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MANUAL DE ESTANDARIZACION CINCO S

1 OBJETIVO

CDIGO 001

Establecer los estndares que se deben manejar en todas las reas de la Compaa General de Aceros S.A, 2 ALCANCE con respecto a la clasificacin, el orden, la limpieza,

mantenimiento de estndares y autodisciplina de los mismos.

Este procedimiento aplica a todo el personal de la Compaa General de Aceros S.A. en las diferentes reas en el mbito nacional. Los cargos responsables de la coordinacin de este procedimiento son los Gerentes y Jefes a nivel nacional. Este documento servir como referencia para los responsables en la ejecucin de las inspecciones de control. 3 REGLAS COMUNES. GENERALES PARA ESTANDARIZACION OFICINAS Y ZONAS

3.1

Cada oficina consta de los elementos o herramientas necesarias para la

ejecucin de la labor. 3.2 Se permite solo una planta por oficina, un calendario el cual debe ser

pequeo y de escritorio, se permite calendario de pared en lo posible de CGA, evitar muecos, peluches y objetos personales para decoracin. 3.3 avisos. 3.4 Escritorios, sillas y divisiones de acuerdo a lo suministrado por CGA en Las divisiones de vidrio deben estar libres de calcomanas, publicidad o

cada agencia (segn el diseo autorizado) 3.5 Sillas y archivadores, manteniendo en lo posible uniformidad (segn el

diseo autorizado) 3.6 Cortinas o persianas verticales/horizontales (segn el diseo autorizado)

acordes con las paredes y muebles 3.7 3.8 Reemplazar progresivamente a PC y monitores de color negro. Pintura de paredes y puertas gris y blanco mezcla uno a uno para todas las

oficinas. con tonos discretos para oficina, que combine con el azl Cyan del logo de CGA.

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3.9 3.10

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Rejas, cuadros y ventanas de color azul espaol Corporativo En el casino se compone de sillas y mesas estndar (segn el diseo

autorizado) 3.11 Almacn de suministros manejar estanteras y un plano con vista superior

para visualizacin e identificacin de elementos codificados 3.12 Almacn utilizar un cuarto de custodia para mantener herramental de

costo elevado, la preservacin e identificacin de punzones y matrices se realizar mediante un archivador especial con cavidades para cada inserto. 3.13 Rutinas de Aseo para oficinas, da de por medio: lunes, mircoles y viernes

para cada puesto de trabajo. 3.14 Las rutinas de Aseo para los auxiliares de oficios Varios y Servicios

generales es asignarn por escrito a cada responsable para la ejecucin de aseo en zonas comunes, baos, casino, reas locativas etc. 3.15 rea. 3.16 La papelera de las impresoras y fotocopiadoras deben mantenerse en orden, por arrumes segn su tamao y si son de reciclaje debidamente organizadas. 3.17 Los cables de las computadoras, cables elctricos y telefnicos y dems equipos de oficina deben estar sujetos, protegidos y organizados, con el fin de evitar condiciones inseguras. 3.18. No se deben mantener cajas. La papelera se deben organizar en los lugares asignados a archivo o almacenamiento de stock. 3.19 Los elementos de limpieza deben mantenerse en lugares no visibles y estndares para ello. 3.20 Los techos especialmente el cielo raso deben estar en buenas condiciones, no deben estar corridos, partidos, etc. 3.21 Las sillas y mesas de las salas de reuniones juntas, etc si no estn en uso, deben estar organizadas y sin documentos sobre ellas. 3.2.2. Cada puesto de trabajo debe cumplir con las condiciones de iluminacin segn lo requerido por seguridad ocupacional. 3.2.3 Los pasillos deben estar aseados y libres de objetos que puedan causar accidentes y/o contaminacin visual. Las oficinas deben estar identificadas segn los puestos de trabajo del

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3.2.4 Los archivadores deben estar debidamente identificados de acuerdo a la informacin que contengan. 3.2.5 En las carteleras solo se permite publicar material autorizado por la Gerencia responsable de la cartelera, por lo tanto para adicionar cualquier informacin, se requiere este aval. No se permite material informativo por fuera de las carteleras establecidas.

REGLAS GENERALES PARA ESTANDARIZACION.

Se establece como base para ubicacin de materiales y dems zonas el plano de planta. 4.3 OFICINAS. 4.3.1 Solo se debe contar con una caneca de basura por puesto de trabajo, mximo un calendario de escritorio u uno de pared por oficina, preferiblemente de CGA. 4.3.2 Sobre el escritorio solo deben existir los elementos indispensables para el

desarrollo del trabajo. En lo posible las sillas en un mismo ambiente, deben ser del mismo color y estilo Ejemplo las sillas para visitantes con la silla de la persona que los atiende. 4.3.3 En una misma sucursal buscar unificar los colores de los caunter donde se atiende al pblico, igualmente el estilo de luces que se manejan por ambientes. Los muebles y elementos que se encuentren en el mismo ambiente, preferiblemente deben ser del mismo estilo y color, buscando permanentemente mantener la uniformidad. 4.3.4 Los archivadores que se manejan en las oficinas preferiblemente deben ser de pared y del mismo color de de los muebles, en caso de requerirse otro estilo, este debe ser acorde al ambiente segn el diseo autorizado.

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4.4 PLANTA.

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4.2.1. Los estantes o rack donde se almacena los diferentes materiales deben mantener la identificacin del material all ubicado, segn calidad, calibre segn aplique. 4.2.2. Rutinas de limpieza y jornadas de aseo: segn lo cartelera de planta. 4.2.3. Acero inoxidable en espesores delgados y lamina suelta se almacena en los RACKS de color amarillo, su marcacin ser por calibres y estado de lamina (maltratada cuando aplique). 4.2.4. La chatarra debe estar almacenada en estibas o tolvas diseadas para tal fin, las cuales se localizan en sitios que no interfieren con la movilizacin del personal o materiales. Esta se localiza segn planos. 4.2.5. La escoria y viruta se debe recoger a diario y depositarse en canecas u otro dispositivo diseado para tal fin. La limalla se recoger en canecas localizadas en cada maquina que la genere. La Disposicin de estos elementos es a criterio del Gerente o quien el designe. En todo caso siempre garantizando que tienen establecido en la

espacio suficiente para almacenar los residuos que se generan a diario. 4.2.6. Disposicin de chatarra y elementos a criterio del Gerente. La localizacin de las estibas en madera se compilar en un solo lugar ya designado para tal fin. La madera que no se puede utilizar y una vez est en el lugar establecido, ser vendida mensualmente a travs del Jefe de planta. 4.2.7. Las canecas de manejo de desecho debern cumplir con los siguientes requisitos: a. Colores: Azul oscuro para viruta. Azul claro para plstico. Gris para papel cartn. Verde oscuro para residuos no reciclables, por ej. La estopa. Verde claro para aceite reciclado. Caf para madera. b. Frecuencia: Cada agencia deber estandarizar, de acuerdo a su

utilizacin los das y hora a evacuar estos desechos.

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c. Ubicacin: Cada agencia deber establecer la zona estndar para cada una de estas canecas, d. Utilizacin del desecho: Los repuestos y partes para desechar se dejan dentro de una zona establecida para tal fin en el rea de mantenimiento, stos se pueden reutilizar o vender a criterio del Gerente o quien el designe en cada sucursal. 4.2.8. Cada agencia estandarizar el manejo de locker organizadores de herramientas y tablero de herramientas. Segn el diseo autorizado. 4.2.9. Las reas de trabajo en planta deben estar debidamente demarcadas con pintura amarilla segn se requiera. En la planta se contar con mnimo un armario para guardar las herramientas de corte (tortugas o morrocoyas), Fuera de este armario solo deben permanecer las que estn en uso. Las manguera de estos equipos deben estar debidamente enrolladas y cumpliendo los estndares de limpieza. 4.5 AREAS COMUNES DE OFICINA. 4.3.1. Las carteleras deben estar en lugares de fcil transito, con el estndar anexo para carteleras (ver anexo 1). Mximo se debe tener una cartelera por Direccin. Dentro de las oficinas si se requiere estrictamente, se manejan tableros de marcador borrable el cual si no esta en uso debe estar limpio. 4.3.2. En esta rea no se mantienen canecas de basura. No deben existir carteleras diferentes a las autorizadas (una por Gerencia o segn se requiera). 4.3.3. Las materas de las plantas y las plantas deben cumplir con los estndares de limpieza, orden y adecuadamente arregladas (sin hojas o flores marchitas).

4.4.

AREAS COMUNES DE DESPACHOS Y PARQUEADERO. 4.4.1. Las zonas verdes deben estar podadas y limpias. Se debe tener canecas para la basura adecuadamente identificadas y en los lugares establecidos. 4.4.2. Los parqueaderos deben estar demarcados con pintura amarilla u otro medio que permita su identificacin.

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5. ESTANDARIZACION DE RUTINAS

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5.1 RUTINA DE ORGANIZACIN PARA OFICINAS Y PRODUCCION: Es necesario identificar y separar los materiales necesarios de los innecesarios y desprenderse de estos ltimos. Periodicidad: Diariamente.

5.2 RUTINA DE ORDEN: Cada agencia tendr un lugar para cada artculo, adecuado a la rutina de trabajo, de fcil acceso, segn su frecuencia de uso, y con su debida sealizacin. Involucra archivos de documentos, almacenamiento de herramientas,

consumibles, plantillas, y dems elementos de uso ya sea permanente o espordico. 5.2.1 EN OFICINAS 5.2.1.1 Las carpetas deben estar identificadas y ubicadas en los respectivos archivadores. 5.2.1.2 Los archivadores deben registrar en un listado el nombre de las

carpetas contenidas en l, para facilidad de consulta.

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5.2.1.3 Las cajas que contienen archivo deben tener un listado de los documentos all almacenados, ubicados en los diferentes lugares segn la organizacin definida. 5.2.1.4 El archivo inactivo es depurado cada ao, de acuerdo a los parmetros establecidos en la norma ISO por reas. 5.2.1.5 Las carpetas, archivadores y dems documentos debern manejar un control visual estndar.

5.2.2. EN PRODUCCION 5.2.2.1 Los lugares donde se almacena herramienta deben estar debidamente organizadas, codificadas y con un listado permanente y detallado de las mismas. 5.2.2.2 Los sitios donde se almacenan planos y plantillas necesarias para procesos de cortes, se organizarn segn cliente, clases de plano, etc., de acuerdo a la definicin. 5.2.2.3 Los lugares donde se ha especificado almacenar los elementos de medicin deben asegurar su seguridad y buen estado, tambin debe mantener un registro de lo all almacenado. 5.2.2.4 Se deben usar siempre el lugar destinado para ubicar las regletas de oxicorte, definido para cada puesto de trabajo. 5.3 RUTINA DE LIMPIEZA: Es necesario identificar y eliminar las fuentes de suciedad, para garantizar un adecuado y ptimo habito de limpieza.

5.3.1. EN OFICINAS 5.3.1.1 Cada dos meses se hace una jornada de limpieza en las oficinas, cada colaborador realiza esta actividad en su puesto de trabajo. 5.3.1.2 Por lo menos tres veces a la semana se limpian los escritorios, computadores, telfonos, etc. 5.3.1.3 Por lo menos una vez al mes el computador se limpia con trapo

hmedo, el teclado con una brocha para eliminar el polvo (este mantenimiento

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es autnomo y se hace asegurando el cuidado de mantener el equipo en buenas condiciones de funcionamiento). Adicionalmente los computadores recibirn el mantenimiento segn lo programado por el rea de sistemas. 5.3.1.4 Las reas comunes son mantenidas por la persona encargada de servicios generales, al igual que la cocina y los sanitarios, estas actividades son de frecuencia diaria. Igualmente, cada responsable por agencia deber establecer un cronograma de limpieza para los puestos y lugares de trabajo, que deber ejecutar servicios generales. 5.3.1.5 Por semanas se coordina la limpieza de paredes, cepillado de pisos, limpieza de vidrios, efectuada por la encargada de servicios generales. 5.3.1.6 Semestralmente se efecta el lavado de cortinas y limpieza de persianas. 5.3.2. EN PRODUCCION 5.3.2.1 Se realiza cada dos meses una jornada de limpieza en la cual se involucra limpieza de telaraas, letreros, etc. 5.3.2.2 De acuerdo a la programacin existente, los sanitarios de produccin son lavados diariamente, esta actividad es realizada por los colaboradores de esa rea. 5.3.2.3 A diario el personal de produccin dedica los primeros diez minutos de la jornada para realizar una inspeccin al rea asignada con el fin de hacer limpieza y organizar estos espacios. 5.3.2.4 Las maquinas de produccin reciben un mantenimiento efectuado por cada usuario antes y al finalizar la jornada, esto implica limpieza, en caso de aserrado limpieza de limalla, revisin de taladrina, revisin que no haya fugas, cables elctricos. etc. 6. INSPECCIONES DE SEGUIMIENTO: Son realizadas por el grupo de aliados por lo menos una vez al mes, tienen en cuenta la informacin especificada en el presente manual y para facilitar el desarrollo de las inspeccin se cuenta con el formato LISTA DE CHEQUEO PARA VERIFICACION DE ESTADO DE AREAS, EQUIPOS, MATERIALES E

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INFORMACION. (VER ANEXO 2). Las inspecciones que realizan los aliados corresponden al rea diferente en la cual el labora.

Con el fin de mantener a todo el personal informado sobre los avances de 5S se hace retroalimentacin mediante fotografas de antes y despus, en las cuales se puede evidenciar los cambios a favor y determinar oportunidades de mejora.

7. 5S COMPUTADORES Cada usuario de computadora es responsable de mantener el orden y limpieza de ste. Al iniciar sus tareas en el PC realizar una limpieza de la superficie de este. Coloque alguna cubierta cuando no se utilice. Ejecute algn programa de mantencin de su PC por lo menos una vez a la semana. Dividir el disco duro dejando una particin exclusiva para el sistema operativo. Es recomendable dejar una particin para lo relacionado con la empresa y otra de uso personal. Crear carpetas para cada familia de documentos, tratando de que los archivos almacenados sean fciles de ubicar para cualquier persona. No coloque nombres demasiado extensos a los archivos, trate de que sean fechas o nmeros correlativos. Los nombres deberan figurar en el nombre de la carpeta. Respalde su informacin por lo menos una vez al mes (trabajos y correos). Si comparte su PC con otras personas cree una carpeta para cada persona en donde almacene sus trabajos.

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ANEXOS

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ANEXO 1. Estndar carteleras

Anexo 1.1. Dimensionamiento carteleras

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Anexo 1.2. Modelos carteleras

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ANEXO 2. Lista de chequeo para verificacin de estado de reas, equipos, materiales e informacin.

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