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• Proceso de Inteligencia Organizacional Diseñar las normas , procesos y procedimientos de la administración educativa según lo establecido en el Plan • Proceso de Inteligencia Organizacional
P
• Proceso Planeación Estratégica Estratégico de la Entidad. • Proceso Planeación Estratégica
• Proceso Planeación Estratégica V/A Realizar seguimiento al proceso e implementar las acciones de mejora • Proceso de Mejora Continua
PROCESO: ADMINISTRACIÓN EDUCATIVA
PROCEDIMIENTO: PROMOCION Y PUBLICACIÓN DE LA OFERTA FORMATIVA
Objetivo del Procedimiento: Dar a conocer al público objetivo, los servicios y programas de
formación ofertados por el SENA, para garantizar la cobertura y pertinencia de las acciones a
desarrollar.
Responsable: Alcance:
• Director de Promoción y Relaciones Este procedimiento inicia con la captura de
Corporativas y su equipo. información de inteligencia organizacional para
• Jefe de la Oficina de Comunicaciones y su la elaboración del plan de publicidad y termina
equipo. en la publicación de la Oferta Formativa a nivel
• Coordinador Grupo de Administración nacional, regional y local, vía distintos medios
Educativa de la Dirección de Formación de comunicación presencial y virtual
Profesional y su equipo.
• Coordinador Grupo de Formación Integral,
Gestión Educativa y Promoción y
Relaciones Corporativas en los Centros
(Misional) / o Coordinador Grupo de
Gestión de Administración Educativa
Entradas: Salidas:
• Catálogo de Programas de Formación • Oferta Formativa
• Presupuesto aprobado para publicidad • Producto publicitario final.
• Portafolio de medios de promoción • Generación de informe de evaluación
• Información estudio de mercado de medios de difusión
• Base de datos de aprendices y
preinscritos vigencias anteriores
• Informe de segmentación
Indicadores: Riesgos:
• Registros de manifestación de interés de • Que la difusión, divulgación y publicidad
programas de formación por regiones sea insuficiente e inoportuna
• Las Redes de Centros determinan la oferta de programas de formación titulada cada trimestre
para todos los Centros donde sea pertinente la ejecución de acciones vinculadas a las
tecnologías asociadas a cada una de dichas redes. Para configurar esta respuesta los
subdirectores de centro reunidos por Redes analizan la dinámica económica y laboral por
regiones y tecnologías, con base en información de inteligencia organizacional y la que cada
uno conoce en su ámbito de aplicación, a través de la cual determinan las regiones del país
donde son pertinentes los programas de formación asociados a las tecnologías que gestionan
las respectivas Redes.
• La publicación de la oferta se hará oficialmente a través del portal SENA, para ello la oferta
de programas de formación titulada abierta se hará con cronograma unificado a nivel
nacional. La promoción de la oferta, adicional a la publicación en WEB, puede ser a nivel local
y/o a nivel nacional a través de los distintos medios de comunicaciones (televisión, radio,
plegables, prensa, sedes alcaldías y gobernaciones, colegios, universidades etc.).
adicionalmente se podrá consultar en el Contact Center
Fase Descripción
1 El procedimiento de Promoción y Publicación de la Oferta está ligado a los procedimientos
de Programación Específica y Prospectiva y Vigilancia Tecnológica, ya que a partir del
análisis de inteligencia organizacional, en el que se reconocen en un contexto nacional las
realidades locales específicas de cada zona de influencia, las redes de centros por
tecnologías efectúan la revisión de los programas que han sido previamente incorporados
en el catálogo de acciones de formación profesional y seleccionan los programas de
formación titulada pertinentes para configurar la respuesta a nivel nacional, es decir, los
programas que saldrán a oferta.
La oferta o respuesta proviene del resultado del ejercicio que la red respectiva realiza, de
donde salen también las recomendaciones sobre la desestimulación o desactivación de
programas de formación y la identificación de necesidades para el diseño nuevos
programas que den respuesta a los requerimientos del mercado. Frente a la capacidad de
operación en cada Centro de Formación y el análisis de la demanda, la red decide sobre la
oferta de formación titulada de cada trimestre para todos los Centros donde sea pertinente
la ejecución de acciones vinculadas a sus tecnologías. En este caso la red, a través del
gestor, procede a realizar la asociación de espacios a programas, para la posterior
programación y asignación de ambientes por parte de los centros.
Los datos de los programas están almacenados en una base centralizada desde la que se
pueden obtener todos los datos necesarios. Se consideran como los más relevantes:
A partir de la base de datos de que dispone el SENA sobre personas interesadas en recibir
formación y de la información de los programas, se obtienen los datos necesarios para la
definición del público objetivo. Los datos a extraer de esta base de datos son:
• Edad
• Región en la que viven
• Disponibilidad de correo electrónico
• Áreas de formación en las que cada persona ha mostrado interés.
2 Una vez se ha caracterizado el público objetivo de los Programas de Formación del SENA,
y la oferta se determina como abierta o cerrada, se analiza cuáles son los mejores canales
de comunicación para establecer contacto con ellos. Para lograr esto, se efectúa el análisis
de medios de difusión. Los medios de difusión propuestos son Internet, Prensa regional,
Impresos y publicaciones, Publicidad exterior, Radio regional, TV nacional, canales
regionales de TV, sin descartar medios locales específicos como parroquias, sedes de
alcaldías municipales y de gobernaciones, colegios, etc.
Para esta actividad se debe tener en cuenta el portafolio de medios que sirve como
instrumento de guía en la elección del medio de promoción de los Programas de Formación
del SENA. Además es importante recordar que en las actividades de publicidad, se realiza
un alto volumen de subcontratación, es por esto que se utilizan proveedores externos para
realizar tareas muy específicas.
Documentos asociados:
• Calendario académico y de labores de la vigencia.
Responsable: Alcance:
• Coordinador Grupo de Administración El procedimiento inicia con la oferta de acciones
Educativa de la Dirección de Formación. de formación y finaliza con la consulta de
• Coordinador Grupo de Formación resultados de la prueba de preinscripción por
Integral, Gestión Educativa y Promoción y parte del aspirante.
Relaciones Corporativas en los Centros
(Misional) / o Coordinador Grupo de
Gestión de Administración Educativa.
Entradas Salidas
• Oferta de acciones de formación. • Registro del aspirante.
• Calendario académico y de labores. • Listado de preinscritos
• Ficha de caracterización del programa. • Listado de inscritos.
Indicadores: Riesgos:
• Nº Aspirantes inscritos (Clasificados por • Falta de calidad de la información que
programa y por Centro) genera error en registros, inconsistencias
y duplicidad de datos
• % de Aspirantes inscritos = No. De
inscritos/No. preinscritos
• A partir de los registros de inscripción, un programa en oferta será categorizado como de baja
demanda y se le aplicaran los lineamientos para tal fin en el caso que el número de inscritos
sea inferior al cupo ofrecido.
Fase Descripción
• Online: El aspirante diligencia o actualiza la ficha de inscripción online con los datos
solicitados.
• Telefónicamente (a través del Contact Center): El aspirante puede informar al
operador de sus requerimientos de programas y es éste quien diligencia la
inscripción y orienta al aspirante para resolver la prueba con la información
proporcionada por el aspirante, siguiendo la misma metodología on-line.
• Presencial: Este medio de inscripción está disponible únicamente para aquellas
poblaciones con características especiales o zonas de difícil acceso, que requieran
atención de funcionarios del Centro de Formación. El aspirante proporciona los
datos de inscripción al funcionario responsable de administración educativa, quien
diligencia la totalidad de los datos del formato. Posteriormente los aspirantes
inscritos son registrados en el sistema.
•
Los documentos soporte de los requisitos mínimos de ingreso definidos en el Diseño
Curricular, se solicitarán exclusivamente en el procedimiento de Matrícula.
Documentos asociados:
• Ficha de registro del aspirante (Sistema de Información).
• Comprobante de inscripción (Sistema de Información).
Responsable: Alcance
• Coordinador Grupo de Administración El procedimiento inicia con el alistamiento para la
Educativa, Dirección General. aplicación de las pruebas de selección hasta la
• Coordinador Grupo de Formación generación de listados de seleccionados a un
Integral, Gestión Educativa y programa de formación.
Promoción y Relaciones Corporativas
en los Centros (Misional) / o
Coordinador Grupo de Gestión de
Administración Educativa.
Entradas: Salidas:
• Diseño Curricular – Perfil de ingreso • Listados de citación a pruebas de
• Criterios de ponderación competencias mínimas requeridas y
• Criterios de desempate prácticas.
• Pruebas de competencias mínimas • Actas de aplicación de pruebas
requeridas y Prácticas • Listados de preseleccionados y
• Listado de inscritos por Programa de seleccionados.
Formación
Indicadores: Riesgos:
Número de aspirantes seleccionados/ • Aplicar pruebas cuya estructura se
Número de aspirantes encuentre desactualizada de las
preseleccionados competencias y resultados de aprendizaje
• Número de aspirantes establecidos en el programa de formación
preseleccionados / Número de
aspirantes inscritos
• Número de aspirantes seleccionados /
Número de aspirantes inscritos
• Número de seleccionados por regional,
centro y programa.
• Los cronogramas del proceso de ingreso de formación titulada se establecen a partir del
calendario anual académico y de labores expedido por la Dirección General del SENA;
mientras que el Centro de Formación Profesional define cronograma de proceso de ingreso
para formación complementaria.
• La estructura de las pruebas para cada uno de los programas de Formación Profesional está
determinada en el diseño curricular y las preguntas que la conforman son construidas por
instructores o expertos de cada área de conocimiento. Las preguntas de las diferentes
pruebas se encuentran almacenadas en el Banco de Pruebas Institucional.
Fase Descripción
1 Para realizar las pruebas de selección, el Centro de Formación debe realizar el alistamiento
de la aplicación de las mismas, teniendo en cuenta las siguientes pautas:
3 El puntaje final obtenido por el aspirante está compuesto por la sumatoria de la ponderación
aplicada a los puntajes obtenidos en las pruebas de competencias mínimas requeridas y de
práctica definidos en el aplicativo correspondiente.
Una vez calificadas las pruebas, se seleccionan los inscritos con los mejores puntajes en
estricto orden de mérito, de acuerdo a los parámetros establecidos para el ingreso al
programa, quienes pasan al estado de seleccionados. Los puntajes finales quedan
registrados directamente en el Sistema de Información para cada aspirante.
Documentos asociados:
• Calendario académico y de labores de la vigencia.
• Pruebas
Responsable: Alcance:
• Coordinador Grupo de Formación Este procedimiento inicia con la recepción de la
Integral, Gestión Educativa y Promoción y documentación del aspirante, correspondiente a
Relaciones Corporativas en los Centros los requisitos del programa y finaliza con la
(Misional) / o Coordinador Grupo de generación del listado de aprendices
Gestión de Administración Educativa participantes en una acción de formación y
entrega del carnet estudiantil a los aprendices de
formación presencial.
Entradas: Salidas:
• Documentos soporte del aspirante • Listado de aprendices participantes en
seleccionado. una acción de formación.
• Listado de aspirantes seleccionados.
• Calendario académico y de labores.
Indicadores: Riesgos:
• Número de aspirantes seleccionados, • Fraudes en la documentación del
matriculados en un curso /cupo ofertado aspirante que no posee los requisitos
del curso establecidos por el programa.
• Número de aspirantes seleccionados,
matriculados en curso / número de
aspirantes inscritos
1 Una vez se realice la selección de aspirante como aprendiz del SENA, quienes aprueben
estas etapas se presentan al Centro de Formación Profesional y entregan la documentación
solicitadas para la formalización de matrícula.
Documentos asociados:
• Acta de compromiso del aprendiz.
Responsable: Alcance:
• Coordinador Grupo de Administración El procedimiento inicia con la generación del
Educativa de la Dirección de titulo, certificado o constancia una vez se de la
Formación Profesional. finalización del plan de estudios del Programa
• Subdirector de Centro de Formación por parte del aprendiz o con la
• Coordinador Grupo de Formación solicitud de expedición de constancias, y
Integral, Gestión Educativa y finaliza según el caso, con la aprobación y
Promoción y Relaciones Corporativas entrega del título, certificado, acta de grado –
en los Centros (Misional) / o si se requiere - y constancia.
Coordinador Grupo de Gestión de
Administración Educativa
Entradas Salidas
• Diseño curricular • Certificados o títulos emitidos
• Registro de los juicios de evaluación • Acta de Grado (si se requiere)
• Solicitud de expedición de constancias • Constancias elaboradas
Indicadores: Riesgos:
• Porcentaje de avance en la • Certificación inoportuna de aprendices que
disminución del represamiento de acrediten la culminación del proceso de
Certificaciones de aprendices de formación en el SENA.
Formación Titulada
• Porcentaje de avance en la
disminución del represamiento de
certificaciones de aprendices de
Formación Complementaria
• Porcentaje de aprendices certificados
en formación complementaria durante
la vigencia
• Oportunidad en la expedición de
certificados, para formación titulada
• Oportunidad en la expedición de
certificados para formación
complementaria
• Los Títulos y Certificados están codificados con fecha de expedición y fecha de registro.
• Para los programas cuya certificación puede hacerse digitalmente, el aprendiz puede optar
por recibir el certificado directamente impreso por el Centro, o a través de su correo
electrónico para hacer él mismo la impresión.
Fase Descripción
Para el nivel Tecnólogo, el Título o Certificado se expide y entrega con una constancia de
evaluaciones y del acta de grado, al igual que para determinados Programas de Formación
Titulada que lo exigen de acuerdo a los requisitos legales vigentes.
Documentos asociados:
• Títulos, certificados, actas y/o constancias.