Cuatro tcnicas para mejorar la presentacin con tablas en Powerpoint Es importante tener en cuenta las recomendaciones generales existentes

en cuanto a la presentacin de grandes cantidades de informacin. Es decir, antes de aplicar cualquiera de las tcnicas descritas aqu, es conveniente que hayamos reducido a su mnima expresin la cantidad de campos y/o registros en nuestra tabla, garantizando as que slo se presenta informacin que es relevante para nuestra presentacin.

Reduccin de la informacin original para presentar slo aspectos resaltantes. 1. La opcin ms sencilla: No hacer nada. Quizs sta es la va por la que la mayora optaremos en el caso de que la cantidad de informacin a presentar sea muy reducida (algo as como cinco registros o filas y no ms de 4 campos o columnas). En esta condicin, contando con un algn dispositivo apuntador, podremos de forma sencilla suministrar a nuestra audiencia los datos sin mayores complicaciones y sin recurrir a tcnicas de mayor complejidad.

Si la cantidad de informacin es reducida, se puede presentar toda la tabla de una vez y resaltar campos especficos utilizando un dispositivo apuntador de ser necesario. 2. Desagrupar los objetos que conforman a la tabla. Una de las tcnicas ms conocidas para la animacin de objetos complejos, como lo son las tablas, es la de copiarla y pegarla en la diapositiva como un metaarchivo de Windows, para posteriormente desagruparla y obtener una cantidad significativa de objetos aislados (celdas, nmeros, lneas, rectngulos, etc):

Guardando la tabla como una imagen y pegndola despus como un metarchivo de WINDOWS, se puede desagrupar en sus componentes bsicos para aplicarles posteriormente animaciones de PowerPoint. Luego, en funcin de la forma en la que deseamos presentar la informacin (por filas, columnas o celdas), procederemos a agrupar los elementos que se presentarn simultneamente y a cada uno de los cuales aplicaremos el efecto de entrada de nuestra preferencia. La principal ventaja de esta tcnica es que nos da un mayor nivel de detalle en cuanto a la presentacin de la informacin, siendo posible destacar hasta el menor de los elementos en una tabla, como podra ser el resaltar el valor en una de sus celdas:

Estando los elementos de la tabla desagrupados podremos animarlos independientemente. En este caso se utiliz la animacin de nfasis Aumentar y hundir de PowerPoint 2010. Adems de lo tedioso que podra resultar el proceso de tener que agrupar una cantidad de objetos (lneas, texto, etc.) y posteriormente aplicarles animaciones, es necesario destacar que si por alguna razn los datos de nuestra tabla cambian, ser necesario rehacer parte del trabajo que ya tengamos realizado en cuanto al agrupamiento y animacin de objetos, lo cual podra representar una gran desventaja para esta tcnica. 3. Mostrar la tabla de forma progresiva. Generalmente nuestro esquema de presentacin estar orientado a comentar la informacin contenida en la tabla en la forma de fila por fila (o columna por columna). En este caso podremos entonces cubrirla con rectngulos, del mismo color que el fondo de la diapositiva, a los cuales aplicaremos el efecto de salida: Desvanecer, de forma tal que al hacer clic, se desvanezca cada rectngulo presentando as slo la informacin que estemos comentando en ese instante.

De manera progresiva se irn presentando, en este caso, cada una de las filas de la tabla, conforme avance la narracin. Con este mtodo, en ningn momento, alteramos o modificamos el objeto tabla de PowerPoint, lo cual permite la actualizacin de algn dato o estructura de la tabla forma sencilla, en caso de ser necesario. 4. Resaltar con objetos informacin especfica de la tabla. En otras ocasiones slo nos interesa destacar valores especficos de la tabla, para lo cual la mostraremos en su totalidad inicialmente y, conforme avance la presentacin, utilizaremos objetos (rectngulos, lneas, flechas, etc.) con el efecto deseado para que aparezcan en el momento requerido para llamar la atencin de la audiencia sobre ese valor en especfico:

Agregando objetos como flechas, llaves, cuadros y marcas, entre otros, podremos resaltar valores especficos conforme avance la presentacin. Es recomendable que los objetos que utilicemos para resaltar la informacin deseada tengan un efecto de entrada y uno de salida, de forma tal que su permanencia en el rea de la tabla no reste atencin a los objetos que van a aparecer posteriormente para destacar otros datos, si es el caso. El concepto en esta tcnica se puede implementar de una forma algo ms sofisticada, por ejemplo para incrementar el impacto o importancia de determinado dato de la tabla se podra emplear una imagen (relacionada con la informacin) que deje en la audiencia un recuerdo perdurable.