Informe de Auditora Interna

No. de Auditora
01 de 2010

Fecha de auditora 4 al 9 de febrero de 2010

No. de pginas 4

Equipo Auditor: Auditor Lder: B.Estrella Alvarez

Equipo de auditores internos de calidad: Gandhy Ponce, Sofa E. Prez, Martha L. Bernal, Rita Iglesias Ramos, Julio Hernndez, Adela Alba, Araceli Jimnez, Teresa Salazar, Paola Hernndez Chvez. Observadores: Gabriela Salgado, Ildeliza Sierra.

Objetivo:
Determinar el grado de conformidad del Sistema de Gestin de la Calidad con los criterios de Auditora (ISO 9001, documentos, requisitos contractuales, requisitos legales y reglamentarios, etc.).

Alcance:
El Sistema de Gestin de la Calidad de la ENEO.

Criterios de Auditora:
Norma ISO 9001:2008, Sistema de Gestin de la Calidad de la ENEO.

Proceso Procesos de Direccin

Descripcin del Hallazgo 4.2.3 Se cuenta con un mecanismo de control de documentos internos y externos Lista de Documentacin del SGC, actualmente no se ha implementado la herramienta de control. 4.2.4 Se detecta que no en todos los casos se cuenta con la identificacin y formatos estandarizados de los registros utilizados para el control de la operacin de los procesos (ejemplo: Inscripcin de los proyectos de investigacin algunos registros no contaban con titulo). 4.2.4 Contrario al procedimiento normativo Control de Documentos y Registros no se tiene definido los criterios para la retencin, conservacin y disposicin final de los registros (ejemplo: expedientes de personal) 5.5.2 Se detecta falta de manejo de la documentacin del Sistema de Gestin de la Calidad en el personal. Ejemplos:

Clasificacin m

Procesos de Direccin

Procesos de Direccin

Procesos de Direccin

Ubicacin del Modelo de Identificacin de Procesos e Indicadores Clave para la medicin de los procesos y objetivos de calidad documentado en el Manual de Planeacin de la Calidad. Mecanismos para realizar cambios de documentos, registro de servicios no conformes y aplicacin de acciones correctivas y preventivas definidos en los Procedimientos Normativos. Identificacin de actividades descritas en los Procedimientos Operativos e Instrucciones de trabajo.

CLASIFICACIN:
M = No Conformidad Mayor m = No Conformidad Menor O = Observacin o rea de Mejora

F04 PDI02 Rev.0

NOTA: De ser necesario utilice anexos

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Proceso Procesos de Direccin

Descripcin del Hallazgo 5.5.3 Se recomienda generar evidencia de los acuerdos definidos en las juntas realizadas en los distintos procesos, as como el seguimiento a los mismos. 6.2.2 Se tiene documentado en la Matriz de Competencia el mecanismo para la medicin de la competencia de los funcionarios de la ENEO, sin embargo no se muestra evidencia de su aplicacin. 7.2.1 La coordinacin de investigacin cuenta con un registro de control y seguimiento de los proyectos de Investigacin Relacin de Proyectos de Investigacin Realizados por Profesores de la ENEO en el cual se identifican los nombres de los proyectos, integrantes, estatus, fechas de inicio y trmino, este mismo no est referenciado en el procedimiento operativo siendo este un registro bsico de control. 7.2.2 En el semestre que inici el 2 de febrero de 2010 se identific que a la fecha no era impartida la asignatura de Proceso de Salud y Enfermedad en el Nio y el registro de Asignacin de horario de sta no estaba firmado, cuando el procedimiento gestin y control de la operacin del curso PSA 05 establece esta actividad como previa al inicio del curso. 7.3 En el desarrollo del plan de estudios de Administracin de los Servicios de Enfermera no se obtuvo la evidencia que establece el procedimiento PSA 01 Rev. 0. de acuerdo a lo siguiente: Falta la identificacin de la necesidad del desarrollo de ste. Existe la firma de recibido en 2009 por parte de la sede, sin haber sido aprobada la liberacin de este plan de estudios. Falta las firmas o constancias de la revisin hecha por el grupo curricular. Falta las firmas o constancias de la verificacin hecha por la Jefatura correspondiente. Evidencia de entrega del plan de estudios de Administracin de los Servicios de Enfermera al H. Consejo Tcnico de la ENEO para su validacin y emisin del dictamen correspondiente. Falta de identificacin de los cambios realizados al Plan de estudios.

Clasificacin O

Proceso de Servicios Administrativos

Proceso de Registro, Aprobacin y Seguimiento de Proyectos de Investigacin

Proceso de Servicios Acadmicos

Proceso de Servicios Acadmicos

Proceso de Servicios Administrativos

7.4 No se mostr la aplicacin de la Evaluacin de Proveedores de acuerdo a lo establecido en el Manual de Gestin de la Calidad MGC 01. 7.5.1 El manual de Planeacin de la Calidad y el procedimiento de Gestin y control de la operacin del curso PSA 05, mencionan al formato de Check list de Supervisin del Cumplimiento del Plan Acadmico, como uno de los mecanismos para evidenciar el control del proceso de Servicios Acadmicos y de la asistencia de los profesores, tanto en aula como en los campos clnicos o sedes, sin embargo no se encontraron registros de ste.

Proceso de Servicios Acadmicos

CLASIFICACIN:
M = No Conformidad Mayor m = No Conformidad Menor O = Observacin o rea de Mejora

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NOTA: De ser necesario utilice anexos

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Proceso Proceso de Registro, Aprobacin y Seguimiento de Proyectos de Investigacin Proceso de Apoyo (Servicios de Apoyo Acadmico) Proceso de Servicios Acadmicos, Proceso de Administracin de Trmites Escolares.

Descripcin del Hallazgo

Clasificacin

7.5.1 Se recomienda al Comit de investigacin fortalecer el establecimiento

de criterios de seguimiento para los proyectos de investigacin desfasados y/o con recomendaciones pendientes de realizar, ejemplo: proyecto No. 013 con fecha plan de trmino 10 de noviembre de 2008, del cual no se realiz el informe final y se encuentra suspendido porque la titular se ubica fuera del Pas. 7.5.5 No se encontr determinado el control ejercido para la conservacin de los libros con ejemplares nicos dentro del Procedimiento Servicio de Biblioteca PAP 01. 8.2.1 No se mostr el registro de la aplicacin de la metodologa para la obtencin de la percepcin de la satisfaccin de los usuarios del servicio. O

Procesos de Direccin

8.2.3 Se cuentan con indicadores de calidad documentados dentro del Manual de Planeacin de la Calidad MPC01, sin embargo no se mostr evidencia de su aplicacin, afectando el seguimiento y medicin de los procesos que integran el Sistema de Gestin de la Calidad de la ENEO. 8.2.3 Se cuenta con registros e informacin del seguimiento de los servicios proporcionados en el Proceso de Servicios Jurdicos, sin embargo no se tiene documentado un indicador para medir la eficacia del proceso. 8.3 Se cuenta con un mecanismo de control y registro de servicio no conforme descrito en el Procedimiento normativo de Control de Servicio no Conforme, sin embargo no se mostr evidencia de su implantacin. Ejemplos: Alumna de SUA que no cubra los requisitos de ingreso, sin embargo se le otorg nmero de cuenta y ya haba cursado un semestre completo. Se detect que a la fecha existen en el SUA 19 actas no calificadas de un total de 434, lo que corresponde al 4.38%, cuando en el Reglamento aplicable a los profesores de la Legislacin Universitaria, en el Manual de Planeacin de la Calidad y en el procedimiento de Gestin y control de la operacin del curso PSA 05, requiere que esta actividad se cumpla en tiempo y forma (7 das).

Procesos de Direccin

Procesos de Direccin

CLASIFICACIN:
M = No Conformidad Mayor m = No Conformidad Menor O = Observacin o rea de Mejora

F04 PDI02 Rev.0

NOTA: De ser necesario utilice anexos

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Proceso

Descripcin del Hallazgo 8.5 Se cuenta con la identificacin de problemticas o situaciones de mejora en los servicios proporcionados, sin embargo no se han generado las correcciones o acciones correctivas o preventivas para su solucin. Ejemplos:

Clasificacin

Procesos de Direccin

En el rea de Servicios Escolares de Posgrado solo se cuenta con una persona para la atencin, afectando as el servicio a los alumnos en el turno de la tarde y en los casos de ausencia del personal. De acuerdo al reporte de indicadores del SGC de la Secretara Administrativa de Julio a Diciembre de 2009 Medicin y Anlisis de Indicadores del Proceso de Presupuestos se detecta una baja en los trmites aceptados ante la Unidad de Procesos Administrativos (UPA) en el mes de noviembre por un incremento en las solicitudes incompletas.

CONCLUSIN DE LA AUDITORA:
Considerando el periodo de implantacin del SGC de la ENEO que se oficializ en el mes de enero de 2010, los involucrados en este ejercicio mostraron gran apertura y participacin en la auditora, an cuando se presentaron situaciones ajenas como la carencia de energa elctrica, que provoc la reprogramacin de los tiempos planeados ocasionando que las reas Sistemas, Servicios Generales, Desarrollo de las Tecnologas Aplicadas a la Educacin, Coordinacin de Metodologa, Materiales y Medios Educativos SUA quedaran pendientes por revisar, las cuales sern auditadas en el siguiente ejercicio de Auditora Interna. Continuando la tendencia y el involucramiento mostrado por el personal en la etapa de implantacin, se considera el logro en la eficacia del mismo de acuerdo a los tiempos establecidos para su ejecucin.

Lder Auditor:

B. Estrella lvarez (Nombre y firma)

CLASIFICACIN:
M = No Conformidad Mayor m = No Conformidad Menor O = Observacin o rea de Mejora

F04 PDI02 Rev.0

NOTA: De ser necesario utilice anexos