Unidades organizacionales para programas y proyectos). Para la ejecucin de programas y/o proyectos, se podrn crear unidades organizacionales, siempre que las funciones de estos programas y proyectos no puedan ser ejecutadas por otras unidades de la entidad. La vigencia de dichas unidades estar limitada al cumplimiento de sus objetivos. CAPITULO III COMUNICACION Y COORDINACION ORGANIZACIONAL 26.- (Canales y medios de comunicacin interna). Se definirn los canales de comunicacin descendente, ascendente y cruzada y sus respectivos medios de comunicacin, considerando lo siguiente: La cadena de mando en la comunicacin descendente y ascendente. El tipo de informacin que se transmitir regularmente. La frecuencia y fluidez de la informacin. El alcance y cobertura del medio de comunicacin. 27.- (Instancias de coordinacin interna). Las instancias de coordinacin interna, debern organizarse para el tratamiento de asuntos de competencia compartida entre unidades, que no pudieran resolverse a travs de gestiones directas. Toda relacin directa y necesaria de coordinacin, ser estipulada como funcin especfica de cada unidad. Estas instancias de coordinacin, podrn denominarse comits, consejos comisiones. Contarn con un instrumento legal de creacin que establecer: El objetivo de la instancia de coordinacin. Las funciones especficas. La unidad encargada de la instancia. El carcter temporal o permanente. La periodicidad de las sesiones. 28.- (Servicio al usuario). Cada entidad de acuerdo con las caractersticas del servicio que presta, organizar: La obtencin de retroalimentacin de parte de los usuarios sobre la calidad de los servicios y/o bienes prestados. La atencin de asuntos que faciliten los trmites del pblico usuario. Los medios de comunicacin necesarios para facilitar la orientacin al pblico, en los trmites y gestiones, que requiera realizar. La recepcin, el registro, la canalizacin y el seguimiento de sugerencias, reclamos, denuncias o cualquier otro asunto similar. 29.- (Procedimientos Administrativos Bsicos de Comunicacin y Coordinacin). En lo que respecta a los procedimientos administrativos bsicos de comunicacin y coordinacin se aplicar
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lo dispuesto por el D.S. 23934 de fecha 23/12/94, mediante el cual se aprueba el Reglamento Comn de Procedimientos Administrativos y de Comunicacin de los Ministerios (RCP). CAPITULO IV RELACIONES INTERINSTITUCIONALES 30.- (Relacionamiento interinstitucional). Los tipos de relacionamiento interinstitucional que puede tener la entidad son: de tuicin, de relacin funcional y de complementacin. Se determinarn las obligaciones emergentes y la instrumentacin necesaria para establecer esta interrelacin. 31.- (Formalizacin de las instancias de relacin interinstitucional). Para el tratamiento de asuntos de competencia, compartida entre entidades que no pudieran resolverse a travs de gestiones directas, se organizar instancias de relacin interinstitucional, formalizadas mediante instrumento legal o convenio interinstitucional. 32.- (Duplicidad de objetivos, y funciones interinstitucionales).Cuando una entidad identifique la duplicidad de objetivos y funciones con otra, la mxima autoridad ejecutiva elevar esta situacin a la autoridad en grado superior, con competencia, para que la considere, dirima o resuelva. TITULO IV IMPLANTACION DEL DISEO ORGANIZACIONAL 33.- (Plan de implantacin). La mxima autoridad ejecutiva de la entidad, aprobar y aplicar el plan de implantacin que deber contener, al menos, lo siguiente: Objetivos y estrategias de implantacin. Cronograma. Recursos humanos, materiales y financieros necesarios. Responsables de, la implantacin. Programa de difusin1 orientacin, adiestramiento y/o capacitacin a responsables y funcin anos involucrados. 34.- (Requisitos para la implantacin). El diseo organizacional se establece para alcanzar los objetivos del Programa de Operaciones Anual, por lo cual, constituyen requisitos para su implantacin, la puesta en marcha del Programa de Operaciones Anual, sus bases estratgicas, y la disponibilidad de los recursos humanos, fsicos y financieros previstos. El personal superior y el personal involucrado en los cambios organizacionales, debern participar durante todo el proceso para facilitar el logro de los objetivos planteados. 35.- (Etapas de la implantacin). El proceso de implantacin, considerar las siguientes etapas: Difusin del Manual de Organizacin y Funciones, Manual de Procesos y otro material diseado para tal fin. Orientacin, adiestramiento y/o capacitacin de los funcionarios involucrados.
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Aplicacin del plan de acuerdo con la estrategia aprobada. Seguimiento para realizar los ajustes necesarios.

GLOSARIO ADMINISTRATIVO Estructura organizacional Es el conjunto de reas y unidades organizacionales interrelacionadas entre s, a travs de canales de comunicacin, instancias de coordinacin interna y procesos establecidos por una entidad, para cumplir con sus objetivos.. La estructura organizacional se refleja en el Manual de Organizacin y Funciones, Organigrama y el Manual de Procesos. Area organizacional Es parte de la estructura organizacional, conformada por la unidad cabeza de rea, y en caso necesario, por varias unidades dependientes. El rea organizacional cuenta con objetivos de gestin y funciones especficas. Unidad organizacional Una dependencia de la estructura organizacional a la que se le asigna uno o varios objetivos, desagregados de los objetivos de gestin, y funciones homogneas y especializadas. Ambito de competencia Es la determinacin formal de atribuciones y funciones, dentro de cuyos lmites se ejerce autoridad. Autoridad lineal Es la facultad de una unidad organizacional para normar, dirigir y controlar los procesos y actividades que se llevan a cabo en las unidades organizacionales de dependencia directa. Autoridad funcional Es la facultad que tiene una Unidad para normar y realizar el seguimiento de las actividades, dentro su mbito de competencia, sobre otras reas o unidades organizacionales que no estn bajo su dependencia directa. Funcin Son los deberes o potestades concedidos a las entidades para desarrollar su finalidad o alcanzar su objetivo. Operacin o Actividad Es un conjunto de tareas establecidas de manera sistemtica, para el logro de los objetivos de un rea o unidad. Proceso

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Es el Conjunto de operaciones secuenciales que deben ejecutarse para el alcance de los objetivos de la entidad. Tarea Es cada una de las acciones fsicas o mentales, o etapas para llevar a cabo una operacin determinada. Procedimiento Es la secuencia de tareas especficas, para realizar una operacin o parte de ella. Tipos de relacin interinstitucional a. De tuicin, cuando la entidad tenga autoridad para ejercer el control externo posterior, la promocin y vigilancia del funcionamiento de los sistemas de administracin y control interno, de otra entidad. b. De relacin funcional, cuando la entidad ejerza autoridad funcional sobre otra en materias de su competencia. c. De complementacin, cuando una entidad requiera interactuar con otra en asuntos de inters compartido.

Usuario Ciudadano que utiliza los servicios y/o bienes que produce la entidad.

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