COLEGIO PARROQUIAL DE BACHILLERATO COMERCIAL Grado octavo secretariado

FECHA DE INICIO: FECHA DE TRMINO: ALUMNA: Gua nmero: Tiempo Probable: _____ horas Docente:

La evaluacin de un archivo y las condiciones que repercuten en su conservacin, mantenimiento y control de los documentos que contiene, son herramientas indispensables para garantizar su preservacin. La falta de organizacin y la carencia de sistemas de proteccin, tanto en los archivos de gestin, como en los centrales e histricos, ocasionan deterioro en el material de archivo.Por lo tanto, es necesario realizar procesos de diagnstico que permitan tomar las medidas, que conduzcan a la conservacin preventiva de los documentos. Factores que ocasionan alteracin en los documentos ALTERACIONES DE TIPO BIOLGICO: Dao ocasionado por bacterias, hongos, insectos y roedores. El deterioro producido consiste en la degradacin del soporte, inicialmente superficial, provocando prdidas parciales o totales, comprometiendo bien sea un folio o la totalidad de una unidad y es una alteracin que se da sobre los diferentes soportes que se emplean para el registro de la informacin. ALTERACIONES DE TIPO QUMICO Provocadas por las reacciones que se dan entre los materiales empleados en la fabricacin de los soportes y los factores medioambientales como temperatura, humedad relativa, luz visible, radiacin ultravioleta, contaminante atmosfrica y material particulado.

ALTERACIONES DE TIPO FSICO Producidas sobre materiales por efectos de exposicin prolongada a condiciones ambientales inadecuadas, por su incorrecta manipulacin o por la carencia de medios apropiados de almacenamiento. Igualmente, por empleo de materiales que generen deterioros o situaciones de vandalismo y casos de desastres. Entre ellos estn:

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desgarro, manchas, humedad, fragilidad, rasgadura y un faltante. PROCESOS DE ORGANIZACIN: ORGANIZACIN DE LOS ARCHIVOS La organizacin de archivos es un conjunto de operaciones tcnicas y administrativas, cuya finalidad es la agrupacin de documentos relacionada en forma jerrquica, con criterios orgnicos o funcionales para revelar su contenido. Estos presuponen: Conocimiento previo del estado general de la documentacin, nivel de organizacin documental, estado fsico de la documentacin y condiciones fsico-ambientales de los depsitos. Conocimiento de la historia de la documentacin. Conocimiento de las entidades productoras. ORGANIZACIN DOCUMENTAL Es el punto de partida para lograr eficiencia y modernizacin administrativa, ya que los documentos producidos por las entidades en desarrollo de sus actividades: -Son el testimonio de su existencia. -Son el referente para la toma de decisiones. Es el proceso archivstico que consiste en el desarrollo de un conjunto de acciones orientadas a la clasificacin, ordenacin y descripcin de los documentos de la entidad.

CLASIFICACIN DOCUMENTAL Es la labor intelectual mediante la cual se identifican y establecen las categoras o grupos de documentos que reflejan la estructura orgnico-funcional de la entidad a la cual pertenecen.

RESPONDE: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. En qu consisten las alteraciones de tipo biolgico? Qu provoca las alteraciones de tipo qumico? Qu ocasiona las reacciones de tipo fsico? Qu ocasiona las alteraciones de tipo biolgico? Por qu son ocasionadas las alteraciones fsicas? Cul es la finalidad en la organizacin de archivos? El conocimiento previo del estado general de la documentacin se requiere en: En la organizacin documental los documentos producidos son: ____________ Qu acciones orienta la organizacin documental? La clasificacin documental consiste en:

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ORGANIZACIN DE DOCUMENTOS La gestin de documentos se enmarca dentro del concepto de Archivo Total.

Hay que comprender los procesos tales como la produccin, recepcin, distribucin, consulta, organizacin, recuperacin y disposicin final de los documentos y de forma expresa, refiere entre otros aspectos, a la obligacin de la elaboracin y adopcin de las Tablas de Retencin Documental, instrumento archivstico que se identifica para cada entidad, de acuerdo con sus funciones y procedimientos. En un Conjunto de acciones orientadas a la clasificacin, ordenacin y descripcin de los documentos de una institucin, como parte integral de los procesos archivsticos (GRGA). Cdigo de Comercio. Los libros y papeles a que se refiere este captulo debern ser conservados cuando menos por diez aos, contados desde el cierre de aqullos o la fecha del ltimo asiento, documento o comprobante. Transcurrido este lapso, podrn ser destruidos por el comerciante, siempre que por cualquier medio tcnico adecuado garantice su reproduccin exacta. Adems, ante la cmara de comercio donde fueron registrados los libros se verificar la exactitud de la reproduccin de la copia, y el secretario de la misma firmar acta en la que anotar los libros y papeles que se destruyeron y el procedimiento utilizado para su reproduccin.

Cuando se expida copia de un documento conservado como se prev en este artculo, se har constar el cumplimiento de las formalidades anteriores.

ACTIVIDADES
El conjunto de acciones encaminadas a la adecuada organizacin de los archivos comprende los procesos archivsticos de: 1. Clasificacin documental. Proceso archivstico mediante el cual se identifican y establecen las series que componen cada agrupacin documental (fondo, seccin y subseccin), de acuerdo con la estructura orgnicofuncional de la entidad (GRGA). Identificacin de unidades administrativas y funcionales. Aplicacin de la tabla de retencin y/o valoracin de la dependencia. Conformacin de series y subseries documentales. Identificacin de tipos documentales de la tabla de retencin y/o valoracin y de los documentos de apoyo. Control en el tratamiento y organizacin de los documentos. 2. Ordenacin documental: Ubicacin fsica de los documentos dentro de las respectivas series en el orden previamente acordado. Actividades:

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Relaciones entre unidades documentales, series, subseries y tipos documentales. Conformacin y apertura de expedientes. Determinacin de los sistemas de ordenacin. Organizacin de series documentales de acuerdo con los pasos metodolgicos. Foliacin.

DISPOSICIN DOCUMENTAL
DEFINICIN: Seleccin de los documentos en cualquier etapa del ciclo vital, con miras a su conservacin temporal, permanente o a su eliminacin conforme a lo dispuesto en las Tablas de Retencin Documental y/o Tablas de Valoracin Documental de los cuales deban dar fe, estn obligadas a conservar por su cuenta copias de ellos mediante el empleo de procedimiento de microfilmacin o de cualquiera otro tcnicamente adecuado y aceptado por el Gobierno Nacional. Ley 80 de 1993. Artculo 39. Segundo Prrafo. Las entidades estatales establecern las medidas que demanden la preservacin, inmutabilidad y seguridad de los originales de los contratos estatales. Decreto 2527 de 1950. Por el cual se autoriza el procedimiento de microfilm en los archivos y se concede valor probatorio a las copias fotostticas de los documentos microfilmados. Decreto 3354 de 1954. Podrn microfilmarse los documentos y expedientes que han sido sometidos al trmite normal y los que encontrndose en trmite, por su importancia merezcan un especial cuidado en la conservacin y autenticidad; pero no podrn ser destruidos sus originales hasta cuando haya transcurrido el tiempo que la prudencia y la costumbre aconsejen en cada caso, de acuerdo con su naturaleza. Al someter a la microfilmacin cualquier documento, debe tenerse el cuidado de que quede copiado en la cinta ntegramente y con absoluta fidelidad, de tal modo que queda prohibido hacerles recortes, dobleces, enmendaduras o cualquier adulteracin, con pena de perder su valor probatorio. Acuerdo AGN 007 de 1994. Reglamento General de Archivos. Artculo 18. Crea el Comit Evaluador de Documentos, determina su integracin y le fija la funcin principal de estudiar los asuntos relativos al valor secundario de los documentos.

Artculo 23. Valoracin documental. Ordena a las e ntidades oficiales elaborar la tabla de retencin documental a partir de su valoracin. Artculo 25. Eliminacin de documentos que se entiende como la destruccin de los documentos que hayan perdido su valor administrativo, legal o fiscal y que no tengan valor histrico.

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ACTIVIDADES Dentro del formato utilizado para la presentacin de las TRD para la Administracin Pblica Colombiana el diligenciamiento de la columna Disposicin Final, implica que a cada serie o subseries se le aplic previamente el proceso de valoracin para definir su conservacin permanente, reproduccin a travs de tecnologas y soportes, en cuya aplicacin se observen principios y procesos archivsticos, la eliminacin cuando agotados sus valores administrativos no tengan o representen valor para la investigacin o la seleccin de algunas muestras representativas. Para definir la disposicin final se debe tener en cuenta: Adems de definir la conservacin permanente de una serie se debe analizar la aplicacin conjunta de una tcnica de reprografa cuyo objetivo ser facilitar el acceso a la informacin, evitando a la vez que la manipulacin constante sobre originales pueda facilitar su deterioro. La decisin de eliminar expedientes en los archivos de gestin, es una opcin vlida en casos tales como el de los informes de gestin en los que se conserva una copia en las unidades administrativas que los producen y el original es enviado a las oficinas de planeacin quienes conservarn el total de la serie y la transferirn al archivo central correspondiente. Microfilmar o digitalizar algunas series con el propsito de destruir los documentos originales debe ser una decisin que en la prctica garantice que la informacin reproducida y guardada por dichos medios ser perdurable, fiel, accesible e inalterable y que los soportes originales no se eliminarn hasta tanto no se venzan los periodos de prescripcin aplicables en cada caso. Aun cuando se apliquen tcnicas de reprografa vlidas, sera conveniente conservar algunos expedientes en su soporte original a fin de que los futuros investigadores puedan analizar caracteres diplomticos.