CHAPITRE 5 : L'ACCS AUX DOCUMENTS Annonce du plan :

1. 2. 3. critres et procds de classement, dfinition des archives, les trois types d'archives , les modes d'archivage (larchivage physique et larchivage numrique (principes, supports, formats) portail de l'entreprise, sites internet

L'accs aux documents est devenu un problme incontournable des entreprises. C'est tout d'abord une contrainte car le droit commercial impose aux entreprises de conserver pendant 10 ans certains documents, or le stockage reprsente un cot trs important. D'autre part, certaines entreprises souhaitent conserver certains documents pour garder une trace de ce qu'elles savent faire, de leurs comptences. Elles mettent alors en place des portails d'entreprise, des sites internet Quels sont les techniques et les enjeux de l'accs aux documents ? Quelles sont les amliorations induites dans cette activit par la dmatrialisation des documents, que nous avons dcouvert dans le chapitre 4 ? Quels sont les possibilits ouvertes par Internet dans ce domaine ?

Camra Caf n3 p30. ditions "Jungle-calt c'est la tl",novembre 2004

Question : 1. relevez les erreurs commises par Vince 2. quelles en sont les consquences ? 3. proposez quelques solutions pour y remdier chapitre 5, l'accs aux documents -1-

doc : un accueil efficace La scne se droule l'accueil tlphonique d'une grande mutuelle. - bonjour, je souhaiterais parler au service habitat pour l'obtention d'une assurance pour un prt immobilier - bien sr monsieur. Puis-je avoir votre numro d'assur social ? - oui, c'est le 2 72 02 56 551 543 14 - oui vous tes monsieur Thinot ? - oui - Pouvez vous me donner votre prnom, votre date de naissance et votre adresse ? - Oui, mon prnom c'est Jean-Marc et j'habite au 4 avenue du Parc Aix en Provence. Je suis n le 4 septembre 1971 - Trs bien monsieur, je vous passe le service habitat, et je leur transmets en mme temps votre dossier, bonne journe. Questions : Quel est le mode de classement utilis dans cette mutuelle ? Pourquoi vrifier le numro d'assur social ds l'accueil tlphonique ? Quel est l'intrt de demander les autres renseignements ce moment l ? Doc : un relev de compte

Question : Retrouvez les ordres de classement utiliss dans ce document Doc 3 : chercher des documents sur son ordinateur allez dans votre ordinateur dans le menu dmarrer / rechercher questions : quelles possibilits de recherche ce menu offre t'il ? quels en sont les avantages ? les inconvnients ? chapitre 5, l'accs aux documents -2-

doc : les matriels d'archivage et de classement

questions : 1. rendez-vous sur le site de cette entreprise (www.ares.fr) et dcrivez les matriels de classement et d'archivage prsents sur ces photographies 2. rendez-vous ensuite sur le site d'un de ces concurrents (www.manutan.fr ) et essayez de dterminer le cot l'unit de ces matriels. doc : les obligations lgales d'archivage question : Cherchez quelles sont les obligations lgales darchivages, puis rcapitulez les informations trouves dans un tableau semblable celui-ci. Archivage matriel (physique) Dure d'archivage des documents Forme d'archivage des documents Archivage lectronique

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Doc : l'archivage physique, un mal ncessaire ? Phillipe ROCUET, directeur des ventes Recall : "L'archivage rpond a une problmatique de stockage des entreprises. Le prix du m tant de plus en plus lev, elles recherchent le meilleur rapport qualit/prix pour conserver leurs archives. Le march de l'externalisation de l'archivage nest pas encore mature puisque 20 % des entreprises seulement ont externalis ces prestations. Les appels doffres mondiaux sont rares mais plus courants au niveau europen. Dans les grands groupes, ce sont les achats qui prennent en charge ce dossier. Sinon, c'est essentiellement du ressort des services gnraux. Pour les activits de conservation, le volume n'a pas beaucoup d'incidence sur les prix. En revanche, pour la GEID et la destruction, c'est fonction de la nature et de la volumtrie. Le mtier de base est le stockage, ce qui induit une relation dpositaire-dposant avec les clients. Sur ce march, il existe donc une concurrence avec les logisticiens et les dmnageurs. Il faut se diffrencier par les services. L'unit d'uvre de stockage est le mtre linaire, correspondant deux cartons. Le prix varie entre trois et six euros par carton. Pour les grands comptes, les prestations de stockage peuvent atteindre 50 km. Et contrairement ce que l'on pourrait imaginer, les entreprises de stockage ont grand intrt favoriser la destruction d'archives inutiles. Il est ncessaire de mettre en place ds le dbut de l'archivage des programmes proactifs de destruction. Par exemple, quand une liasse fiscale entre en archive, celle de l'anne n-11 doit tre dtruite puisque ce document n'a pas tre conserv au-del de 10 ans. Si ces conditions sont respectes, le volume d'archives n'augmente que de 1 2% par an. Par ailleurs, c'est en amont que des conomies sont ralisables en dtruisant en interne les documents sans intrts" Frdric GODEUX, directeur des ventes de Locarchives : "Lexternalisation de larchivage est une opration particulire chaque entreprise. En effet, chacune d'entre elles possde des documents bien particuliers et des terminologies qui lui sont propres. Pour la numrisation, les entreprises doivent faire des choix la fois organisationnels et budgtaires. Organisationnels d'abord car un document doit tre conserv sous sa forme d'origine. Pour faire de larchivage numrique, il faut que le document soit utilis sous format informatique. La signature lectronique permet alors de garantir l'intgralit et lintgrit des documents. Budgtaires ensuite car la numrisation pour des documents papier l'origine doit tre slective. Il est en effet conomiquement aberrant de numriser l'intgralit de ses archives papier. L'action mener pour optimiser ce poste de dpense est double. Slectionner les archives susceptibles d'tre consultes frquemment puis les numriser, et par ailleurs rcuprer le plus en amont possible les donnes sous forme informatique" Reza Redjem-Chibane, Dcision Achats - 1 fvrier 2005, publi sur le site swt-concept.com Questions : 1. quels sont les services gnralement chargs de larchivage dans les entreprises ? pourquoi ? 2. calculez le prix de stockage engag par un grand compte (un client important) 3. pourquoi une entreprise peut elle prendre la dcision dexternaliser son archivage ? quelles sont les consquences de cette externalisation ? 4. pourquoi certaines entreprises dcident elles de conserver leurs archives sous forme papier ? quelles sont les prestations fournies par les entreprises spcialises dans larchivage ? (vous pouvez visiter le site de SWT (http://www.swt-concept.com/fr/ )

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APPLICATION en demi-groupe : Maileva

Certaines entreprises se spcialisent dans l'archivage des documents d'autres entreprises. Rendez-vous sur le site http://www.maileva.com/index.htm puis observez le service darchivage propos par La Poste. Questions : 1. faites un schma qui rcapitule les diffrentes tapes du traitement de larchivage chez Maileva APPLICATION : le classement et larchivage dans mon lyce Prenez rendez-vous avec les personnes concernes par larchivage/classement des documents suivants : - les bulletins des lves - les absences des lves - les absences des professeurs - les factures des achats de matriel informatique des sections STG - lemploi du temps des professeurs - les documents cres sur le serveur par les lves de terminale de lan pass - les revues du CDI questions : 1. pour chaque cas, vous mettrez en vidence la procdure de classement/d'archivage suivie (ventuellement vous l'expliquerez par un schma de procdure), qui s'en occupe, qui en profite, le matriel utilis ainsi que l'ordre de classement. 2. Vous analyserez ensuite les avantages et les inconvnients de la procdure pour le principal utilisateur. 3. Vous rcapitulerez vos rsultats sur un document bureautis 4. vous exprimerez sous forme graphique la rpartition de la frquence d'utilisation des ordres de classement et des matriels utiliss.

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NOTIONS A RETENIR L'ACCS AUX DOCUMENTS DANS L'ENTREPRISE 1. CRITERES ET PROCEDES DE CLASSEMENT L'accs aux documents dans l'entreprise est facilit par une classification et un rangement adapt aux utilisations prvues. Les ordres de classement les plus classiques sont les suivants : Ordres de classement Le classement alphabtique Se fait l'ordre alphabtique des noms Avantages / inconvnients + Classement simple pour des petits classements - qui devient compliqu quand on ne suit pas les rgles (ex : on ne doit pas tenir compte du prnom, des particules) - les erreurs de classement ne sont pas visibles + c'est un plan de classement logique, adapt au traitement informatique, les erreurs de classement sont rares - il faut un document qui rcapitule le numro attribu chaque dossier pour pouvoir faire la recherche par nom + il est simple organiser - il est compliqu lors de la recherche d'une information ancienne dont on ne se souvient pas de la date exacte + il est simple - il doit souvent tre complt par un deuxime classement l'intrieur du secteur gographique Exemples d'utilisation Dictionnaire Dossiers client

Classement numrique Permet de ranger les lments dans l'ordre des numros. A chaque numro va correspondre un dossier.

Classements importants, dossiers clients

Classement chronologique S'effectue d'aprs la date du document

Classement des relevs bancaires, Classement des revues

Classement gographique Permet de classer des lments d'aprs leur localisation

Classement des secteurs de vente pour la prospection

Tous ces ordres de classements sont aujourd'hui utiliss tant pour les documents papier que pour les documents lectroniques. Le systme d'exploitation des ordinateurs permet d'organiser le classement de votre choix dans des dossiers et des sous-dossiers. Il existe galement un systme de recherche intgr (dmarrer/rechercher) qui permet de trouver des documents dans le disque dur de faon automatique, mais un classement logique en dossiers et sous-dossiers, avec des noms de documents et de dossiers suffisamment clairs permet d'viter la plupart des pertes ou des erreurs.

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2. L'ARCHIVAGE A. dfinition Les archives sont des documents anciens, inutiles pour la gestion courante, mais qui doivent tre conservs pour servir ventuellement de preuve. Ex : les bons de commande doivent tre conservs pendant 10 ans Les locaux o sont conservs ces documents s'appellent aussi les archives. Les archives sont aussi la mmoire de l'entreprise pour toutes sortes de documents papier ou multimdia. Ex : une entreprise conservera galement les procdures qu'elle utilise, les vido de prsentation de son activit, les affiches publicitaires, ses fichiers clients etc Les archives taient l'origine conserves dans l'entreprise, dans des locaux o l'on organisait le classement et le rangement physique des archives. L'activit d'archivage subit une double rvolution : - d'une part elle est de plus en plus organise l'extrieur de l'entreprise, par des entreprises spcialises et quipes en consquence, qui envoient en cas de besoin une copie du document souhait, ou l'original. Ex : l'entreprise architel assure la conservation des archives de nombreuses entreprises (www.architel.fr) - d'autre part, la dmatrialisation du document papier, devenu trs souvent un document lectronique, fait de l'archivage la dernire tape de la GED. Elle a entran une grande diminution du volume des archives, ainsi qu'une facilit et une rapidit d'accs. B. les trois types d'archives on distingue traditionnellement trois types d'archives dont la gestion et l'importance sont diffrentes. - les archives vivantes : ce sont des dossiers en cours ou classs mais qui ncessitent un rajout frquent de pices. Ces dossiers doivent donc rester accessibles immdiatement car la productivit du personnel est alors en jeu. - les archives intermdiaires : ce sont les dossiers peu utiliss mais qui doivent tre conservs titre de preuve. On doit assurer leur scurit. - les archives dfinitives : ce sont les dossiers qui ne sont plus utiliss mais qui sont conservs pour des raisons juridiques. Leur cot est souvent important. Ils devront tre dtruits lorsqu'ils seront inutiles. C. les modes d'archivage il existe 2 modes : 1. l'archivage physique il consiste classer les documents de faon efficace dans des locaux rservs cet usage. Ex : pour l'entreprise Architel, la conservation du fonds est assure dans des entrepts neufs, dont la structure en bton assure une protection maximale contre l'incendie et le vol. Les matriels utiliss les plus frquemment sont les armoires archives, les cartons et dossiers archives. Les entreprises veillent de plus en plus la traabilit des documents : le personnel de l'entreprise doit tre capable de retrouver trs vite n'importe quel dossier. 2. larchivage numrique le principe : larchivage numrique est gnralement associ la GED (chapitre 4), et se sert des technologies comme la reconnaissance automatique des documents (RAD) qui permet de trier les chapitre 5, l'accs aux documents -7-

documents et de les indexer, la lecture automatique des documents (LAD), qui permet dextraire des informations textuelles et de les rcuprer dans des fichiers.

Source : www.architel.fr

- les supports : ils sont multiples et comprennent les disques magntiques, les disques numriques rinscriptibles ou non, les disques optiques, mais aussi les disques durs de serveurs etc Les donnes doivent pouvoir tre restaures 24 heures/24, 365 jours par an. Les sauvegardes informatiques peuvent tre automatiquement programmes. Les entreprises darchivage proposent galement un service de tl sauvegarde par Internet (la sauvegarde automatique des documents des ordinateurs fixes et portables sans intervention des utilisateurs, qui peuvent les restaurer intgralement en cas de besoin). Les donnes de lentreprise sont ainsi protges contre certains risques : pertes, erreur de manipulation, destruction accidentelle, crash informatique, attaque de virus, piratage et vol d'ordinateur portable. - les formats : pour assurer la prservation de l'information, le format choisi lors de larchivage numrique doit tre "lisible" par une application (un logiciel ).

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