UNIDAD 6. ELABORACIN DE INFORME FINANCIERO A LA DIRECCIN 6.1. Elaboracin de Informe Financiero a la Direccin.

El informe desde el punto de vista material puede adoptar las siguientes partes: CUBIERTA. La parte externa principal de las cubiertas est destinada para: a. Nombre de la empresa b. Denominacin de tratarse de un trabajo de interpretacin de estados financieros o el tema que corresponda. c. La fecha o periodo a que correspondan los estados. ANTECEDENTES. Esta seccin es donde consta el trabajo realizado de anlisis, y est destinado generalmente para lo siguiente: a. Mencin y alcance del trabajo realizado. b. Breve historia de la empresa, desde su constitucin hasta la fecha del informe. c. Breve descripcin de las caractersticas mercantiles, jurdicas y financieras de la empresa. d. Objetivos que persigue el trabajo realizado. e. Firma del responsable. ESTADOS FINANCIEROS. En esta parte se presentan los estados financieros de la empresa, generalmente en forma sinttica y comparativa, procurando que la terminologa sea totalmente accesible a los usuarios de la informacin. GRAFICAS. Generalmente este informe contiene una serie de grficas que vienen a ser aun ms accesibles los conceptos y las cifras del contenido de los estados financiero, queda a juicio del analista decidir el nmero de graficas y la forma de las mismas. COMENTARIOS, SUGESTIONES Y CONCLUSIONES. Aqu se agrupa en forma ordenada, clara y accesible los diversos comentarios que formulaba el responsable del informe; asimismo las sugestiones y conclusiones que juzgue pertinentes presentar. 6.1.1. Interno. De acuerdo a lo marcado por la Ley General de Sociedades Mercantiles en su Seccin Quinta, nos indica los aspectos ms importantes de la Informacin Financiera que se debe elaborar. Las Sociedades Annimas, bajo la responsabilidad de sus administradores, presentaran a la asamblea de accionistas anualmente, un informe que incluya por lo menos: a. Un informe de los administradores sobre la marcha de la sociedad en el ejercicio, as como las polticas seguidas por los administradores y, en su caso, sobre los principales proyectos existentes.

b. Un informe en que se declaren y expliquen las principales polticas y criterios contables y de informacin seguidos en la preparacin de la informacin financiera. c. Un estado que muestre la situacin financiera de la sociedad a la fecha de cierre del ejercicio. d. Un estado que muestre, debidamente explicados y clasificados, los resultados de la sociedad durante el ejercicio. e. Un estado que muestre los cambios en la situacin financiera durante el ejercicio. f. Un estado que muestre los cambios en las partidas que integran el patrimonio social , acaecidos durante el ejercicio. g. Las notas que sean necesarias para completar o aclarar la informacin que suministren los estados anteriores. A lo anterior se le agregar un informe de los comisarios.[1] El informe de carcter interno se realiza para fines administrativos y el administrador esta en contacto intimo con la empresa, tiene acceso a los libros de contabilidad y en general todas las fuentes de informacin del negocio estn a su disposicin. Los resultados de su trabajo son ms satisfactorios debido a que el analista interno esta mejor informado de las peculiaridades y movimientos del negocio. 6.1.2. Externo. El anlisis interno y el externo, por su parte, se diferencian uno del otro en que el primero tiene acceso o toda la informacin necesaria para el anlisis, pues se realiza dentro de la propia empresa; en tanto que el anlisis externo es llevado a cabo fuera de la empresa, bien sea por un analista de crdito, asesores de inversiones, o cualquier persona interesada. Para fines externo y que el publico en general tenga conocimiento de la informacin dentro de los quince das siguientes a la aprobacin de la informacin por los accionistas, debern mandarse publicar los estados financieros, juntamente con sus notas y el dictamen del comisario, en el peridico oficial de la entidad en donde tenga su domicilio la sociedad, o, si se trata de sociedades que tengan oficinas o dependencias en varias entidades, en el Diario Oficial de la Federacin. Se depositara copia autorizada del mismo en el Registro Pblico de Comercio. Si se hubiere formulado en trmino alguna oposicin contra la aprobacin del balance por la asamblea general de accionistas, se har la publicacin y depsito con la anotacin relativa al nombre de los opositores y el numero de acciones que representen.[2] En el informe de carcter externo el analizador no tiene contacto con la empresa, Y la nica informacin con la que cuenta es la que la empresa juzgue pertinente proporcionar. Para el anlisis de los Estados Financieros se requiere de tiempo, dinero y esfuerzo, al hacer la

presentacin del anlisis se debe de establecer la relacin existente entre el informe y el informado, se debe por lo tanto preparar un informe especifico para cada caso. Se debe de realizar una adecuada presentacin, de tal manera que capte la atencin del lector, con lo cual se habr logrado realizar una adecuada presentacin, as por lo anterior el informe requiere que se realice de la siguiente forma: -COMPLETO.- presentacin de datos favorables como desfavorables. -LGICAMENTE DESARROLLADO.- el trabajo debe de estar dividido en etapas, cada una permitiendo el desarrollo de los temas siguientes de forma natural y lgica, el problema y la base vienen primero las conclusiones al final. -CLARO Y PRECISO.- los hechos deben de estar asentados concisamente, conclusiones y recomendaciones accesibles y justas, las soluciones deben de ser viables para un mismo problema. -CONCRETO.- no debe de contener material extrao al problema, y que se deben de referir a casos especficos y determinados del negocio., deben de evitarse abstracciones y generalizaciones. -OPORTUNO.- La utilidad de un informe depende de la oportunidad con que se estn proporcionando los resultados, por lo anterior la informacin debe de ser siempre oportuna, ya que un informe extemporneo ocasiona una situacin falsa de apreciaciones inmediatas que sirven de orientacin para la toma de decisiones, ya que estas pueden afectar periodos largos y cortos. 6.2. Extractado para Fines Ejecutivos Este informe estar realizado con la finalidad que pueda responder a las principales interrogantes de todo aquel ejecutivo interesado en la empresa, algunas de estas personas que pueden estar interesadas son las siguientes: Los accionistas tienen un particular inters en evaluar la actuacin de la administracin. A estos a su vez les interesa conocer los resultados de su gestin, poniendo una atencin especial en la informacin contable. Los accionistas habrn de decidir si venden sus acciones o si compran nuevas acciones. Los asesores de inversionistas habrn de analizar la informacin financiera para prestar mejor servicio a su clientela. Los analistas de crdito estudiaran la informacin contable de los solicitantes para seleccionar aquellos a quienes se les habr de conceder crdito. La Secretaria de Hacienda comparara las utilidades contables conforme se detallan en el Estado de Resultados con el ingreso global gravable que se presente en la declaracin fiscal. Los sindicatos podrn tener inters en la informacin contable, aun cuando el reparto de utilidades a los trabajadores tenga como base el ingreso global gravable. La Bolsa de Valores requiere que todas las sociedades annimas cuyas acciones estn restringidas en Bolsa presenten informacin confiable en forma peridica. A continuacin mostramos un modelo de informe que puede ser utilizado para informar a la gerencia, es decir para cumplir ciertos fines ejecutivos.

EVALUACIN DE LA GERENCIA. La Direccin General est a cargo del Lic. Javier Contreras Ruz, quien cuenta con amplia experiencia en el Sector Financiero de ms de 17 aos. Ingreso a la Compaa en Febrero de 1991. Entre sus principales actividades, destacan la direccin general de finanzas (Arrendadora financiera de CITICORP) y diversos puestos dentro de CITIBANK (trabajo por un espacio de 8 aos). Los dems funcionarios han colaborado durante largo tiempo en la empresa, logrando importantes resultados, por lo que consideramos que son gente capaz y conocedora de su negocio. Una garanta ms del buen manejo de la empresa la podemos encontrar con el Lic. Miguel Castillo Fonseca (Vicepresidente Ejecutivo), quien se ha caracterizado por intervenir directamente en el negocio para mantener un estricto control sobre el mismo y que le ha permitido a Atlas crecer rpidamente. Recientemente ingres al Grupo el Sr. Ignacio Reyna Gonzlez, quien adems de poseer el 17% de las acciones de la arrendadora, trabaj conjuntamente con la familia Castillo desde la creacin de la misma. Durante ms de 5 aos, fungi Como Director General de Alfa. Posteriormente, desempeo diversos puestos en Bancomer como director General de la Arrendadora y otros. En 1993, se integr al Grupo Inbursa para colaborar en la creacin del Banco y desde hace cuatro meses inici sus funciones en Alfa para llevar a cabo la integracin como Grupo Financiero y posiblemente en un futuro la constitucin de un buen Banco Especializado. Arrendadora Alfa cuenta con una plantilla de personal compuesta por 13 Funcionarios y 158 Empleados. Constantemente envan a sus empleados a programas de capacitacin con el fin de proporcionar un mejor Servicio y obtener ptimos resultados. A principios de Ao, se fija un presupuesto del gasto para tal efecto. La calidad y profesionalismo tanto de sus funcionarios y empleados como de sus accionistas, es una garanta del buen funcionamiento de la empresa. 6.3. Detallado para Fines especficos Estos informes son elaborados para algn proyecto u objetivo especifico, como pudiera ser algn proyecto de inversin, adquisicin de maquinaria, emisin de acciones, aumentos en el capital, obtencin de financiamientos, etc. Por tal motivo este informe debe tener y fomentar: Una visin clara de las utilidades. Un plan para mantener en equilibrio los factores de la utilidad, o sea el volumen de ventas, margen bruto y gastos de operacin. Obtener mayor rentabilidad con lo que tiene la empresa, es decir, Inventarios, Clientes, Capital proveniente de bancos y otras fuentes. Ayuda a optimizar utilidades.

Deber llenarse el programa y report analtico todos los meses con el objeto de administrar financieramente la empresa. 6.4. Estados Financieros a base de parmetros o razonamientos. Los mtodos de anlisis ms utilizados son los siguientes: Razones simples Estados comparativos Tendencia Porcentajes integrales Flujos de fondos y de efectivo Razones estndar 1. RAZONES SIMPLES. ste es el mas utilizado para analizar la informacin financiera, y consiste en relacionar una partida con otra, o bien, un grupo de partidas con otro grupo. Es muy comn relacionar la partida de ventas con la de cuentas por cobrar, o bien, relacionar los activos circulantes con los pasivos circulantes, constituyendo ambos elementos de la razn un conjunto de partidas. Se podrn relacionar partidas de un mismo estado financiero entre s, o bien, de distintos estados financieros. Por ejemplo, se puede relacionar el pasivo con el capital contable, informacin contenida en el estado de situacin financiera, o tambin, la partida del costo ventas con la de inventarios siendo del estado de resultados y estado de situacin financiera respectivamente. 2. ESTADOS COMPARATIVOS. Un estado carece de significado si no se realiza la base comparativa, sta podr hacerse normalmente entre los estados financieros del presente ao con los de varios aos anteriores, o tambin, con los de otras empresas del mismo ramo. Algunas ocasiones se tiene que hacer con los estados financieros elaborados con datos histricos o reales con los estados financieros que previamente se haban elaborado de manera proyectada (Estados pro forma). Este mtodo pertenece a los denominados horizontales, pues se refiere al anlisis de varios periodos. Estos estados de situacin financiera se presentarn en forma de reporte para facilitar su anlisis. 3. TENDENCIAS Al igual que el mtodo de estados comparativo, el mtodo de tendencias es un mtodo horizontal de anlisis. Se seleccionar un ao como base y se le asignar el 100% a todas las partidas de ese ao. Luego se proceder a determinar los porcentajes de tendencias para los dems aos y con relacin al ao base. Se dividir el saldo de la partida en el ao de que se trate entre el saldo de la partida del ao base. El resultado se multiplicar por 100 para encontrar el porcentaje de tendencia. Un porcentaje mayor a 100% significar que ha habido un aumento en el saldo de la partida con

respecto al ao base Los porcentajes de tendencias de una partida debern compararse con los porcentajes de tendencias de partidas similares. 4. PORCENTAJES INTEGRALES. Las grandes cifras que aparecen en los estados financieros pueden confundir a un lector de los mismos. Una manera de simplificar la comprensin es el convertir dichas cifras a porcentajes integrales, en donde se respeta la mxima matemtica: el todo es igual a la suma de sus partes. Si se aplica este mtodo al estado de resultados, se consideran las ventas netas como un 100% y se relacionarn el resto de las partidas del estado de resultados con dichas ventas netas. 5.- LOS FLUJOS DE FONDOS Y FLUJOS DE EFECTIVO. Al realizarse este tipo de mtodo se toma en cuenta la informacin presentada a dos balances compasivos correspondientes al del ao anterior y ao actual de tal forma se podr elaborar un Estado de Flujo de Fondos o un Estado de Flujo de Efectivo Al estado de Flujo de Fondos o Estado de Cambios en el Capital Neto de Trabajo se le domina con frecuencia como estado financiero de las grandes finanzas, cuya funcin es determinar aquellos cambios que surgen e una partida no circulantes que constituye una fuente o una aplicacin del capital neto de trabajo. Se puede mencionar que entre las fuentes de financiamiento destacan los provenientes de emisiones de obligaciones o de acciones, as como aplicaciones de recursos en la expansin de negocios mediante la adquisicin de activos fijos. 6.- RAZONES ESTNDAR, Este mtodo se considera como razn promedio. En estadstica existen formas en el cual se puede determinar la promediacin: La media Aritmtica La mediana La moda La media aritmtica es el promedio ms utilizado y se obtiene sumando los trminos para luego poder proceder a dividir dicha suma entre el nmero de dichos trminos. La mediana es una medida de posicin y su ventaja es que no afecta a valores extremos. Se ordenar los trminos de menor a mayor y el trmino que se encuentra a la mitad de dicho ordenamiento determinara el valor de la mediana: La moda es el valor que se repite mas y en el ejemplo el que se repite mas es 18%. En el estudio de las razones estndar otro mtodo es el de dispersin, ya que es una medida del alejamiento de los valores individuales del valor promedio. Las medidas de dispersin mas utilizadas son las siguientes: Desviacin estndar y Cuarteles.

La desviacin estndar se utilizara conjuntamente con la media aritmtica, en tanto que los cuartiles se utilizaran con la mediana. Si se ordena los valores de menor a mayor, al llegar al termino que represente la cuarta parte de todos los trminos, se habr obtenido el valor del primer cuartil. Al seguir en la ordenacin hasta llegar al termino que este en la mitad del total de los trminos, su valor ser equivalente al segundo cuartil mejor conocido como mediana. Si se prosigue con la ordenacin hasta llegar al trmino que representa las tres cuartas partes de total de los trminos se determinara el valor del tercer cuartil. La Comisin Nacional Bancaria y de Valores podr determinar razones estndar para las instituciones bancarias, puesto que todas las instituciones de crdito llevan el mismo catalogo de cuentas y la misma clasificacin y agrupacin de partidas, y lo principal, un mismo criterio contable. A continuacin mostramos un ejemplo de este tipo de informacin.
En el anlisis financiero, se conocen dos tipos de anlisis: anlisis horizontal y anlisis vertical, veamos algunas diferencias entre ellos. El anlisis horizontal busca determinar la variacin que un rubro ha sufrido en un periodo respecto de otro. Esto es importante para determinar cundo se ha crecido o disminuido en un periodo de tiempo determinado. En anlisis verticidad, en cambio, lo que hace principalmente, es determinar que tanto participa un rubro dentro de un total global. Indicador que nos permite determinar igualmente que tanto ha crecido o disminuido la participacin de ese rubro en el total global. En el anlisis horizontal, por ejemplo, supongamos que en el ao 2007 se tenan unos activos fijos de $100 y en el ao 2008 esos activos llegaron a $120. Sin necesidad de hacer ninguna operacin aritmtica compleja, podemos determinar que los activos fijos tuvieron un incremento del 20% en el 2008 con respecto al 2007. Ahora, en el anlisis vertical supongamos que los activos fijos durante el 2007 representaban el 50% del total de activos, y que en el 2008 los activos fijos representaron el 40%. Vemos aqu que la participacin de los activos fijos dentro del total de activos disminuy en un valor sustancial, lo cual puede ser explicado por un incremento de activos no fijos o incluso la disminucin de del activo fijo. Una cosa es decir que el 2008 las ganancias se incrementaron un 10% respecto al 2007 [anlisis horizontal] y otra es decir que en el 2008 las ganancias representaron el 5% de las ventas totales, cuando en el 2007 representaron el 6% [anlisis vertical]. En este ltimo caso, el total es el 100% de las ventas, y las ganancias representan una porcin de esas ventas, porcin a la que se le puede medir su variacin en el anlisis vertical. Como se observa, los dos anlisis son distintos y a la vez complementarios, por lo que necesariamente se debe recurrir a los dos mtodos para hacer un anlisis ms completo. En algunos casos, el anlisis horizontal nos puede indicar que la empresa ha mejorado, pero a su vez el anlisis vertical nos puede decir exactamente lo contrario, como en el ejemplo expuesto dos prrafos arriba, donde a pesar de que la empresa incrementa sus utilidades en un 10%, la rentabilidad se ve disminuida puesto que del total de ingresos, slo un 5% es utilidad, cuando un ao antes era del 6%.

COMPAA

LA

ASTURIANA,

S.A.

DEC.V. C.P.

Andrea

Zamora

Dvila. Director

General.

En relacin al anlisis aplicado en las cifras de los Estados Financieros del ao 2002 encontramos las siguientes partidas que consideramos son de mayor relevancia. I. Terrenos: En el ao 2002 no se adquiri el terreno que se tenia presupuestado por no tener un acuerdo con lo propuesto por parte de la inmobiliaria por lo cual tenemos una variacin entre lo presupuestado y lo real por un monto de $207,000.00 II. Edificios: En consecuencia con lo anterior, se realizaron modificaciones en el edificio, razn por lo cual existe una variacin de $ 133,400.00 conforme lo presupuestado. III. Caja y Bancos: Del saldo presupuestado en este rubro tenemos una variacin de $ 90,000.00 ya que se genero un aumento a la cuenta. IV. Clientes: En la cuenta mostramos una disminucin de $32,200.00 por el hecho de no haberse obtenido un nivel ptimo de ventas. V. Ventas: La cuenta nos representa una disminucin ya que las cantidades presupuestadas en ventas con nuestros clientes no se llevaron a cabo satisfactoriamente y esto nos origino una desviacin.

De acuerdo con la aplicacin de los ndices de anlisis financieros aplicados a los estados financieros se obtuvo el siguiente resultado. Los ndices de Solvencia y Liquidez en cifras reales superan a los presupuestados, por lo cual es satisfactoria esta situacin para liquidar nuestras deudas. Por lo tanto estos indicadores representan que la empresa s encuentra en un nivel saludable y benfico. El ndice de Inversin de Capital lo presupuestado rebasa a lo real en los siguientes puntos: Presupuestado: Por cada $1.00 de Capital Contable se tiene invertido $0.54 centavos en Activo Fijo. Real: Por cada $1.00 de Capital Contable se tiene invertido $0.50 centavos en Activo Fijo. Por lo tanto se tiene la necesidad de evaluar con detenimiento el Activo Fijo en el que se pretende invertir. Al haberse encontrado una serie de variaciones en las cifras reales nos muestra que el presupuesto no fue elaborado con la eficiencia requerida, ya que no se cuenta con una visin para proyectar al futuro, por lo cual se deber buscar la involucracin del personal y la identificacin general de los objetivos de la empresa para obtener resultados presupuestados que satisfagan a la misma. Sin ms por el momento, quedo a sus rdenes para cualquier aclaracin con respecto al anlisis efectuado. CONCLUSIONES Como se vio a lo largo de esta unidad, los informes se realizaran de acuerdo a las personas que le darn uso, es decir que puede ser de carcter interno o externo. El interno ser para los miembros de la empresa desde el nivel mas alto hasta el inferior, y de carcter externo ser el que requiere el Gobierno, posibles inversionistas, en sntesis el publico en general. EL Informe interno ser aquel dirigido a la administracin, siendo su principal objetivo evaluar las operaciones de la empresa, detectando los puntos dbiles y fuertes de ella, as como establecer medidas correctivas a aquellos puntos que afecten las operaciones. As este brindara a los accionistas las posibilidades de decidir si siguen aportando o participando en la empresa. EL Informe externo estar dirigido a la SHCP cuando esta desee verificar si s esta cumpliendo con los impuestos generados por las operaciones de la empresa, a la BMV para que los inversionistas pueden el decidir o no invertir en la compaa, etc. Sea cual sea el tipo de informe que se presente este debe de cumplir con ciertos atributos que lo distingan de cualquier otro y que presenten tambin una adecuada imagen del a empresa, dichos atributos son: - Claro - Limpio - Terminologa Accesible - Bien redactado - Concreto - Bien Presentado

FUENTES DE INFORMACIN Ley General de Sociedades Mercantiles 2003. Art. 172, 173 Anlisis e Interpretacin de Estados Financieros. Abraham Perdomo Moreno Editorial: ECAFSA 1999. Pg. 225,226 Anlisis e Interpretacin de la informacin Financiera, Alberto Garca Mendoza Editorial CECSA, Mxico Distrito Federal. 1978. pp.: 91-103 El Anlisis de los Estados Financieros y las Deficiencias en la Empresa, Macias Pineda Roberto, 14 edicin, Mxico ECASA [1] Ley General de Sociedades Mercantiles 5, Sec. Art. 172 [2] Op cit Art. 173