Contabilitatea Financiara in Sistem Informatic

Vizitati www.tocilar.ro ! Arhiva online cu diplome, cursuri si referate postate de utilizatori.
Contabilitatea financiara in sistem informatic
Cuprins
Cap. I NTREPRINDEREA- LOCUL I ROLUL INFORMAIONAL I.1 Dezvoltarea tehnicii de calcul i creterea nevoii de informaii I.2 Sistemul informaional i ntreprinderea I.3 Contabilitatea i sistemul informaional al ntreprinderii I.3.1 Introducere n problemaica contabilitii I.3.2 Contabilitatea financiar n Romnia I.3.3 Perspective n dezvoltarea contabilitii in Romnia I.3.4 Sistemul informaional contabil I.4 Necesitatea automatizrii fluxurilor informaionale in cadrul unitii economice I.5 Reglementri legale privind utilizarea sistemelor informatice n contabilitate
Cap.II ANALIZA SISTEMULUI INFORMAIONAL LA SOCIETATEA COMERCIALA ELVEST SA II.1 Prezentarea societii comerciale ELVEST SA II.2 Analiza critic a sistemului informaional existent II.3 Necesitatea i oportunitatea realizrii unui nou sistem informatic
Cap.III PROIECTAREA SISTEMULUI INFORMATIC PRIVIND
Pagina 1 din 82
CONTABILITATEA FINANCIAR III.1 Conceperea sistemului informatic III.1.1 Definirea obiectivelor sistemului informatic III.1.2 Proiectarea intrarilor i ieirilor sistemului informatic III.2 Proiectarea bazei informaionale III.2.1 MCD III.2.2 MLD.Baze relaionale Cap. IV REALIZAREA SISTEMULUI INFORMATIC PRIVIND CONTABILITATEA FINANCIAR IV.1 Programarea orientat obiect scurt prezentare IV.2 Proiectarea sistemului de meniuri IV.3 Elaborarea programelor Cap. V ANALIZA EFICIENEI SISTEMULUI INFORMATIC REALIZAT
Contabilitatea financiara in sistem informatic
Cap. I. NTREPRINDEREA - LOCUL I ROLUL INFORMAIONAL I.1. Dezvoltarea tehnicii de calcul i creterea nevoii de informaii
Noi toi trim n prezent sentimentul unei urgene, deoarece revoluia tehnologic care ne nconjoar i tehnologia societii informaionale ce a ptruns deja n multe activiti, fac parte din viaa noastr cotidian. ns, o dezvoltare autentic a unei societi nu este posibil, dect dac se bazeaz pe un ansamblu de tehnologii evoluate, dup cum progresul acestor tehnologii nu ar putea fi conceput n afara unui proces social, dinamic, evolutiv.
Pagina 2 din 82
Din Evul Mediu i pn n prezent, istoria tehnicii de calcul este legat i condiionat de cteva mari descoperiri tiinifice. Astfel, revoluia cauzat de invenia lui Gutenberg, la nceputul secolului al XVI-lea, a nsemnat trecerea de la manuscris la tipar, ceea ce a facilitat intensificarea circulrii informaiei scrise i a stat cteva secole mai trziu, la baza construirii perifericelor de ieire ale calculatoarelor electronice. ns, primul calculator mecanic a fost construit de Blaise Pascal i consta din roi dinate conectate n serie ce efectuau operaii de adunare i scdere, afind rezultatele n cele ase ferestre ale sale. Un rol deosebit n dezvoltarea tehnicii de calcul i revine i lui Leibnitz Gottfried, matematician i fizician englez, care n 1671 a construit prima main de calcul capabil s realizeze cele 4 operaii aritmetice. Un moment important n dezvoltarea tehnicii de calcul l-a constituit inventarea n S.U.A. de ctre inginerul Herman Hollerith a mainii de tabulat care funciona pe baza introducerii datelor iniiale cu ajutorul cartelelor perforate. Acesta i-a nfiinat i propria sa companie care s produc la scar industrial astfel de maini, companie care mai trziu, n 1924 avea s devin Internaional Business Machines (I.B.M.) Corporation. ntre 1930 i 1946 un numr important de descoperiri tiinifice n domeniul matematicii, fizicii, ingineriei electrice i statisticii, fcute de universitari, au contribuit la apariia primului calculator electronic ENIAC, n 1946, creat de ctre John Manhly, fizician de la Universitatea din Pensylvania i J. Prosper Eckert, inginer la aceeai universitate. Din acest moment i pn n zilele noastre, toate inveniile n domeniul tehnicii electronice de calcul au fost organizate n cinci generaii de calculatoare electronice n funcie de nivelul tehnologic, de modul de utilizare i tratare, de limbajele folosite i de obiectele tratate. Prima generaie (1938-1953) s-a caracterizat prin utilizarea tuburilor electronice. Aceste prime calculatoare au fost destinate calculelor tiinifice i comerciale, programarea realizndu-se n limbaj main, avnd la dispoziie aproximativ 100 instruciuni simple. n generaia a doua (1954-1963) s-a folosit tranzistorul pentru realizarea circuitelor logice, calculatoarele din aceast generaie posednd aproximativ 100 instruciuni complexe, memorie magnetic i dispozitive periferice. Generaia a treia (1964-1973) este definit prin utilizarea circuitelor integrate, calculatoarele caracterizndu-se prin posibiliti sporite de adresare a memoriei principale i secundare, diversificarea dispozitivelor periferice, sisteme de operare complexe, disponibilitatea a numeroase limbaje de nivel nalt i foarte nalt.
Pagina 3 din 82
Calculatoarele generaiei a patra (1974-prezent) sunt construite pe baza circuitelor integrate pe scar larg i foarte larg (LSI i VLSI), iar prin folosirea microprocesorului i a microprogramrii se confer mainilor un set complex de instruciuni i un grad sporit de flexibilitate. Prezentul i viitorul apropiat aparin generaiei a cincea i se caracterizeaz prin circuite integrate specializate, multiprocesoare paralele i prelucrarea cunotinelor. ntr-un asemenea context, al unui real progres tehnic i tehnologic, dei costurile echipamentelor de calcul i comunicaie scad semnificativ, echipamentele fiind miniaturizate, performanele ( viteza de lucru, capacitatea de memorare, etc.) sunt majorate la maxim. Odat cu creterea complexitii i a performanelor produselor i serviciilor cerute de societatea modern nu mai este suficient numai " aplicarea sistematic a cunotinelor", ci se impune tot mai mult necesitatea folosirii inovative a acestora. n aceast societate informaional, postindustrial, n condiiile n care numrul "gulerelor albe" a depit numrul "gulerelor albastre", adic cea mai mare parte a forei de munc nu mai produce bunuri, ci muncete cu informaia, nici una din activitile omului lucrtor sau gnditor nu se poate realiza fr informaie. Pentru eficientizare, aceast informaie trebuie perceput de fiecare n mod critic, ntr-o continu evoluie. Informaia curit, adaptat, interpretat, selectat i transformat devine cunotin, iar cunotinele reprezint unul dintre cele mai importante produse ale muncii omeneti. Informaia pe care omul o poate gndi ca opernd n afara lui i n numele lui devine unul dintre "ingredienii" fundamentali ai evoluiei tehnologiei i societii i de aici nevoia tot mai crescnd de informaii care sa fie prelucrate i interpretate. Prin realizrile sale tehnologice omul a urmrit tocmai acest lucru: s creeze instrumente care s nregistreze, stocheze si prelucreze informaii, el urmnd a-si concentra atenia asupra lurii deciziilor. Ba chiar, i pentru luarea anumitor decizii s-au creat astfel de instrumente. Definit ca un element de noutate n raport cu cunotinele prealabile, informaia reprezint aspectul cel mai comunicativ al realitii, ea putnd fi transferat cu uurin de pe un suport pe altul, ceea ce face posibil nu numai transmiterea ei printr-un sistem de comunicaii, ci i codificarea i decodificarea ei.n felul acesta, n cadrul sistemelor de comunicaie apare o legtur de tip informaional n care, dup ce trece de pe un suport pe altul, informaia ajunge la un destinatar capabil s recunoasc i s acioneze n cadrul programului de funcionare a sistemului cruia i aparine.
Pagina 4 din 82
Informaia este absolut necesar att pentru organizarea substanei i energiei n sisteme complexe i ordonate n spaiu i timp, ct i pentru funcionarea adecvat a acestor sisteme n medii extrem de variate. n concluzie, noiunea de informaie are astzi dou nelesuri : primul este c informaia este privit ca idee, concept, relaie, lucru, ca o comunicare care poart n sine urma unui fapt, eveniment sau proces oarecare; cel de al doilea este c informaia este privit ca un ir de caractere ale unui alfabet dat i care se poate prelucra prin procedee formale automatizate.
I.2. Sistemul informaional i Intreprinderea
Orice societate, fie c este vorba de societate la nivel micro sau macroeconomic, fie c este la nivelul ntregii lumi, nu poate exista fr informaii i fr comunicarea lor. Obinerea i transmiterea informaiei presupun existena unui sistem care s asigure att culegerea i prelucrarea datelor, ct i diseminarea lor. Sistemul este (sau ar trebui s fie) grefat pe structura organizaional a societii n care funcioneaz, presupunnd un ansamblu organizat de resurse necesare atingerii obiectivelor pentru care a fost creat. n ultimul timp, a devenit o realitate dependena dintre nevoia de informaii, existena unui sistem care s asigure furnizarea acestora i dezvoltarea societii, n general.Sistemul care poate oferii informaiile cerute este sistemul informaional, un adevrat productor i distribuitor de informaii. El este cel care preia datele din mediul intern i extern al organizaiei n care funcioneaz, le prelucreaz i le distribuie celor care au nevoie de informaiile obinute, sub diferite forme. Are loc, astfel, un ciclu, care poate fi comparat cu ciclul economic " Bani - Marf Bani " , in care elementele componente sunt : INFORMAIE (DAT) - DECIZIE - INFORMAIE . Aa cum se observ, materia prim vehiculat n cadrul sistemului informaional o reprezint informaia, indiferent de numele sub care apare: "informaie", "dat", "decizie". Dar informaia este mai mult dect att. Ea reprezint puntea de legtur intre subsistemul informaional i celelalte subsisteme din cadrul oricrei societi. Dac ar fi s privim sistematic societatea contemporan i fluxul de informaii ce se desfoar n interiorul ei, am oberva c acesta se realizeaz pe 2 nivele:
Pagina 5 din 82
Un prim nivel e reprezentat de informaiile care circul ntre subsistemele ce compun societatea (printre care se afl i subsistemul economic); Un alt nivel l constituie fluxul de informaii ce circul n cadrul aceluiai subsistem, ntre diferitele nivele de organizare ce l compun. n ceea ce privete subsistemul economic, celula elementar de organizare o constituie unitatea economic, adic ntreprinderea, la nivelul creia au loc formarea i vehicularea informaiilor primare din economia unei ri. ntreprinderea este principalul furnizor de informaii al domeniului economic. Schematic fluxul de informaii din cadrul unei intreprinderi se prezint astfel : Fig.1.1 Fluxul informaional n cadrul ntreprinderii
Sistem de conducere (decizional)

decizii informaii
Sistem informaional
decizii date
Sistem operaional
Schema ne arat importana informaiei i a sistemului informatic, legatura ce exist ntre aceste subsisteme ale ntreprinderii. Sistemul informaional este cel care prelucreaz datele oferite de sistemul operaional pentru a le trimite sub form de informaii sistemului de conducere. Mai departe, acesta emite decizii, care sunt transmise tot prin intermediul sistemului informaional, sistemului operaional pentru a le pune n practic, rezultnd astfel alte date, i ciclul se repet. Rezult c fundamentarea deciziilor la nivelul conducerii ntreprinderii (care corespunde subsistemului decizional) are la baz informaiile provenite de la nivelul sistemului informaional. Acest lucru are o nsemntate deosebit pentru activitatea unitii economice, ntruct bunstarea ei depinde ntr-o proporie covritoare de rapiditatea cu care se iau decizii i de corectitudinea lor, decizii care au la baz tocmai informaiile furnizate de ctre sistemul informaional.
Pagina 6 din 82
I.3. Contabilitatea i sistemul informaional al ntreprinderii I.3.1. Introducere n problematica contabilitii
Dup unele aprecieri, ntreprinderea apare n viitor, "ca o instituie central a societii". i pentru c de deciziile i evoluia activitilor ntreprinderii se intereseaz un public din ce n ce mai larg, responsabilii politici ai colectivitilor locale sunt preocupai de contribuia ntreprinderilor la economia local. Iar fiindc n aceast economie informaional resursa cea mai important este informaia i pentru c procesul de producie s-a deplasat din ntreprinderi prelucrtoare n "ntreprinderi gnditoare", care produc "informaie de mas" la fel cum obinuiau s produc automobile pe band, se impune un nou domeniu al cunoatetii i anume acela al tiinelor gestiunii, iar n cadrul acestuia al contabilitii. Dar, contabilitatea, produs al unei activiti practice i teoretice ndelungate, este legat de devenirea omului ca fiin economic ( homo sapiens devenit homo oeconomicus). Originile sale ne ntorc cu mii de ani n urm, cnd oamenii participau la formarea primelor relaii ceconomice,dobndind noiuni noi ca unitate de msur, de numr i cnd a aprut i nevoia omului de a cunoate i de a ine o "eviden" a acestor relaii economice, nevoie justificat mai ales de simul proprietii. Este un moment extrem de important , muli autori considernd-ul momentul naterii contabilitii. ns, naterea contabilitii s-a produs de fapt cu mult mai trziu, odat cu creterea nivelului de complexitate al relaiilor economice, n special a celor monetare. Se poate spune c totul a inceput la Veneia, n anul 1494, cnd a fost publicat lucrarea de literatur contabil Tratactus de computis et scripturis, a lui Luca Paciolo i n care este redat pentru prima dat principiul partidei duble, element de baz al contabilitii. Acum se nate practic contabilitatea n partid dubl. Mergnd nainte pe linia timpului, apariia capitalismului, revoluia industrial ct i dezvoltarea concurenei au generat relaii economice din ce n ce mai complexe , relaii ce au necesitat sisteme de eviden din ce n ce mai bune. Acum se formeaz o literatur contabil, iar contabilitatea , aa cum se prezint la acest moment, devine o practic social generalizat.
Pagina 7 din 82
Evoluia n timp, att sub aspectul diversificrii formelor de manifestare ale vieii economice, ct i sub acela al tehnicilor folosite n practica contabil, au dus la sedimentarea i consacrarea contabilitii ca o disciplin tiinific, cu o baz practic i teoretic solid. Definirea contabilitii s-a lovit n timp n principal de categoria n care ar fi trebuit ncadrat, fiind considerat pe rnd art, tehnic sau disciplin tiinific. Mai ales datorit genezei sale din domeniul practic, cu toat baza tiinific de care dispune, se pune ntrebarea : este contabilitatea, aa cum se prezint ea astzi, o tehnic sau o disciplin tiinific? Unii autori, cum este i Michel Capron, consider contabilitatea ca fiind o tehnic cantitativ de colectare, de prelucrare i de analiz a informaiei, aplicat evenimentelor economice i juridice ale ntreprinderilor. O dat ns cu dezvoltarea i construirea teoriei contabilitii, bazat pe sistemul de principii contabile, se depete stadiul de tehnic. n opinia altor autori, cum ar fi profesorii N.Feleag i I. Ionacu, contabilitatea este considerat ca fiind o disciplin tiinific matur, cu o pluritate de paradigme i grupuri disciplinare ( comuniti tiinifice), deschis cercetrii fundamentale i aplicative. Ca disciplin tiinific, contabilitatea poate fi definit ca un ansamblu coerent de obiective, principii (concepte), norme sau standarde i reguli prin care se informeaz i explic gestiunea resurselor economice separate ca entiti patrimoniale. n prezent contabilitatea se prezint de o manier dual, fiind scindat n dou componente distincte, dar interdependente: contabilitatea financiar, orientat att ctre consumatorii interni de informaie, ct i ctre cei externi i contabilitatea de gestiune, orientat exclusiv ctre consumatorii interni de informaie. Dei n teoria contabil exist obiceiul de a aeza la poli opusi contabilitatea financiar i cea de gestiune, aceasta ruptur este artificial, cci n realitate nu exist un sistem de informaii pentru contabilitatea financiar i altul pentru contabilitatea de gestiune. Exist ns procedee de tratare analitic a datelor contabile care permit furnizarea de informaii utile gestiunii, rezultatul contabilitii analitice putnd fi neles n funcie de finaliti, n funcie de rezultatele scontate. Schematic, putem spune c spre deosebire de contabilitatea analitic, care apare ca un instrument de analiz intern utilizat de gestionari, de unde i denumirea de contabilitate de gestiune,contabilitatea financiar este n mod esenial un instrument de informare extern. Dincolo de diferenele existente n cadrul celor dou componente ale sale, contabilitatea n prezent mai este scindat i dintr-un alt punct de vedere. La ora actual n lume exist mai multe moduri de a privi contabilitatea i de aici mai multe sisteme de contabilitate. Se difereniaz astfel sistemele de contabilitate anglo-saxon i european. Avnd
Pagina 8 din 82
n vedere aria tot mai mare de desfurare i complexitatea crescnd a relaiilor economice internaionale, i necesitatea de a deine informaii capt alte dimensiuni. Problema care se ridic n acest caz este aceea de asigurare a comparabilitii informaiilor desprinse din contabilitate. ns din sisteme de contabilitate diferite nu se pot obine informaii comparabile i apare astfel necesitatea unificrii sau aducerii la un numitor comun a sistemelor de contabilitate. Normalizarea contabilitii la nivel mondial a presupus adaptarea regulilor internaionale de organizare i conducere a contabilitii la specificul fiecrei ri, adaptare ce a avut n vedere att nevoile de informaii specifice unitilor economice din fiecare ar, ct i evoluia n plan doctrinar a teoriei contabilitii. n prezent, n contextul unificrii europene i introducerii monedei unice, prin directivele emise de CEE se ncearc tocmai eliminarea diferenelor existente la nivel de ar n ceea ce privete sistemul de contabilitate adoptat de fiecare ar. Directivele CEE au ca scop armonizarea legislaiilor din fiecare ar european n vederea asigurrii unui sistem informaional contabil unitar i pentru eliminarea diferenierilor ce ar aprea n cadrul rilor membre CEE din cauza legislaiilor diferite. La nivel mondial, normalizarea i armonizarea contabilitii se realizeaz prin intermediul Comitetului de Norme Contabile Internaionale (IASC), fondat n 1973. Acesta elaboreaz i difuzeaz norme contabile internaionale rilor membre. Fiecare ar care face parte din IASC are obligaia s recomande aceste norme agenilor economici din ara respectiv. Rolul contabilitii n economie este la ora actual unul foarte important: informaiile furnizate prin intermediul situaiilor contabile fundamenteaz deciziile economice, att la nivel la nivel de agent economic, ct i la nivel de ar i chiar la nivelul relaiilor economice internaionale. n prezent, societatea informaional n care trim necesit hran vie sub forma informaiilor bine fundamentate, informaii care n domeniul economic provin ntr-o proporie covritoare din sfera contabilului. Privind spre viitor, nu se poate prezuma dect c rolul contabilitii de furnizor de informaii se va accentua i va cpta noi dimensiuni.
I.3.2. Contabilitatea financiar n Romnia
Pagina 9 din 82
Contabilitatea financiar, numit n francez "comptabilit gnrale", are ca obiect nregistrarea operaiilor cu exteriorul, adic fluxurile dintre ntreprindere i teri, pentru a putea prezenta periodic starea financiar, documente de sintez care permit judecarea situaiei financiare globale a ntreprinderii. Contabilitatea financiar constituie deci un ansamblu de proceduri permind informarea financiar a agenilor externi ntreprinderii ( investitorii, acionarii, banca, fiscul). Se afirm de multe ori c dreptul societilor i dreptul fiscal este cel care constrnge societile la plata a numeroase obligaii, iar contabilitatea financiar este cea care instituionalizeaz punerea lor n practic. ns, stabilirea strii financiare este obligatorie chiar i n cele mai mici societi comerciale, unde sistemul de gestiune este aproape inexistent. Din acest motiv contabilitatea financiar este de multe ori resimit ca o constrngere, ci nu ca un instrument. Ea nu nregistreaz dect ceea ce intr i iese din ntreprindere, permind constatarea unui rezultat general, fr a-l explica foarte precis. De aceea pentru o ntreprindere este foarte important sa pun n practic i o contabilitate analitic avnd ca obiectiv analiza formrii rezultatului final i degajarea contribuiei diferitelor activiti la acest rezultat. Cu toate acestea n Romnia, contabilitatea financiar rmne principala form de contabilitate, ea fiind destinat celor care finaneaz ntreprinderea i de aici i denumirea de contabilitate "financiar". La noi n ar modelul contabil se ntemeiaz pe normele i principiile adoptate n cadrul Noului Sistem Contabil din Romnia inspirat dup Planul Contabil General Francez i care se nscrie n Directivele IV i VII ale Comunitii Economice Europene i se articuleaz, respectnd normele naionale, la standardele contabile internaionale elaborate de I.A.S.C. (Internationnal Accounting Standards Committee). Acest nou sistem contabil a intrat n vigoare la 1 ianuarie 1994 i este compus n principal din: Legea Contabilitii (82/1991) HG 704/1993 pentru aprobarea Regulamentului de aplicare a Legii contabilitii Planul de conturi general Normele metodologice de utilizare a conturilor Nomenclatorul registrelor contabile i a formularelor referitoare la activitile financiare i contabile Normele de utilizare a registrelor de contabilitate Bilanul contabil
Pagina 10 din 82
Normele metodologice pentru elaborarea i prezentarea bilanului contabil. Acest complex de acte normative a fost completat ulterior de alte legi, hotrri de guvern, etc, ce veneau s completeze sau s modifice prevederile legale iniiale. Astfel, potrivit legii contabilitii, contabilitatea financiar se organizeaz i se conduce de unitile patrimoniale identificate cu: regiile autonome, societile comerciale i alte persoane juridice, precum i persoanele fizice cu activitate comercial nmatriculate la Registrul comerului. Obiectivele contabilitii, aa cum prevede legea, sunt de a asigura: nregistrarea cronologic i sistematic , prelucrarea, publicarea i pstrarea informaiilor cu privire la situaia patrimonial i rezultatele obinute Controlul operaiunilor patrimoniale efectuate i al procedeelor de prelucrare utilizate, precum i exactitatea datelor contabile furnizate Furnizarea informaiilor necesare stabilirii patrimoniului naional, execuiei bugetului public naional, precum i ntocmirii balanelor financiare i a bilanului pe ansamblul economiei naionale. Legea contabilitii este completat de acte normative i norme metodologice, Ministerului de Finane revenindu-I obligaia elaborrii i emiterii: Planului de conturi general i normelor metodologice pentru utilizarea acestuia Modelelor registrelor contabile, formularelor comune privind activitatea financiar i contabil, precum i a normelor metodologice privind utilizarea lor Modelelor bilanurilor contabile i normelor metodologice pentru ntocmirea acestora. Planul de conturi pe baza cruia se construiesc nregistrrile contabile este structurat n nou clase de conturi simbolizate cu o cifr, desfurate pe sintetice de gradul I i II, apoi pe analitice n funcie de necesitile unitii patrimoniale. Fiecare cont, aa cum afirm profesorul Mihai Ristea , se delimiteaz ca o pist pe care alearg datele n vederea construirii indicatorilor economici i financiari necesari n gestiune i comunicare. Clasele 1-7 de conturi sunt clase de conturi obligatorii, specifice contabilitii financiare, clasele 8 i 9 reprezentnd clase de conturi ce pot fi adaptate de fiecare unitate patrimonial n funcie de specificul activitii i de necesitile proprii. Totodat, conturile se mai pot mpri i n conturi bilaniere (clasele 1-5), conturi de rezultate (clasele 6 i 7) i conturi speciale , cuprinse n clasa 8 i care servesc la: - nregistrarea drepturilor i obligaiilor formate din angajamente acordate i angajamente primite, precum i alte valori extrapatrimoniale, care pot duce ulterior la
Pagina 11 din 82
modificarea mrimii sau structurii patrimoniului ntreprinderii (funcioneaz n partid simpl) - Preluarea soldurilor conturilor bilaniere la deschiderea i nchiderea fiecrui exerciiu financiar. Potrivit legii, contabilitatea se conduce n partid dubl i trebuie s asigure: nregistrarea cronologic i sistematic n contabilitate a tuturor operaiilor patrimoniale Stabilirea totalului sumelor debitoare i creditoare precum i soldul final al fiecrui cont ntocmirea lunar a balanei de verificare Prezentarea situaiei patrimoniului i a rezultatelor obinute Contabilitatea se ine n limba romn i n moneda naional, iar operaiile n valut se in att n moneda naional, ct i n valut. Contabilitatea unitilor patrimoniale se organizeaz de regul n compartimente distincte, conduse de contabilul-ef, directorul financiar-contabil sau alt persoan mputernicit s dein aceast funcie. Legea prevede c rspunderea pentru organizarea i inerea contabiltii revine administratorului sau altei persoane care are obligaia gestionrii patrimoniului. Legea stabilete obiectul contabilitii, patrimoniul ca fiind reflectarea n expresie bneasc a bunurilor mobile i imobile, inclusiv solul, bogiile naturale, zcmintele naturale i alte bunuri cu potenial economic, disponibilitile bneti, titlurile de valoare, precum i micrile i modificrile intervenite n urma operaiilor patrimoniale efectuate, cheltuielile, veniturile i rezultatele obinute de acestea. Potrivit legii, principalele registre de contabilitate sunt: Registrul jurnal Registrul inventar Cartea mare Registrul jurnal este un document contabil obligatoriu n care se nregistreaza n mod cronologic operaiile patrimoniale. Operaiile de aceeai natura pot fi recapitulate ntr-un document centralizator, care st la baza nregistrarii in registrul jurnal. Registrul inventar este un document contabil obligatoriu n care se grupeaz toate elementele patrimoniale de activ i de pasiv, grupate in funcie de natura lor, conform posturilor din bilan.
Pagina 12 din 82
Registrul cartea mare este un document contabil obligatoriu n care se inscriu lunar, nregistrarile efectuate n registrul lunar, stabilindu-se soldul iniial, rulajele creditoare, rulajele debitoare i soldurile finale. Cartea mare st la baza intocmirii balanei de verificare. Pentru verificarea nregistrrii corecte n contabilitate se intocmete lunar balana de verificare, care cuprinde: simbolul si denumirea conturilor, soldurile iniiale , rulajele, totalul sumelor i soldurile finale creditoare i debitoare. Cu ajutorul balanei de verificare se verific corelaiile dinte egalitile generate de dubla nregistrare a operaiilor patrimoniale in contabilitate. Totodat, legea stabilete i principalele forme de contabilitate ce pot fi utilizate la noi n ar. Formele de contabilitate constituie unul din principalele instrumente ale contabilitii. Prin intermediul lor se asigur nregistrarea documentelor primare i centralizatoare n ordine cronologic (n ordinea documentelor sau numrului de ordine al acestora) i sistematic (dup natura i felul lor) privitoare la operaiile economice ale unitii. Prin formele de nregistrare contabil se reglementeaz: Documentele utilizate Modul de completare a documentelor utilizate Tehnica de calcul folosit Astfel, la noi n ar sunt reglementate urmtoarele forme de contabilitate: Forma de contabilitate Maestrul-ah Forma de contabilitate pe jurnale Forma de contabilitate adaptat la echipamentele moderne de prelucrare a datelor
Pagina 13 din 82
Forma de contabilitate Maestrul-ah este considerat o form de contabilitate simpl, avnd o aplicabilitate mare la noi n ar. Totui este o form de nregistrare contabil ce necesit un volum mare de munc, deoarece se bazeaz pe nregistrarea bilateral n conturi a operaiilor economice, att n debitul ct i n creditul
Documente primare
Liste de inventariere Registrul inventar
Evidena operativ Situaii auxiliare pentru contabilitatea analitic Fie de cont analitic Documente centralizatoare Jurnale pentru creditul conturilor Balana de verificare sintetic Bilanul contabil
Balana de verificare analitic
Registrul jurnal
Cartea mare
conturilor, fiecare cont avnd i conturi corespondente. Ca documente contabile se folosesc: note contabile, jurnalul de nregistrare, registrul jurnal, fie sintetice ah, fie de cont analitic, balana de verificare, bilanul contabil, registrul inventar. Fig.1.2 Forma de contabilitate pe jurnale
Forma de nregistrare contabil pe jurnale asigur nregistrarea operaiilor economice n mod cronologic i sistematic, direct din documentele primare i centralizatoare n jurnal, acesta fiind principalul instrument de lucru n aceast form de contabilitate. Are avantajul unui volum mai mic de lucru, nregistrarea operaiilor fcndu-se unilateral, adic o singur dat n creditul contului n coresponden cu debitul altui cont. Ca documente de lucru se utilizeaz: jurnale, registrul-jurnal, situaii auxiliare, fie de cont analitice, balane de verificare, bilanul contabil, registrul inventar.
Pagina 14 din 82
Forma de contabilitate adaptat la echipamente de prelucrare automat a datelor s-a impus ca urmare a creterii gradului de dotare a unitilor patrimoniale din economie cu echipamente moderne de calcul. n principiu, aceast form de contabilitate are n vedere aceeai formularistic specific formelor de contabilitate clasice, dar adaptat tehnicii de calcul folosite.
I.3.3. Perspective n dezvoltarea contabilitii n Romnia
Aa cum se afirm i n ultimul capitol al lucrrii "Tratat de contabilitate financiar" a domnilor profesori N. Feleag i I. Ionacu, sistemul contabil romnesc la orizontul mileniului III trebuie s devin un "sistem performant." Pentru aceasta trebuie s-i defineasc sau s extind conceptele de baz cu care opereaz, n contextul fundamentrii sale pe un cadru conceptual. Aceste concepte vizeaz, pe de o parte, caracteristicile calitative ale informaiilor financiare, iar pe de alt parte, ipotezele prealabile i conveniile contabile. Ca i n cazul cadrului conceptual internaional, informaiile financiare produse de ntreprinderile romneti trebuie s ndeplineasc patru caracteristici calitative principale: inteligibilitatea, relevana, fiabilitatea i comparabilitatea. Dou dintre ele sunt fundamentale, relevana i fiabilitatea. Contabilitatea romneasc a mizat prea mult pe necesitatea unei fiabiliti a informaiilor. Un sistem performant cere ca informaia s fie tot mai mult utilizabil n procesul de decizie, ceea ce nseamn ca ea s fie tot mai relevant. Ca atare, productorii de informaii trebuie s gseasc dozajul optim de relevan i fiabilitate, cunoscut fiind faptul c aceste dou caracteristici fundamentale sunt, nu n puine cazuri, opozabile. Sistemul contabil romnesc, aa cum a fost adoptat, este de inspiraie francez, ori contabilitatea francez, ca i contabilitatea european n general, este orientat nspre satisfacerea nevoilor informaionale ale statului n principal. Contabilitatea anglo-saxon, cu o tradiie solid n ceea ce privete rolul contabilitii n primul rnd de gestiune i de informare a proprietarilor de capital, ofer mult mai mult n ceea ce privete satisfacerea nevoile informaionale ce pot aprea n legtur cu activitatea unei ntreprinderi. Contabilitatea anglo-saxon este orientat n mod fundamental nspre satisfacerea nevoilor
Pagina 15 din 82
informaionale ale furnizorilor de capitaluri, deci rolul contabilitii n cadrul sistemului informaional al ntreprinderii are o pondere covritoare. Tendina care se manifest la ora actual n plan internaional este pe de o parte de uniformizare la nivel mondial, de normalizare a contabilitii, corelat pe de alt parte cu tendina de trecere spre sistemul contabil anglo-saxon, sistem care ofer din punct de vedere informaional mult mai mult dect cellalt sistem contabil major, i anume cel al contabilitii europene. Romnia se circumscrie mai mult tendinei de normalizare contabil la nivel european, sistemul contabil adoptat dovedind acest lucru. Se resimte ns imixtiunea mult prea puternic a interesului fiscal al statului n normele contabile adoptate. Pe de alt parte, lipsa unui Plan Contabil General, aa cum a fost gndit i adoptat n rile Europei occidentale, face ca aceast aliniere la normele contabile s fie incomplet. Se poate previziona c n ceea ce privete sistemul contabil romn, el va fi completat n viitor, mai ales n ceea ce privete necesitile informaionale pentru managementul firmei i pentru investitori. Mai mult ca sigur, vor fi adoptate i normalizate i n Romnia instrumentele de lucru consacrate n domeniul financiar-contabil. Este necesar o deschidere mai mare a contabilitii spre nevoile informaionale ale ntreprinderii i mai ales o depoluare n ceea ce privete imixtiunea fiscalului n contabilitate. O asemenea evoluie necesit ns importante resurse de timp, att pentru maturizarea vieii economice romneti, ct i pentru elaborarea unor instrumente care s in seama totodat de tendinele de unificare la nivel mondial a normalizrii contabile, ct i de specificitatea economiei romneti. Pe de alt parte, utilizarea tot mai intens a sistemelor electronice de calcul n domeniul financiar-contabil deschide noi perspective n ceea ce privete normalizarea contabil. ntruct n ceea ce privete aceste sisteme cuvntul de ordine este eficiena, adic un raport favorabil ntre volumul de date stocate, nivelul lor de semnficaie i mai ales viteza de prelucrare, se delimiteaz ca o eventual direcie de evoluie a contabilitii normalizarea acesteia n viitor pornind de la eficientizarea fluxurilor de informaii contabile, adic o posibil degrevare a contabilitii de balastul birocratic
I.3.4. Sistemul informaional contabil
Pagina 16 din 82
Este cunoscut faptul c pentru realizarea proceselor de cunoatere i gestiune a patrimoniului se procedeaz la organizarea datelor i informaiilor ntr-un sistem informaional. n acest scop, se identific evenimentele i faptele ce genereaz date, se delimiteaz obiectivele cunoaterii i conducerii, se stabilesc purttorii materiali de informaii i modul n care se culeg i nregistrez datele, se aleg modelele i instrumentele de prelucrare a acestor date, se definete destinaia informaiilor i se organizeaz transmiterea lor la destinatari. Discutat sub acest aspect, contabilitatea reprezint un sistem informaional orientat spre cunoaterea i gestiunea valorilor economice separate patrimonial. n aceast calitate ea se delimiteaz ca un ansamblu de elemente interdependente orientat spre culegerea, prelucrarea, stocarea, analiza i transmitarea informaiilor privind starea i micarea patrimoniului. Aceste elemente sunt: fondul sau sistemul de informaii, suporturile materiale ale informaiilor, mijloace de prelucrare a datelor, metodele i procedurile de prelucrare a datelor ; circuitele informaionale. Fondul sau sistemul de informaii reprezint de fapt componeneta de baz a sistemului informaional contabil. ntr-o accepie general, informaia este o form de cunoatere a realitii prin care se aduc tiri cu privire la felul, caracteristicile i mrimea obiectelor, evenimentelor, fenomenelor i proceselor ce formeaz mediul nconjurtor, iar expresiile concrete ale informaiilor poart denumirea de "date" i const din:cifre, formule, simboluri, imagini, litere, cuvinte, propoziii etc. n viaa social-economic, una din formale de baz ale informaiei este informaia economic, iar n cadrul acesteia informaia contabil, care vehiculeaz cunotine de reflectare i control privitoare la situaia patrimoniului i rezultatele obinute. Analizat prin prisma teoriei informaiei, informaia contabil are o dubl determinare: calitativ sau de determinare i cantitativ sau de stare. Determinarea calitativ indic felul i natura elememtului patrimonial la care se refer informaia (mijloace fixe, materii prime, disponibiliti bneti), iar determinarea cantitativ se refer fie la starea n care se afl elementul de patrimoniu, fie la valoarea definit prin raportare. Multitudinea i varietatea informaiilor pe care le gestioneaz i le ofer sistemul informaional contabil se pot delimita n primul rnd n informaii de natur juridic i financiar, care se refer la operaiile generate de relaiile cu terii permind cunoaterea n orice moment a sumelor datorate furnizorilor, angajailor, organismelor sociale, creditorilor etc., ct i sumele de primit de la clieni, debitori i ali creanieri, prezentarea i justificarea
Pagina 17 din 82
ctre organele fiscale a cifrei de afaceri, a veniturilor i cheltuielilor pe baza crora s-a determinat rezultatul sub form de profit. n al doilea rnd, se grupeaz n informaii de natur economic, care se refer la cunoaterea costurilor de fabricaie a bunurilor, de executare a lucrrilor sau de prestare a serviciilor, nivelului de rentabilitate realizat n urma vnzrii lor pe pia, mrimii valoric a factorilor care au cauzat sau determinat volumul rezultatelor obinute n cursul i la sfritul unui exerciiu financiar i totodat pentru cunoaterea n perspectiv a modului cum vor evolua n perioada viitoare situaia datoriilor, creanelor, costurilor de producie, rezultatelor finale etc. Pe baza acestor informaii furnizate conducerii ntreprinderii se poate gestiona i dirija, n deplin cunotiin de cauz, ntreaga activitate economico-financiar. n mod concret, informaiile contabile se identific cu datele financiar-contabile privind starea i micarea elementelor patrimoniale i cu indicatorii economico-financiari privind resursele i rezultatele obinute. Suporturile materiale ale informaiilor au calitatea de a conserva, stoca i restitui datele. n contabilitate purttorii de informaii const din: documente justificative, registre de eviden contabil, situaii financiar-contabile de sintez i raportare, precum i din purttorii tehnici de date, benzi i discuri magnetice, microfilme etc. Mijloacele de prelucrare a datelor sunt cele care servesc la culegerea, prelucrarea i transmiterea datelor i const din maini de calcul, maini de birou specializate, echipamente electronice, calculatoare. Metodele i procedurile de prelucrare a datelor reprezint partea logic a prelucrrii datelor n vederea obinerii informaiilor i a indicatorilor economico-financiari. Din punct de vedere teoretic, aceste metode i proceduri se ntemeiaz pe principiile i regulile metodei contabilitii, iar n mod concret-aplicativ se identific cu procedeele acestei metode. Circuitele informaionale desemneaz traiectul pe care-l parcurg informaiile contabile ntre emitor i prelucrtor, ntre emitor sau prelucrtor i destinatar, implicit returul lor.
I.3. Necesitatea automatizrii fluxurilor informaionale n cadrul unitii economice
n cadrul unitii economice, fluxurile de informaii care apar i se desfoar antreneaz, pe lng resurse materiale i umane, importante resurse de timp. n condiiile unei
Pagina 18 din 82
nevoi tot mai acute de a fi informat la timp cu date pertinente, apare necesitatea reducerii timpului n care informaia ajunge de la sistemul operaional la cel de conducere i a celui n care deciziile ajung la sistemele destinatare. Pentru o mai bun circulaie a informaiei n cadrul unitii economice, s-au gsit diverse soluii: Optimizarea structurii organizaionale a ntreprinderii; Optimizarea fluxului de documente n cadrul diferitelor departamente ale ntreprinderii Reducerea numrului de verigi intermediare dintre conducere i unitile operative Reducerea timpului de prelucrare a datelor prin utilizarea sistemelor electronice de calcul. Aceasta din urm apare ca un proces de automatizare a fluxului informaional din cadrul ntreprinderii, cu un accent deosebit n ceea ce privete sistemul informaional al ntreprinderii. Introducerea sistemelor electronice de calcul pentru fluidizarea fluxului informaional are ca efecte: reducerea timpului de prelucrarea a datelor, reducerea costurilor de prelucrare, etc. Efectele pozitive pe care automatizarea fluxurilor informaionale le implic, determin, mai ales la unitile economice mari, cu un volum considerabil de informaii i date, necesitatea folosirii sistemelor electronice de calcul.
I.5. Reglementri legale privind utilizarea sistemelor informatice n contabilitate
n ceea ce privete forma de contabilitate adaptat la sisteme de prelucrare automat a datelor, legea reglementeaz folosirea ei, precum i condiiile pe care trebuie s le ndeplineasc un astfel de sistem. Astfel, potrivit Regulamentului de aplicare a Legii contabilitii, persoanele fizice i juridice care utilizeaz sisteme de prelucrare automat a datelor au obligaia s asigure respectarea normelor contabile, stocarea, pstrarea sub forma suporilor tehnici i controlul datelor nregistrate n contabilitate, iar organizarea sistemului de prelucrare automat a datelor trebuie s asigure toate informaiile necesare unui eventual control.
Pagina 19 din 82
Cerinele pe care trebuie s le ndeplineasc un sistem de prelucrare automat a datelor, potrivit legii, sunt: Sistemele trebuie s precizeze tipul de suport pentru pstrarea datelor de intrare, precum i listele nregistrrilor efectuate n evidena contabilpe baz de documente justificative care s fie numerotate n ordine cronologic, interzicndu-se inserri, intercalri, precum i orice eliminri sau adugiri ulterioare. Sistemele trebuie s precizeze cu claritate originea, coninutul i apartenena fiecrei date; fiecare dat trebuind s aib la baz coninutul unui document scris. Sistemele trebuie s permit, n orice moment, reconstituirea elementelor i coninutului conturilor, a listei i informaiilor supuse verificrii, pornind fie de la cele de intrare, fie invers, de la coninutul sintetic al conturilor, listelor sau altor informaii pe baza crora s se poat determina datele de intrare. Toate soldurile conturilor trebuie s fie rezultatul unei liste de nregistrri, i dup caz, a unui sold anterior acelui cont. Fiecare nregistrare trebuie s aib la baz elemente de identificare a datelor supuse prelucrrii. Procedurile de prelucrare automat a datelor trebuie s fie organizate astfel nct s permit controlul respectrii normelor n vigoare privind securitatea datelor i a fiabilitii sistemului de prelucrare a datelor.
Pagina 20 din 82
Cap II ANALIZA SISTEMULUI INFORMAIONAL LA SOCIETATEA COMERCIALA ELVEST S.C.A. II. 1 Prezentarea societii comerciale Elvest SCA
Societatea comercial ELVEST S.C.A. a luat fiint n 1990 conform legii 31/90, legea societailor comerciale. Societatea s-a nfiinat avnd la baz patrimoniul vechii societi cooperatiste ce a existat pn atunci. Patrimoniul reevaluat atunci a fost n valoare de 15000000 lei i a fost mprit n 80000 de aciuni pentru a putea fi cumprate att de persoane fizice ct i juridice. Societatea este o societate cooperatist pe aciuni cu capital mixt. Forul de conducere cel mai nalt este Adunarea General a Actionarilor(A.G.A.). AGA desemneaz un Consiliu Director compus dintr-un director, un contabil ef i un inginer ef. Acetia au n subordine diverse departamente, servicii, ateliere de producie. Obiectul de activitate al acestei societi l constituie realizarea de confectii i produse de mbrcminte. n ceea ce privete conducerea ntreprinderii, structura organizatoric a societii este urmtoarea : Organe de conducere general : Adunarea General a Acionatilor Organe de conducere executiv: Consiliul de Administraie Comitetul Director : director, contabil ef, inginer ef. Compartimentele principale ale unitii sunt : Serviciul comercial Serviciul administrativ si de resurse umane Serviciul contabil financiar Serviciul de productie Forma organizatoric actual are n vedere realizarea tuturor cerinelor pieei . Echipa managerial acord o atenie echilibrat att produciei, ct i factorului uman i dovedete preocupri semnificative pentru creterea eficienei activitii manageriale, mai ales la nivelul managementului superior.
Pagina 21 din 82
Resursele umane au un rol important n desfurarea normal i ct mai optim a activitii i sunt direct interesate, avnd n vedere c o parte a personalului socitii detine aciuni ale acesteia. Numrul de personal prezent la lucru n anul 1998 a fost de 190 persoane, din care 170 persoane cu contract de munc i 20 colaboratori. Structura resurselor umane analizat dup urmtoarele criterii se preint astfel : dup principalele categorii de salariai la sfritul anului 1998 era urmtoarea situaie: Personal direct productiv: 169 persoane; Personal tehnic-ingineresc: 9 persoane; Personal de administrare i conducere: 12 persoane; dup vrst salariaii(cu contract de munc) aflai n ntreprindere la sfritul anului 1998 se clasifica astfel : persoane cu vrsta mai mic de 25 ani - 65 persoane cu vrsta cuprins ntre 26 i 35 ani - 62 persoane cu vrsta cuprins ntre 36 i 45 ani - 7 persoane cu vrsta mai mare de 45 ani - 36 n funcie de sex personalul ntreprinderii este format din 11 brbai, iar restul de 159 fiind femei; modalitile de calificare mparte personalul societii n: personal cu studii superioare - 11 personal cu studii medii - 9 personal cu studii profesionale - 151 Structura personalului corespunde n general cerinelor actuale . Structura formativ i experiena personalului constituie premise favorabile realizrii strategiei propuse de unitate, nepunndu-se problema unor aciuni deosebite de formare a personalului. Pentru analiza eficienei utilizrii forei de munc am folosit o serie de indicatori de randament sintetizati n tabelul urmtor: Indicator Productia anuala Numarul mediu de Unitate msur mii lei 1,271,914 Persoane 1996 1997 3,647,275 5,150,446 1998
Pagina 22 din 82
salariati Numarul de zile lucrate Numarul de ore lucrate Productivitatea medie anuala Productivitatea medie zilnica Productivitatea medie orara
126 Zile/an 240 Ore/an 1,920 Mii lei/pers 10,094.56 Mii lei/zi 5,299.64 mii lei/or 662.46
160 240 1,920 22,795.47 15,196.98
190 240 1,920 27,107.61 21,460.19
1,899.62 2,682.52
Fig. 2.1 Tabel privind calculul unor indicatori referitori la situaia personalului Concluzia care se poate trage de aici este c se observ o evoluie cresctoare n timp a tutuor acestor indicatori reprezentai aici n valori nominale, nsa nu trebuie uitat nici evoluia ratei inflaiei care poate face ca n valori reale aceti indicatori s nu mai evolueze n acelai ritm. Produsele comercializate de ctre societatea comercial ELVEST SCA sunt n principal confecii pentru femei. Din datele furnizate de societate evoluia produciei ( volum valoric) de-a lungul perioadei de analiz (1996-1998) este prezentat n graficul ce urmeaz:
Pagina 23 din 82
EVOLUTIA PRODUCTIEI IN TIMP

MII LEI PRODUCTIE 6000000 4000000 2000000 0 1282971 1996 1 5150446 3647275 1997 2 ANUL 1998 3
Fig. 2.2 Grafic privind evoluia n timp a produciei Societatea comercial ELVEST SCA activeaz pe piaa confeciilor. n ultimii ani aceast pia este n continu cretere, dei ca toate sectoarele economiei romneti se confrunt i ea cu greuti financiare. De altfel, marea majoritate a fabricilor de confecii lucreaz n sistem lohn, utiliznd n procesul de fabricaie materialele (esturile ) trimise de ctre client, care de multe ori este o firm strin. Acesta este i cazul societii comerciale ELVEST SCA. Piaa pe care activeaz aceast societate este cu precdere piaa externa (german), existnd ns i o cot, destul de redus pentru piaa intern. Principalii cleni care au achiziionat produse ale societii n anii 1996, 1997, 1998 sunt : MARKWALD, STEILMAN , JEAN CLAIRE etc. Concurenii societaii pe piaa intern ct i pe cea extern sunt deosebit de numeroi, existnd n prezent o serie de societi specializate n confectii, multe dintre ele fiind competitive si avnd deja conturat piaa de desfacere. Nu pot fi uitate nici micile societi care ncearc s se impun pe pia i nici casele de mod care n ultimul timp n Romnia au devenit tot mai multe i mai competitive, concurnd cu cele din strintate. Acestea nu trebuiesc tratate numai ca si concureni, ci trebuie avut n vedere c ele pot deveni i poteniali colaboratori, deoarece societatea poate fabrica n sistem lohn produse pentru acetia.
Pagina 24 din 82
n cadrul Compartimentului comercial, preocuparea specialitilor a constat n: -prospectarea permanent a pieei interne i externe i ntocmirea unor analize care cuprind: specificul pieei condiii de desfacere concurena poteniali beneficiari canale de circulaie reea de desfacere -prezentarea ofertelor pentru desfacerea produselor i evaluarea capacitilor de absorbie a pieelor interne i externe -studierea politicii economice i sistemul vamal, fiscal, financiar pentru rile importatoare -studierea produselor similare oferite de concuren -efectuarea unor cercetri de determinare a cauzelor pentru care se cumpr sau nu un anumit produs -comunicarea la serviciile tehnice a modificrilor solicitate de consumator -editarea materialelor publicitare corespunztoare difereniate n funcie de produs -organizarea participrii la trguri i expoziii pe profil i ncercarea de atragere a potenialilor clieni. Un capitol important n desfurarea activitii l reprezint serviciul de aprovizionarea cu materii prime i materiale. Acest serviciu asigur aprovizionarea cu materiale, materii prime, accesorii, materiale necesare pentru producie. Principalele materii prime i materiale sunt: esturi (bumbac, ln, mtase) accesorii (fermoare,nasturi, capse, a) vopseluri pentru esturi, etc. Societatea are numeroi furnizori att n ar ct i n exterior. Aprovizonarea cu materii prime,materiale, piese de schimb se face pe baza necesarului trasmis de client, asta avnd in vedere sistemul de productie n sistem lohn.Materiile prime, materialele i alte elemente sunt spuse controlului de recepie conform reglementarilor Sistemului de Asigurare a Calitii. Verificrile se fac pe fise de recepie proprii fiecrui material aprovizonat,evidena materialelor fiind relativ computerizat.
Pagina 25 din 82
Verificarrea realizrii calitii produselor cuprinde ntreg ciclul de realizare: Concepie-aprovizionere-fabricaie-asamblare-depozitare-livrare - verificarea materiilor prime i materialelor controlul calitii pe fluxul de fabricaie controlul calitii produselor finite Dotarea societii este la nivelul tehnicii de vrf n ramura n care funcioneaz. Utilajele sunt specializate i lucreaz independent, iar performanele lor sunt ridicate. Caracteristicile tehnice ale produselor realizate de ELVEST SCA corespund cerinelor actuale ale pieei. n cadrul compartimentului financiar-contabil se tine o evident a tuturor operatiilor care se realizeaz in cadrul societii sau n numele ei. Astfel are loc nregistrarea n sistemul contabil a tuturor operaiunilor de micare a elementelor patrimoniale, cronologic, i zilnic, precum i ntocmirea balanei contabile i a bilanului contabil. nregistrarea se face n scris, n momentul realizrii ei, balana contabila se ntocmete lunar, iar bilantul semestrial. Sistemul contabil este reglementat prin legea 82/1991 care este legea contabilitii. Sistemul contabil este format din conturile contabile. Cu ajutorul sistemului contabil se poa G262626 262626 26 i const n:
Pagina 26 din 82
272727272727272727
27272727272727272727^27272727272727272727272727272727272727]27272727 2727 272727 272727 272727 272727 272727272727 272727 272727 272727 27827 27,27 2727 2727272727 272727 2727 272727 272727 272727 27-27 27
Pagina 27 din 82
EVOLUTIA PRODUCTIEI IN TIMP

MII LEI PRODUCTIE 6000000 4000000 2000000 0 1282971 1996 1 5150446 3647275 1997 2 ANUL
28 2828 2828 282828 282828 282828 282828 282828 28$282828282828 2 82828282828282828 282828 2828282828282828282828 28^28 28@28 282828 2828282828l. In acest sens se calculeaz i se analizeaz o serie de indicatori economico-financiari ca de exemplu pentru cazul societii comerciale ELVEST SCA: Pentru analiza situaiei patrimoniului se calculeaz: INDICATORI FOND DE RULMENT NEVOIA DE FOND DE RULMENT TREZORERIA NET PATRIMONIUL NET 1996 72,231.00 71,395.00 872.00 245,606.00 1997 272,284.00 289,005.00 -16,721.00 621,562.00 1998 245,518.00 255,755.00 -10,237.00 745,503.00
1998 3
Fig. 2.3 Tabel reprezentnd valorile unor indicatori referitori la situaia patrimoniului In urma analizei indicatorilor calculai n tabelul anterior se poate afirma c societatea a inregistrat creteri ale fondului de rulment comparativ cu anul 1996. n acelai timp i nevoia de fond de rulment a avut o tendin cresctoare. Trezoreria net dei n anul 1996 a fost pozitiv, mregistrnd o valoare mic, in urmtorii ani ea devine negativ, urmare a creterii datoriilor fiscale i sociale, totui se poate observa o ameliorare a acestui indicator n anul 1998 comparativ cu 1997.
Pagina 28 din 82
Patrimoniul net al societaii cunoate o tendina ascendent mai pronunat n anul 1997 . De menionat este faptul c n analiza tuturor indicatorilor nu s-a inut seama de evoluia inflaiei n Romnia. Reprezentative pentru pentru a analiza rezultatul exerciiului sunt urmatoarele informaii prezentate n Contul de Profit i Pierdere : 1996 1,271,914.00 1,226,295.00 -13,124.00 103,275.00 -6,630.00 44,010.00 1997 3,647,275.00 3,367,267.00 387,357.00 -6,216.00 -20,793.00 217,623.00 1998 5,150,446.00 5,318,338.00 445,793.00 55,214.00 -75,404.00 267,846.00
PRODUCIA EXERCIIULUI CIFRA DE AFACERI REZULTATUL EXPLOATRII REZULTATUL FINANCIAR REZULTATUL EXCEPTIONAL REZULTATUL NET
Fig. 2.4 Tabel cuprinznd unii indicatori prezentai n contul de profit i pierdere
6,000,000.00 4,000,000.00 2,000,000.00 0.00 1996 1997 1998
PRODUCTIA EXERCITIULUI CIFRA DE AFACERI REZULTATUL NET
Fig. 2.5 Grafic privind evoluia n ultimii 3 ani a produciei anuale, cifrei de afaceri i rezultatului net Rezultatele economico-financiare ale S.C. ELVEST S.C.A. pe ultimii trei ani corespund unei activiti cu o eficien n cretere, obinnd un rezultat pozitiv din activitatea
Pagina 29 din 82
de baz n sum de 445.793 mii lei, mai mare dect cel din anul precedent, n valoare de 387.357 mii lei i fa de anul 1996 cand a inregistrat chiar pierdere, n valoare de 13.124 mii lei. n ceea ce privete nivelul de lichiditate i solvabilitate al firmei, indicatorii se prezint astfel:
Nr
Indicator
1997
1998 1.39 1,36 0.43 1,39
crt 1 Rata lichidatii generale 1.51 2 Rata lichidatii curente 0.87 3 Rata lichiditatii immediate 0.45 4 Rata solvabilitatii generale 1,51 Fig. 2.6 Tabel cuprinznd valorile pe ultimii 2 ani a unor rate
1.6 1.4 1.2 1 0.8 0.6 0.4 0.2 0
1997
1998
Rata lichidatii generale Rata lichidatii curente Rata lichiditatii immediate Rata solvabilitatii generale
Fig. 2.6 Grafic privind evoluia acestor rate Ratele se nscriu n valorile acceptabile care s asigure firmei capacitatea de achitare a obligaiilor, att pe termen scurt, ct i pe termen mediu i lung.
Din analiza Societii Comerciale Elvest S.C.A. se pot trage urmtoarele concluzii : PUNCTE TARI, OPORTUNITI
Pagina 30 din 82
Societatea desfoar o activitate de exploatare profitabil; Se adreseaz unui segment de pia stabil; Este caracterizat prin existena unui sortiment variat de produse; Se constat o preocupare contunu pentru meninerea calitii produselor; Intreaga activitate se bazeaz pe existena unui potenial uman calificat; PUNCTE SLABE, RISCURI Uzura moral i fizic a unor mijloace de producie; Instabilitatea legislaiei n domeniul fiscal;
II.2 Analiza critic a sistemului informaional existent
n cadrul societii comerciale ELVEST SCA, sistemul informaional existent este concentrat n principal n jurul departamentului financiar contabil. Circuitul documentelor ntre departamentul financiar-contabil i restul ntreprinderii i mai ales faptul c orice informaie oferit de contabilitate este utilizat n procesul de management al firmei, evideniaz importana informaiilor contabile. Si asta deoarece aceste informaii contabile au toate un suport, i anume documentele ce intr la contabilitate pentru a fi prelucrate. n contabilitate toate documentele primare care intr sunt nregistrate, iar apoi prelucrate pentru a putea oferi utilizatorilor de informaii datele necesare lurii deciziilor. Sistemul informatic utilizat de societate este format din 3 calculatoare, nelegate n reea, lucreaz independent pe sectoare: un calculator este utilizat la financiar-contabil i la personal unul este la comercial, pentru comer exterior i interior, ntocmire de declaraii vamale unul se folosete la producie pentru rapoarte de producie, realizri pe fiecare secie de producie, norme de timp ale produciei, producie realizat, norme n cadrul produciei. Resursele software de care dispune societatea sunt reprezentate de sistemul de operare Windows 95 i de programele informatice de care dispune societatea.
Pagina 31 din 82
Sistemul informatic de contabilitate folosit este reprezentat de un program de contabilitate conceput pentru sistemul de operare MSDOS, program prin care sunt realizate nregistrrile,stocrile, prelucrrile i obinerea de situaii cerute de forma de contabilitate informatic. Baza pe care se construiete ntregul ciclu al prelucrrilor contabile o reprezint nregistrarea contabil, care constituie intrarea principal pentru sistemul informatic. Pe baza nregistrrii contabile se construiete ntreg sistemul de stocare i prelucrare a datelor. Evidena cronologic a tuturor operaiilor economice i financiare nregistrate n conturi se realizeaz cu ajutorul jurnalului de nregistrare. Acesta se editeaz zilnic pentru fiecare gen de operaii n parte, la care se anexeaz documentele justificative. La sfritul lunii se listeaz cartea mare a conturilor sintetice i analitice care evideniaz starea i micarea zilnic a elementelor patrimoniale. La sfritul perioadei de gestiune se editeaz balana de verificare a conturilor sintetice i analitice. Sintetizarea i generalizarea informaiilor financiar-contabile se realizeaz cu ajutorul bilanului contabil prin nsumarea i ordonarea acestora n posturi, capitole i grupe conform structurii reglementate. Registrele de contabilitate, ca i documentele justificative se pstreaz n arhiv, de regul n forma lor original, grupate n funcie de natura operaiilor i n ordine cronologic, n cadrul exerciiului financiar la care acestea se refer. Sistemul informatic pentru contabilitatea financiar de care dispune societatea respect reglementrile n vigoare cu privire la cerinele minimale pe care trebuie s le ndeplineasc un sistem informatic n domeniul financiar-contabil. Dintre acestea enumerm: Asigur elementele constitutive ale nregistrrilor contabile Asigur confidenialitatea i protecia informaiilor Asigur obinerea de liste clare, inteligibile i complete, care conin elementele de identificare cerute de lege Asigur respectarea coninutului de informaii prevzut n machetele aprobate de Ministerul Finanelor Nu permite deschiderea a dou conturi cu acelai numr, modificarea numrului de cont dac acesta conine date Permite culegerea unui numr nelimitat de nregistrri pentru operaiile contabile Respect reglementrile n vigoare cu privire la securitatea datelor i fiabilitatea sistemului de prelucrare:
Pagina 32 din 82
Sistemul automat de procesare a datelor asigur condiiile necesare n vederea realizrii controlului legal. De asemenea sistemul este protejat mpotriva personalului neautorizat, este realizat o permanent verificare a funciunilor de baz ale sistemului informaional. Programele utilizate att la contabilitate, ct i la celelalte 2 sectoare de activitate asigur o concordan ntre rezultatul procesrii datelor i standardele normative. Orice informaie care este nregistrat n sistemul contabil, este de asemenea gsit i ntr-un document scris la care beneficiarul sau organul de control pot avea acces. Este de menionat faptul c exist o compatibilitate satisfctoare ntre resursele software i cele hardware ale sistemului electronic folosit de ctre societate, n sensul c programele folosite nu necesit resurse hardware superioare celor existente.
Pagina 33 din 82
II.3 Necesitatea i oportunitatea realizrii unui nou sistem informatic
Se afirma tot mai des n ultimul timp c secolul XX este un secol al vitezei, marcat de profunde transformri i revoluii , un secol n care omenirea a evoluat cu 360 de grade. Anul 2000, este anul cand pentru multe domenii i activiti se fac bilanuri i se analizeaz trecutul.Pentru domeniul software se constat n mod cert o dezvoltare fr precedent. Dac n urm cu nu mult timp, idea de a dispune de un calculator personal propriu prea un gnd cel puin ndrzne, astzi generalizarea folosirii calculatoarelor personale n aproape toate domeniile vieii cotidiene se impune ca fiind mai mult dect necesar. Dezvoltarea accelerat a industriei tehnicii de calcul a fost pe de o parte cauz, iar pe de alt parte efect al extinderii unui domeniu conex ei, i anume domeniul software. De o simplitate extrem la nceput, aplicaiile software s-au dezvoltat n timp, att ca nivel de complexitate, ct i ca domeniile pentru care erau create, ajungnd s cuprind treptat aproape toate domeniile de activitate. n prezent, domeniul software este extrem de diversificat, cuprinznd de la programe simple de calcul, pn la aplicaii complexe din domeniul inteligenei artificiale. Ceea ce distinge mai mult ca oricnd etapa actual pe care o traverseaz domeniul software de cele de pn acum este apariia i dezvoltarea unei filozofii proprii, foarte puternice, unitare, care reunete principii i convenii de proiectare care au devenit ntr-un timp foarte scurt general acceptate i aplicate. Mai concret, este vorba de produsele software create i promovate de ctre firma Microsoft, lider mondial n acest domeniu, produse prin intermediul crora majoritatea aplicaiilor soft create n ultima perioad de timp tind s aib o nfiare asemntoare, unitar. La baza acestei schimbri care afecteaz etapa actual st impunerea sistemului de operare Windows , cu variantele sale proprii, ca sistemul de operare cel mai uzitat, ca i impunerea limbajelor de programare orientate obiect, prin intermediul crora se pot crea aplicaii cu un nivel foarte nalt de compatibilitate cu sistemul de operare Windows. Interfaa facil, extrem de prietenoas a aplicaiilor create pentru acest sistem de operare a fost principala cauz a acestei evoluii : cunoscnd modul de utilizare al unei anumite aplicaii create pentru Windows, se pot nva cu un minimum de efort altele., datorit conveniilor de programare i interfa unitare pe baza crora au fost concepute.
Pagina 34 din 82
Necesitatea alinierii aplicaiilor la tendinele care se manifest la ora actual n domeniul software este mai mult dact stringent : este dictat n primul rnd de ctre client, care va prefera o interfa prietenoas i convenii de utilizare care i sunt mai la ndemn, precum i o compatibilitate mai mare cu sistemul de operare. innd seama de numrul extrem de mare de utilizatori ai sistemului de operare Windows, rezult c aplicaiile create specific pentru acest sistem sunt cele care, puse fiind lng aplicaii pentru alte sisteme de operare ( MS-DOS , s zicem) vor fi preferate de ctre utilizatori, datorit uurinei mai mare n exploatare. De asemenea, este tiut faptul c ntre aplicaiile create pentru alte sisteme de operare i ntre un alt sistem de operare sub care acestea pot rula, pot aprea conflicte, acestea putnd duce n unele cazuri la nchiderea automat a aplicaiilor, chiar n timpul execuiei lor (de exemplu, cazul aplicaiilor MS-DOS care ruleaz sub sistemul de operare Windows). Aceste considerente sunt aplicabile i n cazul soft-ului utilizat de ctre SC ELVEST SCA. Dispunnd de calculatoare performante, SC ELVEST SCA folosete ca sistem de operare WINDOWS 95, aplicaiile pentru domeniul contabil fiind ns proiectate pentru sistemul de operare MS-DOS . innd seama de cele prezentate mai sus, se remarc necesitatea asigurrii att a unei compatibiliti ntre resursele soft folosite de ctre SC ELVEST SCA : ntre sistemul de operare i aplicaiile folosite, ct i a unei alinieri a aplicaiilor soft folosite la cele existente pe pia, evitndu-se astfel perimarea moral a lor. n ceea ce privete sistemul informatic pentru contabilitatea financiar pe care firma l folosete , se poate considera c, dei este perfect funcional, datorit ritmului foarte rapid i sensului n care au evoluat aplicaiile informatice n ultimul timp, acesta este perimat din punct de vedere moral. Un alt aspect care impune necesitatea unui nou sistem informatic pentru contabilitatea financiar, compatibil cu noul val de nnoiri n domeniul aplicaiilor soft, l reprezint necesitatea unei compatibiliti depline ntre sistemul de operare i aplicaiile care ruleaz sub acest sistem; concret, aceast condiie poate fi ndeplinit numai de o aplicaie proiectat i realizat pentru i sub sistemul de operare Windows 95. Din punct de vedere al gestiunii resurselor umane, exista un alt aspect care face ca realizarea unui nou sistem informatic, sub Windows 95, s fie oportun. Dei schimbarea sistemului informatic pentru contabilitatea financiar poate antrena i costuri privind recalificarea personalului departamentului financiar-contabil, pe de alt parte introducerea n exploatare a unui nou sistem informatic, cu o interfa mult mai atractiv, mult mai facil,
Pagina 35 din 82
unitar cu a sistemului de operare, reprezint un real ctig pentru firm, n sensul mbuntirii condiiilor de munc a personalului i implicit a rezultatelor obinute.
Pagina 36 din 82
Cap.
III
PROIECTAREA
SISTEMULUI
INFORMATIC
PRIVIND
CONTABILITATEA FINANCIAR III.1 Conceperea sistemului informatic
Pentru crearea oricrui sistem informatic trebuie s se in cont de faptul c:Obiectivul fundamental al unui sistem informatic const n furnizarea de informaii corecte, relevante i la timp att conducerii, ct i nivelelor operaionale specifice unei uniti economice (compartimente sau servicii funcionale), n vederea mbuntirii activitii i creterii eficienei economice. Realizarea sistemelor informatice presupune o proiectare n scar: mai nti , o proiectare la nivel general, n cadrul creia se delimiteaz ca obiectiv elaborarea concepiei logice a sistemului informatic (stabilirea componentelor sistemului informatic, a legturilor dintre ele i a funcionalitii structurii sale astfel nct ntregul sistem s acioneze ca un tot unitar); pe un nivel urmtor se situeaz proiectarea de detaliu a sistemului informatic, avnd ca obiectiv asigurarea cerinelor funcionale definite n proiectarea general, prin transformarea modelului conceptual ntr-un model operaional. Din punct de vedere structural, un sistem informatic este cldit n jurul a trei componente eseniale, definite n funcie de obiectivele noului sistem: intrri, prelucrri, ieiri.
Intrri
Prelucrri
Ieiri
Privit ntr-o abordare sistemic, proiectarea noului sistem informatic este subordonat n totalitate realizrii obiectivelor propuse, putnd fi realizat n mai multe variante: IEIRI-INTRRI, INTRRI-IEIRI sau MIXT. Abordarea IEIRI-INTRRI debuteaz cu precizarea obiectivelor noului sistem informatic, n raport cu cerinele unitii economice, obiectivele fiind concretizate n ieirile sistemului (liste/situaii, indicatori, grafice). Varianta INTRRI-IEIRI are ca punct de plecare obiectivele noului sistem informatic formulate de unitatea economic. n raport de acestea se determin mulimea intrrilor necesare, structurate sub forma bazei informaionale de intrare.
Pagina 37 din 82
Orice sistem informatic pentru contabilitatea financiar, dat fiind dubla sa condiionare, odat prin reglementrile legale privitoare la folosirea echipamentelor informatice n activitatea financiar-contabil, iar n al doilea rnd de normalizarea contabil, care impune indirect obinerea de situaii de ieire predefinite (balana de verificare, fi de cont), are un spaiu de desfurare relativ restrns, conceperea i realizarea sa fiind circumscrise obinerii de situaii financiar-contabile predefinite. Iat de ce, n abordarea conceperii unui atare sistem informatic, varianta optim se delimiteaz a fi IEIRI-INTRRI, n cadrul creia se delimiteaz ca faze de realizare: Definirea obiectivelor sistemului informatic Proiectarea ieirilor sistemului Proiectarea bazei informaionale Formalizarea atributelor de intrare Proiectarea structural i funcional a sistemului informatic Elaborarea documentaiei proiectrii generale.
III.1.1 Definirea obiectivelor sistemului informatic
Obiectivele sistemului informatic reprezint scopuri imediate i de perspectiv ale perfecionrii activitii de conducere, n vederea ridicrii nivelului de informare operativ i previzional a structurilor organizatorice, a perfecionrii metodelor i proceselor tehnicoinformaionale i de conducere pentru asigurarea maximalizrii eficienei economice i a rentabilitii unitii beneficiare. Obiectivele sistemului informatic pot fi privite ca obiective generale i ca obiective specifice. n descrierea obiectivelor generale trebuie avute n vedere detalierea acestora n obiective manageriale (de conducere), care urmresc aspecte globale de conducere ale unitii economice precum : Perfecionarea activitii de conducere Furnizarea eficient i facil a informaiilor globale necesare conducerii Creterea calitii procesului decizional prin utilizarea sistemelor informatice de calcul
Pagina 38 din 82
i obiective funcionale, care au n vedere informatizarea activitilor n conformitate cu anumite funcii ale unitii economice (comercial, financiar-contabil i de personal). Activitatea financiar-contabil din cadrul unei ntreprinderi poate fi automatizat prin folosirea sistemelor electronice de calcul i a aplicaiilor software realizate pentru acest tip de activitate.
Utilizarea sistemelor informatice pentru contabilitatea financiar n cadrul departamentului financiar-contabil este o consecin a necesitii optimizrii activitii sale, a reducerii costurilor i a creterii operativitii n obinerea situaiilor financiar-contabile. De aceea, un sistem informatic pentru contabilitatea financiar va trebui s suplineasc ntr-un mod ct mai eficient munca angajatului contabil i s furnizeze cu costuri mai reduse aceleai rezultate. Rezultatele activitii de contabilitate financiar desfurat n cadrul unei ntreprinderi devin astfel obiective ale noului sistem informatic. Se delimiteaz astfel ca obiectiv major al sistemului informatic pentru contabilitatea financiar asigurarea urmririi existentului i micrii elementelor patrimoniale (imobilizri, stocuri, creane i datorii, disponibiliti). Un astfel de sistem informatic ar trebui s asigure n principal: nregistrarea cronologic i sistematic a tuturor operaiilor economice; Prelucrarea datelor n concordan cu principiile i metodele contabilitii; Sintetizarea ntregii activiti financiar-contabile prin intermediul instrumentelor de baz ale contabilitii Sistemul informatic pentru contabilitatea financiar trebuie s ndeplineasc urmtoarele condiii minimale, n conformitate cu reglementrile legale n vigoare: Asigurarea securitii i confidenialitii bazei de date Fiecare nregistrare trebuie s aib la baz elemente de identificare a datelor supuse prelucrrii. Procedurile de prelucrare automat a datelor trebuie s fie organizate astfel nct s permit controlul respectrii normelor n vigoare privind securitatea datelor i a fiabilitii sistemului de prelucrare a datelor.
III.1.2 Proiectarea intrrilor i ieirilor sistemului informatic

Pagina 39 din 82
Sistemele informatice pentru contabilitatea financiar sunt condiionate ntr-o msur foarte mare de normalizarea contabil i de reglementrile legale referitoare la folosirea echipamentelor electronice de calcul n cadrul activitii financiar-contabile, astfel c realizarea lor practic i implicit proiectarea i obinerea situaiilor de ieire este determinat n principal de normele financiar-contabile n vigoare i ntr-o msur mult mai mic de cerinele informaionale ale conducerii i structurilor organizatorice din unitatea beneficiar. Ieirile sistemelor informatice se pot concretiza n : indicatori sintetici privind starea i rezultatele activitii economico-financiare, liste/situaii de ieire care cuprind indicatorii analitici ai strii i rezultatelor activitii economico-financiare, grafice care redau starea i evoluia indicatorilor economico-financiari i ieiri ctre alte sisteme informatice. n ceea ce privete sistemele informatice pentru contabilitatea financiar, potrivit att cerinelor unitii beneficiare, ct i reglementrilor n vigoare, situaiile de ieire minimale pe care sistemul informatic trebuie s le obin sunt: Balana de verificare Fia de cont Registrul jurnal ns, pentru obinerea acestor situaii finale, orice sistem informatic pentru contabilitatea financiar are nevoie de date, de informaii, care prin perlucrare s conduc la aceste rezultate finale numite generic IEIRI. Datele, informaiile supuse prelucrrii de ctre sistemul informatic reprezint INTRRILE, iar n contabilitatea financiar principalele intrri le constituie notele contabile. Nota contabil este modalitatea de prezentarea grafic a fiecrei operaii economice sau financiare n conturile corespondente, pe baza dublei nregistrri, sub form de egalitate valoric.la care se adaug explicaia descriptiv a operaiei n cauz, data i documentul justificativ. Un exemplu de formul contabil s-ar prezenta astfel: Suma debitoare Cont debit = Cont credit Suma creditoare
Pagina 40 din 82
Corespunztor cerinelor firmei beneficiare, ieirile sistemului informatic privind contabilitatea financiar trebuie s se concretizeze n : balana de verificare, fia de cont i registrul jurnal, pornindu-se de la nota contabil.
Nota contabila
Registru jurnal
Fisa de cont
Balanta de verificare
Fig 3.2 Fluxul de documente n sistemul informatic pentru contabilitaea financiar Balana de verificare asigur respectarea n contabilitate a echilibrului permanent impus de dubla registrare a elementelor patrimoniale, att cu ocazia nregistrrii operaiilor cu elementele respective n ordine cronologic i sistematic, ct i cu ocazia calculelor aritmetice n formulele contabile compuse sau n conturi pentru stabilirea rulajelor, sumelor totale i a soldului, oferind prin aceasta garania exactitii nregistrrilor efectuate n contabilitatea curent i a ntocmirii unor bilanuri contabile reale i complete. n ceea ce privete balana de verificare, modelul adoptat la cererea unitii beneficiare a fost cel cu patru serii de egaliti, astfel, ea cuprinde: Soldurile iniiale debitoare i creditoare Rulaje precedente debitoare i creditoare Rulaje curente debitoare i creditoare Solduri finale debitoare i creditoare Modelul de baz adoptat pentru obinerea balanei de verificare este urmtorul: Balana de verificare la data
Pagina 41 din 82
Simb ol cont
Solduri iniiale Debitoa Credito re are
Rulaje precedente Debito Credit are oare
Rulaje curente Debito are Credit oare
Solduri finale Debito are Credit oare
Total La ntocmirea balanei de verificare trebuie avute n vedere urmtoarele aspecte: Rulajele precedente se obin prin nsumarea tuturor sumelor debitoare , respectiv creditoare, nregistrate n conturi de la nceputul anului, pn la nceputul lunii n curs Rulajele curente se obin prin nsumarea tuturor sumelor debitoare i creditoare nregistrare n conturi pe luna n curs Soldurile finale, att debitoare ct i creditoare , se obin prin compararea sumei obinute din nsumarea soldurilor iniiale debitoare, respectiv creditoare, cu rulajele precedente i cu cele curente debitoare, respectiv creditoare Soldurile finale devin solduri iniiale numai la nceputul unui nou exerciiu financiar.
Registrul jurnal este un document contabil obligatoriu n care se registreaz zilnic n mod cronologic, operaie cu operaie, toate micrile patrimoniului societii. Orice nregistrare n registrul jurnal trebuie s cuprind elemente cu privire la : felul, numrul i data documentului justificativ, sumele corespunztoare operaiilor efectuate, explicaii privind operaiile respective i conturile debitoare i creditoare n care acestea s-au nregistrat. n cazul formei de contabilitate informatice, registrul jurnal se poate prezenta sub form de listri informatice legate sub form de registru. Modelul de baz pentru registrul jurnal ca situaie de ieire se prezint astfel: Registrul jurnal pe anul.. Nr art Data Document (fel , numr) Explica ia Simbol cont Debitor Creditor Sume Debitoa
Creditoa
Pagina 42 din 82
re
re
Tota l
Fia de cont este un document contabil obligatoriu n care se nregistreaz micarea i existena tuturor elementelor patrimoniale la un moment dat. Coninutul ei st la baza ntocmirii balanei de verificare a conturilor contabile. Modelul adoptat pentru fia de cont este urmtorul : Fia de cont Cont Nr crt Data Explicaia Debit Credit
Total Rulaj debitor. Rulaj creditor. Total sume debitoare. Total sume creditoare Sold final debitor/creditor
n ceea ce privete registrul jurnal i fiele de cont, documente care au un regim contabil special, fiind documente contabile obligatorii, corespunztor reglementrilor Ministerului de Finane, ele trebuie s : Fie completate n mod ordonat, astfel nct s permit n orice moment identificarea i controlul operaiilor efectuate. Fie pstrate n unitate timp de zece ani, de la data nchiderii exerciiului n cursul cruia au fost ntocmite , iar n caz de distrugere, pierdere sau sustragere, trebuie reconstituite n termen de maximum 30 de zile de la constatare. Totodat, n conceperea sistemului informatic, trebuie avut n vedere obinerea acestor situaii att ca liste la imprimant, ct i posibilitatea vizualizrii lor la videoterminal.
Pagina 43 din 82
III.2 Proiectarea bazei informaionale
Pentru realizarea unui sistem informatic ct mai corespunztor cerinelor sale predefinite , pentru obinerea ieirilor n urma prelucrrilor automate care s satisfac obiectivele sale, o importan deosebit o reprezint determinarea complet i corect a mulimii atributelor de intrare. Deoarece n conceperea sistemului informatic am ales ca modalitate de lucru varianta IEIRI-INTRRI, este necesar s se determine coninutul bazei informaionale de intrare n funcie de modul de obinere a atributelor existente n baza informaional de ieire. Structurarea bazei informaionale se efectueaz prin intermediul unui model de reprezentare care asigur independena fizic i logic a prelucrrilor fa de coleciile de date n care va fi transpus baza informaional. Modelul folosit pentru proiectarea bazei informaionale este cel bazat pe formalismul ENTITATE-ASOCIERE, care presupune gruparea atributelor de intrare ntr-un ansamblu de entiti, inclusiv legturile (corespondenele) dintre acestea. Modelul de reprezentare ENTITATE-ASOCIERE consider baza informaional de intrare ca un ansamblu finit de entiti informaionale, caracterizate n mod unic, printr-o mulime specific de atribute i un ansamblu de corespondene stabilite ntre entiti sau chiar n interiorul acestora.
n realizarea bazei informaionale plecnd de la formalismul ENTITATEASOCIERE, trebuie parcurse mai multe nivele: Nivelul conceptual, care are ca rezultat modelul conceptual al datelor Nivelul organizatoric, care are ca rezultat modelul logic de date Nivelul fizic, care are ca rezultat modelul fizic al datelor.
III.2.1 Modelul conceptual al datelor
Pagina 44 din 82
Scopul modelului conceptual al datelor const n exprimarea modului n care datele din sistemul informational reflect realitatea, urmrind s serveasc drept suport de comunicare ntre utilizator i informatician. Modelul ENTITATE-ASOCIERE are n vedere conceptele lumii reale care sunt grupate n dou clase distincte: Entiti Asocieri La baza formalismului ENTITATE-ASOCIERE st entitatea, care reprezint un obiect concret sau abstract i care se caracterizeaz prin urmtoarele elemente: Aparine spaiului problemei de rezolvat (face parte sau este relevant pentru realitatea observat) Are o existen de sine stttoare Poate fi identificat n raport cu celelalte obiecte de acelai tip Ansamblul tuturor entitilor care au aceleai caracteristici constitutive formeaz tipul de entitate.O entitate poate aparine mai multor tipuri de entiti diferite. O entitate este reprezentat de un ansamblu de atribute. Atributul este o caracteristic a entitii, el poate lua pentru o anumit entitate una sau mai multe valori sau grupuri de valori de un anumit tip. El poate fi privit ca o variabil creia I se pot asocia o mulime de valori prin intermediul unui indicator comun. Atributele sunt reflectate printr-un coninut concret denumit valoare , care red nivelul real al fenomenelor i proceselor economice cuantificate prin intermediul enitii. n realizarea modelului ENTITATE-ASOCIERE o importan deosebit o reprezint stabilirea corect a identificatorului entitii, noiune care desemneaz un atribut sau un grup minimal de atribute care primesc valori unice pentru fiecare atribut i care pot servi astfel la identificarea fr echivoc a acestora. De cele mai multe ori, pentru simplitate, se recurge la coduri, care sunt atribute construite special astfel nct s rspund cerinelor de identificare sau atribute de tip numr de ordine sau numrul apariiei. Asocierea red legturile sau corespondenele dintre dou sau mai multe entiti, n care fiecare joac un anumit rol. O asociere nu are o existen de sine stttoare, ea depinznd de existena entitilor pe care le leag. Un alt element cu o importan deosebit n proiectarea bazei informaionale l reprezint stabilirea corect a cardinalitilor, adic a modului n care entitile particip la asociere. Valorile uzuale pentru cardinaliti sunt: 0,1 ; 1,1 ; 0,n ; 1,n.
Pagina 45 din 82
Practic, modelul conceptual privind baza informaional a sistemului informatic pentru contabilitatea financiar se prezint astfel (vezi fig.1) Din analiza modelului conceptual se desprind urmtoarele idei: Principalele entiti ale modelului sunt : CONT , OPERAIE, DOCUMENT.
Entitatea CONT grupeaz atributele necesare descrierii informaionale a oricrui cont, elementele sale constitutive (atributele) fiind: SIMBOL CT reprezint simbolul contului. Atributul SIMBOL CT este i identificatorul entitii CONT prin acest fapt asigurndu-se unicitatea sa, ct i facilitatea utilizrii sale, ntruct este un atribut deja codificat, prin Planul de Conturi General. Planul de Conturi general este structurat pe clase, grupe si conturi de gradul I caracterizate in cadrul entitii CONT de atributele CLASA, GRUPA i respectiv atributul CONT. DEN CT este atributul care defineste numele contului. TIP CT este un atribut ce defineste funcia contului, care poate fi de activ, pasiv sau bifuncional. Soldul iniial debitor reprezentat de atributul SID. Soldul iniial creditor reprezentat de atributul SIC. Rulajele precedente debitoare reprezentate de atributul RPD. Rulajele precedente creditoare reprezentate de atributul RPC. Entitatea DOCUMENT grupeaz atributele necesare care fac posibil identificarea i descrierea documentelor justificative care stau la baza nregistrrilor contabile. Elementele sale constitutive sunt: Numrul documentului reprezentat de atributul NUMR DOCUMENT Tipul documentului reprezentat de atributul TIP DOCUMENT Data documentului reprezentat de atributul DATA DOCUMENT Explicaia reprezentat de atributul EXPLICAIA Identificatorul entitii este unul compus, format din numrul i tipul documentului, astfel nct s se evite orice ambiguitate legat de existena a dou documente de tipuri diferite, dar cu acelai numr (de exemplu, o chitan fiscal i o factur cu acelai numr), i prin aceasta unicitatea identificatorului.
Pagina 46 din 82
Principalele asocieri ale ala acestui MCD sunt DEBITEAZ i CREDITEAZ. Modelul mai prezint i alte asocieri precum: Asocierea CONINE leag entitile JURNAL i OPERAIE. Legtura cu entitatea Jurnal se realizeaz prin intermediul rolului coninem iar cu entitatea OPERATIE prin intermediul rolului este coninutm cardinalitatea in acest caz fiind 1,1, ceea ce nseamn c aceast asociere nu se va transforma n tabel. De menionat c aceast asociere nu are atribute proprii. Asocierea GENEREAZA leag entitile DOCUMENT i OPERATIE prin interediul rolurilor genereaz i respectiv este generat. Nici acest asociere nu are atribute proprii i nici nu se va transforma n tabel, datorit cardinalitii maximale 1 . Asocierea DEBITEAZ care se caracterizeaz prin existena unui atribut, i anume SUMA DEBITOARE, prin intermediul cruia se face legtura ntre document i cont, putndu-se obine astfel nregistrarea contabil, sau i mai exact nota contabil care st la baza nregistrrilor n baza de date. Asocierea CREDITEAZ, care are aceeai semnificaie ca i asocierea DEBITEAZ. n ceea ce privete cardinalitile, prin modul n care a fost realizat modelul conceptual, este permis nregistrarea formulelor contabile dezvoltate. Mai exact, legtura dintre DOCUMENT i CONT fiind de natur unu-la-multi permite nregistrarea mai multor conturi n corelaie cu acelai document. n cadrul acestui Model Conceptual al Datelor pentru Contabilitatea Financiar se impune definirea unor restricii. Astfel avem: RESTRICII DE DOMENIU Entitatea CONT Denumire cont nu poate avea realizri nule; Tip cont poate lua doar valorile A, P i B, iar dac Tip = A , atunci SIC = 0 dac Tip = P , atunci SID = 0 dac Tip = B , atunci ori SID = 0 ori SIC = 0 Entitatea DOCUMENT Atributul Fel document trebuie s conin valori diferite de valoarea nul Entitatea JURNAL Atributul Denumire Jurnal trebuie s conin valori diferite de valoarea nul Entitatea OPERATIE
Pagina 47 din 82
Data operaiei >= Data documentului
RESTRICII DE ASOCIERI Restricie de excluziune ntre asocierile DEBITEAZ i CREDITEAZ - un cont nu se poate debita i credita n acelai timp Un cont nu poate intra n coresponden cu el nsui
III.2.2 Modelul logic al datelor. Baze de date relaionale
Nivelul logic cuprinde viziunile specifice unui utilizator sau grupuri de utilizatori asupra bazei de date conform nevoilor lor informaionale. El constutuie o premis a independenei logice a datelor. Pentru trecerea de la nivelul conceptual la nivelul logic am folosit modelul relaional, datorit pe de o parte att utilizrii sale extinse, ct i faptului c pentru obinerea bazei de date am folosit SGBD Access, un sistem de gestiune a bazelor de date prin excelen relaional. Modelul relaional a fost conceput de ctre matematicianul C.F. Codd n 1969, pornind de la noiunea matematic de relaie. n elaborarea modelului, el a studiat posibilitile de perfecionare a sistemului informaional, fr a lua n calcul tehnica informatic, ceea ce duce la un sistem de modelare ce asigur independena datelor fa da suportul informatic. Modelul relaional prezint urmtoarele avantaje: O descriere simpl a datelor sub form tabelar Actualizarea datelor fr anomalii de stocaj Manipularea neprocedural a datelor. Conceptele de baz utilizate n cadrul acestui model sunt: Relaia este reprezentat de o tabel bidimensional format din rnduri (linii) numite tupluri i coloane numite domenii Caracteristica, reprezentat de numele/antetul unei coloane dintr-o tabel (relaie). Cheia este o caracteristic sau o mulime de caracteristici a cror valoare identific fiecare tuplu ntr-o tabel.
Pagina 48 din 82
Cheia primar este cheia care permite identificarea n mod unic a unui tuplu. Cheia secundar este cheia ce permite identificarea tuturor tuplurilor care au aceeai proprietate Cheia extern este cheia identic cu cheia primar a relaiei asociate; prin construirea cheilor externe se realizeaz un acces rapid la informaiile coninute n baza de date, datorit legturilor pe care le realizeaz. Domeniul este mulimea de valori a unei caracteristici (o coloan ntr-o tabel). Gradul este numrul de coloane din cadrul unei tabele. Cardinalitatea este reprezentat de numrul de rnduri din cadrul unei tabele. Pentru trecerea de la modelul conceptual la modelul relaional trebuie avute n vedere urmtoarele reguli minimale: Fiecare entitate devine o relaie Atributele entitii devin atributele relaiei Identificatorul entitii devine cheia primar a relaiei n ceea ce privete asocierile, orice asociere cu atribut devin n majoritatea cazurilor relaii, iar atributele asocierii devin atributele relaiei. n urma prelucrrilor modelului conceptual, modelul relaional rezultat se prezint astfel: Cont (Simbol cont, Denumire cont, Sold iniial debitor, Sold iniial creditor, Rulaje precedente debitoare, Rulaje precedente creditoare) Document (Numr document, Tip document, Data document ) Operaie (Numr operaie, Data operaie, Explicaie, Numr document, Fel document, Cod jurnal) Jurnal ( Cod jurnal, Denumire jurnal) Debiteaz (Simbol cont, Numr document, Tip document,Suma debitoare) Crediteaz (Simbol cont, Numr document, Tip document,Suma creditoare) Dup cum se observ, asocierile Debiteaz i Crediteaz au devenit relaii i au dobndit chei externe cheile primare ale relaiilor Cont i Document. Datorit acestui fapt, sumele ,att debitoare ct i creditoare, vor putea fi identificate n cadrul tebelelor n legtur cu operaia i contul de care sunt legate. O caracteristic a modelului relaional o constituie restriciile de integritate referenial, restricii prin intermediul crora se pstreaz coeziunea datelor n interiorul
Pagina 49 din 82
bazei de date. Concret, prin intermediul restriciilor de integritate referenial se asigur congruena dintre cheile externe i cheile primare ale relaiilor ce compun baza informaional, cheile externe neputnd lua dect valori coninute deja de cheile primare de care sunt legate. Pornind de la modelul relaional am obinut baza de date folosind SGBD Access, mai nti prin crearea tabelelor corespunztoare pornind de la relaiile obinute, apoi prin implementarea legturilor dintre acestea, n vederea asigurrii restriciilor de integritate referenial. Concret, la nivelul SGBD Access, restriciile de integritate referenial se ndeplinesc cu ajutorul relaiilor (Relationships) definite la crearea bazei de date. Datorit modului n care au fost concepute tabelele bazei de date (n special modului n care au fost definite cheile primare), n baza de date obinut s-a pstrat tipul de legtur i anume 1-n. Este de remarcat faptul c tabelele Debiteaz i Crediteaz nu au cheie primar, ci numai chei externe, aa cum a rezultat de altfel din modelarea relaional a bazei de date. SGBD Access asigur respectarea restriciilor de integritate referenial prin opiunea de forare a acestora, concret prin: Actualizarea n cascad a nregistrrilor din baza de date tergerea n cascad a nregistrrilor din baza de date La nivelul bazei de date create, efectul din acest punct de vedere este urmtorul: Orice tergere sau actualizare a unui cont din tabela cont va duce la tergerea sau actualizarea nregistrrilor n care se regsete simbolul contului respectiv Orice tergere sau actualizare a unui document din tabela cont va duce la tergerea sau actualizarea nregistrrilor n care se regsesc elementele de identificare ale documentului respectiv. innd seama de acestea i lund n considerare restriciile impuse de lege privitoare la sistemele informatice din domeniul financiar-contabil, trebuie ca prin modulul operaional al sistemului informatic s se asigure cerinele i restriciile legale referitoare la tergerea, respectiv actualizarea bazei de date. Baza de date creat n Access pe baza modelului obinut este format din cinci principale tabele legate ntre ele. Vom exemplifica n continuare coninutul acestor cinci principale tabele (relaii): Tabela CONT n care sunt nregistrate informaii referitoare la conturi i care cuprinde urmtoarele cmpuri: Simbol cont, este de tip ir decaractere i este cheie primar pentru aceast tabel
Pagina 50 din 82
Denumire cont, care este de tip ir de caractere i care stocheaz denumirea contului Cont, Clasa,Grupa sunt atribute de tip sir de caractere care realizeaz legturi cu tabelele cu acelai nume, avnd la baz procesul de generalizare. Sold iniial debitor, este de tip numeric i stocheaz, aa cum i spune i numele, soldul iniial debitor al contului respectiv Sold iniial creditor, asemntor soldului iniial debitor Rulaje precedente debitoare, de tip numeric i stocheaz nsumarea debitelor contului de la nceputul anului i pn la nceputul lunii n curs Rulaje precedente creditoare, idem Rulaje precedente debitoare Tabela DOCUMENT stocheaz informaii de identificare a documentelor justificative care stau la baza nregistrrilor contabile; cuprinde urmtoarele cmpuri: Numr document, de tip ir de caractere, conine numrul documentului respectiv Tip document, de tip sir de caractere, conine tipul documentului; mpreun cu Numr document formeaz cheia primar compus a tabelei Data document, de tip dat calendaristic, conine data documentului respectiv Tabela OPERATIE cuprinde informaii referitoate la operaiile ce sunt nregistrate n registrul jurnal i care au la baz documente justificative. Numr operaie, de tip autonumber, sesizeaz numrul operaiilor generate pe baza documentelor justificative Data operaie, de tip dat calendaristic, conine data operaiei respective Explicaie, de tip ir de caractere, cuprinde explicatiile care nsoesc orice nregistrare contabil Numr document, de acelai tip cu Numr document din tabela Document, este cheie extern Cod jurnal, de tip ir de caractere ca i Cod jurnal din tabela Jurnal, este cheie extern Tabela DEBITEAZA conine informaii referitoare la nregistrrile contabile propriu-zise i care este descris de urmtoarele cmpuri: Numr operaie, de tip number, ca si Numr operaie din tabela Operaie, este cheie extern Simbol cont, de acelai tip cu cheia primar a tabelei Plan conturi, este cheie extern
Pagina 51 din 82
Suma debitoare, de tip numeric, stocheaz suma pe debit care nsoete un anumit cont ntr-o nregistrare contabil. Tabela CREDITEAZ conine informaii referitoare la nregistrrile contabile propriu-zise pe credit i este descris de urmtoarele cmpuri: Numr operaie, de tip number, ca si Numr operaie din tabela Operaie, este cheie extern Simbol cont, de acelai tip cu cheia primar a tabelei Plan conturi, este cheie extern Suma creditoare, de tip numeric, stocheaz suma pe credit care nsoete un anumit cont ntr-o nregistrare contabil. Modul n care se prezint baza de date i relaiile dintre tabele, aa cum sunt ele reprezentate n cadrul Relationships din cadrul bazei de date realizate n ACCESS este redat mai jos.
Pagina 52 din 82
Cap.IV. REALIZAREA PRACTIC A SISTEMULUI INFORMATIC PRIVIND CONTABILITATEA FINANCIAR IV.1 Programare orientat obiect-scurt prezentare
Elementul de baz n cadrul programrii orientate obiect l constituie clasa, iar prin instanierea acesteia, obiectul. n esen, se consider c orice entitate din lumea real poate fi modelat ca un obiect care are un numr de proprieti i de metode (operaii sau proceduri). Proprietile redau atributele fizice ale obiectelor, iar metodele exprim aciunile ce pot fi efectuate de un obiect. Fiecare obiect ncapsuleaz un ansamblu de informaii i de operaii permise asupra acestor informaii i care definesc un comportament specific. Informaiile nu sunt direct accesibile, ele putnd fi modificate sau consultate numai prin intermediul metodelor. n cadrul aplicaiilor Windows (cum sunt i cele create cu ajutorul ACCESS) ntre obiectele i evenimentele programabile exist o strns legtur. Producerea evenimentelor are loc ca urmare a a aciunii utilizatorului ori a execuiei programului sau pot fi declanate de ctre sistem. Obiectele pot rspunde unui anumit numr de evenimente generate de ctre utilizator sau de ctre sistem. Mediul Microsoft Windows este prin excelen un mediu care utilizeaz o interfa grafic utilizator (Graphical User Interface-GUI), oferind uurin i naturalee n utilizare. Majoritatea aplicaiilor care ruleaz sub acest mediu se prezint ca un ansamblu bine structurat de obiecte ( meniuri, butoane, liste derulante, etc), care la o anumit aciune a utilizatorului (apsarea unei taste de exemplu) declaneaz execuia unei metode. ACCESS ofer utilizatorilor si posibilitatea lucrului direct cu astfel de obiecte, iar dezvoltarea de aplicaii cu ajutorul su se constituie ntr-un proces corect structurat. Dezvoltarea de aplicaii sub mediul Windows (mediu care folosete mai mult dect oricare altul conceptele programrii orientate obiect) are ca rezultat obinerea de aplicaii prietenoase, facile i care ofer satisfacii att utilizatorilor, ct i creatorilor de aplicaii.
IV.2 Proiectarea sistemului de meniuri
Pagina 53 din 82
innd cont de cerinele informaionale ale conducerii firmei, precum i de necesitile de stocare, prelucrare i obinere a informaiilor, s-au delimitat ca fiind necesare urmtoarele module: Un modul pentru lucrul cu conturile , n sensul crerii planului de conturi necesar efecturii nregistrrilor contabile; Un modul pentru CONTABILITATE, ce permite crearea de note contabile, introducerea soldurilor iniiale la nceputul activitii;
Un modul pentru afiarea la videoterminal i listarea la imptrimant a situaiilor finale 4.3 Elaborarea programelor
Elaborarea componentei operaionale a sistemului informatic privind contabilitatea financiar s-a fcut pornind de la sistemul de meniuri proiectat. Utilizatorul sistemului poate accesa modul de program din interiorul unei ferestre, care pe lng componentele enumerate mai sus mai conine i opiunea de ieire fereastra respectiv precum i o opiune de ieire din program..
Pagina 54 din 82
La lansarea programului, este afiat o fereastr n care utilizatorul este rugat s introduc parola de acces n sistem. Necesitatea protejrii bazei de date prin restricionarea accesului la program reprezint o cerin att a reglementrilor legale, ct i o cerin din partea unitii beneficiare. Dac parola introdus este incorect, utilizatorul este avertizat printr-un mesaj de eroare, iar dac numrul ncercrilor de a introduce o parol greit este mai mare de trei, utilizatorul este atenionat, iar prsirea programului se face n mod automat. Dac parola introdus este corect, atunci este afiat fereastra de introducere in program. n interiorul acestei ferestre utilizatorul poate opta fie pentru a lucra cu acest program, fie pentru a renuna la lucrul in program sau daca doreste, apsnd pe butonul care i este indicat, s obin mai multe informaii despre program.
Pagina 55 din 82
Dac se opteaz pentru lucrul in program, prin efectuarea unui clic cu mausul pe butonul cu omuleul vesel se va deschide fereastra cu meniurile princi pale. Din aceast fereastr utilizatorul poate alege lucrul n oricare din cele trei module principale. MODULUL PLAN CONTURI i ofer utilizatorului posibilitatea definirii planului de conturi necesar realizrii inregistrrilor contabile. Fereastra care se deschide la apelarea acestui modul d utilizatorului posibilitatea ca prin selectarea uneia din cele trei opiuni sa ppoat vizualiza planul de conturi deja definite, s faca modificri in cadrul acestuia sau sa defineasc(creeze) un nou cont .
Pagina 56 din 82
La accesarea butonului creeaza cont se deschide fereastra pentru definirea unui nou cont. Trebuie avut in vedere c pentru definirea unui nou cont este nevoie ca grupam clasa sau contul de gradul I din care face parte acesta s fi fost definete anterior. Dac acestea nu au fost definite, pot fi creeate prin accesarea butoanelor CREEAZA GRUPA sau CREEAZA CONT GRADUL I, pentru CLASA avnd deja definit o list de posibiliti.
Pagina 57 din 82
Restriciile de domeniu definite pentru entitatea Cont au impus in cazul atributului Tip Cont doar 3 soluii posibile, un cont neputnd avea dect una din funciile : activ, pasiv sau poate fi bifuncional.Avnd n vedere acest lucru la introducerea oricrei alte valori pentru TIP CT dect A,P sau B, utilizatorul va fi atenionat printr-un mesaj ce-l informeaza c nu exist cont de tipul respectiv. Pentru atributele CLASA, GRUPA,CONT au fost ataate liste cu nregistrri din care se poate selecta valoarea dorit, iar dac aceasta nu a fost definit nc, se poate defini prin acionarea butoanelor CREEAZA GRUPA respectiv CREEAZA CONT GRAD I. Butonul VEZI PLAN CONTURI duce la descchiderea unei ferestre ce cuprinde lista conturilor, dar i o serie de informaii despre acestea.
Pagina 58 din 82
Pagina 59 din 82
De menionat este c n aceast fereastr nu se pot opera modificri lista fiind deschis n formatul read only, ns printr-un clic pe oricare dintre valorile atributelor SIMBOL CT sau DEN CT se va produce deschiderea ferestrei de modificare cont. Aceast fereastr ar fi putut fi deschis direct, prin acionarea butonului MODIFICA CONT din cadrul ferestrei modulului PLAN CONTURI. Principalele butoane din cadrul acestei ferestre sunt: CAUT NREGISTRARE- permite cutarea unei nregistrri dup un anumit cmp cerut SALVEAZA MODIFICARE are ca efect salvarea modificarii fcute STERGE MODIFICARE efectueaz tergerea nregistrrii curente, dar nu nainte ca helpul SGBD ului ACCESS s trimit un mesaj de atenionare asupra operaiei de tergere care va fi ireversibil prin alegerea opiunii YES. MODULUL CONTABILITATE este practic coloana vertebral a ntregului program, principala component a sistemului . El i ofer utilizatorului posibilitatea lucrului efectiv n contabilitate, n sensul realizrii nregistrrilor contabile, elemente de baz n realiyarea situaiilor finale
Pagina 60 din 82
Fereastra care se deschide la acionarea butonului pentru activarea acestui modul se prezint astfel :
Activarea butonului INCEPUT CONTABILITATE va duce la deschiderea unei ferestre in care se introduc datele initiale din contabilitate la inceputul tinerii ei sau la nceputul anului solduri initiale, rulaje precedente.
Pagina 61 din 82
Prin butonul CREEAZA CONT se face legtura cu modul PLAN CONTURI, pentru a putea defini un cont care nu se gsete n lista ataat atributului SIMBOL CONT, nefiind definit anterior. Atributele SID, SIC, RPD i respectiv RPC au fost iniializate cu valoarea zero, uurnd astfel introducerea datelor. Butonul JURNAL, dac este activat, duce la deschiderea unei ferestre in cadrul creia alte trei butoane ne dau posibilitatea definirii unui nou registru jurnal n care se vor introduce notele contabile, modificarii unuia dintre jurnalele create sau vizualizrii unui nomenclator de registre jurnal.
Pagina 62 din 82
Pagina 63 din 82
DEFINESTE JURNAL este un buton de comand ce deschide fereastra de intoducere a infornaiilor necesare definirii unui registru jurnal, fereastr prezentat n imaginea anterioar. De menionat c n definirea codului jurnalului se folosesc codurile ierarhizate. Astfel primele 2 cifre reprezint tipul jurnalului , iar urmtoarele 2 cifre luna anului pentru care este definit jurnalul respectiv. Butoanele INTRODUCERE DOCUMENT i CREEAZ NOT CONTABIL fac legtura cu submodulele DOCUMENT i respectiv NOT CONTABIL, n vederea continurii procesului de introducere a datelor n contabilitate fr a mai fi necesar revenirea n fereastra de nceput a modulului Contabilitate.
Butonul MODIFICA JURNAL prin activare deschide fereasra care-i permite utilitzatorului actualizarea anumitor date referitoare la jurnalele definite anterior i chiar introducerea altora noi. La deschiderea ferestrei aceasta se deschide implicit la prima nregistrare din tabela JURNAL, iar pentru a putea realiza modificarea unei anumite nregistrri din Jurnal , aceasta se poate activa n cadrul ferestrei de modificare cutnd-o prin acionarea butonului CAUTA INREGISTRARE. La acionarea acestui buton se va deschide o fereastr de tipul FIND and REPLACE care va permite cautatea unei inregistrri dup mai multe cmpuri.
Pagina 64 din 82
Odat gsit o nregistrare aceasta devine activ n cadrul ferestrei pentru modificare si deci i se poate realiza actualizarea prin modificarea anumitor caractere, stergerea sau chiar adugare. Orice modificare fcut pentru a putea fi definitiv trebuie salvat prin acionarea butonului SALVEAZA MODIFICARE. Dac pe lng modificarea unei nregistrri se dorete i introducerea uneia noi, asta se poate realiza prin acionarea butonului DEFINESTE JURNAL, care prin apelare va deschide fereastra pentru definirea registrelor jurnal, fereastr prezentat mai devreme. Butonul NOMENCLATOR JURNALE prin apelare va deschide o fereastr n care se pot vizualiza toate inregistrrile din talela JURNAL.
Pagina 65 din 82
De menionat este faptul c aceast fereastr va fi deschis n modul READ ONLY, ns printr-un clic cu mausul pe oricare din atributele clasei JURNAL se va deschide fereastra pentru modificare dnd astfel utilizatorului posibilitatea actualizrii bazei de date.
Pagina 66 din 82
Butonul DOCUMENTE prin acionare deschide fereastra ce d posibilitatea utilizatorului ca prin acionarea unuia dintre cele trei butoane sa poat introduce n baza de date un nou document, s modifice sau s vizualizeze lista cu documentele introduse deja n baza de date. Prin aionarea butonului INTRODUCERE DOCUMENT se va deschide fereastra ce va permite acest lucru, iar prin butonul CREAZA NOTA CONTABILA aceast fereastr va face legtura cu fereastra de introducere a notelor contabile. La fel ca orice fereastr pentru introducere de date i aceast fereastr are butonul comand ADAUG care realizeaz salvarea inregistrrii i permite introducerea uneia noi. Nu trebuie uitate nici cele dou butoane de ieire din fereast i respectiv din profram care se gasesc de altfel n orice fereastr.
Pagina 67 din 82
Butonul MODIFIC DOCUMENT activat va deschide fereastra pentru realizarea actualizrii documentelor. n cadrul acestei ferestre la fel ca si n cazul ferestrei pentru modificarea jurnalelor exist trei butoane care au aceleai funcii. Este vorba de butoanele CAUTA DOCUMENT, SALVEAZA MODIFICARE i respentiv INTRODUCERE DOCUMENT. O list cu documentele introduse poate fi vizualizat prin acionarea butonului VIZUALIZARE DOCUMENTE. i aceast fereastr ce se vadeschide va fi n modul READ ONLY, dar ca i n cazul jurnalului se poate activa fereastra pentru modificare printr-un clic cu mausul pe oricare dintre atributele clasei DOCUMENT.
Pagina 68 din 82
Pagina 69 din 82
Butonul CREEAZA NOTA CONTABILA odat activat va deschide fereastra pentru realizarea acestui lucru. Formularul de introducere a operaiilor contabile cuprinde un subformular pentru realizarea nregistrrii n conturi a operaiei respective.
In cadrul acestui formular cmpul NR OPERATIE este definit ca Auto Number, iar cmpului SIMBOL CONT i s-a ataat o list cu planul de conturi facilitansd astfel introducerea conturilor. n cadrul acestui formular pe lng butoanele clasice ce se gsesc n orice formular ( ADAUGA, butonul de ieire din formular i cel de ieire din program), au fost definite alte trei butoane care au rolul de a face legtura cu celelalte submodule i anume: butonul CREEAZA CONT face legtura cu modulul PLAN CONTURI permind definirea de noi conturi; butonul INTRODUCERE DOCUMENT face legtura cu submodulul DOCUMENT permitnd introducerea documentelor justificative, ce stau la baza nregistrrii notelor contabile; butonul CREEAZA JURNAL face legtura cu submodulul JURNAL pentru a putea defini registrele jurnal n care sunt nregistrate notele contabile.
Pagina 70 din 82
Avnd n vedere c n contabilitate nu sunt permise corectri dect prin stornare, nu a fost definit nici un boton prin care s se poat realiza modificarea notelor contabile daja introduse i salvate prin acionarea butonului ADAUG. Orice modificare se va face numai prin operaia contabil de stornare. Butonul VIZUALIZARE DOCUMENTE permite deschiderea submodulului pentru vizualizarea situaiilor finale. Astfel n cadrul acestui submodul prin acionarea unuia din cele trei butoane pot fi vizualizate : registrul jurnal al operaiilor din luna respectiv, cartea mare a conturilor i nu n ultimul rnd balana. Butonul VIZUALIZARE JURNAL prin activate va deschide o fereastr din care se poate selecta dac se dorete vizualizarea unui anumit registru jurnal sau vizualizarea unui registru jurnal n care sunt cuprinse toate nregistrrile contabile. Butonul VIZUALIZARE BALANTA permite vizualizarea ultimei balane contabile, iar butonul VIZUALIZARE CARTEA MARE permite vizualizarea fiei tuturor conturilor.
Pagina 71 din 82
Pagina 72 din 82
Pagina 73 din 82
Pagina 74 din 82
Pagina 75 din 82
MODULUL SITUAII FINALE , dei ultimul n ordinea cronologic a realizrii contabilitii nu este cel din urm, ba chiar i se poate atribui un rol foarte important, cci prin analiza acestor situaii finale create pe baza datelor din contabilitate se pot lua decizii , se pot face previziuni si comparaii cu situaiile trecute, se pot analiza efectele deciziilor luate . n concluzie, realizarea situaiilor finale este unul dintre scopurile contabilitii, cci pe baza interpretrii datelor din aceste situaii finale se desfoar procesul de luare a deciziilor si de conducere a societii comerciale sau de producie. Prin acionarea butonului SITUATII FINALE din fereastra de nceput a programului se va deschide o alt fereastr n care alte doua butoane permit utilizatorului alegerea uneia dintre cele dou opiuni: vizualizarea pe ecran a acestor situaii sau listarea direct a acestora la imprimant.
Prin acionarea butonului VIZUALIZARE se deschide o fereastr ce cuprinde aceleasi butoane i deci aceleai posibiliti de lucru ca i submodulul Vizualizare documente din cadrul modulului CONTABILITATE, submodul a crui structur a fost prezentat anterior. Butonul imprimare dac este activat va deschide o fereastr din care prin acionarea butonului corespunztor se poate lista la imprimant registrul jurnal, cartea mare sau balana.
Pagina 76 din 82
Ieirea din program se face prin activarea butonului STOP din cadrul oricrei ferestre. Sistemul informatic pentru contabilitatea financiar, aa cum a fost conceput, permite o utilizare facil, precum i o compatibilitate foarte mare cu sistemul de operare Windows 95. n ceea ce privete cerinele informaionale formulate de ctre conducerea ntreprinderii pentru care a fost conceput sistemul informatic, el furnizeaz toate informaiile, situaiile de ieire considerate necesare de ctre acestea. Ca etap urmtoare a elaborrii practice a sistemului informatic se prezint etapa de exploatare i meninere n funciune. Exploatarea curent a sistemului informatic const n meninerea acestuia ntr-o permanent stare de funcionare, prin care se folosesc n mod practic baza de programe i baza de date. Meninerea strii de funciune const n corectarea tuturor erorilor care apar pe parcurs, deoarece unele anomalii aprute n timpul exploatrii pot conduce la modificri n structura i concepia programelor. Tot legat de meninerea n funciune a sistemului informatic este i funcionarea corect a sistemului electronic de calcul pe toat durata de execuie a programelor, inclusiv remedierea oricror defeciuni aprute. Exploatarea curent i meninerea n funciune a sistemelor informatice asigur funcionarea acestuia pe toat durata lui de execuie.
Pagina 77 din 82
Implementarea sistemului informatic se poate reliza cu uurin, instalarea sa fiind facil. Sistemul informatic pentru contabilitatea financiar este uor de folosit, iar modul n care a fost gndit urmeaz n mod natural logica contabil, fiind uor de asimilat. La testarea sa cu date reale rezultatele obinute au fost corecte. Sistemul, aa cum a fost gndit, ofer securitate n exploatare, utilizatorul neavnd acces direct la baza de date, iar eventualele portie prin care s-ar fi putut strecura anumite erori n baza de date au fost prevzute i s-a asigurat imposibilitatea practic de a le folosi, n conformitate cu prevederile legale n vigoare. n concluzie, se poate spune c sistemul informatic pentru contabilitatea financiar reprezint un sistem sigur, facil, cu interfa prietenoas i care poate furniza conducerii ntreprinderii informaiile contabile necesare cu un minim de efort.
Pagina 78 din 82
Cap.V ANALIZA EFICIENTEI SISTEMULUI INFORMATIC REALIZAT
Pentru a analiza eficiena sistemului informatic realizat, trebuie stabilite criteriile n funcie de care s se fac aceast analiz. Un prim criteriu care se delimiteaz este cel al atingerii obiectivelor stabilite, adic a obinerii ieirilor cerute de conducerea ntreprinderii. Din acest punct de vedere, sistemul informatic pentru contabilitatea financiar a ndeplinit cerinele formulate de ctre conducere, cu ajutorul acestui sistem putndu-se obine balana de verificare, registrul jurnal, fia de cont att la imprimant ct i la ecranul monitorului. Totodat, prelucrrile care se pot efectua cu acest sistem se nscriu i ele n cerinele formulate (modificri, tergeri), ns n limitele formulate de reglementrile legale. Un alt criteriu n funcie de care se poate analiza sistemul este uurina n utilizare. Sistemul informatic pentru contabilitatea financiar fiind proiectat s ruleze sub un mediu Interfa Grafic Utilizator, dispune de toate elementele necesare (interfa facil, folosire intuitiv) pentru a uura munca angajatului contabil care l folosete. Pe de alt parte, la elaborarea lui s-a inut cont de logica contabil, fapt care l face uor de folosit de ctre persoane familiarizate cu aceast logic. Viteza de lucru este un alt aspect care trebuie luat n considerare aici. Majoritatea situaiilor i prelucrrilor pe care sistemul informatic realizat le efectueaz se bazeaz pe tehnica SQL, n mare parte fiind constituite pe baza interogrilor asupra bazei de date. ntruct ntre mediul de programare n care a fost realizat sistemul (ACCESS) i sistemul de operare sub care a fost proiectat s ruleze (Windows) exist o compatibilitate maxim, interogarea bazei de date se face foarte uor, rezultatele obinndu-se rapid. n ceea ce privete securitatea sistemului informatic, au fost luate msuri prin intermediul programului ca s se evite ncercrile de fraudare. Totodat, n eventualitatea c un utilizator ar putea intra n baza de date cu ajutorul SGBD Access i ar putea executa modificri asupra datelor stocate, tabelele bazei de date au fost ascunse astfel nct s nu poat fi accesate. Un alt element de protecie este restricionarea accesului la program, prin existena unei parole care, n cazul n care nu este introdus corect, nu permite accesul n program. n concluzie, se poate spune c sistemul informatic pentru contabilitatea financiar realizat corespunde cerinelor formulate, att din punct de vedere al necesitilor informaionale, ct i din punctul de vedere al securitii i uurinei n exploatare.
Pagina 79 din 82
Bibliografie
Niculae Feleag, Tratat de contabilitate financiar, vol. I-II, Ion Ionacu Editura Economic, Bucureti, 1998 Mihai Ristea, Contabilitatea ntreprinderii, vol I, Editura Corina Cucu, Mrgritar, Bucureti 1997 Corina Lzrescu, Oprea Clin, Bazele contabilitii,Editura didactic i Mihai Ristea, pedagogic, Bucureti , 1995 Ilie Vduva, Horia Neamu Roca I. Ioan, Proiectarea sistemelor informatice de gestiune, Zaharie Dorin Note de curs anul univ. 1998-1999, Lito ASE Bucureti, 1999 Nstase Pavel Baze de date Access, Editure Economic, Bucureti , 1999 Tribuna Economic Sptmnal economic naional , ediia 19992000
Pagina 80 din 82
Pagina 81 din 81

Contabilitatea Financiara in Sistem Informatic

Uploaded by

Document Information

Copyright

Available Formats

Share this document

Share or Embed Document

Sharing Options

Did you find this document useful?

Is this content inappropriate?

Copyright:

Available Formats

Contabilitatea Financiara in Sistem Informatic

Uploaded by

Copyright:

Available Formats

Vizitati www.tocilar.ro ! Arhiva online cu diplome, cursuri si referate postate de utilizatori.