Consejo Estatal sobre Deficiencias en el Desarrollo

El Consejo Estatal sobre Deficiencias en el Desarrollo, agencia independiente adscrita administrativamente a la Junta de Planificacin, se complace en anunciar la disponibilidad de fondos para propuestas que respondan a las prioridades establecidas en el Plan Estratgico Quinquenal. Estos fondos persiguen la misin de desarrollar programas dirigidos a la intercesin (especialmente la autointercesin), cambios sistmicos y a ampliar la capacidad de la poblacin con deficiencias intelectuales y del desarrollo.

GUIA DE PROPUESTA Consejo Estatal sobre Deficiencias en el Desarrollo Ao 2013

Elegibilidad Son elegibles todas las organizaciones pblicas y privadas que trabajen en beneficio de la poblacin con deficiencias intelectuales y del desarrollo. Fecha Lmite (Primer Ciclo) Toda propuesta debe ser entregada en o antes del 24 de septiembre de 2012 a las 4:00 p.m. Contacto Para asistencia en cuanto a los requisitos de esta solicitud, puede comunicarse al 787-722-0590 o 787722-0595. Esta propuesta debe ser entregada un original en papel y de una copia en formato digital PDF y enviarla a: ceddpr@gmail.com Consejo Estatal sobre Deficiencias en el Desarrollo Edificio VIG Tower Avenida Ponce de Len # 1225 Of. GF-2B Santurce, PR

Base Legal Los fondos estn autorizados bajo la Ley Pblica 106-402 del 2000, conocida como Developmental Disabilities Assistance and Bill of Rights Act. Dicha ley establece que a cada estado y territorio de los Estados Unidos de Amrica debe crear un Consejo Estatal el cual desarrollar un Plan Estratgico Quinquenal a los fines de establecer prioridades de servicios para la poblacin con deficiencias intelectuales y del desarrollo y distribuya los fondos asignados. Disponibilidad de Fondos La cantidad a distribuirse en el ao fiscal federal 2013, es de $1,700,000.00. La cantidad otorgada por propuesta no ser mayor de $150,000.00. Los fondos se entregarn en tres plazos luego de firmado el contrato en las propuestas que sean aprobadas. Se entregar 45% luego de firmado el contrato, 45% al mes 7mo y 10% el ltimo mes antes de terminar el proyecto. Cada solicitud de fondos tiene que estar acompaada de una requisicin. reas Programticas Seleccionadas** A. Empleo Objetivo: 1.2 Desarrollar un proyecto modelo de cooperativa de empleo para 15 personas con deficiencias intelectuales y del desarrollo. B. Apoyos Comunitarios Formales e Informales Objetivo: 2.1 Hacer un estudio que identifique por lo menos 5 necesidades prioritarias de la poblacin con deficiencias intelectuales y del desarrollo en las comunidades no servidas o que reciben pocos servicios, incluyendo instituciones correccionales juveniles o de rehabilitacin, para promover los apoyos y asistencias requeridas. Objetivo: 2.8 Desarrollo de un proyecto que viabilice la integracin y la inclusin de 40 jvenes con deficiencias intelectuales y del desarrollo y sus familias en las artes promoviendo la autodeterminacin y productividad. Objetivo: 2.9 Desarrollo de un proyecto que viabilice la integracin y la inclusin de 50 nios y jvenes con deficiencias intelectuales y del desarrollo y sus familias en coordinacin con organizaciones para la juventud tales como Nios Escuchas de Amrica, Boys and Girls Club y otros. C. Educacin e Intervencin Temprana Objetivo: 3.3 Desarrollar dos proyectos modelos para adiestrar a 100 profesionales y familias de estudiantes con deficiencias intelectuales y del desarrollo por proyecto basado en las necesidades identificadas por maestros, consejeros, facilitadores, intercesores y familias a los fines de facilitar la inclusin en la educacin.

D. Salud Objetivo: 4.3 Desarrollar un programa modelo de educacin sexual y de cuidado de la salud reproductiva para 100 personas con deficiencias intelectuales. E. Calidad de Vida Objetivo: 5.3 Educar y adiestrar a por lo menos 200 profesionales del Sistema de Justicia y a por lo menos 50 personas con deficiencias intelectuales y del desarrollo y sus familias para prevenir la violencia y el maltrato e intervenir apropiadamente con esta poblacin. **Aunque estas son las reas programticas seleccionadas, esto no impide al proponente el presentar propuestas dirigidas a algn otro objetivo del Plan Quinquenal 2012-2016 sujeto a la disponibilidad de fondos una vez se hayan aprobado las propuestas que respondan a los objetivos seleccionados para el ao fiscal 2013 y aquellas de continuacin de las organizaciones que tienen propuestas aprobadas por el Consejo en el ao fiscal 2012. Calendario 9 de agosto de 2012- Notificacin de disponibilidad de fondos 20 de agosto 2012- Orientacin a potenciales recipientes y entrega de Gua de Propuestas 2013 24 de septiembre de 2012- Entrega de propuestas antes de las 4:00 p.m. 10 de octubre de 2012- Reunin Extraordinaria del Consejo para Aprobacin de Propuestas 19 de octubre de 2012- Notificacin de Aprobacin o Denegacin. 20 de noviembre de 2012- Termina periodo de reconsideracin de propuestas denegadas y entrega de documentos requeridos para contrato.

Informacin Requerida en la Propuesta: 1. Formato de Propuesta: La propuesta debe ser sometida en papel tamao carta (excepto las tablas que sern sometidas en papel tamao legal) y cada pgina debe ser enumerada en el extremo inferior derecho. La propuesta debe ser redactada a doble espacio y utilizando Arial tamao 12. Debe entregar un original y una (1) copia digital en PDF. 2. Carta de Trmite: La propuesta debe tener un Resumen Ejecutivo para solicitar los fondos que indique la cantidad de personas con deficiencias intelectuales y del desarrollo a impactar. Capacidad actual de personas con deficiencias intelectuales y del desarrollo que estn siendo servidos. Trayectoria de la Organizacin, Agencia o Municipio en relacin a las dems organizaciones, agencias o municipios que ofrecen el mismo servicio.

3. Informacin de la Organizacin Pblica o Privada: Descripcin de la organizacin, agencia o municipio. Debe incluir nombre, fecha de fundacin, ao de incorporacin y fecha que comenz a proveer los servicios que propone. Nombre del Director Ejecutivo, tiempo en la posicin, direccin fsica y postal, telfono y fax. Nombre de la persona contacto y puesto, direccin fsica y postal, telfono, correo electrnico, pgina Web y fax. Debe incluir la composicin de la Junta de Directores y/o Junta Comunitaria y personal administrativo (Administrador, contador y Otros).* Adems debe suministrarse la misin para la cual fue creada la Organizacin. Las organizaciones privadas deben incluir como anejo los siguientes documentos: Certificado de Incorporacin, Certificado de Good Standing del Departamento de Estado y estado financiero (preferiblemente auditado). * El personal administrativo del proyecto u organizacin no puede ser parte de la Junta de Directores y/o Junta Comunitaria o el Agente Residente de la corporacin que someta una propuesta al Consejo. Ningn Concejal del Consejo Estatal sobre Deficiencias en el Desarrollo, ni familiar inmediato de un Concejal, puede formar parte de la Junta de Directores y/o Junta Comunitaria ni ser Agente Residente de la organizacin que someta una propuesta. 4. Plan Administrativo: Deber incluir como anejo la descripcin de la estructura organizacional (personal empleado, puestos y funciones). Adems debe mencionar los recursos externos comunitarios que le sean provistos, cantidad de personas en el rea fiscal y programtica, nombres, posiciones y preparacin acadmica. Si lleva a cabo una auditora externa anual, favor incluir certificacin de la realizacin de la misma y una certificacin de la calificacin de la entidad encargada de preparar la misma. La auditora debe estar disponible para examen del Consejo. 5. Plan Operacional: Debe responder al anlisis exhaustivo de los factores de riesgo y proteccin en la comunidad y a la evaluacin de las brechas en los servicios existentes en la misma. Debe adems estar fundamentado en la investigacin sobre la efectividad de las estrategias seleccionadas y las usadas por otros servicios existentes. Enumere las estrategias, con evidencia de efectividad, que se implementarn para atender las prioridades seleccionadas. Incluir descripcin de las facilidades fsicas que se utilizarn para ofrecer los servicios a personas con deficiencias en el desarrollo. Indique la capacidad mxima de personas con deficiencias intelectuales y del desarrollo a las que puede ofrecerle los servicios actualmente. 6. Problema: Defina de forma concisa el problema identificado y los indicadores sociales que lo sustentan. Indique el rea geogrfica identificada, por qu es su entidad la indicada para ofrecer el servicio, cuantos personas con deficiencias intelectuales y del desarrollo fueron impactadas el ao anterior y si cuentan con acuerdos colaborativos, en qu consisten, y nombre de las Agencias u organizaciones con que tiene dichos acuerdos. 7. Metas y Objetivos: Las metas y objetivos deben estar dirigidas al rea programtica seleccionada. Enumere y describa cuantitativa y cualitativamente las metas y objetivos que su programa alcanzar tras implementar las actividades propuestas.

8. Estudio de necesidades: Indicar los hallazgos del estimado de necesidades o informacin que evidencie y justifique que los servicios que la organizacin, agencia o municipio proyecta ofrecer y que sean necesarios para la poblacin a la que se pretende servir. Indique el mtodo y fuentes de informacin que utiliz para su investigacin y seleccin. 9. Procedencia de personas servidas con deficiencias intelectuales y del desarrollo: Presentar evidencia de personas con deficiencias intelectuales y del desarrollo que sirven, sin duplicarlos. En el caso de una entidad nueva, indicar de dnde o por quin sern referidos los personas con deficiencias intelectuales y del desarrollo. Incluir descripcin de la poblacin a servir por: sexo, edad, composicin familiar, comportamiento social, aprovechamiento acadmico y otros. (Ver Anejo A) 10. Modelos de Proyectos Medibles: Los solicitantes deben utilizar los modelos que han sido probados como efectivos y han sido reconocidos as por el Consejo Estatal sobre Deficiencias en el Desarrollo y el Administration on Developmental Disabilities en Washington, DC. Esto responde al nfasis que el Gobierno Federal ha dado recientemente a la necesidad de que todo programa que ste subvencione, establezca e informe mtodos de medicin de resultados que demuestren su efectividad en lograr los objetivos establecidos en el plan estratgico de la propuesta. 11. Plan de Accin: Un plan que resuma las metas y los objetivos del proyecto, las actividades a travs de las cuales se lograrn los objetivos, los criterios de evaluacin adecuados para evaluar los objetivos y que demuestre que los recursos econmicos solicitados se justifican para el servicio que se propone proveer. (Ver Anejo B) 12. Formularios: Incluya copia de documentos (formas), procedimientos, guas, instrucciones, evaluaciones, formularios, etc. que formarn parte de los expedientes y records de las operaciones diarias del programa. 13. Evaluacin: Detalle los mtodos y medidas que se utilizarn para evaluar la efectividad del Programa. Establezca el calendario para las actividades de evaluacin de los resultados de la implantacin de las estrategias a tono con los requisitos de informes del CEDD. (Ver Anejo C y Anejo D) 14. Calendario de Trabajo: Presente un tabla que contenga todas las actividades (qu y quin lo har) a efectuarse durante el ao con metas, objetivos y calendario de trabajo para la implantacin de las estrategias. Incluya en esta tabla las estrategias de movilizacin comunitaria para atender el problema identificado. 15. Presupuesto: Presente una proyeccin presupuestaria y un narrativo de todos los costos necesarios para el desarrollo de las actividades de su propuesta, identificando la fuente de fondo a utilizarse para cada partida incluida, una columna para aportacin federal, otra para el pareo y otra para el costo total del proyecto. Presente una lista de las facilidades y equipo a utilizarse para su estructura operacional. (Ver Anejo E)

Gastos generalmente permitidos y no-permitidos: o Permitidos : Sueldo del Recursos Humanos Beneficios marginales requeridos por las leyes estatales Servicios Profesionales Equipo y Materiales Alimentos para participantes Transportacin para participantes Dieta y millaje (segn establecido por el Departamento. de Hacienda) Divulgacin sobre los servicios ofrecidos Estipendio para participantes Gastos de auditoras. o No-permitidos: * Gastos de construccin, renovacin o modificacin del edificio Compra o alquiler de terrenos o edificios Fondos de emergencia; aquellos que se reservan para posibles eventos, cuyo resultado y ocurrencia es indeterminable y poco probable Mantenimiento de equipo y materiales Seguros de vida, responsabilidad pblica o desastres naturales Arrendamiento o compra de automviles Salario o estipendio a participantes, excepto en proyectos de empleo o adiestramiento Uniformes *El Consejo puede autorizar gastos no permitidos cuando la naturaleza del servicio a ofrecerse lo exija o sea indispensable para la consecucin del proyecto. La reconsideracin de estos gastos requiere una justificacin fehaciente por parte de la entidad proponente. 16. Pareo Requerido: El pareo para un proyecto en su primer ao no debe ser menor del 10% del costo total del proyecto. Debe indicar procedencia del pareo requerido y el uso que se le dar al mismo. En proyectos de continuacin se incrementar 5% anual en el pareo. No se permitir como pareo la utilizacin de otros federales que reciba la organizacin. 17. Plan de Sustentabilidad: Indique y presente la evidencia pertinente de las fuentes de fondos disponibles al momento de solicitar los fondos al CEDD (estatales, municipales, privadas, etc.). Un plan que evidencie la habilidad de continuar con el proyecto al terminarse la subvencin de fondos otorgada por el CEDD. 18. Periodo: El periodo de subvencin es de doce (12) meses a partir de la fecha de otorgacin del contrato.

Proceso de Evaluacin El procedimiento para la evaluacin y aprobacin de propuestas para el CEDD es el siguiente: o Personal del CEDD evaluar que toda propuesta sometida cumpla en su totalidad con los requisitos establecidos en esta gua. Toda propuesta que no cumpla con los requisitos ser devuelta. o Las propuestas son luego evaluadas por el Comit de Evaluacin de Propuestas del Consejo quien somete sus recomendaciones al Presidente del CEDD y ste a su vez lo lleva al pleno para la determinacin ulterior. o El Consejo en pleno propone recomendaciones finales sobre las propuestas que se le han presentado y recomienda su aprobacin o denegacin.

Notificacin de Aprobacin o Denegacin de Propuesta/Administracin de Contrato El Director Ejecutivo notificar a los proponentes la aprobacin o denegacin de sus propuestas mediante carta. Personal del CEDD revisar las propuestas y requerir de los proponentes los documentos necesarios para redactar el contrato. Una vez los solicitantes cuyas propuestas han sido aprobadas acepten dicha notificacin y hayan sometido las certificaciones y documentos requeridos, sern convocados para la firma de un contrato el cual incluir todos los trminos y condiciones bajo los cuales se han otorgado los fondos. El contrato ser por un periodo de 14 meses y solo se modificar cuando las condiciones estipuladas en el mismo se hayan cumplido en su totalidad y esto sea en el mejor inters del Estado. Requisitos Fiscales y Programticos Es importante que de ser aprobada su propuesta, su organizacin cumpla con los siguientes requisitos fiscales y programticos. 1. Monitoria Fiscal El CEDD es responsable de monitorear a los sub-recipientes para verificar el cumplimiento con las responsabilidades fiscales y programticas de acuerdo a los reglamentos establecidos por la ley federal. Por su parte los sub-recipientes debern cumplir con los siguientes requisitos mnimos fiscales: Establecer y mantener registros contables auditables. Cuentas adecuadas por cada fondo recibido. Los registros deben incluir la porcin federal y el pareo por separado. Los gastos sern los necesarios y razonables incluidos en el programa. Controles Internos Efectivos (Segregacin de Tareas). Sistema de Contabilidad Adecuado. Todos los expedientes deben estar fsicamente en las oficinas de la Organizacin.

El diseo e implementacin de estos sistemas deber estar de conformidad con las guas financieras detalladas en la Gua Financiera Federal del CEDD Las fechas para monitorias sern notificadas con anticipacin o llevadas a cabo sin previo aviso. Las monitorias incluirn tanto lo programtico como lo fiscal. Se debe identificar el personal responsable de la provisin de datos y de preparar los informes mensuales, trimestrales y anuales requeridos. El proponente utilizar el proceso de adquisicin de servicios que se requiere por las Leyes y Reglamentos del Gobierno de Puerto Rico. 2. Informes de Progreso Programticos y Fiscales Requeridos El CEDD requerir de los sub-recipientes informes peridicos que le permitan evaluar el cumplimiento con las reas programticas y fiscales establecidas para el desarrollo de su programa. A continuacin se enumeran los informes requeridos. Incluimos en esta Gua un formato modelo para su referencia. o Informes Programticos Informe de Progreso (Mensual) Todos los meses. Vence el da 10 del mes siguiente al cierre del mes. (Que actividades o procesos se estn realizando) Informe Programtico (Trimestral) Cada 3 meses. Vence el da 10 del mes siguiente al cierre del trimestre. (Cmo va desarrollndose los objetivos detallados en la propuesta)

o Informes Financieros Requisicin de Fondos Son tres requisiciones de fondos, la primera al firmar el contrato, la segunda a los seis meses y la tercera un mes antes de terminar el contrato. Informe Mensual de Gastos, Obligaciones y Saldo Libre- Vence el da 10 del mes siguiente. Informe Trimestral de Situacin Financiera Vence el da 10 del mes siguiente al cierre del trimestre

Informe Final Situacin Financiera.- Vence el dia 10 del mes siguiente.

Rev. 13 de agosto 2012