6007 Liquidacion Prestaciones Sociales

PROCEDIMIENTO PARA LA LIQUIDACIN DE PRESTACIONES SOCIALES
CDIGO DEL PROCEDIMIENTO: 6007
VERSIN No.: 2.0
Fecha: Enero 06 de 2010
REVISADO POR:
Director Tcnico de Talento Humano CARGO
Dr. Csar Augusto Lpez Meza _______ NOMBRE FIRMA
APROBADO POR:
Director Tcnico de Planeacin CARGO
Dr. Elemir Eduardo Pinto Diaz __________ NOMBRE FIRMA
COPIA No.
No. DE PGINAS: 73
Pgina 1 de 72
1. OBJETIVO: Estandarizar las actividades necesarias para reconocer, liquidar y cancelar a los funcionarios o exfuncionarios de la Contralora de Bogot, D.C., las prestaciones sociales a que tengan derecho, de conformidad con la legislacin vigente.
2. ALCANCE: 2.1. Reconocimiento, liquidacin, aplazamiento e interrupcin de vacaciones. El procedimiento inicia cuando el funcionario solicita las vacaciones y termina cuando se archiva copia de la resolucin y de la solicitud en la hoja de vida del funcionario. 2.2. Liquidacin de prestaciones sociales de ex funcionarios. El procedimiento inicia cuando el funcionario de la Subdireccin de Gestin de Talento Humano recibe la novedad de retiro y elabora la liquidacin de Prestaciones Sociales y termina cuando se archiva copia de la Resolucin en la Hoja de Vida del funcionario retirado. 2.3. Consolidacin y pago anual de cesantas a funcionarios afiliados a fondos privados. El procedimiento inicia cuando el funcionario de la Subdireccin de Gestin de Talento Humano actualiza mensualmente la base de datos establecida para liquidar el monto de cesantas y los intereses de cesantas, con el archivo plano reportado por nmina y termina cuando se archiva en la Hoja de Vida del funcionario copia de la comunicacin. 2.4. Autorizacin del retiro parcial de cesantas de fondos privados, Fondo Nacional de Ahorro y Fondo de Prestaciones, Cesantas y PensionesFONCEP. El procedimiento inicia cuando el funcionario radica la solicitud en la Oficina de correspondencia de la entidad y termina cuando se archiva copia de la autorizacin o formulario solicitud pago de cesantas en el expediente de cesanta del funcionario. 2.5. Liquidacin de cesantas definitivas en fondos privados y/o Fondo Nacional del Ahorro.
Pgina 2 de 72
El procedimiento inicia cuando el funcionario de la Subdireccin de Gestin de Talento Humano solicita a nmina el reporte de los empleados retirados y termina cuando se archiva copia de la resolucin en la hoja de vida del funcionario. 2.6. Liquidacin, reporte y pago del aporte mensual de funcionarios afiliados al Fondo Nacional del Ahorro. El procedimiento inicia cuando el funcionario de la Subdireccin de Gestin de Talento Humano, actualiza las novedades tanto en factores fijos como en factores variables que se presenten en forma mensual, a partir de la base de datos consolidada durante el ao anterior y termina cuando se archiva copias de lo actuado en la carpeta Fondo Nacional del Ahorro. 2.7. Liquidacin de cesantas definitivas Fondo de Prestaciones Econmicas Cesantas y Pensiones FONCEP. El procedimiento inicia cuando el funcionario de la Subdireccin de Gestin de Talento Humano, solicita el reporte de los empleados retirados y termina cuando se archiva copia de la liquidacin de cesanta en la hoja de vida del funcionario. 2.8. Procedimiento para el traslado de funcionarios con retroactividad al Fondo Nacional del Ahorro. rgimen de
El procedimiento inicia con la radicacin de la solicitud en la Oficina de Correspondencia de la entidad, manifestando su decisin de afiliarse individual y voluntariamente al Fondo Nacional del Ahorro y termina con el archivo de la copia de la resolucin y la liquidacin definitiva en la Hoja de Vida del funcionario retirado.
3.
BASE LEGAL:
Decreto 1045 del 7 de junio de 1978, Por el cual se fijan las reglas generales para la aplicacin de las normas sobre prestaciones sociales de los empleados pblicos y trabajadores oficiales del sector nacional. Decreto 1919 del 27 de agosto de 2002, Por el cual se fija el rgimen de prestaciones sociales para los empleados pblicos y se regula el rgimen mnimo prestacional de los trabajadores oficiales del nivel territorial.
Pgina 3 de 72
Cesanta: Ley 6 de 1945, Por la cual se dictan algunas disposiciones sobre convenciones de trabajo, asociaciones profesionales, conflictos colectivos y jurisdiccin especial del trabajo; artculo 17. Ley 65 de 1946, Por la cual se modifican las disposiciones sobre cesanta y jubilacin y se dictan otras; artculo 1. Decreto 1160 de 1947. Sobre auxilio de cesanta. Decreto 3118 de 1968, Por el cual se crea el Fondo Nacional del Ahorro, modificado parcialmente por la Ley 432 de 1998, reglamentada por los Decretos 1582 y 1453 de 1998. Decreto 1045 de 1978, Por el cual se fijan las reglas generales para la aplicacin de las normas sobre prestaciones sociales de los empleados pblicos y trabajadores oficiales del sector nacional, artculo 45. Ley 50 de 1990, Por la cual se introducen reformas al Cdigo Sustantivo del Trabajo y se dictan otras disposiciones, artculos 99, 102 y 104. Ley 244 de 1995, Por medio de la cual se fijan trminos para el pago oportuno de cesantas para los servidores pblicos, se establecen sanciones y se dictan otras disposiciones, modificada por la Ley 1071 de 2006: Ley 344 de 1996, Por la cual se dictan normas tendientes a la racionalizacin del gasto pblico, se conceden unas facultades extraordinarias y se expiden otras disposiciones reglamentada parcialmente por el Decreto 1267 de 2001. Decreto 1582 de 1998, Por el cual se reglamentan parcialmente los artculos 13 de la Ley 344 de 1996 y 5 de la Ley 432 de 1998, en r elacin con los servidores pblicos del nivel territorial y se adoptan otras disposiciones en esta materia. Decreto 1252 de 2000, Por el cual se establecen normas sobre el rgimen prestacional de los empleados pblicos, los trabajadores oficiales y los miembros de la fuerza pblica. Circular 15000-0664 del 1 de octubre de 2003 del Contralor de Bogot D.C. Circular 70000-1333 del 13 de marzo de 2009 del Director Tcnico de Talento Humano.
Pgina 4 de 72
Calzado y vestido de labor: Ley 11 de 1984, Por la cual se reforman algunas normas de los Cdigos Sustantivo y Procesal del Trabajo. Artculos 7, 8 y 10. Decreto 982 de 1984, Por la cual se reglamentan los artculos 7o. y 10 de la Ley 11 de 1984, artculos 1 al 4. Ley 70 de 1988, Por la cual se dispone el suministro de calzado y vestido de labor para los empleados del sector pblico, artculos 1 y 2. Decreto 1978 de 1989, Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 70 de 1988, artculos 1, 5, 6, y 7. Intereses a la Cesanta: Decreto 1582 de 1998, Por el cual se reglamenta parcialmente los artculos 13 de la Ley 344 de 1996 y 5o. de la Ley 432 de 1998, en relacin con los servidores pblicos del nivel territorial y se adoptan otras disposiciones en esta materia, artculo 1. Ley 50 de 1990, Por la cual se introducen reformas al Cdigo Sustantivo del Trabajo y se dictan otras disposiciones, artculo 99. Prima de Navidad: Decreto 1045 de 1978, Por el cual se fijan las reglas generales para la aplicacin de las normas sobre prestaciones sociales de los empleados pblicos y trabajadores oficiales del sector nacional, artculos 32 y 33. Vacaciones: Ley 72 de 1931, Por la cual se reforma la Ley 57 de 1926 sobre descanso dominical, artculo 2 Decreto 3135 de 1968, Por el cual se prev la integracin de la seguridad social entre el sector pblico y el privado y se regula el rgimen prestacional de los empleados pblicos y trabajadores oficiales, artculo 8. Decreto 1848 de 1969, Por el cual se reglamenta el Decreto 3135 de 1968, artculos 43 al 50.
Pgina 5 de 72
Decreto 1045 de 1978, Por el cual se fijan las reglas generales para la aplicacin de las normas sobre prestaciones sociales de los empleados pblicos y trabajadores oficiales del sector nacional., artculos 8 al 10, 12 al 18, 20 al 25, y 28 al 31. Ley 995 de 2005, Por medio de la cual se reconoce la compensacin en dinero de las vacaciones a los trabajadores del sector privado y a los empleados y trabajadores de la administracin pblica en sus diferentes rdenes y niveles., artculo 1. Decreto 404 de 2006, Por el cual se dictan disposiciones en materia prestacional, artculo 1. Acumulacin de vacaciones: Decreto 3135 de 1968; artculo 46 del Decreto 1848 de 1969; artculo 13 del Decreto 1045 del 7 de junio de 1978. Compensacin de vacaciones en dinero: Decreto 3135 de 1968; artculo 47 del Decreto 1848 de 1969; artculo 20 del Decreto 1045 de 1978, artculo 10. Factores salariales para liquidacin de vacaciones: Decreto 1045 de 1978, Por el cual se fijan las reglas generales para la aplicacin de las normas sobre prestaciones sociales de los empleados pblicos y trabajadores oficiales del sector nacional, artculo 17. Reconocimiento de vacaciones causadas en caso de retiro del servicio: Decreto 1848 de 1969, Por el cual se reglamenta el Decreto 3135 de 1968, artculo 47, literales b) y c). Eventos que no interrumpen el tiempo de servicio para conceder vacaciones: Decreto 1045 de 1978, Por el cual se fijan las reglas generales para la aplicacin de las normas sobre prestaciones sociales de los empleados pblicos y trabajadores oficiales del sector nacional, artculo 22.
Pgina 6 de 72
Prescripcin del Derecho a Vacaciones: Decreto 1045 de 1978, Por el cual se fijan las reglas generales para la aplicacin de las normas sobre prestaciones sociales de los empleados pblicos y trabajadores oficiales del sector nacional, artculo 23. Vacaciones Decretadas de Oficio: Decreto 1045 de 1978, Por el cual se fijan las reglas generales para la aplicacin de las normas sobre prestaciones sociales de los empleados pblicos y trabajadores oficiales del sector nacional, artculo 12. Pago Proporcional de Vacaciones: Ley 995 de 2005, Por medio de la cual se reconoce la compensacin en dinero de las vacaciones a los trabajadores del sector privado y a los empleados y trabajadores de la administracin pblica en sus diferentes rdenes y niveles, artculo 1. Decreto 404 de 2006, Por el cual se dictan disposiciones en materia prestacional, artculo 1. Interrupcin de Vacaciones: Decreto 1848 de 1969, Por el cual se reglamenta el Decreto 3135 de 1968, artculo 15. Decreto 1045 de 1978, Por el cual se fijan las reglas generales para la aplicacin de las normas sobre prestaciones sociales de los empleados pblicos y trabajadores oficiales del sector nacional, artculo 49. Disfrute de Vacaciones Interrumpidas: Decreto 1045 de 1978, Por el cual se fijan las reglas generales para la aplicacin de las normas sobre prestaciones sociales de los empleados pblicos y trabajadores oficiales del sector nacional, artculo 16. Aplazamiento de Vacaciones: Decreto 3135 de 1968, Por el cual se prev la integracin de la seguridad social entre el sector pblico y el privado y se regula el rgimen prestacional de los empleados pblicos y trabajadores oficiales, artculo 14.
Pgina 7 de 72
Decreto 1045 de 1978, Por el cual se fijan las reglas generales para la aplicacin de las normas sobre prestaciones sociales de los empleados pblicos y trabajadores oficiales del sector nacional, artculo 9. Prima de Vacaciones: Decreto 1045 de 1978, Por el cual se fijan las reglas generales para la aplicacin de las normas sobre prestaciones sociales de los empleados pblicos y trabajadores oficiales del sector nacional, artculos 17, 24, 25, y 28. Pago de la Prima de Vacaciones en caso de retiro: Decreto 1045 de 1978, Por el cual se fijan las reglas generales para la aplicacin de las normas sobre prestaciones sociales de los empleados pblicos y trabajadores oficiales del sector nacional, artculo 30. Compensacin en dinero de la Prima Vacacional: Decreto 1045 de 1978, Por el cual se fijan las reglas generales para la aplicacin de las normas sobre prestaciones sociales de los empleados pblicos y trabajadores oficiales del sector nacional, artculo 29. Prescripcin de la Prima vacacional: Decreto 1045 de 1978, Por el cual se fijan las reglas generales para la aplicacin de las normas sobre prestaciones sociales de los empleados pblicos y trabajadores oficiales del sector nacional, artculo 31. Pago Proporcional de la Prima de Vacaciones en caso de retiro: Decreto 404 de 2006, Por el cual se dictan disposiciones en materia prestacional, artculo 1. Bonificacin Especial por Recreacin: Decreto 660 de 2002, artculo 14, Decreto 451 de 1984 y 1919 de 2002. Pago Proporcional de la Bonificacin por Recreacin en caso de retiro: Decreto 404 de 2006, Por el cual se dictan disposiciones en materia prestacional, artculo 1.
Pgina 8 de 72
4. DEFINICIONES: AUXILIO DE CESANTA: El trmino cesantas viene del latn "cessare que significa terminar algo, cesar; es la paga al cesante. La cesanta es una prestacin social que el empleador reconoce y paga a sus trabajadores, para que stos tengan un medio de subsistencia en el evento de llegar a quedar cesantes. Este auxilio monetario equivale a un (1) mes de salario por cada ao de servicio continuo o discontinuo y proporcional por fraccin de ao. CESANTA RGIMEN ANUALIZADO: Es la que se genera por la aplicacin del rgimen de liquidacin anual, en las empresas privadas o pblicas. Como auxilio de cesanta el trabajador recibe un (1) mes de salario por cada ao de servicio y proporcionalmente por fraccin de ao. CESANTAS RETROACTIVAS: Son aquellas que se generan en el sector privado o pblico como aplicacin al rgimen de liquidacin retroactiva. FACTORES PARA LA LIQUIDACIN DE CESANTA: Para la liquidacin del auxilio de cesanta se tendrn en cuenta los siguientes factores: Asignacin Bsica Mensual; Dominicales y Festivos; Horas Extras; Gastos de Representacin; Valor del Trabajo Suplementario y del realizado en jornada nocturna o en das de descanso; Auxilios de Alimentacin y Transporte; Prima de Navidad; Bonificacin por Servicios Prestados; Prima de Servicios o Semestral, Prima de Antigedad, Prima Tcnica y Prima de Vacaciones. RETIRO DE CESANTA DEFINITIVA: Es el pago total del saldo acumulado de cesanta a que tiene derecho el funcionario, cuando por cualquier causa se produzca su retiro o la terminacin definitiva de la relacin laboral con la entidad. RETIRO PARCIAL DE CESANTA: Es el avance o anticipo permitido por la ley para la compra y adquisicin de vivienda, construccin, reparacin y ampliacin de la misma y liberacin del gravamen del inmueble, contrado por el empleado o su cnyuge o compaero (a) permanente, as como para adelantar estudios del empleado, su cnyuge o compaero (a) permanente o sus hijos. Tiene carcter provisional sujeto a ser descontado de la liquidacin final que se realice al momento del retiro definitivo del funcionario de la entidad. SALARIO BASE DE LIQUIDACIN PARA LA CESANTA: Se tomar como base el ltimo sueldo o jornal devengado, a menos que el sueldo o jornal haya tenido modificaciones en los ltimos tres (3) meses, en cuyo caso la liquidacin se har con el promedio de lo devengado en los ltimos doce (12)
Pgina 9 de 72
meses o en todo el tiempo de servicio, si ste fuere menor de doce (12) meses. El computo se har teniendo en cuenta no solo la Asignacin Bsica, sino todo lo que recibe el empleado a cualquier otro ttulo y que implique directa o indirectamente retribucin ordinaria y permanente de servicios, tales como primas, bonificaciones, etc. En caso de que el funcionario haya recibido primas o bonificaciones que no tengan el carcter de mensuales, el promedio de la remuneracin se obtendr dividiendo el monto de dichas primas percibidas en el ltimo ao de servicio, por doce (12), y sumando tal promedio a la ltima remuneracin fija mensual. Cuando se trate de computar el valor de las horas suplementarias o extras trabajadas y de las comisiones o porcentajes eventuales, cuando no ha habido variacin en el salario fijo en los tres ltimos meses; en tales casos, se dividir lo percibido por el trabajador por concepto del valor de tales horas, o de los porcentajes y comisiones, por doce (12), y el resultado se sumar al ltimo sueldo fijo, para sumar as el promedio que servir de base a la liquidacin. LIQUIDACIN CESANTAS DEFINITIVAS: Es el pago que se efecta a favor del ex funcionario y que debe tramitar ante el Fondo de Cesantas correspondiente, mediante el formulario diseado para el efecto, el cual debe ser aprobado previamente por el Director de Talento Humano de la entidad, con su firma o mediante oficio. LIQUIDACIN CESANTAS RGIMEN ANUALIZADO: Es el pago que efecta la entidad a los funcionarios pertenecientes a ste rgimen de acuerdo a la liquidacin elaborada con corte a 31 de diciembre de cada ao, por la anualidad o por la fraccin correspondiente. LIQUIDACIN DE CESANTAS RETROACTIVAS: Es el reconocimiento que efecta la entidad a los funcionarios pertenecientes a ste rgimen, para lo cual se liquida anualmente un salario por ao o proporcional por fraccin de ao, multiplicando el ltimo salario por tiempo de servicio; descontando del resultado arrojado en la liquidacin los anticipos solicitados y efectivamente cancelados al empleado. DERECHOS DE LOS FUNCIONARIOS PERTENECIENTES AL RGIMEN DE CESANTAS RETROACTIVAS: Los funcionarios que a 25 de mayo de 2000, disfrutaban del rgimen de cesantas retroactivas continuarn en dicho rgimen hasta la terminacin de la vinculacin laboral en el organismo o entidad en la que se aplica dicha modalidad prestacional. (Artculo 2 del Decreto 1252 de 2000).
Pgina 10 de 72
FONDO DE CESANTA: Entidad administradora de los aportes de cesantas de los trabajadores y sus rendimientos financieros. FONDO NACIONAL DEL AHORRO: Es una Empresa Industrial y Comercial del Estado de carcter financiero del orden nacional, con un rgimen legal propio, organizada como un establecimiento de crdito de naturaleza especial, con personera jurdica, autonoma administrativa y capital independiente. Tiene dentro de su objeto la administracin eficiente de las cesantas de sus afiliados y contribuir a la solucin de vivienda y educacin, mediante el otorgamiento de crditos a sus afiliados. FONCEP (Fondo de Prestaciones Econmicas Cesantas y Pensiones): Es un establecimiento pblico del orden distrital con personera jurdica, autonoma administrativa y patrimonio propio, adscrito a la Secretara Distrital de Hacienda, que tiene dentro de sus objetivos, la administracin de cesantas de los servidores distritales, y la financiacin de vivienda. ACTO ADMINISTRATIVO (RESOLUCIN): Toda declaracin unilateral proferida en ejercicio de la funcin administrativa, que produce efectos jurdicos directos y definitivos sobre un determinado asunto. NOTIFICACIN: Es una diligencia imprescindible para que las decisiones que pongan trmino a una actuacin administrativa sean eficaces. La notificacin de los actos tiene que ver con su eficacia y no con la validacin de los mismos. NOTIFICACIN PERSONAL: Tiene carcter obligatorio para la administracin pblica; se debe enviar por correo certificado una citacin a la direccin suministrada por el administrado dentro de los cinco (5) das siguientes a la expedicin del acto; transcurridos cinco (5) das del envo de la citacin por correo, si el administrado no comparece, se debe proceder a surtir la notificacin por edicto. NOTIFICACIN POR EDICTO: Es la que se surte mediante la fijacin de un edicto en lugar pblico del respectivo despacho, por el trmino de diez (10) das, con insercin de la parte resolutiva de la decisin y la constancia de fijacin y desfijacin del mismo. NOTIFICACIN POR COMUNICACIN: Esta forma de notificacin se surte por escrito, y obra respecto de las decisiones administrativas tomadas en ejercicio de la facultad discrecional y las relacionadas con asuntos internos administrativo-laborales, o que alteren o afecten la situacin de libre nombramiento y remocin.
Pgina 11 de 72
BONIFICACIN POR RECREACIN: Es una prestacin social y un derecho especial otorgado a los empleados pblicos, equivalente a dos (2) das de la asignacin bsica mensual que les corresponda en el momento de iniciar el disfrute del respectivo periodo vacacional. Igualmente, habr lugar a esta bonificacin cuando las vacaciones se compensen en dinero. Esta bonificacin no constituir factor salarial para ningn efecto legal y se pagar por lo menos con cinco (5) das hbiles de antelacin a la fecha de inicio en el evento que se disfrute del descanso remunerado. PAGO PROPORCIONAL DE LA BONIFICACIN POR RECREACIN EN CASO DE RETIRO: Es el reconocimiento y pago que se hace al funcionario que se retira del servicio sin haber cumplido el ao de labor; tendr derecho a que se le cancele en dinero y en forma proporcional el tiempo efectivamente trabajado.
CALZADO Y VESTIDO DE LABOR: Es una prestacin social a la cual tendrn derecho los trabajadores vinculados mediante relacin legal y reglamentaria o contrato de trabajo, cuya remuneracin mensual sea hasta dos (2) veces el salario mnimo mensual y que haya cumplido ms de tres (3) meses al servicio del empleador, consistente en el suministro gratuito por parte de la entidad cada cuatro (4) meses, de un (1) par de zapatos y un (1) vestido de trabajo. INTERESES A LA CESANTA RGIMEN ANUALIZADO: Es una prestacin social reconocida en la ley a favor de los trabajadores, consistente en el reconocimiento por parte del patrono de unos intereses sobre la cesanta, los cuales equivalen al doce por ciento (12%) anual. Para su liquidacin se puede aplicar la siguiente frmula: Valor de la Cesanta x Nmero de Das Laborados x 0.12 / 360. INDEMNIZACIN POR NO PAGO OPORTUNO DE LOS INTERESES A LA CESANTA: Si el empleador no cancela oportunamente al trabajador los intereses sobre la cesanta dentro del trmino establecido en la ley, deber cancelar al trabajador a ttulo de indemnizacin y por una sola vez, un valor adicional igual al de los intereses causados.
PRESTACIONES SOCIALES: Nacen de los servicios subordinados que se proporcionan al empleador; no retribuyen propiamente la actividad desplegada por el empleado sino que ms bien cubre los riesgos o infortunios a que se puede ver enfrentado: la desocupacin, la prdida ocasional o permanente, parcial o total, de su capacidad laboral por enfermedad, accidente, vejez, etc, y la muerte, con la natural secuela de desamparo para el propio empleado y para aquellos que
Pgina 12 de 72
dependen de su capacidad productiva. El reconocimiento y pago se hace de acuerdo con lo consagrado en el Decreto 1919 de 2002; para la liquidacin de las prestaciones sociales no podrn incluirse factores salariales diferentes a los expresamente sealados en el Decreto 1045 de 1978. Las Prestaciones Sociales a que tienen derecho los empleados pblicos corresponden a: Vacaciones; Prima de Vacaciones; Bonificacin por Recreacin; Prima de Navidad; Auxilio de Cesanta; Intereses a la Cesanta; Calzado y Vestido de Labor. PRIMA DE NAVIDAD: Es una prestacin social que se reconoce a los empleados pblicos y a los trabajadores oficiales, equivalente a un (1) mes de salario que corresponda al cargo desempeado en treinta (30) de noviembre de cada ao. La prima se pagar en la primera quincena del mes de diciembre. PAGO PROPORCIONAL DE LA PRIMA DE NAVIDAD: El pago se produce cuando el empleado pblico o trabajador oficial no hubiere servido durante todo el ao civil; tendr derecho al pago proporcional de la prima de navidad en proporcin al tiempo laborado, a razn de una doceava parte por cada mes completo de servicios, que se liquidar y pagar con base en el ltimo salario devengado, o en el ltimo promedio mensual, si fuere variable. FACTORES DE SALARIO PARA LIQUIDAR LA PRIMA DE NAVIDAD: Para la liquidacin se tienen en cuenta los siguientes factores de salario: Asignacin Bsica Mensual; Prima de Antigedad; Gastos de Representacin; Prima Tcnica; Auxilio de Transporte y Subsidio de Alimentacin; (una doceava de la Prima Semestral o de Servicios; Prima Vacacional y Bonificacin por Servicios Prestados). Los factores salariales se debern tomar del 1 de enero del ao en curso hasta el 30 de noviembre del mismo ao en se liquida.
PRIMA DE VACACIONES: Es un reconocimiento que se otorga a los funcionarios y que es equivalente a quince (15) das de salario por cada ao de servicio. Deber pagarse dentro de los cinco (5) das hbiles anteriores a la fecha sealada para la iniciacin del descanso remunerado. PAGO DE LA PRIMA DE VACACIONES EN CASO DE RETIRO: Es el derecho que se reconoce y cancela al funcionario que se retire sin haber disfrutado de sus vacaciones, por motivos distintos a la destitucin o abandono del cargo. PAGO PROPORCIONAL DE LA PRIMA DE VACACIONES EN CASO DE RETIRO: Es el derecho que se reconoce y cancela al funcionario que se retira
Pgina 13 de 72
del servicio sin haber cumplido el ao de labor; el reconocimiento se efecta en dinero y en forma proporcional al tiempo efectivamente trabajado. COMPENSACIN EN DINERO DE LA PRIMA DE VACACIONES: Es la garanta que establece la ley de no perderse este derecho en caso que se autorice el pago de vacaciones en dinero. PRESCRIPCIN DE LA PRIMA DE VACACIONES: Este fenmeno jurdico se produce en los mismo trminos del derecho de vacaciones, es decir, cuatro (4) aos.
VACACIONES: Es el perodo de descanso que se reconoce anualmente al funcionario y que busca la reparacin fisiolgica y biolgica del organismo fatigado por el trabajo que desempea. SALARIO BASE PARA LA LIQUIDACIN DE VACACIONES: La liquidacin y pago de las vacaciones se efectuara con base en el salario devengado por el trabajador al momento de iniciar el disfrute. FACTORES SALARIALES PARA LA LIQUIDACIN DE VACACIONES Y PRIMA DE VACACIONES: Esta prestacin se liquida de acuerdo con los siguientes factores salariales: Asignacin Bsica, Prima de Antigedad, Gastos de Representacin, Prima Tcnica, Auxilio de Alimentacin, Subsidio de Transporte, Prima de Servicios o Semestral y Bonificacin por Servicios Prestados. TIEMPO DE DISFRUTE: Es el perodo de descanso al que tiene derecho el trabajador y que corresponde a quince (15) das hbiles remunerados por cada ao de servicio. Las vacaciones deben concederse por quien corresponde oficiosamente o a peticin del interesado, dentro del ao siguiente a que se cause el derecho a disfrutarlas. ACUMULACIN DE VACACIONES: Corresponde al perodo de vacaciones pendientes de reconocer y pagar por la entidad. Slo se podrn acumular vacaciones hasta por dos (2) aos, siempre que ello obedezca a aplazamiento por necesidades del servicio y mediante resolucin motivada. COMPENSACIN DE VACACIONES EN DINERO: Es prohibido compensar las vacaciones en dinero, salvo en los siguientes casos: a) Cuando el jefe del respectivo organismo as lo estime necesario para evitar perjuicios en el servicio pblico, evento en el cual slo puede autorizar la compensacin en dinero de las vacaciones correspondientes a un (1) ao. b). Cuando el
Pgina 14 de 72
empleado pblico o el trabajador oficial quede retirado definitivamente del servicio sin haber disfrutado de las vacaciones hasta entonces. EVENTOS QUE NO INTERRUMPEN EL TIEMPO DE SERVICIO PARA CONCEDER VACACIONES: No se considera interrumpido el tiempo de servicio para efecto de las vacaciones, cuando la suspensin de labores sea motivada por incapacidad no superior a ciento ochenta (180) das, ocasionada por enfermedad o accidente de trabajo; o por el goce de licencia de maternidad; o por el disfrute de vacaciones remuneradas; o por permisos obtenidos con justa causa; o por el cumplimiento de funciones pblicas de forzosa aceptacin; o por el cumplimiento de comisiones. PRESCRIPCIN DEL DERECHO A VACACIONES: Es el fenmeno jurdico que se produce cuando sin existir aplazamiento no se hace uso de vacaciones en la fecha sealada, el derecho a disfrutarlas o a recibir la respectiva compensacin en dinero prescribe en cuatro (4) aos, que se contarn a partir de la fecha en que se haya causado el derecho. El aplazamiento de las vacaciones interrumpe el trmino de prescripcin, siempre que medie la correspondiente providencia. PAGO PROPORCIONAL DE VACACIONES: Es el reconocimiento que se efecta a los funcionarios que cesan en sus funciones, sin haber cumplido el ao de labor; tendr derecho a que se le reconozca en dinero y en forma proporcional el tiempo efectivamente laborado. INTERRUPCIN DE VACACIONES: Ocurre cuando el funcionario que se encuentra disfrutando de sus vacaciones por causas justificadas es llamado a prestar sus servicios. Esta situacin se configura nicamente por necesidades del servicio; o la incapacidad ocasionada por enfermedad o accidente de trabajo, siempre que se acredite con certificado mdico expedido por la entidad de previsin a la cual est afiliado el empleado o trabajador; o la incapacidad ocasionada por maternidad o aborto; o el otorgamiento de una comisin; o el llamamiento a filas, y debe ser decretada por acto administrativo debidamente motivado. DISFRUTE DE VACACIONES INTERRUMPIDAS: Es el derecho que tiene el trabajador de reanudar las vacaciones por un tiempo igual al de la interrupcin y desde la fecha que oportunamente se seale para tal fin. La reanudacin de vacaciones deber decretarse por resolucin motivada por el jefe de la entidad o por el funcionario en que se haya delegado tal funcin. APLAZAMIENTO DE VACACIONES: Se produce por una decisin del jefe de la entidad o del funcionario autorizado para conceder vacaciones, que por
Pgina 15 de 72
necesidades del servicio retrasa el disfrute de las vacaciones de un trabajador. El aplazamiento se decreta por resolucin motivada que deber reposar en la hoja de vida del funcionario o trabajador.
5. REGISTROS: 7.1. Reconocimiento, liquidacin, aplazamiento e interrupcin de vacaciones Solicitud para Disfrutar Vacaciones. Solicitud de Aplazamiento o Interrupcin. Resolucin de Vacaciones Libro de Resoluciones Ordinarias. Memorando de Comunicacin de Vacaciones. Hoja de Ruta. 7.2. Liquidacin de prestaciones sociales de ex funcionarios Formato Autorizacin Descuento Liquidacin de Prestaciones Sociales. Resolucin de Liquidacin de Prestaciones Sociales. Libro de Resoluciones Ordinarias. Oficio de citacin para notificacin personal. Edicto. Hoja de Ruta. 7.3. Consolidacin y pago anual de cesantas a funcionarios afiliados a Fondos Privados Liquidacin Anual de Cesantas. Planilla Fondos. Memorando Solicitud Disponibilidad Presupuestal Cesantas. Disponibilidad presupuestal. Resolucin pago anual intereses a las cesantas. Memorando de Comunicacin monto de cesantas y valor de intereses. 7.4. Autorizacin de retiro parcial de cesantas de Fondos Privados, Fondo Nacional de Ahorro y Fondo de Prestaciones, Cesantas y PensionesFONCEP. . Memorando de no cumplimiento de Requisitos para pago Cesantas Parciales. Oficio de Visita Tcnica a FONDEP. Formato Liquidacin. Autorizacin o formularios de Pago de Cesantas Parciales.
Pgina 16 de 72
7.5. Liquidacin de cesantas definitivas en Fondos Privados y/o Fondo Nacional del Ahorro Formato Liquidacin de Cesantas. Disponibilidad presupuestal. Resolucin de Orden de Pago de Cesantas Definitivas. Libro de Resoluciones Ordinarias. Oficio de presentacin personal para notificacin. Memorando a la Subdireccin Financiera solicitando pago de cesantas. 7.6. Liquidacin, reporte y pago del aporte mensual de funcionarios afiliados al Fondo Nacional de Ahorro Certificacin mensual de aportes y afiliados. Memorando Subdireccin Financiera. Oficio de Comunicacin Fondo Nacional del Ahorro. Oficio de comunicacin. Archivo de Cesantas. 7.7. Liquidacin de cesantas definitivas Fondo de Prestaciones Econmicas Cesantas y Pensiones FONCEP. Liquidacin definitiva de cesantas. Formulario para el pago cesantas definitivas de FONCEP. 6. ANEXOS: Anexo 1: Resolucin de reconocimiento de vacaciones. Formato Cdigo: 6007001. Anexo 2: Resolucin interrupcin de vacaciones. Formato Cdigo: 6007002. Anexo 3: Resolucin aplazamiento de vacaciones. Formato Cdigo: 6007003. Anexo 4: Memorando Comunicacin de Vacaciones. Formato Cdigo: 6007004. Anexo 5: Memorando Comunicacin de Interrupcin de Vacaciones. Formato Cdigo: 6007005. Anexo 6: Memorando Comunicacin de Aplazamiento de Vacaciones. Formato Cdigo: 6007006. Anexo 7: Formato de Autorizacin Descuento de la Liquidacin de Prestaciones Sociales. Formato Cdigo: 6007007. Anexo 8: Resolucin de liquidacin de prestaciones sociales. Formato Cdigo: 6007008. Anexo 9: Resolucin pago anual intereses a la cesanta. Formato cdigo 6007009. Anexo 10: Mmemorando comunicacin monto de cesanta e intereses. Formato cdigo 6007010.
Pgina 17 de 72
Anexo 11: Oficio solicitud de visita tcnica a FONDEP. Formato cdigo 6007011. Anexo 12: Resolucin pago de cesanta definitiva e intereses a la cesanta de un exfuncionario. Formato cdigo 6007012. Anexo 13: Mmemorando solicitud disponibilidad presupuestal para pago de cesantas Formato cdigo 6007013. Anexo 14: Oficio de citacin para notificacin personal - liquidacin cesantas definitivas. Formato cdigo 6007014 Anexo 15: Formato notificacin por edicto. Formato cdigo 6007015. Anexo 16: Resolucin pago de la retroactividad en cesantas definitivas. Formato cdigo 6007016
Pgina 18 de 72
7. DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO: 7.1. RECONOCIMIENTO, LIQUIDACIN, APLAZAMIENTO E INTERRUPCIN DE VACACIONES:

RESPONSABLE ACTIVIDAD REGISTROS PUNTOS DE CONTROL/ OBSERVACIONES
CONTRALOR, CONTRALOR AUXILIAR, DIRECTOR TCNICO, DIRECTOR ADMINISTRATIVO, SUBDIRECTOR JEFE Solicita las vacaciones con visto Solicitud para DE OFICINA, bueno del Jefe inmediato y las disfrutar ASESOR radica en correspondencia externa. vacaciones. PROFESIONAL ESPECIALIZADO Y/O, UNIVERSITARIO, TCNICO, SECRETARIO, CONDUCTOR AUXILIAR DIRECTOR O SUBDIRECTOR DEPENDENCIA DE LA CONTRALORA DE BOGOTA, D.C. SECRETARIA DIRECCIN DE TALENTO HUMANO SUBDIRECCIN DE GESTIN DE TALENTO HUMANO
Solo se les liquidan las vacaciones a funcionarios que tengan derecho a ellas.
Solicita por medio de un Solicitud de Este oficio debe llevar memorando el aplazamiento o la Aplazamiento o el visto bueno del interrupcin de las vacaciones de un Interrupcin. Contralor. funcionario.
Recibe el documento segn procedimiento para recepcin de comunicaciones oficiales externas y pasa al Subdirector de Gestin de Talento Humano. Revisa la correspondencia y asigna los documentos al responsable de cada asunto para su trmite.
Pgina 19 de 72
RESPONSABLE
ACTIVIDAD
REGISTROS
PUNTOS DE CONTROL/ OBSERVACIONES
SECRETARIA SUBDIRECCIN DE GESTIN TALENTO HUMANO
Registra en el aplicativo de correspondencia la asignacin del funcionario y le entrega el documento fsico.
PROFESIONAL ESPECIALIZADO Y/O UNIVERSITARIO SUBDIRECCIN GESTIN TALENTO HUMANO
Estudia e incluye la solicitud en la base de datos de vacaciones e informa al funcionario de apoyo asignado al equipo de vacaciones para que colabore en la proyeccin de las resoluciones.
PROFESIONAL ESPECIALIZADO Y/O UNIVERSITARIO, TCNICO Y/O AUXILIAR ADMINISTRATIVO SUBDIRECCIN DE GESTIN DE TALENTO HUMANO
Proyecta las resoluciones de vacaciones cuando sea necesario, confrontando con la Hoja de Vida del funcionario.
El proyecto de resolucin hace referencia a conceder, interrumpir o aplazar vacaciones, segn el caso. Ver anexos 1, 2 y 3.
Punto de control: PROFESIONAL ESPECIALIZADO Y/O UNIVERSITARIO SUBDIRECCIN DE GESTIN DE TALENTO HUMANO Revisa el proyecto de resolucin y verifica confrontando con la Hoja de Vida del funcionario, que los datos se encuentren correctos, le da el visto bueno y la pasa al Subdirector de Gestin del Talento Humano. Verifica que la informacin incluida en la resolucin sea la correcta y corresponda al periodo de vacaciones solicitado.
Pgina 20 de 72
RESPONSABLE
ACTIVIDAD
REGISTROS
PUNTOS DE CONTROL/ OBSERVACIONES Punto de control: Verifica que lo plasmado en la resolucin corresponda a lo datos, fechas y periodos solicitados.
SUBDIRECTOR DE GESTIN DE TALENTO HUMANO
Revisa y da visto bueno a la resolucin, en caso de encontrar algn error la devuelve al Profesional indicando los errores para su correccin y la pasa para firma del Director Tcnico de Talento Humano.
10
DIRECTOR TCNICO Valida la resolucin y la pasa a la Resolucin de TALENTO HUMANO Secretaria de la Direccin. Vacaciones.
Numera la resolucin y hace el registro en el Libro de Resoluciones. 11 SECRETARIA DIRECCIN TALENTO HUMANO Libro de Entrega copias de la Resolucin al Resoluciones equipo de vacaciones de la Ordinarias. Subdireccin de Gestin de Talento Humano. Archiva el original de la Resolucin.
12
Elabora el memorando para la firma del Subdirector, comunicando al funcionario la Resolucin con copia a la dependencia a la cual pertenece.
Ver anexos 4, 5 y 6.
Pgina 21 de 72
RESPONSABLE
ACTIVIDAD
REGISTROS
Revisa y firma memorando. 13 SUBDIRECTOR DE GESTIN DEL TALENTO HUMANO Memorando de Entrega memorando firmado al Comunicacin equipo de vacaciones de la de Vacaciones Subdireccin Gestin de Talento Humano, para su comunicacin.
14
Recibe el memorando y entrega copia del mismo y de la resolucin al funcionario encargado de la correspondencia para que surta la comunicacin al funcionario y a la dependencia.
15
TCNICO, Y/O AUXILIAR ADMINISTRATIVO SUBDIRECCIN DE GESTIN DE TALENTO HUMANO
Notifica el Memorando al Funcionario y le entrega una copia de la Resolucin. Entrega copia de la comunicacin a la dependencia a la cual pertenece el funcionario.
16
PROFESIONAL ESPECIALIZADO Y/O UNIVERSITARIO, TCNICO, Y/O AUXILIAR ADMINISTRATIVO SUBDIRECCIN DE GESTIN DE TALENTO HUMANO
Elabora la Hoja de Ruta para informar la novedad, anexando Hoja de Ruta copias de la resolucin y del memorando comunicado.
Ver formato en el procedimiento de vinculacin de funcionarios a la contralora de Bogot, D.C.
Pgina 22 de 72
RESPONSABLE
ACTIVIDAD -Entrega para conocimiento y firma de los dems equipos de trabajo de la Subdireccin y Direccin.
REGISTROS
17
PROFESIONAL ESPECIALIZADO Y/O UNIVERSITARIO -Archiva Hoja de ruta SUBDIRECCIN DE -Entrega copia de la Resolucin a GESTIN DE TALENTO HUMANO nmina y otra para archivar en la hoja de vida del funcionario. TCNICO SUBDIRECCIN DE GESTIN DE TALENTO HUMANO
18
Archiva copia de la resolucin y de la solicitud de las vacaciones en la hoja de vida del funcionario.
7.2.
LIQUIDACIN DE PRESTACIONES SOCIALES DE EX FUNCIONARIOS:

PUNTOS DE CONTROL/ OBSERVACIONES En casos especiales Recibe la novedad de retiro. cuando un funcionario tiene deudas con la Verifica datos en la Hoja de Vida del PROFESIONAL Formato entidad, autoriza en el funcionario retirado. ESPECIALIZADO Y/O Autorizacin Formato establecido UNIVERSITARIO Descuento para tal fin, el Elabora la liquidacin de SUBDIRECCIN DE Liquidacin de descuento de stas de Prestaciones Sociales de los GESTIN DEL Prestaciones su salario y funcionarios retirados. TALENTO HUMANO Sociales prestaciones sociales al momento del retiro. Pasa la novedad de retiro para proyectar la resolucin. Ver Anexo 7. RESPONSABLE ACTIVIDAD REGISTROS PROFESIONAL ESPECIALIZADO Y/O UNIVERSITARIO SUBDIRECCIN DE GESTIN DE TALENTO HUMANO Proyecta la resolucin de liquidacin de prestaciones sociales, excepto lo correspondiente a Cesantas. Pasa el original a la Subdireccin para revisin.
Ver Anexo 8.
Pgina 23 de 72
RESPONSABLE
ACTIVIDAD
REGISTROS
PUNTOS DE CONTROL/ OBSERVACIONES Punto de Control: Verifica que el proyecto de resolucin sea coherente con los datos y fechas de la hoja de vida y el reporte de los valores a pagar PERNO.
Revisa la resolucin, si est correcta da visto bueno y solicita tres (3) copias ms y las pasa para firma del Director.
Resolucin de DIRECTOR TCNICO Firma la resolucin junto con sus Liquidacin de DE TALENTO copias y la pasa a la Secretaria de la Prestaciones HUMANO Direccin. Sociales. SECRETARIA DIRECCIN DE TALENTO HUMANO Enumera la resolucin y la registra en el libro de las resoluciones.
Libro de Resoluciones Pasa a la secretaria de la Ordinarias. Subdireccin de Talento Humano para elaborar oficio de citacin.
6.
SECRETARIA DE LA Elabora el oficio de citacin para SUBDIRECCIN surtir la notificacin personal y lo DE GESTIN DE pasa para visto bueno y firma del TALENTO HUMANO Subdirector. SUBDIRECTOR DE GESTIN DE TALENTO HUMANO Oficio de para Valida el oficio y lo pasa a la citacin Secretaria de la Subdireccin para notificacin que se enve por correspondencia. personal.
SECRETARIA DE LA SUBDIRECCIN Enva la citacin por correo DE GESTIN DE certificado. TALENTO HUMANO Notifica personalmente la resolucin al exfuncionario, le entrega una PROFESIONAL copia y la pasa a la Secretaria de la ESPECIALIZADO Y/O Direccin para que se contine con UNIVERSITARIO el trmite. DIRECCIN DE TALENTO Elabora documento para proceder a HUMANO la notificacin por Edicto, si no se Edicto. logra la notificacin personal.
Pgina 24 de 72
RESPONSABLE
ACTIVIDAD Saca copias de la Resolucin notificada y archiva el original. Entrega dos (2) copias de la resolucin debidamente notificada al profesional de la Subdireccin para elaborar hoja de ruta.
REGISTROS
10
SECRETARIA DIRECCIN DE TALENTO HUMANO
Punto de control: Recibe las copias de la resolucin y PROFESIONAL elabora la Hoja de Ruta, la enumera, ESPECIALIZADO Y/O le da trmite para informar la UNIVERSITARIO novedad y entrega con la otra copia Hoja de Ruta SUBDIRECCIN DE de la resolucin al Profesional de la GESTIN DE Subdireccin encargado de Hojas de TALENTO HUMANO Ruta. El responsable de elaborar la Hoja de Ruta, debe verificar que la resolucin se encuentre en firme, es decir, debidamente notificada.
11
12
PROFESIONAL ESPECIALIZADO Y/O UNIVERSITARIO SUBDIRECCIN DE GESTIN DE TALENTO HUMANO
Recibe la Hoja de Ruta con copia de la resolucin, una la archiva en el consecutivo de nmina y la otra la entrega de nuevo al profesional para seguir su trmite.
13
PROFESIONAL ESPECIALIZADO Y/O UNIVERSITARIO Una vez firmada por todos los SUBDIRECCIN equipos relacionados en ella, la DE GESTIN DE entrega al Subdirector de Gestin de TALENTO HUMANO Talento Humano. SUBDIRECTOR DE GESTIN DE TALENTO HUMANO PROFESIONAL ESPECIALIZADO Y/O UNIVERSITARIO SUBDIRECCIN DE GESTIN DE TALENTO HUMANO
Recibe la Hoja de Ruta y pasa a los equipos relacionados, de la Subdireccin y Direccin.
14
Revisa firmas en la hoja de ruta y devuelve al funcionario encargado de hojas de ruta. Archiva hoja de ruta y entrega los dems documentos al funcionario encargado de Archivo en Hojas de Vida.
15
Pgina 25 de 72
RESPONSABLE TCNICO SUBDIRECCIN DE GESTIN DE TALENTO HUMANO
ACTIVIDAD
REGISTROS
16
Archiva los documentos en la hoja de vida del funcionario retirado.
7.3. CONSOLIDACIN Y PAGO ANUAL DE CESANTAS A FUNCIONARIOS AFILIADOS A FONDOS PRIVADOS:

RESPONSABLE
ACTIVIDAD Actualiza mensualmente la base de datos establecida para liquidar el monto de cesantas y los intereses de cesantas, con el archivo plano reportado por nmina.
REGISTROS
Actualiza permanentemente la base de datos con las novedades que se presenten. (Traslado de Fondos, PROFESIONAL encargos, comisiones, ESPECIALIZADO Y/O bonificaciones, etc). UNIVERSITARIO SUBDIRECCIN DE Realiza las pruebas y cruces GESTIN DE necesarios para verificar el Fondo TALENTO HUMANO privado al que pertenecen los funcionarios. Hace la consolidacin anual de cesantas teniendo en cuenta si se presentan variaciones en los factores salariales en los ltimos tres (3) meses y liquida el 12% de intereses. PROFESIONAL ESPECIALIZADO Y/O UNIVERSITARIO SUBDIRECCIN DE GESTIN DE TALENTO HUMANO Verifica la totalidad de los registros que contiene la base de datos, si encuentra error la devuelve para correccin, si est correcta la pasa con los soportes al Subdirector para la firma.
El valor de las cesantas debe consignarse antes del 14 de febrero de cada ao. El valor de los intereses a la cesanta, debe consignar antes del 30 de enero de cada vigencia.
Punto de control: Se verifica la liquidacin realizando cruces con los sistemas de informacin.
Pgina 26 de 72
RESPONSABLE
ACTIVIDAD
REGISTROS
PUNTOS DE CONTROL/ OBSERVACIONES Punto de control:
Revisa la liquidacin, da visto bueno y la pasa para la firma del Director Tcnico de Talento Humano.
Verifica que las liquidaciones se hayan realizado de conformidad con las normas legales vigentes. Liquidacin Anual de Cesantas Ver Anexo 9.
Analiza y firma la liquidacin anual DIRECTOR TCNICO de cesantas y devuelve al DE TALENTO profesional de la Subdireccin de HUMANO Gestin de Talento Humano.
Elabora proyecto de resolucin motivada para el pago anual de intereses a las cesantas. Diligencia la planilla de cada uno de los Fondos. Proyecta memorando para la firma del Director solicitando a la Subdireccin Financiera la disponibilidad presupuestal, anexando los anteriores documentos. Pasa para revisin y visto bueno del Subdirector de Gestin de Talento Humano. Planilla Fondos
Punto de control: SUBDIRECTOR DE GESTIN DE TALENTO HUMANO Revisa memorando, planilla y proyecto de resolucin, si est correcta da visto bueno y pasa para firma del Director Tcnico de Talento Humano; en caso contrario la devuelve para correcciones. Verifica que la Resolucin corresponda a la liquidacin realizada y a la normatividad legal vigente.
Pgina 27 de 72
RESPONSABLE
ACTIVIDAD
REGISTROS
Firma el memorando de solicitud de DIRECTOR TCNICO disponibilidad presupuestal, planilla DE TALENTO de los Fondos y la resolucin para pago de cesantas e intereses y las HUMANO pasa a la Subdireccin de Gestin de talento Humano.
Memorando Solicitud Disponibilidad Presupuestal Cesantas.
Enva a la Subdireccin Financiera el memorado de solicitud de disponibilidad, junto con las planillas para el pago y proyecto de resolucin.
SUBDIRECTOR FINANCIERO
Expide la disponibilidad presupuestal y la remite a la Subdireccin de Gestin de Talento Humano. Paga a los Fondos el valor indicado en las planillas y remite copia a la Subdireccin de Gestin de Talento Humano.
Disponibilidad presupuestal.
El valor de las planillas corresponde al monto consolidado de cesantas de la vigencia.
PROFESIONAL ESPECIALIZADO Y/O UNIVERSITARIO 10 SUBDIRECCIN DE GESTIN DE TALENTO HUMANO
Incluye nmero de la disponibilidad en el proyecto de resolucin y pasa para revisin y visto bueno del Subdirector de Gestin del Talento Humano.
11
Revisa proyecto de resolucin, si esta correcta da visto bueno y pasa para firma del Director Tcnico de Talento Humano; en caso contrario la devuelve para correcciones.
Pgina 28 de 72
RESPONSABLE
ACTIVIDAD
REGISTROS
12
DIRECTOR TCNICO Firma la resolucin y la pasa a la DE TALENTO secretaria de la direccin. HUMANO Enumera la resolucin y entrega al Resolucin pago Equipo de Cesantas de la anual intereses a Subdireccin para el trmite las cesantas. respectivo.
13
PROFESIONAL ESPECIALIZADO Y/O Enva a la Subdireccin Financiera UNIVERSITARIO 14 copia de la resolucin para el pago SUBDIRECCIN DE de los intereses a las cesantas GESTIN DE TALENTO HUMANO
El valor liquidado en la resolucin corresponde a los intereses anuales a las cesantas de la vigencia.
15
Abona en las cuentas individuales de nmina de los funcionarios el valor indicado en la resolucin.
PROFESIONAL ESPECIALIZADO Y/O UNIVERSITARIO 16 SUBDIRECCIN DE GESTIN DE TALENTO HUMANO
Archiva la copia de la planilla y la resolucin como soporte del proceso. Elabora memorandos (3 copias) para informar a cada funcionario el monto de cesantas y el valor de los intereses.
Ver anexo 10. 1 copia para el funcionario. 1 copia para la hoja de vida. 1 copia para consecutivo.
17
Firma los memorandos y devuelve al Profesional para su respectivo trmite.
Pgina 29 de 72
RESPONSABLE
ACTIVIDAD
REGISTROS
18
TCNICO Y/O AUXILIAR ADMINISTRATIVO SUBDIRECCIN DE GESTION DE TALENTO HUMANO TCNICO Y/O AUXILIAR ADMINISTRATIVO SUBDIRECCIN DE GESTION DEL TALENTO HUMANO
Distribuye los memorandos a las diferentes dependencias para la notificacin de cada uno de los funcionarios y la copia la enva para archivo.
Memorando de Comunicacin monto de cesantas y valor de intereses
19
Archiva en la hoja de vida del funcionario la copia del memorando.
7.4 AUTORIZACIN DE RETIRO PARCIAL DE CESANTAS DE FONDOS PRIVADOS, FONDO NACIONAL DEL AHORRO Y FONDO DE PRESTACIONES ECONMICAS, PENSIONES Y CESANTAS - FONCEP:
RESPONSABLE
ACTIVIDAD
REGISTROS
CONTRALOR, CONTRALOR AUXILIAR, DIRECTOR TCNICO, DIRECTOR ADMINISTRATIVO, SUBDIRECTOR JEFE Radica la solicitud en la Oficina de DE OFICINA, Correspondencia de la entidad. ASESOR, PROFESIONAL ESPECIALIZADO Y/O, UNIVERSITARIO, TCNICO, SECRETARIO, CONDUCTOR AUXILIAR
Pgina 30 de 72
RESPONSABLE
ACTIVIDAD Recibe el documento segn procedimiento para recepcin de comunicaciones oficiales externas y pasa al Subdirector de Gestin de Talento Humano.
REGISTROS
SUBDIRECTOR TCNICO DE TALENTO HUMANO
Revisa la correspondencia y asigna la solicitud al responsable del asunto para su trmite.
SECRETARIA Registra en el aplicativo de SUBDDIRECCIN DE correspondencia la asignacin del GESTIN TALENTO funcionario y le entrega el HUMANO documento fsico. Memorando de no cumplimiento de Requisitos Recibe la solicitud y verifica que la para pago documentacin aportada cumpla con Cesantas los requisitos necesarios para Parciales. autorizar el retiro de cesantas. Verifica el expediente de Cesantas. PROFESIONAL ESPECIALIZADO Y/O UNIVERSITARIO SUBDIRECCIN DE GESTIN DE TALENTO HUMANO Elabora la autorizacin para el retiro del valor de cesantas parciales en original y tres (3) copias con destino al Fondo Privado, correspondencia interna y expediente. Diligencia los formularios de Solicitud de retiro de cesantas del Fondo Nacional de Ahorro. Elabora Oficio de Autorizacin de retiro de Cesantas en original y tres (3) copias. En caso de inconsistencia se Informar por escrito al funcionario.
Pgina 31 de 72
RESPONSABLE
ACTIVIDAD
REGISTROS
Proyecta oficio para firma del Director Tcnico de Talento Humano, solicitando a FONCEP visita tcnica, si la solicitud es para mejoras de vivienda
Visita Tcnica a Ver anexo 11 FONCEP Las cesantas parciales se liquidan con el cargo del cual es titular el funcionario.
PROFESIONAL ESPECIALIZADO Y/O UNIVERSITARIO Elabora oficio para la firma del SUBDIRECCIN DE Director Tcnico de Talento GESTIN DE Humano con destino a FONCEP TALENTO HUMANO remitiendo dos copias del formulario una vez notificado y ejecutoriado el acto administrativo. Elabora oficio dirigido al funcionario en el cual se le solicita demostrar la inversin de la cesanta parcial autorizada en un trmino no mayor a dos (2) meses. (Aplica para todos los fondos) Pasa al Subdirector de Gestin del Talento Humano para su revisin y visto bueno.
Realiza la liquidacin teniendo en cuenta la normatividad vigente. Formato Liquidacin Diligencia el formulario de autorizacin de pago de cesantas parciales de FONCEP, confrontando los datos con la hoja de vida, expediente de cesantas del funcionario y sistema de informacin.
Punto de Control: Verifica que la Autorizacin est soportada con los documentos establecidos en las normas legales vigentes.
Pgina 32 de 72
RESPONSABLE
ACTIVIDAD
REGISTROS
PUNTOS DE CONTROL/ OBSERVACIONES Punto de Control:
Revisa la autorizacin o los formularios de pago de cesantas parciales segn el tipo de Fondo administrador de cesantas. Da visto bueno y pasa a la Direccin para la firma.
Verifica que la Autorizacin est soportada con los documentos establecidos en las normas legales vigentes Autorizacin o formularios de Pago de Cesantas Parciales.
Firma la autorizacin o los DIRECTOR TCNICO formularios de pago de cesantas DE TALENTO parciales y la devuelve a la HUMANO Subdireccin de Gestin de Talento Humano.
SECRETARIA SUBDIRECCIN DE GESTIN TALENTO HUMANO
Asigna a travs del sistema de correspondencia nmero de radicacin y entrega al profesional para el trmite respectivo.
10
Notifica la autorizacin o los formularios de pago de cesantas parciales y el oficio en el cual se le PROFESIONAL solicita demostrar la inversin al ESPECIALIZADO Y/O funcionario de la Contralora de UNIVERSITARIO Bogot. SUBDIRECCIN DE GESTIN DE Archiva la copia de la autorizacin TALENTO HUMANO en el expediente de cesanta del funcionario.
Pgina 33 de 72
7.5. LIQUIDACIN DE CESANTAS DEFINITIVAS EN FONDOS PRIVADOS Y/O FONDO NACIONAL DEL AHORRO
RESPONSABLE
ACTIVIDAD
REGISTROS
Solicita a nmina el reporte de los trabajadores retirados. PROFESIONAL ESPECIALIZADO Y/O, UNIVERSITARIO SUBDIRECCIN DE GESTIN DE TALENTO HUMANO Realiza la liquidacin consolidada hasta la fecha en la cual se retira el trabajador, teniendo en cuenta que estn todos los pagos (vacaciones, primas etc.) que se le cancelaron al funcionario al momento del retiro.
Punto de control: PROFESIONAL ESPECIALIZADO Y/O Verifica y revisa la liquidacin, UNIVERSITARIO cotejando con las diferentes SUBDIRECCIN DE fuentes de informacin. GESTIN DE TALENTO HUMANO Verifica que las liquidaciones se hayan realizado de conformidad con las normas legales vigentes. Ver anexo 12. Elabora el proyecto de resolucin para el pago de cesantas. PROFESIONAL ESPECIALIZADO Y/O UNIVERSITARIO SUBDIRECCIN DE GESTIN DEL TALENTO HUMANO Elabora memorando para la firma del Director solicitando disponibilidad presupuestal a la Subdireccin Financiera y los pasa junto con la liquidacin para revisin y visto bueno del Subdirector de Gestin del Talento Humano. (Aplica Fondos Privados).
Ver anexo 13.
Pgina 34 de 72
RESPONSABLE
ACTIVIDAD
REGISTROS
PUNTOS DE CONTROL/ OBSERVACIONES En caso de funcionarios con rgimen de retroactividad se debe realizar la liquidacin del mayor valor generado por este concepto, descontando los anticipos parciales realizados por FONCEP y las cesantas anuales consolidadas.
Consolida la cesanta definitiva, verificando aportes realizados y reporta la diferencia en el mes PROFESIONAL correspondiente a la fecha de ESPECIALIZADO Y/O retiro. (Aplica Fondo Nacional de UNIVERSITARIO Ahorro). SUBDIRECCIN DE GESTIN DE Expide autorizacin y diligencia TALENTO HUMANO formulario para retiro definitivo de cesantas del Fondo Nacional de Ahorro.
Revisa y firma la liquidacin. Da visto bueno al proyecto de resolucin y al memorando de solicitud de disponibilidad presupuestal. (Aplica para Fondos privados). Pasa al Director Tcnico de Talento Humano para su firma.
Punto de control: Verifica que la liquidacin este correcta y la Resolucin corresponda a la normatividad legal vigente.
Firma la liquidacin y el memorando de solicitud de Formato disponibilidad presupuestal y los Liquidacin de pasa a la secretaria para su Cesantas. DIRECTOR TCNICO trmite. (Aplica Fondos Privados). DE TALENTO Memorando HUMANO de Firma la liquidacin, formularios y Solicitud autorizacin de retiro y los pasa a Disponibilidad la Secretaria (Aplica Fondo Presupuestal. Nacional del Ahorro).
Pgina 35 de 72
RESPONSABLE
ACTIVIDAD
REGISTROS
Enva a Subdireccin Financiera la solicitud de disponibilidad PROFESIONAL presupuestal junto con el proyecto ESPECIALIZADO Y/O de Resolucin para que sea UNIVERSITARIO expedida la disponibilidad SUBDIRECCIN DE presupuestal (Fondos Privados). GESTIN DE TALENTO HUMANO Notifica al ex funcionario la liquidacin definitiva e informa al Fondo Nacional del Ahorro la novedad de retiro.
Expide la disponibilidad presupuestal y la remite a la Disponibilidad Subdireccin de Gestin de presupuestal. Talento Humano.
Recibe la disponibilidad presupuestal y elabora la Resolucin definitiva de cesantas y la pasa al Subdirector de Gestin de Talento Humano para su revisin y visto bueno, y posterior firma del Director Tcnico de Talento Humano. (Fondos Privados).
Revisa y da visto bueno a la Resolucin y la pasa al Director Tcnico de Talento Humano para la firma. (Fondos Privados).
10
DIRECTOR TCNICO Firma la Resolucin y la pasa a la DE TALENTO Secretaria de la Direccin para su HUMANO respectivo trmite. (Fondos Privados).
Resolucin de Orden de Pago de Cesantas Definitivas.
Pgina 36 de 72
RESPONSABLE
ACTIVIDAD
REGISTROS
11
Adelanta la numeracin de la resolucin y hace el registro en el Libro de libro de las resoluciones. Resoluciones Ordinarias Remite los documentos a la secretaria de la Subdireccin para que comunique al ex funcionario. Elabora oficio de citacin de notificacin personal de liquidacin de cesantas definitivas y enva a travs de correo certificado. Recibe el original y las copias de la resolucin y notifica la resolucin al funcionario entregndole una copia.
1 copia al funcionario. 1 copia a la hoja de vida. 1 copia a financiera.
12
SECRETARIA SUBDIRECCIN DE GESTIN DE TALENTO HUMANO
Ver anexo 14.
13
Entrega el original de la resolucin debidamente notificada a la Oficio de Secretaria de la Direccin para el presentacin archivo. personal para notificacin. Proyecta memorando para la firma del Director solicitando a la Subdireccin Financiera el respectivo pago de cesantas, una vez quede ejecutoriada la resolucin, adjuntando copia de la resolucin. Revisa el memorando, da visto bueno y lo pasa para firma del Director Tcnico de Talento Humano.
Si no puede surtir la notificacin personal la hace por Edicto, a travs de la direccin de Talento Humano. Ver Anexo 15.
14
15
Memorando a la DIRECTOR TCNICO Subdireccin DE TALENTO Firma el memorando y lo pasa al Financiera HUMANO equipo de cesantas. solicitando pago de cesantas.
Pgina 37 de 72
RESPONSABLE
ACTIVIDAD Remite a la Subdireccin Financiera el memorando, junto con la resolucin notificada y ejecutoriada para el respectivo pago y enva copia para el archivo.
REGISTROS
16
PROFESIONAL SUBDIRECCIN DE GESTIN DE TALENTO HUMANO
17
TCNICO Y/O AUXILIAR ADMINISTRATIVO SUBDIRECCIN DE GESTION DE TALENTO HUMANO
Archiva copia de la Resolucin y liquidacin definitiva en la Hoja de Vida del funcionario retirado.
7.6. LIQUIDACIN, REPORTE Y PAGO DEL APORTE MENSUAL FUNCIONARIOS AFILIADOS AL FONDO NACIONAL DEL AHORRO
DE
RESPONSABLE
ACTIVIDAD Actualiza las novedades tanto en factores fijos como en factores variables que se presenten en forma mensual, a partir de la base de datos consolidada durante el ao anterior.
REGISTROS
Aplica la formula de liquidacin de cesantas para calcular la doceava parte correspondiente al mes causado. Digita uno a uno los valores generados en el programa diseado por el Fondo Nacional del Ahorro para el efecto. Imprime copia del reporte de afiliados para revisin.
Pgina 38 de 72
RESPONSABLE
ACTIVIDAD
REGISTROS
Elabora la Certificacin que contiene mes causado, valor del aporte y nmero de afiliados reportados. Prepara archivo con la informacin mensual en medio magntico. Proyecta memorando con destino a la Subdireccin Financiera solicitando el pago del aporte mensual, as como la firma del reporte y certificacin de afiliados, en original y dos (2) copias y la comunicacin con destino al Fondo Nacional del Ahorro, y lo pasa al Subdirector de Gestin del Talento Humano para su revisin. Revisa y da visto bueno a las tres (3) copias del reporte y certificacin de afiliacin, al memorando para la Subdireccin Financiera y la comunicacin con destino al Fondo Nacional del Ahorro y los pasa al Director para la firma. Memorando Subdireccin Financiera. Oficio de Comunicacin Fondo Nacional del Ahorro. Certificacin mensual de aportes y afiliados.
Punto de control: Verifica el valor de los aportes registrados y que estos sean los correctos.
Firma las tres (3) copias del reporte y certificacin de afiliacin, DIRECTOR TCNICO el memorando para la DE TALENTO Subdireccin Financiera y la HUMANO comunicacin con destino al Fondo Nacional del Ahorro, y lo pasa a la Secretaria de Direccin. SECRETARIA DIRECCIN DE TALENTO HUMANO Remite los documentos Profesional encargado para respectivo trmite. al su
Pgina 39 de 72
RESPONSABLE
ACTIVIDAD
REGISTROS
PROFESIONAL ESPECIALIZADO Y/O Enva el memorando UNIVERSITARIO Subdireccin Financiera. SUBDIRECCIN DE GESTIN DE TALENTO HUMANO
la
Efecta el pago de aporte mensual correspondiente. 7 Devuelve dos (2) copias firmadas por el Tesorero General del reporte y certificacin de afiliados, y copia de la consignacin del aporte. Enva al Fondo Nacional del Ahorro la comunicacin con una PROFESIONAL copia firmada por el Director ESPECIALIZADO Y/O Tcnico de Talento Humano y el UNIVERSITARIO de Tesorero General, del reporte y Oficio SUBDIRECCIN DE certificacin de afiliados, copia de comunicacin GESTIN DE la consignacin de aporte y medio TALENTO HUMANO magntico que contiene la informacin. TCNICO SUBDIRECCIN DE GESTIN DEL TALENTO HUMANO Radica la anterior informacin directamente en el Fondo Nacional del Ahorro y entrega copia al funcionario responsable del equipo de cesantas. SUBDIRECTOR FINANCIERO
PROFESIONAL ESPECIALIZADO Y/O Archiva las copias de lo actuado UNIVERSITARIO Archivo 10 en la carpeta Fondo Nacional del SUBDIRECCIN DE Cesantas. Ahorro. GESTIN DE TALENTO HUMANO
de
Pgina 40 de 72
7.7 LIQUIDACIN DE CESANTAS DEFINITIVAS FONDO DE PRESTACIONES ECONMICAS CESANTAS Y PENSIONES FONCEP
RESPONSABLE
ACTIVIDAD
REGISTROS
Solicita el reporte trabajadores retirados. PROFESIONAL SUBDIRECCIN DE GESTIN DE TALENTO HUMANO
de
los Las primas de navidad y de servicios se toman completas, de acuerdo a lo devengado en el ltimo ao de labor.
Realiza la liquidacin de cesantas confrontando con la hoja de vida, expediente de cesanta y sistema de informacin, teniendo en cuenta que estn todos los pagos (vacaciones, primas, etc.) que se le cancelaron al funcionario.
PROFESIONAL ESPECIALIZADO Y/O UNIVERSITARIO Verifica y revisa el procedimiento SUBDIRECCIN DE de la liquidacin. GESTIN DE TALENTO HUMANO
Punto de control: Verifica que la liquidacin contenga los factores establecidos en la normatividad legal vigente
Diligencia el formulario de autorizacin de pago de cesantas definitivas de FONCEP. PROFESIONAL Elabora oficio para la firma del ESPECIALIZADO Y/O Director Tcnico de Talento UNIVERSITARIO Humano con destino a FONCEP remitiendo dos copias del SUBDIRECCIN DE formulario, una vez notificado y GESTIN DE ejecutoriado el acto administrativo. TALENTO HUMANO Pasa al Subdirector de Gestin de Talento Humano para su revisin y visto bueno.
Pgina 41 de 72
RESPONSABLE
ACTIVIDAD
REGISTROS
PUNTOS DE CONTROL/ OBSERVACIONES Punto de control:
Revisa que la liquidacin y el formulario se encuentren bien diligenciados, da visto bueno y pasa al Director Tcnico de Talento Humano para su firma.
Verifica que la liquidacin se haya efectuado de conformidad con la normatividad legal vigente.
DIRECTOR TCNICO Firma la liquidacin y el formulario DE TALENTO de pago de cesantas definitivas, y HUMANO pasa a la Secretaria de la Direccin. SECRETARIA DIRECCIN DE TALENTO HUMANO
Remite los documentos Profesional encargado para respectivo trmite.
al su
Liquidacin definitiva de PROFESIONAL Archiva copia del formulario en el cesantas ESPECIALIZADO Y/O expediente de cesantas y copia UNIVERSITARIO del formato de liquidacin en la Formulario para SUBDIRECCIN DE hoja de vida del funcionario. el pago GESTIN DE cesantas TALENTO HUMANO Enva oficio a FONCEP para definitivas de radicar dos (2) copias del FONCEP. formulario una vez notificada y ejecutoriada las cesantas. TCNICO Y/O AUXILIAR ADMINISTRATIVO SUBDIRECCIN DE GESTIN DE TALENTO HUMANO
Notifica la liquidacin formulario al trabajador.
el
12
Archiva copia del formulario pago de cesantas definitivas en la Hoja de Vida del funcionario.
Pgina 42 de 72
7.8
PROCEDIMIENTO PARA EL TRASLADO DE FUNCIONARIOS CON RGIMEN DE RETROACTIVIDAD AL FONDO NACIONAL DEL AHORRO
RESPONSABLE ACTIVIDAD REGISTROS PUNTOS DE CONTROL / OBSERVACIONES Se conserva el rgimen de retroactividad en cesantas y el mayor valor ser responsabilidad de la entidad empleadora.
PROFESIONAL ESPECIALIZADO Y/O, UNIVERSITARIO, TCNICO, SECRETARIO, CONDUCTOR, AUXILIAR
Radica la solicitud en la Oficina de Correspondencia de la entidad, manifestando su decisin de afiliarse individual y voluntariamente al Fondo Nacional del Ahorro.
Recibe el documento segn procedimiento para recepcin de comunicaciones oficiales externas y pasa al Subdirector de Gestin de Talento Humano.
SUBDIRECTOR TCNICO DE TALENTO HUMANO
Revisa la correspondencia y asigna la solicitud al responsable del asunto para su trmite.
SECRETARIA SUBDIRECCIN DE TALENTO HUMANO
Registra en el aplicativo de correspondencia la asignacin del funcionario y le entrega el documento fsico.
Pgina 43 de 72
RESPONSABLE
ACTIVIDAD Incluye novedad en la base de datos de los funcionarios afiliados al Fondo Nacional de Ahorro. Aplica la formula de liquidacin de cesantas para calcular la doceava parte correspondiente al mes causado.
REGISTROS
PUNTOS DE CONTROL / OBSERVACIONES
Digita uno a uno los valores generados en el programa diseado por el Fondo Nacional del Ahorro para el efecto. Hace la consolidacin anual de cesantas teniendo en cuenta si se presentan variaciones en los factores salariales en los ltimos tres (3) meses y calcula el mayor valor generado por la retroactividad en cesantas para reportarlo a la Subdireccin Financiera. Liquida la cesanta con la metodologa de la retroactividad cuando se presenta el retiro definitivo del trabajador y a este valor se le debe descontar los dineros ya transferidos al Fondo Nacional del Ahorro, generndose as un mayor valor que debe ser reconocido y pagado directamente por el empleador. Punto de control: Verifica y revisa el procedimiento de la liquidacin de acuerdo con el expediente de cesantas cuando estaba afiliado al FONCEP, las cesantas consolidadas y transferidas al Fondo Nacional del Ahorro y los sistemas de informacin. Ver anexo 16.
PROFESIONAL ESPECIALIZADO Y/O UNIVERSITARIO Elabora el proyecto de resolucin SUBDIRECCIN DE para el pago de la retroactividad en GESTIN DE cesantas definitivas. TALENTO HUMANO Elabora memorando para la firma del Director solicitando disponibilidad presupuestal a la Subdireccin Financiera y los pasa junto con la liquidacin para revisin y visto bueno del Subdirector de Gestin de Talento Humano.
Pgina 44 de 72
RESPONSABLE
ACTIVIDAD
REGISTROS
PUNTOS DE CONTROL / OBSERVACIONES Punto de control: Verifica que la liquidacin este correcta y la Resolucin corresponda a la normatividad legal vigente.
Revisa y firma la liquidacin. SUBDIRECTOR DE GESTIN DE TALENTO HUMANO Da visto bueno al proyecto de resolucin y al memorando de solicitud de disponibilidad presupuestal. Pasa al Director Tcnico de Talento Humano para su firma. Formato Liquidacin de Firma la liquidacin y el Cesantas. DIRECTOR TCNICO memorando de solicitud de DE TALENTO disponibilidad presupuestal y los Memorando HUMANO pasa a la secretaria para su trmite. Solicitud de Disponibilidad Presupuestal. PROFESIONAL ESPECIALIZADO Y/O UNIVERSITARIO SUBDIRECCIN DE GESTIN DE TALENTO HUMANO Enva a la Subdireccin Financiera la solicitud de disponibilidad presupuestal junto con el proyecto de Resolucin para que sea expedida la disponibilidad presupuestal.
10
Expide la disponibilidad presupuestal y la remite a la Disponibilidad Subdireccin de Gestin de Talento presupuestal. Humano.
11
Recibe la disponibilidad presupuestal y elabora la Resolucin de pago de la retroactividad en cesantas definitivas y la pasa al Subdirector de Gestin del Talento Humano para su revisin y visto bueno, y posterior firma del Director Tcnico de Talento Humano.
Pgina 45 de 72
RESPONSABLE
ACTIVIDAD
REGISTROS
12
Revisa y da visto bueno a la Resolucin y la pasa al Director Tcnico de Talento Humano para la firma.
13
Resolucin de DIRECTOR TCNICO de la Firma la Resolucin y la pasa a la pago DE TALENTO Secretaria de la Direccin para su retroactividad en HUMANO respectivo trmite. cesantas definitivas.
14
Adelanta la numeracin de la resolucin y hace el registro en el Libro de libro de las resoluciones. Resoluciones Ordinarias. Remite los documentos a la secretaria de la Subdireccin para que comunique al ex funcionario.
15
SECRETARIA SUBDIRECCIN DE GESTIN DE TALENTO HUMANO
Elabora oficio de citacin de notificacin personal de la liquidacin y resolucin de pago de la retroactividad en cesantas definitivas y enva a travs de correo certificado.
Oficio de Ver anexo 14. presentacin personal para notificacin.
Pgina 46 de 72
RESPONSABLE
ACTIVIDAD
REGISTROS
Recibe el original y las copias de la resolucin y notifica la resolucin al funcionario entregndole una copia. PROFESIONAL ESPECIALIZADO Y/O UNIVERSITARIO SUBDIRECCIN DE GESTIN DE TALENTO HUMANO Entrega el original de la resolucin debidamente notificada a la Secretaria de la Direccin para el archivo. Proyecta memorando para la firma del Director solicitando a la Subdireccin Financiera el respectivo pago de la retroactividad en cesantas definitivas, una vez quede ejecutoriada la resolucin, adjuntando copia de la resolucin.
1 copia al funcionario. 1 copia a la hoja de vida. 1 copia a financiera. 1 copia al F.N.A. Si no puede surtir la notificacin personal la hace por Edicto, a travs de la direccin de Talento Humano.
16
17
Revisa el memorando da visto bueno y lo pasa para firma del Director Tcnico de Talento Humano.
18
Memorando a la DIRECTOR TCNICO Subdireccin Firma el memorando y lo pasa al DE TALENTO Financiera equipo de cesantas. HUMANO solicitando pago de cesantas.
Pgina 47 de 72
RESPONSABLE
ACTIVIDAD
REGISTROS
19
PROFESIONAL SUBDIRECCIN DE GESTIN DE TALENTO HUMANO
Remite a la Subdireccin Financiera el memorando, junto con la resolucin notificada y ejecutoriada para el respectivo pago y enva copia para el archivo. Elabora oficio informando al Fondo Nacional del Ahorro del pago realizado, anexa copia de la Resolucin de pago de la retroactividad en cesantas definitivas y consignacin.
20
TCNICO Y/O AUXILIAR ADMINISTRATIVO SUBDIRECCIN DE GESTION DE TALENTO HUMANO
Archiva copia de la Resolucin y liquidacin definitiva en la Hoja de Vida del funcionario retirado.
Pgina 48 de 72
ANEXO 1 RESOLUCIN DE RECONOCIMIENTO DE VACACIONES

Por la cual se concede vacaciones a (NOMBRE DEL FUNCIONARIO)
EL DIRECTOR TCNICO DE TALENTO HUMANO DE LA CONTRALORA DE BOGOT, D.C., en ejercicio de las atribuciones conferidas mediante Acuerdo 361 de 2009 y la Resolucin Reglamentara nmero 005 de febrero 17 de 2009, y,
C O N S I D E R A N D O:
Que el funcionario (a) (NOMBRE COMPLETO), identificada con la cdula de ciudadana N (NUMERO), de (LUGAR DE EXPEDICION), ingres a la Contralora de Bogot, D.C., el da (NUMERO) de (MES) de (AO), posesionndose del cargo (INDICAR).
Que el ltimo periodo de vacaciones concedido mediante resolucin No (.xxxxxxx) de fecha (xxxxxx) fue por el periodo comprendido entre (XXXXXXXXXXXXX).
Que mediante oficio el (DIA) de de (MES) de (AO), el funcionario (a) (NOMBRE COMPLETO), el funcionario (a) (NOMBRE COMPLETO), solicit disfrutar de las vacaciones a que tiene derecho a partir del da (NUMERO) de (MES) de (AO).
Que el artculo 8 del Decreto 1045 de 1978, establece que los empleados pblicos y trabajadores oficiales tienen derecho a quince (15) das hbiles de vacaciones por cada ao de servicios.
En mrito de lo expuesto, R E S U E L V E:
ARTICULO PRIMERO.- Conceder quince (15) das hbiles de vacaciones a (NOMBRE DEL FUNCIONARIO), identificado con cdula de ciudadana (NUMERO), expedida en (LUGAR DE EXPEDICION), en el cargo de (INDICAR EL CARGO), ante la (INDICAR LA DEPENDENCIA A LA CUAL PERTENECE EL FUNCIONARIO), por el perodo de servicio comprendido entre el (DIA) de (MES) de (AO) al (DIA) de (MES) de (AO), los cuales disfrutar a partir del (DIA) de (MES) al (DIA) de (MES) de (AO), debiendo reintegrarse a sus labores el (DIA) de (MES) de (AO).
ARTICULO SEGUNDO.- La erogacin que cause el cumplimiento de la presente Resolucin, se har con cargo a la disponibilidad presupuestal (NUMERO) del (DIA) de (MES) de (AO).
ARTICULO TERCERO.- La presente Resolucin rige a partir de la fecha de su expedicin.
Pgina 49 de 72
COMUNQUESE Dada en Bogot, D.C., a los
CMPLASE
DIRECTOR TCNICO DE TALENTO HUMANO

Original: Copias: Direccin Tcnica de Talento Humano. Direccin o Subdireccin. Funcionario. Nmina. Hoja de Vida. Proyect y elabor: (NOMBRE DEL FUNCIONARIO). Revisaron: (NOMBRE DE LOS FUNCIONARIOS Y CARGO).
FORMATO CDIGO 6007001
Pgina 50 de 72
ANEXO 2 RESOLUCIN INTERRUPCIN DE VACACIONES

Por la cual se interrumpen las vacaciones concedidas a (NOMBRE DEL FUNCIONARIO) EL DIRECTOR TCNICO DE TALENTO HUMANO DE LA CONTRALORA DE BOGOT, D.C., en ejercicio de las atribuciones conferidas mediante Acuerdo 361 de 2009 y la Resolucin Reglamentara nmero 005 de febrero 17 de 2009, y, C O N S I D E R A N D O: Que el funcionario (a) (NOMBRE COMPLETO), identificada con la cdula de ciudadana N (NUMERO), de (LUGAR DE EXPEDICION), ingres a la Contralora de Bogot, D.C., el da (NUMERO) de (MES) de (AO), posesionndose del cargo (INDICAR). Que mediante la Resolucin nmero (NUMERO) del (DIA) de (MES) de (AO), le fueron concedidos quince (15) das hbiles de vacaciones a (NOMBRE DEL FUNCIONARIO), identificado (a) con la cdula de ciudadana (NUMERO) expedida en (LUGAR), en el cargo de (INDICAR EL CARGO Y LA DEPENDENCIA A LA CUAL PERTENECE), por el perodo de servicio comprendido entre el (DIA) de (MES) de (AO) al (DIA) de (MES) de (AO), los cuales disfrutara del (DIA) al (DIA) de (MES) de (AO), debiendo reintegrarse a sus labores el (DIA) de (MES) de (AO). Que mediante oficio y/o memorando del (DIA) de de (MES) de (AO), el jefe inmediato (NOMBRE COMPLETO), con el Vo.Bo. del seor Contralor solicit por necesidades del servicio la interrupcin de las vacaciones. En mrito de lo expuesto, R E S U E L V E: ARTCULO PRIMERO.Interrumpir a partir del (NUMERO EN LETRAS) (NUMERO) de (MES) de (AO), las vacaciones a (NOMBRE DEL FUNCIONARIO), identificado (a) con la cdula de ciudadana (NUMERO) expedida en (LUGAR DE EXPEDICION), en el cargo de (INDICAR EL CARGO), ante la (DEPENDENCIA), por el perodo de servicio comprendido entre el (DIA) de (MES) de (AO) al (DIA) de (MES) de (AO), quedando pendiente por disfrutar (NUMERO DE DIAS EN LETRAS) (NUMERO) das hbiles de vacaciones. ARTCULO SEGUNDO.La presente Resolucin rige a partir de la fecha de su expedicin. COMUNQUESE Y CMPLASE
Dada en Bogot, D.C., a los DIRECTOR TCNICO DE TALENTO HUMANO

Original: Copia a: Oficina Asesora Jurdica. Direccin o Subdireccin. Funcionario. Nmina. Hoja de Vida. Proyect y elabor: (NOMBRE DEL FUNCIONARIO). Revisaron: (NOMBRE Y CARGO DE LOS FUNCIONARIOS).
Pgina 51 de 72
ANEXO 3
RESOLUCIN APLAZAMIENTO VACACIONES
Por la cual se aplazan las vacaciones concedidas a (NOMBRE DEL FUNCIONARIO) EL DIRECTOR TCNICO DE TALENTO HUMANO DE LA CONTRALORA DE BOGOT, D.C., en ejercicio de las atribuciones conferidas mediante Acuerdo 361 de 2009 y la Resolucin Reglamentara nmero 005 de febrero 17 de 2009, y, C O N S I D E R A N D O:
Que el funcionario (a) (NOMBRE COMPLETO), identificado con la cdula de ciudadana N (NUMERO), de (LUGAR DE EXPEDICION), ingres a la Contralora de Bogot, D.C., el da (NUMERO) de (MES) de (AO), posesionndose del cargo (INDICAR). Que mediante la Resolucin nmero (NUMERO) del (DIA) de (MES) de (AO), le fueron concedidos quince (15) das hbiles de vacaciones a (NOMBRE DEL FUNCIONARIO), identificado (a) con la cdula de ciudadana (NUMERO) expedida en (LUGAR), en el cargo de (INDICAR EL CARGO Y LA DEPENDENCIA A LA CUAL PERTENECE), por el perodo de servicio comprendido entre el (DIA) de (MES) de (AO) al (DIA) de (MES) de (AO), los cuales disfrutara del (DIA) al (DIA) de (MES) de (AO), debiendo reintegrarse a sus labores el (DIA) de (MES) de (AO). Que mediante oficio y/o memorando del (DIA) de de (MES) de (AO), el jefe inmediato (NOMBRE COMPLETO), con el Vo.Bo. del seor Contralor solicit por necesidades del servicio el aplazamiento de disfrute.
En mrito de lo expuesto, R E S U E L V E:
ARTCULO PRIMERO.Aplazar el disfrute de las vacaciones a (NOMBRE DEL FUNCIONARIO), identificado (a) con la cdula de ciudadana (NUMERO) expedida en (LUGAR DE EXPEDICION), en el cargo de (INDICAR EL CARGO), ante la (DEPENDENCIA), por el perodo de servicio comprendido entre el (DIA) de (MES) de (AO) al (DIA) de (MES) de (AO). quedando pendiente por disfrutar (NUMERO DE DIAS EN LETRAS) (NUMERO) das hbiles de vacaciones.
Pgina 52 de 72
ARTCULO SEGUNDO.expedicin.
La presente Resolucin rige a partir de la fecha de su
COMUNQUESE Y CMPLASE Dada en Bogot, D.C., a los

Original: Copia a: Direccin Tcnica de Talento Humano. Direccin o Subdireccin. Funcionario. Nmina. Hoja de vida.
Proyect y elabor: (NOMBRE DEL FUNCIONARIO). Revis: (NOMBRE Y CARGO DE LOS FUNCIONARIOS).
Pgina 53 de 72
ANEXO 4
MEMORANDO DE COMUNICACIN VACACIONES
70200 (DIA, MES Y AO)
PARA:
(NOMBRE DEL FUNCIONARIO) (CARGO) (DEPENDENCIA A LA QUE PERTENECE) SUBDIRECTOR GESTIN DE TALENTO HUMANO
DE:
REF:
Resolucin (NUMERO) del (DIA) de (MES) de (AO)
De manera atenta me permito comunicarle que mediante Resolucin (NUMERO) del (DIA) de (MES) de (AO), se le concede quince (15) das hbiles de vacaciones a partir del (DIA) de (MES) de (AO). Cordial saludo,
SUBDIRECTOR GESTIN DE TALENTO HUMANO

Anexo: Copia: Un (1) folio. Consecutivo Subdireccin Gestin Talento Humano. Hoja de Vida.
Proyect: (NOMBRE DEL FUNCIONARIO). Elabor: (NOMBRE DEL FUNCIONARIO).
Pgina 54 de 72
ANEXO 5
MEMORANDO COMUNICACIN DE INTERRUPCION DE VACACIONES
70200 (DIA, MES, AO)
PARA:
(NOMBRE DEL FUNCIONARIO) (CARGO) (DEPENDENCIA A LA QUE PERTENECE) SUBDIRECTOR DE GESTIN DE TALENTO HUMANO Resolucin (NUMERO) del (DIA) de (MES) de (AO)
DE: REF:
De manera atenta me permito comunicarle que mediante Resolucin (NUMERO) del (DIA) de (MES) de (AO), se ordeno interrumpir el disfrute de las vacaciones concedidas mediante resolucin (NUMERO) del (DIA) de (MES) de (AO); en consecuencia, los das pendientes por disfrutar corresponden a (NUMERO DE DAS EN LETRAS) (NUMERO) das hbiles, que sern disfrutados a partir de (DIA) de (MES) de (AO). Cordial saludo,

Anexo: Copia: Dos (2) folios. Subdireccin Gestin Talento Humano. Hoja de Vida.
Pgina 55 de 72
ANEXO 6
MEMORANDO COMUNICACIN DE APLAZAMIENTO DE VACACIONES
70200 (DIA, MES, AO)
PARA:
(NOMBRE DEL FUNCIONARIO) (CARGO) (DEPENDENCIA A LA QUE PERTENECE) SUBDIRECTOR GESTIN DE TALENTO HUMANO Resolucin (NUMERO) del (DIA) de (MES) de (AO)
DE: REF:
De manera atenta me permito comunicarle que mediante Resolucin (NUMERO) del (DIA) de (MES) de (AO), se le aplaza el disfrute de las vacaciones concedidas mediante resolucin (NUMERO) del (DIA) de (MES) de (AO), quedando pendientes por disfrutar (NUMERO DE DIAS EN LETRAS) (NUMERO) das hbiles. Cordial saludo,

Anexo: Copia: Dos (2) folios. Subdireccin Gestin Talento Humano. Hoja de Vida.
Pgina 56 de 72
ANEXO 7
FORMATO DE AUTORIZACIN DESCUENTO DE LA LIQUIDACION DE PRESTACIONES SOCIALES
Yo____________________________________________________ Identificado(a) con Cdula de Ciudadana No.__________________ de_____________, autorizo que los mayores valores cancelados en la nmina del mes de _______del ao ____, me sean descontados de las prestaciones sociales a que tengo derecho al momento de retiro, en el evento de no tener de donde descontar, me comprometo a consignar directamente en la Tesorera de la Contralora de Bogot, ubicada en el piso 10 del edificio de la Lotera de Bogot. Cordialmente,
----------------------------------------------------C.C.
Copia: Hoja de Vida.
Pgina 57 de 72
ANEXO 8
RESOLUCIN LIQUIDACIN PRESTACIONES SOCIALES
Por la cual se liquidan las prestaciones sociales a (NOMBRE DEL FUNCIONARIO)
El DIRECTOR TCNICO DE TALENTO HUMANO DE LA CONTRALORA DE BOGOT D.C. En uso de las facultades legales y en especial las Delegadas por la Resolucin 005 del 17 de febrero de 2009, y, CONSIDERANDO: Que el doctor(a) (NOMBRE COMPLETO), identificado con la cdula de ciudadana nmero (NUMERO) de (LUGAR), labor en la Contralora de Bogot, D.C. durante el perodo comprendido entre el (INDICAR LAS FECHAS) y segn Resolucin N (NUMERO) del (DIA) de (MES) de (AO), le fue aceptada la renuncia a partir del (DIA) de (MES) de (AO), con (0) das de falta, siendo su ltimo cargo (INDICAR), CDIGO (NUMERO), de la Contralora de Bogot D.C.. Que para efecto del reconocimiento de las prestaciones sociales, debe observarse lo sealado en el Decreto 1919 de 2002, es decir, que solo se podrn reconocer las prestaciones sociales sealadas para los empleados pblicos de la Rama Ejecutiva del poder pblico del Orden Nacional; y para la liquidacin de las mismas no podrn incluirse factores salariales diferentes a los expresamente sealados en el Decreto 1045 de 1978. Que el artculo 8 del Decreto 1045 de 1978, precepta que los empleados pblicos y trabajadores oficiales tienen derecho a quince (15) das hbiles de vacaciones por cada ao de servicio. Que el artculo 20 Ibdem seala: De la compensacin de vacaciones en dinero. Las vacaciones slo podrn ser compensadas en dinero en los siguientes casos: a). (), b) Cuando el empleado pblico o trabajador oficial quede retirado definitivamente del servicio sin haber disfrutado de las vacaciones causadas hasta entonces. Que el artculo 25 del Decreto 1045 de 1978, consagra que la prima de vacaciones ser equivalente a quince (15) das de salario por cada ao de servicio.
Pgina 58 de 72
Que cuando el funcionario pblico se retira definitivamente del servicio, por motivos distintos a la destitucin o al abandono del cargo, tendr derecho al pago de la correspondiente Prima de Vacaciones, acorde con lo establecido en el artculo 30 del Decreto en cita. Que los empleados pblicos tienen derecho igualmente a una bonificacin especial por recreacin, en cuanta equivalente a dos (2) das de la asignacin bsica mensual que les corresponda en el momento de iniciar el disfrute del respectivo periodo vacacional; igualmente, hay lugar a esta bonificacin cuando las vacaciones se compensen en dinero, acorde con lo preceptuado en el Decreto 451 de 1984, en concordancia con el artculo 15 del Decreto 35 de 1999 y artculo (xx) del Decreto (xxx) de (xxx). Que el artculo 1 de la Ley 995 del 10 de noviembre de 2005, establece que los funcionarios pblicos que cesen en sus funciones, sin haber cumplido el ao de labor, tendrn derecho a que se les reconozca en dinero y en forma proporcional el tiempo efectivamente laborado. Que, por su parte, el Decreto N 404 del 8 de febrero de 2006, precepta que los funcionarios pblicos tendrn derecho sin haber cumplido el ao de labor, a que se les reconozca en dinero y en forma proporcional al tiempo efectivamente laborado las vacaciones, la prima de vacaciones y la bonificacin por recreacin. Que el artculo 60 del Decreto 1042 de 1978, artculo 28 del Acuerdo 25 de 1990. Establece que los funcionarios pblicos tienen derecho al reconocimiento de prima semestral. Que el artculo 32 del Decreto Ley 1045 de 1978, seala que cuando el empleado pblico o trabajador oficial no hubiere servido durante todo el ao civil, tendr derecho a la Prima de Navidad en proporcin al tiempo laborado, a razn de una doceava parte para cada mes completo de servicios, que se liquidar y pagar con base en el ltimo salario devengado, o en el ltimo promedio mensual, si fuere viable. Que la Subdireccin Gestin de Talento Humano, previo estudio de la hoja de vida, constat que el doctor(a) (NOMBRE), identificado con la cdula de ciudadana nmero (NUMERO), a la fecha tiene (EN LETRAS LOS PERIODOS) (NMERO DE PERIODOS) de vacaciones causados comprendidos entre el (XXX) al (XXX), las cuales deben ser canceladas en dinero. Que igualmente tienen derecho a una bonificacin especial de recreacin, por lo(s) periodo(s) de vacaciones comprendido entre el (DIA) de (MES) de (AO) y (DIA) de (MES) de (AO), en cuanta equivalente a dos (2) das de la asignacin bsica.
Pgina 59 de 72
Que adicionalmente, tiene derecho al reconocimiento proporcional de la prima de vacaciones, vacaciones en dinero y la bonificacin especial por recreacin, por el perodo comprendido entre el (DIA) de (MES) de (AO) y (DIA) de (MES) de (AO). Que mediante oficio N (NUMERO) del (DIA) de (MES) del (AO) tiene pendiente un disfrute en tiempo por el perodo correspondiente entre el (DIA) de (MES) de (AO) y (DIA) de (MES) de (AO). Que adems tiene derecho al reconocimiento de prima semestral proporcional por el perodo de tiempo comprendido entre el (XXXX) al (XXXX), segn el artculo 60 del Decreto 1042 de 1978, artculo 28 del Acuerdo 25 de 1990. Que finalmente, tiene derecho al reconocimiento proporcional de la Prima de Navidad, por el perodo de tiempo comprendido entre el entre el (XXXX) al (XXXX). Que, de conformidad con lo expuesto y dando aplicacin a las normas citadas anteriormente, la Subdireccin Gestin de Talento Humano realiz la liquidacin de las prestaciones sociales a que tiene derecho el doctor (a) NOMBRE, identificado con la cdula de ciudadana nmero (NMERO), por los conceptos, periodos y valores que se relacionan a continuacin: Concepto
Devengados Prima de vacaciones Indemnizacin vacaciones en dinero Prima de Vacaciones proporcionales (XXX das) Indemnizacin vacaciones proporcionales Bonificacin especial de recreacin Bonificacin especial de recreacin proporcional Prima semestral Prima de Navidad TOTAL
Perodo
Valor
En mrito de lo expuesto, RESUELVE: ARTCULO PRIMERO. Reconocer y ordenar pagar al doctor(a) NOMBRE COMPLETO, identificado con la cdula de ciudadana nmero (XXXXXX), por concepto de la liquidacin de las prestaciones sociales a que tiene derecho la suma de (VALOR EN LETRAS) PESOS ($VALOR EN NUMERO.oo) MCTE, correspondiente a (LOS CONCEPTOS A LIQUIDAR) de conformidad con lo expuesto en la parte motiva. ARTCULO SEGUNDO. El pago de las sumas reconocidas en la presente Resolucin sern canceladas en la cuenta de nmina, con cargo al presupuesto de
Pgina 60 de 72
la actual vigencia, segn certificado de disponibilidad presupuestal N (NUMERO) de (MES) del (AO). Expedido por la Subdireccin Financiera de la entidad ARTCULO TERCERO. Contra la presente Resolucin procede el recurso de reposicin ante esta Direccin, interpuesto en debida forma dentro de los cinco (5) das hbiles siguientes a la fecha de su notificacin, conforme a lo preceptuado en el articulo 51 del Decreto ley 01 de 1984. ARTCULO CUARTO. Copia de la presente resolucin deber entregarse al doctor(a) (NOMBRE) , en el momento de la notificacin y a la hoja de vida. ARTCULO QUINTO. La presente resolucin rige a partir de la fecha de su ejecutoria.
NOTIFQUESE Y CMPLASE

Proyect y elabor: (NOMBRE DEL FUNCIONARIO). Revisaron: (NOMBRE DE LOS FUNCIONARIOS Y CARGO).
Pgina 61 de 72
ANEXO 9 RESOLUCIN PAGO ANUAL INTERESES A LA CESANTA EL DIRECTOR TCNICO DE TALENTO HUMANO En ejercicio de la facultad delegada por la Resolucin Reglamentaria nmero 1576 del 08 de junio de 2001 emanada del Despacho del Contralor de Bogot, D.C., Y C O N S I D E R A N D O: Que el Gobierno Nacional con fundamento en el artculo 12 de la Ley 4 de 1992 expidi el Decreto nmero 1919 de agosto 27 de 2002, mediante el cual se dispuso que las personas que se vinculen al servicio pblico en el Distrito Capital y sus entidades descentralizadas a partir de la vigencia de la citada disposicin que tengan el carcter de empleados pblicos, gozarn del rgimen prestacional sealado para los empleados de la Rama Ejecutiva del Poder Pblico del nivel nacional. Que los numerales 1 y 2 del artculo 99 de la Ley 50 de 1990 Por la cual se introducen reformas al Cdigo Sustantivo del Trabajo y se dictan otras disposiciones sealan que: 1 El 31 de diciembre de cada ao se har liquidacin definitiva de cesantas, por la anualidad o por la fraccin correspondiente, sin perjuicio de la que deba efectuarse en fecha diferente por la terminacin del contrato de trabajo. 2 El empleador cancelar al trabajador los intereses legales del 12% anual o proporcionales por fraccin, en los trminos de las normas vigentes sobre el rgimen tradicional de cesantas con respecto a la suma causada en el ao o en la fraccin que se liquide definitivamente. Que, en consecuencia, la Subdireccin de Talento Humano procedi a liquidar las cesantas e intereses correspondientes. Que los funcionarios que se relacionan tienen derecho al reconocimiento y pago de las cesantas y sus intereses causados durante al ao 2008, por lo que este Despacho, en desarrollo de la facultad delegada, y con base en las normas precitadas. R E S U E L V E: ARTCULO PRIMERO: Reconocer y ordenar el pago por concepto de cesantas e intereses a las cesantas causadas del 1 de enero al 31 de diciembre de 200-, a los funcionarios que a continuacin se relacionan en las sumas all indicadas, as: # CEDULA APELLIDOS Y NOMBRES CESANTA INTERS
Pgina 62 de 72
ARTICULO SEGUNDO: Este pago se har teniendo en cuenta el certificado de disponibilidad presupuestal numero -- del de diciembre de 200- expedido por la Subdireccin Financiera de la Entidad, quien realizar el pago respectivo: ARTICULO TERCERO: La erogacin que cause el cumplimiento de la presente Resolucin, se har con cargo a la actual vigencia fiscal. ARTICULO CUARTO: La presente Resolucin rige a partir de la fecha de su expedicin. COMUNQUESE Y CMPLASE Dada en Bogot, D.C., a los

Proyecto: (NOMBRE DEL FUNCIONARIO). Elabor: (NOMBRE DEL FUNCIONARIO). Revis: (NOMBRE DEL FUNCIONARIO).
Pgina 63 de 72
ANEXO 10
MEMORANDO COMUNICACIN MONTO DE CESANTIA E INTERESES 70200

(DIA, MES Y AO)
PARA:
NOMBRE CARGO DEPENDENCIA SUBDIRECTOR GESTION DE TALENTO HUMANO RESOLUCION N (NUMERO) DE (DIA) DE (MES) DE (AO) POR LA CUAL SE LIQUIDAN CESANTIAS E INTERESES A LAS CESANTIAS DEL AO (NUMERO)
DE: REF.:
De manera atenta me permito informarle que el valor liquidado por concepto de Cesanta correspondiente al ao (NUMERO) es $CESANTIA pesos M/CTE., suma consignada en el Fondo Privado de Cesantas FONDO. El valor de los respectivos Intereses es $INTERES pesos M/CTE., suma depositada el (DIA) de (MES) de (AO) en su nmero de cuenta CUENTAS del Banco DAVIVIENDA. Cordialmente,
Fecha de Notificacin
Firma Notificador
Copia: Hoja de vida. Proyect y elabor: (FUNCIONARIO). Revis: SUBDIRECTOR GESTIN TALENTO HUMANO.
Firma Notificado
Pgina 64 de 72
ANEXO 11
OFICIO SOLICITUD DE VISITA TCNICA A FONCEP 70200

(DIA) de (MES) de (AO)
Doctor (NOMBRE COMPLETO) Gerente Fondo de Prestaciones Econmicas Cesantas y Pensiones FONCEP Ciudad REF: Visita Tcnica De conformidad con lo establecido en el artculo 13 de la Resolucin nmero 15 del 30 de diciembre de 2003, expedida por la Junta Directiva del Fondo de Prestaciones Econmicas Cesantas y Pensiones FONCEP, con el objeto de continuar el trmite de cesantas parciales solicitadas para Mejoras Locativas, de manera atenta le solicito ordenar a quien corresponda realizar la visita tcnica y remitir a la mayor brevedad posible el informe pertinente donde se concepte adems, si el inmueble corresponde a la casa de habitacin del funcionario: (NOMBRE COMPLETO). Cordial saludo,

Anexo: Dos (2) folios. Copia: Expediente Cesanta. Elabor: (NOMBRE DEL FUNCIONARIO). Revis: (NOMBRE DEL FUNCIONARIO).
Pgina 65 de 72
ANEXO 12 RESOLUCIN PAGO DE CESANTA DEFINITIVA E INTERESES A LA CESANTA DE UN EXFUNCIONARIO

EL DIRECTOR TCNICO DE TALENTO HUMANO DE LA CONTRALORA DE BOGOT, D.C. En ejercicio de la facultad conferida por la Resolucin Reglamentaria nmero 1576 del 08 de junio de 2001 emanada del Despacho del Contralor de Bogot, D.C., Y C O N S I D E R A N D O: Que el Gobierno Nacional con fundamento en el artculo 12 de la Ley 4 de 1992 expidi los Decretos nmeros 1133 de junio 1 de 1994 y 1808 de agosto 3 de 1994, mediante los cuales se dispuso que las personas que se vinculen al servicio pblico en el Distrito Capital y sus Entidades descentralizadas a partir de la vigencia de las citadas disposiciones, y que tengan el carcter de empleados pblicos, gozarn del rgimen prestacional sealado para los empleados pblicos de la Rama Ejecutiva del Poder Pblico del nivel nacional. Que la Contralora de Bogot, D.C., en acatamiento a lo dispuesto en las normas legales vigentes sobre la materia, debe proceder al pago de los intereses a las Cesantas de los empleados vinculados a la Entidad a partir de la vigencia de los Decretos 1133 y 1808 de 1994, causados, en el perodo comprendido entre el primero (1) de enero y el 31 de diciembre de cada ao. Que de acuerdo con las disposiciones respectivas, el valor a pagar por concepto de intereses a las cesantas, es del 12% anual sobre las cesantas causadas durante el ao. Que de acuerdo con el artculo 99 numeral 4 de la Ley 50 de 1990, si al trmino de la relacin laboral existieren saldos de cesanta a favor del trabajador que no hayan sido entregados al Fondo, el empleador se los pagar directamente con los intereses legales respectivos. Que el ex funcionario que se relaciona en la parte resolutiva del presente acto administrativo labor durante el perodo comprendido entre el (FECHA EN LETRAS) (NUMERO) de (MES) de (AO) y el (DIA) de (MES) de (AO). En mrito de lo expuesto, R E S U E L V E: ARTCULO PRIMERO: Reconocer y ordenar el pago del saldo de cesanta a favor del ex funcionario (NOMBRE), identificado con cdula de ciudadana (NUMERO), que no ha sido consignado al Fondo (INDICAR EL NOMBRE) por valor de (VALOR EN LETRAS) ($VALOR EN NUMEROS) M/cte; as como los intereses a las cesantas causadas del de al de (AO), por valor de (VALOR EN LETRAS) ($VALOR EN NUMEROS) M/Cte. ARTCULO SEGUNDO: Este pago se har teniendo en cuenta el certificado de disponibilidad presupuestal (NUMERO) del (DIA) de (MES) del (AO), expedido por la Subdireccin Financiera de la Contralora de Bogot, D.C., quien realizar la consignacin respectiva, con cargo a la actual vigencia fiscal. ARTCULO TERCERO: La presente Resolucin rige a partir de la fecha de su expedicin. COMUNQUESE Y CUMPLASE Dada en Bogot, D.C., a los

Pgina 66 de 72
ANEXO 13
MEMORANDO SOLICITUD DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL PARA PAGO DE CESANTIAS 70200(FECHA, MES Y AO) PARA: (NOMBRE) Subdirector Financiero
DE: ASUNTO:
DIRECTOR TCNICO DE TALENTO HUMANO Solicitud de Disponibilidad
En atencin al asunto enunciado, comedidamente me permito solicitar disponibilidad presupuestal para cancelar liquidacin de cesantas definitivas de los funcionarios que se relacionan a continuacin:
CEDULA NOMBRE VALOR CESANTA VALOR INTERS PERODO RECONOCIDO
Es importante recordar que a partir de la fecha se cuenta con 45 das hbiles para el pago respectivo. (L.244/95). Cordialmente,

Elabor: (NOMBRE DEL FUNCIONARIO). Revis: (NOMBRE DEL FUNCIONARIO).
Pgina 67 de 72
ANEXO 14
OFICIO DE CITACIN PARA NOTIFICACIN PERSONAL LIQUIDACIN CESANTAS DEFINITIVAS

17200 (DIA) de (MES) de (AO)
Doctor (a): (NOMBRE DEL FUNCIONARIO) (DIRECCIN) Ciudad Ref: Citacin Notificacin Personal Resolucin N (NUMERO) de (DIA) de (MES) de (AO) Respetada doctor (a): Me permito solicitarle comparecer dentro de los cinco (5) das hbiles siguientes al recibo de la presente citacin a la Direccin Tcnica de Talento Humano de la Contralora de Bogot, D.C., ubicada en la carrera 35 N 26 A-10 Piso 13, con el fin de llevara cabo la diligencia de notificacin personal del acto administrativo citado en la referencia, en cumplimiento a lo establecido en el artculo 44 del Cdigo Contencioso Administrativo. Al vencimiento del trmino si usted no comparece, se proceder a notificar el acto administrativo por Edicto de conformidad con lo establecido en el artculo 45 Ibdem.
Cordialmente, SUBDIRECTOR GESTIN TALENTO HUMANO

Copia: Hoja de Vida.
Elabor: (NOMBRE DEL FUNCIONARIO). Reviso: (NOMBRE DEL FUNCIONARIO).
Pgina 68 de 72
ANEXO 15
FORMATO NOTIFICACIN POR EDICTO
EDICTO
LA DIRECTORA DE TALENTO HUMANO DE LA CONTRALORA DE BOGOTA, D.C.
HACE CONSTAR: Que el Contralor de de Bogot, D.C., expidi la Resolucin nmero (NUMERO) del (DIA) de (MES) de (AO), que en su parte resolutiva dice: (INSERTAR LA PARTE RESOLUTIVA DEL ACTO ADMINISTRATIVO) RESUELVE: ARTCULO PRIMERO: ARTCULO SEGUNDO: ARTCULO TERCERO: ARTCULO CUARTO: NOTIFQUESE, COMUNQUESE Y CMPLASE, Dada en Bogot, D. C., a los (DIA) das del mes de (MES) de (AO), XXXX, Contralor de Bogot, D.C.
Hoy (DIA) de (MES) de (AO), a las 8:00 a.m. se fija el presente Edicto en lugar pblico de la Direccin Tcnica de Talento Humano, con el fin de notificar al seor (NOMBRE COMPLETO), en la forma prevista por el Decreto 01 de 1984, en razn a que no compareci a notificarse personalmente, habindose citado por medio el oficio 17000-(NUMERO) del (DIA) de (MES) de (AO), se desfija hoy_(DIA)_______ de (MES) de (AO) siendo las 5:00 p.m.
Pgina 69 de 72
ANEXO 16 RESOLUCIN PAGO DE LA RETROACTIVIDAD EN CESANTAS DEFINITIVAS
EL DIRECTOR TCNICO DE TALENTO HUMANO En uso de las facultades legales y en especial las Delegadas por la Resolucin 005 de 2009, y, CONSIDERANDO: Que el seor --, identificado con la cdula de ciudadana nmero -- expedida en --, ingres a la Contralora de Bogot, D.C., el -- y mediante resolucin No.-- del -- se le acept la renuncia al cargo que vena desempeando como --, a partir del --. Que los empleados pblicos del Distrito Capital tienen derecho al reconocimiento de Cesanta, prestacin social consistente en un auxilio monetario equivalente a un mes de sueldo por cada ao de servicio continuo y proporcionalmente por fracciones de ao y para la liquidacin de las mismas no podrn incluirse factores salariales diferentes a los expresamente sealados en el artculo 45 del Decreto 1045 de 1978. Que el seor --, identificado con la cdula de ciudadana nmero -- expedida en --, al momento de su ingreso a la entidad fue cobijado con el rgimen de retroactividad en cesantas Que el da -- el seor --, identificado con la cdula de ciudadana nmero -- expedida en --, inform su traslado de cesantas del Fondo de Ahorro y Vivienda Distrital FAVIDI, hoy FONCEP, al Fondo Nacional del Ahorro, mediante formulario nmero -- que reposa en el folio -- de su hoja de vida, por lo que la Contralora de Bogot, D.C. realiz los reportes mensuales y anuales consolidados correspondientes a cesantas, a partir del --, de conformidad con las disposiciones que rigen el mencionado Fondo. Que tal como lo establece el artculo 5 de la Ley 432 y el inciso tercero del artculo 27 del Decreto 1453 de 1998, los trabajadores vinculados a las entidades pblicas que posean el beneficio de la retroactividad como metodologa de liquidacin de cesantas, al afiliarse al Fondo Nacional del Ahorro no lo pierden, siendo responsabilidad de la entidad empleadora el mayor valor generado por este concepto al momento del retiro definitivo. Que el Fondo Nacional del Ahorro es una entidad administradora y pagadora de cesantas y no liquidadora, por lo cual le corresponde a la Contralora de Bogot, D.C., en caso de retiro definitivo del trabajador, reliquidar la cesanta con la metodologa de la retroactividad y a este valor descontarle los dineros ya transferidos al F.N.A., generndose as un mayor valor que debe ser reconocido y pagado directamente al Seor --. Que la Directora Jurdica de la Secretaria General de la Alcalda Mayor de Bogot, D.C. se ha pronunciado en lo referente al pago de la retroactividad en cesantas para los servidores pblicos afiliados al Fondo Nacional del Ahorro, segn Concepto 38 de 2006, indicando que () la liquidacin total de la retroactividad slo procede al final de la relacin laboral,
Pgina 70 de 72
momento en el cual deber liquidarse y girarse por parte de la entidad empleadora, la cesanta correspondiente al tiempo total laborado, deduciendo de dicho monto el valor trasladado al Fondo Nacional de Ahorro en la fecha de cambio de entidad administradora y los dems valores correspondientes a pagos efectuados al empleado hasta la fecha, para proceder a entregarle los saldos a su favor, si a ello hubiere lugar. () Que en aplicacin a las normas vigentes en materia de cesanta, la Subdireccin de Gestin de Talento Humano, con ocasin del retiro definitivo, procedi a liquidar la cesanta definitiva con retroactividad a que tiene derecho el seor --, identificado con la cdula de ciudadana nmero -- expedida --, por el tiempo comprendido entre el y el --, as: LIQUIDACION DEFINITIVA DE CESANTIAS, SALDO DE RETROACTIVIDAD POR TRASLADO DE FONCEP AL FONDO NACIONAL DEL AHORRO BENEFICIARIO DOCUMENTO DE IDENTIDAD CC No. CARGO FECHA DE CORTE FECHA DE INGRESO DIAS NO LABORADOS DIAS BASE LIQUIDACION SUELDO BASE LIQUIDACION FACTORES DEVENGADOS ULTIMO AO Asignacin bsica Prima Tcnica Prima de antigedad Prima Semestral Ajuste Retroactivo Prima Semestral Prima de Navidad Ajuste Retroactivo Prima de Navidad Prima de Vacaciones Ajuste Retroactivo Prima de Vacaciones Bonificacin por servicios prestados Ajuste Retroactivo Bonificacin por Servicios Valor de la Cesanta con Retroactividad ($)
Menos
- Anticipos realizados por FONCEP hasta el - Retroactividad en Cesanta trasladada al F.N.A. en

- Cesanta consolidada al F.N.A. del al --
Cesanta Retroactiva Pendiente de pago
En mrito de lo expuesto,
Pgina 71 de 72
RESUELVE:
ARTCULO PRIMERO: Trasladar a la cuenta corriente nmero -- del Banco -- del Fondo Nacional del Ahorro a nombre del seor --, identificado con la cdula de ciudadana nmero -- expedida en --, la suma de --, por concepto de retroactividad en la cesanta definitiva, de conformidad con lo expuesto en la parte motiva. ARTCULO SEGUNDO: El pago de las sumas reconocidas en la presente resolucin sern canceladas con cargo al presupuesto de la actual vigencia, segn certificado de disponibilidad presupuestal N --- del -- de --- de 2009, expedido por la Subdireccin Financiera de la entidad. ARTCULO TERCERO: Contra la presente resolucin procede el recurso de reposicin ante el Director Tcnico de Talento Humano de la Contralora de Bogot, D.C., interpuesto en debida forma dentro de los cinco (5) das hbiles siguientes a la fecha de notificacin, conforme a lo preceptuado en el artculo 51 del Decreto Ley 01 de 1984. ARTCULO CUARTO: Notifquese personalmente el contenido del presente acto administrativo al seor --, identificado con la cdula de ciudadana nmero -expedida en --, de conformidad con lo establecido en el artculo 44 del Cdigo Contencioso Administrativo y entrguesele copia de esta decisin en la respectiva diligencia; y si ello no fuere posible se notificar por edicto de conformidad con lo establecido en el artculo 45 bidem. ARTCULO QUINTO: Copia de la presente resolucin deber enviarse a la Subdireccin Financiera para lo de su competencia. ARTCULO SEXTO: Copia de este acto administrativo deber enviarse a la hoja de vida del seor -- que reposa en la Subdireccin Gestin de Talento Humano de la entidad. ARTCULO SPTIMO: La presente resolucin rige a partir de la fecha de su expedicin. NOTIFQUESE, COMUNQUESE, Y CMPLASE Dada en Bogot, D.C., a los,
Director Tcnico de Talento Humano

Pgina 72 de 72

6007 Liquidacion Prestaciones Sociales

Uploaded by

Document Information

Original Title

Copyright

Available Formats

Share this document

Share or Embed Document

Sharing Options

Did you find this document useful?

Is this content inappropriate?

Copyright:

Available Formats

6007 Liquidacion Prestaciones Sociales

Uploaded by

Copyright:

Available Formats

PROCEDIMIENTO PARA LA LIQUIDACIN DE PRESTACIONES SOCIALES

CDIGO DEL PROCEDIMIENTO: 6007

VERSIN No.: 2.0

Fecha: Enero 06 de 2010

Director Tcnico de Talento Humano CARGO

Dr. Csar Augusto Lpez Meza _______ NOMBRE FIRMA

Director Tcnico de Planeacin CARGO

Dr. Elemir Eduardo Pinto Diaz __________ NOMBRE FIRMA

PROCEDIMIENTO PARA LA LIQUIDACIN DE PRESTACIONES SOCIALES

PROCEDIMIENTO PARA LA LIQUIDACIN DE PRESTACIONES SOCIALES

PROCEDIMIENTO PARA LA LIQUIDACIN DE PRESTACIONES SOCIALES

PROCEDIMIENTO PARA LA LIQUIDACIN DE PRESTACIONES SOCIALES

PROCEDIMIENTO PARA LA LIQUIDACIN DE PRESTACIONES SOCIALES

PROCEDIMIENTO PARA LA LIQUIDACIN DE PRESTACIONES SOCIALES

PROCEDIMIENTO PARA LA LIQUIDACIN DE PRESTACIONES SOCIALES

PROCEDIMIENTO PARA LA LIQUIDACIN DE PRESTACIONES SOCIALES

PROCEDIMIENTO PARA LA LIQUIDACIN DE PRESTACIONES SOCIALES

PROCEDIMIENTO PARA LA LIQUIDACIN DE PRESTACIONES SOCIALES

PROCEDIMIENTO PARA LA LIQUIDACIN DE PRESTACIONES SOCIALES

PROCEDIMIENTO PARA LA LIQUIDACIN DE PRESTACIONES SOCIALES

PROCEDIMIENTO PARA LA LIQUIDACIN DE PRESTACIONES SOCIALES

PROCEDIMIENTO PARA LA LIQUIDACIN DE PRESTACIONES SOCIALES

PROCEDIMIENTO PARA LA LIQUIDACIN DE PRESTACIONES SOCIALES

PROCEDIMIENTO PARA LA LIQUIDACIN DE PRESTACIONES SOCIALES

PROCEDIMIENTO PARA LA LIQUIDACIN DE PRESTACIONES SOCIALES

PROCEDIMIENTO PARA LA LIQUIDACIN DE PRESTACIONES SOCIALES

7. DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO: 7.1. RECONOCIMIENTO, LIQUIDACIN, APLAZAMIENTO E INTERRUPCIN DE VACACIONES:

PROCEDIMIENTO PARA LA LIQUIDACIN DE PRESTACIONES SOCIALES

PUNTOS DE CONTROL/ OBSERVACIONES

SECRETARIA SUBDIRECCIN DE GESTIN TALENTO HUMANO

Registra en el aplicativo de correspondencia la asignacin del funcionario y le entrega el documento fsico.

PROFESIONAL ESPECIALIZADO Y/O UNIVERSITARIO SUBDIRECCIN GESTIN TALENTO HUMANO

PROCEDIMIENTO PARA LA LIQUIDACIN DE PRESTACIONES SOCIALES

SUBDIRECTOR DE GESTIN DE TALENTO HUMANO

PROCEDIMIENTO PARA LA LIQUIDACIN DE PRESTACIONES SOCIALES

PUNTOS DE CONTROL/ OBSERVACIONES

TCNICO, Y/O AUXILIAR ADMINISTRATIVO SUBDIRECCIN DE GESTIN DE TALENTO HUMANO

Ver formato en el procedimiento de vinculacin de funcionarios a la contralora de Bogot, D.C.

PROCEDIMIENTO PARA LA LIQUIDACIN DE PRESTACIONES SOCIALES

PUNTOS DE CONTROL/ OBSERVACIONES

LIQUIDACIN DE PRESTACIONES SOCIALES DE EX FUNCIONARIOS:

PROCEDIMIENTO PARA LA LIQUIDACIN DE PRESTACIONES SOCIALES

SUBDIRECTOR DE GESTIN DE TALENTO HUMANO

PROCEDIMIENTO PARA LA LIQUIDACIN DE PRESTACIONES SOCIALES

PUNTOS DE CONTROL/ OBSERVACIONES

SECRETARIA DIRECCIN DE TALENTO HUMANO

PROFESIONAL ESPECIALIZADO Y/O UNIVERSITARIO SUBDIRECCIN DE GESTIN DE TALENTO HUMANO

Recibe la Hoja de Ruta y pasa a los equipos relacionados, de la Subdireccin y Direccin.

PROCEDIMIENTO PARA LA LIQUIDACIN DE PRESTACIONES SOCIALES

RESPONSABLE TCNICO SUBDIRECCIN DE GESTIN DE TALENTO HUMANO

PUNTOS DE CONTROL/ OBSERVACIONES

Archiva los documentos en la hoja de vida del funcionario retirado.

7.3. CONSOLIDACIN Y PAGO ANUAL DE CESANTAS A FUNCIONARIOS AFILIADOS A FONDOS PRIVADOS:

PROCEDIMIENTO PARA LA LIQUIDACIN DE PRESTACIONES SOCIALES

PUNTOS DE CONTROL/ OBSERVACIONES Punto de control:

SUBDIRECTOR DE GESTIN DE TALENTO HUMANO

PROFESIONAL ESPECIALIZADO Y/O UNIVERSITARIO SUBDIRECCIN DE GESTIN DE TALENTO HUMANO

PROCEDIMIENTO PARA LA LIQUIDACIN DE PRESTACIONES SOCIALES

PUNTOS DE CONTROL/ OBSERVACIONES

Memorando Solicitud Disponibilidad Presupuestal Cesantas.

PROFESIONAL ESPECIALIZADO Y/O UNIVERSITARIO SUBDIRECCIN DE GESTIN DE TALENTO HUMANO

El valor de las planillas corresponde al monto consolidado de cesantas de la vigencia.

PROFESIONAL ESPECIALIZADO Y/O UNIVERSITARIO 10 SUBDIRECCIN DE GESTIN DE TALENTO HUMANO