Vocabulario Archivstico con Relacin a los Puestos de Trabajo.

Secretaria: prescripcin, marbete, rotular, perforar, legajo, documentacin, documento, facsmil, archivo, original, radicacin, registrar, minuta, filatelia, ordenacin, folio, foliacin, cronolgico, conservacin, archivo, casilleros, usuario, seleccin, Oficinista: marbete, rotular, perforar, legajo, documentacin, documento, facsmil, archivo, archivo de gestin, original, radicacin, registrar, minuta, ordenacin, folio, conservacin, archivo histrico, prescripcin, trasferencia, seleccin, filatelia, casilleros, clasificacin. Archivista: marbete, rotular, perforar, legajo, administracin documental, casillero, clasificacin, conservacin, cronolgico, documentacin, documento, expediente, facsmil, plazo precauciona, archivo, archivo de gestin, archivo histrico, archivo intermedio, seccin documental, tipo documental, serie, fondo documental, foliacin, folio, gestin documental, original, radicacin, registrar, ordenacin, expurgo, trasferencia, seleccin, tablas de retencin, filatelia, usuario. Trminos Archivsticos Administracin Documental: conjunto de operaciones administrativas y tcnicas relacionadas con la planeacin, direccin, organizacin, control, evaluacin, conservacin y servicios de todos los archivos de gestin de la institucin. Casilleros: Son muebles metlicos o de madera en donde se guardan fichas o tarjetas en forma vertical. Se usan para realizar control, descripcin y seguimiento de la informacin en unidades de correspondencia y Archivos Centrales. Clasificacin: es separar, dividir un conjunto de elementos estableciendo clases o grupos homogneos. Conservacin: conjunto de procedimientos y medidas destinados a asegurar la preservacin y la prevencin de alteraciones fsicas y de informacin de los documentos de archivo. Cronolgico: tipo de ordenacin donde la unidad elegida para determinar dicho orden es la fecha o data.

Documentacin: es la ciencia de la informacin, que proporciona informacin sobre algo con un fin determinado, de mbito multidisciplinario o interdisciplinar. Documento: registro de informacin recibida o producida por una entidad o persona en razn de sus funciones o de sus actividades. Epistolar: informacin archivstica de los prrocos y los manuales de procedimientos relacionados con teologa pastoral y arqueologa eclesistica. Estructura Funcional: es el conjunto de relaciones de trabajos expresamente establecidas para facilitar el logro de los objetivos de la organizacin. Se representa por medio de un organigrama. Expediente: unidad documental constituida por uno o varios documentos de archivo, ordenados y relacionados por un mismo asunto, actividad o trmite de una dependencia o entidad. Facsmil: reproduccin idntica de un documento, logrado a travs de un medio mecnico, fotogrfico o electrnico. Filatelia: conocimiento y aficin a los sellos, especialmente a los de correos. Flujo: desempeo de factores empresariales. Flujograma: es una representacin grfica de la secuencia de actividades de un proceso. Foliacin: es el acto de enumerar las hojas en un orden consecutivo. Folio: cada documento tiene un nmero que lo identifica y diferencia de los documentos similares. Esta numeracin individual recibe el nombre de folio. Franqueadora: las mquinas franqueadoras son dispositivos que estampan signos distintivos tales como sellos postales o cualquier forma autorizada por una marca determinada. Estos franqueos pueden ser sellos postales impresos, como etiquetas, cdigos, firmas, textos escritos, logotipos etc. Franquicia: acuerdo para utilizar el nombre, marca o sistema comercial a cambio de una compensacin. Gestin de Documentos: consiste en un proceso archivstico sistemtico encaminado al efectivo manejo y organizacin de la documentacin producida y recibida por una entidad.

Minuta: constituye una proforma que al ser diligenciada se despus en un documento.

constituye

Original: es el ejemplar de un documento autntico cuyo texto presenta todos los requisitos que lo habilitan para cumplir el trmite administrativo al que est destinado. Radicacin: procedimiento que permite el registro de los datos bsicos de un documento que ingresa a la entidad bajo el cumplimiento de unas condiciones mnimas y la asignacin de un nmero nico de radicacin para su identificacin dentro del sistema. Registrar: Anotar una cosa o nombre en un registro de un libro de documento. Prescripcin: nota o instruccin que indica la norma o el procedimiento considerados como correctos y que debes ser considerados por el clasificador o indizador como modelos de referencia. Preclusin: principio que inspira la legislacin procesal para que los actos procesales sean eficaces. Plazo precaucional: es conocido tambin con el nombre de tabla de plazos precaucinales. Consiste en un listado de tipos documentales o de asuntos a los que se les asigna la cantidad de tiempo que han de ser retenidos, desde que concluye la vigencia hasta la fecha de cumplir su destino final. Archivo: la organizacin metdica y apropiada de los documentos para su manejo, registro, conservacin, restauracin, consulta y control. Archivo de Gestin: archivo de la oficina productora que rene su documentacin en trmite, sometida a continua utilizacin y consulta administriva. Archivo Histrico: es aquel al cual se transfiere la documentacin del archivo central o de gestin, que por decisin del comit de archivos, debe conservarse permanentemente, dado el valor que adquieren para la investigacin, la ciencia y la cultura.

Archivo Intermedio: es aquel que agrupa los documentos transferidos por los distintos archivos de gestin de la entidad respectiva, una vez finalizado su trmite pero que an siguen siendo objeto de consulta por los particulares en general.

Legajo: conjunto de documentos que forman una unidad documental. Perforar: abrir huecos para agrupar los tipos documentales. Rotular: es poner un rtulo, leyenda o inscripcin. Marbete: cdigo numrico o alfanumrico que se coloca en la pestaa de la carpeta que contiene la informacin. Esta se encuentra dentro de la carpeta colgante y debe tener uniformidad. Usuario: es la persona que hace uso de su derecho para tener acceso a la documentacin e informacin, con las limitaciones determinadas por el grado de accesibilidad de los documentos. Ordenacin: es utilizar un criterio de disposicin de las unidades documentales: alfabtico, numrico y cronolgico. Expurgo: proceso mediante el cual se determina el destino final de la documentacin o su conservacin parcial o total. Transferencia: es la remisin de los documentos del archivo de gestin al central y de este al histrico de conformidad, teniendo en cuenta las polticas de la empresa, las tablas de retencin documental y la normatividad vigente. Seleccin: proceso por medio del cual se determina el destino final de la documentacin, bien sea para su eliminacin o conservacin. Tablas de Retencin: son listados de las series documentales, sus correspondientes subseries y tipologas documentales producidas en cada oficina o unidad administrativa, a los que se les asignan tiempos de retencin en las diferentes fases del ciclo vital del documento. Fondo Documental: conjunto de documentos producidos por una entidad desde su inicio hasta la fecha final (fechas extremas). Serie: conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogneos, emanados de un mismo rgano o sujeto productor en desarrollo de sus funciones. Tipo Documental: unidad que rene todas las caractersticas necesarias para ser considerada documento. Ejemplo, acta, oficio, informe. Seccin Documental: es una subdivisin del fondo, identificada con la produccin documental de una unidad o divisin administrativa o funcional de la institucin que produce el fondo. La seccin es, pues, el conjunto de

documentos generado en razn de la actividad de esa subdivisin orgnica o funcional. Importancia de emplear vocabulario tcnico en nuestra rea. El lenguaje tcnico se define como un conjunto de interpretaciones especiales de las palabras relacionadas con la actividad que se desempee, debemos tener en cuenta que actualmente el mundo laboral es mucho ms competitivo y esto exige una mejor preparacin. En el rea de archivo es importante manejar los trminos establecidos, para lograr ser eficientes a la hora de realizar cualquier actividad, estos cdigos nos dan la posibilidad de mantener una buena comunicacin y de entender los distintos procesos que se llevan a cabo, por esta razn debemos mantener un constante aprendizaje que nos permita, estar actualizados y dar una buena imagen como profesional.