TRABAJO COLABORATIVO 2

FUNDAMENTOS DE ADMINISTRACIN

ELABORADO POR: WILLIAM ALFONSO CASTILLO LINARES COD: 1119888250

TUTOR:
ANDREY EDUARDO GALVIS

UNIVERSIDAD NACIONAL ABIERTA Y A DISTANCIA 2012

INTRODUCCIN

La Administracin como actividad empresarial no solo es el punto de partida y llegada de la carrera que estamos desarrollando, sino de la mayora de empresas en nuestro pas, el punto de inicio de toda actividad desplegada por los tcnicos en gestin de transporte; por esto sobra recalcar la importancia que este curso tiene en todos los mbitos de nuestra vida.

No podramos hoy en da pensar en iniciar cualquier actividad comercial sin el apoyo que brinda dicha disciplina en la actividad empresarial enfocada desde los cuatro principios fundamentales de la administracin moderna.

Este trabajo es tambin nuestra segunda experiencia colaborativa y demuestra lo enriquecedor que puede llegar a ser el trabajar en esta modalidad; nos permite ver, que a pesar de estar separados por grandes distancias, es posible intercambiar ideas y posturas similares o contrarias pero al final constructivas para todo el grupo de trabajo.

OBJETIVOS

Conocer y diferenciar claramente los pilares de la Administracin moderna, reflejados en el manejo de una empresa de connotacin nacional.

Comprender la temtica propuesta en el presente curso encausndola hacia las competencias que debemos desarrollar. Afianzar el manejo de las herramientas utilizadas en la educacin a distancia.

Introducir los conceptos a estudiar en el contexto de la empresa transportadora nacional.

Descubrir nuestras fortalezas y debilidades asociativas a travs del presente reto.

MISION COVOLCO es una entidad cooperativa constituida por propietarios de vehculos tractocamiones y camiones en ptimas condiciones, para el transporte terrestre de productos lquidos y secos a nivel nacional e internacional. Por su carcter solidario COVOLCO est comprometido a promover alternativas de toda ndole para el beneficio de sus asociados y empleados; y enmarcado en los principios de honestidad, solidaridad y respeto, contribuyendo al desarrollo del sector transportador y se constituye en un regln de apoyo al desarrollo del pas.

VISION COVOLCO es una empresa transportadora de carcter solidario que se proyecta para el ao 2014 como una empresa lder en el transporte de lquidos y secos a nivel nacional e Internacional, afrontando los cambios y retos impuestos por el mercado y los tratados de comercio con otros pases, cumpliendo con los compromisos pactados con nuestros clientes y generando valores agregados al servicio.

PLANEACIN Es el punto de partida que debe vivenciar toda empresa de cualquier ndole, es la base y el cimiento del que depender su xito en el futuro, es el momento en el que se decide qu se quiere hacer, cmo y con qu se va a hacer. La Cooperativa de Transportadores de tanques y camiones para Colombia COVOLCO, tiene una trayectoria de 46 aos a nivel nacional e internacional, lapso durante el cual ha ejecutado el servicio para firmas en diferentes campos. La Introduccin a la Planeacin Estratgica de Covolco S.A y la planeacin estratgica formal con sus caractersticas modernas fue introducida por primera vez en algunas empresas comerciales a mediados de los aos 80 en nuestro pas. Por esos das, las empresas ms importantes fueron principalmente las que desarrollaron sistemas de planeacin estratgica formal, llamados sistemas de planeacin a largo plazo. Desde entonces, la planeacin estratgica formal se ha ido perfeccionando al grado que en la actualidad todas las compaas importantes en el mundo cuentan algn tipo de este sistema, y un nmero cada vez mayor de empresas pequeas est siguiendo este ejemplo. Como resultado de esta experiencia se ha producido un gran acervo de conocimiento de este tema. La idea de que todo directivo debera tener un conocimiento bsico tanto del concepto como de la prctica de la planeacin estratgica formal se basa en un nmero de observaciones realizadas acerca de la direccin y el xito en los negocios. La planeacin estratgica est entrelazada de modo inseparable con el proceso completo de la direccin; por tanto, la directiva comprende su naturaleza y realizacin. El ambiente competitivo que existe hoy en da, y el uso constante de Tecnologas de Informacin basada en Internet ha llevado a la empresa a desarrollar nuevas estrategias de negocio, para lograr una ventaja competitiva. La combinacin de las tecnologas de informacin basadas en Internet y los procesos de negocios, han originado nuevos conceptos de negocio con enfoque electrnico, esto es E Commerce. Surgen entonces, nuevos servicios basados en Internet que las empresas utilizan tanto dentro y fuera de su negocio para lograr una diferenciacin en el mercado.

La implantacin de estos servicios ha impacto fuertemente en la empresa debido a que modifica los procesos de negocio. Dentro de una Planeacin Estratgica de e-service, se debe determinar que debe hacerse, cmo se va a hacer y cmo puede darse cuenta una empresa, si el e-service cumple o no con los objetivos deseados y establecidos. (reingeniera). Este proceso comienza con un anlisis de la situacin actual de la empresa, evaluando el entendimiento de la estrategia, los procesos operativos y la aceptacin del e-service dentro la organizacin, continuando con las modificaciones necesarias para adaptarse al e-service, y la infraestructura de e-technology requerida, esto con el fin de mejorar la eficiencia y la productividad de la empresa. Y es as como la empresas comienza a idear la forma de mejorar sus servicios que le otorgarn una diferenciacin sobre sus competidores. Desarrollo de la Planeacin Estratgica Debido al crecimiento que est teniendo la empresa se considera el siguiente esquema de Planeacin estratgica. 1. Creacin de un comit de planeacin. 2. Seleccin de los integrantes en base a sus conocimientos y experiencias. 3. Anlisis de los factores internos y externos, que se involucren en dichoproceso. 4. Mayor apoyo a miembros del comit de planeacin disminuyendo la dependencia del comit de direccin. La planeacin en toda empresa es fundamental ya que esta nos permite visualizar de qu manera podemos cumplir con nuestros objetivos en una determinada labor. La planeacin se anticipa a cada paso del proceso administrativo y muestra las posibilidades de xito o fracaso que pueda tener una empresa bien sea de productos o de servicios, adems de mostrarnos una posible realidad del negocio en el corto, mediano y largo plazo. La empresa propuesta para este trabajo colaborativo 2 es una cooperativa de transporte dedicada al manejo de hidrocarburos a nivel nacional. Transporta lquidos combustibles y carga seca en tracto camiones con capacidad hasta de 35 toneladas. Su sede principal se encuentra en la ciudad de Bucaramanga y cuenta con oficinas en las ciudades de Ccuta, Bogot, Villavicencio, Yopal, Barrancabermeja, Barranquilla y Buga. Su contrato principal es con la estatal petrolera Ecopetrol pero adems le moviliza petrleo crudo a varias compaas del pas. La planeacin en este tipo de empresas se estructura en los contratos de transporte al participar en licitaciones donde el cliente fija los requisitos que se deben cumplir por parte de la empresa transportadora a la que se le asigne el contrato. All se estipula el producto que se va a transportar, las rutas que se

deben cumplir, los barriles que se deben transportar, los horarios para cargue y descargue, las competencias laborales que deben cumplir tanto los empleados de la parte administrativa como los de la parte operativa (conductores) de la empresa transportadora. Esto lleva a una planeacin tanto de los recursos fsicos, econmicos, tcnicos y humanos con los que se debe contar para cumplir a cabalidad con los requisitos del cliente y el beneficio de la empresa en todos sus aspectos.

ORGANIZACIN

Es el momento en el que se empiezan a ejecutar las ideas desarrolladas en la etapa anterior, es sumamente importante pues es el paso del dicho a los hechos. Donde se establece la forma concreta de hacer las cosas, financiacin, mercadeo, gestin de personal, publicidad, adquisicin de tecnologa, etc. Dispone de una infraestructura fsica y de operaciones adecuada para cubrir las necesidades de carga y as cumplir con su misin de transportar carga lquida y seca a nivel nacional e internacional, cuenta con vehculos propios y un gran equipo de colaboradores asociados en las modalidades de tracto camiones, doble troques, camiones sencillos, estacas y vehculos livianos. Tras describir los recursos tcnicos de la empresa, estudiamos el sector a travs del Modelo de Fuerzas Competitivas que postul Michael Porter, que instaura que en toda industria las reglas de la competencia estn contenidas en cinco fuerzas: la entrada de ms compradores, la amenaza de los sustitutivos, el poder negociador de los compradores, el poder negociador de los vendedores y la rivalidad entre competidores. COVOLCO define una sistemtica de trabajo en el empresa con una descripcin del proceso que se realizar mediante diagramas de flujo compuesto por actividades y estados necesarios, que se extienden desde que se avisa a la empresa de un posible servicio hasta que el vehculo regresa a la nave de la empresa. Describiendo la obtencin, el reparto y realizacin de los servicios, se representan las actividades de cada una de las fases, as como los estados que sufre el producto de los tres tipos de servicio que realiza la empresa. Crea un sistema de mantenimiento especfico, aplicando distintos protocolos bien definidos y claros en cada una de las actuaciones, y se realiza una distribucin de la nave en cinco zonas.

Merced a una herramienta informtica creada por el Departamento de Ingeniera de diseo y Fabricacin se realizan el anlisis de tiempo empleado en cada uno de los servicios, el clculo de la demanda de la lnea, el ndice de ocupacin de la misma y si los medios de los que dispone la empresa cubren la demanda prevista. Para tratar de paliar su reduccin, aporta una serie de posibles soluciones: reducir la flota de camiones, buscar nuevos puntos de demanda o utilizar una inactividad para otras acciones, como dar vacaciones a los empleados o realizar un mantenimiento ms exhaustivo a los elementos de la empresa. Por ltimo, cuenta con la implantacin del Sistema de Gestin de Calidad (SGC) norma ISO-9001:2000 que certifica la calidad de los servicios y la eficacia de los procesos, los cuales han de ser sometidos a acciones de mejora continua.

DIRECCIN

Es la etapa administrativa en la cual se opera la ejecucin de las polticas planteadas con anterioridad; por medio de la motivacin y la comunicacin hacia las personas encargadas de ejecutar dichas acciones. Una amplia planta de personal en capacitacin constante es el punto de partida de una buena direccin que garantiza la competitividad dentro del mercado globalizado del transporte. Dirigir personas est consagrado en el inters por las personas, el inters por la produccin Alto Bajo -Bajo Alto Administracin de la planta del recurso humano en mencin a las necesidades de los individuos. Direccin y ritmo de trabajo cmodo y amistoso, administracin es el trabajo realizado que repercute en el resultado de personas comprometidas. La interdependencia basada en el inters comn en los objetivos de la organizacin conduce a relaciones de confianza y respeto. Administracin es la cuidadosa atencin a las necesidades de los individuos. Direccin y ritmo de trabajo seguro y razonable. Administracin de la autoridad de la eficiencia en las operaciones es resultado de la disposicin de las condiciones de trabajo de forma que los elementos humanos interfieran lo menos posible en el libre desarrollo de los empleados. El ejercicio del mnimo esfuerzo para lograr que se haga el trabajo es suficiente para pertenecer a la organizacin, el rendimiento adecuado es posible mediante un equilibrio entre la necesidad de realizar el trabajo y mantener la moral de las personas a un nivel satisfactorio. Se asignan esquemas de recompensas que contemplan: los intereses de las personas y el grado de consecucin de los objetivos misionales. : Es la herramienta que tiene el administrador para dirigir a sus colaboradores y el destino de la empresa, la direccin como tal es ordenar, direccionar y dirigir dando las pautas en la organizacin.

En otras palabras la direccin es la que se encarga de orientar, comunicar y motivar los diferentes recursos de la empresa como el factor humano para efecten sus labores con empoderamiento compromiso y responsabilidad para lograr los objetivos de la organizacin.

CONTROL

Es la etapa administrativa en la cual se confirma que todo lo propuesto se est llevando a cabo satisfactoriamente, donde se identifican los fallos y se toman los correctivos a tiempo para iniciar el ciclo nuevamente. Toda empresa para desarrollar sus actividades debe contar con normas y procedimientos, con la finalidad de cuidar que todas las actividades laborales se realicen de una forma eficiente y eficaz. Para ello se requiere de un control en cada departamento, que permite verificar si se est cumpliendo con los planes o metas de la empresa y poder corregir cualquier falla en el proceso. Las acciones efectivas son aquellas que mantienen un equilibrio entre la eficacia y la eficiencia, entre la produccin de los resultados esperados y los medios que se utilizan para lograrlos. Todas las actividades de la compaa se traducen en dinero en efectivo en algn momento. Por ello para COVOLCO el crecimiento productivo es el principal objetivo guardando un justo equilibrio de equidad y responsabilidad social. La empresa, adems de ser una clula econmica, es una clula social. Est formada por personas y para personas. Est insertada en la sociedad a la que sirve y no puede subsistir lejos de ella. La compaa le proporciona la paz y el orden garantizados por la ley y el poder pblico; la fuerza de trabajo y el mercado de sus clientes; la educacin de sus obreros, tcnicos y directivos; los medios de comunicacin y la llamada infraestructura econmica. La empresa absorbe mucho de la sociedad y existe entre ambas una interdependencia inevitable. Por eso no puede decirse que las finalidades econmicas de la empresa estn por encima de sus finalidades sociales. Ambas estn tambin indisolublemente atadas entre s y se debe tratar de alcanzar unas, sin detrimento o aplazamiento de las otras. Es la medicin o la forma de establecer que lo parmetros que sean planeado seejecuten y evaluar si estn dando resultado o no para que el plan se pueda corregir a tiempo para poder alcanzar las metas y objetivos de la organizacin.

Desarrollar los aspectos fundamentales del control. La empresa COVOLCO es una de las lderes en el rea del transporte terrestre en el transporte liquido, esto ha sido gracias al control estricto que tiene con su personal en sus capacitaciones y el control objetivo de su planeamiento, ya que por la globalizacin esta empresa tiene que estar constantemente adaptndose a las exigencias del mercado tanto tecnolgicamente, como en el rea de talento humano.

El control se pude decir que es muy importante en cualquier clase de empresa, porque este es ejercido de diferentes formas y reas por ejemplo, rea de mercadeo, rea financiera, rea de produccin o transporte, rea de personal. Forma, observaciones personales, reportes verbales, reportes escritos

CONCLUSIONES

Al finalizar el presente trabajo gozaremos una visin mucho ms amplia y clara de las principales etapas de la Administracin.

Tendremos mayor claridad con respecto a los principios y a la importancia de la Administracin aplicados en una empresa real del gremio transportador de carga.

Podremos conocernos un poco ms con nuestros compaeros del pequeo grupo de trabajo y por supuesto con nuestro tutor.

BIBLIOGRAFA

ECACEN-UNAD, 2009, Mdulo Fundamentos de Administracin, UNAD.

http://www.covolco.com/

http://www.consultoria-pyme.com/361Principios+de+administraci%F3n.html

http://es.wikipedia.org/wiki/Administraci%C3%B3n