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reas de actividad de la Empresa

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. Introduccin reas de la Empresa Mercadotecnia Ventas Produccin Finanzas Recursos Humanos Compras Cuestionario Investigacin Bibliografa

INTRODUCCIN El presente material va dirigido a alumnos de las carreras de Contador Pblico, Lic. En Administracin o carreras afines que estn interesados en conocer detenidamente las reas de actividad de la empresa, identificar la posicin e importancia de cada rea de actividad en el organigrama institucional as como conocer sus principales procesos. Al final del contenido el alumno encontrar algunas prcticas sugeridas, un cuestionario y un ejercicio, para reforzar el conocimiento adquirido. PALABRAS CLAVE: (Empresa, Mercadotecnia, Finanzas, Produccin, Recursos Humanos, Ventas, Compras ) LAS REAS DE LA EMPRESA Las reas de actividad, conocidas tambin como reas de responsabilidad, departamentos o divisiones, estn en relacin directa con las funciones bsicas que realiza la empresa a fin de lograr sus objetivos. Dichas reas comprenden actividades, funciones y labores homogneas. La efectividad de una empresa no depende del xito de un rea funcional especfica; sino del ejercicio de una coordinacin balanceada entre las etapas del proceso administrativo y la adecuada realizacin de las actividades de las principales reas funcionales, mismas que son las siguientes: MERCADOTECNIA Es el proceso de planeacin, ejecucin y conceptualizacin de precio, promocin y distribucin de ideas, mercancas y trminos para crear intercambios que satisfagan objetivos individuales y organizacionales. Es una funcin trascendental ya que a travs de ella se cumplen algunos de los propsitos institucionales de la empresa. Su finalidad es la de reunir los factores y hechos que influyen en el mercado, para crear lo que el consumidor quiere, desea y necesita, distribuyndolo en forma tal, que est a su disposicin en el momento oportuno , en el lugar preciso y al precio ms adecuado. Funciones: 1. Investigacin de mercados: Implica conocer quienes son o pueden ser los consumidores o clientes potenciales; e identificar sus caractersticas. Cuanto ms se conozca del mercado mayor sern las posibilidades de xito. 2. Decisiones sobre el producto y precio: Este aspecto se refiere al diseo del producto que satisfar las necesidades del grupo para el que fue creado. Es muy importante darle al producto un nombre adecuado y un envase que, adems de protegerlo, lo diferencie de los dems. Es necesario asignarle un precio que sea justo para las necesidades tanto de la empresa como del mercado. 3. Distribucin: Es necesario establecer las bases para que el producto pueda llegar del fabricante al consumidor; estos intercambios se pueden dar ya sea a travs de mayoristas, I.

minoristas, comisionistas o empresas que venden al detalle. 4. Promocin: Es dar a conocer el producto al consumidor. Se debe persuadir a los clientes a que adquieran productos que satisfagan sus necesidades. No slo se promocionan los productos a travs de los medios masivos de comunicacin, tambin por medio de folletos, regalos, muestras, etc. Es necesario combinar estrategias de promocin para lograr los objetivos. 5. Venta: Es toda actividad que genera en los clientes el ltimo impulso hacia el intercambio. En esta fase se hace efectivo el esfuerzo de las actividades anteriores. 6. Postventa: Es la actividad que asegura la satisfaccin de necesidades a travs del producto. Lo importante no es vender una vez, sino permanecer en el mercado, en este punto se analiza nuevamente el mercado con fines de retroalimentacin. Ninguna de estas funciones es, por s sola la mercadotecnia. Solo cuando todas se interrelacionan se llega a lo que realmente es la mercadotecnia. Estas funciones proporcionan en conjunto el mtodo necesario para realizar una adecuada mezcla de mercadotecnia, proporcionndonos los pasos a seguir para su buen desarrollo. PROCESO Mezcla de Mercadotecnia

Producto

Precio

Plaza Canales de distribucin Distribucin fsica

Promocin Publicidad Promocin de ventas

Marca Envase Empaque

VENTAS Es una orientacin administrativa que supone que los consumidores no comprarn normalmente lo suficiente de los productos de la compaa a menos que se llegue hasta ellos mediante un trabajo sustancial de promocin de ventas. El departamento de ventas es el encargado de persuadir a un mercado de la existencia de un producto, valindose de su fuerza de ventas o de intermediarios, aplicando las tcnicas y polticas de ventas acordes con el producto que se desea vender. Funciones: 1. Desarrollo y manipulacin del producto: Consiste en perfeccionar los productos ya existentes, introducir nuevos productos, darles otro uso o aplicacin, hacerle modificaciones a sus estilos, colores, modelos, eliminacin de los productos pasados de moda, observacin del desarrollo de los productos elaborados por la competencia, su envase, accesorios del producto, de su eficiencia, sus caractersticas distintivas y su nombre. 2. Distribucin fsica: Responsabilidad que cae sobre el gerente de ventas la cual es compartida con el de trfico y envos. El gerente de ventas coordina estas con el trfico, en los problemas relativos al manejo de materiales de los productos desde la fbrica hasta el consumidor, que comprende los costos y mtodos de transporte, la localizacin de almacenes, los costos de manejo, los inventarios, la reduccin de reclamaciones por retrasos y perjuicios de ventas. 3. Estrategias de ventas: son algunas prcticas que regulan las relaciones con los agentes

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distribuidores, minoristas y clientes. Tiene que ver con las condiciones de ventas, reclamaciones y ajustes, calidad del producto, mtodo de distribucin, crditos y cobros, servicio mecnico, funcionamiento de las sucursales y entrega de los pedidos. Financiamiento de las ventas: Las operaciones a crdito y a contado son esenciales para el desenvolvimiento de las transacciones que requieren de la distribucin de bienes y servicios desde el productor al mayorista, vendedores al por mayor y consumidores. Para financiar ventas a plazo es necesario que el gerente de ventas este ampliamente relacionado con el de crdito, para determinar los planes de pago que deben adoptarse, la duracin del perodo de crdito, el premio por pronto pago o el castigo por pago retrasado, es decir, todo lo relacionado con la prctica crediticia. Costos y Presupuestos de Ventas: Para controlar los gastos y planear la ganancia, el ejecutivo de ventas, previa consulta con el personal investigador del mercado con el de contabilidad y el de presupuestos, debe calcular el volumen probable de ventas y sus costos para todo el ao. Estudio de mercado: El conocimiento de los mercados, las preferencias del consumidor, sus hbitos de compra y su aceptacin del producto o servicio es fundamental para una buena administracin de ventas, debido a que se debe recoger, registrar y analizar los datos relativos al carcter, cantidad y tendencia de la demanda, el estudio de mercado debe incluir el anlisis y la investigacin de ventas, estudios estadsticos de las ventas o productos, territorio, distribuidores y temporadas; los costos de los agentes de ventas, costos de venta y de operacin. Promociones de venta y publicidad: Estas ayudan a estimular la demanda de consumo y contribuir a que los agentes de venta de la fabrica, los mayoristas y los minoristas vendan los productos: el agente de ventas aprueba los planes de promocin y publicidad, los horarios de trabajo, las asignaciones presupuestarias, los medios de propaganda, las promociones especiales y la publicidad en colaboracin con los comerciantes. Planeacin de Ventas: El administrador de ventas debe fijar los objetivos de las mismas y determinar las actividades mercantiles necesarias para lograr las metas establecidas. La planeacin de ventas debe coordinar las actividades de los agentes, comerciantes y personal anunciador, la distribucin fsica; el personal de ventas, las fechas de los planes de produccin, los inventarios, los presupuestos y el control de los agentes de ventas. Servicios tcnicos o mecnicos: Corresponde a los gerentes de ventas cuyos productos mecnicos requieren de servicios de instalacin y tcnicos, establecer normas al respecto; tener el equipo y los locales destinados por la empresa vendedora para tal servicio. Relaciones con los distribuidores y minoristas: Las buenas relaciones con estos requieren proporcionarles asistencia de ventas, servicios mecnicos de entrega y ajuste, informarles sobre los productos, servicios, tcticas y normas de la compaa y contestar pronta y detalladamente a sus preguntas. El personal de ventas: Consiste en desarrollar de la manera ms eficiente el proceso de integracin el cual comprende buscar, seleccionar y adiestrar a los agentes de ventas; as como de su compensacin econmica, supervisin, motivacin y control. Administracin del departamento de ventas: Es responsabilidad de los gerentes de la misma, el cual debe establecer la organizacin, determinar los procedimientos, dirigir el personal administrativo, coordinar el trabajo de los miembros del departamento, llevar el registro de las ventas y asignar tareas a los jefes de las diversas secciones de este departamento. PROCESO DE LAS VENTAS

Prospeccin y calificacin

Contactos y Principios de Venta Presentacin

Manejo de Objeciones

Venta

Posventa

Fin
PRODUCCIN Tradicionalmente considerado como uno de los departamentos ms importantes, ya que formula y desarrolla los mtodos ms adecuados para la elaboracin de los productos y/o servicios, al suministrar y coordinar: mano de obra, equipo, instalaciones, materiales, y herramientas requeridas. Funciones: 1. Ingeniera del Producto: Esta funcin comprende el diseo del producto que se desea comercializar, tomando en cuenta todas las especificaciones requeridas por los clientes. Una vez elaborado dicho producto se deben realizar ciertas pruebas de ingeniera, consistentes en comprobar que el producto cumpla con el objetivo para el cual fue elaborado; Y por ltimo brindar la asistencia requerida al departamento de mercadotecnia para que est pueda realizar un adecuado plan (de mercadotecnia) tomando en cuenta las caractersticas del producto. 2. Ingeniera de la planta: Es responsabilidad del departamento de produccin realizar el diseo pertinente de las instalaciones tomando en cuenta las especificaciones requeridas para el adecuado mantenimiento y control del equipo. 3. Ingeniera Industrial: Comprende la realizacin del estudio de mercado concerniente a mtodos, tcnicas, procedimientos y maquinaria de punta; investigacin de las medidas de trabajo necesarias, as como la distribucin fsica de la planta. 4. Planeacin y Control de la Produccin: Es responsabilidad bsica de este departamento establecer los estndares necesarios para respetar las especificaciones requeridas en cuanto a calidad, lotes de produccin, stocks (mnimos y mximos de materiales en almacn), mermas, etc. Adems deber realizar los informes referentes a los avances de la produccin como una medida necesaria para garantizar que s esta cumpliendo con la programacin fijada. 5. Abastecimiento: El abastecimiento de materiales, depende de un adecuado trfico de mercancas, embarques oportunos, un excelente control de inventarios, y verificar que las compras locales e internacionales que se realicen sean las ms apropiadas. 6. Control de Calidad: Es la resultante total de las caractersticas del producto y/o servicio en cuanto a mercadotecnia, ingeniera, fabricacin y mantenimiento se refiere, por medio de las cuales el producto o servicio en uso es satisfactorio para las expectativas del cliente; tomando en cuenta las normas y especificaciones requeridas, realizando las pruebas pertinentes para verificar que el producto cumpla con lo deseado III.

7. Fabricacin: Es el proceso de transformacin necesario para la obtencin de un bien o servicio. PROCESO DE PRODUCCIN PARA EL DESARROLLO DE NUEVOS PRODUCTOS

Clientes

Generacin de la idea Seleccin del producto Diseo preliminar del producto Construccin prototipo Prueba Diseo final del producto Produccin del nuevo producto

Tecnologa investigacin y desarrollo

Diseo del proceso preliminar

Diseo del proceso Final

FINANZAS De vital importancia es esta funcin, ya que toda empresa trabaja con base en constantes movimientos de dinero. Esta rea se encarga de la obtencin de fondos y del suministro del capital que se utiliza en el funcionamiento de la empresa, procurando disponer con los medios econmicos necesarios para cada uno de los departamentos, con el objeto de que puedan funcionar debidamente. El rea de finanzas tiene implcito el objetivo del mximo aprovechamiento y administracin de los recursos financieros. Funciones: 1. Tesorera: El tesorero es la persona encargada de controlar el efectivo, tomar de decisiones y formular los planes para aplicaciones de capital, obtencin de recursos, direccin de actividades de crditos y cobranza, manejo de la cartera de inversiones. 2. Contralora: El contralor es el que realiza por lo comn las actividades contables relativas a impuestos, presupuestos, auditoria interna, procesamiento de datos y estadsticas, contabilidad financiera y de costos, etc. Nota: Este departamento no posee un diagrama que muestre los pasos a seguir para la realizacin de dichas funciones, debido a que son muchas las variables que hacen nica la forma de registrar sus movimientos financieros y contables. V. RECURSOS HUMANOS Los Recursos Humanos son todas aquellas personas que integran o forman parte de una organizacin. El objeto del Departamento de Recursos Humanos es conseguir y conservar un grupo humano de trabajo cuyas caractersticas vayan de acuerdo con los objetivos de la empresa, a travs de programas adecuados de reclutamiento, seleccin, capacitacin y desarrollo. Funciones: 1. Contratacin y empleo: Esta es una de las funciones que requieren de mayor importancia debido a lo difcil que resulta encontrar a las personas ideales para los puestos vacantes, por lo que es necesario contar con un procesamiento eficaz de Reclutamiento y seleccin de personal, una vez que se tienen a las personas deseadas se procede a la contratacin de las mismas, dndoles una induccin acerca de la empresa. Si el puesto vacante se 5

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puede cubrir con personal propio de la empresa, entonces se realiza una evaluacin de mritos y se le otorga al ms capaz. Capacitacin y desarrollo: Accin que consiste en, entrenar y capacitar a todo el personal, ya sea de nuevo ingreso, o no, con el objeto de incrementar el desarrollo personal. La capacitacin no se le otorga exclusivamente a los de nuevo ingreso, puesto que nuestros actuales empleados pueden aspirar a un puesto mejor, el cual requiere de una mayor preparacin. Sueldos y Salarios: Para poder realizar una justa asignacin de sueldos, es necesario elaborar un anlisis y evaluacin de puestos (procedimientos sistemticos para determinar el valor de cada trabajo), slo as, podremos saber que tanto debemos pagar por cada uno de nuestros empleados. Adems, hay que considerar que el sueldo esta formado por otros elementos tales como: las vacaciones y la calificacin de mritos. Relaciones laborales: Toda relacin de trabajo debe estar regulada por un contrato ya sea colectivo o individual, en el que se estipularn los derechos y obligaciones de las partes que lo integran. Su objetivo es mantener una buena relacin de trabajo y disciplina. Por otra parte, la comunicacin es de vital importancia para toda organizacin, ya que por medio de esta se puede mantener una adecuada relacin de trabajo. Servicios y Prestaciones: Comnmente las organizaciones hoy en da ofrecen a sus trabajadores con el fin de hacer ms atractivo su empleo, una serie de prestaciones distintas a las marcadas por la Ley Federal del trabajo, tales como: actividades recreativas, actividades culturales, prestaciones en especie, reconocimientos, etc. Higiene y Seguridad Industrial: Consiste en llevar un registro de las causas que originan principalmente el ausentismo y los accidentes de trabajo, as como de proporcionar a sus empleados los servicios mdicos necesarios, y las medidas de higiene y seguridad requeridas para el buen desempeo de sus labores. Planeacin de Recursos Humanos: La planeacin de los recursos humanos consiste en realizar peridicamente una auditoria de los mismos para ver si estn desempeando satisfactoriamente sus labores, pudiendo rotar a los que considere inapropiados para dicho puesto. PROCESO DE RECLUTAMIENTO
Informacin para anlisis de empleo Comentarios del gerente Mtodos de Reclutam.

Planeacin de R.H. Indicacin de vacantes de empleo

Los candidatos satisfactorios

Peticiones especficas de gerentes

Fuentes de la empresa: Presentaciones espontneas Recomendaciones de los empleados Anuncios Fuentes de recomendaciones: Agencias estatales, privadas Empresas de bsqueda Otras instituciones: Instituciones educativas Asociaciones profesionales Organizaciones laborales Operaciones militares

PROCESO DE SELECCIN

Decisin de contratacin 6 Entrevista con un superior 5 Evaluacin mdica 4 Verificacin de referencias 3 Entrevista de seleccin 2 Pruebas de aptitd 1 Recepcin preliminar de los candidatos

Etapas VI COMPRAS El departamento de compras es el encargado de realizar las adquisiciones necesarias en el momento debido, con la cantidad y calidad requerida y a un precio adecuado. Este departamento anteriormente estaba delegado a otros departamentos principalmente al de produccin debido a que no se le daba la importancia que requiere el mismo; puesto que debe de proporcionar a cada departamento de todo lo necesario para realizar las operaciones de la organizacin Funciones: 1. Adquisiciones: Accin que consiste en adquirir los insumos, materiales y equipo, necesarios para el logro de los objetivos de la empresa, los cuales deben ajustarse a los siguientes lineamientos: precio, calidad, cantidad, condiciones de entrega y condiciones de pago; una vez recibidas las mercancas es necesario verificar que cumplan con los requisitos antes mencionados, y por ltimo aceptarlas. 2. Guarda y Almacenaje: Es el proceso de recepcin, clasificacin, inventario y control de las mercancas de acuerdo a las dimensiones de las mismas (peso y medidas. 3. Proveer a las dems reas: Una vez que el departamento de compras se ha suministrado de todos los materiales necesarios, es su obligacin proveer a las dems reas tomando en cuenta: la clase. Cantidad y dimensiones de las mismas. PROCESO DE COMPRAS

Necesidad de materiales

Deptos. envian requisiciones

Almacen

Existencia Si No

Se surten las requisiciones a los deptos

Cotizacin a proveedores

Comparacin de cotizac.

Orden de compra Seguimiento de orden

Recepcin de los materiales

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CUESTIONARIO Definicin de arreas funcionales de la empresa? Qu estudia la mercadotecnia? Cul es el propsito de la mercadotecnia? Qu estudia la investigacin de mercados? Explica cuales son las 4P's de la mercadotecnia? Definicin de venta? Cul es la diferencia entre mercadotecnia y ventas? A que se refiere la posventa? En que consiste el desarrollo y manipulacin del producto? Explica el financiamiento de las ventas. Qu es un presupuesto de ventas? Definicin de promocin de ventas y publicidad? Diferencia entre promocin y publicidad? En que consiste la planeacin de las ventas? Cundo se ofrece un servicio tcnico? En que consiste la ingeniera del producto? En que consiste la ingeniera de la planta? En que consiste la ingeniera industrial?

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Qu es el control de calidad? Qu significa abastecimiento? Qu son las finanzas? Cul es la diferencia entre tesorera y contralora? Qu son los recursos humanos? Qu es la capacitacin? En que consiste la contratacin? Qu es necesario hacer para poder realizar una justa asignacin de sueldos salarios? Las organizaciones ofrecen a sus trabajadores una serie de prestaciones distintas a las marcadas por la Ley Federal del trabajo, tales como: En que consiste la higiene y seguridad industrial? Definicin de compras? Definicin de adquisiciones? Definicin de guarda y almacenaje?

INVESTIGACIN (Trabajo en equipo) De manera que el alumno comprenda mejor el estudio de la empresa y sus principales reas de actividad deber visitar una organizacin, en la que tendr que realizar el siguiente estudio: a. Introduccin. b. Nombre de la empresa. c. Datos generales. d. Giro. e. Clasificacin. f. Tamao. g. Objetivos organizacionales. h. Recursos con los que cuenta. i. Organigrama general. j. Organigrama por departamento. k. Descripcin de puestos. l. Objetivos por departamento. m. Principales procesos que utilizan. n. Conclusin. BIBLIOGRAFA HERNNDEZ Y RODRGUEZ Sergio, Introduccin a la Administracin, un enfoque terico prctico, Mc. Graw Hill, Mxico D.F., 1994. GALINDO Munch, Fundamentos de Administracin, TRILLAS, Mxico, D.F., 1991. CHIAVENATO Idalberto, Introduccin a la Teora General de la Administracin, Mc. Graw Hill, Mxico, D.F., 2000. ROBLES VALDS Gloria, MARCOS ALCRRECA Joaqun, Administracin, un enfoque interdisciplinario, PEARSON EDUCACIN, Mxico, D.F., 2000. Elaborado por: L.A.E Blanca Estela Bernal Escoto Actualmente estudiante de la Maestra en Administracin Catedrtica de la UNIVERSIDAD AUTNOMA DE BAJA CALIFORNIA bebewhite29@yahoo.com M.A.G Mara Elizabeth Ojeda Orta Actualmente estudiante del Doctorado en Psicologa Profesora de tiempo completo de la UNIVERSIDAD AUTNOMA DE BAJA CALIFORNIA lizao33@uabc.mx

CATEGORA: Administracin Tijuana Baja California -Enero del 2005.

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